Registraciones

EL COMERCIANTE. OBLIGACIONES LEGALES

De acuerdo con el artculo 1 del Cdigo de Comercio,
"la ley reputa comerciantes a todos los individuos que, teniendo
capacidad legal para, contratar, se han inscripto en la matrcula de
comerciantes y ejercen de cuenta propia actos de comercio, haciendo de
ello su profesin habitual".
El Cdigo Civil, a su vez, en los artculos 32, 33 y 34, seala que, para obtener esta
matrcula, se debe iniciar un trmite en el Juzgado Letrado de Primera Instancia que est
de turno.
El Cdigo de Comercio, en el artculo 7, aclara el concepto de acto de comercio: "la ley
reputa acto de comercio en general:
1) toda compra de una cosa para revenderla o alquilar el uso de ella, bien
sea en el mismo estado en que se compr o despus de darle otra
forma de mayor o menor valor;
1) toda operacin de cambio, banco, corretaje o remate;
2) toda negociacin sobre letras de cambio o de plaza o cualquier otro
gnero de papel endosable...".
Con respecto a las obligaciones legales propiamente dichas, comenzamos por el
artculo 44 del Cdigo de Comercio:
"Los que profesan el comercio contraen, por el misino hecho, la obligacin
de someterse a todos los actos y formas establecidas en la ley
mercantil. Entre estos actos se cuentan:
1) la inscripcin en un registro pblico de los documentos que segn la
ley exigen este requisito;
2) la obligacin de seguir un orden uniforme de contabilidad en idioma
espaol y de tener los libros necesarios a tal fin;
3) la conservacin de la correspondencia que tenga relacin con el giro
del comerciante, as como la de todos los libros de contabilidad;
1) la obligacin de rendir cuentas en los trminos de la ley".
Las cuatro obligaciones legales enunciadas en este artculo son ampliadas y detalladas
en otras partes del Cdigo:
Inscripcin en el Registro Pblico de Comercio, reglamentada por el
Cdigo en sus artculos 45 a 53.
Obligacin de mantener un orden uniforme de contabilidad en los
libros, reglamentada en el Captulo III, artculos 54 en adelante.
Conservacin de la correspondencia y de los libros, reglamentada por
el artculo 80.
Rendir cuentas, reglamentada en el Captulo IV.
Hay otras obligaciones para el comerciante, adems de las precedentes:
debe inscribirse, como ya sealamos, en la Matrcula de Comerciante;
est sujeto a ciertas obligaciones reglamentadas, tales como las
fiscales, el pago de impuesto, y los compromisos laborales con
sus empleados;
tambin est sujeto a las obligaciones derivadas lgicamente de su
actividad: con acreedores, proveedores, bancos, etc.

Fuente: Contabilidad General Autor: Cr. Andrs Rosendorff

LIBROS DE COMERCIO. DISPOSICIONES LEGALES

De acuerdo con lo que dispone el artculo 55 del Cdigo de Comercio, los comerciantes
deben tener indispensablemente tres libros: el Libro Diario; el Libro de Inventarios y el
Libro Copiador de Cartas.
Se trata de una exigencia mnima aplicable a todos los comerciantes, cualquiera sea la
importancia de su empresa. No se toma en consideracin que la exigencia de tres libros
puede ser excesiva para pequeos comerciantes e insuficiente para grandes
empresas. Tampoco se prev la posibilidad de utilizar simultneamente varios juegos
de libros en el caso de empresas que poseen varios locales situados en distintos
lugares.
1-

El Libro Diario

El uso del Libro Diario est reglamentado en el artculo 56:

