Compr As

SAINT Enterprise Administrativo
Manual de Usuario v 1.0.1
Tabla De Contenido
1) Modulo de compras
1.1) Estructura del modulo de compras
a) Modo de acceso al modulo de compras
1.2) Registro de cotizaciones a proveedores
a) Carga de operaciones Guardadas
b) Seleccin del proveedor
c) Seleccin del deposito
10
d) Seleccin del cdigo del producto
10
e) Costo de la mercanca
12
f) Total cotizacin
13
1.3) Emisin de orden de compra
14
a) Modo de acceso
15
16
18
18
20
f) Total de ordenes de compra
21
1.4) Cmo eliminar orden de compra?
23
1.5) Emisin de nota de entrega
24
a) Modo de acceso
24

26
27
27
30
f) Totalizacin de nota de entrega
30
1.6) Registro de compra
31
a) Seleccin del proveedor
34
b) Seleccin del deposito
35
c) Seleccin del cdigo de producto
36
d) Costo de productos nacionales
38
e) Costo de productos importados o liquidacin de importaciones
38
f) Totalizacin de compras
40
1.7) Devolucin de compras
42
a) Modo de acceso
42
b) Totalizacin de devolucin de compras
43
c) Compras en espera
43
d) Recepcin de compras
45
1.8) Reportes Relacionados
45
a) Ordenes de Compra
45
b) Notas de Entrega
46
c) Compra en Espera
46
d) Recepcin de Compra
47
e) Devolucin de Compra
47

MODULO DE COMPRAS
1)
Mdulo de Compras
El Mdulo de Compras permite realizar las compras de bienes o
servicios. Est diseado para registrar todas las operaciones que tienen
que ver con las facturas de proveedores: rdenes de compras, notas de
entrega de mercanca, cotizaciones y compras propiamente.
1.1) Estructura del Mdulo de Compras

La interfaz de usuario del Mdulo de Compras est compuesta por
una barra de men y una barra de herramientas que dan acceso a las
funciones de uso frecuente.
a)
Modos de acceso al Mdulo de Compras
Desde el Men de Inicio del escritorio de Windows seleccione el

elemento Programas y a continuacin el elemento SAINT Software
Administrativo Enterprise Administrativo Compras. Esta accin
ejecuta el Mdulo de Compras.

Seguidamente de seleccionar la opcin modulo de compra la

aplicacin nos muestra la siguiente pantalla:
Qu hacer desde el Mdulo de Compras?
1.2) Registro de Cotizaciones del proveedor

Esta opcin permite registrar los presupuestos de productos o
servicios enviados por el proveedor. Debe contener elementos tales
como: datos del proveedor, depsito o almacn de inventario,
descripcin, cantidad y precio de la mercanca, los cuales debe indicar
el usuario. La fecha de emisin y el nmero del documento son
asignados por el sistema.

Este registro no produce alteraciones en las existencias del

inventario.
Una vez aprobada la cotizacin, puede convertirse en otros
documentos como: orden de compra, nota de entrega o compra, funcin
que agiliza el registro de los
documentos evitando la trascripcin
repetida de los datos.

Cundo es recomendable registrar una Cotizacin?
Cuando se tenga la intencin de emitir una orden de
compra basada en esta cotizacin.

A continuacin se presenta la ventana para la solicitud de
cotizacin:

a) Carga de Operaciones Guardadas

Seleccionar.
Para realizar la transaccin partiendo
documento
de un
anterior, haga click en el
Botn Cargar, seguidamente el sistema mostrar la ventana que le

permitir
Tipo de operacin a ser cargada
Nmero de la operacin
Realice
las
selecciones
haga
clic
en
el
Botn
Aceptar,
el sistema cargar directamente sobre el formulario de compras toda la

informacin contenida en el documento de origen.
Puede hacer las modificaciones necesarias en cantidad y precio,
eliminar o incluir nuevos productos o servicios.

b)
Seleccin del proveedor
Ingrese el cdigo del proveedor al cual le ser solicitada la

cotizacin. En el caso de no conocerlo, puede buscarlo haciendo clic en
el Botn Informacin de Proveedores
El cual se encuentra ubicado en el lado derecho de la etiqueta

donde se ingresa dicho cdigo. Este botn despliega una ventana que
contiene la informacin de todos los proveedores existentes dentro del
sistema. Puede realizar bsquedas por el cdigo, la descripcin o la
clase del proveedor.
Otra forma de obtener informacin sobre proveedores, es utilizando
la tecla F1, la cual igualmente despliega la ventada de de Informacin
de Proveedores.

