GUA MDULO

HOJAS DE CLCULO

Basado en el estndar ICDL

Este material es propiedad de Face IT , no se permite la reproduccin total o parcial de esta gua, ni su incorporacin a
un sistema informtico, ni su transmisin en cualquier forma o por cualquier medio, sea ste electrnico, mecnico, por
fotocopia, por grabacin u otros mtodos, sin el permiso previo y escrito del propietario.

1
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MDULO
HOJAS DE CLCULO
TABLA DE CONTENIDO
1

OBJETIVO .............................................................................................. 3
1.1
USO DE LA APLICACIN ..................................................................................................................... 4
1.1.1 Trabajar con hojas de clculo ....................................................................................................... 5
1.1.2 Maximizar el rendimiento ............................................................................................................. 8
1.2
CELDAS ............................................................................................................................................ 10
1.2.1 Insertar y seleccionar .................................................................................................................. 11
1.2.2 Editar y ordenar .......................................................................................................................... 13
1.2.3 Copiar, mover y eliminar ............................................................................................................. 16
1.3
TRABAJAR CON HOJAS DE CLCULO ................................................................................................ 18
1.3.1 Filas y Columnas ......................................................................................................................... 19
1.3.2 Hojas de Clculo.......................................................................................................................... 22
1.4
FRMULAS Y FUNCIONES................................................................................................................ 25
1.4.1 Frmulas Aritmticas .................................................................................................................. 26
1.4.2 Funciones .................................................................................................................................... 29
1.5
FORMATO ....................................................................................................................................... 32
1.5.1 Nmeros y fechas ....................................................................................................................... 33
1.5.2 Contenidos .................................................................................................................................. 35
1.5.3 Efectos de alineacin y bordes .................................................................................................... 36
1.6
GRFICOS ........................................................................................................................................ 39
1.6.1 Creacin de grficos ................................................................................................................... 40
1.6.2 Editar .......................................................................................................................................... 42
1.7
PREPARACIN DEL PROCESO DE SALIDA ......................................................................................... 45
1.7.1 Preparacin................................................................................................................................. 46
1.7.2 Revisar e imprimir ........................................................................................................................ 48

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OBJETIVO
Esta cartilla presenta el contenido para programas de estudio ECDL/ICDL para el mdulo de Hojas
de clculo.

Objetivos del Mdulo

Trabajar con hojas de clculo y guardarlas en diferentes formatos de archivo.

Utilizar opciones instaladas en la aplicacin tales como la funcin de Ayuda para obtener
un mejor rendimiento.

Introducir datos en las celdas y aplicar buenas prcticas en la creacin de listas.

Seleccionar, ordenar y copiar, mover, eliminar y renombrar hojas de clculo de una
manera apropiada.

Modificar filas y columnas de una hoja de datos. Copiar, mover, eliminar y renombrar
hojas de clculo de una manera apropiada.

Crear frmulas matemticas y lgicas usando funciones estndar de las hojas de clculo.
Aplicar buenas prcticas en la creacin de frmulas y ser capaz de reconocer valores de
error en las formulas.

Formatear nmeros y textos en una hoja de clculo.

Seleccionar, crear y formatear grficos para comunicar informacin de una manera clara.

Modificar la configuracin de pgina y revisar y corregir el contenido de la hoja de clculo

antes de imprimir.

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UNIDAD No 1.1
USO DE LA APLICACIN

1.1.1 Trabajar con hojas de clculo ........................................................... 5

1.1.2 Maximizar el rendimiento ................................................................ 8

4
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1.1 USO DE LA APLICACIN

1.1.1 Trabajar con hojas de clculo
1.1.1.1

Como abrir y cerrar una aplicacin de hojas de clculo

Actualmente, una de las aplicaciones de hojas de clculo ms

utilizadas es Excel. Para usar Excel, haga clic en el botn
Inicio, posteriormente Todos los programas, a
continuacin, elija Microsoft Office, y haga clic en Microsoft
office Excel.
Posteriormente se iniciar Excel y estar listo para
empezarse a usar. Para salir de Excel, haga clic en el botn
en el extremo superior derecho de la ventana de Excel.

1.1.1.2

Crear una nueva hoja de clculo con plantilla por defecto

Para crear un nuevo documento basado en una plantilla existente, Usted debe realizar los
siguientes pasos:
1. Abrir la aplicacin de Excel disponible en su computador
2. Hacer clic en la ficha Archivo que se encuentra en la parte superior izquierda
3. Hacer clic en nuevo, aparecern las plantillas predeterminadas o existentes, as como las
plantillas de office con algunos modelos para documentos especficos como: memo, fax,
contratos, memorandos, entre otros.
4. Seleccione una plantilla y haga clic en crear.

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1.1.1.3

Guardar una hoja de clculo en una ubicacin determinada

Para guardar una hoja de clculo por primera vez, realice el siguiente
proceso:
Opcin 1. Con la hoja de clculo abierta, Haga cli en Archivo pestaa que
se encuentra en la parte superior izquierda, posteriormente haga clic en la
opcin Guardar, se abrir un cuadro de dialogo, all debe escribir el
nombre que quiere asignar en el cuadro Nombre de archivo y seleccionar la
ubicacin, donde desea guardarlo.
Opcin 2. A travs de la Barra de herramientas de acceso rpido, haciendo
clic en Guardar,
o bien presionando CTRL+G., posteriormente, escriba un
nombre para la hoja de clculo y, a continuacin, haga clic en Guardar.
Para guardar una hoja de clculo existente con otro nombre diferente; el proceso a seguir es: Con
la hoja de clculo abierta, haga clic en la ficha Archivo que se encuentra en la parte superior
izquierda, haga clic en Guardar como, se abrir un cuadro de dialogo, debe escribir el nombre
que desea asignar en el cuadro Nombre de archivo y seleccionar la ubicacin donde desea
guardarlo.

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1.1.1.4

Guardar una hoja de clculo en un formato distinto

Para guardar un archivo u hoja de

clculo, en otro formato de archivo.
Haga clic en la pestaa Archivo y
luego haga clic en Guardar como. Los
formatos de archivo disponibles en el
cuadro de dilogo Guardar como
varan en funcin del tipo de hoja que
est activa (una hoja de clculo, de
grfico o de cualquier otro tipo).
1. Haga clic en la pestaa Archivo.
2. Haga clic en Guardar como.
3. En el cuadro Nombre de archivo,
escriba un nombre para el
archivo.
4. En
el
cuadro
tipo,
seleccione Texto,
documento
XPS, o pgina web
5. Haga clic en guardar.

1.1.1.5

Alternar entre hojas de clculo abiertas

En Excel 2010 no se abrirn dos ventanas, una para el archivo y otra para el programa, se abrir
una nica ventana del programa por cada una de los libros de las hojas de clculo que se tengan
activas en cada momento. Cuando se tienen varios libros de hojas de clculo abiertas, estos
quedan minimizados en la barra de tareas.
Para trabajar con una hoja de clculo
especfica, se debe hacer clic sobre el botn
en el que est el nombre del archivo que se
quiere trabajar.
Otra opcin es activarlo desde el listado de
libros de hojas de clculo abiertas dentro de
la opcin Cambiar Ventanas, dentro de la
pestaa Vista. El documento activo en ese momento ser aquel que aparece dentro de esta lista
con una casilla de verificacin activa junto a su nombre.

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1.1.2 Maximizar el rendimiento

1.1.2.1

Modificar preferencias de la aplicacin

Es posible establecer opciones de nombre de usuario para la aplicacin, Usted debe ingresar a
travs de la pestaa Archivo y hacer clic en Opciones, se abrir el cuadro de opciones de
Excel y en el men que aparece al costado izquierdo en la opcin general , podr modificar el
nombre de usuario, posteriormente hacer clic en Aceptar.
Y en la opcin Guardar, dentro del mismo men, establecer la ruta predeterminada para
guardar documentos.

