MNP de Admin y Finanzas

Universidad
Central de
Venezuela
Vicerrectora
do
Administrati
vo
Direccin de Administracin y Finanzas
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
DE LA
DIRECCIN DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS
Caracas, Abril 2005
CAP:
DIRECCIN DE
ADMINISTRACIN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
UNIDAD: Direccin de Administracin y Finanzas

PROCEDIMIENTO :
P
R
O
M
U
L
G
A
C
I
I
N
T
R
O
D
U
C
C
I
VERSIN
0
ASUNTO: Contenido
SEC:
F
Ab
C
A
P
I
T
U
L
O
I
1.1 Objetivos / Alcance
1.2 Hoja de Vida del Manual
1.3 Hoja de Participantes
1.4 Uso del Manual
CAPITULO II - Direccin de Administracin y Finanzas
2.1. Normas Generales
2.2. Base Legal
2.3. Normas Descripcin de los procedimientos
2.3.1. Recepcin y Distribucin de la Correspondencia
2.3.2. Reposicin de la Caja Chica
2.4. Formularios e Instructivos
2.4.1. Caja Chica
CAPITULO III - Unidad de Servicios Administrativos
3.1. Lineamientos y Normas Generales
3.2. Base Legal
3.3.1. Solicitud de Personal Profesional, Administrativo,

Tcnico y de Servicio
3.3.2. Solicitud de Personal Contratado - Persona
Natural
3.3.3. Solicitud de Personal Contratado - Persona
Jurdica
3.3.4. Anticipo de Prestaciones Sociales
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
FECHA:
Archivo: 1 MANUAL DIRECCIN DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS
ELABORADO POR
APROBADO POR
CAP:
DIRECCIN DE
ADMINISTRACIN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS

PROCEDIMIENTO :
ASUNTO: Contenido
3.3.5. Solicitud de Adquisicin de Bienes y Contratacin

de Servicios
3.3.6. Censo de Pensionados y Jubilados
3.3.7. Envo de informacin de las
conciliaciones bancarias a Contralora
Interna
3.3.8. Retenciones IVA por los Proveedores
3.3.9. Reposicin de la Caja Chica
3.4. Formularios e Instructivos
3.4.1 Solicitud de Cheque
3.4.2 Voucher de Cheque
3.5. Anexos
3.5.1. Formato A Conciliaciones Bancarias
3.5.2. Formato B Situacin de las partidas por
antigedad
CAPITULO IV - Departamento de Bienes Muebles
4.1.
Normas Generales
4.2.
Base Legal
4.3.
Normas Descripcin de los procedimientos
VERSIN
0
4.3.1. Incorporacin de Bienes Muebles

4.3.2. Desincorporacin de Bienes Muebles
4.3.3. Transferencias de Bienes Muebles
SEC:
F
Ab
CAPITULO V - Departamento de Bienes Inmuebles

5.1.
Normas Generales
5.2.
Base Legal
5.3.
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
FECHA:
ELABORADO POR
APROBADO POR
CAP:
DIRECCIN DE
ADMINISTRACIN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS

PROCEDIMIENTO :
ASUNTO: Contenido
5.3.1. Incorporacin de Bienes Inmuebles

5.3.2. Desincorporacin de Bienes Inmuebles
CAPITULO VI - Divisin de Tesorera
6.1.
Normas Generales
6.2.
Base Legal
6.3.

6.3.1 Apertura, Registro y
Mantenimiento de Cuentas
Bancarias a
nivel de las Instituciones
Bancarias
6.3.2 Certificacin de pagos
6.3.3 Control de Pagos por Juzgado a
Menores de Edad
6.3.4 Seguimiento de Ingresos por Bono de
Alimentacin
6.3.5 Emisin y Control de
Pagos de las Dependencias al
Personal
Contratado por Partida
Centralizada
6.3.6 Endosos de los cheques
a nombre de la Universidad
Central
de Venezuela
VERSIN
0
SEC:
F
Ab
6.3.7 Control de Saldos

Bancarios Mensuales de
Facultades y
Dependencias de la
Institucin
6.3.8 Control de los Saldos
Bancarios de la Comisin
Mixta de
Seguros
6.3.9 Custodia y Emisin de Cheques
6.3.10 Entrega y Distribucin de Cheques
6.3.11 Preparacin y Revisin de Nominas
6.3.12 Pago de Alquileres de
Arrendamientos por
Proveedores de
Servicios
6.3.13 Cheques Anulados y Suspensin de
Cheques
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
FECHA:
ELABORADO POR
APROBADO POR
CAP:
DIRECCIN DE
ADMINISTRACIN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS

PROCEDIMIENTO :
ASUNTO: Contenido
6.3.14 Control de Saldos Diarios

6.3.15 Colocaciones Financieras
6.3.16 Ordenamiento de Pagos
6.3.17 Flujo de Caja
6.4.
Anexos
6.4.1. Cuadros controles
CAPITULO VII - Divisin de Contabilidad

7.1.
Normas Generales
7.2.
Base Legal
7.3.

7.3.1. Rendicin de cuentas de
los movimientos contables de las
Unidades Ejecutoras
7.3.2. Conciliaciones Bancarias - Banco
Provincial
7.3.3. Conciliaciones Bancarias - Otros
Bancos
7.3.4. Cheques en Trnsito
7.3.5. Pagos de Servicios Bsicos
7.3.6. Registro en el Sistema
Contable de Egresos, Ingresos,
Transferencias Bancarias y
nminas y su pago.
VERSIN
0
SEC:
F
Ab
7.3.7. Archivo de la Documentacin Contable

7.3.8. Anlisis de Cuentas
7.3.9. Generacin de los Estados Financieros

7.4. Anexos
7.4.1. Gua - Conciliacin de Cheques por
Nomina
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
FECHA:
ELABORADO POR
APROBADO POR
CAP:
DIRECCIN DE
ADMINISTRACIN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS

PROCEDIMIENTO :
ASUNTO: Contenido
7.4.2. Gua - Generacin de

Archivo TXT para Estados de
Cuenta
del Banco Provincial
7.4.3. Gua - Comprobante Contable Transferencias
7.4.4. Rendicin de Cuentas de
los movimientos contables de las
Unidades Ejecutoras
7.4.5. Presentacin de los Estados
Financieros
7.4.6. Auxiliares Contables
CAPITULO VIII - Departamento de Actividades Comerciales

e Ingresos Propios
8.1.
Normas Generales
8.2.
Base Legal
8.3.

8.3.1. Anlisis de los Ingresos Propios
(Presupuestado y
Contabilizado)
8.3.2. Anlisis de la Recuperacin de los

Costos Indirectos
8.3.3. Seguimiento a los pagos de cnones de

arrendamiento
VERSIN
0
SEC:
F
Ab
8.4. Anexos
8.4.1. Cuadros y grficos de Ingresos Propios
CAPITULO IX - Departamento de Control de Compras de
Bienes y Servicios
9.1.
Normas Generales
9.2.
Base Legal
9.3.
9.3.1. Solicitud de Adquisicin de Bienes y

Contratacin de Servicios
9.3.2. Licitacin
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
FECHA:
ELABORADO POR
APROBADO POR
CAP:
DIRECCIN DE
ADMINISTRACIN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS

PROCEDIMIENTO :
9.4.
VERSIN
0
ASUNTO: Contenido
Formularios e Instructivos
9.4.1. Requisicin
9.4.2. Orden de Compra
CAPITULO X - Departamento de Seguros

10.1. Normas Generales
10.2. Base Legal
10.3.1. Gastos mdicos ambulatorios
10.3.2. Transferencias de
Clusulas de HCM Docente,
Profesional
Administrativo y Obrero
10.3.3. Seguro de HCM
10.3.4. Seguro de Vida
10.3.5. Ramo Patrimoniales y Automviles
SEC:
F
Ab
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
FECHA:
ELABORADO POR
APROBADO POR
CAP:
DIRECCIN DE
ADMINISTRACIN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS

PROCEDIMIENTO :
Promulgacin
Consejo
de
Universitario
Venezuela,
de
la
Universidad
en
Central
sesin
de
fecha_______________ aprob la informacin contenida

en
este
Manual
de
Normas
Procedimientos de la Direccin de Administracin y

Finanzas
de
la
Universidad
Central
de
Venezuela.
Este Manual
tendr por finalidad
documentar los
procedimientos que se realizan en esta Direccin as

como las normativas y bases legales que lo respaldan.
El Departamento de Desarrollo Organizativo adscrito a

la
Direccin
de
Planificacin
y presupuesto
responsabilidad de actualizacin de este Manual.
VERSIN
0
ASUNTO: Promulgacin
MANUAL DE
NORMAS Y
PROCEDIMIENT
OS
DIRECCIN DE
ADMINISTRACI
N Y FINANZAS
El
SEC:
tiene la
F
Ab
Caracas, a los
del mes de
de 2005.
Mirtha Gross
Elizabeth Marval
Directora
Administrativo
Vicerrector
Antonio Paris
Rector
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
FECHA:
ELABORADO POR
APROBADO POR
CAP:
DIRECCIN DE
ADMINISTRACIN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS

PROCEDIMIENTO :
INTRODUCCIN
El presente Manual tiene como propsito establecer
definiciones y procedimientos bsicos que orienten a la
Universidad en la Administracin econmica financiera de los
Fondos provenientes del Estado as como los procedentes
de Ingresos Propios.
Es importante sealar, que las acciones a seguir contenidas
en el presente Manual de Normas y Procedimientos podrn
optimizarse a medida que los procesos sean cada vez ms
prcticos, lo cual permitir la flexibilidad adecuada en la
bsqueda permanente de alcanzar la eficiencia y eficacia de
la gestin administrativa.
En tal sentido, este Manual contiene los elementos
fundamentales que permiten identificar y describir la
operatividad del proceso de la Administracin de los
Recursos Financieros y Materiales, que permitan apoyar a
la Direccin en los principios de racionalidad econmica a fin
de garantizar el mximo aprovechamiento de estos recursos.
SEC:
VERSIN
0
ASUNTO: Introduccin
F
Ab
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
FECHA:
ELABORADO POR
APROBADO POR
DIRECCIN DE
ADMINISTRACIN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS

PROCEDIMIENTO :
VERSIN
0
SEC:
1.1.
F
Ab
ASUNTO: Objetivo y alcance
OBJETIVO DEL MANUAL

Establecer las Normas y Procedimientos que
se llevan a cabo
CAP:
1
en la Direccin de
Administracin y Finanzas, con el fin de servir

como un instrumento de informacin, que
permita orientar a las Dependencias adscritas
a ella en sus actividades y en el control de
sus funciones.
ALCANCE
Este
manual
est
dirigido a
todo
el
personal
adscrito
a
la
Direcci
n
de
Administ
racin y
Finanzas
.
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
FECHA:
ELABORADO POR
APROBADO POR
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
DIRECCIN DE
ADMINISTRACIN
Y FINANZAS

PROCEDIMIENTO :
CAP:
1
SEC:
1.2.
VERSIN
0
ASUNTO: Hoja de vida del
MANUAL DE
NORMAS Y
PROCEDIMIEN
TOS
DIRECCIN
DE
ADMINISTRAC
IN Y
FINANZAS
Hoja de Vida
del Manual
N VERSIN
FECHA DE
VIGENCIA
1era.
Mayo 2005
RESPONSABLE
ADMINISTRATIVO
RESPONSABLE
ACTUALIZACIN
PRINCIPALES
CAMBIOS
REALIZADOS
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
FECHA:
ELABORADO POR
APROBADO PO
DIRECCIN DE
ADMINISTRACIN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS

PROCEDIMIENTO :
CAP:
1
SEC:
1.3.
VERSIN
0
ASUNTO: Hoja de Particip
MANUAL DE
NORMAS Y
PROCEDIMIEN
TOS
DIRECCIN
DE
ADMINISTRAC
IN Y
FINANZAS
Hoja de
Participantes
NOMBRES Y APELLIDOS
Unidad
Mirtha Gross Mora

Nora Palacio Lozada
Direccin de Administracin y
Finanzas
Mara Janectsy Lpez

Beatriz Angulo
Divisin de Tesorera
Yraida Alonzo
Divisin de Contabilidad
Fabiola Garca
Jos Antonio Escalante
Unidad de Servicios Administr
Bartolo Rodrguez
Departamento de Bienes Mue
Amaryba Frisneda
Departamento de Bienes Inmu
Audrey Quintana
Pedro Crdova
Departamento de Actividades
Comerciales e Ingresos Propio
Mara de los Angeles Vizcarrondo
Departamento de Control de
Compras de Bienes y Servicio
Karin Surez
Departamento de Seguros
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
FECHA:
ELABORADO POR
APROBADO PO
DIRECCIN DE
ADMINISTRACIN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS

PROCEDIMIENTO :
Para la correcta implantacin de este manual, se debe tomar en

cuenta lo siguiente:
1. El manual debe estar a disposicin de todo el personal que forme
parte de la Direccin de
Administracin y Finanzas.
2. En la aplicacin de este manual, el desarrollo, supervisin y
cumplimiento de los
procedimientos aqu descritos recaen sobre su Coordinador.
3. Cualquier cambio en el ordenamiento legal vigente, o en las
polticas del rea de la
Direccin de Administracin y Finanzas que en
materia de procedimientos afecten la estructura del
Manual, generar tambin un cambio en su contenido
con el fin de adaptarlo a las nuevas polticas emitidas.
4. Los usuarios del manual, debern notificar a su supervisor
inmediato las sugerencias,
o
contenido
mismo,
del
cambios
con
que
el
afecten
objeto
el
de
garantizar la vigencia de su contenido y con ello

mejorar
la
base
de
conocimiento
SEC:
1.4.
VERSIN
0
ASUNTO: Uso del Manual
USO DEL MANUAL
modificaciones
CAP:
1
en
el
tiempo.
5. Este manual est dividido en captulos y secciones con el fin
de hacer ms fcil su
actualizacin. Solamente podr ser modificado

por el Departamento de Desarrollo Organizativo,
adscrito
la
Direccin
de
Planificacin
Presupuesto de la Universidad Central de Venezuela.
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
FECHA:
ELABORADO POR
APROBADO PO
DIRECCIN DE
ADMINISTRACIN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS

PROCEDIMIENTO :
Debe materializar las polticas de recursos
financieros
de
la
Universidad
Central
de
Venezuela y los establecidos por ley.

2.
Debe mantener informacin sobre la situacin
econmico-financiera
de
la
Universidad
Central de Venezuela.
3. Debe actualizar y efectuar los pagos de sueldos y
salarios
de
los
Proveedores
de
Bienes y Servicios de la Institucin.

4. Debe mantener un registro actualizado de los
bienes
muebles
inmuebles
de
la
Universidad.
5. Debe controlar y apoyar a todas las Unidades de
la Direccin de Administracin y
Finanzas en cuanto a la revisin, aprobacin,
autorizacin y registro de los procesos
administrativos-financieros.
SEC:
2.1.
VERSIN
0
ASUNTO: Normas Genera
Normas Generales
1.
CAP:
2
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
FECHA:
ELABORADO POR
APROBADO PO
DIRECCIN DE
ADMINISTRACIN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS

PROCEDIMIENTO :
2. Ley Orgnica de
la
Central de
Venezuela y
diferentes
Asociaciones y
Administracin
Sindicatos de
Pblica
Profesion
ales,
3. Ley Orgnica de
procedimientos
administrativos
Trabajad
ores
Obreros
4. Ley Orgnica del
Trabajo,
Gaceta
Oficial N. 5.152,
extraordinario del
19 de junio de 1997
8. Ley Orgnica
de la Procuradura
General de la
Repblica
Gaceta
Oficial N
5. Reglamento de la Ley
Orgnica del
Trabajo .
5554
de
fecha 13
de
Noviembr
6. Cdigo de Comercio de
fecha 26
de junio de 1955.
7. Acta convenio entre la
Universidad
SEC:
2.3.
VERSIN
0
ASUNTO: Base Legal
1. Constitucin de la Repblica
Bolivariana de
Venezuela
CAP:
2
e
2001.
de
FE
Ab
9.
Ley
Orgnica
regula
fecha 07 de abril de 2003.
que
la
12. Reglamento N
enajenacin de Bienes del
Orgnica
Sector
de
1 de la Ley
la
Pblico no afectos a las
Administracin
Industrias Bsicas Gaceta
Financiera del sector
Oficial N 3951 de fecha 07
Publico,
de Enero de 1987
el
sobre
sistema
Presupuestario
10. Ley
Orgnica
regula
de
fecha
que
18 de diciembre de 2001
la
Enajenacin de Bienes del

13. Reglamento N
Sector
de
3 de la Ley
Pblico no afectos a las
Orgnica
la
Industrias Bsicas. Gaceta
Administracin
Oficial N 3951 de fecha 07
Financiera
de enero de 1987.
Sector Pblico sobre
del
11. Ley contra la corrupcin
el
Gaceta
Tesorera de fecha
Oficial
Sistema
de
22 de Marzo de 2002.
5637
extraordinaria de
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
FECHA:
ELABORADO POR
APROBADO PO
DIRECCIN DE
ADMINISTRACIN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS

PROCEDIMIENTO :
14.
Reglamento
Impuesto al
Valor
Agregado.
Orgnica de la
Administracin
17. Providencia
Financiera
Sector
del
Administrativa
Pblico,
mediante
sobre el Sistema
la cual se
de Contabilidad
designa
Publica.
los
Entes
15. Reglamento con
Pblicos
fuerza de Ley de
reforma
de
como
la
Agentes
Ley General de
Bancos
de
y
retencin
otras
del
Instituciones
Financieras
Impuesto
de
al
fecha
Valor
Agregado
13
de
noviembre
de
.
18.
2001
Providencia
16.
Ley
establece
que
el
SEC:
2.3.
VERSIN
0
ASUNTO: Base Legal
parcial Nro. 4 de la
Ley
CAP:
2
Administrativ
a
sobre
FE
Ab
las
obligaciones
de
que deben cumplir
Venezuela
los
generados por la
Contribuyentes
Prestacin
formales
Servicios a Terceros
del
de
impuesto al Valor
20. Normas para la
Agregado.
regulacin
19. Reglamento
los
de
las
Actividades
de
Comerciales de la
Ingresos
Propios
de
Universidad Central de Venezuela
la
Universidad Central
21. Ley de Licitaciones ,
Gaceta
Oficial
N 5.556 de 13 de
noviembre de
2001
22.
Ley
de
Simplificacin
de
Trmites
Administrativos.
23. Ley
de
del
la
Estatuto
Funcin
Pblica
24.
Decreto
medidas
1982,
temporales
para la promocin y
Desarrollo de
la
Pequea
Mediana Industria y
Cooperativas,
para la Adjudicacin
Productoras
Prestadoras
de Bienes y
de
Directa
Servicios
que estn ubicadas en el
26. Normas Generales
pas.
de
Control
Interno,
25. Decreto 2371, Reglamento
emanadas
parcial
de
la
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
FECHA:
ELABORADO POR
APROBADO PO
DIRECCIN DE
ADMINISTRACIN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS

PROCEDIMIENTO :
Universit
arios
General
en
Funcione
s
la
Repblica,
Administr
publicadas en la
ativas
Gaceta
Oficial
No.
36.229 de fecha
Tcnicas
17
(APUFAT)
de
Junio de 1997.
27.
Contrato
Colectivo
de
Trabajo
suscrito
28. Contrato
Colectivo
de
entre
la Universidad
Central
Trabajo
suscrito
entre
de
la
Universidad
Venezuela y el
Central
Sindicato
de
Nacional
Venezuel
a
Asociacin
de
Profesionales
SEC:
2.3.
VERSIN
0
ASUNTO: Base Legal
Contralora
de
CAP:
2
el
Sindicato
nico
de
FE
Ab
Trabajadores
de
Trabajadores
Universitarios de
del
Comedor
Maracay.
Estudiantil.
29.
Contrato
Colectivo
de
31. Contrato
de
Trabajo
Colectivo
Trabajo
suscrito
suscrito
entre
Venezuela y
la
Universidad
la Universidad
Central
entre
Central
de
de
Venezuela
el
Sindicato
nico
Sindicato
el
de
de Obreros de
las
Trabajadores
Facultades
de
Universitarios
Ciencias
Caracas.
de
Veterinarias,
32. Acuerdo
Ingeniera,
Agronoma
OBE
Central
Venezuela
de
y
la
Asociacin
30.
Contrato
Colectivo
Administrativos,
Tcnicos
entre
de
Servicio (AEA).
la Universidad
Central de Venezuela y
el Sindicato
de
Empleados
de
Trabajo
suscrito
la
Universidad
Ncleo
Maracay.
entre
33.
Normativas
Laborales
entre
Sindicatos
los
de
Trabajadores de la
Universidad Central
de Venezuela y la
Oficina
del
de
Planificacin
Sector
Universitario
de Seguros.
35. Manual
(OPSU).
sobre el Control y
Central
Seguros
de
Administracin
la
de
Riesgos U.C.V.
Comisin Mixta
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
Normas
Procedimientos
34. Normativas de la Comisin

de
de
y
FECHA:
ELABORADO POR
APROBADO PO
DIRECCIN DE
ADMINISTRACIN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS

PROCEDIMIENTO : Recepcin y distribucin de la correspondencia
Esquema General del Proceso

D
i
r
e
c
c
i
A
d
m
i
n
i
s
t
r
a
c
i
n
y
F
i
n
a
n
z
a
s
R
e
c
i
b
e
d
e
la
reas
de
correspondencia
Direccin
y
distribuye
rea
de
que
corresponda
Recibe
correspondencia
entrega
al
personal
para
respuesta
N
or
m
a
s
e
s
p
e
ci
f
c
a
s
la
al
le
y
CAP:
2
SEC:
2.3.
VERSIN
0
FE
Ab
ASUNTO: Procedimiento
Direccin de
Adminis
tracin
y
r
e
c
i
b
o
Finanza
s
d
e
o
r
r
e
s
p
o
n
d
e
n
c
i
a
l
a
Archiva
acuse de
1. Toda correspondencia recibida deber tener los sellos de recepcin y

distribucin.
2. Debe enumerarse consecutivamente toda
correspondencia recibida y ser registrados en los
libros de control destinados para ello,
igualmente incorporarla al Sistema de
Correspondencia de la Direccin de Administracin y
Finanzas.
3. Se establece que la correspondencia ser distribuida en
la
maana
en
la
tarde
las
reas
asignadas por el Director (a).
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
FECHA:
ELABORADO POR
APROBADO PO
DIRECCIN DE
ADMINISTRACIN
Y FINANZAS
CAP:
2
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
SEC:
2.3.1
VERSIN
0

4. Registra la
correspondencia recibida
en
Descripcin
del
procedimient
el libro control de la
correspondencia
recibida.
PORTERO
1. Recibe la
correspondencia de las
Facultades,
5. Coloca sello de
distribucin a la
correspondencia.
Dependencias,
Departamentos
cualquier
otro
y
ente
pblico privado.
2. Coloca en la
correspondencia sello
recepcin.
3. Coloca sello con el
nmero consecutivo
que corresponde a la
correspondencia
control
en
de
correspondencia
recibida.
en
el
Correspondencia lo
recibido.
7. Entrega la
correspondencia a la
automtico de fecha y
hora de la
recibida
6. Incorpora
Sistema de
libro
la
Secretaria de la
Direccin.
F
Ab
SECRETARIA
autgrafa y la fecha en
7. Revisa la correspondencia
que asigna la actividad
recibida
marca con un tilde en el
la
Divisin
Departamento.
sello de
distribucin se identifica a
donde debe ser remitida la
documentacin, en caso que
no lo sepa no lo marca a fin
PORTERO
11. Recibe de la Secretaria

de
la
Direccin
la correspondencia.
de que el Director indique a

donde ser remitida dicha
documentacin.
control
8. Entrega la correspondencia
al
12. Registra en el libro
Director
para su revisin y asignacin.
ser
que
sitio
enviada
la
documentacin.
13. Entrega
la
correspondencia
al
JEFE DEL REA / CARGO ASIGNADO
Mensajero
17. Recibe y verifca la correspondencia
entregue
y de acuerdo a la solicitud
para
al
lo
rea
correspondiente.
procede a colocar su firma

PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
FECHA:
ELABORADO POR
APROBADO POR
DIRECCIN DE
ADMINISTRACIN
Y FINANZAS
CAP:
2
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
SEC:
2.3.1
VERSIN
0

18.
Entrega a la
persona
14.
Entrega
la
por
Secretaria / Oficinista la
correspondencia para
su archivo.
asignada
el
Jefe del rea.

Fin
del
procedimiento.
SECRETARIA /
OFICINISTA
PORT
ERO
15. Recibe del Portero la
19.
correspondencia
acuse
la archiva.
Recibe
de
los
recibo
del
Mensajero.
MENSAJERO
16. Recibe y entrega
20.
el libro de
cuaderno control la
correspondencia
Indica en el
fecha
de entrega de la
al
correspondencia.
Portero,
debidamente firmado
por
las
personas
que hayan recibido la

correspondencia.
21.
Entrega a la
Secretara el acuse
de
recibo
de
correspondencia
la
F
Ab
24.
Archiva por rea los
acuse
SECRETARIA
de
recibo
de la correspondencia.
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
FECHA:
ELABORADO POR
APROBADO POR
DIRECCIN DE
ADMINISTRACIN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS

PROCEDIMIENTO : Reposicin de la Caja Chica

Direcc
in de
Servicios
Administrativos
Unidades de la
R
e
a
l
i
z
a
Administracin y
Direccin
Finanzas
Solicita efectivo
Normas
General
es:
Entrega
efect
ivo
R
e
p
o
s
i
c
i
1. La creacin, incremento y/o disminucin del

Fondo Fijo de la Caja Chica, sern
autorizados por el Vicerrectorado Administrativo,
previa solicitud por escrito de la
Unidad requirente y certificacin de la Oficina
Central de Presupuesto, de acuerdo a la
disponibilidad presupuestaria para crear su fondo.
2. Por cada fondo de caja Chica deber existir un
empleado responsable de su manejo,
custodia y control.
Este empleado deber
estar autorizado por el Director de

CAP:
2
VERSIN
0
ASUNTO: Caja Chica
SEC:
2.3.2
3. El monto mnimo para la creacin del Fondo Fijo

de Caja Chica ser de veinte mil
bolvares (Bs. 20.000,00) y el mximo de
Quinientos mil Bolvares (Bs. 500.00,00). Las
excepciones a esta norma deber ser aprobadas
por el Vicerrector Administrativo.
4. El fondo de Caja Chica, se utilizar para cubrir
gastos menores de funcionamiento y el
monto mximo de cada uno de los comprobantes
de gastos (facturas y/o recibos),
ser de cien mil bolvares (Bs. 100.000,00). En
ningn caso, deber ser usado para el
pago de viticos o salarios.
5. Cada uno de los gastos efectuados con el
Fondo Fijo de Caja Chica estarn
soportados por los originales de las
Facturas y/o Comprobantes de pago,
debidamente sellados e inutilizados con el sello
de CANCELADO o comprobante de
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
FECHA:
ELABORADO POR
APROBADO PO
DIRECCIN DE
ADMINISTRACIN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS

CANCELADO, escrita en el cuerpo de la factura,

indicando el nmero del RIF, asignado por el
SENIAT.
6. Aquellas facturas y/o comprobantes de pago que
presenten borrones, tachaduras o
enmendaduras, no se podrn incluir como soporte
de gasto al momento de solicitar la
reposicin del Fondo Fijo de la Caja Chica.
7. EL encargado del Fondo Fijo de Caja Chica deber
todas
las
facturas
VERSIN
0
ASUNTO: Caja Chica
Caja Registradora Fiscal con la palabra de
relacionar
CAP:
2
y/o
comprobantes de pago.
8. La reposicin del Fondo Fijo de Caja Chica deber
solicitarse a travs de la cuenta
respectiva (Gastos de Funcionamiento y/o
Ingresos Propios) al final de cada mes o
cuando se haya consumido un 75% del mismo.
9. Para solicitar la reposicin del Fondo Fijo de
Caja Chica al rea de Servicios
Administrativos, el responsable del mismo deber
llevar el auxiliar de la Direccin de
la Caja Chica y anexar los recaudos siguientes:
SEC:
2.3.2
Comprobante Salida Caja Chica, anexando las facturas y/o

comprobantes de pago
Normas especfcas:
1.
Los
desembolsos
solicitados a
la
por
persona
pagos
compras
responsable de la
Caja Chica sern por los siguientes conceptos:

Pasajes por traslado urbano al personal de la Direccin y sus
Divisiones.
Comidas y bebidas por actividades especiales
realizadas
por
el
personal
dentro
de
las instalaciones de la Direccin
Comidas y bebidas a personas externas por
eventos
reuniones
efectuadas
en
la
Direccin.
Fotocopias o encuadernacin de documentacin
Libros, Leyes o cualquier documentacin requerida por la
Direccin
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
FECHA:
ELABORADO POR
APROBADO PO
DIRECCIN DE
ADMINISTRACIN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS

Descripcin del
procedimiento
1. Recibe Oficio o
instrucciones de las
soporta la solicitud,
si es el caso.
Comprobante de
Pago por Caja
Chica
personas
realiza
autorizadas por la
solicitud.
la
la
de
Administracin
Finanzas
y
para
solicitar
desembolsos
pagos
persona que
Direccin
por
o compras
5. Ubica en la Caja
Chica el efectivo y
se lo entrega a la
persona que
realiza
la solicitud.
que se requieran.
Elabora
2.
Comprobante
Pago
Caja
de
por
Chica
de
acuerdo a la solicitud.
3. Anexa al Comprobante
de Pago por
Caja Chica el
documento que
VERSIN
0
ASUNTO: Caja Chica
4. Solicita firma
autgrafa en el
SECRETARIA / CARGO
ASIGNADO
CAP:
2
6. Registra en el
archivo de Excel Caja
Chica de la
Direccin el
nombre y
apellido de la
persona a la cual
se le
SEC:
2.3.2
entrego
el
concepto
efectivo,
por
Administracin y Finanzas y
del
el
el
reembolso a la factura o recibo
cual existe la salida del

dinero,
nmero
el
del
10. Anexa
formulario
Comprobante
en
una
recibo
al
de
Pago por Caja
monto
Chica.
entregado.
7. Archiva
factura
Comprobante
de Pago por Caja Chica y

el
las
carpeta
el
11. Imprime el archivo de excel Caja
Comprobante de Pago por Caja
Chica de la Direccin al final de

cada
Chica.
mes
haya
8. Recibe Facturas o
Recibo que
75%
cuando
se
consumido
el
del
saldo
soporta la operacin de pago o
mximo de la Caja
compra.
Chica
fin
de
realizar la reposicin
9. Coloca los sellos de la Direccin de
de la Caja Chica.
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
FECHA:
ELABORADO POR
APROBADO PO
DIRECCIN DE
ADMINISTRACIN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS

de
la
12. Coloca su firma
Direccin
autgrafa y sella con

sello
de
los
la
Comprobante
Direccin de
Administracin
Finanzas
en
de
por
la
Pago
Caja
Chica.
relacin Caja Chica

de la Direccin.
Archiva
16.
13. Anexa a la relacin
fotocopia
Caja Chica de la
relacin
Direccin
Caja
los
de
la
Chica
Comprobantes de
de la Direccin
Pago por Caja Chica.
como
acuse de recibo
14.
Obtiene
una
fotocopia de la relacin
17. Recibe de la
Unidad
Caja Chica de la
Direccin.
15. Entrega
la
Unidad de Servicios
Administrativos
relacin
Caja
de
Servicios
Administrativos
la
VERSIN
0
ASUNTO: Caja Chica
Chica
el
CAP:
2
voucher y cheque
de
la reposicin de la
caja Chica.
SEC:
2.3.2
18. Firma el voucher y

archiva
copia
del
19. Endosa el cheque y

se
mismo.
lo
entrega
al
Mensajero para que

el mismo sea
cobrado en el Banco.
20.
Recibe
del
Mensajero el efectivo de
la caja chica.
21. Guarda el efectivo en la Caja Chica.
22.
Registra
en
el
archivo de excel Caja

Chica
de
la
Direccin el monto de la
reposicin a fin de
actualizar los saldos.
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
FECHA:
ELABORADO POR
APROBADO PO
DIRECCIN DE
ADMINISTRACIN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS

FORMULARIO: Caja Chica
CAP:
2
SEC:
2.4.1
VERSIN
0
ASUNTO: Formularios e In
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
FECHA:
ELABORADO POR
APROBADO PO
DIRECCIN DE
ADMINISTRACIN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS

FORMULARIO: Caja Chica
CDIGO: Sin cdigo

OBJETIVO: Servir como soporte para aquellos pagos o
compras efectuadas por los conceptos establecidos por la
Caja Chica.
PREPARACIN
Original: Departamento de Servicios Administrativos
Duplicado: Archivo del Departamento Responsable de la Caja Chica
DATOS A INDICAR EN EL FORMULARIO:

1. FECHA: da, mes y ao en que se elabora el formulario.
2. LA CANTIDAD: Indique en letras y en nmeros la cantidad
entregada.
3. POR CONCEPTO DE: Coloque el motivo por el cual se entrega el
efectivo
4. PAGADO POR: Coloque su firma y sello en seal de haber
efectuado el pago.
RECIBIDO
nmero
de
POR:.
la
Solicite
cdula
de
la
firma
identidad
SEC:
2.4.1
VERSIN
0
DESCRIPCIN DEL FORMULARIO
5.
CAP:
2
el
al
beneficiario en seal de haber recibido el pago.
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
FECHA:
ELABORADO POR
APROBADO PO
UNIDAD
DE
SERVICIO
S
ADMINIS
TRATIVO
S
DIRECCIN DE
ADMINISTRACIN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
UNIDAD: Unidad de Servicios Administrativos

PROCEDIMIENTO :
Debe formular y ejecutar el presupuesto
asignado a la Direccin de Administracin

y Finanzas
2.
Debe gestionar todo lo relacionado con los
movimientos
de
personal
mantener
actualizada la informacin relativa a estos

movimientos.
3. Debe coordinar todo lo relativo a la normativa
de
retenciones
del
Impuesto
al
Valor
Agregado para consolidar la informacin y

rendirla al SENIAT.
4. Debe elaborar los registros contables de la
Direccin
Finanzas.
de
Administracin
SEC:
3.1.
VERSIN
0
Normas Generales
1.
CAP:
3
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
FECHA:
Archivo: 2 MANUAL UNIDAD DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS
ELABORADO POR
APROBADO PO
DIRECCIN DE
ADMINISTRACIN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS

PROCEDIMIENTO :
Base Legal
1.
Le
y
Or
g
ni
ca
de
l
Tr
ab
aj
o,
G
ac
et
a
Of
ici
al
N
.
5.
15
2,
CAP:
3
VERSIN
0
ASUNTO: Base Legal
SEC:
3.2.
ex
tra
or
di
na
rio
de
l
19
de
ju
ni
o
de
19
97
2.
R
eg
la
m
en
to
de
la
Le
y
Or
g
ni
ca
de
l
Tr
ab
aj
o.
3. Acta
convenio
entre
la
Universidad Central de Venezuela

y la Asociacin de empleados
administrativos de la UCV, de
fecha 21 de noviembre de 1990.
Clusula N 5 De la ocupacin de
los cargos vacantes y/o de los
cargos creados
Clusula N. 8 De los contratos
C
l
u
s
u
l
a
N
1
5
C
a
n
c
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l
a
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e
P
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C
l
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l
5
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S
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m
p
o
r
a
l
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n
e
l
c
a
r
g
o
4. Ley de Impuesto al Valor
Agregado (IVA).
Providencia
SNAT/2005/0056, Gaceta Oficial

Nro. 38136 del 28 de febrero de
2005
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
FECHA:
ELABORADO POR
APROBADO PO
DIRECCIN DE
ADMINISTRACIN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
CAP:
3
SEC:
3.3.1.
VERSIN
0

PROCEDIMIENTO : Solicitud de Personal Profesional, Administrativo, Tcnico y de Servicio

D
i
r
e
c
t
o
r
d
e
Ad
mi
ni
str
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De
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l
Servicios
Comisin
Administrativos
de Mesa
Registro
Aprueba
del solicitud
No
rm
as Recursos
es Humanos
pe
Validar
cf
cade
s la tabla OPSU
datos
acuerdo
F
Ab
ecursos
Presupuesto
R
Humanos
Crea la partida
Licitacin del cargo
presupuestaria
y exmenes pre
R
e
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o
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l
a
empleos
l
o
s
m
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n
a
d
a
t
Nomina
1. Toda solicitud de Personal Profesional, Administrativo, Tcnico y de

Servicio que se realice
por la Direccin de Administracin y Finanzas, deber
ser
aprobada
por
la
Comisin
de
Mesa a fin de que el rea de Presupuesto cree la partida

presupuestaria correspondiente.
2. Toda persona que sea autorizada a trabajar en la
direccin
de
Administracin,
sus
datos
debern ser ingresados en el sistema.
3. En el rea de Servicios Administrativos deber

mantenerse
los
expedientes
con
todos
los
soportes que originaron el proceso de tramitacin de los

empleados.
Descripcin del Procedimiento

DIRECTOR DE ADMINISTRACIN
2. Informa al
Jefe
de Servicios
1. Determina la necesidad de solicitar

Administrativos que realice la solicitud a
personal para un cargo.
de Mesa.
la Comisin
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
FECHA:
ELABORADO POR
APROBADO POR
DIRECCIN DE
ADMINISTRACIN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
CAP:
3
VERSIN
0
PROCEDIMIENTO : Solicitud de Personal Profesional, Administrativo, Tcnico y de Servicio
9. Elabora Oficio
a Recursos
Humanos
JEFE DE SERVICIOS
ADMINISTRATIVOS
JEFE DE
SERVICIOS
ADMINISTRATIVOS
3. Emite Oficio a la
Comisin de Mesa
indicando
la
necesidad
justificacin
7. Gestiona el
envo del Oficio a
la
Comisin
de
la creacin o aumento
de personal en un
de
Mesa
travs
de
cargo.
un
Mensajero
.
4. Solicita al Director
de
Administracin
que revise y firme el
Oficio.
Recibe
8.
Oficio de la
comisin
de
Mesa
DIRECTOR DE
ADMINISTRACIN
5. Recibe el Oficio,
verifica y firma en
seal de conformidad.
indicando
la aprobacin
de la Solicitud
y
de
la
Direccin
6. Devuelve el Oficio al
de
Jefe
Presupue
de
Servicios
Administrativos.
SEC:
3.3.1
staria
donde
informa
asignacin
de
partida
la
solicitando
la
realice la licitacin del
que
se
cargo.
presupuestaria.
10. Recibe de Recursos
Humanos
Oficio,
Informe del Concurso

y Currculum
Vitae
de
persona(s)
la(s)
que
ocupara(n) el cargo.
11. Ingresa al Sistema y
registra
los
datos
necesarios.
12. Imprime la Planilla de
Movimiento.
13. Genera a travs del
sistema
un
archivo
electrnico de la Planilla
de Movimiento
a fin de remitir estos
datos a las reas de
Presupuesto, Nmina y
Recursos Humanos.
14. Prepara
con
el
expediente
Oficio,
Informe del Concurso y

Currculum Vitae
de la(s) persona(s) que
ocupara(n) el cargo.
archivos
15. Archiva expediente del empleado
en
correspondientes.
los
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
FECHA:
ELABORADO POR
APROBADO PO
DIRECCIN DE
ADMINISTRACIN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS

Recursos
Servicios
Administracin
Administrativos
Determina
Humanos
Realiza
Servicios
Administrativos
Elabora
Contrato
la
evaluaci
n
de
credencia
les
Emite solicitud
necesidad de
de evaluacin
personal
de
Cred
enci
ales
Asesora
Consejo
Servicios
Jurdica
Universitario
Administrativos
Aceptacin del
contrato
elaborado
Aprueba
Contrato
Normas especfcas:
1. El Departamento de Servicios Administrativos
deber elaborar un contrato a toda
persona contratada por la Direccin de
Administracin y Finanzas y ser validado por
el rea legal.
SEC:
3.3.2
VERSIN
0
PROCEDIMIENTO : Solicitud de Personal Contratado - Persona Natural
Director de
CAP:
3
Solicita firmas
para formalizar
el contrato
2.
Los contratos por el personal contratado slo
podrn
ser
por
suplencia
por
tiempo
determinado.
3. Debe armarse un expediente con todos los documentos
correspondiente al proceso.
4.
El Consejo Universitario es la nica entidad
encargada
de
aprobar
rechazar
la
solicitud de contratacin del personal.
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
FECHA:
ELABORADO POR
APROBADO PO
DIRECCIN DE
ADMINISTRACIN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS

DIRECTOR DE
ADMINISTRACIN
1. Determina la
necesidad de solicitar
actividad
especial
requerida
por
la
persona
la
JEFE DE SERVICIOS
ADMINISTRATIVOS
4. Recibe los
documentos del
Director de
Direccin.
Administracin.
2. Informa al
de Servicios
Jefe
Administrativos que
realice la solicitud
por
de
contratar.
para realizar alguna
Honorarios
Profesionales,
por
tiempo determinado o
por suplencia.
5. Revisa la
documentacin
recibida.
Emite
6.
Oficio al rea
de
Recursos
Humanos
para
3. Entrega al
de Servicios
Jefe
fotocopia
de
la
evaluacin de
credenciales del
posible
contratado.
Administrativo el
Currculum Vitae y
la
Cdula de Identidad
SEC:
3.3.2
VERSIN
0
personal contratado
para un cargo o
CAP:
3
7. Anexa al Oficio
los soportes.
8.
Solicita
al
Director
de
Administracin
12. Gestiona el envo del

Oficio
que revise y firme el Oficio.
al
de
un Mensajero.
13.
10. Devuelve el Oficio al Jefe de
Recursos
Humanos a travs de
9. Recibe el Oficio, verifica y firma en

rea
Recibe
examen
Oficio
medico
pre
empleo
Servicios
y
de
Recursos Humanos
Administrativos.
indicando
JEFE DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS
aprobacin
11. Obtiene fotocopia de todos los
solicitud.
la
de
la
documentos y los archiva en

una carpeta
14. Ubica el expediente de

la
persona
contratar.
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
FECHA:
ELABORADO POR
APROBADO PO
DIRECCIN DE
ADMINISTRACIN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
18.
Solicita
firma
de
Contrato
acuerdo
autgrafa
de la persona a
al
Currculo
contratar
Vitae,
en
el Contrato.
disponibilidad
Presupuestaria,
19.
examen mdico pre
Oficio
para
empleo y la fotocopia
remitir
la
de
solicitud
la
Cdula
de
Identidad.
Elabora
al
Consejo
Universitario.
16. Obtiene
de
los
fotocopia
soportes
conjuntamente
con
el
21. Solicita al
borrador
del
Contrato
rea
de
Jurdica
al
Asesora
para
su
17. Recibe aceptacin u

observaciones
Jurdica.
de
Director
por
Asesora
de
Administracin
que revise y
firme el Oficio.
revisin.
parte
20. Anexa al Oficio

los soportes.
entrega
SEC:
3.3.2
VERSIN
0
15. Elabora
CAP:
3
JEFE DE SERVICIOS
ADMINISTRATIVOS
25. Recibe Oficio y el contrato del
rea de
Recursos Humanos.
23. Devuelve el Oficio al Jefe de

26. Obtiene fotocopia del
Servicios
contrato
Administrativos.
se
la
entrega a la persona
24. Entrega
al
Consejo
contratada.
Universitario
Contrato
Oficio,
Contrato
27. Archiva
contrato
todos los
anexos para que el Rector
en
del
el
expediente
de
la
persona contratada
apruebe y firme el Contrato.
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
original
FECHA:
ELABORADO POR
APROBADO PO
DIRECCIN DE
ADMINISTRACIN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
Servicios
Asesora
Consejo
Legal
Universitario
Certifica
Administracin
Administrativos
el
contrato
Determina
Elabora
necesidad
de
contrato
personal
A
c
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Servicios
C
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A
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a
SEC:
3.3.3
VERSIN
0
PROCEDIMIENTO : Solicitud de Personal Contratado - Persona Jurdica
Director de
CAP:
3
cin
del
contrato
elaborado
Normas especfcas
Administrativos
f
o
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t
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t
o
p
a
r
a
1. El Departamento de Servicios Administrativos

deber elaborar un contrato a toda
persona contratada por la Direccin de
Administracin y ser validado por el rea de
legal.
2.
Los contratos por el personal contratado slo
podrn
ser
por
suplencia
por
tiempo
determinado.
3. Debe armarse un expediente con todos los documentos
correspondiente al proceso.
4.
El Consejo Universitario es la nica entidad
encargada
de
aprobar
rechazar
la
solicitud de contratacin del personal.
PAGINA SUSTITUIDA:
ELABORADO POR
APROBADO PO
PAGINA DE:
FECHA:
DIRECCIN DE
ADMINISTRACIN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
1. Determina la
necesidad de solicitar
personal
contrato
el RIF y la
propuesta de
servicios.
J
para un cargo o
para
realizar
alguna
actividad
especial
requerida
E
D
por la Direccin.
E
2. Informa al
de Servicios
Jefe
S
Administrativos
realice la
solicitud
que
por
Honorarios
Profesionales,
por
tiempo determinado
E
R
V
I
C
I
O
S
o por suplencia.
3. Entrega al Jefe
de Servicios
Administrativos el
Registro Mercantil,
SEC:
3.3.3
VERSIN
0
DIRECTOR DE
ADMINISTRACIN
CAP:
3
A
D
M
INIS
6. Recibe aceptacin u
TRA
observaciones
TIV
por parte de Asesora
OS
Jurdica.
4. Elabora Contrato de
acuerdo al
Registro Mercantil, el
RIF y la
Solicita
7.
autgrafa
firma
de
la
persona a contratar
propuesta de servicios.
en el Contrato.
5. Obtiene fotocopia de
los soportes y
entrega
conjuntamente
el
borrador
con
del
Contrato
al
de
Asesora
Jurdica
revisin.
para
8.
Elabora Oficio para
remitir
la
solicitud
al
Consejo
Universitario.
rea
9. Anexa los soportes al Oficio.
su
10. Solicita al Director
de
Administracin
que revise y firme el
Oficio.
12.
Devuelve
Oficio
al
Jefe
el
de
Servicios
Administrativos.
13.
Entrega
Consejo
al
Universitario
Contrato Oficio, Contrato y
anexos para que el
todos los
Rector
apruebe
firme el Contrato.
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
FECHA:
ELABORADO POR
APROBADO PO
DIRECCIN DE
ADMINISTRACIN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
JEFE DE SERVICIOS
14. Recibe Oficio y el

contrato
del
de
en
el
rea
expediente
Recursos
persona contratada
Humanos.
15. Obtiene fotocopia
del contrato y se la
entrega
16. Archiva original del

contrato
persona contratada.
la
SEC:
3.3.3
VERSIN
0
ADMINISTRATIV
OS
CAP:
3
de
la
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
FECHA:
ELABORADO POR
APROBADO PO
DIRECCIN DE
ADMINISTRACIN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
Ad
mini
stra
tivo
s
Ide
ntifi
ca
d
i
s
p
o
n
i
b
i
l
i
d
a
d
p
r
e
s
u
p
u
e
s
t
a
r
i
a
Departamento
Jubilacin
Identifica
disponibilidad
en
Prestaciones
Norm
as
espe
cfca
s:
SEC:
3.3.4
VERSIN
0
PROCEDIMIENTO : Anticipo de Prestaciones Sociales
S
e
r
v
i
c
i
o
s
CAP:
3
de
Ser
vici
os
c
u
e
n
t
a
Div
isi
n
de
Adm
inist
rativ
os
n
d
f
o
r
m
a
Nom
ina
Remite Oficio
d
e
Abono
en
d
e
T
e
p
a
g
o
a
c
u
e
r
d
o
s
o
r
e
a
l
a
1.
Elabora
cheque
Toda solicitud de anticipo de prestaciones
sociales,
deber
ser
solicitada
mediante
una carta a dirigida a la Direccin de Administracin

y Finanzas
2. Se otorgarn anticipos de prestaciones Sociales
de acuerdo a las disponibilidades
presupuestarias de los Dozavos y a la que
presente el empleado en sus Prestaciones
Sociales.
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
FECHA:
ELABORADO POR
APROBADO PO
DIRECCIN DE
ADMINISTRACIN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
5. Solicita al
empleado que firme
la
del
Procedimient
planilla de Anticipo
de Prestaciones
Sociales
JEFE DE
SERVICIOS
ADMINISTRATIV
OS
1. Recibe del empleado
una carta
solicitando
el
anticipo
de
prestaciones Sociales.
6. Elabora Oficio
para remitir la planilla
al Departamento
de Jubilacin.
7. Firma el Oficio y
gestiona la entrega
con el Mensajero
del Oficio y la
planilla
2. Registra en el
archivo (Excel) el
Anticipo de Prestaciones
Sociales.
al
Departamento
de
Jubilacin,
3. Verifca
la
disponibilidad
para que estos
presupuestaria
de
acuerdo
los
Dozavos.
4. Elabora la planilla de
Anticipo de
Prestaciones Sociales.
SEC:
3.3.4
VERSIN
0
PROCEDIMIENTO : Anticipo de Prestaciones Sociales
Descripcin
CAP:
3
calculen la
proceda el pago, contine el paso

13.
disponibilidad que tiene el

empleado
en
sus
8. Recibe
del
Administrativo
Vicerrectorado
la
Liquidacin
de
Anticipos
de
Si no tiene cuenta
planilla
de
11. Elabora Solicitud de

Cheque
estos elaboren
cheque de gerencia
a
cuenta
12.
de abono en cuenta
Elabora
remitir
al
la
del
Remite
Oficio,
Solicitud de Cheque y
la planilla al rea de
Si tiene cuenta
10.
nombre
empleado.
Verifca si el empleado
tiene
Oficio
a Tesorera para que
9.
Oficio
Tesorera.
para
planilla
Departamento
13. Archiva
de
Nomina para que
todos
los
soportes
generados.
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
FECHA:
ELABORADO POR
APROBADO PO
DIRECCIN DE
ADMINISTRACIN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
CAP:
3
SEC:
3.3.5
VERSIN
0

PROCEDIMIENTO : Solicitud de Adquisicin de Bienes y Contratacin de Servicios
Dependencias de la
Direccin de Adm.
Emite solicitud
Requisicin
Direccin de
Departamento de
Administracin
Compras
Servicios
Administrativos
Autoriza la
Contacta al
solicitud
Proveedor
Departamento de
Servicios
Compras
Administrativos
Realiza la
compra
Realiza pago al
proveedor
seleccionado
Determina
disponibilidad
Normas especfcas
1. El gasto debe estar correctamente imputado
a
la
correspondiente
partida
del
presupuesto o a crditos adicionales.