Una vez en de la ventana de bsqueda, utilice el Botn de

Informacin
O la tecla F1 para obtener toda la Informacin Ampliada del

proveedor seleccionado. La informacin se refiere a RIF, clase,
representante, telfono entre otros as como los das de crdito del
cliente con el proveedor. A continuacin se muestra la pantalla
respectiva a dicha opcin:
Si nos presenta el caso de que el cdigo del proveedor no exista

dentro de la base de datos, se puede crear sin necesidad de abortar el
proceso, haciendo clic en el Botn de Crear un nuevo proveedor
para ingresar nuevos cdigos de proveedor. Una vez registrada la
informacin ya queda almacenada en la base de datos.
9

Este nuevo cdigo de proveedor queda creado de igual manera

que si se hubiese ingresado desde el Mdulo Administrativo. Los datos
aqu registrados sern almacenados en la ficha del proveedor. Se
recomienda cargar todos los campos solicitados por el sistema en
especial aquellos que contienen el punto azul
en seal de que es un
campo de carcter obligatorio.
c)
Seleccin del depsito
Ingrese el cdigo del depsito en donde se recibir la mercanca. Si

no lo conoce, ubquelo haciendo clic en el Informacin de Depsito y
seleccinelo.
d)
Seleccin del cdigo del producto
Para ingresar el cdigo del producto:

Si conoce el cdigo escrbalo directamente
Si no conoce el cdigo haga clic en el Botn de Producto,
seguidamente se mostrar la ventana con la lista de todos los productos
registrados en el sistema. Puede realizar la bsqueda por cdigo,
descripcin, o referencia. La lnea azul resalta el producto sobre el cual
est posicionado el cursor, puede hacer uso de las teclas de
desplazamiento hasta ubicarlo y hacer clic en el Botn Seleccionar.
Es posible capturar el cdigo de barras registrado en el campo
referencia mediante un lector ptico o utilizar este campo para colocar el
cdigo del fabricante. Para utilizar este campo como opcin de
bsqueda y registro de los productos haga clic en el Botn Referencia
e ingrsela,
o en su defecto, si est utilizando el cdigo de barras
exponga la etiqueta ante el lector para que realice la seleccin.
10

Si el producto no ha sido registrado en el sistema, haga clic en el

Botn Nuevo, seguidamente el sistema realizar la conexin con el
Mdulo Administrativo y le permitir ingresar el producto sin necesidad
de abortar la transaccin en curso.
Al ubicar el cursor en el campo Cdigo de Producto se habilitan los
siguientes botones:
Funciones disponibles en la Ventana de Cotizaciones .Adems

de las funciones ya descritas el usuario tiene la posibilidad de acceder a lo
siguiente:
Servicios:
al
hacer
clic
en este
botn
permite
seleccionar servicios.
Borrar: al hacer clic en este botn se elimina el producto
o servicio donde est ubicado el cursor.
Informacin: despliega la informacin ampliada del
producto o servicio.
Cantidad: Ingrese la cantidad a ser solicitada y pulse la
tecla enter para continuar con la transaccin.
Al ubicar el cursor en el campo Cantidad se habilitan los
siguientes botones:
Nos encontramos con las funciones disponibles en la
ventana de cotizaciones.
11

Adems de las funciones ya descritas el usuario tiene la posibilidad

de:
Informacin: despliega la informacin ampliada del producto o
servicio.
Precio: permite cambiar el precio de venta del producto aun
cuando el costo no haya sido modificado. Este cambio se hace
efectivo cuando ingresa el producto en inventario a travs del
documento de compras.
Detalle: permite ampliar la descripcin del producto o servicio.
Descuento: permite asignar un descuento parcial sobre el
Centro de costo de servicio: Nos permite visualizar, el depsito
y descripcin.
e)
Costo de la mercanca
El sistema mostrar el costo del producto de la ltima compra

registrada. Esta es una ventana que se muestra a modo informativo
pero no tiene impacto sobre el costo, precio de venta y porcentaje de
utilidad del producto.
En este caso se mostrar la siguiente ventana:
Como podemos observar esta nos muestra la actualizacin de
productos.
12

Si desea interrumpir momentneamente la transaccin sin perder el

trabajo ya realizado, haga clic en el Botn Guardar, el sistema
mantendr en espera la transaccin que posteriormente puede ser
cargada y concluida.
f)
Totalizacin de cotizacin
Para totalizar las operaciones:
Presione la tecla ESC.
Haga clic en el Botn de Totalizar .
Campos que intervienen en la totalizacin