Nombre de usuario

1.1.2.2

Funciones de ayuda disponibles

Excel tiene una Ayuda para consultar algunos

procedimientos. Se ingresa haciendo clic en el icono
situado en la parte superior derecha de la ventana.
Tambin es posible ubicar el cuadro de ayuda
pulsando la tecla F1 o haciendo clic en la pestaa
Archivo, luego en Ayuda y seleccionar Ayuda
de Microsoft Office. Al ingresar, se desplegar el
siguiente
cuadro,
que
permite
consultar
informacin, escribiendo el tema a buscar en el
cuadro blanco y haciendo clic en Buscar.

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1.1.2.3

Utilizar las opciones de Zoom

La funcin de zoom se puede utilizar para acercar la vista de la hoja de clculo, para alejarla y ver
un porcentaje mayor de la pgina a tamao reducido. Tambin puede guardar un ajuste de zoom
concreto con una plantilla.
Para alejar o acercar rpidamente una hoja de clculo, Usted puede hacerlo, a travs de la opcin
de la barra de estado que se encuentra en la parte inferior derecha de la ventana de Excel, as:
1. En la barra de estado, haga clic en el control
deslizante Zoom
2. Deslice el control hasta obtener el porcentaje de ajuste de zoom que desea usar.
Tambin puede elegir un ajuste de zoom concreto, para decidir
qu cantidad de la hoja de clculo se debe presentar en
pantalla. En la pestaa Vista, en el grupo Zoom, haga clic en
Zoom 100%, para ver la hoja de clculo por pgina completa al
100%. Tambin es posible que lo personalice haciendo clic en
Zoom escribiendo o eligiendo el porcentaje que desee.

1.1.2.4

Mostrar y ocultar barra de herramientas

La cinta de opciones se ha diseado para ayudarle a encontrar fcilmente los comandos necesarios
para completar una tarea. Los comandos se organizan en grupos lgicos, que se renen en fichas.
Cada ficha est relacionada con un tipo de actividad. Para reducir la aglomeracin en pantalla,
algunas fichas slo se muestran cuando son necesarias.

Para minimizar la cinta de opciones haga clic con el botn derecho del mouse en la cinta de
opciones y a continuacin, haga clic en Minimizar la cinta de opciones. Otro mtodo abreviado es
utilizando el teclado con la combinacin de las teclas CTRL + F1. Tambin es posible minimizar la
cinta de opciones, haciendo clic en el botn ubicado en la parte superior derecha
de la
ventana de Excel. Si la cinta est minimizada, slo ver las fichas.

Para restaurar la cinta de opciones, solo debe hacer clic de nuevo en Minimizar la cinta de
opciones o hacer clic en el botn expandir la cinta ubicado en la esquina superior derecha de la
ventana.

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UNIDAD No 1.2
CELDAS

1.2.1 Insertar y seleccionar ..................................................................... 11

1.2.2 Editar y ordenar ............................................................................. 13
1.2.3 Copiar, mover y eliminar ................................................................ 16

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1.2 CELDAS
1.2.1 Insertar y seleccionar
1.2.1.1

Datos en una celda

En las hojas de clculo, una celda es la interseccin entre una columna y una fila utilizada para
registrar informacin. Cada celda tiene una identificacin dada por combinacin de la letra de
columna y el nmero de fila en donde se encuentra. Para el siguiente caso se identifica como D3,
donde D es la columna y 3 es la fila.

Celda
activa

Celda

En las celdas se introduce cualquier tipo de informacin como texto o nmeros, y tambin
frmulas o instrucciones para realizar un determinado clculo o tarea. Es importante tener
presente que para efectos de procesar la informacin contenida en una hoja de clculo lo
recomendable es que cada celda contenga solo un tipo de elemento de datos ( por ejemplo el
nombre en una celda, el apellido en las celdas adyacentes), esto para facilitar las operaciones
entre celdas y rango de datos y evitar errores al ordenar y procesar informacin.

1.2.1.2

Buenas prcticas en la creacin de listas

En las hojas de clculo es muy prctico generar listas de informacin Para el correcto manejo de
listas es necesario tener en cuenta varios factores y parmetros que influyen en el momento de
realizar operaciones. Es importante tener presente lo siguiente:

Los datos de las celdas deben ser uniformes, no contener espacios.

Los tipos de datos (fecha, nmeros, textos) deben ser uniformes
No deben existir celdas combinadas dentro de una lista de informacin.
Tener cuidado con los nombres de campos repetidos.
Se deben evitar filas y columnas en blanco. La informacin debe ser continua.
Antes de los totales debe incluirse una fila en blanco.

11
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1.2.1.3

Introducir cifras, fechas y texto en una celda

En cada una de las celdas de la hoja, es posible introducir textos, nmeros o frmulas. En todos los
casos los pasos a seguir son los siguientes:
1. Situar el cursor sobre la celda donde va a introducir los datos
2. Escriba los nmeros o el texto que desea introducir y despus presione Enter
Para introducir una fecha, use una barra oblicua o un guin para separar los
componentes; por ejemplo, escriba 10/09/2002 o 5-Sep-2013.

Nmero
s
Texto
Nmero
s
Fecha

Nmero
s

1.2.1.4

Seleccionar una celda, rangos de celda adyacentes o discontinuos y hojas completas.

Seleccin de una celda: Para seleccionar una celda solo debe hacer clic sobre la celda a
seleccionar, automticamente un
recuadro negra aparecer
alrededor de la celda seleccionada.

Seleccin de un rango de celdas: Para seleccionar un rango de celdas

adyacentes, debe pulsar el botn izquierdo del mouse mientras arrastra el
puntero del mouse hasta la ltima celda a seleccionar, despus soltarlo. Las
celdas seleccionadas quedarn enmarcadas y su fondo de diferente color.
Para seleccionar rangos de celdas discontinuos:
Para seleccionar celdas no contiguas, se podr
realizar una nueva seleccin de stas,
manteniendo la tecla CTRL pulsada y
seleccionando la celda o rango no contiguo al
anterior rango seleccionado.

12
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Hojas completas: Para seleccionar una hoja de clculo completa, debe situar el cursor del
mouse sobre el botn izquierdo
superior entre el indicativo de la fila 1 y la
columna A y hacer clic sobre este. Quedar seleccionada toda la hoja, indicando la seleccin
con cambio de color.

1.2.2 Editar y ordenar

1.2.2.1

Editar y modificar el contenido de una celda

Es posible modificar el contenido de una celda al mismo tiempo que se est escribiendo la
informacin o posterior al ingreso de la informacin.
Si an no se ha validado la introduccin de datos y se comete algn error, se puede modificar
utilizando la tecla retroceso (
) del teclado para borrar el carcter situado a la izquierda del
cursor.
Si ya se ha validado el ingreso de datos y desea modificar, seleccione la celda donde se encuentre
la informacin a modificar y pulse la tecla F2; inmediatamente el puntero del mouse se activar en
la celda. Otra opcin es a travs de la barra de frmulas, haciendo clic en la parte del dato a
modificar.

Barra de
frmulas

1.2.2.2

Utilizar los comandos hacer y deshacer

En Excel es posible deshacer la ltima accin o acciones realizadas, siguiendo el siguiente

procedimiento: Haga clic en Deshacer imagen del botn
en la barra de herramientas de
acceso rpido.

Para deshacer varias acciones al mismo tiempo, haga clic en la

flecha que aparece junto a Deshacer, seleccione las acciones en la
lista que desea deshacer y, a continuacin, haga clic en la lista.
Mtodo abreviado de teclado Pulse CTRL+Z
13
Derechos Reservados FaceIT

Para rehacer una accin deshecha, haga clic en Rehacer imagen del botn de la
herramientas de acceso rpido. Mtodo abreviado de teclado Pulse CTRL+Y.

