UNIN EUROPEA

REPBLICA DE COLOMBIA

PROYECTO SISTEMA NACIONAL DE

CAPACITACIN MUNICIPAL
COMPONENTE DOCUMENTACIN E INFORMACIN MUNICIPAL Y
OBSERVATORIO DE POLTICAS PBLICAS LOCALES

OBSERVATORIOS DE POLTICAS PBLICAS:

FORMULACIN DE INDICADORES PARA EL
SEGUIMIENTO AL PLAN DE ACCIN
(Documento para discusin)
Elaborado por: Myriam Mercedes Castilla

Bogot, abril de 2002

F E D E R A C I N C O L O M B I A N A D E
M U N IC IP IO S

P R O Y E C T O S IS TE M A N A C IO N A L D E
C A P A C I TA C I N M U N I C I P A L

E S C U E L A S U P E R IO R D E
A D M IN IS T R A C I N P B L IC A

TABLA DE CONTENIDO
COMPONENTE DOCUMENTACIN E INFORMACIN MUNICIPAL Y ................ 1
1 PRESENTACIN ............................................................................................. 3
2 CONTENIDO.................................................................................................... 6
2.1
Qu es el seguimiento? ............................................................................ 6
2.2
Objetivos del seguimiento al Plan de Accin ............................................ 6
2.3
Cmo se hace? ......................................................................................... 6
3 BIBLIOGRAFA .............................................................................................. 11
4 ANEXO 1. Ejemplos de indicadores de seguimiento al plan de accin.......... 12

Formulacin de indicadores para el seguimiento del plan de accin

FORMULACIN DE INDICADORES PARA EL SEGUIMIENTO

DEL PLAN DE ACCIN
1

PRESENTACIN

El Proyecto Sistema Nacional de Capacitacin Municipal, est soportado por el

convenio de financiacin entre la Unin Europea y la Repblica de Colombia
firmado en febrero de 1998 (Col/B7-3010/IB/95/158), e inici actividades en
febrero de 2.000 con un horizonte de ejecucin de cuatro aos a partir de dicho
momento.
As, el convenio nace como una alianza estratgica entre Colombia y la Unin
Europea, con el propsito de contribuir a la preparacin de los funcionarios
municipales, comunidades y dems agentes del desarrollo territorial para asumir
las responsabilidades asignadas por la Constitucin de 1991 y, dotarlos de
herramientas gerenciales, caso esta gua, necesarias para actuar en la nueva
dinmica entre los gobiernos locales y la sociedad civil, afianzando el proceso de
descentralizacin en marcha.
Es as como el Proyecto busca lograr el mejoramiento de la administracin
municipal; racionalizar la oferta de capacitacin; mejorar la coordinacin inter e
intrainstitucional de capacitacin e informacin armonizando demanda y oferta;
mejorar las condiciones bsicas de gestin, administracin, institucionalizacin, y
participacin democrtica; desarrollar el sistema de capacitacin en las reas de
gestin local, administracin de proyectos, finanzas municipales, gobernabilidad,
normatividad y medio ambiente; mejorar el sistema de documentacin e
informacin municipal en todos los niveles; fomentar una participacin equitativa
en el proceso de descentralizacin y, considerar las formas asociativas a partir del
anlisis del territorio.
En este orden de ideas, es parte de la estrategia del proyecto capitalizar las
experiencias, el intercambio y transferencia de conocimientos, metodologas e
instrumentos generados por entidades pblicas y privadas, as como por proyectos
anlogos con agencias de cooperacin nacionales e internacionales. La
posibilidad de profundizar y de generar sostenibilidad en el Proyecto Sistema
Nacional de Capacitacin Municipal depende, entre otros factores, de ste
intercambio.
Por todo lo anterior, el convenio defini los siguientes componentes, cada uno de
los cuales determina una lnea de accin encaminada a alcanzar los objetivos
propuestos en el convenio:

El Sistema Nacional de Capacitacin Municipal continuada,

Formulacin de indicadores para el seguimiento del plan de accin

Documentacin e Informacin Municipal y Observatorio de Polticas Pblicas

Locales;
Maestra en Desarrollo y Gestin Local;
Fortalecimiento de la Federacin Colombiana de Municipios.

