Regras bsicas que facilitam o processo de aconselhamento pessoal

REGRA NMERO 1: O PROPSITO CERTO

A entrevista de aconselhamento deve ser usada apenas quando existirem objetivos bem claros
e um propsito especfico. Certamente o objetivo no para entrar na vida pessoal dos
funcionrios. Qualquer objetivo que seja, ele precisa estar voltado para o ambiente e questes de
trabalho. A seguir,

apresentaremos 5 propsitos vlidos para se iniciar o processo de

aconselhamento pessoal.
(1) Fortalecer, manter ou restaurar um relacionamento de trabalho entre o supervisor e os
subordinados. Durante o convvio entre o gestor e os funcionrios pode haver desgaste no
relacionamento. O dia-a-dia de trabalho pode apresentar conflitos, situaes de crise, mal
entendidos, e isto tudo pode minar o relacionamento. Assim, a entrevista de aconselhamento
deve ser usada para reatar este relacionamento que est sendo desgastado e prejudicando a
produtividade.
(2) Motivar para alcanar maior produtividade. Muitas vezes uma conversa franca, desarmada e
transparente pode aumentar a motivao, a auto-estima e melhorar o moral. Esta conversa
pode modificar a forma de ver as coisas, a atitude, o comportamento do funcionrio,
aumentando seu interesse e comprometimento para alcanar as metas de produtividade
estabelecidas.
(3) Resolver conflitos de personalidade. Como j foi mencionado, o relacionamento no ambiente
de trabalho pode se tornar complicado por inmeros motivos, resultando em queda de
produtividade. A entrevista de aconselhamento uma excelente ferramenta para estreitar os
laos entre as partes envolvidas, pois o problema ser trazido tona de forma objetiva e sua
soluo poder ser encaminha em conjunto. Alternativas para atingir um melhor entendimento
tambm podero ser propostas.
(4) Para disciplinar. A entrevista de aconselhamento presta muito bem para redirecionar um
funcionrio que est causando problemas. Um funcionrio que tenha violado algum
regulamento, no tenha seguido alguma ordem ou orientao. Que tenha falhado em seguir os
padres de conduta estabelecidos, ou algum procedimento e poltica da empresa. Pode ser
at mesmo que ele tenha faltado com o devido respeito para com o supervisor ou colegas. A
entrevista de aconselhamento uma das formas mais eficazes para lidar e resolver tais

situaes, pois este processo d a oportunidade do funcionrio assumir um compromisso de

melhorar.
(5) Orientao. A melhor forma de ambientar e ajustar um funcionrio novo ao trabalho atravs
da entrevista de aconselhamento. A orientao pode ser usada tambm em ocasies em que
seja necessrio mudar o funcionrio para outro setor, a quando ele vai iniciar um novo
trabalho, ou mesmo em situaes emergncias ou de stress.
REGRA NMERO 2: O MOMENTO CERTO
Saber escolher o momento certo para realizar a entrevista de aconselhamento vital para o
sucesso de processo. A escolha do momento adequado pode significar grandes avanos, mas se
ela ocorrer em um momento inapropriado, pode ser um desastre, e pouco ser alcanado.
Algumas regras podem ser seguidas para facilitar a escolha do melhor momento para realizar a
entrevista de aconselhamento:
(1) No intervir at que seja realmente necessrio. Os motivos que levam a uma queda de
produtividade podem ser vrios. A tcnica de aconselhamento pessoal s deve ser usada
quando esta queda ocorrer por vrios dias consecutivos. Isto sim pode ser uma indicao de
que algo errado realmente esteja ocorrendo. Uma interveno prematura pode prejudicar mais
que ajudar.
(2) Nunca comece o processo de aconselhamento pessoal quando estiver aborrecido, frustrado ou
com raiva. Momentos de tenso sempre existiro no ambiente de trabalho, e natural que,
quando as coisas no estejam indo muito bem, de acordo com o planejado, o gestor fique um
pouco alterado, pois afinal, ele tambm um ser humano, com sentimentos e emoes. Uma
regra de ouro nunca conversar com o funcionrio quando estiver neste estado de esprito.
Esta oportunidade no deve ser usada para o gestor se desabafar e jogar tudo para fora. Este
no o propsito da entrevista de aconselhamento. Espere at que qualquer sentimento
negativo passe e quando voc estiver mais tranqilo e sob total controle de suas emoes para
iniciar o processo.
(3) Escolha o momento do dia mais apropriado. Existem alguns momentos durante o dia que
devem ser evitados, pois no so propcios para haver um bom entendimento. Poucos

instantes antes do almoo ou encerramento do expediente so os piores. Ambos apresentam a

