Walne Peter

PGI-85/WS/32
Original: ingls
La Administracin
Moderna de Archivos y
la Gestin de Documentos:
El Prontuario R A M P
recopilado por
Peter W a l n e
con la asistencia de
un grupo de trabajo
del Consejo Internacional
de Archivos
Programa General de Informacin y UNISIST

Organizacin de las Naciones Unidas
para la Educacin, la Ciencia y la Cultura
Pars.
Diciembre de 1985
Noticia bibliogrfica recomendada:

La administracin moderna de archivos y la gestion de documentos:
El prontuario- RAMP; recopilado por Peter Walne con la asistencia de un
grupo de trabajo del Consejo Internacional de Archivos [para el] Programa
General de Informacin y UNISIST - Pars: Unesco, 1985, 532 p., 28 cm (PGI-85/WS/32)
I
II
III
IV
Walne, Peter
Unesco. Programa General de Informacin y UNISIST
Consejo Internacional de Archivos
Programa de Gestion de Documentos y Archivos (RAMP)
Unesco, 1986
Impreso en 1986 por la Oficina Regional

de Ciencia y Tecnologa de la Unesco
para Amrica Latina y el Caribe - ROSTLAC Montevideo - Uruguay
- i PREFACIO
A fin de satisfacer mejor las necesidades de los Estados Miembros,
y en particular de los pases en desarrollo, en los campos especializados de la Gestion de Documentos y Archivos, la Division del Programa Ge
neral de Informacin de la Unesco ha establecido un Programa a largo pa
zo de Gestin de Documentos y Archivos - RAMP.
Los elementos bsicos del Programa RAMP reflejan los temas generales del Programa General de Informacin. As, pues, el RAMP comprende
proyectos, estudios y otras actividades destinadas a:
- elaborar normas, pautas, mtodos y otros instrumentos normativos para
el tratamiento y transferencia de informacin especializada y el esta
blecimiento de sistemas de informacin compatibles;
- permitir a los pases en desarrollo crear sus propias bases de datos
y tener acceso a las que ya existen en todo el mundo, con objeto de
aumentar el intercambio y el flujo de informacin aplicando a ese efe
to tecnologas modernas;
- fomentar el establecimiento de redes especializadas de informacin en
el plano regional;
- contribuir al desarrollo armonioso de servicios y sistemas de informa
cin compatibles en el plan internacional;
- establecer sistemas de informacin nacionales y mejorar los diversos
componentes de dichos sistemas;
- formular polticas y planes de desarrollo en esta esfera;
- capacitar a los especialistas en informacin y a los usuarios y crear
un potencial nacional y regional para la educacin y la formacin en
informtica, bibliotecologa y administracin de archivos.
El presente Prontuario tiene por finalidad ayudar a satisfacer la
necesidad bsica de material didctico en los cursos introductorios
y
de perfeccionamiento para archiveros, gestores de registros y otros especialistas de la informacin. Aunque reflejan forzosamente
diversos
conceptos nacionales basados en tradiciones administrativas y prcticas
de conservacin de documentos, las lecturas seleccionadas destacan los
principios, prcticas y problemas bsicos que unen a todos los archiveros y gestores de registros en una profesin comn. El Prontuario tiene tambin por objeto dar mayor coherencia a la formacin de todos los
profesionales de la informacin, poniendo oportunamente a disposicin de
stos un marco de referencia de alcance internacional respecto de las
funciones y actividades de gestin de archivos y documentos.
Todos los artculos sealados con un asterisco han sido traducidos
por el Centro Regional para el Fomento del Libro en Amrica latina y el
Caribe (CERLALC).
- ii Las denominaciones empleadas en esta publicacin y la forma en que

aparecen presentados los datos que contiene no Implican por parte de la
Unesco juicio alguno sobre la condicin jurdica de los pases o territorios, o de sus autoridades, ni respecto de sus fronteras o lmites.
El redactor es responsable de la seleccin y presentacin de los
textos contenidos en esta publicacin. Las opiniones en ella expresadas no reflejan necesariamente las de la Unesco ni comprometen a la Organizacin.
Los lectores que deseen formular comentarios y sugerencias respecto al presente Prontuario debern dirigirlas a la Divisin del Programa
General de Informacin, Unesco, 7 place de Fontenoy, 75700 Pars (Francia) . En la misma Divisin pueden obtener otros estudios preparados en
ejecucin del programa RAMP, una lista de los cuales aparece al final
del volumen II, as como, publicaciones conexas en la esfera de la informacin.
Ill
INDICE
Introduccin
LA
FUNCIN DE LOS ARCHIVOS
*BAUTIER, R.-H.
*COOK, M.-G.
*KECSKEMETI, C.
*SMITH, W.-I.
II
La misin de los archivos y las tareas de

los archivistas
(Proceedings of the 11th and 12th International Conferences, of the Round Table of
Archivists, Bucarest 1969, Jerusalem 1970,
1972)
Los servicios de archivo centrales y locales
y la sociedad
(Southeast Asian Archives, 8\ 1975, 37-45)
1-29
30-39
Archivos, desarrollo y soberana nacional

40-54
(Traducido del original francs del texto
publicado en Servo-Croata, en Arhivi, vol.21,
n 1-2 1971, 3-16)
Los archivos en pases desarrollados: una
contribucin al desarrollo nacional
(The American Archivist, 35, 1972, 155-161)
55-60
PRINCIPIOS BSICOS
*CAPP0N, L.-J.:
Los manuscritos histricos como documentos:

61-68
algunas definiciones y su aplicacin
(The American Archivist, 19/2, 1956, 101-110)
*DUCHEIN, M.
El respeto de los fondos en archivistica:

principios tericos y problemas prcticos
(Gazette des archives, 97, 1977, 71-96)
69-92
*HARDENBERG, H.
Algunas reflexiones sobre los principios

para el ordenamiento de archivos
(Per Archivar, 16, 1963, 113-118)
93-96
*P0SNER, E.
Max Lehmann y el origen del"principio de

procedencia"
(Archives and the Public Interest: Selected
Essays by Ernst-Posner, ed. K. Munden,
Washington, D.C., 1967, 36-44)
97-103
*RH0ADS, J.-B.
Nuevas tcnicas de archivo: conclusiones

(Archivum, 24, 1974, 130-134)
104-109
iv
III
PROBLEMAS JURDICOS BSICOS

*BAUTIER, R.-H.
M'BOW, A.-M.:
*NORTON, M.-C.
IV
VI
110-114
Informe del Director General sobre el estudio

relativo a los problemas que plantea la
transferencia de documentos procedentes
de los archivos constituidos en el territorio de otros pases a su pals de origen
(20 C/102, Unesco, Paris, 12 pp)
115-121
El lugar de los archivos en el gobierno

(Illinois Libraries, 34, 1952, 153-160)
122-130
FORMACIN PROFESIONAL DEL PERSONAL DE ARCHIVOS

COOK, M.-G.
La legislacin archivstica
Una norma internacional para la formacin

de archivistas y encargados de registros
(Revista de la Unesco de ciencia de la
informacin, bibliotecologia y archivologa,
IV/2, 1982, 114-122)
131-140
GESTION DE ARCHIVOS Y DOCUMENTOS

EVANS, F.-B.:
Ideas modernas sobre la administracin de

archivos
(Boletn de la Unesco para las bibliotecas,
24, 1970, 243-247)
141-147
MATILLA TASCON, A.
Los archivos vivos de la administracin

(VI Congreso Internacional de Archivos,
Madrid, 1968)
148-178
"RICKS, A.
La gestin de documentos como una funcin

archivstica
(Archivum, 26, 1979, 29-36)
179-189
VALORACIN Y ELIMINACIN
*B0ISARD, P.
Por una poltica de las eliminaciones.

Reflexiones sobre la prctica de los
Archivos del Sena
190-219
*KR0MN0W, A.
La evaluacin de los archivos contemporneos

(Archivum, 26, 1979, 45-54)
220-232
*LAMB. W.-K.
El refinado arte de la destruccin

(Essays.in Memory of Sir Hilary Jenkinson,
1962, 50-56)
233-238
RIEGER, M.
*SCHELLENBERG,T.-R.
VII
Tcnicas modernas de retirada de documentos

y normas de evaluacin
informacin, bibliotecologfa y archivologa,
1/3, 1979, 200-209)
239-249
Principios de evaluacin de archivos

(Proceedings of the First Caribbean
Archives Conference, Jamaica, 1965,
Spanish Town, Jamaica, n.d., 232-242)
250-259
ORDENACIN Y DESCRIPCIN
*BELL, L.
Vocabulario controlado en la4 indizacidh

de archivos
(Journal of the Society of Archivists, 4,
1971, 285-299)
260-277
*EVANS, F.-B.
Mtodos modernos de ordenamiento de archivos

en los Estados Unidos
278-298
*TAILLEMITE, E.
Los instrumentos de bsqueda en los archivos

(Archives, Quebec, 73/2, 1973, 11-22)
299-305
VIII SERVICIO DE ACCESO Y DE REFERENCIAS

*FRANZ, E.-G.
Informacin y orientacin al usuario :

Informe preliminar
(International Conference of the Round Table
on Archives, Oslo, 1981, 1-12)
306-320
*KN0PPERS, J.
Los investigadores en ciencias sociales y

el problema de la confiabilidad
(Archives, Quebec, 11/4, 1980, 13-18)
321-326
*REITMAN, A.:
La libertad de informacin y la privacidad:

El dilema de quienes defienden la libertad
civil del individuo
327-334
*R0PER, M.:
El uso acadmico de los archivos

(Archivum, 29, 1982, 27-39)
335-352
El acceso a los archivos : De las

restricciones a la liberal izacion
(Boletn de la Unesco para las bibliotecas,
24, 1970, 73-76, 116)
353-357
WAGNER, A.:
vi
IX
EXPOSICIONES, SERVICIOS EDUCATIVOS, RELACIONES PUBLICAS

BEHR, H.-J.:
358-366
La utilizacin de los archivos por el gran

pblico
(Archivum, 29, 1982, 113-123)
367-380
*COOK, M.-G.:
Enseanza con archivos

(International Journal on Archives, 1,
1980, 25-36)
381-394
*SMITH, W.-I.:
Los archivos y las relaciones pblicas

(Archivum, special volume 2, 1980, 101-106)
395-400
*SMITH, W.-I.
Archivos y cultura: un ensayo

(Cultures, IV/2, 1977, 51-65)
401-413
La conservacin de documentos con referencia

particular a Malasia
(Southeast Asian Archives, 17, 1971, 28-40)
414-430
Las construcciones y equipos de archivo en

los pases tropicales
(Archivum, special volume 2, 1980, 127-145)
431-448
Conservacin y preservacin de archivos

informacin, bibliotecologfa y archivologa,
IV/2, 1982, 94-100)
449-456
CONSERVACIN
J.
"DUCHEIN, M.
KATHPALIA, Y.-P.
LA TECNOLOGA- MODERNA Y LOS ARCHIVOS

*GILLE, G.:
ROPER, M.:
XII
la educacin escolar:
problemas, lmites
Unesco para las bibliotecas,
131-138, 145)
*BERCHE, C :
TJAVIES,
XI
Los archivos y
posibilidades,
(Boletn de la
28, N3, 1974,
Esbozo de un plan de normalizacin para la

microfilmacion de los archivos
(Archivum, 3, 1953, 87-104)
457-478
La nueva tecnologa de la informacin y

los archivos
informacin, bibliotecologa y archivologa,
IV/2, 1982, 107-113)
479-485
ADELANTOS EN MATERIA DE ARCHIVOS A ESCALA INTERNACIONAL

EVANS, F.-B.
TRANZ, E.-G.
ANEXO
La Unesco y el desarrollo de los archivos

informacin, bibliotecologa y archivologa,
IV/3, 1982, 159-176)
486-504
El CA, logros y futuro

(Informe, IXth International Congress on
Archives; London, 1980)
505-527
Estudios y documentos del RAMP
528-532
INTRODUCCIN
El presente Prontuario sobre la Administracin Moderna de Archivos y la
Gestion de Documentos ha sido elaborado por un grupo de trabajo del Consejo
Internacional de Archivos en virtud de un contrato con la Unesco en el marco
del Programa de Gestion de Documentos y Archivos (RAMP).
Su objetivo es complementar los libros de texto y los manuales existentes en materia de administracin de archivos y gestion de documentos.
Esos
libros y manuales siguen siendo material de lectura bsicamente necesario pa
ra todos los futuros archiveros, e indispensable incluso para que el estudian
te llegue a comprender los conceptos y teoras fundamentales de dichas disci_
plinas: adolecen, sin embargo, de dos inconvenientes.
En primer lugar, no pueden proporcionar una orientacin en las prcticas extremadamente ampliadas de la profesin de archivero, en la medida en
que dichas prcticas han evolucionado y se han desarrollado desde fines de la
Segunda Guerra Mundial y, en particular, en los tres ltimos decenios. En S
gundo lugar, libros y manuales han sido concebidos y elaborados a partir de
determinados antecedentes administrativos y legales que responden a distintos sistemas, tradiciones y prcticas nacionales.
Esas diferencias no han permitido elaborar manuales internacionales sobre la administracin de archivos y la gestion de documentos que puedan ser
vir como textos bsicos para la educacin y la formacin profesional de los
archiveros de todos los pases, incluidos los pases en desarrollo, con lrrie
pendencia de sus antecedentes administrativos, jurdicos e histricos.
As pues, el presente Prontuario tiene como objetivo fundamental propqr
clonar lecturas bsicas en forma de artculos o informes tomados principalmente de publicaciones peridicas sobre archivos o de publicaciones en
serie, e incluye textos que, en la mayora de los casos, aunque no exclusivamente, han aparecido por vez primera en ingls o francs. Los textos se han
escogido por ser su contenido, carcter, alcance o aplicabilidad los suficien
temente internacionales para brindar al futuro archivero una visin ms amplia de las prcticas actualmente seguidas en las profesiones relacionadas
con la gestin de archivos y documentos. El propsito de este Prontuario es
tambin dar a conocer al usuario los adelantos ms recientes del pensamiento
y los conceptos y bases tericas en que se sustentan las operaciones de gestin de archivos y documentos, teniendo particularmente en cuenta su evolucin y desarrollo a partir del decenio de 1950.
En la ordenacin del contenido se ha tratado ms bien de introducir al
usuario en las esferas ms amplias e importantes de la actividad profesional
y no de ofrecerle una explicacin detallada de cada una de ellas. Dadas las
modestas dimensiones de la publicacin y el tiempo limitado disponible para
su compilacin, tuvo que ser sta sumamente selectiva y limitada a los textos que trataran el tema seleccionado con altura y amplitud suficiente para
que el usuario pudiera entrar en contacto con las actuales tendencias del pen
Sarniento moderno.
Por razones obvias, no se ha tratado de incluir el mismo nmero de artculos en cada seccin. Algunos temas requieren un tratamiento ms extenso,
mientras que otros no estn debidamente representados, en un contexto internacional, por muchos textos de la literatura pertinente. Incluso hay otros
temas, en especial los de ndole tcnica, cerno la reprografa y el tratamien
to automatizado de datos que, por estar tan sujetos al rpido cambio tecnolo
gico, quedan ms adecuadamente presentados por el artculo o informe ms reciente sobre "el estado de la cuestin". Las referencias de pie de pgina,
los artculos o informes, y de hecho todos los textos incluidos en el Prontuario, remitirn a los usuarios u otras publicaciones pertinentes y, por en
de, les permitirn ampliar su contacto con las teoras, las prcticas y los
acontecimientos actuales.
Todos los textos se han reproducido sin ningn tipo de modificacin o ac
tualizacin. Se incluyen en este volumen con la autorizacin de los titulares del derecho de autor o de las personas encargadas originalmente de su pu
blicacin.
Puesto que en el ndice del Prontuario se han consignado claramente los
temas y los nombres de los autores, no se ha considerado necesario ningn
otro tipo de ndice.
El grupo de trabajo encargado de la compilacin del presente Prontuario
estuvo integrado por el Sr. Michel Duchein (Francia), el Dr. Prank B. Evans
(Estados Unidos), el Dr. Eckhart G. Franz (Repblica Federal de Alemania),el
Dr. Charles Kecskemeti (Consejo Internacional de Archivos), el Dr. Eric
Ketelaar (Pases Bajos) y el Sr. Peter Walne (Reino Unido) que, en su capaci
dad de Secretario de Publicaciones del CA, actu6 como Director del proyecto.
La idea original, aunque concebida en ms amplia escala, de este Prontuario se debe al Sr. Morris Rieger (Estados Unidos). Es de lamentar que los
problemas de salud le hayan impedido realizar su proyecto. No obstante,este volumen tiene una considerable deuda respecto de sus ideas y planteamientos.
Peter Walne
15 de octubre de 1983
LA FUNCIN DE LOS ARCHIVOS

IA MISIN DE IDS ARCHIVOS Y
LAS TAREAS DE IDS ARCHIVISTAS
por Robert Henri Bautier

Profesor en la Escuela Nacional de Archivos
INTRODUCCIN
Veinte aos despus de la creacin del Consejo Internacional de Archivos,cuando el minero de Estados que disponen de un servicio de archivos se ha acrecentado notablemente por todo el mundo, y
con ocasin de la duodcima sesin de la conferencia internacional
de la Table Ronde des Archives, parece importante y oportuno examinar
si la concepcin que se tiene de la misin de los archivos y de las
tareas del archivista es la misma en todos los pases o, en caso
contrario, anotar las diferencias que se presentan en una u otra parte. Esto permitir subrayar las prioridades que, de hecho o por
derecho, nuestros colegas o sus gobiernos tienden a asignar a competencias de ndole diversa. Tambin as se podr conocer el sentido en que parece evolucionar la concepcin de los archivos. Al
hacer este examen no olvidaremos que la funcin constante de la Table
Ronde ha sido despejar las grandes lneas de la doctrina archivstica, guardando siempre el respeto debido a las prcticas en uso en
cada uno de los pases.
CONCEPCIONES TRADICIONALES
Es evidente que en el lapso de una generacin, las cosas han
evolucionado notablemente. No hace mucho tiempo los archivistas de la
mayor parte de los pases europeos, fieles a la concepcin que
lentamente se haba elaborado en el curso del siglo XIX, estaban de
acuerdo en querer ser, ante todo, si no exclusivamente, historiadores
y en considerar sus depsitos como centros de conservacin de fondos
de archivo de valor permanente al servicio de la investigacin
histrica. Sus relaciones con la administracin pblica eran
juzgadas como secundarias y en muchos casos,las iniciativas de entrega
y de eliminacin se dejaban al arbitrio de las entidades administrativas. En muchos pases los documentos no llegaban a los archivos
sino despus de plazos ms o menos largos (cien o cincuenta aos)
como en Alemania, Blgica,los Pases Bajos, etc.
Los documentos
antiguos eran tratados con privilegio en comparacin con los
papeles contemporneos, y los inventarios y ediciones de docunentos
medioevales gozaban de elevado prestigio a los ojos de los archivistas
palegrafos distros en las tcnicas de la erudicin. Aunque necesariamente no se dejaba de lado
el sumunistro de informacin a
los servicios administrativos, ante todo se trabajaba con miras a
facilitar la investigacin histrica, y an
era frecuente que
algunos archivistas cedieran a la tendencia de conceder favor especial
en su trabajo profesional a los documentos relacionados
con sus investigaciones personales, encubriendo, de tal modo, el aspecto cultural ms general de su misin.
- 1-
De otro lado, algunos estados que no contaban oon fondos de

archivos ni tan antiguos ni tan ricos fueron montando servicios de
archivo con vocacin administrativa acentuada.
El personal de
estos servicios, carente
de informacin histrica, era reclutado
en los cuadros de funcionarios de la administracin, o entre bibliotecarios y documentalistas, y luego entrenado especficamente para
asegurar la documentacin de las autoridades.
En estas condiciones cabfa preguntarse si no
ximo a un divorcio entre dos consepciones del
entre la del archivista historiador, ajeno a
la del archivista administrador sin verdadera
se hallaba proficio del archivista;

la administracin, y
perspectiva histrica.
De todos modos, una y otra de estas concepciones estaban de

acuerdo en poner el acento sobre el hecho que la primera tarea de un
archivista del Estado es ocuparse esencial, si no exclusivamente, de
los documentos originados en el funcionamiento de los servicios del
Estado y de las colectividades publicas: lo que no era archivos
pblicos quedaba abandonado a las bibliotecas o a las instituciones
culturales, como ajeno a los depsitos de archivos pblicos.
EVOLUCIN
La evolucin que sobre todos estos puntos se ha producido es muy
notable, y parece indispensable subrayarla, desde las lneas iniciales de este informe. El archivista de hoy, sin dejar de considerarse
al servicio de la historia, ha establecido o reestablecido, vnculos
particularmente estrechos con las entidades de donde emanan los documentos, adelantndose en ocasiones a los documentos mismos. Adems
ya no se limita exclusivamente a los documentos escritos, ni slo a
la documentacinde origen pblico, ni siquiera a la que parece de
valor permanente. Una nueva concepcin de archivos totales se ha
abierto camino,y el archivista de los tiempos presentes se ha hecho
conciente que su tarea esencial consiste en poner a disposicin de un
pblico, el ms extenso posible, el caudal creciente de las riquezas
que se le confan y asegurar su total explotacin.
Es verdad que aunque la evolucin que anotamos se hace evidente
en todos los pases, no se cumple en todas partes de manera completa,
porque sus realizaciones dependen de la importancia material de los
depsitos de archivo, de su carcter (archivos centrales, regionales, locales), de las fuerzas de resistencia que les opone las concepciones tradicionales de las autoridades y de los archivistas mismos.
Sin contar las dificultades para obtener el aumento necesario de personal y los medios de financiamiento indispensables para el desarrollo
de las tareas.
IA FUNCIN HISTRICA DE LOS ARCHIVOS

Y EL PROBLEMA DE LOS DOCUMENTOS CDNTEMPORANEOS
Actualmente se insiste sobre la vocacin de los archivos a incorporar con la administracin, a situar en el corazn mismo de
ella, para gestionar sus papeles, para organizarlos y asegurar, de
algn modo, la documentacin permanente de la autoridades pblicas. No obstante, cabe preguntarse si ciertamente este es el campo
por donde debe enrutarse la misin misma de los archivos?
- 2 -
De hecho, son muy fuertes las reticencias ante esta concepcin

que, para muchos, significa una desviacin de la verdadera funcin
de los servicios de archivo. As si bien es cierto que en la Repblica Federal de Alemania los archivos Federales y los de algunas
Regiones (Renania del Norte Westfalia) sienten que les concierne el
problema global de los documentos administrativos contemporneos, la
mayora de las Regiones slo aceptan tomar a su cargo archivreife o
ardiivwrdi^
, es decir aqullos que por su inters para la historia o por la utilidad de su contenido jurdico merecen ser conservados definitivamente o por largo tiempo. Esta concepcin se halla
muy carcana a la manifestada por los archivos de la Repblica Democrtica Alemana, los de Austria o los de la gran mayora de los cantones suizos. Igual cosa acontece en los Pases Bajos, donde, por
principio, los Archivos del Estado solamente reciben documentos de
ms de cincuenta aos, y excepcionalmente, algunos de ms de veinticinco .
En otros pases los archivos no rehusan extender la funcin de
los archivistas frente a los documentos contemporneos; pero, en el
fondo, mantienen subyacente su funcin histrica. As en la Gran
Bretaa, la finalidad del trabajo de los archivos del "Public Records
Office" es asegurar, mediante la administracin, la supervisin de
los archivos producidos por las cortes y la mejor seleccin de los
documentos que le han de ser transferidos para su conservacin definitiva. La situacin en Francia es la misma: all la recoleccin
de documentos contemporneos se hace con la perspectiva lejana de
conservartodo material til para la investigacin. Bajo una formulacin diferente, la respuesta italiana no se aleja mucho de esta
concepcin: pues, si bien es cierto que insiste - al igual que los
Pases escandinavos - en la unicidad de esencia de los documentos de
archivo, ya sean conservados en la oficina o llevados a los depsitos, no por ello deja de definir al archivista, antes que todo, como
un "investigador cientfico". En cuanto a los archivistas rumanos,
ellos recuerdan, en su respuesta, que la legislacin de su pas seala a sus archivos "fines cientficos y culturales-educativos".
Pese a las afirmaciones de principio segn las cuales el archivista debe sentirse responsable por la gestin de archivos, se hace
evidente que la mayora de nuestros colegas interpretan de modo totalmente inexacto esta expresin que propiamente responde a una
prctica norteamericana que por su naturaleza, no parece que logre
hacer carrera fuera de las realidades fundamentalmente americanas.
Son pues razones de regularidad en las entregas; razones de clasificacin de los legajos en forma que permita su adecuado tratamiento ulterior en los archivos; en fin, razones de facilidad para la
eliminacin, las que, cada vez ms, persuaden a los archivistas de
lanecesidad de establecer, lo ms pronto posible, su control sobre
los documentos, y as han llegado a reinvidicar un derecho de supervisin de los "archivos en formacin". Pero desde el punto de vista
de la doctrina archivstica importa mucho preguntarse en qu momento
o estado de esta formacin puede o debe intervenir el archivista.
A nuestro modo de ver el archivista no debera intervenir sino
despus del nacimiento de los documentos, es decir, no al nivel de
cada uno de los documentos sino en el momento en que se constituye el
expediente, y sobre todo, en el momento en que se trata de organizar
los legajos relacionando los unos con los otros. Contra esta opinin,
la gestin de archivos, tomada en el sentido pleno del trmino,
extiende su ingerencia desde el origen de cada documento tomado individualmente, al formulario administrativo, al nmero de ejemplares,
- 3 -
a su recorrido a travs de los servicios, hasta la concepcin, la

redaccin y la dactilografa del domuento.
Es decir que la gestin de archivos tona en sus nanos el documento de trabajo en su
conjunto, mirndolo desde el punto de vista de la organizacin de
las oficinas administrativas, y de modo especial, bajo el ngulo de
la normalizacin del trabajo y del material, incluso la formacin
del personal administrativo.
Aceptemos que el archivista debe tener .el derecho a conocer el
proceso de nacimiento de los documentos. Pero asi y todo, nos preguntamos, si tambin le corresponde el deber de extender su inters
hasta su fase prenatal.
De nuestra parte creemos que los archivos no estn llamados, bajo ninguna forma, a absorber los servicios de organizacin y de mtodos que, bajo nombres diversos, existen en la mayora de los pases , a los cuales corresponde la funcin pblica o las reformas administrativas. Se trata de dos profesiones netamente diferentes, as
tengan fronteras comunes. Crenos que es altamente deseable establecer una colaboracin ms estrecha que la que hoy existe entre los
servicios administrativos y los archivos. Pensamos, sobre todo, que
la voz de los archivistas debe escucharse en el seno de las diversas
comisiones competentes en materia de mtodos administrativos. Ir
ms all sera desbordar la misin propia de los archivos.
Nos parece pues oportuno, que se ponga freno, sobre este punto, a
una evolucin que, si bien es deseada por algunos, no la creemos sana
en el plano de la doctrina y de las realidades. Con la adopcin de
tal concepcin se corre el riesgo de comprometer los fines propios de
los archivos y de malgastar el formidable potencial cientfico que
encierra su personal. Todava nos queda por definir aqu, con alguna precisin, en qu consiste esta misin de los archivos.
Agradecemos a los treinta y seis colegas de veinticinco Estados
que respondieron al largo cuestionario que les enviamos. Gracias a
sus respuestas hemos podido establecer este informe general:
Alemania (Repblica Democrtica): Archivos del Estado
Alemania (Repblica Federal): Archivos Federales (presidente.,
Dr. Mommsen; Archivos de los Estados de Bade-Wurtemberg, de Baviera,
de Hamburgo, de Hesse, de Renania-Palatinat, de Renania del Norte, de
Sarre, de Baja Sajonia, de Schleswig-Holstein. Informe de sntesis
para Alemania (Dr. Mommsen).
Australia: Commonwealth Archives Office (K. Penny).
Austria: Direccin General de Archivos del Estado (Dr. Mikoletzky).
Blgica: Archivos Generales del Reino (C. Wyffels).
Camern:
Direccin de Archivos Federales y de la Biblioteca
Nacional (M. Etende).
Canad:
Archivos pblicos (B. Weilbrenner, Direccin de archivos histricos).
1 Sobre algunos de los puntos que fueron estudiados en la VII

Conferencia de la Table Ronde en Madrid en 1962 nos limitaremos a hacer referencia al excelente informe de Yves Protin "El concepto de
Archivos y las fronteras de la archivstica". El nuestro constituye
en parte, la prolongacin y el desarrollo de dicho informe.
- U -
Costa de Marfil: Direccin de Archivos Nacionales (Dr. Kess,

director adjunto).
Dahomey: Instituto de Investigacioanes Aplicadas (J.A. Djivo,
director jefe del Servicio de los Archivos Nacionales).
Finlandia: Archivos Nacionales (M. Kerkkonen).
Francia: Direccin General de Archivos (G. Duboscq, Inspector
General).
Gran Bretaa: Archivo Nacional
Grecia: Archivos Nacionales (A. Diamantis, director suplente).
Hungra: Direccin de Archivos (J. Varga).
Israel: A. Bein, archivista del Estado.
Italia: Direccin General de Archivos del Estado (G. Antonelli,
Director del Servicio de Asuntos Archivsticos-tcnicos).
Malasia: Archivos Nacionales (Dato Alwi Jantan, director).
Noruega: Direccin General de Archivos Nacionales (D. Mannsaker).
Pases Bajos: Archivos Generales del Reino (A.E.M. Ribberink) y
la Asociacin Neerlandesa de Archivistas (R.A.D. Renting).
Polonia: Direccin General de Archivos del Estado (A. Ptasnikowa. Servicio de Investigacioanes).
Rumania: Direccin General de Archivos
Suecia: Archivos Nacionales (0. Jagerskiold).
Suiza: Archivos de la Confederacin (L. Hass); Asociacin de
Archivistas Suizos (B. Meyer).
Checoeslovaquia: Administracin de Archivos Checos (V. Sykora);
Administracin de Archivos eslovacos.
Yugoeslavia: Archivos Federales (F. Biljan).
1. LA MISIN DE LOS ARCHIVOS
Son raros los textos legislativos reglamentarios que formulan con
precisin y en detalle las funciones asignadas en los servicios de
archivo. Esto slo se encuentra en leyes recientes de algunos pases, principalmente de la Europa Oriental y Africa. Pero an all
los textos son bastante flexibles, y permiten eventuales extensiones
de la nocin de archivo y de la misin atribuida a los servicios
que estn a su cargo.
DEFINICIN GENERAL DE LA MISIN DE LOS ARCHIVOS

Cabe preguntarse si, con base a todas las definiciones dadas en
las respuestas que recibimos se puede encontrar una lnea que tenga
en cuenta los distintos puntos de vista y que sea aceptable por todos.
Creemos que ello es posible a menos que nos compruebe la imposibilidad
en las discusiones que tendrn curso en la Conferencia de la Table
Ronde.
Definiremos un deposito de archivo, ante todo, como un establecimiento de carcter cientfico, encargado de funciones administrativas. En efecto, parece difcil separar este doble aspecto que representa las dos caras de una misma institucin. La posicin hngara, a este respecto, es bien clara. Otros, sin embargo, (Francia,
Rumania y Yugoeslavia principalmente), desearan completar esta definicin con una referencia a la funcin cultural-educativa de los archivos. Nuestra opinin es la de que esta funcin, por importante
que sea, debe considerarse como secundaria o derivada de la vocacin
cientfica de los archivos.
- 5 -
Nadie puede negar la existencia de un depsito o servicio de

archivo, por el hecho que no est en capacidad de organizar exposiciones, de recibir visitas escolares, o de publicar documentos. Estas
actividades son simplemente consecuencia de la misin primaria de los
archivos, o mejor, de su doble misin: responsabilidad por la conservacin del material archivstico y vocacin para facilitar todos
los medios de acceso a esa masa docunental.
IA NOCIN DE CONSERVATION Y SUS CONSECUENCIAS

Por conservacin ha de entenderse no solamente el hecho material
de guardar documentos, sino el conjunto de operaciones que permitan
asegurar su salvaguardia; es decir, la recoleccin del material, por
una parte; y por otra, la seleccin de lo que debe estimarse como de
valor permanente y de lo que debe eliminarse.
La nocin de material archivable tambin ha evolucionado hoy no
se puede limitar slo a documentos escritos; hay que extender la nocin y aplicarla al conjunto de documentos, ligados con la actividad
de los servicios administrativos, cualquiera que sea su forma material: impresos, necanografiados, sonoros, fotogrficos, cinematogrficos, planos y diseos tcnicos.
Esta responsabilidad de conservacin del patrimonio documental
del pas, de la regin y de la ciudad, implica para el archivista la
obligacin de no limitar su campo de accin a los documentos originados en las administraciones pblicas, sino tambin de ocuparse de
los provenientes de entidades parapblicas, comunidades, empresas
econmicas, de familias y de individuos. Es decir que la responsabilidad del archivista de hoy se ha extendido a todo el conjunto del patrimonio archivstico-histrico, sin consideraciones de fecha, de
naturaleza material o de estado jurdico. La evolucin de la legislacin y de las realizaciones en el plano internacional en este respecto es neta e indiscutible, pese a que razones de carcter social y
econmico hayan impedido, en algunos pases, el desarrollo natural
de esta tendencia. De todos modos, los hechos son tan patentes que
sobra insistir. Tanto ms cuando tiene en cuenta que estos problemas
ya han sidomobjeto de intercambio de ideas en Congresos Internacionales de Archivos y en nuestras conferencias de la Table Ronde.
Digamos solamente que, en el plano de los principios, la cuestin ha sido ya perfectamente definida en Francia mediante el Decreto
de 1.945 que asigna a la Divisin de Archivos todo lo que a ellos se
refiere, "tanto pblicos como privados". Lo mismo se observa en la
definicin de poderes del Director de Archivos en Malasia y Camern.
En Italia la ley establece con precisin las condiciones en que se
ejerce esta vigilanza. No cabe duda de que se trata de un problema
de actualidad en muchos pases. Algunos, como la Gran Bretaa, que
anteriormente y por principio, haba reservado sus cuidados para los
archivos pblicos, hoy reconoce la legitimidad de su conservacin
en los depsitos pblicos.
As mismo conviene sealar que la necesidad de la conservacin impone a los servicios de archivo tareas particulares de control
sobre la gestin de los documentos de servicio pblico, principalmente en lo que concierne a su transferencia final. Precisamente con
el propsito que sta se cumpla en las mejores condiciones posibles,
los archivistas han sido llamados para que cooperen con las administraciones para ayudarlas a conservar debidamente aquellos documentos
- 6 -
que, habiendo dejado de ser tiles para el servicio cotidiano, no por

ello pueden ser eliminados ni transferidos a un depsito de archivo.
Tampoco insistiremos sobre este problema que es bien conocido por los
archivistas y que ha sido objeto de discusiones en todas las instancias nacionales e internacionales de la profesin.
IA 1SDCI0N DE EXPLOTACIN DE IOS ARCHIVOS

Es evidente que este potencial documentarlo, destinado a la concentracin en manos de los archivistas, no podra ser simplemente
almacenado: los archivos no son solamente almacenes de documentos,
"graneros de la historia" como de nodo potico pero inexacto se les
ha llamado. El archivista debe asegurarles la ms completa explotacin por el mayor publico posible.
El acceso a los documentos se obtiene mediante cuidadosa seleccin de los documentos y la elaboracin de instrumentos prcticos
de trabajo (guas, inventarios, catlogos, ficheros). Justamente
estas operaciones de tratamiento de los documentos constituyen esencialmente el trabajo tcnico del archivista.
La explotacin de los archivos exige la publicacin de inventarios y dems instrumentos de trabajo y facilidades de acceso a los
documentos. Tambin en estos aspectos y exigencias de la explotacin cabe sealar, con mucha satisfaccin, que en muchos pases se
han realizado notables esfuerzos para el desarrollo de esta actividad,
que algunos consideran como esencial, ya que por su mediacin se
abren las puertas de los archivos a los investigadores. Si bien esta
cuestin no figura en el orden del da de nuestra conferencia, no se
la puede eludir aqu: sin pretender elaborar una lista de agraciados, no podemos dejar de mencionar el conjunto impresionante de instrumentos de trabajo que se han publicado en .los ltimos veinte
aos en Francia, Hungra, Italia, Rumania, Checoslovaquia.
La explotacin de los materiales se facilita mediante la edicin de volmenes de fuentes. En algunos pases se piensa que esto constituye una de las tareas ms importantes de los servicios de
archivo. Igual eficacia se atribuye a publicaciones de estudios sobre la historia de las instituciones cuyos fondos se conservan en los
archivos; algunos los consideran como introduccin indispensable a
la utilizacin de los fondos. En ninguna forma podramos minimizar
el valor de estos aspectos de la actividad de los archivos. Sin embargo, debemos declarar que no se les puede tomar como absolutamente
esenciales. Otras entidades pueden asegurar la preparacin de tales
ediciones de textos y de tales estudios: solas o en cooperacin con
los archivos. Estos deben otorgar prioridad a los instrumentos de
trabajo que aseguren el acceso ms rpido posible a los volmenes
de materiales. Por esto nos parece lamentable que algunos depsitos
apliquen todos sus esfuerzos a la edicin, con grandes costos de colecciones de documentos o de inventarios analticos, mientras que la
casi totalidad de sus fondos permanece inaccesible, por carencia de
instrumentos adecuados de trabajo. Solamente aquellos archivos que
dispongan de personal y recursos abundantes podran consagrar alguna
parte de sus esfuerzos a la realizacin de tal programa.
La vocacin de los archivos, como bien lo expresa la respuesta
israeli, es servir a quienes utilizan su documentacin, lo cual implica que su actividad debe encaminarse en tres direcciones, segn
- 7 -
los usuarios. Primero, deben proporcionar a las autoridades gubernamentales toda la documentacin que requieran. Luego deben facilitar
al publico toda la informacin relacionada con sus legtimos intereses, y expedirle las copias de piezas y certificados que demande.
Finalmente, y por razn de su propia naturaleza, los archivos tienen
obligaciones especiales frente a los institutos de investigacin
cientfica y los inyestigadores individuales, sobre todo en el dominio de la historia. A lo anterior se aade (puede aadirse) que
tambin han de llevar su inters a iniciativas en el campo de la
educacin escolar y popular ( conferencias, exposiciones, etc.) en
cuanto sean compatibles con los recursos de personal y locativos que
dispongan. Sobre este ltimo punto volveremos ms adelante.
PRIORIDADES?
Los archivos de muchos pases se niegan a establecer una prioridad entre el aspecto administrativo y el aspecto cientfico de sus
actividades; entre su funcin de conservacin y sus tareas en materia de utilizacin. Ya hemos visto que estas funciones se encuentran
ligadas, hasta el punto que no son ms que las dos caras de una sola
y misma actividad.
Esta concepcin fue expresada con claridad en la respuesta sueca
y que podemos resumir as: la concepcin total de los archivos, segn la cual los documentos recientes y los fondos archivados no son
ms que dos aspectos de un solo problema, exige tambin una concepcin global de las tareas del archivista. No puede establecerse
prioridad para los trabajos de investigacin cientfica o para los
de carcter administrativo. La finalidad de los archivos es servir
los intereses de la investigacin, en el sentido ms amplio del
trmino, y la condicin fundamental para lograrla es que se encuentren perfectamente organizados desde su comienzo. Por ello, la formacin, la gestin y la seleccin de los archivos activos de la administracin merecen importancia y tratamiento similar a los que se
otorgan a los documentos ya entregados.
Compartimos plenamente la anterior opinin, expresada con tan
fuerte motivacin. Tambin la comparten, y es bueno destacarlo,
pases relativamente nuevos que slo disponen de escasos documentos
antiguos (Australia, Israel, Malasia) o Estados donde tradicionalmente
se han tenido los archivos como la prolongacin de la Registratur
de la cancillera (Suecia, Noruega).
Conviene, sin embargo, sealar que esta concepcin de indispensable equilibrio entre archivos histricos y archivos contemporneos
ha hecho progresos enormes en el curso de la dos ltimas dcadas.
Algunos pases como Francia y Gran Bretaa, que en un reciente pasado haban otorgado evidente prioridad a los archivos ya entregados y
al aspecto histrico de sus materiales, tienden actualmente a colocar en el rango primero de sus preocupaciones la colaboracin con los
servicios administrativos, con miras a asegurar la debida seleccin
de los documentos destinados a su conservacin definitiva. En Francia, tanto en los Archivos Nacionales como en numerosos servicios de
archivos departamentales, se trata de constituir archivos intermedios,
de elaborar listas de documentos de las diversas administraciones y de
fijarles plazos de conservacin. En Londres, el "Public Record
Office", transformado en un servicio comn dentro del departamento
del Lord Chancelier, coopera con los servicios especializados de organizacin y mtodos de las diversas divisiones de la administracin
- 8 -
civil, para efectos de una seleccin definitiva de los materiales.

En los Pases Bajos, la Ley de Archivos de 1962, puesta en vigencia
el 1 de Mayo de 1968, asigna a los archivos la responsabilidad en
la conservacin y la eliminacin de los documentos corrientes de la
administracin paralela a su tarea tradicional en materia de archivos
histricos. La misma tendencia se advierte en Alemania Federal: tanto en los Archivos Federales como en los de algunas Regiones. Se
comprende que estos hechos influyan actualmente sobre ciertas orientaciones del oficio del archivista.
No obstante, si bien es cierto que casi todas las direcciones de
archivo se hallan dispuestas a prestar ayuda a la administracin en
la gestin de sus archivos activos, esencialmente lo hacen con el fin
de establecer la mejor seleccin del material destinado a conservacin definitiva, lo cual, segn se observa en la gran mayora de
las respuestas, es considerado como la absoluta prioridad de la misin de los servicios de archivos. En la medida en que el volumen de
documentos generado por los organismos de la administracin crece de
nodo desmesurado, se acrecienta la importancia que las operaciones
tcnicas se cumplan en los archivos con facilidad y sin retardo. As
lo expresa claramente la respuesta yugoslava. Baviera apunta, con muy
buen juicio, que, si despus de todo, "existe una prioridad absoluta
para los archivos, sta no puede ser otra que la de salvaguardiar toda la substancia cuya conservacin se impone".
Ya hemos aludido en la introduccin al problema de saber de qu
finalidad buscan los archivos con la prctica de la gestin de archivos: Ser para buscar una mejor organizacin del trabajp interno de la administracin ayudndola en la gestin de sus archivos
desde su iniciacin, para asegurar a los documentos archivables una
buena explotacin inmediata, o a plazos despus de su entrega? o
facilitarles la entrega a los depsitos de cuanto se juzgue digno de
una conservacin definitiva? Nosotros pensamos que el verdadero problema reside en saber en cul etapa deben intervenir los servicios
de archivo: si en la fase prenatal de los documentos, o despus del
nacimiento de los archivos activos.
Pues bien: de las respuestas recibidas se desprende claramente
que la perspectiva histrica ha de estar siempre presente en el espritu de los archivistas responsables ante la posteridad de la salvaguardia del material documental bsico para el estudio de la historia de sus pases o sus regiones.
Otra consecuencia es que un buen minero de respuestas (principalemente las de Alemania, Austria, Canad, Francia, Italia, Rumania,
Yugoslavia) insisten sobre los aspectos cientficos y culturales de
la actividad del archivista. Dejando de lado las formas en que se expresan y las diferencias de medios concretos de realizacin que sugieren, es evidente que, en todos los Estados, cualquiera que sea su
rgimen poltico y social, existe unanimidad profunda sobre la manera en que los archivos deben concebir la finalidad de su misin.
ASPECTOS PARTICUIARES DE LA ACTIVIDAD DE LOS

ARCHIVOS EN EL CAMPO HISTRICO
Habiendo definido antes los archivos como establecimientos de carcter cientfico, es evidente que desempean ipso facto una eminente funcin en el campo de la investigacin histrica. Es tan
- 9 -
cierto esto, que la respuesta italiana, al referirse a las relaciones

entre los archivos y las instituciones de investigacin histrica,
se limita a afirmar que los archivos son, por definicin, centros de
investigacin histrica: que sus trabajos y publicaciones (empezando por sus inventarios) son de naturaleza cientfica, y que su
labor contribuye al progreso de las ciencias a la par con otras instituciones de investigacin.
Poniendo de lado este aspecto filosfico de la esencia fundamentalmente histrica de los archivos, cabe formularnos algunas preguntas: I o en tanto que instituciones de investigacin histrica,
pueden y deben los archivos conducir con autonoma, trabajos historiogrficos, aparte de guas, inventarios o catlogos de documentos? 2 o pueden y deben recolectar, adems de los producidos por la
administracin publica o parapblica, otros tipos de fuentes documentales que por su naturaleza sirvan a la historia del pas o de la
regin?
1. IDS ARCHIVOS CENTROS DE INVESTIGACIN?

En el plano de la estricta doctrina existe casi unanimidad en las
respuestas: La vocacin normal de los archivos no es funcionar como
instituciones de investigacin histrica, ya que en la mayora de
pases existen academias, institutos universitarios, centros nacionales y regionales de investigacin, con la tarea especfica de llevar a cabo trabajos colectivos en el campo histrico, por iniciativa
propia, o por encargo subvencionado de los archivos. En ningn caso
stos pueden substituir a aquellos. Pero s tienen la obligacin
de prestarles todo el concurso que les sea posible para facilitarles
sus trabajos. Colaboracin que puede cumplirse de diversos modos:
a) Materialmente, los archivos pueden alojarlos en sus propios
locales y aportarles cooperacin poniendo a su servicio uno o ms de
sus empleados, por tiempo completo o parcial, segn lo necesiten. En
Suecia, por ejemplo, as se ha logrado la publicacin del corpus
deschartes de la Edad Media, y en Inglaterra, el Publi Record Office
ha prestado servicios semejantes a la Comisin del Latien Medioeval.
En Pars, los Archivos Nacionales, en colaboracin con los laboratorios del Centro Nacional de Investigacin Cientfica, examinaron a
fondo los archivos de notas para investigacin en el campo de la historia literaria y musical, como tambin de los archivos judiciales
para la historia del procedimiento judicial en el medioevo.
b) Cuando los archivos se ocupen de establecer sus propios planes
de trabajo, tambin pueden tener en cuenta las necesidades de los
centros histricos. Esto se hace en todos los pases de Europa
Oriental (Repblica Democrtica Alemana, Hungra, Polonia, Checoslovaquia, Yugoslavia), donde al comienzo de cada perodo de planificacin se establece un inventario de necesidades, en ntimo contacto
con los organismos universitarios y de investigacin cientfica,y en
Inglaterra, el programa de publicaciones del Public Record Office con
la consulta previa a la Comisin de publicaciones del Comit Consultivo del Lord Chancelier.
Nosotros opinamos que dondequiera que funcione un Comit Superior de Archivos con participacin de personalidades universitarias
es necesario reforzar la colaboracin entre ellos, y que los programas de clasificacin, de inventarios y de publicaciones den lugar a
- 10 -
intercambios de visiones ms profundas de lo que actualmente son, para no dejar la iniciativa total en manos de las direcciones centrales
de los archivos mismos.
c) El caso frecuente ocurre, cuando por peticin de entidades de
investigacin cientfica, o por demanda de investigadores particulares, los archivistas proceden a realizar encuestas sobre la existencia
de ciertos tipos de documentos, o cuando ordenan verdaderos inventarios a travs de la red archivstica. Aunque estas actividades
ocupan muchas veces la mayor parte del tiempo de los archivistas, se
las toma como normales en muchos pases: Italia y Pases Bajos,
principalmente. En este ultimo se estima un 30% el tiempo que se dedica a estos trabajos. Las investigacioanes para lectores constituyen
igualmente un servicio tradicional de los Archivos Nacionales de
Pars, que ocupan buena parte del tiempo de los Archivistas de todas
las secciones.
As mismo puede suceder que los inventarios de fuentes sobre un
tema cualquiera tengan un desarrollo tal que, en cierta manera, obligue a los archivistas a elaborar un catlogo temtico sobre el asunto en cuestin. As ha sucedido en el Canad con encuestas sobre
censos y registros parroquiales. En Francia se encuentran en preparacin guas sobre historia de la Revolucin en la regin provenzal
y sobre fuentes demogrficas de la regin de los Pirineos Medios. En
Polonia se han publicado encuestas del mismo tipo.
d) Tambin puede ocurrir que, por falta de iniciativas de otros
organismos y para llenar lagunas de la investigacin histrica, los
depsitos de archivo tomen por cuenta propia la responsabilidad de
asignar a uno o a varios miembros de su personal, la preparacin de
un determinado tipo de trabajos histricos. As, en los Archivos
Nacionales de Francia se ha constituido un servicio de documentacin
en cuestiones de toponimia, y en Bade-Wurtemberg, un centro de estudios de filigranas de papel. En Grecia y en Sarre los archivos se
ocupan de trabajos de onomstica; tambin en Grecia, los archivos
han completado un diccionario de los combatientes de las guerras de
independencia, y en Finlandia, un catlogo general de propiedades y
de granjas.
e) Pero lo que con mayor frecuencia ocurre es que los archivistas colaboran, a ttulo personal, en los trabajos de institutos de
historia o en comisiones de investigacin o de publicaciones, lo que
ciertamente ocupa parte importante de su labor especfica. Con frecuencia se trata de dar servicios de secretariado a sociedades cientficas o comisiones que, aunque a veces tienen su sede en los mismos
archivos, no por eso dejan de consumir apreciablemente el horario del
trabajo profesional de los archivistas y directores de archivo. Este
es un problema del que luego nos ocuparemos. Pese a todo, hay que
convenir en que tales colaboraciones constituyen una extensin normal de la labor de los archivos; tanto ms normal si se tiene presente que muchos de esos trabajos se emprenden por iniciativa de las mismas direcciones de archivo cuando se tiene en cuenta la utilidad que
tienen para los legtimos intereses de los depsitos.
En este orden de ideas se puede citar la colaboracin que prestan los archivistas belgas al Centro Nacional de Investigaciones Histrico-religiosas para la publicacin del Monastioon Belge; al
Centro Interuniversitario para la Historia de los Precios y Salarios;
al Centro Interuniversitario de Historia Contempornea; al Centro
- 11 -
Belga de Historia Rural, etc. En Francia, actualmente varios archivistas han sido encargados de la publicacin de ttulos relativos a
los derechos temporales de los monasterios, as como de encuestas en
la coleccin "Documentos Inditos" del Comit de Trabajo Histrico
y Cientfico, en el que colaboro como secretario. Tambin una treintena de archivistas, en unin con personal universitario, se ocupa
actualmente, bajo mi direccin, en la publicacin de cerca de cincuenta volnenes de altlas histricos provisionales que formarn un
verdadesro corpus de la investigacin sobre la historia de las provincias .
2.
Recoleccin de fuentes histricas no archivsticas?
Dos escuelas de carcter bien diferente parecen enfrentarse sobre

el punto de saber si los archivos deben limitar su actividad a materiales propiamente archivsticos, o si tambin estn llamados a recolectar fuentes histricas de naturaleza diferente. Las posiciones
de esta escuela hoy no parecen tan irreductibles como lo fueron hace
algunos aos.
a) Para algunos, la tarea prioritaria de los archivos es asegurar la conservacin y la explotacin de los fondos de archivo producidos por la administracin pblica. Hace algin tiempo, la nocin
de archivos cubra solamente los "archivos pblicos", con exclusin
de los documentos acumulados por particulares. Los Pases Bajos figuran entre los primeros que renunciaron a esta posicin doctrinal
que con tanto vigor haban sostenido Muller, Feith y Fruin en su
clsico Manual. All han llegado hasta el punto que los Archivos
Generales del Reino cuentan hoy con un rgano especial para la prospeccin de archivos privados (Nederlands Register van familiearchieven). Por su parte, la Gran Bretaa y los Estados Unidos han abandonado su rgida actitud anterior. Sin embargo el Public Record
Offcice continua atendiendo, casi exclusivamente, los archivos pblicos, y no cuenta con ningn crdito para compras. La responsabilidad en materia de archivo privado la asume la tradicional Historical Manuscripts Commission, y sobre todo, el National Register of
Archives, el cual aunque tiene su sede en el Public Record Office,
ejerce acciones de direccin sobre las bibliotecas universitarias,
sobre los museos y los archivos de las autoridades locales y sobre los
propietarios de archivos privados, cuando as lo desean estas entidades.
Otros pases igualmente, hacen esfuerzos para la prospeccin de
archivos privados y consideran que a los archivos pblicos incumbe
una particular responsabilidad en este campo. Sin embargo, no se
preocupan suficientemente por obtener crditos financieros regulares
que les permitan intervenir con eficacia en los mercados, y aceptan
buenamente que la adquisicin de documentos se deje a las bibliotecas , tanto como a los archivos.
Con mayor razn, estos pases se muestran reticentes para reclamar, en favor de los archivos, la recoleccin de otras fuentes
histricas que, si bien es cierto que poseen un carcter innegable
de documentos, no son, propiamente hablando, documentos de archivo.
Los asimilan a colecciones que, segn la doctrina archivstica tradicional, pertenecen al dominio reservado de las bibliotecas y museos.
- 12 -
b) Contra este modo de pensar, algunos sostienen que los archivos tienen la responsabilidad de suministrar la ms completa documentacin posible sobre nuestra poca, recuerdan que lia forma de presentacin de los documentos ha evolucionado considerablemente, al
mismo tiempo que se han transformado los medios de comunicacin con
el pblico y que la civilizacin misma evoluciona. Los documentos
escritos ya no son ms que uno de los aspectos de los innumerables
testimonios que nuestra poca debe dejar de s misma. En consecuencia, sera tarea de los archivos acumular el conjunto de todos esos
testimonios, cualesquiera que sean su naturaleza material o sus autores.
Ninguno ha expresado esta concepcin de mejor modo que los Archivos Federales Alemanes. Ellos se sienten moralmente obligados a
asegurar la conservacin global de la documentacin de la poca:
folletos, volantes, impresos, afiches, recortes de prensa, boletines
de partidos plticos y sindicatos, al igual que colecciones de fotografas, pelculas documentales, documentos sonoros, etc. Consideran adems que la constitucin de archivos orales (testimonio oral
sobre acontecimientos) tambin son del resorte de la actividad de los
archivos. De hecho, hoy ms que nunca, los documentos escritos solo
registran resultados y decisiones: los asuntos mismos (sobre todo en
el campo de la poltica) se tratan en conversaciones, en discusiones,
en charlas telefnicas; todo lo cual puede resultar de un gran inters, sobre todo en perodos turbulentos. Lo mismo puede decirse del
testimonio directo de los actores de los acontecimientos polticos y
militares. En cuanto a las pelculas documentales, los Archivos Federales cuentan con un caudal tan rico que les permite alimentar en
gran parte, a la televisin de la Repblica Federal.
As reaparece la antigua tradicin de la archivstica que, en
un pasaado lejano, haca del archivista un historiador. Esta concepcin que seguramente no dejar de contrariar a aquellos colegas que
piensan que los archivos deben ser, ante todo, centros de conservacin de documentos de la administracin pblica, con directa ingerencia en la gestin dentro de los organismo que los generan, deber
ser objeto de una atenta discusin en el seno de la Conferencia, sobre el plano estricto de la doctrina.
A decir verdad, slo se trata del desarrollo lgico de algo que
hasta entonces se haca en muchos archivos locales: archivos municipales alemanes, y archivos departamentales principalmente, que siempre
se esforzaron por reunir la mayor documentacin posible sobre la historia de la ciudad y de la provincia. Recientemente se han creado en
Francia una serie nueva (Fi) en el esquema de clasificacin de los
archivos departamentales, para colocar all las colecciones iconogrficas. De otra parte, numerosos archivistas departamentales han
organizado en sus dependencias colecciones de resmenes de prensa
sobre toda clase de temas de la vida del departamento, y aunque todava no han tomado mayores iniciatiovas en el campo de los archivos
orales, en ms de una ocasin han realizado encuestas, principalmente sobre la historia de la Segunda Guerra Mundial, sobre la ocupacin, la resistencia y la liberacin, (en nuestra labor personal,
por ejemplo, al tiempo que reunamos folletos, opsculos y afiches,
desde 1944 presentamos encuestas a todos los alcaldes y secretarios de
alcaldas del departamento cuyos archivos dirigamos por entonces).
Adems, los archivos departamentales cuentan, casi siempre, con una
bibliotea que generalmente constituye un centro de particular importancia para la investigacin de la historia de la regin, tanto ms
cuanro que en ella siempre se encuentra coleccionada la prensa nacional y local.
- 13 -
Hechos similares se pueden citar de numerosos Archivos de Estado

de la Repblica Federal Alemana; principalmente en Baviera donde
la cuarta seccin de los archivos Federales del Estado de Munich unific bajo su competencia, junto con el Kriegsarchiv, la documentacin histrica contempornea. Tareas semejantes se cumplen en
Renania del Nor-Westphalie, y en Bade-Wurtemberg. Adems sus bibliotecas histricas generalmente se hallan bien provistas: algunas cuentan con decenas de millares de volmenes.
Estas concepciones son compartidas, aunque en grados diversos,
por los Estados de Europa Oriental (Hungra, Bolonia, Rumania, Checoslovaquia, Yugoslavia), como tambin por Caad'e Israel. En todos
ellos los archivos centrales, pero sobre todo los regionales y locales, se esfuerzan por recoger fuentes diversas de cualquier naturaleza
que juzguen tiles para la historia de sus regiones. En sus respuestas es claro que, si bien es cierto que no todos esos materiales poseen ya un inters, de todas maneras es importante concentrar el mayor volumen posible de fuentes tiles para la historia.
Esta complementacin de los archivos escritos, mediante la recoleccin de documentos, como tambin por la constitucin de archivos de testimonios (encuestas o declaraciones registradas en cintas)
actualmente es objeto de discusin en otros pases, principalmente
en Suecia. A nuestro modo de ver, no cabe la menor duda que en adelante ser preciso sumar estas actividades a las tareas que incumben
a los archivos y hacerlas parte de la definicin de su misin. De
todos modos, el hecho merece ser ampliamente discutido en esta conferencia, a menos que se juzgue preferible dedicarle una sesin especial en el curso de una Table Rende ulterior.
INCUMBE A IDS ARCHIVOS IA MICROFILMACIN

DE DOCUMENTOS ?
La disconformidad que actualmente existe entre las diversas concepciones de los archivistas sobre su misin se hace an ms patente por sus actitudes frente al tema de la microfilmacin de complemento. Cuando un servicio de archivos considera que su misin no se
limita a la conservacin de los documentos originados en los despachos administrativos de su competencia, sino que adems piensa que
debe suministrar a los historiadores la documentacin ms vasta posible sobre la historia nacional, regional y local, entonces se esfuerza por completar sus fondos, estableciendo un programa de microfilmacin de documentos que se conservan en otros depsitos de archivo o de bibliotecas, tanto del interior como del extranjero.
Las posiciones frente a la cuestin estn bien marcadas. La
respuesta inglesa afirma categricamente que dicha microfilmacin no
responde a la vocacin del Public Record Office. As lo declara, no
obstante el hecho que ese establecimiento posee instalaciones de reproduccin muy importantes y expeditas; solo que las aplica a la microfilmacin de otra clase de documentos. Lo mismo opinan en los
Pases Bajos, en Finlandia, en Grecia, en Suecia y en la Repblica
Democrtica Alemana.
En cambio, Polonia considera que, por razn de las prdidas de
la guerra, se impone una poltica sistemtica de microfilmacin de
complemento. Por igual razn comparten esta opinin los archivos de
algunos Lander de la repblica Federal Alemana. La microfilmacin de documentos ocupa hoy lugar de honor en los planes peridicos de los archivos de Hungra, Rumania y Yugoslavia.
- 14 -
Israel llega hasta el punto de estimarla como una de las tareas

esenciales de sus archivos, dado que la mayor parte de los documentos
concernientes a la historia de los judos en general, y a la de los
territorios que hoy forman parte del Nuevo Estado de Israel se hallan
conservados en depsitos extranjeros. En Francia, son numerosos los
archivos departamentales que ftan acogido la iniciativa de la microfilmacin de complemento; pero los Archivos Nacionales anteriormente
establecieron un plan de microfilinacin de docurtentos relacionados
con la historia de la nacin conservados en depsitos del extranjero, luego de cumplirlo en Venecia y en el Vaticano, no lo continuaron
en forma sistemtica.
A nuestro modo de ver, el establecimiento de un programa de microfilmacih a largo plazo, constituye uno de los aspectos ms importantes de la poltica de una direccin de archivos; representa un
inters esencial para el progreso de los estudios histricos; permite no solamente complementar los documentos de los depsitos, sino
que tambin hace posible la crtica mediante su confrontacin con
otras fuentes de informacin.
ASPECTOS PARTICUIARES DE LA ACTIVIDAD DE LOS ARCHIVOS

EN EL CAMPO EDUCATIVO Y CULTURAL
Si bien es cierto que la prioridad se otorga a la documentacin
de los servicios gubernamentales y administrativos, y a la informacin de los historiadores y dems investigadores en materia de ciencias humanas, muchas direcciones de archivo estn de acuerdo con la
consideracin que los materiales conservados pueden tambin utilizarse para fines educativos y culturales. Sin embargo, aunque esta
actividad se tiene como importante, no se la estima como fundamental.
Se trata, en efecto, de un complemento de las tareas de base (Alemania Federal, Blgica, Francia, Gran Bretaa, Hungra, Malasia,
Pases Bajos, Rumania, Suecia, Checoslovaquia, Yugoslavia). Ciertos
pases que conceden importancia significativa a esta actividad, se
muestran impedidos para realizarla por insuficiencia actual de personal o de medios locativos (Blgica, Finlandia, Noruega). Otros, apenas tienen proyectos al respecto (Australia, Camern, Costa de Marfil, Dahomey, Israel). Solo los Archivas Federales Alemanes afirman
que se trata de una actividad especfica de la profesin.
En general, no se espera que los archivos gerencien un verdadero
museo de historia nacional. Por razones de distribucin de tareas
entre las diversas administraciones se hace evidente que tal museo
debe estar adscrito a la Administracin de Museos. Sin embargo, en
Pars, el Museo de Historia de Francia, que existe desde hace ms de
un siglo en los salones del antiguo Palacio de los Prncipes de
Soubise, presenta un panorama nacional con ayuda de documentos y objetos histricos de propiedad de los Archivos Nacionales. Su direccin est a cargo de un conservador de archivos que, adems, organiza exposiciones y coordina las actividades del servicio educativo.
Igualmente existe en Londres un museo del Public Record Office, que en
1969 vio desfilar por sus salones aproximadamente 15.000 visitantes,
2.000 de ellos en grupos o en visitas escolares. En Israel los Archivos Centrales Sionistas han organizado, y administran el Museo Herzl.
As tambin, algunos archivos en Europa (Alemania Federal,
Blgica, Francia, Italia) si bien no cuentan con el verdadero museo, disponen de una o varias salas de exposicin permanentes.
- 15 -
Mucho ms frecuente, sino general, es la realizacin de exposiciones temporales, que organizan los archivos para celebrar un acontecimiento memorable del pas o de la regin. Esta prctica es
considerada como normal por los archivos de la Repblica Federal Alemana, Australia, Blgica, Canad, Finlandia, Francia, Gran Bretaa,
Grecia, Hungra, Israel, Italia, Malasia, Pases Bajos, Polonia, Rumania, Suecia, Checoslovaquia y Yugoslavia. Es verdad que el ritmo de
estas exposiciones es ahora un poco menos sostenido que el de hace algunos aos, con excepcin de Suecia. El promedio actual es de una o
dos exposiciones importantess por ao y por archivo, sin contar otras
de menor categora y tamao que se celebran por circunstancias particulares , como la recepcin de visitantes ilustres, reuniones de
congresos, visitas escolares, etc. En Checoslovaquia, en 1969, tuvieron lugar 251 exposiciones en los archivos. En Polonia, cada cinco
as se realiza en todos los depsitos la "Semana de los Archivos".
No insistiremos ms sobre este aspecto de las tareas de los archivos, pues la cuestin ya ha permitido,valiosos cambios de opiniones en los congresos internacionales.
Agreguemos solamente que
los Archivos del Estado de Hamburgo son los nicos en sostener que la
organizacin de exposiciones no es de la incumbencia de los archivos,
sino actividad que corresponde a los museos.
1
No es posible indicar aqu todas las exposiciones de archivos que se han realizado en los diversos pases. Sealaremos solo
las realizadas antes de 1969 o que fueron reseadas en pasadas reuniones internacionales o en la revista Archivum:
Alemania Federal: El guila de Napolen sobre Brme (Brme);
los problemas de Berln, despus de 1848, antes de los tratados, peridicos, afiches y volantes (Berln); ciento cincuenta aos de las
instituciones de Wurtemberg. 1819-1969 (Stuttgart); los tesoros del
siglo XII (Sttutgart); el nacimiento de la Repblica Federal (Archivos Federales de Coblence); la constitucin de Land de Hesse
(20.000 visitantes).
Austria: Cien aos de historia austraca; las mujeres en la
historia; cincuenta aos de la Repblica de Austria.
Australia: Concurso sobre los planos de la capital federal (Canberra) .
Canad: El arte herldico en el Canad; el Canad por los
mapas; el manifiesto de Manitoba; Sir Wilfrid Laurier.
Finlandia: El cincuentenario de la independencia (1967).
Francia: Archivos Nacionales: Napolen; San Luis. En los archivos departamentales: numerosas exposiciones sobre el cincuentenario de
1914-1918, etc.
Hungra: El cincuentenario de la revolucin democrtica burguesa de 1918; cincuentenario de la repblica de los Consejos de
1919; el 25 aniversario de la liberacin; Georges Klapka, general de
la lucha por la independencia en 1848-1849.
Italia: Historia de la laguna veneciana (Venecia); Aspectos del
Concilio de Trento y de la Reforma Catlica (diversos depsitos);
Borromini, Piero de Cortona (Rema).
Polonia: la Silsie de la dinasta Piast; el partido comunista de Polonia en Kielce; 125 aos de luto del pueblo de Polonia la
Grande por su liberacin; numerosas exposiciones para conmemorar el
milenio del estado polons.
Checoslovaquia: numerosas exposiciones sobre la historia de la
agricultura y sobre la historia de las minas,etc.
- 16 -
Con mayor o menor frecuencia, pero en todas partes, los archivos

reciben visitas de grupos universitarios o escolares, para los cuales
se organizan presentaciones de documentos destinadas a ilustrar hechos
de la historia nacional dentro del marco de los programas de enseanza. Normalmente, su preparacin y direccin estn a cargo de un
archivistaj con el consiguiente desmadro de su tiempo de trabajo. A
pesar de esto, hay numerosas respuestas sobre la necesidad de confiar
esta tarea educativa a un miembro del cuerpo de archivistas, ya que
sosn ellos quienes estn familiarizados con los documentos, de lo
cual carece generalmente el cuerpo docente. A veces como en Hungra,
en Francia y en Checoslovaquia, el archivista se convierte as en un
verdadero catedrtico de historia.
Con raras excepciones, solo en Francia (y en ciertos archivos de
condados en Inglaterra), existen verdaderos servicios educativos en
los archivos. En Los Archivos Nacionales, donde fue creado en 1950,
el servicio lo prestan cuatro profesores de enseanza secundaria, con
dedicacin de tiempo completo. El servicio se ocupa de la publicacin de reproducciones y transcripciones de documentos sobre temas
mltiples; organiza un concurso de "jvenes historiadores, sesiones
de cine escolar y anima un cine-club. En 1969, 17.000 estudiantes
visitaron los Archivos Nacionales, acompaados por sus profesores, lo
que equivale a un 50% de ellos. En estos servicios cooperan profesores d tiempo parcial, que en estrecho contacto con el director o sus
colaboradores organizan exposiciones sobre un determinado tema, generalmente relacionado con algin aspecto de la historia regional. En
1969 ms de 40.000 estudiantes desfilaron por los archivos departamentales'.
Finalmente se debe hacer mencin de los servicios que las autoridades demandan a los archivos, bien a modo de consejo/ o de informacin, sobre asuntos de naturaleza cultural relacionados con sus atribuciones. En la mayora de los casos, se tirata de consultas sobre
acontecimientos que se intentaron conmemorar. En ciertos Lander de
Alemania Federal, los archivos reciben consultas sobre todos los problemas de herldica municipal, sobre la oportunidad o conveniencia de
cambios de nombres de las localidades, etc. Lo mismo sucede en Francia, donde los directores de servicios de archivo, y en ocasiones sus
adjuntos, desempean un papel muy importante -en parte reglamentario,
en parte tradicional en todo lo que concierne de cerca o de lejos a la
historia y a la vida cultural de la provincia. No podra suceder de
otro modo, dado el hecho que los archivos departamentales constituyen
el nico servicio cultural cuyo mbito se extiende a todo el departamento, mientras que las bibliotecas y los museos, normalmente slo
prestan servicios locales. As, el archivista se encuentra desempeando el papel de consejero cultural del prefecto y de las autoridades departamentales.
Si bien no es fcil justificar, en el plano de los principios,
esta extensin de la misin de los archivistas, en Francia le conceden un inters particular, a pesar que tales actividades les tomen
a menudo un tiempo considerable, concientes que tales trabajos influyen considerablemente en la irradiacin cultural de los archivos.
La suma de todos estos hechos indica claramente que los archivos
desempean cada vez ms, un papel de hogares de la investigacin
histrica, sobre todo a nivel regional y local. Esta nueva tendencia
se halla corroborada por el hecho que en varios pases como Alemania,
Blgica, Francia, Italia, etc., los archivistas son llamados por universidades y otros institutos de enseanza superior para que dicten
- 17 -
cursos o conferencias sobre cuestiones de historia regional o general

o de ciencias auxiliares de la historia. Creemos que es muy importante y necesario destacar esta nueva tendencia, sobre todo en el momento
que apareca como evidente la tesis que la misin de los archivos de
los archivos deba orientarse ms y ms, hacia tareas de carcter
administrativo, y cuando algunos vean su porvenir restringido a actividades de la gestin de archivos.
Parece que se hubiera producido un resquebrajamiento, una prdida de equilibrio en el contenido del concepto de la misin de los archivos. El lamentado presidente Graswinckel ya lo haba definido como "Hrcules en la encrucijada", como un gran gigante forzado a avanzar con paso igual, sobre dos rutas divergentes. Queda por saber si
en verdad se trata de una divergencia real. El hecho cierto es que
en el futuro, los archivos no podrn enfrentar su misin cientfica, administrativa y cultural, sino a condicin y en la medida que
obtengan un aumento sensible en su personal, y como es obvio, una especializacin creciente y definida del mismo.
- 18 -
II. EL ARCHIVISTA RENTE A SUS TAREAS

EORMACION PROFESIONAL DE PERSONAL CIENTFICO
Cuando se considera la formacin profesional de los archivistas,

surge de inmediato el hecho impactante que, a pesar de la doble misin que se les asigna ( cientfica y administrativa), y pese al doble aspecto de los documentos que manejan (antiguos unos,que a veces
se remontan a la Edad Media, y otros contemporneos originados en la
actividad de la administracin), casi todos los pases permanecen
fieles a la unicidad de formacin del archivista, entendiendo la
principal auqnue no exclusivamente, como de naturaleza histrica.
Esto nos conduce a acentuar an ms, la realidad profunda de la definicin de archivo que dimos antes: Establecimientos de carcter
cientfico, encargados de funciones administrativas.
An en los grandes depsitos con departamentos y secciones muy
especiali zadas (archivos antiguos, modernos, contemporneos, econmicos , privados, tcnicos, notariales, audiovisuales, etc.), es excepcional encontrar entre los miembros del personal cientfico categoras diferentes. Generalmente se admite que todos los archivistas
reciban la misma formacin de base, y que solo despus de incorporados en una determinada seccin se les llame a especializarse, teniendo en cuenta sus aptitudes y sus intereses. Casi todas las respuestas
estuvieron de acuerdo sobre este punto. Juzgan que tal procedimiento
es indispensable, ya que an en el caso que el archivista haya sido
puesto al frente de los fondos de una poca o de cualquier tipo bien
determinado simultnea u ocasionalmente, se le encarga de otras funciones (por insuficiencia de personal) que exigen otras competencias.
Por otra parte, el curso normal de la carrera del archivista lo lleva, por circunstancias variadas, a cambiar de depsito, de secci,
de funciones. Adems, se admite que quien tenga la responsabilidad
de un depsito debe ser igualmente competente para afrontar problemas especficos sobre documentos de naturaleza y pocas diferentes,
as como para aconsejar a los investigadores en las ms variadaas
perspectivas.
En suma: la polivalencia es regla en los archivos regionales y
locales, y toda especializacin excesiva sera considerada como un
mal.
La primera formacin del archivista se recibe normalmente en la
universidad, un instituto archivstico particular dependiente de una
universidad o en una escuela de archivos autnoma. En este ltimo
caso puede tratarse de una escuela tcnica que recibe alumnos ya
diplomados en la universidad (como es la Archivschule de Marburg ) o
tambin puede tratarse de un instituto de enseanza superior donde
los alumnos reciben formacin histrica y tcnica completa paralelamente con sus estudios universitarios (como es: L'Ecole Nationale
des Chartes de Pars). No volveremos sobre estas cuestiones ya que
han sido objeto de encuestas en el plano internacional.
Despus de esta formacin general de base normalmente se considera necesario que el joven archivista pase un tiempo ( de algunos
- 19 -
meses a dos anos) sucesivamente en varios depsitos', o en los

diversos servicios de un mismo depsito.
Aunque en casi todas partes, principalmente en los grandes
depsitos, se advierte una creciente tendencia a una especializacin
precoz, que a veces se convierte en definitiva, no son pocos los que
lo lamentan y los que desean una mayor versatilidad lel personal, al
manos en la iniciacin de la carrera. La verdad es que la especializacin del personal cientfico no se mira como normal sino en
pases como Israel y Yugoslavia, donde por razones de su pasado, los
documentos son de naturaleza extremadamente variada en idiomas
diferentes.
En el proceso actual de la formacin del archiviesta se pone
nfasis espacial sobre la enseanza de la historia y de sus ciencias
auxiliares. En tiempo pasado/ y en varios pases, los archivistas
eran reclutados indistintamente entre juristas e historiadores. Hoy
es menos frecuente esta costumbre.
La consecuencia de tal estado de cosas es que ei joven
archivista, historiador por formacin, no recibe prcticamente
preparacin administrativa, la cual debe lograr "sobre la marcha", es
decir por la prctica y la experiencia en las primeras instancias de
su carrera. Adscrito por primera vez a un depsito, el joven archivista, que conoce las instituciones del pasado mucho ms que el presente, aprende a conocer stas mediante el contacto cotidiano con la
administracin y los documentos que en ella se elaboran. Muchos
estiman esta experiencia como irreemplazable. Tambin se atiende a
la iniciacin del debutante por nedio de perodos d prcticas
obligatorias que organizan las direcciones centrales de archivas o las
escuelas de aachivsticas, mediante visitas a los despachos de la
administracin y a los servicios de Registry ou Registratur, o tambin por pasantas por uno o varios departamentos de un gran depsito encargado de archivos contemporneos o transitorios. Algunas veces estas pasantas y cursos son organiaados por organismos apropiados
(Comisin de la Funcin Publica en el Canad, Ministerio de Finanzas en Finlandia, Escuela Nacional de Administracin en Costa de Marfil) .
En nuestro parecer, existe una evidente laguna en este aspecto de
la formacin del archivista, de la cual se resienten ms profundamente los jvenes archivistas de koy, que los de tienpos pasados.
Pensemos que los directores, de archivo deberan preocuparse ms por
este problema, poique incide notablemente en la manera como los archivistas han de hacer frente a las tareas que se les confan.
ESQUEMA PfcFESIONAL BTERMEDIO

Al lado del esquema cientfico propiamente dicho, en varios
pases existe un cuadro profesional intermedio, con formacin menos
avanzada (estudios secundarios o grados inferioras de estudios universitarios ) constituido por individuos que han desempeado funciones en
despachos dnnistrativos, a los cuales se da formacin tcnica, archivstica o histrica, luego de si ingreso al grupo de servicios de
archivo. sta formacin, mediante cursos" y periodos de prctica,
vara segn los pases, pero en la mayora de los casos, los mejores dentro del personal, pueden ingresar a los niveles superiores. La
- 20 -
cuestin es de importancia actual para muchas direccioanes de archivo

que, por otra parte, la resuelven de nodo contradictorio.
En Hungra, por ejemplo, los funcionarios del nivel medio podan promoverse al nivel cientfico. Hoy no se puede, a menos que
obtengan diploma universitario. En Polonia sucede lo mismo. En Rumania, el nico pas donde esto existe, la situacin es bien diferente: All normalmente los archivistas ejercen sus funciones en alguna
especialidad; y as cono quienes poseen formacin cientfica, se
preparan mediante la prctica para la gestin administrativa, del
mismo modo los que vienen de la administracin adquieren por la experiencia una formacin cientfica; desearamos tener mayores precisiones sobre este sistema y su funcionamiento.
En los Archivos Pblicos del Commonwaalth, en Canad, igualmente existen dos grupos de personal: uno, denominado de investigacin
histrica y adscrito a la seccin histtica; otro, llamado de servicio administrativo, que se ocupa de los archivos corrientes (transitorios). Estos ltimos han recibido hasta ahora, formacin cientfica, pero no parece que esta prctica haya de durar, y presumiblemente en el futuro sern escasos los trnsitos de una categora a
otra.
La situacin en la Gran Bretaa es un tanto diferente. En el
Public Record Office hay dos categoras de personal: una de nivel
profesional (assistant keepers), otra de nivel semi-profesional
(executive officers),ambas con responsabilidades archivsticas y
administrativas a la vez. A los primeros se les escoge del nivel
universitario por un jurado de seleccin, y luego se les d formacin tcnica durante los dos primeros aos de servicio, hacindolos pasar por las diferentes secciones. Se ocupan principalmente de
los fondos antiguos y modernos, de la sala pblica y de la seleccin
de documentos de valor permanente. Entre ellos se escogen los que
luego sern Administradores del Public Record Office (the keeper of
the Records Office) y sus dos adjuntos: el Deputy Keeper of the Records y el Records Administration Officer. En cambio, los "executive officers" son erclutados mediante un examen abierto de carcter
general, o por promocin entre los funcionarios del depsito (clerical grades); su seleccin se est operando, cada vez ms, en el
nivel universitario; y no es raro el caso que algunos de ellos, por su
valor excepcional, sean promovidos al nivel cientfico. A raiz de un
informe de 1968, se ha emprendido el estudio de una reforma general
oon miras a unificar en una carrera los tres niveles: administrativo,
ejecutivo y funcionarios, tanto en el Public Record Office como en
los museos y galeras nacionales.
La situacin francesa es semejante a la inglesa. En efecto: al
lado del nivel cientfico de los archivos existe un personal tcnico repartido en varios niveles. Unos y otros acceden al servicio por
medio de concursos de niveles diferentes. La categora superior
(documentalistas-archivistas) generalmente es de nivel universitario y
se ocupa principalmente de documentos contemporneos, sin que por
ello se le haya provisto de una formacin propiamente archivfstica.
Este personal no puede acceder al grado cientfico, reservado a los
antiguos alumnos de 1' Ecole des Chartes. Innegablemente hay en esto
un problema que deber arreglarse en aos venideros.
rer
En Alemania tambin se distinguen los niveles cientficos (HoheDienst) y los niveles tcnicos (gshcbener Dienst), ambos
- 21 -
reciben formacin apropiada en la Escuela de Archivos de Marburg (o

en Munich para el personal cientfico de Baviera). Los cambios de
categora son excepcionales pero posibles en los Archivos Federales,
previa formacin terica y prctica seguida de un examen.
En los Pases Bajos existe el nivel superior de archivistas que
ingresan a los archivos despus de estudios universitarioos y aprobacin de un examen, y el nivel medio, al que se llega con estudios secundarios y previo examen que prepara la Escuela de Archivos del Estado. Estos ltimos pueden pasar a la categora superior, a condicin que sigan estudios universitarios y aprueben el examen requerido. A propsito, se podran citar numerosos ejemplos de archivistas
que, siguiendo este camino, han llegado a las ms altas posiciones de
la carrera. Bstenos mencionar al actual director general M. Ribberink y el de su predecesor M. Van der Gouw.
Nos hemos alargado voluntariamente sobre este punto del personal
porque pensamos que la evolucin de laa tareas de los archivos repercutir, necesaria y fuertemente, en la formacin de quienes tienen a su cargo el tratamiento de los documentos.
El hecho que los servicios de archivos se preocupen cada vez ms
por los archivos contemporneos (incluidos los de carcter econmico y documentos tcnicos), forzosamente har necesaria, a breve plazo, la correspondiente especializacin del personal. Es claro que
seguir siendo indispensable conservar la formacin general de base,
como tronco comn formado por conocimientos histricos y tcnicos,
luego de la cual vendr la enseanza de la especialidad. Podran
sealarse dos ramas de especializacin: la historia medioeval y moderna, con las ciencias auxiliares tradicionales, de una parte; la
historia de las instrituciones contemporneas, con una iniciacin en
estadstica y en informtica.
No se puede continuar exigiendo a todos los archivistas, al menos
en la Europa Occidental y Central, un conocimiento profundo del latn
y una competencia particular en paleografa, en diplomtica y en
filologa, justamente cuando la mayor parte de la carrera, para la
mayora de los archivistas, transcurrir tratando documentos de los
ltimas cincuenta aos, y an de la ltima dcada, y cuando las
circunstancias actuales les exigen pericia en las tcnicas de la historia contempornea. Tal proceder supondra la existencia de dos
cuerpos de formacin cientfica diferente para los grandes depsitos, con el problema conexo del trnsito eventual del uno al otro, y
sobre todo, el de las perspectivas de carrera, habida cuenta de los
numerosos depsitos ssecundarios que necesitan la presencia de un
archivista polivalente.
Sea como sea, nos parece que la cuestin no puede esquivarse por
ms tiempo y que sera bueno intercambiar puntos de vista y experiencia sobre la cuestin en el curso de la presente conferencia.
EL ARCHIVISTA Y LA INVESTIGACIN HISTRICA

Algunas respuestas han hecho especial nfasis en que toda la
actividad del archivista es fundamentalmente de carcter cientfico,
y en que toda la publicacin de un servicio de archivos (gua, inventario, catlogo, edicin de textos) es una contribucin a la
historia, como lo es tambin un trabajo de sntesis o una monogra- 22 -
fa. Estiman, pues, que en la actividad del archivista no cabe oponer lo que, por una parte, sera calificado cono investigaci.
histrica. Tal es el sentido de laas respuestas de Itali? y Suecia.
En cambio, otras respuestas observan que sera ms justo distinguir dos elementos en la actividad del archivista: uno que comprende las operaciones propiamente archivsticas; y otro constituido por
las investigaciones que se realizan para el publico, para la administracin o para las exposiciones, etc. Por nuestra parte confesamos
no poder compartir este ltimo punto de vista.
Considerar que el conjunto del trabajo archivstico es, por naturaleza, "investigacin histrica" es en parte hacer un juego de
palabras, porque todos sabemos que hay que distinguir entre la tarea
que profesionalroente cumple el archivista (preparacin de las entregas, seleccin de los documentos que han de ser conservados, clasificacin, inventarios, etc.) y los trabajos propiamente histricos que
se emprenden, con base en los fondos de archivo, sobre la historia
poltica, institucional, econmica, social, religiosa y an sobre
las ciencias auxiliares. Sin pretender establecer aqu una primaca
jerrquica entre una actividad estimada como noble, y otra que se
juzga subalterna, creemos que es importante saber si el archivistia
tiene o no, el derecho o la posibilidad de consagrar una parte de su
horario normal de trabajo a tales investigaciones, que algunos califican como "personales", o si' est acomodado de manera que se le permita disponer de suficientes descansos (partes del da, d$iasa en la
semana, etc.) para dedicarlos a investigacioanes que exigen trabajo,
principalmente en las bibliotecas.
Por nuestra parte creemos que el archivista tiene, no solamente
el derecho, sino tambin el deber, de hacer tareas de historiador.
Pensamos que no puede cumplir sus tareas profesionales de modo satisfactorio, sino utiliza los documentos como historiados, pues solamente as puede mantenerse al tanto de la problemtica histrica, seguir la evolucin y los progresos de la historia, comprender en fin,
las necesidades y los problemas de los usuarios. En los archivos
regionales y locales el archivista se familiariza asa con los diversos aspectos de la historia de la regin; aparte que no estara en
capacidad de acosejar a estudiantes e investigadores si l mismo no
sumara a su experiencia como archivista, los conocimientos de historiador. Aun ms: Ser acaso excesivo insinuar que gozar de mayor peso y prestigio ante los servicios pblicos y frente a los universitarios, si despus de sus aos de formacin prosigue con el
cultivo de la historia? Es evidente que merecer mayor estimacin
si a la par que el archivista es autor de publicaciones que dan
autoridad, cuenta con el movimiento histrico nacional o regional, si
se hace descubridor de documentos y animador de sociedades cientficas o de centros de investigacin. Contrariando posiblemente el
parecer de algunos, creemos que nunca ser demasiado insistir sobre
este aspecto que nos parece tan fundamental como las dems funciones
oficiales que debe asumir el archivista.
Las direcciones centrales de archivo de muchos pases reconocen
la importancia de la cuestin y estimulan a los archivistas a que
emprendan estos trabajos (Alemania, Austria, Blgica, Gran Bretaa,
etc.). Al tiempo que lamentan que el recargo de otras tareas, sumado
a la insuficiencia personal, hagan parca y lenta la actividad investigativa de los archivistas, la situacin se hace particularmente difcil para los directores de pequeos archivos departamentales y
- 23 -
provinciales, que con frecuencia son los nicos archivistas profesionales en sus depsitos, y por ende son absorbidos por infinidades de
tareas diferentes. Aunque algo semejante sucede tambin con los directores de grandes depsitos regionales, y con mayor razn en los
regionales, que a menudo se ven constreidos a dedicar a la gestin
administrativa gran parte de su tiempo, cuando no la totalidad de l.
De hecho, los nico que pueden consagrar una parte apreciable de
tiempo a la investigacin son los archivistas de los depsitos centrales o nacionales, o an provinciales, cuando no tienen responsabilidad de direccin.
Esta situacin repercute psicolgicamente de manera negativa y
ruda en el personal cientfico de los archivos. Debe tenerse presente que, con frecuencia, este personal no ha acojido la carrera (generalmente mal remunerada en comparacin con otras) con el mero y
mediocre propsito de poner orden en los legajos de las modernas administraciones, ni para agenciar materialmente un depsito, sino con
el anhelo de satisfacer su elevada vocacin de historiador. El simple manejo archivstico de documentos no es suficiente para satisfacer por entero la pasin de investigacin que arde en muchos jvenes archivistas. Como consecuencia, no son pocos los que caen en una
resignacin progresiva que apaga su sed de investiogacin, o los que
a todo precio, buscan su traslado al ejercicio de funciones universitarias donde puedan, con mayores facilidades, dedicar parte de su
tiempoa investigaciones histricas, y con ello, lograr su autorrealizacin. Ms adelante examinaremos este problema.
Socialmente, la situacin actual puede aparecer como anormal. En
efecto: los archivistas han sido formados como historiadores completos; es decir, han recibido la misma formacin que los historiadores
de las universidades y dems centros de investigacin, a los cual se
aaden varios aos de preparacin especfica de la profesin sumados a concursos nada fciles. Pues bien: el peso de sus diversas
reas les impide explotar apropiadamente el capital de conocimientos
que as han acumulado. Es evidente que esto representa una prdida
granmde para el progreso de laas ciencias histricas, problemas que
es indispensable analizar.
Por estas consideraciones las direcciones de archivo se esfuerzan
y hacen todo lo posible para que su personal cientfico pueda empearse en investigaciones compatibles con el desempeo de sus tareas.
Ciertamente el tiempo concedido cambia de un pas a otro, de un depsito a otro, y an dentro de un mismo depsito, segn las funciones que se ejercen. Esto impide establecer el tiempo promedio que
los archivistas dedican a sus investigaciones.
Con intencin meramente indicativa ofrcenos la tabla siguiente
de lo que con respecto a la distribucin del tiempo se hace en algunos pases distinguiendo:
1. Tareas propiamente archivsticas: Seleccin, clasificacin, inventarios, etc.
2. Tarea? para-archivsticas: Relaciones con el pblico, comisiones, direccin de revistas, asistencia al director del servicio
en la gesti.u del depsito, etc.
3.
frabajos de investigacin cientfica.

- 24 -
Alemania (Repblica Federal)

Austria
Blgica
Camern
Canad (Archivos Pblicos)
Costa de Marfil
Hungra
Pases Bajos
Polonia
Suiza (Archivos de los
Cantones)
Checoslovaquia: Bohemia
Eslovaquia
1
60-65%
75%
2
15%
15%
65%
50%
75%
40%
33%
50%
40%
60-80%
25%
20%
40%
33%
15%
45%
20%
60--80%
65%
10%
3
1
20-35%
10%
35%
25%
5%
20%
33%
35%
15%
0-20%
20-40%
25%
En Francia, el horario de los archivistas en los Archivos Nacionales y en algunos otros depsitos es de 30 horas semanales, lo cual
les permite dedicar a trabajos personales el 28% de la semana oficial
de 42 horas. Bien diferentes es la situacin en provincias, donde
los directores de servicio difcilmente pueden destinar algo de su
tiempo a trabajos de investigacin (0-20%), en tanto que sus adjuntos pueden hacerlo con menor dificultad.
En Italia, el horario de los archivistas les permite realizar
trabajos de investigacin, si as lo desean. En Finlandia se les
concede una diaria diaria para sus trabajos personales, lo que equivale aproximadamente al 13%. En Bade-Wurtemberg, una tarde por semana (10%). En Eslovaquia se les permite emplear 15% de su tiempo para
investigar y 10% para estudio de literatura tcnica e histrica.
En algunos pases, los trabajos de investigacin cientfica de
los archivistas se incorporan dentro del plan de trabajo de los depsitos, lo cual los habilita para dedicar parte de su tiempo, y algunas
veces la totalidad, a trabajos de reconocido inters. As ocurre,
principalmente en Yugoslavia y en Polonia. En este ltimo pas, si
el tema de estudio guarda estrecha relacin con la archivstica y
representa un evidenfls inters para los archivos, puede entonces
integrarse dentro del plan de trabajo del establecimiento; y cuando se
juzga que el tema es de mximo inters, entonces se conceden permisos, hasta de dos mases en el ao, para su estudio. Adems, para
determinados trabajos, particularmente para preparacin de tesis de
doctorado, el archivista puede obtener una licencia remunerada de 28
das al ao, en virtud de un decreto del 25 de julio de 1967.
Cualesquiera que sea la posicin oficial de las direcciones de
archivo con respecto al tratamiento cientfico de su personal, en todas partes se admite que los archivistas puedan participar en congresos o coloquios cientficos, con previa autorizacin de la autoridad
superior. Para estos casos no es raro que las direcciones les otorguen su representacin oficial y les concedan gastos de viaje y de
permanencia, dentro y fuera del pas.
20% en Schleswig-Holstein; 30% en Renania del Norte-Westfalia; 30-35% en Basse-Saxe, Renania-Palatinat, Hamburgo. En Baviera
solamente con autorizacin. En los Archivos Federales, la necesidad
de crear un depsito nuevo y la asignacin de tareas es difcil,
especialmente la investigacin cientfica de los archivistas.
- 25 -
Errpero, sigue siendo excepcional que se concedan licencias remuneradas o comisiosnes para realizar trabajos personales. Esto ocurre
solamente cuando las investigaciones se consideran de inters esencial para los depsitos. En cambio, en todas partes se conceden licencias sin remuneracin, de uno a varios meses, cuando los archivistas obtienen apoyo financiero de fundaciones o centros de investigacin cientfica.
De todo esto queda en claro lo importante y esencial que los trabajos de investigacin cientfica de los archivistas sean considerados como una actividad normal que surge simultneamente de sus funciones como archivistas, y de su formacin como historiadores. Por
la misma razn se considera justo que tales trabajos les sean tenidos
en cuenta para su avance en la carrera; cosa que se cumple hoy, de hecho o por derecho, en casi todos los pases.
IDS ARCHIVISTAS Y LA ENSEANZA SUPERIOR
En todos los pases donde se tiene en cuenta el que los archivistas, fieles a su vocacin y a su misin, emprendan trabajos cientficos de elevada calidad y se hagan a un nombre en el campo de su
especialidad, se considera normal que dicten cursos o conferencias en
universidades y dems centros de enseanza superior. Pues es evidente que de este modo los archivistas calificados estn en capacidad
de incorporarse en mejor forma al movimiento histrico general, a la
vez que llevan a los estudiantes el beneficio de su competencia y de
su conocimiento directo de las fuentes archivsticas.
De los pases que respondieron el cuestionario, son muy pocos
los que sealan el total de archivistas con cargos de enseanza, y
tambin muy pocos los que consideran la cuestin que nos ocupa como
irreconciliable con los reglamentos vigentes. Tal es el caso en Australia, Camern, Dahomey, Malasia y en la Repblica Democrtica
Alemana.
Lo contrario sucede en la Repblica Federal de Alemania, donde
el 10% del cuerpo de archivistas ejerce la docencia, 10 lo hacen en
Austria; 5 sobre 66 en Blgica; una treintena en Francia; 31 en Italia (liberi docenti, professori incaricati, professori onorari),; 2
archivistas de Estado y 3 municipales en los Pases Bajos; 4 en Rumania; 3 en Suecia; de 10 a 15 en Bohemia; un nmero no determinado en
Yugoslavia. Todos elloss ensean las ms diversas materias en universidades o en institutos de enseanza superior: Historia general
de la Edad Media, de la poca moderna o contempornea, Historia Regional, Historia de la Instituciones, Historia econmica, Metodologa histrica, Latn medieval, paleografa, diplomtica,etc. Los
casos son menos frecuentes en otras partes: 2 en Finlandia, 1 en el
Public Record Office de Londres, de 1 a 3 segn los aos en Hungra, 1 en Noruega, etc.
Conviene aadir a lo anterior - aunque el hecho puede tomarse
como normal - que no son pocos los archivistas encargados de cursos o
conferencias de archivstica en universidades que funcionan en el
marco de una universidad; o en institutos de archivstica, o en escuelas de archivos como ocurre en Alemania Federal en las Escuelas de
archivos de Marburg y de Munich; en Gran Bretaa, 3 miembros del Public Record Office son conferencistas en la School of Librarianship
and Archives de L r university College de Londres); en Israel, 7 ar- 26 -
chivistas ensean en la Hebrew University; en Italia, otros lo hacen en las escuelas regionales de archivstica, de paleografa y de
diplomtica; en Polonia 5.
Es cierto que la mayaora de las legislaciones y reglamentos
universitarios no permiten que el profesor titular acumule otras funciones al ejercicio de su ctedra. Por esto, los archivistas slo
pueden ejercer la docencia en institutos de enseanza superior a titulo de encargados de cursos o de conferenciantes, de Privatdozent
etc. No obstante vale anotar aqu que, en los Pases Bajo^ el archivista de Estado, Dr. Meilink, es a la vez, profesor titular de la
ctedra de historia de Indonesia en la Universidad de Leyde.
Se explica as la fuerte tentacin que experimentan aquellos
archivistas que ya tienen a su cargo un curso en la universidad, de
buscar una transferencia definictiva a ella, renunciando a la carrera
de archivos. Consideraciones explicbales y justificables, tales como
las de un salario superior, de un mayor prestigio, de posibilidad de
formar discpulos, y sobre todo, de ms amplias facilidades para
adelantar y publicar trabajos de investigacin, estn provocando
algo as como una hemorragia, ms o menos grave, en el cuerpo de archivistas cuyos mejores elementos tienden, por las consideraciones dichas, a situar su campo de accin en la enseanza superior. El hecho ha sido sealado en Alemania, Israel, Blgica e Italia.
Cabe anotar que en los dos ltimos pases algunos de los ms
notables historiadores universitarios se iniciaron en la carrera de
los archivos. En Francia, en un lapso de veinte aos, 20 archivistas
han abandonado la administracin de los archivos para dedicarse a la
enseanza superior: 8 en facultades de letras, 2 en facultades de derecho, 5 en la Escuela de Altos Estudios, y 5 en l'Ecole des Chartes.
5 de veinte hoy son decanos o presidentes de sus instituciones.
Ciertamente, esta fuga da lugar a numerosas crticas. Pero, en
rigor, no hay por qu asombrarse de ella, ni por qu inquietarse. El
hecho es apenas relevante de los estrechos lazos que ligan a los archivos con la enseanza superior y con la investigacin histrica.
Para algunos, la desercin de archivistas no significa otra cosa que
el cumplimiento lgico de la misin que haban comenzado a cumplir
en la carrera archivstica, irrevocablemente llamada, por definicin
misma, al servicio de la historia.
LAS TAREAS DE UN DIRECTOR DE SERVICIOS DE ARCHIVO

Hasta aqu, hemos considerado los archivos como una institucin. Pero hay que tener presente que no se puede confundir el
depsito con los servicios de archivo. En cuanto toca a la administracin del depsito, los poderes del director han de considerarse
como irrestrictos, al igual que los de un curador de museo, de un director de biblioteca o de un decano de facultad universitaria. Por
razn misma de las funciones de su cargo, pertenece y se integra a la
estructura de la administracin.
En la mayora de los estados, con excepcin de los de tipo federal, existe un director general de archivos, de quien depende toda
la red de archivos centrales y regionales, y a quien adems le corresponde el control y la inspeccin de los archivos de la administracin, y a veces la de los archivos de las comunas. An en los
- 27 -
casos en que el director no tiene autoridad sobre la red de archivos

locales, como en Inglaterra por ejemplo, no por ello se despoja de la
responsabilidad de la conservacin de los archivos que se originan en
el conjunto de los servicios gubernamentales. Para este fin en Londres , uno de los colaboradores del Keeper tiene a su cargo asegurar
la colaboracin apropiasa con las autoridades locales responsables de
guardar debidamente los archivos pblicos.
As mismo, los directores de servicios de archivos regionales o
departamentales ejercen control sobre los archivos de las diversas
administraciones pblicas dentro del campo de su competencia, y en
genral, tienen derecho a inspeccionar los archivos comunales. Tal es
el caso en Austria, Blgica, Camern, Costa de Marfil, Dahomey, Finlandia, Francia, Grecia, Hungra, Noruega, Pases Bajos, Polonia,
Suecia, Cantones Suizos y Checoslovaquia. Son contados los pases en
que este derecho de inspeccin no se halla confiado a los directores
de servicios de archivo (Alemnia,Canad, Gran Bretaa, Yugoslavia).
En Italia existe separacin entre dos servicios de archivo paralelos; de una parte, los 94 directores de los Archivos del Estado, que
tienen la direccin de sus depsitos, y adems el control de los
servicios de otros de carcter esstatal; y por otra parte, los 18 superintendentes regionales que tienen a su cargo la vigilanza sobre
los archivos de las dems administraciones y sobre los particulares.
En Blgica y en los Pases Bajos existe igualmente una inspeccin,
central o provincial, de los archivos comunales.
Todos los directores tienen grandes responsabilidades en la gestin de sus servicios: preparan su presupuesto, ordenan oagos, aseguran la conveniente gestin financiera, mediante el control de los departamentos que dependen de ellos y de los centros de servicios financieros. No obstante, hay que anotar que en algunos pases, los directores del archivos del Estado slo disponen de un presupuesto limitado, y que lo esencial en el aspecto financiero est reservado a la
direccin central de archivos. Este es el caso en Italia y Blgica.
Tambin los directores tienen competencia para nombramientos y
ascensos del personal a su servicio, o al menos para proponerlos a la
administracin superior (excepto en la Gran Bretaa, donde los nombramientos corresponden a la Comisin de la Funcin Pblica, y en
Dahomey).
Como es obvio, en la mayora de los pases, los directores no
limitan su actividad a la gestin administrativa de sus depsitos, a
las inspecciones y a los servicios anexos que frecuentemente les son
asignados (biblioteca administrativa, centros de docunentacin, etc.)
Participan tambin a ttulo personal en razn de sus funciones,
en trabajos de comisiones muy diversas que expanden muy lejos la irradiacin cultural de los archivos y la de sus representantes. Esto
acontece sobre todo, con los directores generales de archivo, pero
tambin en no raras ocasiones, con directores regionales.
Lo anterior ocurre de modo muy notable, en Francia, donde el fenmeno sobrepasa en gran medida la actividad que en otros pases se
considera normal. All los directores departamentales participan en
comisiones de urbanismo, de proteccin de lugares y monumentos, de
turismo, sin que sea raro el caso en que tengan a su cargo la presidencia de dichas comisiones.
- 28 -
A veces coordinan los trabajos del Inventario General de Monumentos y tesoros de arte y aquellos servicios dependientes del Ministerio
de Asuntos Culturales; tienen asiento en comisiones de gestin de bibliotecas y museos; extienden su inters a excavaciones arqueolgicas, a la conservacin de antigedades y objetos de arte de su departamento, aparte de otras muchas actividades.
La consecuencia es que tan variados quehaceres culturales absorben a los directores la mayor parte de su tiempo. Aunque sus horarios
son menos pesados que los de su personal, a la postre resulta que no
disponen del tiempo necesario para atender debidamente las actividades
propiamente archivsticas, hasta el punto que, en ocasiones tienen
que renunciar a ellas. Segn los pases, la gestin del deposito
y las obligaciones de carcter administrativo ocupan del 40 al 90%
del tiempo de trabajo, y las diversas tareas culturales hasta el 20%.
En los depsitos de archivo de importancia secundaria, en los
que el director no cuenta con la colaboracin de archivistas, las tareas profesionales sufren desmedro notable, pues apenas alcanzan a dedicarles parte de su tiempo (Francia, por ejemplo). En depsitos de
mayor importancia,, una parte de este tiempo se dedica principalmente
a dirigir el trabajo de los colaboradores y a aconsejarlos en sus
propias actividades. Otra consecuencia es que los trabajos cientficos de los directores sufren el consiguiente retardo. Y si bien es
cierto que en algunos paoses (Alemania, Austria, Blgica) todava
pueden dedicarles alrededor de un 20% de su tiempo, en otros se encuentran forzados a renunciar a ellos.
Este es uno de los problemas ms graves que confrontan los archivos de los diversos pases: la insuficiencia manifiesta de personal, que se halla bien lejos de haber seguido el paso con que avanza
el minero de tareas que pesa sobre ellos, es probablemente el mayor
problema del momento, porque de l depende la manera como los archivos podrn afrontar en los prximos aos las obligaciones que
emanan de su misin multiforme.
As hemos pasado somera revista a las tareas que se derivan de
la misin de archivos. Muchas otras se hubieran podido anotar, pero
voluntariamente las henos dejado de lado, tales como la colaboracin
con academias y la publicacin de revistas histricas. Lo dicho
basta para hacer patente el desarrollo de la misin de los archivos
que se ha operado en la mayora de los pases y a la vez para mostrar el peso creciente de las tareas del archivista, debido en buena
parte a sus nuevas obligaciones frente a la gestin de los documentos contemporneos. A lo largo de nuestro examen, y cuando lo juzgamos oportuno, nos hemos permitido subrayar algunas consecuencias que
nos parecieron graves; hemos asumido posiciones y estaablecido conclusiones. Todo ello a ttulo meramente personal, por lo que presentamos excusas. Obramos as porque consideramos que haca parte de
nuestro deber de ponentes.
Para finalizar diremos que vale insistir en el acusado paralelismo con que se manifiesta el desarrollo de los archivos en todos los
pases del mundo. Tambin vale sealar que la profesin del archivista est lejos de semejarse hoy a lo que fue antao. Sir Hilary
Jenkinson tuvo sobrada razn cuando, hace veinte aos, en su conferencia inagural de la enseanza de la archivstica en Londres, la
llam "una nueva profesin", suscitando entonces escpticas sonrisas. Hoy exactamente es eso: una nueva profesin, basada en elementos tradicionales, pero llamada a evolucionar, ms y ms, en los
aos venideros. Lo indispensable es que el archivista, cualesquiera
que sea el campo y la forma en que ejerza su profesin, jams olvide que es un historiador al servicio de la historia.
- 29 -
IDS SERVICIOS DE ARCHIVO CENTRALES Y LOCALES Y LA SOCIEDAD
MICHAEL COOK
El xito de un programa de archivos depende

de la
aplicacin
balanceada de sus dos funciones: la administrativa a la cual est
dirigida, y que es usada y juzgada por los administradores
en
ejercicio de su autoridad, y la invest igat iva, a la cual est
dirigida y que es usada y juzgada por el cuerpo acadmico.
Estas
dos funciones son interdependientes,
y la segunda, aunque tiene
primaca por cuanto el objetivo principal de un servicio de archivos
debe ser definido
en trminos de su valor para la investigacin y
la consulta,tambin depende de la primera para la provisin del
material.
Un
servicio
de
archivos
es
una
estructura
de
investigacin construida dentro de un marco administrativo.
Para
que ambas funciones se
ejecuten
adecuadamente,
la oficina de
archivo debe formar parte de una organizacin que reconozca a las
dos, lo cual le permite operar como debe, en ambas esferas, como un
servicio administrativo comn y como un instituto de investigacin.
Sin embargo, la sociedad como un todo debe considerar la oficina
de archivos como una de sus instituciones culturales y no se le debe
censurar si le coloca rtulos tales como "cultural", "amenidades" o
an "descanso".
Las oficinas de archivos, como los museos o las bibliotecas tienen un objetivo ms serio que las instituciones
que son
puramente
recreativas,
pero
aquellas comparten
con stas
la
caracterstica de estar hechas por la
sociedad como lugares donde
las personas pueden ir,si lo desean
y son libres para seguir sus
intereses personales. La investigacin es vital para
la
sociedadvital
para
su planeacih y gobierno en condiciones modernas, pero
tambin vital como una actividad de "descanso", un
complejo
de
intereses
personales. Tampoco debe definirse pobremente la palabra
"investigacin".
La diseminacin en un sentido histrico,
del
inters en los ancestros y la experiencia pasada, es esencial para la
salud de las sociedades modernas, dominadas como lo son por las construcciones
y
los aparatos de los ltimos aos del siglo XX. Las
oficinas de archivo tienen un lugar inevitable en esto y no deben
menospreciar su unin esencial con las dems instituciones dedicadas
a la informacin, la consulta y el aprendizaje.
La naturaleza esencial de una oficina de archivos como institucin cultural se ve ms claramente en un pas en desarrollo, donde
la enorme complejidad y variedad de las instituciones especializadas
evidentes en muchos pases desarrollados no ocultan su visin. Un
pas que haya tenido que establecer por s mismo las principales
estructuras
culturales
(y
administrativas)
en
las
ltimas
dcadas,demostrar
qu
estas
estructuras son muy
simples
en
esencia.
En
un
pas en desarrollo,
los Archivos Nacionales
formarn parte de un grupo de cuatro servicios paralelos o asociados
donde los otros son la Biblioteca
Nacional, el Museo Nacional y el
Centro Nacional de Documentacin.
Cada uno de estos
tiene un
fuerte
carcter individual y un programa individual de servicio y
expansin. Al igual que
los archivos,
la Biblioteca
Nacional
tendr dos
facetas
en contraste, la de investigacin/consulta y
la de atencin al pblico.
Probablemente
tendr
un plan para
servicios a
provincias o ramas y se
relacionar
con muchas
otras organizaciones:
departamentos gubernamentales
para
la
provisin
de
bibliotecas
tcnicas;
universidades; el sistema
educativo,
para
la
provisin
de
bibliotecas
escolares;
I
Archivista Universitario.
Universidad de Liverpool.
- 30 -
administracin de la ciudad, etc.

Igualmente,
el Museo Nacional
establecer
relaciones y programas como servicios especiales, ramas
de provincia, el sistema educativo, universidades, investigaciones
en
progreso.
El Centro de Documentacin se relaciona con el gobierno, universidades,educacin,investigacin
e industria.
Dentro de
stos, los Archivos Nacionales administran y concentran los archivos
del
gobierno, desarrollando su uso en universidades,en
el sistema
educativo,en los institutos
de
investigacin y entre el publico.
Tambin
considerar probablemente un programa
para
extensiones
provinciales y para promover la investigacin.
En algunos pases es posible encontrar al menos tres de estos
cuatro - el Museo, la Biblioteca y los Archivos- ocupando edificios en
el mismo recinto. El valor de tal concentracin es obvia desde el
punto de vista de la sociedad. El usuario de estos servicios, ya sea
un investigador profesional, un aficionado entusiasta, o un profesor
en busca de ayudas de clase, probar su eficiencia por medio de
ina serie de criterios: la informacin que le presenten y las
facilidades que
le ofrezcan.
Al hacer sus juicios, el usuario
considerar,
por un lado,
el contenido y los archivos de la
institucin,
y la manera como se hacen accesibles por medio de
ayudas de bsqueda y de informacin
explicativa;
y por el otro
lado, la comodidad y
conveniencia de
su
diseo
fsico, las
horas de atencin, la actitud del
personal,
la
eficiencia de
las relaciones entre varias instituciones de
investigacin.
En
todos estos temas, cada servicio es capaz de reducir su
valor para
la sociedad si su desempeo es pobre. En los archivos, cada punto es
de crucial importancia.
El archivo debe contener todos los
archivos
principales
de
la nacin.
Debe custodiar cada documento o serie de archivos no
actualizados, y esto es importante - no importa que tan secreto,
que
tan delicado, o que tan "importante" sea.
Para esto son los servicios de archivo, para retener y manejar los documentos importantes.
Este
principio es vlido tanto para las oficinas de archivo locales
o privados como para las nacionales.
La documentacin de un archivo nacional debe ser entonces lo
ms
completa
posible.
Pero mientras que una biblioteca puede
completar sus colecciones por medio de su poltica de compra, y
un
centro
de
documentacin
depende esencialmente de la calidad
de las adquisiciones
dentro de su rea temtica, la oficina de
archivos no puede completar la documentacin en este mismo sentido.
Puede y debe aceptar como un objetivo, la adquisicin de documentos
importantes que aparezcan en cada aspecto de la actividad de su gobierno, y puede tambin si lo desea, extender la clase de informacin que tiene obteniendo archivos complementarios de otra parte.
Pero como lltimo recurso, ya sea que tenga o no la evidencia documentara sobre un tema dado,depende de si el tema ha sido tratado por una
2
Estas
observaciones
se basan en un estudio comparativo"de
Africa Oriental y Asia Suroriental.
Ningn
pas
muestra
una
relacin clsica entre las cuatro instituciones, pero puede observarse el carcter total de cada servicio. Todas estn
dentro de la
esfera
del Departamento de Documentacin,
Bibliotecas y Archivos
de la UNESCO. Claro est que hay otros servicios paralelos que se
han
desarrollado independientemente, tales como archivos de pelculas y bibliotecas, centros audiovisuales, servicios arqueolgicos
nacionales, etc.
3
S Carbone y R Gueze. Draft model law on archives, description
and text. UNESCO, Paris, 1972, pp 128-9.
- 31 -
autoridad o por su fuente. La misma limitacin se aplica, 'mutatis

mutandis', a las colecciones de un museo. El usuario de estos servicios, al profundizar en alguna de estas reas de conocimiento,
probablemente
se
encontrar
con
estas
limitaciones
de las
colecciones. Para superarlas, ir a otras fuentes: del
archivo
ir
a
la biblioteca, o al museo, o viceversa. Gomo material de
referencia o de investigacin, las
colecciones
de
todas
las
instituciones
culturales son interdependientes.
Donde se emprenda
una enseanza o se fomenten estudios por medio de divulgacin o
promocin,an existirn estas limitaciones, y la misma interdepencia es de vital importancia. El significado de sto para la sociedad
es claro.
Esta tiene el derecho de esperar una cooperacin completa
entre todos sus servicios de referencia, y esta cooperacin
debe
originarse
en
sus
finanzas y control, y
en las actitudes y
entrenamiento de su personal. Cada
institucin
debe mantener su
carcter
individual
y
hacer
su trabajo especializado. Para esto
debe tener el gobierno, poderes y recursos apropiados.
Pero todas
las instituciones de referencia deben tambin, en un sentido real,
formar un recurso comn de la sociedad. Deben trabajar visiblemente
unidas, usar juntas su material, y considerarse a si mismas una sola.
La planeacin de los servicios al pblico y
de
las reas
de
acceso -,
salas de investigacin en el caso de los archivos- debe
hacerse a la luz de qu facilidades se ofrecen en otras partes.
Igualmente la planeacin
de las ayudas de bsqueda y los instrumentos de investigacin -el manejo de la informacin que se encauce
al uso de materiales- debe tambin tenerse en cuenta,si es posible,
al igual que los puntos de acceso a tal duplicacin de informacin.
Las horas de atencin son de gran inters para el usuario.
El
horario de atencin depende del tamao del personal;
pero este
personal
puede
estar disponible en un servicio comn, cuando no
lo es para uno independiente. Muchos otros servicios
tcnicos
en
favor
de
las
necesidades
de los usuarios estn sometidos a la
misma limitacin, y posiblemente
puedan
prestarse
en
comn,
cuando
no
es
posible
que
se presenten aislados; servicios
fotogrficos,servieios de conservacin, servicios
de impresin y
publicacin,
servicios
de
despliegue
y
de
educacin; y la
promocin de investigaciones por medio de unidades
internas de
investigacin.
Ya sea que las instituciones culturales nacionales se planeen
como
unidades distintas o que se planeen como servicios asociados,
dependen igualmente de qu tan adecuados son los recursos que la
nacin les asigne. Tambin dependen de la efectividad con que puedan
expresar sus necesidades y obtener el reconocimiento de sus polticas
a un alto nivel. Por estas razones, el gobierno y control de las
instituciones culturales nacionales es de inters para la sociedad y
deben
ser responsabilidad de cuerpos o personas apropiadas en el
gobierno: esencialmente un ministro y su despacho.
Sera
difcil
discutir
sobre la proposicin que las principales instituciones
culturales nacionales pudieran constituir un portafolio
suficiente
para al menos un despacho o agencia ministerial. Al determinar lo que
esta agencia debiera ser, se deben tomar algunas decisiones adicionales sobre los objetivos generales de los archivos y otros servicios
culturales. Una posible escogencia, por ejemplo, sera
entre la
informacin y las ciencias histricas.
Si los archivos son considerados ante todo, como un componente de los servicios de informacin de la nacin, entonces las estructuras ministeriales tenderan
a ser de inters para los servicios comunes, el manejo de la informacin
y la documentacin. Si los archivos son considerados como un
elemento en el desarrollo de los recursos nacionales del material
histrico
de investigacin,
las estructuras
de control se
- 32 -
dirigirn hacia el sector educativo y se interesarn en reunir el

museo,
las .actividades
arqueollogicas y otras actividades de
investigacin.
La escogencia sera difcil de hacer,
y cualquier estructura de control debe ser lo suficientemente flexible para
permitir a los archivos, as como a los servicios paralelos, expresar
su propia individualidad y desarrollo. Pero sta debe ser lo suficientemente bien definida para permitir el uso comn de recursos, de
instalaciones y de planeacih. La planeacih debe evitar el riesgo
de subordinar una parte del programa total a otra, y de desanimar a
un grupo de trabajadores en relacin al resto.
En el pasado, se ha encontrado que la cooperacin entre los
profesionales
en los diferentes servicios - museos, bibliotecas,
archivos - ha sido difcil de lograr y que muchos la han rechazado.
En parte,
esto
ha sido el resultado natural de las condiciones de
trabajo en las primeras etapas de desarrollo - para todos
estos
servicios,
al menos en su escala moderna, ha habido un desarrollo
rpido y se han formado actitudes nuevas en las
dos
ltimas
dcadas:
son
efectivamente servicios nuevos.
En las
primeras
etapas
de
un nuevo
desarrollo,
el
personal
est
ocupado
solucionando
problemas iniciales,
reuniendo
el material bsico,
estableciendo su control, educando su pblico,
adquiriendo
una
estructura
de
carrera y una estructura de control. Durante esta
fase no existe una demanda apremiante de cooperacin
fuera de
cada grupo profesional inmediato. Pero
tambin
en
parte,
la
falta de
cooperacin y
an cierta hostilidad
mutua han sido
causadas por la competencia por recursos, y en algunas circunstancias,
por la subordinacin de un grupo a otro. Esta
subordinacin, o su
amenaza, ha sido una razn importante para la generalmente mala
relacin entre los archivistas y los bibliotecarios.
Visto
desde
el punto de vista de la sociedad y del pblico usuario, es muy
leve la diferencia entre las
bibliotecas
y los archivos.
Los
archivos
contienen libros, las bibliotecas contienen documentos, y
las investigaciones en algn tema pueden cobijarlos a ambos.
A
pesar de esto, es claro que los servicios de biblioteca y de archivo
tienen objetivos y
mtodos
distintos, deben
tener distintos
programas, instalaciones y recursos, deben tener personal entrenado
en los diferentes
principios,
y
deben
tener
diferentes
estructuras
administrativas internas apropiadas a sus funciones. Con
todo lo anterior, cada uno debe poder ofrecer a su personal
oportunidades
de trabajo y desarrollo profesional que sean apropiadas y
satisfactorias. Hasta que esto se haga, no ser posible superar las
dificultades y barreras que se generen de las envidias y temores
de los diferentes grupos profesionales. Aunque esto parezca insignificante,
puede hacer que hay fallas en muchos servicios culturales
en muchas partes del mundo, y deben tomarse en cuenta con seriedad.
Muchos de los servicios
culturales
aqu
mencionados
son
pequeos,
teniendo
en
cuenta
las normas de la mayora de las
instituciones pblicas. El tamao es de
gran
importancia
para
establecer
el carcter y efectividad de un servicio. Esto es ms
obvio en niveles distintos al nacional, ya que todos pueden ver que
el
Archivo
Nacional
por s mismo, trabajando con el gobierno
central y con una clientela establecida de usuarios, es una
4 O buen ejemplo
de" E
Administracin de Recursos
Histricos, New Brunswick (Canad).
Estoy en deuda con el anterior
Archivista de Provincia, Mr. H.A. Taylor.
Para una recomendacin acordada sobre
estos
puntos ver
/ 5
Poltica archivista para los paises de habla francesa de Africa, Boletn
de la Unesco para las bibliotecas 26 (1972), pp. 86-90.
- 33 -
tuosa
razn
para construir
una
coleccin
de
investigacin
basada en el proceso o institucin original. Al igual que con los
otros archivos, el nenejo del material debe ser acorde con una buena
prctica profesional.
Pero
la prctica profesional no distingue y
no debe distinguir entre los servicios de archivo
(u otros) que se
basen en la administracin de un rea territorial y aquellos que
se basen en una industria o una institucin especializada. Lo que se
requiere es que el material se
maneje adecuadamente, y que haya
recursos adecuados en el personal y en las instalaciones.
Para
asegurar
esto,
es
deseable que haya algin grado de coordinacin
en la creacin de nuevas colecciones especializadas,
que
haya
un
medio de centralizar informacin sobre stas, y que haya normas
reconocidas nacionalmente a las que deben ajustarse.
Uno de los desarrollos ms importantes internacionalmente en el
mundo
de
las instituciones culturales, ha sido la invencin y el
crecimiento rpido de la 'Biblioteca Presidencial'. Siendo
ya un
hecho
importante de la vida Americana, estas Bibliotecas Presidenciales son realmente combinaciones de biblioteca, archivo, documentacin
y
museo, dedicadas al estudio de un presidente en particular,
sus asociados y polticas, y el perodo en
que vivi.
Basadas
inicialmente
en
los
archivos personales del presidente, sus
posesiones y colecciones, estas instituciones merecen tal vez, el
nombre de
'archivos'
en lugar de 'biblioteca', aunque por la
coleccin
sistemtica
fuera
del
ncleo
original,
tienen
artculos,
libros y objetos, cumplen
algunos de los objetivos
tanto de las bibliotecas cono de los centros de documentacin.
Ya
que sienpre ha sido uno de los
objetivos
de una
oficina de
archivos, aunque tal vez no se haya planteado,
incluir
al
menos
un
elemento
de
la
documentacin
sistemtica, la Biblioteca
Presidencial parece haber realizado uno de los ideales latentes de las
instituciones de archivos. En estos casos, el problema principal es
que cada Biblioteca Presidencial limita su trabajo a un perodo
presidencial particular, dejando los posteriores a nuevas Bibliotecas
Presidenciales. Las Bibliotecas se relacionan con los
Archivos
Nacionales,
y tienen un vnculo constitucional con el servicio de
archivos, ya que
los archivos nacionales contienen el registro
oficial continuado del gobierno, en el cual el presidente en cuestin
fue solo un episodio pasajero. Pero en algunos pases ya hay una
tendencia evidente
para establecer instituciones parecidas a las
Bibliotecas Presidenciales, pero basadas en cambio, en los archivos y
otras
colecciones
de individuos eminentes. En estos casos, el
vnculo con los archivos nacionales es ms tenue.
La importancia
para la sociedad de tales fundaciones privadas debe ser evaluada tan
rigurosamente como las colecciones especilizadas. Los criterios de
juicio son: Estn
manejadas profesionalmente? Son adecuados los
recursos? Es una desventaja para
el
publico
usuario
visitar
instituciones separadas en el curso de su investigacin por el valor
y la buena organizacin de la coleccin especial?
El desarrollo continuo de centros de documentacin sobre temas
particulares
no elimina la necesidad de crear un centro de documentacin de archivos para la nacin, donde se traten los documentos e
informacin
sobre
material
archivstico. En Inglaterra, esto es
responsabilidad de la Royal Commission on Historical Manuscripts,
la
cual maneja el National Register of Archives.
El National
Register es un centro de documentacin especializado, que tiene
listas
e informes de las instituciones de archivo o de personas
7 Por ejemplo, A.J.P. Taylor 'The Beaverbrook

59 (1974) pp. 47-54.
- 34 -
Library'.
History
institucin viable.
Sin
embargo, los
recursos necesarios
son
escasos y las cifras
son pequeas si se conpara con las normas de
otros servicios del gobierno, tales como defensa, educacin, y salud
pblica.
Esto
no
significa que
no sean importantes, pero es
difcil
cuando
se
trata
de
permitir especialidades que
la
sociedad moderna est creando inexorablemente. Pas la poca en
que en la mayora de los pases, era
suficiente tener
una
sola
institucin
nacional para llevar a cabo todos los aspectos de
este servicio. Los museos, las bibliotecas, la documentacin y los
archivos
son
todos
susceptibles
de
dividirse
en renglones
especiali zados.
Las
colecciones
especiales de libros, objetos,
documentos
tcnicos
y
archivos crecen ya sea con base en su forma, o con base
en su tema. Las colecciones que se basan en la forma son una
caracterstica particular de los archivos, aunque tambin pueden
presentarse en el campo de las artes y los museos.
Los desarrollos
ms
obvios en esta rea han sido los archivos de pelculas, y se
ha reconocido en la mayora de los pases -_ en
Inylaterra
fue
recomendado
por
el Comit Grigg en 1954
que
tanto
el
material de pelculas como el audiovisual
sea
manejado
por
especialistas
de los servicios de archivo.
Los
archivos
de
pelculas demandan mayores
recursos tcnicos que los ordinarios.
No slo las pelculas requieren normas ns altas de almacenamiento
y
ms
equipo de
restauracin
y de mantenimiento,
sino que
tambin solamente pueden ser 'ledos' en un equipo costoso. Sin
embargo,
el reconocimiento pblico del valor de los
archivos
compensa
este
costo
extra,
y
los
archivos de las pelculas
llegan al pblico general de una manera que no lo haran los
archivos
ordinarios.
El futuro
crecimiento
de los archivos de
pelculas y de audio est asegurado, a nedida que se desarrollan
las
disciplinas
de la historia contempornea y la coleccin de
evidencias orales. El crecimiento de archivos especializados
basados
en
un
tema
ser
algo an ms espectacular. Hay dos tipos de
stos.
Los primeros son colecciones artificialmente creadas sobre un
tema
predeterminado.
En
los ltimos aos en Inglaterra se han
montado colecciones especiales sobre temas tales como la historia
militar
o
naval, poltica,
administracin
social,
historia
agrcola,historia educacional, publicidad, teatro,
folclor y otros
temas.
En muchos
casos, estas colecciones estn centralizadas en
universidades y son la continuidad de una prctica a largo plazo de
la universidad y de
otras
bibliotecas con el fin de fijar un
tema sobre el cual coleccionarn su
material. Sin embargo, hay
muchas instituciones nacionales especializadas
y entre el nmero
total de colecciones especializadas es posible distinguir dos tipos:
aquellas que recogen materiales originales y aquellos que han optado
por ser 'centros de documentacin'.
En estos ltimos,
no
se
busca la custodia del material original, ya sea de archivo o de otro
tipo, sino que se crea una biblioteca de microfilmes o
de otras
copias, apoyada en las listas e ndices del material que poseen en
otro sitio, o en descripciones publicadas de
stos.
La aparicin
del segundo tipo de coleccin ha aliviado las sospechas de los
funcionarios de museos y de archivistas, ya que ambos han sufrido la
rivalidad
de
los
coleccionistas
especializados,
y ambos estn
interesados en proteger la integridad de las series o grupos de
archivo
o de elementos que surjan dentro de sus reas.
Pero
donde estn comprometidos una industria,
un campo cientfico de
investigacin o una invencin tcnica, hay, sin duda, una impe6
Report 5 the Committee
o
(Cnd 9163), 1954, seccin 228.
- 35 -
Department
Records^
fWSO
entre
deben
los servicios comunes de las instituciones de referencia que

aparecer
inevitablemente
para
complementar
su
trabajo.
En todo esto que se ha dicho hasta ahora sobre el tema de las

instituciones culturales nacionales, tanto generales como especializada:!, .se ha supuesto que estarn apoyadas por una red de instituciones
culturales
locales que tengan una aspecto similar. Las principales
divisiones territoriales de una nacin deben tener al menos, el
tro comn de biblioteca, museo y archivo.
Sus funciones dentro de
sus sociedades sern diferentes de aquellas de las instituciones
nacionales debido a su accesibilidad relativa y a su importancia para
las comunidades locales ms que para las generales de la nacin.
Por lo tanto,
estarn ms cerca al pblico no especializado, y su
aso,
determinado por su contenido, ser
ms
domstico
y
local,
y
aunque tambin tendrn en cuenta a los investigadores profesionales, estarn
menos dedicados a
la
investigacin
acadmica.
Por otra parte tendrn las
mismas caractersticas,
relaciones y funciones, de
las
instituciones nacionales
del
mismo
tipo.
Estarn
divididas
entre
funciones tcnicas (o
administrativas), de referencia y de atencin; todas se relacionarn con
los
servicios
educativos,
todas sern usadas por los
mismos usuarios, quienes expresarn sus juicios sobre las
facilidades
que se ofrecen y las actitudes del personal. Pero, igual que al
nivel nacional, cada institucin cultural tiene esencialmente su
propio carcter,
sus propios problemas y su propio sistema para
resolver estos problemas.
Cada
una
debe
tener
su
propia
organizacin, sus propios objetivos y programas, y sus recursos para
llevar a cabo todo lo anterior.
Si no tienen
estos requisitos
esenciales,
el
servicio
fallar
y
la sociedad reconocer
esta falla.
Una de las maneras como tambin puede fallar es en la
cooperacin efectiva y el trabajo
comn de unos con otros. Puede
haber algo de duda en cuanto al inters de la sociedad a la cual
sirve,cuyo ideal deber ser un servicio
cultural cooperativo y
asociado: comn, con
interdependencia
planeada pero con partes
iguales y diferentes que sean efectivas.
Un
problema particular
de
los
servicios
locales o
de
provincia
es
el tamao.
Las
reas ms pequeas
estn
ms
cerca
al
pblico, y representan lo que la gente ve como su
comunidad, y estn accesibles para visita.Las areas mayores tienen
ms recursos
y poderes, pero estn localizadas en lugares no
siempre accesibles para visitarlos. Estos dos niveles sobresalen ms
en las principales reas urbanas: por
ejemplo
en
Inglaterra, los
Condados
Metropolitanos y
el
Gran Concilio de Londres tienen
grandes reas y grandes recursos, pero los Distritos
Metropolitanos
y l Minie ipio de Londres con
reas
ms pequeas
y itenores
recursos, estn ms al alcance de la poblacin local.
Aqu
el
carcter
esencial
del
trabajo de archivos se complica por una
segunda dicotoma de funcin. Para el servicio
local de archivos
esta segunda duda es importante y debe solucionarse. Adems, los
servicios de archivo necesitan recursos adecuados, y en vista del
tamao y la naturaleza de los mismas, no pueden ser
provistos sino
por una autoridad de mayor tamao. Una autoridad pequea y pobre no
puede
tomar
recursos
de
sus
compromisos
principales,
y
asignarlos a lo que consideran como trabajos pequeos y perifricos;
y si lo hace encontrar anl-ieconimica su inversin.
- 36 -
Hay un tamao mnimo para un servicio de

archivos:
necesita un
gran
depsito,facilidades
de
acceso,
un
programa
activo,
oficinas, facilidades de conservacin y personal para todo sto.
En
trminos
de
rentabilidad
al
igual
que
en
trminos de
posibilidades prcticas, todo
esto
slo
pueden
proporcionarlo
autoridades mayores y ms ricas. Desde
este punto de vista, los
servicios de archivo solo podran,en general, ser atendidos por
el
nivel
ms
alto del gobierno local.
Pero por el otro lado, los
fondos de las oficinas locales de archivo estaran basados en los
documentos del gobierno local
y en las colecciones de archivos
creadas localmente y de origen no oficial, que
son esencialmente el
iraterial
para
estudios
locales.
Una de
sus
funciones
ms
importante es l-i -le fomentar estos estudios locales cuyo
valor
es
considerable
desde
el punto de vista de la sociedad. Es innegable
la necesidad de profundizar las races de un sentido
histrico
en
la comunidad,
y el
desarrollo de tales temas como estudios del
medio ambiente en la educacin, es una de sus manifestaciones.
Desde
este
punto de vista, una oficina de archivos debe ser tan
accesible y local como sea posible, y debe asignarse al nivel
ms
bajo
del gobierno local.
Una consideracin ms es que los fondos
y la esfera de accin del servicio local de archivos deben
ser
comprensibles
para el pblico usuario: su contenido debe estar muy
relacionado con el rea a la cual sirve, y debe ser t-m completo y
tan sin
rival
en
la acumulacin de material, compo sea posible.
Una vez ms, el
pblico estar listo para
juzgar sobre este
punto,
y
a
los
usuarios
no les
gustar
visitar varias
instituciones en el curso de una investigacin.
El dilema que se plante en los prrafos anteriores, entre el
servicio
local y pobre, y el regional y (relativamente) rico, lo
resuelven fcilmente en algunos lugares
donde
la
unidad de la
poblacin (la ciudad)
corresponde muy de cerca a la comunidad
histrica. Ciudades antiguas con
gran acumulacin de archivos y
una
relativa
conciencia
histrica
(y
donde
sin duda la
explotacin de esta conciencia es importante), tratan de retener y
d- desarrollar servicios de archivos adecuados an cuando no sean
las principales unidades del gobierno local.
Pero en otros lugares,
la situacin no es tan alentadora, y los pases industrializados
tienen muchas reas que no se relacionan fsicamente
con
los
centros histricos, pero que son urbanos y que por lo tanto tienen
una
gran
acumulacin
de
documentos.
Tambin
nos
estamos
aproximando
al hecho, que por mucho tiempo no existi, que los
nuevos pueblos de
la
era
post-industrial
son por s mismos
'histricos', y que su historia desde finales del siglo XIX hasta
hoy, no es solamente valiosa para los investigadores, sino que
en un sentido es vital para su supervivencia como comunidades.
El dilema de los servicios locales de archivo debe ser resuelto
haciendo
algunas distinciones entre los componentes del servicio
mismo, y borrando algunas de las diferencias que son tradicionales
entre los servicios de archivo y otros servicios culturales. Los
servicios
locales
de
archivos
se
lividen
en
cinco
componentes,
cada
uno dependiente del otro, pero cada uno capaz
de separase en cuanto a localizacin y operacin dentro de un
esquema planeado.
(a) Administracin de archivos.
Cada
unidad
del
gobierno
local
necesita administrar sus propios archivos. Solo las autoridades mayores pueden emplear profesionales para su trabajo, y
deben
usar
sus
recursos profesionales y su mayor organizacin para
proporcionar
servicios
de
consultora.
8
H.J.Dyos.'The records of the recent urban past: the threat and the
opportunity'. Archives 11 No.49 (1973), 19-26.
- 37 -
El objetivo general es el de velar porque su propia documentacin se

conserve
en forma utilizable y pase al archivo en condiciones
ptimas, en donde de nuevo se encuentre en forma utilizable. La
asesora y la supervisin de autoridades mayores, respaldadas en
algunos casos por acuerdos entre
agencias y trabajo concurrente,
pueden ser utilizados para resolver este problema en las autoridades
menores, en la misma forma
que
las directivas de los Archivos
Nacionales en el gobierno central ejercen vigilancia y dan asesora
a las organizaciones subordinadas a los ministerios centrales.
b)
Recoleccin de archivos no oficiales.
El estudio de los archivos
privados
y
su aceptacin en depsito en casos especiales
ha sido siempre una de las funciones ms importantes de los servicios
locales
de archivo.
Este es uno de los servicios * locales', que
depende del conocimiento que tenga el archivista de la localidad y de
sus principales
personalidades.
Si estn disponibles los recursos,
el estudio y (donde sea posible) la adquisicin de archivos privados
de inters local, se llevan a cabo mejor en un nivel ms local. Sin
embargo, es posible centralizar todo esto tambin
en un nivel ms
alto,
particularmente en
las
reas rurales.
Por lo tanto la
funcin de este servicio local
de
archivos puede planearse
a
cualquier
nivel
del
gobierno
local que ofrezca los recursos
apropiados.
(c) Almacenamiento. Es claro que el almacenamiento es el problema
que ms probablemente, puede ser resuelto por arreglos ad hoc en
cualquier caso. An donde se ha dado un
edificio
especialmente
diseado
al
servicio local de archivos ( y esto no es usual) puede
decidirse en cuanto a lo econmico,
dividir las colecciones en
areas
de
almacenamiento
centralizadas
y
descentralizadas.
Al menos en
las
reas
urbanas, se
evitar
el
gravamen
financiero (con
sus
problemas
asociados
de
trfico) del gran
almacenamiento central, y se
buscar
mantener
la
mayora
de
archivos
y
de docunentos posibles fuera de las reas de alto-costo
y ms congestionadas, ya que
stas
sern las ms polucionadas.
Por consiguiente,
dados
los problemas de la
administracin de
archivos - transferirlos en uso activo, y recuperarlos para obtener
informacin,
producirlos
para
consulta puede
resolverse
adecuadamente si, el lugar donde se almacenen los archivos
se
selecciona
ajustndose
a
las
situaciones locales.
Existe la
posibilidad de dividir el almacenamiento entre
las
autoridades
mayores
y
las nenores,
tal
como lo permitan los recursos y
como sea conveniente.
Sin embargo, las reas de almacenamiento
deben planearse con relacin a lo siguiente:
(d) Facilidades de acceso y de consulta .
La consulta
administrativa es uno de los problemas de la administracin de archivos.
Adems, el acceso a los archivos con fines investigativos, de conssulta
o
para
cualquier objetivo cultural o educativo, ser ms
fcil si se hace a un nivel local. Los estudios locales se organizarn
a nivel de comunidad, tal cono son los colegios y los centros
de profesores. Sin embargo, hay una excepcin, la cual est bien
ilustrada
por las colecciones nacionales especializadas:
cuando una
coleccin es muy completa y est muy bien organizada, se piensa que
vale la pena viajar para visitarla. Sin embargo, se recomienda que
las instalaciones de los archivos locales queden lo ms cerca posible
a los centros de poblacin, especialmente si tambin se encuentran
all instituciones culturales (especialmente
bibliotecas).
Esta
solucin
puede adoptarse si las facilidades de acceso pueden unirse
a las reas de almacenamiento que las sirven.
- 38 -
(e) Conservacin y restauracin. Esta

es
una
de las funciones
centrales
que solo pueden llevar a cabo apropiadamente, autoridades
que
tengan un taller
dentro
de
las normas
nacionales
con
especialistas entrenados que lo manejen.
En el pasado, se tuvo en
cuenta negativamente por las autoridades
urbanas
que
intentaron
dar alguna clase de servicio de archivo pero que no contaban con
una
seccin de restauracin;
positivamente
por
las
pocas
autoridades que acordaron cooperar para mantener en conjunto un taller
de conservacin.
Tanto el servicio de conservacin
que trabaja
para la asociacin de dos o ms autoridades locales,
como la
unidad de conservacin que trabaje para una autoridad
mayor y sea
usada por otras autoridades pequeas, son posibilidades prcticas.
El taller y sus funcionarios sern planeados dentro de
una
escala
adecuada y podrn localizarse en una rea de bajo costo que sea
conveniente
para el transporte, pero que
est
fuera
de
la
congestin
y
del
costo de los centros de las ciudades. El pago
de los funcionarios o el pago por el trabajo hecho, puede asignarse
proporcionalmente
a
las necesidades y requisitos de cada autoridad
participante.
Fuera de las cinco funciones mencionadas, tambin es necesario
considerar
el
control global y la planeacin del servicio y de sus
componentes. Esta es una funcin ms apropiada para la autoridad
mayor
que posee mayores recursos y que es la que puede emplear profesionales con un nivel satisfactorio de experiencia. El control y la
planeacin son parte esencial del servicio de archivo, ya sea que las
diferentes funciones estn divididas fsicamente o no.
El control
efectivo
y la coordinacin son las claves para el xito del todo.
Es aqu donde el archivista ejercitar sus habilidades profesionales
y
tendr
una estructura administrativa - un comit para decisiones
de poltica, responsabilidad del presupuesto, un lugar en la cadena
de mando que lo ayudar adecuadamente.
En la prctica, ningn servicio de archivos, ya sea a nivel
nacional o local, ser igual a los modelos discutidos anteriormente.
Ningn servicio de archivos se parecer a un modelo terico en
ningn caso.
Gomo otros servicios, tanto culturales como administrativos, un servicio de archivos, tendr que
hacerse
segn las
circunstancias
de
la autoridad empleadora o nacin. Aqu se argumenta que esos servicios deben estar de acuerdo con las normas y
prcticas profesionales y que deben formar parte de las facilidades
de coordinacin establecidas en una nacin o regin.
Cuando se
hallan previsto
las variaciones locales o particulares, se tendr un
cuadro claro de lo que son las prcticas profesionales y cmo deben
organizarse.
A
medida que nos alejemos del perodo pionero, la
organizacin de servicios
se
desarrollar
rpidamente
y ser
diferente a la que se hizo en las primeras etapas.
- 39 -
ARCHIVOS,
DESARROLLO
Charles
Y SOBERANA
NACIONAL
Kecskemeti
(Traducido del original francs del texto publicado

en Servo-Croata, en Arhivi, vol. 21, no. 1-2 (1971),
3-16).
NOTAS
PRELIMINARES
A comienzos de 1971 fui comisionado por la Unesco para organizar

la seccin de archivo de la Escuela de Bibliotecarios, Archivistas y
Docunentalistas de la Universidad de Dakar .
En el curso de los
ltimos aos (1967, 1969 y 1971) pude visitar una o varias veces
quince pases africanos de lengua francesa
para estudiar en ellos
la situacin en el campo de los archivos, y en asocio de las autoridades nacionales, esbozar planes para la creacin y fomento de los
servicios de archivo, y para la formacin de los archivistas.
El presente artculo, escrito a solicitud de M.P. Biljan, Director de los Archivos de Yugoslavia, es un primer empeo de exponer
criterios como fruto de mis viajes y actividades. A decir verdad, los
"expertos" tienen de comn con los periodistas y los turistas el
equivocarse a menudo cuando discurren sobre los pases visitados.
An tratando de deshacerse de sus ideas preconcebidas y de sus prejuicios, an esforzndose por aprehender la realidad encontrada en
lugar de adecuarla al esquema ideado con antelacin, con todo esto el
riesgo de error no desaparece.
En el caso del experto enviado al
Africa el peligro es particularmente grande, no solo en razn de lo
complejo de la realidad africana sino tambin porque el experto,
por definicin, debe desde el primer momento pronunciarse sobre los
problemas que le son formulados, elaborar proyectos, tratar de imponer
sus tcnicas, en una palabra obrar de conformidad con sus conceptos
que no son por fuerza compatibles con las posibilidades del pais a
donde la ocasin lo llev a trabajar. El riesgo sera mucho mayor en el
caso del experto "itinerante", pues cada pais donde l acude en consulta forma una entidad distinta, y el hecho de que tal solucin se
haya mostrado positiva en el Niger, por ejemplo, no significa automticamente que sea viable en el Alto Volta o en el Chad, y mucho
menos, en Gabon o en Costa de Marfil.
1 Esta seccin es el primer establecimiento de formacin

profesional archivstica en frica. La enseanza regular comenzar
en noviembre de 1971.
2 Fuera de El Senegal, donde estoy viviendo desde enero de 1971,
se trata de los siguientes pases: Mauritania, Mal, Guinea, Alto
Volta, Costa de Marfil, Togo, Dahomey, Niger, Chad, Camern,
Repblica Centro Africana, R. P. del Congo, R.D. del Congo y Gabn.
- 40 -
Extrapolacin de los resultados, proyeccin hacia otros nedios

de las ideas adquiridas, generalizaciones precipitadas amenazan a
cuantos estn comprometidos en las actividades de cooperacin y de
asistencia tcnica, y yo no creo constituir excepcin a la regla. En
lo que a m se refiere puedo sin reato reconocer que desde antes de
mi primer viaje al Africa tena la conviccin de que los pueblos del
continente tenan necesidad de organizar o reorganizar sus archivos y
de que urga ante todo formar archivistas africanos. Conviccin que
no he hecho sino robustecer en el curso de los aos; cada visita que
he hecho, cada entrevista que he tenido en las diferentes capitales ha
aportado siempre elementos nuevos, nuevas pruebas en su confirmacin
y apoyo. Y es lo que he intentado hacer: reagruparlos en orden
lgico para mejor servicio de mis lectores.
I -
UNA SIN RAZN QUE CUESTA CARD:

DE ARCHIVOS.
IA ADMINISTRACIN SIN SERVICIO
1.
La finalidad del papel administrativo
"La principal 'industria' de los pases de ultramar es actualmente la administracin", escribe Ren Dumont, a lo que agrega un
poco ms adelante que "la administracin tal como est concebida
llevar estos pases a la ruina" . Por su lado Albert Meister, al
estudiar las posibilidades de desarrollo de los tres pases anglfonos de Africa Oriental, subraya que "es preciso
insistir en la
reduccin de la eficacia de los servicios pblicos, la lentitud
creciente de las diligencias y la progresiva superabundancia del personal" . El funcionamiento de los servicios pblicos africanos es
juzgado con severidad por cuntos tienen que estudiarlo, sean economistas o socilogos o agrnomos o escritores africanos o europeos.
La ineficacia de la administracin era, para abundar en razones, uno
de los temas centrales de mis charlas oficiales y amistosas en mis
recorridos por el continente. El asunto es tan trado y llevado como
el de la burocracia en los pueblos socialistas o el de la insuficiencia de la red vial en Francia.
Suelen buscarse unas y otras explicaciones al fenmeno en factores polticos (militancia de los funcionarios con detrimento del tecnicismo);
culturales (inexperiencia de
los equipos humanos promovidos demasiado pronto) o sociolgicos
(parasitismo, inflacin de los efectivos de la funcin pblica por
razones familiares y electorales). Los crticos se limitan entonces
a comprobar que la administracin de los pases africanos padece de
males crnicos, aun de deformaciones congnitas, incurables por el
momento.
Lo absurdo de las estructuras y de los mtodos administrativos parece fijar menos la atencin de los observadores, y la dimensin archivstica de la ineficacia de los servicios pblicos pasa
por lo general inadvertida.
Se trata no obstante de una evidencia
elemental. Quizas esta evidencia es demasiado elemental para que nos
detengamos en ella en una poca dominada por tecnologas sofisticadas.
En el mundo de hoy, habituado a las tcnicas complejas, electrnicas o de otra ndole, y a la supremaca de las jergas manejadas con destreza, las diligencias mentales sencillas igual que las
soluciones de tipo artesanal brindan muy poco atractivo.
3 DUMDND, Ren, L'Afrique noire est mal partie, edicin

revisada y corregida, Pars, Seuil 1969, p. 68.
4 IISTER (Albert), L'Afrique peut-elle partir? - Paris,
Seuil 1966, p. 267. Estos tres rasgos caracterizan tambin a
pases francfonos.
- 41 -
En el fondo, de gu trata? La administracin no "produce" sino

una sola cosa: papel . Hay que suponer que el papel as producido tiene cierta utilidad adems de su objetivo trivial, que consiste en permitir al funcionario recibir su sueldo al terminar el nes.
Pero aparentemente, la mayora de quienes tienen en Africa responsabilidades, se han cuidado hasta ahora de adoptar tal razonamiento.
2.
Los archivos, vctimas de su propio prestigio
Los archivos en Africa son vctimas de la imagen tipo elaborada

por los Archivos Europeos en el siglo XIX cuando se oonvirtieron en
"laboratorios de investigacin histrica" , y reservaron, si no
la exclusividad de sus cuidados, al menos la parte de len de los
trabajos a los nobles fondos "antiguos" o "histricos", desdeando
ms o menos el papelorio creado por el funcionamiento de los servicios pblicos en cantidad cada vez ms aterradora. Este desinters
por las relaciones cotidianas de los Archivos con la Administracin
era quizs el precio pagado para establecer slidamente la autoridad
cientfica de las instituciones de archivos autnomos modernos. Sea
lo que fuere, este fenmeno, por lo dems pasajero, se produjo
despus de diez siglos de continuidad archivstica en el seno del
sistema institucional, y las administraciones del mundo europeo no han
dejado jams de velar por el mantenimiento del orden en los documentos nacidos de su actividad o al nenos, da esa impresin.
Conviene, para completar la imagen, agregar que entre 1920 y
1970, de Mosc a Washington, pasando por Belgrado, Budapest,
Coblenza, Bruselas, Pars, Londres, Madrid, e t c . los Archivos han
rediseado sus mtodos y sus competencias para encarar el problema,
el "problema de la masa", sin renunciar a su vocacin cientfica,
intervienen cada vez ms_con energa y profundidad en la gestin
de la documentacin viva .
En Africa es entonces la imagen tipo del siglo XIX la que parece
prevalecer. El prestigio de los Archivos es desesperadamente cultural
y cientfico, de modo especial en los medios tcnicos y especializados de los organismos de asistencia y de cooperacin. Cuando hay
propsitos de desplegar esfuerzos colosales para vencer el subdesarrollo en la agricultura, la industria, las comunicaciones de la
enseanza para proteger la salud y asegurar la subsistencia (o si
cabe, el mejor estar) de los pueblos, la aureola de prestigio apergaminado y paleogrfico que los rodea quita a los archivos toda eventualidad de integrarse en los planes de desarrollo.
5 Unos sistemas institucionales sin escritura (o con muy pocos

escritos) haban funcionado durante siglos en Africa antes de la
colonizacin. Pero desde entonces Africa ha hecho suya la tcnica
administrativa a base de esritura, y no hay por que creer que este
hecho fundamental deba discutirse.
6 Expresin de M.R.H. Bautier.
7 Esta ojeada es demasiado rpida para pretender la exactitud
histrica; busca simplemente subrayar el hecho de que la clasificacin de documentos figura entre las faenas normales de la administracin europea desde cuando sta funciona a base de escritura.
- 42 -
A decir verdad, si se sumaran los gastos de prestigio consentidos

de Nouakchott a Kinshasa, se llegara a un total impresionante: compaias de aviacin, edificios pblicos, incontables y lujosos, universidades abiertas precipitadamente en pases con uno o dos centenares de bachilleres por ao, proliferacin de embajadas, e t c . . sin
hablar de los desembolsos puramente suntuarios.
Pero los resultados
de estas erogaciones tienen al menos la ventaja de ser espectaculares.
La organizacin de los archivos no parece prometer similar beneficio
sicolgico; por consiguiente, no hay razn de inscribirlos en el
presupuesto del prestigio.
La accin para el desarrollo se planifica y se ordena en torno a
objetivos prioritarios (escolarizacin, erradicacin de las enfermedades endmicas, actividad rural, diversificacin de la agricultura,
asfaltado de las carreteras, implantacin de industrias, etc...) y
confesmoslo, es difcil proyectar los archivos como objetivo prioritario. Muchas veces se me ha dicho en Africa que a no dudarlo los
archivos son cosa excelente, pero para ms tarde.
Primero que todo
hay que vacunar las gallinas, construir embalses, irrigar los arrozales, plantar palmas de aceite y alfabetizar a los adultos.
3.
La administracin, vctima del prestigio de los archivos
El error es monumental y sus consecuencias desastrosas. Con la

falsa idea sobre el papel y la vocacin de los servicios de archivo,
manifestada publicamente con las mejores intenciones, ya que el argumento es preservar los escasos recursos para los objetivos prioritarios, se llega gradualmente a la paralizacin de la mquina administrativa. Con el pretexto de no otorgar desembolsos de prestigio
(es decir organizar instituciones de archivo), los planificadores
condenan los servicios pblicos a una ineficacia crnica y a un
despilfarro equivalente a varias veces el costo de la organizacin de
los papeles. Los funcionarios producen papel a todo lo largo del
ao, pero preguntamos por qu.
Al cabo de algunos neses, hasta de
unas cuantas semanas los expedientes se vuelven difcilmente encontrables, ocultos entre montones enmaraados, al desgaire en los rincones de las oficinas, arrumados en los pasillos, los subterrneos o los hangares, expuestos a la intemperie y a las termitas. El
espectculo que ofrecen ciertos ministerios africanos con sus
armarios atiborrados de papeles que no pueden ya utilizarse porque
inundan el piso al pie de las puertas, con las pilas de documentos
mezclados ocupando todas las superficies disponibles ( mesas, entablados, sitios vecinos a los archivadores y armarios), deja
perplejo al archivista. Para qu emborronar todos esos papeles? no
olvidemos que al manos la mitad del presupuesto de los Estados Africanos sirve para pagar empleados, por consiguiente para qu llenar
papeles si a falta de orden no sirven para nada?
Cuando no hay
un solo centmetro cuadrado vaco en el mbito de los despachos
tenemos que resignarnos a destruir. Pero entre el hecho de que los
expedientes no estn clasificados y de que no hay funcionarios
capaces de hacer seleccin y eliminacin, en lugar de destruir los
papeles intiles est la limpieza por el vaco , con el nico propsito del espacio. Una vez los documentos son incinerados en el
traspatio (como lo vimos en un ministerio del Plan); otra se les
dispersa en la calle para ejemplificacin de los caminantes
(como lo leemos en un diario africano); ms all desaparecen misteriosamente como los expedientes de los Trabajos pblicos distribuidos entre los pases interesados con
ocasin del desmembramiento de la Federacin del Africa Occidental Francesa.
- 43 -
4.
Las rbricas de la dilapidacin son el resultado de la ausencia de los sistemas de archivo.
a)
Tiempo perdido e inversiones superfluas
Ministros, planificadores y otros altos funcionarios querran

consultar o reutilizar documentos de cuya existencia son sabedores.
Pero ello implica problemas: cuesta en ocasiones semanas de bsqueda
paciente para conseguir al fin un papel, y no siempre se garantiza el
xito. Me cont un ministro que en el momento de mi visita estaba
esperando desde 15 das atrs la comunicacin de un expediente. A
buen seguro hay exceso de funcionarios, sobre todo de agentes subalternos, pero no sera preferible utilizarlos creando y manteniendo el
orden de los papeles que lanzarlos peridicamente a exploraciones de
dudoso resultado?
"Jams se encarecer como se debe el peligro, para un
pais joven, de la "enfermedad de la piedra", de la fiebre constructora que muchsimos europeos nonfunden con inversiones productivas.
No son, como la Administracin, sino "gastos generales"fi de la produccin; deben pues reducirse al mnimo indispensable" . La ausencia de locales destinados a la conservacin de los papeles y
equipados en consecuencia contribuye a la propagacin de la
"enfermedad de piedra": el espacio-oficina tiene que estar creciendo de continuo para poder acomodar a como d lugar mesas, archivadores y armarios y representa por doquiera millones de CFA en
nobiliario. Cuando un archivador de carpetas colgantes est lleno,
como es imposible transferir de l su contenido a un servicio que
no existe y como quedan todava unos cuantos metros cuadrados disponibles en el local, se compra un segundo, luego un tercer archivador, lo que permite evitar el trabajo desagradable de la seleccin, lo mismo que postergar el da de la revolucin de los
archivos, siempre penoso para el funcionario.
La disposicin de un centro de prearchivstica en el cual el
metro lineal de estantera equivale a 2.500 3.000 CFA y donde se
podran depositar los documentos de cada da, que ya no tienen utilidad, permitira reducir de manera sustancial los gastos de la Administracin. Efectivamente el metro lineal equivale a 22.000 CFA si
se emplean archivadores verticales y a 6.000 10.000 CFA si se
utilizan armarios, o sea mobiliario de oficina. De otro lado las carpetas de archivo, al tiempo que garantizan una mejor proteccin a los
papeles que no se usan de modo corriente, cuestan menos que las carpetas colgantes o que las pastas de argollas que se inmovilizan
intilmente como el mobiliario de oficina, en lugar de vaciarlos
y darles nuevo uso .
8 DUMDND, Ren, op. cit, p. 58.

9 El CFA vale 2 cntimos franceses (IFF = 50 CFA). Las cifras
segn las cuales he hecho los clculos me han sido comunicadas
gentilmente por Strafor-Senegal. El metro lineal de estantera
cuesta aproximadamente 4.500 CFA al por menor (incluidos todos los
gastos), pero las reducciones pueden ir hasta un 50% en caso de
encargos masivos. Los precios son los de Dakar.
10 Es evidente que el material se deteriora muy rpidamente en
clima tropical. No creo en economas de cuatro centavos, pero pienso
que es importante utilizar de manera razonable los equipos de que
disponemos y establecer los presupuestos de equipo de los servicios
conforme a las necesidades reales.
- kk -
An no ne ha sido posible hacer el estudio comparativo de los

costos de construccin de los edificios de oficinas y de los depsitos de archivo. Pero la diferencia es sin duda de un orden similar
en la nedida en que se trata de depsitos de carcter funcional.
Adems, si los documentos fueran producidos convenientemente y se les
sometiera a operaciones peridicas de seleccin, un porcentaje
considerable de ellos podra destruirse sin perjuicio alguno, con lo
cual se reduciran paralelamente las necesidades en nobiliario y en
locales. Habra que examinar los gastos de equipo de los servicios
administrativos de un pais y calcular la superficie-oficina initilnente ocupada por papeles "archivables" o eliminables para tener una
idea de las sumas considerables de dinero que estn en riesgo.
b)
Estudios paralelos y repetidos
El captulo ms comprensible y tambin el ms censurable por

la dilapidacin que significa es el de los estudios repetidos. Si se
encuentra que la realizacin de un proyecto ha sido diferida, en
lugar de seguir v'ipso facto"la preparacin del estudio, hay muchas
probabilidades de que en el momento en que ella vuelva al orden del
da, el expediente, cualquiera que haya sido su precio (y la ejecucin., de ciertos documentos cuesta muchsimo) no se pueda encontrar . Acaece que se rehacen tres o cuatro veces los mismos
estudios (geolgicos, agrcolas, educativos, tursticos, etc.)
sobre todo
si el pas se dirige sucesivamente a organismos
de asistencia diferentes.
Los muros divisorios entre los diversos
organismos de asistencia (instituciones del sistema de las Naciones
Unidas, Cooperaciones bilaterales, fundaciones privadas) constituyen
factor lamentable, pero casi que no se puede evitar. No obstante, si
el pas asistido tuviera archivos organizados, el estudio realizado
por un experto de la FAO, por ejemplo, podra facilitar considerablemente la tarea del italiano o japons enviado tres aos ms
tarde para iniciar en fin de cuentas el mismo proyecto. Despus de
todos los estudios financiados por los organismos de asistencia tcnica se convierten en propiedad del Estado interesado y pueden asimilarse a los documentos producidos por los servicios pdblicos nacionales, o entonces el trmino asistencia carece de todo sentido.
Decenas, quizs centenas de miles de dlares se pierden cada ao
tan solo rehaciendo estudios ya elaborados. En 15 das de escrutinio
en los archivos (si es que existen) un experto puede cmodamente
economizar tres meses de trabajo en el terreno: los. ..ejemplos citados
por M. Valette lo demuestran de manera impresionante
El reflejo archivstico falta de manera extraordinaria en los
pases africanos. La administracin colonial haba preparado estudios de todas clases, en cantidad exorbitante, especialmente proyectos
de carreteras y ferrocarriles que se podran y se deberan reutilizar. No se trata tan solo de los proyectos no realizados, como los
ferrocarriles de Gabon
sino tambin de la documentacin de las
11 Me contaron un caso por dems elocuente: despus de haber

ordenado efectuar un estudio por la suma de 600.000 S, se dieron
cuenta de que un estudio semejante haba sido preparado por 400.000
S, el ao anterior.
12 No exclusivamente.
13 En el artculo en preparacin que se menciona en el
liminar.
14 Cito este ejemplo porque el Director de los Archivos de dicho
pas hizo devolver de Pars a Libreville los papeles en cuestin la nota no es pues crtica.
- 45 -
carreteras efectivamente construidas cuya reparacin despus de

varios aos sin mantenimiento exige operaciones de envergadura.
A falta de docunentos hay que rehacer los estudios de A a Z (reconstruccin del trazado, obras de arte, etc..) . Visto de esta
manera, hasta palacios de mrmol para conservacin de archivos
seran rentables.
El extravo de las piezas justificadas contables
provoca igualmente pequeas hemorragias presupustales; si tales
casos no se presentaran con tanta frecuencia en Africa, no habra ni
siquiera que hablar de ello.
5.
La rentabilidad de los Archivos
En todos los lugares por donde pas trataba de demostrar que los
archivos no constituan un objetivo sectorial en una jerarqua de
prioridades sino una herramienta indispensable para mejorar la gestin poltica, econmica y administrativa del pais; todos los
sectores tenan relacin con ellos, desde la agricultura hasta la
salud pblica, puesto que sin acudir permanentemente a los expedientes no hay, no puede haber continuidad en la accin para el desarrollo; que creando estructuras de archivo y organizando la gestin
racional de los documentos el Estado reduce gastos generales de su
propio funcionamiento; en una palabra, que las inversiones archivsticas son rentables.
Evidentemente mi poder de persuacin es limitado.
Ms de un
experto asistente y altos funcionarios no se han dado por aludidos.
Los archivos, que no interesan sino a los archivistas, no es
"prioritario", adems Africa es el continente de la civilizacin
oral donde su gente tiene buena memoria y donde solo las palabras
tienen importancia y peso; si la administracin ordena a sus agentes
hacer papeles es vnicamente para poder pagarles y hacer desaparecer
poco a poco la desocupacin. "Nada puedo hacer por d.", con estas
palabras tronch un asistente nuestra discusin en torno a los problemas archivsticos del pais donde me encontraba en ejercicio,
ponindome as en la posicin incmoda de quien mortifica e importuna defendiendo a capa y espada sus intereses.
En contraste con estas pocas experiencias desagradables hall en
conjunto benvola acogida y de vez en cuando compresin eficaz y
diligente. Adems aunque la situacin sea francamente negativa en
casi todos los pases, los ejenplos y las iniciativas alentadoras son
cada vez ms numerosos (archivos del Ministerio de Finanzas del Haute
Volta, Direccin de los Archivos Nacionales de Gabon, planos de
archivos en la Repblica Popular del Congo, en Haute Volta y en Togo,
proyecto piloto archivstico de la Unesco en Costa de Marfil,
construccin de locales de Archivo en Togo, y tal vez, en Niger,
e t c . ) . El cambio es evidente con relacin a 1969 y es de esperar
que en los dos o tres aos venideros la archivstica habr adquirido en Africa derecho de ciudadana.
15
Caso igual lo encontr en uno de los pases visitados.

- 46 -
II
IDS ARCHIVOS, INSTRUMENTO DE LA SOBERANA DEL ESTADO.
1.
La garanta de los derechos
Hasta el siglo XIX, a pesar de la utilizacin marginal de los

documentos de algunos investigadores prudentes y ayudados desde
arriba, la misin esencial de los archivos consista en preservar
privilegios y derechos.
La reunin de documentos de diferente procedencia en Archivos (secretos) del Estado, produciods por muchos
soberanos europeos a partir del siglo XVT, se justificaba no solo por
la voluntad de disponer de tantas fuentes de informacin como fuera
posible, sino sobre todo el empeo y la preocupacin de dotar al
poder central de todos los instrumentos capaces de justificar sus pretensiones y de garantizar sus prerrogativas, sus rentas y sus conquistas. Cerno es muy claro, las repblicas africanas del ltimo tercio
del siglo XX no tienen los mismos afanes "prioritarios" que las monarquas absolutas del Antiguo Regimen, y la sociedad moderna, en Africa
como en cualquier otro continente, se caracteriza, entre otros factores, por la inexistencia de grupos sociales dotados de privilegios
distintos jurdicamente sancionados. Desde las constituciones y los
tratados internacionales hasta los documentos de catastro y los expedientes personales, de ello no queda menos que toda una serie de
categoras documentales que cumplen el mismo oficio que lay cartas de
antao: garantizan derechos. La prdida o la destruccin ci papeles de esta naturaleza no pueden menos que crear, a breve o a largo
plazo, dificultades polticas, administrativas o jurdicas (litigios
en materia de propiedad territorial, reconstruccin de caminos,
etc.)
y por ende ocasionar perjuicios al Estado, a la persona
moral o al particular cuyos intereses se afectan.
Antes de la independencia los ttulos de soberana relativos a
las colonias quedaban en posesin de las administraciones metropolitanas competentes
gracias al juego normal del las instituciones.
Al ocurrir la abolicin del regimen colonial, la mayor parte de los
nuevos Estados no pensaron en este aspecto del ejercicio de la soberana. Es verdad que en los territorios que hicieron parte de la
A.O.F., por ejemplo, la poltica archivstica estaba dominada por
preocupaciones histricas y cientficas, desde las primeras disposiciones adoptadas por el Gobernador General W. Ponty
y el carcter
cultural de las instituciones de Archivo all estaba definitivamente
consagrado por las decisiones del Gobernador General del 17 de
septiembre de 1942 y del 3 de agosto de 1943, al reincorporar los
archivos del Gobierno general y de los territorios al Instituto
Francs del Africa Negra y a sus centros locales
16 Para no alargar ms de la cuenta el presente artculo, me

he limitado en esta referencia al problema de la garanta de los
derechos individuales.
17 Archivos del Ministerio de Asuntos Extranjeros y Archivos del
Ministerio de Francia y Ultramar.
18 Decisin del 1 de julio de 1913 y circular del 2 de julio
de 1913.
19 La decisin general de 1953 suprimi en principio la reincorporacin de los Archivos al I.F.A.N., pero no se ha aplicado realmente sino a nivel de la autoridad federal y de Senegal.
- 47 -
As tambin en el momento de la independencia, a falta de

archivistas o de irnos administradores conscientes del papel que estn
llamados a desempear los Archivos en un Estado soberano, se mantuvieron las antiguas estructuras o fueron remozadas cuando ms.
Ciertos Estados, principalmente el Alto Volta, Mal y Gabon,
despus de once aos de independencia, acaban de empezar a reunir
los documentos relativos al trazado de sus fronteras. Estos papeles,
adems, pueden adquirir un valor extraordinario en casos de descubrimiento de zonas petrolferas u otras riquezas mineras.
Tratados y acuerdos internacionales se extravan con frecuencia,
y cuando urge hacer referencia a ellos, los gobiernos no tienen recurso distinto del de solicitar copia a la Embajada del pas a que se
alude o a otro organismo extranjero.
Con muy poco gasto podra suprimirse esta anomala mediante la
organizacin de servicios de archivo en el seno de los Ministerios de
Asuntos Extranjeros . Pero el problema es ms general: los documentos no se cuidan como es debido en casi ninguno de los servicios
pblieos, y sera ms racional y menos oneroso acometer la realizacin de un programa nacional de archivos que cubriera el conjunto de
la documentacin, que proceder por medidas o expedientes parciales
cuando el perjuicio que causa el desorden documental en tal o cual
administracin se vuelve intolerable o cuando un ministro o un alto
funcionario previsor y discreto decide restablecer el orden en su
propia casa.
2.
Poder de decisin y plan de desarrollo
El ejercicio de la soberana no consiste solamente en velar por

la integridad del territorio y en respetar y hacer respetar las obligaciones que se desprenden de los acuerdos internacionales.
Ms
all de las funciones fundamentales y solemnes, el ejercicio de la
soberana significa que el poder de decisin pertenece por entero al
gobierno.
Luego no hay poder de decisin real sin informacin, es
decir, en el caso de la actividad gubernamental sin dominio y control
de los expedientes.
En ausencia de archivos en estado de "movilizacin permanente", el poder de decisin se ejerce en muchos pases
a partir de las ideas y de los conocimientos de los funcionarios y
consejeros tcnicos del momento, y como los cargos de las dos categoras cambian de titulares a intervalos frecuentes , y el sucesor
se abstiene a menudo de estudiar los papeles del predecesor, la continuidad de la accin gubernamental no puede de manera alguna garantizarse.
Hay pases donde hasta los textos legales y reglamentarios
son difciles de hallar, de lo cual surgen como secuela disposiciones
sucesivas divergentes, si no contradictorias, que hubo que tomar
segn la inspiracin del momento .
20 Como lo hace el Senegal, pais piloto del Africa Continental

francfona en materia de archivos, dentro del marco de la reforma
administrativa elaborada con la ayuda de un equipo de las Naciones
Unidas.
21 Son contados los ministros y altos funcionarios que he vuelto
a encontrar en 1971 ocupando las mismas funciones que en 1969, y
aunque uno solo de los pases en cuestin haya cambiado de regimen
entre una y otra visita.
22 M. Valette subraya con razn la iirportancia de establecer y
poner en funcin permanente un juris-classeur. En Repblica Centroafricana un consejero del Ministerio del Interior organiz un repertorio permanente destinado a servir a las administraciones regionales.
- 48 -
La imposibilidad en que se encuentran hoy muchos gobernantes

africanos^de referirse a las fuentes documentales y de sacar partido
de las existentes, hace hipottica toda planificacin y no les
penal te orientar la asistencia tcnica extranjera.
No obstante el
programa de las Naciones Unidas para el desarrollo acaba precisamente
de adoptar el principio de la planificacin global de la Asistencia
para los pases beneficiarios. Esta medida deber tener un alcance
considerable en el sentido de que las prioridades definidas por el
pas ya no tropezarn con el obstculo de la reparticin previa de
los crditos del PNUD entre agencias del sistema de las Naciones
Unidas.
Ciertamente tener papeles bien organizados no significa en
oontraprestacin que los planes sean buenos tambin.
Pero es
verosmil que estos ltimos habrn de cojear si los planificadores
no conocen ciertas series de datop y pormenores y ciertos documentos
de base. . En todo caso, la introduccin de la preparacin por
pases , que no constituye sino un sector limitado y relativamente
modesto de las tareas de los planificadores, no avanza al ritmo
deseado. Mltiples son las razones, y entre ellas, figura en lugar
de preferencia el desorden documental.
El desarrollo es problema gubernamental en Africa mucho ms de
lo que fuera en Estados U:.idos y el Japn y an en Europa en el
momento de las grandes transformaciones socio-econmicas de la
segunda mitad del siglo XIX y de los primeros decenios del siglo XX.
M. Fougeyrollas piensa con razn que "la potencia productiva de una
sociedad depende por debajo de todo, de las capacidades de organizacin de que ella es detentadora".
En el caso en que los poderes
pblicos estn investidos de la responsabilidad de la accin para
el desarrollo - y tal es el caso de Africa hoy da es de su capacidad de organizacin de lo que se trata ante todo.
Organizando los
papeles de manera racional no se sacrifica sobre el altar de la burocracia, sino que se acrecienta la capacidad de organizacin de los
poderes pblicos.
Confieso que recorriendo el Africa ms de una vez fui preso de
muy malos pensamientos. Si la organizacin de los archivos es combatida con tanta eficacia por la inercia y la incomprensih, ser
ciertamente porque primero hay que vacunar las gallinas?
3.
El problema nacional
Hasta las vsperas de la independencia, las minoras selectas

africanas podan con razn esperar sustituir al regimen colonial de
las estructuras polticas regionales, federales o confederales menos
acentuadas por el nacionalismo que el sistema poltico europeo. Esta
esperanza no se cristaliz, y si el ideal panafricano ha contribudo en forma muy sensible a la abolicin del regimen colonial, si ha
23 No se trata tan solo de las estadsticas econmicas, educativas, sanitarias o demogrficas y de los proyectos mineros,
hidrolgicos y ferroviarios, sino tambin de los datos etnolgicos,
lingsticos, alimeticios, religiosos, etc.
24 Trmino utilizado para designar la nueva tcnica de la
planificacin de la Asistencia ENUD.
25 No olvidemos que la lucha contra las epizootias requiere para
ser eficaz una disciplina documental estricta.
- 49 -
ganado una victoria decisiva y definitiva en la lucha por la dignidad

del hombre negro, ya no influye sobre la poltica sino a travs de
la cooperacin interestatal, de las organizaciones intergubernamentales y las manifestaciones de la cultura. En el momento de la Independencia, Africa opt por la va nacional del desarrollo en el marco
de las fronteras tratadas por las potencias europeas . La evolucin parece estar determinada por la dinmica del nacionalismo,
doctrina fundamental de la jerarqua poltica en todos los pases,
cualquiera que sea el tinte poltico particular.
El papel del nacionalismo en el Africa contempornea, como
expresin global de las aspiraciones polticas, econmicas, sociales y culturales y como reagrupador de energas, recuerda por ms de
un rasgo la accin de los nacionalistas de Europa central y oriental
en la primera mitad del siglo XIX.
Sin aspirar a un estudio comparativo profundo de las semejanzas y divergencias, es necesario comprobar algunos hechos que permitan el cotejo .
En uno y otro caso la tarea fundamental histrica que se asigna
a las grandes generaciones de la era nacionalista es la de transformar
en naciones las comunidades poltico-sociales de que ellas se sienten
responsables. Dicho de otra manera, el trmino nacin se aplica, a
la vez, a la colectividad determinada que los nacionalistas entienden
por servir, dirigir y transformar, y a la colectividad del porvenir,
que ser cuando las minoras selectas nacionales hayan llevado a
cabo su accin. Si los nacionalistas europeos de hoy ya no dan a los
ciudadanos sino el bienestar mental del hbito, y como es natural, la
obligacin cada vez ms discutida de saber que pertenecen a un grupo
(considerado generalmente mejor o por lo menos, ms tolerable si no
ms simptico que los otros), los de Africa de nuestros das tienen
un atractivo de otra manera ms poderoso y un contenido intelectual y
moral de altura y ambicin muy diferentes. Como en otro tiempo, en
los pases de la periferia europea, el programa de la independencia
nacional est indisolublemente vinculado en Africa a los objetivos
de progreso econmico, social y cultural.
Igual que los nacionalistas rumanos, eslovacos, croatas, servios y hngaros de la poca
liberal, las minoras africanas de nuestra generacin engloban, en
una misma visin, la construccin de las carreteras y la igualdad de
los derechos, la promocin de la agricultura, el derecho del sufragio, y a veces, la libertad de los ciudadanos, la implantacin de las
industrias y la participacin de pleno derecho en el concierto de las
naciones, la escolarizacin de los nios y la abundancia para todos.
Los conflictos entre varias tendencias, las polmicas entre adeptos
de escuelas polticas diferentes, las luchas entre agrupaciones rivales por el poder significan apenas que cada cual es nacionalista a su
manera, que el nacionalismo no constituye una doctrina codificada, una
corriente monoltica de ortodoxia inmutable.
Hay, quizs, varias
verdades polticas en Africa, pero todas estn asignadas con colores
nacionales an as, como sucede en ocasiones, el advenimiento de una
nueva verdad trae consigo un cambio de bandera.
26 Las fronteras actuales no se alejan de las fronteras de la

poca colonial sino en dos casos: Camern y Tanzania.
27 Esta comparacin toca exclusivamente al papel del nacionalismo y no pretende establecer parentesco alguno entre las sociedades
aludidas.
- 50 -
El perodo de la virtualidad nacional conoce ineluctablemente

luchas (verbales o armadas segn el caso) entre tendencias nacionalistas, y quienes las protagonizan suelen poner en duda la lealtad del
adversario al ideal de la nacin, lo
cual permite en consecuencia a
los historiadores de la nacin realizada , hacer estudios interesantes
sobre el fenmeno complejo de la gnesis de la nacin, tema entre
nosotros,sin duda apasionante.
Forjar naciones para vencer el subdesarrollo y luchar contra el
subdesarrollo para forjar naciones, tal es el programa en Africa.
Utpico o realista, es el camino por donde han transcurrido los
Estados y los pueblos de frica . Desde este punto de vista es
permitido el cotejo con la regin europea a que nos referimos.
Otra cosa es que las correlaciones entre estado, lengua
y
nacin, trptico sagrado del nacionalismo europeo en general, y
oriente-europeo en particular, se presentan de manera radicalmente
distinta en Africa.
Las lenguas nacionales llegarn a ser probablemente un da
factores de dificultades polticas en frica, pero en la etapa actual
los nacionalisnDS africanos se expresan mejor en ingles o en francs
que en" bambara o en haousse'1 y las motivaciones de las crisis internas
(Congo, Nigeria, Chad) no parecen proceder de los datos lingsticos.
En la periferia europea los nacionalistas reivindicaban la creacin de Estados nacionales red^biu jando el mapa segn las fronteras
lingsticas, o statu quo ante
contradictorios. Nada de esto
ocurre en Africa: all el mapa no es discutido y nadie
piensa en
esgrimir el statu quo. Simplificando las cosas, se podra anticipar que si los Estados de la periferia europea fueron creados para
consagrar el hecho nacional (al manos en principio), en Africa toca a
los Estados obrar de tal suerte que el hecho nacional venga a consagrarlos.
En la rredida en que la experiencia europea del siglo XIX tiene
algn valor, puede deducirse de all que la construccin de redes
de comunicacin (carreteras, ferrocarriles, acueductos, puertos) y la
escolarizacin generalizada desempean un papel esencial en la
formacin de las naciones modernas .
Pero si es posible planificar el asfaltado de las pistas y hasta, aunque con menos precisin,
el crecimiento de los efectivos escolarizados, el proceso general
sicopoltico de la gnesis de una nacin obedece a su lgica
propia, no se planifica ni se reglamenta. Apenas est al alcance de
un gobierno trabajar en el sentido del desarrollo nacional, no solo
poniendo a su servicio los "madios" de comunicacin (prensa, radio,
28 Cf. Fougeyrollas, op. cit., p. 51-70.

