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UNIVERSIDADNACIONALAUTNOMADEMXICO

FACULTADDEINGENIERA
SECRETARAADMINISTRATIVA

COORDINACINDEASIGNACINYCONTROL
PRESUPUESTALY
DELSISTEMADEGESTINDELACALIDAD

PONENCIA
XVICONGRESOINTERNACIONALDECALIDADPARA
MiPyMEs2012
Lacalidadcomounavisindelargoplazo
Caso:
UNAM,FacultaddeIngeniera

Muy buenas tardes. El da de hoy tengo el gusto de


presentar ante ustedes el trabajo que la UNAM ha
desplegado, desde hace varios aos, orientado a
implementar modelos de calidad, que permitan que las
diversas Entidades y Dependencias que la conforman
trabajen bajo esquemas de mejora continua tendientes a
lograr el trnsito de una organizacin en donde la
duplicacindefunciones,losretrabajos,eldesperdicioson
el da a da hacia una organizacin administrada bajo
principios de eficiencia y eficacia, de transparencia y de
rendicindecuentas.

LaUNAMhatenidosiempreuncompromisoineludiblecon
elpas.Comosesabe,paraalgunaspersonaslaUniversidad
hasidolaprimera,yaveceslanicaopcin,paramejorar
lascondicionesdevidadelamayorpartedelapoblacin.Es
decir,tenemoslaconviccindequelosrecursosasignadosa
laUNAM,debenserusadosdemaneraptimaybuscando
entonces, que las estrategias que se desplieguen para su
administracinygestin,estndiseadasbajolosprincipios
quelaadministracinporcalidadbrinda.

Como es sabido, los recursos con los que trabaja la


Institucin, en un alto porcentaje, provienen del subsidio
que otorga el gobierno federal y el cual ascendi, para el
ao 2012, a poco ms de 28 mil millones de pesos que
sumado a los ingresos propios que la Institucin genera,
permiticontarconuningresototaldepocomsde31mil

millonesdepesos.Porello,laspersonasalasquenostoca
disear, ejecutar y operar soluciones de mejora estamos
obligadasacomprometernosconlavisininstitucionalque
lleva, a final de cuentas, a tener que entregar buenas
cuentasalasociedad.

Es claro, que los resultados en esta materia son derivados


delasreasdeinfluenciaydeatencinquetienencadauna
delasfuncionessustantivasdelaUNAM,lase,laDocencia,
la Investigacin y la Difusin de la Cultura. Por ello, gran
cantidad de programas acadmicos estn acreditados ante
organismos nacionales y extranjeros. Tal es el caso, por
ejemplo, de la Facultad de Medicina Veterinaria y
Zootecnia la cual est certificada por la Asociacin
Americana de Medicina Veterinaria (AMVA) tanto en sus
procesos sustantivos como en sus procesos de apoyo o la
Facultad de Ingeniera, la cual logr, por segunda vez
consecutiva, la acreditacin de sus 12 programas
acadmicos ante el Consejo de Acreditacin de la
EnseanzadelaIngenieraA.C.(CACEI)

Areservadeloimportantequeesloanterior,elmbitoque
hoynosinteresaexponeraustedeseselreferentealdela
gestinadministrativayaqueenesterubroesendondela
UNAM ha desplegado estrategias de orden institucional,
logrando adoptar cabalmente, una visin sistmica de la
calidad. Es decir, el proceso a travs del cual las reas
administrativas, llamadas en la UNAM Secretaras

AdministrativasoJefaturasdeUnidadAdministrativa,delas
130 entidades y dependencias universitarias de la UNAM
estn certificadas bajo la Norma ISO 9001:2008 en la
Gestin y ejecucin de los servicios administrativos
aplicablesalosprocesosbsicosdePersonal,Presupuesto,
BienesySuministrosyServiciosGenerales.Conello,hemos
demostradolacapacidadparaimplementarymantenerun
SistemadeGestindelaCalidadbajolaNormaISO.

Por supuesto, que en sus orgenes el proyecto tena un


objetivo muy modesto: buscaba tan solo la Certificacin
Administrativayaqueesperaba,almenoslanormalizacin
delosprocesosadministrativosqueeranrealizadosporlas
reasadministrativas.