Resultado de las actividades desarrolladas en cada componente, en especial el de

Documentacin e Informacin y OPPL y, recogiendo las experiencias en cada uno
de los talleres realizados con los equipos de gobierno de los municipios en los
cuales el Proyecto est realizando sus actividades, se construyeron una serie de
documentos metodolgicos los cuales se ponen a disposicin de todos los entes
locales.
Estos documentos llamados Guas estn estructurados de tal forma que
permitan a los interesados, generar procesos y procedimientos consistentes al
interior de las administraciones locales para construir instrumentos estratgicos
que fortalezcan la toma de decisiones y, de esta forma, focalizar de manera
ptima los proyectos que permitan la reactivacin econmica y social de las
comunidades, estimulando su participacin en la gestin pblica.
Por lo tanto, las guas que se presentan a continuacin constituyen herramientas
gerenciales para los gobernantes municipales, sus equipos de gobierno,
funcionarios y sociedad civil interesados en los temas de la gestin local. En stas,
adems de contener aspectos metodolgicos robustos para su formulacin, se
brindan los instrumentos para su operacionalizacin. El paquete de Guas estn
completamente interrelacionadas de tal forma que cada una se constituye en un
prerrequisito para la otra, garantizando la implantacin de procesos que con un
nfasis en la prctica construya sentido de pertenencia y, por lo tanto, garantice
sostenibilidad.
1. Gua Conceptos de Gestin Pblica Local
2. Gua para la Armonizacin de los Planes de Desarrollo Departamental y
Municipal.
3. Gua para la Formulacin del Plan de Accin Municipal.
4. Gua para la Formulacin del Plan Operativo Anual de Inversiones.
5. Gua para la Formulacin de Indicadores para el Seguimiento al Plan
de Accin.
6. Gua para la Formulacin de Indicadores para la Evaluacin del Plan de
Desarrollo Municipal.
7. Gua para la Identificacin de la Informacin Estratgica para la Gestin
Municipal.
8. Gua para la Elaboracin del Informe de Gestin Municipal.
Estas guas se ofrecen en las Escuelas de Gobierno apoyadas por el Proyecto
Sistema Nacional de Capacitacin, a travs de seminarios - taller a grupos de
municipios de una misma regin o departamento, complementado con un
acompaamiento por parte de las gobernaciones y de la ESAP. Igualmente estn
disponibles en nuestro WebSite: www.sncm.org.co.
Formulacin de indicadores para el seguimiento del plan de accin

La Gua para la Formulacin de Indicadores para el Seguimiento al Plan de

Accin que corresponde a este documento, contiene las bases conceptuales y
metodolgicas para la formulacin de los indicadores de seguimiento al Plan de
Accin.
Su objetivo es unificar, al interior de las Escuelas de Gobierno del Proyecto
Sistema Nacional de Capacitacin Municipal, los conceptos bsicos e
instrumentos para la formulacin de indicadores de seguimiento.

Formulacin de indicadores para el seguimiento del plan de accin

2
2.1

CONTENIDO
Qu es el seguimiento?

Es la revisin continua y peridica de la ejecucin del Plan de Accin, para

asegurar que los calendarios de trabajo, los resultados a obtener y las acciones
requeridas, procedan de acuerdo con el mismo. Est orientado a establecer, sobre
la marcha, el avance fsico y financiero de cada uno de los proyectos y/o
actividades previstas, hasta la obtencin de los productos y resultados.
El seguimiento es de tipo cuantitativo. Permite medir i) los niveles de avance fsico
y financiero de los proyectos y programas y ii) el logro de las metas programadas.
Los principales usuarios de la informacin generada a partir del seguimiento son el
Alcalde Municipal, los Secretarios de Planeacin y Hacienda y el Consejo de
Gobierno.
2.2

