GUA DE ACCESO A LA

DOCUMENTACIN CONTENIDA EN LOS

ARCHIVOS DEL INSITUTO MUNICIPAL
PARA LA RECREACION Y EL DEPORTE
IMDER TULUA

GUIA DE ACCESO
A LA DOCUMENTACION
CONTENIDA EN LOS ARCHIVOS
DEL INSTITUTO MUNICIPAL
PARA LA RECREACION Y EL
DEPORTE IMDER TULUA

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INTRODUCCIN

La expedicin por parte de La Junta directiva del Archivo General de la Nacin (ahora
Consejo Directivo) del acuerdo 07 de 1994, denominado REGLAMENTO GENERAL
DE ARCHIVOS, quien en su capitulo V habla del acceso a los documentos de archivo y
el cual fue desarrollado mediante acuerdo 056 de julio del 2000,
concilio esta
normatividad con el artculo 74 de la Constitucin Poltica de Colombia que establece
que Todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos pblicos
salvo los casos que establezca la ley. Adems la Corte constitucional en su
sentencia T-449 de 1994, seala los deberes de las entidades que manejan archivos y
seala la importancia de estos como garantes de los derechos fundamentales y reitera
que El uso de los documentos pblicos, se debe hacer respetando fielmente su
contenido y el contexto en el cual se produjo y sin propsito de crear confusin o
desorientacin.
El estado como expresin poltica de la sociedad se manifiesta tomando decisiones que
quedan registradas en documentos de diverso soporte, por ello la documentacin que
se produce en razn de sus funciones pertenece al estado, interesa a la sociedad y se
convierte en testimonio que se integra al patrimonio histrico de la nacin.
De esta manera y conscientes de la necesidad de acogerse a la reglamentacin
archivstica respecto del ACCESO Y CONSULTA DE LOS DOCUMENTOS
PUBLICOS, el Instituto Municipal para la Recreacin y el Deporte IMDER Tulu,
elaboro sta gua, adoptando toda la normatividad vigente al respecto.
Esta gua es una herramienta para normalizar el acceso a la documentacin que
reposa en los diferentes archivos de la Institucin, denomnese archivo de gestin,
archivo central y cuando se constituya el archivo histrico de la entidad, tambin se
determina el acceso a los documentos que reposan en el archivo, su consulta y
requisitos, sea para investigacin o no, horarios de atencin de consulta, formatos de
registro de acceso, reserva legal y restricciones, servicio de documentos y prestamos
de originales y reprografa de los documentos. Se ha tratado mediante esta gua dar la
mayor claridad respecto de los pasos a seguir para el acceso a la documentacin.
Algunas partes de esta gua se adelantan al tiempo dado que la edificacin existente
que esta adecuada como archivo central no cumple con los requisitos tcnicos, pero el
compromiso de la administracin de la Institucin en cabeza de su Director es la de
adecuar dicho espacio a la normatividad y disponer de los recursos necesarios e
incorporarlos al presupuesto para el logro de este fin. Ejemplo de ello seria la tenencia
de una sala de consulta.

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OBJETIVOS.
Objetivo General.
Establecer una gua de acceso a la documentacin contenida en los archivos de la
institucin para as cubrir las necesidades y requerimientos de cada una de las reas y
usuarios del IMDER Tulu.
Objetivos Especficos.
Organizar y guardar la informacin en forma ordenada con la finalidad de poder
ser encontrada fcil y rpidamente para su utilizacin.

Establecer y aplicar polticas para la produccin, trmite, seguimiento,

recuperacin, transferencia, organizacin, preservacin, conservacin y uso de
los documentos de archivo; teniendo en cuenta su ciclo vital completo en cada
una de las reas.

Organizar y estructurar el Archivo de la Institucin.

Consolidar una cultura organizacional comprometida con el adecuado manejo de

la documentacin, a travs de la capacitacin y concientizacin de usuarios y de
los funcionarios de la institucin.

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ACCESO A LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO

Todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos que reposen en los
archivos del IMDER Tulu, salvo los casos que establezca la ley (articulo 74 de la CP),
adems a que se le expida copia de los mismos a costa del solicitante, siempre que
dichos documentos no tengan carcter reservado conforme a la Constitucin o la Ley, o
no hagan relacin a la defensa o seguridad nacional.

DOCUMENTOS CON RESERVA LEGAL

El Instituto Municipal para la Recreacin y el Deporte IMDER Tulu, como responsable
de sus archivos y de la informacin contenida en ellos debe garantizar el derecho de los
ciudadanos a la Intimidad personal y familiar, honra y buen nombre de las personas y
dems derechos consignados en la ley. De esta manera se ha determinado como
documentos reservados o de acceso restringido en concordancia con la normatividad
vigente que obliga reserva legal sobre las Historias Laborales mediante circular
007/2002 y circular 004 de 2003 del Departamento Administrativo de la Funcin Pblica
(DAFP) en compaa del Archivo General de la Nacin (AGN) El acceso a ellas esta
normalizado en la ley. La Institucin podra incluir otros documentos mediante
proposiciones al comit de archivo de la entidad. En estos casos de documentos de
reserva solo se expedir copia al trabajador segn sea el caso o a su representante
legal cuando este lo solicite por escrito, para los efectos previstos en las disposiciones
legales vigentes. Tambin podrn tener acceso a las historias las autoridades judiciales
en los casos previstos por la ley, adems de las personas determinadas en la ley.
El acceso a las historias se entiende en todos los casos nica y exclusivamente para los
fines que de acuerdo con la ley resulten procedentes, debiendo en todo caso
mantenerse la reserva legal de estos.