2. Debe verificarse la disponibilidad presupuestara de los gastos.
3. Asimismo, deber garantizar que antes de
proceder
realizar
pagos,
los
responsables se aseguren del cumplimiento de

los requisitos siguientes:
Que se haya dado el cumplimiento a las
disposiciones
legales
reglamentarias
aplicables.
Que estn debidamente imputados a
crditos del presupuesto o a crditos

adicionales legalmente acordados.
Que exista disponibilidad presupuestaria

Que se realicen para cumplir
compromisos ciertos y debidamente
comprobados, salvo que correspondan a
pagos de anticipos a contratistas o
avances ordenados a funcionarios conforme
a las Leyes.
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
FECHA:
ELABORADO POR
APROBADO PO
DIRECCIN DE
ADMINISTRACIN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
CAP:
3
SEC:
3.3.5
VERSIN
0

Que correspondan a crditos efectivos de sus titulares

SECRETARI
A
1. Recibe Orden de
Compra del
Departamento de
Compras de Bienes
4. Recibe y verifica
los documentos.
5. Firma la Orden
de Compra, la
Solicitud de
Cheque y el
voucher
y Servicios.
del cheque.
2. Emite Solicitud de
Cheque y
voucher de cheque
6. Devuelve la
de acuerdo a las
documentacin a
especificaciones
la
de la Orden
de
Compra
travs
del
Sistema
SAVAD.
3. Entrega la
documentacin al
Administrador.
Administrado
r
Secretaria.
SECRETARIA
copia - Beneficiario
Gestiona las firmas de
7.
del voucher del
autorizacin
en
el
cheque.
cheque
del
Proveedor.
10. Archiva
toda
la
documentacin
Solicita
8.
que
al
Proveedor
firme
Solicitud
generada y recibida,
la
de
hasta que sea
Cheque
solicitada
y en el
Administrador
Comprobante del voucher.

Entrega el cheque al
Proveedor
el
/
Cargo Asignado para

ser
9.
por
registrado
contablemente
Sistema
el
CKF
(Contabilidad)
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
FECHA:
ELABORADO POR
APROBADO PO
DIRECCIN DE
ADMINISTRACIN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS

PROCEDIMIENTO : Censo de Pensionados y Jubilados
Servicios
Administrativos
Recursos
Humano
s
Emite
detalle
Realiza censo
Recibe
relacin
de las personas
de
a ser censadas
censadas
personas
Normas especfcas:
1. Antes de realizar el Censo deber solicitarse al
rea de Presupuesto el reporte Detalle
de Personal Jubilado, Incapacitado, Pensionado y
Activo a fin de determinar el registro
de las personas a ser censadas.
2.
Toda persona autorizada por los Jubilados y
Pensionados
debern
presentar
la
siguiente documentacin:
Carta de autorizacin
Fotocopia de la cedula de identidad del Jubilado / Pensionado
y del autorizado
Informe mdico
Poder de autorizacin para el censo
SEC:
3.3.6
VERSIN
0

Presupuesto
CAP:
3
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
FECHA:
ELABORADO POR
APROBADO PO
DIRECCIN DE
ADMINISTRACIN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS

PROCEDIMIENTO : Censo de Pensionados y Jubilados
JEFE DE SERVICIOS
AD
2. Registra en un
libro control los datos
IST
solicitados, coloca
la fecha del Censo
RAT
IVO
y le solicita a
S /
la
persona
CA
censada
RG
firme el libro.
O
ASI
GN
AD
O
1. Recibe a los Jubilados
y Empleados
y le solicita los
siguientes datos
Nombre y Apellido
Direccin de
Habitacin
Nmero
la
Cdula
Identidad
Fecha de la
jubilacin
de
de
SEC:
3.3.6
VERSIN
0
MIN
CAP:
3
que
3. Solicita
Detalle
de
Personal
5. Enva Oficio adjuntando relacin
de
Jubilado, Incapacitado y
Activo
al
rea
de
personas censadas y no censadas

al
Presupuesto.
rea Recursos Humanos.

4. Emite una relacin de las personas
6. Archiva la documentacin
generada.
censadas y no censadas.
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
FECHA:
ELABORADO POR
APROBADO PO
DIRECCIN DE
ADMINISTRACIN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
CAP:
3
SEC:
3.3.7
VERSIN
0

PROCEDIMIENTO : Envo de informacin de las conciliaciones bancarias a Contralora Interna

Servicios
C
o
n
t
a
b
i
l
i
d
a
d
Contralora
Administr
ativos
Interna
Emite
informacin de
la Conciliacin
Verifica
informacin
emitida
R
e
a
l
i
z
a
c
o
n
c
i
l
i
a
c
i
Normas
especfcas:
1. Mensualmente debe remitirse a Contralora a
travs
del
formatos A
correo
electrnico
Conciliaciones
los
Bancarias y B
Situacin de las partidas por Antigedad.
2. Para elaborar los formatos A Conciliaciones

Bancarias y B Situacin de las partidas
por Antigedad debe tomarse en cuenta los
movimientos generados bancarios, entre
las mas importantes podemos mencionar:
Depsitos no registrados
Cheques en transito
Notas de Dbito y crdito bancarias
Cheques anulados con la correspondiente copia de los mismos
Diferencias presentadas por error, bien sea
por
parte
del
rea
contable
por
el
banco
Cualquier otra informacin o documentacin
necesaria
que
soporte
las
partidas
pendientes de conciliacin
3. Las conciliaciones bancarias, los formatos A y B
deben estar debidamente sellados y
firmados por el Decano, Administrador y/o
Contador y ser remitidos a la Direccin de
Planificacin y Presupuesto mediante Oficio y en
diskette impresos.
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
FECHA:
ELABORADO POR
APROBADO PO
DIRECCIN DE
ADMINISTRACIN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
CAP:
3
SEC:
3.3.7
VERSIN
0

PROCEDIMIENTO : Envo de informacin de las conciliaciones bancarias a Contralora Interna
no
Registrados,
Descripcin
Notas
de
del
Dbito
procedimient
Notas
de
o:
Crdito
no
contabilizados
ADMINISTRAD
OR
1.
Ubica
en
Departamento
el
de
Contabilidad
los
de los bancos y el
libro diario de los
movimientos
libros
de
contra
banco.
3.
Identifca
Conciliacione
Bancarias
y
B
de
2. Verifca y compara
los
formatos
Situacin
bancarios.
informacin
los
estados de cuentas
la
4. Elabora
las
partidas
por
Antigedad
de acuerdo a
los datos
recopilados
los
anteriormente
cheques en trnsito,
Depsitos
no
Registrados / Cheques
y
las
registrando
partidas
pendientes
por
ajustar segn libros.
6. Guarda los formatos

A
en
un
diskette.
5. Imprime los formatos

A y B.
7. Elabora Oficio a fin

de
remitir
los
formatos y el diskette
a la Contralora
Interna
Solicita
8.
firma
autgrafa al Director de
Administracin en el
Oficio.
Remite
9.
Contralora
Oficio
Interna
y
la
el
los
formatos A y B a
travs del Mensajero
10. Archiva los acuse de
recibo
en
una
carpeta.
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
FECHA:
ELABORADO POR
APROBADO PO
DIRECCIN DE
ADMINISTRACIN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS

PROCEDIMIENTO : Retenciones IVA por los Proveedores
del
procedimient
de
depsitos
los
efectuados
ADMINISTRA
por retencin
DOR
IVA
1. Recibe de las
Dependencias y
Facultades de la
Universidad un
de
Oficio anexando lo
siguiente:
Facultad
SENIAT
Original del Depsito
Diskett
con
archivos
cada
Dependencia y
Impresin de la
validacin del
contentivo
los
proveedores
Impresin del Libro

de compras
los
3. Ubica el diskett de
cada una de las
Dependencias y
Facultades a fin de
agrupar en un
solo
archivo
toda
la
informacin
de
los
Libros
de
en formato de
Compras
de
Excel y TXT
todas
las
de
Libro
Compras
reas
2. Registra en la
Relacin de las
SEC:
3.3.8
VERSIN
0
Dependencias y
Facultades el
monto
Descripcin
CAP:
3
de
Universidad.
la
4. Verifca que el monto total de los
identifica la(s) lnea(s) de rechazo y
depsitos retenidos corresponda con
realiza
lo indicado en el archivo
correctivos
Libro
necesarios
de Compras de
los
todas las reas de la
procede
Universidad.
nuevamente
y
realizar
la
validacin en el portal
5. Convierte el archivo de Libro de
compras General en una archivo TXT
6. Ingresa al portal de la Web del
SENIAT a fin de realizar la validacin
de
la
Web
del
SENIAT.
8. Imprime la validacin
generada
como soporte.
del archivo de Libro de

Compras General.
9. Elige la opcin Cancelacin - Por

7. En caso que tenga rechazos
Recibo de Pago del portal de la web.
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
FECHA:
ELABORADO POR
APROBADO PO
DIRECCIN DE
ADMINISTRACIN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS

PROCEDIMIENTO : Retenciones IVA por los Proveedores
10. Imprime la Planilla de pago para

enterar
ef
ec
tu
ad
a
po
r
ag
en
te
s
de
R
et
en
ci
n
Fo
rm
a
99
03
5
Retenciones
del
IVA
CAP:
3
SEC:
3.3.8
VERSIN
0
11.
Emit
e
Oficio
para
Tesor
era a
fin de
que
se
elabor
e el
chequ
e de
geren
cia
corre
spon
dient
e al
pago
de
la
Tesor
era
Gener
al.
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
FECHA:
ELABORADO POR
APROBADO PO
DIRECCIN DE
ADMINISTRACIN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS

Solicita
efectivo de
Direccin
Administracin
Finanzas
i
d
a
d
e
s
d
e
l
a
D
i
r
e
c
c
i
Entrega
Nor efectivo
mas
espe
cfc
as
SEC:
3.3.9
VERSIN
0

U
CAP:
3
Servicios
l
i
z
a
Administrativos
R
e
a
p
o
s
i
c
i
R
e
1. La reposicin del Fondo Fijo de Caja Chica deber solicitarse a

travs de la cuenta
respectiva
(Gastos
de
Funcionamiento
y/o
Ingresos Propios) al final de cada mes o cuando

se haya consumido un 75% del mismo.
2. Aquellas facturas y/o comprobantes de pago que
presenten borrones, tachaduras o
enmendaduras, no se podrn incluir como soporte
de gasto al momento de solicitar la
reposicin del Fondo Fijo de la Caja Chica
3.
Los desembolsos por pagos o compras de la
Caja
Chica
sern
por
los
siguientes
conceptos:
Pasajes por traslado urbano al personal de la Direccin.
Comidas y bebidas por actividades especiales
realizadas
por
el
personal
dentro
de
las instalaciones de la Direccin
Comidas y bebidas a personas externas por
eventos
reuniones
efectuadas
en
la
Direccin.
Fotocopias o encuadernacin de documentacin
Libros, Leyes o cualquier documentacin requerida por la
Direccin
3. Los reintegros por reposicin de la Caja Chica
debern
estar
autorizados
por
las
firmas autorizadas por el Consejo Universitario
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
FECHA:
ELABORADO POR
APROBADO PO
DIRECCIN DE
ADMINISTRACIN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS

Descripcin del procedimiento:

SECRETARIA / CARGO
ASIGNADO
1. Recibe de la
Secretaria de la
Direccin de
Administracin
Finanzas
Responsable de la
Caja
Chica la relacin
Caja Chica de la
(original
de
la
Direccin
(original
copia)
devuelve
copia
la
Comprobante de
Pago Caja Chica,
formulario
Comprobante
de
Pago
por Caja Chica, las
facturas, recibos
oficios
relacin Caja
3. Verifca que se
anexe todos los
copia),
de Servicios
Administrativos en
la
Secretaria.
Direccin
que
soportan las salidas

de
las facturas y
recibos
de
acuerdo
al
auxiliar
de
fondos
Caja
Chica
de
la
Direccin.
la caja chica.
2. Coloca el sello de
recepcin del rea
SEC:
3.3.9
VERSIN
0
Chica
CAP:
3
4. Elabora el
formulario Solicitud
de
Cheque y voucher de
cheque de
acuerdo
la
reposicin de la
caja chica.
5. Anexa a la Solicitud
de Cheque y
voucher de cheque el
auxiliar de
fondos Caja Chica

de la Direccin los
formularios
C
omprobante
Pago
de
por
Caja
Chica, las facturas,

recibos y oficios que
soportan
las salidas
de la caja chica.
6. Gestiona las firmas de
aprobacin
de la Solicitud de Cheque y el
voucher
ante
el
Director
de
la
Direccin
Administracin
de
y
Finanzas.
7. Recibe la Solicitud de Cheque y el
voucher de la Secretaria de la
Direccin
Administracin
de
y
Finanzas.
8. Ubica las facturas o recibos que
soportan la operacin y escribe en
el
espacio del sello de
reembolso el numero
del
fecha
cheque,
la
de emisin y
su firma autgrafa.
9. Solicita
la
Secretara
Solicitud de Cheque
Responsable de la Caja
como acuse de recibo
Chica
del cheque.
que
firme
la
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
FECHA:
ELABORADO POR
APROBADO PO
DIRECCIN DE
ADMINISTRACIN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS

Entrega
10.
cheque
Secretara
el
voucher
la
los
soportes
de
Caja Chica
la
caja
chica.
Entrega
la
Solicitud de Cheque,
14.
el
Entrega
voucher
los
soportes de la caja
el
Comproban
chica al Administrador.
te
los
anexos
Registra
12.
el
comprobante contable
al Contador
Jefe
C
a
travs
del
sistema
CKF
N
T
(Contabilidad).
A
Imprime
13.
el
Contable
se
anexa
lo
D
O
Comprobante
SEC:
3.3.9
VERSIN
0
Responsable de la
11.
CAP:
3
R
la
Solicitud de Cheque,
el
E
F
E I
Documentacin
/
CA
Contable-
(Departamento
Contabilidad).
O
AS
IG
N
A
D
O
15. Recibe,
revisa
y coloca su firma
autgrafa
el
en
Comprobante
Contable
devuelve
lo
al
Administrador
Recibe
16.
Comprobante
anexos
del
Contador Jefe y
se los entrega al
Asistente
de
Archivo I para su
archivo
(Procedimiento:
Archivo
de
de
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
FECHA:
ELABORADO POR
APROBADO PO
DIRECCIN DE
ADMINISTRACIN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS

FORMULARIO: Solicitud de Cheque
CAP:
3
SEC:
3.4.1
VERSIN
0
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
FECHA:
ELABORADO POR
APROBADO PO
DIRECCIN DE
ADMINISTRACIN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS

FORMULARIO: Solicitud de Cheque
CDIGO: Sin cdigo

OBJETIVO: Realizar la solicitud de cheque cancelar
algn servicio o bien autorizado por la Direccin de
PREPARACIN
Original: Proveedor - Beneficiario
Duplicado: Archivo del Departamento
1. DIA: Da, mes y ao en la cual se elabora el formulario.
2.
FACULTAD O DEPENDENCIA Nmero
correlativo de los Oficios del Departamento
de Servicios Administrativos
3. ESCUELA O DEPARTAMENTO: Nombre del Proveedor a realizar
la solicitud
5. NOMBRE O RAZON
del
Departamento
Administrativos.
SOCIAL: Telfonos
de
Servicios
6. CODIGO PROVEEDOR: Nmero de pginas a remitir

7. CONCEPTO: Describa el motivo de la solicitud del cheque.
SEC:
3.4.1
VERSIN
0
4. DIVISIN O SECCION: Coloque Universidad Central de

Venezuela
CAP:
3
8. CONTROL DE PRESUPUESTO: Cdigo de la

Unidad
Ejecutora,
Programa,
Fondo,
Cuenta de Gasto y monto del movimiento
9. FIRMAS AUTORIZADAS: Nombre y firmas de
quien
elabora
el
formulario
y
del
Director de Administracin y Finanzas.
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
FECHA:
ELABORADO POR
APROBADO PO
DIRECCIN DE
ADMINISTRACIN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS

FORMULARIO: Voucher de Cheque
CAP:
3
SEC:
3.4.2
VERSIN
0
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
FECHA:
ELABORADO POR
APROBADO PO
DIRECCIN DE
ADMINISTRACIN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS

FORMULARIO: Voucher de Cheque

CDIGO: Sin cdigo
OBJETIVO: Emitir cheques para efectuar pagos
a Proveedores o cualquier otro Beneficiario que
sea autorizado por la Direccin de Administracin y
Finanzas.
PREPARACIN
Original: Archivo del Departamento
Du
pli
ca
do
:
Ar
chi
vo
del
De
par
ta
me
nto
Tri
pli
CAP:
3
SEC:
3.4.2
VERSIN
0
ca
do
:
Pr
ov
ee
dor
Be
nef
ici
ari
o

Datos Propios del Cheque
1. NOMBRE O RAZON SOCIAL: Nombre o Razn Social del
Beneficiario del pago
2. MONTO: En letras y en nmeros del monto del cheque
3. FECHA: Da, mes y ao
de fecha de elaboracin del
cheque Datos Propios del
Comprobante de Egreso
4. COMPROBANTE
correlativo asignado
el Sistema SAVAD
DE EGRESO: Nmero
automticamente por
5. CUENTA: Cdigo de la Unidad Ejecutora,

Programa, Fondo y Cuenta de Gasto
asignada al movimiento
6. CONCEPTO: Descripcin o motivo de la generacin del cheque
7. VALOR: Monto del cheque
8. CHEQUE N: Nmero del Cheque
9. BANCO: Nombre del Banco donde se encuentran los fondos
10. FIRMAS AUTORIZADAS: Nombre y firmas de

quien
elabora
el
formulario
y
del
Director de Administracin y Finanzas.
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
FECHA:
ELABORADO POR
APROBADO PO
DIRECCIN DE
ADMINISTRACIN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS

FORMULARIO: Formato A Conciliaciones Bancarias
CAP:
3
VERSIN
0
ASUNTO: Anexo
SEC:
3.5.1
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
FECHA:
ELABORADO POR
APROBADO PO
DIRECCIN DE
ADMINISTRACIN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
CAP:
3
VERSIN
0

ASUNTO: Anexo
FORMULARIO: Formato B Situacin de las Partidas por Antigedad
SEC:
3.5.2
0
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
FECHA:
ELABORADO POR
APROBADO PO
DEPAR
TAME
NTO
DE
BIENE
S
MUEB
LES
DIRECCIN DE
ADMINISTRACIN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
UNIDAD: Departamento de Bienes Muebles

PROCEDIMIENTO :
1. Los bienes muebles adquiridos por la universidad

parte
de
su
patrimonio
la
administracin de los mismos es de su nica

competencia.
2.
Los bienes propiedad de la universidad y
aquellos
que
posean
la
SEC:
4.1.
VERSIN
0
Normas generales
forman
CAP:
4
condicin
de
custodia slo debern ser utilizados para el

desarrollo de sus actividades.
3. La adquisicin, administracin, custodia,

enajenacin y dems operaciones estarn
sujetas a la normativa interna de la universidad y
las disposiciones establecidas en
esta materia.
4. La valuacin de los bienes propiedad de la

universidad se har en base a su costo,
estando sujeto a depreciacin o amortizacin para
aquellos bienes que de acuerdo a
sus caractersticas as lo determinen.
5. Todo responsable de la tenencia, uso o custodia

de los bienes de la universidad
deber adoptar las medidas que correspondan
para facilitar su correcto registro y

control. A tal fin estn obligados a informar
cualquier hecho que implique modificacin
de la situacin de los bienes que se le han
asignado y no podrn adquirir, transferir,
desincorporar tales bienes, por ningn titulo, sin
sujecin a las disposiciones legales y
procedimientos establecidos en el presente
manual.
6. El Departamento de Bienes Muebles mantendr

un inventario continuo de los bienes
adscritos a cada Facultad o Dependencia, con
el fin de ejercer los controles
necesarios y enviar semestralmente a cada
Facultad o Dependencia un listado
actualizado de su inventario.
7. Todas las Facultades o Dependencias debern

verificar
el
muebles
inventario
fsico
al
de
finalizar
cada
bienes
semestre
acadmico con el listado que enva al

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FECHA:
Archivo: 3 MANUAL DEPARTAMENTO DE BIENES MUEBLES
ELABORADO POR
APROBADO PO
DIRECCIN DE
ADMINISTRACIN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS

PROCEDIMIENTO :
devolverse en un plazo no mayor de diez (10) das

hbiles a su recepcin, en el caso de tener
Esta
verificacin
deber
contemplar como mnimo los siguientes puntos:

-
Si los bienes muebles realmente existen
- Si estn debidamente asignados a los responsables de

su administracin y
custodia, si estn realmente asignados a los
programas
/ proyectos
impuestos, adems de identificar si la ubicacin fsica
del bien es la
registrada.
-
Si el bien est siendo utilizado eficientemente
Si el estado de mantenimiento es el adecuado
- Si los bienes estn siendo utilizados por responsables

patrimoniales de uso
para los fines previstos.
- Si cumplen con todas las normas de administracin y
registro de bienes.
8. Cuando los responsables patrimoniales primario o

responsables patrimoniales de uso
dejen de pertenecer por cualquier causa a la
unidad, debern entregar el inventario de
los bienes que estaban bajo su custodia y
SEC:
4.1.
VERSIN
0
Departamento de Bienes Muebles, el cual deber
observaciones.
CAP:
4
responsabilidad a travs del Acta levantada

al efecto.
9. La omisin, retardo, negligencia o imprudencia en

adoptar medidas necesarias para
salvaguardar los bienes, dar lugar a la apertura
de la averiguacin administrativa
correspondiente para establecer las
responsabilidades del caso.
10. El Departamento de Bienes Muebles, proceder a

realizar
la
debida
identificacin
de
los bienes una vez que stos lleguen a las

instalaciones de la Universidad.
11. Ningn funcionario ser liberado de la

responsabilidad que le pueda corresponder por
sus actos, hechos u omisiones que sean contrarios
a una disposicin contemplada en
la presente normativa o en el ordenamiento jurdico
vigente relacionado con la materia
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
FECHA:
ELABORADO POR
APROBADO PO
DIRECCIN DE
ADMINISTRACIN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS

PROCEDIMIENTO :
12. Los bienes muebles sern registrados por el

costo de adquisicin, produccin,
intercambio, o al precio determinado por comisin
de peritos valuadores, segn sea el
caso.
13. Para el costo de un bien mueble que se

produzca en la Universidad sern
considerados todos los desembolsos normales y
necesarios hasta que el bien est
totalmente terminado y listo bien sea para ser
vendido o para ser usado en las
operaciones de la Universidad.
14. Un bien mueble ser considerado producto en

proceso hasta tanto no se haya
culminado su fabricacin y su costo comprender
todos los desembolsos normales y
necesarios para la produccin del mismo.
15. El control integral de los bienes adscritos

a cada Unidad Administradora
Desconcentrada deber llevarse en forma
centralizada en El Departamento de Bienes
Muebles.
CAP:
4
SEC:
4.1.
VERSIN
0
16. Los bienes muebles deben clasificarse de

acuerdo
las
instrucciones
modelos
de
contabilidad fiscal de bienes nacionales aplicable a

las Universidades.
17. Queda terminantemente prohibido:

- Movilizar equipo de una Dependencia de trabajo a otra
sin cumplir con el
procedimiento de traslado de bienes establecido.
Entregar bienes sin la debida codificacin
realizada
por
la
Unidad
Administradora
competente.
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
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ELABORADO POR
APROBADO PO
DIRECCIN DE
ADMINISTRACIN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS

PROCEDIMIENTO :
Gaceta
Ley Orgnica de la
Ofcial
Administracin
37.978
Pblica Gaceta Ofcial
fecha 13 de
Nro. 37305 de fecha
julio
17 de Octubre de 2001.
2004.
Las
disposiciones
esta
Ley
TITULO VI. Del

Sistema de Control
Interno
objeto
de
tienen
por
establecer
los
principios y bases que

rigen la organizacin y
funcionamiento
de
Administracin
Pblica;
los
principios
lineamientos
de
organizacin
Nro.
de
de
TITULO IX. De las

responsabilidades
la
y
la
Ley
Orgnica
que regula la
enajenacin
de Bienes del
funcionamiento
de
la
Sector Pblico
Administracin
Pblica
no afectos a
Nacional
de
la
las
Industrias
Administracin
Bsicas
descentralizada
Gaceta Ofcial
funcionalmente.
Nro. 3951 de
fecha
Ley Orgnica de la
Administracin
Financiera del Sector
VERSIN
0
ASUNTO: Base Legal
Pblico,
Base Legal
CAP:
4
07
de
Enero de 1987
SEC:
4.2.
Esta
Ley
regula
todo
lo
a
enajenacin
de
bienes
de
relativo
de
los
Autnomos,
II
De
las
de
la
la
atribuciones
propiedad
Procuradura General de la
la
Repblica
TITULO
Repblica.
Institutos
CAPITULO
de
Trata
la
las empresas del estado, y de las
materia de derechos, bienes
dems
personas,
que
tengan
una
intereses
patrimoniales
de la Repblica.
participacin
superior
al
(50%)
cincuenta
por
ciento
del
Art.
9.
competencia
capital social.
Consagra
de
la
la
Procuradura General de la
Repblica,
Ley Orgnica de la Procuradura
entre
otros
General de la Repblica Gaceta

Ofcial Nro. 5554 de fecha 13 de
Noviembre de 2001.
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
FECHA:
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DIRECCIN DE
ADMINISTRACIN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS

PROCEDIMIENTO :
Ley
Orgnic
a de la
Contral
ora
General
de
la
Repbli
ca y del
Sistema
Naciona
l
de
Control
Fiscal,
Gaceta
Ofcial
Nro.
37347
de
fecha
17
de
Diciemb
re
2001.
de
CAP:
4
VERSIN
0
ASUNTO: Base Legal
SEC:
4.2.
Art.
Referent
e
quienes
sern
sujetos a
las
disposici
ones de
la
presente
Ley y al
control,
vigilancia
y
fiscalizac
in
de
la
Contralor
a
General
de
la
Repblic
a.
TITULO
II . Del
Sistema
Nacional
de
control
Fiscal.
Capitulo I. Artculos 23,24,25 y 26.
Capitulo II. Del Control Interno

Capitulo IV. De las Cuentas.
Capitulo V. Del Control de Gestin.
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PAGINA DE:
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Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS

PROCEDIMIENTO : Incorporacin de Bienes Muebles
Objetivo:
generada o producida, cuando un bien mueble pasa a

formar parte del patrimonio de la UCV.
Registra
los
Dpto. de Bienes
Muebles
Procesa
informacin en el
adquirido
sistema de Bienes
Normas que regulan el procedimiento

1. Se entender como incorporacin de un bien mueble en los
siguientes casos:
Inventario Inicial
Compras
Produccin de nuevos elementos
Por reconstruccin y mejoras de equipos
Ingresos por donaciones externas
Por convenio
De Semovientes
2. En caso de bienes donados que no posean factura

original donde se indique el precio de
adquisicin, se requerir los servicios de un perito a fin
de determinar el precio mediante
avalo de bienes.
la
datos del bien
SEC:
4.3.1
VERSIN
0
Tiene como finalidad procesar la informacin
Facultades y
Dependencias
CAP:
4
3.
Todo bien mueble deber colocrsele una calcomana
que
identifique
el
bien
en
el
inventario
de bienes de la Universidad, dicha etiqueta se le asignar

la siguiente codificacin:
XX - XXXXX
Nmero correlativo
Unidad Ejecutora
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
FECHA:
ELABORADO POR
APROBADO PO
DIRECCIN DE
ADMINISTRACIN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS

PROCEDIMIENTO : Incorporacin de Bienes Muebles
del
Procedimien
to
4. Introduce el
diskette en el
computador y
SECRETARIA
1. Recibe
Facultades
de
o
las
procesa la
informacin de
los bienes
Dependencias lo siguiente:
adquiridos
- Solicitud de Orden de
Compra
- Diskette contentivo
con los registros
de
travs
del Sistema
de los bienes
Informacin
Factura de compra
de
Voucher de cheque
(Ver manual
Bienes
de
2. Entrega los soportes
Usuario del
recibidos al
Sistema de
Registrador de Bienes
Muebles
REGISTR
ADOR DE
BIENES
MUEBLES
3. Comprueba que se han
cumplido con
SEC:
4.3.1
VERSIN
0
todos los
trmites
establecidos.
Descripcin
CAP:
4
Informacin
de
Bienes
Elaborado
por
la
Oficina de
identificadora.
Programacin de Sistemas del

22-11-
8. Prepara Acta de
Comprobacin y
2002).
5. Ubica
una
etiqueta
identificadora
(calcomana) y le asigna un nmero de
solicita firma al responsable del

bien en
la Facultad o Dependencia.
inventario al bien.
6. Verifca la situacin fsica del bien
incorporado
en
la
Facultad
Dependencia.
7. Coloca
9. Archiva toda la documentacin

en la
carpeta de la Facultad o
Dependencia
correspondiente.
al
bien
calcomana
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
FECHA:
ELABORADO POR
APROBADO PO
DIRECCIN DE
ADMINISTRACIN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS

PROCEDIMIENTO : Desincorporacin de Bienes Muebles
Objetivo:
Tienen
como
finalidad
procesar
la
incorporado al patrimonio de la UCV.
Registra
los
Dpto. de Bienes
Muebles
Procesa
la
datos del bien
informacin en el
adquirido
sistema de Bienes

1. Se entender como desincorporacin de un bien mueble en los
siguientes casos
-
Deterioro (Inservible)
Destruccin accidental
Ventas
Donacin o cesin legal a un organismo externo de la UCV
Perdida (Extravo o hurto)
Permuta con un organismo externo de la UCV
2. Cuando una unidad vaya a desincorporar un bien,

deber en primer termino, notificar
a su Direccin, Decanato o Administracin
respectiva; as como tambin notificar de
dicha desincorporacin al Departamento de Bienes
Muebles.
SEC:
4.3.2
VERSIN
0
informacin que se produce al retirar un bien que est
Facultades y
Dependencias
CAP:
4
3.
El Oficio de desincorporacin del Bien deber
especificar
los
motivos
por
los
cuales
se
realiza esta solicitud.

4. Toda desincorporacin se har por el valor segn
libros
(costo
mejoras
de
adiciones
adquisicin
menos
la
ms
depreciacin
acumulada).
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
FECHA:
ELABORADO POR
APROBADO PO
DIRECCIN DE
ADMINISTRACIN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS

5.
Toda
desincorporacin
inservibilidad
debe
ser
por
deterioro
soportada
por
un
6. Deber realizarse la denuncia ante las autoridades

policiales para la desincorporacin
de bienes muebles por robo o extravo.
Adicionalmente por parte del responsable de
la unidad donde se origin el siniestro, debe
elaborar un informe detallado con el
apoyo del personal de vigilancia de la Institucin,
donde se indicar: lugar, fecha, hora
de ocurrido el acto, circunstancia, modus
operandi, causas del siniestro y monto del
bien.
7. Para hacer el tramite de reposicin del bien,
la
empresa
de
seguro
debe
anexarse los siguientes documentos.

- Constancia de denuncia ante el cuerpo de Investigaciones
Criminalista y Penales.
-
Factura de Compra de los bienes reclamados.
Listado de Inventario detallado del bien asegurado.
Informe del siniestro.
En caso de vehculo siniestrado sealar

-
Modelo
SEC:
4.3.2
VERSIN
0
informe tcnico.
ante
CAP:
4
Placa
- Fecha de adquisicin
adems debe anexarse,
(documentacin del mismo)
experticia realizada por la Direccin de Transporte Terrestre

donde se seala el
tipo de accidente.
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
FECHA:
ELABORADO POR
APROBADO PO
DIRECCIN DE
ADMINISTRACIN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS

Descripcin
4.
del
Verifca
Procedimie
los datos
nto
relativos
al bien a
A
Recibe
de
la
desincorp
orar
Facultad
Dependencia
desincorporacin
2. Entrega el Oficio
Registrador
de
Bienes Muebles.
REGISTRADOR DE BIENES
MUEBLES
3. Comprueba que se han
cumplido los
trmites
establecidos
realizar
para
la
desincorporacin del
bien.
Facultad
o
del Bien.
al
en
la
Oficio de solicitud de
SEC:
4.3.2
VERSIN
0
SECRETARI
1.
CAP:
4
Dependencia
que realiza la
solicitud.
5. Prepara Acta de Desincorporacin y
Sistemas
22-11-
2002).
solicita firma al responsable del bien

en la Facultad o Dependencia y al
Jefe del Departamento de Bienes
7. Archiva
Muebles.
documentos
todos
los
recibidos y emitidos
6. Actualiza
el
estatus
en la carpeta
Desincorporado en el Sistema de
respectiva.
Informacin de Bienes (Ver manual

de
Usuario
del
Sistema
de
Informacin de Bienes - Elaborado

por la Oficina de Programacin de
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
FECHA:
ELABORADO POR
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DIRECCIN DE
ADMINISTRACIN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS

PROCEDIMIENTO : Transferencias de Bienes Muebles
Objetivo:
Tiene
como
finalidad
procesar
la
es transferido, permutado o cedido de una unidad

ejecutora a otra. Para ser usado por la nueva
unidad o para ser mantenido en custodia por esta.
Este tipo de movimiento no produce variacin en el
patrimonio universitario, aun cuando afecta el
patrimonio a nivel de Facultades o Dependencias.
1. Se entender como una transferencia, cada uno de los siguientes
casos:
- Transferencia de una unidad a otra sin que implique pago
alguno
-
Compra de una unidad a otra.
Traslado al depsito de bienes para su custodia.
- Traslado del depsito de bienes a cualquier Facultad o

Dependencia.
Cuando cualquier unidad ejecutora de una
Facultad
dependencia
va
transferir
vender a otra unidad un bien, deber informar al

Departamento de bienes muebles.
3. Cuando se requiera transferir un bien
proveniente de la misma Facultad o
SEC:
4.3.3
VERSIN
0
informacin que se produce cuando un bien mueble
2.
CAP:
4
Dependencia la unidad ejecutora debe enviar una

comunicacin escrita a la Direccin
de Administracin y al Departamento de Muebles
Bienes justificando la solicitud o el
movimiento.
4. Se deber reetiquetar o marcar los bienes slo
cuando
son
transferidos
de
una
Facultad a otra o entre Dependencias Centrales.
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
FECHA:
ELABORADO POR
APROBADO PO
DIRECCIN DE
ADMINISTRACIN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS

PROCEDIMIENTO : Transferencia de Bienes Muebles
proceso
Procedimient
de
desincorporaci
n
SECRETARIA
1. Recibe
de la
Facultad
o
Dependencia
los
documentos
que
avalan
la
transferencia
del
actualizacin
del registro de
inventario.
4. Verifca en sitio
el bien a ser
transferido.
bien.
REGISTRADOR DE
BIENES MUEBLES
2. Comprueba que se
han cumplido los
5. Prepara Acta de
Comprobacin y
solicita firma al
responsable del
bien
trmites establecidos
para realizar la
en
la
Facultad
desincorporacin del
bien.
Dependencia
3. Coordina con el
responsable de la
Unidad que transfiere
el bien, lo
referido
al
SEC:
4.3.3
VERSIN
0
Descripcin
del
CAP:
4
y al Jefe
del
Departamento
de
Bienes
Muebles.
6. Actualiza status
del bien a ser
transferido en
Sistema de
el
Informacin de Bienes
(Ver manual
de
Usuario
del
Sistema
de
Informacin
de
Bienes - Elaborado
por
la
Oficina
de
Programacin
Sistemas
de
22-11-
2002).
7. Ubica una etiqueta
identificadora
(calcomana) y le asigna un nmero
de inventario al bien,
en caso que el bien
sea transferido a otra
Facultad
Dependencia.
8. Verifca la situacin fsica del
bien
transferido en la Facultad
Dependencia.
9. Coloca al
calcomana
bien
identificadora.
10. Prepara
Acta
Comprobacin
solicita
de
y
firma
al
responsable del bien

en
la
Facultad
Dependencia
o
al
Jefe
del
11.
Departamento
de Bienes Muebles.
Archiva
toda
la
documentacin en la
carpeta
Facultad
de
la
Dependencia correspondiente.
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
FECHA:
ELABORADO POR
APROBADO PO
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
FECHA:
ELABORADO POR
APROBADO PO
DEPAR
TAME
NTO
DE
BIENE
S
INMUE
BLES
DIRECCIN DE
ADMINISTRACIN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
UNIDAD: Departamento de Bienes Inmuebles

PROCEDIMIENTO :
Los bienes inmuebles adquiridos por la
Universidad forman parte de su patrimonio

y la administracin de los mismos es de su
nica competencia.
2.
Los bienes propiedad de la universidad y
aquellos
que
posean
condicin
de
custodia slo debern ser utilizados para el

desarrollo de sus actividades.
3.
por
Los bienes inmuebles debern registrarse

el
valor
original
de
adquisicin,
produccin, construccin o intercambio.

4. La adquisicin, administracin, custodia,
enajenacin y dems operaciones
estarn sujetas a la normativa interna de la
universidad y a las disposiciones
establecidas en la materia.
5. Sern considerados como responsables
patrimoniales de uso de los bienes
inmuebles las unidades que tienen asignados
bienes para el uso en la ejecucin
de las actividades propias de su cargo.
SEC:
5.1.
VERSIN
0
NORMAS GENERALES
1.
CAP:
5
6. Los responsables patrimoniales de uso velarn

por
la
custodia
el
mantenimiento
de los bienes a su cargo.

7. Todo responsable de la tenencia, uso o
custodia de los bienes de la Universidad
deber adoptar las medidas que correspondan
para facilitar su correcto registro y
control. A tal fin, estn obligados a
informar cualquier hecho que implique
modificacin de la situacin de los bienes
que se le han asignado y no podrn
adquirir, transferir ni desincorporar tales bienes,
por ningn ttulo, sin sujecin a las
disposiciones legales y procedimientos
establecidos en el presente manual.
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
FECHA:
Archivo: 4 MANUAL DEPARTAMENTO DE BIENES INMUEBLES
ELABORADO POR
APROBADO PO
DIRECCIN DE
ADMINISTRACIN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS

PROCEDIMIENTO :
8.
llevarse
de
forma
centralizada
en el Departamento de Bienes Inmuebles.