"En el Libro Diario se asentar, da por da y segn el orden en que se
vayan efectuando, todas las operaciones que haga el comerciante; letras
y otros cualesquiera papeles de crdito que diere, recibiere, afianzare o
endosare, y, en general, todo cuanto recibiere o entregare, de su cuenta
o de la ajena, por cualquier ttulo que fuera, de modo que cada partida
manifieste quin sea el acreedor y quin el deudor en la negociacin a
que se refiere".
Como vemos, se trata de un libro en que las operaciones son anotadas una a una,
en forma separada y en orden cronolgico. No se puede realizar asientos globales, o
sea, abarcar en un solo asiento las operaciones de un da o de un mes. Sobre este punto
estn admitidas tres excepciones:
a) Las partidas de gastos domsticos pueden ser asentadas en forma global en
la fecha en que salieron de caja (artculo 56).
b) "Si el comerciante lleva Libro de Caja, no es necesario que asiente en el Diario
los pagos verificados. En tal caso, el Libro de Caja se considera parte
integrante del Diario" (artculo 57).
c) "Los comerciantes por menor debern asentar da a da, en el Libro Diario,
la suma total de las ventas al contado y, por separado, la suma total de las
ventas al fiado" (artculo 58).
En sntesis: el comerciante puede realizar una registracin global de los gastos
menores, sin necesidad de discriminarlos y, si lleva Libro de Caja, puede hacer
registraciones globales de ingresos y gastos.
2Libro de Inventarios
Los artculos 59, 60 y 61 se refieren al Libro de Inventarios.
"El Libro de Inventarios se abrir con la descripcin exacta del dinero,
bienes muebles y races, crditos y otras cualesquiera especies de valores
que formen el capital del comerciante al tiempo de empezar su giro"
(artculo 59).
Este artculo menciona el inventario inicial del comercio -que se realiza al
comienzo del giro-, con la descripcin exacta de los bienes, derechos y
obligaciones, sus caractersticas y sus valores.
En el Libro de Inventarios debe figurar tambin el balance de cada ejercicio. As lo
establece el inciso 2 del mencionado artculo 59:
"Despus formar todo comerciante, en los tres primeros meses de
cada ao, y extender en el mismo libro, el balance general de su giro,
comprendiendo en l todos sus bienes, crditos y acciones, as como
todas sus deudas y obligaciones pendientes en la fecha del balance,
sin reserva ni omisin alguna".
Es importante notar que, mientras el inventario propiamente dicho consiste en una
descripcin valorada, el balance configura una comparacin entre el activo y el pasivo
que permite conocer los resultados de la empresa. Al final del artculo se indica que tanto
Fuente: Contabilidad General Autor: Cr. Andrs Rosendorff

los inventarios como los balancees han de ser firmados en el mismo libro.
El artculo 62 del Cdigo de comercio permita a los comerciantes por menor efectuar
un balance cada tres aos^ero la Ley 5.548 del 29 de diciembre de 1916, en su artculo
6, deroga esa disposicin e impone la obligacin del balance anual para todo comerciante, sin ninguna distincin.
3-

El Libro Copiador

Las normas que rigen su uso estn en los artculos 63 y 64 del Cdigo de Comercio. No
es un libro de contabilidad, en sentido estricto, sino un registro de la correspondencia
que el comerciante remite a las personas con quienes mantiene relaciones
comerciales. El artculo 63 seala que
"En el Libro Copiador se trasladarn ntegramente y a la letra todas las
cartas que escribieren relativas a su comercio".
El artculo 64 aclara que las cartas deben ser copiadas por el orden de sus fechas y
en el idioma en que hayan sido escritos los originales.
Las cartas que el comerciante recibe deben ser conservadas en legajos y en buen
orden. En el dorso de cada carta debe figurar la fecha en que fue contestada o la
constancia de que no se le dio contestacin (artculo 63).
Libros Auxiliares
El Cdigo de Comercio, en su artculo 57, slo se refiere a uno de estos libros: el de Caja.
Sin embargo, la prctica contable impone la tenencia de otros libros necesarios para
una contabilidad correcta. La cantidad de libros auxiliares se determina de acuerdo
con el volumen y necesidades de cada empresa (vase el Tema 6: Diarios Mltiples).
Merece particular mencin un libro muy usado y no sealado en el Cdigo: el Libro
Mayor. Hemos visto que, en el Libro Diario, las anotaciones son sucesivas y cronolgicas.
En el Libro Mayor, en cambio, las anotaciones se agrupan sistemticamente en
cuentas separadas, individualizadas por el nombre del titular o por el objeto o materia
a que se refieren. Esta prctica permite conocer, en cualquier momento, el estado de
muchos de los elementos que componen el patrimonio de la empresa.
Los Libros Auxiliares deben ser llevados con las mismas formalidades que los libros
obligatorios para que tengan el mismo valor probatorio que ellos.
Una acotacin final. Para el buen manejo contable de una empresa, el Libro
Mayor es mucho ms importante que el Libro Copiador. Por qu,
entonces, el legislador no menciona al Mayor y exige explcitamente el
Copiador? Se da esta explicacin: el legislador no impuso la obligacin
del Libro Mayor porque las cuentas que lo componen se pueden reconstruir
a partir del Libro Diario. Sin embargo, en la prctica, el Copiador de Cartas
-legalmente obligatorio- es considerado como un mero auxiliar, mientras que
el Libro Mayor -omitido en la ley- constituye, con el Diario y el de
Inventarios, el grupo de los llamados libros principales.
Formalidades de los libros
_La primera exigencia se encuentra en el artculo 65 del Cdigo de Comercio: los tres
libros obligatorios deben estar encuadernados, forrados y foliados. Con esta exigencia
se pretende lograr que los libros mantengan siempre su misma estructura material, para
defender y conservar la fidelidad de las anotaciones.
El mismo artculo establece que estos libros deben ser presentados ante el
Juzgado Letrado de Comercio. La Ley 11.462, del 8 de julio de 1950, deroga esa
disposicin y ordena que los libros deben ser presentados ante el Registro Pblico de
Comercio, el cual anota el nmero de fojas, el nombre del comerciante y la fecha en
que hace su intervencin. Los libros no pueden ser utilizados sin esta certificacin inicial,
pero no hay obligacin de efectuar certificaciones cuando se clausura la contabilidad de
un comercio.
El artculo 44 establece que los libros deben ser llevados en idioma espaol.

