PROCESO BIENESTAR ESTUDIANTIL / SUBPROCESOS PROGRAMAS EDUCATIVO PREVENTIVOS Y ATENCIN EN SALUD

PROCEDIMIENTO ASIGNACIN DE CITAS DEL REA DE SALUD

Cdigo : PBE.07
Versin : 06

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Fecha de aprobacin: Abril 3 de 2008
Resolucin N 487

Aprob: Vicerrector Acadmico

Revis: Jefe DBU/ Jefe SSISDP

OBJETIVO

ALCANCE

Establecer los lineamientos para asignar las citas correspondientes a las

consultas de medicina general, odontologa, fisioterapia, psicologa,
psicopedagoga, trabajo social, medicina especializada y programas
preventivos con el fin de permitir el acceso de los estudiantes a estos
servicios de manera organizada.

Aplica a todos los estudiantes de pregrado y postgrado tiempo completo

de la Universidad Industrial de Santander.

NORMATIVIDAD

Acuerdo 060 de 2008 del Consejo Superior. Por el cual se modifica y adiciona el Acuerdo del Consejo Superior No. 090 de 1984.
Acuerdo 066 de 2010 del Consejo Superior. Por el cual se adoptan medidas para preservar la salud y el bienestar de los miembros de la comunidad de la
Universidad Industrial de Santander y dems personas que visiten la institucin.
DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS

BU: Bienestar Universitario.

CIAE: Centro de Informacin y Atencin al Estudiante.

SIF: Sistema de Informacin Financiero.
SIMSIS: Sistema de Informacin para el Manejo de los Servicios Integrales de Salud.

SSISDP: Seccin de Servicios Integrales de Salud y Desarrollo Psicosocial.

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PROCEDIMIENTO ASIGNACIN DE CITAS DEL REA DE SALUD

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CONSIDERACIONES

Para acceder a las citas de los servicios de salud y de los programas educativo-preventivos, se encuentra disponible el mdulo de asignacin de citas en el
link Estudiantes de la pgina web de la Universidad. Este servicio an no est disponible en las Sedes Regionales.
Los estudiantes tambin pueden solicitar la cita directamente en Bienestar Universitario. En el caso de la Sede Central se cuenta con dos puntos de
atencin:
1. CENTRO DE INFORMACIN Y ATENCIN AL ESTUDIANTE - CIAE (Oficina 110): Se asignan las citas de Medicina General, Odontologa,
Endodoncia y Psiquiatra.
HORARIOS PARA SOLICITUD DE CITAS:
- Jornada de la maana:
Por ventanilla: De 8:00 a.m. a 12:00 a.m. Se asigna de acuerdo con la disponibilidad de citas.
Por telfono (6453701 - 6344000 ext. 2777): De 8:00 a.m. a 12:00 a.m. Se asigna de acuerdo con la disponibilidad de citas.
- Jornada de la tarde:
Por ventanilla: De 2:00 m. a 6:00 p.m. Se asigna de acuerdo con la disponibilidad de citas.
Por telfono (6453701 - 6344000 ext. 2777): De 2:00 p.m. a 6:00 p.m. Se asigna de acuerdo con la disponibilidad de citas.

Nota:
- Las citas de endodoncia y exodoncia quirrgica se asignarn despus de haber cumplido con la cita de diagnstico y tratamiento en Odontologa.
- Para las citas de Psiquiatra se requiere ser remitido por Medicina General o por un Programa Educativo-Preventivo.
2. SECRETARA DE PSICORIENTACIN (oficina 211): Se asignan las citas de Psicologa, Trabajo Social, Psicopedagoga y trmites acadmicoadministrativos. Los horarios para solicitud de citas son:
- Jornada de la maana.
Por ventanilla: A partir de las 8:00 a.m. a 12:00 a.m. Se asigna de acuerdo con la disponibilidad de citas.
Por telfono (6344000 ext. 2274): A partir de las 8:00 a.m. a 12:00 a.m. hasta agotar la disponibilidad de citas.

- Jornada de la tarde:
Por ventanilla: A partir de las 2:00 p.m. a 6:00 p.m. Se asigna de acuerdo con la disponibilidad de citas.
Por telfono (6344000 ext. 2274): A partir de las 2:00 p.m. a 6:00 p.m. hasta agotar la disponibilidad de citas.