Con el conocimiento adquirido, se despleg para la


Institucin una ventana de oportunidades que la llev a
entender, que la meta poda ser mucho ms audaz que la
sola simplificacin de trmites y procesos administrativos.
As, de aquellos esfuerzos desvinculados de bsqueda de
modelos de aseguramiento de calidad de los aos 90, se
pas a esquemas que incluan en los planes de desarrollo
rectorales, programas estratgicos tendientes a buscar la
normalizacindelosprocesosadministrativosqueatravs
delneasestratgicasdeaccin,lespermitieranadherirsea
esquemas de estandarizacin, certificacin y muy
recientemente,deevaluacindeldesempeoparaconello
satisfacer las necesidades de nuestros usuarios,
cumpliendo con la normatividad aplicable a travs de la

mejoracontinuadelosProcesosdelSistemadeGestinde
la Calidad y cumplir con el mandato de hacer un uso
ptimoyeficientedelosrecursosfinancieros,materialesy
humanosdelasUNAM.

AsdesdelagestindelRectordelaFuentehastaelPlande
Desarrollo 20112015 de nuestro actual Rector el doctor
Jos Narro Robles, se le ha dado una importancia toral a
esteproceso.

ElcompromisodelaDireccinestabaorientadoafacilitary
brindartodoelsoporteparaquelaUNAMcontaraconuna
nueva organizacin administrativa que estuviera al servicio
de la tarea acadmica buscando la simplificacin de los
trmites y procesos administrativos, impulsando esquemas
dedescentralizacinydesconcentracin,profesionalizando
alosfuncionariosyalpersonaladministrativodelamisma.
LadependenciadelaAdministracinCentralresponsablede
ejecutarestemandatofuelaDireccinGeneraldeServicios
Administrativos y cuyo Director General, a la postre se
erigira, en el Representante de la Direccin de nuestro
SGC.

Enestemarco,laSecretaraAdministrativadelaFacultadde
Ingeniera emprendi el inicio de su proyecto de calidad,
peronofue,sinohastalallegadadelactualtitularqueeste
esfuerzoseestructurenproyectosestratgicossealados
delosPlanesdeDesarrolloanterioryactualdelMtro.Jos
GonzaloGuerreroZepeda.


ElmarcoenelqueelSistemadeGestindelaFacultadde
Ingenierasedebadesenvolvereraaquelquecontemplaba
una tendencia general hacia la automatizacin de los
servicios administrativos, buscando que tuvieran como
condicionesinherentes:

Calidad,comolamaneraatravsdelacualsesatisfagande
manera natural las necesidades y expectativas de la
comunidad; que fueran simplificados , para facilitar los
apoyos que merece la comunidad para dedicar la mayor
atencin a las labores sustantivas de la entidad; esbeltos,
para que bajo el principio de poka yoke sean diseados,
desde su origen, robustos, amigables y asequibles para
todos los miembros de la comunidad; que garanticen la
transparenciayrendicindecuentasparaelevar,internay
externamente, los niveles de confianza; que sean
sustentables, evitando el uso de papel y disminuyendo el
consumo de energa; que haga un uso extensivo de los
recursos tecnolgicos disponibles; que valoren la
pertinencia de la inclusin de alumnos en todo proyecto a
emprender; as como que sean desarrollados bajos
principiosdeticayresponsabilidadsocial.

Derivadodeesto,laSecretaraAdministrativadelaFacultad
de Ingeniera model su esquema de trabajo con cuatro
lneasbsicasdeaccin:

1. El enfoque a procesos, aplicacin en piso de ste,


permitiendo con ello un perfecto conocimiento de la
secuencia e interaccin de los procesos, la definicin
de clientes, clientes internos y partes interesadas en
nuestros trmites y servicios orientados hacia el
cumplimiento de requisitos y satisfaccin de las
necesidadesexplcitaseimplcitasdenuestrosclientes.
2. Toma de decisiones basada en hechos, a travs de lo
cual se privilegia la generacin de informacin, datos,
estadsticas,indicadores,etc.,quepermitanlatomade
decisionesparaladefinicindelineamientos,polticas
ynormasconestavisindecalidad.
3. La sistematizacin de los trmites y servicios
administrativos teniendo como base el uso de las
tecnologas de informacin, privilegiando los valores
antessealados.
4. Las organizaciones modernas pueden hacer mejoras
sustantivas en la calidad y nivel de atencin de sus
clientesatravsdedosgrandesesquemas:lainversin
en tecnologa para el desarrollo de la competitividad
y/oatravslamejoradelosprocesosadministrativos
bajoesquemasdemejoracontinuaenlacalidadenel
servicio, sta ltima el esquema abordado por esta
SecretaraAdministrativaparaellogrodesuSGC.