1.2.2.3

barra

de

Utilizar el comando de bsqueda para contenidos especficos

El proceso para buscar informacin dentro de una hoja de clculo en Excel es el siguiente:
1. Haga clic en cualquier celda
2. En la ficha Inicio, en el grupo Edicin, haga clic en Buscar O presione CTRL+B
Clic aqu: Buscar

3. Se abre el panel el cuadro de Buscar y reemplazar.

4. En el cuadro Buscar, escriba el dato (texto, fecha, nmero) que desea buscar. Y haga clic
en el botn Buscar todos, buscar en toda la hoja de clculo y Buscar Siguiente, buscar a
partir de la posicin donde est ubicado el cursor del mouse hasta el final de la hoja.

1.2.2.4

Utilizar el comando de reemplazo para contenidos especficos

Para reemplazar datos en una hoja de clculo:

1. En la ficha Inicio, en el grupo Edicin, haga clic en Reemplazar.

Clic aqu: reemplazar

14
Derechos Reservados FaceIT

2. En el cuadro Buscar, escriba el texto que desee buscar y reemplazar.

3. En el cuadro Reemplazar con, escriba el texto de reemplazo.
4. Haga clic en Buscar siguiente y siga uno de estos procedimientos:

Para reemplazar el texto resaltado, haga clic en Reemplazar

Para reemplazar todas las apariciones del texto en el documento, haga clic en Reemplazar
todo.
2
1

1.2.2.5

Para pasar por alto esta aparicin del texto y proceder a la siguiente, haga clic en
Buscar siguiente.

Ordenar un rango de celdas segn criterios numricos o alfabticos

Para analizar datos, se puede poner una lista de nombres en orden alfabtico, compilar una lista
de niveles de inventario de productos de mayor a menor.
Para ordenar nmeros y texto:
1. Seleccione una columna de datos numricos o texto en
un rango de celdas o asegrese de que la celda activa
est en una columna de tabla que contiene datos
numricos.
2. En el grupo Modificar de la ficha Inicio, ubique el botn
ordenar y filtrar y realice el siguiente proceso
Para ordenar de nmeros ms bajos a nmeros ms
altos, o texto de la A a la Z, haga clic en Imagen del
botn Ordenar de menor a mayor.
Para ordenar de nmeros ms altos a nmeros ms
bajos, o texto de la Z a la A, haga clic en Imagen del botn Ordenar de mayor a menor.
15
Derechos Reservados FaceIT

1.2.3 Copiar, mover y eliminar

1.2.3.1

Copiar el contenido de una celda o de un rango de celdas

Dentro de una hoja de clculo es posible copiar el contenido de una celda o rango de celdas a otra
celda dentro de la misma hoja de clculo, a otra hoja de clculo o a otro libro.
Copiar celdas o rango de celdas
1. Seleccione las celdas que desea copiar.
2. En la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles, siga uno de los
procedimientos siguientes:
Para copiar celdas, haga clic en Copiar. Mtodo
abreviado de teclado Tambin puede presionar
CTRL+C.
En la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles, haga clic en Pegar. Mtodo abreviado de
teclado Tambin puede presionar CTRL+V.
Para copiar una seleccin a otra hoja de clculo o libro, repita el proceso anterior y haga clic en la
pestaa de otra hoja o pase a otro libro y, a continuacin haga clic en pegar.

1.2.3.2

Herramientas de autocompletar y copiar

Autocompletar: Excel mantiene un listado de lo que se ha ingresado en cada columna. Cuando

empieza a ingresar datos en una nueva celda, Excel puede
ofrecerle completar su escritura. Por ejemplo, si est
ingresando una lista de nombres y direcciones, es muy
probable que muchas de ellas tengan la misma ciudad y
provincia y hasta la misma calle. Puede ahorrar una
cantidad de escritura si permite que Excel termine los nombres que se repiten. Cuando ingrese
informacin y quiera aceptar la sugerencia de autocompletar de Excel, puede pulsar Enter, TAB o
hacer clic en una celda diferente.
Copiar en celdas adyacentes: Para copiar un rango de celdas a otra posicin, siempre que sta
ltima sea adyacente a la seccin a copiar, siga los siguientes pasos:
1. Seleccionar las celdas a copiar
2. Situar el puntero del mouse sobre la esquina inferior derecha de la celda seleccionada
hasta que el puntero del mouse se convierta en una cruz negra.
3. Pulsar el botn izquierdo del mouse y sin soltar arrastrar el mouse hasta la celda donde
quiere que se copie la informacin.

16
Derechos Reservados FaceIT

2
1
1.2.3.3

3
1

Texto copiado

Mover el contenido de una celda o de un rango de celdas

Dentro de una hoja de clculo es posible mover el contenido de una celda o rango de celdas a otra
celda dentro de la misma hoja de clculo, a otra hoja de clculo o a otro libro.
Mover celdas o rango de celdas
1. Seleccione las celdas que desea mover.
2. En la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles, siga uno de los
procedimientos siguientes:
Para mover celdas, haga clic en Cortar. Mtodo
abreviado de teclado Tambin puede presionar
CTRL+X
En la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles, haga clic en Pegar. Mtodo abreviado de
teclado Tambin puede presionar CTRL+V.
Para mover una seleccin a otra hoja de clculo o libro, repita el proceso anterior y haga clic en la
pestaa de otra hoja o pase a otro libro y, a continuacin haga clic en pegar.

1.2.3.4

Eliminar el contenido de una celda

Para eliminar el contenido de una celda:

1. Selecciona la celda o rango de celdas que desea eliminar
2. En la ficha Inicio, grupo Modificar, haga clic en el botn borrar y seleccione Borrar todo. o
utilizando el teclado pulse la tecla Supr.

17
Derechos Reservados FaceIT

UNIDAD No 1.3
TRABAJA CON HOJAS DE CLCULO

1.3.1 Filas y Columnas............................................................................. 19

1.3.2 Hojas de Clculo ............................................................................. 22

18
Derechos Reservados FaceIT

1.3 TRABAJAR CON HOJAS DE CLCULO

1.3.1 Filas y Columnas
1.3.1.1

Seleccionar una fila y rango adyacentes de celdas

Para seleccionar una fila completa, haga clic sobre el rtulo de la fila, es decir, sobre el nmero de
la fila localizado en la parte izquierda de la pantalla.

Para seleccionar filas adyacentes, arrastre el puntero del mouse sobre los rtulos (nmeros de las
filas) o seleccione la primera de ellas, y manteniendo pulsada la tecla MAYUS (SHIFT) pulse en la
ltima. Para las filas no adyacentes, seleccione la primera fila y mantenga pulsada la tecla CTRL
mientras selecciona las dems filas.

1.3.1.2

Seleccionar una columna y rangos adyacentes

Para seleccionar una columna completa, pulse en el rotulo

de la columna, es decir, sobre la letra que encabeza la
columna.
Para seleccionar columnas adyacentes, arrastre el puntero
del mouse sobre los rtulos de las columnas o seleccione
la primera de ellas, y manteniendo pulsada la tecla MAYUS
(SHIFT) pulse la ltima.
Para seleccionar columnas no adyacentes, seleccione la
primera columna y mantenga pulsada la tecla CTRL
mientras selecciona las dems columnas.

19
Derechos Reservados FaceIT

1.3.1.3

Insertar y eliminar filas y columnas

Insertar filas: Para insertar una sola

fila, seleccione toda la fila o una celda
de la fila encima de la cual desea
insertar la nueva fila. Para insertar
varias filas, seleccione las filas encima
de las cuales desea insertar las nuevas
filas. Seleccione el mismo nmero de
filas que desea insertar. Por ejemplo,
para insertar tres nuevas filas, debe
seleccionar tres filas y realice el siguiente procedimiento:
1. Haga clic con el botn secundario del mouse en las celdas seleccionadas y, a continuacin,
haga clic en Insertar.
2. En el grupo Celdas de la pestaa Inicio, haga clic en la flecha debajo de Insertar y en Insertar
filas de hoja.