*
"en el estado en que se encontraban antes las cosas", o sea
en la situacin anterior al hecho. Nota del traductor.
29 Hago voluntariamente abstraccin de los avances tcnicos y
cientficos alcanzados a lo largo de una centuria: no para discutir
su importancia desde el punto de vista del ritmo posible del crecimiento econmico, sino para poner en evidencia que la gnesis de
las naciones est uncida a las posibilidades econmicas creadas por
la revolucin industrial, pero no al nivel tcnico de una etapa
determinada.
- 51 -
televisin) y el deporte , sino tambin apoyando la investigacin destinada a conocer las realidades del pas, en particular las
estructuras sociales y las transformaciones que all operan, y procediendo a una evaluacin permanente de los efectos de su propia
accin.
En fin, ms all de estos medios directos (propaganda,
estadstica, sociologa y evaluacin), los poderes pblicos pueden
aportar su contribucin a la disciplina que forma en grado eminente
la conciencia nacional: la historia. Otras disciplinas, como la
lingistica, la geografa, el folclor, e t c . pueden ejercer una
funcin paralela a la de la ciencia histrica; sta empero goza de
un privilegio temible: todo nacionalismo cree justificarse por el
pasado para establecer slidamente su legitimidad y probar su verdad,
an si ese ayer no ha prefigurado en nada el advenimiento de la era
de las naciones. Pasando por sobre la evocacin de las glorias del
pasado destinada a probar las cualidades eternas del pueblo en referencia y a movilizar las energas para la construccin del pas, la
ciencia histrica responde a una necesidad sicolgica profunda: el
hombre no se siente hombre hasta saber que est integrado en una
continuidad histrica.
Responde tambin a una necesidad intelectual: para explicar el presente y prever el porvenir nunca se ha dado
mejor frmula que la de interrogar el pasado, prximo o lejano.
Segn ciertos espritus crticos, apesadumbrados o simplemente
enceguecidos por la aparente superioridad de las ciencias matemticas, el sondeo de lo que fue no tiene ningn sentido y no puede
desembocar sino en resultados frgiles y que inspiran desconfianza,
desmentidos o contradichos infaliblemente por investigaciones paralelas o ulteriores.
La controversia sobre este punto, a no dudarlo,
jams ser dirimida, nunca ser cancelada porque los hombres, los
individuos al igual que las colecciones, quieren conocer su historia y
admiten sin hacerse violencia que sta se renueva, se rvalua
permanentemente.
Esto no significa en manera alguna que no importa qu mercanca
pueda venderse bajo el rtulo de "historia", porque el estudio del
pasado es tributario de las fuentes. Las fuentes histricas del
Africa son mltiples y estn diseminadas al comprender lo mismo las
tradiciones orales que los objetos de arte, las costumbres todava
vivientes, que los documentos escritos, conservados en Africa o en
cualquiera otra parte del mundo. Para dar pbulo a la ciencia africana con el fin de que se dilate y alcance su plenitud, hay que poner
primero en juego la infraestructura de la investigacin, a saber
bibliotecas y archivos. Rindiendo tributo a lo espectacular con detrimento de lo racional, no pocos pases africanos han seguido un
camino inverso y han comenzado por crear Institutos de Ciencias
Humanas, sin pensar en las fuentes que los estudiosos de esos institutos deberan consultar para hacer su trabajo, y por recoger las tradiciones orales o micropelculas en el extranjero sin poder depositar en condiciones decentes los documentos as adquiridos.
30 El amor inflamado por el deporte, en especial por el

balompi, es uno de los fenmenos ms salientes del Africa
contempornea: las competencias internacionales, en nombre del
inters que despiertan, constituyen contribucin inapreciable a la
formacin de las conciencias nacionales. La identificacin con los
xitos deportivos se produce de manera espontnea, en tanto que la
adhesin a la obra gubernamental nunca est exenta de aprensiones y
juicios crticos disimulados, de sorpresas en veces desconcertantes.
- 52 -
El
estribillo segn el cual "Africa no tiene archivos" no
corresponde en manera alguna a la verdad. No abundan ciertamente
documentos anteriores a la colonizacin, paro existe en algunos
pases en cantidad limitada. Los documentos creados por las instituciones coloniales llenan kilmetros de anaqueles
en decenas de
pases africanos . Bastara nacerlos accesibles a la investigacin para que la ciencia histrica africana pudiera dar un salto
revolucionario hacia adelante.
La microfilinacin en el extranjero,
an masiva, sobre todo en las antiguas metrpolis y la recopilacin sistemtica de las tradiciones orales seran posibles desde el
momento en que unos buenos depsitos de archivo organizados pudieran
recibir para el usuario cintas magnticas y rollos de pelculas.
Digamos, en suma, que el perodo comprendido entre 1950 y 1970, es
decir los aos que anteceden y siguen a,la Independencia, interesaran
ms que ningn otro, y a justo ttulo , a los futuros historiadores. A menos que se tomen de inmediato medidas indicadas para la
custodia y conservacin de los archivos posteriores a la Independencia (lo mismo que los de los partidos polticos y de los sindicatos
de postguerra) las generaciones futuras conocern menos bien la fase
decisiva de la historia nacional que las campaas militares de la
colonizacin, o la "poltica indgena" del Gobierno general de
A.D.F. Documentos a granel han perecido hasta ahora, lo cual significa que la historia de los albores de la Independencia ser difcil
escribirla y que incontables episodios transcendentales o de menguada
importancia, permanecern por siempre ignorados.
Ser esto por ventura una razn para dejar las cosas como
estn?
NOTAS
PRELIMINARES
Las reflexiones expuestas a lo largo de este trabajo no conforman

una nueva filosofa de la historia en cuyo contexto la Divina Providencia y la lucha de clases seran reemplazadas por el registro de
correos, y la cit interministerial de los archivos se pondra en
lugar de la Cit. No pretenden siquiera probar que "sin archivos no
hay desarrollo" ni establecer otras ecuaciones por el estilo.
31 Muy a menudo en condiciones lamentables; en muchos casos,

toneladas de papeles "histricos" se pudren hacinados no importa
cmo, exactamente igual que los expedientes de la administracin
contempornea.
32 En el momento de la Independencia la? autoridades francesas
no procedieron a repatriaciones masivas de documentos sino en contados
pases, (Archivos de AEF y Madagascar, por ejemplo), pero an en
dichos pases tales medidas no afectaron la totalidad de los archivos
que cre la administracin colonial.
33 A decir verdad, apasiona desde ahora a los especialistas de
la historia contempornea y de las ciencias polticas, sin hablar de
los economistas y socilogos. Estos sin embargo no podran lograr
sino un beneficio limitado, aunque apreciable, de la existencia de
servicios de archivo, en razn de la no-comunicabilidad de la mayor
parte de los documentos antes de ciertos plazos convenidos.
- 53 -
Se trataba ms secillamente de explicar por qu Africa debera

proveerse de estructuras de archivo porque, repitmoslo, los archivos
no deben presentar las apariencias de objetivo, prioritario o no.
Ellos constituyen ruedas del mecanismo administrativo al mismo ttulo
que las prefecturas, las oficinas estadsticas, las captaciones de
impuestos o las inspecciones acadmicas.
Nunca ningn gobierno
africano ha encabezado la lista de sus prioridades con la organizacin de los gabinetes ministeriales.
Se crean no obstante aqu y
all para que los Ministros puedan garantizar sus funciones.
Los archivos pueden convertirse en herramientas de eficacia
notoria y hasta temible, como lo atestiguan las proezas de los servicios de polica y contraespionaje. Para la buena administracin de
un pas no basta haber optado por una poltica promisoria y escogido la lista ptima de las prioridades en materia de inversiones presupustales. El funcionamiento cotidiano de la mquina administrativa tambin cuenta.
An a riesgo de parecer ridculo, el archivista debe cuidarse
de sobreestimar la importancia de los servicios que su actividad puede
prestar a la colectividad. No es por la creacin de los servicios de
preparacin y puesta en marcha de los archivos nacionales por lo que
sern derrotados en el Tercer Mundo el hambre, la desocupacin y el
analfabetismo.
Pero los archivistas tienen su papel que desempear en la
accin por el desarrollo, y negarlo demuestra ignorancia. Por mala
ventura la ignorancia es uno de los factores ms poderosos de la
historia. Y eso tambin es ignorarlo.
- 54 -
LOS
ARCHIVOS
EN
PASES DESARROLLADOS: UNA

AL DESARROLLO NACIONAL
CONTRIBUCIN
Por
WILFRED I. SMITH
Es razonable suponer que los pases de Norte Amrica y Europa

han
superado la etapa donde es necesario justificar la existencia de
los repositorios de archivos. Es cierto que
los
archivistas se
quejan
que el publico
y
sus superiores quienes controlan su
presupuesto, no creen conveniente asignar una mayor prioridad a los
objetivos y programas de los archivos.
Sin embargo, hay an una
aceptacin general, al menos en principio,
de los puntos de vista
que fueron expresados claramente durante la Revolucin Francesa que adems de sus usos prcticos, los
archivos
son
un
recurso
cultural,
un
espejo del pasado, un recuerdo colectivo nacional; y
que una obligacin fundamental de una comunidad o sociedad es la de
preservar los documentos
de su pasado y de hacerlos disponibles al
pblico como una herencia cultural.
El concepto de gestin de archivos es mucho ms reciente.
Principalmente
un producto de la experiencia Americana durante y
despus de la Segunda Guerra Mundial,
su
contribucin
a
la
eficiencia corporativa y gubernamental y a la economa, se dan por
sentados en Norteamrica y
se estn reconociendo poco a poco en
Europa.
Sin
embargo,
hay una gran
rea
de
la
poblacin
mundial, conocida como los "pases en desarrollo"
donde
tanto
la gestin de archivos y de documentos no existe o est en una
etapa muy primitiva de desarrollo.
Adems,
en
estos
pases,
existen muchas dificultades para establecer y mantener un programa
de archivos, y para obtener los recursos necesarios y el apoyo
popular, porque no hay normas.
Hay muchas razones prcticas para asignar una baja prioridad a
las instituciones de archivo en los pases en desarrollo. La lista
siguiente es indicativa pero no exhaustiva:
1.
La necesidad urgente de desarrollo econmico tiene una
clara
prioridad
sobre los intereses culturales en la asignacin de
recursos disponibles.
2.
La necesidad de mejorar las normas y las condiciones de vida
d
prioridad no solamente al desarrollo econmico y a las oportunidades de empleo, sino tambin a hospitales, vivienda, transporte y
bienestar.
3.
Se requiere un nfasis en la educacin y entrenamiento, no
solo para proporcionar el liderazgo y la experiencia profesional y
tcnica requerido, sino tambin
para
liberar
las
capacidades
latentes de toda la poblacin, donde el analfabetismo es alto.
El autor es un Archivista Reconocido de Canad, quien ha sido

miembro
del SAA Council desde 1968 y es Miembro de la Sociedad desde
1970. Actualmente el Sr Smith es el director del SAA Ccnmittee para
los Asuntos Internacionales de Archivos. Este artculo y los que
siguen se leyeron en Oct. 15 de 1971 en la sesin
"Promocin de
Archivos en los Pases en Desarrollo. Una revisin crtica" durante la 35a reU nin anual de la Sociedad Americana de Archivistas que
tuvo lugar en San Francisco.
- 55 -
4.
El deseo de transformar las sociedades emergentes de colonias
materialmente
primitivas
y
dependientes
en
pases
prsperos, bien imformados, y confiados
en
s mismos ocupa un
lugar de alto valor sobre la informacin.
Pero la urgencia de
los problemas del presente y los planes para el futuro reducen el
inters en el pasado y
el incentivo para estudiarlo.
Sin duda,
la experiencia colonial puede considerarse en algunos lugares "un
documento de desgracia".
5.
Unificar los diversos elementos raciales,
religiosos y
sociales es esencial para lograr coherencia e identidad comn y unidad de propsitos. Para alcanzar este objetivo la palabra impresa y
los
medios
de comunicacin de masas parecen ser ms efectivos que
los documentos no impresos. Sin duda, para este propsito, la propaganda
parece
ser
ms
efectiva que la evidencia autntica del
pasado.
6.
Los efectos del clima tpico tropical en los pases en
desarrollo
hacen que la tarea de preservar los documentos originales
sea difcil, costosa y aparentemente desproporcionada al valor investigativo de los documentos.
7.
Falta apoyo voluntario no gubernamental de personas y
tales como las sociedades histricas locales.
grupos
8.
El apoyo de los historiadores, quienes en Norteamrica han
sido
los ms efectivos defensores del establecimiento de los repositorios de archivo es incierto y est dividido. En el caso de los
pases
en
desarrollo,
los
historiadores
parecen
estar ms
interesados en obtener copias microfilmadas de los
documentos
de
los antiguos poderes coloniales que en promover el establecimiento de repositorios para los docunentos originados localmente.
9.
La falta de personal entrenado en la gestin de archivos
y documentos
priva
a
los pases en desarrollo de un liderazgo
local, y se suma a la dificultad de entregar
los
escasos
fondos
a un rea de baja prioridad.
10. Donde no existe gestin ni sistema
de archivos no se
siente su necesidad ni se entiende su valor, y es difcil explicarlos
en forma convicente si no se pueden demostrar sus beneficios.
Estas y otras razones explican la baja prioridad que se le ha
dado a los archivos y su administracin en los pases en desarrollo.
Si los pases interesados los van a ayudar, deben demostrar que
tienen
valor
cultural
y prctico y que hay una relacin integral
entre ellos y la eficiencia del gobierno, el desarrollo econmico y
la
unidad nacional. De varias maneras se puede demostrar que la
gestin de archivos hace contribuciones importantes al desarrollo
nacional.
Primero, la gestin de archivos puede aumentar la eficacia de
los
departamentos y agencias del Gobierno en general, y particularmente de aquellos que tienen la responsabilidad del desarrollo econmico.
El manual
de las Naciones Unidas de 1961 concluye que "el
progreso administrativo es el sine qua non en la implantacin de
programas
de desarrollo nacional". Pero la clave para el progreso
administrativo es el buen manejo de los archivos, que es el manejo
efectivo de la informacin.
Es innegable el efecto de los sistemas
de clasificacin mejorados con
la rpida recuperacin resultante
(y
otros
aspectos de la prctica de la buena gestin de archivos)
sobre las decisiones y la eficiencia administrativa.
- 56 -
Por ejemplo, la introduccin de un nuevo sistema de clasificacin

en un caso redujo el tiempo promedio de produccin de informacin de 2 horas a 20 minutos. Por otro lado, hay muchos ejemplos
de das y an de semanas utilizadas buscando en archivos desorganizados o duplicando informes y estudios cuando no se dispona de
los originales.
Es difcil medir cuantitativa o cualitativamente el impacto
total de la gestin de archivos sobre la eficiencia gubernamental,
pero en algunos aspectos, si se pueden medir en forma precisa los
ahorros financieros.
Las economas son reales cuando se introducen
horarios que permiten el retiro regular de documentos y el uso de
centros
de archivo
para
archivos inactivos.
Los
costos
de
espacio, personal
y
equipo
para
el
almacenamiento en
las
oficinas
comparados
con
aquellos
en
un
centro,
muestran
fcilmente el ahorro financiero alcanzado
por
la
transferencia
de
cada pi-cbico de documentos inactivos.
A esto se puede
agregar el ahorro total comprometido en la destruccin planeada de
documentos que ya no se usan.
Un ltimo beneficio de la gestin de
archivos es la identificacin de documentos
que
tienen un valor
constante para el desarrollo y otros objetivos, documentos cuya
preservacin puede asegurarse por medio de su transferencia
a
un
archivo.
Se ha demostrado que, lejos de ser un gasto superfluo, un
sistema de gestin de archivos, es un instrumento esencial
para
el
manejo
eficaz
de
la
informacin.
Este programa promueve la
eficiencia y la economa y
puede
tener tanto
efectos directos
como indirectos en el desarrollo nacional. Es una inversin completa
que produce buenos dividendos.
Segundo, la informacin
archivstica
puede
ser
de
uso
prctico en el desarrollo nacional. Es obvio que la aplicacin de
una
experiencia relevante,
como
alternativa
para iniciar una
nueva,
ahorra tiempo y dinero, evita la duplicacin de esfuerzos, y
puede prevenir fallas. Los ltimos
informes
de
varios aos de
experiencia archivstica en
Malasia y Madagascar contienen muchos
ejemplos de la
utilidad de la informacin de las fuentes de archivo
para una gran gama de proyectos actuales de desarrollo especialmente
en la planeacin y la investigacin operacional.
En el campo
de la agricultura, los resultados
de
los
primeros estudios y
experimentos han sido de gran valor. Los informes y apuntes no
publicados sobre el cultivo de arroz y la vida de los gusanos de seda,
por
ejemplo,
beneficiaron
considerablemente el desarrollo
agrcola en Madagascar;
mientras que la prdida
de
informes
relacionados
con
el
cultivo
de cocoa produjeron experimentos
prolongados
y
prdidas
costosas.
Los
antiguos
estudios e
informes
geolgicos, mapas
y cartas y los documentos de las
compaias mineras son extremadamente tiles en el desarrollo de la
minera.
Ellos han mostrado, por ejemplo, que existen cantidades de
minas pero que no se han trabajado porque no hubo elementos tales como
transporte
o
mercados
adecuados.
Cuando
s existen
estos
elementos, no se presentan fallas.
Los registros del tiempo que
indican la
lluvia y la incidencia
de huracanes e inundaciones,
tienen un valor obvio en la planeacin del desarrollo econmico, tal
como los informes mdicos de los misioneros en el control de las
epidemias.
1
Ver R.R.J Venhoeven, "The Role of Archives in the Public Administration and the National Planning Policy of Developing Nations" y
Jean Valette, "Le rle des archives dans l'administration et dans la
politique de planification dans les pays en voie de developpment".
Ambos son estudios no publicados que fueron preparados para la Unesco
por el Concejo Internacional de Archivos.
- 57 -
La industrializacin requiere el estudio de

muchos factores
diferentes, cuya
combinacin debe ser favorable para hacer que una
inversin sea prctica. Los archivos pueden ser
muy
tiles
para
indicar tendencias
a lo largo de un perodo de tiempo. Por ejemplo,
los viejos
informes
policiacos se han usado para sealar las
relaciones entre
los
grupos
tnicos
en
una
regin, factor
importante con respecto a los estudios del potencial humano para
proyectos industriales particulares: la infraestructura - caminos,
carrileras, puertos y otras facilidades bsicas
como
base de la
economa - es esencial para el desarrollo nacional. La referencia
a viejos mapas, planos e investigaciones ha permitido la relocalizacin, separacin y construccin
de caminos, carrileras, canales
y puertos.
La construccin rpida
de
un dique en Madagascar
fue posible porque los antiguos
documentos
departamentales
se
guardaron
y
fueron recuperados por el personal de archivos de una
gran miscelnea de documentos.
Por otro lado,
la
prdida
de
documentos
relacionados con una carretera en Ghana cost cerca de
medio milln de dlares porque se tuvo que repetir el trabajo que
ya se haba hecho. El material de archivo es de valor particular en
la planeacin a largo plazo que
requiere
el uso de datos de
recursos actuales a un perfecto potencial futuro. Tales proyecciones
tienen
mayor
validez
cuando son reforzadas por datos archivsticos relevantes
durante largos perodos en los cuales se
indicaban tendencias distintas.
An
si
no hay documentos del
pasado, debe ser una responsabilidad
obvia
de
los
Gobiernos,
conservar
cierto tipo
de documentos actuales para el uso futuro.
Entonces puede
justificarse un archivo solo por su uso futuro.
Se
puede asegurar que la preservacin y disponibilidad de las fuentes
archivsticas
pueden
facilitar la planeacin
del
desarrollo,
evitar
la duplicacin
innecesaria
de
esfuerzo y de errores
anteriores, promover la continuidad y proporcionar los beneficios
brindados por la experiencia anterior.
Tercero, los archivos pueden contribuir al crecimiento de la unidad nacional. Muchos estados nuevos son creaciones artificiales porque
los lmites tnicos y geogrficos fueron ignorados al establecer
las
colonias
que
alcanzaron
su independencia recientemente. El
gran vaco que dej el retiro de los Gobiernos coloniales llev
a
profundas rivalidades polticas y personales; hizo que se revivieran
los antiguos conflictos de las tribus; y estimul otras fuerzas negativas que amenazaron seriamente la supervivencia de muchas naciones
nuevas. Por lo tanto, hay una necesidad imperante de forzar los elementos a una unidad, de construir un sentido de identidad nacional.
En mucha parte, esta identidad depende del reconocimiento de una
historia nacional comn, cuya escritura se basa necesariamente en la
investigacin de fuentes archivsticas que se hallan disponibles.
Es interesante
el hecho que la experiencia de los Estados Unidos
para lograr y consolidar su independencia haya sido citada como un
ejemplo del
buen
uso
del material de archivo para promover la
conciencia
nacional.
La
investigacin
histrica
en
los
archivos
sobre las batallas
para
la
independencia dirige la
atencin hacia una
experiencia comn vitalmente
importante
y
explica
las razones para
construir
una nacin en lugar de 13
colonias dispersas y especialmente los principios fundamentales y
las metas que surgieron primero y que han servido de gua para la
evolucin poltica de la Nacin a lo largo de dos siglos.
Finalmente, el material de archivos es valioso para el desarrollo
nacional
en el proceso educativo. A medida que las nuevas naciones
intenten avanzar en los ltimos 25 aos del siglo XX,
habr
mayor
confianza en la informacin importada. En estas circunstancias, la
historia, que es un producto nativo, puede asumir ms importancia que
la usual.
.
Los pases en desarrollo, que son pobres en historias publicadas

fornalmente,
bien pueden encontrar la manera de popularizar las fuentes originales de archivo,
particularmente aquellas de
naturaleza
audiovisual.
La
integracin
y unificacin son particularmente
difciles de lograr en los
pases que
son de carcter multiracial y multicultural.
El reconocimiento de las contribuciones complementarias de varios
elementos
constituidos
pueden llevar a la promocin de la unidad e
identidad nacionales. Estos esfuerzos no se deben confinar a
los
colegios.
La informacin relevante puede transmitirse a toda la poblacin por medio de
exposiciones,
conferencias, diapositivas,
pelculas y programas de radio y televisin basados en los materiales de archivo. Para llegar a las verdaderas racez nativas,
sera
necesario buscar evidencias previas al perodo colonial. Estas pueden
existir solamente en formas de tradicin oral:
folclor,
msica
y
baile.
Puede ser debatible hasta dnde los archivistas deban estar
comprometidos con todo el rango de la historia oral; pero en ausencia
de otros programas, las instituciones de archivos deben intentar preservar todos los componentes de la herencia cultural nacional,
incluyendo las artes activas y visuales.
Una vez que se han reconocido los beneficios concretos de un sistema de gestin de archivos, se llega frente a frente a los costos.
Aqu son aparentes las ventajas de un sistema
nico coordinado y
comprehensivo
que se ha denominado el principio de los "archivos
totales". Existen ventajas obvias al tener una sola agencia en lugar
de un sistema fragmentado, pues la agencia tiene la responsabilidad de
establecer registros uniformes y procedimientos de gestin
para
la
operacin
de
los departamentos, dirigir los centros de archivo y
controlar la seleccin y transferencia de los
documentos de valor
permanente
para
su preservacin en un archivo central. Las
ventajas se multiplican si los
archivos
no
solamente contienen
documentos
del Gobierno sino que tambin cubren el amplio rango de
los materiales de archivo, -documentos privados, y
de
trabajo,
mapas,
fotografas, pelculas y otros.
Para que un archivo se
identifique con
la
documentacin
total
del
pasado y se le
considere
como
el
guardian
de
la
herencia
nacional, es
conveniente que sirva a la poblacin como un todo.
Tal integracin
gestin de archivos/sistema de archivos, que promueva la eficiencia
del Gobierno y proporcione un amplio espectro de servicios
al
Gobierno y al pblico en
el
amplio
rango de los materiales
archivfsticos
tiene ms opcin de recibir la ayuda
financiera
que
necesita que muchas instituciones que se hayan establecido sin
planeacin en algunos pases.
Esta concentracin de recursos y de servicios de archivo
es
tambin
una
solucin
parcial a los problemas financieros de las
costosas medidas requeridas para proteger los materiales originales en
un clima tropical donde hay humedad, plagas, fuego y neglicencia. Es
necesario evitar la duplicacin donde los fondos son escasos.
Un
solo edificio para archivos con aire acondicionado, con pocos empleados y equipos para proporcionar un servicio central de microfilinacin
para todas las agencias gubernamentales, servicios de fotoduplicacih
para archivo y facilidades de restauracin y reparacin de documentos,
puede
ser
una buena inversin en trminos del desarrollo
nacional.
En contra de esta experiencia, la conclusin lgica es que los
programas para asistencia tcnica a los pases en desarrollo debe
tener una alta prioridad en cuanto a la gestin de archivos
y al
desarrollo de stos.
- 59 -
Esta prioridad debe mantenerse no slo por quienes donan los

fondos
sino
tambin
por los pases receptores, de los cuales se
espera una sincera cooperacin y fondos de contrapartida en un futuro.
Sera ingenuo pretender que exista hoy tal apoyo. Aunque muchas
personas, agencias, instituciones y organizaciones, de las
cuales
las
ms
importantes son la Unesco y el Consejo Internacional de
Archivos, estn convencidas de la importancia del desarrollo archivstico, existe una tendencia a considerarlos puramente culturales.
Agencias internacionales como el Programa de Desarrollo de
las
Naciones Unidas al igual que las agencias como la AID y fundaciones
privadas, que inviertan bastante dinero en asistencia tcnica, no
los
han
considerado un rea de inversin productiva.
Esta actitud ha sido reforzada con la falla de los mismos
pases
emergentes
en
reconocer
el valor de la gestin de archivos y de los documentos
en el desarrollo nacional. Lo que no se conoce, no se echa de menos.
Hablando en forma general, se necesitan tres factores para el establecimiento y conservacin de un exitoso sistema de archivos/gestin de archivos en los pases en desarrollo:
asistencia tcnica
del exterior que
proporcione
experiencia, liderazgo y direccin
cuando esta no se consigue localmente; compromiso de los recursos
necesarios
por parte de los mismos pases en desarrollo; y personal
profesional hbil y entrenado lo mismo
que funcionarios tcnicos
en cada nacin para asegurar la continuidad del sistema una vez que
se haya establecido y para adaptarlo a las necesidades
particulares
de
ese pas, de manera que sea una institucin esencialmente nacional y no una importacin extranjera. El cIA intenta
ayudar
en
estas
dos reas proporcionando consultores, asesores e instructores
a corto plazo y estableciendo escuelas de archivos en las
regiones
en desarrollo para el entrenamiento local de personal.
Estas observaciones sobre las contribuciones potenciales de la
gestin y la
administracin de archivos al desarrollo nacional
seguir siendo terica a menos que se tomen medidas prcticas para
crear
las instituciones que sean necesarias.
Juzgando
por la
experiencia de los ltimos aos, esta
reforma
ser
lenta
y
difcil.
Se espera que los efectos de los pasos que se deben tomar
sean acumulativos y que se aceleren a medida que se demuestren beneficios
positivos.
Es ms importante enfatizar - a las agencias que
brindan ayuda y a las autoridades de las naciones en desarrollo- las
ventajas
prcticas
del
sistema de archivos y de la gestin de
archivos para el desarrollo nacional, an estimando los grandes
ahorros
financieros
o dividendos que se sacan de una inversin
relativamente pequea en
entrenamiento,
personal
y
equipo.
Tambin es importante que se consideren y controlen primero que todo
las propias necesidades de cada pas y que el sistema
de archivos
y la gestin de archivos se introduzcan como un elemento armonioso
dentro de la estructura nacional gubernamental e institucional.
As
el
sistema no aparecer como un transplante extranjero sino como un
injerte benfico de los organismos enraizados en la tierra nativa.
- GO -
PRINCIPIOS BSICOS
IDS
MANUSCRITOS HISTRICOS COMO DOCUMENTOS:

ALGUNAS DEFINICIONES Y SU APLICACIN
por
,
LESTER J. CAPPON
Institute of Early American
History and Culture
Los manuscritos histricos son mirados principal, sino exclusivamente, como materiales para investigacin, sin importar su origen
o procedencia. Esa palabra augusta
"procedencia" como sello
de
calidad
de
los archivos ha dado a la archivstica una posicin
superior en las mentes tanto de algunos historiadores como de los
archivistas.
Se reconoce, al menos entre archivistas, que
los
documentos son algo ms que materia prima para uso de eruditos;
realmente,
una subestimacin tan burda Ide
su
funcin
sera
seriamente
cuestionada.
Cualquiera que sea nuestro punto de vista,
el intento de diferenciar una clase de documentos de otra, genera la
pregunta:
Cul
es la relacin entre manuscritos histricos y
documentos?
Es el uno slo el pariente pobre del otro?
Tratando de definir estos trminos en el campo de archivos, donde
muchas
personas
estn en terreno comn sin ser conscientes de
ello, debemos proceder de lo general a lo especfico.
Puede
parecer
extrao que los archivistas profesionales hayan sido incapaces de
ponerse de acuerdo sobre las definiciones para comunicarse lo
que
significan para ellos ciertos trminos usados continuamente en una
profesin relacionada esencialmente con la
comunicacin.
Los
jvenes
inmaduros
de la profesin archivstica en los Estados
Unidos,
irrespetuosos de los ttulos establecidos provenientes del
exterior e
inclinados al
uso del lenguaje casual del innovador,
dan una explic cin
parcial.
Adems, la distincin hecha por
historiadores entre documentos gubernamentales como "oficiales" (que
son) y el resto de documentos como "no oficiales" o "privados" (que
no lo son
necesariamente)
ha creado barreras artificiales entre
archivistas y curadores de manuscritos "oficiales" y "privados" o
"personales".
Otra explicacin es que an el mejor conjunto de
definiciones contendr corolarios en
forma
de
excepciones.
As
nos
podemos
defender
anotando que, ya que los archivos son
documentos humanos, no
podemos
siempre llamar
categricamente
espada a una espada.
La expresin ms generalizada la proporciona la Federacin Internacional
de
Documentacin:
"El trmino
'documentacin' se
refiere a la creacin, transmisin, coleccin, clasificacin y uso
de 'documentos'; los documentos pueden definirse en -forma amplia como
un conocimiento registrado en cualquier
formato".
De
acuerdo
con esta definicin, la documentacin tiene un carcter universal
que abarca todo conocimiento, sin importar el medio y la forma en que
se encuentre registrado y los mtodos para implantar su uso. Si el
1 El autor es director del Institute of Early American History

and Culture
en Williamsburg,
Virginia y consultor de Williamsburg
Colonial.
2 American Documentation I: 3 (1950)
- 61 -
alcance de la documentacin es tan amplio que requiere alguna delimitacin

para
propitos
prcticos,
tambin
comprende
una
progresin
lgica
de
actividades,
familiares
al
archivista,
orientadas hacia el uso de documentos.
Ms an, desde el punto
de
vista
de
los
documentos histricos,
este
gran
alcance
armoniza con la moderna concepcin de los historiadores de un amplio
tema de estudio.
Mirando
ahora los archivos como un gran segmento
de
la
documentacin, debemos citar la definicin
de Hilary Jenkinson,
porque es concisa y porque su anlisis ayuda a diferenciar
entre
documentos
y
manuscritos
histricos. "Archivos" dice l, "son
Documentos que se han redactado con el propsito de, o usados
durante,
la
conduccin de asuntos de cualquier tipo, de los
cuales ellos mismos formaban parte, y conservados subsecuentemente
por las personas responsables de las transacciones en cuestin, o sus
sucesores, en su propia custodia y para su propia referencia".
Fundamental
en
este
concepto
de archivos
es
la
unidad
orgnica de los documentos, que explica la vida de la organizacin
que los cre.
La cadena de responsabilidad desde la creacin hasta
la preservacin de los documentos es, o debe ser inviolable para
mantener el completo significado de su contenido
observando el
principio
de
procedencia".
Bajo
estas circunstancias, por
consiguiente, el archivista y sus archivos son parte integral de
un organismo viviente. Si la organizacin muere sin sucesor,
el
trabajo
del
archivista termina y qu pasa con los archivos?
Si
escapan a la destruccin,
ha degenerado
su estado
a simples
abandonados an cuando hayan encontrado asilo?
Para aclarar su definicin Jenkinson dice que los Archivos no
son Documentos coleccionados
artificialmente, como objetos en un
Museo, porque se piensa que sern de uso o inters para
los
eruditos,
sino que se acumulan en forma natural en las Oficinas
para propsitos prcticos
de
la
Administracin".
No obstante
estos
documentos tienen valor para la investigacin, relacionada o
n con la organizacin que los produjo; y en el curso del tiempo su
valor para la investigacin es probable que est en proporcin
inversa a su uso
por
la administracin.
El archivista
con
perspectiva
histrica
reconocer
su valor permanente para la
investigacin y har nfasis en el objetivo Quai de su
programa
extendiendo su servicio a una gran variedad de investigadores y
conservando su funcin
estrictamente archivstica.
Esta es la
actitud que
prevalece
generalmente en los archivos gubernamentales
en una democracia porque se trata de documentos pblicos, pero la
poltica
del
acceso de los investigadores externos a los archivos
semipblicos o privados vara ampliamente.
3 Public Record Office, Guide to the Public Records, Part I,

Introductory (London 1949), p.2. Jenkinson define luego "documento"
como "cualquier escrito o anexo a un escrito, sin importar el medio en
que se haga o reproduzca:
y las invenciones modernas tienden inevitablemente a substituir lo escrito por "grabaciones sonoras."
Esta
definicin es virtualmente tan amplia como aquella de la Federacin
Internacional de Documentacin.
4
No existe una frase equivalente en Ingls que
exprese
concisamente el ordenamiento de los archivos como est determinado
en las oficinas de origen. (Respect des fonds).
N.T. En espaol esta frase se traduce y acepta en forma generalizada como el "principio de procedencia".
- 62 -
Cuando aplcanos esta definicin de archivos al rea indeterminada de los manuscritos histricos, a primera vista parecera que el
curador no es un archivista puesto que no tiene archivos bajo su
custodia.
El ha coleccionado manuscritos artificialmente, aunque no
necesariamente "como objetos en un Museo".
Ha adquirido
algunas
colecciones formadas por coleccionistas particulares, acrecentando su
artificialidad. Ha traidoa su red documentos individuales retirados
previamente del
archivo original.
Sin embargo, si el curador ha
desarrollado un plan de recoleccin con una base histrica firme,
su ms rico material
constar
de piezas de documentos orgnicos
de personas o familias, organizaciones o instituciones, en su orden
original,
como el,- archivista hipottico de cualquiera de ellos los
hubiera conservado.
Si se transfieren
a
una
biblioteca
de
investigacin en
su
estado original, el primer principio de gua
para el curador le dice que debe conservarlos en
ese
sistema.
Cualquier
modificacin
que
el curador imponga despus de
un
estudio detallado no
debe violar la esencia de esta regla de
archivo.
->
Caro explicacin adicional de su definicin Jenkinson anota que
"cualquier
documento
est potencialmente relacionado con otros,
dentro y fuera del grupo en el que se conserva y cuya importancia
depende de estas relaciones".
Uno de los trabajos del archivista es familiarizarse con el contenido de los grupos de archivo de
manera que pueda hacer explcitas estas relaciones en los inventarios, guas y otras herramientas de referencia que se compilen.
El curador de
manuscritos
histricos
tiene en su custodia una
variedad
de
grupos o
"colecciones" adquiridas
en
diferentes
momentos.
Aunque muchos de ellos no estn relacionados, en el curso
de un programa bien planeado obtendr colecciones de
documentos
relacionados
entre
si,
a
travs
de
relaciones familiares,
conexiones de negocios y actividades
sociales.
Los documentos
del Seor White constan principalmente de cartas recibidas, pero,
cuando se adquieren posteriormente los documentos del seor Black,
incluyen numerosas cartas recibidas de White.
El seor Green, un
socio de negocios de
White
en
otra ciudad, tiene negocios con
Black; por consiguiente, los documentos de White y Black proveen
informacin acerca de Green.
Los descendientes
de
Green
sern
pronto consultados por el curador con la esperanza de que sus manuscritos revelen otra faceta de eventos solo parcialmente revelados por
los
documentos
ya
disponibles.
Cada grupo
es
una
entidad
orgnica y ser archivada como tal, pero su
interrelacih
es
tan
importante histricamente, corro aquella que existe entre grupos de
archivo en un cuerpo mayor.
El
curador
tiene
la
misma
responsabilidad
que
el
archivista de proporcionar referencias
cruzadas para beneficio del investigador.
Debe considerarse tambin
"el hecho de la custodia continua,
una
suposicin
razonable de lo que" sostiene Jenkinson "es la
diferencia entre un Documento que es y uno que no es un Documento
Archivado". Este estado puede convertirse en un hecho de considerable
importancia legal con respecto a la supuesta validez de un documento
porque es y siempre ha sido, parte integral de los archivos bajo
continuo control de
las
oficinas que lo crearon, o de
sus
sucesores. En muchos casos la custodia de las piezas de documentos
5 Los documentos personales o familiares se desordenan en manos

de algn descendiente bien intencionado que quiere "ordenarlos", o
separar aquellos de "inters histrico" de aquellos "sin ningin
valor".
Tales piezas de documentos desmenbrados dejan perplejo al
curador que los adquiere, pero tambin representan un reto para su
perspicacia histrica.
histricos se rompe cuando se transfieren

a
repositorios
de
manuscritos; ms an, la continuidad original de la custodia puede
haberse roto previamente en varias ocasiones.
Sin embargo, con
respecto
a
grupos
orgnicos, stos pueden no perder ninguno de
sus invaluables atributos de unidad por razn de la
transferencia.
Su
valor
histrico
no
disminuye necesariamente; de
hecho, poco o ningn valor da el curador o el investigador
al hecho
de romper la custodia excepto para buscar segmentos de una coleccin dividida que se encuentra an en manos privadas, con el
propsito
de
unificarla como un todo en una
institucin
de
investigacin.
A la luz de la discusin precedente y desde el punto de vista
del repositorio, podemos definir manuscritos histricos como documentos de valor histrico, escritos a nano o mecanografiados o su equivalente (distintos de documentos impresos),
en forma nica
o
mltiple. Los manuscritos histricos pueden
clasificarse
en
tres
categoras: (1) colecciones o
grupos de documentos
con unidad
orgnica, en forma de documentos personales
o institucionales; (2)
colecciones artificiales de manuscritos adquiridos de varias fuentes
por un coleccionista privado, recogidos de acuerdo a un plan
pero
sin
considerar
el
principio
de procedencia;
(3) manuscritos
originales adquiridos por el repositorio por su especial importancia
para la
investigacin y
que
comprenden una coleccin, o lo que
por carecer de un mejor trmino se ha dado en llamar
"manuscritos
miscelneos".
Parece apropiado y significativo, por consiguiente, referirse en la primera categora a los documentos
de
John
White
o si el grupo es ms comprehensivo a los documentos de la
familia White (en la forma de documentos personales o familiares).
En
el caso de una
organizacin el trmino archivo puede servir para
connotar
el
carcter
de
documentos
institucionales,
e.g.
archivo
de
la
compaa
de Carbones Black.
En la segunda
categora es lgico y conveniente el referirse
a los resultados
del
pasatiempo
de
Jorge
Brown
de coleccionar autgrafos
presidenciales
cono
la
coleccin
Brown.
La
palabra
manuscrito(s)
es satisfactoria para
la tercera categora puesto
que no existe otra distincin fuera del carcter fsico de sus
componentes.
No
puede negarse que todos estos trminos son, en el
mejor de los casos, arbitrarios.
Suceptibles de una gran amplitud
de
definicin y de uso, son sin embargo,
aplicados de alguna
manera,
con
su presente
connotacin
pof
curadores
en
la
bsqueda
de
una
terminologa uniforme,
cuya
lucha por su
adopcin sera sin
duda facilitada por instituciones americanas
espontneas,
si
tales eptetos nacieran algn da de parte de
los archivistas.
Estas definiciones, gravadas con la dificultad de significados
restrictivos, confirman el hecho que no es fcil trazar la lnea
entre los archivos institucionales
y
los
documentos personales.
El problema no existira si los funcionarios de las agencias gubernamentales y privadas, en el procedimiento original de archivo,separaran
6 Existe una similitud evidente entre la segunda y tercera categoras, aunque los documentos institucionales de la tercera son ms
miscelneos que los compilados por un coleccionista concienzudo.
La
asociacin de
impresos
y manuscritos se discute posteriormente en
este documento.
7
El nico trmino definido
que
puede
substituirse
es
archivos por "documentos" o "registros"; las objeciones a su uso en
este contexto se expresan arriba.
- 64 -
la correspondencia personal de la de negocios o sin haber hecho sto,

no se la llevaran consigo al abandonar la institucin. Pero el esfuerzo diario de mantener tal separacin implica una disciplina
difcil de aceptar voluntariamente, y de imponer por el orden administrativo; de hecho, pocos funcionarios
son conscientes del problema.
La
separacin posterior la ejecutan bruscamente personas
que nunca han oido de procedencia,
pero
presumen
que
pueden
emitir
un juicio
histrico basados en el
contenido
de
los
manuscritos y su ordenacin.
No es
una
prctica
nueva.
Los
docunentos
del impopular Thomas Hutchinson, gobernador colonial
de Masachusetts, fueron tomadas despus de su huida de Boston en
1774
y pasaron a ser propiedad del estado.
En 1821 estaban bajo
la custodia de Alden Bradford, secretario del estado y debemos
admitirlo,
un escritor
histrico.
El intent separar lo oficial
de lo no oficial y con la aprobacin del
gobernador
de
la poca,
entreg
los
llamados
docunentos
personales
a la Sociedad
Histrica de Masachusetts para su
conservacin.
El historiador
John G. Palfrey, sucesor
de Bradford, 24 anos despus solicit la
devolucin de los documentos pero transcurri otro cuarto de siglo
antes que el estado los recuperara.
Ocurre que muchos documentos
oficiales son transferidos de su oficina de origen, no a la agencia
de
archivo
relacionada
sino
a manos privadas (inicialmente las
propias
manos
del
exfuncionario), y por ltimo llegan a un
depsito
de
manuscritos
histricos.
Todava son documentos
oficiales y el historiador debe reconocerlo al valorar su contenido
para la investigacin.
Esta sustraccin de documentos de archivo, que el
funcionario
que se retira presume son de su propiedad, ha ocurrido ms comunmente
en las altas posiciones del gobierno donde el individuo acta por su
propia
iniciativa y responsabilidad. Por costumbre y precedente se
permite al presidente de los Estados Unidos disponer de sus documentos
como
lo considere conveniente cuando termina su mandato. Por consiguiente los grupos de documentos presidenciales en la Biblioteca del
Congreso
han
llegado all no por transferencia a travs de canales
gubernamentales sino por donacin o compra a descendientes de los
presidentes.
Los documentos del segundo Presidente Roosevelt son la
primera excepcin, pero la idea de establecer la Biblioteca Franklin
D. Roosevelt en Hyde Park,
Nueva York,
del Archivo Nacional
creado con Roosevelt, ms que una
cuestin
de
poltica gubernamental
y
la transferencia de documentos presidenciales comenz
durante su administracin. Bajo la
reciente
legislacin
general
para bibliotecas presidenciales, la Biblioteca Harrry S. Truman ser
sin duda la segunda de tales instituciones administrada por el Archivo
Nacional.
8 Justin Winsor. "The Manuscript Sources of American History,"

en Magazine of American History, 8, 24-25 (julio 1887). La Sociedad
Histrica de Masachusetts rehus retornar al estado de Connecticut
los docunentos de su gobernador Jonathan Trumbull para los que se
haba creado un fondo en la Sociedad por parte de sus herederos.
Ibid.
9 National Archives, Second Annual Report of the Archivist of
the
United States as to the Franklin D.
Roosevelt Library...
[1940-41] (Washington, 1942), pp 1,3-4, 10-13; Ninth Annual Report
[1947-48] (Washington, 1949), pp 1-2; David D. Lloyd, "The Harry S.
Truman Library, en American Archivist, 18:
99-110(Abril
1955);
Elizabeth H. Buck, "General Legislation for Presidential Libraries,"
ibid. 18: 337-341 (Octubre 1955).
- 65 -
Los documentos oficiales convertidos en "archivos descarriados"

al abandonar
la institucin con su creador constituyen normalmente
la "major" historia del archivo. No es sorprendente que algunas veces
hayan
formado
el ncleo de bibliotecas especializadas de investigacin, o les hayan dado fama. Un caso doble al respecto es el de los
documentos de Sir Henry Clinton en la Biblioteca William L. Clements y
los documentos de Sir Guy Carlelon de Williamsburg Colonial. Ambos
constan
de correspondencia oficial y documentos relacionados del
Cuartel del Ejrcito Britnico en la ciudad de Nueva York durante
la Guerra
de Independencia; y puesto que Clinton no tom todo lo
"mejor", los documentos de su sucesor, CarletonQincluyen una gran
cantidad de material de los archivos de Clinton.
Un curador-historiador anot "que los archivos eran lugares donde se guardaban
documentos
no
importantes, despus que los documentos importantes
hubieran sido prestados o retirados...[y] que los documentos importantes sustraidos ya estuvieran, en muchos casos, en instituciones
tales como bibliotecas y sociedades histricas, que hubieran sido
fundadas
mucho
tiempo
antes
que
Norte Amrica
adquiriera
conciencia archivistica"
Aunque
este
escritor
hizo
sus
observaciones en tono jocoso, ellas muestran una distincin sin gran
diferencia entre documentos y manuscritos histricos, si entendemos por qu se separaron y porqu terminaron en otra parte.
A causa de esta afinidad entre ciertos documentos de archivo y
los manuscritos
histricos,stos frecuentemente son complementarios
en contenido.
La distincin entre documentos
oficiales
y
no
oficiales de la misma serie de eventos
es importante para el
archivista y el curador porque el principio de procedencia est
directamente
comprometido, y
debe evitarse la inclinacin
del
aficionado a intercalar documentos del mismo tema.
Su naturaleza
complementaria es tambin de gran inters para el historiador. El
debe ser consciente del valor peculiar y de las limitaciones de
ambos tipos de
documentos
y su entusiasmo por buscar en uno con
relacin al otro debe equipararse con el entusiasmo del curador por
enriquecer sus archivos.
Los documentos frecuentemente proporcionan el marco de referencia para la narrativa histrica y los manuscritos
relacionados
la
explicacin indispensable de eventos y
motivaciones personales. Una encuesta hecha en 1945 sobre materiales
fuente acerca del Primer Congreso de los Estados Unidos, 1789-91,
ilustra
enrgicamente
esta relacin.
El Journal and Debates,
manuscrito e impreso, constituye el cuerpo principal de los documsntos
oficiales, pero
son frustrantes en su contenido. Los relatos ms
completos sobre las ponencias fueron registrados
por reporteros no
oficiales y publicados en peridicos, los cuales contienen tambin
comentarios de la poca sobre los miembros
y
sus
anotaciones.
Las
cartas contemporneas de los miembros discutiendo los puntos de
vista de sus compaeros as como los
suyos
se
encontrarn
en
manuscritos dispersos en biliotecas de investigacin y en manos
privadas.
10 Howard H. Peckham . Guide to the Manuscript Collections in

the William L. Clements Library (Ann Arbor, Mich., 1942), pp. 46-48.
Lynette Adcock, Guide to the Manuscript
Collections of Colonial
Williamsburg (Williamsburg Va., 1954). pp. 9-10.
11 Randolph G. Adams, "The Character and Extent of Fugitive
Archival Material," en American Archivist, 2:85 (Abril 1939).
12 [John H. Powell y Lois V. Given]. Bje Debates of the First
Federal Congress, 1789-1791, a Survey of Materials. A report on a
Preliminary Study Submitted to the Rockefeller Foundation,
1949
(Philadelphia, 1946, 76pp. Lithoprint)
- 66 -
La tarea de montar estos documentos en copias fotogrficas para

edicin y
publicacin incluye tanto la perspectiva histrica como la metodologa archivistica.
La
posicin
de
la archivstica
hacia la separacin de documentos oficiales est ilustrada por la
transferencia en la primavera de 1952, de los documentos
del
Congreso
Continental,
el
Congreso
de
la Confederacin y la
Convencin Constitucional Federal de la Biblioteca del Congreso al
Archivo
Nacional
a
donde pertenecen ms apropiadamente.
El
documento ms valioso de la Convencin Federal es el diario
de
Madison.
Puesto que ste es un documento no oficial, que constituye
una parte de los documentos de Madison,
se dej en la Divisin
de Manuscritos de la Biblioteca del Congreso.
Cualquier
consideracin
de
definicin
de
documentos
y
manuscritos
histricos junto con su aplicacin, no debe ignorar
los documentos impresos. El hecho que muchos manuscritos sean nicos
genera algunas veces la falacia que por consiguiente y sin excepcin,
poseen mayor valor histrico y comercial que los documentos impresos.
Esta
idea distorsionada ha ganado credibilidad en parte por la constante disociacin de libros -esto es, libros impresos - y manuscritos a lo largo de los siglos desde la invencin de la imprenta de
tipos movibles, acompaada en los ltimos 50 a 75 aos por el
desarrollo de las tcnicas de la bibliotecologa para la catalogacin de impresos, disponibles en
copias
mltiples.
En el siglo
XV y antes, los libros eran manuscritos empastados, e incunables.
Los archivos pueden contener impresos
y
manuscritos
producidos
por
la organizacin, o por las personas
que
representan su
actividad; por consiguiente cualquier grupo orgnico de manuscritos
histricos
puede contener impresos.
As mismo,
pueden
encontrarse impresos en una coleccin compilada artificialmente.
El
concepto de la importancia superior de los manuscritos es algunas
veces inculcado inconscientemente por historiadores acadmicos a sus
estudiantes en un
esfuerzo
por
despertar su entusiasmo por la
bsqueda de documentos originales rara vez
encontrados en
los
trabajos de referencia.
Aunque este propsito de sus mentores es
encomiable, los estudiantes deben aprender que la importancia relativa de los manuscritos e impresos vara segn el tema; y la costumbre de listar separadamente unos y otros en las bibliografas
anexas
a estudios histricos no indica siempre su valor relativo.
El valor per se de los
impresos asociados con documentos
manuscritos gan amplio
reconocimiento
debido
a la vocacin del
finado Douglas C. Me Mutrie, quin public fascimiles
de
libros
Norteamericanos
raros
y
compil
numerosas listas de ellos
indicando su loralizacin en repositorios norteamericanos y europeos.
El fue director del Inventario de Impresos Norteamericanos, un
proyecto en la encuesta nacional de Documentos Histricos realizada
a finales de los aos 30, y su entusiasmo dio luz y color a su
empresa de trabajos de Administracin en Progreso.
La experiencia
ha confirmado su acierto que algunos de los volantes, panfletos y
peridicos ms raros se encuentran en los archivos de manuscritos.
13
General Services Administration, Annual Report
on
the
National Archives and Records Service, From the Annual Report of the
Administrator of General Services for the Year Ending June 30, 1952.
(Washington,
1953),
pp. 69-70; American Archivist, 16: 180-181
(Abril 1953).
- 67 -
Durante la compilacin del Virginia Gazette Index, 1736-1780,

un
proyecto del Williamsburg Colonial, algunas entregas del peridico,
hasta el rromento desconocidas, fueron halladas junto con los docunentos de la Oficina Colonial en la Oficina de Documentos Pblicos
Otra condicin que asocia el manuscrito con el impreso son las
anotaciones manuscritas marginales que se encuentran en los mismos.
No es raro que quienes poseen (o prestan) libros escriban en ellos.
Lo que escriben puede tener significado especial para el erudito y el
curador con propensin erudita se mantendr en guardia sobre tales
anotaciones
marginales.
A modo de ilustracin podemos citar la
prctica de Washington de anotar algunos de sus diarios en hojas
blancas
ligadas
a almanaques; o la identificacin de libros en la
biblioteca de Jefferson por medio de una T mayscula que l usaba
como prefijo de su firma "I"(por "J") .en sus copias y la J mayscula
que escriba despus de la firma "T".
El registro genealgico
escrito en la Biblia Familiar es un ejemplo comn de asociacin de
manuscritos e impresos; debemos estar agradecidos a aquellos editores
que insertaron hojas blancas entre el Viejo y el Nuevo Testamentos con
un formato impreso para conveniencia del escribano familiar.
La clasificacin de los manuscritos histricos en unas pocas
categoras en trminos de
definiciones archivsticas, teniendo en
cuenta las inevitables excepciones a toda regla, lleva a la conclusin
que
numerosos
grupos de manuscritos histricos son realmente
docunentos de archivo bajo un nombre supuesto. Muchos divorcios y
rompimientos de custodia han ocasionado un cambio de nombre, pero el
disfraz no cambia su carcter.
El carcter inherente de documento
en la
mayora de los manuscritos histricos es su atributo ms
importante, y el valor de los impresos se aumenta a menudo por tal
asociacin.
Aunque es deseable que las organizaciones mantengan sus
propios archivos si cuentan con instalaciones adecuadas,
cumpliendo
por consiguiente con los objetivos a largo plazo de la investigacin
histrica y sus propias necesidades internas, las
bibliotecas
de
escuelas y universidades, de sociedades histricas y otras instituciones similares de investigacin sern siempre necesarias para la
conservacin de los manuscritos histricos. De esta forma se da el
nico chance de supervivencia a muchos de estos alias documentos.
Porque el curador respetable de manuscritos histricos debe ser un
archivista de corazn para desarrollar bien su labor;
an
ms, el
es una clase de archivista mltiple cuyo xito est en la versatilidad de sus relaciones con vastagos y viudos, herederos y herederas,
coleccionistas y comerciantes, historiadores y anticuarios y no menos,
con Clio misma.
14 El Index fue publicado en 1950 por el

prana
Historia
y Cultura Norteamericana,
Cerca de 2 aos despus aparecieron 20
entregas del Virginia Gazette entre algunos
Denver, Colorado.
15 John C. Fitzpatrick. ed. The Diaries
1748-1799 (Nueva York y Boston 1925), I:
Sowerby, comp. Catalogue of the Library
(Washington, 1952- ) , I:xvii
- 68 -
Instituto de la TemWilliamsburg Virginia.

ejemplares
nicos
de
documentos de familia en
of George Washington,
ix, xv-xvi; E Millicent
of
Thomas
Jefferson
EL
RESPETO
PRINCIPIOS
DE
LOS
TERICOS
FONDOS
Y
EN
ARIVISTICA:
PROBLEMAS
PRCTICOS.
El Respeto de los fondos ha sido

tradicionalroente considerado,
desde la segunda mitad del Siglo XIX, cono el principio fundamental de
la archivstica. Justamente, por su prctica el archivista se diferencia netamente del bibliotecario, de una parte y del documentalista,
por la otra.
Al igual que sucede con muchos principios, es ms fcil enunciarlo
que definirlo y definirlo
que aplicarlo. Si bien es verdad
que no es difcil establecer sus bases conceptuales, no es menos
cierto que desde el momento mismo en que se busca profundizar en sus
aspectos tericos y derivar conclusiones, surgen enormes dificultades
que generaciones enteras de archivistas han examinado sin lograr soluciones claras de aceptacin universal.
El presente artculo no pretende reconstruir por entero los
datos de una cuestin a la que muchos teorizantes han aportado contribuciones de muy alto nivel. Su ambicin es, a la vez, ms modesta y ms concreta:
intentar definir los elementos bsicos del problema (sealando principalmente las dificultades que, en ste como
en otros campos, resultan a causa de un vocabulario mal traducido de
un idioma a otro, generando confusiones y an
contrasentidos), y
sobre todo intentamos buscar soluciones precisas para casos concretos,
sin dejarnos llevar a consideraciones que, por demasiado tericas y
abstractas, engendran menos luz que oscuridad.
I.
DEFINICIN
HISTRICA
DEL
RESPETO
DE
IOS
EONDOS
El Respeto de los fondos,

adoptando aqu su definicin ms
simple, poniendo
de lado todos los problemas de interpretacin que
luego abordaremos, consiste en mantener agrupados, sin mezclarlos con
otros, , los documentos (documentos de cualquier naturaleza) provenientes
de una administracin, de un establecimiento, o de una
persona
natural o moral determinadas. Esto es lo que se denomina
fondos de los archivos de esa administracin, de ese establecimiento, o de esa persona.
1 Luego volveremos
nocin de "procedencia".
sobre
las
- 69 -
dificultades
que
suscita
esta
Las justificaciones del principio se nos hacen bien evidentes por

razn del hbito
que tenemos de considerar los docunentos cono un
producto natural de la actividad del organismo que los ha formado .
(Aqu tomamos el trmino organismo,
a
falta de otro ms
preciso
en francs,como trmino genrico para designar
todo
"productor"
de docunentos.
Los
italianos
dicen
ente,
los
espaoles,
entidad.
El
ingls
agency podra servir para el
mismo uso, as como el alemn Provenienzstelle).
Sin embargo, la evidencia del principio no siempre se ha impuesto, y solo tardamente apareci en la historia de los archivos.
Hasta comienzos del Siglo XIX, ni los administradores, ni los archivistas, en ningn pais, tuvieron el menor escrpulo en dividir y
dispersar documentos de un mismo origen, ni en reagrupar y mezclar
documentos de diferentes procedencias,por razones de comodidad (prctica o intelectual). Todas las clasificaciones de archivo que nos han
llegado
de
entonces estn concebidas por "materias", por "temas",
por "lugares", etc. lo que significa que, para su realizacin, se
rompi el orden en que los documentos fueron producidos.
El mal de tal procedimiento es relativamente benigno cuando se
trata de clasificar los archivos de un solo organismo,( es decir, con
un mismo origen.) Se convirti en un grave mal cuando, en los grandes "depsitos de archivo",que se iniciaron en el siglo XVIII, se
encontraron reunidos archivos con diversas procedencias. Fue lo
que
aconteci,
notablemente
en Pars, donde la Revolucin Francesa
concentr en un solo depsito, bautizado con el nombre de Archives
Nationales documentos
tan
diversos como el Trsor des Chartes
Royal, los archivos del Parlement de Pars, los de las abadas y
conventos de la regin parisiense, los de los ministerios del gobierno real, los de los prncipes
exiliados, etc., a los que bien
pronto se sumaron los documentos provenientes de las nuevas Asambleas
y administraciones creadas por la Revolucin.
Los dos primeros
directores
de este gran depsito, Armand Camus y Pierre Daunou,
concibieron el proyecto de tratar esta gran cantidad de archivos
como un solo conjunto documental, dividido en cinco
"secciones"
cronolgico - metdicas: seccin "legislativa" para los docuitentos
de
las
Asambleas
Revolucionarias; seccin "administrativa" para
los documentos de los nuevos ministerios;
seccin
de
"dominio
pblico" para los ttulos de propiedades
del
Estado;
seccin
"jurdica" para los documentos de los tribunales;
y por ltimo
seccin "histrica".
Esta
ltima
estaba formada por documentos
considerados (de manera arbitraria) como de especial
inters desde
el punto de vista de la historia y de extractos de otras secciones.
1
Por cuidado de simplificacin y de claridad emplearemos, a lo
largo de este artculo los trminos "producir", "producto","productor", para referirnos a los archivos de un organismo. En realidad
sabemos que en el conjunto de archivos de una entidad no solamente se
encuentran documentos "producidos" por ella, sino tambin otros que
ha recibido. El trmino producido no es, pues, en esticto sentido,
exacto y suficiente.
Pero si intentramos refinar demasiado en este
campo caeramos en una complicacin de vocabulario y en una pesadez
4e
redaccin
no
slo
intiles
sino
tambin perjudiciales.
Nota del Traductor: Aunque en nuestro medio, el trmino genrico para referirse a un organismo es el de "entidad", se conserva
el
designado
en
francs.
- 70 -
Todos estos documentos fueron "clasificados"(o supuestamente clasificados) por lugares, por fechas, por reinados, etc. de un nodo tal
que, en muchos casos, era imposible establecer su origen, por razn
de la mezcla y dispersin en que se hallaban .
Hay que reconocer que esta concepcin "ideolgica" de clasificacin de
archivos contaba entonces con aceptacin universal. Era
la poca de los grandes sistemas de clasificacin cientfica, como
los de Cuvier
para la zoologa, de Lineo para la botnica, de Berzelius para la qumica. En la ptica
de
los
historiadores
de
entonces el documento
de archivo era considerado interesante de por
s, independientemente de su contexto, del mismo
modo que en las
excavaciones arqueolgicas - en Pompeya,
por ejemplo, o en Egipto
con la expedicin de Bonaparte, los objetos de arte
exhumados
eran
mirados como piezas de coleccin sin preocuparse de conservarlos en
el marco de su descubrimiento.
Todo esto hace explicable que la teora "estructuralista" antes
que
as
se
le denominara,
formulada por el historiador francs
Natalis de Wailly en 1841, haya marcado un hito esencial en la historia
de
la archivstica. De Wailly, por entonces jefe de la
Seccin Administrativa de los Archivos Departamentales en el Ministerio del Interior, fu el inspirador de una circular firmada por el
Ministro Duchatel el 24 de abril de 1841, que puede ser considerada
como el acta de nacimiento
de la nocin de fondos de archivo, en
los siguientes trminos:".. Reunir los documentos por fondos, es decir, reunir
todos
los ttulos (todos los documentos) que provienen
de un cuerpo, de un establecimiento, de una familia o de un individuo,
y arreglar estos fondos con sujecin a un orden determinado... los
documentos que apenas se relacionan con un establecimiento, un cuerpo, o una familia, no deben mezclarse con el fondo de ese establecimiento, de ese cuerpo, de esa familia..."
Algunos dias ms tarde, Natalis de Wailly,
respondiendo
a
crticas provocadas por esta nueva
nocin, desarrollaba as su
concepcin: "La clasificacin general
por
fondos
es
la
nica
verdaderamente
apropiada para asegurar el pronto cumplimiento de un
orden regular y uniforme... Si en vez de este mtodo, del cual puede
decirse que se funda en la naturaleza de las cosas se propone un orden
terico... los archivos caern en un desorden difcil de remediar.
En cualquier clasificacin
distinta a esta se corre el grave riesgo
de no saber dnde se encuentra un documento .
El evidente valor terico del principio, no menos
que
su
inters prctico para la clasificacin de los archivos, bien pronto
fueron reconocidos por los archivistas y los historiadores de la mayor
parte de los pases europeos, y un tanto ms tarde, a principios del
siglo XIX, por los Estados Unidos de Amrica. Los archivos
alemanes
lo adoptaron bajo el nombre de Provenienzprinzip y ahondaron en su
anlisis.
En Inglaterra, el equivalente del
"fonds d'archives"
francs es el "archive group" .
Italia y Espaa adoptaron la terminologa de Natalis de Wailly traduciendo "fonds" por fondo .
1 Ver al respecto:
G. DES JARDINS, Le service des Archives
departamentales, Paris, 1890, p. 33-35.
2 G. DESJARDINS, loc. cit., p 30
3 Los americanos prefieren el trmino "record group"
4 Los matices de sentido entre estos diferentes trminos sern
estudiados ms adelante.
- 71 -
Hoy se puede afirmar que, guardados ciertos matices, el principio

del respeto de los fondos, o principio de procedencia es admitido
universalmente como la base de la archivstica terica y prctica.
Ciertamente, ha dado lugar a algunas criticas; pero generalmente recaen sobre tal o cual de sus aplicaciones, y no sobre el principio
mismo.
Con pleno derecho se puede esperar que nunca ms ser objeto
de discusin fundamental, porque constituye una
adquisicin definitiva de la archivstica .
II.
JUSTIFICACIN
DEL
TERICA
RESPETO
DE
INTERS
IOS
PRACTICO
EONDOS
Las razones que justifican el principio de respeto de los

en el plano terico, son numerosas e irrefutables.
fondos,
En efecto: los archivos son, por definicin misma, "el conjunto

de documentos de cualquier naturaleza, que todo cuerpo administrativo,
toda persona fsica o moral rene
de modo automtico
y orgnico,
por_ razn misma natural o jurdicade sus funciones o de su actividad ; agreguemos "...y que se conservan a ttulo de referencia" .
El documento de archivo, a diferencia del objeto de coleccin o
del
legajo
de
documentacin
constituido por piezas heterogneas
de diversas procedencias, no tiene, pues, razn de ser, sino
en
la
medida en que pertenece a un conjunto.
El sitio de un documento de archivo est dentro del seno de un
proceso funcional, del cual es un elemento, por mnimo que sea. Jams se le concibe, en un comienzo, como un elemento aislado.
Siempre
posee un carcter utilitario que solo se hace claro cuando ha conservado el puesto que le corresponde dentro del conjunto de los dems documentos que lo acompaan.
1 Sin embargo, por razones de fuerza mayor se admite una impugnacin que ciertos archivistas hacen al principio de respeto de los
fondos: es la concerniente a la transferencia de archivos Estado a
Estado, posesiones de territorio o por independencia de nuevos Estados. Invocan un "principio de territorialidad" que ligara la suerte
de los archivos a la de los territorios que les conciernen. En realidad esto no es ms que un simple aspecto de la nefasta y condenable
"clasificacin por temas", cuyos inconvenientes tericos y prcticos hemos sealado. Cuando se transfieren fondos enteros de archivos
de un Estado a otro no se viola el principio de respeto de los fondos;
pero no sucede lo mismo cuando la transferencia opera solamente sobre
ciertos documentos, o sobre ciertas partes del fondo. Ciertamente, en
la mayora de las veces, los archivistas no pueden impedir esos desmembramientos que se deciden entre gobiernos por razones de poltica
internacional. Pero esto no implica que se tenga que inventar justificaciones contrarias a la sana doctrina archivstica. (Vase al
respecto, J. PAPRITZ, Neuzeitliche Metoden des Archivischen Ordnung
(informe al v
Congreso Internacional de Archivos, Bruselas, 1964).
Archivum, XIV, 1964, p. 32-34.
2
Manuel d'Archivistique, Paris, Direction des Archives de
France, 1970, p. 22.
3 Complemento de definicin tomado de Sir Hilary Jenkinson, A
Manual of Archive Administration, 2 a . Ed., Londres, 1937, p. 4.
- 72 -
Theodore R. Schellenberg , en ejemplo excelente, cita el caso de

un
mapa -.geogrfico que reposa en los archivos de una expedicin de
exploracin . El hecho que all se encuentre constituye, de
por
s, un dato histrico importante sobre dicha expedicin. Salido
del conjunto de esos archivos, y colocado en una mapoteca cualquiera,
ese
mismo mapa
perdera gran parte de su inters. De igual modo
(ejemplo citado por Sir Hilary Jenkinson) un recorte de peridico
conservado en un legajo de los archivos del Ministerio de Asuntos Extranjeros adquiere una significacin histrica particular, segn la
naturaleza del legajo en que se encuentre.
Por consiguiente, para la apreciacin de un documento cualquiera
es esencial saber exactamente quin lo produjo, en qu circunstancias, dentro de qu marco de procedimiento, con qu fin,
con destinacin a quin, cundo y cmo fue recibido por su destinatario, y
por qu vas lleg hasta nosotros. Bien: tal
conocimiento
no
es
posible sino en la medida en que el conjunto de documentos que lo
acompaan se haya conservado intacto, bien individualizado y sin confundirlo con documentos de distinta procedencia, as estos tengan relacin con el misno objetivo.
En cuanto hace al inters prctico
del mtodo se puede afirmar, sin lugar a duda, que ofrece al archivista una base segura para su trabajo de clasificacin y de inventario . Cuando se pone de lado el respeto de los fondos, todo trabajo
archivstico se torna arbitrario, subjetivo, carente de rigor; ya que
por ejemplo si en su lugar se adopta el mtodo de clasificacin por
temas, la mayora de los documentos pueden ser clasificados de dos o
tres maneras diferentes. Tomemos el caso del proyecto detallado de un
arquitecto para la construccin de un monumento en una ciudad: segin
el "tema relacionado" podr ser clasificado bajo el nombre del arquitecto o bajo el nombre del monumento.
Esta disyuncin desaparece si
el documento ha sido conservado en el expediente administrativo de la
construccin del monumento, y si este expediente, a su vez,
ha sido
conservado en el fondo de archivos de la ciudad.
III.
PROBIEMAS TERICOS, DIFICULTADES

PROPOSICIN DE RESPUESTAS
PRACTICAS
Aunque de ningn modo lleguemos a decir, lo del archivista

americano Mario D. Fenyo, que "nadie sabe bien lo que el trmino
"fondo" significa, ni siquiera los franceses que lo inventaron" ,
lo cual es manifiestamente injusto y exagerado, tenemos que reconocer
que la definicin de fondo,
tal como la expres
Natalis
de
Wailly, y tal como hasta aqu la hemos considerado, deja en pie un
buen nmero de incertidumbres y de dificultades tericas y prcticas.
Examinmoslas, no sin antes rendir homenaje a los numerosos
archivlogos que las han escrutado y estudiado durante medio siglo,
sin
que
esto implique que siempre estemos conformes con sus
conclusiones.
1 T.R. Schellenberg, Archival Principles of Arrangement, The

American Archivist, vol. 24, n I, Jan. 1961, p. 11-24.
2 Aqu tomamos "inventario" en un sentido amplio, como se dice
en Ingls "description".
3 Mario D. FENYO, The Record Group Concept: a Critique, The
American Archivist, Vol. 29 No. 2, April 1966, p. 229-239.
- 73 -
Estos problemas y dificultades versan esencialmente sobre cinco

puntos:
la definicin de "fondo" con respecto a la jerarqua de los
organismos productores de archivos, las repercusiones que sobre la
composicin de los fondos ocasionan los cambios de competencia de
dichos organismos; la
definicin de la nocin de "procedencia"
de los fondos; la definicin de las nociones de
"fondo cerrado" y
"fondo abierto", con su corolario: el problema que plantea la clasificacin de los fondos abiertos; y
por
ultimo, la
extensin
del
respeto "externo" de los fondos (respeto a su integridad),
a su respeto "interno" (respeto a las clasificaciones dadas por los
organismos productores
y de las divisiones internas de los fondos).
Para las cuestiones y problemas que cada uno de estos puntos suscitan
propondremos respuestas y soluciones.
1.
Definicin de "fondo" con respecto
organismos productores de archivos.
la
jerarqua
de
La dificultad de definir el fondo con respecto a la jerarqua

los
organismos productores de archivos ha sido sentida desde
origen y considerada como fundamental.
los
de
el
Tomemos un ejemplo: Es fcil definir el fondo de archivos de

una abada, de un hospital, de un tribunal. Siguiendo (los trminos
del Lexicon of Archive Terminology
de ediciones
Elsevier)
se
dice que es "el conjunto de documentos cuyo crecimiento se ha efectuado en el ejercicio de las actividades" de esa abada, de ese hospital, de ese tribunal. No hay ninguna dificultad de interpretacin
puesto que la abada, el hospital y el tribunal son organismos bien
definidas que poseen una personalidad jurdica precisa y estable.
Pero al lado de casos simples como el anterior existen variedades
innumerables de casos en que la complejidad de la organizacin funcional y de los vnculos de subordinacin entre los diversos "niveles" de los organismos hacen difcil la definicin del fondo. Vanoslo:
- Todo ministerio, por ejemplo, todo gran cuerpo administrativo
o judicial est dividido en grandes sectores de actividad que, a su
vez, se subdividen en sectores secundarios, cada uno con sus propias
competencias, a los cuales corresponden conjuntos de documentos ms o
menos individualizados. Por ejemplo, un ministerio est dividido en
direcciones, y esta en secciones, etc. Pues bien: puede hablarse, en
este caso de "fondos de archivo del ministerio" o de "fondos de las
direcciones", o de "fondos de las secciones"?
- Las administraciones centrales o federales, en la mayora de
los pases, poseen organismos locales fuera de la capital del pas.
Debe esperarse que cada uno de esos rganos locales forme
su propio
fondo de archivo, o que se constituya un fondo nico para el conjunto
de documentos creados por cada uno de esos rganos locales de una
misma administracin?
- Tomemos otro ejemplo: los diferentes servicios fiscales que dependen del Ministerio de Finanzas, a nivel provincial, regional, distrital, etc., forman un solo fondo con el Ministerio,
o
cada
uno
forma
el
suyo
propio?
Amsterdam-Londres-New
- 74 -
York,1964.
- Los establecimientos u organismos que dependen de una administracin superior forman fondos de archivos propios, o sus archivos
forman parte del fondo de la administracin superior? Por ejemplo:
los archivos de un instituto de investigacin dependiente de una
universidad, son una parte simple del fondo de la universidad, o se
les ha de considerar como diferentes de aquellos?
- Las mismas preguntas caben cuando se trata de archivos privados, como en el caso de establecimientos industriales o bancarios
mltiples que pertenecen a una misma firma, o el de propiedades
races mltiples pertenecientes a un mismo propietario.
Los ejemplos podran multiplicarse; tanto ms si se tiene en
cuenta que en el complejo dominio de las jerarquas de funciones
ocurren, con el correr del tiempo, numerosos y frecuentes cambios.
Frente a esta dificultad se pueden asumir dos posiciones intelectuales diferentes, que denominaremos respectivamente "maximalista y
"minimalista".
La primera consiste en definir el fondo al nivel ms alto,
considerando que la verdadera unidad de funcin, a la que tan estrechamente est ligada la unidad del fondo, debe colocarse por encima
de todo. Se admitir entonces que el conjunto de los archivos provenientes de todos los servicios y establecimientos que dependen de un
mismo ministerio forma un fondo nico.
Los pases socialistas de
Europa Oriental llevan hasta sus ltimas consecuencias esta concepcin "unicista" de los archivos, puesto que estiman que todos los
documentos pertenecientes al Estado forman un solo y gigantesco "fondo
de los Archivos del Estado", base de toda su organizacin archivstica.
La segunda actitud, contraria a la anterior, consiste en reducir
el fondo al nivel de la ms pequea clula funcional posible, en
consideracin a la variedad de ese "conjunto orgnico de archivos
resultado de esa pequea clula; es evidente que este problema, contrariamente a lo que pretenden hacer creer algunos estudios demasiado
abstractos y demasiado tericos que se le han consagrado, tiene incidencias prcticas muy directas e inmediatas sobre el trabajo de los
archivistas. Porque una vez aceptado el principio de respeto de los
fondos, -del mantenimiento de su integridad, -se hace esencial saber exactamente cules son los lmites de lo que debe mantenerse
intacto.
Pues bien: hay que admitir que nunca se ha dado una solucin
definitiva a la cuestin. Sir Hilary Jenkinson, (que la estudi
largamente en su Manual of Archive Administration, ed. de 1937,
p.100 sg.) estima que el "fondo" puede definirse como "el conjunto de
archivos resultante del trabajo de una administracin, de cualquier
tamao, constituido como un todo orgnico, completo por si mismo,
con capacidad para tratar de modo independiente, sin la intervencin
de una autoridad superior o exterior, todos los aspectos de los
asuntos que son de su competencia. "Esta frmula, elegante y seductora, de hecho es poco lo que resuelve, porque ninguna administracin posee, stricto sensu, poder absoluto para arreglar sus asuntos "sin la intervncin de una autoridad superior o exterior". En
cuanto a la capacidad de "tratar de modo independiente todos los
aspectos de los asuntos que son de su competencia", tambin hay que
decir que ninguna administracin la posee, ya que justamente lo propio y caracterstico de todo procedimiento administrativo es que puede tratarse sucesivamente en diversos niveles interdependientes.
- 75 -
Cuando er los Estados Unidos se inplant la clasificacin de

los National Archives por "fondos" (record groups), la cuestin de
la definicin de los lmites del "grupo de archivo" fue discutida
ampliamente por el Finding Mediums Committee (1940-1941), cuyos
trabajos nos ha hecho conocer Mario D. Fenyo. .
Como remate de esa discusin Solon J. Buck logr imponer la
siguiente definicin pragmtica del record group: "unidad archivstica establecida de manera algo
arbitraria (somewhat
arbitrarily) en funcin de la procedencia de los documentos y de la
necesidad de obtener un conjunto de tamao y naturaleza convenientes
para facilidad del trabajo de clasificacin y de inventario". Prcticamente esto significa que el record group quedaba situado en el
nivel de clula administrativa de base, aunque admitiendo que
varias administraciones idnticas podan ser reagrupadas, por razones de comodidad, en "collective redor groups". Es comprensible que
una formulacin
tan vaga
haya suscitado criticas . En realidad, los archivistas americanos no cometieron ms falta que la
<le ratificar abiertamente en la definicin de los fondos de archivo
una falla de rigor casi universal que pdicamente se velaba en
otras partes.
El hecho innegable es que cuando se sita demasiado bajo el
nivel de competencia funcional correspondiente al fondo de archivo
(actitud que hemos calificado de "minimalista") se corre el riesgo de
despojar a la nocin de "fondo" de toda verdadera significacin.
Ciertamente, una oficina ministerial o dependiente de un instituto cualquiera produce archivos que, en la etapa de produccin por
otros despachos del mismo ministerio o del misma instituto son distintos, pero interdependientes de estos ltimos, y por ello, no
pueden ser considerados autnomos, como tampoco es autnoma la entidad generadora en su funcionamiento. Las anteriores consideraciones
nos llevan a proponer que para definir el organismo productor_de fondos de archivo, se tengan en cuenta los criterios siguientes:
a) Para producir un fondo de archivo, en el sentido que la
archivstica da a este trmino (es decir, conjunto infrangibie de
archivos) un organismo pblico o privado debe poseer un nombre y
una existencia jurdica propios establecidos por un acto de ley,
decreto, ordenanza, etc, preciso y fechado
b) Debe poseer atribuciones precisas estables, definidas por un
texto legal o reglamentario.
c) Su posicin dentro de la jerarqua administrativa debe
estar definida con precisin por el acto que le dio origen; sobre
todo, su subordinacin a otro organismo de nivel ms elevado
debe estar claramente establecida.
d) Debe tener un jefe responsable con poder de decisin en su
nivel jerrquico. Dicho de otro modo, debe poder tratar los asuntos
de su competencia sin que, para decidirlos, tenga que someterse automticamente a una autoridad superior. (Es claro que esto no quiere
decir que debe gozar de poder de decisin para todos los asuntos;
1 Voir ci-dessus, p.15, note I
2 Por ejemplo, las muy acerbas de Peter J. Scott en The American
Archivist, Vol.29 No,
^ ,
, cnt
4, Oct.1966,p.493-504.
3 La datacin precisa es a veces imposible como en el caso de
entidades que se remontan a la alta antigedad, pero esto no invalida
el conjunto de la definicin.
- 76 -
muchos de ellos importantes, tendr que someterlos a decisin en escalas

superiores
de
la
jerarqua administrativa.
Pero para
producir un fondo de archivo de su propiedad, el organismo deber
gozar de poder de decisin, al menos para ciertos asuntos).
e) En cuanto sea posible, la organizacin
conocida y sealada en un organigrama.
interna
La aplicacin
consecuencias :
de
estos
principios
da lugar
las
debe
ser
siguientes
Las divisiones o secciones internas de

un organismo no renen
las condiciones requeridas para la produccin de un fondo de archivo;
en cambio, cualquier organismo que posea una existencia
jurdica
y un nivel de competencia propio puede producir un
fondo de archivo, pese a que est subordinado a otro de nivel ms
alto.
- los rganos locales dependientes de un organismo
ducen fondos de archivo que les son propios;
central
pro-
- finalmente, se hace inevitable introducir en archivstica una

nocin nueva:
la de
jerarqua de fondos, correspondiente a la
jerarqua de los organismos productores, lo cual implica subordinacin de ciertos fondos con relacin a otros.
2 Las variaciones de competencia de los organismos productores

archivos y sus repercusiones sobre el plan archivstico.
de
Estrechamente ligados con los problemas anteriores se encuentran

otros
que
plantean las variaciones de competencia de los organismos productores de archivos.
Veamos los principales aspectos:
a) Caso de supresiones de competencias. En el curso de su existencia un organismo productor de archivos puede perder alguna de
sus atribuciones por innecesaria; por ejemplo, una que estuviese con
una legislacin que se ha derogado.
b) Caso de creacin de competencias. Inverso al caso anterior,
nuevas atribuciones se pueden otorgar a un organismo, en respuesta a
nuevas necesidades, o a nuevas legislaciones.
c) Caso mixto: transferencia de competencias. A
menudo
se
transfieren
atribuciones de un organismo a otro; lo que equivale a
supresin y creacin de competencias
respectivamente.
La transferencia tambin puede ser interna; es decir, que la atribucin se
translada de una divisin a otra dentro del mismo organismo.
Este es
un caso muy frecuente. Adems,
por razn de estas transferencias
pueden ocurrir modificaciones en las competencias: aumentan o disminuyen.
d) Caso de competencias temporales: por causa de necesidades
transitorias (tiempos de guerra, por ejemplo) ciertas atribuciones son
sumadas a las que normalmente posee un organismo, y luego suprimidas
cuando la necesidad que las cre desaparece.
Estas diversas formas
de variaciones de competencia, que adems pueden combinarse entre
- 77 -
ellas dando lugar a un sinnifero de variantes, generan variadas modificaciones de estructura en la organizacin de los servicios: creacin o supresin de secciones o direcciones, creacin de nuevas entidades anexas o subordinadas a las ya existentes; transferencias de
secciones de un organSIID a otro,etc.
Como consecuencia, y puesto que el fondo esta constituido por el
conjunto de documentos producidos por el trabajo de una institucin
cualquiera, es obvio que cuando un fondo ha sufrido sucesivas adiciones, supresiones y transferencias de competencias, necesariamente su
contenido habr aumentado con los documentos que reflejan todas esas
variaciones dificultando as, el trabajo de los investigadores para
la reconstruccin de la continuidad administrativa, o por lo menos,
la simple sucesin cronolgica de los asuntos.
Ante esta dificultad, algunos teorizantes han propuesto como remedio sustituir ia nocin de fondo (o de record groups) por la de
(record ? series) que podramos traducir al francs por "suite
archivistiques" ms bien que por "srie d'archives", por cuanto
la palabra "srie" tiene otro sentido muy diferente en el lenguaje archivstico francs. Estos record series seran ordenaciones por "sucesin de documentos, independientes del contexto administrativo"; o, dicho de otra manera, reagrupaciones de documentos
en sucesin cronolgica y lgica, cualquiera que sea su procedencia .
A decir verdad, detrs de este sistema, aparentemente seductor
es fcil descubrir el rostro apenas semivelado, del viejo sistema
anterior de Natalis de Wailly:
el de clasificacin "por temas"
(Pertinenzprinzip, como dicen los alemanes).
Sean cuales fueren la
sinceridad y la buena fe de quienes proponen violar deliberadamente el
respeto de los fondos, carecen de razn y de justicia, y nosotros no
cejaremos en la lucha contra un error tan grave y de tan pesadas
consecuencias. Cmo rigurosamente lo expres Sir Hilary Jenkinson,
"cualquier otra cosa podramos hacer, excepto romper la unidad de los
fondos".
Compartimos plenamente la opinin de Sir Hilary, porque consideramos que es la nica compatible con el principio de respeto de los
fondos, y porque creemos que es de suma importancia mantener claro
que, si los fondos se definen de acuerdo con las reglas que he enumerado, entonces poco importan las variaciones internas de su contenido,
ya que un fondo se compone de todos los documentos producidos por un
organismo en el curso de su actividad, cualquiera que sea su objeto.
Mirado desde el punto de vista archivstico, el problema de las
variaciones de competencias, con su secuela de variaciones en el contenido de los fondos, es un falso problema. Porque cuando a un organismo se le priva de una atribucin (sin que sea transferida a
otro) simplemente se suspende el crecimiento del fondo al dejar de
recibir los documentos correspondientes a la atribucin derogada, sin
que por ello se modifique la naturaleza del fondo. Lo mismo acontece cuando se crea una nueva competencia en un organismo.
1 Peter J. SCOTT, art. cit. Segin este artculo, el sistema
de record series ha sido aplicado en el Commonwealth Archives Office
de Camberra, donde se le juzg "flexible y no rgido". En efecto,
es lo menos que se pudiera decir. El Dr. Papritz en su informe al
Congreso Internacional de Archivos de Bruselas, en 1964 (Neuzeitliche
Methoden...,art. cit, p.18), alude a una prctica del mismo gnero
("cuando una sucesin de documentos se inicia en una administracin
y continua en otra..., la unidad tcnica de la sucesin documental
no ofrece ninguna duda"). Estamos de acuerdo sobre una "unidad
tcnica", pero los documentos en cuestin no dejan de pertenecer a
dos fondas diferentes.
- 78 -
Sin embargo, existe una dificultad real cuando la transferencia

de competencias implica tambin transferencia de documsntos entre
organismos. En principio, los documentos pertenecientes a la competencia transferida deberan pertenecer, hasta la fecha de la transferencia, a los fondos del organismo que la ejerca, y a partir de la
fecha de la transferencia, al fondo del organismo que la va a
ejercer en virtud de la transferencia. Desafortunadamente, las cosas
no son tan claras en la prctica, pues, para poder ejercer la nueva
competencia que se otorga, el segundo organismo, est en la obligacin de recoger al menos una parte de los documentos del primer organismo, relacionada con la competencia transferida. Estos documentos, que lgicamente pertenecen al fondo del primer organismo,
de hecho quedan incorporados al fondo del segundo, y con ellos
llegarn posteriormente al depsito de los archivos histricos.
Nosotros proponemos las siguientes soluciones a este problema:
a) Por regla general, los documentos que se transfieren de un
organismo vivo a otro organismo vivo que los integra a su fondo
deben ser considerados como pertenecientes al fondo del organismo
que los recoje. As, por ejemplo, si en 1960 se transfiere a un
organismo B la competencia de un organismo A, y lo que el organismo
B recibe en esa ocasin corresponde a la competencia que ese organismo A ejerca en 1950, los documentos son considerados como parte
de los fondos del organismo B que los ha recogido.
(No importa que
la transferencia haya ocurrido 10 aos despus de la fecha del documento ms antiguo) .
b) Cuando un organismo en ejercicio recibe las competencias de
otro que se suprime, los documentos de este ultimo deben ser
considerados como constituyentes de un fondo distinto al del fondo
del primero. As, supongamos que la competencia que un organismo C
vena ejerciendo hasta 1965, es transferida al organismo D, por
razn de la supresin de C. Pues bien, los documentos que pertenecieron a C, y que ahora pasan a D siguen constituyendo un fondo distinto del fondo del organismo D, en tanto que los documentos concernientes a la competencia transferida, a partir de 1965, evidentemente
hacen parte del fondo del organismo D.
c) Sin embargo, dado el caso que los documentos provenientes del
organismo C hayan sido mezclados de manera total, inextrincable, y
sin remedio, con los del organismo D, por fuerza de los hechos debe
renunciarse a considerar el fondo de C como un fondo distinto. En este
caso deber anotarse, a la cabeza del instrumento de investigacin
del organismo D, que con l esta incluido el fondo del organismo C.
Estas reglas se aplican, de modo general, a todos los casos en
que los archivos de un organismo que se suprime son recogidos por
otro, as esto ocurra en el dominio de archivos pblicos o privados. En suma: el fondo de un organismo que se suprime debe considerarse siempre como distinto del fondo del organismo que lo recoge;
salvo que los dos fondos hayan sido mezclados de tal modo que se haga
imposible la identificacin del uno con respecto del otro .
1 Al final de este artculo veremos cmo en el instrumento de

investigacin de los fondos se pueden remediar parcialmente los inconvenientes de tal transferencia.
2 Por consiguiente, solo con fuertes reservas aceptamos la frmula quieta non mover, mediante la cual algunos archivistas expresan su preferencia por la conservacin de los fondos en el estado que
son entregados al depsito de archivo, (cf. J. PAPRITZ, Neuzeitliche
Methoden..., art. cit., p. 30-32).
- 79 -
3. Qu se entiende exactamente por el trmino "procedencia de un

fondo"?
Lo que acabamos de decir a propsito de los archivos de organismos suprimidos, luego dependientes o integrados a los de otros organismos, nos conduce a abordar otro problema ligado al principio
de "respeto de los fondos". El de la nocin de procedencia.
La mayora de las definiciones del respeto de los fondos acuden
a esta nocin de "procedencia" hasta el punto de hacerlas equivalentes en los pases de lengua germnica y en muchos otros donde el
"fondo" se define cono el conjunto de documentos que tienen la misma
procedencia. Pero el trmino se hace ambiguo tan pronto como se
busca precisar su sentido. Veamos algunos ejemplos para ilustrar la
ambigedad.
No existe ninguna dificultad de intepretacin cuando el fondo de
archivo producido por un organismo ha sido conservado por el sin
aumento o disminucin hasta el momento de su entrega a un depsito
de archivo, y cuando dicha entrega ha sido efectuada directamente por
el organismo productor.
Pero este proceso simple no ocurre siempre. En efecto: es bien
sabido que el fondo de archivo de un organismo cualquiera pudo ser
transferido, por razones de necesidad funcional, a otro organismo, y
que all haya permanecido agrupado: ?) como un conjunto individualizado; b) o que, por el contrario, haya sido desmembrado, mezclado
con los archivos del organismo receptor. En el primero de estos casos la identificacin del fondo primitivo se hace relativamente fcil. Pero en el momento de su entrega a un depsito de archivo,
cul ser la procedencia de,ese fondo? Ser el organismo productor o el que lo entrega?
La primera respuesta parece evidentemente ms lgica (es la
frmula entidad productora del Dr. Aurelio Tanodi); en la prctica
puede chocar con dificultades casi invencibles, como sucedera si,
por consecuencia de viscisitudes
histrico-administrativas, el
organismo productor en cuestin ha cambiado de nombre, de estructura
y de competencia en el curso de los aos.
En cuanto a la otra respuesta, que liga la "procedencia" con el
organismo que hace la entrega, es ciertamente ms simple y suscita
menos problemas prcticos. Pero corre el riesgo de desembocar en
absurdos tericos, por cuanto fondos de orgenes muy diversos pueden
ser consignadas por un mismo organismo; lo que puede dar lugar, si se
aplica al pie de la letra el " principio de procedencia" a mezcla de
fondos diferentes bajo el pretexto que por haber sido entregados
juntos tienen la misma "procedencia".
1 Los fondos donde se encuentran reunidos documentos de origen

diferente, es decir producidos por entidades diferentes, se les denomina en terminologa alemana Mischfonds o Mischbestande (fondos
mixtos). Es un trmino cmodo, pero como se le usa en la prctica
francesa, preferimos no utilizarlo aqu. Ver al respecto J. PAPRITZ,
Neuzeitliche Methoden..., art. cit., p. 27-32.
- 80 -
Como se ve, los inconvenientes a que dan lugar estas dos frmulas son bien diferentes, aunque es poco dudoso que los de la segunda
sean incomparablemente ms peligrosos que los de la primera.
Nosotros proponemos la solucin siguiente, ligada con la que hemos
presentado para el problema de las variaciones de competencias de los
organismos productores de archivos.
- Cuando un fondo ha conservado su identidad y su individualidad
debe considerarse como proveniente del organismo que lo produjo, aunque se haya consignado en el depsito de archivo, ha sido recogido
por uno o varios organismos intermediarios. En este caso, la nocin
de procedencia se halla ligada a la de produccin, y no a la de
entrega.
- Al contrario, cuando un fondo ha sido desmembrado en el curso
de su historia,o integrado al fondo de un organismo distinto del que
lo produjo, hasta el punto de haber perdido su identidad y su individualidad, entonces
debe considerrsele cono proveniente del organismo que lo integr a su propio fondo. En este caso la nocin de
precedencia se encuentra ligada a la de entrega y no a la producciiSi.
4.
Fondos "abiertos" y fondos "cerrados".
Cuando se suprime un organismo, el fondo de archivo que hubiese

creado queda automticamente "cerrado".
Esto es evidente cuando se
trata de organismos de la Edad Media, o de la poca anterior a las
revoluciones del siglo XIX; lo mismo en Europa con las Instituciones
de la edad feudal, o en Amrica, con las de la era colonial. Igual
sucede en el ca.ô de instituciones que han cambiado de nombre y de
atribuciones en una fecha precisa debido, por ejemplo, a una reforma
administrativa o judicial, las cosas se hacen menos claras cuando se
entra en el dominio fluctuante de la administracin moderna, donde es
difcil establecer con exactitud cundo una institucin ha dejado
de existir, o simplemente cambi de nombre o de lugar en el sistema
administrativo.
Por otra parte, es claro que un fondo no esta completo sino
cuando queda cerrado. En virtud de este hecho los italianos niegan el
nombre de archivos a los documentos de la administracin moderna;
porque, segn ellos, dichos documentos carecen del carcter de
universitas rerum
o dicho de otro nodo, porque no tienen el
carcter de "conjunto cerrado", que es lo propio y necesario de todo
fondo de archivo . A nuestro modo de ver este rigor italiano es
completamente injustificado, puesto que todo documento creado y
conservado por su calidad pertenece, desde el momento de su creacin,
al fondo de archivo de la institucin, lo que prueba que dicho fondo
existe desde entonces, as no est completo y cerrado. Adems,
esta es la razn por la que los archivistas franceses, lgicos
herederos en este punto, del pensamiento de Natalis de Wailly, se
niegan a separar, tanto en teora como en la prctica, los "archives
courantes", (los records de la terminologa americana) de los
"archives historiques" (los archives en lenguaje americano).
1 Vase, por ejemplo, el artculo de Elio IODOLINI,

Identificazione dell'archivio Rassegna degli Archivi di Stato,
XVIII-3, Sett-Die. 1950, p. 300-321.
- 81 -
Unos y otros pertenecen a los mismos fondos, y por consiguiente,

no pueden ser disociados. En esto consiste la diferencia fundamental
entre el,record management a la americana, y el "pr-archivage' a la
francesa .
Desde luego, debe reconocerse-que, desde el punto de vista prctico, el tratamiento archivstico
de los fondos abiertos plantea
problemas, a veces difciles, si se desea preservar la integridad indispensable de los fondos.
En relacin con la definicin de fondos cerrados y fondos
abiertos, cuando caben dudas sobre la continuidad o el cese de existencia de un organismo (es decir, cuando se vacila para decidir si un
organismo deja de existir o si persiste bajo otro nombre) proponemos
las siguientes soluciones:
- Si hay una evidente y total continuidad de competencias entre
el organismo suprimido (organismo A) y el nuevo organismo (organismo
B) que le sucede, puede concluirse que en realidad solo se ha tratado de un simple cambio de nombre y/o de una simple modificacin
del organismo A, y por consiguiente, el fondo de archivo del organismo A no esta cerrado; simplemente cambi de nombre. Sin embargo, la decisin de mantener abierto un fondo, es decir, la determinacin de considerar los documentos de un organismo suprimido y
los de un organismo nuevo como integrantes de un tnico fondo, no
debe tomarse sino se tiene certeza que las dos no coexisten. Si a
pesar de todo subsiste incertidumbre sobre la oportunidad de tal decisin, el asunto deber resolverse por la negativa. Es decir que el fondo del organismo suprimido debe considerarse "cerrado"
y se abrir uno nuevo en el organismo creado.
- Si el organismo suprimido (organismo C) transfiere sus competencias a otro ya existente (organismo D),el fondo de aquel (C) queda
cerrado, y el de ste (D) asume su continuacin, pero distinto de
aqul.
- Si se crea un organismo nuevo (organismo E) para que ejerza
las competencias de varios organismos que se surpimen, (organismos F,
G,H), los fondos de estos quedan cerrados y los fondos del organismo E
los sucede, pero distinto de ellos.
- Para el caso de fondos de instituciones suprimidas que han
sido integrados y mezclados con los fondos de los organismos que los
suceden, tmese en cuenta lo que antes dijimos a propsito de la
nocin de "procedencia" de fondos. Evidentemente son fondos cerrados
que han perdido su individualidad a causa de su integracin a fondos
abiertos, ya no pueden ser tratados, desde el punto de vista archivstico, como fondos autnomos. El problema es, ms terico que
prctico, debemos insistir en que un fondo permanece abierto mientras
viva el organismo que lo produjo; esto puede ocurrir durante los siglos, como ha sucedido con los fondos del Parlamento Britnico o con
los de las grandes Congregaciones Remanas.
1 Ver al respecto G. DBOSCQ y A. W. Mabbs, Organisation du

prarchivage (Paris, Unesco, 1974, 78 p.) y M. DUCHEIN, Le Prarchivage: quelques clarifications necessaries. Gazette des Archives,
n 71, 4 trimestre 1971, p. 226-230.
2 En lenguaje archivstico francs "traiter" un fondo significa, a la vez, seleccionarlo y clasificarlo, acotarlo e inventariarlo: es decir, el conjunto de operaciones mediante las cuales el
ttivista hace accesible el fondo a la investigacin histrica.
- 82 -
Adonnas es claro que los archivistas no pueden esperar a que

estos fondos sean cerrados para entonces tratarlos, sino que su obligacin es aplicarles un tratamiento dinmico que preserve la
nocin de unidad del fondo, y que a la vez, permita fraccionarlos de
manera que se haga posible su explotacin. En un prximo prrafo
veremos el modo conveniente de proceder sobre este punto.
5. El respeto de los fondos implica el respeto de su clasificacin

interna de origen?
Con esta pregunta tocamos quiz el punto ms aelicado de las
dificultades ligadas con el principio del respeto de los fondos.
Recordemos que el principio se define en la forma ms simple,
como la no separacin de los documentos provenientes de un organismo, y como la no mezcla de documentos procedentes de organismos diferentes. Pero nada nos dice, al menos en su versin primitiva, de la
clasificacin interna de los documentos dentro del fondo.
De hecho, la lgica del principio enunciado por Natalis de
Wailly implicaba, que tarde o temprano, se llegase a respetar no
solamente la integridad externa del fondo, sino tambin, al menos en
teora, su integridad interna. Es lo que la archivstica alemana ha
bautizado con el nombre de Strukturprinzip, complemento natural del
Provenienzprinzip, que enunciado en el clebre Manuel pour le
classement et la description des archives de S. Muller, J.A. Feith y
Fruin, en 1898, se ha convertido hoy en parte integrante del principio
de respeto de los fondos.
La formulacin de Muller, Feith y Fruin es como sigue: "El sistema de clasificacin debe basarse en la organizacin primitiva del
fondo de archivo que en sus grandes lneas concuerda con la organizacin de la administracin de la cual proviene dicho fondo". Como
con buenas razones esta declaracin poda ser tomada como demasiado
optimista, autores holandeses aadieron:
"Para comenzar, conviene
restablecer, en la medida de lo posible, el orden primitivo. Solo ms
tarde se podr juzgar si es deseable, y hasta qu punto, apartarse
de ese orden" .
Esta ltima frase extiende el principio de respeto de la estructura de los fondos hasta la reconstruccin de dicha estructura cuando
ya no existe. Esto se asemeja un poco a la prctica de los arquitectos del tiempo de Viollet-le-Duc, quienes tambin
"restablecan en
la medida de lo posible" (y a veces ms alia de lo posible) el
estado primitivo de los monumentos que deban restaurar, y equivale a
abrir, de par en par, las puertas al abuso de la arbitrariedad, pese a
las buenas intenciones con que se hace. Ni el historiador ni el
arquelogo, ni el arquitecto tienen que "restablecer" lo que el
tiempo ha destruido, salvo en los casos raros en que es posible, con
pruebas de apoyo. Por lo tanto, rechazamos este mtodo de "restauracin" (Restauratiebeginsel) que constituye una extensin injustificada del respeto de los fondos. Pero, no por ello deja de subsistir
el valor terico y prctico del respeto de la estructura de los
fondos (para simplificar llammoslo "principio de estructura").
1 S. MULLER, j. A, FEITH, R. FRUIN, Manuel pour le classement

et la description des archives, trad, franc. La Haya, 1910, p. 32.
- 83 -
Se concibe fcilmente que la aplicacin de este principio est

sembrado de dificultades. Unas derivan, directa o indirectamente, de
lo que atrs dijimos a propsito de las variaciones de competencia.
Dificultades, an ns frecuentes, provienen de que, muchas veces,
las entidades productoras no tienen ningn respeto al "principio de
estructura" cuando clasifican sus archivos corrientes.
No negamos que, en general, los archivos de las grandes divisiones internas de los organisitos se conservan mas o menos individualizados e independientes, asi sea solamente por razones de comodidad funcional, aunque el argumento deja de tener valor
cuando
esas
grandes divisiones internas cambian de estructura y/o de competencia.
De todos modos, el hecho real es que, al interior de una misma divisin, los archivos corrientes se conservan de manera diferente
segn los casos. Unas veces, segn un esquema denominado "tabla" o
"plan de clasificacin", puramente organizacional, es decir, calcado
sobre la organizacin de la divisin; otras, de modo puramente metdico, es decir, por categoras de asuntos tratados (en casos como
este el esquema de clasificacin es frecuentemente de tipo decimal).
Otras veces se combinan los anteriores procedimientos, dando lugar a
tipos mixtos:
semi-organizacional, semi-metdico.
Pero lo que con
ms frecuencia ocurre, aunque no se crea, es que no exista ningn
esquema de clasificacin de archivos corrientes y que el organismo
conserve sus documentos en desorden; que cada empleado o jefe de
despacho tenga su propio mtodo de arreglo, generalmente indescifrable para cualquier otra persona. De otra parte, todos estos sistemas
pueden coexistir,o sucederse unos a otros, al interior de un mismo organismo, con la secuencia de desrdenes que es fcil de suponer.
Agreguemos a todas stas la dificultad que implica el aporte de
archivos de diversas procedencias, ocasionado por supresiones y adscripciones de competencias, ya clasificados de modo ms o menos efectivo, adems de mezclados e integrados, por su transferencia, a los
archivos de la entidad receptora. As tendremos una idea sumaria de
los desrdenes de toda naturaleza que presentan los fondos en el momento de su entrega a los depsitos de archivo, encargados de clasificarlos y conservarlos. Finalmente, por si lo dicho fuese poco, y
para colmo de los desrdenes, agregese la manipulacin brutal a
que se les somete frecuentemente en la operacin de entrega.
En estas condiciones, qu nos queda del principio de "respeto de
la estructura interna" de los fondos?
Frente a esta situacin tan compleja nos asalta la tentacin de
declararla inextrincable y de renunciar a considerar "el principio de
estructura" como una regla de la archivstica, al igual que al principio de procedencia". Pero se hara mal, si as se procediera,
porque en realidad estos dos principios se derivan ambos de la concepcin "orgnica" de los archivos, que segn vimos, es fundamental.
Se hallan ligados uno a otro, y en buena lgica no se les puede
disociar.
Antes de proseguir precisemos un punto muy importante. En los
pases de tradicin administrativa germnica, y en menor medida en
los pases de tradicin anglo sajona, existe un rgano especial
llamado Registrator (en ingl^ Registry), encargado de registrar
y clasificar todos los uocumentos recibidos o producidos por ese
organismo.
- 84 -
Dicho de otro modo, su funcin consiste en proporcionarles

medios de referencia (letras, mineros, etc.) correspondientes a un
cuadro o esquema preestablecido. Tiene, pues, una verdadera funcin
de pre-clasificacih de los archivos administrativos corrientes y
as se explica por qu los archivistas germanos conceden y reclaman
el respeto de la clasificacin por la Registrator: Es la forma a la
vez ms simple y la ms evidente del "principio de estructura".
Desafortunadamente, en los pases de tradicin administrativa
latina (espaola, francesa, italiana) no existe nada parecido a la
Registrator. La clasificacin de los archivos administrativos
corrientes, cuando ella existe, la llevan a cabo los mismos servicios
administrativos. As, muchas teoras formuladas por los archivistas
de tradicin germana sobre el principio de estructura son inaplicables a los archivos de los pases de tradicin latina o, ms exactamente, no corresponden aqu a realidad ninguna.
Precisamente esta
es una de las razones principales por las que la archivstica de los
pases de Europa Central no puede transladarse, tal cual, a los
pases de cultura latina, y visceversa.
En el desarrollo de nuestra exposicin adoptaremos el punto de
vista de los archivistas de los pases latinos, es decir de los
pases sin Registrator.
Para determinar las posibilidades de aplicar el principio de respeto de estructura interna a la clasificacin de los fondos es necesario distinguir casos diferentes que demandan soluciones diferentes.
a) Casos de los organismos de estructura simple. Entendemos
por entidades de estructura simple aquellas de escasa importancia en
cuanto hace al numero de sus empleados y cuyas tareas no estn repartidas funcionalmente entre varias divisiones y secciones, cada una
con atribuciones precisas y estables.
En estos casos, si el organismo practica una clasificacin cualquiera de sus archivos corrientes (alfabtico, metdico, etc.) al
archivista le conviene respetarla, mejorndola cuando lo estime
necesario.
Pero tal respeto no constituye una obligacin si la clasificacin usada por el organismo es demasiado defectuosa o incmoda para la investigacin.
Con mayor razn, si el organismo no practica ninguna clasificacin sistemtica de sus archivos corrientes, el archivista quedar
en libertad para clasificar el fondo del modo que mejor le parezca.
En este caso no habr lugar para el "respeto de la estructura" de
los fondos.
b) Caso de los organismos de estructora couple ja. Las entidades que poseen un personal numeroso y atribuciones mltiples generalmente se hallan divididas en sectores (divisiones, direcciones, subdireccih, secciones, etc.) cada una con atribuciones definidas.
Es claro que los documentos producidos por estas divisiones (por
comodidad llammoslas a todas as) si bien es cierto que no constituyen fondos distintos de archivo, no por ello dejan de formar conjuntos orgnicos que, en obediencia al principio de respeto de la estructura, deben mantenerse agrupados. Conveniente tomar esas divisiones como base de la clasificacin interna del fondo del organismo, de
modo que cada una de las divisiones primarias del fondo corresponda a
una de las divisiones estructurales del organismo.
- 85 -
Desafortunadamente estas divisiones estructurales no son estables. Frecuentemente se las modifica, y sus atribuciones cambian a un
ritmo creciente en el mundo moderno. Frente a esta dificultad dos soluciones son posibles:
- Si se desea conservar las divisiones funcionales de la entidad como base de la clasificacin de fondo, entonces se divide este
en trozos cronolgicos, o en perodos delimitados por los cambios de
estructura de las divisiones, y se clasifican los documentos correspondientes a cada uno de los perodos como formando un todo. Esta
solucin es aceptable, y an recomendable, si los cambios en cuestin no son demasiado frecuentes, y si como consecuencia, los perodos delimitados por los cambios son suficientemente largos (al menos
diez aos), junto con una gran estabilidad de atribuciones al interior de los perodos.
- Por el contrario, si los cambios de estructura y de atribuciones de las divisiones internas del organismo son demasiado frecuentes,
entonces habr que renunciar a tomar esas divisiones como base de la
clasificacin del fondo y considerarlo, desde el punto de vista de su
tratamiento archivstico, como un fondo de organismo simple sin divisin interna .
c) Es necesario respetar la clasificacin que las entidades
productoras han dado a sus fondos?
A pesar que los archivistas se
sienten naturalmente tentados a conservar sin modificacin las clasificaciones dadas a los documentos por el organismo productor del fondo, esta tendencia suscita numerosas dificultades que no pueden ser
subestimadas.
Una de estas dificultades es fundamental, y consiste en que la
clasificacin que los organismos productores dan a los documentos
nunca es concebida de modo que cubra un largo perodo de tiempo.
Su utilidad es esencialmente funcional, pragmtica, y no histrica.
No corresponde pues a los mtodos de clasificacin archivistica
que, por lo general, contemplan trozos cronolgicos bastante largos.
Sin embargo, si eludiendo la dificultad se adpta una clasificacin por trozos cronolgicos cortos, o si la clasificacin dada por
el organismo productor permanece estable por un largo perodo, an
as subsisten otras dificultades. De una parte, puede suceder que la
clasificacin dada por el organismo productor no cubra sino algunos
sectores o fracciones de los documentos. De otra parte, la clasificacin pudo haberse efectuado segn principios extraos al mtodo archivstico, ms cercano a los usados en la clasificacin de
bibliotecas o centros de documentacin (clasificacin decimal, por
temas, etc.), y en ocasiones, hasta por mtodos contrarios al principio de respeto de los fondos (si hay mezcla de documentos de diversas
procedencias). Agreguemos que estas clasificacines son aplicadas por
los organismos productores con mas o menos rigor y continuidad, y que
a menudo la adopcin de un nuevo sistema se acompaa de un total
desmantelamiento de la clasificacin anterior, con efectos retroactivos hasta a varios aos.
1 Cf. Th. SCHELLENBERG, Archivos Modernos, trad, esp., La

Havane, 1958, p. 93: "Generalmente es inconveniente la subdivisin
en clases o clasificaciones orgnicas en un esquema de clasificacin
pues la estructura orgnica de las dependencias gubernamentales
modernas es demasiado fluida para proporcionar una base segura en la
clasificacin de sus archivos".
- 86 -
En estas condiciones sera iluso y peligroso tonar sistemticamente la clasificacin ciada por los organismos productoras como base
de la clasificacin archivistica.
Antes de adoptar esta solucin
el archivista debe estar seguro de: a) que la clasificacin dada por
el organismo productor ha sido efectivamente realizada, continuada
y mantenida; que no ha sido itera intencin o veleidad; b) que se
ha cumplido durante un lapso suficientemente prolongado; c) que engloba todos los documentos del fondo, o de la divisin del fondo que
se va a tratar.
Si no se cumplen todas estas condiciones, creemos que se debe
renunciar a seguir la clasificacin dada por el organismo productora,
y que ms vale proceder como si el fondo no hubiera recibido ninguna clasificacin antes de llegar a manos del archivista .
En resumen, la cuestin del "respeto de la estructura interna"
de los fondos llama las siguientes respuestas:
- cuando un fondo presenta divisiones que corresponden a divisiones funcionales del organismo productor, esas divisiones deben
tomarse, en cuanto sea posible, como base de la clasificacin archivstica. Pero habr que renunciar a hacerlo si las divisiones funcionales del organismo han cambiado de estructura y de atribuciones
con demasiada frecuencia.
- cuando un fondo, o una divisin de fondo, posee una clasificacin que le fue dada por el mismo organismo que lo entrega, puede
conservarse como base de la clasificacin archivfstica, bajo la condicin que sea estable, que cubra un perodo bastante prolongado,
que sea compatible con el principio de respeto de los fondos, y que
haya sido correctamente elaborada. En caso contrario, el archivista
puede orientarse por ella en su trabajo, aunque sin seguirla ciegamente.
- en todos los otros casos el archivista puede, legtimamente,
clasificar el fondo, o la divisin del fondo, segn lo juzgue mejor
basndose, en cuanto le sea posible, en la estructura interna del
organismo productor,pero sin preocuparse mayormente que su clasificacin refleje los detalles y variaciones de dicha estructura.
d) La clasificacin de los fondos por fragmentos cronolgicos
En el curso de este artculo, y en repetidas ocasiones, hemos aludido
a la clasificacin de fondos por fragmentos cronolgicos, o
perodos.
La primera cuestin que al respecto surje es la de si tal mtodo es legtimo y compatible con el respeto de la unidad interna de
los fondos. El asunto es discutible en el plano terico; y en la
prctica, ciertamente es preferible evitar su empleo cuando es posible; es decir, cuando se trata de un fondo cerrado proveniente de un
organismo que no ha sufrido cambios profundos de estructura interna y
de atribuciones en el curso de su historia.
1 Como se ve, esta opinin difiere de la de la mayora de los

archivlogos alemanes, pero recordemos que ellos se apoyan en el sistema de la Registratur que nosotros voluntariamente, hemos puesto de
lado en este artculo. Nuestra opinin se funda en las experiencias
de las clasificaciones, o seudo-clasificaciones, "realizadas", (o pretendidamente realizadas) por los organismos administrativos franceses,
con resultados que en un 60% no merecen atencin, y en un 30% son
catastrficas desde el punto de vista archivistico.
- 87 -
Para los fondos abiertos (cuyo tratamiento archivstico es, por

fuerza de las cosas, fraccionado), as como para los fondos cerrados
cuya composicin refleja los cambios de estructura y de atribuciones
sufridas por el organismo productor, la clasificacin por fragmentos
cronolgicos constituye una necesidad prctica tan evidente que se
impone a todos los archivistas, a pesar de las reticencias de los
teorizantes.
No obstante, deben guardarse tres reglas, para evitar que el
mtodo termine en una verdadera desmembracin de los fondos:
- Por una parte los fragmentos cronolgicos seleccionados como
base para la clasificacin deben ser lo suficientemente largos, de
modo que cada uno constituya un conjunto coherente (diez aos como
mnimo).
- Por otra parte, los fragmentos deben corresponder a perodos
bien definidos de la vida del organismo productor del fondo, dicho de
otro modo, sus limites no pueden escogerse arbitrariamente.
- Finalmente, para que un fragmento cronolgico pueda ser tratado con rigor archivstico es necesario que incluya todos los
documentos correspondientes a dicho perodo de nodo que se haga posible el tratamiento simultneo de la totalidad.
Reunidas estas tres condiciones puede precederse al tratamiento
de cada fragmento cronolgico como si se tratara de un fondo cerrado. Sin embargo, si en realidad solo se trata de un fragmento del
fondo, es necesario, que en la medida de lo posible, cada fragmento se
trate con mximo paralelismo y similitud respecto a los fragmentos
que le preceden, para facilitar el trabajo de investigacin ulterior.
De todo lo anterior se desprende que el tratamiento por fragmentos cronolgicos no contradice, en forma alguna, el respeto de la estructura interna de los fondos; porque este respeto se cumple al interior de cada uno de los fragmentos, y con mayor facilidad cuando han
sido delimitados de modo que correspondan a los grandes cambios de estructura y de competencias del organismo productor.
Entindase bien, y sobre ello queremos insistir, que aqu nos
estamos refiriendo al tratamiento "archivstico" de los fragmentos
cronolgicos. Esto implica que tal tratamiento no puede emprenderse
sino largo tiempo despus que el fragmento cronolgico haya sido
cerrado, para tener certeza que ningn documento correspondiente al
fragmento repose an en el organismo de origen. (En Francia, por
ejemplo, el tratamiento archivstico definitivo se aplica solamente a
documentos anteriores al 10 de junio de 1940, fecha que marca el final
de la Tercera Repblica. Todos los documentos posteriores a esta
fecha reciben un tratamiento meramente provisional). Como regla general se puede admitir que un fragmento cronolgico permite ser tratado
archivisticamente cuando todos los documentos que lo componen son ya
del dominio pblico y cuando ya no son suceptibles de aumento ni objeto de seleccin ni de eliminacin.
e) Nota sobre la terminologa de clasificacin y la cotacin
de los fondos. Nos parece que es til hacer aqu algunas precisiones de vocabulario sobre los trminos usados en archivstica
para las diferentes nociones relacionadas con la clasificacin y la
acotacin de los fondos, porque frecuentemente tienen un valor
distinto en los diferentes pases, dando lugar a contrasentidos, a
veces graves, cuando son mal entendidos por los traductores.
- 88 -
En francs la palabra classement (en espaol clasificacin) se aplica a toda operacin de ordenamiento de elementos
segn un esquema, segn un plan o un cuadro previamente establecidos.
En el campo de los archivos la clasificacin se aplica en
varios niveles sucesivos:
- clasificacin de los fondos al interior de un depsito de
archivo;
- clasificacin de las piezas (legajos, expedientes, volmenes,
etc.) al interior de un fondo.
- clasificacin de los documentos individuales (folletos o
grupos de folletos) al interior de una pieza.
Al interior de los fondos, sus divisiones se denominan por lo
general series,en ingls,(a veces se las llama tambin subgrupos,
lo cual es ms claro). Este trmino ingls series se presta a
confusin en las traducciones, pues en archivstica francesa la palabra srie posee un sentido completamente diferente, ya que
all designa las grandes divisiones alfabticas en que se colocan
los fondos al interior de un depsito de archivo (por ejemplo, la
serie U de los archivos departamentales franceses recibe todos los
fondos procedentes de los tribunales judiciales, y la serie T recibe todos los fondos procedentes de instituciones de enseanza y
educacin, etc.). Las divisiones primarias de las series son llamadas sub-series, cada una corresponde generalmente a un fondo;
aunque en ciertos casos, cuando la serie se compone de un solo
fondo, las "sous-sries" corresponden entonces a divisiones de
ese fondo, cono sucede con las series o los subgrupos ingleses.
Por regla general, todo trabajo de clasificacin conduce a una
identificacin de los documentos clasificados. Esta identificacin
(llamada a veces errneamente numeracin, (en ingls numbering)
en francs se designa con el trmino cotation; la acotacin se
compone generalmente de un conjunto de letras y de nmeros segn
cierto orden .
Una vez que los documentos han recibido su acotacin, el archivista procede a la redaccin del auxiliar de bsqueda (en ingls,
finding aid) correspondiente al fondo o a la divisin del fondo
tratado. Segn la forma ms o menos detallado con que se les redacte, se les llama, en francs, guide, tat sommaire, rpertoire o
rpertoire numrique, inventaire sommaire, inventaire analytique.
Estos trminos son todos difcilmente traducibles a otras lenguas:
as, un inventaire ingls nada tiene que ver con un inventaire
francs; y el equivalente ingls de inventaire analytique sera
aproximadamente calendar; En otras partes se emplea catlogo
como equivalente del trmino francs rpertoire, cuando en Francia la palabra catalogue se reserva, en principio, para los documentos que no forman fondos, sino colecciones heterogneas. El conjunto de operaciones de redaccin de los instrumentos de investigacin se denomina en ingls description: trmino cmodo que no
tiene equivalente exacto en francs.
1 Sobre esta cuestin de la acotacin y de las dificultades a

que da lugar vese J. PAPRITZ, Neuzeitliche Methoden..., art. cit
p. 17-18. Nosotros nos limitamos a una breve alusin porque solo
marginalmente toca con el tema de nuestro estudio.
- 89 -
Los anteriores ejemplos demuestran la necesidad de disponer de

definiciones bien precisas de los trminos archivsticos en las
diferentes lenguas. Es una necesidad primordial si se quiere evitar
malentendidos y errores de interpretacin cargados de malas consecuencias. Justamente, una buena parte de las discusiones y divergencias internacionales sobre el respeto de los fondos tienen su fuente
en malentendidos.
- 90 -
EL INSTRUMENTO DE INVESTIGACIN ARCHIVISTICA

COMO MEDIO PARA REMEDIAR LAS DIFICULTADES DEL
RESPETO
DE
IOS
FONDOS
Por todo lo que hasta aqu se ha visto se hace evidente que la

mayor parte de las dificultades que plantea el principio de respeto de
los fondos surge de la contradiceion que existe entre la naturaleza
del fondo, que es un producto orgnico de la actividad del organismo que lo ha creado, y las necesidades de investigacin, que es
metdica y sistemtica.
Realmente existe una solucin global a estas dificultades,
aunque solo en raras ocasiones se pone en evidencia por los teorizantes del respeto de los fondos. La solucin consiste en reconstruir,
mediante los instrumentos de investigacin, la continuidad de la
secuencia "suites" de los docuirentos que se ha roto en la clasificacin de los fondos, por causa de las variaciones de estructura y de
competencia de los organismos.
Esta reconstruccin de la quebrada continuidad puede hacerse de
varias maneras, segn los casos:
- Si solamente se desea que el investigador vea clara la sucesin de los organismos que en el curso de los aos han ejercido una
atribucin dada, entonces se conforma un cuadro que precise el nombre
del organismo que ejerci tal atribucin en cada perodo, con indicacin de las acotaciones de los documentos correspondientes al fondo
de dicho organismo, se trata en cierto modo, de una gua que orienta
al investigador hacia el fondo que le interesa.
- Si por el contrario, lo que se desea es poner a disposicin
inmediata del investigador, la totalidad de los documentos correspondientes a una atribucin dada, se elabora entonces un catlogo o
inventario "interfondos", lo cual equivale ms o menos, a reconstruir
solamente en el instrumento de investigacin, las "records series"
propuestas por Peter J. Scot (cf.atrs), guardando siempre perfecto
respeto de la integridad de los fondos.
- Tambin el instrumento de investigacin de un fondo o de un
fragmento cronolgico de un fondo puede limitarse a sealar, mediante notas a pi de pgina, en qu fondos se encuentran los documentos que preceden o que siguen en el tiempo a los descritos en el
instrumento de investigacin.
- En fin, mediante ndices alfabticos o esquemas metdicos
(por temas) pueden reagruparse, sin tocar su clasificacin, los
documentos dispersos en varios fondos o en varias divisiones de un
fondo, relativos a un mismo personaje, a un mismo lugar, etc.
As mismo el instrumento de investigacin puede reagrupar
varios fondos emparentados (por ejemplo, un "fondo principal" puede
reagruparse con sus "fondos subordinados"; o tambin puede hacerse
con los fondos de pequeas entidades de competencia vecina o similar,
etc.).
As se hace posible poner en claro el parallelisnus
membrorum existente entre varios organismos de competencia vecina, sin tocar la integridad de los fondos.
- 91 -
De todos nodos, el anlisis de las atribuciones de los organismos productores de fondos de archivo y de sus variaciones constituye
una parte esencial y fundamental del trabajo archivfstico. No
puede concebirse ningn tratamiento vlido de fondos sin este previo
anlisis.
Un instrumento de investigacin de archivo no puede limitarse a
describir secamente los documentos que componen un fondo. Todo catlogo o inventario de fondos debe estar precedido de una introduccin
sobre el organismo del cual provienen, sobre su historia, sobre sus
atribuciones y variaciones, como tambin sobre la historia del fondo
mismo, sobre su formacin y clasificacin. Si se realiza correctamente este estudio, entonces todas las dificultades conexas con la
aplicacin del respeto de los fondos quedan prcticamente resueltas.
En este deber encaminrselas a futuras investigaciones y trabajos de
los archivistas. Tal es nuestra opinin.
MICHEL DUCHEIN
Conservador en Jefe
en la Direccin de los Archivos de Francia.
- 92 -
ALGUNAS
REFLEXIONES SOBRE LOS PRINCIPIOS

ORDENAMIENTO DE ARCHIVOS
PARA
EL
por
HERMAN HARDENBERG
Usted, apreciado Sr. Papritz, fue uno de los primeros archivistas extranjeros
que se interes en los sistemas modernos de archivos
Holandeses en donde la formacin clsica de series en orden cronolgico o numrico fue abandonada en favor de un sistema de archivos
por materia, imitando una prctica Alemana ya bien establecida.
Por lo tanto, usted tal vez estar tambin interesado en saber
que mientras
tratbamos de averiguar aquellos principios de ordenamiento segn los cuales se pueden organizar por materia los documentos de una agencia, tratbamos al mismo tiempo de definir estos
principios tericamente. Sera til familiarizar a nuestros colegas alemanes
con nuestras ideas, por la sencilla razn que su viejo
profesor H.O. Meisner ha tratado este problema asegurando que bsicamente slo
hay dos principios de ordenamiento, el de procedencia y
el de pertinencia, de los cuales todas las dems formas de ordenamiento
son variaciones, mientras que mis colegas Van der Gouw,
Van Hoboken, Panhuysen y yo hemos llegado a
otra
conclusin
en
Nederlandse
archiefterminologie
(Terminologa
Archivstica
Holandesa). Por estar usted como profesor en la Escuela de Archivos
en Marburg, particularmente familiarizado con estos problemas, me
tomo la libertad de dedicar en su honor mi contribucin a este tema.
En Holanda, se ha atribuido slo un significado restringido al
trmino procedencia. S. Muller Fz. defini por primera vez este tr
mino en 1908 como: "El principio de procedencia (herkomstbeginsel)
es
el mtodo de ordenamiento de archivos de acuerdo con el cual todo
documento se lleva al grupo de archivo y a la seccin del grupo a la
que perteneca
cuando el grupo era an un organismo vivo". En el
pensamiento Holands, el principio de procedencia se refiere
solamente a la procedencia del documento individual. Por consiguiente, no
tiene nada que ver con la conservacin del
ordenamiento
interno
impuesto por la agencia que crea el grupo de archivo como un todo.
Obviamente, esto solo se puede aplicar a los grupos de archivo que ya
tienen un ordenamiento interno. El problema en cuanto al sitio donde
se debe colocar cada documento dentro de este ordenamiento, fue parcialmente
solucionado
por Muller, mencionando la seccin a la cual
perteneci originalmente el documento. Nosotros hemos
preferido un
enunciado ms preciso y la Nederlandse archiefterminologie dice:
"El principio de procedencia es el principio por el cual todo
documento de archivo debe volver al grupo de archivo desde el cual se
origina y dentro de este grupo, a su sitio original". El lugar en
el archivo donde estaba originalmente el documento, por lo tanto,
determina la tarea del archivista, quien tiene que ordenar los
documentos
que han sido despegados de su antigua asociacin o que se
han llevado a otro lugar.
- 93 -
Unido al principio de procedencia, gue en Handleiding voor het

ordenen en beschrijven
van archieven
de Muller, Feith y Fruin
se menciona solo tangencialmente en la explicacin del prrafo 18
sobre la divisin de grupos en los archivos (respect des fonds), el
Handleiding en el prrafo
21
introduce
la
nocin de lo que
nosotros
hemos
definido
como
el
principio
de
destino
bestenmingsbeginsel). Este prrafo establece claramente que no es
el
contenido
temtico de un documento, sino su destino, lo que
determina el lugar que se le asigne en el grupo de archivo.
En aquellos casos donde se impone un ordenamien- to donde
antes
no exista, es imperativo
suponer que es clara la institucin para
la cual se destin el documento, o a la institucin donde debe
pertenecer,
segn
su naturaleza. Esto lo hemos definido as: "El
principio de destino es el principio por el cual todo documsnto
debe ser devuelto al grupo de archivo al cual se destin de acuerdo
con su naturaleza".
Mientras que el destino constituye una operacin activa, la procedencia se considera una cualidad derivada o pasiva. Por consiguiente, el principio de destino es un poco diferente al principio de procedencia.
Uno lo puede aplicar al establecer un nuevo sistema de
archivo. Por ejemplo, cuando diferentes agencias comparten una misma
administracin, como
hoy da es frecuente en los pequeos municipios, ocurre que el principio de destino se abandona al reunir los
documentos de dos tres municipios y al ordenarlos en un grupo de
archivo de acuerdo al esquema de clasificacin decimal de archivos.
Tambin puede decirse que el principio de destino dice
lo mismo
con respecto a un documento particular al igual que el principio de
procedencia con respecto a todas las piezas de archivo de los documentos generados por una agencia.
Usted, Sr. Papritz, ya se dio cuenta que conservar
el
ordenamiento interno impuesto por la agencia creadora no se gua por el
principio de procedencia.
Esta
retencin
es
realmente
el
pre-requisito para la aplicacin del principio de procedencia.
Por lo tanto, la seccin sobre principios
de
ordenamiento
Nederlandse archiefterminologie comienza con el principio de estructura archivistica (structuurbeginsel): "El principio de la estructura
archivstica
es el principio por el cual un grupo de archivos es un
todo, es la estructura histricamente determinada que
no debe ser
alterada por un sistema de ordenamiento ajeno a este grupo de archivos" . En esta definicin hemos tratado de introducir el concepto
por el cual, en una metfora biolgica, se indicaba un ordenamiento
del crecimiento orgnico o un organismo de un grupo de archivo.
Hemos
soltado
intencionalmente
esta
metfora,
porque se ha
malentendido de tal forma que fue interpretada como una razn vlida
para la aplicacin incondicional del principio de estructura administrativa.
Nadie puede discutir que, la estructura de un grupo de
archivo
est
condicionada
histricamente.
Pero mantener esta
estructura impone el requisito de restaurarla si se alter como se
dijo anteriormente, y devolver los documentos originales de archivo a
sus lugares de origen.(herkomstbeginsel).
* S. Muller Fz. - J.A. Feith - R. Fruin Th. Az., Manual for the
arrangement and description of archives. Translation of the second
edition by A.H. Leavitt (New York 1940).
- 94 -
Al requisito de restablecer el ordenamiento interno impuesto por

la agencia creadora, lo hemos llamado el principio de restitucin
(restauratiebeginsel): "El principio de
restitucin es el principio
por el cual, cuando se reordena un grupo de archivo en primer
lugar, se debe restablecer el
orden
que
ya exista en
ese
grupo;despus pueden
introducirse las mejoras de acuerdo con las
principales ideas subyacentes a ese orden".
Este es el
principio
que se presenta en el prrafo 17 del Handleiding de Muller, Feith y
Fruin, all, como lo
he
tratado
de
demostrar
en Nederlands
Archievenblad,
1958/ 1959, parcialmente confundido con el principio
de la estructura administrativa. Es el mismo principio que
en
(Grundzge
einer deutschen Archivterminologie
(Principios de
la Terminologa Archivstica) se
describe
como
"Regulierendes
Registraturprinzip", (Principio Regulador del Archivo).
La reforma
al ordenamiento hecho por la agencia
creadora la
permite
el
prrafo
18 del Handleiding.
Pero
mientras
que ste habla en
el
prrafo 17 de "corspronkelijkeorde" (orden original), no se
considera la posibilidad que el orden interno haya sido cambiado por
la agencia creadora. He experimentado tales cambios, por ejemplo, al
ordenar
los
archivos
del
"dpartement"
de
los
Nedermaas
(1794-1814).
La definicin del principio de estructura administrativa tal
como
se d en la terminologa archivstica Alemana, combina dos
conceptos que nosotros en la Terminologa Holandesa,
preferimos
definir por separado. Sin duda, no siempre se da el caso que el ordenamiento de los documentos en el archivo corresponda no slo a las
funciones
de
la agencia que origina el documento sino tambin a su
organigrama. En Holanda, hay ministerios donde el ordenamiento de los
documentos se ha basado exclusivamente en las funciones, sin tener en
cuenta la organizacin de los cargos y sus tareas especiales.
Por consiguiente, nosotros hacemos una diferencia entre
el
principio funcional (functioneelbeginsel) y el principio de organizacin (organistiebeginsel), de los cuales solo el ltimo puede
traducirse como el principio de estructura administrativa:
"El principio funcional es el principio por el cual las divisiones, tanto en
la
creacin
como en el ordenamiento de un grupo de archivo, se
determina por la subdivisin de la tarea de la agencia o la persona
que origina o crea un grupo de archivo".
Por "subdivisin de la tarea" debe entenderse el descargo de
una funcin especfica o la indicacin de un objetivo especfico
de la administracin. La aplicacin de este principio
a un grupo
de archivo que ya tiene un orden interno establecido por una agencia
creadora, es opuesto al principio de procedencia, si el establecimiento de
ese orden
original no naci del principio funcional. La
afirmacin que una forma de ordenamiento debe estar dentro del
principio de procedencia, por consiguiente, no aplica.
Uno puede pensar ms en una relacin con el principio de pertinencia, aunque estos dos principios son bsicamente
diferentes,
porque el ordenamiento
en
el
primer
caso se origina en las
funciones de la agencia objetivamente determinadas, mientras que en el
otro caso, est basado en
una
divisin
puramente
terica de
acuerdo con consideraciones subjetivas.
El principio de estructura administrativa se define en Holanda
como: "El principio de organizacin es el principio por el cual tanto
en la creacin como en el reordenamiento de un grupo de archivo, los
subgrupos se derivan tanto de la organizacin de la agencia creadora
como de la organizacin de la administracin de la agencia".
- 95 -
De esta definicin se deriva que el principio

de
organizacin puede basarse tanto en la distribucin de las responsabilidades
cono en la distribucin del trabajo dentro de los cargos.En ambos casos, puede aparecer un sistema por divisin organizacional. Cuando se
reordena un grupo de archivo, el principio de organizacin no se enfrentar con el principio de la estructura archivstica y sus principios derivados (principio de procedencia, principio de pertinencia)
permitiendo que la estructura de un grupo de archivos, histricamente
determinada, est de acuerdo con la estructura administrativa.
El prrafo 16 de Handleiding supone que an
el
ordenamiento
original de un grupo de archivo, que es su estructura histricamente
condicionada, es en su totalidad similar a la estructura
administrativa, la cual, sin embargo no siempre corresponde a los hechos.
El Handleiding tambin est en contra del principio de pertinencia, porque en el prrafo 21, rechaza el ordenamiento por el tema
contenido. Sin embargo, ya que este mtodo de ordenamiento encuentra
aplicacin
en
los sistemas modernos de archivo, hemos aceptado
tambin el principio de pertinencia como un principio de ordenamiento:
"El
principio
de pertinencia (pertinentiebeginsel) es el
principio por el cual tanto en la creacin como en el reordenamiento
de los
grupos
de archivo, los tems deben ordenarse de acuerdo a
los temas a los cuales pertenece sin tener en
cuenta
su destino
ni su procedencia". Es evidente que esto entrar en conflicto con
otros principios de ordenamiento y que como en el caso del principio
funcional, no sirve como una base vlida para el ordenamiento de los
docunentos que no se
originan
en el cumplimiento de funciones
individuales o que no se pueden agrupar bajo un slo encabezamiento
de materia.
Conociendo todo esto, gradualmente hemos llegado a siete
principios de ordenamiento diferentes, en los cuales el principio de procedencia y el principio de pertinencia, como se ha visto, juegan un
papel subordinado.
En cuanto al sistema Holands se refiere, esto es
entendible puesto que la teora archivstica Holandesa se ha basado
por
mucho
tiempo en los principios de estructura y restitucin de
archivos. En los archivos modernos hay cosas un poco diferentes.
En
los sistemas modernos de archivo de varios ministerios (en los cuales
a partir de 1950 se ha prescrito un plan decimal de archivo) existe
una
tendencia a ajustar el principio de pertinencia con el principio
de
estructura administrativa, en cuanto
que en cada
divisin
administre,
sus
propios
documentos,
estn en cualquier parte
clasificados de acuerdo con el mismo plan unitario de
archivos.
Esto demuestra que la realidad no es ser obsesivos con los principios,
pero s dejar abierta la posibilidad de
unir
varios
principios
de ordenamiento haciendo
valer
as la tcnica de ordenamiento
como una materia viva, llena de movimiento.
- 96 -
MAX
LEHMANN
EL
ORIGEN
DEL
PRINCIPIO
DE
PROCEDENCIA*
El problema del ordenamiento de archivos en sus aspectos teri s e histricos ha sido de gran inters para los archivistas de
/arios pases y las lneas generales de un desarrollo
que culmin
en el famoso principio de procedencia fueron ejecutadas convincentemente.
Lo que ha recibido menos atencin son los rumbos del
pensamiento histrico que ayudaron a perfilar la teora de archivos,
las circunstancias
bajo las cuales la idea terica se tradujo en
accin, y no pocos fueron los hombres que ayudaron a
liberar
la
profesin de archivos de la influencia de ideas ajenas a sus tareas.
Este artculo trata de dar una visin sobre
los inicios del
principio
de
procedencia
en
el
Privy
State Archives de
Berln.
La historia de cmo este principio de origin en las
necesidades de una agencia de archivos fue contada en 1902 por
Paul Bailleu,
quien
haba
participado
activamente
en
su
aplicacin en los archivos de Berlin .
Sin embargo, su artculo
revela muy poco de la oposicin que encontraron
los defensores de
este nuevo sistema, y tampoco da el tributo suficiente al hombre
cuyo nombre estar por siempre ligado con uno de los pasos decisivos
en la historia de esta profesin. Max Lehmann fue el autor de "The
Regulations of July 1, 1881" las cuales en el Privy State Archives
prescriban:
"respeto
para
cada
orden original y para cada
designacin original", pero esto dice poco a los archivistas que no
estn familiarizados con su vida y con sus escritos. El origen del
principio de procedencia no puede tomarse
solamente
de
los
archivos.
Lo que ellos dicen es que las Regulaciones de 1881 fueron
bosquejadas por Max Lehmann y adoptadas en una conferencia
de
funcionarios
del. Privy State Archives presidida por su director,
Heinrich von Sybel . Sin embargo, como sucede a menudo, los archivos
no
reflejan
los
conflictos
de
las personalidades e ideas que
preceden
y
acompaan
el
nacimiento
de
un
documento
administrativo de mayor significado, con el resultado de que debe
acudirse a fuentes menores de informacin,
tales
como memorias,
autobiografas y tradiciones orales, para llenar el vaco.
* Contribuy al Indian Archives (enero - junio 1950).

1 La literatura pertinente aparece en un apndice del excelente
artculo escrito por Andrea Varga, "II principio di provenienza", en
Archivi, series II, 6:184-203 (1939), el cual
sin embargo
no
incluye el "Das Provenienzprinzip in den Preussischen Staatsarchiven,"
de Georg Wionter en la Revista de la biblioteca, archivo y museo del
Ayuntamiento de Madrid 10: 180-190 (Apr. 1933). Para un buen resurten,
ver tambin el European Archival Practices in Arranging Records
de Theodore R. Schellenberg,
(National Archives, Staff Information
Circulars, No. 5; Washington, 1939).
2 El trmino es admitido cono inadecuado porque no enfatiza la
diferencia fundamental entre el nuevo principio y aquel de respeto
de fondos. Sin embargo, se ha aceptado y se usar a lo largo de
este
artculo.
"El principio de la Santidad del orden original"
sera ms preciso.
3
"Das Provenienzprinzip und dessen Anwendung im
Berliner
Geheimen Staatsarchiv ," in Korrespondenzblatt des Gesanmtvereins
der deutschen Geschichts- und Alterthumsvereine, 50: 193-195 (Oct.
and Nov. 1902).
4 Vase Johannes Schultze, "Gedanken zum "Provenienzgrundsatze,"
in
Hans Beschorner, d., Archivstudien zum siebzigsten
Geburtstage
von Hbldemar Lippert, p. 225 (Dresden, 1931).
- 97 -
En su artculo sobre el principio de procedencia

Varga se
refiere
a,- las
Regulaciones
de
1881
como
las "Regulaciones
Sybelinas".
Esto es cierto en cuanto a que
Sybel, Director
de
los Archivos Estatales Prusianos, les did su sancin oficial y
autoriz su aplicacin.
Tambin es
cierto
porque
el trayecto
desde los respect
des
fonds
Franceses hasta el principio de
procedencia Prusiano, o mejor el Registraturprinzip, constituye uno
de los principales logros de la direccin de Sybel por un perodo
de 20 aos desde 1875 hasta 1895, lo cual elev los archivos
Prusianos
al rango de verdaderas instituciones eruditas y les dio
el Iffi31" [ue merecan dentro de las otras agencias culturales del
pas.
Fue Sybel, un hombre no menos famoso por sus escritos
histricos que por su talento administrativo y organizacional, quien
inici
las
series voluminosas
de
la
Publikationen
aus den
preussischen Staatsarchiven y el Kaiserurkunden
in
Abbildungen.
Este magnifico programa de publicaciones no solo dio a sus funcionarios esplndidas oportunidades
de
erudicin, sino
que
tambin
atrajo
a los mejores estudiantes
de historia a entrar a la
profesin de archivos. Cules otras administraciones
archivisticas
de
aquel
tiempo
pueden
enorgullecerse de los servicios
de
archivistas
tan
prominentes
como
Max
Lehmann, Paul Bailieu,
Reinhold
Koser y Friedrich Meinecke,
quienes
legraron no slo
fama nacional sino internacional.
Es a Meinecke a quien se le debe algo de la informacin sobre
los orgenes del principio de procedencia, ya que el primer volumen
de sus memorias incluye un agradable
captulo sobre los Privy
State Archives en la dcada de 1870 a 1880.
Localizados en el
corazn
del
viejo Berln donde Los Margraves
de
Brandenburg
haban
vivido antes de la construccin del castillo sobre el Spree,
sus bvedas contenan los documentos
del
Privy
Council
de
Brandenburg - Prussia, a
los que sumaron en 1874 los del General
Directorium, el Ministerio del Interior y
Finanzas
del
siglo
XVIII,
y aquellos de algunos ministerios del siglo XIX. El edificio
sobresala ms por su ambiente que por sus comodidades y conveniencias.
Dos documentos se almacenaron en estantes de madera que
llegaron hasta los techos ms altos, y en el primer piso, en medio
del monumento de papeles de su burocracia, se levantaba la enorme
estatua ecuestre de Federico el Grande.
Se honr la organizacin
del Privy State Archives al igual que el edificio. Sin tocar an
los conceptos de manejo eficiente el Privy
State
Archives contaba
con seis archivistas y unos pocos asistentes que tenan el ttulo
de Archiv-Sekretr.
5 Varga, p 190. Igualmente E. Wiersum habla de la adopcin del

principio de procedencia como la decisin personal y mrito de
Sybel; ver su "Het herkomsbeginsel", en Congrs International des
Archivistes et des Bibliothcaires, 1910, Actes, p.137 (Bruxelles,
1912).
6 Paul Kehr, "Ein Jahrhundert preussischer ArchiwervQltung," in
Preussische Jahrbcher, 196: 159-178 (May 1924), hace un excelente
resumen de los logros de Sybel como Director de los Archivos Estatales
Prusianos (p. 173 - 175). Ver tambin "Sybel" de Paul Bailleu, en
Allgemeine Deutsche Biographie, 54: 645 -667 (Leipzig, 1908).
7
Friedrich
Meinecke,
Erlebtes,
1862-1901, p.
137-148
(Leipzig, 1941).
8 Ver las secciones correspondientes del manual anual oficial
titulado Handbuch fr den Kniglich Preussischen Staat und Bof.
- 98 -
Aunque el Director de los Archivos del Estado Prusiano era

tambin
el
Director
de
los Privy State Archives, se dej la
administracin al pequeo grupo de
Archivistas
del
Privy State
quienes
por
parejas se
alternaban
el cuidado de la agencia.
Sujetos solamente a asistir a las conferencias mensuales,
presididas
por el Director Sybel, los archivistas del Privy State hacan los que
queran imbuidos con la dignidad e independencia de sus cargos.
Fue poco despus de su nombramiento en 1875 que Sybel llam
a
Max Lehmann para que ocupara unagvacante como Archivista del Privy
State. Nacido en Berln en 1845, Lehmann haba
recibido
una
excelente educacin en el famoso Joachimstalsches Gymnasium que lo
prepar esplndidamente
para
los
estudios
universitarios
que
realiz
en
la Universidad
de
Berln, Knigsberg y Bonn. En
la Universidad de Bonn,
Sybel
fue uno
de
sus
principales
profesores y aunque Lehmann abandon Bonn
despus de lo que l
consider su semestre ms feliz, para prepararse para su doctorado
** en Berln,
Sybel lo emple en 1867 para estudiar el material en
la
State
Paper
Office
en Londres
para
su historia de la
Revolucin Francesa.
Esto le dio a Lehmann la oportunidad para
instruirse sobre la investigacin en fuentes de archivo y lo
que
fue an ms importante observar la vida de una gran capital en
Europa Occidental. A su regreso, Berln le pareci
"como
una
ciudad
provinciana,,, de tamao
mediano
con un sorprendente gran
nmero de soldados."
Desilusionado por su expectativa de hacer una carrera acadmica,
Lehmann se alegr muchsimo al aceptar la oferta hecha por Sybel
para ocupar una posicin en Privy State Archives. Fue para l, como
despus lo confes,
"no realmente una carrera acadmica, pero si
una buena preparacin para esta".
Es fcil imaginar que el nombramiento de Lehmann no fu recibido con entusiasiiD por los antiguos
archivistas del Privy State. Adems de su experiencia en
trabajo de
archivos,
el hecho que Lehmann asumiera a la vez la editorial de la
Historische Zeitschrift de Sybel y que se le pidiera que inaugurara
la Publikationen con un trabajo sobre las relaciones de Prusia con
la Iglesia Catlica, no gust mucho a sus colegas.
Esto signific
que no todo su tiempo y su trabajo perteneciera a la labor diaria de
los Archivos del Privy State.
Si tenemos razn al suponer que el nombramiento de Lehmann
encontr
dificultades en los Archivos Privados del Estado, su
personalidad las super.
Fue
el
"ms
peleador"
de
los
archivistas
e
historiadores
Alemanes, dispuesto
a entrar en
controversias literarias, de llevarlas hasta el final as no fueran
agradables
y
an
de gozarlas.
La tradicin oral
en
los
Archivos
Privados
del
Estado
lo caracterizaron como un
ser
dominante, muy excitable y que toleraba muy poco a sus colegas.
9
Lo siguiente se basa en el esbozo de la autobiografa de
Lehmann de Siegfried Steinberg.
ed. Die Geschicntswissenschaft in
Selbstdarstellungen,[1;] 207-232 (Leipzig, 1925).
10 Ibid., p.213.
11
Con respecto a ataques hechos al Zentrum del
Partido
(Catlico) contra su primer volumen de "Preussen und die Katholische
Kirche," Lehmann dijo en su esbozo de autobiografa:
"Yo respondo
claro est [Historische Zeitschrift, 1883], y casi nunca he gozado
tanto un feudo literario como ste" (ibid., p. 218).
- 99 -
"Haba algo de len en la manera-,de ser de Lehmann",

dijo
Meinecke
en
su
obituario
en 1930,
"una severidad intelectual
suprema combinada con una gran pasin y un ardiente
entusiasmo
tico que podan llevarlo
a grandes
alturas
pero que tambin
algunas veces podan desviarlo de stas.
Un hombre de tal carcter volcnico no poda adaptarse al tipo
sosegado
de
una venerable agencia como the Privy State Archives,
cuyos inicios fueron a comienzos del siglo XVII, y le producira
hostilidad si tratara de cambiar su campo vital del trabajo de
archivos. Y esto fue exactamente lo que Lehmann hizo cuando obtuvo
alguna experiencia como archivista.
Los Documentos del Privy State
Archives recibieron una organizacin bsica.
dentro de grupos
de
archivo llamados Reposituren antes de la reorganizacin del
Estado Prusiano durante el
perodo llamado de Reforma entre los
arios
1807 y 1815.
A pesar del
hecho
de que se transform
completamente el gobierno central,
los
archivistas continuaron
colocando
los documentos de los nuevos ministerios en las divisiones
del antiguo esquema de los grupos de archivo,
principalmente sobre
la base de la materia asunto.
Para dar un ejemplo, la correspondencia del Ministerio de Relaciones Exteriores con la Misin en
Bruselas sera combinada
con los antiguos archivos del Concejo
Privado perteneciente a Brabant, y los documentos de la Misin de
Bruselas se intercalaran para completar el trabajo. El resultado
obvio de esto fue que la documentacin de las agencias ms nuevas
del estado emergieron completamente a un sistema
diseado para
acomodar el material de un perodo anterior.
Cuando Paul Bailieu discuti la aplicacin del principio de
procedencia a los fondos de Berln antes de la reunin de Archivistas Alemanes en 1902, describi ampliamente los resultados no-satisfactorios de,.lo que l llam la falta de un "sistema minucioso de
ordenamiento"
Trat particularmente las dificultades encontradas
en el trabajo de referencia. Para encontrar los documentos haba
primero que buscar en las listas de acceso de la agencia, en ellas,
determinar
la
designacin
del
archivo o palabra gua (guas) y
con la ayuda de estas
palabras gua
encontrar la
designacin
dada a los documentos en the Privy State Archives. La incomodidad
de este procedimiento hizo necesario un cambio por parte
de
los
archivistas jvenes.
Ellos pensaban que el ordenamiento basado en la
procedencia de la agencia y la
clasificacin
del
archivo
deba
reeemplazar el ordenamiento
imposible basado en la materia asunto.
Desde entonces, bajo el excelente sistema de preservacin de archivos
desarrollado en las oficinas de archivo Alemanas, los documentos se
ordenaron bajo smbolos de clasificacin y
una
vez
que llegaban
a la agencia de archivos, era cuestin de mantenerlos en este orden
o de reformarlo si se volva obsoleto.
Parece pues que la experiencia archivstica
demostr
claramente las ventajas del nuevo sistema. Sin embargo, tambin correspondi al "pensamiento histrico"
de
una generacin que vino
a los archivos de las clases de Ranke, Droysen, Sybel y otros hroes
de un gran perodo de la historiografa Alemana.
El
nuevo
principio era ms que un acierto tcnico; significaba el respeto
por el crecimiento histrico hacia las fuentes de la investigacin histrica que haban
surgido en el curso de los sucesos
histricos.
12 Historische Zeitschrift, 141: 449-450 (1930).

13 Ver Bailleau, p. 193-194.
14 Ibid., p 194.
15 Ibid.
- 100 -
En vista de que el ordenamiento por materia asunto haba sido

utilizado
por varias
dcadas y que la aplicacin del principio de
procedencia implicaba volver a trabajar en muchos de los fondos del
Privy State Archives, no debe sorprender el hecho que las nuevas ideas
encontraran oposicin por parte de los tradicionalistas del Privy
State Archives. Su vocal fue el "omnipotente" Paul Hassel "quien,vino
al poder como el favorito de Max Duncker, el predecesor de Sybel".
Durante la guerra Franco-Prusiana, Hassel, Ph.D. de la Universidad de Berln, fue reportero del Preussischer Staatsanzeiger con la
Third Army,
y se puede suponer que el heredero al trono, el
Prncipe Federico Guillermo quien estaba al mando de la armada, reconend a Duncker y lo ayud en su carrera en los Archivos. Afortunadamente para los defensores del cambio, los antiguos Archivistas del
Privy State, ansiosos por defender la dianidad de su oficina, rechazaron la actitud desptica de Hassel.
Unieron sus fuerzas con la
generacin joven y convencieron a Sybel de la necesidad de un nuevo
sistema de ordenamiento. Naturalmente, no conocemos los detalles del
conflicto que precedi a la adopcin de las Regulaciones de
Julio 1 de 1881. Estas representaron una clara victoria del frente
anti- Hassel. Hassel renunci a los Archivos Privados del Estado
Prusiano, y en Julio de 1882 fue llamado cono Director de los Archivos
Reales del Estado Mayor de Dresden.
Una vez ms,
le ayud el
Prncipe, quien posteriormente fuera el Emperador Federico III.
El camino estaba ahora libre y como dijo Meinecke, "la idea de
ordenar los documentos de acuerdo con su procedencia, ahora ya implantada con todo el vigor posible, inyect de repente una cantidad
increble
de vitalidad e individualidad a todos los Archivos. Para
cada agencia en particular, el archivo... se convirti en un organismo vivo y propio con su principio peculiar de vida, y surgieron
diferentes personas con sus propias tradiciones
e impulsos.
Cuando
Meinecke ingres
a los Archivos Privados del Estado el
15 de Abril de 1887 termin la tarea de rehacer los archivos de
acuerdo
con las nuevas ideas,
y -i pudo
"ser testigo del
entusiasmo que inspir a sus pioneros".
Como se seal, Lehmann no fue el nico entre los archivistas
jvenes
que presion
para utilizar los nuevos mtodos de ordenamiento de archivos. Pero exactamente, qu era lo que l buscaba con
este nuevo principio? Bailleu en su artculo de 1902, presentado en
la reunin de archivistas alemanes, habl
de la nueva generacin
de archivistas que ingresaron a los Archivos Privados del Estado ya
fuera con Sybel o poco despus y que se convencieron de la necesidad
de terminar con la confusin existente y organizar todos los
fondos de los archivos en base a un minucioso principio de ordenamiento, pero no mencion el papel que tuvo Lehmann.
Esto puede
explicarse. En 1902 las relaciones de Lehmann con sus antiguos colegas y amigos en los Archivos de Berln se haban tornado tirantes.
16 Meinecke, p . 142.
17 A. Reichardt, "Paul Hassel," Biographisches
deutscher Nekrolog, 9:223-224 (Berln, 1908).
18 Meinecke, p . 142.
19 Ibid.
20 Ibid.,p. 142-143.
21 Ibid., p . 143.
22 Bailleu, p . 194
- 101 -
Jahrbuch und
En su biografa de Scharnhorst, Lehmann haba aplastado la interpretacin

histrica conservadora de las Guerras de Liberacin y
su tesis que la guerra de los Siete Aos haba sido provocada por
Federico el Grande, rompi sus relaciones con los historiadores oficiales de Prusia.
Su nombre se volvi poco popular.
El mismo
Lehmann en su autobiografa, proclam el principio como su contribucin personal, sin mencionar los nombres de sus colaboradores:
"Encontr
que era posible mejorar la organizacin y el ordenamiento
de los Archivos en base al principio de procedencia que hoy en da ha
sido
aceptado; esto fue importante para los Archivos y para el
Estado.
Y as como Bai lieu no reconoci la labor de su
antiguo
colega
quien
se haba salido del credo oficial de los historiadores
Prusianos, Lehmann a su vez, no reconoci que como protagonista
en
la lucha por las nuevas ideas, haba tenido la ayuda valerosa del
grupo joven de los Archivos Privados del Estado.
Para Lehmann, aunque encabez la lucha, no luch solo. Meinecke
ingres
a
los Archivos cuando Lehmann estaba an en las directivas
y haba odo bastante sobre los sucesos de los Archivos Privados del
Estado ?4 al iniciarse la dcada de los 80, reconoci la labor de
Lehmann
pero tambin la colaboracin de muchos de sus colegas.
Mainecke dice "en primer lugar", pero tambin Bailleu y Hegert insistieron "en ordenar los archivos con base en su procedencia histrica,
o sea, de acuerdo con el orden natural en que se originaron en las
oficinas de archivo de las agencias particulares."
Mientras que para el grupo joven pareca obvio lo inadecuado de
las
prcticas de ordenamiento existentes y la necesidad de una
teora diferente para solucionar el problema, mientras hubo un intercambio frecuente de experiencia y mucha discusin sobre lo que deba
constituir el verdadero principio de ordenamiento de archivos, fue
indudable que la naturaleza enrgica y dinmica de Lehmann llevaran
las nuevas ideas a la victoria. En esto, fue de gran importancia
su
estrecha relacin con Sybel y su reputacin como uno de los hombres
fundamentales en la archivstica aunque no en el campo histrico.
Parece irnico que uno de los cambios trascendentales en la
teora y prctica de archivos fu hecho por un hombre para quien la
profesin de archivos era solamente una segunda tarea. En el diseur^
so
inaugural
de
Lehmann ante la Academia Prusiana de Ciencias
para la que haba sido elegido despus de la publicacin de su biografa de Scharnhorst, enfatizaba
la importancia de los archivos
para la investigacin, ya que toda investigacin en la historia
moderna
debe
comenzar
en los archivos y es por esto que el
archivista que realiza su labor
con
un
alto
sentido
de
responsabiblidad
tendr
ventajas sobre sus compaeros que solo
visitan los archivos ocasionalmente".
23 Steinberg, p. 217
24 Meinecke, p. 142
25 Igualmente, Reinhard Ldcke en su
obituario
de
Paul
Bailleu,
en Archivalische
Zeitschrift,
3a
serie,
2: 290-291
(1925), habla de la "reorganizacin de los documentos en
base al
principio
de
procedencia,
iniciado
bajo la direccin de Max
Lehmann."
26
Preussische
Akademie
der
Wissenschaften
zu
Berlin,
Sitzungsberichte, 1887, p. 633-635 (Berln, 1887).
- 102 -
27
Pero "la historia no es slo un resuman de documentos,"
y
"una acumulacin de piedras de construccin, que no importa que tan
bellamente se modelen, no es un edificio".
A lo largo del discurso
hizo
nfasis
sobre la tarea creativa de un historiador, como
Lehmann lo vea, y no dijo nada sobre el principio de procedencia y
su compromiso con l.
Su eleccin para la Academia de Ciencias, la biografa de
Scharnhorst, y su papel en los Archivos Privados del Estado colocaron
a Lehmann en los primeros puestos de su profesin. Cuando
la gente
hablaba
de su carrera-guiaba los ojos como diciendo: "El futuro
director de los archivos".
Pero esto no influy en su decisin
cuando "finalmente, finalmente" se le ofreci una ctedra en Marburg,
que en el ototp de 1888 fue anunciada como "los das celestiales de
la libertad".-3
De ah en adelante Lehmann se dedic
exclusivamente
a su
enseanza
y
a
su escritura.
A la biografa de Scharnhorst le
sigui su libro:
Federico el Grande y el Origen de la Guerra de
los Siete Aos (1894),
que caus protestas violentas por pnrte de
los historiadores Prusianos y desat una controversia nunca vista por
los eruditos Europeos, lo mismo
que la biografa del Barn vom
Stein. Esto a su vez, llev a Lehmann a un feudo escolar de mayores
proporciones
cuando su tesis sobre la influencia de la Revolucin
Francesa en los Reformadores Prusianos, fue atacada por Ernst von
Meier.
Lehmann
continu
luchando por lo que l consideraba una
buena causa, en contra de la mayora de los historiadores
Alemanes,
siempre adheridos a la conviccin de que "la poltica,y la historia
no tienen un enemigo ms peligroso que el chovinismo,"
que en la
historia de nuestra civilizacin Occidental hay vastas tendencias y
relaciones que trascienden las barreras nacionales, y que~ como ltimo
recurso,
"toda
la historia es historia universal".
El hombre
quien en su juventud fue considerado un "conservador
impulsivo
finalmente se volvi un apoyo de la Constitucin de Weimar, siempre
devoto de s mismo y veraz a su carcter".
En una vida tan llena de hazaas y conflictos, la intervencin
de Lehmann
en el descubrimiento e implantacin del principio de
procedencia fue un episodio sin importancia. Pero an si su personalidad dinmica no pudo encontrar satisfacciones en las trivialidades
del trabajo de archivos, nosotros como archivistas debemos estar orgullosos de que un hombre de su calibre fuera uno de nosotros; debemos recordar con respeto y gratitud la deuda que nuestra profesin
tiene con l.
27 Ibid., p. 633
28 Ibid., p. 634
29 Steinberg, p. 221.
30 Ibid.
31 Ibid., p. 233.
32
Preussische
Akademie
der Wissenschaften
zu
Sitzungsberichte, p . 635.
33 Meinecke, in Histarische Zeitschrift, 141:450 (1930).
- 103 -
Berlin,
NUEVAS TCNICAS DE ARCHIVO

Informe por el Dr. James B. Rhoads
III - CONCLUSIONES
Al intentar evaluar la informacin

resumida anteriormente, es
necesario
primero
reconocer algunas dificultades que se originan
bsicamente en el idioma y la terminologa.
En el estudio de las
respuestas
al
cuestionario,
se hizo evidente que el trmino
"tcnicas", tal como se usa en la administracin de archivos, an
no se entiende y no se acepta ampliamente. Casi todas las operaciones
y actividades pueden incluirse bajo este trmino, y con frecuencia
se hizo
as en algunas respuestas. Otras respuestas se basaron en
una definicin ms limitada lo cual impidi que se hiciera una
exposicin de
los principios operativos, polticas y procedimientos operantes en la actualidad. Esta divergencia
bsica
de
opinin influy en el balance sobre
el
cubrimiento y nfasis
reflejados en las recopilaciones hechas por los distintos pases.
Una segunda dificultad fue el uso del trmino "nuevo".
El cuestionario se limitaba al presente y al "pasado reciente", pero no indicaba si las tcnicas reportadas deban ser nuevas para la profesin
de archivos en general, en un pas en particular o en una institucin particular dentro de ese pas. La variedad de interpretaciones de este trmino
influy
en la falta de respuestas por
parte de algunos pases y en las respuestas negativas de otros.
Se
han incluido estas respuestas
ya que pueden ayudar al estudio del
proceso por el cual se desarrollen
tcnicas
particulares, se
acepten y se divulguen a otros pases en varias partes del mundo.
Otra dificultad es la relacionada con la terminologa archivstica misma.
Si
no
hay equivalentes exactos del Ingls para
muchos conceptos y trminos archivsticos en otros idiomas, el uso
de un
cuestionario en Ingls que emplea la terminologa archivistica Americana tiene las mismas dificultades para su entendimiento.
Los trminos "arreglo" y "ordenamiento" parece que fueron especialmente confusos; la inclusin de "expurgo" y "clasificacin" como
conceptos relacionados pudo haber eliminado algo de la confusin.
Sin embargo, a pesar de estas dificultades, todas las respuestas revelaron un gran inters
en
los problemas bsicos y un anlisis
cuidadoso de las preguntas. La falta o la brevedad de una respuesta
bajo un encabezamiento particular no puede considerarse en ningn
momento desinters o falta de cooperacin. Todas las agencias de
archivos necesariamente emplean tcnicas al dirigir sus operaciones;
algunas simplemente
escogieron
considerar
sus tcnicas
lo
no
suficientemente nuevas como para justificar una explicacin.
Con las limitaciones anteriores y sin hacer comparaciones que
puedan confundir, es posible formular una serie de conclusiones tentativas de cada encabezamiento, basadas en las evidencias disponibles, y
se
pueden sacar algunas conclusiones generales de las respuestas
tomndolas como un todo.
Un estudio de las respuestas bajo el ttulo Organizacin y
Administracin
revela un amplio inters en el impacto producido por
la tecnologa del computador aplicada a los sistemas tradicionales
de archivo,
y
tambin hay un inters casi igual en la posible utilizacin de esta tecnologa en el manejo de las instituciones y
de los programas de archivo.
- 104 -
El inters en los registros legibles por mquina es igualmente

evidente
en
las respuestas encontradas bajo Evaluacin y Disponibilidad, Diseo y ordenamiento de los
Depsitos, y Preservacin.
El inters en el uso directo de esta tecnologa es particularmente
evidente en las respuestas referentes a la creacin de
ayudas
de
bsqueda.
La conclusin obvia es que se necesita estudiar ms los
productos y las implicaciones de la tecnologa del computador.
Como
un paso inicial, parece
que sera factible y consistente con su
jurisdiccin el
que
las
autoridades
de
archivos afirmen el
carcter bsico de los archivos, y los intereses archivsticos y
evalen el valor de la documentacin legible
por
mquina
y de
los programas relacionados. La tendencia hacia el establecimiento
de
instituciones
separadas
fuera
de la autoridad archivfstica
llamadas "archivos de datos" es sin duda lamentable, ya que todas las
agencias archivisticas tradicionales tanto histricas como administrativas son "archivos de datos" en trminos de la informacin contenida en de sus fondos. Es esencial que la profesin
de archivos acepte su responsabilidad en este reciente desarrollo y
y en la evolucin de las formas documentales. Las tareas a las que
nos enfrentamos en esta rea son formidables, pero no tanto como
las que encontraron los primeros archivistas en la era de las tabletas de arcilla quienes descubrieron, en una oficina contigua, un cmulo de rollos de papiro que contenan smbolos
en un idioma
desconocido. Y en el proceso de conocer y desarrollar las tcnicas necesarias
para estimar y aumentar estas nuevsimas formas de
archivo, los archivistas tuvieron que aprender sobre la tecnologa que las produjo y utilizarlas cuando
fueran apropiadas, como
una herramienta de manejo en la planeacin y control de sus propios
programas y operaciones.
Son algo sugestivas dos tcnicas adicionales que fueron reportadas
bajo el ttulo general de Organizacin y Administracin: el
uso de comits asesores y la descentralizacin geogrfica selectiva
de los fondos de archivo. Ambas tcnicas merecen atencin por parte
de nuestros colegas, en una era de gran nfasis de expansin de
los servicios
de archivo a los eruditos y al pblico en general,y
en vista del rpido crecimiento de la poblacin y de la descentralizacin
de
las
funciones
y
operaciones
gubernamentales en
muchos pases. Del lado negativo, las respuestas a este ttulo
general, con algunas excepciones, revelaron poco inters por la
innovacin en el uso de las tcnicas modernas de administracin
en la direccin general de las instituciones de archivo. A medida
que estas instituciones necesariamente expanden sus fondos, funcionarios y
servicios, su
direccin y
administracin
requieren
una atencin ms completa por parte de un mayor nmero de funcionarios. Las implicaciones de este desarrollo para
la
profesin
de
archivos,
y
los
problemas resultantes del entrenamiento de los
archivistas profesionales
en las ciencias de la administracin,
merecen
mayor
atencin
de la que hasta ahora han recibido por
parte del Concejo Internacional de Archivos.
La cantidad y variedad de respuestas bajo los encabezamientos
"Gestin
de
Archivos
y
Evaluacin
y
Arreglo"
indican lo
mucho que ha aumentado por parte de las autoridades archivsticas la
aceptacin de las responsabilidades profesionales por los archivos de
hoy con el fin de asegurar la adecuacin y el mejoramiento de la
calidad de los archivos
del maana. Esta participacin en las
prcticas de
revisin, generacin
y preservacin de documentos,
con
miras no slo a mejorar las operaciones actuales sino tambin a
considerar la economa y eficiencia que resultan de la evaluacin y arreglo peridico de los documentos cuando ya no se necesitan para el manejo de asuntos actuales, puede no ayudar pero fortalece la posicin de las agencias de archivo en sus respectivas es- 105 -
tructuras gubernamentales. Les muchos casos reportados en los que se

daba entrenamiento en administracin de archivos a los funcionarios
de las agencias, al igual que a los funcionarios de los archivos,
representa
una extension y expansin de los servicios tradicionales de archivo.
En esta rea de rpido desarrollo, hay
otros
temas
que
requieren
un
mayor estudio y anlisis. Uno de estos es el de los
problemas asociados con la evaluacin, arreglo y
suministro
del
servicio de referencia sobre archivos clasificados bajo sistemas decimales de archivo. El uso de este sistema parece ser un desarrollo
comn en la evolucin de los sistemas de archivo desde las formas
ms simples de registro hasta los sistemas ms complejos que se usan
hoy en las naciones ms avanzadas. Los fondos de archivo de muchas
naciones incluyen
una amplia variedad de documentos clasificados
decimalmente en cuya evaluacin y uso las instituciones archivsticas han adquirido una experiencia invaluable. Para
los
archivistas
de estas instituciones puede ser muy til compartir sus experiencias con sus colegas en las naciones donde se empiezan a usar los
sistemas decimales de archivo.
Un segundo punto se relaciona con las tcnicas empleadas en
la
evaluacin
y arreglo de los archivos. Mientras existe una gran
divergencia en el objetivo, naturaleza y formas de los archivos de un
pas
a
otro,
parece que las tcnicas relacionadas con el estudio
y preparacin de los esquemas de conservacin y arreglo para los
archivos de las agencias particulares y los esquemas generales para
archivos comunes a dos o ms agencias, podran revelar similitudes
bsicas
de un pas a otro. Especialmente para ayudar a los pases en desarrollo a adaptar
estas
tcnicas de estudio y estos
esquemas a sus propias necesidades, el Consejo Internacional de
Archivos debera adelantar nuevas investigaciones en este campo, y
si es el caso, autorizar la preparacin y publicacin de un manual
sobre este tema.
Un tercer punto es la funcin de los archivos intermedios. Su
desarrollo
como un vnculo esencial entre las agencias operativas y
las instituciones de archivo merece un mayor estudio.
An no se
sabe lo suficiente acerca de las condiciones particulares ms apropiadas para su establecimiento; las consideraciones bsicas que determinaran su localizacin
y
sus
funciones
en varios pases
cuyos sistemas de conservacin de archivos representan diferentes
etapas de desarrollo, y los distintos problemas para su efectiva
gestin. Estos tpicos necesitan una
investigacin
ms profunda.
Particularmente sugestiva para los pases avanzados y para
los que estn en va de desarrollo es la experiencia de "=irios estados Americanos al construir edificios
de archivos TGI. espacios
adecuados de depsito para futuras adquisiciones, que se justifica por el uso de este espacio como archivos intermedios .)?0ta qu** sea
necesario utilizarlos para los fondos de archivo.
Haciendo referencia especficamente a la Evaluacin y Arreglo,
las respuestas al cuestionario subrayaron la necesidad J? aumentar
la atencin al problema de los registros
legibles por mquina,
los
distintos
usos y limitaciones de las tcnicas probadas y particularmente, la necesidad de un nuevo estudio de las actitudes y
polticas
tradicionales
hacia los materiales audiovisuales. Para
mejorar su labor bsica de servicio, muchas instituciones de archivo
han
encontrado que es necesario dejar su papel pasivo como "agencias
receptoras" de documentos oficiales desactualizados de una institucin matriz y llegar a ser con la debida autorizacin, agencias
- 106 -
"colectoras
- oolo de do ^<t?
instituciones y
organizaciones
privadas sino .ambin de 1< ^^
-- -- ^ros llmanos documentos personales y manuscritos histricos
iara complementar estos recursos de
investigacin, han
puesto atencin especial a los materiales audiovisuales producidos y acumulados tanto dentro como fuera de las instituciones
de
las cuales forman parte: como una profesin debemos
poner un poco de atencin a este desarrollo y sus implicaciones en
la administracin tradicional de archivos.
En los ltimos aos el Concejo Internacional de Archivos ha
realizado un gran trabajo en promover el estudio y en la publicacin
de
informacin relacionada con la construccin y dotacin
de los repositorios de archivo. Mientras que las mayores
instalaciones de archivo reportadas por Francia, Gran Bretaa y los Estados
Unidos llevan a cabo sus fases de planeacin y
construccin,
se
espera que las autoridades de archivo
comprometidas autoricen la
preparacin, para su divulgacin a travs
del CA,
de informes
peridicos que beneficien a los colegas en otros pases. Las nuevas
tcnicas de seguridad que se estn instalando son de gran inters.
Los
informes
sobre
las nuevas tcnicas de Preservacin y Restauracin,
como era de esperarse, proporcionan informacin valiosa
sobre los
nuevos
mtodos
y materiales que se estn usando para
ayudar a preservar los
docurtentos.
Le
debemos
mucha
de
esta
informacin a nuestros colegas de otros pases.
Parece que la
laminacin manual est firmemente establecida paro
que
el
uso
de
las
ms
avanzadas tcnicas est retardado, principalmente
por el costo del equipo necesario. A este respecto, en
Israel
se
estudiar el desarrollo de un laminador de poco costo. En algunos
pases se emplea la microfotografa como
tcnica
para aegurar
ta preservacin
de los fondos valiosos. Tal vez tengan que hacerse
estudios en esta rea. El uso de la fotografa en
el
proceso
de
restauracin
al igual que en el trabajo de referencia tal vez no
ha recibido la atencin que debiera por parte de los archivistas.
En cuanto a las funciones relacionadas con el Ordenamiento y
la
Produccin de Guas de Localizacin, las respuestas fueron mejores.
Por lo general, las agencias de Archivo preparan lo que puede considerarse la ayuda ms importante, una gua actualizada de sus fondos y
algunas se preparan n="a experimentar o estn ya haciendo procesamiento
automtico
e
datos y tcnicas computarizadas. Mientras
buscan establecer ni-'eles ms profundos de control intelectual para
sus fondos, con el fin de facilitar su aso en la investigacin, estas
instituciones desafan los sistemas de control, y las metodologas
desarrolladas
por ellas durante las primeras etapas de su propio
crecimiento institucional y profesional. As
el creciente nfasis
en las series y el decreciente nfasis en el grupo de archivo como la
unidad bsica de control para el ordenamiento y descripcin de
documentos textuales. Este desarrollo es paralelo al aumento en el
nfasis sobre el nivel individual del tem y un menor nfasis sobre
el nivel de serie en el ordenamiento y la descripcin de los
archivos cartogrficos y audiovisuales. Un tercer punto que resulta
del anlisis
de
las
respuestas, es el deseo de usar
las capacidades de almacenamiento,
manipulacin
e impresin de
los
computadores
para
brindar
a los usuarios un acceso ms
directo
al contenido sustantivo de
los documentos mediante
la
generacin de ndices por computador.
- 107 -
Nuestra teora y prctica como archivistas debe beneficiarse de

las experiencias y proyectos realizados en estas reas. Las instituciones comprometidas deben alertar a su personal para que registren
completamente e informen a la profesin sobre los mtodos y procedimientos que han empleado y los problemas que han tenido que solucionar al mejorar el control administrativo e intelectual de sus
fondos en general y de sus documentos en particular. Tal vez pueda
dedicarse
un
numero de
Archivum
o de otra publicacin a una
serie de estudios de casos sobre los ms recientes avances
en la
teora y
prctica del
ordenamiento y clasificacin,y en la preparacin de guas de localizacin, utilizando procesos
automatizados.
La
reciente experiencia en los Estados Unidos tambin sugiere
la posibilidad de un programa cooperativo de computador para usarlo en
la preparacin de cierto tipo de guas de localizacin en los repositorios que han logrado un grado bsico
de
normalizacin en su
metodologa
y terminologa.
La exposicin razonada de todo lo que
se ha dicho en este informe, se hace evidente en el estudio de las
respuestas respecto a nuevas tcnicas en el servicio de referencia.
El continuo curso hacia un mayor acceso a los archivos tanto
mediante
la reduccin de perodos de cierre como de la publicacin de micropelculas de documentos de alto valor investigative, es
un
tributo
a los esfuerzos del CIA en este campo. Es esencial que se continue
con este nfasis sobre el libre acceso en nuestro creciente mundo
interdependiente.
Igualmente importante es el hecho de que aumenta el
uso de una variedad de tcnicas de fotocopia con el fin de
mejorar
y
extender el servicio de referencia. Se justifica hacer un estudio
comparativo de los procesos usados y de sus ventajas y limitaciones al
aplicarlos a los materiales de archivo.
Tambin merecen ms atencin, las nuevas facilidades y tcnicas para mejorar los servicios de referencia tanto en los edificios de
archivo construidos recientemente, como en los que se estn construyendo
y planeando. Mucho se puede aprender de las recopilaciones
respecto a estas tcnicas. De relevancia particular a la gestin
ms
eficaz
de las instituciones de archivo es el uso creciente de
datos estadsticos, generados en el proceso de la prestacin de
servicios de referencia, y en el anlisis y revisin de las operaciones bsicas de archivo, para mejorar este servicio. Este es otro
avance que merece una mayor atencin del CA.
Desde un punto de vista, las actividades relacionadas con las
Publicaciones
Documentales y las Exposiciones representan una extensin de los servicios de referencia. Como con la mayora de las
actividades
de
archivo, el principal obstculo en la expansin de
los esfuerzos de publicaciones documentales es el problema de los
costos.
Salvo una revolucin en los gustos del pblico que transformaran las publicaciones acadmicas
documentales
impresas en
"bestsellers",
el avance
ms promisorio hasta la fecha seran las
publicaciones en micropelcula,
posiblemente con
ediciones
posteriores
impresas, basadas
en las micropelculas. Son tambin
promisorias las investigaciones actuales como las de la
litografa
offset
a
partir de mecanografiados y de la composicin por computador, como maneras de minimizar el problema de los costos de
impresin.
En cuanto a las respuestas, hay una verdadera necesidad
de estudiar las exposiciones
de los archivos, poniendo especial
atencin al
importante
papel
que tienen en las actividades de
relaciones publicas de las agencias de archivo
y
en su potencial
educativo.
- 108 -
A medida que las agencias de archivo extienden sus servicios

a
lo acadmico se encuentran con los problemas
planteados por la
tcnica que se ha llamado Historia Oral, ya que
muchas cintas
magnticas generadas por los proyectos de la Historia Oral se pueden
borrar o destruir; los documentos de archivo de tales proyectos se
hacen
a
mquina
lo
que constituye un tipo especial de material
fuente para futuros investigadores. Los relativos altos costos
en
la generacin de este tipo de material se justifican por la falta de
documentacin tradicional con respecto a las personas,
sucesos
y
tpicos de inters crtico para los historiadores y otros estudiantes de los ltimos aos.
Gomo
profesin
debemos
reflexionar
que el archivista, si escoge limitarse a la seleccin y preservacin
de documentos oficiales, no ha llevado la investigacin a favor de la
historia oficial.
Cano guardin de la mayora de las fuentes documentarias bsicas para la investigacin acadmica, tiene - o
debe
tener la obligacin de buscar, adquirir y preservar, por cualquier
medio, un archivo documental ms balanceado y completo del presente
para el futuro que aqul que l ha heredado, del pasado. Estas son
cuestiones que necesitan pensarse seriamente a medida que
observamos
el papel contemporneo del archivista en muchos pases.
El tema del entrenamiento ha sido reservado deliberadamente para
el final de este informe. Su importancia se ha enfatizado en casi
todas las respuestas y los informes indican un nivel de
actividad,
donde nosotros como profesin, podemos obtener grandes satisfacciones. Sin embargo, an queda mucho por hacer. Las promesas hechas
por el CIA para establecer y localizar estratgicamente las escuelas
de entrenamiento, dirigidas por archivistas expertos para iniciar a
profesionales en los pases en desarrollo, deben ser apoyadas por
todas las naciones. Hay una gran necesidad de extender el programa de
misiones
tcnicas de
expertos
y de asegurar el equipo tcnico
esencial en los pases en desarrollo. Un inventario internacional de
nuestros
recursos disponibles, tanto humanos cono materiales, apropiadamente computarizado y peridicamente actualizado, podra ser de
gran ayuda para definir los problemas con que nos enfrentamos y para
determinar las prioridades en sus soluciones. Respecto a los cursos
de entrenamiento especficamente, todas las naciones se beneficiaran de un programa de intercambio entre los pases desarrollados, y
con conferencias del personal comprometido en el entrenamiento de
archivistas. Debido a que muchas de estas personas
necesariamente
estn relacionados tambin con el desarrollo y modificacin de la
netodologa y tcnicas de archivo en
las
principales instituciones
de archivo, seran beneficiosas las reuniones peridicas y conferencias que los agrupe a todos. Sumar el conocimiento y
competencia
de otros, es el mejor camino para reforzar nuestra profesin.
En conclusin, el origen y el fin del tema escogido para este
informe y la notable cooperacin de nuestros colegas, en responder el
cuestionario que se circul para recoger los datos, se han combinado
para
producir
un
extraordinario
volumen de informacin til.
Vindolo en su totalidad, refleja la gran actividad y
la
creciente
madurez de nuestra profesin. Mientras reafirman su compromiso de
transmitir su herencia de archivos a futuras generaciones, los archivistas de hoy, en su creciente inters por la fuente primaria de
suministros - archivos actualizados en las agencias operantes - y por
las necesidades de su ms creciente y demandante clase de usuarios estudiantes e investigadores - estn estudiando y aplicando
una gran
variedad de tcnicas para mejorar y expandir los servicios tradicionales. Nuestro futuro como profesin estar
determinado
especialmente
por la habilidad para adaptar
stas
y otras
tcnicas
similares a nuestras necesidades particulares.
- 109 -
PROBLEMAS JURDICOS BSICOS
IA
LEGISLACIN
ARCHIVISTICA
Rescatando parte del retardo ê sus publicaciones, en itenos de

tres aos, entre 1971 y 1973 (de hecho en 1972), Archivum ha editado, en cuatro volmenes cercanos a ral pginas y oficialmente
fechados en 1967, 1969, 1970 y 1971,, un verdadero corpus de la
legislacin archivsica a nivel mundial . Cuando se conocen los
esfuerzos y la perseverancia que la realizacin de una obra de
tal naturaleza demanda no se puede menos que expresar admiracin
por el trabajo llevado a feliz trmino merced a la iniciativa de
nuestros colegas Michel Duchein y Ariane Ducrot.
Hace ya casi un cuarto de siglo, en el momento mismo en que
nacfa el Consejo Internacinal de Archivos, se hacan esfuerzos por
definir un plan de trabajo y de publicaciones para el Consejo y para
la revista que deba ser su rgano. La delegacin italiana, animada por el comm. Emilio Re, sugiri en aquella ocasin que se emprender un "repertorio de legislacin comparada". Aquello pareci
entonces una utopa. Yo mismo conciente de las dificultades de tal
realizacin, propuse que la revista del C.I.A.
publicara una crnica regular "sobre los nuevos textos y sobre los nuevos reglamentos
en los diversos pases", acompaada de "notas objetivas" sobre la
aplicacin prctica de esos textos. Tambin esta propuesta, pese a
su modesto alcance, fue considerada por largo tiempo como imposible.
He aqu que ahora, con la edicin de estos volmenes, se ha hecho
realidad una de las ltimas tareas que el Consejo Internacional
de Archivos haba contemplado.
En el principio fue la revista
Archivum; luego las guas de las Fuentes de la Historia de las
Naciones, las noticias sobre los grandes depsitos de archivo del
mundo (Archivum, vol. XV), el Anuario Internacional de Archivos (una
nueva edicin impacientemente esperada, ya en prensa, forma los vol.
XXII y XXIII de Archivum). Los volmenes que ahora se publican constituirn en adelante un inapreciable instrumento de trabajo en manos
de los archivistas del mundo entero, y sobre todo, en las de quienes
tienen
responsabilidad de direccin nacional en sus
pases
respectivos.
Una vasta encuesta permiti reunir los textos fundamentales
(leyes, decretos, reglamentos, disposiciones, y an circulares)
concernientes a la organizacin de los archivos pblicos de los
diversos Estados, como tambin las reglas normativas de las actividades archivsticas (publicidad y posibilidad de consulta de los documentos, entregas, control de los archivos en formacin, eliminaciones , clasificaciones ). Treinta y un Estados de Europa se encuentran
all representados; 30 de Africa, 20 de Asia, 20 de Amrica y 3 de
Oceania, para un total de 104 Estados.
I La legislacin archivstica. I Europa: I a parte:

Alemania - Islandia; 2 . parte: Italia - Yugoslavia. II. AfricaAsia, III. Amrica, Oceania. (Archivum, vol. XVTII, 1967 [1971]
y XIX, 1969 [1972]; vol. XX, 1970 [1972]; vol. XXI, 1971. [1973]).
- 110 -
De hecho, la participacin de algunos se limit a una mencin

negativa: porque no posean archivos verdaderamente organizados, o
porque no disponan de una legislacin de carcter general. Tales
fueron los casos de los pequeos pases europeos: Lichtenstein,
Monaco y San Marino (a estos se puede aadir el Vaticano que no
juzg bueno dar a conocer sus reglamentos) y tambin los de una decena de pases de Africa y de Asia (Botswana, Malawi, Uganda, Afganistn, Arabia Saudita, Ceyln, Nepal, Pakistn, Siria, Taiwan).
Otros Estados se contentaron con sealar reglmsntos antiguos que hoy
pueden considerarse inoperantes en espera de nuevas disposiciones
(Dahomey, Mali, Marruecos, Senegal, Tunisia). Esto hace que, en realidad, la docuitentacin solamente cubra a 80 Estados. Tambin se
registr la ausencia de otros: ante todo la de la Repblica Popular
China, de la que se sabe que ha hecho esfuerzos colosales en el campo
de los Archivos, pero que an no ha establecido con el C.I.A., las
relaciones que son de esperar.
Lo mismo sucede con las dos Coreas,
Vietnam del Norte y Albania. El hecho es lamentable, pero de ningin
modo puede cargrsele en contra de los responsables de la revista;
pues mi experiencia personal ne ha demostrado que, pese a nuestros
vivos deseos de que estos pases se vinculen a nuestro universo
archivstico, su posicin obedece con demasiada frecuencia a imperativos que se nos escapan.
En compensacin, e insaciable como ahora me siento ante la
riqueza de informacin ya reunida me habra gustado que se hubiese
conservado una ms amplia seleccin de preguntas relacionadas con
cuestiones reglamentarias, y que de ningn modo se hubiese dejado
de lado, entre otras, la organizacin interna de los servicios, y
sobre todo, los reglamentos concernientes a la admisin de lectores,
la comunicacin de documentos, los prstamos, etc. Pues en materias
de tanta importancia como estas,
la muda afirmacin de principios
generales sobre la publicidad de archivos alcanza a satisfacernos
plenamente.
Un problema delicado se planteaba para el caso de los pases de
estructura federal, por razn del hecho bien sabido de que la ley
reguladora de los archivos de la Federacin no rige para los archivos
de los Estados federados. Frente a la imposibilidad de reproducir in
extenso las leyes y los reglamentos de cada uno de estos, se hizo una
seleccin que lamentablemente debi ser restringida, y a veces con
demasa. As, para la Repblica Federal de Alemania, solamente el
Land de Baviera hall gracia y se encuentra representado por una
amplia serie de textos de variada naturaleza.
Personalmente, me
habra complacido que, al menos Hesse, Baja Sajonia, como tambin
Bade-Wurtemberg, hubiesen encontrado igual trato, dado que la legislacin archivstica alemana es una de las ms ricas y de mayor
inters y que los archivos de los Lander ofrecen a los archivistas
de otros pases sugerencias de mayor provecho que las ofrecidas por
los de algunos Estados que, a decir verdad, no cumplen ms que un rol
de figuracin.
En lo tocante a la Confederacin Helvtica, los
cantones de Bale-Canpagne, de Lucerne y de Schwitz se encuentran
presentes en la recopilacin, ms que todo, porque su legislacin
es reciente; pero tambin, se han debido publicar de nuevo los textos
de los cantones de Ble-Ville y de Vaux, aunque ya hayan sido mencionados por Archivum. En cuanto a Yugoeslavia, al lado de los archivos
federales encontramos las leyes de las Repblicas de Croacia y de
Eslovenia; pero hay que lamentar la ausencia de Serbia. En lo que
hace a la U.R.S.S. solamente se ha reproducido la legislacin del
Fondo nico de Archivos de la Unin, en la que se determinan los
principios generales.
- 111 -
Yo pienso que hubiera sido til mencionar las normas prcticas

que regulan de modo concreto el tratamiento de los documentos en los
depsitos de la Repblica. En lo que concierne a los Estados Unidos
de Amrica hay que decir que la seleccin fue excelente, porque es
bien representativa de los variados tipos de organizacin que se
encuentran en 47 de los Estados: Illinois (archivos de carcter
principalmente administrativos, de los que el Secretariado de Estado
es oficialmente archivista); Maryland, (donde una Comisin que funciona dentro del cuadro del Departamento de Servicios Generales rige
a la vez, los archivos histricos y los administrativos); Wisconsin,
(donde la Sociedad Histrica de Estado tiene la responsabilidad de
conservacin y guardia de los archivos histricos, con exclusin de
los archivos corrientes); en fin, Carolina del Norte (donde el Departamento de Archivos y de Historia funciona como un servicio de archivo
autnomo).
Con el fin de orientar al lector y permitir la compresin de los

documentos publicados aparece una nota dedicada a cada uno de los
Estados, en la que se resume brevemente la historia y la organizacin
de los archivos. La intencin fue buena, y de ello no cabe duda.
Pero la realizacin fue muy dispar: algunos comprimidos, por extremados, terminan por no dar una idea exacta de los que pretenda expresar. Por esto es conveniente que no se tomen demasiado a fondo esas
presentaciones archivsticas y que no se mantengan sus datos y sus
fechas por encima de toda crtica. Quiz sta sea lo oportunidad
para que Archivum adelante una nueva encuesta internacional sobre la
historia y la organizacin de los archivos de los diversos Estados.
Una de las dificultades afrontadas por los redactores fue la de

presentar los textos en alguno de los idiomas de trabajo del C.I.A; es
decir que muchos de ellos debieron ser traducidos al francs o al
ingls. Conozco personalmente el rompecabezas en que a veces se convierte la traduccin de nociones difciles de captar; por ello me
abstengo de formular la menor crtica al respecto, porque ademas el
conjunto es plenamente satisfactorio. An si se quisiera sealar alguna minucia, por ejemplo, haber llamado en los casos de Bulgaria, Po
lonia y Rumania "Fondo Nacional de Archivos" lo que para Checoslovaquia se denomin "Fondo nico de Arhivos", expresin que responde a
la terminologa tradicional de los archivos soviticos y que aqu
aparece traducida como "State Archival Fund", tambin se debera tomar en cuenta que al final del volumen XIX existe, con destin a los
pases europeos, un ndice de materias que permite reagrupar cmodamente todas las nociones cercanas, acompaado de las remisiones
necesarias, y que otro similar aparece al final del volumen XXI para
los pases no europeos. Estos ndices se hallan sucesivamente presentados en los 5 idiomas de trabajo del Consejo (alemn, ingls,
espaol, francs e italiano); y aunque no se ha buscado hacerlos
exhaustivos, ni afinar hasta el extremo los matices idiomticos,
ciertamente constituyen instrumentos de investigacin, no solo cmodos, sino indispensables para el manejo racinal del volumen: la sencillez de su empleo y las numerosas "referencias cruzadas" responden
exactamente a las necesidades. Tomemos un ejempo del ndice en lengua
francesa: Bajo el rubro "Ventes de documents", el ndice seala referencias correlacionadas con Alemania Democrtica, Gran Bretaa,
Dinamarca, Espaa, Grecia, Hungra, Italia, Luxemburgo, Portugal,
Rumania, Suiza, Yugoeslavia.
An mas: el tema remite tambin a
"Exportation d'archives", a "Inalienabilit des archives publiques" y
a "Protection des archives". Inversamente, los rubros "Achat d'archi
ves" y "Preemption" remiten a "Vente de documents". De este modo se
hace muy fcil conformar rpidamente un resumen sobre la posicin
adoptada por las diversas legislaciones frente a un problema particular.
- 112 -
La lectura de los vomenes nos confirma que son numerosos los

Estados que han tenido una legislacin archivstica nueva en los
ltimos aos. Para no citar ms que los pases europeos sealamos la Repblica Democrtica de Alemania (1965), Blgica (1955),
Gran Bretaa (1958), Grecia (1969), Hungra (1950 y 1969), Islandia
(1964), Italia (1963), Luxeniburgo (1960), Noruega (1961 y 1968),
Pases Bajos (1962 y 1968), Polonia (1957), Portugal (1965), Rumania
(1957), Suecia (1961 y 1968), los Archivos Federales Helvticos
(1966) y diversos cantones suizos, Checoeslovaquia (1954), U.R.S.S.
(1958), Yugoeslavia y sus repblicas federadas (1964-1967). Otros ya
haban modernizado sus legislaciones en los aos subsiguientes a la
segunda guerra mundial: Bulgaria (1951), Espaa (1947), Finlandia
(1952).
Se debe anotar que todos los pases anglosajones, a nivel
mundial, disponen de un "Public Record Act" que fija el marco general
dentro del cual se han de ejercer las actividades en materia de
archivos pblicos. Igualmente, todos los pases socialistas cuentan
con una ley orgnica sobre archivos. En otros lugares slo socialistas cuentan con una ley orgnica sobre archivos. En otros lugares
slo raramente se ha pensado en codificar el conjunto de la reglamentacin, o lo han hecho apenas en fechas muy recientes.
En la mayor
parte de los casos existe un texto de base (a menudo antiguo y en
buena parte fuera de vigencia) y a su lado una gran proliferacin de
textos particulares que precisan el alcance de dicho texto. Dada su
abundancia y extensin se hizo imposible que los publicara en su
integridad y por fuerza hubo que seleccionar algunos de los ms
significativos. Tal fue el caso de Alemania Federal, de Austria, de
Dinamarca y Francia.
De todos los pases, el nuestro (Francia) es indudablemente el

que presenta
mayor grado de complejidad, para no decir que el
carcter ms aberrante, en el plano de la reglamentacin.
Archiverai nos recuerda que existen tres leyes. De la primera, nica
"ley fundamental", la del 7 messidor, ao II, solamente dos artculos pueden ser considerados "hoy como de aplicacin corriente". Pero
an as habra que decir que el primero de ellos, el que establece
los archivos qued fuera de uso despus del Primer Imperio; y que el
segundo, relativo a la libre comunicacin de los documentos sin desplazamiento y sin costo, de hecho solamente contemplaba los papeles
que efectivamente haban sido depositados en esa fecha (1794) en los
Archivos de la Asamblea. Adems habra que aadir que la libertad
de comunicacin ha sido objeto de podas diversas, al mismo tiempo que
los desplazamientos se han venido autorizando la segunda ley (en 1928)
autorizaba el depsito de actas notariales, una vez que alcanzaran
125 aos; pero, al menos en Pars-, continuamente se efectan
depsitos "ilegales" de documentos ms recientes. Finalmente, la
ley del 21 de diciembre de 1970 ordena el depsito obligatorio de
ciertos documentos de comunas de menos de 2.000 habitantes, que hayan
alcanzado cierta antigedad, anulando as, en parte, el reglamento
de esos archivos (decreto del 31 de diciembre de 1926); y an queda
por anotar que para las comunas de ms de 2.000 habitantes se prevee
un depsito de documentos condicionado a deliberacin previa del
Concejo Municipal. Frente a estas disposiciones nos preguntamos:
Desde cundo los archivistas departamentales han dejado de salvaguardiar los archivos comunales con ms sentido prctico y con un
mnimo respeto de las formas?
- 113 -
Para mayor informacin, es de todos sabido que la compilacin

de textos que figuran en el Cdigo de Archivos conforman un grueso
volumen de documentos de toda naturaleza, algunos no vigentes, al
menos parcialmente, y en todo caso, no siempre acordes los unos con
los otros. Hace ya muchos aos que los reglamentos se hallan en curso de revisin con miras a un cambio esencial. Pero su misma base
jurdica es muy frgil:
es as como una simple circular de la
Direccin de 1949, oblig a los lectores, como contraprestacin de
la comnicacin de los documentos (legalmente libre) a depositar
un ejemplar de sus publicaciones, as se trate de memorias de tesis
universitarias.
No es verdaderamente extraordinario que un pais tan
legalista como Francia, dispuesto siempre a encerrar la realidad
dentro de un cuadro jurdico, haya adoptado una posicin tan pragmtica, cuando los pases anglo-sajones disponen de un "Public
Record Act"?
Sin lugar a dudas, a pesar del cuadro necesariamente
restrictivo establecido por una Direccin de Archivos que desde
siempre na hecho esfuerzos meritorios para arreglar, coordinar,
homogenizar el conjunto de actividades de todas las categoras de
depsito, eso mismo ha permitido a los archivistas franceses dar
prueba fehaciente, gracias a sus iniciativas personales, de un
dinamismo y una eficacia exepcionales.
Pero no se puede olvidar que
por ms de un cuarto de siglo se ha intentado conseguir una "codificacin general de los archivos", y por razn de ciertos obstculos entorpecedores ha tenido que ser abandonada. Con ella se habra
logrado determinar de mejor manera el puesto de los Archivos dentro
del cuadro de la administracin, y el replanteamiento global de la
poltica de la Direccin. Deseamos vivamente que estos preciosos
volmenes de Archivum, no solo faciliten la redaccin de leyes
archivsticas en los pases que an no disponen de ellas, sino que
tambin lleven a reflexionar en los otros especialmente en Francia
sobre el conjunto de los problemas planteados; y que el dominio que
sobre ellos se logre conduzca a poner en pie una ley de
Archivos de
Francia y a una reglamentacin general de los Archivos franceses.
ROBERT-HENRI BAUTIER.
- 114 -
Conferencia General
Vigsima reunin, Pars 1978
20 C
20 C/102
25 de agosto de 1978
Original ingls
Punto 12 del Orden del Da Provisional
I N F O R M E D E L DIRECTOR G E N E R A L
S O B R E EL ESTUDIO RELATIVO A LOS P R O B L E M A S
Q U E P L A N T E A LA TRANSFERENCIA D E D O C U M E N T O S
P R O C E D E N T E S D E LOS ARCHIVOS CONSTITUIDOS
E N E L TERRITORIO D E OTROS PASES A SU PAIS D E ORIGEN
RESUMEN
En cumplimiento de la resolucin 5.1, aprobada por la Conferencia General en su 19a. reunin, y del Programa y Presupuesto para 1977-1978 (prrafo 5.048) aprobado por la Conferencia General en esa misma reunin, se emprendi un estudio
detallado sobre la transferencia de documentos procedentes de
los archivos constituidos en el territorio de otros pases a su
pas de origen.
Teniendo presente este estudio, el Director General ha preparado -y presenta ahora a la Conferencia General- este informe sobre los problemas que entraa la transferencia de documentos
procedentes de los archivos constituidos en el territorio de otros
pases a su pas de origen. En l se resumen las conclusiones
y recomendaciones del estudio y de una serie de consultas con
especialistas sobre los problemas que se derivan de la transferencia de tales documentos.
Se presenta un plan de accin y una Declaracin de Principios
y N o r m a s , con la finalidad de facilitar las negociaciones y
acuerdos entre Estados Miembros en relacin con los asuntos
que entraa la transferencia de archivos.
Punto que requiere una decisin: prrafo 37.
115
20 C/102
I.
INTRODUCCIN
1.
E n su 1 8 a . reunin, la C o n f e r e n c i a G e n e r a l a p r o b la resolucin 1 8 C / 4 . 2 1 2 e n la cual, e n tre otras c o s a s , invitaba "a los E s t a d o s M i e m b r o s d e la U n e s c o a a c o g e r f a v o r a b l e m e n t e la

posibilidad d e transferir d o c u m e n t o s p r o c e d e n t e s d e los a r c h i v o s constituidos en el territorio d e
otros pases o relativos a su historia, dentro del m a r c o d e a c u e r d o s bilaterales". E n esa m i s m a resolucin, r e c o m e n d a b a q u e "previa consulta c o n las organizaciones n o g u b e r n a m e n t a l e s
c o m p e t e n t e s , el D i r e c t o r G e n e r a l estudie la posibilidad d e efectuar u n a encuesta detallada s o b r e
esas transferencias y q u e i n f o r m e a su respecto, a la Conferencia G e n e r a l , en su 1 9 a . reunin".
2.
E n c u m p l i m i e n t o d e dicha resolucin, la Secretarla o r g a n i z e n la S e d e , del 16 al 1 8 d e m a r zo d e 1 9 7 6 , u n a consulta c o n u n g r u p o d e expertos, p a r a p r o c e d e r a u n p r i m e r intercambio

d e experiencias y c o n o c e r la opinin d e los especialistas s o b r e este particular. El g r u p o d e e x pertos defini los principales a s p e c t o s del p r o g r a m a y r e c o m e n d al D i r e c t o r G e n e r a l q u e se
efectuara u n a investigacin p r e l i m i n a r d e los t e m a s planteados antes d e llevar a c a b o u n estudio
detallado 1 '.
3.
T r a s ello, la Secretara pidi al C o n s e j o Ir/ernacional d e A r c h i v o s q u e procediera a la investigacin p r e l i m i n a r , y el D i r e c t o r G e n e r a l Dresent u n i n f o r m e s o b r e e s a s actividades a la

Conferencia G e n e r a l , en su 1 9 a . reunin ( d o c u m e n t o 19 C / 9 4 ) . C o m o s e p e n s a b a q u e la investigacin preliminar ' habra d e a c o n s e j a r la necesidad d e estudiar d e t e n i d a m e n t e este t e m a , la
atencin d e la C o n f e r e n c i a G e n e r a l se centr er. la intencin del Director G e n e r a l , e x p r e s a d a en
el d o c u m e n t o 19 C / 5 (prrafo 5 0 4 8 ) , d e p r e p a r a r m e d i d a s c o m p l e m e n t a r i a s m e d i a n t e u n estudio
detallado d e la transferencia d e d o c u m e n t o s existentes en los archivos d e otros pases a su pas
d e origen, y c u y o s resultados haban d e ser p r e s e n t a d o s a la Conferencia G e n e r a l en su 2 0 a .
reunin.
4.
Despus de ser aprobada esta propuesta (19 C / 5 Aprobado, prrafo 5048) la Secretara pidi
a la Conferencia Internacional de la Mesa i.donda de Archivos que efectuara este estudio detallado '. M a s tarde, la Secretara aprob la publicacin del proyecto de dicho estudio para su
uso c o m o documento de trabajo de la 17a. Conferencia de la Mesa Redonda de Archivos, que se
celebr en Cagliari, del 5 al 8 de octubre de 1977. Para lograr una representacin adecuada de
los puntos de vistas de los pases en desarrollo sobre este problema, y mediante su subvencin
al Consejo Internacional de Archivos, la Secretara facilit asistencia financiera a los archiveros nacionales de diversos Estados Miembros para que pudieran participar en la Mesa Redonda
de Cagliari.
5.
A l t e r m i n a r sus actividades d e carcter c o m p l e m e n t a r i o , la Secretara o r g a n i z en la S e d e

del 29 al 31 d e m a r z o d e 1 9 7 8 , u n a s e g u n d a consulta con u n g r u p o d e expertos, p a r a e x a m i n a r las conclusiones y r e c o m e n d a c i o n e s del estudio detallado teniendo presentes los debates y
las conclusiones d e la M e s a R e d o n d a d e Cagliari, y para a s e s o r a r al Director G e n e r a l s o b r e las
caractersticas del i n f o r m e q u e p u d i e r a e s t i m a r oportuno p r e s e n t a r a la Conferencia G e n e r a l en
su 2 0 a . reunin.
6.
En el presente informe se resumen las conclusiones y recomendaciones de los estudios preliminares y detallados y de una serie de consultas con los expertos sobre los problemas que
trae consigo la transferencia de archivos. Se relacionan estos problemas con el aspecto m s
general de la restitucin de otros tipos de bienes culturales, se propugna una declaracin de principios y normas para facilitar las negociaciones y los acuerdos entre los Estados Miembros cuando haya un litigio en relacin con los archivos, en particular despus de la descolonizacin, y se
recomienda un programa de accin nacional e internacional para facilitar la solucin de tales
problemas.
1)
2)
3)
Final Report of Consultation Group to Prepare a Report on the Possibility of Transferring

Documents from Archives Constituted within the Territory of Other Countries. Paris,
16-18 March 1976 ( C C . 7 6 / W S / 9 ) .
Archival C l a i m s : P r e l i m i n a r y Study o n the Principles and Criteria to b e Applied to
Negotiations, b y C h a r l e s K e c s k e m e t i ( P G I 7 7 / W S / l ) (publicado en francs y en ingls).
Constitution and Reconstitution of National Archival P a t r i m o n y : R e p o r t to the Cagliari
R o u n d T a b l e , Section I. Statistical E l e m e n t s for D e t e r m i n i n g the S c o p e of the P r o b l e m .
Section II, A p p e n d i x I, Part I; Historical Chart of the a g r e e m e n t s o n A r c h i v a l T r a n s f e r s ,
Section II, A p p e n d i x I, Part II, d e Christian G u t .
- 116 -
20 C/102 - pg. 2
II.
LOS ARCHIVOS Y LOS BIENES C U L T U R A L E S
7.
Se reconoce u m v e r s a l m e n t e q u e los archivos constituyen una parte esencial del patrimonio

de toda c o m u n i d a d nacional. C o m o son indispensables para desarrollar la identidad y la
conciencia nacionales, constituyen u n elemento bsico del patrimonio cultural de los Estados.
8.
Se acepta plenamente la inclusin de los archivos en la definicin general d e bienes culturales.