Objetivos de hacer seguimiento al Plan de Accin

Las razones para hacer seguimiento al Plan de Accin se sintetizan de la siguiente

manera:
Apoyar a las dependencias ejecutoras de programas, proyectos y/o acciones, a
conocer los avances logrados en los programas y proyectos, a nivel de
productos intermedios y finales.
Permitir la autoevaluacin, es decir, la obtencin de informacin sobre lo que
se hace y lo que se obtiene, con el fin de hacerlo mejor.
Proporcionar al equipo de gobierno, mandos medios y dems niveles de la
administracin local, la informacin necesaria y oportuna para controlar la
gestin de los programas y proyectos1.
Generar informes peridicos para permitir el anlisis del avance logrado en
trminos de actividades realizadas y productos obtenidos.
Facilitar la rendicin de cuentas y presentacin de informes ante las instancias
pertinentes, sobre la gestin de los programas y proyectos
2.3

Cmo se hace?

Inicialmente, la administracin municipal define los indicadores que utilizar para

determinar el avance de su gestin y realiza la especificacin de los mismos; para

Informacin para mantener, ajustar, redireccionar o cambiar las polticas y/o estrategias en la ejecucin del Plan de Accin.

Formulacin de indicadores para el seguimiento del plan de accin

lo cual se puede usar el formato descrito en la Gua para la Formulacin de

Indicadores de Evaluacin del Plan de Desarrollo.
En el Anexo 1 se presentan algunos ejemplos de indicadores de seguimiento y de
su correcta especificacin. Las administraciones municipales pueden utilizarlos en
su totalidad o escoger algunos de ellos teniendo en cuenta los criterios para la
seleccin de indicadores. Ver Gua para la Formulacin de Indicadores.
Para realizar seguimiento a un Plan de Accin, cmo mnimo se utilizan los
indicadores de seguimiento fsico y financiero.
Una vez seleccionados los indicadores se utilizan el Plan de Accin y el POAI
como los instrumentos a los que se hace seguimiento2.
A continuacin se presenta un ejemplo de la manera como el municipio Los
Angeles calcula sus indicadores de seguimiento (Anexos 6, 7 y 8).
Los Angeles utiliza los indicadores de Avance Fsico, Avance Financiero y
Relacin Ejecucin/Inversin. La especificacin de sus indicadores se encuentra
en el Anexo 2.
El seguimiento al Plan de Accin se realiza en tres momentos3: i) seguimiento a
los proyectos, ii) seguimiento a los programas y iii) seguimiento al sector. Los
formatos que utiliza como gua se encuentran en los Anexos 3, 4 y 5.
Plan de Accin Sector Desarrollo Social Municipio Los Angeles

Las actividades, proyectos y programas del Plan de Accin deben estar ponderadas de acuerdo
con los criterios definidos por el Alcalde Municipal. Ver Gua para la Formulacin del Plan de
Accin.

Formulacin de indicadores para el seguimiento del plan de accin

El sector al cual se le realiza seguimiento es Desarrollo Social. A continuacin se

presenta la estructura del Plan de Accin para dicho sector.

i) seguimiento a proyectos
El primer paso es trasladar del Plan de Accin y del POAI, al formato de
seguimiento (Anexo 3), la informacin sobre el proyecto: nombre, meta,
actividades, presupuesto por actividad, ponderacin del presupuesto, producto
esperado y la ponderacin de las actividades.

En segundo lugar, se determina el estado actual de ejecucin de los recursos y de

los productos obtenidos

La estructura del Plan de Accin del municipio, determina los momentos del seguimiento.

