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AUDITORAS INTERNAS

PARTE I
OBJETIVO
Durante el proceso de auditora realizado a la organizacin XXX, se establecieron las siguientes evidencias, segn su criterio de auditor defina si son:
NC: NO CONFORMIDAD
OB: OBSERVACION
O.M: OPORTUNIDAD DE MEJORA, y decrete el hallazgo correspondiente.

ALCANCE
Para este ejercicio se debe considerar que la organizacin est siendo auditada para evaluar el cumplimiento de los requisitos de las normas ISO 9001,
ISO 4001 y OHSAS 18001.
EVIDENCIA
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
17.
18.

9001

14001

18001

NC

OB

OM

5delos15AAS,notenanasociadoslosrequisitoslegales.

4.3.1

X
LosEPPnosonlosdefinidosenloscontrolesdelpanoramaderiesgos.

4.4.6
X
SeencontraronEPPsenmalestadoysuciosenelreadeoperaciones.

4.4.6
X
Lapolticadecalidadnoseencontrabadivulgadadentrodelaorganizacin.
5.3

X
Noseevidenciounorganigramadelaorganizacinquedefinalasjerarquas.

Noexisteunsistemadecomunicacininternoefectivo.
5.5.3
4.4.3
4.4.3
X
Losindicadoresdegestindelsistemaambientalseencuentrandesactualizados.

4.5.1

X
Lashojastcnicasdelosproductosqumicosnoestnenlasaresdeusouoperacin.

4.4.6
4.4.6
X
Noseevidenciounaplanificacindeunprogramadeauditorasinternas.
8.2.2
4.5.5
4.5.5
X
4accionescorrectivasdelsistemadeSISOnohansidotratadasadecuadamenteysehanrepetido.

4.5.3
X
Noseestableciunseguimientoalaeficaciadelosprocesosdelsistemadegestin.
8.2.3

X
Sepudoencontrarregistrosdeliberacindeproductofirmadossinllenarlosdatos.
8.2.4

X
Sehanrealizadocapacitacionesynosehandejadolosregistrosdeevaluacindelasmismas.
6.2.2
4.4.2
4.4.2
X
Seencontrarontanquesdequmicossinidentificacin.

4.4.6

X
Nosehanrespondidoa3quejasdecarcterambientalestablecidasporlacomunidad.

4.4.3

X
Elpermisoambientalparavertimientosseencuentraconfechanovigente.

4.5.2

X
Noseevidencioentrenamientodelpersonalencargadodelaevacuacinmdica.

4.4.2
X
Nosehanregistrado3incidentesdelosltimos2meses.

4.5.3.1
X

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19. Noexisteevaluacindedesempeoambiental.
20. Losequiposdecmputonoposeenunsoporteenelmomentodepresentarundesbordedeinformacin.
21. Seobservoquelostemporizadoresdelosservidoresnosonsuficientesparasoportarunaemergencia
comounapagn.
22. Seencontrunamuybuenaactualizacindelparqueautomotor.
23. Lossistemasdealmacenamientomuestranmejoracontinuaensuoperacin.
24. Seencontraronequiposdeextincindeincendiossinfechadeverificacindecalibracin.
25. NosehapuestoenmarchaelprogramadeergonomaestablecidoporlaARP.
26. Sehancumplido3delos6objetivosdecalidadensutotalidad.
27. Losresultadosdeauditorasinternasanterioresnohansidodebidamenteregistrados.
28. Elcronogramadeoperacionesseencuentrasincontrolenloreferenteafechasyfirmas.
29. Existenequiposdemedicinsinsucalibracin
30. Losrequisitoslegalesparalarealizacindelaoperacinnoestndefinidos.
31. Noseevidenciaronpermisosdetrabajodelosprocedimientosoperacionalesbsicos.
32. Elprocedimientodeinvestigacindeincidentesseencuentradesactualizado.
33. Lascamillasdeevacuacinseencuentranenmalestado.
34. Serecibiunafelicitacinporpartedeunclienteporlaexcelenciaasuproducto.
35. Nosehanatendidodebidamenteel3%delasquejasrecibidasenelltimomes.
36. Noseencontraronaccionespreventivas.
37. Noseevidencioanlisisdelosindicadoresdegestin.
38. Lasmedicionesdecarcterambientalnolashanrealizadoentesdebidamenteacreditados.
39. NocoincidenlosinformesdeaccidentablididaddelaorganizacinconlosdelaARP.
40. Noseencontrevidenciadelaformacindelpersonaldelasbrigadascontraincendio.
41. Nosehanrealizadosimulacrosdeemergencia
42. Sepresentaron2conatosdeemergenciaambientalylosplanesnofueronajustadosorevisados.
43. Seencontrpropiedaddelclienteenmalestado.
44. LoscontratistasnoconocenlosAASquedebentenerencuenta.
45. LosvehculosdetrasportenoposeelaidentificacinUN.
46. Seencontrderramedeaceiteenelreadeembalaje.
47. Lagerencianohasidocomunicadadesuresponsabilidadconelsistemadegestinambiental.
48. LapolticadeSISOnoseencuentrafirmada
49. Noexisteunprocedimientodecontroldeproductonoconforme.

