t8

Apuntes de Estudio

Todas estas cualidades las posee el profesorAlva y las vierte con mucha sencillez
formato de dilogo entre alumno yprofesor Alo Iargo de la lectura,
el estudiante desempea el papel de Ia persona que va convifiendo su lenguaje
basado en el sentido comn en el idiorna del profesional en Contabilidad. El profe_
a travs de un

sor lo va llevando de la mano de modo tal que el aprendizaje no sea un proceso

tedioso ni estesante, sino un camino natural hacia la fomracin profesional. Esta
tarea no es fcil. Requiere que e autor entienda que cada persona, cualquiera sea
la edad que tenga, es un se individual diferente tanto genticamente como en

cuanto a su sntesis vivencial. Por tanto, transnitir un concepto no basta; es

necesario comprobar que este fue correctamente entendido.
Ms aun, la modestia cientfica del profesor io debe conducir a profundizar el
concepto con cada uno de los aportes, sutiles o grandiosos, que a raz del
dilogo enriquezcan el tema y fascinen a los dialogantes con sus propios descu_
brimientos, siendo lo ms importante no el hecho de descubir laplvora, sino el
hecho mismo de descubrir. Aquel que intenta ridiculizar al que <descubre la
plvora> colabora con reprimir la curiosidad por sabe destruye el camino a la
libertad del pensamiento.

El mtodo del dilogo que el profesor Alva introduce en esta entrega es una
muestra del fescor que se requiere en la actualidad para que la universidad no
sea solamente una entidad proveedora de conocimientos, sino el centro de
entrenamiento para formar seres pensantes en libertad. Al fin y al cabo, el mundo
actual ya globaliz el conocimiento a travs de intemet, JSTOR, Google, etc. Lo
que falta
esa debe ser nucstra oferta- es ia capacidad de las personas para
procesar -y
los conceptos sin tentora las opiniones encontradas. Si se promueve la
actitud creativa, toda opinin diversa debe ser tomada como una coiaboracin
enriquecedora y no como afrenta de guerra.

El uso del dilogo no es una tcnica novedosa, pero solo vale la pena retomarlo
condicin de contar con las ganas de construir el mundo, porque de io contraio
el dilogo se rompe. Pienso que esa es la funcin de la universidad y de los
profesores como EdgarAlva que, a travs de la fascinacin por entender la vida;
porresolver los problemas reaies, desde los ms simples hasta los ms complejos;
y por buscar la felicidad profundizando en el conocimiento en busca de la sabidu_
a

ra por medio del cambio de ideas, ya sea en serio o ldicamente, colaboran con
mtodos que incrementan la calidad ms que Ia cantidad en el aprendizaje.

Guillemto Runciman Saettone

16 de

diciembre de 2004

Introduccin:
es indispensable leerla
La enseanza de la Contabilidad
como de otras materias- resulta ser un
-as
doble reto tanto para Ios profesores como para los alumnos: por un lado, la
enseanza-aprendizaje de la tcnica contable; y, por otro, el aprendizaje del
lenguaje tcnico.
Cuando empiezan a aprender Contabilidad, los alumnos experimentan un impacto por las diferencias que se presentan entre el lenguaje cotidiano que utilizan y
el lenguaje tcnico que empiezan a aprender. La brecha entre lo que se conoce y

lo que se est por conocer crea barreras en ese aspecto y, en muchos casos,
epesenta un verdadero obstculo en la enseanza de esta disciplina. Parte del
bagaje lingstico comn es utilizado por la Contabilidad, peo en un sentido
similar y al mismo tiempo distinto; esto, obviamente, genera confusin en el
alumno que asocia el trmino que est conociendo con el significado que l
conoce.
Respecto al significado de algn trmino, frecuentemente se formulan preguntas con]o las siguicntcs: (Por qu se denomina asl?; tiene algo que ver con
aquello?>>. La rcspuesta acostumbrada es: <No. En Contabilidad, ese trmino

significa.., (diferencia)>. Evidentemente, el alumno relaciona de manera natual

sz lenguaje y e/ lenguaje contable; y, al encontrar los significados y usos distintos, puede llegar a una confusin que ocasione un desgano total por el aprendizaje del curso. El as y el aquellono son ns que generalizaciones de la temrinologa que constantemente colapsan et el pensanriento del alumno. Sin embargo,
no es

1a

nica dificultad lingistica que se presenta.

20

Apuntes de Esnrdio

Adems de los mencionados clo4aas semnticos, existen otros obstculos que

deben ser superados. Uno de ellos, en rni opinin, muy importante, es el problema que tiene el alumno para relacionar la Contabilidad con la realidad y concebir
lo que escucha o, al menos, lograr cierto acercamiento de lo abstracto hacia lo
real. Esto, en alguna medida, se debe a que el lenguaje tcnico es muy fro y
formal, lo cual es conveniente para lograr mayor objetividad; sin embargo, es
vlido solo como meta de aprendizaje, porque en la prctica se crean diversos

conflictos.

El aprendizaje de la Contabilidad se puede comparar con el aprendizaje de un

lenguaje nuevo: nuevos trminos, nuevos significados y cdigos distintos.
Mucho del aprendizaje de los alumnos depende de la actitud del profesor que
dicta el curso, ya que depende de l lograr un <lenguaje puente> entre el lenguaje contable y el lenguaje cotidiano para que el alumno vaya introducindose en
el lenguaje tcnico. Este es uno de los objetivos del presente trabajo. El establecimiento de equivalencias ente uno y otro trmino redunda en el beneficio de
la enseanza en lodos sus sentidos.
Es indispensable, adems, conseguir que el alumno visualice, imagine y sienta
Io que lee y escribe, para as lograr, en cierto modo, el tan beneficioso acerca-

miento a la realidad contable. Cmo? Utilizando l lenguaje expresivo. Las

obras literarias tienen esa ventaja, Mientras el lector recore las lneas, palabra
por palabra, imagina los paisajes, los personajes, las escenas, etc. En este caso,
se imaginar a l en el aula, en una clase de Contabilidad, donde podr resolver
sus dudas conceptuales. Aplicar esa idea en la enseanza de una materia tcnica
o cientfica es dificil, pero lo intentaremos. Ese es el objetivo principal de este
libro.
En el presente documento, no se pretende descubrir conceptos ni teoras contables, sino transmitiry revelaresos mismos en una forma completamente sencilla,
comprensible, descargada, imaginativa, palpable y entretenida. Parece muy ambicioso, pero es bastante atractivo. El alumno ser quien finalmente califique
esta a).uda como buena o mala; yo busco el calificativo de <<era lo que faltaba>.

Me orientar principalmente a los aspectos tericos, que constituyen la llave de

la puerta a un aprendizaje cuidadoso y verdaderamente fundamentado. Esto
redundar en la mayor efectividad del alumno al momento de realizar sus ejercicios prcticos, ya que significar un valor aadido a su desheza contable. En
muchos otros textos, se pueden encontrar ejercicios tras ejercicios y son muy

buenos materiales en ese sentido. Por ello, este libro se enfoca en

21

Introduccin

ejemplificaciones sencillas y expresivas de lo conceptual. No

es

objetivo de este

texto llenar de ejercicios prcticos la vista de los lectores, puesto que se tenderia
a mecanizar elrazonamiento contable; lo que se busca es que, mediante ejemplos sencillos, los lectores puedan <aprehendeD) los conceptos contables
Deseo enfatiza la necesidad de que el lector imagine y visualice permanentemente Io que lee. Es muy importante; no lo olvide. Encaminmonos, pues, en la
obtencin de nuesto objetivo: el lenguaje expresivo en la Contabilidad.

La Contabilidad:
puras cuentas?
1.

Concepto

Generalmente, la primera clase de Contabilidad o los primeros conocimientos

impartidos acerca de esta materia nos hacen cambia laclsica idea o nocin que
tenemos sobre ella, Frecuentemente, cuando alguien manifiesta que est estudiando Contabilidad, la mayora de personas piensa: (Qu montono lleva
libros, puras cuentas...> y cosas por el estilo. A lo largo det libro, se construir
un dilogo entre alumno y profesor donde se orientar Ia atencin a aclara las
dudas conceptuales. El siguiente dilogo nos servir de apoyo para aclarar
algunas ideas sobre qu es la Contabilidad.

Entm el profesor en el saln y se inicia la clase. Luego de una breve intoduccin, y de Ia toma de lista tan comn y corriente en los primeros das de clase, se
inicia la presentacin:
Pr: Buenos das, alumnos. Yo los guiar en el aprendizaje del curso de Contabilidad I. Enprimer luga quisiera iniciar la clase por conocer qu es lo que ustedes

entienden por Contabilidad. Qu es la Contabilidad? o qu entienden por

Contabilidad?

I P = Profesor

Apuntes de Estudio

24

A'?: La Contabilidad consiste en hacer o registrar cuentas. Es sumar y reslar

puras cuentass.

inicial de la Contabilidad y, por ello, es muy

pero
impoftante;
la Contabilidad va ms de all de introduciro regisalgunas
cuentas o llevar pums cuentas. Se puede defitrar datos en
nircomo un sistema, medio o proceso que nos brinda informacin de
manera estructurada
econmica como financiera--, la cual es evaluada
-tanto
e interpretada para tomar decisiones. De esta manera, se lograr corregir los
puntos dbiles de la empresa y aprovechar sus aspectos fuertes.
P: El registro es la parte

Existen muchas definiciones acerca de la Contabilidad. Algunos autores se inclinan por afirmar que dicha materia es una ciencia; otros prefieren definirla como
una tcnica; por ltimo, existe tambin una coniente de autores que la definen
como un arte. Ahora bien, la Contabilidad, como muchas materias, tiene sus
vertientes, de all que se pueda hablar de contabilidad financiera y contabilidad
administrativa. La primera de ellas se ocupa principalmente de proporcionar
nicamente- a
informacin econmica y financiera, fundamentalment
-no,
financieros;
la
segunda
se orienta a la
usuarios extemos a travs de los estados
principalmente
para uso
y
acumulacin el anlisis de informacin relevante,
planeaq
y
Por
tanto,
el
contador
tomar
decisiones.
interno, a efctos de
controlar
puede participar tanto en el nivel operativo como en el estratgico y gerencial.
Por lo pronto, nos ocupatemos de la contabilidad financiera. Al final, realizaremos una introduccin a la contabilidad administrativa.

ffi
=-j:fl

2.
A:

}ff"';*

il,'.i::l

T:

lri;lffi ;:ftTrl'"ff :#fi "":T ;:

nanciera a travs de los eslados linancieros.

Importancia

,Qu se hace en

I Si es que

la Contabilidad? Para qu sirve?

se pregunta de verdad a un alumno que todava no ha llevado el curso. Estas

respuestas se reitera unas tms otras. Efectivamente, esa es Ia idea que Ia gran mayoria tiene
cuaDdo escucha la palabra (Contabilidad). Sin embargo, no es as.

La Contabilidad: puras cuentas?

primer luga quiero recordarque este curso se orientar principalmente a la

contabilidad financiera. En Contabilidad, no solo se registran las operaciones de
la empresa en los libros contables --que posteriomente estudiaremos-, sino
tambin existe una clasificacin de las operaciones y, adems, un resumen de
lodo lo contabilizado a travs de los estados financieros.
P: En

La Contabilidad surgi para organizaro reorganizar algo que siempre se realizaba de manera comn, pero donde no se segua un orden. Quin no ha anotado
alguna vez todo lo que gasta cuando va de compras? ,Quin no ha visto a su
mam anotar las conrpras de los supemrercados? La respuesta es obvia.

A: Entoncas, cmo surgi la Contabilidad?

P: Muchos aos ats, cuando exista el trueque, quienes lo realizaban anotaban
todo lo que intercambiaban: (Entregu tres sacos de papas (u oro) y recib seis
d camotes (o plata)>, por mencionar un ejemplo. Cuando apareci la moneda
como medio de cambio, ya no solo se negociaba con aquel con el que se tna
intereses recprocos respecto a los poductos, sino que las negociaciones empezaror' a realizarse independientemente del producto que uno u otro poseia,
ya que se contaba con una misma unidad de cambio: la moneda. Evidentemente,
las operaciones comerciales crecieron significativamente. Entonces,
qu haba
que hacer? Definitivamente, era necesario un orden y una sistematizacin ms
elaborada, la cual se adaptase mejor al nuevo ritmo comercial. As, surgieron las
(<cuentas>),

que no son otra cosa que nombres o ttulos para identificar los

bienes, los derechos y las obligaciones implcitas en las operaciones que se

repetan constantemente. De esta manera, el registro se volvera ms uniforme.
No obstante, este registro uniforme no era suficiente. Faltaba algo adicional:
ms orden. Entonces, se decide agrupar las operaciones segn posean ciertas
caractersticas en comn: el mismo tipo, la misma naturaleza, entre otros aspeclos. Se llega. pucs. a una clasificacin.
lmaginemos, por ejemplo, a una madre de familia que acude constantemente al
supermercado para abastecerse de lechugas, tomates, manzanas, peras; en fin,
toda clase de frutas y veduras. Conforme va pasando el tiempo, ella va apuntan-

do o registrando un mayor nmero de operaciones, es decir, de intercambios

(dinero porverduras o frutas), lo cual definitivamente requerir un orden. As, se
van agrupando los productos con el fin de juntar las operaciones de un mismo
tipo bajo un solo nombre en una libreta de apuntes. De esta manera, nacer una
cuenta llamada (Verduras>, que agmpar a las lechugas y a los tomates; y otra
cuenta llamada (Frutas)), que rcuni a las manzanas y a las peras.

Apuntes de Estudio

La Contabilidad: puras cuentas?

La planeacin'. se plantean situaciones pensadas de acuerdo con Ia informacin recogida.

La gestin: se pone en prctica lo que se ha pensado.
El control: se facilita utilizando una informacin oportuna y confiable.
La evaluacin', seala los puntos buenos y malos de la gestin.

A: As funciona la Contabilidad?
P: Claro ! Pero recuerda que el registo es solo la parte inicial de la Contbilidad'
Para entenderla mejor, vayamos a un ejemplo ms real y acorde con la materia'
Imaginemos, ahora, a un comerciante que tiene un negocio; este deber llevar
un ;gistro ordenado de su empresa. Por ejemplo, al iniciar su negocio, adquiere
on uarn"rio, un escritorio y un archivador, entre otras cosas' Si tuvieun
".tunt",
ra que anotar todo lo que compra utilizando el nombre de cadauno de los bienes,
tendra que registar-en este caso- cuatro nombres. Evidentemente, se contara con un sinfin cle ttulos, nombres o cuentas, lo cual complicara el manejo
del registro y podra generar confusin. Observemos que estos bienes tienen
una caracteristica en comn: todos son muebles. Entooces, sea conveniente
que todos estos artculos se encuentren registados bajo un mismo nombre, es
deci bajo una cuenta: <Muebles y enseres>. De esta forma, es obvio que el
nmeo e cuentas s reduce significativamente, facilitando el manejo del registro. Entonces, estacuenta (Muebles y enseres> servir para regishar, uniformemente, las operaciones referidas a todo tiPo de mubles en el correspondiente
libro contable, el cual equivale a la libreta de apuntes de la madre de familia'

27

RECUERDE: Mediante la Contabilidad, se puede planear, gestionar,

controlar y, sobre todo, evaluar y toma decisiones.

A: Existe alguna clasificacin de la Contabilidad?

P: Existen diferentes maneras de clasificar a la Contabilidady estas varan segn
Ios criterios o puntos de vistapara diferenciarlas. Sobre la base de la orientacin

de la informacin que se puede determinar, se subdivide en dos:

a)

Contabilidad financierq: es la que recoge l informacin histica

presente- para tomar decisiones con respecto a una organrza.
cin. Es obligatoria, ya que el Estado la exige con fines tributarios y
pasado y

A: Todo se mantiene de esa manera? Cmo saber si la empresa est ganando

o perdiendo?

fiscalizadoes-

P: Definitivamente, esto no puede quedar as. Todo el orden realizado habra

sido en vano. Porqu? Simplemente, porque faltaraplasmar todaesa informacin captada alg ms directo, algo que nos sirva de base para tomar decisio-

La informacin reflejada en los estados financieros, por ejemplo en el

balance general, debe mostrar la situacin patrimonial de la empresa, es
decir, lo que dicha empresa tiene y ha generado en el transcurso de sus
operaciones (la situacin de la empresa es buena o mala?). Si hablamos
del estado de prdidas y ganancias, que es otro estado financiero, podremos ver cmo nos fue (si ganamos o perdimos) en un determinado mes,
semestre, ao o perodo en general. Para identificar si existe la posibilidad
de error, se evala la informacin mediante las auditoras.

nes, pa;a lo cual se necesita saber si la empresa est ganando o perdiendo, o en

quj iituucin ," encuentra (si es buena, regular o mala)' Por ello, es convenien-

te, despus de todo lo registrado y clasificado, realizar resmenes' es decir,

elaborar los estados financieros, que veremos ms adelante'

RECUERDE: La Contabilidad es la base de informacin para tomar decisiones y conocer el rendimiento de la empresa.

b)

Contabilidad qdninstrativa: esla que se dedica a la toma de decisiones

en Ia organizacin y a las diferentesjerarquas que hay en ella. Es opcional, ya que el Estado no la exige, salvo en algunos aspectos referidos a
costos, como veremos ms adelante. Uno de los puntos impofantes es
que se vea reflejada en los presupuestos. Es todo un tema por desarrollar.
Ya llegar el momento oportuno.

En sntesis, gracias a la Contabilidad, es posible realizar lo siguiente:

Apuntes de Estudio

A:

II

Qu es un presuPuesto?

que se puedan obtener

P: Un presupuesto es una proyeccin de los resultados
un marco de
en la gestin de una organizacin o empresa, siwiendo as como
y objetimetas
de
refercia sobre la base del cual se evaluar el cumplimiento

vos.
un presupuesto
Por ejemplo, continuando con el comerciante, este puede hace
poderplanear
para
realizar durante el prximo semese
d" lal u"ntusque
"rpera
que
ganancias
y
las
hacer
gastos que va a realiza las inversiones que va a
los
va a obtener.

EI ciclo contable:
una ruta por seguir

las
Es importante resaltar que un presupuesto es elaborado de acuedo-con
de
la
tamao
el
decir,
cicunitancias en las que se encuentre la empresa; es
etc'
econmica,
empresa, los objetivos de la empresa, la situacin

montona' una
Aunque toda esta informacin les haya podido parecer un tanto
factible abanms
les
ser
vez que tengan bien claros estos conceptos bsicos,
(puras
otro lado' al
Po
cuentas)
donu, tu iu de que la Contabilidad son
en
el desarrollo
desarrollarse la tecnologia, se han logrado mejores condiciones
idea
del contador
vieja
la
de la Contabilidady as se puede abandonar fcilmente
en
informticos-aludan
como un simple teneclor cle libros, ya que los sistemas
a
aplica
que
contador
el
los registros.-Sin embargo, no se puede suplir el criterio
y
los
empresa
cada
a
cada f,roceso contable, ya que estos tienen que adecuarse
decisiones'
resulLdos siempre debn ser evaluados e interpretados para tomar
mepuede
realizarse
Algunos autorei afirman que la parte eferida al registro
puede
aparno
se
diite programas por comfutadora, pero que definitivamente
tar eljuicio del contador de las aplicaciones'

Ahora que ya se ha esbozado una idea un poco ms clara de lo que es la

Contabilidad, s oportuno conocer y entender el ciclo contable. Qu es?,
cul es su propsito?, para qu sirve? son algunas preguntas que sern
absueltas a continuacin. Por obvias razones, seguiremos apoyndonos en la
conversacin profesor-alumno para poder entende este y los captulos posteriores.
P: La Contabilidad, como ya se ha mencionado, se encarga en cierta medida de
recopilaq clasificar, registrar y resumir operaciones con incidencia contable uti-

lizando un ciclo: el ciclo contable.

A: Qu

es el

ciclo contable?

Lo que ocurre es lo siguiente: una empresa o compaa realiza mltiples operaciones; sin embargo, no todas poseen la llamada <incidencia contable) y, por
ende, no todas son <lransacciones>.
P:

Visualicemos un ejemplo para ser ms claros y especficos. Imaginemos a un

empresario que requiere personal para su negocio y entrevista a un candidato al
puesto. Conversan y acuerdan el sueldo y el inicio de labores para el mes siguiente. Esta sera una transaccin, es deci un hecho o una operacin con
incidencia o efecto contable? La respuesta es no, puesto que, si bien es una
operacin, solo se ha contratado a un nuevo trabajador, pero contablemente eso

Apunles de Estudio

El ciclo contable: una ruta por segur

31

Grfico 2.1
Estrctura del ciclo cotable

no implica que haya impacto monetario. Por ende, no es unatransaccin; es tan

solo un acuordo administrativo o legal.

,@A
#

RECUERDE: Lo que se roma en cuenra en la ( ontablidad sor Ias

Operaciones

operaciones con incidencia contable. es decir. las transacciones-

,A; Si

Transacciones

la empresa ya contrat a la persona, por qu no hay impacto monetaio si

rl

Ie va a pagar un determinado sueldo?

<}

P: Pues, yo pregunto: la persona ya prest sus servicios? No. La empresa le

debe algo? No. El trabajador por la sola firma tiene derecho a percibir su sueldo? No. Tiene que laborar para ganrselo. Entonces, dnde est el efecto monetario? No existe tal impacto con la sola firma del contrato.

Diio

,-

rl

#+

A: Entonces, qu implicara una transaccin?

A: El ciclo contable consiste en el manejo de las operaciones que tengan incidencia contable?

P: Exactamente. Ei ciclo contable

es una especie de ruta o camino que se sigue

para realizar el proceso contable que finalmente redunda en los estados financieros. El ciclo contable est compuesto por las diferentcs etapas por las que
pasa la informacin o las transacciones.

A: Cules son los pasos que

se siguen?

P: El ciclo o flujo contable posee la siguiente estructura:

I Los eslados financieros se tratarn en el siguiente captulo.

Myor

En cambio, ahora imaginemos que el trabajador ya labor durante un mes. La

empresa tiene la obligacin de pagarle? S. Por lo tanto, hay un impacto monetario, una incidencia contable.

P: Una transaccin se podra definir como todo aquel movimiento de

tipo econmico-financieo que tenga impacto o efecto monetario.

,Toma de
decisiones

informacin?

A:

Esas son las etapas por las que pasa la

P:

Exacto. Como se ha mencionado anteriormente, en la empresa se suceden

mltiples operaciones. Lo primero que se requiere es identificar aquellas que

tengan incidencia contable, es decir, cules son transacciones. Solo estas
seguirn la ruta. Luego, contando con los documentos sustentatorios de
una transaccin (como las facturas, las boletas de venta y otras evidencias
que certifiquen su ocurrencia), dicha transaccin se anota o registra en el
Diario General. Qu es? Es un libo contable en el que se lleva la historia
cronolgica de cada uno de los hechos contables que suceden da a da, tal
y como ocurrieron.

Apuntes de Estudio

El ciclo contbie:una ruta po seguir

33

Ctadro 2.2
Libro Mayor (mayorizaci)

Cuadro 2.1
Registro libro Diario

Mayor Mercadera
s/.500

Mercaderia
Cajd

s/.200

Mercadera
Fact. x Pag.

I -l -03

s/.

l-t-03
500

2-1-03

1-l-03
200

6- l -03
Muebles
Caja

Mercadera
Caja
Fact. xPag.

Mayor Caja

1.000

t
t
J
t

si.

4-l-03
r.700

6-l-03
s/.1.000

libro contablePosterioimente, se traslada la informacin al Mayor -tambin'

con cada
de
acuerdo
el
Diario
en
contenida
,e ct^ifica la informacin
ei
"t "uatllevando as la historia indiviclualizada de cada una de las cuentas o
cuenta,
involucradas en las transacciones El traslado del Diario al
puiiO*
'Mayor "ontuUt"t <mayorizacin>. Por ltimo, al final de unperiodo' toda esta
se denomina
en los estados financieros, los cuales plesentan la informacin
t"rrninu
-t
resumida y organizada

Mayor Fact x Pg.

2-t-03
2-r-03

s/.

s/.

2.400

2.400

s/.

-500

1,900

-800

1,100

-800

s/.300

200

200

s/.400

Cabe sealar que el llamado ciclo contable se realiza dentro de un tiempo establecido. Este tiempo recibe el nombre de perodo contable y est constituido
generalmente por doce meses, de enero a diciembre, es decir, un ao. Esta defi_
nicin sirve para evaluar la gestin de una empresa o compaia de perodo en
perodo y as poder analizar la evolucin o involucin del negocio ao tras ao.

ilI
Los <<famosos>
estados financieros
Uno de los objetivos del proceso contable es brindar informacin a travs de los
estados financieros (EE. FF.) a efectos de tomar decisiones. EIlos responden a
muchas preguntas que se hacen los agentes econmicos acerca de las empresas. A continuacin, se ver la explicacin del profesor a sus alumnos sobre
estos ((famosos) estados financieros que sern explicados en su totalidad en el
presente captuIo.
P: Las primeras palabras que se pueden asociar a la

Contabilidad son, sin duda,

los estados financieros. Pero qu se entiende por ellos?

A: Tomando en cuenta su nombre, los estados financieros responden a algo que

muesfa nmeros, cifras sobre una empresa, la situacin financiera de la empres4... supongo.
P: Efectivamente. Los estados financieros son informes contables finales y resumidos que tratan de plasmar la situacin econmica y financiera de la empresa. El resultado conesponde a un perodo contable determinado o hasta una
fecha determinada.

A: Entonces, cul
financieros?

es el porqu de la existencia de estos (famosos> estados

Aprmtes de Estudio

imaginar,los estados financieros tienen un objetivo. El objetivo

primordial esproporcionar informacin sobre una empresa,la cual ser til enla
toma de decisiones. Para una empresa o negocio, que tengametas prsperaspol
cumplir a largo plazo, la toma de decisiones es clave. Por ello, es de vital importancia que 1a informacin en dichos estados financieros sea altamente confiable
y de claro entendimiento. Deben ser preparados de manera que permitan una
comparacin entre los estados finanieros actuales y los de aos anteriores de
la misma compaa y de otras, con el fin de observar las mencionadas evoluciones o involuciones.
P: Como podrn

RECUERDE: Los stados financieros brindan informacin para

tomar decisiones.

Los <(famososD estados financieros

3?

P: Bsicamente, los estados financieros son el balance general, el estado de

prdidas y ganancias, y el estado de cambios en el patrimonio neto. Tambin se
cuenta con el estado de flujos de efectivo, que ser tratado en un curso posterior y que no s otra cosa que la presentacin de informacin referida a los
movimientos de efectivo (entradas y salidas de efectivo) con elacina actividades de operacin, inversin y financiamiento que ha realizado la empresa. De
esta forma
el saldo inicial de caja, es decir, el efectivo que se
-consideando
tena al iniciar el perodo-, obtenemos el saldo final de efectivo, cifra que debe
coincidir con la indicada en la cuenta <Caja del balance geneal>r. pero vamos
paso a paso.

1.

Balance general

A: Qu es el balance general?
cuentauno de los principios
informacin contacontables: el principio
y
precisa,
duda
alguna, de tal
completa
sin
ble debe mostrase en forma clara,
los
estados fimanera que ofrezca la posibilidad de interpretar correctamente
Para poder comprender esto, es necesario tomar en

de exposicin. Este consiste en que Ia

nancieros. Se deben evitar las malas interpretaciones, la informacin distorsionada

y, por el conhario, deben ofecerse todos Ios elementos y datos necesarios que

P: El balance general es un informe que resume en qu situacin se encuentra la

empresa: buena, regular o mala. Este estado muesta los bienes, derechos y
obligaciones que Ie pertenecen o corresponden a la compaia en un momento
determinado; es decir, muesta la situacin econmico-financiera de la empresa
auna fecha. Porello,la fecha indicada en este informe es, por ejemplo, <al3l de
diciembre del2003>.

orienten adecuadamente al lectorde la informacin financiera.

Adems, este principio menciona Ia necesidad de realizar las discriminaciones
bsicas, considerando para tal efecto el principio de importancia relativa. Este
ltimo se pregunta, entre otros puntos, y de acuerdo con diversos aspectos de
la compaia, <si vale la peno el registro como tal de los hechos, <si vale la
pena) destacar determinada informacin o no, etc. Es inherente al criterio costobeneficio.

Por ejemplo, cuando las empresas se fusionan, adquieren o venden, los

inversionistas interesados requieren en primer lugar analizar los estados financieros y las notas que se hagan de estos para evaluar realmente la situacin de
la empresa y definir si es rentable o no.
resumir toda la informacin de la empresa en esos estados
financieros? Se colocan todos los datosjuntos? De qu forma se agrupan?

A: Cmo

se hace para

El balance general refleja un carcte acumulativo. Puede responder a las s!

guientes prguntas: cmo estamos?, cuntos bienes tenemos hasta el momento?, cules son nuestras deudas a esla fecha?, etc. Tambin puede ser
llamado <estado de activos y pasivou o <estado de posicin financieror, entre
otras denominaciones.

A: Qu contiene el balance general? Cul es su estructura?

P: El balance general se subdivide en hes partes muy importantes: el actiyo, el
pasivo y el patrimonio neto. Supongo que se estarn preguntando qu significan stos conceptos. Bueno, empezaremos a explicarlos.

Apuntes de Eshrdio

(en truevos soles)

PASIVO

Activo corriente
Caja

Bancos
Valores negociables
Cuentas por cobrar
Mercaderia
Cargas diferidas

Tota activo colriente

Psivo

co

rriente

1.000 Sobregirobancario
125.000 Tributos por pagar
120.000 Provisin CTS
24.160 Sueldos por pagar
5 8.000
Cuentas por pagar
0.000 Crdilosdiferidos
3 3 8.160 Total pasivo correntc

Activo no corriente

2.000
43_825
15. 4

50.250

4t.250
79.303
231.142

Pssiyo no corriente

Inversiones en vaores
2 0.000
Terrenos
80.000
Edificios, maquinaria y equipo 500.000

Letras por pagar L-P

Tota pasivo no corriente

TOTAL PASIVO

23.5 00

23.500

255242

Dpreciacinacumulada (95.380)
20 000

Intangibles

PATRIMONIO NETO

Amortizacinacumulada (20.000J
Tota activo no

corriente

TOTAL ACTIVO

Capital social

504.620

842.1A0

39

El lrmino <tangible>> significa <que se puede tocan); es decir, se refiere a bienes

con sustancia fisica o corprea. Por lo tanto, los recusos tangibles son activos
como, por ejemplo, computadoras, escritorios, cajas registradoras, etc. En contraposicin, la palabra <intangible> quiere decir (que no se puede tocaD. En ese
sentido, Ios recursos intangibles son activos como derechos, los cuales son utilizados en las operaciones del negocio. Un ejemplo de recursos no materiales seria
un licencia que haya obtenido la compaa piua el uso de una marca o una
franquicia.

