MANUAL DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS PARA EL REA CONTABLE

EN LA EMPRESA O.T OTAL TEAM. S.A.S.

NATALIA ORTIZ LPEZ

UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS, CONTABLES Y COMERCIO
INTERNACIONAL
PROGRAMA DE CONTADURA PBLICA.
SANTA MARTA
2015

MANUAL DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS PARA EL REA CONTABLE

EN LA EMPRESA O.T OTAL TEAM. S.A.S.

NATALIA ORTIZ LPEZ

Informe Final de Practica Profesional para optar al ttulo de Contador Publico

RICARDO JAVIER ARAGN GMEZ

TUTOR

UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS, CONTABLES Y COMERCIO
INTERNACIONAL
PROGRAMA DE CONTADURA PBLICA.
SANTA MARTA
2015

A Dios Gracias, elemento fundamental

De todo lo que nos proponemos,
A mi Esposo, Padres y Hermanos.

Tabla de contenido
0. INTRODUCCIN. .....................................................................5
0.1.Planteamiento Del Problema.......................................6
0.1.1. Formulacin Del Problema De Investigacin.
....7
0.2. Justificacin E Importancia.......................................8
0.3. Objetivos...............................................................10
0.3.1 Generales..............................................................10
0.3.2. Especficos...........................................................10
0.4. Marco Terico..........................................................11
0.4.1. Delimitacin De La Propuesta..
.......15
0.5.Metodologa ............................................................16
1. GENERALIDADES DE LA EMPRESA..........................................18
1.1 Razn Social de la Empresa.......................................18
1.2. Naturaleza..............................................................18
1.3. Misin.....................................................................19
1.4. Visin.....................................................................19
1.5. Valores Corporativos...............................................20
1.6. Organigrama del rea Contable................................21
1.7. Descripcin del rea donde se Realiza la Practica.....22
1.8. Informacin de la persona de Contacto.....................22
1.9. Funciones realizadas por el Practicante....................22
2. DESARROLLO DE LA PROPUESTA DE VALOR.........................24
2.1. Diagnostico.............................................................24
2.2. Situacin Encontrada...............................................24
2.3. Plan de Mejoramiento..............................................28
2.4. Informe de Gestin..................................................30
2.5. Propuesta de Valor...................................................33
3. CONCLUSIONES.................................................................34
4. RECOMENDACIONES...........................................................35
5. BIBLIOGRAFA....................................................................36

6. ANEXOS.............................................................................37
A) Manual de Funciones..................................................38
B) Manual de Procedimiento...........................................46
C) Registro Fotogrfico...................................................57

0. INTRODUCCIN.
O.T Oral Team S.A.S es objeto de nuestra atencin por cuanto el Departamento de
Contabilidad, una de sus reas fundamentales tiene dificultades, debido a que no se cuenta
con un documento que enmarque todas las actividades diarias, propias de sus procesos, en
los que se renan normas, directrices y formatos de los cuales todos los funcionarios de
dicha rea deben tener conocimiento.
Actualmente se han presentado conflictos ocasionados por el mal manejo administrativo y
esto ha afectado parcialmente la Gestin Operativa de la empresa.
Debido a la falta de un documento como soporte y gua para desarrollo de las funciones en
el rea Contable, encuentro necesario sugerir la puesta en prctica de un manual de
funciones y procedimientos con el fin de incrementar la eficiencia, eficacia y efectividad en
el desarrollo de las actividades y tareas; ciendo a la Entidad la cultura de mejoramiento
continuo, orientado a la calidad del manejo contable.
La entidad muestra debilidad en trminos Contables, financieros y econmicos, por tanto es
til e importante llevar a cabo el Manual de funciones y procedimientos para Ot Oral Team
S.A.S, identificando cada uno de los procesos contables con su soporte reglamentario,
procedimental y la identificacin de los Riesgos con el fin de garantizar eficiencia y
efectividad en su aplicacin.

0.1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA.

En la actualidad, Oral Team no cuenta con un documento de informacin que soporte las
actividades diarias en el departamento contable, adicionalmente que sea oportuno y facilite
la toma de decisiones. Las funciones que desarrollan los diferentes empleados del rea no
se coordinan ni planean, esto acarrea una duplicidad en el desarrollo de tareas. La
estandarizacin de procesos es una necesidad establecida si contamos con que los
empleados de esta rea deben cumplir con los objetivos de eficacia de la cultura
organizacional.

Por lo tanto, la falta de un manual para el manejo de las responsabilidades ha conducido a

que se apliquen juicios personales en la valoracin de contextos especficos, mostrando
poca claridad frente al proceso necesario a aplicar. Al no estar los procedimientos
estandarizados, el proceso se puede estancar en la transicin de un paso a otro sin que nadie
se apersone del caso, pues no est enmarcada ni limitada la responsabilidad de cada uno de
los miembros del departamento.

De tal forma el desempeo correcto del rea es indispensable para la toma de decisiones,
correspondiendo

efectivamente

la

planeacin

contable,

tributaria,

financiera,

administrativa que realicen los directivos.

Si concurre la falta de coordinacin entre las funciones desempeadas por los empleados
de la dependencia Contable, las labores afectarn la ejecucin de las actividades que
realizan las reas que de ellos dependen.

0.1.1 Formulacin del problema de investigacin

El departamento de contabilidad de la empresa O.T ORAL TEAM S.A.S, requiere el
diseo de manuales para el mejoramiento de los procesos, operaciones y actividades que se
realizan?

0.2. JUSTIFICACIN E IMPORTANCIA DE LA PROPUESTA.

La Elaboracin de un Manual de funciones y procedimientos es significativa en las
empresas ya que contiene una descripcin detallada de actividades que los empleados
deben realizar a travs de las funciones establecidas acorde a su cargo. Adicionalmente el
manual incluye los nombres de los cargos que intervienen en el rea especfica, precisando
sus lmites, responsabilidades y participacin.
Se observa en ocasiones que algunas actividades se omiten ya que normalmente el
trabajador no se concentra en los asuntos pertinentes de su puesto de trabajo, la mayor
cantidad de veces no tienen claridad de porqu y para que las ejecute y cul es la
importancia de realizarla con respecto a las otras actividades que se cumplen en la empresa.
Debido a esto se detectan dificultades para desarrollar sus procesos, pues estos se
encuentran mal diseados y por ende mal ejecutados, por consiguiente

requieren ser

revisados y rediseados con el objetivo de mejorar la eficiencia, el control y la

productividad de los empleados.
Con el propsito de corregir las falencias en los procesos, es importante disear un manual,
donde se detalle cada actividad especificando el responsable y el marco en el que debe
basarse, esto con el fin de reducir tiempo, costos y tareas de otro personal orientadas a
incrementar la eficiencia, eficacia y efectividad de los procesos Contables.

