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DE GUATEMALA
EXTENSIN MORALES, IZABAL
CURSO:
Anlisis de Sistemas
ASESOR:
Ingeniero: Aldo Gmez
3
SISTE
MA DE NMINA
AUTORES:
LESVIA JUDITH TERRAZA SANDOVAL Carn #: 4890-11-14932
TOMAS EDUARDO JIMNEZ CARRANZA Carn #: 4890-11-14910
4
SISTE
MA DE NMINA
INFORME
en
Sistemas,
como
INTRODUCCIN
CAPITULO I ANTECEDENTES........................................................................................................ 10
1.1. Planteamiento del Problema...................................................................................................... 11
1.2. Justificacin de la Inestigacin.................................................................................................. 13
1.3. Alcances de la Investigacin..................................................................................................... 15
CAPITULO I
ANTECEDENTES
Se puede observar que en la Empresa TOM & JUD existen varios dficits,
que desfavorecen el buen desarrollo organizacional y sus patrones de excelencia.
Una de estas fallas se presenta a la hora de pagos de la Nmina de los
empleados, ya que al realizar tantos clculos numricos para cada uno de ellos de
forma manual ocurren errores, en los cuales afecta a los trabajadores y por lo
tanto, a la empresa. Generalmente, ocasiona molestias en las personas que
efectan las operaciones de clculo, lo que puede generar prdidas a largo plazo
a la empresa ya que no se cuenta con la disposicin y el compromiso necesario de
cada empleado para el cumplimiento de sus actividades laborales.
Otro punto negativo se puede notar al momento que se necesite algn tipo de
informacin o documento (como recibos de pago, facturas, entre otros) ya que no
se ubica fcil y rpidamente, esto debido a la existencia de un gran nmero de
archivos para una bsqueda manual, lo que ocasiona prdida de tiempo a los
trabajadores al momento de realizar sus labores diarias y, en consecuencia,
gastos a la empresa porque dificulta su capacidad de respuesta ante situaciones
cotidianas, adems de no permitirle disfrutar de las nuevas tecnologas para el
manejo de archivos.
Se percibe tambin que en este sistema manual, sucede un grave problema
como lo es la prdida de documentos o informacin, que pueden ser facturas,
contratos, bauches, debido a que no existe una organizacin adecuada en el
control de los documentos ocasionando consecuencias como prdida de dinero
hasta clausura de la empresa por parte de entidades gubernamentales al no llevar
un debido control para el pago de sus impuestos.
Por otra parte, se observa que no se lleva un control sobre la informacin
detallada de todos los trabajadores, por no existir una base de datos completa
sobre estos tanto los actuales como los antiguos. Lo que ocasiona incomodidades,
adems de retrasos al momento de ubicar a los empleados y a toda la informacin
detallada de cada uno de ellos que pueda ser til a la empresa en determinado
momento.
En ltima instancia, muchos de las personas que laboran en el Departamento
de Planillas cargan con un exceso de trabajo ya que no existe un control para los
archivos, y principalmente, por no poseer un sistema actualizado, es decir, un
programa computarizado que facilite el control de la nmina del departamento. Por
todo este exceso de trabajo se puede ver en los trabajadores stress, cansancio y
mal cumplimiento de sus actividades, situacin que afecta el entorno laboral y el
desarrollo integral que debera existir en cualquier sitio de trabajo para un mejor
desarrollo de la organizacin.
CAPITULO II
VISIN
DEL PROYECTO
empleados.
Determinar los requerimientos establecidos por la empresa para implantar
un nuevo sistema de control de nmina para as corregir las fallas y
Sal: Salario
Salario por unidad de tiempo
Salario por unidad de obra
Salario mixto
Salario nominal
Salario real
NOMBRE
Registro de Entrada
DESCRIPCIN
Empleado
Vigilante
ACTORES
PRECONDICINE
S
ACTIVACIN
DESCRIPCIN
POSTCONDICIN
NOMBRE
Registro de Salida
DESCRIPCIN
FLUJO NORMAL
Empleado
Vigilante
ACTORES
PRECONDICINE
S
ACTIVACIN
DESCRIPCIN
POSTCONDICIN
NOMBRE
DESCRIPCIN
ACTORES
PRECONDICINE
S
ACTIVACIN
DESCRIPCIN
POSTCONDICIN
4
Entrega de sobres con el sueldo correspondiente al
trabajador
Se le acreditara al Empleado su sueldo correspondiente.