Insertar Columnas: Para insertar una nica columna, seleccione la columna o una celda de la
columna situada inmediatamente a la derecha de la posicin en la que desea insertar la nueva
columna. Por ejemplo, para insertar una nueva columna a la izquierda de la columna B, haga clic
en una celda de la columna B y siga el siguiente proceso
1. Haga clic con el botn secundario del mouse en las celdas seleccionadas y, a continuacin,
hacer clic en Insertar.
2. En el grupo Celdas de la pestaa Inicio, haga clic en la flecha situada debajo de Insertar y
en Insertar columnas de hoja.
Para eliminar filas y columnas, seleccione la fila o columna a eliminar y en el grupo Celdas de la
pestaa Inicio, haga clic en la flecha situada debajo de Eliminar y seleccione la opcin que
requiera.

20
Derechos Reservados FaceIT

1.3.1.4

Modificar el ancho de columna y el alto de fila a un valor especfico.

Establecer un ancho de columna especfico

1. Seleccione la columna o columnas que desea
cambiar
2. En la pestaa Inicio, grupo Celdas haga clic en la
opcin Formato.
3. En Tamao de celda, haga clic en Ancho de
columna.
4. En el cuadro Ancho de columna, escriba el valor que
desee y haga clic en Aceptar.
Para establecer rpidamente el ancho de una sola columna,
haga clic con el botn secundario en la columna
seleccionada, haga clic en Ancho de columna y escriba el
valor que desea.
Para autoajustar automticamente el acho de la columna al
contenido, repita los pasos del 1 y 2 del anterior proceso y
en tamao de celda, seleccione autoajustar ancho de columna. Para ajustar rpidamente todas
las columnas de la hoja de clculo, haga clic en el botn Seleccionar todo y haga doble clic en
cualquier borde entre dos encabezados de columnas.
Para establecer un alto de fila especifico, repita el mismo proceso que se realiz para establecer el
ancho de una columna, pero utilizando la opcin de alto de fila. Para autoajustar la fila, utilice la
opcin de autoajustar alto de fila.
1.3.1.5

Congelar y descongelar ttulos de filas y columnas

Cuando se crea una hoja de clculo en Excel, habitualmente la primera fila se utiliza para asignar el
ttulo a las diferentes columnas que la componen y la primera columna a las filas. Si esta hoja de
clculo tiene pocas filas o pocas columnas no hay problema, pero si son muchas la columna y/o fila
tiende a desaparecer de la vista. Excel tiene una opcin de inmovilizar, que permite que las filas y
columnas que seleccionemos, permanezcan visibles.
Seleccione la pestaa
Vista, grupo ventana y
haga clic en inmovilizar,
se desplegar un men
con tres opciones para
inmovilizar la primera
fila, la primera columna
o la primera fila y
primera columna.
21
Derechos Reservados FaceIT

1.3.2 Hojas de Clculo

1.3.2.1

Alternar entre hojas de clculo

Dentro de un libro de trabajo en Excel, existen varias hojas de clculo. Por defecto aparecen 3
hojas de clculo. Para alternar entre distintas hojas de clculo es posible hacerlo a travs de las
etiquetas. En la figura siguiente se observa que existen 3 hojas de clculo, siendo la hoja activa, es
decir la que se est observando la informacin, la hoja 1.

Si el nmero de hojas no cabe en la barra de etiquetas, Se debe hacer uso de los botones de la
izquierda, que se encuentran en la barra para visualizarlas as:
Para visualizar a partir de la Hoja1
Para visualizar la hoja anterior a la que estamos visualizando
Para visualizar la hoja siguiente a la que estamos visualizando
Para visualizar las ltimas hojas.
Una vez visualizada la hoja a la que se quiere acceder, se debe hacer clic sobre la etiqueta de sta.
Si todas las hojas de un libro caben en una ventana, los botones no tendrn efecto y slo deber
hacerse clic sobre la hoja a seleccionar.

1.3.2.2

Crear y eliminar una nueva hoja de clculo

Existen diversas opciones para insertar una nueva hoja de

clculo a un libro de Excel as:
A travs de la cinta de opciones, seleccionar la pestaa
Inicio, grupo Celdas y hacer clic sobre Insertar, all
seleccionar Insertar hoja. Puede utilizar el mtodo abreviado
combinando las teclas MAYUS (SHIFT) Y F11.

Otra opcin para insertar una nueva hoja es haciendo clic en

la pestaa que se encuentra en la barra de etiquetas as:

Tambin se puede hacer clic derecho sobre la pestaa de la hoja activa en la barra de etiquetas y
hacer clic en la opcin Insertar, se abrir una ventana, donde se debe seleccionar Hoja de clculo
y hacer clic en aceptar.
22
Derechos Reservados FaceIT

Para eliminar una hoja de clculo, seleccinela y en el grupo Celdas de la ficha Inicio, haga clic en
la flecha situada junto al botn Eliminar, y a continuacin Eliminar hoja.
1.3.2.3

Buenas prcticas al poner nombre a las hojas de clculo

Cuando se trabajan con diferentes hojas de clculo en un libro de Excel, es importante asignarles
un nombre para identificar el contenido de cada una. Por ejemplo si manejamos un libro para
gastos la primera hoja para manejar los gastos ser Enero, la segunda febrero y as
sucesivamente. Algunas consideraciones a tener en cuenta:
1. La longitud mxima de las hojas es de 31 caracteres.
2. No puede haber dos hojas de clculo dentro del mismo libro de trabajo con el mismo
nombre.

1.3.2.4

Copiar, mover y cambiar el nombre de una hoja de

clculo

Para mover una hoja de clculo existen dos opciones:

1. Seleccione la hoja que desea Mover y con el clic derecho
del mouse, se abrir un men contextual, que le
permitir elegir la opcin Mover o copiar
Aparecer un cuadro de dialogo que le permitir elegir
la posicin de ubicacin donde quiera mover la hoja
seleccionada, y por ultimo haga clic en Aceptar.
2. Situarse sobre la etiqueta a mover, pulsar el botn izquierdo del mouse y arrstrelo hasta
la posicin donde quiere ubicar la hoja.

23
Derechos Reservados FaceIT

Para copiar una hoja de clculo puede utilizar la opcin 1 explicada anteriormente. Tambin puede
utilizar el mtodo abreviado, situando la hoja a copiar, pulsando la tecla CTRL del teclado, y
mantenindola pulsada, pulsar a la vez
el botn izquierdo del mouse sobre la
etiqueta de la hoja y arrastrarlo hasta la
posicin donde copiar la hoja. La hoja copiada quedar con el mismo nombre seguido del nmero
(2).
Para cambiar el nombre de una hoja, es posible realizarlo de dos
formas:
1. Seleccionar la hoja a la que quiere cambiarle el nombre,
en la ficha Inicio, grupo Celdas, seleccionar la opcin
Formato y all seleccionar cambiar nombre de la hoja. La
etiqueta de la hoja se seleccionara para escribir el nuevo
nombre a asignar. Escriba el nuevo nombre y pulse
Enter.
2. El segundo mtodo es ms sencillo, consiste en hacer
doble clic sobre el nombre de la hoja en su etiqueta,
escribir el nuevo nombre y pulsar Enter.

