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CONTENIDO
MODULO 1: PLANIFICACIN ..................................................................................................... 3
CONCEPTOS BSICOS ...................................................................................................................... 3
TRIANGULO DE UN PROYECTO........................................................................................................ 3
El mbito ..................................................................................................................................... 3
Tiempos ....................................................................................................................................... 3
Costos .......................................................................................................................................... 3
DELIMITACIONES: ............................................................................................................................ 4
SUPOSICIONES:................................................................................................................................ 4
ALCANCE DE MICROSOFT PROJECT ................................................................................................. 4
AMBIENTE DE TRABAJO DE MICROSOFT PROJECT.......................................................................... 5
BASE DE DATOS DE MICROSOFT PROJECT ...................................................................................... 5
Vistas ........................................................................................................................................... 5
Tablas .......................................................................................................................................... 5
Filtros ........................................................................................................................................... 6
FORMULA BASE DE MICROSOFT PROJECT ...................................................................................... 6
DELIMITACIONES Y/O SUPOSICIONES ............................................................................................. 7
MODULO 2: CALENDARIOS........................................................................................................ 8
CALENDARIO BASE .......................................................................................................................... 8
OPCIONES DEL CALENDARIO BASE.................................................................................................. 8
CREAR CALENDARIO DEL PROYECTO............................................................................................... 9
CREAR EL CALENDARIO BASE .......................................................................................................... 9
ASIGNE EL CALENDARIO Y LA FECHA DEL PROYECTO ................................................................... 10
MODULO 3: TAREAS ............................................................................................................... 11
TAREA ............................................................................................................................................ 11
TIPOS DE TAREAS........................................................................................................................... 11
Tarea Resumen.......................................................................................................................... 11
Sub Tareas ................................................................................................................................. 11
Hitos .......................................................................................................................................... 12
Tareas RepetitivasoPeridicas .................................................................................................. 12
DURACIONES ................................................................................................................................. 13
VINCULAR TAREAS......................................................................................................................... 14
POSPONER Y ADELANTAR ............................................................................................................. 15
INFORMACIN DE LA TAREA ......................................................................................................... 16
EJERCICIO NRO. 1: Calendario y Tareas......................................................................................... 17
MODULO 1: PLANIFICACIN
CONCEPTOS BSICOS
Podemos definir un proyecto, como un conjunto de actividades que se deben ejecutar en un tiempo
determinado. Existen proyectos de diferentes ndoles muy sencillos o muy complejos.
Cuando hablamos de laplanificacin de un proyecto debemos tomar en cuenta el siguiente tringulo.
TRIANGULO DE UN PROYECTO
DELIMITACIONES:
Debemos considerar en cualquier proyecto si tenemos restricciones a nivel de fechas de comienzo o fin,
existen delimitaciones flexibles e inflexibles:
Flexibles, se tratara como una sugerencia de que no deberamos cambiar esas fechas, pero si nos va
a permitir realizar el cambio.
Inflexible, no permite ninguna modificacin a nivel de fecha.
SUPOSICIONES:
Plantear segn experiencia anteriores que podra no cumplirse segn lo planificado, o que eventos fuera de
nuestro alcance podra afectar ese plan inicial.
ALCANCE DE MICROSOFT PROJECT
Microsoft Project es una herramienta que nos permite introducir lo planificado para luego realizar su
administracin, donde hacemos el seguimiento de cada una de las tareas, sub proyectos y proyectos.
Importante Project no planifica, nosotros debemos asegurarnos de que la informacin base que le va a
suministrar al programa sea la ms ptima.
Microsoft Project es un programa bien amigable que nos permite entre muchas otras propiedades realizar
los siguientes puntos:
Al iniciar Microsoft Project nos encontramos con un ambiente grafico como muestra la imagen anterior,
donde tenemos:
Fichas: Son cada una de las etiquetas que se presentan el parte superior de la ventana, como
tareas, recursos, proyecto.
Comandos: AL hacer clic en una ficha se abre una cinta con diferentes comandos o botones.
Barra de Vistas: Se encuentra verticalmente a la derecha de la ventana, es una de las barras
principales de Project, ya que all se encuentran los comandos para visualizar diferentes etapas
del proyecto.
Tabla de Entradas: Es el rea donde se van a introducir los datos, cada columna de las tablas
se llaman campos, ejempl el campo nombre de la tarea.
Grficos: Por defectos se muestra a la derecha de las tablas de entrada y representa
grficamente los datos introducidos.