Balance general
Compaa ABC S. A.
al 3l de diciembre d 2003
ACTIVO

Los <famosos> estados hnancieros

50

Reserva legal
Utilidades retenidas

A: Y cmo se ordena en el balance general?

P: Dentro del balance geneal, las cuentas del activo se ordenan segn su liquidez
decreciente, es decir, segn la rapidez con la que se espera se conviertan en
efectivo o sean utilizados. La excepcin a esta clasificacin son las cuentas de
activo hjo, las cuales se ordenan de acuerdo con el criterio de permanencia. Por
ejemplo, si se tiene bienes para la venta ----cuenta .((Mercadera>-, monedas y
billetes en la empresa --cuenta <Cajo>-, dinero depositado en el banco ----cuenta <Bancosi>- y facturas por cobrar a clientes ----{uenta (Cuentas por cobraD o
(Cliente$F-, cul de Ias cuatro cuentas es Ia de mayor liquidez?,
auil de las
cuatro es Ia que se converti ms rpido en efectivo para ser utilizada?

0.000
8.754

78.784

Total patrimo io neto

TOTAL PASIVO Y
PATRIMONIONETO

842.140

87.53 8

A:

Supongo que la primera sera Ia cuenta (Caja>; segundo, la cuenta (Bancos>; despus, <Clientes>; y, en tercer lugar, la cuenta <<Mecadera>.

P: Por qu?

A:
Rf,CUERDE: El balance general

posee un co ncepto contuble al representar todo lo qle tiene y todo lo que debe la empresa a una fecha: un
concepto juridico, al plasmar un conjunto de derechos y obligaciones
de la compaa; y Dn concepto econmco, al presentar el capital en

mcionamiento y su inversin.

l.L

Porque la cuenta <Caja> abarca los billetes y monedas, que ya son efectivo, y
estn en la empresa. Despus, la cuenta ((Bancosr) porque tambin son billetes y
monedas, pero estn en el banco, as que estn disponibles pero no tanto como
tener el dinero en la misma empresa. Luego, la cuenta <Clientes) que representa
facturas, que primero tendrn que cobrarse para convertise en efectivo. Por lti-

mo,la cuenta <Mercadera> que representa la mercadera que primero se vender,

lo cual originar una cuenta por cobra y que luego se cobrar para tener el
efectivo; entonces, ya incluye dos pasos ms que la primera cuenta.

El uctivo

P: El activo

conformado por todos los recursos que pertenecen a la empresa. Estos rcursos no solamente se refieren alo tangible, como los bienes
matedales, sino tambin alo intangible, como los derechos.
est

P: Muy bien! Efectivamente, as es. Adems de esto, el activo, al esta constituido por bienes y derechos, se divide de acuerdo con el tiempo que se demora en
generar dinero o ser utilizado. Si se tarda hasta un ao, ser un activo corriente
o circularte, es decir, un activo de corto plazo, contabilizado a partir de la fecha
de emisin del balance general.

ADuntes de Esttdio

40

Los <famosos> estados financieros

RECUERDE: En Contabilidad, ios activos son recursos: bienes

derechos que pertenecen a la entidad.

Dento del activo aorriente. existen subdivisiones:

a)

Activo disponible. conformado por lo que ya es dinero o cuasidinero;

o baja del

y as obtener rentabilidad comprando y vendiendo

Para iograr control sobre la empresa B, de la cual ahora es propietaria.

La
empresa A no tiene la intencin de comprar las acciones de Ia empresa
B

para venderlas, sino mantenerlas a largo plazo para ejercer dominio

o
control sobre las decisiones que se tomen en B. La adquisicin de estos
yalores con este fin se registra en la cuenla
<lnversiones en valores> y se
prcsenta en el activo no coriente del balance general (por ser una
inver_
sin a largoplazo). Evidentemente, estas inversiones en valores no califican como activo disponible,

bsicamente, comprende Io depositado en la caja de 1a empresa y Io depositado en la cuenta bancaria de la empresa. Particularmente, pienso que el
cuasidinero (<<casi>> dinero), que se rcficrc a los valores negociables, no
debe entrar en la categoria de disponibie, porque simplemente no lo est.
Cuando se le quite el <<casi>, lo ser. Sin embargo, algunos autores Io
consignan como disponible pues, hay que considerar tambin diversas

b)

opiniones.

A: A qu se refiere con valores negociables?

empresa --como veremos en el tema referido al estado
de canrbios en el patrimonio neto-, el capital social representa los aportes de
dinero en efectivo, muebles o edificios, entre otros recursos de cada uno de los
socios que se unen para confomrala. Todos estos recursos aportados cuentan
con un valor monetario. Por ende, los socios deben contar con documentos
repesentativos de sus aportes, reflejados en el aapital social, que los acrediten
como dueos. Estos documentos son las acciones (en el caso de sociedad
annima, que cs un tipo de sociedadr). Por tanto, las acciones son consideradas
como <valores> representativos de la participacin en la propiedad de una em-

elalza

valo de dichas acciones en el mecaacciones3, tan

rpido como sea conveniente. porello, tener estos valores es como (casl))
tener dinero (cuasidinero). La empresa A realiza este tipo de operaciones
cuando tiene exceso de liquidez (mucho dinero en efectivo). ia adquisi_
cin de estos valores con este fin se registra en la cuenta <Valores negociablesr y se presenta en el activo corriente del balance general, despus
de la cuenta <<Bancos>>.

do,

A: Pero, dentro de la agrupacin activo, qu cuentas se incluyen?

P:

Para especular con

41

Activo e:rigible: constituido por el conjunto de derechos que Ia empresa

tiere pendiente de cobro. Aqu estn los comprobantes de pago (facturas
o boletas de venta) u otros documentos lggalmente reconocidos que
garanticen el cobro (letras o pagars).

P: Cuando se forma una

c)

Activo realiza1e.. conformado fundamentalmente por los bienes adquiri_

dos o producidos con el objetivo de ser vendidos como parte del giro
del
negocio
actividad a la que se dedica la empresa. Tambin estn in_
-la
cluidos algunos bienes que se utilizan en Ia compaa.

P: Si tuviesen que clasificar las siguientes cuentas:

<Caju, <Mecadera.

<Cuen_

tas por cobrar" de acuerdo con lo mencionado respecto a Ios activos

corrientes,
cmo Io haran?

presaz.

Entonces, cuando una enrpresa A adquiere Ias acciones de una empresa B, est
comprando valores que la acreditan como duea de la empresa B, con dos

posibles fines u objetivos:

' Los distintos tipos de sociedades se cncuenlran en la Ley Ceneral dc Sociedads. Este tea
scr dcsarrollado en un texto posterior.
EsIc punto se puede estudiar en la Ley dc Titulos Valorcs.
'?

A: Para enrpeza <Cajal sera un claro ejemplo de un activo disponible, porque

es dinero <(contante y sonanter; <Cuentas por cobrao sera un
activo exigible,
puesto que la enpresa tiene el derecho de cobar ese dinero pendiente;
y Mer_
cadera sera un activo realizable, porque dicha mercadera es lo que vnde
Ia
empresa en sus transacciones refeidas al giro del negocio.

El nrercado en lrl que se negocian las acciones

se

denomina bosa de valorcs

Apuntes de Estudio

Mf

Cj!==ry

ff'.'fi ,P."",fi Tlll;;,'ffi :;3,.Tffi li[,llil;l',ll"

se puede convenir en dinero a

avs de la vema

P: Perfecto. Ahora bien, si el activo se demora ms de un ao en generar dinero

utilizado, se lo considera activo no corriente o permanente, es decir, activo

de largo plazo. Muchas veces, represnta todos los bienes de propiedad de la
compaia
sean tangibles o intangibles- que se utilizan para manejar el
-ya
negocio. Estos activos no estn destinados para la venta, lo cual no significa
que no se puedan vender. Simplemente, su adquisicin no tuvo como objetivo la
venta, sino el uso de ellos en el desarrollo de las operaciones del negocio.
o ser

Los <famoso$ estados financieros

43

Por oto lado, tenemos los activos frjos intangibles, aquellos que carecen de
sustancia corprea, pero que, adems, se pueden relacionar con beneficios futuros, producto de la utilizacin de dichos recursos. Hay que tener en cunta
que no basla con que un activo carezca de sustancia fisica para ser llamado
activo intangible. Debe, adems, existir evidencia razonable para poder relacionarlo con la generacin de beneficios futuros, Estos activos no estn sujetos a
depreciacin, sino a anortizacin, que tambin es un concepto similar al de
depreciacin como se ver ms adelante.
Entonces, como vern, tanto la depreciacin como la an.rortizacin yelagotamiento constituyen la distribucin del costo del activo frjo a lo largo de su vida til, a
travs de la cual se espera obtener beneficios. Por tanto, el reconocimiento de
estos conceptos como gastos se basa en el principio de asociacin, que es un

principio contable segin el cual los ingresos deben asociarse o enfrentarse a los

A: Este activo no corriente tambin tiene subdivisiones?

gastos que ayudaron a generarlos para observar el resultado de la operacin.

P: Exactamente. Dento del activo no corriente, se pueden encontar los activos

hjos tangibles, aquellos bienes adquiridos para utilizarlos en el desarrollo de las

A: Qu activo frjo va en primer lugar en el activo no corriente?

operaciones del negocio que poseen sustancia fisica; por ejemplo, muebles y

P: Recuerda que, para el caso de los activos frjos, se corsidera el citerio de

permanencia, no el de liquidez, ya que no han sido adquiridos con el objeto de
venderlos, sino de mantenerlos para el desarrollo de las operaciones del negocio. Por tanto, primero va la cuenta ((Terrenos>, ya que es lo que ms tiempo va
apermanecer en la empresa;no se deprecian; luego, <Edificios>, cuya depreciacin es menor que los otros activos, y as sucesivamente. Ten en cuenta que,
para determinar qu activo frjo va a permanecer ms tiempo, debes tomar como
punto de partida la fecha de elaboacin del balance general.

enseres, vehculos, terrenos, maquinaria y equipo, etc. Estos activos, a excep-

cin de los terrenos, estn sujetos a depreciacton por su uso a travs del
tiempo, entre otras causas. Cuando una empresa empieza a utilizar el activo, este
genera ingresos, pero a su vez se va gastando peridicamente. Este gasto tiene
que ser distribuido.

La depreciacin, entonces, viene a ser el proceso de distribui el

costo del activo a lo largo de sus aos de vida til en forma sistemtica. Por ejemplo, si un negociante compra una camioneta para
transpofar su mercadera, conforme se vaya usando se va a ir
gastando. Entonces, lo correcto, desde el punto de vista contable, es ir quitndole al costo de la camioneta el gasto en el que se va incurriendo. Si la camioneta
cost S/.20.000 y su vida til se estima en 5 aos, implica que la depreciacin
anual de este activo frjo sera de Si.4.000 (S/.20.000/5aos = S/.4.000 por ao),
puesto que cada ao se gastar aproximadamente esa suma en el uso de dicha
camioneta.

Los activos tambin se pueden depreciar por deterioro u obsolescencia. Otros

activos tangibles estn sujetos a agolamienlo, que es una figura similar a la
depreciacin, pero concebida para los recusos naturales.

A: Por qu los terrenos no

se deprecian?

P: Los terrenos no se deprecian porque, conforme pasan los aos, estos no se

((gastan), sino que incluso pueden aumentar de valor; por lo general, no que-

dan obsoletos. No se debe confundi el terreno con la construccin que se

realice en el mismo, pues eso es considerado como edificio en la contabilidad de
la empresa y esta cuenta si se dcprecia.

44

A:

Apuntes de Estudio

Los <famosou eslados financieros

Existe algrin ofto tipo de activo?

hay suficiente evidencia de que el aumento de ventas sea por esta publicidad. Entonces, el pago se registrar en una cuenta denominada (publicidad pagada por adelantado).

P:

Se pueden mencionar otlos dos que pueden se activos corrintes o activos

no co[ientes, tales como los cargos diferidos y los gastos pagados por adelantado. Es muy importante entender bien la diferencia entre estas dos partidas.
Para esto, es necesario remarcar el principio de asociacin, que, como ya mencionamos, consiste en tomar en cuenta que los ingresos deben relacionarse o
enfrentarse con los gastos que aludaon a generarlos con el fin de observar el
resultado de la opracin.

a)

Cargos diferidos: son aquellos que se refieren a desembolsos hechos

por la compaa por servicios que se van a recibiren un tiempo determinado, pero que aludarn a generar ingresos en un tiempo posterior a la
utilizacin del servicio; por tanto, se reconocern cuando se puedan asociar o elaciona gastos contra ingresos, Para ello, debe contarse con
evidencia razonable sobre cundo y en qu proporciones se generarn
los ingresos. Lo ideal es poder aplicar el principio de asociacin.
Tomemos como ejemplo el caso de un empresario que contrata servicios
depublicidad a una agencia publicitaria. El servicio, que es la publicidad,
supongamos que sea en televisin, es transmitido durante una semana y
ya ha sido pagado por la empresa. Sin embargo, se sabe que los ingresos
producto de esa publicidad van a darse durante el mes siguiente a la
transmisin de la publicidad. Por lo tanto, si se sabe que los ingresos van
a generarse posteriormente, no debo reconocer el gasto cuando recibo el
servicio, sino cuando se generan los ingresos, para poder asociar ingresos con gastos y observar el esultado de la operacin: principio de asociacin. Por lo pronto, debe registrars como <Publicidad difeido.

b)

Gastos pagados por adelantado: son aquellos que se refieren a desembolsos hechos por la compaa por servicios que se van a recibiry que, si
bien van a generar ingresos en un futuro, no se pueden asociar o enfrentar directamente conta los gastos por falta de evidencia razonable sobe
cundo y en qu proporciones se generarn. Entonces, ante la carencia
de dicha informacin, no queda ms que devengarlos conforme se recibe
el servicio; el principio de asociacin no puede ser aplicado adecuadamente.

Por ejemplo, cuando un empresario paga publicidad por adelantado, es

factible que la publicidad atlde a aumentar las ventas; sin embargo, no

45

No obstanle, ambas pafidas

partidas diferidas- se convierten en

-llamadas
gastos: los cargos diferidos, una
vez que transcurre el tiempo en el que contribuyen a generar ingresos; y los gastos pagados por adelantado, a medida que el
servicio es recibido. Lo resumira as: si puedes aplicar el principio de asociacin, hazlo: gastos diferidos; si no, gastos pagados por adelantado.
Ahora veamos los otros rubros del balance general.

1.2.

El pasivo

En Contabilidad, un pasivo es sinnimo de obligacin. El pasivo est

formado por todas las obligaciones que posee la empresa, es deci
todas las deudas que tiene la compaa con terceros, ajenos a la popiedad de la empresa, y, por ende, diferentes de los socios y dueos.
Estos terceros son llamados acleedores.

A: Y cmo

se ordenan en el balance general?

P: Dentro del balance general, las cuentas del pasivo se ordenan segn el grado
de exigibilidad dececiente de pago, es decir, segn el plazo que se tenga para
canceiar la deuda. Por ejemplo, si se tienen deudas con la Sunat-(Tributos por
pagau-, deudas con los proveedores
por pagar>>- y deudas por

-<Cuentas
prstamos de los accionistas -,-<(Cuentas
por pagar a accionistas>-, cul de
las tres cuentas es la de mayor exigibilidad de pago?
A: Supongo que debera frjarme en la fecha en que tienen que ser canceladas las
cuentas mencionadas.
P: As es. Entonces, aquella cuya fecha de vencimiento preceda a la de las otas
secolocar en primer lugardel pasivo y as sucesivamente. Ahora, en laprctica,
se estila colocar algunas cuentas en primer orden debido a la impofancia e
impacto que tengan para la empresa. Por ejemplo, los tributos constituyen una
obligacin que debemos cumplir con el Estado y, si no se hace, Ia Sunat puede
cobrarte coactivamente y, por ello, en algunos casos se anteponen a otras.

46

Apuntes de Estudio

Los <famosos)i estados financieros

Luego, podran seguir las deudas con los trabajadores; luego, con los proveedores; y, despus, las deudas con los accionistas, ya que ellos, al ser dueos de

cadera pagando con un cheque al proveedor, el cual ser cobrado por este en el
banco. Luego, la empresa puede contratar servicios profesionales por 5/.6.000 e

la empresa, pueden <<esperarn para no daar la situacin de la misma. Es ms, si

es que la empresa se encuentra en quiebra y debe cancelar todas sus deudas, s

igualmente girar o emitir un cheque para cancela lo correspondiente. Cuando la

persona que prest el servicio profesional acuda a la entidad nanciera a cobrar
el cheque, el banco se va a da cuenta de que Ia empresa ha girado cheques que

y solo si le queda dinero, puede cancelar a los propietarios. En rigorcontable, se

debe considerar el grado de exigibilidad decreciente; pero tambin es conveniente atender exigencias de orden legal, civil, laboral, comercial y tributario.

Es necesario menciona que las deudas po prstamos de los accionistas son

ftatadas como si ellos fuesen personas ajenas a la propiedad de la emprsa; esto
se da por el principio de entidad, que enuncia que la empresa es una persona
distinta de la de su dueo. De esta manera, no se confunden las operaciones del
dueo con las de su empresa. Este principio siempre debe tenerse presente
cuando vamos a deducir <gastos>. Eso lo veremos ms adelante.

A: El pasivo tiene alguna clasificacin?

P: Claro. Una pafe es el pasivo coniente o circulante que, de forma similar al
activo, se refiere a las deudas u obligaciones que tienen que se canceladas en
el plazo mximo de un ao.

exceden el monto que tena depositado. Sin embargo, considerando la calidad

de cliente que es la empresa para el banco, este pagar dicho cheque y la empresa quedar <sobregiradar, en este caso, por S/.1.000.
Por Io tanto, el sobregiro no es otra cosa que el saldo negativo de mj cuenta
que, en realidad, refleja una obligacin ante el banco y se presenta
como tal en el pasivo del balance general.
<<Bancos>>

A: La otra parte del pasivo

se

refiere al pasivo no corriente?

P: Efectivamente. Se elaciona con las deudas u obligaciones cuyo plazo de

vencimiento es mayor que un ao. Este rubro incluye cuentas como ((Deudas a
Iargo plazo>, alguna (Hipoteca por pagan (deudas contradas y cuyo pago est
garantizado porun inmueble), entre otras.

A: Qu pasa cuando una deuda es un pasivo que tiene una parte que debe ser
cancelada en el corto plazo y otra en el I argo plazo?

RECUf,RDE: El pasivo

es sinnimo de <obligacin>.

P: En ese caso, se debe desagregar la parte corriente

de corto
que reste colocarlo en la parte no corriente
de largo plazo.

-la

-la

plaze

y lo

A: Existe algn otro tipo de pasivo?

A: Y qu cuentas contiene?
P: El pasivo contiene cuentas como ((Sobregiro> --{eudas con los bancos-,
<Tributos porpagar> --deudas con el Estado-, (Cuentas porpagar comerciales>
con los proveedores-, <Sueldos por pagao
con los

-deudas etc.
habajadores-,
A:

As es. Al igual que en los activos, en los pasivos existe otra clase que puede
serpasivo coriente
corto plazo- o pasivo no coniente
plazo-..
-a difeidos.
-alargo
los crditos o ingresos
P:

-deudas

Para comprender mejor esta partida, es necesario tener en cuenta otro de los
principios contables: el principio de realizacin.

Qu es un sobregiro?

Principio de realizacir. consiste en que el ingreso debe reconocerP: Cuando la empresa deposita cierta cantidad de dinero en el banco, por decir,
5/.10.000, tiene ese monto disponible para ser utilizado en sus transacciones

comeciales. Entonces,la empresapuede comprar, porejemplo, S/.5.000 en mer-

se no cuando me pagan, sino una vez que se

deci cuando

se

perfecciona la venta, es
brinda el servicio o se entrega el bien, antes no.

Apuntes de Estudio

48

Los <famososD estados financieros

49

Crditos o ingresos diferidos: son aquellos que se refieren a un

cobro efectuado por adelantado por parte de la compaa y que
implica la obligacin de entregarun bien o bindar un servicio en el
futuro. Por ejemplo, si una empresa A le cobra a una empresa B el
alquiler de un almacn por adelantado, A tendr una obligacin con B, pues le
tendr que prestar el servicio de alquiler en un futuro (por el tiempo que haya
pagado B). En este caso, los crditos o ingresos diferidos son iguales a los
crditos o ingresos cobrados por adelantado. No existe diferencia como en el
caso de los gastos diferidos y los gastos pagados por adelantado.
Este tipo de pasivo se convierte en un ingreso cuando el bien es entregado o el
servicio es prestado, ni antes ni despus.

A:

Puede haber ingresos diferidos sin que

haya cobro por adelantado?

P: En casos excepcionares.
s- por ejemplo, pueden darse
los <intereses diferi_
que son ingresos por inteeses
cuyo-reconocimiento como tal
_dos>,
se difere
porque, a pesar de no tener
et derech d" .ob."rl*, ;r;o;,*"r,T*"oo
cuenta por cobrar que los
unu
contienePara entenderro

mejor, imaginemos que una empresa

hace una venta ar crditoy
que. para garantizar el cobro,
la cuenta que tiene por cobrar
la conviene en una
letra. La cuenta por cobrar
oueda ,
por la emisin de la letra' que
es el
nu.uo a"r".lo

i- "o"i,;;:;;i.t""*'"0"
rartaparaeruenii-m;;;;;;;ili','"r:,9":::f

:,T,.ii:,.":JJJ,;:ff

:Hl,i:

A: Profeso si una empresaA le vende un lote de mercadera a una empresa B y

esta Ie cancela pero le pide a A que mantenga la mercadera en su almacn
porque el suyo acaba de sufrir un incendio y est en busca de otro nuevo, la

;; ;;;,"."#';i;'".0'. ."
l!ff r'""il1iTTff ?'.',1'.'n:T"*",t"".*"'"
"" ya
los intereses'
que estos se generan
por el uso del dinero .n
al ,i",no.r-Tbtt
enraretrasereg'i's-trl;;#il#;L"J;,1*,:::;fi.J:::iffi .".iTJ*:ilL*

empresa A debe reconocer el ingreso?

efectivo por adelanrado, s estoy

recono.i"no

P: En este caso, si, ya que en ese momento la empresa A tericamente Ie hizo

entrega de la mercadera a B. Sera distinto si Ano dispusiera de mercadera para
entregar y, por ello, se la enviara despus a B. En este caso, Ale podra incluso
cobrar por almacenamiento a B.

A: Qu otros pasivos pueden presentarse?

A: Y si A no tuviera la mercadera para entregar,

ingreso diferido?

se cobro que realiz seria un

P: Exacto, ya que, si bien ha habido una entrada de dinero a <<Cajo, el bien

mercadera- an no ha sido entregado; por ende, esta operacin sigue siendo

-la

una obligacin para la empresa A, es decir, un pasivo (el ingreso an no se

reconoce). Ahora, cuando despus de un tiempo A le entregue el bien a B, en ese
momento el pasivo deja de ser tal y se conviefe en un ingreso (por la venta de
(Ventas)r--), pues el bien ya ha sido transferido.
mercadera

-cuenta

A: Entonces, qu significa

la palabra

<difeido>?

Colocarel adjetivo <diferido> implica haber hecho algo poradelantado y, por

tanto, el reconocimiento del ingreso como tal se (difiere> o queda <difeido>. Lo
mismo se aplica en el caso de los gastos diferidos: el reconocimiento del gasto
como tal se <<difiere> o queda <diferido>.
P:

l:^L:]

ulir""io;;;;a"

,,,rn:, otra clase de pasivo es

et pasivo conlingenre. Se denomrnan

ffi '""""::::"Tff T::*:f '"'J,n:9'r"J'"'r"'"""i?""Jil,i.'jlo"o*

""a"' p"'" iry Ha::Tl"t:ise va a contraer una obligacin o una
""

Veamos, entonces, el ltimo

rubro del balance general.

1.3.

El patimonio neto

Muchas veces, debemos haber

escuchado nombres como <capital
social>, <re_
scrvas de la compaa>, <dividendo

:lrj,f:"r".;;;;;i';;;;:"ff

,.",i.'HlxT"":1T:i:1u".:T

r'omo es que se clasifican y qu

es Io que contorman-

P,.Pal.emp9zar, debemos definir

Io que se entiende porpatrimonio
nut.irnonio
neto
no
es
ora
cosa que Ia representacin
!l
de la
pa'trcpacin que- tienen los
socios o dueos de i"

]fll

;;;;;;;;;

i;

;-;';;;;;;;.'

obtisu"i,n". d;
[jll_:Tll^'l,*n,acreencias
e entidad). s. ;;fi;; "
.","., f,,,,:lXl"j:..il:
.:::*:1"'(q'i":iqio
r'\'rrsos,
es decir, Io que queda despue.
a. a.ar.r i* furr"r;;'r"i
"""r*..

;#il.

Apurtes de Estudio

A: Ypor qu el nombre de patrimonio neto?

P: Porque los activos constituyen el patrimonio de la empresa. Entonces, al
deducirles los pasivos, queda un patrimonio neto de pasivos

Los <(famosos)) estados financieos

Por ejemplo, si una empresa gan S/.10 millones en 1996, perdi S/.2
millones en
1997 y gan 5/.6 millones en 1998, Ia cuenta de (Utilidad;s retenidas>
del balan_
ce general al 3 I de diciembre de 1998 tendra como cifia
la suma de

(S/.10

S/. 14

A: Existe alguna otra cuenta?

patrimonio neto se ordenan de acuerdo con la menor restriccin de ser repartidas entre los socios (criterio de restriccin decrecente).

P: Existen unas cuantas ms. Sin embargo, para efectos de un curso

A: Qu cuentas se colocan en el patrimonio neto? Tambin

se dividen en

millones

S/.2 + 5/.6), siempre y cuando no se haya retirado nada de ellas.

A: Cmo se ordenan en el balance general?

P: Las cuentas del

5l

intoductorio

de Contabilidad, solo mencionaremos tres ms: las de <<Reservasr>.

Estas son
disminuciones o detracciones de las utilidades retenidas que se
destinan a fines

especficos. Se pueden clasificar en las sigujentes:

corrientes y no corrientes?
P: En el patrimonio neto, no existe la clasificacin de corriente o no corriente,
porque se entiende que el aporte de los socios sirve para que la empresa se
constituya, siga o se mantenga en funcionamiento por siempre (principio de
empresa en marcha).

Rese'va legal: se originapor disposiciones legales, bajo la tutela del

Estado.

Reserva contractuql: se crea mediante conhatos con otras empresas y

com_
paias.

En cuanto a las cuentas que se ubican en el paaimonio neto, la primera en

aparecer es la cuenta <Capital social>, la cual representa en s el aporte de los
socios. Por ejemplo, un socio de la compaia puede aportar US$l5 000; otro, un
teneno para iniciar la construccin de un nuevo local de la empresa; y un tercer
socio, muebles para implementar las oficinas. Todos estas enhegas son consideradas como aportes de los socios y, por ende, se clasifican dentro de la cuenta

Res.erva estatutarla.. se origina por los estahtos, es decir, los reglamentos

de la misma empresa.

RECUERDE: El capital social repesenta el aporte de los socios:

<Capital social>.

las utilidades retenidas pueden acumular ganancias o prdidas.

de entidad: <El dueo de la empresa es una persona

distin-

Recuerda el principio
ta de su empresa, que es la persona que esl siendo constituidD. Por lo tanto,
los aportes de los socios a la empresa constituyen una deuda de esta ante ellos-

A: Y lo que ganan los accionistas tambin

se

A:

refleja en esta cuenta?

P: No. Las utilidades se agrupan bajo la cuenta (Utilidades rtenidas))

1.4.

-tam-

bin llamadas <utilidades no distribuidas> o <utilidades acumuladas>>-, las

cuales representan la suma de todas las utilidades desde el inicio de las operaciones de la empresa que an no han sido distribuidas entre los socios. Cabe
resaltar que las <Utilidades retenidas) se refieren tanto a ganancias como a
prdidas acumuladas. En este ltimo caso, se indicar que son utilidades etenidas en negativo, aunque algunos prefieren llamarlas <Prdidas acumuladas>;
este nombre me parece ms apropiado para enunciar dicha situacin.

La ecuacin contsble

Los tres rubros del balance tienen alguna relacin?

l':

S, Se relacionan mediante la famosa ecuacin contable. Ella consiste

en la
siguiente frmula:

Activo = Pasivo + Patrimonio neto

l)cbe cumplirse en todos los casos, sin excepcin. para comprender

mejor todos
los conceptos dados, veamos un ejemplo de balance general.

Apuntes de Estudio

Supongamos que la empresaABC S. A. inicia sus operaciones. Los accionistas

Los (fhmosos)r estados financieros

2,

53

Estado de prdidas y ganancias

de Ia empresa van a aportar un capital de 5/.25.000. Este capital va a aumentar el

lado del activo del balance porque, si es efectiyo, ingresa a la <Cajo (o a la

cuenta corriente) de la empresa. Como recin ha iniciado sus operaciones, todavia no ha contrado deudas; por lo tanto, el pasivo est en cero. Entonces,
tenemos:

5/.25.000

Activo :

S25.000

Pasivo :

S/.0

Patimonio

A: Cmo que muestra los resultados?

eu resultados?
P: EI resultado proveniente de la comparacin entre los ingresos y
los gastos
rcferidos a unmismo periodo (un mes, un semestre, un ao, por
ejemplo). Ese
rcsultado puede ser una utilidad si los ingresos superan a los gastos;
una prdida si sucede lo contrario; o ni uno ni lo otro si ls ingresosion
iguales a los
gastos.

Aplicando la ecuacincontable: 25.000=0+25.000

S se cumple.