E n la Convencin sobre las m e d i d a s que deben adoptarse para Prohibir e Impedir la
Importacin, la Exportacin y la Transferencia de Propiedad Ilcitas d e Bienes Culturales, a p r o bada en su 16a. reunin p o r la Conferencia General, se m e n c i o n a n los archivos c o m o una de las
principales categoras de este tipo de bienes (artculo I j)). A d e m s , los archivos son uno d e
los tipos de bienes culturales a los q u e se refieren las propuestas q u e , en cumplimiento de la
resolucin 4 . 128 d e la 19a. reunin, presenta el Director General a la Conferencia General en
relacin con el establecimiento, por la Conferencia General, en la actual reunin, de u n comit
intergubernamental encargado de buscar el m o d o de facilitar las negociaciones bilaterales para
la restitucin o el retorno d e bienes culturales a los Estados q u e los h a n perdido a consecuencia
de una ocupacin colonial y extranjera '.
9.
A l m i s m o t i e m p o , procede r e c o n o c e r q u e los archivos tienen u n carcter oficial y jurdico

diferente de la m a y o r a d e los tipos d e bienes culturales. L o s archivos, q u e inicialmente
se crean para el d e s e m p e o de actividades administrativas, son tambin la prueba d o c u m e n t a l
de tales actividades. A la vez c o m o prueba y por la informacin que contienen, son indispensables para la administracin p e r m a n e n t e d e todas las actividades que i n c u m b e n al Estado. N o
solamente d o c u m e n t a n la experiencia del pueblo sino q u e a d e m s consignan y salvaguardan los
derechos e intereses d e la administracin pblica y de los ciudadanos. P o r consiguiente, constituyen unos ttulos jurdicos insustituibles y la prueba documental que es indispensable para garantizar la continuidad en el ejercicio de las funciones que i n c u m b e n a las autoridades pblicas.
10.
L a C o m i s i n d e D e r e c h o Internacional d e la A s a m b l e a General de las N a c i o n e s Unidas ha e x presado c o m o sigue estas caractersticas especiales de los archivos: "Si bien cabe concebir
un Estado sin a r m a d a , p o r ejemplo, es imposible, en c a m b i o , imaginarlo sin m o n e d a , sin hacienda pblica, sin fondos y sin a r c h i v o s . . . q u e constituyen . . . los tipos d e propiedad pblica m s
indispensables y m s generalizados, hasta el punto de q u e cabe decir q u e tienen su origen en la
existencia m i s m a del E s t a d o " ' .
11.
L a C o m i s i n de D e r e c h o Internacional observa a s i m i s m o q u e "los archivos pblicos, cuidad o s a m e n t e conservados, son el instrumento indispensable para ia administracin d e una c o m u n i d a d . Consignan a la vez la gestin d e los asuntos pblicos y la facilitan, y al m i s m o tiempo
describen las vicisitudes de la historia h u m a n a ; por consiguiente, tienen inters a la vez para
los investigadores y para los administradores. Y a sean secretos o pblicos, constituyen un p a trimonio y una propiedad pblica por cuyo carcter inalienable e imprescriptible vela en general
el Estado" 3 ^.
12.
P o r consiguiente, en relacin con los p r o b l e m a s de restitucin de bienes culturales y el a c ceso a los m i s m o s , es indispensable que, s i e m p r e q u e proceda se tenga plenamente en c u a n ta el carcter jurdico y oficial d e los archivos y su ndole especial c o m o propiedad pblica del
Estado, derivada de la soberana bsica d e ste.
13.
C o n respecto a los litigios en materia de archivos, se hace a veces una distincin entre a r chivos pblicos y privados. S e trata de una distincin jurdica q u e no solamente vara considerablemente de u n Estado a otro sino que a d e m s tambin ha c a m b i a d o , a lo largo del tiempo,
en un m i s m o Estado. P o r otra parte, en algunos de ellos unos archivos q u e antes eran considerados c o m o privados tienen h o y , o han tenido, el carcter de registro oficial c o m o , por ejemplo,
los registros eclesisticos d e los nacimientos, m a t r i m o n i o s y defunciones, q u e se han utilizado
para determinar los derechos de ciudadana o los q u e habilitan para poder obtener ciertos b e n e ficios pblicos. A s p u e s , los principios y n o r m a s que se proponen en el presente informe han
de aplicarse a todas las categoras d e archivos que quedan c o m p r e n d i d o s en la juridiccin del
Estado. L o s conceptos relativos a la proteccin general de los bienes culturales, q u e , en determ i n a d o s casos, pueden quedar c o m p l e m e n t a d o s por una legislacin nacional especfica, son aplicables a todas las d e m s categoras de archivos.
1)
2)
3)
L a s propuestas se e x a m i n a r n con arreglo al punto 12 del O r d e n del Da Provisional de la

20a. reunin de la Conferencia G e n e r a l . V a s e el d o c u m e n t o 20 C / 8 6 .
Eighth Report on Succession of States in Respect of Matters Other than Treaties. Draft
Articles with C o m m e n t a r i e s o n Succession to State Propety, by M o h a m m e d Bedjaoui, Special
Rapporteur, D o c u m e n t A / D N . 4 / 2 9 2 , 8 de abril de 1976. p g . 2 5 .
Ibid, p g . 5 4 .
117 -
20 C/102 - pg. 3
III. PRINCIPALES A S P E C T O S D E L P R O B L E M A
14. La modificacin de la soberana y de las fronteras territoriales ha privado a un cierto nmero de pases de la propiedad o de un acceso adecuado a una parte, por lo menos, de los archivos de su patrimonio nacional. Por ello, es muy importante, para todos los pases y la humanidad en general, solventar rpidamente el problema de la restitucin de los archivos y del acceso a los mismos.
15.
L o s estudios e informes antes citados indican q u e los p r o b l e m a s relacionados con los archivos suelen surgir en algunas d e las siguientes circunstancias:
a)
cambios en la soberana de un territorio sin la creacin de un nuevo Estado;
b)
traslados hechos durante una guerra, o a consecuencia d e una ocupacin militar;
c)
aparicin d e nuevos Estados c o m o resultado del fraccionamiento d e entidades polticas

anteriores;
d)
efectos de la colonizacin y d e la descolonizacin, q u e exigen tener en cuenta las siguientes categoras d e archivos:
i)
archivos constituidos y conservados en el pas metropolitano;
ii)
archivos constituidos en una colonia y transferidos a otra;
iii) archivos de una administracin colonial creados en la antigua colonia y trasladados

al pas metropolitano despus d e su independencia;
iv)
archivos d e una administracin colonial regional que se refieren a m s d e u n

Estado que ahora es independiente;
v)
archivos constituidos durante el periodo d e administracin metropolitana en colonias q u e ahora son Estados independientes y q u e heredan esos archivos.
1 6 . El anlisis d e m s d e 200 tratados, convenios, leyes, acuerdos y otros instrumentos jurdicos relacionados con la cesin y la transferencia d e archivos 1 ' pone d e manifiesto la existencia d e diversos procedimientos y n o r m a s habituales para la transferencia d e archivos y registros corrientes y el acceso a los m i s m o s en los casos d e cesin d e u n territorio entre Estados
existentes, para la restitucin d e archivos evacuados o trasladados en tiempo d e guerra o d u r a n te una ocupacin militar, y para la reconstitucin d e los archivos d e Estados antes a u t n o m o s o
soberanos. Sin e m b a r g o , n o se han establecido n o r m a s y procedimientos para la transferencia
de propiedad d e archivos a los pases d e nueva creacin en virtud d e la descolonizacin.
1 7 . C o n respecto a la creacin d e nuevos Estados, se acepta, en general, el principio d e q u e
tales Estados tienen derecho a ciertos archivos pero n o hay una doctrina o unos criterios
aceptados en general para determinar tales transferencias. T a m p o c o existen n o r m a s o p r o cedimientos coherentes para llevar a la prctica esas transferencias en los m u y contados casos
en los cuales se han firmado y aplicado acuerdos bilaterales y multilaterales. A d e m s , una
parte considerable d e los materiales bsicos existentes, relacionados con la historia d e los pases que durante m u c h o tiempo han estado sometidos a la administracin extranjera, ha sido creada - y , por consiguiente, est situada automticamente- fuera del territorio nacional d e esos n u e vos Estados. A s p u e s , al p r o b l e m a d e la propiedad d e los archivos se s u m a n los p r o b l e m a s
conexos del acceso a los m i s m o s . Quienes estn en litigio a este respecto han aducido principios y criterios m u y diferentes, que a su v e z , han sido objeto d e interpretaciones m u y distintas
y han estado supeditados a m e n u d o a consideraciones polticas, e c o n m i c a s y d e otra ndole.
Debido a esta inexistencia d e unos principios y n o r m a s aceptados en general para facilitar el
establecimiento d e acuerdos multilaterales y bilaterales, resulta indispensable el e x a m e n internacional d e tales p r o b l e m a s .
IV. D E C L A R A C I N D E PRINCIPIOS Y N O R M A S
18. Objetivo
Teniendo presentes las anteriores consideraciones, el objetivo d e este proyecto d e Declaracin de Principios y N o r m a s consiste en proporcionar a todos los Estados M i e m b r o s un instrum e n t o d e referencia, destinado a facilitar unas negociaciones que d e s e m b o q u e n en el establecimiento d e acuerdos especiales, y a sean bilaterales o bien,cuando proceda, multilaterales, con
m i r a s a resolver los litigios en materia d e archivos.
1)
V a n s e los d o c u m e n t o s citados en las notas 3 , pg. 1 y 2 , pg. 2 .
- 118 -
20 C/102 - pg. 4
19.
Negociaciones y acuerdos bilaterales y multilaterales
Dado que el carcter patrimonial de los archivos c o m o propiedad pblica se deriva de la

soberana bsica del Estado, los problemas que entraa la propiedad y la transferencia de archivos pblicos tienen fundamentalmente carcter jurdico. Por consiguiente, estos problemas han
de resolverse esencialmente mediante negociaciones y acuerdos bilaterales y multilaterales entre los Estados interesados. E n esos acuerdos, convendr especificar todas las responsabilidades prcticas y financieras con respecto a su aplicacin.
20.
Criterios, procedimientos y principios de derecho internacional
Durante las negociaciones bilaterales o multilaterales, habr que recurrir, en la mayor

medida posible, a los principios pertinentes del derecho internacional y a las normas y procedimientos establecidos en virtud del m i s m o , especialmente los relacionados con la sucesin de
los Estados en otros asuntos que no sean los tratados.
21.
Leyes y reglamentos nacionales
C o m o los bienes pblicos, y en particular su enajenacin, estn sometidos a procedimientos

y leyes concretos en la mayora de los pases, habr que tomarlos debidamente en cuenta para facilitar el establecimiento de acuerdos de transferencia. Es especialmente importante centrar la
atencin en la definicin y la ndole de los archivos, tal c o m o la establezcan las leyes y reglamentos de los Estados interesados en el m o m e n t o de su traslado o transferencia.
22.
Soberana retroactiva
En consonancia con la resolucin 1514 (XV) de 1960 y 2625 (XXV) de 1970 de las Naciones
Unidas, es indispensable retrotraer la condicin jurdica de los nuevos Estados al periodo anterior a su Independencia. Esto facilitar materialmente las negociaciones en los casos de descolonizacin y creacin de nuevos Estados, debido a la inexistencia de precedentes claros en el
derecho internacional al respecto.
23.
Origen (respeto de la integridad de los conjuntos de archivos)
Es tambin indispensable observar en la mayor medida posible, en todas las transferencias

propuestas de archivos, el principio del origen o el respeto de la integridad de los conjuntos de
archivos. Con arreglo a este principio, todos los archivos acumulados por una autoridad administrativa deben mantenerse c o m o una unidad indivisible y orgnica, cuya custodia corre a cargo
de esa autoridad o de su sucesor legalmente designado. Esto es necesario para conservar la integridad y el valor de los archivos c o m o ttulos, como pruebas y c o m o documentos jurdicos e
histricos.
24.
Pertinencia funcional
La nica excepcin significativa al principio antes citado se deriva de la aplicacin a los

archivos del concepto de pertinencia funcional. La transferencia de poderes, atribuciones y
competencia a un nuevo Estado tiene que ir necesariamente acompaada de la transferencia de
los ttulos, pruebas e informacin que permitan el ejercicio de esos poderes y atribuciones. En
relacin con los archivos, ha de haber una transferencia de los que sean funcionalmente pertinentes para garantizar la continuidad administrativa a todos los interesados. D e este m o d o resulta posible determinar la propiedad de los conjuntos de archivos acumulados por una administracin responsable exclusivamente de los asuntos de una determinada entidad poltica no soberana independientemente de que la administracin actuara en el territorio de esa entidad poltica
o radicara en l. Los conjuntos de archivos acumulados en tales casos forman parte del patrimonio del sucesor de la entidad poltica de que se trate, y no del Estado o administracin que
ejerca la soberana en el m o m e n t o en el cual fueron creados esos archivos o en el lugar de su
creacin.
25.
Patrimonio comn
Cuando un conjunto de archivos tenga su origen en la actividad de una administracin cuya

sucesin sea compartida por el Estado predecesor y dos o m s Estados sucesores -es decir,
cuando los archivos formen parte del patrimonio nacional de dos o m s Estados pero no puedan
dividirse sin destruir su valor jurdico, administrativo e histrico- se deber recurrir, c o m o
solucin realista, al concepto de patrimonio comn. L a consecuencia prctica de la aplicacin
de este concepto es que el conjunto de archivos queda fsicamente intacto en uno de los pases
interesados, en el cual se le trata c o m o parte integrante del patrimonio nacional de archivos.
- 119 -
20 C/102
- pg. 5
con todas las responsabilidades relacionadas con su seguridad y manipulacin que ello implica
para el Estado que acta c o m o propietario y custodio de ese patrimonio. Los Estados que c o m partan ese patrimonio comn debern tener, pues, los m i s m o s derechos que los del Estado encargado de la custodia.
26.
Derecho a la continuidad histrica
En la aplicacin de los citados principios y normas hay que tener presente que toda comunidad nacional tiene derecho a la identidad que ha adquirido en el curso de su historia. En nombre
de la solidaridad humana, se pide a las comunidades nacionales que se ayuden unas a otras en la
bsqueda de la verdad y la continuidad histricas. El acceso a los archivos resulta indispensable para esta labor y para el establecimiento de una identidad nacional.
27.
Comprensin y cooperacin internacional
Consta claramente que los citados principios y conceptos jurdicos en materia de archivos
no traern necesariamente consigo la plena resolucin de los problemas que entraa la transferencia de archivos si no hay un espritu de cooperacin internacional y si los Estados Miembros
interesados no reconocen las obligaciones y los principios morales. Tambin en las negociaciones y en la formulacin de acuerdos entre naciones, habr que dedicar especial atencin a la
contribucin internacional al establecimiento del nuevo orden econmico, que se puede promover
directamente mediante un acceso m s abierto al contenido informtico de los archivos y, en general, mediante el desarrollo cultural de los pases en desarrollo. N o hace falta reiterar la
importancia de los archivos para tal desarrollo.
V.
P L A N D E ACCIN
28.
Incumbe a los Estados Miembros resolver los problemas relacionados con los litigios en
materia de archivos mediante acuerdos y negociaciones bilaterales y multilaterales, en los
que se tengan en cuenta los principios y normas antes mencionados. A d e m s , la Unesco debera
emprender un programa de accin para fomentar y facilitar las negociaciones y los acuerdos
entre los Estados Miembros al respecto. Este programa fue examinado en la consulta sobre los
litigios en materia de archivos, celebrada en Pars, en abril de 1978, y cont con el apoyo unnime de sus m i e m b r o s .
29.
A continuacin se resume brevemente el programa, que se llevar a cabo en cooperacin

con el Consejo Internacional de Archivos y con otras organizaciones no gubernamentales
competentes:
30.
Inventario de las fuentes
Continuar la asistencia que presta la Unesco a los proyectos en curso para la compilacin
y publicacin de guas sobre las fuentes de la historia de las mociones de Africa, Asia y Amrica
Latina. En estos proyectos, se dedicar especial atencin a la identificacin y la enumeracin
de los archivos desplazados y de los documentos relacionados con la historia de una nacin que
estn debidamente situados en archivos extranjeros. Se estima que el inventario de las fuentes
es una medida bsica para promover la solucin de los problemas a este respecto.
31.
Estudio sobre la posibilidad de crear una base de datos relativos a las fuentes
Se debera emprender un estudio sobre las posibilidades y los problemas que entraa la aplicacin de los sistemas y tcnicas automatizados de almacenamiento y localizacin o recuperacin de informacin sobre las fuentes de la historia nacional que existan en archivos extranjeros.
32.
Modelos de acuerdos
Con objeto de fomentar la negociacin de nuevos acuerdos, procede prestar apoyo para la
compilacin y la publicacin de modelos de acuerdos y convenios bilaterales y multilaterales
relativos a la transferencia de archivos, el establecimiento de patrimonios comunes y la reglamentacin aplicable al acceso a los m i s m o s .
33.
Proyecto experimental
Para estudiar los procedimientos y tcnicas que cabe aplicar en situaciones concretas, relacionadas con la transferencia de archivos o la creacin de un patrimonio comn, y a peticin de
los gobiernos que intervienen en los dispositivos bilaterales o multilaterales vigentes, se tomarn
120 -
20 C/102
- pg.
medidas para establecer un proyecto experimental, encaminado a dar a conocer esta experiencia
a otros Estados Miembros interesados. Este proyecto puede consistir en un estudio del acuerdo
formal, encuestas y estudios sobre los procedimientos y tcnicas pertinentes para identificar,
comprobar y copiar documentos, y una posible asistencia financiera para la realizacin de las
citadas actividades, as c o m o para las becas y subsidios de estudio correspondientes.
34.
Estudio sobre la posibilidad de crear un fondo de produccin de microfilmes
Debido a las numerosas propuestas formuladas para la creacin de un fondo, financiado y

administrado con carcter internacional, para la produccin de microfilmes, con objeto de facilitar la resolucin de los problemas que trae consigo la transferencia de archivos y el acceso a
las fuentes de la historia nacional existentes en archivos extranjeros, se emprender un estudio
sobre la posibilidad de definir las dimensiones del problema, determinar todos los costos pertinentes y estudiar los problemas administrativos, tcnicos y de procedimiento que se deriven de
la creacin y funcionamiento de semejante fondo.
35.
Establecimiento y desarrollo de la infraestructura
Se seguir prestando asistencia, principalmente por medio de los programas existentes, para facilitar la creacin en los Estados Miembros de las condiciones que requiere una buena instalacin, conservacin y administracin general de los archivos restituidos. Esta asistencia puede consistir en facilitar a esos pases el material y equipo y los medios de formacin del personal necesarios para proporcionar copias de documentos que soliciten otros Estados Miembros,
una buena formacin lingstica y la enseanza de los procedimientos administrativos y de los
sistemas y prcticas de registro extranjeros, con objeto de que los archivos restituidos sean
plenamente accesibles para todos los usuarios.
36.
Consecuencias presupuestarias
Si se inicia el plan de accin antes indicado en 1979-1980, se necesitarn unos 50. 000 dlares en concepto de recursos adicionales con cargo al Programa Ordinario. El Director General
procurar proporcionar la suma necesaria con arreglo a las consignaciones ya establecidas en
el proyecto de documento 20 C / 5 , introduciendo para ello reajustes internos.
37.
Proyecto de resolucin
La Conferencia General estimar quizs oportuno aprobar la siguiente resolucin:
P R O Y E C T O D E RESOLUCIN
La Conferencia General,
Recordando la resolucin 212 aprobada por la Conferencia General en su octava reunin.
Habiendo examinado el informe del Director General sobre el estudio relativo a los problemas
que entraa la transferencia de documentos procedentes de los archivos constituidos en el territorio de otros pases o en su pas de origen (20 C/102),
T o m a nota de la Declaracin de Principios y N o r m a s que figura en los prrafos 19-27 del documento 20 C / 1 0 2 , c o m o instrumento de referencia destinado a facilitar unas negociaciones que
desemboquen en la firma de acuerdos bilaterales y / o multilaterales, con miras a resolver los
litigios en materia de archivos;
Invita a los Estados Miembros a tomar en consideracin dicha Declaracin de Principios y Norm a s , en relacin con dichos litigios;
T o m a nota del plan de accin que figura en los prrafos 30-35 del documento 20 C / 1 0 2 ;
Invita al Director General a procurar encontrar los fondos necesarios para llevar a la prctica
el citado plan de accin mediante la introduccin de los oportunos reajustes en el Proyecto de
Programa y de Presupuesto para 1979-1980 (documento 20 C / 5 ) .
- 121 -
EL LUGAR DE LOS ARCHIVOS EN EL Q0BIERNO+

Margaret C. Norton*
Probablemente la mayora de nosotros

cuando
pensamos
en
archivos,
tenemos
la imagen mental de un viejo monje inclinado
sobre un hermoso e iluminado manuscrito en el escritorio de un monasterio. Claro que sabemos que los documentos
del
Estado no
son
manuscritos
iluminados y quienes hayan visto las exposiciones en los
Archivos Estatales son conscientes de que muy pocos de nuestros
documentos son lo suficientemente fotognicos para hacer un despliegue interesante sin la necesidad de mucho material ilustrativo adicional . Sin embargo muy pocos funcionarios
del gobierno
comprenden
hasta que punto
la
formacin
del archivo ha ido evolucionando
desde el comienzo de los dit irnos 25 aos del siglo XIX,
o
lo
que es ms importante, que hasta hace muy poco los funcionarios
en
Illinois
tenan
problemas
en la formacin y arreglo del
archivo
por la obsolencia de las leyes de archivo que antecedieron
esta evolucin.
+ Documento preliminar al Springfield Civil Service Assembly,

February 19, 1952.
* La Seorita Norton naci en Rockford, Illinois y allf fue a
los colegios pblicos e hizo parte de sus estudios de pre-grado en el
Rockford College. Se gradu en la Universidad de Chicago con los
grados de Ph. B y M.A.
Tambin hizo una tutora en Historia
Americana durante dos aos.
Despus de graduarse del antiguo New York State Library School
en
Albany (B.L.S) trabaj en la biblioteca del Vassar College
Library, en el Departamento de Archivos e Historia de la Biblioteca
Estatal de Indiana y en la Biblioteca Histrica Estatal de Missouri;
En 1922 volvi a Illinois a organizar la nueva Seccin de Archivos
de la Biblioteca Estatal de Illinois, la cual ha dirigido desde
entonces.
La Seorita Norton ha participado en comits y otros trabajos
para organizaciones profesionales tales como la Asociacin Histrica
Americana (miembro vitalicio), Asociacin Americana de Bibliotecas
(secretaria 1933-1938; miembro honorario) y la Asociacin Americana
de Archivistas (Miembro del Concejo, presidente 1944-45, Editor de
El Archivista Americano 1945-48 ).
En 1950 fu uno de los dos delegados de la Sociedad de Archivistas Americanos al Primer Congreso
Tihernacional de Archivistas, Pars, Francia.
En el verano de 1940 la Seorita Norton dio su primera clase
sobre archivos en la American Library School de la Universidad de
Columbia.
Desde 1938 dirigi la columna sobre Informacin de Archivos en
el Illinois Libraries y ha contribuido con numerosos artculos y
resmenes en sta y otras publicaciones histricas de archivos y
bibliotecas.
- 122 -
En los primeros das del gobierno de Illinois, las oficinas del

estado no
tenan muchos empleados y producan muy pocos documentos. Nuestra familiar expresin "Mantngalo bajo su sombrero"
se refiere a la costumbre que Lincoln y mucho de sus contemporneos
tenan de llevar sus papeles en los sombreros
"de copa"
tal
como
los
abogados y los hombres de negocios los llevan hoy da en los
maletines. En la historia
de Illinois hay una ancdota de un
legislador que deca que una rfaga de viento llev su sombrero
y la ley que estaba en l
cuando se diriga donde el Gobernador
para
su
ltima
firma.
Los miembros de la Asamblea General no
estaban seguros de cmo manejar esta situacin, pero finalmente
pasaron una resolucin conjunta en la que explicaban lo que haba
sucedido, anulando el documento original y ordenando
se escribiera
y firmara de nuevo. El papel y el pergamino eran escasos y costosos.
Los documentos no se escriban a menos que fueran importantes.
A
tales documentos se les puede llamar, si se quiere un mejor trmino "documento de documentos", y constan: Primero, de
documentos
producidos como una expresin de algn derecho legal, tales como
escrituras y ttulos de inmuebles, contratos, fianzas
y
similares.
Segundo, de registros de hechos conservados por el gobierno para
proteger los derechos de los individuos o
del gobierno,
o para
registrar actos oficiales. Son ejemplos, los registros de voluntades,
matrimonios, registros oficiales del personal civil y militar
debidamente comisionado, ponencias de reuniones oficiales
y
el
archivo de documentos presentados a los tribunales de accin.
La invencin del papel de sulfuro poco costoso,
de la mquina
de escribir, del mimegrafo, y ms recientemente, de tabuladores de
tarjetas perforadas y la micropelcula han revolucionado las facilidades para elaborar documentos. El primer papel peridico aparece en
los documentos del Estado de Illinois poco despus de 1840, y el
primer
documento escrito a mquina encontrado en los Archivos data
de 1876.
Paralelo a estas nuevas facilidades para elaborar documentos se
desarroll un
crecimiento
complejo en la organizacin gubernamental. El numero de funciones por desarrollar y
el nmero
creciente
de empleados hizo que fuera muy difcil para los ejecutivos seguir la
pista de lo que estaba sucediendo en sus oficinas. Tal como a los fabricantes se les ocurre la idea de una lnea de montaje como un medio
para dividir los procesos mecnicos hasta el punto
donde ms
gente
puede hacer ms trabajo, con menos supervisin, los administradores
empezaron a usar formas y copias mltiples de documentos
como un
medio para dividir y al mismo tiempo, controlar el trabajo de sus
subordinados.
El perodo de rpida expansin en la creacin de archivos
comenz,
como lo dijimos anteriormente, durante los ltimos 25
aos del siglo XIX. Los estudios del
Archivo Nacional demuestra
que
los
documentos
federales para el
perodo
1917
a 1930
igualaron el volumen de todos los documentos desde 1776 hasta 1917,
y
los
del perodo de 1930 a 1940 igualaron la cantidad de los dos
perodos juntos, mientras que en la Segunda Guerra Mundial se acumularon
documentos en proporciones astroniiiedn. Lo mismo sucedi en
el Archivo Estatal de Illinois.
La creacin de archivos fu, hasta hace poco, una cuestin de
aptitud.
Cada
nuevo
ejecutivo
demostraba qu tan brillante era
por la cantidad de formas que ideara y por el nuevo
sistema
de
archivos que instalara.
- 123 -
Todo el nfasis se haca sobre como lograr hacer el trabajo

diario ms
rpidamente,
pero
no se pensaba ceno se podran usar
los documentos resultantes en el futuro. No se intent
separar el
material efmero del material permanente- todo se ai.chivaba junto.
Sucedi lo inevitable - ninguna agencia
poda proporcionar el
espacio requerido para
guardar
todo.
Solo
el ejecutivo poda
escoger el trigo de la paja, y no tena ni tiempo ni deseos de
hacerlo.
Muchos jefes de departamento y de divisin se irritaron por
la incapacidad de los archivistas para recuperar los documentos
viejos necesarios para su consulta.
El Departamento de Archivos, originalmente considerado un lujo
en la mayora de los Estados - un lugar para
preservar
documentos
"histricos" - se inund con documentos entre los cuales el departamento no poda localizar los que necesitaba, pero que, por algn tipo de magia,
el archivista
debera ser capaz de poner en
servicio rpida y eficientemente. Muy pronto el sistema de archivos
amenaz
con destruirse. Muchos
jefes de departamento simplemente
cerraron los ojos a la limpieza
peridica
de
los
depsitos, a
pesar
que la Seccin 401 (Sect. 176 o acta 1874) del captulo 38
del Cdigo Penal fijaba una condena de 1 a 7 aos de crcel si
"alguna
persona
alguna
vez roba, desfalca, altera, corrompe,
retira, falsifica o borra algn documento..."
Esta seccin del cdigo penal de 1845 lleg
a
nosotros
sin
alteraciones,
escrita
treinta aos antes de la mquina de escribir
y de su tren de facilidades para multiplicar documentos. En 1845, para
parafrasear a Gertrude Stein, "un documento es un documento" y si se
interpretara ampliamente esta ley
cualquier parte de
un artculo
que llegara a una oficina se considerara un documento. El absurdo
obvio de la ley que no hace diferencia entre un pedido de un lpiz y
la Constitucin del Estado, naturalmente origin un desprecio a su
observancia. No sabemos de un ca^j donde un oficial del Estado haya
sido
perseguido
bajo esta 1^y por destruccin de documentos,
excepto cuando se les acus d<= usar un documento para cubrir otro
procedimiento
penal.
Sin embargo ms de un ejecutivo ha tenido problemas por su incapacidad de generar documentos que se han perdido
o destruido inadvertidamente.
En 1951 en la revisin de la Comisin de
Archivos del Estado,
se intentaron definiciones ms precisas de los trminos "documentos"
y "materiales no documentos". La comisin est
tambin autorizada
por
esta
ley para dar interpretaciones posteriores al trmino
"materiales no documentos".
Los funcionarios estatales son conscientes ahora de la relacin
entre la
eficiencia en su sistema de archivo y en la organizacin de
su oficina. Una nueva profesin, llamada gestin de archivos, est
naciendo.
En 1950 el Congreso aprob una ley obligando a cada departamento federal a emplear un funcxonario de tiempo completo para la
gestin
de archivos, cuya latxx sera coordinar todos los sistemas de archivo en el departamento y manejar los documentos generados en las necesidades precisas de la oficina. As, en lugar de
escoger entre los documentos que se han acumulado, los permanentes y
los obsoletos, el programa de gestin le archivos indicar, cules
deben
considerarse de valor permanente y cunto tiempo debe
guardarse cada categora de documentos para los propsitos administrativos.
Adems
de esto la gestin de archivos debe tener cuidado que no haya vacos en la informacin que debe archivarse.
- 124 -
En Illinois se est trabajando hacia los sistemas

planeados de
archivo, cada uno proyectado para las necesidades del departamento,
e implantados por los programas de conservacin que permitirn a
los departamentos
hacer una distribucin apropiada de sus documentos
tan pronto como cada categora de archivo deje de tener valor para
los fines administrativos del departamento de origen.
Esta disposicin debe incluir la transferencia de los archivos inactivos a los
archivos estatales, la sustitucin de copias de micropelculas por
los originales y la destruccin de los documentos que estn completamente
obsoletos.
Muchos departamentos haban asegurado su legislacin antes de 1951 la cual permita los programas
de
conservacin
para algunos de sus documentos. Sin embargo, es difcil definir las
categoras de archivo con la precisin suficiente para tal legislacin.
Algunas de estas leyes tenan poca perspectiva, algunas daban
amplios y peligrosos poderes de decisin a
los administradores
quienes
al ordenar la destruccin de los documentos podian no considerar sus valores potenciales distintos al uso administrativo que se
les daba en ese momento.
La Schaeffer Commission to Study State Government recomend que
la Comisin de Archivos del Estado deba aumentar los representantes
de los departamentos legales y financieros del Estado, y que
esta
Comisin
revisara y aprobara todas las propuestas relacionadas con
la destruccin de documentos. La 67
Asamblea
General
que se
reuni
en
1951
revis la ley estatal de archivos de 1943. Se
abolieron los miembros extraoficio; el Archivista de la Biblioteca
del Estado de Illinois y el Historiador del Estado seran el Director
y el Secretario, respectivamente, el Bibliotecario Estatal seguira
siendo miembro y se adicionaron dos nuevos miembros, el Fiscal de la
Corona y el Director de Finanzas. Se agreg la seccin 7, que
dice "Sin perjuicio omiso de otra disposicin en contrario, ningn
documento ser enajenado o traspasado por ninguna agencia del Estado
a menos que primero se obtenga aprobacin por parte de la Comisin
Estatal de Archivos". Hasta que el Fiscal de la Corona opine .sobre
los problemas que se presenten con respecto a la interpretacin de
los poderes de la Comisin bajo la ley, no se discutir
la
nueva
reorganizacin de la Comisin Estatal de Archivos. Copias de los
Autos, los Reglamentos y las Formas de Aplicacin se pueden obtener
en la Oficina del Archivista.
Como la mayora de la audiencia est familiarizada con el
manejo
del Departamento de Archivo de la Biblioteca del Estado de
Illinois, no es necesario profundizar en sus funciones. Las principales
funciones del Archivo
de Illinois son: (1) el albergue de
los documentos permanentes del Estado en dos tipos de bodegas, de
archivo y departamental; (2) prestar servicios de asesora a los
funcionarios Locales y Estatales y a otros interesados ; y (3) el
Laboratorio Fotogrfico que no solo trabaja para la Divisin de
Archivo sino tambin para todos los Departamentos de la
Biblioteca
Estatal y para la Secretara del Estado.
En general los documentos que se depositan en el Archivo
del
Estado deben consultarse en el Edificio de Archivo bajo la supervisin de los funcionarios.
Los documentos en los depsitos del
Departamento
estn
sometidos
a la jurisdiccin inmediata de las
oficinas a las cuales pertenecen, solo los Departamentos tienen acceso
a estos documentos, los cuales pueden retirarse del archivo para
uso de la Oficina Departamental
a
discrecin
del Departamento.
Muchos funcionarios Estatales estn confundidos en cuanto a los tipos
de documentos que deben trasferirse al Archivo
y los que deben
situarse
en
los Depsitos Departamentales. Este tema se discutir.-;
en la ltima seccin de este artculo.
T?S
El almacenamiento de los Documentos Estatales permanentes y de

las
copias
de seguridad de las micropelculas de los fondos del
Estado y del Condado en los depsitos de Archivo (i.e. de los archivos bajo la custodia legal del Archivista), incluye el cuidado fsico
de los documentos y el servicio de guas de referencia para su uso.
El
cuidado fsico tiene que ver con el empleo del equipo de archivo apropiado de archivo, el cuidado de los documentos contra el deterioro causado por el polvo y las condiciones atmosfricas
nocivas y
la
restauracin
cuando
sea necesaria.
Las guas de referencia
requieren la elaboracin de inventarios, guas,
ndices
y otras
herramientas auxiliares
de
archivo
para facilitar un servicio
rpido y el conocimiento de la historia del desarrollo de las
funciones
de
los Departamentos del Estado, de tal suerte que se
puedan entender
los objetivos y el contenido de los
archivos
inactivos. Esta tarea especializada con organizaciones departamentales y documentos
antiguos, que
es la labor del Departamento de
Estado, permite un servicio ms adecuado del que pueden ofrecer los
funcionarios que solamente conocen los procedimientos del momento.
Los servicios de asesora ofrecidos por el
Departamento
de
Archivo
aconsejan sobre los problemas relacionados con la administracin de archivos y con la participacin en el
trabajo de la
Comisin Estatal de archivos proporcionados por el Bibliotecario y el
Archivista del Estado. La asesora sobre
la
administracin
de
archivo
se
relaciona con el arreglo de documentos, la planeacin
de sistemas de archivo para disminuir el volumen, y asesora sobre
proyectos de microf i Imacin (qu y dnde se debe hacer y con qu
equipo). Especficamente hablando, la generacin de documentos es
funcin
del
Departamento y no del Archivista cuya labor principal
es la de cuidar de los documentos permanentes que se le han confiado.
Sin embargo hasta que los distintos Departamentos sean capaces de
tener sus propios programas de Gestin de Archivos, el Departamento
de Archivo
es el que ms puede ayudar en estos campos. Estos servicios de asesora a los funcionarios
del
Estado estn tambin
disponibles,
si se solicitan, para los condados y otros empleados
locales a travs del Visitador de Campo
La fase ms importante de este trabajo con funcionarios de los condados es la del almacenamiento
libre
de micropelculas de seguridad de los archivos
del condado.
Estas micropelculas se depositan selladas bajo las
rdenes de la junta del condado. No pueden usarse en referencia.
El laboratorio fotogrfico
est
equipado
para fotografas
( incluyendo retratos en color y en diapositivas), fotocopias, microfotografa y pelculas. El laboratorio
hace
toda la fotografa
publicitaria
para
la Secretara de la Oficina Estatal y para la
Biblioteca Estatal. Esto incluye no solo las fotografas para las
ediciones de prensa, sino tambin las ilustraciones para los informes
y exposiciones. Las fotografas de la Bienal del Libro Azul de
Illinois editado
por la Secretara del Estado, excepto ilustrar sus
operaciones, son el producto de este Laboratorio.
La fotocopiadora atiende las necesidades de todos los departamentos
de la Biblioteca Estatal. Tambin, puesto que ste es el tipo
de mquina equipada para copiar sobre papel emulsionado de doble faz,
se
hace la impresin directa de ciertos departamentos de la Secretara de Estado, especialmente del Corporation Department.
Tambin se
hacen
ampliaciones de micropelculas por medio de un accesorio especial que se coloca en la fotocopiadora.
- 126 -
La seccin de microfilmaci4cn del laboratorio

est eauipada
con
una
mquina
porttil y una de gran tamao que saca copias de
volmenes extragrandes y encuadernados. Con la mquina prensadora y
ampliadora, se puede dar un servicio rpido a los que deseen copias
de documentos de archivo. La cmara tambin se
usa para copiar
documentos para la biblioteca donde solamente se puede tomar prestada
una copia, tambin se usa para sacar copias de documentos raros para
prstamos
interbibliotecarios.
No estamos equipados para hacer
microfilmacin de proyectos a gran escala. La generacin de documentos en pelcula es, como se dijo antes, responsabilidad del Departamento implicado, es un proceso de creacin, contrario al proceso de
conservacin,
perteneciendo
esta
ltima
funcin solamente a la
oficina de archivo.
Las necesidades de microfilmacin de los distintos Departamentos hace que se realicen estudios individuales y se
seleccione el tipo de equipo que se requiere para hacer un trabajo en
particular.
Cato los funcionarios de archivo de los distintos
Departamentos
tienen dudas sobre qu tipos de documentos son apropiados para transferir al Edificio de Archivo - cules deben ir a los Depsitos
Centrales
y
cules
deben transferirse a su propio Depsito de
Archivo, es necesario discutir algunas recomendaciones al respecto.
Primero que todo, el Edificio de Archivo no es un depsito.
La
costosa construccin utilizada, los equipos de seguridad y contra
incendios, el aire acondicionado y lo fino del equipo, limitan el
tamao del Edificio que puede construirse con los presupuestos disponibles. Con frecuencia al Edificio de Archivo se le llama "caja de
seguridad"
para los documentos Estatales. Para asegurarse que los
documentos mas importantes no se amontonen sin orden, es necesario
seleccionar y limitar los que sean aceptables para almacenarlos en el
edificio: documentos originales y permanentes.
Cules son los tipos de documentos que se aceptan?
La
iniciativa
respecto
a qu categoras deben llevarse a los depsitos de
Archivo (o sea, cedidos al Departamento de Archivos con jurisdiccin
legal),
se deja al Departamento al cual pertenecen los documentos.
Las limitaciones legales y de uso para hacer depsitos en los
Archivos
Estatales las entienden mejor los funcionarios Estatales
interesados. Las siguientes categoras de documentos se consideran
adecuadas para su transferencia a la jurisdiccin del Departamento de
Archivos. Algunos ejemplos citados pueden estar en ms de una clasificacin .
1) Tesoros Histricos. Ejemplos de tales documentos que estn
ahora en
los Archivos Estatales son la primera Constitucin del Estado (1818), el primer registro de la notara de Cahokia (1737-68),
el
Registro Ejecutivo territorial (1809), las Revistas de la Asamblea
Territorial General (1812-18), el primer censo (1818), documentos al
servicio de Lincoln en la Asamblea General, y las Leyes del 1812 que
contienen muchos documentos interesantes, tales como la primera ley
del colegio libre, los primeros transportes de pueblos, ciudades,
colegios, ferrocarriles y oficinas. Al decir que los documentos de
importancia
histrica
son
adecuados para transferirlos a los
Archivos, debe anotarse que la prctica de
resumir
documentos
individuales
para colocarlos en los Archivos, es vista con desagrado,
debido a que la integridad de los documentos es un principio bsico
en la gestin de archivos. Debe transferirse el archivador completo
con los perodos que cubre.
- 127 -
2) Docuirentos depositados por seguridad debido a su

extremo
valor. Dentro de estos documentos que estn ahora en el Archivo
de
Illinois estn la Constitucin de 1870 y los documentos de la Convencin
Constitucional
que la escribi; los escritos y resmenes
del estado real que posee el Estado; las leyes; los convenios interestatales; informes de corporaciones; y las copias de las micrqpelculas de seguridad. Algunos de estos son fondos activos que por razones
obvias y de seguridad necesitan una proteccin especial. Los Departamentos que depositan archivos activos pueden imponer
restricciones
razonables para su uso, tales como solicitar que se llame al Departamento para publicar informacin proveniente de estos documentos.
3) Documentos que estn an en uso activo,
pero
con
objetivos distintos a la administracin del Departamento donde se originan.
Por ejemplo los documentos de servicios de los soldados de Illinois en
la Guerra Civil son muy solicitados por personas que escriben historias familiares, que buscan admisin a sociedades de herederos,
que
irercan
tumbas y por otros estados que quieren completar sus archivos
G.A.R. No hay razn para que estos documentos que no tienen relacin
con las actividades civiles de defensa que son las tareas principales
del General Adjunto, sean parte del trabajo de estos funcionarios.
Para la informacin que se encuentra en estos documentos, el Departamento de Archivo
puede brindar datos colaterales tiles, evitando
que el jefe tenga que escribir a dos departamentos.
Los documentos del canal de Illinois y Michigan
incluyen,
entre
otros
tems, documentos de venta de las tierras del canal y
notas del estudio del territorio original. Estos documentos de
la
tierra los usan con frecuencia las compaas y abogados que buscan
aclarar ttulos y relacionan los documentos colaterales del Departamento
Ejecutivo
de la Secretara del Estado. Las notas de campo
originales,a menudo simples anotaciones a lpiz, son
pruebas
invaluables para establecer el derecho del Estado sobre la nueva autopista
de Chicago que reemplazar al antiguo canal.
Los documentos de los censos, originalmente tomados como base
para la presentacin a la Asamblea General y al Congreso, se usan
ahora para fines genealgicos. Cmo
quisiramos ahora que quienes
planearon los
formatos hubieran pensado en algunos tems adicionales que se hubieran podido incluir fcilmente y
que
hubieran
provisto tantos datos faltantes en las historias familiares.
Cuando el Arquitecto del Estado restaur la antigua Casa Estatal
Vandalia hace pocos aos, dependi en gran parte de los inventarios
legislativos, contratos y alusiones en las Revistas de la Asamblea
General.
Los
documentos
de la primera eleccin tambin pueden
citarse como uno de los muchos documentos usados ahora principalmente
con objetivos histricos - y para establecer apuestas electorales.
4) Un cuarto tipo de documentos adecuado para el Archivo
son
aquellos que
no tienen uso administrativo pero s un valor investigative presente o potencial. Un ejemplo excelente es la serie de
Estadsticas de Agricultura tornadas conjuntamente por el Estado y los
Departamentos de Agriculrura Federales. Muestran la variedad
de
cultivos y de ganado producida en cada granja, en qu cantidad, los
precios de venta, ganancias y prdidas, nmero de
acres,
si
la
tierra es propia o arrendada por el granjero, y otros puntos. En este
momento puede ser de poco inters, pero suponemos que el historiador
en economa dentro de 50 aos s lo estar por la informacin
- 128 -
detallada sobre la revolucin del maz oomo cultivo principal de

Illinois
hasta la agricultura diversificada de hoy, y podr estudiar
el efecto del mercadeo y otros factores sociales en el tamao y propiedades de las granjas.
5) Donde la micropelcula ha sustituido los documentos originales para el uso de oficina, algunas veces es mejor o necesario
conservar stos y en tal caso el Archivo es el lugar
apropiado para
hecerlo.
Recordemos dos sucesos. Los documentos de la Primera Guerra
Mundial fueron maltratados y parcialmente destruidos en el Incendio
del Arsenal del Estado de 1934.
El General Adjunto microfilma estos
documentos para su uso oficial y deposit los originales en los
Archivo del Estado.
El Departamento de Registro y Educacin guard
sus
documentos
de
solicitudes de licencias profesionales en su Depsito Departamental en el Edificio de Archivo.
Una
administracin
eficiente
demanda consulta frecuente de los documentos que el Departamento est
microfilmando para uso oficial y deposita los originales
permanentes
en el Archivo.
6) Los archivos inactivos que pueden usarse adecuadamente sin
retirarlos del Edificio de Archivo.
Ejemplos de estos documentos
son minutas y otros registros de tribunales y comisiones
sobresedos
por las Oficinas Legales, (e.g., minutas del antiguo Tribunal de
Administracin) depositados
por
el
Departamento
de Bienestar
Pblico;
y
documentos sobresedos de los predecesores del Departamento de Minas y Minerales. El Departamento de Seguros, por ejemplo,
deposit
los viejos y voluminosos informes hechos por las compaias
de seguros.
En forma rpida, puede ser interesante observar cmo se usan
los fondos en
los Archivos Estatales. Durante los dostfltirnosaos
el 76% de las solicitudes de informacin eran sobre
asuntos
del
Estado,
el 16% sobre historias familiares, el 6% sobre historia y el
2% sobre servicios de consultara. Bajo la clasificacin "historia
familiar"
se incluyen los archivos del servicio militar de la oficina
del General Adjunto, que se tuvieron a lo largo de la Guerra Espaola
Americana.
Algunas
de estas referencias incluyen la pensin y las
peticiones de Estado Civil, solicitudes de otros Estados para
completar
sus archivos sobre los veteranos de Illinois que posteriormente
vivieron en otros estados, y para informacin dtil en la marcacin
de tumbas, todo lo cual se pudo adicionar adecu^lamente a la lista de
referencias de asuntos del Estado.
El porcentaje
relativamente
bajo de solicitudes sobre genealoga e historia se debe al hecho que
la Biblioteca Histrica del Estado de Illinois, una institucin
separada, realiza muchas funciones que ordinariamente son asumidas por
la oficina de archivo del Estado.
Qu clase de documentos debe llevarse a los
Depsitos Departamentales?
Como se dijo anteriormente, los fondos de los Depsitos
Departamentales son los documentos permanentes que an
tienen
uso
administrativo semiactualizado, sobre los cuales el Departamento mantiene jurisdiccin inmediata. El Departamento de Archivo
a travs
de su sistema "charge-out" para las claves impresas a los funcionarios autorizados, mantiene la vigilancia, para conveniencia
del
jefe
del Departamento, sobre las idas y venidas de estos depsitos,
pero el Archivista y su personal no tienen acceso a
stos.
Los
documentos
se
pueden retirar para uso oficial sin que sean chequeados por los Empleados del archivo.
- 129 -
Les siguientes son algunos de los documentos ms importantes del

Estado que los Departamentos vieron la necesidad de una proteccin
fsica y moral del Edificio de Archivos:
1) Documentos de casos de la Corte Suprema, 1818.
2) Comisin del Servicio Civil.
Documentos de
casos
del
servicio civil de los empleados Estatales.
3) Tesorero Estatal. Documentos de
garantas;
inscripciones
de bonos u obligaciones.
4) Auditor
de las Cuentas Publicas.
Documentos
de
las
garantas pagadas y canceladas. Los documentos de la Tierra bsica
del Estado; los estudios y documentos de ventas de la Oficina
de
Tierra de los E.U. en Illinois; ventas de las tierras pertenecientes
al Estado.
5) Departamento de Minas y Minerales. Mapas de
minas (siendo
los originales los que usaban las estaciones de Rescate Minero).
6) Divisin de Arquitectura
e Ingeniera,
Departamento
de
Obras Publicas y Edificios. Planos originales, especificaciones y
contratos para las construcciones Estatales.
7) Departamento de Seguros. El "archivo oficial"
sobre
las
autorizaciones de las compaas de seguros que operan en Illinois.
8) Sistema de Jubilacin de Profesores.
Documentos
de
casos
sobre el pago a profesores que reciben los beneficios del Sistema.
9) Divisin de Estadsticas Vitales, Departamento de
Salud
Publica. Certificados originales de nacimiento y defuncin.
10) Secretara del Estado como oficial
de
archivo para el
Gobernador.
Solicitudes de absoluciones y conmutacin de sentencias.
11) General Adjunto. Documentos de servicio para
la Guardia
Nacional de Illinois.
El Departamento de Archivo
de la Biblioteca del Estado de
Illinois ofrece servicios de asistencia sobre el almacenamiento y
otros cuidados de los documentos pblicos.
- 130 -
FORMACIN PROFESIONAL DEL PERSONAL DE ARCHIVOS

Punto 33
U n a norma internacional para la formacin

de archivistas y encargados de registros
Michael C o o k
catedrtico de archivstica,
Universidad d e Liverpool
Dentro de poco tiempo se publicarn las directrices R A M P para la elaboracin del plan de
estudios para la formacin de archivistas y encargados de registros. Su propsito no ser el
de imponer uniformidad sino el de brindar orientacin sobre los problemas generales y los
problemas especficos inherentes a la formacin profesional superior, intermedia y paraprofesional en todos los pases. El objetivo bsico consiste en prestar servicio al pblico mediante
un eficiente servicio de informacin que sea de utilidad en las actividades culturales, la
investigacin y la administracin. Este esfuerzo puede ayudar a resolver las hondas divisiones
que existen en diferentes regiones entre las tradiciones de la formacin y las de la administracin, lo que se traduce en la necesidad de armonizar la formacin de archivistas con la de
bibliotecarios y documentalistas. Otros problemas tratados tienen que ver con la infraestructura
necesaria para un plan de formacin y los de localizacin, niveles de admisin y escalafn
docente, y la estructura de la carrera ofrecida. Se analiza tambin el programa de estudios.
El P r o g r a m a de Gestin d e D o c u m e n t o s y Archivos ( R A M P ) del P r o g r a m a
General de Informacin de la Unesco va a publicar dentro de poco u n programa
m o d e l o para los estudios de administracin de registros y archivos modernos: las
directrices del R A M P . Ser ste u n o de u n a serie de manuales que tratan sobre
diversos aspectos d e la prctica de la administracin d e archivos y registros,
concomitante con el trabajo similar q u e est siendo realizado dentro del Prog r a m a U N I S I S T 1 . El presente artculo es u n comentario sobre algunos de los
problemas encontrados al tratar de definir u n a n o r m a para la formacin y
educacin d e archivistas y administradores d e archivos vivos q u e pueda tener
aplicacin internacional. El principal objetivo consiste en aportar algo que p u e d a
ser especialmente til c o m o gua para la formacin de archivistas en los pases
en desarrollo. Se espera tambin que las directrices p u e d a n estimular innovaciones
en el c a m p o de la formacin que ayuden a los cambios de orientacin profesional
que tanto desea la c o m u n i d a d internacional de archivistas.
Problemas generales
D o s problemas generales aparecieron al tratar d e considerar la posibilidad de
u n a n o r m a internacionalmente aceptada. Por u n a parte, el problema de las
diferencias culturales, lingisticas y administrativas entre las principales regiones
del m u n d o ; por otra, la cuestin de la armonizacin de la formacin de archivistas
con la d e otros trabajadores de la informacin, principalmente bibliotecarios y
documentalistas. Informes presentados a la conferencia d e expertos sobre esta
armonizacin, que tuvo lugar en Pars en noviembre d e 1979, ponan de relieve
estos problemas y al m i s m o tiempo definan las lneas d e enfoque que han sido
RUCIBA,
vol. IV, n. a, abril-junio de 1983
131 -
adoptadas en las directrices del R A M P 2 . Dichos informes subrayaban la importancia de superar la dificultad de encontrar normas comunes para u n programa
de formacin aplicable a tradiciones educativas tan diferentes y apropiado para
sistemas administrativos tan distintos. L a administracin de archivos se halla
siempre profundamente arraigada en el carcter histrico singular de la sociedad
a la cual sirve.
E n los informes se lleg tambin a la conclusin de que exista u n a necesidad
urgente de desarrollar rpidamente los medios de formacin en m u c h a s partes del
m u n d o . Las cifras suministradas fueron reforzadas con estudios anteriores y
mostraron que inclusive los pases m s pequeos pueden estimar la d e m a n d a que
hay en la formacin de archivistas y en los servicios de desarrollo de la administracin de archivos y registros en los gobiernos central, departamental y m u n i cipal, as c o m o en el sector privado. Todos los sistemas de formacin de las profesiones de la informacin tienen c o m o objetivo c o m n el desarrollo de servicios
cuyo valor sea directo para el desarrollo nacional y para el pblico, de manera que
en este contexto general se pens que u n intento serio de identificar los valores y
normas inherentes a ellos seda til tanto para los institutos de formacin profesional de los pases desarrollados c o m o para los cursos de formacin recientemente establecidos en otros pases.
Es especialmente necesario desarrollar la infraestructura de la formacin en
administracin de registros, disciplina que tiene igual importancia en los pases
desarrollados c o m o en las naciones en desarrollo. Si bien la administracin de
registros es objeto de enseanza en la mayora de instituciones de formacin de
archivistas en cualquier parte del m u n d o , las directrices pueden ayudar a realizar el equilibrio de los cursos culturales y de administracin dentro del prog r a m a de formacin. T a m b i n debieran contribuir a estimular el desarrollo de
materias m s tcnicas y, sobre todo, inciticar al establecimiento de m s lugares
de formacin, sugiriendo maneras de fomentar la creacin de nuevos cursos. H a c e
algunos aos, la tendencia consista en organizar sofisticadas escuelas regionales
destinadas a servir a zonas amplias y variadas. Estas escuelas regionales resultaron
relativamente difciles definanciary administrar (salvo dos de ellas que han tenido
notable xito) y tropezaron con agudos problemas de mezclas culturales e histricas dentro de sus zonas de accin. L a tendencia hoy en da consiste en estij
mular a los pases para que establezcan sus propias escuelas de administracin de
archivos y registros para atender a sus propias necesidades y su propio potencial.
E n esta situacin se hacen particularmente necesarias u n a direccin c o m n de
orientacin y normas de validez internacional.
C o m o en todo el sector terciario, los servicios de administracin de archivos y
registros necesitan una infraestructura en la sociedad. E n primer lugar, requieren
la existencia de un gobierno con objetivos de desarrollo m o d e r n o y u n programa
de planificacin con miras al futuro. Los archivistas y los administradores de
registros son de utilidad para la sociedad y la administracin, y por ello deberan
ser suficientemente numerosos (como los dems trabajadores de la informacin)
y ocupar u n lugar adecuado en el plan de desarrollo de la m a n o de obra. D e la
m i s m a manera sera difcil que hubiera matrculas y formacin de candidatos sin
que existieran suficientes egresados en los diversos niveles del sector educativo
pblico, particularmente el universitario (de 21 aos de edad y ms) y el secundario (de 16 a 18 aos de edad). El pas debiera disponer por lo menos de una red
embrionaria de instituciones culturales y de investigacin para que los archivistas
ocupen un puesto en el desarrollo de la investigacin y el desarrollo cultural as
c o m o en la administracin. Habra que facilitar las relaciones y comunicaciones
entre pases impulsando el aprendizaje de un idioma internacional. Ninguna de las
132 -
profesiones de la informacin puede florecer sin esto. T a m b i n debiera haber

cierto grado de acceso a la tecnologa pertinente.
L a cuestin de la estructura de las carreras es importante. D e la experiencia de
algunos pases se deduce que u n estatuto inferior de carrera en cualquiera de las
profesiones de la informacin se traduce en niveles bajos y por lo tanto en bajos
servicios pblicos. Es especialmente importante en los pases menos desarrollados
que la inversin en servicios tales c o m o la administracin de archivos y registros
(o en bibliotecas y centros de documentacin) sea directamente rentable gracias a
una administracin eficiente de la informacin til para el gobierno, la planificacin y el desarrollo de los programas de investigacin y los programas culturales.
El reclutamiento de los candidatos apropiados y la eficiencia de estos una vez
formados dependen de la carrera que se les proporcione y del medio ambiente
general en que tengan que trabajar.
L a administracin de archivos y la administracin de registros son dos aspectos
de una sola estructura profesional dentro de la cual se pueden distinguir tres niveles
de carrera. E n el nivel m s bajo estn los paraprofesionales, que proceden de la
escuela y a los que se asignan tareas que pertenecen esencialmente al c a m p o
profesional (por ejemplo, la ordenacin y descripcin de archivos, o el control de
las operaciones relacionadas con la administracin de registros), pero que se
llevan a cabo c o m o procesos, bajo la supervisin de superiores profesionales. El
siguiente es el nivel profesional de los egresados de la universidad. S u trabajo
consiste en el diseo y supervisin de los procesos profesionales, en los que deben
participar c o m o agentes activos e inteligentes de la informacin, administracin
e investigacin en su pas. Por ltimo, hay u n nivel superior en el que el personal
de mayor experiencia se ocupa m s de la administracin, la planificacin y las
relaciones pblicas que de la direccin de los procesos profesionales dentro del
servicio. N o es siempre fcil distinguir con claridad y concrecin estos tres niveles
a travs de las fronteras nacionales; por ejemplo, la proporcin de personal
completamente profesional con respecto al personal paraprofesional vara m u c h o
de un pas a otro. Significa esto que las divisiones entre los niveles tienen que estar
netamente establecidas en los diferentes lugares? Se" opina que todos los pases
tienen, o deberan tener, trabajadores debidamente capacitados a todos los niveles,
aunque estn asignados de manera distinta en determinadas situaciones.
Otros problemas surgen cuando se trata de decidir en qu contexto instalar una
escuela de formacin. E n Europa, nunca se ha estado completamente de acuerdo
en que la formacin que se imparte en las instituciones acadmicas sea mejor que
la formacin en el curso del trabajo o el aprendizaje dentro de un servicio amplio.
E n cierta medida ste es un problema prctico, puesto que para instalar una escuela
de formacin se necesita disponer de u n mnimo de alumnos que quieran matricularse, profesores calificados disponibles y que las autoridades competentes estn
dispuestas afinanciarla escuela.
E n cada uno de los aspectos se tropieza con dificultades. Las escuelas de archivismo, en comparacin con las facultades o escuelas de bibliotecologa, son
necesariamente pequeas, aunque no forzosamente tan pequeas c o m o a veces se
piensa: si se satisficieran completamente las necesidades de la administracin
pblica y del sector privado, la mayora de pases contara con u n cuerpo de
archivistas practicantes y administradores de registros que se contaran por
centenas m s bien que por decenas*. A u n q u e cuentan con relativamente pocos
alumnos, las escuelas de formacin necesitan ensear una serie bastante amplia de
materias, de ah que sea necesario utilizar las capacidades de varios profesores.
C o m o si esto no fuera suficiente problema, a veces es difcil encontrar a profesores
calificados en muchas de las materias que se ensean, especialmente materias
133 -
profesionales. Los pases menos desarrollados deben pensarlo cuidadosamente

antes de sacar al personal eficiente y experimentado de sus labores normales
(aun en el caso en el que prosigan trabajando en ellas) para asignarlos como profesores, pese a que a la larga esto pueda resultar una buena inversin de recursos
escasos. E n la prctica, muchos profesores de materias profesionales sern practicistas locales que enseen a tiempo parcial. Queda sitio limitado para expertos
extranjeros, por cortos periodos, cuando puedan ser suministrados mediante
arreglos de intercambio.
Debido a estos problemas, en general los pases ms desarrollados han incorporado sus escuelas de formacin de archivistas a instituciones ms importantes o a
un gran servicio nacional de archivos (como en la Repblica Federal de Alemania
y la India) a una facultad de bibliotecologa y estudios de la informacin (como en
Espaa), o a una universidad. Esto ultimo es una prctica ampliamente seguida y
que presenta muchas ventajas. La escuela de archivistas no slo puede utilizar los
recursos acadmicos de la universidad empleando a profesores de materias
relacionadas con las suyas propias y utilizando las salas de conferencia, el equipo
de enseanza y las bibliotecas sino que tambin puede atender ala vida material,
cultural y recreativa de los alumnos explotando el mbito universitario.
El enfoque que se adopte en la enseanza de las materias afecta a la infraestructura fsica de una escuela de archivistas. Las salas de reunin y las aulas de
seminarios tienden a determinar el carcter de los grupos que los usan, y no slo
por el hecho de limitar la cantidad. El carcter docente de la escuela debera ser
una combinacin apropiada de lo prctico y lo terico, y tener un estilo abierto.
Esto implica la intencin consciente, especialmente por parte de los profesionales,
de desarrollar una tradicin de autosuficiencia, de aceptacin de la responsabilidad y de capacidad para identificar y resolver los problemas. La importancia de
este enfoque se ve subrayada cuando existe la necesidad de una rpida y temprana
responsabilidad y de un rpido desarrollo de un tipo de administradores nacionales.
Por ello los estilos de enseanza y su medio ambiente son importantes. Tambin
hay algunos requisitos tcnicos: acceso a una biblioteca de literatura profesional
que contenga materiales que no sean libros y (lo que se presta a mayor controversia) acceso a un laboratorio de restauracin de archivos. Esto necesitara personal tcnico para mantenerlo y, lo que sera ideal, un cientfico universitario que
llevara a cabo su programa de investigacin. Sin embargo tambin es posible
limitar el nivel de la restauracin, utilizando solamente materiales locales y tecnologa elemental. E n cualquier caso, la importancia creciente de la conservacin
como una de las necesidades tcnicas de la sociedad indica que la escuela debera,
siempre que sea posible, disponer de un laboratorio o taller.
Aunque es importante que las asociaciones profesionales participen en la planificacin de los programas de formacin y en lafijacinde normas, tambin
importa que las escuelas, o su universidad matriz, se responsabilicen de la seleccin de los alumnos que van a asistir a los cursos. La aceptacin de candidatos mal
preparados, so pretexto de necesidad administrativa inmediata, puede engendrar
problemas en los aos venideros.
Por supuesto que es importante la cuestin del nmero de alumnos. Las
encuestas destinadas a determinar la m a n o de obra darn alguna indicacin de las
cantidades necesarias en un pas dado, pero siempre hay tendencia a subestimar
la verdadera demanda potencial. L a experiencia en pases menos desarrollados
indica que el reclutamiento inicial de unos veinte paraprofesionales y cinco profesionales podra ser un buen comienzo, pero las circunstancias de los pases
difieren tanto que esta proporcin podra inclusive invertirse en algunos pases.
La ndole de la materia es contraria a la cantidad ptima. El nmero de alumnos
134 -
tambin se ve afectado por la ndole de la poltica de matrculas. L a aceptacin

de los alumnos solamente cuando estn contratados por un servicio pblico
implica una limitacin externa, y es probable que se descuide hasta cierto punto
la formacin para el sector privado. U n a situacin de mercado completamente
libre tambin impone limitaciones de diferente ndole. Es posible u n arreglo en
virtud de) cual los estudiantes sean aceptados nica o principalmente entre los
que hayan sido auspiciados por los empleadores. Habra que establecer una
estrecha colaboracin entre las agencias de empleo, la universidad, las asociaciones profesionales y la entidad de planificacin de la m a n o de obra. Al seleccionar alumnos para la admisin, es la motivacin bien fundamentada, la cualidad
m s importante en la que se deberanfijarlos seleccionadores.
El ingreso bsico en el trabajo de administracin de archivos y registros es a
nivel profesional. L a mayora del m u n d o conviene que los que practican el archivismo deberan ser egresados universitarios, es decir, poseer algo equivalente al
primer ttulo universitario que los alumnos obtienen hacia los 21 aos. A d e m s de
esto, deberan tener una formacin especficamente profesional. Dicho en otras
palabras, esto significa que los archivistas y administradores de registro deberan
tener unos cuatro aos de educacin, o sea, tres aos de universidad general y u n
ao de estudios de formacin profesional, despus del bachillerato'. L a formacin
profesional bsica debera por lo tanto ser considerada c o m o un curso a nivel de
maestra, c o m o ya sucede en varios pases. Se recomienda que el curso dure un ao
lectivo, incluido el trabajo individual de preparacin de los exmenes, memoria o
tesis. El curso debera tener una orientacin administrativa, y la intencin debera
ser la de producir personal que puedan abordar su trabajo en forma autosuficiente
y con vistas a resolver problemas. C u a n d o sea posible podrn aceptarse algunos
egresados de ciencias naturales, pero en general el ingreso debera ser para
personas que tienen un primer ttulo con alguna orientacin a la investigacin
documental retrospectiva o a la utilizacin de evidencia primaria.
El acceso al grado superior del trabajo de administrador de archivos o registros
ser principalmente por seleccin con base en la experiencia. H o y , sin embargo,
la aceptacin de una especializacin tcnica ser probablemente un factor importante en la seleccin de candidatos para los puestos m s altos, por lo cual se justifica suficientemente impartir formacin avanzada en materias especializadas.
Estas especializaciones podran incluir el desarrollo de sistemas automatizados,
programas educativos o publicaciones. Sera necesario impartir instruccin en
ciencias administrativas, naciendo hincapi en el trabajo individual que favorezca
la estrecha participacin investigativa del estudiante. Las calificaciones resultantes
deberan ser aproximadamente las de un grado de doctorado. Los archivistas que
pasan a ser profesores de materias profesionales necesitarn formacin avanzada
en pedagoga y en las especializaciones apropiadas.
l grado de confianza que se les concede a los paraprofesionales vara muchsimo
de un pas a otro. Es probable que siempre sea necesario contar con u n cuerpo de
paraprofesionales para la ejecucin de las tareas bsicas, aunque su n m e r o y la
responsibilidad que se les asigne dependern de factores externos. Entre stos se
encuentran la relativa dificultad de contratar a egresados, la ndole de la estructura de la carrera e inclusive las esperanzas de la sociedad en general. H a y algunas
tareas profesionales, c o m o la gestin de los documentos (seleccin de registros para
retencin o para destruccin) que nunca deberan confiarse a no titulados. Pero
la presin que pueden sentir las organizaciones m a s pequeas de emplear solamente
a profesionales para encargarse de los servicios de administracin de sus archivos
o registros domsticos puede ser m u y grande. E n todo caso, el requisito principal
en la formacin de paraprofesionales es el de que los cursos sean m u y prcticos.
135 -
A pesar de este requisito, n o es fcil concebir satisfactorios cursos prcticos (de

cualquier nivel) que hayan de efectuarse bajo supervisin'. Por ejemplo, en la
administracin de registros los procesos prcticos involucran al manejo de registros
que todava estn activos dentro de u n sistema. Normalmente n o es aceptable
para u n a entidad que estudiantes externos tengan libre acceso a estos registros.
Quizs la respuesta a este problema sea organizar las prcticas dentro de la entidad
que ya est empleando al alumno; pero en este caso subsistir el problema
de permitir a los capacitadores ejercer una supervisin estrecha y definir las
tareas prcticas que puedan suponer crticas o alteraciones d e los mtodos
existentes.
Otro problema es el de brindar una estructura de carrera a los paraprofesionales. Si se quiere reclutar a alumnos de calidad y altamente motivados, hay
que darles la oportunidad de ascender en la profesin. Pero si la matrcula se hace
al terminar los estudios secundarios, debern franquear la barrera del diploma
universitario antes de poder ser admitidos en cursos de nivel profesional. Se presentan casos de personas que han saltado esta barrera merced a su experiencia y a
su xito en el trabajo. E n trminos generales, sin embargo, hay que insistir en el
hecho de que el progreso en la profesin se puede conseguir solamente obteniendo
un ttulo y formacin m s avanzada. Es probable que la introduccin en u n a
profesin de nivel universitario de personas que n o tienen ese nivel permita
alcanzar u n rendimiento m a s elevado.
E n cualquier caso, en todos los niveles el personal debera ser consciente de la
necesidad de seguir instruyndose, por lo que el sistema de formacin debera ser
concebido en funcin de esta exigencia.
El programa de estudios
Hasta ahora, slo se han evocado consideraciones generales y de contexto. Respecto a los propios cursos, las directrices clasifican primero las materias que van a
tratarse y luego establecen u n esquema para agruparlas en mdulos que se
adapten a las circunstancias especiales de cada tipo de curso.
C a b e recalcar que las directrices no se proponen estimular un sistema absolutamente uniforme de formacin por doquiera. C a d a escuela de formacin debe
concebir sus cursos de m o d o que correspondan a las circunstancias del pas o de la
regin, a las necesidades de los servicios de administracin de archivos y de
los registros suministrados, a los propios estudiantes y a los recursos docentes
disponibles.
Excepcin hecha de una breve base general, los cursos se dividen en tres grandes
reas: materias profesionales principales; materias comunes a archivos y a otras
profesiones de la informacin; y materias comunes a archivos y a otras disciplinas.
H a y tambin una pocas cspccializaciones que se pueden tratar c o m o facultativas.
El principal objetivo de u n curso de base consiste en consolidar la parte d e
educacin general. Normalmente el alumno debera haber adquirido ya estos
elementos bsicos en la escuela, aunque pudiera suceder que fuera necesario
impartir un curso especialmente concebido para la educacin general u otra clase
de conocimientos fundamentales. Por lo menos podra ser necesario impartir
alguna orientacin para que el alumno se pueda formar una idea de las relaciones
existentes entre su disciplina y las dems reas de estudios de informacin, as
c o m o del lugar que ocupa su disciplina en el desarrollo nacional.
A . Los estudios profesionales incluyen: administracin de registros; administracin
de archivos; ciencias auxiliares de la historia; historia administrativa. L a relacin
136 -
existente entre estas materias podra variar m u c h o segn la tradicin del pais,
c o m o se indica a continuacin.
L a administracin de registros tal c o m o se ha desarrollado en Amrica del
Norte incluye administrar la informacin, o sea los sistemas de formularios, los
informes, correo y archivo, incluyendo innovaciones tcnicas tales c o m o el procesamiento alfabtico, los microformularios y el control del equipo de oficina c o m o
fotocopiadoras y sus suministros. U n enfoque m s europeo de la administracin
de registros se concentra en los mtodos de sacar registros medio-corrientes de
sistemas activos, su control y recuperacin en centros de registro. A m b o s enfoques
tienen en c o m n , sin embargo, el objetivo general de mejorar la administracin
de los medios de informacin y registro en la funcin pblica y el sector privado,
repercutiendo as de manera fuerte y duradera en las normas de planeamiento e
investigacin de su pas. Si las directricesfijanbuenas normas, los profesores se
vern inducidos a escoger los elementos que mejor les convengan y se vern
estimulados a ensayar innovaciones que pueden resultar tiles.
L a administracin de archivos, por lo menos en una exposicin terica, se
ha acercado m u c h o m s a u n a norma internacionalmente aceptada, aunque se
controvierte todava la terminologa. L a materia trata de la adquisicin, preservacin y comunicacin de archivos, as c o m o su control administrativo e intelectual. E n el control intelectual, la prctica archivista ha tendido a asimilarse
m s a las prcticas de recuperacin de la informacin en las ciencias de la informacin de m o d o que este aspecto se trata entre las materias comunes de los
estudios de informacin.
Las ciencias auxiliares de la historia fueron u n tiempo predominantes en
los sistemas de formacin de archivistas de muchos pases, pero ahora estn
perdiendo terreno y dejando la primaca al estudio de los sistemas tcnicos de
informacin. Siempre habr necesidad de la interpretacin tcnica, con valor de
testimonio, de los documentos, y siempre ser una de las funciones de un archivista
el suministrar esta interpretacin. C o m o es natural, el grado en que el archivista
necesita estudiar la paleografa, los documentos pblicos, la sigilografa o las
lenguas muertas, variar m u c h o de un pas a otro. Sern m u y pocos, sin embargo,
los pases que no le necesiten. Amplias regiones del tercer m u n d o han heredado
archivos ms viejos que necesitan estas calificaciones. Tal es el caso, por ejemplo,
de las islas del Caribe o de los antiguos reinos del Asia del sur y sudoriental.
Algunos pases de frica podrn estimar que su archivo precolonial es enteramente no documental, pero ah tambin hacen falta archivistas que participen
inteligentemente de alguna manera en la conservacin y desciframiento de Jos
elementos que contienen informacin (los cuales no tienen que estar, necesariamente, en forma escrita) o en la recoleccin y preservacin de documentos
orales. D e igual forma, los medios visuales o sonoros exigen, en algunos contextos,
administradores especializados.
L a historia administrativa, cuarto elemento de esta seccin, es un tema en
el que la contribucin de los archivistas es esencial. L a dificultad radica en que
se trata de una materia cuya investigacin y enseanza deberan, por regla
general, confiarse a archivistas, que son quienes da a da manejan estos materiales. Es un problema desarrollar la historia administrativa (tambin denominada
constitucional o institucional) c o m o materia lectiva en la formacin de estudiantes
de archivismo, cuando, m u y a m e n u d o , la materia n o se puede desarrollar sin
el trabajo previo de esos estudiantes mismos. Ninguna solucin es posible a
corto plazo, especialmente por tratarse de u n caso en que podra n o resultar til
recurrir frecuentemente, y por un periodo determinado, a un experto extranjero*.
137 -
B . La li-ta de las materias comunes que se han de incluir en los cursos con alumnos
de otras profesiones de la informacin (bibliotecologa y documentacin), establecidos en la reunin de armonizacin de los programas de formacin, es
impresionante':
i) reprografa: artes grficas, fotografa, microfotografa, xerografa;
ii) tcnicas de presentacin y exhibicin, programas de educacin del pblico;
iii) conservacin y restauracin, por lo menos respecto al manejo de sistemas de
reparacin y al mantenimiento de normas para los locales de almacenamiento de documentos (la reparacin es en s, evidentemente, una materia
tcnica en la que hay que capacitar a los especialistas);
iv) almacenamiento, recuperacin y difusin de la informacin son materias que
en una poca se pudieron haber considerado componente central de la
administracin de archivos (ahora se estn desarrollando rpidamente, con
una compleja base terica y tecnolgica, y constituyen un rea de la administracin de la informacin, incluyendo catalogacin, clasificacin, indizacin y
difusin selectiva de la informacin, o sea una materia de por s m u y slida);
v) bibliografa y fuentes de informacin, servicios de referencia, servicios bibliogrficos y bsqueda de literatura;
vi) estudios acerca del usuario: materia desarrolladsima en bibliotecologa, en la
que se pueden usar algunas de las tcnicas de las ciencias sociales para
emprender estudios sobre las poblaciones de usuarios (no es seguro que los
archivistas necesiten desarrollar estas tcnicas al mismo grado que los
bibliotecarios, pero tienen sin duda que poder apreciar la demanda del
usuario y organizar su trabajo para satisfacerla; es conveniente que puedan
organizar la misma clase de investigacin que usan sus colegas de las dems
profesiones de la informacin);
vii) legislacin y reglamentacin: actualmente hay campo para un estudio
comparativo a nivel internacional sobre esta materia que se puede considerar
materia troncal comn y que por ello debera incluir temas tales como el
depsito legal, el derecho de autor, las libertades de proteccin de la informacin y de los datos y materias menos delicados tales como la definicin
legal y el control legal de los servicios de administracin de archivos y
registros;
viii) seguridad: materia importante y tcnicamente en desarrollo;
ix) diseo de edificios y controles medioambientales dentro de los edificios;
x) anlisis de sistemas, incluyendo la automatizacin; esta materia innovativa
ser de aplicacin menos inmediata en algunas partes del m u n d o , pero se
puede predecir con certeza que es deseable cierto grado de aceptacin de
los sistemas automatizados por doquier, y es seguro que la capacidad de
analizar svi propio sistema y saber presentar los resultados de ese anlisis,
es parte importante de la formacin profesional.
C . Se considera que los cursos comunes a otras disciplinas incluyen tres elementos:
las ciencias administrativas, los idiomas y la metodologa de la investigacin.
Todos los archivistas y administradores de registro necesitan cierta competencia
en administracin. Por ejemplo, la administracin por objetivos, el manejo de
bancos de datos, el diseo de sistemas de registros, algo de mtodos estadsticos,
presupucstacin y anlisis costo/beneficio, le sern necesarios virtualmente a
cualquier archivista profesional. A niveles de mayor jerarqua, sera necesario
tener algunos conocimientos de administracin, por ejemplo en manejo de
personal, en tcnicas de organizacin y mtodos, o en estudio del trabajo, y
algunos conocimientos de contabilidad de gestin.
138 -
Y a se ha mencionado la necesidad de que algunos archivistas tengan conocimientos de un idioma antiguo. Esto debera estar respaldado por el dominio
de un idioma internacional afinde facilitar la comunicacin.
La metodologa de la investigacin es una materia importante pero difcil. Es
importante porque los archivistas deben ser considerados esencialmente c o m o
participantes y contribuyentes de la actividad de investigacin de su pas. Los
encargados de registros corrientes tambin deberan ser considerados en esta
forma y, ciertamente, para poder apreciar los registros que merecen retencin,
deben ser conscientes de las necesidades de la investigacin. Por otra parte, no
est aceptado universalmente que sea posible organizar la formacin en metodologa de la investigacin, excepto en algunas ramas especializadas. Puede ser
que, c o m o en el caso de la historia administrativa, los archivistas mismos sean
los principales participantes en un estudio organizado y estructurado de la
metodologa de la investigacin; pero si esta situacin se presenta, es importante
que ellos lo hagan en cooperacin con los otros miembros activos de la industria
de la investigacin, incluyendo los historiadores y dems especialistas de la
ciencias sociales.
D . E n trminos generales, se recomienda que haya una sola clase de cursos de
formacin para todos los archivistas y administradores de registros en cada pals
o regin. Ese curso debera contener, c o m o se ha mencionado antes, algunos
elementos que se enseen y estn diseados en c o m n con los otros trabajadores
de la informacin, cuando esto sea posible institucionalmente, pero n o debera
haber muchas materias facultativas o que se excluyan entre s. C a d a archivista
puede por supuesto escoger u n c a m p o especial de inters durante su carrera,
pero n o dispone de la amplitud de especialidades con que pueden contar los
bibliotecarios. Probablemente la opcin m s amplia es entre dedicarse a archivos
antiguos y a la orientacin cultural y de investigacin concomitantes, o dedicarse
a la administracin de los sistemas de archivos corrientes. Pero a m b a s clases de
archivistas tendern a trabajar en un servicio bastante circunscrito, con muchos
objetivos comunes. Por consiguiente, no se estim que debieran brindarse muchos
cursos facultativos en la formacin bsica profesional.
Sin embargo, fueron mencionadas tres posibilidades de cursos facultativos,
necesarios para que archivistas experimentados puedan, por ejemplo, recibir
formacin especializada avanzada:
i) el uso, en la educacin, de material de primera m a n o : sta es una materia
que hoy en da exige u n conocimiento de otros medios y familiaridad con la
teora educativa y su prctica;
ii) la administracin de la conservacin, que incluye conocimientos cientficos
al m s alto nivel y las capacidades necesarias para administrar una unidad
tcnica y su personal;
iii) la administracin de u n a unidad de publicaciones, que tiene un aspecto
tecnolgico y u n aspecto profesional, y repercusiones en la evaluacin de la
d e m a n d a d e los usuarios.
Casi todas estas materias exigen realmente algo de experiencia prctica y en
algunos casos sera m s bien difcil planear y supervisar las prcticas. Son especialmente necesarias prcticas estrechamente supervisadas cuando el curso es para
paraprofesionales. E n el caso de los profesionales, se estima que la formacin
bsica podra incluir un trabajo individual consistente en un tratamiento razonado
incluyendo la descripcin de una serie de archivos o el estudio de u n problema
de administracin de registros en un contexto determinado. Escrito en forma de
memoria, el resultado de este estudio podra evaluarse y podra conducir a una
139 -
norma de reconocimiento general, comparable a las sanciones que coronan otros

cursos de titulacin.
Las directrices sugieren que estos elementos de curso podran combinarse en
grupos de mdulos para que de esta forma resulten mejor adaptados a los diversos
niveles en que se inscribe al alumnado. Tanto los alumnos profesionales (de
postgrado) c o m o los paraprofesionales deberan recibir una formacin que abarque
toda la escala de materias, en la medida en que sean aplicables a la situacin
del pas, pero tratadas de manera diferente en los dos niveles. Los paraprofesionales
deberan seguir un curso m u y prctico con muchas demostraciones en el terreno
y ejemplos concretos. Los profesionales deberan abordar la materia con curiosidad de espritu y progresar tanto c o m o les sea posible por su propio esfuerzo.
Es importante lograr que, en la medida de lo posible, la orientacin del curso
tienda a formar profesionales bien motivados y capaces de utilizar sus aptitudes
administrativas y tcnicas en la solucin de los problemas encontrados en el
trabajo y para elaborar soluciones aplicables en la prctica y que aseguran con
xito visible el buen funcionamiento de servicios socialmente tiles.
Notas
i. D e especial aplicacin aqu resultan las Guidelines for curriculum development in information studies,
de W . L . Saunders, Paris, Unesco, 1978 ( P G I - 7 8 / W S / 2 7 ) . [No existe versin espaola.]
2. Resumidas por M . C o o k en "Formacin profesional de archivos: problemas de modernizacin y de a r m o nizacin*', RUCIBA> vol. II, n. 3, 1980, p. 156-166.
3. J. H . d ' O lier y B . Delmas. Planning national infractructures for documentation libraries and archives, Paris, Unesco,
19754. P . Havard-Williams y . G . Franz, Planning information manpower. Conferencia Intergubernaznental sobre
el Planeamiento de las Infraestructuras Nacionales de Documentacin, Biblioteca y Archivos, Pars,
23-27 de septiembre de 1974, p . 45.
5. Este aspecto est siendo considerado por la Sociedad de Archivistas Americanos en la divulgacin de sus
Guidelines for graduate archival education programs, Society of American Archivists, Education directory, en
"Proposed program standard for archival educationthe practicum", SAA Newsletter, julio de 1979,
p. 19-21.
6. U n a excepcin sorprendente de estas observaciones la constituye el trabajo de M . Bax y Neil B a x en el
Centro Regional de Formacin de Archivistas, Universidad de G h a n a .
7. Unesco, Programa General de Informacin, Reunin de Expertos sobre la Armonizacin de los Programas
de Formacin de Archivistas, Pars, 26-30 de noviembre d e 1979, Informe final, ( P G I / E T / H A R M / 7 ,
14 de enero de 1980). [ N o existe versin espaola.]
- 140 -
GESTION D E ARCHIVOS Y DOCUMENTOS
Ideas modernas sobre la administracin

de archivos
por Frank B. Evans, profesor agregado de historia,

T h e American University,
Washington, D . C .
Se examinan y se contrastan los conceptos clsicos y modernos de administracin de archivos

en los pases angloamericanos y se indican las transformaciones radicales que sufre la profesin de archivero.
H a c e cerca de diez aos, Sir Hilary Jenkinson, en su ultima obra literaria, deploraba "esa forma de hereja", que pretende, que el archivero "moderno" necesita
"ordenar los archivos de manera que respondan mejor a sus requerimientos", y
hasta lleg a proponer que "esa definicin pudiese ser modificada en cada pas
segn sus necesidades particulares". Sir Hilary pronunci estas palabras, c o m o
presidente de la British Society of Archivists, cuando mostrndose exponente
ilustre de lo que puede llamarse la escuela "clsica" de la administracin de
archivos, disip toda d u d a sobre su reconocido "impenitente conservadurismo".
Para prevenir los "males" que predijo causara esa poltica liberal, pidi enrgicamente a los archiveros del m u n d o entero que se mantuvieran "firmemente
adheridos a unos pocos principios fundamentales e inmutables orgenes bsicos
y principios bsicos que decidan en ltimo trmino lo que el archivero puede y
no puede hacer". Proclam categricamente estos orgenes y principios c o m o
"acumulacin natural (opuesta a compilacin artificial), base administrativa,
preservacin esencial de las referencias, ... custodia; y ... posibilidad de esa
definicin a documentos de todo gnero y fecha". Aada en cuanto a la definicin
de los archivos "modifquela si quiere y c o m o quiera, pero a condicin de que no
se alteren en medida alguna esos cinco elementos *".
Sir Hilary se ocup luego de los problemas que plantea la "ndole de los archivos
modernos" su "enorme y actualmente inevitable masa", la "duplicacin o la
multiplicacin que son resultado de las facilidades que ofrece la maquinara
moderna a gentes perezosas o indiferentes; y luego la dudosa calidad de la mayor
parte de los materiales utilizados ; por ltimo la necesidad de una cierta eliminacin con la consiguiente seleccin . Quit valor a muchas de las caractersticas
de los archivos modernos pues que slo sirven para crear en el personal de archivos
problemas de locales, plantilla y restauraciones, c o m o "cuestiones de aplicacin
>rctica que se h a n de resolver a medida que se plantean, y que varan segn
as circunstancias". Pero respecto a la eliminacin y a la seleccin, se mantuvo
intransigente. Citando los dos "estudios" de los registros departamentales propuestos por el Comit Grigg, hizo observar que "ninguno de los procedimientos
de poda son en realidad tarea de archivero". V asocindose a la idea de Sir T h o -
i. Sir HiUry J E N K I N S O N , "Root*" Society of Archiviats, Journal, vol. I, n. 4, October 1961, p. 131-133
267
Bol. Ututco Biit., vol. X X I V , n. 5, septiembre-octubre de 1970
- 141 -
mas Hardy, dijo que "la funcin de los conservadores de archivos sigue siendo an
la de conservarlos x".
La nica concesin importante que estaba dispuesto a hacer este archivero,
el ms influyente de su generacin, se referia a los archivos modernos no oficiales,
esos "restos de documentales de actividades que no tienen races en el pasado, y
que son enteramente producto de nuestro tiempo". Para archivos c o m o estos
recientemente creados por sociedades o instituciones cientficas, industriales y an
comerciales, propuso depsitos "especializados" y "archiveros especializados".
A su juicio, este nuevo tipo de archiveros debera, antes de llegar a ser u n verdadero archivero, recibir la formacin de un especialista en ciencias en vez de un
humanista, para poder poseer un conocimiento tcnico de las actividades documentadas en los registros. Sir Hilary reconoca que el archivero especializado n o
tiene necesidad de "paleografa, ni de m u c h a historia, ni tampoco de latn
medieval o de francs ' ; pero debera "formar parte de la profesin de archivero
tal c o m o se practica en todas partes"; debera adquirir "por lo menos u n conocimiento bsico, y estar enterado de la ndole, los requisitos y las condiciones de su
profesin". Terminando de examinar "las vidas paralelas del archivero especializado y del archivero general", Sir Hilary seal "como una cuestin de verdadera e
inmediata importancia, que el archivero especializado... est siendo una realidad;
que deseamos que as sea y que coopere con nosotros; y que quiz sera bueno
formular desde ahora... las condiciones que harn posible y fecunda esa cooperacin *".
La "hereja" que movi a Jenkinson a reafirmar tan vigorosamente sus clsicas
ideas sobre administracin de los archivos a lanzarse a "dar u n paseo" a sus
"caballos de batalla" c o m o l los llamaba fue la aceptacin cada vez mayor que
adquiri la obra del Dr. Theodore, R . Schellenberg, Modern archives: principies and
techniques, publicada unos aos antes. Schellenberg, cuyo fallecimiento ocurrido
hace unos meses priv a la comunidad de los archiveros de uno de sus principales
teorizantes, es autor de u n manual del archivero moderno que no slo vuelve a
definir los archivos y pide a los archiveros de otros pases que hagan lo m i s m o
siguiendo sus necesidades particulares 8 , sino que adems recaba para el archivero
la facultad de decidir en ltimo trmino sobre la supresin de los registros
modernos, seleccionando los que han de ser conservados *.
Pero hay algo tan importante c o m o el punto de vista particular de esta escuela
moderna con la que jams quiso Jenkinson tener trato alguno; el del "manejo de
registros" (records management), a la que Schellenberg dedica en cambio lo ms
sustantivo de las tres partes en que dividi su manual 6 . En su contexto, la novedad
de la tesis de Schellenberg es que un programa de manejo de registros bien desenvuelto y empleo la expresin ms c o m n que busque economa y eficacia en
la constitucin de los registros, en su conservacin y en su acondicionamiento,
es requisito previo esencial de una buena administracin de los archivos modernos.
Las tres cuestiones planteadas por Jenkinson la definicin y alcance del trmino
archivos, la enseanza y la formacin de los archiveros, y el papel del archivero
en la adquisicin de sus materiales adems del problema de las relaciones entre
el archivero y el funcionario encargado de los registros, son los principales contrastes entre la escuela clsica y la escuela moderna de administracin de archivos.
U n resumen del desenvolvimiento de estos problemas nos facilita tambin la
comprensin de las transformaciones radicales que sufre hoy la profesin de
archivero.
i. Op. cit., p. 136-137.
a. Op. eil.,p. 137-138.
3. T . R . S C H B L L E N B E R G , Modern archives : principia and techniques, Clfictgo, Univenity of Chicago Prts
959. P- 15.
4. Ibid., p. 133.
5. lbid.,p. 3 3 - n o .
142
A pesar de insistir la uniformidad doctrinal de un m o d o poco corriente -por

lo menos para un ingls y un americano se puede decir que Jenkinson y ScheUenberg reflejan en sus obras gran parte de su conocimiento prctico de los archivos
, al mismo tiempo, de los gobiernos a los que servan con tanta distincin,
enkinson, que posea u n valioso patrimonio de documentos de la edad media,
experto y competente en lingstica y en ciencias histricas auxiliares, y heredero
de una tradicin jurdica de neutralidad oficial y de custodia no interrumpida,
hizo las menos concesiones posibles a las exigencias de los registros modernos.
D e todos modos, su Manual of archive administration y otras de sus obras, aunque
no estn hoy del todo adaptadas en sus detalles a las necesidades habituales,
siguen siendo m u y tiles para la formacin de archiveros, de todas partes porque
con ellos tendrn una idea clara de su patrimonio cultural y de los ideales de su
profesin K
Por el contrario Schellenberg no efectu un prolongado estudio de los registros
jurdicos medievales ni de los sistemas centrales de registro. Producto de la escuela
americana, con diploma superior de historia, pas a formar parte del personal
de los Archivos Nacionales recientemente creados, y pudo as aportar sus profundos conocimientos y su experiencia nica. L a primera actividad esencial de
los Archivos Nacionales consisti en localizar e identificar unos dos millones de
metros cbicos de documentos de los registros federales que se haban ido a c u m u lando durante u n siglo y medio en Washington y en todo el territorio del pas.
L a necesidad de encontrar criterios y procedimientos para evaluar y ordenar no
slo de este cmulo de documentos, sino tambin lo de los depsitos que se fueron
acumulando en los dos decenios inmediatos, que excedan de trescientos mil m e t r o
cbicos, contribuyeron de u n m o d o positivo a forjar las ideas de Schellenberg
sobre la ndole de los archivos modernos sobre el requisito inevitable de la "eliminacin" y la "seleccin" y sobre el importante papel que el manejo de registro
han de desempear para facilitar esta tarea. L a necesidad ulterior de establecer
un control material e intelectual de los registros modernos que no estaban "ordenados" y no eran fciles de clasificar con pautas clsicas, contribuyeron directamente a establecer las prcticas del "ordenamiento" colectivo y de la "descripcin"
colectiva, cuyas bases tericas expone Schellenberg con gran conviccin '. D e
todo esto se deduce que las ideas de Schellenberg, lo mismo que las de Jenkinson,
acerca de la ndole de los archivos modernos y de las funciones peculiares del
archivero, tenan profundas races en la experiencia. Si, en ocasiones, sus trabajos
no tienen m u c h o en cuenta las realidades ni las necesidades de los depsitos no
gubernamentales de menor importancia, es cierto, sin embargo, que han ejercido
una influencia de carcter internacional y bien merecida.
El manual de Schellenberg se public poco tiempo despus de su regreso de u n
ao de conferencias Fulbright en Australia, durante el cual habl de los criterios
y prcticas de los archivos americanos. L a posibilidad de adaptar sus opiniones
modernas a las necesidades de un pas que posee una tradicin britnica, heredada,
de administracin y de manejo de registros, y tambin un conocimiento anterior
y profundo de las enseanzas de Jenkinson, estn perfectamente expuestas en la
excelente relacin que nos ha dejado el ex-jefe oficial de Archivos de la Australian
C o m m o n w e a l t h National Library, Sr. Ian Maclean.
Despus de mostrarse de acuerdo con Jenkinson en que los "registros" y los
"archivos" son "en realidad la misma cosa", Maclean, al dar cuenta de sus
trabajos aade: "Sin embargo, en Australia es ya un hecho corriente y oficial
aplicar el trmino registros a los documentos que se guardan en oficinas de refe-
i. Sir Hilary J E N K I N S O N , A manual of archive administration, ed. by Roger H . Ellis, rev. and. d., London,
P. Lund, Humphries, 1965. Sobre la carrera profesional y la bibliografa de las obraa de Jenkinion,
vate, J. Conway Daviea, d., Studit presenteJ to Sir Hilary Jenkinion, London, N e w York, Oxford
University Press, 1967.
a. Sobre este punto, vase " M o d e m methods of arrangement of archives in the United States", de Frank
B . Evans, en American archivist, vol. 29, April 1966, p. 241-263.
- 143 -
rencias para asuntos corrientes, y el trmino archivos a los documentos confiados

a un depsito especialmente ordenado 1 ". En el fondo, este criterio es el que est
en vigor en los Estados Unidos, ya que, si se aplican otra vez el concepto de
archivos a los documentos archivados que no han sido an estudiados por el
archivero y estn sujetos a un futuro ordenamiento, se hara cmplice al archivero
de la destruccin de los archivos. Maclean llega adems a la conclusin de que,
con lo que ha aprendido durante diecisiete aos en los archivos del gobierno del
Commonwealth, los principios, si no todos los mtodos, "expuestos en el manual
de Jenkinson"... parecen an adecuados para el ordenamiento y la descripcin
de los archivos del Commonwealth 2".
Reconocida su deuda de gratitud para con Jenkinson el anlisis y la exposicin de Maclean, que no podemos ocuparnos aqu con ms amplitud, han de ser
conocidas a mi juicio, por todo archivero Maclean pasa a tratar del problema
de la eliminacin y de la seleccin, en los siguientes trminos:
"En este punto concreto estoy menos conforme con las enseanzas del Manual.
Estimo que el archivero ha de desempear un papel importante en la seleccin
y en la eliminacin porque, si no lo nace, nadie probablemente se ocupar de
ello. Si ese papel se puede limitar a buscar, con un determinado servicio gubernamental, un acuerdo sobre un criterio para la eliminacin, tanto mejor, pero, en
el caso de que no logre establecer una base satisfactoria para la eliminacin
mediante un plan de eliminacin o por otro procedimiento, el archivero estimo
que ha de estar dispuesto a tomar una iniciativa personal. Si se dedica ms bien
a 'eliminar' que a 'seleccionar', no creo que llegar de ese m o d o a alterar en gran
medida la calidad de sus archivos, porque, despus de todo, los archivos poseen
esa condicin por las circunstancias de su compilacin y de su desarrollo, y no
por un mtodo de seleccin (como haba dicho ya el propio Sir Hilary *..."
Habiendo franqueado de este m o d o la distancia que separa la escuela clsica
de la escuela moderna, Maclean, en un artculo publicado en una revista americana de archivos, explica las razones y la importancia de esta transicin:
"En los ltimos aos, la profesin de archivero no ha cesado de poner inters,
totalmente o al menos primordialmente, en la conservacin de los archivos del
pasado para que los utilice la generacin actual, y ha tomado la responsabilidad
de conservar los registros del presente para los futuros usuarios. Era inevitable
que de ah se siguieran grandes transformaciones en las aptitudes y las tcnicas
profesionales. Algunos archiveros se negaron a reconocer que exista el problema
o, si acaso, consideraban que los registros del siglo x x eran algo de nivel inferior,
de lo que podan ocuparse archiveros de menos categora. Otros, especialmente
en Amrica, intentaron resueltamente adoptar sus tcnicas para hacerfrentea los
verdaderos problemas sin adoptar sin embargo sus aptitudes fundamentales de
un m o d o eficaz. A m b o s grupos, el ltimo con ms razn, se vieron sorprendidos
y hasta un poco resentidos cuando los funcionarios encargados de los registros
supieron aprovechar las circunstancias y la labor prctica llevada ya a cabo y,
con un criterio m u y diferente, prepararon programas en gran escala, cuyo xito
se evalu en trminos materiales menos que culturales. Con el informe de la
Comisin Hoover comenz en 1949, en los Estados Unidos, lo mismo que en otros
pases, la nueva era del manejo de registros ; y muchos archiveros adoptaron una
actitud defensiva considerndose c o m o historiadores que sirven a los historiadores,
y hacen alguna que otra salida al c a m p o del manejo de registros para la evaluacin
de los registros para los archivos *."
\. Ian M A C L E A N . An analysis of Jenkinson* Manual of archive administration' in the light of Australian
experience, en Albert E. J. Hollander ed. Essays in memory of Sir Hilary Jenkinson, Chichester, Sussex
Moore and Tilleyer, 1962, p. 129.
3. Ibid., p. 129.
3. Ian M A C L E A N , op. cit., p. 150.
4. Ian M A C L E A N , Australian experience in record and archives management, American archivist, vol. 22,
October 1959, p. 387-388.
144 -
Para hacer frente a esta nueva situacin, en Australia se elabor un programa

combinado de gestin de archivos y de registros, en el que figuraba la creacin
de u n centro mixto de archivos y registros y el nombramiento en cada departamento de u n "especialista en manejo de archivos convenientemente seleccionado
y capacitado 1". El criterio de Maclean sobre la enseanza y la formacin de los
archiveros y sobre las relaciones entre el archivero y el funcionario encargado de
los registros, queda bien precisado cuando, dentro del trmino archivero,
comprende "a toda persona que, por sus conocimientos generales de la teora y
la prctica de la conservacin de registros y sus conocimientos profesionales
especiales de los sistemas aplicados en los periodos que le interesan, est capacitada
ara tomar decisiones o para dar u n dictamen que podr influir positivamente en
i calidad y la conservacin de los registros de la organizacin o de las organizaciones, cuyas funciones le incumben directa o indirectamente 2". E n realidad,
es una admirable sntesis en la que entran los elementos esenciales de los criterios
clsico y moderno sobre administracin de archivos, pero modificada para poder
atender a las necesidades concretas.
H e m o s de estar tambin reconocidos al distinguido archivero del dominio de
Canad, D r . W . K a y e L a m b , por su interesante exposicin de las relaciones
bsicas que han de existir entre a administracin de los archivos y el manejo de
los registros. Profundamente familiarizado con la experiencia de sus colegas de
los Estados Unidos, el Dr. L a m b , en una serie de artculos titulados "The fine
art of destruction" s , "Keeping the past up to date" 4, y "The changing role of
the archivist" 5 , documentado por la experiencia del gobierno de Canad, lleg
a la conclusin de que si "el volumen solo de los registros modernos hace inevitable
su destruccin", los "funcionarios de los departamentos que los organizaron no
sern m u y buenos jueces para estimar su valor a largo plazo". Es inevitable y
hasta conveniente, afirmar, que el archivero, por su actividad profesional, se vea
envuelto en el problema de saber lo que es inevitable y deseable , pero ha de
hacer resaltar la importancia del manejo de registros y las responsabilidades que
lleva anejas ; e insiste en que "la ltima decisin incumbe al archivero" '. E n lo
que atae a la enseanza y a la capacitacin prctica del archivero moderno, es
tambin categrico.
" A mi juicio, hay dos puntos esenciales. U n o es el de una slida formacin en
historia, a la que he aludido anteriormente. U n buen conocimiento de la historia
sobre una perspectiva para lafijacinde nuestro punto de vista y de nuestro
criterio. L a prctica de la investigacin histrica nos capacita para saber c m o
han sido utilizados los manuscritos y los registros. El archivero ha de poder apreciar el valor probable de las fuentes para el erudito o para el investigador, y sus
conocimientos se extendern y perfeccionarn con la experiencia personal y la
investigacin.
"El segundo punto esencial es la experiencia prctica. H a y muchos aspectos
en el trabajo del archivero que slo se pueden realmente aprender ejerciendo la
profesin. L a seleccin de los registros y los documentos, su evaluacin, su utilizacin: no es posible familiarizarse con ellos mediante un estudio terico; tampoco
basta el muestreo...; slo puede llevar a cabo esas operaciones con conocimiento
y buen criterio, el archivero que posee una importante experiencia prctica" 8.
Este resumen del carcter de la administracin de los archivos sujetos a evolu-
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Ibid., p. 390.
Ibid., p. 416-417.
W . Kaye L A M B , The fine rt of destruction, en Hollaender, d., Essayi in memory ofjcnkinson, p. 50-56.
L A M B , Keeping the past up to date, Society of Archivista, Journal, vol. 2, n. 7, April 1963, p. 285-288.
L A M B , T h e changing role of the archivist, American archivist, vol. 29, January 1966, p. 3-10.
L A M B , T h e fine art of destruction, op. cit., p. 50, 52, 56.
L A M B , The changing role of the archivist, op. cit., p. 7.
L A M B , The modern archivist: formally trained a self-educated ?, American archivist, vol. 31, April 1968,
p. 176-177.
145 -
cin, segn sus principales representantes, se ha de completar con algunas indicaciones acerca de las ideas expuestas por el profesor Ernst Posner, que ha enseado
y comentado la historia y la administracin de los archivos de todos los
tiempos y lugares a toda una generacin de archiveros americanos; humanista
erudito y fino observador del desenvolvimiento de los archivos en Amrica, ha
desempeado tambin con sus escritos, su correspondencia y sus conferencias, la
funcin de interpretar para sus colegas europeos la experiencia americana en
materia de archivos1. Su sntesis de la tradicin clsica con las realidades modernas la resumi en unos cursos dados en las universidades y en los institutos que han
constituido durante m u c h o tiempo, el programa ms importante y eficaz para la
enseanza y la formacin de los archiveros en los Estados Unidos. Producto de
una de las ms ilustres escuelas clsicas de administracin de archivos, contribuy
no obstante a desarrollar la enseanza de la materia dando los primeros cursos
acadmicos sobre el manejo de registros. A d e m s de su labor directa que dio
nueva vida a este c a m p o frecuentemente ignorado, de la actividad del archivero
en los Estados Unidos, su American State Archives contiene tambin importantes
orientaciones para la formulacin de normas relativas a todos los aspectos de las
actividades modernas referentes a los archivos, y a las relaciones prcticas entre
los nuevos mtodos de administracin de los archivos y de manejo de los registros.
Sus conocimientos no superados por nadie, y su profunda comprensin dlo que
es un archivo, de su naturaleza, su administracin y su utilizacin, tanto en el
pasado c o m o en el presente, se han ido difundiendo poco a poco hasta constituir
normas que pueden aplicarse a toda clase de archivos, pblicos y privados, dondequiera que se encuentren. N o hay resumen que pueda sustituir al detenido estudio
directo de esas normas que podrn hacer los archiveros y los administradores de
los archivos en ejercicio *.
D e todo lo dicho se desprende con evidencia la amplitud y la ndole de los
cambios fundamentales que estn producindose en la administracin de los
archivos. Si hay m u c h o nuevo, se ha conservado tambin m u c h o de lo antiguo,
y ello muestra su valor. L a sntesis resultante es necesariamente pragmtica en
su doctrina yflexibleen sus aplicaciones. Las teoras que ya no responden a la
realidad han de ser inmediatamente modificadas, y a este principio se han ajustado
las definiciones y hasta las prcticas. E n las circunstancias en que se mueven el
Estado y la sociedad cada vez ms orientados hacia la idea del servicio, el moderno
archivero pblico se ha visto frecuentemente obligado a justificar y a reforzar su
programa reuniendo los archivos privados, los documentos personales, y las
colecciones artificiales, los fragmentos y partes desperdigadas de las compilaciones
documentales que slo clasifcanse como manuscritos histricos. El archivero
moderno aumenta y encarece el valor de la referencia y la investigacin de sus
fondos de archivo. A las adquisiciones aplica, segn las circunstancias, las tcnicas
de su profesin, pero al mismo tiempo mentiene la integridad de sus archivos
oficiales en lo que atae a su procedencia y orden originario. Reconociendo
todo esto,l Dr. L a m b , al estudiar el "papel variado que desempea el archivero"
escribe: "Naturalmente, la transformacin fundamental es que el archivero
ha dejado de ser primordialmente un custodio u n conservador y se ha convertido en colector de documentos registrados y de manuscritos. S u papel ha dejado
de ser primordialmente pasivo, para convertirse en dinmico y activo" 8 .
C o m o el archivero moderno tiene que evaluar los registros y seleccionar
los que posen valor duradero, debe sentir algo m s que u n inters pasajero
. Vase de u n m o d o especial E m s t P O S N E R , S o m e aspects of archival development aince the French
Revolution, American archivist, vol. 3, July 1940, p. 159-172, que ha ido reeditado con otra obras
suyas y una lista de sus publicaciones en K e n M u n d e n , d., Archives and the public interest: selected
essays by Ernst Posner, Wsshington, D . C . , Public Affairs Press, 1967.
2. Ernst P O S N E R , American State Archives, Chicago-London, University of Chicago Press, 1964. Vase
especialmente "Standards for state archival agencies", p. 349-367.
3. L A M B , T h e changing role of the archivist, op. cit., p. 4.
146 -
or el manejo de los registros. D e b e reconocer que todo lo que hacen o han
echo los funcionarios encargados de los registros afectar directa o indirectaEmente

al futuro de los archivos. Seran en efecto, los funcionarios encargados
de los registros quienes determinarn cada vez m s la calidad de nuestros archivos,

la calidad en el sentido de que la documentacin sea completa y adecuada,
su integridad (incluida la eliminacin de los materiales intiles), y su accesibilidad o su posibilidad de servir para fines de referencia e investigacin. Los
funcionarios encargados de los registros determinarn en u n sentido real y
objetivo la ndole del trabajo de los archiveros en los archivos modernos, pues
del xito de sus esfuerzos depender que sea fcil o difcil evaluar los registros
para su ordenamiento y seleccionarlos para su custodia; que resulte fcil o
difcil su conservacin material y su acondicionamiento y descripcin as como
su accesibilidad y utilizacin. El inters del archivero moderno por el manejo
de registros es pues no slo legtimo sino tambin esencial '. Y c o m o el manejo
de los registros forma cada da m s parte integrante de los mtodos de la moderna
gestin administrativa y empleo de mquinas calculadoras c o m o instrumento
de gestin, el archivero moderno ha de conocer bien esos nuevos procedimientos
y de esas nuevas tcnicas si ha de desempear bien su funcin esencial al servicio
de la institucin a la que pertenece.
Por ltimo, el archivero de hoy en da tiene en realidad la libertad de hacer
una seleccin entre los conceptos clsicos y modernos de su profesin. Si los
archivos han de seguir respondiendo a los intereses y necesidades de la sociedad
contempornea, han de adaptar sus criterios y prcticas a esos intereses y necesidades. Existen ya muchas pruebas de que as sucede, y entre las m s estimulantes est la de que, correspondiendo a la iniciativa de los principales archivos,
est siendo revisado y modernizado el problema vital de la enseanza y la formacin de los archiveros2.
i. Frank B . E V A N S , Archivists and records managers: variations on a theme. Ameritan archivist, vol. 30,
January 1967, p . 57-58.
2. Vase especialmente Roger H . ELLIS, T h e British archivist and his training. Society of Archivists,
Journal, vol. 3, n" 6, October 1067, p. 265-271, y Vital C H O M E L , Les problmes d u personnel scientifique des Archives de France, Gazette des archives, n.s. n. 63, 1968, p. 235-260.
- 147 -
VIe
VIth
LOS ARCHIVOS VIVOS

DE LA ADMINISTRACIN
POR
D. ANTONIO MAULLA
INSPECTOR GENERAL DE ARCHIVOS
MADRID, 3-7
SEPTIEMBRE
- 148 -
1968
El Cuestionario, circulado a los principales organismos y personalidades

archivsticas del m u n d o , se medit con el propsito de llegar a conocer,
por las respuestas, los aspectos fundamentales de la organizacin de los
archivos administrativos de los cuatro Continentes, a fin de obtener u n
beneficio m u t u o de las soluciones ptimas logradas en cada pas.
Se han recibido respuestas de casi todas las naciones europeas: Alemana (Repblica Democrtica Alemana), Alemania (Repblica Federal
Alemana), Austria, Bulgaria, Checoslovaquia, Dinamarca, Espaa, Fin'
landia, Francia, Hungra, Inglaterra, Irlanda, Italia, Luxemburgo, N o m e '
ga, Pases Bajos, Polonia, Suecia y Yugoslavia. Del Oriente Medio han
contestado Israel y Turqua. Amrica est representada por Argentina,
Barbados, Canad, El Salvador, Estados Unidos de Amrica, Jamaica,
Mjico y Puerto Rico. Del continente Africano contestaron Congo-Kinshasa, Nigeria, Senegal, Tanzania y Zambia. D e ningn pas de Oceania
se ha recibido informacin. Asia est aqu representada slo por Ceiln.
N o s ha extraado especialmente no haber tenido respuestas de la
U . R . S. S . ni de la India, Blgica, Suiza y Portugal.
Agradecemos m u y de veras a las autoridades y colegas que redactaron
y remitieron las contestaciones al Cuestionario, sus valiossimas aportacio'
nes, gracias a las cuales nos ha sido posible hacer este "rapport" que nos
honramos en someter a debate en este V I Congreso Internacional de A r chivos.
Puede afirmarse que cada nacin tiene una estructura administrativa
peculiar, perfectamente diferenciada de las dems. Por otra parte, todo
archivo debe formarse c o m o un reflejo del organismo o institucin que
lo origina. Conjugadas ambas premisas, se comprende la diversidad de
archivos, y se piensa que no podr admitirse "a priori" c o m o buenas para
un pas soluciones archivsticas consagradas c o m o excelentes en otro.
Ahora bien, visto el panorama desde cierta altura, dejan de apreciarse
los pequeos detalles y resaltan las lneas maestras. Entonces hallamos
grandes semejanzas entre estructuras que al primer golpe de vista parecan
diferentes. Tal ocurre, por jemplo, con los esquemas archivsticos de pases
- 149 -
de Administracin centralizada, pues la mayora puede reducirse a u n

slo patrn. Otro tanto cabe decir si el rgimen es federado o de autonoma regional o provincial.
M a y o r grado de parentesco encontramos en la organizacin interna
de los archivos, ya que los sistemas y mtodos conocidos son aplicables en
todos; basta elegir los m s adecuados en cada caso.
V e a m o s ahora lo que han dado de s las respuestas recibidas, para
lo cual seguiremos el orden establecido en el cuestionario:
i.
Clases de Archivos y autoridades superiores.
2.
Personal.
3.
Organizacin interna de los Archivos.

3 1.
3.2.
3.3.
4.
Ingreso de documentos.
Sistemas de clasificacin y ordenacin.
Eliminacin y transferencias.
Instalaciones y servicios.
4.1.
Edificios.
4.2. Estanteras.
4.3. Unidades archivsticas.
4.4. Servicios Auxiliares.
4.5-7. Instalaciones de proteccin.
5.
Accesibilidad de los Archivos administrativos.

5.1. Limitacin de la accesibilidad.
5.2-6. Servicio de consultas, prstamos, informes, certificaciones, etc.
5.7. Instrumentos de trabajo.
T.
CLASES DE ARCHIVOS Y AUTORIDADES SUPERIORES
E n el cuestionario establecimos una gradacin de archivos administrativos, conforme a los niveles estructurales ms frecuentes en la A d m i nistracin Central del Estado: Ministerio, Direccin General, Seccin,
Negociado, Oficina o Despacho. N o importa que esos niveles reciban di-
- 150 -
ferentes denominaciones en algunos pases, por ejemplo : Secretaras de

Estado, Administraciones, Mesas, Oficio. Para nuestro propsito, lo interesante es que en todos ellos se producen o se reciben documentos, y se
retienen por m s o menos tiempo.
Pues bien, si esa documentacin retenida se mantiene en un orden que
permita su rpida localizacin y consulta en caso necesario, podemos considerarla c o m o un archivo, cualquiera que sea su volumen (claro que aqu
tambin puede decirse que si "una sola golondrina no hace verano", un
documento, o m u y pocos, no forman archivo). A veces, el principio de
jerarquizacin, u otras causas, hace que los documentos se vayan transfiriendo de su archivo de origen a otro de grado superior.
Archivo general para la totalidad de la Administracin Central puede
considerarse el Public Record Office de Inglaterra, el Rigsarkivet de Dinamarca, el Servicio Nacional de Archivos y Registros de Estados Unidos,
el Centro Pblico de Archivos de Canad, el establecido por la Repblica
Federal Alemana con la denominacin de "Archivo Intermedio", el Archivo
Central de Senegal, el Departamento de Archivos de Barbados, el nico
Archivo de Ceiln, y otros varios, especialmente en las nuevas Naciones.
Espaa inicia ahora la construccin de un Archivo General de la A d m i nistracin, que recoger de los Ministerios toda la documentacin prescrita.
Los restantes pases contestan que transfieren esa clase de documentos a los
Archivos Nacionales histricos.
Sucede m u y a m e n u d o que cualquier dependencia administrativa dispone de dos archivos: uno "corriente" formado por la documentacin en
trmite, y otro de "depsito" en que se almacenan los papeles de asuntos
ultimados.
Los archivos de los niveles inferiores suelen carecer de vida independiente; son una funcin ms, complementaria del servicio o del quehacer
de la oficina, negociado o seccin a que pertenecen. D e ah que casi siempre
estn a cargo de personal administrativo inferior, sin formacin cientfica en materia de archivos. Es ms, segn las respuestas recibidas, no todos
los archivos centrales de los Ministerios tienen archiveros cientficos, correspondiendo menor proporcin an a los de Direcciones Generales. E n
Mjico el personal que atiende los archivos administrativos es designado
por el jefe de cada oficina.
E n la Administracin regional, provincial o local, sea autnoma o sea
delegada, la estructura archivstica es bastante paralela a la que acaba de
exponerse, con la diferencia de que escasean m u c h o m s los archivos a
cargo de archiveros cientficos. E n Francia, los archiveros de l'cole de
Chartes dirigen los archivos departamentales y algunos de grandes municipios, y en Espaa, archiveros facultativos rigen los archivos de las au-
- 151 -
diencias territoriales, delegaciones de hacienda, diputaciones provinciales y

ayuntamientos de las grandes capitales.
E n cuanto a los archivos de la Administracin n o estatal, en todas partes
existen los de instituciones polticas, culturales, religiosas, sociales, econmicas, (partidos polticos, universidades, dicesis, sindicatos, cmaras, e m presas mercantiles o industriales, etc., etc.). Pero slo en contados casos
estn servidos por personal cientfico. H a y ejemplos aislados en Francia,
Pases Bajos, Espaa, Canad y Repblica Federal Alemana.
Si bien hay en todos los pases un organismo o autoridad con jurisdicin
en materia d e archivos, llmese Servicio, Administracin, Direccin G e neral, Archivero General, o Archivos Nacionales, es lo cierto que su plena
competencia suele circunscribirse a los archivos histricos, pues sobre los
administrativos slo ejerce, en el mejor de los casos, el deber de asesoramiento tcnico y el derecho de inspeccin, para evitar deterioros, prdidas o destrucciones de aquellos documentos que por su inters deban perdurar. Esta
inspeccin o vigilancia se extiende a veces a dar normas o intervenir directamente en las eliminaciones de papel de los archivos. E s digno de meditarse
lo que algunos colegas han contestado sobre esta cuestin tan transcendente :
BULGARIA. La Direccin de Archivos elabora las normas y las listas
tipificadas para la calificacin de los documentos. D e acuerdo con los m i nisterios y dems administraciones, organismos y empresas, aprueba las
listas concretas de las diferentes especies de documentos y las de plazos de
conservacin. Tiene derecho de inspeccin sobre instalaciones, eliminaciones
y conservacin de los documentos.
C H E C O S L O V A Q U I A . Cada Ministerio da reglas para las eliminaciones,
a base de lo que dispuso sobre este particular el Ministerio del Interior
en 1956. Pero las propuestas de eliminacin han d e ser aprobadas por los
Archivos Centrales del Estado. La citada disposicin de 1956 hace indirectamente posible inspeccionar las instalaciones y la conservacin de los documentos por parte de los Archivos Centrales y tambin por la Administracin
de Archivos.
D I N A M A R C A . N o se permiten eliminaciones en los archivos d e la
Administracin sin el permiso del Director General de Archivos, si bien
existe un permiso permanente para determinados fondos documentales, que
permite a las Oficinas poner en prctica sistemas generales de eliminacin.
- 152 -
ESTADOS
UNIDOS
D E A M R I C A . El Servicio Nacional de Archivos y
Registros ( N A R S ) es la autoridad nica a este respecto, aunque limitada a

los archivos del Gobierno Federal.
FINLANDIA. Los Archivos Nacionales tienen el derecho de efectuar
inspecciones en los archivos administrativos del Estado, dictan instrucciones
para la seleccin y buena conservacin de los documentos, y autorizan las
eliminaciones.
FRANCIA. La autoridad de la Direccin de los Archivos de Francia
se extiende a todos los archivos pblicos: nacionales, departamentales, comunales, hospitalarios. Se exceptan los del Ministerio de Asuntos Extranjeros y de los Ministerios militares. Comptele dar normas sobre seleccin
de documentos y autorizar las eliminaciones.
ITALIA. La eliminacin est sometida al criterio de la Administracin archivstica, cuya competencia se extiende al examen de la documentacin que haya de expurgarse, y a la organizacin y funcionamiento de los
archivos corrientes y de depsito. La inspeccin de los archivos de organismos y dependencias del Estado corresponde a las "Comisiones de Inspeccin", en tanto que la vigilancia de los archivos de las instituciones pblicas y privadas la desempea la Superintendencia archivstica.
P A S E S B A J O S . El Servicio de Archivos del Estado est encargado
de la inspeccin de sus archivos administrativos. E n cada una de las once
provincias, un inspector provincial tiene competencia sobre los archivos
municipales y de esclusas. A dicho Servicio le corresponde informar y conceder las autorizaciones que se soliciten para eliminar documentos. Si se
trata de archivo municipal servido por un archivero, se pide tambin a
ste su parecer. C o n carcter general, la Ley otorga a todos los archiveros
cientficos (de l'cole) derecho de inspeccin sobre todos los archivos de
la Administracin.
REPBLICA ARGENTINA. El Archivo General de la Nacin, que tiene
carcter de histrico, posee atribuciones para "inspeccionar los archivos
administrativos con miras a la buena conservacin y, en su caso, a las
transferencias que se hacen de la documentacin de ms de 3 0 aos".
REPBLICA DEMOCRTICA
A L E M A N A . La Direccin General de A r -
chivos de la Administracin Estatal tiene derecho de inspeccin sobre los

archivos administrativos en lo concerniente a recepcin, conservacin, eva-
153 -
luacin, prescripcin, investigacin y utilizacin de las actas. Autoriza las

listas de eliminaciones, que han de haberse formado con arreglo a los
"Fundamentos de evaluacin para la conservacin o eliminacin de docu*
mentos de la poca socialista". Postdam, 1965, pg. 6 3 .
Y U G O S L A V I A . Corresponde al Consejo de Archivos dictaminar en lo
perteneciente al registro y supresin de toda clase de material.
2.
PERSONAL
La mayor o menor importancia, volumen y servicio de cada archivo

administrativo, condiciona la clase y nmero de su personal. U n archivo
de negociado o seccin es bien distinto, a estos efectos, del archivo de direccin general o del central de un ministerio.
Al formular el cuestionario en este punto, pensbamos que sera Espaa
quiz una de las pocas naciones en que la mayora de los archivos administrativos, a excepcin de los centrales de los ministerios y pocos ms, estn
en manos de personas sin estudios superiores y sin formacin archivstica ;
meros empricos o rutinarios que desconocen en absoluto la Archivonoma.
Pero comprobamos ahora, con desconsuelo, que el mal es endmico,
salvndose, slo en cierta proporcin, media docena de pases.
Los males que tal situacin acarrea son de dos clases : 1.) deficiente
clasificacin y orden de los papeles, que convierte los archivos, en especial
los de depsito, en un caos intil para la administracin ; 2.0) menosprecio
absoluto por todo otro valor del documento que no sea el que motiv su
existencia. Corolario : C o n pretexto de escasez de espacio, o de que ya n o
hay quien encuentre nada, destruccin masiva y constante de la documentacin de organismos e instituciones que, habiendo sido exponentes de la
vida nacional, no dejan prueba veraz de su actuacin, y menos an testimonio de los hechos, sus causas o fines, comportamiento de las personas,
ni rastro de los dems valores del proceso histrico de los pueblos.
C m o poner remedio a estos males? D o s soluciones pueden apuntarse,
en prctica ya en algunos pases, con evidente eficacia.
1.* Q u e todos los archivos administrativos, segn el rango y la importancia de su funcin, estn a cargo de archiveros cientficos, o archiveros
tcnicos, o archiveros diplomados en cursos elementales de Archivologa.
E n este supuesto, la deontologa profesional y una jurisdicin inspectora y
asesora por parte de los altos organismos rectores en materia de archivos,
garantizaran la perfeccin del sistema; tanto m s si se consiguiera que los
- 154 -
archiveros cientficos fueran odos en las juntas o comisiones de racionalizacin del trabajo administrativo y de organizacin y mtodos.
2. a Q u e al menos los archivos administrativos de los dos niveles m s
altos (ministerios y direcciones generales, o equiparables), estn a cargo de
archiveros cientficos, dejando los de los restantes niveles en manos de
personal administrativo de las secciones, negociados y dems oficinas; pero
siempre bajo supervisin de archiveros cientficos. Algo simplista parece
la tesis de la respuesta de Nicaragua al decir que el vocablo "archivero"
es un sustantivo muerto, pues la prctica y el desarrollo profesional le ha
transformado en "archivista", algo ms administrativo funcional en lo que
a documentacin se refiere.
3.
ORGANIZACIN INTERNA DE LOS ARCHIVOS
3.1.
Ingreso de documentos
Nuestra pregunta 3.1.1. se refera al procedimiento utilizado por las

oficinas al entregar los documentos a sus propios archivos, corrientes o de
depsito. N o caba suponer que hablbamos de transferencias de un archivo administrativo a otro histrico. Sin embargo, buen nmero de las
respuestas explican slo c m o estn reglamentadas esas transferencias.
Por el contrario, naciones como Polonia, Bulgaria, Repblica Democrtica Alemana, Repblica Federal Alemana, Israel, Senegal, Argentina y
Puerto Rico, contestan correctamente y en sentido positivo; o sea, que
tienen reglamentado el ingreso de los documentos en los archivos corrientes.
Ejemplos :
Dice Puerto Rico que el artculo 4 de la Ley 5 de 1955 determina:
Los jefes de dependencias formarn inventarios de la documentacin
una vez cada ao. L a clasificarn e n : 1) Documentos sobre derechos
y obligaciones estatales y fondos a programas pblicos. 2) Documentos
de naturaleza fiscal, o sobre cuentas y operaciones fiscales. 3) Documentos
que constituyan evidencia de ttulo sobre porpiedad pblica o particular.
4) Documentos que se consideren necesarios para constatar hechos pasados
importantes o de inters como referencia para proyectar futuras operaciones y trazar pautas y programas. 5) Documentos que pueden ser destruidos
o trasladados a otro archivo.
Polonia tiene establecidas normas sobre la permanencia de los papeles
en los despachos, entrega de papeles por los despachos a los archivos corrien-
- 155 -
tes, m o d o de proceder con los expedientes en los archivos comentes, trans

ferencias desde archivos corrientes a los archivos de Estado, y eliminacin
de los expedientes que deban ser destruidos. Por cauces semejantes discurren
las respuestas de Bulgaria y Repblica Democrtica Alemana.
D e c m o pasen los documentos desde los despachos a los archivos corrientes y de stos a sus paralelos de depsito en orden y con inventario, o en
desorden y sin referencia de lo que son, depende en gran manera la
utilidad de los archivos y la propia subsistencia de sus fondos.
H a y coincidencia, casi general, en cuanto a c m o y cundo las oficinas
han de enviar los documentos a sus archivos de depsito, a otros archivos
administrativos de nivel superior o al archivo histrico que corresponda.
Salvo alguna excepcin, los papeles se envan inmediatamente despus de
concluido el trmite del asunto a que se refieran, o uno, dos o tres aos
m s tarde. E n estos ltimos casos es cuando se tiene en cuenta la fecha del
documento que cierra el trmite para el cmputo de esos plazos de
retencin.
Los envos suelen hacerlos las oficinas a lo largo del a o ; aunque en
algunos pases, c o m o Polonia, se efectan a fecha fija al comenzar el ao,
y en otros, c o m o Hungra, al finalizar.
Tambin es normal que las oficinas formalicen las entregas de documentos mediante listas genricas o actas sucintas. A los archivos receptores
esta especie de guiones no les son suficientes, por lo que se ven precisados
a redactar inventarios que individualicen en mayor grado la documentacin.
Algunos colegas creen que esto es lo mejor, porque "las oficinas dicen
difcilmente haran un inventario con el necesario criterio archivstico".
Por nuestra parte, pensamos que se ahorrara m u c h o trabajo a los archiveros si las oficinas remitieran los documentos con un inventario bien hecho,
conforme a normas archivsticas facilitadas por los archiveros.
3.2.
Sistemas de clasificacin y ordenacin
Ningn pas, ni siquiera los de organizacin m s reglamentada, tiene

establecido un sistema de clasificacin de fondos c o m n a todos los archivos
administrativos. Cada ministerio u organismo suele ser libre de adoptar el
sistema que prefiera para sus archivos.
Sin embargo, todava lo ms frecuente es respetar la orgnica de procedencia ; o sea, que las divisiones y subdivisiones del fondo se correspondan
con las diferentes secciones y subsecciones del organismo que origina la d o cumentacin. Si se observa hasta los ltimos escalones el principio de res
- 156 -
peto del origen, resulta el sistema orgnico puro ; pero si se altera la disposi'
cin de las subdivisiones o grupos de tercer grado y siguientes, dndoles
otras clasificaciones, el sistema se transforma en semiorgnico (Luxemburgo). N o son infrecuentes estas alteraciones en los archivos, por supuestas
conveniencias del servicio (Checoslovaquia).
Algunos prefieren una clasificacin de asuntos o materias concretas,
sujetas a una correlatividad simplemente numrica, alfabtica o cronol'
gica, o bien a una clasificacin de base decimal, razonada "sui gneris" en
cada caso (Noruega, Israel, Canad).
Finlandia, atenindose al aspecto formal, clasifica el material de archi'
vo en determinado nmero de series principales: peridicos, listas, minutas,
cartas, m e m o r a n d u m s , etc. ; o hace una serie conjunta de correspondencia,
cuentas, mapas, planos y documentos. Dentro de cada serie clasifica por
origen y por asuntos.
Este m i s m o criterio, aunque quizs m s metdicamente, lo sigue Polona. Clasifica por materias, con base decimal. Los cuatro primeros nmeros,
o, i, 2 y 3, los dedica a la documentacin tpica: decretos, personal, objetos
materiales, finanzas y contabilidad. Del 4 al 9 los aplica a las clases que sean
necesarias para que cada institucin determinada tenga la suya ; luego, a
su vez, ha de desarrollarse una clasificacin individual para cada institucin.
Es m u y digno de consideracin el sistema m s frecuentemente usado
en Holanda, conocido por "Systematsch dossierstesel". Los diferentes documentos de archivo, ordenados cronolgicamente, se clasifican, no segn
su materia, sino conforme al asunto para el que sirvieron. El conjunto de
expedientes as obtenidos se ordena con arreglo a u n sistema de rbricas
o ttulos basado en una distribucin decimal de las materias, de lo general
a lo particular. A veces se clasifica por el sistema de origen u orgnico, pero
aplicando en el interior del fondo correspondiente a cada seccin, el sistema
"dossierstesel".
Ciertamente, n o puede hablarse de sistema de clasificacin, si nicamente se da a cada unidad documental un nmero correlativo y se forma
con todo el fondo u n archivo o seccin facticios, sin establecer distincin
entre grupos distintos por razn de materia, tiempo, lugar ni persona. Tai
procedimiento simplista convierte a estos archivos en montones de papel
intil cuando se pierde u olvida el nmero de referencia.
Respecto de los sistemas utilizados para la ordenacin de los expedientes
o documentos dentro de las unidades archivonmicas (carpetas, legajos,
cajas, registros, etc.), la mayor parte de las respuestas coinciden en afirmar
que en cada caso debe aplicarse el orden que m s convenga. E n general, se
respeta el que la documentacin traiga de su oficina de origen. N o es infrecuente que este orden sea de "numerus currens", con la nica finalidad
- 157 -
de localizacin dentro de una serie o grupo, mediante el trampoln de procedimientos referenciales (prontuarios, ndices, registros).
Esta heterogeneidad de criterios lleva a la conclusin de que sera m u y
difcil lograr una normativa recomendable de aplicacin general, ya que
las oficinas ordenan cada serie documental a su propia conveniencia. Sin
embargo, pases c o m o Holanda, Repblica Federal Alemana, Noruega,
Checoslovaquia, Polonia, Yugoslavia, Bulgaria, Repblica Democrtica Ale*
m a n a , Canad, y otras, han dictado instrucciones, normas o cdigos sobre
la clasificacin de sus archivos y el orden de las unidades documentales.
3.3.
Eliminaciones y transferencias
Son ya numerosos los pases que tienen reglamentada la eliminacin

de documentos de la Administracin. Pero la autoridad, rea de su c o m petencia, criterio selectivo, nivel y m o m e n t o , difieren tanto de una Nacin
a otra, y an dentro de cada una en las de rgimen federal, que resultara
enojoso y poco til intentar u n sincretismo a base de tan gran diversidad.
Holanda tiene establecidas listas de los documentos que las oficinas han
de destruir a plazo determinado. L o no comprendido en las listas slo puede
eliminarse previa autorizacin extraordinaria del Servicio de Archivos del
Estado, cuando ya no es til ni a la Administracin ni a la Historia.
Italia ha creado por Ley unas "Comisiones de Inspeccin", que, entre
otras funciones, ejercen las de "Comisiones de Expurgos" y operan en todos
los organismos y oficinas de la Administracin. Es de advertir que de dichas
Comisiones forma siempre parte un archivero del Estado.
E n Inglaterra se revisan peridicamente los archivos de las oficinas de
los Registros y, con arreglo a listas de destruccin establecidas conforme
al Acta de Archivos Pblicos de 1958, seccin 3, se determina qu ha de
eliminarse y qu debe transferirse a los Archivos Centrales.
E n la Administracin de Francia, el archivero redacta u n inventario
de lo que considera eliminable ; lo somete al jefe de la oficina u organismo
de que proviene la documentacin ; ste da su conformidad para la destruccin de los documentos prescritos y, por ltimo, el Director de los Archivos
de Francia, autoriza o n la destruccin. Ninguna dependencia de la A d ministracin francesa puede eliminar documentos sin autorizacin. Para
los archivos departamentales existen listas que determinan el perodo
de conservacin de cada documento tipo.
El problema de las eliminaciones de documentos en Espaa sigue sin
solucin, y no le resta gravedad la excepcin favorable de los Archivos del
Ministerio de Hacienda ni el hecho de que el archivo central de cada m i -
- 158 -
nisterio est a cargo de personal del cuerpo de archiveras. L o cierto es

que, salvo contados casos, la documentacin de las oficinas y archivos vivos
de la mayor parte de la Administracin se expurga sin sujecin a reglas ni
criterios razonables y, m u y frecuentemente, a capricho de los funcionarios
en cuyo poder se hallan los papeles. Confiamos en que la tan anhelada Ley
de Archivos sea pronto una realidad y zanje de una vez todos estos males.
La valoracin y decisin de conservar o destruir los expedientes de la
Administracin en la Repblica Federal Alemana, compete nicamente
al archivero cientfico. Cada departamento tiene fijados plazos de prescript
cin para su rea de accin. C o n carcter nacional lo tienen sealado los
documentos financieros de Caja y los expedientes oficiales de las cupstiones
sometidas a plazo por la Ley de Comercio.
D e acuerdo con el Decreto real de 22 de Julio de 1902, en Dinamarca
la eliminacin en los archivos de las oficinas centrales o regionales slo
puede hacerse con aprobacin del Director de Archivos. Segn la ndole
de las series documentales, se les hafijadou n plazo de validez de 5, 10 30
aos; si bien algunas carecen de plazo fijo, determinndose ste cuando
convenga por las autoridades competentes, debidamente autorizadas por el
Director de Archivos.
El Riksarkivar de Noruega tiene el derecho de inspeccionar todos los
archivos de la Administracin, y el deber de coordinar y supervisar los
planes y operaciones referentes a la seleccin y eliminacin de documentos.
Las reglas generales de 1961 ordenan que los departamentos efecten una
primera revisin de sus archivos antes que stos pasen de cinco aos de
antigedad. L a responsabilidad de la seleccin y eliminacin a este nivel
recae en la propia Administracin. A l alcanzar los archivos los 25 aos
se ha de efectuar una segunda revisin y lo que se retenga tras ella se transferir a los Archivos Nacionales o provinciales, excepto lo que an se necesite para la Administracin.
Los reglamentos generales de Archivos de Suecia contienen normas
para la eliminacin de documentos "con condiciones de eliminacin de
escasa o ninguna importancia" (! !).
Finlandia tiene establecidos plazos de prescripcin para algunas series.
Pero en general n o se permite destruir ningn documento anterior a 1919.
E n esta materia, los Archivos Nacionales y el ministerio interesado deciden
conjuntamente. Los criterios se establecen formulando, entre otras, las
siguientes preguntas :
i." Necesita la oficina los documentos todava?
2. 0 Se necesitan para controlar las actividades de la oficina?
3. 0 Ocasionar la eliminacin algn perjuicio al pblico?
4. 0 Se deben conservar los documentos para investigacin cientfica?
- 159 -
Tambin Polonia tiene establecidos planes de prescripcin basados en

los fines de control y en las necesidades de las instituciones y de los par*
ticulares. D e cualquier m o d o , la decisin corresponde a los Archivos del
Estado, que actan sobre una propuesta o peticin formulada por la direC'
cin de la institucin u organismo poseedor de los documentos.
E n Checoslovaquia el Ministerio de Comercio Exterior y el del Ejrcito
han publicado reglas sobre eliminacin de documentos. El del Interior impone a sus Servicios la obligacin de publicar reglas de expurgos. L a responsabilidad por la eliminacin corresponde a la institucin que elimina. El
archivero slo interviene para elegir los documentos de valor histrico.
D e manera m u y parecida intervienen los archiveros en Yugoslavia.
Pero aunque el Consejo de Archivos establece las normas generales de
expurgo, y una de ellas es que el archivo competente tiene derecho a tomar
parte en la seleccin y eliminacin de los documentos de cualquier institucin,
n o entra c o m o obligacin en la misin del archivero el evitar destrucciones
de documentacin de valor permanente. Ello concierne a la propia institucin de que proceden los papeles.
Bulgaria cuenta con listas de plazos de prescripcin hechas por los
jefes de las oficinas, previo acuerdo con la Direccin de Archivos. Los documentos prescritos son sometidos a informe de la Comisin de expurgos de
la oficina. Dicha Comisin, asesorada por un archivero de carrera, determina
los documentos que deben pasar a los archivos del Estado y los que carecen
de todo valor. U n a vez formadas las listas, se someten a las Comisiones
de Control dependientes de la Direccin de Archivos, que las aprueban o
rechazan.
La Repblica Democrtica Alemana sigue u n procedimiento m u y semejante al de Bulgaria.
Israel tiene reglamentada la destruccin de material de archivos de esta
manera : las propuestas anuales de expurgo que hacen las instituciones han
de someterse a la aprobacin del Archivero del Estado, despus de haber
sido examinadas por un Comit presidido por el Director general de los
Archivos y con representantes de los ministerios de Hacienda y Justicia,
el interventor del Estado y personal del ministerio interesado.
E n Canad slo el Archivero del Dominio tiene autoridad para aprobar
las eliminaciones. H a y unas instrucciones que sealan el nmero de aos
que debe retenerse cada serie. La seleccin se considera una funcin normal
del archivero de carrera.
E n la Repblica Argentina son los propios ministerios, secretarias de
Estado, etc., quienes en sus reglamentos dan las normas de eliminacin.
A veces los criterios son arbitrarios y ocasionan prdidas de documentos
de valor histrico. Sin embargo, hay mayor rigor cientfico e histrico
- 160 -
para lo que hayan de entregar al Archivo General de la Nacin : salvo

excepciones, toda la documentacin de m s de 3 0 aos.
La Ley 5 de 1955 de Puerto Rico establece un programa de conservacin
y disposicin de documentos pblicos. E n su artculo 4 , apartado c, deter'
mina que los jefes de dependencias realizarn un inventario de todos los
documentos de menos de 50 aos de antigedad y los clasificarn en : 1)
Documentos de legislacin estatal, de donaciones de fondos a programas
pblicos del pas, y contratos oficiales, que se conservarn sin lmite de
tiempo, aunque podrn ser eliminados con autorizacin expresa de ley,
si llega a ser patente su total inutilidad. 2) Documentos fiscales o necesarios
para examen y comprobacin de cuentas. El perodo de conservacin ser
fijado con sujecin a las reglas que a este efecto preparar el secretario de
Hacienda. 3) Documentos que constituyan evidencia de ttulo sobre propiedad pblica o particular, o que cualquiera justificacin legal haga necesaria
su conservacin. Segn convenga, se determinar plazo de validez, que
podr tambin ser indefinido. 4) Documentos que por su utilidad administrativa de uso diario en las dependencias o por la informacin que contienen,
sean necesarios para testimoniar hechos pasados importantes, o utilizarse
como referencia en otras tareas, operaciones o programas. El plazo de conservacin se fijar por el jefe de la dependencia, con la aprobacin del jefe
del organismo a que pertenezca. 5) Restantes documentos, que segn un
procedimiento de estimacin igual al del n. 4 , sern destruidos o enviados
al Archivo General del Estado. A todos estos efectos, los jefes de las dependencias prepararn listas anuales de cada grupo.
N o est claro en la mayora de las respuestas lo que se hace con la d o cumentacin cuyo valor administrativo ha prescrito, pero que conserva inters histrico. Algunos afirman que permanece en el archivo de origen, unos
pocos dicen que pasa a otro archivo superior, igualmente administrativo, y
son varios los que indican que esta documentacin seleccionada se transfiere
a archivos histricos, generales o provinciales, peridicamente : cada uno,
cinco, diez o m s aos.
4.
INSTALACIONES Y SERVICIOS
4.1. Edificios
E n casi todos los pases los archivos corrientes de la Administracin ocupan locales integrados en el conjunto de dependencias del organismo u
oficina a que sirven. Algunos archivos de depsito estn en locales espe-
- 161 -
cales, dentro o fuera del edificio de su organismo. Slo los archivos generales de la Administracin, cuando existen (por ejemplo, Repblica Federal
Alemana, Noruega, Argentina, Canad y naciones jvenes c o m o Congo*
Kinshasa y Zambia), suelen estar instalados en edificios independientes.
4.2. Estanteras
La estantera metlica se ha generalizado de tal forma, que son contados los archivos que an la tienen de madera, a juzgar por las respuestas.
Se observa una preferencia de la estantera cerrada y archivadores tipo
armario, o de cajones o rotativos, para el perodo dinmico de la documentacin ; metlica abierta para el semiesttico o de depsito ; "compactus"
para archivos de poca consulta, y por motivos de escasez de espacio, aunque
ltimamente ha aumentado bastante su uso.
4.3.
Unidades archivsticas
E n cuanto a las formas de diferenciacin de las unidades archivsticas,

las m s frecuentes son : tapas de cartn, cajas de cartn (algunas metlicas
o metalizadas), carpetas y encuademacin en fascculos o volmenes.
E n Holanda y otros pases, durante el estado dinmico de la docu*
mentacin, sta se conserva en carpetas colocadas en los clasificadores, de
tipo armario o de cajones. A l pasar a estado semiesttico, la documentacin
se ordena en carpetas que se guardan en cajas de cartn. Los documentos
sueltos suelen conservarse en clasificadores especiales.
4.4.
Servicios auxiliares
La inmensa mayora de los archivos de la Administracin, corrientes

y de depsito, carecen en absoluto de laboratorios, talleres de reproduccin,
restauracin y encuademacin. T a m p o c o tienen cmaras de desinfectacin
ni instalacin de aire acondicionado. Sin embargo, algunos gozan de buena
temperatura por hallarse dentro del recinto de oficinas climatizadas, y n o
son pocos los que utilizan los servicios centralizados de reprografa o encuademacin del ministerio u organismo correspondiente.
- 162 -
4-5/7*
Instalaciones de proteccin
Los archivos generales, regionales y provinciales de la Administracin

con edificio independiente, suelen disponer de todos estos servicios auxiliares,
as como de sistemas de deteccin de h u m o s o temperatura y aparatos de
extincin de incendios.
E n cambio, los pequeos archivos cuentan, cuando ms, con extintores
de anhdrido carbnico, o de polvo seco. H a y archivos que han de confor'
marse con el viejo procedimiento de los cubos de arena ; mientras al director
de otro, parece bastarle que el archivo est situado en el m i s m o edificio que
el Parque de Bomberos. Aparte de este ltimo caso, slo dos respuestas hablan de utilizacin de mangueras de agua.
E n cuanto a cmaras de seguridad o reforzamiento de los depsitos para
una mejor proteccin de los documentos, hay ejemplos en Holanda, Inglaterra, Repblica Federal Alemana, Suecia, Checoslovaquia, Bulgaria, y
Espaa. Jamaica dice que "el edificio se ha hecho a prueba de inundaciones,
fuego, huracanes, terremotos y entrada no autorizada". Sin embargo, no
nos hagamos ilusiones desmesuradas. La proporcin de estas instalaciones
de seguridad respecto de la total capacidad de los archivos se limita a un
3 4 por ciento.
Por lo que se refiere a provisiones para salvamento de la documentacin
en casos de riesgos catastrficos, especialmente por guerras, Holanda prefiere destruir los papeles confidenciales y tiene ordenada la microfilmacin
total y sistemtica de los fondos m s importantes. Inglaterra coloca en las
cajas, carpetas y libros una marca especial de preferencia de salvamento.
Francia, Luxemburgo y Dinamarca salvaran primero los documentos m u y
preciosos, los raros y los confidenciales. Finlandia tiene el siguiente plan
de urgencia : i) Documentacin completa de los dos ltimos aos. 2) D o cumentacin que debe conservarse permanentemente. 3) Documentos que
no han de conservarse permanentemente. Checoslovaquia tambin clasifica
los documentos en tres categoras segn su importancia. E n otros pases, o
cada archivo tiene sus propias normas, o no tienen nada previsto sobre
esto.
5.
ACCESIBILIDAD DE LOS ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS
5.1.
Limitacin de la accesibilidad
E n el Congreso Internacional Extraordinario de Archivos de Washington se estudi la accesibilidad a los archivos histricos. Para conocer hasta
- 163 -
que punto son accesibles al investigador o al pblico en general los archivos

administrativos, en nuestro cuestionario se incluy la pregunta correspondiente. H e aqu el resultado de las respuestas.
Salvo Bulgaria, Hungra y Noruega, que contestan negativamente,
todos los dems pases dan un "s" a la accesibilidad, pero con limitaciones
o requisitos m u y fuertes que, en general, convierten en excepcional y privilegiada la consulta. Primero, suele exigirse la autorizacin de los ministros
o altos jefes de los organismos de la Administracin a que el archivo pertenece : segundo, determinados documentos considerados c o m o confidenciales nunca son accesibles al investigador; tercero, la mayor o menor antigedad del documento marca el lmite de lo consultable, por ejemplo:
Austria e Italia, 50 aos, Canad, Inglaterra y Tanzania, 3 0 ; Finlandia,
25 aos, 40 50, segn el fondo documental; Zambia, 20 aos; Senegal y Francia tienen c o m o tope el ao 1 9 2 0 ; Turqua el ao 1 9 1 8 ; Irlanda el ao 1916; y la Repblica Federal Alemana, el 8 de m a y o de 1945.
E n Espaa no hay sealada fecha lmite, pero tan pronto c o m o la documentacin administrativa pasa a los archivos histricos, es totalmente libre
su consulta, por igual para nacionales y extranjeros. Estados Unidos de
Amrica tiene reglamentada minuciosamente la accesibilidad a la documentacin de los Archivos Nacionales y de las Oficinas federales de la rama
ejecutiva, en virtud de la llamada Acta de Libertad de Informacin (Ley
Pblica 89-487, 8 0 Stat, 250.).
N o es posible, por razn de espacio, dar cabida en esta ponencia al detalle
de las respuestas sobre limitaciones y requisitos de la accesibilidad. E n conjunto, se saca la conclusin de que cada pas impone las condiciones y lmites que estima convenientes. A u n q u e se nota en algunos cierta tendencia
a ir dando mayores facilidades, parece an lejano el da en que los archivos
de la Administracin sean accesibles al investigador sin cortapisas tan restrictivas.
5.2/6.
Senado
de consultas, prstamos, informes, certificados
Por otra parte, como la principal misin de los archivos administrativos

es prestar un servicio a la propia Administracin, veamos en qu forma lo
hacen.
El funcionario que necesita ver documentos ya archivados, si no es l
m u y cmodo y slo quiere comprobar algn dato, va al propio archivo y
efecta all la consulta. Pero si es para un estudio ms amplio, la oficina
pide en prstamo el documento original. Luego lo devuelve o no ; hay de
todo. A veces el documento regresa al archivo c o m o nuevo ingreso o incorporado a otro expediente.
- 164 -
E n la mayora de los pases los documentos se prestan nicamente a la

autoridad que los envi al archivo o a funcionarios debidamente autorizados.
Cuando el funcionario necesita informe, copia o extracto del documento,
suele hacerlo l mismo, en su oficina o en el archivo. Rara vez lo hace el
archivero.
La experiencia ha demostrado que con este sistema clsico de utilizacin de los archivos administrativos, se pierden muchos documentos. Para
evitarlo, en varios pases (Yugoslavia, Turqua, Israel, Congo-Kinshasa),
aprovechando los modernos procedimientos de reprografa, en lugar de
prestar el documento, se entrega su reproduccin : fotogrfica, fotosttica,
xerogrfica, etc. Se logra as la integridad del archivo, aunque ello suponga,
naturalmente, u n gasto de cierta consideracin.
5.7.
Instrumentos de trabajo
H a y unanimidad en estimar insuficientes las listas o inventarios de entrega preparados por las oficinas, para u n eficaz servicio por parte de los
archivos administrativos. C o n mayor o menor nmero y variedad, se redactan otros instrumentos de trabajo: registros, inventarios analticos, ndices,
guas, catlogos por temas, etc. Estos instrumentos se siguen elaborando "a
m a n o " en casi todos los pases. Slo Irlanda del Norte dice valerse de dictfonos; Noruega menciona mquinas especiales de escribir que facilitan la
formacin de listas e ndices; Senegal utiliza policopias o impresos; y A r gentina, Puerto Rico, Jamaica y Nigeria afirman que emplean medios mecnicos: en general, mquinas de escribir y duplicadoras. L a mecanizacin,
c o m o se ve, es an bastante deficiente, sobre todo comparndola con la
de los archivos de las empresas privadas de alguna importancia.
- 165 -
El cuestionario inclua un ltimo apartado de "Conclusiones". Por

respeto a la integridad de las interesantes ideas, sugerencias y soluciones
que hacen la mayora de los pases (algunos m u y por extenso) en sus respuestas a este punto, ha parecido conveniente ofrecer a los seores Congresistas el texto ntegro de tales "Conclusiones", por va de "Apndice" de
la presente ponencia.
APNDICE
A L E M A N I A (Repblica Democrtica)
Personal calificado para redaccin y resgistro de las actas, continuar
imponiendo y conservar los planes de actas o documentos en la administracin. Desarrollo del sistema de evaluacin a base de una administracin
mejorada y orientada segn principios de ordenacin uniformes tendentes
a una mejor seleccin del valor del material archivado. A u m e n t o del valor
informativo de las existencias de los archivos de la administracin. Estmulos procedentes de las instrucciones metdicas para el Servicio de Archivos
de la Repblica Democrtica Alemana, especialmente en el campo de la
recepcin, evaluacin y casacin, ordenacin y catlogo.
Eliminacin de la discriminacin de los archivos de la Repblica D e mocrtica Alemana por parte del Travel-Board en la participacin en reuniones del Consejo Internacional de Archivos. Publicacin de los resultados de congresos y conferencias internacionales sobre problemas de los
archivos de la administracin. Organizacin de un intercambio de experiencias sobre teora y prctica del trabajo en archivos de la administracin.
Existe especial inters en las investigaciones o estudios de la posicin de los
archivos de la administracin en el sistema informativo de los rganos, instituciones y empresas estatales.
A L E M A N I A (Repblica Federal Alemana).
Para el mbito del Archivo Federal se tiende a la consecuente realizacin de la idea del Archivo Central para toda la administracin federal.
- 166 -
L a expansin y afianzamiento d e la libertad d e decisin d e los archiveros

cientficos en la valoracin de actas y d e m s documentos para la eleccin
del material archivado digno de ser transmitido a la posterioridad parece
que es aqu requisito m s importante.
Para igualar m s internacionalmente los mtodos de archivo y f o m e n tar a n m s la colaboracin e n lo q u e afecta a archivos en todo el m u n d o ,
parecen ser los medios adecuados : el intercambio d e medios o hallazgos
a travs de todas las fronteras y el intercambio de archiveros instruidos con
m u c h o s aos d e experiencia profesional.
M a r b u r g . D r . Joh. Papritz. E n vista de la complejidad de las reaciones, la respuesta exigira u n espacio m u y grande. Para poder hacer tales
propuestas tiles para otros pases, se necesita primero u n a aclaracin de los
problemas comprendidos en la pregunta 3 . 2 . Sin tal explicacin de los tipos
de estructuras n o es posible ningn intercambio internacional de experiencias.
ARGENTINA
a) Elaborar u n Reglamento modelo de la organizacin y funcionamiento
de los Archivos Generales Administrativos nacionales, y proponerlo a todos
los Ministerios; asimismo, proponerlo a los gobiernos provinciales, con d e bidas modificaciones. Elaborar, asimismo u n Reglamento modelo para los
Archivos Municipales.
T o d o esto con doble finalidad : a) de reunir las mejores experiencias
y sintetizarlas en el Reglamento, y b) d e tratar d e unificar los criterios, a
veces divergentes, q u e actualmente rigen en los archivos administrativos.
b) U n a vez constituida la Comisin Nacional de Archivos, prevista
por el artculo 10 de la Ley n. 15. 930 del ao 1961, deber extender sus
atribuciones a los Archivos administrativos en forma de asesoramiento y
supervisin.
c) Estudiar detenidamente, con preferencia dentro de u n Comit especial de la Comisin Nacional de Archivos, la cuestin de la seleccin d e
cumental y elaborar u n proyecto de conservacin y eliminacin.
d) Efectuar cursos o cursillos de capacitacin de personal directivo y
tcnico de archivos administrativos, exigiendo su formacin profesional y
t'cnica.
e) Elaborar el estatuto de archiveros administrativos e histricos, con
el reconocimiento oficial de la profesin archivstica.
Para los pases en desarrollo, concentrar los estudios archivsticos en un
centro informativo y de asesoramiento ; efectuar visitas a los repositorios
- 167
con fines de conocer su estado actual y proponer las medidas para su organizacin funcional.
AUSTRIA
N o es necesaria una unificacin de los mtodos y procedimientos entre

los numerosos archivos del ms diverso origen, ya que con ello no se pueden
ahorrar en un caso concreto investigaciones ulteriores.
BULGARIA
Se debe proceder a estudios en comn con las administraciones interesadas y los institutos cientficos, con vistas a la elaboracin de reglas y
sistemas de ordenacin vlidos para todo el m u n d o . Tambin se debe elaborar un reglamento tipo para el trabajo en las secretaras y los archivos de
las diferentes administraciones, organizaciones y empresas.
Es de desear que el Consejo Internacional de Archivos estudie y generalice las experiencias adquiridas por los diferentes pases, miembros suyos,
con referencia al trabajo en los archivos administrativos, examinados en
todos sus aspectos, y m s especialmente :
los sistemas de cancillera
los derechos y las obligaciones de control de los organismos jerrquica'
mente superiores, en relacin al trabajo en las secretaras y los archivos
de las administraciones subordinadas.
CANAD
Deberan existir archivos centralizados para los documentos administrativos inactivos, y un control centralizado con respecto a la creacin y eliminacin de archivos.
CEILN
La elaboracin de una Ley de Archivos tan pronto c o m o sea posible;
la creacin, dentro de la organizacin administrativa del pas de personal
especializado en archivo de documentos, y de personal de enlace en los
Archivos; extender esta idea a los negocios privados y a otras organizaciones
de carcter privado, incitndoles a seguir un programa sistemtico de elaboracin y transferencia, basado en un procedimiento bien estudiado. Popularizacin de los Archivos por medio de campaas de prensa y exhibiciones e invitando a hacer ms trabajos de investigacin.
Legislacin y mejor informacin.
168 -
Conferencias regulares en distintas partes del m u n d o ; u n programa de

publicaciones bien planeado, en el cual pudiesen participar los archiveros
de todo el m u n d o .
CONGO-KlNSHASA
Las sugestiones que pudiesen mejorar nuestros archivos, seran, en
lo que nos concierne, de conducir una campaa de persuasin a fin de con'
vencer a los otros servicios del Estado de que no se trata en absoluto de
un control sobre las actividades de sus servicios, sino de una investigacin
en el cuadro del servicio, el cual constituye un fundamento d e nuestra
historia.
Esto es, eliminar as todo pensamiento que tienda a atribuirnos intenciones que no son las nuestras. L a tarea nos facilitar el conducir bien nuestras encuestas, tanto caulitativa c o m o cuantitativamente. As, ninguna masa
de papeles escapar a nuestro control.
E n Congo-Kinshasa, la reglamentacin relativa a la organizacin administrativa, exige a todos los organismos oficiales el dejar en depsito
legal todo documento oficial que ellos produzcan. Estas disposiciones afectan igualmente a los autores privados, comprendidos los msicos. D e esta
manera, nuestra biblioteca se enriquece considerablemente.
Este problema no es menos importante. Sera de desear que la Unesco
tomase la iniciativa de conceder bolsas de viaje a los Archiveros de todos
los pases durante un perodo escalonado, a fin de permitir a stos pasar
una temporada larga en los archivos de otro pas, y trabajar all regularmente.
Estimo que por este sistema, el interesado se inspirar en los mtodos
adoptados all, y sacar buen provecho.
D e esta manera, igualmente, la colaboracin deseada entre archiveros y
archivos del m u n d o , se realizara.
CHECOSLOVAQUIA
Ponerse de acuerdo sobre los plazos mnimos para el depsito de documentos en los archivos administrativos, sobre todo en lo que concierne a
los documentos de carcter personal y a los documentos judiciales.
ESTADOS UNIDOS
El "Record M a n a g e m e n t " (Organizacin de documentos) es una aproximacin sistemtica al control de los materiales documentales desde su
creacin hasta su cremacin. N o se trata de las tcnicas y facilidades para
- 169 -
la manipulacin de datos, sino de los datos ya obtenidos y de los medios

y mtodos para su obtencin y eficiente explotacin. Se divide en tres
partes: conservacin, mantenimiento y disposicin. La primera proporciona
instrumentos y tcnicas p.^ra organizar aquellas funciones administrativas
que crean correspondencia, formularios, informes e instrucciones. L a segunda proporciona instrumentos y tcnicas para controlar de u n m o d o
efectivo la compilacin, anlisis, clasificacin, arreglo y recuperacin de
datos para la informacin administrativa activa. Comprende el mantenimiento de ficheros, el manejo de la correspondencia, automatizacin de
datos y aplicacin de sistemas de microfilm. L a tercera proporciona instrumentos y tcnicas para realizar sistemtica y ordenadamente :
i) El expurgo de la documentacin inactiva y de la semiactiva poco
utilizada.
2) La delimitacin del equipo de ficheros y del espacio necesario para
situar la documentacin activa y abandono del equipo y espacio que n o
se requieran para este propsito.
3) Proteccin de los documentos vitales para la continuidad de las
operaciones en caso de desastre o emergencia.
4) Conservacin de la documentacin de importancia desde el punto
de vista legal o histrico.
FINLANDIA
Educacin de los archiveros; un manual de direccin de archivos.

FRANCIA
Sera deseable una ligazn ms estrecha entre la Direccin de los A r chivos de Francia y los Ministerios. Est en estudio un proyecto de decreto
actualmente, en ese sentido. Prev q u e : 1) cada administracin deber
nombrar un funcionario responsable de sus archivos corrientes. 2) L a clausura de los archivos corrientes ser efectuada por acuerdo de la Direccin
de los Archivos de Francia. 3) La recogida de documentos en los depsitos
de la Direccin de los Archivos de Francia se har regularmente. 4) Se
crearn depsitos "intermedios" en todas las grandes administraciones,
bajo control de la Direccin de los Archivos de Francia.
Sera necesario tambin fijar reglas uniformes para el tratamiento de
todos los archivos administrativos. El S. C . O . M . (Servicio Central de
Organizacin y Mtodos), trabaja actualmente en esta reglamentacin.
- 170 -
HUNGRA
D e b e publicarse la nueva ley sobre archivos para proteger los documentos.
La Direccin General de Archivos debe ser autorizada a controlar el
establecimiento de los archivos administrativos y sus funciones.
H a n de establecerse normas generales referentes a los mtodos de
archivo.
N o se dejan los documentos m s que 5-15 aos en los archivos de la
administracin (que existen en los ministerios, en las provincias, en las
oficinas y las fbricas, en las asociaciones). Es preciso que los documentos
reviertan a los verdaderos archivos m s tarde, al tiempo que los documentos
son consultables por los investigadores.
INGLATERRA
N u e v o edificio; m s personal.
Reglas unificadas para la accesibilidad y u n sistema central de archivos.
M s disponibilidad en el sentido econmico y mejor entrenamiento.
M s cooperacin entre archiveros y entre los P R O y los archiveros
locales.
Viendo que los documentos y la historia de diferentes pases varan
tanto, no creo que fuese deseable demasiada normalizacin.
Q u e se fijase una fecha obligatoria para el depsito de documentos a
todas las Instituciones Oficiales. Por ejemplo un plazo de 20 aos.
M s personal; m s dinero; m s asesoramiento en los archivos privados y m s control nacional de los archivos privados.
Todos los archiveros de un pas deberan formar parte de un Sistema
Nacional, tener el m i s m o entrenamiento y ser controlados e intercambiados
por los Archivos del Gobierno Nacional. Debera existir un intercambio
de personal entre los distintos Archivos Estatales por plazos de 1 a 3 aos.
Cualquier mejora en Inglaterra, dependera de una simplificacin del
complejo marco legal en que nos desenvolvemos en la actualidad, y tambin
de la instruccin del personal, cientficamente entrenado para el trabajo
en todas las secciones de archivo.
Esto slo se alcanzar con un criterio unificado acerca del verdadero
propsito de los archivos. E n Inglaterra todava se le da m u c h a importancia al valor puramente histrico de los mismos.
- 171 -
ISRAEL
U n o de nuestros mayores problemas en lo que respecta al programa de

manejo de archivos es la mejora de la calidad de los registros. Su calidad,
su bsqueda, as c o m o su valor de informacin, depende, en gran medida,
de la experiencia y pericia tanto profesional c o m o educacional del personal
que trabaja en los distintos departamentos de registro y ficheros, as c o m o
de la cooperacin del cuadro ejecutivo en la administracin de los Ministerios
y entidades pblicas. E n nuestra opinin, es ste uno de los problemas
esenciales a los cuales se da menor importancia en los actuales sistemas m o dernos de archivos. El buen funcionamiento de la Administracin actual, al
igual que el estado futuro de los ficheros en los archivos histricos, depende
mayormente, en la solucin de este problema.
ITALIA
Considerada la actual organizacin de los Archivos, corrientes y de

depsito, de las oficinas administrativas, reglamentada con normas que
datan del ao 1900, se ve patente la necesidad de una revisin de dichas
normas para satisfacer la necesidad de uniformar el servicio de archivo en
todos los rganos administrativos del Estado. Esta revisin deber tener
en cuenta n o slo la importancia administrativa y jurdica de la d o c u m e n tacin que se produce diariamente, sino tambin la funcin cultural que
dicha documentacin deber desempear en el futuro.
Los problemas que se plantean son de diversa ndole, pero en su base,
todos tienen una misma cuestin : la clasificacin, la cual nos parece fundamental porque es bsica de la orgnica y de la formacin ordenada del
Archivo, as c o m o del buen funcionamiento de los servicios. U n buen cuadro
de clasificacin, formulado de manera que refleje la competencia y atribucin de la oficina de tal m o d o que constituya un documento cultural capaz
de satisfacer la investigacin histrica futura, poniendo de manifiesto la
actividad desarrollada para la obtencin de los fines que la ley se propone,
actividad documentada m s tarde por la serie del archivo desarrollada orgnicamente, representa la principal necesidad sentida en el sector de los
archivos modernos (corrientes y de depsitos).
Es un problema, pues, de precisar los criterios y de individualizar el
sistema de clasificacin que ponga a cualquier archivo administrativo m o derno en un m i s m o plano organizativo y consiga que el nacimiento y formacin de esos archivos se produzca de m o d o que permita despus a los
172 -
archivos de Estado satisfacer con prontitud la exigencia de la investigacin

histrica, y en tal sentido, extendiendo esta cuestin al campo internacional,
no parece fuera de lugar el proponer dentro del Consejo Internacional de
Archivos la constitucin de un comit para el estudio del problema.
JAMAICA
Centros de archivos y extensin de programa de manejo de archivos.

H a y muchas acciones que se podran sugerir. Sin embargo, hay una
que creo que se necesita urgentemente y que no presentara dificultad real
en conseguirse, y es la introduccin de una tarjeta o carnet de investigador
reconocida internacionalmente, para simplificar el acceso de investigadores
acreditados a los archivos de todos los pases.
M)ICO
Est en estudio una ley para ordenar debidamente esa organizacin y
existe la idea de que este Archivo General de la Nacin sea el que dirija todo
el funcionamiento de los archivos administrativos; de los que tendran que
salir los documentos importantes para su custodia dentro de su recinto.
NIGERIA
U n a nueva ordenanza que confiera una autoridad m s amplia y efectiva; mayor entrenamiento del personal; mejores edificios y equipo; la
creacin de una Divisin para el manejo de archivos; el establecimiento
de otras corporaciones y archivos privados.
U n Comit Consejero de Archivos activo y con conocimientos, c o m puesto por funcionarios gubernamentales y dirigentes eminentes de la
comunidad que ayudasen a persuadir al Gobierno para que le preste la
atencin necesaria a sus archivos.
Q u e por razones de confraternidad los compaeros de las naciones avanzadas ofrezcan a nuestros archiveros las posibilidades de estudiar sus tcnicas y mtodos.
Q u e se lleven a cabo m s frecuentes reuniones del Consejo Internacional de Archivos o al menos reuniones regionales.
Q u e se realice un viaje de estudios para visitar las Instituciones de A r chivos de pases en desarrollo, pasando un Informe al Gobierno del pas
correspondiente acerca de la accin que debera tomarse.
- 173 -
M a y o r ayuda financiera para el sostenimiento de nuevos edificios de

archivos, instalaciones y equipo modernos a los pases en desarrollo.
NORUEGA
U n a educacin y entrenamiento mejorados de los archiveros de la administracin, incluyendo la posibilidad de un incremento de salarios.
A u m e n t o en el nmero de personal de los Archivos Nacionales y en
especial de los Archivos Provinciales para intensificar: a) la inspeccin de
los Archivos de la Administracin b) la instruccin sobre rutinas de archivo y c) la selecci, y eliminacin de documentos de un valor no duradero.
Suficiente capacidad de estanteras en los Archivos Nacionales y Pro*
vinciales que permitan a la administracin la transferencia de sus archivos
a su debido tiempo.
U n sistema c o m n de clasificacin para la Administracin total del
Estado, con partes del plan de clasificacin (las clases reservadas para organizacin y administracin, economa, personal) obligatorias para todas
las instituciones, mientras el resto del plan (en nuestro sistema decimal, las
clases 3-9) pueden modificarse segn las necesidades de cada rama de la
administracin.
Reglas referentes a la seleccin y eliminacin de documentos en relacin
con los planes de clasificacin, que ha\n posible una eliminacin continua
y responsable de los archivos de la administracin, reduciendo as los riesgos
de la eliminacin de documentos que deberan ser retenidos.
El derecho del Riksarkivar a inspeccionar los archivos de la administracin del estado y las municipalidades. Apoyar su derecho a dar instrucciones referentes a la clasificacin y disposicin de los documentos. Esto,
sin embargo, con la suposicin de que el personal es suficiente para hacer
cumplir sus derechos.
M s informacin a travs de publicaciones refere:.tes a ios sistemas de
archivos y otras en los pases respectivos.
PASES BAJOS
U n a eliminacin m s regular en cada uno de los tres niveles porque

pasan los documentos de los archivos.
Archivacin y depsitos m s rpidos y regulares.
Q u e el gobierno favorezca la construccin de nuevos depsitos de archivos pblicos y el agrandamiento de los depsitos pblicos existentes, para
que su capacidad sea suficiente cuando los depsitos sean m s numerosos.
- 174 -
Q u e los funcionarios encargados de la custodia de los archivos corrientes

de una administracin, hagan un inventario sumario de sus diversos fondos.
Q u e se mejore la situacin material de los archivos semiestticos ; que
los depsitos de prearchivacin sean mejor protegidos contra la h u m e d a d
y el fuego.
Q u e la situacin material de los archivos semiestticos y de los depsitos de prearchivacin puedan ser controlados regularmente gracias a
un aumento del personal de las inspecciones.
Q u e los funcionarios novatos de las administraciones sean debidamente
instruidos sobre la existencia y riqueza de sus archivos, para que, al tratar
un negocio, o m s simplemente, al escribir una carta, traten de lograr informes, y de buscar ejemplos. Se hara bien, quizs, adjuntndolos por
algn tiempo al funcionario encargado de la conservacin.
Q u e la formacin del personal destinado a ocuparse de los archivos
corrientes sea combinada con la del personal cientfico de los depsitos de
archivos pblicos, para que cada uno de estos dos grupos de funcionarios
comprenda mejor la naturaleza del trabajo del otro, y que el personal de
los archivos corrientes prepare de alguna manera la confeccin de los inventarios cientficos.
L a formacin especial dada a aquellos que se encargarn de la custodia
de los archivos corrientes, pero, la manera queda por estudiar, esta formacin deber ser combinada con la de la Escuela de archiveros.
La unificacin no es una panacea. Los fondos de los archivos se cor
tinuarn formando siempre de varias formas diversas, y habr siempre
varios sistemas de clasificacin : sobre todo, no olvidemos el profundizar
nuestros conocimientos de estas realidades.
L a intensificacin de los intercambios de puntos de vista y de informacin, oralmente o por escrito. Los archivistas que tomen parte en este
intercambio, sobre todo si se creen obligados a recurrir a u n idioma extranjero, debern hacer lo posible para expresar los matices de sus pensamientos,
y para que las palabras tcnicas de las que se deben servir formen un conjunto lgico y cerrado, correspondiendo a la terminologa dada en el Servier's
Lexicon of Archive Terminolgy.
POLONIA
Los archivos corrientes deben ser organizados segn la regla siguiente :
ellos forman dentro del cuadro de la institucin, la unidad independiente
de los otros servicios y secciones, subordinados directamente al jefe de 1..
institucin.
L a instruccin profesional del personal para los archivos corrientes.
175 -
Obligar a todos los archivos corrientes a guardar su documentacin en

los mismos clasificadores carpetas y a marcarlos y registrarlos segn e!
mismo sistema.
T o d o s los archivos corrientes, sin considerar lo especfico de la institucin en cuyo cuadro se encuentran y a cuyo poder estn subordinados, deben
ser supervisados por la institucin superior de los archivos del Estado. D e ben ordenar su documentacin segn la misma regla de clasificacin.
SENEGAL
E n un pas joven como el Senegal aunque pueda enorgullecerse de
conservar archivos con fondos continuos desde 1816-1820, lo que es m u c h o
para el Continente, los problemas de organizacin son demasiado n u merosos para disponer de tiempo necesario para reflexionar.
Los pases de antigua civilizacin escrita tienen una m s vieja y slida
experiencia archivstica ; es inevitable. A u n es de desear que, en este d o minio archivstico, su asistencia, su colaboracin, se ejerza tan ampliamente
c o m o en los otros.
Son los pases jvenes, los pases de civilizacin escrita relativamente
reciente, los que sobre todos tienen necesidades en materias de archivos,
de un personal bastante numeroso y bien formado ; porque en tales pases,
las lites intelectuales son relativamente raras, y m s an, solicitadas por
otros motivos, en apariencia al menos, m s importantes. E n Dakar funciona
una Escuela de Bibliotecarios, archiveros y documentalistas; la enseanza
de la archivstica se inaugurar realmente en 1969. Se puede esperar m u c h o ,
para salvaguardar y poner en valor los Archivos de toda la parte occidental
y de expresin francesa del Continente; pero tambin ser necesaria una
asistencia.
Despus de estos aspectos generales se comprender quizs que u n archivero que trabaja en un pas africano n o tiene una gran contribucin que
aportar. M e limito a sealar que en tales pases, la Administracin lo es
todo en materia de archivos, principal productor y nico guardian a la
vez. Esta Administracin es tambin menos rutinaria que en los pases viejos.
sta podra ser la razn por la que la experiencia de estos pases nuevos
en las relaciones establecidas entre Archivos y Administracin, pueda servir a los pases donde los Archivos tienen una base m s amplia y fuentes
m s numerosas, pero donde, c o m o en todo, la Administracin ensancha su
campo de accin.
- 176 -
.-SBCA
Los archivos suecos estn organizados para ser dos entidades, una
Institucin al servicio de la investigacin, y la autoridad que controla y
dirige los archivos de las diferentes administraciones de todo el pas. Pensamos que ambos papeles tienen la m i s m a finalidad : promover el conocimiento y la escolaridad. L o que hoy son archivos de rutina para las autoridades administrativas pueden ser el da de m a a n a valiosa fuente de
informacin histrica sobre nuestra poca. Creemos que stas son y deben
ser las ideas bsicas del trabajo de archivos. Si estas ideas son observadas
y los archivos llegan a tener suficiente influencia y autoridad para vindicarlas y mantenerlas, sta ser la mejor manera de mejorar los archivos en este
pas y en otros.
TURQUA
Para reformar los archivos son indispensables nuevas leyes, la formacin de u n personal cualificado, edificios e instalaciones, y que sean preparados equipos modernos. Estamos en camino de hacer grandes esfuerzos
para asegurarlo. Los esfuerzos desplegados han llegado a una fase satisfactoria.
U n a administracin central de los archivos, establecer u n equilibrio en
el caso de intervencin de los hombres de la Administracin y de ciencia
en los negocios admnistrativos, una propaganda impresionante, entrar en
contacto y colaboracin con los archivos de otros pases.
Establecer en todos los pases una administracin central para los A r chivos; utilizar una terminologa internacional sobre archivos; abolicin
de las diferentes doctrinas de archivos entre los diferentes pases ; intercambios de corta duracin de archiveros entre los pases; asegurar la participacin de todos los pases a los congresos y conferencias internacionales de
archivos; la publicacin de la revista "Archivum" con periodicidad trimestral al menos, y un contenido m s rico.
YUGOSLAVIA
La realizacin de los principios en todo lo moral y material con referencia a los archivos, y su personal, depende, fundamentalmente, del uso
de sus propios esfuerzos para permitir el empleo del material.
L a separacin de los archivos de la propia administracin del Estado,
e igualmente la independencia de los archiveros de los rganos burcra-
- 177 -
tas, dndoles el apoyo necesario para lograr que las instituciones posean
un verdadero carcter independiente, cultural y cientfico.
U n verdadero apoyo para una accin constructiva del Consejo Internacional de Archivos, al objeto de lograr una liberalization en lo concerniente
al acceso al material de archivo, pudiendo extenderse esta accin al logro
de unificar y estrechar los lazos para una mayor y mejor colaboracin en
materia de consulta entre todos los pases del m u n d o .
ZAMBIA
Personal entrenado, y mayor espacio en las instalaciones, son la primera
necesidad.
- 178 -
IA GESTION DE DOCUMENTOS COM3 UNA FUNCCOxJ A*CHIVISTICA

Informe de Mr. Artel Ricks
El historiador considera la gestin de documentos como una

funcin
archivstica dirigida a arreglar el volunten de los fondos
de archivo hasta el punto en que nejor sirvan a las necesidades
de
los investigadores. Ms precisamente la define como:
"... el proceso de reducir selectivamente a proporciones manejables el
volumen de los documentos nacionales para la civilizacin
moderna, de tal manera que se preserven permanentemente aquellos que
tengan un valor cultural futuro sin que se dae su integridad sustantiva para los objetivos investigativos".
En el lado opuesto del espectro estn aquellos que consideran la
yes .ion de 11 acumen tos
cono una aplicacin de la administracin
cientfica al papeleo con fines de eficiencia y economa pero sin
ningn beneficio para los investigadores futuros sino simplemente
como un subproducto afortunado.
Entre estos dos extremos est el punto de vista apoyado por el
Servicio del Archivo Nacional y Documentos de Gobierno de los E.U.
(NARS, por sus siglas en Ingls) que est definido en la legislacin pendiente de aprobacin
en
el Congreso.
Bajo este concepto, la gestin de documentos se extiende al ciclo de vida completo
del documento, desde
su produccin hasta la eliminacin final o su
envo al archivo para su conservacin permanente.
Est
dirigido a
asegurar una documentacin adecuada, evitar lo no esencial, simplificar los sistemas de creacin y uso del papeleo, mejorar la rornvi cjjmj
se
organizan y recuperan los documentos, proporcionar el cuidado
adecuado y el almacenamiento a bajo costo de los documentos en los
centros de archivo,
y asegurar la ordenacin adecuada de los documentos que no se necesitan por mucho tiempo en la conduccin de
los asuntos del momento. Este es el concepto contemplado en este
informe.
1. Aspectos singulares de la experiencia de los Estados Unidos.