Orden de Compra: indique el nmero de la orden de compra de
existir, en caso contrario deje este campo en blanco.
Tipo de Operacin: indique al sistema el cdigo de tipo de
operacin que configur para este tipo de transaccin. En caso de no
haber configurado ninguno deje este campo en blanco.
Fecha de emisin: automticamente el sistema muestra la fecha
del da, sta puede ser modificada segn su conveniencia para
recalcular la fecha de vencimiento.
Das de vencimiento: el sistema muestra los das de crdito que el
proveedor otorga, los cuales se indican en la ficha del mismo al ser
registrado en el sistema.
Nmero de copias: el sistema muestra la cantidad de copias
reconfiguradas al momento de la instalacin del sistema. Se puede
ajustar este nmero a la cantidad deseada.
Comentarios: si lo desea puede ingresar hasta diez (10) lneas de
comentarios los cuales le pueden ser tiles para indicarle al proveedor
informacin como el lugar y las condiciones de la entrega, entre otras
cosas.
13

Si los datos de la totalizacin son los correctos, haga clic en el

Botn Aceptar,
Cancelar
en caso contrario presione el Botn

y el sistema regresar a la pantalla anterior.
Cmo eliminar una Cotizacin?

La orden de compra y la cotizacin son los nicos documentos del
Mdulo de Compras que pueden ser borrados.
1.3)
Ingrese en el men Cotizaciones
Seleccione borrar Cotizaciones
Emisin de rdenes de Compra

Es la solicitud o pedido formal de productos o servicios al
proveedor que establece un compromiso de despacho de mercanca en

funcin de cantidad y precio. Este documento debe contener los datos
suministrados por el usuario como son: datos del proveedor, depsito o
almacn de inventario, descripcin, cantidad y precio de la mercanca.
Tambin debe contener la fecha de emisin y el nmero del documento
que son asignados por el sistema.
Este registro no produce alteraciones en las existencias del
inventario, pero se refleja como pedido a los efectos del clculo de
mnimos y mximos para las reposiciones del inventario.
14

Existe la posibilidad de cargar la orden de compra para convertirla

en nota de entrega. Tambin se pueden cargar otros tipos de
documentos tales como nota de entrega, cotizacin y compra, evitando
la trascripcin de la informacin contenida en los documentos emitidos
previamente.
Cundo es recomendable emitir una Orden de Compra?
Cuando
se
quiera
establecer
un
compromiso
de
despacho o prestacin de servicios con el proveedor.

Cuando el proveedor lo requiera.
a)
Modo de acceso
Haga clic en el men Compras.
Seleccione orden de compra.
A continuacin se muestra la ventana para la emisin de rdenes

de Compra:
15

Para realizar la transaccin partiendo de un documento anterior,

haga clic en el Botn Cargar,
seguidamente el sistema
mostrar la ventana que le permitir seleccionar:
Realice las selecciones y haga clic en el Botn Aceptar,

el sistema cargar directamente sobre el formulario de rdenes de
compras toda la informacin contenida en el documento de origen.
b)
Seleccin del Proveedor
Ingrese el cdigo del proveedor al cual le ser emitida la Orden de

Compra. En el caso de no conocerlo, puede buscarlo haciendo clic en el
Botn Informacin de Proveedores
el cual se encuentra ubicado en
el lado derecho de la etiqueta donde se ingresa dicho cdigo. Este

botn despliega una ventana que contiene la informacin de todos los
16

proveedores existentes dentro del sistema. Puede realizar bsquedas

por el cdigo, la descripcin o la clase del proveedor.
Otra forma de obtener informacin sobre los cdigos es utilizando
la tecla F1, la cual igualmente despliega la ventada de Informacin de
Proveedores
Una vez dentro de la ventana de bsqueda, utilice el Botn de

Informacin
o la tecla F1 para obtener toda la Informacin
Ampliada del proveedor seleccionado. La informacin se refiere a RIF,

clase, representante, telfono entre otros as como los das de crdito
del cliente con el proveedor.
Como podemos observar en la siguiente pantalla:
17

En el caso de que el cdigo del proveedor no exista dentro de la

base de datos, se puede crear sin necesidad de abortar el proceso,
haciendo clic en el Botn de Crear un nuevo proveedor
para ingresar
nuevos cdigos de proveedor. Una vez registrada la informacin ya

queda almacenada en la base de datos.