mesma caracterstica ou situao. Estes so momentos em que o funcionrio j comea a se
preparar mental e emocionalmente para parar de trabalhar ou sair. Ele est ansioso e
preocupado. Pode estar com fome ou mais interessado em sair logo para resolver algum
problema ou cuidar de algum afazer ou compromisso pessoal ou familiar. Assim, dificilmente
ele dar a ateno necessria que o momento exige.
(4) No marque a entrevista de aconselhamento com muito tempo de antecedncia. Esta prtica
importante para evitar que o funcionrio fique ansioso e preocupado por muito tempo,
resultando em perda de produtividade e abalo emocional.
REGRA NMERO 3: A ABORDAGEM CORRETA
Muitas pessoas tm medo de usar a tcnica de aconselhamento pessoal por no saberem qual
abordagem devem ter. Existem basicamente quatro motivos principais por esta hesitao:
(1) Medo de dizer coisas imprprias e assim comprometer todo o processo. Infelizmente isto no
algo to dificilmente de acontecer, pois nem todas as pessoas possuem a devida tranqilidade
e calma que o momento exige. E por estarem nervosas, podem acabar falando coisas que
criaro resistncias por parte do funcionrio ou mesmo gerando aborrecimento. Tem-se que ter
muito cuidado para no parecer que se est cometendo alguma injustia. Deve-se realmente
evitar acusaes e palavras ofensivas, pois se o funcionrio se magoar e ficar na defensiva, de
nada adiantar a entrevista. Falar com educao e respeito essencial para o sucesso de todo
processo.
(2) Medo de invadir a privacidade. As pessoas muito educadas normalmente tm medo ou receio
de invadir a privacidade dos outros. E realmente importante que o gestor no seja invasivo. O
que no se deve fazer querer saber da vida pessoal das pessoas, ou os motivos que a levam
a ser como so. Isto no diz respeito ao gestor. O que se deseja saber os fatos ocorridos e se
tem algo no ambiente de trabalho que leva o indivduo a agir ou se comportar de forma
inapropriada.
Caso o problema seja pessoal, o supervisor pode conversar para verificar se com ele ou
se com algum colega. Um vez identificado, necessrio tomar medidas de
aconselhamento conforme explicitado nesta seo. Se for algum problema pessoal,

trazido de casa e, portanto, sem haver relao com o ambiente de trabalho, o diretor deve
apenas ouvir, demonstrar empatia e recomendar terapia psicolgica.
(3) Medo de descobrir o que realmente est por detrs de tudo. Este medo normalmente origina-se
na preocupao de que o funcionrio vai acusar o gestor ou a organizao como sendo a
causa principal de seu mal comportamento. Receoso desta possibilidade, o gestor no deseja
enfrentar a situao abertamente e evita a entrevista de aconselhamento pessoal, pois ele
corre o risco de ouvir coisas desagradveis a seu respeito.
(4) Medo de perder a apreciao por parte dos funcionrios. Toda entrevista de aconselhamento
acaba, inconscientemente, tendo um cheiro de puxo de orelha ou advertncia. Muitas
vezes este processo mesmo utilizado para chamar a ateno e corrigir procedimentos.
Portanto, pode parecer um tanto negativo aos olhos do funcionrio. O gestor ento evita o
processo para no correr o risco e ser rejeitado pelos funcionrios.
A maioria destes temores no so substanciado por fatos. Muitos funcionrios no se
importam de ter uma conversa franca, aberta com seus superiores. Muitos at chegam a
admitir que precisam de maior compreenso e ajuda para desempenharem melhor suas
obrigaes.
Como vencer os temores e ansiedade
Para muitos supervisores, estes medos so legtimos, mas existe uma tcnica que pode ser
usada para venc-los. A seguir enumeraremos cinco passos que compe esta tcnica.
A) Para evitar criar um clima de ameaa ou mesmo de suspense, dvidas ou stress,
avise o funcionrio com um pouco de antecedncia apenas sobre a reunio que voc
deseja ter.
B) Assim que o funcionrio chegar, no converse muito sobre outros assuntos.
importante ir direto ao assunto sem ficar dando muitas voltas antes de comear. Comece
a conversa imediatamente, sem muito rodeios. Admita que a conversa desagradvel,
mas que necessrio conversar.
C)

No faa acusaes de tipo algum. Mencione apenas os fatos comprovados.

D)

Nunca fique nervoso ou evite esta reunio quando voc estiver nervoso. Permanece

sempre calmo e tranqilo. No eleve o tom de voz.

E)

Esta entrevista deve ser um dilogo, e no um monlogo onde s o gestor fala. O

funcionrio precisa ser ouvido, pois provavelmente ele ter seu ponto de vista tambm e se
sentir aceito e respeitado.