You are on page 1of 5

EJEMPLOS DE PROGRAMAS DE AUDITORA DE

GESTIN
EVALUACIN DE LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS
Los procesos administrativos se definen como el conjunto de decisiones
y acciones que resultan de la formulacin y fomento de estrategias
diseadas para lograr los objetivos de la organizacin.
Estos procesos, son los fundamentos bsicos en el desarrollo de toda
actividad dentro de la organizacin, tanto en el mbito administrativo
como
en
el
operativo,
permiten
al
administrador
evaluar
permanentemente sus tareas y mejorar permanentemente la entidad
en el cumplimiento de su objeto social. Se presentan a continuacin
algunos ejemplos de programas para evaluar procesos tales como:

PLANEACIN
ORGANIZACIN
DIRECCIN

CONTROL

Programa para Evaluar el Proceso de Planeacin


Objetivo
Determinar si los resultados alcanzados por la entidad, reflejan la
debida programacin de las actividades y los recursos desde su
aprovisionamiento, distribucin y aplicacin, hasta la prestacin del
servicio.
Procedimientos Generales
Verifique la existencia de:
o

Plan Indicativo

Plan de Accin

Compruebe si los resultados alcanzados en la ejecucin del plan


indicativo obedecen a los lineamientos trazados en el Plan
Nacional de Desarrollo.

Confronte los resultados obtenidos en el plan de accin frente a


lo preestablecido en el plan indicativo. Indague sobre las
desviaciones, si las hay, determinando su causa, efecto y de ser
posible su cuantificacin.

Confronte los resultados obtenidos con los objetivos


preestablecidos en los planes, programas y proyectos; e
indague sobre las causas que originaron las desviaciones
presentadas (s existen).

Identifique las reas involucradas en el plan de accin,


determine aquellas de mayor incidencia en la obtencin de
resultados previstos, y establezaca si stas fueron sujetas a
modificaciones.

Analice las tcnicas (sistemas de informacin, estadsticas,


metodologas, herramientas, procedimientos y control),
utilizadas en la preparacin, elaboracin, ejecucin y
seguimiento del presupuesto, para determinar el cumplimiento
de los lineamientos y disposiciones legalmente establecidos.

Compruebe si el plan anual de compras fue programado y


ejecutado conforme a los requerimientos y necesidades de la
entidad y establezca el grado de cumplimiento del mismo.

Verifique y evalu la existencia de planes relacionados con el


desarrollo operativo y administrativo, tales como: financiero, de
inversin, adquisicin, produccin o prestacin del servicio, de
procesos e investigacin de mercados, entre otros.

Para su anlisis y evaluacin tenga en cuenta:

Concordancia entre los objetivos y polticas de la entidad frente


a los del sector y subsector.

Relacin entre los recursos, actividades y productos ofrecidos,


frente a los resultados obtenidos.

Qu tan adecuado ha sido el uso de los recursos humanos,


fsicos y financieros frente al volumen de servicios o productos
ofrecidos?

Si los planes fueron diseados dentro de un cronograma


previamente establecido y si su cumplimiento fue oportuno?

Qu clase de acciones y estrategias se consideraron para


solucionar las dificultades coyunturales presentadas en la
ejecucin de los mismos?

Programa para Evaluar el Proceso de Organizacin


Objetivo
Evaluar la estructura organizacional y funcional de la entidad en sus
niveles de autoridad, responsabilidad, distribucin de los recursos y
mecanismos utilizados para el alcance de los objetivos.
Procedimientos Generales
Para evaluar la funcin de organizacin se debe identificar la estructura
funcional de la entidad, analizando:

Conocimiento de funciones claves tendientes a promover


operaciones eficientes.

Cultura organizacional (cmo se identifican los miembros de la


organizacin con respecto a otros).

Capacidad de direccin (referente a los medios o mecanismos


utilizados por la direccin para el logro de metas y objetivos de
la organizacin).