En principio queremos identificar alguno-; du los factores que ha
tocado, impulsado y moldeado la gestin de documentos en los Estados
Unidos y que pueden diferir de los factores que influyen
sobre
la
gestin de documentos en otros pases.
Primero. El volumen completo de documentos
producido
por el
Gobierno de los Estados Unidos cada ao, actualmente por encima de
los 7.000.000 pies cbicos, suficiente para llenar un archivador de
ms de
1.300 millas de largo. Posiblemente, una cantidad an mayor
puede ser producida por los estados, condados y ciudades, que son
entidades administrativamente indep^'idi entes del Gobierno Federal.
1 Versin~abreviada del informe preliminar distribuido a los

miembros del Congreso.
2 O. Lawrence Burnette. Beneath the Fbotnote, (Stevens Point,
Wisconsin: Wcrzalla Publishing Co., 1969). p. 26.
3 U.S. Congress House, Federal Records Management Amendments
of 1976.
H.R. 13828, 94th Congress, 2nd Sesin. 1976.
- 179 -
Segundo.
Los
avances
en
el
desarrollo
tecnolgico
y
econmico de los Estados Unidos. Mr m Hrii.reiiaci'i obvia de esta
influencia se evidencia en la expansin del aso de la automatizacin
para llevar a cabo las labores de oficina.
Tercero. La tendencia que parecen tener los
Americanos
hacia
el cambio y a ideas nuevas, probablemente menos arraigados a lo tradicional que otra gente. Se admite que esto puede llevar ya sea a un
progreso rpido y significativo
o a una experimentacin antieconmica con artificios y conceptos no aprobados, simplemente
porque
son nuevos.
Cuarto. La demora de los Estados Unidos
en establecer un
archivo nacional, casi 150 aos despus de que se cre uno en
Francia. Esta lainentable lentitud para apreciar sus ricos tesoros
documentales tuvo al KKHOS una ventaja pues el Gobierno de los Estados
Unidos pudo aprender de la -oqiet-iencia de otros y luego agregar sus
propias contribuciones.
La gestin de documentos es tal vez la contribucin ms significativa.
2.
Desarrollo evolutivo de un concepto.
El concepto actual de gestin de documentos

evolucion a lo
largo de toda la vida de la nacin aunque se le dio nombre hace
solamente veinticinco aos. A qu ha
llegado, probablemente
se
entiende i nejor,si primero vemos cmo ha evolucionado.
La gestin de documentos en los Estados Unidos tiene sus antecedentes en los primeros aos de la Repblica. Muchas de las leyes
dictadas por el Primer Congreso expresaron inters en una documentacin adecuada de las actividades y transacciones del Gobierno y en la
preservacin de tales documentos.
A travs de los aos, con el aumento del
volumen
de
produccin
de
documentos
lentamente
se
reconoci la necesidad de
acabar con los documentos que ya no se usan.
Una comisin reunida
por el Presidente en 1877 rechaz firmemente la idea de la destruccin con una declaracin que deca "todo documento
valioso
en un
momento dado y que registre y se coloque en archivos pblicos, puede
ser de valor futuro a los ciudadanos de la nacin, ya sea de una
forma
histrica,
biogrfica o monetaria". Sin embargo la presin
por la acumulacin de documentos se volvi insoportable y en 1880
el
Congreso
empez
a autorizar la destruccin de algunos fondos
que no eran de utilidad.
Lo relacionado con la adecuada
documentacin,
preservacin
y
depsito selectivo llev a otro aspecto la gestin de documentos
del gobierno - eficiencia en su produccin y su uso.
En
1887
el
Senado estableci un comit "para informarse y examinar los mtodos
de trabajo, de los Departamentos Ejecutivos del Gobierno, el tiempo y
atencin dedicados a las operaciones, y en general, para averiguar e
informar al S-n-tlo W > causas de las demoras en la transaccin de los
asuntos
pblicos de estos Departamentos"
Este fue el primero de
una serie de Comits y comisiones que buscaban la
eficiencia
del
papeleo del Gobierno.
4 "Selected Readings on Records Management", ed. Seymour

Pcmrenze (sin publicar, propiedad literaria 1966). p. 5.
- 180 -
Joseph
Un punto clave en el desarrollo evolutivo de la gestin de docunentos

en
el Gobierno Federal, sucedi en 1934 con el nombramiento
del primer Archivista de los Estados Unidos. De ah en adelante, el
Archivo
Nacional se convirti en el vehculo institucional necesario parn reunir los segmentos, de lo que primero se conoci cono la
administracin de archivos, para desarrollar un programa amplio y
viable.
Cuando se estableci el Archivo Nacional hubo quienes pensaron
que lo nico que se necesitaba era establecer una institucin de
archivo donde se pudieran colocar los documentos de valor permanente.
Este concepto pasivo fue abandonado rpidamente cuando
llegaron
los
docunentos
de
numerosos sitios. El uso de algunos de olios fue
casi nulo por lo inadecuado de
las
prcticas de ordenamiento y
mantenimiento por parte de las agencias. Por consiguiente, el personal de archivas
vio
que
era necesario visitar las oficinas
Federales y dar instrucciones,
de
manera que los
fondos
que
llegaran
al Archivo
estuvieran
en
un orden til y en buenas
condiciones, sin documentos temporales e intiles.
Cono lo dijo un
miembro del Archivo Nacional en ese momento, los archivistas "entraron
al
campo
de
la
administracin de archivos porque la
administracin econmica
de
archivos
en
todos
los perodos
es muy semejante a las actividades especializadas del archivista, y
porque el resultado de una buena o mala administracin afecta
el
trabajo 5 que los archivistas harn posteriormente con los docunentos" .
Si bien el
Archivo
Nacional no toha des-irrMl l,ido ,\6n un
concepto
amplio y trascendente,
aunque en otra parte empezaba a
mostrar signos de vida, al menos se reconoci la necesidad de atender
la administracin de documentos desde su produccin hasta su conservacin. Este concepto de ciclo de vida no se cristaliz completamente pero si modific en algo la profesin de archivos.
Aproximadamente al mismo tiempo, unas pocas oficinas del gobierno
empezaron a usar el trmino "gestin de docunentos" para describir
una nueva solucin al problema haciendo nfasis en la eficiencia.
Vieron
la
necesidad
de
un programa de atencin continuada en
contraste con el mtodo tradicional y sintomtico
o
"de remiendos"
para
tratar
los problemas especficos de los archivos. Ellos lo
visualizaron cono un trabajo interminable de
educacin, promocin y
control de gestion.
Este
ltimo
comprende
la regulacin, el
anlisis y la aprobacin. El departamento
de la marina desarroll
el ms amplio de estos programas de gestin de docunentos con la
disposicin de controles en la produccin de documentos, guas para
desarrollar formas eficientes, informes y correspondencia; normalizacin del equipo de archivo y los suministros; y el
desarrollo
de
sistemas eficientes de archivo y correo.
Adems el programa de la Marina contemplaba otro aspecto que
desde ese momento vino a ser la piedra angular de la gestin de
docunentos - el de la especializacin.
Cerno el papeleo se
v/olvi
ms complejo se necesitaban personas con conocimientos especializados, como el necesario para disear formas o para desarrollar buenos
sistemas de informes, ya que una sola persona no puede esperar mnocer
5
Philip Brooks, "Archivists and Their Colleagues : Common
Denominators. The American Archivist", XTV (January, 1951), p. 34-35.
- 181 -
a fondo y proporcionar el com; miento profundo requerido para ayudar

adecuadamente a los funcionarios en bodas las fases de la gestin del
papeleo. Sin embargo, un especialista no necesariamente debe
estar
limitado a una especialidad. Bajo este concepto, los grandes estudios
del papeleo los realizaban, generalmente, equipos de especialistas.
Desde aquellos primeros aos formativos de la gestin de documentos
ha auneritado el nmero de especializaciones identificables
mientras que la naturaleza del papeleo ha cambiado, se ha extendido y
so ha vuelto ms complejo. Hoy hay especialistas en centros de
archivos, informes, formas, directivas, micropelculas, automatizacin de las fuentes de datos, archivos legibles por mquina, procedimientos generales del papeleo y otras reas, todas izando la bandera de la gestin de documentos.
La gestin de documentos se formaliz e institucionaliz en el
Gobierno Federal al ser aprobada la ley Federal de Archivos de 1950.
La responsabilidad de la supervisin de todo el Gobierno y de la implantacin de esta ley le fue asignada al Archivo Nacional al cual
significativamente, se le llam Servicio del Archivo Nacional y Documentos del Gobierno.
Se concluye que la gestin de documentos en los
Estados Unidos
apareci de una manera lenta y evolutiva, pero que hoy se basa
slidamente en cuatro piedras angulares: (a) el a>rv;ep;o del ciclo
de vida,
(b) el programa de atencin continuada, (c) el control de
gestin, y (d) la especializacin de sus practicantes.
3.
Impacto revolucionario
Si bien la aparicin de la gestin de documentos fue el resultado de un largo proceso evolutivo, cuando finalmente emergi, produjo un impacto revolucionario en la
funcin
archivstica.
Probablemente el efecto ms prontamente demostrable de la llegada de 1H
ijr !.;!. i.n de documentos se observa en la estructura
organizacional del
Servicio del Archivo Nacional y Documentos del Gobierno. Esta institucin ha 'Mii-ibiado drsticamente desde 1950 cuando el Archivista de
los Estados nnidos fue acusado de descuidar el programa de la gestin de documentos del Gobierno Federal y el "desarrollo, promocin
y coordinacin de normas, procedimientos y tcnicas" que promuevan
el manejo eficiente y econmico de los documentos del Gobierno.
Para llevar a cabo esta funcin, se crearon dos oficinas principales, cada una dirigida por un Asistente del Archivista.
Estas son
la Oficina de Gestin de Documentos y la Oficina del Centro Filerai
'le Archivos; ambas oficinas tienen una estrecha interaccin con el
Archivo Nacional y con los funcionarios de archivo de otras oficinas
<lel gobierno.
La Oficina de Gestin de Documentos
se
concentra
en
la
produccin de informacin y en su mantenimiento actualizado y su
uso. Con un personal de aproximadamente 140 empleados asesora otras
oficinas en el cumplimiento de sus responsabilidades en la gestin de
documentos, regulaciones sobre publicaciones, publica manuales
de
gua, brinda entrenamiento,
evala si la oficina cumple las regulaciones, ofrece servicios de consultorfa, realiza estudios
que
las
oficinas no pueden hacer por s solas, y lleva a cabo varias ie.ivid.vles :;)iv?xas.
6.
Manejo de Registros por
Generales. 82 Stat. 1295, 44 U.S.C.,
el Administrador de
Servicios
Secc. 2909-2910 (1968).
- 182 -
De especial inters para la profesin de archivos es la atencin que la

gestin de documentos ha enfocado para nejorar las
tcnicas de archivo, inclusive sistemas para el
ordenamiento
de
documentos y su recuperacin. La microfiLitacin de archivos es otra
rea en la. cual los especialistas en la gestin de documentos lian
ayudado mucho, influyendo en las operaciones actualizadas y en las
necesidades de los archivos. Otras influencias en la profesin de
archivos
pueden ser renos obvias pero sin embargo importantes. Por
ejemplo quienes manejan los documentos deben vigilar los fondos de
valor para los archivos o de cualquier sistema y procedimiento que
pueda iitpactar los archivos. Es obvio que estos administradores de
archivos fueran los primeros en sonar la alarma cuando se descubri
que grandes cantidades de datos que haban sido grabados en cintas
magnticas,
incluyendo
informacin
demogrfica,
sociolgica
y
cientfica, seran intiles para los futuros investigadores
debido
a la documentacin pobre de los programas y a las operaciones cn<e
gobiernan el aso de las cintas.
La Oficina del Centro Federal de Archivos estuvo por muchos
aos
dentro de la Oficina de Gestin de Documentos y sus actividades an se consideran parte de la funcin de la gestin
de
documentos.
Esta oficina es la ms grande de las de NARS con aproximadamente 1.300 empleados o con cerca del 60% de todo el personal en
la nmina de Archivos.
Opera quince centros de archivo localizados a todo lo largo de
los Estados Unidos para el almacenamiento econmico y albergan 12
millones de pes eihi.oos de doonmsntos pertenecientes a
casi todas
las oficinas federales. Aunque estos archivos son inactivos para justificar su retencin en la oficina, requieren cerca de 13 millones
de referencias a ellos cada ano. El tipo econmico de la construccin y los estantes permiten ahorros por ms
de US$100
millones
al ao sobre lo que oostara retener los documentos en las oficinas y en los archivadores.
Cada
ao
el sistema central
recibe
ms de un milln de pies cbicos de nuevos documentos y sistemticamente destruye casi la misma cantidad compuesta
por
aquellos
que
se han vuelto viejos y que ya no tienen ningn valor administrativo, legal o cualquier otro valor. Ti archivistas
profesionales
que trabajan en los centros, investigan cuidadosamente el pequeo
dos o tres por ciento de documentos de valor permanente. Se espera tambin que todos los miembros
del
sistema
central
estn
alerta sobre tales fondos de archivo.
Esta oficina tambin evala
la conservacin de documentos y
los programas de ordenamiento de otras oficinas, supervisa el programa de proteccin de los documentos vitales del Gobierno, revisa
la operacin de unas pocas oficinas centrales de archivo, presta
servicios de microfiImacin reembolsables a las oficinas,con ahorros
considerables para el Gobierno, y asesora a las oficinas en la conservacin y descripcin de los documentos.
La Oficina del Archivo Nacional completa el ciclo de vida con
su
inters en los documentos de valor permanente. Controla cerca de
1.200.000 pies cbicos de documentos
en
papel, micropelculas,
cintas magnticas, pelculas de movimiento, fotografas, cintas de
computador y documentos cartogrficos. Tambin tiene autoridad para
determinar cules son los documentos de valor permanente.
- 183 -
gado a La funcin archivstica son fcilmente reconocibles en la

exposicin anterior, sobre las
funciones
del
Servicio Nacional
de Archivo y Docmn-ntacion del Gobierno.
Otras pueden no ser tan
aparentes :
(a) La gestin de documentos ha dado al archivista
mayor seguridad en que las polticas y las actividades del gobierno estn bien
documentadas, en que los documentos relacionados se
encontrarn con
mayor frecuencia archivados juntos, que los archivos estarn arreglados en forma ms ordenada y lgica, que
pocos documentos transitorios
e inutiles estarn mezclados permanentemente con los de valor,
y que habr menos probabilidad de
destruccin
de
documentos
de
valor permanente.
(b) La gestin de documentos ha permitido al gobierno irnyor
conciencia sobre la importancia de los documentos y la necesidad de su
cuidado adecuado y su preservacin.
(c) Los archivos incuestionablemente, han tenido
considerable
prestigio y han aumentado el presupuesto, ya que se les ha reconocido
como una institucin que ahorra mayor cantidad de dinero que
la que
gastan en sus actividades de gestin.
(d) La funcin de gestin de los centros de
archivo
ha proporcionado facilidades regionales convenientes dentro de las cuales se
localizan los archivos regionales y que responden a las necesidades de
investigacin por parte del pblico, El dar servicio
de archivo
al publico ha ayudado a conseguir el aprecio nacional y el apoyo a
los archivos.
4.
Estado de la Gestin de Documentos en los Gobiernos Estatales
Los Estados Unidos son una federacin en 1H cual an grupo de

Estados combinaron y renunciaron a su soberana general por un
gobierno central an cuando mantuvieron ciertos poderes.
Como resultado, la manera como se administran las Oficinas Estatales y los programas, por lo general no est dentro de la esfera del Gobierno
Federal.
Aplicado a la gastin de documentos, esto significa que el
Gobierno Federal no puede mandar ni controlar los programas
de
archivo
o
de gestin de documentos de los pistados. Claro est que
hay un intercambio de ideas que ha influido en forma manifiesta tanto
en los programas Estatales como en los Federales.
- 184 -
Loralizacin
Archivos
No. %
ParceSlt.
Elementos de la gestin de
Documentos
Gestin del Centro de Archivos
Control de Inventario de Archivos
Manejo de Legajos
Control de Documentos Vitales
Manejo de Registros Legibles por
Mquina
Administracin de Sistemas de
Recuperacin de Informacin
Administracin de la Documentacin
Administracin de la Correspondencia
Administracin del Correo
Manejo de Formas
Manejo de Informes
Manejo de Directorios
Manejo de Microformas
Administracin de Procedimientos
Generales de Papeleo
Administracin de la Automatizacin
de la Fuente de Datos
Manejo de Procesador de Palabra
Manejo del Equipo de Oficina
Estudios de Evaluacin
14 43
45
15
7 21
11
33
9
3
5
15
6 18
5
15
1
3
4
12
2
6
1
3
10 30
3
9
Organizacional
Otros
No
%
Percent.
letal
%
No.
Percent
29
29
18
20
15
88
88
54
61
45
33
L6
48
21
6 18
13 39
12 36
8 24
9 27
14 43
12 43
13
11
14
16
10
10
24
15
39
33
42
48
30
30
73
45
15 45
14 43
11 33
9 27
12 36
11
7
12 36
15
45
1
3
6
3
9
18
8 24
10 30
10 30
9
13
16
27
39
48
Cuadro 1. Elementos del Programa realizado por los archivos u otra

oficina central de los 33 Estados que respondieron al cuestionario.
nLos porcentajes se sacaron al dividir el minero de programas quo
aparecen para cada elemento por 33, por todos los Estados que se
reportaron, y se redonde el numero).
Al prepararse para escribir este artculo, el ûtor y
su asistente de investigacin trataron de estudiar el Estado de los programas de gestin de documentos en los 50 Estados del
Gobierno.
El
cuestionario que se envi a los Estados produjo 33 respuestas. A
cada Estado se le pidi que indicara para cada uno de los "elementos"
de la gestin de documentos si el Estado tena o n un programa
activo y centralizado que contemplara aspectos de la administracin
tales como revisiones, controles y la publicacin de normas, procedimientos y materiales de gua. Tambin se
les pregunt
si los
programas de archivo administrados en forma central i /sv-Vx los llevaba a
cabo la oficina de archivo en otra oficina del Estado. Los resultados
estadsticos aparecen en el Cuadro 1.
Los datos obtenidos revelan Jiochos tan interesantes como el que
29
de
los 33 Estados que respondieron, tenan algunos de sus
archivos inactivos en centros de archivo pero solamente 14 de
estos
centros eran administrados por un archivista Estatal. Igualmente 29
Estados llevaban programas de control de inventario de los documentos
y 15 de ellos estaban bajo la direccin de un archivista.
- 185 -
Sorprendentemente, slo 18 de los 33 Estados reportaron

un
programa de gestin de documentos y 7 de stos lo vean como una
responsabilidad archivstica. Le fue peor al manejo
de fontes,
al
manejo
de directivas y a la mayora de los otros elementos
"eficientes". Por lo tanto se concluye que, comparada con el Gobierno
Federal, la aplicacin de la gestin de documentos por la mayora
de los Gobiernos Estatales es ms limitada.
5. Estado de la Gestin de Documentos en el mundo
A las autoridades en archivo >te 10*5 pases

se
les
envi el
mismo cuestionario que se hizo en los gobiernos estatales de los
Estados Unidos. En el Cuadro 2 aparece la tabulacin de las respuestas a todos los cuestionarios:
Locali zacion
Archivos
No. %
Forcent.
Elementos de la gestin de
Documentos
Gestin del Centro de Archivos
Control de Inventario de Archivos
Manejo de Legajos
Control de Documentos Vitales
Manejo de Registros Legibles por
Mquina
Administracin de Sistemas de
Recuperacin de Informacin
Administracin de la Documentacin
Administracin de la Correspondencia
Administracin del Correo
Manejo de Formas
Manejo de Informes
Manejo de Directorios
Manejo de Microformas
Administracin de Procedimientos
Generales de Papeleo
Administracin de la Automatizacin
de la Fuente de Datos
Manejo de Procesador de Palabra
Manejo del Equipo de Oficina
Estudios de Evaluacin
21 54
24 61
14 36
13
33
9 23
18
9
5
5
5
3
2
13
3
23
13
13
13
8
5
33
8
2
5
3 8
6 15
Organizacional
Otros
No
%
Percent.
3
8
5 13
15 38
3 21
10 26
10
26
Total
%
Porcent
No.
24
29
29
21
19
62
74
74
54
49
17 44
9 23
19 49
18 46
19 49
15 38
15 38
10 26
14 36
18
24
23
24
18
17
23
17
46
62
59
62
46
43
59
44
14
16
41
36
10 26
18 46
9 23
12 31
21 54
15 38
Cuadro 2. Elementos del Programa realizado por los archivos u otra

oficina
central do los 39 pases que respondieron al cuestionario.
(Los percentajes se sacaron al dividir el nmero de programas que
aparecen para cada elemento por 39, por todos los pases que se
reportaron, y se redonde el minero).
- 186 -
Del cuestionario y de los materiales de referencia de soporte

presentados por las naciones, se pueden tomar varias conclusiones y
observaciones en cuanto al estado de la gestin de
documentos
pblicos en los pases que respondieron. Una generacin cautelosa
de estos resultados permite darse una idea del estado de la gestin
de docunentos y su direccin en el mundo.
El autor piensa que
observac iom^s de valor:
estas
son
algunas de las conclusiones
(a) Un promedio del 52% de los elementos se llevan a cabo como

programas
activos centralizados en los gobiernos nacionales
de
aquellos que respondieron, pero no necesariamente en la oficina
del
archivista.
(b) Cerca del 15% de las naciones reportaron poca o
ninguna
actividad en los programas de gestin centralizada de documentos.
Aproximadamente el 50% de las naciones reportaron que al menos las dos
terceras partes de los 18 elementos eran realizados por el gobierno
nacional, pero no necesariamente en la oficina del archivista.
(c) Los elementos de gestin de docunentos estn
distrihiidos
en.i-.ri-; Vi oficina del archivista y "otras oficinas", entre el 37% y el
63%, siendo identificadas las otras oficinas con
diversos
ttulos
cono:
Ministerios de Ftoxioma, Justicia, Finanzas y Comunicaciones,
y Departamentos de Obras Pblicas, Hacienda o Tesoro, Organizacin y
Operaciones.
Los elementos que estadsticamente se agruparon en
estas oficinas incluyen: correspondencia, correo, formas, informes,
directorios, procedimientos generales de papeleo, automatizacin de
la fuente de datos y manejo de equipo.
(d) Cerca de 21 de los 24 pases que reportaron programas de
centros de archivo y 24 de los 29 que realizan programas de control
de inventario de documentos estn administrando estos elementos bajo
el escudo de la oficina del archivista. De esta y de la observacin
anterior se concluye que estos elementos t^n importantes en la
funcin
archivstica
se
encuentran en la oficina de
archivo
mientras que los ms directamente relacionados con la eficiencia de
la oficina, comnmente se encuentran en otras oficinas.
(e) Ya que las omisiones son tan significativas como las respuestas de actividad, debe notarse los elementos que los respondentes
no realizan con frecuencia: archivos legibles por mquina,
sistemas
de recuperacin de inforiracin,
automatizacin de la fuente de
datos, procesador de palabra, procedimiento general de
papeleo,
directorios, y manejo de informes. Los primeros cuatro ôn muy extendibles ya que representan elementos muy relacionados con la automatizacin de oficinas, un rea tecnolgica que an no es factible
para aplicaciones generales en los gobiernos de algunos de los pases
que respondieron.
(f) Debido a que el estado econmico general de un pas puede
tener algunas implicaciones en la naturaleza de sus necesidades en la
gestin de docunentos, los datos disponibles fueron tambin analizados por las naciones "desarrolladas" y "en desarrollo". Las limitaciones en la extensin de este artculo no permite presentar un
anlisis
de los hechos <jue so derivaron, s i. i embargo, hacemos notar
que el perfil estadstico para las naciones desarrolladas no difiere
notablemente
de las naciones en dj--irrn'M > > 'le lo:; Estados de los
Estados Unidos.
- 187 -
6.
Resumen
Para resumir, estas son algunas generalizaciones utiles sobre el

desarrollo y el estado de la gestin de documentos en cuanto se relacionan con la funcin archivistica:
(a) La gestin de documentos es una funcin que evoluciona
desde las necesidades universales tales como la documentacin adecuada, la prevencin de lo innecesario, la
distribucin
sistemtica,
el procesamiento eficiente, el almacenamiento econmico, la identificacin y preservacin de los documentos de valor permanente.
(b) La gestin de documentos ha sido adoptada en el
mundo y
parece estar muy avanzada en muchos Estados de los Estados Unidos y en
muchas naciones, inclasive en los pases en desarrollo.
(c) El amplio programa de estimativos que hace el
Gobierno
Federal de los Estados Unidos con su nfasis en: (i) el concepto de
ciclo de vida, (ii) programa de atencin continuada, (iii) control de
gestin,
y (iv)
especializacin
de los practicantes, no est
duplicado por ningn otro gobierno, aunque hay indicios de que esto
es lo que debe seguirse. Hay muchas variables implicadas para creer
que necesariamente tenga que hacerse una rpida
transicin
en
esa
direccin, o que tal programa ofrezca una respuesta satisfactoria
para algunos pases.
(d) Los elementos de la gestin de documentos que ms directamente afectan la funcin archivfstica tales como los centros de
archivo y el inventario de archivo, son realizados, generalmente por
la oficina de archivo, mientras que aquellos con menos importancia,
son generalmente administrados en otro sitio.
(e) La gestin de documentos ha sido muy valiosa
para la
funcin archivfstica en los Estados Unidos.
(f) La fuerte congruencia de perfiles estadsticos
sobre la
gestin
de
documentos entre estados, naciones desarrolladas y
naciones en desarrollo,
sugiere que la mayora de los gobiernos
estn
respondiendo
a
ueces l.dad<3S s uni lares
en la gestin de
documentos, y que pueden coirpartir restricciones similares en cuanto a
dinero, personal y experiencia.
(g) En los Estados Unidos parecen intuitivamente aparentes, las
tende-noias hacia (i) la expansin de los programas de la gestin de
documentos, (ii) 1.a centralizacin, (iii) el aumento de
profesionalismo, y (iv) la mecanizacin. Sin embargo en la esfera internacional , tal observacin debe esperar a que se haga un
estudio dentro
de algunos aos para que sea ms que una simple conjetura.
(h) El temor de algunos archivistas e historiadores durante los
priineros
aos
de
la gestin de documentos en los Estados Unidos
sobre que esta ascxac Ln .-sitre archivos y
su gestin llevara a
una
supremaca
de
la eficiencia sobre lo acadmico y la adulteracin de la funcin archivi'si-icM, hi sido probada como no garantizada.
Sin duda, tal tendencia ha sido desaprobada por el hecho que la
funcin de gestin de documentos es administrada por el Archivista.
Ciertamente la gestin de documentos es una idea a la que le ha
llegado su hora, que ha evolucionado desde necesidades positivas y que
si el
ambiente de archivos fuera hostil, sin duda, prosperara en
otra parte. Sin embargo, los archivistas estn prevenidos por el Dr.
Wayne C. Crever, antiguo Archivista de los Estados Unidos, sobre que
"la gestin de documentos disociada de
su
ambiente
archivstico
puede ser positivamente amenazante"
7 Julian P. Boyd,
Presidente de la Junta, y H. G. Jones,
Secretario, "Minutes of the First Meeting of the AHA-QAH-SAA Joint
Committee on the Status of the National Archives",
(informe no
publicado, Abril 15, 1967), p.2.
- 188 -
En una nota ms positiva, el Dr. James B. Rhoads,

actual
archivista de los Estados Unidos, dice: "...Estoy confiado en que la
coordinacin entre el archivista y el administrador
de
archivos
continuar, porque es
una relacin natural instruida en la nterdependencia y el beneficio mutuo. Al desarrollar nuestra experiencia
en las diferentes ramas del trabajo de archivo, no deberes olvidar que
cada uno de nosotros es parte de una profesin ms ainpl ,-t. fuyi m-'.. <
y* ; .il o": 1-sa iiaoional, la simplificacin y laeconoma en el manteniiniento de los archivos de nuestra civilizacin. .
8 Dr. James B. Rhoads, "Records Management and the Archivist."

Record Management Journal, XIII, Mb. 1 (Primavera 1975), p.8
Otras Fuentes
Mucha de la informacin para este
artculo se tom de un
amplio
rango
de fuentes primarias tal como se registr en la tesis
del autor - "Records Management in the Federal Government-: An Analysis
of the Adecquacy of Law and Executive Policy" (no publiclo, Escuela
de Gobierno y
Administracin
de
Empresa,
Universidad
George
Washington, Mayo 1974).
Una segunda fuente usada liberalmente fue el numero le Diciembre
de 1974 de Information and Records Management Vol 8, No. 11. Los
autores de artculos de donde se
tom
informacin
fueron
el
Archivista de los Estados Unidos, Dr. James B. Rhoads, y los miembros
de su directiva: Walter W. Stender, Harold J. Keening y Benjamin F.
Oliver.
Reconocimiento
John Powell del Servicio Nacional de Archivo y Documentacin
del Gobierno, directiva de la Divisin de gestin de Archivos, hizo
gran parte de la investigacin con respecto al estado de la gestin
de documentos en los gobiernos estatales dentro de los Estados
Unidos y en los gobiernos de otros pases.
Tambin particip en el
bosquejo de las ideas expresadas en este artculo.
Agradecemos
muchsimo su colaboracin.
- 189 -
VALORACIN Y ELIMINACIN
POR
REFLEXIONES
UNA
POLTICA
SOBRE
LA
DE
IAS
PRACTICA
ELIMINAC IONES.
DE
LOS
ARCHIVOS
DEL
SENA
por
Pierre BOISARD
En una de las pginas que escribi para la obra colectiva

publicada bajo la direccin de M. Charles Samaran, La Historia y sus
mtodos, dice M . Robert-Henri Bautier del conservador de archivos
que ste se ha convertido en una clase de especialista de la eliminacin: es el hombre que sabe destruir . Quin se atrever a
preguntar dnde y cuando adquiri esta ciencia? Ser acaso una de
esas personas calificadas, de que hablaba Molire, jue se lo saben
todo sin haber aprendido nada? L'Ecole des Chartes ha dotado
suficientemente al archivista-palelogo de un espritu crtico,
invaluable en ello como en otros campos, pero puede improvisarse
como "destructor de archivos"?
Si revisamos las notas tomadas por seis promociones de alumnos de
L'Ecole des Chartes, advertimos que son los aspectos positivos del
oficio de archivistas los que han hecho, justamente, la materia de la
enseanza recibida: se ha enseado entre otras cosas, a clasificar y
a inventariar un fondo, pero las eliminaciones no constituyen el objetivo de ninguna leccin; por gusto o porque lo necesita para su
tesis, centro de sus preocupaciones del momento, el joven estudiante
se interesa ms por los archivos antiguos y por el inventario de las
riquezas conservadas, que por los problemas que implican los archivos
modernos. El perodo de prueba no debera, al menos, despus de su
salida de la Escuela, iniciarlo en la prctica del oficio de Archivista? Si, con todo, nos referimos al ejemplar en
stencil del
Calendario de las Conferencias del programa nacional de Archivos,
veremos que tan solo una sesin est dedicada a las selecciones y
eliminaciones. Y sin embargo, escribe M. Bautier, "el problema de las
eliminaciones es el problema clave del archivista de hoy". Es forjando no cabe duda, como se llega a ser un buen herrero; y el conservador
de los archivos franceses no dispone acaso de la preciosa herramienta
de los reglamentos que le dan la lista de los documentos que hay que
eliminar?
Todos sabemos que esa lista est un tanto caduca a pesar de los
arreglos espordicos que para afrontar las circunstancias disponen
las circulares de la Direccin de los Archivos de Francia, y como lo
observa sin optimismo la nueva edicin del Reglamento general de los
Archivos departamentales , "ninguna nomenclatura podr jams
estar completa ni ser definitiva".
* Escuela fundada en 1821 para formar archivistas, bibliotecarios, especialistas en documentos antiguos. Nota del traductor.
1 Encyclopdie de la Plae, Pars, 1961, p. 1138.
2 Pars, S.E.V.P.E.N., 1964.
- 190 -
Tenemos igualmente tanta necesidad de definir el espritu con

que debe abordarse una de las tareas fundamentales de nuestra profesin, como de organizar una lista de eliminables que habr que mantener siempre actualizada. Quisiera en este ensayo contribuir con algunas reflexiones sobre la prctica de las eliminaciones en los archivos modernos: con fundamento en un buen porqu de aos de experiencia en los Archivos del Sena, experiencia que, precismoslo,
nada tiene de ejemplar, el articulo har ms preguntas que afirmaciones , y por anticipado admitimos y aun deseamos la discusin. Se
trata en efecto de abrir un dilogo, o mejor, de reanudarlo, pues las
eliminaciones en los archivos de hoy han dado ocasin a cierto
nimsro de artculos que han querido aportar su contribucin al
estudio de uno de los problemas ms preocupantes para los archivistas
de nuestro tiempo.
I.
APROXIMACIN
BIBLIOGRFICA
La cuestin no toca exclusivamente a Francia, y es necesario

recurrir a la bibliografa analtica internacional que se ha dado
sobre el tema en Archivum, vol. II, ao de 1952, pp. 117-118; vol.
Ill, ao de 1953, p. 121; vol. IV, ao de 1954, pp. 232-233; vol.
VI, ao de 1956, pp. 228-231, nos. 613 a 659;
vol. VIII, ao de
1958 pp. 168-169, nos. 411 a 428; por ltimo, fascculo bibliogrfico No. 1, pp. 45-49, nos. 415 a 549.
Los lectores muy afanados por abordar artculos en lenguas
extranjeras podrn leer con provecho las pginas consagradas a este
particular por los reglamentos de los Archivos departamentales, comunales o de hospitales; encontrarn en ellos cmo se recuerdan no
pocos principios de sindresis que es menester tener siempre presentes antes de proceder a una eliminacin.
Algunas lecturas se imponen a un archivista de lengua francesa: L. Genicot, El problema de
los Archivos Modernos, en Archivos, Bibliotecas y Museos de
Blgica, 1947, T. XVIII, no. 2 pp. 65 a 74; Rene Doehaerd, A
proposito de los Archivos Contemporneos, ibidem, pp. 75 a 79;
Lonce Celier, La responsabilidad del archivista en la eliminacin
de los papeles inutiles (conferencia dictada a la Sociedad de
L'Ecole des Chartes el 22 de diciembre de 1949, y publicada dos veces
en la
Gazette des Archives, no. 7, enero de 1950, pp. 9 a 14, y
no. 9, enero de 1951, pp. 16 a 21: (esta conferencia ser citada con
base en la segunda edicin); Actas del Primer Congreso Internacional de Archivos (Pars, 23-26 de agosto de 1950): informe de M.
Pierre Caillet sobre El control de los archivos en formacin,
seguido de una discusin, en Archivum, vol. I, 1951, pp. 55 a 73;
Robert-Henri Bautier, Seleccin y Eliminacin de los documentos de
Archivo, en A.B.C.D. Archivos, Bibliotecas, Colecciones, Documentaciones, no. 9, mayo-junio de 1953, pp. 247 a 251; Actas del III
Congreso Internacional de Archivos (Florencia, 25-29 de septiembre de
1956): informe de J. H. Collingridge sobre La seleccin de los
archivos para su preservacin permanente, seguido de una discusin
transcrita en francs, en Archivum, vol. VI, ao de 1956, pp. 25 a
42; Jacques Levron, El escrutinio de los archivos, informe al
Tercer Congreso Internacional de Archivos, publicado en la Gaceta de
los Archivos, no. 20, julio de 1956, pp. 15 a 23; Charles Braibant y
Robert-Henri Bautier, Una Mesa Redonda til a la historia. Segunda
conferencia, Namur, 1955: Los Archivos en formacin, Pars, 1958,
pp. 28 a 52; Ingvar Andersson, El problema de la seleccin de los
Archivos de la Administracin Sueca, en Miscelneas Charles
Braibant, Bruselas, 1959, pp. 1 a 7.
- 191 -
Tambin se podrn recoger sugestivas anotaciones en

las
pginas publicadas por M. Yves Protin sobre los problemas de los
archivos modernos: La administracin y las "tres edades" de los
Archivos (Tomado de la revista Sena y Pars, no. 20, octubre de
1961; El "Records Management" y la administracon americana de los
Archivos, Paris, 1962; El "Records Management* y la administracin
inglesa de los Archivos, en la Gaceta de los Archvivos, no. 44,
1er. trimestre de 1956, pp 5 a 17; y El granero de la historia y las
cosechas excedentes ibidem, no 50, 3er trimestre de 1965, pp. 131 a
143. Por ultimo, dos de mis compaeros y amigos, MM. Jean Favier y
Robert Favreau han consagrado a los Archivos uno un librito de divulgacin (Pars, 1959, coleccin "Que sais-je?"), el otro un folleto
(Pars, 1965), en los cuales se encontrarn no pocos prrafos que
darn pie a provechosas reflexiones acerca del tema que hoy nos
interesa.
Aunque la bibliografa - la que aqu se enuncia - se haya limitado estrictamente, o casi, a los artculos en lengua francesa,
sera injusto e inconveniente pasar inadvertido todo lo que las
lneas que siguen les deben a las obras de M.T.R. Schellenberg, The
Appraisal of modern public records
(Bulletins of the National
Archives, no. 8, octubre de 1956), y Modern Archives (2a. ed.
Chicago, 1957). Hay ms; como fcilmente podr notarse, la prctica de las eliminaciones en los Archivos del Sena se ha inspirado
constantemente, de unos aos ac, en esas dos obras fundamentales.
Se desprenden de toda esta literatura conclusiones casi indiscutibles y sobre las cuales casi se han puesto de acuerdo los
autores que acabamos de citar.
1) Es absolutamente necesario destruir gran parte de los
archivos nodernos, pues es imposible, dado su volumen, conservarlos
materialmente en su integridad, y conservarlos de tal manera que sean
utilizables.
2) A toda costa hay que evitar las eliminaciones arbitrarias;
lo arbitrario no es monoplio de la administracin o de los administradores; puede ser tambin obra de los archivistas "que olfatean
los expedientes como si se tratara de melones y declaran muy campantes: "Esto es interesante; aquello no lo es" . Sobre el carcter
arbitrario de nuestras prcticas de archivo, podramos abundar
en ejemplos; este artculo quisiera ser un llamado a la conciencia de
nuestros colegas, seguro como estoy de que no es menester recalcar en
ello para ser odo.
3) Estas tareas de las eliminaciones que necesita una seleccin
y escoger es siempre sacrificar algo - produce en los archivistas
cierto "malestar" .
3 Quienes conocen las ideas de M. Protin a las claras que son

el fundamento de este artculo; a su lado comenc a aprender mi
oficio; trabajar bajo su direccin fue siempre para m muy grato y
enriquecedor. Se ha dignado, igual que M. Gut, actual director de
Archivos del Sena, releer estas lneas; he tenido muy en cuenta sus
observaciones y me complace presentar a ambos la expresin de mi
gratitud.
4 Y. PROTIN, Le grenier de l'Histori, p. 140.
5 Rene DOEHARED, op cit., p. 75; Lonce CELIER, op. cit.,
p. 18 y passim.
- 192 -
4) Debe elaborarse cuanto antes una doctrina de las eliminaciones, y coito todo lo que se hace hoy, tal elaboracin no puede ser
otra cosa que una faena colectiva.
5) No obstante, "es muy difcil redactar una gua de seleccin que dispense de la obligacin de reflexionar y ponderar .
El archivista, igual que los dems funcionarios, o mejor como todos
los dems hombres en el ejercicio de su encomienda, no podr eludir
responsabilidades. Que, por el contrario, reivindique tal derecho de
vida y muerte sobre los papeles que le entregaron la ley y la
tradicin y que ejerza "esa responsabilidad molesta... con resolucin y alegra , a sabiendas de que no podr jams dar gusto a
todos, a los hombres de hoy, administradores o historiadores, y a los
del maana.
No creo necesario insistir ni seguir recalcando en estos principios que parecen unnimes; es preferible abrir la discusin sobre
algunos puntos de doctrina que acaso se prestarn a controversia.
Contra toda lgica y a pesar de lo que pudiera sugerir el ttulo del
presente ensayo, no voy a comenzar exponiendo la prctica de las
eliminaciones en los Archivos del Sena para de all sacar conclusiones; sino que, discutiendo algunos principios, los explicar paso a
paso tomando ejemplos, y despus de haber, como quien dice, "vaciado
mi morral", esbozar un cuadro a grandes rasgos in fine; esta
prctica es por dems fruto de una experiencia adquirida poco a
poco, y siguindola, es capaz de provocar modificaciones.
II.
QUIEN
DEBE
PROCEDER
LAS
ELIMINACIONES
A pesar de que el ejercicio de esta responsabilidad, molesta a

los archivistas, casi todos se han enfrentado al tremendo cargo de
proceder a las eliminaciones. He ah por qu se ha producido frecuente escndalo por el hecho de que nuestros colegas ingleses hayan
credo, poder proponer "que se deje a las administraciones la seleccin de los documentos que haya que conservar: sern catalogados
como tiles los que aquellas asglo consideren, y destruidos los
que carezcan para ellas de inters . No es seguro que se hayan
captado bien las intenciones y la prctica de los ingleses en este
campo. Nadie pretende, en Inglaterra ni en ningn otro pas,
que los administradores sean calificados para apreciar el valor histrico de los papeles que escrutan hasta se piensa "que son
incapaces de juzgar su valor histrico" . Pero con la misma fuerza
se afirma que "los administradores no podran destruir documentos de
valor histrico con fundamento en el mero criterio de su valor administrativo , o en- otras palabras, que el valor histrico de los
papeles depende de su valor administrativo". Ms adelante volveremos
sobre este problema; consignemos simplemente que esta primera eliminacin practicada en Inglaterra debe hacerse antes de que los documentos hayan llegado a los cinco aos de edad y que no es en el fondo
sino la ordenacin de tales legajos por los administradores.
7 Lonce CELIER, op. cit., p. 18.

8 Lonce CELIER, op. cit., p. 18.
9 Yves PEROTIN, Records Management et l'administration anglaise
des Archives, p. 17.
10 Ibidem., p. 17.
- 193
Cono lo ha advertido M. Ingvar Andersson,

las administraciones le sacan el cuerpo a tomar por s iniciativas y a ponerlas por
obra en el terreno de las eliminaciones. Los administradores preocupados por darse un paraguas o una manta, o por afecto a "su hijo",
suelen ser ms conservadores que los archivistas; a veces hay que
obligarlos a destruir, y los documentos que estn listos para destruir o enviar a los archivos son los de sus predecesores, que
fueron trasladados o ya estn en retiro, u otros cuyo manejo abandonaron de mucho tiempo atrs. Pero incumbe a quienes han preparado o
producido los documentos suprimir los documentos preliminares,las
notas-informes, los borradores, las referencias inutiles, las copias
en diez o doce ejemplares, en una palabra lo que llamamos en Francia
"papeles de canasta", que en principio deban haber desaparecido hace
tiempo, pero que all estn para acrecer indebidamente los montones
de cuartillas que se someten a la inspeccin de los archivistas antes
de echarlos a la basura, ordinariamente cada quince o veinte aos
despus de producidos, cuando todos los administradores en ejercicio
les niegan la paternidad. "Cuntos archivistas franceses, al visitar
desvanes y buhardillas, frente a mantones de informes que no saben
como abordar para lanzar sobre ellos un juicio de valor, han deseado
ms o menos explcitamente esta colaboracin de los administradores, que han logrado antes que sea demasiado tarde nuestros colegas ingleses, a quienes se entregan para una ltima revisin,
veinticinco aos despus de haberse producido, documentos sustanciales, pero "desengrasados" y reducidos otra vez a proporciones razonables !
Porque todos los pases han acabado por admitir que en principio
ninguna destruccin de documentos puede hacerse sin el parecer o
la autorizacin de los servicios de archivo.
Para que este visto
bueno pueda tener algn significado, sera de desear que ningn
documento se eliminara sin pasar antes por las manos de una persona
competente, y por qu no decirlo de un archivista. Pero frente a la
montaa de papeles modernos de que cada administracin debe desembarazarse cada ao, quin se atrevera a mantener vigente tal
exigencia? El archivista puede delegar en un personal competente la
responsabilidad que le incumbe, y los Archivos presentarse como un
cuerpo de especialistas de responsabilidades,compartidas pero jerarquizadas? "Es necesario, deca Andr Lesort , tener a disposicin de los archivistas, empleados, que puedan ayudarles en la labor de seleccin... He visto empleados con apenas formacin primaria y que, instruidos por el archivista, hacan sinembargo selecciones excelentes". En apoyo de su afirmacin daba Andr Lesort en
1950 el siguiente ejemplo: "En los Archivos del Sena hemos tenido de
una vez 24 camiones de "no ha lugar" de la polica correccional
de Pars para el perodo que va de 1871 a 1884. Es evidente que
montones como sos no podan almacenarse definitivamente.
Por lo
dems es evidente que sera lamentable para las investigaciones
histricas,arrojar a la basura esta clase de papeles sin un examen
preliminar .
Por grande que sea mi veneracin a la memoria
de Andr Lesort, que a la cabeza de los Archivos del Sena asumi
con altura sus responsabilidades en el campo de las eliminaciones,
confieso haber aprendido mal la leccin que pude sacar del ejem-
11 Ingvar Andersson, op. cit., p. 4.

12 Andr LESORT, Intervencin en el primer Congreso Internacional de Archivos sobre el informe de M. Pierre Cailler dedicado al
Controle des archives ai formation, y discutido el 23 de agosto de
1950 en Pars, Archivum, I 1951, p. 70.
13 Ibidem, p. 70.
- 194 -
po que apuntara su intervencin tan pertinente; si el archivista

no ha examinado l solo sus veinticuatro camiones de "no ha lugar",
Cono ha podido encontrar y pagar a alguien bastante cultivado para
proceder a eliminaciones sin ignorar que bajo el nombre de Isidoro
Ducasse puede ocultarse el de Lautramont, bajo el de Kostrowitsky
el de Apollinaire, o que el aduanero Rosseau fue juzgado en un proceso que lleva el nombre del principal acusado Sauvaget?
Es evidente que hay que hacerse ayudar, lo cual no se podr sino dndole al personal encargado de las eliminaciones criterios
precisos y sencillos que puedan guiarlo casi que infaliblemente en
la delicada empresa que se le encomend.
Despus del retiro de
Andr Lesort, los Archivos del Sena recibieron, entre 1943 y 1948,
en dos ocasiones, ms de 300 toneladas de expedientes de negogocios juzgados entre 1870 y 1917 en el Tribunal Correccional del
Sena y en la Corte de Apelaciones de Pars. Hechos estos "depsitos"
en unos cuantos das, los expedientes fueron esparcidos en desorden
en una central elctrica que ya haba dejado de serlo para esperar
all la muerte o el centenario, edad antes de la cual no pueden ser
revelados. Era absolutamente imposible buscar y encontrar en esa masa
enorme y disforme un documento; la tentacin de entregar todo al basurero era grande. No era cuestin de analizar para pescar los negocios "interesantes" cuyos infolios merecan conservarse, los documentos de juicios o sentencias correspondientes a este perodo y que
estn cuidadosamente mantenidos en los Archivos; suponiendo que haya tenido tiempo a sus anchas, el conservador de archivos ms
cultivado habra dejado pasar negocios que
haban apasionado y
marcado poca.
Haba entonces que echar la soga tras el caldero?
M. Protin, por entonces Director de los Servicios de Archivo del
Sena, ide un sistema de eliminacin en el cual el archivista
no tuvo que intervenir sino en la elaboracin y supervisin del
sistema.
Algunos empleados recogieron sistemticamente todos los
procesos sealados en los peridicos de la poca, y en particular,
los especficos de la prctica judicial, y a partir de ese escrutinio, armaron un fichero de negocios "interesantes", clasificados cronolgicamente por la fecha de decisin (juicio o apelacin). Cono todos los documentos llevaban la fecha en la cubierta, el personal de servicio pudo entonces, bajo la direccin de un almacenista,
proceder a una seleccin casi mecnica: se conservaba todo
expediente que se encontraba en el fichero; los dems, antes de ser condenados al fuego, eran sometidos al examen de un empleado un poco
ms "cultivado", el cual retena, sin abrirlos, todos los que llevaban un nombre clebre (claro que para l!) o que concernan a
cierto minero de negocios cuya lista le habamos dado y que tenan
que ver con la prensa, las costumbres, las trabas a la libertad del
trabajo, el ejercicio ilegal de la medicina, etc.
De todo ello comprobamos que, aunque este ltimo empleado hubiera retenido en el
fondo pocas cosas, haba conservado sin embargo docunentos de poco
inters, que habra acaso que hacerlos analizar por un archivista;
pero ste habr de vrselas con una masa ya muy mermada, bastante
reducida y por consiguiente ms asequible.
Nos ha sido dado verificar las cualidades del mtodo, ya que todos los documentos que desde
all nos fueron solicitados como "interesantes" a un ttulo u otro,
han sido rotulados o reexaminados desde otros puntos de vista. Y es
as como hemos dado cuenta de nuestras 300 toneladas de legajos sin
que interviniera un conservador de archivos a no ser para poner el
trabajo en camino, supervisar su buen funcionamiento y hacer algunos
sondeos de verificacin sobre el valor del mtodo. Conservbamos
en el depsito de Enrique IV un lote importante de libretas de retiro
de los empleados de la Prefectura del Sena.
- 195 -
Un estudio somero nos permiti comprobar que las numerosas

pginas interiores, que haban perdido todo su valor administrativo, no contenan ningn dato de inters ni de utilidad, pero que,
en cambio, la primera pgina de la cartula que daba el nombre y el
empleo del interesado, fecha y lugar de nacimiento, fecha de entrada a
la administracin, nombres de los padres, esposas o hijos, podra
conservarse para formar un excelente fichero de los empleados de la
Prefectura, algunos de los cuales haban comenzado a ejercer antes de
1871 y cuyo expediente haba desaparecido con ocasin del incendio
de la Comuna.
Uno de nuestros muchachos de servicio fue quien organiz el fichero.
Los expedientes de los contribuyentes, conservados por los inspectores de las Contribuciones directas, se abren en una "carpeta de
datos permanentes" que suministra cierto nmero de referencias sobre
el establecimiento que vara poco en el curso de los aos de las
rentas de quien est obligado a pagar impuestos.
En el momento de
escoger es fcil, an para el empleado ms modesto, separar de los
documentos producidos cada ao esta "carpeta de datos permanentes".
De todos modos tocar siempre al conservador de archivos decidir en
ltima instancia si sta o aquella categora de documentos merece
la destruccin; le suceder, como nos ha acontecido en los Archivos
del Sena, que d con un sub-archivista particularmente avisado en
quien podr confiar para instruir el asunto; pero, repitmoslo,
deber siempre asumir por su cuenta la decisin de destruir, an si
gracias a consignas precisas y sencillas puede delegar la ejecucin a
un personal menos calificado; su deber en todo momento ser el de
eludir tareas que por manos de otros pueden cumplirse, a fin de reservarse para los momentos privilegiados en que es indispensable su
intervencin. De ah por qu deba cuidar muy especialmente no
dejarse absorber por separaciones demasiado minuciosas.
III.
DEBEN
0 EN
HACERSE IAS
VOLUMEN?
ELIMINACIONES
UNIDAD
POR
UNIDAD
Estamos abocando uno de los temas ms controvertidos en el mundo

de los archivistas y que da pi a posiciones a veces un poco
abruptas. Al intervenir sobre el informe presentado el 27 de septiembre de 1956 por M. J. H. Collingridge en el Segundo Congreso Internacional de Archivos en Florencia, sobre la seleccin de los documentos
que hay que conservar indefinidamente, Sir David L. Evans, por entonces Diputado Guardian de los Archivos en Londres, anotaba que "el
meollo del problema" reside en saber si el documento debe mirarse como
una unidad en materia de.eliminacin o si hay que descender hasta la
pieza (elemento pieza) .
El asunto merece reflexin y no
puede resolverse, de manera definitiva.
A veces hay que proceder
pieza por pieza, pero un conservador de archivos no deber practicarlo por su cuenta sino de tarde en tarde y no ordenarlo a su personal sino en circunstancias excepcionales.
Comenc mi carrera de archivista clasificando los archivos de
las comunas alejadas de los alrededores de Pars; fu entonces cuando practiqu el pieza por pieza. Pero, encargado ms tarde de la
inspeccin de los Archivos comunales del departamento del Sena, pude
14
Archivum, VI, 1956, p. 36.

- 196 -
cerciorarme de los inconvenientes del mtodo frente a masas enormes

de documentos que se apilonan en los desvanes de las alcaldas de
las comunas suburbanas parisienses, verdaderas ciudades superpobladas, "superequipadas" y a veces "superadministradas", y por ende, asfixiadas entre papeles administrativos. Proceder entonces al parte
por parte para clasificar o eliminar hubiera parecido poco rentable a
las municipalidades a quienes pedamos hacer un esfuerzo por sus
archivos.
En la edicin de 1921 del Reglamento de los Archivos Departamentales podan leerse observaciones muy inteligentes:
"La seleccin
procede de dos puntos de vista diferentes: hacer entre los documentos o registros de naturaleza igual, una seleccin de los que conviene conservar en razn de su inters propio o como especmenes; o
ms excepcionalmente, sacar del interior mismo de los docu irentos las
piezas o partes claramente insignificantes que actualmente acrecen su
volumen. La separacin de las piezas insignificantes es de las
ms delicadas, y no deber emprenderse sino en la medida en que se
considere que el provecho que de all va a derivarse ,gustifica el
tiempo y el trabajo que ha de necesitar la operacin . Cunta
sabidura en estas lneas! No iniciemos una tarea que no podamos
terminar o que va a impedirnos engolfarnos en muchos otros trabajos,
tan urgentes los unos como los otros, que embargan a un archivista.
Ante la montaa invasora de papeles no parece seguro que sea razonable en todos los casos abrir los documentos para reducirlos (aunque
fuera a la mitad) suprimiendo los duplicados o los fragmentos remisorios; el tiempo que empleramos en ello nosotros o nuestros dependientes resultara excesivamente caro.
Antes de emprender un
examen pieza por pieza, es necesario proceder a un estudio de la
rentabilidad de la operacin. Muy a menudo se sacar en limpio que
sus papeles no valen la pena o que el espacio que se gan no compensa el tiempo perdido, y si despus de un atento estudio nos resignamos a practicar el trabajo parte por parte, tendremos que aceptar alegremente las consecuencias de tiempo y personal as sacrificados a
expensas de faenas a menudo ms importantes. Podemos concluir
diciendo que la unidad de base de las eliminaciones es el documento, admitiendo que a veces es necesario poner en orden, parte por
parte, dicho expediente.
Se dir, es a veces imposible, no solo medir el inters de un
arrume de documentos sometidos a nuestro examen, sino tambin, lo que
es ms importante, identificarlos perfectamente y reconocer su
carcter especfico sin acudir al pieza por pieza. Por mi parte
pienso, hasta que me convenzan de lo contrario que es una lstima
que un archivista se deje as, me atrevo a decirlo, sorprender por
los papeles. Todo amontonamiento de documentos tiene su historia que
siempre es posible reconstruir someramente, dialogando con los ocupantes de los lugares donde se les descubra; si el jefe de oficina que
inform lo ignora, no faltar un antiguo empleado o un conserje que
se acordar ms o menos vagamente del origen de esos viejos papeles;
un anuario administrativo, un manual de derecho y un directorio de la
poca de los documentos en cuestin ensearn ms sobre lo que
interesa; y se podrn completar los datos asi conseguidos con un
telefonazo o una visita a los funcionarios de turno de la administracin donde se originaron los papeles o que, habiendo pertenecido
tiempo atrs a esa misma administracin, hoy desaparecida, fueron
asignados a otras actividades.
15
Fui yo quien subray el pasaje que me pareci significativo

- 197 -
Esta corta encuesta realizada con administradores o en las

bibliotecas conducir con tanta seguridad como el pieza por pieza a
una identificacin suficiente que, aunque breve y siempre perfectible, servir ms al prestigio del archivista que la devocin y
entrega a su oficio que lo llevaba a presentarse como trapero. Lo que
se espera de un conservador de archivos es seguramente que no tema a
su oficio ni desdee cumplir humildes faenas cuando son necesarias,
pero sobre todo que ponga a trabajar su inteligencia y muestre los
conocimientos y el mtodo adquiridos en el curso de sus estudios
largos y costosos para la sociedad, y que constituyen el prestigio del
archivista palegrafo salido de l'Ecole des Chartes. En el fondo,
una eliminacin exige ante todo de un archivista que tenga tiempo
para reflexionar.
IV.
PRINCIPIOS
QUE
DEBEN
PRESIDIR
LAS
ELIMINACIONES
1.
No eliminar ningn documento que ofrece o puede adquirir
inters histrico.
En el esfuerzo de reflexin que antes de toda eliminacin
deber hacer el archivista, no va a encontrarse totalmente desguarnecido: la lectura de los artculos antes citados lo preparar de
manera muy eficaz, y le ser de gran conveniencia neditar sobre los
excelentes consejos que da el Reglamento de los Archivos Departamentales:
En principio hay que conservar: a) todos los documentos y
registros anteriores al ao VIII; b) todas las piezas que puedan
servir para establecer un derecho en beneficio de una administracin,
de una sociedad o de un particular; c) todos los papeles que presentan
o pueden adquirir un inters histrico . Ceno el presente
artculo no est mirando sino los archivos modernos, dejaremos de
lado "los docunentos y registros anteriores al ao VIII" para no
interesarnos sino en los ltimos criterios tenidos en cuenta por el
Reglamento; no
echaremos entonces a las llamas ningn legajo sin
haber evaluado con rigor su inters administrativo y su inters
histrico.
En The Appraisal of modern public records , M. Schellenberg
atribuye a los archivos modernos un "valor primario" y un "valor
secundario". Los papeles guardan su valor primario en tanto sirvan
a los fines para los cuales se produjeron: por ejemplo los documentos
fiscales, cuando sirven todava a los intereses fiscales, an para
asentar impuestos de naturaleza diferente. Las declaraciones del
monto de las rentas, depositadas cada ao por los contribuyentes en
las dependencias de las Contribuciones Directas, conllevan en ciertos
casos como anexa una declaracin sobre el nmero de negocios, que
sirve, en primer lugar, al Inspector de las Contribuciones Directas
para fijar el monto del impuesto y comprobar la veracidad o la verosimilitud de las declaraciones similares depositadas en los aos
anteriores o futuros; pero, en segundo lugar, el duplicado de esta
declaracin anual sobre el nmero de negocios es enviado al inspector de las Contribuciones Indirectas, para que lo compare con las
declaraciones recibidas por l mismo mensual o trimestralmente, y
para que le sirva de manera eventual para un mejor asiento del impuesto de que es responsable.
16
17
Artculo 52.
Pgina 6.
- 198
Cuando los papeles administrativos son sometidos al examen del

archivista para que decida su suerte, han perdido ordinariamente su
valor primario, lo que quiere decir su valor administrativo.
Los archivos modernos adquieren en efecto con el t'^mpo un valor
secundario, es decir que sirven a fines distintos de aquellos para
los cuales se produjeron. Estos fines pueden ser tambin administrativos, as en el curso de estos ltimos aos las patentes o certificados, los documentos fiscales han servido para elaborar documentos
de retiro para los artesanos, los comerciantes, las profesiones liberales. Adquieren un valor histrico igualmente que puede interesar
a la administracin, preocupada por conocer verbigracia la evolucin
del comercio al por menor o las migraciones de ciertas profesiones a
determinados barrios, etc. Pero son sobre todo los historiadores los
que dan real o virtualmente a los papeles administrativos su valor
histrico, y es por tal razn por la que estos papeles son objeto
de los atentos cuidados de los archivistas. Porque,
es la historia
por lo que se interesa el archivista en los documentos de la administracin, y si se complace en prestar servicios distintos de
los histricos a esa administracin, su vocacin primera no es
menos que el servicio de la historia pasada, presente y futura. Es
ello lo que distingue radicalmente los servicios que puede prestar
de los prestados por funcionarios tan celosos y tan ordenados como
l y a menudo ms versados en las tcnicas de la documentacin y hasta de la clasificacin.
No puedo por mi parte, ajustante en un todo a la opinin de M.
Georges Bourgin para quien "los Archivos deben ante todo servir al
ejercicio del poder (del Estado), permitir al Estado la defensa de sus
derechos, la reivindicacin de todo lo que debe reivindicar, asegurarse de cmo las leyes que promulga son observadas y preparar las
estadsticas con las cuales debe hoy funcionar una administracin
sana... la funcin histrica de los archivos, agregaba, es para m
secundaria; juzgo que la funcin esencial es una funcin de Estado
que se revela en la misma palabra archivos .
Georges Bourgin no
haca al decirlo sino desarrollar una afirmacin del Ministro de
Instruccin Pblica en 1905:
"La primera razn de ser de los papeles de archivo es servir a la defensa de los derechos del Estado, de
los departamentos o de las comunas, y ayudar a la buena gestin de
los asuntos pblicos . Sabe muy bien el archivista que sin razn
de Estado no existiran los archivos, y ello es lo que les da, como
anota M. Bautier, su valor insustituible". Los archivos se conservan... porque representan la "documentacin" de una institucin:
constituyen los "ttulos" de los bienes, las "pruebas" de los derechos o de las pretensiones, contienen los "precedentes" de los negocios tratados y permiten a su detentador defenderse o atacar... El
documento de archivo no est pues concebido en el origen como que
deba tener un alcance histrico, pero habr de adquirir ese valor
histrico con el correr de los tiempos, y es ello precisamente lo que
le da precio a los ojos de los historiadores modernos
18 Intervencin de Georges Bourgin, antiguo Director de los

Archivos de Francia, en el primer Congreso Internacional de Archivos
de Pars, sobre el informe de M. Pierre Caillet consagrado al
Controle des Archives en formation, y discutido el 25 de agosto de
1950: Archivum, 1951, p. 68-69.
19 Ministerio de Instruccin Pblica y Bellas Artes,
Direccin de Archivos: Leyes, decretos, acuerdos...op. cit., p.144.
20 Robert-Henri Bautier, Les Archives (en L'Histori et ses
mthodes, volumen publicado bajo la direccin de M. Charles Samaran
en la Encyclopdie de la Pliade, Paris, 1961, p. 1120 y 1121).
- 199 -
Podramos ir ms lejos y decir que el valor histrico de los

papeles depende de su valor administrativo?
Halaga hacerlo, pero
sera probablemente aventurado; hay que afirmar, en desquite, que la
comprensin del valor administrativo de los documentos es en absoluto
indispensable para apreciar su inters histrico. En el curso de
las visitas que se me pide hacer a las oficinas, sea para el control
de los archivos en formacin, sea para proceder a eliminaciones o a
depsitos, comienzo siempre por hacerme explicar las funciones y el
funcionamiento actuales de los servicios, a sabiendas de que de este
paso se desprender la idea que habr de formarme del inters
histrico de los documentos utilizados o producidos. Gomo se ha
visto, los papeles no son sino un subproducto de la administracin:
la administracin en efecto, presta servicios, cumple las funciones
para las que fue creada, y por eso y a causa de eso, produce documentos. No nos apresuremos sin embargo a sacar de esta comprobacin
conclusiones demasiado rpidas.
En un sesudo anlisis, escribe M. Robert Favreau: "Los archivos
de direccin, que se sitan en el plano de la concepcin de una
poltica, de los lanzamientos de programa, sern los archivos
maestros. Ellos explican las razones de una accin, permiten seguir
las grandes lneas de su desarrollo, los controles y las sntesis
que implican. Mientras ms se asciende en la jerarqua administrativa, ms importantes son por lo general los archivos y menos voluminosos, y en un regimen centralizado los documentos ms importantes
se econtrarn en el peldao de las administracin central, y no en
las administraciones regionales, departamentales o comunales.
Estos
"archivos de direccin"
exigen la formacin de
"archivos de
ejecucin", cuya importancia material habr de medirse si sabemos
que las tareas de ejecucin se realizan siempre en varios niveles, el
ms bajo de los cuales produce los archivos ms voluminosos y de
inters duradero ms precario y limitado.
Yo no pienso que M. Favreau haya querido decir que carecan de
inters los documentos de consumo, las planillas de empadronamiento,
los papeles de declaracin para el impuesto sobre la renta, etc.,
porque son documentos de ejecucin.
Esos archivos de ejecucin son
por el contrario mucho ms interesantes, a mi juicio, que los "papeles de direccin" tocantes al mismo tema y con frecuencia han dado
lugar a publicaciones impresas difundidas un poco en todas partes y
que se encuentran en todas las bibliotecas. Igualmente si los papeles
de las administraciones centrales, cualquiera que sea la naturaleza
del regimen, ofrecen datos ms globales, ms sintticos, no es
seguro que sea ms interesante escribir la historia con fundamento
apenas en los documentos de los archivos centrales; los archivos
regionales, departamentales o comunales no almacenan para la historia
local apenas, sino tambin para la historia general; y quien ha
ledo el hermoso libro de M. Pierre Goubert sobre Beauvais et le
Beauvaisis de 1600 a 1730 sabe cunta riqueza puede aportar la
historia local a la Historia, as sin ms ni ms.
Utilizan siempre al mximo los archivistas la facultad de
conservar los documentos en lugares diferentes y un tanto jerarquizados? Si parece aberrante guardar en el plano departamental los documentos individuales de ayuda a los trabajadores cesantes a un historiador acaso le gustar encontrarlos en cada comuna, en los anaqueles
21
Robert Favreau, Les Archives, 1965, p. 5.

- 200 -
de los archivos municipales; asi tambin deben conservarse todas las

licencias de construccin expedidas por una direccin departamental
o ser mejor asegurarse de que cada comuna guarde debidamente
cuntas han sido otorgadas dentro de los lmite? de su territorio?
En cambio, cuntos expedientes despachados a una administracin
central, y conservados cuidadosamente en duplicado en los servicios
que los producen, podran ser tilmente destruidos si hubiera la
conviccin de que se conservan en los archivos centrales ! Los
archivos departamentales
almacenan documentos llegados de las
oficinas de negocios exteriores de los ministerios, sin saber nada de
la conservacin de los archivos de dichos ministerios.
Altamente
deseable y provechosa sera una coordinacin de los estudios de
los funcionarios "missionnaires" de los Archivos Nacionales y de
los Archivos Departamentales.
Para avanzar en el anlisis de los "papeles de direccin" se
necesitara tambin distinguir entre los que ataen a la "gestin"
propiamente dicha que encontr el director al posesionarse de su
cargo y que habr de dejar enriquecidos a su sucesor, y los papeles
"de poltica" que resultan de la manera muy personal que tiene dicho
director de concebir y cumplir sus funciones. A menudo considera esos
papeles y no nos escandalicemos por ello como propiedad personal, algo
as como la forma de su inteligencia y de su manera de trabajar o su
red de relaciones familiares o sociales. Esos archivos son "de ordinario los ms mal llevados porque nacieron al azar y ms de una vez
en varios ejemplares con el mismo asunto, casi nunca fueron tratados
con mtodo y con_ frecuencia cercenados de las piezas consideradas
"confidenciales" . Todo es precioso en ese maremgnum, pues si el
funcionario, el "prteur", se preocup por pequeneces, se debi a
que lo que ahora nos parece nadera tenia en su tiempo una importancia que ignoramos y que habr de descubrir el historiador; ser entonces fcil e interesante para el historiador comprobarlo, si el
archivista logra poner mano sobre esos papeles y conservarlos. Porque
a menudo necesita el archivista mucho tino para obtener la copia o
impedir la destruccin clandestina de esos "archivos personales" en
el caso de un retiro o de un traslado; acabamos de ver que quien produjo el documento se volc en l desde lo ms ntimo de su ser y
de su accin, y el archivista se siente mal armado para asegurarse
la propiedad de tales documentos. No es de ahora oue los archivistas
se lamentan, dira Rabelais, de que los papeles de los grandes
servidores del Estado se conserven en familia, y por el otro se alegran de que sus herederos, considerando esos expedientes como patrimonio precioso, los hayan salvado de la destruccin. La mala suerte quiere que a esos documentos "personales" se hayan mezclado a
veces, en forma totalmente indebida, los papeles de gestin que
el titular del cargo escamote para llevarlos consigo. Sea lo que
fuere, todos estos "archivos de direccin", documentos de poltica general o informes de gestin, deben ser muy celosamente cuidados, y rara vez el archivista habr de practicar en ellos eliminaciones , con mayor razn si no representan un volumen considerable.
22
Ibidem.
- 201 -
Comprobar que el valor histrico de los documentos, esencialmente secundario, dimana a veces de su valor primario, no debe impedir
que se formulen problemas, y mediante alguna iniciativa, se les
encuentre algn inters histrico a papeles casi o totalmente
desprovistos de l. As el Reglamento de los Archivos Departamentales autoriza a destruir, despus de sesenta aos, todos los estados
de sueldos y descuentos para el retiro del personal docente; pasado
este tiempo, tales documentos han perdido en efecto todo su valor
primario y administrativo. Pero a falta de anuarios y cuadros de
antigedad hemos pensado, en los Archivos del Sena, que esos estados
de asignaciones daban, por ao, una lista del personal docente y de
los cargos a que estaba destinado cada uno de los maestros; su volumen
exclua toda idea de conservacin integral, pero nos decidimos a
guardar todos los estados de sueldos del mes de febrero de cada ao,
a partir de los cuales podrn seguir adelantndose investigaciones
estadsticas o de identificacin.
Muestra este ejemplo cmo todo papel, aunque haya perdido su
valor primario o administrativo, puede adquirir, como lo anotaba M.
Levron en el artculo a que aludimos antes, un valor histrico .
El acervo siempre creciente de los papeles administrativos obliga al
archivista a destruir mucho, pero no lo hace sin angustia, sabedor
como es de que en fin de cuentas todo sera interesante de guardar, y
mal de su grado leer el artculo de nuestro colega
M. Michel
Nortier, conservador de la Biblioteca Nacional sobre los Archivos
dispersos de la Cmara de Cuentas, en el cual muestra el inters de
esos "millares de papeles justificativos que ya no tenan razn
puesto que las cuentas a que se.referan haban sido verificadas y
clasificadas con mucho cuidado , y que en consecuencia fueron diseminadas, alienadas y an destruidas con la anuencia de los archivistas de entonces. Para aliviar la inquietud nacida de esa lectura,
ser siempre posible advertir sin hablar desde ahora del problema de
los documentos recapitulados, que los archivos modernos no deben
abordarse como archivos antiguos, y sobre todo, medievales, y que la
imprenta y su difusin en el campo informtico y en el administrativo han modificado en forma radical los criterios aplicables a las
eliminaciones de los documentos de archivo.
El problema continua
siendo del mismo tamao.
Aun sabiendo que para la historia todo es
interesante o puede llegar a serlo, el archivista, a quien el inters
bien entendido de la historia obliga a practicar eliminaciones, debe
tener permanentemente en el espritu el inters histrico.
Pero el inters histrico es una nocin que se modifica y
evolucina, como lo ha sealado Mlle. Rene Dhaerd.
"Partiendo
del accidente y del acontecimiento oon la historia poltica, ha
acabado por absorberse en lo permanente con la historia social y
econmica... la historia no es en verdad ms que una variacin
sobre el presente... Nocin que cambia con el tiempo, el inters
histrico es, al revs, una subjetividad comn a todos los hombres
de una poca... Bajo la gida del inters histrico nuestra
23 Jacques Levron, Le triage des Archives, en Gazette des

Archives, no. 20, julio de 1950, p. 16 y 19.
24 Bibliothque de l'Ecole des Chartes, CXXIII, 1905 2
libro, p. 408.
- 202 -
seleccin no ser jams sino la de una poca" .

Esta lcida
visin no debe llevarnos de mala gana a practicar eliminaciones
arbitrarias en nombre del inters histrico tal como lo concebimos
ahora; es indispensable tratar de corregir en lo posible o mejorar a
cada instante esas selecciones subjetivas por mtodos y procedimientos, imperfectos y criticables sin duda, pero que tendrn el
mrito de haber sido explicados claramente y puestos en vigencia.
M. Robert-Henri Bautier dijo hace poco todo lo mal que pensaba
del chantillonnage (seleccin que representa la substancia del
todo) . Si efectivamente ofrece el procedimiento muchos inconvenientes, son sobre todo los principios, y en particular el de los
"modelos" que han presidido hasta ahora el muestreo, los que prestan
el flanco a la crtica.
En los archivos del Sena hemos experimentado sus aspectos negativos: Andr Lesort, frente al cumulo de las declaraciones para el
impuesto sobre la renta depositadas cada ao en el departamento del
Sena, ms de 300 metros lineales, logr un acuerdo con las Contribuciones Directas para no retener sino: 1) los documentos de impuestos
sobre la renta de "ciertos barrios de Pars... que, dado el carcter
de su poblacin o de los comercios que en ellos funcionan deben haber
presentado declaraciones representativas cada una del estado de vida
de las diversas categoras sociales, del volumen de los negocios, de
la consistencia de las fortunas, en una palabra, de la actividad
econmica de la capital"; 2) documentos de una comuna de barrio tan
representativos como sea posible de cada uno de los diversos tipos,
comunas industriales, comunas residenciales, comunas mixtas, aglomeraciones antiguas, localidades de rpido y reciente desarrollo (parcelaciones ), comunas rurales ; 3) los documentos individuales de cierto
numero de grandes establecimientos comerciales o industriales, de
comercios especficos de la ciudad de Pars y de la regin
parisiense, de notabilidades muy diversamente seleccionadas en las
profesiones liberales, el mundo poltico, los medios artsticos.
25 Rene DOEHAERD, A propos des archives contemporaines, en

Archives, Bibliothques et Muses de Belgique, 1947, t. XVIII, no.
2, pp. 76-77. Subray lo que me pareca significativo en los
pasajes tomados de un largo prrafo apasionante.
26 Robert-Henri BAUTIER, Triages et liminations des documents
d'archives, en A.B.C.D. Archivos, Bibliotecas, Colecciones, Documentacin, no. 9, mayo-junio de 1953, p. 250. La palabra "modelo" se
emplea aqu en el sentido sociolgico de "tipo de agrupamiento, de
clase de actividad o de modo de vida, etc. Los modelos dados
precisarn suficientemente, as lo creo, la acepcin que le he dado
a este trmino. Inspirndonos tambin en los socilogos, al
contrario de la definicin dada por Elseter's Lexicon of Archive
Terminology (Amsterdam, Londras, New York, 1964, no. 146, hemos
especializado en los Archivos del Sena el sentido de las palabras
chantillon y espcimen: el chantillonnage es una seleccin
que representa la substancia del todo y el espcimen, en el sentido
latino del vocablo, es una imagen de la especie de documento; espero
que los ejemplos aducidos habrn de precisar estas nociones que ya se
encontraban ms o manos explcitamente en las obras o artculos
citados en Approche bibliographique (cf. supra).
- 203 -
La lista que result de este convenio no satisfaca ni el voto

emitido por la Comisin de Archivos de las Finanzas en su sesin del
24 de agosto de 1940 que,
reconociendo que
"los documentos de
impuestos sobre la renta ofrecen gran inters desde el punto de vista
econmico, histrico y anecdtico, deseaba que todos los registros
de uno o varios controles tipo sean depositados en los Archivos", ni
tampoco a la Direccin de Archivos de Francia, que encontraba que en
la confeccin de tal lista se haba puesto demasiado empeo en el
aspecto anecdtico y particularmente en la importancia de los
negocios o en el brillo de las personalidades. M. Charles Samaran,
Director entonces de los Archivos de Francia, observaba adems el 11
de junio de 1941 que "el efecto de un control sera tal que complicara los Archivos sin aportar suplemento notable de informacin" y
que la seleccin de tal control-tipo volva a caer en el inconveniente del "chantillonnage" topogrfico.
Efectivamente, frente a la evolucin que en poco tiempo hace de
un hotel un inmueble de renta o vendido por apartamentos, de un barrio
"residencial" un barrio comercial o recprocamente de una comuna
rural una ciudad industrial, los criterios de seleccin convenidos
por Andr Lesort y que obedecan a la teora de los modelos, ya no
satisficieron ni a los Archivos ni a los servicios de las Contribuciones Directas que nos solicitaron revisramos el problema.
La nica solucin satisfactoria, lo repetimos, hubiera sido la
de guardarlo todo, pero frente al volumen ni para que pensar en ello.
Se inici entonces una encuesta en colaboracin con el servicio de
Archivos del Sena y de las Contribuciones Directas. Ya no se pens
ms en no conservar cada ao sino los documentos referentes a
impuestos muy altos, fciles de encontrar en razn de su mayor
espesor y cuya tasa habra sido determinada cada ao o cada dos en
funcin del cambio de la moneda pues, considerados el papel econmico de Pars y la concentracin en el departamento del Sena de las
personas que declaran las rentas ms abultadas, este sistema de
seleccin habra entorpecido la labor sin aportar al futuro los
documentos historiados que le hubieran permitido acometer el estudio
riguroso de las estructuras econmicas y sociales de todas las capas
de la poblacin.
En septiembre de 1964 decidimos pues, de comn acuerdo y con la
aprobacin de los Archivos de Francia, no conservar sino todas las
declaraciones de renta hechas en el curso de un ao fiscal, con el
fin de obtener de esta suerte una "fotografa fiscal" del departamento, correspondiente a los conocimientos demogrficos acopiados con
ocasin de las diligencias.
Hasta nos alegr ver juzgar nuestro
sistema de seleccin de los documentos de impuestos sobre la renta
como uno de los tres posibles por el Director General de los Archivos
de Francia en su circular AD 65-13 del 14 de abril de 1965, y considerado como particularmente deseable por "doscientos especialistas de
historia social reunidos en Coloquio Nacional en la-Êscuela Normal
Superior de Saint-Cloud el 15 y el 16 de mayo de 1965
27 L'Histoire sociale, Sources et Mthodes. Coloquio de la

Escuela Normal Superior de Saint-Cloud (15-16 de mayo de 1965).
Pars, Prensas Universitarias de Francia, 1967, p. 293.
- 204 -
Reconocemos los inconvenientes del sistema: no tiene en cuenta

la evolucin de la coyuntura, pues el ao de empadronamiento puede
ser de expansin o de recesih con efecto en los aos anteriores o
siguientes. Sin tomar en cuenta el "tiempo largo", caro a los
historiadores
modernos, obedece a las leyes tradicionales del
"chantillonnage" cronolgico y del "tiempo breve"; la curva
evolutiva de las fortunas o mejor de las rentas que de ella se
originan, no reunir sino puntos espaciados, y la "fotografa fiscal" que de ello pueda tomarse ser, como los retratos de familia,
referencia a una poca precisa y muy delimitada. Pero siempre ser
posible determinar con bastante exactitud, en todo el sentido de la
palabra, tal poca precisa por la lectura de la prensa o de los documentos impresos que corregirn la visin que al futuro historiador
puedan ofrecerle los documentos conservados.
El crecimiento considerable de la documentacin impresa modifica en efecto las concepciones
de la encuesta histrica (hoy se podra pensar en que un historiador
describa una poca a partir de las solas fuentes impresas), pero uno
de los principales deberes del archivista es el de suministrar, a
quien se empee en escribir la historia, los medios de criticar las
publicaciones de que ir a disponer y ver si se justifican los debates surgidos de aqu y de all a raz de esas publicaciones.
El
muestreo cronolgico, que haca estremecer a M. Bautier a propsito
de archivos medievales y nacionales, ya que los archivistas franceses
del siglo XIX no haban conservado sino un Diario del Tesoro Real del
Reino; es mucho menos escandaloso a propsito de archivos modernos y
de ejecucin que uno que obedezca a criterios "sociolgicos",
siempre sujetos a revisin.
Tampoco es initil hacer notar que al
incorporar cada ao ms de 300 metros lineales de declaraciones
fiscales, hacemos entrar a los Archivos "verdaderos fondos orgnicamente constituidos", como lo desea M. Bautier.
Advirtamos tambin que cuando se habla del considerable incremento y de la proliferacin de los papeles administrativos, se est
pensando sobre todo en el aumento de esta categora de documentos
llamados "documentos de ejecucin", que resultan tanto del desarrollo
de las tareas administrativas como de la parcelacin, delegacin y
descentralizacin de las funciones administrativas. "Las faenas de
ejecucin, deca M. Favreau en frase ya citada, son las del 95% de
los agentes de las administraciones publicas", y no estoy muy lejos
de creer que los "documentos de ejecucin" constituyen cerca del 95%
del volumen de los papeles administrativos. No es pues escandaloso ni
lamentable proceder a la seleccin de esta masa enorme, an si a tal
prctica estamos en el derecho de preferir la seleccin de especmenes.
La conservacin de los especmenes no obedece ni a las mismas
reglas ni a los mismos fines del chantillonnage. Conforme a las
diferencias expuestas de manera tan pertinente por M. Schellenberg,
los documentos se conservan por dos razones: por su valor de informacien y por su valor de testimonio. Los documentos de reembolso de
los daos de guerra, por ejemplo, pueden integrarse en los archivos
para dar informaciones generales sobre la historia de la guerra o
individuales sobre tal o cual vctima, ms o menos clebre, de
dicha guerra, o tambin para dar testimonio de la organizacin y
funcionamiento de los servicios encargados de la indemnizacin por
daos de guerra. Para este valor de testimonio bastar guardar un
pequeo nmero de especmenes, al tiempo que para la informacin
acaso habr que proceder a un chantillonnage en tal medida que
los expedientes de desastres de guerra puedan suministrar informes
inditos.
- 205 -
En todo caso estos datos no pueden interesar en mi opinin sino

a la historia local y no a la historia general de la guerra, por otra
parte bien conocida. Volvemos a vrnoslas con lo que se dijo antes
acerca de la necesidad de definir bien y por consiguiente de jerarquizar, y tal vez, de multiplicar los lugares de conservacin de los
"documentos de ejecucin" para lograr una informacin ms extensa.
Si, trayendo otro ejemplo, los documentos de asociaciones sindicales
de propietarios para el arreglo de parcelaciones defectuosas, interesantes para la historia local, hay que conservarlos todos para fines
informativos en los archivos comunales, se puede no guardar de ellos
sino un pequeo nmero en los archivos departamentales para ser
testigos de la ayuda prestada por la administracin a los pequeos
propietarios y de la poltica habitacional y de alojamiento en esa
poca. Los documentos de valor informativo se encontrarn pues en
los depsitos locales o regionales cuando estos ltimos acojan documentos de ejecucin, mientras que se conservarn sobre todo especmenes en los Archivos Nacionales o Centrales, o en los Archivos regionales cuando la regin haya sido objeto de una poltica particular.
Procuremos sin embargo no reducir el alcance del testimonio del
espcimen, que confirma o contradice, desde el punto de vista institucional, los reglamentos generales conocidos en todas partes y cuyo
modo de aplicacin se ignora. Pensemos en guardar especmenes que
den cuenta no solo de las funciones del servicio sino tambin de
sus actividades, y de todas sus actividades; las funciones responden
a las razones por las cuales se cre el servicio y las actividades
son las responsabilidades que se le hayan asignado ocasionalmente, No
es por ejemplo indiferente para la historia saber qu servicios
docentes han ejercido a veces actividades sociales o que, por razones
particulares a una poca tuvieron a su cargo funciones docentes.
En sntesis , el espcimen desempea un papel mucho ms precioso para la historia. Cano muy bien lo dice M. Bautier, "es un
artculo-testimonio conservado en recuerdo de una serie eliminada y
cuya presencia podra permitir a un historiador darse cuenta de lo
que se suprimi... . Porque importa al futuro historiador que el
archivista de razn de las eliminaciones que se vio obligado a efectuar, sobre todo en esa masa de los documentos de ejecucin de que no
se puede prescindir, y en esto hacemos nuestras las preocupaciones de
Mlle. Doshaerd, de M. Genicot y de M. Bautier . Hay que abrir un
verdadero proceso verbal de la calidad y de la cantidad de las
destrucciones preconizadas; no dudemos de que se trata de una penosa
responsabilidad; el archivista sabe muy bien que, obrando as honestamente preocupado, est afrontando las iras de los futuros historiadores. Todos los que han escrito la historia se han indignado siempre
en una especie de paradoja inconsciente, por la ausencia o prdida de
documentos que hubieran justificado, en criterio suyo, sus hiptesis
y sus sabias e ingeniosas exposiciones. "Cualesquiera sean su cultura,
28 Robert-Henri Bautier, Triages et liminations des

documents d'archives, art. cit, p. 250.
29 Rene DOEHAERD, A propos des Archives contemporaines, art.
cit., p. 78; Rene NICOT, Le problme des archives modernes,
en Archives, Bibliothques et Muses de Belgique, 1942, t. XVIII,
no. 2, p. 68; Robert-Henri Bautier, Triages et liminations des
documents d'archives, art. cit. p. 250.
- 206 -
su sentido histrico y su conocimiento de la investigacin histrica, escribe M. Jean Favier, el archivista no puede enfocar todas las
etapas futuras y posibles de una ciencia en perpetua evolucin, la
historia econmica, la sociologa, la demografa sacaran partido
de los documentos eliminados hace tiempos como carentes de inters
para la historia de los hechos polticos. Hechas con discernimiento
y escrpulo las eliminaciones y destrucciones de documentos, no dejan
por ello de ser medidas arbitrarias e irreparables" . Qu sabemos
nosotros de la historia futura, fuera de que ser diferente en esencia de la que se vive hoy? Si no, ya no habra espritus creadores
y no se renovara la historia, pues segn la palabra de Wagner,
citado por Andr Malraux en Tas Voces del silencio, "el hombre que
no fue desde su cuna dotado del espritu de descontento de todo
lo que existe, jams llegar al descubrimiento de lo nuevo"
El reglamento de los Archivos Departamentales, al prohibir la
destruccin de "todos los documentos que presenten o puedan adquirir
inters histrico", deja pues al archivista sin amparo y sin recursos frente a los actos irreparables que se ve obligado a cometer eliminando papeles que es imposible conservar en su integridad.
Prosigamos, no obstante, en la lectura y estudio del reglamento a la
espera de hallar en l la ayuda esperada.
2.
"Pueden suprimirse en principio los documentos cuyos datos esenciales se encuentran en otro documento recapitulativo, sobre todo si
ese documento recapitulativo est impreso".
La transformacin radical de la investigacin histrica desde

la invencin de la imprenta, principalmente en la prctica administrativa, ya fue trada a cuento y lo ser ms adelante. Detengmonos un instante en el estudio de los problemas que significan los
documentos recapitulados y los documentos recapitulativos y volvamos
sobre la lectura del artculo antes citado de M. Michel Nortier
acerca de los archivos dispersos de la Cmara de Cuentas.
"No se puede negar que por regla general la pieza justificativa
no aporta ms que el artculo correspondiente de la cuenta; este
ltimo es de ordinario un resumen, no aporta sino lo esencial^ la
pieza justificativa suministra todos los detalles de utilidad
Imposible, en efecto, escapar a este dilema: o bien los documentos
recapitulativos reproducen ntegramente, reagrupndolos, los documentos recapitulados, y entonces no hay ningn problema: hay que
guardar la documentacin que ocupe menor espacio; o bien los documentos recapitulados ofrecen informacin que no se encuentra en los
documentos recapitulativos y que son siempre susceptibles de interesar
a la historia, como ya lo vimos.
30 Jean FAVIER, Les Archives, Pars, P.U.F. (Col. "Que

sais-je", no. 805), 1959, p. 54.
31 Andr MALRAUX, Les Voix du silence, Pars, N.R.F., 1952,
P. 357.
32 Art. cit., p. 475.
- 207 -
Los documentos recapitulativos, an cuando resultan de un trabajo minucioso, estn muy lejos de haber recogido toda la "substancia
medular" de los documentos de base, a partir de los cuales se han
constituido y que han sido tratados a partir de las preocupaciones
del momento. Conocemos toda la literatura producida a raz del empadronamiento de 1954, pero una mente, an con poca inventiva, no
tendr que esforzarse en imaginar, a la lectura de unas cuantas
pginas, todos los estudios que de ellas habran podido desprenderse
y de los que se encargar el porvenir.
De all por qu hayamos
decidido en los Archivos del Sena conservar todos los infolios recogidos en el departamento con ocasin del empadronamiento de 1954, por
ms que ocupen 800 metros lineales de estantera.
No sera ms sencillo entonces conservar las tarjetas perforadas que sirvieron para asentar resultados y que ocupan un espacio
mucho ms reducido? la tarjeta perforada no constituye una fuente de
informacin, no es otra cosa que un instrumento utilizable de momento
en la bsqueda de cierta informacin;
en ello estriba todo su
mrito y su insuficiencia. Producida a partir de las preguntas que
en un momento dado se hace la administracin, no responde sino a
ellas, dejando de lado cierto nmero de datos que interesaran de
seguro a la historia. El archivista habr de merecer sin duda la
gratitud de los historiadores del maana si conserva las tarjetas
perforadas que habrn de permitirles indagaciones ms rpidas,
pero su contribucin ser ms efectiva y ms valiosa al brindarles
esa autntica vena de informacin que es la documentacin de base.
Hay necesidad de agregar que, sin ser propiamente "lazos o trampas", estas tarjetas pueden perforarse por mviles de propaganda?
raz de los resultados de una investigacin del Instituto Nacional
de Estadstica y de los Estudios Econmicos publicados en Estudios
y Coyunturas el 5 de mayo de 1962, un semanario sindical publicaba un
artculo intitulado Lo que no dice I.N.S.E.E., en el cual no solo
se aducan y se explicaban ciertos olvidos, sino tambin se discutan al tiempo el mtodo y los resultados. Sin que queramos terciar
en el debate sabemos muy bien que la estadstica, como la lengua de
Esopo, es la mejor y la peor de las cosas. El Archivista, por celo de
la verdad histrica, deber entonces dar posibilidad de rehacer y de
verificar esas estadsticas; habr de suministrar a los historiadores el medio de criticar las numerosas publicaciones de que disponen y
la visin que ofrecen de la poca que estudian. No vamos con ello a
ahogarnos en documentos de ejecucin?
Ciertamente; y es entonces
cuando es til recurrir a la "jerarquizacih" de los depsitos de
archivo: los Archivos departamentales, conservando la documentacin
de base que sirvi a la empresa de publicaciones nacionales, y los
Archivos comunales, guardando celosamente los documentos, como las
solicitudes de ayuda a los sin trabajo, por ejemplo, o de asistencia
mdica gratuita, que han dado lugar a estadsticas departamentales.
He all tambin un terreno donde sera muy deseable una definicin
de la poltica general de conservacin de archivos.
Se han aceptado ya revisiones radicales: ha habido intentos espordicos , frente al arrume de papeles asignados a los archivistas por
las dependencias administrativas, para eliminar o para conservar, no
guardar sino los documentos de orden que suministraran en forma condensada el volumen de los negocios tramitados por dichos servicios.
Adems del hecho de que el documento del correo va desapareciendo
cada da ms de la administracin, parece poco deseable ceirse a
estos documentos, redactados la mayora de las veces (hoy menos)
por un personal subalterno y que no suelen ofrecer sino indicaciones
sumarias.
- 208 -
Es la opinin que expresaba el doctor Virgilio Giordano, director de los Archivos de Estado de Caltanissetta (Sicilia), en su intervencin sobre el informe presentado el 27 de septiembre de 1956 al
Congreso Internacional de Archivos de Florencia por M.J.H. Collingridde, sobre "La Seleccin de Documentos para conservacin permanente".
Pueden eliminarse los papeles de registro del correo?
(protocolli di correspondenza), preguntaba l. Los tericos de la
archivstica exigen su conservacin definitiva; de hecho en el pasadlo esos registros eran manejados de suerte que permitan identificar
un acto (fecha, autor y destinatario, objeto). Hoy ya no se trata
sino de instrumentos de distribucin de correspondencia entre los
servicios, llevados de manera ms que abreviada con simples siglas;
su nico fin es el de dar testimonio de la fecha precisa de una carta
y de su referencia a un servicio dado, para instruccin. Toda investigacin posterior es imposible y podra recomendarse la eliminacin
Es que los mtodos de la administracin han cambiado mucho: "el
sistema del Registratur, afirma M. Bautier, se impone realmente en
toda Europa central y oriental.
Este sistema se caracteriza por la
manera de llevar expedientes de negocios; cada uno de ellos est formado por el conjunto de piezas o unidades recibidas y de las minutas
de cartas despachadas con ocasin de un mismo asunto, clasificadas en
orden cronolgico y por lo general cosidas una tras otra en el mismo
legajo. Haca posible la adopcin de un plan previo de clasificacin general para los documentos de una dependencia y facilitaba la
rraaipulacin y la utilizacin de los documentos en las oficinas y en
los archivos. En otras partes por el contrario, sobre todo en Francia,
seguirn siendo fieles al registro cronolgico y a la conservacin
separada de las decisiones, deliberaciones, correspondencia, etc, lo
mismo en las Secretaras del Estado que en los Consejos y las Cortes.
Es as como los pases centroeuropeos han avanzado considerablemente
en el campo de la racionalizacin administrativa; en los pases latinos, por el contrario, seguir siendo la clasificacin de archivos, hasta nuestros das, muy difcil y la faena del archivista
mocho ms delicada .
El anlisis de M. Bautier se aplica sin
disputa al pasado, pero sin adoptar el rigor del Registratur de los
pases centroeuropeos, la administracin francesa est abandonado
da por da la prctica del "chronos", (consecutivo y libros de
radicacin) mediante la cual las cartas ms insignificantes, as
como las de mayor entidad si las hay, son clasificadas por orden de
salida o de llegada.
Los servicios organizan cada vez ms sus
papeles por expedientes de negocios, y no sin sorpresa se comprueba
a veces que son los archivistas los que tratan de mantener en la
administracin esa prctica desueta del "chronos". Su manejo se va
confiando cada da que pasa a un personal subalterno, mientras que
los servicios de Organizacin y Mtodos, de los cuales nunca
deberan estar ausentes los archivistas, elaboran sabios e ingeniosos
cuadros de clasificacin. La conservacin de "chronos" fuera de
atiborrar los archivos de memorandums de envos, de frmulas de
cortesa, de notas de recibo, de documentos despachados o llegados
"para informacin", lo que no es por oonsiguiente ms econmico
que la conservacin de archivos no se presenta en nuestra poca como
una fuga de nuestras responsabilidades de archivistas?
33 Archivum, VT, 1956. 1958, P. 36.

34 R.H BAUTIER, Les Archives, en L'Histori et ses mthodes,
art. cit. p. 1130. Subray "hasta nuestros das".
- 209 -
Ni la conservacin de los "chronos", ni la de los registros de

orden, ni la de las tarjetas perforadas, ni la de las estadsticas,
ni la de los documentos rcapitultivos que se imponen a veces,
constituyen la panacea que permita al archivista masivas y fciles
eliminaciones. No existen pues documentos privilegiados cuya conservacin dispense de ahogarse en el montn de esos documentos de ejecucin : el reglamento de los Archivos Departamentales nos ofrece una
tercera regla que acaso sea la clave de nuestros problemas.
3. "Pueden suprimirse en principio

los papeles que no ofrecen
sino un inters temporal cuando pas el tiempo en que pudieron ser
tiles."
No estamos hablando de los "papeles de canasta", es decir de las
notas-informes, de las referencias "cuasicifradas", de los bocetos sin
ilacin, de los borradores que los administradores deberan suprimir
por su cuenta conforme al reglamento de Archivos y que los Archivistas desearan no encontrar en los expedientes indebidamente hinchados.
El reglamento considera ms bien por este consejo los documentos preparatorios, tales como las notas que apoyan tal o cual proposicin presupuestal, las mismas fichas de presupuesto, en dos o
tres ejemplares, o los documentos preparados para ser llevados a la
imprenta. E- preciso desembarazarse de cierta ptica literaria. El
manuscrito, 'T>n el imprimatur, de un presupuesto departamental por
ejemplo no es ms interesante que el ejemplar ya impreso y distribuido, con la caucin del prefecto, a centenares de personas:
las
correcciones no significan que hubo con ellas mejores pensamiento y
expresin, sino precisiones o supresiones de error, y las diferencias
que se adviertan entre el manuscrito y el impreso debern siempre ser
corregidas pblicamente.
Por lo dems, estos documentos poco estorban a los archivos y no
so encuentran en los montones que se ofrecen al archivista. Tampoco
se trata de "duplicados", y ms de una vez estara tentado el archivista a condonar el principio mismo de la copia.
Que un administrador, sabiendo que va a necesitar varios ejemplares de una decisin o
do una carta, utilice por previsin cuantos medios multiplicadores
pono la tcnica a su servicio, no debe sorprendernos; acostmbrenoslo a considerar esas "copias", a las que solo acudir para utilizar
en parte, como instrumentos de trabajo, igual que lo son sus lpices
y sus borradores, o mejor al mismo tenor de los formularios impresos
do que dispone; deber en consecuencia ordenarlos en "legajos" o
en "carpetas de trabajo", totalmente diferentes de los "expedientes
do principio" que armar con piezas nicas concernientes al asunto
tratado y que deber un da depositar en los archivos.
Si? impone como necesidad otro esfuerzo de formacin: es menester
habituar a los administradores a no mirar como documentos dignos de
llevar a los archivos los "legajos de documentacin" formados tan
solo por material impreso o por extractos de peridicos o revistas
que s.? iaii7ut.MiLran en toda biblioteca. No se trata en verdad de destruir los recortes do prensa o los impresos cuando se les halla entremezclados en las carpetas con piezas nicas resultantes de las funciones o actividades propias del servicio que los produjo. En cambio
las leyes, decretos o acuerdos, recortados del Diario Oficial por
ejemplo y clasificados con mtodo, pueden prestar grandes servicios a
los administradores sin que haya por qu llevarlos a los archivos en
ningn caso.
- 210 -
No atiborremos tampoco los archivos de lo que podramos llamar

"duplicados por extracto". As las oficinas de Urbanismo de la Prefectura del Sena expiden por solicitud del propietario, del inquilino
o del presunto comprador de un inmueble o de un apartamento, un "certificado de urbanismo", que muestra todas las cargas presentes o
futuras del inmueble o apartamento en cuestin. Este certificado de
urbanismo es expedido por extractos con la ayuda de los documentos de
principios generales, de las resoluciones de alineacin, de los
planos de urbanizacin, etc.
que conforman los documentos propios
del servicio. Un duplicado de tal diligencia, clasificado topogrficamente, se guarda para el servicio, no solo para evitar la reelaboracin de todas las investigaciones si ms tarde otra persona pide un
certificado de urbanismo concerniente al mismo inmueble o apartamento,
sino tambin para que la administracin pueda atestiguar sobre la
calidad y cantidad de los datos suministrados a un solicitante, que,
sin que pueda atribursele mala fe, pueda haber entendido mal el
documento recibido. Parece que se pueden eliminar sin reatos tales
"certificados de urbanismo" como lo hacemos con las copias de expedicin de juicios o con los extractos del casillero judicial cuando
recogemos los documentos de las papeleras de los tribunales.
Estas "copias por extractos" no constituyen, propiamente hablando, los archivos de los servicios ms que los "chronos" de documentos
recibidos "para informacin" y que los administradores conservan con
mucho celo aunque no les hayan hecho ningn seguimiento.
Son estas
prcticas las que quera sin duda estigmatizar Albert Camus por boca
de uno de los personajes de El Estado de sitio:
"Seor Alcalde,
haga expedir este certificado en trece ejemplares. Trece?
S, uno
para el cliente y doce para el buen funcionamiento . No nos ofusque esta extravagancia. Que un despacho que acaba de conceder permiso
de construir quinientas viviendas, por ejemplo, haga extender, como es
el caso en el Departamento del Sena, 28 ejemplares de una decisin
con destino a los servicios tcnicos de polica urbana, ingenieros
de caminos, puentes y puertos, enseanza, los P. y T., la S.N.C.F.,
etc.,
no debe sorprendernos. La mayor parte del tiempo las
administraciones tienen que ver con esta autorizacin, y a partir de
ese permiso, debern abrir documentos de trabajo, que se vuelven de
esta suerte necesarios.
Pero es verdad que ciertos administradores y an ciertos archivistas, digmoslo, se llenan de colecciones de documentos que se les
han prestado como un "servicio" y que guardan con harto esmero <n un
espritu mal entendido de conservacin.
Presten los archivistas
atencin al hecho de que muy a menudo las administraciones habrn de
considerarse frente a los documentos como si fuera con ellos, y procedern a destrucciones ocultas porque de cuando en cuando prestaron al
archivista "el servicio" de alguna decisin juzgada por aqullas d^
importancia. Para un servicio administrativo una coleccin de actas
no constituye archivo sino cuando se trata de la coleccin de las
decisiones tomadas por al servicio mismo. No vacilemos pues en destruir los arrumes de circulares aisladas "recibidas para informacin"
y que se conservan en las dependencias o servicios, porque, adems
del hecho de que la coleccin toca ms a las actividades del bibliotecario que a las del archivista, la unidad de base para el manejo de
los archivos modernos es, como ya lo hemos dicho, en la mayora de
los casos, el expediente total y no el fragmento.
35
Albert Camus, L'Etat de sige,
Pars, Gallimard, 1948
. parte, p. 116: citado por Robert Favreau, Les Archives, art.

cit., p. 16.
- 211 -
Desde luego no hacemos aqu referencia sino a piezas en copia,

pero en las administraciones se encuentran tambin documentos completos duplicados, o mejor paralelos. Para ejemplo tomemos el complejo
concerniente a la reconstruccin de los Archivos del Sena; es posible que no haya ms que uno en la Direccin de Archivos de Francia;
en todo caso en la Prefectura del Sena encontramos varios: primero en
la Direccin de los Servicios de Archivo, luego en el despacho del
Prefecto, en la Direccin del Ministerio de Hacienda, en la Direccin de Urbanismo, que conceder el permiso de construir, por fin en
la Direccin de Arquitectura, que se encargar de los trabajos.
Observemos en seguida que esos documentos, que guardan un gran nmero
de piezas comunes, no son absolutamente idnticos, pues si cada servicio ha formado un paquete, l lo hizo imprimir, tuvo en cuenta sus
funciones especficas,una marca particular que ser, por ejemplo, o
tcnica o financiera. Asimismo ciertas administraciones no tienen
sino actividades de control y los documentos que conservan no tienen
ningn carcter original: los de las oficinas de algunas comunas de
barrio se hallan verbigracia en la alcalda de la comuna, pero tambin en la Direccin de la Vivienda y en la Direccin de Negocios
departamentales y generales. Podramos multiplicar los ejemplos:
encuntranse expedientes de inscripcin en el cuadro departamental
de aprobacin de los ingenieros y tcnicos, en la Direccin de la
Prefectura encargada de los Negocios departamentales y generales, as
como en los Servicios de Caminos, Puertos y Puentes y de la Enseanza
y en las Direcciones departamentales de Agricultura de Construccin y
de la Salud. Detengmonos en un caso muy simple: cada unidad administrativa inicia, por razones de comodidad muy legtimas sus propios
infolios de personal, pero es evidente que el verdadero reposa en las
oficinas encargadas de reclutamiento y escalafn del personal en
cuestin; los dems podrn eliminarse sin lstima.
Antes de enfocar el delicado problema del manejo de estos documentos paralelos y para concluir su anlisis, notemos que su multiplicacin resulta de la reduccin o desmultiplicacin de las tareas
administrativas. Se desprende de all que no tienen, sino un inters temporal; los papeles de personal en la unidad administrativa
a que est adscrito dejan de ser tiles desde el momento en que
retiran o se jubilan sus integrantes.
Lo mismo ocurre con las fichas de inscripcin en el cuadro de aceptacin de Ingenieros y
Tcnicos que encontraremos en los servicios de Caminos, Puentes y
Puertos por ejemplo; una vez aprobadas las cuentas y aceptados los
trabajos de las Oficinas de H. L. M., la conservacin de los documentos en la Direccin de Asuntos Departamentales y Generales no
interesa ms que la del registro de reconstruccin de los Archivos en la Direccin de Urbanismo, cuando sta concedi el permiso
de edificar; hasta podemos decir que el documento de esta reconstruccin, formado en la Direccin de Finanzas, no ofrece inters primordial cuando ya se pagaron los trabajos, pues es evidente que unos
documentos paralelos ms completos conservarn de todas maneras
algunos apuntes de ese financiamiento.
Si el inters transitorio de
dichos papeles para la administracin no constituye problema, ser
lo mismo para los Archivos?
Conservar estas distintas series de documentos paralelos parece
ciertamente imposible.
Podra pensarse en reconstruir un expediente
completo "ideal" a partir de los papeles guardados en cada infolio;
pero ello presentara dificultades prcticas insuperables; es por
otra parte imposible fijar la fecha de esa reconstruccin, ya que los
diversos servicios no estn en capacidad, por razones en absoluto
legtimas de deshacerse de sus expedientes en la misma poca.
- 212 -
No vaclenos tampoco en decir con M. Bautier que las ms de las

veces serla "una hereja archivstica".
Debemos
abstenernos
formalmente de mezclar los docnentos de los (diversos) fondos, como lo
hicieron en demasiadas ocasiones los archivistas de tiempos pasados
que juntaron fondos de la Prefectura con fondos de les Domaines, de la
Prefectura con los de la Inspeccin acadmica, o, como yo lo he
visto en un departamento del Oeste, fondos de la oficina de Cultos de
la prefectura cqn los de la dicesis"
Es posible, en cambio, (y es lo que hemos hecho en los Archivos
del Sena), emprender un estudio para determinar el nimero y la calidad de esos expedientes paralelos y el ejemplar que deber conservarse por ser el que rene mayor informacin y ms datos sobre
todos los aspectos bajo los cuales poda examinarse el problema que
dio origen a un documento. Tampoco all estar la solucin ideal;
misin del archivista ser la de la seleccin y la de tomar decisiones que no obligarn a todos pero que fueron fruto de la reflexin, y de las cuales dar cuenta si fracasa.
V.
IA
PRACTICA
DE
IAS
ELIMINACIONES
EN
LOS
ARCHIVOS
DEL SENA
Tal ha sido en efecto nuestra preocupacin, a lo largo de estos

ltimos aos, en los Archivos del Sena: no dejarnos derrotar por
los papeles, sino llevar una poltica general que se pueda definir,
exponer y justificar si es el caso. La explic M. Protin en las
diversas publicaciones antes citadas; no har ms que sintetizarla
evocando en forma somera algunas realizaciones en las que he participado por confiada invitacin de M. Protin.
Ante todo, al tratar de participar en los trabajos de los servicios de Organizacin y Mtodos, intentamos, en el curso de cierto
nmero de charlas y conferencias, dar una formacin "archivstica"
a los administradores, llamarlos a la reflexin sobre el uso que
ellos hacen de sus papeles y sobre la ayuda que podra aportar a su
accin una "poltica de Archivo" definida con ellos, odas sus
opiniones y sugerencias. Cada vez que abordbamos esos problemas
encontrbamos un auditorio atento, apasionado a veces y siempre comprensivo. En nuestra poca de educacin permanente los administradores no piden otra cosa que perfeccionar sus mtodos, comprender las
preocupaciones y responsabilidades de los funcionarios con los cuales
tienen que trabajar, conocer lo que se practica en Francia, pero
tambin fuera de ella, a sabiendas de que por algn tiempo ms una
programacin para mejores prcticas administrativas habr de limitarse al estudio de lo que se hace en los pases que han llegado a un
peldao de desarrollo superior si no comparable al nuestro.
36 R-H BAUTTER,
d'archives, art. cit.
Triages et liminations des documents

p. 248.
- 213 -
Cato secuela de estos encuentros y conferencias y de los estudios

que iba sugiriendo el temario, se impuso en los Archivos del Sena una
poltica de desarrollo cuya primera realizacin se inici desde
julio de 1962 en la Direccin de Vivienda . La iniciativa de los
depsitos intermedios no tiene que ver infortunadamente con los
archivistas; hace ya mucho tiempo que la administracin, ante la
negativa de los archivistas o por su capacidad para manejar sus archivos , se han desembarazado de sus papeles, almacenndolos en viejos
cuarteles y fuertes, en garajes o en fbricas abandonadas. Es necesario ahora que los conservadores de archivo hagan la resea y el
inventario de todos esos depsitos ms o menos ocultos y les den enseguida una organizacin que satisfaga al mismo tiempo a archivos y a
administradores. Se trata en realidad de almacenar con economa pero
con sanidad, en locales no aptos para oficinas o para vivienda (bodegas , desvanes, buhardillas, antiguos almacenes), montones de papeles
administrativos. Es anormal, por ejempo, que depsitos de archivos
de construccin costosa se atiborren de documentos que habr que
eliminar algn da pero que deben conservarse por razones administrativas; es asimismo lamentable que la administracin se ahogue
bajo las montaas de papeles que muy poco utilizan y mucho entorpecen
las oficinas . Por otra parte, ciertos documentos, destinados a
perpetua conservacin no se comunican por razones diversas; podran
"envejecer" tilmente en depsitos intermedios a la espera de su
clasificacin e inventario definitivos.
Sobre la utilidad y la
prctica de los depsitos intermedios ha explicado ya M. Protin;
me permito remitir al lector a lo escrito por l acerca del tema
El desarrollo y el perfeccionamiento del uso de los depsitos
intermedios estaban inscritos en una poltica ms general de empadronamiento y reconocimiento de los papeles administrativos. M.
Protin me comision en 1962 para efectuar un estudio cuantitativo
sobre los servicios administrativos, con dependencia, para sus papeles , de la Direccin de los Servicios de Archivo del Sena; dejamos de
lado, por razones prcticas o de oportunidad, cierto nmero de
administraciones importantes como la Prefectura de Polica, la Asistencia pblica, la Cmara de Comercio, la Caja de Seguridad Social
de la Regin parisiense, etc., sea que su estatuto, desde el punto
de vista de los archivos, haya sido mal definido, sea que la conservacin de sus documentos haya sido ya objeto de estudios ms o menos
satisfactorios, sea, digmoslo, que no hayamos credo de nuestro
resorte encarar problemas que entonces no podamos resolver. Dos
preguntas se hicieron a las administraciones:
1) Cul es el volumen
de sus papeles en este momento? En cunto crece cada ao? Las respuestas al primer interrogante indicaban un total de 600 kilmetros
37 Este depsito, que funciona desde hace cinco aos con base
en un reglamento establecido por los Archivos del Sena pero con
personal adscrito por la Direccin de Vivienda, ofrece aproximadamente 350 mi de estantera metlica; recibe cada ao depsitos y
practica bajo nuestro control las eliminaciones necesarias (ms o
lenos 75 mi ) ; estos depsitos y eliminaciones van acompaados de
memorndums; comunica una decena de expedientes por da; la mayor
parte son reintegrados en la quincena que sigue a su desplazamiento.
38 As la creacin del depsito intermedio de la Vivienda ha
permitido clausurar cuatro oficinas y suprimir quince empleos.
39 Ver tambin el libro de M. Michel Duchlin sobre las
Construcciones y Equipos de Archivos, Pars, 1966.
- 214 -
lineales y los servicios objeto de la encuesta acusaban un crecimiento

anual de 75 kilmetros lineales . La Caja Primaria de Seguridad
Social de la Regin parisiense, a la cual no habamos cuestionado, pero que al or hablar de nuestro empeo, vino a motu propio a
consultarnos, declar por su cuenta un fomento de 400 kilmetros
lineales por ao. Nuestra intencin era renovar esta averiguacin
ao por ao: as nos habra sido posible, gracias a las variaciones, descubrir rpidamente los servicios "en expansin" tanto desde
el punto de vista administrativo como desde el de los archivos. Sin
embargo, por una u otra causa, esta encuesta no volvi a efectuarse
hasta 1964 y debamos comprobar, dadas las mrgenes de error, que
las cifras poco diferan de un ao a otro: el arrume de papeles administrativos no ascenda sino a 500 kilmetros lineales; en cambio
los servicios acusaban un crecimiento de 90 kilmetros lineales por
ao.
Estas cifras habran podido infundirnos desaliento, pero tomamos
conciencia enseguida de que la mayor parte del tiempo nos encontrbamos en ello, frente a papeles de ejecucin, de que la desmultiplicacin de las responsabilidades administrativas llevaba consigo, como
lo dijimos antes, una verdadera inflacin de papeles, y de que una
evaluacin razonada de la masa de esos documentos nos llevara a
destruir sin dificultades cerca de un 90%.
Se impona pues un examen cualitativo; es evidente que no se poda proceder por sondeos
cono para las investigaciones sociolgicas ; pero haba que emprender
sistemtica y cuidadosamente, con todo el rigor del mtodo chartista, la visita a la administracin de donde procedieran los papeles, direccin por direccin, oficina por oficina, con el fin de
identificar "en la fuente" los documentos sobre los cuales la legislacin vigente da a los conservadores derechos de vida y muerte. Es lo
que comenzamos a hacer. Despus de cada visita se redacta un proceso
verbal que describe las funciones administrativas del servicio estudiado y la serie de documentos que se producen y que vimos en los
despachos y locales que de l dependen.
Claro que es una tarea de
larga duracin que podra producir, en ciertas condiciones, resultados muy halageos. Sera ante todo deseable que tal trabajo se
realizara en equipo; la confrontacin y el dilogo son siempre
benficos. En seguida sera conveniente que los servicios departamentales de archivo que tuvieron a su cargo, cada uno por su lado, la
elaboracin de la encuesta, se comunicaran sus resultados y sus reflexiones. M e m a s , las conclusiones que sacaran de todo ello ganaran mucho si se confrontaran con las del mismo gnero efectuadas
por los "missionnaires" en las administraciones centrales. Los servicios departamentales no hacen en efecto sino aplicar una poltica
definida por los ministerios de que dependen, y los papeles que tratamos han nacido de circulares emanadas de la administracin central;
por otra parte lo que yo he llamado "poltica de conservacin jerarquizada" , de acuerdo con los lugares de conservacin, permitira la
destruccin de numerosos documentos en copia o paralelos. Por ltimo, esta faena debera rehacerse peridicamente, conforme a un plan
que abarcara varios aos para hacerle las correcciones que impone la
inevitable evolucin de la administracin.
40 Para apreciar estas cifras debemos recordar que segn los

estimativos del Servicio tcnico de la Direccin de Archivos de
Francia, se necesitan 170 m de piso para albergar 1 kilmetro
lineal de documentos. M. Protin inform sobre esta investigacin
en su relacin anual, presentada el I o e julio de 1962.
- 215 -
Todos estos empeos de definir y hacer prosperar una poltica

coherente no han producido siempre los mismos positivos efectos; algunos, como acabamos de verlo, requieren cierto tiempo para el logro
final. En consecuencia era preciso encarar situaciones urgentes y no
era posible pedir a los administradores que conservaran intacto el
acervo de sus papeles a la espera de la buena palabra... archivstica
y a que se diera fin a la encuesta cualitativa que emprendimos.
Inspirndonos, repitmoslo una vez ms, en los trabajos de M.
Schellenberg, implantamos un mtodo de eliminaciones que nos permite
frenar al ms fogoso y esperar a que se haya definido y acordado una
poltica promisoria en los archivos modernos.
Cuando un servicio administrativo desea librarse de papeles que
ya no necesita, dirige al jefe de los servicios de archivo una nota
que debe dar sumariamente el volumen, la identificacin y la fecha de
los documentos que han de aceptarse o eliminarse. Porque, por regla
general nos rehusamos en la medida de lo posible a vrnoslas con
montones informes y no identificados.
Por lo dems dicha nota es el
punto de partida de investigaciones de rutina: la lectura del Bottin
administrativo o del anuario departamental va a permitirnos ubicar el
servicio aludido en la jerarqua administrativa y conocer el nombre
de su director; no admitimos en efecto ser recibido por una mecangrafa o por un empleado que se mostraran incapaces de revelarnos el
funcionamiento del servicio y los papeles que all se tramitan.
Algunas pesquisas nos permiten saber cul fue en el pasado la poltica de los Arhivos frente a ese servicio: inspeccin, eliminacin
o acogida de depsitos. Por ltimo, se impone la lectura de la
reglamentacin vigente, pero ya vimos que no va a aportarnos siempre
la ayuda deseada.
Cualesquiera que sean, por lo dems, nuestras ocupaciones, no
deben todos estos trabajos preparatorios exigirnos ms de ocho das
para presentarnos al jefe de oficina en un lapso conveniente. Pedimos
a ste nos explique todas sus funciones y responsabilidades y nos
enumere las categoras de los comunicados que de all salen; al fin,
pero solo despus de este prembulo, nos mostrar muy especialmente
los documentos de que quiere deshacerse. An si llegamos a darnos
muy rpidamente idea cabal del inters de los papeles en cuestin,
nos hemos trazado una a modo de regla de nunca tomar una decisin de
depositar o eliminar in situ y sin sealarnos algin plazo, primero
para imponernos por esta disciplina el tiempo de la reflexin, y en
segundo lugar, para evitar la presin de los administradores sobre
nuestra seleccin.
Porque siempre habr una seleccin qu hacer y una decisin
qu tomar, como lo hemos repetido tantas veces. Para que sea positiva nuestra seleccin nos hemos hecho a la costumbre de formularnos
ciertas preguntas, a las que tratamos de responder, as nuestras respuestas dejen ver perplejidad y confusin.
1) Los documentos que nos presentaron son de un director, o de
un funcionario importante, o de un subalterno?
2) Esos documentos son de ejecucin, de direccin o de poltica general?
Vimos que un director poda tambin conservar
papeles de ejecucin o mejor de gestin.
3) Tales documentos son nicos o al contrario estn por duplicado? Encontraremos en otra parte documentos ms o menos semejantes?
- 216 -
4) Guardaremos esos documentos, a: en testimonio del funcionamiento del servicio (especmenes), o bien, b: por la informacin que suministran? Tales informes, por otra parte, son de orden
general o particular?
Es perfectamente legtimo acoger documentos
por la informacin de orden individual que ofrecen, pero hay que
hacerlo con pleno conocimiento de causa.
5) La forma de los documentos puede tambin influir sobre la
decisin: por razones diversas se pueden preferir tarjetas perforadas a hojas comunes de oficina, micropelfeulas a piezas originales o
viceversa.
6) Los datos (informes o testimonios) suministrados por dichos
documentos se presentan en forma densa? Dicho de otra manera, vamos a
conservar un registro que en cada pgina no nos va a mostrar sino una
lnea de datos de inters?
7) La informacin conseguida es importante o no?
La ltima pregunta nos lleva a las apreciaciones subjetivas que

hubiramos querido evitar en lo posible, pero que son inevitables y
confesmoslo, contadas ocasiones llegamos a responder de modo satisfactorio a todas las preguntas que nos hacemos. Pero stas nos han
ayudado a pensar y a preparar nuestra decisin que habr de ser,
como ya lo expresamos, siempre arbitraria por la fuerza de las cosas.
Por ello hemos juzgado necesario asumir a plenitud, en el presente y
para el porvenir, el acto irreparable que cumplimos al eliminar papeles. Instauramos un verdadero proceso verbal de nuestras reflexiones
redactando un memorndum de eliminacin que da cuenta de la calidad y de la cantidad de los documentos destruidos y de las razones
que motivaron nuestra determinacin.
Este memorndum de eliminacin es, a mi juicio, el punto de
partida indispensable de toda accin archivstica en la masa de los
papeles modernos. Es el nico medio de poner en prctica el famoso
principio del "respeto a la integridad de los fondos". Recordando la
definicin de un fondo que nos da el Lexicon of Archive terminology
(no. 91), "un conjunto de documentos cuyo crecimiento se ha logrado en
el ejercicio de las actividades de una persona fsica o moral",
advertimos que es imposible al archivista moderno, dada la proliferacin de los papeles administrativos, entregar intactos a los historiadores todos los fondos que estarn en derecho de reclamar.
Pero
el archivista, repitmoslo, debe darse cuenta de la composicin del
fondo que ha encontrado, de las modificaciones que se ha visto obligado a hacerle, y en especial, de las eliminaciones que tuvo que efectuar. Estas sern pues reseadas con toda precisin en una lista
tan exhaustiva como sea posible, sin temor a entrar en detalles, de
las diferentes categoras de documentos, o an excepcionalmente de
actas que han sido destruidas. Es indispensable tambin dar de ello
una evaluacin cifrada, an quizs de cada categora. En la medida de lo posible es igualmente deseable suministrar indicaciones precisas sobre los documentos vecinos o paralelos que permitirn remediar la desaparicin de los papeles destruidos. La reunin de estos
memorndums de eliminacin y de depsito, acompaados de la
correspondencia que los motiv, permitir al historiador reconstruir
al menos de pensamiento, la historia y la composicin del fondo que
hubiera ambicionado estudiar en su integridad.
- 217 -
De esta suerte no ignorar nada de los papeles que se encontraban no hace mucho al lado de los documentos que consulta; es posible y hasta probable, como lo dijimos antes, que nos reproche amargamente nuestras destrucciones, pero nos har justicia por los que no
le ocultamos, por los que le contabilizamos
y por los medios de
suplirlos que les indicamos en la mayora de los casos.
VI.
GUISA
DE
(DNCLUSION
"Si era para llegar all, rezaba un dicho de nuestra niez, no

vala la pena cantarlo". Soy un poco consciente de no haber dicho
nada original, de haber apenas entreabierto las puertas, de haber
hecho ms preguntas que las respuestas que he dado. Me perdonarn
que haya recordado algunas reglas de buen sentido y algunas exigencias
que se imponen? Si este artculo pudiera mover a algunos archivistas
frnaceses a ocuparse de nuevo del problema de las eliminaciones para
reflexionar sobre sus prcticas y formular algunas propuestas, juzgara haber logrado mi propsito.
En 1956 don Jos de la Pena, director del Archivo General de Indias (Sevilla), estableca "que en
resumidas cuentas, a despecho de los reglamentos ms diversos, los
archivistas no estn en ningn pas plenamente satisfechos de los
mtodos seguidos en su patria para la eliminacin de papeles...
Sera apetecible, conforme al plan internacional, crear en el seno de
la UNESCO una subdireccin permanente para el estudio de las eliminaciones. Pero sobre todo en el plan nacional es indispensable constituir una "Comisin para la conservacin de los Documentos de la
Historia", compuesta por archivistas especialmente calificados, por
representantes experimentados de la administracin, por los delegados de los institutos de normalizacin y de planeacin del trabajo
administrativo y por historiadores de diversas disciplinas (historia
econmica, social, del derecho, del arte, etc), con prctica en
archivos.
Esta comisin tendra por tarea establecer la lista de
los organismos cuyos papeles son suceptibles de ser considerados como
fuente histrica eventual, informarse sobre las normas seguidas por
dichos organismos en la formacin de sus papeles, aconsejarlos sobre
el empleo de los papeles, tinta, etc. que deben utilizar con miras a
la conservacin de los documentos, elaborar, en fin, la lista de los
tipos de papeles destructibles o carentes de inters histrico"
No tengo calidades para formular por mi cuenta esos votos ambiciosos y
sin embargo razonables. Permtaseme, no obstante, recordarlos aqu.
Por otra parte, frente a la dificultad de reunir, para un trabajo
prolongado y provechoso y que debera en mi opinin ser permanente,
todo un equipo de administradores, consejeros en organizacin del
trabajo e historiadores de todas las disciplinas, no sera ms
sencillo, como ya lo sugera en 1953 M. Bautier, designar un "Comit
restringido de dos o tres archivistas dirigidos por un Inspector
41 Intervencin sobre el informe presentado el 27 de septiembre

de 1956 por M. J. H. Collingridge sobre The Selection of Archives for
Pernanent Preservation, en el 3er. Congreso International de Archivos
de Florencia, Archivum, VI, 1956, P. 41.
- 218 -
general de Archivos.
(o en forma colegiada par todos los Inspectores generales de Archivos) que estudiaran sucesivamente estas
cuestionescon los representantes de cada una de la grandes administraciones , y agreguemos, con los historiadores de todas las
escuelas?
Este centro de estudios, que para ser eficaz debera
conocer de los servicios nacionales como de los regionales y departamentales, prestara los mejores servicios a todos los archivistas y
podra trabajar en la definicin de una poltica general de los
Archivos modernos.
PIERRE BOISARD
conservador de Archivos del Sena
y de la ciudad de Pars.
42 R-H. BAUTIER, Triages et liminations des documents

d'archives, art. cit., p. 251.
- 219 -
IA EVALUATION
DE IDS
Informe por
1.
el
ARCHIVOS
ODNTEMPORAlSEDS
Dr. Ake Kromnow
Introduccin
La evaluacin de los archivos modernos es uno de los problemas

ms importantes y delicados de la ciencia de archivos. Este ha sido
el tema de numerosas discusiones en libros de texto y
revistas
histricas
y de archivos. Sin embargo, la cantidad de literatura
dedicada a la evaluacin de archivos no ha estado en
proporcin con
su importancia. Esta aparente neglicencia probablemente se debe a
varias razones. Han influido las dificultades en
encontrar
normas
objetivas para la evaluacin, la inclinacin a tratar los problemas
desde un punto de vista prctico ms
que
terico, y naturalmente,
limitaciones impuestas por "U expsriencia educativa y cientfica de
los archivistas.
Cano sabemos, la terminologa usada en el campo de archivos es
muy variada.
An expertos de muchos pases tienen dificultades en
entender los conceptos y trminos Hados .rjr- uno y otro.
A menudo
las
diferencias
organizacionales entre los parses derivan en aialinterpretaciones.
Por esto debe enfatizarse que las posibil id ide; pira one jnt.'w
normas aceptables para la evaluacin de los archivos contemporneos
depende de la herencia gubernamental especial de cada pas y de la
rutina administrativa.
Por lo tanto, es difcil obtener conclusiones
generales de la experiencia de algin pas.
El artculo original se bas - como lo recomendaron los organizadores del Congreso - en lo siguiente:
a) Literatura sobre el tema la cual debido a dificultades de
idioma, est representada principalmente por los trabajos de autores
Ingleses , Francos ;JS, Alemanes y Escandinavos.
Entre la literatura
restante se encuentra un trabajo que requiere especial atencin: The
Relations between State and Administrative
Archives de F.I.
Dolgih (7
Congreso Internacional <V- <Vchivos)
'->) Veintisis respuestas al cuestionario "Enquiry
regarding
destruction, conditions and problems", que el Archivo Nacional de
Snecia envi a los Archivos Nacionales o a las instituciones correspondientes de cerca de 60 pases en junio de 1975. Las preguntas
fueron formuladas por Claes Grnstrm, PhD y
Jan
Lindroth,
PhD,
archivistas del Archivo Nacional de Suecia.
1
Versin abreviada del primer informe distribuido a
los
miembros
del Congreso.
Para mantenerse dentro de los lmites de
este doniiii-tii o, -,.> ;v-ui resabido cuatro captulos en uno muy corto:
"The
Organization of ' Appraisal and Destruction".
Se omiti un
captulo sobre evaluacin y microfilinacin.
Finalmente, se
han
quitado la mayora de los ejemplos de los diferentes patees.
la In Archivum, Vol XXIV (1974), p.33-57.
- 220 -
Las respuestas fueron revisadas y traba jadas, por Lindroth y

los
resultados se usaron para escribir este artculo.
Las referencias que se hacen segn las condiciones en algunos
pases estn basadas en las respuestas al cuestionario, a menos que
se exprese lo contrario.
2. El por qu de la evaluacin de archivos.

de documentos y sus consecuencias econmicas.
La
enorme
cantidad
El alto lujar .rapado por el tema, "La evaluacin de Archivos

Contemporneos" en el programa del Congreso es un xito natural del
gigantesco crecimiento del material de archivos durante este siglo.
La sociedad moderna depende de la investigacin y la in formacin
ms que nunca. Tanta informacin se necesita, se
produce
y
se
consume, especialmente en los pases desarrollados, cnu^ M1 '* >n -opto
"explosin de la informacin" es ahora una
realidad concreta, no
solamente para el cientfico en informacin y para el bibliotecario,
sino tambin para el archivista. Esta cantidad de documentos se ha
extendido p3r el aso de las tcnicas modernas de reproduccin,
entre otras cosas. En algunos casos, la produccin
de
documentos
se
ha extendido hasta tomar proporciones industriales. Este problema
de la produccin en masa, es ahora un dilema de inters central
para el archivista.
Se ha especulado que el crecimiento de los docuinentos de
archivo
puede disminuir mediante el uso de medios de informacin nuevos y que
requieren menos espacio:
micropelculas, cintas jv-ujni; Leas, etc.
Este puede ser el caso de algunas oficinas y funcionarios con grandes
archivos . Por otro lado, esta tendencia se est frenando simultneamente por las impresiones extremadamente rpidas y amplias por
nedio de las cuales el computador informa sus resultados. Los
mismos
medios de informacin han ayudado a aumentar el flujo de informacin. Los nuevos medios de informacin no
han
disminuido
la
necesidad
de
hacer una evaluacin de los archivos, sino que al
contrario, la han aumentado. Pero an estamos lejos de
ser
una
"sociedad libre de papel". El computador y los medios ele informacin
electrnica han hecho
ms
complicada
la
evaluacin.
Ningn
gobierno pele gastar ni gastar el dinero necesario para guardar
tnda esta informacin en forma masiva. En algn momento la cantidad
de papel ser moderada y canalizada por
medio de programas bien
planeados de ordenamiento r i;'lonal y ie destruccin.
Lo que se ha dicho anteriormente puede ilustrarse usando algunos
ejemplos.
Suecia y Finlandia, por ejemplo,
calculan
que los
costos anuales de almacenamiento para un metro lineal de
material
convencional
de archivo son de un poco ms de US$5. Como los archivos de las autoridades estatales de suecia crecen cerca de 40.000
metros lineales por ao, le costar al Gobierno aproximadamente
US$200.000
al ao almacenar todo el material.
Hay veces en que
estos costos pueden
ser an ms altos.
Las respis tas de otros
pases indicaron cambios similares en los costos.
Ib El material y las opiniones usadas en este artculo han sido

tomados en gran parte (ie los trabajos del experto sueco ms famoso
sobre evaluacin y destruccin de archivos pblicos Nils Nilssons
titulados Arkivkunskap, Lund 1973, y su Arkiven och informations
samhallet, Lund 1976, captulo: Arkivgallring p 1700-talet.
2 Nilsson, Arkivgallring, p. ^S.
- 221 -
Adems de los beneficios del arreglo de los archivos, se nota

la ventaja indiscutible de
liberar
la mano de obra y sentar la
premisa que sea usada para otros propsitos.
Debe
hacerse nfasis
en las ganancias indirectas que se obtienen con la evaluacin y la
destruccin al permitir el establecimiento de
mejores
sistemas de
adquisicin; la informacin intil y
estorbosa se destruye. Las
cintas magnticas'pueden usarse varias veces.
Polonia ha demostrado
que
los
ahorros
tambin pueden hacerse reciclando archivos y
documentos que se han eliminado.
Naturalmente no es muy placentero para un archivista, como lo
dice Meyer H. Fishbein- "pesar en la misma pesa los costos y los
beneficios culturales".
Sin embargo los archivistas y los
investigadores
deben enfrentarse a la realidad. Como regla, toda neta de
archivos debe ser la de reducir el costo de la informacin retenida a
un
nivel
razonable por medio de una evaluacin bien planeada y ejecutada y de un buen sistema de destruccin.
La preservacin cuesta
sumas substanciales de dinero y demanda grandes inversiones por parte
de las autoridades de archivo.
3.
La organizacin de la evaluacin y la destruccin
La gran mayora de los pases dan a la evaluacin y destruccin una posicin central dentro del total de operaciones de un
sistema de archivo. A menudo las autoridades en archivos
tienen la
ru(->ri>i pnssiVi del Gobierno para intensificar la destruccin por
razones de las ganancias financieras que esto ofrece al Estado. Visto
dentro de este context/>, es sorprendente que muchos pases asignen un
porcentaje relativamente pequeo del personal de
archivo
a
la
evaluacin y a la destruccin.
Un gran nmero de los pases que contestaron al cuestionario,
han publicado reglamentaciones generales sobre la evaluacin y la
destruccin, principalmente relacionadas con las series de rutina, lo
mismo que instrucciones especiales para ciertas autoridades. Las
respuestas al cuestionario muestran que las instrucciones o planes
(programas) que describen qu debe destruirse en uno o varios departamentos, son un instrumento corriente en las operaciones de evaluacin y destruccin.
Se les llama de diversas maneras: "disposal
lists", "tableaux de tri" (tri=triage) y "Kassantionsplhe".
Aun la mayora de los
pases
parecen
tener reglamentaciones
que rigen el tipo de documentos que deben retenerse, especialmente los
relacionados con personal y "polticas de archivo".
Algunos pases
como Holanda y Suecia, se guan por el importante principio que todos
los documentos oficiales deben^retenerse a menos que la. ley admita la
posibilidad de su destruccin.
3 Meyer H. Fishbein, A Viewpoint on the Appraisal of National

Records. The American Archivist, 1970: 2,p 186.
4 Ver el interesante estudio de L.E. Davis: Preservation of
Machine-Readable Records, 1969, USA.
5 Claro que esto no significa documentos de rutina, los cules
sin duda alguna son usados por un corto perodo de tiempo: copias,
etc.
- 222 -
Los funcionarios de archivo en estos

pases
piensan
que
solamente de esta forma puede evitarse la destruccin de material
oficial valioso antes que sea tratado en el sistema de archivo.
Por
otro lado, el anterior principio trae consigo el riesgo que el
material que se elija para destruccin pueda retenerse
por un
perodo ms largo que el necesario.
4.
Destruccin cuando hay material reemplazable ("sustitucin")
Anteriormente la destruccin se limitaba al material que poda

ser reemplazado o sustituido por otro. En ese tiempo, se pensaba
que la destruccin de docunentos era perjudicial y que
el material
sustituto
deba ser lo ms completo posible. Se podan destruir
copias, duplicados y extractos sin ms rodeos. Sin embargo pronto se
hicieron
juicios
subjetivos.
Qu tan completo debera ser el
material sustituto?
Se podan eliminar los informes diarios y semanales si existan informes mansuales resumidos?
Podan destruirse
los recibos si se llevaban libras detallados de contabilidad?
Este
mtodo es an de inters.
Pero todava existe el riesgo que se
pierdan los detalles concretos y que la evaluacic5n
sul>j<-t.\M
le
material sustituto se
vuelva ms limitado con el tiempo.
Si el
material descartable y aquel que puede ser sustituto no lo maneja el
mismo departamento que lo genera, entonces es importante que las autoridades en archivos mantengan el control sobre los documentos de tal
manera que se
asegure que
no se cometa el error de destruir
ambos materiales.
Sin embargo a veces no es bueno aconsejar la eliminacin de
documentos an cuando exista el material sustituto. Este puede ser
el caso de copias, extractos, etc. oolocadtDs en legajos donde la destruccin podra traer una gran reduccin en el valor de la informacin del material. Adems puede ser prctico retener copias de las
cartas que se envan, parcialmente en series ordenadas cronolgicamente, y parcialmente en series ordenadas por temas. Guardar
los
documentos
en series por duplicado,como es a menudo el caso, puede
estar motivado por razones de acceso y seguridad.
El mtodo de sustitucin
es
ventajoso porque el archivista
tiene poca necesidad de juzgar el valor investigative del material o
se obliga al investigador a trabajar con el material que
se ha
abreviado.
5. La evaluacin del material nico. General

Ya en la primera etapa la necesidad de suprimir material, ha
forzado al archivista a hacer lo que l ha tratado de vitar:
destruir documentos que sean irremplazables. En tales casos son
decisivos los juicios subjetivos. Al principio/ tal vez fue suficiente limitar las evaluaciones a los llamados documentos de rutina, por
ejemplo, documentos que tratan sobre la compra de materiales o el
6
Ver, inter alias
Grundstze der Werjteratttlung fur
die
AifbSManrung und Kassatico von Schriftgut der souialistischen qpoche
in der DDR (1st. d., Potsdam 1965).
- 223 -
mantenimiento & maquinaria o equipo. Estos documentos se caracterizan porque contienen informacin que refleja las variaciones individuales en un patrn bien conocido (Nilsson). Se puede ahorrar una
gran
cantidad
de espacio al eliminar tales documentos. La decisin
para eliminar este material se toma fcilmente con los documentos de
rutina qe por lo general duran muy poco.
El gran problema de los archivos de hoy es que los documentos que
contienen
mucha ms informacin significativa, deben des .ru Irse.
Por lo tanto, es necesario hacer una buena evaluacin cualitativa del
valor investigativo presente y futuro del material de archivo.
T>>]-i la e;:ruoi:ur.i de la ciencia est sufriendo un cambio como
nuevas ciencias por lo cual surgen mtodos y preguntas. Anteriormente, el material su pensaba para que se gastara, por la falta de
demanda
o la creencia que su rr>nt<'iiido era O T O ngociable, ahora
es mirado activamente por la economa cuantitativa
e historiadores
sociales.
Los
volmenes
de
informacin son ahora de inters
especial y pueden trabajarse con la ayuda del computador. Cono ocurre
a menudo,
nuestro
juicio est influenciado por la poca en que
vivimos.
Parece imposible an para el ms conocedor y experimentado
archivista, Fiincionario o poltico prever- que clase de material se
necesitar pira uia nv<?stigacin futura.
Es un
mtodo arriesgado,
como se hace en ciertos (w.r-;es, el seleccionar una o ms
partes de un material que debe conservarse como "valioso histricamente" .
No obstante este tipo de seleccin es Frecuente con respecto a
los documentos que tienen que ver con "individuosfaltosos"o con antecedentes de documentos legales.
En esta discusin sobre los problemas de la evaluacin, pueden
diferenciarse
dos
lneas principales de desarrollo: una fuerte
creencia en la experiencia basada en el juicio del archivista, y un
deseo de encontrar un criterio ms objetivo para la evaluacin y la
destruccin.
Entre los Europeos que son especialmente cri ticos de
la creencia de la antigua generacin en la intuicin del archivista acadmico - en su "Fingerspitzengefhl" - est
el profesor Hans
Riiinv. <l Koblenz.
El quiere la introduccin de una teora objetiva de evaluacin. Ambas lineas de desarrollo contienen gran parte
de verdad. El n m< KM mi unto y la experiencia del archivista sobre la
naturaleza de las ai; si. iones histricas son invaluables para la evaluacin.
Pero
esta pericia no es suficiente. Tener conciencia de
sus propias limitaciones, har pie so busquen normas ms objetivas
para
la
evaluacin de archivos. Sin embargo, no puede evitarse
cierta cantidad de subjetividad.
7
Comprese con Thirnton W. Mitchell.
New Viewpoints
on
Establishing
Permanent
Values
of State Archives, the American
Archivist, 1970: 2. p. 166 ff.
8 Nilsson, Arkivgallring, p. 6.
9 Hans Bo>ns.
Gesellschaftsordnung und Uberlieferungsbildung.
"mProblematik
archivarischer
Quellenbe wertung, Archivalische
Zeitschrift, 68, 1972.
- 224 -
Desafortunadamente la extensin de este artculo no permite una

discusin ms profunda sobre
las posibilidades para lograr una
ideologa de evaluacin objetiva, encontrada especialmente en la
literatura Alemana.
Los
representantes de los pases socialistas
afirman que el problema de la evaluacin solamente puaie resolverse
en
el
terreno
del
materialismo
histrico y dialctico. ' 'ja
posicin de la oficina generadora de documentos en
el desarrollo de
la sociedad, y su lugar en la jerarqua administrativa, tienen un
gran sign i ficado ;:>n ".-i . v-ilacin
de los archivos.
El sistema
ha hecho posible para la mayora de los pases socialistas, establecer grupos definidos de insi.i.aciones, aiyos documentos estn o
no
sometidos a la transferencia para la custodia Estatal. Parece
que los archivos que se preservan son aquellos de las autoridades
centrales que tienen primaca.
La literatura Alemana ha discutido la posibilidad -de juzgar
el
valor
de
los
archivos sobre su uso o estructura.
Sin embargo,
estas teoras parece no han tenido aceptacin geiv-rvtl.
Hans Bo>ns
hizo tambin otro intento interesante para lograr,la independencia de
los puntos de vista especulativos e
ideolgicos.
El reo ni endH
que d-s-.T)j/-. !,} un -:!::i3io fundamental - deben preservarse los documentos juzgados O>TD valiosos de acuerdo con normas contemporneas al
origen del material. Una dificultad inherente a este mtodo, es que
pueden aparecer ciertas fenmenos, tales como los efectos de los problemas ambientales,que
se notan en un perodo
posterior o an
despus de transcurrido un largo perodo de tiempo (Nilsson).
Varios pases como
Blgica, Canad, Gran Bretaa, Polonia,
Hungra y los Estados Unidos entre otros, dan' en sus respuestas
ejemplos del tipo de criterio que usan cuando evalan archivos.
La
"Guide for Departmental Record Officers" de Gran Bretaa, contiene 13
"pautas para la seleccin de documentos para su
conservacin permanente",
Canad
lla<,*5
la
atencin sobre su folleto
"Records
Scheduling and disposal", en donde las normas evaluativas fueron
clasificadas como administrativas, legales, fiscales y de "valor de la
informacin",
este
ltimo
incluye
documentos
de
inters
histrico.
En los Estados Unidos, los General Records Schedules,
autorizan la destruccin de documentos comunes a varias o a todas
las oficinas Federales, despus de perodos especficos de tiempo,y
proporcionan amplios planes de destruccin para los documentos que
describen.
Por
otro
lado,
tambin especifican ciertos tipos de
documentos comunes a varias o a todas las oficinas Federales
que
deben retener las agencias que los producen y las que deben mandar al
Archivo Nacional. Estos esquemas esl-.n acompa- nados de
programas
de
retencin de documentos, reguladoras d<- 1^ retencin selsctiva
con valor permanente para oficinas es pee Ti.cas.
Cada plan seala
los
tipos
de documentos que deben preservarse. Luego se le pide a
la oficina que identifique los documentos
especficos
que deben
llevarse
al
Archivo Nacional.
El Archivo Nacional declara que no
iniciar ms programas de retencin de
documentos
hasta
terminar
los programas vigentes.
Sin embargo est promulgando un esquema
general para archivos permanentes.
10 Ver, entre otros, Grundsatze der Wertermittlung.

Postdam,
1965.
11 Dolgih, op. ei.t..p. T.
12 Comprese con Nilsson, Arkivgallring. p. 68 ff.
13 Comprese con el artculo citado anteriormente (ver nota 8)
- 225 -
Polonia ha mencionado los siguientes criterios: a)

el carcter
general
y la posicin social de la oficina generadora, b) la continuidad e independencia de los documentos cuando se relacionan con
otros documentos, c) el grado de repeticin de los documentos dentro
de la administracin, d) "criterios histricos
y
regionales",
e)
la apariencia externa de los documentos, f) la condicin de preservacin. Con respecto al puntes a) solamente entre el 1 y el 2% de las
10.000 o ms oficinas generadoras de documentos producen material de
valor permanente. Usualmente, los documentos de autoridades importantes son solo de inters cuando se originan en regiones con tradiciones histricas, gran significado econmico y similares.
Los expertos en la Unin Sovitica usan criterios similares para la evaluacin de archivos. F.I. Dolgih, en
su
informe al congreso antes
mencionado,el cual puede consultarse para ms detalles, da los siguientes criterios bsicos para determinar el valor de los documentos en la Unin Sovitica: a) el rol e importancia de la institucin en cuestin, b) la posicin de la institucin dentro del
sistema Estatal, c) la importancia de las Punciones desempeadas por
la institucin, d) el rol independiente o subordinado de la institutucin, e) la importancia de un suceso
(fenmeno tema) en la
preparacin, posesin o investigacin en la cual la institucin
particip.
Respecto a esto, la Repblica Federal
Alemana
declar ciertas
dudas bsicas sobre las normas impuestas esquemticamente.
No obstante, est preparando un catlogo sobre las reglamentaciones
generales que se usan en su administracin local, de personal y similares (los llamados "fachneutrale Aufgaben"). Las repuestas Danesas
al
cuestionario hicieron notar que deben guardarse los archivos de personal por su contenido en informacin de significado legal (nacimiento, muerte, matrimonio, herencia, etc.)
Parece relativamente fcil establecer un sistema de criterios de
seleccin,
derivado
de
las funciones polticas, administrativas y
juf nUcas del Estado y de los rganos de contacto con sus ciudadanos
(documentos personales, legales, etc). Por otro lado, la destruccin
de la informacin detallada que contienen estos documentos sobre condiciones sociales, econmicas, mdicas y otras - el tipo de material
muy necesario para la investigacin moderna es
ms
difcil de
hacer.
Es razonable preguntar si es posible desarrollar un. sistema de
criterios para la seleccin de documentos que cubra todos los problemas de la evaluacin y que permita soluciones prcticas. Sin embargo, es evidente que cada caso prctico de evaluacin no
puede solucionarse con la implantacin automtica de un esquema fijo. Adems,
tales sistemas esquemticos se alejan de lo general y
absoluto. "Pac
lo tanto, es necesario que se complementen con programas ms detallados, adaptados al carcter especial del archivo. El uso de
tal mtodo esquemtico en Suecia por lo general se evita, por lo cual, el
autor no tiene experiencia de trabajo con ellos. En cambio
hemos
empleado otras tcnicas de
seleccin del tipo de muestreo estadstico y geogrfico.
Es necesario sealar aqu que debe estudiarse no solamente el
contenido de la informacin, sino tambin su carcter y su forma.
Son los temas tratados en el mateeial de tal naturaleza que puedan ser
objeto de un estudio cientfico?
14 Nilsson, Arkivfcunskap.p. 115; Dolgih. op.cit., p 35 ff

- 226 -
Se someter el material mismo al mtodo

cientfico?
Es
el
material tan
confiable que se puedan sacar buenas conclusiones?
Puede compararse con material similar de otros tiempos? y se origina
en
un momento donde existe material comparativo? Otra pregunta importante es si el material contiene suficiente informacin
relevante en relacin
con
su tamao que haga razonable su conservacin.
No se puede conservar cientos de metros de material, si ste contiene
solamente una pequea cantidad de datos interesantes. Sin embargo,
aqu son enormes los peligros de hacer juicios subjetivos.
6.
La preservacin de anos muestra,
documentos, archivos, etc.
Desde un punto de vista tcnico la forma ms fcil de evaluacin

implica que todo el material de archivos sea destruido inmediatamente o despus de un lapso de tiempo definido. A veces es deseable
guardar parte del material. Este material sobrante puede ser
til para ilustrar las rutinas de oficinas, tipos de mensajes, etc.
Tambin
puede
usarse
la informacin contenida ai el material en
muestras selectivas o emplearlo con relevancia a cierto tiempo dado,
regin,
grupo,
etc.
La respuesta de Blgica al cuestionario
seal (sin duda es la opinin de muchos otros pases) que la
seleccin de inuestras para una preservacin permanente, es el prerequisite para la eliminacin del acervo documental.
Es inevitable que aparezcan problemas dificiles cuando se decide
cules
muestras
deben
guardarse.
Hasta qu punto sirven las
muestras seleccionadas? Cul mtodo de muestreo
cumple
mejor este
objetivo?
Aqu y en lo que sigue de este artculo, se habla brevemente de mtodos diferentes para la seleccin de muestras.
No
existe un mtodo de muestreo internacionalmente fijo y aceptado. El
objetivo del muestreo o sus aspectos tcnicos pudieron
haber
sido
tratados en este artculo. Sin embargo, para mi objetivo, se escogi
la segunda alternativa. Se sobreentiende que ni la clasificacin
ni
la terminologa usadas aqu pueden tomarse como definitivas.
Muchas veces algunos aos de nuestra
estn
exentos
de la
destruccin por eemplo,
cada
dcimo ao si los docuitentos estn
ordenados por ao.
Sobre las series de documentos individuales o
carpetas, cada dcimo o centesimo ao se
guarda como documento
de nuestra o carpeta de nuestra. Naturalmente, pueden
guardarse
documentos
con otras posiciones bsicas. En Yugoslavia generalmente se escogen cinco
ejemplares
para
la
preservacin.
En
la
Unin Sovitica
se
eximen
las
muestras
del material que
normalmente se destruye.
Es usual que las series de muestra o documentos de nuestra las
guarden uno o ms
departamentos
escogidos
entre otros con las
mismas funciones (oficinasfiregionales y locales),
que destruyen el
material correspondiente.
15 Adems de las respuestas al cuestionario, el autor ha usado

el Gallring ned staistiska urval, de Jan Lindroth, RA-nya, 1975:
2 Stockholm.
16 Lindroth. ap cit., p. 10.
- 227 -
Algunas veces, la nica motivacin para eximir de la destruccin un documento o una serie de documentos es que su retencin da
una imagen de la rutina administrativa del departamento que lo produce
(EUA:
muestras de procedimiento) o que ayude a aclarar la estructura
interna del archivo. En las series de correspondencia o en las series
de
carpetas
ordenadas alfabticamente, os posible seleccionar
material, por ejemplo, de la letra A de alguna rea o distrito (EUA:
muestras de categora).
La seleccin por cada dcimo ano <=S un mtodo primitivo pero
efectivo.
Sin embargo, se necesita que las funciones del7departamento
no estn muy arraigadas a las
influencias
cclicas.
Si este
mtodo se usa cuando ocurren eventos momentneos tales como, durante
la guerra, crisis, cambios de
Gobierno,
reorganizaciones, etc,
entonces pueden causar un gran dao. Respecto al material financiero,
por ejemplo, no es suficiente guardar los documentos de 1935 o 1945.
A veces es importante hacer exepciones al mtodo de los diez aos y
guardar todo el material para ciertos perodos, (por ejemplo, durante
las
dos
guerras mundiales). La seleccin de muestras por ao,
puede combinarse con otros mtodos, como lo seala Noruega (por
ejemplo, seleccin regional).
7.
El Mtodo del Turno
Es un sistema de rotacin muy comn, que sigue un plan predi.seado ("turno"), por el cual los documentos o archivos de muestras son
guardados diferentes aos por oficinas con las
mismas
funciones
(autoridades locales o regionales). Los documentos de 1950 los tiene
la oficina A, los de 1951 la oficina B, los de 1952 la oficina C y
as
sucesivamente.
Las oficinas restantes pueden disponer del
material correspondiente. Este sistema puede mejorarse mediante el
uso
de
mtodos estadsticos.
Sin embargo,. 1 M reoi.bi.do la crtica
de algunos investigadores porque no concale una posibilidad conpleta
para comparar los documentos de aos diferentes, y tampoco da una
seccin cruzada de todo el pas cuando
las
oficinas
en
cuestin
tan localizadas en reas diferentes. Tampoco los intervalos de
tiempo deben ser muy grandes.
8. Maestreo regional
Se pueden preservar muestras de documentos, y de series de diferentes partes de un pas. Sin embargo, deben tenerse en cuenta las
diferencias de poblacin, el grado y la estructura de industrializacin, etc.
Pueden retenerse archivos completos en reas especiales
(reas de muestra) mientras que en otros se elimina el material
correspondiente.
El valor inherente de este mtodo radica en el
'i !(.. _n; :!r-ili:i; al Ln/estigador hacer un estudio total de
casos
aclarar detalladamente la interaccin entre la gente y su contorno.
Etnlogos y gejrafos culturales, entre otros; pueden de esta manera
tener acceso a muchos "datos individuales" solicitados que generalmente se eliminan. Por- el otro lado, este mtodo ha
sido
criticado
por algunos representantes de las ciencias sociales.
17
Comprese
con
Nilsson,
Lindroth, op. cit., p 11.
18 Nilsson,ibid., p. 74ff.
Arkivgallring,
- 228 -
p.71,
con
Ellos biscan la comparacin de diferentes regiones y tal

vez
estn rrfi de --uerdo t.-su, . ! ,i'-.;>l d-2 nuestra por ao que ,goncede
la oportunidad de hacer declaraciones a escala nacional.
La
seleccin de un rea de muestra piule nacerse despus de an estudio
cuidadoso del carcter del rea (urbana, rural, distritos de contraste,
diferencias culturales,
fertilidad,
industria,
balance
regional, etc): Sin embargo,
siempre existe el riesgo que el
carcter especial del rea seleccionada pueda cambiar con el tiempo y
volverse un objeto menos atractivo
para la investigacin.
Si
esto sucede, debe reconsiderarse su seleccin. Meins, s. el rea
de mantra es muy pequea, entonces solamente puede estudiarse su
poblacin
permanente.
La mejor alternativa es la seleccin de un
rea <*>n mlonUacia, industria y cultura diferentes.
La naturaleza del material de archivo es de gran .JOT* >r\.-n= .-i il
ul rea de muestra. Debe considerarse el tamao y la calilul du los documentos, sus posibilidades retrospectivas de investigacin,
el material cartogrfico
que contienen y an el material
disponible en las ruvs cercanas, de manera que la movilidad, etc.,
tambin
pueda
estudiarse.
La seleccin de un rea de muestra,
puede depender tambin del tipo de material que est a la mano. De
esta manera, la necesidad de preservar, por ejemplo, las carpetas
sociales al igual que las revistas de hospital, pueden imponer la
seleccin del rea de muestra. Claro est que todo el material de
archivo no puede preservarse en el rea de muestra.
Cul
mat^ri-il
del je <jn i--irdar.su y cul eliminarse es un problema difcil.
Vale la
pena intentar utilizar el mtodo de muestreo regional cuando se
aplica a muestras de series de voliten a pesar de muchos problemas
inherentes.
:-.*;SXJ.-
9. Muestreo estadstico aleatorio

Ja extensitn del documento no permite discutir la definicin
del
concepto de la evaluacin estadstica. El tipo de muestra bajo
el encabezamiento, an llamado muestreo de probabilidad, claramente
est bajo el trmino de
evaluacin estadstica y constituye una
forma terica muy avanzada de sta. En principio, el factor al azar
implica
que cada unidad de archivo (documento, carpeta, etc.) puede
incluirse en la muestra que se va a guardar. Naturalmente la informacin que se encuentra en el material puede no est^r du acuerdo completamente con el material como un todo. El valor del mnesl;r<!.j, ,-,1
emit) aparece a la luz de las variables incluidas (tipo de informacin), puede acercarse mucho al valor del material.
&3ems
una de
las cualidades ms sobresalientes del mtodo es que el grado de
incertidumbre inherente al muestreo puede medirse. De esta manera el
muestreo puede adaptarse a los diferentes niveles de certeza y precisin deseados por los investigadores. Si. la demanda por
la calidad
es
relativamente baja, entonces la flexibilidad del mtodo le permite
adaptarlo a s mismo tiempo despus. El taia<>
]*-> la rrnustra su
calcula,
por
ejemplo, con la ayuda de tablas fijas que dan la
cantidad de material preservado en porcentaje y
nmeros absolutos
(cantidad
de documentos, carpetas etc) del material. Sin embargo,
la estratificacin del material precede a la seleccin, para aspectos especiales y variables que estn en peligro de no estar muy
claras.
La evaluacin que usa muestreo estadstico aleatorio es un
mtodo que necesita material de archivo de naturaleza especial. Debe
ser de gran cuanta, tener un alto grado de integridad y contener
- 229 -
nuchas unidades de archivo similares ordenadas en forma consistente,

discernible
y continua.
La realizacin prctica del mtodo demanda una experiencia considerable.
Por estas razones, solo
puede
aplicarse
a
algunos tipos de material de archivo y solo despus de
una investigacin preliminar detallada. Existen expectativas sobre
este mtodo
desde
hace
algunos
aos. Al juzgar la experiencia
(incluyendo las" respuestas a los cuestionarios), se concluye que
el
mtodo ha sido de poco uso prctico. Tericamente parece muy
convincente y est basado en campos muy objetivos.
Pero es muy
bajo el porcentaje de
la retencin en algunas situaciones. Sin
embargo las altas demandas sobre el material y
su
preparacin,
junto
con la sensibilidad a los errores, limitan el uso de este
mtodo.
10.
Mtodos combinados de evaluacin. Destruccin tica
De lo que se ha dicho, es aparente que es difcil encontrar

mtodos de evaluacin que satisfagan las variadas demandas de investigacin. Estas dificultades, sin embargo, pueden superarse combinando mtodos diferentes. Algunas veces es nejar exceptuar ciertas
reas de los aos de muestra, (por ejemplo, cada
dcimo ao) en
otras partes del pas.
En varios pases como Gran Bretaa,
la
Repblica Federal de
Alemania, Finlandia y Suecia, se est discutiendo sobre la posibilidad de destruir informacin personal con el fin de proteger la integridad individual.
Este tipo de material puede contener informacin
sobre enfermedades, fracasos, actos criminales, etc. de las personas.
Sobre eso se teme que los archivos de datos personales computarizados
puedan inmiscuirse en la integridad del individuo. Algo
de destruccin tica
se hace en Canad y Polonia (registros criminales al
final del perodo de restriccin), en Suecia y los
Rstados Unidos
(en casos donde el valor investigative es cuestionable). Sin embargo,
la mayora de los pases tratan de evitar tal destruccin aplicando
leyes ms o menos secretas y rigurosas.
Por su naturaleza inherente, la destruccin tica
no
es parte
de la ciencia de archivos; es ms del carcter puramente poltico.
Es muy importante, sin embargo, que los archivistas sean 'Conscientes
de lo que est sucediendo y se aseguren que la destruccin ambiciosa
no ocurra a costa de la investigacin objetiva.
11.
Evaluacin y destruccin de registros legibles por mquina
En la seociiVi anterior se dio poca importancia a los registros

legibles por mquina.
Parece
ser una opcin unnime que, en
principio, este tipo de registros debe someterse a las mismas regulaciones
que gobiernan el material convencional. En los Estados
Unidos, se definen los documentos como "todo material documental, sin
importar su forma o caractersticas fsicas. En la prctica sin
embargo, parece inevitable dar un cierto tratamiento especial a los
registros legibles por mquina. La informacin que se guarda en una
cinta magntica no puede compararse con aquella que contienen los
documentos convencionales.
En algunos pases tales como Blgica, Dinamarca
problema se est estudiando.
- 230 -
Francia, este
Loe Britnicos consideran la cinta magntica y similares bajo

las mismas reglamentaciones de material convencional, y ahora siguen
las rutinas descritas en un folleto sin publicar: "The selection and
preparation for transfer of Machine-readable records: a provisional
guide". Las normas de inventario en los Estados Unidos tambin se
aplican
a las cintas magnticas. El Gobierno Sueco na publicado
estatutos que incluyen reglamentaciones especiales para la destruccin de la informacin que
no est almacenada por medio de tcnicas electromagnticas.
Frecuentemente se ha sealado que la investigacin y especialmente la que se realiza en las ciencias sociales, necesita "datos
crudos", que sean legibles mecnicamente. An si se
reemplazan los
documentos convencionales o existen impresiones por computador, este
material msrece guardarse. De 3ta manera, los investigadores tienen
material que puede ser procesado inmediatamente.
Desafortunadamente el material para el- procesamiento automtico
de datos no es muy durable. Las tarjetas perforadas y las cintas de
papel no son muy durables. Tampoco son tiles las memorias de acceso
instantneo como medios de archivo. En el presente solamente las
cintas magnticas son objetos de retencin archivlstica, la vida de
una cinta
magntica depende de un numero de factores - calidad fsica, manejo y cuidado. Como mximo, su periodo de vida no es mayor
de 10 a 20 aos. Sin embargo, muchos centros de cmputo copian su
material despus de un perodo de tiempo
relativamente corto (6
meses a 2 aos). Debido a los desarrollos tcnicos (nuevos tipos de
computadores, etc) se necesita convertir las cintas. Aunque
la
naturaleza de la cinta magntica hace que sea un medio archivistico
pobre, debe conservarse hasta que se desarrollen otros
mtodos para
el almacenamiento de informacin. Si el proceso para producir datos
microf limados puede hacer en reverso - cuando el COM
pueda
ser
legible pticamente
por computador (una dificultad significativa y
corriente es La baja velocidad de procesamiento) - entonces se podrn
reemplazar las cintas magnticas con mejores medios de archivo y microfilinacin. Los adelantos en las tcnicas del laser pueden significar, no solamente una mayor densidad, sino tambin mayor duracin.
Adems la cinta magntica ya se est reeMplazando parcialmente por
las llamadas memorias de almacenamiento de volumen. Pero a pesar de
esto, la cinta magntica seguir siendo un problesna de archivo, en
los aos venideros. Tal vez pueda ser interesante bosquejar brevemente las instrucciones Suecas para la destruccin de este tipo de
material.
(Las reglamentaciones Suecas hablan solamente de material
disponible; el resto se guarda).
La informacin legible por mquina referente al control actualizado y a la contabilidad relacionada con el personal, provisiones,
compras o fondos de la administracin debe destruirse si aparecen las
dos condiciones siguientes :
1.
La informacin .est
disponible en la oficina en cuestin en
forma convencional (Si este no es el caso, los registros legibles por
mquina
deben
destruirse solamente con el permiso del Archivo
Nacional);
2. El material procesado ha cumplido con su objetivo y ya no se necesita ms para el funcionamiento y auditoria de la oficina.
La informacin que se conserva en forma legible por
mquina
y
que
ha sido compilada de otra informacin, debe destruirse si los
originales de los registros legibles por mquina estn intactos.
La
destruccin debe hacerse cuando termina el tiempo limite.
- 231 -
La informacin que se conserva en forma legible por mquina y

que es un programa,
una descripcin tcnica u otra documentacin
(xwfMf'-t'ol^. y <iue se 'casita para deducir y comprender otro material
debe destruirse si aparecen las siguientes dos condiciones:
1.
Se destruye la informacin <JUH 'muda deducirse o entenderse mediante el uso del programa, la descripcin tcnica u otra documentacin ;
2.
El programa,
la
descripcin tcnica o la documentacin no se
necesita para otros objetivos diferentes a deducir
o comprender el
material eliminado.
Adems de lo que se dijo anteriormente, la nformacin legible
por mquina que contenga errores debe dastcuirse cuando la informacin se ha corregido y no se necesite ms para auditoria o para la
proteccin de los derechos individuales.
Adems de estas reglamentaciones generales, el Archivo Nacional
Sueco publica instrucciones >jtie deben seguir los diferentes departamentos .
12.
Resultados y Control
F.T. Oolgih present un estudio interesante sobre el efe rio de

j i d -itraool'i en su informe al Congreso en 1972. Los datos que
damns au" J U H I H I oonipletarse con los de las respuestas al
cuestionario.
Sen los siguien!,-s: La Gran Bretaa conserva un 1-2% estimado de sus docunentos; IDR, USSR, JSA 1-4%; Canada y Francia 5-10%;
Austria, India y los Pases Bajos 10-20%; Finlandia, Suecia, Suiza y
Ghana 20-30%; ^Bulgaria y Australia 30-40%; Noruega 40-60%;
Rumania
50-70; y Luxemburgo^8%.
La diferencia entre los datos de algunos pases en 1972 y 1975,
ilustra las dificultades para calcularlas en forma similar. Naturalmente, es interesante estudiar cmo los diferentes pases estiman
los efectos de
la destruccin. Juzgando por los datos, los efectos
son sorpresivamente grandes.
Volviendo por un numen to a los registros legibles por mquina,
parecera
que el
efecto de la destruccin es nuy grande en todas
partes. En Suecia, se calcula que solamente se mnservan cerca del 5%
de todas las cintas magnticas.
- 232 -
EL
REFINADO
ARTE
DE
IA
W.
por
KAYE
LAMB.
DESTRUCCIN
Hasta hace poco tiempo las tareas del archivista eran esencialmente
las de un guardin y custodio. Se encargaba de los documentos
sobrevivientes del pasado y hacia lo que poda para preservarlos y
ponerlos a salvo.
Rara vez se preguntaba si los documentos deban
preservarse, o si vala la pena conservarlos. En contraste, destruir
documentos; o autorizar o estar de dnenlo oon -su destruccin, se ha
convertido ahora en una de las responsabilidades del archivista.
Esto
representa un cambio fundamental en sus tareas, cuyas implicaciones no
son del todo explcitas.
El cambio nace, por supuesto, de la gran cantidad de documentos
generados en aos recientes. El problema se agudiz por primera vez
en la Primera Guerra Mundial. Hace cuarenta aos, Sir Hilary Jenkinson en su obra clsica, A Manual of Archive Administration, comentaba sobre "la creciente tendencia a construir archivos en escala
gigantesca y sin porvenir". Alcanz a vivir para ver los documentos
generados durante la Gran Guerra relativamente insignificantes comparados
con el volumen prodigioso de aquellos producidos desde 1939. A
este tamao han contribuido las actividades ordinarias de los gobiernos, en forma similar a las actividades extraordinarias de los tiempos
de guerra. En Canad, por ejemplo, la expansin en variedad y escala
de las funciones del gobierno ha sido asombrosa. Un ejemplo bastar para ilustrar lo que ha pasado. En la poca
de
Sir
John
Macdonald y los otros Padres Fundadores del Dominio, el nico registro llevado por el Gobierno relacionado directamente con un nimero
grande
de individuos fue el censo; y el censo, levantado cada diez
aos, constaba de entradas simples y compactas, cada una de ellas
limitada a unas pocas lneas. Un censo completo ocupaba quizs unos
30 metros de estantera. Hoy gracias a
cosas como impuesto sobre
la renta, seguro de desempleo, subsidios familiares y pensiones de
vejez, el Gobierno de Canad debe
mantener millones de documentos
relacionados con sus ciudadanos.
El gran tamao de los archivos modernos hace la destruccin
inevitable.
El tamao y costo del espacio de almacenamiento sera
prohibitivo. La dificultad es decidir sabiamente y bien
qu debe
destruirse y
qu retenerse. En ambos extremos hay documentos sobre
los que no surge ninguna duda. Es obvio que un gran numero de documentos se vuelven superfluos con el tiempo - algunas veces despus de
cortsimo tiempo y no hay ninguna justificacin para seguirlos guardando,
an si fuera posible. Es igualmente obvio que otros documentos pertenecen a categoras que deben retenerse permanentemente.
Pero
entre estos dos extremos se encuentra un gran volumen de
material, cuyo inters y valor en el tiempo es cuestin de opinin,
y es aqu
donde
se
deben tomar las decisiones ms difciles
sobre la destruccin de documentos.
- 233 -
El gran volumen de documentos itodernos, y la necesidad

de
destruir muchos de ellos, dio lugar al nacimiento de la nueva profesin
de administracin de archivos. El propsito bsico del administrador de archivos es reducir el volumen, el cual se puede lograr de dos
maneras: primero, procurando por medio de una planeacin y supervisin cuidadosas,
reducir el minero de documentos generados; segundo, procurando organizar las cosas de forma tal que los documentos
de valor
temporal
se
identifiquen
y se descarten tan pronto
como sea pasible. Su objetivo es asegurar la retencin permanente
de un mnimo de material. Uno de los medios principales para filtrar el material es la programacin, donde se asigna a cada categora de documentos,un perodo de retencin corto o largo segn lo
merezca el material. Se supone que esto es relativamente un nuevo
descubrimiento,
pero, excepto por el trmino mismo - programacin - es interesante
anotar cmo Jenkinson
anunci este mtodo
hace 40 aos.
"... Es an posible", escriba, "que una oficina
disee por s misma un sistema de perodos
graduales
de conservacin
aplicables
a
tipos
especEicos de documentos"; y continu
refirindose a "Libros de Destruccin" y
"Diario
de Destruccin"
para llevar un registro de tales perodos, y de las fechas de expiracin a las que
seguira la destruccin.
M e m a s , mencion que
probablemente
habra
algunos documentos sobre los que no se podra
tomar una decisin inmediata. Para stos, propuso
"fechas no necesariamente de destruccin sino de reconsideracin, la cual se hara
en Coruvi regular", una clara anticipacin de
la
categora
de
"retencin indefinida"
usada corrientemente por los administradores
de archivos de hoy.
Pero Sir Hilary no alcanz a prever
el
administrador de
archivos;
pensaba
que los departamentos gubernamentales seran por
s misitDS los principales destructores
de documentos.
Idealmente,
imaginaba dos cosas en cada uno de ellos: un archivo central presidido por un oficial altamente competente quien ejercera un control
rgido sobre la generacin de documentos, as como de su archivo y
cuidado; y administradores de departamento quienes velaran porque
los documentos
permanentes
fueran
limitados a los sumarios de
cada transaccin significativa en el pasado, y tener un documento
de la accin respecto a sta.
Lo difcil es que exista este ideal. Al menos en Canad, los
archivos
centrales algunas veces tienen funcionarios relativamente
ms jvenes que hacen mejor su trabajo, pero que no pueden alcanzar
el nivel que contempl el Seor Hilary. Como resultado no siempre
es posible confiar a los departamentos la gestin de sus archivos,
y
tener
funcionarios de archivo que puedan diferenciar infaliblemente
entre el material efmero y los documentos significativos de inters
y valor
permanentes.
Con la presin de reducir la acumulacin de
documentos, tanto ellos como los directores de archivo pueden generar
el apoyo para la destruccin que los enceguece, sobre la necesidad de
considerar otros factores que deben tener en cuenta cuando se debe
decidir el ordenamiento final de los documentos.
Jeikinson estaba poco dispuesto a que el archivista tomara parte
activa en la destruccin de documentos.
El quera que de alguna
manera continuara siendo esencialmente un custodio - el guardin competente y cuidadoso de la suerte y del buen manejo de los documentos
preservados y puestos bajo su cuidado.
Sobre todo le
preocupaba
evitar el
juicio
personal
y
en cuanto a la pregunta de si el
archivista deba o n destruir los documentos, opinaba
que el
juicio personal inevitablemente influira en la decisin.
- 234 -
Per esta misma razn, y tal vez en mayor grado,

Jenkinson
no
confiaba
en
el historiador.
Los historiadores tienen prejuicios;
tienen intereses especiales en ciertas personalidades y perodos, y
por lo tanto, no pueden tener un punto de vista objetivo que realmente
es tan esencial.
Todo esto puede ser cierto, dependiendo de los Individuos comprometidos;
pero el riesgo es exagerado. Y no es igualmente probable el
que Jenkinson tratara de confiar mucho en la sagacidad de los administradores departamentales?
Sin duda, es cierto que un departamento con sus administradores
propios, si ellos se hacen cargo del problema, pueden tomar una mejor
decisin en cuanto a si los documentos
viejos tendrn
alguna
utilidad prctica futura desde el punto de vista del departamento, o
si son parte importante para las operaciones mismas de ste.
Sin
embargo,
stos
no
son
los nicos factores que deben tenerse en
cuenta cuando se considera la destruccin de documentos. Todo archivista sabe que los documentos
pueden ser tiles y valiosos para
muchos propsitos y que pueden tener poca o ninguna
relacin con el
propsito para el cual se crearon. Y por esto, los funcionarios del
departamento que los cre, son jueces muy pobres de su valor a
largo plazo.
Pueden darse muchos ejemplos para ilustrar la manera cmo los
documentos tanto pblicos como privados, han sido tiles para fines
que nunca antes se haban contemplado
cuando aparecieron.
Despus
de la Guerra de la Revolucin, cuando los Realistas del Imperio Unido
emigraron de los Estados Unidos hacia Canad,
hicieron
peticiones
para donaciones de tierra con lo cual, entre otras cosas, ellos hablaban
de s mismos y de sus familias, y de las propiedades que
haban perdido por ayudar a la causa Britnica.
Hoy sus peticiones
son un buen
campo de investigacin para los genealogistas y cientficos sociales. A primera vista, unos pocos documentos pareceran ser
menos interesantes que los documentos viejos remisorios, la mayora
relacionados con ofensores muertos hace tiempo; pero a quien estudia el gobierno, le ofrecen un fascinante documento de cmo los Gobernadores
Generales
de Canad ejercieron o n su prerrogativa. Y
para citar un ejemplo ms moderno: a comienzos de la Segunda Guerra
Mundial se hizo un esquema nacional de claves y se coloc en los documentos, alguna informacin de cada residente en Canad. Veinte
aos ms tarde, estas
tarjetas
proporcionan un medio fcil para
probar la edad de las personas que buscan pensin por vejez
y que
no pueden establecer la fecha de nacimiento de otra manera.
Uno o dos ejemplos ilustrarn cmo los documentos privados, al
igual que los
pblicos pueden ser tiles para propsitos que no se
consideraron cuando se originaron y se usaron por primera vez. Un
pequeo cuaderno de cien aos que contiene detalles sobre el comercio de pieles durante un perodo de veinte aos
en
todos los
puertos de la Hudson's Bay Company, en lo que es ahora la Columbia
Britnica, dice muchsimo ms de lo
que parecera
a
primera
vista.
Cuando se analizaron
los cuadros, fu aparente que stos
reflejaban con gran detalle el ciclo, -aos
de abundancia seguidos
por aos de escasez,- caracterstica
de la vida salvaje animal.
De tal manera que suministraban datos de gran importancia para el
zologo.
Igualmente
el zologo
lamentaba
la
prdida
de un
gran archivo de libros
sobre madera que fue
arrojado
como
inservible por una compaa martima. Suceda que tales maderas,
que registraban
temperaturas
marinas en ciertas
reas
de
la
costa a intervalos ms bien regulares por un perodo de cincuenta
aos,
hubieran proporcionado datos importantes
tanto
para
el
cientfico como para la industria pesquera.
- 235 -
Las colecciones de archivo son ricas en documentos que tienen

toda clase de valores inesperados y mi argumento es que el archivista es la persona que debe percibirlos, o sospechar su existencia:
su labor es considerarlos a largo plazo. Y su prctica diaria ayudando a aquellos que hacen investigaciones , le dar la experiencia
necesaria para juzgar la posible utilidad del material que alguien
est tratando de destruir.
Tal vez, algn da, cuando se haya acabado la acumulacin de
documentos viejos, y
tanto la produccin como la destruccin de
documentos est bajo un control
perfecto, la contribucin que un
archivista pueda hacer ser menos importante de lo que es hoy. Pero
por ahora, su vigilancia puede ser muy importante. Rara vez los documentos tienen que ver con una atmsfera de semi-crisis ; y lo que sucede dentro de un departamento que se enfrenta a un problema de destruccin a gran escala puede ser parecido a lo siguiente.
De repente
el espacio donde se guardan los documentos es muy solicitado. Como no
se dispone de otro espacio, el departamento decide que debe acabar con
los
documentos
ms
viejos. De pronto, todos estn ocupados deshacindose de los documentos; teniendo el espacio como consideracin
principal,
la
destruccin vendra a ser el punto final. En otras
palabras, entre menos papeles se dejen mejor.
Solamente despus,
cuando
haya
desaparecido la presin inmediata ejercida por el
problema del espacio, el departamento pensar cuidadosamente en
sus
problemas sobre los documentos.
Pronto
ser necesario tener una
tcnica sistemtica para deshacerse del material, seguir luego
la
catalogacin
de
los
documentos, y
aqu
aparecern
algunas
medidas para evitar la creacin de archivos que realmente no sean
necesarios.
Seguramente, en este nomento el archivista podr descansar;
pero
mientras
que la secuencia de los eventos citados est llevndose a cabo, parece ser la nica persona disponible que se desprenda
suficientemente de las consideraciones puramente prcticas, capaz de
tener en cuenta esto desde un punto de vista a largo plazo.
Y an
cuando los esquemas sean rgidos y los documentos estn cuidados, el
arch w i s ta debe continuar alerta, permitir que se haga una provisin
adecuada para segundos pensamientos, y que los "Diarios de Destruccin", tengan en cuenta la posibilidad de que los documentos pueden
tener valores que tienen poca o ninguna relacin con los objetivos
para los cuales se crearon originalmente.
La experiencia en Canad sugiere que se consideren dos cosas
antes de que la destruccin de documentos inactivos o muertos pueda
sor irunejada satisfactoriamente desde el punto de vista
archivstico
o a largo plazo. La primera, es un procedimiento de revisin adecuado, que informe al archivista y a cualquier otro funcionario interesado, siempre
que se planee destruir documentos, y que se les d una
oportunidad de presentar sus puntos de vista. La segunda, es un espacio de almacenamiento adecuado, preferiblemente bajo el control del
archivo, donde pueden ser trasladados los documentos si se necesita,
hasta que se les d una consideracin apropiada para su futuro.
Tal
espacio
de
almacenamiento, ayuda a prevenir una accin demasiado
precipitada, y d tiempo para pensarlo por segunda vez.
El procedimiento de revisin de los Canadienses se hace por intermedio del Public Records Committee, fundado por orden del consejo
en septiembre de 1945. El Secretario de Estado fu nombrado Presidente de la Junta, pero desde el principio los asuntos del Comit fueron
manejados por el Dominin Archivist, quien era el Vice-Presidente.
- 236 -
Cerca de una docena de departamentos, que por una razn u otra

tenan alguna relacin con los documentos o con su manejo (gestin)
(Obras Publicas, Tesorera, Defensa Nacional,
Asuntos Exteriores,
etc),
estaban representados por miembros del comit permanente.
Otros departamentos tenan su representacin
siempre que se estuviera discutiendoa un asunto relacionado directamente con ellos. El
comit "mantena bajo constante revisin
el
estado
de
los
documentos pblicos y deba considerar, aconsejar y concertar con
todos los departamentos y oficinas del gobierno... sobre la organizacin,
cuidado, almacenamiento
y destruccin de los documentos
pblicos".
La rutina que se ha desarrollado durante los
ltimos
quince
aos
considera que se haga un escrutinio de todos los documentos que se planee destruir, en cuatro partes.
Primero que todo, se
hace el escrutinio en el departamento donde se originaron los documentos, y que se llegue a la conclusin de que en cuanto a sus propios objetivos se refiere, los documentos han dejado de tener alguna
utilidad.
Del departamento el Comit recibe un informe donde se
describe el carcter y
extensin de los documentos en cuestin.
Frecuentemente se incluye
un esquema que sugiere los perodos para
los cuales debe guardarse en un futuro el material similar. Cualesquiera que sean los trminos, el informe se enva al
Archivo Pblico
que lo estudia y si es necesario, describe los documentos
con el fin de juzgar su valor a largo plazo con fi.nns histricos e
investigativos.
El Archivo tambin revisar el esquema de destruccin, si est incluido, para asegurarse de que nada se lista
para destruccin automtica,
sino que el archivista considere que
debe estudiarse antes de ser descartado.
Si tanto el departamento
como
el
Archivo estn de acuerdo en que no se deben conservar, se
debe enviar un informe al
Public
Records
Committee.
Si
el
Comit aprueba
el informe, se enva una copia al Treasury Board,
con la recomendacin de que el departamento d la autorizacin
para destruir los documentos
en cuestin.
Antes de enviar esta
autorizacin, el Treasury
Board,
en
consulta
con
el Auditor
General,
someter la propuesta a dos escrutinios ms, con el fin
de asegurarse que no haya una razn legal o financiera para conservar el material.
Este escrutinio en cuatro partes:
departamental,
legal y financiero,
ofrece seguridades frente a la
documentos valiosos, y en la prctica, parece que se
satisfactoriamente.
Aqu y all, detrs de lo que
alguna que otra destruccin no autorizada, pero pocos
trascendencia perecen de esta manera.
archivstico,
destruccin de
lleva a cabo
se v, ocurre
archivos
con
En 1959, el Comit pens que era mejor revisar detalladamente

el estado de los documentos pblicos, y se cre el Records Management Survey Committee que present su informe en Febrero de 1960.
Entre otras cosas recomendaba que se aclarara en algunos aspectos la
posicin del Public Records Committee, y que se fortaleciera su autoridad.
Muchos de los cambios sugeridos se hicieron efectivos por una
orden de la junta que hizo que se reconstruyera el Comit a comienzos
de 1961.
Esto autorizaba al Comit para asesorar a los departamentos
y oficinas respecto a sus documentos, lo cual realmente significaba
que el Comit poda estimular y ayudar a los departamentos a adoptar
esquemas de ordenamiento, y mejorar su gestin de archivos de otras
maneras, adems de que la orden aclaraba algunas dudas que se presentaban respecto al poder del Comit para prohibir la destruccin.
"No debe haber destruccin de documentos", dice la seccin 10 de la
nueva orden, "fuera de copia en exceso, sin aprobacin del
Comit
y del Treasury Board".
- 237 -
Vade la pena anotar que el Archivo Publico siempre ha gozado de

un derecho virtual de veto dentro del Public Records Committee.
Sienpre ha tratado de ser tanto rpido como razonable en su consideracin
sobre
propuestas
para
la destruccin de documentos, y
nosotros creemos que ha sido recompensado con la confianza que el
Comit ha mostrado en sus juicios. El Comit nunca ha aprobado una
solicitud para autorizar la destruccin de documentos a manos de que
haya sido aprobada previamente por el Archivo. Adems debe anotarse,
que cuando el Cemita fu reconstruido en 1961, el Dominion Archivist
fue
nombrado Presidente, en lugar del Secretario de Estado, y que el
representante del Treasury Board fue nombrado Vice-Presidente.
Lo que yo considero la segunda parte esencial para una adecuada
destruccin de los documentos oficiales, se llev a cabo en Canad
en 1956, al terminarse el Public Archives Records Centre. Este edificio que finalmente pudo acomodar 300.000 pies cbicos de documentos,
ha sido de un valor inestimable, tanto para los Archivos como para
los muchos departamentos y oficinas del Gobierno que lo han usado.
Desesperados por el espacio de almacenamiento, los Departamentos han
podido
trasladar grandes cantidades de documentos al Centro, sin
demora ni costos excesivos, y esto ha permitido una tregua durante
la cual su valor puede considerarse como un descanso relativo. Inevitablemente, algunos departamentos han dejado de preocuparse
por
los documentos viejos, una vez que su cuidado es ahora responsabilidad
de otro; pero hay formas y medios para ver que las decisiones
necesarias no se demorarn mucho tiempo.
Es obvio, claro est, que an estamos en las primeras etapas de
un programa
de archivos que eventualmsnte puede prepararse para
transferencias ordenadas y destruccin en cada rama del gobierno.
El
Survey Committee nombrado en 1959, descubri que slo en Ottawa
haba por lo menos 2.500.000 pies cbicos de documentos en los
departamentos y oficinas.
Cerca de 1.000.000 de pies cbicos fueron
clasificados como "muertos" o "inactivos", y el Comit cree que
muchos de los llamados archivos "activos" realmente deben colocarse en
la categora de "muertos" o "inactivos". Obviamente,
debe realizarse un vasto programa de ordenamiento antes de que los archivos
queden reducidos a estos tems, teniendo an utilidad o un valor a
largo plazo. Los principios que deben gobernar el programa han tenido
xito y la escala en la cual se miden los documentos gubernamentales
crece constantemente.
En todo esto, el archivista est hondamente comprometido, y creo
que esto es inevitable y deseable. Escondidos en el gran volumen de
los archivos activos del gobierno estn los archivos del futuro.
Los
Departamentos
mismos
pueden seleccionar algo del material que debe
conservarse permanentemente, pero slo el archivista y sus colaboradores pueden
juzgar el valor a largo plazo de muchos tems.
Pero
ejercer este juicio inteligente y razonablemente, con sentido comn,
llevar
tiempo, conocimiento y paciencia. Es importante que cada
uno haga una buena labor, ya que la calidad de la coleccin de los
archivos del futuro depender en parte de esto.
- 238 -
Tcnicas modernas de retirada de documentos

y normas de evaluacin1
Morris Rieger*,
presidente,
Comit sobre el Desarrollo Archivstico,
Consejo Internacional de Archivos,
Bethesda, Maryland
(Estados Unidos de Amrica)
La retirada de documentos de los organismos pblicos es inevitable una vez que tales documentos
han perdido actualidad.
El procedimiento para una retirada planificada en varias fases, que se ha desarrollado
durante la pasada generacin, consta tpicamente de: a) preparacin de inventarios o revisiones
de todos los documentos existentes en cada organismo pblico; b) anlisis de esos inventarios
desde el punto de vista de la retirada; c) a partir de tal anlisis, preparacin de instrumentos
de retirada; ) evaluacin, segn criterios objetivos acerca del valor de los documentos, de
propuestas concretas; e) ejecucin de las disposiciones de esos instrumentos de retirada.
El autor pone el acento sobre la necesidad de un sistema regular y planificado de retirada
de documentos en el tercer mundo.
Este trabajo centra su inters en u n a fase de transicin q u e p o d e m o s estimar
decisiva en el ciclo vital de los documentos: la fase durante la cual aquellos
documentos producidos o acumulados por u n organismo pblico* son declarados
inactuales, apartados de la utilizacin activa por sus productores, y, por ltimo,
en colaboracin con los archiveros correspondientes, son "retirados"; es decir,
tras u n a serie de procesos q u e culminan e n su evaluacin o estimacin, los
documentos son o transferidos a u n a institucin d e archivos pblicos para su
conservacin permanente, o bien son destruidos. Esta fase de la retirada es
tambin u n a etapa de transicin en el sentido de q u e constituye u n puente entre
las funciones y actividades del manejo de documentos vigentes, q u e tienen lugar
principalmente en los organismos de origen, y las de la administracin de archivos,
que se desarrollan sobre todo en la institucin de archivos pblicos.
L a retirada d e documentos a m e d i d a q u e caduca su vigencia es inevitable. L a
nica opcin est entre la retirada desorganizada y catica, por u n lado, y u n a
retirada calculada y sistemtica segn decisiones basadas en criterios objetivos,
por el otro.
Por desgracia, la retirada sin plan previo est m u y extendida. Habitualmente
consiste, c o m o primera medida, en relegar documentos inactuales a sitios d o n d e
n o estorben armarios, pasillos, desvanes, stanos, etc. a fin de dejar en los
despachos espacio libre para los nuevos documentos. L u e g o , c u a n d o n o queda ya
espacio disponible ni siquiera en desvanes y stanos, y hace falta m s lugar en los
despachos para nuevos documentos y personal, las autoridades deciden frecuentemente destruir parte de los documentos m s antiguos, por lo general segn
criterios arbitrarios. L a tendencia a esta forma d e destruccin arbitraria se h a
visto notablemente exacerbada por el desmesurado a u m e n t o de los indices d e
produccin d e documentos en las ltimas dcadas.
Esta m a n e r a de destruccin desordenada n o slo priva a los archivos d e
217
fUCIBA, vol. I, n. 3, julio-septiembre de 1979
239 -
documentos que tienen un valor testimonial permanente, sino que tambin priva
al organismo en cuestin de materiales que puede necesitar el da de m a a n a
c o m o testimonio de la evolucin de su organizacin, rgimen, programas y
operaciones en el pasado, y c o m o fundamento y precedente en la elaboracin
de nuevos programas.
El nico antdoto para este tipo de retirada irracional es u n procedimiento
racional en el que se tengan en cuenta no slo las necesidades futuras del organismo
correspondiente sino tambin las de la institucin de archivos pblicos. Las
experiencias de los ltimos veinticinco a treinta y cinco aos, iniciadas en los
Estados Unidos, han impuesto u n sistema de retirada en varias fases que tiende
a asegurar que todas las partes implicadas particularmente los organismos de
la administracin y las instituciones de archivos sepan en todo m o m e n t o lo
que hacen y alcancen el resultado que desean, esto es, la eliminacin m s tarde
o ms temprano de todos los documentos pblicos que han perdido su vigencia,
salvo el pequeo y valioso ncleo que merece su permanente conservacin en los
archivos, manteniendo al m i s m o tiempo en existencia los documentos ltimamente
descartados, sin valor para los archivos, en tanto puedan necesitarlos el organismo
de origen, otros organismos y el pblico.
Este proceso de retirada en varas fases consta de: a) la preparacin de inventarios o revisiones de todos los documentos existentes en cada organismo*; b) el
anlisis de esos inventarios o revisiones con vistas a la retirada4; c) la preparacin
de instrumentos de retirada de varias clases, destinados a proponer y controlar
las modalidades de la retirada de los documentos del organismo en cuestin1;
d) la atenta y minuciosa evaluacin de las propuestas formuladas en los instrumentos de retirada, es decir, su examen y su aprobacin o recusacin con arreglo
a criterios de valor objective**; ) la ejecucin de las disposiciones previstas por
los instrumentos de retirada aprobados, de acuerdo con las decisiones de evaluacin
aplicables*.
Estrechamente relacionado con el proceso de retirada se encuentra el llamado
centro de documentos intermedio, solucin relativamente nueva que da a todos
los interesados en el proceso tiempo suficiente para llevarlo a cabo con reflexin
y mtodo, eliminando, c o m o un factor clave, los vanos apuros por falta de espacio
en el organismo de origen o en los archivos. Es funcin primordial del centro
proveer u n espacio de almacenamiento temporal para documentos nactuales
que resulta considerablemente menos caro que el del organismo de origen o el de
los archivos. D e esta manera los documentos no vigentes pueden ser mantenidos
all a bajo costo hasta que las disposiciones de los instrumentos de retirada aplicables al caso se hagan efectivas y los documentos correspondientes puedan o ser
transferidos a la institucin de archivos pblicos o destruidos.
Inventarios o revisiones
El primer paso en el proceso de retirada exige que el organismo de origen rena
informacin descriptiva sobre todos los documentos que se hallen bajo su custodia,
es decir, todos los documentos que con el tiempo sern objeto de retirada.
Para establecer este fundamento objetivo del acto de retirada, es prctica normal
que el funcionario responsable de los documentos en cada organismo pblico
confeccione y mantenga al da un inventario exhaustivo de todos los documentos
en vigor que existan en su organismo a todos los niveles jerrquicos, es decir,
organizativos (direccin, departamento, divisin, seccin, despacho, etc.), asi
c o m o de todos los documentos no vigentes conservados en lugares de almacenamiento accesibles o inaccesibles.
240 -
Normalmente se utiliza la serie c o m o unidad de descripcin, tanto en el inventario c o m o en las fases posteriores del proceso de retirada. E n terminologa de
archivos, una serie puede definirse c o m o una coleccin de documentos, de mayor
o menor amplitud, cuyos elementos constitutivos (documentos o grupos de
documentos) estn estrechamente interrelacionados de alguna manera, por una
pauta c o m n de organizacin, una misma materia o un formato material idntico
o por cualquier otra caracterstica o caractersticas comunes que los vinculen,
en un conjunto diferenciado. Por regla general, la documentacin integrada en
una serie se ordena conforme a una clasificacin particular, por ejemplo, un
sistema decimal, alfabtico, numrico, alfanumrico o cronolgico, o alguna
variante mas o menos compleja de cualesquiera de stos.
Para cada serie a cargo de u n organismo pblico, el inventario debe dar la
siguiente informacin mnima: a) nombre del organismo pblico que la tiene en
depsito y de la subdivisin administrativa de ese organismo que form la serie
y se halla en posesin material de la misma; b) breve ttulo descriptivo de la serie;
c) tipos de documentos que componen la serie (por ejemplo, correspondencia,
informes, actas, etc.); d) principal asunto o asuntos con que se relaciona; e) fechas
del periodo durante el cual se constituy la serie (la fecha de iniciacin slo en el
caso de una serie actual);/) sus dimensiones en pies o metros lineales o fracciones
de los mismos (ms el ndice previsto de acumulacin anual para una serie an
en crecimiento); g) breve indicacin de su pauta de ordenacin; h) estimacin,
si se trata de una serie vigente y en curso, de la fecha probable en que caducar
y se podr proceder por tanto a su retirada.
Habitualmente, el responsable de la documentacin recoge la informacin
referida por medio de un cuestionario que se llena por separado para cada una
de las series en depsito. A m e n u d o es el propio responsable de documentacin
(o uno de sus subalternos) quien se encarga de esta tarea o bien personal del
servicio al que corresponda cada serie.
Anlisis
U n a vez concluido el inventario o revisin, la fase inmediata consiste en su anlisis
por parte del funcionario responsable de la documentacin y sus colaboradores
con objeto de determinar, desde el punto de vista del organismo en cuestin,
las medidas de retirada oportunas que deben proponerse a los responsables de los
archivos para cada una de las series comprendidas en el inventario. Entre las
posibles medidas de retirada se cuentan la eliminacin inmediata (es decir, la
destruccin), la eliminacin al cabo de un lapso de tiempo determinado o al
producirse un acontecimiento futuro especficamente previsto, la eliminacin
una vez reproducida la serie en microfilm, copia que ser conservada de manera
permanente, o la conservacin permanente de los documentos originales en una
institucin de archivos.
Instrumentos d e retirada
Los organismos de origen proponen medidas de retirada a los responsables de
los archivos, y su ejecucin (si sta es aprobada) se controla por medio de diversos
instrumentos de retirada establecidos al efecto. Entre ellos se cuentan: la lista
de eliminacin, el catlogo de eliminacin simple, el catlogo amplio, el catlogo
general y la propuesta de traspaso o de ingreso en la institucin de archivos'.
A continuacin definimos cada una de estas modalidades.
L a lista de eliminacin es u n formulario utilizado para solicitar la eliminacin
241 -
inmediata de un conjunto o conjuntos de documentos, especficamente descritos,

que comprenden por lo general una o ms series. U n a vez aprobada por los
funcionarios encargados de la evaluacin en la institucin de archivos competente,
esta lista confiere autorizacin para la eliminacin de los documentos en ella
mencionados.
C o m o la lista de eliminacin era ineficiente es decir, c o m o era necesario
establecer regularmente listas idnticas para la eliminacin de documentos de
carcter peridico, se habilit el catlogo de eliminacin. Este instrumento,
una vez aprobado por el evaluador, autoriza, de manera permanente, la
destruccin de los documentos de carcter peridico o recurrente, generalmente
una o m s series, despus de transcurrido un periodo determinado o al producirse
un acontecimiento futuro especficamente previsto. A diferencia de la lista, que
hoy raras veces se usa, el catlogo sigue siendo un instrumento viable; su principal
defecto es que slo ofrece un alcance parcial, por lo c o m n m u y limitado, respecto
al total de documentos del organismo productor.
Para subsanar esta deficiencia, se han habilitado dos variantes bsicas del
catlogo de eliminacin simple: el catlogo amplio y el catlogo general.
El catlogo amplio abarca y comprende ya sea todos los documentos que
tratan cuestiones esenciales de un ministerio, departamento u otro organismo
relativamente pequeo, o bien todos los documentos de una gran subdivisin
administrativa de un organismo importante (direccin, divisin, departamento, etc.). E n l se propone de m o d o exacto y concreto, serie por serie, el
destino (es decir, las medidas de retirada), que ha de darse a los documentos
del organismo o subdivisin administrativa en cuestin, ya sea mediante retencin
permanente en los archivos o mediante eliminacin material ltima. E n otras
palabras, el catlogo amplio propone un programa general de retirada de
documentos para el organismo pblico considerado, aunque corrientemente slo
se aplica a los documentos de fondo, dejando los estrictamente administrativos
o de "rgimen interno" para ser controlados por los catlogos generales de que
tratamos a continuacin.
El catlogo de documentos general es un instrumento de retirada que rige
el destino que ha de darse a determinadas clases de documentos peridicos,
comunes a varios o a todos los organismos pblicos, que son en su mayor parte de
carcter administrativo o interno, c o m o los referentes a personal, presupuestos,
intendencia, transporte, etc. C o m o pueden aplicarse a documentos que se
encuentran en la mayor parte de los organismos o en todos ellos, los catlogos
generales son preparados por la institucin central de archivos por cuenta de la
totalidad de los organismos pblicos, antes que por cualquiera de ellos por
separado. Los catlogos generales constituyen u n instrumento de retirada
sumamente valioso porque el grueso principal en puros trminos cuantitativos
de los documentos producidos por organismos gubernamentales tiene cabida en
ellos. L a utilizacin de un nmero relativamente corto de catlogos generales
dedicado cada uno a una gran categora de documentos administrativos o
internos ha simplificado enormemente los trmites de retirada en el gobierno
de los Estados Unidos.
Conviene observar que los catlogos generales son anlogos a los catlogos
amplios en cuanto que unos y otros organizan la retirada tanto mediante la
retencin en archivos c o m o mediante la eliminacin material. L a principal
diferencia radica en que los catlogos generales abarcan ' horizon talmente" todos
los organismos pblicos por categora de documentos administrativos, mientras
que los catlogos amplios se aplican "verticalmente" a los documentos de fondo
de un organismo en particular. L o cierto es que ambos tipos de instrumentos
- 242 -
son por naturaleza complementarios, ya que tienen entre ellos la virtualidad de

regular completamente los programas de retirada de documentos de los diferentes
organismos.
Otro importante instrumento de retirada vinculado a los dos precedentes es
la propuesta de traspaso de documentos a la institucin de archivos, frecuentemente designada propuesta de ingreso. Dichas propuestas se efectan cuando el
organismo de origen considera que los documentos en cuestin tienen u n valor
testimonial permanente. L o ideal sera que cada una de estas propuestas comprendiera slo una o m s series, previamente incluidas en un catlogo amplio y
calificadas c o m o "ingresables", es decir, dotadas de valor permanente a juicio
del responsable de la evaluacin. Sin embargo, es bastante frecuente proponer
traspasos de documentos antes de preparar el catlogo amplio del organismo
correspondiente; puede suceder entonces que los documentos sean rechazados
por los archivos una vez efectuada la evaluacin, por considerar que carecen de
valor permanente.
Conviene destacar que, de los instrumentos de retirada que hemos analizado
lista de eliminacin, catlogo de eliminacin simple, catlogo amplio, catlogo
general y propuesta de ingreso todos, menos el catlogo general, son proposiciones de tratamiento sometidas por los organismos de origen a la aprobacin
de la institucin de archivos. El hecho de que esta facultad de decisin sobre el
destino que debe darse a los documentos se reserve a los archivos es una caracterstica de la legislacin moderna sobre la administracin de los documentos
pblicos, ya que, efectivamente, una responsabilidad fundamenta] de la institucin
de archivos pblicos consiste en determinar cules de estos documentos tienen
suficiente valor para merecer la conservacin permanente bajo su custodia. Es
innecesaria, sin embargo, la previa aprobacin por los archivos de los catlogos
generales, ya que, por su m i s m a naturaleza, tales catlogos son preparados por
la propia institucin de archivos.
Evaluacin
El proceso mediante el cual la institucin de archivos revisa los instrumentos de
retirada que le han sido sometidos por los organismos de origen y decide su
aprobacin o desaprobacin se denomina "proceso de evaluacin", y a los
peritos archiveros responsables de esta labor se los llama "evaluadores". L a
tarea fundamental del evaluador es determinar si los documentos incluidos en Jos
instrumentos de retirada tienen valor suficiente para ser transferidos a la institucin de archivos y quedar bajo su custodia con carcter permanente, y, en el
caso contrario, autorizar su destruccin tras u n periodo m s o menos largo.
L a determinacin del valor de los documentos para su archivo es una operacin
de juicio, y, por lo tanto, es necesariamente m s o menos subjetiva. Pero esta
subjetividad puede reducirse al mnimo siempre que se definan los objetivos y
criterios de evaluacin, es decir, si se establecen previamente unos patrones o
normas de valor en funcin de los cuales el evaluador formule sus juicios. H a y que
dejar bien claro que el evaluador no toma en cuenta los valores primarios, los
que los documentos posean para el organismo de origen para el cumplimiento
de sus funciones bsicas, sino m s bien los valores secundarios, o sea aquellos
valores residuales que los documentos pueden poseer una vez que han perdido
validez oficial. Estos valores secundarios pueden ser clasificados en las siguientes
categoras principales6:
I. Valores de carcter administrativo, legal y/ofinancieropara el organismo de
origen y/o para otros organismos pblicos, que persisten incluso despus de
243 -
haber perdido los documentos su valor primario para operaciones actuales.