La propuesta enmarca el diseo de un Manual de Funciones y Procedimientos el cual est

enfocado a reunir la informacin que facilite al personal el cumplimiento de las actividades
y la forma de ejecutarlas diariamente. De igual forma podemos decir que el manual es de
objetivo mltiple, pues no solo permite regular el funcionamiento interno de la empresa si
no que facilita la capacitacin de nuevo personal ya que detalla las actividades por cada
puesto creado.
Como primera medida se debe realizar entrevistas al personal encargado del rea, la cual
dar referencia respecto a los procedimientos que realiza cada uno, acto seguido se debe
documentar los datos recopilados para as ejecutar el diagrama de actividades y tomar los
correctivos y controles necesarios para que el desarrollo de la actividad sea acorde con el
puesto de trabajo.

0.3 OBJETIVOS
0.3.1. OBJETIVO GENERAL
Disear para Ot Oral Team S.A.S un Manual de funciones y procedimientos, identificando
cada uno de los procesos contables con su soporte reglamentario, procedimental y la
identificacin de los Riesgos con el fin de garantizar eficiencia y efectividad en su
aplicacin.
0.3.2. OBJETIVOS ESPECFICOS

Diagnosticar la actividad contable de la empresa, con el fin de validar los

procedimientos realizados por cada empleado del departamento.

Estandarizar los procesos y procedimientos que se desarrollan en el rea con el fin

de promover e interiorizar en los empleados una cultura de mejoramiento continuo.

Proponer Manual de Funciones y procedimiento como herramienta para la toma de

decisiones, adicionalmente para la deteccin de los riesgos en el mbito laboral.

10

0.4 MARCO TEORICO.

QU ES UN MANUAL?
Segn Chiavenato (1988) un manual es un conjunto de instrucciones, debidamente
ordenadas y clasificadas, que proporcionan informacin rpida y organizada sobre prcticas
administrativas. Contiene datos e informacin respecto a procedimientos, instrucciones,
normas de servicio etc.
De igual forma lvarez (1996) argumenta que el manual es una herramienta para
transmitir conocimientos y experiencias, porque ellos documentan la tecnologa acumulad
hasta el momento sobre un tema.
En el mismo sentido Fernndez (2005) refiere que un manual es un documento que
expone, en forma ordenada y sistemtica, informacin e instrucciones sobre polticas,
organizacin y procedimientos de una empresa. Las normas que se incorporan en los
manuales son aquellas que consideran indispensables para mejor ejecucin del trabajo.
Adems Otero (2011) contempla manual como un medio de comunicacin que permite
registrar y transmitir en forma ordenada y sistemtica la informacin de una organizacin.
QU SON PROCEDIMIENTOS?
Hernndez (2012) Afirma que un procedimiento es La sucesin cronolgica o secuencial
de operaciones concatenadas, que realizadas por una o varias personas, constituyen una
unidad y son necesarias para ejecutar una funcin. Representan la rutina del trabajo, la
forma cotidiana de hacer las cosas.

11

Un procedimiento consiste en un ciclo de operaciones que afectan generalmente a diversos

empleados que trabajan en sectores distintos, y que se establece para asegurar el tratamiento
uniforme de todas las operaciones respectivas para producir un bien o servicio
determinado.
Tambin Coll (1987) asevera que un procedimiento es un conjunto de acciones ordenadas
y finalizadas, es decir dirigidas a la consecucin de una meta.
Monereo (2007) clasifica los procedimientos segn el tipo de meta al que van dirigidos,
entre ellos encontramos los disciplinares (Uso del diccionario en lengua) y los
interdisciplinares (Esquemas, cuadros sinpticos, tcnicas de anotacin, etc.). Segn el tipo
de regla en el que se sustente pueden ser Algortmicos (cuando la sucesin de acciones que
hay que realizar se haya completamente prefijada y su correcta ejecucin lleva a una
solucin segura del problema o tarea ejemplo: realizar una raz cuadrada), y otro tipo es
heurstico (cuando las acciones a realizar comportan un cierto grado de variabilidad y su
ejecucin no garantiza la consecucin de un resultado, por ejemplo: la realizacin de una
entrevista).
MANUALES DE PROCEDIMIENTOS U OPERACIONES.
Hernndez (2012) Expresa que los manuales de procedimiento u operaciones Son
documentos que incluyen ordenadamente todas las actividades que se desarrollan para una
determinada labor, con sus respectivos algoritmos o flujo gramas, as como el perfil del
producto o servicio resultante y los formularios utilizados como instrumentos de apoyo.

12

El manual de procedimientos permite establecer las responsabilidades de los funcionarios

respecto al cumplimiento de los objetivos de la organizacin.
Se confeccionan a partir del diagnstico de los procedimientos actuales con la finalidad de
eliminar a partir de ellos, las operaciones y papelera innecesarias reduciendo as los costos
y agilizando las actividades.
Contar con un manual de procedimientos, permite comprender mejor el desarrollo de las
actividades de rutina en todos los niveles jerrquicos, lo que propicia la disminucin de
fallas u omisiones y por ende el incremento de la productividad o eficiencia del servicio
que se brinde.
CONTENIDO DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS.
Adems considera los siguientes tems como elementos importantes en la creacin del
manual.
1.

Identificacin.

2.

ndice.

3.

Introduccin.

4.

Objetivos de los procedimientos.

5.

Alcance de los procedimientos.

6.

Responsables.

7.

Polticas o normas de operacin.

8.

Conceptos.

9.

Descripcin de las operaciones.

10.

Formularios o impresos.

13

11.

Diagramas de flujo.

12.

Glosario de trminos.