4.5.1

4.2.4
4.2.3
4.2.4
6.3

8.1
8.2.2

7.6
7.2.1

4.5.4
4.4.5
4.5.4
4.4.1

4.5.1

4.5.5

4.5.1
4.3.2

4.5.4
4.4.5
4.5.4
4.4.1

4.5.1
4.3.3

4.5.5

4.5.1
4.3.2
4.4.6
4.5.3.1
4.4.6

7.2.3
7.2.3
8.5.3
8.4

X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X

4.4.3
4.5.3
4.5.1
4.4.6

4.4.7
4.5.3

4.4.3
4.5.3
4.5.1
4.5.3.1
4.4.2
4.4.7

7.5.4
4.3.1
4.4.6
4.4.7
4.4.1

X
X
X
X
X
X
X
X
X
X

4.4.6
4.4.7

X
X
X

4.2
8.3

X
X

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50. Seencontrequiposquenoselashabarealizadoelmantenimientosegnloprogramado.

4.4.6

4.4.6

PARTE II
OBJETIVO
Determinar y describir el hallazgo de conformidad o no conformidad relacionado con cada una de las situaciones relacionadas a continuacin.

ALCANCE
Para este ejercicio se debe considerar que la organizacin est siendo auditada para evaluar el cumplimiento de los requisitos de las normas ISO 9001,
ISO 4001 y OHSAS 18001.

DESCRIPCIN DE CASOS
1.

Durante la verificacin del proceso de Planificacin Integral, el auditor pregunta al Gerente cmo ha demostrado su compromiso con el Sistema de
Gestin Integral, a lo cual ste contesta que ha delegado toda la responsabilidad sobre el Coordinador QHSE. Al escuchar esta respuesta, el
auditor desea conocer ms detalles y pregunta si dentro de los 6 meses que lleva la implementacin del sistema l mismo ha dirigido algn tipo de
reunin o charla en la cual l mismo explique la Poltica de Gestin Integral, sin embargo, ste contesta que no ha tenido el tiempo por que ha
tenido que participar y dirigir 3 licitaciones en ese mismo perodo.
Descripcin del Hallazgo:
RTA/ Observacin

2.

El auditor se encuentra an auditando el proceso de Planificacin Integral y solicita al gerente una explicacin del proceso que sigui para definir
la Poltica de Gestin Integral, a lo cual l contesta que se sigui el siguiente esquema: primero identificaron los requisitos de los clientes para
determinar los ms crticos y luego revisaron los aspectos ambientales y peligros de las actividades y procesos de la empresa para determinar los

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ms significativos. Luego seleccionaron las directrices de gestin y finalmente redactaron la poltica con base en la informacin generada.
Descripcin del Hallazgo:
RTA/ Conformidad 5.3 (9001), 4.2 (14001 y 18001)
3.