DOCUMENTOS CON RESTRICCIN

Son los que con fundamento en el articulo 2 de la ley 80 de 1989 a criterio del comit de
archivo de la Institucin y por razones de conservacin no sern de libre acceso, ya que
su manipulacin deteriorara el documento conservado permanentemente o documento
histrico. Cuando el estado de conservacin del documento impida el acceso directo, la
Institucin a costo de quien lo solicita suministrar la informacin contenida en estos
mediante cualquier sistema de reproduccin, certificando su autenticidad cuando fuere
el caso de conformidad con el artculo 20 de la Constitucin Nacional.
El comit de archivo del IMDER Tulu, mediante acto administrativo determinara los
documentos con restriccin si hubiere lugar a ello.
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ACCESO A LOS ARCHIVOS Y A LA INFORMACIN

El acceso a los archivos del IMDER Tulu, ser gratuito y el pblico que lo visite solo
tendr acceso a las dependencias debidamente autorizadas.
Toda persona interesada en obtener la informacin que reposa en los archivos de la
Institucin deber identificarse y registrarse en los instrumentos de control de consulta
que establezca el IMDER Tulu, dejando registro como mnimo de:

Nombre y Apellidos
Documento de identidad
Actividad o Profesin
Motivo de su consulta
Si es del caso, entidad para la cual trabaja.

REQUISITOS PARA LA CONSULTA

Quienes deseen realizar trabajos de investigacin o con fines histricos en los archivos
de la Institucin, debern obtener la respectiva acreditacin mediante carn de
investigador expedido de acuerdo con la reglamentacin del AGN. Estas peticiones
para realizar dichos trabajos deben ser por escrito dirigidas al representante legal del
IMDER Tulu, de conformidad con el artculo 23 de la constitucin poltica. (Derecho de
peticin).
HORARIOS DE ATENCION AL PBLICO
De conformidad con lo dispuesto en el artculo 283 y subsiguientes del Cdigo de
Rgimen Poltico y Municipal, el horario de atencin definido por el IMDER Tulu para la
consulta de los documentos de archivo es 8 AM a 12 AM y 2 PM a 5 PM.
SALA DE CONSULTA
La Institucin habilitar una sala de consulta dentro de sus dependencias con el fin de
permitir la consulta e investigacin de los documentos bajo su cargo.
SERVICIO DE DOCUMENTOS
El servicio de documentos a los diferentes usuarios, denomnese entidad, organismo u
persona natural o jurdica ser efectuado exclusivamente por el personal que labora en
la sala de consulta.

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Los documentos que se faciliten al publico sern reintegrados a sus lugares el mismo
da, bajo responsabilidad de los encargados de este servicio. Cuando un usuario
requiera por un periodo de tiempo no mayor a tres (3) das, podr solicitar la reserva de
estos.

PRESTAMO DE ORIGINALES
Como norma general se prestaran reproducciones de los documentos solicitados
cuando estos existan en el archivo.
Cuando la materia y circunstancias lo ameriten y el estado de conservacin de los
documentos lo permitan, se prestaran los originales. Previo diligenciamiento del
formato de prstamo de documentos.
Cuando a juicio del Comit de Archivo de la Institucin, el estado de conservacin de
los documentos impida su manejo directo, estos se excluirn del servicio pblico.

INSTRUMENTOS DE CONTROL Y DE CONSULTA

El IMDER Tulu, dentro de su PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL en su fase
de FONDOS ACUMULADOS, levantara Inventario Documental de sus archivos como
instrumento de control y consulta, adems llevara un libro control de registro de
prstamos de documentacin a usuarios.
REPROGRAFIA DE LOS DOCUMENTOS
Las solicitudes de reprografa de documentos debern de
travs del formato normalizado para ello.

efectuarse por escrito a

En lo posible las copias solicitadas por los usuarios debern hacerse a partir de
reproducciones existentes.
El archivo de la Institucin proporcionara las reproducciones que les sean solicitadas a
costo del usuario, de los documentos excluidos de la consulta pblica por razones de
conservacin, en la medida de la capacidad de sus medios reprogrficos.
Las entidades pblicas, los organismos de control o fiscalizadores tendrn prelacin en
la prestacin de los servicios archivsticos dentro del IMDER Tulu.
Para salvaguardar los derechos de autor queda prohibida la reproduccin de la
documentacin sin la debida autorizacin.
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NORMATIVIDAD
LEY 4 DE 1913. Obligacin de las entidades oficiales de entregar y recibir inventariados
los documentos de los archivos.
.
Ley 594 de julio 14 de 2000. Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y
se dictan otras disposiciones.

BIBLIOGRAFIA
Archivo General de la Nacin

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