Consultando otro punto de vista, lvarez (2006) indica que los manuales de procedimiento
documentan las tecnologa que se utiliza dentro de un rea, departamento, direccin,
gerencia, u organizacin. En este manual se deben contestar las preguntas sobre lo que hace
el rea y como lo hace con el fin de controlar los procesos asociados a la calidad del
producto o servicio ofrecido.
MANUAL DE FUNCIONES.
Montalvn (1999), instituye que el manual de funciones es un documento muy til cuando
se sabe usar, pues facilita la identificacin de los puestos, sus lmites, soporta

a la

organizacin en el orden que necesita para su buen funcionamiento, y sobre todo, permite la
fluidez del trabajo, su complementacin y eficiencia. Este debe estar integrado por el
nombre del puesto, descripcin genrica, funciones, tareas, relaciones de los puestos y por
lneas de autoridad.
De igual forma Gonzlez (2004) afirma que los manuales de funciones son un instrumento
o herramienta de trabajo que contiene el conjunto de normas y tareas que desarrolla cada
funcionario en sus actividades cotidianas y ser elaborado tcnicamente basados en los
respectivos procedimientos, sistemas, normas y que resumen el establecimiento de guas y
orientaciones para desarrollar las rutinas o labores cotidianas, sin interferir en las
capacidades intelectuales, ni en la autonoma propia e independencia mental o profesional
de cada uno de los trabajadores u operarios de una empresa ya que estos podrn tomar las
decisiones ms acertadas apoyados por las directrices de los superiores, y estableciendo con
claridad la responsabilidad, las obligaciones que cada uno de los cargos conlleva, sus
14

requisitos, perfiles, incluyendo informes de labores que deben ser elaborados por lo menos
anualmente dentro de los cuales se indique cualitativa y cuantitativamente en resumen las
labores realizadas en el perodo, los problemas e inconvenientes y sus respectivas
soluciones tanto los informes como los manuales debern ser evaluados permanentemente
por los respectivos jefes para garantizar un adecuado desarrollo y calidad de la gestin.
0.4.1 DELIMITACIN DE LA PROPUESTA.
Se pretende con esta Propuesta enfocar los procedimientos de la empresa para una
ejecucin con bajo o nulo margen de error, guiando a los empleados del departamento de
contabilidad de la empresa O.T ORAL TEAM S.A.S a la mayor productividad posible.

La prctica profesional inicio el da 5 de Enero de 2015 con duracin de 6 meses, con

asistencia en tiempo parcial de 4 horas por Dia de Lunes a Viernes, en la empresa O.T
ORAL TEAM S.A.S identificada con el Nit 900.205.065-4, ubicada en la Direccin Calle
23 # 4 27 Local 116 Ed. Centro Ejecutivo, en la ciudad de Santa Marta.

15

0.5. METODOLOGIA.
Las modalidad de grado como la prcticas profesionales, se refiere a la metodologa y la
manera como se va a poner en marcha de la investigacin en O.T ORAL TEAM S.A.S.
Conceptos Metodolgicos.
La observacin, descripcin y explicacin, sern las frmulas para el tipo de estudio que
realizare, con el fin de sealar la clase de informacin que se necesita e igualmente el nivel
de anlisis, tomando como punto de partida los objetivos y preguntas planteadas en el
desarrollo de esta propuesta entre las que encontramos:
Descriptivo: Teniendo en cuenta que el Control Interno de los procesos est orientado a la
descripcin de sus caractersticas y beneficios de tal manera que la informacin
suministrada sirva como gua a la administracin y funcionarios de O.T ORAL TEAM
S.A.S. especialmente para la bsqueda del mejoramiento continuo y la excelencia en el
servicio.
En el proceso de elaboracin de la propuesta de O.T ORAL TEAM S.A.S, se pudo observar
el funcionamiento de los servicios que presta, la calidad de talento humano con el que
cuenta, cules son las funciones de los departamentos y especialmente el evaluacin a los
procesos utilizados en el rea contable, razn de la investigacin.
Explicativo: Gracias al sistema de control interno contable se permite centralizar una serie
de procedimientos, normas o parmetros a travs de la indagacin y la observacin para
evaluar los procesos actuales e incluir aquellos que se considere necesarios segn los
criterios sustentados en la propuesta.

16

Es significativo precisar y demarcar en el Manual de Procedimientos Contables, las tareas

especficas y funciones de cada empleado, para lograr establecer parmetros de medicin
del avance de la Empresa.
Mtodo de Observacin: El desarrollo y la investigacin estn basados en procesos ya
fundados y que se llevan a cabo por el personal de la seccin de contabilidad, con base a
sus actividades diarias y procedimientos realizados prcticamente.
Con esta propuesta se pretende mejorar los procedimientos a travs de la centralizacin de
las normas en manuales de procedimientos que pretenden buscar la efectividad y eficiencia
en la seccin de contabilidad.
Informacin: Para lograr cumplir con el logro de los objetivos del propuesta de la
implementacin del manual de procedimientos en el rea contable, el problema de
investigacin se inicia a travs de la observacin directa, por lo que se realizaron
entrevistas al personal inmerso en el rea contable de O. T ORAL TEAM S.A.S, se
detallaron las actividades y los roles de los funcionarios del departamento, lo cual permiti
definir las particularidades para ahondar en el problema trazado.

1. GENERALIDADES DE LA EMPRESA.

17

1.1. RAZON SOCIAL DE LA EMPRESA.

1.2 NATURALEZA.
La Empresa O.T ORAL TEAM S.A.S de naturaleza Jurdica est identificada con el Nit
900.205.065-4, tiene como Representante Legal a Juan Fernando Reyes Henao y se
encuentra ubicada en la Direccin Calle 23 # 4 27 Local 116 Ed. Centro Ejecutivo.
O.T ORAL TEAM S.A.S es una entidad que realizo su inscripcin en la Cmara de
Comercio de Santa Marta el 6 de Marzo del 2008, bajo el nmero 00021736 del libro IX, se
constituy la persona jurdica: OT ORAL TEAM S.A.S.
COMPOSICION ACCIONARIA.
Segn lo fijado en el certificado de existencia y representacin legal expedido por la
cmara de comercio de santa marta, el nico accionista de la Empresa O.T. ORAL TEAM
S.A.S ES Juan Fernando Reyes Henao identificado con cedula de Ciudadana No.
94.433.671, con un total de acciones de 400, a un valor nominal de $ 10.000.oo cada una,
para un valor total de capital de $ 4.000.000.oo m/cte.

SERVICIOS QUE PRESTA LA COMPAIA:

18

Rehabilitacin oral.
Ortodoncia.
Diseo de Sonrisa.
Periodoncia.
Endodoncia.
Operatoria Dental.
Odontopediatria.
Ciruga Oral.
Ciruga Maxilofacial.
Implantologia.
Atencin prioritaria (urgencia).
Blanqueamiento dental Zoom

1.3. MISION
Ser el lder de Imagen y Diseo Dental en Santa Marta, lder en la prestacin de servicios
odontolgicos, teniendo como bandera el enfoque del paciente como ser biopsicosocial;
donde predominen siempre la tica y altos estndares de calidad.
1.4. VISION
Ser en el ao 2020 una entidad pionera en la salud oral de los Samarios, con lo ms
avanzado en tecnologa y con especialistas excelentes, logrando mxima satisfaccin en
nuestros pacientes e ir ms all de sus expectativas, deseando establecer una relacin
duradera con cada paciente basada en el tratamiento personalizado y nuestra experiencia.
1.5 VALORES CORPORATIVOS.
SERVICIO Y SATISFACCIN DE LOS USUARIOS

19

Es estar atentos a las necesidades de nuestros clientes, tomando de ellos informacin para
anticiparnos a sus gustos y preferencias y as superar sus expectativas respeto al servicio
prestado.
RESPONSABILIDAD POR RESULTADOS

Es la capacidad de superar con xito las metas y objetivos propuestos por la empresa,
usando los recursos de forma eficaz y revisando los resultados frecuentemente, para
sustentar informes con datos especficos.