2. Valores que algunos documentos pueden poseer y que sirven para proteger
los derechos cvicos, legales, de la propiedad, etc., de ciudadanos particulares o del pblico en general: los valores de proteccin de "derechos
particulares".
3. Valores "testimoniales" o de "documentacin funcional", es decir, aqullos
que reflejan la evolucin histrica del organismo productor, de sus facultades
y funciones tal c o m o la ley u otras regulaciones las establecen, su estructura
organizativa, sus programas, normas de actuacin, procedimientos, decisiones
y operaciones importantes. Los documentos clave que encierran tales valores
son necesarios a largo plazo c o m o testimonio del m o d o en que el organismo
en cuestin ha hecho uso de los poderes y responsabilidades que se le han
asignado oficialmente. A d e m s , aprovechando la experiencia materializada
en estos documentos, futuros funcionarios cuya labor recaiga en los mismos
mbitos de responsabilidad podrn beneficiarse aprendiendo tanto de los
aciertos c o m o de los fracasos de sus predecesores. Fundamentalmente los
documentos de esta categora contribuyen a dar continuidad y consistencia
a lo largo del tiempo a las acciones del organismo que los produce.
4. Valores informativos, es decir, aqullos que contribuyen sustancialmente a la
investigacin y al estudio en cualquier c a m p o del saber. Aqu el proceso de
evaluacin pondera los posibles valores experimentales e informativos de los
documentos para los historiadores, especialistas en ciencia poltica, economistas, socilogos, gegrafos, especialistas en estadstica, y en realidad para los
cientficos, tanto del mbito de las ciencias fsicas c o m o de las sociales, y los
estudiosos de las humanidades en todas sus disciplinas.
L a determinacin, positiva o negativa, de los valores enumerados bajo las categoras 1, 2 y 3 es relativamente fcil en atencin a lo especfico y concreto de las
cuestiones que el evaluador tiene que plantearse. Sin embargo, la evaluacin
competente de documentos en cuanto a sus valores informativos es decir, los
de la categora 4 requiere el conocimiento, por parte de los evaluadores, de los
campos temticos implicados en los respectivos conjuntos de documentos sometidos
a evaluacin. A este respecto, puesto que ningn evaluador puede poseer una
erudicin universal, cada uno debe especializarse en u n amplio c a m p o temtico
(como asuntos extranjeros, asuntos militares, industria, comercio, agricultura,
trabajo, etc.), y dentro de ese c a m p o tener un conocimiento profesional bsico
de metodologa de la investigacin, necesidades y tendencias, as c o m o una pericia
acreditada en su particular temtica; todo ello para permitirle evaluar un conjunto
de documentos sometido a revisin desde el punto de vista de su posible utilidad
para la investigacin en ese c a m p o y en un futuro previsible. A d e m s , al formular
su juicio, el evaluador debe tener tambin en cuenta la existencia de otros
documentos sobre el m i s m o tema, publicados o no, y considerar si el posible
valor informativo de los documentos sometidos a evaluacin no est ya disponible
en otra parte. Sobre todo, no debe basar sus conclusiones en la intuicin o suposicin sin prueba ni fundamento, sino en un anlisis lgico, minucioso y completo de
todos los datos pertinentes. C o m o es imposible que una institucin de archivos
tpica cuente en su plantilla con un equipo completo de especialistas en todos los
campos de la investigacin, se har necesario, particularmente en casos dudosos,
recurrir a expertos ajenos a la institucin, generalmente universitarios.
H e m o s expuesto los cuatro criterios principales empleados por los archiveros
evaluadores para comprobar el valor de los documentos que se les someten. Los
documentos que satisfacen u n o o varios de estos patrones de valor son considerados admisibles por la institucin de archivos; aqullos que n o satisfacen
244 -
ninguno de los criterios referidos son desechados. E n general, el evaluador presenta

sus conclusiones en un informe de evaluacin sobre cada instrumento de retirada
lista, catlogo o propuesta de ingreso sometido por los organismos de origen,
informe que analiza cada tem constitutivo del mismo. U n a vez que el informe
de evaluacin ha sido revisado por la autoridad superior dentro de la institucin
de archivos generalmente su director es devuelto al organismo pblico
remitente para su ejecucin.
Evidentemente la evaluacin no es tarea fcil; con toda probabilidad, es la
m s exigente de todas las responsabilidades profesionales del archivero. Pero el
considerable esfuerzo que supone est plenamente justificado por la importancia
de la fase de evaluacin en el proceso de retirada. Es sta la fase clave por
excelencia, ya que las decisiones de evaluacin determinan irrevocablemente el
contenido de los archivos que ha de preservarse con carcter permanente, y,
en consecuencia, la ndole de las fuentes de las que dispondrn, el da de maana,
el gobierno, la comunidad investigadora y el pblico en general.
Ejecucin
E n trminos generales, son los organismos de origen los que cumplen las disposiciones de los instrumentos de retirada, con arreglo a las decisiones de evaluacin
emitidas por las instituciones de archivos. Slo existe una excepcin importante:
en los casos en que los documentos de referencia hayan sido depositados en un
centro de documentos intermedio* por el organismo de origen, es aqul el que
corre con la responsabilidad de la ejecucin, actuando no obstante con pleno
conocimiento de este ltimo.
E n cualquier caso, la ejecucin asume dos formas bsicas, segn las disposiciones
del instrumento de retirada aprobado: a) traslado material a los archivos de los
originales o de microcopias de alta calidad de los documentos estimados de valor
permanente, conforme a un calendario adoptado por consenso de las partes;
y b) eliminacin de los documentos estimados de valor insuficiente para justificar
su preservacin en permanencia, medida que habr de ejecutarse por la entidad
que tenga bajo su custodia los documentos de referencia organismo de origen
o centro intermedio en estricta conformidad con las instrucciones de eliminacin
especficas aprobadas por los archivos para cada elemento incluido en el instrumento de retirada.
Las instrucciones de eliminacin varan, pero generalmente disponen o bien
a) la destruccin inmediata de los originales y/o de las microcopias de documentos
ya acumulados; o b) la destruccin sistemtica de los originales y/o de las microcopias de documentos que continan acumulndose, a la expiracin de un
"periodo de retencin" estipulado, que puede ser un intervalo de tiempo dado
a partir de la produccin del documento, o depender de un acontecimiento
especfico despus tambin del m o m e n t o de produccin, o una combinacin
de las dos cosas. L a eliminacin material efectiva puede cumplirse quemando o
haciendo trizas los documentos si su contenido est conceptuado c o m o importante
para la seguridad pblica o pesa sobre l cualquier otro tipo de restriccin;
o de no ser as, vendindolos c o m o papel viejo para su recuperacin.
C o m o medida de garanta de que los organismos pblicos cumplen efectivamente lo dispuesto en los instrumentos de retirada aprobados esto es preceptivo
conforme a la legislacin Federal de los Estados Unidos, aqullos debern
someter regularmente a la institucin de archivos los informes acerca de sus
medidas de ejecucin, citando los instrumentos especficos correspondientes.
245 -
V a m o s a considerar ahora otros dos puntos c o m o complementos del anterior

anlisis del proceso principal de retirada: a) el muestreo; y b) el centro de
documentos intermedio.
El muestreo
C u a n d o el evaluador estima de valor permanente u n conjunto m u y vasto de
documentos, pero ste es efectivamente tan vasto que, en inters de la economa
de espacio y de finanzas, se hace necesario el compromiso entre esa evaluacin
y la cantidad excesiva, puede m u y bien emplearse la tcnica del muestreo, es
decir, la seleccin para el traslado a los archivos de una parte, en vez de la
totalidad, de los documentos en cuestin.
La muestra se elige conforme a un plan de muestreo adaptado a cada caso
particular y formulado generalmente por el evaluador en colaboracin con el
organismo de origen, con el fin de preservar a escala reducida los valores esenciales
de los documentos de referencia. Puede ser una muestra "representativa" que
refleje fielmente el contenido informativo general del conjunto, o puede ser
tambin una muestra "selectiva", concebida para seleccionar aquellos elementos
informativos que se estimen de valor permanente y para eliminar todos los dems.
En las circunstancias especiales antes descritas, la tcnica del muestreo es
sumamente til para reducir la cantidad de documentos de valor permanente
transferidos a los archivos.
Los centros de documentacin intermedios

A u n q u e en realidad no toma parte en el proceso de retirada, el centro de
documentos intermedio es una inapreciable institucin auxiliar estrechamente
asociada con el proceso. L a idea de crear estos centros surgi en los Estados
Unidos durante la segunda guerra mundial con los depsitos oficiales federales
creados para almacenar a bajo costo documentos que slo se consultaban ocasionalmente. E n los aos que siguieron a la guerra, con el oportuno auxilio legislativo,
los depsitos oficiales dispersos fueron transformados en una red nacional de
centros de documentos centralizados bajo el control de los archivos nacionales de
los Estados Unidos y estrechamente asociados con ellos*.
El centro de documentos intermedio facilita el proceso de retirada de varias
maneras:
i. El centro acepta libremente todos los documentos propuestos por los organismos de origen sin ningn cambio en su status legal. Puesto que la propiedad
de los documentos sigue correspondiendo a los organismos de origen, los
trmites burocrticos inherentes al traspaso material son mnimos. Cuando el
organismo de origen lo solicita, el personal del centro busca los documentos
y se los reenva sin demora. Estos tres factores el mantenimiento del status
legal original as c o m o la facilidad del traspaso y la rapidez del servicise combinan para estimular la utilizacin en amplia escala por parte de los
organismos pblicos del espacio a bajo costo de que los centros disponen para
el almacenamiento de sus documentos inactivos.
2. El centro se encarga de la ejecucin de todos los instrumentos de retirada
aplicables a documentos bajo su custodia. Estos instrumentos son aplicados
* Por lo que a m historia y evolucin histrica se refiere, viaje D . R . M c C o y , TTu Xalional Archivos: Amrita's
Ministry of ocwnomts. Vase tambin Directory of archivos and manuscript repositorios. A m b a s publicaciones
fueron frutadas en 1978 por la Society of American Archivists, Chicago, Illinois.
- 246 -
por el centro exactamente c o m o el organismo de origen lo habra hecho si los

documentos hubieran permanecido all. D e esta manera el centro elimina
regularmente los documentos que, conforme a las decisiones de evaluacin de
las autoridades de archivos, deben ser destruidos. Por otra parte, sirve de
depsito temporal para aquellos documentos designados c o m o de valor
permanente en catlogos amplios o de otra clase, es decir, almacena temporalmente tales documentos hasta que la institucin de archivos est lista para
recibirlos.
3. El propio centro prepara instrumentos de retirada, particularmente catlogos
de eliminacin simples y propuestas de ingreso, para documentos que n o
figuran en tales instrumentos a su llegada al centro, y una vez obtenido el
consentimiento de los organismos interesados los somete a la institucin
de archivos para su evaluacin correspondiente. Por su parte, la institucin
de archivos revisa regularmente los fondos del centro para determinar si hay
entre ellos documentos sin catalogar dignos de ser transferidos a los archivos
para su conservacin permanente. Tales documentos, tras la evaluacin
oportuna, son transferidos a los archivos.
En su posicin intermedia entre el organismo de origen y la institucin de
archivos, el centro de documentos cumple la funcin esencial de facilitar un
espacio para almacenamiento temporal que es considerablemente m a s barato,
y m s vasto que el disponible en cualquier organismo pblico o local de archivos.
La existencia de tal espacio al cual es fcil por lo c o m n tener acceso evita,
por una parte, el peligro de que los organismos destruyan documentos sin parar
mientes en su valor, por el simple motivo de falta de espacio en sus propios
locales y, por la otra, de que, por la misma razn, documentos de valor dudoso
sean impuestos a los archivos por los organismos pblicos. Fundamentalmente,
la amplitud de espacio del centro de documentos intermedio posibilita que el
proceso de retirada se lleve a cabo de forma racional y cuidadosamente planeada
c o m o fruto de una estrecha colaboracin entre organismos pblicos e instituciones
de archivos.
Quedan por hacer unas ultimas puntualizaciones acerca del proceso de retirada
de documentos en general:
1. Dicho proceso debe realizarse de una forma continua, regular y sistemtica,
ya sea con arreglo a procedimientos c o m o los descritos en este trabajo o de
cualquier otra manera racionalmente concebida y planeada. Esta retirada
regular, sistemtica y continua ordenada, en definitiva es indispensable
si la institucin de archivos, y especialmente la institucin de archivos nacional,
ha de trascender el limitado status de un archivo histrico y desempear con
acierto la misin que tiene encomendada en nombre del gobierno al que sirve,
el pblico en general y la comunidad acadmica y cientfica: misin que consiste
en asegurar, a largo plazo, la preservacin y el uso, bajo su inteligente control
profesional, de los pequeos ncleos con valor permanente seleccionados de
entre la inmensa masa de documentos constantemente producidos por la
administracin pblica en su totalidad, y la eliminacin eficaz de los restantes
carentes de valor.
2. Estas consideraciones convienen m u y en especial a los pases en desarrollo,
donde, salvo algunas excepciones, no existe ningn mtodo regular de retirada
de los documentos producidos o acumulados en los ministerios del gobierno
una vez que han perdido actualidad. Estos documentos permanecen en su
mayor parte bajo custodia ministerial, frecuentemente en las condiciones y
expuestos a los peligros descritos en el segundo, tercero y cuarto prrafos
247 -
de este artculo. A d e m s , con el paso del tiempo, esta situacin se ha agravado

y contina agravndose por el aumento progresivo, en la mayora de los pases,
del nmero y magnitud de los ministerios en proporcin directa con la creciente
complejidad de las responsabilidades de gobierno. C o m o consecuencia, en la
mayora de los pases del tercer m u n d o , los organismos de origen por una parte
y las instituciones nacionales de archivos por la otra se ven gravemente entorpecidos en el desempeo de sus funciones esenciales por la inexistencia o las
deficiencias de los sistemas de retirada de documentos.
3. Para resolver el problema, es necesario que las autoridades competentes de
lo pases en desarrollo adquieran conciencia de sus necesidades y establezcan
programas de retirada c o m o los expuestos en este artculo, u otros semejantes.
A d e m s de esto, e indisolublemente relacionado con ello, es necesario formar
personal calificado en tcnicas de retirada de documentos. Se trata de dos
categoras de personal: funcionarios responsables de documentacin en los
organismos de origen y archiveros especializados en retirada y evaluacin
en las instituciones de archivos. Las oportunidades para adquirir ese tipo de
formacin ya existen en los pases desarrollados y, en una medida ms limitada,
en los diversos centros regionales de formacin profesional y en centros nacionales con vocacin regional que funcionan actualmente en el tercer mundo 1 *.
Existen adems unas perspectivas cada vez mayores en cuanto a la posibilidad
de impartir con carcter especfico tal formacin por medio de seminarios sobre
gestin de documentos", promovidos y patrocinados por entidades interestatales y no estatales interesadas en la cuestin, c o m o la Unesco y el Consejo
Internacional de Archivos. Slo cuando los gobiernos tomen mayor conciencia
de la urgente necesidad de sistematizar la retirada de documentos y cuando
aumenten los efectivos del personal especializado en esta labor, ser posible
hacer frente con criterios realistas a la actual crisis11 del tercer m u n d o en esta
esfera.
Notas
1. E n los ltimos aos, el autor ha dado una serie de conferencias presentando con mayor profundidad
y detalle las cuestiones de que trata este trabajo ante sendos grupos reunidos en la Repblica Unida de
Tanzania y la Argentina, representantivos de sus regiones: a) el Seminario sobre tramitacin y retirada
de documentos, reunido en Arusha (Tanzania), en octubre-noviembre de 1976, bajo los auspicios de
E C A R B I C A (East and Central African Branch, International Council on Archives), con el apoyo
organizativo yfinancierode la Fundacin Alemana para el Desarrollo Internacional; 4) los alumnos y
los miembros del cuerpo docente interesados del Centro Interamercano de Formacin de Archiveros,
financiado por la Organizacin de Estados Americanos, en la Universidad de Crdoba (Argentina),
en agosto-septiembre de 1977. El documento propiamente dicho fue presentado en la Conferencia
General de E C A R B I C A , celebrada en Jartum (Sudn) en abril de 1978.
2. El autor, miembro del Servicio Nacional de Archivos y Documentos de los Estados Unidos, de 1941
a 197a, secretario general delegado del Consejo Internacional de Archivos (CA), de 1968 a 1976, presta
actualmente sus servicios como consejero del presidente del C I A y presidente del Comit de Promocin
de Archivos del C A .
3. En este artculo nos limitaremos exclusivamente a los documentos pblicos.
4. Por el organismo de origen.
5. Por el organismo de origen y/o el centro de documentos intermedio (del que se hablar ms adelante).
6. Por la institucin de archivos.
7. Estos son los principales instrumentos de retirada empleados por el gobierno federal de los Estados
Unidos. Evidentemente los instrumentos varan de unos pases a otros, pero en todo caso deben concebirse
de forma que cumplan con eficacia su fin esencial: proponer y controlar la operacin especifica de
retirada.
8. Para un anlisis ms completo, vase: Morris Rieger, " T h e appraisal of records for potential research
values", Southeast Asian archms, vol. 9, julio de 1976, p. 133-138; T . R . Schellenberg, Medtnt archwts:
principle* and'ttthmqun, p. 139-160, Chicago, 1956; T . R . Schellenberg, " T h e appraisal of modern publics
records", U.S. National Anhnts and Rmrds Strvict, BulUtim (Washington), n. 8, 1956.
- 248
9- Situacin analizada ms adelntelo. Vase: Morris Rieger, "Archives in developing countries: the regional training center movement",
Amnion archivist, vol. 35, abril de 197a, p. 163-171; Morris Rieger, "Archivarausbildungiur die englischsprechenden Lnder des tropiscben Africa: ntv/urf cines Curriculums fur das geplante RegionalCentrum in Accra", Der Archivar, vol. 26, mayo de 1973, p. 919-334.
11. 1 trmino "gestin de documentos" que tiene un significado ms amplio y abarca, adems de la
retirada, la produccin, el mantenimiento, la recuperacin y uso de documentos actuales se emplea
a menudo como si fuera sinnimo de "retirada de documentos".
12. Vase tambin Planning of archival development in the third world. Actas de la Conferencia General [CA},
Dakar, 38-31 de enero de 1971. Verlag Dokumentation, Possenbacherstr. 2b, D-8000 Munich, R F A ,
1976, 117 p. (Archivum, volumen especial, n. 1, preparado por W . Lenz.)
Bibliografa
A N G E L , Herbert E . Archival J a n u s : the Records Center. American archivist, vol. 3 1 , enero
de 1968, p . 5-12.
C A L K I N , H o m e r L . Inventorying files. Public administration review, vol. 11, otoo de 1951.
p. 242-252.
F B H B E I N , M e y e r H , A viewpoint o n appraisal of national records. American archivist,
vol. 33, abril d e 1970, p . 175-187.
L A M B , W . K a y e , T h e fine art of destruction. E n : A . E . J. Hollaender (dir. publ.). Essays
in memory of sir Hilary Jenkinson. Chichester, 1962, p . 50-56.
L E W I N S O N , Paul. Archival sampling. American archivist, vol. 20, octubre d e 1957, p . 291-312.
M A B B S , A . W . The organization of intermediate records storage, Paris, U n e s c o , 1974. D o c u m e n tation, Libraries a n d Archives: Studies a n d Research, n. 5. 75 p .
P E R L M A K , Isadore. General schedules a n d federal records. American archivist, vol. 15.
enero d e 1952, p . 27-38.
P W K E T T , Harold T . Identification of records of continuing value. Indian archives, vol. 16,
enero d e 1965, p . 54-61.
S M I T H , Wildred I. Archival selection: a C a n a d i a n view. Journal of the Society of Archivists.
vol. 6, octubre d e 1967, p . 275-280.
U . S . N A T I O N A L A R C H I V E S . Disposition of federal records: How to develop an effective program
for the preservation and disposal of federal records. (Publication n . 5 0 - 3 , W a s h i n g t o n , D . C . ,
1949)
- 249 -
PRINCIPIOS
DE
EVALUACIN
DE
ARCHIVOS
por
T.R. SCHELLENBERG
Primer Archivista Asistente de los Estados Unidos.
Los documentos tanto pblicos como

de valores.
privados, tienen
toda
clase
El. primer valor de los documentos pblicos es para el gobierno

mismo, puesto que son necesarios para su labor administrativa, legal y
fiscal. Constituyen las herramientas bsicas por medio de las cuales
realizan sus actividades. Contienen evidencias de compromisos legales
y financieros que deben preservarse para proteger al gobierno. Sintetizan la gran reserva de experiencia oficial que el gobierno necesita
para tratar los problemas con que se enfrenta. En resumen, son la
base sobre la cual se cimenta la estructura gubernamental.
El segundo valor de los documentos pblicos es para los ciudadanos a los cuales sirve el gobierno, ya que contienen pruebas de ttulos de propiedad de tierras, pensiones, ciudadana,
servicios
mdicos y de bienestar social, y muchos otros derechos.
Pero hay valores que son inherentes a los documentos pblicos
despus de que han terminado su valor primario, luego que han servido
a los funcionarios gubernamentales y a los ciudadanos que tienen relaciones con el gobierno. Estos son los valores de investigacin;
valores por los que los archivistas estn interesados, ya que las
instituciones archivsticas
han sido creadas para conservar los
documentos para uso investigativo; stos son algo ms que centros de
documentos.
Voy a resumir brevemente estos valores secundarios.
Despus de que han terminado su uso activo,
los documentos
pblicos pueden an ser valiosos al gobierno misu, aunque estn en
un edificio de archivos. Puede ser que las oficinas que los produjeron los necesiten para fines administrativos, debido a que contienen
informacin necesaria para los funcionarios pblicos
que desean
beneficiarse de las experiencias registradas de una oficina que trata
problemas organizacionales, de procedimientos y de poltica, al igual
que problemas sociales y econmicos. Tal informacin es necesaria
para darle consistencia y continuidad a las acciones del gobierno.
La
conservacin de documentos bsicos sobre organizacin y funcin es
por lo tanto, un asunto prctico que presta su servicio a las necesidades presentes y futuras de los funcionarios gubernamentales. No es
capricho de los historiadores y acadmicos que estos
documentos
se
conserven.
El
Seor Hilary Jenkinson, el ms importante de los
archivistas Ingleses, deca en su informe sobre los archivos de Jamaica que "cuando los documentos ya no tienen uso activo, debe considerarse su conservacin adecuada como un objetivo esencial
de
inters nacional, porque ellos, y slo ellos, pueden darnos una gua
impecable hacia la conducta del presente. Por lo tanto, la conservacin
de la
evidencia histrica no debe verse como un lujo, ni
como
algo nicamente deseable acadmicamente,
sino
como
una
necesidad nacional".
- 250 -
Pero la razn principal de por qu los documentos pblicos se

conservan en una institucin de archivo, es por su valor para la investigacin acadmica. Tales documentos son
bsicos para realizar
estudios,
sobre
el desarrollo gubernamental, social, poltico y
econmico dentro de un pas. Son tiles en una amplia variedad de
campos de investigacin:
historia,
economa, demografa, sociologa, tecnologa, ciencia, biografa y genealoga, para nombrar las
ms importantes.
Mientras que se reconoce el valor investigativo de
los docunentos viejos, los documentos modernos son considerados como
invlidos por aquellos que los han creado.
Este punto de vista ha
persistido durante mucho tiempo, an entre los
coleccionistas
de
manuscritos histricos.
Hace casi un siglo, un bibliotecario americano opin que las bibliotecas histricas "o no intentan recoger materiales para la historia de noy, o si intentan hacerlo, no lo hacen a
cabalidad. Se ocupan en coleccionar lo que se ha debido conservar en
aos anteriores, y mientras que laboriosamente corrigen el error de
quienes que no han conservado sus propios anales, estn cometiendo el
mismo error con referencia al presente".
Los documentos pblicos de
hoy, pueden contener informacin que tambin puede hacerlos valiosos
para la investigacin acadmica.
Pueden contener informacin detallada que est disponible o accesible en
otra
parte,
sobre
personas, organizaciones, lugares, u otras cuestiones, o en conjunto,
hechos sobre condiciones sociales y econmicas o fenmenos fsicos.
Un suplemento importante de los documentos pblicos son los
artculos
de autores personales o corporativos tales como los administrativos y otros tipos de organizaciones. Mientras que la informacin
en
stos
es tal vez menos autntica y confiable que la de
los documentos pblicos, estos artculos tienen cualidades que
lo
compensan.
Sobre
cualquier tema, pueden dar informacin ms precisa, ms colorida, y que revela ms que la que aparece en
los
documentos
pblicos.
Pueden
usarse para hacer relatos histricos ms interesantes y legibles de lo que seran si se basaran
solamente en los documentos pblicos.
El problema con el cual nos enfrentamos es : cmo determinar los
valores investigativos,
cmo
seleccionarlos entre los documentos
pblicos y privados que se estn produciendo.
Parte esencial de la
labor del archivista es la de reducir los documentos a proporciones
manejables, ya que no todo se puede conservar. Una reduccin en la
cantidad de docunentos pblicos, en particular, es necesaria para el
uso gubernamental y acadmico. "An
los
ms
convencidos
de la
conservacin por inters histrico",
de
acuerdo con el folleto
publicado por la British Public Record Office, "han empezado a temer
que
el
historiador
del futuro que estudie nuestro perodo, pueda
sumergirse en la abundancia de evidencias escritas".
Los documentos no pueden ser evaluados por medio de normas exactas. No es posible crear un tipo de medida, para medir el valor de los
documentos. Lo mejor que puede hacerse es desarrollar ciertos principios generales que deben tenerse en cuenta al evaluar los documentos,
y que estos principios puedan usarse como lineamientos generales para
guiar al archivista en el difcil mundo de la evaluacin.
Y an as los principios que se han formulado no deben seguirse
con
consistencia
absoluta.
Los archivistas de distintos pases
pueden usar diferente criterio y diferentes procedimientos al evaluar
los
docunentos
pblicos, ya que los documentos organizados bajo
sistemas de archivo presentan diferentes problemas de seleccin y de
evaluacin de aquellos que se encuentran en archivos organizados bajo
los sistemas de archivo americano.
- 251 -
En un pais particular, se deben usar criterios diferentes para

evaluar los docunentos de un repositorio nacional, estatal o local,
debido a que los documentos pueden tener valor para la historia estatal o local pero no inters nacional. Tambin deben usarse diferentes criterios al evaluar documentos pblicos y privados, ya
que los
documentos
privados, en su conjunto, son menos difusos, y por esta
razn, deben evaluarse con ms cuidado que los documentos pblicos.
Adems
deben
usarse
criterios
diferentes
al evaluar
documentos de diferentes perodos, pues lo que es valioso en el
pasado puede no serlo en el presente.
Cerno un primer principio general, quisiera sugerir que se establezca
una
linea de fechas cronolgicas ante las cuales deben conservarse todos los documentos tanto pblicos como privados.
La mxima
es
vlida desde que fue formulada en 1901 por H. O. Meissner,
mientras estuvo de jefe del Prussian Privy State Archives.
Esto es
que
"la edad debe respetarse en los documentos",
una mxima que es
aceptada obviamente, debido a que los documentos del pasado se vuelven
valiosos
cuando
son escasos.
Por esta razn, los archivistas de
varios pases, propusieron que todos los documentos se guardaran si
eran
previos a ciertas fechas. En Alemania, la fecha es 1700, en
Inglaterra 1750, en Francia 1830 y en Italia 1861. La fecha Italiana
corresponde muy cercanamente por coincidencia histrica, a la adoptada por el Archivo Nacional de los Estados Unidos, donde casi todos los
documentos
sobrevivientes
que se generaron antes de la Guerra Civil
que se inici en 1861, se estn conservando. Yo creo que la fecha
de 1900 es la ms apropiada para los pases del Caribe. No creo que
esta fecha sea muy conducente, ya que las condiciones climticas no
permiten
hacer una buena conservacin de los documentos, y que el
cuidado archivstico slo se ha tenido en aos recientes.
El segundo principio que yo quisiera sugerir es que los documentos
privados se conserven donde puedan estar disponibles para una
institucin Archivstica. En los Estados Unidos, muchas instituciones, bibliotecas, sociedades histricas y archivos, estn coleccionando material manuscrito. Su nmero alcanza los
miles.
Coleccionan cartas, diarios, memorias, libros de contabilidad y otros tipos
de documentos creados por personas; y documentos de todo tipo creados
por negocios, iglesias, colegios y similares. En particular, las bibliotecas universitarias iniciaron programas de recoleccin muy activos hace pocas dcadas.
Robert B. Downs, un notable bibliotecario
americano, opinaba que los manuscritos "anteriormente despreciados en
todas las instituciones excepto en algunas pocas, ahora son considerados al menos en algunas regiones del pais, ms acusiosamente que el
material impreso".
El material reunido no slo es material viejo,
normalmente es casi contemporneo con el perodo durante el cual se
recogi;
al
menos en los Estados Unidos, se est haciendo ms
investigacin, de manera que ahora cada aspecto de la sociedad actual
es un tema de investigacin.
Dos criterios deben tenerse en cuenta al evaluar los documentos
privados,
aunque
no deben aplicarse con decisin absoluta. Uno
se relaciona con la singularidad de la informacin de los documentos,
el otro, con la importancia del contenido de los documentos.
El trmino "singularidad" significa que la informacin contenida
en documentos particulares no puede encontrarse en otra parte, ya
sea en fuentes publicadas o n.
Con el fin de determinar si los
artculos son realmente nicos o singulares, un archivista debe
- 252 -
conocer qu informacin relacionada con el tema existe en libros,

peridicos,
revistas
y
otras publicaciones, qu existe en otras
colecciones de manuscritos que se conservan en instituciones de
investigacin.
En una palabra, debe ser un real experto sobre el
tema de los artculos, y conocer todas las fuentes de informacin
relacionadas con stos.
El trmino "importancia" se refiere a la importancia de la
persona que produce los documentos o a la importancia de las matriau
a las cuales pertenecen los documentos.
Obviamente los archivistas deben conservar todos los documentos
producidos por, o relacionados con personajes importantes en la
historia de un pais. Si su conocimiento de historia es
extenso,
tambin deben conservar los documentos sobre personas cuya influencia
en el curso de los sucesos, aunque no se conozcan mucho, sea considerable.
Si
estn tratando con documentos institucionales, tales
como los de iglesias, o universidades, deben conservar los documentos
de personas que sean significativos para el desarrollo de las oficinas
con las que estn asociados, aunque no se conozcan tales personas.
Los archivistas tambin deben conservar los documentos
que
se
relacionan
con cosas y fenmenos importantes, tales como un suceso o
episodio histrico especfico, o un sitio o edificio histrico especfico.
En general, entre ms importante sea la persona, la cosa
o el fenmeno, ms importante es el documento relacionado con ste.
Los criterios de singularidad e importancia, si bien son algo
tiles como pautas generales, deben interpretarse con moderacin.
La mayora de los documentos son nicos en el sentido de que reflejan un punto de vista personal que no se registra en ninguna otra parte, y as prueban su singularidad. Por lo general vale la pena conservar un documento de opiniones personales, emociones e ideas sobre
asuntos pblicos u otros temas.
Este hecho ha sido subrayado por
Phyllis
Mander Jones, primer director de la Biblioteca Mitchell en
Australia, quien escribi que en contraste con los documentos, "en
los papeles privados, el estudiante encuentra un contacto ms personal con su tema, tal vez porque los documentos privados son los que
ms reflejan
los prejuicios y sentimientos naturales humanos", y
porque stos y "los documentos de consideracin
privada
y semipdblica pueden ser una buena fuente de datos variados".
Tampoco el criterio de importancia es absoluto, ya que lo que
puede ser importante para alguien puede no serlo para otro. El historiador americano Justin H. Smith opin que "mucho se dice sobre
"basura",
pero la "basura" de un investigador puede ser muy valiosa
para otro, y lo que no parece valioso hoy puede ser muy importante
maana".
Los documentos de gente no importante-gran jeros, vendedores
de almacenes, trabajadores- se conservan para estudios sobre las condiciones
econmicas
y sociales. Tales documentos son valiosos por
ser escasos, ya que gente poco importante por lo general mi guarda
documentos.
Ahora voy a tratar algunos principios que deben regir la evaluacin de documentos pblicos o gubernamentales.
El primero es que el valar de las documentos de asuntos
activos
del gobierno debe ser determinado por los funcionarios que los usan.
Tales funcionarios deben guardar los documentos bajo su propia jurisdiccin
mientras los necesiten para fines administrativos, legales y
fiscales. Los documentos deben conservarse hasta que haya terminado
o casi terminado su valor para el gobierno.
- 253 -
El segundo principio es que los documentos pblicos se evalen

en relacin con la evidencia que contienen de la organizacin y funcionamiento del organismo que los produce. En cuanto
a
evidencia,
ne refiero a lo que la oficina lia hecho, cmo se inici, cmo fue
organizada, y qu impacto ha tenido en el pblico.
Esta evidencia,
en resuman, debe contener la historia de la existencia y de los
logros de la oficina.
Debe reflejar sus experiencias al tener
en
cuenta los programas por los que responde, y debe mostrar cmo se
han formulado sus polticas y
procedimientos, cules decisiones
bsicas
se han tomado y qu acciones principales se han llevado a
cabo. Una institucin archivist Lea debe conservar las evidencias de
la administracin gubernamental y sus responsabilidades.
Estas evidencias deben conservarse para que los funcionarios pblicos puedan
dar cuentas a quienes sirven.
En el gobierno federal de los Estados Unidos, los documentos que
se
conservan
por sus valores probatorios, pertenecen a una de tres
clases principales :
1)
conjuntos principales de tipos recurrentes de documentos que

reflejan las polticas, procedimientos, organizacin y
logros de una oficina.
2) documentos imporl-.anl-.es a ni vol ejecutivo que muestran la

exposicin razonada de sus planes y decisiones bsicas y
sus principales actividades, y cmo estas ltimas fueron
dirigidas y revisadas; y
3) documentos seleccionados sobre funciones y actividades
especficas que muestran cmo se realizaron.
Aunque en los pases del Caribe los documentos pueden organizarse
en forma diferente a como se organizan en los Estados Unidos, sin
embargo vale la pena considerar las i n s clasrw nancionadas con mayor
detalle.
1.
Conjuntos principales de
deben incluir los siguientes tipos:
Documentos.
Estos
conjuntos
a)
La poltica formal y procedimientos con documentacin

relacionada con su origen y desarrollo, incluyendo recomendaciones , justificaciones, endosos, despachos de aduana y
comentarios del tema. Tales procedimientos sirven para
informar a los funcionarios sobre las polticas y procederes de varias oficinas con una agencia. Los conjuntos de
todos los procedimientos (activos al !<jual <ju< obsoletos)
deben conservarse para fines archivsticos.
b)
Organigramas, informes funcionales y directorios, que se

necesitan para comprender la estructura de una oficina y la
importancia de las personas que trabajan en ella. Los conjuntos de documentos (tanto activos como obsoletos) deben
conservarse para fines archivsticos.
c)
Informes narrativos y estadsticos sobre los logros del

programa. Existen resmenes narrativos de la direccin y
ejecucin de un programa de una oficina. Estos informes
- 254 -
puelen apar<2cer como infornes anuales o de otra periodicidad

y aunque los documentos oficiales no son crticos, sin embargo, son archivisticamente valiosos. Las narraciones de
la historia de una oficina tienen mayor valor que los informes anuales o de otra periodicidad, y deben conservarse para
fines archivisticos.
d)
Material publicitario y publicaciones. Debe conservarse un

conjunto de documentos de cada uno de los tipos de material
publicitario, tales como comunicados de prensa, copias de
conferencias de prensa, discursos oficiales y similares.
Tambin debe conservarse un conjunto de publicaciones que
contribuyan a la comprensin de la organizacin, funciones
y logros de una oficina.
2.
Documentos importantes a nivel ejecutivo.
Una
institucin
archivstica debe
tratar de conservar los doou.risntos de cada oficina
que proporcionen una exposicin razonada de las principales actividades
a nivel ejecutivo. Para designarlos mejor, a estos documentos se
les ha llamado "documentos sobre direccin ejecutiva".
Estos
se
relacionan con polticas y decisiones de todas las oficinas y reas;
programas y planes bsicos; problemas generales de gestin; relaciones
con oficinas legales, de manejo y de personal; relaciones oon
cuerpos extra-gubernamentales, tales oowo firmas de negocios; relaciones con otros cuerpos gubernamentales; actividades de investigacin,
anlisis e inspeccin; desarrollo del
programa y
evaluacin,
y
similares.
Tales
documentos se relacionan con la direccin ms que
con el desarrollo actual de los programas gubernamentales. Dentro de
los tipos de documentos sobre direccin ejecutiva se incluyen los
siguientes :
a)
Documentos autorizados que afectan y definen las funciones,

tales como leyes, rdenes, decisiones de la corte, opiniones
legales, interpretaciones, reglamentos, y endosos relaclonados, despachos de aduana y comentarios.
b)
Agendas, minutas y copias con artculos de soporte (incluye

copias de documentos que han influido o discutido) de las
reuniones de personal.
c) Agendas, minutas y copias con artculos de soporte (incluye

copias de documentos que han influido o discutido) de las
reuniones de los cuerpos interoficiales y extra-gubernamentales.
d)
Informes sobre estudios, investigaciones, intervencin y

ajustes de cuentas y registros de la estructura organizacional, operacin, gestin y sistemas, con artculos
relacionados que muestran su inicio, alcance, procedimientos
y resultados.
e)
Informes de presupuesto con documentacin de soporte y de

contribucin.
3.
Documentos
sobre
funciones
especficas.
Una
archivstica
debe
tratar
de
conservar para cada
documentos que muestren como realizaron sus programas.
- 255 -
institucin
oficina los
Deben seleccionarse cuidadosamente los documentos que

qu
hicieron
los
funcionarios
pblicos en desarrollo
funciones y actividades especficas.
revelen
de sus
Esta es un rea de difcil

evaluacin
y
seleccin.
Casi
todo documento es un producto de algn tipo de actividad y dice algo
sobre ella. Por lo tanto es necesario determinar primero, cules
actividades merecen tener una documentacin, y segundo, cul y qu
cantidad de documentacin sobre stas debe conservarse.
Para
tomar
estas determinaciones deben seguirse algunas pautas:
a)
Es necesario analizar el carcter de las funciones y las

actividades en relacin con los documentos producidos. Las
funciones pueden caracterizarse como sustantivas y de rutina.
Las sustantivas son aquellas que se relacionan con la(s)
misin(es) especfica(s) de una oficina, o sea, el trabajo
que diferencia a una oficina en particular de las dems.
Adeinas merecen tener una documentacin permanente. Las
funcionas de rutina, por el contrario, son las que se relacionan con el manejo interno, o sea las actividades internas
que son comunes a todas las oficinas. Aunque estas actividades son importantes para la operacin eficiente, son simplemente inherentes al desarrollo de las funciones explcitas o esenciales de una oficina, y rara vez necesitan una
documentacin permanente.
Son relativamente pocos los documentos sobre el manejo
interno que deben conservarse con fines archivsticos. Tales
documentos cubren las trivialidades de la administracin de
personal, nmina, solicitudes y suministros, contabilidad,
viajes y transporte; espacio fsico y mantenimiento; y actividades relacionadas. Los procedimientos que se siguen
para realizar tales actividades son muy parecidos en casi
todas las oficinas y los documentos sobre ellas rara vez
contienen alguna evidencia que sea esencial para entender el
funcionamiento de una oficina especfica.
Por lo general,
se conserva material suficiente sobre las actividades internas de un gobierno, entre los documentos de las oficinas
responsables de vigilar estas actividades.
b)
Es necesario analizar la documentacin total sobre cualquier

funcin o actividai especfica. Al ejecutar una funcin,
por lo general actan varias oficinas a diferentes niveles
administrativos. Normalmente estas actividades se relacionan
con asuntos progresivamente ms detallados al descender en
la escala administrativa. En la parte de abajo se relacionan
con los asuntos que el gobierno tiene con personas, cosas o
fenmenos especficos. Los documentos sobre funciones no
deben seleccionarse en base a fragmentos o partes, sino con
base en el conocimiento de la documentacin total relacionada con la funcin.
Para determinar cules documentos deben conservarse sobre
una funcin dada, es necesario analizar los documentos y sus
relaciones en los diferentes niveles administrativos. As
entonces ser posible identificar los archivos especficos
que contienen el documento esencial sobre la realizacin de
la funcin: stos deben conservarse. Cuando se dispone de
documentos de resumen, en niveles administrativos altos, por
lo general contienen la documentacin adecuada.
- 256 -
c)
Es aconsejable conservar los documentos que muestren cono se

ejecut una funcin. Aqu hacemos nfasis en los documentos que se relacionan con el curso de accin tpico o
normal. Estos pueden ser documentos que son representativos
de todas o de la mayora de las transacciones de un tipo
especial. Unos pocos casos sobre cwrj se adjudicaron los
pleitos, por ejemplo, pueden servir como documentos adecuados
sobro los' procedimientos que se siguieron. 0 los documentos
de una oficina ejemplar a un nivel administrativo ms bajo
pueden ilustrar la norma o patrn de la accin. Durante
la Segunda Guerra Mundial, a un nmero limitado de tablas
de precios y racionamiento de la Oficina de Administracin
de Precios, cuyos documentos se conservaron completamente
en el Archivo Nacional para ilustrar cmo se manejaron
varios problemas a nivel local, se les llam "Tablas de
Archivo".
d)
Tambin es necesario guardar documentos sobre aspectos tpicos del funcionamiento y actividad de una oficina. Aqu
se hace nfasis en los documentos que se relacionan con
acciones o eventos poco usuales o muy significativos. En
cuanto al criterio para la seleccin de documentos pdblicos
desarrollado por la British Public Office, se conservan los
"documentos relacionados con un cuento bien conocido o internacional o una causa clebre, o con otros eventos que aumenten el inters o las contr-o-./orsias en el plano nacional" .
Deben conservarse los documentos sobre acciones particulares
que tienen especial significado para una oficina o que tienen
un impacto poco usual sobre el publico. Igualmente debe
conservarse la documentacin ms o menos completa de las
actividades que representen desviaciones significativas de
la norma. Estas desviaciones pueden presentarse tanto en
las funciones esenciales como en las de rutina.
Incluso
deben conservarse los documentos sobre actividades de manejo
interno que sean caractersticas o que se desven notablemente del patrn normal, o que contengan problemas particulares de una oficina.
El tercer principio es que los documentos

pdblicos deben ser
evaluados en relacin con la informacin que contienen sobre personas, cosas o fenmenos.
El trmino
"personas" incluye
autores
personales
y
corporativos.
El trmino "cosas" incluye lugares,
edificios, objetos fsicos, objetos naturales y
similares.
El
trmino "fenmenos" se
relaciona a lo que les sucede a las personas
o a las cosas; en cuanto a condiciones, problemas, actividades,
programas, eventos, episodios y similares. Aqu se tienen en cuenta los
documentos conservados solo o primordia luiente por su informacin
investigativa.
Esta es informacin que se encuentra en los documentos pblicos; sobre los asuntos que tratan las
oficinas publicas;
y no
informacin que se encuentra en documentos sobre las oficinas
publicas mismas.
La mayora de las grandes series de documentos
en el Archivo Nacional de los Estados Unidos, por ejemplo, fueron
ingresadas principalmente por la
informacin
que contenan
en
relacin
con
otros
asuntos distintos a la accin del gobierno
mismo. Dentro de estas series se encuentran los voluminosos esquemas
de censos, documentos del servicio militar, archivos de pensiones,
listas de pasajeros y documentos de permisos de entrada.
- 257 -
Es muy difcil evaluar los

Nacional estaleci criterios
y seleccin de documentos que
lo cual se <-<)'. IIM en su
Public Records". En general el
investigativos se juzga en base
valores investigativos.
El Archivo
para el reconocimiento, identificacin
contengan informacin investigativa,
boletn sobre "The Appraisal of Modern
valor de los documentos para fines
a:
1) la unicidad (singularidad), 2) la utilidad o forma, y 3) la

importancia de la informacin que contienen.
Estos criterios se
discuten en cuanto a los documentos que contienen informacin
sobre
personas, cosas y fenmenos.
1. Documentos sobre personas.

Al
evalufir
los doouxentos
recientes
relacionados
con personas, recomiendo que se haga lo
siguiente:
Guardar todos los documentos relacionados con personas importantes , tanto individuales como corporativos, si tales documentos pueden
identificarse y separarse (seleccionarse). Pero no se deben guardar
grandes series
que contengan informacin personal solo porque algn
'locuivi'ito en la serie pueda pertenecer a personas importantes.
Guardar- los <1< x-n.it >:i ); .jue .-jo'iiui-ia^n informacin especial sobre
personas
ya
que los doo mantos o los archivos nicos contienen
informacin personal extensa o i ni.en â.
Estos
documentos
pueden
relacionarse con muchas personas o puelen contener muchos hechos sobre
unas pocas personas.
Censos sobre poblacin, por
ejemplo,
listan
muchas personas sobre las que se dan hechos que son tiles en una
variedad de estudios. Por otra parte, los estudios de grupos ocupar
clnales o
tnicos u otros grupos de poblacin, contienen informacin completa sobre unas pocas personas.
Guardar ejemplares adecuados o una muestra estadstica de los
documentos sobre las clases de personas, tales corno grupos ocupacionales o religiosos u otros tipos de grupos, y de los documentos sobre
autores corporativos, tales como organizaciones laborales y de negocios, si estos documentos son tiles para estudiar
las condiciones
sociales y econmicas,
y si
constituyen la nica o la ms til
de las fuentes de mFornviein sobre estos asuntos.
Cuando se trabaja con documentos re a< : i < >na lus a los derechos
personales, la institucin de archivo debe guard-nr solivate aquellos
sobre derechos fundamentales, tales oomo los de ttulos de propiedades o ciudadana; todos los dems, incluyendo documentos sobre pensiones, seguridad social, servicios mdicos y de bienestar social, se
guardarn
en
la
oficina
que los cre por la duracin de su
utilidad.
No deben conservarse documentos que reflejen
solamente
relaciones teirporales de los ciudadanos con el gobierno, oomo lo son
los documentos de impuestos, contratos y similares.
2. Documentos sobre cosas.

Al evaluar documentos recientes
que se relacionan con cosas, recomiendo las siguientes acciones :
Guardar los documentos que contengan cosas fundamentales, como la
tierra.
Estos documentos pueden relacionarse con recursos naturales,
clasificacin de
suelos, anlisis
geolgicos
y
topogrficos,
exploracin, propiedad de la tierra, y similares.
- 258 -
3.
Documentos
sobre
fenmenos.
Al
evaluar
documentos
recientes que se relacionan con fentnenos, recomiendo las siguientes
acciones :
Guardar los documentos relacionados con
episodios u otros fenmenos especficos.
sucesos
importantes,
Guardar los documentos que en conjunto sean tiles para estudios

de las condiciones sociales, econmicas, polticas y otras condiciones dentro de un pais, si constituyen .la n i M y i-, m'ts til ruante
de
informacin
sobre estos asuntos.
Si estos doc ruinen tos son muy
voluminosos y es difcil su consulta acadmica, debe guardarse slo
una muestra estadstica, o ejemplares representativos de ellos.
La British Public Records Officce ha establecido criterios que
especifican que deben conservarse las siguientes clases de documentos
relacionados con los fenmenos:
Documentos que contienen referencias directas sobre el curso o
desarrollo de los grupos polticos, sociales, econmicos yol.rojrav.K,-. r vi ir i: ion la tente si contienen datos financieros o estadsticos
no publicados que cubren un largo perodo o una gran rea.
Documentos relacionados o>i los aspectos ms importantes
investigacin y el desarrollo cientfico y tcnico.
de
la
Documentos que contienen asuntos de inters local de los cuales

no es racional esperar que las pruebas estn disponibles localmente,
o que abarquen sinopsis de esta informacin en todo el pais o en una
grao rea.
Aunque se reconoce que la informacin investigativa en los di.-npblicos es muy importante, la mayora de los temas a los qu<>
so refieren los documentos recientes, se manejan adecuadamente en
otros medios le mforiTYicia. La informacin detallada que contienen
sobre personas, por ejemplo, por lo general se encuentra resumida en
tabulados
e
informes o est disponible en publicaciones u otros
medios. El carcter complejo de estos documentos pblieos recientes
es un impedimento para hacer una investigacin fructfera.
IH-!:*!
En conclusin, dir que la evaluasiXi de docr^n-mtus o-; pri.i*>i-Ualtante

un asunto de difcil trabajo analtico. Las evaluaciones
no deben basarse en intuiciones o suposiciones arbitrarias de valor;
deben ba-sarsa
en un anlisis completo de la documentacin que trata
el asunto que contienen los documentos. El anlisis es la esencia de
la evaluacin
archivstica.
Las evaluaciones de un archivista
dependern del grado de estudio
sobre
cmo
aparecieron
los
documentos
y que haya analizado oales otras fuentes, publicadas o
n, estn disponibles
sobre el tenvt de los documentos que se
estn revisando.
- 259 -
ORDENACIN Y DESCRIPCIN
VOCABULARIO
CONTROLADO
EN
LA
INDIZACION
DE
ARCHIVOS
por
Lionel
NATURALEZA
DE
LOS
Bell B.A.
INDICES
TEMTICOS
DE
ARCHIVOS
La informacin contenida en los archivos puede abordarse de

varias maneras y el temtico a la materia, por medio de un ndice
de materias, no se ha utilizado con el mismo alcance que en las bibliotecas. Las razones para esto y las diferencias entre la biblioteca y el material de archivo necesitan estudiarse antes de hacer
cualquier intento para considerar un acceso sistemtico a los
temas de los archivos.
Este estudio es particularmente necesario
porque tales accesos sistemticos que se han hecho en el campo
bibliotecario, no sera sensato ignorarlos y tomar prestadas las
tcnicas de las bibliotecas para usarlas en las oficinas de archivo.
Por otro lado, si los mtodos bibliotecarios han evolucionado para
solucionar los problemas propios de las bibliotecas, no sera sabio
sucumbir a la tentacin de usar tales mtodos simplemente porque
las tcnicas detalladas se han puesto a prueba y han tenido xito.
Es una tradicin de archivstica que los documentos, en
contraste con los libros y los artculos, son parte de las memorias
en vez de tratar sobre ellas y aunque pueden ser menester algunos requisitos del principio general, hay una diferencia lo suficientemente
real que conduce a diferentes accesos en la indizacin. Por ejemplo
an los artculos ms detallados pueden ser sobre el reclutamiento
y organizacin de un contrato en el ejrcito en 1337, mientras
que los documentos son los contratos hechos por particulares con
objetivos precisos en das precisos y con cuentas que registran los
pagos. Por consiguiente tener acceso a los documentos por medio de
ndices de nombres, ha sido algo obvio y til, de manera que
se ha hecho regularmente, mientras que el acceso detallado por
temas por lo general aparece difcil fuera de lugar.
Donde los
temas aparecen en ndices por nombres, a menudo se subordinan a los
nombres, como en "Suiza, trabajos con papas", aunque el elemento tema
en ocasiones puede tratarse independientemente en alguna otra parte
del mismo ndice, y el nombre en este caso se subordina al tema, i.e.
puede haber una entrada adicional que diga "Trabajos con papas en
Suiza".
La frecuencia de esta combinacin de entradas que empiezan
por materia y aquellas que empiezan con nombres, tienen un efecto en
la clasificacin de los ndices de materia o, ms propiamente, de
los ndices generales de los documentos. Por lo general, las clasificaciones tienen un fuerte elemento alfabtico, y rara vez se
intenta arreglar las entradas en un orden que sea dependiente de
las relaciones de las ideas contenidas.
El ordenamiento de los documentos por la procedencia administrativa en gran parte limita el campo de investigacin de estos documentos.
Respecto a cualquier pregunta, casi todos los departamentos
administrativos pueden descartar campos cronolgicos o aquellos del
rea de competencia, en una forma que no tiene paralelo en el campo
- 260 -
bibliotecario. En este ltimo caso, se puede tener acceso por madio

de un simple catlogo clasificado de todos los fondos mientras que
con los archivos, una vez que se han determinado las secciones o
clases que se usarn, se elaboran guas de referencia, las cuales
no deben contener elementos muy generales. Todas las entradas en
tales guas o auxiliares de referencia son de naturaleza especfica, mientras que en los catlogos de las bibliotecas, las ideas
generales no solo rigen el plan de la clasificacin sino que tambin proporcionan la base para las referencias a trabajos generales, inclusive al ms general de todos, como son las enciclopedias.
En este sentido, no existen documentos generales.
Claro est que no es fcil escoger departamentos administrativos o clases de archivos tiles pues generalmente depende de la
gua general del archivo y particularmente del ndice de materias a
esta gua. Puesto que sta es la entrada principal para muchas
bsquedas, y su ndice contiene las descripciiones de los departamentos y las clases y no de los documentos, tiene ms en comn con
las prcticas bibliotecarias que con los ndices de archivo que son
el tema de este artculo. Pueden aparecer ms elementos generales,
especialmente si una buena proporcin de las clases de archivo relacionadas estn en depsitos y no tienen una procedencia administrativa que limite su rango. Por esta razn, al intentar por ejemplo,
sistematizar la indizacin de varias guas, o descripciones a
nivel de gua, se pueden usar mtodos bibliotecarios hasta un punto
que no sea conveniente a los ndices de archivo.
Esto mismo es vlido para los ndices temticos de todos los fondos de una oficina,
e.g. en tarjetas independientemente de una gua impresa. Memas los
ndices a los documentos depositados o a los manuscritos histricos al igual que los ndices a las descripciones a nivel de gua,
pueden ser ms generales y clasificados en su acceso que los de
los ndices ms especficos de archivo. Las siguientes observaciones sobre los ndices de archivo deben tenerse en cuenta con el
fin de excluir los ndices diferenciados anteriormente.
CLASIFICACIN Y CONSISTENCIA
Aunque la clasificacin,o sea la agrupacin de temas relacionados bajo un encabezamiento nico,se ha empleado regularmente en los
ndices de archivo, la razn ha sido metodolgica y el mtodo,
alfabtico. No solo el orden alfabtico ha sido el criterio para
ordenar cualquier encabezamiento, los encabezamientos mismos se han
ordenado alfabticamente para construir el ndice como un todo. No
conozco ningn caso donde se haya intentado agrupar los encabezamientos relacionados en una forma completamente clasificada, aunque hay un
componente de este tipo de clasificacin dentro del encabezamiento
"Acciones" en el ndice de materias del "Curia Regis Rolls". El
ndice general que combina materias y nombres como el Foreing Office
Main Index, ha sido ms comn que el ndice de materias por separado, como "Curia Regis Rolls", lo cual se justifica por el tipo de
consultas que se hacen a los archivos que a su vez dependen del
carcter especfico del material. Cuando se tiene una consulta
especfica que combina nombres y resmenes, es ms til tener un
ndice donde se puedan chequear todas las alternativas de acceso y
por lo general es preferible que las entradas se hagan como tems
especficos en lugar de reuniras en grupos. Claro est, que hay
muchos casos en que el indizador pueda suponer en forma razonable que
- 261 -
quienes estn interesados en el tema A pueden tambin interesarse en

el tema B, de manera que es mejor reunirlos bajo un encabezamiento
ms general. Estoy seguro que ha habido muchos casos en los cuales
la agrupacin ha sido metodolgica en su origen y muy poco relacionada con la asistencia al lector, tanto que se ha desarrollado la
tendencia a rechazar por completo cualquier entrada especfica. Se
han hecho ndices donde todas las entradas han sido asignadas a
algn encabezamiento abstracto que rige la posicin de la entrada en
el ndice, an cuando tales encabezamientos tienen solo una entrada
subordinada, de manera que ningn elemento de la agrupacin se
mezcla con otro parecido. Esta es la msjor experiencia metodolgica.
Una de las mayores dificultades que confronta la indizacin por
materias, comparada con la indizacin por nombres, es la consistencia.
Constantemente hay que preguntar "Se ha indizado este tipo de
materias anteriormente?" o de otra forma "se ha indizado con esta o
aquella profundidad este tipo de documento antes?" y tambin "Dado
que este tema debe representarse en el ndice, qu lenguaje se us
anteriormente?" Con el fin de lograr consistencia, hay una constante
necesidad de volver atrs,a los ndices anteriores de las series y a
las etapas anteriores del ndice corriente. Este tipo de examen se
hace si el indizador sabe que si hay un tema particular, ste deber
estar en un grupo particular, cualquiera que sea el idioma empleado
para describirlo. Para un grupo de esta naturaleza, ste es un tem
ms pequeo para estudiar que el ndice total, y en todo caso es un
grupo de antecedentes en lugar de entradas nicas que el indizador
debe considerar de vez en cuando con el fin de mantener su consistencia.
Por otro lado, los usuarios de los ndices pueden ir directo a
las entradas individuales que necesitan, particularmente en un ndice
donde hay muchas entradas especficas por nombre. Por lo tanto, en
muchas ocasiones es intil imponer entradas directas de temas de una
etapa intermedia para decidir qu grupo o grupos de temas deben
estudiarse, an cuando esta decisin sea solamente cuestin de
seguir una referencia cruzada. Esto no quiere decir como se seal
ya, que no hay ocasiones en que el usuario del ndice interesado en A
tambin lo este en el B, lo cual es sensato desde su punto de vista
del grupo de trminos. Tampoco creemos que haya usuarios que necesiten la ayuda de algn tipo de clasificacin para limitar sus consultas generales. Pero en general, los ndices temticos de archivo
deben contener entradas individuales y especficas, y en particular
debe hacerse cualquier agrupacin de entradas para uso del usuario y
no para beneficio mecnico temporal del indizador.
Por la naturaleza del material,la imposicin de la especificidad
en la descripcin, y la ventaja que tiene para el usuario mantenerla
en el ordenamiento del ndice, hace improbable que se pueda desarrollar una clasificacin pre-consolidada para la indizacin de
archivos en la misma forma como se han desarrollado estas clasificaciones para uso de las bibliotecas. Las series de archivo difieren
considerablemente en contenido, y sera ms beneficioso desarrollar
la clasificacin para la indizacin de una serie tanto como esa
serie lo necesite. Como se ha demostrado, esta necesidad, en trminos de cantidad, puede no ser grande, aunque en cada caso se requiera
cierto tipo de control de consistencia; la necesidad es por un
producto hecho a la medida. El caso puede ser distinto para la indizacin sistemtica de las guas de archivo o de informacin de
este tipo, y si es posible sera mejor indizar todas las guas
en una misma forma o preparar ndices unidos de ellas.
- 262 -
La necesidad en este caso es de ndices especficos de manera

que las entradas como un todo no estn arregladas por grupos de
materia, o ndices generales donde las materias y los nombres aparecen en un orden, no por separado, y de ndices que tengan algn
tipo de control de consistencia. El problema es si tales ndices
pueden darse en alguna forma sistemtica, particularmente con la
ayuda de mquinas. En cuanto al problema relacionado con la sustitucin de ndices por mquinas, no intento considerar el hecho
que los usuarios de los archivos preferiran tener ndices convencionales que
puedan llevar, enviar y consultar en cualquier
parte y que las tcnicas hasta ahora desarrolladas en los sistemas de recuperacin, no se adaptan muy bien a la investigacin de
archivos. Ya que la construccin de ndices temticos implica
una sucesin de decisiones, cada una con un precedente, debemos
analizar si estas decisiones pueden registrarse de tal forma que el
precedente se opere automticamente, relevando al indizador de la
tarea de buscar precedentes o, como alternativa, relevndolo de la
tarea de tomar decisiones en casos donde ya se han tomado. Claro
que est sujeto a que l pueda cambiar de idea o de sistema.Cuando
los ndices estn almacenados en forma legible por mquina, pueden
mezclarse para producir ndices unidos o hacer selecciones de
ellos ya que hasta cierto punto son consistentes uno a uno, o existe
un mtodo para abolir las inconsis- tencias. Si tal sistema, puede
eliminar algunas tareas en la construccin de un ndice, las
posibilidades de combinacin y de seleccin de este tipo deben
considerarse beneficiosas.
Esto nos conduce al problema de la consistencia, cualidad esencial de un ndice satisfactorio. Una de las formas en que la indizacin debe ser consistente si va a ser satisfactoria, es en la seleccin de sucesos y de ideas que se van a indizar, y en el caso de
muchos docunentos, tambin en la seleccin de nombres. Documentas
similares deben indizarse en forma similar en cuanto a detalles,
profundidad y acceso. No veo la forma como tales selecciones, puedan
hacerse mecnicamente.
Los trminos en que se indiza un pasaje
pueden no aparecer en el pasaje mismo, pero pueden extractarse por
medio de exploracin mecnica, y an en el caso de nombres, parece
no haber reglas confiables por las cuales se puedan tomar del texto
para procesarlas en forma de ndice. Cunto se pueden reducir a
reglas las selecciones de temas, dependiendo del conocimiento del tema
y del valor del documento, para entender, en forma corta, qu significa el documento?
Puede tomarse como un hecho, que las entradas
apropiadas del ndice en este campo, puedan prepararse solamente con
la intervencin del hombre quien continuar siendo el responsable
por la consistencia en la seleccin, aunque pueda recibir alguna
ayuda del procesamiento mecnico.
El siguiente paso en el procesamiento es ver si el lenguaje
empleado es consistente con el que se utiliz anteriormente, que la
misma idea se exprese en los mismos trminos, y que cualquier forma
de clasificacin o agrupacin que se haya empleado previamente, se
emplee de nuevo. En la mayora de los ndices de archivo, las entradas de temas tienen slo un trmino o frase introductorio tratado desde un punto de vista temtico, y cualquier modificacin que
siga a este trmino se arregla en forma alfabtica.
De esta manera
se puede tener "Exportaciones, de armamento por Alemania" y "Exportaciones, promocin de, por accin del gobierno", sin intentar
relaciones lgicas entre el trmino introductorio y la frase modificada, para arreglar los modificadores en patrones normalizados u
rdenes lgicas.
- 263 -
Lo que pasa es que todas las decisiones previas referentes a

estos trminos que constan de una o dos palabras, se almacenan en
forma separada del ndice. Tales decisiones no necesariamente
afectan su organizacin, y deben ser consultadas por palabras
semejantes. Esto puede hacerse necnicamente.
En el caso de entradas que constan de trminos y sus relaciones
definidas, se ha sugerido que se haga una clasificacin automticamente a partir de las relaciones . Eso no es posible aqu donde no
hay relaciones entre las entradas pero de alguna forma puede hacerse
una clasificacin que vaya aumentando naturalmente por medio del
registro de todas las decisiones que se han tomado sobre el lenguaje y
el ordenamiento, esto es en cuanto que una clasificacin conste de
decisiones sobre el lenguaje y el oredenamiento del ndice mismo,
i.e. el estrato inferior o en los estratos ms altos, los cuales son
necesarios para asegurar la consistencia completa.En conjunto la clasificacin consta de estos dos elementos que pueden almacenarse separadamente del ndice, las entradas propuestas para el ndice
pueden enfrentarse a s mismas, y pueden imprimirse totalmente o en
parte, como se requiera.
Por lo tanto, se puede proporcionar la gua necesaria para la
construccin consistente de ndices sucesivos, sin interferencia con
el ordenamiento interno en la forma impresa, excepto cuando deba tomarse una decisin sobre el ordenamiento interno en s mismo para
beneficio del usuario. La clasificacin en este sentido constar de
las decisiones que se han tomado sobre agrupacin y sinnimos
dentro del ndice y tambin del ordenamiento de los trminos que
se aceptan como "palabras gua" en el ndice con algin patrn lgico. Estas palabras gua o trminos de introduccin aparecen alfabticamente en el ndice y por lo tanto, mantendrn su orden,pero se pueden ordenar oonceptualmente en la parte ms alta de la
clasificacin. La clasificacin total constar de trminos unidos
por una de tres clases de relacin. Dentro del ndice habr una
relacin de sinnimos donde A, para los propsitos de este ndice,
ser lo mismo que B, y todas las entradas de una sern transferidas
a la otra. Tambin dentro del texto, habr una relacin subordinada
donde A, para propsitos de este ndice, ser un subencabezamiento
de B, de manera que todas las entradas relacionadas con A se encuentren bajo B, A. Entre las palabras gua y la parte ms alta o externa de la clasificacin y tambin dentro de esta ltima, habr
una mayor relacin pero no completamente de subordinacin. Esto
es, que a menudo A ser un ejemplo o una parte de B, pero A tambin
puede ser un aspecto de B o tener un parentesco con B. El divorcio de
las partes subordinadas y modificadas y de referencia de la entrada
del ndice de los trminos que van dentro de la clasificacin tienen un efecto beneficioso sobre este ultimo, al igual que sobre el
ndice. La clasificacin externa es menos voluminosa que la clasificacin expresada com un ndice completo, y debido a que es compacta,
no necesita ser estrictamente jerrquica. En un orden completamente jerrquico cualquier concepto tiene su lugar bajo otro concepto lnico cuya relacin es de subordinacin, pero que si hay
espacio para hacerlo, se pueden incluir mltiples relaciones de conceptos. Por lo tanto podemos relacionar la palabra gua "armamento"
con "industria" y "armas" y en ambas relaciones se asociar con
dos grupos principales y diferentes de palabras guas asociadas.
1 Farradane, Scientific Theory of Classification and Indexing in

Jburn Documentation 1950 y 1952.
- 264 -
La expresin de tal sistema multi-<3imensional implica mucha

repeticin y se hace posible si los trminos que se relacionan
constan slo de una o dos palabras.
No podra expresarse en un
ndice pequeo pues la repeticin necesaria de entradas cada una
compuesta de una palabra guia, subordinada, modificador y referencia,
sera inmanejable. El sistema multi-dimensional brinda un cuadro ms
confiable de la situacin conceptual que el sistema jerrquico,
cuya rigidez debe romperse con el uso de referencias cruzadas para
indicar las relaciones que no aparecen en la clasificacin, si se usa
como un todo.
Esta idea de clasificacin aparte del ndice tiene sus antecedentes. En el Inventaire des Archives de la Ville de Strasbourg
srie VII, hay una tabla de grupos de palabras gua en el ndice,
bajo encabezamientos como 'Historia Militar' y 'Vida intelectual'. Se
trata de economizar espacio en las referencias cruzadas y en las
entradas repetidas. Un procedimiento similar se hizo con el ndice
temtico del Calendar of Liberate Rolls vol. VI para sealar los
grupos dentro de los cuales se organizaron las entradas, tales como
'Armas, Armamento' y 'oficios y ocupaciones'. Los trminos que aparecen aqu son por lo tanto, intermedios entre los dos estratos de
trminos usados en el ndice Strasbourg. En ambos casos, las tablas
iniciales dependieron de lo que iba en el ndice,en constraste con
el tipo de clasificacin bibliotecaria preparado con anterioridad
y que trata de suplir todas las necesidades, el cual rige la
organizacin de los libros o el catlogo en lugar de derivarse de
stos. Claro que es ms fcil desarrollar de un ndice, o serie de
ndices de clasificacin requerida, que idear in vacuo una clasificacin que sea aplicable en general para la organizacin de tems
que no existen en el momento.
Esto nos lleva a otro aspecto necesario de este sistema que es,
hacer posible la correccin y la ampliacin de la clasificacin
cuando se requiera. Esto debe hacerse en forma coherente, despus de
examinar la clasificacin, y sin destruir el valor de los ndices
existentes. En particular, no deben ser afectadas las posibilidades
de combinar y seleccionar los ndices.
En cuanto este ndice
no est regido por la clasificacin, este hecho, por s mismo,
preserva estas posibilidades y mientras el ndice est arde- nado
por la clasificacin, pueden aparecer problemas de ajuste en una
versin posterior, por la forma en la cual se almacena el ndice
legible por mquina. Fuera de la posibilidad de unin, el valor de
los primeros ndices en una serie se conservar simplemente por su
existencia por separado en forma impresa, independientemente de
cualquier versin legible por mquina. El hecho que la clasificacin exista separada de cualquier ndice actualizado, hace posible
que se pueda alterar sin daarla. Esta existencia por separado
tambin tiene su efecto en el estilo de indizacih. El indizador
puede proponerse identificar los aspectos importantes del documento y
expresarlos en el lenguaje apropiado, teniendo en cuenta que la combinacin de estos aspectos con puntos de vista ms generalizados y la
comparacin de su lenguaje con el usado previamente, se har por
separado, y un poco, automticamente. Esto lo impulsar a escribir
entradas de ndice que sean especficas y no generalizadas, en las
cuales la descripcin que proporcione se relacione estrechamente con
el contenido del documento. Ya se ha visto que esta especificacin
es un rasgo importante de los ndices de archivo.
- 265 -
Sierrpre que un ndice se inprima despus de procesarlo,

tambin deben imprimirse y publicarse, como una introduccin al
ndice, la parte mayor externa de la clasificacin y los trminos relacionados usados como palabras gua en ese ndice. Los encabezamientos de esta seccin de la clasificacin deben aparecer o
deben ser referenciados en un ndice estrictamente alfabtico, de
manera que sirva como ndice de la clasificacin lo mismo que de los
documentos. Con las clasificaciones bibliotecarias, es necesario
un ndice alfabtico y puede hacerse lo mismo, en forma muy simple.
La clasificacin externa puede ayudar ms directamente al
usuario de los ndices cuando ha tomado parte en la labor de
controlar el vocabuario, y un poco en la forma de este ndice.
En muchos casos el usuario puede ir directamente a los trminos que
le interesan, y es por esto por lo que la especificacin es
valiosa, pero algunos usuarios pueden estar indecisos en cmo usar el
ndice, o no hacerlo con los trminos que ellos tienen pensados. La
clasificacin separada proporcionar a tales usuarios una visin
general del ndice.
An aquellos que han usado satisfactoriamente el ndice y que han encontrado sus referencias apreciarn
haber sido guiados por ste hacia las ideas asociadas en la
clasificacin, y haciendo esto pueden buscar asegurarse que su
estudio ha sido exhaustivo, que han buscado bajo todos los
trminos que puede interesarles en este ndice. Este servicio se
hace en una forma no-sistemtica, usando las referencias cruzadas
de "vase adems" en los ndices convencionales de archivo por
lo cual, tales referencias no se requieren ms.
COMPUNCIN
EDICIN
Un computador puede usarse en la construccin de un ndice de

la manera siguiente. Se puede presentar con entradas compuestas por
palabras gua, modificadores y referencias y se empezar examinado
las palabras gua con el fin de hacer a un lado aquellas marcadas
como nombres, ya sean de personas, lugares, vehculos, corporaciones o
documentos. Debe entenderse que las anotaciones de estos nombres-tipo
y de las materias pueden ser parte de la entrada. Deben aceptarse las
entradas de materia que aparezcan despus de un nombre, como en
"Alemania, exportacin de armamentos por". Las materias que se encuentren sern luego enfrentadas con la clasificacin almacenada
para determinar si se les puede colocar all. Este enfrentamiento
debe ordenarse de manera que no se afecte si se usa en singular o
plural, o con letras maysculas o minsculas. Hay seis resultados
posibles de esta prueba. El trmino puede aceptarse como una palabra
gua, en cuyo caso la anotacin se guarda para que aparezca en el
ndice en forma de entrada. El trmino puede encontrarse listado
como un sinnimo de una palabra gua aceptada, en cuyo caso esta
ltima es sustituida por el trmino original, y se genera as una
referencia cruzada del trmino original a la palabra gua, y tanto
sta como la entrada revisada se guardan como se hizo anteriormente.
Como un tercer punto, el trmino puede encontrarse listado como un
subencabezamiento de una palabra gua aceptada, en cuyo caso esta
ltima se adiciona a la entrada antes del trmino original, y se
genera as una referencia cruzada del trmino original a la palabra
gua, y tanto sta como la entrada revisada se guardan como se hizo
anteriormente.
- 266 -
La cuarta posibilidad es que la palabra gua sugerida se encuentre en la clasificacin solamente a un nivel ms alto, y en este
caso la entrada debe imprimirse como no aceptada con esta informacin. Quinto, el trmino puede encontrarse con dos significados,
i.e. como un homnimo, y de nuevo se rechaza con esta observacin.
La ltima posibilidad es, claro est, que no aparezca el trmino y
la entrada se imprima como un rechazo no-calificado.
Es labor del editor del ndice considerar estos rechazos y
modificarlos o modificar el sistema de manera que se vuelvan aceptables.
Esto puede hacerse ya sea aumentando el numero de palabras
gua aceptadas cuyo proceso es controlado por la necesidad de insertar nuevas palabras gua dentro de la clasificacin, o marcando los
trminos de entrada propuestos como sinnimos o sub-encabezamiento
de las palabras gua existentes, o incluso, re-escribiendo las entradas con palabras guia aceptables. Esta edicin ser discutida ms
detalladamente en la ltima seccin, pero debe sealarse ahora que
la intervencin humana de este tipo en alguna de las etapas del
procesamiento es una caracterstica que no escapa a la indizacin
del material de archivo para tener as una norma deseada. Esto se
aplica tanto para los temas como para los nombres y puede
volverse un obstculo serio en el uso econmico de las mquinas
que ayuda a la creacin de ndices.
La entrada revisada puede repetirse enfrentada con la clasificacin revisada, teniendo el cuidado tambin de probar el material
aceptado previamente, en el caso de que algn cambio inadvertido en
la clasificacin la haya hecho inaceptable. Ahora todas las entradas
deben estar dentro de estas tres categoras y en esta etapa del
procesamiento, debe asegurarse que el segmento apropiado de la clasificacin externa est disponible para su impresin.
APLICACIN AL CABINET PAPERS - NIVEL DE INDICE

Sin embargo, antes de cualquier cosa, debe crearse manualmente
el primer ndice de cualquier serie junto con su clasificacin.
Esto se hizo con los CABINET PAPERS de 1938, y se compar y
edit dentro del sistema un ndice para los de 1937 Este
ejercicio seal algunos puntos que deben discutirse. Ya se ha
sealado que en las entradas que comienzan con un nombre seguido por
una materia, debe ser posible sealar la materia de manera que
pueda tratarse en el sistema temtico. En tales casos, sera
ms sencillo tanto para el nombre como para la materia, aparecer en
los puntos apropiados en la clasificacin impresa para ese
ndice, aunque naturalmente el nombre no quede incluido
permanentemente dentro del sistema. La alternativa sera generar
automticamente una referencia cruzada de la materia al nombre, lo
cual lo prefieren algunos indizadores.
Sin embargo, esto se puede
hacer sin tener que emplear ninguno de estos mtodos sino elaborando
una entrada adicional al ndice en el momento en que el documento se
indiza por primera vez, en cuyo caso todo lo que aparezca
despus del nombre en la primera entrada como un simple modificador
2 Secciones de "Classification and the Index to the 1938 Cabinet

Papers que aparecen como un Apndice. Estas ilustran los puntos
que se discuten en esta seccin del artculo.
- 267 -
sin que tenga funcin en la generacin del ndice, a menos

que se use para determinar la posicin alfabtica de la entrada.
Este es el mtodo adoptado, casi exclusivamente, en el ndice del
Cabinet Papers, y es mejor que cada serie de ndices tenga un
reglamento general cuyo mtodo lo utilice el indizador. Para
ilustrar los tres mtodos tomemos la anotacin 'Alemania,
exportacin de armamentos por 1 . En el primer mtodo, el indizador
indicara, tal vez subrayando, que la palabra 'exportacin' debe
considerarse como materia, y en la clasificacin siguiente, tanto
'Alemania' como 'exportacin' seran considerados como aspectos
de 'comercio' . En el segundo mtodo, puede usarse la misma
observacin, pero solamente 'exportacin' se considerara como un
aspecto de 'comercio' y el sistema generara la referencia cruzada.
'Exportacin: vase Alemania'. En el tercer mtodo, el indizador
no marcar como materia la primera entrada sino que har otra
entrada que diga 'Exportacin de armamento por Alemania', lo
mismo que con cualquiera de estos mtodos que no sea la permuta
completa, har otra entrada por ' Armamentos '. Propongo que a esta
repeticin de entradas se le llame entrada-cruzada. En los
ndices por nombre, donde no hay una clasificacin externa qua proporcione referencias al ndice, la referencia cruzada y la entrada
cruzada son las nicas alternativas para un par de nombres relacionados, considerando la referencia cruzada como un mtodo ms sensible aqu que en los ndices temticos. En el ejemplo anterior, el
usuario buscar bajo 'Exportacin' porque es sobre esto que est
interesado; difcilmente buscar para su estudio media docena de
nombres diferentes. En cualquier sistema que proporcione una referencia cruzada, el indizador puede evadirla no anotando la ltima
parte de la entrada, de manera que se le considere como un simple
modificador.
Luego podr insertar por s mismo la entrada cruzada
que necesite.
Caro se ha visto anteriormente, el sistema contempla, en todos
los casos, la entrada cruzada entre materias. La generacin automtica de referencias cruzadas con base en la relacin interna de
frases tales como 'exportacin de armamentos', sera difcil, an
si las referencias cruzadas producidas fueran a alcanzar una norma
ms alta de elegancia que 'Armamentos' vase 'Exportacin de Armamentos' . Lo mismo sucede con la generacin automtica de entradas
cruzadas, como en la indizacin permutada, aunque las entradas cruzadas invalidan las dificultades en la referencia cruzada proveniente de
la seleccin de ese elemento al cual se referirn todos los dems
elementos, en el cual los resultados sern casi con certeza inconsistentes cuando las entradas se alfabeticen en un solo ndice. La
dificultad bsica en este tipo de permuta es que el proceso no
puede aplicarse directamente al contenido de los documentos, sino
solamente a las descripciones resumidas de stos.
Donde existen
ya tales descripciones resumidas, como en una lista de ttulos de
archivo, la indizacin permitida con base en una notacin sencilla
puede producir un resultado til, pero no sera de la misma forma
como si se obtuviera de los indizadores humanos.
Cuando no existen
tales descripciones resumidas, las personas no necesitan esforzarse
haciendo descripciones nicas para cubrir todos los aspectos de un
documento, y luego permutar automticamente las descripciones. Es
mejor emplear a la gente para escribir en lenguaje natural todos los
aspectos que consideran valiosos.
La permuta de nombres, donde el
rango de las relaciones internas y el lenguaje estn limitados, es
otro problema. Permutar 'Oxford, alcalde de, vase Smith', por
'Smith, John, alcalde de Oxford' puede ser un procedimiento razonable.
- 268 -
Un indizador puede, por lo tanto, hacer una entrada, para cada

aspecto del documento qu crea conveniente. En algunos casos, puede
considerar como simples modificadores las palabras que siguen a un
nombre y que se contemplan desde el punto de vista temtico, como en
el caso de 'Alemania, situacin en'.
Sin embargo puede haber casos
de este tipo donde sea difcil hacer una entrada de materia para
cubrir un aspecto que a pesar de todo debe considerarse y hacerse
accesible desde la clasificacin. En tales casos, el trmino apropiado en la clasificacin debe tener una nota anexa permanentemente
de la siguiente forma: 'Asuntos exteriores (vase adems nombres
de pases y reas').
Aunque la materia de las referencias cruzadas (Exportaciones
vase Alemania) no se construya por el sistema as descrito, debe
preverse que el indizador pueda prepararlas manualmente e insertarlas
si as lo desea. La materia relacionada debe ser aceptable para la
clasificacin de la misma manera como cualquiera otra materia.
Son
ejemplos de estas en el ndice de los Cabinet Papers 'Actas' y
'Cuentas*. Las materias que estn en la clasificacin, deben ser en
cuanto sea posible, sustantivos o frases completas en lugar de adjetivos, ya que estos ltimos no solo apareceran en una forma difcil
en la clasificacin impresa, sino que tambin pueden ser repeticin
de sustantivos asociados. Sin embargo, en muchos casos esto no ser
posible y el elemento de repeticin al tener tanto 'Agrcola' y
'Agicultura' en el sistema tendr que aceptarse. Esto es tal vez
ms fcil de evitar en el caso de pases, donde en la mayora de
los casos 'Alemania' reemplazar a 'Alemn'.
Es deseable cierto grado de flexibilidad al sealar las materias. Una frase, por ejemplo, puede dividirse de manera que la primera parte est asociada con un trmino en la clasificacin y la
frase completa con otro.
Un ejemplo de esto en el ndice de los
Cabinet Papers es 'Ayuda Financiera'.
Un sinnimo a una referencia
cruzada subordinada puede ser una versin modificada de una materia
como en el ejemplo de 'Dao industrial', donde solamente la primera
palabra se considera una materia y aparece en la clasificacin.
Cuando aparece una referencia cruzada subordinada, lo har como un
subencabezamiento en la entrada despus de las palabras modificadoras, como puede ser 'Dao industrial, silicosis'. El uso de comas
para sealar la materia en las frases divisibles, es lamentablemente
anormal, pero la divisin debe expresarse de alguna manera.
Debe tenerse especial cuidado con los sinnimos. 'Compensacin
a los trabajadores' no significa lo mismo que 'Dao industrial' y
tomar la decisin de considerarlos como uno para los fines de los
Cabinet Papers, tiene el riesgo que los editores posteriores tengan
que seguir todas las referencias de los documentos si deciden que hay
un caso para separar las referencias a estas dos. Pero si realmente no
pueden separarse en el momento en que se tome la decisin por primera
vez con respecto a los documentos con los cuales se relaciona,el riesgo puede evitarse solamente haciendo duplicaciones de las referencias,
y probablemente valga la pena. Los trminos homnimos, aquellos que
tienen ms de un significado, deben marcarse de tal forma que cuando
aparezcan sea el hombre quien tome la decisin. La diferencia necesaria debe expresarse haciendo referencia de tales trminos a otros
dentro del ndice, y estas referencias pueden ser sinnimos o subordinados .
- 269 -
Antes de que cualquier ndice creado manualmente se pueda usar

en el computador, es necesario hacer un cuidadoso examen con el
fin de identificar posibles homnimos, de otra manera el sistema
puede aceptar un trmino y clasificarlo inadecuadamente en la entrada
que lo contiene, y sera muy difcil detectar el error.
En el contexto de una corrida de ndices, sera mejor considerar un nombre, e.g. 'Comit de la Defensa Imperial1, como una
materia concurrente.
Este sera el caso si est estrictamente
relacionado con una idea o un rango de ideas. Si se hace esto, debe
preverse que hay nombres que son fcilmente extractables de la
clasificacin si se intenta usarlos para otras series de material,
aunque si el uso de esta facilidad est estrictamente limitado a
casos de asociacin cerrada, no habr mayor dao si no se extractan. Esto puede hacerse en lugar de colocar notas que digan 'vese
adems" a los trminos de la clasificacin, y es muy diferente de
la posibilidad de usar un nombre como una referencia a una materia que
sigue inmediatamente a una entrada, como en el caso de 'Alemania,
exportacin de armamentos por'.
En este ltimo caso, el nombre no
se convierte en parte de la clasificacin sino que simplemente se
imprime con sta una sola vez. Los nombres que pueden tratarse en
forma adecuada como materias concurrentes, sern casi
siempre
aquellos de organizaciones y documentos.
CABINET
PAPERS
CONSTRUCCIN
EXTERNA
OSO
DE
LA
CLASIFICACIN
Cuando se han escrito y escogido, todas las entradas necesarias,

puede empezarse a hacer la parte externa de la clasificacin. Ya se
tendr algo de la clasificacin en el nivel de ndice por medio de
la identificacin de sinnimos y la seleccin de encabezamientos
dependientes, aunque an quede mucho por hacer. A su vez, cada
materia deber haberse marcado en la lista del ndice con los encabezamientos ms amplios con los cuales est asociado, y para cada
uno de estos encabezamientos amplios debe escribirse una lista en la
cual se puedan anotar los trminos de ndice asociados con stos.
Estos encabezamientos amplios formarn la base de la clasificacin
externa apropiada y es mejor dejarlos as de manera que todos puedan
verse al mismo tiempo. Una vez que se han procesado los trminos del
ndice de esta manera, tiene lugar el procedimiento a la inversa, en
el cual a su vez se examinan cada uno de los trminos de la clasificacin.
Para cada uno de ellos, habr un grupo de trminos de
ndice asociados y el examen determinar si algunos de stos son
sinnimos o si son subordinados unos de otros. Cualquier cambio que
se haga, debe hacerse tambin en el ndice, y debe tenerse la oportunidad de recorrer todo el ndice teniendo en cuenta cada encabezamiento.
Especialmente cuando algunos de los encabezamientos han
aparecido durante el examen que se hace del ndice, puede haber
algunas relaciones de clasificacin que solamente vendrn a ser
aparentes de esta manera. Finalmente, si se lleva a cabo un proceso
similar en forma ms breve, ser posible construir los niveles
superiores de la clasificacin, en los cuales algunos encabezamientos
tienen otros encabezamientos que aparecen como aspectos. A lo largo
de
todo esto debe tenerse en cuenta que un trmino puede estar
asociado con, o aparecer como un aspecto en varios encabezamientos.
- 270 -
Adems, en algunos casos puede ser ventajoso si se permite que

el trmino aparezca tanto en el ndice como en el primer nivel de la
clasificacin externa, como en el caso de 'Ley' en los Cabinet
Papers.
Sin embargo, puede causar una confusin innecesaria, si en
su aparicin a nivel de ndice fuera asociado con otro trmino a un
nivel superior. Claro est que aceptar esta prctica es diferente
al rechazo de trminos de ndice propuestos que anteriormente slo
haban tenido un lugar en la clasificacin, y no debe haber dificultades si se prev esta distincin dentro del sistema.
La clasificacin puede ampliarse en cada etapa sucesiva cuando

se necesite. Siempre que los temas adecuados estn asociados con un
solo encabezamiento podrn reagruparlos, y esto permitir cambios en
el nivel y muchas veces desaparecer o adicionar trminos. Ya que
ningn trmino puede agregarse al sistema sin colocarlo en la clasificacin, tales adiciones solamente pueden ocurrir despus de un
escrutinio de los siguientes, lo cual revelar su relativo valor y
asegurar la consistencia de la descripcin. As el editor trata
solamente con aquellos casos en los cuales no se ha tomado ninguna
decisin sobre el ordenamiento de los temas, aunque tambin debe
tener la oportunidad de examinar los resultados de la corrida revisada
y de rechazar arbitrariamente cualquier ordenamiento en el contexto
del ndice particular que se est manejando. Esto es una facilidad
que, naturalmente, debe manejarse cautelosamente.
La extensin detallada de la clasificacin requiere que el

editor debe tener una impresin actualizada de toda la clasificacin
interna y externa, y sealar los cambios a nedida que lo hace, para
as asegurar consistencia. Uno de los problemas particulares de esta
etapa es la del acceso del tema al texto que se ha indizado. Muchos
editores pueden pensar que sin acceso a este tipo de via,as como a
la mayora de ndices que existen,no son capaces de hacer comparaciones entre los pasajes en los documentos que requieren indizacin
en un lenguaje similar. Esta es una facilidad que se tiene en los
ndices construidos manualmente, y que puede proporcionarse en un
contexto mecnico al procesar aquellas entradas de los ndices que
hayan sido aceptadas por el sistema, de manera que el editor pueda
disponer no slo de las entradas de los ndices, que estn ahora en
orden alfabtico, sino tambin de la parte relevante de la clasificacin. En cuanto a que estas entradas tengan que ser procesadas una
vez ms despus de la etapa de edicin, este mtodo tendr un
costo extra y debe juzgarse si se justifica segn las circunstancias
de cada caso. Puede introducirse un mayor refinamiento con mayores
costos para llegar a una forma de concordancia, en la cual estn
impresos cada entrada y el minero de referencia apropiado y todas las
otras entradas que tienen este nmero de referencia. Esta concordancia, por no tener una nejor palabra, que no es posible en los sistemas manuales, combina las ventajas del orden de referencia, con
aquellas del orden de indice, y hara posible comparar el tratamiento de cada documento con el de aquellos que son similares. Este es el
nico medio con que cuenta el editor, fuera de la memoria, para
chequear la consistencia en la seleccin.
- 271 -
Por lo tanto hay tres niveles de impresin editorial: slo

rechazos, rechazos con las entradas aceptadas en la forma del ndice,
y rechazos con las entradas aceptadas en la forma del ndice, ms la
concordancia en el orden de referencias. Con las dos ltimas versiones , es posible adicionar variaciones, los rechazos adecuadamente
marcados, pueden insertarse en el orden alfabtico, para dar al
editor an ms acceso a los documentos bsicos. La concordancia de
la impresin siempre incluir los rechazos ya sea que aparezcan en
un orden alfabtico o n. Este grado de seleccin es un indicativo
de la ayuda que los mtodos mecnicos pueden dar, mientras que a la
vez, enfatiza la necesidad, si no se tienen normas aceptables en este
campo, de una interferencia editorial entre las etapas mecnicas.
Finalmente, uno puede observar que todo esto se realice en lnea.
El empleo manual de este sistema en los Cabinet Papers ha sido
razonablemente prometedor. La clasificacin se hizo con los Papers
de 1938 y se confront con un ndice separado para 1937. Desafortunadamente, el ndice de 1937 debi haberse escrito antes de que se
pudiera establecer un estilo de indizacin a partir de los papeles de
1938, y sin duda se termin antes de que fueran examinados los
papeles de 1938. Dejando a un lado las dems diferencias, tales
como la entrada cruzada y la seleccin de nombres de lugares a
cambio de adjetivos, cerca de la mitad de las materias de 1937 sometidas a confrontacin, no tuvo lugar dentro de la clasificacin. La
clasificacin se bas en una muy pequea coleccin que constaba de
297 artculos, de manera que este resultado es satisfactorio. La
adicin de los rechazos al sistema fue muy fcil, siendo gran parte
de ellos, adiciones de sinnimos, aunque la clasificacin externa
tambin necesit que se extendiera y se reordenara. Del experimento
hecho, es claro que es necesario seguir algunas reglas simples de
consistencia en el estilo de las series de ndices, aunque los
indizadores actuales deban pasar por alto la necesidad de referirse
constantemente a los precedentes de sus predecesores.
- 272 -
APNDICE: CABINET
PAPERS
DE
1938
CLASIFICACIN
Las referencias entre parntesis angulares o en maysculas son

de otros trminos en la clasificacin: las otras referencias son de
trminos en el ndice.
Alimentos
[Economa]
Agrcola, Agricultura, Animales,

Tocineta, Panadera, Productos
Lcteos, Material de Alimentacin,
Pescado, Comida, Carne de carnero,
Pollo, Azcar, Trigo.
Arte
[Recreacin]
Combustible
[Comunicaciones,
Economa, Tecnologa]
Carbn, Suministro de Electricidad,

Suministro de Gas, Petrleo,
Gasolina, Combustibles sin Humo.
Comercio
[Economa, Relaciones
Exteriores]
Impuestos, EMPRESAS COMERCIALES,

Garantas de Crdito, Crditos,
Derechos de Aduana, Exportacin,
Alquiler, Importacin, Propiedad
Industrial, RELACIONES INDUSTRIALES,
Inversiones, Embargos, Cuadro de
Mercadeo, Nacionalizacin,
Preferencias, Corporacin Publica,
SERVICIOS PBLICOS, Tarifas, Comercio
Comunicaciones
Radiodifusin, Comunicaciones
cablegrficas, Filmaciones,
COMBUSTIBLE, INFORMACIN, Radio,
TRANSPORTE.
Cortes
[Ley]
Divisin de Cancillera, Corte,

Tribunal Superior de Justicia.
Crimen
[Ley]
Emergencia civil, Fraude, Ley penal,

Terrorismo.
Decoracin
[Social]
Antigedades.
Economa
Censo, COMERCIO, Economa, FINANZAS,

ALIMENTOS, COMBUSTIBLE, INDUSTRIA,
PODER HUMANO, PROPIEDAD, Areas especiales, Estadstica, Control establecido por la ley, TECNOLOGA,
Educacin, Escuelas, Profesores,
Entrenamiento vocacional.
273
Educacin
[Social]
Enpresas Comerciales
[Comercio]
Anuncios, Agrcola, Agricultura,

Antigedad, Armamentos, Buses,
Negocios, Aviacin civil, Carbn,
Difusin Comercial, Algodn,
Lcteos, Embarque mercantil, Prensa,
Ferrocarriles, Transporte Terrestre.
Finanzas
[ Economa ]
Sociedades de Construccin,
Impuestos, Compensacin, Garantas
de crdito, Crditos, Desembolso
Financiero, Seguro, Inversiones,
Pagos, Pensiones, Desembolso del
Capital Pblico, Tarifas, Rentas,
Rentas Publicas, TRIBUTACIN,
Desempleo.
Fuerzas Armadas
[Guerra]
Fuerzas armadas, Armada, Flota Area

Nacin, Movilizacin, Registro
Nacional, Servicio Nacional,
Reclutamiento, Fuerza Area Real,
Marina Real, Armada Territorial,
Antiguos Voluntarios, Filmacin,
Teatro.
Gobierno
[Poltica (vase
adems) los nombres
de cuerpos gubernamentales)
Actas, Administracin, Cuentas,

Censo, Emergencia civil, Empleados
oficiales, Servicio Civil, Gobierno,
Autoridades locales, Miembros de las
Casas Comunales, Ministerios,
Nativos, Orden, Parlamento, Planes,
CONSTITUCIN POLTICA, Procedimiento,
Desembolso del Capital Pblico,
Comisin Real, Secretos,
Suministros, TRIBUTACIN.
Relaciones Exteriores
RELACIONES EXTRANJERAS
Relaciones Extranjeras
[Poltica]
(Asuntos exteriores)
(vase adems nombres
de pases y reas)
Extranjeros, personas Britnicas,

Colonial, Colonias, COMERCIO,
Commonwealth, Convenio, Diplomtico,
Desarme, Imperio, Extra - territorial, Poltica extranjera,
Four Power, Frontera, Garanta,
Influencia, Inteligencia,
Internacional, Liga de Naciones,
Locarno, Londres, Nacionalidad,
Pacto, Particin, Propaganda,
Opinin pblica, Refugiados,
Soberana, Conversaciones de las
Directivas, Estrategia, Tratado,
GUERRA.
- 274 -
Salva
[Social]
Social
Polucin atmosferica, Ceguera,

Sordera, Beber, Salud, Accidente
industrial, Malaria, Medicina,
Defectos Mentales, Entrenamiento
Fsico, Salud Pblica, Quinina,
Polucin de ros, Deportes.
Difusin, Sociedades de
Construccin, Depsitos de caridad,
EDUCACIN, Ayuda financiera, SALUD,
Vivienda, RELACIONES INDUSTRIALES,
Seguro, LEY, Pensiones, RELIGION,
Planeacin urbana.
INDICE
Las referencias que aparecen en maysculas son para los
trminos de la clasificacin.
1938
Abyssinia, conversaciones Anglo-Francesas respecto a
109
conversaciones Anglo-Italanas respecto a
50,56
fronteras de
267
reconocimiento de la conquista Italiana
231
Situacin en
288
Actas. Vase Industria de la Tocineta, Censo de
Produccin, Garantas de Exportacin, Gobierno
de la India, Industria de los Arenques, Vivienda
(Trabajadores Rurales), Deficiencia Mental, Leche,
Secretos Oficiales, Restricciones en el Arriendo,
Patentes y Diseos, Trigo.
Addington, Comit para la consolidacin legal sobre
el Gobierno Local y Salud Pblica, informe
53
Administracin, en Escocia
176
Adopcin, de nios
238
Certificado de Sociedades
Afganistn, derechos de tierra de los Alemanes en
119
Africa, Nororiente, influencia Britnica en
178
Agrcola, ironto del fondo de desempleo, posicin
financiera de
45
Certificado de Mercadeo
77
Tribunales de Mercadeo, poder de
77,118
Agricultura, cebada, situacin
273,279
reunin de los Productores del Imperio
Britnico en Sydney
147,158
Concesiones para trabajadores de vivienda
agrcola
16
sostenimiento del precio de la manteca
274
situacin de la avena
279
cerdo, produccin, ayuda para
39
prevencin de los daos causados por los venados
9
prevencin de los daos causados por los conejos
2,36,251
ovejas, industria, propuesta para la
proteccin de
286
- 275 -
Aire, anti-areo, defensa, posible aceleracin

ataque, compensacin a civiles por prdidas de
vidas o heridos
ataque, reconstruccin de emergencia de las
propiedades destruidas
defensa de la Gran Bretaa, aspecto de la
Oficina de Guerra
Conversaciones de los funcionarios con los
funcionarios de la Aviacin Francesa
fortaleza posiciones relativas de Poderes
fuerza de combate, mantenimiento de,
en Continente
de la Fuerza Area. Vase Cuenta de
Certificado de la Fuerza Area y de la Armada...
Arabia, conversaciones Anglo-Italianas
referentes a
Armamentos, garantas de crdito de exportacin para
aumento de la capacidad manufacturera para la
exportacin
manufactura y exportacin de Alemania
suministros al Lejano Oriente
suministros a Portugal
ARTE
Atmosfrica, polucin, informe sobre
Attlee, Clement, conversacin con la Secretara de
Extranjera referente a Checoslovaquia
Australia, manufactura area en
Conferencia de Productores del Imperio
Britnico en Sydney
co-operacih en defensa de Egipto
delegacin comercial de
comercio con el R.U. y desarrollo de industrias
secundarias
visita del Led Privy Seal
Austria, conversaciones Anglo-Italianas
referentes
actitud Britnica
implicaciones polticas de Anschluss
propuestas del Gobierno Francs respetando
su acuerdo con Alemania
situacin
Aviacin, civil. Vase Aviacin Civil
Balcanes, ayuda econmica a la influencia Alemana y
Britnica en los
Barcos de Guerra. Vase Barcos capitales
Basutoland, transferencia sugerida a la Unin de
S. Africa
Blgica, intercambio de informacin con, sobre
problemas de suministros en la guerra
conversaciones directivas con
guerra requisitos de
Bechuanaland, transferencia sugerida a la Unin de
S. Africa
Berchtesgaden. Vase Alemania
- 276 -
66
287
295
99
76
218
154
32
50,56
260
289
117
8
78,113,156
32
201
294
147,158
209
162
107
96
50,56
67
257
44,49
75,76
257
21,61 ,160
35, ,130
35, .94, 122
18
28, ,61, 160
Carbn, costos de distribucin

comercio de exportacin, subsidio propuesto
produccin de petrleo de
programa de minas
suministros en tiempo de guerra, intercambio de
informacin con Blgica y Francia
Carretera de Baghdad-Haifa, construccin propuesta
Cebada. Vase Agricultura
Colonias, aplicacin en, de la convencin propuesta
sobre reclutamiento laboral
posible restitucin de Alemania
sistema propuesto al gobierno Alemn
transferencia sugerida de los territorios de la
Alta Comisin a la Unin de S. Africa
COMERCIO
Difusin comercial
Comit Baillie
Concesiones Vase Sociedades de Adopcin, Mercadeo
Agrcola, Precauciones de Invasin Area,
Utilidades Pblicas, Armade y Fuerz Area (Anual)
Panaderas, Museo Britnico, Nacionalidad
Britnica y Estado de los Extranjeros, Energa
Hidrulica de Caledonia, Control de Empleo,
Industria Algodonera, Cosechas (Prevencin de
Daos ), Custodia de Nios, (Escocia), Divorcio y
Anulacin de Matrimonio, Distribucin Elctrica,
Pruebas, Garantas de Exportacin, Consolidacin
Legal de Drogas y Alimentacin, Reserva de
Alimentos, Asignaciones de Combustible, Gobierno
de la India, Horas de Empleo de Personas Jvenes,
Hallmarking of Foreing Plate, House of Commons
Members Fund, Isla del Hombre (Derechos de Aduana),
Servicio Nacional (Fuerzas Armadas), Registro de
Hogares Infantiles (Escocia), Prevencin de
Fraudes (Inversiones), Conejos, Clasificacin
y Evaluacin, Registro de los Nacimientos
Muertos (Escocia), Salarios de Transporte
Terrestre, Seguro de Desempleos,
Propiedad del Departamento de Guerra.
EMPRESAS COMERCIALES
60
173
19,114
177
35
37
255
89
54,58
28,61,160
81
133
FUERZAS ARMADAS
Armamento de barcos mercantiles
Vehculos armados de batalla, provisin de la
prctica para
Armas, Vase armamentos
Armada, Alemana, fuerza actual y posible expansin
organizacin para la guerra
pago y condiciones
reclutamiento
Concesiones de la Armada y la Fuerza Area (Anual)
Pasteleras, concesin de Pastelera, industria
Radiofusin de avisos. Vase radiofusin comercial
Tccineta,
Acta de la Industria, reforma propuesta
- 277 -
3,182
244
106
26,72
22
64
62,111
274
MTODOS MODERNOS DE ORDENAMIENTO

DE ARCHIVOS EN IOS ESTADOS UNIDOS
Por
Frank B. Evans
National Archives
Hace ms de medio siglo, en el Congreso Internacional de Archivistas y Bibliotecarios que tuvo lugar en Bruselas, un representante
Americano llam la atencin por un "mtodo uniforme de clasificacin" para los archivos nacionales.
Deploraba la falta de "clasificacin lgica" y pidi que se creara un "sistema cientfico" el
cual, "aunque se modifique para satisfacer las condiciones locales",
pueda ,"donde se aplique, conservar, una similitud y uniformidad generales" .
El tema de este informe es la historia y el estado actual
del intento llevado a cabo en los Estados Unidos para desarrollar este
sistema .
UN
MARCO
DE
REFERENCIA
Entender cualquier etapa de la administracin de archivos en los

Estados Unidos requiere referirse constantemente a varias consideraciones bsicas. La primera ha sido la falta de una profunda tradicin en la conservacin de archivos en forma metdica ya sea por
organizaciones privadas o gubernamentales a cualquier nivel en los
Estados Unidos. Los documentos eran considerados como los medios para
un objetivo inmediato, la direccin de asuntos actuales, y luego de
haber cumplido este propsito, simplemente se almacenaban en cualquier espacio disponible sin importar su orden original o su relacin
con otros documentos de la misma oficina. A este hecho debe agregarse
la ausencia de un sistema de archivo bien desarrollado, un patrn de
organizacin gubernamental que siempre fuera fluido, y el descuido
del Gobierno Nacional para crear una oficina de archivos separada para
sus propios documentos, hasta 1934.
Estas circunstancias han planteado al archivista en los Estados Unidos, problemas muy diferentes a
los de la contraparte Europea, y en gran parte las polticas y prcticas de archivo Norteamericanas son el resultado necesario de las
prcticas de conservacin de archivos.
El autor es el Director de la Divisin de Proyectos de Archivo

de la Oficina de Archivos Civiles del Archivo Nacional. Antiguamente
fue un Archivista del Estado de Pensilvania. El Dr. Evans ha estado
vinculado al Servicio Nacional de Archivo y de Documentos del Gobierno desde 1963. Este informe lo present en el V Congreso Internacional del Consejo Internacional de Archivos, que tuvo lugar en
Bruselas en Septiembre de 1964.
1 Dunbar Rowland, "The Importance of the invitation of the
Concentration and Classification of National Archives" in J. Cuvelier
and L. Stainier eds.. Actes Congrs de Bruxelles. 1910, p 567,
570-571 (Bruxelles, 1912).
2 Este informe se present gracias a una invitacin de Wayne
C. Grever y Robert H. Bahmer, entonces Archivista y Comisionado de
Archivos de los Estados Unidos, respectivamente, y con la presencia
del presidente y del Consejo de la Sociedad Americana de Archivistas.
El autor agradece los consejos invaluables y las sugerencias que
respecto al informe le ofrecieron Ernest Posner y Oliver W. Holmes.
- 278 -
Una segunda consideracin inportante es la autonoma y la multiplicidad, de los depsitos para material de archivo, bajo el sistema Federal del gobierno. Esta autonoma foment una gran diversidad de tcnicas, y an con respecto a las oficinas gubernamentales de archivo, es difcil hacer generalizaciones vlidas. Los
archivistas Norteamericanos siempre han sido muy individualistas
en sus mtodos; y la unin de la profesin de archivos en los
Estados Unidos es una unin basada ms en un propsito comn que
en polticas y prcticas comunes.
A estas consideraciones debe agregarse la fuerte influencia que
los bibliotecarios y los curadores de manuscritos han ejercido sobre
la administracin de archivos. En los Estados Unidos ambas profesiones anteceden a la de archivista. En los ltimos aos la influencia
bibliotecaria ha disminuido a nivel nacional, pero los principios y
las tcnicas de la clasificacin y catalogacin bibliotecarias an
influyen en la administracin de archivos en muchas oficinas estatales y en los depsitos semipblicos y privados. Igualmente influyentes han sido las tcnicas ideadas por los curadores de manuscritos para generar lo que se ha llamado "colecciones de manuscritos
histricos" propiamente, grupos de documentos privados.
Se necesitaran varios volmenes para describir la gran variedad
de prcticas de los archivistas, bibliotecarios y curadores de manuscritos en la administracin de archivos pblicos y privados. El
objetivo aqu, es enfatizar la existencia de este amplio rango de
prcticas, indicar las circunstancias que las originaron y subrayar
la importancia de una consideracin final - la inestabilidad de
la terminologa de archivos en los Estados Unidos. Hoy la mayora
de los archivistas Norteamericanos estn interesados no en la clasificacin de archivos sino ms bien en su "ordenamiento".
Nuestra
preferencia por este ltimo trmino y por su significado especializado puede entenderse mejor a travs de un breve anlisis de la
evolucin del concepto de la clasificacin de archivos en los
Estados Unidos.
Para resumir, solo se puede intentar entender cualquier caso
sobre archivos en los Estados Unidos, si se hace dentro del contexto
de la falta de una fuerte tradicin en la conservacin metdica de
archivos, la ausencia de un sistema de registro debidamente desarrollado, la fluidez de una organizacin administrativa, la relativa
demora en la creacin de una oficina estatal de archivos, la autonoma institucional y la diversidad de procedimientos fomentados por el
sistema Federal de gobierno, las fuertes influencias ejercidas por
profesiones aliadas como lo son las del bibliotecario y el curador de
manuscritos, y la falta de una terminologa estable. Pero a pesar de
los trminos particulares usados, compartimos con todos los archivistas el problema bsico de un control sobre el material bajo nuestra
custodia. Si hay mucho que parece nuevo en nuestro acercamiento al
problema, hay tambin mucho que es tradicional y que puede considerarse como adaptaciones de los principios y las prcticas Europeas.
PRIMER
INTENTO
HACIA
UN
MTODO
UNIFORME
DE
CLASIFICACIN
En los Estados Unidos an no se ha escrito la historia de la

administracin de archivos, pero se dispone de bastante informacin
respecto al inicio del desarrollo de la teora y la prctica de
archivos, en informes y artculos publicados. Esta historia tiene su
verdadero comienzo en las actividades de la Comisin del Archivo
- 279 -
Pblico, creada por la Asociacin Histrica Americana en 1899,

"para investigar e informar, desde el punto de vista del estudio
histrico, sobre el carcter, contenido y funciones de.... repositorios pblicos de manuscritos". Para evitar duplicaciones de esfuerzo con una Comisin Histrica de Manuscritos anterior, la
Comisin del Archivo Pblico acord restringir sus actividades a
"material documental de naturaleza pblica o gubernamental tal como
usualmente se clasifican bajo el encabezamiento de archivos, los
documentos pblicos o documentos estatales .
Uno de los objetivos expresados en la comisin fue "la unificacin y mejora... de mtodos... de ordenamiento y preservacin de
material documental oficial" pero en su primera sesin los miembros
votaron en contra de la propuesta sobre "cualquier plan detallado y
especfico para guardar los documentos pblicos" en los Estados
Unidos .
"En tanto que las condiciones presenten algunos puntos de
similitud en dos estados cualquiera", concluy la comisin:
Es difcil formular un esquema que
considerable de ellos, mientras que
Mancomunado Americano para sacar
inseguro suponer que un esquema que
estado pueda, por este hecho, ser
otro .
tenga en cuenta un minero

la renuncia proverbial del
provecho de ejemplos, hace
ha sido aprobado en un
favorablemente aceptado en
La comisin, por lo tanto, dedic su esfuerzo de casi la

siguiente dcada a estudiar y compilar la lista del material de
archivo bajo la custodia del gobierno local y estatal.
La mayora de los miembros de la Comisin del Archivo Pblico, incluyendo los miembros adjuntos que tena en cada Estado, eran
historiadores profesionales involucrados en la enseanza y escritura
de la historia. Por lo tanto, fue bueno que el primer plan conocido
creado especialmente para la clasificacin de archivos pblicos en
los Estados Unidos fuera un plan general expuesto en 1906 por un
profesor de historia del Historial, Memorial and Art Department de su
Estado. Varios aos antes como miembro adjunto de la Comisin, el
autor del plan haba preparado un informe sobre el archivo pblico del Estado .
El plan de clasificacin constaba de cuatro partes: una
clasificacin "primaria" que distingua entre archivos Locales y
Estatales, una clasificacin "formal" en trminos de material
impreso o manuscrito, una clasificacin "histrica" basada en las
fechas significativas de la historia del estado, y una clasificacin
"administrativa" que combinaba elementos de cada una de estas partes.
En la clasificacin "administrativa" los documentos pblicos se
dividan primero en locales o estatales. Luego los archivos Estatales se dividan segn la oficina de origen: los archivos locales
por condado- municipio o ciudad.
3 American Historical Association. Annual Report... for the

Year 1900, 2: 5,6. Hereafter cited as AHA, Annual Report.
4 AHA, Annual Report, 1900, 2: 10,24.
5 El plan de clasificacin fue presentado por el profesor
Benjamin F. Shambaugh al State Historial, Memorial and the Art
Department: Cassios C. Stiles, Public Archives: A Manual for Bieir
Administration in Iowa, p. 21-22 (Des Moines, 1928). Ver tambin el
" Report on the Public Archives of Iowa" in AHA, Annual Report,
1900. 2: 39-46.
- 280 -
El material de cada una de estas subdivisiones se clasificaba de

acuerdo con la forma fsica ofiel tema, y los tems individuales se
colocaban en orden cronolgico.
Este plan fue adoptado como base para la clasificacin del archivo
publico del Estado donde se originaron, pero no tuvo el
respaldo de la Comisin. Solo se public aos ms tarde, y tuvo
muy poca influencia en las prcticas de otros Estados.
En los
Estados Unidos fueron de gran significado potencial en el desarrollo
de la administracin de archivos, las actividades comtemporneas de
otro grupo de historiadores profesionales asociados aon la nueva
Institucin Carnegie de Washington.
Poco despus de la creacin de la Comisin del Archivo Pblico, la Institucin Carnegie de Washington estableci una Oficina de
Investigacin Histrica, la cual prepar un serie de guas a los
materiales para la historia Americana en los principales archivos y
bibliotecas de Europa. A travs de este programa muchos estudiantes
Americanos tuvieron conocimiento de primera mano de los principios
y las tcnicas de archivo Europeas, y por la estrecha relacin
entre las oficinas de Investigacin Histrica Americana y la Comisin de Archivos Pblicos,estos estudiantes pudieron persuadir a la
Comisin del Archivo Pblico para que reconsiderara su decisin
inicial en contra de buscar uniformidad en las prcticas de
archivo en los Estados Unidos.
En la primera Conferencia de Archivistas, promovida por la Comisin en 1909, Waldo G. Leland recomend que se preparara un manual
de prctica de archivo para los archivistas Americanos. Respecto a
la clasificacin, propuso que "en general, el principio enunciado
por el Holands, y aceptado en la mayora de los Pases Europeos,
el "herkomstbeginsel", el 'respect des fonds', o "principio de
procedencia", deba ser adoptado". Decia que "los archivos deben
clasificarse de acuerdo con su origen; deben reflejar los procesos
por los cuales aparecieron".
En un ataque directo sobre las prcticas existentes, previno que "nada podra ser ms desastroso que la aplicacin de mtodos modernos de clasificacin
bibliotecaria al campo de los archivos .
La Comisin del Archivo Pblico acept la recomendacin
para la preparacin del manual y asign a un subcomit la responsabilidad de la planeacih. Durante el ao siguiente muchos
miembros de la subcomisin y otros eruditos participaron en el
Congreso Internacional de Archivistas de Bruselas en 1910, reforzando
as la influencia potencial de la experiencia Europea sobre el
contenido del manual propuesto .
6 El plan se publica en "Principles of Classification for

Archives" de Ethel B. Virtue en AHA Annual Report, 1914, I 376-377.
7 Waldo G. Leland " American Archival Problems", en AHA.
Annual Report, 1909. p. 346: ver tambin de Leland "The First
Conference os Archivists, December 1909: The Beginning of a
Profession." in American Archivist, 13: 109-120 (Apr. 1950).
8 Ver particularmente Cuvelier y Stainier. eds., Actes Congres
de Bruxelles, 1910, p, 463-467. 565-572, pero comprese p. 112-117.
660. Ver tambin de Arnold J.F. Van Lear, "The Word of the International Congress of Archivists and Librarians" en Bruselas. Agosto
28-31. 1910" en AHA Annual Report, 1910, p. 282-292, el cual deca
(p. 285) que el congreso haba adoptado el principio de procedencia
"como la base de ordenamiento y la clasificacin de archivos".
- 281 -
Sin embargo, hubo oposicin no slo de los bibliotecarios que

fueron los encargados de la clasificacin por temas, sino tambin de
los curadores de manuscritos, que insistieron en que ya que los problemas no eran iguales a los Americanos, al hacer un estudio de los
"planes y conclusiones Europeos los resultados no serian "satisfactorios" para la actividad Archivfstica Americana . Este desacuerdo
bsico impidi que se hicieran progresos por cerca de 2 aos, pero
en la Conferencia de Archivistas de 1912, finalmente predominaron las
opiniones de los historiadores. El Dr. Leland declar en esta conferencia que todos los documentos " se producen de la misma forma,
igualmente necesitan preservarse y administrarse, y tienen el mismo
final si se descuidan" Por lo tanto era obvio, insisti, en que
" los principos de la economa de archivos evolucionara en una
prctica Europea" y fueran "aplicables a los archivos
Americanos
El informe del subcomit sobre el manual propuesto presentado en
esa conferencia hizo que varios especialistas escribieran 20 captulos, incluyendo un capitulo sobre "Clasificacin:
Sistematizacin
y Notacin. Al discutir los planes para este captulo en particular, el director de la subcomisin asegur que los archivistas "poco
podan aprender de los esquemas de la clasificacin bibliotecaria
hecha para libros" y dijo que el principio de,procedencia era la
nica base para la clasificacin de los archivos . La
controversia inicial fue ganada por los eruditos familiarizados con
la experiencia Europea, pero debe anotarse que algunos de estos
hombres fueron directores de oficinas de archivo.
En el ao siguiente en la Conferencia de Archivistas de 1913, se
revisaron los planes para el manual para tener un original menos
extenso de 10 captulos, pero con un captulo dedicado a la clasificacin. En la conferencia tambin se discutieron los bosquejos
de dos captulos que se haban hecho sobre otros tpicos
En la Conferencia de 1914 se ley un documento sobre "Los Principios
de la Clasificacin de Archivos".
Despus de revisar la experiencia Europea y de citar las recomendaciones del Congreso de Bruselas de 1910, el autor de este artculo concluy que " El principio
de procedencia de "respeto de los fondos" es hoy un principio establecido de clasificacin de archivos". El plan de clasificacin de 1906 que se discuti anteriormente, se consider entonces
"una ilustracin muy simple y concreta" del principio,de procedencia
tal como se adopt en el archivo de un Estado,
pero ni la
Conferencia ni la Comisin del Archivo Pblico tomaron ninguna
accin formal respecto a este plan de clasificacin.
9 Thomas P. Martin, "Control of Manuscripts and Manuscripts

Collections," in Society of American Archivists, Proceeding,
Providence, R.I., December 29-30, 1936 and Washington, D.C., June
18-19; 1937, p. 28 (Urbana, III., n.d.); de aqu en adelante se cita
como SAA, Proceedings, 1930-37. Ver tambin AHA. Annual Report,
1910, p. 298.
10 Waldo G. Leland "Some Fundamental Principles in Relation to
Archives" in AHA, Annual Report, 1912, P. 265; pero comprese con
Matin, "Control of Manuscripts" p. 28-29.
11 Victor Hugo Paltsits, "Plan and Scope of a "Manual of
Archival Economy for the Use of American Archivists," in AHA. Annual
Report, 1912. p.254. 260.
12 AHA Annual Report 1913, 1:261-265.
13 Virtue "Principles of Classification," in AHA, Annual
Report, 1914, I 374-376.
- 282 -
Al estallar la Primera Guerra Mundial expuse la falla de este

primer intento de crear un sistema uniforms de administracin de
archivos en los Estados Unidos. La guerra desvi la atencin de la
Comisin del Archivo Pblico al problema de los documentos de la
guerra, y la comisin misma fue suspendida durante los aos
inmediatos de la postguerra. Cuando la comisin revivi con
limitaciones en 1921, muchos de los eruditos que haban promovido
sus actividades, estaban ahora comprometidos en otras actividades,
particularmente en el movimiento por la construccin del edificio
para el archivo nacional y la creacin de una oficina aparte para el
archivo nacional. Se intent revivir el proyecto para hacer una
cartilla sobre la prctica de archivos, pero sta nunca se termin y el captulo sobre clasificacin qued sin escribirse.
CLASIFICACIN
PUESTA
PRUEBA
Excepto en el rea de promocin de polticas y prcticas

uniformes, los esfuerzos de la Comisin del Archivo Pdblico en
pro de la causa de los archivos en los Estados Unidos fueron
notablemente exitosos. Como resultado directo de sus actividades,
muchos Estados adoptaron la legislacin bsica sobre archivos, y
en unos 30 Estados se fundaron oficinas de archivo. Sin embargo
los mtodos adoptados por estas oficinas para la organizacin y
control de sus fondos, fueron con frecuencia el resultado de las
circunstancias ms que de la seleccin.
En los Estados donde la
responsabilidad de los archivos se le daba a las bibliotecas Estatales generalmente se adoptaba la clasificacin por temas, mientras
que cuando la responsabilidad de archivos se asignaba a las sociedades
histricas del Estado, terminaban con frecuencia organizados con
base en el patrn de los manuscritos histricos. La clasificacin temtica de los archivos de acuerdo con los principios
bibliotecarios no requiere mayor explicacin, pero s es necesario
discutir el manejo de los documentos como manuscritos histricos.
Las prcticas de este tipo que se adaptaron ms ampliamente
fueron la de la Divisin de Manuscritos del Congreso, la cual en 1903
fue autorizada para seleccionar y aceptar el material de archivo del
Gobierno Federal. Como se explica en un manual publicado por primera
vez en 1913, estas prcticas se basaron en las siguientes premisas:
[1]... documentos oficiales transferidos a la divisin de
documentos de los archivos gubernamentales que deben ser documentos cuyo valor administrativo haya desaparecido y que oficialmente han muerto - i.e.., documentos que actualmente no
se consultan con propsitos administrativos.
[2]...documentos oficiales bajo el control del archivista a
quien llegan generalmente ordenados e indizados con base en necesidades administrativas y de ningn modo competentes para responder a las necesidades de un investigador histrico.
[3] La experiencia, y por esto se entiende no la experiencia del
investigador o del usuario de los manuscritos, sino la del archi
ista, la del curador de documentos, a quien se le llama docena
14 Ver particularmente el "An Historial Rsum of the Archives

Commisssion from 1899 a 1921." de Paltsits, en AHA, Annual Report
1922 I: 152-160 y su "Pioneering for a Science of Archives in the
United States" in SAA Proceedings 1936-37, p. 41-46.
- 283 -
de veces al da para localizar y entregar documentos individuales, y quien slo comprende las dificultades de la tarea, ha
demostrado que el ordenamiento estrictamente cronolgico por
aos, meses y das, es el nico perfectamente satisfactorio.
La Divisin de Manuscritos, por lo tanto, aconsej que "en el
ordenamiento de grandes volmenes de documentos oficiales":
Es mejor el mtodo lgico de un orden cronolgico bajo los
varios departamentos de los cuales proceden. La minuciosidad de
esta clasificacin, claro est, depender del tamao de la
coleccin; ordinariamente deben considerarse las necesidades de
las principales divisiones de las tres ramas coordinadoras
[ejecutiva, legislativa y judicial].
Ms tarde tambin aconsej que si el volumen del material no
era demasiado grande "solo una centena de manuscritos...que representen al menos algunas subdivisiones y oficinas",
el archivista debe
"ignorar una clasificacin ms compleja que el material mismo y
ordenar los documentos cronolgicamente, resultando la clasificacin
gubernamental, si se necesita, en las tarjetas del catlogo
Algunos eruditos podrn entender el carcter orgnico y el
valor de los documentos, pero para muchos archivistas Americanos,
los documentos pblicos que no se necesitaban ya para fines administrativos, eran considerados manuscritos histricos de origen
oficial. La Biblioteca del Congreso como depsito oficial de los
documentos del Gobierno Nacional dio el ejemplo, y la aparente
lgica y simplicidad obvia de sus polticas y prcticas aseguraron
el que se adoptara en otros depsitos. As, el director de una
agencia estatal de archivos en su participacin en el Congreso de
Bruselas de 1910 declar:
El objetivo que debe alcanzarse en el ordenamiento de todos los
archivos gubernamentales es el de clasificarlos de tal manera que
los documentos hagan su narracin, en una forma histrica,
sobre el progreso y desarrollo del Estado y de su gente desde su
comienzo.
Insisti que este objetivo PQda lograrse por medio de un
mtodo cronolgico de clasificacin . Y en el Estado donde se
adopt el plan de clasificacin de 1906, ese plan fue transformado
por el de 1928 a "una combinacin de los sistemas cronolgico y de
temas, y adems con un ordenamiento alfabtico"
15 Las anteriores declaraciones son anotaciones de la Biblioteca

del Congreso, en Notes on the Care, Cataloguing, Calendaring, and
Arranging of Manuscripts, por J.C. Fitzpatrick, p 4,10,13-14 (3
edicin Washington 1928). Para el estudio de la aplicacin de estas
prcticas y polticas de archivo en un estado, ver de Frank B.
Evans, "The Many Faces of the Pennsylvania Archives", en American
Archivist, 27: 269-283 ( Apr. 1964).
16 Dunbar Rowland. "The Adaptation of Archives to Public Use."
en AHA, Annual Report, 1912, p. 270.
17 Stiles, Public Archives... in Iowa. p. 24-25: compare
Virtue, "Principles of Classification." p. 376. Ver, tambin Waldo
G. Leland. "Report on the Public Archives and Historical Interests of
the State of Illinois", en Illinois State Education Building
Commission Report, p. 11-53. (Springfield, 1913 : y Theodore C.
Blegen A Report on the Public Archives (Wisconsin State Historical
Society. Bulletin of Information no. 94: Madison Wis. 1918).
- 284 -
Par lo tanto la teora y la prctica de archivos en los

Estados Unidos no tiene nayores progresos durante las dos dcadas
posteriores a la Primera Guerra Mundial .
EL xito iel intento
por un archivo nacional separado lleg a su cima con 1? aprobacin
de la Ley Nacional de Archivos de 1934, que revivi el inters y la
actividad en este campo de los archivos. A la creacin del Archivo Nacional, sigui otro ciclo de estudios, esta vez de documentos
del Gobierno Federal fuera y dentro de Washington.
Este "inventario" de archivos inactivos fue muy importante en el desarrollo de
tcnicas descriptivas; y como identificaba y describa los documentos en trminos de su oficina de origen, fue importante tambin para
dirigir de nuevo la atencin hacia el sistema organizacional del
control del material de archivo .
El estudio de los documentos
histricos que abarca los manuscritos histricos en el pas, tuvo
consecuencias similares, pero la influencia de la clasificacin por
temas sigui siendo fuerte. En los inventarios resultantes de este
estudio, se ordenaron en secuencia "lgica" las oficinas que
tenan "documsntos histricos", y los documentos de cada una se
agruparon bajo encabezamientos generales, con referencias cruzadas
ocasionales entre los encabezamientos de temas similares de las
diferentes oficinas. Segn la opinin del director nacional del
Estudio, esto representaba "solamente el comienzo de la clasificacin por temas
La principal actividad en relacin con la clasificacin tuvo
lugar en el nuevo Archivo Nacional, el cual cre en 1935 una
Divisin de Clasificacin como parte de su organizacin funcional
interna. Esta Divisin tena a su cargo:
Conducir las investigaciones bsicas hacia mtodos de clasificacin tcnicos en instituciones de carcter y tamao comparables y el anlisis y la interpretacin de tales estudios ya
que estos resultados pueden afectar el procedimiento final de
clasificacin que sea adoptado por el Archivo Nacional;
18 Esta conclusin esta basada en un estudio sobre material

publicado disponible. Sin embargo, para evidencias del inters sobre
la clasificacin, ver de David W. Parker "Some Problems in the
Classification of Departmental Archives" in AHA. Annual Report.
1922, I: 164-172. el cual explica las prcticas Canadienses; ver
tambin los dos ltimos tems citados en la nota 17.
19 Ver particularmente Philip M. Hamer, "Federal Archives
Outside the District of Columbia, in SAA. Proceedings, 1936-37, p.
83-89: y National Archives Survey of Federal Archives; the Manual of
the Survey of Federal Archives (Washington 1936).
20 Luther H. Evans "Next Steps in the Improvement of Local
Archives, en Public Documents With Archives and Libraries, p. 283.
(American Library Association Chicago. 1937). Ver tambin su
"Archival Progress in the Historical Records Survey", en SAA,
Proceedings, 1936-37, p. 90-95; Sargent B. Child. "Status and Plans
for Completion of the Inventories of the Historical Records Survey,"
en Archives and Libraries, 1940, p. 12-25; Margaret S. Eliot,
"Inventories and Guides to Historical Manuscript Collections".
ibid., p. 26-35; Herbert A. Kellar, "An Appraisal of the
Historical Records Survey", ibid., p. 44-59; y David L. Smiley,
"The W.P.A. Historical Records Survey", en William B. Hesseltine and
Donald R. McNeil, eds.. In Support of Clio: Essays in Memory of
Herbert A. Kellar, p. 1-28 (Madison, Wis., 1958).
- 285 -
determinar la duracin cronolgica de todos los departamentos

del Gobierno, de las oficinas independientes y de sus subdivisiones y de las series de archivo creadas por ellos; realizar un
estudio y anlisis completo de los distintos planes de clasificacin que actualmente se usan en las oficina del Gobierno
Federal; organizar estos esquemas de clasificacin de manera que
sea permitido su uso temporal para cumplir con los objetivos de
la clasificacin general; desarrollar un plan de clasificacin
lgico y amplio basado en los estudios anteriores; e idear un
sistema de numeracin que identifique cada,serie de archivo en
los fondos trasladados al Archivo Nacional
Despus de un ao de "consideracin general" de los problemas
de clasificacin y de estudiar los sistemas existentes, la Divisin
concluy que "el esquema que se ha desarrollado en una oficina no
puede ser usado por otra por las diferencias en funcionamiento, y mtodos de manejo y preservacin de documentos, el trabajo de los clasificadores del material de archivo consiste en la creacin continua
de esquemas de clasificacin donde puedan encajar los documentos".
Sin embargo, la Divisin continua encargada del ideal de tener un
esquema nico de clasificacin para el
Archivo Nacional, que
"tenga
una organizacin lgica de los documentos depositados
all", y que "muestre sus interrelaciones y el desarrollo funcional
de las oficinas gubernamentales que los produjeron"
En vista de estos desarrollos, el Archivo Nacional decidi que
por muchos aos no sera posible una "catalogacin detallada" de
sus "colecciones". Simplemente la organizacin del Gobierno haba
sido muy fluida y compleja; el volumen de documentos que deban analizarse en trminos de relaciones organizacionales fue muy grande;
haba muchos archivos descentralizados que contenan una gran variedad de sistemas de archivo y de clasificacin; y los materiales que
se haban transferido a la custodia del Archivo Nacional frecuentemente estaban desorganizados. Mientras tanto su Divisin de Catalogacin simplemente catalogaba todo el material a medida que se iba
recibiendo
La primera prueba prctica del programa de clasificacin del
Archivo Nacional se realiz entre 1936 y 1937. En este momento ya se
haba decidido que el esquema de clasificacin "para todo el volumen
de documentos de cada oficina" constaba de
"una historia breve de la
oficina y de sus documentos", una lista de "series de documentos de
acuerdo con la organizacin como se haba determinado", y "el
smbolo de clasificacin asignado a cada serie".
La Divisin de
Clasificacin, de acuerdo con este plan, termin un "esquema de clasificacin para cada una de las cuarenta y tantas divisiones de la
oficina de Washington de la United States Food Administration, la cual
realiz el estudio y el ordenamiento de 2.850 series diferentes. A
cada una de estas series se le asign un smbolo de clasificacin
que constaba de tres partes:
(1) n nombre
interesada.
o serie de letras que identificaban la oficina
21 National Archives. First Annual Report of the Archivist of

the united States for the Fiscal Year Ending June 30, 1935. p. 15:
ver tambin p. 21, 28-29. De aqu en adelante se cita como NA,
Annual Report.
22 NA, Annual Report, 1936. p 45-47; 1937, p. 18.
23 NA, Annual Report, 1937. p 18, 1938, p.24.
- 286 -
(2) Un nmero que indicaba la divisin bsica de la oficina,

y si era necesario, una letra que indicaba la seccin o subseccin; y
(3) una combinacin de una letra y un nmero donde la primera
indicaba el grupo de documentos o la subdivisin de la oficina,
y el ltimo indicaba la serie de documentos dentro de ese
grupo .
Este sistema de clasificacin, segn la opinin de un observador entrenado en Europa, era "completamente distinto al sistema
Francs de racionalizacin del mismo nombre" .
Era igualmente
distinto a cualquier sistema que hubiera sido desarrollado en los Estados Unidos.
Esencialmente, estaba basado en la aplicacin rgida
y exclusiva del sistema organizacional para controlar los documantos,
con un patrn organizacional de la oficina usado para identificar
cada una de las series mediante la aplicacin de los smbolos elaborados. Adems, debe anotarse, que nada en este sistema violaba el
principio de procedencia.
La creacin del Archivo Nacional ayud tambin a revitalizar
la Conferencia Anual de Archivistas, y en 1936 la conferencia se
ampli y se transform en la Sociedad de Archivistas Americanos. En
las ponencias y en los documentos ledos en las reuniones anuales de
la nueva Sociedad, el largo e interrumpido debate sobre la clasificacin de archivos se renov entre los archivistas, bibliotecarios y
curadores de manuscritos. En un extremo estaban quienes an consideraban los documentos, especialmente aquellos de origen privado, como
manuscritos histricos y pedan como solucin "prctica" la
"adopcin de los principios cronolgicos y alfabticos, en combinacin con la clasificacin geogrfica o temtica," mientras que en
el otro extremo estaban los funcionarios del Archivo Nacional quienes
insistan en que los archivos no deberan clasificarse "por tema,
sino por... oficinas y subdivisiones de stas .
Entre estos
extremos haba un amplio rango de opinin y experiencia.
Todos
estaban de acuerdo en que la clasificacin de archivos era diferente
a la clasificacin_bibliotecaria, pero fuera de este punto, haba
muy poco acuerdo .
24 Ver NA, Annual Report, 1937, p. 18: 1938. p. 25. Ver

tambin Roscoe R. Hill et al., "Round Table Discussion on 'Problems
of Classification'," en SAA. Proceedings, 1936-37, p. 52-53.
25 Ernst Posner, "The Development and Problems of Archival
Administration in the United States", D. 18 (an unpublished
translation by Paul Lewinson from Drei Vortrge zum Archivwesen der
Gegenwart, Stockholm, 1940).
26 Herbert A Kellar. "The Significance and Use of Business
Archives" en SAA Proceedings 1936-37, p. 38: John R. Russell. "Some
Problems in Cataloging Archives", en Public Documents With Archives
and Libraries, p. 288.
27 Ver particularmente Hill et al., "Round Table Discussion",
p. 52-59: Dorsey W. Hyde, Jr.. "Essential Functions in the
Organization of the National Archives", en Public Documents With
Archives and Libraries, p. 259: Margaret C. Norton. "Scope and
Functions of a State Archives Department", ibid., p. 266-268. "The
Training of Archivists (Informal Discussion:" ibid, p. 298-305:
Illinois State Library. Catalog Rules: Scries for Archival Material
comp. by Margaret C. Norton (Springfield. 1938: Evangeline Thurber.
"Suggestions for a Code for Cataloging Archival Material".
- 287 -
Este debate sobre la clasificacin, de nuevo derrostr la necesidad de normalizar la terminologa de archivos.
Los documentos
publicados incluan, entre otros, el uso frecuente de los trminos
que pretendan ser sinnimos- "bultos", "grupos", "conjuntos",
"seriados"y "series de los trminos", "manuscritos histricos",
"registros", "artculos", "archivadores",y "documentos"; usaban el
trmino "clasificacin" en cuanto a los sistemas de archivo y al
ciclo de vida de los documentos; frecuentemente hacan distincin
entre clasificacin y "ordenamiento" y an ms hablaban de
"ordenamiento clasificado" . La Sociedad de Archivistas
Americanos nombr un comit de terminologa, pero no estuvo de
acuerdo ni con el conjunto de trminos propuestos ni con el uso
comn de los trminos existentes . Tal acuerdo no existe an
en los Estados Unidos.
El debate revel tambin desacuerdos bsicos con respecto a la
clasificacin dentro del Archivo Nacional.
En una discusin sobre
los problemas de la clasificacin, uno de los miembros del personal
concluy que lo que suceda realmente en el Archivo Nacional no era
la aplicacin de un esquema intelectual al fondo documental, sino que
"se asignaban nombres y sitios", a las series de documentos de acuerdo con "determinaciones del hecho objetivo".
Por lo tanto, propuso que se hiciera una redefinicih de la clasificacin para
significar:
"La determinacin objetiva, por medio de tcnicas apropiadas de
investigacin legal e histrica (cuando sea necesario), de la
oficina de origen y de la oficina u oficinas que tienen la custodia de un grupo de documentos, la determinacin similar de tipos
funcionales de documentos representados en la coleccin,,]/ su
limitacin geogrfica temporal y objetivamente delimitada .
27 ... en Archives and Libraries. 1939, p. 42-53: Grace L.

ute. "Suggestions for a Code for Cataloging Historical Manuscript
Collections" ibid., p. 54-63: Roscoe R. Hill "Classification in
the National Archives", en Archives and Libraries. 1940, p. 60-77:
Margaret C. Norton. "Clasification in the Archives of Illinois",
ibid., p. 78-92: Solon J. Buck "Essentials in Training for Work
With Public Archives and Historical Manuscript Collections".
ibid., p. 114-122, con la opinin de Miss Norton, p. 123-126:
Howard H. Peckham. "Arranging and Cataloging Manuscripts at the
William L. Clemens Library", in American Archivist, 1:215-229 (Oct.
1938): John R. Russell. "Cataloging at the National Archives",
ibid., 2: 169-178 (July 1939 : Aliron R. Wrigth. "Archival Classification", ibid., 3: 173-186 (July 1940): and Ruth K. Nuermberger. "A
Ten Year Experiment in Archival Practice", ibid., 4: 250-261
(Oct. 1941).
28 Estos trminos y sus usos variados aparecen en los
artculos citados anteriormente en las notas 26 y 27.
29 Ver Roscoe R. Hill. "Archival Terminology", en American
Archivist, 6: 206-211 (Oct. 1943); y Jacob Hodnefield. "Archives What Are They? ibid., 7:128-129 (Apr. 1944). Ver Tambin Theodore
R. Schellenberg. Modern Archives: Principles and Techniques, p. 11
(Chicago. 1956): y Oliver W. Holmes, "Public Records - Who Knows What
They Are? en American Archivist, 23: 3-26 (Jan. 1960).
30 Paul Lewinson. "Problems of Archives CLassification". en
American Archivist, 2: 183-184 (July 1939).
- 288 -
Otros eruditos de las directivas del Archivo Nacional trataron el

problema de la clasificacin en trminos del conocimiento de la
experiencia Europea. Se hicieron varios estudios sobre las polticas
y las prcticas tanto de Europa Oriental como Occidental, y uno de
estos estudios sobre "Prcticas Archivsticas Europeas en el ordenamiento de documentos" fue publicado por el Archivo Nacional en 1939
como una Circular Informativa al Personal. Basado ampliamente en los
anlisis de manuales y de artculos de revistas profesionales, este
estudio analizaba la teora y prctica de los archivos en
Francia, Rusia, Holanda, Dinamarca, Suecia e Inglaterra.
Conclua
que "sin duda" el "ms elemental principio del respeto de los
fondos" fue "un primer principio de la economa de archivos", pero
luego discuta el examen crtico de Cari Gustaf Weibull
sobre algunas de las "supraestructuras tericas" que se haban
construido sobre f?te principio y las respuestas a Weibull de R.
Fruin Georg Winter . El autor del estudio concluy, que en vista
de las condiciones Archi- vsticas Americanas:
El principio desarrollado por los archivistas Prusianos, y
elaborado por los Holandeses, por el cual debe mantenerse el
orden original establecido en las oficinas de archivo, parece
tener en principio solo el inters acadmico. Mientras que
la mayora de los documentos que producen los gobiernos Europeos se organizaban en las oficinas de archivo antes de llevarlos a las instituciones de archivo, la mayora de los documentos del Gobierno Federal de los Estados Unidos se dejan en
desorden.... por lo tanto,la condicin bsica
para la aplicacin de los principios archivsticos holandeses y alemanes
relacionada con la conservacin del orden original establecido
por la oficina de archivo, generalmente est ausente.
Despus de cuestionarse sobre la necesidad y la conveniencia de
reconstruir el orden original an dentro de las series individuales y
sealar que "si los documentos estn actualmente organizados por
unidades de archivo, por lo general estn de acuerdo con una modificacin del sistema de clasificacin por temas,de la clasificacin
decimal de Dewey,la cual no refleja claramente la organizacin
administrativa o el desarrollo de la oficina que los produjo", el
autor finalmente concluy:
Ningn principio de archivos podr "llevarse hasta el final"
literalmente para convertirse en fetiche, lo cual impide el ordenamiento de documentos por sentido comn diseado para estimular las necesidades investigativas de eruditos y empleados gubernamentales. Y ya que los principios archivsticos europeos no
pueden aplicarse indiscriminadamente sin que se vuelvan fetiches,
es necesario que vayan evolucionando respecto a las reglas de ordenamiento de docunentos que resultarn del conocimiento de las
condiciones documentales Americanas....En vista de que las condiciones archivsticas europeas han necesitado numerosas excepciones para la aplicacin de los principios que se desarrollaron,
realmente no puede justificarse una adopcin rgida de principios abstractos en Estados Unidos, donde los docunentos son infinitamente ms complejos y desorganizados que los de Europa, sin
considerar las condiciones actuales de los documentos
31 Theodore R. Schellenberg. European Archival Practices in

Arranging Records, p. 1-17 (National Archives. Staff Information
Circular no. 5: July 1939).
32 Ibid., p. 17-18.
- 289 -
De todas las propuestas desarrolladas para satisfacer las condiciones de los docuirentos Arrericanos, la clasificacin "funcional" y
no la organizacional prob ser la ms importante. Al aceptar que la
historia administrativa de la oficina reflejada en la clasificacin
organizacional de sus archivos "puede ser realmente muy interesante",
un defensor del sistema funcional insisti que este nfasis exclusivo sobre la organizacin pas por alto "el objetivo fundamental de
la clasificacin, ya sea de libros o de documentos, i.e., para poner
el material a disposicin de los investigadores
Necesariamente esto depende de la suposicin no garantizada que
el investigador conoce tanto de la historia administrativa como
el clasificador cuando cre el esquema de clasificacin. Por
supuesto que el hecho de que la historia sea generalmente tan
oscura, que su descubrimiento tone meses de investigacin detallada, indica el sofisma de esta hiptesis.
La alternativa que l propuso fue la clasificacin de los documentos" de acuerdo con los distintos aspectos de la funcin que
representan individualinente" aunque admita que en la prctica "el
acceso administrativo ser ms conveniente en el sealamiento de
los fondos". Entonces la clasificacin vendra a ser simplemente "un
proceso para determinar las funciones desarrolladas por cualquier
oficina, determinando los diferentes tipos formales de documentos
que las oficinas acumulan para luego ordenar las series en un orden
racional por grupos que surgirn del patrn as establecido".
Este sistema funcional fu impulsado por ser el que mejor se adaptaba al manejo de las grandes cantidades de documentos complejos y
desorganizados generados por el Gobierno Nacional, como un invento
que ahorra tiempo ya que elimin la necesidad de la investigacin
minuciosa, y es un medio para simplificar el uso de smbolos que se
han convertido en algo extremadamente complicado. Repitiendo el
refrn de las primeras crticas al sistema de clasificacin del
Archivo Nacional, el autor de esta propuesta declar que "deben
desarrollarse nuevas tcnicas para solucionar los problemas que los
tericos Europeos no vieron
33 Estas y las citas siguientes son del "Functional Classification of Archival Material", de E.G. Campbell, en Library Quarterly,
II: 434-440 (Oct. 1941).
34 Las referencias repetidas a tericos Europeos reflejaron el
inters renovado en las polticas y prcticas Europeas que se
obtuvieron de la publicacin de la segunda edicin de Hilary
Jenkinson en 1937.. A Manual of Archives Administration (Londres,
1937), y la publicacin en 1940 de la traduccin de Arthur H.
Leavitt de la segunda edicin Holandesa (1920) del manual de Samuel
Muller, J. A. Feith y R. Fruin del Manual for the Arrangement and
Description of Archives (New York, 1940). Este resultado tambin se
obtuvo en las traducciones bosquejadas por los miembros del Archivo
Nacional, de los numerosos artculos en las revistas sobre archivos
de Europa Occiden- tal y Oriental, y en la recopilacin de
bibliografas seleccionadas en todas las fases de la administracin
de archivos.
- 290 -
DE
IA
CLASIFICACIN
AL
ORDENAMIENTO
El Archivo Nacional ha ensayado y encontrado difcil la aplicacin de una clasificacin organizacional rgida, basada en la
investigacin detallada de la historia administrativa. Pero al abandonar este experimento en la clasificacin, las consideraciones
tericas fueron menos decisivas que las necesidades administrativas.
En la organizacin original del Archivo Nacional, la responsabilidad
por la preparacin de diferentes tipos de ayudas, fu compartida por
cinco unidades que operan por separado -las Divisiones de Acceso,
Investigacin, Clasificacin y Catalogacin y la Oficina del Director de Publicaciones; as como tambin por las divisiones de custodia.
Despus de un esfuerzo de 5 aos, la Divisin de Clasificacin produjo los esquemas de clasificacin para los documentos de
menos de seis oficinas, la mayora de ellas oficinas temporales de
la Primera Guerra Mundial, y similarmente, el trabajo de las otras
unidades tambin se rezag.
Adems, estas unidades llegaron a
ser muy autnomas en sus operaciones.
Hubo necesidad no solo de
coordinar y supervisar su labor de bsqueda, sino tambin de usar
"el conocimiento basado en la experiencia de la Divisin de Referencia, para intentar asegurar la informacin de los documentos"
A principios de 1940, se nombr un comit "para hacer un
estudio sobre auxiliares de bsqueda y otros instrumentos que
facilitaran-el uso de los documentos que estn bajo la custodia del
Archivista" . Este comit "recibi informes de numerosas
reuniones de los miembros de las directivas, estudi los auxiliares
existentes, y consider los resultados de la experiencia Europea".
En 1941 propuso sus recomendaciones al Archivista, las cuales
"proporcionaban la base para un nuevo programa sistemtico para la
preparacin de auxiliares de bsqueda que fueron publicados por el
Archivista como "Instrucciones" al personal del Archivo Nacional
Una de estas instrucciones deca simplemente que "la preparacin de
... esquemas de clasificacin deba descontinuarse
Adems de las instrucciones detalladas sobre cmo poner a funcionar el nuevo programa, las instrucciones estipulaban que la
catalogacin por acceso deba descontinuarse y ser reemplazada por
la catalogacin por grupos de archivo. El trmino grupo de archivo"
se defini como "la unidad principal de archivo establecida con
alguna arbitrariedad con respecto al principio de procedencia y al
deseo de tener una unidad de tamao y carcter convenientes para el
trabajo de ordenamiento y descripcin y la publicacin de los
35 Philip M. Hamer. "Finding Mediums in the National Archives:

An Appraisal of Six Years Experience", en American Archivist,
5:85-86 (Apr. 1942). Comprese con Posner "Development and Problems
of Archival Administration in the United States", p. 14-15: y Hill,
"Clasification in the National Archives", p. 67-68.
36 NA. Annual Report, 1941, p. 28.
37 Ibid., p. 28: comprese con Hamer, "Finding Mediums",
p. 87-88.
38 NA Annual Report, 1941, P. 65. En el informs de 1940 la
seccin sobre "Clasificacin" haba sido ya reeemplazada por otra
sobre "Arrangement and Description of Record" pero la seccin sobre
"Cataloging" se conserv; NA Annual Report, 1940. p. 25,28. Las
Divisiones de Clasificacin y de Catalogacin se eliminaron en Marzo
de 1941 y sus empleados se distribuyeron en otras divisiones: NA,
Annual Report, 1941, p. 39.
- 291 -
inventarios". Todo el material custodiado por el Archivista fue asignado a los grupos de archivo registrados. Los grupos de Archivo
fueron descritos en inventarios "preliminares" por las divisiones que
los custodiaban, y por ltimo en inventarios "finales"; los otros
tipos de auxiliares de bsqueda se prepararon "cuando fueron
necesarios"
Este nuevo programa de ordenamiento y descripcin-desde entonces
ambos trminos estn unidos en el uso Americano - fue defendido en
el campo prctico. Obviamente tena valores administrativos en una
organizacin grande: se basaba "no solamente en la teora, sino
principalmente en la experiencia y en las opiniones de muchas personas"; encontr la "presin necesaria para tener inmediatamente
auxiliares de bsqueda disponibles y en uso" mientras se preparaba la
"ltima versin, si las circunstancias lo permitian,.... de auxiliares de bsqueda ms cercanos a las definitivas"; era flexible; y
"consideraba adecuadamente las circunstancias especiales de naturaleza variada que caracterizaban a los grupos de archivo y partes de
estos". A pesar de que "estaba hecho para satisfacer las necesidades
especiales del Archivo Nacional", el programa se consideraba "bastante
atractivo para otras instituciones de archivo"
El nuevo programa alcanz a ser lanzado por el Archivo Nacional
antes que los Estados Unidos entraran a la Segunda Guerra Mundial.
Las demandas de la guerra influyeron bastante sobre los funcionarios y
los programas, y los aos siguientes a la postguerra tuvieron que
dedicarse especialmente a los problemas creados por la acumulacin de
documentos generados durante el conflicto mundial y sus consecuencias.
De esta experiencia naci y se expandi el Servicio Nacional de Archivo y de Documentos del Gobierno, bajo la Administracin de Servicios Generales, y no fue sino hasta 1950 cuando se pudo reanudar la
tarea de implementar completamente el programa de ordenamiento y
descripcin.
A comienzos de 1950 se prepar para uso interno una serie de
Circulares de Informacin a los Funcionarios que (posteriormente se
llamaron Documentos de Informacin a los Funcionarios) . Estos
documentos enfatizaban la aplicacin prctica de los principios de
ordenamiento y descripcin de los documentos del Gobierno Nacional.
Sin embargo, con algunas excepciones, los principios enunciados fueron
realmente decisiones administrativas que desde ese entonces se han
modificado o cambiado para satisfacer las circunstancias y necesidades. Las prcticas y las tcnicas de ordenamiento desarrolladas
por el Archivo Nacional durante este perodo, ms tarde fueron
complementadas con un apoyo terico y prctico por Theodore R..5
Schellenberg en su Modern Archives: Principles and Techniques ,
pero en algunos aspectos el Manual del Dr. Schellenberg ha sido
reemplazado por sus escritos posteriores o debe suplementarse con
otros escritos publicados por los funcionarios del Archivo Nacio39 Ibid., p. 65-67; comprese con "Finding Mediums", de
Hamer, p. 88-89.
40 Ibid., p. 91-92.
41 National Archives, The Preparation Of Preliminary
Inventories (Staff Information Circular no. 14, May 1950); The
Control of Records at the Record Group Level (Staff Information
Circular no. 15, July 1950 ) ; The Preparation of Lists of Record
Items(Staff Information Paper no. 17, May 1951): revised Dec. 1960:
Principles of Arrangement (Staff Information Paper no. 18, May 1951).
42 Ver especialmente p.17-25. 52-64, donde se usan el trmino
"clasificacin" en referencia al manejo de los documentos activos, y
las p. 168-193 sobre "Principles of Arrangement".
- 292 -
nal . La esencia del concepto de ordenamiento es su flexibilidad,

y hay indicaciones, de que fuera de la necesidad y de la experiencia,
surgirn modificaciones en la medida en que se aplique al material
de archivos a otros niveles del gobierno y a los documentos privados.
El "principio bsico de ordenamiento" es an el respeto de
los fondos, en el mismo sentido de que "cada docunento ser rastreado hasta su origen y se le mantendr como parte de un grupo que
tengan el mismo origen" En la prctica "se requiere que los documentos de las diferentes oficinas de origen se mantengan separados y
nunca se mezclen" . Este principio es bsico para el concepto de
grupo de archivo, pero su aplicacin tambin involucra la consideracin del volumen y la complejidad de los documentos pertinentes.
Estos determinan el nivel organizacional dentro de la oficina en la
cual se establecen los grupos de archivo, y es esta flexibilidad la
que permite la adaptacin del concepto de grupo de archivo a los
archivos de cada generador de documentos.
Dentro del grupo de documentos,se aplica el segundo principiorespeto por el orden original. Y como en los Estados Unidos no hay
una oficina de Archivo que de una designacin de orden a las series
cuando estn en uso activo, el principio de respeto al orden
original puede aplicarse directamente slo a las unidades de archivo dentro de las series.
Nuestras series son ms fciles de
identificar que de definir, pero esencialmente estn compuestas por
"unidades similares de archivo ordenadas en un patrn consistente
dentro del cual cada unidad tiene su propio lugar". Si hay un orden original, con muy pocas excepciones, se conserva el orden original
de las unidades de archivo dentro de la serie si hay un orden originally se corrigen los desplazamientos obvios dentro de este orden .
El concepto de ordenamiento, sin embargo, es mucho ms amplio
que esta aplicacin relativamente sencilla de dos principios bsicos. El significado actualizado del trmino est muy bien resumido
en un artculo
de Oliver W. Holmes y hace referencia a "cinco
operaciones diferentes a cinco niveles diferentes". Estas operaciones incluyen:
1. Ordenamiento a nivel de deposito
- descomponer
el
fondo total del depsito en unas cuantas divisiones mayores sobre el ms amplio comn denominador posible y la localizacin
fsica de los fondos de cada una de estas diviones mayores para
tener mayor ventaja en la construccin de las reas de almacenamiento ...
43 Ver Theodore R. Schellenberg "Arrangement of Private Papers",

en Archives and Manuscripts, [1]: 1-20 (Aug. 1957); y su "Archival
Principles of Arrangement", en American Archivist/ 24: 11-24 (Jan.
1961. Ver tambin Kenneth W. Munden, "The Identification and
Description of the Record Series", ibid., 13: 213-227 (July 1950);
and Sherrod East, "Describable Item Cataloging", ibid., 16: 291-304
(Oct. 1953).
44 Staff Information Paper no. 18. p.2: Oliver W. Holmes,
"Archival Arrangement Five Different Operations at Five Different
Levels", en American Archivist, 27: 25 (Jan. 1964). El resumen del
concepto actual de ordenamiento incluido en este informe, se basa
especialmente en este artculo escrito por el Dr. Holmes.
45 Ibid., p. 23-30; comprese con Schellenberg "Archival
Principles os Arrangement", p. 23-24.
-m -
2. Ordenamiento a nivel de grupo y subgrupo de archivo la descomposicin de los fondos de una divisin o rama
administrativa (como se ha establecido en el primer nivel) en
grupos de archivo y la localizacin fsica de stos sobre un
patrn lgico en reas de almacenamiento asignadas a la divisin o rama. Este nivel deber incluir la identificacin de
los subgrupos naturales y su asignacin en los grupos de archivo establecidos.
3. Ordenamiento a nivel de serie - la descomposicin del
grupo de archivo en series naturales y la localizacin fsica
de cada serie en relacin con otras series sobre un patrn
lgico.
4. Ordenamiento a nivel de unidad de archivo - la divisin
de las series en sus unidades de archivo componentes y la
localizacin fsica de cada componente en relacin con otros
componentes en una secuencia lgica, generalmente una secuencia
ya establecida por la oficina de manera que el archivista solamente tenga que verificarla y aceptarla.
5. Ordenamiento a nivel de documentos - el chequeo y el ordenamiento dentro de cada unidad de archivo,de los documentos individuales, cartas y anexos, y las piezas documentales que juntos
conforman la unidad de archivo y la localizacin fsica de cada
documento en relacin con otros documentos en un orden aceptado.
Estas operaciones involucran a los documentos mismas, aparte de
sus soportes, pero "establecen el orden de secuencia en el cual los
documentos deben colocarse en los soportes y en el cual los soportes
deben rotularse y ponerse en los estantes". Solamente cuando terminan
estas etapas, concluye el Dr. Holmes, puede decirse que los fondos de
archivo o de un depsito estn bajo control. "Este control nunca
puede establecerse en forma completa (algunas veces el ordenamiento a
nivel de unidad de archivo o de documento puede que nunca se realice
completamente), pero debe hacerse a un grado aceptable de descripcin
antes de que sea necesario elaborar auxiliares de bsqueda Pâ referirse a unidades especficas en un ordenamiento establecido"
Esta exposicin de la funcin de ordenamiento supone una
oficina general de archivo que contenga los fondos desorganizados de
muchos generadores de documentos - la situacin comn en los Estados Unidos.
El ordenamiento y el control resultante entonces
procede desde el nivel de depsito hasta el nivel de tem individual . Las instituciones que tengan tanto documentos pblicos como
privados obviamente deben primero separar sus fondos de cada uno de
estos tipos de material y mantenerlos separados.
El programa de
ordenamiento total requiere un mximo de flexibilidad. A nivel de
depsito, por ejemplo, el ordenamiento en el sentido de separar
los grupos de archivo puede hacerse cronolgica o jerrquicamente
(de acuerdo con las principales organizaciones gubernamentales), o
sobre la base de los niveles del gobierno (central o local), o cualquier combinacin de stos. Con frecuencia, "el tamao y el ordenamiento de las reas de almacenamiento, la naturaleza fsica de
46 Holmes, "Archival Arrangement", p. 21, 23-24.

47 Ibid., p. 24; comprese con Staff Information Paper
18, p. 3.
- 294 -
no.
los documentos mismos (que a menudo necesitan reas especiales

en el caso de documentos tcnicos tales cono mapas, cuadros y pelculas ), la actividad de referencia a los documentos, el grado de
seguridad que se les d, y el nmero y aptitudes del personal necesario para trabajar con ellos" influirn en la division que se
haga .
En el ordenamiento a nivel de grupo de archivo,el Archivo Nacional normalmente rene los documentos de las oficinas subordinadas bajo
las oficinas superiores a nivel de divisin. Para evitar la creacin de un nmero inmanejable de grupos de archivo, los documentos
de cargos diplomticos y consulares, por ejemplo, o aquellos de
oficinas ms pequeas y a menudo temporales que realizan funciones
similares, tales cairo comisiones de reclamos, se agrupan juntos en
"grupos colectivos de archivo". De sus fondos en 1943, el Archivo
Nacional inicialmente abri 206 grupos de archivo, y como resultado
de estudios y accesos posteriores, ahora cuenta con cerca de 350. La
flexibilidad y el valor administrativo del concepto de grupo de archivo estn demostrados por su aplicacin exitosa a colecciones
tales como donaciones, pelculas y documentos privados. El Dr. Holmes concluye diciendo que un grupo de archivo puede definirse de
varias formas de acuerdo con las distintas instituciones,
en tanto que la definicin se aplique consistentemente a
toda la institucin. Algo de este concepto es necesario en
todos los depsitos de archivo que tienen a su cuidado los
documentos generados por diferentes oficinas y organizaciones.
Una vez establecidos los grupos de archivo stos se convierten generalmente en las unidades bsicas para el control administrativo; esto es,para el ordenamiento, descripcin, servicio de referencia y manejo estadstico e informes
Bajo el concepto de grupo de archivo, cualquier unidad particular
de documentos puede pertenecer a cualquier grupo. Con excepcin de
tipos fsicos especiales de documentos, todos los documentos pertenecientes al mismo grupo, se guardan juntos en el rea de depsito. El concepto de subgrupo se usa para distinguir y controlar los
documentos de oficinas subordinadas, que se han unido para constituir
el grupo de archivo .
El ordenamiento a nivel de series, en el sentido de conseguir un
orden lgico de las series relacionndose unas con otras, es la
parte ms difcil de este programa. En la prctica Americana de
archivos, la oficina generadora rara vez establece un orden dado para
las series que estn dentro de un grupo de archivo. En este punto es
cuando el archivista debe conocer la historia administrativa de la
oficina y de los documentos mismos. Primero debe determinar cules
son las series de cualquier grupo o subgrupo de archivo dado, y luego
darles a estas series un orden fsico "significativo".
Por nuestro sistema de archivo de documentos, no puede haber "ninguna
secuencia de ordenamiento perfecta" para las series. Siempre que
sea posible, deben aplicarse las reglas Holandesas respecto
al
48 Holmes. "Archival Arrangement", p. 25: ver tambin Staff

Information Paper no. 18. p. 4-7.
49 Holmes. "Archival Arrangement", p. 27: ver tambin Ernst
Posner. "The National Archives and the Archival Theorist", en
American Archivist 18: 211 (July 1955).
50 Vese Staff Information Paper no. 18. p. 7-10.
- 295 -
al "fundamento" y correspondencia de las series. Los ndices generados por las oficinas y los controles o auxiliares de bsqueda
se colocan cerca a la serie donde aplican, y las series de archivo
operativas o sustantivas por lo general se colocan antes de las
series de documentos caseros
Al llegar a un ordenamiento para los documentos esenciales o
duraderos, "las funciones y la secuencia de accin dentro de las funciones" son con frecuencia, el factor determinante, pero en los grandes grupos de archivo, las series pueden agruparse "de acuerdo con
los periodos cronolgicos, por medio de intervalos en los sistetemas de archivo, o sobre bases funcionales".
El ordenamiento final
de las series debe ser "no slo lgigo sino que tambin revele la
historia y los logros de la oficina . La flexibilidad del concepto
de ordenamiento tal como se aplica en el nivel de series - una flexibilidad requerida por la prctica Americana para guardar documentos permite que el archivista use - ya sea en forma individual o en combinacin - la "clasificacin" cronolgica, organizacional o funcional, ya que este trmino se ha usado con frecuencia en los Estados
Unidos. Debido a las condiciones de los documentos Americanos, el ordenamiento a este nivel debe ser constructivo en lugar de simplemente
conservativo. Es este tipo de ordenamiento constructivo lo que caracteriza la labor del archivista Americano, y es su mayor contribucin para hacer dtiles los archivos a la vez que permite conservar
su integridad.
El ordenamiento c nivel de unidad de archivo ya fue discutido,
pero debe anotarse que el reordenamiento fsico "para dar un servicio
ms eficaz... a las demandas de informacin a largo plazo" es permitido cuando no viola la esencia de la integridad de los archivos, o
cuando "los documentos" han sido tan desordenados que no se puede restablecer completamente el orden original a manos que se gaste mucho
tiempo en la investigacin". El nivel final de ordenamiento de
documentos dentro de las unidades de archivo, por lo general se lleva
a cabo junto con quitar los dobleces a los documentos y junto con la
microf ilinacin
Este es el concepto actual de ordenamiento tal como lo desarroll el Archivo Nacional para satisfacer las necesidades particulares
de los archivos del Gobierno Nacional.
El trmino "ordenamiento"
data de la Comisin original del Archivo Pblico, pero hoy el concepto es lo suficientemente flexible para que sea aplicado a los
archivos de cualquier generador de documentos pblicos o privados.
Este concepto se ensea en cursos acadmicos en la administracin
de archivos modernos y en los institutos de verano inaugurados por
E m s t Posner como un riesgo cooperativo del Archivo Nacional, la Universidad Americana, la Biblioteca del Congreso y el Maryland Hall of
Records. A estos institutos, en cuyos anteriores directores se contaban el Dr. Posner y el Dr. Schellenberg y que incluan conferencistas
invitados como el Dr. Holmes y otros funcionarios del Archivo Nacional
quienes
ayudaron a desarrollar este concepto,
han concurrido
51 Ibid., p. 10-12.
52 Holmes, "Archival Arrangement", p. 29. 32.
53 Ibid., p. 35-37. Ver tambin Staff Information Paper
no. 18. p. 12-14. y Schellenberg
"Archival Principles of
Arrangement", p. 19-23.
- 296 -
practicantes en cada campo de la actividad archivfstica y tambin

curadores de manuscritos y bibliotecarios.
Los institutos, las publicaciones del Archivo Nacional, y la revista trimestral de la Sociedad de Archivistas Americanos, The American Archivist, representan el mtodo ms reciente y hasta el momento el ms exitoso
para lograr el grado y el tipo de uniformidad en la poltica y prctica de archivos apropiados.para un pais que no tiene un sistema de
control y direccin central
Y el futuro de la "clasificacin" de archivos en los Estados

Unidos? Al lanzar su programa de ordenamiento y descripcin, el
Archivo Nacional indic que su inventario preliminar de grupos poda ser reemplazado por un inventario "final" que inclu ra,."la
asignacin de smbolos sencillos" a las series de documentos
Este inventario final no se ha preparado an, pero puede ser que
cuando se llegue a esta etapa del programa, se reviva de nuevo el debate sobre clasificacin. Tal vez en ese momento, habr otro informe que complemente este relato sobre cmo las condiciones de los
documentos de los E.U. han requerido modificaciones en las polticas
y prcticas de archivo dentro del amplio marco de trabajo de los
principios que son bsicos para nuestra profesin.
UNA
EXPLICACIN
Aunque este informe comprende las observaciones y el estudio

de las prcticas archivsticas actuales en los Estados Unidos,
est basado en la conviccin que es menos valioso conocer cuntos
depsitos practican cada tipo de clasificacin de ordenamiento, y
dnde estn localizados, que entender las razones de la diversidad
an existente y la naturaleza de los esfuerzos realizados para desarrollar un grado prctico de uniformidad. Cualquier anlisis de
las actuales prcticas solamente puede ser intelegible en funcin
54 La fuente ms autorizada y conveniente para las prcticas

actuales de las oficinas de archivo a nivel Estatal es el American
State Archives, de E m s t Posner (Chicago, 1964). Para la influencia
del concepto de ordenamiento sobre el manejo de documsntos privados,
vese de Katherine E. Brand. "Developments in the Handling of Recent
Manuscripts in the Library of Congress", en American Archivist,
16:99-104 (Apr. 1953); del mismo autor "The Place of the Register in
the Manuscripts Division of the Library of Congress", ibid.,
18:59-68 (Jan. 1955): Dorothy V. Martin. "Use of Cataloging Techniques in Work With Records and Manuscripts", ibid., 18: 317-336
(Oct. 1955): Richard C. Berner, "The Arrangement and Description of
Manuscripts", ibid., 23: 395-406 (Oct. 1960: y del mismo autor
"Archivists Librarians and the National Union Catalog of Manuscript
Collections", ibid., 27: 401-409. (Oct. 1964). Ver tambin de
Nathan Reingold. "Subject Analysis and Description of Manuscript
Collections" en Isis., 53:106-112 (Mar. 1962).
55
NA, Annual Report, 1941, p. 66.

- 297 -
de esta experiencia y de las consideraciones bsicas indicadas al

comienzo de este informe. Y como anlisis final, no es esta diversidad la que tiene una verdadera trascendencia, sino la creciente influencia del concepto de ordenamiento en todos los Estados
Unidos. Es dentro de este concepto que deben encontrarse los mtodos
modernos de ordenamiento de archivos en los Estados Unidos".
Segn su propia experiencia, el Dr. Schellenberg escribi que
"a un archivista Americano que viaje al exterior se le aconseja que
proceda cautelosa y humildemente: ya que las formas Americanas de
hacer las cosas no necesariamente son mejores que las de otros
pases: son solamente diferentes"
56 T.R. Schellenberg "Applying American Archival Experience

Abroad", en American Archivist, 19: 33 (Jan. 1956).
Puede o Debe?
Ningn historiador puede escribir una sola palabra en un papel
sin la ayuda de archivistas que lo guen a lo largo de los manuscritos que le han sido encomendados.
BENJAMIN WOODS IABAREE.

The Boston Tea Party, p. vii (New York, 1964)
- 298 -
IDS INSTRUMENTOS DE BSQUEDA EN LOS ARCHIVOS

por
ETIENNE TAILLEMITE
Unas de las tareas fundamentales de los archivistas es, sin duda

alguna, la realcin de instrumentos de investigacin* aptos para
logarar que los fondos que conservan sean cmodamente accesibles a
todas las categoras de estudiosos del tema que puedan ser llamados
a utilizarlos . Sin inventarios y sin inventarios publicados,
insisto en este punto, un archivo por ms perfectamente clasificado
que est sigue siendo muy poco conocido, por no decirlo, en absoluto,
y en consecuencia, sin mayor utilidad. Nuestro papel no es el de mantener la luz bajo el celemn. Gomo existen diferentes tipos de instrumentos de pesquisa, ms o menos exhaustivos, el primer punto por
resolver es la seleccin del modelo de inventaro que conviene al
fondo o a la serie en proceso de estudio. Esta seleccin debe efectuarse en funcin de varios criterios: el acervo de documentos por
tratar, el inters histrico que ofrecen, la naturaleza exacta de
tales expedientes, trtase de una verdadera serie en el sentido archivstico del trmino, es decir de papeles homogneos generados
por la actividad de una oficina o de una entidad (ejemplo, la Intendencia del Canad), o por el contrario, de una especie de coleccin
de fragmentos de diversas procedencias reunidos arbitrariamente o por
obra de la casualidad.
El volumen de las piezas que hay que inventariar pesar sobre la
eleccin del archivista que no puede empearse en tratar de la misma
manera una pequea serie de unas cuantas decenas de artculos (cajas, docunentos o legajos) y un enorme complejo de unidades.
Intil insistir en el criterio de inters histrico; parece
claro que ha de ser determinante, pero la antigedad no es el nico
factor que ha de tenerse en cuenta sobre este particular. No olvidemos nunca que ciertos docunentos muy antiguos pueden ser de poco inters , al tiempo que expedientes ultracontemporneos se revelan
apasionantes.
1
El problema de la redaccin de los instrumentos de investigacin ha sido tratado de manera excelente por M. Marcel Boudot,
Inspector General de Archivos de Francia, en el captulo V del Manual de Archivstica publicado en 1970 por la Asociacin de Archivistas Franceses (p.243-293). El texto que aqu aparece, redactado
a peticin de Gilles Hon, no pretende en modo alguno rivalizar con
el profundo estudio aludido. Diseado en una ptica definitivamente prctica, se propone tan slo ayudar al archivista que se inicia
en una tarea con frecuencia delicada.
* Auxiliares de archivo o guas de archivo son trminos ms
frecuentes en America latina (Nota del Traductor).
- 299 -
La naturaleza exacta del volumen de los documentos por estudiar

debe ser considerada con mucha seriedad. Una serie orgnicamente
estudiada, que no guarda sino documentos bien clasificados y que provienen de la misma entidad, no necesita el mismo tipo de inventario
que una coleccin compuesta de unidades de diversa procedencia, y por
consiguiente de ndole y contenido heterogneos.
Veamos ahora cules son los diversos modelos de instrumentos de
investigacin entre los cuales convendra escoger. Yendo de los general a lo particular y de lo menos detallado a lo ms exhaustivo,
encontramos la gua de fuentes o de investigacioanes, el repertorio
numrico sencillo, el repertorio numrico detallado, el inventario
resumido, y el inventario analtico.
I.
LAS GUIAS
Hay varias maneras de concebir una gua. Puede ser geogrfica

y cubrir toda una regin, como por ejemplo Guide des Sources de
l'Historire de l'Afrique au Sud du Sahara, publicada en 1972 con los
auspicios del Consejo Internacional de Archivos, o tambin Guide des
Sources de l'Histoire du Canada Franais que estn preparando en
asocio archivistas canadienses y franceses.
Si es metdica, la gua acudir en ayuda del investigador interesado en determinado tipo de tema: por ejemplo, Guide des Sources
de l'Histoire Littraire aux Archives Nationales, editado en 1961
por Me. Danielle Gallet. Puede proyectarse tambin que una gua
cubra todo un depsito. Tal es el caso de multiples instrumentos de
este gnero elaborados en el curso de los lltimos aos por los
directores del Servicio de Archivos de ciertos departamentos de Francia: Gua de los Archivos de la Haute-Vienne, de la Charente-Maritime, de la Loire-Atlantique, e t c . Esta frmula de gua por depsitos se convirti en reglamentaria por gestin del Director General
de Archivos de Francia en abril de 1969, y poco a poco, todos los departamentos habrn de adoptarla.
En la circunstancia de que ciertas series, fondos o grupos de
fondos sean demasiados complejos, puede justificarse la elaboracin
de una gua especial. Es el caso de algunos fondos de los Archivos
Nacionales franceses que padecieron diversas viscisitudes y cuyo escrutinio no es siempre fcil. Podemos citar dos ejemplos altamente
positivos: Fonds du Conseil d'Etat du Roi aux Archives Nationales,
publicado en 1955 por Michel Antoine, y Guide des recherches dans les
fonds judiciaires de l'Ancien Rgime, de varios autores, editada en
1958, en el cual se estudian los grandes volmenes de documentos judiciales que han llegado hasta nosotros: Parlamento de Pars, Chtelet, Almirantazgo de Francia, etc.
- 300 -
La
frmula de la gufa presenta, como es natural, ventajas e
inconvenientes. En su haber es menester registrar cierta rapidez en
la ejecucin. La gua, si as podemos decir, frena al ms veloz y
es particularmente indicada para los grandes fondos que no pueden
dotarse de inventarios detallados. Aparte de esto, es eminentemente
prctica y contiene toda la informacin que necesita el investigador para enfocar su trabajo, pero es claro que no sera suficiente.
La mejor de las guas no reemplazar nunca un inventario, as
sea resumido, ya que por naturaleza es incapaz de dar la misma
informacin. La gua procede lo ms frecuentemente por el mtodo
global, no puede descender al estudio del fondo o de la serie
artculo por artculo, y debe contentarse con una descripcin
sumaria de los acervos documentales conservados. No obstante, presta
eminentes servicios al investigador al permitirle determinar si el
depsito o los fondos cubiertos por la gua pueden o no contener
documentos atinentes al propsito de sus estudios y si, en consecuencia, hay que ir ms adelante en la investigacin.
II.
El REPERTORIO NUMRICO SENCILLO
Despus de la gua, es el instrumento de bsqueda cuya redaccin es ms rpida y ms fcil. Conviene por lo tanto tambin, y
en manera especial, a los fondos de volumen considerable que hace ms
asequibles a la investigacin.
El repertorio numrico sencillo se limita a indicar la cota o
notacin del artculo (caja, documento, legajo), un ttulo del
contenido tan corto como sea posible y las fechas extremas de los
documentos. Por ejemplo:
G'71
C 8A 81
Cartas dirigidas al Contralor General de las

Finanzas por el Intendente de Alenon. 1678-1684.
Cartas dirigidas al Secretario de Estado de la
Marina por el Gobernador General y el Intendente
de Martinica. 1782.
Cuando hay que vrselas con una serie para la cul no existe
ningn instrumento de investigacin, el repertorio numrico sencillo permite ver por dnde se debe comenzar. Constituye un primer
desmonte que permite conocer, al menos sumariamente, el contenido de
los documentos, el perodo cronolgico concertado, y en forma
eventual, las lagunas que tiene el fondo.
Los lmites de este gnero de instrumentos de investigacin
aparecen clarsimos.
No brinda sino indicaciones muy someras, y si
puede ser suficiente para series voluminosas, de precaria densidad en
datos histricos y de composicin muy homognea, como es el caso
por ejemplo para ciertas series de archivos contemporneos, no puede
en cambio dar resultados positivos en el caso de los fondos antiguos y
ricos para los cuales es importante ir ms all en el anlisis.
- 301 -
III.
EL REPERTORIO NUMRICO DETALLADO Y EL INVENTARIO SOMERO
El carcter verdaderamente lacnico del repertorio numrico

sencillo ha llevado a los archivistas franceses desde los albores del
siglo XX a imaginarse otra frmula que tuvo y sigue teniendo xito:
es lo que se ha liado repertorio numrico detallado. Ms flexible
que el anterior, permite modular los anlisis en funcin de la importancia histrica de los fragmentos o piezas y suministrar detalles
ms amplios acerca de los artculos que parecen merecerlo si contienen elementos notorios o de naturaleza heterognea por relacin al
conjunto del fondo. Para el investigador ser especialmente invaluable si va acompaado de ndices muy completos de nombres de persona, lugares y materias elaborados a medida que se van haciendo los
anlisis. A este respecto cabe citar por ejemplo, el Repertoire du
fonds du Conseil Souverain d"Alsace, conservado en los Archives Departamentales del Alto Rin, publicado en 1963 por Mlle. Lucie Roux.
Este tipo de instrumento de investigacin parece el ms indicado para los archivos rodemos y contemporneos, pues permite tratar
las series expediente por expediente y no pieza por pieza. Igualmente
se lo ha utilizado en Francia para las minutas notariales en las cuales permite guardar los registros de mayor significacin y de ms
rica sustancia histrica, tambin para los archivos judiciales y por
las mismas razones. El modelo del gnero es ciertamente el repertorio numrico detallado de la serie U delJtorne (Negocios Judiciales)
publicado en 1966 por M. Ren Gandilhon.
No hay que ocultar, sinembargo, que este gnero de repertorio
ofrece el inconveniente de cierta subjetividad. Toda seleccin implica algo de arbitrario de parte del archivista y le costar algn sacrificio no preferir aquellos documentos que le interesan personalmente o los que corresponden a los tipos de investigaciones de moda en el
momento de la elaboracin del repertorio.
2
La expresin inventario somero cay en desuso y hoy se habla preferiblemente de repertorio numrico detallado. En realidad estod dos vocablos no relatan con exactitud el mismo contenido. El inventario somero tena realmente el gran defecto de estar fundado en
un muestreo. Se anali zaban, a menudo con exceso de pormenores, los
documentos tenidos como los ms interesantes conforme a criterios que
no dejaban de ser subjetivos, y de los dems no se deca una palabra. El repertorio numrico detallado, al contrario, procede de una
manera ms global y no puede aplicarse sino a series conformadas en
expedientes y no en fragmentos aislados. As, por ejemplo, me parece
imposible hacer un repertorio numrico detallado en una serie de correspondencia administrativa, cuando se puede conseguir en un fondo de
archivos judiciales donde los documentos van clasificados por expedientes .
3 Un estudio muy serio con ejemplos de este tipo de inventario
puede verse en el artculo de E. Houriez "Un nuevo tipo de instrumento de investigacin, el repertorio numrico detallado", en Gazette
des Archives, no. 64, 1
Trim. 1969, p.9-16.
Ver tambin el artculo de R. Gandihon, Los inventarios someros de los Archivos Departamentales de Francia, en Archivarische
Zeitschrift, 1955.
- 302 -
Precisamente por estas razones hubo que renunciar al inventario

somero por muestreo, adoptado a mediados del siglo XIX y que fue
obligatorio hasta 1909. Este sistema, que consista, como su nombre
lo indica, en no analizar sino los documentos considerados como los
ms "interesantes", se mostr peligroso en el uso, pues llevaba
con frecuencia al investigador a caer en errores y le hacia creer en
la inexistencia de un documento con el pretexto de que no figuraba en
el inventario. Tal esêl caso del inventario en 8 volmenes de las
subseries B , B , y B
del fondo Marine, depositado en el
Archivo Nacional que, en razn de su carcter selectivo, informa muy
mal sobre la extrema riqueza de esas subseries y no debe consultarse
sino con precaucin.
A pesar de sus inconvenientes se podr mantener en vigor esta
frmula para los grandes fondos que, tal vez por su contenido
demasiado dbil en elementos de inters histrico, no deben ser
objeto de un inventario analtico.
IV.
EL INVENTARIO
ANALTICO
A diferencia de los anteriores, este instrumento de investigacin debe ser todo lo exhaustivo posible y permitir un anlisis de
la totalidad de los documentos sin excepcin alguna. Este escrutinio
tendr una extensin conforme a la importancia histrica de las
piezas. Es evidentemente la herramienta ideal para el investigador,
ya que le procura una fotografa de la serie estudiada y le permite
saber con precisin lo que all habr de encontrar.
Es manifiesto que este gnero de inventario, cuyo inconveniente
mayor es el tiempo que exige su realizacin, puesto que su redactor
debe leer y analizar uno a uno todos los fragmentos, no se justifica
sino para las series de densidad histrica muy grande, o tambin
para ciertas series de miscelneas cuya composicin heterognea y
an heterclita necesita un inventario pieza por pieza, por no
disponer de ningn hilo conductor.
Todos estos instrumentos de investigacin, cualquiera que sea el
tipo a que pertenezcan, deben llevar anexos una introduccin e
ndices, si queremos que en verdad sean tiles.
Un espritu resueltamente prctico ser el que aliente la
introduccin, la cual habr de ofrecer todos los datos que ayuden al
investigador en su trabajo histrico del fondo o de la serie y expliquen, en la medida de lo posible, las vicisitudes superadas, y por
ende, las eventuales lagunas, naturaleza y organizacin de las instituciones que generaron documentos, modo de clasificacin, etc..
Jams debe haber temor a suministrar demasiados detalles; sino
siempre esforzarse, por ponerse en lugar del nefito que visita los
archivos por primera vez y se siente desorientado.
La introduccin podr enriquecerse de manera ventajosa por
medio de indicaciones concernientes a las fuentes complementarias de
la serie analizada, que se conservan en otros depsitos de archivo o
en las bibliotecas y an en colecciones privadas, y tambin por una
bibliografa que seale los principales trabajos elaborados a partir
de la serie estudiada. Esta precaucin evitar a los investigadores
internarse en terrenos ya explorados.
- 303 -
Complemento indispensable de todo instrumento de investigacin

bien concebido, son igualmente los ndices. Nada menos fcil de
manejar que un inventario desprovisto de ndices, sobre todo si
comprende varios volmenes.
Los ndices deben ser absolutamente exhaustivos y llevar inscritos todos los nombres de personas, de lugares, y eventualemente,
de navios. En lo que concierne a nombres de personas se sealarn
en lo posible, los miembros de una misma familia o los homnimos y se
darn algunos elementos de identificacin cuando se trate de personajes que hayan ejercido funciones pblicas. Para los oficiales, por
ejemplo, se indicar el ltimo grado obtenido. Los nombres de lugares sern tambin objeto de una identificacin tan exacta como sea
posible; podrn provechosamente reagruparse de manera metdicaa por
regiones
Para los navios, hacer clara distincin entre los de guerra y
los mercantes. En lo tocante a las materias, la cuestin es siempre
bastante delicada, ya que implica seleccin indispensablemente. Cuanto parezca presentar un inters real ser consignado en cuadros
metdicos, muy tiles cuando sean del caso
Es doctrina oficial en Francia organizar un slo ndice en el
cual aparezcan nombres de personas, de lugares y de materias, distinguidos por una tipografa diferente: los nombres de personas impresos en maysculas pequeas, los nombres de lugares en itlica y las
materias en caracteres romanos. Lo esencial es que el ndice sea lo
ms claro posible. Cuando ocurre prever una cuarta categora, nombres de navios, por ejemplo, se puede proceder de manera distinta y
planear un doble ndice, uno con los nombres de personas y lugares,
otro con los de materias y navios. Tal es la solucin que adoptamos para el ndice del inventario en 8 volmenes de las subseries
B , B y B de los Archivos de la Marina, publicado en 1969.
El problema de los ndices nos d ocasin para decir una palabra acerca de un tipo de inventario particular que conviene traer a
cuento por haber sido experimentado aos atrs en algunos departamentos y es objeto, ahora mismo, de nuevos ensayos en series determinadas de los Archivos Nacionales. Este mtodo consiste en presentar
todo el inventario en forma de ndice: los anlisis, por lo general , compendiados, se adosean a los nombres de las personas y ya no
siguiendo el orden de los documentos que contiene cada articulo.
Excelente ejemplo del sistema puede encontrarse en el Manual de Archivstica, p.286, en forma de un inventario de las patentes del duque Enrique II de Lorena.
Tres experiencias de igual gnero se estn estudiando en la
Seccin Antigua de los Archivos Nacionales. Tienen por base la Cancillera del rey Carlos V, las decisiones civiles del Parlamento de
Pars en el siglo XV, y por ltimo, la correspondencia recibida de
los Gobernadores Generales e Intendentes de Santo Domingo en los siglos XVII y XVIII.
4 Ver: E. Houriez. Los cuadros metdicos de los nombres geogrficos en los instrumentos de investigacin, en Gazette des Archives, no. 65, 1969, p.97.
5 Ver a F.J. Himly. Los cuadros metdicos de palabras-materia
al comienzo de los ndices alfabticos, en Archivum, XIV, 1964,
p. 140-142, y Manuel d'Archivistique, p. 288.
- 304 -
En lugar de analizar de manera sistemtica todas las piezas

conforme al mtodo tradicional, los archivistas recogen eh fichas
todos los nombres de personas y de lugares y las principales palabras-materia .
El resultado es evidentemente muy distinto del inventario
clsico y a muy corto plazo nos hllanos frente a un inmenso complejo
de informacin. As, por ejemplo, el anlisis minucioso segn
este mtodo, de los dos primeros documentos de la correspondencia de
Santo Domingo, produjo ms de 3.000 fichas. Gomo la serie completa
comprende ms o manos 180 artculos, imaginronos el inmenso acervo
de documentos que se formar de esta suerte.
El mtodo de que hablo presenta la ventaja de producir un trabajo de anlisis mucho ms exhaustivo que el inventario tradicional
que nos muestra siempre los nombres de personas o lugares, pero en
cambio debemos comprobar que el mtodo no es en absoluto ms rpido
que el procedimiento analtico, quizs hasta exija un poco de ms
tiempo. Por esta razn no puede pues aplicarse sino a series antiguas muy preciosas y muy ricas como las que justificaran un inventario analtico completo. Para las series de papeles contemporneos
habra que aliviar considerablemente la carga y no retener sino los
nombres ms importantes, tratando el fondo por conjuntos de documentos y ya no por piezas o fragmentos. Tales son, en breve sntesis,
las caractersticas de los diversos instrumentos de investigacin
utilizados en los archivos franceses. No tendremos la presuncin de
pensar que deban servir de modelo. La archivstica es una tcnica
que exige mucha flexibilidad y adaptacin a los mltiples casos de
especies que se pueden encontrar y cabe decir de ella lo que expres
Napolen de la Guerra en estos trminos:
"Es un arte simple y todo
de ejecucin".
Es cierto no obstante que la experiencia adquirida por los
archivistas franceses a lo largo de un siglo, los numerosos ensayos a
que se han sometido y siguen ejecutando como lo henos visto, pueden
servir de principio de reflexin y evitar acaso prdida de tiempo y
dinero al adoptar mtodos cuyos resultados no fueron juzgados satisfactorios ni por los autores ni por quienes se benefician de ellos.
- 305 -
SERVICIOS DE ACCESO Y DE REFERENCIAS

INFORMACIN
ORIENTACIN
;iNrt")RME
AL
USUARIO
PRELIMINAR
compilado con base en las respuestas al

cuestionario /.;*.-: .'o .di por
Hessian
Eckhart G. Franz
State Archives Darmstadt
Secretario d e CITRA
CONTENIDO:
Observaciones introductorias
A.
Informacin general
1. Directorios internacionales, nacionales
y regionales.
2. Bosquejos y folletos sobre oficinas de
archivo particulares
3. Publicaciones peridicas y nndios pblicos como instrumentos de informacin
arvhi.vV;i:i.<>i
3
3
Preparacin de la investigacin archivstica

1. Guas e inventarios generales
2. La publicacin de guas tradicionales
de JO'HI i /,H<'i\ di .vrc'iivos
3. Informacin orientada por temas
4. Los efectos en el usuario
7
7
B.
C.
Consultas y servicios para el usuario en el

archivo
1. Observaciones generales y estadsticas
- 306 -
5
6
9
10
11
12
12
OBSERVACIONES INTRODUCTORIAS
Desde la creacin del Concejo Internacional de Archivos
uno de sus objetivos establecidos ha sido:
en
1948,
facilitar el uso ms frecuente de los repositorios de archivo y

el estudio eficaz e imparcial de los documentos que contienen, haciendo que sus contenidos sean conocidos ms ampliamente y estimulando
la facilidad de acceso a los repositorios.
Citando el artculo 2 <e) de la Constitucin actual del CA el
quinto lugar en la secuencia de los objetivos generales realmente no
indica un orden de prioridades. La libertad de accs > fue .-il primer
nteres que tuvo el Congreso Internacional Extraordinario en Washington en 1966, el cual fue reconfirmado en sus recomenda '' > > "- ;>' el
Congreso de Madrid de 1968. Uno de los aspectos de la Revolucin
Archivstica de nuestro tiempo,
proclamado
por
el
9
Cong roso
Internacional de 1976, fue la Revolucin del acceso y del uso.
El trmino revolucionario cier-tajuenl e 00
as muy rudo para
designar los cambios que han afeot-id'i -1 u-o y i.r\>-; ;r\. i.!\.>-s or. I_20s de los establecimientos de archivo en todo el .mua'lo lnranai 1 is
dos ltimas dcadas.
El aumento en la asistencia diaria del pblico a la London Public Record Office de 40.000 en 1963 a 98.315 o
393 por da en 1980 es reprsenttivo de una tendencia general, aunque los cuadros absolutos son ms altos. Hay lacios
archivos con
ms de 100 investigadores por da, unos pocos (.*>n una ~.-;.:.-;:oicia
promedio entre 40 y 60 y
tasas de crecimiento
del
"0-70* rxir
ao,
El
o'iTrero de
usuarios del Gabon National Archives casi
fue doblado entre 1978 y 1980
(308/547),
y la Bahamas Record
Office seala un aunento de 196 a 744 en 4 anos. Existe un aumento
similar en la cantidad de consultas por escrito, cerca de 6.000 en
1968 y 21.433
en 1980 en la P.R.O y de 189 a 290 en los ltimos
4 aos en el Belgian State Archives de Namur.
Hasta ahora la discusin sobre la libertad de acceso se ha
centrado
en
los aspectos legales y de procedimiento. Pero el xito
de las recomendaciones del CA para la regla do los aos 30, la
eliminacin
de
los impedimentos estatuidos, tal vez no es el factor
ms importante para explicar el aumento de los usuarios de archivo
en el perodo
posterior a la II Guerra Mundial, que Tvan Borsa
inform en el Congreso de 1976.
La expansin de las nil >, n
ar'hivM.
el. aumento de las colecciones de archivo, los nuevos tipos
de archivos, s y mejores guas de localizacin, nuevos campos de
inters
cientfico,
una mayor conciencia de las posibilidades que
la investigacin archivstica brinda a la administracin, al mundo
acadmico y al pblico en general, menos horas de trabajo que dejan
ms tiempo libre, y una ltima en orden pero no en importancia,
un
casi sorpresivo
renacimiento del inters histrico, todo esto ha
hecho que se llenen los salones de los archivos y que se multiplique
el nmero de consultas por escrito.
Para solucionar esta creciente demanda, que en la mayora de
los casos se ha iniciado por los propios refuerzos publicitarios,
los archivos no pueden obtener un aumanto proporcional de sus funcionarios y de los recursos materiales. Con la difcil situacin econmica en muchos pases, algunos gobiernos han tenido que disminuir su personal y el presupuesto,
hasta
el
punto,
que
en
algunos repositorios ha sido inevitable reducir las horas de atencin
- 307 -
y los servicios que se ofrecen. la necesidad de hacerle frente a

las
crecientes demandas del usuario en base a incambiables y an disminuidas capacidades del personal en los archivos, hace que
parcialmente
sea este el problema que ha impulsado a que se hagan nuevos
esfuerzos para
facilitar
la investigacin en los archivos por
medio de informacin y orientacin ms eficaces para el usuario.
A.
INFORMACIN
GENERAL
1. Directorios Internacionales, nacionales y regionales.