c)
Seleccin del depsito

no lo
conoce, ubquelo haciendo clic en el Botn Informacin de
Depsito y seleccinelo.
Nmero de orden de compra: Es el nmero del documento
emitido, generado automticamente por el sistema.
d)
Seleccin del cdigo del producto
Si no conoce el cdigo haga clic en el Botn de Producto,
seguidamente se mostrar la ventana con la lista de
todos los productos registrados en el sistema. Puede realizar la

bsqueda por cdigo, descripcin, o referencia. La lnea azul resalta el
producto sobre el cual est posicionado el cursor, puede hacer uso de
las teclas de desplazamiento hasta ubicarlo y hacer clic en el Botn
Seleccionar.
18

Es posible capturar el cdigo de barras registrado en el
campo referencia mediante un lector ptico o utilizar este campo para

colocar el cdigo del fabricante. Para utilizar este campo como opcin
de bsqueda y registro de los productos haga clic en
el Botn
e ingrsela, o en su defecto, si est utilizando el
Referencia
cdigo de barras exponga la etiqueta ante el lector para que realice la

seleccin.
Si el producto no ha sido registrado en el sistema, haga
clic en el Botn Nuevo, seguidamente el sistema realizar la conexin

con el
Mdulo Administrativo y le permitir ingresar el producto sin
necesidad de abortar la transaccin en curso.

siguientes botones:

de:
Servicios: al hacer clic en este botn permite seleccionar
servicios.
Cantidad Ingrese la cantidad a ser solicitada y pulse la
tecla enter para continuar con la transaccin.

Al ubicar el cursor en el campo Cantidad se habilitan los siguientes
botones:
19


de acceder a:
Precio: permite cambiar el precio de venta del producto
aun cuando el costo no haya sido modificado. Este cambio se hace

Detalle: permite ampliar la descripcin del producto o
servicio.
Descuento: permite asignar un descuento parcial sobre
el producto o servicio.
e)
Costo de la mercanca
El sistema muestra el costo del producto de la ltima compra

En este caso se mostrar la siguiente ventana:
20

Si desea interrumpir momentneamente la transaccin sin perder

el trabajo ya realizado, haga
clic en el Botn Guardar, el sistema
mantendr en espera la transaccin que posteriormente
puede ser
f)
Totalizacin de rdenes de compra
Para totalizar las operaciones de rdenes de compras:
Haga clic en el Botn de Totalizar
Total operacin: campo calculado automticamente por
el sistema, el mismo representa la sumatoria total de los productos y

servicios incluidos en el documento.
21

Primer descuento: espacio para ingresar el monto en
bolvares o porcentaje del primer descuento, si el proveedor no lo reflej

en su documento, coloque 0.
Segundo descuento: ingrese el monto en bolvares y/o
porcentaje del segundo descuento. Si el proveedor no lo reflej en su

documento, coloque 0.
Flete: ingrese el monto que por concepto de flete o cero
Base imponible: este campo es calculado por el sistema
0.
en funcin del impuesto asignado al producto o servicio. Slo impacta

este monto el impuesto correspondiente a los productos o servicios
gravables. El monto de los servicios o productos exentos no forma parte
de la base imponible.
Impuestos: este monto tambin es calculado por el
sistema y corresponde a la aplicacin de la alcuota asignada en la ficha

del producto o servicio, sobre el monto resultante del precio por la
cantidad.
Monto cancelado: coloque el monto reflejado en el
campo total general si la compra es de contado. Coloque 0 si la

compra es a crdito y coloque la suma de los adelantos si se han
entregado anticipos al proveedor. El sistema calcular el saldo
pendiente correspondiente para cada caso.
Orden de Compra: indique el nmero de la orden de
compra en caso que exista una, en caso contrario deje este campo en
blanco.
Tipo de Operacin: indique al sistema el cdigo de tipo
de operacin que configur para este tipo de transaccin. En caso de no

haber configurado ninguno deje este campo en blanco.
22

Fecha de emisin: automticamente el sistema muestra
la fecha del da y puede ser modificada segn su conveniencia para

Das de vencimiento: el sistema muestra los das de
crdito que el proveedor otorga, los cuales se indican en la ficha del

mismo al ser registrado en el sistema.
Nmero de copias: el sistema muestra la cantidad de
copias reconfiguradas al momento de la instalacin del sistema. Se

puede ajustar este nmero a la cantidad deseada.
Comentarios: si lo desea puede ingresar hasta diez (10)
lneas de comentarios los cuales le pueden ser tiles para indicarle al

proveedor informacin como el lugar y las condiciones de la entrega,
entre otras cosas.
Si los datos de la totalizacin son los correctos, haga clic
en el Botn Aceptar,
Cancelar
en caso contrario presione el Botn
y el sistema regresara a la pantalla anterior.
1.4) Cmo eliminar una rdenes de Compra?
La Orden de Compra y la Cotizacin son los nicos documentos del

