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CURSO
BANCO DE DADOS
MICROSOFT ACCESS 97
-ICOORDENAO: Reinaldo Barroso - reinaldobarroso@reinaldobarroso.adm.br
SECRETARIA: Clia Severiano celiasev@hotmail.com
PROFESSORES:
Loureno jlourenco@tutopia.com.br
Marco Frota marcofro_2000@yahoo.com.br
Olvia Mendes olimendes@hotmail.com
Ribamar FS ribafs@ig.com.br
AGRADECIMENTOS
Gostaria de agradecer equipe de desenvolvedores desta apaixonante ferramenta de
desenvolvimento de bancos de dados, que o MS Access.
Agradecer tambm ao nosso coordenador do Centro de Treinamento do DNOCS,
Reinaldo Barroso (reinaldobarroso@reinaldobarroso.adm.br). Sua atitude, mesmo com as
adversidades, permite com que ns da equipe de professores, desempenhemos o papel de
professores e tambm tenhamos tempo e condies de desenvolver o material de apoio
(esta apostila e outras).
Agradecer tambm a todo o restante da equipe do CT-DNOCS: os colegas
professores de informtica, Loureno (jlourenco@baydenet.com.br) e Marco
(marcofro_2000@yahoo.com.br), com quem troco idias e aprendo bastante; a colega
professora de ingls Olvia (olimendes@hotmail.com), quem nos ajuda nas dvidas do
ingrs. :); nossa polivalente secretria, dona Clia (celiasev@hotmail.com), que cuida de
muitas tarefas: digitao, impresso, encadernao, convite, inscrio e muitas outras para
garantir a realizao dos cursos. Tambm tenho que registrar o agradecimento aos pessoal
que, presta servios ao Centro de Treinamento, sem eles tambm no seria possvel nosso
trabalho: equipe de vigilantes e ao tambm polivalente Aglailson.
Por ltimo (no por ordem de importncia, ressalte-se) gostaria de agradecer aos
que so o motivo principal deste trabalho: os colegas do DNOCS que fazem cursos conosco
no CT-DNOCS e a todos os internautas espalhados por este, agora bem menor planeta
depois do aparecimento da Internet. Pois esta apostila est disposio dos alunos do curso
de Microsoft Access do CT-DNOCS e de qualquer pessoa interessada, principalmente no
site: http://www.ribafs.hpg.com.br/access/ e Cantinho dos Amantes do Access.
DEDICATRIA
Gostaria de, quase obrigatoriamente :), dedicar este trabalho dona Ftima
Evangelista (minha esposa) e ao Tiago (meu filho). Este e muitos outros trabalhos que toco
acabam me furtando de suas companhias. As glrias e elogios que sejam estendidos a eles,
como uma compensao. O que me faz tocar em frente uma certa compulso por este
trabalho (informtica) acompanhada do sentimento de estar desenvolvendo algo til a muita
gente.
Ribamar FS ribafs@ig.com.br
16/08/2000
NDICE
NDICE................................................................................................................................................................3
1) INTRODUO..............................................................................................................................................4
2) CRIANDO UM BANCO DE DADOS COM O ASSISTENTE................................................................21
3) USANDO O BANCO DE DADOS CRIADO PELO ASSISTENTE.......................................................22
4) CRIAO DE UM BANCO DE DADOS SEM O ASSISTENTE (PASSO-A-PASSO)..........................5
5) CRIAO DE UMA TABELA PASSO-A-PASSO.....................................................................................8
GARANTINDO UMA ENTRADA DE DADOS CORRETA......................................................................10
5.1) PROPRIEDADES DE CAMPOS...........................................................................................................11
5.2) CHAVE PRIMRIA..............................................................................................................................12
REMOVER UMA CHAVE PRIMRIA.......................................................................................................12
TABELA PRINCIPAL E SECUNDRIA.....................................................................................................13
CHAVES........................................................................................................................................................13
5.3) PESQUISA.............................................................................................................................................14
AUTO AJUSTE DE LARGURA DE LINHAS E COLUNAS.....................................................................14
CONGELAR COLUNAS..............................................................................................................................14
6) FORMULRIOS.........................................................................................................................................15
PASSO-A-PASSO PARA A CRIAO DE UM FORMULRIO...............................................................15
LIMITES DO ACCESS PARA FORMULRIOS:.......................................................................................16
UTILIDADES DE UM FORMULRIO......................................................................................................16
ALGUNS CONTROLES DE UM FORMULRIO.....................................................................................16
7) RELATRIOS.............................................................................................................................................18
UTILIDADES DOS OBJETOS....................................................................................................................18
TIPOS DE RELATRIOS............................................................................................................................18
2.3.1) SEES DE UM RELATRIO.........................................................................................................19
CRIAO DE UM RELATRIO PASSO-A-PASSO..................................................................................20
8) REFERNCIAS...........................................................................................................................................24
1) INTRODUO
O que um banco de dados?