9. El Departamento de Bienes Inmuebles
mantendr un inventario continuo de los
bienes adscritos, con el fin de ejercer
controles necesarios y enviar
peridicamente un listado actualizado del
inventario a la Direccin de
10. La omisin, retardo, negligencia o
imprudencia en adoptar medidas necesarias
para salvaguardar los bienes, dar lugar a
la apertura de la averiguacin
administrativa correspondiente, para establecer
las responsabilidades del caso.
11.
El
Departamento
de
Bienes
SEC:
5.1.
VERSIN
0
El control integral de los bienes inmuebles
debern
CAP:
5
Inmuebles
proceder a realizar la debida identificacin

de los bienes una vez adquiridos por la
Universidad.
12. Ningn funcionario ser liberado de
responsabilidad que le pueda corresponder
por sus actos, hechos u omisiones que
sean contrarios a una disposicin

contemplada en la presente normativa o en
el ordenamiento jurdico vigente
relacionado con la materia.
13. El Departamento de Bienes Inmuebles deber
remitir anualmente al Departamento
de Contabilidad el Inventario de bienes
inmuebles con ajustes de precios de
Mercado para que esta informacin sea
reflejada como nota en los estados
financieros.
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
FECHA:
ELABORADO POR
APROBADO PO
DIRECCIN DE
ADMINISTRACIN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS

PROCEDIMIENTO :
Ley
orgnica
de
la
Nacional
de
Control Fiscal.
Contralora General
de la Republica y del
Sistema
de
Nacional
Control
Gaceta
Nro.
37347 de fecha 17 de
diciembre de 2001
Art.
Capitulo II. Del

Control Interno.
Fiscal
Oficial
Referente
Capitulo IV. De las

Cuentas.
Capitulo V. Del
Control de Gestin.
quienes sern sujetos
Capitulo
a las disposiciones de
Otras
la presente Ley y al
Disposiciones
control,
Control
vigilancia
fiscalizacin
de
y
la
Contralora General de
la Repblica.
TITULO
II.
Del
Sistema Nacional de
Control Fiscal.
Capitulo
I. De las
Disposiciones
Generales
del
VERSIN
0
ASUNTO: Base Legal
Sistema
BASE LEGAL
CAP:
5
VI.
de
SEC:
5.2.
TITULO
III.
De
Art.
las
12.
De
la
Potestades de Investigacin
personalidad Jurdica y
de las responsabilidades y de
Patrimonio
las sanciones.
Universidades.
Art.
Capitulo II y Capitulo III
de
13.
Del
Ley Orgnica que regula la
presupuesto
Enajenacin
Universidades
de Bienes del Sector Pblico
Nacionales.
no
a
las
de
las
afectos
las
Industrias
Gaceta
Art. 14. De los bienes
Bsicas.
Oficial
rentas
de
Nro. 3951 de fecha 07 de
Universidades
enero de 1987.
estarn
las
que
no
sometidos
al rgimen de los bienes

Ley de Universidades Gaceta
nacionales
Oficial
1429
establece
fecha 08
Hacienda
Nro.
extraordinaria
de
de septiembre de 1970.
Nacional.
y
Art.
09.
autonoma
De
la
de
las
que
la
Ley
de
Pblica
Sus ingresos
egresos
no
considerarn
se
como
rentas o gastos
Universidades.
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
FECHA:
ELABORADO POR
APROBADO PO
DIRECCIN DE
ADMINISTRACIN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS

PROCEDIMIENTO :
pblicos,
ni
patrimonio, de las
al
prerrogativas que
Rgimen
del
el Fisco Nacional
Presupuesto Nacional y
acuerda
su
Ley
fiscalizacin
se
har
por los funcionarios

que
designe
de
en
la
Orgnica
la Hacienda
Pblica Nacional.
el
Consejo Nacional de
Art. 20. De las
Universidades,
en
atribuciones
lo
Consejo Nacional
acatamiento
de
dispuesto
en
el
del
de Universidades.
numeral 9 del articulo

20
Art. 26.
de la presente Ley, y
atribuciones
por
Consejo
la
Contralora
General
de
la
De las
Universitario
el
de
Repblica conforme a
las Universidades
lo
para
establecido
en
Constitucin
la
las
leyes.
Art.
15.
Las
autorizar
la
adquisicin,
enajenacin
gravamen
de
bienes
en
la
Universidades
celebracin
Nacionales gozarn en
contratos y a la
cuanto
su
VERSIN
0
ASUNTO: Base Legal
estarn
sometidos
CAP:
5
de
SEC:
5.2.
aceptacin
herencias,
de
legados
previa
o donaciones,
consulta con el
Consejo de Fomento.
Ley contra la corrupcin
Gaceta Oficial Nro. 5637
extraordinaria
de fecha
07 de abril de 2003.
Art.27.
De
responsabilidad
la
de
la
Contralora General de la
Republica.
Art.32.
De
la
responsabilidad
administrativa
del
funcionario pblico.
Art.33.
De
las
sanciones
administrativas
los
funcionarios pblicos.
Reglamento de la Ley
Orgnica
de
la
Repblica del
17 de diciembre de 2001.
Capitulo IV. Del Control
de los Bienes Nacionales
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
FECHA:
ELABORADO POR
APROBADO PO
DIRECCIN DE
ADMINISTRACIN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS

PROCEDIMIENTO : Incorporacin de Bienes Inmuebles

U
n
i
d
a
d
Ad
mi
nis
tra
dor
a
R
e
a
l
i
z
a
s
o
l
i
c
i
t
u
d
d
e
A
d
q
u
i
s
i
c
i
d
e
l
inmueble
Consejo
Consejo de
Universitario
Fomento
Analiza solicitud
Elabora
de Adquisicin del
recomendacin de
inmueble
adquisicin
CAP:
5
SEC:
5.3.1
VERSIN
0
Consejo
Universitario
Toma decisin
de acuerdo a
recomendacin
y su protocolizacin
Departamento
Ofci
na
Cent
ral
de
Asesor
a
Jurdica
Realiza
gestion
es
p
a
r
a
r
e
d
a
c
t
a
r
d
o
c
u
m
e
n
t
a
c
i
n
l
e
g
a
l
de
Bienes Inmuebles
Registra
en
archiva
inmueble
sistema
n
t
a
b
l
e
m
e
n
t
e
Unidad
Administradora
Registra
c
o
l
a
o
p
e
r
a
c
i
Normas que regulan el procedimiento de incorporacin.

1. La incorporacin de bienes inmuebles puede ser dada
por
el
concepto
de
adquisicin
por
compra-venta, donaciones o por distintas formas.

2. Es potestad del Consejo de Fomento brindar
recomendacin al Consejo Universitario
para la adquisicin de bienes y la aceptacin de
herencias, legados o donaciones. La
Oficina Central de Asesora Jurdica es la
encargada de llevar el proceso para la
adquisicin.
3. . La Comisin para la Enajenacin de Bienes del
Sector Pblico no afectos a las
Industrias Bsicas ser la encargada de
autorizar la adquisicin, enajenacin y
aceptacin de bienes del Estado.
4. La Procuradura General de la Repblica, en caso de
bienes
propiedad
del
Estado,
ser
el ente encargado de la redaccin del documento de

adquisicin y/o enajenacin
PAGINA SUSTITUIDA:
ELABORADO POR
APROBADO PO
PAGINA DE:
FECHA:
DIRECCIN DE
ADMINISTRACIN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS

5.
de
la
guarda
custodia
de los expedientes de bienes inmuebles propiedad de

la Universidad.
6. Toda Ficha Catastral que
soporte la adquisicin del
siguientes aspectos:
-
Mapa Catastral
Registro Fotogrfico
Plano / ubicacin
Cedula Catastral
Identificacin del propietario
Datos de protocolizacin
Direccin del Inmueble
Antecedentes del inmueble
Nmero de Mapa Catastral
Cdigo Catastral
- Linderos / Descripcin
(originales y actuales)
-
Tasacin
- Valor de adquisicin o
construccin
-
Valor ajuste
SEC:
5.3.1
VERSIN
0
El Departamento de Bienes Inmuebles tendr la
responsabilidad
CAP:
5
inmueble deber contemplar

los
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
FECHA:
ELABORADO POR
APROBADO PO
DIRECCIN DE
ADMINISTRACIN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS

Elabora
1.
Enva
dirigido
Oficio
al
autorizacin
algn
za
la
solicit
sicin
solicitando
adquisicin
Anali
adqui
Universitario
para
3.
ud de
Consejo
del
la
de
bien
bien
inmue
ble.
inmueble.
4.
CONSEJO
UNIVERSITARIO
2.
Recibe de la
Unidad
Oficio
Solicitud
de
de
autorizacin
para
la
adquisicin
del
inmueble.
Solici
ta
recom
endac
Administradora
bien
SEC:
5.3.1
VERSIN
0
Descripcin del procedimiento

UNIDAD
ADMINISTRADORA
CAP:
5
in al
Cons
ejo
de
Fome
nto
para la adquisicin
del
Recibe
8.
bien inmueble.
recomendacin
CONSEJO DE
FOMENTO
5.
CONSEJO UNIVERSITARIO
Recibe
del
Oficio
Solicitud
de
de
adquisicin de
bienes inmuebles.
6. Analiza la solicitud de
adquisicin.
la
adquisicin por parte

del Consejo de
Fomento.
Consejo
Universitario
para
Analiza
9.
la
recomendacin dada por

el Consejo de Fomento
y procede de
acuerdo a la misma.
9.1 En caso de rechazar la
adquisicin
7. Elabora y Enva
recomendacin de
adquisicin
al
elabora
oficio
justificando el rechazo
de la incorporacin y
Consejo
enva
la Unidad
Universitario.
Administradora,
contine el paso 10.
9.2 En caso de aprobar la
adquisicin,
elabora
oficio
la
Oficina Central de
Asesora
Jurdica,
para
la
elaboracin
del
documento
de
adquisicin
del
bien
inmueble,
contine el paso 12.
10. Recibe del Consejo

Universitario
oficio
UNIDAD ADMINISTRADORA
indicando
el
rechazo de la
adquisicin.
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
FECHA:
ELABORADO POR
APROBADO PO
DIRECCIN DE
ADMINISTRACIN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS

11. Archiva
para
su control y fines
bien
inmue
ble
(Fin
es
del
pr
procedimiento).
op
ie
CENTRAL
da
DE
ASESORA
d
de
l
JURDICA
12. Recibe
Es
por
parte del Consejo

Universitario
de
do
pr
oc
adquisicin
recomendacin
por
parte
Consejo
Analiza
ed
e
del
de
Fomento.
13.
ta
y
Oficio de la solicitud
de
ac
ue
la
documentacin
recibida,
determina si el
SEC:
5.3.1
VERSIN
0
consiguientes.
OFICINA
CAP:
5
rdo
la
Industrias
normativa.
Bsicas
(CENBISP) para la
adquisicin del bien
Si el Inmueble
no es propiedad
del
inmueble.
16.2. Recibe Oficio de
Estado
14.
Redacta
documento
de
adquisicin
y
se encarga que
su protocolizacin.
Enva
15.
autorizacin
la
la
al
Comisin
Enajenacin
de
Bienes
Sector
del
afectados
Bienes Inmuebles,
el
(CENBISP)
16.3. Enva los requisitos
Inmueble es
exigidos
por
la
propiedad
Procuradura
del
General
de
la
Estado
Solicita
a
la
Comisin
Republica
de
Bienes del
Sector Pblico no
afectados a las
para
incorporacin
bien
propiedad
para
Enajenacin
las
Industrias Bsicas
contine el paso 17.
autorizacin
para
no
Departamento de
16.1.
del
Pblico
documento
Si
adquisicin
bien inmueble de
el
protocolizado
para
estado.
la
del
inmueble
del
16.4. Elabora conjuntamente con la

Procuradura
General
Republica
Documento
de
Republica
para
la
protocolizar
el
de
documento
de
incorporacin
del
incorporacin del inmueble.
inmueble.
16.5. Realiza gestiones conjuntamente
con la Procuradura General de la
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
FECHA:
ELABORADO POR
APROBADO PO
DIRECCIN DE
ADMINISTRACIN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS

Enva
16.6.
al
Departamento
de
Bienes
el
Inventario
General
de
Inmuebles
documento del
de la UCV en
Excel.
inmueble.
DEPARTAM
20.
Prepara
ENTO
ficha
catastral
DE
del
BIENES
bien
inmueble.
INMUEBLES
17. Recibe
Oficina
de
la
Central
Asesora
de
Jurdica
el documento de
adquisicin de Inmueble y
sus anexos.
21. Archiva la ficha

catastral en el
sistema.
22. Guarda el
documento
original
del
bien
de
en la bveda de
inmueble
acuerdo
la
seguridad
para su guarda y
custodia.
documentacin recibida.
19.
Ingresa
la
informacin del inmueble

al
de
adquisicin
18. Prepara expediente
23. Remite
la
SEC:
5.3.1
VERSIN
0
Bienes
Inmuebles
CAP:
5
Unidad
Administradora
fotocopia
del
documento
del inmueble y soportes
de
necesarios
adquisicin
de
la
operacin.
UNIDAD DE
CONTABILIDAD
24.
Recibe
Departamento
del
de
Bienes
Inmuebles
la
incorporacin del Bien

Inmueble a travs del
sistema
CKF.
(Contabilidad).
25.
Registra
los
comprobantes contables a
travs del sistema CKF
(Contabilidad).
26.
Imprime
Comprobante
Contable
el
y
archiva.
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
FECHA:
ELABORADO POR
APROBADO PO
DIRECCIN DE
ADMINISTRACIN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS

PROCEDIMIENTO : Desincorporacin de Bienes Inmuebles
Unidad
Consejo
Consejo
Consejo de
Administradora
Universitario
Universitario
Fomento
Realiza solicitud de
Analiza solicitud de
Toma decisin
Elabora
desincorporacin del
desincorporacin
de acuerdo a
recomendacin de
del inmueble
recomendacin
desincorporacin
redactar
documentacin
y suOfcina
protocolizacinde
O
f
c
i
n
a
C
e
n
tr
a
l
de
Ase
sor
a
Jur
dica
Real
iza
gest
ione
s
p
a
r
a
legal
Inmobiliario
Registra
desincorporacin
y
archiva
documentacin
SEC:
5.3.2
VERSIN
0
inmueble
CAP:
5
Patrimonio
Un
idad
de
Con
tabi
lida
a
Registra
cont
able
Normas especfcas que regulan el procedimiento de

desincorporacin.
1. La desincorporacin de bienes inmuebles
puede ser dada por venta del bien o por
concepto distinto a la venta entre los que
podemos mencionar: donaciones, parte
de pago, convenios, expropiaciones,
recuperaciones, entre otros.
2.
El Consejo de Fomento recomendar al
Consejo
Universitario
la
enajenacin
gravamen de bienes o donaciones.

3. La Comisin para la Enajenacin de Bienes
del Sector Pblico no afectos a las
Industrias Bsicas ser la encargada de
autorizar la desincorporacin de bienes
inmuebles propiedad de la Universidad.
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
FECHA:
ELABORADO POR
APROBADO PO
DIRECCIN DE
ADMINISTRACIN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS

conjunto con la Oficina Central de

Asesora Jurdica ser la instancia encargada
de la redaccin de los documentos
de desincorporacin de bienes inmuebles.
Ser responsabilidad del Departamento de
Bienes
Inmuebles
la
desincorporacin
del inventario de aquellos bienes inmuebles

enajenados por la Universidad.
6.
Los
expedientes
desincorporados
sern
de
bienes
custodiados
inmuebles
en
un
archivo pasivo del Departamento de Bienes

Inmuebles.

1. Elabora y enva
Oficio dirigido al
Consejo Universitario
solicitando
autorizacin
n
de
alg
n
bien
para
la
desincorporaci
SEC:
5.3.2
VERSIN
0
4. La Procuradura General de la Republica en
5.
CAP:
5
inmu
eble.
CONSEJO
UNIVERSITARIO
2. Recibe
Unidad
de
CONSEJO DE FOMENTO
la
4. Recibe del Consejo Universitario

Oficio
Administradora
Oficio
de
Solicitud
de
la
desincorporacin
de
de
Solicitud
de
bien
inmueble,
autorizacin
su
para
la
desincorporaci
con
respectiva
justificacin
por
parte
la
de
Unidad
Administradora,
para
del
su
estudio
bien
su
recomendacin
inmueble.
5. Analiza la informacin recibida.
3. Solicita
recomendacin
al
Consejo
de
al Consejo Universitario para la

desincorporacin
Fomento
para
6. Elabora y enva recomendacin
la
desincorporaci
n
del
bien
inmueble junto a
del
los
soportes
recibidos.
bien
inmueble.
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
FECHA:
ELABORADO POR
APROBADO PO
DIRECCIN DE
ADMINISTRACIN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS

desincorporacin por
parte del
Consejo de Fomento.
8. Analiza la
recomendacin dada
por el Consejo de
Fomento y
procede de acuerdo a
la misma.
a
l
a
U
n
i
d
a
8.1. En caso de no
autorizar la
desincorporacin
elabora
oficio
justifican
do
el
rechazo
de
SEC:
5.3.2
VERSIN
0
CONSEJO UNIVERSITARIO
7. Recibe
recomendacin para la
CAP:
5
n
la
desincorp
oracin
enva
a
d
ora,
9. Recibe del Consejo Universitario
contine
el
oficio indicando el
paso 9.
rechazo
de
la
adquisicin.
8.2. En caso de
aprobar la
10. Archiva para su

desincorporacin, control y fines
elabora
consiguientes.
oficio a la
(Fin
Oficina
del
Central
procedimiento).
de
Asesora
OFICINA
Jurdica,
para
CENTRAL
la
DE
desincorp
ASESOR
oracin
del
inmueble
junto
los
soportes
correspon
dientes,
contine
el
11.
bien
JURDICA
11. Recibe por parte
del
Consejo
Universitario Oficio
de la solicitud
de
desincorporacin
paso
y
recomendacin
por
parte
Consejo
del
de
Fomento, adems
de sus respectivos
soportes.
12. Elabora Oficio donde solicita
(CENBISP)
autorizacin para la
la
la
comisin para Enajenacin

desincorporacin
de
Bienes del Sector Pblico
del
no
afectados a las Industrias
bien
Bsicas
inmueble.
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
FECHA:
ELABORADO POR
APROBADO PO
DIRECCIN DE
ADMINISTRACIN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS

la
desi
desincorporaci
ncor
n del bien
pora
inmueble
cin
por
parte
de
del
la
Comisin para
bien
Enajenacin
inmu
de
eble.
Bienes
del
Sector
Pblico
15.
no
Recibe
afectados a las
de
Industrias
la
Procura
Bsicas
dura
(CENBISP).
Genera
Enva
14.
los
requisitos exigidos
de
la
por
Republic
la
Procuradura
doc
General de la
Republica
para
la
SEC:
5.3.2
VERSIN
0
13. Recibe Oficio de autorizacin

para
CAP:
5
ume
nto
lega
para
la
DEPARTAMENT
desincorporaci
n
O DE BIENES
del
INMUEBLES
inmueble.
18.
Realiza
16.
Asesora
con
Jurdica
de
la
Procuradura
desincorporacin
General de la
del
Republica
inmueble.
para
protocolizar el
documento de
desincorporaci
del
inmueble.
19. Desincorpora el
inmueble
en
archivo Inventario
General de
de
al
20.
Inmuebles
la
UCV
Localiza
el
expediente del bien
el
inmueble
documento
protocolizado
21. Archiva
desincorporaci
documento
del
desincorporar .
de
inmueble.
en
Excel.
de
Bienes
el
Bienes Inmuebles
Enva
Departamento
la
el documento
conjuntamente
17.
de
Oficina Central de
gestiones
Recibe
el
de
desincorporacin
de inmueble y
sus soportes en el expediente.
22. Guarda el documento en
bveda
la
de
seguridad para su
guarda y custodia.
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
FECHA:
ELABORADO POR
APROBADO PO
DIRECCIN DE
ADMINISTRACIN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS

23. Remite
A
d
m
i
n
i
s
t
r
a
d
o
r
a
f
o
t
o
c
o
p
i
a
d
la
Unidad
CAP:
5
SEC:
5.3.2
VERSIN
0
e
l
d
o
c
u
m
e
n
t
o
d
e
d
e
s
i
n
c
o
r
p
o
r
a
c
i
n
del
inmueble
soportes
necesarios de la operacin.
UNIDAD DE CONTABILIDAD
24
.
R
ec
ib
e
de
l
D
ep
art
a
m
en
to
de
Bi
en
es
In
m
ue
bl
es
la
inf
or
m
ac
i
n
de
la
de
si
nc
or
po
ra
ci
n
de
l
bi
en
in
m
ue
bl
e.
25. Registra
los
comprobantes
contables a travs del sistema

CKF (Contabilidad).
26. Imprime
el
Contable y archiva.
Comprobante
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
FECHA:
ELABORADO POR
APROBADO PO
DIVISIN DE TESORERA
DIRECCIN DE
ADMINISTRACIN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
UNIDAD: Divisin de Tesorera

PROCEDIMIENTO :
1. Todas las Universidades tienen personalidad

jurdica propia y ejecutarn su proceso
de registro de Servicios de Tesorera, con base en
lo establecido en la Ley Orgnica
de Administracin Financiera del Sector Pblico.
2. La Tesorera debe actuar como unidad auxiliar de
Oficina
Nacional
SEC:
6.1.
VERSIN
0
Normas Generales
la
CAP:
6
del
Tesoro
con
el fin de garantizar el cumplimiento de las leyes,

normas, reglamento y polticas.
3. La Tesorera es la encargada de recaudar y
distribuir, custodiar y controlar los
ingresos recibidos del Ejecutivo Nacional o de
cualquier otra fuente de financiamiento
extraordinaria.
4. El registro de servicios de Tesorera es el proceso
que se inicia con la elaboracin del
Flujo de Caja, a travs del cual se plantea el
cronograma de desembolso interno y
culmina con la realizacin de los pagos.
5. La Oficina de Tesorera realizar todas las
actuaciones que considere necesarias a fin
de promover la optimizacin del Flujo de Caja,
bajo el principio de la Unidad del

Tesoro a travs del anlisis del entorno financiero
y elaboracin de un plan operativo
de inversiones.
6. El proceso de Registro de Servicios de Tesorera
se
dinamiza
travs
de
la
ejecucin
de los procedimientos:
-
Flujo de Caja
- Certificacin de Pagos
- Apertura de Cuentas
Bancarias
- Control de Pago por Juzgados
- Registro y
mantenimiento de
cuentas bancarias
- Ordenamiento de
pagos
menores de edad
Seguimiento
Ingreso
por
de
Bono
de Alimentacin
- Control de Pagos del Personal y del
- Registro y
mantenimiento de
chequeras
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
FECHA:
Archivo: 5 MANUAL DE TESORERIA (1)
ELABORADO POR
APROBADO PO
DIRECCIN DE
ADMINISTRACIN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS

PROCEDIMIENTO :
Anulacin de cheques
- Custodia de Valores
Financieros
- Colocaciones
Financieras
Endosos
de
cheques a nombre
de la U.C.V.
- Preparacin y Revisin deNminas
- Control de los Saldos de la Comisin
Mixta
- Control de Saldos
Bancarios
- Custodia y Emisin de
cheques
- Pago de Alquileres de
Arrendamiento por
Proveedores de
servicios
- Control de Saldos
diarios
5. Todo compromiso que fuera adquirido sin existir

disponibilidad presupuestaria ser
considerado nulo y acarrear responsabilidad
penal, civil, administrativa y disciplinaria,
para el funcionario que ejecute dicho tramite.
6. No deber realizarse ningn tipo de pago sin
que
el
compromiso
SEC:
6.1.
VERSIN
0
Personal Contratado
- Suspensin de
cheques
CAP:
6
haya
sido
verdaderamente adquirido y debidamente causado.
7. Los escenarios de flujo de caja se elaboran con

base
al
cronograma
de
desembolso
emitido por la OPSU.

8.
Los responsables del manejo de los fondos
debern
ser
responsables
concientes
de
la fidelidad que deben tener para el manejo de los

mismos.
9. Debe mantenerse en resguardo confidencial todos

los documentos financieros de la
institucin (Ttulos Valores, Cheques, Fianzas y
cualquier otro instrumento de garanta
extendida a favor de la U.C.V.)
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
FECHA:
ELABORADO POR
APROBADO PO
DIRECCIN DE
ADMINISTRACIN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS

PROCEDIMIENTO :
Constitucin
la
de
Bolivariana
de
Venezuela.
Gaceta
Ofcial
de
Nro. 36860
fecha 30
de
diciembre de 1999
Ofcial
Nro. 37.606 de
fecha
Repblica
09
de
enero de 2003.
Art.
55
refiere
de
solicitudes
se
las
de
pagos a travs de
medios
Art. 109
Establece
informticos y la
autonoma
de
permanencia
las
Universidades
justificada
Art. 315 se refiere a
gasto
los
Unidad
pblicos
de
la documentacin
presupuestos
anuales
de
gastos, en relacin a la
del
en
la
que
reconoce
la
obligacin.
gestin fiscal.
Art.
116
se
los
Art. 318 se refiere al
refiere
sistema
ingresos y los
monetario
nacional
pagos del tesoro

que
Ley Orgnica de la
Administracin
Financiera
Sector
del
Pblico.
VERSIN
0
ASUNTO: Base Legal
Gaceta
BASE LEGAL
CAP:
6
realizarse
podrn
SEC:
6.2.
mediante
efectivo,
Ley de universidades.
cheque,
Gaceta
transferencia
bancaria
cualquier
1.429
otro
de
medio de pago.
Ofcial
Nro.
extraordinario
fecha
de
septiembre de 1970.
Ley
Orgnica
de
la
Art.
Repblica
autonoma
Nacional
Fiscal.
el
Sistema
de
control
09
De
la
de
las
De
la
Universidades
Gaceta Ofcial
Nro. 37.347 de fecha 17
Art.
12
de diciembre de 2001
personalidad Jurdica y
Patrimonio
Art. 09 se refiere a quienes

sern
sujetos
de
las
Universidades.
las
disposiciones de la presente
Art.
13
ley y al control, vigilancia y
presupuesto
fiscalizacin de la Contralora
Universidades
General de Repblica.
Nacionales.
Del
de
las
Art. 14 De los bienes y rentas.

PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
FECHA:
ELABORADO POR
APROBADO PO
DIRECCIN DE
ADMINISTRACIN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS

PROCEDIMIENTO :
Art.
26
De
las
atribuciones
Consejo
al
Universitario
de
Comercio,
con
reforma parcial
la
del
Art. 494 De la
emisin
del
cheque sin fondo

Reglamento
Nro. 1 de la Ley
Orgnica de
la
cdigo de comercio
Administracin
de fecha 26 de junio
Financiera
de 1955.
sector
del
Publico,
sobre
Art. 489 De la
disponibilidad de dinero
Art. 491 la aplicabilidad del

cheque
Art.
492
La
presentacin
del
cheque
su
para
Presupuestario
fecha
18
de
diciembre
de
2001
Art. 55 En caso
de sustitucin del
titular
de
efectividad
el
sistema
de
Art. 490 Del contenido del

cheque
una
Unidad
Administradora,
Art. 493 Se refiere a
la
caducidad
cheque
del
VERSIN
0
ASUNTO: Base Legal
de las Universidades.
Cdigo
CAP:
6
el
SEC:
6.2.
sustituto registrar su firma en
Reglamento Nro. 3 de
la Entidad Bancaria
donde
la
estn
fondos
de la Administracin
los
Ley
Orgnica
Financiera
depositados.
del
sector Pblico sobre

Art. 58
Con
respecto
el
al
Sistema
registro de gastos causado y
Tesorera
pagado.
22
de
de
de
fecha
Marzo
de
2002.
Art. 61. Se refiere a los
requisitos
rdenes
de
de
se
Capitulo I. Disposiciones generales
las
pago
que
Capitulo
emitan
II.
De
Nacional
la
directamente a favor de los
Oficina
beneficiarios.
Tesoro.
Art. 102 Con respecto a la
Capitulo
ordenacin de pagos.
cuenta nica del tesoro
III.
del
De la
nacional
Capitulo IV. Del ingreso de fondo
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
FECHA:
ELABORADO POR
APROBADO PO
DIRECCIN DE
ADMINISTRACIN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS

PROCEDIMIENTO :
Capitulo
los
V.
De
pagos
falsificaciones
de
firmas
los
en
cheques.
Capitulo
VI.
De la
gestin financiera del
Art.
tesoro
devoluciones
39
Por
de
cheques una vez

Capitulo VII.
Disposiciones transitorias
transcurrido
lapso
para
el
las
impugnaciones.
Reglamento
fuerza de
con
Ley
de
reforma de la Ley
General de Bancos y
otras
Instituciones
Financieras
de
fecha
de
13
noviembre de 2001
Art.
respecto
de
Orgnica
de
Procedimientos
Administrativos
Gaceta
Ofcial
Nro.
2.818
Con
al
caducidad
lapso
por
errores de clculos o
de
Ley
Extraordinaria
38
escritura,
omisiones
duplicaciones y
por
o
por
VERSIN
0
ASUNTO: Base Legal
correspondientes
transferencias
CAP:
6
de 1 de Julio de
1981
SEC:
6.2.
Art.
03.
Funcionarios
personas
De
y
que
los
dems
Providencia
presten
Administrativa
servicio en la Administracin
mediante la cual
se
Pblica.
designan
los
Contribuyentes
Art. 07. De los Actos Administrativos.
Especiales
como
Agentes de retencin
Art. 10. De las limitaciones
del Impuesto al Valor
de los actos administrativos.
Agregado.
Art. 19.
Providencia
De la nulidad de
Administrativa
los actos administrativos.
sobre
las obligaciones
Ley
que
Impuesto
establece
al
deben
el
que
cumplir
los
Contribuyentes
Valor
formales del impuesto
Agregado.
al Valor Agregado.
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
FECHA:
ELABORADO POR
APROBADO PO
DIRECCIN DE
ADMINISTRACIN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
CAP:
6
VERSIN
0
SEC:
6.3.1
F
Ab

PROCEDIMIENTO: Apertura, Registro y Mantenimiento de Cuentas Bancarias a nivel de las Inst. Ba

C
o
n
s
e
j
o
U
n
i
v
e
r
s
i
t
a
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o
A
u
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z
a
c
a
r
g
o
s
y
p
e
r
s
o
n
a
s
a
r
ealizar
Direccin de
movimientos
en
Administracin
cuentas
de
bancos Finanzas
Recibe
para
realizar
registros de firmas
Nor
mas
esp
ecif
cas
las
ylos
solicitud
Tesorera
Elabora
Registro
de
Firmas
r
e
m
i
t
e
a
l
B
a
n
c
o
1. Tesorera ser la nica rea responsable de llevar

el registro y mantenimiento de
cuentas bancarias a nivel central de la
Universidad Central de Venezuela, tanto la
actualizacin de las firmas como los de los datos
bancarios.
2. Tesorera ser la responsable de tramitar y hacer

seguimiento
ante
la
Unidad
del
Tesoro
Nacional de la apertura y registro de las cuentas de la

U.C.V.
3. Tesorera solamente estar autorizado en gestionar

el
registro
de
las
cuentas
bancarias
de la institucin.
4. Todo mantenimiento, modificacin o registro de

cuentas
bancarias
deber
ser
solicitado
al Vicerrectorado Administrativo.
5. Las cuentas bancarias se deben aperturar de

acuerdo
las
necesidades
de
la
Institucin, Direccin de Administracin y Finanzas y

Divisin de Tesorera.
6. Las Tarjetas de Firmas debern cumplir con lo siguiente:

En la tarjeta donde se especifica los siguientes campos debe
llenarse lo siguiente:
Campo
llenar
Datos a
- Nombre o Razn Social

Institucin
- Nmero de C.I. /RIF
de la Institucin
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
FECHA:
Se coloca el nombre de la
Se coloca el nmero del RIF
ELABORADO POR
APROBADO POR
DIRECCIN DE
ADMINISTRACIN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
CAP:
6
VERSIN
0
SEC:
6.3.1
F
Ab

PROCEDIMIENTO: Apertura, Registro y Mantenimiento de Cuentas Bancarias a nivel de las Inst. Ba
En el recuadro utilizado para estampar la firma

debe colocarse el nombre completo
de la persona autorizada conjuntamente con el
nmero de la cdula de identidad, el
cual deber estar escrito a mquina de escribir y
ser firmado por el autorizado en
tinta negra. Adicionalmente debe colocarse la
huella dactilar del autorizado del
pulgar de la mano derecha.
En caso de existir nmero de contrato con el Banco, el mismo
debe indicarse
Donde se especifica firma del 1er. Titular de la
cuenta
Representante
Legal,
en
este sitio debe firmar el Rector de la Institucin.

5. Los juegos de tarjetas de firmas deben ser enviados
al Banco con Oficio firmado por el
Rector, dicho Oficio deber indicar los datos
personales de los autorizados y las
condiciones de las firmas, si son conjuntas e
indistintas.
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
FECHA:
ELABORADO POR
APROBADO POR
DIRECCIN DE
ADMINISTRACIN
Y FINANZAS
CAP:
6
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
VERSIN
0
SEC:
6.3.1.
F
Ab

PROCEDIMIENTO : Apertura, Registro y Mantenimiento de Cuentas Bancarias a nivel de las Inst. Ba

TESORERA
1. En caso de las frmas de
las cuentas
a nivel central de la
Institucin:
autoridades y
directivos
nivel central
(Becas y
Recibe del Consejo
Ayudantas),
Universitario y de la
recibe de las
Direccin
de
Facultades y
Administracin
los
Dependencias
siguientes
los siguientes
documentos:
documentos:
de
Fotocopia del Acta

Proclamacin
o nombramiento de
Oficio
firmado
por
Decano de la
Facultad
los firmantes.
Fotocopia de la Cdula
de Identidad
el
o
Director
de
la
Fotocopia del Acta
Dependencia
Constitutiva
donde
se
En caso de las
indique
los
cuentas a nivel
datos
de
central donde las
los
Facultades y
firmantes:
Dependencias
nombre
tengan
completo,
frmas
conjuntas
con
las
cdula
de
identidad, cargo y
condicin
de
la
2. Entrega los documentos

recibidos e
indica a la Secretaria que elabore
los
firma
Fotocopia
Acta
Oficio
del
Registros de Firmas.
de
nombramiento
Fotocopia de la
cdula de identidad
SECRETARIA / CARGO ASIGNADO

3. Llena dos o tres juegos de Tarjetas
de
de los firmantes
Registro de Firmas, segn la

Entidad
Bancaria de acuerdo a
los
documentos
recibidos.
4. Elabora oficio para la firma del
Rector
que indique
Entidad Bancaria
N de Cuenta
Nombre completo de
los
firmantes,
N de cdula y cargo
TESORERA
5.
Gestiona
Rector
la
ante
firma
el
del
oficio de autorizacin a
las
Entidades
Bancarias para el registro

de
firmas
firma
(Rector,
de
y
las
la
tarjetas
Vice-Rector
Administrativo, Directora de
Administracin
6. Remite a la Secretaria
y Tesorera)
para
su
envo
las
Entidades Bancarias.
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
FECHA:
ELABORADO POR
APROBADO POR
DIRECCIN DE
ADMINISTRACIN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
CAP:
6
VERSIN
0
SEC:
6.3.1.
F
Ab

PROCEDIMIENTO : Apertura, Registro y Mantenimiento de Cuentas Bancarias a nivel de las Inst. Ba
SECRETARIA
7.
Gesti
ona
con un
Mensa
jero el
envo
del
Juego
de
Tarjeta
s
acomp
aado
de los
siguien
tes
docum
entos
Ofici
o de
solici
tud
firma
do
por
el
Rect
or
Foto
copia
de la
Cdu
la de
Identi
dad
de
los
firma
ntes
Fotocopia del Acta Constitutiva
Foto
copia
del
Acta
de
Procl
amac
in
o
nomb
ramie
nto
de
los
firma
ntes
8.
Archiva
en
una
carpeta
por
banco,
cuenta y
cronolgi
camente
por
fecha y
copia
de
los
documen
tos
remitidos
al
Banco.
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
FECHA:
ELABORADO POR
APROBADO POR
DIRECCIN DE
ADMINISTRACIN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS

PROCEDIMIENTO : Certificacin de pagos
Tesorera
Gestiona solicitud
e
l
a
c
e
r
t
i
f
i
c
a
c
i
d
e
l
p
a
g
o
delIdentifica
realizo
empleado
empleado
N
or
m
as
es
pe
ci
fc
as
:
SEC:
6.3.2
VERSIN
0
Esquema General del Proceso:
CAP:
6
si
pago
se
al
Realiza
gestin
operativa
o
administrativa
1. Solamente se remitirn fotocopias del voucher de

cheque y reporte de cheques a la
Unidad Administrativa o ente Pblico Nacional que
solicite por oficio una constancia
de los pagos realizados al beneficiario (s).
instr
Descripcin
ucci
del
ones
procedimient
al
o:
Caje
ro I,
TESORERA
1.
Caje
Recibe Oficio
del rea de Unidad
ad
o ente Pblico
Nacional a fin
de identificar si
realizaron
pagos
no
empleados
asigna el oficio
para
o
Unid
Administrativa
se
ro II
su
certificacin al
Contador.
de
cheq
ues
Rein
tegr
ados
para
ubic
ar
la
CONTADOR/CARGOA
SIGNADO
2. Recibe,
y
gira
Revisa
infor
maci
n.
CAJERO / CARGO
ASIGNADO
3. Ubica en las carpetas de los

movimientos el registro de los
cheques o abonos
en cuenta por tipo
de
nmina
verifica
si
y
fue
emitido el pago.
4. Verifca
en
el
archivo
correspondiente si
fue
entregado
el
pago
5. Obtiene fotocopia de los
soportes
de pagos (Voucher de cheque y
reporte de Registro de Cheques)
6. Procede
sello
a certificar con
hmedo que los soportes son

copia fiel y exacta
del
original
que
reposan
y
en
la Divisin de
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
FECHA:
ELABORADO POR
APROBADO PO
DIRECCIN DE
ADMINISTRACIN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS

PROCEDIMIENTO : Certificacin de pagos
indicando
CONTA
DOR
nombre
completo,
10. Recibe de
cargo,
la
firma
Secretara
el
Oficio
y
fecha
verifica
que haya sido

Entrega
7.
soportes
correctamente.
(a)
para su revisin
SECRETARI
A
8.
elaborado
al
Contador
Elabora Oficio
de acuerdo a las
11.
Coloca
su
media
firma en
Oficio
seal
el
en
de
conformidad,
Instrucciones
posteriorm
del Contador /Cargo

Asignado.
ente
devuelve
a
la
9. Imprime Oficio
Secretaria
y se lo entrega al
el Oficio
Contador
Cargo
Asignado
para
su validacin.
SEC:
6.3.2
VERSIN
0
Tesorera,
cdula,
CAP:
6
SECRETARIA /
CARGO ASIGNADO
12. Coloca el Oficio

en la carpeta
TESORERO
13. Verifca y revisa y firma el
Oficio.
para la firma del

Tesorero
SECRETARIA
CARGO
ASIGNADO
14. Enva el Oficio y

los
soportes
la
Unidad Administrativa o
ente Pblico Nacional a
travs del Mensajero.
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
FECHA:
ELABORADO POR
APROBADO PO
DIRECCIN DE
ADMINISTRACIN
Y FINANZAS
CAP:
6
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
SEC:
6.3.3
VERSIN
0

PROCEDIMIENTO : Control de Pagos por Juzgado a Menores de Edad

Tribunal de
Proteccin del Nio
Recursos
Emite dictamen de
Retiene
el
retencin
porcentaje o
sueldo
E
l
a
b
o
r
a
c
h
e
q
u
e
a
Humanos
Emi
te
che
que
s y
det
alle
de
el
monto establecido
T
e
s
or
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Informtica
de
che
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A
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D
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Tesorera
l
a
G
e
s
t
i
o
n
a
c
u
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n
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a
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l
Normas especifcas:
p
a
g
o
a
l
b
e
n
e
f
i
c
i
a
r
i
o
1. Antes de distribuirse los cheques por el concepto

de Pensiones Alimentaras deber
determinarse el monto que debe transferirse de la
cuenta de Ingresos Ordinarios de la
Universidad a la cuenta de Aportes y Retenciones
2.
De acuerdo a las instrucciones del Tribunal de
Proteccin
del
Nio
del
Adolescente
se deber distribuir los cheques de la siguiente

manera:
Depositar el cheque en la cuenta del autorizado
Remitir al Tribunal para que estos le hagan entrega del
cheque al beneficiario
Custodiarse en el rea de caja de la
Tesorera hasta que el beneficiario retire el

cheque
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
FECHA:
ELABORADO POR
APROBADO PO
DIRECCIN DE
ADMINISTRACIN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
CAP:
6
SEC:
6.3.3
VERSIN
0

Descripcin del Procedimiento:

D
e
s
c
r
i
p
c
i
n
d
e
l
P
r
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c
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A
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D
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n
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d
o
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o
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n
m
i
n
a
T
e
s
o
r
e
r
a
1. Recibe el oficio de Recursos Humanos donde
informa
del
anexa
Tribunal
copia
para
de
depositar
la
o
orden
enviar
al
Tribunal/Juzgado dicha retencin.

2. Asigna al contador para su verificacin en
los
cheques
de
la
nmina
de
retenciones mensual.
Contador
3. Recibe y verifica que dicha retencin se est efectuando a
travs de la nmina.
4.
Si se ha realizado la retencin al trabajador
verifica
que
el
nombre
del
beneficiario
este como lo orden el Tribunal.

5. Si el cheque debe ser enviado al Tribunal:
Entrega el cheque a la secretaria
elabore
entrega
Tribunal.
el
oficio
el
para que
de
6. Secretaria elabora oficio al Tribunal indicando

N
de
cheque,
monto
beneficiario,
concepto del cheque, N de expediente del

Tribunal.
7. Entrega al contador para su revisin.
Contador
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
FECHA:
ELABORADO POR
APROBADO PO
DIRECCIN DE
ADMINISTRACIN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
CAP:
6
SEC:
6.3.3
VERSIN
0

8. Recibe y verifica el oficio dirigido al Tribunal y

coloca
media
firma
indicando
su
conformidad.
9. Entrega al Tesorero para su firma.
10. Verifica y firma el oficio dirigido al Tribunal.
11. Entrega a la secretaria para que prepare la correspondencia.
Secretaria
12. La secretaria recibe el oficio firmado, le coloca
N
de
salida
sello
hmedo
de
la
divisin.
13. Saca copia del oficio y del cheque y lo coloca
en
la
bandeja
de
correspondencia
del mensajero.
Mensajero
14. Lleva el cheque con el oficio al Tribunal y
hace
que
le
firmen
la
copia
del
oficio
como recibido.
15. Entrega a la secretaria para su archivo la copia firmada y
sellada.
Secretaria
16. Recibe y archiva el oficio en la carpeta correspondiente al
menor.
Si el cheque debe ser depositado
5. Endosa el cheque de acuerdo a lo indicado por el oficio del
Tribunal.
6. Lo entrega al mensajero para que lo deposite.
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
FECHA:
ELABORADO POR
APROBADO PO
DIRECCIN DE
ADMINISTRACIN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
CAP:
6
SEC:
6.3.3
VERSIN
0

Mensajero
7. Recibe y deposita el cheque en el banco indicado.
8. Entrega el voucher de depsito al contador.
Contador
9.
Recibe
depsito
en
archiva
la
el
carpeta
voucher
o
de
expediente
correspondiente al menor.
Si el cheque debe ser enviado a un Tribunal fuera del rea
metropoltana
7. Entrega el voucher a la secretaria para que elabore el oficio al
Tribunal.
Secretaria
8. Elabora el oficio al Tribunal indicando N de cheque
monto,
beneficiario,
concepto
del
cheque y N de Expediente en el Tribunal.

9. Entrega al contador para su revisin.
Contador
10. Recibe y verifica el oficio dirigido al Tribunal y
coloca
media
firma
indicando
conformidad.
11. Entrega al Tesorero para su firma.
su
Tesorero
12. Verifica y firma el oficio dirigido al Tribunal
13. Entrega a la secretaria para que prepare la correspondencia.
Secretaria
14. La secretaria recibe el oficio firmado, le coloca
N
de
salida
sello
hmedo
de
la
divisin.
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
FECHA:
ELABORADO POR
APROBADO PO
DIRECCIN DE
ADMINISTRACIN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
CAP:
6
SEC:
6.3.3
VERSIN
0

15. Saca copia del oficio y del cheque y entrega ambos juegos al
contador.
Contador
16. Recibe los juegos de oficios que van al Tribunal y
prepara
los
sobres
para
el
envo
travs del correo privado al Tribunal.

17. La copia del oficio y del cheque lo archiva en la
carpeta
correspondiente
expediente
del menor.
18. Entrega al mensajero el sobre para que lo envi a travs de correo
privado.
Mensajero
19. Recibe y enva el sobre
20. Entrega el recibo del correo a la caja chica como soporte de
egreso.
21. Entrega copia del taln de recibo al contador para su archivo y
control.
Contador
22. Recibe y archiva la copia del taln de recibo del
correo
en
la
carpeta
expediente
del
menor.
Si el cheque debe ser entregado al representante del menor
5.
Los cheques sern entregados por el
cajero N 2 si los beneficiarios de los

mismos viven en caracas, y archivado por mes
los talones debidamente firmados.
6.
Si los beneficiarios corresponden a Maracay
elabora
relacin
indicando
del
cheque, nombre del beneficiario y monto.