Formulacin de indicadores para el seguimiento del plan de accin

Luego, mediante el uso de indicadores, se mide el avance fsico y financiero del

proyecto, en trminos del cumplimiento de productos.
Avance fsico acumulado
Se toma el porcentaje de cumplimiento de la actividad y se multiplica por la
ponderacin asignada. Si una actividad se cumple totalmente (100%) y aporta al
cumplimiento del proyecto un 20% (ponderacin asignada), quiere decir que el
valor del indicador para dicho perodo es 20%.
Un cumplimiento parcial de la actividad (por ejemplo del 60%) aportar menos del
20% al cumplimiento del plan. Aplicando una regla de tres simple:
Avance fsico ponderado = 60% X 20% / 100% = 12%
El avance fsico, habindose ejecutado el 60% de la actividad es del 12%.
Siguiendo el ejemplo del municipio Los Angeles. La primera actividad es
inscripcin. El producto obtenido, en el cuarto trimestre, son 119 adultos inscritos y
el producto esperado es 150 adultos inscritos. La ponderacin de la actividad es
10%.
El avance fsico ponderado de la actividad para el cuarto trimestre es 7.9%
resultante de la siguiente operacin aritmtica: 119/150 X 10 = 7.9%
El avance fsico del proyecto resulta de la suma aritmtica del avance fsico
ponderado de cada actividad. Para su interpretacin se usa la matriz de
formulacin de indicadores (Anexo 2), en la cual se estableci la escala de
calificaciones.
El proyecto centro da tuvo una ejecucin de 84.5%, lo cual indica que fue buena
la gestin realizada.
Formulacin de indicadores para el seguimiento del plan de accin

Avance fnanciero acumulado

La forma de clculo es igual que para el avance fsico: se toma el porcentaje de
ejecucin financiera de la actividad y se multiplica por la ponderacin asignada4.
Siguiendo el ejemplo del municipio Los Angeles. La tercera actividad, asistencia
gerontolgico tiene un presupuesto de $10.000.000 y una ponderacin de 65%. En
el cuarto trimestre ya se haban ejecutado todo el presupuesto.
El avance financiero ponderado de la actividad para el cuarto trimestre es 65%
resultante de la siguiente operacin aritmtica:
$ 10.000.000/$10.000.000 X 65% = 65%
El avance financiero del proyecto resulta de la suma aritmtica del avance
financiero ponderado de cada actividad. Para su interpretacin se usa la matriz de
formulacin de indicadores (Anexo 2), en la cual se estableci la escala de
calificaciones.
El proyecto centro da tuvo una ejecucin financiera del 106%, lo cual indica que
se gastaron ms recursos de lo previsto . Dado que en la escala de calificacin no
se contempl este rango no es posible interpretar el resultado.
Relacin ejecucin inversin
Este ndice se calcula utilizando los indicadores de avance fsico y avance
financiero. En el ejemplo del proyecto Centro Da del municipio Los Angeles. Este
indicador se puede calcular para cada actividad.
A manera de ejemplo se calcula para todo el proyecto. El avance fsico total es de
84.5% y el avance financiero de 106%. La relacin es de 0.8. De acuerdo con las
matriz de formulacin de indicadores se considera insuficiente.
El ejercicio de seguimiento al proyecto adultos mayores, desarrollado para los
cuatro trimestres se encuentra en el Anexo 7.
ii) Seguimiento a programas y sectores
De igual manera que en el caso de los proyectos, se diligencia el formato de
seguimiento para programas (Anexo4). En el se relacionan los proyectos que
componen el programa y sus respectivas previsiones.

La ponderacin asignada a las actividades de acuerdo con los recursos financieros con que cuenta
puede diferir de la ponderacin asignada a las actividades de acuerdo con su importancia para el
logro de la meta del proyecto.