Filtros
Este punto nos permite extraer informacin basndose en un criterio, por ejemplo, si queremos ver
solo las tareas que ya finalizaron.
FORMULA BASE DE MICROSOFT PROJECT
Ejemplo, supongamos que tenemos dos Pintores un Pintor Trabaja 8 Horas Diarias y el otro Pintor 4 horas
diarias y estn asignados a una tarea que dura 1 da, cada uno cobra por hora 25 Bs.
Pintor 1 = 1 Da * 8 horas * 25, dando un total de 200,00
Pintor 2 = 1 Da *4 horas * 25, dando un total de 100,00
La duracin es la misma pero no el esfuerzo, por lo tanto el costo es diferente.
DELIMITACIONES Y/O SUPOSICIONES
Las delimitaciones se utilizan para controlar las fechas de comienzo o fin del proyecto o de alguna tarea en
particular, ejemplo cuando indicamos que el proyecto debe comenzar el, las suposiciones debemos tenerlas
en cuenta porque pueden afectar el progreso del proyecto, es adelantarse a los acontecimientos.
Ejemplo, si tenemos que pintar la fachada de un edificio pero se tiene pronosticado que para x da el clima
va a cambiar y llover, o que pasa si segn lo que hemos planificado sabemos que quizs ciertos recursos
materiales no llegan en el tiempo estipulado.
MODULO 2: CALENDARIOS
CALENDARIO BASE
EL calendarios es unos de los puntos ms importante, la mayora no realiza este paso dando como resultado
fechas incorrectas, debemos definir la jornada laboral y los das que no se laboran ya sean por ser festivos o
por cualquier otro motivo.
El calendario Base es el calendario del proyecto, con relacin a las tareas y recursos sus calendarios deben
estar dentrode las opciones de este calendario base.
Las opciones son las especificaciones generales a las cuales se va regir el calendario base del proyecto, es
decir cuando comienza el ao fiscal, hora de entrada y hora de salida, cuantas horas son a la semana y
cuantas horas al mes.
OPCIONES DEL CALENDARIO BASE
1.
Haga clic en la Ficha Proyecto y a continuacin en el comando Cambiar tiempo de Trabajo - Opciones
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Nota: Si observa los comentarios de la imagen de la derecha nos indica que debe hacer coincidir estas opciones con el
calendario del proyecto, si no se generara un conflicto de horarios y Project arrojaras fechas de comienzo, fin y
duraciones incorrectas.
1.
2.
3.
4.
NOTA: Si se crea el calendario base y no se asigna al proyecto, es como si no hubiramos hecho nada por eso debemos
asignarlo, si este fuese el caso el proyecto trabaja con el calendario estndar.
1.
2.
3.
4.
5.
MODULO 3: TAREAS
TAREA
2.
Desactive la casilla las tareas nuevas estn condicionadas por el esfuerzo y seleccione Duracin fija.
TIPOS DE TAREAS
1. Proyecto 9 Das
1.1. Frisar 4 Das
1.2. Pintar 5 Das
1.2.1.Pared Azul 3 Da
1.2.2.Pared Blanca 2 Da
Sub Tareas
Podemos trabajar las tareas de manera detallada indicando la tarea inicial y desglosndola.Supongamos
que tenemos un proyecto donde vamos a pintar una oficina, esto se va a realizar de la siguiente manera
Frisar 4 Das y Pintar 5 Das, pero en el caso de pintar se especifica que una pared va en azul y se tarda 3
das y la otra pared en blanco y se tarda 2das.
1. Proyecto 9 Das
1.1. Frisar 5 Das
1.2. Pintar 4 Das
1.2.1.Pared Azul 3 Da
1.2.2.Pared Blanca 2 Da
La Tareas del Proyecto son Frisar y Pintar, las Sub Tareas son pared Azul y Pared Blanca.
Hitos
Son tareas cuya duracin es 0 das se utiliza para indicar el fin de
una fase del proyecto o la finalizacin del mismo.
Tareas RepetitivasoPeridicas
Son las tareas que se programan en base a una fecha de
inicio y una fecha de fin, ejemplo supongamos que vamos a
realizar supervisiones cada 2 das segn las fechas del
proyecto.
Estas tareas son independientes a las tareas del proyecto
por lo general no se vinculan por lo tanto no afectan la fecha
de finalizacin de la misma.
1.
2.
Seleccione la FichaTareas
Haga clic en el comando Tareasy seleccione Tareas
Peridicas.