EXCELENCIA
Es ser siempre el mejor.

COMPETITIVIDAD

Se refiere a tener los mejores estndares de calidad al menor costo y un equipo humano
entrenado y capacitado, flexible al cambio, con una gran vocacin de servicio.

1.6 ORGANIGRAMA DEL AREA CONTABLE

20

21

1.7. DESCRIPCIN DEL REA O DEPARTAMENTO DONDE SE REALIZA LA

PRCTICA.
La prctica profesional la desarrollo en el departamento de contabilidad, dicha rea no se
encuentra adecuada bajo los cuidados respectivos para el manejo y seguridad de la
informacin contable, pues se debe laborar en un consultorio odontolgico, en el cual
contamos con un computador al cual tiene acceso cualquier persona, en este equipo se
encuentra instalado el Software de Contabilidad World Office, este si cuenta con las
respectivas contraseas.
Este consultorio es muy ameno, cuenta con suficiente iluminacin, aire acondicionado,
bao, escritorio, archivadores. En proyecto se encuentra la oficina Contable.
1.8 INFORMACIN DE LA PERSONA DE CONTACTO.
Rossana Viana Nez
Contador Pblico
Direccin: Carrera 3 # 17 27 Oficina 312 Edificio Rex.
Telfono: 423-1136.
E-mail: vianayasociados@gmail.com
1.9. FUNCIONES ASIGNADAS AL PRACTICANTE.

Elaboracin de Documentos y Comprobantes diarios.

Implementacin de Software World Office.
Liquidacin de Prestaciones Sociales

22

Elaboracin y pago de Nmina Quincenal.

Liquidacin de Aportes Parafiscales y de seguridad Social.
Manejo de libros Legales de Contabilidad (Mayor y Balance, Diario, Inventario

y Balances).
Archivo de Informacin.
Manejo de Cartera y Proveedores.
Elaboracin de Informes para declaraciones de Retencin en la Fuente.
Manejo de Libros Auxiliares.
Conciliaciones Bancarias.

2. DESARROLLO DE LA PROPUESTA DE VALOR.

2.1. DIAGNOSTICO.

23

A partir de una entrevista con las personas a cargo del Departamento de Contabilidad en la
empresa O.T ORAL TEAM S.A.S, se revela el manejo y el flujo que se le da a la
informacin y a los procesos contables, logrando as un acercamiento con las actividades
que all se realizan.
De esta manera hallamos fortalezas y debilidades, las cuales determinaran un patrn que
permitir el establecimiento de necesidades dentro de la empresa y as poder enfocar la
sugerencia que se desee desarrollar.
2.2 SITUACION ENCONTRADA.
Se evidencian falencias respecto a los cargos, pues sus funciones no estn bien
estructuradas generndoles confusin a los colaboradores al momento de enfrentar las
responsabilidades en el curso normal de su trabajo, adicionalmente se presenta saturacin
de labores, caso que no permite el desarrollo funcional de las actividades, por tal motivo es
importante estructurar y reforzar estrategias de supervisin y control a los procesos que se
ejecutan.
La capacitacin del personal para algunas circunstancias dadas en el giro normal de la
empresa no es idnea para el cargo que se ejerce, dando margen de error en las tareas
asignadas, por tal motivo es necesario Invertir recursos en para la formacin de los
empleados, acto que ayudara a mejorar el servicio y contribuir con el desarrollo de la
estructura organizacional y el flujo de la actividad empresarial.
Falta parametrizacin en el Software Contable especficamente en la facturacin ya que se
sigue elaborando el documento en fsico con resolucin actualizada, pero inspeccionando

24

los documentos se encuentra resolucin emitida por la Dian para facturar por computador,
haciendo un trabajo innecesario el cual alarga la Digitacin y procesamiento de la
Informacin, debido a este acontecimiento se dilata la entrega de los datos para la
elaboracin de los respectivos informes mensuales, declaraciones tributarias y entregas
semestrales ante la sper intendencia de Salud.
No existe un control total sobre la facturacin que se recibe y el pago a proveedores pues la
digitacin se hace de forma extempornea, es decir pasados los das del hecho contable se
registra en el software, ocurriendo la misma situacin que con los ingreso, pues se elabora
el comprobante fsicamente y luego se digita, ejecutndose doble trabajo y dndole poca
funcionalidad al software contable.
As como se encuentran debilidades tambin se hallan fortalezas, dentro de las mismas
destacamos:

La apropiada plataforma estratgica con la que cuentan la empresa.

Se elaboran planes de cumplimiento de metas y as las ejecutan, brindando

satisfaccin a la empresa y orden a la planeacin operativa.

Estimulan al empleado con incentivos mensuales.
Cuentan con un recaudo de cartera apropiado generando constante flujo de caja

dentro de la actividad diaria.

Se percibe un ambiente de trabajo agradable y sano tanto para el personal como para
el cliente.

A continuacin detallo mediante un DOFA el diagnostico el cual nos dir cmo estamos,
cmo vamos. Este le servir a los directivos como elemento para tomar decisiones para as

25

asumir conciencia de la realidad, pues cuando conocemos nuestra realidad, casi siempre
sabemos qu hacer.
FORTALEZAS
Implementacin de Software.
Capacitacin al Personal.
Amplio Flujo de Caja.
Poca Cartera.
Documentacin Legal y Tributaria al Da.
Excelentes Instalaciones.
Dedicada atencin al Cliente.
DEBILIDADES
Conflictos Internos.
Falta de Estandarizacin en los Procesos.
No existe definicin del Perfil, ni nombre de
los cargos por escrito.
Falla de Control de los soportes contables.

OPORTUNIDADES
Innovacin
Estrategias Publicitarias.
Afluencia constante de clientes.
Reconocimiento.

AMENAZAS
Competencia.
Demandas, pleitos.
Poco entusiasmo de los empleados para
desarrollar sus tareas.
Sanciones de la Superintendencia de Salud.
Sanciones de Direccin de Impuestos y
Aduanas Nacionales.