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CONSIDERACIONES

Las citas de los servicios de salud y programas educativo-preventivos sern asignadas de acuerdo con la disponibilidad de la agenda de los profesionales.

Las citas para trmites acadmico-administrativos, se asignarn dentro de las siguientes 12 horas hbiles, siempre y cuando el estudiante cumpla los
requisitos exigidos para dichos trmites (Ver procedimiento PBE.18 Procedimiento Trmites Acadmico-Administrativos).

Para acceder a los servicios de Trabajo Social, Psicologa y a los Programas Educativo-Preventivos no se requiere el pago de derechos de salud.

Las citas de Fisioterapia, Nutricin y programas educativo-preventivos se asignan va web las 24 horas del da. Las citas de Fisioterapia requieren
remisin por Medicina General.

El sistema enviar al estudiante la confirmacin de las citas solicitadas a su correo electrnico institucional y/o a su correo personal que se encuentre
registrado en el sistema de informacin acadmico de la Universidad.

En cumplimiento de la estrategia El docente UIS como facilitador de la Salud y el bienestar de los estudiantes , se asignarn citas por ventanilla a aquellos
estudiantes debidamente remitidos.

En las Sedes Regionales se ofrecen nicamente los Programas Educativo-Preventivos y aquellos servicios que no requieran pago de derechos de salud.

Dados los avances en los nuevos sistemas de informacin, los formatos FBE.11 Asignacin de citas y FBE.12 Tarjeta de Citas no se utilizan en la Sede
Central, queda a criterio de las sedes regionales su utilizacin.

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Inicio/Fin

Dec isin

Actividad

Documento

Procesamiento en S.I. o
intranet

Procedimiento predefinido

DESCRIPCIN

DIAGRAMA DE FLUJO

Conector

RESPONSABLE

INICIO

1. Elabora la agenda de actividades en el sistema, para las

siguientes dos semanas.
1. Elabora agenda

Profesional de Salud

Ruta de acceso: Bu.uis.edu.co/iniciar sesin/SIMSIS/Profesional

de salud/ agenda / administrar agenda.
Solicita cita a travs
de la web?

En las sedes regionales,se programan las citas para la

semana siguiente.

Si

No

2. Solicita la cita

3. Solicita la cita
directamente en Bienestar
Universitario

Cita requiere
pago de derechos de
salud?

Si
4. Solicita el carn y
consulta citas disponibles

2. Solicita la cita del servicio de salud o del programa

educativo-preventivo a travs de la pgina web de la
Universidad en el link Estudiantes. Selecciona el da y la hora,
de acuerdo con la disponibilidad que le ofrece el sistema.

Estudiante

FIN

No

3. Para solicitar la cita directamente en Bienestar Universitario

debe dirigirse al CIAE o la Secretara de Psicorientacin (ver
Consideraciones) o a la Coordinacin de BU en el caso de las
Sedes Regionales.

Estudiante

Pg.5

4. Si la cita requiere pago de derechos de salud, solicita el

carn al estudiante y consulta en el SIMSIS la disponibilidad de
de citas y de profesionales.
Ruta de acceso: Bu.uis.edu.co/iniciar sesin/ SIMSIS/Auxiliar
citas/Citas/Especialidad/Profesional.
Si el estudiante no ha pagado derechos de salud, el sistema no
le permitir adjudicar la cita.

Secretaria CIAE/
Secretaria
Psicorientacin

Conector de pgina

DOCUMENTOS DE
REFERENCIA

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DIAGRAMA DE FLUJO
1

5. Asigna la cita

Fin

6. Verifica disponibilidad de
las citas y profesionales

DESCRIPCIN

5. Asigna la cita en el SIMSIS, informando al estudiante el da,

la hora y el profesional que atender la cita.
Ruta de Acceso: Bu.uis.edu.co/iniciar sesin/SIMSIS/Auxiliar
Citas/auxiliar/Citas/Cdigo Estudiante/Especialidad.
El sistema enva automticamente un correo electrnico al
estudiante para confirmar la asignacin de la cita.

6. Verifica en el SIMSIS la disponibilidad de citas y de

profesionales.
Ruta de Acceso: SIMSIS/Auxiliar Citas/auxiliar/Citas/
Las sedes regionales podrn utilizar los medios que
consideren pertinentes para la asignacin de citas.

