PROCEDIMIENTO DE COMPRAS

1. OBJETIVO
2. ALCANCE
3. DEFINICIONES
3.1.

ORDEN DE COMPRA

3.2.

PROVEEDOR

3.3.

COTIZACIN

3.4.

REQUERIMIENTO DE COMPRA

4. DOCUMENTACION DE REFERENCIA
5. RESPONSABILIDADES
5.1.

GERENTE PROYECTO

5.2.

ANALISTA DE COMPRAS

5.3.

DIRECTOR DE OPERACIONES

5.4.

GERENTE DE FINANZAS

6. CONDICIONES GENERALES
7. METODOLOGA
8. ANEXOS
8.1. FORMATO DE CUADRO COMPARATIVO DE PROVEEDORES
8.2. FORMATO COMPRAS ACUMULADAS
8.3. FORMATO OC

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PROCEDIMIENTO DE COMPRAS

9. CONTROL DE CAMBIOS
10. REVISIN Y APROBACIN
PROCEDIMIENTOS Y/O INSTRUCCIONES DE TRABAJO APLICABLES:

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Control de los Registros:

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PROCEDIMIENTO DE COMPRAS

1. OBJETIVO
El objetivo de este procedimiento es establecer la metodologa y pautas necesarias para
gestionar las compras nacionales en Quanta Services Per.
2. ALCANCE
Este procedimiento aplica a todas las compras de equipos, herramientas, materiales y/o
servicios, de ndole administrativos, operativos u otros similares, realizadas por Quanta
Services Per.
3. DEFINICIONES
3.1.

ORDEN DE COMPRA

Documento que genera el comprador para la adquisicin de determinados equipos,

herramientas, materiales y servicios, el cual indica caractersticas, cantidades,
importe, y condiciones de pago; para ser enviado al proveedor.
3.2.

PROVEEDOR

Persona natural o Jurdica que suministra productos y/o servicios necesarios para un
fin determinado.
3.3.

COTIZACIN

Valoracin de un bien o servicio ofrecido por un tercero.

3.4.

REQUERIMIENTO DE COMPRA

Solicitud ingresada en la Intranet, ante la necesidad de determinado material para un

proyecto.

4. DOCUMENTACION DE REFERENCIA

Procedimiento de Homologaciones GL-PR-HM

5. RESPONSABILIDADES
Es responsabilidad del Coordinador de Logstica velar por el cumplimiento de las
indicaciones expuestas en este procedimiento, as como es responsabilidad de los
usuarios (Analistas, Jefes de Obra) y los Gerentes de Proyecto cumplir con el mismo, a
excepcin de emergencias, como consecuencias de imprevistos en obras.

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PROCEDIMIENTO DE COMPRAS

Ser tomada como emergencia aquel requerimiento del cliente donde el mismo as lo
especifique y este ser documentado como evidencia.

5.1.

5.2.

5.3.

USUARIO

Identifica la necesidad de compra de un material y genera un requerimiento de

compras en la Intranet

Selecciona el cdigo del proyecto, luego la etapa del proyecto la cual ser
cargado los materiales solicitados.

Ingresa la descripcin y cantidad del material a comprar.

Adjunta al requerimiento Valorizacin, Cotizaciones, OC de Cliente.

Puede adjuntar cotizaciones de considerarlo necesario.

Una vez realizado los pasos anteriores en la misma Intranet se procede a

generar el pedido para luego esperar por la aprobacin.

GERENTE PROYECTO

Recibe una notificacin va email con el N de Requerimiento de Compra

generado.

Ingresa al sistema Intranet y visualiza el Requerimiento de Compra.

Valida el Requerimiento de Compra, en base a la revisin del Cdigo del

proyecto y adjuntos (OC del Cliente y Valorizacin)

Revisa la orden de compra y el sustento entregado

Valida la conformidad de la compra.

ANALISTA DE COMPRAS

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PROCEDIMIENTO DE COMPRAS

5.4.

5.5.

Recibe una notificacin va email con el N de Requerimiento de Compra

aprobado

Ingresa al sistema Intranet y revisa el Requerimiento de Compra.

Solicita cotizaciones a Proveedores Homologados y Nuevos. La solicitud se

realiza va email o telefnica. En caso de compras recurrentes, se utiliza el
precio histrico, la cotizacin se encontrar en la carpeta de la red de logstica.

Recibe cotizaciones (mnimo 2 proveedores), va email. Para compras de

activos, materiales, herramientas y equipos con importe mayor a PEN 1,000 el
analista de logstica realizar un anlisis de cotizaciones, considerando los
siguientes parmetros: precio y tiempo de entrega (Formato GL-PR-CL-01)

Genera la Orden de Compra en el Arkasoft.

El sistema Arcasoft enva automticamente la orden de compra.

