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Instituto Federal de Acceso a la Informacin y Proteccin de Datos
Gestin de Documentos y
Administracin de Archivos:
Coleccin Cuadernos Metodolgicos
Cuaderno 5
Metodologa para la valoracin y disposicin documental:

aspectos tericos e instrumentales
Jos Antonio Ramrez Delen

JARD Corporativo, S.C.
Diciembre de 2011
Directorio
Jacqueline Peschard Mariscal
Comisionada Presidenta del IFAI
Aurora Gmez Galvarriato Freer

Directora General del Archivo General de la Nacin
Sigrid Arzt Colunga

Comisionada del IFAI
Araceli Alday Garca

Directora del Sistema Nacional de Archivos del AGN
Mara Marvn Laborde

Mara del Pilar Pacheco Zamudio

Directora de Desarrollo y Normatividad Archivstica del AGN
Mara Elena Prez-Jan Zermeo

ngel Trinidad Zaldvar
Comisionado del IFAI
Mauricio Farah Gebara
Secretario Ejecutivo del IFAI
Cecilia Azuara Arai
Secretaria de Acuerdos del IFAI
Alejandro del Conde Ugarte
Secretario de Proteccin de Datos personales del IFAI
Instituto Federal de Acceso a la Informacin
y Proteccin de Datos (IFAI)
Av. Mxico 151, Col. Del Carmen, C.P. 04100,
Delegacin Coyoacn, Mxico, D.F.
ISBN de la Coleccin: 978-607-716-003-8
ISBN del Volumen: 978-607-716-008-3
Primera edicin, diciembre de 2011
Impreso en Mxico / Printed in Mexico
Metodologa para la valoracin y disposicin documental: aspectos tericos e instrumentales
Contenido
Presentacin .................................................................................................................................................................................. 7
Cobertura temtica de los cuadernos ......................................................................................................................................... 8
Composicin del cuaderno Metodologa para la valoracin
y disposicin documental: aspectos tericos e instrumentales .............................................................................................. 9
Objetivos del cuaderno ................................................................................................................................................................ 11
Captulos
I. Claves de una funcin archivstica ...................................................................................................................................... 12
1. Introduccin ......................................................................................................................................................................... 12
2. Tendencias histricas sobre la valoracin documental ........................................................................................................ 13
2.1. Razones y origen de la valoracin documental ........................................................................................................ 14
2.2. Dos visiones de una misma ciencia .......................................................................................................................... 16
2.3. La valoracin en Schellenberg y el ciclo vital de Wiffells .......................................................................................... 18
2.4. Aportaciones a la valoracin despus de Schellenberg ........................................................................................... 23
3. Valoracin: una sntesis aproximada ................................................................................................................................... 27
Cuadernos Metodolgicos
II. Breves aspectos conceptuales de la valoracin documental ........................................................................................... 30

1. Consideraciones conceptuales previas ............................................................................................................................... 30
2. Definicin y dimensiones de la valoracin ........................................................................................................................... 31
2.1. La serie documental como unidad de trabajo de la valoracin ................................................................................ 34
2.2. Un ejemplo ilustrativo ................................................................................................................................................ 35
2.3. Disposicin documental ............................................................................................................................................ 36
2.4. Propsitos de la valoracin ....................................................................................................................................... 38
III. Proceso de valoracin: aspectos metodolgicos ............................................................................................................... 40
1. Poniendo en marcha el proceso de valoracin .................................................................................................................... 40
1.1. Fase de identificacin: estudio institucional y documental ....................................................................................... 44
1.2. Fase de valoracin .................................................................................................................................................... 51
1.3. Fase de regulacin: generacin de normatividad ..................................................................................................... 55
1.4. Fase de control: uso de los instrumentos para la valoracin .................................................................................... 58
IV. Esquema de planeacin para la valoracin y disposicin documental ............................................................................ 61
1. Justificacin del plan ............................................................................................................................................................ 61
2. Integracin del esquema de planeacin .............................................................................................................................. 62
3. Principales fases y actividades ............................................................................................................................................ 63
Conclusiones ............................................................................................................................................................................... 67
Glosario ........................................................................................................................................................................................ 69
Bibliografa ................................................................................................................................................................................... 75
Apndice. Instrumentos bsicos de la valoracin y disposicin documental ...................................................................... 77
Presentacin
La coleccin Gestin de Documentos y Administracin de
Archivos: Cuadernos Metodolgicos busca contribuir a la
generacin de una cultura que propicie el manejo tcnico
eficaz de los archivos, de conformidad con la Ley Federal
de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica
Gubernamental, con los Lineamientos Generales para
la Organizacin y Conservacin de los Archivos de las
Dependencias y Entidades de la Administracin Pblica
Federal*. Especialmente, tiene el fin de dar progresivo
cumplimiento al mandato constitucional que establece que
los sujetos obligados debern preservar sus documentos
en archivos administrativos actualizados (Diario Oficial de
la Federacin dof, 20 de julio de 2007, artculo sexto,
fraccin v de la Constitucin Poltica de los Estados Unidos

Mexicanos).
* Es importante mencionar que al momento de estar en imprenta los Cuadernos

Metodolgicos, el 8 de diciembre de 2011 el Pleno de la Cmara de Diputados
aprob la Ley Federal de Archivos. El objeto de esta ley es establecer las
disposiciones que permitan la organizacin y conservacin de los archivos
en posesin de los Poderes de la Unin, los organismos constitucionales
autnomos y los organismos con autonoma legal, as como establecer
los mecanismos de coordinacin y de concertacin entre la federacin, las
entidades federativas, el Distrito Federal y los municipios para la conservacin
del patrimonio documental de la nacin, as como para fomentar el resguardo,
difusin y acceso de archivos privados de relevancia histrica, social, tcnica,
cientfica o cultural.
La emisin de los cuadernos tiene adems propsitos

pedaggicos, ya que, por un lado, pueden constituirse
como una herramienta auxiliar para apoyar las acciones de
capacitacin archivstica que emprendan las instituciones
gubernamentales, y por otro, buscan propiciar entre
los no especialistas el reconocimiento de los sistemas,
mtodos e instrumentos de uso cotidiano en los archivos,
Los cuadernos constituyen una serie de guas tcnicas

metodolgicas que orientan al conocimiento bsico de los
principales procesos documentales y auxilian a los sujetos
obligados en la construccin, mantenimiento y actualizacin
de sus instrumentos de control archivstico. Con ellos se
ofrece un panorama general que no pretende agotar la muy
diversa y compleja fenomenologa de la actividad archivstica,
sino que busca poner en perspectiva los sistemas y mtodos
esenciales de la gestin de documentos y la administracin
de archivos.
cuya generacin reclama con frecuencia la participacin

multidisciplinaria de otros profesionales en el seno de la
instituciones gubernamentales.
La convergencia de archivistas y administradores en la
produccin y uso de documentos y archivos permitir
favorecer la construccin de la memoria histrica de las

instituciones, la utilizacin de los archivos como principal
herramienta de la gestin pblica y como recurso esencial
en la cultura democrtica de transparencia, acceso a la
informacin y rendicin de cuentas, en la que Mxico ha dado
pasos firmes e irreversibles.
Cobertura temtica de los cuadernos
La coleccin Cuadernos Metodolgicos se compone de cinco

ttulos:
4. Descripcin archivstica: diseo de instrumentos de

descripcin
1. Metodologa para la organizacin de sistemas

institucionales de archivos (archivos de trmite, de
concentracin e histricos)
5. Metodologa para la valoracin y disposicin

documental: aspectos tericos e instrumentales
2. Produccin e integracin de la informacin

archivstica: manejo de la correspondencia y
desempeo del control de gestin
3. Metodologa para el diseo y formulacin de
sistemas de clasificacin y ordenacin archivstica
Los ttulos de la coleccin guardan entre s una estrecha

relacin e interinfluencia, por lo que, independientemente de
los contenidos especficos de cada cuaderno, se sugiere verlos
y estudiarlos como un conjunto integral, pues no es posible
disociar, por ejemplo, la produccin y manejo de la informacin
documental (objeto del segundo cuaderno) de los procesos
de clasificacin archivstica (objeto del tercer cuaderno), ni
tampoco los contenidos de este respecto de los relacionados

con la descripcin y valoracin documental (objeto de estudio
del cuarto y quinto cuadernos, respectivamente).
Cabe destacar que en cada uno de los cuadernos se

analizan los principales aspectos tericos, metodolgicos
e instrumentales que son inherentes a los temas que
abordan, haciendo hincapi en su carcter tcnico-
Todos estos procesos se efectan desde la primera etapa

del ciclo vital de la informacin archivstica en el marco del
Sistema Institucional de Archivos (sia), cuya composicin se
describe en el primer cuaderno de la coleccin.
pedaggico.
Composicin del cuaderno Metodologa para la valoracin y disposicin documental: aspectos tericos e instrumentales
En el presente cuaderno se aborda uno de los temas de mayor
al paso de los aos los principales fundamentos de la
complejidad y, al mismo tiempo, de los ms apasionantes y
valoracin como funcin archivstica.
debatidos de la administracin de documentos, asociado a la

valoracin y disposicin documental.
La valoracin documental ha sido objeto de numerosos
estudios, anlisis y propuestas metodolgicas que se han
producido internacionalmente desde diversas corrientes de
pensamiento. Esto ha dado lugar tambin a trascendentes
debates entre los especialistas, quienes, con rigor tcnico
y motivados por realidades indiscutibles, han decantado
En razn de lo anterior, y sin el nimo de agotar una discusin

que prevalece an entre los tratadistas, abordaremos los
aspectos bsicos de la valoracin documental como funcin
y proceso esencial de la archivstica contempornea.
En el primer captulo se har una breve introduccin al
tema, considerando los orgenes de la valoracin y sus
implicaciones conceptuales y materiales, en el marco de
las principales tendencias histricas y de la perspectiva que

se dibuja para esta funcin, especialmente ante las nuevas
realidades en el manejo de la informacin gubernamental.
En el segundo captulo se abordar una serie de
consideraciones de carcter conceptual y consideraremos la
definicin, dimensiones y aspectos bsicos de la valoracin y
disposicin documental como proceso archivstico.
En el tercer captulo, medular del presente cuaderno, se
abordarn los aspectos metodolgicos asociados a la
valoracin documental: la generacin de normas, instrumentos
y acciones de disposicin documental de enorme complejidad,
asociadas a la seleccin y construccin de la memoria
documental de las instituciones y el reconocimiento de los
valores primarios y secundarios de la informacin documental.
En el cuarto captulo, finalmente, se abordar la necesidad
de llevar a cabo los procesos de valoracin a travs de un
plan integrado en el que se incluyan las principales fases y
actividades que conducen a la construccin, formalizacin,
uso y actualizacin de los sistemas de valoracin documental
en las organizaciones.
10
El cuaderno incluye un apndice con modelos ilustrativos de

los principales instrumentos de control archivstico asociados
a la valoracin y disposicin documental, como el catlogo de
disposicin documental.
El cuaderno se cierra con una serie de conclusiones.
Como en el resto de los cuadernos de la coleccin,
el presente no constituye un recetario acartonado y
esquemtico del tema de estudio; tampoco pretende abarcar
todas las situaciones y contingencias que se presentan en
las instituciones gubernamentales, ni que su aplicabilidad
sea universal, dadas las diferencias jurdico-administrativas
existentes entre las instituciones pblicas. Sin embargo,
debido a que los cuadernos se sustentan en la administracin
de documentos como marco terico y metodolgico para
la operacin de los archivos, sus contenidos pueden
servir como guas tcnicas para integrar las acciones de
planeacin, capacitacin y formulacin de los sistemas,
mtodos e instrumentos descritos.
Objetivos del cuaderno
Describir el marco conceptual y las principales

tendencias de la valoracin documental como
funcin archivstica.
Reconocer la valoracin como elemento
fundacional de la gestin de documentos y la
administracin de archivos
Describir los aspectos metodolgicos en que
se sustenta la valoracin documental, as como
las dimensiones intelectuales, normativas e
instrumentales involucradas en este proceso
archivstico
Destacar la importancia de los grupos

interdisciplinarios para la construccin de
los criterios, propsitos y elementos por
considerar en la elaboracin y uso de los
instrumentos asociados a la valoracin.
Destacar los principales aspectos involucrados
en la formulacin de un plan de valoracin
documental en las instituciones.
Describir los principales instrumentos de

control asociados a la valoracin y disposicin
documental, enfatizando los mecanismos para
su construccin, formalizacin y aplicacin en los
archivos gubernamentales.
11
Captulo I. Claves de una funcin archivstica

Sumario: 1. Introduccin. 2. Tendencias histricas sobre la
valoracin documental. 2.1. Razones y origen de la valoracin
documental. 2.2. Dos visiones de una misma ciencia. 2.3. La
valoracin en Schellenberg y el ciclo vital de Wiffells.
2.4. Aportaciones a la valoracin despus de Schellenberg.
3. Valoracin: una sntesis aproximada.
1. Introduccin
La valoracin documental constituye una funcin archivstica
clave para la eficaz gestin de los documentos de las
organizaciones. El ejercicio de esta funcin archivstica ha
supuesto el desarrollo internacional de una vasta literatura,
en la que, como se ver en el siguiente punto, se han
definido las principales corrientes y tendencias histricas
que sitan la valoracin como una de las funciones ms
relevantes y complejas de la archivstica contempornea.
Los esfuerzos por definir una teora de la valoracin como
funcin archivstica han suscitado debates muy intensos
tanto entre los especialistas como entre los principales
usuarios de la informacin documental, especialmente
12
historiadores y administradores. Estos colocan al archivista

en una encrucijada que hace necesaria su mejor preparacin
profesional para responder con eficacia a las demandas de
los usuarios de los archivos.
La eventual seleccin de los documentos como memoria
histrica y la riesgosa decisin de eliminar documentacin
que no posea valor testimonial (un valor residual al que motiv
su creacin en las organizaciones) constituyen aspectos
medulares de la valoracin; asimismo, la determinacin
con base en los valores de la documentacin de los
plazos de vigencia o conservacin de los documentos dentro
de las archivos de trmite y concentracin de las instituciones.
Esto forma parte de la sana circulacin de los documentos,
en oposicin a su resguardo masivo y anrquico con el
consecuente costo tcnico y material que implica.
De este modo, el ejercicio sistemtico de la valoracin
documental debe respaldarse en una slida preparacin
conceptual y, a la vez, en una serie de capacidades
normativas, instrumentales y de gestin. Es necesario,
tambin, que tanto los productores como los administradores

y los usuarios institucionales y sociales de la documentacin
se involucren en esta prctica de capital importancia.
En el punto siguiente, por ello, se destacan las principales
tendencias tericas e histricas asociadas a la valoracin,
para ofrecer un panorama general de esta funcin archivstica,
en cuanto teora y metodologa clave para la gestin de
documentos.
2. Tendencias histricas sobre la valoracin documental
Dentro de la gestin de documentos, la valoracin y la
administracin de archivos tienen un lugar central, como
acertadamente afirmara Carol Couture, prestigiado tratadista
canadiense de la escuela francfona: los aspectos
tericos y prcticos de la valoracin se vern obligados a ser
el centro neurlgico de la misin del archivista en el siglo xxi.1
1
Couture, Carol, La evaluacin de los Archivos: estado de la cuestin, p.15.
Tomado del texto basado en la investigacin que hizo el autor en 1995 para
obtener un dess de archivstica en la Universidad de HauteAlsace, Melhouse:
Lvaluation des archives. tat de la question et aspectes thoriques, 1995,
104 pp, publicada por la propia Universidad.
La relevancia del tema no es reciente. Estudios e investigaciones

internacionales revelan su antigedad y su plena vigencia. Los
esfuerzos tericos que mltiples tratadistas, tanto europeos
como del continente americano, han venido realizando
desde el siglo xix son notables por su rigor intelectual y por la
intensidad de los debates que provocan.
En el pasado, los debates sobre la valoracin documental
parecan centrarse en ideas que todava hoy suscitan
acaloradas discusiones; entre ellas, el cuestionamiento de las
razones y propsitos que obligan a valorar los documentos.
No era la valoracin una anttesis de la misin del archivista?
No estaba este obligado a resguardar toda evidencia
documental en beneficio de la investigacin histrica?
Era una funcin archivstica valorar la documentacin?
Cules seran los criterios para valorar los documentos?
Cules seran los resultados de esta accin? Por quin y
cmo debera realizarse la valoracin? En primera y ltima
instancia, por qu tendra que valorarse la documentacin?,
qu obligaba a realizar esta labor dentro de las instituciones?
La respuesta a estas y otras preguntas ha permitido
decantar las tendencias centrales de la valoracin a lo largo
13
del tiempo, as como establecer sus principales perfiles y

horizontes, si bien las realidades que se viven en el campo de
la informacin en la actualidad plantean nuevas interrogantes
que intensifican a su vez nuevos debates. A continuacin se
hace una revisin breve sobre estas tendencias.
2.1. Razones y origen de la valoracin documental
La masiva produccin de documentos, fenmeno conocido como
explosin de documentos,2 se reconoce en la actualidad
como la causa principal de la valoracin documental en las
organizaciones gubernamentales. Sin embargo, a pesar de
ser un fenmeno que creci de manera exponencial hacia
mediados del siglo xx, desde un siglo antes empezaron a
llevarse a cabo acciones de valoracin en los pases europeos.
De acuerdo con Couture,3 tanto las corrientes de valoracin
de la escuela alemana como de la inglesa implementaron
medidas para resolver el congestionamiento de los archivos.
En el primer caso, desde la dcada de los treinta del siglo
xix, y en el segundo caso, a partir de finales de ese mismo
2
El asunto de la explosin de documentos se trata particularmente en el primer