7. Entrega al Abogado para su verificacin relacin y
cheques.
Abogado
8. Recibe y verifica la relacin con los cheques.
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FECHA:
ELABORADO POR
APROBADO PO
DIRECCIN DE
ADMINISTRACIN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
CAP:
6
SEC:
6.3.3
VERSIN
0

9. Coloca media firma a la relacin indicando su conformidad.

10. Entrega al contador para su firma.
Contador
11. Verifica y firma la relacin que ser enviada a Maracay.
12. Entrega al cajero 2
Caja 2
13. Recibe la relacin y entrega al mensajero de Maracay.
14. El mensajero de Maracay firma copia de la
relacin
de
cheques
como
acuse
del
mismo.
15. El cajero archiva la relacin de cheques enviada a Maracay.
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
FECHA:
ELABORADO POR
APROBADO PO
DIRECCIN DE
ADMINISTRACIN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS

PROCEDIMIENTO : Control de pago de Bono de Alimentacin

No
mi
na
Determi
na
dis
po
nibi
lida
d
de
Fo
nd
os
de
ca
da
Fa
cult
ad
y
De
pe
nd
en
cia
Presupuesto
Tesorera
Informtica
Autoriza
data a ser
transferencia para
Genera
remitida
a la
la cancelacin de
empresa
del bono
los Cesta
Realiz
a
cuadr
o
inform
ativo
que
emite
Ticket
Contabilidad
Gene
Contralora
ra
Presupuesto
Verifica
el
operaciones
asien
Actualiza
to
conta
ble
presupuesto
Normas
especifcas:
1. Tesorera remitir mensualmente a la Direccin

de Recursos Humanos y a la
Direccin de Administracin, la disponibilidad
CAP:
6
SEC:
6.3.4
VERSIN
0
financiera correspondientes a los

depsitos realizados por las Facultades y
Dependencias del Bono de Alimentacin del
Personal Contratado por Ingresos Propios.
2. Las Solicitudes de cheques de Bono de

Alimentacin para el personal regular deben
ser aprobadas por la Direccin de
Planificacin y Presupuesto, certificando la
disponibilidad presupuestaria para el pago.
3. Las Solicitudes de cheques del Bono de

Alimentacin para el Personal Contratado que
cobra a travs de partidas centralizadas deben
ser aprobados por la Direccin de
Planificacin y Presupuesto, certificando la
disponibilidad presupuestaria para el pago.
4. Las Solicitudes de cheques de Bono de

Alimentacin para el Personal Contratado por
Ingresos Propios de las Facultades y
Dependencias deber remitirse de Recursos
Humanos directamente a la Divisin de Tesorera
quien elaborar las transferencias
para proceder a su pago.
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
FECHA:
ELABORADO POR
APROBADO PO
DIRECCIN DE
ADMINISTRACIN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
CAP:
6
SEC:
6.3.4
VERSIN
0

PROCEDIMIENTO : Seguimiento de Ingresos por Bono de Alimentacin
Descripcin
Propios y se
del
asigna
procedimient
Abogado
o:
para
TESORERA
elaboracin
1. Recibe
Facultades
de
y
las
la
la
de
la
Disponibilidad
Dependencias
original de los
Financiera.
Depsitos
realizados
ABOGA
DA
por
2. Elabora la
Disponibilidad
Financiera
las
Facultades
Dependencias
la
cuenta
de
Ingresos
Ordinarios
concepto
por
de
Cesta Ticket del
Ingresos
de acuerdo a
los
por
depsitos
recibidos
de
las
Facultades
Dependencias
que
Personal
Contratado
de bono
alimentacin
(Cesta Ticket),
Bono
cancelan
de
Alimentacin
al
personal
contratado
por
4. Revisa
y
de
Ingresos Propios y
entrega
SECRETARIA
Secretaria para su
SECRETARIA
5. Remite oficio a la
Direccin
de
Recursos
3. Elabora oficio
informativo de la
oficio
disponibilidad Financiera.
la
distribucin .
firma
Humanos
Disponibilidad
Financiera y pasa a la
para
que
proceda a elaborar
las
Tesorera para su firma.
solicitudes
de
cheques.
TESORERA
OFICINISTA / PERSONA ASIGNADA
6. Recibe y registra en el Sistema de

Ingresos las Solicitudes de cheque
de
Recursos
Humanos de Bono
de Alimentacin
las
Facultades
Dependencias
de
y
del
personal y remite al
Control Previo.
ABOGADA
7. Recibe solicitudes de cheque

y
realiza el Control Previo.
8. Si la Solicitud de cheque cumple

con
los requisitos de Control Previo
remite
la
Secretaria para la
elaboracin
de
las
transferencias
de
pago.
SECRETARIA
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
FECHA:
ELABORADO POR
APROBADO PO
DIRECCIN DE
ADMINISTRACIN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
CAP:
6
SEC:
6.3.4
VERSIN
0

Elabora
9.
13. Recibe,
transferencia de pago
asigna
codificacin de
la
empresa y remite a
la Abogada para
Correspondencia
y remite va fax a
su revisin
ABOGADA
la
Entidad
10. Revisa y remite
Bancaria
a la Tesorera para
las
transferencia
Su firma.
de pago.
TESORERA
11. Revisa y firma
la transferencia de
14.
Confrma
telefnicamen
Pago.
te
DIRECTORA DE
ADMINISTRACION
con
la
Entidad
la
recepcin
de las
12. Revisa y firma
transferencias.
la transferencia de
Pago y remite a
la Tesorera.
Remite
15.
copia
de
las
transferencias
SECRETARI
A
De pago a
Recursos
Humanos para
su control.
NOTA: Los pasos del
1 al 5 solo se
realizan en caso del
pago de Bono de
Alimentacin del personal
Contratado por ingresos
propios.
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
FECHA:
ELABORADO POR
APROBADO PO
DIRECCIN DE
ADMINISTRACIN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
CAP:
6
SEC:
6.3.4
VERSIN
0

PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
FECHA:
ELABORADO POR
APROBADO PO
DIRECCIN DE
ADMINISTRACIN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
CAP:
6
SEC:
6.3.5
VERSIN
0

PROCEDIMIENTO : Emisin y Control de Pagos de las Dependencias al Personal Contratado por
centralizada

Facultades y
Dependencias
Remite rendiciones
de cuentas y relacin
del
personal
Cheques
contratado
Tesorera
Tesorera
Control
Elaboracin
emisin
de
de
de
Cheques
Normas especifcas:
1. Las Facultades y Dependencias debern remitir
mensualmente la nmina del personal
contratado que cobra por partida centralizada a
Tesorera la cual no debe reflejar
variacin.
2.
Los abonos concernientes a la nomina de
personal
nombre
contratado
y
cuenta
se
de
deber
realizar
las
Facultades
a
y
Dependencias.
Recibe
1.
Descripcin
nmina
del
personal
procedimient
o:
la
del
contratado,
revisa y remite
a la
TESORERA
Abogada para su
control previo.
3.
ABOGADA
Registra
nomina
por
concepto
2.
Verifca
los
previo y que las

nominas de las
permanezca
contratados
(Excel),
slo para el
Indica
la
Secretara que elabore

solicitud
variacin a fin de
realizar ordenes de
el
nomina
4.
sin
en
personal contratado.
Dependencias
cada
cuadro de pagos
requisitos de control
Facultades
la
de
cheques y cartas
rdenes.
pagos.
SECRETARIA
5.
Elabora solicitud de
cheques
cartas
rdenes
de
acuerdo al monto
establecido en los listados.
SECRETARIA
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
FECHA:
ELABORADO POR
APROBADO PO
DIRECCIN DE
ADMINISTRACIN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
CAP:
6
SEC:
6.3.5
VERSIN
0

PROCEDIMIENTO : Emisin y Control de Pagos de las Dependencias al Personal Contratado por
centralizada
6. Remite a control
pago
previo
realizado.
para
su
fue
revisin.
9. Recibe
ABOGADA
7.
Revisa y Solicita
firma autorizada en
la
solicitud
solicitudes de
cheques
aprobadas
por
de
cheques a la Tesorera
la
Direccin
de
Presupuesto
y Direccin de
Administracin.
entrega
las
mecangrafas
8. Remite
de
solicitud
cheque
Presupuesto
las
cartas rdenes y
sus soportes a la
Direccin
de
Contralora
Presupuesto
informar
que
cheques
transferencias
y
posteriormente son
remitidas
la
elaboracin de
para
su aprobacin
presupuestaria
para
para
el
bancarias
(contine
procedimiento
Elaboracin de
Cheques
Transferencias
).
SECRETARIA/CAJE
RO
10. Entrega a control
previo del voucher
o
transferencia
para su archivo.
11. Actualiza
de
cuadros
control
pagos
de
de
nmina
del personal
contratado
por
Dependencias
Centrales, archiva y
remite
Tesorera
copia
ala
para
su
informacin.
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
FECHA:
ELABORADO POR
APROBADO PO
DIRECCIN DE
ADMINISTRACIN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
CAP:
6
SEC:
6.3.6
VERSIN
0

PROCEDIMIENTO : Endoso de Cheques a nombre de la Universidad Central de Venezuela

F
a
c
u
l
t
a
d
e
s
y
reci
bid
os
de
ent
es
exte
rno
s a
no
D
e
p
e
n
d
e
n
c
i
a
s
R
e
m
i
t
e
c
h
e
q
u
e
s
mbr
e
de
la
U.C
.V.
Normas especfcas:
Tesorera
Facultades y
Dependencias
Verifica y endosa
los cheques
Deposita
los
cheques en las
c
u
e
n
t
a
s
r
e
s
p
e
c
t
i
v
a
s
1. Todo cheque recibido deber endosarse de la siguiente manera:

Nmero de cuenta a ser depositado
Nombre de la cuenta
Banco a ser depositado el cheque
endoso.
CONTA
DOR
Descripcin
del
procedimient
3. Procede a realizar
el endoso segn
o:
datos del oficio

solicitante, el cual
TESORERA
debe contener los

siguientes datos:
1. Recibe de las
Facultades y/o
Dependencias
cheques de las
compaas
de
Seguros,
FONACIT,
Entidades
Bancarias
cualquier
del
o
ente
gobierno
privado
o
un
Oficio
explicativo el cual
indica el concepto.
2. Revisa y remite al
Contador para su
SECRETARIA
* Nmero de cuenta a ser depositado
5. Elabora Oficio de
* Nombre de la cuenta
acuerdo
* Banco a ser depositado el cheque
Instrucciones
las
del
Contador.
4. Remite a la Secretaria
para
la
6. Imprime Oficio y se
elaboracin de un oficio
lo
para el envo
entrega
al
Contador.
a la Facultad o Dependencia.
CONTADOR
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
FECHA:
ELABORADO POR
APROBADO PO
DIRECCIN DE
ADMINISTRACIN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
CAP:
6
SEC:
6.3.6
VERSIN
0

PROCEDIMIENTO : Endoso de Cheques a nombre de la Universidad Central de Venezuela
7. Recibe de la Secretara el Oficio y

ve
rifi
ca
qu
e
ha
ya
si
do
el
ab
or
ad
o
co
rre
ct
a
m
en
te.
8. Coloca su media firma en el Oficio

en
seal
de
conformidad,
po
st
eri
or
m
en
te
de
vu
el
ve
a
la
Se
cr
et
ari
a
el
Of
ici
o
SECRETARIA
9.
Coloc
a
el
Oficio
y
chequ
e
en
la
carpet
a para
la
firma
del
Tesor
ero.
TESORERO
10.
Verif
ca,
revisa
y
firma
el
Oficio
el
endos
oy
remite
a la
Direcc
in
para
la
2da.
Firma.
SECRETARIA
11.
Gesti
ona
la da.
Firma
y
su
poster
ior
envi
a
la
Depe
ndenc
ia
Facult
ad a
travs
de
los
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
FECHA:
Mensajeros.
ELABORADO POR
APROBADO PO
DIRECCIN DE
ADMINISTRACIN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
CAP:
6
SEC:
6.3.7
VERSIN
0

PROCEDIMIENTO : Control de Saldos Bancarios mensuales de Facultades y Dependencias de la
Normas especfcas
1. Las Facultades y Dependencias deben remitir
mensualmente a travs del Sistema de
control de saldos a la Tesorera Central sus
saldos conciliados de sus cuentas
bancarias.
2. Deber solicitarse con oficio al Administrador /
Director de la Facultad o Dependencia
los saldos de cierres, en caso de que no se haya
ingresado esta informacin a travs
del sistema.
CONTADOR / CARGO
ASIGNADO
1. Verifca que las
Facultades y
Dependencias hayan
registrado en el
Sistema
Saldos
de
de
Bancarios,
Tesorera
saldos
los
finales
segn el Estado de
cuenta
de
los
bancos
de
acuerdo a los libros

diarios.
2. Imprime el
reporte de los
Saldos
Bancarios
3. Gestiona con
la Secretaria la
emisin de un
Oficio para remitir
el
reporte
la
Direccin
de
Administracin
4. Recibe Oficio de la
Secretaria y le
Bancarios,
coloca
media firma en el
anexa el reporte de
los Saldos
Oficio en seal de
conformacin.
5. Entrega el Oficio a la
Secretaria
que
para
gestione
la
revisin y firma de la
Tesorera.
Tesorera:
y
remite
Revisa
a
Secretaria
la
reportes
de
saldos.
6.
Secretaria: Remite
informacin
a
la
Direccin
de
Administracin para la
entrega a las Autoridades.
7.
Archiva
fotocopia
de
la
documentacin
entregada en Archivo
Control,
en
Archivo
del Contador.
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
FECHA:
ELABORADO POR
APROBADO PO
DIRECCIN DE
ADMINISTRACIN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
CAP:
6
SEC:
6.3.8
VERSIN
0

PROCEDIMIENTO : Control de los Saldos Bancarios de la Comisin Mixta de Seguros
Descripcin
Transferencia
del
y Cuadro de
procedimiento:
Saldos
CONTADOR
CARGO
3.
ASIGNADO
emisin
1. Recibe de control
previo las
Solicitudes
de
Cheques recibidas
los
por cobertura de
seguros
Plan
por
Bsico
Plan
Contingencia
Mdica
de
las transferencias
entre
cuentas
corrientes
asignadas por
Plan
Bsico
Complementar
y/o
Contingencia
Mdica a la
cuenta
Obtiene fotocopia
cada
las
Ordenes para
io
Complementario
2.
de
Cartas
las
que correspondan
y/o
Gestiona la
asignada para
el pago.
Solicitud
de Cheque y de
acuerdo a la misma
registra los datos
requeridos en el
archivo Cuadro de
4. Imprime
los
cuadros
de
transferencias
y los
anexa
las Solicitudes
de Cheque
MECANOGRAFA / CARGO ASIGNADO

6. Emite una relacin de cheques
emitidos de acuerdo a las cuentas.
Registra
5.
el
movimiento efectuado
7. Imprime el cuadro
en
de
el libro de diario
saldos
entrega
y
a
la
Tesorera para su
anlisis.
TESORERA
8.
Analiza
conjuntamente
con
la
contadora los saldos
presentados.
9. Enva
a
de
la
Direccin
Administracin.
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
FECHA:
ELABORADO POR
APROBADO PO
DIRECCIN DE
ADMINISTRACIN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS

PROCEDIMIENTO : Custodia y Emisin de Cheques
y
D
e
p
e
n
d
e
n
c
i
a
s
Ela
bor
an
s
o
l
i
c
i
t
u
d
e
s
d
e
Presupuesto
cheques
Nor
Autorizan
emisin
ma
s cheques
Ge
ner
ale
s:
SEC:
6.3.9
VERSIN
0

F
a
c
u
l
t
a
d
e
s
CAP:
6
la
de
los
e
n
t
r
e
Tesorera
Emiten
los
cheques
gestiona
transferencia
nt
a
s
c
u
e
1. Tramitar la
elaboracin de los
cheques
Banco
de
la(s)
cuenta(s)
las
chequeras
que van a ser
Bancaria(s),
utilizadas
travs
de
la
para
su
litografa
que
le
activacin
en
presta Servicios a
el
la
sistema
Entidad
Bancaria,
previo
bancario,
de
indicando
cumplimiento
los requisitos por la
un
Universidad.
Oficio
Nmero
chequeras, libretas de
ahorro y/o
lquidos,
deber llevarla las

personas
de
jerarqua
administrativa
de
estricta
confianza
lo
siguiente:
2. La guarda y
custodia de las
activos
en
de
la dependencia.
3. La persona encargada
del manejo de
las chequeras deber
informar al
de
cuenta
y el correlativo
de cheques a
utilizar,
en
el
caso
de
Entidades
Bancarias
que
requieran
su
activacin.
las
4. Debe llevarse un libro de Registro de
Registros de cheques
cheques para que la persona de la
la
numeracin
guarda y custodia de las
de
los
chequeras,
por
cuentas
al
entregarlas
directamente
cheques
utilizados.
la(s)
Inmediatamente
mecangrafa(s)
persona
registre
la
numeracin
de
de
los
por
lo
que
la(s)
de
los
chequeras
5. Una vez terminada la emisin diaria

de los cheques, la(s) mecangrafa(s)
procedern a anotar en
por
banco, cotejando la
numeracin
incluyendo
e
los
cheques anulados,
de
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
cheque
de cada una de las
firmar
libro
nmero del primero y

ltimo
certificando lo recibido.
el
guarda
cheques, verifica el
mecangrafa(s)
deber
la
la
encargada
custodia
cheques por
cuentas,
no
FECHA:
ELABORADO POR
APROBADO PO
DIRECCIN DE
ADMINISTRACIN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS

deben
en
llevar,
la
parte
inferior
del
de las chequeras
voucher,
las
debe guardar en la
iniciales de las
bveda principal el
personas que
Libro de Registro
elabora
de
cheque
6. La persona de la
guarda y custodia
cheques
conjuntamente con
como
las
persona
chequeras
7.
Las
slo
chequeras
podrn
retiradas
ser
de
la
bveda principal por el

Tesorero
una
el
la
que
revisa.
recibidas.
por
9.
Las
firmas
autorizadas nunca
deben
firmar cheques
en blanco
persona
debidamente
10. Para la firma
autorizada por ste.
de los cheques
slo
8.
Los
emitidos,
cheques
antes
pasarlos
firmas autorizadas,
SEC:
6.3.9
VERSIN
0
finalmente firma en seal de haber

recibido lo descrito en el
mismo.
CAP:
6
deben
de
utilizarse
las
bolgrafos
tinta
con
indeleble.
12. Todo cheque emitido

deber
11.
No
cheques
endosar
sin
previa
autorizacin
Decano y/o Director
del
tener
el
nombre
del
beneficiario completo y el
monto que especifica
la
Solicitud
Cheque,
de
es
decir
debe ser elaborado

conforme a los datos
que
contenga
la
solicitud de cheque
realizada.
Normas especfcas
1. Debe emitirse una
relacin
de
cheques emitidos por

Banco y por
cuenta
el
cual
debe ser enviado al

Departamento
de
Contabilidad.
2. Todo cheque emitido debe tener el
sello
de
la
Direccin
de
Administracin
Departamento
de
Tesorera.
3. El responsable de la
emisin
de
cheques
los
deber
garantizar su orden
cronolgico,
y
5.
consecutivo
que contengan la
Cartas
leyenda No endosable y el
Los
debern
cheques
elaborarse
Ordenes
cuando
plazo de caducidad.
4.
Debe
sea
por
los siguientes
no
conceptos:
tener
bono
doctor (Rezagado),
enmiendas ni tachaduras.
becas
pasantas,
y
anticipo
e
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
FECHA:
ELABORADO POR
APROBADO PO
DIRECCIN DE
ADMINISTRACIN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS

prestaciones
sociales, sueldo del
de
personal
docente,
cheques
emitidos
de
obrero
administrativo,
los
y
no
entregados
normas
fin de realizar
de permanencia y
auditorias
cualquiera
otro
identificar
que establezca la
los
Institucin.
prximos
cheques
a
vencer.
6. Todos los cheques no
utilizados en el
da debern ser
guardados en la Caja
de Seguridad del rea
de Tesorera.
9. Todo cheque
prximo a tener 60
das
en custodia, se
deber informar la
Unidad
Solicitante
7. El rea de la
Tesorera es la
responsable del
resguardo y custodia
de los cheques a ser
entregados
8. Deber verificarse
diariamente los
SEC:
6.3.9
VERSIN
0
cheques en
custodia contra el
listado
intereses
CAP:
6
para
que
notifique
al
beneficiario
correspondient
e, a fin de que
realice
retiro
el
del
mismo, para evitar

su caducidad.
Contador
10. En caso de existir
conjuntamente
cheques
los cheques.
anulados,
con
se deber elaborar
una relacin de
los mismos y ser
entregada al
11.
Todo
cheque
emitido cuya emisin

tenga
ms
de
60 das y su
beneficiario
haya
no
lo
retirado,
se
proceder a realizar
su anulacin.
Descripcin del
Procedimiento
Contador
1. Recibe
litografa
de
autorizada
los
cheques
en
la
blanco con una

nota de entrega,
la
cual
cotejarse
el
debe
con
fsico
entregado.
2. Al recibir las chequeras deber
contarse las cajas o paquetes
sellados y cotejarlo
inmediatamente
con
al Ejecutivo de
la
nota
de
entrega, en caso de
la
Institucin
alguna irregularidad
Bancaria y a la
empresa
de
notificarla,
Litografa.
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
FECHA:
ELABORADO POR
APROBADO PO
DIRECCIN DE
ADMINISTRACIN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS

3. Custodia inmediatamente los

c
h
e
q
u
e
s
r
e
c
i
b
i
d
o
s
CAP:
6
SEC:
6.3.9
VERSIN
0
l
a
v
e
d
a
p
r
i
n
c
i
p
a
l
,
e
g
l
a
s
n
o
r
m
a
s
establecidas
ordenndolos
correlativamente.
4. Las chequeras deben mantenerse
bajo estricta custodia en la caja
fuerte, clasificadas por cuentas y
entidades bancarias, manteniendo el orden correlativo de los
cheques,
adecuado
5.
Fir
para
su
control
m
a,
se
lla
y
ar
ch
iv
a
la
no
ta
de
en
tre
ga
.
6.
R
eg
ist
ra
en
el
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lo
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re
ci
bi
do
s.
7.
R
e
mi
te
el
in
ve
nt
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o
au
tor
iz
ad
o
a
la
Te
so
rer
a
y
ar
ch
iv
a.
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
FECHA:
ELABORADO POR
APROBADO PO
DIRECCIN DE
ADMINISTRACIN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS

PROCEDIMIENTO : Entrega y Distribucin de Cheques
Normas especfcas
1. El rea de caja de la Tesorera custodiar los
cheques
voucher
cheques
forma
continua hasta su entrega al beneficiario en las

bvedas correspondientes.
2. Al momento de retirar el cheque al responsable
de la entrega de los cheques, le
exigir al Beneficiario que presente su Cdula
de Identidad (persona natural) o
Registro Mercantil (persona jurdica) y en caso
de representar a alguna persona
natural o jurdica deber presentar la
documentacin que lo acredita (una autorizacin
del beneficiario o de la Empresa en original,
fotocopia de la cdula de identidad del
beneficiario, fotocopia de las facturas selladas
y firmadas por la Facultad y/o
Dependencia a que se le realiz el servicio y
presentacin del RIF para pagos iguales
o superiores a Bs. 50.000,00).
3. Para retirar cheques por concepto de
Prestaciones Sociales y Anticipos de
Prestaciones Sociales, el beneficiario deber
presentar en el rea de Caja de la
CAP:
6
SEC:
6.3.10
VERSIN
0
Tesorera la cdula de identidad original y

fotocopia de la misma, la cual quedar
anexa al voucher del cheque donde firma el
beneficiario. El cajero debe colocarle por
detrs la leyenda: Es copia fiel de su original con
la firma del cajero y su cdula.
4. Cuando el beneficiario del cheque por concepto de
prestaciones sociales o anticipo de
prestaciones sociales por motivo alguno no pueda
recibir personalmente el cheque en
la Direccin de Tesorera, podr autorizar a una
persona a travs de un poder
notariado, el cual se enva por oficio a la
Direccin de Asesora Jurdica para
certificacin. En caso de enfermedad, el
beneficiario autorizara a una persona y
anexar Informe mdico en original que justifique
la incapacidad de la persona con la
fotocopia de las cdulas de ambas personas
(debidamente certificados por el cajero).
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
FECHA:
ELABORADO POR
APROBADO PO
DIRECCIN DE
ADMINISTRACIN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS

el rea de Caja de la Tesorera

debern ser guardados en un acorden por
orden alfabtico y custodiados en la
bveda de la caja.
desglosaCheques
de
Facultades
y
Dependenc
dos.
2. Revisa que los
cheques voucher
tengan
dos
las
(02)
ias,
firmas
Contratado
autorizadas.
s,
Proveedores y
otros
3. Ordena y clasifica
en el acorden por
orden
alfabtico
los
CAJERO/CARGOASIG
NADO
1. Recibe del oficinista
los cheques
voucher con la
copia
seccin
cheques
voucher.
4. Revisar
procedimiento
de
ordenamiento de
pago.
contabilidad
debidamente
SEC:
6.3.10
VERSIN
0
5. Los cheques voucher que sern entregados en
CAJA N 1
CAP:
6
CAJA
N 2
Cheques de Nomina
y Becas
OFICINISTA II /
CARGO ASIGNADO
1. Recibe del Contabilista
los cheques
guardados
en
sobres sellados y
clasificados
por
Facultad
Dependencia.
de nmina debidamente
clasificados
2. Ordena los sobres de cheques
por
Facultad y Dependencia por tipo de
nmina
(Obrero,
Becas y Pasantas,
Sueldos y Salarios,
Pensin
de
Alimentos,
Instituciones
Colegios).
3. Coloca los sobres de
cheques
nmina en la bveda destinada para
ello.
4. Notifica
telefnicamente
Facultades
las
Dependencias
pueden
que
enviar
retirar sus cheques de

nmina.
5. Recibe al Mensajero autorizado de
la
Facultad o Dependencia para retirar
los sobres nmina.
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
FECHA:
ELABORADO POR
APROBADO PO
DIRECCIN DE
ADMINISTRACIN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS

9.
Recibe
el
el
libro
control
nmina
que le corresponde.
entrega
el
sobre
7.
De acuerdo al
al
Mensajero.
Sobre registra en el
libro
control
Facultad
la
o
Dependencia,
semana
quincena,
la
numeracin
y
final
Cheques de
Pensiones
Alimenticias
OFICINISTA II /
CARGO
ASIGNADO
inicial
de
los
cheques emitidos y
1.
Recibe del
Tesorero
cheques
entregarlos.
los
de
Pensiones
8.
Entrega
Mensajero
al
la
Alimenticias
debidamente
firmados (2 firmas
autorizadas).
persona
que retira el cheque
el libro control y
le
2.
solicita
que
coloque su firma
autgrafa
fecha
que
la
esta
retirando el sobre
de nmina.
SEC:
6.3.10
VERSIN
0
6. Ubica en el archivo
sobre
CAP:
6
Ordena
clasifica
cheques
y
los
en
orden
alfabtico y los
guarda en el
acorden destinado
para esto.
3.
Custodia
los
cheques en la bveda
correspondiente.
4. Recibe y entrega al beneficiario o a
la
persona autorizada para retirar el
cheque, solicitando la
documentacin
correspondiente.
5.
Solicita a la persona que retira que

firme
en
voucher
el
en
la
parte destinada para

ello y cualquier otro
documento que sea
requerido.
6. Archivo los voucher firmados de los
cheques entregados, clasificndolos
por meses.
7. Mensualmente la oficinista debe
revisar el acorden alfabticamente
y
anula
los
cheques
que no hayan sido

retirados
por
beneficiarios
hayan
segn
sus
que
caducado
el
establecido.
tiempo
8. Elabora
relacin
de
cheques
anulados la cual enva a

Contabilidad
para
del Tesorero.
su
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
control con la firma
FECHA:
ELABORADO POR
APROBADO PO
DIRECCIN DE
ADMINISTRACIN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS

CAP:
6
SEC:
6.3.10
VERSIN
0
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
FECHA:
ELABORADO POR
APROBADO PO
DIRECCIN DE
ADMINISTRACIN
Y FINANZAS
CAP:
6
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS

PROCEDIMIENTO : Preparacin y Revisin de Nominas
VERSIN
0
Esquema del proceso

T
esorera
No
min
a
Ge
ner
a
no
min
a
de
sue
ldo
s y
sal
ario
s
Presupuesto
Verifi
ca y
emite
Informtica
Autoriza
cheques
transferencia
Genera
para
de
la
nomina
cancelacin de
la nomina
la
SEC:
6.3.11
carta
s
orden
es al
Banc
o
Contabilidad
Gen
era
asie
nto
cont
able
Normas especfcas
1. La Divisin de
Tesorera deber
re
ali
za
r
la
s
tra
ns
fer
en
ci
as
ba
nc
ari
as
po
r
co
nc
ep
to
de
su
el
do
s
y
sa
lar
io
s
y
becas,
necesarios para
la
cancelacin de
las nminas.
2. Debe
verificarse que el
orden
co
rre
lat
iv
o
de
lo
s
ch
eq
ue
s
de
be
co
in
ci
dir
co
n
el
re
gi
str
o
de
ch
eq
ue
s,
re
ci
bo
s
qu
e
ac
o
m
pa
a
n
lo
s
ch
eq
ue
s
co
ntr
a
el
lis
ta
do
de
R
eg
ist
ro
de
Cheques
cuadros
de
transferencias.
3. Debe verificarse
a travs del sistema
lo
s
di
sk
ett
es
de
n
mi
na
co
nt
ra
lo
s
cu
ad
ro
s
de
tra
ns
fer
en
ci
a
lo
s
si
gu
ie
nt
es
da
to
s:
m
on
to
tot
al
de
l
di
sk
ett
e
y
N
de
pe
rs
on
as
.
4. Los cheques del

personal que cobra
su sueldo
va cheque, deben
re
mi
tir
se
a
la
s
Fa
cu
lta
de
s
o
D
ep
en
de
nc
ia
s
pa
ra
su
di
str
ib
uc
i
n.
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
FECHA:
ELABORADO POR
APROBADO PO
DIRECCIN DE
ADMINISTRACIN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS

proceso
Distribucin
de
cheques)
firma
obligatoria:
la
Tesorera
una
firma
5. La aprobacin de la
de
nmina por parte

de la Direccin de
Planificacin y
Presupuesto
se
realiza posterior, a
fin de agilizar el
Directora
la
del
.
Descripci
del
procedimie
nto
6. Solamente se retendrn
CONTADOR
cheques en
la Tesorera a las
personas que lo
hayan
solicitado
previamente a las
Facultades
y/o
Dependencias,
pero estos
sern
de
Administracin
procedimiento
administrativo
pago
casos
slo
por
va excepcional.
CARGO
ASIGNADO
1. Recibe del
Departamento de
Nomina
copia
los
cuadros
de
transferencias
de
sueldos
salarios
para
7. La carta orden y
Oficio deben ser
firmada por dos
firmas conjuntas,
SEC:
6.3.11
VERSIN
0
como
(ver
CAP:
6
la
elaboracin
de
borrador
de
oficios
bancarios.
ASISTENTE
ADMINISTRATIVO
2. Recibe de la direccin
de Informtica
el siguiente material de
la Nomina:
Reporte Registro de
Cheques
Reporte Abonos en Cuenta

Reporte
Cuadro
para
Transferencia por tipo de Nomina

Diskette
los
contentivo
con
archivos por tipo

de
nomina
banco
Recibo de Pago y cheques
3. Compara que la informacin
emitida
por el Departamento de Nomina a
travs
de
la
transferencia
de
sueldos coincida con

la
informacin
enviada
por
la
Direccin
de
Informtica.
4. Elabora en Excel el Cuadro del
Movimiento de la Nomina de los
sueldos y salarios,
el cual es detallado
por
facultad
dependencias
/
y
contiene la siguiente
informacin
Tipo
de
nmina
(Directivo,
Docente, Consejo
de
Desarrollo
Cientfico
Montos de los abonos
Humanstico,
emisin
Administrativo,
Tcnico,
Montos
por
la
de
cheques
Servicios
Obrero, Vigilancia)
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
FECHA:
ELABORADO POR
APROBADO PO
DIRECCIN DE
ADMINISTRACIN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS

5.
Entrega
abonado,
materia recibido de la
Banco
Nomina
numero
al
de
cheque inicial
Contabilista.
y final.
CONTABILISTA / CARGO
ASIGNADO
6. Procede a separar por
8. Inserta el diskette
en el computador
Banco y por
tipo de nmina, el
material de la
a fin de
verificar a travs
del
nmina como es: el
programa
diskett
instalado
del
con
registro
copia
abono en cuenta y
que
el
monto
registro
por
informtica
de
de
el
del
diskette
cheque.
corresponda
7. Revisa que el diskette
con el monto
indique en la
expresado en
etiqueta identificadora
el nmero de
registros
personas a cobrar
los cheques o los
abono en cuenta,
tipo
de
el cuadro de
transferencia.
nomina,
9.
SEC:
6.3.11
VERSIN
0
monto
el
CAP:
6
Compara la
informacin
reporte
del
Registro
de
emitidos
Cheques contra los
se
cheques emitidos.
encuentren
Verifica que no
relacionados
existan saltos en la
reporte.
numeracin
en
el
de
los cheques y que
10. Pasa los cheques para su firma.
todos los cheques
11.
Indica
la
Secretara que elabore

Oficio
de
notificacin de pago de
nomina y Cartas Ordenes
SECRETARIA
12. Elabora Oficio y

Cartas
Ordenes
los Bancos donde se

detalla el monto
a abonar, la cuenta
debito
Ingresos
Ordinarios, la cuenta
abono
de
las
cuentas
pagadoras,
cantidad
de
registros,
cantidad
de
diskettes
remitidos
fecha
y
que
la
debe
realizarse el abono.
13.
Solicita
firma
autgrafa al Tesorero y
al
Director
14.
de
Administracin en el
Oficio,
en
las
Solicita
autorizadas
cartas
cheques
rdenes y en los cheques.
firmas
en
y
los
en
las
cartas ordenes por

la Direccin de Administracin.
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
FECHA:
ELABORADO POR
APROBADO PO
DIRECCIN DE
ADMINISTRACIN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS

orden
pago
conjuntamente
reporte
con
Registro
al Banco.
16. Enva
la
el
de
Cheques.
copia
carta
recibida
de
orden
por
19. Entrega al
Oficinista
la
bancaria
los
los
soportes
Contralora Interna,
Direccin
de
los
cheques
respectiva Entidad
de
y
recibos
pago,
el
reporte
Registro de
Cheques.
Presupuesto y al
Departamento
de
Contabilidad.
17.
Informa
Contador que ya fue

distribuido
el
Oficio, los diskettes y

las cartas ordenes.
CONTADOR / CARGO
ASIGNADO
18. Ubica los cheques,

los recibos de
OFICINISTA II /
CARGO ASIGNADO
20. Ensobra los

al
SEC:
6.3.11
VERSIN
0
15. Enva a travs del Mensajero la carta
los diskettes
CAP:
6
cheques
acompaados
de
los
recibos
que
respaldan los
mismos
listado
el
de
acuse.
Montos de los
abonos
Montos
por
21. Escribe en el sobre
la
emisin
de
la
cheques
Facultad
y/o
Dependencia a ser
referido y la
numeracin
contentiva
recibos
de
los
desde
hasta.
22. Entrega los sobres al Oficinista III

OFICINISTA III / CARGO ASIGNADO
23. Recibe
los
sobres
Dependencias
y/o
Facultades
los
guarda
y
en
el
mobiliario hasta que

se
presente
el
Mensajero
autorizado para retirar
dichos sobres.
24. Recibe al Mensajero

e
identifica
que
de
Facultad
y/o
Dependencia
corresponde.
25. Ubica el sobre en

el
mobiliario
registra en el libro
de registros de
de
las
entrega
de
sobres
26.
el
sobre a ser entregado al
Solicita
al
Mensajero su firma en el
Mensajero
libro en seal de
conformidad
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
FECHA:
ELABORADO POR
APROBADO PO
DIRECCIN DE
ADMINISTRACIN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
CAP:
6
SEC:
6.3.12
VERSIN
0

PROCEDIMIENTO : Pago de Alquileres de Arrendamientos por Proveedores de Servicios (Cafetine
Libreras)
Esquema del proceso:

Tesorera
Contabilidad
Recibe copia de
depsito y emite
relacin de pagos
Genera asiento
contable
Normas Especfcas:
1. Los montos de canon y la cuota de electricidad son
establecidas
por
COPRED
estn
establecidas en los contratos existentes.

2. El Concesionario o Arrendatario del Alquiler del
Cafetn y/o Librera deber depositar
el monto del canon y la cuota de electricidad en el
Banco y en la cuenta asignada por
la Direccin de Administracin y Finanzas, Divisin
de Tesorera.
3.
Semanalmente
Departamento
de
deber
Contabilidad
remitirse
los
al
depsitos
efectuados por los Concesionarios o Arrendatarios.

4. Mensualmente se actualiza cuadro de ingresos por Arrendatarios
para informacin.
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
FECHA:
ELABORADO POR
APROBADO PO
DIRECCIN DE
ADMINISTRACIN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
CAP:
6
SEC:
6.3.12
VERSIN
0

PROCEDIMIENTO : Pago de Alquileres de Arrendamientos por Proveedores de Servicios (Cafetine
Libreras)
manera:
Original:
Arrendatari
o
Descripcin del
Procedimiento:
CAJERO / CARGO
ASIGNADO
Copia
Verde:
Anexa al
1. Recibe del Arrendatario

original del
De
depsito por concepto

del monto del
pos
ito
canon y por la
par
cuota
de
la
su
electricidad.
env
o
2. Verifca que el
monto cancelado
pos
corresponda al monto
asignado al
or
cafetn o librera.
3. Emite Recibo donde
especifica el
monto del canon de
arrendamiento y
electricidad
el
mes
al
Con
tabil
ida
d
que
corresponde
teri
al
pago
4. Distribuye el Recibo
de la siguiente
Copia
Rosada:
Archiva en
el
expedie
nte del
cafetn.
depsitos
5. Registra la informacin
del canon de
ingreso al sistema y
rendicin.
Arrendatario en el
archivo de Excel
para
ello, y entrega los
la
mecangrafa para su
arrendamiento y
electricidad del
destinado
MECANOGRAFA
6. Organiza los depsitos y emite
una
relacin de los mismos y un Oficio
para
enviarlos
al
Departamento
Contabilidad
su
de
para
registro
contable, e ingresa al
sistema.
7. Solicita firma autgrafa del
Asistente
Administrativo en el Oficio y remite
para la firma de la Tesorera.
8. Obtiene fotocopia del depsito y
de
la relacin.
9. Remite relacin de los
depsitos,
copia de los Depsitos y Oficio al
Departamento de Contabilidad.
10. Archiva
del
fotocopia
depsito,
relacin y Oficio en el
expediente del
Concesionario.
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
FECHA:
ELABORADO POR
APROBADO PO
DIRECCIN DE
ADMINISTRACIN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS

PROCEDIMIENTO : Cheques Anulados y Suspensin de Cheques
1. Las anulaciones de un cheque podrn darse por las siguientes

razones:
Error en el nombre del beneficiario
Error en el monto a cancelar
Error en la emisin del cheque
Fallecimiento del beneficiario
Caducidad
- Y cualquier otra razn de anulacin que determine la

Institucin
2. Todo cheque anulado deber ser remitido a la
Unidad de Cheques ReintegradosDivisin de Tesorera por las Facultades o
Dependencias y venir relacionados a travs
del formulario Relacin de Cheques Nmina
Reintegrados
3. Todo cheque recibido deber tener el sello de
Anulado,
en
caso
que
no
lo
tenga,
deber colocarse el sello de Anulado en el cheque.

4. Todo Voucher de cheque que corresponda a un
cheque anulado deber ser archivado
segn los siguientes tems: por ao, mes,
Dependencia y /o Facultad y por la
numeracin de los cheques de menor a mayor y
por cuenta bancaria.
SEC:
6.3.13
VERSIN
0
Normas Especfcas:
CAP:
6
5. La carta de solicitud de anulacin del Cheque

por
parte
de
la
Unidad
Solicitante
deber indicar los datos del cheque y motivo de

anulacin.
6. El beneficiario del cheque extraviado deber
informar y llenar el formulario
correspondiente, en la Divisin de Tesorera
sobre la perdida del mismo. En caso de
que la solicitud
de anulacin o suspensin
corresponda a una Facultad o

Dependencia la Unidad correspondiente, solicitar la
anulacin por escrito.
7. La Divisin de Tesorera deber informar al banco
a
travs
de
oficio,
inmediatamente
despus de haber recibido la informacin del

beneficiario.
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
FECHA:
ELABORADO POR
APROBADO PO
DIRECCIN DE
ADMINISTRACIN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS

8. La suspensin de los cheques es responsabilidad

directa
del
banco,
el
cual
luego
de
recibirlo deber comunicar el status del cheque por

escrito a la Universidad.
CAP:
6
SEC:
6.3.13
VERSIN
0
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
FECHA:
ELABORADO POR
APROBADO PO
DIRECCIN DE
ADMINISTRACIN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS

2.
del
beneficiario
procedimient
conoce los datos
Si
el
no
del cheque se
dirige
BENEFICIARI
la
Facultad o
Dependencia
(FACULTAD/DE
para solicitar la
PENDENCIA,
data
PERSONA
del
cheque.
JURDICA O
PERSONA
3.
NATURAL)
En caso de
que la anulacin
la
1. En
caso
el
de
que
beneficiario
conozca los datos
del cheque se
dirige
la
Divisin
Tesorera
informar
solicite
la
Facultad
Dependencia,
deber enviar un
de
a
oficio solicitando
la
anulacin.
sobre el
cheque extraviado
SECRE
TARIA
para su suspensin
ante
la
bancaria.
entidad
4.
al
Le
SEC:
6.3.13
VERSIN
0
Descripcin
CAP:
6
entrega
beneficiario
un formulario de
suspensin
de
cheques el cual debe
5.
Elabora oficio con
llenar el beneficiario y
este
anexar fotocopia de la
con
cdula de identidad.
Facultad
formulario
el
oficio
o
de
la
Dependencia
Entidad
para
la
Bancaria
para
ordenar
la
suspensin del cheque y

lo pasa a la Tesorera para
su firma.
TESORERA
6. Firma oficio y lo enva a la 2da firma
SECRETARIA
7.
Relaciona el oficio
enva
Entidad
pasa
la
Bancaria
por
informacin
para
ir
Fax
y
la
al banco
adelantando
el proceso.
8. Archiva la copia recibida por el
Banco.
BANCO
9. Emite reporte final del siniestro
SECRETARIA
10. Recibe copia del reporte
al beneficiario o a la
bancario y le entrega copia
Facultad/Dependencia.
SOLICITANTE
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
FECHA:
ELABORADO POR
APROBADO PO
DIRECCIN DE
ADMINISTRACIN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS

11. En caso de que el

cheque
se
haya
suspendido
anulado
exitosamente
por
Entidad
la
Bancaria
enva
el
reporte
bancario
Unidad
a
de
la
Cheques
Reintegrados
para
proceder
reemisin
(ver
la
de
Reemisin
de
Cheques)
OFICINISTA II /
CARGO ASIGNADO
1. Recibe de los
mensajeros de las
Dependencias /
Facultades el
sobre
Cheques
de
Sueldo
de
Personal
el
cual
los
siguientes
documentos:
Relacin
UNID
de
Cheques
AD
Nmina
DE
CHEQ
Reintegrados
UES
(original
copia)
REIN
Cheques
Anulados
TEGR
ADOS
(A)
Rendicin de
cheques (SubProceso)
SEC:
6.3.13
VERSIN
0
contiene
Procedimiento
CAP:
6
Recibos de
Pago (Voucher)
2. Devuelve
Facultad o
la
Dependencia copia de
la Relacin de
Cheques
Nmina
Archiva
3.
Recibos
los
de
Pago
(Voucher)
de
colocndole una etiqueta

de identificacin.
Reintegrados
debidamente
firmados.
4. Agrupa los cheques

anulados
por
sueldos y salarios y
los que son por
Becas y Pasantas.
Remite
5.
Contabilidad
los
cheques
anulados
con
su
respectivo formato.
(B)
REEMISION DE
CHEQUES
(SubProceso)
TESORERA
1.
Recibe
de
la
Facultad/Dependencia
Oficio
solicitando
reemisin
del
cheque
por
caducidad, anulacin
o
perdida y asigna a
la
Unidad
de
Cheques
Reintegrados
todos
los
datos
soportes requeridos.
para
su
reemisin.
3.-
Ubica
el
voucher del cheque

OFICINISTA
anulado
2.
Revisa que el oficio
en
los
archivos y anexa al
contenga
oficio.
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
FECHA:
ELABORADO POR
APROBADO PO
DIRECCIN DE
ADMINISTRACIN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS

11. Posteriormente
datos en la opcin
Relacin de
Cheques a
Reemitir con
Carga
Sub-
todos los soportes.
modulo de Nmina
CONTA
DOR
Registra
del
los
del Sistema CKF

de acuerdo a los
datos del recibo.
6. Contacta
telefnicamente
9. Revisa y autoriza
la pre-nmina y
remite a la
Oficinista para
la
la
generacin de la
nmina.
Direccin de
Informtica para que
generen el reporte
OFICINI
STA
de la Pre nmina
Relacin
de
Cheques
Reemitir.
Llama
10.
telefnicamente a
Informtica
7. Verifca que la
informacin generada
en el reporte Relacin
de Cheques a
Reemitir coincida.
8. Entrega a al
Contador el Reporte
SEC:
6.3.13
VERSIN
0
retira del rea de

4.
CAP:
6
e informa que
gener la nmina
para
que impriman
los recibos y
los cheques.
Informtica
el
Reporte
nomina y coloca media
Relacin de Cheques a
firma en seal de visto
Reemitir, los cheques y la
bueno.
hoja de Control de Salida

de Listados y archivos.
14. Remite para la firma de la Tesorera.
12. Remite al Contador para

su
revisin
15 Realiza activacin
final y entrega reporte al
de los cheques ante la
Cajero para
Entidad Bancaria.
TESORERA
su archivo.
16. Revisa
CONTADOR
los
13. Revisa la nmina final
y firma
cheques
enva para la 2da.
con la Pre-
Firma
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
FECHA:
ELABORADO POR
APROBADO PO
DIRECCIN DE
ADMINISTRACIN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS

PROCEDIMIENTO : Control de Saldos Diarios
para
la
actualizacin
1. La Tesorera
debe elaborar
diaria
de
diariamente
Reporte
de
Saldos
Diarios
de
la
Cuentas
Centrales de la
Institucin
para
el
conocimiento
los
los
Saldos
Bancarios
de
las
Cuentas
Centrales
Matrices
de
Autoridades,
el
cual se remite a
la Direccin de
Administracin
para
que maneja
la
Institucin.
Descripci
n
del
Procedi
miento
TESORE
su
RA
distribucin.
1.- Actualiza
diariamente a travs
de
2. Tesorera debe
acceder diariamente
a los Sistemas
los
Electrnicos
Sistemas
la
de
SEC:
6.3.1
VERSIN
0
Banca
Normas Especfcas:
CAP:
6
Electrnicos
2.-
la
informacin
Accesa al Sistema Electrnico y

descarga
de
los
los movimientos
movimientos
diarios bancarios
correspondiente al
de los bancos con
da anterior de cada
que
Cuenta Bancaria.
mantiene
Cuentas
la Institucin, a fin
de
que
3.
Analiza y actualiza los
movimientos
para
el
las
Contador elabore
el
Reporte
Diario
de
partidas
transito
en
con
relacin al saldo
los
del da anterior.
Saldos Bancarios.
Contador
determinar
4.-
Se procede a realizar cuadro

detallado
las
partidas en trnsito
o
diferidas
en
Banco.
5.
Realiza el
Resumen
cuadro
Saldos Diarios de
Cuentas
Matrices
con la informacin.
Obtenida
de
revisin
anlisis
de
la
los
movimientos
bancarios.
6. Se conforman tres (3) juegos de
documentos que soporten el cuadro
Resumen
de
saldos
diarios
de
Cuentas
transito
(transferen
Principales los cuales son:
cias
cheques).
-
Lista de Partidas en
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
FECHA:
ELABORADO POR
APROBADO PO
DIRECCIN DE
ADMINISTRACIN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS

PROCEDIMIENTO : Control de Saldos Diarios
Relacin de Saldos y
movimientos diarios de las
actas
por
Entidad
Financiera.
7. Entrega al Tesorero para su revisin
TESORERA
8.
Recib
e,
verific
ay
analiz
a el
cuadr
o
Resu
men
de
Saldo
s de
Cuent
as
CAP:
6
SEC:
6.3.1
VERSIN
0
Matri
ces
conju
ntam
ente
con
el
Conta
dor.
9. Si esta correcto enva a la Direccin
de
Administracin
informacin y
10.
En
caso
de
tener
correc
cione
s para
su
soluci
n.
11.
Se
remit
e
la
para
Distribucin.
su
Direc
cin
de
Admin
istraci
n
para
su
distrib
ucin
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
FECHA:
ELABORADO POR
APROBADO PO
DIRECCIN DE
ADMINISTRACIN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS

PROCEDIMIENTO : Colocaciones Financieras
mejor tasa y del
Normas especfcas
de
1. Actores:
Autoridad Competente
/
una
Poltica
de
Inversin
De
de
los
Administraci
Recursos de
la
Institucin.
Tesorera
Central
Unidades
Administrativa
3.
Las
Colocaciones
Financieras
se
s
realizan
2.
Permite registrar
solicitudes
para Colocaciones
corto plazo;
dependiendo
Financieras
de
con el propsito de
situacin del
la
generar
Ingresos Propios
a
mercado
financiero
buscando
travs
SEC:
6.3.1
VERSIN
0
anlisis del riesgo
Director
CAP:
6
la
en
seguridad
la
lquida
bancario.
tenencia
de
los
fondos, a travs
la planificacin y
anlisis del Flujo
de Caja semanal.
5.
Los intereses generados por las

Colocaciones
Financieras,
se
depositan
en
cuenta
4.
Para realizar las
Colocaciones
Financieras
se
debern solicitar
a
las
de
Ingresos Propios de
la Universidad
y su distribucin y
uso
Instituciones
la
est a cargo
de la Comisin
de
Financieras, tres
Mesa, conformada
por
ms cotizaciones,
Autoridades de la
para seleccionar
Institucin
las
cuatro
la ms adecuada
en funcin de la
Procedimientos:
TESORERA
1. Analiza el Flujo de Caja semanal
para determinar el excedente de
caja temporal a invertir.
2. Solicita ante tres o ms

Entidades
Bancarias las Cotizaciones para
realizar
las
Colocaciones
Financieras,
las
cuales
3. Analiza el Riesgo Bancario
son enviadas
trimestral
va fax.
a
de
travs
publicaciones especializadas
en
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
FECHA:
ELABORADO POR
APROBADO PO
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ADMINISTRACIN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS

Bancari
travs
as
medios
y
electrnicos.
4.
analiza
impresos
conj
unta
Selecciona la
mejor oferta en el
ment
e
mercado
con
somete
el
consideracin
Teso
de la Direccin
rero
de
la
Administracin
mejo
para
que
apruebe
la
opci
opcin
definitiva.
para
su
DIRECTOR DE
ADMINISTRACION
apro
baci
n.
5.
Recibe
el
Informe Tcnico y
las
Cotizaciones
SEC:
6.3.1
VERSIN
0
el rea, y a
de
CAP:
6
6. Aprueba la
mejor oferta y
la
som
ete
RECTOR
consideracin
del Vicerrector
9. Recibe y analiza
el
informe
aprueba
Administrativo
la
realizacin de la
y Rector de la
Institucin.
operacin.
10. Enva al Tesorero para realizar la
VICERRECTOR
ADMINISTRATIVO
operacin definitiva
TESORERA
7.
Recibe
analiza
informe
el
y
aprueba
la
realizacin de la
Enva
Rector
Informa
autoriza
al
para
su
autorizacin.
telefnica-
mente a la Entidad
Bancaria para
que
operacin
8.
11.
realice
la
operacin
financiera.
12.
Remite
Contador
al
para
la
elaboracin
de
los oficios de
formalizacin
de
la
operacin.
CONTADOR
13. Realiza dos oficios
para
someter
consideracin
el
aprobacin la
Vicerrector
colocacin
financiera:
1)
Administrativo
Oficio
donde
solicita
el
Director
al
de
la
autorizacin para
Administracin
Vicerrector
Rector
solicita
al
realizar
Administrativo
Colocacin
la
Financiera.
la
aprobacin; 2) Oficio donde
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
FECHA:
ELABORADO POR
APROBADO PO
DIRECCIN DE
ADMINISTRACIN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS

14.
Realiza
un
oficio dirigido a la
cantidad a
colocar.
Financiera
Financiera
seleccionada
se
realice
con
una
para
la
formalizar
negociacin
con
las
Entidad
Bancarias
condiciones
donde
establecidas.
se
15. En caso de que

la Colocacin
Financiera
realice
no
tengan
cuentas,
se
se
con
un
emite
una
cheque
Entidad
nombre la
Bancarias
Universida
donde
se
tengan cuentas,
Central de
se emite oficio
Venezuela
de
por
autorizacin
cantidad a
para
colocar
realizar
el
dbito
la
,
el cual se
de
SEC:
6.3.1
VERSIN
0
16. En caso de
que la Colocacin
Entidad
CAP:
6
la
enva a la
Entidad
Del Vicerrectorado
Financiera.
Administrativo
al Rector
Entidad Bancaria Ejecutivo de Cuenta
De la Direccin de
Administracin
y de la Tesorera
para realizar la
17. Recibe oficio de
colocacin en el Banco
Dbito o Cheque y
efecta la operacin
Financiera.
Vicerrectorado
Para
la
Direccin
de
Administracin
Rector
al
Administrativo
11.
En
caso
que
realizar
operacin
al
Vicerrectorado
Del
la
sea por renovacin

de la Colocacin
Administrativo
Financiera,
slo
se
realizar Oficio de la
Direccin
de
Administracin y de la
Tesorera
para
realizar la colocacin
en el Banco.
12. Posteriormente que
se
haya
emitido
los Oficios, entrega

los Oficios al
Tesorero
para
que
este gestione ante

el
Director
Administrativo
la
factibilidad de realizar
la
operacin
que
este
travs
Oficios
solicite
de
para
realizar
la
los
respectivos
autorizacin
operacin.
al
Vice-Rector
Administrativo
Rector
TESORERO
el
13.
la
Entrega
Oficios
al
los
Director
Administrativo a fin
de que sea
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
FECHA:
ELABORADO POR
APROBADO PO
DIRECCIN DE
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Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS

Archiva
16.
consideracin
una carpeta copia
autorice
la
de
operacin.
los
Recibe
14. Recibe del Director
17.
Administrativo
Mensajero
los
Colocaciones
que
CONTADOR
15. Gestiona con el
las
Bancarias
los
de
cuales
fueron
Entidades
Bancarias.
18. Registra en
de Administracin y
el diario de los
libros
de la Tesorera
realizar
en
la
Direccin
la
colocacin en los
Bancos.
operaciones
las
Entidades
para
las
retiradas
Distintas
oficios
amparan
las
Mensajero la
a
del
original de las
entrega al Contador.
entrega
en
Oficios.
Oficios
SEC:
6.3.1
VERSIN
0
sometido
los
CAP:
6
las
colocaciones
realizadas
en
cuadro
de Colocaciones
19. Obtiene
fotocopia
de
las
Colocaciones de todos
los soportes
20.
Remite
Contabilidad original de
las
Colocaciones
con
fotocopia de los
Oficios
generados
de la operacin para
su control.
21. Archiva
fotocopias
conjuntamente
las
de
las
Colocaciones con los

Oficios remitidos a los
Bancos.
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
FECHA:
ELABORADO POR
APROBADO PO
DIRECCIN DE
ADMINISTRACIN
Y FINANZAS

PROCEDIMIENTO : Cuadro controles
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
CAP:
6
VERSIN
0
ASUNTO: Anexos
SEC:
6.4.1
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
FECHA:
ELABORADO POR
APROBADO PO
DIRECCIN DE
ADMINISTRACIN
Y FINANZAS

MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
CAP:
6
VERSIN
0
ASUNTO: Anexos
SEC:
6.4.1
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
FECHA:
ELABORADO POR
APROBADO PO
DIRECCIN DE
ADMINISTRACIN
Y FINANZAS

MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
CAP:
6
VERSIN
0
ASUNTO: Anexos
SEC:
6.4.1
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
FECHA:
ELABORADO POR
APROBADO PO
DIRECCIN DE
ADMINISTRACIN
Y FINANZAS

MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
CAP:
6
VERSIN
0
ASUNTO: Anexos
SEC:
6.4.1
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
FECHA:
ELABORADO POR
APROBADO PO
DIRECCIN DE
ADMINISTRACIN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS

PROCEDIMIENTO : Ordenamiento de pagos
A travs de este caso de uso se permite la
asignacin
de
las
cuentas
bancarias
por las que se van a cancelar los pagos seleccionados

as
como
los
procesos
de
abono
en cuenta y emisin de cheques segn el formato

preestablecido del cheque para la
institucin financiera por la que se va a
cancelar la deuda.
2.
Se entiende por ordenamiento de pago las actividades
que van desde la
emisin de la Solicitud /Orden de Pago hasta la cancelacin
de las cuentas
por
pagar, de cualquier naturaleza o fuente.
3.
Toda Solicitud /Orden de Pago debe contener los documentos
justificativos
del
gasto para la Unidad de Administracin segn la
tramitacin que corresponda ante el rea de Tesorera
de la Universidad.
4.
Toda Solicitud /Orden de Pago debe contener
principalmente los datos
siguientes: Nombre del beneficiario, Nmero del documento de
identificacin,
Monto a pagar en nmeros y letras, Lugar de pago,
Entidad
financiera
nmero
SEC:
6.3.1.1
VERSIN
0
Normas que regulan el proceso:

1.
CAP:
6
de
cuenta,
Fecha
de
pago
de
la
obligacin,
Identificacin del organismo, Identificacin y

firmas autorizadas, Fecha de
consecutiva de la Solicitud,
Ejercicio e imputacin
y otros requisitos
que as lo
emisin, Numeracin
presupuestaria, Fuente de financiamiento
requiera, de ejecucin de gastos.
5.
Las Unidades Administradoras no podrn exceder su
saldo de cuota de
desembolso actual, de acuerdo con la
imputacin
de
/Orden
la
Solicitud
de
Pago.
6.
Toda Solicitud
por las Autoridades
/Orden de Pago debe ser firmada
competentes segn corresponda.

7.
de
La Universidad no efectuar ordenamiento

pagos
si
no
existe
disponibilidad
presupuestaria.
8.
La Unidad de Tesorera es la dependencia responsable
de establecer la
jerarquizacin o priorizacin de las Solicitudes/ Orden de
Pago, de acuerdo
a
los siguientes conceptos del gasto: Sueldos, Deuda pblica,
Transferencias,
DIRECCIN DE
ADMINISTRACIN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS

acuerdo al orden de prioridades fijado y Otros gastos.

Los pagos a efectuar por la Institucin podrn ser realizados en
modalidad
de Cheque o Abono en Cuenta por transferencia bancaria.

10.
El rea de Tesorera debe verificar que los Cheques se
emitan en orden
cronolgico y consecutivo y que contengan la leyenda NO
ENDOSABLE.
11.
Deben anularse los cheques que presenten errores de
elaboracin, lo cul
genera reversin en el registro contable.
12.
Solo pueden ser entregados los Cheques a sus legtimos
beneficiarios o la
persona autorizada por este ante el rea
de Tesorera de la Facultad y Dependencia
correspondiente, as como de la custodia
de las chequeras recibidas del banco emisor.
Persona Natural
El beneficiario debe presentar cdula de
identidad al momento de retirar cheque
emitido a su nombre, en caso contrario, debe
autorizar a tercera persona por escrito y
anexar copia de su cdula de identidad y del
autorizado.
Persona Jurdica
SEC:
6.3.1.1
VERSIN
0
Servicios no personales, Materiales y suministros, De
9.
la
CAP:
6
A los fines del retiro del cheque correspondiente

del pago de los bienes y servicios
entregados, los proveedores y contratista, o sus
representantes, deben presentar
ante la Unidad de Tesorera, original de
constancia de autorizacin y copia de los
siguientes documentos: poder, factura, Rif y cdula
de identidad.
En los casos de abono en cuenta los beneficiarios
deben abrir una cuenta corriente
bancaria, de acuerdo con las instrucciones
giradas por la Tesorera, a los fines de
efectuar el pago correspondiente del valor de
los bienes, materiales y servicios
entregados.
La Unidad de Tesorera, a travs del Sistema,
brindar,
los
Reportes
de
posicin
con
todos los movimientos de sus cuentas bancarias.
DIRECCIN DE
ADMINISTRACIN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS

Relacin
de
cheques
al
Banco
para que proceda a efectuar el pago de los

beneficiarios correspondientes.

Benefici
OFICINISTA / CARGO
ASIGNADO
ario,
1. Recibe de
Facultad y/
concept
la
Dependencia de los
Mensajeros las
Solicitudes
Cheques
de
y
sus
2. Firma en el libro el
acuse de la
Solicitud de Cheque
3. Registra la Solicitud de
Cheque en
un archivo en Excel
indicando la
Facultad
y/o
Dependencia
que corresponde,
la
recibida,
de
Monto y
o de la
emisin
de
la
solicitud
de
soportes
fecha
nmero
Solicitud,
SEC:
6.3.1.1
VERSIN
0
Ser responsabilidad del rea de Tesorera enviar
la
CAP:
6
cheque.
4. Coloca el sello
de la Direccin de la
Tesorera y la
fecha de
recibido en el
formulario
Solicitud de
Cheque
5. Registra el
nmero de la
solicitud de
cheque,
beneficiario,
monto y fecha
de recepcin en el
cuaderno
control
las solicitudes de
cheques
recibidos.
6. Entrega a control
previo la Solicitud
de Cheque y los
soportes para la
revisin
soportes
de
los
de
control.
ABOGADO / CARGO
ASIGNADO
7. Recibe la Solicitud de Cheque y

los soportes de la operacin, para
su revisin.
8. Revisa si la solicitud de cheque
est sellada, fechada y firmada
por la oficinista que
la recibe en el
departamento;
adems revisa los
siguiente
puntos:
N de solicitud,
fecha, facultad o
dependencia
solicitante,
beneficiario, monto
en
letra
nmero,
concepto
pago,
a
del
codificacin
travs
del
sistema
AJC;
verifica
la
aprobacin
presupuestaria,
las
firmas
de
la
solicitud de cheque.
9. Revisa los soportes de la
solicitud de cheque, observando
que
cuando
los
mismos no sean
10.
originales, estn certificados
se
por los solicitantes del pago.
factura original y
Revisa
que
cuando
el
beneficiario
encuentra
que
la
esta
cumpla con los
sea un proveedor, en el
soporte
requisitos
mnimos exigidos,
y
DIRECCIN DE
ADMINISTRACIN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS

se
14. Entrega a
anexen
los
las
soportes
Mecangrafas
necesarios para
el
11. Se le remite a la
mecangrafa
para la elaboracin
del cheque.
libro
de
registro
de
cheques y
chequeras
por cuenta
a
CONTADOR
12. Ubica en la
caja de seguridad
utilizar
durante
el
da.
Adicionalm
las
chequeras
por
cuenta a utilizar en
el da y el libro
de registro de
cheques en el
archivo destino
13. Registra
la
numeracin de las
chequeras
ente
las
solicitudes
de
cheques y
los
soportes
respectivos
para ello.
por
cuenta en el libro.
SEC:
6.3.1.1
VERSIN
0
que
cada solicitud.
CAP:
6
MECANOGRAFA /
CARGO ASIGNADO
13. Verifca que la
numeracin de los
cheques
anotados
en
el
libro
correspondan
las
se
con
chequeras
14. Firma en el libro

control en seal de
haber recibido las
chequeras.
la
asignacin de cheques
a cada una de las
recibidas.
conformidad
Procede
15.
de
solicitudes de
cheques entregadas.
16. Ingresa al Sistema
Tesorera
registrar
Caja
los
y
datos
requeridos de
acuerdo a la Solicitud de Cheques
17. Imprime los cheques a travs de
la
Haber
opcin
Cheques - Emitir y
selecciona la cuenta
del banco que debe
debitarse.
Sella
18.
cada
cheque emitido con el

sello
de
Direccin
la
de
Administracin.
19. Ingresa a la opcin
Reporte
-
Haber
Firmados
selecciona la cuenta
de
cada
que
se
imprimir
Banco
requiere
el
reporte
Cheques Pasados a
la Firma.
20. Agrupa
los
que
cheques
correspondan
cuenta
cada
Firma y soportes al Contador.
le anexa el
reporte Cheques Pasados
CONTADOR / CARGO ASIGNADO
a la Firma.
22. Verifca que los cheques

emitidos
21. Entrega
los
cheques
impresos,
reporte Cheques
Pasados a la
correspondan
los
datos
solicitudes
cheques.
de
con
las
de
DIRECCIN DE
ADMINISTRACIN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS

Entrega
23.
los
cheques impresos, el
reporte Cheques
CAP:
6
VERSIN
0
colocarle
su
firma
autgrafa a la
Pasados a la
relacin y los
Firma y los soportes al

Oficinista III.
OFICINISTA III / CARGO
ASIGNADO
cheques.
28. Remite a la
secretaria para su
envo
a la segunda firma.
24. Recibe
la
documentacin del
OFICINISTA III /
CARGO ASIGNADO
Contador.
25.
Coloca
los
cheques y los soportes
29. Entrega
Direccin
la
de
Administracin
respectivos en una
la
carpeta
carpeta.
de
26. Entrega la carpeta al
cheques a fin
Tesorero.
de
los
que
Director
firme
27. Recibe la carpeta de

los cheques
emitidos
procede a revisar
su
emisin
el
de
Administracin
TESORERO / CARGO
ASIGNADO
SEC:
6.3.1.1
autorice
y
los
cheques
emitidos.
OFICINISTA III /
CARGO ASIGNADO
30. Recibe llamada

telefnica del la
Secretaria
de
Direccin
la
de
Administracin a fin
de
que
carpeta
retire
la
contentiva
de los cheques.
31. Remite
la
va
Relacin
Fax
de
cheques pasados a la
firma.
DIRECCIN DE
ADMINISTRACIN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS

PROCEDIMIENTO : Flujo de Caja
1.
Este proceso permite proyectar los egresos en funcin de los
ingresos percibidos a
corto y mediano plazo con el fin de distribuir en forma eficiente
los recursos para
realizacin de pagos en un ambiente de sana administracin
2.
La Administracin Universitaria, para controlar efectivamente
los desembolsos,
financiero
para
programar
los pagos a realizar al recibir los ingresos provenientes de
rdenes de pago y
transferencias realizadas por el Ejecutivo Nacional y
las
por
otras
fuentes de
financiamiento.
3.
La responsabilidad de la elaboracin del Flujo de Caja, estar
a cargo de l
Tesorero(a) de la Institucin.
4.
El Tesorero(a) deber plantear uno o ms escenarios con
sus respectivos
Flujos de caja, a los fines de decidir, el que regir los
desembolsos que har
la
Institucin, una vez que se hagan efectivas la recepcin de los
recursos
que
SEC:
6.3.17
VERSIN
0
Normas especifcas:
deber generar el Flujo de Caja, como instrumento
CAP:
6
han
ingresado a las cuentas de la Institucin.
5.
El Flujo de Caja, como instrumento de Pago
deber realizarse con
periodicidad
trimestral
programacin de los
por distintos conceptos.
para
pagos a
replantear
la
efectuarse
En caso de presentarse
irregularidades en el Flujo ordinario de

las emisiones de las rdenes por parte de la
el Flujo de Caja
deber replantearse quincenalmente
programacin y un control
Tesorera Nacional,
para mantener una
ms riguroso de los pagos a efectuar por la Institucin.
DIRECCIN DE
ADMINISTRACIN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS

PROCEDIMIENTO : Flujo de Caja
6. En caso de
no estar
conforme;
Bancaria
1. Recibe reportes
de: Deudas,
pagos, cuentas por
cobrar como
insumos
para
elaboracin del
flujo de caja de
los contadores.
2. Analiza el entorno
econmico y
plantea el escenario
o escenarios
de fuentes de
financiamiento,
de
acuerdo
al
Reporte
de
con
referencia
al
Presupuest
o
de
Caja.
3. Selecciona el o
los escenario(s) y
genera la
distribucin
interna de
cada uno
4. Elabora
Informe de Flujo de
Caja
en atencin
al escenario
o
escenarios
Deudas,
Cuentas
por
Cobrar
escogido y
lo enva a
Disponibilidad
SEC:
6.3.17
VERSIN
0
Tesorero(a)
CAP:
6
la
Autoridad
efecta
Competente.
modificaciones
y
Autoridad Competente
5.
Recibe Informe
Flujo
al
Tesorero
para
sus
sobre Escenarios
de
devuelve
ajustes.
de
7. En caso contrario,
Caja y revisa el
firma
Informe.
Flujo
de
Caja, en calidad
de conforme y lo
en
va
al
Tesorero.
Tesorero
(a)
8. Recibe
de
la
Autoridad
Competente
el
Informe de Flujo
de
Caja
efecta
y
los
ajustes
necesarios
al
Informe de Flujo
de
Caja y devuelve
a la Autoridad
Competente, para
su revisin.
9.
Realiza
desembolso
el
en atencin al
Flujo de Caja Aprobado.
DIVISIN DE CONTABILIDAD
DIRECCIN DE
ADMINISTRACIN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
UNIDAD: Divisin de Contabilidad

PROCEDIMIENTO :
1. Todas las operaciones de la Universidad

debern ser registradas de acuerdo a los
principios de contabilidad del sector pblico
dictadas por la Contralora General de
la Repblica y los principios de
contabilidad generalmente aceptados y la
presentacin de los Estados Financieros
hacerse basada en los mismos.
2. Todas las operaciones contables debern ser
y
registradas
de
acuerdo
con las disposiciones previstas por las leyes

venezolanas y sus reglamentos.
3. La Divisin de Contabilidad delega en las
Facultades y Dependencias que tienen
asignacin de crditos presupuestarios y
efectan el manejo del recurso financiero
lo siguiente:
3.1. El
registro
SEC:
7.1.
VERSIN
0
Normas Generales
realizadas
CAP:
7
sistemtico
de
las
transacciones realizadas que afecten su

situacin econmica financiera
3.2. La confirmacin por parte del funcionario

responsable del rea contable de la
rendicin de los registros contables
efectuados en cuanto a garantizar la
totalidad y veracidad de los mismos
3.3. Garantizar el resguardo y la organizacin
de
la
documentacin
soporte
de
los
registros contables rendidos

4. El rea contable deber preparar los siguientes Estados
Financieros
Balance General
Estado de Ingresos y Egresos
Estado de Cambio en la Posicin Financiera
Estado de Cuentas de Patrimonio
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
FECHA:
Archivo: 6 MANUAL DIVISION DE CONTABILIDAD
ELABORADO POR
APROBADO PO
DIRECCIN DE
ADMINISTRACIN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS

PROCEDIMIENTO :
Relacin de Activos Fijos

Relacin de Inventarios
Incorporaciones y Desincorporaciones del Activo Fijo
Inventario de Materiales y tiles no destinados a la
Relacin de Pasivos
Estado de Variacin de Gastos
Cuentas por Cobrar y Pagar a
Institutos Autnomos, Ministerios y
Empresas Mixtas
B
alan
ce
Gen
eral
Co
mpa
rativ
o
asi
mis
mo
los
sigu
SEC:
7.1.
VERSIN
0
y los siguientes anexos:
venta
CAP:
7
ient
es
rep
orte
s:
Cuentas por Cobrar (Anlisis de antigedad de saldos
por deudor)
Cuentas por Pagar (Anlisis de antigedad de saldos
por Proveedor)
5. Reportes Gerenciales:
Relacin de Colocaciones
Financieras efectuadas por las
Facultades y
Dependencias de la Universidad
Central de Venezuela
Relacin de las rendiciones
contables remitidas por las Facultades
y
Dependencias de la Institucin
Reporte de la Disponibilidad y Ejecucin de los
Dozavos
6. Reportes de Anlisis:
Balance de Comprobacin
Mayor Analtico
Diario General
Auxiliar por Cuentas
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
FECHA:
ELABORADO POR
APROBADO PO
DIRECCIN DE
ADMINISTRACIN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS

PROCEDIMIENTO :
debern ser preparados trimestralmente y

anualmente. Los reportes gerenciales deben
ser presentados semanalmente a la
Direccin de Administracin y Finanzas
excepto el Reporte de la Disponibilidad y
Ejecucin de los Dozavos el cual ser
presentado a solicitud de las autoridades.
Los reportes de cuentas por cobrar y por
pagar
debern
ser
presentados
mensualmente.
9. Todo registro de una operacin deber tener la documentacin
que la soporte.
10. Las conciliaciones bancarias deben ser
preparadas y revisadas mensualmente con

el objeto de establecer las partidas que difieren
entre los registros contables y la
informacin contenida en los estados de
cuenta.
11. Mensualmente deben hacerse los asientos de
ajustes
necesarios,
fin
de
mostrar
en los Estados Financieros los saldos reales de

las cuentas.
SEC:
7.1.
VERSIN
0
7. Los Estados Financieros y sus anexos
8.
CAP:
7
12. Ser de absoluta obligatoriedad que el rea de
Contabilidad preste todo tipo de

ayuda tcnica y administrativa a las
Dependencias y Facultades asignadas a su
control, de forma tal que se garantice el mejor
desempeo de las funciones de
registro, procesamiento de informacin y el
manejo contable general.
13. El envo de la informacin y cierres mensuales
por las Facultades y Dependencias

deber hacerse de forma controlada dentro de
los primeros siete (07) das hbiles
de cada mes, a fin de garantizar que el
proceso de verificacin, ajustes y
consolidacin contable se desarrolle dentro de
los prximos trece (13) das hbiles
luego de su recepcin.
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
FECHA:
ELABORADO POR
APROBADO PO
DIRECCIN DE
ADMINISTRACIN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS

PROCEDIMIENTO :
considerando los saldos de cada

cuenta segn el balance de comprobacin.
Cuando ocurran variaciones de
importancia en los diferentes rubros que
conforman los Estados Financieros, se
deber anexar notas explicativas a dichos
estados.
15. Las cuentas contables, segn Balance de
Comprobacin, debern agruparse de

acuerdo a la presentacin de los Estados
Financieros; as como considerarse las
reclasificaciones efectuadas tales como
sobregiros, etc.
7. Debe considerarse los ajustes no registrados
que se hayan determinado hacer
posteriormente al cierre del Balance de
Comprobacin, a efectos de registrarlos en
el prximo ejercicio fiscal.
8. Debe explicarse las principales variaciones y
debe
tomar
en
cuenta
los
ndices
e indicadores financieros que se deriven, as

como la antigedad de los saldos.
SEC:
7.1.
VERSIN
0
14. Los Estados Financieros sern presentados
se
CAP:
7
9. La estructura de la cuenta contable est

definida de acuerdo a lo determinado por
la Oficina Nacional de Presupuesto
(ONAPRE), a los efectos de unificar la
informacin del sector pblico en un Plan
nico de Cuenta que funge de esencia
al Sistema Integrado de Informacin Contable
Presupuestario de Administracin
Financiera del Sector Pblico (SICOP).
10. El Plan nico de Cuentas esta integrado por siete (7) grupos
de cuentas:
1.00.00.00.0
ACTIVOS
2.00.00.00.0
PASIVOS
3.00.00.00.0
RECURSOS
4.00.00.00.0
EGRESOS
5.00.00.00.0
RESULTADOS
6.00.00.00.0
PATRIMONIO
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
FECHA:
ELABORADO POR
APROBADO PO
DIRECCIN DE
ADMINISTRACIN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS

PROCEDIMIENTO :
CUENTAS DE ORDEN
Cada grupo de cuentas bsicas, a su vez,

cuatro
niveles
de
desagregacin
identificados por cdigos numricos de ocho

posiciones,
por
la
clasificacin,
denominacin y descripcin de las respectivas

cuentas.
Para
el
caso
especifico
de
la Universidad Central de Venezuela fueron

agregados
tres
(3)
dgitos
adicionales
denominados DESAGREGADOS: un (1) dgito

y un SUB-DESAGREGADO: dos
(2) dgitos, por lo que el cdigo de cuenta para
la
UCV
consta
de
doce
(12)
dgitos
en total.
La ampliacin de la capacidad del cdigo
numrico
es
el
SEC:
7.1.
VERSIN
0
7.00.00.00.0
tiene
CAP:
7
resultado
de
incluir
la
multiplicidad de conceptos y las necesidades

de anlisis, quedando definida de la siguiente
manera:
1.00.00.00.00.0.00
ACTIVOS
2.00.00.00.00.0.00
PASIVOS
3.00.00.00.00.0.00
RECURSOS
4.00.00.00.00.0.00
EGRESOS
5.00.00.00.00.0.00
RESULTADOS
6.00.00.00.00.0.00
PATRIMONIO
7.00.00.00.00.0.00
CUENTAS DE ORDEN
De esta manera los grupos de cuentas1, 2, 5,

6
referidas
Resultados,
rubros
Activos,
Patrimonio
respectivamente,
diferentes
permiten
niveles
genricos,
en
Pasivos,
de
Orden
identificar
los
rubros
especficos
en
sub-
sub-
especficos as:
X.01.00.00.00.0.00
RUBRO
X.01.01.00.00.0.00
GENERICO
X.01.01.01.00.0.00
ESPECIFICO
X.01.01.01.01.0.00
SUB-ESPECIFICO
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
FECHA:
ELABORADO POR
APROBADO PO
DIRECCIN DE
ADMINISTRACIN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS

PROCEDIMIENTO :
X.01.01.01.01.1.00
DESAGREGADO
X.01.01.01.01.1.01
SUB-DESAGREGADO
El grupo de cuentas 3 referidas a los Recursos

identificar
los
diferentes
niveles en ramos y en sub-ramos genricos,

especficos y sub-especficos as:
RAMO
3.01.00
.00.00.
0.00
3.01.01
.00.00.
0.00
3.01.01
.01.00.
0.00
3.01.01
.01.01.
0.00
3.01.01
.01.01.
1.00
3.01.01
.01.01.
1.01
S
U
B
R
A
M
O
E
S
P
E
C
I
F
SEC:
7.1.
VERSIN
0
En esta clasificacin la X representa el grupo.
permite
CAP:
7
O
S
SUB-DESAGREGADO
El grupo de cuentas 4
Egresos
permite
identificar los diferentes niveles en partidas,

genricas, especificas y sub-especficas as
Debe
4.01.00.00.00.0.00
PARTIDA
4.01.01.00.00.0.00
GENERICA
4.01.01.01.00.0.00
ESPECIFICO
4.01.01.01.01.0.00
SUB-ESPECIFICO
4.01.01.01.01.1.00
DESAGREGADO
4.01.01.01.01.1.01
SUB-DESAGREGADO
mantenerse
respaldos
de
toda
la
informacin contable generada tanto fsica

como a nivel de sistema a los fines de su
posterior auditora o cualquier consulta que
sea requerida por algn ente externo como
interno.
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
FECHA:
ELABORADO POR
APROBADO PO
DIRECCIN DE
ADMINISTRACIN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS

PROCEDIMIENTO :
BASE LEGAL
1. Constitucin de la
Repblica
Bolivariana de
Venezuela.
2. Ley
Orgnica
de
la
Administracin
Financiera
del
Sector
Pblico.
Gaceta Oficial
Nro. 37.606 de
fecha 09 de
enero
de 2003.
3. Ley Orgnica de la
Contralora
General de la
Repblica y el
Sistema
Nacional
de
Control
Fiscal. Gaceta
Oficial
Nro.
37.347
de fecha 17 de
diciembre de
2001
4. Ley de
Universidades. Gaceta
Oficial Nro. 1.429
extraordinario
CAP:
7
VERSIN
0
ASUNTO: Base Legal
de
fech
a 8
de
septi
emb
re
de
1970
.
5. Cdigo de
Comercio, con
la
reforma
parcial del
Cdigo de
Com
ercio
de
fech
a
26
de
junio
de
1955
.
6. Reglamento
Nro. 1 de la
Ley
Orgnica
de la
Administraci
n
Fina
ncier
a
del
sect
SEC:
7.2.
or
Publico,
sobre
el
sistema
Presupuestario
de fecha 18 de
diciembre de
2001
7. Reglamento Nro. 3
de la Ley
Orgnica de la
Administracin
Financiera
del
sector
Pblico
sobre el Sistema
de Tesorera de
fecha 22 de Marzo
de 2002.
Reglamento
parcial Nro. 4 de la
Ley
Orgnica
de
la
Administracin
Financiera
del
Sector
Pblico,
sobre el Sistema
de
Contabilidad
Publica.
8.
Reglamento con
fuerza de Ley de
Reforma de la
Ley General de
Bancos y otras
Instituciones
Financieras
de
fecha
9.
13 de noviembre
de 2001
10. Ley Orgnica de
Procedimientos
Administrativos
Gaceta Oficial
Nro.
2.818
Extraordinaria de 1
de Julio de 1981
11. Ley que establece
el
Impuesto
al
Valor Agregado.
12. Providencia
mediante la cual
se designan a los
Contribuyentes
Especiales como
Agentes
de
Administrativa
retencin del Impuesto al

Valor Agregado.
cumplir
Contribuyentes
formales
del
Impuesto al Valor
Agregado.
Providencia Administrativa
sobre
las
obligaciones
que
deben
13.
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
los
FECHA:
ELABORADO POR
APROBADO PO
DIRECCIN DE
ADMINISTRACIN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
CAP:
7
VERSIN
0
SEC:
7.3.1.
F
Ab

PROCEDIMIENTO : Rendicin de cuentas de los movimientos contables de las Unidades Ejecutoras
Esquema del proceso

Facultades y
Dependencias
(Unid
ades
Ejecut
oras)
R
e
g
i
s
t
r
a
l
o
s
c
o
m
p
r
o
b
a
n
t
e
s
c
o
n
t
a
b
l
e
s
Normas
especifcas:
Contabilidad
Seguimiento a las
Unidades sobre la
rendicin
Contabilidad
Verifica
movimientos
generados
Contabilidad
Cierre mensual
contable
1. Verificar que todas las unidades ejecutoras realicen

mensualmente
las
rendiciones
de
las
cuentas contables.
2. Validar que la relacin de comprobantes indicados en
el oficio remitido por la Unidades
Ejecutoras correspondan con la informacin del sistema,
por lo que debe verificarse el saldo
total, cantidad y los nmeros de los comprobantes
contables.
CONTABILISTA III/
CARGO ASIGNADO
3. Relaciona en el Cuadro
Demostrativo
1. Verifca que las

Unidades Ejecutoras
hayan
transferidos
los
movimientos
contables del mes a

travs
de
Importar
la
Movimientos
Automticos
mdulo
opcin
del
Comprobantes
de
la
Fecha
Recepcin de las
Rendiciones
Contables de las
Facultades
en
la
que
informacin
de Contabilidad (CKF).
fue
la
remitida
incorporada
forma
Transferencia
Dependencias la fecha
Automticos del Sistema
2. Selecciona la opcin
de
definitiva
de
al
sistema de contabilidad
de
Automtico a Manual
para transferir los
Las
Ejecutoras
Unidades
no
han
movimientos contables
rendido
generados
movimientos contables
por
Unidad Ejecutora.
cada
los
4. Coloca En espera de
recepcin
del
movimiento
en
el
Cuadro Detalle de
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
FECHA:
ELABORADO POR
APROBADO POR
DIRECCIN DE
ADMINISTRACIN
Y FINANZAS
CAP:
7
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
VERSIN
0
SEC:
7.3.1.
F
Ab

la
Situacin
de
las
cada una de las
Unidades
Facultades
Ejecutoras.
Dependencias,
se
Recibe
4.
reinicia
N
el
Oficio
paso
relacin
y
de
del
comprobantes
procedimiento.
contables
Las
Unidades
las
Unidades
Ejecutoras.
Ejecutoras
realizaron
la
rendicin de los
movimientos
5. Registra la
fecha
contables
5. Seala En condicin
Situacin
de
cada
de
las
una
Facultades
Dependencias
de
recepcin del
Oficio en el
de revisin y
correccin en el Cuadro
Detalle de la
de
Cuadro
Demostrativo
de
la
Fecha
de
Recepcin
indica el oficio que
de
falta por recibir de
Rendicione
s
las
de
Cuentas
de
Facultades
las
informacin
en
Dependencias
a
Ingresos
Ordinarios
el
Oficio
corresponda
correspondiente
los
remitida
los
Ingresos Propios.
del
Manuales para
cotejar que la
la
sistema
de
contabilidad (CKF). En
caso
que coincida,
contina al paso N 13,

si
6. Ingresa a la opcin
Comprobantes
con
no
realiza
lo
siguiente:
Contacta a la
6.1.
Unidad
Ejecutora
para validar la
informacin
remitida.
En
caso que existan

mas
de
tres
movimientos
contables
errados contina
el
paso N 7 a fin
informa
al
Contador Jefe II,

si no siga el
procedimiento.
6.2. Selecciona
la
opcin
Comprobantes
Contables
Mdulo
del
Manual
elimina
los asientos
contables errados.
CONTABILISTA
III/
CARGO
ASIGNADO
Informa a la Unidad
6.3.
Ejecutora
para
que
procese
los
comprobantes contables a
travs
del
mdulo
automtico.
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
FECHA:
6.4. Actualiza
estatus
del
movimiento
contable
en
el
Demostrativo
de
Cuadro
la
Fecha
de
Recepcin
de
las
ELABORADO POR
APROBADO POR
DIRECCIN DE
ADMINISTRACIN
Y FINANZAS
CAP:
7
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
VERSIN
0
SEC:
7.3.1.
F
Ab

Rendiciones
contina
de
paso N 1.
Contables
de
al
las
Facultades
CONTA
DOR
JEFE II
Dependencias
correspondient
e
los
determinar que
acciones sern
Ingresos
Ordinarios
los
8. Contacta a la
Unidad Ejecutora
para
tomadas
Ingresos
para
Propios
solucionar
7. Escribe en el Oficio los
nmeros de
los
comprobantes
contables
eliminados
lo
archiva
conjuntamente con
los soportes hasta
que
la
Unidad
Ejecutora
remita
nuevamente
movimiento
el
de
la
rendicin contable,
la
anormalidad.
9. Informa al
Contabilista si
debe
eliminar los
comprobantes
contables
errados
eliminar
completame
nte
el
movimiento
de
la
rendicin
contables
contable.
10. Selecciona la opcin

Comprobantes
Mdulo
todo
el
movimiento.
CONTABILISTA III /
CARGO ASIGNADO
Manuales
errados
del
Registro
y
Control
elimina
los
11. Informa a la Unidad

Ejecutora
que
para
procese
los
comprobantes
contables o todo el
movimiento
a travs
del
asientos
mdulo
importar
movimientos
automticos.
CONTABILISTA III / CARGO

ASIGNADO
12. Escribe en el Oficio los nmeros
de
los
comprobantes
contables
eliminados
que
todo
movimiento
debe
indica
el
contable
ser
generado
nuevamente,
el
paso N 1.
contina
13. Archiva
el
Oficio
los
soportes
remitidos por la Unidad

Ejecutora.
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
FECHA:
ELABORADO POR
APROBADO POR
DIRECCIN DE
ADMINISTRACIN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS

PROCEDIMIENTO : Conciliaciones Bancarias - Banco Provincial
Esquema del proceso

Finanzas
Contabilidad
Contabilidad
Cargos y abonos
de
en cuentas
Contabilidad
G
e
n
e
Solicita estados
r
Verifica
cuenta al Banco a
movimientos
generados
m
o
v
i
m
i
e
n
t
o
Contabilidad
A
r
c
h
i
v
a
l
o
s
CAP:
7
SEC:
7.3.2
VERSIN
0
s
o
p
o
r
t
e
s
Normas especfcas:
1. Debe solicitarse mensualmente al Banco, a partir
del quinto da hbil, los Estados de
Cuenta.
2. Mensualmente debe realizarse la conciliacin de
todas
las
cuentas
vigentes
en
el
Banco Provincial.
3. Mensualmente debe consultarse los movimientos
de las cuentas a travs del Sistema
SIETE +.
4.
Debe notificarse al banco aquellos cargos
indebidos para su correspondiente anlisis
y reverso.
mes
Descripcin
comunicado
procedimient
Contador
Jefe II
ADMINISTRA
DOR /
CARGO
ASIGNADO
Elabora
1.
comunicado al Banco
para
solicitar
estados
del
Entrega
2.
del
de
los
cuenta
al
de revisin
CONTADO
R JEFE II /
4. Solicita
CARGO
Director
ASIGNADO
3.
Recibe,
coloca
autgrafa
revisa
su
firma
Administracin
de
y
Finanzas en el
firma
en
al
Comunicado
el
comunicado en seal
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
FECHA:
ELABORADO POR
APROBADO PO
DIRECCIN DE
ADMINISTRACIN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS

5. Entrega al
Administrador
comunicado como
acuse de recibo
Comunicado.
por parte del Banco
8. Informa al
Mensajero que retire
los
D
MI
Estados de Cuenta
en el apartado o
NI
ST
en el Banco
RA
DO
Mensajero
de
Cuenta
RG
emitidos
por
el
Banco
AS
IG
10. Ingresa
NA
Sistema
DO
6. Recibe el comunicado y
gestiona con
el Mensajero de la
Direccin la
de
documento
Banco.
los
Estados
CA
entrega
Recibe del
9.
R /
dicho
al
al
SIETE+
para
generar
archivo
SEC:
7.3.2
VERSIN
0
7. Archiva en una
carpeta copia del
el
CAP:
7
un
TXT
con la
informacin del
estado de cuenta
(1)
11. Verifca que el

saldo del da y los
al
movimientos
generados
por
Sistema
corresponda
12. Elabora comunicado

Banco
para
solicitar
el
informacin
Siete+
al
sobre
los
fsico del estado de
movimientos
cuenta
incompletos
en
los
estados de cuenta y
se
lo
entrega
al
Contador Jefe II
CONT
ADOR
JEFE II
/
CARG
O
ASIG
NADO
13. Recibe,
coloca
revisa
su
firma
autgrafa
en
el
comunicado en seal
de revisin
14. Solicita
firma
Director
al
de
Administracin
Finanzas en el
Comunicado
lo
entrega
Administrador
se
al
Gestiona
15.
Mensajero
con
de
el
comunicado
la
como
acuse de recibo
Direccin la entrega del
por parte del Banco
comunicado
17.
al Banco
Informa
al
Mensajero que retire un

16. Archiva en una carpeta
disquete
copia
contentivo
del
con
los
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
FECHA:
ELABORADO POR
APROBADO PO
DIRECCIN DE
ADMINISTRACIN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS

movimientos
faltantes
el
fin
es
de actualizar la
ta
informacin.
do
de
el
cu
de
en
Genera
18.
reporte
auxiliar
ta,
banco,
en caso de que
si
ex
la informacin est
posteada, de no
ist
ser as genera
en
el
reporte
mayor
di
analtico
de
sc
la
cuenta
re
banco.
pa
nc
a
ia
cotejo
s;
Identifca
19.
travs
del
entre
los
reportes
auxiliar
de
banco
si
la
s
mayor
de
la
banco
analtico
cuenta
mi
CAP:
7
SEC:
7.3.2
VERSIN
0
mas
corresponden
documentos no
registrados
se
relacionan
de
tipo
de
documento, en el
caso
de
Relacin de
notas de crdito
no
contabilizadas
acuerdo
al
Relacin
depsitos
de
no
contabilizados
Relacin de Cargos indebidos
tratarse de un
Relacin de ajuste
error de registro
se
ubica
el
los
comprobantes
contables a fin de
realizar
los
ajustes
correspondientes.
20. De acuerdo a la
verificacin realizada
anteriormente
genera la siguiente
informacin:
Relacin de cheques
trnsito
Relacin de notas de
dbito
no contabilizadas
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
FECHA:
ELABORADO POR
APROBADO PO
DIRECCIN DE
ADMINISTRACIN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS

PROCEDIMIENTO : Conciliaciones Bancarias - Otros Bancos
Esquema del proceso

Contabilidad
Finanzas
Contabilidad
e
n
Contabilidad
e
Cargos y abonos
de
en cuentas
Solicita estados
Verifica
cuenta al Banco
movimientos
r
a
generados
m
o
v
i
m
i
e
n
t
o
A
r
c
h
i
v
a
r
l
o
s
CAP:
7
SEC:
7.3.3
VERSIN
0
s
o
p
o
r
t
e
s
Normas especfcas
1. Debe verificarse que se haya realizado en el
sistema contable el proceso de
posteo de comprobantes y se hayan generado
los comprobantes y asientos del
mes a conciliar.
2. Debe solicitarse mensualmente al Banco, a
partir de quinto da hbil, los Estados
de Cuenta.
3. Mensualmente debe realizarse la conciliacin
de
todas
las
cuentas
bancarias
aperturadas por la Direccin de Administracin
y Finanzas.
4. Debe notificarse al banco aquellos cargos
indebidos
para
su
correspondiente
anlisis y reverso.
Descripcin
mes
del
procedimient
o
ADMINISTRA
DOR /
CARGO
ASIGNADO
1. Elabora comunicado al
Banco para
solicitar los estados
de cuenta del
2. Entrega
comunicado al
Contador
Jefe II
de revisin
CONTADO
R JEFE II /
4. Solicita
CARGO
ASIGNADO
3.
Recibe,
coloca
autgrafa
revisa
su
firma
en
el
comunicado
al
Director
de
Administracin
comunicado en seal
autgrafa
Finanzas .
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
firma
del
FECHA:
ELABORADO POR
APROBADO PO
DIRECCIN DE
ADMINISTRACIN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS

PROCEDIMIENTO : Conciliaciones Bancarias - Otros Bancos
al
de
dicho
documento al
Administrador el
Banco.
Comunicado.
Archiva
7.
una
MI
copia
en
carpeta
del
NI
comunicado
ST
como acuse de
RA
recibo
por parte del Banco
DO
R /
Informa al
8.
CA
Mensajero
RG
retire
que
los
Estados
O
AS
Cuenta
IG
apartado o
de
en
el
en el Banco.
NA
DO
Recibe
6.
el
9.
Recibe del
comunicado y gestiona
Mensajero
con
Estados
el
Mensajero
la Direccin la
de
los
de
Cuenta
emitidos
Banco
SEC:
7.3.3
VERSIN
0
entrega
5. Entrega
CAP:
7
por
el
10. Genera el mayor
el
analtico
cuenta,
de
la
cuenta de banco,
estado
si
de
existen
discrepancias;
si
las
en caso de que la
informacin
no
est posteada, o
auxiliar bancario.
11. Identifca a travs
del
cotejo
los
entre
reportes
auxiliar de banco o
mayor analtico de la
cuenta banco y
mismas
corresponden
documentos
no
registrados
se
relacionan de acuerdo
al tipo de documento,
en
el
caso
de
tratarse de un error
de
registro
ubica
el
se
o
los
comprobantes
contables a fin de
realizar los ajustes
correspondientes.
12. De acuerdo a la
verificacin
realizada
anteriormente
genera la siguiente
informacin:
Relacin
cheques
de
en
trnsito
Relacin de
notas de dbito
no
contabilizadas

de
Relacin de notas
crdito
Relacin
depsitos
no contabilizadas
de
no
contabilizados
Relacin de ajustes
Relacin de Cargos
indebidos
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
FECHA:
ELABORADO POR
APROBADO PO
DIRECCIN DE
ADMINISTRACIN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS

PROCEDIMIENTO : Cheques en Trnsito
1. Debe recibirse mensualmente de la Direccin

de Tecnologa de Informacin y
Comunicacin el reporte Registro de Cheques
correspondientes a las cuentas de
Nmina UCV., Becas y Pasantas y Aportes y
Retenciones.
2. Debe generar mensualmente a travs del Sistema
de Nmina el archivo contentivo de
los cheques emitidos de las cuentas de Nmina
UCV., Becas y Pasantas y Aportes y
Retenciones.
Descripcin
reporte
del
Registro
procedimient
Cheques
Facultad
de
por
y
Dependencia y
ADMINISTRA
los archiva.
DOR I
Recibe
de
Direccin
la
de
Tecnologa
de
Informacin
Comunicacin el
2.
Procede
generar a travs
del
SEC:
7.3.4
VERSIN
0
Normas especfcas
1.
CAP:
7
Sistema
de
Nmina el archivo
contentivo
de
4. Agrupa los cheques por las

cuentas
correspondientes y los totaliza
los
cheques emitidos de
las
siguientes
cuentas:
-
5. Compara montos totales contra

lo
indicado por el reporte Registro de
Nmina UCV
Cheques,
- Becas y
Pasantas
si
informacin
la
es
correcta, continua el
- Aportes y
Retenciones
procedimiento si no
vaya al paso 9.
3. Exporta el archivo
generado
por
el
Sistema de Nmina
6. Genera a travs del Sistema

SIETE+
(Banco Provincial)
en
a un archivo en
Excel.
lnea
o Mercantil
(Banco
Mercantil)
un
archivo
con
el
Estado
de
Cuenta del Banco.

