SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN

Procedimiento Ejecucin de la Formacin Profesional
Integral
GUA DE APRENDIZAJE
GUA DE APRENDIZAJE N 15
DCUMENTOS

Versin: 02
Cdigo: GFPI-F-019
DESPACHO

1. IDENTIFICACIN DE LA GUIA DE APRENDIZAJE

Programa
de Cdigo: 122115
Formacin:
Versin: 101
TG
GESTION
ADMINISTRATIVA
Nombre del Proyecto:
CAPACITACIN
E
IMPLEMENTACIN
DE
LOS PROCESOS DE LA
GESTIN
Cdigo:
ADMINISTRATIVA PARA
EL
FORTALECIMIENTO
DE LAS MYPIME DEL
SUR CESAR.
Fase del proyecto: ejecuccion
Actividad
Proyecto:

(es)

del Actividad (es) de

Aprendizaje:
despachar la
documentacion

Ambiente de
formacin
ESCENARIO
(Aula,
Laboratorio,
taller, unidad
productiva)
y elementos
y condiciones
de seguridad
industrial,

MATERIALES
FORMACIN
DEVOLUTI
VO
(Herramie
nta equipo)

DE
CONSUMIB
LE
(unidades
empleadas
durante el
programa)

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salud
ocupacional
y medio
ambiente
Resultados
de
Aprendizaje:
DESPACHAR
LOS
DOCUMENTOS
EMPRESARIALES
TENIENDO EN CUENTA
LAS
NORMAS
GRAMATICALES Y DE
SINTAXIS, LAS NORMAS
TCNICAS
COLOMBIANAS PARA LA
ELABORACIN
Y
PRESENTACIN DE LOS
DOCUMENTOS,
LAS
NORMAS INTERNAS Y
LA
LEGISLACIN
VIGENTE.

Competencia:
ORGANIZAR
LA
DOCUMENTACIN
TENIENDO
EN
CUENTA
LAS
NORMAS LEGALES Y
DE LA DURACIN

ESTIMADA.

Resultados
Aprendizaje:

de Competencia:

Resultados
Aprendizaje:

de Competencia:

Duracin de la gua ( en
horas):

2. INTRODUCCIN

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Afianzaran los conocimientos en la utilizacin cuidadosa de los tiles, papelera,

elementos, mobiliario y equipos requeridos para la recepcin y despacho de documentos
internos y externos y las tablas de retencin documental. La aplicacin de manera
rigurosa los procedimientos para la recepcin de los documentos y del manual de gestin
documental, las normas de gestin de la calidad y la legislacin vigente para el ingreso de
los documentos.
La Clasificacin y radicacin de manera rigurosa los documentos para la organizacin,
internos y externos, aplicando el software, las normas y la legislacin vigente.
La distribucin rigurosamente los documentos a las dependencias encargadas del trmite,
de acuerdo con las funciones de cada una.
La realizacin de manera estricta el recordatorio de correspondencia recibida, a las
dependencias respectivas aplicando el manual de gestin documental.
La utilizacin responsablemente los elementos de proteccin, de acuerdo con las normas
de seguridad y salud ocupacional durante el desempeo de sus funciones.
La aplicacin de manera cuidadosa la comunicacin empresarial y las estrategias de
atencin al cliente cara a cara y a travs de medios tecnolgicos, de acuerdo con la
tecnologa disponible. La participacin activamente en la solucin de situaciones
problmica, en equipo de trabajo con otros compaeros. La verificacin de que los
documentos renan las condiciones para ser radicados, registrados y despachados, de
acuerdo con el manual de gestin documental, las normas tcnicas colombianas para la
elaboracin y presentacin de documentos y las de gestin de la calidad.
La aplicacin de manera cuidadosa el procedimiento, manual o automatizado, para la
radicacin de los documentos por despachar, utilizando la tecnologa y el aplicativo
disponible. El
registro con responsabilidad los documentos internos y externos por despachar, aplicando
el manual de gestin documental y la tecnologa disponible. Lla distribucin
oportunamente las copias de los documentos por enviar de acuerdo con las normas
internas y la legislacin vigente.
La conservacin responsablemente las copias de los documentos enviados de acuerdo
con las normas de la organizacin y la legislacin vigente.