La primera informacin sobre la existencia de servicios de
archivo aparece incluida ai los directorios generales de instituciones
de investigacin cont el Hbrld of Learning y publicaciones
similares de nivel nacional como lo es el Informator nanki polskij (Directorio de la Polonia Cientfica), que menciona los Archivos Polacos, o
el
volunen
2 de la publicacin Francesa, 600 units de documentation, intressant les sciences sociales et humaines de 1971.
En su
doble funcin como parte de la organizacin administrativa,los repositorios de archivo deben listarse en los directorios peridicos de
los
servicios gubernamentales.
Debe insistirse en que los archivos
deben listarse en todas las publicaciones de este tipo incluso a
nivel regional y local, aunque la informacin ofrecida est limitada
a datos formales (nombre de la institucin, direccin, minero de
telfono, director de la oficina). Gracias a su regular re-edicin
(en muchos casos anual o bianual), la informacin de estos directorios es ms actualizada que aquella de los directorios de archivos
ms
especficos,
los
cuales tienen una periodicidad
mayor e
incluso irregular.
Aunque algunos datos pueden haber cambiado desde su terminacin
en Enero de 1975, el International Directory of Archives del CA,
bibliogrficamente Archivum vol. XXII/XXIII de 1972/73, es an la
fuente
ms
importante
de
informacin
bsica para ms de 2.500
instituciones de archivo en 132 pases. Con sus referencias
bibliogrficas
y notas sobre las colecciones ms importante, comprueba
ser, en muchos casos, ms pertinentes que los respectivos directorios
nacionales.
La nica falla parece ser su disponibilidad limitada.
La distribucin eficaz de 1.200 copias aproximadamente, no es suficiente pira llegar a todos los usuarios potenciales en archivos,
bibliotecas, centros de documentacin, departamentos gubernamentales
e
instituciones de investigacin en todo el mundo. Desafortunadamente esto es cierto para muchas publicaciones tiles del CEA,
UNESCO y otras organismos internacionales.
Las
guas
o directorios
nacionales
existentes
difieren
enormemente en cuanto a la extensin de la informacin que proporcionan. Algunos estarn limitados a archivos estatales o pblicos,
pero la tendencia general parece ser cubrir todas las instituciones, ya sean pblicas o n, incluyendo los departamentos de >naiinsorii-os en bibliotecas o institutos universitarios y centros de documentacin con colecciones de archivo. El ordenamiento debe hacerse
por los tipos de archivo (archivos estatales, archivos municipales,
archivos eclesisticos, archivos familiares, archivos de partidos
polticos,
etc).o puramente topogrfico (por unidades geogrfico/administrativas u orden alfabtico). El
directorio
peridico
Records
Repositories in Great Britain tiene una corta introduccin general,seguida por los
datos
formales
(nombre, direccin,
nmero
telefnico, director de la oficina, horas de atencin, indicacin abreviada del equipo tcnico y de las gulas publicadas).
- 308 -
Al otro extremo estarla el volumen 2

del manual
Minerva
de 1974 sobre los archivos de la Europa Central de habla Alemana
de 1974, un directorio que en 1418 pginas
cubre
ms
de
8.000
instituciones con
informacin detallada sobre
la historia,
la
organizacin, las funciones actuales y los fondos de archivo; un
directorio de este tipo, distribuido por una firma privada a un precio
alto, realmente est ms all del alcance del investigador privado, un centro de referencia sobre archivos, bibliotecas e instituciones de investigacin, que puedan comprarlo.
Buscando una solucin intermedia, el volumen de un directorio
nacional depender del tamao del pais y del numero de instituciones de archivo que cubra. Un formato razonable, que dedica entre 1/2
y 5 pginas
a cada institucin de acuerdo con la importancia de
sus colecciones, producir un manuales para pases como Finlandia,
Suiza (directorio peridico para archivos, bibliotecas, y centros de
documentacin ), o Yugoslavia, mientras que llega a volmenes grandes en la Unin Sovitica (Gosudarstvennye arkhivy SSSR.
Krakii
spravochnik, 1956, 507 pp.) y en los Estados Unidos
(Directory of
Archives and Manuscript Repositories in the OS, 1978, 905 pp.). Teniendo en cuenta que, particularmente en los Estados ms grandes,
un numero mayor de usuarios
se interesara en las facilidades
de los archivos de una en regin particular o aun de
una localidad, parece
que hay
una tendencia reciente a complementar las
herramientas de referencia nacional a nivel regional y
an
local.
Pueden citarse ejemplos tales cono los directorios para las ciudadesestado Alemanas de
Hamburgo
y
Berln Occidental
(Verzeichnis
Hauburger Archive, 1978, 48 pp;
Berliner Archive, 2
ed.
1980,
80 pp; que cubren 64 instituciones) o la. publicacin de la I
Semana Internacional de Archivos de 1979 sobre Alberta's Archives en
Canad (44 pp.).
Cano en el caso de Alberta, la celebracin de la Semana Internacional de Archivos ha impulsado la publicacin de folletos ilustrados' que combinan la informacin general y sus funciones, con un
directorio
de archivos
en
el
estado o la regin respectiva:
Archives in India (38 pp.), el folleto Suizo que tiene el ttulo
Archive:laxos oder NotMendigkeit (Archivos:Lujo o Necesidad, 36p.),
Staatsarchive der DDR (Archivos Estatales en la IDA, 36 p.) o un
equivalente regional para los Archivos Estatales de Alemania Occidental de la Tierra al Norte-Rin-Westfalia.
Un
empeo notable en este mismo campo es la
serie Italiana
Itinerari archivist! Italian!, que
se
compone
de
20 folletos
para los Central State Archives en Roma y las 18 regiones de Italia,
ms
una informacin introductoria sobre toda la Administra- cih
de los
Italian
State Archives.
Un
folleto
Belga
de
1930
(publicado en Francs y en Flamenco) habla sobre los archivos Estatales provinciales y centrales solamente en 16 pginas.
Desde el punto de vista del idioma, merecen
atencin
algunas
administraciones
de
archivo por proporcionar gulas, directorios o
informacin en forma de folletos para
usuarios extranjeros, en
idiomas
distintos
a los nacionales.
Rumania public un folleto
introductorio en Francs,
Les Archives de
l'Etat de Boaaonie a
comienzos de 1969.
El ao
pasado se public en Ingls una Gua
a los Public Archives in Finland
(50 p . ) . Parte
de su informacin
cultural
gubernamental
al exterior son los Archivos en
Yogoslavia, una publicacin de 16 pginas
tomada
de
uno
en
Ingls
titulado
Yugoslav Survey
de 1976, y el Archives Fact
Sheet en the Netherlands, , el cual est disponible en Ingls,
- 309 -
Francs, Alemn y Espaol. En la

Guide
to
the
Archives
of
Hungary
(1976, 228 p.)
que est en Ingls, se describen la
historia y la coleccin de cerca de 70 instituciones de archivo de
Hungra, de 1 a 16 pginas para cada una.
En este punto debe msncionarse una serie en Ingls Guides to... Libraries in
Archives en
vario* wises Europeos (Francia 1973, Alemania y Polonia 1975, Italia
1979), la cual fue publicada por el American Council for European
Studies,
que
a
pesar de algunas omisiones puede ser til para los
estudiantes anglo-americanos. La calidad de una guia Alemana a los
archivos,
bibliotecas,
y centros de documentacin de Pars para la
historia de los siglos XIX y XX (or. P. Harbiunn, Munich, 1976) fue
comprobada
con su traduccin al Francas. Aun ms completos son
los volmenes de Patricia Grimsted sobre Archives and Manuscript
Repositories in the USSR (vols 1-2, 1972-1980), los cuales al igual
que el volumen de Pars y que una gua paralela a
las
colecciones
del Paris National Archives antes de 1800 (por W. Paravicini, 1980
fueron realizados con la ayuda de la administracin de los archivos
nacionales correspondientes
2.
Plegables y folletos sobre archivos privados
Mientras c.jue prcticamente todas las clases de directorios se

dirigen por
s mismos al usuario potencial, esto no es igualmente
cierto para la gran variedad de plegables, folletos y hojas divulgativas sobre los archivos.
En algunos casos el objetivo es muy
evidente.
Un atractivo e instructivo folleto de 14 pginas de 1974
titulado Sadan er Rigsardivet, se utiliza para presen! ..-ir .-<_ m!>-.r.rnr, miembros a la historia, la organizacin y las condiciones
Inb.tt'nlt--; de los archivos Nacionales Daneses,
aunque con certeza
interesar tibien a
colegas
de otros archivos.
Un folleto de
1980,
The
National Archives
and your Records
se
distribuye
para
anunciar los bien desarrolla lew servicios de almacenamiento
de documsntos de los archivos de Zimbabwe,
solamente
con
una
referencia
marginal
a otras funciones del Archivo Nacional.
Al
menos uno r1<-> los objetivos de algunos folletos es el
de solicitar
donaciones,
tanto financieras como archivsticas por parte de instituciones privadas tales como los Archivos Econmicos de Westfalia en Dortmund o los Archivos de Literatura Alemana en Marbach.
La mayora de los folletos y plegables ms recientes,

algunos
resultantes de la Semana Internacional de Archivos como el Introduction to Uie National Archives and Records Centre de Singapore o
Quand
les
Archives racontent l'histoire...
de Luxemburgo, intentan contemplar varios destinatarios: el personal de las oficinas e instituciones de archivo, los cuales por medio de una atractiva
presentacin
de
las funciones de archivo pueden llevar a una mejor
cooperacin ; el miembro con voto para el presupuesto por parte del
parlamento estatal, regional o local; el propietario privado de
documsntos y manuscritos; el publico contribuyente en general, que
quiere
saber
de qu tratan los archivos, y dentro de esto, claro
est, el futuro visitante de exposiciones de archivo y el usuario
potencial.
Es muy evidente que el usuario no es el principal
inters, pues algunos de estos folletos ni siquiera mencionan las
horas de atencin en las salas de consulta.
- 310 -
La mayora de las instituciones de archivo que contestaron al

cuestionario, parecen disponer de algn tipo de informacin impresa
o en mimeogrfo. Hay folletos impresos o en olT-s. ?; ,;>! r
1? \. ^v.
pginas, en ocasiones reproducciones de artculos de pt'nlicaciones
peridicas del exterior. Algunos estn bien
i lus lirado-, >;, r, ,.ografas en blanco y negro y an en color, que muestran el edificio
del archivo. Un buen ejemplo es el reciente folleto de 12 pginas
Services
and Facilities of National Archives of Nigeria. En
algunos casos, se le d ms importancia a las ilustraciones que al
texto,
mientras
que en
otro- hay it ^ y i l a Formacin textual
acercndose algunas veces a ser una guf.-t re-vnnida
de las colecciones.
An ms marcada es la variedad en estilo du los plegables,
los cuales imitan el modelo de folletos comerciales y tur"skUTOS.
En
algunos de ellos,
el
texto ms bien convencional parece diferir
con la imposicin lujosa, mientras que en otros casos,
se trata
el texto con estilo publicitario. La hoja divulgativa del Archivo
Departamental Francs de
Lons-le-Saulnier/Jura (en la portada: un
servicio pblico gratis, abierto a todos) trata
de
crear es .1
impresin,
aun.jne
incluye una lista de dos pginas de los
principales grupos de
dom-neni : K ,
El
folloi-.o instructivo del
Archivo
Estatal
de Zurich en Suiza trata de ser promovido por su
ttulo: Onser Staatsarchiv: Schatzhaus oder Rumpelkamner
(cofre de
tesoros o caji de polvo).
El plegable del Archivo de la Ciudad de
EstocoImo usa caricaturas, y la hoja divulgativa de la
Mministracin del
Archivo estatal Hans puede desdoblarse en un afiche, que presenta vrije toegang los archivos pblicos "donde los
siglos estn atados".
Adems de la publicidad, la cual (entre otras cosas) intenta
atraer
y dirigir al usuario en potencia, hay otros textos para
instruir al visitante que llega por primera vez a las salas de consulta de
los archivos. El minero de usuarios que los reciben depender
de si los textos son simples lio jas a mquina, folletos como el
nuevo
de
P.R.O Instructions for Readers o folletos ms detallados
como la re-edicin del Archivo M>eioaal ie Pars de 1980, Guide du
Lecteur.
Mientras
que
la
Gua
de Pars ( 56 pginas impresas)
trata de dar una descripcin completa de las condiciones laborales y
de las facilidades investigativas del Archivo Nacional, inclusive de
los diferentes tipos de ayudas de bsqueda y un estudio detallado de
los grupos de docunentos existentes, otros textos se limitan a .r.i! tr
el p'r-;x>i3ij<u-ia.o para ordenar los documentos, los servicios reprojrefrieos
disponibles,
etc.
El
Researcher's Guide to the National
Archives de 16 pginas es slo uno de una serie de General Information
Leaflets
sobre
varios aspectos del trabajo de archivos, e
incluye pautas sobre campos especficos de Investigacin
como son
los documentos genealgicos, militares y cartogrficos.
Esto misma
se hace en el Archivo Pblico de Canad y en la S<yJi ^'> W-i'-fi'
office de Edinburg.
De nuevo debe drseles algn mrito a los archivos que ofrecen
informacin en idiomas extranjeros en folletos y plegables. Existen
versiones en Ingls de los folletos de informacin general del Archivo
Nacional de Japn en Tckio (1972), del Archivo Nacional
de Indonesia en
Djakarta
y tambin de los Archivos
de
las
Ciudades
de Belgrado y Budapest.
El
folleto del Archivo de la
ciudad de Estocolmo contiene un resumen en Ingls, y el de Riksarkivet
de
1980
sobre Research in the Swedish National Archives
(14 p. off-set en pasta dura) se encuentra en Ingls, Francs y
Alemn
y
para los
extranjeros que investigan la genealoga
existen, tambin
en
Ingls, folletos sobre Bow to trace your
Ancestors in Norway and Sweden
los cuales son distribuidos por el
Ministerio de Relaciones Exteriores.
- 311 -
3.
Publicaciones peridicas y medios

tos de informacin archivstica.
pblicos
coma
instrumen-
Hay varios tipos de publicaciones peridicas,

publicadas por
las administraciones de archivo o los archivos privados. Muchas administraciones Son las responsables de la edicin y publicacin de
revistas regionales o
nacionales
sobre
archivos, publicaciones
peridicas
acadmicas
que
contienen artculos sobre los problemas de la archivologa, historia e investigacin tie los archivos.
Geno un instrumento de la poltica de informacin sobre los archivos, estas revistas tipo boletines, que se publican tres
o cuatro veces al ao, son ms importantes que los anuarios ms
acadmicos, aunque
stos
tambin
pueden usarse para
publicar
informes anuales (algunas veces en versin abreviada), listas de los
nuevos accesos o notas sobre adquisiciones de particular importancia, noticias sobre
guas de localizacih publicadas o estudios
sobre investigaciones en progreso. tems similares pueden aparecer
en las revistas sobre historia local
o
regional,
las
cuales
dependen de alguna oficina de archivo regional y municipal.
Para poder evaluar su utilidad cono herramientas de
publicidad
sera necesario conocer el nmero de copias que se publican y si
se distribuyen gratuitamente a las oficinas gubernamentales y a los
institutos de investigacin en el pais,
aunque los privados tengan
que
pagar
una suscripcin; son gratuitos los boletines del State
Archives Administration de la Unin Sovitica,
Polonia y Bulgaria,
como son el nuevo Bilten Arhiv Jugoslasvie el bien editado Boletn
del
Archivo General de
la
Nacin
de
Mxico,
el
Berita,
Indonesio,
el ricamente ilustrado Archivo del
Archivo
Publico
de Canad
(6 publicaciones por ao)
en
Ingls/Francs ) o el
Mensario
do
Arquivo
National
de Ro de Janeiro. Esta ltima
publicacin, MAN, impresa en offset, es
parecida al
tipo menos
fontal
de comunicaciones noticiosas que son publicadas por algunos
archivos y administraciones de archivo como un servicio de informacin gratuito para las oficinas administrativas para las cuales trabajan, para las instituciones de investigacin, las
asociaciones
histricas y los investigadores privados interesados.
Este tipo de
boletines los distribuyen dos veces al ao algunas de las administraciones de
archivo de Alemania Occidental,
los Archivos Bvaros,
los Hessianos y los del Estado del Rin Palatinado;
otros
ejemplos
regional .s que pueden mencionarse son los
Archive News
de la
oficina Suffolk Record en Gran Bretaa o el
Feuille semestrielle
d'information
del Archivo
Departamental Francs
de
Estraburgo. En 1981 aparece el boletn del Archivo
Nacional
de
Nigeria.
Los grupos receptores de estos boletines/noticia aparecen
claramente definidos en las tres series del Archivo Nacional Sueco
RA-Nytt:
Myndighetsservice (servicio
para
la
administracin),
Forskarservice
(servicio al investigador) y
De enskilda arkiven
(archivos privados). Para completar, debe
mencionarse
otro
tipo
de noticias, la llamada house -journals como lo son el Arkivposten de Noruega, Petty Bag del P.R.O. S.R.O. Notes en Edinburgo, el serai.-anual Note d'information de los Archivos Nacionales de Pars, o el Krigsarkivets interna maddelanden de EstocolitD,
los cuales se distribuyen slo a los funcionarios internos,
aunque gran parte de la
informacin
sera interesante tambin
para los lectores de fuera.
- 312 -
El hecho de que la publicacin peridica de informacin bien

presentada
sobre el trabajo de los archivos, sea ms eficaz que una
simple campaa de folletos o plegables,
ha
hecho que
varias
administraciones
de archivo
utilicen sus informes anuales como una
herramienta de publicidad.
An los informes ms formales y reales
como el
Report of the Keeper of Public Records establecido por el
Parlamento Britnico con sus grandes aparatos de estadsticas y
anexos, proporcionan
informacin importante a los investigadores
interesados y a las instituciones de investigacin.
Algunos archivos
publican
informes en sus revistas o boletines, como lo hace el Servicio Nacional de Archivo y de Documentos del Gobierno de los E.U, donde
el Informe Anual es un anexo regular de la edicin de primavera titulada Prlogo.
En otros casos los informes de archivo se incluyen en el informe general del departamento iju!>->rviire.'ital responsable o (en el caso de algunos archivos locales) del gobierno de la
ciudad o el condado. Pero ms de una tercera parte de los archivos que respondieron al cuestionario, publican su informe por separado,
en
una
forma u otra, distribuyndolo ms all de la
responsabilidad establecida, a escala regional, nacional
y
an
internacional. Con poco esfuerzo, un informs de tipo administrativo puede transformarse en un folleto atractivo, i --e "<<> tjf^ja
una cubierta bien diseada y se insertan algunas ilustraciones.
Cerno ejemplo tenemos informes de varias partes del mundo
com
son los del archivo Nacional de Japn, Singapur y Zimbabwe, del
N.S.W Archives Authority de Sidney,
y algunos archivos de los
condados
Britnicos.
Los informes ilustrados del Archivo Pblico de Canad y el Archivo
Estatal
de Holanda aumentaron el
tamao a
libros;
el
informe Canadiense al igual que el de la
administracin de archivos del Estado Belga,
son
bilinges,
mientras
que
el
informe del Archivo Nacional de Sri Lanka es
trilinge, Sri Lanka es slo uno de los miKhos
Estados
donde el
informe anual proporciona
la nica informacin actualizada sobre
los archivos que se
encuentran
disponibles dentro y Puera del
pas.
En la mayora de los pases, la informacin sobre archivos en
la prensa, la radio y la televisin, parece estar limitada a ocasiones especiales, la inauguracin de exposiciones o de edificios, los
aniversarios histricos
o las adquisiciones espectaculares como el
archivo de Bonaparte en Pars.
Las respuestas ms frecuentes son
ocasional, irregular,
espordico.
Un
tipo especfico de informacin de orientacin al usuario son los informes sensacionales de la prensa londinense a principios de enero, cuando se inici
un nuevo ao de historia
contempornea
bajo
la
regla de los
aos 30,
la cual se aplica ms extrictamente en Gran Bretaa
que en algunos otros pases.
El
Archivo
Pblico
de
Ottawa
regularmente informa obre noticias. El cubrimiento continuo de la
prensa se asegura por itedio de los recorridos mensuales para orientar
a los visitantes sobre los temas del
Archivo Estatal
de Zurich,
junto con un programa impreso que anuncia las V^Vns y I-JTHS al comienzo del ao, lo cual es un esfuerzo que combina en el mejor
sentido la publicidad con alguna educacin bsica para el usuario.
- 313 -
B.
PREPARACIN DE IA INVESTIGACIN DE ARCHIVOS
1. Gulas e inventarios generales.
Los directorios plegables, y folletos informativos sobre los

archivos, pueden dar una primera
idea sobre la distribucin de
los fondos o colecciones de archivo o una visin general de stos en
un repositorio particular. Los
instrumentos
de
informacin
ms
importantes para el investigador, para planf-vir r.ici<>.n,-iViFMte ana
visita investigativa, para decidir haca dnde dirigir sus esfuerzos y si vale la pena hacer una visita personalmente, o incluso
para formular una pregunta pertinente, son las guas descriptivas y
los inventarios generales de las colecciones. Este tipo de ayudas de
bsqueda pertenecen a las primeras publicaciones sobre archivos.
Ejemplos
de
stas datan del siglo XIX, e incluso algunos de los
inventarios com pletos del Archivo rstatal de Viena, que fue
hecho
en los aos 30, son an vlidos.
Otros,
se
usan aunque son
obsoletos, porque an est pendiente su actualizacin.
En los aos 50, se inici un nuevo
esfuerzo
para elaborar
guas
a los
repositorios, o
inventarios como una forma de saber
qu se tena despus
de
las
destrucciones
y dislocaciones de
los
aos
de la guerra y de la post-guerra. Se tomaron algunos
ejemplos, y algunos archivistas se dieron cuenta de que la falta
de guas
de localizacin
para algunas partes de sus documentos,
no era pretexto para no tener una gua general, que la existencia de listas e
ndices
perfectos para todos y cada uno de los
documentos, lo cual es casi imposible h-tcer por el continuo crecimiento de las colecciones, no es un
pre-requisito
para
hacer
un
bosquejo
de una
gua til. Los Coblence Federal Archives
tjue no
fueron operantes antes de 1952, publicaron
una primera
versin
de
su gua slo
hasta
1961,
luego una 2
edicin
ampliada en 1968, y una 3
con
ocasin
de
su 25
aniversario en 1977, aumentando el nmero de pginas de 211 en la primera edicin a 970 en la tercera.
La cantidad de informacin que ofrecen las distintas guas
e inventarios es
muy diferente. Algunos son simples listados de
los ttulos de los grupos de archivos, que
son
de
uso limitado
para
el
investigador; hay tambin algunos muy detallados, similares
d lo.-'', r.-per tor ios, rjon descripciones a nivel de subseries o an
liastrt el nivel del archivador, un procedimiento que puede ser factible para repositorios o m
colecciones limitadas, pero
que en
instituciones
ms
grandes, resultaran inventarios de volmenes
mltiples que
nunca
terminaran.
Lo sorprendente es que, ya que
no se ha hecho una normalizacin internacional
(la
cual
habra
sido muy til), podemos hoy definir algo como una gn "noniR1 i /ada" que tendra 1 o 2 pginas como promedio para cada grupo
o Tondo de archivo,
algunas ms para grupos muy importantes y
otras menos para grupos menores, y algunas veces una descripcin
simple para los documentos de oficinas paralelas.
Los elementos
descriptivos sern la historia institucional y de archivstica del
grupo de archivo,de
su clasificacin interna y de sus principales
contenidos temticos, del
periodo
que
cubren, del
volumen
(numero
de tems o metros de tiraje), de las ayudas de bsqueda
existentes y de la literatura adicional posiblemente con la indicacin de
apndices
y
de documentos complementarios en otros
grupos o repositorios.
- 314 -
Mientras .rae este 'cipo de descripcin produce guas manuales,

de un slo volumen para un gran mr^ro de repositorios medianos, en
instituciones ms grandes, sern varios vol'ienes, publicaciones
demasiado grandes y costosas pn.r.t >jn ' '^
nv/eitigador promedio las
pueda comprar.
Una solucin
sera
dividir la gua general en
una serie de guas sectoriales paraleas que se vendan por separado,
lo cual se est naciendo en el
Archivo
General
de Stuttgart
de
Bade-Wuerttemberg.
En otros casos, la "gran" gua voluminosa
ser reemplazada por
una
versin abreviada, una gua corta o
resumida para una mayor disLr ibuîcSn. Esta versin abreviada puede
preceder a un inventario nvs 'xl.vis >, I.'.ST un tipo da gua preliminar.
Sin embargo, habr archivos que fiarn una gua resumida, y
tendrn el inventario completo para uso restringido
en la sala de
consulta, tal vez con un nmero limitado de copias en las principales
bibliotecas e instituciones de investigacin.
Los primeros intentos para sistematizar la produccin de guas
o inventarios generales para los repositorios de archivos pblicos en
algunos pases, datan de la primera oleada de guas en la mitad de
los aos 50.
las guas para 6 repositorios de archivo en Thuringia, las cuales siguieron ->! raisro y bien pensado patrn,
eran solamente
parte de una campaa para todos los archivos Estatales de la
R.D.A. los cuales produjeron cerca de lr> volatines ei poco ms de
una dcada.
La creciente demanda del usuario en los ltimos aos,
evidentemente ha revitalizado el movimiento de las guas.
Algunos logros sobresalientes son la Gua ampliada del
Archivo
Nacional
de los E.U. de 1974 (884 p.) y los 4 volmenes
monumentales
del Etat
gnral
des fonds del Archivo Nacional <!>
Pars, t/ne av-u'icieron entre 1976/80.
El informe para los
archivos departamentales
rVaic*3es
nombra 37 guas publicadas desde
1954 y 17 ms que estn en
proceso
de impresin.
La publicacin
de guas para los
archivos
estatales Blgaros, que se inici
en los ltimos aos de la dcada de los
60, cubren ya
25
de
un
total de 30 repositorios centrales y regionales. Pueden citarse
adems, ejemplos de la Unin Sovitica, Polonia y Checoslovaquia,
de
Alemania
Occidental
y
Austria,
de Espaa y Dinamarca o de
los archivos locales Ingleses.
Debe 'drsele especial atencin a un proyecto en marcha en
Holanda, donde se reemplaza una gua de 2 volmenes De rijksarchieven in Nederland de 1973 (para Uxlos los archivos Estatales centrales y
provinciales Holandeses), por una serie de guas acumulativas
para las
12 provincias Holandesas, que comprender
todos
los
openbare archiven, incluso los pueblos y cooperativas de agua an la
costa. Los volmenes I - VI para las provincias de Drenthe, Gelderland, Zealand, North-Brabant, Groningen y Overijssel, se publicar.<i <i
1< dos ltimos aos; los volmenes
sobre
Norholanda y Arui .r(jtij:i
con 300-400 p.
cala uno, se estn imprimiendo, y los otros 4 ms
una nueva gua para el Algemeen Pijksarchief estn
programados para
1981/83.
Queda
po r verse si el estudio del CA sobre las guas
nacionales, recomienda algo sobre lo anterior o un tipo de directorio
ms corto.
La
nueva serie de guas Holandesas puede servir corno
modelo para coordinar los esfuerzos del CTA en
las
regiones
del
Tercer Mundo, donde son escasas las guas actualizadas. VA proyecto
financiado por UNESCO para hacer una gua para las
colecciona;
d
archivo en Asia, parece apuntar a esta direccin. En este contexto
tambin debe n^ncioaarse el proyecto
en
marcha
de
una
gua
acumulativa a los archivos de organisnos internacionales.
- 315 -
2. La publicacin de gulas tradicionales de bsqueda

archivos.
de
No hay discusin en cuanto la conveniencia de las gufas

impresas para las coleccionen re archivo, aunque pueda haber diferencias
de opinin en cuanto al formato.
La
situacin
es ms compleja
para la publicacin de las guias convencionales de bsqueda, de
los inventarios,
catlogos,
listas
e
ndices
de colecciones
privadas o grupos de documentos. Tradicionalmsnte, la publicacin a
gran escala de las gufas de bsqueda se ha limitado
a
un
numero relativamente
pequeo
de
pases de Europa Occidental.
La
British Public Record Office, los archivos Franceses y Belgas iniciaron una publicacin sistemtica de ayudas de localizacih
a
mediados
del siglo XIX. Un conteo superficial de las publicaciones
oficiales del P.R.O de esquemas, catlogos y listas desde 1858,
es de cerca de 1.000 volnenes ms otros 200 en la serie en offset
de la List and Index Society, que inici su publicacin en basa a
suscripciones
en
1966.
En Blgica,
slo
el
General
State
Archives desde 1837 ha publicado 136 volmenes.
Tambin aqu, al
igual que en Francia, se utilizan tanto la impresin tradicional
como el offset.
En la mayora de los otros pases antes de la Segunda Guerra
Mundial, la impresin de inventarios y repositorios de archivos se
limitaba a casos especiales, esquemas de viajes medievales o inventarios analticos de grupos de doc ruinen tos altamente clasificados. Un
cambio en esta poltica se facilit gracias a la
introduccin del
offset.
Las diferentes series del Archivo Nacional
de los E.U.,
los Inventories y Special Lists, tienen ya ms de
300 volmenes,
si se incluyen los inventarios los de documentos tomados del ene*migo.
El Riksarkivet Dans consta de 15 volmenes impresos y 40 en
offset. El Archivo Estatal de Marburg Cue el primero en comenzar
una publicacin sistemtica de ayudas
de
bsqueda en Alemania
y ha publicado 110 volnenes desde 1957. En nuestro cuestionario, la
gran mayora
respondieron
afirmativamente a la pregunta de si
bey iD'ci poltica para la publicacin de ayudas de localizacih,
aunque en algunos casos la publicacin haya empezado slo hace pocos
aos. Los archivos provinciales Holandeses, que hacen el tiraje
de sus
series en offset desde 1975, ha hecho publicaciones en un
volumen impresionante (30 volmenes para el
<\rchivo
Central, 25-30
para cada uno de los repositorios provinciales). Igualmente impresionante
es el documento del Archivo Nacional
Mexicano, con 70
volmsnes en menos de 10 aos. En otro archivo, habra
3, 5 o 7
voli'uiHue.-.. ijie cubren
slo
una mnima parte de las colecciones. Sin embargo, otros lamentan, que la poltica
no se
haya
implantado o que no se haya desenterrado an.
Por lo tanto se justifica preguntar, si realmente cada lista o
inveiii ario en cid a rery;i torio an el mundo, debe publicarse en ediciones, que imrroariviite varan entrs-- 200 y 500 copias. Para algunos
archivos con inters local o regional primordialmente,
ser
suficiente
limitar la publicacin a una cjua amplia y completa con
ayudas de localizacih para seleccionar el grupo de documentos con
inters supra-regional, relaciones exteriores, y tambin archivos de
negocios y documentos privados, mapas y colecciones de fotografas.
En muchos archivos, los primeros volmenes que se publicaron trataban sobre las colecciones privadas, al iniciarse las series del
Archivo Nacional de Singapur fueron las fotografas y las
colecciones ms grandes de doen!?ni-.os mi.crofilmados de negocios privados.
- 316 -
Desde este punt .o de vista, la publicacin de ayudas de bsqueda

sera esencial para los archivos de literatura y de arte y para las
colecciones de negocios y documentos t 4_-nioos . T3*iste. ana extensa
serie
de inventarios
y catlogos publicados sobre el Archivo
Central de Mosc" en literatura y Arte, y el Dortmund Wirtschaftsarchiv que tiene 14 volmenes de inventarios publicados en slo 10
aos lo cual parece ir adelante de otros archivos estatales vecinos.
Una alternativa paca la publicacin sin

reserva es la provisin de un nnero
limitado de oopias en carbn o fotocopias. En
los tres archivos estatales Hasianos, ha habido
un intercambio
regular de ayudas de localizacin no pil jnelas,. ( W a n te i.tfo 1 20
aos. Otras instituciones reportan una distrlbuh'n de "-10 copias. Hasta ahora, se ha utilizado poco la posibilidad de multiplicar las guas de orientacin
en microformas, aunque un gran
minero de archivos tendra la mayora
de sus ayudas de legalizacin manuscritas o escritas a mquina bajo la seguridad que brinda
la microfilmacin.
Teniendo
disponibles
lectores de microformas
en
la mayora de las salas du consulte, ou.iieo asarse como alternativa las listas e ndices en micro F .-has, .-tun-jue el proyecto de una
edicin mundial a travs de canales amere i =j*.*; nra su publicacin, puede que no se desentierre an, para
citar ana vez mas
la respuesta dada por el Archivo Nacional, de Gambia.
3. Informacin temtica orientada.

Se reconoce la utilidad de los ndices temticos o de las
guas de localizacin
orientadas por tenas para oonpl engatar los
inventarios corrientes y las listas por grupos de archivo. La importancia de la informacin por temas crece a medida que auront n 7H
proporcin de i/.v". timadores no acadmicos o al menos no historiadores, quienes, muchas v-*> por sus limitados campos de inters,
no desean complicarse con historia territorial o institucional, que
sustenta la estructura de las colecciones de archivo en base
a la
procedencia.
La concentracin de los intereses del usuario sobre
ciertos temas o tipos de documentos, que pueden ser difciles de
considerar junto con los inventarios y listas convencionales, ciertamente justifican la compilacin y finalmente, la publicacin de
ayudas de localizacin especficas o de instrucciones de bs.juela,
con el fin de satisfacer estos intereses especficos y de faciliter
el trabajo de consulta de los archivos.
Algunas de las gufas temticas
ms soi "-) --al ? -nff-:. h-.;-. ;-ii'.
las do tetas geogrficos.
Las guas de Carnegie sobr^ las Fuentes
de la historia americana en los archivos europeos datan de principio.--,
de Hsfc siglo.
No es necesaria una presentacin especial para las
distintas series de la Guide to the Sources of the History of
Nations, la cual es uno de los logros ms gratificantes de la
cooperacin CtA-UNESCO. Ttulos como
Materials
in the Rational
Archives
relating to the Russian Bapire and the Soviet Obion, to the
Mexican States, to the Middle Bast, to Bunania, pertenecen a algunos
de los Reference Infaraation Papers
del Archivo Nacional de
E.U. a Balcania, una Guide to the Polish
Archives relative to the
History of the Balkan (1979) le seguirn volmenes similares en
otros pases. Archival resources... relating to the Indian Ocean es
el ttulo de una Reference Guide de 1979 del Archivo Nacional
Australiano. Guas del mismo tipo se estn publicando por ser
de
inters en el mercado, como lo es Eastern Europe and Russia/Soviet
- 317 -
Union. A Handbook: of West European Archival and Library Resources de

Lewanski
(317 p., 1980). Muy relacionados con estos tanas geogrficos son los inventarios referentes a grupos especficos de poblacin, los inventarios de fuentes respecto a la historia Judia en los
archivos Europeos, que est apoyada por archivos e instituciones
de investigaciii
en
Israel, o las nuevas series de gufas temticas sobre las Indias Americanas, Hispanic
People
of
the
Southwest y Black History in the U.S., que los anuncia el Archivo
Nacional. El Archivo Bblico de Ottawa public recientemente las
Sources for the Study
of
Canadian Jewry y Records relating to
Indian Affairs.
La compilacin
de
Records
of
Interest
to
Social
Scientist,
3 volmenes (hasta el momento) en los Handbooks
l>. "U P.R.O de Londres es bastante extensa.
En algunas gufas sobre la histeria de la tecnologa y la industrializacin
se lian .logrado resultados interesantes. La proporcin
de material inesperado puede ser an iwyor
en aquellas sobre
la
historia de arquitectura, la literatura y el arte, con las cuales estn relacionados algunos de los inventarios
especiales y de las
guas de localizacin del
Archivo
Nacional
de
Francia.
Las
Guras
recientes
del Archivo de Gopenhague y de Luxemburgo renen
fuentes de archivo para el desarrollo de destrezas educativas.
La
educacin y la
regin Casamance son los temas de las primeras dos
guas temticas del Archivo Naciornl de Senegal.
Claro est, que
hay
guas
para sucesos histricos sobresalientes, oyco la Segunda Guerra Mundial (Archivos Australianos, P.R.O. de Londres), persecucin y resistencia en el perodo Nazi (series de inventario del
Archivo
Estatal Bvaro),
la
Revolucin Rusa de 1917 y su impacto
en otros pases (Slovak Central
Archives
Bratislava),
la
Guerra
Americana
y los Civil
War Naps (Archivo Nacional de E.U). Con
frecuencia se registran en guas onecales, por lo general mapas,
pero tambin afiches o sellos, lo cual va ms all de las colecciones especiales respectivas. Pocas guas temticas
se
limitan
a
un solo repositorio. Esto es particularmente cierto para las guas
d> .tir-chwos administrativos y de documentos privados. A nivel de toda
JH iiHciiVi, se han hecho inventarios de documentos privados que estn en archivos o en bibliotecas y otras instituciones de investigacin
no
slo en la U.S.S.R (3 vol., 1963-80), y en la Repblica
Federal de Alemania (2 d., 1980), sino tambin en los E.U.,
en
Suiza
y
en
otras partes del mundo. En 1975 el Archivo Pblico
de Blgica public la Guide des archives d'entre- prises (gua a
los archivos administrativos), que es una gua paralela a la de
Holanda do 1979 (2 . ilicin).

Hay varios formatos para todas estas ayulas de loralizacin
orientadas
temticamente.
Algunos son inventarios especiales, los
<raales para un tema dado listan no slo los grupos o series relevan1'-.s, si.-} tambin los archivos privados, documentos y an entradas en libros de tjxitabilidad o registros notariales. Las guias regulares indican los procedimientos que deben seguirse para poner en
prctica la investigacin sobre un tema en particular con una enumeracin ms resumida de los grupos de inters, indicando el tipo de
informacin que se encuentra en ellos, las ayudas de
localizacin
especiales disponibles, y la forma de usarlas. Algunos de los inventarios
especiales se suman a toda una serie de volmenes, mientras î la.3 tpicas guas de investigacin son libros que tienen
cni3< ^0 y l'if) pginas, y en algunos casos menos. En las series
con hojas desprendibles de los archivos Anglo-americanos hay varios
folletos orientados boniticamente o sobre temas de inters particular, y algunos de ellos son versiones condensadas de una gua
ms extensa.
- 318 -
Una variedad part:;llnente amplia de herramientas de investigacin est disponible para dos campos de archivos, que hasta ahora se
han dejado a un lado: la genealoga y la historia local, las cuales,
por lo nenos en Europa Oriental y Ioj U*;&'*') ici. J.^nen altos porcentajes en las estadsticas co! uwi de H>F. archivo-s,
7,is juas para
investigacin
genealgica
en el Archivo
Nacional
de Pars y
Washington fueron las primeras guas de este tipo.
Rl archivo
].?
Pacs anunci una nueva Guide de 1' histoire
des familles y una
paralela, Guide des recherches de l'histoire conraunale para
PSUafio.
En los Estados Unidos, Gran Bretaa y Australia hay innumerables in trodu< piones a la investigacin genealgica regional
y
nacional
dentro y fuera de los archivos, guas separadas para casi
cada estado, condado o provincia. Ej'iiiplos recientes del Archivo Australiano es el Source Material for Genealogical Research ( 1977 ) , y
Ihe
Genealogist's Guide to the West Susse Record Office (Chichester
1979), que es una publicacin sobre fuentes para historia personal en
los archivos mili tares de Kan< iv--j-, '979 5 o li; <ja"v3 a documentos de
embarque, inmigracin y condenas --n r"!
TvuhUro
de TJUO-M Galicia
del Sur.
Hay ms guas e introducciones a 1-* nv. .< .j-iolVi JIIVlgica que son publicadas por sociedades genealgicas
y autoras
comerciales
especializados, algunas son muy titiles desde el punto
de vista de los archivos, particularmente, si los autores son archivistas entrenados como D . Iredale, cuyo folleto Discovering your
family tree se vende en todas las .liLr-iriJs d< j/idivs-i,
"a .-rita.ion es muy similar a la de la historia local.
An"
vimbin,
hay guas
de
archivo como son el local History in West
Sussex (2a ed. 1975), Writing
Local
History
(1980)
del Archivo
Provincial de Alberta, o el Van Archivdckument zur Gemeindegeschichte (del archivo documentai a la historia municipal, 1979),
del Archivo
Estatal de Zurich.
Kl archivo Estatal financi un
Manual Bvaro sobre historia local ( Bayerische Heimatkunde.
Bin
Wegweiser, 1974) y
de
la
experiencia de los archivos de lo:,
condados Britnicos
result el
Archives and local History (1
ed. 1966) de F . G . Enmison.
4.
los efectos sobre el usuario
Realmente es difcil estimar si la publicacin de los distintos

tipos de literatura informativa sobre los archivos y la investigacin archivstica
de las guTas y las ayuias de loralizacin de
toda clase, realmente valen la pena con respecto a. crear
ini er.*
en
el
usuario, informar al ususario y dirigir la investigacin.
Cuando se preaunt en los oui-wtionarios acerca de la proporcin de
usuarios o
de
preguntas
escrita-; <$n solicitaban una informacin
preliminar sobre los archivos y sus colecciones, las tablas obtenidas combinan los resultados de una exitosa publicidad sobre los archivos; los nuevos usuarios llegaron por algo que leyeron u oyeron
y
aquellos que realmente prepararon
su visita o su investigacin
en base a guas publicadas y los inventarios en alguna otra
biblioteca o sala de consulta de otro archivo.
Con la debida reserva, es sin lugar a duda, interesante declarar,
que las
administraciones de archivos, que reportan iaSs del 20% de
usuarios pre-instrudos, normalmente son aquellas que cuentan con
intensos programas de publicidad asC:
10% para el U . S . National
Archives y el West Sussex Record Office, 25-30% para los archivos
Belgas, Checos y Hngaros, para el Archivo Pdblico de Canad,
- 319 -
Nueva Galicia del Sur y el Archivo Federal de Coblence,

20% para
el Archivo
Econmico
de Dortmund que inici sus publicaciones
hace slo 10 aos. Los altos porcentajes de 60,70
y
an 90% para
los archivos de Indonesia, Bermuda y Sur imn, lo cual es de menor
relevancia si los relacionamos <un las respectivas estadsticas
de
los usuarios ( entre 1 a 3 usuarios y consultas por 1 L* ) , un argumento que es manos vlido para el 80-90% que se reporta en el
Archivo
Nacional de Korea y de la India, con una asistencia diaria <le
aproximadamente 40 personas.
Por otro lado, hay un gran nmero de archivos con mucha publicidad,
guas publicadas y al menos otras ayudas de localizacih publicadas, donde slo del 3 al 10% de los usuarios y de las consultas
solicitan cualquier tipo de pre-informacih.
En algunos casos, donde son muy reolenbss Las publicaciones disponibles, realmente
es
un no todava.
Pero
el hecho de que la mayorfa de los archivos
departamentales Franceses con su larga tradicin en inventarios y
lisbis "impresas, su porcentaje de referencias a informacin .ingresa
p:-i!iino*3a por debajo del 10%, definitivamente no es
tranquilizador.
El uso de las ayudas de local i zacin es grandiosamente ignorado por
la gran mayora de los usuarios , es el resumen un poco frustrante
del in fonte del director regional del archivo en Inglaterra.
320 -
IDS INVESTIGADORES EN CIENCIAS SOCIALES Y EL

PROBLEMA DE LA CONFIABILIDAD
por
JAKE KNOPPERS*
Archivos Pblicos del Canad
De aos atrs se nota cierta inquietud en lo tocante a la utilizacin cada vez ms comn de la informtica en el tratamiento de
la informacin sobre los individuos y en los que se refiere a la
creacin de bancos de datos que de all ha surgido. Se teme sobre
todo que se vuelva imposible controlar a un tiempo la exatitud y el
uso de esa noticia. La violacin (real o imaginaria) de la vida
privada que llevan consigo la compilacin y la difusin de microdatos ordinolinges sobre los individuos provoca problemas tanto de orden moral como de orden jurdico. Cmo es posible, en efecto, conciliar derecho a la vida privada, derecho al acceso a la informacin
y derecho asi saber? Esta pregunta origina un gran desafio a todos
los ciudadanos asf como a los responsables de los bancos de datos.
Hay un grupo de investigadores que de modo especial se ha comprometido en este particular y que probablemente servir de cas-type muy
en breve: son los investigadores en ciencias sociales. Desde su campo de accin deben enfrentarse con frecuencia al siguiente dilema:
por una parte, quieren tener acceso, para propsitos investigativos,
a los microdatos individuales recogidos por un organismo estadstico
central y otros ministerios o entidades gubernamentales; por la otra,
desean a todo precioa que sus propios documentos sigan siendo confidenciales. Esta cuestin es por lo dems objeto de un estudio en el
marco del "Privacy Project" de la Universidad de Western Ontario .
Como respuesta parcial a la creciente inquietud sobre el tema, el
Parlamento federal aprob la Ley canadiense sobre los derechos de la
persona en julio de 1977. La parte cuarta de esta ley prev un procedimiento que permite a los canadienses tener acceso a la informacin que detectan para servicio exclusivo de los ministerios y organismos federales, y ejercer cierto control sobre la exactitud y la
utilizacin de dicha informacin .
"* Jake Knoppers, especialista en historia econmica, ha sido

responsable del programa Soc-Scan de la Federacin Canadiense de
Ciencias Sociales de 1977 a 1979. En la actualidad es consejero en
gestiones de informacin ante los Archivos Pblicos del Canad.
1 Para una descripcin de este proyecto ejecutado por David M..
Flakerty y Ed. Harris, ver "Privacy, Confidentiality and the Use of
Government Microdata for Research and Statistical Purposes". Social
Sciences in Canada 6 (1978) 1 9-10.
2 Conforme a la parte cuarta de la Ley canadiense sobre los derechos de la persona, el gobierno federal debe duplicar un "Index of
Federal Information Data Banks" cada ao. Este ndice describe los
bancos de que se sirve el gobierno federal para fines administrativos.
- 321 -
A pesar de la atencin cada vez mayor y de la inquietud real de

los que investigan en ciencias sociales, con relacin a los asuntos
de la vida privada, confiabilidad y entereza de los ordenadores, se
ignoraba poco ms o menos cul sera su reaccin como individuos
frente a una demanda de datos al examinarlos. Cmo reaccionaran si
se les brindara la ocasin de indicar qu datos deberan seguir
siendo confidenciales en un custionario destinado a un banco de datos
automatizado?
, La preparacin por la Federacin Canadiense de Ciencias Sociales , en 1976, de un repertorio de los especialistas en ciencias sociales (Soc-Scan) acaso nos haga conocer su reaccin sobre este particular. El repertorio se estableci a ttulo de elemento de comunicacin flexible y variado para servir a los especialistas en ciencias sociales, no slo para ellos sino para quienes quisieran aprovechar sus servicios. En otras palabras, si alguien deseara identificar
a quien hace la investigacin o posee un informe pericial en una zona
cualquiera, o a quien public algo sobre determinado tema en ciencias
sociales, Soc-Scan podra dar la respuesta . Soc-Scan propiciaba
tambin acceso directo a un depsito reservado a los especialistas y
permitira hacer inventario de los documentos disponibles en razn
de la investigacin.
Se comenz la recoleccin de datos distribuyendo cuestionarios
a todas las unidades de ciencias sociales conocidas en los sectores de
la educacin, del gobierno y de la empresa privada en el Canad. En
esta etapa no se utilizaron sistemas de medida de la penetracin del
cuestionario y de la tasa cuantitativa de respuestas. (La realidad de
Soc-Scan) prevista para 1979-80 dar a conocer tales medidas de verificacin). Fundamentalmente el cuestionario semejaba un curriculum
vitae y ofreca las siguientes caractersticas:
1. Aseguraba al especialista en ciencias sociales que la difusin de la informacin estara controlada conforme a las
polticas establecidas por la Federacin de Ciencias Sociales en consulta con las sociedades sabias.
2. Le permitira limitar la difusin de la informacin a un
terreno (o a un problema) particular.
3. Requera su firma para autorizar la difusin de todo informe
completo o parcial
Por ejemplo, si se haca una averiguacin acerca de todos los
que estudian "los sistemas federales de gobierno", "la energa solar", o "las ciencias econmicas de la tierra", los documentos se podan marcar e imprimeir en los campos de informacin requeridos. Si
la letra "Z" apareca en el lugar de la informacin deseada, ello
indicaba que el interrogado haba pedido que la pesquisa no fuera di-
3 La Federacin Canadiense de Ciencias Sociales (F.C.S.S.) es

una organizacin voluntaria sin nimo de lucro, compuesta por 13 sociedades sabias, y en cuyo seno estn representados tambin centro
de investigacin, universidades y otros organismos del mismo gnero.
4 Para mayor informacin, comunicarse con ellos en el 151
Slater, suite 415, Ottawa, K I P , 5H3.
- 322
fundida sin su autorizacin. El investigador podra entonces ponerse

en contacto con aqul de modo directo o por intermedio de Soc-Scan,
en el caso de que este ltimo hubiera exigido que su direccin fuera
confidencial.
En el curso de 1977 y a comienzos de 1978 se pudieron inscribir
5212 expedientes utilizables en el banco de datos. De5stos, 4264
(81.8%) lo fueron en ingls y 984 (18.9%) en francs.
Entre los
interrogados anglfocnos 1099 (25%) pidieron restringir la difusin
de datos a lo de su tema o al campo de sus pesquisas, en tanto que 496
(52.3%) interrogados francfonos lo hicieron. El 30% de los investigadores de ciencias sociales recurri a este elemento del cuestionario.
Anotemos que varios investigadores no respondieron a todas las
preguntas. Esto, sin embargo, no nos permite concluir que la ausencia
de respuesta a una cuestin particular indicaba que no se aplicaba o
que la informacin no estaba disponible. Puede suceder que la
ausencia de respuesta signifique firme voluntad de conservar ciertos
datos confidenciales. Un anlisis estadstico detallado, por medio
de la informtica tendra necesidad de los fondos de que no dispone
Soc-Scan en el momento actual. En consecuencia, no se pueden presentar sino estadsticas rudimentarias. Con todo, stas ilustran de manera admirable las respuestas relativas a la confidencialidad. Como
ya lo apuntamos, el cuestionario se parece a un curriculum vitae y
contiene las siguientes categoras de informacin:
1.
Personal: direccin, edad, sexo, profesin, ciudadana, de

qu asociacin es miembro, etc.
2.
Competencia: estudios, conocimientos lingsticos, reas

de competencia, etc.
3.
Investigacin: ttulo del proyecto, descripcin, comandatarrio, financiamiento, etc.
4.
Obras publicadas.
En lo relacionado con las reas, las que conciernen personalmente a las demandas de difusin limitada pueden resumirse en el cuadro
que sigue:
5 Cano la distribucin inicial del cuestionario se hizo en

desorden, es posible que especialistas en ciencias sociales anglfonos hayan llenado un cuestionario en francs y viceversa. Se debera tener presente para la discusin que sigue .
- 323 -
DEMANDAS
DE
DIFUSIN
RESTRINGIDA
INTERROGADOS
ANGDOFONOS
INTERROGADOS
FRANCFONOS
TOTA
Personal
Nombre
Direccin
Sexo
Fecha de nacimiento
Ciudadana
Status estudiante/no estud.
Empleo actual
Pertenencia a una asociacin
prof, o a sociedades sabias
Otras organizaciones o comits
24
16
43
455
168
26
2
91
(63%)
(18%)
(62%)
(63%)
(92%)
(27%)
(...)
(78%)
14
63
26
263
14
72
0
25
(37%)
(82%)
(38%)
(37%)
( 8%)
(75%)
(...)
(22%)
95 (80%)
18 (20%)
58
56
55
23
15
26
22
14
38
89
69*
718
182
96
2
116
113
II. Conpetencia
Estudios
Lenguas
Areas de competencia
Area de especializacin
(11%)
(32%)
(29%)
(38%)
73
82
77
37
143 (74%)
160 (70%)
50 (24%)
51 (26%)
67 (30%)
156 (76%)
194
227
206
36 (24%)
38 (42%)
9 (14%)
114 (76%)
52 (58%)
57 (86%)
150
90
66
36 (73%)
13 (27%)
49
(78%)
(68%)
(71%)
(62%)
III. Investigacin
Ttulo del proyecto
Descripcin del proyecto
Incidencia en las polticas
Pblicas
Ccmandatario
Duracin del proyecto
Ordinolinge
IV.
Obras publicadas
* Hay que agregar a stos 172 interrogados que no suministraron

ninguna informacin a este captulo.
Cuando 1595 investigadores (30.6%) pidieron que una parte de su
expediente fuera objeto de una difusin restringida, en el conjunto,
los cinco aspectos de informacin cuya comunicacin es con mucha
frecuencia limitada son los que siguen:
Fecha de nacimiento
Descripcin del proyecto de investigacin
Incidencia en las polticas publicas
Ttulo del proyecto
Ciudadana
*
718 (13.8%)
227*
206*
194*
190*
Algunos encuestados no contestaron a esta pregunta.

- 324 -
As, con excepcin de la fecha de nacimiento, la mayor parte de

los
investigadores en ciencias sociales parecan dispuestos a
autorizar el envo de su curriculum vitae a quienes de buena fe se
sometan a las condiciones impuestas por la Federacin y las sociedades sabias.
El cuadro anterior indica a las claras que hay marcada diferencia
de actitud entre los ecuestados anglfonos y los encuestados francfonos en cuanto a la comunicacin de ciertos tipos de informacin.
Dicho estudio constituye un proyectofien s y ser realidad cuando
Soc-Scan se ponga en regla en 1978/1979 . No obstante puedenhacerse
desde ahora, ciertas observaciones. Primero, los cinco campos de
informacin cuya difusin restringida exigieron ms a menudo los
encuestados anglfonos fueron:
Fecha de nacimiento
Ciudadana
Descripcin del proyecto
Ttulo del proyecto
Estudios
445
176
160
143
58
El hecho de que la ciudadana est en segundo lugar podra

hacer creer que un alto porcentaje de investigadores en ciencias
sociales en el Canad no son ciudadanos canadienses. Esto podra
tambin explicar en parte el por qu aparece en la lista el captulo de los "estudios".
En cuanto a saber por qu el ttulo del
proyecto y su descripcin deben permanecer confidenciales, no cabe
hacer suposiciones.
Podra ser que la pesquisa efectuada sea de
veras confidencial, o bien que quien investiga sobre ciencias sociales
tenga un concepto demasiado estrecho de la naturaleza de su estudio
("importante = acceso restringido").
Por otra parte, las cinco zonas de informacin para las cuales
los francfonos reclamaron mayormente limitaciones a la comunicacin
fueron:
Fecha de nacimiento
Incidencia en las polticas publicas
Comandatario del proyecto
Status estudiante/no estudiante
Duracin del proyecto
263
156
156
69
72
Los cuestionados francfonos parecan ms preocupados por el

asunto de la difusin restringida, cuando se les preguntaba si su
investigacin incida o poda influir sobre las polticas gubernamentales. Es interesante asimismo registrar el nmero de solicitudes de difusin restringida relativas al nombre del comanditario de
un proyecto de investigacin. Para qu perdernos en conjeturas al
tenor de las cuestiones similares que conciernen a los renglones
"status de estudiante/no estudiante" y "Duracin del proyecto".
6 A comienzos de 1978 Scc-Scan fue trasladada de Otaya al

laboratorio de clculo en ciencias sociales de la Universidad de
Western Ontario. El est reorganizando el banco de datos y
corrigiendo los retrasos acumulados.
- 325 -
Por ltimo pueden hacerse otras dos observaciones a despecho del

pequeo nmero de datos disponibles:
1.
Casi cuatro veces ms de encuestados francfonos que anglfonos pidieron que su direccin no fuera comunicada sin
su permiso.
2.
Tres veces ms encuestados francfonos que anglfonos exigieron que no se revelara el hecho de que posean "complejos" de datos ordinolinges.
Ainque una tercera parte de los investigadores en ciencias sociales que tomaron participacin en la recoleccin y tratamiento de
los datos de Soc-Scan hayan pedido que cierta informacin no se
comunique sin su autorizacin, un examen ms a fondo revela que solo
para una pregunta (sobre 70) ms del 10% de los cientficos pidieron
que se aplicara esta medida. As, entre los miembros de la colectividad que se pronunciaron ms por el respeto de la vida privada, y de
los bancos de datos informatizados, los investigadores en ciencias sociales demostraron que podan participar en un programa de esta naturaleza. Deberase probablemente buscar razn de ello por el lado de
la naturaleza y del control del banco de datos de Soc-Scan. En realidad, este no es ni un banco de datos oficiales ni un banco de datos
privado o coemrcial. Es el mismo grupo comunitario el que posee, dirige, administra y controla a Soc-Scan. Hasta el da de hoy han participado en el proyecto, ms de 6.000 investigadores y hay para
creer que este nnero llegar a 10.000 antes de 1980.
Hay muchas posibilidades de que otras asociaciones, al reconocer
la necesidad de una difusin eficaz y rpida sobre ellas mismas y
sobre sus miembros, establezcan tambin bancos de datos con la
anuencia de sus integrantes. Puede sacarse provecho de la nueva
tecnologa sin dejar de tener en cuenta preferencias individuales
concernientes a la confidencialidad. El xito de esta clase de banco de datos depende de la "fiabilidad" de las personas encargadas de
supervisar su funcionamiento y del grado en que el gerente del banco
respete las condiciones de acceso determinadas por la fuente de informacin. Frente a esto, un banco de datos automatizado sobre7individuos puede considerarse como un autntico archivo viviente.
Para mantener su integridad, los gerentes y los funcionarios de dichas
entidades habran de preocuparse por pedir prestados a los archivistas los principios de confianza y de respetos de los deseos del donante, en lugar de confiarse en "sistemas de seguridad" impersonales.
7 Un ejemplo de investigacin de la base de datos en cinta

magntica Soc-Scan 1977/1978 fue depositado en la Divisin de archivos ordinolinges de los" Archivos Pblicos del Canad.
- 326 -
IA LIBERTAD DE INFORMACIN Y IA PRIVACIDAD:

EL DILEMA DE QUIENES DEFIENDEN IA LIBERTAD
INDIVIDUO.
CIVIL
DEL
por
ALAN
REITMAN
Tal como entiendo la asignacin por parte de Edwin A. Thompson.,

debo hablar sobre algunos de los conflictos que se presentan entre los
derechos constitucionales competentes y la libertad de informacin y
la privacidad, lo cual origina problemas ticos para los archivistas quienes deben abordar ambos problemas.
Espero que mis
comentarios formen un marco de trabajo para ustedes los especialistas,
para que exploren an ms all de su experiencia.
El nfasis sobre la tica, a partir de una perspectiva de
libertad civil, debe enfocar no slo los juicios personales en cuanto
a cundo o corto deben protegerse el acceso y la privacidad, sino
tambin qu derechos tienen los individuos dentro de nuestra
constelacin
constitucional.
Esto ocurre porque los
derechos
constitucionales estn inextricablemente conectados con los intereses
ticos.
En la forma codificada de nuestras leyes, los derechos
representan la dignidad y el mrito del individuo reflejados en
garantas constitucionales, y adems brindan normas de conducta que
rigen la relacin entre el gobierno y el ciudadano.
Los problemas del acceso y la privacidad no estn restringidos
al gobierno. Esta misma pregunta sobre cono proteger estos
valores a menudo aparece en la relacin entre las personas y las
instituciones, principalmente la prensa. Pero ya que las mayores
dificultades se presentan cuando el gobierno y el ciudadano
estn en conflicto, nuestro enfoque, naturalmente, ser sobre el
sector gubernamental.
Al indagar el dilema de quienes defienden la libertad civil del
individuo, inmediatamente se reconoce que el conflicto no es slo
de derechos competentes sino tambin de necesidades competentes, tanto para los individuos como para la sociedad como un todo.
La libertad de informacin, como esta audiencia bien lo sabe, es
esencial para un gobierno libre y democrtico. A menos que la ciudadana est completamente informada, el experimento democrtico
total en cuanto a auto-gobierno se derrumba, no importa cules sean
los problemas sociales, polticos o econmicos. Si el flujo de
informacin est limitado o bloqueado, se debilita la participacin
sabia y efectiva de los asuntos del gobierno, a travs del proceso de
eleccin y de comunicacin con legisladores y con el medio.
La diversidad de pensamiento y de opinin, confirmado por la
* El autor es Director asociado de la American Civil Liberties

Union. Este artculo fue presentado ante la Mid-Atlantic Regional
Archives Conference en Mayo 9 de 1975 en Annapolis, Maryland.
- 327 -
Primera Reforma, no puede extenderse a toda la nacin, si el gobierno

niega el acceso a la informacin de las operaciones gubernamentales.
Bien sea que la informacin se obtenga de la prensa con el fin de
fomentar su funcin informativa, o que el individuo busque un
inters personal, la necesidad de tener acceso enraizada por mucho
tiempo
en
las garantas constitucionales y en la tradicin
histrica es primordial. Sin duda, esta necesidad es tan esencial en
nuestro sistema de gobierno que podemos comenzar suponiendo que el
acceso tiene una puerta abierta y que al cerrar esa puerta, el peso lo
llevaran aquellos que deseen reducir el flujo de la informacin.
La necesidad de proteger la privacidad es igualmente dominante y
tambin busca su apoyo en las garantas constitucionales. Como
Abogado General, Edward Levi dijo recientemente, que las Reformas
Primera y Cuarta sealan medidas de confidencialidad.
La garanta
de la Primera Reforma sobre la libertad de expresin protege la
confidencialidad de los pensamientos y creencias del individuo. La
Cuarta Reforma protege el "derecho de la gente de estar seguros en sus
personas, casas, documentos y efectos, contra investigaciones y
capturas irracionales" y es una expresin tica de la importancia de la privacidad individual y un reconocimiento de que los
elementos bsicos de la individualidad se perderan si todos los
aspectos de la vida de una persona se expusieran a la vista del
publico. En las palabras del Abogado General Levi:
"La exposicin
indiscriminada al mundo deteriora irreparablemente la libertad y la
espontaneidad del pensamiento y la conducta humana y coloca, tanto al
individuo como a su propiedad, en peligro .
La lista de necesidades de privacidad o de valores puede extenderse fcilmente. El escrutinio pblico de organizaciones privadas,
tales como hacer declaraciones de las listas de los miembros, efectivamente puede destruir una organizacin comprometida en aspectos
controvertidos. Qu le hubiera pasado al NAACP, en los aos 1950 y
1960 cuando el movimiento de los derechos humanos fue el blanco de la
hostilidad abierta, si la Corte Suprema no hubiera restituido los
esfuerzos de los estados del sur para obtener el registro organizacional del AACP?
Hubiera podido la prensa realizar su funcin si los
nombres de los informantes confidenciales, fuente de mucha informacin, se hubiera revelado pblicamente?
Las deliberaciones del
jurado, las conferencias judiciales,los aspectos de la coaccin
legal, la conducta de la poltica extranjera, an los ejemplos
verdaderos de la seguridad nacional, todos sealan el hecho de
que para la sociedad es valiosa la proteccin de la privacidad.
Hoy en da, el profundo inters del pblico sobre cmo el
vasto poder del gobierno puede interferir en las vidas de los
ciudadanos y quitarles su libertad, un resultado natural de Watergate,
ha creado una tendencia a ver el conflicto del acceso y la privacidad
COITO un fenmeno reciente, una nueva rea de problema que demanda
una solucin. Pero supongo que cometemos un error, si en nuestra
bsqueda de soluciones, vemos solamente los abusos actuales. El
conflicto es ms profundo.
Por aos nos hemos preocupado de las
preguntas a los ciudadanos en los censos cada diez aos, indagando en
los antecedentes raciales o tnicos de una persona, un componente
1 El Abogado General Levi se dirige a la Asociation of the Bar

of the City of New York. Abril 28, 1975.
- 328 -
obvio de la informacin pblica que entra en conflicto con la sensibilidad de las minoras as acosturrbradas a ser solo referencias
discriminatorias.
Los cuerpos legislativo y administrativo han sido
muy criticados por sus decisiones en las sesiones ejecutivas, sesiones
a puerta cerrada que niegan a los ciudadanos observar como opera su
gobierno, pero donde hay absoluta apertura sobre muchos aspectos
delicados que requieren privacidad, tales como las negociaciones
colectivas o problemas personales de los funcionarios gubernamentales.
La lista de conflictos duraderos puede aumentarse; el objetivo al
hacer estas anotaciones es el de sugerir que no existen panaceas
fciles y que es necesario buscar soluciones al conflicto.
Son posibles estas soluciones? Antes de atacar lo que parece ser
un problema insuperable para definir las situaciones en donde un
derecho constitucional debe preceder a otro, dbenos primero conocer
qu dicen los cuerpos legislativos y las cortes sobre este conflicto
aparentemente sin solucin.
Dada la profunda naturaleza del problema, es sorprendente anotar
que el Congreso fue motivado a actuar slo en 1966, cuando adopt
la "Ley de libertad de informacin". Como resultado de la
influencia de la prensa, de unas pocas organizaciones ciudada as como
la ACLU y algunos congresistas, se hizo una ley para implementar el
significado de la Primera Reforma que no solo existe el derecho a
expresar las ideas y la informacin sino que tambin hay un
derecho a recibir ideas e informacin.
La ley dice que los
documentos de las oficinas del gobierno federal deben hacerse pblicos y seala los procedimientos por los cuales los ciudadanos pueden
llegar a ellos. Ni el tiempo lo permite, ni esta audiencia pide una
categorizacin de las clases de informacin que la BDIA hace disponibles. Sin embargo, para el propsito de nuestra discusin, es
importante listar las categoras exentas de las protecciones de la
EOIA. Estas exenciones son el campo de batalla sobre el cual se
lucha por el acceso y la privacidad.
La EOIA exime de la revelacin publica nueve categoras de
informacin. Estas son:
1. Documentos "especficamente autorizados bajo criterios

establecidos por una orden del Ejecutivo para mantener en secreto el
inters de la defensa nacional o la poltica extranjera" y que "de
hecho se clasifica de acuerdo a esa orden del Ejecutivo". Esto se
refiere a la informacin 'clasificada' en documentos formal y
adecuadamente designados como "Confidenciales", "Secreto", o "Secreto
Mayor" bajo los trminos y procedimientos de la orden presidencial
que
establece el sistema de clasificacin
e implanta las
directivas.
2. Asuntos relacionados con las "normas y prcticas internas
del personal" que no afectan al pblico.
Esta exencin ha sido
algunas veces interpretada por las cortes para aplicarla tambin a
las declaraciones de las normas y prcticas internas cuando estas
declaraciones pueden impedir que la oficina cumpla sus labores efectivamente, como son las instrucciones para negociar la adquisicin
de tierras o la conduccin de inspecciones no anunciadas a una
industria controlada para determinar el cumplimiento de las normas
federales.
- 329 -
3. Asuntos eximidos de ser revelados por estatuto. Algunas

veces el estatuto que establece una oficina especificar que cierta
informacin manejada por esa oficina, no debe ser revelada.
4. Negocios secretos e informacin comercial o financiera que
se ha dado a una oficina y que es privilegiada o confidencial. Por
ejemplo, las estadsticas de ventas entregadas confidencialmente a
una oficina por una corporacin ejecutiva estarn exentas de su
revelacin al publico.
5. Comunicaciones inter o intra-oficiales, tales como memorandos
que muestren cmo quienes toman decisiones en una oficina opinan
sobre varias alternativas polticas. Esta categora no est exenta
de revelar el material real que circula dentro de una oficina.
6. Archivos mdicos y de personal, y archivos similares que no
pueden revelarse sin una "invasin claramente injustificada" de la
privacidad de alguien.
7. Documentos investigativos compilados con objetivos legales de
coaccin (tales como los archivos compilados por el FBI en una investigacin criminal) pero slo si la produccin de tales documentos
puede
a) interferir con la coaccin legal, b) privar a una persona
de un juicio justo, c) constituir una invasin injustificada de la
privacidad personal, d) revelar la identidad de una fuente confidencial,y en investigaciones criminales y legales de la inteligencia de
seguridad nacional, informacin
confidencial dada slo por esta
fuente, e) revelar tcnicas investigativas, o f) poner en peligro
la vida o la seguridad del personal de coaccin legal.
8. Informes preparados por o para una oficina responsable de las
regulaciones o supervisin de instituciones financieras, tales cono
los informes preparados por la Comisin de Seguridad e Intercambio
del New York Stock Exchange.
9. "Informacin y datos geolgicos y geofsicos, que incluyen
mapas y pozos de inters". Esto se refiere a los informes basados en
las
exploraciones
de las compaas privadas de gasolina
y
petrleo.
A pesar de que la FOIA ha existido durante ocho aos, pocos
casos han llegado a la Corte Suprema para una decisin definitiva;
sin embargo, estas decisiones de la Corte Suprema han iluminado a la
FOIA para que soporte el reto constitucional. En el caso
Environmental Protection Agency V. Mink de 1973, la Corte dijo
que el acceso publico a los documentos gubernamentales no puede
operar a menos que cierta clase de informacin dentro del amplio
rango de la seguridad nacional, siga siendo confidencial.
Esta fue la nica decisin interpretativa de la Corte Suprema
hasta hace unas pocas semanas, cuando la corte interpret la quinta
excepcin al tratar unos casos de la Sears Roebuck Company y la
Grumman Aircraft Corporation. La corte opinaba que deban mantenerse
en secreto los archivos de una oficina con respecto a la
documentacin fundamental,. e hizo referencia a la necesidad de la
confidencialidad de las comunicaciones de asesora dentro de las
oficinas gubernamentales.
- 330 -
Un caso importante litigado por el ACLU est ahora en el sumario

de la corte pues conlleva a una mayor interpretacin de la sexta y
la segunda excepciones. El caso es sobre el New York Law Review y sus
esfuerzos por buscar el acceso a los documentos de la Academia de la
Fuerza Area de los E.U. relacionados con el sistema disciplinario,
para usarlo a propsito de la revisin del estatuto del sistema de
cdigo de honor de la academia. La Corte Suprema tendr que decidir
si, cuando una oficina tiene la ltima palabra para determinar si
bajo la excepcin 6, el revelarlo puede causar una invasin claramente injustificada de privacidad, el material en cuestin puede ser
llevado a una corte para una revisin in camera y para una supresin de referencias de identificacin personal. Y adems, de un
nodo u otro, cuando existe un inters pblico 'sustancial para
obtener docuitentos, tenga prioridad la liberacin de la norma de los
materiales pertenecientes a las normas y prcticas internas del
personal de una oficina.
Hay casos nuevos tejiendo su camino por el laberinto de los
procedimientos administrativos y locales de la corte, casos que tienen
inters especial para bibliotecas e historiadores.
Estos casos
tienen que ver con la liberacin de material de archivo del gobierno
a los eruditos que estudian perodos histricos particulares, - el
caso del perjurio y espionaje de Alger Hiss y Rosenberg- de los aos
50.
Las decisiones de la Corte Suprema que he mencionado tratan con
la demanda de informacin gubernamental y la creacin por parte de
la corte de la necesidad de la Primera Reforma.
Pero la Corte Suprema dio otras directivas cuando discuti que la necesidad de la privacidad mereca atencin prioritaria. La integridad del individuo
fue enfatizada en el caso Griswold de 1965 al defender el derecho de
la privacidad marital en la obtencin de dispositivos anticonceptivos. La decisin Katz al anular el decreto de interceptar los
telfonos, estableci que la privacidad de un individuo poda ser
invadida slo si el gobierno demostraba tener un objetivo razonable
para hacer esta invasin. Todas estas decisiones brindan alguna
ayuda al tratar de establecer la lnea donde deben prevalecer los
intereses de acceso y de privacidad.
Pero los nuevos avances
sociales han creado nuevas reas de problemas.
En gran parte, el resultado de la revolucin tecnolgica en
cuanto a sistemas para almacenamiento, recuperacin y diseminacin
de informacin, hace que aumente la conciencia sobre cmo puede ser
fcilmente invadida la privacidad. La era del computador permite a
la gente darse cuenta de cmo pueden circular en forma instantnea y
amplia, los detalles mnimos de la vida de una persona. Con el poder
del gobierno para acumular datos, a menudo necesarios para tratar con
los complicados problemas de la sociedad actual, existe un inters
justificado sobre los errores que pueden resultar del mal trato dado a
la informacin gubernamental. Por lo tanto se ha adoptado una nueva
legislacin con el fin de preservar la privacidad de las personas en
contra de los computadores del gobierno.
La ley de la privacidad de 1974 realmente es un sistema de buena
prctica informativa, un conjunto de normas al cual se deberan
adherir los sistemas de archivo de datos personales, y especialmente
los sistemas automatizados. Especficamente, no se puede mantener en
secreto ningn sistema de archivo de datos personales, la gente puede
descubrir informacin sobre ellos mismos en el sistema y cmo se
usaron tales datos; la informacin necesaria para un objetivo no
- 331 -
puede usarse para otro sin el consentimiento del individuo; los individuos pueden corregir o enriendar la informacin en sus documentos;
las oficinas que generan o usan los datos son responsables por su
confiabilidad y su uso.
Aunque el problema aqu no es tanto el
conflicto entre necesidades competentes de acceso y privacidad,
mencionaremos cmo la recoleccin rutinaria de informacin puede
afectar adversamente la privacidad de un individuo, para demostrar las
dimensiones del problema informacin-privacidad.
Hacer un chequeo de la legislacin y de las decisiones de la
corte brinda una visin vital para definir la magnitud de las necesidades competentes entre el acceso y la privacidad. Sin embargo, es la
lucha diaria para conservar la libertad civil lo que aumenta
nuestra comprensin sobre cmo este conflicto genera tensin
entre los derechos competentes y las necesidades. Las siguientes
reas representan la experiencia de la flCLU al evaluar el conflicto.
Sobresalen cuatro reas principales:
1. La aseveracin general hecha por el gobierno, de la necesidad de mantener la informacin en secreto, una aseveracin demostrada por los esfuerzos para clasificar los datos con etiquetas de
"secreto" o "muy secreto" cuando se presuma que dar informacin
afectar gravemente el bienestar nacional.
Colocar
"seguridad
nacional" en gran parte de la informacin en las dcadas recientes,
d un ejemplo de esta categora y seala el dao que hace un
gobierno que esconde los errores y abusa de su poder. El ltimo
cierre es la demanda de una restriccin anterior de la publicacin
cono en el caso de los Documentos del Pentgono.
2. Publicar la investigacin gubernamental antes de que el
asunto sea publico, por ser un proceso criminal. Aqu el conflicto
est unido por la obvia necesidad gubernamental de tomar informacin
secretamente antes de que el proceso de ooaccin llegue a su etapa
final - denuncia pblica - y el inters publico que garantice al
acusado tener un juicio justo asegurndose de tener acceso a la
informacin necesaria para su defensa.
3. Informacin reunida en forma de memorandos internos para
fines de asesora, el espinoso campo del privilegio ejecutivo que fue
ampliamente explorado en el caso Watergate.
Obviamente, cualquier
ejecutivo necesita los consejos de consultores confiables y de otros
de manera que las decisiones puedan tomarse inteligentemente, sobre
las bases de una informacin completa y un consejo franco. Tal
consejo no puede darse si las conversaciones privadas son el tema de
una abierta investigacin del congreso y de los medios de informacin. Claro est que el argumento contrario se refiere a la
necesidad del Congreso, como representante de la gente, de conocer
cmo se ejecutan las leyes, y la necesidad de evidencias que tienen
los litigantes que han sufrido daos en sus casos. El dilema puede
ser resuelto al dibujar una lnea firms entre permitir una dispensa
consultiva (de privacidad) para recomendaciones, consejo y sugerencias
para estudiar la formulacin de la poltica gubernamental por un
lado, y los hechos referentes a lo que se ha hecho, por el otro.
4. Informacin para la cual se solicita que no se revele, bajo
las exenciones de la FDI, y especialnente donde el gobierno reclame
estar protegiendo la "privacidad" de terceras partes. Este argumento
es cada vez ms una parte de la posicin que toma el gobierno en
casos delicados. Un ejemplo son las solicitudes de informacin
- 332 -
de los archivos gubernamentales sobre los casos Hiss y Rosenberg,

presentadas por los eruditos, y que son rechazadas por la inquietud
expresa de las personas citadas en los archivos. Este reconocimiento
de privacidad que ha hecho el gobierno, puede ser genuino o,
como han opinado algunos crticos, puede ser astucia empleada por
el gobierno para conservar secretos, ahora que las cortes y la
opinin publica estn rechazando las definiciones de seguridad
nacional empleadas desde que termin la Segunda Guerra Mundial. Pero
la peticin del gobierno se debilita posteriormente, cuando
terceras partes, corro lo es Alger Hiss, evade sus propias
demandas a la privacidad y quiere que se libere el material con
fines de estudios histricos.
Hemos mencionado algunos de los puntos centrales del dilema de
quienes defienden la libertad civil del individuo.
Pero an faltan
respuestas a la pregunta. Hay una solucin al conflicto?
A manos
que se tome una posicin absolutista al escoger simplemente un
derecho sobre otro (y hay reporteros y abogados que consideran el
derecho pblico como algo supremo) la respuesta es que cada caso
individual provee el contexto para juzgar de qu lado constitucional
se har el mejor argumento. Pero an si se acepta el sistema de
caso por caso, existen ciertas guas generales que pueden ayudar a
determinar qu camino seguir:
1. Porque el acceso a la informacin es tan importante, no
podemos tolerar ninguna otra forna de restriccin que no sean
aquellos casos raros donde revelarlos afectara directa y adversamente a la nacin o a los derechos de los ciudadanos. Por ejemplo,
la publicacin de detalles tcnicos de operaciones militares o que
el armamentismo debe restringirles en forma justa.
En los
ltimos aos, los esfuerzos del gobierno para restringir la prensa
y por lo tanto negar informacin al pblico, parecen aclarar el buen
criterio de la poltica de una restriccin sin precedentes.
2. Igualmente se deben vigilar los criterios del gobierno para
mantener informacin en secreto.
El encantamiento de la frase
mgica "seguridad nacional", ilustra el problema, aunque se han
cometido abusos con la necesidad del pblico de conocer lo que su
gobierno est haciendo.
3. No debe permitirse la liberacin de clases especficas
de informacin por parte del gobierno y de documentos que directamente se inmiscuyen en la privacidad del individuo. Son ejemplos,
los detalles de los archivos mdicos de personas tratadas en
hospitales pblicos, archivos de personal de los empleados pblicos e informacin perjudicial para un acusado cuando el juicio va
avanzado. Aqu tiene prioridad el derecho a la privacidad individual sobre el acceso a la informacin. Al mantener el espritu y
letra de la Ley de Privacidad de 1974, debemos examinar cuidadosamente al individuo interesado en obtener aprobacin antes de que se
revele la informacin que el gobierno ha acumulado. Esto se aplica
particularmente a las personas recluidas en algunas instituciones pblicas como hospitales mentales y prisiones, donde el permiso
verdadero puede ser difcil de obtener.
4. La supresin de nombres y de otra informacin de identificacin de los archivos pblicos, parece ser un arreglo delicado,
dado que se retiene la dems informacin y factual opinin. Este
es un esfuerzo para ajustar el acceso y la privacidad, aunque puede
no satisfacer a los proponentes de ambos lados. Al continuar con su
- 333 -
demanda tradicional de autenticidad, la prensa puede creer que los

nombres y direcciones son importantes para la historia; y la persona
puede sentir que an el suprimir los nombres y la informacin de
identificacin directa no es suficiente proteccin. A medida que se
trata de nuevo un caso sucedido aos atrs en los aortes de New York
acerca del libro de un siquiatra sobre uno de sus pacientes, la eliminacin del material de identificacin an deja suficiente informacin para exponer al paciente ante aquellos que por su ocupacin lo
conocen.
5. Los materiales que tratan las costumbres sociales y polticas tienen valor obvio en la Primera Reforma y deben tratarse en forma
diferente de los materiales de naturaleza comercial, donde el motivo
es el beneficio. Son ejemplos los esfueros de un grupo comercial de
vinos para obtener del 1RS los nombres de las personas cuyos impuestos
incluyen las compras de vino de manera que su negocio pueda llegarse a
proveer como una cosecha-de-vino-en-la-casa; o la venta de listas de
registros de motores de vehculos en el estado a compaias privadas
a la caza de servicios automotores.
En estos casos el valor de
conservar la privacidad personal, es mayor que el valor de oponerse a
revelar a la prensa los nombres de los cultivadores privados de man
quienes reciben los mayores subsidios del Departamento de Agricultura.
6. La proximidad de la persona en cuestin al evento histrico
pdblico es una norma para juzgar la proteccin de la privacidad.
Por ejemplo, los testigos y otras figuras centrales en los casos Hiss
y Rosenberg, no tienen el mismo grado de privacidad con respecto a los
casos de terceras partes no-autorizadas. Igualmente, puede cuestionarse la relacin en tiempo de la informacin al problema que se
est estudiando. Es necesario revelar datos sobre la participacin
individual en un suceso treinta aos despus cuando el tema central
de la revelacin es un suceso actual? Recprocamente, es necesario
darle
el mismo grado de proteccin a la informacin sobre la
participacin de una persona es un suceso histrico como lo es su
participacin en un suceso actual?
7. El individuo que desea hablar sobre el caso o exponer su
participacin, el ejemplo de Alger Hiss, obviamente renuncia a su
derecho de privacidad.
8. La aplicacin de una prueba que represente un inters
tico fundamental para quienes defienden la libertad civil del
individuo, la norma de la equidad. El revelar la informacin, como
en el caso de los datos crudos y no evaluados de un archivo del FBI,
daara irreparablemente a la persona, ya sea en su capacidad para
tener un juicio justo o para reparar el dao a su reputacin?
No s si la investigacin tanto de los derechos constitucionales de libertad de informacin como los de privacidad, y de cmo
se uniran, encajara dentro de los intereses operacionales y
particulares de los archivistas. Al trabajar con los archivos del
flCLU en la Biblioteca de la Universidad de Princeton, veo que quienes
apoyan la libertad civil del individuo y el archivista comparten
intereses paralelos. Yo creo que ninguno tiene la respuesta perfecta,
pero la bsqueda, como lo demuestra la reunin de hoy, ha comenzado.
Y esto es importante, ya que la investigacin puede darnos la
solucin.
- 334 -
EL
090 /CADEMI00 DE
LOS
ARCHIVOS
*
Informe por Michael Roper
I EXPANSION DE LA HISTORIA ACADMICA
Desde que el Congreso Internacional de Archivos se reuni en

Pars en 1950 ha habido una expansin mundial, que sin duda se
puede llamar una explosin de la educacin superior, un hecho que
ha permitido el desarrollo del estudio acadmico de la historia y
de las disciplinas relacionadas. Esto ha dado como resultado que el
nmero de personas interesadasen el estudio acadmico de la historia en Inglaterra,desde profesores Universitarios hasta estudiantes
de post-grado en investigacn, se haya disciplinado entre 1961 y
1976. En un contexto ms amplio, al hacer un anlisis de las
entradas en el Historical Abstracts, en el mismo perodo se ha
triplicado la aparicin de monografas histricas y artculos de
revistas (ver la Tabla 1). Aunque hay indicios de que este crecimiento puede haber alcanzado la cima en Europa Occidental y
Norteamrica, o puede que la mayora est creciendo a una tasa ms
baja, esto parece indicar que la cima ya ha sido alcanzada en otros
lugares y que las (experiencias) aprendidas por los archivistas que
han tenido que ver con esta explosin de la historia acadmica
puede
ser de valor para quienes han tenido esta experiencia.
A medida que aumenta la investigacin acadmica de la historia, sus intereses se diversifin. Las tres ramas de la investigacin histrica - historia
poltica (o constitucional),
historia legal e historia eclesistica - se han unido con la historia militar (ya no la reserva estricta de los generales y almirantes
retirados), la historia internacional y la historia econmica, de
las cuales la historia social se ha desarrollado ms recientemente
cono una rama aparte. Aunque en trminos absolutos, no ha bajado el
nmero de comprometidos con el estudio de las tres ramas tradicionales de la historia, realmente s ha disminuido y sigue disminuyendo en proporcin al minero total de quienes se dedican a la
historia acadmica. Junto oon este cambio en el inters hacia
nuevas ramas o divisiones de la historia, ha habido un desproporcionado crecimiento en el estudio de la historia del siglo XX , la cual
ha alcanzado prcticamente el estado de una rama separada bajo
el nombre de "historia contempornea".
* Texto del informe preliminar distribuido a los miembros antes

del Congreso.
1 De las 81 revistas de historia (excluyendo aquellas de
sociedades histricas legales) tomadas por la Library of the Public
Record Office of the United Kingdom, 42 empezaron en 1950. La
mayora de las revistas recientes se refieren a la historia de
perodos recientes y a menudo, a ramas especficas de la historia.
2 Vanse los mineros referentes a las entradas pre- y post 1914 en el Historical Abstracts en 1971 y 1976 (Tabla 1 ) .
- 335 -
Adems, tanto las antiguas ramas de la historia como las ms

recientes, pero especialmente la historia econmica y la social, han
desarrollado una multitud de sub-disciplinas, tales como la historia de los negocios,la historia laboral, la historia de la agricultura, la historia del transporte, cada una con sus propios intereses,
su propia metodologa y sus propias revistas especializadas.
M e m a s , gran parte de practicantes de otras disciplinas
acadmicas se han especializado en los aspectos histricos de sus
temas y se han convertido en gegrafos histricos, historiadores de
la educacin, historiadores de la ciencia, la tecnologa y la
medicina, historiadores de ideas, historiadores de las artes, etc. Y
otros que utilizan las fuentes histricas para lograr nuevas
dimensiones en el estudio de sus disciplinas particulares. As,
los arquelogos que trabajan sobre los perodos medievales y
post-medievales y especialmente los arquelogos marinos e industriales, estn utilizando fuentes histricas que los ayudan
tanto en la identificacin de los lugares de inters potencial,
como en la interpretacin y restauracin de sus descubrimientos ,
mientras que los lingistas, en vez de fuentes literarias, buscan
ahora fuentes histricas que les ayude a los estudios de nombres
personales y su localizacin, para asi entender mejor el desarrollo del lenguaje y de los dialectos . Son tambin muy distintos
los "estudios histricos aplicados" de los cientficos sociales y
polticos, los cuales han sido definidas como "expiaraciones del
pasado emprendidas con el propsito explcito de promover la investigacin cientfico-social", y en la cual se utilizan los datos
histricos para probar las hiptesis de aplicacin general .
Nuevas aproximaciones
a la historia
El tener no-historiadores en el estudio de los datos histricos ha llevado a un cruce considerable entre la historia y otras
disciplinas,como consecuencia de que los historiadores han adoptado y
adaptado las tcnicas de estas disciplinas, especialmente las
tcnicas del economista y del cientfico social, para desarrollar
nuevos acercamientos a los estudios histricos. Las nuevas tcnicas y acercamiento no son reserva exclusiva de ninguna rama o periodo de la historia.
No son necesariamente nuevas, al menos en cuanto
a que implican la recoleccin de grandes cantidades de datos, que
pueden ser en s mismos insignificantes, un amplio rango de
fuentes, que abarcan grandes periodos de tiempo, para construir am-
3 Vase, por ejemplo, las series de documentos bajo el ttulo

general "The use of documentary sources by the archaecologist",
Archives, 13, 1977-78, p. 196-211.
4 Vase, por ejemplo, M. Benskin, "Local archives and Middle
English dialects", Journal of the Society of Archivist, 5, 1974-77,
p. 500-14, J.H. Fisher, "Chancery and the mergence of standard
written English", Speculum, 52, 1977, p. 87-99, and "Chancery
Standard and modern written English", Journal of the Society of
Archivists, 6/3, April 1979, p. 136-44,
5 M Drake, Applied Historical Studies: An Introductory Reader
(London 1973), p. 1; vase tambin M. Drake, The Quantitative
Analysis of Historical Data (Milton Keynes, 1974), p. 23-5.
- 336 -
plios cuadros de la sociedad a todos sus niveles. Los miembros de la

escuela de historia "Annales" ,
llamada as por la revista
Annales, Economies, Socits, Civilisations donde se
publicaron los trabajos de los discpulos de Lucien Febvre y Marc
Bloch, ya hacfan esto antes de 1939, y en 1947 se publico por
primera vez el resumen del estudio transnacional de la regin del
Mediterrneo en el siglo XVI, hecho por el Profesor Braudel, el
cual sintetizaba los datos climatolgicos, geogrficos, econmicos
y sociales para crear nuevas perpectivas y acuerdos . Sin embargo,
recientemente este acercamiento ha sido ms general y ha creado
especializaciones como la demografa histrica donde se usan
datos vitales de los individuos, los registros de nacimientos y
bautizos, matrimonios, muertes y entierros con el fin de producir informacin generalizada sobre tpicos cono la fertilidad, probabilidad de vida, edad de matrimonio y tasas de ilegitimidad , y estudios de la lite, los cuales buscan explicar las instituciones
econmicas, sociales y polticas construyendo y analizando los
estudios biogrficos detallados de sus miembros, acercamiento a
menudo llamado "Namierian" por Sir Louis Namier, otro pionero de la
pre-guerra, que se ha usado para estudiar aquellas instituciones
desiguales como la British,House of Cannons en el siglo XVTII y el
estudio colonial Francs . Tal vez no es injusto decir que el
verdadero mpetu del desarrollo de una "nueva historia" ha sido a
partir de la adaptacin de los ms y ms sofisticados mtodos
estadsticos que usan el economista y el cientfico social para
cuantificar (de ah el nombre "historia cuantitativa") y analizar,
generalmente con la ayuda de un computador, grandes cantidades de
datos econmicos, sociales y polticos del pasado. Otros mtodos adoptados por los historiadores incluyen las tcnicas del
psicoanlisis, las cuales se usan para escribir historias psico-
6
Vase M. Harsgar, "Total History: The Annales school",
Journal of Contemporary History 13, 1978, 1-14, reviewing T.
Stoianovitch, French Historical Method, the Annales Paradigm
(Londres, 1976). Para estudios ms generales de los rumbos
histricos modernos vase G. Barraclough, Main Trends in History
(New York, 1979), P. Burke, "Introduction concepts of continuity and
change in history", P. Burke (ed.) The New Cambridge Modern History,
XIII Companion Volume (Cambridge, 1979), p. 1-14; L. Stone "The
revival of narrative" Past and Present, 85, Nov. 1979, p. 3-24; E.
J. Hobsbawm, "The revival of narrative;some comments", Ibid 86, Feb.
1980, p. 3-8.
7
F. Braudel, La Mditerrane et le monde mditerranen
l'poque de Philippe II (Paris, 1947; Traduccin al Ingls,
Londres, 1972-73).
8
Vase T.H. Hollingswort, Historical Demography (London,
1969); R. S. Schofield, "Historical demography: some possibilities and
some limitations", Transactions of the Royal Historical Society, 5th
Series 21, 1971, p. 119-32.
9
R Sedgwick, The House of Cannons 1715-1754 (London, 1970),
and Sir L. Brooke, The House of Commons 1754-1790 (London, 1964).
10 W. B. Cohen, Rulers of Qnpire: the French Colonial Service
in Africa (Stanford, 1971).
- 337 -
lgicas de los individes o de los grupos" , y las tcnicas de

entrevista de las ciencias
sociales, las cuales ayudadas por
una grabadora porttil, han llevado al desarrollo de la "historia
oral".
Estos nuevos mtodos y tcnicas no han tenido una
aceptacin universal
e incluso en las nuevas escuelas de
historia, existen,desacuerdos en cuanto a la metodologa y a las
interpretaciones . No es papel del archivista tomar partido en
estas discusiones de los historiadores, pero si su labor es servir
imparcial y eficazmente a las necesidades de los historiadores, debe
conocer los nuevos rumbos de la erudicin histrica.
La historia acadmica y los archivos
El aumento en el nmero y en los intereses de eruditos comprometidos con el estudio de la historia y de disciplinas relacionadas se
acompaa de un aumento en la confianza en los materiales archivisticos.
Aunque la razn principal para crear y mantener archivos, ya
sean institucionales, nacionales o privados, ha sido siempre la de
conservar documentos con el fin de continuar los objetivos administrativos y legales, el uso del material archvistico para investigaciones histricas a menudo se ha anticipado a la creacin de
modernas y formales instituciones archivsticas. As, los Mauristas
en Francia, los Bollandistas en Blgica y Sir William Dugdale y
su grupo en Inglaterra ya investigaban en documentos originales en el
siylo XVII, mucho antes de que cualquiera de estos pases
tuviera un archivo nacional.
Sin embargo, no fue sino hasta el
siglo XIX, bajo la influencia de Ranke, cuando el uso de los archivos
en lugar de anales, y de otras fuentes literarias, y la total
crtica de la naturaleza y confiabilidad de todas las fuentes
relevantes, se convirtieron en las piedras angulares de la moderna
metodologa histrica que atrajo a los historiadores a los archivos.
En el siglo XX, y especialmente en esta ltima dcada, el nmero
de usuarios acadmicos de los archivos ha aumentado ms del doble
(vanse las Tablas 2 y 3) y ahora exceden en nmero aquellos que
consultan los archivos con fines legales, administrativos, de
negocios y otros fines puramente prcticos, aunque en algunos
archivos sus rivales en cuanto a nmero son los genealogistas y los
historiadores aficionados. Los patrones cambiantes de los usos
prcticos y populares de los archivos sern discutidos en otras
sesiones de este Congreso y no son punto de inters, de este
documento, excepto en cuanto a que los tres tipos de uso pueden
competir en la asignacin de fuentes archivsticas y se debe
prevenir a los dems para que no se entusiasman con la sistematizacin de la gestin de archivos por un lado, o en la populariza-
11 Vase B. Mazlish, "What is psycho-history", Transactions of

the Royal Historical Society, 5th Series, 21, 1971, p. 79-99.
12 Vase por ejemplo, J. Barzu, Cho and the Doctors (Chicago
and London, 1974).
13 Vase, por ejemplo, la crtica de P.A. David y otros en
Reckoning with Slavery: a Critical Study on the Quantitative History
of American Negro Slaves (Oxford, 1976), de la econometra de R.
Fogel y S. Engerman, Time on the Cross (Nueva York, 1974).
- 338 -
cin de los archivos

que puede llevarlos a descuidar los
aspectos ms acadmicos del trabajo archivstico. El uso
acadmico de los archivos no slo ha aumentado en los ltimos aos
sino que tambin se ha expandido a un mayor rango de material
archivstico. Y aunque los historiadores polticos, jurdicos y
eclesisticos han continuado usando los archivos y su numero se
incrementa, actualmente constituyen una proporcin descendente de
usuarios acadmicos, que han sido alcanzados por historiadores
econmicos y sociales principalmente (vase la Tabla 4)
Al
mismo tiempo, proporcionalmente ms usuarios acadmicos de todo
tipo han extendido sus intereses de los archivos de los perodos
medieval y moderno a aquellos del siglo XIX y poco a poco a los del
siglo XX (vase la Tabla 5). El aumento y la diversificacih del
uso acadmico de los archivos tiene muchas implicaciones para el
archivista en trminos de la naturaleza y el alcance de los
servicios que brinda. Algunas de estas implicaciones son cuantitativas y fsicas, como satisfacer las crecientes demandas sobre
el acceso a las salas de lectura y a los sistemas de produccin de
documentos; otras son cualitativas e intelectuales, como el
diseo de programas relevantes de publicaciones y el establecimiento de criterios de evaluacin que reflejen los amplios intereses
de los usuarios.
Tambin hay implicaciones sobre el entrenamiento
de los archivistas y la asignacin general de los recursos archivsticos.
Las implicaciones fsicas del creciente uso acadmico de los

archivos
Cualquier aumento en el uso de los archivos impone una mayor

presin en cuanto a las salas de lectura y a los sistemas de
produccin de documentos. An donde el creciente uso acadmico
no es el nico factor que contribuye a tal aumento en la presin,
la experiencia de la Public Record Office del Reino Unido sugiere
que sta juega un papel significativo ya que los usuarios
acadmicos tienden a visitar ms frecuentemente los archivos y a
consultar mayores cantidades de documentos en cada visita que
los usuarios no-acadmicos. En el Public Record Office, el numero
de visitas realizadas por toda clase de usuarios aumentaron ms
de dos y madia veces entre 1962 y 1972 (vase la Tabla 2) llevando a
un sobrealimento y largas filas de personas, lo cual se remedi
al convertir los repositorios en salas adicionales de lectura,
acomodndolos tambin en edificios vecinos,y finalmente
construyendo un nuevo edificio de archivo . Al misnt tiempo,
casi se triplic el nmero de documentos producidos por los
repositorios para consulta en las salas de lectura. Un factor que
14 A este respecto, "Des Archives pour quelle histoire?", La

Gazette des Archives, 96, 1er cuarto 1977, p. 23-31, de 0. Krakovitch
parecera que exagera el caso de la popularizacin.
15 Desde Blgica, India, Malasia, Holanda, Suecia, EUA y URSS
tambin se informa un aumento en el uso de archivos para el estudio
de la historia social y econmica.
16 Vase E. M. Hallam and M. Roper, "The capital and the
records of the nation; seven centuries of housing the public records
in London". The London Journal, 4, 1978, p. 73-94 (87-90).
- 339 -
contribuy a este aumento desproporcionado fue el uso de los archivos

por aquellos interesados en la historia de los siglos XIX y XX y
especialmente en la historia social y econmica. Los siglos XIX y
XX fueron testigos de una expansin y diversificacih de la
administracin que coincidi con un cambio en las formas de
guardar los documentos junto con la introduccin del archivador,
multiplicando el numero de fuentes potenciales, y restringiendo el
tamao de cada fuente indi vi- dual, lo que permiti trabajar a una
velocidad razonable. De esta manera, el historiador contemporneo puede consultar en un da de trabajo, una docena o ms de
archivadores de agencias diferentes, mientras que otro que est
trabajando en documentos medievales o modernos puede tardar
varios das, o aun semanas, para estudiar un simple rollo, registro
o libro. El inters de los historiadores sociales y econmicos en
los datos masivos aumsnta la proporcin de los productos para los
usuarios, especialmente donde solo se busca informacin especfica,
posiblemente como datos para anlisis cuantitativos. Por ejemplo,
entre enero y septiembre de 1978, un asistente de investigacin
consult 6.418 ficheros de casos del siglo XIX en el Public Record
Office, buscando algunos datos. Proyectos de investigacin como
ste requieren que se hagan arreglos especiales y pueden tergiversar
las estadsticas de uso a corto plazo, aunque el aumento general
en la cantidad de documentos producidos para las salas de lectura
tiene implicaciones obvias. Si esta cantidad aumenta significativamente durante un perodo de pocos aos, o el nmero de funcionarios requeridos para manejar los productos tendr que aumentarse
proporcionalmente o el sistema de produccin tendr que ser ms
eficaz. Localizar los documentos de mayor demanda, cerca a las
salas de lectura, lo cual puede llevar a establecer sofisticados
sistemas de monitoreo y a un movimiento frecuente de documentos de
acuerdo con su popularidad fluctuante, puede contribuir a una mayor
eficiencia, aunque su efecto sea limitado. El aumento continuo en
la demanda puede requerir la introduccin del manejo mecnico y
de otras ayudas tecnolgicas modernas (transportadores automticos,
tubos reumticos, sistemas de solicitud por computador, etc), que a
su vez incluyen cambios estructurales o la construccin de nuevos
depsitos.
El mayor uso de las series de documentos populares, especialmente
si estn en archivadores menos modernos que contienen documentos de
calidad ms pobre, hace que sean ms suceptibles al deterioro o al
dao por el uso excesivo y por lo tanto requieren un tratamiento de
conservacin ms frecuente. Cuando sea posible, se deben identificar estas series en el momento de su transferencia al archivo y
realizar el tratamiento antes de ponerlas a disposicin al publico. Sin embargo, la cantidad de documentos comprometidos y su naturaleza pueden hacer que los mtodos tradicionales de reparacin
manual hecha por artesanos sea muy costosa y se gaste mucho tiempo, de
manera que deban buscarse mtodos ms econmicos y rpidos. A
menudo la laminacin es lo ms apropiado para esta clase de trabajo,
aunque una alternativa que puede ser igualmente eficaz, menos costosa
y ms veloz es la reprografa de conservacin que sustituye las
copias fotogrficas para la produccin en las salas de lectura en
lugar de los originales. El Archivo Nacional de los E.U. y el Public
Record Office del Reino Unido han adoptado la microfiImacin de los
documentos del censo de poblacin del siglo XIX y otros archivos la
usan para documentos particularmente valiosos, frgiles o muy usados.
- 340 -
Un medio reprogrfico alterno es la impresin de micropelfeulas en

una forma codificada, cono lo adopt el Public Record Office para
los documentos del Cabinet del siglo XX. Al escoger entre estos dos
medios deben tenerse en cuenta varios factores: el costo en tiempo y
materiales de impresin de la microf i Imacin y encuademacin
del impreso frente, al costo de la duplicacin de la micropelcula
y el costo de las mquinas lectoras; de la relativa duracin del
papel impreso y de la micropelcula; y la necesidad de reservar un
sitio apropiado para uso exclusivo de los lectoras de micropelculas, sacrificando as la flexibilidad en el usode las salas de
lectura. Una ventaja del uso de los medios reprogrficos sobre la
produccin de originales laminados es que las copias posteriores para reemplazar las que estn daadas, pueden producirse
rpidamente y an el robo no es un desastre mayor. Por lo tanto es
posible hacer que tales documentos se encuentren disponibles en
"estantera abierta" sobre la base del auto servicio y as
satisfacer las necesidades del usuario sin presionar los funcionarios de reproduccin de documentos y con una seguridad y precauciones de manejo menos estrictas de las que se pueden requerir para
docunentos originales.
El desarrollo de modernas tcnicas reprogrficas tiene mayores
implicaciones para los usuarios acadmicos de los archivos. Las
necesidades del estudiante que trabaja lejos de los archivos se han
satisfecho tradicionalmente por medio de la publicacin de transcripciones o resmenes de las principales series de documentos que an
ofrecen un objetivo til. Sin embargo, a medida que los rumbos de
investigacin histrica se apartan de las principales series de
documentos de la administracin central hacia documentos subordinados
diferentes que contienen la clase de material requerido especialmente
por los historiadores econmicos y sociales y a medida que las principales series de documentos se convierten en algo voluminoso,las
publicaciones tradicionales de archivo se vuelven menos tiles para
quienes estn comprometidos con la investigacin histrica
acadmica. Su lugar est ahora ocupado por los procesos reprogrficos que van desde las copias electrostticas de documentos individuales hasta las micropelculas (ya sea en rollos o en fichas) de las
series totales o grandes tipos de documentos. Pueden proporcionarse
copias microf ilmadas del material archivstico, como parte de un
programa formal de publicaciones que puede ser manejado por el archivo
mismo, como sucede en el Archivo Nacional de los E.U. , o por los
editores comerciales autorizados, como en el Public Record Office del
Reino Unido . En aquellos pases donde son considerables las distancias entre los principales centros de poblacin, como en Canad,
E.U. y URSS, las copias de las micropelculas de las principales
series de documentos del archivo nacional en la capital pueden
colocarse en los archivos locales en otras partes del mundo o an
pueden hacerse accesibles por el sistema de prstamo inter-bibliotecario (o inter-archivstico). Pero la ventaja principal de la
17 Vase de F. B. Evans, The Selection and Preparation of

Records for Publication on Microfilm, National Archives Staff
Information Papers No. 19 (Washington, DC, revised 1970), Catalogue
of National Archives Microfilm Publications (Washington, DC, 1974).
18 20th Report of the Keeper of Public Records (Londres,
1979), prrafo 32.
- 341 -
fotocopia, ya sea microfilmada o impresa electrostticamente, es

que puede ser comprada especficamente; esto es, que la universidad, el instituto de investigacin o el acadmico pueden elegir las
series relevantes e incluso los documentos individuales y restringir la compra de copias de stos. El comprador puede tener que
pagar ms por esta mayor flexibilidad de seleccin, pero puede
preferirla a un programa formal de micro-publicacin que no sea
completamente relevante a sus propias necesidades. M e m a s , puesto que
no hay duda que la filmacin de una serie de documentos para un
archivo de una divisin, universidad o an de un acadmico,
contribuye a reducir las presiones en la sala de lectura y en los
sistemas de produccin de docunentos, vendr una etapa en la
copia de docunentos (trabajo de "resumen") donde los costos de los
funcionarios para la identificacin, produccin y copia son
mayores que los de facilitar la consulta de los docunentos mismos y
esto deber tenerse en cuenta en la poltica de costos de los
archivos. Memas, el manejo de docunentos en los procesos de
copia, especialmente el manejo repetido de volmenes encuadernados o de docunentos frgiles para el trabajo de resumen, puede
traer consigo problemas de conservacin y muchos archivos
imponen restricciones a los procesos por los cuales se preparan para
copiar ciertos tipos de materiales.
El desarrollo de sistemas electrostticos y otros de copia
"instantnea" tambin ha revolucionado el mtodo de trabajo del
usuario acadmico en los archivos. Ya no tendr que transcribir o
resumir laboriosamente los docunentos relevantes a su investigacin;
todo lo que l necesita ahora es identificar los docunentos y
comprar las copias. De esta manera, puede hacer un uso ms eficaz de
su tiempo, lo cual reduce la presin en la sala de lectura, y le
permite ver ms documentos durante el tiempo de que dispone, aumentando la presin en el sistema de produccin de docunentos.
Las implicaciones intelectuales del aumento en el uso acadmico de

los archivos
Ya que para la mayora de los usuarios acadmicos de los

docunentos recientes, la microfilmacin y la copia "instantnea" han
reemplazado casi totalmente a las publicaciones tradicionales de
transcripciones y resmenes, el rol de las publicaciones archivsticas tienen que cambiar, llegando a ser nos un elemento del servicio
de referencia de los archivos que suministra al usuario potencial
la informacin que le facilita y le hace ms rpida su investigacin cuando visita el archivo o que le permite solicitar la micropelcula u otras copias sin tener que hacer la visita. El aumento
y la diversificacin del uso de los archivos impone cargas adicionales al servicio de referencia de los archivos. El aumento en el nmero de usuarios puede significar que el archivista dedique nenos
tiempo a cada persona, mientras que el aumento en el volumen y la
complejidad de los documentos hace que la labor del usuario novato
sea mucho ms difcil. No es bueno que al usuario, especialmente
si es un novato, se le deje completamente solo, pero por lo general es
ms econmico emplear poca mano de obra especializada para condensar
el conocimiento archivstico en escritos que el usuario pueda
consultar por s mismo, o sea ayudarle al usuario a ayudarse a s
mismo.
- 342 -
Las primeras herramientas que necesita el usuario para adelantar

su investigacin son las guas de localizacin, las cuales pueden
ser de cuatro clases: aqullas que lo dirigen a la institucin
archivstica relevante; aqullas que le permiten entender el ordenamiento de los documentos en el archivo y que lo dirigen a grupos,
clases, series, colecciones relevantes, etc; aqullas que le proporcionan referencias especficas a tems individuales; y aqullas
que le permiten entender los documentos que ha encontrado.
El ordenamiento de los archivos en diferentes tipos y niveles o
institucin archivstica vara de un pais a otro. En los
pases que tienen un servicio nacional de archivo centralizado esto
puede ser un problema relativamente pequeo, pero en otros
pases puede ser un problema importante para el estudiante que busca
identificar las colecciones relevantes en los archivos gubernamentales
locales o nacionales, en departamentos de manuscritos en
bibliotecas universitarias o nacionales, en otros tipos de archivos o
an en manos privadas. Por lo tanto, la primera ayuda o gua de
localizacin que se requiere es un registro centralizado de
informacin sobre las colecciones archivsticas dentro de un
pais.
Este registro puede tomar la forma de catlogo unido, como
en Canad, EUA y UBSS , o de una coleccin indizada y
centralizada de guas y listas individuales, como en el National
Registers of Archives en Londres y Edinburgo, que no solamente hace
entradas a las listas y otras guas de localizacin de los
archivos, sino que tambin financia o emprende por su cuenta la
realizacin de tales trabajos. En muchos otros pases se ha
considerado la creacin de un registro central de las colecciones
archivsticas, en el amplio contexto de una red de informacin que
cubra tambin la informacin sobre las colecciones de las bibliotecas y los centros de documentacin.
A esta red se le puede
llamar NATIS (National Information System) o cualquier otra sigla.
Los registros nacionales de archivo pueden estar complementados

con guas multi-nacionales o multi-institucionales a las fuentes para
la historia de regiones particulares, como la Guide to the Sources
of the History of Nations financiada por el Concejo Internacional
de Archivos, o de tpicos particulares, tales como por ejemplo,
documentos mercantiles o de seguros . Estas guas orientadas
por temas prestan un servicio inicial valioso para conducir al
estudiante a fuentes relevantes, pero no siempre pueden ser lo
suficientemente detalladas para permitirle ir directamente a los
documentos que le interesan sin usar las guas de localizacin ms
detalladas de cada archivo.
19 Eg. Union List of Manuscripts in Canadian Repositories

(Ottawa, 1975); Library of Congress, The National Union Catalog of
Manuscript Collections, 1959-61 (Ann Arbor, Michigan, 1962);
Lichniye Archivniye Ebndi y Gosudarstvyennich Chranilischach SSSR
(Moscow, 1963).
20 P. Mathias and A.W.M. Pearsall, Shipping: a Survey of
Historical Records (Newton Abbot, 1971); H.A.L. Ccckerell and E.
Green, The British Insurance Business 1547-1970: and Introduction and
Guide to Historical Records in the United Kingdom ( London, 1976).
- 343 -
La mayora de los usuarios nuevos, y especialmente los no-historiadores, encuentran el ordenamiento de los archivos de acuerdo con
las agencias u oficinas que los originaron y no por materia , lo cual
dificulta su comprensin, especialmente a medida que la administracin se vuelve ms compleja y se extiende a nuevas reas de
actividad. Se han creado, dividido, combinado, o abolido oficinas a
intervalos al parecer ms frecuentes con la consecuente dislocacin de sus documentos, como por ejemplo, el 27% de las series de
archivo-en el Archivo Australiano se originaron en ms de una
agencia .
Debido a que los historiadores acadmico-administrativos estn entrando poco a RQco al estudio ms que superficial de la
administracin del siglo XX , al archivista le incumbe ser un
historiador administrativo y explicar a los usuarios la experiencia
administrativa de los documentos en un archivo y el ordenamiento que
tienen cono resultado.
Este objetivo se logra principalmente por
medio de la gua general del archivo, pero el aumento en el volumen
de los nuevos accesos y adiciones, dificulta mantener actualizada la
gua.
En un esfuerzo para superar esta dificultad algunos archivos
han computarizado el procesamiento de sus guas_ya sea para la publicacin, como en el Archivo Nacional de los E.U. , o para usarlo en
las salas de lectura,24como el sistema PROSPEC en el Public Record
Office del Reino Unido
Una continuacin de esta gua general es el "manual" o gua
especial. Esta puede ser una gua a los documentos de una oficina en
particular, o a varias oficinas relacionadas, donde se tratan con
ms detalle que en la gua general, los temas con los cuales se
relacionaba la historia administrativa de una oficina, sus mtodos de trabajo, su sistema de guardar los documentos y el ordenamiento
de los mismos en los archivos. Como alternativa, puede ser una
gua a los documentos relacionados con un tpico particular del
total de las colecciones del archivo. Ejemplos de ambos tipos se han
publicado encas series Handbook de la Public Record Office del
Reino Unido
y ejemplos del segundo tipo tambin se han realizado
21 Vase de P.J. Scott, "Facing the reality of administrative

change - some further remarks on the record group concept". Journal
of the Society of Archivists, 5, 1974-77, p. 94-100.
22 Vase de M. Roper, "Public Records and the policy process in
the twentieth century", Public Administration, 55, 1977, p. 253-68.
23 M.H. Fishbein, "ADP for archives management", in L. Bell and
M. Roper ( eds.), Proceedings of an International Seminar in Automatic
Data Processing in Archives (Londres, 1975), p. 30-8 (36), Guide to
the National Archives of the United States (Washington, DC, 1974).
24 P. Siitmons, L. Bell and M. Roper "PROSPEC: a computer
application for the PRO", Journal of the Society of Archrvists, 4,
1970-72, p. 423-7; M. Roper, "The use of computers for archives
management in the Public Record Office", in Bell and Roper, op.,
cit., p. 8-29 (14-23). Para los principios generales para
computar i zar los datos a este nivel, vase A. Arad y L. Bell,
"Archival description - a general system", ADPA, 2/3, 1978, p. 2-9.
25 E.g. The Records of the Foreign Office, 1782-1939 (Londres,
1969); The Cabinet Office to 1945 (London, 1975); Records of
Interest to Social Scientists 1919-1939: Employment and unemployment
(Londres, 1978).
- 344 -
en Francia y los E.U. . Habiendo identificado en la gua general

y en cualquier gua especial, los grupos, clases, series, colecciones, etc. que son ms revantes al tema de su investigacin el
acadmico necesita identificar luego los tems de inters especfico.
La manera ms eficaz de satisfacer esta necesidad es la de
brindarle el acceso a guas de localizacih ms especficas, tales
como inventarios, listas e ndices. Entre ms detalladas sean las
guas de localizacin, la investigacin del acadmico ser
menos especulativa y al azar, con el consecuente abono en su tiempo,
en la presin en la sala de lectura y en el sistema de produccin de
documentos.
Son preferibles las listas que dan por lo menos el
ttulo y las fechas que cubrir cada tem reproducible por separado (i.e. archivador, folder, mapa, fotografa, etc). Ayudara
tambin tener listas ms detalladas que describan el contenido de
cada tem y de los ndices, pero en los archivos nuevos que tienen
inicialmente muchos documentos sin clasificar y sin listar, no se
puede exigir tal perfeccin que sera un lujo injustificado, y an
los archivos ya establecidos pueden encontrar que los procedimientos y
los recursos que fueron adecuados para llegar a los documentos,
ordenarlos y describirlos en una poca de menos trabajo, ahora
no puedan seguir el ritmo con la avalancha de documentos modernos
que actualmente estn recibiendo. En estos casos, es mejor tener
algn tipo de ayuda de localizacin para cada clase, serie o
coleccin, no importa qu tan breve, inadecuada o temporal sea, a
tener listas detalladas de slo las clases, series o colecciones
"ms importantes", o an de los ndices colectivos, los cuales
disminuyen ms y ms cada ao. A largo plazo, el archivista puede
esperar que el computador le ayude dndole ms y mejores guas
de localizacin, pero la experiencia general de quienes hasta
ahora han usado el computador con este objetivo, ha sido que la
preparacin de los datos para entrarlos al computador sigue siendo
un proceso que consume tiempo y slo es beneficioso cuando los datos
deben salir ordenados de distintas maneras o cuando se combinan datos
viejos y nuevos.
Donde la publicacin formal de las guas de localizacin sea
ya una tradicin establecida, es aconsejable considerar si esta
publicacin debe continuar,o si desva los recursos que de otra
manera podran dedicarse a producir guas de localizacin o
documentos que an no se han descrito. Aunque esto parece dejar a un
lado al usuario distante, no necesariamente es as, pues los procesos
reprogrficos modernos hacen posible proporcionar al usuario distante
sin mucha dificultad, las guas de localizacin de su inters
especfico. Sin duda muchos archivos que tienen la poltica de
publicar las guas de localizacih, ahora lo hacen por nedio de
tales procesos debido a que la impresin convencional se ha vuelto
muy costosa.
26 E g Guide des sources de l'histoire des Etats-Unis dans les

Archives Franaises (Paris, 1976), Federal Records of World War
II (Washington, DC. 1950-51)
- 345 -
An cuando haya localizado los documentos relevantes a su

investigacin, el acadmico puede necesitar ayuda para evaluar la
informacin que contienen en su contexto administrativo: por quin
y para qu fueron producidos los docunentos? qu tan amplia fue su
circulacin dentro y fuera de la oficina que los origin? qu
tienen de comn y qu de excepcional? Los historiadores que trabajan en los perodos medievales y modernos estn acostumbrados a
preguntarse esto sobre los documentos que estn estudiando y casi con
seguridad han recibido alguna instruccin formal en diplomacia, pero
le han dado poca atencin al estudio de la diplomacia de los documentos ms recientes: los sistemas de guardar documentos - registro,
distribucin, redaccin y autorizacin, circulacin; para reunir
los documentos - libros de entrada, registros, archivadores, folders;
las formas y convenciones de los documsntos individuales - cartas,
minutas, memorandos, formas. Las nicas personas que tendran que
haber estudiado la diplomacia de los documentos modernos a cualquier
profundidad, tendran que ser los archivistas quienes son sido
los responsables de su seleccin para su conservacin, su ordenamiento y su descripcin en las guas de localizacin, y su
conocimiento debera estar ampliamente disponible en las guas,
manuales, notas introductorias o las guas de localizacih, y
contacto personal en los archivos. El archivista debe tambin sacar
provecho de cualquier otra oportunidad que se le presente para
diseminar la informacin sobre los documentos que tiene a su cargo.
Esto puede incluir escribir artculos para publicarlos en revistas
acadmicas o participar en seminarios de historia u otras conferencias , especialmente en aquellas donde sea relevante conocer este
contenido y reunir fuentes archivisticas. En cuanto esto ltimo,
muchos archivos quisieron seguir el ejemplo del National Archives and
Records Service de los E.U. organizando conferencias que reunieran
a los archivistas, historiadores y otros usuarios o usuarios potenciales de las fuentes archivcticas para compartir sus conocimientos, para discutir asuntos de inters mutuo y publicar las
ponencias de estas conferencias para as llegar a una mayor audiencia. A un nivel menos alto, el archivista ayudar en la formacin
de post-grado de los nuevos usuarios acadmicos de los archivos.
Esto ya e viene haciendo en algunas escuelas de post-grado de
historia donde se invita a los archivistas para que participen en
las clases seminarios, pero valdra la pena considerar si el
archivo mismo deba dictar cursos introductorios formales para los
nuevos usuarios acadmicos.
Cambio en los usos acadmicos y en la evaluacin de documentos
El cambio y la expansin de los intereses de los usuarios

acadmicos de los archivos significa que los archivistas deben tener
una visin ms amplia cuando se establecen criterios para la evaluacin de documentos.
Ya no es bueno hacer directivas de seleccin
para una conservacin permanente tan generalizada como asunto que
tiene valor como precedente o que tiene importancia histrica o
legal", palabras que fueron usadas en los Public Record Office
Schedules antes de la Guerra de 1939-45, an si se agrega "o tiles
para investigacin social o econmica", como se hizo en los
Schedules de los 40 y 50.
Ahora el criterio de evaluacin debe ser
- 346 -
mucho ms amplio y ms explcito: por ejemplo el Public Records

Office define ahora trece categoras generales de documentos que deben
conservarse
y estn complementadas con criterios ms detallados
relevantes a los documentos de cada departamento gubernamental especfico o de otra oficina que lo transfiera. Sin duda, el rango de
inters que debe considerarse ahora al evaluar documentos, es tan
amplio que en algunos casos ser necesaria la asesora de un
especialista. Cmo se obtenga esta asesora, variar de un archivo
a otro:
en un extremo habr una provisin establecida para La
participacin de un grupo asesor de historiadores y otros eruditos en
el proceso de evaluacin; en el otro extremo, puede preferirse tener
un sistema ms informal, solicitando los especialistas calificados
apropiados cuando se necesiten; en la mitad hay cabida para un amplio
rango de variaciones.
Un rea particular en la que ha sido notable en los ltimos
aos el cambio en el nfasis del sistema evaluativo, es aquella de
los documentos rotulados "caso" o "casos especial", definidos oomo
"grupos muy grandes de docurtentos donde el tema es el mismo, aunque
cada cual se relacione con una persona, organismo o lugar diferentes" . Una solucin de los aos 50. para el problema del
volumen de tales documentos fue el de conservar "slo aquellos
documentos... que se puedan convertir en una muestra estadstica"
y no conservados "solo porque contienen informacin que puede ser
til para fines genealgicos o biogrficos" . Desde entonces,
sin embargo, el desarrollo de tcnicas cuantitativas ha convertido
estos documentos en fuentes importantes para la historia econmica y
social. Al mismo tiempo, la tecnologa moderna ha presentado
nuevas dimensiones al problema. En primer lugar, el uso de
computadores permite que los datos de incluso las series ms
voluminosas de documentos sean manipuladas y analizadas rpida y
econmicamente, aunque an la identificacin, interpretacin y
preparacin de la entrada al computador de los datos sea un
proceso largo y costoso, bien sea hecho por los asistentes de
investigacin que trasladan los datos de los documentos a formas
codificadas de entrada, o por una entrada directa de los
documentos originales o de fotocopias. En segundo lugar, el tipo
de datos que se registraban en los documentos convencionales se
manejan ahora por computador en las oficinas de recoleccin. Por lo
tanto, se encuentran disponibles desde un principio en un medio
legible por mquina que pueden transladarse a los archivos, y ser
reutilizados en ese medio sin necesidad de una preparacin costosa
de los datos. Actualmente los documentos legibles por mquina que se
producen se refieren principalmente a los datos cuantitativos de este
tipo de documentos, pero a nedida que entramos a la era de la "oficina
sin papeles",del procesamiento automatizado, del mensaje a travs de
medios electrnicos y bases de datos en lnea, el archivista encontrar ms tipos de documentos convencionales que son reemplazados
por versiones legibles por mquina que son mucho ms compactos que
27 Public Record Office. A Guide far Departmental Record

Officers (3rd. ed, 1971). Appendix A.
28 Report of the Connuttee on Departmental Records ( Londres,
1954), para 62.
29 Ibid, para 108.
- 347 -
sus equivalentes convencionales o an microf i litados, no presentan los

problemas de volumen de los documentos convencionales, pero si otros
problemas que no tienen las consideraciones del costo concomitente
En tercer lugar, el computador ofrece la opcin de trasladar los
datos de documentos convencionales voluminosos a depsitos ms compactos en forma legible por mquina, con la correspondiente destruccin de los originales.
En este momento los altos costos de la
preparacin de los datos, la baja tasa de la transferencia de los
mismos y en muchos casos, la necesidad de identificar, seleccionar,
interpretar y codificar los datos antes de la transferencia hace que
esta opcin sea extremadamente costosa y dispendiosa por lo cual
slo se justifica en aquellos casos donde se necesita un anlisis
inmediato de los datos. A largo plazo, el uso de los caracteres
pticamente legibles (OCR) para convertir el texto directo a un medio
legible por mquina puede permitir una transferencia ms econmica, pero por el momento tales dispositivos son costosos, slo
pueden leer un rango limitado de fondos tipo y de manuscritos y
tienen lentas tasas de lectura y altas tasas de error. De manera que
hasta que los documentos se originen en forma legible por mquina,
el archivista tiene la obligacin moral de conservar aquellos que
tengan un valor continuo para fines histricos u otros fines investigativos. Sin duda tendr que hacerlo hasta que los documentos
legibles por mquina se incluyan en la definicin de documentos
pblicos, ya sea especficamente, como en el Public Records Order,
1966, (s.2 (b)), Canadiense, o en una definicin ms amplia como
en el Public Records Act 1958 (s. 10 (I) del Reino Unido o el
Public Archives Act, 1965 (s.2) de Kenya; en otras legislaciones
archivsticas, por tratar de ser muy explicitas,,,inadvertidamente
se excluyen los documentos legibles por mquina . Al evaluar
los registros legibles por mquina, ser relevante el conocimiento que el archivista tenga sobre las clases de anlisis del
computador de los cuales los eruditos estn realizando series de documentos convencionales; pero mientras que los avances tecnolgicos
sean an esperanza para el futuro, el archivista debe suponer que
en el momento, no es fcil la solucin de los problemas del volumen de estos documentos con la computarizacin y debe buscar soluciones en otra parte.
Otra opcin en la compresin de datos que ofrece la tecnologa
moderna es la microfotografa; pero aqu tambin los ahorros que se
logran con la reduccin de los grandes volmenes son equiparables
con con los costos en otras reas y todava es una experiencia
30 Vase de L. Bell, "The Archival implications of

machine-readable records" Archivum, 26, 1979, p.85-92; C M . Dolar,
"Computers, the National Archives and researchers", Prologue, 8,
1976, p. 29-34; C M . Dollar, "Appraisal machine-readable", American
Archivist, 41, 1978, p. 423-30; M. Roper, "The Chagning face of the
file, machine-readable records and the archivist", Archives, 14,
1979-80, p. 145-50; C L . Geda, E.W. Austin and F. X. Blouir 1 (eds),
Archivists and Machine-Readable Records (Chicago, 1980).
31 A este respecto es inadecuado el artculo 2 de S. Carbone y
R. Guze, Draft Model Law on Archives: Description and Text,
Decumantation, libraries and archives studies and research 1 (Unesco,
Paris, 1972).
- 348 -
bastante general el que la microfilinacin de normas archivisticas

donde los originales estn escritos, mecanografiados o impresos en
tintas de varios colores y densidades, teniendo en cuenta todos
los costos concomitantes de equipo y de personal para la filmacin,
procesamiento y recuperacin, es ms costosa que ,1a conservacin de los originales, al menos en un depsito barato .
Otra forma para disminuir el volumen y que ya la usan los archivistas es la conservacin de la muestra nica. Sin embargo, parece
haber alguna confusin en aos anteriores sobre lo que constituye
una muestra, y muchas de las llamadas "muestras" son ms bien selecciones de casos importantes, especimenes que ilustran las formas de
los documentos, selecciones representativas que ilustran los procedimientos y tipos de casos, o casos tpicos de reas geogrficas,
instituciones, aos, etc. Las muestras, o propiamente las "muestras
estadsticas" deben seleccionarse con el fin de representar exactamente el total de las series (o de la "poblacin) de 1L cual se
tomaron, de manera que las estadsticas descriptivas derivadas de la
muestra seleccionada pueda usarse para generalizar sobre las series
cono un todo. Estas muestras estadsticas pueden ser de dos clases;
la muestra "seriada" o sistemtica", donde cada dcima, venteava, o
centsima, etc, unidad se toma de la serie para crear una muestra
del tamao requerido; o la muestra "al azar" donde cada unidad
en la serie tiene una probabilidad matemtica igual de inclusin
en la muestra, que son unidades tomadas de la serie de acuerdo con una
tabla de mineros aleatorios hasta que se logra tener el tamao de
la muestra requerida. Cuando los archivistas han realizado
muestreo estadstico, lo han hecho con ms frecuencia, utilizando el primer tipo, pero este mtodo tiene sus peligros y debe
usarse con cuidado. En ambos tipos de muestreo, el tamao de la
muestra es ms significativa que su relacin proporcional o la
serie total y est afectada por factores como el nmero de
tems de informacin separados ("variables") registrados para cada
caso.
Cuando el archivista se enfrenta a la posibilidad de
muestrear una serie de documentos, debe entonces considerar
cuidadosamente cul es el mtodo ms apropiado de muestreo y el
tamao ptimo de la muestra para las circunstancias especiales de
esa serie. Hara bien si consultara un experto en mtodos
cuantitativos y posiblemente deba usar un computador para probar
la precisin de las muestras de tamaos diferentes y,colocarlas de
diferentes maneras antes de tomar su decisin final
32 Vase de P. M. Barnes, Microfilming and the Archivist,

RAD Occasional Papers 1 (PRO London, 1973), para 14.
33 Sobre muestreo vase de R.S Schofield, "Sampling in
historical research" in E.A. Wrigley (ed), Nineteenth-<century
Society: Essays in the Use of Quantitative Methods in the Study of
Social Data (Cambridge, 1972); Public Record Office, The Sampling of
Records for Statistical Ose, RAD Occasional Papers 5 (London, 1975).
E. McKay, " Random sampling techniques:a method reducing large homogeneous
series in Congressional papers". American Archivist, 41,
1978, p. 281-9.
- 349 -
Otro mtodo para trabajar on documentos voluminosos de valor

potencial para anlisis cuantitativo, puede ser mantenerlos en una
bodega de bajo costo por un tiempo limitado, durante el cual se anuncia su disponibilidad para tal anlisis y se brindan facilidades para
que los puedan consultar con este fin pero no para producir documentos
individuales de referencia en las salas de lectura o para responder a
consultas especficas. Al finalizar el perodo establecido, debe
reconsiderarse el valor de los documentos a la luz de cualquier trabajo sobre ellos y debe tomarse la decisin de guardarlos en su totalidad, de guardar una muestra o de destruirlos todos; slo excepcionalmente se considerara un nuevo perodo de depsito intermedio.
Otra rea donde la innovacin tecnolgica ha traido nuevos tipos de documentos dentro del mbito del archivista y creado problemas
de evaluacin, lo mismo que de los requisitos especiales de almacenamiento y guas de loralizacin especiales, es el de los documentos
audiovisuales : que son las fotografas, pelculas cinematogrficas
y grabaciones sonoras. Aqu el archivista encontrar pocas dificultades para obtener consejo sobre el valor de los documentos que ilustran el desarrollo tcnico y artstico de los medios respectivos y
sin duda encontrar que el problema es ms el balance que de
asesora contradictoria. Lo que le ser ms difcil es evaluar el
valor histrico general de los documentos, donde hay menos acceso a
una asesora externa y donde puede encontrar que requiere mayor investigacin para confirmar-la autenticidad histrica del material
que contienen los documentos . Un problema especial en esta rea
es comprometer al archivista con la historia oral que lo convertira
de un evaluador pasivo e imparcial de documentos, creados por otros,
en un generador activo. No puede negarse el valor de los programas
de historia oral; ni tampoco el derecho de conservacin de los
productos de tales programas, ya sean cintas grabadas del original o
copias hechas por el archivista. Sin embargo, es ms cuestionable si
el archivista debe verse comprometido en la generacin de tales
documentos, o si es ms adecuada la conservacin de aquellas
disiciplinas acadmicas,- historia, antropologa, etnografa,
arqueologa, sociologa, lingstica, etc.- cuyos practicantes
conocen las preguntas correctas y pueden interpretar mejor las
respuestas que se den. Tal vez la estructura ideal para un programa
de historia oral sera un equipo mult i -disciplinario
donde el
archivista sea un miembro guardin esencial de los documentos que
se encuentran asegurados, y que el mismo sistema de trabajo de los
investigadores de campo y de los locales pueda servir igualmente
como base de un programa de historia oral y como un estudio de los
documentos escritos, creados y conservados localmente, para lo cual
no sera inapropiado que el archivista iniciara y coordinara tan
amplia actividad. Adems, donde es escasa la mano de obra
calificada, estara justificado el hecho de que participe en el
trabajo de campo, aunque si lo hace se le debe entrenar en
tcnicas de entrevista y en los requisitos acadmicos de quienes
harn uso de los archivos de historia oral que se producen.
34 Sobre los problemas de las pelculas cinematogrficas,

vase de C. Couhass "Film as an historical source;its use and abuse"
Archives, 13, 1977-78, p. 12-19; sobre fotografas, vase la serie
de artculos bajo el ttulo "Photography and archives",
Archivara, 5, Invierno 1977-78, p. 3-142.
- 350 -
Nuevos usos acadmicos de los archivos y el entrenamiento

archivstico
Existen muchos puntos de vista sobre el currculo ideal para la
capacitacin de los archivistas: en un extremo est la opinin de
que debe basarse en los aspectos metodolgicos del trabajo del archivista, o sea en el manejo de los documentos, procedimientos de los
repositorios, clasificacin, produccin de medios de referencia,
conservacin y reprografa, y cmo deben realizarse, donde no sea
posible tener una escuela de archivos separada, sino asociada a una
escuela de bibliotecologa; en el otro extremo est la opinin de
que esta capacitacin debe basarse en aspectos acadmicos, tales
oomo la historia (especialmente la historia legal y la administrativa), paleografa y diplomtica y debe realizarse en asociacin con
una escuela de historia. Posiblemente el currfculo ideal se encuentra entre estos dos extremos, donde la posicin precisa varia un
poco para satisfacer las necesidades especficas de los pases o
de las instituciones. Realmente se puede esperar que el impacto del
cambio de patrones del uso acadmico se refleje en la capacitacin
archivstica y el desarrollo profesional y en los archivistas de
quienes se espera que trabajen de cualquier forma con los documentos
recientes para tener una buena apreciacin no slo de sus aspectos
metodolgicos, sino tambin de su valor potencial para los acadmicoss. Por lo tanto, adems de ser conciente de los requisitos
especiales de almacenamiento de los nuevos medios y de los actuales
avances en la conservacin y la reprografa, el archivista
debe conocer la historia de las administraciones que originaron los
documentos, el mtodo histrico, y los nuevos intereses tcnicos
investigativos. Adems estos deben ser temas de estudio, no
slo en el curso de entrenamiento inicial del archivista sino a lo
largo de su profesin, y es importante que se les preste atencin en
la literatura profesional y en los programas de asociaciones archivsticas-al igual que en los cursos formales de capacitacin en
servicio .
Continuidad en el uso acadmico tradicional de los archivos
Aunque este artculo se ha referido bastante a los nuevos sistemas de acercamiento a la historia y a su impacto sobre el archivista,
no debemos olvidar que los sistemas de acercamiento tradicionales a la
historia todava tienen sus seguidores y que hay un minero considerable de acadmicos que buscan explicar las acciones del gobierno
35 Para declaraciones recientes de los dos acercamientos a la

capacitacin archivstica, vase de F. B. Evans, "Post-appointment
archival training" y de H. A. Taylor, "The discipline of history and
the education of the archivist", American Archivist, 40, 1977, p.
57-74 y 395-402. Vase tambin de M. Cook, "Professional training:
international perspectives", Archivara, 7, Winter 1978, p. 28-40, y
"Formacin profesional de archiveros: problemas de modernizacio'h y de
armonizacin". Revista de la Unesco de ciencia de la informacin,
bibliotecologa y archivologa, Vol. II, 1980, p. 156-166; D.M. Smith
"The archivist's personal involvement in historical research", Archives,
12, 1975-1976, p. 167-169.
- 351 -
central, para entender lo enredado de las relaciones diplomticas o

la evolucin de los principios legales y quienes estn interesados
en perodos distintos a los siglos XIX y XX. Por lo tanto, es importante que el archivista no se preocupe tanto por los intereses de los
nuevos usuarios, que deje a quines han sido sus principales usuarios
en el pasado y que de nuevo pueden serlo cuando cambien los mtodos
actuales.
Recursos y prioridades
La expansin, tanto cuantitativa como cualitativa del uso

acadmico de los archivos en los ltimos aos y de su impacto en
las varias reas del trabajo archivstico enfrentan a los directores
de archivos con varias preguntas difciles sobre la asignacin de la
totalidad de los recursos requeridos y su distribucin entre las
distintas ramas de la actividad archivstica. Qu importancia se le
debe dar al volumen del uso acadmico en relacin con otros tipos de
usos y con otros factores, tales como la cantidad de colecciones
archivsticas y su tasa de incremento al determinar los niveles apropiados de presupuesto y de personal?
Cmo deben dividirse los
recursos disponibles, entre un programa convencional de publicaciones
y el desarrollo de un servicio reprogrfico? Cul debe ser la
asignacin relativa de los recursos para trabajar sobre los documentos medievales, modernos y contemporneos?
Al trabajar sobre los
docurrentos contemporneos qu prioridades relativas deben darse a
las guas y a las publicaciones similares, a las guas de localizacin mejoradas, a los archivos legibles por mquina y a los
programas de historia oral? Cules son las implicaciones financieras
del muestreo frente a la conservacin de grandes cantidades de
documentos por un perodo limitado y en la bodega atestada? Este
artculo no puede contestar estas u otras preguntas relacionadas
con la asignacin de recursos, las cuales varan de acuerdo con las
circunstancias individuales. Su objetivo ha sido promover la discusin de tales preguntas e intercambiar ideas y experiencias en
relacin con su solucin.
- 352 -
El acceso a los archivos

D e las restricciones a la liberalizacin
por A . W a g n e r
"Cualquier ciudadano podr pedir en

los depsitos, en los das y huas cjue
se fijarn, que se le comuniquen los
documentos
que
contienen;
esa
comunicacin sedar gratuitamente...,
tomando las medidas de vigilant a
apropiadas." '
Este principio, denominado con razn
"Declaracin de los derechos del
h o m b r e en materia le archivo-,",
seal el comienzo de la poca de
la accesibilidad a Jos archivos.
Funcin de los archivos: pasado y presente

Desde que la escritura apareci en la historia de !a humanidad, suscitando con
ello formas de civilizacin superiores, los archivos han constituido en cierto
m o d o la riqueza espiritual de los gobernantes y el "arsenal de la ley" 2. Wi fuesen
piedras o tablas de arcilla, papiros u hojas de palma, pergamino o papel, los
documentos se conservaron siempre en el m s estricto secreto y con la m s
rigurosa proteccin; con arreglo a su volumen y a los locales disponibles, se
guardaron en sacos, cajas, cofres o urnas, en locales cerrados, en los santuarios a .
Al surgir los Estados modernos en las postrimeras de la edad media, se erraron
en algunos pases "archivos secretos" debidamente organizados, que se instalaron en anexos de las administraciones centrales o en edificios propios. F.sos archivos
comprendan los expedientes corrientes de los rganos estatales y los legajos de
archivo propiamente dichos, sin que existiese una clara separacin entre unos
y otros ni una definicin precisa de a m b o s .
Durante toda esa poca, la investigacin cientfica, en la medida en que exista,
no tenia acceso a los archivos. Fue la Revolucin Francesa, con su ley de t7')|,
la que inici la poca moderna de la historia de Jos archivos. A partir de esa ley
los archivos adquirieron gradualmente su nueva funcin de "arsenales de la
historia". L a Revolucin abri la nueva era: institucionahnente, errando los
>rimeros archivos modernos del m u n d o y jurdicamente promulgando la primera
ey de archivos de la poca moderna. Pero adems y ese aspecto reviste todava
mayor importancia la Revolucin Francesa primero, el periodo napolenii <>
despus y ms tarde la revolucin industrial, despertaron la conciencia ciudadana
de los pueblos de Europa y suscitaron una democratizacin y nacionalizacin
progresiva de la vida social y pblica. D e ah arranca el desarrollo de la moderna
i. Articulo 37 de la ley sobre organizacin dlos archivos de la Hrplilici, 7 Mcsiilor, Afn II 11 di inni.i
de 1794).
2. Hastar con recordar brevemente la funcin complementaria d e !<s urchivts r u m o "d ( p.'ise.i U - I M I " y
rgano oficial de promulgacin de las leyes (funcin sta a cartjo, hoy da, de IJS piihlii;uiom*> 111 p: ....
I.-I Estado).
3. Puctlcn Verse todava ejemplos de esas prcticas en lan ii'Usias anlirtins, ( tutim rn I' ..i'.: I . -,
monasterios, en J04 cuales se conservan j u m o s en el " T e i o n / ' J-I*. JI-IJIJUM-> > I"*. .11 * iu\n ..
353
historiografa, con la marcada tendencia de los historiadores, arraigada en el

h u m a n i s m o y el racionalismo, a basar sus trabajos en el anlisis y la evaluacin
crticas de las fuentes de referencia. Las condiciones naturales de esa evolucin
procedieron del trasiego de territorios que la Revolucin y la poca napolenica
trajeron consigo: a consecuencia de la expropiacin de las tierras de la Iglesia
y de la m a y o r parte de las pequeas posesiones seculares en muchas partes de
Europa, el continente qued reestructurado con muchos menos Estados, pero
con territorios mayores y en cierto m o d o m s compactos. Esa evolucin territorial de Europa fue, en general, mantenida e incluso proseguida por el Congreso
de Viena, de tal m o d o que, aunque numerosos archivos, incluida una gran cantidad de pergaminos antiguos y m u y valiosos, se dispersaron y perdieron para
siempre, los archivos de los Estados se hicieron cargo de muchos fondos completos
procedentes de los territorios que se haban desmantelado.
Y de este m o d o , los archivos, aunque conservando muchas de sus funciones
clsicas la vieja funcin de teroso espiritual, de arsenal de la ley y de instrumento del soberano, de su gobierno y de su administracin fueron asumiendo,
adems, su moderna y nueva funcin de arsenal de la historia.
Paralelamente a la consolidacin de esa doble funcin de los archivos y en
relacin estrecha con la marcada tendencia a la centralizacin de las modernas
administraciones estatales, los archivos perdieron gradualmente, durante el
siglo xix y los primeros decenios del siglo xx, el carcter secreto que hasta entonces
haba sido una de sus caractersticas primordiales y se hicieron cada vez m s
asequibles. Igualmente se registr u n a creciente tendencia a centralizar "los
archivos nacionales" en un m i s m o lugar.
E n principio, tanto los modernos archivos estatales c o m o los municipales y
regionales (de distrito, provincia o regin) continan llenando la m i s m a doble
funcin: a) de archivos de la administracin (arsenal de la ley), y b) de archivos
histricos (arsenal de la historia). E n el primer caso, responden a las necesidades
prcticas de la administracin y del gobierno; en el segundo, contribuyen a la
manifestacin de la verdad por medio de la investigacin histrica; en u n caso
estn al servicio de la sociedad y en el otro son instrumento de la ciencia.
E n realidad, fue solamente a partir del final de la segunda guerra mundial
cuando la nocin de accesibilidad de los archivos, hasta entonces casi exclusivamente vinculada con la investigacin histrica, es decir, cientfica, asumi toda
su significacin, de m o d o que, paulatinamente, los modernos grandes medios
de informacin recurrieron cada vez m s a los archivos.
Ahora bien, frente al creciente inters de los investigadores y del pblico en
general por los archivos, el Estado, en su calidad de propietario, conserv una
concepcin aguda de la importancia de la institucin c o m o fondo espiritual. Se
le ha acusado de haber ideado argucias para impedir, o por lo menos limitar, su
creciente utilizacin, introduciendo sistemticamente demoras tcnicas que,
sin negar ni limitar el acceso a los archivos, coartaban el inters de los usuarios.
Se introdujeron normas que, en muchos casos, entorpecieron considerablemente la
investigacin histrica. E n muchos pases se impusieron plazos de noventa y hasta
cien aos. C o m o el lmite impuesto era, en general, una fechafija,a medida que
el tiempo transcurra creca el retraso.
Durante el periodo "cerrado", slo en casos excepcionales se autoriz el acceso,
a ciertos fondos estrictamente limitados, de los investigadores cuya "lealtad" no
poda ponerse en duda. Pero a medida que los Estados autoritarios pasaron a ser
constitucionales y parlamentarios, se establecieron disposiciones que abreviaron
gradualmente los plazos. La distincin estricta entre periodos "abiertos" y "cerrados" cedi el paso a unas normas diferenciadas: a) entre a m b o s periodos se introdujo uno de acceso "limitado"; el fondo correspondiente era asequible a los estudiosos, en virtud de arreglos especiales; b) adems de la divisin cronolgica en
tres periodos, se estableci una distincin vinculada con el contenido de los
fondos, de m o d o que unos eran asequibles y otros de acceso limitado o incluso
354
inasequibles; c) por lo que se refiere a los plazos, se introdujeron lmites cronolgicos mviles que se acortaban a medida que transcurra el tiempo. N o obstante, la investigacin en los archivos continu sufriendo limitaciones rigurosas
hasta el final de la segunda guerra mundial. L a proporcin en la cual, entre las
dos guerras mundiales, los gobernantes europeos consideraron que los intereses
del Estado deban anteponerse a la libertad de Acceso a los archivos nacionales,
puede deducirse del hecho de que cada gobierno public una edicin oficial de
documentos cuidadosamente seleccionados sobre los orgenes de la primera guerra
mundial, al paso que los dems legajos relativos al periodo en cuestin se m a n t u vieron cerrados a cualesquiera otras investigaciones.
Limitacin o liberalizacin del acceso a los archivos:

un problema crucial del presente y del futuro
El primer paso decisivo hacia una mayor liberalizacin del acceso a los archivos
fue una consecuencia de la segunda, guerra mundial. Los Estados victoriosos se
aduearon de todos los documentos de archivo alemanes tanto los depositados
en los archivos, c o m o los de trmite diario de la administracin del pas q u e
pudiesen contener cualquier dato de inters sobre el tercer Reich. A continuacin, acometieron varios proyectos importantes para resear, fotografiar y preparar la publicacin de las series m s imporlantes de los legajos alemanes. Ante
ios problemas planteados por aquellas masas colosales de documentos m u c h o s
de ellos archivados en el m s completo desorden o sin catalogar se decidi
aplicar una n o r m a expeditiva consistente en reunir y ordenarla documentacin
superficialmente y en fotografiar y publicar m s bien m s que menos, es decir, de
hecho la m a y o r parte de los documentos. Los proyectos a largo plazo se ejecutaron
con arreglo al plan establecido y con una rapidez sorprendente merced a la eficaz
organizacin del trabajo en equipos cientficos compuestos por especialistas extrem a d a m e n t e competentes. As pues, los primeros catlogos, listas y repertorios,
as c o m o las series de legajos correspondientes, se pusieron a la disposicin de los
investigadores de todo el m u n d o pocos aos despus de terminarse la guerra; la
divulgacin de esas fuentes de inters histrico excepcional se prosigui a medida
que los documentos se inventoriaron y repcrloriaron. U n o s diez aos despus
de terminarse la guerra, se dieron a conocer, sin limitacin alguna, casi todas
las fuentes alemanas desde Bismarck hasta el ao 1945. Tras ello prolifcrarou por
dogmas las m s diversas publicaciones, basadas en esas fuentes. Pero tan pronto
c o m o se hubo satisfecho el apetito exacerbado de revelaciones histricas, muchos
especialistas comenzaron a percibir los inconvenientes que entraaba la publicacin de esa documentacin unilateral y apremiaron a sus gobiernos p.ir.i que
divulgaran sus propios archivos. Esas peticiones fueron apoyadas por parlamentarios y por otros sectores de la vida pblica, y las autoridades interesadas cedieron poco a poco, sin renunciar al principio de una poltica limitativa.
Por consiguiente, en relacin con el periodo decisivo que culmin en i<)|,r),
todava no se pueden efectuar a escala mundial investigaciones basadas en los
archivos de todos los pases interesados. N o obstante, es evidente que el impulso
dado es fundamental y que ya no ser posible frenar la tendencia o volver al
estado de cosas anterior.
A d e m s de las diversas razones de carcter poltico que puedan influir al
respecto, existe otro factor que conduce irresistiblemente a la liberalizacin de la
poltica de acceso a los archivos: el progreso dinmico de las tcnicas modernas
de reprografa. El progreso continuo de la tcnica vencer, con el (cuino, iodos
las oposiciones. E n una poca en que los mtodos de reproduccin de ios documentos de archivo evolucionan y se simplifican sin tregua, la imagen tradicional
del archivista guardin del tesoro del Estado carece ya de sentido.
- 355 -
E n los Estados Unidos, hubo un m o m e n t o en que el factor poltico y el tcnico

convergieron. Los norteamericanos fueron, con m u c h o , los que m s hicieron para
)oner los documentos incautados en Alemania a la disposicin del pblico, en
orma de publicaciones o de microfilms; y estuvieron tambin en vanguardia por
lo que a la evolucin de todos los mtodos de reprografa se refiere. D e ah que
fuesen los archivistas norteamericanos quienes tomasen la iniciativa. E n cooperacin con el Consejo Internacional de Archivos y merced a la generosidad del
Council on Library Resources de Washington, convocaron un congreso extraordinario de archivos que se celebr en Washington D . C . , en m a y o de 1966. Los m s
destacados archivistas del m u n d o entero participaron en el congreso para examinar los problemas cruciales de los archivos modernos. L a importancia histrica
de ese congreso consisti en que, en virtud de las resoluciones que se aprobaron
por unanimidad, el principio de libre acceso a los archivos se proclam por vez
primera solemnemente en el plano mundial. Ese acontecimiento puede con razn
calificarse de ratificacin internacional de la Declaracin de los derechos del
hombre en materia de archivos, proclamados por la ley francesa de 1794. Desde
1966, la obligacin moral de aplicar las resoluciones ha suscitado una emulacin
que se traduce en progresos lentos pero seguros; en cuanto u n pas suaviz su
poltica de limitaciones, otros pases se apresuraron a imitarle.
Al propio tiempo, el Consejo Internacional de Archivos, que durante cierto

tiempo haba procurado reunir recursos para u n programa de actividades bien
concebido, constituy dos grupos de trabajo encargados de formular propuestas
concretas para la aplicacin del nuevo principio de libre acceso a los archivos.
U n o de esos grupos se encarg de examinar la cuestin propiamente dicha,
mientras que e otro estudi la utilizacin de los microfilms que, c o m o medio de
publicacin de los documentos de archivo, constituyen u n complemento indispensable de los archivos modernos. A m b o s grupos presentaron sus informes al
V I Congreso Internacional de Archivos que se celebr en Madrid, en septiembre
de 196(1 '. E n los informes, aprobados por unanimidad en sesin plenaria, se
resuman las conclusiones a que haban llegado a m b o s grupos de trabajo y se
sealaban las normas que deban seguirse para llevar a cabo una accin concreta
en los dos campos.
El Congreso de Madrid aprob 13 resoluciones basadas en los informes de
a m b o s grupos de trabajo y que se inspiran en las principales recomendaciones
siguientes:
1. "... que las administraciones de lo? archivos de los diferentes pases emprendan
un estudio a fondo de los reglam-rtos que rigen las posibilidades de acceso a
los documentos y propongan a u% autoridades competentes la supresin de
todas las trabas no justificadas, con objeto de adaptar el rgimen de acceso a
los archivos a las necesidades c!r. la investigacin cientfica."
2. "... que, en los pases en que rigen limitaciones cronolgicas, el periodo de
inaccesibilidad general no sea superior a 30 aos contados a partir del m o m e n t o
en que aparecen los documentos."
3. "... que se reconoza y aplique en todas partes el principio de igualdad de trato
para los investigadores nacionales y los extranjeros. [El Congreso | condena
todas las formas de discriminacin contra los investigadores extranjeros, y pide
encarecidamente que no se persista en exigir la observancia del principio de
reciprocidad entre los pases, en materia de autorizaciones para el acceso de
sus nacionales a los archivos."
4. "... que las direcciones de archivos que observan una poltica limitativa en
materia de reproduccin en microfilms respecto de los pases extranjeros
1. a) "I.iberalizacin en materia de acceso a loa archivos y de reproduccin en microfilms", Informe del
urupo de trahajn sobre liberalizacin, presentado por Charles Kecskemeti, secretario del grupo, b)
"Informe del Comit1 de Reproduccin en Microfilms", presentado por Albert I.eisingcr, Jr., secretario
del Comit.
- 35 -
reformen esa poltica, abandonando todas las restricciones aprioristicas formales y aplicando las limitaciones que crean deber mantener con la debida
flexibilidad a fin de poder atender las necesidades de la investigacin cientfica."
5. "... c o m o la publicacin en microfilm de series enteras de documentos y la
preparacin de copias que puedan ponerse libremente a la disposicin de
investigadores y eruditos constituye el m o d o m s eficaz, rpido y econmico ticpromover u n m s amplio acceso a los archivos, el trabajo de publicacin di:
microfilms debera considerarse c o m o una actividad normal de los archivos."
Se espera que, gracias al Congreso de Madrid, los servicios de archivos del m o n d o
entero se trazarn u n camino para avanzar hacia su objetivo primordial: el libre
acceso a los archivos para todas las necesidades de la investigacin.
Desde el primer m o m e n t o , la Unesco lia apoyado todos los esfuerzos positivos
orientados hacia la eliminacin gradual de las restricciones y la creciente liber.ilizacin del acceso a los archivos. Y la Organizacin puede, en particular, considerar que la Jucha continuada de los archivistas por esc ideal se ajusta a la verdadera razn de ser de la Unesco *.
El eminente archivista neerlands D r . F . R . J. Verhccven dio hace poco una
definicin pertinente de lo que debera ser u n a poltica moderna en materia de
acceso a los archivos 2 , "... abrir a todos el acceso a los archivos que revisten un
valor nacional e histrico constituye u n a obligacin moral para todo gobierno
democrtico; de ah que se haya dicho de los archivos nacionales que son la
conciencia suprema de) gobierno".
1. A ese respecto, hay un problema que la Unesco debera contribuir a resolver en un futuro prximo:
el de la situacin en que se hallan varios pases respecto de los que fueron sus antiguas colonias, por el
hecho de que los primeros conservan grandes cantidades de documentos relativos u la historia de loi
segundos, y porque estos ltimos no cuentan con medios suficientes para costear la reproduccin en
microfilm de dichos documentos.
2. E n un artculo sobre los archivos de Singapur publicado en Perpustakaan, revista de la .ihrary Association of Singapore and Malaysia, vol. 2, n. 2, Singapur, octubre de 1967. K n 1067, el Sr. Vcrhu-vcii
efectu en Singapur una misin preliminar, en calidad de consultor de la Unesco, con objeto de pieparar un plan para la creacin de un centro nacional de archivos y documentacin.
357
EXPOSICIONES, SERVICIOS EDUCATIVOS, RELACIONES PUBLICAS
Los archivos y la educacin escolar:

posibilidades, problemas, lmites
por Hans-Joachim Bchr,

Archivoberrat
Niederschsisches Staatsarchiv,
Osnabrck
Los archivos son instituciones que tienen una misin cultural. Hoy da no es posible que
estn exclusivamente al servicio de la investigacin y la administracin. Por esa razn desde
hace varios aos se estudia la posibilidad de poner a la disposicin de las escuelas las fuentes
histricas que se conservan en los archivos. En efecto, para la enseanza moderna de la
historia y de las ciencias sociales es muy interesante que los alumnos tengan acceso directo
a las fuentes originales. Si bien es verdad que las experiencias de utilizacin de los archivos
en la enseanza han revelado las dificultades con que se tropieza, no es menos cierto que han
puesto de manifiesto las ventajas pedaggicas que cabe esperar de una mayor cooperacin
entre los archivos y la escuela.
Desde hace unos veinte aos, se admite generalmente q u e los servicios de archivos
deben encargarse de las funciones de informacin y formacin y en ciertos pases
ya estn en el m i s m o pie d e igualdad q u e las atribuciones tradicionales d e los
archiveros, q u e consisten en adquirir, hacer accesibles y evaluar los documentos
de archivo. E n u n a sociedad m o d e r n a el trabajo educativo podr llegar a constituir algn da el elemento esencial de la funcin social de los archivos.
Las experiencias de varios pases

"Los archivos y la escuela" fue el tema del primer Congreso Internacional d e
Archiveros, celebrado en Pars en 1954 por iniciativa de Francia, q u e era entonces
el nico pas q u e posea suficiente experiencia al respecto. E n efecto, Francia
haba mostrado el camino q u e haba q u e seguir al crear en 1950, dentro de los
Archives nationales u n "Service ducatif" destinado a servir d e auxiliar para la
enseanza d e la historia en la escuela (vase ilustracin) y al hacer extensiva
esa m e d i d a , en 1952, a los archivos departamentales. E n 1969, esc "Service
ducatif" funcionaba ya en 5 0 de los 96 departamentos y era utilizado por trmino
m e d i o de 2 a 6 horas semanales, por 700 alumnos, y por m s de 2 0 000 en algunos
departamentos. E n el m a r c o del Service ducatif archiveros y profesores, desea tarados con esc fin, organizan conjuntamente actividades y manifestaciones tanto
en las escuelas c o m o en los propios servicios d e archivos. Los nuevos edificios de
archivos ya suelen tener locales destinados a ello. El programa del Service ducatif
c o m p r e n d e u n a enseanza centrada en el estudio de las fuentes originales nicas,
tambin se organizan exposiciones, cursos para jvenes historiadores, proyecciones
cinematogrficas, seguidas d e debates y otras actividades anlogas. E n unos
20 departamentos el Service ducatif edita colecciones d e textos e ilustraciones
preparadas conjuntamente por archiveros y profesores d e historia y adaptadas
358 -
para su utilizacin en la escuela. Esas publicaciones contienen asimismo textos

de carcter m s general relativos a la historia nacional y regional. El Service
ducatif de los Archives nationales de Pars publica tambin su propia coleccin
de libros de bolsillo. Esa cooperacin sistemtica entre los archivos y la escuela
funciona con xito en Francia desde hace veinte aos '.
L a accin educativa de los archivos en la U R S S y en otros pases socialistas
suscita tambin u n gran inters. E n esos pases los archivos tienen una misin
educativa, y por esa razn deben cooperar con la escuela a fin de ayudarla a dar
sistemticamente a los alumnos una formacin socialista conforme al espritu
marxista-leninista, pero todava no existe en la Repblica Democrtica Alemana
ninguna institucin comparable al Service ducatif francs. Sin embargo, la
cooperacin que ya exista entre los archivos y la escuela se lia desarrollado en
1968, y desde entonces en los archivos se organizan trabajos prcticos de investigacin destinados a los alumnos de las dos ltimas clases de la Oberschule, con
la ayuda y supervisin de archiveros. Se han publicado recientemente los primeros informes sobre el desarrollo y los resultados de esa experiencia2.
E n otros pases, especialmente en los Estados Unidos de Amrica, los Pases
Bajos, Blgica, el Reino Unido y la Repblica Federal de Alemania, el problema
del empleo de los archivos confineseducativos sigue teniendo gran actualidad,
pero se encuentra todava en la fase del acopio e intercambio de datos relativos
a las experiencias 3 .
E n la Repblica Federal de Alemania la cuestin de las relaciones entre los
archivos y la escuela fue tratada por primera vez desde el punto de vista de u n
archivero por Franz Herverhold quien en 1955 present una ponencia ante el
Congreso de Archiveros de Alemania del Sur *.
M s recientemente, la funcin social de los archivos considerada en su sentido
m s amplio constituy uno de los principales temas del 45 o Congreso de Archiveros
Alemanes celebrado en Kiel en 1969. E n esa ocasin, al tratar H a n s B o o m s acerca
de las relaciones entre los archivos y la escuela recomend que se desarrollaran
sistemticamente los esfuerzos ya emprendidos para establecer un Service ducatif
inspirado en el modelo francs 5 .
A pesar de un debate que dura ya desde hace m s de veinte aos y de todos los
esfuerzos realizados para integrar en la enseanza las visitas y los trabajos en los
museos, las posibilidades pedaggicas de los archivos siguen siendo prcticamente
ignoradas, salvo en Francia y en los pases socialistas. Esto se debe, por lo menos
en parte, a los propios archiveros quienes consideran que tienen esencialmente una
misin de investigacin y, si es necesario, de administracin, pero olvidan, en la
gran mayora de los casos, que su papel tambin consiste en educar e informar al
pblico en general.
Para que los archivos puedan cumplir su misin educativa, importa ante todo
interesar a u n pblico cada vez mayor por los documentos de los archivos. Sin
embargo, n o basta con organizar exposiciones de vez en cuando, c o m o se ven
actualmente obligados a hacerlo casi todos los archiveros, para que los archivos
1. Helmut Richtering, Der "Service ducatif " der fninzosischen Archive, Der Archivar, 22 Jg. (1969).
li. 3, Col. 261 y siguientes; G u y Dubosq, Li funcin de los archivos en la educacin, Boletn de la
Unesco para las biblioteca), vol. X X I V , n. 4, julio-agosto de 1970, p. 227-231
2. Rolf HQbner y Volker Wahl, "Zusammenarbeit zwischen Archiv und Schute", Archivmitteilungen,
22. Jg. (1972), H . 5, p. 176 y siguientes; Eberhard Schctelich "Archiv und Schule", ArchivmiUeilungen, Jg. 15 (1965), n.' 3, p. 106 y siguientes.
3. Vase, por ejemplo, The American archivist, publicado por la Society of American Archivists, vol. 30
(1967).
4. Franz Herberhold, "Der Service Educatif in Frankreich, Seine Mdglichkeiten bei uns", Geuhichle
in Wittentckajt und Unterricht 7. Jg. (1956), p. 280 y siguientes.
5. Hans Booms "Offcntlichkeitsarbeit der Archive, Voraussetzungcn und MAglichkeiten" Per Archivar,
23. Jg. H . 1, col. 15 y siguientes.
359
adquieran, entre el pblico en general y el personal docente, una importancia ni

de lejos comparable a la que tienen los museos c o m o medio educativo.
Enseanza de la historia y de las ciencias sociales

La escuela ofrece a ese respecto mayor nmero de posibilidades nuevas, ya que los
archivos pueden ayudarla tilmente a cumplir su funcin educativa.
La forma de cooperacin ms corriente consiste en utilizar los fondos de los
archivos, es decir las fuentes histricas originales para la enseanza de la historia
y de las ciencias sociales l . L a enseanza de la historia en la escuela se considera
hoy principalmente c o m o un aspecto de la formacin poltica. D e ah que la
opinin pblica le considere justificada e incluso necesaria. N o obstante, si consideramos que la formacin histrica es indispensable para comprender los mecanismos polticos y poder actuar en esc c a m p o , si pensamos que la enseanza de la
historia tiene por objeto familiarizar a los alumnos con los hombres, las condiciones de vida y los valores del pasado, para que puedan compararlos con el
presente, nada es m s eficaz que el contacto directo con las fuentes histricas que
son testimonios vivos del pasado. Casi todos los archivos por pequeos que sean,
disponen de documentos que podran ser tiles para la enseanza moderna de
la historia. H a y que abandonar el concepto errneo de que slo tienen inters
os documentos relativos a la historia nacional, es decir de alcance suprarregional.
Exposiciones
Por desgracia, para desempear su funcin educativa respecto de la opinin pblica
de los alumnos de las escuelas, los servicios de archivos casi nunca tratan de
poner de relieve la diversidad temtica de las fuentes de informacin que pueden
poner a la disposicin del pblico contentndose, m u y a m e n u d o , con organizar
exposiciones consagradas a un tema estrechamente limitado. Esas exposiciones
temticas forman parte desde finales del siglo xix del programa de actividades
corrientes de la mayora de los archivos, en la medida en que disponen de los
locales necesarios con esefin.E n la Repblica Federal de Alemania, slo los
archivos municipales de Brunswick organizaron, conjuntamente con la Biblioteca
Municipal 128 exposiciones m s o menos importantes entre 1950 y 1972. N o
obstante, la mayora de los archivos estatales o municipales slo organizaron
5 6 exposiciones durante el ltimo decenio. E n cambio, casi todos los archivos
organizan en general una exposicin llan;iia permanente en la que exhiben sus
documentos m s importantes. El xito de âs exposiciones varan segn las circunstancias. Segn encuestas efectuadas en Alemania del norte, las dos exposiciones que, con creces, fueron las m s visitadas por los alumnos de las escuelas
han sido dos exposiciones circuanles organizadas por los Archivos de Baja Sajonia: la primera que se celebr en 1961-1962, tena por tema "La Baja Sajonia"
y la otra, organizada en 1964-1966, se llamaba "Diez siglos de historia alemana".
Esas dos exposiciones fueron presentadas en todos los archivos del Land de Baja
Sajonia. A m b a s tenan por objeto mostrar la evolucin histrica durante un milenio. L a segunda tena adems un amplio alcance geogrfico. Los temas m s
1. Helmut D a h m , Gcfechichtswissenschaft, Archive und das Bildungsverst3ndnis der Gesellschaft.
Der Archivar 24 J g . 1971 II. 1 sp. 1ff. Gerhard Scocbc, Geschichte und Gemeinschaftskunde :
Das Problem der Modifizierung des Geschichtsstudiums. Geschichte in Wissenschajt und Unterricht
JR. 19. 1968, p. 189ff. Friedrich Weisaechadel, Zur LaRe des historischpolitischen Unterrichts
an den Gymnasien der fundesrepublik Deutschland. Geschichte in Wissenschaft und Unterricht JR.
22, IQ71, p. 2 ff. Margarcte Drr, Zur Reform des Geschtchtsunierrichts. Geschichte in Wissenichaft und Unterricht Jg. 25, 1972, p. 338 ff. Denkschrift der Verbnde der Ilistoriker und der
Gcschtchtslehcrer Deutschlands. Geschichte in Wissenschaft und Unterricht Jg. 23, 1972, p. 1 ff.
360 -
limitados suscitan, al parecer, menos inters. Los datos disponibles indican que
en los ltimos diez aos el n m e r o de alumnos que han visitado las exposiciones
organizadas por los archivos ha disminuido m u c h o , a pesar de haberse efectuado
intensas campaas publicitarias. Es indudable que las exposiciones sobre grandes
temas, para las cuales varios archivos renen su documentacin, atraen particularmente al pblico, pero la falta de inters que denota ese retroceso no puede explicarse slo por los temas escogidos. El n m e r o de visitantes puede aumentar o
disminuir segn el lugar donde se celebre la exposicin. Es evidente que un archivo
situado en u n Jugar cntrico y que disponga de locales propios de exposicin
atraer m s visitantes que un edificio en la periferia de la ciudad; es m s fcilmente accesible, y no hay que olvidar que para el personal docente el tiempo es
un factor importante. Por regla general, las exposiciones de archivos suelen organizarse fuera de toda preocupacin escolar con motivo de acontecimientos o
aniversarios particulares o por circunstancias polticas. N o estn relacionadas
con u n programa sistemtico de estudios e incluso no estn preparadas conjuntamente con los profesores de la disciplina de que se trata. La posibilidad de recurrir
al personal docente que ofrece la organizacin de esas exposiciones, que tan
provechosa ha resultado en Francia, hasta ahora no ha sido explotada en la
mayora de los dems pases. Slo algunos archivos municipales han sabido sacar
provecho de las relaciones personales y organizar, previo acuerdo con el personal
docente interesado, pequeas exposiciones de documentos destinados a ilustrar
el estudio de algunas cuestiones del programa.
Todas las exposiciones habituales de archivos deben comprender una parle
m s o menos grande de elementos visuales distintos de los documentos de archivo
wopiamente dichos, pero para lo esencial presentan siempre documentos escritos,
o que plantea un problema especial. E n efecto, no cabe subestimar la fascinacin
que ejercen los manuscritos originales, las cartas imperiales y los documentos
firmados por grandes personajes histricos, pero la proporcin de los visitantes
de una exposicin capaces de apreciar esos documentos del pasado es cada vez
menor. Para el profano culto y, con m a y o r razn todava para el alumno, n o son
m s que documentos ilegibles e incomprensibles. Slo alcanzan cierta significacin cuando son explicados por un gua o en u n catlogo. Incluso con esas explicaciones el alumno que slo aprende conocimientos histricos de base en el curso
de sus estudios, considera los documentos de archivos nicamente con curiosidad
o, en el mejor de los casos, con un inters esttito, a no ser que pueda relacionarlos
con algn aspectos del programa de historia que le sea conocido.
Sin embargo una exposicin realmente bien presentada sobre u n tema determinado puede tener por efecto aumentar, en el plano general, el inters del
pblico por la historia. Desde este punto de vista la visita de una exposicin de
archivos puede ser incluso provechosa para alumnos de escuela primaria, pues a
ese nivel la enseanza se basa todava en la representacin visual. E n este contexto
las ilustraciones, los m o n u m e n t o s histricos y los objetos de museo pueden utilizarse junto con documentos de archivo bien seleccionados (mapas, sellos, cartas
medievales especialmente evocadoras, manuscritos iluminados, carteles electorales, etc.), sin necesidad de ocuparse de los textos propiamente dicho?. N o es
menos cierto que las visitas de exposiciones de archivos organizadas para los
alumnos slo pueden tener un efecto limitado en el nivel de la enseanza primaria.
Cabe contentarse con pedir a los alumnos que relaten sus impresiones, que cuenten de una manera m u y general lo que han visto o que describan, a su eleccin,
alguno de los objetos expuestos.
Slo puede recurrirse a los textos originales en el nivel secundario. Sin embargo,
el contenido de esa enseanza est m s estrechamente orientada de manera que
contribuya a la educacin poltica del alumno. El personal docente considera
que las exposiciones de archivos generalmente no contienen suficientes documentos de inters actual utizables c o m o base de la enseanza y que, por lo tanto,
no justifican el tiempo bastante largo que a m e n u d o debe consagrarse a una visiu.
361 -
El aumento del n m e r o de visitas organizadas para las escuelas que actualmente

se observa es sin d u d a un elemento alentador, pero la organizacin de exposiciones
de archivos de tipo tradicional no puede considerarse c o m o una cooperacin
entre los archivos y la escuela. Representa a lo s u m o , una base para dicha
cooperacin. Para que pueda hablarse de cooperacin eficaz, el personal docente
no debe contentarse con desempear un papel pasivo, utilizando y adaptando para
los fines de su enseanza los documentos de archivos que se presentan. Profesores
y alumnos deben, por iniciativa propia, dar a conocer sistemticamente a los
servicios de archivos sus problemas y sus necesidades. Si por desgracia ste no ha
sido el caso hasta ahora, no es por falta de inters sino m s bien por ignorar las
posibilidades de los documentos de los archivos. A m e n u d o esto se debe al desconocimiento de las funciones y del significado de un servicio de archivos. Por consiguiente, el primer deber de los archiveros debera consistir en dar al personal
docente, gracias a u n trabajo de relaciones pblicas intenso y sistemtico, informacin sobre las funciones y la naturaleza de los archivos, e indicaciones sobre los
medios especficos de que disponen los archivos para ayudar al personal docente
en su cometido. Ese trabajo de relaciones pblicas podra adoptar formas m u y
diversas: conferencias y cursos de iniciacin, visitas de los archivos con gua
para el personal docente, los alumnos y los maestros en vas de formacin, exposiciones con catlogos destinados a presentar el trabajo de los archivos, distribucin de boletines de informacin al personal docente y a los alumnos y envo
a las escuelas de copias de los inventarios de los materiales de que disponen
los archivos. Todos esos mtodos ya han sido utilizados por algunos archiveros
de Alemania con el fin de estimular la utilizacin de los archivos por las escuelas.
Otro mtodo eficaz podra ser editar una pequea "gua de archivos" concebida
especialmente para su uso en la escuela y en la que se describieran brevemente
los fondos de los archivos, los mtodos de localizarlos, reglas de utilizacin y algunas indicaciones y consejos tcnicos para el usuario.
A u n q u e deberan continuar organizndose exposiciones de tipo tradicional,
en las que se exponen obras y documentos raros sobre un tema determinado, los
servicios de archivos podran utilizar otros muchos medios para cooperar con
las escuelas en la enseanza de la historia y de las ciencias sociales. Las pequeas
exposiciones monogrficas sobre determinados temas que figuran en los programas
escolares son relativamente poco costosas. Los archiveros y el personal docente
podran reunir, utilizando los fondos de los archivos, material que sirva para
ilustrar el estudio de una cuestin en clase y sobre el cual los alumnos reciben
explicaciones all m i s m o . Sin embargo, las clases deben trasladarse a los locales
de los archivos para visitar esas exposiciones, ya que no cabe imaginar que los
archiveros lleven los documentos a las escuelas de su zona. E n cambio, los archiveros pueden preparar diapositivas y otras reproducciones de documentos de los
archivos destinados a su uso en la escuela, que el maestro puede comentar para
sus alumnos o utilizarlas para las lecturas en c o m n . D e esta marera, los documentos de los archivos podran utilizarse para la enseanza fuera de los locales
donde se conservan. Los aparatos de copia modernos de que disponen la mayora
de los servicios de archivo permiten producir rpidamente y por un precio
relativamente mdico el n m e r o de ejemplares necesarios de u n documento.
Estudio de las fuentes: "aprender por el ejemplo "

Desde hace unos veinte aos, la nocin de "aprender por el ejemplo" aparece cada
vez m s en los debates pedaggicos *. Gracias a u n a enseanza basada en el
ejemplo, se espera atenuar la presin que impone a la enseanza de la historia el
i. Konrad Bartel, Das Exemplariache im Geichichtsunterricht Gtithichtt in Wisstnschaft und Unttrrichl,
8. Js- ('967), p- 217 y siguiente!.
362 -
aumento continuo del volumen de la materia enseada. Esta nueva forma tic
enseanza, que combina el estudio detenido de las cuestiones por el ejemplo y la
transmisin de los conocimientos de base indispensables, ofrece posibilidades de
cooperacin entre los archivos y la escuela. Y a nadie impugna que, en la enseanza secundaria, la lectura y la interpretacin de las fuentes constituyen el
mtodo ms apropiado para suscitar una participacin activa de los alumnos.
E n realidad, la utilizacin de los textos originales en la enseanza de la historia
se ha impuesto de una manera casi general. Lejos de limitarse a la enseanza
secundaria tambin se extiende hoy da a la enseanza primaria y a la enseanza
primaria superior *.
El estudio de las fuentes escogidas permite ante todo al alumno entrar directamente en contacto con la historia. A d e m s , tiene por efecto despertar en el alumno
la duda y el escepticismo respecto de las interpretaciones de hechos histricos y
de las afirmaciones al parecer totalmente inequvocas que aparecen en los textos
escolares, y aguzar as su espritu crtico. Desde luego, no se tiata de negar las
diferencias de mtodos y de objetivos que existen entre la enseanza escolar y la
enseanza universitaria de la historia, ni de discutir que al nivel de la escuela
secundaria el estudio de las fuentes tiene forzosamente limites. N o es menos cierto
que en nuestros das, los profesores de historia deben esforzarse siempre por explicar a los alumnos, aunque sea m u y rpidamente, en qu consiste el trabajo del
historiador afinde iniciarles a los problemas del conocimiento y del juicio histricos. E n la enseanza secundaria, la discusin de las fuentes en clase permite
poner de manifiesto todos los matices de la duda y de la conjetura, que hacen
que la bsqueda de la objetividad en la historia sea tan difcil. Esto se aplica tanto
a las fuentes centrales c o m o a las fuentes regionales y locales, que constituyen la
gran masa de Jos documentos de archivo.
Tipos de documentos .y su uso
Cuanto m s vividas sean las fuentes para la imaginacin de los alumnos y cuanto
m s directamente le pongan en contacto con u n acontecimiento histrico, ms
posibilidades habr de interesarles, a condicin que dentro del concepto de la
enseanza, por ejemplo, constituya una materia que permita llegar a conclusiones
de carcter general. Las fuentes regionales y locales son las que se adaptan mejor
a ese papel. Las carpetas de documentacin destinadas a las escuelas, que publican
las editoriales especializadas en el material docente, no suelen contener m s que
documentos ya publicados. Contrariamente a lo que sucede en las fuentes locales
y regionales, a m e n u d o falta el vnculo directo con la realidad. Por esto los archivos pueden prestar a este respecto una ayuda preciosa al personal docente poniendo
a su disposicin otros documentos que les permitan .vincular las cuestiones estudiadas con la realidad concreta, despertando as el inters y la voluntad de participacin activa de sus alumnos. Los pequeos archivos disponen tambin de fuentes
que pueden servir de ejemplo para ilustrar las cuestiones tratadas en la enseanza
moderna de la historia y de las ciencias sociales. Los registros de la recaudacin
de impuestos pueden servir para hacerse una idea de las estructuras sociales. Las
cartas personales de hombres polticos, las peticiones y los panfletos permiten
conocer mejor las grandes revoluciones de los tiempos modernos. Los documentos
relativos a los trastornos sociales y a las huelgas del siglo xix constituyen una buena
introduccin al estudio de la historia del movimiento obrero. Los informes administrativos arrojan luz sobre las crisis polticas y econmicas que han tenido lugar
entre 1920 y 1930. Los peridicos permiten darse cuenta de c m o est sometida
la prensa en un estado totalitario. Por lo que se refiere particularmente a la historia
1. Gilela Wagner, Qucllen und Quelleninterpretgrion itn Untcrrichl der Getchichte und Gemeiiwhaftkunde. Getchichte in Wisanxhaft und Untetricht, zo. Jg. 0 9 6 9 ) . P- >6o y tiguicntvs.
- 363 -
contempornea desde el ao 1917, que figura en el programa del segundo ciclo

de la enseanza secundaria, debe ser fcil encontrar en todas partes documentos
que aclaren toda la evolucin a partir de hechos particulares y que se presten
m u y bien a la lectura y a la explicacin en clase. Esas fuentes contemporneas
plantean pocas dificultades de lectura, ya que los textos importantes de ese periodo
estn, la m a y o r parte de las veces, escritos a mquina. E n lo que se refiere a las
fuentes m s antiguas, a m e n u d o es indispensable realizar u n trabajo de transcripcin, c incluso de traduccin, antes de que el documento pueda presentarse
a los alumnos. N o hay d u d a que esto quita a esos documentos una gran parte del
atractivo que ejerce un texto original.
Sera evidentemente demasiado, pedir a los servicios de archivos que determinen por iniciativa propia los documentos que deban utilizar los profesores de
historia y de ciencias sociales. A lo s u m o , los archiveros pueden dar indicaciones
y consejo';. E n ltima instancia incumbe al personal docente decidir cules son
los documentos que en u n caso determinado son tiles para su enseanza. Podra
ser una iniciativa m u y til registrar en los archivos y clasificar por cuestiones
todos los documentos que hubieran sido presentados en pequeas exposiciones
cuyo tema fuera la enseanza o que hubieran sido seleccionados por el profesor
para dar una explicacin de texto o para una lectura en clase. Evidentemente
esto exigira u n cierto trabajo de investigacin, pero todos podran aprovecharse
de l y establecer as, por u n mtodo puramente pragmtico, u n registro de los
documentos de archivo disponibles para el estudio de las cuestiones m u y n u m e r o sas que figuran en los programas de enseanza. Esta lista podra reproducirse en
muchos ejemplares y distribuirse a las escuelas. U n registro de esa ndole desempeara un papel inestimable para dar a conocer mejor las posibilidades de utilizacin de los archivos en la enseanza. Si fuera necesario, los servicios de archivos
tambin podran formar colecciones de copias de documentos y proporcionar
ejemplares, previa peticin, de los documentos que tuvieran mayor d e m a n d a .
Incluso cabra prever ulteriormente la publicacin de cuadernos de documentos
destinados a las escuelas, inspirndose en el modelo francs. Sin embargo, esta
tarea incumbe menos a los diversos servicios de archivos que a las administraciones nacionales o regionales.
Trabajos individuales o en grupos

Hasta ahora slo hemos hablado de la visita a las exposiciones de archivos y de
la utilizacin de documentos aislados o poco numerosos en la enseanza, es decir
de situaciones en las que el personal docente es el verdadero suministrador de
informaciones, y en las que los documentos de archivos sirven esencialmente para
suscitar el inters de los alumnos. L a consulta individual en los propios archivos
plantea un problema distinto. Seguramente no sera conveniente organizar para
los alumnos de la enseanza primaria visitas de archivos que entraaran la realizacin de ejercicios concretos. E n cambio, las visitas de clases de la enseanza
secundaria a exposiciones de archivos centradas en la enseanza y cuidadosamente preparadas desde el punto de vista pedaggico son siempre extremadamente provechosas. Las diversas fuentes histricas pueden ser estudiadas sucesivamente en todas las clases en funcin de su grado de complejidad. El mtodo que
consiste en dejar trabajar a los alumnos solos con la materia prima de la historia
plantea un cierto nmero de dificultades y sobre todo supone por parte de esos
alumnos una tal facultad de abstraccin y de asociacin que slo cabe pensar en
utilizar ese mtodo para el segundo ciclo de la enseanza secundaria, es decir
con jvenes de diecisiete a diecinueve aos.
La idea f u n d a m e n t ! que preside la reforma de la enseanza de la historia es
que, en el segundo rielo de la enseanza secundaria importa desarrollar, m s
de lo que se hace hasta ahora, las formas de trabajo que dejan a los alumnos una
364
autonoma creciente a fin de darles la posibilidad "de estudiar temas limitados

utilizando directamente las fuentes histricas, recurriendo a obras cientficas
y refirindose a problemas polticos actuales". A este respecto, el principio de
aprender por el ejemplo sigue estando en vigor *. E n la Repblica Federal de
Alemania esas ideas han encontrado su aplicacin en los programas de estudios 2 .
Por esa razn, desde hace algunos aos las disertaciones anuales y las encuestas
colectivas gozan de u n favor creciente en la enseanza. Los temas se escogen a
m e n u d o de manera que sea necesario recurrir a Jos archivos. E n el curso de los
ltimos aos en la m a y o r parte de los archivos ha habido grupos de alumnos que
han trabajado en la preparacin de disertaciones anuales y de estudios colectivos
concernientes a la historia o a las ciencias sociales. Puede discutirse la utilidad
de esas actividades cuando el profesor conoce m a l las condiciones de trabajo en
los archivos y sus requisitos bsicos, c o m o es muchas veces el caso, lo q u e tiene
por resultado que los alumnos desperdicien demasiado tiempo o esfuerzo. Sera
preciso que antes de emprender cualquier trabajo escolar importante en los
archivos, el profesor responsable y el archivero examinaran juntamente las posibilidades materiales y las condiciones tcnicas de aplicacin.
Las posibilidades de trabajo independiente con documentos originales no
impresos son siempre bastante limitadas incluso para los alumnos del segundo
ciclo de la enseanza secundaria. E n general, la ayuda del profesor o del archivero
es indispensable. Eso se aplica tambin a las encuestas colectivas, c o m o la efectuada durante el invierno 1972^973 en los archivos de Osnabrck por un grupo
compuesto de alumnos de los dos ltimos aos de la enseanza secundaria. El
objetivo de esa encuesta era estudiar el nacimiento del estado totalitario nacionalsocialista, utilizando fuentes que se encuentran en una zona geogrfica estrechamente limitada. Despus de haber seguido una exposicin general de introduccin
al trabajo de archivos, los alumnos se dividieron en varios grupos, de tres o cuatro
personas, cada uno de los cuales estudi u n o de los seis temas escogidos conjuntamente por los alumnos, el profesor y el archivero, a saber: las elecciones y los
partidos polticos antes de 1933, la evolucin del partido nacionalsocialista,
la situacin econmica de 1929 a 1934, el periodo de sometimiento despus de
1933, la iglesia y el partido Nacionalsocialista, la guerra total. Diarios y revistas
as c o m o documentos pblicos y privados fueron las fuentes utilizadas. A d e m s ,
los alumnos tambin recurrieron a la biblioteca de los archivos y a la de la Asociacin Histrica de Osnabrck que se encuentra en el m i s m o edificio. I,os resultados no fueron enteramente satisfactorios sobre todo en lo que se refiere a los
objetivos pedaggicos, pero sobre determinados puntos el nivel de los trabajos
casi igual al de los seminarios universitarios. Esa experiencia confirm lo que
ya dejaban prever otras anlogas, a saber que es m s fcil lograr ciertos objetivos
pedaggicos de orden material, intelectual y afectivo que dentro del marco de la
clase. El atractivo de la novedad y de la investigacin independiente de las fuentes
estimula al alumno. E n cambio, este mtodo de trabajo presenta tambin cierto
nmero de inconvenientes: los alumnos capitulan fcilmente ante la abundancia
de materiales, se pierden en c! laberinto de una documentacin voluminosa, no
saben distinguir lo accesorio de lo esencial, se agarran a detalles y acaban por
desalentarse. Les resulta difcil hacer la sntesis de las notas q u e han tomado de
los documentos originales. Sin embargo, despus de un primer periodo, esas
dificultades desaparecen en general rpidamente. Para que los trabajos efectuados
en grupo por los alumnos en los archivos utilizando fuentes verdaderas (no peridicos u otros impresos), se vean coronados por el xito, es preciso que el personal
docente haya efectuado un trabajo preparatorio importante, sobre todo en lo
que se refiere a la seleccin de las fuentes, y que preste una ayuda considerable
1. Dcnkschrift der VerbSnde der Historker und der Grschichtolchrrr DcutschUnds loe. cit.
2. Hichttlinien fur den Unlerricht an den Gymniuien del Land ti Niedertachien. 9. Hrsg. Niderrtchiche
Kultutrninisterium. Hannover, 1970.
365 -
a los alumnos durante su encuesta. A pesar de los numerosos problemas y dificultades que plantean, el trabajo de los alumnos en los archivos ofrece indudables
ventajas desde el punto de vista pedaggico. N o slo contribuye a ensear con
el ejemplo, sino que da mayor flexibilidad a la enseanza, refuerza la confianza
entre los alumnos y el personal docente, estimula el inters de los alumnos por la
historia y desarrolla su espritu crtico y su iniciativa1.
Uso de las bibliotecas especializadas

Los servicios de archivos no slo poseen colecciones de documentos de archivo,
.sino ([iic la mayor parte de ellos disponen de una importante biblioteca especializada para su personal y a menudo tambin de bibliotecas de asociaciones, con
fondos m u y vastos. Esas bibliotecas son a menudo las bibliotecas histricas ms
importantes ele la localidad. N o slo pueden ayudar al personal docente a orientar
y preparar sus cursos, sino tambin a los alumnos a preparar sus deberes en casa.
Muchos servicios de archivos patrocinan a sociedades de historia, locales o regionales. Las mismas personas forman a menudo parte al mismo tiempo de la direccin de los archivos y de la sociedad de historia, y las reuniones de esta tlima se
organizan con frecuencia en los locales de los archivos. Las conferencias y las
publicaciones de esas sociedades de historia pueden utilizarse tambin para la
enseanza. Sobre todo, pueden contribuir a asociar ms estrechamente al personal
docente con el de los archivos, y esto es esencial ya que la cooperacin entre los
archivos y la escuela implica ante todo la colaboracin con el personal docente.
Cooperacin entre los archivos y la escuela

Cierto es que los requisitos de los programas de estudio modernos no estn precisamente hechos para incitar a los profesores de historia a utilizar confinespedaggicos las fuentes de que disponen los archivos. Sin embargo, hay bastantes
posibilidades de cooperacin entre los archivos y la escuela. Si son demasiado
[JOCO utilizadas, se debe menos a los programas de estudio o incluso a una falta
de inters por parte del personal docente, que a una ignorancia m u y grande de
las posibilidades pedaggicas que ofrecen los archivos.
La cooperacin entre los archivos y la enseanza responde a los intereses de
ambas parles. Permite a los archivos ser mejor conocidos por el pblico en general
y a los alumnos abordar la historia partiendo de documentos autnticos que les
incitan a reflexionar. La tarea que consiste en organizar una cooperacin como la
que existe en Francia y en hacerla funcionar eficazmente incumbe en primer lugar
a las administraciones de los archivos y a los ministerios de educacin o a las
autoridades escolares. Si no cumplen esa tarea ser m u y difcil conseguir una cooperacin. Sin embargo, los servicios de archivos tambin tienen la posibilidad,
al nivel local y regional, de llegar al pblico en general y de favorecer los contactos.
Se data de utilizar todas esas posibilidades afinde familiarizar al personal docente
con los archivos y con las perspectivas nuevas que la utilizacin de los documentos
de los archivos ofrece para la enseanza moderna de la historia y de las ciencias
sociales. Las experiencias ya realizadas en la materia deberan gozar de una gran
publicidad. Si se sigue este camino, seria y sistemticamente, cabe esperar que la
utilizacin de los archivos confinespedaggicos, al menos para las clases superiores de la enseanza secundaria, ser en todas partes tan corriente como lo
es ya en Francia.
l. Hitrchard Schcpcr, Krfahrung mit Archivarbeit im Gemeimchaftskundeunterricht finer Gy. tj; Arhcit
ziir I'dtiK'iKisthcn Prufung fr lias Lehramt un Gymnasen. 19A5 (mrcanografiado).
- 366 -
LA UTILIZACIN DE LOS ARCHIVOS POR EL GRAN PUBLICO
Informe presentado por Mre. Claire Berche*
La importancia de la accin de los archivos en beneficio de un

vasto pblico, idea bastante nueva, no logra concentrar la unanimidad
de los archivistas. Dicha accin, que conlleva dos aspectos, la participacin en una difusin de los recursos culturales en favor de
cada cual y la publicidad en favor de los archivos, suscita enfoques
contradictorios. Algunos en efecto, se apasionan por actividades de
formacin, de enriquecimiento intelectual de un publico profano, y
merced a trabajos de informacin, se interesan vivamente por poner en
evidencia el papel de los archivos. Otros se preguntan sobre la utilidad de influir en un pblico ms numeroso que el que frecuenta comnmente las salas de lectura de los archivos. Aplicados a aspectos
ms tradicionales e intelectualmente ms gratificantes de su misin, es decir, al papel cientfico y administrativo de los archivos, tienden a menospreciar el lado vulgarizador y publicitario de un
esfuerzo en este campo especifico.
Dedicar tiempo, destinar crditos importantes a realizaciones
accesibles a mucha gente, a obras educativas, esforzarse por dar de un
patrimonio no apreciado en su justo valor y de austera reputacin,
una imagen atrayente cuando los recursos en personal son limitados y
muy altos los costos de conservacin, ser utopa o realismo, desafo u oportunidad de avanzar?
Este trabajo no pretende en manera alguna presentar un balance
exhaustivo de las numerosas experiencias realizadas por doquiera en
sta rea.Tratar tan slo de hacer ver claramente algunas de
ellas, y despus de mostrar esas realizaciones, formular algunos
problemas prcticos de aplicacin .
1.
Los archivos y el gran pblico: una evolucin y su impacto
Progresivamente los archivos van dejando de ser el patrimonio de

minoras eruditas para convertirse en ilustracin y en medio de cultura. Hacen trnsito de un estadio pasivo, centrado en la conservacin de los documentos y su disponibilidad para un pblico selecto,
a un papel ms activo de mediacin cultural. Por mltiples canales,
en verdad modestos todava, el gran pblico comienza a entrever sus
recursos. Pero, no faltar mucho por hacer en el empeo de familiarizar a todas las riquezas de un sector desconocido o no apreciado del
patrimonio cultural de su pas?
Texto del informe preliminar distribuido antes del congreso.