Ahora supongamos que la empresa contina sus operaciones y decide comprar

la mercadera que va a destinara la venta; sin embargo, decidepagarla al crdito,

decir, no inmediatamente. La compra de mercadera se realiza pot un monto d

5/.5.000. Al comprar esta mercadera, la empresa est aumentando los activos
que posee y, a Ia vez, por la deuda que contrae, est incrementando las obligaciones que tiene, es decir, los pasivos. Veamos la aplicacin de la ecuacin
contable para este caso:.
es

Paaimonio

5/.25.000 (que la empresa ya tena al ser constitr.rida)

Activo :

Si.25.000 + 5/.5.000: 5/.30.000

Pasivo :

S/.0+ 5/.5.000: 5/.5.000

Aplicando la ecuacin

P: El estado de prdidas y ganancias muesta l resultado de

Ia empresa por un
perodo de tiempo especfico. Tambin puede ser llamado
<estado de resulta_
dos), (estado de ingresos y gastos) o (estado de ingresos y egresos>.

contable:

30.000:5.000+ 25.000

Este no es un estado financiero acumulativo, como es el caso

del balance gene_
ral..El estado de prdidas y ganancias es un estado peridico; por
ello, la fecha
indicada en este informe es, por ejemplo, <del I de enero al
3l ie dici#bre del
2W3>>.

A: Y se diferencia mucho del balance general?

l':_A diferencia del balance general, el estado de prdidas y ganancias

es un
informe que resume cmo le ha ido a la empresa en un derermiriado
perodo; no
indica si Ia empresa est o no en buena situacin. Este estado
muestra los
conceptos que constituyen ingresos y gastos de distinta ndole.
carcter peridico. como ya mencion.

S se cumple.

Refleja un

ljste informe financiero puede responder a las siguientes preguntas:

a cunto
rsciende nuestro ingreso por ventas este aRo?,
hJ-os
gu'studo
en
cunt
sueldos?, cul ha sido nuestra utilidad o prdida?,
cules han sidoios resulta_

rlos de Ia gestin?, etc.

M^
+ -&Y

R.ECUERDE: La ecuacin contable siempre debe cumplirse.

Activo = Pasivo + Patrimoio eto

A: Es decir que la empresa puede haber obtenido utilidad

en un ao y a pesar de
cso estar en una mala situacin?

l': Claro que s. Recuerda que el balance general muesfa la situacin

de la

crupresa a una fecha determinada, producto de la acumulacin

de los esultados
rlc todos
desde que la empresa se ce hasta la fecha en que se
_los,perodos,
clabora el balance.

54

Apuntes de Estudio

Los <famosos)) estados financieros

Por tanto, la empresa puede haber obtenido utilidad en un ao y, a pesar de eso,

estar en una mala situacin, ya que puede estar arrastrando prdidas de aos

55

Cuadro 3.2
Estado de prdidas y ganscias

anteriores que an no son superadas por las utilidades obtenidas.

Estado de prdidas y ganncas

A: Qu partes contiene el estado de prdidas y ganancia, y cmo se clsifican?

del

P: Los rubros y algunas partidas de este informe se pueden observa en el

Comp ABC S. A.
de enero al

3l

de diciembre de 2003

(er nuevos soles)

siguiente cuadro:
Devoluciones y rebajas sobre ventas

200.000
(5.000)

Ventas netas

195.000

Ventas brutas

Costo de ventas

(50.000)

Utilidd bruta

l4s-000

Gastos operatvos

Gstos dnistrtivos
Sueldos

2.000

Depreciacin
Aquileres

500
1.000

(3.500)

1.500
400
300

(2.200)

Gastos de ventas
Sueldos de vendedores

Depreciacin
Comisiones

Utilidad operativ

139,300

Prtdes firancieres
lntereses ganados
Portes y comisiones bancarias

1.000

(l0o)

900

Utildad finnciera

140.200

Otros gestos e ngresos

(500)

500

Gastos diversos de gestin

Utilidad antes d partidas xtraordinaris

139.7 00

Partdas extraordinarias
Prdida por

incendio

Utldad ntes de prtcipacions

impusto

(7s0)

75o
e

renta

I38-950

Parlicipacin de los trabajadores

13.89

Utlidad enles del impesto e la renta

125.05

Impuesto a la renta

(35.s17)

Utilidad neta

87.538

56

Apuntes de Estudio

La clasificacin en el estado de prdidas y ganancias se basa en los siguientes

conceptos: ingresos y gastos,

A: Profesor,

qu son ingresos?

l-os <famosos> estados financieros

cjercicio en que se genera, independientemente de que se haya cobrado

o no,
lgualmente, un gasto deb se reconocido o registrado en el perodo
en que se
incurre en 1, independientemente de que se haya pagado o no.

A: Y cmo
2.1.

57

s cundo se ha generado un ingreso?

Ingresos

P: Los ingresos constituyen un aumento de los activos de una compaia originado por algn tipo de operaciones, sin considerar prstamos tomados por la
compaa. Este tipo de operaciones debe implicar una especie de inversin de la
compaa, no er la compaia.

P: Hay otro pdncipio: el principio de realizacin, segn el cual

un ingreso se
genera o se realiza cuando la operacin se perfecciona; y la
operacin se perfec_
ciona cuando el bien se entrega o el servicio se presta. No importa
haber recibi_
do o no el efectivo. Recuerda que este concepto fue explicado cuando
hablamos
de ingresos o crditos diferidos en el pasivo. puedes ievisalo.

A: No comprendo muy bien.

A: Profeso y qu son gastos?

P: Me explico. Por qu no se consideran los prstamos tomados? Porque, por

ejemplo, si la empresa se presta S/.10.000 del Banco Wiese, la cuenta <CajaBanco> del activo se va a incrementar; pero, a su vez, tambin aumentar la
cuenta (Prstamos porpagao en el pasivo. Porende, sera una ficcin decir que

2.2.

Gastos

Por qu los ingresos deben ser el resultado de operaciones que implican una

P: Se refieen al costo de los bienes o servicios adquiridos producidos

o
por la
compaa que ya han sido consumidos y que, por tanto, ya han generado
ingresos. Este consumo del costo implica una disminucin de actiuo,
o un
"u-"nto
de pasivos en el que se ha incurrido para dicha adquisicin o produccin,
y se
oonvierte en gasto porque ha contribuido a generai un ingres.

especie de inversin d la compaa, y no en la compaa? Porque, si, porejemplo,

la empresa recibe un aporte deun socio por S/.1.000 (inversin ez laempresa), de

A: Ypor qu no lo puedo dejar en el activo del balance?

el activo ha aumentado. En este caso, no se puede hablar de ingreso.

formasimilaral caso anteriormente mencionado,la cuenta <Caja-Banco) del activo se va a incrementar; pero, a su vez, tambin aumentar la cuenta <(Capital
sociabr en el patrimonio neto qe es, al fin y al cabo, deudas o pasiyos de la
empresa ante sus dueos. Si, en cambio, la empresa otorga un prstamo por S/
. I .000 a un accionista o a un tercero cualquiera (inversin de la empresa), acordando S/.100 de intereses, recibir, aparte de la devolucin de los S/.1.000, los S/.100
que s constituirn un incremento eal de la cuenta <Caja-Banco)r en el activo.

Un ingreso, adems, podria definise como todo lo percibido a cambio de un

bien transferido en propiedad a un cliente o a cambio de un servicio prestado. El

l': Porque el bien o el servicio ya han sido consumidosj pero con un fin: la
generacin de ingresos. Entonces, por el principio de asociacin,
la conversin
r:n gasto se realiza con el fin de comparar, enfrentar o asociar
los ingresos con
los gastos que ayudaron a generarlos, para as poder observar el
esJtado en el
cstado de prdidas y ganancias. Recordemos que, por el principio
del devenga_
tlo, el gasto no implica que necesariamente el monto haya sido pagado.
A: Cmo s que un recurso o bien ya se consumi?

ingreso implica, entonces, un incremento del activo: del efeativo, de una cuenta
por cobrar o de otro tipo de activo.

l): Cuando el bien ya no es propiedad de la empresa; cuando ya no est

ms
cr)tre sus activos.

A:

A: Y cuando la empresa entrega mercadera en consignacin?

Pata reconocer un ingreso, debo haber cobrado el dinero, no?

P: No. No es as. En Contabilidad, existe un principio fundamental: el principio

del devengado. Segn este, un ingreso debe reconocerse o registrarse en el

l): En este caso, la propiedad del bien no ba sido transferida; por

ende, sigue
sicndo activo de la empresa. Si no hay consumo, no hay gasto.

l-os (famososD estados financieos

Apuntes de Estudio

Cuando el que recibi la mercadera en consignacin (consignatario) comuntque que ya la vendi, ser el momnto en que la empresa que entreg el bien en
consignacin reconozca el gasto, porque en ese entonces deja de estar entre
sus activos; ya no es de su propiedad.

59

(Ventas netasn en realidad no es una cuenta,

sino, ms bien, un rubro, es decir,
cl resultado de una relacin ente varias partidas del estado de prdidas y ga_
nancias, corno se muestra en el recuadro anterio, <Devoluciones y
rebajas iobre ventas>> s es una cuenta o partida contable.

A: Las rebajas sobre ventas significan lo mismo que Ios descuentos?

RECUERDE: F I estado de perdrdas y ganancras eJ un rn lorme penot J
f:r.==J,' l dico. Se refiere a un Deriodo o ejercicio de la empresa.

l': No. Tanto las rebajas como los descuentos implican una disminucin del

valorde la venta. Sin embargo, la diferencia radica en que las rebajas

se dan por
volumen de compra (por cuestiones de estacionalidad, moda, algn

run^mayor

defecto en el bien, etc.).

A: Existe alguna clasificacin dentro de los ingresos y los gastos?

P: S. Existen diversos puntos de vista segn los cuales pueden clasificarse.
Empezaremos porexplicar la clasificacin de los ingresos, que se puedc rcalizar
desde el punto de vista del giro del negocio y del perodo.
A: A qu se refiere el giro del negocio?
P: El giro del negocio se refiere a la actividad especfica y principal a la que se
dedica una empresa; por ejemplo, el giro de negocio de un supermercado es la
compra, venta y comercializacin de productos de consumo.

a) Ingresos directos

<Ventas)). Imaginemos que una persona va a comprar artefactos elctricos a una

tienda que los vende, incluyendo el reparto a domicilio, y esta tienda Ie otorga

rebajas y descuentos sobre la venta. Cmo debea tata la tienda

punto de vista contable- la cuenta Kventqs>?
se debera restar

Ventas brutas

electrodomsticos la

sino, adems, una licuadora y una refrigeradora. Esto irnplica un mayor

volumen
rlc venta; significa tambin un ahoro en espacio de almacenamiento;
y, por
supuesto, el hecho de que, al vender ms productos, se tiene mayores gananeias. Por estas razones, se otorga una rebaja.

Ih cambio,los descuentos son de naturaleza financiera; es deci se loma conciencia

rlc que el dinero tiene un valor muy preciado en el tiempo. por
ejemplo, la persona
trc ha comprado el homo microondas, Ia licuadora y li refrigerado
decie pogo.

tienda es mejor tener

efectivo en el mismo momento que entrega los bienes: esto le servir
l'rra fufuras inversiones en vez de recibir el dinero por pones.
t l dineo en

Los ingresos directos son aquellos que se obtienen como consecuencia de las
operaciones normales del giro del negocio. Se representan a travs de la cuenta

P:As es. La cuenta

a la situacin de la venta de los

lcrsona que acude a la tienda decide comprar no solo un homo microondas,

los tres artefactos al contado, por lo que la tienda Ie otorga

un descuento por haber
rngado toda la suma en ese mismo instante {on prontitud. En Contabilidad, esto
rccibe el nombre de descuento por pronto pago, ya que para la

Bueno, ahora empecemos con la clasificacin.

A: Supongo que

I'orejemplo volviendo

el monto de

1o

desde cl

rr

n como ingresos directos.

A: No entiendo. Se separan los ingresos?

A qu se refiere con ingresos finan_
r'icros?

que rebaja de las ventas.

(<Ventas)), en este caso, se trata de la siguiente manera:

l.os descuentos se consideran como gastos financieros para Ia empresa

vende_
rlora y como ingresos financieros para la empresa comp.adora.
No se conside_

Devoluciones y rebajas sobre ventas

Ventas netas

l': Los ingresos directos se refieren a Ias ventas realizadas y los ingresos finan_
, icros, a los ingresos que se generan por las operaciones
relacioiadas con el
rrnncjo de efectivo; por ejemplo, los intereses ganados, los ingresos por
dife_

r'rrcia en cambio o los descuentos po pronto pago.

Apuntes de Estudio

A: Y las devoluciones?
P: Si Ia empresa compradora detecta alguna imperfeccin en el bien adquirido o,
en general, se encuenta disconlorme con el mismo, lo normal es que pueda
devolverlo al vendedo. En este caso, el vendedor registrar en sus libros de

contabilidad una <devolucin sobre ventas)) que se deduce de las ventas; por
su paf, el comprador registrar una <devolucin sobre compras>.

A:

Se emite algrin documento que respalde esta operacin?

l-os

Pero recuerda: solo el vendedor es quien emite la nota de abono o la nota de

cargo, ya que es l quien emiti la factura y estas notas siempre hacen referencia
a

se emite?

A: Un solo documento para ambos?

Lo que sucede es que la factura, as como los dems comprobantes de pago se
emiten en original y copia (una o ms copias, dependiendo del tipo de comprobante). Pero volvamos a la explicacin del caso.
P:

Despus de realizada Ia venta y de, por tanto, emitida la factura, el comprador

deyuelve el bien. Entonces, el vendedor debe disminuir sus ingresos por ventas
y el comprador, el monto de sus adquisiciones. Para ello, el vendedor emite y
entrega al comprador una nota de abono, tambin denominada nota de cdito,
por Ia cifra referida a la devolucin, con 1o cual le informa al comprador que 1a
cuenta que tena por cobrarle est siendo abonada o acreditada; esto significa
que dicha cifra est disminuyendo y, por lo tanto, tambin la cunta por pagar
que tena el comprador.

A: Y por qu una nota

de abono hace que una cuenta por cobrar disminuya?

algn comprobante previamente emitido.

RECUERDE: Las ebajas y devoluciones sobre ventas afctan a las

vntas, en el caso del vendedot lo que supone wus rebajas y devoluciones sobre compras que afectan a las compras, en el caso del comprador Los descuentos afectan a los gastos financieros, en el caso del
vendedor; y, a los ingresos financieros, en el caso del comprador

registrada.

P: En primer lugaq hay que considerar que la devolucin se origin a propsito

de una venta previa. Entonces, veamos las operaciones desde alli. Cuando el
vendedor realiza la venta, le emite una factura al comprador (puede ser otro
comprobante de pago, como la boleta de venta). Esa factura constituye el sustento del ingreso para el vendedor y de la adquisicin para el comprador.

6l

P: Porque la cuenta por cobrar es un activo y los activos disminuyen cuando

son abonados o acreditados. Si el vendedor emitiera una nota de cargo o de
dbito, la cuenta por cobrar que tiene aumentara (por motjvos como intereses,
aumento de precios, etc). Esto es por la dinmica de la cuentas, que se explicar
miis adelante.

P: Claro. En Contabilidad, existe el principio de objetividad que, entre otos

aspectos, menciona que debe contarse con la documentacin sustentatoria o de
respaldo de las operaciones que se realizan para poder verifica la informacin

A: Y qu documento

(famosos) estados financieos

A: Qu otra clasificacin de Ios ingresos existe?

l): Bueno. As como existen ingresos directos, tambin se puede hablar de ingresos indirectos.
b) Ingresos indirectos
Son aquellos que no se elacionan con el giro del negocio y, en algunos casos,
no corresponden al perodo. Se pueden mencionar los siguientes:

Ingresos pennonentes

l-a mejor manera de visualizar los ingresos permanentes es imaginamos una

lienda de electrodomsticos que tiene local propio. Por ejemplo, se arrienda a la

cmpresa Tinka S. A. un espacio de propiedad de la empresa por cinco aos,

rrccediendo a que se instale un mostrador de la Tinka. Estos ingresos podran
sor clasificados como otros ingresos, ya que son habituales, pero no se efieen
al giro del negocio.

Ingresos extt'aordinarios

lnraginemos que la misma tienda de electodomsticos vende un activo fro, un

rrueble archivador que haba estado usando. pero que ahora ya no necesita

62

l,os <famosos)) estados

Apuntes de Estudio

porque pefiere tener toda la informacin en el disco duro de una computadora.

El ingreso percibido por esa venta seria extraordinario, porque el giro del negocio no es vender archivadores sino electrodomsticos; no es habitual y el monto
puede ser significativo.

Hay quienes lo registradan como otros ingresos, aludiendo al hecho de que este

fi

nancieos

rle lamercaderia que ya fuevendida. En el caso de una empresa industial,

seriael

costo de produccin de los productos terminados que ya fueron vendidos; por

ollo, an este caso, seria propio denominar al costo de ventas como ((costo de
l)roductos terminados y vendidos>. En el caso de una empresa de servicios, el
costo de ventas sera el costo de los recursos que utilic para brindar el servicio;
por ello, podra denominarse <costo del servicio>, en lugar de costo de ventas.

tipo de operaciones no necesariamente es poco habitual ni significativa. En

todo caso, para que un ingreso sea extraordinario, no debe referirse al giro del
negocio, ser poco habitual y de un monto significativo (una cifra relatiyamente
importante).

Itl costo de ventas es un gasto,

a pesar de

llamarse <<costor>, porque la mercade-

ra o los productos vendidos ya no se encuentran en existencias, es decir, ya no

cstn enhe los recursos que son propiedad de la empresa; por ende, se consu-

nrieron, se gastaron: ya no son costo, sino gasto. Ese costo ya no est en el

balance general, sino en el estado de prdidas y ganancias como un gasto
llamado <Costo de ventas). Este es el gasto que se realiza para generar el ingre-

Ingresos de ejerccios anteriores

Imaginemos que la tienda de electrodomsticos vendi, hace varios aos, una

cocina al crdito. Al ao siguiente de Ia venta, se entera de que el comprador no
le puede pagar porque su negocio quebr o por otra circunstancia. Por ello, el
vendedor decidi <castigao o eliminar Ia cuenta por cobrar y, a su vez, anular el
efecto del ingreso por la venta generado en aquel ao. Sin embargo, ahora,
despus de varios aos, el comprador se acerca a pagar su deuda porque su
negocio se recuper. Para el vendedor, ese ingreso no corresponde a una venta
de este ejercicio, sino de ejercicios anteriores; por ello, debe registrarlo como
ingresos de ejercicios anteriores.

so llamado <Ventas>.
Sc

calcula de Ia siguiente manera:

CV=II+CN

lF

l)onde:
(

V : costo de ventas
: inventario inicial de mercaderas

ll

A:Ahora entiendo el comportamiento de Ios ingresos; pero los gastos

se

com-

portan de manera similar? Cmo se clasifican los gastos?

P: Efectivamente. La

clasificacin tambin

se da en

(N: compras netas

(N: compras brutas + fletes y seguros -

llj

: inventario final

devoluciones y rebajas sobre compras

de mercaderias

funcin del giro del negocio

y del perodo.

l.u lgica de la frmula mostrada es la siguienre:

c) Gastos directos

Al aadir al inventario inicial de mercaderas las compras del perodo, tenemos

toda la mercadera disponible para la venta. Si a la mercadera disponible para la

Los gastos directos son aquellos incurridos por una empresa para generar ingresos propios del giro del negocio, es decir, ingresos directos. Se subdividen
en los siguientes:

vcnta le restamos el inventario final de mercadera (es decir, lo que no hemos

vcndido), queda el costo de lo que ya se vendi, es decir, el costo de ventas.
A: ,De dnde obtenemos el dato eferido al inventario inicial y al inventario final

Costo de ventas

rlc mercaderas?

comercial, industrial o de servicios. En tnninos generales.

definir como el costo de lo vendido. Cuidado: no el costo de vender, sino

Se da en una empresa
se puede

de lo vendido. En el caso de una empresa comercial,

se

a el costo de

adquisicin

l': Ill inventario inicial se obtiene de la cuenta (Mercaderas) del balance general
clborado al trmino del perodo anterior. Hay que considerar que los saldos
rrriciales de un perodo son los saldos finales del perodo anterior.

Apuntes de Esrudio
Respecto al inventario final de mercaderas, para calcularlo es necesario realizar
un conteo fisico de la mercadera al final del periodo y, a lo encontrado' aplicarle
un mtodo de valorizacin. Eso se explicar posteriormente'

A: Profesor, si nos han donado mercadera, esta se considera para el clculo del
costo de ventas?
esta entra en la
debe aadirpor
lo
tanto,
venta;
para
la
y
est
disponible
empresa con un costo
para
la
venta.
se a la mercadera disponible

P: Asi es,

A:

,Y

Al fin de cuentas, cuando nos donan mercadr:ra,

si nosotros hemos donado mercadera, o nos la han robado, o se ha

quemado o la hemos entregado en consignacin?

P: La mercaderia que hayamos donado, la que se hayan robado, la que se haya
quemado o la que hayamos entregado en consignacin no se encontrar en el
fisico'
inventario final de mercadera al momento de hacer el conteo o inventario

En este sentido, toda mercadea que, por cualquier concepto' no constituya

hacer
venta y no se encuentre en el inventario finalde mercadera al momento de
de
mercadera
final
inventaio
a
dicho
aadirse
debe
fisico
el conteo o inventario
para efecto del clculo del costo de ventas, ya que este se calcula por diferencia
el
entre lo disponible para la venta y lo no vendido. Para efectos de elaborar
en
el
encontrado
lo
solo
indicarse
debe
s
ejercicio,
balance general de ese
periodo.
inventario fisico al finaldel
Gastos de operacin
para que
Los gastos de operacin o gastos operativos son los gastos incurridos
en los
pueden
subdividir
Se
la
empresa.
de
las
actividades
se priedan desanollar

siguientes:

Gastos administralivos

decir'
Son aquellos incurridos para que la compaa pueda ser administrada, es
del
sueldos
por
ejemplo'
control;
bajo
y
se
mantenga
pura qu" se -"nee bien
etc'
rea
administrativa,
y
del
telfono
agua
luz,
personal administrativo;

Los (damosos)r estados financieros

Gastos de ventas

Los gastos de ventas son los incurridos para que la compaa pueda colocar su
producto en el mercado, es deciq todo lo que se relacione con las operaciones de
venta; por ejemplo, sueldos del personal de ventas, comisiones de los vendedores, etc.

A: En qu otros gastos podra incurrir la empresa?

I': La empresa tambin puede incurrir en gastos financieros. Estos, al igual que
los ingresos financieros, provienen del manejo de efectivo; por ejemplo, los
ntereses incurridos cuando se obtiene un prstamo bancario. Revisemos los
gastos indirectos.
d) Gastos indirectos

l,os gastos indirectos son aquellos que no pertenecen al giro del negocio y, en
ocasiones, tampoco al perodo. Se clasifican en los siguientes:

Gastos permanentes

No se refieren al giro del negocio, pero son habituales; adems, no constituyen

una cifra importante, significativa o material. Se pueden denominar (otros gaslosr. (gastos diversos> o ((gastos varios)).

Gastos exlrqordinarios

l'ueden ser gastos extraordinarios, por ejemplo, los generados por el fenmeno
rlc El Nio en un local de provincia de una empresa, as como cualquier repara-

cin que sea ocasonada por algn siniestro o hechos fortuitos, entre otras
eonsideraciones no habituales que impliquen cifras importantes o significati
vlls.

Gastos de ejercicios anleriores

Son los revelados en perodos posteriores a su ocurrencia. Por ejemplo, si la

unpresa no registr la depreciacin de un activo frjo que corresponda al ao
urtcrior, debe hacerlo considerando que se trata de un gasto de ejercicios anteores.

Apuntes de Estudio

Los <famosos)) estados financieros

A: Qu significan esos conceptos?

3.

P: Como recordars, la cuenta <Capital sociab) representa el apote inicial de los

socios para que la empresa inicie operaciones. Puede darse el caso de que el
capital social vare de acuerdo con la capitalizacin de utilidades. Esta consiste
cn incorporar las utilidades, o parte de ellas, que deberan ser repartidas entre
los socios al capital social. Es deciq se detrae o deduce cierta cantidad d las
rtilidades retenidas y se aumenta el capital social por la misma c ifra. A eso se le

Estado de cambios en el patrimonio neto

lllma (capitalizar utilidadesr.

es un estado financiero cuyo

P: El estado de cambios en el patrimonio neto

en la situacin de los acreedoobetivo es explicar los cambios o modificaciones

o socios Tambin puede ser
dueos
e' d""i'' los
r"1".""r.i.,i. i. lu
"mpre,u.
de cambios en el capital
<estado
o
capitab>
"t
"n las
en el p?trimonio neto
presentadas
;;;;;;,,. Este estado muestra cuentas
y al final de perocomienzo
al
del balancc general, con sus respectivos saldos
el I de enro y el
sera
inicio
el
ao'
" qte el perodo sea de un
r. et

i##';;;il;;1".Liot

"i ""i
el3l de diciembre.
final sera

Cuadro 3.3
Estado de cambios eD el patrimoriio eto

del

ComPa ABC S'A'

al 3l de diciembre de 2003
enero
de

cuenlas

Movimiettos

--------,----.-

Saldo al I de enero de 2003

-=
Capitalizacin

Capital
socil
500.000

Saldo al
de 2003

Utilidades

reservas

retenidas

87.538

rdida del ejercicio

3l

A: ,Por qu se deduce de las <Utilidades retenidasn si la reserva es un porcenutilidad del periodo?

trrjc de la

clcnidas>.

lln cjemplo, durante el tercer

lrrrirl del

ao de operaciones de una empresa, esta tiene al

ejercicio una utilidad de S/. 10.000. De estas utilidades, e l0% tiene que

rcr tlcstinado para la reserva egal, un total de S/.1 .000. Entonces, de las utilidarctenidas se detraen S/.1 .000 para crear o aumentar la resewa legal.

,1,'s

de diciembre
500.000

a-754

78.184

ubican las cuentas que corrr

En la parte superior horizontal de este informe'

del balance general' l:rr
ponen el patrimonio neto, como se vio durante el estudio
por los cuales dichrr"
conceptos
iu pun" tqui"ru uefical, se encuentran los
periodo
el
p""* *perimentar movimientos durante
se

*In"t

Ariems, segn Ia Ley General de Sociedades, que norma la Constihcin y

rllros aspectos empresariales, existe la obligacin de crear o aumentar (en caso
rlc que ya est creada) la reserva legal. Esto se debe reaizar en cada perodo
rlcbido a que la mencionada ley obliga a cada empresa a mantene como reservas
rrrra parte de la utilidad del perodo. En este caso, se produce una disminucin de
l cuenta <Utilidades retenidas) y un incremento de Ia cuenta (Reserva legal>)
ror un monto determinado.

I'l'orque,afindecuentas,lautilidaddelperiodoseincorporaenlas<Utilidades

(8.754)

8;754

Creacin o aumento de reserva legal

Dividendos declarados o Pagados
o

Otras

legal

de tilidades o

reseryaS

utilidad

Reserva

'Iirmbin se puede capitalizar, por ejemplo, la reserva legal, segn lo establecido

cn las leyes respectivas. Se producira una deduccin de la cuenta ((Reserva
lcgab> y un incremento del capital socia por un monto determinado.

LA qu se refieren Ios dividendos declarados o pagados?

l' I os dividendos constituyen la ganancia de los socios por el aporte entregado

r lrr r:nrpresa. Por ende, los dividendos deben salir de las utilidades de la empreI
,

cscrva legal consttuye el l0% de la utilidad distribuible del perodo.

'09; dcl capital socia de la enrpresa.

Lr r

Se

incrcmcnta hasta

Aprmtes de Estudio

IV

Enjuntade socios, se decide (declara) larepaficin de utilidades a travs de

los dividendos. As, sa parte de las utilidades etenidas o no distribuidas deja
de tener tal condicin para pasar a ser unos dividendos por pagar. Por ende, la
cuenta <Utilidades retenidas>> disminuyepor el monto que vaa serdistribuido y
la cuenta <<Dividendos por pagaD> aumenta (aunque estaltima cuenta no es del
patrimonio neto, sino del pasivo y, por eso, no se ve en el estado de cambios en
el patrimonio neto).
sa.

A: Y la utilidad del ejercicio cmo afecta a este estado financiero?

P: Como yahemos mencionado,las utilidades retenidas constituyen la acumulacin de las utilidades de los ejercicios. Por ello, ya sea que haya una utilidad o
una prdida en el ejercicio, la cuenta <Utilidades retenidas> se ver afectada
(aumentando o disminuyendo, respectiyamente).

A: Profesor,

en qu orden se elaboran

Las cuentas y los libros

contables: herramientas
imprescindibles

los estados financieros?

P: Es sencillo determinar el orden. Fjate:

P: Como ya hemos mencionado en el

patrimonio neto, ya que este es una parte del balance; por tanto, antes de

primer capitulo,las cuentas sonhenamientas fundamentales de la Contabilidad. Sin embargo, su uso no se limita solo a

elaborar el balance general, debes tener el estado de cambios en el patrimonio neto.

nombres; existe una representacin, clasificacin y una serie de terminologas

que nos audarn a trabajar mejor

- Para poder elaborar el estado de cambios en el patdmonio neto, debes

tener el dato referido a la utilidad (o prdida) del ejercicio, ya que -como
vimos en el tema respectivo-- la utilidad o prdida del ejercicio afecta a
las utilidades retenidas, que estn en el patrimonio neto; y, adems, en
funcin de la utilidad del ejercicio, se calcula el monto con el que se crea

A: Segn Io que ha dicho,

- Para poder elaborar el balance general, necesitas tene los cambios en el

o incementa la reserva legal, que es otra cuenta del patrimonio neto. Por
tanto, para elaborar el estado de cambios en el patrimonio neto, necesitas

el estado de prdidas y ganancias.

En resumen, en primer lugar, se elabora el estado de prdidas y ganancias; luego,
por ltimo, el balance general.
el estado de cambios en el patrimonio neto;

lQil
#NA

ncunRDE:

El estado de cambios en el patrimonio neto refleja la

esbuctura del los aportes y de las variaciones o reestructuaciones

l.
P:

qu son las cuentas contables?