Mdulo de Compras que pueden ser borrados.
Ingrese en el men rdenes de Compra
Seleccione borrar operaciones de Compra
23

Seleccione el nmero o rango de las rdenes de Compra
a ser eliminadas del sistema, haciendo clic en el Botn de Bsqueda
Slo se mostrarn en la ventana de bsqueda aquellas rdenes de

Compra que no hayan sido convertidas en otros documentos. Presione
el botn aceptar para eliminar.
1.5) Emisin de Notas de Entrega

Es una opcin del Mdulo de Compras que permite ingresar la
mercanca al inventario. Este documento debe contener elementos tales
como: nmero de nota, datos del proveedor, fecha de emisin,
descripcin, cantidad, precio de la mercanca y depsito o almacn de
inventario.
An cuando la nota de entrega no genera administrativamente una
cuenta por pagar al proveedor, s afecta la existencia de la mercanca,
haciendo un cargo en el inventario. Este documento puede ser
convertido posteriormente en una compra, mientras tanto, la transaccin
queda pendiente y no se cierra el ciclo de compra.
Cundo es recomendable registrar una nota de entrega?
Cuando se recibe la mercanca mediante entregas
parciales sin factura.
Cuando se recibe la mercanca en un lugar diferente al
lugar donde se recibe la factura.

a) Modo de acceso
Haga clic en el Men de Compras.
Seleccione notas de entrega.
24

A continuacin se muestra la ventana para la Recepcin de Notas

de Entrega:

haga clic en el Botn Cargar
, seguidamente el sistema mostrar
la ventana que le permitir seleccionar:
25

Realice las selecciones y haga clic en el Botn Aceptar

, el sistema cargar directamente sobre el formulario de
notas de entrega toda la informacin contenida en el documento de
origen.
b) Seleccin del Proveedor
Ingrese el cdigo del proveedor que est enviando la nota de
entrega. En el caso de no conocerlo, puede buscarlo haciendo clic en el
Botn Informacin de Proveedores el cual se encuentra ubicado en el
lado derecho de la etiqueta donde se ingresa dicho cdigo. Este botn
despliega una ventana que contiene la informacin de todos los
Otra forma de obtener informacin sobre los cdigos, es utilizando
Proveedores.
26


Informacin


haciendo clic en el Botn de Crear un nuevo proveedor
para
ingresar nuevos cdigos de proveedor. Una vez registrada la

27

c) Seleccin del depsito

no lo
conoce, ubquelo haciendo clic en el Botn Informacin de
Depsito
y seleccinelo.
Nmero de nota de entrega Ingrese el nmero de la nota de

entrega emitida por el proveedor.
Si no conoce el cdigo haga clic en el Botn

, seguidamente se mostrar la ventana con la lista
Producto
de todos los productos registrados en el sistema. Puede realizar la

bsqueda por cdigo, descripcin, o referencia. La lnea azul resalta el
.
Seleccionar

Referencia
el Botn

seleccin.
clic en el Botn Nuevo

conexin con el
, seguidamente el sistema realizar la
mdulo administrativo y le permitir ingresar el
producto sin necesidad de abortar la transaccin en curso.
28


siguientes botones:

de:
servicios.
Cantidad: Ingrese la cantidad recibida por producto y pulse la tecla

enter para continuar con la transaccin.
botones:
Adems de las funciones ya descritas el usuario tiene la posibilidad de

acceder a:
29

Depsito: permite reasignar el depsito al producto
donde est ubicado el cursor.
Precio: permite cambiar el precio de venta del producto
aun cuando el costo no haya sido modificado. Este cambio se hace

servicio.
el producto o servicio.
trabajo ya realizado, haga clic en el Botn Guardar
, el sistema

cargada y concluida
f)
Totalizacin de nota de entrega
30

Para totalizar las operaciones:
Haga click en el Botn de Totalizar
compra de existir, en caso contrario deje este campo en blanco.
de operacin que configur para este tipo de transaccin, en caso

contrario deje este campo en blanco.
Fecha factura compra: automticamente el sistema
muestra la fecha del da, sta puede ser modificada segn su

conveniencia para recalcular la fecha de vencimiento.