GERENTE DE OPERACIONES

Revisa la notificacin de Orden de Compra

Verifica la documentacin adjunta (OC, Cliente, Valorizacin, Cuadro de

anlisis de rdenes de Compra)

Valida que se realice la compra.

GERENTE DE FINANZAS

5.6.

Valida que se realice la compra.

GERENTE GENERAL

Valida que se realice la compra.

6. CONDICIONES GENERALES
Los proveedores podrn ser referidos por el cliente, empleados de la empresa u otros
proveedores. Siempre se le dar prioridad a la eleccin de proveedores realizada por el
cliente para determinados materiales o servicios.
El analista de logstica tendr como plazo de atencin de 3 a 7 das hbiles para generar
la orden de compra una vez recibido el requerimiento de materiales va intranet aprobado
por el gerente de proyecto.

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PROCEDIMIENTO DE COMPRAS

En este procedimiento se entender a Compras por la funcin que realiza la compra de

materiales para los proyectos, pudiendo ser llevada a cabo por el rea Administrativa o
una funcin de proyectos designada para ello.
Todo proveedor deber estar homologado por Quanta Services Per S.A.C. a excepcin
en los casos se utilice a un proveedor especifico a un proyecto. Aquella excepcin ser
validada por el gerente general o el gerente de operaciones; sta validacin se adjuntar
en la OC va intranet y quedar evidencia de ello.
Los proveedores homologados debern estar resumidos en la Lista de Proveedores (se
encuentra en la carpeta de Logstica), que contendr la informacin de sus funciones,
contacto, documentacin recibida y aprobaciones de homologacin.
Compras de materiales y servicios realizados con caja chica no estn necesariamente
sujetas a realizarse con un proveedor homologado.
La evaluacin de los subcontratistas se realiza por parte del Departamento de
Operaciones. (No es el check list, es cuando ya se viene trabajando con el contratista)
Para las rdenes de compra de tipo Obra Civil (CW), Implementacin TI y fabricaciones
segn plano; es obligatorio que el usuario solicitante ingrese lo siguiente:
1.- Planos de Proyectos
2.- Metrados considerados para cada etapa de proyecto
3.- Especificaciones tcnicas
4.- BOQ o presupuesto base
5.- Detalle y costo de las partidas
6.- OC del cliente
7.- Ubicacin del sitio (zona rural, zona urbana) fecha de inicio de Obra

7. METODOLOGA
7.1.

El usuario identifica la necesidad de compra de materiales, equipos, herramientas,

servicios administrativos u otros.

7.2.

El usuario ingresar el Requerimiento en la Intranet.

ste contendr de forma detallada las especificaciones, caractersticas y cantidad del
material solicitado.
En caso de que la compra se realice para algn Proyecto de Operaciones deber
adjuntar la OC del Cliente (Telecomunicaciones o Energa), y la Valorizacin del
Proyecto.
Para el caso de EPP y Herramientas deber indicar los datos de la persona a la que
se le asignara la compra.

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PROCEDIMIENTO DE COMPRAS

7.3.

La notificacin para aprobacin de requerimiento ser recibida va email, al jefe

inmediato del usuario solicitante. Para el caso de los proyectos el Gerente de
Proyectos ser la persona a ser notificada va email sobre el Requerimiento.

7.4.

El jefe del usuario solicitante o el gerente de proyecto, ingresara a la Intranet para

realizar la validacin y aprobacin.

7.5.

El Analista de Compras recibe la notificacin de aprobacin de requerimiento va

email, revisara y verificar si se cuenta con los Proveedores Homologados que
suministren el material solicitado con las caractersticas, precios y condiciones
En caso no se cuente con un proveedor para satisfacer la solicitud, un nuevo
proveedor ser buscado, tomando como fuente de bsqueda: internet,
recomendaciones de terceros, catlogos, etc.
Una vez se encuentre el Nuevo Proveedor en el mercado que pueda satisfacer la
solicitud, ste ser homologado segn los criterios de evaluacin que se encuentran
dentro del procedimiento de homologaciones (GL-PR-HM).

7.6.

El Analista de Compras genera la OC a partir de las cotizaciones recibidas o del

preciario establecido.

7.7.

Se realiza la evaluacin de cotizaciones en caso de que sean compras de materiales

no recurrentes, o de materiales, herramientas y equipos cuyo valor supere los PEN
1,000 segn el formato GL-PR-CL-01.

7.8.

El Analista de Compras adjuntar a la OC los documentos de sustento (cotizaciones);

para compras de tipo de obra civil, estructuras metlicas, TI y fabricaciones deber
adjuntarse el correo de aprobacin del presupuesto por parte del solicitante.
Trasladar la OC por medio del sistema intranet para las validaciones respectivas del
Gerente de Proyecto, Gerente de Operaciones, Gerente de Finanzas y Gerente
General.

7.9.