Fuente: Contabilidad General Autor: Cr. Andrs Rosendorff

Prohibiciones
El artculo 66 seala expresamente algunas prohibiciones relacionadas con el manejo
de los libros:
1) " Alterar en los asientos el orden progresivo de las fechas y operaciones con que deben hacerse, segn lo prescripto en el artculo 56;
2) Dejar blancos ni huecos, pues todas sus partidas se han de suceder
unas a otras, sin que entre ellas quede lugar para intercalaciones ni
adiciones;
3) Hacer interlineaciones, raspaduras ni enmiendas, sino que todas las
equivocaciones y omisiones que se cometan, se han de salvar por
medio de un nuevo asiento, hecho en la fecha en que se advierta la
omisin o error;
4) Tachar asiento alguno;
5) Mutilar alguna parte del libro, arrancar alguna hoja o alterar la
encuadernacin y foliacin".
Con ello se pretende evitar que los asientos de los libros sean modificados en fecha
posterior a la de su escrituracin obedeciendo las conveniencias del comerciante.
De acuerdo con el artculo 67, los libros (principales y auxiliares) que carezcan de
alguna de las formalidades previstas en el artculo 65, carecen de valor probatorio en
juicio. El artculo 68 establece que el comerciante que omita en su contabilidad alguno
de los libros declarados indispensables por el artculo 55, o que los oculte en caso de
decretarse exhibicin, ser juzgado, en la controversia que diere lugar a la providencia
de exhibicin, por los asientos de los libros de su adversario.
Conservacin de los libros
Terminado el giro comercial, los comerciantes estn obligados a conservar sus libros
por un lapso de veinte aos, contados desde el cese de su giro (artculo 80). El artculo
44, en el inciso 3, complementa esta disposicin ya que de l se deduce la obligacin de
conservar tambin la correspondencia que tenga relacin con el giro del comerciante.
Los recibos y dems documentos que justifican el pago de deudas, o el
cumplimiento de obligaciones que puedan ser exigidas mediante accin personal,
deben conservarse durante 20 aos, ya que en ese plazo prescriben.
En la siguiente tabla se resumen los aos que debe conservarse la diferente
documentacin:

Tipo de documentacin
Tributaria (Segn sean las circunstancias)
Comercial (Libros de Comercio)
Comercia! (Obligaciones Comerciales}
Comercial (Vales, pagars y conformes)
Laboral (finalizada relacin laboral)
Laboral (durante relacin laboral)
Laboral (Libros M.T.S.S.)
Comprobantes de honorarios por servicios
Impuestos y adicionales que graven propiedad
inmueble