Definicin

Al inicio del curso, mencionamos cmo surgieron

Ahoa ofreceremos
se utilizan para
asignar y clasificar a las transacciones que afectan a los elementos patrimoniales.
Son un instrumento de representacin de cada elemento patrimonial,
una definicin ms

2.

las cuentas.

<fomab). Las cuenlas son thlos o nombres que

Clasificacin de cuentas

A: Y cmo

se

clasifican?

P: Siempre hay que considerar que las clasificaciones obedecen apuntos devist4
y, por Io tanto, puede habe tantas clasificaciones como puntos de vista haya.

Apuntes de Estudio

I-as cuentas

y los libros contables

71

Desde el punto de vista del estado financiero al que conesponden, las cuentas
se clasifican en dos grandes grupos:

A: El <Debe> se relaciona con la deuda que se tiene con alguien, y el <Haben>

con lo que hay en la empresa?

2.1.

I': No. En Contabilidad, el <<Debe> simplemente significa <lado izquierdor> y el

<Haben quiere decir <lado derecho>. En otras palabras, cuando alguien te diga:
(Registra esta cantidad en el 'Debe'>, lo nico que te est indicando es que la

Reales

Tambin llamadas <(penanentes), <<acumulativas> o <de balancerr. Son aqueIlas que representan los movimientos en elementos de activo, pasivo o pat monio neto, Bsicamente, muestran lo que ocurre o ha ocurrido con los recursos y
obligaciones de la empresa desde el inicio de sus operaciones hasta una fecha
determinada, de ahi su carcter acumulativo.

2.2.

Nominales

Tambin llamadas <no permanentes), ((peridicas> o de <resultadou. Son aquelias que representan Ios movimientos que originan el resultado del ejercicio y
que se materializan a travs de las cuentas de gastos e ingresos. Fundamentalmente, reflejan lo que ocurri o lo que se dio en un perodo determinado.

3.

registres en el lado izquierdo de determinada cuenta.

Ahora, registrar una cifra en el <Debe> o en el <Haber> implica el aumento o la
disminucin de una cuenta, o viceversa, dependiendo del tipo de partida de que
se trate. Esto lo vgremos en un momento cuando tatemos el tema referido a la
dinmicade las cuentas. Primero, debemos aprender cierta terminologaque nos
aludar a comprendemos a travs de este lenguaje contable.

3.1.

Terminologa

P: La terminologa en las cuentas es sumamente importante, ya que, de acuerdo

con ella, se enunciarn los movimientos que generen las transacciones de Ia

cmpresa.

Representacin

A: Tienen alguna representacin especial,

adems de sus nombres?

P: Efectivamente. Las cuentas se representan de manera esquemtica o grfica a

Veamos el significado de ciertos trminos tcnicos contables y algunos ejemplos para entenderlos mejor.
a) Cargar o debitar una cuenta

tavs de las llamadas ((cuentas T)).

Cuadro 4.1
Modelo d cuentas T

Es la accin de registrar una cantidad (en unidades monetarias: soles, dlares,

etc.) en el <<Debe> de la cuenta.

Cuadro 4.2
Debe

Haber

Dbito e na cueta
Caja
Debe

Haber

A: Qu significa aquello de <Debe> y <Haber>?

P: Simplemente son los nombres que reciben tanto el lado izquierdo, en el caso
del <Debe>, como el lado derecho, en el caso del <Habeu. Adems, al <Debe>
tambin se lo conoce como (cargo) o (dbito> y al <<Haberr como <<abono> o

b) Abonar o acreditar una cuenta

<crdito>.

Es la accin de registrar una cantidad en el

<Habeo de la cuenta.

72

Apuntes de Estudio

Cado 4.3

Aboro a ua cuert

l-as cuentas

y los libros contables

El saldo es Ia diferencia entre el total del (Debe) y el total del <Haber> de la

cuenta. El saldo puede ser:

Caja

Deudor: siDebe > Haber

Aceedor: si Debe < Habe
Normalmente, el saldo deudor se presenta en las cuentas de los activos y gas-

tos, y el saldo acreedor corresponde a las cuentas de pasivos, patimonio neto

c ingresos.
c) Liquidar una cuenta
e) Cerrar una cuenta
Es la accin de totalizar (sumar) tanto el <<Debo> como el <<Haben de una cuenta.

Cuadro 4.4

Consiste en sumar el <<Debe>> y el <Haben de una cuenta, luego de haberla

saldado, con el fin de obtener dos cantidades iguales.

Liquidacin de cuenta
Cuadro 4,6
Caja

Cerre de cuenta
Caja

d) Saldar una cuenla

Consiste en colocar el saldo en el lado menor de la cuenta, luego de liquidarla.
Cadro 4.5
Saldar utra cuenta
Caja

A: Qu pasa si uno quiere indicar el saldo, pero no cenar la cuenta?

P: En ese caso, se indica el saldo; pero sin saldar la cuenta, es deci se coloca
dicho saldo en el lado de mayor cantidad.

Apuntes de Estudio

74

Cadro 4.7
Saldo de cuenta
Caja

Las cuentas y los libros contables

P: Mira. Realizar esa tarea sera sumamente tedioso y ocasionara un alto costo
administrativo. El libro que soluciona ese aspecto es el Mayor (o Mayor General), que es el libro contable que agrupa el total de las cuentas utilizadas en las
transacciones efectuadas por la empresa, en forma individual y particularizada
Es decir, contiene la historia de cada una de las cuentas, desde que se constitu-

y la empresa hasta la actualidad, en forma individual y ordenada

cronolgicamente,

La historia de cada una de las cuentas est en una hoja o folio de este libro. As
que basta con que vayan a la hoja referida a la cuenta cuya historia quieren
revisar, y ah vern cmo y por qu razones dicha cuenta se vio afectada, y las
fechas concemientes.
Es importante mencionar que las cuentas del balance general se cierran y se
reabren con sus saldos en el siguiente perodo, de all el nombre de cuentas
permanentes.

Las cuentas de resultados se cierran con sus saldos y estos completan su

partida doble al registrar dichos saldos en la cuenta de (Ganancias y prdidas>.
Las cuentas de resultados se reabren en blanco o en cero para el perodo siguiente, de ah su nombre de cuentas no permanentes.

4.

Principales libros contables

A: Profesor, dnde

se llevan o registran las transacciones que suceden en la

empresa?

4.1.

El Diario

P: Tal como ya habamos hecho referencia anteriormente, el Diario es un libo

contable en el cual se lleva un control cronolgico de todas las operaciones de
la empresa, tal y como ocurrieron, haciendo uso de las cuentas contables, que se

plasman o registran a travs de los asientos contables. Es decir, contiene la

histoia de todas las transacciones de la empresa, desde que se constituy
hasta la actualidad, ordenada en el tiempo conolgicamente.
I

4.2.

El Mayor

se desea ver no las transacciones como tales, sino ms bien qu ha

pasado con una cuenta en particular? Se tiene que hacer un recorrido por todas
las transacciones para ver cmo se afect esa cuenta da tras da?

A: Y si

Recuerdan cmo se denomina el proceso de hasladar Ia informacin del Diario

al Mayor?

A: Mayorizacin?
P: Exactamente. Despus de registrar la transaccin en el Diario, inmediatamente
el movimiento de cada una de las cuentas involucradas se registra en el folio que

le corresponde a dicha cuenta en el Mayor, construyendo as, da a da, su

historia individual.

A: Profesor, pero todava no ntiendo. Qu son los asientos contables?

P: Un asiento contable es una representacin de las tansacciones
mediante cargos y abonos a las cuentas que intervienen en dicha
transaccin. y toda la informacin minima necesaria que sirva como
referencia. El asiento contable no es ms que convertir en registros
contables lo que se puede decir enpalabras, evitando as informacin irrelevante y procurando ms bien esquematizary filtrar tcnicamente la informacinpara
que sea ms digerible y menos densa.
Por ejemplo: <Compr a crdito dos mesas para venderlas en mi tienda y las dos

me costaron S/.20; por Io tanto, tengo ms activos, pero le debo a mi proveedon. El asiento contable debera indicar un incremento en el <Debe> en la
cuenta <Mercadera> por S/.20 y en el <Haben, un incremento en la cuenta
<Proveedores> o <Cuentas por pagaD) por el mismo monto. As, el comprador
registra:

Apuntes de Estudio

76

-x-

Mercadera

Cuentas por pagar

Las cuentas

y los libros contables

niendo que dicho costo haya sido de S/.10, entonces, para el proveedor,
el
(Costo de ventas)) aumentar (se cargar o debitar) por
57.10 y la cuenta <Mer_
caderas> disminuir (se abonar o acreditar) por la misma cantidad.

Aqu se refleja el derecho de propiedad de las mesas que ahora foman parte del
activo de la empresa y la obligacin en que se incune por esta adquisicin en la
cuenta por pagar a los proveedores. Todo lo que se est registrando debe ser
sustentado con documentos (en este caso, por ejemplo, una factura), por el
principio de objetividad, que ya fue sealado anteiormente.

De esta manera, se refleja Ia ley de Ia partida doble al demostrar los

dos efectos
en cada participante de una transaccin, As, el proveedor registrar:

-x Cuentas por cobrar

Ventas

Es necesario mencionar el principio de partida doble, segn el cual, en lodo

asiento contable, las sumas de los cargos o dbitos debe ser igual a la suma de
los abonos o crditos.

-xCosto de ventas
Mercaderas

A:

Se debe tomar este

P:As

es.

pdncipio como una ley? Siempre

se va a

cumplir?

El principio de partida doble es una ley que siempre debe cumplirse.

>

Debes =

n
n

A: Realmente es una forma mucho ms esquemtica y gil de registrar

esa abun_
dante informacin.
P:

Haberes

Claro que s. Me alegro de que lo hayas notado.

donde > = sumatoia

Sin embargo, el concepto de partida doble no solo implica una sumatoria de

montos. La partida doble representa una idea del doble efecto de una transaccin en cadauno de los participantes de la misma. As, regresando al ejemplo de
la adquisicin de mesas, el comprador refleja en su contabilidad dos efectos: el
primero es el reconocimiento de Ia entrada en la cuenta (Mecaderas> de nuevas mesas para vender; y el segundo es el econocimiento de la obligacin, es
decir, la cuenta porpagar a los proveedores. Ambas cuentas se mueven en S/.20.

Por otro lado, nusto provedor tambin es afectado y tiene que registrar su
venta cumpliendo la ley de la partida doble. As, al momento de vende las
mesas, l debe reconocer que la cuenta de activo <Cuentas por cobran (o

(Clientes)) aumenta,

la vez que la cuenta (Ventas) por el ingreso generado a

propsito de la venta realizada. Ambas cuentas disminuyen y aumentan en el

mismo monto: S/.20 respectivamente. Adems, para el proveedor, su Jfocl. dc
mercaderas ha disminuido y, por esto, la cuenta <Mercaderas> tambin disminuye. A su vez, esa mercadera que era un costo ahora se ha convertido en
gasto, denominado (costo de ventas)>, que ---{omo ya se mencion-- es cl
costo (de adquisicin o produccin) de la mercadera que ya fue vendida. Supo

5.

Dinmica de las cuentas

A: Cmo se sabe cundo hay que cargar una cuenta y cundo abonarla?
l): Para eso, existe una dinmica que debe ser aplicada. Se
desarrolla de la si_
guiente manera:

Apuntes de Estudio

'78

Las cuentas

5.L

Cuadro 4.8
Dinmica de las cuentas

v los libros contables

79

Partes del asiento

A: Qu partes tiene un asiento?

P: Un asiento posee los siguientes componentes:

Patrimonio fleto

lgresos

Donde

(+) = aumenta
(-) = disminuye

Fechaenlaque se realiza la transaccin

Nuero de cuenla segn el Plan Contable General Revisado
Nuero de asienlo (correlativo)
Nombre de las cuerlas que intervienen en la transaccin (mnimo dos cuentas)
Debe'. coltmna donde se debitan las cantidades
Haber: columna donde se acreditan las cantidades
G/asa: breve explicacin del porqu del asiento. Se indica el documento que
sustenta la transaccin y las condiciones de crdito, por ejemplo.
Referencia: ntmero de folio, u hoja, del Mayor(siguiente libro quese utiliza).
Muestra la ubicacin en el Mayordonde se han registrado los movimientos de
estas cuentas, de manera que se tiene informacin cruzada, yaqueen el Mayor
se indica el asiento de donde proviene el movimiento de dicha cuenta.

l,jemplo:
DiarioGenerl

l5 mar. 2003

Por lo tanto:

dinmica: ambas sc
Las cuentas del activo y de gastos guardan la misma
cuando son
y
in"r"rn"n,un cuando son cargadas o debitadas disminuyen

-x-

abonadas o aceditadas.

65
l0

y dc ingresos guardan la misma

Las cuentas del pasivo, del patrimonio neto
o acreditadas y dismiabonadas
son
dinmica: ellas se incremcntan cuando

Por elpago de la cuenta telefnica,

segn Recibo No. 3555

nuyen cuando son cargadas o debitadas'

se registran montos o cantidit
Es importante resaltar que en las cuentas siempre
en negativo (para eso tienen el lado donde se incrementar
I"t

"p.ti,ito, "r"ca
y el lado donde disminuYen).

ff n,"ff 5:Jffi::':;
M^:"J:"li::""'"?.':iilili.:X'fi
LT ,M
-J.='

negatlvo

Gasto por telfono

Caja - Bancos

(15)

l)onde:
65 y

l0

(15) y (l

cdigo de las cuentas referidas, segn el Plan Contable Gene-

ral Revisado.
nmero de hoja o folio de dichas cuentas en el Mayor.

A: Qu es el Plan Contable General Revisado?

l': Es un listado de las cuentas contables que deben utilizar las compaas. Cada
.ucnta est codificada para una mejor identificacin y control. El trmino <gene-

Apuntes de Estudio

Las cuentas

ral)) obedece a que todas las compaas deben usarlo, porque es el elaborado
oficialmente por la entidad competente; y <revisado> porque, respecto a una
primera versin (llamada Plan Contable General), el Plan Contable yapas por
un proceso de adecuacin y actualizacin, quedando as aprobada la nueva
versin2, denominada Plan Contable General Revisado.

Clases de asie tos

A: Existen varias

P: Segn el punto de vista que se adopte, los asientos contables se pueden

clasificar de la siguiente manera.
5.2.1. Segn su origen

Asie

Asienlo de respertarc.

to de qpertara. es el que refleja la constitucin del negocio. Solo puede existir uno de esta case,

es

Asiento de operaclr: tambin llamado <ordinaio>. Es el que va a reflejar

las transacciones efectuadas por la empresa.

Asiento de extotno o de reversn: es un asiento opuesto a uno anterior, el

cual es anulado en su totalidad por aquel. Una razn podra ser un error total
en el registro de un asiento.

Asento de cierre.. se efecta al concluirel ejercicio para

determinarel resultado econmico y el ciere del balance. De esa manera,
se du po. lon"tuiao
un ejercicio o perodo. Se cieran tanto las cuentas del
balanc.!"n"rul co_o
lasdel estado de prdidas y ganancias. para cenar el balance,
.
O"
activos se abonan, y las cuentas del pasivo y del patrimonio
"to "u"n,u,
,l
Paa cerrar las cuentas de ingresos y gastos, estas
"u.gun.
se cargan y abonan
espectivamente.

Con el asiento de cierre de las cuentas del estado de prdidas y ganancias,

las cuentas de ingresos y gastos se inician en cero
sigui; f;.loao;
"n "t
mientras que las cuentas de balance general, como
son u-cu_ulutiuo", ,"

el primer asiento con el que se inicia cada ejercicio

partir del segundo perodo.

Asiento de ajuste.. es un asiento con el que se corrigen,

modifican o actuali_
zan las cuentas cuando no refleian la realidad de la
empresa, De este modo,
los saldos de las cuentas se <ajustan> a la realidad.

Hay que advertir que, al fin y al cabo, un asiento de extorno

es un asiento de
ajuste.

clases de asientos?

reabren (asiento de reapertura).

5.2.2. Segn el nmero de cue tss

Asiento sinple: cuando el asiento est constituido por
dos cuentas.
Asiento conlpuesto: cuando el asiento tiene ms de dos
cuentas.

Por ejemplo, si en el asiento original se carg la cuenta <Caju y se abon la

cuenta ((Bancos)r por el depsito de S/.1.000 en una entidad financiera; pero

RtrCUER-DE: Las cuentas de aclivo y de gastos se incrementan

en
el <Debe' y disminuyen en el <Haber,. Las cuentas de pasivo.
patri_
monio neto e ingrcsos aumentan en el <Habe., y disminuyen
en el
<Debe>.

finalmente se comprueba que no ha sido as, entonces, hay que anular esc
asiento con uno de revesin o extomo. En el asiento de extomo, se cargaria

<Caju, por Ia cantidad sealada.

con lo cual el efecto del asiento original se anulara.
la cuenta <Bancos>> y se abonaria la cuenta

l.-1. Sistemss de

rComisin Nacional Supewisora de Empresas y Valoes (CONASEV).

El 15 de febrero de 1984.

8l

Por ejemplo, se registra <Cuentas por cobran por

S/.10.000 por una venta,
con lo cual tambin se abona <(Ventas)) por la mlsma
cantidad. Sin embargo,
Ia factura que sustenta la operacin realmente
muestra S/.g.000; aiton""r, a"
deber ajustar Ia diferencia de S/.2.000, cargando (Ventas))
a
i uUonunao u
((Cuentas por cobau ia mencionada
difeencia.

Las empresas pueden adaptar algunas cuentas de acuerdo con sus necesidades
y realidades.

5.2.

y los ibros contables

registro de mercadera

A; ,Cmo hacen las empresas para registrar las transacciones

refeentes a su

crcadera?

Apuntes de Estudio

P: Bueno, existen distintos sistemas de rgistro. Nosotros mencionaremos los

dos ms utilizados.

5.3.1. Sistema de registro peridico

Tanto cuando se adquiere como cuando se vende mercadeia, la cuenta ((Mercaderas> tendra que verse afectada: cuando se adquiere, con un incremento;
cuando se vende, con una disminucin (ya que deja de ser <Mercaderias)
costo- para convertirse en ((Costo de ventas>
).

-gasto

Sin embargo, en este sistema, tambin llamado (.(sistema de compra-ventar>, la

actualizacin de la cuenta <<Mercaderasn y el reconocimiento del (Costo de
ventasD se realiza solo al final del ejercicio. Consiste en calcular la cantidad de
mercadera existente auna fecha determinada mediante la aplicacin de la frmuIa del (Costo de ventas>:

CV:II+CN_IF

Las cuenras y los libros contables

Adems, se debe tener como dato el inventaio final (IF) de mercadera, que
resulta del conteo o inventario fisico de ia mecadera. Es impofantsimo que
tengan en cuenta io comentado en el punto referido a gastos directos, por lo que
me permito repetir lo concemiente a ello.
La mecadera que hayamos donado, la que se hayan robado, la que se haya
quemado o la que hayamos entregado en consignacin no se encontrar en el
inventaio final de mercadea al momento de hacer el conteo o inventario fisico.
En este sentido, toda nercadera que, por cualquier concepto que no constituya
venta, no se encuentre en el inventario final de mercadera al momento de hacer
cl conteo o inventaio fisico debe aadirse al inventario final de mcrcaderia para
cfecto del clculo del costo de ventas, ya que este se calcula por diferencia ente
lo disponible para la venta y lo no vendido. para elaborar el balance general de
cse ejercicio, s debe indicarse solo lo encontrado en el inventaio fisico al final

delperodo.

A:

Qu se logra con todo este procedimiento?

I': Bsicamente tres cosas:

Les pedira revisar lo tatado al respecto cuando hablamos sobre los gastos
directos, en el punto refeido al estado de prdidas y ganancias.

A: Qu cuentas utiliza este sistema de registro?

P: Depende de la transaccin:

a)

Si se realiza una compra o adquisicin de mercadera, se utilizan las siguien-

tes cuentas:

.
.
.

.
.
.

Reconocer cl <Costo de ventas))

Regularizar la cuenta <Mercadeior
Cerrar Ias cuentas transitoias como <<Compras>r, <<DevolucionesD, etc.

Veamos un ejemplo. La empresaAlfa tiene un inventaio iniciai de mecaderias

por S/.2.000. Reaiiza una compra por S/.1.500 y, para poder tener la mercaderja
en

almacenes, debe pagar un flete por 5/.200. Se sabe que todo lo paga al
contado. Entonces, Ios asientos de registro seran:
sLrs

Compas
Gastos sobre compras (fletes, seguros, etc.)
Devoluciones y rebajas sobre compras
Compras

b)

Si se realiza una venla o transfeencia de mercadera, se utilizan las siguien

Caja

tes parlidas:

.
.
.

Ventas

Devoluciones sobre ventas

Al final del periodo, se realiza el ajuste correspondiente, utilizando:

<Mercadea>
<Costo de ventas)

Fletes sobre compras

Apuntes de Estudio

Las cuentas y los ibros contabes

transilorias para luego hallar el costo de ventas del

perodo que se est analizando. Como dato, sabemos que el inventario final por
conteo fisico en el almacn es de 5/.2.200. Por lo tanto, podemos calcular el
costo de ventas:
Se estn usando las cuentas

CV=
CV=

dic.

-xCosto de ventas

Mercaderia
Compras

Il+CN-IF

3/.2.000 + S/.1.700

CV=
CN=

3l

S/.1.500

Fletes

- 5/.2.200

5.3.2. Sisteua de regisfro pern qnente

l': Este sistema, tambin llamado (sistema perpetuor,

consiste en mantener
rrctualizados de manera constante Ios
salos de as
.V"r""*i", y

S/.1.500

(Costo de ventas)).

+ 5/.200 : S/.1.700

As, al final del periodo, se registra el asiento del (Costo de ventas)) Parir

A: ,Qu cuentas se utilizan para ogra

eso?

hacerlo, se siguen los siguientes pasos:

I': Una vez ms. depende de la transaccin:

Se

Se

halla el costo de ventas mediante el uso de Ia frmula (ya

se

caicul).

.
.

mayoriza la cuenta <Mercaderas> (inventario inicial y final) para hallar lrr

variacin de la cuenta durante el perodo, Si Ias mercaderas han aumentado.
la cuenta <Mercadera> se carga; si han disminuido, la cuenta <<Mercaderir'
se abona. En este caso, el inventario inicial es de S/.2.000 y el inventario finll

lr)

Por ende, ha habido un aumento de mercaderias. Entonces, la cuenta (Merca(l(

ras> se carga.
Se cieran las cuentas
cuentas). Entonces:

'\
(para esto, se halla el saldo dc diclrr

una compra o adquisicin de <Mercadera>:

<<Mecadea>

<Caja> o <Cuentas por pagaD) (dependiendo

del caso)

Si se realiza una venta o transferencia de <<Mercadera:

.
.
.
.

<<Caju o <Cuentas por cobrar) (dependiendo

del caso)
((Ventasn

(Costo de

ventas>r
<<Mercaderarr

,No es

:l

necesario algn ajuste final?

l'

No con este procedinricnto, ya que este

sistema busca que todos ros saidos
rranezcan
actualizados. Veamos un ejemplo en elque
l
se ilustre el u;

ir',tlxua de registro. Usaremos el misnro

ejemplo aplicado en
,,urr notar la diferencia.

La cuenta (Compms>> se abona.

La cuenta ((Gastos sobre compras> (fletes, seguros, etc.) se abona.
La cuenta ((Devolucioues y rebajas sobrc compras> se carga (si hubier)

Finalmente, se registra el asiento del (Costo de ventas) de la siguiente nlant r

"""*",

rr) Sise realiza

deS/.2.200.

85

de este

eir*.i- O"."

Lr crnpresa AIfa tiene un inventario

iniciai de mercaderas por S/.2.000. Realiza
to9,l^o^u': poder tener ta mercadea
ulrnu""n"r,
llj:
!T :1'
',' rx. l)agar un ete por S/.200. Se sabe que lodo Io paga al "n "u.
contado.

:.::1i

rr

r.irner luga a diferencia der sistema peridico, no se usan

ias cuentas trande <Compras)), (Castos sobre compras>,
ni <Devoluciones y rebajas

,rtor iirs

Apuntes de Estudio
sobre compras>. En la cuenta (Mercaderas>, se registran todos los movimientos que se realicen. En esta cuenta, se van a incluir todos los gastos en los que
se incune para que dicha mercadera se encuentre en los almacenes de Ia empre-

sa; por lo tanto, los fletes que se cobran van a incluirse dento de la cuenta
<<Mercaderal.
El asiento sera el siguiente:
20 mar.

-X-

Debe

llaber

Mercaderas
Caja

Supongamos ahora que se vende mecadeia a un cliente por un monto de S/.

1.000; esta vnta fue realizada al contado. Se sabe que el costo de dicha mercadera es de 5/.700. CJaro que esto supone el uso de un sistenla de valuacin o
valorizacin pemranente d las mercadeias que entran y saln del aimacn. Estc
tema se tocar en el prximo curso.
El registro de esta venta sera el siguiente:

3l

El balance de comprobacin:
prueba inevitable
P: Muchos se preguntarn
qu es el balance de comprobacin? Definitivamen_
tc, separte de la idea de comprobaro verificaralgo. pero
qu podramos verifi_
car? En Contabilidad, se utiliza una ley o p.in"ipio basi
purtiu aoUI".

,Recuerdan en qu consiste?

dic.

-x-

A: Consiste en Debe

Caja
Ventas
Por el ingreso de la venta realizada
25 ma.

-x + lCosio de ventas
Mercaderias

El ltimo asiento se realiza por la disminucin dc la mercadera y el aumento dcl

costo de ventas, que en este sistema de registro tambin se mantiene actualiz
do cuando se realiza aiguna venta o n el caso de una devolucin sobre ventas

RECUERDE: Los mtodos ms utilizados para registrar inventarios

son el peridico y el permanente.

"ti.

Haber y el doble efecto que ocurre en cada transaccin.

l): Muy bien! La suma de las cantidades registradas en

el <Debe) tiene que ser
igual a la suma de Ias cantidades registadai en
el <Haber>. Esto se cumple en
cada uno de los asientos y, por ende, al suma ias
cantidades de todos los

asientos, esta igualdad se mantendr,

pues bien, de acuedo
.,verdad?
con esto,

los-saldos deudores siempre deberian ser iguales

a los saldos acreedoes. Sin
cmbargo, existen ocasiones en las cuales esto no ocurre.

A: Por qu ocure esto? Solo seran diferentes si uno

o varios asientos estn

rnal, no?

l': As es; probablemente, debido a un error en el registro

de las transacciones de

ll empresa. Por ello, es necesario verifica, y

si la
"o.p.o-bu._p"rdicamente_
lcy o principio de partida doble se est respetando.
Esto se realiza

balance de comprobacin.

A: ,En qu consiste?

a travs del

Apuntes de Estudio

El balance de comprobacin: prueba inevitable

P: Es una lista de las cuentas del Mayor. Muestra dos columnas llamadas <balance de sumasr> y <<balance de saldos> respectivamente.

A: Adems de mostrar el cumplimiento de la partida

doble, el balance de com_
probacin tiene algn otro fin?

El balance de sumas muesta los totales del <Deberr y del <Habep' de cada
cuenta, tal como ha sido reflejada la informacin en el Mayor.

P: Definitivamente, s. Constituye una fuente

de informacin muy imponante, ya
que servir de gran apoyo ar eraborar ros estados
financieros viss anterior-

El balance de saldos muestra los respectivos saldos de cada cuenta, ya sean

deudores o acreedores.
Cuadro 5.1
Balance de comprobacin

en el registro?

Balance de comprobacin
al 3l de octubre de 2000

Rrlance de saldos

Balnce de sumas

Hatler

Debe

Hber

Debe

356.710

224.000

132.770

23.000

23.000

5.000

0
5.000

71.600

71.600

15.000

33.000
35.000

33,000

Teeno
Vehiculos

80.000

0
0

Muebles y enseres
Publicidad pag. x adelantado

43.000
20.000

0
0

35.000
80.000
43.000
20.000

Seguro pag. x adelantado

15.000
6.000

0
18.000

Caja-Bancos
Valores Negociables
Entregas a rendir cuentas

Clientes
Mercaderas

Existencias por recibir

0
0

12.000

40.000

40.000

100.000

Capital social

0
0

100.000
213.000
126.000
0

96.000

2.000

0
0

2.000

6.000
0

5.000

Pdida en mercaderas

5.000
10.000

Sueldos

30.000

0
0

0.000
30.000

Electricidad y agua
Viticos
Gastos dlversos
Devoluciones s/ventas
Descuento Por Pronto Pago

10.000

0
0

10.000

Fletes sobre compras

Seguro sobre compms
Devoluciones s/compras

Donacin

96.000

l.000

2.500

213.000
126.000

l.000

la empresa.

Lo mismo ocune con un anlisis errneo. por

ejemplo, se adquiere un vehculo
para la compaa y se paga al contado. No
obstunt", po, un
a"l
tu
cmpesa registra esta adquisicin aJ crdito: se
",.o,rnan"rar,
"ontuao
carga, de toda,
la
ta <Vehculos>; pero, en vez de abonar
"uen_
la cuenta
(es decir, disinula),
sc abona Ia cuenta (Cuentas por pagaD) (es
decir, auen.. al finut, eiiatunc"
tlc comprobacin no se ver afectado, pero este
hecho tampo"o ," u;uro. lu
rcalidad, puesto que, al elaborar los estados financieros,
"
se mort_.li, Ain".o
r'n caja del que hay y una deuda que no existc.

l': No. Constituye un infome extacontable. Se elabora

en una hoja borrador o

cn,na hoja especial de trabajo. Esta ser una de las bases

necLs paa

rluboracin de los famosos> estados financieros

ra

2.500

A: Y los enores que no han sido detectados?

L300

4.000
1.430

1.430

851.600

512.000

851.600

P: Lamentablemente, no. Una de sus Iimitaciones

es que solo verifica la igualdad
cntre Ios cargos y abonos registrados, mas no la
autenticidad de dicha intbrmacin. Por ejemplo, si se registra una cantidad con un
cero de ms _en vez e
rcgistrar S/. I 00.000 se registra S/. I .000.000_ en
el Diario y luego
," _uyo.l-,
la informacin en el balance de comprobacin
".to
<cuadrar>; eJ""ii
,"'."_pl"
la igualdad. sin embargo, aquelro no se ajusta
a la rearidad e rut unru""on ni "

A: Entonces, el balance de comprobacin se elaboa

como un libo contable?
6 000

0
0

1.300

detectar cualquier tipo de error

aju

5.000

Compras

se puede

15.000

Cuentas por pagar diversas

Prstamo a trceros
Ventas

Cabe resaltar que el orden en el que se han colocado

las cuentas es el mismo que
aparece en la elaboracin de los estados financieros.
Este se debe espetar.