1 Una bibliografa relativa a este asunto apareci en la Bibliografa internacional fundamental de Archiviatica (Archivum,XXV,
1978, p.99-101-111). Ver sobre el artculo de J.P. Bateln, "Las relaciones de los archivos con el gran pblico", Gazette des
Archives, 76, 1972, p.9-22.
- 367 -
a)
Participacin progresiva en la accin cultural.
Nuestra poca no ha inventado este papel de difusin cultural.

Es preciso retroceder a la segunda mitad del siglo XEX para hallar los
primeros conatos de apertura de los archivos en direccin de un
pblico no erudito, con la creacin del museo de archivos en Pars
en el Archivo Nacional en 1867, en Londres en el Public Recaed
Office, en Viena, y hacia 1935 en Washington. Su creacin, en el
movimiento histrico post-romntico, divulgaba la idea de que los
archivos podan servir a la enseanza de la historia, a una iniciacin en la paleografa. Esta empresa pretenda tambin responder
"al lado de una minora selecta a la que est especialmente reservado el estudio a fondo de los documentos", a la espectativa de una
"muchedumbre inteligente, vida de conocerlo todo, deseosa de informarse en sus horas de ocio acerca de las ciencias que ignora". Por
provechoso que fuera, este propsito sigui siendo poco menos que
insular y hay que esperar a los aos 50 para advertir claramente una
etapa nueva con la preocupacin de establecer lazos con el mundo de
la educacin.
A partir de 1954, estos afanes estn al orden del da puesto
que la Primera Conferencia Internacional de la Mesa Redonda de
Archivos tiene por tema Los archivos y la enseanza .
Se debate
en ella sobre la colaboracin de los archivistas en la formacin de
los institutores, sobre la creacin de los servicios educativos,
sobre la organizacin de visitas escolares, sobre las maneras de
despertar el inters por la historia.
Se habla all de las experiencias nuevas: presentacin comentada de textos originales en los
locales de archivo a un publico muy diverso, conferencias radiales,
publicaciones, colecciones de textos y facsniles con destino al gran
pblico, colaboracin en el fomento del turismo cultural y en la
realizacin de pelculas.
Mis tarde, la Decimoquinta Conferencia Internacional de la Mesa
Redonda de Archivos, celebrada en Otawa en 1974 sobre un tema genrico Los archivos y las relaciones pblicas permiti registrar el
auge muy notorio que han tenido tales actividades, exposiciones y
acciones de los servicios educativos de archivos en particular .
b)
Un contacto enriquecedor para el profano.
Cul es ese "grueso pblico"? En realidad se distingue de la

clientela habitual de nuestras salas de lectura; est formado lo
mismo por autoridades administrativas y personal escogido del lugar
que por categoras cultivadas. Gxnprende tambin a todos aquellos
que, sin participar de manera consuetudinaria en manifestaciones
culturales, se muestran sensibles al poder evocador de documentos
presentados con claridad y atinentes a cuestiones del momento.
2 Una mesa redonda til a la historia, Pars, Direccin de

Archivos de Francia, 1258.
3 Actas de la 15 . Conferencia Internacional de la Masa
Redonda de Archivos (Otawa 1974), Pars, Archivos de Pars, 1977.
- 368 -
Este gran publico da hoy testimonio de un gusto creciente por la

historia, en laroadidaen que la parte que se le entrega toca con los
programas escolares, dirn algunos. xitos de emisiones televisadas
(pelculas y debates) sobre temas histricos, difusin de obras o
de revistas culturales accesibles a todos, a cargo de universitarios
conocidos, publicaciones vendidas hasta en los supermercados, multiplicacin de las sociedades histricas locales, desarrollo de la
genealoga, tantos signos que traducen, segn expresin un poco
trajinada, el deseo de "reecontrar sus raices" en una cvilizacih en
cambio permanente, la admiracin exagerada por las civilizaciones
tradicionales y la vida cotidiana de antao. Par qu, en este
movimiento, no intentar proveer al pblico de instrumentos que le
enriquezcan sus conocimientos, que le enseen a utilizar nuestros
recursos?
Cules son los archivos para el gran pblico?
Cada cul
tendra ancdotas irnicas que traer a cuento sobre los retratos
caricaturescos que se esbozan de nuestra actividad.
Este desconocimiento no es patrimonio de las personas poco
instruidas. Cul es el administrador, la persona culta que no nos
confunda con los bibliotecarios, que sepa con precisin qu recursos
estamos en posibilidad de poner a su disposicin?
Con todo y eso, "en el contexto de la accin cultural contempornea, los archivos deben ayudar a la formacin del criterio.
Pueden explicar el sentido de los acontecimientos ubicndolos nuevamente en el contexto sicolgico de las pocas en que ellos ocurrieron.
Hacen nfasis en los hombres grandes o pequeos, celebres o
ignorados, que precipitaron o padecieron esos sucesos. Hacen comprender la finalidad de nuestras instituciones nacionales, regionales
o locales. Merced a esta accin educativa los archivos vivifican la
historia de ayer y la de hoy .
En una palabra, nuestros recursos deben poder permitir al pblico "ahondar en el conocimiento del hombre en la dimensin histrica,
en sus mentalidades .
c) Los archivos, auxiliares de la toca de conciencia nacional,

regional y tnica.
Es innegable, y los representantes de los pases en va de
desarrollo lo han enfatizado muy bien en distintas ocasiones, que las
actividades de los archivos con miras a un vasto pblico contribuyen
a la afirmacin de la identidad nacional de los pueblos jvenes.
Las fuentes escritas y la tradicin oral les permiten aprehender su
historia, sus leyendas, sus costumbres y sus tradiciones. En este
mbito nuestro oficio de conservacin es irreemplazable.
Digamos tambin que en otros pases los archivos pueden, presentando al pblico la historia de las luchas de la nacin para
conquistar su independencia, contribuir de manera no desdeable al
desarrollo de la conciencia nacional.
Es as como en numerosos
pases celebran los grandes aniversarios con diversos eventos organizados por los archivos.
4
5
J.P. Babelon, loe cit.

Id.
- 369 -
El publico deseoso de conocer major las tradiciones y la

historia regionales encuentra en las acciones cunplidas con la colaboracin de los archivistas en el plano local (preservacin del patrimonio arquitectnico, conservacin de las tradiciones ) los recursos
suceptibles de hacerle apreciar mejor y proteger la cultura y las tradiciones del lugar. En fin, para las minoras, sean ellas tnicas,
religiosas o lingisticas, los archivos escritos u orales constituyen
una fuente valiossima para la toma de conciencia de la historia y de
la cultura que les son propias.
En una preocupacin similar, ciertos movimientos (polticos,
profesionales o feministas) no organizan sus propios archivos?
2.
Tendencias actuales y experiencias nuevas.
Si los dos aspectos de las relaciones entre los archivos y el

gran pblico, animacin y publicidad, se distinguen en el plano
intelectual, en el concreto no pueden sino confundirse.
Las experiencias intentadas en fechas recientes parecen caracterizarse por un mejoramiento de los medios ya tradicionales: vnculos
con la enseanza, publicaciones, as como por la bsqueda de un
publico ms extenso, gracias principalmente a la televisin y a los
medios audiovisuales.
a)
Los museos de archivo.
Los museos de archivo realizan un esfuerzo de rejuvenecimiento

(ejemplo: Museo de Historia de Francia en el Archivo Nacional de
Pars, renovado en 1978-1979). Estn adoptando las nuevas tcnicas
de la museografa, la revaluacin por el alumbrado elctrico, la
presentacin en vitrinas o en plexigls, la redaccin de comentarios, de transcripciones, la insercin del documento en su marco
histrico y geogrfico. Acuden asimismo a los medios audiovisuales
para completar esta presentacin: comentarios, grabados, proyeccin
de montajes de diapositivas, etc.
Sin embargo, esta forma de animacin cultural, muy costosa y que
exige medios materiales abundantes, apenas si se est moviendo y
cosecha menos xito que las exposiciones temporales.
b)
Las exposiciones.
Las exposicones constituyen, sin duda, la forma ms utilizada de

divulgacin cultural, la ms eficaz en opinin de todos. Exigen al
mismo tiempo un aporte considerable de tiempo y de crditos. De la
gran manifestacin a los simples prstamos, pueden adoptar diversas
formas:
1. Exposiciones de alguna significacin, organizadas por los
mismos archivos, de ordinario en sus mismos locales. Exigen una
programacin y demandan varios meses de preparacin.
Se mueven en torno a un tema general que en lo posible no se
aleja del aspecto local y humano al que es muy sensible el visitante.
- 370 -
Su preparacin inplica la solicitud de colaboracin a un pblico que no es necesariamente el de los archivos. Cmo no recurrir
a industriales o a la familia de un personaje conocido para organizar
una manifestacin sobre la historia de la industria o una exposicicin consagrada a una figura sobresaliente nacional o local? Este
tipo de exposicin constituye en cierto modo, ocasin propicia de
hacer progresar la investigacin. En el plano local, promueve el inters de estudiantes y alumnos de las escuelas por la pesquisa de
ciertos gneros de documentos, lo que puede ser provechoso.
Para el tratamiento del tema tambin evolucionan los conceptos.
A los archivistas que hace algunos aos preconizaban la presentacin exclusiva de documentos de archivo, se oponan los partidarios
de una seleccin ms amplia. Hoy en da parece necesaria una dosificacin en la evocacin del tema. De all", por qu sin establecer
un porcentaje ideal,todo puede variar de acuerdo con el programa especfico y con los recursos locales, y puede decirse que las exposiciones tienden a presentar un 50% de documantos iconogrficos, cartogrficos, grficos y estadsticos, un 25% de manuscritos y otro 25%
de objetos, telas, etc. Este mtodo permite tratar el tema de manera
ms clara, ms atractiva y ms esttica. Es irrefutable que esta
variedad es muy apetecida, de modo especial en los pases en va de
desarrollo donde facilita el acceso al desarrollo del temario que interesa. La proyeccin, en un sitio muy prximo, de un montaje
audiovisual sobre el mismo asunto, o de las pelculas del momento si
el programa se presta, constituye un halageo complemento.
Sobre el nmero importante de exposiciones organizadas, pocas
dan lugar a un catlogo impreso que haga el balance de los conocimientos sobre el tema o simples folletos reproducidos merced a procedimientos rpidos, edicin costosa o barata, venta a altos precios o
distribucin gratuita a los visitantes; estas dos prcticas a que me
refiero tienen vigencia con una tendencia muy visible a la generalizacin de la segunda.
Los horarios (en lo posible algunas horas nocturnas y apertura
los das feriados), deben ser escrupulosamente estudiados, lo mismo
que la seleccin de las fechas del evento cultural.
Hacer circular una parte de la exposicin parece muy positivo y
sin peligro para las colecciones, en la medida en que sea fcil y
cmodo tomar prestadas ampliaciones fotogrficas, tan evocadoras a
menudo, como si fueran documentos originales.
Numerosos son los organismos (empresas y unidades agrcolas en
Rumania y Hungra, fbricas en Bulgaria, vestbulos de teatro, bancos o alcaldas en Hesse, empresas, cines y pueblos en URSS, para no
citar sino unos cuantos ejemplos) llamados a acoger, durante tiempo
limitado, paneles y vitrinas. Incitar a los organizadores en el plano
local a buscar y presentar dicumentos y objetos pertenecientes a las
familias de la ciudad o de la regin (que tengan naturalemente que
ver con el motivo de la exposicin) puede ser de su inters e incentivo para el pblico. Este sistema permite ponerse en contacto con
poblaciones alejadas de los archivos y por ello mismo justifica los
esfuerzos que se hagan en su pro.
- 371 -
2. Pequeas exposiciones publicitarias sobre los archivos.

Presentar, en sitios frecuentados por un publico que no ira expresamente a ver una exposicin, algunas reproducciones de documentos
notables, es frecuente en el Canad en los centros comerciales y los
aeropuertos, en Francia en el metro de Pars, de Lyon y de Marsella,
en las ferias-exposiciones, etc.
3. Presentacin de docunrentos en los
de la presentacin rpida, a la entrada
documentos del fondo local relacionados con
sario, o un tema tratado en una obra de
reciente.
archivos. Puede tratarse

del archivo, de algunos
la actualidad, un anivergran difusin de edicin
4. Prstamos a exposiciones organizadas por otros organismos.

Frente a las dificultades organizativas de una exposicin de buena
calidad, ante una asistencia estadsticamente limitada, los archivistas se hacen ciertas preguntas.
No pocos son tan discretos en la
medida en que el pblico solicita la multiplicacin de exposiciones
sobre temas de actualidad,
dispuestas de acuerdo con los medios
materiales y las posibilidades de difusin a veces superiores a los
nuestros
por
numerosos organismos (centros culturales, museos,
comunas, bibliotecas, asociaciones, etc).
As, paralelamente a la organizacin de nuestras propias exposiciones , o para reemplazarlas, se advierte hoy claramente la tendencia a fomentar los prstamos de documentos originales o de ampliaciones fotogrficas. Hacer conocer documentos pertenecientes a los
archivos en el narco de otras manifestaciones no requiere gasto alguno, pocas averiguaciones, y contribuye de la mejor manera a hacer conocer los recursos. Se trata pues de una posibilidad que no podemos
descuidar y que se cumple en Blgica y Checoslovaquia principalmente.
c)
Las actividades educativas.
Si la colaboracin entre los archivos y los miembros del cuerpo

docente reviste formas ms o menos institucionalizadas segn los
pases (visitas de las escuelas a los archivos en 43 pases en 1974,
conferencias en los archivos o en los establecimientos de enseanza
en Bulgaria, publicaciones educativas en los Estados Unidos, Polonia y
la URSS, producciones audiovisuales en el Canad, diapositivas y
microfichas en las Bahamas, servicios educativos de archivo en
Francia), ella se manifiesta a cada cual como indispensable.
La experiencia de los distintos pases permite deducir algunas
grandes lneas en la utilizacin pedaggica de los archivos:
- La demanda de documentos originales por los maestros tiende a
aumentar sensiblemente en la actualidad. En varios pases (Malasia,
Hungra sobre todo) Los Ministros de Educacin estn estimulando
las relaciones entre la enseanza y los archivos.
- Nada podra reemplazar la colaboracin entre docentes y
archivistas para la preparacin del trabajo de los alumnos. Esta
colaboracin significa, sin duda, un esfuerzo comn con el profesor
encargado del servicio educativo, si ste existe, y lo que es igualmente importante, la preparacin de la visita o del ejercicio con el
profesor de la clase. Efectivamente, de la seleccin del documento
hecha por el archivista depender el inters que el alumno ponga de
su parte, pero sobre todo la manera como le haya sido presentado el
documento, de las referencias que el profesor pueda hacer como secuela
en una palabra, de la insercin del documento de archivo en el complejo del curso.
- 372 -
- El contacto de los alumnos con los originiales puede hacerse

cono es claro, con ocasin de la visita al archivo, pero no se descarta planear mtodos de presentacin de clase: TRabajos sobre reproducciones fotogrficas o sobre documentos originales bien protegidos o de escaso valor.
- En cuanto a los alumnos que viven lejos de los depsitos de
archivo, deben poder trabajar partiendo de documentos puestos a su
disposicin por sistemas de reproduccin que tienden a mejorar senseiblemente: exposiciones itinerantes, carpetas pedaggicas con fascxmiles, diapositivas, etc.
d) Las publicaciones
Publicar istrumentos de investigacin de carcter menos acadmico, ilustrados, ms accesibles por lo tanto, a un publico no erudito, disear inventarios ms sintticos, guas de archivo por depsito o por categoras de documentos, he aqu unos cuantos esfuerzos que muestran empeo por facilitar el camino a los fondos de un
pblico poco informado.
En este campo podemos citar la publicacin de guas nacionales
de archivo (Espaa, Hungra, Israel) . Es interesante en la materia, el ejemplo de una iniciativa italiana: la publicacin de los
Itinerari Archivistici Italiani, que suministran al lector para cada
provincia un resumen de los recursos de los distintos depsitos, con
las indicaciones materiales, en forma amena e ilustrada, parece concebida de tal suerte que tiene por qu despertar el inters de todos
los pblicos. As mismo, la serie de guas departamentales de archivo francesas, aunque ms orientadas hacia la investigacin histrica, contribuyen a franquear la entrada a los archivos de un vasto sector humano .
Debe consignarse tambin una tendencia a mostrar instrumentos de
investigacin quiz menos elaborados, y por lo mismo ms pronto
puestos al servicio, menos lujosos (el offset de preferencia en la impresin), entonces menos costosos y ms al alcance de los aficionados.
La disponibilidad para el publico de reproducciones de varias
categoras de documentos puede operar bajo mltiples formas:
- Publicaciones de textos (En Costa de Marfil, publicacin de
documentos de archivo en bruto, sin comentarios, a saber, antiguos
estudios histricos y etnogrficos, cuya difusin en bolsilibro
est garantizada a travs de librerias, iniciativa que tom
cuerpo bajo el patrocinio del Archivo Nacional).
- Fascniles de manuscritos (Estados Unidos, Checoslovaquia), de
documentos cartogrficos (Hungra).
- Venta de diapositivas (Brasil, Canad, Francia, Repblica
Democrtica Alemana), de microfichas.
6 Guias de los Archivos Estatales Espaoles, Madrid, 1977,

142 p., Guide to the Archives of Hungary, ed. by Peter Balezas, Budapest, Magyar Orszagos Leveltar, 1979, 229 p.; Guide to the Archives
in Israel, Jerusalem, 1973, 257 p.
7 Ver M. Duchein. "Les guides d'archives", Archives et Bibliothques de Belgique, 47, 1976, p. 117-132.
- 373 -
Venta de tarjetas postales con reproducciaones de documentos

faosos (Gran Bretaa), ventaas de moldes de sellos (Repblica
Democrtica Alemana, Espaa, Francia, Gran Bretaa), de medallas
(Estados Unidos).
Todos estos medios ampliamente utilizados por los museos, estn
lejos de poderse propagar por doquiera en los museos, principalmente
por su costo elevado.
Como ltimo esfuerzo en el rea de las publicacioanes, hay que
hacer hincapi en la multiplicidad de tentativas de redactar artculos de divulgacin sobre los archivos en la prensa local o revistas histricas, y en el empeo de dar a la estampa artculos histricos con amplias citas de las fuentes autctonas (URSS, Costa de
Marfil).
e)
la participacin en "operaciones gran publico"
Varios pases (Canad, Francia, URSS) estn logrando en forma

positiva la realizacin de emisiones radiales o de secuencias televisadas sobre los recursos de los archivos. Cada vez con ms frecuencia
se acude a los archivistas para la bsqueda de textos originales o
para una participacin endebates televisados en el curso de los cuales pueden informar sibre sus investigacioanes y presentar originales
escogidos. Estos dos tipos de accin, que exigen relativamente pocos medios materiales, son una forma de llegar a un vasto pblico.
Otra categora de manifestacin que despierta en los pases
que la practican un gran inters, son las "jornadas puertas abiertas" o de "semanas de los archivos". En Polonia, donde se cristaliz esta iniciativa desde 1957, se han organizado cada cinco aos,
campaas de informacin cuyo fin es hacer conocer al pblico el
papel de los archivos y establecer contactos ms estrechos con la administracin, las instituciones universitarias, es colares y culturales . Esta iniciativa se extendi a escala mundial con la organizacin del Ao de los Archivos, patrocinado por la Unesco en 1979.
En Francia, el "Ao del Patrimonio" significa parte primordial en los
Archivos.
f)
La bsqueda de pblicos nuevos
Si los genealogistas encuentran fcilmente el camino de los archivos y los miembros de la sociedades histricas saben de la existencia de nuestros depsitos, tambin otras categoras de investigadores aficionados pueden hallar inters en los recursos de los
archivos.
En esta perspectiva habra ocasin de fomentar las relaciones
con los organismos destinados a las personas de la "tercera edad".
Ellas a menudo estn m disponibles para participar en actividades culturales, en conferencias, en investigaciones cortas. Pueden
guardar en su archivo papeles de familia o tener noticias de ellos y
mostrarse como buenos auxiliares en este campo para el archivista. No
pocas de ellas, pueden prestarse al registro de testimonios orales.
8 F. Biljan, "La Semana de los Archivos", Mlanges offerts par

ses collgues trangers Charles Braibant, Bruselas, Archivos Generales del Reino, 1959, p. 51-56.
- 374 -
Suele ser provechoso en el plano local, vincularse por obra de

exposiciones, conferencias, montajes audiovisuales a los socios de los
hogares campesinos, casas de jvenes, clubes de fotografa que en
distintas formas pueden interesarse en el pasado de su ciudad o de su
pueblo. Por ltimo, los empleados de las empresas, los miembros de
las asociaciones de barrios pueden ser sensibles a la presentacin de
conferencias y documentos del lugar.
3. Aspectos prcticas de estas actividades.
La importancia del papel cultural de los archivos exige ciertamente medios de personal, crditos y material, pero implica tambin
que el grupo de funcionarios de los archivos acepte que vuelvan a
cuestionarse algunos de sus conceptos, seguir las modalidades actuales
y los gustos del pblico, iniciarse en las nuevas tcnicas que le
son a menudo extraas y a veces no son de su agrado, y practicar una
colaboracin activa en el complejo de los organismos de vocacin
cultural.
a)
Relaciones publicas.
Las condiciones materiales de la acogida del pblico, por secundarias que a algunos puedan parecer, se revelan importantes desde el
primer contacto del visitante profano con los archivos: disponer de
una sala de exposicin amable, de un material de concepcin noderna,
seguro y suficiente (juegos de paneles, vitrinas, maniques cuando as
el caso), hacer circular para las exposiciones itinerantes paneles
livianos, poco estorbosos pero slidos, brindar ocasionalmente un
rincn de la sala a
los nios (como se practica en las bibliotecas ), he aqu otros tantos elementos no desdeables, pero cuyo
desarrollo no ha logrado generalizarse.
Es importante tambin disponer de material de grabacin y de
proyeccin audiovisual. Aunque un poco costoso, permite elaborar, a
escala de un servicio, ciertos montajes cuya realizacin por empresas
privadas queda para los archivos de un precio inaccesible.
Un laboratorio fotogrfico que permita toda clase de temas y de
tirajes parece indispensable en los archivos. En cuanto a los numerosos trabajos de presentacin (maqueta general, enganche de los documentos , ttulos, etc). sobre los cuales el pblico echa una mirada
crtica, adquieren entidad si son concebidos por el personal cientfico y elaborados por una persona del servicio buena dibujante y con
algunas nociones de museografa.
Estudiar y poner en juego las medidas de seguridad que obligan
para la proteccin de los documentos y objetos est comprobado que
merece atencin y cuidado en una poca en que est de moda el libre
acceso al pblico. Los mtodos modernos de lucha contra el robo por
vigilancia televisada pueden quizs constituir una solucin en el
futuro. La seguridad de los documentos debe garantizarse en el momento de ser presentados a los alumnos: poner originales en sus manos
observando de cerca y no confiarles sino duplicados o facsimiles son
cuestiones que no dejan de debatirse.
- 375 -
Si la presentacin material de una expresin destinada al

grueso publico debe llamar la atencin, la manera de tratar el tema
escogido requiere (adems del conocimiento cabal del notivo central)
unas tcnicas y una atencin especiales: claridad del esquema adoptado, brevedad y sencillez de los comentarios indispensables para la
comprensin y el conocimiento del contexto. Rodearse de personas especializadas en las reas que no son de la competencia directa del
archivista, le permite abordar su conjunto con mayor precisin y
hacerlo ms asequible al pblico.
El esfuerzo realizado para la preparacin de una exposicin,
para la salida de un impreso, exige tiempo y dinero que no es posible
cotizar aqu, pero que conviene sean evaluados los ms aproximadamente posible.
Poco familiarizado con las tcnicas publicitarias, el archivista
debe, haciendo a un lado su aversin por mtodos vulgares, impregnarse de ellas y decidirse a dedicar a la difusin (impresin de
carteles, y en ciertos casos, publicidad onerosa) una parte del presupuesto para la publicidad; para lo anterior, subrayamos la importancia de las tcnicas del agragado de prensa: calidad de las relaciones
con la prensa hablada y escrita, importancia de la redaccin del comunicado periodstico, de la planeacin y difusin de los carteles
que deban fijarse en numerosos lugares (escuelas, alcaldas, bibliotecas, museos, etc.), de la publicacin de hojas de propaganda sobre
la exposicin que expliquen el tema con toda claridad.
Hacer circular la exposicin en forma de ampliaciones fotogrficas en sitios frecuentados y geogrficamente alejados de los archivos requiere buenos contactos con las autoridades locales. Con todo y
eso, tal procedimiento no acarrera para los archivos ms que el trabajo poco importante de sealar un calendario y verificar prstamos, y permite multiplicar el impacto de la manifestacin. El xito
en el mbito local depende como es claro del inters que ponga en
l el comit de recibimiento y de la publicidad que ste haga del
evento.
Por ltimo, puede ser de utilidad que fuera de los perodos de
apertura de las exposiciones, miembros del personal de archivos tengan
ocasin de llevar a cabo y sin complicaciones tareas de relaciones
humanas sin invadir el terreno del servicio a los lectores: visitas
comentadas del servicio, charlas con visuitantes que estn en capacidad de dar o prestar documentos, desplazamiento para proyecciones de
audiovisuales.
b) Servicio a los lectores
Si un profano llega a los archivos para visitar una exposicin

que le brinda especial inters, vacilar antes de entrar a una sala
de lectura que l imagina est reservada a privilegiados y de difcil acceso. Sin hacer demagogia ni dejar de creer que no importa
quin puede cmodamente utilizar todos los viejos documentos, se debe facilitar por medio de algunas medidas el camino ms cmodo a
ellos.
9 No se contemplan aqu sino los aspectos especficos de la

acogida del pblico no cientfico.
- 376 -
De manera general, en razn de la escasez de los efectivos, los

horarios de apertura de las salas de lectura de los archivos son
bastante disuasivos para las personas de actividades profesionales
normales. Pocos servicios ofrecen posibilidades de trabajo por la
noche (de las 6 a las 8 por ejemplo) y muchos tienden a restringir los
servicios ofrecidos los sbados. El cierre anual de los archivos
practicado en ciertos pases por la poca de vacaciones reduce las
facilidades de consulta. Adaptar tales horarios a las necesidades del
gran publico respetando los derechos de las personas no es muy
sencillo.
El sistema vigente en el Archivo Nacional del Canad,
donde la existencia de "casiers-consigne" permite a los lectores ir a
los archivos las 24 horas, por seductor que sea no es aplicable en
todas partes.
Los problemas prcticos se acumulan cuando entramos en el
detalle del trabajo del aficionado a los archivos. Es en efecto
difcil fijar los lmites precisos de la ayuda que el archivista
puede proporcionar a los historiadores aficionados en materia de
bibliografa, de investigaciones archivsticas, de paleografa, y a
las solicitudes por correo, principalmente para los genealogistas.
Parece que en esa materia nos encaminamos hacia una ayuda colectiva
abundante a los aficionados refrenando, sin embargo, las demasiadas
exigencias personales. Hay unas publicaciones recientes que guan al
lector; citemos el Resumen de metodologa de historia local, editado en Hungra, o La prctica de los documentos antiguos., elaborado
en Francia por el Archivo Departamental de Alta Saboya . Ciertos
servicios de archivo, organizan por la noche o los sbados cursos de
iniciacin a la paleografa (Pases Bajos, Francia, Hungra)
destinados a los aficionados.
Sera muy deseable que esas dos
acciones de formacin novieran a los investigadores novicios a ensanchar la zona de sus investigaciones, a orientarlos hacia otras reas
histricas (demografa o historia social para los genealogistas, por
ejemplo). Por otro lado, el archivista, abrumado por las investigaciones genealgicas o de carcter personal, puede tratar de aliviar
su carga marced a varias medidas: orientacin de los usuarios a
personas que pueden hacer investigaciones a ttulo oneroso, posibilidad ofrecida a los genealogistas de consultar las micropelculas de
los documentos de estado civil en otro deposito, etc.
Varios pases (Suecia, Canad, Pases Bajos en particular)
hacen grandes esfuerzos en favor de los genealogistas, parte numricamente importante y no descuidada de los lectores: publicaciones de
inventarios o repertorios de documentos de estado civil, venta de
micropelculas de los documentos de estado civil, salas de lectura
especiales, asesora del personal, servicio de bsqueda genealgica
en microfichas.
El acceso de un vasto publico a los archivos conlleva la necesidad de un estudio a fondo de los problemas de proteccin de los documentos comunicados con frecuencia: generalizacin de la micropelcula o de la microficha de consulta para ciertas categoras de
documentos (estado civil principalmente), realizacin de colecciones
de facsmiles para los documentos solicitados muy a menudo, intensificacin de la lucha contra el robo.
10 R. Devos, R. Gabion, J-Y. Mariotte, J. Nicolas, C. Abry,

La prctica de los documentos antiguos, Annecy, 1978, 335 p.
- 377 -
El publico no erudito, con ocasin de sus primeros contactos

con los documentos de archivo, se entusiasma fcilmente por sus descubrimientos y no pocas veces desea regresar a la calle con reproducciones de los
papeles consultados.
El investigador cientfico,
habituado a trabajar, a tomar notas, salvo ciertas coyunturas es
finalmente menos difcil de satisfacer en la materia. Esta exigencia
significa para los alumnos algunos problemas: calidad del material de
fotocopia que no da siempre reproducciones muy fieles, sobre todo de
la iconografa, y deteriora los documentos; recargo de los laboratorios fotogrficos de los archivos, y a veces falta de equipo para
responder a los deseos del pblico: tales laboratorios en efecto
estn destinados a trabajar a la vez para las necesidades del
servicio y los encargos de fuera, de la administracin y del
publico.
Estas dos tareas, est comprobado, son difcilmente
conciliables. No podemos estar equipados para satisfacer solicitudes
tcnicamente diversas o difciles de realizar.
Por ultimo sea para vender una gua de archivo o una reproduccin fotogrfica o unas diapositivas, el archivista debe superar
dificultades jurdicas, administrativas y financieras, aumento de
trabajo para quien no es ni jurista ni contador profesional.
c) Prioridades en la constitucin y clasificacin de los
fondos.
El complejo o bloque de los fondos de archivo no es accesible al
gran publico a primeras de cambio. No ser oportuno, en una perspectiva de apertura, colectar o adquirir y clasificar prioritariamente
ciertos documentos suceptibles de ser puestos a disposicin de todos?
Si las bibliotecas publicas ms cercanas no conservan colecciones importantes de obras histricas, es til disponer de una
biblioteca de historia general y local bien organizada y mantenida al
da.
Las colecciones iconogrficas (estampas, grabados, fotografas,
tarjetas postales, carteles ilustrados) y cartogrficas figuran entre
los documentos ms solicitados por un publico no erudito, cultivado
o n. Su consulta no requiere conocimientos especficos. Son evocadoras y llamativas. El pblico, escolar o adulto, puede encontrar en
ellas la raz de estudios interesantes (evolucin del paisaje,
trabajos sobre la vida diaria, etc). Aunque estos documentos deben
muy a menudo ser comprados, pues no entran sino rara vez a los
archivos por aporte administrativo, se trata de adquisiciones indispensables en la ptica de una apertura al gran publico.
Las series de peridicos locales, de fcil acceso y en los
cuales el pblico no erudito vuelve a encontrar hechos narrados o
vividos, merecen tambin ponerse a disposicin de los interesados.
Las colecciones, en fin, de testimonios orales o de grabaciones
recogidas y organizadas inicialmsnte para investigaciones cientficas, etnogrficas, sicolgicas, etc, no pueden ser utilizadas por
un vasto pblico ms sensible al aspecto original de los documentos
sonoros que aquel que se le ofrece escrito? Es claro que la formacin de esas colecciones puede exigir ms tiempo del que demandan
los documentos ms tradicionales.
- 378 -
De todas maneras observamos que esta prioridad en la recopilacin y clasificacin no debera ir en detrimento de los trabajos
realizados dentro del inters de los lectores cientficos:
stos
ltimos no desdean, por ejemplo, ni la iconografa ni los mapas y
planos complementarios.
Es evidente que, fuera de estas contadas categoras de documentos, muchas otras contienen a buen seguro elementos fcilmente explotables por el gran publico. A cada cual corresponde incluirlos en un
programa prioritario en funcin de su "clientela profana". Puede
pedirse sobre todo al personal especializado en los trabajos de clasificacin recoger al paso todos los documentos que considere merecedores de figurar en exposiciones, expedientes de facsimiles, publicaciones (textos importantes o evocadores, carteles, mapas y planos).
Tal procedimiento permite disponer, llegado el momento, de recursos
variados, sin esfuerzo suplementario. Permite adems hacer participar a todo el personal del servicio en la preparacin de las actividades culturales.
d)
Colaboracin con otros organismos culturales.
Parte integrante del patrimonio nacional, los archivos, en su

empeo de ser eficaces en el servicio al publico, tienen la mayora
de las veces todas las de ganar mediante una estrecha colaboracin
con otros organismos de cultura o de educacin: museos, bibliotecas,
institutos, universidades, casas de jvenes, etc.
Parece que esta
tarea comn se practica ampliamente en los pases en va de
desarrollo (Costa de Marfil v. gr.).
Este esfuerzo de concertacih puede sealarse de diversas
maneras:
- contactos frecuentes con miras a un mejor conocimiento de las
encomiendas y recursos de cada uno. En el plano local por lo menos,
el pblico profano que no capta bien las atribuciones de cada
servicio ve claro que las primeras indicaciones sobre los museos o el
patrimonio arquitectnico de la regin se las pueden suministrar en
los archivos;
- concertacih de los programas culturales de cada uno para
evitar la duplicacin de empleos; participacin de las experiencias
(xitos o fracasos); prstamos para exposiciones; difusin entre el
pblico de cada una de las actividades de los dems;
- posibilidades de "coproducciones":
por ejemplo, una exposicin puede presentarse materialmente gracias a la infraestructura
ms importante de una Casa de la Cultura, pero preparada cientficamente por los archivos.
No pasemos por alto que las autoridades
encargadas de tutelar el bien comn tienen en gran estima esas
iniciativas, pues ven en ellas una preocupacin por utilizar hasta el
mximo los equipos y patrimonios pblicos;
- si los archivos quieren aliviar la carga de los apremios
administrativos y financieros y divulgar de modo eficaz sus publicaciones, deben mantenerse en contacto permanente con los servicios
pblicos.
- 379 -
4.
Conclusin
Preponerse a abrir los archivos a un gran publico debe ser

consigna de quien tiene a su cargo esta parte, la menos conocida, del
patrimonio cultural. Objetivo importante ciertamente, pero quizs no
prioritario. Dejarse "invadir" por este solo aspecto de la misin de
los archivos puede volverse una tentacin. En el ambiente local el
archivista frecuentemente solicitado puede convertirse, en funcin de
sus gustos personales, en un facttum de la cultura y dejar de
cumplir sus otras obligaciones.
Por lo dems, los servicios de archivo, habida cuenta del lugar
de su establecimiento, la naturaleza de sus colecciones, los recursos
y equipos de los otros organismos locales, no tienen todos el mismo
carcter. Algunos, principalmente los servicios nacionales, poseen
una vocacin ms cientfica, en tanto que para otros las acciones
culturales conforman parte importante de sus actividades. Evitar
competencias y duplicacin de empleos parece que debe ser lema que
presida su desarrollo.
Acaso pudieran conciliarse parcialmente las mltiles exigencias
de esta doble vocacin escogiendo temas de difusin cultural en relacin con los trabajos cientficos que se adelantan en los archivos, o en contacto con investigaciones dirigidas por universitarios.
Ciertamente no es posible medir ni estadsticamente ni a plazos
cortos el resultado de sta accin sobre un pblico no erudito. Se
trata de una empresa de larga duracin que conoce xitos y fracasos.
Sin embargo, ella puede mostrarse benfica en dos sentidos: por
una parte, los aficionados pueden concurrir a la recopilacin de
"documentos de los humildes", archivos privados, documentos importantes para el estudio actual de la vida diaria, documentos que los
depsitos administrativos apenas si conservan;
y por otra, las
autoridades encargadas de la custodia, ms sensibles al papel de
difusin cultural que al aspecto de conservacin y clasificacin,
conceden a los archivos gran inters y abundancia de medios de ayuda.
- 380 -
HJSHANZAOON ARCHIVOS
por
MICHAEL G. COOK
En muchos sistemas escolares en todo el mundo, los profesores de

nios y jvenes menores de 18 aos, estn utilizando materiales de
fuentes primarias en sus clases. As ellos complementan los textos
tradicionales o los reemplazan en su totalidad por fuentes originales.
Los profesores que han adoptado este mtodo de enseanza se refieren
a
l
como
una aproximacin documental a este tpico, y sostienen
que ha sido ms efectiva para la enseanza de la historia, las
ciencias sociales
y la geografa.
Segn ellos, al trabajar con
las fuentes primarias en estas tres disciplinas se capacita al estudiante para que desarrolle tanto sus habilidades intelectuales como
su sensibilidad social.
Los
profesores sealan que el alumno que
trabaja con materiales originales tiene que
dejar a un lado las
opiniones de otras personas sobre el tema en cuestin y someter las
fuentes a su propio pensamiento crtico. Deber tomar
la
informacin
relevante de estas fuentes, organizar los datos, formular y
comprobar hiptesis basadas en los hechos y comunicar sus conclusiones al profesor y a sus compaeros. Los profesores agregan que si
el alumno es parte de un grupo que estudia un problema por medio de
materiales fuente, aprender a
cooperar con otros participando en
los esfuerzos del grupo para lograr una
sola interpretacin del
problema.
Finalmente, los profesores aseguran que el alumno que
regularmente examina los materiales fuente de la historia, las ciencias sociales y la geografa, adquiere
un
entendimiento
ms
profundo del comportamiento humano en el pasado y en el presente,
lo mismo que una apreciacin de la interaccin continua del hombre
y la naturaleza .
La seleccin de materiales originales para fines educativos y el
desarrollo de nuevas tcnicas para presentar las fuentes a los escolares han estado, hasta ahora, en manos de educadores profesionales;
aquellos que capacitan profesores e investigan en pedagoga . Los
archivistas han tenido un papel secundario, aunque de apoyo, en este
proceso.
Los
educadores profesionales han ido a los repositorios
archivsticos en busca de material apto que les ayude a llevar a cabo
el mtodo documentarlo de enseanza, y los archivistas se lo han
1 Lo anterior es un resumen de los objetivos generales que un

proyecto de investigacin reciente presentado por el Schools Council
ha tratado de establecer para los profesores que usan las fuentes
primarias como un medio de instruccin. En el History, Geograph and
Social Science 8-13 Project, y aparece descrito en Spotlights.
A
Sumaary of the Project's Approach (1973) de W. A.L Blyth.
2 Sobre la influencia de los educadores profesionales en la
premocin del uso de fuentes primarias en las aulas, vase de J.
Fines y D.J. Steel; "College of Education Students in the Archives
Office, Archives, 9 (1969): 22-28.
- 381 -
proporcionado oon las fuentes. Por lo general, los

archivistas han
considerado que su trabajo termina aqu, dejando que los educadores
profesionales elaboren los planes generales de los cursos basados en
los materiales primarios, editen los documentos para publicarlos como
colecciones fuente, seleccionen los manuscritos para la reproduccin
de diapositivas y fotobandas, y asesoren a los profesores sobre cmo
usar mejor las fuentes en las clases.
Sin embargo, ltimamente los archivistas de algunos pases han
tomado la delantera en la premocin de los archivos como recursos
educativos para alumnos por debajo de la edad universitaria.
Despus
de haber establecido una oficina educativa dentro de su repositorio,
estos archivistas se han embarcado en un programa de "enseanza
con
archivos"
que
incluye el
establecimiento en saln de consulta
educativa en el repositorio para los alumnos que vengan a consultar
las fuentes,
suministrar el equipo especial, compilar las guas de
loclizacin especficamente para el uso de profesores y alumnos,
y
ayudar a los profesores a capacitar a los alumnos en las tcnicas de
la investigacin archivstica.
Otro aspecto
del
programa
de
"enseanza con archivos" hace que los archivistas lleven los archivos a los colegios por medio de la exposicin de fascimiles de
documentos
originales, trasladando pequeas cantidades de documentos para que los nios los estudien, y elaborando
colecciones
de
materiales
primarios para el uso en las aulas.
los archivistas
estn ampliando los materiales fuente para nios
y
jvenes
no
solamente
para aumentar el actual minero de usuarios de los archivos, sino tambin para asegurar una futura clientela de investigadores
adultos
capacitados.
En
efecto, los archivistas estn
tratando de despertar en la gente joven lo que ellos
esperan se
convertir en un inters permanente en las fuentes archi vis ticas.
Dicen que el verse comprometido en este tipo de esfuerzo educativo es propio de los .archivistas, porque la familiaridad que los
archivistas
tienen
con
los
materiales que guardan,
los hace
especialmente calificados para determinar cules fuentes son
las que
se pueden explotar casi en su totalidad para fines educativos.
Tambin sostienen que pueden asesorar a los profesores en la capacitacin de los alumnos sobre los mtodos fundamentales de la investigacin archivstica.
En base a la experiencia que los archivistas Britnicos hemos
tenido con los proyectos educativos, sugiero que si algunos colegas de
otros pases quieren iniciar un programa de "enseanza con archivos"
para su propia institucin, den cuatro pasos preliminares. Primero,
deben asegurarse que hay suficientes archivistas en
el repositorio
dispuestos a trabajar con
nios y jvenes para as tener un adecuado grupo de funcionarios para el programa. Tambin deben obtener
fondos de la administracin del repositorio para sufragar al menos
algunos, si no todos, los costos esperados.
Adems
de
buscar los
funcionarios y la financiacin del programa, los archivistas interesados deben contar con la ayuda de los funcionarios escolares apropiados y
los profesores y pedirles su colaboracin para elaborar un
documento sobre los objetivos educativos del programa. Si el repositorio
no puede cubrir todos los gastos de su propio presupuesto, los
archivistas pueden proponer que el programa sea financiado en parte
con los fondos del colegio. Finalmente, los archivistas deben contar
oon la administracin de su repositorio para crear una oficina
- 382 -
educativa dentro de la organizacin. A los miembros de la directiva

de la oficina educativa se les dar tiempo para adquirir la habilidad
necesaria para dirigir un programa educativo. Podran trabajar en su
propia
institucin o en un colegio, dependiendo de la naturaleza del
proyecto. Tendran derecho a comprar equipo especial
para
el
programa,
cambiar
las horas de trabajo para acomodarse a las de los
alumnos dentro del programa, y supervisar la investigacin en una
forma compatible con el nivel de conocimiento y el grado de competencia de los alumnos.
Una vez que se hayan tomado estas medidas, los miembros de la
directiva de la recin creada oficina educativa deben determinar el
rango de edad de los alumnos a los que pretenden prestar el servicio.
Debern tomar esta decisin antes que cualquier otra, porque el tema
de un proyecto particular que se vaya a estudiar y el minero de
documentos que el archivista vaya a seleccionar depender de la edad
de los alumnos con los que el archivista estar trabajando.
Los
archivistas que realizan programas de "enseanza con archivos" por lo
general lo hacen con grupos de 16 a 18 afos, porque creen que
solamente los
jvenes
cercanos
a la edad universitaria sabrn cmo
encontrar las fuentes relevantes y estudiarlas crticamente.
Pero
nuestra experiencia con jvenes de rangos intermedios de 10 a 13 y 14
a 16 aos han demostrado que estos jvenes tambin pueden aprender
a tratar inteligentemente los materiales primarios, seleccionando con
anterioridad las fuentes pertinentes. Estos grupos tienen un nuevo
sentido de la investigacin y una vez que ahondan en un tema, por lo
general, llegan a extractar de las fuentes que se les han dado toda la
informacin
significativa.
Algunos
proyectos
de
enseanza
archivstica han tenido xito en nios menores de 10 aos, especialmente proyectos sobre el medio ambiente y la historia familiar que
presenten fuentes documentaras, junto con objetos relacionados con
personas
y lugares familiares . Los archivistas deben tener en
cuenta que si quieren enfocar el programa educativo a nios y a
jvenes
de
grupos
de edades intermedias, deben estar preparados
para gastar tiempo
en seleccionar cuidadosamente los materiales
fuente que se van a estudiar.
La siguiente decisin que el archivista debe tomar despus de
haber acordado el grupo de edad de los alumnos con los que se va a
realizar el programa de "enseanza con archivos", es la de escoger el
tema de un proyecto educativo archivstico y localizar los materiales
fuente apropiados. 1 tema puede encargarse de una amplia gama de
disciplinas,
incluyendo
historia, ciencia poltica, geografa y
ciencias sociales, o puede ser interdisciplinario. Cualquiera que sea
el tema sin embargo, debe estar relacionado con algo que los jvenes
estn aprendiendo en el colegio.
No debe escogerse solo porque las
fuentes archivsticas estn a la mano. El seleccionar un tema slo
en base a la disponibilidad de los materiales primarios ha llevado a
algunos
archivistas a tratar, en vano, de ensear historia administrativa a los nios todava incapaces de comprender la compleja
estructura de las organizaciones.
3
Vase por ejemplo Great
Britain,
Schools
Counci 1,
Committee
for
Wales, Environmental Studies 5-13:
The Ose of
Historical Resources, Working Paper No. 48 (London, Methuen, 1973).
- 383 -
Claro que la sugerencia de escoger el tema del proyecto educativo

archivstico algo se que est enseando en el aula, no tiene en
cuenta la dificultad de encontrar tenes del currfculo iguales a
los materiales
fuente en el repositorio local. Soy conciente de
que el tema de una unidad
educativa
difcilmente
estar
muy
alineado con las colecciones del archivo que no tendr ms que las
fuentes documentarias necesarias para realizar el proyecto.
No
obstante, los archivistas, profesores y alumnos pueden resolver el
problema al recoger materiales no-archivsticos sobre el tema, como
son los trabajos publicados, fotografas, objetos de museos e
tems que se encuentran en el ambiente contemporneo.
Por ejemplo,
el tema de la distribucin de mercancas un factor de la vida
econmica y social de cada pais, puede ser presentado ante los
alumnos como un proyecto sobre mercadeo. Al aprender sobre los
distintos aspectos de compra y venta, los alumnos
pueden
utilizar
las
cartas de los comerciantes locales al Ministerio de Comercio como
sus fuentes archivsticas y como materiales complementarios, usar
la historia publicada de un almacn que los patrocine, artculos
sobre comercio que aparecen en las colecciones de peridicos de las
bibliotecas
del
pueblo, copias de viejos cuadros de almacenes
compradas en un museo, y fotografas de los negocios de la comunidad
tomadas por los mismos alumnos.
Cuando se buscan los materiales fuente apropiados para un tema,
los archivistas deben recordar que los alumnos an no han adquirido
un inters especial en consultar los documentos primarios y
que se
les debe estimular esta curiosidad. Por consiguiente, los archivistas
deben tratar de seleccionar documentos que tengan una fuerte atraccin visual.
Algo sobre la apariencia del documento debe hacer que
los alumnos lo quieran observar de cerca.
En cuanto al contenido,
cada
documento
debe tener un "punto de enseanza", un hecho o un
concepto que los alumnos concluyan especficamente de ese documento y
que realce
la comprensin del tema en su totalidad.
El punto de
enseanza debe ser inmediatamente aparente en cualquier documento que
se le
d
a los nios. En el caso de alumnos mayores, el punto de
enseanza debe ser menos obvio con el fin de que ellos lo descubran
en el
curso del estudio del documento. Debido a que a menudo los
alumnos trabajan en grupos en proyectos educativos, los archivistas
deben tambin escoger un documento sobre la base de si el grupo
podr examinarlo y discutirlo.
De hecho uno de los mayores problemas con que se enfrentan los
archivistas al intentar organizar un proyecto educativo archivstico, es el de encontrar suficientes documentos visualmente atractivos
cuyos
contenidos
no slo sean informativos sino que tambin conduzcan a su estudio en grupo. La oficina educativa debe tener una
reserva de materiales fuente para que ms tarde se puedan hacer las
selecciones a medida que se vayan necesitando,y se debe estimular a
los archivistas
que
trabajen
all para que reporten cualquier
documento que encuentren en su trabajo de rutina y que crean que es
apropiado para el programa educativo del repositorio. En las reas
del repositorio donde los funcionarios ordenan y describen los documentos, puede tenerse un formato para reportar este tipo de material.
Siempre que un archivista conozca un docunento que l crea que es
potencialmente util para un proyecto educativo archivstico,
puede
llenar esta forma y depositarla en la oficina educativa. Los archivistas
de esta oficina mantendrn, a su vez, un fichero de referencia sobre estos documentos. La Figura 1 es un modelo de formato de
reporte.
- 384 -
Deseo informar que el documento siguiente

es apropiado para uso educativo.
Ref. del Documento
Descripcin del documento
Caractersticas visuales u otras caractersticas
especiales
Firma .
Unidad
Fecha
Figura 1. Ejemplo de un formato de reporte para

registrar documentos educativos apropiados.
Algunos proyectos educativos archivisticos se llevan a cabo

mejor
cuando los alumnos, acompaados de su profesor, van al repositorio para hacer su investigacin. Ya que ordinariamente las salas de consulta son inapropiadas para nios o grupos de jvenes que
trabajan en equipo, los archivistas responsables del programa de
"enseanza con archivos" deben abrir una sala aparte y dotarla con
muebles especiales
y un equipo
de
exposicin. Las
pantallas
porttiles
y livianas, como se muestran en la Figura 2, son ms
verstiles que las de pared, por ejemplo. Los archivistas responsables de mantener la sala educativa deben conocer las tcnicas del
montaje, de los encabezamientos y de la iluminacin con el fin de
hacer un uso ms eficaz del equipo de exposicin.
Ms an, los
archivistas deben disear las ayudas de localizacin para los alumnos y profesores diferentes a las compiladas para los investigadores.
Al igual que la sala de consulta regular, la sala de consulta

educativa debe estar controlada en temperatura y humedad, localizada
cerca al rea del depsito y supervisada por
empleados profesionales.
Debe contar
con muebles fciles de mover, de manera que
los alumnos se puedan agrupar alrededor de las mesas o
trabajar
individualmente en los escritorios. Debe equiparse para que se puedan
exponer tems tales como documentos originales o sus fascmiles, la
informacin
que
las
personas
que integran un equipo
investigativo, querrn ayudarse unos a otros a medida que su proyecto
avanza,
y el trabajo escrito que los alumnos hayan hecho como resultado de haber consultado las fuentes. El equipo debe permitir el
cambio rpido y frecuente de las exposiciones.
- 385 -
^,
=^p
ACCESO DESDE
EL DEPOSITO
PANTALLAS MVILES
CON ILUMINACIN
ACCESO A LOS
SALONES DE
CLASE Y PERSONAL
DEL DEPOSITO
SUMINISTRO
DE PAPELERA
Y MATERIAL
DE TRABAJO
Figura 2.
Elementos en el diseo de una sala de

consulta educativa (Dibujo hecho por Bob
Hunt).
Memas de organizar una sala de consulta educativa separada de

la consulta regular, los archivistas deben elaborar ayudas de localizacin especiales para los alumnos y los profesores.
Una guia
convencional o inventario describe todo en una serie de documentos,
pero lo
hace en trminos generales y por lo general, sin clasificar
los temas tratados por su orden de importancia. Despus de haber
consultado
una
gua
de localizacin para un grupo particular de
documentos, el investigador selecciona algunos documentos para estudiarlos,
deja a un lado aquellos que no contienen informacin pertinente a su rea de investigacin, y toma notas sobre aquellos que le
son valiosos.
De nuevo consulta las guas de localizacin, solicita
ms documentos y repite el proceso de
investigacin.
Pero los
alumnos que llegan con su profesor a un repositorio, no tienen tiempo
para leer documentos que al final no les sirven para sus proyectos.
La primera vez que usen los archivos tienen que solicitar los documentos
relevantes,
por esta razn,
una
gua de localizacin
educativa debe tener slo una lista de las fuentes que han sido
seleccionadas por los archivistas por contener informacin sobre el
tema de investigacin.
La gua de
localizacin descrita en la
Figura 3 la usar el profesor de alumnos muy jvenes para solicitar
los documentos de su inters, aunque los pueden utilizar los alumnos
- 386 -
Archivo
de Cualquier Estado
SERVICIO
EDUCATIVO
Lista Educativa No. 100
Tema: Condiciones sociales y econmicas en la Ciudad de Largetown,

1920- 1950.
Rango de edad:
13-16 (tambin
16-18).
puede
usarse
para
proyectos
Resuman Relevante: Central Externo Anlisis Regulaciones

Caractersticas Especiales:
de
la
cortos
Junta
Los documentos con alguna caractristica grfica particular llevan un

asterisco (*).
Fuentes usadas: Archivo del gobierno de la ciudad de Largetown

(Departamento de Vivienda, Ingeniera, Salud
Rblica, Educacin); archivo del Ministerio de
Educacin, Vivienda Piblica y Bienestar Social de
Cualquier Estado. Las Referencias a las series de
archivo aparecen al final de cada seccin.
Material relacionado de otro lugar: Museo de la Vivienda
lia, Smalltown.
Smalltown.
Lectura preliminar sugerida:
Inventario :
1.
la
Fami-
[Lista de los libros apropiados para

cada rango de edad].
Investigacin e informes oficiales sobre el empleo

la vivienda en pueblos grandes de 1910, seccin 5-7
apndice III, (Hay duplicados disponibles en el
escritorio de informacin).
it
2.
Afiche publicado por el Ministerio de Salud*

Pblica sobre la limpieza en el hogar, 1923 .
(Se venden copias. En la lista educativa No. 101
aparece una lista de otros tems de esta seccin
del archivo).
3.
Carta de un importante reformador social al Primer

Ministro, Abril 1934. (Los archivos de esta persona
se encuentran disponibles en la oficina y estn en
lista en la sala de consulta principal).
Inventarios de los cuales se ha tomado material para esta lista:

MPH 16 Ministerio de Salud
OGL 1 Administracin de la Ciudad, Largetown.
Para solicitar docunentos de esta lista, llene una de las formas que
usted encontrar en las mesas, citando el numero de la lista (Lista
educativa 100) y el nmero del tem (e.g., No. 3 ) . Luego entregue
la forma al supervisor.
Figura 3.
Ejemplo de una gua de localizacin educativa.

- 387 -
mayores.
En realidad, todo proyecto archivstico con nios debe
tener
una
gua de localizacin educativa ya sea para el profesor o
para los alumnos.
Lo que diferencia a una
guia de localizacin
educativa
de
una gua corriente o inventario es que aquella permite
que el profesor o los alumnos seleccionen los documentos para la
investigacin
asegurando
a la vez que cualquier documento escogido
tiene al menos alguna relevancia con el tema del proyecto. Aunque los
documentos
han sido preseleccionados por los archivistas, los alumnos
tendrn que aprender a valorar cada fuente de acuerdo con la cantidad
y a la calidad de la informacin pertinente que deriven de ella.
E; archivista encargado de la sala de consulta educativa no
reemplaza al
profesor en un proyecto, pero si tiene que cumplir
algunas funciones de enseanza. Antes de que la clase llegue a la
sala de consulta, tendr que revisar que las guas de localizacin
se encuentren en sitios de fcil acceso y que tengan a la mano un
adecuado
suministro de materiales escritos. Debe colocar su propio
escritorio o rea de trabajo de forma que los alumnos se sientan
libres para
acercarse
a l con preguntas o problemas. Despus de
que los alumnos hayan llegado,
el archivista debe explicarles cmo
estn
dispuestas
los madios
d la sala y cmo usar las guas de
localizacin. Tambin debe aclararles que deben acercrsele uno por
uno en lugar de venir todos a la vez. Al contestarles las preguntas y
sugerencias las formas para solucionar sus problemas, el archivista
estar
realmente
ensendoles
las
tcnicas
bsicas de la
investigacin archivstica.
No todos los proyectos de educacin archivstica
pueden realizarse en un repositorio. Cuando no es posible que los alumnos estudien las fuentes en una
institucin archivstica, los archivistas
pueden llevarlas por medio de exposiciones en los colegios de documentos originales, llevando
unos
pocos documentos para que los
alumnos los estudien, y creando colecciones de materiales primarios
para uso en las aulas.
Llevar exposiciones de material de archivo a los colegios es
un mtodo frecuentemente usado por los archivistas para introducir a
los jvenes a las fuentes docunentarias.
Quienes han llevado tales
exposiciones
de colegio en colegio, recomiendan que el tema de la
exposicin se relacione con un tema que los nios estn estudiando
en ese momento en la clase. Sealan que una exposicin cuyo tema no
tenga ninguna relacin con lo que los
nios estn aprendiendo es
slo una forma de publicidad para las colecciones del repositorio, no
un proyecto educativo archivstico. Muchos archivistas que han montado
exposiciones creen que es mejor mostrar fotografas ampliadas
de fascmiles que los documentos originales, ya que las ampliaciones
impactan ms visualmente y son ms fciles de leer que los originales.
Ellos aconsejan que se prepare una hoja con notas explicativas
breves
para que
se distribuyan durante la exposicin. La Figura 4
ilustra algunos mtodos de exposicin del material archivstico en
los colegios.
- 388 -
Figura 4. Mtodos para montar exposiciones mviles

para uso externo (dibujo de Bob Hunt)
Otra forma corro los .archivistas pueden llevar materiales originales a los
jvenes es transportando pequeos y coherentes grupos de
documantos a los colegios para que los alumnos los estudien en su
propio saln.
Obviamente, los materiales no pueden ser de los que
tienen demanda constante por parte de los investigadores en el repositorio. Se debe tener especial cuidado con la conservacin y seguridad de los documentos cuando estn lejos del repositorio, aunque
algunos
archivistas
estn dispuestos a tomar las precauciones necesarias con el fin de dar a los jvenes la oportunidad de manipular
los materiales.
Ellos
piensan que los alumnos recordarn ms el
documento si lo pueden tener en sus manos y lo pueden leer .
4
Michael G. Gook, Archivas Administration:
A
Intermediate and Smaller Organisations and for Local
(Folkstone, Dawson, 1977), p. 188.
- 389 -
Manual for
Governments
Un tercer medio que los archivistas tienen para

presentar las
fuentes a los jvenes, es hacer reproducciones de los materiales
originales para uso en el aula. Este mtodo incluye la compilacin
y la edicin de una coleccin, y despus su distribucin a los
colegios ya sea en forma impresa o n.
La
principal
desventaja
relacionada
con este mtodo es que casi no hay contacto personal
entre el archivista y el profesor una vez que la coleccin de documentos
se
ha distribuido. El profesor simplemente la solicita y la
usa como lo juzgue conveniente. A pesar de esto, la
reproduccin
de
colecciones
de
fuentes primarias puede ser parte valiosa del
programa institucional de "enseanza
con archivos",
especialmente
cuando
el
repositorio no tiene los medios econmicos para equipar
una sala de consulta educativa o para enviar exposiciones,
pero
si
tiene un grupo de archivistas animados a trabajar en educacin.
Un tipo de coleccin fuente que los funcionarios educativos
archivsticos
pueden desarrollar, es un volumen encuadernado que
contenga los textos de los docunEntos relacionados con un solo tema.
Los documentos se pueden reproducir en forma impresa o en fotooffset, o tambin
se
pueden reproducir en fascnales . Aunque
el profesor que solicita la coleccin es quien decide cmo usarla
Alumnos ocupados en el saln de clase en un proyecto que hace

uso
de
las
fuentes primarias.
Las exposiciones en la pared
proporcionan a los alumnos informacin adicional e ilustran sus
hallazgos.
La atmsfera es de trabajo informal con la asesora del
profesor (School Council Project.
History, Geography and Social
Science 8-13).
5
Para un ejemplo de una coleccin documsntaria
impresa,
vase de Elizabeth Melling, d., Kentish Sources (Maidstone, Eng.
Kent County Council, 1959). Para un ejemplo de una serie de volmenes
de
documentos
encuadernados
reproducidos
en
fascmil
fotogrfico, vase de
J.M.
Thomas,
d.,
History
as
Source
(Londres, Evans, 1970-71I.
- 390 -
en clase, el archivista que compila la coleccin debe asegurarse que

trate un tema importante y de narracin clara.
Los documentos de
la coleccin pueden contener por ejemplo,
una
descripcin
paso
a paso de la
independencia de un pais que anteriormente estaba bajo
el regimen colonial.
Deber haber notas explicativas sobre cada
documento o grupos de documentos. Si se considera necesaria una ayuda
adicional para que los alumnos capten el significado total de los
documentos,
el archivista deber incluir una hoja con preguntas
sobre cada documento para que los alumnos las
contesten antes de
que las fuentes se discutan en clase.
Otro tipo de coleccin fuente es la que se produce en fotobandas
o en
diapositivas.
Esta coleccin es ltil principalmente para conferencias formales del profesor a toda la clase. El archivista que
edite este tipo de coleccin documental debe anexar el material explicativo necesario, como una grabacin que narre la fotobanda o las
diapositivas.
La "unidad de enseanza de archivos" (de aqu en adelante
llamada ATO)
se ha convertido en una herramienta educativa popular en
muchos pases .
Es una coleccin suelta de reproducciones fotogrficas de documentos originales, empacadas en un sobre junto con
Ejemplos de unidades de enseanza archivistica (Liverpool

University).
6 Para una evaluacin de la primera generacin de ATUS, vase

de Robert G.E. Wood, "Archive Units for Teaching". Teaching History
2 (1971); 158-64; 2 (1972). 218-27 y 3(1973): 41-46.
- 391 -
los materiales explicativos y la informacin complementaria.

Los
tpicos
ATU
producidos
por
los
archivistas Britnicos estn
limitados por el tema sobre las fuentes archivsticas locales, que
puedan ser ilustradas
tales como el desarrollo del sistema de
transporte de una regin particular, el tratamiento
de los pobres
en una regin especfica del pais en un momento de la historia y
el gobierno de una ciudad durante un cierto perodo
de tiempo.
El
ATU est diseado de tal forma que los alumnos individualmente o
por grupos, puedan entender ampliamente
el tema al estudiar los
docunentos contenidos en el sobre y al
consultar los trabajos
relacionados recomendados en los
materiales
explicativos.
El
profesor
gua
a
sus
alumnos
en el uso de los materiales ATU,
pero no les interpreta las fuentes como lo hace cuando les
ensea
con las colecciones documentales encuadernadas, las pelculas o las
diapositivas.
El ATU normal contiene, primero que todo, los fascmiles de los

docunentos.
De tamaos y colores diferentes, aspecto sucio, rado y
desbaratado, conservan las caractersticas fsicas nicas de los
originales y
por lo tanto son ms atractivos a los alumnos que los
textos de impresin blanda o escritos a
mquina de los volmenes
encuadernados.
Los
materiales explicativos para el profesor que se
incluyen en el ATU hablan de los objetivos educativos de la unidad,
los recursos
con los cuales el profesor puede ayudar a los alumnos a
extractar la informacin de los documentos, y las
formas como la
unidad es relevante
para algn anlisis formal que deben hacer
todos los alumnos en el sistema escolar.
Para los alumnos los
materiales explicativos
contienen
informacin
sobre el contexto
histrico de los docunentos,
notas
textuales, un
glosario de
trminos difciles o tcnicos
que
aparecen en los docunentos,
una explicacin de las complicaciones del tema, y
una
lista
de
trabajos
sugeridos para estudiar
junto
con los docunentos. Las
preguntas que oontienen las hojas de trabajo
estn
hechas
para
impulsar
a
los alumnos a que recojan los datos pertinentes de
varios docunentos al escribir sus respuestas.
Con los materiales
complementarios en el ATU, se intenta que los alumnos profundicen en
la apreciacin del tema, incluyendo los
afiches , diapositivas o
pelculas,
y
una
lista
de juegos recomendados, simulaciones,
proyectos constructivos y obras de arte.
Una gran ventaja del ATU sobre la coleccin encuadernada de

docunentos es que una pequea cantidad de ATUS, en lugar de los
volmenes encuadernados, es suficiente para una clase. Un saln de
30 alumnos, por ejemplo, requiere 31 libros fuente: uno para cada
alumno y uno para el profesor. Por otra parte la misma clase necesita
slo
6
ATUS:
uno para cada grupo de seis nios, y uno para el
profesor. Cada uno de los seis alumnos del grupo consulta un documento diferente, y luego los intercambian. Cada ATU viene con una lista
de documentos de manera que el profesor pueda controlar los documentos sueltos mientras los alumnos los estudian y pueda recuperarlos todos cuando se haya terminado el proyecto.
- 392 -
La caja de "enseanza con archivos" (de ahora en adelante se le

llamar ATK)
es
un invento posterior al ATU donde el tema es ms
amplio en cuanto a su perspectiva y los materiales ms variados
en cuanto
al
tipo
que
los del ATU .
Los temas del currculo
que estn dirigidos por s mismos al ATK son por lo general tan
grandes
que
ninguna
institucin
posee
todas las fuentes
pertinentes. Por medio del AIK se estudian mejor los tpicos de
inters nacional, como son, la ocupacin de un pais por primitivos,
la vida de los reyes o de otros lderes polticos
nacionales,
los
asuntos extranjeros de una nacin o el crecimiento de la industria
en un pais. Aunque los materiales bsicos del ATK son,
como
los
del
ATU - fascnales de fuentes archivsticas, el ATK tambin
contiene libros, pelculas, objetos reales de museos o reproducciones
de
tamao real, y otros tems prestados o copiados de
fuentes privadas.
La institucin que parece ser la ms apropiada para realizar
los
ATK no es el repositorio archivstico, sino una institucin que
ha aparecido recientemente en los pases desarrollados. Es el centro de recursos del profesorado, un lugar donde los profesores pueden
venir a buscar ayuda en el diseo
curricular,
en
la educacin
profesional posterior, y ayuda en el manejo mecnico de los recursos
docentes . Los profesionales que trabajan en estos centros deben ser
expertos no solamente en la enseanza, sino tambin en el emsamble
de recursos sobre los cuales se basa la enseanza y el aprendizaje.
Los archivistas interesados
en la educacin tienen una importante
responsabilidad para lograr que los funcionarios de estos centros sean
concientes del valor
instructivo
de los
materiales de archivo.
Adems de las fuentes archivsticas,
los
funcionarios de estos
centros pueden coleccionar otros
materiales originales y as crear
ATKS para todo tipo de proyectos educativos.
Tal como hemos visto, los programas de "enseanza con archivos"
para nios y jvenes
menores de 18 aos han tomado una gran variedad de formas en Gran Bretaa. Estos programas incluyen los proyectos de investigacin
llevados
a
cabo en el repositorio mismo en
una sala de consulta educativa provista con ayudas de localizacin
especiales y equipo de exposiciones; la exposicin de los materiales
fuente en los colegios; el proyecto investigativo en el cual un grupo
de documentos se
lleva al colegio y se estudia en el aula; y la
coleccin de fuentes, editadas
como un volumen encuadernado, una
pelcula, un grupo de diapositivas, o una caja. (Cienes trabajamos
en proyectos
educativos
archivsticos
en Gran Bretaa, creemos
que cada una de estas formas puede adaptarse para adecuarse a cualquier repositorio
cuyos funcionarios profesionales quieren que los
jvenes aprecien el valor de los materiales originales y que adquieran la habilidad necesaria para hacer investigacin archivstica.
A la vez, damos la bienvenida a las sugerencias de los
archivistas de otros pases que estn realizando sus propios programas de "enseanza con archivos".
7 Great Britain, Schools Council. History, Geography and Social

Sciense
8-13
Project.
Place.
Time and Society 8-13
(1976)
describen las "unidades de recursos" que son las mismas ATKS.
8 Great Britain,
Schools Council.
Resource Centre Project.
School Resource Centres, Working Paper No. 43 (1973).
- 393 -
LECTURAS ESCOGIDAS
Babelon, Jean-Pierre, Bousquet. R.. and Sve. Roger "Les Activits

ducatives des archives", pp 672-94.
In Manuel d'Archivistique Paris, Ministre des Affaires
Culturelles. 1970.
Behr, Hans Joachim "Archives and School Education:Possibilities.
Problems. Limits UNESCO Bulletin for Libraries 28 (1974)
131-38.
Blyth, Joan E. "Archives and Source Material in the Junior School.
Teaching History 1 (1969) 24-30.
Blyth, William Alan Lansdell et al.Place, Time and Society 8-13:
Curriculum Planning In History, Geography and Social Science
London Schools Council. 1976.
Burston, Wyndham Hedley and Green. C.W. Handbook for History
Teachers.London. Methuen 1972.
Coltham, Jeanette Barbara.The Development of Thinking and the
Learning of History , London, Historical Association 1971.
Gorfe, Thomas Howell, ed. History in the Field, London,Blond
Educational. 1970.
Dubosq, Guy "The Educational Role of Archives.
UNESCO Bulletin for
Libraries 24 (1970) 205-10.
Foster, John Discovery Learning in the Primary School, London :
Routledge & Kegan Paul. 1972.
Garvey, Brian and Krug/ Mary. Models of History Teaching in the
Secondary School. London: Oxford University Press. 1977.
Great Britain Department of Education and Science. Archives and
Education. Pamphlet No. 54. London:
BMSO. 1968.
Hancock. Joy and Johnson , Helen "Archives Kits in the Secondary School.
Teaching History 2 (1972): 207-17.
Jarman, Christopher. Display and Presentation in Schools. London:
A & C Black, 1972.
Jones, Grace and Watson, Derek. "Archives in History Teaching - Some
Problems
Teaching History 1 (1970) 188-93.
Lawton, Denis and Dufour, Barry.The New Social Studies. A Handbook
for Teachers in Primary, Secondary and Further Education.
London Heinemann. 1974
Long, Molly, ed. Handbook for Geography Teachers. London Methuen.
1974.
Pearce, John. School Examinations
London:
Collier-Macmillan, 1972
Taylor, Hugh A. "Clio in the Raw Archival Materials and the
Teaching of History. The American Archivist 25 (1972): 317-30.
Warwick, David, ed. Integrated Studies in the Secondary School.
London: University of London. 1973.
Watts, David George,Environmental Studies. London. Routledge &
Kegan Paul. 1969.
Wood, Robert G.E. "Archive Units for Teaching. "Teaching History
2 (1971): 158-64, 218-27; 3(1973): 41-45.
- 394 -
IOS
ARCHIVOS
LAS
RELACIONES
PUBLICAS
por
Dr.
Wilfred Smith, Archivo Publico de Canad, Ottawa.
La seleccin de las relaciones publicas como uno de los temas

que se discutirn en esta conferencia es importante, ya que hace
poco tiempo que se las reconoce como de inters principal para los
archivos en todas las etapas de su desarrollo. ^ Se puede buscar en
vano en la bibliografa sobre archivos y artculos sobre este tema.
Creo que nunca ha estado en la agenda de un congreso internacional
de archivos, y slo el ao pasado fue el tema de una reunin
anual de la International Hound Table on Archives que tuvo lugar en
Canad. La etapa de desarrollo primitivo de este aspecto de las
funciones archivsticas fue significativa cuando solamente 40 miembros contestaron el cuestionario detallado que se circul, y
muchos de ellos no pudieron responder algunas secciones. Todos los
que respondieron reconocieron la importancia del tema y sealaron que deseaban beneficiarse de la experiencia de otros pases.
El trmino "relaciones publicas" tiene una connotacin popular

de aplicacin a la promocin de productos comerciales o de servicios
y no parece apropiado relacionar este uso con las instituciones culturales. Y aun as, los archivos, para usar una terminologa
comercial, tienen un producto para la venta. Es nada menos que la
herencia documentara de nuestros respectivos pases, el registro de
la experiencia humana, la marroria colectiva de la humanidad. Los
archivos son la materia prima de la historia, y contribuyen a la
identidad y unidad nacional. Proporcionan continuidad de generacin
en generacin. No solamente contienen informacin valiosa, sino que
por su naturaleza de dccuirentos nicos y autnticos, tienen la
capacidad de captar la imaginacin, de permitir un sentido de
identificacin personal con el pasado, de revivir el pasado de una
forma que no puede igualarse a los trabajos pblicos en general y se
les usa poco en el sistema educativo, donde su influencia debe ser
ms eficaz. Las relaciones pblicas no pueden cambiar esta situacin, pero s son un nedio de informar a quienes son responsables de
las polticas nacionales y de la asignacin de los recursos financieros sobre la importancia de los archivos, de construir una base de
apoyo ms amplia para el trabajo de los archivos, de informar a los
investigadores sobre los materiales y servicios disponibles en ellos,
de compartir con el pblico
la satisfaccin y el significado que
proporciona el descubrir algo para quienes estn en contacto con
los archivos, de hacer de la historia una fuerza viva en la educacin de nuestros hijos.
Estos objetivos con seguridad justifican el
inters de la relacin de los archivos con las relaciones pblicas.
- 395 -
Necestanos definir las relaciones publicas.

En un sentido
limitado se les confina a xa publicidad, al uso de los madios.
Ms
ampliamente incluye todas las relaciones con el publico, inclusive
proveer documentos a los in"estigadores en los archivos y dar respuestas a consultas por escrito. He usado este trmino con el fin de
incluir todos los medios por los cuales el archivo informa a los que
estn fuera sobre su trabajo y sus colecciones, servicios y exposiciones o para diseminar sus colecciones a toda la comunidad, o a
segmentos particulares de sta.
En la reunin de la Mesa Redonda en Ottawa, las relaciones

publicas fueron consideradas bajo cuatro encabezamientos que son
publicidad, publicaciones, exposiciones y servicios educativos. El
informe del Secretario contiene un anlisis a las respuestas de los
cuestionarios
y muchas estadsticas y ejemplos de iniciativas
particulares que tuvieron lugar en truchos pases. El informe de la
conferencia contiene un resumen de las discusiones y conclusiones
referentes a estos tpicos.
Quiero tratar este tema en forma diferente, enfocando la
atencin sobre aquellos a quienes se dirige la informacin. No
obstante hay alguna sobreposicin, para lo cual sugiero que haya
cuatro categoras distintas:
el gobierno, el investigador, el
piblico en general y el sistema educativo. Consideremos cada uno de
estos grupos:
1. El Gobierno. Si el archivo juega un papel efectivo en la

sociedad, debe tener funcionarios adecuados, facilidades, equipo y
fondos relacionados. Para obtener estos recursos, los archivos deben
competir con los requerimientos para edificaciones, caminos, servicios
de salud, educacin, defensa y otras necesidades de la comunidad al
igual que con otras instituciones culturales tales como bibliotecas y
museos.
Quienes son responsables de la asignacin de recursos
ministros y funcionarios del Tesoro Nacional, deben estar convencidos
del beneficio que habr con la creacin de archivos, que los
archivos no son algo no esencial o un lujo sino que proporcionan
servicios importantes para el gobierno y el publico. El instrumento
ms apropiado para este objetivo, claro est, es presupuesto anual.
Cada gobierno tiene su propio mtodo y formato para el presupuesto,
pero por lo general se intenta mejorar la presentacin, y el archivo
debe ser el primero en adoptar los cambios sugeridos. Existe una
tendencia a reerrplazar la consideracin de objetos lineales tales
como sueldos, suministros, etc. por un PPB (Planeacin de Programa y
Presupuesto) que es un sistema que describe el objetivo y los
beneficios que se esperan del programa.
Tambin es efectiva la planeacin a largo plazo, pues indica
plazos razonables para lograr los resultados esperados. Es importante
lograr una reputacin de credibilidad, exactitud y eficacia. Es bueno
que haya cierto oportunismo al relacionar los archivos con las
polticas y prcticas de un gobierno particular.
El inters por
el desarrollo urbano o el trasporte puede hacer que los funcionarios
quieran adquirir mapas, planos, diseos arquitectnicos, fotografas y documentos sobre transporte; el tener empleos de verano para
estudiantes puede
impulsar proyectos convenientes en el campo
archivfstico.
En Canad la destruccin de pelculas viejas en
un incendio, fue un incentivo para crear un archivo nacional de
- 396 -
pelculas y un inters por la historia oral, para crear un archivo

nacional de sonido. Si no hay un sistema eficaz para la gestin de
archivos en los departamentos gubernamentales, el archivo deber
tomar la iniciativa de crearlo. Los resultados en cuanto al ahorro y
la eficacia convencern al ms prctico de los polticos.
Otro instrumento para informar e influir en las decisiones es el
informe anual del archivo, que puede distribuirse a cada miembro de la
legislatura. El ministro responsable del archivo puede ser "educado" incitndolo a inaugurar exposiciones o dirigirse a los participantes de una conferencia, entregndole discursos preparados
para l por el archivista.
Deben hacerse todos los esfuerzos posibles para establecer la
cooperacin con los departamentos.
El medio ms efectivo es a
travs de la gestin de archivos, brindando consejo y ayuda y
ofreciendo cursos para los regentes de documentos. Pueden ser titiles
las visitas que destacan el valor de los documentos antiguos para las
actuales operaciones y los servicios que los archivos pueden proporcionar al respecto.
Las recomendaciones a los departamentos sobre
sucesos relevantes que se conmemoran o sugerencias de estampillas
conmemorativas son algunos de los muchos mtodos para demostrar al
gobierno el valor de los archivos, al igual que invitaciones a visitas
o tours para visitantes especiales o grupos de electores. Los
mtodos variarn segn las circunstancias en los distintos pases
pero el objetivo es el mismo, demostrar a todos los niveles gubernamentales, el valor de los archivos y convencerlos que el desembolso
para las funciones archivsticas es una buena inversin.
2. Los investigadores.
Debido a que los documentos se adquieren y se conservan por la informacin que contienen, es su uso
para fines investigativos lo que ha brindado la justificacin
principal para apoyar los repositorios de archivos. Hasta cierto
punto, los investigadores son una audiencia cautiva ya que deben
ir a los archivos en busca de los materiales originales de investigacin que necesitan. Hay obligacin no slo de proporcionar un
servicio de referencia eficaz, sino tambin de informar a los
investigadores potenciales sobre el material que se encuentra disponible.
Las publicaciones de archivo son una forma de guas de
localizacin. Estas comprenden desde una lista unida de los manuscritos de todos los repositorios en el pais, hasta las guas a los
fondos totales de un archivo, inventarios que describen el contenido de las unidades archivsticas, listas detalladas del contenido de las series de los documentos gubernamentales o privados o catlogos de mapas, cuadros, grabaciones de sonido o pelculas.
La mayora de las guas detalladas de localizacin no se
publican y slo se encuentran disponibles en forma mecanografiada o
mimeografiada o an en tarjetas ndice en el archivo. El costo y
la clientela limitada disuaden las publicaciones. Un mtodo relativamente mdico para distribuir las guas de localizacin es el de
microfilmarlas y vender las copias en rollos o fichas a las universidades del pais o del exterior donde estarn a disposicin de
los investigadores potenciales. En todo caso deben hacerse todos
los esfuerzos posibles para informar a las personas interesadas sobre
los fondos de los archivos. Otras ayudas o guas para la investigacin son el prstamo interbibliotecario de micropelculas y su
depsito en repositorios regionales para uso de los investigadores
sin viajar al repositorio central.
Adems de las guas de locali- 397 -
zacin, hay otros tipos de publicaciones que son valiosos para

aquellos interesados en los materiales de archivo. Por ejemplo, la
publicacin de documentos seleccionados puede ser un suplemento a
la investigacin y ser valiosa para fines de enseanza.
Pueden utilizarse otros mtodos con el fin de promover el uso
de los archivos para, propsitos investigativos: contactos con profesores de historia respecto a proyectos de investigacin para estudiantes, visitas a universidades para explicar los servicios de
los archivos o visitas de los estudiantes a los archivos, complementadas con conferencias, filminas o pelculas, la distribucin de
informes anuales y listas de acceso para las bibliotecas universitarias o pblicas o departamentos relevantes, la distribucin de
cartas del archivo a la comunidad acadmica.
Debe tenerse en cuenta que el brindar un servicio excelente a los
investigadores es una obligacin bsica,e incidentalmente, que una
comunidad acadmica informada e interesada es tradicionalmente la
fuerza ms efectiva fuera del gobierno, para promover el apoyo a los
programas archivfsticos.
3. El publico en general. Esta es el rea ms abandonada

en el pasado por los archivos. Esta neglicencia se justifica porque
slo existe un grupo pequeo de investigadores que se interesa por
los archivos y porque no es necesario anunciar los servicios a este
grupo. Este razonamiento no considera el hecho de que son importantes
la conciencia publica y el apoyo a los archivos y tambin el que los
archivos pueden brindar servicios importantes al publico en general.
En esta rea es donde los medios pueden ser ms efectivos.
Considrenos uno por uno. Peridicos.
A menos de que
sea un anuncio pago, es necesario que la historia valga la pena como
noticia. Esto en cuanto a exposiciones, especialmente si las inauguran personalidades sobresalientes, o son adquisiciones importantes o
rasgos del trabajo archivfstico o servicios o materiales de archivo
relacionados con un suceso tpico significativo. Publicaciones
peridicas, son menos confiables, pero ocasionalmente los artculos de los archivos pueden llegar a tener una amplia audiencia, como por ejemplo, los artculos sobre el Archivo
Pdblico
de
Canad en la Revista Readers Digest (Selecciones) y Weekend, que
llegaron a varios millones de lectores.
Son tiles las secciones
regulares sobre archivos que aparecen en publicaciones peridicas
histricas o educativas. Los libros que estn dirigidos al
pblico en general son un medio valioso para estimular el inters del pblico y compartir el material archivfstico con una
amplia audiencia.
Algunas selecciones de documentos no tienen un
gran pblico, pero si estn bien ilustrados o constan primordialmente de material ilustrado tales como pinturas o fotografas
sobre temas histricos, pueden llegar a ser best-sellers. Algunos
archivos, como los de Canad y Gran Bretaa, tienen acuerdos cooperativos con editores comerciales lo cual resulta en una amplia
distribucin con bajo costo para los archivos. La radio es un medio
que puede ser usado muy eficazmente por muchos archivos,principalmente
para la narracin de historias que se basan en el material de los
archivos y que son de inters general. Algunas actividades proporcionan material para difusiones regulares de esta naturaleza. La Televisin tiene el mayor impacto en el pblico en general pero los
archivos la usan muy poco excepto en Bylorussia, en Polonia un
- 398 -
pooo menos y en Canad donde hay un programa regular de televisin

sobre archivos al igual que sobre el uso extensivo de fotografas y pelculas como parte de un nmero creciente de programas de
televisin sobre temas histricos.
Debemos mencionar que en
Francia, Rusia y Polonia se han realizado pelculas cortas sobre archivos para que las vea el pblico en general.
Probablemente el medio ms efectivo y ms generalizado para
llevar el material archivstico al pblico, son las exposiciones.
Varios archivos tienen reas de exposicin permanente como el Muse
de l'Histoire en el Archivo Nacional de Francia o el saln de
exposiciones del Archivo Nacional de Washington que atrae a 800.000
personas anualmente.
En la mayora de los casos, las exposiciones
constan principalmente de manuscritos sobre un tema particular, pero
tambin se usa material visual.
En ocasiones particularmente en
Canad, las exposiciones estn diseadas para viajar por todo el
pais, y se muestran reproducciones en los centros comerciales y en
otras reas donde se concentra un gran nmero de personas. Las
exposiciones son consideradas uno de los mejores medios de publicidad
para los archivos y tambin contribuyen a que aumente el inters
popular por la historia y permiten a un gran nmero de personas que
no son investigadores, tener acceso al material archivstico.
Otros medios para diseminar este material es a travs de la
venta de fascnales, filminas y tarjetas postales de documentos
importantes o tems pictricos.
Otros medios para estimular la
conciencia y el inters pblico son las "casas abiertas", donde
los archivos se abren al pblico durante una tarde. Finalmente el
uso de campaas publicitarias sobre archivos puede ser muy efectivo. El ejemplo ms sobresaliente de este medio es en Polonia,
donde cada cinco aos hay una semana de archivos en la cual hay
publicidad, conferencias, pelculas y publicaciones para dirigir la
atencin de la comunidad hacia la importancia de los archivos.
4. Servicios educativos. El ltimo uso extenso e impactante
de archivos en trminos de nmeros y eficacia es la enseanza de
historia en los colegios. Se han realizado varios experimentos en
muchos pases, pero esta rea an sigue siendo el reto principal
para las instituciones archivfsticas que desean jugar un rol importante en la comunidad. Actualmente los servicios educativos se hacen
en forma de visitas de grupos de estudiantes a los archivos. Al
respecto, ha sido predominante el trabajo del Archivo Nacional y los
Archivos Departamentales en Francia. El Archivo Nacional tiene como
funcionarios de tiempo completo a cuatro profesores escolares quienes
organizan visitas educativas al museo del archivo y tambin proporcionan portafolios de reproducciones de documentos. Otra etapa es la
de tener reproducciones del material archivstico que se usan en
todos los colegios como un mtodo normal para la enseanza de
la historia. Esto puede adicionar una nueva dimensin para la enseanza y la estimulacin del inters en la historia.
Se han
hecho experimentos en Irlanda y en otros pases, pero hasta ahora los costos y las dificultades para obtener la cooperacin
de los colegios, ha impedido que se acepte ampliamente este uso
de los materiales archivistios.
A diferencia de los elementos
de los museos, el material archivstico tiene la ventaja de poderse
reproducir con exactitud, y en copias mltiples en forma relativamente barata.
n equipo de materiales archivistios seleccionados como suplemento normal a los materiales de enseanza, agregara poco a los costos educativos y puede revolucionar la enseanza
de historia.
- 399 -
Monas de la distribucin de
fascnales de documentos
selectos, las series de filminas de documentos, cuadros y napas
pueden ser muy eficaces y ya se han hecho experimentos con micropepeliculas o microfichas a color para usarlas en las aulas.
Son
inminentes los importantes desarrollos en este campo.
Es aparente que el rea de relaciones publicas est relativamente en sus primeras etapas de desarrollo, pero se est llevando a
cabo el potencial importante en cuanto a la creciente eficacia y el
impacto que los archivos tienen sobre toda la comunidad. En el pasado
ha habido la impresin de que las relaciones publicas en sus distintos aspectos son una trivialidad costosa que slo la pueden sostener
los archivos ms prsperos. Es cierto que algunos aspectos, tales
como las publicaciones costosas, exposiciones ambiciosas y los anuncios pagados pueden ser costosos, pero se puede hacer mucho con poco
costo. De hecho puede discutirse que los archivos que ms se benefician de las relaciones publicas son aquellos que estn comenzando y
requieren recursos que pueden justificarse ms fcilmente a travs
de un rol extenso de servicios para toda la comunidad, ms que a una
parte de sta. Especialmente es cuestin de actitud.
Si un archivista mira hacia afuera en lugar de hacia adentro, es
activo y no pasivo, desea ver la mxima utilizacin de los materiales bajo su custodia y est inspirado por el prospecto de la transmisin de la herencia del pasado tanto directa como indirectamente a
cada generacin, entonces encontrar los medios dentro de sus
recursos para demostrar el valor de los archivos, adaptando los medios
a circunstancias particulares a su alrededor, dado que los archivos
requieren del apoyo de un mayor publico debido a los servicios reales
que stos brindan.
- 400 -
"....en memoria colectiva de

experiencias compartidas.
ARCHIVOS
CUIflURA:
UN
ENSAYO
por
Wilfred I.
Smith
Los archivos son un producto importante, de la civilizacin, un

recurso
cultural, un elemento esencial de la herencia humana. Sin
embargo, hasta hace poco, las instituciones archivfsticas han jugado
un papel importante pasivo, como repositorios que fueron visitados
por un nmero limitado de estudiantes. Pero en el mundo contemporneo que
emerge de la Segunda Guerra Mundial, responsables de los
archivos han tomado conciencia de lo que pueden y deben hacer como
agentes culturis activos.
En estas paginas, se discutir la naturaleza
esencial de los
documentos
archivsticos
y
la
extensin de su utilizacin en un
mundo donde la informacin es una de las fuerzas
que moldean la
sociedad.
La Naturaleza de los Archivos
Cultura, herencia: stas son

dos palabras familiares relacionadas
que
tienen un amplio rango de definiciones de acuerdo al
contexto en que se consideren.
Se limita la cultura a los elementos
estticos como las
artes visuales o de actuacin o es la totalidad
de los aspectos de la vida humana? Se limita la herencia a
los elementos
materiales
como los lugares y construcciones histricas o es
el registro total de la experiencia humana?
Si se aceptara la ms amplia definicin de cultura,
incluyendo
los aspectos polticos,
econmicos, sociales, religiosos, educativos, cientficos, literarios, artsticos y recreativos de la vida
humana, entonces todas las actividades humanas seran culturales. En
un sentido ms limitado, el trmino "cultura" se aplica
por lo
general,
a
productos que son el resultado de actividades estticas,
artsticas e intelectuales, las artes visuales, msica, drama, danza
y
literatura.
La belleza es una palabra clave en esta interpretacin limitada - belleza de forma, sonido, movimiento y expresin.
Sin embargo, la cultura puede definirse como elitista o popular en su
perspectiva esttica o vulgar en su naturaleza, y pocos negaran que
un
inters cultural propio es la transmisin a futuras generaciones
de los productos ms importantes de la creatividad y la experiencia
humanas, la conservacin de la herencia de la humanidad.
- 401 -
Mientras que el concepto popular de la cultura es menos y menos

limitado
a ciertos aspectos de la vida humana, el concepto de herencia, sorprendentemente, tiende a ser crecientemente limitado a ciertos
elementos materiales de la herencia del hombre. Un impactante ejemplo
de esta tendencia es la Convencin para la Proteccin de la Herencia
Natural y Cultural Mundial que fue adopatada por la Conferencia General de Unesco en 1972 y que tuvo mayor fuerza en Diciembre de 1975.
En el Artculo 1 la definicin de herencia cultural, para los fines de la Convencin, se limita a los monumentos, construcciones
y lugares.
En Canad, por ejemplo, la principal responsabililidad para asegurar la
implantacin de la Convencin,
es asignada a Parks Canada (la oficina gubernamental responsable de los parques nacionales y los lugares histricos), con la cooperacin de
otras oficinas como el Servicio de la Vida Salvaje Canadiense y
la
Corporacin Nacional de Museos.
En
Canad tambin, se realiza
una Conferencia anual sobre Recursos Histricos que se interesa especialmente en los sitios histricos, parques y museos.
Existe una
oficina dedicada a la conservacin de los edificios o construcciones
histricas,
llamada Heritage Canada, y se han formado muchos
grupos "de herencia" en las provincias y municipios para
cumplir
este
objetivo.
Aunque las circunstancias son distintas de pais a
pais, la tendencia de utilizar la palabra "herencia" principalmente
para
estructuras
fsicas,
es casi universal.
Claro est que
existe una amplia justificacin en lo relacionado con la conservacin:
la destruccin
visible
o el deterioro, con su efecto en
el ambiente, tiene un importante impacto en el publico debido a la
naturaleza
simblica
de las estructuras materiales. Los edificios
y lugares histricos, y el arte, tienen indudablemente
una
rica
herencia, pero claro est,
son
slo
una porcin de la herencia
del hombre.
Adems de la evidencia fsica y de los trabajos del hombre,
nuestra herencia incluye ex producto de la capacidad nica del hombre
de pensar racionalmente, para registrar y transmitir ideas e informacin.
No
importa
que tanto pueda enriquecerse la gente con los
monumentos materiales del pasado, un elemento cultural esencial es el
sentido particular de la historia que esa gente ha desarrollado, un
sentido colectivo de identidad y continuidad. El hombre encuentra su
sentido de identidad con el conocimiento del pasado que lo ha formado
junto con la sociedad donde vive. Para tener este
conocimiento, se
necesita el texto impreso y el documento archivstico, o si no se
tienen, la tradicin oral que permanece en la
memoria del hombre.
Estos sirven no slo para registrar y expresar los pensamientos y
acciones humanos a travs del texto y la imagen lo cual es un logro
de incalculable trascendencia, sino tambin para iluminar la dimensin espacial inherente en los productos fsicos de
la civilizacin.
Para
todas
las criaturas vivientes es instintivo el
trasmitir las habilidades y conocimientos al recin nacido,
pero la
capacidad humana para registrar los pensamientos y las acciones, ha
hecho posible la civilizacin. El valor cultural del pasado registrado
fue
explicado por Ren Maheu en el debate famoso con Jean
d'Ormesson en 1974:
"... un acercamiento histrico es necesario
para aprehender cualquier realidad cultural, presente o pasada, porque
slo este acercamiento nos provee el significado que es la esencia y
el mensaje de la cultura" .
1
Ren Maheu y Jean u Ormesaon, "Culture and Cultural Development in our Age: A Debate, CLTURCT, Volumen 11,2(1975), pp. 15-42.
- '.02 -
Los materiales publicados y los archivsticos tienen mucho en

comn como fuentes de informacin. Esta relacin fue reconocida en
el programa NATIS que fue aprobada por la Conferencia General de
Unesco en
1974
y
que
incluye
los archivos y las bibliotecas
como elementos en los sistemas de
informacin
nacionales.
Sin
embargo, hay
caractersticas archivsticas diferentes que son importantes en el contexto de la conservacin del pasado registrado.
la ms sobresaliente de estas caractersticas es la singularidad (el ser nico). El hecho de que los archivos sean nicos tiene
una importante influencia en la conservacin, la accesibilidad
y
la percepcin popular.
Comparten
con las estructuras fsicas y
las obras de arte el reto de la extincin ya que la
destruccin
o
el deterioro
son perdidas irreparables, aunque tengan un pequeo
e inmadiato impacto en el pblico. La singularidad y la fragilidad
de los documentos
archivsticos es tambin una barrera para la
accesibilidad y distribucin que es caracterstica de la mayora
de los materiales publicados.
Otra caracterstica que diferencia a los archivos de los materiales publicados es el objetivo para el cual fueron hechos. Las publicaciones son preparadas y dirigidas para una audiencia, toda la comunidad o
al menos una parte de sta. Los archivos, por el contrario
son producidos incidentalmente en el curso de las actividades funcionales.
Las
actas de las reuniones, los registros financieros de un
negocio, las devoluciones de impuestos, correspondencia, todos tratan
de facilitar las funciones de un cuerpo corporativo o de dar informacin a una o ms personas. Consideremos, por ejemplo, la diferencia
entre los informes anuales publicados de un departamento gubernamental
y los archivos de trabajo de ese departamento o la diferencia entre
los
discursos
de un poltico tal como se publican en una revista
oficial y las anotaciones de su diario personal. Las circunstancias
de
la
produccin
de los documentos
les d la cualidad nica
de los archivos como informacin registrada. Los documentos archivsticos son a la vez, ms ntimos, ms individualizados, pero
tambin ms reflectivos, y por consiguiente, ms reveladores del
contexto humano en el cual se producen. Su sola existencia y carcter son un testimonio del nivel de desarrollo
de
la
comunidad,
la riqueza de sus rasgos peculiares.
La Tradicional Utilidad de los Documentos Archivsticos
Las instituciones archivsticas han existido por muchos siglos

en todas las sociedades literarias; fueron creados y sostenidos para
fines prcticos importantes de la
administracin
pblica,
para
proteger los
documentos del derecho privado, obligaciones legales e
impuestos, por ejemplo.
Los documentos en el sector privado fueron
retenidos por razones similares y tambin se conserv a nenudo,
la correspondencia personal como un resultado de la inercia, la disponibilidad de espacio de almacenamiento y la suposicin de una confifidencialidad
continuada.
Esto es y
seguir siendo cierto. Una
revolucin en el manejo de documentos es el resultado de la explosin
documental creada
para la
administracin
de la guerra,
con sus series ilimitadas de control sobre la economa de la vida
diaria, y que continu con los muchos programas del
"estado de
- 403 -
bienestar" donde cada ciudadano tena contacto directo con la administracin por un minero creciente de veces, "desde la cuna hasta
la tumba". Hoy en da el individuo puede comunicarse fcil y rpidamente con personas en su pueblo, regin o pais y con el mundo entero para satisfacer sus necesidades materiales o intelectuales, y
an, a pesar del
telfono y del transporte en avin, se siguen
consignando en papel, pelcula o cinta, sus ideas, deseos y memorias.
En el caso de los documentos pblicos, el principal usuario es
el gobierno que los origin.
Los precedentes son importantes, desde
el protocolo de los funerales estatales hasta los planes de mobilizacin en caso de guerra. Los documentos retrospectivos son esenciales
para la planeacin y el desarrollo de
una
poltica.
Estudios
recientes han dado evidencias impresionantes sobre el valor de la informacin de los archivos para el fomento de casi todos los aspectos
del desarrollo econmico,
social
y poltico en los pases en
desarrollo y
tambin en todos los pases.
Aunque los modernos
sistemas de administracin de archivos debe asegurar la identificacin de los documentos que tienen un valor permanente, su transferencia
ordenada a los archivos y la eficiente recuperacin de la informacin relevante, los archivistas pueden mejorar sus servicios
manteniendo
una
estrecha coordinacin con los funcionarios oficiales,
anticipndose a sus necesidades e informando a las oficinas correspondientes
sobre las fuentes relacionadas con los problemas actuales tal
como el desarrollo de recursos, transporte, educacin,
epidemias o
daos
de
las cosechas, y muchos otros temas, que permiten que el
gobierno se beneficie de las experiencias anteriores.
Pero muy poco despus de la Revolucin Francesa, inicialmente en.
Francia,
luego en Inglaterra, y en la mayora de los pases en el
siglo XIX, los archivos fueron los campos de cacera de los eruditos,
en su nayora
historiadores y anticuarios.
El uso ms extenso de
los documentos archivsticos fue como fuente de la investigacin.
Su uso
fue aumentando gracias a cuatro factores: mayor derecho de
acceso, intereses ms amplios por parte de los historiadores,
la
incorporacin
de
informacin conservadas en documentos originales,
en estudios dirigidos por otras disciplinas ms nuevas, y el ingreso
del personal no-profesional a la categora de investigadores.
A pesar de que hace casi dos siglos hubo algn reconocimiento
del derecho de acceso a los documentos pblicos, la extensin del
uso de los archivos para la
investigacin
histrica
ha
sido
ms
bien restringida. Hasta hace poco, era normal en la mayora de
los pases el negar el acceso a los documentos
pblicos hasta que
stos tuvieran al menos 50 aos. El resultado fue que esa cuidadosa investigacin se limitaba al pasado distante y los historiadores de los perodos modernos, si no contenporneos, fueron
obligados contar ms que todo con fuentes publicadas. Un giro haca la liberalizacin
marcado por eventos como la garanta del
acceso de 30 aos reglamentado
por el CA en 1968 y la United
States Freedom of Information PCI de 1966 han liberado vastas cantidades de materiales investigativos que aument la clientela de la
mayora de los archivos y concluy en las publicaciones histricas
que les dieron a un creciente nmero de lectores, informacin relacionada con su pasado reciente.
- 404 -
Otro factor en el increnento del uso de los archivos para la

investigacin histrica es los hbitos de los historiadores. Las
primeras historias fueron narrativas y se basaban en un asunto interesante y en un estilo literario pero que no se basaban en docunentos
originales.
La
escuela cientfica de los siglos XIX y XX busc la
exactitud, y la objetividad y contaba con un examen exhaustivo de los
materiales archivisticos. El creciente volumen de fuentes disponibles se ha acompaado de un notable aumento en el numero y variedad
de
las publicaciones
histricas, con mayor exactitud y mejores
normas de crtica profesional. A medida que se provee un servicio
esencial a la comunidad para revelar y explicar el pasado y a menudo
relacionado con el presente, el cambio de los intereses y las tendencias de la investigacin ha sido aparente junto con una tendencia a cambiar el nfasis de la historia poltica, constitucional y
militar hacia temas sociales y econmicos, hacia
estudios
amplios
del cambio social por un lado, e intensos estudios de la limitada
perspectiva, por el otro. El descubrimiento dpi computador por los
historiadores ha resultado en una investigacin cuantitativa que es
un resultado directo de la creciente disponibilidad en los archivos de
los docunentos apropiados.
Este incremento de la disponibilidad del material
archivstico
de varios
tipos
se ha acompaado de cambios diferentes en la
composicin de la clientela de los archivos.
Tradicionalmente, los
historiadores han sido los principales usuarios, pero un mayor numero fe miembros de otras disciplinas estn descubriendo el valor de
los archivos para sus objetivos. Entre quienes hacen parte de este
creciente nmero de usuarios de archivos se encuentran economistas, socilogos, profesionales
de ciencias polticas, gegrafos, y cientficos.
Tal vez, igual de significativa es, la evidencia de que una gran
cantidad de
productos de investigacin profesional, tan importante
para la comunidad, no satisface las necesidades del publico en general.
A medida que crece la conciencia de la historia aumentan las
ventas de publicaciones histricas, as como tambin la proporcin
de los autores no-profesionales.
De aproximadamente quinientas publicaciones en Canad entre 1967 y 1972, cerca de la
mitad
fueron
escritos por historiadores aficionados quienes tambin
usan los archivos, particularmente los documentos privados. Muchos de
los que investigan en los archivos no intentan publicar los resultados
de su investigacin.
Esto incluye a los estudiantes universitarios
que
estn
preparando
disertaciones, genealogos
y otros adultos
que consideran la investigacin un pasatiempo interesante.
Las Instituciones Archivsticas cono Agentes Culturales Activos
Hasta bien entrado este siglo, la mayora de las instituciones

archivsticas
tuvieron un papel ms bien pasivo en la escena cultural.
La mayora reciba translados de documentos pblicos de la
administracin
y muchos aceptaban regalos de sociedades e individuos
interesados en la conservacin de estos documentos. Sus puertas se
abrieron (o medio abrieron) a los investigadores. Sus funcionarios se
ocuparon de organizar los viejos documentos y de preparar las guas
- 405 -
de loralizacin para las generaciones presentes y futuras. Realizaron

funciones
inportantes pero sus horizontes estaban limitados.
Las bibliotecas y los museos eran ms concientes de la necesidad de
salvar del abandono los elementos culturales permanentes cono artculos privados y documentos.
Pero despus de 1945, el mundo archivistico fue sometido a una
serie
re-evaluacin
de sus funciones, tanto administrativas cono
culturales, lo cual ha sido llamado, con alguna exageracin, su
"revolucin".
Esta
tom
muchas formas, varias de las cuales
respondan directamente a la nueva tecnologa. Hay dos aspectos de
inters especial
aqu:
una tcnica positiva de adquisicin y una
dinmica de difusin.
La tcnica positiva de adquisicin fue primero el resultado de
la enorme cantidad de documentos generados por las administraciones,
al igual que por las sociedades privadas e individuos, y la gran cantidad de medios que registraban pensamientos, sucesos y el cambiante
mundo alrededor nuestro. El problema fue a la vez de cantidad y calidad.
Se volvi imperativo el uso de recursos limitados a disposicin de las instituciones archivsticas y aliadas en la manera ms
efectiva para seleccionar cuidadosamente una cantidad manejable de
documentos sin, no
obstante abandonar la informacin de
nuevos
apoyos.
Esta innovacin
en la administracin archivfstica condujo a un aumento en la creacin, conservacin y destruccin de los
documentos tradicionales, y a la bsqueda de una mejor documentacin
en pelculas o cintas, y de la mayora de documentos iconogrficos potencialmente tiles. Incluso introdujo a los archivos algunas
actividades afines con la generacin de documentos,
el
registro d
la tradicin y de la historia oral.
La tcnica ms dinmica de la difusin
se debi en gran
parte,
a
la democratizacin de la cultura y a medios de comunicacin, una nueva conciencia por parte del pblico, ms adecuado y
mejor informado de su medio ambiente, fsico y cultural, lo cual se
tradujo en un vivo inters en la ecologa y en la "herencia" local,
regional, nacional y mundial.
Se observ que mientras el peso adecuado de la evidencia documental,
y su presentacin en una sntesis intelectualmente satisfactoria, era an la funcin especfica de investigadores, de
especialistas, haba
tambin lugar para una apreciacin ms emocional, instintiva y comn de los documentos. Una de las cualidades ms sobresalientes de los archivos es su impacto en el lector, o
auditor. El mensaje es interceptado sin beneficio o interpretacin
por parte del historiador.
Este tipo de descubrimiento es el ms
cercano a la realidad de la comunicacin humana en una
poca que
no es la nuestra. Es una experiencia vigorizante. Tiene el efecto de
permitir una identificacin personal con quien lo.origin y un
suceso o momento particular en el tiempo. Cuando los archivos estn
sometidos a la apreciacin de millones, a travs de los medios,
particularmente la televisin, tratan de inculcar en la poblacin,
una ntima participacin de la experiencia del pasado y de desarrollar un sentido de identidad diferente y colectiva que sea importante para las relaciones armoniosas entre los hombres.
- 406 -
Tambin es cierto que las

instituciones
archivsticas han
tenido ms motivos de autoservicio. Tradicionalmente, slo un 0.1%
de la poblacin poda tener contacto directo con las instituciones
archivsticas.
Si el otro 99.9% hubiera tenido la oportunidad de
hacer un recompensable y exitoso uso de los documentos, los archivos
hubieran
sido
mucho ms eficaces en cumplir su misin. Su imagen
hubiera sido ms exaltada y hubiera sido
ms fcil obtener los
recursos financieros,
las facilidades y los funcionarios necesarios
para responder a las crecientes responsabilidades de adquirir,
conservar y facilitar la disponibilidad de los documentos del pasado para
las generaciones presentes y futuras.
Por lo tanto las instituciones archivsticas se han convertido
en agentes culturales activos en la difusin de sus colecciones.
Esta difusin ha tomado muchas formas, como se pudo observar en la
International Round Table on Archives realizada en Ottava en el otoo
de 1974. El informe de la reunin se public,
pero seria interesante revisar los diferentes elementos de estos programas en la difusin o extensin, algunos ya existentes, pero otros muy recientes, y
en algunos pases,
an en perodo de planeacin. Los ejemplos se
tomarn principalmente del Archivo Bblico de Canad, con el cual
el autor est ms familiarizado.
Este recibi un gran impulso en
1972, como parte de la poltica cultural del Gobierno del Canad de
democratizar y descentralizar los recursos y servicios culturales, para beneficio de una gran proporcin del publico Canadiense.
DESCENTRALIZACIN
La descentralizacin de los materiales archivsticos en Canad
ha
tomado
la forma de depsitos de copias de microfichas de las
fuentes ms importantes incluyendo documentos de los Primeros Ministros y
documentos relacionados con la inmigracin y el desarrollo de
recursos en cada uno de los diez archivos provinciales.
Hasta ahora
se han distribuido 6.250 carretes de micropelculas, haciendo que los
materiales de investigacin se encuentren disponibles para muchos
miles de usuarios potenciales que no pueden visitar el archivo nacional.
Habr copias de documentos manuscritos seguidas de los mapas, dibujos y otros materiales.
Las unidades archivsticas
regionales y las bibliotecas presidenciales localizadas en varias partes de los Estados Unidos pero administradas por el Archivo Nacional
de los E.U, son un mtodo interesante de
descentralizacin
regional de documentos originales.
PUBLICACIONES
La mayora de las publicaciones de los archivos se
encuentran
dentro de la
categora
de las guas de localizacin las cuales
facilitan la investigacin dando informacin
relacionada
con
las
fuentes que se encuentran disponibles.
Estas corresponden a varios
niveles de descripcin de archivos,
incluyendo las guas extensas
a las fuentes en todo un pais, tal como lo es la Onion List of
Manuscripts in Canadian Repositories (ULM), guas a
las colecciones de un repositorio tal como los inventarios generales de grupos de manuscritos y documentos en el Archivo Piblico de Canad,
- 407 -
guas a materiales relacionados con un tema particular,

perodo
o
tipo
(como lo es una guia para materiales sobre microfilmacin), e
inventarios ms detallados de series particulares o colecciones.
En
los
repositorios no
slo se encuentran disponibles las guas de
localizacin detalladas tanto en fichas cono en forma mecanografiada
o mimeografiada, " sino que ahora se estn publicando en microfichas
para venderlas a nivel nacional y an internacional. Los informes
anuales, especialmente destinadas a informar a los ministros u oficiales y a otros archivos, a menudo incluyen listas de adquisiciones y
puesto que interesan muchsimo a los investigadores y donantes, ahora
se distribuyen ms frecuente y ampliamente.
Normalmente se hacen para el investigador folletos que contienen informacin general sobre los archivos, divisiones especializadas de ste o servicios particulares (tales como los procedimientos investigativos o servicios de reproduccin), pero algunos
estn
dirigidos al publico en general.
Algunos ejemplos Canadienses son
"Tracing your Ancestors in Canada", "Saving your Papers", Canadian
Photography?... Who Cares!"
La publicacin de documentos por parte de los archivos es relativamente rara po su costo y su mercado limitado. Pero en la mayora
de los casos, los Archivos tienen una gran influencia en estas publicaciones.
Por ejemplo, la publicacin de documentos de los Presidentes Americanos y proyectos similares son financiados por el
National
Historical Publications and Records Corporation el cual est presidido por el Archivista de los Estados Unidos. El Archivo Publico de
Canad
ha publicado una serie de documentos constitucionales y otros
volmenes de documentos, siendo el
ms
reciente
el
Nouveaux
Documents sur Champlain et son poque, 1560-1622.
Publican la mayora de los archivos los catlogos de las exposiciones pero la cantidad, calidad y distribucin varan enormemente. En algunos casos, pueden convertirse en la base de las principales
publicaciones
populares. Un ejemplo es el Public Archives of
Canada Series, una condicin con la University of Toronto Press.
Estos volmenes incluyen Archives: Mirror of Canada Past 1872-1972;
Relentless Verity: fotografas militares desde 1885, y Braves and
Buffaloes:
Indian
life
in 1837.
Las publicaciones, al igual
que las ilustraciones,
han sido enormemente
populares
incluso
best-sellers.
Los fascnales de documentos y mapas se han producido en una
escala
limitada en
varios pases y los facsimiles de sellos tienen
una amplia demanda, especialmente en Blgica,
Gran
Bretaa
y
Francia.
La produccin de diapositivas a color es otro campo
prometedor
para la
popularizacin de los archivos y para los servicios educativos. En Canad, el National Film Board distribuye grupos de diapositivas sobre temas particulares. Las diapositivas publicitarias que
ilustran el trabajo del archivo, se muestran a los grupos de visitantes y circula en Canad. Las pelculas publicitarias son ms raras
pero existen ejemplos en Francia, Polonia y Malasia.
- 408 -
EXPOSICIONES
El mtodo de
popularizacin
del material archivstico ms
usado es la preparacin de exposiciones. Por haber un enorme rango,
en tamao y minero, de exposiciones y en
el minero de visitantes,
casi
todos los
archivos tienen un rea de exposicin. Rara vez
existe un presupuesto aparte o funcionarios especiales
para la
preparacin
de
exposiciones y los visitantes son menos de los 1.000
cada ao. Sin embargo, hay algunas excepciones notables. Tal vez el
programa de exposiciones ms importante es el del Archivo Nacional de
los Estados Unidos que atrae a cerca de 1.000.000 visitantes cada ao
para
observar
exposicin
permanente sobre la Declaracin de la
Independencia, la Declaracin de los Derechos y la Constitucin,
donde
se
venden miles de facsimiles. En el Archivo hay otras exposiciones que se cambian cada seis meses o con ms frecuencia.
La
Seccin
de Exposiciones y de Programas de Educacin es la responsable de la investigacin, diseo y recepcin de grupos o de visitantes
individuales.
Otro ejemplo del uso de las exposiciones para
ilustrar la historia es el Muse de l'Histoire de France en el Archivo Nacional. Cuenta con un grupo especial de funcionarios que cambian
las exposiciones y recibe cada ao aproximadamente 20.000 visitantes
adems de los estudiantes que participan en el servicio educativo.
Muchos archivos no pueden realizar programas de exposiciones por
el costo y el tiempo de los empleados que se necesitan para su preparacin. El Archivo Piblico de Canad da un ejemplo de la mxima
utilizacin
de
las exposiciones respecto a la publicidad y a la
audiencia. Un programa de exposiciones prepara cuatro exposiciones
principales y un minero mayor de exposiciones ms pequeas cada
ao. Cada una es un proyecto cooperativo que compromete a la Divisin
de
Exposiciones
la cual es responsable del diseo, construccin y transporte, y se asigna un archivista para el proyecto de
investigacin,
seleccin
y
preparacin
de
un catlogo de las
publicaciones y los empleados de las relaciones del medio para que
organicen la publicidad. Las exposiciones las abre oficialmente el
Gobernador General, el Primer Ministro o el Ministro del gabinete
apropiado
durante una recepcin a la cual se invitan miembros de los
medios para asegurar as un extenso cubrimiento; se arreglan entrevistas de televisin y de radio se arreglan y a menudo se acompaan de artculos en el peridico sobre el tema de la exposicin.
La mayora
de
las exposiciones se preparan en forma
porttil y por lo general, se envan a un circuito de archivos y
galeras a travs de todo el pais. A menudo, los catlogos son la
base para las publicaciones
populares y en varias ocasiones las
pelculas educativas para uso en los colegios se han basado en las
exposiciones. Finalmente, los conjuntos de diapositivas a color, se
toman de los documentos expuestos.
Un ejemplo es una exposicin
sobre la inmigracin a las praderas Canadienses de 1870-1914, que
incluy documentos gubernamentales, documentos
privados, afiches,
peridicos, mapas y fotografas.
La inauguracin oficial a cargo
del ministro del gabinete correspondiente,
tuvo
un cubrimiento
nacional gracias a la prensa, la televisin y la radio.
Las
entrevistas por televisin fueron con el archivista que prepar la
exposicin. La Authority Television educativa de Ontario prepar
una pelcula a color de 30 minutos basada en la exposicin junto
- 409 -
con un comentario de un colonizador originario que la vio. Despus

de
sustituir
los
documentos originales por fascnales, la
exposicin fue trasladada al Department of Manpower and Inmigration
que la
llev a ferias populares y otros sitios de Canad durante un
perodo de 2 aos. Otro interesante experimento reciente trata de
un mtodo
potencial de popularizacin de documentos. Los fascnales de mapas antiguos de Ottawa fueron exhibidos en varios centros
comerciales de la ciudad. Fue muy popular y estimul el inters de
muchas personas que normalmente no visitan los archivos ni las galeras,
y se vendi masivamente un volumen publicado de las reproducciones. Tambin se han hecho exposiciones en los aeropuertos, en los
corredores de entrada de los hoteles. Si el costo de preparar una
exposicin se hace para unos pocos miles de visitantes a
los archivos,
el gasto debe garantizar una baja prioridad, pero si en cambio,
puede exponerse con un pequeo costo adicional, a un milln de
observadores, puede considerarse una sana inversin cultural.
MEDIOS
MASIVOS
No se hace mucho uso de los medios masivos para publicitar

los servicios de los archivos. Esto no es sorprendente, ya que las
noticias y los sucesos de los archivos deben competir con otras noticias en la atencin del pblico.
El cubrimiento del peridico
incluye unos pocos avisos pagos, declaraciones oficiales basadas en la
circulacin de la prensa, informes de entrevistas y noticias relacionadas con ceremonias, citas, construcciones o adquisiciones. En
casi todos los casos la cantidad y extensin de los artculos de los
peridicos dependen de la iniciativa de los archivos, una estrecha
relacin con el periodista interesado y la apreciacin sobre lo que
se considera "valioso cono noticia". Los contenidos de los archivos
permanecen intocados por los peridicos.
En Canad,
e indudablemente en otros
pases,
hay
ejemplos
de peridicos que tienen
una columna regular diaria o semanal sobre la historia local basada
en fuentes archivsticas, y este es un mtodo para popularizar la
historia, que debe estudiarse.
El uso de las publicaciones
peridicas est ms extendido.
Existen
unas
pocas publicaciones archivsticas importantes, tales
como el Prologue del Archivo
Nacional
de los Estados Unidos y
un creciente
nimero de publicaciones peridicas, revistas o boletines de asociaciones profesionales, artculos de los funcionarios
de los archivos
en las
publicaciones peridicas que se interesan
por temas como la gestin de archivos, fotografa, historia oral,
genealoga, conservacin
y
un amplio rango de temas histricos.
Pero esto los lleva a ser una
pequea minora.
En Canad, los
artculos sobre el
Archivo
Publico,
que fueron publicados en el
Reader's Digest (Selecciones) y el Weekend Magazine (un suplemento semanal de, varios peridicos)
alcanzaron una audiencia de
aproximadamente 2 000.000 de personas.
La radio es otro medio que no se utiliza extensamente.
En 1974,
slo Canad ( 440 minutos ),
Luxemburgo ( 400 minutos ) y Polonia ( 225
minutos) informaron tener un cubrimiento significativo de archivos por
radio. Sin embargo, existe un importante inters potencial si la
- 410 -
atencin fuera enfocada hacia narraciones de inters popular en el

Archivo.
En Canad ha habido algunos ejemplos de programas tnicos o
de series de charlas basadas en materiales como las anotaciones de los
pioneros,
los palos de los barcos y los primeros documentos del
servicio secreto.
Claro est que la television tiene el mayor impacto potencial
sobre una gran audiencia, pero se usa muy poco para la publicidad de
los archivos. El Archivo Publico de Canad hace los arreglos con
una
estacin de televisin de la comunidad local para un espacio
regular mensual de 15 minutos relacionado
con sus actividades;
adems, las entrevistas en las cadenas nacionales, por lo general, se
refieren a las exposiciones, adquisiciones y otros eventos.
Existen
ejemplos
de
pelculas sobre archivos que se presentan en la televisin de Francia y Luxemburgo. Sin embargo, indirectamente, el impacto
del
material archivstico es mucho mayor que estos programas
ocasionales que tratan directamente sobre las tinstituciones archivsticas,
ya
que los archivos visuales como las fotografas y las
pelculas se usan ampliamente en los
programas
histricos
y
las pelculas que llegan a una audiencia de varios millones.
LA
SEMANA
DEL
ARCHIVO
Un ejemplo interesante de la promocin general de los archivos

es la "semana del archivo" organizada en Polonia cada cinco aos. El
objetivo es informar al publico el papel y la funcin de un archivo,
de
crear
una conciencia de los ricos recursos que conservan y de
fomentar una estrecha cooperacin con las autoridades administrativas
e instituciones educativas, cientficas y culturales en el pas. En
1973, por ejemplo, la apertura de los archivos al publico, las
conferencias con periodistas y educadores, documentales y diapositivas
a color adems de la atencin de todos los medios, tuvieron una gran
influencia en una significativa porcin de la poblacin. En Quebec,
en 1976, la Asociacin de Archivistas de Quebec organiz, en pequea escala, un
"da del archivo". Este concepto fue adoptado por el
Concejo Internacional de Archivos y en 1978 se declarara la "semana
del archivo" en ms de cien Estados Miembros.
SERVICIOS
EDUCATIVOS
Probablemente el rea ms importante para la oportunidad y reto

en la
utilizacin
y popularizacin de los archivos es el de los
servicios educativos. Si el material archivstico puede convertirse
en una parte integral de la enseanza de la historia en los colegios
y si puede fomentar un sentido de identificacin personal al igual
que un conocimiento del pasado, entonces se aumentara significativamente la conciencia de la herencia cultural. Sin embargo, las dificultades
son
muchas para justificar un optimismo excesivo en este
momento. Las limitaciones impuestas por la necesidad de conservar los
materiales nicos, por los funcionarios y el equipo disponibles en la
- 411 -
mayora de los archivos, los problemas relacionados con la seleccin

y los
costos de produccin de buenas copias para uso en los salones
de clase, han impedido que su uso sea ms extenso. Pero casi todo
archivo
ha
tenido algo que ver con los servicios educativos y en
algunos casos, han llegado a ser una parte del sistema educativo.
Los servicios incluyen visitas al archivo, guas para conocerlo,
explicacin de
las exposiciones y conferencias usando los materiales
archivistios o diapositivas, y la produccin de copias para su uso
en la enseanza de historia en los colegios. En muchos pases, las
visitas son informales e irregulares e involucran a un numero limitado de
alumnos. En unos pocos pases se ha desarrollado un servicio
estructurado.
Francia y Gran Bretaa son probablemente los ejemplos
ms prominentes.
En Francia se cre en el Archivo Nacional en 1950 y en los
departamentos en
1951. Un grupo de profesores de tiempo completo
organizan visitas instructivas al Muse de l'Histoire de France y
proporcionan
comentarios
y portafolios de reproducciones.
En la
mayora de los departamentos existen servicios similares con
funcionarios de
medio-tiempo que cooperan con los profesores. Se realizan
competencias y se entregan premios todos los aos. La experiencia de
los archivos de los condados en la Gran Bretaa es igualmente interesante. Un grupo de trabajo de la Sociedad de Archivistas ha realizado recientemente, un estudio del uso educativo de los archivos.
Las
respuestas a
los cuestionarios y las entrevistas con archivistas y
profesores han confirmado el valor de los archivos en la enseanza de
la historia y revelaron el amplio rango de los servicios educativos en
la mayora de los repositorios. Las conclusiones del grupo de traabajo fueron que los archivistas deben tener la responsabilidad de
fomentar los servicios educativos, que debe crearse
un servicio
diferente dirigido por un funcionario educativo archivstico en cada
repositorio, que
debe mantenerse una estrecha relacin con las
autoridades educativas y que los servicios deben incluir una sala
separada
que contenga materiales de
enseanza,
fotocopiadora,
reproducciones preparadas en consultas con los profesores, y exposiciones .
A pesar del creciente inters de las instituciones archivisticas
en
la
popularizacin de los
materiales de archivo, debe
anotarse que los costos de las actividades de diseminacin y popularizacin a las que se ha hecho referencia, no exceden el 5% del presupuesto de cualquier institucin archivstica.
* * *
El nuevo rol activo de las instituciones archivsticas como

agentes culturales debe considerarse en la perspectiva del valor total
de los archivos y las responsabilidades de los
archivistas.
Un
historiador
ha
dicho
recientemente:
"C'est pour comprende notre
socit, notre patrimoine, que nous devons faire appel aux documents
- 412 -
sris du pass... C'est dans ces

documents
que
nous serons
librs de l'anonymat" .
Para
que esto sea posible, debe darse
una alta prioridad a prevenir la destruccin, la cual produce amnesia
social, y tambin a recapturar a travs de la historia social el
conocimiento que existe slo en la tradicin oral en
muchas
partes
del mundo, y en la repatricin en forma alguna de los documentos que
son una parte esencial dla herencia nacional. Se deben tomar medidas
para
la
conservacin permanente de un documento lo ms completo
posible, ya sea documental, visual u oral, de todos los aspectos de la
experiencia humana y la accesibilidad de est documento para los muchos
propsitos para los cuales se requiere. Esto slo puede asegurarse
al incrementar la conciencia, una ayuda econmica a los archivos y
una apreciacin del valor de su contribucin a
la
comunidad.
Es
aparente
que
los materiales archivfsticos deben tener una utilizacin mucho ms extensa, ya sea que estn en archivos o en repositorios, tanto por el valor prctico de la informacin que contienen
como por los objetivos culturales como una memoria en colecciones de
experiencias
compartidas.
Su uso ms extenso seguir siendo el de
fuentes para investigacin histrica,
lo cual
requiere seleccin,
anlisis y habilidades literarias. La naturaleza de los materiales
archivfsticos seleccionados, y la maravillosa calidad que
permite la
identificacin
personal con el pasado es atormentadora.
El acceso
directo a los archivos por parte del publico y
por
estudiantes
particulares en las instituciones educativas, presenta serios problemas debido a la singularidad, vastas cantidades y fragilidad de los
materiales.
Pero a diferencia de los artefactos, los documentos
pueden duplicarse sin sufrir una seria prdida y pueden distribuirse
ampliamente.
Compartir
esta
preciosa
herencia con proporciones
mayores en cada pas y la comunidad global es un reto importantsimo
para
todos aquellos
que creen en la importancia de la
conservacin de una herencia cultural.
2
Jacques Monet,
"Notre patrimoine document"
in
Royal
Society
of
Canada,
Preserving
the
Canadian
Heritage/
La
prservation du patrimoine canadien (Ottawa, 1975), pp. 119-122.
- 413 -
CONSERVACIN
ARCHIVOS
LA
CONSERVACIN
DE
DEL
ASIA
SURORIENTAL
DOCUMENTOS CON REFERENCIA PARTICULAR

A MALASIA
por
JOHN DAVIES
INTRODUCCIN
La conservacin de documentos en un clima tropical

a menudo
confronta problemas que no se presentan en las zonas moderadas y que
se atribuyen en la mayora de los casos, a factores
ambientales.
Es
un hecho aceptado que los valores de humedad por encima del promedio
son normales en toda Asia Suroriental. En Malasia la humedad relativa es alta en todas las partes del pas.
Por ejemplo, la humedad
relativa diaria en Malasia Occidental oscila entre el 82 y el 86%
subiendo hasta casi el 90% en las regiones montaosas. La temperatura
durante la mayora de los
meses del ao en las tierras
bajas de Malasia Occidental oscila
entre 72 F y 82 F
bajando
gradualmente en las horas de la maana y subiendo constantemente
en la tarde!
La alta temperatura constante y la alta humedad relativa que son caractersticas en el clima de
Malasia estn lejos
de ser las ptimas para la conservacin de documentos.
La humedad ocupa el primer lugar entre todos los agentes perjudiciales para los documentos. La alta proporcin de vapor de agua en
la atmsfera es la causa directa o indirecta de casi todos los daos
de los documentos. La humedad en la atmsfera propicia el crecimiento de bacterias y hongos y tambin de insectos de varias clases incluyendo las
araas blancas (termitas) que son temidas por quienes
velan por los documentos en los pases tropicales al igual
que en
las zonas moderadas. Por el otro lado, la sequedad excesiva causa
la destruccin del papel, la encuademacin de cuero etc.
El papel moderno es particularmente vulnerable al calor y a la
luz.
Los peridicos, por ejemplo, se vuelven amarillos y se desintegran an despus de exponerlos brevemente a la luz y al calor.
Las
fluctuaciones
de humedad relativa y de temperatura tienen igualmente
efectos nocivos.
Las fibras se expanden y contraen debilitando as
la
estructura del papel. La combinacin de calor y humedad son, por
lo tanto, el azote de los documentos en Malasia.
1 Ooi Jin-Bee. Land People

1963. p. 43-47.
and
- 414 -
Economy
in
Malaysia.
London
Solamente una pequea cantidad de los documentos del pasado de

Malasia ha sobrevivido al ataque del clima. Muchos han sido destruidos por incendios, inundaciones y la guerra. No se puede hacer mucho
contra
estas
calamidades.
Sin embargo, los daos subsiguientes
sufridos por los documentos que escaparon a estos desastres pudieron
haberse prevenido al tenerse un poco de cuidado en los depsitos. En
cambio, se ha deteriorado una cantidad deplorable por la ignorancia de
parte de los
custodios. Por consiguiente, se gasta mucho dinero y
energa en rehabilitar estos documentos y protegerlos de enemigos
tales como los estragos del tiempo, el clima, los insectos, el moho,
los roedores, hasta ponerlos a disposicin de la investigacin y la
consulta.
Quienes tienen la responsabilidad de cuidar y mantener los documentos deben estar familiarizados con la conservacin y restauracin
de los mismos.
Es necesario saber algo sobre la materia prima que
compone el papel y los problemas fundamentales de la conservacin de
los documentos incluyendo las tcnicas que deben emplearse para
combatir sus enemigos. Este artculo ha sido preparado como una introduccin a la gua y cuidado de los documentos. Se resaltan los
principales enemigos con que se enfrentan los custodios de los documentos y se explican las medidas preventivas que cualquiera puede
tomar aun bajo las condiciones ms primitivas.
Tambin
ofrece
consejos sobre las
medidas de primeros auxilios y reparaciones
menores
de los materiales que hayan carecido de un cuidado apropiado.
Las recomendaciones que aqu se dan son las
mnimas requeridas
para
crear unas buenas condiciones de depsito para el mantenimiento de documentos.
Papel
El papel est hecho principalmente de madera y

desperdicios con
pequeas
cantidades de paja, bagazo y esparto.
Aunque el tipo de
fibra afecta las propiedades fsicas, un buen papel puede hacerse de
casi cualquier material crudo.
En la prctica, la disponibilidad,
demanda y economa rigen la seleccin de la materia prima y el tipo
de papel que con ella se hace. El papel de alta calidad por lo general est hecho de deshechos, mientras que el papel que se hace de madera y otras materias primas, tienen el espectro completo de la calidad.
La fortaleza mecnica del papel depende especialmente de la
longitud y la fuerza de las fibras individuales, mientras que la
calidad depende especialmente de la naturaleza de las fibras.
Algunas
fibras se vuelven gelatinosas en el proceso del golpeo al fabricar el
papel y tienden a producir papeles duros y delgados mientras que otros
se rasgan fcilmente en los bordes, y dan una excelente accin de
engranaje que producen papeles fuertes y trabajables.
Todos los materiales de plantas, en su estado natural, excepto
el algodn
son formas impuras de celulosa. Estas contienen lignina
y otra materia no-celulosa que puede removerse o no al hacer el papel.
Si al moler se reduce la madera, como se hace la pulpa de madera
mecnicamente para manufacturar papel peridico, la produccin es
- 415 -
alta, y la lignina se retiene, pero los papeles que contienen lignina

son sensibles
a la luz. Los peridicos modernos contienen una alta
proporcin de esta fibra de madera cruda rrolida que explica su rpido
deterioro bajo condiciones adversas de almacenamiento y uso, a
diferencia del papel de calidad. Para producir una pulpa aceptable,
los deshechos nuevos con alto grado de blancura requieren un pre-tratamiento menos drstico que el que se da a la pulpa de madera o a los
deshechos de colores. Con el fin de producir papel de calidad, deben
quitarse la lignina y otras impurezas de la pulpa. Para hacer esto,
la madera se cocina por medio de diferentes procesos y se blanquea
usando qumicos que son cidos.
Estos tratamientos dejan pequeas
cantidades de cido en la pulpa y como resultado a menudo se presentan residuos de cido en el papel. El papel tambin puede absorber
cido del aire durante su almacenamiento.
El papel de un docunento debe seleccionarse con respecto al uso
que se le dar.
Los documentos que van a tener un considerable uso
deben ser de papel fuerte, libre de madera molida
o
de
fibras
no-blanqueadas
y con una cantidad inofensiva de cido. Sin embargo,
no estara de ms, mencionar aqu que bajo condiciones adversas de
uso y almacenamiento, un papel de alta calidad puede desintegrarse al
cabo de un ao, mientras que bajo condiciones ideales, un papel de
madera molida puede durar un siglo.
Tinta
En la produccin de documentos permanentes, la tinta debe seleccionarse

cuidadosamente
ya que es un elemento importante para la
conservacin.
Algunas
tintas contienen cido y daan el papel
mientras que otras tienden a decolorarse. Las tintas que contienen
una alta proporcin de cido no slo se tornan amarillas plidas
en poco tiempo sino que tambin tienden a debilitar el papel.
Muchos de los viejos documentos del Archivo Nacional han sido afectados por la tinta acida. Las pinceladas de tinta han comido el
papel completamente.
Las tintas con bases de muchos colores tambin
se decoloran con el paso del tiempo sin
dejar,
en
algunos casos,
ninguna huella de lo escrito y si el docunento se moja o se humedece
accidentalmente, la escritura puede volverse ilegible por la propagacin y la mancha de la tinta.
Los documentos
requieren una tinta
que contenga un pigmento permanente siendo ideales las tintas con
base de carbn. Estas no se decoloran,
no
pueden removerse por
medios
qumicos y no daan el papel. Sinembargo, como la mayora de los documentos son mecanografiados, el problema de la tinta
no es tan serio.
La cinta de la mquina de escribir est hecha
de una fibra textil delgada con una base aceitosa que contiene tinturas solubles en aceite o pigmentos insolubles.
"El pigmento negro
por lo general, es alguna forma de carbn y por esta razn, las
cintas negras y las almohadillas para sellos, siempre son confiables
para uso permanente" .
2 Langwell W.H.,
London. 1957, p. 52.
The
Conservation
- 416 -
of Books
and
DocumentsT
Las copias en carbn y lpiz no se decoloran.

Si se someten a
uso prolongado,
se vuelven borrosas. La mayora de los papeles de
carbn estn cubiertos por un lado con una mezcla de grafito finamente dividido,
ceras y aceites, y los lpices modernos contienen
grafito comprimido que no se decolora cuando se expongan a la luz.
Las tintas utilizadas en la impresin, y duplicacin son en su
mayora, tintas de carbn que contienen negro de humo mezclado con
aceite de linaza hervido para formar una pasta apropiada.
Las tintas
negras de imprenta son permamentes y la mayora de las tintas de
color tienen buenas calidades que han las hacen durables.
Esto mismo
no puede decirse de los lquidos para duplicaciones, como los usados
en hectografa. Estas son soluciones de tinturas
y
usualmente
se
decoloran en tiempos relativamente cortos.
Causas
del
deterioro
de
los
documentos
Los materiales que componen los documentos, principalmente el

papel,
el cuero y los adhesivos usados en la encuademacin, son
afectados adversamente por la luz, el aire excesivamente seco o
hmedo, las fluctuaciones excesivas en la humedad relativa asociada
con la amplia variacin en la temperatura del da y la noche, y la
presencia del dixido
de sulfuro en el aire, la mugre, el polvo,
los hongos, los insectos y los roedores.
Luz
El efecto de la luz es ms notorio en el papel que contiene
madera molida como el papel peridico, y en aquellos que contienen
cantidades mnimas de hierro, celulosa insuficientemente purificada o
una cantidad considerable de resina. Deben evitarse el sol directo y
las fuentes artificiales de luz ricas en rayos
ultravioletas
sobre
los documentos de papel. Se ha informado que en la celulosa se presenta un efecto post-irradiacin, lo que significa una descomposicin continua an en la oscuridad despus de que se ha expuesto
a la luz. Algunas veces el deterioro resultante puede ser visible, a
travs de la decoloracin de las tinturas o el oscurecimiento del
papel, pero ste tambin puede estar afectado sin que aparezcan estos signos. Cuando no puede evitarse que entre la luz directa del
sol, todas las ventanas deben cubrirse con tintes oscuros o con cortinas pesadas que impidan y difundan la luz, o si no los papeles deben
guardarse en cajas especiales. Las cajas de cartn baratas pueden
proteger adecuadamente los documentos de los efectos nocivos de los
rayos ultravioletas. Si la caja se
vuelve
quebradiza despus de
una larga exposicin, debe reemplazarse.
Variaciones en la temperatura y humedad relativa
El papel, el cuero y los adhesivos usados en la encuademacin

sufren daos si se secan ms all de cierto punto. Los papeles se
vuelven amarillos y quebradizos y la sequedad excesiva es tambin la
- 417 -
responsable del rompimiento fsico de las pastas, al daarse la

encuademacin por secarse el pegante. Por otro lado la humedad
excesivamente alta tiende a producir nono o verdn que crece en
cualquier material que lo alimente, tal como el papel, el cuero y el
pegante. La humedad afloja la pasta y el pegante ablanda
y debilita
el papel y el cuero/ y estimula la expansin de los insectos.
Las variaciones excesivas en la temperatura y la humedad relativa
tienen un
efecto igualmente deletreo en el papel.
Hace que las
fibras de celulosa se expandan y se contraigan una y otra vez, as
que las debilita. Mantener una temperatura y humedad adecuadamente
controladas en el aire de los lugares donde se guardan los documentos,
es, por lo tanto, valiossimo para conservarlos en buenas condiciones
por un perodo prolongado. Se ha encontrado que lo apropiado para la
conservacin de documentos
es
tener una temperatura de 70 a 75 F
con una humedad relativa de poco menos del 55% .
Polucin atmosfrica
La polucin del aire es por lo general, un problema de las

grandes ciudades y de las reas industriales que usan combustibles
sulfricos. los aceites minerales y el carbn pueden contener entre
1 y 2% de azufre. Estos se oxidan fcilmente formando sulfuro y
finalmente cido sulfrico, con el cual se depositan finas partculas especialmente de holln .
Sin embargo, el dixido de sulfuro
an en concentraciones mayores de lo normal en el aire, no
son
por
s mismas
daosas
para los materiales de papel o la pasta, pero
cuando contienen pequeas cantidades de hierro o de cobre - como es
casi siempre el caso del papel... stos tienen el poder de cambiar el
inocuo dixido de sulfuro por un cido sulfrico muy destructivo
que puede acumularse en el papel hasta alcanzar un 1%.
En este
punto destruir rpidamente la estructura fibrosa del papel y
lo
har quebradizo .
La polucin del aire es, por lo tanto, un
factor importante que debe tenerse en cuenta cuando es necesario un
almacenamiento prolongado. No existen medios para prevenir el acceso
de gases sulfurosos a travs del aire acondicionado.
Moho
El problema de los hongos que atacan los documentos y los materiales relacionados es particularmente serio en el trpico.
La
cantidad de especies de hongos designadas como "Atacantes del papel"
3 Plumbs. W.J., The Preservation of Books in Tropical and

Sub-Tropical Countries. Kuala Lumpur, 1964. p. 33.
4
Coremans.
P.,
"Climate
and
Microclimate"
in
The
Conservation of Cultural Property, With Special Reference to Tropical
Conditions, Paris. 1968. p.. 34.
5 Langwall. W.G., op. cit., p. 21.
- 418 -
es de cerca de cien y comnmente se conocen

como moho o verdn.
Los hongos
son organismos que se reproducen por medio de esporas
pequeitas. El dao que hacen a los documentos
se atribuye a las
esporas micrbicas en el aire y el polvo de los depsitos, siempre presentes en la atmsfera y que se establecen en los objetos donde las condiciones son favorables para su crecimiento.
El moho tiende a desarrollarse en documentos y libros si la
humadad
relativa
de la atmsfera permanece cerca del 75% an por
corto tiempo . Crecen ms
frecuentemente
en
libros
que estn
colocados uno contra otro formando un depsito delgado y estancado
de aire humado que favorece su crecimiento. Por esta razn, los libros no deben colocarse en estantes unos contra otros para as asegurar una adecuada circulacin de aire y reducir la formacin de
moho.
El aire estancado combinado con la humedad alta tiende a acelerar el crecimiento de moho. La circulacin de aire fresco en el
rea de almacenamiento es necesaria para renovarlo y para prevenir
que las esporas se establezcan en los libros y los
documentos.
En
los depsitos donde la humedad relativa se mantiene un poco por
debajo del 55% y donde la temperatura est entre 70 y 75 F,
no
se
presenta el moho. Sinembargo, es necesario recurrir al aire acondicionado para obtener unidades deshunecedoras o agentes deshidratantes,
como por ejemplo, el gel de slice. Se puede construir una sencilla
unidad casera haciendo soportes con cables, llenndolos con gel de
slice y colocndolos en diferentes partes del cuarto.
Al calcular
la cantidad de gel de slice requerido, se supone que 7 lbs. son
suficientes para deshumedecer un cuarto de
1.000
pies cbicos
Cuando el gel de slice se satura de humedad, su color cambia de azul
a rosado. Enton- ees, el gel puede reactivarse calentndolo en un
horno para volver a usarlo. Otro mtodo til es fumigar el depsito con fungicidas. Se hace una solucin del 10% de timol en metilato (1:10 por volumen) para prevenir el crecimiento del nono. Los
vapores del timol son purgantes y por esto es aconsejable rociar esta
solucin al final del da de manera que el cuarto y las ventanas
permanezcan cerradas toda la noche
Cuando el moho ataca los documentos aparecen unas placas blancas
que ms
tarde se vuelven de colores diferentes: amarillo, rosado,
amarillo verdoso, negro, etc. En algunos casos el moho crece
en
el
papel sin mostrar ninguno de sus signos caractersticos excepto una
mancha levemente carmelita, hasta que el papel se vuelve quebradizo.
6 Gallo. Fausta, Biological Agents Which Damage Paper Materials

in Libraries and Archives, in Thompson G., (ed), Recent Advances In
Conservation. London 1963. p. 57.
7
Minoque
A.
E., Care
and
preservation
of
records.
Washington, U.S. Gaveraient Printing Office 1943. (Technical Bulletin
No. 5) p. 11.
8 Plumbs. W. J., op. cit., p. 34.
9 Bhargava. K.D., Repair and Preservation of Records, New
Delhi, 1967, p. 6.
- 419 -
Ms aun, el nono y los

hongos
pueden ejercer una accin
mecnica sobre el papel, ya que puede filtrarse entre las fibras
del papel sin penetrar en ellos, y adems los cuerpos de los hongos
estn cubiertos de cerdas que se
infiltran
entre una hoja y
otra, soldando las pginas . Tcnicamente esto es conocido como
"foxing".
Si los documentos se infectan con moho, inmediatamente debe
tomarse medidas para tratar este problema.
El material infectado
debe sacarse al aire libre y cepillar el moho con
un algodn
suave
teniendo cuidado de no dispersar las esporas durante la limpieza.
Donde la infeccin sea mayor, el material infectado debe
fumigarse
usando timol.
La fumigacin con timol es sencillo y cualquiera lo
puede hacer sin mucho entrenamiento. Se puede elaborar un buen aparato para fumigar con timol, adaptando una caja sellada o un estante.
Los documentos infectados se colocan unas 6 pulgadas del fondo sobre
un
entramado
de cables.
En la base del aparador o de la caja se
instala una lmpara elctrica de 40 a 60 watios y encima se calienta
un plato con timol. El gas de timol evita el crecimiento del moho en
los documentos que estn dentro de la caja o el aparador.
Polvo
El polvo es otro factor que debe tenerse en cuenta en la conservacin de los
documentos.
El viento lleva pequeas particulas de
arena y holln que se pasan en los documentos, los estantes y el
piso.
La acumulacin
de
stas
en
lugares donde la humedad es
tambin alta, no slo favorece el crecimiento del moho y los insectos sino que tambin sirve de nicleo para producir vapor cido.
Adems,
el
polvo
contiene
pequeas y duras partculas
silceas
que pueden cortar el papel y el cuero. El polvo debe limpiarse regularmente en los depsitos, usando aspiradoras para remover
eficazmente el polvo y la mugre del depsito y no con plumeros y
sacudidores que hacen que el polvo se quede en el cuarto.
Insectos
Los primeros casos de insectos que atacaron libros y materiales

relacionados
datan
de hace casi 2.000 aos. La proteccin de los
documentos almacenados contra la depredacin de los insectos
ha
sido un problema desde entonces, y los estragos causados en libros,
impresos y manuscritos son reconocidos por todos los custodios
de
los
documentos.
Los papeles y los volmenes encuadernados son
atractivos para los insectos por el valor alimenticio que ofrecen.
Entre
la variedad de alimentos y materiales que les gustan estn la
celulosa del papel, el pegante, la gelatina, la pasta, y los productos
similares en el terminado del papel y la encuademacin.
10
Gallo. F., op. cit., p. 58.
- 420 -
Las cucarachas, lepismas,

y
las
polillas
"book-lice"
y
"brown-house"
son especialmente las responsables del dao a los materiales de encuademacin como pastas y pegantes, y tambin pueden
atacar
el
cuero y otros materiales animales y vegetales. Insectos
como los escarabajos y las termitas son capaces de consumir el papel
como alimento y tambin atacan las telas de algodn para encuademacin y los cartones de madera o de papel.
Son, por lo tanto, los
responsables de la mayora de los daos serios a los documentos incluso de los daos de los estantes. Se dice que los procesos digestivos de estas plagas se han modificado especialmente por digerir celulosa.
Se mencionan a continuacin algunos de los insectos ms
comunes encontrados entre los documentos, de acuerdo con el tipo de
dao que causan:
a)
cucarachas
Hay varias especies de cucarachas,4pero las llamadas especies domsticas se alimentan de una gran variedad de materiales. Son atraidas particularmente por materiales dulces y con
almidn y se comen las cubiertas de tela de los libros con el
fin de tomar el adhesivo de almidn utilizado para pegar la tela
al material de encuademacin. Memas de destruir la superficie de las cubiertas de los libros, tambin chupan las tinturas
y el revestimiento de tela o bucaran y as rompen los extremos
y hacen una racin pulposa. Durante el da normalmente se retiran a la oscuridad y a los lugares humados y durante la noche rondan por todas partes en busca de comida. Proliferan en
los desages y letrinas y entran a travs de los tubos de
desage y pequeos agujeros en las paredes.
b)
Lepismas
Estas se encuentran frecuentemente entre los libros y los

documentos viejos y muestran una predileccin particular por el
papel de pulpa de madera blanqueada, pasta de flour, gelatina
fotogrfica y algunos tipos de fibras textiles . Entran a
los libros a travs del lomo para tomar la pasta de flour. En
los documsntos de papel causan erosiones de formas irregulares.
Las lepismas son criaturas que se mueven rpidamente, que se
alimentan principalmente en la noche y se esconden durante el
da. Encuentran condiciones ideales para crecer y reproducirse
en lugares tibios y humados.
c)
"Book-lice"
Los book-lice o pscidos se encuentran ocasionalmente

caminando sobre las cubiertas o entre las pginas de los libros.
Se alimentan de pasta de flour y de papel. El dao que hacen a
los libros est, por lo tanto, limitado a las partes de la
encuademacin cerca al lomo donde el adhesivo es ms abundante. En general no se les considera que hagan un dao real a
11 Gallo. P., op. cit., p. 55.
- 421 -
libres o papeles. Su dieta incluye tambin moho microscpico

de la encuademacin, papel y cuero, y son por lo tanto prevalentes bajo condiciones hmedas lo cual favorece el crecimiento
de moho. Rara vez se encuentran en ambientes bien iluminados y
ventilados o en libros que se usen diariamente.
d)
Polillas
"Brown-house"
Las larvas de estas polillas tienen bocas que muerden y

comen gran cantidad de materiales, adems de libros como plantas
secas y corchos. Cuando atacan los libros lo hacen generalmente
en el lomo y rara vez penetran al libro. La humedad en los
depsitos favorecen su desarrollo.
e)
Escarabajos
Hay varios tipos de escarabajos. Los adultos ponen huevos

sobre los extremos de los libros de los cuales salen pequeas
larvas blancas que se maten a ellos produciendo los tan conocidos
tneles
de "gusanos de libros".
Las larvas se alimentan
inicialitente de las pastas de los libros, hasta que sus mandbulas son lo suficientemente fuertes para comenzar a comerse
la encuademacin verdadera, que contina hasta cuando se convierten en escarabajos y el proceso total de repite de nuevo.
f)
Termitas
Comnmente conocidas como aranas blancas, las termitas

son capaces de destruir completamente los libros o cualquier
material celuloso pero generalmente comienzan su ataque en la
construccin. Las termitas viven en comunidades en nidos en
la tierra o en el fondo de las paredes. Tienen una marcada
aversin a la luz por lo que construyen caminos cubiertos de
barro sobre ladrillos y concreto y hacen un escondrijo. Devoran
rpida y silenciosamente todo lo que se compone de celulosa,
cavando trincheras intrincadas de comunicacin, y en algunos
casos causan la casi total destruccin del material atacado,
dejando intacta una capa externa que esconde la devastacin que
hay en el interior. La infestacin de esta especie se detecta
solamente cuando ha llegado a ser severa y ha ocasionado un dao
considerable.
Medidas preventivas
El dao que hacen los insectos alados a los documentos como los
escarabajos rara
vez ocurre en depsitos con aire acondicionado que
estn ms o menos hermticamente cerrados o en depsitos que estn
protegidos con ventanas de malla y puertas plegables que se puedan
cerrar.
Hemos notado que la mugre y el polvo y una leve
acumulacin de
deshechos, son campos de crianza para las plagas de insectos. Por lo
tanto, los depsitos deben limpiarse frecuentemente y
todos los
documentos,
estantes, archivadores, pisos, techos y paredes deben
mantenerse limpios y pulcros. El uso de qumicos
repelentes
de
insectos como el naptaleno y el paradiclorobenceno evita que los
- 422 -
insectos daen los documentos. Un buen suministro de estos qumicos

colocado en recipientes y localizados cada seis pies en los estantes
ser suficiente para producir un olor lo suficientemente
fuerte que
aleje a los insectos.
Adems, puede asegurarse un razonable alto
grado de proteccin fumigando el deposito una vez al nes con mezclas
insecticidas que contengan qumicos como el diclorodietil tricoloroetano (DDT), piretrum o gama benceno hexacloridio que se encuentran
en el comercio listas para
su uso.
Tambin se pueden "preparar
mezclas
de
DDT
disuelto en Kerosene en proporcin de 40g por
litro
y fumigar con una bomba manual corriente. De- be
tenerse
cuidado
de que se haga directamente sobre las paredes, rincones
oscuros y grietas, pero no sobre los documentos. Los fumigantes por
lo general contienen solventes que pueden afectar las tinturas usadas
en la tela de encuademacin y las tintas de los documentos.
Donde la infestacin de insectos haya tomado grandes proporciones, es necesario hacer una fumigacin de los materiales infectados a
gran escala. Estos deben colocarse en un cuarto especial con fumigantes
como el Metil Bromido o el dixido etileneoxido-carbono para
exterminar los insectos completamente. Estos procesos de fumigacin
dehen ser realizados solamente por operarios especializados por la
naturaleza altamente txica de los qumicos.
Sin embargo, para una
coleccin pequea de documentos, se utiliza un mtodo sencillo de
fumigacin con paradiclorobenceno. Una caja bien cerrada
llena
de
este
qumico
es efectiva y se pueden obtener resultados satisfactorios si el recipiente se llena de nuevo con el qumico cuando ste
se evapora, y si se dejan los documentos dentro de la caja por lo
menos durante dos semanas. La cantidad de paradiclorobenceno debe ser
de aproximadamente 2 lbs. por cada pie cibico de espacio areo.
Este proceso matar solamente los insectos y sus larvas pero no los
huevos.
Por consiguiente, sera necesario separar los documentos y
repetir el proceso despus de un lapso de dos
semanas
para
as
acabar con la plaga completamente.
Aunque los qumicos usados para la fumigacin de los documentos
son venenosos, no tienen un efecto continua en las plagas. Por lo
tanto, es necesario devolver los documentos fumigados a recipientes
limpios y usar repelentes como el paradiclorobenceno o el naptaleno en
estantes tal como se describi anteriormente para evitar los insectos
y prevenir la plaga.
Deben contemplarse aqu, los cuidados especiales con respecto a
los fumigantes.
Los vapores de cualquiera de los agentes txicos
empleados en la fumigacin nunca deben
inhalarse.
Esto tambin
sucede con los slidos voltiles que pueden usarse como fumigantes,
como son el paradiclorobenceno y los timles.
Tambin
pueden ser
severamente irritantes para la irembrana mucosa, los., ojos o la piel,
particularcente cuando el clima es humado y se suda .
12 Werner , A, E., "The Conservation of Leather, Wood, Bone and

Ivory
and Archival Materials", in The Conservation of Cultural
Property, op. cit., p. 283.
13 Hodges, H.W.M.
"Basic Equipment and Processes", in The
Conservation of Cultural Property, op. cit., p. 86.
- 423 -
Roedores
Las ratas y los ratones entran a los depsitos por los agujeros
de los techos y las paredes y devoran papel y cuero con velocidad increble.
Para prevenir su acceso es necesario asegurarse
que los techos y paredes defectuosos se reparen rpidamente.
Localizacin
El rea ideal para el depsito es un cuarto sin ventanas,
resistente a los incendios, con aire acondicionado e iluminado con
bombillos de poco voltaje. En las construcciones existentes donde es
dficil tener este cuarto, el lugar que se escoja para los documentos
debe ser seco, a prueba de humedad, iluminado y ventilado adecuadamente . Las
puertas y ventanas, si las hay, deben estar protegidas con
marcos de malla. Debe evitarse la luz solar directa sobre los documentos.
No debe haber posibilidad de una inundacin, de tanques que
puedan estallar o de canales bloqueados o goteras y es preferible que
no haya tuberas que pasen por all.
Equipo
Los docunentos deben almacenarse en estanteras o en archivadores
metlicos.
Los
estantes ajustables de acero son preferibles a los
archivadores cerrados ya que permiten su ajuste al tamao y voluntan
de los documentos. Los estantes deben colocarse y ordenarse separados
de las paredes para
permitir la libre
circulacin del aire y
tambin facilitar la limpieza que debe realizarse en el depsito.
Cuando se utilicen estantes de madera se debe tener un cuidado
extra ya que la madera por s misma requiere atencin y tratamiento
qumico contra plagas de insectos, como las termitas y el comejn,
los estantes deben estar alejados de las paredes y colocarse sobre
bases metlicas ya que las termitas no atraviesan el metal .
Como
alternativa las bases o patas deben colocarse en recipientes o tinas
que contengan "coaltar" o aceite creosote. Esto crear
una barrera
qumica y proteger los documentos de los insectos. Como medida de
precaucin, debe pintarse toda la estructura de madera con una
solucin al 20% de cloruro de cinc en agua .
Los mapas, planos y documentos de gran tamao
necesitan un
cuidado especial en el depsito. Es mejor colocar los mapas y planos
pequeos en un archivador plano comn y corriente o colgados
en
un
archivador vertical;
tambin pueden enrollarse y guardarse en estantes muy bien envueltos con papeles fuertes. Los mapas y planos
grandes
o
largos deben enrollarse, envolverse con papel fuerte y
almacenarse en los estantes.
14
15
Plumbe. W. J. op. cit., p. 20.

Bhargava. K. D. op. cit., p. 10.
- 424 -
Las carpetas se guardan mejor en cajas unas sobre otras en los

estantes.
Las cajas de cartn utilizadas por el Archivo Nacional de
Malasia son ideales para este fin. En el Apndice A aparece un
dibujo de esta caja. En cada caja se puede guardar un grupo de carpetas que midan aproximadamente 6 pulgadas de grueso bien ordenadas
sobre
los
estantes. Cada caja se rotula con una guia externa que
indique su contenido para facilitar su identificacin y . recuperacin.
Los volmenes de libros deben colocarse verticalmente sobre los
estantes para ahorrar espacio y al mismo tiempo facilitar su recuperacin.
Sin embargo, el peso del papel en un libro colocado verticalmente presiona el lomo, y por lo tanto, es importante que se
sostengan uno con otro sobre los estantes arreglados razonablemente,
o por medio
de soportes (cua-libros).
Los volmenes
grandes
deben colocarse horizontalmente en los depsitos.
Debe instalarse
equipo contra incendio, preferiblemente extinguidores de
"espuma"
y
sbanas
de asbesto. Toda persona que trabaje en el repositorio
debe saber qu equipo contra incendio se encuentra disponible, donde
se
guarda y cundo se usa. La brigada de incendio debe consultarse
siempre para que supervise la instalacin de este equipo y para
que proporcione instrucciones sobre su uso al personal del archivo.
Estos son algunos de los puntos ms importantes que deben
tenerse en
cuenta sobre el equipo contra incendio :
1.
El fuego de un recipiente se apaga ms fcilmente al tapar

el recipiente.
2.
El fuego sobre una mesa o banco se apaga ms fcilmente al

cubrirlo con una sbana de asbesto.
3.
Una persona cuya ropa ha sido presa por el fuego debe

envolverse en una sbna de asbesto.
4.
Un chorro de agua directo sobre solventes orgnicos abrasivos se extiende en lugar de apagarlo.
5.
Un incendio ampliamente extendido puede apagarse con

"espuma".
6.
Si un incendio no se apaga rpidamente, debe hacerse sonar

la alarma.
La aspiradora es de gran valor en el archivo para recoger

el
polvo
y la mugre de los documentos. Los qumicos y los materiales
combustibles no deben almacenarse en los repositorios. Est prohibido fumar y consumir alimentos dentro del repositorio al igual que
cualquier tipo de fuego.
16
Hodges. H.W.M., op. cit.,
p. 87.
- 425 -
Primeros Auxilios para Documentos Daados
Reparaciones Menores
los documentos deben limpiarse antes de guardarlos.

Los ganchos
y alfileres
de metal corrosivo deben quitarse y reemplazarlos por
ganchos plsticos o de bronce inoxidable. Cuando las esquinas de los
documentos se han doblado, deben levantarse y aplanarse. Los anexos
que se han separado deben colocarse nuevamente en el orden correcto.
Los documentos afectados por la hunedad deben secarse en una buena
corriente de aire pero los que han sido afectados por verdn o plagas
de insectos, que se extienden rpidamente, deben separarse y tratarlos como se explic anteriormente.
De igual manera,
cualquier
rasgado en los documentos debe arreglarse pronto para evitar un deterioro mayor por el uso o manipulacin posterior.
Pginas rasgadas
Dos rasgados pequeos pueden arreglarse sin tener un entrenamiento especial en restauracin de documentos.
Donde se observe un
rasgado en el borde de un documento, de una pgina o de
un
libro,
todo lo que se necesita es un pedazo de papel fuerte pero delgado.
Se corta una tira de papel de aproximadamente 1/2 pulgada de ancha un
poco
ms
larga
que
el
rasgado.
Se cubre la tira con pasta y
luego se coloca cuidadosamente sobre el rasgado, asegurndose de que
ambos bordes del rasgado queden
parejos. La tira debe ir un poco
ms all del rasgado sobre el lado sano del
docunento
y
ms
all del borde; finalmente, se corta lo que sobra a lo largo del
borde, con unas tijeras para completar as la reparacin.
Cuando el rasgado se extiende a la parte de los documentos que
tiene
impresiones
o
escritos en ambos lados, su arreglo es ms
difcil pero con un poco de cuidado y paciencia se puede hacer satisfactoriamente.
El proceso es el siguiente: se pone un poco de pasta
sobre las hojas rasgadas y se juntan. Luego se coloca una tira de
papel
higinico suave sobre la rasgadura y se frota suavemente de
manera que el papel higinico se adhiera a la rasgadura.
Despus de
esto,
se coloca el documento bajo peso hasta que seque. Se quita el
papel higinico sobrante, teniendo cuidado siempre de halar hacia
la rasgadura de ambos lados. Las fibras suaves del papel higinico
no slo actian como un ecuadernador sino que tambin llenan los
huecos, si los hay, dentro de la rasgadura y da una superficie pareja a todo lo largo. Cuando se haya terminado el trabajo, es casi
imposible ver cmo se ha hecho el arreglo.
Cintas sensibles a la presin

Estas cintas nunca se deben usar para reparar documentos.
Son
delgadas, transparentes y viscosas (celofn) con un adhesivo permanente en un lado y se pegan fuertemente a casi cualquier cosa slida
que se les ponga en contacto. El problema se presenta en cuanto a
cmo quitarlas sin daar la superficie del papel, adems, tienden
a amarillar el material tratado, mancharlo y oscurecer los escritos de ste. Finalmente, el adhesivo puede descomponerse y daar el papel. Igualmente, la goma corriente y la goma arbiga no
deben usarse para reparar documentos pues tienden a endurecerse con el
tiempo y la superficie callosa tendr una accin abrasiva sobre el
papel de los documentos.
- 426 -
Elaboracin de la pasta
En general, es muy sencillo comprar la pasta que venden en cualquier distribuidor de suministros para bibliotecas o encuademacin.
Sin embargo, la pasta puede elaborarse con harina y
agua.
Puede
hacerse en cualquier recipiente
agregando poco a poco agua a casi
madia taza de harina mezclando constantemente hasta que el agua y la
harina se incorporen bien, no haya grumos y la mezcla se parezca a
una salsa. Luego se agrega agua caliente, se pone al fuego y se deja
hervir durante un minuto para que quede de buena consistencia, ni
tan lquida como la leche, ni
grumosa
y no debe quedar tampoco
como para salirse de un cepillo fcilmente. En lugar de harina,
se puede usar almidn.
Al usar la pasta debe recordarse que entre menos se use mejor.
Una capa delgada de cualquier adhesivo esparcido en forma pareja,
finalmente presionado en los poros de los documentos que se van
pegar, mantendrn las hojas con seguridad.
y
a
Documentos sumergidos en agua
El agua se utiliza en muchas etapas de la fabricacin del papel,

pero una vez que esta terminado y listo para el uso, el agua se convierte en su enemigo ms peligroso. Los documentos pueden daarse
por el agua de distintas maneras: las tapas de los libros y de los
volmenes encuadernados se empaan, se hinchan y se manchan,
los
documentos y las pginas se arrugan y se doblan.
El papel con
cola, cubierto con almidn o goma o arcilla, se arruina al contacto
con el agua. Cuando la cola se ablanda con el agua, hace las pginas
se pegan unas otras, y si se secan en este estado, el libro
o
el
montn
de papeles sern una masa slida. Es difcil separarlas
sin un entrenamiento, materiales costosos y equipos especiales.
Los
documentos que se hayan daado mucho deben enviarse a profesionales
para que los traten.
Sin embargo, puede realizarse un tratamiento de primeros auxilios

antes de obtener la ayuda profesional, el cual debe hacerse inmediatamente despus de descubrirlo con el fin de evitar mayor deterioro y
que sean atacados por el verdn. Los papeles mojados deben separarse
unos de otros. Las hojas individuales se deben intercalar con papel
secante o papel encerado y presionarles para escurrir el agua que
haya quedado. Luego se deben dejar secar en un cuarto debajo de un
ventilador o, donde no haya ventiladores, las ventanas deben mantenerse abiertas para que haya una libre circulacin del
aire.
Los
documentos deben
voltearse con frecuencia de manera que todas las
partes queden expuestas al aire,
extendindolos
sobre
mesas o
colgndolos en cuerdas.
Despus
de que se hayan secado, deben
mantenerse bajo presin.
- 427 -
Rehabilitacin de documentos carbonizados

Cuando los documentos de papel
las llamas, o
por
cualquier
tratamiento es asunto de expertos.
envolvindolos
suavemente
con
cajas.
han sido seriamente afectados por

otro medio y se han carbonizado, su
Si es posible, deben protegerse
papel
higinico y metindolos en
Cuando se han sometido a un calor intenso,

se vuelven quebradizos y no
deben manipularse
sino hasta cuando hayan tenido
tiempo de re-absorber una cantidad normal de humedad de la atmsfera. Si despus de algin tiempo an parecen
un
poco quebradizos, pueden necesitar que se les vuelva a colocar cola y este, de
nuevo ser asunto para un experto.
Cuando una caja fuerte (ms o manos a prueba de aire) ha estado
expuesta a una conflagracin, existe el peligro de que una gran parte
de los documentos all contenidos, especialmente los de papel, por
exceso
de
calor
queden relativamente sin daarse;
pero tambin
existe la posibilidad de que cualquier corriente de
aire fresco
produzca combustin activa. Por lo tanto, una caja fuerte en estos
casos debe dejarse enfriar antes de abrirla.
- 428 -
APNDICE "A"
DIBUJO DE UNA CAJA PARA ALMACENAMIENTO
L
ri
!F
>J-eV-
i> v
si
JSL
SUf"rnr-r
I antler _ I _ _ T I _ *
iW
!T%f-.o|fv ,
-7*-
i7*
LIL.
jL. , 0 -.L- , 0 . _ > - ; ^ L 9y=Jg}VS7V
ASI SE DOBLA LA CAJA
429
BIBLIOGRAFA
Repair and Preservation of Records.

New Delhi. National Archives of
India. 1967.
1.
Bhargava. K. D.
2.
British Records Association B.R.A.

Records Preservation Section 1965.
3.
British Records Association

Technical Section
Bulletin No. 16 1946.
4.
Cockerell.
The Repairing of Books, 2nd ed.

London. Sheppard, Press. 1960.
5.
Langwell. W. H.
The Conservation of Books and

Documents, London, Pitman. 1957.
6.
Lydenberg. H. M. and
Archer, J.
The Care and

Repair
of
Books,,
Rev. ed. New York. R.R. Bowker. 1960.
7.
Minogue. A.E.
8.
Perotin. Y.. ed ...
A Manual of Tropical Archivology.

The Hague. Mouton. 1966.
9.
Plenderleith. H. J.
The Conservation of Antiquities and

Works of Art. London. Oxford
University Press. 1956.
S. M
Memorandum
No.
19, October
Repair and Preservation of Records,

(U.S. National Archives. Bulletin
wo. 5. September 1943).
10. Plumbs. W. J.
The Preservation of Books in

Tropical and Sub-Tropical Countries.
Kuala Lumpur, Oxford University
Press. 1964.
11. Thomson. G. ed
Recent Advances in Conservation,

London. Butterworths. 1963.
12. UNESCO.
The Conservation of Cultural

Property With Special Reference to
Tropical Conditions, Paris. 1968.
(Museums and monunents, XI).
430
T7P
CX3NSTRDCCI0NES
EQUIPOS DE
TROPICALES
ARCHIVO
EN
IOS
PASES
por
MICHEL DUCHEIN
Inspector General, Direccin de los Archivos de Francia, Pars
1.
Introduccin.
La nocin de "pases tropicales" es bastante sutil en la

prctica. En lenguaje corriente se aplica no solo a las zonas tropicales propiamente dichas, sino tambin a las ecuatoriales y subtropicales, y de itBnera general a todas las regiones donde reina un
clima clido y humado en forma permanente o alterna segn las
estaciones .
El trmino "pases tropicales" abarca entonces regiones geogrficamente muy diferentes, repartidas en Africa, Asia, Oceania,
Amrica, y Europa, que en su conjunto pertenecen a la zona de los
climas tropicales llamados templados. La totalidad de las Antillas
(Caribes) hacen parte de ella.
Este tipo de clima lleva consigo condiciones de conservacin
nocivas en extremo tanto para los documentos de archivo como para las
construcciones mismas, por diversas razones:
-
exceso de calor y de humedad que obra directamente sobre los

pegantes, las materias orgnicas (sobre todo las fibras de
celulosa, el cuero, el pergamino) y las tintas, as como
sobre los elementos metlicos tales como ganchos, alfileres,
etc. y en general sobre todos los materiales de los documentos y de las construcciones;
exceso de luz solar (radiacin ultravioleta) que opera sobre

la celulosa, sobre las tintas, sobre todos los pigmentos
coloreados;
proliferacin de los hongos (mohos) favorecida por el calor y

la humedad;
proliferacin de los insectos y roedores incrementada por el

calor y la humedad.
Fuera de lo anterior, ciertas regiones de clima tropical, principalmente las Antillas, estn sometidas a otros peligros en la
custodia de los documentos de archivo:
-
ciclones, inundaciones, altas mareas de origen ssmico o

volcnico;
sismos y erupciones volcnicas.
1 En esta comunicacin, destinada a un auditorio antillano, no

se ha credo necesario tratar los problemas propios de los climas
secos de tipo saheliano o desrtico.
- 431 -
Por todas estas razones, los edificios destinados a la conservacin de documentos en pases tropicales deben presentar, para asegurar al mximo la custodia de los documentos, diversas caractersticas que los distinguen de los edificios de archivo que se construyen
en pases templados.
Deben tambin en sus partes dedicadas al trabajo del personal de
los servicios de archivo o de los investigadores, as como en los
otros lugares abiertos al pblico, ofrecer condiciones seguras de
residencia compatibles con el clima.
Por ltimo los equipos tcnicos han de asegurar no solo la
salvaguardia de los documentos contra los agentes de destruccin,
sino tambin y en la medida de lo posible, la restauracin de los
documentos deteriorados.
El complejo de estas disposiciones arquitectnicas por una
parte, de estos equipos tcnicos por otra, es lo que define las
caractersticas de las construcciones y equipos de archivo en pases
tropicales.
El presente trabajo concierne pues nicamente, a las construcciones y equipos de depsitos de archivo, a lo que es especfico de
los pases tropicales. Para todo lo atinente a los problemas de
construccin y de equipos de archivo en general, habr que acudir a
las obras de base consagradas a tales temas .
2.
DE
NOCIONES GENERALES
LOS DOCUMENTOS DE
SOBRE LA
ARCHIVO.
CLIMATOLOGA
LA
CONSERVACIN
La humedad y el calor inciden en los elementos constitutivos de

los documentos de archivo provocando al tiempo procesos de desintegracin interna (accin fisico-qumica) y propiciando el desarrollo de
los hongos y de los insectos (accin biolgica).
El calor y la humedad son de suyo peligrosos, pero combinados son
particularmente nocivos, y en proporciones que han sido estudiadas en
los laboratorios .
Efectivamente el punto de saturacin del aire (o punto de
roco) es tanto ms alto cuanto ms elevada es la temperatura. La
cantidad de vapor de agua que puede contener un metro cbico de aire
es de 8 gr. a 10 C , de 15 gr. a 20 y de 48 gr. a 40C.
2 Bibliografa de base: Y. PEROTIN, Manual de archivistica tropical, Manual of Tropical Archivology, Pars, La Haya,
1966; G.M. and D.G. OUNHA, Conservation of Library Materials, New
York 1967; M. DUCHEIN, Las construcciones y equipos de archivos,
Pars 1967; F. FLIEDER La conservacin de los documentos
grficos, Pars, 1969; O.H. KOENIGSBERGER, T.G. INGERSOLL, A.
MAYHEW, S. V. SZOKOLAY, Manual of Tropical Housing and Building, I,
Londres 1974.
3 Ver sobre todo M. IAVANCHER y A. NDBLECOURT, Las tcnicas de
proteccin de los bienes culturales... Pars, Unesco, 1954, p.
114.
- 432 -
Al bajar la tertperatura se disminuye simultneamente el punto de

saturacin y se provoca la condensacin, es decir la fluencia.
Dicho descenso no interesa desde el punto de vista de la conservacin
de los documentos si va acompaado de desecamiento del aire, de
suerte que disminuye la tasa de humedad relativa (ya que la humedad
relativa es la relacin entre el peso del vapor de agua contenido en
un netro cbico de aire y el peso mximo de vapor de agua que ese
volumen de aire podra contener a la misma temperatura).
Sabemos que los pases tropicales se caracterizan en su conjunto
por una temperatura elevada y por la temperatura madia del ano es de
25,3 C (23,5 . en enero; 26,"rC. en julio) y la humedad relativa
de 80% (70% en febrero, 84% en octubre-noviembre). En otras zonas del
trpico las variaciones estacionales son ms marcadas (por ejemplo
en los pases ironznicos). pero las medias anuales permanecen
siempre elevadas. En comparacin, la temperatura media de Pars
es de 10,2 C, y la humedad relativa de 74%; en Rema estas cifras
son respectivamente de 15,6 C Y 63%. Las condiciones climticas
ptimas para la conservacin de los docunentos de archivo han sido
objeto de varios estudios tcnicos cuyos resultados no coinciden
siempre en un todo.
La tasa de humedad relativa ptima la han
situado algunos autores entre 45% y 60%; metros entre 55% y 65%; de
igual manera la temoeratura ptima es entre 15
y 22 , ora
entre 15
y 18 C. .
Sea lo que sea- y cierta margen es de
veras aceptable- unas cuantas reglas siguen siendo irrebatibles:
-
una humedad relativa superior al 65% es perjudicial para los

papeles, los cueros, los pegantes, las tintas;
una humedad relativa inferior al 45% expone al desecamiento el

pergamino, el papel, la madera, las pegas, el cuero;
las micropelculas y otros negativos fotogrficos necesitan

una humedad relativa bastante baja (45%-50%) y una temperatura inferior a 20 C.
La sola aproximacin de estos datos revela que la conservacin

de los documentos de archivo en pases tropicales exige medidas de
desecacin y de enfriamiento del aire ambiente, sin lo cual los
procesos de degradacin qumica y biolgica acarrean un rpido
deterioro de los documentos.
Agreguemos que si la atmsfera de las zonas tropicales est a
menudo menos contaminada desde el punto de vista qumico que la de
las regiones industrializadas de las regiones templadas, la fuerte
salinidad del aire de las islas, agravada por poderosos vientos, constituye peligro suplementario para los documentos de archivo.
Este problema del calor y de la humedad es primordial para la
conservacin de los archivos en pases tropicales. A l estn
ms o menos vinculadas casi todas las disposiciones a que aludimos a
lo largo de esta exposicin.
4. Ver F. FL1EDER, La conservacin de los dounentoe grficos,

p. 37; R.J. PLEMDERLEITH y P. PHILIPFOT, Cliaatologa y
conservacin en loe nuseos, en Masen, XIII-4, I960, P. 214.
5. Para los documentos sobre tolerancia magntica las
condiciones de conservacin son mucho ms severas y necesitan
un estudio tcnico realizado por especialistas.
- 433 -
3.
LOS HONGOS, BACTERIAS E INSECTOS DE IOS PASES

CONDICIONES CLIMTICAS DE SO DESARROLLO.
TROPICALES;
No est en nuestro propsito enumerar aqu los hongos, bacterias e insectos que se combaten en los documentos de archivo en
pases tropicales; en todas las obras oonsagradas a la conservacin
de archivos y bibliotecas se encontrarn abundantes referencias.
Tan solo traeremos a cuenta las conclusiones de los estudios
sobre el tema en lo tocante a las condiciones climticas del desarrollo de estos entes perjudiciales. Los hongos proliferan por encima
de una temperatura de 22 C. y la humedad relativa superior al 65%,
con una predileccin por los sitios sombros y poco aireados; en
cuanto a los insectos que atacan el papel, son todos ms o menos
lucfugos y gustan de los lugares hmedos, calientes y oscuros.
Los comejenes, particularmente dainos en pases tropicales ,
viven (segn las especies en nmero mayor de 900) en el suelo, en
la madera, en el papel, en todo paraje donde el calor, la oscuridad y
el estancamiento del aire se hallan asociados a la presencia de un
material celuloso suceptible de servirles de alimento.
4.
LA LUZ SOLAR
ARCHIVO.
LA
CONSERVACIN
DE
LOS
DOCUMENTOS
DE
La luz solar (y en manor medida la luz lunar) conlleva una

proporcin variable de rayos azules, violetas y ultravioletas, cuya
nocividad para la conservacin de los documentas de archivo ha sido
estudiada frecuentemente y puesta en evidencia .
Segn esto, la luz de los pases tropicales, en razn de
la altura del sol sobre el horizonte y de la intensa ozonizacin, es
particularmente rica en rayos de esa naturaleza, como muy bien lo
saben los fotgrafos, obligados a servirse de filtros y de pantallas
para evitar los fenmenos de sobreexposicin.
No hay, sin embargo, que descuidar el hecho de que los rayos
ultravioletas de la zona inferior del espectro (por debajo de 300
milimicras) tienen un gran poder germicida y fungicida y que a ese
tenor es peligroso excluirlos totalmente de las construcciones de
archivos; se sabe por lo dems el papel que desempea la luz solar
en la lucha contra los comejenes y dems insectos lucfugos.
6 Y. FEROTIN, El problema de los termitas... en los Archivos de

la Reunin, Saint-Denis-de-la-Runion, 1953; P. GRASSE, Las
termitas destructoras de Archivos, en Manual de Archivstica
tropical, 1966.
7 M. DCHKlN, La proteccin de los documentos de archivos
contra la luz, en Boletn de informacin sobre la patologa de
los documentos, I, Pars, 1961; G.M. OUNHA, Conservation of Library
Materials, I, Apndice P.
- 434 -
5. CONCEPCIN GENERAL DE LAS CONSTRUCCIONES DE ARCHIVO,

PASES TROPICALES.
LOCALIZAdGN Y ORTENTfiCICW.
EN
El papel de un servicio de archivos no es diferente en pases

tropicales del que juega en los pases templados. Aqu y all se
trata de asegurar siete funciones bsicas:
-
recibo de los documentos.

seleccin, clasificacin e inscripcin de los documentos,
conservacin de los documentos,
reparacin de los documentos deteriorados,
los documentos a disposicin de los usuarios,
fotografa/microfilmach de los documentos
(eventualmente) exposicin de los documentos.
A lo anterior podemos agregar una octava funcin: la.

destruccin de los documentos considerados sin inters histrico.
El plano de una construccin de un archivo es pues, en principio, idntico en pases tropicales y templados. Sin embargo, los
factores climticos enunciados arriba acarrean cierto nmero de
consecuencias especiales en la concepcin del edificio y en la ubicacin y orientacin adecuadas:
a) Se evitarn los terrenos peligrosos o insalubres: terrenos
inundables o pantanosos, costas marinas (riesgos de marejadas o
fuertes tempestades), terrenos resbaladizos o que ofrecen contigencias de derrumbe, terrenos sometidos a posibles erupciones volcnicas, terrenos infestados de termitas. Naturalmente que, cualquiera
que sea el clima, ha que evitar las vencidades perjudiciales:
fbricas qumicas, depsitos de explosivos, objetivos estratgicos;
b) Los edifices de archivo se ubicarn hasta donde sea posible
en zonas abrigadas de los vientos cargados de humedad y de sal, y se
orientarn las fachadas de nodo que se protejan de los vientos;
c) Se seleccionarn los procedimientos de construccin que
garanticen la mejor proteccin contra la lluvia y la humedad del
suelo, as como la ptima circulacin del aire;
d) Se esquivarn en la construccin los materiales altamente
conductores del calor o deteriorables por la humedad, los hongos o los
insectos (principalmente los comejenes);
e) Se buscar hasta
de irradiacin solar;
el mximo la proteccin contra el exceso
f) La proteccin contra las termitas, los sismos y los ciclones

deber ser objeto de disposiciones especiales segn los casos (ver
abajo
6, e, f y g ) .
g) Para hacer fcil la lucha contra los incendios lo misiro que
la desinfeccin eventual de los locales, se harn esfuerzos para dar
a las salas donde se conservan los documentos de archivo dimensiones
reducidas hasta donde sea posible (100 m mximo).
- 435 -
6.
MKCERIALES
PROCEDIMIENTOS
DE
OOKSTHUCCION.
OQRALIDADES.
Las pocas indicaciones que siguen no tienen otro proposito que

llamar la atencin de los arquitectos sobre algunos puntos esenciales, especficos de loa pases tropicales, dejando bien claro que en
lneas generales todos los elementos de trabajo sern escogidos en
funcin de la proteccin contra los peligros climticos y telricos locales:
a)
Fundaciones.
Es altamente recomendable levantar el piso de los edificios sobre

pilares de hormign, de manera que permita buena circulacin del
aire entre el suelo natural y el piso. Mltiples son las ventajas de
esta frmula:
-
proteccin contra la humedad del suelo,

proteccin contra las inundaciones,
proteccin contra las termitas.
En ningn caso han de guardarse documentos de archivo en el

subsuelo. Para las zonas de sismos, ver ms adelante en e.).
b)
Muros y Tachos.
Muros y techos deben ser planeados para un aislamiento trmico e

higromtrico ptimo; se escogern entonces materiales y revestimientos termoaislantes e hidrfugos.
los techos sern especialmente estudiados para resistir los
vientos intensos (ciclones) o las lluvias tropicales ; los elementos de
cobertura (pizarras, lminas de amianto-cemento, aluminio) estarn
fuertemente ajustados. No se aconsejan las terrazas horizontales en
razn de los riesgos de infiltracin en caso de lluvias intensas.
Para proteger la construccin contra las lluvias y el sol, los
techos voladizos que forman aleros son tradicionales en pases del
trpico, con balcones o galeras formando pantalla frente a las
fachadas cubiertas de vidrio. Es una frmula a todas luces excelente, excepto quizs para los riesgos de robo nocturno.
Magnfica proteccin trmica la ofrece un doble techo con
vaco de aire intermedio; no obstante, es preciso velar porque esta
solucin no se adopte en detrimento de la solidez, sobre todo en caso
de ciclones. Eh su defecto, se recomienda una capa aislante debajo
del techo.
La madera empleada en la construccin ser tratada de manera
especial contra las termitas.
Los elementos de metal expuestos al aire exterior, sobre todo en
zonas marinas, sern tratados especialmente contra la corrosin .
8 A. CELRIEU, La tropicalizncin; Pars, 1974, estudia

especialmente esta cuestin de la corrosin de los metales en
pases tropicales.
- 436 -
c)
La armazn y los estantes.
Desde hace ms o menos medio siglo es costumbre construir los

depsitos de archivo segvSn el sistema de armazn iretlica autocargante, sistema en el cual la armazn de los anaqueles sostiene al
mismo tiempo los pisos.
El clima tropical no ofrece incidencias directas sobre este punto, a condicin de que el netal de la armazn, como de los estantes,
sea convenientemente tratado contra la herrumbre y la corrosin
salina (9cf. arriba, b ) .
En cambio, no es aconsejable la armazn metlica en zona de
sismos si ha de levantarse sobre varios niveles (ms de 2 3).
La
construccin de esta armazn debe hacerse siempre conforme a las
reglas propias de las zonas ssmicas (cf. arriba e) para evitar que
se desplome en caso de sacudida.
d)
Aberturas o vanos.
Las aberturas (puertas y ventanas) deben estar protegidas contra

el impacto solar y contra los ciclones; la galera o balcn exterior
(arriba, b) es excelente por este aspecto.
Son indispensables
tambin postigos o persianas slidas.
Se recomiendan vidrios
filtrantes (inacthicos) y aislantes para las ventanas de los locales
de vivienda y de trabajo.
e)
Precauciones especiales contra los sismos.
Las construcciones en zonas ssmicas deben obedecer a diversas

prescripciones tcnicas tratadas en las publicaciones especializadas . Anotemos las principales:
-
fundaciones homogneas profundamente ancladas en el suelo y

enlazadas metlicamente; ligazn resistente entre fundaciones y superestructuras;
- muros eslabonados horizontal y verticalmente;
- escaleras y entablados rgidos, empotrados en la armazn o
en los materiales de liga de los muros;
- disposiciones especiales para las aberturas o vanos (narcos
rgidos, pegados a la armazn o a las trabazones de los
muros) y las canalizaciones;
- subdivisin en bloques rectangulares con articulaciones de
separacin o de dilatacin en construcciones de diseo
complejo;
De manera general, se deben evitar en zonas ssmicas:
-
las construcciones en alturas,

los materiales de construccin frgiles que resisten mal a
los impactos,
las armazones livianas que corren riesgo de dislocarse en
caso de sacudidas.
9 Ver Reglas parassmicas, Pars, Sociedad de Difusin de

las tcnicas de la construccin y de los trabajos pblicos, 9, rue
la Perusse, 1970.
- 437 -
Precauciones especiales contra los ciclones y lluvias

tropicales.
Ver lo dicho antes a proposito de los techos y vanos. Velar por

el perfecto estado de las canales y tuberas. Asegurar el rpido
flujo de las aguas.
g)
Precauciones especiales contra las termitas.
Evitar plantas y rboles junto a los muros de la construccin.