A partir de la Presentacin del modelo DOFA, se trazan las siguientes estrategias para la
respectiva aplicacin y obtencin de resultados positivos, pues se contribuye a la
eliminacin de aspectos importantes que afectan el funcionamiento de la organizacin:

Conseguir el compromiso de la gerencia, en cuanto a la implantacin de normas que

regulen los compromisos para la generacin de un plan de mejoramiento con

compromiso.
Disear el manual de funciones para cada cargo que infiere en el rea contable
Analizar la necesidad de los principales clientes.
Definir un proceso para la seleccin del personal, priorizando en el perfil

profesional y experimental.
Instaurar mecanismos de integracin y comunicacin para los empleados para
fortalecer trabajo en equipo.

26

Establecer planes de incentivos mensuales para los empleados para estimularlos a

trabajar con agrado y que tengan sentido de pertenencia.

Capacitar y desarrollar programas, cursos y toda actividad que vaya en funcin del
mejoramiento de los conocimientos del personal del rea contable.

2.3. PLAN DE MEJORAMIENTO.

OBJETIVOS
Controlar los
Soportes
y
Procesos
Contables.

METAS
Dar
estructura
slida
al
ciclo
contable
y
financiero
que
se
presenta
Diariamente.

ESTRATEGIAS
Disear planes
que permitan
la supervisin
y los filtros
correctos de la
informacin
contable
en
cada rea.

ACTIVIDADES RESPONSABLE
Supervisar
Contador Pblico,
aspectos
de Auxiliar Contable
facturacin
y Secretaria.
recibida,
de
facturacin
emitida,
de
recibos de caja,
de comprobantes
de Egreso, de
otros
soportes
contables.
Digitar en el
Software
contable
la

27

Ejecucin
del
Hecho
Econmico
Diariamente.
Imprimir
y
Archivar
la
Informacin
cuando termine
dicho acto.
Mejorar los
ndices
de
Satisfaccin
Laboral.

Intentar que
los
empleados se
sientan
a
gusto en su
ambiente
laboral para
as disponga
de sentido de
pertenencia
con
la
empresa.
Evitar
Conflictos
Internos
entre
empleados u
otro
personal.

Brindarles
capacitacin
Continua.
Mejorar
la
tabla
de
incentivos.

Resaltar
el
empleado
del
Mes.
Hacer
integraciones o
actividades
Ldicas.
Ofrecerles
Planes de salud
ocupacional

Recursos
Humanos y
Gerente.

Elaborar la
definicin del
Perfil
y
nombre de
los cargos.

Impedir que
los
cargos
tengan
mltiples
funciones
que no estn
dentro
del
parmetro,
evitando as
que
se
sobrecargue
al empleado
con labores

Definir
la
cantidad
de
Cargos
existentes en
la empresa.
Darle nombre
a cada uno de
acuerdo a la
labor
que
realiza y as
darle forma al
perfil
del
cargo.

Establecer tareas
enumeradas
y
por escrito.
Determinar un
manual
de
funciones donde
se establecen los
responsables del
cargo.

Recursos
Humanos.

28

Controlar la
compra de
Insumos y
Elementos de
Aseo.

Analizar las
necesidades
principales
de los
clientes.

adicionales.
Hacer
un
Seguimiento
a la entrada y
salida
de
Insumos del
Almacn.

Atraer ms
clientes
a
raz de la
satisfaccin
personal
ofrecida y a
travs de la
voz a voz.

Revisar
las
facturas
de
compra
que
son entregadas
en recepcin.
Controlar los
Elementos
adquiridos
para Aseo y
Cafetera.
Darle
plena
satisfaccin en su
tratamiento
odontolgico
y
brindarles
un
presupuesto
ajustado a sus
necesidades.

Comparar que lo
entregado
sea
correcto con lo
facturado.
Revisar
las
existencias
constantemente.
Manejar
el
Kardex.

Secretaria

Preguntar a los
clientes sobre sus
gustos
especficos
en
cuanto al gnero
de msica que
escucha, con el
cual
podamos
complacerlo
siempre
que
llegue a una cita.
Estar atento a la
fecha
de
cumpleaos.

Secretaria,
Higienista,
Auxiliar de
Odontologa y
Odontlogos.

2.4 INFORME DE GESTIN.

El da 5 de Enero de 2015 inicie mi prctica profesional autorizada por el Doctor Juan
Fernando Reyes Henao, Representante Legal y la Contadora Publica, Rossana Viana
Nez, en la Entidad O.T ORAL TEAM S.A.S, ese mismo da se realiz el conocimiento
del rea de trabajo. Proceso que duro aproximadamente una semana incluyendo la
induccin y acople de las actividades, seguido por el inicio de las actividades contables
asignadas, (Digitacin, elaboracin de Nomina, pago a proveedores, Facturacin), en tres
semanas logre el dominio de la informacin, tomando parte del mes de enero y las dos
primeras semanas de Febrero.

29

Tomando en cuenta que deba realizar un trabajo con el cual contribuyera a mejorar una
falencia en la entidad, me dedique a detallar las actividades en que incurra la empresa
diariamente y en qu aspecto de su ejecucin contaba con errores, es por eso que opte por
realizar un manual de funciones y procedimiento, el cual permitiera organizar y regular los
conocimientos y las tcnicas empleadas en el rea contable. Despus de tomar esta
decisin, disee un plan de trabajo el cual me encuentro ejecutando dentro de lo planeado
en el cronograma de actividades ya trazado. Plantear el problema basndome en lo que he
observado del desarrollo de la empresa fue esencial ya que defin parmetros y delimite las
acciones sobre los cuales ejecutar mi plan, este elemento importante dentro de mi trabajo de
grado lo ejecute finalizando el mes de enero, para poder continuar en el mes de marzo con
la definicin y distribucin del cronograma de actividades, de esta manera continuo con el
anlisis detallado de cada actividad que realiza el personal de la empresa correspondiente al
rea contable y financiero, el cual est conformado por cuatro personas, adicionalmente los
documentos que se incluyen en cada procedimiento.
Encontrando las falencias de la empresa disee un modelo de entrevista, en el cual pude
resaltar los temas a afianzar, posteriormente la ejecut a las cuatro personas que hacen parte
del rea contable (Contador, Secretaria, Auxiliar Contable y Tesorera). De esta entrevista
obtuve unos resultados los cuales analice y tabule, finalizando el mes de Marzo con la
generacin de mi concepto personal y de igual manera un diagnostico preliminar conforme
a lo ejecutado hasta la fecha, lo cual me tomo dos semanas aproximadamente en el mes de
Abril.