Luego de preguntar sobre la Poltica de Gestin Integral, el auditor solicita los Objetivos del Sistema de Gestin Integral, a lo cual, el Coordinador
QHSE presenta una matriz de Despliegue de Objetivos en los cuales se muestran los siguientes objetivos:
a. Minimizar las prdidas de producto por fallas en su almacenamiento y distribucin
b. Reducir el nivel de generacin de residuos peligrosos resultantes de las prdidas de producto en almacenamiento y transporte
c. Disminuir la generacin de residuos peligrosos como resultado de la elaboracin de los productos y prestacin de los servicios
d. Cumplir con la totalidad de los requisitos legales aplicables a la organizacin
e. Incrementar el nmero de vehculos que cumplan con la resolucin de autorregulacin ambiental
f. Incrementar la cobertura a nivel nacional en cuanto a rutas de transporte
g. Reducir el tiempo de respuesta de atencin de emergencia en caso de derrame de qumicos en la bodega
h. Reducir el nmero de das perdidos por accidentes o enfermedades de trabajo ocasionadas por el contacto o exposicin con los qumicos
i. Disminuir el porcentaje de accidentes nuevos generados por exposicin a agentes qumicos
Teniendo en cuenta esta informacin, el auditor decide solicitar el programa de gestin que la empresa ha definido para incrementar la
cobertura de sus operaciones a nivel nacional (Objetivo f.), sin embargo, el auditado indica que an no se ha establecido ningn programa o
plan para ello, debido a que no se ha asignado el presupuesto financiero para ello.
Descripcin del Hallazgo:
RTA/ No Conformidad 5.4.2 (Literal a) 9001)
I: Se evidencia que la organizacin no est planificando la gestin de los objetivos de la calidad.
II: La organizacin presenta una matriz de despliegue de 9 objetivos, dentro de los cuales se tiene el de Incrementar la cobertura a nivel
nacional en cuanto a rutas de transporte; segn manifestacin del auditado para cumplir este objetivo no se ha establecido ningn
programa o plan para ello, debido a que no se ha asignado el presupuesto financiero.
III: Lo anterior incumpliendo lo establecido en el literal a) del numeral 5.4.2 (Planificacin del sistema de gestin de la calidad) de la
norma ISO 9001:2008, el cul manifiesta que la alta direccin debe asegurarse de que se planifiquen los objetivos de la calidad.

4.

Durante la auditora al proceso de Planificacin Integral, el auditor encontr que exista un Programa de Gestin de Riesgos Qumicos, en el cual
se indicaba que el Coordinador Administrativo y Financiero tena como responsabilidad, asegurar el mantenimiento de la bodega a travs de la
contratacin de un proveedor para hacerle limpieza y reemplazo peridico al sistema de extraccin de humos, gases y vapores. Posteriormente,

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durante la auditora del proceso de Recursos Fsicos, el auditor pregunta al Coordinador Administrativo y Financiero cmo se han planeado y
ejecutado las labores de limpieza de los extractores, pero ste indica que dicha actividad no era de su responsabilidad, sino del Coordinador
QHSE, por lo cual no existen evidencias de su ejecucin.
Descripcin del Hallazgo:
RTA/ No Conformidad 4.4.1 (14001 y 18001)
I: Se evidencia que no se estn comunicando las responsabilidades ambientales, de seguridad y salud ocupacional en la organizacin.
II: Se encuentra un programa de gestin de riesgos qumicos, en el cual se indicaba que el Coordinador Administrativo y Financiero
tena como responsabilidad, asegurar el mantenimiento de la bodega a travs de la contratacin de un proveedor para hacerle limpieza y
reemplazo peridico al sistema de extraccin de humos, gases y vapores. No se encuentran evidencias de esta actividad y se manifiesta
por parte del responsable que esta actividad no era de su responsabilidad.
III: Lo anterior incumpliendo lo establecido en los numerales 4.4.1 de las normas ISO 14001:2004 y OHSAS 18001:2007, los cuales
manifiestan que las funciones, responsabilidades y autoridades deben ser comunicadas.
5.