cuaderno de la presente coleccin.
3
Couture, Carol, op. cit., pp. 2-8.
14
siglo. En la lgica de la escuela alemana, la valoracin de

los archivos se planteaba como una accin para identificar los
testimonios documentales que deban conservarse, mientras
que la escuela inglesa, con un pragmatismo que podra
calificarse de antiarchivstico, pona atencin a la necesidad
de hacerlo para eliminar documentacin irrelevante.
La acumulacin de documentos en la Europa del siglo xix
no obedeca precisamente a un fenmeno de explosin
documental, sino a lo que con acierto afirma Mara Luisa
Conde, prestigiada archivera4 espaola:
Otra de sus diferencias esenciales (en referencia a las
existentes entre la tradicin histrico-administrativa
anglosajona y la latina, que sustentan sendos
modelos y sistemas de control de documentos), de la
que participa tambin todo el mundo Iberoamericano,
es la enorme acumulacin de fondos histricos, en
manos del Estado, que se produce tras la Revolucin
Francesa y la abolicin del Estado Absolutista que
adems de impulsar enormemente la proyeccin
4
A los profesionales de los archivos se los denomina archiveros en Espaa y
buena parte de los pases centro y sudamericanos, mientras que en Mxico
ese trmino designa a los muebles en los que se depositan documentos, y al
profesional de los archivos se lo llama archivista.
histrica de los archivos, determinar el nacimiento

de una profesin la de archivero enfocada
esencialmente a la resolucin de ese enorme
problema de la acumulacin, lo que paulatinamente
ir alejndola por su formacin y mentalidad del
contexto administrativo, donde paralelamente, y por
falta de control, se ir produciendo tambin una gran
acumulacin de fondos, como consecuencia de la
actividad de la nueva estructura burocrtica.5
Las aportaciones de los archivistas para resolver los problemas

de acumulacin de documentos a travs de la valoracin
entre mediados del siglo xix y principios del xx son notables,
y por su validez y pertinencia han sido reconocidas plenamente
por diversos tratadistas tanto del mundo anglosajn como
latino como elementos centrales para la construccin de una
teora de la valoracin contempornea. Entre las aportaciones
de ese perodo, destacan las siguientes6:
1) la necesidad de inventariar la documentacin antes
de valorarla (lo que posteriormente se destacara
5
Conde Villaverde, Mara Luisa, Sistemas de eliminacin de documentos:
procesos comprendidos en la valoracin y su aplicacin prctica, ponencia
presentada en el marco de las Jornadas Archivsticas de Murcia, 2003.
6
Couture, op. cit., p. 4.
como parte del proceso metodolgico asociado a la

identificacin);
2) la edad: el perodo acreditado por los documentos,
y su contenido;
3) el papel protagnico de la entidad productora de
los documentos y su posicin jerrquica en los
organismos.
Sin embargo, no fue sino hasta mediados del siglo xx que
la nueva estructura burocrtica, como consecuencia de la
diversificacin administrativa y el crecimiento de las relaciones
documentadas entre Gobiernos y sociedades, dispar
por as decirlo la produccin de documentos en forma
exponencial. Esto propici nuevos paradigmas en el manejo de
la informacin y, particularmente, en el diseo de estrategias y
acciones para la valoracin de documentos.7
El explosivo crecimiento de la documentacin dado a partir de
los aos cuarenta y cincuenta del siglo xx es patente en todo
7
Ver de Ampudia Mello, Jos Enrique, Institucionalidad y Gobierno. Un ensayo
sobre la dimensin archivstica de la Administracin Pblica, Mxico, agn-inap,
1988.
15
el mundo. De acuerdo con Rosseau y Couture, la cantidad de

archivos conservados por los Archivos Nacionales de Francia
desde la Edad Media y hasta 1945 es equivalente a la que se
produjo y conserv entre 1945 y 1960: la misma cantidad de
acervos en quince aos que en los cuatrocientos anteriores.8
acumulacin de documentos por una causa u otra provoc la

necesaria respuesta de los archiveros para enfrentarla a partir
de la visin y la misin que tanto en el universo anglosajn
como en el latino distingua a cada caso.
2.2. Dos visiones de una misma ciencia
En el caso de Estados Unidos, de 1774 a 1931 (157 aos)

se conserv la misma cantidad de documentos que los
conservados de 1931 a 1940, cantidad que a su vez se
duplicara en la dcada siguiente.
En Canad, haca 1976 los archivos crecan a un ritmo
de 75,000 metros cbicos por ao. De acuerdo con estos
autores, de no contarse con medidas de evaluacin, seleccin
y eliminacin de documentos, en solo cinco aos la cantidad
de acervos que por esa poca tena el Gobierno canadiense
(casi cuatrocientos mil metros cbicos) se habra duplicado.9
No resulta comparable, entonces, la dimensin del problema
de explosin de documentos con lo sucedido en el siglo
xix y principios del xx. Lo cierto es, sin embargo, que la
8
Couture, Carol y Jean-Yves Rosseau, Los archivos en el siglo xx, Mxico,

Archivo General de la Nacin-Universidad de Montreal, pp. 218-219.
Ibid., p. 219.
16
En este marco, dos visiones aparentemente contrapuestas

se desarrollaron para enfrentar los problemas provocados
por la explosin de documentos: la primera, propia del mundo
anglosajn, se concentr a partir de lo que se denomin el
Records Managment,10 segn el cual haba que atacar
el problema de la masificacin de documentos desde su
produccin.
Por otra parte, en Francia, Espaa y buena parte de los
pases latinoamericanos, sobre todo del sur del continente,11
la corriente establecida tuvo que ver con la teora que
10
11
Lo que se ha traducido como administracin de documentos
A diferencia de varios pases de Latinoamrica, en Mxico se acentu la

tendencia hacia la administracin de documentos como teora y metodologa
para la gestin de archivos, acorde con la visin del Records Managment pero
vinculada al ciclo vital de los documentos en cuanto conjuntos orgnicos de
informacin. Esto, a pesar de la percepcin histrica de los archivos que priv
desde finales de los setenta y en especial en los ochenta del siglo xx.
se denomin el Prarchivage, concentrada en controlar

la documentacin histrica para resolver a posteriori la
masificacin documental. Esto introdujo un elemento
diferenciador entre la visin anglosajona, que buscaba
resolver el problema desde la produccin de los documentos
al margen de la perspectiva histrica de los mismos,
y la concepcin latina, concentrada en el resguardo de los
archivos como memoria histrica que, a su vez, dej en el
olvido el universo administrativo hasta bien entrado el siglo xx.
tarde, el desarrollo y produccin de informacin electrnica
Estas visiones contrapuestas desvincularon en la prctica

a dos profesionales de los documentos: el administrador
(el records manager) y el archivero (archivista). Al primero
se le adjudic la funcin de controlar records (documentos)
administrativos, y al segundo, la de controlar conjuntos
orgnicos, es decir, fondos archivsticos, pero solo a partir
del ingreso de estos a sus repositorios para su conservacin
en beneficio de la investigacin histrica.
anglosajonas y latinas.
De acuerdo con Conde,12 como se destacar ms adelante,

el establecimiento del ciclo vital de los documentos y, ms
12
Conde Villaverde, Mara Luisa, Evolucin de los principios de la adquisicin

y la seleccin, ponencia presentada en la xxxv Conferencia Internacional de
la Mesa Redonda de Archivos, celebrada del 10 al 13 de octubre de 2001 en
Reikiavik, Islandia. Actas de la Reunin, Revista Comma, 2002.1-2, pp. 45-49.
que requiere medidas adecuadas para su gestin y

control ampliaron un contexto ms apropiado para el
ejercicio de todos los procesos archivsticos, particularmente
el relacionado con la valoracin. Con esto se conciliaron, no
sin altibajos, las dos concepciones sobre los archivos, lo cual
revela que no se trata de dos ciencias sino de una; solo que
evolucionaron de manera distinta debido a las caractersticas
particulares de las tradiciones administrativas y jurdicas
Entre
tanto,
notables
especialistas
europeos
norteamericanos particularmente del mbito anglosajn,

previos
Theodore
R.
Schellenberg,
recogiendo
las experiencias de sus antecesores, iran armando

progresivamente el andamiaje terico y metodolgico de
la valoracin, en respuesta a la explosin de documentos,
fenmeno que exiga soluciones urgentes del ms alto nivel
conceptual y tcnico.
As, entre las contribuciones ms significativas de los
tratadistas del periodo de 1938 a 1958 pueden detectarse
17
las siguientes, que influyeron de manera decisiva en las

acciones de valoracin y que an hoy tienen plena vigencia:13
el uso de los documentos, tanto en las instituciones
como para la investigacin y la proteccin de derechos
ciudadanos;
la demanda de acceso a la informacin;
la eliminacin de duplicados (expurgo);
la utilidad de los documentos para la historia
administrativa de las instituciones;
el costo de conservacin de archivos en las instituciones;
la importancia cuantitativa y cualitativa de la
documentacin archivstica;
la clasificacin tcnica de los documentos como
condicin previa a la valoracin.
2.3. La valoracin en Schellenberg y el ciclo vital de

Wiffels
Dos son los factores que influyeron decididamente en lo
que podra denominarse la construccin sistematizada de
la valoracin como funcin archivstica; el primero de ellos,
13
Couture, op. cit., pp. 4 -6.
18
las contribuciones de Theodore R. Schellenberg, archivista

norteamericano, quien entre 1956 y 1965 publica dos de las
ms importantes obras de la archivstica contempornea:
el libro Archivos modernos: principios y tcnicas14 y el texto
clsico: Administracin de archivos.
Schellenberg, reconociendo las contribuciones previas y de sus
contemporneos, define y sistematiza los valores asociados
a la documentacin, dividindolos en valores primarios y
secundarios. A los primarios, a su vez, los divide en tres
categoras de valor: administrativos, legales y fiscales. Por
su parte, a los valores secundarios los subdivide tambin en
tres categoras: evidenciales, testimoniales e informativos.
El autor plantea, as, que los valores documentales constituyen
categoras ntimamente relacionadas; por un lado, a las
funciones y usos de la informacin en las organizaciones, y
por el otro, los concibe como valores probatorios que pueden
adquirir un carcter esencial como evidencia histrica y de
investigacin.
14
Publicado en espaol por el Archivo General de la Nacin de Mxico en
1988.
A partir de Schellenberg y sobre la base de sus contribuciones,

especficamente en el campo de la Valoracin documental
y el anlisis funcional de las organizaciones, se han
tejido nuevas investigaciones que marcan las tendencias
contemporneas en este campo. Esto lo coloca como uno
de los ms importantes tratadistas de la ciencia archivstica
contempornea.
19
Cuadro 1. Esquema de valoracin de Schellenberg
20
El otro factor de capital importancia en la construccin de la

teora de la valoracin es el concepto de ciclo vital de los
documentos, tambin conocido como la teora de las tres
edades de los documentos, formulada por el archivista Belga
Charles Wiffells.15
El reconocimiento de que los documentos recorren tres
fases, etapas o edades materializa por as decirlo el
continente orgnico y funcional a partir del cual los valores
documentales propuestos por Schellenberg transitan dentro
de las organizaciones.
De este modo, los valores primarios se asocian a los usos
de la informacin durante las dos primeras etapas del
ciclo vital: la fase activa y la semiactiva de la informacin
documental. Mientras tanto, en la tercera etapa del ciclo, la
fase histrica o de valor permanente de los documentos, se
asocia a estos su valor secundario, propiamente histrico.
La formulacin de la teora de las tres edades de
los documentos de Wiffells, vinculada a los valores primarios
y secundarios de Schellenberg, determina la circulacin y
destino final de los documentos. Esto requiere, a su vez, la
15
Conde Villaverde, Mara Luisa, op. cit., p. 46
integracin de los archivos de las organizaciones como un

sistema estructurado que relaciona las fases del ciclo con las
distintas estructuras archivsticas encargadas de la gestin de
los documentos16 (de trmite, de concentracin e histricos).
En este marco, la gestin de documentos y la administracin
de archivos adquiere un enfoque de operacin integral que
permite la funcionamiento de los archivos como sistema,
especficamente a travs de la ejecucin de los procesos de
valoracin y disposicin documental a lo largo del ciclo vital
de los documentos. Esto hace posible tambin la adecuada
circulacin de ellos, de acuerdo con los usos diversos de la
informacin a lo largo del ciclo: como instrumento y recurso
para el desempeo de las gestiones y trmites de las
organizaciones, como referencia y conservacin precautoria
y, finalmente, como testimonio y memoria de la evolucin
jurdica y administrativa de las organizaciones.
En el cuadro siguiente puede apreciarse la vinculacin del
ciclo con los archivos estructurados como sistema y los
valores primarios y secundarios relacionados con ellos.
16
Sobre el particular, se sugiere consultar el primer cuaderno de la presente
coleccin, en el cual se aborda el tema de los sistemas institucionales de
archivos sobre la base del ciclo vital de los documentos. Asimismo, vase la
bibliografa sobre el tema que se incluye en este y aquel cuadernos.
21
Cuadro 2. Ciclo vital/Sistema institucional de archivos/Valoracin
22
2.4. Aportaciones a la valoracin despus de

Schellenberg
Entre las aportaciones de este notable archivista alemn,

destacan las siguientes:
Cabe destacar que si bien Schellenberg sistematiza las

categoras de valor de los documentos con un rigor conceptual
novedoso adems de identificar la importancia de las
funciones sustantivas y facilitativas, tambin conocidas como
adjetivas, de las organizaciones, despus de l muchos
tratadistas han formulado contribuciones muy notables a la
teora de la valoracin.
a) la necesidad de apoyar la valoracin en el

conocimiento profundo del organismo productor de
los documentos;
De acuerdo con Couture,17 Hans Booms (1972) plantea que

la valoracin no debe ser nunca ms una actividad intuitiva,18
sino que debe responder a una visin de conjunto, sistemtica
y planificada. Booms ejerce una influencia decisiva sobre
los tratadistas norteamericanos y canadienses, quienes
posteriormente retomaran sus postulados como base para la
generacin de lo que se ha dado en llamar la macrovaloracin.
17
b) establecer las acciones de valoracin a partir de

criterios contemporneos, es decir, a partir de una
escala de valores correspondiente al perodo en
el que los documentos han sido creados. Con eso
se evita la generacin de especulaciones sobre los
intereses futuros de la investigacin histrica;19
c) la evaluacin debe permitir contar con un mximo
de informacin en un mnimo de documentos;
d) la evaluacin de los archivos debe dar pleno
testimonio de todos los componentes de la sociedad.
Couture, op. cit., pp. 5-7.
18
Hecho que resulta especialmente importante en la actualidad, especialmente

en Mxico, donde con frecuencia en la administracin pblica se determinan
los plazos de vigencia y conservacin de los documentos a partir de
consideraciones subjetivas y no como producto de rigurosos anlisis tcnicos.
19
Idea con la que aos despus coincidira plenamente Luciana Duranti,
archivista talo-canadiense que se ha destacado por sus contribuciones para
el manejo archivstico de la informacin electrnica.
23
Muchos otros especialistas han contribuido a perfilar las

tendencias histricas de la valoracin documental, como
lo hicieron notablemente los de la escuela canadiense.
Desde luego, esta no constituye una corriente homognea
y estandarizada, dada las diferencias entre la escuela
francfona y la de origen ingls.
determinan la circulacin y el destino final de los documentos

dentro de un sistema de archivos.
El propio Couture destaca la aportacin de la escuela
canadiense en materia de valoracin expresando lo siguiente:
La contribucin canadiense en materia de evaluacin de
los archivos tanto es sntesis como enlace. Se inspira
principalmente en posiciones definidas por los europeos
y americanos. Se reconocen las consideraciones
relacionadas a la institucin creadora de los documentos,
a la utilizacin de los archivos, al valor que tienen los
archivos y a la preocupacin ms lejana de querer dar
testimonio del conjunto de la sociedad. Tambin se
caracteriza por haber llevado a la prctica propuestas
hechas. No muy contentos con escribir y disentir sobre
el tema, los archiveros canadienses ponen en prctica y
experimentan los enfoques.21
En el primer caso, las aportaciones de Couture y Rosseau,

entre otros, destacan la importancia de la formulacin de los
calendarios de conservacin20 como principal instrumento para
la valoracin de los documentos a lo largo de su ciclo vital.
Desde esta perspectiva, resulta notable la interpretacin
prctica que estos autores hacen de la teora de la valoracin,
ya que, reconociendo los aspectos terico-conceptuales
de otros tratadistas, la traducen a la ejecucin de procesos
ordenados de valoracin. Estos ligan integralmente los valores
administrativos y los histricos de los documentos al uso de
un instrumento en el que se establecen reglas de disposicin
documental muy claras, es decir, instrucciones precisas que
20
A los calendarios de conservacin se los conoce tambin como tablas de
transferencia, cuadros de retencin, cuadros de vigencias, tablas de valoracin,
entre otros. En Mxico, se los denomina catlogos de disposicin documental.
24
Respecto a la valoracin, Antonia Heredia afirma que En este

tema, como en tantos otros, la Archivstica tiene una dimensin
terica que no es reconocible sino a partir de la prctica".22
21
22
Couture, op cit., p. 14.
Heredia Herrera, Antonia, Modelos y experiencias de valoracin documental.