copias preconfiguradas al momento de la instalacin del sistema. Se


entre otras cosas.
en el Botn Aceptar
Cancelar
, en caso contrario presione el Botn

y el sistema regresara a la pantalla anterior.
31

1.6) Registro de compras

La compra es el documento que genera el ingreso de los productos
en el inventario e implica compromisos administrativos con el proveedor.
Este documento puede ser emitido a contado o a crdito de acuerdo a
las condiciones acordadas con el proveedor.
Una compra de contado es un documento con saldo igual a 0 que
es cancelada totalmente en el momento de su emisin. Una compra a
crdito es aquella cuyo saldo es diferente de 0 y que genera una
cuenta por pagar. Este documento debe contener los siguientes datos
ingresados por el usuario: nmero de factura, datos del proveedor,
descripcin, cantidad, precio y depsito o almacn que recibe la
mercanca. Adicionalmente debe contener la fecha de emisin que es
asignada por el sistema.
Nota importante: cabe destacar que el proceso de ingreso de
mercanca al inventario puede ser realizado por medio de una nota de
entrega o por proceso de compra propiamente dicho. Si el proceso se
inici con la recepcin de una nota de entrega, para el momento de
ejecutar la compra es importante cargar el documento original de nota
de entrega a fin de evitar la duplicidad del ingreso de la mercanca al
inventario.
El documento de compra puede ser generado desde documentos
emitidos previamente, tales como notas de entrega, cotizaciones,
rdenes de compras y otras compras.
El proceso de compras da ingreso al inventario, excepto para el
caso de servicios, afecta el auxiliar de cuentas por pagar en caso de
compras a crdito y actualiza el libro de compras que constituye un
requerimiento fiscal.
Modo de acceso
32

Seleccione compra.
La ventana de Compras se presenta a continuacin:

haga clic en el Botn Cargar, seguidamente el sistema mostrar la
ventana que le permitir seleccionar:
33

Realice las selecciones y haga clic en el Botn Aceptar

, el sistema cargar directamente sobre el formulario de
rdenes de compras toda la informacin contenida en el documento de
origen.
a)
Seleccin del Proveedor
Ingrese el cdigo del proveedor al cual le ser emitida la orden de

compra. En el caso de no conocerlo, puede buscarlo haciendo clic en el
Botn Informacin de Proveedores
el cual se encuentra ubicado en
el lado derecho de la etiqueta donde se ingresa dicho cdigo. Este

botn despliega una ventana que contiene la informacin de todos los
Otra forma de obtener informacin sobre los cdigos, es utilizando
Proveedores.
34


Informacin


haciendo click en el Botn de Crear un nuevo proveedor
para
ingresar nuevos cdigos de proveedores. Una vez registrada la

35


b) Seleccin del depsito
no lo conoce, ubquelo haciendo clic en el Botn Informacin de
Depsito y seleccinelo.
Nmero de la factura del proveedor Es el nmero del documento
emitido, ingresado por el usuario.
c)Seleccin del cdigo del producto
Si no conoce el cdigo haga clic en el Botn
Producto
, seguidamente se mostrar la ventana con la lista
de todos los productos registrados en el sistema. Puede realizar la

bsqueda por cdigo, descripcin o referencia. La lnea azul resalta el
Seleccionar
.

Referencia
el Botn

seleccin.
clic en el Botn Nuevo, seguidamente el sistema realizar la conexin
36

con el
mdulo administrativo y le permitir ingresar el producto sin
necesidad de abortar la transaccin en curso.

siguientes botones:

de acceder a:
servicios.
Borrar: al hacer clic en este botn se elimina el producto o
servicio donde est ubicado el cursor.
Cantidad: Ingrese la cantidad a ser solicitada y pulse la tecla enter
para continuar con la transaccin.
Otras funciones disponibles

botones:

de acceder a:
37

Depsito: permite reasignar el depsito al producto
donde est ubicado el cursor.

Lote: Muestra las caractersticas de el lote costo del lote,
crear un nuevo lote, precio del lote y la actualizacin del precio del lote.
servicio.

el
d)
Costo de Productos Nacionales

registrada. Si el costo vara, el usuario puede conservar los mrgenes
de utilidad para fijar los nuevos precios o
actualizar los precios
manualmente aunque el costo no vare.

e)
Costo de Productos Importados o Liquidacin de
Importaciones
Cuando el producto ha sido registrado como importado en el
momento de indicar la cantidad se mostrar la siguiente ventana:
38

Documento: identificador de la importacin.
Fecha: es la fecha en la que se realiz la importacin.
Factor de cambio: tasa referencial a la que la mercanca
ingres al pas segn la forma C del Ministerio de Hacienda.
Valor F.O.B: se refiere al costo de la mercanca segn la
factura del proveedor.
Costo del Flete: es el flete reflejado en la factura del
transportista.
Costo del Seguro: es el seguro reflejado en la factura del
transportista.
Valor C&F: es la sumatoria del valor F.O.B. ms el flete
ms el seguro.
Costo arancel: es el pago de impuestos (Migdalia)
Costo de nacionalizacin: es el pago de impuestos.
(Migdalia)
Costo aduana: es la comisin del puerto de importacin.

