Especificacin

Funcional

TEC-080 Actualizacin ERP,

Tesorera, Abastecimiento
y Gestin HumanaReporte cierre de caja por
punto de venta
TESID38 TESID39
TESID43 TESID46
TESID70

Colsubsidio
Autor:
Fecha de Creacin:
Fecha de Modificacin:
Versin:

Carlos Parra- Fernando

Rativa Carlos Mendoza
2013-11-1202/12/2013
12:24:00
2013-11-12
1.0

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Objetivo del Documento

Describir funcionalmente como se debe mostrar la estructura del reporte de
soporte de cierre de caja por cajero al trmino de su jornada de trabajo. Esta
estructura se puede utilizar como una transaccin Z de uso de
supervisores/promotores o cargo superior.
Actualizaciones del documento
Versi
n
1.0

Fecha
2013-1112

Autor

Autorizado

Carlos Mendoza

Descripcin
Creacin

Informacin del proyecto

Nombre de
Proyecto
Fecha de Inicio
Sponsor

06/03/13

ID. De
Proyecto
Fecha de
Terminacin
Unidad de
Negocio

10/03/14

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ndice
1. DEFINICIN GENERAL...............................................................................3
1.1 Alcance del Requerimiento.............................................................3
1.2 Tipo de Desarrollo...............................................................................5
1.3 Problemtica/Situacin Actual......................................................6
1.4 Comentarios..........................................................................................6
2. REQUERIMIENTOS FUNCIONALES Y NO FUNCIONALES...............6
2.1 Descripcin General de la funcionalidad solicitada..............6
2.1 Volumen de Datos...............................................................................9
2.2 Frecuencia de Ejecucin...................................................................9
2.3 Autorizaciones......................................................................................9
2.4 Tipo de Procedimiento......................................................................9
2.5 Consideraciones Especiales............................................................9
2.6 Procedimientos de Contingencia..................................................9
3. ESPECIFICACIN FUNCIONAL................................................................9
3.1 Flujo del Proceso.................................................................................9
3.2 Componentes Requeridos por Tipo de Desarrollo...............10
4. APROBACIN..............................................................................................10

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Definicin General

1.1 Alcance del Requerimiento

La funcionalidad de caja SAP estar en la capacidad de proporcionar un reporte que refleje
informacin de manera detallada por cada transaccin que se realice dentro de un punto de
recaudo en un rango de fechas dado; al final del reporte se totalizara por cada unidad de negocio,
el valor y cantidad de las transacciones realizadas. Dado lo anterior se requiere que el reporte
contemple la informacin con los siguientes parmetros:
CAMPOS DE ENTRAD A:
Son datos registrados por el usuario bien sea seleccionndolos de una lista o registrndolos de
forma manual por el usuario que genera la consulta.
1.

Fecha inicial: Fecha inicial correspondiente al rango de fechas del reporte. Formato
DDMMAAAA.

2.

Fecha final: Fecha final correspondiente al rango de fechas del reporte. Formato
DDMMAAAA.

3.

Punto de recaudo: Sucursal originadora del recaudo y de cierre. Lista desplegable de los
puntos de venta que tienen la funcionalidad de caja.

Premisa: Para este campo se requiere que exista un control por perfil de usuario (restriccin).
Ejemplo:
Perfil de Supervisin: Debe poder visualizar solamente el listado de puntos (sucursales)
asociados a su usuario.
Perfil de Auditor o Revisor medios de pago: Puede visualizar la totalidad de puntos creados en la
funcionalidad de caja.
Perfil de cajero: No puede visualizar el informe.

CAMPOS DE SALIDA:
El reporte debe detallar una a una las transacciones realizadas en caja por parte de los usuarios
teniendo en cuenta los siguientes campos de visualizacin:
1.

Fecha de impresin y hora: Fecha y hora de impresin. Formato Fecha: DDMMAAAA,

formato hora hh: mm.

2.

No. Recibo: Nmero de recibo de caja recaudado.

3.

Fecha: Fecha de recaudo del recibo de caja. Formato DDMMAAAA.

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4.

Hora: Hora de recaudo del recibo de caja. Formato hh:mm

5.

No. Transaccin: Numero de consecutivo de transaccin del sistema (por caja) utilizado
para el recaudo.

6.

Medios de pago: Nombre del medio de pago afectado en el recibo de caja.

7.

Valor: Valor recaudado por medio de pago. Formato $ (moneda) sin decimales

8.