El caso andaluz. Propuesta terminolgica (en pdf, s/f).
La corriente inglesa, por su parte, situada alrededor de los

Archivos Nacionales del Canad, se pronuncia por lo que
ellos llaman una nueva teora de la valoracin, situada bajo
el enfoque de la macrovaloracin, segn el cual es necesario,
en primer trmino, evaluar las organizaciones en su relacin
con la sociedad, como condicin previa para evaluar los
documentos resultantes de dicha relacin.
Terry Cook se constituye como el promotor de esta corriente,
as como Richard Brown. Con ello tambin influyen en la
archivstica australiana.
La teora de la macrovaloracin se ha centrado particularmente
en el anlisis de las interacciones producidas entre la
estructura (los productores de documentos) y las funciones,
en el marco de sus relaciones con la sociedad. Esta teora,
como se coment previamente, tiene su origen inmediato
en el anlisis funcional de las instituciones productoras de
los documentos, as como en las teoras de la valoracin de
Booms.
Por esta razn, los crticos de la teora de la macrovaloracin
han considerado que se sita ms en el mbito de un anlisis
extra- o meta- archivstico casi de orden poltico, econmico

y cultural que en el tratamiento tcnico de los archivos. As,
no puede calificarse de documental. Algunos especialistas,
incluso, ven en la macrovaloracin un modelo riesgoso que
puede provocar la macrodepuracin de documentos, sobre
todo si el anlisis del contexto en donde se sustenta se
enfrenta a partir de criterios maximalistas: criterios que no
se centren en la importancia institucional de los archivos.
Sin embargo, como bien seala Antonia Heredia, coincidiendo
con el propio Couture, tanto la macrovaloracin como la
microvaloracin finalmente forman parte de un solo esquema
conceptual: la valoracin.
Antonia Heredia, describe sobre este asunto lo siguiente:
Pero todo esto que puede resultar difcil de asumir en
la prctica, no es precisamente valoracin documental,
es anlisis de la sociedad, de su contexto. Se trata (la
macro valoracin) de una operacin previa, compleja, que
necesita de la colaboracin de numerosos observadores
expertos, analistas de la sociedad. Para llegar a la
verdadera valoracin documental es necesario llegar a
la microvaloracin que no es descendiendo a un plano
25
real- otra cosa que un anlisis documental tradicional.

La teora de Cook lo lleva pues a la macrovaloracin
y a la microvaloracin que no son dos modelos de
valoracin, sino dos estadios o etapas: la primera que
necesariamente ha de desembocar en la segunda que es
la nica de los dos que puede reclamar el apelativo de
documental, porque aunque la sociedad tenga muchos
valores, difcilmente pueden reconocrsele los valores
documentales.23
Por su parte, Couture lo expresa de la siguiente forma:

La afiliacin entre el anlisis de necesidades y la
evaluacin nos parece esencial en aquello que reconcilia
macroevaluacin y microevaluacin que, por otra parte,
pareceran dos puntos de vista contradictorios aunque
son dos partes de un mismo todo: la evaluacin. En este
sentido, la macroevaluacin se vuelve a encontrar el
anlisis de necesidades evaluacin de la institucin y
conocimiento del contexto de creacin que el archivero
debe dirigir antes de emprender sus trabajos, mientras
que la microevaluacin evaluacin de los documentos
propiamente dicho consiste en la consiguiente
realizacin del calendario de conservacin.24
23
Heredia, Herrera Antonia: op. cit. p. 5.
24
Couture, op. cit., p.13.
26
En la actualidad, como puede verse, la teora de la valoracin

ha llegado a un nivel de anlisis conceptual en extremo
especializado, cuyas expectativas de desarrollo futuro
especialmente ante la irrupcin de las nuevas realidades
en el manejo de la informacin en el entorno electrnico
vuelven ms complejo su tratamiento.
En razn de lo anterior y dados los propsitos del presente
cuaderno, cuyo enfoque se centra tambin en la valoracin
no solo como teora, sino en el anlisis de la misma como
funcin y proceso archivstico, no nos extenderemos ms
en este tema. Le sugerimos al lector interesado hacer una
revisin de la literatura especializada. En la bibliografa
incluida al final del presente texto se encontrarn algunas
referencias importantes.
A grandes rasgos, estas son las principales tendencias
observadas en la valoracin, si bien en perspectiva a futuro son
muchos ms los elementos que estn por analizarse y debatirse.
Sin embargo, tener en cuenta este marco general de referencia
terico-histrico contribuir a comprender mejor la valoracin
como funcin archivstica, y particularmente su traduccin, como
proceso archivstico, ligado de manera esencial a la produccin,
integracin y organizacin (la clasificacin, ordenacin y

descripcin) de la informacin archivstica.25
3. Valoracin: una sntesis aproximada
Como ha quedado de manifiesto a lo largo del presente
captulo, las aportaciones y debates de los tratadistas en
materia de valoracin han aportado un buen nmero de
puntos de vista, aproximaciones, hiptesis y axiomas que
revelan la complejidad del tema.
En un aventurado esfuerzo de sntesis, y antes de abordar
el tema desde una perspectiva metodolgica e instrumental,
conviene destacar aquellos puntos sobre los que parece haber
acuerdos generales internacionales en torno a la valoracin.
Entre estos acuerdos, que consideramos claves que definen
la valoracin como funcin archivstica, podramos situar, en
primer trmino, los asociados a los aspectos tericos de la
valoracin; posteriormente, a aquellos que parecen situarse
ms en el terreno de lo metodolgico. Entre los primeros,
podemos destacar, los siguientes:
25
La coleccin Cuadernos Metodolgicos incluye para cada caso una

exposicin detallada.
Acuerdos tericos sobre la valoracin:

a. La valoracin documental constituye un proceso
complejo en el que no es posible aceptar verdades
absolutas, pero s aproximaciones sucesivas y
complementarias.
b. La valoracin surge como una respuesta a
los problemas de acumulacin y explosin de
documentos. Sus propsitos centrales son
establecer los criterios, mtodos e instrumentos
que coadyuven a la mejor administracin de los
documentos resultantes de los procesos de gestin
de las organizaciones, as como a la construccin de
su patrimonio histrico documental.
c. En materia de valoracin, hay un evidente
acercamiento entre la tradicin anglosajona y la
latina; con este se concilia la gestin integrada
de documentos con el Records Managment,
representadas por dichas tradiciones.
d. Que de conformidad con lo anterior, la gestin de
documentos y la administracin integrada de archivos
27
se basan indiscutiblemente en los postulados del ciclo

vital de los documentos como continente orgnico y
funcional donde se sustenta la valoracin.
e. Que los valores primarios y secundarios, as
como el anlisis funcional de las organizaciones,
establecidos por Schellenberg, constituyen la piedra
angular de la valoracin documental.
f.
Que la valoracin no debe responder a una

accin intuitiva, subjetiva y azarosa, sino a una accin
sistemtica y planificada.
g. Que la introduccin de tecnologas para el manejo

de la informacin implica el reconocimiento de
nuevas realidades capaces de modificar la gestin
de la informacin documental y, especialmente, la
valoracin como funcin archivstica.
h. Que a partir de las aportaciones y experiencias
prcticas de los tratadistas en este campo, se puede
articular un conjunto de criterios metodolgicos,
de cara a la instrumentacin de procesos de
valoracin eficaces.
28
Y desde el punto de vista metodolgico, pueden aventurarse

los siguientes acuerdos:
a. La valoracin requiere conocimiento profundo del
contexto de produccin de la informacin documental:
la entidad productora de los documentos, su marco
jurdico, su reglamentacin interna, las polticas y
programas y la normatividad administrativa en que
sustenta sus actividades.
b. El conocimiento de los mecanismos de produccin
e integracin de los documentos y su control
archivstico, lo que vincula de manera estrecha
la valoracin con otros procesos de la gestin
documental, especialmente en materia de
clasificacin, ordenacin y descripcin.
c. La identificacin y el anlisis de las funciones de
los organismos, tanto sustantivas como adjetivas:
aquellas relacionadas con las funciones esenciales
que definen la razn de ser e identidad de las
instituciones y las asociadas a la administracin de
sus recursos operativos internos.
d. El reconocimiento de las caractersticas de los

documentos: la informacin que contienen, su
tipologa, volumen y periodicidad.
archivstico, que aporten enfoques complementarios

durante los procesos de identificacin y valoracin
de los documentos.
e. La frecuencia de uso y consulta de la informacin

documental en las diversas etapas del ciclo vital,
as como las caractersticas de los usuarios
institucionales y sociales de los archivos.
h. La necesaria intervencin del archivista en los

procesos de produccin, integracin, circulacin,
uso y control de la informacin documental.
f.
La capacidad de las instituciones para garantizar el

resguardo racional de la documentacin y los costos
de almacenamiento de los acervos
g. La valoracin precisa de la formacin de grupos

interdisciplinarios, coordinados por personal
i.
La generacin, sobre la base de los puntos anteriores,

de normas, regulaciones e instrumentos como
calendarios de conservacin, que fijen los criterios
y reglas para la conduccin y establecimiento de los
procesos de valoracin y disposicin documental a
lo largo del ciclo vital.
29
Captulo II. Breves aspectos conceptuales de la valoracin documental
Sumario: 1. Consideraciones conceptuales previas. 2. Definicin

y dimensiones de la valoracin. 2.1. La serie documental como
unidad de trabajo de la valoracin. 2.2. Un ejemplo ilustrativo.
2.3. Disposicin documental. 2.4. Propsitos de la valoracin.
1. Consideraciones conceptuales previas
Hasta aqu se ha visto que la valoracin constituye una
funcin archivstica de capital importancia para la gestin de
documentos y la administracin de archivos. El desarrollo
terico de la valoracin ha permitido llegar a acuerdos, a
pesar de los intensos debates al respecto. Estos han causado
un gran impacto mundialmente y han permitido establecer
algunos principios bsicos en torno a este tema.
En el terreno metodolgico tambin se ha perfilado una serie
de acuerdos a partir de los cuales es factible impulsar los
procesos de valoracin documental, derivados del ejercicio
de dicha funcin, teniendo en mente en todo momento
las eventuales diferencias que pueden presentarse en la
ejecucin de estos procesos.
30
Al respecto, Antonia Heredia advierte atinadamente: La

valoracin documental como funcin archivstica es una,
reconocible, de aplicacin general, con principios que la hacen
universal. Sin embargo el proceso que exige dicha funcin y
[del] que toma su nombre puede determinar la existencia de
metodologa, de instrumentos, de rganos, diferentes.26
En atencin a tales diferencias, en el presente captulo
se abordan criterios conceptuales para la ejecucin de
los procesos asociados a la valoracin documental,
considerando las acciones intelectuales, normativas e
instrumentales implcitas en los procesos de valoracin, as
como las condiciones requeridas para la normalizacin de
sus resultados.
En este marco, conviene antes que nada hacer un recuento
bsico de los aspectos que definen y dimensionan la valoracin
como funcin y proceso archivstico. Posteriormente. se
abordan tanto las definiciones ms caractersticas de la
26
Heredia Herrera, Antonia, op cit., p. 7.
valoracin como una serie de consideraciones esenciales

sobre sus propsitos y fines.
2. Definicin y dimensiones de la valoracin.
El Diccionario de terminologa archivstica del Consejo
Internacional de Archivos (ica) define la valoracin
documental como la fase del tratamiento archivstico que
consiste en analizar y determinar los valores primarios y
secundarios de las series documentales, fijando los plazos
de transferencia, acceso y conservacin o eliminacin total
o parcial. 27
Por su parte, Carol Couture define la valoracin como
el acto de juzgar el valor que presentan los documentos
de archivo y de decidir el perodo de tiempo durante el cual
esos valores se aplican a dichos documentos en un contexto
que tiene en cuenta la relacin esencial que existe entre el
organismo (o la persona) respectivo y los documentos de
archivo que genera en el marco de sus actividades.28
27
Ver Diccionario de terminologa archivstica de la ica. Versin en espaol del

Ministerio de Cultura de Espaa.
28
Couture, Carol: Las tablas de plazos de conservacin: fundamentos tericos

y estado de las prcticas, en janus 1998.1 - lligall 12, Barcelona 1997.
En los Lineamientos Generales para la Organizacin

y Conservacin de los Archivos de las Dependencias y
Entidades de la Administracin Pblica Federal, emitidos por
el Instituto Federal de Acceso a la Informacin Pblica (ifai),
en coordinacin con el Archivo General de la Nacin (agn),29
la valoracin qued definida de la siguiente forma: actividad
que consiste en el anlisis e identificacin de los valores
documentales para establecer criterios de disposicin y
acciones de transferencia.30
Ms all de las diferencias conceptuales,31 todas las
descripciones coinciden en que la valoracin, como proceso
archivstico, presupone la ejecucin de acciones de gran
complejidad: por un lado, analizar, determinar, juzgar los
valores primarios y secundarios asociados a los documentos,
de conformidad con los postulados de Schellenberg; por el
otro, fijar, identificar, decidir o establecer plazos y criterios de
Revue Archivistique-Revista Catalana dArxivstica, Associaci dArxivers
de Catalunya, pp. 164 a 189. El original, en francs. Traduccin de Norma
Fenoglio.
29
Diario Oficial de la Federacin, 20 de febrero de 2004.
30
Captulo I, disposiciones generales, lineamiento segundo, inciso xxiii.
31
Valoracin, definida como fase de tratamiento archivstico por el Consejo

Internacional de Archivos, y como acto y actividad en las definiciones de
Couture y de los Lineamientos, respectivamente.
31
disposicin que permitan conservar, transferir, consultar o

eliminar, parcial o totalmente, las series documentales.
Las definiciones descritas dan cuenta de las dimensiones,

por as llamarlas, que alcanza el proceso de valoracin.
Estas se describen en el cuadro siguiente:
Dimensiones de la valoracin de acuerdo con su definicin:
Dicho de otro modo, la definicin de la valoracin como

funcin archivstica se traduce en la ejecucin de un proceso
que alude a tres tipos de acciones diferenciadas:
32
1) acciones destinadas al diseo y construccin de

los criterios, regulaciones e instrumentos de la
valoracin (actividad intelectual);
2) acciones destinadas a la generacin de polticas,

reglas e instrucciones para normar el proceso de
valoracin (actividad normativa);
3) acciones destinadas al uso y aplicacin de las
polticas y regulaciones asociadas a la valoracin
en los archivos, que se materializan en instrumentos
previamente diseados, tales como el catlogo
de disposicin documental, los inventarios de
transferencia, las cdulas de disposicin, el
calendario de caducidades, etctera, que debern
mantenerse
permanentemente
actualizados
(actividad instrumental).
En las definiciones hay dos elementos ms del proceso de
valoracin que se deben tener en cuenta: el primero se
relaciona con la unidad de trabajo de la valoracin, que
se identifica con la serie documental32. La segunda cuestin se
relaciona con el trmino disposicin, el cual se vincula a la
definicin de los criterios sobre los que se sustentarn las
acciones de conservacin y eliminacin de los documentos.
32
En el tercer cuaderno de la presente coleccin se describen detalladamente
los mecanismos de agrupacin documental y se destaca la importancia de la
serie documental en los procesos de gestin archivstica.
Las dimensiones asociadas a su definicin permiten

reconocer, entonces, las caractersticas e implicaciones
conceptuales, normativas e instrumentales en las que
se materializa el proceso de valoracin. Estas conllevan
la necesidad de realizar dicho proceso a partir de una
metodologa cabalmente planificada, pues en ella se pone en
juego un conjunto de actividades que exigen la participacin
tanto de los archivistas a quienes corresponder llevar
la vanguardia del proceso de valoracin como de los
productores y usuarios principalmente institucionales de
la informacin documental.
Cabra destacar, sin embargo, un aspecto fundamental del
proceso de valoracin que deriva de la definicin dada por
Couture: que la valoracin se da en un contexto que tiene en
cuenta la relacin esencial que existe entre el organismo (o la
persona) respectivo y los documentos de archivo que genera
en el marco de sus actividades. Esta afirmacin implica que
la valoracin, al desarrollarse en el marco de un organismo
productor especfico, adquiere una dimensin institucional en
la que solo el organismo productor, ninguna otra instancia, es el
que tiene la facultad de llevar a cabo el proceso de valoracin y
sus implicaciones conceptuales, normativas e instrumentales
33
(determinar los criterios, los plazos de conservacin o las

acciones de eliminacin resultantes). La excepcin se da
en el caso de documentacin que acredite las funciones
comunes a todas las instituciones gubernamentales, en lo
tocante a la documentacin que se deriva del desempeo de
sus funciones sustantivas y especficas.
En el resto del presente captulo y en el siguiente se abordan
estos aspectos metodolgicos, y en el captulo cuarto y ltimo
se abordar el esquema de planificacin requerido para la
ejecucin ordenada del proceso de valoracin.
2.1. La serie documental como unidad de trabajo de la
valoracin
Como se destac en la definicin de valoracin dada por el
Consejo Internacional de Archivos, sta constituye la fase del
tratamiento archivstico que analiza y determina los valores
primarios y secundarios de las series documentales, fijando
los plazos para su conservacin, transferencia o eliminacin
parcial o total.
Heredia coincide con este postulado al afirmar que El
proceso [de valoracin] afecta directamente a las series
34
documentales (entendida como testimonio y prueba de una