Gastos aduanales: es el pago por las gestiones
realizadas por el
agente aduanal.
Costo final: es la sumatoria de los campos antes
descritos.
Costo nacional: la multiplicacin del costo final por el
factor de cambio.
Precios 1, 2 y 3: son los precios en moneda extranjera
que el sistema calcula con base a los mrgenes de utilidad.

trabajo ya realizado, haga clic en el Botn Guardar, el sistema
39

Para totalizar las operaciones de rdenes de compras:

el sistema que representa la sumatoria total de los productos y servicios

incluidos en el documento.

Segundo descuento: espacio para ingresar el monto en
bolvares y/o porcentaje del segundo descuento, si el proveedor no lo

reflej en su documento, coloque 0.
Base imponible: este campo es calculado por el sistema
0.
en funcin del impuesto asignado al producto o servicio. Slo impacta

este monto el impuesto correspondiente a los productos o servicios
gravables. El monto de los servicios o productos exentos no forma parte
de la base imponible.
Impuestos: este monto tambin es calculado por el
sistema, corresponde a la aplicacin de la alcuota asignada en la ficha

del producto o servicio, sobre el monto resultante del precio por la
cantidad.
Total cancelado: Coloque el monto reflejado en el campo
total general, si la compra es de contado, coloque 0 si la compra es a

crdito y coloque la suma de los adelantos si se han entregado anticipos
40

al proveedor, el sistema calcular el saldo pendiente correspondiente a

cada caso.
Otras cuentas: Permite incluir otros documentos de
proveedores relacionados con la compra que pueden o no afectar el

costo de los productos o servicios incluidos en sta.
Orden de Compra: Indique el nmero de la orden de

Fecha de emisin: Automticamente el sistema muestra
la fecha del da, sta puede ser modificada segn su conveniencia para
Das de vencimiento: El sistema muestra los das de

Nmero de copias: El sistema muestra la cantidad de


entre otras cosas.
en el Botn Aceptar, en caso contrario presione el Botn Cancelar y el

sistema regresara a la pantalla anterior.
41

1.7) Devolucin de compra

Genera
una
contraparte
negativa
al
registro
de
compras
previamente realizado, disminuyendo las existencias en el inventario y

afectando las compras del mes, el libro de IVA y las estadsticas de
compras.
La devolucin debe ser realizada en las mismas condiciones en
que fue emitido el documento del proveedor, considerando el descuento
otorgado inicialmente en la factura. La devolucin de las facturas a
crdito debe generar adicionalmente una nota de dbito que sincere el
saldo del proveedor. La devolucin de las facturas de contado refleja
entrada de dinero en el movimiento de caja en la fecha de su
elaboracin.
a) Modos de acceso
Seleccione devolucin de compra.
La ventana de Devoluciones en Compras se presenta a

continuacin:
42

b)
Totalizacin de Devoluciones de Compras
Para totalizar las devoluciones de compras:

c)

el sistema, el mismo representa la sumatoria total de los productos y

servicios incluidos en el documento.
Total neto: Resultado o resultados despus de aplicar,
rebaja, descuentos o deducciones al monto.
Fecha posteo: fecha en el momento que se registra la
factura en el sistema.
43

Nota de crdito: Documento mediante el cual la empresa
notifica haberle disminuido a su cuenta o aumentado al proveedor.

Segundo descuento: espacio para ingresar el monto en
bolvares y/o porcentaje del segundo descuento, si el proveedor no lo

reflej en su documento, coloque 0.
Base imponible: Este campo es calculado por el sistema
0.
en funcin del impuesto asignado al producto o servicio, slo componen

este monto el correspondiente a los productos o servicios gravables. El
monto de los servicios o productos exentos no forma parte de la base
imponible.