um BANCO de DADOS!
No brincadeira, um conjunto (banco) de informaes (dados).
Exemplos de bancos de dados do nosso dia a dia:
- Lista telefnica - onde consta de maneira organizada, a relao de clientes por nome ou
endereo e seus telefones.
- Banco de dados de um banco, que guarda informaes sobre seus clientes: nome,
endereo, telefone, cpf, saldo (devedor ou credor), etc.
- Banco de dados de uma auto-peas. Quando chegamos e perguntamos a um vendedor pro
tal pea, ele digita seu cdigo e verifica a existncia ou no em estoque, a qualtidade e o
preo. Se confirmarmos a compra da pea ele envia a nota fiscal j para o caixa.
- Banco de dados da empresa telefnica. Ao solicitarmos uma segunda via do extrato do
telefone solicitado nosso CPF apenas. Caso realmente sejamos clientes da empresa, a
atendente nos diz nosso nome, endereo e telefone para confirmarmos. Sendo confirmado
ela envia para a impressora os dados para a impresso da segunda via.
- Assim temos muitos bancos de dados no nosso dia-a-dia: lojas, farmcias, indstrias,
super-mercados, etc.
O Microsoft Access um Sistema Gerenciador de Bancos de Dados Relacionais.
Veja que o Access no um Banco de Dados, mas um SGBDR. Banco de Dados o
programa feito no Access. Este Relacional ser visto com mais detalhes na parte avanada
deste curso, mas para no passar em branco, ele vem da caracterstica dos SGBD de
trabalhar com suas Tabelas Relacionadas entre si para melhor obter eficincia das
informaes.
3.9- Clique em Visualizar o relatrio Vendas por Cliente. Em data inicial do perodo digite:
02/02/95 e Data Final do Perodo: 25/06/95. Veja o relatrio exibido: ele mostra o perodo e
totaliza o valor dos pedidos dos clientes deste perodo.
3.10- Clique em Visualizar Relatrio Vendas por Perodo. Deixe em branco as datas e
clique em Visualizar. Veja que ele tratou esta possibilidade exibindo uma mensagem.
3.11- Retorne ao Menu principal. Veja que podemos alterar os Itens do Menu de controle.
3.12- Lembre-se de que a tecla principal para navegar entre os campos de um banco de
dados Access a Tab
3.13- Edite os dados do Cliente, dos Pedidos, dos Produtos, dos Funcionrios. Inclua,
exclua (quando possvel) e navegue bastante entre os Formulrios e Relatrios para se
familiarizar com o uso de um banco de dados Access. Personalize colocando dados de seu
conhecimento, exclua quando possvel e inclua os que desejar. Lembre do detalhe do duplo
clique para incluir novos registros onde existir Combo Box.
3.14- Atente para alterar as propriedades da Data com ano de 4 dgitos no Painel de
Controle:
Iniciar - Configuraes - Painel de Controle - Configuraes Regionais - Data - Estilo da
Data abreviada. Selecione esta dd/MM/aaaa e OK para que os campos exibam o ano
apropriadamente. Lembre tambm que isto no garante o sistema, teremos que alterar a
estrutura das tabelas, colocando um formato apropriado nos campos para garantir (mais a
frente).
TABELA
CONSULTA
FORMULRIO
RELATRIO
4.1) Clicar em Microsoft Access no Menu Iniciar Programas. Aparece a Caixa de Dilogo
abaixo, onde devemos escolher Banco de Dados Vazio e OK;
Veja que ao iniciar o Access ns temos 3 opes: Criar um banco de dados vazio, criar um
banco de dados com a ajuda do Assistente ou abrir um banco de dados j existente.