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La aplicacin cuidadosa con las tcnicas de plegado y embalaje para el despacho de los
documentos, de acuerdo con las normas tcnicas y las de correo y mensajera.
La realizacin rigurosamente el descargue de los documentos trasladados a las
dependencias responsables de su trmite, de acuerdo con el manual de gestin
documental. La comprobacin el registro de los documentos recibidos y despachados, de
acuerdo con las normas y la legislacin vigente.

3. ESTRUCTURACION DIDACTICA DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

3.1 Actividades de Reflexin inicial.

Estrategias
(didcticas activas)
1.- Mtodo de preguntas
2.- Socializacin en plenaria
Tiempo invertido en el desarrollo de la actividad
Presen
Desescolarizada
cial
0 horas
1 hora

Virtu
al
0

ACTIVIDAD INDIVIDUAL:
1.
Elabore un mapa conceptual sobre la importancia, elementos y utilidad de los
manuales de funciones, procedimiento y gestin documental y archivo. Presntelos en
plenaria en carteleras interactivas y expngalos.
2.
Qu son las Tablas de Retencin Documental? Expngalo por medio una
dinmica de juegos
4.
De acuerdo con el manual de operacin y procedimientos, cules son los
equipos y programas (aplicativos) para el recibo y despacho de documentos internos
y externos? Expngalo por medio de exposicin oral, con apoyos visuales.
5.
Investigue y exponga en que consiste el embalaje y despacho Documental,
teniendo en cuenta gestin de la calidad. Socializar con sus compaeros en clase
mediante video.
6.

Teniendo en cuenta que la legislacin vigente para el ingreso de los

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documentos son: ley 594 de 2000 - articulo 21; circular AGN 002 de 1997; Acuerdo
AGN 060 de 2001; decreto 2150 de 1995 articulo 32; investiga los formatos
utilizados para tal fin y expngalos mediante cartelera interactiva.
3.2 Actividades de contextualizacin e identificacin de conocimientos
necesarios para el aprendizaje.
Investiga y elabora un ensayo, mnimo de cinco folios, teniendo en cuenta los
siguientes temas:

Verificar y radicar los documentos internos y externos, utilizando la TRD,

mediante software para el recibo y despacho documental.

Clasificar la documentacin recibida utilizando formatos, planillas y software

para el registro y control de los mismos.

Registra los documentos internos y externos recibidos y por despachar

mediante manual de gestin documental.

Aplicar tcnicas de plegado y embalaje para el despacho de los documentos

segn las tecnicas de correo y mensajera.

Distribuir los documentos y copias de las de pendencias encargadas para el

trmite, de acuerdo con las funciones de cada una.

Formalizar rigurosamente y el descargue de los documentos trasladados a las

dependencias responsables de su trmite y el recordatorio de correspondencia
recibida y distribuida segn el manual de gestin documental

Utilizar los elementos de proteccin de acuerdo con las normas de seguridad y

salud ocupacional en su puesto de trabajo.
3.3 Actividades de apropiacin del conocimiento (Conceptualizacin y
Teorizacin).
ACTIVIDAD INDIVIDUAL: Seleccione un organigrama e identifique las
funciones de cada unidad Administrativa. Elabore cuadro de registro y
Control de correspondencia recibida y despachada segn sea el caso,
registrando la siguientes informacin (asignar nmero de radicacin).
Tenga en cuenta que todas fueron recibidas el 22 de agosto.

El jefe de la divisin Financiera, el seor Miguel Angel Luna envo una

comunicacin del 20 de agosto. En ella remite la cuenta de cobro 2836 por
servicios prestados.
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El seor Juan David Vargas, enva una comunicacin del 21 de agosto

al departamento de relaciones industriales solicitando permiso por dos das
debido a los problemas de salud de su seora madre. Su jefe el seor,
Reinaldo Rey, respondi de inmediato autorizando dicho permiso.