FLUJO NORMAL
ACTORES
PRECONDICINE
Empleado
Recursos humanos
Ser Empleado de la Empresa TOM & JUD
S
ACTIVACIN
DESCRIPCIN
POSTCONDICIN
NOMBRE
DESCRIPCIN
FLUJO NORMAL
Empleado
Vigilante
ACTORES
PRECONDICINES
ACTIVACIN
DESCRIPCIN
POSTCONDICIN
DESCRIPCIN
2
Registro de Salida del Empleado
FLUJO NORMAL
Empleado
Vigilante
ACTORES
PRECONDICINE
S
ACTIVACIN
DESCRIPCIN
POSTCONDICIN
3
Procesar Tiempo Trabajado
DESCRIPCIN
FLUJO NORMAL
Especialista de Personal
Jefe del Departamento
ACTORES
PRECONDICINE
S
DESCRIPCIN
NOMBRE
Solicitud de Vacaciones
DESCRIPCIN
Especialista de Personal
Jefes de Personal
Empleados
ACTORES
PRECONDICINE
S
DESCRIPCIN
POSTCONDICIN
NOMBRE
DESCRIPCIN
FLUJO NORMAL
ACTORES
PRECONDICINE
S
Especialista de Personal
Empleados
DESCRIPCIN
POSTCONDICIN
NOMBRE
Retenciones
DESCRIPCIN
FLUJO NORMAL
ACTORES
PRECONDICINE
S
Especialista de Nmina
Jefe de Departamento
Empleado
El jefe de departamento solicitan la retencin a aplicar y
define su importe.
ACTIVACIN
DESCRIPCIN
POSTCONDICIN
NOMBRE
DESCRIPCIN
ACTORES
Empleado
Especialista de Nmina
PRECONDICINE
S
ACTIVACIN
DESCRIPCIN
1. Los tcnicos encargados, sern un mximo de tres
personas las que manejaran el software para el
clculo de nmina, tomaran los datos de entrada del
servidor, (nombre del trabajador, puesto, horas y
das trabajador, horas extras si es que tiene, el
nmero de seguro social y descuentos), para iniciar
con el clculo de la nmina.
2. Con la informacin obtena del servidor de la
empresa, los tcnicos procedern a realizar el
clculo de la nmina, llevndose en la elaboracin
de la misma un mximo de 5 a 8 horas, lo que
abarcara un turno normal.
3. Al terminar el clculo de la nmina, los tcnicos
mandaran la informacin a tesorera, quienes se
encargaran de realizar el depsito del sueldo segn
lo calculado en la nmina.
4. Posteriormente el empleado se dirigir al cajero de
la empresa a realizar el retiro de su sueldo.
POSTCONDICIN
NOMBRE
DESCRIPCIN
ACTORES
Especialista de Nmina
Jefe de Departamento
Sistema
PRECONDICINE
S
DESCRIPCIN
POSTCONDICIN
ID
NOMBRE
DESCRIPCIN
ACTORES
FLUJO NORMAL
Especialista del Contabilidad
Jefe del Departamento
Empleado
Sistema
PROPOSITO
Actualizar
la
Informacin
sobre
ID
NOMBRE
DESCRIPCIN
ACTORES
PROPOSITO
FLUJO NORMAL
Especialista de Nmina
Jefe del Departamento
Empleado
Sistema
Actualizar
la
Informacin
sobre
1.
2.
3.
4.
5.
del empleado.
ACTIVACIN
El trabajador solicita el movimiento
Especialista de Nmina est de acuerdo con el movimiento
Se realiza el movimiento en los documentos pertinentes
Se imprime el documento para que sea firmado por el interesado
Si no estn de acuerdo con la solicitud no se realiza el movimiento.