30

La conclusin preliminar de la actividad realizada fue en la semana tres y cuatro del mes de
abril, seguido en el mes de mayo por las recomendaciones, las cuales quedan consideracin
del Representante Legal y los directivos, si deciden ponerlas en funcionamiento, junto con
el plan de procedimientos que se disear.
El primer informe se entreg en la tercera semana del mes de mayo, para evaluacin y
aprobacin del docente de rea,
Aprobado una vez el primer informe, procedemos a elaborar una justificacin al proyecto
de grado, de la misma manera nos planteamos unos objetivos generales y especifico de
acuerdo a lo que queremos implementar en la empresa, y as terminamos la gestin del mes
de mayo de 2015 dentro de la organizacin de mi trabajo de grado.
En el mes de junio iniciamos con determinacin de la plataforma estratgica de la empresa,
debido a que ya existe, tome lo ms relevante y lo plasme en mi tem, entre lo que tomamos
de la empresa est la misin, la visin, el organigrama, tambin los valores que imparten
tanto dentro como fuera de la entidad, y la cantidad de servicios que ofrecen a sus clientes.
Dentro del curso del proyecto de grado en el mes de Junio desarrollo el plan de
mejoramiento para la empresa, acto seguido, me detengo a realizar el marco terico, en el
que podemos especificar el que tipo de trabajo realizaremos y a que hace referencia
histricamente el tipo de problema que vamos a desarrollar, igualmente cito autores con los
cuales me identifico en cuanto a los manuales de funcione y procedimiento.

31

Se disea una propuesta de valor y se inicia con la ejecucin del informe de gestin,
terminado de esta manera y con este proceso el mes de junio, para darle paso a la entrega
del segundo informe preliminar.
En el mes de julio me dispongo a disear el respectivo manual de funciones y
procedimiento para el departamento contable de la empresa O.T ORAL TEAM S.A.S.
tarea que toma aproximadamente las tres primeras semanas del mes de julio, pues es la base
de mi proyecto, por tanto exige abundante atencin y dedicacin.
La conclusin final la elaboro la ltima semana del mes de julio, de igual manera cito las
bibliografas y web grafas consultadas con anterioridad, elaboro los anexos. Con este
proceso doy fin a mi trabajo de grado, para la presentacin final y aprobacin de los
directivos, la respectiva sustentacin y legalizacin de prcticas profesionales, llevndolas a
feliz trmino ante la institucin que contribuyo a mi desarrollo acadmico.
La primera semana de agosto termina mi proceso tanto ante O.T ORAL TEAM S.A.S
como ante la UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA, con la legalizacin de
mi proceso de prctica empresarial y profesional.
2.5 PROPUESTA DE VALOR.
Se pretende disear un manual de normas y procedimiento enfocado al rea contable de la
empresa O.T. ORAL TEAM S.A.S,

con el propsito de darle una estructura a las

actividades relacionadas con el proceso contable; dndole

eficiente, eficaz y efectiva

cumplimiento

de forma

tanto a las obligaciones adquiridas con proveedores, y

empleados, como los deberes para con los clientes. (Ver Anexo A y B).

32

3. CONCLUSIONES.
Generalmente las empresas presentan falencias en el control interno, dejando amplio
margen de error en las actividades que all se realizan, comnmente por falta de
comunicacin, de esta manera se incurre en fallas, pues no se disean e implementan
manuales de funciones y procedimientos especficos para cada labor, que d directrices a
los empleados para realizar una tarea determinada. En O. T. ORAL TEAM S.A.S ocurre
este caso de manera frecuente en el rea contable.
La introduccin de un manual de funciones y procedimientos para el rea contable en la O.
T. ORAL TEAM S.A.S admitir el eficiente cumplimiento de los objetivos pactados, pues

33

as se efectuar un control estricto a las actividades contempladas en el manual, admitiendo

un aumento en la comunicacin interna entre empleados , as mismo por parte del rea
contable con las diferentes reas de la empresa, suministrando a los superiores informacin
oportuna, confiable y til para la toma de decisiones.
El diseo de este manual de funciones y procedimientos expresa una necesidad que tiene la
empresa, la cual no permite cumplir a cabalidad, de manera eficaz y efectivas las metas y
objetivos propuestos, tanto para la calidad del servicio como para el funcionamiento y
control interno que debera ejecutarse en la entidad, igualmente obstruye las operaciones
confiables, la entrega de informacin segura y correcta, y la competitividad.

4. RECOMENDACIONES.

Establecer lmites dentro de un cargo a otro, con el fin de evitar inconvenientes al

momento de afrontar una responsabilidad en la comisin de una falta grave o leve,
segn sea el caso.

Establecer mejoras en la estructura organizacional, contribuyendo al fortalecimiento

de la misma pues ao tras ao surgen nuevas exigencias presentadas por el mercado,
las normas, las leyes.

Implementar

el

uso

adecuado

del

software,

explicando

su

respectiva

parametrizacin y as concientizar del ahorro de trabajo.

Ejecutar de manera Diaria los comprobantes.

34

Realizar un manual de normas y procedimientos del rea Contable de O. T. ORAL

TEAM S.A.S que le permita a las personas involucradas conocer detalladamente
todo el proceso que se encuentra inmerso en una relacin cliente empresa
proveedor, para sortear fallas que actualmente se presentan y darle calidad a
muchos aspectos relevantes que tiene amplia incidencia en el proceso que afronta
diariamente la empresa.

Aprobar y entregar el manual de normas y procedimientos en el rea contable, para

su aceptacin y posible implementacin.

5. BIBLIOGRAFIA.

(Idalberto Chiavenato, 1988, p. 90) Administracin de Recursos Humanos.

Edicin. Mxico: Mc Graw Hill.

(Martin G. lvarez Torres, 1996, p. 23) Manual para Elaborar Manuales de Polticas y
Procedimientos. Primera Edicin. Mxico. Panorama Editorial S.A.

(Luis Fernando Daz Jimnez, 2005, p. 264) Anlisis y Planeamiento con aplicaciones a la
organizacin poltica, Primera Edicin. San Jos Costa Rica. EUNED.

(Mara Teresa Otero Alvarado, 2011, p 131) Protocolo y Empresas, Primera Edicin.
Barcelona. Editorial UOC.

(Carlos Hernndez Orozco, 2012, p. 103) Anlisis Administrativos. Tcnicas y Mtodos.

Tercera Edicin. San Jos de Costa rica: EUNED

(Cesar Coll, 1986, p 74) Marc Curricular per a I enseyament obligatori. Barcelona.

(Carles Monereo, 2007, p. 109) Serie Didctica / Diseo y desarrollo curricular. Doceava
Edicin, Mxico, Editorial Grao.

Tercera

35

(Martin G. lvarez Torres, 2006, p. 25) Manual para Elaborar Manuales de Polticas y
Procedimientos. Dcimo Cuarta Edicin. Mxico. Panorama Editorial S.A.