Al efectuar la auditora al proceso de Recursos Humanos, el auditor pregunta qu cargos fueron identificados como crticos para la seguridad,
salud, ambiente y calidad. El Coordinador Administrativo y Financiero comenta que solo se identificaron como cargos crticos al Conductor, al
Asistente de Bodega y al Auxiliar de Bodega, por lo cual, solo presenta los Perfiles de Cargo para estos tres cargos.
Descripcin del Hallazgo:
RTA/ No Conformidad 4.4.2 (14001 y 18001); para calidad sera observacin (6.2.2 9001)

6.

Durante la auditora al proceso de Recursos Fsicos, se estableci que un proveedor crtico era el Gestor de Residuos Peligrosos generados por
los derrames de sustancias qumicas en la bodega y durante el transporte. Cuando el auditor solicita los certificados de disposicin final de los
residuos generados en los ltimos tres (3) meses, el Coordinador Administrativo y Financiero indica que el proveedor an no le los ha hecho llegar,
a pesar de que le ha llamado en repetidas ocasiones. Ante esto, el auditor pregunta sobre los criterios que han establecido para hacerle
seguimiento a este proveedor, a lo cual el coordinador muestra una matriz que presenta dichos criterios. Al verlos, el auditor solicita los registros
de la ltima evaluacin de este proveedor pero el coordinador indica que no se ha efectuado esta actividad.
Descripcin del Hallazgo:
RTA/ No Conformidad 4.4.6 (14001)

7.

En la auditora al subproceso de Almacenaje el auditor detect que uno de los Auxiliares de Bodega no conoca los peligros relacionados con el
manejo de una de las sustancias inflamables que se estaban manipulando. Al comentar esta situacin, el auditor solicit los registros de
capacitacin de dicho auxiliar y el Coordinador Administrativo y Financiero mostr los registros de capacitacin en Manejo de Sustancias

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Peligrosas realizada tres (3) meses antes. Ante ello, el auditor pregunta sobre los mecanismos que est utilizando la organizacin para evaluar la
eficacia de las actividades de desarrollo de competencias, pero el coordinador indica que no se han establecido estos criterios.
Descripcin del Hallazgo:
RTA/ No Conformidad 4.4.2 (18001)
8.

Al verificar el Listado de Proveedores Crticos dentro del proceso de Compras y Contratistas, el auditor no encontr al proveedor encargado de la
realizacin de las Evaluaciones Mdicas Ocupacionales. Ante esto, el auditor le pregunta al Coordinador Administrativo y Financiero por qu razn
no aparece este proveedor dentro del listado, a lo cual el auditado contesta que el Coordinador QHSE no lo haba establecido como crtico.
Descripcin del Hallazgo:
RTA/ No Conformidad 4.4.6 (18001)

9.

El auditor est verificando el proceso de transporte y solicita los reportes de quejas y reclamos, a lo cual el Coordinador de Logstica presenta los
de la ltima semana en donde se observa un reclamo del cliente XYZ por demora en la entrega de la carga. Teniendo esto en cuenta, el auditor
pregunta al Coordinador cmo asegura que los pedidos sean entregados a tiempo, a lo cual ste contesta que cuenta con un Auxiliar de Trfico
que monitorea el desplazamiento de los vehculos durante el da y si se reportan novedades, ste se las comunica para que tome alguna decisin
segn la situacin. Luego, el auditor va con el Auxiliar de Trfico y solicita los reportes de novedades generadas en la ltima semana pero no
aparece ninguna relacionada con el servicio en el cual se registr la queja del cliente XYZ.
Descripcin del Hallazgo:
RTA/ No Conformidad 8.5.2 (9001)