misma actividad que suele estar regulada por reglas o por
un mismo procedimiento administrativo y vinculada a una
institucin).33
En efecto, las series documentales guardan homogeneidad
funcional y son resultado de procesos de gestin normalizados
dentro de una institucin. Cabe destacar que as como el
expediente se relaciona con un solo asunto, tema o materia,
o por ser el resultado de un mismo proceso de gestin, la
serie documental se relaciona con una determinada funcin,
actividad o atribucin genrica.34
Precisamente por esta homogeneidad funcional, la serie
documental se constituye como la unidad de trabajo de la
valoracin, pues los valores primarios y secundarios, as
como los plazos de conservacin o vigencia y los trminos
de disposicin que se asignan durante el proceso de
valoracin, no podran ser fijados para documentacin suelta
o expedientes individualizados, en virtud de que la gestin
33
34
Heredia Herrera, Antonia, op. cit., p. 9.
Vase el tercer cuaderno de la presente coleccin, Metodologa para el

diseo y formulacin de sistemas de clasificacin y ordenacin archivstica.
de archivos centra su atencin en conjuntos orgnicos y

organizados de informacin; es decir, sobre documentos
que guardan relaciones entre s, pues son resultado de un
mismo proceso de gestin o acumulacin y producidos por
una misma entidad productora.
2.2. Un ejemplo ilustrativo
Supngase que se labora en una Direccin General
de Recursos Materiales y Servicios Generales, unidad
administrativa a la que la administracin pblica mexicana
regularmente le asigna por mandato jurdico o administrativo
(reglamento interno, manual de organizacin y procedimientos)
la atribucin de efectuar las compras y adquisiciones de
los bienes y servicios de una determinada institucin. En
general, el ejercicio de dicha atribucin se efecta en esas
unidades mediante la ejecucin de un proceso de gestin que
puede darse a travs de una serie de variantes: invitacin a
cuando menos tres proveedores, licitacin pblica nacional
o internacional, etctera. Cualquiera que sea el mecanismo
para la adquisicin de bienes o servicios, dar lugar a la
generacin, en primer trmino, de un documento con el cual
se origina la tramitacin o proceso de gestin.
A partir de ese primer documento y siguiendo los

procedimientos especficos establecidos por mandato legal
para efectuar la adquisicin (en este caso, de conformidad
con la Ley de Adquisiciones), se llevar a cabo un proceso
de gestin que generar ms documentos relacionados con
el primero por tratarse de un mismo asunto;35 cotizaciones de
los proveedores, sus propuestas tcnicas, su documentacin
legal, las actas del proceso licitatorio (aclaraciones, apertura
de propuestas, fallo), as como un pedido o contrato que se
otorga al proveedor seleccionado al trmino del proceso. Todo
esto dar lugar a la creacin de un expediente, el de ese asunto
en particular. El conjunto de expedientes de adquisiciones
dar lugar a la formacin de una serie documental, la cual
podra denominarse hipotticamente Adquisiciones de
bienes y servicios.
Dada esta situacin, el valor que se designe para un
expediente de esta serie tendr que ser el mismo que el del
conjunto de expedientes que la conforman, pues tendrn
el mismo valor administrativo, legal y fiscal, y los plazos
35
Esto, en virtud del conjunto de agrupaciones sucesivas de la informacin
que tienen lugar en la formacin de archivos. Ver al respecto el tercer cuaderno
de la presente coleccin.
35
de conservacin o vigencia que se les determinen de

conformidad con el proceso de valoracin tendrn que ser
los mismos para todos los expedientes de dicha serie. No
podra asignarse vigencia de un ao a unos, de tres aos a
otros y de seis o ms a otros expedientes de la misma serie:
se rompera la homogeneidad en el tratamiento tcnico de
esta informacin.
Ahora bien, a partir de cundo empezar el plazo de vigencia
de los expedientes de la serie? A partir, precisamente, de
la conclusin del asunto o trmite que acreditan, cuestin
que debe subrayarse, pues con frecuencia las instituciones
tienen serias confusiones al respecto. De este modo, si
a los expedientes de la serie Adquisiciones de bienes y
servicios se les design, por ejemplo, una vigencia de seis
aos, el plazo empezar una vez que el trmite o la gestin
de cada uno de los expedientes de la serie hayan concluido.
No antes.
Recurdese, por otra parte, que el proceso de valoracin,
adems de fijar los valores y plazos de vigencia, determina
las acciones de transferencia, as como las relativas a la
conservacin o eliminacin de los expedientes de cada
36
serie, lo que precisa, por un lado, de un sistema integrado

de archivos, es decir, de la existencia formal de archivos de
trmite, de concentracin e histricos, a travs de los cuales
circula la informacin documental;36 por otra parte, tambin
de disposiciones y reglas formalmente establecidas sobre
el destino final de los expedientes asociados a cada serie,
lo que se denomina comnmente dentro del proceso
de valoracin como disposicin documental. De hecho,
adems del valor y plazo asignados a estos expedientes,
la disposicin documental asociada a ellos deber ser la
misma para todos los expedientes que constituyan a la serie
en cuestin.
2.3. Disposicin documental
Quiz uno de los principales propsitos de los procesos
de valoracin sea, precisamente, la llamada disposicin
documental. Juan Manuel Herrera, uno de los ms notables
especialistas mexicanos en materia de valoracin, la
explica de la siguiente forma: Se entiende por disposicin
documental una suma de criterios y mecanismos que
36
Sobre la integracin de los sistemas institucionales de archivos, vase el
primer cuaderno de la presente coleccin.
permiten regular el trnsito de los documentos de

conformidad con su ciclo vital.37
Con este trmino se designa, por lo tanto, el destino sucesivo
inmediato de los expedientes de cualquier serie documental,
una vez que han concluido los plazos de vigencia y
conservacin que se les haya asignado dentro de un sistema
de archivos.
As, el destino inmediato de los expedientes de cualquier serie
documental cuya vigencia haya concluido en el archivo de trmite
ser el archivo de concentracin. El destino de los expedientes
cuya vigencia concluye en el archivo de concentracin ser el
archivo histrico o su eliminacin definitiva si carece de valores
secundarios que ameriten su conservacin permanente o
histrica.
El proceso de valoracin, en consecuencia, asigna los valores
primarios o secundarios de la informacin documental,
37
Herrera Huerta, Juan Manuel y Jos Antonio Ramrez Delen, La

experiencia de Mxico en Archivos Administrativos Iberoamericanos.
Modelo y perspectivas de una tradicin archivstica, Grupo Iberoamericano
de Tratamiento de Archivos Administrativos g.i.t.a.a., Ministerio de Cultura de
Espaa y Archivo General de la Nacin de Colombia, 1996, p. 13.
determinando el tiempo de conservacin y resguardo de los

expedientes de cualquier serie en las distintas unidades de
archivo, pero ser el mecanismo de disposicin documental el
que har posible una vez que concluya la vigencia o plazos
de las series la ejecucin de procedimientos de transferencia
documental, esto es, el conjunto de acciones que dentro de un
sistema institucional de archivos deben llevarse a cabo para
transferir la documentacin del archivo de trmite al archivo
de concentracin y las acciones para transferir posteriormente
la documentacin de este archivo al archivo histrico o bien
para acreditar su eliminacin o depuracin definitiva, en
concordancia con la normatividad que se tenga establecida al
respecto.38
De conformidad con lo anterior, las acciones de valoracin
y disposicin documental son las que permiten el ejercicio
prctico del ciclo vital de los documentos, pues a travs de
las acciones de transferencia y determinacin del destino
final de la documentacin permiten la administracin eficaz
38
En Mxico, el Archivo General de la Nacin, en cuanto entidad central y
de consulta del Poder Ejecutivo Federal en materia de administracin de
documentos y archivos, es la institucin facultada para dictaminar sobre el
destino final de la documentacin gubernamental, para lo cual tiene establecida
una serie de regulaciones normativas muy puntuales que pueden consultarse
en el sitio web de la institucin: www.agn.gob.mx.
37
de los documentos activos, semiactivos e histricos de las

instituciones.
Cabe destacar que aunque las acciones de disposicin
documental pueden asumir combinaciones prcticas
concretas, las cuatro siguientes, sin embargo, son las ms
frecuentes en el universo de los archivos gubernamentales:
a. la seleccin completa de los expedientes de la
series para su conservacin permanente como
archivo histrico;
b. la depuracin o eliminacin de todos los expedientes
de la serie, una vez concluidos sus valores primarios;
c. la aplicacin de un muestreo de los expedientes de la
serie, generalmente sistemtico, para su seleccin
como documentacin histrica y la depuracin del
resto de los expedientes;
d. el cambio de soporte: eliminacin del papel sin
perder la informacin; es decir, la migracin de la
informacin del papel al soporte digital o microflmico.
38
Las dos ltimas tcnicas de disposicin documental son las

ms frecuentes, pues es poco probable seleccionar o depurar
toda la informacin de un archivo.
2.4. Propsitos de la valoracin
De conformidad con la argumentacin que se ha hecho a lo
largo de este captulo, podra concluirse que los propsitos
esenciales del proceso de valoracin se asocian a los
siguientes aspectos:
propiciar la correcta circulacin de la informacin
archivstica
de
dentro
archivos,
de
un
sistema
estableciendo
institucional
procedimientos
claros de transferencias documentales;

identificar y seleccionar la memoria histrico-documental de las instituciones;
promover la eliminacin razonada de la informacin
documental que no posea valores histricos;
resguardar durante plazos estandarizados, basados

en la valoracin de los documentos, los expedientes
asociados a las series documentales;
diferenciar los usos de gestin de la informacin
archivstica de los de conservacin precautoria
e histricos para propiciar el curso efectivo del
ciclo vital de los documentos dentro del Sistema
Institucional de Archivos;
generar los instrumentos que permitan la
conduccin prctica de los procesos de valoracin,
principalmente el catlogo de disposicin documental
y los instrumentos de control archivstico asociados
a este proceso.
Con estas consideraciones en mente, en el siguiente captulo

se describen los aspectos metodolgicos bsicos para
favorecer la puesta en marcha de los procesos de valoracin,
especialmente en lo relativo a la ejecucin de las acciones
conceptuales, normativas e instrumentales que su ejercicio
supone.
39
Captulo III. Proceso de valoracin: aspectos metodolgicos

Sumario: 1. Poniendo en marcha el proceso de valoracin.
1.1. Fase de identificacin: estudio institucional y documental.
1.2. Fase de valoracin. 1.3. Fase de regulacin: generacin
de normatividad. 1.4 Fase de control: uso de los instrumentos
para la valoracin.
1. Poniendo en marcha el proceso de valoracin
Antonia Heredia afirma que En dicho proceso se integran

y reconocen las siguientes etapas, cada una de las cuales
coincide con una funcin (las tres primeras puramente
archivsticas, las siguientes ms administrativas): identificacin;
valoracin; seleccin; conservacin o eliminacin; aprobacin
o sancin; ejecucin o aplicacin; control, cuantificacin.39
Como se ha afirmado previamente, la valoracin como funcin

archivstica es una, universal y reconocible, como bien lo afirma
Antonia Heredia, indicndonos tambin que lo variante es la
metodologa, los instrumentos y los rganos que se diseen
para la ejecucin de los procesos de valoracin. Enseguida
se presenta un modelo metodolgico bsico en el que se
consideran tanto las acciones de carcter intelectual como las
de orden normativo y las instrumentales, en cuanto acciones
esenciales de los procesos de valoracin.
Por su parte, Mara Luisa Conde expresa que el proceso

incluye las siguientes fases: operacin intelectual, operacin
normativa, operacin material y operacin archivstica,
asociando a cada una de ellas las siguientes actividades:40
Para apoyar la descripcin del modelo de referencia,

tambin se describen los aspectos que, de acuerdo con
los especialistas, estn involucrados en los procesos de
valoracin.
b. Operacin normativa: el dictamen del rgano

encargado en cada caso de la aprobacin de las
40
a. Operacin intelectual: se trata del autntico trabajo

de valoracin que en el modelo espaol se realiza
sobre las bases de la informacin recopilada en la
fase de identificacin.
39
Heredia, op. cit., p. 8.
40
Se extraen los textos principales asociados al proceso de valoracin.
propuestas y su difusin, eleva al rango de norma lo

que hasta entonces era un mero trabajo intelectual,
materializado en una serie de calendarios de
conservacin y acceso.
Juan Manuel Herrera plantea el siguiente modelo metodolgico:

Son cuatro los elementos que metodolgicamente comparten
las modalidades de las que hablaremos ms adelante: la
identificacin, la valoracin, la regulacin y el control.42
c. Operacin material: es precisamente en esta

fase cuando se produce la destruccin fsica
de los documentos que deben ser eliminados.
Lgicamente, esta destruccin debe estar regulada
minuciosamente para evitar que puedan ser
reconocidos ni los datos del contenido de los
documentos ni cualquiera de los elementos de su
formato fsico.
Sustentado en el planteamiento metodolgico de Juan Manuel

Herrera, el Archivo General de la Nacin de Mxico emiti el
Instructivo para la elaboracin del Catlogo de Disposicin
Documental, como parte de las obligaciones jurdicas de la
institucin en el marco de la Ley Federal de Transparencia
y Acceso a la Informacin Pblica Gubernamental y de los
Lineamientos Generales para la Organizacin y Conservacin
de los Archivos de la Administracin Pblica Federal.
d. Operacin archivstica: en el modelo espaol a lo

largo de todo el ciclo vital de los documentos, se
realizarn tres transferencias entre los cuatro tipos
de archivo definidos en el Decreto de creacin del
Archivo General de la Administracin.41
Considerando las mismas fases del planteamiento de Herrera,

el agn las relaciona con la siguiente argumentacin:43
41
Conde Villaverde, Mara Luisa, Sistemas de eliminacin de documentos:
procesos comprendidos en la valoracin y su aplicacin prctica, ponencia
presentada en el marco de las Jornadas Archivsticas de Murcia, 2003.
(Documento en Word).
Identificacin: consiste en la investigacin y

anlisis de las caractersticas de los dos elementos
esenciales que constituyen la serie documental,
42
Herrera, op. cit., p. 132.
43
Ver el pdf del Instructivo para la elaboracin del Catlogo de disposicin

documental, pp. 10-14, en http://www.agn.gob.mx/menuprincipal/archivistica/
pdf/instructivo_catalogo_de_disposicion_abril06.pdf.
41
la funcin, el sujeto productor y el documento de

archivo.
Valoracin: consiste en el anlisis y la determinacin
de los valores primarios y secundarios de la
documentacin, para fijar sus plazos de acceso,
transferencia, conservacin o eliminacin.
Regulacin: en esta fase se elaborar e integrar el
Catlogo de disposicin documental en los formatos
establecidos, determinando con toda claridad los
plazos de conservacin y las tcnicas de seleccin.
Control: es la ltima fase y consiste en validar y
aplicar el Catlogo de disposicin documental .
Como puede observarse, los tratadistas coinciden,
esencialmente, en la metodologa propuesta. El proceso de
valoracin se concibe como uno en el que se desempean
actividades no solo conceptuales, sino que sobre su base se
construyen normas y regulaciones, as como instrumentos de
control de los procesos, tal como se describi en el captulo
previo, considerando sus dimensiones.
42
Cabe destacar tambin que en todos los casos la fase de

identificacin se considera piedra angular del proceso
de valoracin, pues a partir de ella se genera informacin
en torno a la entidad productora de la documentacin;
asimismo, las funciones que desempea en el curso
de sus actividades regulares y las caractersticas de la
documentacin que resultan precisamente de la actividad
cotidiana de las instituciones.
En el siguiente cuadro pueden verse las coincidencias
metodolgicas de los planteamientos previos, as como su
relacin con las dimensiones de orden intelectual, normativo
e instrumental que se analizaron en el captulo previo, sobre
cuya base se efectan los procesos de valoracin
Cuadro 3. Fases del proceso de valoracin. Cuadro comparativo
Acciones intelectuales44
Autor
Identificacin
Heredia
Supone la contextualizacin
(estudio de competencias, de
funciones, de actividades de la
institucin) de la serie documental,
el anlisis de sus contenidos y el
reconocimiento de su originalidad.
Conde
Control
Regulacin
Funcin central que da nombre al

proceso ya lo hemos dicho exige
definicin previa de los valores
para el reconocimiento expreso
de los mismos en las unidades
documentales.
La aprobacin o sancin, supone una

responsabilidad compartida, canalizada
a travs de rganos colegiados o
comisiones calificadoras o evaluadoras,
vinculadas a las instituciones con
competencia en materia de archivos.
Ejecucin o aplicacin y control,

cuantificacin. Se inserta en los
procesos de gestin de calidad
(cuntos anlisis, cuantas tablas
o calendarios, porcentajes de
eliminacin, etc.).44
La identificacin es la base de
la Valoracin, de acuerdo con la
definicin que la autora hace en lo
que llama operacin intelectual.
El resultado de esta fase es una

propuesta de plazos de conservacin/
eliminacin a los que en el modelo
espaol se aaden tambin los
plazos de reserva y accesibilidad.
Se materializa en la accin normativa

que tiene como resultado los
calendarios de conservacin y acceso.
Se refiere, de acuerdo con la

autora, a la operacin material de
la eliminacin y las operaciones
archivsticas normalizadas de
transferencias documentales.
Herrera
Reconocimiento de la procedencia
institucional, la caracterizacin
documental y la descripcin
informativa de los documentos.
Refiere la asignacin de valores

primarios y secundarios,
determinados para cada serie:
administrativos, legales y fiscales;
evidenciales, testimoniales e
informativos.
Determina los plazos de vigencia

y las instrucciones de disposicin
documental, generando con ellos el
catlogo de disposicin documental
como instrumento que permite efectuar
las acciones de disposicin.
Refiere al registro de la acciones

que se efectan en materia de
agn
Iinvestigacin y anlisis de
las caractersticas de los dos
elementos esenciales que
constituyen la serie documental,
la funcin, el sujeto productor y el
documento de archivo.
Anlisis y la determinacin de los

valores primarios y secundarios de
la documentacin, para fijar sus
plazos de acceso, transferencia,
conservacin o eliminacin.
Elaboracin del catlogo de

disposicin documental en los formatos
establecidos, determinando con toda
claridad los plazos de conservacin y
las tcnicas de seleccin.
Validacin y aplicacin del