Adecuacin de las normas legales a la realidad

Fuente: Contabilidad General Autor: Cr. Andrs Rosendorff

Aos
5-10
20
20
4
1
2
10
2
10

Dado que cada vez es mayor el nmero de empresas que utilizan medios informticos
para llevar sus registros contables, fue necesario adecuar a la actual situacin lo
establecido en el artculo 55 del Cdigo de Comercio con referencia a los Libros
Obligatorios, lo cual fue recogido en e! Decreto 540/91 que se transcribe a
continuacin

Decreto 540/91
VISTO: Lo dispuesto por el artculo 91 de la Ley 16.060 del 4 de setiembre de 1989.
CONSIDERANDO: Que resulta imprescindible adecuar las normas legales a la realidad en materia de
registros contables y libros de comercio, asegurando al mismo tiempo la eficacia probatoria y dems
efectos legales de la tenedura regular de libros, de conformidad con la ley comercial.
ATENTO: A lo informado por la Comisin Asesora del Poder Ejecutivo creada por Resolucin 90/991 del
27 de febrero de 1991
El Presidente de la Repblica DECRETA:
Articulo 1) Las Sociedades Comerciales podrn reemplazar los libros Diario e Inventario previstos por el
artculo 55 del Cdigo de Comercio, por hojas mviles pre o post numeradas correlativamente.
Autorizase el empleo de fichas microfilmadas que contendrn las hojas mviles referidas en el inciso
anterior.
Artculo 2) En los casos previstos en el inciso 1a del artculo anterior, una vez realizadas las
registraciones, las Sociedades Comerciales presentarn ante e! Registro Pblico de Comercio, a efectos
de su intervencin, las hojas mviles referidas, encuadernadas en piezas que contendrn mil folios como
mximo.
Artculo 3) La intervencin del Registro Pblico de Comercio quedar formalizada en el ltimo folio
encuadernado, el cual deber contener los siguientes datos: denominacin de la sociedad, nombre del
libro, cantidad de folios y numeracin de los mismos, lugar y fecha de presentacin ante el Registro
Pblico de Comercio.
Si se utilizaren las fichas microfilmadas referidas en el artculo 1, la intervencin del Registro Pblico de
Comercio ser por sistema de perforacin en cada una de ellas, indicando la fecha de la misma.
Articulo 4) La presentacin de los documentos ante el Registro Pblico de Comercio para su
intervencin, deber realizarse por lo menos una vez al ao, en el menor de los plazos siguientes:
dentro de los treinta das siguientes a la aprobacin de los estados contables por parte de los socios o
accionistas de conformidad con lo dispuesto por el artculo 97 de la ley 16.060 de 4 de setiembre de 1989,
o dentro de los doscientos diez das siguientes al cierre del ejercicio social.
Si la presentacin se realizara vencido el plazo que corresponda, se presumir que se terminaron de
elaborar los registros contables del perodo que se presenta, en la fecha establecida por la intervencin
del Registro Pblico de Comercio.
Artculo 5) Las Sociedades Comerciales podrn igualmente sustituir el libro Copiador de Cartas por la
conservacin y archivo de la correspondencia enviada, en orden progresivo de fecha, con guales
requisitos de intervencin que los previstos en los artculos anteriores para las hojas mviles pre o post
numeradas correlativamente.
Artculo 6) Los asientos contenidos en las hojas mviles numeradas correlativamente, as como la
conservacin y archivo de la correspondencia enviada en orden progresivo de fechas, en la medida que
hayan sido intervenidos por el Registro Pblico de Comercio, de conformidad con lo dispuesto por los
artculos que anteceden, tendrn la misma eficacia probatoria que los libros de comercio y los dems
efectos de la tenedura regular de libros, de conformidad con las disposiciones del Cdigo de Comercio.
Artculo 7) Las normas contenidas en el presente decreto entrarn en vigencia para aquellos ejercicios
iniciados a partir de la vigencia de la ley 16.060 de 4 de setiembre de 1989.
Artculo 8) Aquellas sociedades para las cuales haya vencido el plazo establecido por el artculo 4,
dispondrn de ciento veinte das, contados a partir de la publicacin del presente decreto, para regularizar
la situacin de sus registros contables.
Artculo 9) Derogase el decreto 104/991 de 27 de febrero de 1991.
Artculo 10e) Comunquese, publquese, etc.

Fuente: Contabilidad General Autor: Cr. Andrs Rosendorff