7. Ubica en Excel el archivo Cheques
en Transito del mes anterior e
incorpora los cheques
emitidos en el mes y
los
coteja
con
movimientos
los
del
estado de cuenta.
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
FECHA:
ELABORADO POR
APROBADO PO
DIRECCION DE
ADMINISTRACIN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS

PROCEDIMIENTO : Cheques en Trnsito
8.
Deter
mina
los
chequ
es no
cobra
dos
y
guard
a
dicha
inform
acin
en el
archiv
o (fin
del
proce
dimie
nto)
9.
Dete
rmin
a
CAP:
7
SEC:
7.3.4
VERSIN
0
cual(e
s)
regist
ro(s)
de
chequ
e(s)
no se
refleja
n.
10. Informa mediante correo electrnico
a la Direccin de Tecnologa de
Informacin y Comunicacin a travs
de
un
correo
que
existen
discrepancias en los registros de

cheque
11.
Deter
mina
los
chequ
es no
cobra
dos
y
guard
a
dicha
inform
acin
en el
archivo
cheques
en
trnsito.
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
FECHA:
ELABORADO POR
APROBADO PO
DIRECCIN DE
ADMINISTRACIN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS

PROCEDIMIENTO : Pagos de Servicios Bsicos
Esquema del proceso

Co
nt
abi
lid
ad
V
e
r
i
f
i
c
a
f
a
c
t
u
r
a
c
i
n
,
r
e
g
i
s
t
r
a
g
a
s
t
o
y
Direccin de
Administracin
solicita
pago.
Aprueba
emisin de
cheque
CAP:
7
SEC:
7.3.5
VERSIN
0
Presupuesto
r
d
i
f
o
a
c
a
l
a
asignacin
Tesorera
CO
PR
ED
Contabilidad
Emite Cheque
N
cle
o
Ma
rac
ay
/
Inf
or
m
tic
a
Registra pago
Normas especfcas
Realiza
I
n
s
p
e
c
c
i
c
n
i
c
a
1. Deben recibirse de los Proveedores de Servicios

los
siguientes
documentos
que
soporten la Facturacin:
La Electricidad de Caracas / Electricidad de Venezuela /
Enelbar/Enebol
Totales Generales del Proceso de Facturacin
Relacin Detallada por Cuenta Contrato
Anlisis de Anomalas o Irregularidades

Facturas
FOSPUCA /Gas
Facturas
HidroCapital / HidroCentro/ HidroLara
Relacin de Facturacin
Facturas
CANTV
Facturacin CANTV
Facturacin CANTV NET
Facturacin MOVILNET
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
FECHA:
ELABORADO POR
APROBADO PO
DIRECCIN DE
ADMINISTRACIN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS

Facturacin VSAT
CD/ROM contentivo con la facturacin
CADAFE
Listado de Facturas por Oficina de Cobro
Factura de Electricidad y Otros Servicios
2. Debe mantenerse un control de la Facturacin
generada por los Proveedores de
Servicios Bsicos, adems de los pagos
realizados. Este control ser llevado en un
archivo en Excel y se registrar los siguientes
datos:
Monto del Servicio
Monto IVA
Monto de Factura
75% del IVA
Nmero de Cheque
Fecha Retiro del Cheque por parte del Proveedor de
Servicio
Asignacin Presupuestara
Saldo por Asignacin Presupuestara
3. Deber solicitarse experticia tcnica de la
facturacin a fin de certificarla y as poder
realizar el registro contable. Por lo tanto debe
CAP:
7
SEC:
7.3.5
VERSIN
0
realizarse esta solicitud a las siguientes

reas.
Proveedor de
Servicios
Cantv
rea
Direccin de Tecnologa
de
Informacin
y
CADAFE Regin
Central y Occidental
Comunicacin
Hidrocentro
Servicios Bsicos
La Electricidad de
Ccs / Venezuela
Ncleo Maracay
Servicios Bsicos
Ncleo Maracay
Hidrocapital
Consejo de
Preservacin y
Desarrollo
de
la
UCV
(COPRED)
COPRED
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
FECHA:
ELABORADO POR
APROBADO PO
DIRECCIN DE
ADMINISTRACIN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS

CONT
Enebol
ABILI
STA
Descripcin
III/
del
CAR
procedimient
GO
o
ASIG
1.
CONTADOR
NAD
JEFE I/
Recibe
de
la
secretaria las facturas

remitidas
por
los
Proveedores de
Servicios Bsicos.
Revisa
2.
comunicado
los
soportes
y se lo entrega al
Contabilista III
Facturacin
del
Contador
Jefe I
Registra los
datos
de
la
Facturacin
en el archivo
de Excel para el
Control
de la Facturacin
instrucciones
procesamiento.
la
comunicado
girando
para
Recibe
3.
4.
el
5.
su
SEC:
7.3.5
VERSIN
0
Enelbar
CARGO
ASIGNADO
CAP:
7
Registra el
Gasto
monto
por
de
el
la
Facturacin
travs del
COPRED
Sistema
COPRED
CKF de Contabilidad
Imprime
6.
el
Comprobante Contable y
le
anexa
como
soporte copias de la
Facturacin.
7.
Coloca
autgrafa
su
firma
en
el
Comprobante
Contable
8.
Entrega
Contador
al
Jefe
el
Comprobante
Contable
sus
soportes
CON
TAD
OR
JEFE
I/
CAR
GO
ASIG
NAD
O
9.
Recibe, verifca y
coloca
su
firma
autgrafa
en
el
Comprobante
11.
Contable en seal de conformidad

Devuelve
10.
Comprobante
y
sus
la
Secretaria que elabore el

formulario
el
Solicitud
de Cheque y
Contable
soportes
Indica
al
comunicado de Inspeccin Tcnica
Contabilista III
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
FECHA:
ELABORADO POR
APROBADO PO
DIRECCIN DE
ADMINISTRACIN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS

SECRETARIA / CARGO
ASIGNADO
12. Elabora Solicitudes
de Cheque, a
Solicitudes de
Cheque,
sus
soportes
y
en Excel, a nombre
comunicado
de
empresa
de
solicitud
del
de
la
prestadora
el
Inspeccin
servicio
la
Tcnica
Tesorera Nacional
efectos
de
por
revisin.
bsico
el
de
impuesto
retenido.
Asimismo,
prepara
comunicado
el
de
T
A
solicitud
de
la
inspeccin
tcnica de acuerdo
al
unidad
encargada
de
dicha
inspeccin
E
F
13.
Entrega
al
Contador Jefe I las
SEC:
7.3.5
VERSIN
0
travs de formato
la
CAP:
7
II /
media
firma
del
CAR
Contador
GO
deber
ASI
precedida
GN
preposicin por
Jefe
estar
de
la
AD
O
SECRETARIA / CARGO ASIGNADO
14. Recibe
las
Solicitudes
firma
de
15. Gestiona
Cheque en seal
del
de conformidad y
firma
Director
de
Administracin de las
da visto bueno al
comunicado
Solicitudes de
Cheque y del comunicado
travs de su media
firma. En caso de
16.
ausencia
Relacin
del
Contador Jefe II,

el
Elabora
de
formato
entrega
Solicitudes
de
Cheques a la
Contador
Jefe
firma
Direccin
las
de
Planificacin
Solicitudes
de Cheque en seal
Presupuesto
de
vez
conformidad
recibida
una
la
y da visto bueno
solicitud de cheque
al comunicado a
firmada
travs
persona que ejerza
media
de
su
firma.
la
por
Direccin
Cabe
Administracin
sealar que tanto
Finanzas.
la
de
y
la firma como la
17.
Distribuye
documentacin de la
siguiente manera:
la
soportes, a nombre
Direccin
de
Planifcacin
de
las
empresa
prestadora
Presupuesto:
Recibe
la
del
servicio bsico y de la
Tesorera Nacional
Solicitudes
de Cheque, junto con sus

PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
FECHA:
ELABORADO POR
APROBADO PO
DIRECCIN DE
ADMINISTRACIN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS

U
ni
d
a
d
e
nc
ar
g
a
d
a
d
e
re
ali
za
r
la
In
sp
ec
ci
n
T
cn
CAP:
7
SEC:
7.3.5
VERSIN
0
ic
a:
R
ec
ib
e
co
m
un
ic
ad
o
de
so
lici
tu
d
de
In
sp
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ci
n
T
cn
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a
y
co
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de
la
s
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ur
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C
O
N
T
A
B
I
L
I
S
T
A
I
I
I
/
C
A
R
G
O
A
S
I
G
N
A
D
O
18.
Entre
ga al
Asiste
nte
del
Archi
vo el
compr
obant
e
conta
ble y
sus
anexo
s
(Vea
el
Proce
dimie
nto
Archiv
o de
Docu
menta
cin
Conta
ble)
19.
Solici
ta a
Tesor
era
inform
acin
de
fecha
s
sobre
la
emisi
n y
entre
ga de
los
chequ
es al
Prove
edor
20.
Regi
stra
los
datos
del
pago
en el
archiv
o de
Excel
para
el
Contr
ol de
la
Factur
acin.
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
FECHA:
ELABORADO POR
APROBADO PO
DIRECCIN DE
ADMINISTRACIN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
CAP:
7
SEC:
7.3.6
VERSIN
0

PROCEDIMIENTO : Registro en el Sistema Contable de Egresos, Ingresos, Transferencias Banca
Nminas y su pago.
Esquema del proceso

Finanzas
Cargos y abonos
en cuentas
Contabilidad
Contabilidad
Contabilidad
Registra
Verifica
movimientos
movimientos
I
m
p
r
registrados
i
m
e
C
o
m
p
r
o
b
a
n
t
e
Contabilidad
A
r
c
h
i
v
a
r
l
o
s
s
o
p
o
r
t
e
s
Normas Especifcas
1. Slo se registrar el movimiento contable siempre y
cuando
se
tengan
los
documentos
que soporten la operacin.

2. Las transacciones econmicas financieras
deben registrarse en el Sistema de
Contabilidad a fin de generar los comprobantes
contables, dicho comprobante deber
ser ingresado indicando la siguiente informacin:
-
Mes de la operacin
Unidad Ejecutora
Nmero de comprobante
Tipos de Comprobantes
24
90 Egresos
91 Ingresos
92 y 94 Ajuste de la Unidad Ejecutora
o 93 y 95 Movimientos de N/D y N/C,

Depsitos e intereses
o 97 Ajustes de las Facultades y
Dependencias
3. Debe consultarse en el sistema de contabilidad el
ltimo comprobante generado, con
el fin de registrar el consecutivo que corresponde
al transcribir un nuevo movimiento

contable.
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
FECHA:
ELABORADO POR
APROBADO PO
DIRECCIN DE
ADMINISTRACIN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
CAP:
7
SEC:
7.3.6
VERSIN
0

Nminas y su pago.
Descripcin
bancario
del
s y oficio
procedimient
en
el
o:
cual
se
relaciona
SECRETARIA
n.
Recibe
la
siguiente
Documentacin
de
las
documentacin
de:
Tesorera
colocacio
- Vouchers de
Cheques junto con
el
Reporte
financier
Relaci
as
de
efectuad
Cheques
as por la
Emitidos
Direccin
oficio en el
de
cual
Administr
se
relacionan los
acin
cheques.
Finanzas
- Cartas rdenes
remitidas y
oficio en el cual se
relacionan.
-
nes
Planillas
Depsitos
de
y
oficio en
el cual se
relaciona
n.
- Cheques anulados
y oficio en el
cual se relacionan.
- Cuadros de
Transferencia para
el pago de
Nmina.
Preparadores,
Obreros y Vigilantes.
2. Verifca que
documentacin
Nmina
- Resumen
Cuadros
15
C.D.C.H.,
de
la
recibida corresponda con lo

indicado
en el Oficio.
correspondien
tes a las nminas
generadas para el
3. Registra en un archivo de excel los

Depsitos recibidos.
personal Docente,
Administrativo,
Directivo,
Becarios
4. Entrega los vouchers de los

cheques
y la relacin de los cheques
emitidos
recibidos al Asistente
de
Archivo
los
dems
documentos
al
Contador
Jefe I.
ASISTENTE
DE
ARCHIVO I/
CARGO
ASIGNADO
5. Ordena en forma correlativa
los
vouchers de los cheques por Banco
y
por
nmero
de
cuenta y archiva las
relaciones
de
cheques
CONTADOR JEFE I
emitidos.
Clasifca los dems

documentos
7.
6. Ubica en el archimvil los vouchers
recibidos por la secretaria de

acuerdo
ordenados.
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
FECHA:
ELABORADO POR
APROBADO PO
DIRECCIN DE
ADMINISTRACIN
Y FINANZAS
CAP:
7
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
SEC:
7.3.6
VERSIN
0

Nminas y su pago.
al tipo de documento, el banco y la

cuenta bancaria.
Entrega
8.
contables
los
documentos ordenados
travs
del
sistema
CKF
(Contabilidad).
al Contabilista
efecto de realizar el
ingreso
10. Imprime
de
informacin en el
Sistema
de
Contabilidad.
tipo
de
acuerdo
los
Contables
correspondientes
al
registro
de
los
vouchers
en
el
formulario
EGRESOS
al
operacin
procede a realizar
los comprobantes
contables.
Comprobantes
CA
RG
O
AS
IG
NA
DO
De
comprobantes
11. Relaciona
C
ON
TA
BIL
IST
A /
9.
los
BANCARIOS.
12. Anexa segn sea
CONT
el
ADO
caso
fotocopia
como
soporte
los
anexa
JEFE I
al
comprobante contable.
CAR
GO
13.
Entrega
el
ASIG
Comprobante y anexos
NAD
al
O
Contador Jefe I
14. Recibe,
coloca
revisa
su
firma
autgrafa
en
el
Comprobante
Contable y lo entrega
al
Asistente
Archivo
su
de
para
archivo
(Procedimiento:
Archivo
de
Documentacin
Contable)
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
FECHA:
ELABORADO POR
APROBADO PO
DIRECCIN DE
ADMINISTRACIN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
CAP:
7
SEC:
7.3.7
VERSIN
0

PROCEDIMIENTO : Archivo de la Documentacin Contable y su pago.
Normas especfcas
1. Toda la documentacin recibida deber ser
archivada de acuerdo al reporte generado
mediante el Sistema de Contabilidad
denominado Resumen de Comprobante
contable el cual contempla todos los
comprobantes de diario ingresados en un mes.
Descripcin
han sido
entregados con
respecto al
del
reporte
procedimient
Resumen
Comprobantes
ASISTENTE
fin
DE ARCHIVO
establecer
si
1. Recibe Comprobante
Contable y sus
anexos del Contador
Jefe I.
de
de
faltan
algn(nos)
comprobantes
por
ser
entregados
2. Genera accesando al
sistema de
Contabilidad el reporte:
Relacin de
Comprobantes.
3. Verifca los
Comprobantes que le
esta unidad .
4. Participa
al
Contador Jefe I,
mediante
relacin,
los
nmeros
de
los
Comprobantes
que
faltan
entregar
documentos anexos
por
a cada uno de los
esa
comprobantes
unidad.
5. Procede a retirar las
grapas y el
papel carbn que
puedan tener los
de
diario.
6. Perfora los comprobantes
contables
y los soportes respectivos.
7. Resguarda
los
comprobantes
contables
sus
soportes colocndole
una
portada
contraportada
cartulina.
caso
de
de
En
ser
el
un
Comprobante
del
tipo
90
se
resguardar de forma
correlativa;
se
trata
si
de
un
comprobante del tipo

91,92,94,93 o 95 se
resguardarn,
manteniendo
correlatividad,
la
en
funcin del volumen

de
documentos
que
conforme
el
comprobante.
8. Coloca etiqueta de identificacin en
la portada del o los Comprobantes
9. Escribe en el lomo resultante de
resguardados.
haber
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
FECHA:
colocado
la
portada
ELABORADO POR
APROBADO PO
DIRECCIN DE
ADMINISTRACIN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
CAP:
7
SEC:
7.3.7
VERSIN
0

PROCEDIMIENTO : Archivo de la Documentacin Contable y su pago.
contraportada del Comprobante as

co
m
o
en
la
eti
qu
et
a
de
id
en
tifi
ca
ci
n
el
n
m
er
o
de
l
co
m
pr
ob
an
te
co
nt
ab
le.
10.
Coloc
a el
compr
obant
e
conta
ble
resgu
ardad
o e
identif
icado
en el
archi
mvil
por
orden
correl
ativo.
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
FECHA:
ELABORADO POR
APROBADO PO
DIRECCIN DE
ADMINISTRACIN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS

PROCEDIMIENTO : Anlisis de Cuentas
1. Solamente se podrn realizar ajustes en el mes o ao contable

no cerrado.
2. Los ajustes se realizarn por los siguiente motivos:
Montos y fechas que no se

corresponden con los datos
contemplados en
los soportes.
Saldo que no se corresponde con la naturaleza de la

El auxiliar contable no se corresponde
con la cuenta contable empleada
para el registro, de acuerdo a los
soportes.
El auxiliar contable no se corresponde

con los soportes ni con la cuenta
asociada.
El auxiliar contable se corresponde

con los soportes pero no con la
cuenta asociada.
Unidad Ejecutora que no se

corresponden con los datos
contemplados en
los soportes.
SEC:
7.3.8
VERSIN
0
Normas especifcas:
cuenta.
CAP:
7
Cualquier otro motivo aceptado

de acuerdo a los principios de
contabilidad.
fin
de
conocer
Descripcin
cuales
del
comprobantes
Procedimient
diario
conforman
son
los
de
que
los
movimientos de la
ANALISTA
cuenta.
CONTABLE
1.
Realiza
revisin
una
en
el
mdulo
3.
de
Ubica en la unidad
archivo,
caso
de Anlisis de las
cuentas, a efecto
de
cuales
serian
las cuentas a ser

analizadas
el
que
el
movimiento haya
sido
establecer
de
en
ingresado
Sistema
Contable
al
de
por
Divisin
la
de
Contabilidad, el o los
comprobantes
2.
Genera
el
mayor analtico de
de
diario
fin
de revisar los
la
cuenta
ser
analizada a travs
del
Sistema CKF, en
funcin del saldo
y
naturaleza.
(acreedor
deudor) a
PAGINA SUSTITUIDA:
ELABORADO POR
APROBADO PO
PAGINA DE:
FECHA:
DIRECCIN DE
ADMINISTRACIN
Y FINANZAS
CAP:
7
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS

PROCEDIMIENTO : Anlisis de Cuentas
VERSIN
0
soportes
si
correspondientes
o
y
proceder
fue
registrad
al
asiento
en
el
rea de
Contabili
realizar el ajuste
dad sta
pertinente.
realiza el
ajuste
4.
En
caso
de
en
que el movimiento
corresponda
el
sistema
CKF.
Dependencias y
Facultades,
5. Entrega al
solicita
que
estas
la
verificacin
contra
los
realizados
se
efecta
el
segn
caso
los
ajustes
soportes,
anlisis
Contador
Jefe I todos
realicen
y
sea
el
stas
debern
realizar el ajuste
correspondiente,
SEC:
7.3.8
para
su
revisin
y aprobacin.
6. Realiza
seguimiento
las
Dependencias
Facultades a fin
su
de
indicando
que
los
control
interno
que
se
mismos realicen
realiz el asiento de
los
ajuste.
ajustes
remitan
y
los
8. Entrega a la unidad de archivo los
soportes
requeridos por la
Divisin
documentos para su resguardo.
de
Contabilidad.
7.
Posteriormente
recibe
de
las
Dependencias y
Facultades los
comprobantes
contables y actualiza
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
FECHA:
ELABORADO POR
APROBADO PO
DIRECCIN DE
ADMINISTRACIN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS

PROCEDIMIENTO : Generacin de los Estados Financieros
Normas especifcas:
1. Los Estados Financieros debern ser emitidos
trimestralmente y anualmente con
corte de cierre al 31 de Diciembre y con fecha
de presentacin a los entes externos
interesados antes del 31 de Marzo del siguiente
ao.
2. Los Estados Financieros debern contener los siguientes
documentos:
Balance general
Estado de Ingresos y Gastos
Estado de Cambio en la Posicin Financiera
Estado de Cuentas de Patrimonio
Formulario A Impuesto sobre la Renta a
cargo
de
pago
esa
entidad
(formulario
pendiente
emitido
por
de
Oficina
Nacional de Contabilidad Pblica)
Acreencias a Favor y en Contra de la Nacin

Cualquier otra documentacin vinculada a
la
generacin
Financieros
de
los
Estados
CAP:
7
SEC:
7.3.9
VERSIN
0
3. Los Estados Financieros indicados en la norma

anterior
deben
ser
remitidos
las
siguientes entidades externas
Oficina Nacional de Presupuesto (ONAPRE) - Copia

Oficina de Planificacin del Sector Universitario (OPSU) Copia
Oficina Nacional de Contabilidad Pblica - Copia

Banco Central - Copia
Ministerio de Educacin Superior - Copia
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
FECHA:
ELABORADO POR
APROBADO PO
DIRECCIN DE
ADMINISTRACIN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS

firmados y sellados por el Jefe(a) de la

Divisin de Contabilidad, el Vicerrector(a)
Administrativo, Rector(a) y el Director(a)
de Administracin y Finanzas.
del
Descripcin
personal
del
asignado
procedimient
esta actividad.
o:
2. Mediante el uso de
FTP se exporta el
JEFE II
1. Ingresa
Reportes
al
men
archivo balance
de comprobacin
desde
el
Contables opcin
sistema
Comprobacin
contabilidad a
Nuevo
del
un
sistema
de
Excel.
libro
de
de
contabilidad
(CKF)
para
generar
balance
el
de
3. Remite archivo
generado al
Transcriptor de
Datos.
comprobacin, una
vez que se haya
TRANS
analizado
CRIPTO
las
cuentas por parte
SEC:
7.3.9
VERSIN
0
5. Los Estados Financieros debern estar
CONTADOR
CAP:
7
DE
DATOS
CARGO
5.
Remite
de
los
ASIGNADO
el
archivo
Estados
Financieros
4. Ordena la informacin
contenida en
al
Contador Jefe II
el archivo de acuerdo a
los modelos
CONTADOR JEFE II
establecidos
los
para
CONTADOR
JEFE
Estados
Financieros.
I
6. Revisan
la
verifcan
informacin
est
registrada
correctamente.
caso
que
de
En
que
existan diferencias el
Contador
le
Jefe
II
notifica
Transcriptor
al
para
que
realice
las
modificaciones
correspondientes.
CONTADOR JEFE II
7. Firma
Estados
sella
los
Financieros emitidos.
8. Gestiona firmas del Director(a)
de
Administracin
Finanzas,
Vicerrector(a)
Administrativo y del
el
9. Emite oficio para distribuir

los
Rector(a) en los Estados
Estados Financiero
la
Financieros.
s de
siguiente manera:
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
FECHA:
ELABORADO POR
APROBADO PO
DIRECCIN DE
ADMINISTRACIN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS

Oficina Nacional de Presupuesto

(ONAPRE) - Copia
Of
ici
na
de
Pl
an
ifi
ca
ci
n
de
l
S
ec
tor
U
ni
ve
rsi
tar
io
(O
P
CAP:
7
SEC:
7.3.9
VERSIN
0
ASUNTO: Procedimientos
S
U)
C
op
ia
B
an
co
C
en
tra
l
de
Ve
ne
zu
el
a
C
op
ia
Of
ici
na
N
ac
io
na
l
de
C
on
ta
bili
da
d
P
bli
ca
C
op
ia
Mi
ni
st
eri
o
de
Ed
uc
ac
i
n
Su
pe
rio
r C
op
ia
11.
Entre
ga
Oficio
y
Estad
os
Finan
cieros
a
la
Direc
cin
de
Admi
nistra
cin y
Finan
zas
para
que
sean
envia
dos a
las
instan
cias
corres
pondi
entes.
SECRETARIA
12.
Archi
va
copia
de
los
Oficio
s
el
origin
al de
los
Estad
os
Finan
cieros
.
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
FECHA:
ELABORADO POR
APROBADO PO
DIRECCIN DE
ADMINISTRACIN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS

PROCEDIMIENTO : Conciliacin de Cheques por Nomina
Objetivo: Permitir conciliar cheques emitidos por la nmina.

A continuacin se detalla los pasos a efectuar para
generar la informacin de los cheques emitidos por
nmina.
3. Posteriormente que se haya accedido al Sistema
de Nomina a travs de su Password,
el sistema mostrar la siguiente pantalla. Desde
el men del Sistema de Personal
seleccione la opcin Generacin de Archivos para
Conciliacin Bancaria.
4. Inmediatamente el sistema mostrar la siguiente pantalla

1
CAP:
7
VERSIN
0
ASUNTO: Anexos
SEC:
7.4.1
S
e
l
e
c
c
i
o
n
a
l
a
o
p
c
i
p
r
o
c
e
s
o
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
FECHA:
ELABORADO POR
APROBADO PO
DIRECCIN DE
ADMINISTRACIN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS

5.
CAP:
7
SEC:
7.4.1
VERSIN
0
ASUNTO: Anexos
A travs de esta opcin los usuarios podrn realizar la
consultas
de
los
cheques
emitidos
por
nomina
1
Registre
el
mes
consultar
2
Registre
el
ao
consultar
3
Coloque
una
equis (x) en
el
nmero
de
cuenta a ser
consultado
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
FECHA:
ELABORADO POR
APROBADO PO
DIRECCIN DE
ADMINISTRACIN
Y FINANZAS
CAP:
7
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS

VERSIN
0
ASUNTO: Anexos
6. El Sistema de Nomina genera un archivo con la informacin de la emisin

de los cheques.
Ar
c
hi
v
o
C
O
N
CI
LI
A
c
o
n
la
in
fo
r
m
a
ci
n
e
m
iti
d
a
d
e
lo
s
c
SEC:
7.4.1
h
e
q
u
e
s
e
m
iti
d
o
s
7. Ingrese a la aplicacin de Excel para convertir el archivo

CONCILIA
en
una
archivo
de
hoja
de
clculo.
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
FECHA:
ELABORADO POR
APROBADO PO
DIRECCIN DE
ADMINISTRACIN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS

8.
como
los
caracteres
con
coma
VERSIN
0
ASUNTO: Anexos
Proceda a dar las caractersticas bsicas del archivo,
tales
CAP:
7
separadores, alineacin de los campos y formato de las

columnas.
9. Ordena la informacin por el nmero de la nmina y por la referencia del

cheque emitido
SEC:
7.4.1
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
FECHA:
ELABORADO POR
APROBADO PO
DIRECCIN DE
ADMINISTRACIN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS

10. Totaliza los montos de los cheques emitidos por
nmina
para
comparar
dicha
informacin
con
el Reporte Registro de Cheques
11. Ubica en Excel el archivo Cheques en Transito del mes

anterior
agrega
los
movimientos
del
estado de cuenta del Banco para determinar cuales son

los cheques en transito.
CAP:
7
VERSIN
0
ASUNTO: Anexos
SEC:
7.4.1
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
FECHA:
ELABORADO POR
APROBADO PO
DIRECCIN DE
ADMINISTRACIN
Y FINANZAS
CAP:
7
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
SEC:
7.4.2
VERSIN
0

ASUNTO: Anexos
PROCEDIMIENTO : Generacin de Archivo TXT para Estados de Cuenta del Banco Provincial
Objetivo: Permitir generar y guardar los movimientos de cuenta en un
archivo TXT.
A continuacin se detalla los pasos a efectuar para la solicitud de generacin
del archivo.
1.
Posteriormente que se haya accedido al Sistema
SIETE+
travs
de
su
Password
Login,
el
sistema mostrar la siguiente pantalla.
1
Pulse
dos
veces
este
icono
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
FECHA:
ELABORADO POR
APROBADO PO
DIRECCIN DE
ADMINISTRACIN
Y FINANZAS
CAP:
7
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
SEC:
7.4.2
VERSIN
0

ASUNTO: Anexos
2. Una vez selecciona esta opcin el sistema presentar la siguiente
pantalla.
1
Seleccione
opcin
perodo
y
2
R
e
g
i
s
t
r
e
l
a
ha
st
a
de
l
pe
ro
do
a
co
ns
ult
ar
s
f
e
c
h
a
s
d
e
s
d
e
3
.
E
l
S
i
s
t
e
del
la
ma mostrar la siguiente pantalla que permitir exportar

los datos requeridos:
3
Pulse el botn
1
Aceptar
para realizar la
S
e
l
e
c
c
i
o
n
e
l
a
o
p
c
i
n
E
x
p
o
r
t
a
r
C
S
B
consulta
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
FECHA:
ELABORADO POR
APROBADO PO
DIRECCIN DE
ADMINISTRACIN
Y FINANZAS
CAP:
7
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
SEC:
7.4.2
VERSIN
0

ASUNTO: Anexos
4. Inmediatamente el sistema mostrar las cuentas de la
Universidad
movimientos
en
el
de
Banco
acuerdo
al
donde
periodo
hay
indicando
anteriormente.
1
M
a
r
q
u
e
e
n
e
l
c
a
m
p
o
e
l
e
c
c
i
n
l
a
(
s
)
c
u
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n
t
a
(
s
)
,
a
s
e
r
e
x
p
o
r
t
a
d
a
s
2
P
u
l
s
e
e
l
b
o
t
n
S
i
g
u
i
e
n
t
e
p
a
r
a
r
e
a
l
i
z
a
r
l
a
c
o
n
s
u
l
t
a
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
FECHA:
ELABORADO POR
APROBADO PO
DIRECCIN DE
ADMINISTRACIN
Y FINANZAS
CAP:
7
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
SEC:
7.4.2
VERSIN
0

ASUNTO: Anexos
5.
Una vez seleccionada la(s) cuenta(s) el sistema
mostrar
la
siguiente
ventana
indicando
el
archivo generado.
1
Pulse
el
botn
Aceptar
para
guardar el
archivo
generado
en
el
computado
r
Nota: Cada vez que se genera el archivo el mismo

mantiene el mismo nombre, por lo cual si se desea
mantener histricos de la informacin, deber modificarse
el nombre del archivo con el fin de que no se sobreponga
en el archivo generado con anterioridad.
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
FECHA:
ELABORADO POR
APROBADO PO
DIRECCIN DE
ADMINISTRACIN
Y FINANZAS
CAP:
7
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS

PROCEDIMIENTO : Comprobante Contable - Transferencias
VERSIN
0
ASUNTO: Anexos
Objetivo: Permitir generar Comprobantes Contables por concepto de

transferencias entre cuentas.
A continuacin se detalla los pasos a efectuar para registrar transferencias.
1.
Posteriormente que se haya accedido al Sistema CKF
(Sistema
de
Contabilidad)
travs
de
su
Password, el sistema mostrar la siguiente pantalla.
2
1
Colo
que
el
cdi
go
de la
Registre
el
ao
del
Dependencia o Facultad a
presupuesto
trabajar
2. A fin de consultar los ltimos Comprobantes emitidos e

identificar saltos de numeracin, usted
deber ingresar al men Reportes luego
seleccionar la opcin Reportes y el sistema
desplegar los tipos reportes de movimientos
SEC:
7.4.3
contables, usted seleccionar Resumen de

Comprobantes.
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
FECHA:
ELABORADO POR
APROBADO PO
DIRECCIN DE
ADMINISTRACIN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS

3.
CAP:
7
VERSIN
0
ASUNTO: Anexos
A travs de esta opcin los usuarios realizan la
consultas
de
los
ltimos
comprobantes
emitidos
1
Registre el ao contable
consultar
2
Indique el mes a
3
Coloqu
e
el
cdigo
de la
Depend
encia o
Facultad
5
Debe dejase este campo
t
r
SEC:
7.4.3
m
o
m
i
n
t
e
c
e
n
t
m
a
c
u
g
u
e
n
o
t
o
d
a
d
Coloque
el
cdigo de tipo
de
Comprobante
p
u
l
s
e
l
a
t
e
c
l
a
E
S
C
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
FECHA:
ELABORADO POR
APROBADO PO
DIRECCIN DE
ADMINISTRACIN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS

4. Desde men Reportes seleccione la opcin Visualizar reportes.
5.
Inmediatamente
informacin
por
Descuadrados.
1
D
e
s
p
l
c
e
s
el
Sistema
Comprobantes
desplegar
Cuadrados
la
y
CAP:
7
VERSIN
0
ASUNTO: Anexos
SEC:
7.4.3
e
c
o
n
l
a
b
a
r
r
a
d
e
d
e
s
p
l
a
z
a
m
i
e
n
t
o
d
e
l
a
p
a
n
t
a
l
l
a
a
f
i
n
d
e
i
d
e
n
t
i
f
i
c
a
r
saltos
en
los
comprobantes contables y
consultar
el
ltimo
generado
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
FECHA:
ELABORADO POR
APROBADO PO
DIRECCIN DE
ADMINISTRACIN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS

6.
Desde el men Registro y Control seleccione la
opcin
Comprobantes
tipos
de
se
Comprobantes,
desplegar
usted
los
seleccionar
Manuales.
7.
Inmediatamente el Sistema desplegar la siguiente
pantalla,
usted
opcin Ingresar
deber
seleccionar
la
CAP:
7
VERSIN
0
ASUNTO: Anexos
SEC:
7.4.3
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
FECHA:
ELABORADO POR
APROBADO PO
DIRECCIN DE
ADMINISTRACIN
Y FINANZAS
CAP:
7
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS

VERSIN
0
ASUNTO: Anexos
8. A travs de esta opcin deber registrarse el Comprobante Contable Transferencia

1
Coloque
2
el
ao
contable
Indique el nmero del

Comprobante Contable
3
Coloq
ue el
motiv
o del
Comp
roban
te
Conta
ble
4
Indique
la
Unidad
ejecutora a la cual
corresponda
los
recursos / gastos
Indique si los fondos corresponde por: 111

Transferencias del Sector Pblico,
415
Registre el cdigo de la
cuenta del auxiliar
SEC:
7.4.3
I
n
g
r
e
s
o
s
d
e
O
p
e
r
a
c
i
n
o
9
1
0
S
a
l
d
o
I
n
i
c
i
a
l
e
n
C
a
j
a
y
B
c
o
.
p
o
r
T
r
a
n
s
f
e
r
e
n
c
i
a
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
FECHA:
ELABORADO POR
APROBADO PO
DIRECCIN DE
ADMINISTRACIN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
CAP:
7
SEC:
7.4.4
VERSIN
0

ASUNTO: Anexos
PROCEDIMIENTO : Rendicin de cuentas de los movimientos contables de las Unidades Ejecutor
DETALLE DE LA SITUACION DE CADA UNA DE LAS FACULTADES Y

DEPENDENCIAS
PARA EL EJERCICIO FISCAL 2004
AGRONOMIA (01)
Enero
ARQUITECTURA(02) Enero
URBANISMO (02a)
Enero
IDEC (02b)
Enero
CIENCIAS (03)
Enero
DERECHO (04)
Enero
ECONOMIA (05)
Enero
FARMACIA (06)
Enero
pagar para Enero 2004.
HUMANIDADES (07) Enero
INGENIERIA (08)
Enero
llamada.
MEDICINA (09)
Enero
ODONTOLOGIA (10) Enero
VETERINARIA (11)
Enero
a
a
a
a
a
a
a
a
Diciembre
Diciembre
Diciembre
Diciembre
Diciembre
Diciembre
Diciembre
Diciembre
est
est
est
est
est
est
est
est
FACULTADES
OK. Falta ofcio Dic.
OK.
OK.
OK. Falta ofcio Noviembre.
OK.
OK.
OK.
OK. En espera de Comp. Ctas. Por
a Diciembre est OK.

a Noviembre est OK. Falta ofcio Diciembre. Y su
a Diciembre est OK.
a Diciembre est OK.
a Octubre est OK. Falta Ofcio Nov. Dic.
DETALLE DE LA SITUACION DE CADA

UNA DE LAS FACULTADES Y
DEPENDENCIAS
PARA EL
EJERCICIO FISCAL 2004
DEPENDENCIAS
RECTORADO (20)
Enero a Diciembre est OK.
POSTGRADO (21)
VICE-ACADEM (21)
SADPRO (21a)
NUCLEO (21b)
VICE-ADM (22)
SECRETARIA (23)
DIR. ADMON. (24)
BIBLIOTECA (25)
IMPRENTA (25a)
Rendido a Agosto. Faltando la incorporacion de los meses
de: Feb. May. Jul. Sept. Oct. Nov. Dic.
EDICIONES (25b)
CENDES (26)
CDCH (27)
SERV.GENER. (28)
Enero a Febrero esta OK.- Esta dependencia no tendra mas
movimiento.
ASES. JURD. (29)
CULTURA (31)
DEPORTES (32)
COPRED (33)

REC. HUMANOS (35)
Enero a Junio est OK. Falta ofcio de Julio, Oct, Nov. Dic.
FALTA MONTAR OCTUBRE AL SIST
INFORMACION (36)
Enero a Diciembre est OK. Falta of. DICIEMBRE.
COM. ELECTORAL(38)Enero a Diciembre est OK.
SEGURIDAD (40)
SERV.BASICOS (41)
Enero a Marzo est OK. Faltando ofcios de Abril, Mayo,
junio, julio, Agosto. Sept, Oct.Nov, Dic.
INFORMATICA (43)
Enero a Agosto est OK. Faltan ofcios de Sept a
Diciembre,
DICORI (44)
DIRC. EXTENSIN
Enero a Octubre esta OK. Falta of. Nov. Dic.
OBE (34)
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
FECHA:
ELABORADO POR
APROBADO PO
DIRECCIN DE
ADMINISTRACIN
Y FINANZAS
CAP:
7
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
SEC:
7.4.4
VERSIN
0

ASUNTO: Anexos
PROCEDIMIENTO : Rendicin de cuentas de los movimientos contables de las Unidades Ejecutor
CUADRO DEMOSTRATIVO DE LA FECHA DE RECEPCION DE LAS
RENDICIONES
DE
CUEN
TAS
DE
LAS
FACUL
TADE
SY
DEPE
NDEN
CIAS
CORR
ESPO
NDIE
NTES
A
LOS
INGR
ESOS
ORDI
NARI
OS
DEL
AO
2.004
U.E.
Agronoma
9-04
Arquitectura y
10-04
Ciencias
1-05
Ciencias Jurd
10-04
Ciencias Econ
10-04
Farmacia
9-04
Humanidades
10-04
Ingeniera
10-04
Medicina
9-04
Odontologa
11-04
Veterinarias
11-04
Rectorado
10-04
Postgrado
12-04
Vicerrectorad
9-04
Vicerrectorad
9-04
Secretara
Biblioteca
9-04
CENDES
04
CDCH
10-04
Servicios Gen
Asesora Jurd
10-04
Cultura
10-04
Deportes
10-04
COPRED
10-04
OBE
10-04
Recursos Hum
10-04
1
4-10-04
2
4-11-04
3
12-1-05
4
26-10-04
5
18-10-04
6
13-10-04
7
26-1-05
8
4-11-04
9
19-10-04
10
5-11-04
11
26-11-04
20
21-10-04
21 PG
14-2-04
21 VA
14-10-04
22
10-8-04
23
25
11-11-04
26
14-10-04
27
14-10-04
28
******
29
18-11-04
31
18-10-04
32
9-11-04
33
27-10-04
34
9-11-04
35
20--10-04
ENE.
AGO.
9-3-04
1-11-04
30-3-04
10-12-04
11-1-05
12-1-05
31-5-04
3-12-04
31-5-04
2-12-04
16-3-04
5-11-04
30-6-04
26-1-05
23-6-04
16-2-05
25-3-04
16-11-04
10-3-04
26-11-04
29-11-04
sin of
22-4-04
28-1-05
12-5-04
14-2-04
6-5-04
19-11-04
28-4-04
11-11-04
FEB.
SEPT.
13-4-04
3-12-04
15-4-04
19-1-05
11-1-05
sin of
31-5-04
25-1-04
3-6-04
12-1-05
18-3-04
9-12-04
1-7-04
26-1-05
23-6-04
16-2-05
13-4-04
10-1-05
31-3-04
17-5-04
29-11-04
sin of
22-4-04
28-1-05
4-6-04
14-2-04
6-5-04
14-2-04
28-4-04
17-2-04
MAR.
OCT.
13-4-04
sin of
12-5-04
sin of
11-1-05
sin of
25-6-04
16-2-05
14-6-04
1-2-05
27-4-04
25-1-05
1-7-04
23-2-04
14-7-04
sin of
26-4-04
11-2-04
24-5-04
25-2-04
29-11-04
21-5-04
6-12-04
15-4-04
15-11-04
24-3-04
5-11-04
5-8-04
******
13-10-04
18-11-04
28-5-04
8-11-04
7-5-03
1-2-04
16-3-04
15-11-04
12-7-04
8-12-04
24-3-04
14-12-04
16-6-04
13-1-05
28-4-04
13-1-05
14-5-04
28-1-04
5-8-04
******
13-10-04
21-1-05
31-5-04
15-12-04
7-5-03
1-2-04
26-3-04
7-12-04
26-4-04
14-2-04
24-3-04
14-12-04
16-6-04
25-1-05
4-5-04
15-2-05
14-5-04
15-2-05
******
******
13-10-04
21-1-05
3-6-04
22-2-05
28-5-04
18-2-05
19-5-04
20-1-05
21-5-04
18-12-05
11-5-04
14-2-04
20-5-04
28-1-05
7-6-04
14-2-04
13-5-04
14-2-04
11-5-04
17-2-04
ABR.
NOV.
13-7-04
MAYO
DIC.
9-7-04
JUN.
JUL.
9-7-04
16-9-04
16-
22-6-04
14-7-04
21-7-04
1-10-04
13-
11-1-05
12-1-05
12-1-05
12-1-05
12-
30-9-04
30-9-04
14-10-04
14-10-04
194-
2-7-04
23-7-04
30-7-04
21-9-04
27-5-04
29-6-04
19-7-04
13-9-04
30-
1-7-04
28-9-04
13-10-04
14-10-04
14-
2-8-04
19-10-04
13-10-04
13-10-04
22-
10-5-04
15-6-04
30-7-04
23-9-04
30-
4-6-04
14-7-04
14-7-04
19-10-04
5-
29-11-04
29-11-04
29-11-04
29-11-04
26-
2-6-04
10-6-04
17-9-04
17-9-04
21-
8-6-04
29-7-04
29-9-04
15-11-04
2-
10-6-04
17-6-04
28-9-04
28-9-04
28-
13-5-04
11-6-04
30-9-04
30-9-04
30-
21-6-04
30-6-04
20-9-04
20-10-04
26-
17-5-04
21-6-04
15-7-04
6-9-04
6-9-
27-10-04
10-6-04
5-10-04
5-10-04
5-
******
******
13-10-04
******
******
******
13-10-04
13-10-04
13-10-04
11-6-04
1-7-04
3-8-04
27-9-04
4-
7-6-04
10-6-04
16-7-04
20-10-04
20-
20-5-04
8-6-04
16-9-04
27-10-04
27-
8-6-04
12-7-04
20-7-04
15-10-04
18-
11-5-04
29-7-04
29-7-04
sin of
20--
13-
Informacin y
11-04
Comisin Ele
10-04
Seguridad
10-04
Servicios Bs
of
Informtica
of
DICORI
11-04
Direccin de
11-04
36
29-4-04
15-11-04
14-12-04
38
1-10-04
18-10-04
22-11-04
40
21-5-04
20--10-04 30-11-04
41
22-4-04
sin of
sin of
43
22-4-04
sin of
sin of
44
28-5-04
15-11-04
4-2-05
46
23-11-04
23-11-04 23-11-04
En condiciones esperadas
E
n
c
o
n
d
i
c
i
n
d
e
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e
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i
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y
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l
m
o
v
i
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n
t
o
E
n
c
o
n
29-4-04
14-12-04
1-10-04
29-4-04
5-11-04
21-6-04
5-11-04
11-8-04
obser
obser
obser
obser
obser
1518-
21-5-04
21-5-04
3-6-04
28-9-04
15-9-04
28-9-04
20--
22-4-04
sin of
22-4-04
sin of
28-5-04
4-2-05
23-11-04
3-12-04
22-4-04
sin of
22-4-04
sin of
28-5-04
4-2-05
23-11-04
sin of
sin of
sin of
sin of
12-4-04
11-5-04
sin of
sin of
sin
28-5-04
9-5-04
13-10-04
13-10-04
15-
23-11-04
23-11-04
23-11-04
23-11-04
23-
sin
d
i
c
i
o
n
e
s
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s
p
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r
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s
E
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c
e
p
c
i
n
d
e
l
m
o
v
i
m
i
e
n
t
o
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
FECHA:
ELABORADO POR
APROBADO PO
DIRECCIN DE
ADMINISTRACIN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS

PROCEDIMIENTO : Presentacin de los Estados Financieros
CAP:
7
VERSIN
0
ASUNTO: Anexos
SEC:
7.4.5
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
FECHA:
ELABORADO POR
APROBADO PO
DIRECCIN DE
ADMINISTRACIN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS

CAP:
7
VERSIN
0
ASUNTO: Anexos
SEC:
7.4.5
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
FECHA:
ELABORADO POR
APROBADO PO
DIRECCIN DE
ADMINISTRACIN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS

CAP:
7
VERSIN
0
ASUNTO: Anexos
SEC:
7.4.5
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
FECHA:
ELABORADO POR
APROBADO PO
DIRECCIN DE
ADMINISTRACIN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS

CAP:
7
VERSIN
0
ASUNTO: Anexos
SEC:
7.4.5
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
FECHA:
ELABORADO POR
APROBADO PO
DIRECCIN DE
ADMINISTRACIN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS

CAP:
7
VERSIN
0
ASUNTO: Anexos
SEC:
7.4.5
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
FECHA:
ELABORADO POR
APROBADO PO
DIRECCIN DE
ADMINISTRACIN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS

CAP:
7
VERSIN
0
ASUNTO: Anexos
SEC:
7.4.5
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
FECHA:
ELABORADO POR
APROBADO PO
DIRECCIN DE
ADMINISTRACIN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS

CAP:
7
VERSIN
0
ASUNTO: Anexos
SEC:
7.4.5
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
FECHA:
ELABORADO POR
APROBADO PO
DIRECCIN DE
ADMINISTRACIN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS

CAP:
7
VERSIN
0
ASUNTO: Anexos
SEC:
7.4.5
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
FECHA:
ELABORADO POR
APROBADO PO
DIRECCIN DE
ADMINISTRACIN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS

CAP:
7
VERSIN
0
ASUNTO: Anexos
SEC:
7.4.5
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
FECHA:
ELABORADO POR
APROBADO PO
DIRECCIN DE
ADMINISTRACIN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS

PROCEDIMIENTO : Auxiliares Contables
CAP:
7
VERSIN
0
ASUNTO: Anexos
SEC:
7.4.6
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
FECHA:
ELABORADO POR
APROBADO PO
DEPARTAMENTO DE
ACTIVIDADES
COMERCIALES E
INGRESOS PROPIOS
DIRECCIN DE
ADMINISTRACIN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
UNIDAD: Departamento de Actividades Comerciales e Ingresos

Propios
PROCEDIMIENTO :
Normas Generales
1. Se consideran actividades generadoras de
Ingresos Propios, aquellas realizadas por
las Facultades y Dependencias Centrales,
mediante la venta de productos o
prestacin de servicios a terceros y haya sido
aprobada por el Consejo de Facultad o
por el Consejo Universitario respectivamente.
2. Todo Presupuesto por una actividad generadora de
Ingresos Propios por servicios a
terceros, debe ser aprobado por el Consejo
de Facultad y en el caso de las
Dependencias Centrales por el Consejo
Universitario.
3. La Facultad o Dependencia responsable de una
actividad generadora de ingresos
propios por servicios a terceros, deber
determinar el monto real del excedente neto,
una vez realizada y terminada la actividad.
4. Los costos que genera una actividad de Ingresos
Propios por servicios a terceros son
Directos e Indirectos. Son costos directos
provenientes de fuente ordinaria o de la
CAP:
8
SEC:
8.1.
VERSIN
0
misma actividad, todos los recursos fsicos,

humanos y financieros normales y
necesarios que se utilizan con la finalidad de
elaborar y vender un producto o prestar
un servicio, sin cuya intervencin la actividad no
podra ser realizada. Son costos
indirectos provenientes de fuente ordinaria o de la
misma actividad, todos aquellos
recursos fsicos, humanos y financieros que
complementa o contribuyen a la venta del
productos o a la prestacin del servicio, incluyendo
aquellos que se causen de manera
imprevista o continente. La suma de los costos
directos e indirectos conforman el
costo total de la actividad.
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
ELABORADO POR
FECHA:
Archivo: 7 MANUAL DEPARTAMENTO DE ACTIVIDADES COMERCIALES E INGRESOS PR
APROBADO PO
DIRECCIN DE
ADMINISTRACIN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS

Propios
PROCEDIMIENTO :
conjuntamente
con
la
Direccin de Administracin y Finanzas:
Supervisar los aspectos administrativos de las

actividades comerciales
Supervisar la actividad comercial

Seleccionar a los concesionarios
de acuerdo a los procedimientos
establecidos
Asistir y asesorar a los

concesionarios que prestan servicios
en la
Universidad a fin de garantizar un
adecuado funcionamiento de las
actividades que desarrollan.
Fiscalizar y supervisar la
recaudacin de los pagos de los
concesionarios, a fin de llevar el
control de ingresos y de aplicar las
sanciones correspondientes.
Supervisar que los concesionarios

slo ofrezcan productos autorizados
por la Universidad.
Aplicar sanciones en caso de incumplimiento del

Reglamento
SEC:
8.1.
VERSIN
0
5. Es competencia del Departamento de Actividades

Comerciales
CAP:
8
6. El canon a cancelar a la Universidad segn la

modalidad contractual, ser establecido
por el Vicerrectorado Administrativo, previo
estudio de la actividad a explotar,
ubicacin y rea de ocupacin en metros
cuadrados. Este canon podr establecerse
en Unidades Tributarias.
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
ELABORADO POR
FECHA:
APROBADO PO
DIRECCIN DE
ADMINISTRACIN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS

Propios
PROCEDIMIENTO :
1. Reglamento de
regulacin de las
los
Ingresos
VERSIN
0
ASUNTO: Base Legal
2. Normas para la
Propios de la Universidad Central

Comerciales de la
Actividades
de Venezuela generados por la

Central de Venezuela
Universidad
Prestacin de Servicios a Terceros
CAP:
8
SEC:
8.2.
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
ELABORADO POR
FECHA:
APROBADO PO
DIRECCIN DE
ADMINISTRACIN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
CAP:
8
SEC:
8.3.1
VERSIN
0

Propios
PROCEDIMIENTO : Anlisis de los Ingresos Propios (Presupuestado y Contabilizado)

Dpto.
Facultades y
Dependencias
Direccin
de
Administracin
y
Actividades
Comerciales
Ingresos
Finanzas
Propios
Genera
informacin
de
los
ingresos
Propios por
Servicios a
Terceros
Emite
indicadores
de
gestin,
presupuestada
y
contabilizada
Analiza y toma decisiones
Normas
especifcas.
1. Debe recibir de la Direccin de Planificacin y
Presupuesto,
el
Presupuesto
anual
por
Facultades y Dependencias de los Ingresos Propios.

2. Mensualmente debe recibir de las Facultades y
Dependencias
Centrales
la
informacin
generada por los Ingresos Propios.

3. Debe emitirse un Informe del anlisis de los
indicadores
gestiones
de
gestin
de
las
arrojados
Facultades
en
las
Dependencias
Centrales.
procedimi
Descripcin
del
ento
Administra
F
Ab
dor
Jefe
Excel destinado para
Economista
determinar
los
1. Recibe de las
Facultades y
indicadores
de
Dependencias
travs de la DPP y
de
La
Div.
De
contabilidad Central
la informacin de
los
Ingresos
Propios
Presupuestado y
Contabilizado
gestin.
travs de un medio
magntico.
Emite
3.
siguientes
los
cuadros
grficos
comparativos:
Resumen
de
Ingresos
Presupue
stados y
2.
Incorpora
la
informacin de los
Ingresos
Propios
en el archivo de
Co
nta
bili
za
do
s
por
De
pe
nd
en
cia
s
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
ELABORADO POR
FECHA:
APROBADO POR
DIRECCIN DE
ADMINISTRACIN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
CAP:
8
SEC:
8.3.1
VERSIN
0

Propios
PROCEDIMIENTO : Anlisis de los Ingresos Propios (Presupuestado y Contabilizado)
Ingresos Propios
Presupuestados por
Dependencias (grfica)
I
n
g
r
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s
o
s
P
r
o
p
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C
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n
d
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n
c
i
a
s
(
g
r
f
i
c
a
)
Ingresos Propios
Presupuestados y
Contabilizados (grfica)
4.
Elab
ora
infor
me
de los
indica
dores
de
gesti
n
de
acuer
do a
la
inform
acin
obteni
da.
5. Remite
la
Direccin
de
Administracin y Finanzas el Informe,

las
co
m
graficas
los
cuadros
pa
rat
iv
os
co
nj
un
ta
m
en
te
co
n
un
Of
ici
o.
6.
Archi
va
copia
de
los
docu
mento
s
remiti
dos
a
la
Direcc
in
de
Administracin
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
Finanzas.
ELABORADO POR
FECHA:
APROBADO PO
DIRECCIN DE
ADMINISTRACIN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
CAP:
8
SEC:
8.3.2
VERSIN
0

Propios
PROCEDIMIENTO : Anlisis de la Recuperacin de los Costos Indirectos
Esquema del proceso

Facultades y
Dependencia
s
Dpto.
Direccin de
Administracin y Finanzas
Actividades
Comerciales
e
Ingresos
Analiza y toma decisiones
Propios
Genera
informac
in
de
los
proyecto
s
y
actividad
es
Determina
reintegro de los
costos
indirectos
y
la
distribucin
del
excedente
Normas
especifcas
1.
Semestralmente deber informarse a la
Direccin de Administracin y Finanzas el

reintegro
de
los
costos
indirectos
la
distribucin del excedente

Administrador Jefe /
Economista
Recibe
de los
1.
proyectos
informacin
activi
dade
s
Remite a la
ejecutadas,
4.
presupuestada
Direccin el Informe
anexo a un Oficio.
liquidadas
de
las Facultades
5. Archiva
remitidos
Dependencias.
Direccin
los
a
documentos
la
de
Administracin
Analiza
2.
informacin
la
para
y
Finanzas
determinar
el
reintegro de los
costos
indirectos y la
distribucin del
excedente.
3. Emite un informe de
gestin.
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
ELABORADO POR
FECHA:
APROBADO PO
DIRECCIN DE
ADMINISTRACIN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
CAP:
8
SEC:
8.3.3
VERSIN
0

Propios
PROCEDIMIENTO : Seguimiento a los pagos de cnones de arrendamiento
Esquema del proceso

Divi
sin
de
Teso
rer
a y
COP
RED
Genera
informacin
de
los
cnones
cancelados
y de los
Nuevos
contratos
Dpto.
Actividades
Comerciales
Ingresos
Direccin
de
Administracin
y
Finanzas
Propios
Determina
que
Proveedor
esta
incumpliendo
con
los
pagos
e
Ingresos e incorpora
los
al
sistema
nuevos
concesionarios
Emite sancin al
Proveedor
en
caso
de
incumplimiento
Normas
Especifcas
1. Mensualmente deber informarse a la Direccin
de Administracin y Finanzas la
situacin de la cartera de pagos de
arrendamiento de los Proveedores de bienes y
servicios de la Universidad
Administrador Jefe /
Economista
1. Recibe de la
Direccin de
Teso
rera
relac
in
de
pagos
3.
la
efectuados por
los
Emite informe de
situacin
la
de
cartera
de
arrendamiento.
Proveedores
que
tengan
concesin
4.
Entrega informe
de
comercial
la
situacin
de la cartera de
con
la
arrendamiento a
Universidad
la
Central
Administracin y
de
Venezuela.
Direccin
de
Finanzas a fin de
que se realice
Realiza
2.
seguimiento
fin
de
las
sanciones
Proveedor
acuerdo
determinar
al
de
a
lo
establecido en el
que
contrato.
Proveedores
estn
incumpliendo
con los pagos
de
cnones
establecidos
en
el
documento de
arrendamiento.
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
ELABORADO POR
FECHA:
APROBADO PO
DIRECCIN DE
ADMINISTRACIN
Y FINANZAS
CAP:
8
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
VERSIN
0
UNIDAD: Departamento de Actividades Comerciales e Ingresos Propios

PROCEDIMIENTO : Cuadros y grficos de Ingresos Propios
ASUNTO:
Anexos
SEC:
8.4
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
ELABORADO POR
FECHA:
APROBADO PO
DIRECCIN DE
ADMINISTRACIN
Y FINANZAS
CAP:
8
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
VERSIN
0
UNIDAD: Departamento de Actividades Comerciales e Ingresos Propios

PROCEDIMIENTO : Cuadros y grficos de Ingresos Propios
ASUNTO:
Anexos
SEC:
8.4
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
ELABORADO POR
FECHA:
APROBADO PO
DEPARTAMENTO
DE
CONTROL
DE
CONPRAS DE BIENES Y
SERVICIOS
DIRECCIN DE
ADMINISTRACIN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
UNIDAD: Departamento de Control de Compras de Bienes y

Servicios
PROCEDIMIENTO :
1. Cumplir con la normativa prevista en la Ley de Licitaciones.

2. Debe mantener informacin actualizada de Proveedores de la
Universidad.
3. Debe supervisar y realizar seguimiento a todas
Unidades
de
Compras
de
Bienes
y Servicios que operan en cada Dependencia o

Facultad de la Universidad.
4.
Debe
asesorar
Dependencias
en
a
cuanto
las
a
Facultades
Contratos
Licitaciones a realizar.
5. Debe realizar la programacin de las licitaciones
de
la
Direccin
de
Administracin
SEC:
9.1.
VERSIN
0
Normas Generales
las
CAP:
9
Finanzas
6. Debe compilar, revisar y enviar toda la
informacin de la programacin y ejecucin
de compras de todas las Facultades y
Dependencias al Registro Nacional de
Compras del Estado.
7. Garantizar el cumplimiento de las normas de control interno.
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
ELABORADO POR
FECHA:
Archivo: 8 MANUAL DEPARTAMENTO DE CONTROL DE COMPRAS DE BIENES Y SERVIC
APROBADO PO
DIRECCIN DE
ADMINISTRACIN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS

Servicios
PROCEDIMIENTO :
1.
de
Constitucin
la
Repblica
Bolivariana
de
Venezuela
6.
Ley de
Licitaciones ,
Gaceta
Oficial
Reglamento
Interno del Servicio
de
13
de
noviembre
de
Nacional
de
2001
7.
Contrataciones
Ley de
Simplificaci
3. Ley Orgnica de
la
Trmites
Administracin
de
Pblica
Administrativ
4. Ley Orgnica de
os.
los procedimientos
8.
administrativos
Ley del
Estatuto
5.
Ley
Orgnica
la
General
de
de
Funcin
Pblica
de la Contralora
la
Repblica del
Sistema Nacional de
Control Fiscal
VERSIN
0
ASUNTO: Base Legal
N 5.556
2.
CAP:
9
9.
Decreto
1982,
medidas
temporales
SEC:
9.2
para
la
promocin
Prestadoras
Desarrollo de
la
Bienes
Pequea
de
Servicios que estn

ubicadas en el pas.
Mediana
Industria
y
10.
Cooperativas,
Decreto
Reglamento
Productoras
de
2371,
parcial
para la Adjudicacin
Directa
11. Condiciones
generales
de
contratacin para la
ejecucin
de
obras Gaceta Oficial

Extraordinaria
nmero
16
5.096
del
septiembre
del 1996.
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
ELABORADO POR
FECHA:
APROBADO PO
DIRECCIN DE
ADMINISTRACIN
Y FINANZAS
CAP:
9
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
SEC:
9.3.1
VERSIN
0

Servicios

Dependencias de la
Direccin de
Director de
Direccin de Adm.
Administracin
Administracin
Emite solicitud
Autoriza la
Autoriza
solicitud
Dpto. de
Compras
Determina
proveedor
Proveedor y
pago
Dpto.
de
Compr
as
al
Cont
acta
prov
eedo
r
selec
ciona
do
Normas
especfcas
Servicios
Administrativos
Realiza pago al
p
r
o
v
e
e
d
o
r
s
e
l
e
c
c
i
o
n
a
d
o
1. Que se hayan previsto las garantas necesarias

y
suficientes
para
responder
por
las obligaciones que ha de asumir el contratista.

2.
Que los precios sean justos y razonables,
salvo
las
excepciones
establecidas
por
otras Leyes.
3. Para toda compra debe existir una orden de pedido.
4. Debe existir orden de pedido
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
ELABORADO POR
FECHA:
APROBADO PO
DIRECCIN DE
ADMINISTRACIN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
CAP:
9
SEC:
9.3.1
VERSIN
0

Servicios
5. Se debe solicitar los presupuestos y las

condiciones de las garantas de acuerdo a
lo establecido en la circular numero 6 de fecha
11 de febrero de 2004 emitida por
el Consejo Universitario
Procedimiento General
1. La unidad solicitante elabora la
requisicin para su aprobacin a la
Direccin de administracin y
Finanzas, luego la misma la enva a la
Unidad de Servicios Administrativos
para
la conformacin
de la
disponibilidad presupuestaria.
2. La Unidad de Servicios Administrativos
codifica y conforma la requisicin y
la enva al Departamento de Control de
Compras de Bienes y Servicios.
3. El Departamento de Control de
Compras de Bienes y Servicios cotiza
segn descripcin del bien o servicio
solicitado en la orden de requisicin y
la enva a la Direccin de
Administracin y Finanzas para su

aprobacin.
4. Una vez aprobada la cotizacin emite la
orden de compra correspondiente
al proveedor seleccionado.
5. La unidad solicitante recibe el bien o
servicio por medio de nota de entrega
la cual debe enviarse al Departamento
de Control de Compras de Bienes y
Servicios.
6.
enva
El
Departamento
la
Unidad
de
de
Compras
Servicios
Administrativos la orden de compra con

todos los recaudos para la emisin del
cheque; ste
se realizar segn
el
cronograma de pagos de dicha unidad.
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
ELABORADO POR
FECHA:
APROBADO PO
DIRECCIN DE
ADMINISTRACIN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
CAP:
9
SEC:
9.3.1
VERSIN
0

Servicios
4.
Entrega
al
Asistente
Administr
Descripcin del
Procedimiento
ativo
Cargo
SECRETARI
A
Asignado
el
Oficio y la
1. Recibe de la Unidad
de servicios
administrativos
la
Orden de
Requisici
n.
requisicin
codificada
con
la disponibilidad
presupuestaria
ASISTE
NTE
2. Entrega la
documentacin al Jefe
de compras
JEFE DE
COMPRAS
3. Revisa la requisicin y
la entrega
al asistente
administrativo.
ADMIN
ISTRAT
IVO /
CARG
O
ASIGN
ADO
presupuesto de los Proveedores.
5. Recibe la Orden de Requisicin y

el Oficio.
9. Emite Anlisis de Cotizaciones

de
acuerdo
los
presupuestos
recibidos.
6. Revisa el listado de Proveedores y
proceda realizar la cotizacin.
JEFE DE COMPRAS
7. Remite va fax el formulario
10. Revisa
el
de
Solicitud de Cotizacin a fin de

solicitar
Cotizaciones
cotizaciones
a
autoriza la emisin
los
de
Proveedores
de
8. Recibe va fax las cotizaciones o
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
Anlisis
la
orden
compra
correspondiente.
ELABORADO POR
FECHA:
APROBADO PO
DIRECCIN DE
ADMINISTRACIN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
CAP:
9
SEC:
9.3.1
VERSIN
0

Servicios
ASISTENTE ADMINISTRATIVO /
CARGO ASIGNADO
11. Elabora
Orden
de
Compra
(original y dos copias) al Proveedor

seleccionado.
Orden
12. Entrega a la
de
Secretaria para que
Compra.
gestione
el
envo
de
14.
la
Devuelve
documentacin
la
documentaci
la
Direccin
de Administracin
y Finanzas.
al
Jefe
de
Compras.
DIRECTOR DE
ADMINISTRACIN
JEFE DE
COMPR
AS
13. Recibe y revisa

la documentacin
y
coloca
su
firma autgrafa en
seal
de
aprobacin en la
15.
Recibe
Orden
de
Compra con
la
autorizacin de la
ASISTENTE
Direccin.
ADMINISTRATIV
O
16. Contacta
Proveedor
al
/
CARGO
para
ASIGNADO
informarle que el
Presupuesto fue
aprobado.
17. Remite al Proveedor Orden de

Compra a travs del Fax.
18.
Enva
Al
Departamento
de
Servicios
Administrativos
la
Orden
de
Compras
despus
que
la
empresa
despache
o
servicio
el
bien
en
la
unidad solicitante.
19. Archiva
toda
la
documentacin
generada.
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
ELABORADO POR
FECHA:
APROBADO PO
DIRECCIN DE
ADMINISTRACIN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS

Servicios
PROCEDIMIENTO : Licitacin
Unidad
Emisora
Co
m
pr Licitaci
as
n
Realiza
Revisa
Recibe
pliegos
solicitud
aviso
Direccin de
Informacin de Prensa
para
considerar
apertura
de
licitacin
los
la
solicitud del
Dpto. de
Compras
Elabora
Acta de la
reunin
Gestiona
publi
caci
n
en
pren
sa
elabora
de
prensa
del
servicio / bien
servicio / Bien
Sub Comisin Econmica
C
Dpto. De
Licitaci
Compras
n Elabora Acta
del
Recibe
acto pblico
sobres
de
de recepcin
las
contratist
as de
sobres
i
s
i
n
d
e
y
Financiera
Prepara
informe
sobre
La
document
acin
legal
financiera
Comisin de
Licitacin
Acto de
apertura de
ofertas y
garantas
SEC:
9.3.2
VERSIN
0
LICITACIN GENERAL
Dp
Comisi
to.
de n de
CAP:
9
Dpto. de
Elabor
a
acta
Compras
de
ap
er
tura
de
ofertas y
garantas
de las
S
u
b
C
o
m
i
s
i
c
n
i
c
a
Pr
epa
ra
info
rme
sob
re
las
ofer
tas
y
g
a
r
a
n
t
a
s
Consejo
contratist
Dpto. de
as Universitario
Compras
Otorg
a
o
niega
Nor
la
ma
buena
s pro a
espla
empre
ec
sa
fca
s: recom
endad
a
por la
comisi
n
Recibe
documentos
finales
u
r
d
i
c
a
A
s
e
s
o
r
Dpto. de
Compras
Enva
a la
Direcci
n de
documen
tacin
para que
proce
da a
elabo
rar el
l
a
contr
ato
1.
Las reas interesadas en que se realice algn
proceso
de
licitacin
debern
presentar
todos los pliegos de licitacin establecidos por la

ley.
2. Todo contratista a licitar deber estar
registrado en el Registro Nacional de
Contratistas del Sistema Nacional de
Contrataciones, por lo que se deber consultar
en la pgina web www.snc.gov.ve.
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
ELABORADO POR
FECHA:
APROBADO PO
DIRECCIN DE
ADMINISTRACIN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS

Servicios
3. Debe elaborase un cronograma de actividades

sobre
el
proceso
de
licitacin
efectuarse.
4. Debe solicitarse a la Direccin de Informacin de
Prensa
que
realice
las
gestiones
necesarias para publicar el aviso de prensa

establecido por la Comisin de Licitacin.
5. Toda documentacin legal financiera y ofertas
recibidas por las empresas contratistas
deber ser evaluada por la Sub-comisin Tcnica
y la sub-comisin Econmica y
Financiera.
6. Toda reunin realizada por la Comisin Tcnica
deber
tener
un
acta
de
los
puntos
acordados y discutidos.
7. Todas las empresas contratistas que licitaron deben
ser
notificadas
sobre
la
resolucin
tomada por el Consejo Universitario.

CAP:
9
SEC:
9.3.2
VERSIN
0
DEPARTAMENTO DE CONTROL DE COMPRAS DE BIENES

Y SERVICIOS
1. Recibe de la Facultad / Dependencia / Direccin de
Administracin
(Unidades
Emisoras) un Oficio para solicitar el proceso de
licitacin,
anexando
presupuestaria
emitida
la
disponibilidad
por
la
Direccin
de
Presupuesto y los pliegos de licitacin que

estipula la ley.
2. Elabora cronograma de licitacin indicando las
actividades
las
fechas
de
inicio
terminacin que contemplan cada una de ellas.
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
ELABORADO POR
FECHA:
APROBADO PO
DIRECCIN DE
ADMINISTRACIN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS

Servicios
miembros de la Comisin de Licitacin

a fin de revisar, analizar los pliegos de licitacin y
de disear el contenido del aviso de
prensa para invitar a las empresas al proceso de
licitacin.
5. Elabora acta de la reunin efectuada.
6. Remite a la Direccin de Informacin de Prensa
la solicitud de publicacin del Aviso
en prensa definido por la Comisin de Licitacin.
En ella se establecen los das y lugar
para la entrega de los sobres, el nombre de la
persona contacto y la metodologa que
se aplicar para realizar las aclaratorias o dudas
que tengan las empresas sobre los
pliegos de licitacin.
7. Prepara y coordina reunin con los miembros de
la
Comisin
de
Licitacin
fin
de
recibir los sobres de las empresas interesadas en

participar en el proceso.
SEC:
9.3.2
VERSIN
0
3. Remite cronograma a los miembros de la Comisin de Licitacin.

4. Prepara y coordina reunin con las personas
CAP:
9
8. Asiste a la reunin de la Comisin Tcnica de

acuerdo a lo establecido en el
cronograma y realiza las siguientes actividades
conjuntamente con los miembros de la
comisin:
8.1. Colabora en recibir el sobre N. 1 Tcnico
y Econmico Financiero y el sobre
N. 2 Ofertas y Garantas por parte de las
empresas contratistas interesadas en
participar en el proceso de licitacin.
8.2.
Ayuda a abrir el sobre N. 1 Tcnico y
Econmico
Financiero
para
identificar
si
contiene todos los documentos requeridos.
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
ELABORADO POR
FECHA:
APROBADO PO
DIRECCIN DE
ADMINISTRACIN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS

Servicios
8.3. Entrega el sobre N 1 Tcnico y

Econmico-Financiero a los miembros de la
Subcomisin Legal y Financiera para que
evale y determine cules empresas
se ajustan a los requerimientos del pliego de
licitacin y el sobre N 2 Ofertas y
Garantas al Director de Administracin para
su debida custodia.
9. Elabora acta de la reunin realizada y solicita a
los
miembros
de
la
Comisin
de
Licitacin que estuvieron presentes que firmen

dicha acta.
10. Distribuye el acta de la reunin a todos los miembros de la
Comisin de Licitacin.
11. Recibe de la Subcomisin Legal y Financiera los
informes correspondientes al anlisis
efectuado a los pliegos de licitacin a fin de
indicar cules son las empresas que
continuarn con el proceso de licitacin.
12. Prepara y coordina reunin con los miembros
de
la
Comisin
de
Licitacin
fin
de
CAP:
9
SEC:
9.3.2
VERSIN
0
revisar y analizar las ofertas de las empresas que

licitaron.
13. Asiste a la reunin de la Comisin Tcnica para
la
apertura
del
sobre
N.
Ofertas
Garantas a fin de leer el presupuesto presentado

por cada contratista.
14. Entrega el sobre a la subcomisin Tcnica para
que
evale
las
ofertas
garantas
para determinar las empresas ms acorde a las

necesidades de la Institucin
15. Elabora acta de la reunin realizada y
solicita la firma de
los miembros de la
Comisin de Licitacin que estuvieron presente.

16. Distribuye el acta a los miembros de la Comisin de Licitacin
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
ELABORADO POR
FECHA:
APROBADO PO
DIRECCIN DE
ADMINISTRACIN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS

Servicios

de la Comisin de Licitacin a fin de
analizar los informes emitidos por las
subcomisiones y proponer la empresa
contratista.
18. Elabora el acta para que el Comit de
Licitacin
presente
ante
el
Consejo
Universitario la propuesta de la empresa contratista

recomendada.
19. Recibe del Consejo Universitario fotocopia del
acta
sobre
la
decisin
tomada
sobre
el
proceso de licitacin.
20. Elabora notificacin a todas las empresas
contratistas
que
participaron
en
el
proceso
de licitacin, informando cual fue la decisin

tomada por el Consejo Universitario.
21. Gestiona con el Mensajero la entrega de la
notificacin
las
empresas
contratistas,
a los miembros de la Comisin de Licitacin.
CAP:
9
SEC:
9.3.2
VERSIN
0
22. Recibe de la empresa contratista ganadora la

documentacin
requerida
para
elaborar
el contrato.
23. Remite a Asesora Jurdica los documentos recibidos para que
elaboren el contrato.
24. Verifca en el Sistema Nacional de Registro de
Contratistas
que
los
participantes
licitar estn inscritos en este organismo.

25. Apertura un expediente con los documentos recibidos.
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
ELABORADO POR
FECHA:
APROBADO PO
DIRECCIN DE
ADMINISTRACIN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS

Servicios
CAP:
9
VERSIN
0
LICITACIN SELECTIVA
Sub
Esquema General
del Proceso
D
Comisi
Licitac
pto. de Unidad
Emisora
s
o
l
i
c
i
t
u
d
Revisa
pliegos
licitacin
Tcnica
comisin
Econmica
Sub
Dpto. de
Financiera
in
Compras
Re
ali
za
comisin
n de
los
elabora el
de
cronograma
Revisa
los
pliegos
y
de
reunione
s
Compras
Elabora Acta de
informe sobre
la
reunin
Prepara
para
documentacin legal al apertura

de
licitacin
financiera y
ofertas
d
e
l
s
e
r
v
i
c
i
o
/
b
i
e
n
Comisin de
Licitacin
Dpto
. de
C
o
m
p
r
a
s
SEC:
9.3.2
Analiza
Elabora
Acta de
informe
s de las
la reunin para
sub comisiones
Consejo
considerar
Asesora
Jurdica
Dpto. de
in
f
Universitario
o
r
Compras
m
e Otorga o niega
buena pro a la
Recibe
Elabora
contrat
o con
la
contrat
ista
documentos
empresa
Normas especfcas:
finales
recomendada
la
comisi
n
por
de
licitaci
ones
1.
proceso
de
licitacin
debern
presentar
todos los pliegos de licitacin establecidos por la

ley.
2. Todo contratista a licitar deber estar registrado en
el
Sistema
Nacional
de
Registro
de
Contratista.
3. Debe elaborase un cronograma de actividades
sobre
el
proceso
de
licitacin
efectuarse.
4. Toda oferta recibida por las empresas contratistas
deber
ser
evaluada
por
la
Sub
comisin Tcnica y la sub comisin Econmica y

Financiera.
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
FECHA:
ELABORADO POR
APROBADO PO
DIRECCIN DE
ADMINISTRACIN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS

Servicios
tener
un
acta
de
los
puntos
acordados y discutidos.
6. Todas las empresas contratista que licitaron deben
ser
notificadas
sobre
la
resolucin
tomada por el Consejo Universitario
Descripcin del Procedimiento:

DEPARTAMENTO DE CONTROL DE COMPRAS DE BIENES Y
SERVICIOS
1. Recibe de la Facultad / Dependencia / Direccin de
Administracin
(Unidades
Emisoras) un Oficio para solicitar el proceso de
licitacin anexo a la disponibilidad presupuestaria
emitida por la Direccin de Presupuesto y de los
pliegos de licitacin que estipula la ley.
2.
Verifca en la pgina web www.snc.gov.ve del
Sistema
Nacional
de
Contrataciones
que los participantes a licitar estn inscritos en el

Registro Nacional de Contratistas.
3. Apertura un expediente con los documentos recibidos.
SEC:
9.3.2
VERSIN
0
5. Toda reunin realizada por la Comisin Tcnica

deber
CAP:
9
4. Elabora cronograma de licitacin indicando las

actividades
las
fechas
de
inicio
terminacin que contemplan cada una de ellas.

5. Remite cronograma a los miembros de la Comisin de Licitacin.
6. Elabora invitacin a las empresas contratistas a participar en el
7. Gestiona con el Mensajero que entregue las invitaciones a las
empresas contratistas.
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
ELABORADO POR
FECHA:
APROBADO PO
DIRECCIN DE
ADMINISTRACIN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS

Servicios
8.
Prepara y coordina reunin con las personas
miembros
de
la
Comisin
de
Licitacin
a fin de revisar y analizar los pliegos de licitacin

9. Asiste a la reunin de la Comisin Tcnica de
acuerdo a lo establecido en el
cronograma y realiza las siguientes actividades
conjuntamente con los miembros de la
comisin:
9.1.
Colabora en recibir el sobre N. 1 Tcnico y
Econmico Financiero y el
sobre N. 2 de las Ofertas y Garantas por
parte
de
las
empresas
contratistas
interesadas en participar en el proceso de

licitacin.
Ayuda
9.2.
abrir
los
sobres
para
identificar si contiene todos los documentos

requeridos y a leer las ofertas presentadas.
10. Elabora acta de la reunin realizada y solicita a
los
miembros
de
la
Comisin
de
Licitacin que estuvieron presentes que firmen

dicha acta.
CAP:
9
SEC:
9.3.2
VERSIN
0
11. Distribuye el acta de la reunin a todos los miembros de la

12. Recibe de la Subcomisin Tcnica y de la
Subcomisin Legal y Financiera los
informes correspondiente al anlisis efectuado
a los pliegos de licitacin y a las
garantas que ofrece cada empresa participante en
el proceso de licitacin.
de la Comisin de Licitacin a fin de
revisar y analizar los informes efectuados por
la Subcomisin Tcnica y de la
Subcomisin Legal y Financiera.
14. Asiste a la reunin de la Comisin Tcnica.
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
ELABORADO POR
FECHA:
APROBADO PO
DIRECCIN DE
ADMINISTRACIN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS

Servicios
15. Elabora acta de acuerdo a las decisiones tomadas por la

16. Distribuye a los miembros de la Comisin de
Licitacin el acta para que stos lo
discutan en el Consejo Universitario y se apruebe
la empresa contratista que ejecutar
el servicio o bien.
17. Recibe del Consejo Universitario fotocopia del
acta
sobre
la
decisin
tomada
sobre
el
18. Elabora notificacin a todas las empresas
contratistas
que
participaron
en
el
proceso
de licitacin informando cual fue la decisin tomada

por el Consejo Universitario.
19. Gestiona con el Mensajero la entrega de la
notificacin
las
empresas
contratistas,
a los miembros de la Comisin de Licitacin.

20. Recibe de la empresa contratista ganadora la
documentacin
el contrato.
requerida
para
elaborar
CAP:
9
SEC:
9.3.2
VERSIN
0
21. Remite a Asesora Jurdica los documentos recibidos para que

elaboren el contrato.
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
ELABORADO POR
FECHA:
APROBADO PO
DIRECCIN DE
ADMINISTRACIN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS

Servicios

Sub
Compras
Unidad
Emisor
a
Reali
za
s
o
l
i
c
i
t
u
d
Comisi
Comis
in de
Dpto de compras
Recibe
las
cotizaciones
presentadas
por
la
empresas
Elabora acta de
tcnica
licitaci
Revisa
ones
las
cotizaciones
y
escoge
recomendacin
de
buena
pro
estudia
la
Considera
informe
tcnico
presenta
do por
la
mejor
oferta
d
e
l
SEC:
9.3.2
VERSIN
0
LICITACIN ADJUDICACIN DIRECTA:
Dpto. de
CAP:
9
sub.
Comision
s
e
r
v
i
c
i
o
/
b
i
e
n
Consejo
Dpto. de
Asesora
Universitario
Compras
Jurdica
Otorga o niega
buena pro a la
empresa
recomendada por la
comisin
de
licitaciones
Recibe
documentos
finales
Elabora
contrato con la
contratista
Normas especfcas:
1.-
proceso de licitacin debern presentar la solicitud

ante la comisin de licitaciones.
2.- Todo contratista a licitar deber estar registrado en
el Sistema Nacional de Registro de Contratista.
3.- Debe elaborase un cronograma de actividades
sobre el proceso de licitacin a efectuarse.
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
ELABORADO POR
FECHA:
APROBADO PO
DIRECCIN DE
ADMINISTRACIN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS

Servicios
deber ser evaluada por la Sub comisin Tcnica.

5.- Toda reunin realizada por la Comisin Tcnica
deber tener un acta de los puntos acordados y
discutidos.
6.- La empresa a la cual se le otorgue la buena pro
deber ser notificada sobre la resolucin tomada por
el Consejo Universitario.
Descripcin del
Procedimiento:
Oficio
para
solicitar
el
proceso
de
licitacin
anexo
DEPARTAMENTO
DE CONTROL DE
disponibilidad
COMPRAS
DE
BIENES
la
presupuestaria
emitida
SERVICIOS
por
Direccin
la
de
Presupuesto.
1.-
Recibe
de
la
Facultad
2.-
Dependencia
cotizaciones para
Direccin
de
Administracin
(Unidades
Emisoras)
SEC:
9.3.2
VERSIN
0
4.- Toda oferta recibida por las empresas contratistas
un
CAP:
9
Solicita
ser evaluadas.
las
3.-
Verifca
Si
las
4.-
Elabora
empresas a las cuales
cronograma
de
se le solicitaron las
licitacin
las
cotizaciones
estn
actividades y las fechas
el
de inicio y terminacin
sistema Nacional de
que contemplan cada una
Contrataciones
de ellas.
inscritas
en
del
indicando
Estado.
5.- Remite cronograma
a los miembros de la
6.- Prepara y coordina
reunin con las personas
miembros
de
la
Comisin de Licitacin a
fin de revisar y analizar
los pliegos de licitacin
7.- Elabora acta de la
reunin
realizada
solicita a los miembros

de
la
Comisin
de
Licitacin que estuvieron

presentes
que
firmen
dicha acta.
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
ELABORADO POR
FECHA:
APROBADO PO
DIRECCIN DE
ADMINISTRACIN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS

Servicios
8.-
Distribuye
el
acta de la reunin a
Comisin
de
Licitacin.
por la Comisin
de Licitacin.
12.- Distribuye
a los miembros
de
9.-
Recibe
de
la
la
Comisin
de
Subcomisin Tcnica
Licitacin el acta
informe de las ofertas
para
evaluadas.
estos
que
lo
discutan
en
el
Consejo
10.-
Prepara
Universitario y se
coordina reunin con
apruebe
los
empresa
miembros
de
la
contratista
Comisin de Licitacin
ejecutar
servicio
fin de considerar el
bien.
informe
la
que
el
o
tcnico
presentado por la sub.
13.- Recibe del
comisin tcnica.
Consejo
Universitario
11.de
Elabora
acuerdo
decisiones
acta
a
las
tomadas
fotocopia
acta
SEC:
9.3.2
VERSIN
0
todos los miembros de

la
CAP:
9
sobre
del
la
decisin tomada
sobre
el
proceso
de adjudicacin.
14.-
Elabora
notificacin
la
empresa contratista que

particip en el proceso de
adjudicacin
directa
informando cual fue la

decisin
tomada
por
el Consejo Universitario.
15.-
Recibe
de
la
empresa
contratista
ganadora
la
documentacin
requerida para elaborar el
contrato.
16.-
Remite
Asesora
Jurdica
los
documentos
para
que
recibidos
elaboren
el
contrato.
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
ELABORADO POR
FECHA:
APROBADO PO
DIRECCIN DE
ADMINISTRACIN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS

Servicios
FORMULARIO: REQUISICIN
CAP:
9
SEC:
9.4.1
VERSIN
0
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
ELABORADO POR
FECHA:
APROBADO PO
DIRECCIN DE
ADMINISTRACIN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS

Servicios
FORMULARIO: REQUISICIN
CDIGO: Sin cdigo

OBJETIVO: Registrar la solicitudes de bienes que requiere las
dependencias de la Direccin.
PREPARACIN
Original: Compras
Duplicado: Archivo del Departamento
Slo para ser llenado por la Unidad Solicitante
1. NMERO: Indique el nmero correlativo por la Dependencia
solicitante
en la cual se elabora el
formulario.
DATOS DEL PEDIDO
3. UNIDAD DE MEDIDA: Forma de presentacin
blocks,
hojas
sueltas,
paquetes,
piezas, etc)
4. CANTIDAD: nmero de unidades requeridas
5. DESCRIPCIN: Describa el insumo o bien a solicitar
SEC:
9.4.1
VERSIN
0
2. FECHA: Da, mes y ao
CAP:
9
6. UNIDAD SOLICITANTE. Nombre y apellido y

firma
autgrafa
de
quien
realiza
la
solicitud
Slo para ser llenado por Compras
FONDO,
UNIDAD
EJECUTORA,
PROGRAMA Y CUENTA DE GASTOS:
Cdigos
correspondientes
segn
Presupuesto
7.
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
ELABORADO POR
FECHA:
APROBADO PO
DIRECCIN DE
ADMINISTRACIN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS

Servicios
FORMULARIO: Orden de Compra
CAP:
9
SEC:
9.4.2
VERSIN
0
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
ELABORADO POR
FECHA:
APROBADO PO
DIRECCIN DE
ADMINISTRACIN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS

Servicios
FORMULARIO: Orden de Compra
CDIGO: Sin cdigo

OBJETIVO: Realizar la solicitud de compra al
Proveedor seleccionado de acuerdo al anlisis de
cotizaciones.
PREPARACIN
Servicios
Administrativos
movimiento
contable
Duplicado:
Archivo
SEC:
9.4.2
VERSIN
0
Original:
CAP:
9
del Departamento
Triplicado: Proveedor
1. NMERO: Indique el nmero correlativo por la Dependencia
solicitante
2. FECHA: Da, mes y aos en la cual se elabora el formulario.
3. DATOS DEL PROVEEDOR: Nombre o Razn Social del
Proveedor
4. CANTIDAD: nmero de unidades requeridas
5. DESCRIPCIN: Describa el insumo o bien a solicitar
6. CUENTA DE GASTOS: Cdigo de correspondientes asignados
segn Presupuesto
7. PRECIO UNITARIO: precio del bien por unidad

8. TOTAL: monto en bolvares de multiplicar el precio unitario por la
cantidad
9. SUB_TOTAL: sumatoria de todos los totales de bienes
requeridos
10. IMPUESTO: monto en bolvares del impuesto por este concepto
11. TOTAL BS.: restar el monto subtotal menos el impuesto.
12. FONDO, UNIDAD EJECUTORA Y PROGRAMA:
Cdigos
correspondientes
segn
Presupuesto
13. FIRMAS AUTORIZADAS: firmas autgrafas del
Jefe de Compras, el Director de
Administracin y Finanzas y del
Administrador de la Unidad de Servicios
Administrativos
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
ELABORADO POR
FECHA:
APROBADO PO
DEPARTAMENTO DE SEGUROS
DIRECCIN DE
ADMINISTRACIN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
UNIDAD: Departamento de Seguros

PROCEDIMIENTO :
1. Debe mantenerse actualizados los expedientes

patrimoniales
de
personas.
2. Debe mantenerse actualizada la data
correspondiente a la Flota de Vehculos
Asegurados, e informar puntualmente a la
empresa aseguradora todas las
incorporaciones y desincorporaciones en esta
materia.
3. Debe mantenerse actualizada la data
correspondiente al personal asegurado en
Hospitalizacin Ciruga y Maternidad, e
informar puntualmente a la empresa
aseguradora y/o a la Administradora de
Salud todas las incorporaciones y
desincorporaciones.
4. Actualizar puntualmente la data correspondiente al Seguro de
Vida.
5. Debe centralizarse todos los siniestros relativos
a
los
seguros
personas.
patrimoniales
SEC:
10.1.
VERSIN
0
ASUNTO: Normas general
Normas generales
administrativos
CAP:
10
de
6. Debe declararse dentro del lapso establecido

por
la
empresa
aseguradora,
los
siniestros ocurridos.
7.
Debe
siniestros
controlarse
el
declarados
ante
aseguradora
status
hacerle
la
de
los
empresa
su
oportuno
la
empresa
seguimiento.
8.
Debe
aseguradora
solicitarse
la
devolucin
de primas
no
consumidas.
9.
Debe Informarse a la empresa aseguradora
sobre
las
inclusiones
exclusiones
del personal asegurado, bajo la Pliza de

Fidelidad.
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
FECHA:
Archivo: 9 MANUAL DE SEGUROS - GENERAL Y AMBULATORIOS (1)
ELABORADO POR
APROBADO PO
DIRECCIN DE
ADMINISTRACIN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS

PROCEDIMIENTO :
10.
Debe
consignarse
en
la
Direccin
de
las Plizas de Seguros, para su custodia.