4.2) Quando aparece a tela abaixo solicitando o nome do arquivo a ser criado:
Exclusivo: Desmarcar Para ambientes Multi Usurios ou para fazer cpias do Banco de
Dados.
Sugerindo bd1 ou bd1.mdb como nome. Devemos digitar um nome adequado ao sistema
que desejamos desenvolver.
Tambm temos acesso via:
Ferramentas Opes Avanado Modo de Abertura padro: Compartilhado ou
Exclusivo.
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4.3) Ao digitarmos o nome e clicarmos em Criar ento aparece a tela principal do Access.
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Modo Folha de Dados Cadastrar os dados e a estrutura ser criada de acordo com o
contedo dos dados cadastrados. Por exemplo: se cadastrar uma data (03/08/1956), na
estrutura ser data/hora.
Modo Estrutura criar uma tabela sem qualquer assistente, adicionar ou alterar.
Assistente - criar com a ajuda de um assistente.
Importao incorporar parte de um banco de dados externo no atual, que pode ser mdb,
xls, txt, html, dbf, ODBC e outros.
Vinculao apenas vincular parte de um BD externo no atual.
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5.4) Criaremos uma Nova tabela clicando em Modo Estrutura e OK (veja figura abaixo);
Aparecer ento a janela de criao de Tabelas abaixo (Tabela1 : Tabela):
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5.5) Digitar o Nome do Campo e teclar Enter ou Tab para entrar com o Tipo de Dado (o
Access j sugere Texto, mas podemos alter-lo digitando apenas a(s) primeira(s) letra(s)).
Ao acessar o Tipo de Dado a parte inferior exibe vrias propriedades do Campo. Ver tela.
Digite em Nome do Campo: Cdigo do Cliente, no Tipo de Dados, escolha Nmero. Deixe
a Descrio em branco e para este Campo no h necessidade de alterar nenhuma das
Propriedades default.
Valor Padro
Regra e Texto de Validao
Mscara de Entrada
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MSCARAS TEIS:
CNPJ 99.999.999/9999-99
CGF 99.999.999-9
CPF 999.999.999-99
>LLLL
Mscara que requer (obrigatoriamente) 4 letras e as transforma
automaticamente em maisculas (sem que percebamos, diferente de >@).
LEGENDA O que digitarmos aqui aparecer como ttulo de campo no Formulrio e na
prpria Tabela ou Consulta, portanto devemos escolher com cuidado. Caso no digitemos
nada o Nome de Campo ficar em seu lugar (o que no interessante).
VALOR PADRO Quando estamos entrando dados tipo UF e que boa parte ser CE,
digitamos como valor padro CE, para que j aparea no campo e no seja necessrio
digitar sempre, apenas quando for diferente.
REGRA DE VALIDAO - Caso queiramos limitar os valores a serem entrados neste
campo (DOMNIO) ento entramos com uma expresso ou texto que filtrar apenas os
valores que atendam a faixa especificada pela expresso. Exs.: >=0, BRASIL, 0 ou
100. Operadores para Regras de Validao: And, Or, Is, Not, Between, Like, &.
TEXTO DE VALIDAO a mensagem que alertar o usurio que o valor que est
tentando digitar no satisfaz a expresso especificada.
REQUERIDO As opes so Sim ou No. Devemos colocar sim quando quisermos
tornar obrigatrio o preenchimento deste Campo. Neste caso no poderemos passar adiante
sem que tenhamos digitado o valor deste campo.
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DICAS
-
Usar nomes de CAMPOS claros para quem for fazer manuteno no BD;
Campos tipo MEMORANDO no admitem ndice;
Campos no interdependentes devem pertencer a tabelas diferentes;
Campos que no so CHAVES devem ser independentes entre si.
Campos que abrigaro nmeros e que no faro parte de clculos (como telefones,
nmero de rua, etc) devem ser do tipo texto e no numrico (exceto para ndice).
Escolher cuidadosamente os Campos para Chave.
Anexar Registro da rea de Transferncia a uma Tabela: Editar Colar Anexo
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CHAVES
CHAVES PRIMRIAS Identifica de forma exclusiva um registro em uma tabela. Ex.:
Cdigo do cliente (cada cliente tem um nico e diferente cdigo).