Formulacin de indicadores para el seguimiento del plan de accin

10

Luego, se diligencia el estado actual de ejecucin de los recursos y de los

productos obtenidos. Esta informacin se extrae del formato de seguimiento a
proyectos.
Utilizando los indicadores de seguimiento, se mide el avance fsico y financiero del
Programa, en trminos de cumplimiento del producto.
Agregando la informacin del formato de programas se diligencia el formato para
seguimiento de sectores (Anexo 5) y el procedimiento para el clculo de los
indicadores de seguimiento y evaluacin se realiza de la misma forma que en los
casos precedentes.
3

BIBLIOGRAFA

CASTILLA M. (2001). Identificacin de informacin estratgica municipal. Elaborado

para Proyecto Sistema Nacional de Capacitacin Municipal.
CIFUENTES A. (1998). Metodologa para el desarrollo de sistemas de informacin
estratgicos. Policopiado.
DANE (2001). Indicadores estratgicos en entidades territoriales: criterios para su
conceptualizacin, diseo, anlisis e interpretacin.

Formulacin de indicadores para el seguimiento del plan de accin

11

4
Nombre

ANEXO 1. Ejemplos de indicadores de seguimiento al plan de accin

Objetivo

Variables

Frmula

Cumplimiento
metas

Medir el nivel de
ejecucin
del
proyecto

Metas alcanzadas a la
fecha
Metas programadas a
la fecha

Metas alcanzadas a la fecha X

100 / Metas programadas a la
fecha

Cumplimiento
financiero

Medir el nivel de
ejecucin
del
proyecto

Recursos invertidos
Recursos programados

Recursos invertidos X
Recursos programados

Cumplimiento metas
Cumplimiento
financiero
Fecha
efectiva
de
obtencin del producto
Ffecha
programada
obtencin productos

Cumplimiento metas /
Cumplimiento financiero
Fecha efectiva de obtencin del
producto fecha programada
obtencin productos

das

Relacin
ejecucin
inversin
Desviacin en
tiempo
de
ejecucin

Cuantificar
la
desviacin entre
el
cronograma
previsto y el
tiempo efectivo
de ejecucin

100

Unidad
medida
%

Indice

Interpretacin
Evala
la
cantidad
de
metas
alcanzadas .
Determina si el proyecto est
cumpliendo con los propsitos de la
administracin local.
Evala la cantidad
desembolsados.

de

recursos

Parmetros de
comparacin
Plan de accin del
programa
Histricos de ejecucin

Plan de accin del

programa
Histricos de ejecucin

Eficiencia en el uso de los recursos

Se considera eficiente la gestin con
una desviacin menor a 15 das. Si se
presenta una reduccin del plazo
superior a 15 das se califica como
sobresaliente y con un retraso superior
a 15 das da lugar a una calificacin
deficiente
Determina la diferencia entre las
metas programadas y las alcanzadas.
Evala el cumplimiento del os
propsitos del proyecto y de la
administracin local.

De acuerdo con lineamientos

del plan de accin del
programa. Se propone:
0-59% deficiente
60- 70% aceptable
71-85% satisfactorio
Ms de 86% sobresaliente
De acuerdo con lineamientos
del plan de accin del
programa. Se propone:
0-59% deficiente
60- 70% aceptable
71-85% satisfactorio
Ms de 86% sobresaliente
Menor que uno Insuficiente
Igual que uno satisfactorio
Mayor que uno sobresaliente

Desviacin
metas

Medir
la
desviacin
en
cumplimiento de
compromisos

Metas alcanzadas a la
fecha
Metas programadas a
la fecha

(Metas alcanzadas a la fecha Metas programadas a la fecha) X

100 / Metas programadas a la
fecha

Desviacin
ejecucin
financiera

Medir
la
desviacin en el
cumplimiento de
compromisos
adquiridos por el
ejecutor

Valor
ejecucin
financiera a la fecha
Valor
ejecucin
financiera programada
a la fecha

(Valor ejecucin financiera a la

fecha Valor ejecucin financiera
programada a la fecha) X 100 /
Valor
ejecucin
financiera
programada a la fecha

Determina la
diferencia entre
la
programacin financiera y el uso de los
recursos.

Histricos de ejecucin

Porcentaje de
cofinanciacin

Caracterizar
proyecto.