A: Y con el balance de comprobacin,

B&BS.A.

Cuentas

mente.

4.000
512.000

l': La informacin del balance de comprobacin generalmente

no se aiusta a la
situacin exacta de la empresa. por ello. existen p-artidas
o

cu""i", q"J"U".a"

Apuntes de Estudio

denominados <ajustes>
ser regularizadas o ajustadas a travs de los asientos
en
el siguiente capitulo'
ver
su saldo real Ello se
a" qr"

"-

"-t"nn

VI

"*presen

Los ajustes: mecanismos de

co rreccin y actualizaci n
l.

Definicin

P: Recuerdan cuando

mcncionamos las clases de asicntos? Qu cran los ajustes'?

A; Los ajustcs son aquellos asientos con los que se corrigcn, modifican y actualizan las cucrtas cuando no reflcjan la realidad de la cmprcsa.
l): Asi es. Los ajustes son asiertos quc no rcpresentan una transaccirr comn,

sino que ticnen como objctivo regularizar el saldo de las cuentas con cl fin de
que estas rcflejen la realidad al nromento delciene dc libros, cs dccir, los saldos
rcales-

Procedimiento
A: Cmo se realizan los ajustes?

P: El proceso de ajuste se basa principalmente en dos principios

contables: de asociacin y dei dcvengado.

Prnc)o de asociacin'. irrdica que los ingresos deben relacionarse o enfrentarse con Ios gastos que ayudaron a gcnerarlos, con el fin de observar el
resultado de Ia operacin.

92

Apuntes de Estudio

Los ajustes: mecanismos de correccin

y actualizacin

Principio del devengado'. indica que los gastos e ingresos que se deben

Lo primero que debemos haceres

determinar las compras netas (CN):

considerarpara determinar Ia utilidad del ejercicio son los que corrcspondcn

al perodo, sin considera si se han pagado o cobrado durante el mismo.
Debe tomarse en cuenta si los recusos se han consumido
o si
-gastos- y el
los ingresos se han realizado (revsense el principio del devengado

CN = Compras brutas + Gastos s/compras _

Devoluciones y rebajas s/compras

cN:

principio de realizacin en el punto 1.2.1).

S/.120.000 + (s 15.000 + s25.000) _

5/.20.000 = s/.140.000

Luego, determinamos el (Costo

de ventas)) (C de V):
RECUERDE: Devengado se refiee a todo gasto e ingreso que se
econoce en el perodo de consumo y realizacin, sin importar los
desembolsos al respecto. Asociacin es la relacin de los ingresos con
los gastos que provocaron su origen para observar el resultado co-

cde

v:II

+CN- IF:S/.10.000

+ s/.140.000

- s/.14.000

= s/.136.000

lJl registro sera:

espondiete.
Debe

3.

Costo de ventas
Mercaderia ( )
Compras (CN)

Tipos de ajuste

10.000
140.000

P: Existen diferentes tipos de ajustes. Los explicaremos a continuacin.

-x+l -

3.1. Mercadera-costo de ventas

Mercaderias (lF)

Este ajuste es el que est en funcin del sistema de registro con el que se hayan
efectuado los movimientos en la cuenta <<Mercadera>.

A: Cmo

se

aplica?

Costo de ventas

lirrnbin se podra registrar as:

utilizado el sistema de registro peridico, el ajuste que se realizar al

visto- en calcular el costo dc
ventas con la frmula estudiada (CV= II + CN- IF), despejar cada dato y, luego.
realizar el ajuste. Este puede realizarse de maneras distintas.
P: Si se ha

final del ejercicio consistir -- como ya hemos

lr)

Contpas
Gastos s/compras

Veamos un ejemplo.Imaginemos que el ejercicio se inici con un stock de mercaderia de S/.10.000. Durante el perodo, se compraron S/.120.000 en mercaderas:
se pagaron fletes por S/.15.000 y un seguro por S/.25.000r; y, adems, se acepl

ron devoluciones y rebajas sobre compras por S/.20.000. Tambin se sabe quc.
luego de las ventas realizadas, la empresa qued con un inventario final (IF) (lc
s/.14.000.

I Los fletes y seguros sobre compras afectan al (Costo de venta$ al fomar parte de Ix.
compras netas. Son distintos de los fletes y seguros sobre ventas, que son gastos de venl
distribucin y, por ende, gastos operativos.

,,

Costo de ventas
Mercaderias
Devoi. y reb. s/compras

.\.

,,Y sise ha utiiizado el sistenra de registro perperuo?

l': Si se ha utilizado el sistema de registro

permanente, no se realiza un
ajuste
lrrr;rl. ya que, como recordarn,
este sistema mantiene actuaizados

L,\ cuentas <<Mercadera,

y (costo

de

los saldos de

""";;;. ;;;;;;;"";'J;"r"

."

Apuntes de Estudio

asiento referido a la venta por el monto

realiza una vnta, adems de realizar el
("" a (Cajat o <Cuentas por cobrar, y.abono a (ventas>)' se
*;;;
y se abona <Meriaderia> por el monto coespondien"

"*tas>
""tg"i,t,"
te al costo de dicha mercadera'

3.2,

(CTS)
Compensacin por lienpo de servicios

que tene todl emprcsa o entpleador dc

Este aiuste correspondc a la obligacin
prestados Mes
t,uuuua-o'"t por los aos de servicios
(compcnsaclon
la
cuenta
un
Basto
nnr mes- la emorcsa deber reconocer conlo

;,ilJ;;;;;;;;ru,

l^. t';;];;;;';;.io."

tcrsl

<Provisin para
v como un pasivo la cuenta

i"ti.".'".i0" *t,iempo de servicios>>

(CTS) que mostrar lo quc va acumu-

lndose como una deuda a los trabajadores'

algn banco o lo manticnc la emPresa

A: .Ese monto acumulado se deposita en

iu poA", nuttu que el trabajador dccida retirarse?
"n

Los ajustes: mecanismos de coeccin y aclualizacin

3.3.

perodo en que se incurren o se realizan, aun cuando hayan sido o no pagados

o cobrados respectivamente, puesto que ya se han devengado (consumido
para los gastos- o realizado
los ingresos-) durante dicho perodo.

-para

A: Un ejemplo de gastos acumulados?

P: lmaginemos quc una empresa ha contratado personal de seguridad. Este
equipo est compuesto por cuatro vigilantes, los cuales reciben un sueldo mensual de 5/.600 cada uno, cobrables los das 28 de cada mes por politica de la
cmpresa. Asumiendo que nos encontramos en el mes de enero y llegado el da 3 I
an no se han cancelado los sueldos, estos s siguel considerando como gastos correspondientes a dicho mes, puesto que corresponden a ese perodo. Se
reconocer un pasivo por la deuda pendiente.

se deposita en mayo y ctr

Actualmente, esta CTS acumulada semestralmente
noviembre en una cuenta bancaria del trabajador'
se debe

realizar algn

Gqstos e irrgresos scumulados

Tanto los gastos como los ingresos deben reconocerse y acumularse en el

3l

P:

A: No

95

ene.

-X-

Sueidos
Sueldos por pagar

asiento cuando se deposita?

Por el reconocimiento delgasto y la

deuda correspondiente

Io siguiente:
P: Por supuesto. La empresa debcr registrar

Pov. CTS

feb.

-x+ I-

Sueldos por pagar

Por la provisn qtle sc reallza semeslralntcntc

de noviembre a abrrl y dc mayo a oclubre

Caja-Bancos

Porel pago de Ia renuneracin

correspondiente a enero

-x+lProv. CTS
Bancos

A: Podria mencionar un ejemplo de ingresos acumulados?

l': lmaginenros, pues, que una empresa realiza una venta al crdito por S/.1 .000
Por eldepsito hecho en el banco

en la quinccna de mayo y en la Je noviernbre

condicin de que se cobrara l% de intereses despus de cada semana

das).
La operacin se realiza el 23 de enero y el plazo para cancelar la
tsicte
,

rr la

Apuntes de Estudio

96

deuda es el 2 de febrero. Al ltnal del mes de enero, la empresa ya ha ganado

intereses, los cuales deben scr registrados.

23

ene.

ene.

qu proporciones se generarn los ingresos. Lo ideal

pio de asociacin.

es

poder aplicar el princi_

Tomemos como ejemplo el caso de un empresario que contrata servicios

de
publicidad a una agencia publicitaria. El servicio, que es Ia publicidad,
suponga_
mos que sea en televisin, es transmitido durante una semana y ya
ha sido

-X-

Cuentas por cobm

Ventas

30

Los ajustes: mecanismos de correccin y actualizacin

pagatlo por la empresa. Sin embargo, se sabe que los ingresos

producto de esa
publicidad van a darse durante el mes siguiente a la transmisin
e Ia publicidad.

Por lo tanto, si se sabe que los ingresos van a generarse posteriormente,

no
debo reconocer el gasto cuando recibo el servicio, sino cuando
se generan los
ingresos, para poder asociar ingresos con gastos y observar
el ."rtilfudo d" lu
operacin: principio de asociacin. por Io pronto, debe registrarse
como .publi_

-X+l-

lnteeses por cobrar

Intereses ganados

cidad difeida'.

2leb.

-X+2-

Gastos pagados por adelantado: son aquellos que se refieen

a desembolsos
hechos por la compaa por servicios que se van a recibir y que,
si bien van a
generar ingresos en un futuro, no se pueden asociar o enfrenta.
directamente
contra los gastos por falta de evidencia azonable sobre cundo y
en qu pro_
porciones se generarn. Entonces, ante la carencia de dicha
iniormacin, no
queda ms que devengarlos conforme se recibe el servicio;
el principio de aso_
ciacin no puede se aplicado adecuadamente.

Caja
Cuentas por cobrar
lntereses por cobaar

3.4.

Gostos e itgresos diferidos

P: Son aquellos gastos pagados o ingresos cobrados antes de recibir o entregar

el bien o scrvicio. A medida que transcurre el tiempo, tanto los gastos como los
ingresos diferidos se consumen y se generan respectivamente; es decir, Ios
conceptos que eran dcrechos (gastos diferidos) y obligaciones (ingresos diferidos) pasan a ser gastos e ingresos (estn involucrados Ios principios del deven-

Por ejemplo, cuando un empresario paga publicidad por adelantado,

es factible
que la publicidad ayude a aumentar las ventas; sin embargo,
no hai suficiente
cvidencia de que el aumento de ventas sea por esta pubiicidad. ntonces,
el
pago se registrar en una cuenta denominada ,publicidad pagada
por

do'.

adelanta_

gado, realizacin y asociacin).

Cito

10 referido anteriormente respecto a los cargos

o gastos diferidos y lo

concemiente a los ingresos o cditos diferidos en el tema de las cuentas dei

activo y del pasivo.

No obstantc, ambas partidas

partidas diferidas_ se covierten en

-llamadas
gastos: los cargos diferidos, una
vez que transcurre el tiempo en el que contribu_
yen a generar ingresos; y los gastos pagados por adelantado,
a medida
que el

servicio es recibido. Lo resumia as: si puedes aplicar el principio

de asocia_
cin, hazlo: gastos diferidos; si no, gastos pagados por ad;lant;o,))

En cuanto a los gastos diferidos;

Ijn cuanto a los ingresos diferidos:

<Cargos dileridos: son aquellos que se refieren a desembolsos hechos por la
compaa por sewicios que se van a recibir en un tiempo determinado, pero que
ayudarn a generar ingresos en un tiempo posterior a la utilizacin del servicio;
por tanto, se reconocern cuando se puedan asociar o relacionar gastos contr
ingresos. Para ello, debe contarse con evidencia razonable sobre cundo y cn

<Crditos o ingresos diferidos: son aquellos que se refieren

a un cobro efectua_
do por adelantado por parte de la compaia y que implica Ia
obligacin de
cntregar un bien o brindar un servicio en el futuro. por ejemplo,
si un empresa
A le cobra a una empresa B el alquiler de un almacn por ajelantado,
A tendr

Apuntes de Estudio

98

una obligacin con B, pues le tendr que prestar el servicio de alquiler en un

futuro (por el tiempo que haya pagado B). En este caso, los crditos o ingresos
diferidos son iguales a los cditos o ingresos cobrados por adelantado. No
existe diferencia como en el caso de los gastos diferidos y los gastos pagados

Los ajustes: mecanismos de coreccin yactualizacin

Seguro

Seguro pagado por adelantado

por adelantado.
Este tipo de pasivo se convierte en un ingreso cuando el bien es entregado o ci
servicio es prestado, ni antes ni despus.>

Por el reconocimiento delgasto de seguro

(S/.1 65.000 x 9/ 36

Sl.4 1.250)

A; Podra mencionar otro ejemplo de gastos pagados por adelantado?

P: Supongamos que una compaa adquiere una pliza de seguros para protcgerse en caso de robo o asalto. La pliza tiene una duracin de tres aos y st
pag una prima de S/.165.000 en efectivo el 3 I de marzo del 2000 (la cobertura cs
por S/.450.000). Entonces, en esta fecha, la empresa est haciendo un pago por
adelantado porque est pagando por un servicio que va a durar tres aos. Estc
desembolso se registra bajo la cuenta (Seguro pagado por adelantado> y se ir 'i
convirtiendo en gasto a medida que se va ecibiendo el servicio, que en est
caso es durante los tres aos.

Seguro pagado por adelantado

Seguo pagado po adeiantado

A: Un ejemplo de ingresos cobrados po

adelantado?

Caja

Hay que advertir que el monto que se registra es por el pago de la prima. l .r
pliza vencera el 31 de narzo del 2003. Entonces, se debera realizar un ajustc rrl
3 I de diciembre del 2003. Se entiende que a esta fecha ya se ha consumido lo,l"
el derecho de haber pagado el seguro por adelantado.

l': Supongamos que una compaa auditora

para que lo asesore eD .rateria

T'..-]l

tributaria.

EI

es contratada por un supermercado

fima cf f i ",""itrir" a"l

auditor" g""_ )liu ooo

con trato se

nreses..y_se acuerda que la conrpaa

l.o^11
r)cnsuatcs. El mismo l5 dc ocrubre rccibe
los S/.240.000 por aielantado.

P: Pero, suponiendo que no se ha ido devengando mensualnente este derech{'

sino que se quiere reconocer la parte consumida recin al 31 de diciembrc ,l'
2003, cul sera el ajuste?

A: Tendria que disminuir de la cuenta <Seguro pagado por adelantado> Io

ya se ha asumido y reconocer el gasto correspondiente.
A: Perfecto. El ajuste

rr'

sera por los 9 meses transcurridos (9 de 36 meses quc ,lrrr''

el derecho de ecibir el servicio).

Nota: la cuenta <Honorarios cobrados por

adelantado> es una obligacin que
ticne la comparia auditora con el supermecado

de brindarle lo,
'riroos en tos nrescs tuturos (S/.40.000 x o meses _ Sr.240.000.

s"*]"io, o"or-

Apuntes de Estudio

r00

A: Entonces,

representa un pasivo?

Los ajustes: nrecanismos de correccin y actualizacin

01

servicio, solo en ese momento se convertir en un

ingreso para la compaa auditora. Al 3l de diciembre del 2002, ya se habr
devengado una parte de los <Honoraios cobrados por adelantado)), por lo qu
se debe registrar un ajuste.

ene.

3l

dic.

-X+l-

-X-

Aiquiler pagado por adelantado

P: As es. Cuando se preste el

Debe

10

Caja

-x+1-

30 ene.

Alquiler pagado por adelantado

Alquiler pagado por adeiantado

Haber

28

feb.

-X+2-

Honorarios cobados por adelantado

Alquiler pagado por adelantado

Alquiler pagado por adelantado

Honorarios ganados

3l

mar.

El saldo que quedaria de <Honorarios cobados por adelantado)) como cuenta

de pasivo sera:
Honorarios cobrados poradelantado

100.000 |

-X+3-

Alquiler pagado por adelantado

Alquiler pagado por adelantado
Nota: los asientos dcl 30 de enero, 28 de febrero y
mensual del gasto pgado por adelanlado.

240.000

3l

de marzo corresponden al devengamieDro

140.000

En cambio, en el caso del arrendador, se produce un ingreso diferido o cobrado

(Saldo)

por adelantado.
A: Nos podra citar un ejemplo en el que se relacionen ambos,
pagado por adelantado y el ingreso cobrado por adelantado?

es

decir, el gasto

P: Claro que s. Imaginemos el caso de una persona que le entrega en alquileruna

propiedad a otra, digamos un local. El arrendatario es aquel que efecta un pago

0l

Asumamos que se acuerda un pago mensual de alquiler de 5/.500 y, adems.

paa empezar a ocupar la propiedad, es necesario un pago por adelantado de tres
meses. Entonces, en el caso del arrendatario, se produce un gasto pagado por

adelantado.

Debe

Caja

t-500

-x+l_

30 ene

Alquiler cobrado por adelantado

Ingresos por alquiler
28

Haber

1.500

Alquiler cobrado por adelantado

por usar la propiedad por un tiempo acordado y el arrendador es aquel que,

siendo el dueo, ecibe un pago por ceder la posesin de la propiedad por dicho
tiempo pactado.

-x-

ene.

feb.

500
500

-X+2-

AJquiler cobrado por adelantado

Ingresos por alquiler

31ma

500
500

-X+3-

Alquile pagado po adelantado

lngresos por alquiler
Nota: os asientos dei 30 de enero, 28 de fcbrero y
mesual del ingreso cobrado por adeantado.

500
500

3l

de marzo corresponden a la .ealizacin

-t

5.

Los ajustes: mecanismos de correccin y actualizacin

Apuntes de Estudio

102

Depreciacin, anortzacn y agotamiento de activos rtjos

venda, tambin va a cobrar, dentro del precio, el IGV Como ese IGV cobrado
por Ia empresa pertenece al Estado, y no a la empresa, esta tiene que pagarlo.
Pero solo pagar la diferencia entre el IGV cobado en la venta y el IGV pagado
en su compra.

Anteriormente explicamos Ia clasificacin de los activos fijos (captulo tres:

<Los famosos estados financieros>), asi como el significado de la depreciacin,
la amortizacin y el agotamiento. Recuerdan estos conceptos?
P:

A: La depreciacin consiste en distribucin del costo de un activo fijo tangible a lo largo de sus aos de vida til; la misma idea se aplica a la amortizacin,
pero para un activo frjo intangible. El agotamiento es una figura similar usada en
el caso de activos fijos como ecursos naturales, porque estos se agotan.
1a

103

De esa manera (denominada <cdito fiscal>i), recupera el impuesto pagado. Si

no pudiera recuperarlo, por cuestiones de normatividad legal, ese IGV pagado
en la compra seria asumido como parte del costo.

A: Hasta qu monento

se

incluyen los gastos incidentales al costo?

Aunque estamos tratando el tema del activo hjo, aprovecho la oportunidad

P: Exactamente. El registro de estos conceptos tiene su origen en la necesidad

P:

de identificar y registrar la parte del costo de los activos hjos que ha sido

para indicar algo acerca de las mercaderas. En ese sentido, hay que establecer la

consumida o que ha sido aplicada como gasto del perodo (en este caso, depreciacin, amortizacin o agotamiento), y enfrentar ese gasto al ingreso o beneficio generado con el fin de sabe si el resultado es favorable o no. Recuerdan el
principio de asociacin?

siguiente diferencia:

A: S. Precisamente es el principio contableporel cual los ingresos se asocian o

enfrentan a los gastos que

la operacin.
P:

alrdaron

todos los requeridos hasta que las mercaderas se encuentren en la empresa.

a generarlos para observar el resultado dc

Costo del aciivo

valuacin, que dice que el costo de un activo incluye tanto el costo de adquisicin como los costos incidentales.

A: No entiendo

a qu se

Pero, bien. Sigamos con los conceptos que deben considerarse para calcular la
depreciacin. Hemos visto ya el costo. Ahoa veamos Ios siguientes.

Es el valor que se pag por la adquisicin del mismo ms los costos incidentalcs
(fltes, seguros, impuestos no recuperables, etc.) en los que se haya incurridtr
para poner el activo hjo en condiciones de funcionamiento. Esto se basa en cl
principio del costo histrico, conocido tambin como costb como base dc

refiere con impuestos no recuperables.

P: Cuando una empresa compra un bien, paga al proveedor un precio qtrt

incluye el valor de adquisicin del bien y el impuesto general a las vent\
(lGV), por disposiciones legales. Cuando la empresa que compr el bien l,'

En cambio, en el caso del activo frjo, los costos incidentales se adicionan

hasta que el activo fjo se encuentre en condiciones de funcionamiento. por
tanto, no basta con que est en la empresa; adems, se incorporan los cos_
tos necesarios para dejarlo en condiciones de funcionar (como los costos de
instalacin, por ejemplo).

Muy bien. Ahora explicaremos los activos hjos tangibles-

Para calcular la depreciacin, se deben considerar los siguientes conceptos:

En el caso de las mercaderas, los costos incidentales que se aaden son

Yida tl

Es el tiempo estimado en el cual servir el activo hjo a Ia empresa, es decir, el

tiempo durante el cual se espera rinda beneficios.

Valor de rescafe

Tambin llamado <valor residual> o <<valor de salvamento>. Es una parte del

costo que se estima se podr recuperar por Ia venta del activo fijo al final de su
vida til. Por eso, esta pate no es depreciable y, por ende, se deduce o resta
del costo para calcular Ia depreciacin, como vern en la frmula mostrada
Iuego.

Apuntes de Estud-io

104

Los ajustes: mecanismos de coneccin y

actualizacin

A: Cules son las causas de Ia depreciacin?

P: Bsicamente, son tres:

l)

Desgaste, que es el uso corriente que se le da al activo fto.

debrdo a golpes, accidentes o malas maniobras, por ejemplo.
Obsolescencia, cuando el activo no cumple con el objetivo para el cual fue
comprado, debido a una mejora de la tecnologa. Entonces, queda obsoleto.

2) Deterioro,

3)

A: Cmo

se

calcula la depreciacin?

Esto se realizara al final de cadaperodo

contabre duante ra vida tir der activo,
es decir. duranle los siguienres cuafo ados.

cuenta <Depreciacin,, es una cuenra de gasto y

debe ir
de prdidas y ganancias. por otro iado.
ia cientai,Depre_
ctacron acumutada), ser registrada en el
balance general, acumulando el total de
las depreciaciones de Ia siguien(e manera:
ta

l-"^1":l^":::4,"1l"e

P: Existen varios mtodos. Uno de los ms utilizados es el mtodo lineal o de

lnea recta2, que consiste en distribuirel costo por depreciar de manerauniforme
a lo largo de la vidatil del bien:

:::l::'::i.:::j..:,"do

Activo fijo
Depreciacin =

!919_@!9qq(!gl
Vida

til

Ntese que el valor residual se deduce del costo, ya que dicho valor no sc
deprecia. As queda el monto pordepreciar (costo depreciable), que es el que sc
va a distribuir a lo largo de la vida til.
Por ejemplo, imaginemos que una compaa adquiere al inicio del ejercicio un:r
camioneta para transportar mecaderia a un nuevo almacn. La camioneta tuvo

un costo de S/.13.000; pero, como era de segunda mano, fue necesaria un

evisin al motor que ascendi a 5/.6.000. Asimismo, se estim que tena ul
valor residuai de S/.4.000 y que su vida til ea de cinco aos.

13.000 + 6.000

= 19.000

Valorresidual =4.000

Vidatil=5aos
Depreciacin

)ocEa

(xxxxx)

Valor neto en Iibos

l{ay que sealar que, al final de Ia vida til,

cuando el activo fijo se haya depre_
ciado totalmente, el valor neto en Iibros
ser igual al vulo, " '."r*t".i"_.,
vale la pena desfacar que la cuenta ((Depreciaiin
acumuladar-r"lr'""
propiamente dicho, sino una cuenta
de vulorira"iOn " un uciir"?,1", "or.
o""ir,
itruda a saber el valo real o cierto
",
a una fe"t u O.t.r.inalu, qu;
liblo..1o^ejemnto, al finat del primerao,la
camioneta realiiri" ,"i"ii. i o.ooo,
rro S/.19.000, porque ya se depreci
en S/.3.000.

; ;;;;"a

l'arael caso de los terrenos, que

,;;;"""

.r**i"

El asiento de ajuste sera:

'?

Existen otros mtodos de depreciacin: doble saldo decreciente y suma de digitos.

",'

('ontinuaremos explicando
los activos fijos intangibles. para que un
activo fijo
irrtangible sea definido como tal. aparte
e su ui e rrg. pllrc r"
v
rlc sustancia fisica. debe ser posible relacionarlo,
" ,""ri,u'ouUl., .on ,
lcneracin de ingresos futuros. Ellos estn sujetos a amortizacin.
f

]!QOQ_:!Q0O= 3.000 anual

".

mencionamos anteriormente, estos no

se depre_
cralr poque nunca se van a gastar; tampoco
van a quedar obsoletos, Sin embar_

go, no hay que confundir los terrenos

"on 'us "onrt-"cior;;;;
ullos, pues esas construcciones s se deprecian.

Entonces:

costo:

Depeciacin acumulada

RECUERDE: La depreciacjn es u gasto. La

cuenta <Depreciacin
acumulada, es una cuenta de valorizacin
del activo frjo que disminu_
ye el valor total del activo, hallando asi
el valor net de este_

Apuntes de Estudio

106

A: Cmo

se

Los ajustes: mecanismos de correccin y actualizacin

107

A: Es similara la depreciacin acumulada?

define la amortizacin?

P; Solo en cuanto al hecho de que no es propiamente un aclivo, sino una cuenta

complcmentaria de un activo, en este caso, <(Cuentas po cobrao>, que sirve
como ya lo hc mencionado para nrostrar el valor que realmente se espera
cobrar. Por 1o tanto, es ula cuenta de valuacin de las <Cucntas por cobrari>.

P: Se define como:

A;

es similar a la de la
amortiza en funcin del ltodo dc linea recta La dinmica
patente
cl l. de agosto del
una
depreciacin. Por ejemplo, una compaia adquiere
del mismo
de
djcicmbe
3
I
i'O: en S. f OO.OOO por iiez aos. Entonces, el ajuste al
ao seria:
Se

Amofizacin: 100.000=

10 000 anuales

l0
10.000 anuales

5 de ao =

4.166,7

Nota: 5/12 = 5 meses de 12 que tiene un ao Entonccs'

S/.4. I 66,67 dc amortizacin mensual'

4.t66,67

o proelst(tt
3.6. Provisin para tcohrables (provisin para malas cuentss

para cuenta de cobranza dudosa)

P:Esteajustesercalizadebidoalaposibleincobrabilidadquesepuedaprescrr
de losclientcs y' p.'r
ioa uCu"n,ut por cobrau, originada por la morosidad
,u,
"n pot fu in"attiiumbre que existe en la empresa en regulariza la cuenta. Esl'
dc las ((Cuentas l).'r
"n",
ajuste cs necesario porquc mucstra el valor neto realizable
lo contrrr i"
a, deci lo que realmentc se espcra cobrar' ya que' de
"'obrurr,
mismas'
las
de
estaranlos nostrando un valor sobrevaluado

Es

muy importante lcnerla en consideracin?

P: Por supuesto que s. Inraginemos, forzando o exagerando el caso, que una

empresa tiene cuentas por cobrar por S/.1 .000-000, producto dc las ventas al
crdito realizadas. Ello sc reporta al gerentc, quien, a fin y aJ cabo, va a tomar
decisioncs sobrc la base dc la infornracin presentada. La expectativa dcl gerente se fornra sobrc ura cifra espcctacular Sin embargo, postcriormentc, se le
alcanza un dato qu habia sido omitido: dc esc S/.1.000.000 cxistc una gran
incerti<lumbre dc cobro por S/.999.999. No cambiaran radicalrrcnte los clenrentos dcjuicio sobrc Ios cualcs el gercnte iba a tomar dccisioncs'l Claro quc s- Una
cosa es csperar cobrar S/. 1.000,000; otra, tcner la esperanza dc cobrar solo S/. I .
S que cs un caso cxagerado, pero la intencin es mostrar prccisamente la importancia dc Ia valuacin adccuda dc Ias cuentas y ofrcccr informacin confiable
para quc las dccisiones scan las apropiadas.

l{ay un principio contablc que anrpararia esta prctica: el plincipio cle exposicin, quc cxigc la prescntacin dc informacin clara. legiblc, transparentc,
confiablc y sin distorsiorcs para quc el usuario de ia informacin financierc
tomc dccisioncs sobre bascs cierfas. El priucipio clc prudcncia (o conscrvadurismo), por el cual se procura cn caso dc pescntarse opciones contabJes

distintas

elegir la situacin quc impida la sobrccstinacin de los actrros e

ingresos, sera tai vez nriis cspecficanrentc aplicado cn este caso. Por cste prit)cipio y para estc caso, cnk)nces, sc buscara no sobrevaluar las (<Cucntas pJr
cobrar> (prudencia) antc la incertidumbrc (tal vez cobre, tal vez no) y asi no
lterar ni distorsiona la irlonnacin contablc (exposicin).
l-a cuenta <lrcobrables>. llamada tambin <(Cuentas de cobranza duclosa> o
(Malas cuantas)), es Ia contrapartida de Ia cucnta <Provisin para incobrables>
(rccuerden la partida doblc). Es una cuenta dc gasto, por Io que se prcsenta en
cl estado dc prdidas y ganancias. Por otro lado, Ia cucnta <Provisin para
incobrablcs) dcbe prescntarse cn cl balancc general, disminuyendo la cuenta
uCuentas por cobranr. De esta forma, se cuntple con dos objctivos:

108

Apunles dc Estudio

Los ajustes: ecanismos de coneccin y

actuaizacin

- Valorizar adecuadamenle las ((Cuentas por cobran en el balance gcneral

- Protegerse arte la posible incobrabilidad de una cuenta por cobrar

-x-

A: Cmo se consigue proteger a la empresa?