24
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UNIDAD No 1.4
FRMULAS Y FUNCIONES

1.4.1 Frmulas Aritmticas ..................................................................... 26

1.4.2 Funciones ....................................................................................... 29

25
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1.4 FRMULAS Y FUNCIONES

1.4.1 Frmulas Aritmticas
1.4.1.1

Buenas prcticas al generar frmulas

Las frmulas en Excel son el medio por el cual se puede indicar a la herramienta la manera de
realizar un clculo. Todas la frmulas en Excel deben iniciar con el smbolo igual (=) o de lo
contrario Excel interpretar la frmula como un simple texto.
Para ingresar una frmula ser suficiente con introducir el smbolo igual (=) en la barra de
frmulas y Excel sabr que se trata de una frmula. Cuando se trabaja en Excel y ms
concretamente cuando se hace uso de una frmula, es recomendable referenciar a celda o
conjunto de celdas. Una referencia a celda es el conjunto de coordenadas que ocupa una celda en
una hoja de clculo. Por ejemplo la referencia de la celda que aparece en la interseccin de la
columna B y la fila 3 es B3. Para crear una frmula con referencia a celda debe hacer lo siguiente:
1. Haga clic en la celda en la que desea escribir la frmula
2. En la barra de frmulas
escriba el signo igual (=)
3. Seleccione la celda o rango de celdas de la misma hoja de clculo.

a. La primera referencia de la celda es B6, que est en color azul y el rango de la celda tiene
un borde azul con esquinas cuadradas.
b. La segunda referencia de la celda es C6, que est en color verde y el rango de la celda
tiene un borde verde con esquinas cuadradas.

26
Derechos Reservados FaceIT

1.4.1.2

Generar frmulas utilizando referencia a celdas y operadores aritmticos

Las frmulas aritmticas son las ms comunes y combinan nmeros, referencias de celda,
funciones y operadores aritmticos para
realizar clculos matemticos. La siguiente
tabla muestra los operadores aritmticos
de Excel son:
Aunque el porcentaje no es un operador
aritmtico, Excel le da un tratamiento
como operador ya que al ingresar un
smbolo de porcentaje despus de un
nmero provocar que Excel realice una
divisin entre 100 de manera automtica.

1.4.1.3

Identificar valores de errores estndar relacionados con la creacin de frmulas

Cuando se introduce una frmula en una celda, es posible que el resultado que arroje Excel sea un
error. Los siguientes son los errores ms comunes:
1. #NOMBRE?: Excel no reconoce el texto de la frmula.
2. #VALOR!: Cuando Excel detecta que se est realizando clculos con tipos de datos
distintos entre s, como datos numricos, texto o fecha y hora.
3. #NUM!: Cuando se escriben valores numricos no vlidos en una frmula.
4. #DIV/0!: Cuando se divide un nmero por 0
5. #REF!: Se produce cuando una referencia de celda no es vlida.
6. #NULO!: Cuando se especifica una interseccin de dos reas que no intersectan.
7. #N/A: Cuando un valor no est disponible para una funcin o frmula.
8. #####: Cuando el valor introducido o calculado en la celda es ms grande que el ancho de
la columna.

27
Derechos Reservados FaceIT

1.4.1.4

Comprender y utilizar referencias relativas y absolutas

Referencia Relativa: De manera predetermina Excel utiliza referencias relativas al momento de

insertar una referencia de celda en una frmula. Las referencias relativas son actualizadas
automticamente por Excel al momento de copiar la frmula a otra ubicacin.
En el siguiente ejemplo se tiene una frmula en la celda E6 que realiza la suma de varias celdas.
Al momento de copiar la frmula una
celda hacia abajo, Excel modifica todas
las referencias agregando una fila a
todas ellas.
De esta manera se comprueba que
Excel actualiza las referencias de
celdas al momento de copiar una
frmula. Estas referencias se conocen
como
relativas
porque
sern
modificadas por Excel en relacin con
la celda a donde se copie la frmula.

Referencia absoluta: A diferencia de

las referencias relativas, las referencias
absolutas no se modifican aunque se
copie la frmula a otras celdas. Para hacer que una referencia se convierta en absoluta se utiliza el
smbolo de moneda ($) anteponindolo a la columna y fila de la referencia.
Tomando el mismo ejemplo anterior, se convertir la referencia a la celda A1 en una referencia
absoluta. Se Puede notar que es una
referencia absoluta porque est escrita
como $A$1. Toda las referencias has
sido modificadas agregando una fila,
pero la referencia a la celda A1 se
mantenido fija porque es la nica
referencia absoluta en la frmula.
Las referencias absolutas sern de
mucha ayuda cuando necesitamos indicar a Excel que considere siempre el valor de una misma
celda sin importar que la frmula sea copiada a otra ubicacin.

28
Derechos Reservados FaceIT

1.4.2 Funciones
1.4.2.1

Generar frmulas utilizando las funciones de suma, promedio, mnimo, mximo y contar.

Una funcin es una frmula especial escrita con anticipacin y que acepta un valor o valores,
realizado clculos y devolviendo resultados.
Funcin suma: Suma todos los nmeros que especifica como argumentos. Cada argumento puede
ser un rango, una referencia de celda, una matriz, una constante, una matriz, o el resultado de
otra funcin. Por ejemplo, SUMA(A1:A5) suma todos los nmeros que estn contenidos en las
celdas A1 hasta A5. Otro ejemplo, SUMA(A1; A3; A5) suma los nmeros que estn contenidos en
las celdas A1, A3 y A5
Se debe escribir en la barra de frmulas la siguiente sintaxis:
=Suma (numero1, numero 2) o el rango de celdas a sumar as:
Tambin es posible utilizar el botn autosuma del grupo
Modificar de la ficha Inicio.
Funcin Promedio: Devuelve el promedio (media aritmtica)
de los argumentos. Por ejemplo, si el rango A1:A20 contiene
nmeros, la frmula =PROMEDIO (A1:A20) devuelve el
promedio de dichos nmeros.

29
Derechos Reservados FaceIT

La sintaxis de la funcin PROMEDIO tiene los siguientes argumentos:

Promedio (nmero 1, nmero 2). Los argumentos pueden ser nmeros o
nombres, rangos o referencias de celda que contengan nmeros.
En este caso se obtendr el promedio del rango de celdas incluido en la
frmula.

Funcin Mnimo: La funcin mnimo devuelve el valor mnimo de un

conjunto de valores.
La sintaxis de la funcin mnimo es: MIN (nmero 1, nmero 2,) o rango de
valores.

Funcin Mximo: La funcin mximo devuelve el valor mximo de un

conjunto de valores.
La sintaxis de la funcin mnimo es: MAX (nmero 1, nmero 2,) o rango de
valores.

Funcin contar: La funcin CONTAR cuenta la cantidad de celdas que

contienen nmeros y cuenta los nmeros dentro de la lista de argumentos.
Use la funcin CONTAR para obtener la cantidad de entradas en un campo
de nmero de un rango o matriz de nmeros.
La sintaxis de la funcin contar es: =CONTAR(A1:A20)

30
Derechos Reservados FaceIT

1.4.2.2

Funcin lgica si con operadores de comparacin =, <, >.

La funcin SI en Excel es parte del grupo de funciones Lgicas y nos permite evaluar una condicin
para determinar si es falsa o verdadera. La funcin SI es de gran ayuda para tomar decisiones con
base al resultado obtenido en la prueba lgica.
La sintaxis de la funcin lgica SI es : =SI(prueba lgica, valor_si_verdadero, valor_si_falso)
En el siguiente ejemplo se explicar esta sintaxis. Existe una lista de alumnos con su calificacin y
se requiere saber quines aprobaron o perdieron la materia. La funcin SI desplegar un mensaje
de APROBADO si la calificacin del alumno es superior o igual a 60 y un mensaje de REPROBADO si
la calificacin es menor a 60, as:

En el ejemplo anterior el argumento que sirve como prueba lgica son los datos contendidos en la
columna B, que es evaluado con respecto a la nota 60; para esto se utiliza el operador de
comparacin mayor que (>).