Fecha de emisin: automticamente el sistema muestra
la fecha del da, sta puede ser modificada segn su conveniencia para


44


entre otras cosas.
en el Botn Aceptar, en caso contrario presione el Botn Cancelar y el

sistema regresara a la pantalla anterior.
Emisin N/D al proveedor: si la factura del proveedor no
ha sido pagada y/o el proveedor tiene saldo distinto de 0, el sistema

permite la emisin de una nota de dbito por el mismo monto de la
devolucin para sincerar la cuenta del proveedor.
Seleccin del documento: Haga doble clic en el documento
seleccionado.
Monto de la nota de dbito Ingrese manualmente el monto a ser
debitado en la columna de cancelado.
Descripcin de la transaccin Ingrese la descripcin o motivo de la
nota de dbito.
Comentarios: si lo desea puede ingresar hasta diez (10) lneas de
comentarios los cuales le pueden ser tiles para indicarle al proveedor
informacin como el lugar y las condiciones de la entrega, entre otras
cosas.
Tipo de operacin: Ingrese el cdigo asignado a este tipo de
operacin.
Imprimir nota de dbito Es recomendable que todas las notas de
dbito sean impresas en el formato que cumpla con los requisitos
exigidos por el SENIAT
Nmero de copias Ingrese la cantidad de copias.
Aceptar Hacer clic sobre este Botn Aceptar
para concluir el
proceso de la emisin de la nota de debito.

45

1.8) Reportes relacionados

a) rdenes de compra
Para consultar o imprimir un reporte de las rdenes de compras
puede ir al Mdulo Administrativo.
Modo de acceso
Entrar en el Mdulo Administrativo
Hacer clic en el Men de Reportes
Hacer clic en la opcin Reportes de Proveedores
Clic en Transacciones pendientes
Clic en rdenes de compra

b) Notas de entrega
Las notas de entrega se ven relacionadas en el Mdulo

Administrativo:
Modo de acceso
Clic en Notas de entrega

c) Compras en espera
Las compras en espera se ven relacionadas en el Mdulo de

Reportes del sistema administrativo en:
Modo de acceso
46

Clic en Compras en espera

d) Recepciones de Compra
Las recepciones de compra se ven relacionados en el Mdulo de

Modo de acceso
Compras
Compras por Instancia
Visualizacin de Compras
e) Devoluciones de Compra
Las devoluciones de compra se ven relacionadas en el Mdulo de
Modo de acceso
Reportes de Inventario
Operaciones de Inventario
Tipo de Operacin
47

48

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Manual de Usuario v 1.0.1

1.1) Estructura del modulo de compras

a) Modo de acceso al modulo de compras

1.2) Registro de cotizaciones a proveedores

a) Carga de operaciones Guardadas

b) Seleccin del proveedor

c) Seleccin del deposito

d) Seleccin del cdigo del producto

1.3) Emisin de orden de compra

b) Seleccin del proveedor

c) Seleccin del deposito

d) Seleccin del cdigo del producto

f) Total de ordenes de compra

1.4) Cmo eliminar orden de compra?

1.5) Emisin de nota de entrega

SAINT Enterprise Administrativo

b) Seleccin del proveedor

c) Seleccin del deposito

d) Seleccin del cdigo del producto

f) Totalizacin de nota de entrega

1.6) Registro de compra

a) Seleccin del proveedor

b) Seleccin del deposito

c) Seleccin del cdigo de producto

d) Costo de productos nacionales

e) Costo de productos importados o liquidacin de importaciones

1.7) Devolucin de compras

b) Totalizacin de devolucin de compras

1.8) Reportes Relacionados

SAINT Enterprise Administrativo

1.1) Estructura del Mdulo de Compras

Modos de acceso al Mdulo de Compras

Desde el Men de Inicio del escritorio de Windows seleccione el

SAINT Enterprise Administrativo

Seguidamente de seleccionar la opcin modulo de compra la

Qu hacer desde el Mdulo de Compras?

1.2) Registro de Cotizaciones del proveedor

SAINT Enterprise Administrativo

Este registro no produce alteraciones en las existencias del

documentos evitando la trascripcin

repetida de los datos.

Cuando se tenga la intencin de emitir una orden de

compra basada en esta cotizacin.

SAINT Enterprise Administrativo

a) Carga de Operaciones Guardadas

Para realizar la transaccin partiendo

anterior, haga click en el

Botn Cargar, seguidamente el sistema mostrar la ventana que le

Tipo de operacin a ser cargada

el sistema cargar directamente sobre el formulario de compras toda la

SAINT Enterprise Administrativo

Seleccin del proveedor

Ingrese el cdigo del proveedor al cual le ser solicitada la

El cual se encuentra ubicado en el lado derecho de la etiqueta

SAINT Enterprise Administrativo

Una vez en de la ventana de bsqueda, utilice el Botn de

O la tecla F1 para obtener toda la Informacin Ampliada del

Si nos presenta el caso de que el cdigo del proveedor no exista

SAINT Enterprise Administrativo

Este nuevo cdigo de proveedor queda creado de igual manera

campo de carcter obligatorio.

Seleccin del depsito

Ingrese el cdigo del depsito en donde se recibir la mercanca. Si