CHAVE COMBINADA Formada pela combinao de vrios campos. Ex.:
CdigoDoItem, CdigoDaVenda, CdigoDoProduto.
CHAVE EXTERNA Quando relacionamos duas tabelas, inserimos um campo (com o
mesmo nome da chave interna) na tabela relacionada. Este campo da tabela relacionada
uma chave externa.
Ex.:
CLIENTES
CodCliente
VENDAS
CodVenda
CodCliente
Primria
Secundria
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5.6) PESQUISA
Ao criar uma tabela, podemos associar a qualquer campo que seja chave externa de outra
tabela, uma pesquisa pela outra tabela:
1) Selecionar o campo
2) Clicar em pesquisa abaixo
3) Clicar a direita de Caixa de Texto e selecionar Caixa de Combinao
4) Clicar direita de Origem da Linha e logo aps nos 3 pontinhos do Construtor para abrir
o construtor de Consulta;
5) Adicione a tabela que contem os campos que deseja adicionar (Cdigo e Nome
normalmente); Feche salvando
6) Mude apenas: Nmero de colunas = 2 e Largura das Colunas = 0 (zero)
Obs.: Por que 2 e 0?
Porque estamos escolhendo realmente 2 colunas apenas da tabela pesquisada e queremos
zerar a largura de uma delas (da primeira) para visualizar apenas a segunda, ok?
Est prontinha sua pesquisa diretamente da tabela. Lembre que deve ser usada apenas para
Chaves externas.
CONGELAR COLUNAS
Ideal para tabelas grandes e que no cabem na tela.
- Selecionar a coluna (Seletor de Campo);
- Formatar congelar Colunas.
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6) FORMULRIOS
So janelas tipo fichas para entrada sofisticadas e prtica de dados.
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6.3) O Formulrio sera aberto j com os dados, se existirem. Sempre ajuda termos alguns
dados cadastrados em todas as tabelas para teste dos formulrios e atente para dados
coerentes: CPF com a quantidade de digitos exata, como tambem telefones e outros;
6.4) Feche o formulrio e salvar com um nome adequado (o access sempre sugere o nome
da tabela ou consulta na qual foi baseado). Veja a lista de exerccios para informaes de
como fazer os formulrios.
UTILIDADES DE UM FORMULRIO
-
Inserir,
Visualizar,
Modificar,
Excluir Registros e
Imprimir.
Caixa de Verificao
- Entre outros (Veja mais detalhes sobre controles na seo Controles desta pgina).
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DICAS:
-
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7) RELATRIOS
o resultado final e organizado de um Banco de Dados. Com a finalidade de
distribuir esse resultado. Visualizando e imprimindo o resultado. Indicado para etiquetas,
faturas, resumo de vendas, listas telefnicas, etc.
DICA: para dados que vierem de mais de uma tabela o relatrio deve obrigatoriamente ser
baseado em uma Consulta.
TIPOS DE RELATRIOS
-
PROPRIEDADES:
Pginas = Total de pginas
Pgina = Pgina atual
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SEO DETALHE Corpo principal dos dados do relatrio. Os controles desta seo
repetem-se para cada registro. Observar que quanto menor esta seo maior ser o
nmero de registros apresentados por pgina;
DICAS: - Para eliminar qualquer seo do relatrio: reduzir at desaparecer ou colocar sua
propriedade visvel como No.
- Propriedades do Relatrio: Page (pgina atual) e Pages (total de pginas)
- Uma ferramenta muito til para os relatrios a ferramenta Quebra de Pgina
(que fica na Caixa de Ferramentas).
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8) REFERNCIAS
1) Ajuda do prprio Access
2) http://www.ribafs.hpg.com.br/access/
3) Usando o Access 97. Editora Campus
4 http://www.dicasct.hpg.com.br Seo Documentao
5 http://www.ccuec.unicamp.br
6 Forum Access Pgina Principal - http://www.forumaccess.com/
7 Forum Access Pgina do Grupo de Discusso de Access e Office:
http://209.213.101.230/eshare/server?action=130&board=10&article=0&expand=1
8 Grupo de Discusso de Access da INFO Exame:
http://www2.uol.com.br/info/forum/access.html