31
Derechos Reservados FaceIT

UNIDAD No 1.5
FORMATO

1.5.1 Nmeros y fechas ........................................................................... 33

1.5.2 Contenidos ..................................................................................... 35
1.5.3 Efectos de alineacin y bordes ....................................................... 36

32
Derechos Reservados FaceIT

1.5 FORMATO
1.5.1 Nmeros y fechas
1.5.1.1

Dar formato a cifras con nmero determinado de posiciones decimales

Para los nmeros que ya estn escritos en una hoja de clculo, puede aumentar o disminuir la
cantidad de posiciones que se muestran despus del separador decimal mediante los botones
Aumentar decimales y Disminuir decimales.
En la cinta de opciones de la ficha Inicio, grupo nmero, dispone de una serie de botones para
modificar el formato de los nmeros de forma ms rpida. Haciendo clic en la casilla que se
encuentra en este grupo, podr elegir los diferentes formatos para aplicar a los nmeros:

Al aplicar distintos formatos de nmero, se

pueden mostrar los nmeros como
porcentajes, fechas, monedas, etc.
Haciendo clic en el botn
podr dar
formato con separacin de miles a las celdas
que contengan nmeros. Para agregar o disminuir nmeros decimales utilice los botones

1.5.1.2

Asignar formato de fechas y formato de moneda.

Formato Fecha: Para asignar formato de fecha, en el grupo nmeros de la ficha Inicio, haga clic en
la flecha hacia abajo para desplegar las distintas opciones de formato y seleccione el formato de
fecha (cuadro en rojo de la siguiente figura). Cuando escriba la fecha en la celda, la informacin
de fecha aparecer el formato establecido as:

33
Derechos Reservados FaceIT

Formato Moneda: Para asignar formato de Moneda, en el grupo nmeros de la ficha Inicio, haga
clic en la flecha hacia abajo para desplegar las distintas opciones de formato y seleccione el
formato de Moneda (cuadro en rojo de la siguiente figura). Cuando escriba los valores en la celda,
la informacin aparecer el formato establecido as:

1.5.1.3

Asignar formato de porcentajes

Para asignar formato de porcentaje a una celda,

utilice el botn
porcentaje del grupo nmero,
ficha Inicio. Este formato multiplica el nmero por
100 y le agrega el smbolo %.

34
Derechos Reservados FaceIT

1.5.2 Contenidos
1.5.2.1

Cambiar la apariencia del contenido de una celda: Tamao y tipo de fuente

Excel permite cambiar la apariencia de los datos de una hoja de clculo, modificando la fuente, el
tamao, estilo y color de los datos de una celda. Para cambiar la apariencia de los datos, se puede
acceder a travs de la cinta de opciones o a travs del cuadro de dialogo as:
En la ficha Inicio, haga clic en la flecha que se encuentra en el borde inferior izquierdo del grupo
Fuente:
Se abrir el siguiente cuadro de dialogo, con
la pestaa Fuente activa. En este cuadro
puede seleccionar el tipo de fuente, tamao
y color. Despus de seleccionar estos
elementos haga clic en Aceptar.
Otro mtodo es realizar la modificacin a
travs del grupo Fuente, ficha Inicio, en los
siguientes botones:

1.5.2.2

Aplicar las opciones de estilo de fuente de negrita, cursiva y subrayado y doble subrayado
al contenido de una celda.

En la cinta de opciones, ficha Inicio, grupo Fuente, se encuentran los siguientes botones:

Seleccione la celda o rango de celdas y aplique la opcin

que desee. Para aplicar doble subrayado puede hacer clic
en la flecha de la opcin subrayado y seleccionar el tipo
de subrayado que necesita.

35
Derechos Reservados FaceIT

1.5.2.3

Aplicar diferentes colores al contenido y al fondo de una celda

Color de texto: En el grupo Fuente de la ficha Inicio, se encuentra el

botn para modificar el color del contenido en
una celda o
rango de celdas.
Seleccione las celdas o rango de celdas, luego haga clic en la flecha
que se encuentra a la derecha del botn, para desplegar el listado de
posibles colores que se puede utilizar y seleccione un color.

Color de fondo: En el grupo Fuente de la ficha Inicio, se encuentra

el botn para modificar el color del contenido en
una
celda o rango de celdas.
Seleccione las celdas o rango de celdas, luego haga clic en la flecha
que se encuentra a la derecha del botn, para desplegar el listado
de posibles colores que se puede utilizar y seleccione un color.

1.5.2.4

Copiar formatos entre celdas o rango de celdas

Para copiar un formato de una celda determinada a otra celda o grupo de celdas haga lo
siguiente:
1. Seleccione la celda con el formato a copiar
2. Haga clic en el botn Copiar formato del grupo portapapeles de la ficha
Inicio.
3. Haga clic en el botn izquierdo del mouse y arrastre el puntero sobre la
celda o grupo de celdas donde quiere aplicar el formato. Suelte el
mouse cuando haya terminado de aplicar el formato.

1.5.3 Efectos de alineacin y bordes

1.5.3.1

Aplicar ajustes de texto a los contenidos de una celda o rango de celdas

Es posible asignar formato al contenido de las celdas a fin de que el texto incluido se ajuste a las
propiedades de la celda. Los pasos son los siguientes:
36
Derechos Reservados FaceIT

1. Seleccionar la celda o rango de celdas

que se desea ajustar
2. Hacer clic en la flecha inferior
del
grupo Alineacin, ficha Inicio.
3. Se despliega un cuadro de dialogo que
permite elegir la opcin deseada de
ajuste as:
Ajustar texto: Para que el contenido
de la celda se adecue al tamao de la
misma en el caso de que dicho
contenido supere el espacio de la
misma.
Reducir hasta ajustar: Cambia el
tamao de los datos de la celda,
reducindolo hasta adaptarlo al
tamao de esta.
Combinar celdas: Como indica su nombre combina y a la vez centra las celdas
seleccionadas en una nica celda.

1.5.3.2

Alinear el contenido de una celda vertical u horizontalmente

Se puede asignar formato a las

entradas de las celdas a fin de que los
datos queden alineados u orientados
de una forma determinada. Para
cambiar la alineacin de los datos de
una hoja de clculo, seguir los
siguientes pasos:
1. Seleccionar el rango de celdas al
cual se quiere modificar la
alineacin.
2. Haga clic en la flecha que se
encuentra al pie de la seccin
Alineacin.
3. Se desplegar el cuadro Formato
de celdas. Eleegir las opciones
deseadas y haga clic en aceptar.

37
Derechos Reservados FaceIT

1.5.3.3

Combinar celdas y centrar un ttulo en una celda combinada

Cuando combina dos o ms celdas horizontales o verticales adyacentes, las celdas se convierten en
una celda ms grande que abarca varias columnas o filas.
Para Combinar y centrar celdas adyacentes:
1. Seleccione las celdas adyacentes que desee combinar.
2. Compruebe que los datos que desea ver en la celda combinada se encuentren en la celda
superior izquierda del rango seleccionado. nicamente los datos de la celda superior
izquierda permanecern en la celda combinada. Los datos de todas las dems celdas del
rango seleccionado se eliminarn.
3. En el grupo Alineacin de la ficha Inicio, haga
clic en Combinar y centrar.
Para cambiar la alineacin del texto de la celda
combinada, seleccione la celda y haga clic en
cualquier botn de alineacin del grupo Alineacin
de la pestaa Inicio. Por
ejemplo para centrar un ttulo, haga clic en el botn

1.5.3.4

Aadir bordes a una celda o rango de celdas: Lneas y colores

Bordes: En una hoja de clculo, seleccione la celda o el rango de celdas al que desea agregar un
borde, cambiar el estilo de borde o del que desea quitar un borde.
En la ficha Inicio, en el grupo Fuente, siga uno de los procedimientos siguientes:
Para aplicar un estilo de borde nuevo o distinto, haga clic en la flecha que aparece junto a Bordes
y haga clic en un estilo de borde. Tambin puede elegir el color de la lnea del borde que
desea aplicar, haciendo clic en la flecha que
aparece a la derecha del botn.