Catlogo de disposicin
documental. 45
44
Valoracin
Acciones normativa e instrumental45
Heredia, op. cit., p. 9.
45
Ver el pdf del Instructivo para la elaboracin del Catlogo de disposicin documental, pp. 10-14, en http://www.agn.gob.mx/menuprincipal/archivistica/pdf/
instructivo_catalogo_de_disposicion_abril06.pdf.
43
La ejecucin de los procesos descritos, como parte del

proceso de valoracin, se describe en los siguientes
apartados del presente captulo.
1.1. Fase de identificacin: estudio institucional y
documental
Como se mencion en el captulo tercero, la dimensin
intelectual de la valoracin se relaciona especficamente con
todas aquellas acciones destinadas a identificar, analizar y
juzgar los valores asociados a la documentacin. Con base
en ellos se disean y construyen los criterios, las regulaciones
y los instrumentos asociados al proceso valorativo.
Esta accin de orden intelectual se sustenta,
precisamente, en las fases de identificacin y valoracin. La
identificacin, como se apunt antes, constituye la piedra
angular del proceso.
La
fase
de
identificacin
tiene
como
propsito
el
reconocimiento de la procedencia institucional, las funciones

asociadas a la institucin productora y las caractersticas de
los documentos resultantes del desempeo de sus funciones.
44
Tal hecho permitir identificar las funciones sustantivas y

adjetivas de los organismos, la importancia jerrquica de las
entidades productoras de la documentacin y, especialmente,
las caractersticas de la documentacin que generan.
Para lograr estos propsitos pueden llevarse a cabo varias
actividades:
En primer trmino, resulta conveniente identificar si la
institucin que se propone llevar a cabo el proceso de
valoracin dispone de un sistema de clasificacin archivstica
y, particularmente, de un cuadro de clasificacin. En tal caso,
tendr una gran ventaja, pues en la elaboracin de dicho
instrumento se habrn identificado previamente las series
documentales, as como sus caractersticas esenciales y su
procedencia institucional
Cabe recordar que el proceso de valoracin no
puede desvincularse de otros procesos archivsticos,
particularmente de los relacionados con la clasificacin, la
ordenacin y la descripcin, sobre los que puede apoyarse
el proceso de valoracin. Estos constituyen la columna
vertebral de cualquier sistema de gestin de documentos.
En este sentido, Herrera seala lo siguiente: en Mxico, la

propuesta en materia de [valoracin y] disposicin documental
siempre ha estado acompaada de un planteamiento que
aborda globalmente el problema de la clasificacin.46
Disponer de un cuadro de clasificacin, debidamente
estructurado con base en los mecanismos de agrupacin de
la informacin archivstica y a partir de esquemas eficaces
de identificacin, jerarquizacin y codificacin de las series
documentales de un organismo, facilitar en extremo la
ejecucin del proceso de valoracin y disposicin documental.47
Por otra parte, la utilizacin de las normas de descripcin,
como la isdf, la isad(g) y la isaar (cpf),48 relacionadas con la
identificacin de funciones, las descripciones de documentos
y los registros de autoridad sobre instituciones y familias,
respectivamente, podran tambin ser un elemento auxiliar para
llevar a cabo la fase de identificacin del proceso de valoracin.
46
No obstante lo anterior, lo habitual y ms recomendable

para llegar a esta fase es realizar un estudio institucional
y un estudio o anlisis documental. Esto permitir un
reconocimiento exhaustivo tanto del organismo productor
como de sus funciones y de las caractersticas asociadas a
las series documentales que habrn de valorarse.
Estos estudios permitirn, a su vez, la determinacin de
los valores primarios (los administrativos, legales y fiscales
de los documentos), sobre cuya base se sustentan
los valores secundarios, as como la definicin de los
criterios para la determinacin de las vigencias y la
ejecucin de las acciones de disposicin documental. El
estudio institucional se realiza mediante la recopilacin y
anlisis de toda la documentacin reguladora de la entidad
productora, especialmente la informacin siguiente:
a. la reglamentacin interna de la institucin que
elabora su catlogo de disposicin documental;
Herrera, op. cit., p. 132.
47
En caso de no disponer de dicho instrumento, la opcin es generarlo de

conformidad con las acciones y recomendaciones que se han reseado en el
tercer cuaderno de la presente coleccin.
48
Estas se abordan con mayor detalle en el cuarto cuaderno de la presente
coleccin.
b. las leyes y dems disposiciones jurdicas que rigen

la organizacin y el funcionamiento de la institucin;
45
c. los manuales de operacin

procedimientos) institucionales;
(organizacin
d. los organigramas de la institucin;

e. los planes y programas de trabajo institucionales.
Todo ello, con el objeto de poder identificar las funciones
de la institucin, tanto sustantivas como adjetivas, as como
su importancia institucional y social, lo cual posibilitar la
generacin de criterios de valoracin en torno a la naturaleza
administrativa, legal y fiscal de la documentacin.
En el siguiente cuadro pueden identificarse las
principales funciones que se ejercen en las instituciones
gubernamentales, mismas que revelan la intima relacin
entre institucin, funcin y documentacin
46
Cuadro 4. Institucin/funcin/documentacin
47
Como se ve en el cuadro, las unidades administrativas

superiores o directivas suelen producir informacin que no
necesariamente puede considerarse como documentacin
de archivo, ya que con regularidad los planes, los programas,
los anuarios, los informes de la gestin institucional tienden
a registrarse en publicaciones diversas cuyo destino son las
bibliotecas o los llamados centros de documentacin. Esto no
quiere decir que las reas directivas no produzcan y manejen
informacin archivstica. Generan o reciben correspondencia,
pero dado que estas reas no gestionan directamente los
asuntos relacionados con trmites o con la produccin de
informacin sustantiva, su emisin de series documentales
no es regular.
Por el contrario, tanto las unidades sustantivas de una
institucin como las reas de apoyo administrativo, adjetivas,
producen y usan cotidianamente documentos, expedientes
y series, sea para la atencin de trmites que vinculen la
institucin con sus usuarios, sea para la gestin de los
procesos sustantivos o tcnicos de la institucin, o bien para
la administracin de los recursos operativos internos.
La diferenciacin de las funciones que reglamentaria, jurdica
y administrativamente se les asigna a las diversas unidades
48
administrativas de una institucin permite identificar el tipo de

informacin que para su desempeo producen y usan. En este
caso, la documentacin que producen las reas directivas
si bien puede ser de gran trascendencia institucional, su
administracin y control no depende directamente del servicio
de archivos, salvo en casos contados.
Por su parte, la informacin de carcter adjetivo que producen
las reas administrativas como Recursos Humanos,
Materiales, Servicios Generales y en general todas las de
apoyo administrativo, producen cientos de expedientes y
series que tienen como caracterstica ser comunes a todos
los organismos gubernamentales. Se trata, precisamente,
de las reas que en todas las instituciones pblicas
ejercen funciones adjetivas que dan como resultado la
produccin de los documentos facilitativos recordando
a Schellenberg, asociados a la administracin interna
de los organismos.
Lo anterior no quiere decir que este tipo de documentacin
no sea importante; de hecho, lo es en forma extrema: buena
parte de esta informacin es esencial para promover una
cultura de transparencia y rendicin de cuentas.
Pero el hecho de que, por un lado, se produzca en forma explosiva

y de que, por otra parte, sea comn a todas las instituciones
gubernamentales constituye un buen parmetro para medir su
importancia institucional y social, as como para elegir en torno
a ella un mecanismo de disposicin documental que permita la
conservacin de la informacin con independencia de que se
pierda el soporte en el que se encuentra. La migracin de la
informacin del soporte de papel al soporte digital o microgrfico,
o la aplicacin de una tcnica de muestreo de seleccin, por
ejemplo, pudieran ser una buena alternativa de disposicin
documental para este tipo de series.
para poder fijar un criterio de disposicin documental asociada

a las series sustantivas, que suelen tambin producirse en
forma explosiva. Las caractersticas de esta informacin y sus
usos institucionales y sociales podrn ser un buen parmetro
para su seleccin o eliminacin en el marco del proceso
valorativo.
Las reas sustantivas, por su parte, producen tambin

informacin archivstica singular: informacin fundamental,
sustantiva, es decir, especfica de la institucin productora, de
conformidad con su objeto de trabajo esencial. Esto permite
pensar, en un primer anlisis, que ah es donde se encuentra
precisamente la informacin que a la larga se valorar
como potencialmente histrica o de valor permanente de los
organismos.
a. identificacin y anlisis de los instrumentos de

clasificacin y descripcin disponibles;
En este caso, sin embargo, tambin es necesario analizar otros

aspectos, como los que se derivan del estudio documental,
Por su parte, el estudio documental se realiza recopilando

y analizando la informacin que ofrezca un panorama
completo sobre la gestin documental de la institucin. La
ms significativa es la siguiente:
b. los historiales de prstamo de expedientes (lo

cual se logra si los archivos llevan un control de
prstamos y consultas);
c. la frecuencia de consulta de la informacin (tambin
puede medirse a travs de los historiales de
prstamo de expedientes);
49
d. el volumen de la documentacin que obre en el

archivo (puede saberse si se cuenta con inventarios
descriptivos de expedientes y series);
e. el periodo de la documentacin (se identifica si se
cuenta con inventarios);
f.
el espacio, el mobiliario y la capacidad de

almacenamiento disponible;
La combinacin tanto de los criterios institucionales como

documentales permitir reconocer con mayor precisin la
importancia de la documentacin y sus caractersticas, por
lo que pueden asignarse de ese modo las vigencias o plazos
de conservacin de una manera ms precisa y con ello evitar
seguir conservando documentacin solo por si se necesita.
Si no se cuenta con estos criterios, puede correrse tambin el
riesgo de depurar informacin relevante o seleccionar como
archivo histrico documentacin que carezca de importancia.
De conformidad con el estudio institucional y documental y
su combinacin inteligente, pueden establecerse los criterios
de valoracin y vigencia de una manera ms acertada, sobre
50
todo los de disposicin documental que acompaan a la

valoracin.
Pongamos por caso los siguientes ejemplos de combinacin
de criterios institucionales y documentales:
A. Si tenemos un gran volumen de expedientes de una
serie y disponemos de poco espacio para almacenarla
en nuestro archivo, y a su vez la documentacin
es sustantiva para el rea que la produjo y tiene
una frecuencia de consulta alta, entonces tenemos
que resolver nuestro problema de espacio, pues
necesitamos conservarla ms tiempo por la consulta
constante que se hace de los expedientes.
B. Por el contrario, si tenemos un gran volumen de
documentacin pero su frecuencia de consulta ha
disminuido, no contamos con espacio y mobiliario
suficiente para almacenarla, y la informacin
tiene un carcter adjetivo, nuestro problema
no es de espacio, ya que dicha documentacin
puede transferirse al archivo de concentracin sin
problema, en virtud de su escasa consulta.
C. Si, para poner un ejemplo final, tenemos un alto

volumen de documentacin, pero a travs de
nuestros historiales de prstamo de expedientes
detectamos que la frecuencia de consulta alta
se da solo para los expedientes del periodo ms
reciente, entonces debe tomarse la decisin de
transferir la documentacin ms antigua al archivo
de concentracin, y nicamente conservaremos en
el archivo de trmite la ms reciente.
En sntesis, es a partir de la generacin del estudio
institucional y del documental, como actividades implcitas en
la fase de identificacin, que podrn disearse los criterios
y regulaciones, as como construirse los instrumentos de
control asociados a la valoracin.
1.2. Fase de valoracin
Una vez realizado el estudio institucional y documental,
recopilada y sistematizada la informacin que arrojen, se
estar en condiciones de analizar, juzgar y determinar los valores
primarios, administrativos, legales y fiscales asociados a
todas y cada una de las series documentales identificadas
en la fase previa. Cabe recordar que a estas alturas an

nos encontramos en la esfera de la dimensin intelectual del
proceso de valoracin.
Ahora bien, no toda la documentacin producida por las
instituciones gubernamentales posee valores primarios de
carcter legal o fiscal. Estos se relacionan con un trmino
de prescripcin especfico, asignado mediante mandato
jurdico (decretos, acuerdos, cdigos, leyes) con el objeto de
determinar su vigencia o plazo de conservacin y disposicin.
Desde luego, buena parte de la documentacin archivstica,
dado su carcter probatorio de eventos y procesos de
gestin, tiene un valor eventualmente jurdico que permite
su utilizacin como prueba ante cualquier autoridad,
especialmente de orden jurisdiccional. Pero en el sentido
en el que se entienden en el marco de los procesos de
valoracin, el valor legal y fiscal se refieren de manera
exclusiva a que dentro de un ordenamiento jurdico se
seale expresamente el plazo o vigencia que determina
el trmino de prescripcin legal o fiscal de una accin
especfica y, por lo tanto, de los documentos que acreditan
y sustentan dicha accin.
51
Tal es el caso, por ejemplo, de las series documentales

asociadas a la documentacin contable gubernamental que
de conformidad con el Acuerdo del Ejecutivo Federal emitido
el 25 de agosto de 1998 establecen los Lineamientos a que
se Sujetar la Guarda, Custodia y Plazo de Conservacin
del Archivo Contable Gubernamental49, la cual se ampli
con mayor detalle en la emisin de las disposiciones asociadas
a la Norma ngif 004.50
En las disposiciones mencionadas se establece de manera
expresa el plazo de conservacin o vigencia y la disposicin
de las series documentales asociadas a gasto corriente e
ingreso por un total de cinco aos, y en el caso de las series
relacionadas con activos fijos, obra pblica y documentacin
que sirva para el fincamiento de responsabilidades,
denuncias ante el Ministerio Pblico o litigios y controversias
en la materia, por un plazo de hasta doce aos.
49
dof,
50
25 de agosto de 1998.
Sobre el particular, y en concordancia con el Acuerdo del Ejecutivo

Federal en cita, la Secretara de Hacienda y Crdito Pblico, a travs de
la Unidad de Contabilidad Gubernamental e Informes sobre la Gestin
Pblica, formul en el ao 2007, en el contexto de la Norma General
de Informacin Financiera Gubernamental ngifg 004, las disposiciones
aplicables al Archivo Contable Gubernamental.
52
En ese sentido, deben entenderse las denominaciones valor

legal y valor fiscal en oposicin al sentido del valor jurdico
probatorio, que posee prcticamente toda la documentacin
de archivo.
Entonces, la asignacin de los valores legales y fiscales, de
acuerdo con lo anterior, no depende del archivista, e incluso
tampoco de los funcionarios o empleados de una institucin.
Depende, en todo caso, de la entidad que de manera
normativa ejerza las funciones cuya documentacin se
sujeta a un proceso de valoracin global, como la Secretara
de Hacienda para el ejemplo citado, o las entidades
facultadas para emitir ordenamientos jurdicos que tengan un
carcter general, es decir, que incidan en el conjunto de la
administracin pblica.
Por ello, la asignacin de los valores legales y fiscales impacta
especialmente al conjunto de series documentales que son
comunes a todas las instituciones gubernamentales, as
que en este particular aspecto corresponder nicamente al
personal de archivos auxiliar en estos procesos de valoracin
al personal facultado para emitir disposiciones de orden
general.
Otra cosa sucede con el valor primario de carcter

administrativo. En este caso, la valoracin se asigna
de conformidad con los usos a los que se ve sujeta la
documentacin. Si bien no todas las series documentales
tienen un valor legal y fiscal asignado, a todas deber
sealrseles especficamente un valor administrativo,
en concordancia con el origen institucional de la
documentacin y los usos a los que sta se ve sujeta a lo
largo de su ciclo vital.
La asignacin de valor primario de orden administrativo,
en funcin de lo anterior, s constituye una responsabilidad
tanto de productores y usuarios de la informacin como del
personal archivstico, pues tanto unos como otros conocen
la importancia sustantiva o adjetiva de la documentacin, as
como su volumen, frecuencia de uso y periodicidad, entre
otras caractersticas que normarn los criterios para definir
los plazos o vigencias que obligan a su conservacin y
Por su parte, la asignacin de los valores secundarios,
evidenciales, testimoniales e informativos depender mucho
del anlisis de la entidad productora, las funciones que
desempea y la documentacin que genera, las cuales han