Caja

Cuenlas por cobrar

P: Cuando se realiza el asiento de ajuste dc la <Provisin para incobrablcs>, se
econoce un gasfo, en la cuenta ((Povisn para incobrabics> o (Cuentas de
cobranza dudosa>, quc va al estado de prdidas y ganancias. Entonces, cse
gasto ticne como objetivo disminuir el nivcl de utilidad, ya que los ingresos pol

-x + lProv. para incobrablcs

Incobrables

ventas, finalmentc, no se realizaran efectivamentc si no se lograra cobrar lo

correspondiente a dichas ventas. Con ello, se (protegc)) ante Ia eventualida(l
del no cobro.
Imaginemos quc al 30 dc noviembre del 2003 se tiene la inccrtidumbrc de cobrar
facturas de ciicntes por un total de S/.5.000. El asiento de ajuste seria:

En un perodo postcrior al cle efcctuada

la provisin:

-xl0

nov.

Caja
Cuentas por pagar

Incobrables
Provisin para incobrables

Por elcobro de

dcuda

-x+l-

M,
y-A-
.:Y

RECU ERDE: Para que

se

registre una (Provisin para incobrables>,

debe existir rce rLnthe de cobro. Cuando hay scguridad de cobrar

o de no cobra. Ia .Provisin para incobrables. dcbc climinarse.

Se pucden prescntar varias situaciones con dichas ((Cuentas por cobraD):

a)

Cuandoel cliente paga luego de habcr prov isionado la incobabilidad:

En el mismo periodo en que se efectu la provisin (supngase que el clicrr,
el I 5 de dicierbre a cancelar su deuda):

se acerca

Provisin para incobrablcs

Ingreso por recupero de incobrables
Por el recupcro de un ingreso de
eJerctcos anteiores y la alrulacitr
de la incenidunbre

En lugarde la cuenta (rngreso por

recupco de icobrabres>, podra utirizarse
Ia
cuenta <Ingreso de ejercicios anteriores>.

b) Cuando

se tiene la certeza de

$;;:i;,-*;;,:H;:;:J:;j_;,;::il

.Provisin para irrcobrablcs>

A; Qusignificaccastigarunacuenta))./

;:,iff :;lJi::il,,,il

1;

l0

Apuntes de Estudo

Los ajustes: mecanismos de correccin

y actualizacin

P: <Castigan implica eliminar la cuenta por cobrar de los registros de la empresa, debido a una incobrabilidad comprobada. Recuerda que sc haba regislrado:

3.7.

Provisin parafluctuacin de valores

A: Qu
30

nov.

-X-

Debc

Haber

l:;::l:;.

Entonces, el castigo scra:

Debe

es

fluctuacin de valores?

P: Bueno. Cuando tratamos el

tema del_activo disponible,
hablamos sobre los
valores negociables.
.,Recuerdan cuando conversamos sobre las
acciones de
una entpresa adquiridas por otra? pucs.
Ui.n. Curno .ru, ,..1;;.;:r,npru
rceisrradas at .Cqslo),, segn
el principio de cosi"'iri*.,
111,-fueron
.,,".
anrenormenre.
sin embargo, ci preci de

Incobrables
Provisin para incobrables

-x-

,'r.'"rir

attematiYamente.

qu sucede si el cliente se acerca a cancear su deuda dcspus iic

que la empresa ya Ia castig?

i
l

P: Cuando el cliente paga dcspus de haber castigado la cuenta por cobrar, dcbL'

realizarse el siguiente asiento:

;;; _".i.Ji o*0"

";r";;
enorn""."ro"""i"

esto se le

"

J.i';.r;;:
;;
;;;"".*ii,lll;i"#ifJi',"",];:*[l$
""1", "":;;;
il:;T1i:ffi
que debe
quedar expresada en el b"l,
q

-u,..*ru.n ii;;;;;r

A: Profesor,

;.

Entonces. por cl principio de pruder

tratado. se debe aplicar u ,nu.n,itJl-?-tonservadurismo' que tambin ya fue
ttt'u' (costo o mercado el menou. Esla
regla exige q*. ,i n";

Habcr

Provisin para incobrables

Cuentas por cobrar

tll

prudencia).

general es esa' la menor' para

evirar la

rerden que de eso se trataba

;;:r""te
el principio

de

Vcamos un ejemplo:

El I de lebrcro del 2003. conrpro acciones

por 5/.2.000. Enronces. el
regis(ro
seria (suponiendo inversin
a largo plazo);
Invesiones en valores

Caja_Banco

Ingresos por recupcro

de incobrables

En lugar de la cuenta <<lngrcso por recupcro dc incobrables>, podra utilizarsc 1.,

cuenta (lngrcso de cjercicios anteriores)) si el ingrcso se rcfiere a ventas,l,
perodos antcriores.

RECUERDE: Para que se registrc una (Provisin para incobrables,.

debe cxstir r((r'tl./rrlr'c de cobro. Cuando hay seguridad de no
cobrar. tanto la (Provisirr para incobrablcs) como ls (Cuenlas p()r
cobranr deben eliminarse (castigo).

2.Un

EI 3l de diciembre de ese mism^o-ao,

Ias accioncs muestran un varor
o
cotizacin en cl mecado de
S/.2.500.

Debera realizarse algn ajuste?

A: No, porque, si comparamos er

costo con er varor de nrercado,
el costo es el
nrenory, por tanto, las acciones
deben qr"ao,
-";;*J;,,"
cstn registradas al costo, pues
""p."ruau,
no se hace nada
,,,1il.::.0"0"

O. valores, que es dondc se corizan y

ncgocian las accioncs; y oros
titutos

Apultes de Estudio

112

de diciembre la cotizacin o el valor de

P: Perfecto. Ahora, suponganos que al 3l
algn ajuste?
"'s/.i.sOio, sino ie S't '800 Deberia realizarse
."*"J"

El I

sera (suponiendo el registro permanente):

-x-

mercado

con el valo de
A: En este caso, si. Si comparamos el costo de S/'2'000
acciones deben quedar
las
J" il.r.aoo. esie ltimo ei el menorl por lo tanto'

al costo
uulor en el balance general y. como esrn registradas
"a.
diferencia'
por
la
i"'i-z.ooO. .nton..s, hay que hacer un ajuste

J*o-,"r"du,

1.000

Mercaderas

L000

Caja-Bancos

- El3l de diciembre

Dcbera realizarse algrin ajuste?

-xFluctuacin dc valores
Provisin para fluctuacin de

de ese mismo ao, el valorde mercado de las existenclas

asciende a S/.900.

Muy bien. El ajuste seria el siguiente:

P:

ll

de abril del 2003, compro mercaderias por S/.1 .000. Entonces, el registro

"" "."

Los ajustes: mecanismos de correccin y actualizacin

2m

valores

200

S, porque, si comparamos el costo de S/.1.000 con el valor de nrercado de S/.

900, este ltimo es el menor; por lo tanto, las mercaderas deben quedar expresa-

A:

Lacuenta(Fluctuacindeva]oresrlesunapartidadegastos;portanto,Yaales

das a ese valor en el balance general y, como estn registradas al costo de S/.
1.000, entonces, hay que hacer un ajuste por la diferencia.

"""J"
;;;;;,;

P: Excelente. EI ajuste sera el siguiente:

de valores)
pri". V ganancias La <Provisin para fluctuacin
(o <Valores
valoes>r
en
comple'm-entaria del activo <<lnversiones
a
valorizacinajustada
una
para
ofrecer
el caso), quc sirve
valor de los
el
""L",."'*"
sobreestimar
""t
a
no
i" t"""rirJi.."r5rer" lu prudenciu "n "uanto
activos).

l"

-xDesvalorizacin deexistencias
Provisin para desv. de existencias

100

lm

Deestaforma'enelbalancegeneralsemostfarialosiguienteenlapalereferida
a

los activos:

Activos
lnversiones en valores 2 000
(200)
Prov. fluct. valores

(lnversiones en valoresrr ya qucd en S/ l'800'

Ntese que el valor neto de las
que es lo que se buscaba Presentar'
o exstencias
3.8. Prorisitt pura dsvalorizacitt de "rcrcaderas
((costo o mercado' el menorn' que esl
Similar al caso anterior, por el criterio
en el valor dcl
.""ri"." *o" del priicipio de prudencia' si existe una baja
P:

debera realizafse una provrslon

mercado de las mercaderias respecto a su costo'
para desvalorizacin de existencias
Veamos un ejemPlo:

La cuenta <Desvalorizacin de existencias> es una partida de gastos; por tanto,

va al estado de prdidas y ganancias. La <Provisin para desvalorizacin de
existencias>r es una cuenta complementaria del activo <Mecaderas> (o <Existencias>), que sirve para ofreccr una valorizacitr ajustada a la realidad (recurdese la prudencia en cuanto a no sobreestimar el valor de los activos).
De csta forma, en el balance gcneral se mostrara lo siguiente en la partc referida
a

los activos:

Activos

Mercaderas

1.000

Prov desv.

(100)

existencias

VII
El balance constructivo:
la prueba final
I

Definicin

P: Cuando explicamos el balance de comprobacin, nos referimos a l como una

<prucba inevitable)), en la cual se debia verificar Ia igualdad entre los saldos del
(Debe)) y del <Haben del Diaio y el Mayor Mencionamos tambin que se

podian utilizar sus cifras como fuente para la elaboracin de los (famosos)
estados financieros. Ahora les explicar qu se busca con la elaboracin del
balance constnctivo.
A: El balance constructivo es un informe extracontable al igual que el de comprobacin?
P:As es. Se realiza en una hoja llamada <hoja de catorce columnasr>, que vienc
a ser una hoja bonador en la cual se verifica, a lravs de columnas referidas a
los estados financieros, si estos finalmente llegarn a <cuadran, es decir, si la
utilidad neta del estado del prdidas y ganancias es la correcta si al llevarla
al patrimonio neto, que al fin y al cabo es parte del balance general, la ecuacin
contable se cumple (recuerde: activo = pasivo -l patrimonio neto). Para ello, se
utilizan los saldos ajustados de todas las partidas contables.

Apunes de Estudio

ll6

una ampliaEl balance constructivo es, efcctivamente,

que
se incluye
d"l bolun"" de comprobacin en el
"in
los ajustes
todo lo visto cn el capitulo anterio es decir'
(saldos
ajlstaneccsarios para obtener los saldos reales
que cslas cstn rctualizadas al
dos) dc tas cucntas. co; cl objelo dc
con
p"roo y sc pucdrn claborar los estados nancicros

i*l

"i

infomracin real

2.

cierta.

Procedimiento

A: ,Cmo se elabora el balancc constructivo?

(mienlras sc explica el proccdimiclro';s11vetr ictttc
nlortrdo al final dc estc
oue. desous dc cada paso. se consulte cl cusdro
capirulo prra e"tablecer las relrcioncs corrcspondicnlcs):
P: Dc la siguientc mancra

-Sctranscribcnlosdatosdclba|anceclecontprobacindcsumasydc|dc
y <Haprimeras columnas, con sus respectivos <Debe>

li"l

beo.

"

rtt

dos

se registran los ajustcs

Si se detectan enores o falta dc actualizaciones'
a los nlisnos ( llantada <Aius
necesarios en la columna correspondiente
-

cn cl balsnce dc co pro'
tes)). Si el ajuste requiere ula cucnta no utilizada
como partc del listrl
Uaciln. ," uuir ta partida contable corespondicnte
rcgistrar estos ajustes cn cl
o-" iu"na, o* fiiura en la hoja No olvide
Diario y hacer la mayorizacin corespondicnte'

Se

la dc r<Ajustesr''
las columnas de <<Balance dc saldos> nrs
Lucgo st
lo, respcctivos lugares del <Debc> y dcl <<Haben
"nnrl"runo
u".ifi"u, qu" .c cumpla el principio dc partida doble'

ili;;;";"
"b"

las columnas referidas a l'r'

Teniendo los saldos reales, se transfieren a
las cuentas Para cllo exislrl
csrados finrncicros a los cuales pencnccen
<Utilidad retcnida> y "Ilalancc gc
tres columnas: <Prdidas y ganlncias','

neral,,.Enlacolumna<Utilidadretenida)),seconsidefantodoslosajustcsr
como' l)t)r
realicen y afectcn directamentc a esta cuenta
asientos que se

1t'7

ejemplo, los dividendos dcclarados o pagados, la utilidad del ejcrcicio y la

crcacin o ampliacin de la reserva legal.

A:

,La ley de partida doble se tiene que cunrplir en todas las columnas, sin

exccpcin?
P: Efcctivamente. Al sunrar todas las coiumnas, los cargos deben ser iguales a

los abonos-

3.

Importancia

P: Ya henos visto que el balance constructivo es importantc porque nos permite

egistrar los asicntos de ajuste y, as, actualizar las cuentas para luego utilizar
esos saldos ajustados en la elaboracin dc los estados firancicros.

A: ,Tienc alguna otra inlportancia'/

lacilidades del balancc constructivo radica cn quc, por
informc extracontable, un borrador, cualquier error detectado dc registro,
mayorizacin o ajuste pucde ser corregido innrcdiatamcnte en dicha hoja de
trabajo y, de estc modo, enviar una informacin que rcalmente refleje la siturcin
de la cmprcsa a los rcgistros formalcs, quc son los cstados financieros.
P: S. Una de las grandcs

ser un

Adcns, este inlorrrc cxtracontablc pernrite considcrar asentos dc ajuste para

elaborar cstados financieros mcnsualcs o scmestrales que sirvan para una fiscalizacin intena. distinta dc la que correspondc al ejercicio fiscal, cuya duracin
es dc un alo cn el Pcr.

cs decir' los saldos realcs t'

dctcrminan los nucvos saldos de las cuentas'

o.,o*.EstossoncolocadosenlacoIumna(SaldoSaju5tados))'Setratil

El balance consiructivo: la prueba nal

RECUERDET El brlancc constructivo sirvc como base para elaborar

los estados linancicros.

Cuadro

7.1

Balance conslrIctiYo
Balance conslr'Ictivo
al
Balnce de
sldos

Balance de

Cuentas
Caja - Bancos
Mrcadeas
Muebles y enscres
Capital socia!
Compms

Fletesyseg.Vcompras
Clientes
Seg. pag. por adelant.

Devol. y reb. Ycompras

Prslamos por pagar
Devol. y reb. s/venlas
Anticipo de clientes
Luz. agua y telfono

Debe

t90.800

Hber

Debe

56.225

t34.575

r0.000
25.000

Haber

105.000

"
15.000

1.500

1.500

4.125 8.250
12.000 36.000
120.000
r8.000
_
1.800
35.000
2.000
_
2.000

36.000
-

Debe

Hrber

Hrber

Haber

Debe

105.000

1.800

I.500

4.125

t5.000

4.t25
36.000

t20.000

t20.000
3.000

1.000

t.800

35.000

35.000

15.000
2.000

2.000
2 000

2.000

2.000

1.500

r8.000

18.000

Seguros

15 000

ltereses

4.900

t5 000
4.900

Sueldos

267.925

267.925

lntercses por pagar

Coslo de ventas
Otras cuenlas por pagar
Sueldos por pagar
Dep. de muebles y ens.
Dep.acum. de mueb.y ens.
Cobranza dudosa
Prov. cuelas cob.dudosa

,TOTAL

lmpuesto a Ia renla
lmp. a la renta por pagar

TOTAL

.soo

4.900

700

850

850

t.500
z.soo

2.500

r roo
41.050

850
1.500
2.500

2 500
I.800

1.800

4.900
9.700

1.500
2.500

4:t.050

r5.000

4.900

9 700

t roo

211.675

2.500
1.800

27',7.6',75

64.00

t.800
120.000

t6.110

80.870

Rcsultado del Ejercicio

39.i 30

1'OTAL
Dividendos por pagar
Rcserva legal
TOTAL

120.000

Rcsultados

Haber

r05.000

.r6.000
120.000

Debe

15.000

4.t25

9.350

164.275

Haber

t5.000
25.000

10.200

364.215

Debe

25.000
105.000

Balnce geneml

t34.515

r0 200

9.350

Resultados

cumulados

r5.000

2.000

Drbe

Prdidas y
ganancias

850

TOTAL

Silldos ajulados

Ajustes

5.000

IE.000

Rapsodia S.,\.C.
de diciembre de 20Xl

r.14.575

t0.000
25.000

I5.000

3l

16.770

t20.000

39.0
t20.000

1.9!3

't.826

3.9t3
3.913

39.130

lr.t04

39.0

31.104
39.130

213j75

213.575

VIII
Proceso de cierre y

reapertura de libros:
el fin da pie aI inicio?
Por qu al final de un ejercicio todas las cuentas de la contabilidad deben
cerrarse?

A:

P: Eso es lo que trataremos de

l.

explicar en este captuIo.

Definicin

Antes de empezar a tratar el ciene y reapertura de libros, recordemos que en el

caphrlo cuatro, <Las cuentas y los libros contables>, hablamos sobre la clasificacin de las cuentas. Es importante tener en mente aquella clasificacin. Recuedan cules eran los grupos?
P:

A: Eran dos grandes grupos. Las cuentas reales o permanentes, que representan los movimientos en elementos de activo, pasivo o patrimonio neto; y las
cuentas nominales o temporales, que representan los movimientos que originan
el resultado del ejercicio a travs de las cuentas de gastos e ingresos.
P: Muy bien. Eso equivale a decir que las cuentas permanentes son las del
balance general, mientras que las cuentas temporales son las del estado de
prdidas y ganancias. Cuando un ejercicio finaliza, las cuentas nominales o

120

Apuntes de Estudio

Proceso de

cieney reapertura

temporales ya han cumplido su funcin, por lo que es necesario que se resuman

en la cuenta <Resultado del ejercicio> para mostrar la utilidad o prdida neta del
perodo. Entonces, las cuentas reales o permanentes deben ser <saldadasn para,
as, iniciar el nuevo elercicio contable con la informacin acumulada.

A: Y cmo

de libros:
el

fin

da

pieal inicio?

Bslance gtreral
cord S. A.
al 3l de diciembre de 200i
(eD uevos soles)

se logra todo eso?

ciene de libros. Este consiste en una serie de asientos

que se realizan al final de un ejercicio o perodo contable, cuya finalidad es
(saldarr o reducir Ias cuentas de ingresos y gastos a cero, y tansferir Ia utilidad
o prdida neta que resuite a la cuenta permanente de <Utilidades retenidas>),
que se mostrar en el balance general.
P: Mediante el proceso de

A: A qu

se

refiere con reduci las cuentas de ingresos y gastos a cero?

P; Reducir esas cuentas a cero implica que su saldo final sea (<cerrado> y que no
se transfiera ninguna informacin de esas cuentas para el siguiente ejercicio

contable. La razn ustedes ya la conocen: son cuentas temporales. En cambio,

los saldos de Ia cuenta <Utilidades retenidas) y de todas las cuentas del balance general se cierran, pero se reabren y, as, se transfieren los saldos finales dc
un ejercicio como saldos iniciales del siguiente perodo.

2.

El asiento de cierre sera

el siguiente:

3l

dic.
Debe

Tibutos x pag.
Sueldos x pag.

Procedimiento

50

t50

CxP

r00
400

Cap. social

P: Las cuentas del balance general deben cerrarse para marcar el tnnino dcl
ejercicio correspondiente a travs dc un (rasiento de cierre>. Debido a su cari.
ter acumulativo, las partidas o cuentas de este estado financiero deben reabrirs.
al iniciar el ejercicio siguiente a travs del denominado <asiento de reapertura,
Dicho asiento es el extomo o reversin del asiento de cierre y su mayorizaci,'rr
mostrar en el libro Mayor los saldos iniciales de las cuentas reales o de balane,

Utilid. reten.

100

Dep. acum.

200

Caja
Bancos

100

CxC
Activo

100

200

fto

600

general.
Para mayor claridad, veamos un ejemplo. Imaginemos que la empresa Gold S.

posee el siguiente estado financiero:

,\

l': La explicacin de
este asiento de c.
,['udor. excepro ra d";;;:;;;";;:T:,radica en gue los activos tienen sardo
'rldo_acreedr.

,,,nt"br..

.,

Ento":;::ju-,.""ffi;.T^^tj-que'

junto con los pasivos.

riene un

n"...ui;;:il;;#:il:lT;1il:il:""".11*:r

de un ejercicio

Proceso de cierre y reapertura de libros: el fin da pie al

Apuntes de Estudio

inicio?

123

122

Veamos otro ejemplo. Imaginemos que la empresa Gold S. A. obhvo el siguiente

resultado en eI2002:

el siguiente:
El asiento de reapertura seria

Estado de prdidas y gaDancss

Gold

01 ene.

del
Caja
Bancos

CxC
Activo

io

50

Tributos x Pag

150

Sueldos x Pag

100

CxP
CaP. social

Utilid. reten'
DeP. acum'

1.100

Devol. y reb. s/ventas

Venaas netas
Costo de ventas

(200)

200

Gastos oprativos
Malas cuenlas

800

(50)

Sueldos

i*r"" ."it

Depreciacin

(20)
00

Impuesto a la renta

(lR)

Utilidad nefa

al estado de prdidas y ganancras:t

P: Por otra parte, las cuentas referidas
debido a su car' t'
el trmino del cjcrcicio v' adems ;;;;;;r;;"t
cero en er srgrrrL
saldo
;;;o'ui'u-' "u"n iniciadas con

l'".,lfii.f;;

'er

anteriormente'
ie ejercicio. como lo mcncionamos

'

130)

Utilidad operativa
Utiiidad antes del IR

""t"aot;

t00)

1.000

Utldd bruta

l?"1* Ito""*'"t por eso' se cierran al cargarlas'

A.

Ventas

400
100

lienen saldo deudor; por eso'

RECUERDE: Las cuentas de ctivo
nelo
La"u"ntat d"l pu"tuo y del patrimonio

S.

de eneo al 3l de diciembre de 2002

(en uevos soles)

600

(r80)
420

ljl asiento de cierre sera el siguiente;

-xDevol. y reb. s/ventas

Costo de ventas
Malas cuentas
Sueldos

Depreciacin
Inrpesto a la renta
Resultado del ej erc icio

l': La cuenta (Resultado dcl ejercicio> es una cuenta puente que sirve para
tllsiadar la utilidad neta a la utilidad retenida del balance geneal. Una vez cumrlido este propsito, la cuenta debe quedar cenada.

Apuntes de Estudio
124

IX

,7_

Resultado del ejercicio

Resultado del ejercicio 420

Utilid. reten.

tltilidades retenidas

Libros auxiliares:

Enestecaso,noexisteelasientodereaperturayaquelascuentasdelestadodc
ini'i"l del ejercicio 2003
;:.n*;;;;;;.;i;: son peridicas; es'd'ci" 'i 'uido

anexos necesanos

debera ser ceo.

l1

Miffi
+t=-{

:JxlJ,::T::l:.'i:i"i'#i::Tff i*"J;:Tffi'l::

t.

temporales o Peridicas'
P:

Definicin
Alguno tiene idea de qu son los libros auxiliares?

A: Supongo que son una fuente ms de ayuda para registrar todas las operacioncs que realiza la empresa.

l': As es. Los libros auxiliares se utilizan bsicamente para el registro de las
operaciones recurrentes, adems del control de ciertas cuentas pendientes, tanlo las de cobro coro las de pago. Los Iibros auxiliares se cean en funcin de las
nccesidades de la empresa. Las empresas realizan operaciones que se repiten
constantemente y, porello, es preferible utilizar los diarios y mayores auxiliares,
ya que ellos brindarn al final una simplificacin conveniente.
A: Cules son las funciones de los libros auxiliares?

l': Bsicamente, son dos:

'

Resumir la informacin referida a operaciones recunenles o repettivas con

el fin de evitar su registro directo y abundante en el Diario General.

Apuntes de Estudio

y de pago'
Controlar la informacin referente a cuentas pendientes de cobro
y sus respectivos clientes y proveedoresr'

A: Ambos libros cumplen con las dos funciones?

de cunrplircon
P: No. Los diarios auxiliares son libros contables que se encargan
contables:
libros
no
son
auxiliares
mayores
la primera funcin. En cambio, los
como de
por
cobrar
letras
o
cuentas
de
las
son controles extracontables tanto

Libros auxiliares: anexos necesarios

t27

Por otro lado, en el caso de los mayores auxiliares, el saldo de cada

una de las
cuentas antes mencionadas debe ser desagregado para poder
identificar a los clientes que deben y a los proveedores con quienes la empresa mantiene
obligaciones.

A: Cundo se deben llevar?

P: Sejustifica llevar libros auxiliares solo cuando las operaciones que
se manten_
gan, ya sea con clientes o proveedores, sean numerosas y
frecuentes,

las cuentas o letras Por Pagar.

3.

Descripcin: diarios auxiliares

3.1.

Diario auxiliq.r de (Cajq-entradas,

P: Empezaremos con el diario auxiliar de <Caja_entradas>. En

l se registran
todas las enlradas de efectivo que perciba la empresa, ya sea por
las ventas u

otra operacin al contado, o por los cobros de cditos o pstamos que

se
2.

hayan concedido.

Esquema

A: Y cul es el formato que utiliza este diario auxiliar?

Es similar al del Diario

Diario auxiliar de <Compras al crdito>

Diario auxilia de <Ventas al crdito>
Diario auxiliar de <Caja-entradas> (ingreso de efectivo)
Diario auxilia de <Caja-salidas> (salidas de efectivo)

=Trasladar
Mayor
Mayor
Mayor
Mayor

General?

P; No. El diario auxiliarutiliza varias columnas. Cada

columna corresponde a una
cuenta vinculada a las operaciones que se refieren al ingreso de efeciivo.
el cual
se detalla. En la prctica, Ias cuentas que se utilizan dependen
ntucho de Ia
empresa; generalmente, se utilizan las cuentas <Caju, <Descuentos
sobrc ven_
(as>, (Cuentas por cobraDr y (Ventas).

registro al Diaio General

auxiliar de <Cuentas por cobmor (clientes)

auxiliar de <Cuentas por pagan (proveedores)

I{ay que considerar que la cuenta <Caja> se registrar en el <Debe>, porque

es
un activo que aumenta; ((Descuentos sobre ventasD, en el <Debe>, porque
lumenta
descuento otorgado por Ia empresa es como un gasto para ella
;
(Cuentas-un
por cobrarn, en el <Haben, porque es un activo que disminuye; y
"Venlasr,. en el <.Haberr,. porque es un ingreso que aumenta.

auxiliar de <Letras por cobrar)

auxiliar de <Letras porpagaD)

Debe coincidir con los saldos del Mayor General

de cada uno rl'

P: Conro se puede apreciar en el esquema, la informacin
periodo dclerr
de
un
final
al
diaios auxiliares seri trasladada al Diario General
nado; por lo general, un mes.

1"
r,,

A: Qu sucede si la empresa tiene alguna otra operacin que involucre una

cue[ta distinta de esas?
l': Para ello, existen dos columnas adicionales que se denominan <Otras
cuen-

lRiveo'Edrrardo'Coablidatl]'2da'ed.Lima:CentfodelnvcstigacindelaUni!1.lll']
del Pacfico, 2000.

ls), en

las cuales se colocan aquellas cuntas nuevas que hayan sido genera_
rlas por algunas tansacciones que involucren ingresos de

"fectilro.

Apuntes de Esh-rdio

t28

Libros auxiliares: anexos necesarios

El formato es el siguiente:

129

Cuadro 9,2

Diario auxiliar <Caja-salidasD

Cuadro 9.1

Diario auxiliar de (Caia-etradas>)

Debe

llbe!

Caja

3,3.
3.2.

Diario suxiliar de <Caia-salidas>

P: En el diario auxiliar de <Caja-salidas)), se registran todas las operaciones que

se vinculen a las salidas de efectivo, tales como compras al contado, pagos dc
Ias compras al crdito o pagos de diferentes gastos (como sueldos, por ejem-

P: El diaio auxiliar de <Compras> regifra todas las

compras de mercaderia, ya
sean realizadas al contado o al crdito. Es
importante seal. q*
?".rrr""
incluye datos antes no mencionados como, por
".i" de los
ejemplo, ios nombres

proveedores, los nmeros de facturas y

las cndicion., A"

*_pru.---"

EI formato es el siguiente:

plo).

A: Y qu formato

Diario quxiliar de <Compras>

se

utiliza en este diario auxiliar?

Cuadro 9.3

Diario auxliar de <Compras)

P: Se utiliza un fomrato similar al del diario auxiliar de <Caja-entradas>. Las
cuentas involucradas sern <Caja>, (Descuentos sobre compras), (Cuentas
por pagan y <Compras>. Si hubiera alguna otra operacin que implique salida
de efectivo, se indicar en (<Otras cuentas>>.

Hay que considerar que la cuenta <Caja>r se registrar en el <<Haben>, porque es

un activo que disminuye; (Descuentos sobre compras)), en el <Habeo, porque
descuento otorgado a la empresa es como un ingleso para ella-;
aumenta
((Cuentas-un
por pagaot, en el <Debe>, porque es un pasivo que disminuye; y
que au<Compras>, en el <Debe>, porque implica un activo
menta.

-mercaderas-

Menos oDeciones at conr.dd

No hay que olvidar deducir o restar en las

columnas de <Compras)) y ((Caia) las
cifras referidas a las compras al contado, ya
contabilizadas en

<Caja-salidas>; de lo contrario, se estar

duplicanao et

Jrri

"i
.egi;;""

"
-*'
""-_i,r,

llt

Libros auxiliares: anexos necesarios

Apuntes de Estudio

A:As como los diarios auxiliares contienen detalles

3.4.

Disrio auxiliat de Kventss"

al conregistra todas las ventas de mercadera'

P: El diario auxiliar de <Ventas>
utili;a es muv.similar al anteri::l::1".
tado o al crdito. El formato que se
operactones'

o*

";;"t';;;;

t;"

de las
dislintas' debido a la naturaleza

'^

se obserdestinada a los nmeros de factuas'

Cabe resaltar que, en la columna
corresponden a las que

que aquellas facturas

var un orden corelativo, puesto
ventas'
ha girado la empresa por sus
F.l

de la operacin efectuada,

los mayores auxiliares tambin?