Tambin es posible modificar el borde

haciendo clic en la flecha que est en la
parte inferior izquierda del grupo Fuente, se
desplegar el cuadro de dialogo siguiente,
donde podr seleccionar el tipo de borde
que desea aplicar a la celda o rango de
celdas, a travs de la opcin Estilo.
En la opcin Color podr seleccionar el color
que desea aplicar al borde seleccionado.

38
Derechos Reservados FaceIT

UNIDAD No 1.6
GRFICOS

1.6.1 Creacin de grficos ....................................................................... 40

1.6.2 Editar ............................................................................................. 42

39
Derechos Reservados FaceIT

1.6 GRFICOS
1.6.1 Creacin de grficos
1.6.1.1

Crear diferentes tipos de grficos basados en datos de una hoja de clculo

Para insertar un grfico hay varias opciones, pero se utilizar el grupo grficos de la pestaa
Insertar.

Para hacer un grfico, es recomendable que tenga seleccionado el rango de celdas que contiene la
informacin a graficar. De esta forma Excel podr generarlo de manera automtica. En caso
contrario el grfico se mostrar blanco o no se crear debido
a la inconsistencia de datos.
Si hace clic en cada una de las opciones que le proporciona
Excel en el grupo Grficos, encontrar diversos tipos en
cada una de las opciones.
Para insertar un tipo de este grfico solo debe hacer clic en
la flecha que tiene cada opcin del grupo grficos. Por
ejemplo si se quiere insertar un grfico tipo Columna,
aparecern las diferentes opciones (figura de la derecha)
Puede seleccionar uno y automticamente se generar el
grfico. Recuerde seleccionar los datos antes del este paso.

1.6.1.2

Seleccionar un grfico

Para seleccionar un grfico, debe hacer clic sobre el mismo grfico y quedar seleccionado. Un
recuadro sombreado, rodear el grafico y adicionalmente la ficha herramientas de grficos se
habilitar en la parte superior de la cinta de opciones, as:

40
Derechos Reservados FaceIT

1.6.1.3

Cambiar el tipo de grfico

Cuando tiene un grfico elaborado y desea cambiar el tipo de grfico

el proceso a seguir es:
En el grupo Tipo de la ficha Diseo de ficha Herramientas de grficos
haga clic en Cambiar tipo de grfico.

Se abrir un cuadro de dialogo que le permitir seleccionar otro tipo de grfico (primer cuadro) y
utilizar un grfico del segundo cuadro. Seleccinelo y haga clic en Aceptar.

41
Derechos Reservados FaceIT

1.6.1.4

Desplazar, cambiar el tamao y eliminar un grfico

Modificar la posicin de un grfico: Excel le permite decidir la posicin del grfico en

el documento. Adems establecer el tamao y moverlo por la hoja de clculo para
establecer su ubicacin. Para esto haga clic en el botn Mover Grfico de la pestaa
Diseo. Se abrir el siguiente cuadro donde podr seleccionar la ubicacin as:

Hoja diferente a la
hoja donde estn
los datos
Mover el grfico a
una hoja existente

Modificar el tamao de un grfico: Seleccione el grfico y en la ficha

Formato, grupo Tamao, modifique la informacin de alto y ancho del
grfico.
Eliminar un grfico: Seleccione el grfico pulse la tecla Supr.

1.6.2 Editar
1.6.2.1

Aadir, eliminar y modificar el ttulo de un grfico

Agregar un ttulo a un grfico: Haga clic en el grfico al que desea agregar el ttulo, de este modo
se muestran las herramientas de grficos y se agregan las fichas Diseo, presentacin y formato.
1. En la ficha Presentacin, en el grupo Etiquetas, haga clic en ttulo de grfico.

2. Haga clic en ttulo superpuesto, centrado o encima del grfico

3. En el cuadro de texto Ttulo de grfico que aparece en el grfico, escriba el texto que
desee.
42
Derechos Reservados FaceIT

Modificar el ttulo: Haga clic sobre el ttulo y a

continuacin escriba el nuevo texto dentro de la
barra de frmulas y Pulse Enter. Desde el men
contextual haciendo clic derecho sobre el ttulo del
grfico y a continuacin seleccionar la opcin editar
Texto. Para eliminar un ttulo, seleccinelo y pulse
la tecla Supr.

1.6.2.2

Aadir etiquetas de datos a un grfico Valores, nmeros y porcentajes

En un grfico, siga los siguientes procedimientos:

Para agregar una etiqueta de datos a todos los
puntos de datos de todas las series de datos, haga
clic en el rea del grfico.
Posterior a esto, se mostrarn las Herramientas de
grficos con las fichas Diseo, Presentacin y
Formato. En la ficha Presentacin, en el grupo
Etiquetas, haga clic en Etiquetas de datos y, a
continuacin, haga clic en la opcin de presentacin
que desee.
Para mostrar porcentaje, seleccione la opcin Ms
opciones de la etiqueta de datos, seleccione
nmero y en categora la opcin Porcentaje.

1.6.2.3

Cambiar el color de fondo de un grfico y el color de la leyenda

Color de fondo: seleccione el grfico y a continuacin en la ficha

Formato, grupo Estilos, haga clic en la flecha hacia debajo de la
opcin relleno de forma y seleccione el color que desea para el
fondo del grfico.

Color de la leyenda: Para modificar las opciones de la leyenda

como color de fondo, estilo, borde, etc. Seleccione la ficha
presentacin, grupo etiquetas, haga clic en la flecha hacia abajo
y haga clic en ms opciones de leyenda, en la ventana formato
de leyenda, realice los ajustes correspondientes y haga clic en
Aceptar.
43
Derechos Reservados FaceIT

1.6.2.4

Cambiar el color de fondo de una columna, barra, lnea o rea de grfico.

Puede dar formato a las distintos elementos de un grfico, como el rea de grfico, el rea de
trazado, las series de datos, los ejes, los ttulos, etc.
En un grfico, haga clic en el elemento del grfico al que desea dar formato (ejemplo: Columna,
barra, lnea), haga clic derecho, seleccione del men contextual, formato de punto de datos y
cambie el color en la opcin relleno.
Si es ms de un elemento al que desea modificar el formato realice el siguiente proceso:
1. Haga clic en el grfico.
2. Seleccione la ficha Formato, grupo
seleccin actual, haga clic en la flecha
situada junto al cuadro y a continuacin
seleccione el elemento al que desea
modificar el formato, realice los ajustes y
haga clic en aplicar formato a la seleccin.

1.6.2.5

Modificar el tamao de letra, el color del ttulo del grfico, los ejes del grfico y la leyenda.

Para modificar la fuente, tamao y color de cada uno de los elementos del grfico, puede hacerlo
seleccionando el elemento a modificar y con clic derecho abrir men contextual, luego seleccionar
formato de ttulo, o formato de leyenda o formato de grfico; de acuerdo al elemento que est
modificando y cambiar las opciones que requiera.

44
Derechos Reservados FaceIT

UNIDAD No 1.7
PREPARACIN DEL PROCESO DE SALIDA

1.7.1 Preparacin.................................................................................... 46
1.7.2 Revisar e imprimir .......................................................................... 48

45
Derechos Reservados FaceIT

1.7 PREPARACIN DEL PROCESO DE SALIDA

1.7.1 Preparacin
1.7.1.1

Cambiar los mrgenes de la hoja de clculo

Para cambiar las mrgenes en una hoja de clculo, ingrese a travs de la ficha Diseo de pgina,
en el grupo Configurar pgina, y en la opcin Mrgenes, seleccione mrgenes personalizadas, all
se desplegar el siguiente cuadro, donde podr incluir las mrgenes superior, inferior, izquierda y
derecho.