Luego del proceso de validacin, el Analista de Compras enviara la OC con todas las
aprobaciones al Proveedor con copia al usuario solicitante y almacn para la atencin
del material.

7.10.

El Analista de compras, realizar el seguimiento al ingreso de materiales al almacn,

ste control ser va email o por telfono.
Una vez que ingrese el material al almacn y realice el registro de los materiales, el
proceso de compras habr terminado.

7.11.

Luego de ser atendida la orden de compra se realizara una evaluacin para asegurar
que las expectativas apuntadas inicialmente se mantengan a lo largo del tiempo. De
esta manera, deber efectuarse una evaluacin continuada para asegurarse de que el
proveedor cumple los requisitos establecidos de forma permanente.

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PROCEDIMIENTO DE COMPRAS

7.12.

7.13.

El primer paso para realizar la evaluacin de proveedores es definir los criterios que
van a ser tenidos en cuenta. La evaluacin debe incluir los siguientes criterios:

Calidad de los suministros. Con este criterio se mide el nivel de

cumplimiento por parte del proveedor de las especificaciones definidas por la
empresa, es decir, hasta qu punto ha suministrado exactamente lo que se le
haba solicitado. Para evaluar la calidad de los suministros, se tienen en
cuenta los resultados de los controles de recepcin y las posibles incidencias
que el producto suministrado haya podido generar en el proceso de
produccin.

Fiabilidad del plazo de los suministros. Se mide el grado de cumplimiento

por parte del proveedor de los plazos de entrega fijados. Este criterio es
importante en algunos casos, porque un retraso en una entrega de materia
prima puede hacer parar el proceso productivo.

Flexibilidad del proveedor. Este criterio refleja el grado de adaptacin del

proveedor a las necesidades de la empresa. Por ejemplo, la capacidad de
reaccin ante un pedido urgente que no estaba previsto.

Fiabilidad de la informacin. Aqu se valora la relacin administrativa con el

proveedor: la calidad de sus ofertas, la fiabilidad de sus albaranes y facturas,
el cumplimiento de plazos en la facturacin.

Competitividad. Nivel de precios. Este criterio tiene en cuenta la relacin

entre el precio de los productos suministrados por el proveedor y su calidad,
as como la comparacin entre el precio del proveedor y los del resto de
proveedores. No se trata de valorar mejor al proveedor ms barato, sino a
aquel que tenga una mejor relacin calidad-precio dentro del mercado.

Una vez definidos los criterios que van a tenerse en cuenta a la hora de evaluar a los
proveedores, es necesario darles un peso a cada uno de ellos, ya que no todos los
criterios tienen la misma importancia para cada empresa. La ponderacin es la
siguiente:
Calidad suministros

50%

Fiabilidad suministros

20%

Flexibilidad proveedor

20%

Flexibilidad informacin

5%

Competitividad

5%

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Puntuacin 5. Cuando no se ha detectado ningn incumplimiento de

especificaciones en el perodo evaluado.

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PROCEDIMIENTO DE COMPRAS

7.14.

Puntuacin 4. Cuando los incumplimientos de especificaciones estn entre el

1% y el 2% de las cantidades suministradas.

Puntuacin 3. Cuando los incumplimientos de especificaciones estn entre el

3% y el 5% de las cantidades suministradas.

Puntuacin 2. Cuando los incumplimientos de especificaciones estn entre el

6% y el 10% de las cantidades suministradas.

Puntuacin 1. Cuando los incumplimientos de especificaciones estn entre el

11% y el 20% de las cantidades suministradas.

Puntuacin 0. Cuando los incumplimientos de especificaciones superan el

20% de las cantidades suministradas.

Por ltimo se emite un cuadro de registro con la evaluacin del proveedor con el
formato Ficha de Evaluacin de Proveedor.

8. ANEXOS
8.1.

EVALUACIN DE COTIZACIONES
GL-PR-CL-01

8.2.

FORMATO OC (formato digital)

GL-PR-CL-02

8.3.

FORMATO DE FICHA DE EVALUACIN DE PROVEEDOR

GL-PR-CL-03

9. CONTROL DE CAMBIOS
Revisin

Fecha

00

07/08/2015

Descripcin
Elaboracin
del documento

Elaborado por:

Revisado por:

Aprobado por:

Ricardo Rueda

Christiam Arias

Placido Valds

10. REVISIN Y APROBACIN

ELABORO:
CLAUDIA CISNEROS
GL-PR-CL
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Versin 00

REVIS:
RICARDO RUEDA
07/08/2015

APROB:
PLACIDO VALDES

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PROCEDIMIENTO DE COMPRAS

CARGO:
COORDINADOR DE
LOGSTICA

GL-PR-CL
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Versin 00

CARGO:
COORDINADOR DE HSEQ

07/08/2015

CARGO:
GERENTE GENERAL

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