Niveles de autoridad, responsabilidad y operatividad para su


adecuada coordinacin.

Confiabilidad y oportunidad en la utilizacin de los sistemas de


las lneas de comunicacin.

Oportunidad en el suministro de la informacin generada por


las diferentes reas para la toma de decisiones.

Definicin y distribucin de actividades entre los diferentes


niveles de la organizacin para su ejecucin y desarrollo.

Concordancia entre autoridad, responsabilidad y funciones.

Existencia de manuales de funciones y procedimientos


debidamente aprobados, actualizados y utilizados por los
responsables de las actividades.

Programa para Evaluar el Proceso de Direccin


Objetivos
Verificar la coordinacin de los diferentes integrantes de la organizacin
en procura del logro de metas y objetivos y si stos se alcanzaron
mediante mecanismos de supervisin, control, motivacin y
comunicacin.
Procedimientos Generales
Para evaluar la funcin de direccin realice las siguientes actividades:
Evale si los medios o sistemas de comunicacin utilizados por la
entidad, son oportunos, giles y adecuados en el suministro de
informacin tanto interna como externa para la toma de decisiones.
Verifique si existe coordinacin entre las diferentes reas de la
organizacin para el desarrollo de las actividades propias de cada
proceso, identificando las reas que por su relevancia necesitan ser
redireccionadas por la alta direccin.
Compruebe la existencia y cumplimiento de mecanismos de motivacin
del recurso humano al determinar su contribucin al incremento de la
productividad.
Elabore y analice un cuadro que describa por dependencias, las
funciones, actividades y/o responsabilidades delegadas, con el fin de
determinar:

reas con mayor delegacin.

Responsabilidad delegada.

Actividades delegadas.

Resultados de la delegacin.

Problemas que se ocasionaron.

Dualidad de funciones.

Oportunidad para
coyunturales.

la

toma

de

decisiones

en

situaciones

Programa para Evaluar el Proceso de Control


Objetivo
Verificar la existencia de un sistema de control para la organizacin, que
posea procedimientos e instrumentos de evaluacin, medicin y
seguimiento, de tal manera que garantice la deteccin de errores y
desviacin de esfuerzos, as como la oportuna aplicacin de medidas
correctivas.
Procedimientos Generales
Solicite la normatividad competente y los manuales
procedimientos establecidos por la entidad para la evaluacin
procesos, e identifique si establecen mecanismos de control y
aplicados de acuerdo con los requerimientos y necesidades
reas.

sobre
de los
si son
de las

Compruebe si la entidad dispone de un sistema de control de


gestin que permita medir el cumplimiento de las metas, segn
lo establecido en la Constitucin Poltica y la ley.

Verifique si la entidad dispone de estndares preestablecidos


que permitan evaluar los procesos necesarios para el logro de
objetivos y compare si estn acordes con el desarrollo
organizacional de la entidad.

Estudie y analice las actividades de control en situaciones que


se reflejan como:

Procedimientos no efectivos o costos no justificables para


el ejercicio del control.

Ejecucin de operaciones que tiene poca o ninguna


incidencia en la accin de control.

Exceso de personal en relacin con las tareas de control.

Oportunidad y calidad en la aplicacin del control, en los


diferentes procesos, en que se detecten desviaciones e
irregularidades en los mismos.

Prepare una relacin breve de las situaciones crticas que se


hayan identificado en el proceso de control. Identifique y
analice las medidas correctivas adoptadas para cada una de
ellas.

Identifique si existe una cultura institucional para el control,


mediante el anlisis de los instrumentos adoptados para el
mismo, de acuerdo con las sugerencias formuladas por
dependencias u organismos de control.

Verifique los controles establecidos para los procesos y


actividades de la organizacin, analizando si los responsables
cumplen con su ejecucin.

Constate si los mecanismos de control son apropiados y se


revisan o renuevan permanentemente de acuerdo a las
exigencias de desarrollo institucional.