1.7.1.2

Cambiar orientacin de la pgina y tamao de papel

Se puede elegir entre orientacin vertical u horizontal para toda la hoja de clculo o parte de la
misma.
En la ficha Diseo de pgina, en el grupo
Configurar pgina. Haga clic en Orientacin.
Para modificar el tamao del papel de un
documento, haga clic en la ficha Diseo de
pgina, en el grupo Configurar pgina y clic
en Tamao, all puede seleccionar los
diferentes tamaos de papel.

46
Derechos Reservados FaceIT

1.7.1.3

Cambiar el formato de pgina para ajustar el contenido de una hoja a un nmero

especfico de pginas

Si la hoja de clculo tiene muchas columnas, puede usar las opciones de Ajustar al rea de
impresin para reducir el tamao de la hoja de clculo de forma que se ajuste mejor a la pgina
impresa.
En la barra de estado, haga clic en el botn
Diseo de pgina para cambiar de la vista Normal
a la vista Diseo de pgina.
En el cuadro Ancho del grupo Ajustar al rea de impresin, seleccione 1 pgina y, en el cuadro
Alto, seleccione Automtico. Ahora las columnas aparecern en una pgina, pero las filas pueden
extenderse a ms de una pgina.

Para imprimir la hoja de clculo en slo una pgina, en el cuadro Alto, seleccione 1 pgina en lugar
de Automtico. Sin embargo, si lo hace, la copia impresa resultante puede ser difcil de leer,
porque Excel reduce los datos para que se ajusten a una pgina. Para ver la escala utilizada, vea el
nmero del cuadro Escala. Si es un nmero bajo, es posible que necesite realizar ms ajustes antes
de imprimir. Por ejemplo, puede que tenga que cambiar la orientacin de la pgina de vertical a
horizontal o utilizar un tamao de papel ms grande.

1.7.1.4

Aadir, modificar y eliminar textos en el encabezado y pie de pgina

Los encabezados y pies de pgina son reas de los

mrgenes superior, inferior y laterales de cada pgina de
una hoja de clculo. En los encabezados y pies de pgina
puede insertar texto o grficos, o bien cambiarlos. Por
ejemplo, puede agregar nmeros de pgina, la hora y la
fecha, un logotipo de su organizacin, el ttulo del documento, el nombre del archivo o el nombre
del autor.

Para insertar textos en el encabezado o pie de pgina en toda una hoja de clculo haga lo
siguiente:
1. En el grupo Encabezado y pie de pgina de la ficha Insertar, haga clic en Encabezado o
en Pie de pgina
47
Derechos Reservados FaceIT

2. Escriba el texto que desea que aparezca.

Para Editar repita el paso 1. Y escriba el nuevo texto.

Para eliminar un pie de pgina o encabezado de pgina repita el paso 1, seleccione el texto
y pulse la tecla Supr.

1.7.1.5

Insertar y eliminar campos en el encabezado y pie de pgina: Numeracin de pginas,

fecha, hora, nombre del archivo y nombre de la hoja de clculo.

Es posible agregar campos especficos en el encabezado y pie de pgina que sern actualizados de
manera automtica por Excel. Algunos de los campos son:

Nmero de pgina, fecha y hora, nombre del archivo, nombre de la hoja: Para insertar estos
campos en los encabezados y pie de pgina, realice el proceso de insertar texto en un encabezado
o pie de pgina, explicado en el numeral 1.7.1.4. y haga clic en el botn que tenga la informacin
a insertar, del grupo Insertar de la ficha Herramientas para encabezado y pie de pgina.

1.7.2 Revisar e imprimir

1.7.2.1

Revisar y corregir los clculos y el texto de la hoja de clculo.

En la pestaa Formulas, grupo auditora de frmulas, existen herramientas para rastrear, quitar,
comprobar, evaluar, e inspeccionar las formulas.

1. Rastrear Precedentes: Muestran flechas que indican que afectan el valor de la celda
seleccionada.
2. Rastrear Dependientes: Muestran flechas que indiquen las celdas afectadas por la celda
seleccionada.
3. Quitar Flechas: Quita las flechas insertadas del resultado de rastrear precedentes y
pendientes.
4. Mostrar Formulas: Muestra la frmula utilizada en cada celda en vez del valor resultante.
48
Derechos Reservados FaceIT

5. Comprobacin de Errores: Busca errores comunes en las celdas, y rastrea las celdas que
tengan este error.
6. Evaluar Formula: Evala la frmula de manera individual o parte por parte para depurar el
proceso.
7. Ventana de Inspeccin: Supervisa los valores de las celdas seleccionadas al tiempo que las
muestra en una celda contigua.
1.7.2.2

Mostrar u ocultar las lneas divisoras de la hoja de clculo y encabezados de filas y

columnas para procesos de impresin

Lneas de divisin: En una hoja de clculo, las lneas de divisin de las celdas se muestran de forma
predeterminada, pero se pueden mostrar u ocultar segn sea necesario. El proceso a seguir es:
1. Seleccione la hoja de clculo
2. En la ficha Vista, grupo Mostrar, active o desactive la casilla de verificacin Lneas de
divisin, para mostrar u ocultar las lneas de divisin.

Encabezado de filas y columnas: Para que las filas y las columnas sean ms fciles de identificar en
una copia impresa de una hoja de clculo, pude incluir sus encabezados de filas y de columnas.
Los siguientes son los pasos:
Seleccione la hoja de clculo u hojas de clculo
En la ficha Diseo de pgina, grupo Opciones de la hoja, active la casilla de verificacin Imprimir,
que est bajo ttulos.

1.7.2.3

Aplicar la opcin de repetir automticamente el ttulo de las filas en cada una de las
pginas a imprimir de la hoja de clculo

En el grupo Configurar pgina de la ficha Diseo de pgina haga clic en Imprimir ttulos.

49
Derechos Reservados FaceIT

Se desplegar el cuadro Configurar pgina, en la pestaa Hoja. Realice el siguiente

procedimiento:

En el cuadro Repetir filas en extremo superior, escriba la referencia de las filas que
contienen los ttulos de columna.
En el cuadro Repetir columnas a la izquierda, escriba la referencia de las columnas que
contienen los etiquetas de fila.

1.7.2.4

Vista preliminar de una hoja de clculo

En Excel, es fcil obtener una vista preliminar del

aspecto que tendr el diseo al imprimirse sin
necesidad de imprimirlo realmente. La imagen de
impresin que se muestra en la pantalla se
denomina "vista preliminar. La vista preliminar se
puede mostrar aunque no haya una impresora
conectada al equipo.
Para ver la vista preliminar:
1. haga clic en la ficha Archivo y, a
continuacin, haga clic en Imprimir.
2. Aparecer una vista preliminar de la hoja
de clculo automticamente. Para ver
cada pgina, haga clic en las flechas que
aparecen bajo la vista preliminar.

1.7.2.5

Imprimir un rango de celdas, una hoja de clculo completa con un nmero determinado de
copias, un libro completo o un grfico.

Para establecer un rea de

impresin seleccione las celdas que
desea definir como rea de
impresin. En la ficha Diseo de
pgina, grupo configurar pgina,
haga clic en rea de impresin y a
continuacin
haga
clic
en
establecer rea de impresin.
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Puede imprimir todo o parte de la hoja de clculo. Las opciones para elegir qu parte de la hoja de
clculo va a imprimir se pueden encontrar en la ficha archivo, opcin Imprimir. En Configuracin,
aparecern las siguientes opciones:

El nmero de copias lo puede seleccionar en la parte superior en la opcin copias:

Para imprimir un grfico, seleccinelo y repita el proceso de ficha archivo, opcin Imprimir y
seleccione imprima el grafico seleccionado.

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