AdemsdelclarocompromisodelaDireccinporlacalidad,
delaparticipacinplenaycomprometidadelpersonalque
sustenta el sistema, del slido sistema de gestin de

calidad con el que se cuenta y que ha sido sometido a la


certificacin y recertificacin por parte del organismo de
certificacin, Instituto Mexicano de Normalizacin y
Certificacin A.C. (IMNC), el SGC de la Facultad de
Ingeniera, utiliz y potenci cualidades que le son
inherentes. Es decir, de sus carreras, de sus filas, de sus
estudiantes contamos con la materia prima que permiti,
atrevernos a alcanzar aquella meta audaz ya propuesta y
llevar al SGC de la Secretaria Administrativa de la Facultad
deIngeniera,haciaunmodeloqueutilizara,porsupuesto
la filosofa y principios de la normatividad ISO, de la
administracin por calidad pero de manera primordial las
tecnologas de informacin (TICs) para el desarrollo de
soluciones y sistemas, que atendieran las necesidades de
nuestrosusuarios:

El uso intensivo de las TIC`s nos permiti imaginar y


poder crear, de manera real, un ambiente de
colaboracin basado en el uso de sistemas
informticos y en donde a travs de la estructuracin
de un slido ncleo de desarrollo, generar bases de
datos centralizadas relacionales, ptimas y que
interactan de manera gil y flexible, a fin de poder
brindar soluciones para toda demanda de servicios y
atencindetrmites.

Este diseo de nuestra plataforma informtica nos ha


permitido adems, poder hacer un uso extensivo de
todaslasbasesdedatosdeinformacininstitucionales

delaUNAMatravsdeWebServices,queexprofeso,
nos dan acceso a informacin oficial referente a
nuestra Facultad. Con ello, hemos logrado estructurar
quenuestrasfuentesdeinformacinseanlasnicasy
lasoficiales.

El usos de las TIC`s nos ha permitido, en la vida real,


aplicar de manera formal el enfoque a procesos y el
pensamiento sistmico que todo modelo de gestin
dela calidad debe contener. Es decir, los procesos los
detonaelusuarioyelresultadolorecibeelusuario.Y
el pensarlos de forma sistmica, nos ha permitido
transitar hacia esquemas de ganarganar, ya que las
soluciones son integrales es decir para todo tipo de
usuariosdelacomunidaddelaFacultad.

Por supuesto que el uso de TIC`s en el diseo y


desarrollo de nuestros procesos nos ha obligado a
tenerquereingenierizar,simplificarymapearnuestros
procesos buscando que toda actividad que se
desarrolle, aporte valor agregado al proceso. No se
puede ni se debe automatizar tonteras, pasos
innecesarios,burocracia,etc.

El uso de TIC`s nos ha permitido elevar nuestros


indicadoresdesatisfaccindeusuarioqueenelltimo
semestre nos llev a obtener un 93.24 %, ya que
nuestros usuarios prefieren mejor la interaccin
administrativa a travs de sistemas y computadoras.

No `se si todos los ingenieros sean as, pero mis


usuarios fueron una laboratorio excepcional de
experimentacin ya que odian el uso de artefactos
antediluvianoscomolossonlpices,plumasyformatos
enpapel.

El uso de TIC`s nos ha permitido transitar


verdaderamentehaciaunaadministracinesbeltayen
donde la sustentabilidad es real, haciendo un uso
racional, o incluso ninguno, de papel y con un alto
ahorro de energa. Es decir hemos podido sustituir
papel por tramos de control que solo al final generen
los registros de calidad, introduciendo, adems,
protocolos de autentificacin, autorizacin bajo altos
esquemasdeseguridad.

ElusodeTIC`shamejoradonotablementeelambiente
laboraldenuestraorganizacinyaqueademsqueha
evitado la duplicacin o invasin de funciones,
permitiendo hacer partcipes a todo el personal de
base de nuestra organizacin de la mejora que
proponemos. Primero, porque de ellos hemos
recogido,aprovechadotodalaexperienciaoperativay
buenas prcticas que realizaban, pero adems, y
principalmente al ser ellos la cara de la Secretara
Administrativaanteelusuario,loshemosempoderado
yloshemoshechosserpartedeluniverso.Ellosson
los que han recibido, en la mayora de los casos, las

felicitaciones directas de los alumnos y profesores


usuariosdenuestrossistemas.