sido objeto de estudio de la valoracin primaria.
La distincin de las funciones sustantivas y adjetivas
de las organizaciones, la homogeneidad de las series que
se derivan de stas y su contenido informativo, la importancia
jerrquica de la entidad productora, los usos asociados a la
informacin que la documentacin acredita, la utilidad social
de la informacin, entre otros, establecen las premisas
bsicas para fijar los criterios de valoracin secundaria.
Y se debe tener en cuenta la generacin de mecanismos
destinados a favorecer la conservacin de informacin social
y culturalmente relevante, en oposicin a la conservacin a
ultranza de papeles.
La valoracin secundaria, por eso mismo, debe basarse
en una rigurosa valoracin primaria de la informacin
documental, pues ello permitir fijar criterios ms precisos de
conservacin, eliminacin o depuracin documental.
Esta labor, desde luego, no es sencilla, su complejidad
incluye el viejo debate entre historiadores y administradores,
quienes, desde extremos opuestos, se pronuncian
53
respectivamente por la conservacin de toda evidencia que

favorezca la investigacin histrica, o por la destruccin
masiva de documentacin para ganar espacios de oficina y
disminuir costos en recursos. Por tal razn, como se ver ms
adelante, la integracin de grupos interdisciplinarios para el
diseo y ejecucin de los procesos de valoracin primaria y
secundaria resulta una condicin esencial y prioritaria.
Por lo hasta aqu expuesto, cabra mencionar, en resumen,
las siguientes cuestiones importantes asociadas a la fase de
valoracin:
a. Que la mayor parte de las series documentales
producidas por las instituciones gubernamentales no
tienen asignado oficialmente un valor legal, acreditado
en un ordenamiento jurdico concreto.
54
de archivos, sino de las instancias facultadas para

ello.
d. Que la asignacin de los valores legales y fiscales
a travs de ordenamientos jurdicos especficos
de carcter general afecta ms a las series
documentales comunes a la administracin pblica.
e. Que al asignarse valores legales y fiscales, debe
asegurarse que estos se encuentren relacionados
con una disposicin jurdica oficialmente emitida.
f.
Que el valor legal se relaciona con la emisin

de un ordenamiento jurdico que establezca las
disposiciones para su conservacin y vigencia, en
oposicin al valor probatorio intrnseco que poseen
la mayor parte de los documentos de archivo.
b. Que, en el marco de los procesos de valoracin, la

asignacin de los valores primarios se traduce de
manera directa en la sealizacin de vigencias o
plazos de conservacin, medidos en aos.
g. Que toda la documentacin de archivo

producida en el sector pblico posee valores
administrativos asociados al uso al que se ven sujetos
los documentos a lo largo de su ciclo vital.
c. Que la asignacin de valores legales y fiscales no

constituye una responsabilidad directa del personal
h. Que corresponde a la entidad productora, a los

usuarios institucionales y a los propios archivistas,
con base en los estudios institucionales y

documentales que se hayan efectuado en la fase de
identificacin, asignar los valores administrativos
de la documentacin.
i.
Que dichos valores debern traducirse a trminos de

vigencia, en concordancia con los mecanismos
de produccin, uso, control y circulacin de la
informacin archivstica.
j.
Que la asignacin de valores secundarios tiene como

referencia un eficaz proceso de valoracin primaria,
as como la integracin de grupos interdisciplinarios
que, desde la ptica de los usos institucionales y
sociales de la informacin, puedan generar criterios
de conservacin pertinentes.
k. Que la asignacin de los valores primarios y

secundarios, sus vigencias o plazos de conservacin
y prescripcin, as como las condiciones para su
disposicin documental (su seleccin o eliminacin),
debern incorporarse a un esquema de normatividad
oficial donde se determinen polticas, lineamientos
e instrumentos de trabajo para darle formalidad

institucional a los procesos de valoracin documental.
En concordancia, entonces, con las fases de identificacin
y valoracin que se han descrito en el presente apartado,
se estar en condiciones de disear y construir los criterios,
regulaciones e instrumentos asociados a los procesos de
valoracin, con la expectativa de convertirlos en normatividad
institucional.
1.3. Fase de regulacin: generacin de normatividad
Concluidas las fases de identificacin y valoracin, da
inicio la fase de regulacin del proceso de valoracin. En
esta, las acciones de anlisis conceptual y tcnicas que se
han referido previamente debern traducirse en el diseo,
construccin y emisin de normas, polticas y regulaciones
para la generacin de diversos instrumentos.
El primero y ms importante de ellos consiste en la
construccin del catlogo de disposicin documental,
donde se registrar toda la informacin resultante de
las fases de identificacin y valoracin; particularmente,
55
las series documentales, la codificacin que se les haya

asignado mediante el sistema de clasificacin archivstica,
los valores primarios y secundarios relacionados con ellas,
las vigencias o plazos de conservacin de los expedientes
que las conformen, as como los mecanismos y criterios de
disposicin, es decir, las tcnicas de seleccin o eliminacin
que se les aplicarn para la determinacin de su destino final.
Por otra parte, y de conformidad con la legislacin mexicana, en
el propio catlogo de disposicin documental debern incluirse
en concordancia con la Ley Federal de Transparencia y Acceso
a la Informacin Pblica Gubernamental y los Lineamientos
Generales para la Organizacin y Conservacin de Archivos,
emitidos por el agn y el ifai las condiciones de acceso a la
institucin gubernamental del mbito federal. Por otra parte, la

incorporacin en el catlogo de las condiciones de acceso a
la informacin se asocia, lgicamente, al conjunto de la series
documentales que en ellos se registran; sin embargo, las
condiciones de acceso pueden establecerse para un conjunto
de expedientes o un expediente individual dentro de la serie,
por lo que en esta materia debern ser los propios comits
de informacin quienes determinen si se considera pblica o
reservada la serie documental en su conjunto o solamente
alguno o algunos de los expedientes asociados a ella.
informacin documental, o sea, las que correspondan a cada

serie incorporada al catlogo, en sus modalidades de informacin
reservada o pblica.
Adems del catlogo de disposicin documental, debern

tambin disearse otros instrumentos relacionados con la
valoracin, que por su naturaleza tienen un carcter ms
operativo, ms instrumental, por lo que contribuyen a hacer
ms eficaz el uso cotidiano del catlogo en los archivos de
cualquier institucin.
Al respecto, cabe destacar que la asignacin de plazos de

reserva o la sealizacin de la informacin como de consulta
pblica no dependen, por un lado, del personal de archivos,
sino de los Comits de Informacin que fueron creados como
parte del diseo institucional para la transparencia en cada
Entre estos instrumentos destacan los inventarios de

transferencia primaria y secundaria, esto es, aquellos que
permiten la circulacin adecuada, en el primer caso, de los
expedientes cuya utilidad y vigencia ha concluido en los
archivos de trmite, por lo que deben transferirse al archivo de
56
concentracin para su resguardo precautorio; en el segundo

caso, los que una vez culminada su vigencia precautoria
en el archivo de concentracin, deban ser transferidos a un
archivo histrico, con lo cual se cubre todo el ciclo de vida de
los documentos.
Adems de lo anterior, deber tambin elaborarse el inventario
de la documentacin cuyos plazos de vigencia primaria
hayan concluido y que carezcan de valores secundarios que
ameriten su conservacin como informacin histrica. Estos
debern depurarse de conformidad con las disposiciones
legales establecidas, en este caso, las emitidas por el Archivo
General de la Nacin en su carcter de entidad central y de
consulta del Ejecutivo Federal en la materia, y tratndose
de documentacin contable, de conformidad con las
disposiciones ya citadas que ha emitido la Secretara
de Hacienda y Crdito Pblico a travs de la Unidad de
Contabilidad Gubernamental e Informes de la Gestin Pblica.
Los calendarios de caducidades constituyen otro de los
instrumentos asociados a los procesos de valoracin que
pueden apoyar las acciones de transferencia y disposicin
final de las series documentales, pues con ellos se podr
verificar el vencimiento de los plazos de conservacin de

las series y sus expedientes constitutivos en los diversos
archivos institucionales.
Darle formalidad al uso de los instrumentos mencionados,
especialmente al catlogo de disposicin documental,
resulta de fundamental importancia, pues as constituirn
una normatividad de observancia obligatoria institucional;
adems, su formalizacin como instrumentos de gestin
documental podr garantizar seguridad, eficacia y sustento
jurdico a las acciones que en materia de valoracin se
emprendan en las instituciones pblicas.
La elaboracin de los instrumentos mencionados en formatos
oficiales y su incorporacin en un manual de uso y operacin,
que requiere de actualizaciones constantes, dada la dinmica
cambiante de las instituciones, abonar a la formalidad e
institucionalizacin de los procesos de valoracin.
La emisin de una disposicin jurdica institucional, por
parte de la autoridad administrativa del ms alto nivel, con
el apoyo de las reas coordinadoras de archivos, en su
calidad de autoridad archivstica superior institucional, dar
57
indudablemente mayor coherencia normativa a las acciones

de gestin documental que se emprendan en este campo.
Ejemplos de los instrumentos mencionados en el presente
captulo se incluyen en el apndice del presente cuaderno;
sin embargo, cabe destacar que, con la incorporacin de
sistemas automatizados para la gestin de documentos, este
tipo de instrumentos puede generarse en forma automatizada.
Los ejemplos que se anexan son solo como referencia de sus
contenidos.
1.4. Fase de control: uso de los instrumentos para la
valoracin
Esta fase se asocia enteramente a la dimensin instrumental
de los procesos de valoracin, por lo que se concibe como
aquella que en forma controlada pone en marcha y hace
viable la normatividad archivstica generada ad hoc.
El uso constante de los instrumentos normativos cobra
particular importancia en los procesos de valoracin. En el
campo de los archivos, especialmente administrativos, las
instituciones pblicas pocas veces disponen de instrumentos
formalmente establecidos para la administracin de
58
documentos. Por ello, el uso de los instrumentos deber

respaldarse en impactantes campaas de difusin y asesora
archivstica, as como en acciones de capacitacin bsica,
especializada y diferenciada que propicien tanto la formacin
tcnica del personal archivstico especialmente, en la
delicada labor que suponen los procesos de valoracin
documental, as como la formacin de induccin a la
administracin de documentos para el personal de mandos
medios y superiores.
El establecimiento de controles de calidad en el ejercicio
de los procesos de valoracin, la formalizacin de las
acciones de transferencia para la conservacin o eliminacin
de documentos, mediante el levantamiento de actas
administrativas que acrediten su cabal ejercicio, as como
llevar un registro de las acciones de disposicin, permitirn
el uso constante de los instrumentos normativos as como su
actualizacin permanente.
Tanto las fases de orden intelectual como las normativas
descritas en el presente captulo perderan su sentido y
orientacin si los instrumentos en los que se materializan
no se utilizan en la prctica cotidiana de la gestin de
documentos. De ah la importancia de favorecer con

acciones como las descritas el establecimiento de una
cultura archivstica en las instituciones gubernamentales.
En este sentido, cobra particular importancia la integracin de
grupos interdisciplinarios que contribuyan con el personal
de archivos a la conformacin de los instrumentos normativos
asociados a la gestin de documentos.
Particularmente en el mbito de la valoracin, que trasciende
el entorno de actividades estrictamente tcnicas para situarse
en el campo de la administracin pblica y sus procesos
internos de operacin, la integracin de estos grupos tiene
una importancia capital, pues la responsabilidad de valorar
los documentos no puede dejarse exclusivamente en manos
del personal de archivos, ya que la toma de decisiones en
este aspecto tendr un fuerte impacto en diversos rdenes
dentro de las instituciones, como bien seala Couture:
La evaluacin tiene, pues, impactos de dos rdenes para
un determinado organismo: impactos administrativos,
por un lado, que resultan de los perodos de conservacin
como archivos de gestin (documentos activos) y como
archivos intermedios (documentos semiactivos); impactos

culturales, por otro lado, que resultan de la decisin de
conservar de manera permanente o de eliminar.51
Desde esta perspectiva, la participacin de representantes de

las reas jurdicas, administrativas, de sistemas y tecnologas
de la informacin, as como de otros profesionales, en
coordinacin con los profesionales de los archivos, constituye
una condicin esencial en la integracin de los procesos de
valoracin documental.
En el captulo final, siguiente, se abordar la necesidad de
impulsar en forma planificada los procesos de valoracin que
se han descrito aqu.
51
Couture, op. cit., p.18.
59
Cuadro de sugerencias para llevar a cabo el proceso de valoracin
Sugerencia tcnica
Resultado por obtener
1.
Si la institucin no cuenta
con un catlogo de
disposicin documental
(cdd)
Elaborar catlogo con base en las recomendaciones metodolgicas descritas en este captulo del cuaderno
2.
Si la institucin cuenta
con un cdd
Identificar el acervo que se debe valorar, tomando la series documentales como unidad de identificacin y
valoracin
3.
Si la documentacin por
valorar se ha acumulado
en los archivos sin orden
alguno
Reconstruir el origen de la documentacin (principio de procedencia y orden original), revisando organigramas,

evolucin de las funciones dadas en el tiempo al organismo, inventariar la documentacin para poder identificarla y
realizar las acciones de carcter intelectual e instrumental recomendadas en la metodologa del presente captulo
4.
Si la documentacin est Identificarla desde que se produce, a travs de la generacin de un cuadro de clasificacin. Valorarla con la
en etapa de produccin
intervencin del rea productora de la documentacin, basndose en la revisin de las normas tcnicas y jurdicas
que regulen a la institucin, y propiciar el desarrollo del cdd para registrar los valores primarios, las vigencias
5.
Si la documentacin no se
ha integrado como serie
documental
6.
Diseo de instrumentos En todos los casos, el proceso de valoracin implica desarrollar los siguientes instrumentos de control de la
de
valoracin,
grupo valoracin: el cdd, los calendarios de caducidades y los inventarios de transferencia primaria, transferencia
interdisciplinario y plan de secundaria y para la depuracin de archivos. Todo lo anterior implica: 1) crear un grupo interdisciplinario para
valoracin
ejecutar el proceso de valoracin, y 2) disear y desarrollar un plan de valoracin documental, sea institucional o
en el rea que impulse el proceso de valoracin, como el que se describe en el captulo siguiente del cuaderno
asociadas a cada serie y el destino final o disposicin que les corresponda, segn su carcter sustantivo o adjetivo
60
Propiciar la generacin del cuadro de clasificacin archivstica, establecer los mecanismos de agrupacin de los
documentos y, posteriormente, elaborar el cdd
Captulo IV. Esquema de planeacin para la valoracin y disposicin documental

Sumario: 1. Justificacin del plan. 2. Integracin del esquema
de planeacin. 3. Principales fases y actividades.
si se integran en un esquema de planeacin que conduzca del

diseo conceptual de la valoracin, hasta el uso y actualizacin
permanente de sus instrumentos de trabajo.
1. Justificacin del plan

El diseo y desarrollo de un esquema de planeacin para la
valoracin y disposicin documental, al igual que en el caso
de la clasificacin archivstica, se justifica plenamente en
virtud de la complejidad de las acciones implcitas en estos
procesos y, especialmente, por la necesaria participacin
en su desarrollo de diversos profesionales, de cara a la
construccin coherente y sistemtica de la normatividad en
esta materia.
La complejidad de las actividades asociadas a la valoracin,
la dimensin intelectual, normativa e instrumental que
implica su desarrollo, los estudios y anlisis institucionales
y documentales que deben realizarse, la formulacin de
regulaciones, polticas y normas, as como la elaboracin
de instrumentos tcnicos requieren de fijar estrategias claras
y consistentes, as como la definicin y puesta en marcha de
diversas fases de trabajo que podrn tener xito nicamente
La formalizacin e institucionalizacin de las acciones de

valoracin y disposicin documental tambin requieren
sustentarse en una accin planificada. Recurdese que,
como se ha afirmado antes recogiendo las aportaciones del
archivista alemn Hans Booms, la valoracin no debe ser una
accin intuitiva, confiada solamente al criterio subjetivo de las
personas; por el contrario, debe basarse en rigurosos anlisis
tcnicos e institucionales que den cuenta del origen estructural
y funcional de la informacin archivstica, por lo que es
necesario desempear los procesos de valoracin de acuerdo
con la importancia institucional y social de la documentacin.
Como se destaca en el tercer cuaderno de la presente
coleccin, sobre clasificacin archivstica, [] La condicin
cambiante de las organizaciones pblicas, la masiva y
descontrolada produccin de documentos, as como el
azaroso manejo de la informacin archivstica, requieren
de una accin planificada para que de manera integral se
61
introduzcan sistemas, mtodos e instrumentos tcnicos

que favorezcan la correcta administracin de documentos
para la gestin de archivos, sealadamente en materia de
clasificacin.52 (Y, en este caso, tambin para la valoracin
como funcin y proceso archivstico).
En atencin a esto, a continuacin se describen las principales
fases asociadas a un esquema de planeacin para la conduccin
de los procesos de valoracin y disposicin documental.
coadyuven a la plena integracin de un sistema de valoracin

documental, corresponde esencialmente a los profesionales
de los archivos llevar la vanguardia del proceso, por lo
que sus actitudes de liderazgo, capacidad de gestin y
comunicacin, combinadas con su eficiencia tcnica, son
condiciones indispensables para el logro de dicho propsito.
Carol Couture, notable terico de la administracin de
documentos, seala al respecto lo siguiente: No nos
hagamos ilusiones, si el Archivista no lo hace, nadie lo har.53
2. Integracin del esquema de planeacin