Toms
Carranza
NOMBRE
CARGO
Eduardo Jimnez Coordinador del Proyecto
ROL
Encargado de Anlisis
y Diseo del Sistema
Lesvia
Judith
Sandoval
Terraza
Encargada
del
Anlisis y Diseo del
Sistema
Encargado
Validacin
Sistema
de
la
del
NOMBRE
Usuarios
Operacionales
Usuarios Finales
DESCRIPCION
STAKEHOLDER
Encargado
Los encargados de interactuar
Planillas,
con el sistema y tener un
Departamento
contacto directo y funcional con
Tesorera
ste.
Contabilidad.
Cliente,
Dueo
de
de
y
del
Bsicamente
el
software
desarrollado beneficia a algunos
usuarios de forma directa ya
que con su implementacin ser
mucho ms sencillo llevar el
Negocio.
control pertinente, el orden y la
eliminacin de errores en
cuanto al funcionamiento de
compras y ventas.
Usuario
Directivo
Administrador
Especialista de Personal
Gerente General de
Recursos Humanos,
Contador o Jefe de
Tesorera.
JUSTIFICACIN
trabajador
Jefe de Departamento
Especialista de Nminas
Jefe de Personal
Persona encargada
de informar la
asistencia de sus subordinados al
trabajo, as como cualquier otra
incidencia cuyo carcter sea de inters
para el Departamento de Planillas
Cajero
Especialista de Contabilidad
Director de Entidad
2.9
el
NECESIDADES DE USUARIOS
2.10
2.11
DOCUMENTACION REQUERIDA
Manual de Usuario
Manual del Programador
Diccionario de Datos
Modelos UML
CAPITULO III
VISIN DE LA
EMPRESA
3.1.
ORGANIZACIN DE LA EMPRESA
Para tener una idea ms clara del tipo de empresa sobre la que se ha
desarrollado el Anlisis es necesario conocer la organizacin de la Empresa
TOM & JUD en rasgos generales cual es el desarrollo de su proceso, este
punto es el que tratar en este captulo intentando ser lo ms objetivo posible.
La Empresa TOM & JUD responde a la Produccin de Aceite Vegetal. Es
la primera empresa de este tipo en el Pas, se dedica a la produccin de Aceite
desde el 11 de Agosto de 2011. La empresa cuenta con sedes operativas en 2
departamentos del Pas.
3.2.
TIPO EMPLEADO
Operativos
Administrativos
CANTIDAD
5850
50
ZONA
Escuintla
Izabal
CANTIDAD
2550
3400
Gerencia de Operaciones
Gerencia de Administracin y Finanzas
Gerencia Comercial.
3.4.
3.4.1.1. ORGANIGRAMA
DEL
DEPARTAMENTO
DE
RECURSOS HUMANOS
En este Organigrama vemos el Area de Compensacin y Planillas
en la cual trabajaremos el Sistema de Nominas.
CAPITULO IV
REGLAS DEL
NEGOCIO
4. PROPSITO
Especificar todas las Reglas mediante las cuales se establecer el negocio,
asimismo el diseo y gestin del proyecto.
4.1.
4.1.1.3.
4.2.
La fecha de inicio del proyecto debe ser cuando mucho a una semana
del contacto con el cliente.
El estado del proyecto se evaluara de acuerdo a los estndares siguientes:
- En Proceso
- Sin Ejecutor(Suspendido)
- Retrasado
- Abortado(Cancelado)
- Concluido(Finalizado)
La entrega de la documentacin debe ser realizada 15 das antes de la
implementacin del proyecto.
Cuando se indica que el proyecto ha sido terminado (finalizado), se
deber especificar la fecha y periodo necesario para la implementacin
y prueba del sistema.
El proyecto se consideraran en estado de retraso, cuando las fechas
estipuladas para cada fase del proyecto no sean cumplidas y excedan el
lmite en un mes.
El proyecto se considerara en estado de aborto (cancelado), cuando el
mismo no refleje un avance considerable en sus fases establecidas.
Una vez el proyecto sea aceptado por el cliente, enviar la solicitud y
contrato debidamente firmado por ambas partes.
4.3.
4.3.1.
Pago por salario escala: depende del Grupo Salarial del cargo y es
por la asistencia.
Pago por perfeccionamiento: Depende de la implantacin o no del
perfeccionamiento en la empresa.