11. Debe informarse al personal de la UCV,
mediante circulares, a travs de la
Direccin de Administracin y Finanzas, sobre
los procedimientos administrativos,
servicios, uso de claves de ingreso para la
atencin y prestacin de servicios
mdicos para Hospitalizacin, Ciruga y
Maternidad, plazos de espera y horarios
de atencin al pblico.
12. Debe controlarse y tramitarse los reembolsos
siniestros
de
Hospitalizacin
Ciruga y Maternidad.
13. Debe controlarse los siniestros de los Planes
Bsico
Exceso
de
SEC:
10.1.
VERSIN
0
Administracin y Finanzas, los originales de
por
CAP:
10
Hospitalizacin,
Ciruga y Maternidad.
14. Debe verificarse que los reembolsos por
siniestros de Hospitalizacin, Ciruga y
Maternidad, y los siniestros por Gastos
Mdicos Ambulatorios aprobados por la
Comisin Mixta de Seguros, se corresponden

con los pagados por la Divisin de
Nmina.
15. Debe elaborarse disquete con las retenciones
correspondientes
los
familiares
en
exceso y enviarlo para su procesamiento a la

Divisin de Nmina.
16. Debe asistir a las reuniones que efecte la
Comisin Mixta de Seguros, quien
aprueba los Gastos Mdicos Ambulatorios,
los reembolsos por siniestros por
Hospitalizacin Ciruga y Maternidad y Seguro
de Vida.
17. Debe asesorar a APUFAT en materia de seguros.
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
FECHA:
ELABORADO POR
APROBADO PO
DIRECCIN DE
ADMINISTRACIN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS

PROCEDIMIENTO :
ante
la
Direccin
de
Administracin y Finanzas y en la Comisin

Central de Seguros.
SEC:
10.1.
VERSIN
0
18. Debe presentar trimestralmente Informe de

Gestin,
CAP:
10
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
FECHA:
ELABORADO POR
APROBADO PO
DIRECCIN DE
ADMINISTRACIN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS

PROCEDIMIENTO :
2. Contrato Colectivo
de Trabajo
suscrito entre la
Universidad
Central
de
Venezuela y
el
Sindicato
nico
de
Trabajadores
Universitarios
de Maracay.
de Trabajo
suscrito entre la
Universidad
Central
de
Venezuela y
el
Sindicato
de
Obreros
de
VERSIN
0
ASUNTO: Base Legal
Base Legal
de Trabajo
suscrito entre la
Universidad
Central
de
Venezuela y
el
Sindicato
Nacional
Asociacin de
Profesionales
Universitarios
en Funciones
Administrativa
s
y Tcnicas
(APUFAT).
CAP:
10
las
Facu
ltade
s
de
Cien
cias
Vete
rinari
as,
Inge
nier
a,
Agro
nom
a
y
OBE
Ncl
eo
Mara
cay.
4. Contrato
Colectivo de
Trabajo
suscrito
entre la
Universidad
Cent
ral
de
Ven
ezu
ela
SEC:
10.2.
y el Sindicato
de
Trabajadores
del Comedor
Estudiantil.
de Trabajo
suscrito entre la
Universidad
Central
de
Venezuela y
el
Sindicato
de
nico
de
Trabajadores
Universitarios
de Caracas.
6. Acuerdo entre la
Universidad
Central de
Venezuela y la
Asociacin de
Empleados
Administrativos,
Tcnicos
y
de
Servicio (AEA).
8.
Normativas
Laborales entre los
Sindicatos
de
Trabajadores de la
Universidad Central
de Venezuela y la
Oficina
de
Planificacin del
Sector Universitario
(OPSU).
9.
la
Normativas
de
Comisin
Central
de
Seguros y de la
Comisin Mixta de Seguros.
10.
Contrato
Colectivo de Trabajo
suscrito entre la
Universidad
Central
de
Venezuela y el
Sindicato
de
Obreros de las
Facultades
de
Ciencias
Veterinarias,
Ingeniera,
Agronoma
y
OBE
Ncleo
Maracay.
11.
Contrato
Colectivo de Trabajo
suscrito entre la
Universidad
Central
de
Venezuela y el
Sindicato de Trabajadores
del Comedor Estudiantil.
de Caracas.
12. Contrato
Colectivo
de
Trabajo
suscrito
entre
la
Universidad
Central de Venezuela y
el
Sindicato
de
nico
de
Trabajadores Universitarios
13. Acuerdo entre la

Universidad
Central
de
Venezuela y la
Asociacin
de
Empleados
Administrativos,
Tcnicos
y
de
Servicio (AEA).
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
FECHA:
ELABORADO POR
APROBADO PO
DIRECCIN DE
ADMINISTRACIN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS

PROCEDIMIENTO : Gastos Mdicos Ambulatorios
1. Se reconoce como Gastos Mdicos Ambulatorios,

toda erogacin efectuada por este
concepto hasta un mximo de Bs. 250.000,00 por
ao, tanto del titular como de cada
miembro de su grupo familiar, debidamente
inscrito en el Plan de Hospitalizacin,
Ciruga y Maternidad. En lo concerniente a los
honorarios mdicos por consultas, slo
sern reconocidos los mismos, si la especialidad
mdica a consultar no la prestare el
Servicio Mdico de esta Institucin; o si la
necesidad de acudir a consulta ocurriera
fuera del horario que presta dicho Servicio Mdico.
2. Para efectos de la liquidacin de los siniestros ambulatorios, el
Asegurado Titular y/o
familiares asegurados deben tramitar ante el
Departamento de Seguros, dentro de los treinta
(30) das continuos a la fecha de ocurrencia
evento,
para
el
rea Metropolitana
SEC:
10.3.1
VERSIN
0
Normas especifcas
del
CAP:
10
de
Caracas y cuarenta y cinco (45) das para el

interior del pas y consignar los documentos
siguientes:
Cdula de Identidad del Asegurado Titular (2 copias).
Cdula de Identidad del familiar asegurado (2 copias).
Informe Mdico detallado (original y 2 copias).
Rcipes Mdicos (original y 2 copias).
Facturas
Centro
desglosadas
emitidas
Hospitalario,
por
el
debidamente
canceladas (original y 2 copias).

Facturas emitidas por Farmacias, debidamente
canceladas
(original
copias),
con su correspondiente Ticket de Caja.

Exmenes (originales y 2 copias).
Placas, si las hubiere.
Ultimo Recibo de Pago (original y 2 copias).
Algn otro documento emitido por la Clnica o
Centro
Hospitalario
(original
copias).
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
FECHA:
ELABORADO POR
APROBADO PO
DIRECCIN DE
ADMINISTRACIN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS

3.
enmendaduras,
borrones,
anotaciones manuales o cualquier otro artificio de

correccin.
4.
Las facturas deben ser emitidas a favor
Asegurado
Titular
y/o
familiares
asegurados,
segn sea el caso.

5. Las facturas deben cumplir con las normas
dictadas por la Administracin Tributaria,
en lo referente a la impresin y emisin, deben
contener de manera impresa el
nombre, denominacin o razn social del vendedor
de bienes o prestador de servicios,
Nmero del Registro de Informacin Fiscal (RIF),
Nmero de Identificacin Tributaria
(NIT) y Nmero de Control.
1.
Recibe
Descripcin
del
los
Procedimiento
docume
SECRETARIA
RECEPCIONISTA
ntos,
revisa si
/
CARGO
ASIGNADO
SEC:
10.3.1
VERSIN
0
Los documentos no podrn presentarse con
tachaduras,
CAP:
10
se
ajustan
a lo solicitado, en
Tramitacin
caso
Gastos
de ser as, emite y

firma:
Constancia
de Tramitacin
Mdicos
Ambulatorios.
Entrega
3.
al
Analista de Seguros
de
los
Gastos
de
documentos
recibidos del
Mdicos
Solicitante.
Ambulatorios
(original y copia).
En
ASISTENTE DE
caso
SEGUROS
contrario,
devuelve
CARGO
al
ASIGNADO
solicitante
Recibe
4.
los
informando
las
razones
de
tal
devolucin.
Entrega al
solicitante,
de
los
documentos, verifica
documentos
2.
copia
la
en el Sistema la
procedencia de
la solicitud.
5. Entrega al Jefe de
Departamento
de
Seguros,
Expediente
contentivo de los
Siniestros
Planilla
Constancia
el
ser
Reembolsados.
de
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
FECHA:
ELABORADO POR
APROBADO PO
DIRECCIN DE
ADMINISTRACIN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS

analiza el Expediente
JEFE
10. Revisa y
A
DEPARTAM
ENTO
G
CARGO
ASIGNADO
Recibe,
revisa,
aprueba
el
contentivo
O
7. Prepara:
Expediente
de
los
Listad
o
Siniestros
ser
de
Casos
a
Reembolsados
y
Liquid
ar
devuelve
al
Analista
de
Seguros.
(origin
al).
ANALIST
Proye
DE
cto
SEGURO
de
Acta
CARGO
SEC:
10.3.1
VERSIN
0
DEL
6.
CAP:
10
de
la
contentivo
de
la
Subcomisin
liquidacin,
Tcnica
Listado de Casos,
de
aprueba
Seguros (original).
suscribe
el
el
Proyecto de Acta
Entrega al
8.
Jefe
(originales).
de
Departamento
de
11.
Seguros,
Presenta
la
Comisin Mixta de
Expediente,
Seguros:
Listado
y Proyecto de Acta.
Oficio
de
Remisin dirigido a
la
JEFE
DEL
Comisin
DEPARTAM
ENTO
de Seguros
AEA-UCV
(original),
CARGO
contentivo
ASIGNADO
9.
Recibe
presenta
y
a
la
Seguros.
SUBCOMI
SIN
TCNICA
DE
SEGUROS
de:
Listado de Casos (original).
Acta de la Subcomisin Tcnica
de Seguros (original).
Subcomisin
Tcnica
Mixta
de
Proyecto
Acta
de
Gastos
de
Casos
Mdicos
Ambulatorios
(original).
CO
MIS
IN
MIX
TA
Acta
DE
de
SEGUROS
12.
Recibe
los
Casos
Gastos
Mdicos
documentos
Ambulatorios,
listados
en
de
devuelve
el
paso
8,
revisa
al
aprueba los
casos
suscribe
Departamento
de Seguros los
presentados
documentos
el
listados en el paso
8.
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
FECHA:
ELABORADO POR
APROBADO PO
DIRECCIN DE
ADMINISTRACIN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS

CARGO
DIRECCIN
DE
DE
SEGUROS / CARGO
PLANIFICACI
ASIGNADO
16.
Recibe
los
documentos listados
en
el paso 8.
17.
Archiva
los
documentos del paso
8
en copias.
18. Enva a la
Direccin
de
Planificacin
y Presupuesto.
Listado de Casos
(copia).
Acta de la
Comisin Mixta de
Seguros
de
SEC:
10.3.1
VERSIN
0
ASIGNADO
ANALISTA
CAP:
10
PRESUPUES
TO
16. Recibe los
documentos del
paso
anterior.
17. Procede al
Control
Presupuestario
y
Oficio
emite
dirigido
al
Casos
Departament
Gastos
Mdicos
Seguros,
Ambulatorios
sobre
(copia).
procedencia
de
montos
de
la
los
a
liquidar
por
concepto
Gastos
de
18.
a
la
Mdicos
Ambulatorios
Direccin
de
Administracin
Finanzas.
enva.
ANALISTA DE
SEGUROS /
Enva los documentos en original
19.
Enva a la Divisin de Nmina:
Oficio emitido
por la Direccin
de Planificacin
y Presupuesto
(copia).
Listado de Casos (copia).
Acta de la Comisin Mixta
de
Seguros
Casos
de
Gastos
Mdicos
Ambulatorios
(copia).
DIRECCIN
DE
ADMINISTRACION Y
FINANZAS
DIVISIN
DE
NOMINA
20. Recibe
y
los
documentos
custodia,
en
original relativos a
Gastos
Mdicos
Ambulatorios.
21. Procede a los abonos en cuenta
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
FECHA:
ELABORADO POR
APROBADO PO
DIRECCIN DE
ADMINISTRACIN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
CAP:
10
SEC:
10.3.2
VERSIN
0

PROCEDIMIENTO : Transferencias de Clusulas de HCM Docente, Profesional, Administrativo y O
Normas especifcas
1. Se reconoce como Transferencias de Clusulas
de HCM, a los aportes trimestrales
que la Direccin de Administracin y Finanzas
debe asignar a cada uno de los entes
encargados de la administracin del HCM segn
sea el tipo de nominas, es decir
Docente (IPP), Profesional (APUFAT),
Administrativo (Departamento de Seguros) y
Obrero (Departamento de Seguros). Los aportes
debern ser elaborados en funcin
de las asignaciones presupuestarias que la
Direccin de Planificacin y Presupuesto
determine para este fin.
2. Las solicitudes de cheque debern ser elaboradas
en el Departamento de Seguros los
cinco primeros das de cada trimestre, y debern
ser conformadas por el Jefe del
Departamento de Seguros y por la Directora de
3. Las solicitudes de cheque no podrn presentarse
con
tachaduras,
enmendaduras,
borrones, anotaciones manuales o cualquier otro

artificio de correccin.
4. El concepto de la solicitud debe aclarar que es una

transferencia, la clusula a la cual
se refiere, y el tipo de nmina que se est
elaborando. Asimismo, se deber colocar
en detalle, la imputacin presupuestaria que se
est afectando.
DIRECCIN DE
ADMINISTRACIN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
CAP:
10
SEC:
10.3.2
VERSIN
0

PROCEDIMIENTO : Transferencias de Clusulas de HCM Docente, Profesional, Administrativo y O
informacin
presupuestari
Descripcin
a.
del
Procedimiento
SECRETARIA
Entrega al
-
Jefe
del
RECEPCIONISTA
Departame
nto
CARGO
ASIGNADO
Elabora
solicitudes
solicitudes
las
de
cheque
trimestralmente
de
cada uno de los tipos

de
nmina
de
cheque
para
n.
JEFE
DEL
Profesional,
DEP
y
ARTA
Obrero), soportando
MEN
la
TO /
solicitud con el oficio

entregado por la
Direccin
Planificacin
de
y
Presupuesto
avalando
la
su
conformaci
(Docente,
Administrativo
las
CAR
GO
ASIG
NAD
O
Recibe
aprueba
las
posterior envo a la
solicitudes
de
Direccin
de
cheque
las
Planificacin
remite
la
Presupuesto.
Direccin
de
Planificacin
y
DIRECCIN
Presupuesto.
DE
PLANIFICACIN Y
DIRECTOR
DE
PRESUPUESTO
ADMINISTRAC
Recibe las solicitudes
IN Y FINANZAS
de cheque del paso
Recibe,
anterior.
revisa,
aprueba
solicitudes
cheque
remite
la
de
Procede
las
Presupuestario y enva
Administracin
al
conformacin
Direccin
Finanzas
las
de
Control
a
la
Divisin de Tesorera.
y
para
su aprobacin y
DIRECCIN
DE
ADMINISTRACION Y
FINANZAS
DIVISIN DE
TESORERA
Recibe
las
aprobadas
Direccin
Planificacin
Presupuesto.
custodia
solicitudes
por
la
de
y
Procede
cuenta
los
de
las
Instituciones.
abonos
en
respectivas
DIRECCIN DE
ADMINISTRACIN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS

PROCEDIMIENTO : Seguro de HCM
HOSPITALIZACION CIRUGA Y MATERNIDAD

PERSONAL PROFESIONAL, ADMINISTRATIVO, TCNICO Y DE
SERVICIO
asegurables
el
personal
Profesional,
Administrativo, Tcnico y de Servicio, Activo,

Jubilado y Pensionado, sin limite de edad y sin
requisito
de
examen
previo,
los
cuales
se
denominarn Asegurados Titulares, as como su

cnyuge
con
quien
haga
vida
marital
(sin limite de edad), hijos y nietos (hasta la edad de

28
aos
inclusive),
padres
(sin
limite
de edad). Para formalizar la inscripcin, segn sea el

caso,
se
requiere
los
SEC:
10.3.3
VERSIN
0
Normas especifcas:
Son
CAP:
10
documentos
siguientes:
Para formalizar la inscripcin del Asegurado Titular, se
requiere:
Planilla de Inscripcin (original y 3 copias).
Cdula de Identidad (3 copias).
Recibo de Pago (original y 3 copias).
En caso de inscripcin de cnyuge:
Acta de Matrimonio o en su defecto Constancia de
Concubinato (3 copias).
En caso de inscripcin de hijo(s):
Partida de Nacimiento (3 copias).

En caso de inscripcin de padres o suegros (padre o
madre):
Partida de Nacimiento del Asegurado Titular (3 copias).
Cdula de Identidad de los padres (3 copias).
En caso de inscripcin de nieto(s):
Cdula de Identidad del nieto(s) (3 copias).
Partida de Nacimiento de los nietos (3 copias).
Partida de Nacimiento del padre o la madre (3 copias).
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
FECHA:
Archivo: 9 MANUAL DE SEGUROS - HCM (3)
ELABORADO POR
APROBADO PO
DIRECCIN DE
ADMINISTRACIN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS

asegurado titular, slo cubre a la
cnyuge o
concubina.
Plazos de Espera
Todo Titular a su ingreso a la Pliza, gozar de
cobertura inmediata, los familiares de los asegurados
titulares al no a aparecer inscritos en los registros
iniciales estarn sometidos a plazos de espera,
determinados entre sta Institucin, la Empresa de
Seguros y/o Administradoras de Sistemas de Salud.
REEMBOLSO
En caso que el Asegurado Titular, como el resto de los
asegurados,
no
utilicen
el Sistema de Carta Aval, entran en el Sistema de

Reembolso,
en
el
cual
el
Asegurado
Titular o familiares asegurados efectan todos los

pagos
la
Clnica
Centro
Hospitalario
y posteriormente introducen la reclamacin en el

Departamento
de
Seguros,
dentro
de
los
treinta (30) das continuos a la fecha de terminacin

de
la
hospitalizacin,
tratamiento
hospitalario o quirrgico para el rea Metropolitana

de
Caracas
sesenta
SEC:
10.3.3
VERSIN
0
La cobertura de Maternidad no ampara a las hijas del
familiares
CAP:
10
(45)
das
para
el interior del pas. Los recaudos solicitados para tal fin

son los siguientes:
Informe Mdico detallado (original y 2 copias).
Rcipes Mdicos (original y 2 copias).
Facturas desglosadas emitidas por el
Centro Hospitalario, debidamente
Facturas emitidas por Farmacias,
debidamente canceladas (original y 2
copias), con sus correspondiente Ticket
de Caja.
Exmenes (originales y 2 copias).
Placas, si las hubiere.
Algn otro documentos emitido por la
Clnica o Centro Hospitalario (original
y 2 copias).
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
FECHA:
ELABORADO POR
APROBADO PO
DIRECCIN DE
ADMINISTRACIN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS

CAP:
10
SEC:
10.3.3
VERSIN
0
Concurrencia de Coberturas
En caso que el asegurado solicite la concurrencia
de coberturas, o sea, cuando el Asegurado Titular
y/o cualquiera de los familiares asegurados cuenten
con la cobertura de otra empresa aseguradora, deben
consignar para dicho trmite:
Constancia de Tramitacin de Reembolso (original y 2
copias).
Informe Mdico detallado (copia certificada y 2
fotocopias).
Rcipes Mdicos (copia certificada y 2 fotocopias).
canceladas (copia certificada y 2
fotocopias).
canceladas
(copia
certificada y 2 fotocopias), con sus correspondientes
Ticket de Caja.
Exmenes (copia certificada y 2 fotocopias).
Algn otro documentos emitido por la
Clnica o Centro Hospitalario (copia
certificada y 2 fotocopias).
Finiquito del siniestro procesado
por otra empresa aseguradora
concurrente (copia certificada y 2
fotocopias).
Los
documentos
no
podrn
presentarse
con
tachaduras, enmendaduras, borrones, anotaciones

manuales o cualquier otro artificio de correccin.
Las
facturas
Asegurado
deben
Titular
ser
y/o
emitidas
familiares
favor
del
asegurados
reclamantes.
Las facturas deben cumplir con las normas dictadas
por
la
Administracin
Tributaria,
en
lo
referente a la impresin y emisin, deben contener

de
manera
impresa
el
nombre,
denominacin o razn social del vendedor de bienes o

prestador
de
servicios,
Nmero
del
Registro de Informacin Fiscal (RIF), Nmero de

Identificacin
Tributaria
(NIT)
Nmero
de Control.
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
FECHA:
ELABORADO POR
APROBADO PO
DIRECCIN DE
ADMINISTRACIN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS

STO
S
M
DIC
OS
AM
BUL
ATO
RIO
S
PER
SO
NAL
OB
RER
O
Se reconoce como Gastos Mdicos Ambulatorios,
erogacin
efectuada
por
este
concepto hasta un mximo de Bs. 400.000,00 por

ao,
tanto
del
titular
como
de
cada
miembro de su grupo familiar, debidamente inscrito en

el
Plan
Maternidad.
de
Hospitalizacin
SEC:
10.3.3
VERSIN
0
GA
toda
CAP:
10
Ciruga
Para efectos de la liquidacin de los siniestros

ambulatorios,
familiares
el
Asegurado
asegurados
empresa
deben
aseguradora,
Titular
tramitar
dentro
de
y/o
ante
la
los
cuarenta y cinco (30) das continuos a la fecha de

ocurrencia
del
evento,
para
el
rea
Metropolitana de Caracas y sesenta (45) das para

el
interior
del
pas
consignar
los
documentos siguientes:
Planilla Declaracin del Siniestro de
Hospitalizacin, Ciruga y Maternidad
(original y 1 copia).
Cdula de Identidad del Asegurado y/o familiares del
asegurado (2 copias).
Informe Mdico de egreso, detallado (original y 1
copia).
Algn examen adicional como biopsia,
laboratorio o radiologa (original y 1
copia).
Rcipes Mdicos (original y 1 copia).
copia), con sus correspondientes Ticket
de Caja.
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
FECHA:
ELABORADO POR
APROBADO PO
DIRECCIN DE
ADMINISTRACIN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS

ACIN
Y
MATERNIDA
D
PERSONAL
OBRERO
Son asegurables el personal Obrero Activo, Jubilado y
Pensionado, sin limite de edad y sin requisito de
examen
previo,
los
cuales
SEC:
10.3.3
VERSIN
0
HOSPITALIZ
CIRUGA
CAP:
10
se
denominarn
Asegurado Titular, as como su cnyuge o con quien

haga vida marital sin limite de edad, e hijos hasta los
25 aos de edad, hasta un mximo de tres (3).
Para formalizar la inscripcin del trabajador, se requiere:
Planilla de Inscripcin (original y 2 copias).
Cdula de Identidad ( 2 copias).
Recibo de Pago (2 copias).
En caso de inscripcin del cnyuge:

Acta de Matrimonio o en su defecto Constancia de
Concubinato (original y
2 copias).
En caso de inscripcin de hijo(s):
Partida de Nacimiento (original y 2 copias).

La cobertura de Maternidad no ampara a las hijas del
asegurado titular, slo cubre a la
cnyuge o
concubina.
Plazos de Espera
Todo Titular a su ingreso a la Pliza, gozar de
cobertura
inmediata,
los
familiares
de
los
asegurados titulares al no a aparecer inscritos en los

registros
a
plazos
iniciales
de
espera,
estarn
sometidos
determinados
entre
sta
Institucin y la empresa aseguradora.
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
FECHA:
ELABORADO POR
APROBADO PO
DIRECCIN DE
ADMINISTRACIN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS

En caso de fallecimiento del Asegurado Titular, los

familiares que se encuentren inscritos para ese
momento, permanecern amparados por el resto del
periodo de cobertura, y a partir de la culminacin del
mismo sern dados de baja como asegurados
beneficiarios; salvo que el Asegurado Titular, fuere un
jubilado o pensionado, en cuyo caso la cnyuge pasa
a ser Asegurada Titular y los hijos permanecern
como beneficiarios hasta el limite de edad establecido
en el contrato de pliza.
Dejarn de ser asegurados tanto el trabajador
como su grupo familiar amparado, al momento de
que ste deje de prestar sus servicios a la UCV.
REEMBOLSOS
En caso que el Asegurado Titular,
los
como el resto
Asegurados
(familiares
asegurados), no utilice el Sistema de Carta Aval, entra
en
el
Sistema
de
Reembolso
en
el
cual el Asegurado efecta todos los pagos a la

Clnica
Centro
SEC:
10.3.3
VERSIN
0
Fallecimiento del Asegurado Titular
de
CAP:
10
Hospitalario
posteriormente
introduce
Departamento
de
la
Seguros,
reclamacin
dentro
de
en
el
los
cuarenta y cinco (30) das continuos a la fecha de

terminacin
de
la
hospitalizacin,
tratamiento hospitalario o quirrgico; para el rea

Metropolitana de Caracas y sesenta
(45) das para el interior del pas, los recaudos solicitados para tal fin
son los siguientes:
Planilla Declaracin del Siniestro de
Hospitalizacin, Ciruga y Maternidad
Cdula de Identidad del Asegurado y/o familiares del
asegurado (2 copias).
Informe Mdico de egreso, detallado (original y 1
copia).
Algn examen adicional como biopsia,
laboratorio o radiologa (original y 1
copia).
Rcipes Mdicos (original y 1 copia).
canceladas (original y 1 copia).
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
FECHA:
ELABORADO POR
APROBADO PO
DIRECCIN DE
ADMINISTRACIN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS

Concurrencia de Coberturas
En caso que el Asegurado Titular y/o familiares
soliciten
coberturas, o sea,
y/o
cualquiera
la
concurrencia
de
cuando el Asegurado Titular

de
los
familiares
asegurados cuenten con la cobertura de otra

empresa
aseguradora,
deben
SEC:
10.3.3
VERSIN
0

copia), con sus correspondientes Ticket
de Caja.
asegurados
CAP:
10
consignar
para dicho trmite:

Planilla Declaracin de Siniestro de
Hospitalizacin, Ciruga y Maternidad (original y 1 copia).
Cdula de Identidad del Asegurado
Titular y/o familiares asegurados (2
copias).
Informe Mdico de egreso, detallado (copia certificada y
1 copia).
Algn examen adicional como biopsia, laboratorio o
radiologa
(copia
certificada y 1 copia).
Rcipes Mdicos (copia certificada y 1 copia).
canceladas (copia certificada y 1 copia).

canceladas
(copia
certificada y 1 copia).
Finiquito del siniestro procesado
por la otra empresa aseguradora
concurrente (copia certificada y 1 copia)
Los
documentos
no
podrn
presentarse
con
tachaduras, enmendaduras, borrones, anotaciones

manuales o cualquier otro artificio de correccin.
Las
facturas
deben
ser
emitidas
favor
del
Asegurado Titular y/o familiares asegurados, segn

sea el caso.
Las facturas deben cumplir con las normas dictadas
por
la
Administracin
Tributaria,
en
lo
referente a la impresin y emisin, deben contener de

manera impresa el nombre,
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
FECHA:
ELABORADO POR
APROBADO PO
DIRECCIN DE
ADMINISTRACIN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS

de
servicios,
Nmero
del
Registro de Informacin Fiscal (RIF), Nmero de

Identificacin
Tributaria
(NIT)
Nmero
de Control.
HOSPITALIZ
ACION
CIRUGA
SEC:
10.3.3
VERSIN
0
denominacin o razn social del vendedor de bienes o

prestador
CAP:
10
MATERNIDA
D
SOLICITUD
CARTA AVAL
PERSONAL OBRERO
En caso que el Asegurado Titular, como el resto de
los familiares asegurados, utilicen el Sistema de Carta
Aval, debern presentar los siguientes recaudos:
Informe Mdico (original y 1 copia).
Presupuesto emitido por la Clnica o Centro Hospitalario
Cdula de Identidad de Asegurado Titular (2 copias).
Ultimo Recibo de Pago (2 copias).
Cdula de Identidad del familiar asegurado, si fuera el caso (2
copias).
Si se tratare de un menor de edad se deber
consignar
Partida
de
Nacimiento
(2
copias).

Cualquier tipo de examen que se
considere necesario para la intervencin
quirrgica (2 copias).
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
FECHA:
ELABORADO POR
APROBADO PO
DIRECCIN DE
ADMINISTRACIN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS

PROCEDIMIENTO : Seguro de Vida
SEGURO DE VIDA
PERSONAL PROFESIONAL, ADMINISTRATIVO, TCNICO, DE
SERVICIO Y OBRERO
Se reconocen como beneficiarios, las personas
en
la
ltima
actualizacin
efectuada por el trabajador y participaran de la

indemnizacin
en
la
misma
proporcin
en
que el fallecido lo estableci, a efecto de inscripcin,

los
documentos
SEC:
10.3.4
VERSIN
0
Normas especifcas:
sealadas
CAP:
10
requeridos
son
los
siguientes:
Planilla de Inscripcin en el Seguro de Vida (original y 1
copia).
Cdula de Identidad del trabajador (1 copia).
Cdula de Identidad de los beneficiarios (1 copia).
Partida de Nacimiento en caso que el
beneficiario sea menor de edad
Recibo de Pago (original y 1 copia).
Para los efectos del pago de la indemnizacin, los
beneficiarios y/o herederos legales, deben consignar
en el Departamento de Seguros, dentro de los treinta
(30) das continuos a partir de la fecha de fallecimiento
del Titular, los documentos siguientes:
Cdula de Identidad del fallecido (2 copias).
Cdula de Identidad de los beneficiarios (2 copias).
Acta de Defuncin (original y 2 copias).

Partida de Nacimiento de los beneficiarios y/o
herederos legales (original y
2 copias).
En caso que algn beneficiario y/o
herederos legales sea menor de edad,
autorizacin del Juez Competente.
(original y 2 copias).
Planilla de inscripcin en el Seguro de Vida del fallecido
(2 copias).
Ultimo de Recibo de Pago (original y 2 copias).
En el caso que el trabajador fallecido hubiera indicado
como beneficiarios a sus herederos legales, debern
los mismos, consignar los recaudos establecidos
anteriormente ms el Justificativo de nicos y
Universales Herederos.
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
FECHA:
ELABORADO POR
APROBADO PO
DIRECCIN DE
ADMINISTRACIN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS

PROCEDIMIENTO : Seguro de Vida
sea
personal
Profesional,
Administrativo, Tcnico y de Servicio y Obrero es de

Bs.
2.000.000,00,
cuando
la
causa
de muerte sea natural y Bs. 4.000.000,00 cuando sea

accidental,
siempre
cuando
el
trabajador haya prestado sus servicios a tiempo

completo,
en
caso
de
haber
laborado
medio tiempo las indemnizacin segn sea el caso, se

reducirn en la misma proporcin.
En los casos de Invalidez Total y Permanente, el monto a indemnizar
ser la suma de Bs.
1.500.000,00,
para
el
personal
Profesional,
Administrativo, Tcnico y de Servicio, siempre

y cuando el trabajador haya prestado sus servicios a
tiempo
completo
previa
opinin
favorable de la Comisin Mixta de Seguros, a travs

de
una
Junta
Mdica
experta
en
la
materia. Este beneficio se reducir a Bs. 750.000,00,

cuando
el
trabajador
haya
prestado
sus servicios a medio tiempo. Igual indemnizacin se

aplica para el Personal Jubilado.
SEC:
10.3.4
VERSIN
0
El monto total a indemnizar en caso que el

fallecido
CAP:
10
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
FECHA:
ELABORADO POR
APROBADO PO
DIRECCIN DE
ADMINISTRACIN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS

PROCEDIMIENTO : Ramos Patrimoniales y Automviles
Normas especifcas:
R
A
M
O
S
P
A
T
R
I
M
O
N
I
A
L
E
S
V
E
H
CAP:
10
SEC:
10.3.5
VERSIN
0
U
L
O
S
FACULTADES Y DEPENDENCIAS CENTRALES
INCORPORACIONES Y DESINCORPORACIONES
Cualquier compra de vehculos (automvil, moto,
ambulancia,
autobs,
entre
otros)
se
participar, dentro del lapso de tres (3) das

continuos
siguientes
la
adquisicin,
mediante Ofcios dirigidos al Departamento de

Seguros,
anexando
copia
de
la
factura
emitida por el concesionario y su correspondiente

Certificado
de
Origen,
objeto
de
incorporarlo en la Flota de Vehculos Asegurados y

simultneamente
debe
notificarse
la
Seccin de Bienes y al Departamento de Transporte,

sobre
tal
adquisicin,
anexndoles
los recaudos antes indicados.

Los originales de los Certificados de Origen y/o
Ttulos de Propiedad de la Flota de Vehculos de la
Universidad Central de Venezuela, deben estar bajo la
guardia y custodia del Jefe del Departamento de
Transporte.
Cualquier
desincorporacin
de
vehculos
debe
participarse dentro del lapso de tres (3) das

continuos
mediante
siguientes
Ofcios dirigidos
la
desincorporacin,
al Departamento de
Seguros, a la Seccin de Bienes y al Departamento

de Transporte, anexndoles los soportes del caso.
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
FECHA:
ELABORADO POR
APROBADO PO
DIRECCIN DE
ADMINISTRACIN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS

materia
de
siniestros,
relativos
al
Parque
Automotor, estos deben declararse, mediante Ofcio,

ante el Departamento de Transporte, dentro de los
siete (7) das continuos siguientes de ocurrido el
evento. En caso de tratarse de Choque o
Colisin, los documentos a ser presentados son los
siguientes:
Informe del Conductor (original y copia).
Actuaciones de Trnsito (original y copia).
Titulo de Propiedad del vehculo (copia).
Carnet de Circulacin (copia).
Cdula de Identidad del conductor (2 copias).
Certificado Mdico Vial, vigente (2 copias).
Licencia de conducir del conductor, vigente (2 copias).
Declaracin Jurada ante Trnsito
Terrestre, siempre y cuando el monto del
siniestro supere la suma de Bs.
500.000,00 (original y copia).
Planilla de Declaracin del Siniestro (original y copia).
En caso de Robo o Hurto, se debe consignar:
Informe del Conductor (original y copia).
Denuncia ante el C.I.C.P.C. (original y copia).
Carnet de Circulacin (original y copia).
Trimestres cancelados hasta la fecha de
la ocurrencia del siniestro (original
y copia).
Cdula de Identidad del conductor (2 copias).
SEC:
10.3.5
VERSIN
0
SINIESTROS DE VEHICULOS
En
CAP:
10
Certificado Mdico Vial, vigente (2 copias).

Licencia de Conducir del conductor, vigente (2 copias).
Titulo de Propiedad del vehculo (original).
Todos los juegos de llaves del vehculo.
Planilla de Declaracin del Siniestro (original y copia).
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
FECHA:
ELABORADO POR
APROBADO PO
DIRECCIN DE
ADMINISTRACIN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS

En materia de siniestros, relativos a Responsabilidad

General
(Daos
Materiales
Terceros
SEC:
10.3.5
VERSIN
0
RESPONSABILIDAD CIVIL GENERAL
Civil
CAP:
10
agraviado), por Robo o Hurto, el agraviado debe

declararlo ante la Direccin de Seguridad, mediante
Ofcio, dentro de los siete (7) das continuos
siguientes de ocurrido el evento, los documentos a
presentar son los siguientes:
Informe del agraviado sobre los hechos ocurridos
(original y copia).
Titulo de Propiedad a nombre del propietario actual
(copia).
Carnet de Circulacin (copia).
Trimestres cancelados hasta la fecha de la ocurrencia
del siniestro (copia).
Cdula de Identidad del propietario del
vehculo (2 copias), en caso de ser
casado, Cdula de Identidad del
cnyuge (2 copias).
Certificado Mdico Vial del propietario del vehculo,
vigente (2 copias).
Licencia de Conducir, vigente del propietario del
vehculo (2 copias).
Ticket de acceso al estacionamiento donde ocurrieron
los hechos (original y
2 copias).
Plizas de Seguros de Automvil, Casco
y RCV(copia), en caso de no estar
asegurado el vehculo, el propietario
debe consignar comunicacin donde
manifieste que el vehculo siniestrado no

posee seguro (original y copia).
En caso que sobre el vehculo
siniestrado, pese Reserva de Dominio, se
debe consignar comunicacin
emitida por el ente beneficiario con
indicacin del saldo deudor.
Cdula de Identidad, Licencia de
Conducir y Certificado Mdico Vial,
vigentes, del conductor del vehculo
para el momento del siniestro (2
copias).
La
Direccin de Seguridad deber, dentro del
lapso
de
los
tres
(3)
das
continuos
siguientes contados a partir de la recepcin de

los
documentos
antes
sealados,
consignarlos mediante Ofcio, ante el Departamento

de
Seguros
ms
el
Reporte
de
Novedad del personal de guardia encargado de la

custodia,
resguardo
proteccin
del
lugar donde ocurri el siniestro y el reporte del

Supervisor de Guardia (original y copia).
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
FECHA:
ELABORADO POR
APROBADO PO
DIRECCIN DE
ADMINISTRACIN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS

El Departamento de Seguros enviar todos los

recaudos antes sealados a la empresa aseguradora,
una vez obtenida la respuesta aprobatoria del
reclamo interpuesto, se le notificar al agraviado para
que consigne en original todos los documentos
referidos en copia, ms todos los juegos de llaves del
vehculo objeto del siniestro.
INCENDIO Y SUS LINEAS ALIADAS
En materia de siniestros, relativos a Incendio y sus
lneas aliadas (motn daos por agua, rotura de
vidrios, entre otros), estos deben declararse,
mediante Ofcio, ante el Departamento de Seguros,
dentro de los siete (7) das continuos siguientes de
ocurrido
el
evento.
Adicionalmente,
se
debe
mantener el rea siniestrada aislada hasta tanto la

empresa aseguradora efectu el peritaje y ajuste de
la perdida. Los documentos a ser presentados son los
siguientes:
Informe del Vigilante de Guardia (original y copia).
Informe del Cuerpo de Bomberos que
actu en la extincin del incendio o
en cualquier otro siniestro que
involucre las lneas aliadas (original y
copia).
Informe del encargado de la
edificacin, detallando las circunstancias
CAP:
10
SEC:
10.3.5
VERSIN
0
relativas al siniestro (original y copia).

Inventario de Edificaciones emitido por
la Seccin de Bienes (original y
copia).
Inventario de los bienes afectados (original y copia).
Facturas de los bienes afectados (original y copia).
Oficio dirigido al Departamento de
Seguros, emitido por la Facultad o
Dependencia Central, reportando la
ocurrencia del siniestro y consignando
los recaudos antes sealados (original y
copia).
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
FECHA:
ELABORADO POR
APROBADO PO
DIRECCIN DE
ADMINISTRACIN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS

de siniestros, relativos a Riesgos
Especiales
(Equipos
de
Sonido, Instrumentos Musicales,
Vestuarios y Materiales de Escenografas, Cuadros,

Obras de Arte), Equipos Electrnicos, Equipos de
Contratistas
(Maquinarias
Equipos
de
Construccin), Rotura de Maquinarias (Maquinas y

Equipos
de
Enseres,
Artes
Graficas),
tiles,
Mercancas
Propias
Robo
(Mobiliario,
de
Oficina,
Equipos
y/o
en Consignacin),
Dinero y Valores, estos deben declararse ante el

Departamento
de Seguros mediante Oficio, dentro
de los siete (7) das continuos siguientes de ocurrido

el evento, los documentos a ser presentados son los
siguientes:
Informe del Vigilante de Guardia (original y copia).

Informe del encargado de los bienes (original y copia).
Inventario de los Bienes afectados (original y copia).
Facturas de los Bienes afectados (original y copia).
Para los casos de Dinero en Trnsito:
SEC:
10.3.5
VERSIN
0
RIESGOS ESPECIALES
En materia
CAP:
10
Carta Narrativa de los hechos ocurridos

emitida por la persona agraviada
(original y copia).
Cdula de Identidad, Hoja de vida y
cualquier otro documento que sustente
la relacin laboral entre el agraviado y la
UCV (original y copia).
Informe de la Direccin de Seguridad
con relacin a la ocurrencia de los
hechos (original y copia).
Relacin valorada y cuantificada de la
prdida reclamada, indicando cada
una de las partidas sustradas, as como
su procedencia (original y copia).
Cualquier otro documento que solicite el Ajustador de
Perdidas.
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
FECHA:
ELABORADO POR
APROBADO PO
DIRECCIN DE
ADMINISTRACIN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS

Las Facultades y Dependencias Centrales, deben

al
Departamento
de
Seguros
todo ingreso o nombramiento de personal, que

tenga
entre
sus
funciones
la
administracin, custodia o manejo de fondos de la

Universidad
como
Central
tambin
su
de
egreso
Venezuela,
objeto
que
el
Departamento de Seguros los ingrese o excluya

de la Pliza de Fidelidad de Empleados Pblicos que
tiene
contratada
aseguradora.
La
simultneamente
con
la
notificacin
al
ingreso
empresa
se
efectuar
egreso,
del
personal a ser caucionado. El Departamento de

Seguros
enviar
la
Direccin
de
Auditoria Interna, copia de dicha pliza, listado de

asegurados
de
la
prima
recibo
de
correspondiente.
la
cancelacin
Los
SEC:
10.3.5
VERSIN
0
POLIZA DE FIDELIDAD
notificar
CAP:
10
documentos
requeridos son los siguientes:

En caso de inclusiones:
Planilla de Pliza de Fidelidad,
debidamente llenada por la Facultad o
Dependencia Central (original y 1
copia).
Nombramiento del funcionario a caucionar (copia).
Cdula de Identidad del funcionario a caucionar (copia).
En caso de exclusiones:
Planilla de Pliza de Fidelidad,
debidamente llenada por la Facultad o
Dependencia Central (original y 1 copia).
Acta de Defuncin, Carta de Renuncia,
Oficio de Destitucin del funcionario
amparado bajo la Pliza de Fidelidad
(copia).
Cdula de Identidad del funcionario
amparado bajo la Pliza de Fidelidad
(copia).
En caso de siniestros, amparados por la Pliza de
Fidelidad, deben declararse mediante Oficio, ante el
Departamento de Seguros, dentro de los siete (7) das
continuos siguientes de ocurrido el evento. Los
documentos a ser presentados son los siguientes:
Informe contentivo de todas las
circunstancias relativas al siniestro (original
y copia).
Relacin de la Perdida Reclamada (original y copia).
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
FECHA:
ELABORADO POR
APROBADO PO
DIRECCIN DE
ADMINISTRACIN
Y FINANZAS
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS

CAP:
10
SEC:
10.3.5
VERSIN
0
Constancia de Denuncia ante el C.I.C.P.C. (original y

copia).
Cdula de Identidad, Hoja de Vida y
cualquier otro documento que pruebe
la relacin laboral entre esta Institucin y
el empleado (original y copia).
Descripcin de las acciones tomadas
por el asegurado (UCV) contra el
empleado (original y copia).
Auditorias practicadas en relacin al evento (original y
copia).
Cualquier otro documento que solicite el Ajustador de
Perdidas.
PAGINA SUSTITUIDA:
PAGINA DE:
FECHA:
ELABORADO POR
APROBADO PO

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Universidad

Caracas, Abril 2005

UNIDAD: Direccin de Administracin y Finanzas

3.3.1. Solicitud de Personal Profesional, Administrativo,

Archivo: 1 MANUAL DIRECCIN DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS

UNIDAD: Direccin de Administracin y Finanzas

3.3.5. Solicitud de Adquisicin de Bienes y Contratacin

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4.3.1. Incorporacin de Bienes Muebles

CAPITULO V - Departamento de Bienes Inmuebles

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UNIDAD: Direccin de Administracin y Finanzas

5.3.1. Incorporacin de Bienes Inmuebles

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6.3.7 Control de Saldos

Archivo: 1 MANUAL DIRECCIN DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS

UNIDAD: Direccin de Administracin y Finanzas

6.3.14 Control de Saldos Diarios

CAPITULO VII - Divisin de Contabilidad

Normas Descripcin de los procedimientos

7.3.7. Archivo de la Documentacin Contable

7.3.9. Generacin de los Estados Financieros

Archivo: 1 MANUAL DIRECCIN DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS

UNIDAD: Direccin de Administracin y Finanzas

7.4.2. Gua - Generacin de

CAPITULO VIII - Departamento de Actividades Comerciales

Normas Descripcin de los procedimientos

8.3.2. Anlisis de la Recuperacin de los

8.3.3. Seguimiento a los pagos de cnones de

Normas Descripcin de los procedimientos

9.3.1. Solicitud de Adquisicin de Bienes y

Archivo: 1 MANUAL DIRECCIN DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS

UNIDAD: Direccin de Administracin y Finanzas

CAPITULO X - Departamento de Seguros

Archivo: 1 MANUAL DIRECCIN DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS

UNIDAD: Direccin de Administracin y Finanzas

fecha_______________ aprob la informacin contenida

Procedimientos de la Direccin de Administracin y

tendr por finalidad

procedimientos que se realizan en esta Direccin as

El Departamento de Desarrollo Organizativo adscrito a

responsabilidad de actualizacin de este Manual.

Archivo: 1 MANUAL DIRECCIN DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS

UNIDAD: Direccin de Administracin y Finanzas

Archivo: 1 MANUAL DIRECCIN DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS

UNIDAD: Direccin de Administracin y Finanzas

ASUNTO: Objetivo y alcance

OBJETIVO DEL MANUAL

Administracin y Finanzas, con el fin de servir

Archivo: 1 MANUAL DIRECCIN DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS

UNIDAD: Direccin de Administracin y Finanzas

ASUNTO: Hoja de vida del

Archivo: 1 MANUAL DIRECCIN DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS

UNIDAD: Direccin de Administracin y Finanzas

ASUNTO: Hoja de Particip

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