Corresponde a las reas coordinadoras de archivos, en su
carcter de mxima autoridad archivstica de las instituciones
gubernamentales, disear, integrar, y desarrollar el esquema
de planeacin que debe seguirse en materia de valoracin,
conduciendo de manera articulada las actividades tcnicas,
normativas e instrumentales implcitas en este proceso.
Si bien en los procesos de valoracin debe participar la
autoridad administrativa del ms alto nivel dentro de las
instituciones, as como diversos grupos de profesionales que
52
Ver en el tercer cuaderno de la presente coleccin el captulo V, Plan de
clasificacin.
62
Como en el caso de la clasificacin, el esquema de planeacin

aplicado a la valoracin documental debe establecer
claramente sus propsitos y objetivos, las estrategias para
llegar a ellos, las fases y actividades que se desarrollarn,
una previsin de los resultados que esperan alcanzarse
y la determinacin de los tiempos en que se ejecutarn.
Por esta razn, el plan debe respaldarse en las tcnicas y
herramientas estratgicas necesarias.
En atencin a ello, el esquema de planeacin en esta materia
debe considerar el desarrollo de una serie de fases a las cuales
53
Couture, op. cit., p. 19.
deben incorporarse un conjunto de actividades, en el marco de

los tres niveles o dimensiones que la valoracin exige.
Las principales fases y actividades de este esquema se situaran
alrededor de los aspectos que veremos a continuacin.
3. Principales fases y actividades
b. Una vez formulado el esquema de planeacin,

deber promoverse y difundirse institucionalmente,
propiciando su comprensin en todos los niveles
organizacionales de la institucin. Al respecto, se
podr optar por una difusin presencial combinada
con elementos publicitarios que destaquen la
importancia de la valoracin y las acciones que se
llevarn a efecto para su desarrollo.
Fase 1. Organizacin logstica y difusin del plan

En esta fase se llevan a cabo actividades como las siguientes:
a. Formulacin de un documento ejecutivo donde
se plantee el esquema de contenidos del plan
de valoracin, considerando sus propsitos y
acciones por desarrollar, siguiendo las dimensiones
intelectuales, normativas e instrumentales de
la valoracin. El documento deber describir la
importancia y ventajas de la valoracin en el
entorno institucional. El documento servir al
rea coordinadora de archivos como elemento
de induccin y difusin del plan, a fin de lograr la
participacin de otros funcionarios institucionales,
especialmente la autoridad administrativa mayor del
organismo en el que se lleve a cabo.
c. Integracin de un grupo interdisciplinario de apoyo

tcnico para el desarrollo de los procesos de
valoracin en los que se sustenta el plan. Esto obedece
a que los procesos de valoracin hacen necesaria la
participacin multidisciplinaria de otros profesionales
en su desarrollo. Administradores, especialistas en
sistemas y tecnologas de la informacin, en leyes,
as como historiadores, desempean un papel
relevante en este sentido, dado el impacto que los
procesos de valoracin causarn institucionalmente.
El rea coordinadora de archivos podr apoyarse,
as, en un grupo especializado que podr dar
diversos enfoques para el diseo y ejecucin del
plan, especialmente durante las acciones de orden
intelectual, normativas e instrumentales asociadas a
los procesos de valoracin.
63
d. Una vez integrado el grupo interdisciplinario,

conviene
establecer
los
mecanismos
de
coordinacin entre el grupo y el rea coordinadora
de archivos, tanto para la formulacin definitiva del
esquema de planeacin como para el reparto de
responsabilidades y la definicin del cronograma
de actividades para el desarrollo de las actividades
tcnicas las de difusin asociadas al plan.
Fase 2. El
proceso de identificacin y valoracin dentro del
esquema de planeacin
Esta fase incluir las actividades de orden intelectual que

se describieron en la metodologa de los captulos previos.
Una vez definidas las acciones logsticas de la fase anterior,
corresponder al rea coordinadora de archivos y al grupo
interdisciplinario integrado realizar las siguientes labores
dentro de la institucin:
a. Disear los instrumentos para el registro de la
informacin asociada a los estudios institucional y
documental de la fase de identificacin del proceso
de valoracin.
64
b. Disear los instrumentos auxiliares para el

procesamiento de la informacin captada, sea en
gabinete o en campo. Recurdese que se deber
registrar y sistematizar tanto la informacin asociada
a la documentacin reglamentaria o normativa
de la institucin como la asociada a la operacin
documental, con el propsito de identificar a las
entidades productoras de la informacin, las
funciones que desempean y las caractersticas de
la documentacin que producen y usan.
c. Integrar el estudio institucional y documental.
d. Analizar la informacin recabada para proceder a la
fase de valoracin.
Fase 3. Valoracin documental
Con base en los modelos e instrumentos auxiliares diseados
en la etapa previa, durante esta fase se llevarn a cabo
actividades como las siguientes:
a. Anlisis de la informacin asociada al estudio

institucional
(leyes,
reglamentos,
acuerdos,
manuales de organizacin y procedimientos, planes

de trabajo, etctera).
b. Recopilacin, anlisis y registro de la informacin
levantada en campo (estudio documental: series
identificadas, relaciones entre las series y las
funciones de las que se derivan, volumen de las series,
periodicidad, frecuencia de uso de la informacin,
espacios y almacenamiento, instrumentos de control
archivstico existentes, etctera).
c. Anlisis de funciones sustantivas y desarrollo de
criterios de valoracin y disposicin documental
para las series asociadas a dichas funciones.
d. Anlisis de funciones adjetivas y desarrollo de
criterios de valoracin y disposicin documental para
las series asociadas a dichas funciones. Verificacin
de trminos de prescripcin oficialmente asignados.
e. Integracin de un cuadro concentrado de criterios
de valoracin y disposicin documental.
f.
Diseo y anlisis de instrumentos para la valoracin

(catlogo de disposicin documental, inventarios
de transferencia y depuracin, calendario de

caducidades).
g. Evaluacin de resultados.
Fase 4. Regulacin: integracin normativa

a. Integracin de normatividad (manuales, polticas
para la valoracin y formatos oficiales).
b. Difusin de normatividad a escala institucional.
c. Diseo de un esquema de capacitacin del personal
para el uso del catlogo y los dems instrumentos
de valoracin y disposicin.
d. Diseo de un programa de asesoras tcnicas
que se brindarn a las unidades administrativas de
la institucin para la ejecucin de las acciones
de valoracin.
e. Diseo y emisin de una disposicin jurdica
institucional para la formalizacin de la normatividad
en materia de valoracin (este puede encuadrarse
65
en el marco de una disposicin jurdica general

para la gestin institucional de documentos y
la administracin de archivos que incluya todos
los procesos archivsticos y la integracin de un
Sistema Institucional de Archivos).
Fase 5. Control: Uso de la normatividad en materia de valoracin
Esta fase incluir el desarrollo de los siguientes aspectos:
a. Establecimiento e imparticin de las acciones de
capacitacin en materia de valoracin documental.
b. Desarrollo del programa de asesoras tcnicas para
la interpretacin y aplicacin de la normatividad en
materia de valoracin.
c. Verificacin del uso del catlogo y los instrumentos
de valoracin en los archivos de la institucin
(que deber ser un programa permanente, al
igual que el de las asesoras y la capacitacin).
d. Ejecucin de correcciones y actualizaciones del
catlogo, conforme a la normatividad establecida
66
en el marco de los Lineamientos Generales para

la Organizacin y Conservacin de Archivos,
emitidos por el agn y el ifai.
e. Diseo y establecimiento de un control central
de acciones de disposicin documental, que
implica generar informacin asociada al control de
inventarios de transferencia y depuracin, las actas
de formalizacin de estas acciones, dictmenes del
Archivo General de la Nacin y dems controles
establecidos institucionalmente para el registro y
control de las acciones de disposicin.
Conclusiones
Como se ha destacado a lo largo del presente cuaderno,

la valoracin constituye una funcin archivstica de suma
importancia dentro de la gestin de documentos y la
administracin de archivos. De hecho, de conformidad
con los especialistas, la valoracin permite instrumentar el
ejercicio del ciclo vital de los documentos en las instituciones.
Con ello se logra la identificacin, seleccin y construccin
de su memoria documental, as como la circulacin de
la informacin archivstica en el marco de los sistemas
institucionales de archivos.
Contar con un sistema de valoracin documental, adems de
lo anterior, permite a las instituciones reducir y racionalizar
la masa documental que se produce de manera explosiva,
diferenciado los usos de gestin de los propiamente
histricos. Con ello se logra ahorrar recursos que, hoy en da,
se destinan de forma incontrolada para el almacenamiento
intensivo de documentos cuya frecuencia de consulta quiz
ha disminuido.
Para llegar al desarrollo de una teora de la valoracin que,

como se ha dicho, es una perfectamente reconocible, han
pasado casi doscientos aos en los que diversos tratadistas
europeos y americanos, tanto de la escuela anglosajona
como latina, han invertido grandes esfuerzos intelectuales y
materiales que permiten decantar el espacio y horizontes de
la valoracin en el marco de la administracin de documentos.
A lo largo de ese periodo se han producido intensos debates,
lo que ha hecho posible la generacin de criterios de orden
intelectual, normativos e instrumentales, concebidos como
las dimensiones asociadas a los procesos de valoracin.
La irrupcin de nuevos fenmenos en el manejo de la
informacin, tales como el incesante y dinmico desarrollo
de las tecnologas de la informacin, ponen en la mesa de
discusiones nuevos debates y retos que habrn de modificar
ms temprano que tarde la visin que se tiene de los archivos
y, especialmente, de los profesionales de los archivos, quienes
67
debern tomar la vanguardia, indiscutiblemente, para ejecutar

las acciones y programas destinados a disear, desarrollar e
implantar sistemas acordes a las nuevas realidades.
En el campo de la valoracin, queda claro que su desempeo
rebasa y trasciende las acciones estrictamente tcnicas
asociadas a la administracin de documentos, por lo que
la integracin y participacin de otros especialistas y grupos
interdisciplinarios constituye una condicin bsica para
afrontar sus retos, en el marco de instituciones dinmicas y
cambiantes y de una sociedad demandante de informacin
organizada.
La informacin, como afirm Karl W. Deutsch,54 constituye
los nervios de gobierno por lo que su control resulta esencial
para tener una capacidad de respuesta organizada ante la
sociedad. En estos tiempos en los que en Mxico se introduce
una cultura de transparencia, acceso a la informacin y
rendicin de cuentas, la organizacin y valoracin de archivos
devienen como factor esencial orientado en la perspectiva
delineada por Deutsch, pues en ellos se concentra la mayor
54
Deutsch, Karl. The Nerves of Government: Models of Political Communication
and Control, The Free Press, Nueva York, 1996.
68
parte de la informacin pblica gubernamental a la que el

ciudadano puede tener acceso.
En la medida que la valoracin y la disposicin documental se
efecten con eficiencia y no solo para cubrir las formalidades
jurdicas, realmente se podr realmente tener acceso
a informacin socialmente relevante, pues el propsito
esencial de la valoracin es la conservacin de la memoria
histrica de las instituciones, as como la correcta gestin de
la informacin administrativa.
El diseo, desarrollo, generacin y actualizacin permanente
de la normatividad e instrumentos en materia de valoracin y
disposicin documental, con base en criterios metodolgicos
como los que se han expuesto en el presente cuaderno, pero
sobre todo su aplicacin y uso inteligente en el universo de
los archivos, podr contribuir de manera fundamental a la
integracin de esos nervios de Gobierno.
Glosario55
Acceso a la informacin: derecho ciudadano de consultar,
de acuerdo con las disposiciones legales correspondientes,
la informacin pblica gubernamental.
Administracin de archivos: planeacin, organizacin,
direccin y control de las estructuras archivsticas y sus
recursos de operacin (humanos, materiales, tcnicos,
tecnolgicos, presupuestales).
Administracin de documentos: metodologa integral
para planear, dirigir y controlar la produccin, organizacin,
circulacin y uso de los documentos, a lo largo de su ciclo
institucional de vida, atendiendo a una mayor economa y
racionalizacin en el manejo de los recursos operativos y las
estructuras archivsticas.
Administrador o gestor de documentos: profesional
encargado de dar tratamiento tcnico a los documentos
y archivos, con el propsito de organizarlos, valorarlos,
conservarlos y difundirlos.
55
Algunas de las definiciones del glosario fueron tomadas de los Lineamientos
Generales para la Organizacin y Conservacin de los Archivos de las
Dependencias y Entidades de la Administracin Pblica Federal, emitidos por
el ifai y el agn (dof, 20 de febrero de 2004). Otras definiciones fueron hechas o
precisadas por el autor.
Agrupacin documental: asociaciones sucesivas de los

documentos de archivo que permiten vincularlos con el
expediente al que deben incorporarse, as como vincular
a los expedientes con la serie y fondo de archivo al que
pertenecen.
Archivo: el concepto tiene tres acepciones: 1. Conjunto
orgnico y organizado de informacin en cualquier soporte,
producida o recibida en el ejercicio de las funciones
y atribuciones de personas fsicas o jurdicas, pblicas y
privadas. 2. Entidad o institucin archivstica formalmente
establecida, esto es, como oficina, unidad administrativa
o estructura registrada en los organigramas y los reglamentos
de organizacin y funcionamiento de las instituciones.
3. Espacio fsico en el que se deposita la documentacin
que lo conforma, es decir, el archivo como depsito.
Archivo de concentracin: unidad responsable de la
administracin de documentos cuya frecuencia de consulta
haya disminuido (semiactiva) y que permanecen en l hasta
que concluye su plazo de conservacin, en razn de sus
valores primarios de carcter administrativo, legal y fiscal. (En
el mbito hispanoamericano, esta unidad puede entenderse
tambin como archivo general, archivo de transferencia,
archivo intermedio).
Archivo histrico: unidad responsable de organizar,
describir, conservar, preservar, administrar y divulgar la
memoria documental institucional.
69
Archivo de trmite: constituye la unidad responsable de la

administracin de documentos en gestin, de uso cotidiano y
necesario para el ejercicio de las atribuciones y funciones de
cualquier unidad administrativa u oficina.
Clasificacin archivstica: proceso de identificacin,

agrupacin por sus clases y diferencias, sistematizacin
y codificacin de expedientes de acuerdo con su origen
estructural y funcional.
Atribucin: capacidades competenciales de carcter general

de las organizaciones y sus divisiones internas, dadas a
estas por mandato legal.
Ciclo vital de los documentos: fases por las que pasan

los documentos en una institucin y que se caracterizan por
diversos usos institucionales de la informacin: una primera
etapa, denominada activa o de gestin de la informacin
documental; una segunda fase, conocida como semiactiva o
de conservacin precautoria de los documentos, y una tercera
etapa, inactiva o histrica de los testimonios documentales.
El ciclo vital se conoce tambin como la teora de las tres
edades de los documentos, a los que se da tratamiento
en los archivos de trmite durante su primera edad, en el
archivo de concentracin durante la segunda edad, y en
el archivo histrico durante su tercera edad.
Baja o depuracin documental: proceso de eliminacin

razonada y sistemtica de documentacin que haya prescrito
en sus valores primarios administrativos, legales y
fiscales, y que no posea valores secundarios o histricos
evidenciales, testimoniales o informativos, de
conformidad con el Catlogo de Disposicin Documental.
Catlogo de disposicin documental: registro general
y sistemtico que establece los valores primarios de
la documentacin, los plazos de conservacin o vigencia
documental en los archivos de trmite y concentracin, y la
determinacin de su destino final al trmino de sus vigencias,
que puede ser su eliminacin definitiva en caso de
carecer de valores secundarios o bien, su seleccin como
documentacin histrica o de valor permanente, susceptible
de transferirse para su conservacin y divulgacin a una
unidad de archivo histrico. (Tambin se lo conoce como
tablas de retencin, cuadro de vigencias o calendarios de
conservacin).
70
Comit de Archivos: organismo constituido por archivistas

y, en su caso, administradores, para la coordinacin de
acciones o programas archivsticos dentro de una institucin.
Est avalado por la legislacin o normativa institucional
oficial.
Conservacin archivstica: procesos y medidas destinados
a asegurar la preservacin, la prevencin o restauracin
de alteraciones fsicas de los documentos de archivo, y el
mantenimiento de los soportes en los que se encuentren.
Control de gestin: conjunto de acciones destinadas al

seguimiento, evaluacin y cumplimiento de actividades y
proyectos.
Correspondencia: conjunto de comunicaciones administrativas
emitidas o recibidas por las unidades administrativas u oficinas
de la institucin en el desempeo de sus actividades y el ejercicio
de sus atribuciones.
Cuadro general de clasificacin archivstica: modelo e
instrumento lgico que representa de forma sistemtica las
categoras establecidas como resultado de la clasificacin
archivstica y que refleja la estructura de los fondos con base
en las estructuras orgnicas y las atribuciones y funciones de
las instituciones.
Descripcin archivstica: elaboracin de una representacin
exacta de la unidad de descripcin y, en su caso, de las
partes que la componen, mediante la recopilacin, el anlisis,
la organizacin y el registro de la informacin que sirve para
identificar, gestionar, localizar y explicar los documentos
de archivo, as como su contexto y el sistema que los ha
producido, de conformidad con la Norma Internacional
General de Descripcin Archivstica, isad(g) [por las siglas
en ingls de General International Standard Archival
Description. Puede descargarse en pdf desde www.mcu.es/
archivos/CE/RecProf/NormasDocumentos.html].
Disposicin documental: destino sucesivo inmediato de