P: En efecto, los mayores auxiliares contienen detalles que describen las operaciones efectuadas, de acuerdo con el tipo de operacin obviamente. Existe una
columna denominada (Referencia)), la cual sirve para relacionar los datos de los
diarios auxiliares con los de los mayores auxiliaes con el fin de ubicar rpidamente la informacin en el libro correspondiente, Generalmente, la relacin que
se mantiene es la siguiente:

,
.
.

formato sera el siguiente:

Cuadro 9.4

Dirio auxiliar de <<Ventas'>

Ventas alcrdito

Cobros efectuados
Dcvoluciones sobre vcntas

-+
-)
-)

D. aux. ((Ventas))
D. aux. <Caja-entradas)
D. aux. <Caja-salidas>

A: Una vez que se terminen de registrar todas las operaciones conespondientes

en los mayores auxiliares de <CIientes>r, qu sc debe hacer?
P: Luego de registrar todas las transacciones, es decir, todos Ios cargos (Debe)

y los abonos (Habcr), sc halla la diferencia entre los mismos, la cual por lo
general mostrar un saldo deudor, ya que significar el saldo de las <Cuentas
por cobrao.

A: Se podra dar el caso en el que se muestre un saldo acreedor?

Meos oDeacioncs al contdo

anticipo de los clientes, el cual

relacionara con el diario auxiliar <Caja-entradas)), ya quc existiria un rcgistro
de entradas previo o anticipado que implicaria una obligacin con el clicnte.
P: Solamente si es que existiesc un adelanto o un

se

hay que. olvidar deduciro:::iij^*

igual que en el caso anterior',no
itfttidut a las ventas realizadas rl
tit*s
l^'
columnas dc <Caja'r y <Ventas>
de <caja-entradas>; de lo contra
;";;illidas en eldiario auxiliar
rio. se estaria duplicando el reglslro'

'"

Al

|iil;,
4.

4.1.

Descripcin: mayors auxiliares

Mayor auxiliar de <Clienlestt

crdito realizr'l'
se reqistran lasventas al
P: En el mayor auxiliar de <Cl ientes>
y
de los clientes) las dcvolucior"
a los clientes, los cobros etectuacos'(pagi
clientes tcrr
tanios mayores auxiliares como

;"br";;;;;;Jr"das.
ga la comPaa-

se utilizan

4.2.

Muyor auxiliar de <Proveedores>

l': En cl mayor auxiliar de <Proveedores)), se rcgistran las compras al crdito

rcalizadas a Ios proveedores, los pagos efectuados a cllos y las <Devolucioncs
sobre compras> efcctuadas- Se utilizan tantos mayores auxiliares como provecdores tcnga la con]paia.
A: Este mayor auxiliar tambin tiene una columna de rcferencia como los diarios
iruxiliares?

l': Efectivamente. La relacin que se mantiene es la siguiente:

ql
Apuntes de Estudio

132

.
.

Compras al crdito
Pagos efectuados
Devoluciones sobre compras

-)
--)
--)

D. aux. <Compras>
D. aux. <<Caja-salidas>
D. aux. <Caja-entradas>

A: l,Cuntos mayores auxiliares deben usarse?

auxiliarde <Clientes> que tenga la empresa conesponde a un cliente, as como cada mayo auxiliar de <<Proveedores>>
conesponde a cada uno de ellos. Entonces, se utilizan tantos mayores auxiliares
como clientes y/o proveedores tenga la empresa.
P: Debemos recordar que cada mayor

A: Cul

es el

formato que

se

Principios de contabilidad

utiliza para cada uno de ellos?

generalmente aceptados :
normas rectoras

P: El formato para ambos mayores

auxiliares

es el que

sigue:

Cuadro 9.5

Mavor auxiliar d <Proveedores>

il

Saldo
Fecha

Detae

Referenia

Debe

Haber

Deudor

R-ECUERDE: La suma de los saldos de los mayores auxiliares de

(Clientes>) y (Proveedores> debe ser igual a los respectivos saldos
de (Cuentas por cobraD y (Cuntas por pagart) del Mayor Ceneral
(que va al balance general).

A: Profesor, a lo largo de las clases,

se ha citado une serie de principios de

contabilidad; pero qu son los principios de contabilidad?

principios de contabilidad son pautas o normas fundamentales que guan

el accionar del contador para asegurarel adecuado cumplimiento de los fines de
P: Los
la

informacin contable.

A: Y cules con esos fines?

P: Bueno, los estados financieros, como ya sabes, constituyen una herramienta
informativa importantsima para tomar decisiones. En ese sentido, debe procurarse y garantizarse que los datos contenidos en ellos sean tiles y representen
lo ms fielmente posible la realidadde la empresa. Para ello,los estados financie-

ros deben cumplir con ciertos at butos o caractersticas cualitativas indispensables. Entre ellas, se pueden mencionar las cuatro siguientes:

.
.

Comprensibilidad para que la informacin sea estudiada con razonable

diligencia y sea fcil de entende.

Aplicabildad: la informacin contable cuenta con este atributo cuando

influye en Ia toma de decisiones de los usuarios, ofreciendo laposibilidad de

Apuntes de Estudio

134

Principios de contalibidad generalmente acepf ados

t35

evaluar sucesos pasados, presentes y futuros, o de verificar o corregir evaluaciones anteriores.

A: Entonces,

Confiabilidad:la informacin es confiable cuando se encuentra libre

P: Efectivamente. Los PCGA considean todos estos aspectos y, por ello, algunos llevan incluso un nombre similar o igual a los citados criterios.

de

errores, de distorsiones importantes y significativas, y cuando los usuarios

todas estas caractersticas, criterios, etc. dan lugar a la genera-

cin de los PCGA?

pueden tener una seguridad razonable de lo que dicha informacin pretende

expresar.

A: Cules son los PCGA?

Comparabilidad: implica que los usuarios de la informacin deben confrontar peridicamente los estados financieros de la empresa con el fin de identificar las tendencias de su situacin financiera y sus resultados. La necesidad de comparar no debe confundirse con la simple uniformidad y no debe
permitirse que se convierta en un impedimento para la introduccin de mejo-

P: Los PCGA son los siguientes:

res normas contables.

A: ,,Y cmo

se logra que la

informacin contable posea estas caractedsticas?

informacin
criterios como oportunidad de ia infor-

P: Bueno, para garantizar la presencia de estas caractersticas en la

financiera deben tomarse en cuenta otros

macin, materialidad o magnitud de los datos, neutralidad o imparcialidad, ver la

sustancia antes que la forma, ser prudente, brindar informacin completa y fidedigna, buscar una relacin costo-beneficio favorable (es decir, que los beneficios generados por la informacin sean mayores que el costo de obtenerla), etc.

Equidad

A travs de este principio, se asegura que la informacin contable no se elabore

con la finalidad de favorece determinados intereses particulares. Por el contrario, la situacin financiera de la empresadebe mostrarse conjusticia y equilibrio,
guardando imparcialidad frente a los intereses de los dueos de la empresa, de
los trabajadores, dl Estado y de todos aquellos cuyos intereses {e algrin
modo- entran enjuego en una empresa.
Por ejemplo, si una empresa obtiene en un ejercicio utilidades por S/.10.000, de
los cuales se tienen que pagar, porobligacin legal, S/.1.000 a los trabajadores y
S/.2.700 al Estado, seria inaceptable prepararun estado de prdidas y ganancias
que arrojara una menorutilidad, con el fin de pagarmenos a los trabajadores y al

Estado y, asi, favorecer los intereses de los dueos de la empresa.

RECUERDE: Los principios de contabilidad son pautas o normas
fundamentales que guian el accionar del contador para asegurar el
adecuado cumplinriento de los fines de la informacin contable.

A: Y todo esto tiene que ver con los principios de contabilidad?

P: Por supuesto que s. Todas estas consideraciones llevan a la necesidad de
tener en cuenta y respetar ciertas norrnas en el proceso de elaboacin de los
estados financieros. Estas nomas se denominan principios de contabilidad geya mencion- son pautas fundaneralmente aceptados (PCGA), que
-como
para
asegurar el adecuado cumplique
guan
del
contador
el accionar
meltales
principios han sido acordacontable.
Estos
miento de los fines de la informacin
acadmicas,
por
generalidad
de
organizaciones
una
dos, acogidos y aceptados
empresariales y gremiales, de alli lo de <(generalmente aceptados>.

Ente o entided

Este principio nos dice que la empresa es una persona distinta de la de su dueo.
Es deciq no hay que confundir ni mezclar lo que corresponde a las actividades

del negocio con lo que corresponde a las actividades del dueo del mismo, por
ms dueo que este sea de aquel.
Por ejemplo, si ios gastos personales o familiares del dueo se dedujeran como
gastos de Ia empresa, se estara violando o transgrediendo este principio.

Bienes econmicos

Por este principio, para la elaboracin de los estados financieros, solo debemos
tener en cuenta aquellos bienes, materiales o inmateriales, susceptibles de ser
valorizados en trminos monetaios. En ese sentido, laamistad o el compaeris-

136

mo en el trabajo no es considerado para efectos contables, ya que no se puede

valorizar en soles o dlares ni en ninguna otra moneda.

Principios de contalibidad generalmente aceptados

Apuntes de Estudio

Moneds contn denominqdor

t3'l

Por ello, los activos y pasivos se separan en corrientes y no corrientes; Ios

activos se valorizan al costo y no a un valor de liquidacin (cierre y venta de
activos); entre otros aspectos. Adems, por este principio es necesado tener en
cuenta olro: el principio del periodo o ejercicio.

La moneda es el medio de cambio por excelencia. Con esto quiero decir que la

empresa puede comprar, por ejemplo, 500 kg de papei, 50 cajas de lapiceros, 300
uniformes, etc.; pero tanto los kilogramos como las cajas y los uniformes, y todo
componente heterogneo se pueden expresar homogneamente utilizando un
factor comn, un comn denominador: la moneda. As, en los estados financic-

Como Ia empresa est en marcha, su vida tiene que dividirse en determinados

perodos o ejercicios que permitan Ia medicin de sus resultados y su evolucin
a

Perodo o ejercicio

tavs de la comparacin entre perodos.

ros, no aparecen 500 kg de papel, sino los S/.100 que costaron, etc.

Este principio enuncia que, de un perodo a otro, y para situaciones u operaciones similares, deben aplicarse los mismos mtodos, las mismas reglas, etc., salvo
que un eshrdio tcnico demuestre la necesidad de cambio y se muestre el efecto
de dicho cambio en una nota a Ios estados financieros.

Porejemplo, sien un perodo para un activo hjo

se aplic una depreciacin lineal

y no acelerada, en el siguiente perodo debera seguirse empleando la depreciacin lineal, salvo que se demuestre que la depreciacin acelerada es ms aplica-

ble a ese tipo de activo y, entonces, para mejorar la calidad de la informacin

financiera, se cambia el mtodo.

Hay que ser consistentes, pero esto no debe confundirse con una simple y
equivocada uniformidad. y no debe permitirse que se convierta en un impedimento para la introduccin de mejores normas contables. Es deci no se puede
ser consistente ni uniforme en el error.
Por uniformidad, los estados financieos deben expresarse en una misma moneda, no por el principio de moneda comn denominador, como algunos suelen

indicar.

Costo histrico, valuscin ql coso o costo como base de valuscit

Uniformidad o co,tsistencia

Empresa en marcha

Este principio nos dice que, entre el precio de venta, el valor de realizacin o
costo de reposicin, entre otras eglas de valuacin, debe prevalecer el costo de
adquisicin o produccin por ser cierto, real, concreto y objetivo. Esto no sign!
fica que, ante cambios en elvalode la moneda (porinflacin, porejemplo), no se

puedan realizar ciertos ajustes de las cilras monetarias. Estos ajustes no

transgreden en ningn modo este principio, sino que son correctivos necesa_
rios para conta con informacin expresada en valores actualizados.
Por ejemplo, si compro un activo hjo a S/.1.000, pues lo registo a S/.1.000. He
rspetado el principio. Despus de un ao, esos S/.1.000 equivalen a S/.1.500
(como consecuencia de la inflacin) y, por tanto, deberia ajustar a esa cifra el
costo a efectos de reflejar el valor actual de Ia moneda; sigue siendo el costo,
pero actualizado.

Devengado

Segrin este pdncipio, un ingreso debe reconocerse o registrarse en el ejercicio

en que se generaj independientemente de que se haya cobrado o no. Igualmen_
te, un gasto debe ser reconocido o registrado en el perodo en que se incurre en
1, independientemente de que se haya pagado o no. por ello, una venta al
crdito se regista como un ingreso; del mismo modo, al final del mes, se recono_
ce un gasto por sueldo, aunque no se haya cancelado el mismo.

lndica que, salvo especificacin expresa en contrario, los estados financieros se

formulan considerando que la vida de la empresa s indefinida y que, por lo

A: Cmo

tanto, la finalidad es que no se extinga.

P: Cuando el costo de los bienes o servicios adquiridos o producidos por la

compaa ya han sido consumidos y, por tanto, ya han generado ingresos.

s cundo se ha

incurrido en un gasto?

Apuntes de Estudio

A: Cmo

s que un recurso o bien ya se consumi?

P: Cuando el bien ya no es propiedad de la empresa, cuando ya no est ms entr

sus activos o cuando el servicio ya fue tomado.

A: Y cmo
P: Hay otro

s cundo se ha generado

un ingreso?

principio: el principio de realizacin.

Reslzacitt

De acuerdo con este principio, un ingreso se genera o se realiza cuando la

operacin se perfecciona. Y la operacin se perfecciona cuando el bien se entrega o el servicio se presta. No impofa haber recibido o no el efectivo. Por ello,
una venta al crdito se registra como un ingreso; pero, si cobro anticipadamente
por la venta de un bien que an no he entregado, no reconozco el ingreso, sino
un pasivo. Lo recuerdas? Este tema lo vimos cuando hablbamos sobre crditos diferidos.

Asocacin o enfrentamiento

El costo de los bienes o servicios adquiridos o producidos por la compaa ya

ha sido consumido, es decir, ya se gast; por tanto, ya ha contribuido a generar
ingresos. En consecuencia, segn el principio de asociacin, Ios ingresos se
deben comparar, enfrentar o asociar con los gastos que a''udaron a generarlos,
para as poder observar el resultado de la operacin en el estado de prdidas y
ganancias. Este principio se evidencia perfectamente cuando, en el estado de
resultados (estado de prdidas y ganancias), a las (<Ventas)) se le deduce el
((Costo de ventasu para observar la utilidad bruta.

Ohjetividsd

Esta norma menciona que debe contarse con la documentacin sustentatoria o

de respaldo de las operaciones que se realizan para poder verificar la informacin registrada en los libros de contabilidad. Por ejemplo, una compra reaiizada
por va telefnica no puede ser registrada hasta no contar con el comprobante
enviado por el proveedor.

Principios de contalibidad generamente aceptados

Consemadurismo

139

prudencia

Enuncia que, en caso de presentase varias situaciones u opciones, se procura

elegir aquella que impida la sobreestimacin de Ios activos e ingresos. Por este
principio, se busca no sobrevaluar las <Cuentas por cobran) ante la incertidumbre de cobro (tal vez se cobre, tal vez no) y as no altera ni distosiona Ia
informacin contable.
Por el principio de pudencia o conservadurismo, se debe aplicar la rgla (costo
o mercado, el menonr. Esta regla exige que, al final del perodo, se comparc el
costo de las acciones, por ejemplo, con el valor que poseen en el mercado y,
entre ambos montos, se elija el menor. La cifra que debe quedar expresada en el

balance general es la menor para evitar la sobeestimacin de los activos.

Merece lapenarevisar Io referido en los ajustes por desvalorizacin de mercaderas y fluctuacin de valores.

Materialidad, significocirt o inportattcia relqtiva

Al aplicar

Ios mtodos o las reglas de contabilidad para calculacifas o determinar la forma de presentar la informacin financiera, debe evaluarse el sentido

prctico de dichas aplicaciones o uso con el fin de considerar si la relacin

costo-beneficio es favorable o positiva. Es decir, hay situaciones en las que se
pueden realizar clculos ms precisos, presentaciones de informacin financiea
sumamente detallada, etc. Sin embago, si el costo de obtener esa cifra precisa o
ese nivel de detalle de la informacin supera al beneficio que se espera de ello,
no debera incunirse en dicho costo. Si, por el contrario, el costo de obtene esa
cifra precisao ese nivel de detalle de la infomracin es inferior al beneficio que se
espera de ello, entonces, debera incurrirse en dicho costo. En trminos sencillos, esta idea podra asociarse a la siguiente frase: <Si vaie la pena, hazlo; si no,
no)).

A: Pero cmo

se sabe

sielcosto

P: Ese punto es sumamente

es

muygrande o, mejordicho, sies material o no?

relativo (de alli el nombre de importancia relativa).

Probablemente un gasto de S/.1.000 sea una cifra material, importante o significativa para una empresa y para otra, no. Para una que vende S/.10,000, csos S/.
I .000 representan el I 0olo de sus ingresos; para una que factura S/.100.000, solo
el I o/0. Aun as, tambin se podra cuestionar si el l0% es material o inmaterial;
seguramente para algunos es material y para otros, inmaterial.

Apuntes de Estudio

140

Sin embargo, ante tal relatividad, podra aplicarse un criterio muy til: <<La informaain es mateial si su omisin o presentacin equivocada influye en las decisiones econmicas de la empesar>. Es deciq si el hecho de omitircierta informa-

cin o de haberla presentado erradamente hace que se tomen decisiones distintas de las que se habran adoptado si la informacin en cuestin no se hubiese
omitido o se hubiese presentado correctamente, entonces, dicha informacin es
material o significativa.

Exposicin

Este es posiblemente el principio ms general entre todos, Enuncia el hecho de

que ia informacin financiera debe presentarse de manera clara, Iegible, transparente, confiable y sin distorsiones para que el usuario de dicha informacin tome

decisiones sobre bases verdaderas. Adems, deben realizarse las discriminaciones y los desagregados o detalles necesarios para una mejor presentacin (siempre considerando el principio de importancia relativa).
P; Bueno. pues. estos son

A:

los PCGA.

Pero, por lo que veo, en una situacin se aplican varios PCGA, lverdad?

P: Asi es, aunque bsicamente, en una situacin dada, uno de ellos es ms

aplicable que los otros. No obstante, los PCGA confluyen en una misma situacin. Por ejemplo, en el caso del ajuste por depreciacin de activos hjos, el
principio de asociacin es el que sustenta perfectamente el reconocimiento del
caso, ya que se debe asociar la porcin del costo de activo al beneficio que este
va generando. Sin embargo, para poder asociar, tengo que devengar el costo. A
su vez, la depreciacin acumulada reconocida hace que el valordel activo frjo no
se sobreestime. De esta manera, se presenta una informacin clara, ms confiable

y sin distorsiones (exposicin).

t
y -tu'
-Fl

RECUERDE: I a rnformacin es malerial si su omisin o su presentacin equirocada influye en las decisiones econmicas de la empre-

Contabilidad de costos:
una visin actualizada
P; Ya que hemos revisado los conceptos de la contabilidad financiera, revisaremos ahora algunos conceptos de la contabilidad de costos, que es parte de la
contabilidad administrativa. Es conveniente advertir que solo realizaremos una
introduccin a este vasto tema.

Para poder exponer algunas ideas sobre contabilidad de costos, es necesario

entender la diferencia entre una empresa comercial y una industrial.

A: Las dos empresas no son similares? Ambas no obtienen utilidades por

vender sus productos?
P: Similares s, mas no iguales. La diferencia radica en que Ia empresa comercial
compra mercadera, le agrega un margen de utilidady luego la vende. En cambio,
la empresa industrial compra materia prima (MP), la transfoma a tays de la
mano de oba de sus trabajadores, y de maquinarias e insumos, para luego
vender un producto terminado (PT) con el margen de utiiidad correspondiente.

Para sintelizar. se puede observar el siguiente esquema:

Ir
Apuntes de Estudio

r42

Compran --

Empresa induslrial

lmnslornan

fin, deben estar conscientes de si son eficientes en todos los puntos de la

Venden

organizacin.

p'

venocn

u
Materia prima
en

proceso

A: Profesoq

y qu significa costear?

temlinados

Contabilidad de costos y contabilidad gerencal

P: La contabilidad administrativa se puede enfocar o subdividir cn dos pafes:

P: Muy bien. Para comprender este concepto, revisemos antes algunos trminos.

2.

1.

143

cin, puesto de trabajo; o cmo deben tratar con proveedores y clientes; tc. En

Empresa comercial

C-ompran

Contalibidad de costos: una visin actualizada

Trminos utilizados

a) Co.rlo.

es el

valor monetario de los recursos.

b) Grslo. es el costo de los recursos consumidos para la generacin de ingresos o beneficios.

La contqbilidad de coslos, que busca la identificacin de los costos

incurridos en la generacin, la produccin o el desarrollo de un objeto dc
costos, que puede ser un producto, un servicio o una actividad. Adenls,
sobe la base de la infomacin preparada, elabora rcportes para que las
reas de gestin tomen las decisiones pertinentes.

La contabildad pierencial, por su parte, sobre la base de la informacin proporcionada por la contabilidad de costos, proyecta, presupuesta y planifica. y.
en funcin de ello, tonu las decisiones que ayuden a adelantarse al futuro con
riesgos calculados, considerando situaciones adversas y favorablcs en el
mercado que ayuden a la gerencia a responde mejor ante cualquier cambio.

A:

,Qu cs un

Ingreso: es el resultado de una operacin de venta o de otra ndole, que

implique incremento de recursos.

d) Objeto de costos: es <algo>

de general- susceptible de ser costeado
-as
o valoizado en trminos monetarios.
Puede ser un producto, un servicio,
una actividad, una tarea, un proceso, un departamento, atencin a un cliente, reuniones de directorio, un paseo, una ida al cine, etc.; <<lo que sear> que
pueda ser costeado.

RECUERDE: Un objeto de costos es (algo)) susceptible de ser

objeto de costos?

P: Hasta hace un tiempo, solo se hablaba de (prodrcto)t o <servicio>r cuando se

trataba ei tema de costos. Sin cmbargo, en la actualidad, el concepto de lo que se
puede <costeanr no se queda solo en un producto o servicio, sino quc se ha extendido a <todo aquello susceptible de ser costeado>, es decir, un objeto de costos Por
ende, un producto o un servicio son solo ejemplos de un objeto de costos

A: Y por qu la necesidad

costeado o valorizado monetariamente.

Entonces, cosle4r consiste en tra sferir a los objetos de costos el valor de los
recursos que fueron utiJizados en la geneacin o el desarrollo de dichos objetos
de costos. Por lo tanto, para costear, se debe realizar un proceso de <seguimiento>) de los recursos desde su adquisicin hasta su llegada a los objetos de
costos que estn siendo elaborados con esos recusos.

de ampliar el concepto de lo que sc puede costear?

P: Porque, en la actualidad, la alta conrpetitividad de las empresas exige que

estn completamente informadas no solo sobre su producto o servicio, sino.
adems, sobre cunto les cuesta desarrollar determinada tarca, actividad, fun-

Propongo esta definicin, ya que, en mi opinin, es una mejor forma de entender

lo que significa <costcaD), frente a lo que tradicionalnrente se estiJa emplear para
definir este trmino. Gereralmente, se habla se costear en el sentido de <sacrificar recursos para alcanzar un objetivo especifico>. Esta definicin no ayuda a

Apuntes de Estudio

144

toma conciencia d que el costeo (o costear) es un proceso que implica transfeencia de costos de recursos a objetos de costos.

A: Entonces, cmo

se costea un objeto de costos?

Contaiibidad de costos: una visin actualizada

Para una empresa industrial, el costo de ventas sera (el costo de produccin dc

Ios bienes que ya fueron vendidos>. por ende, sera mejor

propiedad
lingstica- denominarlo <costo de productos terminados y -por
vendidos> (aunque implica el mismo concepto).

P: Antes de ver el proceso de costeo, revisaremos otros conceptos y puntos

necesarios para entende de una manea ms adecuada dicho proceso.
Recordemos que la diferencia entre una empresa comercial y una industrial radica en que la empresa comercial compra mercadera, le agrega un margen de
utilidad y luego la vende. En cambio, la empresa industrial compra materia prima
(MP), la transforma a travs de la mano de obra de sus trabajadores, de maquinarias e insumos y luego vende un producto terminado (PT) con el margen de
utilidad correspondiente.
Como resultado de esa venta, aparte de lograr los ingresos del caso, se produce
una baja en elinventario deproductos terminados en el balance general, ya que, al
ser vendidos, pasan a ser costo de vertas, en el estado de prdidas y ganancias.

A: Este costo de ventas

se

aplica a las empresas comerciales o a las industriales?

P: El concepto es el mismo en s. Al fin y al cabo, hemos defirido al costo de

ventas, en trminos generales, como el costo de los bienes vendidosr.
Para una empresa

145

C PT y V = II PT + Costo de PT- lF PT

Donde:

:
:
Costo de PT :
IF PT
:
CPTyV
II PT

costo de productos terminados y vendidos

inventario inicial de productos terminados
costo de produccin de los productos terminados
inventario final de productos terminados

La lgica de esta fnnula es la misma que Ia empleadaen elclculo del <Costo de

ventasr> de una empresa comercial. La idea es Ia siguiente. Al aadiral inventario
inicial de productos terminados la produccin del perodo, tenemos todos los
productos terminados disponibles para la venta. Si a Ios productos terminados
disponibles para la venta les restamos el inventario final de productos termina_
dos (es decir, lo que no hemos vendido), queda el costo de lo que ya se vendi,
esto es, el costo de los productos teminados y vendidos.

comercial, el costo de ventas sera ((el costo de adquisicin de

vendidu. Como

hemos visto anteriormente, las empreventas

de la siguiente manera:
su
costo
de
sas comerciales calculan
la mercaderia que ya fue

C. de

V = II

+ Compras +

ML
4=4

Fletes Devoluciones IF
A:

Fletes = fletes sobre compras

devoluciones sobre compras

Devoluciones

RECUERDE: para una empesa industriar, el cosro de ventas es el

costo de produccin de los bienes que ya fueron vendidos.

rTambin se hizo una referencia a empresas de servicios. Revisese lo correspondiente en el

tea sobre el estado de prdidas y ganancias.

Se puede preparar algn

informe de todo esto?

P: Claro. Con esta lgica, se puede elaborar el estado de costos de productos

terminados y vendidos, cuyo formato es el que se mucstra a continuacin.

Apuntes de Eshrdio

146

Contalibidad de costos: una visin actualizada

perodos anteriores), se obtiene el costo de todos los productos terminados

disponibles para la venta.

Estado de costos de productos terminados y vetrdidos

Compaa Industrial L Fabricadora

Por el ejercicio 2003
(en nuevos soles)

S.

14'7

A.

Materia prima directa (MPD)

Mano de obra directa (MOD)
Costos indirectos de fabricacin (CIF)

120.000
60.000

Costo de produccin

220.000

Inventario inicial de productos en proceso (lI PP)

Inventario final de productos en proceso (lF PP)

(50.000)

Costo de productos termnados

190.000

Inventario inicial de productos terminados (ll PT)

Inventario final de productos terminados (lF PT)

(30.000)

Costo de productos terminados y vendidos

240.000

40.000

20.000

80.000

Si a ese costo de todos los productos terminados disponibles para la venta

le restamos el inventaio final de productos terminados (es decir, lo que
hasta el final del perodo no se ha vendido), queda el costo de lo que ya se
vendi, esto es, el costo de productos terminados y vendidos, que es el

costo de ventas.
Hay que recordar que se deben tener en cuenta los conceptos que representan
salidas de productos terminados, pero que no han constituido venta2 (revsese
lo correspondiente en el tema referido al costo de ventas, en el estado de prdidas y ganancias).

A: A qu

se refiere con materia prima directa, mano de obra directa y costos

indirectos de fabricacin?

P:

A estos conceptos se les conoce como elementos del costo de produccin.

Veamos uno por uno.

a)

Materia prima directa (MPD)

Este informe se puede explicar fcilmente:

El costo de produccin es el resultado de la suma de la MPD, la MOD y los

CIF utilizados durante el periodo (en este caso, durante el ao 2003). Es decir,
es el costo de produccin del perodo, pero no se sabe si para empezar,
continuar o terminar productos; simplemente son todos los costos utiliza-

La MPD se refiere a todo insumo o material que se adquiere para la fabricacin

del producto y que se puede identifica valorizar y cargar al poducto fcilmente
y de manera especfica. Por ello, se le llama materia prima directa.
b) Mano de obra directa (MOD)

dos en el periodo.

Si a ese costo de produccin se le aade el costo del inventario inicial de

productos en proceso (es decir, lo que viene de perodos anteriores), se
obtiene el costo de los poductos que staban siendo procesados durante el
perodo. Si al total de lo que estaba siendo procesado se lc resla el costo de
lo que al final del periodo an qued en proceso, es decir, el costo del
inventario final de productos en proceso, por diferencia se obtiene el costo
de los productos terminados durante el perodo.

Si a ese costo de productos terminados en el perodo se le adiciona el costo

del inventaio inicial de productos terminados (es decir, lo que viene de

La MOD se refiere alesfuerzo fisico o mental utilizado por todo trabajadory que
se puede asociar con el producto fcilmente y de manera especfica.

RECUERDE: La caracteristica de los costos directos(MPD y MOD)

es que se pueden identificar y asociar, sencilla y especillcamente,
con el poducto.

I Conceptos como donaciones entregadas, robos, prdidas por siniestros,

etc.

Apuntes de Estudio

148

c) Costos

indirectos defabricacin (CIF)

Los CIF estn compuestos por todos los conceptos que tienen participacin en
la obtencin del producto, pro cuya identificacin o asociacin y clculo correspondiente no se pueden ealizar de manera sencilla ni especifica, o el hacerlo
no esulta econmicamente factible (es decir, el costo de calcular ese dato especifico es mayor que el beneficio de obtenerlo).

Contalibidad de costos: una visin actualizada

)49

y el bamiz, los cuales se consideran MPI, puesto que realizar su identificacin

con el poducto y clculo individualizados no es econmicamente factible.
Por otro lado, la tansformacin de toda esta materiaprima se ha logrado gracias
a los carpinteros, que confoman la MOD. Aderns, Ia empresa reconoce que el

50% de Ios pagos de Iuz e impuestos corresponde a lo gastado en la fabricacin

de dichos armarios; por Io tanto, ese 50% corresponde a los CIF que se imputan
a dichos muebles.

Los CIF se subdividen en los siguientes rubros:

.
.
.