Referencia: Nmero de referencia de pago.

9.

Concepto de pago: Corresponde al concepto registrado en el recibo de caja.

10.

Cedula cajero: Cedula cajero

11.

Nombre Cajero: Nombre del cajero.

12.

Servicio: Corresponde al servicio y/o negocio recaudado.

13.

Total: Sumatoria de los valores en la columna Valor. Formato $ (moneda) sin decimales

14.

Total por servicio: Sumatoria de los valores que corresponden al servicio recaudado.
Formato $ (moneda) sin decimales

15.

Cantidad de transacciones: Sumatoria de transacciones que corresponden al servicio

recaudado. Formato numrico sin decimales.

16.

Total por servicio: Sumatoria del total por servicio (numeral 17 y numeral 18). Formato $
(moneda) sin decimales.

ESPECIFICACIONES DE SALIDA:
1. Generacin automtica del reporte: Se debe ejecutar en un horario determinado de forma
automtica una vez generado el cierre de caja por parte de todos los usuarios de la funcionalidad
asignados a la sucursal, direccionado el archivo a una ubicacin (carpeta) especificada por
Colsubsidio. Esta actividad debe realizarse diariamente por cada punto de recaudo (sucursal).
i.

El formato del archivo: PDF.

2. Generacin manual del reporte: El informe se genere de forma manual diligenciando los campos
de entrada por parte del perfil autorizado.

i. El formato del archivo: PDF o Excel.

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1.2 Tipo de Desarrollo

Adecuacin a la solucin de caja recaudadora. Modificacin de los
SAPLZAR_FGRDEUDA y adecuacin a reporte individual de Reporte de recaudos.

programas

1.3 Problemtica/Situacin Actual

La funcionalidad de caja debe contemplar los diferentes reportes necesarios, para el control de los
movimientos de los cajeros, adicionalmente para los diferentes anlisis referentes a la gestin
administrativa.

1.4 Comentarios
La salida del reporte se debe generar en un archivo PDF y desde ah imprimirse.
Este requerimiento cubre el GAPs Reporte recaudo por cajero en un rango de fechas

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2.

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Requerimientos Funcionales y No Funcionales

2.1 Descripcin General de la funcionalidad solicitada

Previo a los ajustes de estructura de reporte se debe considerar lo siguiente:
Agregar un campo a la tabla ZAR_012C-STCD1 Cdula de cajero.
Se debe actualizar el programa de mantenimiento de esta tabla; transaccin ZAR_012C para que
se incluya este campo.
Para este campo se debe mostrar una lista desplegable de datos maestros de deudor (Tabla
KNA1) y se debe capturar el campo STCD1 o se puede ingresar manualmente. Si se registra
manualmente se debe validar que exista en la tabla KNA1 .
El reporte de cierre de caja actualmente cuenta con una estructura que cubre la informacin
requerida por Colsubsidio y a la cual hay que agregarle algunos campos que se detallan a
continuacin:

Estructura resumen de reporte actual:

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En esta estructura se deben ocultar la primera columna de Importe de recaudos del sistema. Se
debe habilitar la segunda columna de importe para que el cajero ingrese los valores segn conteo
fsico. Si existe importe de sobrante o faltante, este valor debe ocultarse.
Los sobrantes y faltantes se obtendrn en forma posterior y fuera de la funcionalidad de caja
recaudadora en el proceso de conteo de empresa transportadora.
Se debe bloquear el proceso de contabilizaciones de cierre de sobrantes/faltantes y de entrega de
valores efectivo y cheques a bancos. Esta parte est cubierta por las entregas parciales.

Estructura Base Detalle por medio de pago :

En los ttulos de cabecera se deben realizar los siguientes ajustes:

Eliminar Centro de costo
En lugar de Usuario, colocar Supervisor y el dato extraerlo de la tabla ZAR_012CSUPERVISOR entrando con NCAJA, NSUC, BNAME.
En las columnas de detalle deben realizar los siguientes ajustes:
Adicionar la columna Cajero antes de Tipo Pago. Extraer el valor del campo
ZAR_012C-BNAME.
Adicionar la columna Cdula Cajero. Extraer el valor del campo ZAR_012C-STCD1.
Adicional la columna Ref. Pago despus de Doc.SAP. Extraer el valor del campo
ZAR_012I-NUM_FACT.
Modificar el ttulo Folio/Nro.Doc por Nro.Recibo.
Adicionar la columna Servicio despus de la columna Texto tipo pago. Extraer el valor
del campo BSAD-GSBER del documento de pago. Entrar a la BSAD con ZAR_012IBUKRS, ZAR_012I-BELNR y ZAR_012I-GJAHR
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Al final debe existir un resumen por medio de pago y otro resumen por tipo de servicio incluyendo
una columna Cantidad de transacciones.
Cuando el reporte se emite desde la funcionalidad de Caja, los datos de cajero, supervisor,
supervisor se encuentran en memoria. La seleccin de datos en este caso corresponde a los
recaudos del cajero que tiene la caja abierta.
Si por otro lado este reporte se invoca desde transaccin Z, en los parmetros de entrada se
debe validar que existan o incluir los campos a los parmetros ya existentes (Fecha, Sociedad,
etc):
Sucursal (parameter) Obligatorio
Nro. De Caja (select-options) Obligatorio
SUPERVISOR (select-options) Opcional
Fecha de recaudo (Desde hasta) Obligatorio
La lgica de extraccin de datos debe ser la misma que contiene la funcionalidad de caja por
cajero a excepcin de que se debe ampliar a los parmetros de entrada seleccionados.

2.1 Volumen de Datos

No se tienen considerado las transacciones por este proceso.

2.2 Frecuencia de Ejecucin

A solicitud de usuario supervisor/promotor o rango superior.

2.3 Autorizaciones
Acceso a supervisor/promotor o rango superior.

2.4 Tipo de Procedimiento

En lnea

2.5 Consideraciones Especiales

Este reporte puede generarse a partir de la funcionalidad de Caja o
desde una transaccin Z individual con parmetros de entrada.
El reporte debe tener la posibilidad de generarse en formato PDF sin
necesidad de smartform.

2.6 Procedimientos de Contingencia

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No se tiene definido tipo de procedimiento de contingencia de acuerdo a

las polticas de Colsubsidio.

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3.1 Flujo del Proceso

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3.2 Componentes Requeridos por Tipo de Desarrollo

Componente

Tipo

SAPLZAR_FGRDEUDA
LZAR_FGRDEUDATOP
LZAR_FGRDEUDAUXX

Grupo de Funciones
Include
Include

LZAR_FGRDEUDAU01

Include

ZAR_CONFBOL

Mdulo de Funciones

LZAR_FGRDEUDAU02

Include

ZER_VERBUSQUEDA
LZAR_FGRDEUDAO01
LZAR_FGRDEUDAI01
LZAR_FGRDEUDAO02
LZAR_FGRDEUDAI02
LZAR_FGRDEUDAF01
LZAR_FGRDEUDAF02
LZAR_FGRDEUDAI03
LZAR_FGRDEUDAO03
LZAR_FGRDEUDAI04
ZAR_012C
ZAR_012C
ZAR_012I

Mdulo de Funciones
Include
Include
Include
Include
Include
Include
Include
Include
Include
Transaccin
Tabla
Tabla

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1.0

4. Aprobacin
APROBACIONES
Gerente de proyecto Colsubsidio
Nombre:
Patricia Melo
Cargo:
Gerente de Proyecto
Firma:
Fecha de
Firma:
Gerente de proyecto Neoris

Lder funcional Colsubsidio

Nombre:
Marcela Fajardo
Cargo:
Gestor de Riesgo
Firma:

Firma:

Fecha de
Firma:
Lder Funcional Frente de
Tesorera Neoris
Nombre:
Diana Marcela
Paredes
Cargo:
Lder Funcional
Firma:
Fecha de
Firma:
Usuario experto Colsubsidio
Nombre:
Diego Alejandro
Contreras
Cargo:
Analista Seccin
Medios de pago
Firma:

Fecha de
firma
Usuario Experto Colsubsidio
Nombre:
Carlos Andres Parra

Fecha de
firma
Asesor de Tecnologa
Nombre:
Oscar Gamboa

Cargo:

Cargo:

Nombre:

Alejandro Linares

Cargo:
Gerente de Proyecto
Firma:
Fecha de
Firma:
Lder Funcional Neoris
Nombre:
Carlos Mendoza
Cargo:

Lder Funcional

Revisor Medios de Pago

Firma:

Firma:

Fecha de
Firma
Lder Tcnico Neoris
Nombre:
Abelardo Nuez
Cargo:
Desarrollador
Firma:
Fecha de
Firma

Fecha de
Firma

Asesor de Tecnologa

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