7. Asigna la cita en el
SIMSIS

7. Asigna la cita en el SIMSIS, informando al estudiante el da,

la hora y el profesional que atender la cita.
Ruta de Acceso: SIMSIS/Auxiliar Citas/auxiliar/Citas/Cdigo
Estudiante/Especialidad.

RESPONSABLE

Secretaria CIAE/
Secretaria
Psicorientacin

Secretaria CIAE/
Secretaria
Psicorientacin/
Coordinacin BU

Secretaria CIAE/
Secretaria
Psicorientacin/
Coordinacin BU/
Personal asignado

Las sedes regionales podrn utilizar los medios que

consideren pertinentes para la asignacin de citas.

8. Enva confirmacin al
correo electrnico SIMSIS

Fin

8. El sistema enva automticamente un correo electrnico al

estudiante para confirmar la asignacin de la cita.
Si el estudiante desea cancelar la consulta debe hacerlo
mnimo con dos (2) horas de anticipacin a la cita
programada, a travs de la pgina Web o por la ventanilla del
CIAE o la Secretara de Psicorientacin.
En casos especiales, puede cancelar la cita directamente en la
SSISDP directamente con la Jefatura.

SIMSIS

DOCUMENTOS DE
REFERENCIA

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CONTROL DE CAMBIOS

VERSIN

FECHA DE
APROBACIN

01

Abril 03 de 2008

02

Febrero 13 de 2009

- Modificacin y ampliacin de la informacin de puntos de atencin (Consideraciones).

- Unificacin de actividades de primer y segundo punto de atencin.

Marzo 04 de 2011

- Inclusin de normatividad.
- Diferenciacin de horarios de asignacin de citas para Fisioterapia, Ginecologa y para exodoncia
quirrgica en Odontologa (Consideraciones).
- Modificacin del horario de asignacin de citas en Programas Preventivos.
- Inclusin de las sedes regionales en las actividades correspondientes.
- Ajuste de actividades cuando en el sistema no figura el pago de derechos de salud, pero se verifica
el pago de los mismos (actividades 5 a 9).
- Inclusin de anotacin cuando el estudiante desea cancelar la cita.

03

04

05

DESCRIPCIN DE CAMBIOS REALIZADOS

Creacin del Documento

Abril 05 de 2011

En relacin con los Programas Educativo-Preventivos (Consideraciones):

- Modificacin del horario de asignacin de citas.
- Eliminacin de medicina especializada en el tipo de citas que se asignan.
- Inclusin de aclaracin que para la atencin en estos programas no se requiere el pago de
derechos de salud.

Diciembre 03 de
2013

- Eliminacin del subproceso Atencin en Salud del encabezado, dado que tambin aplica para el
subproceso Programas Educativo-Preventivos.
- En las consideraciones:
- Inclusin de nota en relacin con las citas de Endodoncia, Exodoncia y Psiquiatra.
- Eliminacin en el CIAE de las citas para Fisioterapia (solo se podrn solicitar por la web) e
inclusin de las citas de Endodoncia y Psiquiatra.
- Inclusin de las siete (7) ltimas consideraciones.

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CONTROL DE CAMBIOS

VERSIN

05

06

FECHA DE
APROBACIN

Diciembre 03 de
2013

Junio 12 de 2015

DESCRIPCIN DE CAMBIOS REALIZADOS

- Ajuste de las rutas de acuerdo con el nuevo sistema de informacin.

- La agenda profesional se elabora para las siguientes dos semanas.
- Eliminacin de las actividades de verificacin de pago de matrcula y de actualizacin del pago en
Tesorera.
- Los formatos FBE.11 y Asignacin de Citas FBE.12 no aparecen en el diagrama de flujo, en las
consideraciones se deja a consideracin de las sedes regionales su utilizacin.
- La principal mejora de este procedimiento es la asignacin de citas por internet las 24 horas. A
partir de esto las actividades se redujeron, el procedimiento se optimiz y se facilit el acceso a
los estudiantes.
- Inclusin de Personal asignado en los responsables de la asignacin de citas (actividad #7).
- Modificacin de los horarios para la solicitud de citas.
- Eliminacin en la actividad de elaborar la agenda la publicacin de la misma ya que esto no se
hace.
- Modificacin de las Rutas de acceso