Pago por Nivel de maestra, Doctorado, etc: Depende del propio
del
empleador
como
pueden
ser
la
aplicacin
de
CAPIT
ULO V
ADMI
NISTR
ACIN
DE
REQU
ERIMI
ENTO
S
5. SOLICITUD DE ANLISIS
La problemtica que se presenta en la empresa
especficamente con el
sistema actual de clculo de Nmina acarrea una serie de situaciones que afectan
negativamente a la entidad, como gastos econmicos innecesarios, molestias en
el personal que realiza los clculos de nmina y trabajadores inconformes a la
hora de recibir su pago. Todas estas circunstancias traen como consecuencia un
personal desmotivado a la hora de realizar sus actividades, adems de que
disminuye su productividad y su eficacia.
5.1.
usted
de
acuerdo
con
la
implantacin
de
un
sistema
Recursos Humanos.
Recursos Humanos recibe las incidencias, las revisa y chequea que
correspondan con la situacin real de los empleados. En caso de
errores se devuelve al lugar de origen para corregirlos. Si es
necesario realiza los movimientos en la situacin laboral de los
empleados: cambio de puestos de trabajo, de salario, etc
para el pago
4. En que interviene los bancos con su Nomina?
No utilizamos pagos electrnicos, la cajera retira el dinero y el pago se hace
en efectivo.
5. Entrega a bancos algn reporte de pago?
Ninguno, slo se le devuelve el importe de los salarios no cobrados como
un proceso contable ms.
Retardos.
Inasistencias.
Abandono de trabajo.
Castigos o Suspensin.
Crditos
Pagos Personales
Responsabilidad material
3. Cmo recibe el Empleado su pago de Nmina?
Directamente en efectivo en la caja.
4. Cul es el proceso a realizar si por algn motivo el Empleado no llega
a cobrar su Nmina en la fecha estipulada?
Reintegro Ese importe se devuelve al banco y el empleado lo solicita
cuando pueda cobrarlo segn sus circunstancias personales. Esto debe
coincidir con un perodo de pago y no excederse ms de 6 meses en el
tiempo.
5. A qu quienes reporta el pago de la Nmina?
A los siguientes:
Nmina.
6. Quin o quienes deben de autorizar el pago de la Nmina?
Jefe de la Empresa.
7. Cul (es) es (son) el (los) proceso(s) para realizar la Nmina?
Verificar si hay Asignaciones y Deducciones de cada Empleado.
En caso de haber (las), se aplican para obtener el importe total a
pagar.
Se verifican cada uno de los importes obtenidos.
Se autorizan el pago de la Nmina.
Una vez realizado el pago de la nmina, se le pide al Empleado
5.2.
5.3.
CUESTIONES DE SEGURIDAD
Para lograr que persones ajena puedan entrar a reas que no les
corresponden, se les asignaran claves de usuarios para cada rea, R. Humanos,
R. Financieros, etc., para mantener protegida la informacin que cada rea. El
tcnico, como administrador de la base de datos del sistema, dar de alta solo a
los usuarios que tendr acceso al sistema, se les restringir las funciones que
puedan hacer dentro de la base de datos, alguno solo podrn hacer consultas,
visualizar la informacin, otros podrn hacer modificaciones sobre la informacin
del trabajador, como modificar su salario, si hubiera algn aumento en su sueldo, o
dar de baja alguno trabajador por despido etc. Tratndose de la informacin que
se estar almacenando en el servidor, ser necesario contar con otro servidor para
hacer un respaldo de toda la informacin, este respaldo est contemplado que se
haga cada 2 meses, por los pocos cambios que se dan dentro de la empresa,
altas y bajas de empleados, aumento o disminucin del salario del empleado, pero
ser necesario por alguna contingencia que se llegara a suscitar, o simplemente
para medidas preventivas de Back-Up. Se llevara una bitcora con evidencias,
registros, de cada proceso que se llev a cabo, para saber cmo fue el desarrollo,
esto para adoptar una cultura de calidad.
5.4.