Valor cofinanciacin
Valor inversin total

Valor cofinanciacin
Valor inversin total

X 100 /

Plan
de
programa

Cumplimiento
financiero Plan
de accin

Determinar
la
correspondencia
entre
lo
planeado en el
Presupuesto de
inversiones y lo
programado en
el POAI
Determinar
importancia
relativa
programas

Valor asignado al programa

dentro del POAI /Valor asignado
al programa en e presupuesto

Determina el porcentaje de inversin

que es asumida por entidades
diferentes a la administracin local .
Indica el grado de cumplimiento de la
programacin de recursos

Volumen de recursos asignados a

cada programa X 100 /Total
recursos asignados

Importancia relativa de programas

basada en proporcin de recursos
asignados

N.A

N.A

Volumen de recursos asignados

segn grupo poblacional X 100 /
Total recursos asignados

Importancia
asignada
poblacionales

N.A.

N.A.

Distribucin
recursos segn
programa
Distribucin
inversin por
grupo
poblacional

un

Establecer
orientacin
atencin grupos
vulnerables,
etnias y gnero

Valor
asignado
programa dentro
POAI
Valor
asignado
programa
en
presupuesto

al
del

Plan de accin del

programa
Histricos de ejecucin

Escala calificacin

al
e

Volumen de recursos
asignados
a
cada
programa
Total
recursos
asignados
Volumen de recursos
asignados segn grupo
poblacional
Total
recursos
asignados

Formulacin de indicadores para el seguimiento del plan de accin

grupos

accin

De acuerdo con lineamientos

del plan de accin del
programa. Se propone:
< - 40% deficiente
- 20 a 39% aceptable
- 10 a 19% satisfactorio
0 a 9% sobresaliente
De acuerdo con lineamientos
del plan de accin del
programa. Se propone:
< - 40% deficiente
- 20 a 39% aceptable
- 10 a 19% satisfactorio
0 a 9% sobresaliente
De acuerdo con lineamientos
del plan de accin del
programa.
Igual a 1 sobresaliente
Mayor que uno el programa
recibi ms recursos que lo
planeado
Menor que uno el programa
recibi menos recursos que
lo planeado

Programa a que
aplica
Todos

Observaciones
Los resultados obtenidos
sealan prioridades de
atencin en correccin de
retrasos.

Todos

Los resultados obtenidos

sealan prioridades de
atencin en correccin de
retrasos.

Todos

Los resultados obtenidos

sealan prioridades de
atencin

Los resultados obtenidos

sealan prioridades de
atencin en correccin de
retrasos.

Los resultados obtenidos

sealan prioridades de
atencin en correccin de
adelantos o retrasos.

12

ANEXO 2. MATRIZ DE FORMULACIN DE INDICADORES PARA EL SEGUIMIENTO AL PLAN DE ACCIN

Formulacin de indicadores para el seguimiento del plan de accin

13

ANEXO 3. FORMATO SEGUIMIENTO A PROYECTOS

Formulacin de indicadores para el seguimiento del plan de accin

14

ANEXO 4. FORMATO PARA EL SEGUIMIENTO DE PROGRAMAS

Formulacin de indicadores para el seguimiento del plan de accin

15

ANEXO 5. FORMATO PARA EL SEGUIMIENTO A SECTORES

Formulacin de indicadores para el seguimiento del plan de accin

16

ANEXO 6. SEGUIMIENTO PROYECTO CENTRO DA MUNICIPIO LOS ANGELES

Formulacin de indicadores para el seguimiento del plan de accin

17

ANEXO 7. SEGUIMIENTO PROGRAMA ADULTOS MAYORES MUNICIPIO LOS ANGELES

Formulacin de indicadores para el seguimiento del plan de accin

18

ANEXO 8. SEGUIMIENTO AL SECTOR DESARROLLO SOCIAL MUNICIPIO LOS ANGELES

Formulacin de indicadores para el seguimiento del plan de accin

19