La seora Ruth Fontal de Cepeda enva una comunicacin del 19 de

agosto, en la cual solicita aclaracin por el cambio en las condiciones de
pago de la mercanca adquirida el pasado mes de julio.

Hoy llegaron dos circulares internas dirigidas al jefe del rea

financiera refirindose al cambio de nuevo horario y la otra a las
inscripciones de capacitacin.

Ayer llegaron dos circulares externas dirigidas al supervisor de ventas

refirindose la una a las vacaciones de tres empleados y la otras a los
nuevos servicios que prestara su empresa.

El jefe de recursos humanos le solicita una hoja de vida para ingresar

como Tecnlogo Gestor Administrativo. Uno de los requisitos es que debe
entregarla, con toda la documentacin y una carta de solicitud con
exposicin de los motivos por los cuales es apto para realizar este cargo.

Escribe e imprima el formato adecuado y entrguela al aprendiz

encargado de hacer entrega de la correspondencia que recibi.

Adems debe escribir un correo electrnico al Jefe de Produccin

donde informa que ya ha enviado los documentos del seor Miguel Angel
Luna a la divisin financiera.
Recuerde que las caractersticas de una buena redaccin son los enfoques
positivos de claridad, sencillez, fuerza para convencer y excelente
ortografa, entre otras.
3.4 Actividades de transferencia del conocimiento.

Todo lo desarrollado en los tems anteriores deber contar con:

Elaboracin de los documentos organizacionales teniendo en cuenta las normas
gramaticales y de sintaxis coordinado con las normas tcnicas colombianas para la
elaboracin de documentos organizacionales.
Registracin en el formato control de correspondencia.

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Radicacin documentos segn actividad aprendizaje.

Envo de la correspondencia recibida mediante embalaje apropiado.
Registrar en el formato control de mensajera.
3.5 Actividades de evaluacin.
Evidencias de
Aprendizaje

Criterios de Evaluacin

Tcnicas e Instrumentos
de Evaluacin

Evidencias de
Conocimiento :

Evidencias de
Desempeo:

Evidencias de
Producto:

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4. RECURSOS PARA EL APRENDIZAJE

Materiales de formacin
devolutivos:
(Equipos/Herramientas)
ACTIVIDADES
DEL
PROYECTO

Materiales de formacin
(consumibles)

Talento Humano (Instructores)

DURACI
N
(Horas)
Descripcin

Cantidad

Descripcin

Cantidad

Especialidad

Cantidad

AMBIENTES DE
APRENDIZAJE
TIPIFICADOS
ESCENARIO (Aula,
Laboratorio, taller,
unidad productiva) y
elementos y
condiciones de
seguridad industrial,
salud ocupacional y
medio ambiente

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Plazo precaucional: Tiempo prudencial de conservacin de los

documentos, una vez concluidas su vigencia, como prevencin de posibles
reclamaciones.

Tablas de retencin de documentos: Lista de registro por el tipo de

documentos, series, etc. Que indica y determina a travs del ciclo vital el
tiempo que los documentos deben permanecer en cada una de sus etapas y
en el momento en que deben trasladarsen a la siguiente.

Vigencia: Capacidad o fuerza de un documento de archivo para

testimoniar, obligar e informar
sobre un asunto.

Valor primario: Grado de utilidad que tienen los documentos mientras

sirven a la institucin productora y al iniciador, al destinatario o
beneficiario del documento

Valor secundario: Cualidad que interesa a los investigadores, surge una

vez agotado el valor primario. Los documentos que tienen este valor se

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conservan permanentemente

5. GLOSARIO DE TERMINOS

6. REFERENTES BIBLIOGRFICOS

GONZALEZ DE RIOS Beatriz y SANCHEZ DE LAGUNA Amparo.

Organizacin de archivos - Administracin de la informacin. Pgs. 148

Archivo General de la Nacin http://www.archivogeneral.gov.co/

7. CONTROL DEL DOCUMENTO (ELABORADA POR)

Marlene Tarazona Florez

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