CUESTIONES DE RECURSOS
Para el manejo de recursos se necesitan los empleados los cuales son los que
ingresaran al sistema, en las oficinas los digitadores y secretarias los cuales son
los encargados de ingresar y controlar las informacin y datos personales tanto
dela empresa como de los trabajadores para poder tener un control de los
recursos que se ingresan a la empresa con los cuales van dirigidos a la
produccin.
5.5.
001
Descripcin
Comentarios
002
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Comentarios
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004
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007
Descripcin
Realizar Planillas
El Sistema deber permitir la realizacin de la planilla, es decir
el clculo automtico de datos (especficamente nmeros) para
obtener su respectivo sueldo o clculos previos para la
obtencin del sueldo final.
Este proceso se aplicar a todas las planillas, es decir de las
planillas bsicas que componen la planilla general hasta la
planilla general en s.
Buscar Planilla
El Sistema ser capaz de realizar bsquedas de planillas para
obtener sus datos correspondientes o ver si ya se encuentra
concluida.
Se puede agregar ms funciones a la bsqueda de cada
planilla.
Editar Planilla
El Sistema deber permitir editar aquellas planillas que
necesiten del ingreso de datos.
Vara respecto al tipo de planilla.
Imprimir Planilla
El Sistema deber permitir imprimir las planillas deseadas.
Verificar si se encuentra concluida antes de imprimir.
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Nombres
Apellidos
Cargo
Sueldo Base
Fecha de Ingreso
Nmero de Nomina
entre otros)
Deducciones (IGSS, Prestamos, Deudas Legales, entre otros)
5.5.3. REQUERIMIENTOS DE SALIDA DE INFORMACION
correspondientes
Requerimientos de Almacenamiento
Ficha Personal del Empleado
5.6. REQUERIMIENTOS TECNICOS
5.6.1. REQUERIMIENTOS DE HARDWARE
Un Ordenador PC (Mnimo 1.60GHz)
Disco Duro con espacio libre mnimo 800 GB
Memoria RAM 6 GB o superior
Quemador de Cd.
5.6.2. REQUERIMIENTOS SOFTWARE
Microsoft Windows 7
Visual Studio 2010
Base de Datos SQL Server 2008
REQUERIMIENTOS DE SEGURIDAD
5.7.1. REQUERIMIENTOS LGICOS
CAPITULO VI
ESTUDIO Y
ANLISIS
DE FACTIBILIDAD
6. ESTUDIO DE FACTIBILIDAD
Despus de definir la problemtica presente y establecer las causas por las cuales
es necesario implementar un nuevo sistema de Clculo de Nminas, es
indispensable realizar un estudio de factibilidad en el cual se determinar la
infraestructura tecnolgica y la capacidad tcnica que implica la implantacin del
sistema en cuestin, as como los costos, beneficios y el grado de adaptacin que
la propuesta genera en la Empresa. Para este estudio se clasificaron tres reas,
las cuales se describen a continuacin:
6.1. FACTIBILIDAD TCNICA
Consisti en realizar una evaluacin de la tecnologa existente en la Empresa, se
recolecto informacin sobre los componentes tcnicos que posee y la posibilidad
de hacer uso de los mismos en el desarrollo e implementacin del sistema
propuesto de ser necesario, se evaluaron dos enfoques indispensables Hardware
y Software.
Los empleados del departamento de Planillas de la empresa TOM & JUD
cuentan con un ordenador para proporcionar a los trabajadores los recibos de
pago de cada uno de ellos. Adems les proporciona un pequeo apoyo a la hora
de realizar sus clculos nmina. Este sistema no es factible para la empresa,
porque no explotan el recurso tcnico que poseen, adems se emplea demasiado
tiempo por lo que se requiere la implantacin de un sistema computarizado de
nmina.
6.2.