DURACIONES
Es el tiempo que se tarda en realizarse la tarea, como indicamos en el concepto anterior por defectos
Project asume 1 Da, pero podemos cambiar estas duraciones a:
Minutos- min
Horas- h
Das- d
Semanas-sem
Meses- m
VINCULAR TAREAS
Son lasrelaciones que existe entre las tareas, hay varios tipos de:
La relacin FC y CC son utilizadas cuando el proyecto se basa en la fecha de Inicio y no en la fecha de fin.
Fin Comienzo: La tarea dependiente comienza cuando
Finalice con la que tiene relacin. (FC)
La relacin CF y FF son utilizadas cuando el proyecto se basa en la fecha de fin y no en la fecha de comienzo.
Comienzo Fin: La tarea dependiente finaliza cuando comienza con
la que tiene relacin. (CF)
POSPONER Y ADELANTAR
Las tareas pueden tener especificaciones distintas ejemplo, que comienza cuando la predecesora este al
30% de finalizar, o 2 das despus de finalizar y as sucesivamente.
Posponer:Es retrasar las tareas en base a su duracin o en porcentaje de ejecucin.
Adelantar: Es asignar una duracin o porcentaje anterior al inicio de su fecha de ejecucin.
Ejemplo: Vamos a posponer la Tarea C para que comience 2 das despus que la Tarea B
Ejemplo: Vamos a adelantar la Tarea E para que comience 50% antes segn la duracin de la Tarea D
INFORMACIN DE LA TAREA
Si queremos ver toda la informacin relacionada con una tarea buscamos en su cuadro de dialogo
informacin de la tareas, encontraremos una serie de etiquetas con todos los datos de sus fechas,
dependencias, incluso recursos asignados.
1.
Fichas o Etiquetas: En el cuadro podemos observar varias fichas o etiquetas, cada una de ellas nos muestra
datos relacionados con esa actividad, permitindonos podemos realizar las modificaciones o ajustes
necesarios.
MODULO 4: RECURSOS
RECURSOS
Existen dos tipos de recursos de trabajo y material, los recursos de trabajo son los recursos humanos que se
va a utilizar para cumplir con las tareas, los recursos materiales es lo que se necesita para poder realizarlas.
Tabla de Entrada de los Recursos
Esta es la tabla principal para introducir toda a la informacin relacionada con los
recursos de trabajo y materiales, nombre, grupo o clasificacin, el tipo de
recursos, los costos, calendarios a utilizar y as como la acumulacin de esos
costos.
Seleccione en la Barra de Vista Hoja de los Recursos.
Recursos de Trabajo
Los campos que se requieren para este tipo de recursos son:
Nombre del Recurso: Podemos utilizar trminos generales como Gerente, o nombre personales Juan
Lpez.
Tipo de Recurso: Por defecto Project asume los recursos como de trabajo, en este caso no cambiamos
este campo.
Iniciales: Campo automtico,Project coloca la primera letra del nombre del recurso.
Grupo: Se utiliza para clasificar los recursos, ejemplo podemos indicar en qu tipo de tarea va a estar
asignado.
Capacidad Mxima: Por defecto se establece como 100% esto se puede interpretar de varias formas,
ejemplo Pintores 300% estamos indicando que estamos utilizando 3 pintores, o Juan Lpez 50% estamos
indicando que este recurso solo trabajo medio turno con relacin al calendario base.
Calendario: Establecemos cual es el calendario que va a utilizar el recurso, por defecto se asume el
calendario base del proyecto.
Recursos de Materiales
Los campos que se requieren para este tipo de recursos son:
Nombre del Recurso: Indicamos el nombre del recurso a utilizar, ejemplo Pintura.
Etiqueta de Material: Se indica cmo se est comprando el recurso en el caso de la pintura, si por galn
o por cuete, etc.
Tipo de Recurso: Por defecto Project asume los recursos como de trabajo, en este caso debemos cambiar
este campo por material.
Iniciales: Campo automtico Project coloca la primera letra del nombre del recurso.
Grupo: Se utiliza para clasificar los recursos, ejemplo ponemosen que tarea va a estar asignado.
MODULO 5: COSTOS
Los costos que se utilizan en Project son dos:
Costos
Tasa Estndar: Se aplica cuando el recurso cobra por minuto, hora, das, semanas meses.
Tasa de Horas Extras: Es una tasa ms alta que la estndar, es cuando el recurso trabaja horas fuera de
su jornada laboral.