(Cesar Montalvn Garcs, 1999, p. 25) los recursos humanos para la pequea y mediana
empresa. Primera edicin. Mxico. Universidad iberoamericana.

(Gilberto Gonzlez Snchez, 2004) Comisin estatal de derechos humanos. Nuevo len
Mxico.

Pginas web.

36

6. ANEXOS

ANEXO A.
Manual de Funciones del rea Contable

O.T. ORAL TEAM S.A.S

MF- OTS -003

MANUAL DE FUNCIONES

CARGO
AREA
JEFE INMEDIATO

CONTADOR PUBLICO
DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD
GERENTE PROPIETARIO

PERFIL REQUERIDO

37

EDUCACION
FORMACION

Ttulo de Formacin Universitaria en Contadura Pblica.

Conocimientos en aspectos tributarios, con experiencia en
reporte de Informes para la Sper Intendencia de Salud en Ips

HABILIDADES

Privadas.
Calidad de Trabajo, comunicacin laboral, buenas relaciones

EXPERIENCIA

interpersonales, liderazgo.
Dos Aos de experiencia comprobada en Ips pblica o privada.

ELABORADO POR:

REVISADO POR:

O.T. ORAL TEAM S.A.S

APROBADO POR:

MF- OTS -003

MANUAL DE FUNCIONES

FUNCIONES DEL CARGO

1. Planificar y coordinar todas las funciones relacionadas con el rea contable y de
impuestos con el fin de obtener la consolidacin de los Estados Financieros y dar el
debido cumplimiento de las obligaciones tributarias.
2. Coordina la ejecucin de polticas relacionadas con el rea contable, asegurndose
que se cumplan los principios de contabilidad y las normas internacionales, al igual
que las polticas de la Entidad y las normas fiscales vigentes.
3. Elaborar estados financieros semestrales con informacin oportuna y verdica.
4. Verificar y depurar cuentas contables.
5. Revisar causaciones, corroborando los clculos presentados especialmente en los
porcentajes de las retenciones en la fuente.
6. Elaborar las declaraciones de impuestos Nacionales y Distritales.
7. Revisar y comparar gastos mensuales.
8. Elaborar y presentar informacin Tributaria a la DIAN y Secretaria de Hacienda.
9. Cierre contable anual y elaboracin de Estados Financieros anuales.
10. Responder requerimientos de la Secretara de hacienda y DIAN.

38

11. Revisar los certificados de ingresos y retenciones de empleados.

12. Colaborar con el rea Administrativa (Caja, Tesorera, Recursos Humanos) para
mantener establecer las mejoras prcticas contables.

ELABORADO POR:

REVISADO POR:

APROBADO POR:

222222

O.T. ORAL TEAM S.A.S

MF- OTS -003

MANUAL DE FUNCIONES

CARGO

SECRETARIA - RECEPCIONISTA

AREA

DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD

JEFE INMEDIATO

GERENTE - PROPIETARIO

PERFIL REQUERIDO
EDUCACION

Ttulo de Formacin Tcnico o tecnlogo en secretariado con

nfasis en contabilidad.

FORMACION
HABILIDADES

Formacin Tcnica en Atencin al Pblico.

Conocimientos bsicos en contabilidad,

planeacin

organizacin,
Calidad de Trabajo, comunicacin efectiva, tanto oral como
escrita., buenas relaciones interpersonales, liderazgo, tomas
decisiones, creatividad, manejo de

conflictos, sentido de

perteneca.

39

EXPERIENCIA

Tres Aos de experiencia en un cargo a fin.

ELABORADO POR:

REVISADO POR:

O.T. ORAL TEAM S.A.S

APROBADO POR:

MF- OTS -003

MANUAL DE FUNCIONES

FUNCIONES DEL CARGO

1. Responder por el archivo, registro y custodia de documentos oficiales entregados y
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.

recibidos.
Correspondencia con los bancos.
Recepcionar llamadas.
Programar Citas con especialistas.
Ingresar al Software los datos bsicos de los clientes.
Llamar a los clientes para confirmar los las citas mdicas.
Hacer control de las Historias Clnicas.
Cotizar Procedimientos Odontolgicos en diferentes especialidades.
Mantener en orden y actualizado el archivo de documentos contables (notas,
Recibos de caja, Declaraciones, etc.)

ELABORADO POR:

REVISADO POR:

APROBADO POR:
40

MF- OTS -003

O.T. ORAL TEAM S.A.S

MANUAL DE FUNCIONES

CARGO
AREA
JEFE INMEDIATO

TESORERA
DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD
GERENTE, CONTADOR.

PERFIL REQUERIDO
EDUCACION

Profesional

en

las

reas

de

Contadura,

Economa,

Administracin de Empresas o profesiones relacionadas con las

FORMACION

ciencias econmicas.
La persona que aspire a desempear el cargo deber ostentar

HABILIDADES

altas calidades morales y profesionales.

Calidad de Trabajo, comunicacin efectiva, tanto oral como
escrita, buenas relaciones interpersonales, liderazgo, toma
decisiones, creatividad, manejo de

EXPERIENCIA

ELABORADO POR:

conflictos, sentido de

perteneca.
Tres Aos de experiencia en un cargo a fin.

REVISADO POR:

APROBADO POR:

41

O.T. ORAL TEAM S.A.S

MF- OTS -003

MANUAL DE FUNCIONES

FUNCIONES DEL CARGO

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.

Facturar las ventas en el Software World Office.

Realizar los correspondientes recibos de pago.
Control de la caja menor.
Desembolsar los pagos por todo concepto aprobados por el gerente.
Custodiar el efectivo.
Diligenciar diariamente el libro auxiliar de caja.
Preparar diariamente el estado de flujo de efectivo e informar al Gerente sobre

los excesos de liquidez para la toma de decisiones.

8. Diligenciar el libro auxiliar de bancos cuando se presenten movimientos
asociados a ello.
9. Registrar las operaciones activas de crdito.
10. Efectuar las liquidaciones de aportes y crditos de la empresa y descontar todos
los compromisos con terceros por conducto de ste.
11. Informar oportunamente al Contador sobre las situaciones que deban registrarse
contablemente.
12. Acatar las decisiones del Gerente.

ELABORADO POR:

REVISADO POR:

O.T. ORAL TEAM S.A.S

APROBADO POR:

MF- OTS -003

MANUAL DE FUNCIONES

CARGO
AREA

AUXILIAR CONTABLE
DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD

42

JEFE INMEDIATO

CONTADOR.