A pesar de la efectividad del trabajo de los carpinteros, una persona supervisa

Materia prima indirecta (MPI)
Mano de oba indirecta (MOl)
Gastos generales de fabricacin (GGF)

La MPI se refiere a insumos; po tanto, es tangible. La MOI se relaciona con el

esfuerzo fisico o intelectual que despliega el elemento humano; por ende, es
intangible (el esfuerzo es la MOI; no la persona, que si es tangible). Los GGF son
conceptos como depreciacin, luz, impuestos, alquileres, etc.; luego, son
intangibles y no se relacionan con el elemento humano.

su labor, revisando los distintos tipos de armario que se elaboran. EI sueldo que
se le paga a este supervisor constituye un costo de MOD o MOI?

A: Constituye MOI, porque est contribuyendo a Ia elaboracin de los armarios,

pero de manera indirecta.
P: Generalmente es clasificado como MOI. Sin embargo, hay que evaiuar lo que
mencionamos al inicio como caracterstic de los costos indirectos: ser indiec-

to en la medida en que realizar su identificacin con el producto y clculo

individualizados no sea econmicamente factible.

Todo esto demuestra que los CIF encierran conceptos de distinta nattraleza.
Adems, algunos de estos conceptos son variables y otros, ftjos, lo cual evidenciaque tienen diferente comportamiento con un determinado nivel de actividad (ms adelante se definen los costos variables y frjos).
Estas caracteristicas de los elementos que constituyen los CIF hacen que su

clculo y control sean dificultosos.

A: Podria dar un ejemplo

A: Los CIF estarian compuestos por lo que se necesite de pegamento, pintum

y barniz, los pagos de luz, alquiler e impuestos y el sueldo que se pague al
supervisor?
P: As es. El pegamento, la pintura y el bamiz seran MPI; el sueldo del supervisor, MOI; y Ia luz, el alquiler y los impuestos (no recuperables), GGF. En suma,
los CIF: MPI+ MOI + ccF.

en el que se involucren todos estos rubros?

P: Por supuesto. Imaginemos que nos encontramos en una empresa dedicada a

la comercializacin de muebles de madea, cuya especialidad es la fabricacin de
armarios.
Para producir un armario se necesitan madera, clavos, chapas (para llaves),
pegamento, pintura y bamiz. En esta primera etapa, podemos indicara la madera
y las chapas como MPD, ya que se podrn identifica cuando los pedazos de
madera se conviefan en un armario, y el costo correspondiente se podr calcular sin ningn problema. Sin embargo, tambin se necesitan los clavos, lapintura

M,
'LW'
:J-n #

A:

RECU ERDEr La caracteristica de los costos indirectos es que no se

pueden rdentllicar y asociar. sencilla y especificamenle. con el producto, o el hacerlo no resulta econmicamelte factible. No suponga
que un concepto es illdirecto o dircctoperre. Vea si cunrple o no con
la caractestica del caso.

Se puede saber oportunamente cul es la cantidad de costos indirectos que

son realmente utilizados? Por ejemplo, cmo puedo saber cunto de pegamento o bamiz se utiliza para hacer los armarios?

Apuntes de Estudio

150

Contalibidad de costos: una visin actualizada

151

P: En estos casos, la contabilidad de costos utiliza un estimado del uso de esos

recursos para un perodo determinado. Como no se puede determinar exactamente ese valor, se calcula un estimado, al que se llama CIF aplicado.

Para el ejemplo, sera:

A:

Esto significa que, por cada unidad que produzcas, vas a aplicar S/.2 por concepto de CIF. Aese resultado se le llama CIF aplicado.

Qu es el CIF aplicado?

indirectos incurridos en el proceso. Sirve

para establecer los costos indirectos antes de conocer sus montos reales. No
podemos esperar a conocer realmente los costos para recin calcular su valor.
No tendramos informacin oportuna. Por ende, dicha estimacin es necesaria
para coslear (calcular el costo) oportunamente los productos elaborados. Se
llega a este estimado utilizando una tasa de asignacin que tenga un relacin
con un determinado concepto; por ejemplo, unidades producidas u horas de
mano de obra directa.

A: Cmo

se calcula esa tasa?

un
quedamos
para
con
Ia
Pero,
no
curso especfico de contabilidad de costos.
explicacin:
curiosidad, daremos una breve
P: Bueno. En realidad, es un tema que debe desanollarse ms ampliamente en

CIF:

S/.800 /400 u = S/.2 por unidad producida

CIF aplicado

P: Es un estimado de todos los costos

Primero, antes de iniciar el perodo de operaciones, proyectas o predeterminas3 la cantidad de CIF para el perodo de operaciones que va a comer'zal
Puedes predeterminar sobre la base de estadsticas o datos pasados, por
ejemplo. Esa cifra se denomina CIF predeterminado. Para ejemplifica supongamos CIF predeterminados = S/.800.

que ests haciendo clculos antes del inicio

Luego, proyectas
-recuerda
de operaciones- el nivel de actividad (NA) para ese mismo perodo de
operaciones. Por ejemplo, puedes predeterminar que en ese perodo vas a
producir 400 unidades.
Entonces, calculas la tasa de CIF relacionando el CIF predeterminado con el

nivel de actividad pedeterminado:

rcIF:

q4!ryd"19q44q9
NA predeterminado

r Predetermina equivale a deteminar antes del ilicio de las operaciones-

Supngase que a lo largo del perodo se llegan a producir 300 unidades. El CIF
aplicado ascenderaa S/.2 x 300 u = S/.600.

A: Entonces,

la empresa nunca llega a saber cunto realmente le costaron sus

productos?

CIF real

Claro que s. Despus de hallarel CIF aplicado, la empresa ya puede calcular

el costo del producto, constituido po el costo real de MPD y de MOD, y por
solo un estimado en cuanto a CIF. Entonces, al final del perodo
al inicio del
prximo, cuando ya todos los datos son conocidos-, se puede -o
asignar el costo
indirecto real. Por ejemplo, al mes siguiente se recibe la factua por luz u otros
servicios y se sabe cuntas latas de pegamento o bamiz se utilizaon en el mes
anterior. As se llega al CIF real, que son los costos indirectos en los que realmente se incurri.
P;

A:
o

Pero puede darse el caso de que el CIF aplicado a la produccin sea mayor

menorque el CIF real?

P: Exactamente. En lamayora de los casos existe diferencia entre lo que se aplica

como CIF y el CIF REAI.

A: Entonces, cmo se ajusta el verdadero valor de los costos indirectos

de

fabricacin?
P: Existe una dinmicade cmo el CIF aplicado es ajustado para

llegaral CIF real.

Revisemos la dinmica del registro de las cuentas de costos para llegar al punto
en cuestin.

t52

3.

Apuntes de Estudio

Dinrnica de registro de las cuentas de costos

P: Para poder elaborar el estado de costos de productos terminados y vendidos,

Contalibidad de costos: una visin actualizada

153

Con esto, en el balance general, el inventario de productos en proceso se

incrementara yel de MPD disminuira en S/.500 (suponiendo la existencia previa
de un

inventario del cual se extrae la MPD para llevarla

produccin).

debemos haber registrado todas las operaciones refeidas al proceso de produc-

2)

cin.
Estbamos comentando que hay una lorma de ajustar el CIF aplicado para llegar
al CIF real. Para explicar este punto, veremos el registro de las cuentas de costos
en general, es decir, de la MPD, la MOD y los CIF.

La idea central es que, en primer lugaq la produccin en proceso absorba los tres
elementos del costo de produccin: MPD, MOD y CIF. Luego, el costo absorbido se traslada a la produccin terminada una vez que la produccin en proceso
es concluida. Cuando la produccin terminada sea vendida, su costo se trasladar al costo de productos temrinados y vendidos (costo de ventas).

MOD

Para trasladar el costo de la MOD, se registrara:

MOD
Sueldos por

pagar

-x+lproceso
MOD

Produccin en

300
300

300
300

Es necesario realizar el prjmer asiento de reconocimiento de la MOD contra

sueldos por pagar, ya que la MOD no puede estar inventariada previamente, a
diferencia de la MPD, que s puede estar inventariada a propsito de las compras realizadas. Entonces) una vez reconocido el costo de Ia MOD. se traslada a
la produccin en poceso.

3)

En cuanto a los CIF, como ya hemos visto, algunos conceptos indirectos no

sc conocen de manera oportuna, por lo cual
cuestiones de oportuni-por
dad en Ia inlormacin- es necesario predeterminarlos
o proyectarlos. As
se halla una tasa, que es aplicada a un nivel de produccin, y da como
resultado el CIF aplicado.

A:Ah, ya record. Yo le haba preguntado cmo

se ajusta el verdadero

valor de

los costos indiectos de fabicacin.

P: As es, ya que habiamos advertido que en la mayoria de los casos existe
diferencia entre lo que se aplica como CIF y el CIF REAL utilizado.

Entonces:

l)

Para trasladar el costo de la MPD, se realizara el siguiente asiento:

-x-

-x-

proceso
MPD

Produccin en

Muy bien. Entonces, la cuenta <CIF aplicado> se acredita contra un cargo a la

cuenta (Produccin en proceso)), debido a que se quiere tener una idea del
costo final del objeto de costo. Asi, por ejemplo:

proceso
aplicado

Produccin en
CIF

500
5OO

600
600

Apuntes de Estudio

Ahora, cuando obtengas los verdaderos montos del CIF, la cuenta <CIF reab> se
carga contra un crdito a las cuentas de la contabilidad general que representan
los conceptos realmente incurridos:

Contalibidad de costos: una visin actualizada

<CIF sobreaplicado> o <<CIF subaplicado>, segrin el caso, que tambin debe

quedar cerrada.
Para el cierre de esta cuenta, se considerara Ia materialidad o significancia del

-x-

monto sub o sobreaplicado:

CIF real

Pagar
acum.
Suministos
Sueldos Por

100

Depreciacin

200

2OO

Si la diferencia no es signicativa, se cierla contra el <Costo de productos

terminados y vendidos> (C PTy V):
Sobreaplicacin:

Posteriormente, el CIF aplicado se compara con el CIF real. Como resultado de

esta comparacin, se hace un ajuste para que tanto el CIF aplicado como el CIF
real queden cerrados y se reconozca la diferencia, si existiera.

CIF

Si et CIF aplicado es mayor que el CIF real, existe una sobreaplicacin (CIF
sobreaplicado). Si el CIF aplicado es menor que el real, existe una subaplicacin
(CIF subaplicado). Entonces, de acuerdo con las cifras empleadas, se habra
dado un sobreaplicacin. El asiento sera:

C PTy

CIFreal

500

CIF sobreaplicado

100

100

-x100

subaplicado

100

(Recuerde que estos asientos son excluyentes.)

-x-

aplicado
CIF subaplicado
CIFeal

Si la diferencia es significativa, se prorratea entre la produccin en proceso,

la produccin terminada y el costo de productos terminados y vendidos en
funcin de los saldos de estas cuentas. Supnganse los siguientes saldos:

Prorrateo:

500
100
600

Ntese que, en este caso, el CIF aplicado es menor que el CIF real.
Se pueden hacer estos dos asientos al

100

600

Si se hubiese presentado una subaplicacin (supongamos la misma cifra de S/.

I 00), se registrara:

A:

V
CIF

aplicado

CIF

sobreaplicado
CPTyV

Subaplicacin:

-x-

CIF

155

mismo tiempo?

P: De ninguna manem. O existe sobreaplicacin o existe subaplicacin; son

terminada

s/.200

20%

(200i 1.000)

Produccin en proceso

300
500

30%

(300/1.000)
(500/1.000)

1"000

t0o%

Produccin

CPTyV

50%

Esto quiere decir que la produccin terminada absober el 20% de la sub o

sobreaplicacin; la produccin en proceso, el 30Yo; y el costo de productos
terminados y vendidos, el50%.

excluyentes.
Bueno. Siguiendo con el registro, hay que considerarque, si bien las cuentas de
CIF aplicado y de CIF real ya estn cerradas, se ha generado una nueYa cunta:

Entonces, se registrara:

Apuntes de Estudio

156

4.

Sobreaplicacin:

-x-

CIF

Contalibidad de costos: una visin actualizada

sobreaplicado

Clasificacin de los costos

A:

Los costos se pueden ver desde oto punto de vista, aparte de ser consideados como elementos del costo de produccin?

100

Productos en proceso
Productos terminados

30

CPTyV

50

20

Subaplicacin:

P: Claro que s. Los distintos puntos de vista con que se pueden ve las cosas en
general dan lugar a las diversas clasificaciones.

En ese sentido, citaremos algunas clasificaciones segn algunos puntos de

vista-

CPTyV

proceso
terminados
CIF subaplicado

Productos en
Productos

50
30
20

4.1.

En funcitt del grado de importsncia

cin en la produccin

Enprincipio, el CIF es un solo elemento. Por tanto, el CIF aplicado aparece <en
representacin> del CIF mientras no se conozca el monto real de este. Cuando
ya se conoce el monto real, aparece el CIF real para registrar as el monto que
P:

Costos primos

elemento CIF.

conve$in

que ser trasladado para poder llegar al nivel eal del ClF. Po ello, el CIF sub o
sobreaplicado, al trasladase4, tambin se cierra. As es como todos los costos
de produccin quedan registrados en trminos reales.

aterialidad del monto.

MPD + MOD

tansformacin de la materia prima directa en un producto terminado.

Costos de transformacin = MOD + CIF

4.2.

Sin embargo, hay que advertir que la cifra de ese CIF aplicado fue sub o
sobreestimada, por lo que o falta o sobra un monto referido al CIF real Ese
monto se representa con la cuenta CIF sub o sobreaplicado, monto que tiene

b) Costos de transformacitz: relacionados con los elementos necesarios para la

corresponde a ese costo. Sin embargo, como ya anot, el CIF es un solo elemento;porende, estas cuentas no pueden ((coexistin: el CIF aplicado debe eliminarse porque ya apareci el CIF real yel CIF eal tambin debe cerraseporque el CIF
aplicado ya se encarg de trasladar a la produccin en proceso la cifa refeida al

a las cuentas del caso, segn Ia

la forma de participa-

a) Costos primos: relacionados con el concepto de primario o principal respecto

al poducto.

A: Por qu se eliminan o cierran las cuentas de CIF aplicado, CIF real y CIF sub
o sobreaplicado?

Al trasladarse

100

(Recuerde que estos asientos son excluyentes.)

157

a)

En funcin del comportamiento respecfo al nivel de actividsd

CostosJijos (CF)

P: Son aquellos que, en trminos totales, se mantienen constantes, indcpendientes del nivcl de actividad (por ejemplo, unidades producidas, unidadcs vendidas, etc.). Es decir, no importa que se produzca ms o menos o, simplemente,
no seproduzca; estos costos se mantienen iguales. Por ejemplo, la depreciacin
de un activo frjo anoja una cifra constante, as se produzcan ms o menos5

r Segn el mtodo
de depreciacin de liea recta.

Apuntes de Estudio

Co[talibidad de costos: una visin actualizada

Crfico

bienes. Otro ejemplo sea el sueldo de los trabajadores en la medida en que

perciban una remuneracin mensual fija, independientemente de lo que produz-

159

ll.2

Costos variables

can-

Grfico

11.1

Costos fijos

CF

Produccin
Produccin

A: Y en trminos unitarios?
P: En trmino unitarios, los costos variables son constantes.

A: Profesor, eso quiere decir que cuanto ms produzca el costo ljo unitario va
a ser

menor?

P: Perfecto. El costo fijo, en trminos unitarios, se incrementa si se producen

menos unidades (ya que un mismo monto entre menos unidades genera un
mayor resultado) y disminuye si se producen ms unidades (ya que el mismo
monto entre ms unidades genera un menor resultado). En otras palabras, el
costo frjo unitario es inversamente proporcional al nivel de actividad.

b)

Costos variables (CV)

P: Tambin existen costos que yaran en proporcin directa al volumen de produccin; es decir, aumentan si se producen ms unidades y disminuyen si se

producen menos. Estos son los costos variables en trminos totales.

A: Quiere decir que los costos variables unitarios se pueden clasificar como
costos los y los costos fijos unitarios, como variables?
P: No. Porque la definicin de los costos frjos como frjos y la de los costos
variables como variables obedecen a cantidades totales respecto a un nivel de

actividad.
Hay que advertir que los costos se clasifican como vaiables no solo porque
varen o se modifiquen, sino porque lo hacen en proporcin directa al nivel de
actividad.

c)

Costos mxtos

P: Por otro lado, existen costos que mantienen ambos comportamintos, de

fijos

y variables. Tambin son denominados semihjos o semivariables, dependiendo

del punto de referencia del que se quiera partir.

t60

Apuntes de Estudio

Grfico

11.3

Contalibidad de costos: una visin actualizada

l6l

deci, el costo de calcular ese dato especfico o de hacerle el seguimiento

individualizado s mayor que el beneficio de obtener la cifra precisa). Por lo

Costos mixfos

tanto, su clculo presenta dificultades.

5.

Costeo del obieto de costos

A: Ahora s podemos saber cmo

se costea un producto?

P: S, pero hay que recordar que esta es solo una introduccin a la contabilidad
de costos, as que nos limitaremos a dar nicamente algunas indicaciones. Se

ver todo lo concemiente en detalle en un curso especficamente orientado al

costeo.
Produccin

P: Hay muchas ms clasificaciones; pero, para efectos de esta introduccin a la

contabilidad de costos, citaremos por ltimo los siguientes costos.

4.3.
pecto

a)

Enfuncin

de Ia identiJicacin, asociacin o seguimiento res-

un objeto de costos

Costos directos

P: Ya hemos visto esta clasificacin cuando hablbamos sobre la MPD y la

MOD. Entonces, reiterando, diremos que los costos directos son aquellos que
se pueden identificar o asociar, sencilla y especficamente, con el objeto de
costos (por ejemplo, un producto).
Estos costos co[esponden a recursos a los que se les puede (seguir la pistD o
realizar un proceso de seguimiento desde su adquisicin u obtencin hasta su
llegada al objeto de costos que est siendo elaborado con esos recursos; y, por
10 tanto, su clculo no presenta dificultades.

b)

Costos indircctos

P: En cambio, los costos indirectos conesponden a recursos que no se pueden

identificar o asociar, sencilla y especficamente, con el objeto de costos; por
ende, no se les puede <seguir la pista> o realizar un proceso de seguimiento
individual o particularizado, o el hacerlo no es econmicamente factible (es

Bien. Para costear, lo primero que se tiene que saber es qu objetos de costos se
desean costear, ya que depender de ello el utilizar un sistema de costeo u otro.
Tambin es necesario identificar los recursos que se han utilizado (o que se van a
utilizar, en caso de que se quiera proyectar) en la generacin de un objeto de
costos y determinar si dichos recursos representan costos directos o costos indirectos, ya que dependiendo de elloel clculo y latransferencia del valor monetario

(o el costo) de esos recursos a dicho objeto de costos sern dificultosos o no. En

el caso de que sean costos directos, no habr dificultad; si son indirectos, s y,
paraello, ya yimos la posibilidad de estimar, calculartasas, aplicarlas, etc.

affi,
ry
5.1.

RECUERDE: cosrear es transfeir l costo o valor de los recursos

que tue elaboado o desarrouado utilizando

:f:r."::"n::,.,

Sistemas de ucumulacin de costos

Como mencion hace un momnto, se tiene que saber qu objeto de costos se

desea costear, ya que de ello depender el utilizar un sistema de costeo u otro.

Los sistemas de acumulacin de costos se podran definir como sistemas a

travs de los cuales se renen o acumulan los costos y se imputan o trasladan a
los objetos de costos previamente identificados.

Apuntes de Esrudio

162

Para

Contalibidad de costos:una visin actuaiizada

ejemplificar y tener un objeto de costos especfico, en adelante hablaremos

Gr{ico 11.4
Sistema de costos por procesos

de un producto.

a)

163

Sistena de acumulacin de costos por procesos

Es el sistema a travs del cual se renen los costos teniendo en cuenta los
departamentos o procesos como parmetros de acumulacin. Se utiliza cuando
los objetos de costos son esencialmente estandarizados, uniformes o iguales o,
ms aun, si se produce un solo tipo de objeto de costos.

f^r--"
I [c;*
.t'. |_' d"

Consiste en reuniq juntar y acumular los costos de produccin (MPD, MOD,

CIF) en cada departamento o proceso para luego transferirlos al siguiente departamento por ltimo, a los objetos de costos finales.

'eninados

El producto normalmente pasa por una serie de operaciones sucesivas. Al final

de cada perodo, se tendrn inventarios de productos terminados, productos en
proceso, y sus respectivos costos totales y unitarios,

I
I

.-;I'-1Costo de

PTyV

Si existen inventaios de productos en proceso al iniciar un perodo, adems de

las unidades comenzadas enel mismo, se debe aplicar algrin mtodo de valuacin
de inventarios (PEPS, UEPS, promedios, etc.). Estos mtodos se explicarn en
un ttulo posterior.

Asimismo, se aplica en compaas que producen lotes generalmente de gran

PrYv

b)

Sistema de acumulacin de costos por rdenes de trabajo

magnitud y utilizan procesos bsicamente inintemrmpidos.

Es el sistema a havs del cual se renen los costos teniendo en cuenta a las
El perodo de costos y el departamento o proceso son de importancia primaria.

rdenes de trabajo como parmetro de acumulacin. Se utiliza cuando los obje-

A: Por qu?

tos de costos son diferenciados o tienen caractersticas especficas, por lo que

los costos de cada orden se acumulan por separado.

P: Porque 1o importante es seguir

lapista de cada orden de trabajo. Ello es Iagua

para la acumulacin y transferencia de costos.

pista a cada pedido. Conforme se utilizan, tanto la MPD como Ia

y
MOD los CIF se tansfieren especfica y directamente a cada orden de trabajo.
Adems, se aplica en compaas que generalmente desanollan producciones de
bajo volumen y cuentan con procesos que pueden ser intemrmpidos.
Se le sigue la

El perodo de tiempo o el departamento en el cual se originan los costos son de

importancia secundaria.

164

Apuntes de Estudio

Grlico

ll.5

Contalibidad de costos: una visin actualizada

c)

Sistema de costos por rdenes de trabajo

165

Sistema de costos por actividades

P: Es ms conocido por sus siglas en ingls: ABC (activi\t based costing). El

las actividades como
parmetro de referencia y acumulacin de costos. As, se cuenta con la informacin detallada de cada actividad y de la cantidad de recursos que cada una de
ellas emplea.

ABC plantea un modelo de clculo de costos teniendo

t
I

o.d"' d"__-l
proar:c. No.

I l

Por ello, el ABC brinda informacin indispensable a una filosofia de gestin

basada en actividades, conocida como ABM (activity based nanagnrcnt). Los
beneficios extraordinaios del ABM se encuentran, precisamente, en el anlisis
detallado de las actividades de una empresa. De esta manera, el ABC y el ABM
son ms especficos que un costeo y una administracin respectivamente, basa-

o.d""d"l t-;;;_]
l p-,". r".2 l-l anicuros l I t.'.."*
l=

I n"""0" I
I

1
I

dos en procesos, permitiendo as tomar medidas de ajuste y correccin en un

punto ms preciso dentro de la empresa.

produc. No. 3

l'--[,-

articulos

Costo de

+l

(
I

En toda empresa existen procesos y, si es al menos medianamente ordenada

desde el punto de vista administrativo, va a tener rdenes de trabajo o de produccin como una forma de registro, autorizacin y control.
Por tanto, lo que define si se debe utilizar un sistema por procesos o por rdenes
de trabajo es si los objetos de costos son estandarizados o diferenciados. Si son
diferenciados, se le sigue la pista a cada orden (acumulacin por rdenes de
trabajo). Si no son diferenciados, no es necesario seguir la pista de cada orden;
entonces, los costos se acumulan por procesos o departamentos.

ffi,
?-AF:=-Yb

A: Pero elABC es lo mismo que el ABM?

P: Lo dir de este modo: <El

ABC calcula los costos, y eIABM administra y toma

decisiones sobre la base de dicha informacin>.
El ABC es un modelo o enfoque por actividades, las cuales

en
-agrupadas
fases, procesos, centros o actividades- conforman Ia secuencia
o cadena de
valor de los productos o servicios que ofrece la empresa.

A: El ABC

es tambin un sistema de acumulacin de costos?

P: Por medio del ABC, tambin se logra una acumulacin de costos. A su paso
por Ia cadena de valor, los objetos de costos van absorbiendo los costos de las
actividades que se han utilizado para desarrollarlos.

Mediante el ABC se puede costear todo tipo de actividades, Ias cuales, en ese
sentido, se constituyen tambin en objetos de costo, lo que lo convierte en un
sistema de costeo sumamente flexible. Por ejemplo, se pueden costear las siguientes actividades:

RECUERDE: Lo,que define si se debe utiliza un sistema por

procesos o por rdenes de habajo es si los objetos de costos son
uniformes o diferenciados.

Negociar precios

Clasificar a unproveedor
Recibir materiales
Planificar la produccin

Apuntes de Estudio

166

qF-y

167

Este concepto sirve paa concentrarse en la causa de los problemas ms que en

los sntomas, de tal manera que se pueda establecer una relacin causa-efecto
con el fin de solucionarlos problemas desde la raz y, as, optimiza el uso de los

Facturaf
Cobrar
Disear un nuevo producto
Producir un artculo, etc.

ffi

Contalibidad de costos: una visin actualizada

recursos.

A:

#:y"lP""1'::i::,::H"i::::ii""i*"[':"ff "::::":::"J:
de valor de los productos o servicios que ofrece la empresa.

Qu debe entenderse del gnfico anterior?

P: Debe enfocarse lo siguiente:

Que la empresa tiene una serie de recursos.

La idea fundamental delABC es la siguiente:

Que estos recursos son utilizados por las actividades y, por tanto, a estas se
les transfiere el valor de aquellos. Como resultado, las actividades se constituyen en objetos iniciales de costos.

ABC

6il)
-(/.-:=-._
Actividades )
\--'---l

Que las actividades son utilizadas por el producto o servicio; por tanto, se
les transfiere el valor de las mismas y se constituyen en objetos finales de

Drivers de
TeCUTSOS

I )rvers
tt
_--:=-_actividades

de

(!td"""y,
Donde:

El drver de recursos es la base de asignacin del valor de los recursos a las

actividades.

costos.

Los objetos finales de costo absorben los costos a su paso por la cadena de
valor, y, por ende, solo absorben los costos de las actividades que utilizaron,
Iogrando as un clculo ms preciso. En los sistemas tradicionales, no necesariamente se sabe con exactitud qu actividades ni en qu medida se utilizan para la
elaboacin de un objeto de costos determinado.
La mayor precisin del ABC en el clculo de costos tambin obedece a que los
costos indirectos son agrupados por actividades, procurando una agmpacin
ms homognea en funcin de la naturaleza y el comportamiento del costo. De
esta manera, se eligen bases de asignacin por cada actividad ms apropiadas
para la transferencia de los costos indirectos que las bases de asignacin de los
sistemas tradicionales.

El driver de acfividades es la base de asignacin del valor de las actividades

a los objetos finales de costo.

Obsrvese que en el cuadro anterior se mantiene la idea bsica de costeaf o

valorizar, que consiste en la transferencia del valor (costo) de los ecursos a los
objetos de costos que los utilizaron.
Para efectos de gestin, vale la pena mencionar un concepto denominado cosl
driver , que se defrne como los factores o vaables que afectan o alterun el costo.

RECUERDE: Los objetos firiales de costo absorben los costos

a su

paso por la cadena de valor y, por ende, solo absorberii los costos
de las actividades que utilizaron; con ello se lograr un clculo ms
preciso que con los sistemas de costeo tradicionales (por procesos y
po denes de trabajo).

Eptogo: ideas finales

Despus de aclarar todas Ias inquietudes o los cuestionamientos sobre la dinmica contable, es probable que existan muchas interrogantes. Sin embargo, espeo que, en general, estas no estn referidas a la teora, sino a laprctica, ya que
mi intencin ----como lo seal en la intoduccin- ea cubrir el campo conceph.ral, que es en donde considero hay mayores vacos que luego inciden y se
delatan en una prctica deficiente.

El aprendizaje de la Contabilidad puede compararse con el aprendizaje de un

lenguaje nuevo. Por ello, es necesario familiarizarse con los trminos y, sobre
todo, pensar y actuar en contabilidad.Se ha tratado de cubrir el espacio entre el
lenguaje contable y el cotidiano con el uso de un lenguaje puente, que fue el
medio para intentar intoducimos en este mundo.

Alevisar la contabilidad financiera, ella

ha podido serentendida como el reflejo

de todas las acciones de la empresa y cmo estas se plasman mediante asientos
contables. Toda esa informacin da lugar, para un mejor entendimiento, a los
estados financieos, que no son ms que un resumen del estado y los resultados

de la empresa, y sobre la base de los cuales se toman decisiones.

En cuanto a la contabilidad administrativa, se ha desanollado un acercamiento a

los conceptos fundamentales y los aspectos referidos a los regishos contables

de costos, adems de abordar algunos puntos relacionados con la acumulacin
y transferencia de los costos hacia el objeto final de costos, Este tema se presen-

170

Apuntes de Estudio

ta a modo de introduccin a lo que ser un prximo ttlo, con el cual espero

acompaar a los alumnos en su aprendizaje de la contabilidad de costos y la

contabilidad gerencial.

Apuntes de estudio

Portocarero Surez,Felipe, Cmo hacer un trqbajo de investigqcin,3a, ed.,

Lima:CIIIP, 1990.

Miyashiro Miyashiro, Isabel, Casos en administrqcin de organizaciones

Lima: CIUB 1991.

que operan en el Per, tomo I, 3a. ed.,

Miyashiro Miyashiro, Isabel, Csos en qdminstrqcitt de organizaciones

que operan en el Peni, tomo lI,3a. ed., Lima: CIUP, 1991.
Injoque Espinoza, Javier, WordPerfect 5.1. Fundanentos
prcticas,2a. ed.,Lma: CIUP, 1992.

y orientaciones

Miyashiro Miyashiro, Isabel, Casos en qdministracin de orgqnzaciones

que operan en el

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Gatti Muniel, Calos y Jorge Wiesse Reb agliati, Elementos de gramtica espaola,3a. ed. conegida, Lima: Universidad del Pacfico,2003.
Gatti Murriel, Carlos y Jorge Wiesse Rebagliati,, Tcnicas de lectura y redaccin. Lenguaje cientfco y acadmico,3a. ed. aumentada y nuevamente corregida, Lima: Universidad del Pacfico,2003.

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