FACTIBILIDAD ECONMICA
Costo
Aproximado
Consumo
Mensual
3,000.00
2,000.00
2
2
Monto En
Quetzales
Anuales
72,000.00
48,000.00
1,800.00
48,000.00
19,000.00
468,000.00
7,500.00
90,000.00
33,000.00
726,000.00
Salario Mensual(Base)
10,000.00
3,000.00
5,000.00
18,000.00
Salario Anual(Base)
120,000.00
36,000.00
60,000.00
216,000.0
Costo
Aproximado
Consumo
Mensual
3,000.00
2,000.00
1
1
Monto En
Quetzales
Anuales
36,000.00
24,000.00
1,800.00
21,600.00
19,000.00
234,000.00
7,500.00
90,000.00
33,000.00
405,600.00
Costos de hardware
Debido a que la Empresa cuenta con los equipos de hardware necesarios para el
desarrollo del nuevo sistema, no fu e requerido ningn tipo de inversin en este
aspecto, facilitando la puesta en marcha del proyecto.
Costos de Software
Nombre
Microsoft Windows 7
Visual Studio 2010
Base de Datos SQL Server 2008
Total
Costo Licenciamiento
Q. 2,500.00
Q. 9,000.00
Q. 10,500.00
Q. 22,000.00
Costo de Personal
El sistema propuesto no incluy variaciones en cuanto al personal bajo cuya
responsabilidad est la operacin y funcionamiento del sistema, pero cabe
destacar que al automatizar los procesos de clculo de nminas se reducen y se
aligeran las cargas laborales del personal que normalmente dedicaba su jornada
laboral a atender exclusivamente funciones relacionadas con estos procesos,
ahora pueden utilizar el tiempo que se ahorran con el sistema propuesto haciendo
otras actividades dentro de la Empresa, optimizando as el funcionamiento del
mismo.
Recurso Humano
Tcnico de Nmina
Asistente
Operador
Total
Salario Mensual(Base)
10,000.00
3,000.00
5,000.00
18,000.00
Salario Anual(Base)
120,000.00
36,000.00
60,000.00
216,000.0
FACTIBILIDADES OPERATIVAS
FACTIBILIDADES PSICOSOCIALES
aplicado actualmente no les permite cumplir con las expectativas requeridas por
sus superiores y les impide realizar otras tareas de importancia para el
departamento. A pesar de que manifiestan cierto temor al cambio, se sienten
dispuestos a enfrentarlo y a manejar nuevas herramientas que traigan consigo
beneficios para ellos y para la empresa.
6.5.
HALLAZGOS Y RECOMENDACIONES
6.5.1. HALLAZGOS
6.5.2. RECOMENDACIONES
A continuacin se dan algunas recomendaciones:
Primordialmente, seria implantar el sistema computarizado que se propone
para elaborar la nmina del personal que labora en la empresa. Con esto se
solucionara la mayora de las dificultades que presenta el departamento y
todos los beneficios que esto proporciona sern notorios rpidamente, lo
cual incentivar a los empleados, adems de aumentar su productividad.
Otra recomendacin importante es la elaboracin de un pequeo programa
computarizado para el control de asistencia de los empleados y que
directamente estos datos se enlacen con el sistema computarizado de
nmina propuesto. Esto es necesario ya que el extravo de las planillas de
asistencia afecta el clculo del salario neto de los trabajadores.
CAPIT
ULLO
VII
DIAGR
AMAS
UML
DIAGRAMA DE CLASES
7.2.
7.2.10.
7.3.
DIAGRAMAS DE ESTADO
7.3.1. DIAGRAMA DE ESTADOS DE INGRESO DEL EMPLEADO
7.3.10.
DIAGRAMA DE ESTADOS DE MOVIMIENTO DE
NMINA
7.5.
DIAGRAMAS DE SECUENCIAS
6.5.10.
DIAGRAMA DE SECUENCIA DE
MOVIMIENTO DE NOMINA
Id
Das
Trabajados
Hr
60
%
Hr
100%
Apellidos
DP
y
Categora
I
Nombres
Jornal
Bsico
Movilidad
Acumulada
Fecha
Fecha Fecha N
Nacimiento Ingreso Cese IGSS
Dominical
Vacaciones
10%
H.E.
60%
H.E.
100%
Total
Semanal
Total
Afecto
DATOS DE TRABAJO
DATOS
DE
ANEXOS
RETENCIONES
Comis
Prima
.
Aport
Conap
2%
Adelant
o
Dsct.
Sindica
l
Total
Descuento
s
Neto a
Pagar
IGSS
4.83%
ISR
IRTRA,
5% INTECAP
1%