PERFIL REQUERIDO
EDUCACION

Profesional

en

las

reas

de

Contadura,

Economa,

Administracin de Empresas o profesiones relacionadas con las

FORMACION

ciencias econmicas.
La persona que aspire a desempear el cargo deber ostentar

HABILIDADES

altas calidades morales y profesionales.

Calidad de Trabajo, comunicacin efectiva, tanto oral como
escrita, buenas relaciones interpersonales, liderazgo, toma
decisiones, creatividad, manejo de

EXPERIENCIA

ELABORADO POR:

conflictos, sentido de

perteneca.
Tres Aos de experiencia en un cargo a fin.

REVISADO POR:

O.T. ORAL TEAM S.A.S

APROBADO POR:

MF- OTS -003

MANUAL DE FUNCIONES

FUNCIONES DEL CARGO.

1. Elaborar registros contables sobre todos los movimientos econmicos de egresos
que se generen en el curso normal de la empresa.

43

2. Recibir, organizar y archivar los comprobantes de gastos diarios de las distintas

3.
4.
5.
6.

reas.
Auxiliar en la depuracin de cuentas.
Archivar toda la documentacin que se genere y reciba en el rea.
Auxiliar en la elaboracin del presupuesto anual de egresos.
Llevar el control de auxiliares al da.

ELABORADO POR:

REVISADO POR:

APROBADO POR:

ANEXO B.
Manual De Procedimiento y Flujogramas.
Para Elaboracin De Factura De Compra Y Comprobante De Egreso.
1. Recepcionista.
1.1 Recibe la factura de proveedor para codificacin,
1.2. Firma la autorizacin y recibido de la factura.
1.3. Pasa a Contabilidad.

2. Auxiliar Contable.
2.1. Recibe la Factura autorizada.
44

2.2. Revisa la codificacin y determina las cuentas contables que debern afectarse para la
respectiva captura en el Sistema de Contabilidad.
2.3. Imprime la factura y la valida a fin de detectar errores en contabilizacin.
2.4. Si la Factura contiene errores, regresa al Sistema Contable, corrige en pantalla e
imprime nuevamente.
2.5. Si la Factura es correcta, imprime la Factura, recauda firmas de Elaborado, Revisado y
Autorizado.
LA DOCUMENTACIN ESTA INTEGRADA CORRECTAMENTE Y EN SU
TOTALIDAD
2.6. La factura pasa a Tesorera.

3. Tesorera.
3.1. Una vez contabilizadas y verificadas todas las facturas, procede a realizar el
comprobante de egreso.
3.2 Revisa que la informacin haya sido aplicada correctamente y en su totalidad en el
comprobante.
3.3. Notifica a al proveedor del pago (Lo Cita).
3.4. Paga.
3.5. Entrega a auxiliar contable el comprobante ya firmado.

4. Auxiliar Contable
4.1 Recibe comprobantes firmados.
4.2. Archiva el Comprobante.

45

46

47

Manual De Procedimiento.
Elaboracin De Cotizacin, Factura De Venta Y Comprobante De Ingreso.

1. Recepcionista.
1.1 Recibe amablemente al cliente.
1.2. Despus de la valoracin se procede a cotizar el procedimiento.
1.3. El cliente acepta la Cotizacin.
1.4. Se pasa el comprobante de Cotizacin a Auxiliar Contable.

2. Auxiliar Contable.
2.1. Recibe la Cotizacin con los datos personales del Cliente.
2.2. Registra al cliente si es nuevo, si no lo es y ya est registrado en software lo busca.
2.3. Se genera la factura de Venta.
2.4. Si la Factura contiene errores, regresa al Sistema Contable, corrige en pantalla e
imprime nuevamente.
2.5. Si la Factura es correcta, imprime la Factura, recauda firmas de Elaborado, Revisado y
Autorizado.
LA DOCUMENTACIN ESTA INTEGRADA CORRECTAMENTE Y EN SU
TOTALIDAD
2.6. La factura pasa a Tesorera.

3. Tesorera.

48

3.1. Una vez contabilizadas y verificadas la factura, se procede a realizar el comprobante

de Recibo de Caja.
3.2. Si es en efectivo solo se elabora este comprobante de Recibo de Caja.
3.3. Si es con tarjeta de Crdito o Debito se elabora el paso 3.2 y adicionalmente un
Comprobante de Consignacin ya parametrizado en el software.
3.4. Se le anexa al comprobante de consignacin el Boucher de la transaccin.
3.5. Revisa que la informacin haya sido aplicada correctamente y en su totalidad en el
comprobante.
3.6. Se recibe el pago en efectivo o en datafono.
3.7. Se le entrega copia de la factura y los respectivos comprobantes al Cliente, donde se
registr la transaccin.
3.8. Entrega a auxiliar contable el comprobante ya firmado.

4. Auxiliar Contable
4.1 Recibe comprobantes firmados.
4.2. Archiva el Comprobante.

49

50

51

Manual De Procedimiento
Elaboracin De Declaracin De Retencin En La Fuente.
1. Auxiliar Contable.
1.1. Se consulta mensualmente el calendario tributario del ao gravable en curso.
1.2. Una semana antes del vencimiento de la Declaracin de Retencin en la fuente se
genera un Anexo o Auxiliar de la respectiva cuenta.
2.3. Se le hace entrega en medio fsico o electrnico al Contador.

2. Contador Pblico.
2.1. Recibe la Informacin.
2.2. Se encarga de Revisar la Informacin, debe estar aritmticamente correcta y los
conceptos bien aplicados.
2.3. Si no est correcta, regresa a Auxiliar Contable.
2.4. Si esta Correcta se procede a ingresar al Portal Muisca de la Dian.
2.5. Se efecta la declaracin.
2.6. Se firma digitalmente.
2.7. Pasa a Tesorera.

3. Tesorera.
3.1. Recibe declaracin en debida forma, con el recibo de pago generado en el portal con la
fecha de pago.
3.2. Se genera en el software el recibo de pago.
3.3. Se efecta el pago ante la entidad bancaria.

52

3.4. Se adjunta el recibo de pago oficial de la Dian con el comprobante de pago emitido por
el software.

4. Auxiliar Contable
4.1 Recibe comprobantes.
4.2. Archiva el Comprobante.

53

54

Anexo C.
Registro Fotogrfico del Software.
Panel Principal World Office.

55

Creacin de Comprobantes Nuevo Documento.

Factura de Venta.

56

Recibo de Caja.

57

Consignacin Bancaria.

Factura de Compra.

Comprobante de Egreso.

58

Informes Contables y Financiero.

Informes Generales.

59

Informe de Impuestos.

60

Informe Anexo a Retencin en la Fuente.

61

Registro Fotogrfico de la Empresa.

Instalaciones.

62

Equipo Administrativo y Medico.

63

64