El uso de TIC`s nos ha obligado a voltear la mirada


hacia nuestros alumnos. Los jvenes egresados de las
carreras de ingeniera industrial y de ingeniera en
computacinsehanincorporadoanuestrasfilasconel
fin de realizar su servicio social, han podido atender
sus proyectos escolares y en el mejor de los casos,
derivado de su prctica profesional, han logrado
titularsecomoingenierosconbaseenesamodalidad.

Es importante entender que adems de la virtuoso que


resulta estructurar y ordenar a una organizacin bajo el
modelodeunsistemadegestindelacalidadbasadoenla
Norma ISO 9001: 2008 por todas las ventajas de su
propuesta, el uso de tecnologas de informacin es la
herramienta, es la palanca que de manera real permite
elevar, mejora la calidad en el servicio de las empresa,
organizaciones y negocios. Adems por la forma en que
estas soluciones se deben desarrollar, son propuestas que
llegaron para quedarse. Al realizarse bajo los esquemas ya
descritos, son soluciones cuyas potencialidades y virtudes
son de largo alcance Y en la vorgine actual de cambio,
reestructura,reinvencinycrisisquehoyvivenlosnegocios
elapostarporestasolucineslamejordecisin.

As pues, estimado auditorio se preguntaran para que


presentamos a las MiPyMES este ejemplo de buena
prctica. Parece inalcanzable? Parece costoso? Parece
difcildeadoptar?Larealidadesqueno.

Ahora,cmopuedelaUNAMyenespecficolaFacultadde
Ingenieraayudaraesosmicronegocios,aesaspequeasy
medianas empresas, muchas de las cuales estn presentes
el da de hoy a implementar este tipo de buenas prcticas
comolamencionadaeldadehoy.Pues,acercndoseasu
Universidad y a las diferentes entidades de la UNAM que
conforman el proyecto incubador de empresas llamado
INNOVA UNAM y cuyas sedes son las FES Acatln,
CuautitlnyAragn,laEscuelaNacionaldeArtesPlsticasla
Facultad de Contadura y Administracin, la Escuela
NacionaldeArtesPlsticasylasfacultadesdeArquitectura,
Economa y por supuesto y principalmente, que se
acerquen a la Facultad de Ingeniera para recibir apoyo,
asesora y acompaamiento en el proceso de generacin,
mantenimientoymejoradelasmicro,pequeasymedianas
empresas.

Inclusive,atravsdeconveniosdecolaboracinquenoles
cuestan un centavo, personal de INNOVA UNAM, Unidad
Ingeniera, lase profesores y alumnos de la misma, se
erigenenconsultoresyfacilitadoresparalatransicindeun
negocio hacia uno rentable, demandado, competitivo,
productivo, sustentable y con los cimientos para ser un
negocio en crecimiento y diversificacin. Y para aquellas

empresas del interior del pas, no se desanimen ya que la


Secretara de Economa en coordinacin con diversas
universidadespblicasestatalescomo ladePuebla,Toluca
entre otras, tienen instrumentados tambin este tipo de
mecanismos.

Adems, les invitamos a que conozcan nuestro stand en


donde podrn conocer ms acerca de esta oferta, adems
de que les podremos ofrecer como primicia, el esquema
denominadoAceleradordeEmpresas,endondederivado
de la experiencia e intelligence adquirido, hemos podido
estructurar modelos ms acabados de incubadoras de
empresas.

La pgina electrnica, los telfonos y el nombre de las


personas a las que se pueden dirigir, se presentan en la
diapositiva.

Conesto,todoelequipodetrabajoqueenestemomento
yorepresento,cumplimosdemaneracabal,conlaspalabras
con las que nos compromete nuestro seor Rector, y que
dice,

LaconstruccindelaUNAMesunproceso

inacabadoeinacabable.
Nadie,nuncadebesuponerquenohaynada
porhacer,nadapormejorar,nadaporque
luchar.

Pormirazahablaraelespritu
Mxico,DF,11deoctubrede2012

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