Costo por Uso: Cuando el recurso trabaja por asignacin y no por tiempo.
Costo de las Tareas: Este es el nico costo que se le asigna a la tarea y no al recurso.
Los costos que se reflejan en base al tiempo son para los recursos de trabajo, los recursos materiales se
reflejan en base a la unidad o etiqueta de material.
Asignar costos a los recursos:
Una vez planificado los costos del proyecto vamos asignarlo a las tareas, para ello:
En la Barra de Vista haga clic en Hoja de los Recursos.
Introducir los costos correspondientes.
Ejemplo:Ejercicio nro. 2
Si un recurso cobra por da 100 bs, colocamos en el campo Tasa estndar 100/d.
Si el recurso cobra 100 bs por asignacin lo colocamos en el campo Costo por Uso.
Si el recurso cobra 150 bs por hora adicional fuera de su jornada laboral, lo colocamos en el campo Tasa
de Horas extras.
Versin 2003-2007
En la Barra de Vista haga clic en Diagrama de Gantt.
Seleccione en el men Ver Tabla de Costos.
Introducir el monto en el campo Costo de la tarea
correspondiente.
Nota: Una vez asignado el costo fijo cambie de nuevo a la
vitasVer Tabla de Entrada.
Ejemplo:Supongamos que la Gerencia de Procesos
adicionalmente cobra 2000 por la tarea.
Versin 2010
Haga clic en Vistas Haga clic en Tablas Tabla de Costo.
Acumulacin de costos
En este punto debemos definir cmo vamos a pagarle a los recursos, por defecto se acumulan segn l %
ejecutado:
Versin 2010
En la barra de men seleccione Archivo Opciones Programacin
Asignar
Versin 2003-2007
Haga clic en la vista Gantt de seguimiento
En la barra de men seleccione herramienta
seguimiento guardar lnea de basey solo acepte
Observe que en el diagrama aparece una barra roja (que es lo
real) y una barra gris (que es lo planificado es decir lo
previsto), en este punto como no se han realizado cambios
ambas barras estn parejas.
Versin 2010
Haga clic en la Proyecto Establecer lnea de Base
Ruta Crtica
La ruta crtica de cualquier proyecto se representa en el Gantt de seguimiento de color rojo (por defecto). Se
considera crtica cualquier tarea que pueda afectar la fecha de finalizacin del proyecto, como tareas que no
han comenzado, tareas dependientes, fases relacionadas con otras fases, tareas con delimitaciones flexibles.
Podemos ordenar nuestras tablas para ver los datos organizados de acuerdo al criterio que necesitemos,
ejemplo, supongamos que queremos ordenar nuestra tabla de entrada de los recursos por el tipo de
recurso.
FILTROS
Si observa se coloca en color azul el encabezado donde se est aplicando el filtro, si lo queremos quitar
abrimos la flecha y seleccionamos todas.
ACTUALIZAR EL PROYECTO
Se puede actualizar el proyecto basndonos en fechas o porcentajes, por defecto lo hacemos por fecha.
Versin 2003 - 2007
En la Barra de men seleccione Herramientas Seguimiento Actualizar Proyecto
Indicamos la fecha de actualizacin.
Versin 2010
Proyecto - Fecha de estado
INFORMES EN PROJECT
EXPORTAR EXCEL
Podemos llevarnos tablas de diferentes datos de Project a Excel para generar grficos o realizar anlisis de
esos datos con una tabla dinmica, o utilizar cualquier herramienta de anlisis de Excel.
En la barra de men seleccione Archivo Guardar Como y en Guardar como tipo seleccione Libro de
Microsoft Excel.
En Nombre coloque Costo de las Tareas que son los datos queremos exportar.
Se abrir un asistente en este punto solo haga clic en siguiente.
Deje activado Datos seleccionados y haga clic en siguiente.
Deje activado Equivalencia nueva porque es la primera vez que vamos a realizar esta actividad.
Active la casilla Tarea y haga clic en siguiente.
En nombre de la hoja escriba el ttulo de la tabla, ejemplo Costo de las Tareas.
En campo seleccione los campos a exportar y luego haga clic en siguiente.
Haga clic en guardar equivalencia y en nombre escriba Costos Previsto y Actual de las tareas y la fecha
de cuando se est realizando esta exportacin.
Haga clic en Finalizar
Project guardara este archivo en la misma ubicacin donde se guardan los archivos originales del
proyecto.