Las 12 Herramientas de Control Gerencial

Por FundaPymes 4 Comments

Para controlar tu empresa debes tener una caja de herramientas para tomar de ellas las
necesarias y obtener informacin que sea til y pertinente.
Qu debes controlar en tu empresa? Los resultados deseados. Hablo de esto en el artculo
Control Gerencial, te invito a leerlo. All te menciono La Quinta Funcin, uno de los secretos
del Camino Probado.
Para controlar efectivamente tu empresa necesitas informacin precisa, confiable, til y oportuna.
Las siguientes 12 herramientas son bsicas, todo empresario debe recibirlas, todas son igualmente
valiosas y necesarias.
En nuestro libro Control Gerencial: 12 herramientas para pymes las podrs estudiar con ms
detalle y mirar los diseos de cmo debes recibir la informacin por parte de tus contadores.
1. Balance de Situacin Financiera
Estado financiero que muestra la posicin financiera de la empresa, el capital de trabajo, capacidad
de pago a corto y largo plazo, as como el apalancamiento financiero que tiene la compaa.
Muestra tambin las inversiones realizadas por la empresa y la forma en que fueron financiadas.
2. Estado de Resultados
Es el segundo estado financiero y muestra los resultados de las operaciones de una empresa.
Presenta las ventas, el costo variable de esas ventas, los costos fijos de operacin, los gastos fijos
de administracin y la carga financiera, as como los impuestos correspondientes a la renta lquida.
3. Estado de Origen y Aplicacin de Fondos
Reporte financiero con informacin de gran relevancia debido a que muestra las fuentes de
ingresos que tiene la compaa y la forma en que la misma est utilizando dichos fondos.
Adicionalmente, se puede pedir que la informacin muestre el impacto del flujo de caja en el
capital de trabajo de la empresa.
4. Flujo de Caja Semanal a dos caras

Esta herramienta sirve para administrar y controlar la tesorera y el flujo de caja de una empresa,
de cualquier tamao que sea. En dos grandes grupos de columnas el empresario sabr en qu se
usaron los fondos en las semanas anteriores y en qu se utilizarn las prximas semanas.
5. Conciliaciones Bancarias
Esta herramienta, utilizada mensualmente por los contadores, le dice al empresario si los registros
de las cuentas bancarias coinciden con los registros que llevan los bancos. La herramienta le
presenta al empresario todos los ingresos y todas las salidas por medio de las cuentas corrientes
bancarias.
6. Tiquete Promedio
Herramienta poderosa y efectiva para que el empresario tome el control de las dos mtricas que
impactan en la ecuacin matemtica bsica de las ventas:

La cantidad de ventas (facturas) diarias.

El tiquete promedio por venta o por cliente.

7. Presupuesto Mensual de Gatos Fijos

Esta herramienta le permite al empresario controlar los costos fijos y evitar lo que sucede en
muchas empresas cuando estn creciendo: que las ventas aumenten mientras las ganancias
bajan. Toda empresa, pequea o grande, debe contar con un Presupuesto Mensual de Gastos
Fijos.
8. Inversin Inicial de un Negocio o un Proyecto
La herramienta que le dice al empresario si un negocio es rentable, le pide el conocimiento preciso
de la inversin inicial. Con esta herramienta se acumulan todos los costos desde los de
investigacin y desarrollo, hasta la apertura o lanzamiento del producto al mercado, incluyendo
tambin el capital de trabajo necesario para mantener el negocio en marcha hasta que alcance el
Punto de Equilibrio.
9. Clculo del Punto de Equilibrio
El empresario debe conocer en qu volumen de ventas mensuales (unidades y dinero) lograr
cubrir todos sus costos fijos y el pago de la deuda y, por supuesto, cundo alcanzar la ganancia

deseada. Esta herramienta le ofrece esos datos para una empresa, producto, departamento,
sucursal, lnea de productos, etc.
10. Antigedad de Saldos de las Cuentas por Cobrar
Esta herramienta debe ser presentada al empresario todas las semanas.

Muestra para

cada cliente lo siguiente: facturas pendientes de pago, fecha de la factura, fecha de vencimiento,
saldo actual y una distribucin de los vencimientos por antigedad.
11. Antigedad de Saldos de las Cuentas por Pagar
La misma herramienta anterior pero para los proveedores de materias primas, suministros y
servicios. Muestra para cada proveedor lo siguiente: facturas pendientes de pago, fecha de la
factura, fecha de vencimiento, saldo actual y una distribucin de los vencimientos por antigedad.
12. Definicin de Resultados Crucialmente Importantes
Esta herramienta es tan simple como poderosa. Muestra las mtricas ms importantes que miden
los resultados crucialmente importantes: factores clave de xito, disparadores de valor e
indicadores de desempeo. Son extradas de cada una de las herramientas anteriores y deben ser
medidas por el empresario permanentemente.