los expedientes y series documentales dentro de un sistema
institucional de archivos, una vez que prescriben sus valores
primarios, administrativos, legales y fiscales. As, el destino
inmediato de los expedientes cuya utilidad administrativa o
de gestin prescriba en el archivo de trmite ser el archivo de
concentracin. Del mismo modo, el destino inmediato de los
expedientes que prescriben en el Archivo de Concentracin
ser la seleccin de los mismos como archivo histrico, o su
eliminacin en caso de que carezcan de valores secundarios.
Documento (o unidad documental simple): todo registro
material de informacin con independencia del soporte en el
que se encuentre y los fines para los que haya sido creado.
Documento de archivo: informacin registrada en cualquier
soporte, producida, recibida y conservada por cualquier persona
fsica o jurdica en el ejercicio de sus competencias o en el
desarrollo de su actividad y funciones, y que posee un contenido,
un contexto y una estructura que le otorgan calidad probatoria de
eventos y procesos de la gestin institucional.
Documento electrnico: informacin producida, usada,
enviada o recibida por medios electrnicos o migrada a estos
por medio de un tratamiento automatizado, y que requiera de
una herramienta especfica para ser legible o recuperable.
Estructura organizacional: oficina o unidad administrativa
formalmente establecida dentro de las instituciones, que
71
cuenta con atribuciones y funciones legales y recursos para

su desempeo.
Expediente (o unidad documental compuesta): unidad
documental constituida por varios documentos de archivo,
ordenados lgica y cronolgicamente y relacionados por
un mismo asunto, materia, actividad o trmite, o por ser
resultado de un mismo proceso de gestin y acumulacin de
los documentos que los constituyen.
Explosin de documentos: produccin masiva
descontrolada de documentos en las instituciones.
Fondo: conjunto de documentos, con independencia de

su tipo documental o soporte, producidos orgnicamente
o utilizados por una persona fsica, familia o entidad en el
transcurso de sus actividades y funciones como productor.
Funcin: cualquier objetivo de alto nivel, responsabilidad o
tarea asignada a una institucin por la legislacin, poltica
o mandato. Las funciones pueden dividirse en conjunto de
operaciones coordinadas como subfunciones, procesos,
actividades, tareas o acciones.
Gestin documental (o gestin de documentos):
tratamiento integrado de la documentacin a lo largo de su
ciclo vital a travs de la ejecucin de procesos de produccin,
integracin, clasificacin, ordenacin, descripcin, valoracin,
conservacin y difusin de la informacin archivstica.
72
Informacin adjetiva: informacin administrativa que

genera documentacin comn a todas las dependencias o
entidades.
Informacin documental: informacin producida por
instituciones o entidades, registrada en documentos de
archivo. Sinnimo de informacin archivstica.
Informacin de gestin: informacin formalmente registrada
en cualquier soporte que derive del desempeo de las
funciones o atribuciones de cualquier institucin, dependencia
o entidad o que se requiera para el desempeo de estas.
Informacin sustantiva: informacin especfica de las
instituciones relacionadas con la razn de ser de las mismas.
Instrumentos de control archivstico: instrumentos
tcnicos que permiten el desempeo de las actividades
archivsticas y el control de la documentacin a lo largo de
su ciclo vital.
Inventarios documentales: instrumentos de consulta que
describen las series o expedientes de un archivo y que permiten
su localizacin (inventario general), transferencia (inventario
o relacin de transferencia) o baja documental (relacin de
expedientes objeto de eliminacin).
Normatividad archivstica: conjunto de regulaciones,
lineamientos o disposiciones jurdicas, tcnicas o
administrativas para la gestin de documentos y la

organizacin de archivos.
Organizacin estructural de los archivos: creacin formal
de los archivos de trmite, de concentracin o histricos,
reconocida jurdicamente por las instituciones.
Planeacin estratgica: proceso que se efecta para la
determinacin de objetivos, metas, desarrollo de actividades
y evaluacin de resultados en cualquier campo de actividad.
Rendicin de cuentas: obligacin de los funcionarios y
polticos de informar a los ciudadanos sobre las acciones
y resultados de gobierno, as como de los procesos
deliberativos y la toma de decisiones.
Seccin: diferenciacin y estratificacin de un fondo,
lo cual da lugar a grupos ms especficos formados por
documentacin que, teniendo un origen institucional comn,
presenta ciertas semejanzas estructurales concretas que los
distinguen de otras secciones.
Serie documental: conjunto de expedientes cuya produccin
y uso se relaciona con el ejercicio de una funcin o atribucin
genrica. La serie documental constituye un concepto central
en la organizacin de archivos, pues agrupa en una categora
superior los expedientes individuales de un archivo. Las
series constituyen divisiones elementales de las secciones
de un fondo, integradas por grupos de documentos ms

pequeos que, adems de sus afinidades concretas,
presentan similitudes temticas exclusivas, en relacin con
una funcin institucional especfica que las distingue de otros
bloques o series documentales.
Sistema: conjunto de elementos o componentes que
interactan para el cumplimiento de fines o metas comunes.
Sistema de archivos: conjunto de mtodos, procesos,
procedimientos, instrumentos y recursos destinados a la
integracin, clasificacin, ordenacin, descripcin, valoracin
y disposicin, conservacin, preservacin y divulgacin de la
informacin archivstica.
Sistema Institucional de Archivos (sia): unidades de
archivos de trmite, de concentracin e histricos y reas
coordinadoras de archivos que interactan a lo largo del ciclo
vital de los documentos para la correcta administracin de los
mismos, tambin conocido como Sistema Red de Archivos.
Sujeto productor: persona fsica o jurdica que, de acuerdo
con el desempeo de las actividades que se le confieren de
acuerdo con la legislacin vigente, produce documentos de
archivo.
Transparencia: prctica permanente de un Estado
democrtico que coloca la informacin en la vitrina pblica.
73
Transferencia: traslado controlado y sistemtico de

expedientes de consulta espordica de un archivo de trmite
a un archivo de concentracin (transferencia primaria), y de
expedientes que deben conservarse de manera permanente,
del archivo de concentracin al archivo histrico (transferencia
secundaria).
Ubicacin topogrfica: ordenacin de los expedientes
de un archivo en el espacio o mobiliario destinado para su
resguardo fsico y que puede seguir criterios cronolgicos,
alfabticos, numricos, geogrficos, onomsticos, cromticos
o mixtos.
Unidad administrativa: cualquier estructura orgnica de una
institucin con nivel de oficina superior o directiva (Direccin
General o equivalente) y oficinas de mandos superiores
(Oficiala Mayor, Coordinacin General, Subsecretara,
Secretara, Oficina del Ministro y de los viceministros,
etctera).
Unidad central de correspondencia: rea encargada de
brindar los servicios centralizados de recepcin y despacho
de la correspondencia oficial dentro de las instituciones,
conocidas genricamente como Oficiala de Partes. En
algunos lugares la denominan Ventanilla nica.
Valoracin: actividad que consiste en el anlisis e
identificacin de los valores documentales para establecer
74
criterios y plazos de vigencia, as como de disposicin

documental.
Valor documental: condicin de los documentos que les
confiere caractersticas administrativas, legales y fiscales en
los archivos de trmite o concentracin (valores primarios),
o bien, evidenciales, testimoniales e informativos en los
archivos histricos (valores secundarios).
Vigencia documental: periodo durante el cual un documento
de archivo mantiene sus valores administrativos, legales
y fiscales, de conformidad con las disposiciones jurdicas
vigentes.
Bibliografa
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histrica y la sociedad del conocimiento, Barcelona, uoc,
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en el sitio web www.infodf.org.mx, enlace Publicaciones,
o en el Aula Virtual de Capacitacin del Infodf, como curso de
capacitacin a distancia].
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Vzquez, Manuel, Manual de seleccin documental, 2 ed.
actualizada, Santaf de Bogot, a.g.n., 1992.
Apndice
Instrumentos bsicos de valoracin y disposicin documental
77
Formato 1
Ejemplo de Catlogo de disposicin documental
Modelo propuesto por el Archivo General de la Nacin con algunas modificaciones
78
Datos del Formato 1

Cdigo: registrar la clave asociada a la serie documental
dentro del sistema de clasificacin
Nombre: denominacin oficial de la serie documental
Plazo de conservacin: que se divide en dos columnas, la
de valoracin primaria dividida a su vez en las categoras
administrativa, legal y fiscal y la de vigencias asociadas a
cada serie documental tanto en archivo de trmite como en
archivo de concentracin y total de aos de vigencia.
Tcnicas de seleccin: se divide en tres columnas:
eliminacin, conservacin y muestreo, relacionadas con los
trminos de disposicin documental que corresponden a
cada serie.
Informacin: Dividida a su vez en tres columnas, en las
que se establecen las condiciones de acceso y el plazo de
reserva que corresponde a cada serie de conformidad
con las disposiciones de la Ley Federal de Transparencia
y Acceso a la Informacin Pblica Gubernamental, y una
columna de observaciones, en la que puede anotarse, por
ejemplo, las disposiciones jurdicas que sustenten los plazos
de reserva o las condiciones de acceso.
79
Formato 2
Modelo de formato de Inventario de transferencia primaria
Elaboracin propia
Inventario de transferencia primaria
Unidad administrativa: (1)

rea productora: (2)
Caja nmero (3) Total de expedientes: (4)
Expediente
nmero
(7)
80
Serie/Asunto
(8)
Transferencia nmero... (5)

Clasificacin
(9)
Aos
(10)
Fecha de transferencia: (6)

Plazo de retencin
en ac
(11)
Disposicin
(12)
Formato 2. Registro de datos del formato

1. Unidad administrativa: nombre de la unidad administrativa
de la que procede la documentacin en transferencia.
.
2. rea productora: nombre de la oficina directamente
productora de la documentacin en transferencia.

3. Caja nmero: nmero de caja que se relaciona en orden
progresivo para cada transferencia.
4. Total de expedientes: nmero total de expedientes
contenidos en la caja que se relaciona.
5. Transferencia nmero: nmero de transferencia con el
que se remite la documentacin al archivo de concentracin,
la cual deber ser en orden progresivo y anual.
6. Fecha de la transferencia: anotar la fecha en la que se
enva la documentacin al archivo de concentracin.
8. Serie/Asunto: anotar el nombre del expediente de acuerdo

con la serie documental y el asunto con el que se asocia, de
conformidad con el cuadro de clasificacin archivstica
9. Clasificacin: anotar el cdigo de clasificacin que
corresponde a cada expediente.
10. Aos: anotar los aos extremos de apertura y cierre del
expediente que se registra.
11. Plazo de retencin en a.c.: anotar el nmero de aos
que, de acuerdo con el catlogo de disposicin documental,
los expedientes que se transfieren debern conservarse en
el archivo de concentracin institucional.
12. Disposicin: anotar, de conformidad con el catlogo de
disposicin documental, el destino final de los expedientes
transferidos al archivo de concentracin, una vez que termine
su plazo de retencin en esa unidad.
7. Nmero de expediente: enlistar en orden progresivo cada

uno de los expedientes de la caja y los relacionados en el
formato.
81
Formato 3
Modelo de formato de Inventario de transferencia secundaria
Elaboracin propia
Inventario de transferencia secundaria
Fondo: (1)
Seccin: (2)
Caja nmero (3) Total de expedientes: (4)
Expediente
nmero
(7)
82
Transferencia nmero (5)
Serie/Asunto
(8)
Clasificacin
(9)
Aos
(10)
Fecha de transferencia: (6)

Soporte
(11)
Observaciones
(12)
Formato 3. Registro de datos del formato

1. Fondo: nombre de la institucin de la que procede la
documentacin en transferencia.
.
2. Seccin: nombre de la unidad administrativa directamente
productora de la documentacin en transferencia.

3. Caja nmero: nmero de caja que se relaciona en orden
progresivo para cada transferencia.
4. Total de expedientes: nmero total de expedientes
contenidos en la caja que se relaciona.
9. Clasificacin: anotar el cdigo de clasificacin que

corresponde a cada expediente.
10. Aos: anotar los aos extremos de apertura y cierre del
expediente que se registra.
11. Soporte: anotar el tipo de soporte en el que fue transferida
la informacin: papel, digital, microfilmico.
12. Observaciones: anotar las observaciones que procedan;
por ejemplo, el estado de conservacin de la documentacin
o, en su caso, si ser digitalizada o microfilmada.
5. Transferencia nmero: nmero de transferencia con el

que se remite la documentacin al archivo histrico, la cual
deber ser en orden progresivo y anual.
6. Fecha de la transferencia: anotar la fecha en la que se
enva la documentacin relacionada al archivo histrico.
7. Nmero de expediente: enlistar en orden progresivo cada
uno de los expedientes contenidos en la caja y relacionados
en el formato.
8. Serie/Asunto: anotar el nombre del expediente de acuerdo
con la serie documental y el asunto con el que se asocia, de
conformidad con el cuadro de clasificacin archivstica.
83
Formato 4
Formato de Calendario de caducidades
Calendario de caducidades
(1) Fondo:
(2) Seccin:
(3) Serie:
Nm. de expediente
Descripcin
Cdigo clasificacin
Fecha de vencimiento
(4)
(5)
(6)
(7)
Transferencia al archivo de (8)
Formato 4: Registro de datos del formato

1. Fondo: anotar el nombre de la entidad productora.
2. Seccin: nombre de la unidad administrativa
directamente productora de la documentacin.
3. Serie: nombre de la serie documental cuyos
expedientes se relacionan.
84
4. Nm. de expediente: nmero consecutivo de los

expedientes que se relacionan.
5. Descripcin: breve extracto del asunto de cada
uno de los expedientes que se relacionan.
6. Cdigo de clasificacin: clave asignada al

expediente que se relaciona, de conformidad con el
cuadro de clasificacin.
7. Fecha de vencimiento: fecha en la que concluye
el expediente, de conformidad con el catlogo de
8. Transferencia al archivo: anotar si los expedientes
que se relacionan se remiten al archivo de
concentracin o al histrico, o si se relacionarn
para su depuracin. (Este modelo de formato puede
ser usado tanto por los archivos de trmite como por
el archivo de concentracin).
85
Metodologa para la valoracin y disposicin documental:

aspectos tericos e instrumentales
se termin de imprimir en el mes de diciembre de 2011
Tiraje: 3,000 ejemplares
Edicin a cargo del
Instituto Federal de Acceso a la Informacin y Proteccin de Datos

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Instituto Federal de Acceso a la Informacin y Proteccin de Datos

Metodologa para la valoracin y disposicin documental:

Jos Antonio Ramrez Delen

Aurora Gmez Galvarriato Freer

Sigrid Arzt Colunga

Araceli Alday Garca

Mara Marvn Laborde

Mara del Pilar Pacheco Zamudio

Mara Elena Prez-Jan Zermeo

Metodologa para la valoracin y disposicin documental: aspectos tericos e instrumentales

II. Breves aspectos conceptuales de la valoracin documental ........................................................................................... 30

Metodologa para la valoracin y disposicin documental: aspectos tericos e instrumentales

Metodologa para la valoracin y disposicin documental: aspectos tericos e instrumentales

fraccin v de la Constitucin Poltica de los Estados Unidos

* Es importante mencionar que al momento de estar en imprenta los Cuadernos

La emisin de los cuadernos tiene adems propsitos

Los cuadernos constituyen una serie de guas tcnicas

cuya generacin reclama con frecuencia la participacin

favorecer la construccin de la memoria histrica de las

Cobertura temtica de los cuadernos

La coleccin Cuadernos Metodolgicos se compone de cinco

4. Descripcin archivstica: diseo de instrumentos de

1. Metodologa para la organizacin de sistemas

5. Metodologa para la valoracin y disposicin

2. Produccin e integracin de la informacin

Los ttulos de la coleccin guardan entre s una estrecha

Metodologa para la valoracin y disposicin documental: aspectos tericos e instrumentales

tampoco los contenidos de este respecto de los relacionados

Cabe destacar que en cada uno de los cuadernos se

Todos estos procesos se efectan desde la primera etapa

En el presente cuaderno se aborda uno de los temas de mayor

al paso de los aos los principales fundamentos de la

complejidad y, al mismo tiempo, de los ms apasionantes y

valoracin como funcin archivstica.

debatidos de la administracin de documentos, asociado a la

En razn de lo anterior, y sin el nimo de agotar una discusin

las principales tendencias histricas y de la perspectiva que

El cuaderno incluye un apndice con modelos ilustrativos de

Metodologa para la valoracin y disposicin documental: aspectos tericos e instrumentales

Objetivos del cuaderno

Describir el marco conceptual y las principales

Destacar la importancia de los grupos

Describir los principales instrumentos de

Captulo I. Claves de una funcin archivstica

historiadores y administradores. Estos colocan al archivista

Metodologa para la valoracin y disposicin documental: aspectos tericos e instrumentales

tambin, que tanto los productores como los administradores

La relevancia del tema no es reciente. Estudios e investigaciones

del tiempo, as como establecer sus principales perfiles y

El asunto de la explosin de documentos se trata particularmente en el primer

Couture, Carol, op. cit., pp. 2-8.

siglo. En la lgica de la escuela alemana, la valoracin de

Metodologa para la valoracin y disposicin documental: aspectos tericos e instrumentales

histrica de los archivos, determinar el nacimiento

Las aportaciones de los archivistas para resolver los problemas

Couture, op. cit., p. 4.

como parte del proceso metodolgico asociado a la

el mundo. De acuerdo con Rosseau y Couture, la cantidad de

acumulacin de documentos por una causa u otra provoc la

En el caso de Estados Unidos, de 1774 a 1931 (157 aos)

Couture, Carol y Jean-Yves Rosseau, Los archivos en el siglo xx, Mxico,

En este marco, dos visiones aparentemente contrapuestas

Lo que se ha traducido como administracin de documentos