Arrancar sistemticamente todas las cepas de rboles en el espacio
ms ancho posible alrededor de la construccin.
Aislar esta zona
por una de cemento a campo raso, fcil de controlar. En las reas
muy infestadas rodear la edificacin de un foso de Im. de ancho y
1,50 de profundidad y paredes verticales. Levantar todo lo posible la
construccin sobre pilotes de hormign (cf. arriba a ) . Los pilotes
deben estar provistos de defensas antitrmicas o gorgueras metlicas que impidan a los comejenes subir. Igual proteccin para las
canali zaciones.
Todos los elementos de maderas sern tratados especialmente
contra las termitas (productos a base de pentaclorofenol). Pueden
aplicarse sobre los muros o sobre los pisos baos o capas a base de
sales de Wblman (flor, cromo y dinitrofenol) o de pentaclorofenol, a
condicin de que no haya contacto alguno con los documentos.
7.
CLIMATIZACIN,
VENTILACIN,
FILTRACIN DEL AIRE.
Se ha vuelto comn, de quince a veinte aos atrs, climatizar

(dotar de aire acondicionado) en los pases tropicales los locales
destinados a la conservacin de documentos y bibliotecas, igual que
los locales de trabajo y de vivienda.
La climatizacin es un conjunto complejo de tcnicas (recalentanuento-enfriamientoêsecacin-hunectacih-ventilacih), que permite, en principio mantener una temperatura y un grado higromtrico
constantes en un local determinado. Para los locales de archivo la
temperatura ideal es por lo comn del orden de los 18 C, y la
humedad relativa del 55%; para los locales de trabajo y vivienda, las
condiciones varan de acuerdo con las costumbres de la regin y con
el clima ambiente, pero puede aceptarse que una temperatura de 23 a
25C y una humedad relativa del 55% constituyen, en un pais clido,
una climatizacin confortable .
Los resultados de la climatizacin para la conservacin de
archivos son en conjunto ciertamente excelentes, pero no deben hacer
olvidas dos inconvenientes reales:
-
elevado costo de instalacin y funcionamiento, consumo de

energa cara, sobre todo en perodos de alza. A mayor
volumen de aire climatizado, mayor precio de fbrica).
10 Sobre todos estos complejos temas ver a M. Roubinet, la

climatizacin (Prensas Universitarias de Francia. Coleccin Que
sais-je? No. 1387.
- 438 -
riesgo de avera tcnica, particulamente peligrosa en

razn de los cambios bruscos de temperatura y de higrometra
que provocan y propician al mximo el nacimiento de hongos.
En realidad, para lo que atae a la conservacin de documentos,

una temperatura del orden de los 25 C, normal en un pas tropical,
no sera muy nociva por s misma si no estuviera asociada a una alta
humadad relativa.
Por ello puede considerarse como positivo y suficiente para los
locales de conservacin un tratamiento pareado de desecacin ms
ventilacin/filtracin sin enfriamiento, y reservar la climatizacin propiamente dicha para los locales de trabajo y vivienda.
La desecacin del aire se garantiza por el empleo de deshidratantes slidos o lquidos, los ms corrientes de los cuales son el
hielo de slice, en forma de granulos que absorben una parte del
vapor de agua contenido en la atmsfera, y el4 cloruro de litio.
El hielo de slice y los dems deshidratantes slidos o lquidos
se utilizan en aparatos que aseguran a un tiempo la circulacin y la
renovacin del aire y la regeneracin del deshidratante despus de
usado; se conocen con el nombre de "desecadores de aire" o "deshumectantes". Estos aparatos consuman mucho menos energa que la climatizacin propiamente dicha y son en general de funcionamiento y manejo
muy sencillos. Los aparatos para deshidratantes slidos son los ms
descomplicados pero tambin los ms estorbosos; los destinados a
deshidrantantes lquidos son ms complejos, pero de una mayor
precisin reguladora .
La filtracin de aire ofrece grandes ventajas en los pases
tropicales para eliminar, de un lado, las esporas de los hongos,
larvas de insectos y polvo en suspensin en la atmsfera, y de
otro la sal abundante en el aire marino, sin olvidar (en las regiones
urbanizadas o industriales) los elementos contaminantes. Todo sistema
de desecacin/ventilacin debe estar provisto, a la entrada del
aire, de filtros apropiados (filtros llamados "de capa porosa").
Una vez asegurada la desecacin del aire, con o sin enfriamiento, es importante controlar permanentemente su eficacia. Para tal
fin, todo depsito de archivos en un pais tropical debe estar equipado de ternonigraetros registradores, que trazan sobre una cinta de
papel, que enrolla y desenrolla mediante un irecanismo de reloj, la
doble curva de la temperatura y de la humedad relativa. Estos aparatos van colocados en diferentes sitios de la construccin y sus
cintas se examinan cada semana.
En caso de duda sobre la humedad de los muros, puede apelarse a
los servicios de firmas especializadas que procedern a medir por
medio de aparatos con electrodos. El tratamiento de la humedad de los
muros es complejo y requiere a menudo trabajos de arquitectura para
sanear las fundaciones; la aplicacin de un revestimiento hidrfugo
sobre un muro hmedo puede dar rronentneamen te ^buenos resultados,
pero es raro que resuelva de un todo el problema .
11 M. RDUBINET, op, cit., p. 85.

12 Sobre estos problemas ver: H. J. PLENDERLEITH y P.
PHILIPPOT, art, cit, en Museum, XIII-4, 1960, p. 216-227.
- 439 -
En resumen:
Un control permanente del binomio tenperatura/hidrometra es
absolutamente necesario en los depsitos de archivo en
pases tropicales;
la climatizacin completa no es siempre indispensable en la
totalidad de los locales;
A falta de climatizacin, los locales de conservacin de
archivos deben estar equipados de un sistema de desecacin de
aire por deshidratacin con ventilacin y filtracin del
aire a la entrada;
la sola desecacin del aire por medio de deshidratantes sin
ventilacin es insuficiente, pues la circulacin copiosa del
aire es elemento esencial en la lucha contra los hongos e
insectos ;
Cuando, a falta de medios financieros, es imposible pensar en
la instalacin de un sistema de desecacin/ventilacin, hay
que esforzarse al menos por asegurar
a) una aireacin
continua mediante ventanas bien protegidas contra la lluvia y
el sol, y/o bocas de aireacin convenientemente dispuestas;
b) una desecacin del aire por medio de hielo de slice o de
otro deshidratante; c) un mnimo de filtracin del aire
gracias a enrejados metlicos o compuestos de hilos textiles
sintticos.
8.
LA
PROTECCIN
CONTRA
EL
EXCESO
DE
LUZ
SOLAR.
En otros tiempos las bibliotecas y depsitos de archivo estaban

provistos frecuentemente de anchas ventanas para evitar tener que
introducir medios de alumbrado artificial que ocasionaran amenazas de
incendio. Por esta razn, los rayos ultravioletas hicieron grandes
estragos en los documentos expuestos as a la luz solar.
De veinte a treinta aos para ac los arquitectos han renunciado a este exceso. Algunos de ellos han llegado a proscribir totalmente las ventanas en los locales de conservacin de libros y documentos.
No obstante, no deben subestimarse los inconvenientes de una
oscuridad total para los documentos:
-
obligacin de una climatizacin eficaz en forma permanente, con todos los riesgos ya mencionados en caso de avera;
obligacin de utilizar el alumbrado elctrico para todas las

investigaciones o trabajos;
privacin del papel germicida y fungicida de los rayos solares. Es posible evitar estos inconvenientes sin detrimento
de una proteccin satisfactoria de los documentos contra
los rayos ultravioletas. Basta para eso:
a) limitar hasta el mximo las superficies cubiertas de vidrio.

En los pases tropicales pueden mantenerse las siguientes proporciones: 1/5% de la superficie total de las fachadas para las que reciben
todo el sol; 1/10% de la superficie total para las fachadas no
expuestas al sol;
- 440 -
b) proveer todas las superficies cubiertas de vidrio de dispositivos protectores (quitasoles, pantallas) de manera que eviten la
penetracin directa de los rayos solares en el local;
c) disponer los extremos de las estanteras perpendicularmente a
las superficies cubiertas de vidrio;
d)
colocar los documentos en cajas de cartn.
En el caso de construcciones viejas con superficies de vidrio

demasiado grandes, puede reducirse el problema;
a) cerrando el mayor espacio de estas superficies con cortinas
opacas o con postigos, o si es el caso, con diapositivas de manipostera;
b) dotndolas de vidrios coloreados filtrantes. Experiencias
han mostrado que el vidrio ms eficaz para filtrar el exceso de rayos
ultravioletas es el vidrio al sulfuro de cadmio (vidrio amarillonaranja); por desgracia es demasiado costoso. Los vidrios de doble
espesor oon lana de vidrio intermedia constituyen un buen aislante
trmico, pero no tienen poder especial de filtracin.
9.
EL
ADGNDICKKflMIEWro
DE
LOS
DOCtBQtTOS.
Designamos con el trmino "acondicionamiento" al conjunto de

tcnicas y materiales utilizados para aislar los docuirentos oontra
los agentes externos.
Este aislamiento en necesario en todos los climas, pero sobre
todo en los pases tropicales, dadas la gravedad y variedad de los
peligros propios de estos climas. Primero que todo, es preciso eliminar en clima clido y humado, todo elemento netlico propicio a
enmohecer. Habr que librar pues con el mayor cuidado a los documentos de los alfileres, ganchos, pinzas metlicas, etc. que pudieran
encontrarse en ellos.
Se les retirar, si es preciso, de las
carpetas de pinzas o ganchos metlicos en donde fueron dejados.
Cajas de cartn slido, ojal con ngulos reforzados, constituyen para los docunentos la ms eficaz de las protecciones contra la
luz, el polvo, la humedad, y en cierta medida, contra los insectos.
Habr que procurarse conseguir cartones suficientemente grandes para
que los bordes de los documentos no se doblen ni se arruguen. En el
interior de las cajas los documentos no deben estar demasiado apretados ni muy holgados. La colocacin de los cartones de plano (mejor
que de lado) evita a los documentos doblarse sobre s misiros, peligro
de gravedad especial en clima humado.
A falta de cajas de cartn, los docunentos sern cuidadosamente
empaquetados en cubiertas o sobres de papel fuerte ("Kraft") que cubra
los documentos por los seis lados.
Los paquetes o legajos se mantendrn cerrados por cordoncillos
planos o fajas, y se evitar apretarlos demasiado para no correr el
peligro de desgarramiento de los papeles.
Los sistemas de cierre con ganchos o hebillas de metal estarn
proscritos para evitar el moho.
- 441 -
Grandes carpetas de papel fuerte, fabricadas en las dimensiones

de los legajos de documentos, son proteccin satisfactoria, a condicin de que estn provistas de medio adecuado para un cierre
cmodo.
Para evitar ,1a condensacin de la humedad, las cajas y legajos
de documentos no sern colocados directamente contra los muros de los
locales, de manera que la circulacin del aire por todos sus lados
est garantizada.
La acidez de los papeles y cartones es un peligro que no debe
pasar inadvertido (segn la expresin de G. M. Cunha, ella es "el
archienemigo" de los papeles)
Es pues de desear que no se utilicen, para las cajas de archivo y
para empaquetar los legajos, sino cartones y papeles de dbil tasa de
acidez (PH igual o superior a PH5); pero las ms de las veces hay
que reconocer que los archivistas no tienen la posibilidad de influir
sobre la seleccin de los materiales de que se sirven los fabricantes: Para proteger los forros o cubiertas de los libros y documentos
contra los insectos y hongos, se recomienda impregnarlos de una cera o
barniz especial (comercializado en Francia con el nombre de cera
212, patente del Centro Nacional de la Investigacin Cientfica).
10. LAS
ESTANTERAS
ANAQUELES.
Los estantes metlicos se utilizan universalmente para el equipo

de las bibliotecas y depsitos de archivo. Los de madera tienen el
inconveniente de ser combustibles y fcilmente atacables por las
termitas.
Contra los inconvenientes del clima tropical los estantes metlicos deben presentar algunas caractersticas especiales:
11.
proteccin perfecta contra el orn, sobre todo en los dobleces de la lmina metlica; se impone entonces un revestimiento integral por medio de una pintura esmaltada slida,
sin burbujas ni estras;
circulacin del aire para par evitar el desarrollo de los

hongos en los espacios no aireados : evitar pues hasta el
mximo las cerraduras compactas y adoptar por el contrario
los sistemas de travesanos o escalas que dejen al aire pas L
libremente por entre los anaqueles.
LA
LUCHA
CONTRA
LOS
INSECTOS
LOS
BONGOS. LA DESINFECCIN.
La lucha contra los hongos e insectos se ejerce en dos niveles:

preventivo y curativo.
Vimos antes las medidas preventivas (seleccin de los materiales
de construccin y de revestimiento, procedimientos de construccin,
climatizacin/ventilacin...Centre los cuales no podemos olvidar el
13 G.M. y D.G. CUNHA, op, cit., t I, p. 87.

14 Ver un ejemplo en Museum, XIII-4, 1960, P. 220.
- 442 -
papel que desempea una higiene escrupulosa, es decir el aseo

frecuente de los locales y de los contornos y accesos (cf. adelante
14) y la desinfeccin de los documentos que llegan de fuera.
A pesar de todas estas precauciones, puede suceder que sobrevengan invasiones de hongos y/o insectos y se necesiten de urgencia medidas curativas.
a)
Supervisin de los locales; registro de los posibles

daos.
Es el deber de todo archivista, sobre todo en pases tropicales,

ejercer vigilancia frecuente y regular de sus locales para detectar
las eventuales invasiones de hongos e insectos. Debe hacerse una
visita rigurosa del edificio una vez al mes; fuera de ello ha de
cumplirse adems una visita despus de todo incidente susceptible de
consecuencias penosas (tempestad/cicln, sismo no importa sea leve,
daos en climatizacin, etc).
'
A lo largo de estas visitas habr de verificarse el funcionamiento de los higrmetros (cf. 7 ) . Los suelos, muros y techos sern
examinados para descubrir toda huella de humedad, moho, grietas, fugas
de agua, etc. Los documentos colocados en los estantes sern examinados abriendo las cajas o los legajos y hojeando los libros o documentos. Los docunentos sospechosos (manchas de orn, orificios de
insectos, huevos de animalitos, con mayor razn cuerpos de insectos
vivos o muertos) sern sacados de inmediato y los docunentos adyacentes examinados con la mayor atencin.
Los elementos de madera, si los hay, sern golpeados con la mano
o con el pie para comprobar su solidez y denunciar una posible invasin de termitas.
b)
La
desinfeccin
de los documentos atacados
Los docunentos atacados por los insectos y/o los hongos deben ser
desinfectados sin tardanza.
Geno medida de precaucin, en pases
tropicales, todos los documentos que entran al depsito provenientes
del exterior han de ser sometidos a idntico tratamiento.
El mejor procedimiento de desinfeccin es la desinfeccin en
autoclave al xido de etileno,^ el nico eficaz contra hongos e
insectos. Un autoclave de 2 m es suficiente para un servicio de
archivos de alguna o mediana importancia; 3 fe son preferibles
para un gran servicio de archivos.
Los autoclaves al xido de
etileno son de fcil manejo; necesitan un local bien aireado, con
chimenea de evacuacin para los gases ya utilizados. Su nico inconveniente es el precio elevado.
15 F. FLIEDER y M. CCHEIN, La desinfeccin de los documentos

atacados por los microorganismos y los insectos, en Gazette des
Archives, 87, 4 trim. 1974, p. 225-237. Ms viejo: W.J. Plumbe,
La conservacin y la proteccin de libras... en las regiones
tropicales, en Boletn de la Unesco para las bibliotecas
XII - 7, julio de 1958f p. 156-162.
- 443 -
A falta de tal equipo, puede enplearse una estufa, armario

hermticamente cerrado y provisto de anaqueles de claraboya en la
cual se vaporiza aldehido frmico o formalrtehido (para tratamiento
anti hongos, o bien "lindano o timol (para tratamiento anti insectos ) ; pero esta manera de proceder es a la vez ms larga y menos
benfica que la autoclave al xido de etileo.
Los insecticidas corrientes en el comercio (alcanfor, paradiclorobenceno, CDT, ETC.) son de eficacia reducida contra los insectos
que atacan el papel. Pueden emplearse en impregnacin o en vaporizacin, pero con cautela porque su contacto prolongado puede daar
el papel.
Las termitas ofrecen un problema especial porque resisten a la
mayora de los insecticidas corrientes. El tratamiento en autoclave
al xido de etileno es eficaz contra ellos. En caso de infestacin
grave y si las termitas resisten a los tratamientos ordinarios, hay,
que acudir a un laboratorio especializado, el cual utiliza entonces
productos txicos a base de arsnico mediante las precauciones
debidas.
c)
La desinfeccin de los locales infestados.
Los locales en donde se ha comprobado la presencia de los

hongos
deben ser igualmente desinfectados.
Para ello hay dos
procedimientos :
-
bien la nebulizacin del producto conocido en Francia con el

nombre comercial de AUboteno (decahidrato de diborolactato
de trietanolamonio) con un aparato especial llamado
"swing-fog".
De igual manera los muros, pisos y anaqueles sern lavados

con esponjas o trapos humados impregnados en Caequartyl B.E.
Para los locales invadidos por los insectos,,la desinfeccin

se hace por sublimacin de lindano (1,5 gr. por m ) . Las maderas
atacadas por carcomas y termitas sern tratadas con un producto
especial a base de pentaclorofenol.
Es necesario un control frecuente durante varios meses despus
de la desinfeccin para vigilar la vuelta ofensiva de los hongos o
insectos.
12.
LA
LUCHA
CENTRA
EL
FUEGO
La lucha contra el fuego no es exclusiva de los pases tropicales; podemos pues, en lo que a ello se refiere,g atenernos a las
obras generales sobre las edificaciones de archivo . Daremos aqu
solamente unas cuantas indicaciones muy generales.
16 Citados antes en nota del J T. Abundante bibliografa (en
ingls) en: The Administration of Modern Archives, a Select
Bibliographic Guide, Washington, D.C. (National Archives), 1970,
p. 43: est en prensa una nueva edicin.
- 444 -
Esta lucha
extincin.
se
ejerce a tres niveles: prevencin, deteccin,
a) Prevencin: Materiales incombustibles e ignfugos en la

construccin. Instalacin elctrica de seguridad. Muros y puertas
corta-fuego entre los locales de trabajo y los de conservacin. Pararrayos. Precauciones especiales para los locales que presentan mayores
peligros de incendio (Taller de encuademacin y de restauracin).
b) Deteccin: Instalacin de deteccin automtica de huno
o gas de combustin, por clulas fotoelctricas. Es conveniente
que el mecanismo de escape de la alarma provoque automticamente el
cierre de la puerta corta-fuego. En lo posible la accin de la
alarma debe llegar de inmediato al cuartel de bomberos para su pronta
intervencin.
c) Extincin: Sobre el tema de los "sprinklers" (riego
automtico provocado por el funcionamiento del sistema de extincin)
los especialistas opinan de manera distinta: algunos ven en l seguridad en caso de incendio; otros creen ms bien que es un peligro en
razn de que se provocara derrame de agua sobre los documentos.
Sea lo que fuere, todo depsito de archivo debe estar dotado de
extinguidores de polvo o arenilla, de extinguidores de nieve
carbnica y/o de extinguidores de agua pulverizada. El uso de las
lanzas de incendio (agua bajo presin)
est reservado a los
bomberos.
d) Evacuacin:
La evacuacin de los locales en caso de
siniestro debe ser cuidadosamente estudiada con anticipacin con los
bomberos y los arquitectos. Una vez al ao por lo manos se harn
ejercicios de evacuacin.
13.
IA
LOCHA
CONTRA
EL
ROBO
Es indispensable proteger contra el robo los depsitos de

archivo, pero rara vez habr que recurrir para este menester a los
dispositivos electrnicos costosos que se utilizan en bancos y
joyeras.
Una primera precaucin, elemental, consiste en dotar de rejas,
vallas o postigos metlicos slidos todas las aberturas-puertas y
ventanas- del primer piso o de fcil acceso.
En el interior de la construccin las partes no accesibles al
publico deben estar aisladas en forma permanente por puertas cerradas. En la tarde, antes de cerrar las oficinas, una ronda general por
el edificio permitir comprobar que nadie ha entrado indebidamente.
Ninguna puerta dar acceso directamente del exterior a los
locales de conservacin, excepto las de socorro, imposibles de abrir
desde fuera.
Las puertas de servicio estarn rigurosamente cerradas fuera de
las horas establecidas.
Por ultimo, ojal
permanente.
que durante
- 445 -
la
noche
haya
vigilancia
14. IA
LUCHA
CONTRA
EL
POLVO
LA
SOCIEDAD
La lucha oontra el polvo y la suciedad es apremiante sobre todo

en pases tropicales en razn de los peligros que significa la
acumulacin del polvo o de detritus para el desarrollo de los hongos
y la proliferacin de insectos y roedores.
Las vecindades ms inmediatas del edificio, ya lo vimos
(5),
sern desmanteladas de todas las plantas, setos y matorrales donde
habra riesgos de acumulacin de detritus. Han de barrerse con
esmero todos los dias.
En el interior las oficinas, locales de trabajo y sitios abiertos
al publico sern limpiados cada da por medio de aspiradoras.
Peridicamente se lavarn los pisos con productos desinfectantes.
Se dedicar antencih especial a los w.c. que son a menudo en climas
tropicales, invadidos por insectos de toda naturaleza. Los locales de
conservacin se limpiarn siquiera ligeramente una vez por semana
por medio de aspiradoras en los pisos.
Ya ms a fondo, muros,
cielos, esquinas y rincones de los anaqueles se asearn una vez por
mes. Dos veces al ao se proceder a una limpieza intensiva desempolvando estantes, cajas y legajos de documentos.
Habr de evitarse
no obstante, fuera de esta limpieza, poner las cajas o legajos de
documentos en ocntacto con productos de "aseo", que son frecuentemente
cidos y peligrosos para los papeles.
15.
LA
DESTRO0C1GN
DE
LOS
PAPELES
DE
LAS
BASURAS
La destrucccin de papeles considerados sin inters para la

historia es una de las funciones de los servicios de archivo.
En algunas ciudades hay empresarios que compran los papeles
viejos para llevarlos a la industria. En esos casos es prudente,
antes de darlos a la venta, desmenuzarlos por medio de una naquinita
que se consigue para este propsito. Cuando no hay la posibilidad de
vender el papel viejo, es necesario quemarlo. Existen incineradores
especialmente concebidos para tal uso, en los cuales se pueden quemar
tambin las basuras y detritus, y principalmente, las materias atacadas por los hongos o los insectos.
Esto incineradores deben por
obligacin instalarse en lugar apartado del edificio (por ejemplo el
jardn) o estar provistos de dispositivos de proteccin sanitaria y
de proteccin contra el fuego.
- 446 -
16.
IOS TALLERES:
EflCOADERNAClCN,
RESTAURACIN,
FOTOGRAFA, ETC
Los talleres tcnicos de los servicios de archivo no son fundamentalmente diferentes en pases tropicales de los que son en clima
templado. No es, pues necesario dedicarles aqu largas exposiciones.
a) Talleres de encuademacin y de restauracin.
Los talleres de encuademacin y de restauracin han sido
objeto de estudios recientes muy completos por M. Kathpalia y M. John
Davies; en forma global nos vamos a referir a ellos
Bstenos recordar:
-
que un taller de encuademacin y de restauracin, por

modesto que sea, es indispensable en todo depsito de
archivos en pases tropicales, por causa de los graves
riesgos a que estn expuestos los documentos;
que a falta de equipos sofisticados y costosos tales como el

laminador de Barrow, el "mtodo indio" de restauracin de
excelentes resultados, y est perfectamente adaptado a las
condiciones de trabajo de los pases tropicales, con un
costo de equipo general bastante reducido. Los libros de M.
Kathpalia y de M. Davies dan de ellos una descripcin muy
precisa.
b)
Taller de fotografa.
Dos tcnicas fotogrficas son de uso corriente en los archivos,

tanto en pases tropicales como en pases templados: la micropelicula (y/o la microficha) y la fotocopia.
El equipo de los talleres en dos campos del literal b) ha sido
objeto de numerosos estudios que nos dispensan aqu de abundar en
explicaciones .
c) Otros talleres.
Segn la importancia del servicio, otros diveros talleres pueden
ser tiles o necesarios en un servicio de archivos: talleres de
carpintera y de embalaje principalmente. Hay que estudiarlos a
escala local en funcin de las necesidades y de las posibilidades de
cada servicio.
17 Y.P. KATHPALIA, ^'Modelo de programare estudios para la formacin

de especialistas en conservacin y restauracin de documentos: un estudio
RAMP y directrices, Paris, Unesco, 1984, J. DAVIES, A study of the basic
standards and methods in preservation and restoration workshops
applicable to developing countries. Brussels, International Council
on Archives, 1973.
18 A.H. IEISINGER, MicropholograiJhy for Archives, Washington
D.C. 1968; M. QETIN, Microfilme y servicios de archivos, en
Gazette des Archives, 61, 2 . trim. 1968, p. 101-119; El equipo
de un taller fotogrfico de archivos, en Gazette des Archives, 64,
1 e r . trim. 1968, p. 29-44.
- A47 -
17.
RESUMEN
DE
LOS
EQUIPOS
TCNICOS
No es til resumir brevemente todos los equipos tcnicos enumerados a lo largo de los prrafos precedentes:
18.
equipos
equipos
equipos
equipos
equipos
equipos
de climatizacin/ventilacin ( 7).
contra incendios ( 12).
de desinfeccin ( 13).
de encuademacin y restauracin ( 16 ).
fotogrficos ( 16).
de destruccin de basuras y papeles ( 15).
CONCLUSION
Toio lo que antecede constituye, en cierta medida, la descripcin un tanto "ideal" de un edificio de archivos en un pais tropical.
Las instalaciones de que he hablado, trtase de la climatizacin, de
la desinfeccin, de la lucha contra el fuego, de los talleres de
encuademacin/restauracin o de fotografa, son muy costosas y su
sostenimiento, a veces delicado.
No es entonces posible, sobre todo en los deositos de archivo
de poca importancia, realizar la construccin y el equipo conforme en
un todo a estas recomendaciones.
Pero es necesario al menos, en cualquier circunstancia, llamar la
atencin de las autoridades gubernamentales y administrativas sobre
los peligros que corren los archivos, que son la memoria cultural de
un pueblo, si no estn protegidos contra sus enemigos climticos por
"n mnimo de equipos apropiados. "1 aporte financiero que representa
la construccin o la instalacin de un depsito de archivo es
necesidad absoluta para una nacin si no quiere que se pierda su
patrimonio histrico y quede herido de amnesia.
Esta obligacin
corre pareja con el clima que amenace o no los papeles de destruccin
acelerada. Toca a todos los archivistas del mundo, agrupados en el
seno del Consejo Internacional de Archivos, hacer tomar conciencia de
ello a los gobernantes de las diversas naciones.
- 448 -
Conservacin y preservacin de archivos

Y . P . Kathpalia
director cientfico,
Escuela de Estudios Archivsticos,
Archivos Nacionales de la India
La conservacin de los archivos en una forma u otra se ha practicado desde tiempos remotos.
Como resultado de la utilizacin de tcnicas y productos qumicos modernos, se ha desarrollado
una nueva ciencia: la conservacin preventiva, menos costosa que la nica otra alternativa
existente, la restauracin. Se conocen diversas tcnicas de higiene ambiental, de desacidificacin
preventiva, de proteccin contra incendios y de restauracin.
N o podramos utilizar los archivos q u e hoy poseemos si n o se los hubiese cuidado
adecuadamente a travs de los siglos. E n pocas remotas, la conservacin de los
archivos era la preocupacin principal n o slo d e quienes los custodiaban, sino
de quienes los producan. Se los inscriba sobre materiales durables, c o m o pergam i n o , vitela, hojas de palmera y corteza de abedul, tabletas de arcilla, piedras,
hojas d e cobre, papiro, tela etc. Actualmente los archivos se confeccionan con
materiales c o m o papel, pelcula, cintas, impresos, cartas perforadas, etc., cuya
durabilidad, en m u c h o s casos, n o es evidente, lo q u e plantea, para los archivistas
el problema de conservarlos en funcin de criterios cientficos modernos. C o m o es
sabido, durante las dos guerras mundiales y posteriormente, se desarrollaron
tcnicas con ese propsito, las cuales se estn volviendo anticuadas; algunos pases
han emprendido investigaciones tendientes a desarrollar nuevas tcnicas, que sean
m s seguras.
E n los aos sesenta y setenta fueron m u c h o s los pases que accedieron a la
independencia y, c o m o tantos otros estados libres, tomaron conciencia de lo q u e
les perteneca, reconociendo igualmente la importancia de la preservacin de sus
acervos documentales en funcin d e criterios cientficos modernos. Sin embargo,
carecen de pericia o de experiencia, de informaciones fcilmente abordables y de
personal adecuadamente capacitado o formado para cuidar de sus archivos. E n
consecuencia, se h a n dirigido a dos organizaciones internacionales, el Consejo
Internacional de Archivos (CIA) y la Organizacin de las Naciones Unidas para
la Educacin, la Ciencia y la Cultura (Unesco), las cuales h a n respondido a ese
pedido d e ayuda en la medida de sus limitaciones presupuestarias. Las corporaciones profesionales de los pases desarrollados h a n aportado tambin su contribucin, acelerando el proceso de esa toma de conciencia.
La conservacin en pocas remotas

E n los primeros periodos conocidos de la historia, se haca sobre todo hincapi en
el almacenamiento y la conservacin de documentos. Se guardaban enrollados en
el interior de cajas cilindricas de madera o marfil o bien se envolvan en tela de
algodn o lino para resguardarlos de los insectos, del polvo y de la humedad. Se los
- 449 -
mantena en lugares oscuros, para protegerlos de la accin de la luz y del calor. Se

han extrado documentos de tumbas y pirmides y han sido descubiertos igualmente
en lugares de culto, c o m o templos e iglesias. Gran parte de ellos han sido
descubiertos en sitios subterrneos infestados de insectos y hongos. Las pirmides
egipcias han proporcionado valiosas colecciones de documentos en buen estado
de conservacin. Parece haber contribuido a ello la temperatura moderada y la
adecuada circulacin del aire que existan en el interior de esos monumentos.
El aceite de madera de cedro o de limonero han sido quizs los primeros
repelentes contra los insectos utilizados antiguamente para preservar los archivos
de papiros. Otros insecticidas se utilizaron en funcin del material de los documentos, c o m o el alcanfor, el aceite de clavo de olor y el clavo de olor, el aceite de
eucalipto, el almizcle, etc. Ciertas hojas yfloresaromticas se insertaban entre las
pginas de los libros para potegerlos de los insectos. Era una prctica m u y
difundida y que an hoy no ha dejado de utilizarse a pesar de su nocividad
potencial. El aceite de madera de cedro y el alcanfor son insecticidas que se usan
todava.
L a preservacin de los documentos no planteaba mayores problemas en las
pocas que precedieron a la Edad Media, a causa sobre todo de la calidad de los
materiales utilizados y del escaso nmero de documentos. El pergamino y la
vitela, materiales de uso c o m n en aquellos tiempos, son m u y durables. L a
invencin de la imprenta y el incremento de la d e m a n d a del papel agudizaron el
problema de la preservacin de los archivos. Esa d e m a n d a , y la relativa escasez
de pulpa consiguiente, dieron c o m o resultado una disminucin de la calidad en
los procesos de fabricacin de papel. Ese es el tipo de papel que plantea actualmente los mayores problemas de archivo, debido a la rapidez de su ndice de
deterioro. L a contaminacin, ese monstruo moderno, es un factor suplementario
que se agrega a la silenciosa y rpida destruccin de los materiales de archivo. Por
esta razn se ha hecho forzoso recurrir a procedimientos y tcnicas que permitan
reducir al mnimo el deterioro causado por esosflagelos.Esas medidas son m s
conocidas actualmente bajo la denominacin de conservacin preventiva.
Conservacin preventiva
ALMACENAMIENTO
L a ubicacin de los archivos en un medio ambiente apropiado es una condicin
necesaria para preservarlos adecuada y cientficamente. Ciertos archivos se
hallan en edificios especialmente construidos para cumplir esa funcin. Otros, la
mayora, ocupan edificios que no les pertenecen y que han sido adaptados para
funcionar c o m o archivos. N o obstante, las condiciones de almacenamiento estn
lejos de ajustarse a criterios cientficos y puede que ni siquiera sean adecuadas en
ese tipo de edificios. Para superar este obstculo, son muchos los archivos que
proceden actualmente a la construccin de sus propios locales. Podemos esperar,
por lo tanto, que muchos pases construirn lugares para almacenar sus archivos
durante, digamos, los prximos diez aos. Australia, India (Uttar Pradesh,
Guyarat, Andhra Pradesh), Indonesia, Japn y el Reino Unido han construido
recientemente nuevos edificios para archivos; Blgica, India, Irn-, Iraq, K e n y a ,
Malasia y Singapur, por nombrar slo algunos, estn entre los pases que actualmente proyectan construirlos.
Algunos de los edificios recientemente construidos cuentan con instalaciones
subterrneas de almacenamiento, sistema que adoptaron en la poca actual los
pases escandinavos y que parece estar en auge en todo el m u n d o . C o m o proteccin
450 -
contra el fuego y la h u m e d a d , se incorporan actualmente elementos c o m o paneles

defibrade vidrio o de asbesto, puertas de acero y muros a prueba de fuego. Si bien
su uso es deseable desde el punto de vista arquitectnico, los muros de vidrio
constituyen un elemento perturbador, ya que n o proporcionan ninguna proteccin contra el calor y la luz. L o que es m s , algunos edificios recientemente construidos poseen instalaciones de agua corriente situadas directamente sobre los
cuartos de almacenamiento o adyacentes a ellos. D e esta manera, la h u m e d a d ha
penetrado en paredes y cielos rasos, lo cual, aparte de ser nocivo, dificulta el
control de la h u m e d a d en los edificios que poseen aire acondicionado. Por otra
parte, los baos se han transformado en criaderos de insectos que invaden libremente los cuartos de almacenamiento. Se pueden citar varios casos de este tipo en
los nuevos edificios, tcnicamente incorrectos desde el punto de vista de la
conservacin. Baste con subrayar que los materiales que habrn de preverse en el
diseo y la construccin de edificios para archivos con aire acondicionado,
debern proporcionar la mayor proteccin posible contra los insectos, los hongos y
mohos, el calor, la luz, la h u m e d a d , el fuego, las corrientes magnticas, los fenmenos atmosfricos y naturales, principales agentes de deterioro de los materiales
de archivo. Tanto la C A c o m o la Unesco han publicado estudios que tratan de las
normas y requisitos de los edificios de archivo modernos. Debera prestarse particular atencin al coeficiente de superficie de pavimentos y a sus resistencias de
carga por metro cuadrado, a la instalacin elctrica (en especial su capacidad de
acometida y sus posibilidades de expansin futura) y a todas las medidas tendientes a facilitar la construccin de un anexo o de una extensin del edificio, dado
que los edificios de archivos no son fciles de construir y que se les construye una
vez cada tres o m s generaciones.
Las colecciones de archivos difieren en peso, tamao y forma. Por lo tanto, los
anaqueles deben disearse especialmente, en funcin de la ndole, la forma y el
peso de los materiales. L a mayor parte de los archivos conserva sus materiales en
anaqueles y armarios de acero para obtener una m x i m a proteccin contra el
fuego y los insectos. N o obstante, pueden encontrarse ejemplos de archivos cuyos
anaqueles estn hechos de madera, de hormign o de ladrillo. Ese tipo de dispositivo de almacenamiento requiere una supervisin cuidadosa y constante para
evitar que se produzcan deterioros, especialmente por agentes c o m o los insectos y
la humedad. U n mtodo que se ha adoptado universalmente para la conservacin
de documentos es el de colocarlos en carpetas o cajas archivadoras hechas con
cartones desacidificados, antes de proceder a su almacenamiento en los anaqueles.
MEDIO A M B I E N T E
Para garantizar la larga duracin de los archivos es fundamental que se proporcionen condiciones de higiene ambiental en el rea de almacenamiento, es decir,
un adecuado control de las plagas biolgicas, de la luz, de la temperatura y de la
h u m e d a d , de la contaminacin atmosfrica y del polvo.
Control de las plagas biolgicos
Los archivistas conocen los daos que las plagas biolgicas infligen a los archivos
y toman medidas para eliminarlas. Se usan vaporizadores insecticidas y repelentes,
y tambin se toman otras precauciones para librar a las reas de almacenamiento
de esas plagas. C o m n m e n t e , los vaporizadores contienen materiales c o m o el
piretro, mezclados en una solucin de D D T , agregndose alcanfor, naftalina o
paradiclorebenceno, que actan c o m o repelentes. E n particular se los usa en los
- 451 -
pases tropicales, donde igualmente se utilizan ciertos hidrocarbonos clorados

c o m o la dieldrina y el dieldrez para combatir las termitas.
Ciertos archivos recurren a la fumigacin para impedir la proliferacin de los
insectos. C o n todo, slo unos pocos disponen de los medios que permiten utilizar
la fumigacin al vaco con xido de carbono gaseoso o con bromuro de metilo.
Los archivos estn adoptando cada vez m s esta ltima tcnica, y es de suponer
que ello se debe al hecho de su comparativa facilidad de empleo y costo menos
elevado. E n menor escala, casi todos los archivos de los pases de habla inglesa,
entre otros, utilizan actualmente la fumigacin con paradiclorobenceno. El formaldehido se usa tambin con frecuencia, presumiblemente a causa de su accin
fungicida complementaria. Se han usado otros productos qumicos, comolafosfna,
una mezcla de tetracloruro de carbono y dicloruro de etileno; y el cido cianhdrico, pero todos ellos son txicos para el hombre y slo se los puede utilizar con
gran cuidado. El ortofenil-fenol, el para-cloro-meta-cresol y el timol son fungicidas
de uso universal. El ltimo es u n excelente fumigante contra las diversas especies
de hongos y mohos.
Nosotros hemos obtenido resultados satisfactorios con documentos que expusimos, durante un breve periodo, a una temperatura de 65C en una cmara
cerrada, pudiendo as esterilizarlos de sus plagas; de este m o d o se eliminan los
insectos, sus larvas y crislidas, sin que el papel muestre efectos visibles de deterioro, al menos en lo inmediato; actualmente estn en curso estudios que certificarn los daos que puedan producirse en el papel almacenado durante cierto
periodo. E n el caso de que los resultados sean prometedores, este medio sera por
lo tanto u n o de los m s sencillos para eliminar las plagas de los documentos de
archivo*.
C o m o los materiales y provisiones de fumigacin son costosos, ser necesario que
se pongan de acuerdo varias pequeas instituciones. Es de desear, por lo tanto, que
se disponga de un equipo de fumigacin mvil que esas instituciones puedan
alquilar. El problema de los insectos no se presenta en muchos pases de las
regiones comparativamente m s fras del hemisferio norte, y por lo tanto no existen
all equipos de fumigacin. Por ejemplo, en Blgica, Finlandia, Pases Bajos,
Noruega, Portugal, Suiza y en cuarenta y seis instituciones que se encuentran en
su mayor parte en Francia, Espaa y el Reino Unido, los archivos carecen de
equipos de fumigacin.
Luz
La iluminacin natural de los edificios de archivos recientemente construidos est
dada por la estructura arquitectnica; se la controla gracias a la utilizacin de
persianas venecianas, vidrios coloreados y cortinas. E n el interior de los cuartos,
la luz natural se difunde mejor por medio de pinturas que la reflejen. Actualmente
es corriente que la luz artificial sea una luz difusa y que su intensidad pueda variar
en funcin de los diferentes locales. L a mayora de los archivos utiliza la luz
fluorescente; en las reas de almacenamiento se la enciende solamente cuando es
necesario. C o n todo, tambin se utilizan las lmparas defilamento.Especialmente
en Italia, algunos edificios de archivos carecen de iluminacin en las reas de
almacenamiento y la bsqueda de documentos se efecta a la luz de linternas de
m a n o elctricas. C u a n d o se realicen exposiciones se deber utilizar siempre luz
difusa yfiltrosque eliminen los rayos ultravioletas, pormenor que la mayor parte
de los archivos olvidan cuando se realizan exposiciones confinespublicitarios.
Trabajo indito del autor.
452 -
Temperatura y humedad
El calor y la h u m e d a d son dos elementos que causan mayor nmero de daos en
los pases tropicales y subtropicales. Este problema es menos agudo en pases de las
zonas fras y templadas. E n numerosos archivos de las regiones tropicales se ha
recurrido al aire acondicionado para controlar la accin adversa del calor y de la
luz, aunque desgraciadamente no se haga las 24 horas del da. L a eficacia del aire
acondicionado depende principalmente de que el sistema funcione durante todo
el ao y durante todas las horas del da. Los requisitos de temperatura y de
humedad relativa que deben cumplir los equipos de aire acondicionado oscilan
entre 20C y 2C, y entre 45 y 55 por ciento respectivamente. C o n todo, no
existe una uniformidad en lo que respecta a la temperatura y a la humedad
relativa. Por ejemplo, en las Bahamas la temperatura se mantiene a i8C y la
humedad relativa a 59 por ciento, mientras que en el Canad se prefiere utilizar
una temperatura de I7C y una humedad relativa de 50 a 55 por ciento. Los
Archivos Nacionales de Estados Unidos de Amrica utilizan una temperatura que
oscila entre 2 O 0 C y 24C y una h u m e d a d relativa de 46 a 54 por ciento. E n
Malasia y Singapur, la temperatura oscila entre 21 o y 24C, pero los valores de
la humedad relativa son m s altos: de 50 65 por ciento. E n Europa la temperatura vara de 14 o a 2iC, pero en general se prefieren los valores bajos. L a
humedad relativa vara de 40 a 65 por ciento, con una predominancia de esta
ltima. E n Dinamarca, la U R S S y otros pases de Ja zona septentrional comparativamente m s fra, las personas sienten calor en temperaturas superiores a ioC,
lo que disminuye su capacidad de trabajo.
E n el caso de edificios que carezcan de aire acondicionado, en el trpico especialmente, la temperatura de los locales de archivo podr mantenerse dentro de
valores razonables si se los ubica en el interior del edificio o se los rodea con
galeras. Las altas temperaturas estivales pueden ser rebajadas instalando ventiladores en las ventanas. Se pueden tomar medidas para facilitar la circulacin del
aire por medio de circuladores de aire, ventiladores y ventiladores aspiradores que
podrn contrarrestar el efecto de la gran humedad y evitar que se formen bolsas de
aire estancado en las reas de almacenamiento. Algunos archiveros han utilizado
productos qumicos, como el gel de slice para controlar la humedad, pero los
humidificadores son m s eficaces. Son de uso en muchos pases, pero, c o m o en el
caso del aire acondicionado slo tienen plena eficacia si funcionan 24 horas al da
en todas las ocasiones en que la humedad relativa alcanza cotas superiores (o
inferiores) al nivel deseado. Todos los archivos deben poseer equipos para medir
la temperatura y la humedad relativa ambiente y llevar regularmente el registro
de los valores obtenidos.
Contaminacin atmosfrica y polvo
Los gases cidos, c o m o los xidos de sulfuro, de nitrgeno y de carbono, constituyen las formas m s generalizadas de contaminacin. Provienen de la combustin
del carbn, del petrleo y de productos petrolferos; estos gases acidifican los
materiales de archivo, acelerando en consecuencia su deterioro. El polvo tiene
propiedades higroscpicas, lo que redunda en u n aumento de la humedad del
material, acarreando la aparicin de manchas y de otros daos. El polvo nuclear
es uno de los nuevos agentes de deterioro.
Por lo tanto es necesario tomar medidas contra estos factores, haciendo pasar
por un bao alcalino el aire que entra en el sistema de aire acondicionado,
utilizando aspiradoras para la limpieza, colocando puertas y ventanas hermticas
y situando los archivos lejos de las instalaciones nucleares.
453 -
INCENDIOS
Los archivos, en su casi totalidad, han tomado medidas de proteccin contra los
riesgos de incendio, alojando el sistema elctrico en conductos especiales y colocando los conmutadores principales fuera de las reas de almacenamiento.
M u c h o s archivos han utilizado materiales a prueba de fuego y han distribuido
el espacio de su rea de almacenamiento en compartimientos separados y a
prueba de incendios. E n los edificios provistos de aire acondicionado se h a n
instalado extintores automticos en los conductos para combatir una eventual
difusin de fuego. Tambin se han tomado medidas por medio de la utilizacin
de detectores de calor y de h u m o con alarmas contra incendios. Los materiales
que se utilizan comnmente en la lucha contra el fuego son el gas dixido de
carbono y los holgenos. E n algunos archivos, se complementan los equipos contra
incendios con sistemas de aspersin de agua dotados de controles trmicos, bocas
de incendio y mangueras. Sin embargo la efectividad de estos medios depender
de que todo el personal de los archivos, sin excepcin, sepa utilizar los extintores
de gas para combatir los fuegos que se produzcan accidentalmente. Conjunta y
paralelamente, todos los archivos modernos deben cumplir con ciertos requisitos
esenciales c o m o tener previstas salidas de emergencia para el personal y para la
evacuacin de los archivos de las reas de almacenamiento, as como un medio
de comunicacin con parques de bomberos en los casos en que se deban extinguir
incendios de gran magnitud.
LA DESACIDIFICACIN C O M O MEDIO D E C O N S E R V A C I N
La acidez es una de las principales causas del deterioro del papel; entre los muchos
factores que la producen, se cuentan la utilizacin de celulosa impura en el
proceso de fabricacin, de aprestos de resina almbrica y la existencia de residuos
qumicos consecutivos a una mala fabricacin del papel, las condiciones ambientales, el uso de ligantes cidos, etc. Es esencial que se conozca el grado de acidez
de un documento, es decir, si es m u y cido, levemente cido, neutro o alcalino.
T o d o archivo debe disponer de equipos y de personal para detectar la presencia
de cidos y eliminarlos. Por lo dems, cuando el material que se deba archivar
se encuentre en buenas condiciones, no es aconsejable recurrir a tcnicas costosas
de desacidificacin tratando cada hoja con soluciones neutralizadoras. Se puede
recurrir a tcnicas ms sencillas, utilizando los equipos ya existentes, c o m o los
de fumigacin, para efectuar una desacidificacin con amonaco. Este tcnica es
sencilla, no desgasta materiales caros ni daa los documentos y, sin embargo,
es de m u c h a ayuda para neutralizar la acidez de los documentos. Es poco probable
que los documentos asi tratados se vuelvan a acidificar rpidamente si se los
conserva en un medio ambiente adecuado, es decir, en reas de almacenamiento
provistas de sistemas de aire acondicionado en los que el aire es tratado previamente en un bao alcalino. T o d o archivo debera equiparse de esta manera. E n
la conferencia de Cambridge de 1980, los investigadores alemanes presentaron un
trabajo de gran inters sobre el tratamiento de los documentos con amoniaco a
bajas temperaturas*.
Si bien es cierto que materiales c o m o la morfolina y el zinc dietilo se encuentran
actualmente disponibles para realizar desacidificaciones masivas, no existe seguridad sobre su uso en los archivos, por lo que n o es aconsejable su utilizacin.
* Resumen de las comunicaciones presentadas en la Conferencia Internacional de Cambridge sobre Ja
conservacin de bibliotecas, materiales de archivo y obras grficas, 1980, que sern publicados en u n
volumen de actas actualmente en prensa.
- 454
Restauracin
Las existencias de muchas instituciones se encuentran en un estado avanzado de
deterioro; no obstante, el porcentaje de documentos que es necesario restaurar
vara de una institucin a otra. Por lo general, entre el 15 y el 25 por ciento de
las existencias se encuentran en tales condiciones de fragilidad que su restauracin
es necesaria. E n algunas instituciones la proporcin llega al 50 por ciento. Algunos
archivos que conocemos personalmente ni siquiera han comenzado a restaurar,
aunque piensan hacerlo en un futuro prximo. E n contraste, hay archivos que
ya han instalado equipos de reparacin pero carecen de los fondos y personal
capacitado necesarios. Sin duda, los equipos disponibles son insuficientes y es m u y
necesario proceder a una evaluacin del deterioro y a una restauracin rpida
J
de los documentos.
N o es nuestra intencin divulgar aqu la totalidad de las diversas tcnicas de
restauracin actualmente en uso. Baste decir que los mtodos que han soportado
la prueba del tiempo son los mtodos tradicionales; los m s conocidos actualmente
son la tcnicaflorentinay el proceso de laminacin con disolventes. C a d a servicio
de archivos debera disponer de un personal formado en estas tcnicas de restauracin. D e hecho, en los pases en desarrollo, los archivos deben recurrir solamente
a este tipo de procesos; pueden estudiar la posibilidad de mecanizarse, pero slo
despus de haber obtenido experiencia y habilidad suficientes, y de haber adquirido los fondos necesarios.
El laminado a mquina es el mtodo m s aconsejable de restauracin de
peridicos que se conservan en archivos. Se trata, n o obstante, de algo m u y
costoso, y la falta de fondos, m s las dudas expresadas por la Biblioteca del
Congreso (Estados Unidos de Amrica), que sin embargo, son improcedentes,
pueden retardar su adopcin. Hasta que esto suceda, la tcnicaflorentina,o
el laminado con disolventes, seguirn siendo tcnicas adecuadas.
L a paginadora es una mquina que, una vez normalizada su fabricacin, se
convertir forzosamente en una parte integrante de los equipos. Y a se utiliza m u y
ab.undamentemente en algunos archivos de envergadura que se encuentran sobre
todo en Europa y los Estados Unidos de Amrica. A u n q u e costosa, esta mquina
debera preferirse al laminador en aquellos casos en los que una mecanizacin
de la restauracin sea necesaria.
Personal
Disponer de personal calificado y formado tcnicamente es de fundamental
importancia para llevar a cabo los trabajos de conservacin y restauracin. Su
nmero, sin ser m u y elevado, deber bastar para cubrir los requerimientos
inmediatos. Debern ser capaces de determinar la acidez y de manejar los equipos
de conservacin y restauracin. El personal no deber dejarse tentar por las
tcnicas supuestamente rpidas y por los materiales dudosos, porque un documento
sufre m s daos cuando se utilizan estos materiales que cuando se lo deja sin
tratar. L o anterior se aplica principalmente a los nuevos materiales de archivos,
tales c o m o tarjetas perforadas, impresos, cintas magnetofnicas, cintas videomagnetofnicas, pelculas, etc. El peritaje de estos materiales se encuentra todava
en u n estado embrionario.
Formacin
Actualmente existe una aguda escasez de personal capacitado en los pases en
desarrollo, dado que, en su mayora, ha adquirido sus aptitudes trabajando en
- 455 -
sus respectivos archivos, aprendiendo de sus errores o bien en el curso de visitas

al extranjero en los archivos de los pases desarrollados. Esta situacin, no
obstante, est cambiando lentamente por el hecho de que las instituciones que se
han instalado o que estn siendo instaladas con la ayuda del C I A y de la Unesco
ofrecen cada vez m s facilidades de formacin a los archivos de los pases en
desarrollo.
C o n todo, se tiene la impresin general de que los tcnicos deben disponer hoy
de una formacin que n o abarque solamente los aspectos prcticos de su trabajo,
sino que les haga disponer igualmente de un conocimiento bsico de las ciencias,
especialmente la qumica, y de los materiales y tcnicas que se utilizan en los
procesos de conservacin y restauracin. Gradualmente comienza a disponerse de
personas que tienen este conocimiento cientfico bsico. Esperamos que cada vez
existan ms personas calificadas que abrazarn la profesin de conservador de
archivos, porque la conservacin es un aspecto importante de la archivstica, en
la m i s m a medida que la administracin de los archivos o su organizacin. D e
hecho tenemos que esas tres facetas, las principales de la profesin, son
interdependientes.
Conclusin
La mayora de los archivos que han respondido a las diversas encuestas parece
tener una disposicin favorable en lo que respecta a la instalacin de la conservacin preventiva. Sin embargo, ste n o es el caso de los archivos establecidos
recientemente o que estn actualmente en curso de instalar servicios, lo cual se
debe probablemente a la falta de personal calificado y de medios de informacin
sobre este particular. C o n todo, existe una clara conciencia de la necesidad de
tomar medidas de conservacin, puesto que la nica alternativa, la restauracin,
incluso en algunos pases desarrollados, excede los medios financieros de los
servicios archivsticos, en razn de los altos costos y de la enorme cantidad de
documentos que se encuentran en espera de ser restaurados.
La conservacin preventiva puede parecer costosa, pero es de una importancia
fundamental. Incluso cuando se utilizan dispositivos modernos, representa slo
un io por ciento del costo de la otra alternativa, la restauracin.
Bibliografa selecta
The conservation of cultural property. Pars, Unesco, ig68.
C V N H A , G . M . y C V N H A , D . G . Conservation of library materials. Metuchen, N J , Scarecrow Press, 197a.
D U C H E I N , M - Archives buildings and equipment. M u n i c h , Verlag Dokumentation, 1977. ( I C A handbook series,
vol. 1).
Diversas publicaciones peridicas, c o m o las siguientes: American archivists (Estados Unidos), Journal of the
Society of Archivists (Reino U n i d o ) , Indian archives (India) y Arckioum ( I C A , Pars (Francia)).
K A T H P A L I A , Y . P . Conservation and restoration of archive materials. Paris, Unesco, 1973.
. Conservation and restoration of archive materials: a survey of facilities. Paris, Unesco, 1978.
- 456 -
LA TECNOLOGA MODERNA Y LOS ARCHIVOS
ESBOZO
DE
CN
PLAN OE NORMALIZACIN PARA LA

FHMACION DE LOS ARCHIVOS
MTCRO-
El empleo de la micropelcula crece sin cesar en el campo de los

Archivos.
Razn por la cual parece de mucha utilidad establecer
reglas, sin las cuales el desorden consiguiente sera en breve irremediable.
Es tan general el uso de la micropelcula y se aplica a
tantos casos diversos que es indispensable sealar con exactitud los
lmites en el caso particular que nos ocupa. Claro est que no
aludimos la micropelcula sino en el rea de los Archivos pblicos,
es decir como un instrumento de trabajo cientfico y eventualmente
tambin como que debe resolver ciertos problemas de orden administrativo.
La micropelcula no es en s un fin. Tiende simplemente a
reemplazar por una pelcula los elementos tradicionales de los
archivos: el documento, el expediente, el legajo, el registro. En
funcin de esos diversos elementos, es preciso someter a reglas su
uso.
Las operaciones clsicas de seleccin, clasificacin, asignacin del signo numrico (cota), deben seguir siendo lo que eran
antes, ya que la micropelcula no sirve en fin de cuentas sino para
sustituir una materia por otra. Sobre un inventario, el paso de un
documento papel a un documento microfilmado debe consignarse, es
cierto (veremos cmo), pero no ha de modificar la estructura misma
del inventario, y por consiguiente, la clasificacin, salvo casos
dados (el de los planos o de los afiches por ejemplo, que se emplea
igualmente para la conservacin de dichos documentos en originales).
Si posteriormente se microfilma un documento que debe en seguida desaparecer, si se introduce un documento que haba sido antes microfilmado, el mismo inventario debe servir siempre sin modificacin,
excepto la que indica la presencia de una micropelcula en el lugar
de los originales.
Es de este principio esencial de donde hay que partir para dar

normas al empleo de la micropelcula. La microtiImacih no es ms
que una operacin suplementaria, sea que los documentos originales
estn destinados a desaparecer, sea que deban devolverse a sus
dueos (o clasificados de otra manera,
como lo veremos ms
adelante).
La nicroflimacin es pues una operacin completamente diferente en materia de Archivos y en materia de Biblioteca o de
Documentacin.
- 457 -
I.
106
PRINCIPALES
TIFOS
DE
MICHDFILMACION
DE
ARCHIVOS.
En materia de Archivos, la micropelcula puede utilizarse para

varios fines. Cada uno de estos empleos necesita algunas explicaciones. Podemos distinguir:
A)
B)
C)
D)
A)
La
La
La
La
LA
microfilmacih
microfilmacih
microfilmacih
microfilmacih
MICROFILMACION
de sustitucin ;
de seguridad;
de complemento;
con propsito cientfico.
DE
SuSTITOCKW
Hay microfilmacih de sustitucin cuando se microfilman documentos o series de documentos que deben ser destruidos despus de la
operacin. La microfilmacih de sustitucin naci de la idea de
que los archivos estaban invadidos por una masa de papel sin cesar
creciente, sin que se pudiera disponer del sitio y de las instalaciones indispensables para recibir esos depsitos.
La microfilmacih de sustitucin est frenada en la prctica
por varias consideraciones:
1)
La microfilinacin de sustitucin no reproduce en forma
cabal lo que hay en el documento. La critica de un documento reposa
a veces sobre aspectos del documento que ya no aparecern en la
pelcula: diferencias, an poco notorias, de color de tinta, naturaleza del soporte del documento, calidad del papel, filigrana, etc.
Los caracteres externos del documento no aparecen totalmente sobre la
imagen filmada.
2)
Las consideraciones jurdicas tienen tambin su importancia.
Si en el problema clsico de la reproduccin exacta de un
original, copia o expedicin, la micropelcula puede prestar servicios evidentes por supresin, es necesario, no obstante, confiar en
ciertas condiciones de realizacin (integridad de la fotografa, no
adicin de otro documento, etc). De all por qu la prueba fotogrfica no se considera que constituye prueba de manera particular.
Es una copia como otra cualquiera. Habra entonces que pensar en la
creacin de un cuerpo de fotgrafos reconocidos, amparados con un
certificado y debidamente juramentados.
En el status actual del
derecho, la microfilmacih de sustitucin no es pues posible en la
mayora de los pases, ya que viene a ser el reemplazo de un
original por una simple copia.
El empleo de la microfilmacih de sustitucin es, como se
infiere, muy delicado. Se impone como norma la mayor circunspeccin.
Sera indispensable el da en que este procedimiento se limitara
estrictamente a tipo? de documentos muy especficos.
Si en muchos casos no es posible esta operacin, podra parecer
en cambio perfectamente realizable con un propsito cientfico. Es
por ejemplo bastante embarazoso conservar contabilidades antiguas, tan
tiles sin embargo para la historia econmica. En tal coyuntura la
filmacin de sustitucin es perfectamente valedera.
- 458 -
3) Es entonces cuando intervienen otras consideraciones, la ms

importante de las cuales es de orden financiero. Ciertas contingencias materiales parecen haber hecho desear que se difunda ms la
microfilinacin de sustitucin. El espacio que ocupa la micropelcula es en verdad muy inferior al de los documentos mismos.
Hay a
veces imposibilidad absoluta de conservar por falta de lugar acervos
importantes de documentos para el servicio inmediato del usuario. En
este caso es una solucin prctica la microfilmacih de sustitucin. Cuando los documentos no son ya de inmediato utilizables y se
conservan con un objetivo cientfico, lo que ocurre en la mayor parte
de los depsitos de archivo, el problema no es exactamente el mismo.
Ya no hay necesidad perentoria de conservarlos en el mbito mismo de
su utilizacin. El problema se reduce pues a una simple comparacin
entre el precio de fbrica de la micropelcula y el de un edificio
de archivos.
Nosotros hemos hecho entonces los calcules de estos precios de
fbrica. Dichos clculos fueron registrados en 1953: por ello
piden algunas precisiones. El precio de fbrica de la micropelcula
se fij sobre la base de una secuencia de 1000 fotos por da, lo que
parece insuficiente, dado el precio de venta al detalle de algunas
cmaras fumadoras, pero que es lgico si se piensa en la diversidad
de documentos que hay que fotografiar por obligacin. El costo del
complejo de aparatos se estableci sobre la base de 1.000.000 de
francos franceses (cifra indispensable para la amortizacin, calculada sobre la tasa del 10% anual), lo que es bajo y compensa por consiguiente la primera cifra admitida. Este precio est calculado sin
hacer cuenta de los costos del personal y de las construcciones necesarias para la conservacin de las pelculas. Los archivadores
utilizados son los metlicos corrientes de 4 gavetas. Para el costo
de las construcciones tomamos los dos ejemplos recientes de los depsitos de los departamentos del Tarn-et-Garonne (Montauban) y de l'Aisne (Iaon) sin incluir el precio de compra de los terrenos. El kilmetro de estantera cuesta, incluidos construccin y equipo, para el
Tarn-et-Garonne, 7.600.000 francos franceses; para 'Aisne a 10.000.000
aproximadamente. Estos depsitos estn dotados de todas las exigencias de la trmica moderna, calefaccin, ascensores, etc. .
Tipo de
pelcula
(2)
35 MP
16 MP
no.imMetros
Equivagenes ar- lente en
de
chivador legajos Estantes
Precios
Micropelculas
Construccin
Montauban
Laon
125.000
110.880
100.800
167
148
134
27.5
24,4
22,2
479.360
469.560
461.335
193.800
185.440
168.720
274.500
244.000
222.000
480.240
372.600
339.480
640
497
453
105,7
82
74,7
902.804
824.654
803.404
803.320
684.000
667.720
1.057.000
820.000
747.000
1 As los muros de los Archivos de l'Aisne, de vidrio especial

y doble pared cuestan a $6.000 francos el metro cuadrado, contra 8 a
9.000, francos los muros de mampostera.
2 35 16 BP = 35 16 nm biperforado; MP = nonoperforado; NP
= no perforado.
- 459 -
Se ve pues que estas comparaciones financieras, an siendo poco

precisas, dejan una ventaja considerable a los edificios de archivo.
En el caso de nejoramiento de las instalaciones de un edificio
existente, la economa es de seguro mucho ms marcada.
Sin embargo, la conservacin de ciertos documentos puede reclamar una microfilmacih de sustitucin. Hay en efecto papeles y
tintas que se conservan muy mal. Entonces, la conservacin de una
micropelcula es casi independiente del hecho de que de ella puede
sacarse contratipos (clis obtenido partiendo de otro clis) cuando
hay certeza de que la pelcula comienza a deteriorarse. Podemos en
particular citar el caso de los duplicados de cartas en papel carbn:
la naturaleza del papel y de la tinta hacen que tales documentos estn
condenados a desaparecer rpidamente.
El problema se presenta igualmente para la conservacin de los

documentos en las regiones donde el clima y los insectos constituyen
para ellos un peligro inminente de destruccin.
En esas zonas es
cierto que todos los depsitos de Archivo deberan estar provistos
de un laboratorio de microfilmacih.
Sera entonces como de
obligacin enviar un duplicado de las pelculas a regiones de clima
menos desfavorable.
Pero podemos decir que en estos dos ltimos casos tenemos,
claro, una micropelcula de sustitucin, pero de sustitucin
obligada que equivale a una microfilmacih de seguridad. No hay
sustitucin si lo que se quiere evitar es el doble gasto de la
microfilmacih y de la construccin de edificios de archivo.
La microfilmacih de sustitucin debe pues considerarse como un
mtodo que no habr de emplearse sino en el menor nmero de casos y
sometido a reglas muy estrictas.
Para empresas que pueden tener inters en hacer microfilmacih
de subtitucin por motivo de los impuestos que pesan sobre los
locales, podran intervenir medidas de rebaja de impuestos fiscales
que les permitan asegurar la conservacin de los viejos archivos.
B.
LA
MICHOFILMACICW
DE
SEGURIDAD
No volveremos sobre los dos ejemplos de microfilmacih de sustitucin forzosa, que de hecho son microfiImaciones de seguridad, de
los que acabamos de hablar.
La microfilmacih de seguridad consiste en tonar una pelcula
de documentos o de series de documentos que se teme desaparezcan por
razones diversas:
-
preservar de una destruccin eventual y no voluntaria

(incendio, amenazas de guerra, etc), documentos preciosos por
razn de su utilidad (estado civil, papeles de sociedades,
etc) o porque hacen parte del patrimonio intelectual, histrico o artstico de un pais;
- 460 -
permitir la comunicacin de ciertos documantos, especialmente

valiosos o frgiles, no ya en originales sino en forma de micropelfcula, salvo casos especiales, o de series cuya consulta muy frecuente dara pbulo a su destruccin;
facilitar la consulta de ciertos tipos de documantos en razn

de su aspecto material: pensamos en algunos ficheros antiguos
excesivamente voluminosos cuyas fichas no pueden manejarse con
ayuda de varillas metlicas.
A este tipo de microfilinacin podemos relacionar en la medida en

que lo permita la legislacin, el de los documentos de que frecuentemente se expiden copias: tal en particular el caso de los documantos
de estado civil.
-
por ltimo en los casos de solicitudes de consulta de documentos con desplazamiento podr ser prudente que se proceda
a la microf limacin del mismo. En ocasiones no se prestar
sino la micropelcula; en otros casos simplemente se microfilmar el documento antes de su expedicin.
En la mayora de los casos de microf i Imacin de seguridad

parece que es indispensable conservar un ejemplar negativo de la
pelcula y no entregar sino otro negativo, o un positivo sacado del
negativo puesto en custodia.
C.
IA MICR0FHMSCION
DE
OOMPLEMENTO.
La microfilinacin de complemento consiste esencialmente en

ingresar a un deposito, en forma de micropelcula, documentos que no
estn all guardados en originales. Puede aplicarse:
-
bien a fondos completos, documantos de familia o documentos de

empresas para los cuales cumple al mismo tiempo oficio de
microf ilinacin de seguridad;
bien a documentos de un fondo de archivo depositado, pero que

su propietario desea conservar por una razn cualquiera.
En materia de archivos privados la microfilmacih es una operacin indispensable y permite ofrecer las soluciones de depsito, de
conservacin, y de comunicacin ms flexibles y eficaces. En
materia de archivos pblicos la microfilmacih de complemento no
debera utilizarse, pues propiciara el incumplimiento de las normas
establecidas para el depsito.
Hasta sera indispensable pensar, dentro de breve plazo, en
misiones de microfilamcih en Francia para evitar la destruccin de
fondos de archivo de gran importancia, o su remisin al extranjero,
o su dispersin.
El canje de micropelculas entre pases es igualmente una
solucin muy interesante que se ha aplicado en Francia para fondos
conservados en los archivos ingleses pero que interesan a Francia. La
India, por su lado, ha nontado su programa de microf i lmacih de las
- 461 -
fuentes que tienen relacin con su historia y que se guardan en el

extranjero. Hace poco tiempo Blgica orden realizar en los archivos
de Dijon y Lille micropelculas de series completas que interesaban a
ese pais y va a encauzar sus esfuerzos los prximos aos hacia los
fondos "belgas" conservados en Viena.
Las transferencias de archivos por acuerdos diplomticos, como
se ha visto en fecha reciente, imponen tambin una microf i litacin:
los Archivos de Simancas, inventariados y cifrados en la serie K de
los Archivos Nacionales, en Pars, fueron as microfilmados antes de
ser devueltos a Espaa en 1941. Asi mismo el pequeo fondo del
condado de Asti devuelto a Italia en 1951, mientras que los Archivos
de Estado de Turin procedan a una operacin mucho ms importante
todava para los archivos relativos a Saboya y a Niza despachados
por Italia a Francia en cumplimiento del tratado de paz y de los
acuerdos de 1949.
D.
IA
MICROFILMMZEON
FIN
CIENTIFIOO
Desde el punto de vista cientfico, la micropelcula es un

instrumento altamente rentable. Tiene en efecto infinidad de aplicaciones :
La primera es la reconstruccin de fondos de archivos desaparecidos o dispersos en varios depsitos. Algunos depsitos han desaparecido totalmente. Se los puede rehacer en pelculas a partir de
las que fueron filmadas antes de su destruccin, o de copias hechas
por historiadores. Pero a menudo tambin fondos de archivos han ido
a parar a varios depsitos y hasta pueden figurar en parte en casas
particulares. La micropelcula permitir de esta suerte reconstruirlos .
1 Citemos algunos ejemplos. El Fondo del Control General de las

Finanzas ya no existe prcticamente en el Archivo Nacional desde
1724. Para quien quiera estudiar la poltica econmica de los
sucesivos ministros, es indispensable visitar los archivos de
intendencia en los distintos departamentos. Entonces sera posible
acopiar la correspondencia emanada de tal o cual contralor general, o
a l enviada, y microf i Imarla. Procedimiento quizs un poco largo y
costoso, pero que beneficiara la reconstruccin de un fondo de
riqueza excepcional, (evitara en todo caso posteriores gastos a los
historiadores, desembolsos muy a menudo a cargo del Centro Nacional de
Investigacin Cientfica).
La Caja General del Comercio y de la Industria, fundada en 1837
por Laffitte, desapareci en la tormenta de 1848. Nada en absoluto
queda de ella en depsitos oficiales. Reuniendo los documentos
disperos en algunas bibliotecas publicas y privadas, hemos logrado
recosntruir por medio de pelculas los estatutos, las circulares, los
procesos verbales de Asambleas Generales, los balances y la
liquidacin. En la forma como se ha reconstruido, este fondo permite
adelantar un estudio profundo de tal establecimiento.
- 462 -
En el plano internacional vale la pena anotar que las autoridades

de Francia y Alemania concibieron por sus acuerdos archivsticos de
1953 reparar por una accin simultnea de microfilinacin los daos
de los canjes intervenidos en el siglo XIX entre los Archivos de
Alsacia y Badn; los fondos asf podrn ser reconstruidos sin nuevo
transporte material de los documentos.
La micropelcula permite asi mismo tener en pelcula series de
documentos que interesan a un personaje o a una cuestin determinada, documentos dispersos en series diferentes o en distintos depsitos. As se hallarn formadas gracias a la filmacin verdaderas
colecciones de docuitEntos, que podran ser ampliamente difundidas, no
sin garantizar los derechos de autor de quienes las hubieran realizado. He aqu un problema que podra sin duda resolverse fcilmente.
Caso anlogo se presenta para los documentos tocantes a exposiciones. Al menos as es como opera ahora el Archivo Nacional, en
Pars. Agrganse a ello en la mayora de los Jcasos los docuitentos
que, seleccionados por los Archivos, no pueden por falta de sitio ser
expuestos. Tenemos pues una serie de pelculas compuestas sobre un
tema especfico .
As en el campo cientfico, la gama de utilizacin de la
micropelcula es muy amplia. Es probable que aparezca en un futuro
muy cercano como un instrumanto indispensable de trabajo. En materia
de Archivos podrn ponerse en ejecucin otras formas de utilizacin. Citemos en particular:
-
la microf ilinacin de inventarios no impresos. De esta suerte

pueden ponerse a disposicin del publico en el depsito
mismo, o en otra parte, o an en el extranjero;
microfiImacin de impresos que pueden ser consultados simultneamente con los fondos de Archivos con los cuales se
relacionan ;
microf ilinacin a peticin del publico.
En un prximo futuro la creciente complejidad de la administracin y el fomento de la investigacin histrica sern parte invaluable para multiplicar los servicios que est llamado a prestar la
micropelcula.
H.
LAS
OPERACIONES
PRELIMINARES
Las operaciones preliminares son en esencia las operaciones

clsicas de la tcnica archivstica. Nos parece initil insistir
en ello.
2 He aqu algunos ejemplos: Goethe y Francia; Los tratados de

Westfalia; El vino y la via en Francia; Jbuffroy d'Abbans y los
comienzos de la navegacin a vapor, etc.
3 As la Universidad de Princeton hizo microf i lmar la totalidad
de los volmenes de inventarios no impresos de los Archivos
Nacionales. Todos conocemos tambin el vasto plan de microfilinacin
de los instrumentos de trabajo de los Archivos europeos, concebido
por la Biblioteca del Congreso de Washington.
- 463 -
Anotemos sin embargo, que deben llevarse a cabo con un cuidado

especialsimo. En efecto,
si es posible corregir algo que se
escogi y clasific en los archivos, ser muy difcil por no
decir imposible, modificar el orden de las tomas de una pelcula. He
aqu los puntos especiales en los cuales se debe insistir:
A) Seleccin. Debe hacerse de conformidad con los principios
habituales. En una seleccin de docunentos es a veces til conservar dos ejemplares de un documento que figura repetidas veces. Es
evidente que para la pelcula no habr que guardar sino uno.
Mientras sea posible debe eliminarse ms severamente para la pelcula que para el archivo ordinario, ello en razn del alto precio de
fbrica de la pelcula.
B) Clasificacin. Tambin la clasificacin ha de hacerse de
manera muy cuidadosa, pues ya no ser posible repetirla. No hay que
organizar legajos enormes sin dividirlos, a falta de lo cual la
pelcula sera de difcil lectura. Documentos y manuscritos deben
ser foliados o paginados.
Hay por ltimo una cuestin esencial. En caso de microfilinacin de sustitucin o de microfilinacin de complemento, nos hallamos frente a documentos que no van a figurar en originales en el
depsito. Hay entonces posibilidad de clasificarlos de dos mjdos
diferentes: o considerando las unidades de pelculas, fotogramas7
o rollos, o en unidades archivsticas tradicionales. Sanos partidarios del segundo procedimiento, porque tiene la ventaja de poder
introducir sin dificultades los archivos microfilmados en los inventarios ordinarios. Pero, y sobre todo en el caso de la microf i Imacin
de complemento, si los originales se entregan o se depositan, vendrn
a tomar normalmente sus signos numricos sin que haya lugar a desordenar los inventarios. Ya se utiliza este ltimo sistema en Pars,
en el Archivo Nacional.
III.
LAS
OPERACIONES
TCNICAS
Las operaciones tcnicas de la microfiImacin, como es obvio,

tienen capital importancia. Suponen ante todo cierto nmero de
selecciones, a menudo difciles de efectuar.
A)
Seleccin del material y de la pelcula.
1)
Seleccin del material de fotografa
Dado el costo actual de los aparatos fotogrficos y de los

crditos reducidos de que disponen los servicios de Archivo, escoger
uno de aquellos es en extremo difcil, est totalmente condicionado
por la utilizacin que vaya a drsele.
* N.T Parece preferible usar esta palabra internacional, o

diapositiva en vez de banda. Es lo mismo que un fotograma aislado
(cada uno est solo), montado en celuloide... etc.
- 464 -
a) El depsito no har microf ilinacin sino en cantidad

reducida y de tarde en tarde: no es pues asunto de comprar un aparato
a largo plazo; en la mayora de las ocasiones bastar un sencillo
aparato fotogrfico de pequeo formato. Fuera de que permitir al
archivista (que en Francia suele ser conservador de los objetos de
arte) llevarlo consigo en sus giras de inspeccin por las comunas;
b) El aparato del depsito de archivos puede servir a los
menesteres de la prefectura, de un centro de documentacin y hasta
del publico; sera entonces
necesario determinar cules son
exactamente esas necesidades y obrar en consecuencia.
Hay que evitar
en todo caso hacerse a una instalacin demasiado compleja cuyo rendimiento sera insuficiente;
c) Finalmente, determinados depsitos pueden microfilmar en
gran escala: la instalacin entonces tendr que ser lo ms completa posible.
,
En la parte dedicada a la poltica que debe seguirse en materia
de microfilmacih, veremos que sera a no dudarlo preferible
multiplicar los pequeos centros y equipar convenientemente algunos
grandes en nmero limitado.
Habida cuenta del trabajo que hay por delante, no es preciso
seleccionar aparatos de muy alto rendimiento. La diversidad de las
tareas exige muy frecuentemente ms cuidado que rapidez (el aparato
Remington electrnico puede hacer hasta 40.000 tomas en un da).
Solo debern utilizarse aparatos estticos. En el caso de querer
microfilmar con cierta prisa un fichero voluminoso, por ejemplo,
sera fuertes surtas en aparatos que solo serviran en contadas
ocasiones .
La diversidad de los documentos por microfilmar exige
aparatos de posibilidades mltiples. Muy de desear sera adquirir
aquellos que podran hacer indiferentemente de 35 16irm, pelculas perforadas o no perforadas, con visores graduables que permitan un
enfoque exacto y que eviten prdidas de cinta. En la actualidad el
Kodagraph parece ser el aparato ms apto para llenar estos requisitos: fuera de lo anterior ofrece la ventaja de fcil desmonte y traslado. No utiliza sin embargo sino bobinas de 30 m., y no puede tomar
dos ejemplares a la vez. Su precio relativamente elevado (1.800.000
francos franceses), las dificultades reglamentarias en Europa hacen
penosa su adquisicin. En estas condiciones ser necesario recurrir
a otros aparatos que, perfectamente estudiados, presentan
por lo
dems ciertas ventajas sobre el Kodagraph sin ofrecer toda la gama de
posibilidades que le son propias (Kodak ingls, Microjunna Debrie,
Lumoprint, etc). La microfilmacih de series de documentos homogneos (sobre todo en lo tocante a la conservacin y al formato: series
modernas o documentos) puede requerir aparatos menos sofisticados y
ms rpidos.
1 Podra no obstante preverse la compra, por parte de la

Divisin central de archivo o de ciertos centros regionales de
microfilmacih, de unidades mviles provistas del personal tcnico
indispensable y equipadas de aparatos especiales: aparatos dinmicos
destinados a la reproduccin de volmenes de documentos modernos
(hablamos de aparatos dotados de una cmara electrnica que analice
una teora continua de documentos, y en especial ficheros) y a 24 X
36. Esta unidad podra desplazarse al sitio requerido de los
depsitos departamentales y locales con miras a reemplazar en casos
extraordinarios el equipo comn de estos depsitos.
- 465 -
2)
SELECCIN
DE
LA PELCULA
Los tipos de pelcula son muy nurrerosos; difieren en naturaleza

y en dimensiones.
a) La pelcula ortocronitica debe utilizarse en la mayora
de los casos. Es adems la menos costosa.
La pelcula pancromtica, en cambio, debe utilizarse para
documentos de colores diferentes.
La pelcula en color no ha sido utilizada en el Archivo Nacional
sino una vez para la microfilmacin de armeras o blasones. Es
posible que al cabo de algunos aos desaparezcan los colores.
b)
2
Existen dos posibles anchos de pelcula: 35 y 16 ran.
El de 16 mm., que para un mismo nmero de imgenes es ms

cmodo y ms barato, conviene a los docurrentos cuyo formato no
excede de ciertas dimensiones, en prctica las dimensiones mximas
del formato comercial, 21 X 27 cm, y en especial a los documentos
modernos, mecanografiados o impresos.
3)
SELECCIN
DEL
FORMATO
OE
LA
IMAGEN
Varios problemas hay que resolver al tratar de decidir sobre las

dimensiones de la imagen.
a)
Existen pelculas perforadas y no perforadas.
las pelculas no perforadas permiten obtener imgenes ms

grandes, lo que es de inters cuando es muy elevada la relacin de
reduccin. Sobre 35 mm. la imagen est al mximo de 24 X 36 para
la pelcula biperforada, y para la no perforada, al mximo de
32 X 45. Se puede pues, para un mismo documento, obtener una reduccin menor con la no perforada, o al contrario, fotografiar documentos ms grandes.
Las reglas adoptadas por la Asociacin Francesa de Normalizacin (AFNOR) fijaron la dimensin mxima de las imgenes, para las
pelculas no perforadas, en 32 ran. para las de 35, y 15 ran. para las
de 16.
2 El problema de la microficha ha sido objeto de serias discusiones. Si en materia de documentacin se da la microficha como
posible solucin, parece que no sea lo mismo para la microfilmacin
de largas series de documentos. Debe utilizarse la microficha:
- en el caso de microfilmacin de documentos con reducido
nmero de pginas. Por ejemplo, sera un medio perfecto de
microfilmacin de las series de declaraciones de sociedades
de un Tribunal de comercio;
- en el caso de planos, que no pueden microfilmarse en los
formatos ordinarios. Lo mismo para los afiches y para los
peridicos.
- 466 -
b) Las relaciones de reduccin son igualmente esenciales.

Sabemos que la 10 corresponde por ejemplo, para una imagen de 24 X 36
nm., a un documento de 24 X 36 cm. En lneas generales no conviene
exceder la relacin 20. Algunos aparatos van hasta la relacin 35.
Pueden stos, no obstante, utilizarse, bien para los documentos de
grandes dimensiones escritos en grandes caracteres (afiches), bien en
la ausencia de cmaras que hagan la microficha (ms adelante veremos
las precauciones que hay que tener presentes en este ltimo caso).
Gen la relacin 20 se microfilman documentos de las siguientes
dimensiones :
Pelcula biperforada
Pelcula no perforada
48 X 72 cm.
64 X 90 cm.
Es decir que la relacin 20 sobre pelcula no,perforada es

igual a la relacin 25 sobre pelcula biperforada .
c) Vimos que una de las dimensiones de la imagen, la que corresponde al ancho de la pelcula, haba sido normalizada. La otra
est fija sobre determinados aparatos y corresponde al ancho del
visor del objetivo. En los aparatos de visor graduable es pues posible enfocar exactamente la imagen con el documento. Estos aparatos
proyectan sobre el documento un marco luminoso que corresponde a la
imagen.
Memas ciertas cmaras pueden girar sobre su eje, lo que
permite utilizar la pelcula en la dimensin ms favorable. En
todos los casos, con estos aparatos la pelcula no avanza sino a
partir del fragmento que ha sido impreso; no hay que temer entonces
ninguna prdida de cinta.
B) LA FIUOCK
Hay que insistir en el cuidado con que debe llevarse a cabo esta
operacin. Es una de las condiciones esenciales, sobre todo en el
caso de una microfilmacih de sustitucin o de una microf i litacin
de complemento.
1.
Precauciones en cuanto a los documentos.
Para lograr imgenes perfectamente limpias hay que exigir que

los documentos sean de una limpieza irreprochable.
Convendr pues
desempolvarlos con esmero. Los pergaminos han de estar bien lisos,
sin lo cual ciertas lneas o grupos de palabras podran ser ilegibles en la fotografa. De ordinario el documento se mantiene aplanchado por medio de un vidrio o cristal. Hay que tener cuidado con los
documentos de los siglos XVIII y XEX cuya tinta fue secada con arena:
esos documentos estn en efecto propensos a rayar rpidamente los
cristales, lo que dificulta considerablemente la filmacin.
Si hay que filmar varias veces un documento, conviene tomar una
fotografa de conjunto al comenzar la serie de las fotos de detalle,
con libertad de hacerlo ms all de la relacin 20 a fin de tener
un marco de conjunto para las fotos siguientes. En el caso de documentos de grandes dimensiones y largos rollos cuya fotografa se
tomar varias veces, es indispensable numerar cada una de las fotos.
1 Advertimos que la microficha presenta varias dimensiones

utilizables: 75 X 125., Y 105 X 150 rnn.
- 467 -
2.
Ensayo de la pelcula.
La pelcula que se consigue en el comercio no siempre es de

idntica sensibilidad. Debe entonces hacerse un pequeo ensayo
sobre un mismo documento con iluminaciones diferentes verificando las
pruebas con una clula fotoelctrica: esto dar el grado de sensibilidad de la pelcula. Es muy importante atenerse rigurosamente a
la intensidad de la luz reflejada por el documento, escogida al
comienzo de la operacin como la mejor.
En el caso de un registro cuyas pginas y tintas son homogneas, bastar efectuar esta medida la primera vez. En caso contrario, y especialmente para los documentos en pergamino, la madida se
tomar para cada pieza.
3. Dispositivo de alerta.
Si la pelcula est destinada a que se la conserve en forma de

bobinas, conviene dejar un pequeo dispositivo de atencin sobre
cada bobina, con el fin de hacer fcil la colocacin de la pelcula
sobre los aparatos de lectura y sobre las amplificadoras.
4.
Disposicin de les documentos.
De las cuatro posiciones posibles no deben utilizarse sino dos.

El alto del documento se colocar siempre del lado de la pelcula
virgen o del lado izquierdo de la pelcula segn la direccin del
desenrollado. Hay que tener entonces gran cuidado con los aparatos
cuya mquina puede girar sobre su eje, ya que el documento debe
mantenerse en la misma posicin con relacin a la pelcula. Estas
precauciones son esenciales para la lectura cmoda de la pelcula.
5.
Titulacin.
La primera imagen del rollo debe reservarse para el ttulo.

Este debe poder leerse sin ayuda de instrumentos de ptica. Las
letras y cifras que lo componen tendrn por lo menos 2 mm. de altura.
Se recomienda emplear paneles o placards bien acabados sobre los
cuales se fijan letras movibles.
Sobre el ttulo deben figurar unas
cuantas indicaciones que permitan la identificacin:
-
nombre de la entidad que hizo la pelcula;

fecha de la filmacin (mes y ao);
cifra numrica de la pelcula;
cifra numrica de archivo;
nmero de registro de la pelcula;
nmero del rollo en la serie;
eventualmente las iniciales del fotgrafo (indicacin
indispensable si las micropelculas son admitidas con
justicia en lugar de los originales).
Al terminarse el rollo, debe repetirse el ttulo con la indicacin: "Fin", o "Sigue rollo No. X".
- 468 -
6.
Composicin de la pelcula.
La composicin de cada pelcula depende de la manera cono ser

conservada. Si en forma de fotogramas de 23 cm, no hay problema. Al
contrario, si es en forma de rollos, conviene seguir ciertas normas.
Siempre es preferible, ya lo henos dicho, hacer coincidir cdigos tradicionales de archivo y rollos: cada rollo debe pues contener
uno o varios documentos por ejemplo o, a la inversa, un documento debe
ser microfilmado en uno o varios rollos. Se evitar partir un legajo
o un documento en dos rollos. De all por qu el lmite de 30 m.,
establecido para cada rollo, no es un lmite rgido. Conforme al
largo del artculo que se va a microfilmar, se puede parar el rollo
antes de los 30 m. o al contrario continuarla hasta los 32 o 33 metros
En la microf i Imacin de un documento paginado o foliado, se
tomarn las
pginas en blanco si no pascan de 5. En el caso
contrario, se microfilmar una nota que indique el nmero de las
pginas en blanco, sin la cual el lector no avisado estara en el
derecho de preguntarse sobre la integridad o no de la microfilmacin.
Las articulaciones de los legajos deben sealarse sobre la
pelcula de la manera ms clara posible, bien por secuencia de 5
espacios blancos, bien, como se hace en algunos pases, por la
microfiImacin sobre cierto largo de dos cintas negras sobre fondo
blanco. En los aparatos de lectura de desenrollado automtico, la
separacin es entonces ms visible.
7. Disposiciones especiales.
No creemos necesario enumerar aqu todos los casos particulares

que pueden ocurrir en el curso de la microfilmacih de series de
archivo. Hagamos hincapi en los principales:
a) Es posible que un legajo contenga un documento demasiado
grande para ser microfilmado. Habra que tratar entonces de fotografiarlo sobre microficha (plano o afiche). En tal caso una nota debe
indicar el cdigo del legajo de que se sac el documento.
Muy a
menudo pasa lo mismo con los originales que han sido separados de los
documentos que lo acompaaban y que hoy es muy difcil reencontrar;
b) Igual oosa se dir para los sellos que es complicado tomar
correctamente con las microfiImadoras. Habr que organizar colecciones fotogrficas de sellos y remitirse a ellas cuando haya necesidad de microfilmar documentos sellados;
c) Es til a menudo conocer las dimensiones exactas de un documento.
Sobre cada uno de ellos o encabezando los registros debe
entonces figurar una pequea regleta graduada que permita volver a
tener a mano esas dimensiones;
d) En el caso de documentos acompaados de un anlisis
antiguo, se debe ante todo microfilmar tal sntesis (generalmente en
el dorso), antes de microfilmar el documento mismo;
e) En el caso de documentos en carpetas, no pasar por alto microfilmar la primera pgina de la camisa si sta lleva indicaciones.
- 469 -
LA
CCHSERV3CE0N
DE
LAS
PELCULAS
Les problemas de conservacin de las pelculas son igualmente

esenciales; unos conciernen a las formas en que deben ser conservadas; otros a las condiciones en que deben mantenerse.
1.
Famas en que se conserva las pelculas
Dos son las esenciales: en fotogramas o en rollos. Cada una de

estas formas tiene sus ventajas y sus inconvenientes, sus defensores o
detractores tenaces.
a) Los fotogramas. Deben tener un largo de 228 iim, por ejemplo
6 filminas de 24 X 36 nm.
No existe conservacin en fotograma sino
para los 35 mm.. Cada uno esta dentro de un marco de acetato de celulosa o de vinilo . Hay dos tipos de estuche. Uno tiene la longitud
exacta de la pelcula (35 nm) ; el fotograma de referencia con las
anotaciones que permiten identificar la imagen, se desliza en el
interior del marco, a caballo sobre el filme, no cubriendo sino las
perforaciones: esto evidentemente solo es posible oon pelculas mono
o biperforadas.
La ventaja de esta solucin est en que nunca es
necesario sacar la pelcula del marco para pasarlo a un aparato de
lectura o a una ampliadora. El otro tiene un largo mayor que el de la
pelcula para dejar introducir por encima de l este fotograma de
referencia. Este sistema se emplear naturalmente en los casos de
pelculas no perforadas. Ofrece el inconveniente de que la pelcula
debe retirarse de su marco de proteccin para la lectura o la
ampliacin.
Las pelculas conservadas en fotogramas pueden ordenarse en
muebles especiales o en camisas o en carpetas colgadas, previstas para
ese uso: en tal caso se pueden utilizar los archivadores corrientes
para guardar expedientes.
La conservacin en fotogramas conviene perfectamente para las
series de archivos compuestos de piezas aisladas con nmero reducido
de hojas. Tal, por ejemplo, para las colecciones de autgrafos, de
cartas, de piezas presentadas en una exposicin o enun museo. Este
ya no sera indicado para los legajos de archivos modernos o de grandes series de documentos.
El sistema permite en efecto marcar de
inmediato cada toma y exige un inventario muy preciso que puede ser
til en determinados casos. Sin embargo, su uso ser limitado por
el costo relativamente alto del procedimiento: sin contar una complicacin mayor que la de los rollos; la conservacin requiere un
mobiliario ms complejo, y la clasificacin un personal mucho ms
numeroso. En la prctica no habr ninguna ventaja poniendo en fotogramas un documento de contabilidad que es ms fcil de desenvolver
libremente, y de manera ms general todo lo.que en original se
podra dividir en pequeas hojas.
1. Este material suele designarse con el nombre de una de las

marcas, "Celofn". Hay productos similares oon otros nombres, como
la "Panofals", cuya composicin permite mayor resistencia a la
humedad y al calor.
- 470 -
b) Los rollos. Los rollos ms frecuentemente usados son los

que pueden contener pelculas de 30 m. con las tolerancias arriba
indicadas. Para evitar que la pelcula quede muy ajustada, se ha
establecido el dimetro del ncleo central en un mnimo de 35mm
(los constructores no aceptaron que el ncleo tenga 40 mu. de
dimetro como lo peda la AFNOR). Las piezas laterales del rollo
deben estar perforadas de suerte que el aire pueda circular por toda
la pelcula. Los rollos sin este requisito deben rechazarse. El
agujero central est regulado de manera que pueda ser montado en
todos los aparatos de lectura. Debe llevar una muesca que permita el
ajuste del rollo en el eje. En los Archivos Nacionales los rollos se
colocan en estuches de cartdh y en archivadores especiales.
Las copias o duplicados de seguridad, que no estn destinados a
la consulta, pueden mantenerse en rollos de 120 m. Si el aparato de
filmacin est provisto tambin de bobinas de 120 m., se utilizar
sin gastos suplementarios el embalaje metlico ên que se expendi la
pelcula virgen. Este sencillsimo nodo de conservacin presenta
por lo dems numerosas ventajas cuando ocurren lavados eventuales o
hay que sacar copias espordicamente.
2. Condiciones de conservacin de las pelculas.
Si los fabricantes se las ingenian para producir pelculas cada

vez ms consistentes (hoy en todo caso son todas inflamables), deben
tomarse sin embargo ciertas precauciones para prolongar su tiempo de
conservacin. De varias clases son tales condiciones:
a) Gandiciones fsicas. Los dos principales enemigos de la
pelcula son el demasiado calor y la demasiada humedad. El local de
conservacin debe tener entonces una temperatura uniforme (los
cambios sbitos de temperatura ocasionan condensacin perjudicial
situada en 18 aproximadamente.
El grado higromtrico debe ser normal. Esto implica el problema
de la conservacin de las pelculas en climas de estaciones muy
humadas. Los duplicados de seguridad deberan entonces ser despachados a regiones ms sanas.
b) Condiciones qumicas. No obstante estas precauciones, las
pelculas pueden encontrarse llenas de polvo y de elementos qumicos
o biolgicos indeseables. Conviene entonces lavar con mucho cuidado
las pelculas en agua pura. Las pelculas de seguridad deberan
lavarse peridicamente. Lo cual supone una instalacin especial.
Esto conlleva pues la organizacin de los depsitos de
pelculas de seguridad de tal manera que renan todas las condiciones fsicas indispensables y en ellos pueden cumplirse las operaciones de lavado y revisin necesarios.
Los ensayos de envejecimiento de las pelculas no dan en efecto
indicaciones muy precisas.
Conviene pues, revisar peridicamente,
cada cinco aos por ejemplo, las pelculas de seguridad para, si es
forzoso, retirar los que tienden a fenecer.
- 471 -
Son necesariamente menos severas las precauciones para las

pelculas de uso corriente que para los depsitos de seguridad.
El paso de las pelculas a los aparatos de lectura es siempre
nefasto; hay imposibilidad prctica de impedir que el polvo de los
aparatos rayen las pelculas. En estas condiciones importa menos que
se cumplan con exactitud todas las condiciones de conservacin
(acondicionamiento del aire por ejemplo).
D)
LA
COMUNICACIN
DE
LAS
PELCULAS
La consulta de las pelculas se nace por medio de lectores

Estos lectores exigen, en la mayora de los casos, cierta oscuridad.
La sala de lectura debe entonces estar separada de la sala de lectura
habitual. Es probable que se construyan cada vez ms lectores que
se puedan utilizar a plena luz.
Observemos que los lectores actualmente en el mercado no
den en su mayora a las condiciones del trabajo cientfico.
respon-
Es pues preferible anotar aqu cules son las exigencias que

deberan llenarse:
- el lector debera poder pasar indiferentemente, el 35 y el
16mm, las pelculas perforadas o no perforadas (bastara que
estuvieran previstos para las pelculas no perforadas);
- el lector debera ser de relacin variable, es decir con la
posibilidad de aumentar o ampliar tal o cual parte de la imagen, lo
que puede ser muy til para ciertos documentos;
- se deben evitar los altos voltajes que deterioran las
imgenes si se las deja mucho tiempo delante de la fuente
luminosa;
- el implemento que impulsa la pelcula debe soltarse automticamente cuando se adelanta la pelcula o concebido de tal manera
que el polvo no la raye.
Igualmente, deben tomarse algunas precauciones: no desenrrollar
bruscamente las pelculas.
El usuario debe evitar tocarlos con los
êdos. El i-eKohinado no debera hacerse sobre el lector, sino sobre
un aparato especialmente diseado para eso (embobinadora).
Anotemos que el grado de pureza de un lector podr medirse
gracias a la micromira, que no es ms que una imagen calibrada con
una serie de puntos para medir la limpieza de todos- los componentes de
la imagen.
Hay aparatos para desenrrollar automticamente. Dado el trabajo
que se hace en los depsitos de Archivo, este sistema tendra pocas
razones de ser utilizado a no ser para la consulta de ficheros.
- 472 -
IV.
U S OPERACIONES
ARCHIVISTICAS
La
clasificacin y el inventario de las
micropelculas
requieren normas especiales, o por mejor decirlo, la pelcula exige,
adems de los inventarios clsicos de Archivo, inventarios y repertorios particulares.
Clasificacin
Ya estudiamos o sealamos brevemente las condiciones de clasificacin de los documentos con destino a ser microfilmados. Esta
clasificacin no difiere de la ordinaria de los Archivos. Las
pelculas deben clasificarse de inmediato en el orden de las cifras
numricas de archivo.
,
El problema podr cambiar el da en que entren los fondos a los
depsitos de archivo en forma de micropelculas. Habr entonces
que obrar de acuerdo con los criterios utilizados para la microfilinacin de documentos. Desde ahora sera deseable que la administracin pblica cuyos archivos estn bajo el control de las Direcciones Centrales y Regionales de Archivos, no pudieran microfilmar sus
documentos (pelculas que han de ser frecuentemente de sustitucin)
sin seguir las reglas establecidas para los Archivos.
B) Marca numrica
las pelculas de seguridad llevan normalmente las marcas numricas de los documentos que han sido microfilmados.
El problema ms delicado se presenta para las pelculas de complemento o de sustitucin. Si la pelcula se hace en los archivos
mismos, opinamos que se cifren los documentos como si se conservaran
en originales.
Cada pelcula llevar pues,, una marca numrica
normal de archivo.
En Francia el Archivo Nacional ha atribuido, a cada serie de
micropelculas de complemento una segunda cifra especial, que lleva
el nmero de la serie, la sigla Mi (Micropelcula) y el nmero
del rollo en la serie.
Expliqumonos. Los Archivos de la Compaa de Seguros "La

Nacional"
entraron a los archivos nacionales en forma de micropelcula de complemento.
Se les asign un cdigo de serie de los
archivos de empresas, 17AQ.
Cada volumen y cada legajo lleva en
cada serie un nmero de orden como en una clasificacin normal de
archivos.
Si tales archivos entran un da en originales al Archivo
Nacional, tomarn naturalmente las marcas numricas que se les haya
asignado. Pero cada rollo conlleva varios registros y el fondo lo
integran 26 rollos. Esta serie ha recibido pues la cifra siguiente
para la pelcula: 9 Mi: Cada rollo lleva, por una parte, su
nmero de 1 a 26, y por la otra las marcas de AQ que corresponden.
Es entonces muy fcil reconocer el rollo que contiene tal o cual
legajo o tal o cual documento.
- 473 -
La necesidad de dar a las micrqpelculas de complemento marca

cifrada normal de archivo se ha hecho sentir muy rpidamente.
Ciertos fondos privados han sido en efecto entregados o transferidos
al Archivo Nacional, parte en micropelculas de complemento, parte
en originales.
Para hacer inventarios lgicos ha sido necesario
las marcas numricas hasta a los documentos microfilmados.
En el
marco ms general de la serie de los archivos de empresas, o
de los archivos privados, ha parecido ms lgico, para el manejo de
los inventarios, obrar de la misma manera que cuando el fondo entero
se presentaba bajo la forma de una micropelicula de complemento.
La codificacin de las micropelculas de sustitucin que
sern depositadas en el archivo ser de seguro ms difcil. En la
mayora de los casos habr sin duda que atenerse a las cifras de las
unidades de la pelcula, muy a irenudo de los rollos de diversas
longitudes. As la contabilidad de una empresa entr al archivo
nacional en forma de pelcula: le asignamos a cada pequeo rollo
una cifra de archivo. Aqu cifras de archivo y cifras de pelcula
coinciden exactamente.
C.
Registro de las pelculas
Cada unidad de pelcula al entrar al archivo, debe ser registrada y llevar un numero distinto de la cifra numrica de la
pelcula.
Esta ltima corresponde a la clasificacin y el nmero
de registro a la operacin de filmar. Un fondo puede en efecto
entrar al archivo en forma de micropelicula de complemento, pero
varias veces.
Es necesario dar a los rollos de ese fondo una cifra
nica y controlar adems la operacin flmica por nmeros de
registro diferentes.
El registro de las pelculas se hace cronolgicamente. Ms
tarde ser de mucha utilidad para verificar su conservacin. Este
registro debe hacerse con el mayor cuidado conforme a una numeracin
continua, indefinida y anual.
Deben consignarse notas con estos
datos:
- nmero de registro;
- fecha de la toma fotogrfica;
- nombre del organismo que la hizo;
- nombre del fotgrafo;
- dimensiones de la pelcula;
- naturaleza de la pelcula: corto, panero; naturaleza del
soporte;
- nmero de ejemplares;
- lugar de conservacin de los otros ejemplares;
- tirajes sucesivos;
- marca numrica de archivo;
- modo de conservacin (rollos o fotogramas);
- marca numrica del archivador;
- observaciones
1 Cierto nmero de indicaciones podran consignarse en
registros aparte, en particular cuando atae a los sucesivos tirajes
que hayan pedido hacerse de la pelcula. Esta indicacin es, en
efecto, de gran utilidad para el caso en que llegaran a desaparecer
las copias originales: sera posible entonces encontrar ejemplares
de la pelcula y volver a hacer un tiraje.
- 474 -
El problema es ms delicado para el registro de pelculas que

no han sido tomadas por el establecimiento o el deposito donde estn
registradas. Pueden presentarse dos casos:
-
La pelcula la ordena un deposito y la ejecuta otro

organismo. Habr que pedir entonces a la entidad que la
ejecuta todas las indicaciones que se deben consignar en el
registro de entrada de las pelculas;
La pelcula ha sido ejecutada por un organismo e incorporada

a un depsito de archivo. Deber entonces anotarse la fecha
de entrada y llevar a la columna de observaciones todo lo que
haya llamado la atencin sobre el estado de la pelcula en
el momento de la entrada. As mismo el nombre de la entidad
que hizo el trabajo.
toda pelcula que salga al exterior, bien por cuenta de un

particular, bien por cuenta de un organismo cientfico
extranjero, debe ser reseada cuidadosamente. Debera
organizarse un fichero de las pelculas que as salen,
clasificando esas fichas segn la marca numrica de las
pelculas o conforme a la cifra de registro.
El problema de registro de los fotogramas es ms difcil,

porque pueden ser muy numerosos. No habr sin embargo, que retroceder
frente a la dificultad y la longitud. Los fotgrafos registran bien
sus fotografas unidad por unidad.
D.
Inventarios
No hay razn para que el inventario de un fondo difiera segn

se presente en originales o en micropelcula. Las indicaciones que
se dan en un inventario son las que se consideran de utilidad para los
investigadores y poco importa la manera como se conservan los documentos.
Si en principio los fondos que deben ser microfilmados han sido
clasificados como fondos ordinarios y codificados segn los mtodos
tradicionales, los inventarios han de hacerse de la misma manera.
Importa sin embargo distinguir sobre el inventario mismo los documentos que se conservan en forma de micropelcula; al menos en los
legajos, ya que con frecuencia en los depsitos los registros se
colocan aparte. As como se distinguen los registros por un asterisco, tal vez se podran distinguir por una pequea cruz los documentos en micropelcula. Tendramos por ejemplo:
*
I AQ , Banco Camondo, registro diario.
17 AQ + 1, Compaa de Seguros "La Nacionale-Vie", procesos
verbales del Consejo de administracin.
El primer artculo representa un registro, el segundo una micropelcula .
Es probable que las distintas administraciones nacionales de
Archivo adopten diversas soluciones. Ser preferible, no obstante,
entenderse por medio de una sigla internacional.
Es evidente que tal sigla no se empleara sino en casos de
micropelcula de complemento o de sustitucin. Igualmente si un
documento ha sido consultado en forma de micropelcula de seguridad,
debe llevar la marca numrica del documento original.
- 475 -
Si un fondo entra a un depsito de archivo bajo la forma de

micropelcula, su inventario es mucho ms delicado. Es en efecto
imposible, o al menos difcil,saber cmo fue clasificado un fondo
antes de ser microfilmado y ms difcil an volver a hacer la
clasificacin.
La nica solucin posible es pues, la de rehacer el
inventario imagen por imagen. Si se encuentran expedientes listos, se
facilita el trabajo, pero hay casos en que habr que inventariar
pieza por pieza. Para evitar microf i Imaciones sin orden ni precaucin, convendra que las Direcciones de Archivo pudieran tomar sin
demora las medidas reglamentarias sobre los mtodos de microf i litacin y se evitarn desastres. Maana ser acaso demasiado tarde.
Ciertos inventarios de micropelcula son tilsimos, por ello
ojal se publicara una lista de ellos que podran adquirir los parti
culares o los organismos cientficos nacionales o extranjeros. Estados Unidos ha publicado recientemente una lista donde se encuentran
sobre todo los archivos del departamento de Estado y los de los cargos
americanos en el exterior; cada pas puede por este medio adquirir
las series que le interesen: el precio en dlares est indicado
despus de cada artculo. Polonia lo adopt; tambin en Espaa
el "Servicio Nacional de Microfilmacin" est publicando ahora una
lista peridica de las pelculas realizadas bajo su cuidado.
V.
UNA
POLTICA
DE
MICHOFUMACION
Estamos tal vez de hoy en adelante en condiciones de ver ms

claro sobre este particular para definir los trminos esenciales de
una poltica de la microf i litacin, que podra salvar un poco de
orden y de lgica.
A.
Problemas de organizacin
La reciente publicacin de los Trabajos del Comit central de

investigacin sobre el costo y el rendimiento de los servicios
pblicos (III relacin y siguientes, Pars, 1950) estimaba que
el problema de las micropelculas mereca un examen a fondo y
exiga una doctrina que todava est haciendo falta.
Igual
observacin han expresado organismos similares en otros pases, por
ejemplo Canad.
En Francia la ley de finanzas del 7 de octubre de 1946 haba
previsto un monopolio de pelcula en la administracin publica en
favor de la Imprenta Nacional.
Se proyect un gran taller central
que jams fue realidad: hay que imaginar en efecto,, las dificultades
que habra ocasionado para la administracin la obligacin de
transportar los documentos con el fin de hacerlos microfi litar.
Adems la comisin se declaraba hostil al monopolio. Este monopolio
no pareca poder implantarse en razn de la multiplicidad de usos de
la micropelcula que requiere personal y doctrinas especficas para
cada empleo que de l se haga.
Si la creacin de centros departamentales de microfilnacin
ofrece dificultades, no por ello es imposible. Actualmente se estn
instalando estos talleres en los depsitos de archivo, a veces en
otras dependencias de la Prefectura. Ms an, algunas Universidades
quieren crear tambin centros de microfilmacin. Bastante arduo
parece concebir un taller departamental comn a todos los servicios.
- 476 -
El taller departamental no podr ser en realidad sino de dimensiones modestas y no estar en capacidad de poseer todos los aparatos
indispensables.
La microfilinacin de archivos necesita continuidad
en la ejecucin y aparatos de fotografa que respondan a normas
especiales que comnmente no exigen los servicios administrativos
ordinarios. Muy pronto la comunidad de los talleres ser perjudicial
a uno u otro usuario.
Tambin se suscita otro problema.
Hay que evitar hasta el
mximo los riesgos de empleo insuficiente de aparatos que ya en la
hora actual se cotizan a muy alto precio. Ser necesario pues acudir
tarde o temprano a talleres regionales que funcionan en beneficio de
la administracin publica, y eventualmente, de organismos paraestatales (sociedades nacionalizadas por ejemplo). Tales talleres
regionales dispondrn de aparatos fijos de gran rendimiento y de
aparatos porttiles, en una palabra de todo el material necesario
para todos los casos posibles, listos a ser trasladados con todo su
personal para el servicio de los departamentos vecinos.
Cada
departamento tendra para sus necesidades corrientes un aparato
fotogrfico pequeo con el cual cumplir lo esencial de su trabajo.
Solo en circunstancias excepcionales apelarn a los centros regionales.
B.
Problemas de financiacin
Es a todas luces evidente que el Estado podra tomar a su cargo

una parte de la financiacin de estos centros, al menos para la
compra de los aparatos y el equipo de laboratorio. Ello se garantizara con los pagos efectuados por las administraciones usuarias, y
el complemento estara en parte a cuenta de los departamentos atendidos por el centro, en parte a cuenta del Estado.
Si estos centros estuvieran dotados de autonoma financiera,
podran encargarse de la reproduccin de documentos oficiales para
el pblico, quedando bien claro que hasta all ira su papel
comercial para no usurpar el terreno de los comerciantes.
C.
Problemas de direccin
Para determinar con exactitud la poltica que debe seguirse,

podra nombrarse una comisin, integrada por representantes de los
principales usuarios (Archivos, Administracin, empresas nacionalizadas , Universidades, etc). Esta comisin se encargara de concertar
de comn acuerdo las necesidades de los usuarios y estudiar seriamente las soluciones de conjunto. Bajo reserva de modificaciones
ulteriores se pueden esbozar, en principio, las grandes lneas de
esta poltica.
An en Pars la situacin es muy compleja y es de suponer que
ella no puede llevar a la iniciativa de la fundacin de un taller
central. En provincia sern menos abundantes las necesidades. Es
irrefutable que en el futuro es la Administracin la que habr de
utilizar con ms frecuencia la micropelcula. En efecto el punto de
vista de una administracin usuaria no es el mismo que el de una
administracin de archivos.
La Administracin est obligada a
conservar al alcance de su mano un nmero en ocasiones considerable
de expedientes, y como no es posible construir depsitos de archivos
en las oficinas mismas, la micropelcula puede ser una solucin al
problema.
- 477 -
Pueden planearse entonces 3 clases de Centros de microfilimacin:

1) Pequeos centros, en principio uno por departamento, dotados
de un aparato fotogrfico de pequeo formato y de un modesto
laboratorio;
2) Centros complementarios con instalaciones fotogrficas, sin
aparatos;
3) Centros regionales con instalaciones estticas de elevado
rendimiento y aparatos desmontables y porttiles de complemento que
viajen con su personal y se desplacen por los distintos departamentos
servidos por el centro. Si se quieren evitar en los pequeos centros
instalaciones de revelado, podra pensarse en el envo de las
pelculas a esos centros regionales para ser revelados.
Unas adiciones a la reglamentacin sobre los depsitos obligatorios en los archivos y en el control por stos de la destruccin
de los papeles de la Administracin publica, prohibiran toda
microf i litacin de sustitucin sin la veedura de la Direccin de
Archivo.
Si por razones locativas tuviera la Administracin que
resolverse a la microfiImacin de series, sera necesario:
- o que esos documentos fueran depositados en los archivos una
vez hecha la operacin
(lo que evidentemente elevara el gasto
puesto que al mismo tiempo se haran los costos de la microfiImacin
y los costos del depsito);
- o que se haga la microfiImacin con los auspicios o al manos
bajo el control de la Direccin de Archivos. En tal caso,podra
depositarse de inmediato en los Archivos una copia de la micropelcula a ttulo de seguridad. Podran as facilitarse las operaciones
de clasificacin, de ejecucin de las pelculas y de control de las
ya ejecutadas (lavado, supervisin).
A travs de esta organizacin y del principio hasta el fin, se
planearan y se equiparan los depsitos refugios de las pelculas
de seguridad.
Esta poltica puede parecer demasiado ambiciosa y conducir a
desembolsos excesivos.
Las distintas administraciones
pblicas
tienden en efecto a multiplicar hoy los centros de microfi lmacih,
insuficientemente equipados y de nediocre rendimiento. El control de
estas fundaciones no puede asegurarse, pues todos los gastos corren a
travs de los crditos de material, no especificados. La diversidad
de las reglas de microf ilinacin que all se aplican llevar a
desrdenes irreparables:
cuando los depsitos de archivo recojan
ms tarde las pelculas salidas de tales centros, ser casi
imposible reencontrarlas.
Es absolutamente cierto que la organizacin propuesta, que estar por lo dems mejor equipada para estar a
tono con los avances tcnicos de esta industria, habr de ahorrar
mucho tiempo,
incontable desrdenes y crditos a no dudarlo
considerables.
BERTRAND GILLE,
Archivista en el Archivo Nacional (Pars).
- 478 -
L a nueva tecnologa de la informacin

y los archivos
Michael Roper
archivero asistente principal,
Unidad d e Investigacin
y Planeamiento,
Public Record Office,'
N e w R i c h m o n d (Reino U n i d o )
Este artculo analiza la lenta reaccin de los archiveros y encargados de registros ante la
nueva tecnologa de la informacin, as como las reas en que se est aplicando. Los ejemplos
de aplicacin, que comprenden casi todas las actividades de archivo y gestin de registros,
son las siguientes: gestin de centros de documentacin y archivos; control intelectual de
registros y archivos a los diversos niveles de ordenamiento, incluso la indizacin por computadora y la recuperacin en lnea; conservacin de registros de lectura automtica. Tambin
se examinan la adaptacin de sistemas diseados para otros campos de informacin, el
desarrollo conjunto de sistemas de archivo y el impacto de las minicomputadoras y las microcomputadoras. Se exponen otras reas de estudio y desarrollo.
Introduccin
Los archiveros y encargados de registros han tardado m s que otros profesionales
de la informacin e n hacer uso de la nueva tecnologa d e la informacin. Esto
puede deberse en parte a u n conservadurismo innato dentro de la profesin de
archivero, pero existen tambin razones de carcter prctico. Los archivos son
de tal naturaleza q u e los archiveros n o pueden lograr los mismos beneficios
econmicos q u e los bibliotecarios por el hecho d e automatizar los sistemas d e
adquisicin, catalogacin y prstamos interbibliotecas, sistemas q u e a m e n u d o
estn enlazados con bases centralizadas de datos bibliogrficos; la frecuencia de
utilizacin rara vez justifica el equivalente de u n sistema automatizado de circulacin de u n a biblioteca. A d e m s , es dudoso que la naturaleza y la urgencia de
las consultas de los usuarios a los archivos justifiquen el costo de u n a automatizacin a gran escala, especialmente cuando implica la conversin retrospectiva de
ayudas de consulta ya existentes. Sin e m b a r g o , algunos archiveros han credo que
vala la pena utilizar u n proceso selectivo de automatizacin, y se pueden encontrar ejemplos de aplicaciones de la computadora en todas las actividades de
archivo.
Gestin
L a utilizacin de computadoras en la gestin de instituciones de archivos y en el
control fsico de sus fondos est m s generalizada en centros de registros q u e en
archivos propiamente dichos. El manejo general d e documentos en u n centro d e
registros es semejante, en principio, al manejo d e otros artculos en u n almacn
y, por lo m i s m o , se presta m u c h o a la automatizacin. Dentro del proceso de
automatizacin, es posible emplear u n sistema de computadora para inscribir
las nuevas adquisiciones, preparar listas precisas y actualizadas d e los fondos,
479 -
identificar y localizar los registros, facilitar la eficaz utilizacin de las reas de

almacenamiento y sealar automticamente las fechas de vencimiento para actividades tales c o m o evaluacin, destruccin o transferencia de archivos. Otro
perfeccionamiento puede consistir en registrar automticamente el pedido de
documentos, hecho por otros organismos y su devolucin, lo que permitir
controlar su utilizacin y detectar los documentos que estn en mora de entrega.
Cuanto ms sean los fondos y ms frecuente la utilizacin del centro de registros,
ms se justificar un sistema semejante. Por eso no es sorprendente que las
aplicaciones ms notables en este campo hayan sido el sistema P R I A M de la
Cit des archives contemporaines des Archives de France en Fontainebleau1, y
el sistema N A R S - 5 utilizado en los centros de registro del National Archives and
Records Service de los Estados "Unidos de Amrica. A m b o s operan con base en
series y no en un documento particular, aunque se pretende que la etapa 3 de
P R I A M facilite la elaboracin de inventarios y la bsqueda por materias.
Organizaciones comerciales, autoridades locales administrativas y otras instituciones han introducido tambin sistemas automatizados en sus centros de registros*.
Llama la atencin que varias de estas aplicaciones se han hecho en centros de
registros en los que la conversin retrospectiva no ha sido u n problema; la justificacin no fue la actividad actual, sino la actividad en el futuro. Tambin ha
sucedido con frecuencia que los centros de registros de esas instituciones han
tenido que catalogar documentos sin ninguna organizacin ni ayudas de consulta
rpida; en estos casos ha sido necesaria la utilizacin de la computadora para
poder organizar los fondos. Por esta razn, los centros de registros de las instituciones subnacionales operan generalmente en funcin de documentos, no de
series. Sin embargo, surge la duda de si se justifica un control a este nivel, situado
entre la inscripcin y la disponibilidad del documento, en el que la mayora no
son consultados.
Es menos c o m n el control fsico de los fondos de u n archivo con ayuda de
una computadora. C o m o en el caso del control de los fondos de centros de
registros, tales aplicaciones presentan mayores ventajas en grandes archivos
nacionales; los dos sistemas m s desarrollados son el N A R S - A i de National
Archives of the United States', y el P R O S P E C , utilizado para los modernos
registros por secciones de la Public Record Office del Reino Unido*. Son sistemas
que no funcionan con base en computadoras, sino con su ayuda, ya que la entrada
se efecta por tratamiento en lotes, y la salida en formatos convencionales.
Funcionan principalmente a nivel de series o clases y su ventaja sobre los sistemas
convencionales es la de poder actualizarse m s fcilmente a medida que se
inscriben nuevas series o clases o se hacen adiciones. Sistemas similares para control
administrativo de fondos de archivos y manuscritos son el sistema M R M C II de
la Divisin de Manuscritos de la Biblioteca del Congreso de los Estados Unidos
de Amrica*, y el sistema P A R A D I G M de la Universidad de Illinois, UrbanaChampaign*.
A d e m s , independientemente de P R O S P E C , la Public Record Office utiliza
otro sistema, el P R O M P T , para controlar las salidas de documentos que se
consultan en su nueva oficina de registros de K e w 1 . Las solicitudes de documentos
se hacen, por teclado, en los terminales del saln de referencias y, una vez verificada su validez, se transmiten directamente al piso adecuado de almacenamiento,
donde se imprimen; la devolucin de documentos se registra mediante u n lector
ptico; se mantiene un registro de utilizacin, y se producen automticamente
varios informes estadsticos. Se estima que este sistema aumenta la capacidad
funcional de la oficina en ms o menos u n 20 por ciento. Sin embargo, cabe
preguntarse si se justificara un sistema semejante con un nivel de demanda
480
m u c h o ms bajo que el de K e w (i 500 a 2 000 documentos entregados y recibidos

di ar ament).
Otra modalidad de gestin es la de la Subdireccin General de Archivos de
Espaa, que emplea una computadora para codificar y analizar los temas de
investigacin de los usuarios de los archivos en todo el pas8.
Control intelectual
Cuando en los aos 60 se pens por primera vez en emplear computadoras en los
archivos, se esperaba que proporcionaran u n medio de acceso a la informacin
a nivel de documento separado o de pgina. Sin embargo, la indizacin a ese
nivel result demasiado costosa. A d e m s , aunque la indizacin de nombres de
personas y lugares pudo hacerse sin mayores problemas, el indizado por materias
result ms difcil. Por consiguiente, se adoptaron sistemas menos ambiciosos que
funcionaban a un nivel superior de ordenamiento del archivo.
E n cuanto al nivel de serie, clase o coleccin, N A R S - A L , P R O S P E C , M R M C I I
y P A R A D I G N son m s que simples sistemas de gestin y proporcionan u n
elemento de control intelectual por medio de sus descripciones generales, que
permiten el acceso por materias a ese nivel. Los States Archives de Israel proporcionan, tambin a este nivel, acceso con ayuda de computadoras*.
Otros sistemas operan a nivel intermedio deficheroo carpeta individual. Su
complejidad es diversa y vara desde simples sistemas de procesamiento de listas,
en los cuales se elaboran en diferente orden (alfabtico o cronolgico), pero sin
cambios en la estructura interna de los campos, u n nmero limitado de campos
bien definidos, de longitud fija (que se reducen por lo general a personas y a
lugares), hasta sistemas de permutacin en los cuales se descomponen series m s
complejas de materias en sus diversos elementos, que luego se disponen en el
orden deseado. Pertenecen a la primera categora los ndices que realiza el
Newcastle University Computing Laboratory para la Public Record Office10 y
gran parte de los primeros trabajos sobre indizacin con ayuda de computadora,
de los Archives de France11. El ejemplo m s notable de esta categora es el
sistema S P I N D E X desarrollado y mantenido por el National Archives and Record
Service de los Estados Unidos de Amrica y empleado por gran nmero de
archivos de Canad y de los Estados Unidos. Se encuentra ahora en su tercera
revisin, S P I N D E X III12. Entre estos extremos hay una gran variedad de
sistemas de mayor o menor complejidad13.
E n varios archivos se han realizado tambin trabajos sobre sistemas de procesamiento de textos completos, por lotes y para recuperacin en lnea, pero la poca
velocidad de entrada y su alto costo no permiten por ahora emplear esos sistemas
sino para categoras restringidas de material de archivos, y parece que en el
futuro inmediato slo se utilizarn para el tipo de anlisis de contenido de
documentos seleccionados, emprendido por historiadores en algunos pases, y no
como instrumento de acceso a los archivos14.
Sistemas adaptados de informacin

Muchos de los sistemas empleados por los centros de archivos y registros han sido
concebidos especficamente para su propiafinalidad,pero otros se han desarrollado a partir de sistemas ideados originalmente para otras reas del c a m p o de la
informacin. Entre los sistemas bibliogrficos que se han adaptado para emplearlos
en archivos figuran el M A R C , en el cual se basa el M R M C de la Divisin de
481 -
Manuscritos de la Biblioteca del Congreso"; el sistema I N S P E C del Institute of

Electrical Engineers del Reino Unido, que sirvi de base al P R O S P E C 1 * , y el
sistema A S I , desarrollado en la Sheffield University, que es utilizado por la
Foreign and Commonwealth Office del Reino Unido para controlar sus registros
actuales17. La Public Record Office y la Scottish Record Office han experimentado
tambin el sistema de indizacin P R E C I S de la British National Bibliography
(British Library), pero les ha parecido que ese sistema, en su estado actual, es
de escasa utilidad para los archivos18. Tambin se han empleado en archivos
sistemas en lnea c o m o el S T A I R S y el sistema A T M S para procesamiento de
textos, asociado al primero". A d e m s , se ha hecho uso de sistemas desarrollados
principalmente para la descripcin de objetos tridimensionales de museos: se
adapt el sistema S E L G E M de la Smithsonian Institution para tratar la informacin sobre los archivos de la Institucin y de algunos otros museos de los
Estados Unidos"; en el Reino Unido, el sistema G O S de la M u s e u m s D o c u m e n tation Association (antiguamente I R G M A ) se aplic a los archivos del National
Maritime M u s e u m y del British Antartic Survey Archives, y en la actualidad es
objeto de gran inters para los archiveros.
Cooperacin entre archivos

M u y pocos centros de archivos o registros poseen computadoras propias, y cuando
han pensado en la automatizacin se han visto presionados por las organizaciones
matrices para que aceptaran utilizar los equipos de automatizacin ya instalados.
Esto ha fomentado la proliferacin de sistemas de archivos, especialmente en el
Reino Unido o los Estados Unidos, que no cuentan con u n sistema unificado y
centralizado; as se duplican los esfuerzos y se tiende a producir sistemas de poca
envergadura. U n a excepcin importante es S P I N D E X , al cual presta asistencia
y cooperacin para su utilizacin y desarrollo a un grupo de usuarios, el S P I N D E X
Users Network ( S U N ) 2 1 . Sin embargo, la existencia de S P I N D E X no ha impedido la creacin de una amplia variedad de sistemas de archivo en los Estados
Unidos*2. Para hacer frente a esta situacin, la Society of American Archivists ha
creado un National Information Systems Task Force para elaborar normas de
datos y un formato de intercambio de datos para archivos y manuscritos23. E n el
Reino Unido no se ha considerado tan urgente la necesidad de un formato de
intercambio de datos porque los Registros Nacionales de Archivos proporcionan
ya u n sistema centralizado de informacin, aunque basado en ayudas convencionales de consulta rpida. Sin embargo, la Sociedad Britnica de Archiveros
ha emprendido diversas iniciativas para desarrollar un sistema general automatizado que pueda reunir los sistemas de datos de los diferentes archivos. E n 1975
se public y se adopt en unos pocos archivos, como base para ndices convencionales, un plan de clasificacin con indizado por materias (Subject Indexing
Classification Scheme) en el que se empleaba la notacin alfanumrica, que quiz
tena sus ventajas cuando se plane el proyecto en 1967 y las computadoras podan
tratar con eficacia nicamente datos codificados, pero que muchos consideran
ahora demasiado complejo y rgido para su utilizacin general2*. M s recientemente se emprendi un proyecto piloto para experimentar una adaptacin de
P R O S P E C afinde elaborar guas para los fondos de un mayor nmero de archivos,
con capacidad de producir tambin guas interarchivo por materias. Se demostr
la viabilidad tcnica de la adaptacin ( P R O S P E C - S A ) , pero surgieron problemas
intelectuales, especialmente de control de vocabulario, y ningn archivo ha
adoptado hasta ahora ese sistema". Actualmente es mayor el inters de obtener una
n o r m a de datos para la descripcin de archivos y facilitar asi la utilizacin
482
multiple de un sistema husped automatizado que sirva para la produccin de

ayudas individuales de consulta rpida.
Internacionalmente, el Automation Committee del Consejo Internacional de
Archivos da la oportunidad de intercambiar informacin sobre aplicaciones de
computadoras. A d e m s de organizar reuniones peridicas en las que los miembros
y miembros correspondientes comparten sus experiencias, publica u n peridico,
ADPA, dedicado a las aplicaciones de computadoras en los archivos, y una serie
de directrices para los archiveros que piensan en la posibilidad de adoptar la
automatizacin26.
Archivos legibles automticamente

L a nueva tecnologa est comenzando a influir en la gestin de archivos y registros, no slo en cuanto a sus posibilidades de utilizacin para facilitar el acceso
a los fondos, sino en cuanto a su efecto sobre la naturaleza de los documentos
producidos por los organismos administrativos. M u c h o s registros estadsticos y
de casos se estn produciendo ya en forma de registros legibles por la mquina;
esto requiere, para su interpretacin y aplicacin, una computadora y el correspondiente soporte lgico; en el futuro tendremos cada vez m s esta clase de
registros, ya que la oficina sin papel (o la oficina con menos papel) se generaliza
cada da ms 8 7 . Estos registros plantean problemas c o m o el de la poca duracin
de los medios en que se graban y la gran variedad de formatos y sistemas de
funcionamiento utilizados. Actualmente se acepta por lo general que el nico
medio de conservacin viable es la cinta magntica para archivo, de media
pulgada, que debe almacenarse en condiciones ambientales especiales y transcribirse peridicamente. Se est buscando un medio de almacenamiento m s duradero, y uno de los que ofrece mejores perspectivas es el videodisco digital28.
Actualmente los registros legibles automticamente interesan sobre todo a los
archivos nacionales; los de Francia, Alemania Federal, Suecia, el Reino Unido
y los Estados Unidos han realizado un trabajo considerable en este campo 2 9 y
dentro de poco se convertirn en objeto de estudio de todos los archivos.
Adelantos tcnicos
Los recientes progresos tecnolgicos desarrollo de microimgenes pticas y de
dispositivos de almacenamiento masivo han puesto la automatizacin al alcance
de u n nmero cada vez mayor de centros de archivos y registros. L a aparicin
de la minicomputadora, la microcomputadora y el procesador de palabra permite
a las instituciones de archivo adquirir o alquilar su propio equipo de computadora
e independizarse de la estructura de sus organizaciones matrices y de los centros
de computadoras. Entre los archivos que ya tienen su propio sistema de computadoras estn el Public Record Office (para P R O M P T ) , el Maryland Hall of
Record y los State Archives of Israel. Dentro de este contexto reviste especial
inters el sistema M A R S , basado en el procesador 3 2 K , que se encuentra en
experimentacin en los Archives of Appalachia en la East Tennessee State
University, el cual va a desempear diversas tareas administrativas, compilar u n
registro de inscripciones/prstamo, proporcionar control intelectual a nivel de
coleccin y producir inventarios m s detallados de acceso en listas o en lnea'0.
Estudio y desarrollo futuros

A pesar de los recientes avances tecnolgicos y de la experiencia adquirida por los
pioneros de la aplicacin de computadoras a los archivos, muchos archiveros y
- 483
encargados de registros no se deciden todava a adoptar la nueva tecnologa de

la informacin y no lo harn hasta que se hayan realizado ms investigaciones
en los aspectos tcnicos e intelectuales del problema. E n cuanto al aspecto tcnico,
la falta general de normas dentro de la industria de las mini y micro computadoras
ceder sin duda ante las presiones comerciales; la experiencia puede proporcionar
un soporte lgico para pequeas computadoras que sea ms adecuado que el
existente hoy en da y que sea porttil; hasta tanto no se disponga de u n lector
ptico de caracteres que sea barato y preciso o de algn otro medio que ayude a
reducir en buena parte los altos costos de entrada de datos (que puede ser el
elemento ms caro de la aplicacin), el problema de la conversin retrospectiva
de las ayudas de consulta rpida existentes seguir disuadiendo a archivos bien
establecidos de aplicar estas nuevas tecnologas.
En cuanto al aspecto intelectual, hay dos aspectos que requieren u n mayor
estudio por parte de los archiveros: control de vocabulario y requisitos de los
usuarios. Se est de acuerdo en que la automatizacin de las ayudas de consulta
rpida necesita algunas medidas de control de vocabulario para el acceso por
materias, pero no existe consenso en cuanto al lugar en el cual debe situarse el
nivel de control entre los extremos de texto completamente libre y u n conjunto
rgido de trminos aprobados de materias. L a experiencia de la Public Record
Office en la indizacin de su gua P R O S P E C sugiere que una entrada por materias, tan especfica c o m o lo exija el nivel de acceso, pero dentro de la jerarqua
controlada de u n tesauro autogenerador, es la mejor solucin'1. Sin embargo, no
se ha demostrado hasta ahora que este sistema d resultado a niveles de acceso
inferiores a los de clase, serie o coleccin, ni que pueda servir de base a u n ndice
o base general de datos para los archivos. A d e m s , no es seguro que u n ndice
o base general de datos sea provechoso para los usuarios. Investigaciones recientes
muestran la posibilidad de que el tradicional "mtodo de proveniencia" de
recuperacin por materias satisfaga las necesidades de los usuarios de archivos
ms eficazmente que la "indizacin de contenidos" especfica por materias".
Por lo tanto, convendra quizs dar prioridad a las ayudas de consulta rpida por
medio de las computadoras tradicionales en lnea en vez de introducir sistemas
automatizados. Con todo, habr que investigar ms las necesidades de los usuarios
antes de que se pueda considerar esta conclusin c o m o definitiva.
Notas
i. H . L'Huillier, L'application PRIAM
la Cit des Archives contemporaines de Fontainebleau, Pars, Direction des
Archives de France, 1980. (Service de l'informatique, Note d'information, 14).
2. D . J. Butler y W . H . Nicholson, " A R M S a computer-based records m a n a g e m e n t system developed by
T y n e and W e a r Country Council", Journal of the Society of Archivists, vol. 6,n. 4, octubre de 1979, p . 200-208;
M . Patch, "Records m a n a g e m e n t in Dyfed", ibid., p. 209-213; M . Cook, "Experimental automation of
records transfer control in a small records centre", ADPA, vol. 3, n. i, 1979, p. 16-23; H . T . Hickerson,
Archines and manuscripts: an introduction to automated access, Chicago, Society of American Archivists, 198 ], p. 30.
3. A . Calmes, "Practical realities of computer-based finding aids: the N A R S - A i experience", American
archivist, vol. 42, 1979, p . 167-177; Hickerson, op. cit., p. 44.
4. P . S i m m o n s , L . Bell y M . Roper, " P R O S P E C : a computer application for the P R O " , Journal of the
Society of Archivists, vol. 4, 1970-1973, p . 423-427; M . Roper, "Computers for archival m a n a g e m e n t in
the P R O : P R O S P E C a system for the control of records at the class level", en L . Belly M . Roper (red.),
Proceedings of an International Seminar in Automatic Data Processing in Archives, Londres, H e r Majesty's
Stationery Office, 1975, p. 14-23.
5. Hickerson, op. cit., p. 24-25.
6. Hickerson, op. cit., p . 41-447. M . Roper, " P R O M P T : the computerised requisitioning system of the United K i n g d o m Public Record
Office at K e w " , International journal of archives, vol. 1, n. 2, 1980, p. 20-29.
8. Alonso V . Corts, "Codification of research work in the humanities: guide to researchers in the Spanish
Archives", ADPA, vol. 3, n. 1, 1979, p . 9-15.
484
9. A . Arad, "La automatizacin del registro y la indizacin: los Archivos Nacionales de Israel", Revista de
la Unesco de ciencia de la informacin, bibtiotecologiay archivologa, vol. 2, 1980, p. 123-132.
10. A . Elliot y B.Jones, "Recent work at Newcastle University on the cataloguing and indexing of m a n u scripts", Program, vol. 7, 1973, p. 60-66; C . D . Chalmers, "Computer indexing in the Public Record
Office", Journal of the Society of Archivists, vol. 6, n. 7, abril de 1981, p. 399-403.
11. Direction des Archives de France, Experiences et ralisations en matire de la recherche documentaire, Paris,
Direction des Archives de France, 1977 (Service de l'informatique, Note d'information, 9.) [Resume las
Notes d'information anteriores.]
12. Hickerson, op. cit., p. 25-32; H . T . Hickerson, J. Winters y V . Beale, SPINDEX
II at Cornell University
and a review of archival automation in the United States, Ithaca, N . Y . , Cornell University Library, 1979;
H . T . Hickerson (red.), SPINDEX
Users Conference. Proceedings of a meeting held at Cornell University,
Ithaca, Nueva York, marzo 31 y abril 1, 1978, Nueva York, 1979.
13. Para otros sistemas, vase: Bell y Roper, "File processing", op. cit., p. 43-80; M . M . Torchia, " T w o
experiments in automated indexing: the Presidential Papers and the Papers of the Continental Congress",
American archivist, vol. 39, 1976, p. 437-445; D . Bearman, "Automated access to archival information:
assessing systems", American archivist, vol. 42, 1979, p. 179-190; M . G . Underwood, " A computer index for
the Archives of St. John's College, Cambridge", Journal of the Society of Archivists, vol. 6, n. 4, octubre
de 1979, p. 214-218.
14. D . Herlihy, "Numerical and formal analysis in European history", Journal of interdisciplinary history,
vol. 12, n. 1, verano de 1981, p. 132-133 y n. 24.
r5. Hickerson, Archives and manuscripts, p. 25.
t6. Simmons, Bell y Roper, op. cit., p. 423-424.
17. P. H . Vickers, "Information retrieval in the F O O " . 0 & AI Bulletin, vol. 26, 1971, p. 85-92.
t8. Chalmers, op. cit., p. 405-413.
19. M . Bond, "Computer applications in the House of Lords Record Office", Journal of the Society of Archivists,
vol. 5, n. 7, abril de 1977, p. 466.
20. Hickerson, op. cit., p. 32-34.
21. Hickerson, op. cit., p. 30.
22. Hickerson, op. cit., p. 24-25 y 32-44.
23. R . H . Lytle, " A national information system for archives and manuscript collections", American archivist,
vol. 43, 1980, p. 423-426.
24. "Working Party on Subject Indexing", Subject indexing classification scheme, Northampton, Society of
Archivists, febrero de 1975; C . D . Chalmers y J. B . Post, " A flexible system for the cumulative general
index", Journal of the Society of Archivists, vol. 6, n. 8, octubre de 1981, p. 485-486.
25. M . Roper, " P R O S P E C - S A : a case study in setting up a co-operative computer project", ADPA, vol. 2,
n. a, 1977, p. 9-14; M . Roper, PROSPEC-SA
pilot project: the development of PRO SPEC for wider use in
providing guides to record offices, Londres, British Library, 1978 (British Library Research and Development
Report, 5458).
26. M . H . Fishbein, Guidelines for administering machine-readable archives, ICA Committee on Automation,
1980; A . Arad y M . E . Olsen, An introduction to archival automation, I C A Automation Committee, 1981.
Otros se encuentran en preparacin.
27. T . Morris, " T w o cheers for the paperless office", Records management, n. 6, I98i,p. 11-25; D . M . Avedon,
"Automated records; a new challenge for archives", International journal of archives, vol. 1, n. 2, 1980
p. 41-43.
28. A . Horder, Videodiscstheir application to information storage and retrieval, segunda edicin, Hatfield, National
Reprographic Centre for Documentation, 1981 ( N R C D Publication, 12).
29. C . M . Dollar, "Appraising machine-readable records", American archivist, vol. 41, 1978, p. 423-430;
L . Bell, "The archival implications of machine-readable records", Archivum, vol. 26, 1979, p. 85-92;
M . Roper, "The changing face of the file: machine-readable records and the archivists", Archives,
vol. 14, 1979-1980, p. 145-150; C . I. Geda, E . W . Austin y F. X . Blouin, Jr. (red.), Archives and Machinereadable Records, Chicago, Society of American Archivists, 1980; Direction des Archives de France,
Les Archives informatiques: un problme actuel, Paris, Direction des Archives de France, 1980 (Service de
F informatique, Note d'information, 15); Fishbein, op. cit.
30. R . M . Kesner y D . Hurst, "Microcomputer applications in archives: a study in progress", Archivara,
vol. 12, verano de 1981, p. 3-19.
31. Chalmers y Post, op. cit., p. 482-492.
32. R . H . Lytle, "Intellectual access to archives", American archivist, vol. 43, 1980, p. 64-75 y 191-206.
485
ADELANTOS EN MATERIA DE ARCHIVOS

A ESCALA INTERNACIONAL
La Unesco y el desarrollo de los archivos

Frank B . Evans,
Divisin del Programa
General de Informacin,
Unesco
Seala el desarrollo de las actividades de la Unesco en favor de los sistemas y servicios de

archivos desde 1946 hasta ahora; describe los proyectos y actividades principales en el
marco del Programa y Presupuesto Ordinarios y del Programa de Participacin; indica el
origen, alcance y carcter del programa R A M P iniciado en igjg en el marco del PGI; y
resume actividades y proyectos concluidos, en curso y proyectados por el R A M P , como parte
de los esfuerzos del PGI para resolver las necesidades en materia de informacin del
decenio de ig8o.
U n marco de referencia
El inters de la Unesco por el desarrollo de los archivos puede situarse en tres
periodos relativamente diferenciados: desde la creacin d e la Organizacin
en 1946 hasta 1967, el decenio de 1967 a 1977 y desde 1977 hasta ahora. E n
cada u n o de esos tres periodos la Unesco realiz diversas actividades en favor
de los archivos, pero a lo largo de los ltimos treinta y cinco aos la naturaleza
y el alcance de estas actividades fueron modificados considerablemente.
Desde el C A hasta el D B A (1946-1967)
Desde un principio la Unesco reconoci que, para llevar a cabo las tareas que
le incumban en los campos de la educacin, la ciencia, la cultura y la c o m u nicacin, habra de necesitar en muchos casos el apoyo y la cooperacin activa
de organizaciones no gubernamentales especializadas y profesionales. Por eso,
cuando no haba organizaciones internacionales especializadas en determinadas
materias, c o m o los archivos, contribuy a su creacin. D e ese m o d o , respondiendo
al pedido de varios archiveros de los Estados Unidos de Amrica, la Unesco
convoc en Pars, en 1948, a u n pequeo grupo internacional de expertos para
que la asesorase acerca de las necesidades y problemas en cuestiones de archivos.
Con el apoyo de la Unesco, este grupo propuso la creacin de un Consejo Internacional de Archivos (CA), creado oficialmente dos aos despus en Pars
durante el Primer Congreso Internacional de Archivos.1
Para preparar el congreso, el grupo de expertos y la Unesco previeron la
compilacin de una bibliografa de guas de los archivos europeos publicadas
desde 1934 y de guas de los archivos de otros pases publicadas desde 1900 (el
International Institute for Intellectual Cooperation, creado despus de la primera guerra mundial, public en 1934 el primero y nico volumen Europa
de un proyecto en varios volmenes de una gua internacional de archivos). Esa
bibliografa de guas2 fue la primera publicacin resultante de la cooperacin
- 486 -
entre la Unesco y el C A , cooperacin que desde entonces se extendi a todos los

campos de la actividad relativa a los archivos.
E n 1954 la Conferencia General de la Unesco, en su 8. a reunin, autoriz la
creacin de una unidad de microfilm que deba ponerse a la disposicin de los
estados miembros para ayudarlos a conservar sus archivos y materiales excepcionales de biblioteca. L a Unesco se encargaba de obtener el prstamo del
equipo tcnico y los servicios de un experto en microfotografa para filmar y
proporcionar capacitacin prctica; el pas que solicitaba el servicio designaba
el material que habra de microfilmarse y proporcionaba las pelculas y todas las
instalaciones necesarias.
Esa unidad microfilm en ocho pases latinoamericanos4 material de dos
millones de pginas que en 1963 el Instituto Panamericano de Geografa e
Historia, bajo contrato con la Unesco, public en una gua. A d e m s , la Unesco
concluy un contrato con ese instituto para que se conservasen copias del microfilm en su sede en la ciudad de Mxico y con el Centro de Documentacin
Cientfica y Tcnica de la m i s m a ciudad para que hiciese copias del microfilm y
se vendieran a universitarios e instituciones de investigacin, a precios reducidos.
Despus, esta unidad hizo microfilms en los estados rabes para cuatro pases
de la regin y deposit copias de los mismos en el Instituto de Manuscritos de
El Cairo, donde el Centro de Documentacin Cientfica del Consejo de Investigaciones ayud a preparar copias para la venta. E n ig62 la Conferencia General
de la Unesco, en su 12. a reunin, autoriz la creacin de una segunda unidad de
microfilms que trabaj principalmente en cinco pases de Asia sudoriental. Las
copias de los microfilms realizados fueron depositadas finalmente en la Biblioteca
Orienta] de Tokio 3 para ser puestas a la disposicin del pblico.
U n a actividad, segunda en importancia durante este periodo, fue la creacin
conjuntamente con el C A , de u n proyecto a largo plazo para la preparacin y
publicacin de varias series de guas de fuentes de la historia de las naciones. El
objeto de este proyecto, an en curso, aprobado en 1958 por la Conferencia
General de la Unesco en su 10. a reunin, es dar a conocer a los investigadores,
sobre todo en los pases en desarrollo, las fuentes de la historia de sus pases que
estn disponibles en archivos extranjeros, principalmente de Europa y Amrica
del Norte. L a primera serie sobre fuentes de la historia de Amrica Latina
consiste actualmente en once guias publicadas entre 1966-1976. L a segunda serie,
sobre fuentes de la historia de frica al sur del Sahara, comprende nueve guias
publicadas entre 1970 y 1978. D e la tercera, sobre fuentes de la historia de frica
del Norte, Asia y Oceania, han aparecido hasta la fecha cinco guas.*
Las publicaciones profesionales constituyeron un tercer c a m p o de actividad de
la Unesco durante ese periodo. Desde la creacin del C A en 1950, la Unesco le
da una subvencin anual, utilizada principalmente para la preparacin y publicacin de Archivum. El antiguo Boletn de la Unesco para las bibliotecas (cuyo ttulo
desde 1979 es Revista de la Unesco de ciencia de la informacin, bibliotecologla y archivologa) ha publicado una serie de artculos sobre archivos.5 E n 1966 el C A
public un manual en francs e ingls sobre la archivologa en las regiones
tropicales, preparado bajo contrato con la Unesco, y u n manual sobre locales y
equipos de archivos, para el que recibi asistenciafinancierade la Unesco.*
E n esos primeros aos, sin embargo, las actividades de la Unesco en favor del
desarrollo de los archivos se realizaron en gran parte respondiendo a peticiones
especficas de algunos estados miembros. Estas actividades se tradujeron generalmente en la concesin de becas para cursos y formacin, suministro de fondos
para la adquisicin de equipos y material especializado, asistenciafinancierapara
reuniones profesionales nacionales y regionales, publicaciones especializadas y
487 -
servicios consultivos sobre m u y diversos problemas referentes a los archivos, tales

c o m o el establecimiento de un nuevo servicio o la reorganizacin de uno existente,
la formulacin de una legislacin y reglamentos sobre archivos, la planificacin
de nuevos edificios o la restauracin de instalaciones reprogrficas, y la planificacin y organizacin de cursos de capacitacin para profesionales y personal
tcnico. E n su mayora se trataba de actividades de duracin relativamente corta
y no formaban parte de ningn plan a largo plazo. E n ese periodo, la responsabilidad del desarrollo de los archivos asi c o m o de las bibliotecas era compartida
por distintas unidades de la secretaria de la Unesco, lo que dificultaba la formulacin y ejecucin de un programa permanente y de bases amplias. E n 1967, la
Unesco cre un Departamento de Documentacin, Bibliotecas y Archivos
( D B A ) , con el fin principal de superar esas dificultades.
DBA, NATIS y UNISIST (1967-1977)

Al organizar el D B A en 1967, se ampli el nmero y el alcance de las actividades
de la Unesco. Las peticiones de asistencia directa por parte de los estados m i e m bros aumentaron ao tras ao, especialmente en el marco del Programa de Participacin de la Unesco. A d e m s de proporcionar becas y subsidios para estudios,
equipos y servicios consultivos por plazos cortos, se consagraron cada vez m s
fondos a la organizacin de seminarios nacionales, regionales e internacionales,
grupos de trabajo y las actividades anlogas de formacin profesional.'
E n 1970 el D B A convoc a un grupo de expertos en archivos para que contribuyesen a la planificacin de su propio programa, asesorndolo en la tarea de
definir las directrices de una poltica de desarrollo de los archivos. Este grupo
recomend, principalmente, que la Unesco concentrara sus esfuerzos sobre todo
en la planificacin preferentemente a escala regional del desarrollo de los
archivos, la investigacin y la asistencia, particularmente en materia de formacin
y orientacin tcnicas, y en la proteccin de los archivos que integran el patrimonio de la humanidad.* Conforme a estas directrices, el D B A organiz
proyectos experimentales de administracin de archivos en Costa de Marfil y
Costa Rica, dio apoyo financiero a seminarios internacionales sobre la gestin
de registros pblicos y tratamiento automtico de datos en los archivos y, con la
asistencia financiera del Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo
( P N U D ) , cre dos centros regionales de formacin profesional, uno en Dakar
para los pases africanos de habla francesa y otro en Accra para los pases africanos
de habla inglesa. Fue imposible llevar a la prctica planes para la creacin de
otros centros similares de formacin en Asia y Amrica Latina, ni para centros
asociados en esas regiones que proporcionasen formacin tcnica en restauracin
de archivos y reprografla, debido al apoyo insuficiente por parte de los pases
interesados y sobre todo al cambio de orientacin del programa del P N U D , lo
cual implic una reduccin drstica del nmero de proyectos regionales.*
El C A , bajo contrato con la Unesco o con su asistencia financiera, prepar
una serie de estudios tcnicos y manuales, que en parte se basaban en las recomendaciones del grupo de expertos, y que fueron publicados por ambas organizaciones c o m o documento de trabajo o para la venta. Se incluyeron, en la
serie de la Unesco titulada "Documentacin, bibliotecas y archivos: estudios e
investigaciones", estudios sobre un proyecto de ley modelo sobre archivos, sobre
conservacin y restauracin de material de archivos, sobre la organizacin del
almacenamiento de registros intermedios (es decir, de centros de documentacin)
y sobre planificacin de locales para archivos en pases tropicales.10 Los estudios
preparados para la Unesco y publicados, ya sea en la serie de esta Organizacin
488
o por el C A , se referan a los temas siguientes: funcin de los archivos en la

administracin pblica y las polticas de planificacin nacional de los pases en
desarrollo (estudios paralelos en francs e ingls); escuelas y cursos de formacin
en materia de archivos, normas bsicas y mtodos para talleres de preservacin y
restauracin, aplicables a los pases en desarrollo; normas bsicas para equipar,
mantener y hacer funcionar un laboratorio de reprografa en archivos de pases
en desarrollo; preparacin de una gua de los archivos de las Naciones Unidas y
otras organizaciones internacionales; aspectos jurdicos de la utilizacin de
microfilms; principios y criterios que deben aplicarse a las negociaciones relativas
a reclamaciones de archivos; asimismo, una encuesta sobre las instalaciones destinadas a la conservacin y restauracin de archivos.11
'
Paralelamente a estas actividades en favor del desarrollo de archivos, el D B A
realizaba otras para promover servicios de biblioteca y documentacin. C o m o
resultado de esta experiencia global, la labor de este departamento se concentr
cada vez ms en un programa de desarrollo de sistemas nacionales de informacin,
conocidos por la sigla N A T I S . U n a serie de consultas con grupos de expertos, y
de seminarios nacionales y regionales sobre el tema, culminaron en la Conferencia
Intergubernamental sobre el Planeamiento de las Infraestructuras Nacionales de
Documentacin, Bibliotecas y Archivos, celebrada en Pars en 1974.12 Esta Conferencia aprob una serie de recomendaciones en apoyo del programa N A T I S y
de la labor realizada por el D B A en la preparacin y publicacin de una serie de
estudios sobre las implicaciones de N A T I S . E n la serie "Documentacin, bibliotecas y archivos: estudios e investigaciones" figuraban, entre otros, dos trabajos
generales sobre la planificacin y organizacin de infraestructuras nacionales de
informacin y, en la serie de documentos, estudios sobre la planificacin de la
informacin, la m a n o de obra y el establecimiento de un marco legislativo
para N A T I S . 1 3
Sin embargo, antes de la aparicin del programa N A T I S se cre en la Unesco
otro programa en materia de informacin, el Programa Intergubernamental
U N I S I S T de la Divisin de Documentacin c Informacin Cientfica de la
Unesco, aprobado en 1972 por la Conferencia General en su 17.a reunin.
U N I S I S T , que es una denominacin ms que una sigla, se planific y puso en
prctica c o m o un programa intergubernamental para el desarrollo compatible
de sistemas y servicios de informacin cientfica y tecnolgica con objeto de
facilitar su interconexin y mejorar la transferencia de informacin. E n vez de
autorizar la creacin de otro programa intergubernamental ms en materia de
informacin, con otra sigla, en 1976 la Conferencia General de la Unesco, en
su 19.a reunin, decidi autorizar la fusin del programa N A T I S de planificacin global de sistemas nacionales de informacin con el programa U N I S I S T .
Esta unin se propona eliminar la inevitable duplicacin de esfuerzos y reforzar
la eficacia de la Unesco en materia de servicios y sistemas de informacin."
PGI y UNISIST
Esta decisin de la Conferencia General fue aplicada en marzo de 1977, fecha
en la cual la mayora de las funciones y actividades del D B A se combinaron con
las del programa U N I S I S T para formar la Divisin del Programa General de
Informacin (PGI). E n la prctica, debido a esa combinacin, el desarrollo de
sistemas nacionales de informacin ( N A T I S ) qued situado en el marco internacional y orgnico del U N I S I S T , originalmente basado en la idea de que el
nico mtodo realista para crear un sistema mundial de informacin cientfica era
la cooperacin voluntaria entre sistemas, servicios y gobiernos, con la ayuda de
489 -
directrices formuladas y aceptadas a nivel internacional. Si bien decidi no

utilizar la sigla N A T I S , la Conferencia General aprob la propuesta de que se
seguirla asociando el trmino U N I S I S T a aquellas actividades del nuevo programa correspondientes al programa intergubernamental U N I S I S T vigente.
Asi se ha procedido y, conforme a la Conferencia Intergubernamental sobre la
Informacin Cientfica y Tecnolgica al Servicio del Desarrollo ( U N I S I S T II)
celebrada en 1979, tanto el trmino U N I S I S T c o m o la expresin "informacin
cientfica y tecnolgica" se han utilizado cada vez m s para designar una informacin necesaria al proceso de desarrollo, particularmente en los pases menos
desarrollados." Para contribuir a la formulacin del programa ampliado de la
nueva divisin, y asesorar acerca de su desarrollo, la Conferencia General
autoriz la creacin de u n comit consultivo y un consejo intergubernamental
compuesto por representantes de treinta estados miembros elegidos por la
Conferencia General.
L a estructura del P G I fue prevista para que respondiese a los principales subobjetivos o temas del Objetivo 10.1 de la Unesco, a saber: "Establecimiento y
fomento de sistemas y servicios de informacin en los niveles nacional, regional
e internacional", en su Plan a Plazo Medio para 1977-1982. Esos temas, en los
que tambin se refleja la organizacin del programa U N I S I S T original, son los
siguientes:
1. Fomento de la formulacin de polticas y planes (nacionales, regionales y
mundiales) relativos a la informacin.
2. Fomento del establecimiento de mtodos, normas y reglas para el tratamiento de la informacin y difusin de los mismos.
3. Contribucin al establecimiento de las infraestructuras de la informacin.
4. Contribucin al desarrollo de sistemas especializados de informacin en las
esferas de la educacin, la cultura y la comunicacin, las ciencias exactas y
naturales, y las ciencias sociales.
5. Fomento de la formacin terica y prctica de los especialistas y los usuarios
de la informacin.
Se crearon secciones separadas para planificar y realizar proyectos y actividades
dentro de cada uno de los temas excepto el cuarto, que supone sobre todo una
coordinacin con otros sectores de la Unesco." Entre los temas mencionados, se
ha encomendado al P G I que diese una alta prioridad al establecimiento de
infraestructuras de la informacin y a la formacin terica y prctica, reconociendo al mismo tiempo el papel fundamental que desempean los temas restantes
c o m o condiciones previas de un programa coherente y eficaz. A d e m s , dentro
de cada tema se encarg al P G I que prestase una atencin especial a:
1. Las necesidades de todos los usuarios reales y potenciales a quienes la informacin solicitada permite contribuir al proceso de desarrollo,
a. U n enfoque orientado hacia los usuarios en la concepcin y establecimiento
de sistemas y servicios de informacin.
3. Las necesidades especiales de los pases menos desarrollados.
4. L a importancia de mejorar la circulacin de las fuentes de informacin m u n diales y el acceso a las mismas, as c o m o tambin de alentar la creatividad y
capacidad de innovacin, el mayor aprovechamiento posible de los recursos
de informacin locales y el desarrollo de capacidades endgenas.
5. L a necesidad de facilitar la seleccin, utilizacin y adaptacin de tecnologas adelantadas de informacin y comunicacin por parte de los estados
miembros.
6. L a importancia de evaluar las actividades emprendidas y de compartir sus
resultados con y entre los estados miembros.
- 490
El programa del P G I para el bienio 1977-1978 fue necesariamente una combinacin y continuacin de las actividades de las dos unidades que se fusionaron en
la nueva divisin, conservando la mayor cantidad de actividades del antiguo
D B A dentro del marco orgnico del U N I S I S T . C o n respecto al establecimiento
de archivos, la Seccin de Fomento de Polticas y Planes relativos a la Informacin contribuy a apoyar las actividades de la Seccin de Archiveros de
Organizaciones Internacionales del C I A y estableci con sta un contrato para la
preparacin de una gua preliminar de los archivos de los organismos de las
Naciones Unidas. 17 L a Seccin de Promocin de Mtodos, Reglas y Normas
asisti financieramente al C I A para que organizase reuniones de grupos de
trabajo que comenzaron a preparar un glosario internacional plurilinge de
trminos de gestin de archivos y documentos, as c o m o de un modelo estadstico
para los organismos de archivos y centros de documentos.* L a Seccin de F o r m a cin de los Especialistas y los Usuarios organiz, a travs dla rama regional rabe
del C A ( A R B I C A ) , un seminario regional en Jartum sobre las necesidades de
formacin archivstica correspondientes ert los estados rabes. A d e m s , proporcion profesores y becas para una serie de cursos regionales de formacin en restauracin y reprografa organizados a travs de la rama regional de Asia del Sur
del C I A ( S A R B I C A ) y continu enviando expertos para dar conferencias sobre
temas especializados en los centros regionales de formacin de Dakar y Accra.
L a mayor parte de las actividades relativas a los archivos estaban concentradas
en la seccin de Desarrollo de Infraestructuras de la Informacin. El proyecto
piloto iniciado en Costa Rica termin con un seminario para evaluar y compartir
los resultados de esta experiencia con los estados miembros de la regin. Se
proporcion asistencia al centro internacional de estudios de las fuentes de la
historia de los Balcanes ( C I B A L ) para el establecimiento de su programa de
investigaciones y publicacin de material de archivos. Se organiz en Kenya u n
seminario sobre la utilizacin de tcnicas reprogrficas en los pases en desarrollo
y, con la estrecha cooperacin del C I A y de una reunin de expertos, se prepar
un plan de accin sobre los problemas que plantea la transferencia de archivos
situados en u n pas y relacionados con la historia de otros pases.1* A d e m s de
estos proyectos y actividades del programa ordinario, la Seccin de Infraestructuras tambin se encarg, en el bienio 1977-1978, de poner en prctica unos
sesenta proyectos adicionales de asistencia a corto plazo en materia de archivos,
en el marco del Programa de Participacin de la Unesco.* 0
Establecimiento del R A M P
Al autorizar el establecimiento de un Consejo Intergubernamental del P G I , la
Conferencia General dio instrucciones al consejo para que prestase especial
atencin al fomento del desarrollo de servicios de archivos c o m o factores positivos
para la conservacin y presentacin del patrimonio cultural y de Ja identidad
nacional, y sobre todo c o m o instrumento de la eficacia administrativa. D e ese
m o d o , la Conferencia General encarg al P G I que promoviese el desarrollo de
archivos histricos y adems que insistiese en el establecimiento y desarrollo de lo
que haba surgido en numerosos estados miembros c o m o sistemas y servicios de
gestin de archivos. Esos sistemas y servicios son fundamentalmente la prolongacin de programas modernos de archivos en la totalidad del ciclo de utilizacin
de los archivos institucionales. E n muchos pases, en cuyas lenguas no existe el
trmino "records" (documentos) se hace alusin en general a este c a m p o de
actividad c o m o "archivos administrativos" o "archivos vivos", a diferencia de
los archivos histricos.
- 491 -
El P G I , en respuesta a esta instruccin de la Conferencia General, cre en 1979,

por primera vez, un programa de bases amplias y a largo plazo para fomentar el
desarrollo de sistemas y servicios modernos de gestin de archivos y documentos,
designado R A M P (Programa para la Gestin de Documentos y Archivos). L a
secretaria prepar un esbozo preliminar del nuevo programa, el cual fue utilizado
c o m o documento de trabajo en una reunin de consulta de expertos celebrada en
m a y o de 1979. Los objetivos globales del R A M P , de acuerdo con el documento
de trabajo serian:
1. Fomentar y contribuir a la toma de conciencia y comprensin totales del
valor y utilidad de los documentos y archivos c o m o recursos de informacin
bsica, particularmente en lo que se refiere a la planificacin y desarrollo, y
conjuntamente con otros recursos de informacin.
2. Ayudar a los Estados miembros que lo soliciten a organizar y desarrollar los
sistemas y servicios de gestin de los documentos y los archivos necesarios para
aprovechar total y eficazmente esos recursos de informacin bsica.*1
E n el documento de trabajo para la reunin de consulta se destacaba la misin
pluridisciplinaria e interdisciplinaria del P G I , as c o m o la necesidad de que el
programa propuesto se integrase plenamente en la estructura del P G I para que
pudiese beneficiarse de otras actividades realizadas por las distintas secciones
de la divisin. Pona de relieve la resolucin de la Conferencia General segn
la cual en el programa del P G I , en su conjunto, se debera establecer u n equilibrio apropiado entre las actividades relativas a la informacin, las bibliotecas y
los archivos, en consonancia con las necesidades de los estados miembros, y se
debera adems procurar una mayor concentracin en la ejecucin del programa. El documento de trabajo explicaba, adems, que el programa R A M P
propuesto era principalmente un marco coherente para las actividades relativas
a los archivos, emprendidas por el P G I dentro de su programa general. C o m o las
diversas secciones de la divisin se encargaban de administrar distintas actividades
especificas, se observaba una tendencia a reducir las influencias individuales y a
que cada proyecto y actividad se convirtiesen en un fin en s, en lugar de contribuir
al desarrollo general de los sistemas y servicios de gestin de documentos y
archivos, c o m o parte integrante de un programa de informacin general coordinado. Sin embargo, reunir en una sola seccin todas las actividades relativas a
los archivos significara ignorar la responsabilidad del P G I en la planificacin y
ejecucin de un programa de informacin coordinado y organizado por temas,
no por disciplinas o tipo de instituciones.
Por estas razones se estableci el R A M P c o m o componente coherente y funcionalmente coordinado (o subprograma) del programa global del P G I , independientemente de las unidades administrativas que hubiesen de intervenir en su
puesta en prctica. Por ltimo, el documento de trabajo destac la necesidad de
enfocar el desarrollo de los archivos con un criterio ms dinmico y ms orientado
hacia el usuario que en el pasado, mencionando la necesidad apremiante de que
los gobiernos puedan tener un acceso ms fcil a la informacin contenida en
sus documentos y archivos, de manera que sean tiles en la planificacin y el
desarrollo social y econmico."
La reunin de consulta proporcion a la secretara crticas y sugerencias sobre
el programa propuesto en general, as c o m o una evaluacin crtica de las propuestas especficas incluidas en el R A M P . Se prest atencin sobre todo a:
a) las necesidades actuales y evoluciones previstas en materia de gestin de
documentos y administracin de archivos en los estados miembros; b) actividades
y proyectos, distintos de los propuestos, que permitiran lograr los objetivos
del R A M P ; c) relaciones y prioridades entre los diferentes temas; y i) prioridades
492 -
dentro de cada tema para los periodos a corto plazo (1979-1980), plazo medio
(1981-1983) y largo plazo (1984-1985). Para el desarrollo y ejecucin del programa propuesto, se subray en la reunin de consulta la necesidad de insistir
inicialmente m s en el valor administrativo de los archivos que en su valor
cultural, de concentrarse en los sistemas y servicios de gestin de documentos
c o m o complemento de programas tradicionales de archivos, y de prestar la
debida atencin a los archivos, documentos y manuscritos paraestatales y no
gubernamentales, al concebir y ejecutar proyectos y actividades. Se consider
conveniente incorporar a la legislacin y reglamentos disposiciones apropiadas
para la preservacin y utilizacin de esos documentos. T a m b i n se tuvieron presentes las obligaciones que deben asumir los gobiernos para poder aprovechar
las ventajas de los sistemas y servicios modernos de gestin de documentos y
archivos, y se hizo hincapi en la necesidad de que los gobiernos proporcionen las
instalaciones materiales adecuadas para proteger los archivos y documentos.
Los expertos estuvieron de acuerdo con la decisin de la secretara de que
determinados proyectos y actividades relativos a los archivos no fuesen considerados parte integrante del R A M P . D e ese m o d o , las actividades que contribuyan
a resolver asuntos contenciosos relativos a los archivos formaran parte de otra
unidad del programa del P G I . L a nalidad de la identificacin especial de estos
proyectos particulares era reflejar la importancia atribuida por diversas conferencias generales a estos problemas. 23 L a secretara observ asimismo que la
asistencia en materia de archivos proporcionada a los estados miembros en el
marco del Programa de Participacin y a travs de proyectos ejecutados para el
Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo ( P N U D ) , o a travs de
fondosfiduciarios,no podra preverse c o m o parte de un programa a largo plazo,
pero que n o obstante dicha asistencia contribuira directamente al logro de los
objetivos globales del R A M P y debera tenerse en cuenta en la evaluacin y
estudio de programas y proyectos. C o n respecto a la evaluacin de los proyectos, el
grupo se declar favorable a la inclusin de mecanismos y criterios de evaluacin
en proyectos experimentales y otros, en vez de realizar evaluaciones posteriores a
la terminacin de los proyectos y actividades, cuando ya no es necesario y ha
pasado la oportunidad de corregir las carencias.
Considerando el programa en su conjunto y habida cuenta de las actividades
realizadas anteriormente por la Unesco en favor del desarrollo de los archivos,
el grupo de expertos apoy unnimemente el programa propuesto y particularmente: a) la coordinacin y concentracin de proyectos y actividades del programa ordinario directamente relacionados con el desarrollo de la gestin de
documentos y archivos en el marco del concepto unificador del R A M P ; b) el
inters en las reuniones regionales para facilitar la formulacin de polticas y
planes nacionales de gestin de documentos y archivos, la coordinacin de esas
polticas y planes con aquellos relativos a los campos de la informacin afines,
y la bsqueda de soluciones regionales para las necesidades bsicas de formacin
terica y prctica; c) las directrices, normas y reglas del programa; y d) el acento
en la creacin de sistemas y servicios modernos de gestin de documentos, a
partir, pero sin limitarse a ello, de la formulacin de reglamentos de clasificacin
y eliminacin de los archivos no vigentes.
El informe final de esta consulta de expertos se utiliz para preparar el
programa de trabajo del P G I propuesto para 1980. E n la reunin del 29 de
octubre al 2 de noviembre de 1979, en que el Consejo Intergubcrnamental del
P G I examin el programa de trabajo propuesto, el elemento del programa que
ms atrajo su atencin fue el R A M P ; se felicit a la secretara por el establecimiento de este programa coherente a largo plazo que abarcaba todos los temas."
493 -
El informe final de la reunin de consulta tambin se utiliz para preparar el

programa y presupuesto del P G I para 1981-1983. E n su reunin de octubre
de 1981 el Consejo Intergubernamental del P G I , reflejando una serie de declaraciones formuladas por los delegados a la 21.* reunin de la Conferencia
General de la Unesco, emiti la opinin de que el R A M P mereca el m x i m o
apoyo." El R A M P qued incorporado, pues, al Programa General de Informacin, y forma parte del programa propuesto para el segundo Plan a Plazo
Medio de la Unesco (1984-1989).
Ejecucin del R A M P
Si consideramos la ejecucin del R A M P hasta la fecha, debe destacarse nuevamente que no todas las actividades del P G I en favor del desarrollo de los
archivos forman parte del programa R A M P . H a n quedado especficamente
excluidas, como ya se seal, las actividades operacionales del Programa de
Participacin de la Unesco, los proyectos ejecutados en el marco del Programa
de las Naciones Unidas para el Desarrollo ( P N U D ) y a travs de fondos fiduciarios, as como los proyectos y actividades relacionados con casos contenciosos
en materia de archivos. T a m p o c o se incluyen las misiones de consultores a corto
plazo con cargo al Programa Ordinario realizadas a solicitud de los estados
miembros, una subvencin anual entregada directamente al C I A y una serie de
proyectos referidos conjuntamente a la informacin, las bibliotecas y los archivos.
Debe reconocerse asimismo que la ejecucin del R A M P necesariamente dependa y
depende an de las fuentesfinancierasy otras de las que dispone el P G I o a las
que tendr acceso en un futuro prximo, y que la eficacia de la ejecucin de
determinados componentes escogidos del programa requiere la cooperacin y
asistencia de los estados miembros y de las organizaciones internacionales no
gubernamentales competentes asociadas con la Unesco, en particular el C A .
Afortunadamente, el P G I ha podido contar con esa cooperacin y asistencia
para el R A M P . Por ejemplo, en el resumen de la ejecucin del programa se
observa, a continuacin, que todos los trabajos contractuales, cuando no se
indica lo contrario, han sido realizados en estrecha cooperacin con el C A .
C o m o son m u y pocos los proyectos y actividades que comienzan y terminan
en un mismo ao civil, el resumen siguiente est organizado por temas y no por
programa anual de trabajo, para el periodo 1979-1982. Para cada proyecto o
actividad se da su fecha de iniciacin, una breve descripcin cuando procede, y
se indica su estado de avance al i. de junio de 1982.
T E M A i/OI. F O M E N T O D E LA F O R M U L A C I N D E POLTICAS
Y PLANES RELATIVOS A LA I N F O R M A C I N
i. Modelo estadstico para repositorios archivisticos

y centros de documentos
L a Unesco financi, la reunin del grupo de trabajo del C A de 1977, que
planific y prepar el primer proyecto de este modelo estadstico, as como una
reunin de expertos de 1979 que estudi y examin ampliamente el proyecto,
despus de haberlo probado en el terreno, mediante un estudio experimental
de la Oficina de Estadstica de la Unesco, en cooperacin con el C A . El
proyecto definitivo y m u y simplificado del modelo fue publicado por la Unesco
en francs e ingls; actualmente lo utiliza la Oficina de Estadstica en cooperacin con el C I A para la realizacin de un estudio a escala mundial. El modelo
494 -
estadstico debe servir tambin para realizar estudios especializados d e repositorios nacionales y regionales, puesto que permite registrar y acumular una
gran variedad de datos en varios niveles diferentes.
2. Gua de archivos de las organizaciones internacionales
E n 1979 se public una versin preliminar d e la parte I d e esta gua, q u e
comprende los archivos de los organismos especializados de las Naciones U n i d a s . "
Esta versin fue revisada y ampliada, previndose su publicacin en espaol,
francs e ingls al principio del ao 1983. Actualmente se prepara la parte II,
que comprende los archivos d e las organizaciones internacionajes y los documentos de antiguos funcionarios superiores, conservados en otros sitios. L a
parte III, cuya preparacin comenzar este ao, abarcar los archivos de las
organizaciones internacionales intergubernamentales que n o pertenecen al sistema de las Naciones Unidas y de las organizaciones internacionales n o
gubernamentales.
3. Obstculos al acceso a los archivos
Este estudio, iniciado bajo contrato en 1981, ser publicado en espaol, francs
e ingls. Se inici, en parte, para servir de documento bsico de trabajo de u n a
futura reunin de consulta de expertos, que se ha propuesto sobre este importante problema.
4 . Guas de informacin cientfica y tcnica conservada
en repositorios de archivos nacionales
L a preparacin de estas dos guias modelo c o m e n z en 1981, u n a de ellas a
cargo de los Archivos Nacionales d e Suecia, c o m o representativos d e los pases
desarrollados, y otra, de los Archivos Nacionales de la India, c o m o representativos de los pases en desarrollo.
5. El papel de la gestin de documentos y archivos
en los sistemas de informacin nacionales
Este estudio, importante para la promocin y formulacin de polticas y planes
de informacin coordinados, est previsto en el actual programa de trabajo.
Se publicar en espaol, francs e ingls.
6. Condicin de los archiveros de frica en la funcin pblica,
en relacin con otros profesionales de la informacin
Este estudio, iniciado en 198a, que tambin se publicar en espaol, francs e
ingls, adems d e su valor intrnseco, servir d e modelo para la realizacin d e
estudios semejantes en otras regiones.
T E M A i/O. F O M E N T O D E L ESTABLECIMIENTO DE M T O D O S ,
NORMAS Y REGLAS
i. Reunin de consulta de expertos sobre las directrices,

normas y reglas del R A M P
Debido a la importancia fundamental del establecimiento de directrices, mtodos,
normas y reglas para la creacin y mejora de todos los sistemas y servicios de
- 495 -
gestin d e documentos y archivos, u n a consulta d e expertos sobre el t e m a fue

organizada en Bari, Italia, del 3 al 5 d e septiembre d e 1979- Las recomendaciones de esta reunin n o slo contribuyeron a la planificacin de los programas
de trabajo para 1960-1982, sino tambin a toda la planificacin futura relativa
alRAMP.
2. Acceso a la documentacin relativa a la gestin de documentos y archivos
E n 1979 se efectu bajo contrato u n estudio sobre u n aspecto importante de este
problema, a saber, la disponibilidad d e resmenes analticos, que fue publicado
con el ttulo Archives journals: a study of their coverage by primary and secondary
sources ( R A M P studies and guidelines)." Los resultados d e este estudio y a fueron
utilizados para efectuar acuerdos con Library and information science abstracts a fin
de resumir publicaciones sobre archivos.
3. Validez legal de las microformas
D e u n contrato de 1979 para este estudio result la publicacin d e El valor
probatorio de las microformas: un estudio R A M P . U Este estudio disponible asimismo
en francs e ingls, tambin fue previsto en parte para servir de d o c u m e n t o d e
trabajo a una futura reunin de consulta de expertos sobre este problema.
4. Aplicabilidad de las directrices y normas en vigor
a la gestin de documentos y archivos
El objeto d e este estudio realizado por contrato (1980) era complementar las
recomendaciones de la reunin de consulta de Bari, y fue publicado con el titulo
La aplicabilidad de las directrices del UNJSLST y de las normas internacionales de
la ISO a la gestin de registros y la administracin de archivos: un estudio del R A M P V
Disponible tambin en ingls y francs, se utiliza en la actualidad para planificar el
desarrollo ulterior de las directrices del R A M P .
5. Utilizacin de tcnicas de muestreo en la conservacin de archivos
U n contrato concluido en 1980 dio lugar a la publicacin d e Utilizacin de
tcnicas de muestreo en la conservacin de registros: estudio del R A M P y directrices al
respecto.^ L a publicacin tambin existe en francs e ingls, conforme al criterio
general propuesto para todos los estudios y directrices futuras del R A M P .
6. Estudios y planes relativos a registros
E n cumplimiento de u n contrato d e 1981, se prepara actualmente u n estudio
con directrices sobre este importante tema.
7. Modelo para gulas generales de los repositorios de archivos nacionales
T a m b i n en virtud de u n contrato d e 1981 se realiza actualmente u n estudio
c o m p a r a d o , que incluye directrices.
8. Directrices para una evaluacin de los archivos de pelculas y registros afines
Este estudio, que es u n esfuerzo cooperativo del C I A y la Federacin Internacional d e Archivos del Film, se realiza e n virtud d e u n contrato d e 1981, y
te prev que ser finalizado en 1982.
496 -
g. Directrices para una evaluacin de los archivos de registros legibles a mquina

E n otro contrato d e 1981 se estipula q u e el Comit d e Automatizacin del C A
presentar u n texto sobre este tema.
10. Estudio con directrices sobre la legislacin y reglamentacin
de la gestin de archivos y documentos
Se prev parafinesdel a o en curso la publicacin d e este estudio, q u e se prepara
actualmente e n virtud de u n contrato d e 1981.
11. Estudios con directrices sobre la preservacin y restauracin
de registros sobre papel y de publicaciones
E n este estudio, y e n los dos q u e siguen, se refleja u n inters m a y o r por los problemas d e la preservacin y sobre los archivos y documentos audiovisuales, c o m o
resultado d e las opiniones manifestadas e n las ltimas reuniones del Consejo
Intergubernamental del P G I . S e trata d e tres estudios del programa de trabajo
para 1982.
12. Estudio con directrices sobre la preservacin y restauracin
de material fotogrfico
13. Estudio con directrices sobre una evaluacin de los archivos de imgenes fijas
y otros registros grficos y afines
T E M A 1/03. CONTRIBUCIN A L ESTABLECIMIENTO
D E LAS I N F R A E S T R U C T U R A S D E LA I N F O R M A C I N
i. Proyecto piloto para una red regional de archivos

(provincialy local): Indonesia
E n 1980 se firm u n acuerdo con el Gobierno d e Indonesia para u n proyecto
de cuatro aos d e duracin al q u e la Unesco proporcionara servicios de
consulta y asistencia financiera limitada para material y equipos especializados.
Funciona e n Semarang, capital d e Java Central, u n centro regional d e archivos
y de tratamiento d e documentos; el personal archivero junto con el del organismo cursan u n a formacin sobre control, planeamiento y transferencia de
archivos. El proyecto quedar terminado en 1983 con u n seminario para evaluar
y difundir esta experiencia en otros pases de la regin.
2. Proyecto piloto para una red regional de archivos
(provincialy local): Filipinas
Este proyecto, q u e tambin c o m e n z e n 1980 con u n acuerdo similar d e cuatro
aos, a peticin del gobierno d e Filipinas, dio lugar a la creacin de u n centro
modelo d e archivos y registros en u n suburbio de la ciudad de C e b . El informe
del consultor del gobierno, q u e contribuy a realizar el proyecto, fue publicado
con el ttulo Republic of the Philippines: R A M P pilot project for the establishment of a
regional archives and records center.31
497
3- Proyecto piloto de gestin moderna de documentos: Per

Este proyecto piloto tambin fue iniciado en 1980, e n virtud d e la conclusin
de u n contrato de cuatro aos con el gobierno. Prosiguen los esfuerzos para q u e
L i m a disponga d e u n a estructura adecuada para servir de centro nacional de
documentos. Se organizaron cursos de formacin sobre control y formulacin
de archivos, y se proporciona a los organismos del gobierno central asistencia
mediante sistemas d e archivos y su mantenimiento. El informe realizado para el
gobierno por el consultor que colabor con el proyecto, fue publicado con el
ttulo: Per: sistema nacional de archivos y gestin de documentos: R A M P proyecto
piloto." S e g n se prev, este proyecto culminar en 1983 con u n seminario regional
de evaluacin.
4. Centro regional de formacin en tcnicas de restauracin y reprografa de documentos
Escuela de Archiveros, Universidad de Crdoba, Crdoba (Argentina)
E n virtud d e u n convenio concluido en 1980 con el gobierno de Argentina, la
Unesco proporcionar a la Escuela de Archiveros u n a asistencia financiera limitada para la adquisicin de material y equipo especializado, servicios consultivos y u n subsidio para cursos de perfeccionamiento al director del centro. L a
Unesco tambin otorgar varias becas de formacin cuando comience a funcionar est centro para A m r i c a Latina, previndose el comienzo d e las clases
en el segundo semestre d e 1982. L afinalidaddel centro es formar tcnicos para
bibliotecas y centros d e documentacin, asi c o m o para repositorios archivsticos.
El informe preparado para el gobierno por el consultor que asesor en el establecimiento del centro, fue publicado con el ttulo de Repblica Argentina:
establecimiento de un centro de informacin en tcnicas de restauracin y reprografa en la
escuela de archiveros, Universidad de Crdoba.*3
5. Centro regional deformacin en tcnicas de restauracin y reprografa,

oficina central de documentos, Jartum (Sudn)
Este proyecto, paralelo a otro anterior para la regin rabe y d e frica oriental,
fue establecido en 1980 por contrato con el gobierno de S u d n . Se prev q u e
este centro dar cursos de formacin en el curso del presente ao. El informe
presentado al gobierno por el consultor fue publicado con el ttulo de Democratic
Republic of the Sudan: establishment of a technical training center in archival restoration
and reprography."
6. Estudios sobre las necesidades de los usuarios y los recursos
y servicios de archivos
Este estudio, junto c o n los cuatro q u e le siguen inmediatamente e n la lista,
figuran en el p r o g r a m a d e trabajo para 1982, y se preparan actualmente bajo
contrato con el C A .
7- Estudio para formular una metodologa de identificacin y evaluacin
de la informacin cientfica y tcnica en los archivos transaccionales (proyectos)
Este estudio de los archivos gubernamentales proseguir la labor preliminar
realizada en aos anteriores.
498 -
8. Estudio sobre la condicin y las necesidades de los sistemas y servicios

de gestin de archivos y documentos en los estados miembros del frica
Este estudio, que se basar en u n cuestionario detallado preparado por el P G I
y enviado luego a los estados miembros del frica, responde directamente a los
trminos de u n a resolucin aprobada por la Conferencia General de la Unesco
en su 21. a reunin.
g. Estudio sobre la conservacin y administracin de archivos privados
Esfuerzo de cooperacin del C I A y la I F L A , se trata de u n estudio previsto en
parte para servir de documento de trabajo de una futura reunin de consulta
de expertos.
io. Preparacin de una bibliografa internacional de repertorios
y guias de repositorios de archivos
C o m o la mayora de los repertorios y guas de archivos son publicados por
organismos especializados, m s q u e por editoriales comerciales, n o se les conoce
bien ni son t a m p o c o objeto d e estudios a fondo. L a finalidad d e este proyecto es
ayudar a superar este obstculo con vistas a u n a m a y o r utilizacin y comprensin
de los archivos.
T E M A 1/04. CONTRIBUCIN A L D E S A R R O L L O
DE SISTEMAS ESPECIALIZADOS D E INFORMACIN
i. Organizacin y desarrollo de sistemas y servicios de gestin
de archivos y documentos en los organismos de las Naciones Unidas
El plan de este estudio con directrices al respecto, fue elaborado en u n a consulta
de expertos celebrada en N u e v a York, del 17 al 19 de octubre de 1979. El
contrato correspondiente fue otorgado en 1981 y, segn se prev, se terminar en
el correr del presente a o . L a Seccin de Archiveros d e Organizaciones Internacionales del C A proporciona orientacin y asistencia.
2. Evaluacin de los archivos de proyectos de las organizaciones internacionales
Este estudio, q u e contiene directrices, figura en el programa de trabajo d e 1982
y se refiere a u n o de los temas m s delicados de la evaluacin de archivos.
T a m b i n es objeto de la asistencia y orientacin de la seccin de archiveros de
organizaciones internacionales del C A .
T E M A I/05. F O M E N T O D E L A F O R M A C I N TERICA Y PRCTICA

DE LOS ESPECIALISTAS Y LOS USUARIOS DE LA INFORMACIN
i. Consulta de expertos sobre la armonizacin
de los programas de formacin en materia de archivos
Esta reunin de consulta, celebrada en Pars del 26 al 30 de noviembre de 1979,
produjo dos estudios bsicos y un informe final que ser utilizado para preparar
un importante simposio internacional en 1983 sobre armonizacin de los
programas de ciencias de la informacin, bibliotecologa y estudios archivsticos.
499 -
Se trata d e los tres documentos siguientes: The education and training of archivists
status report of archival training programmes and assessment of manpower needs;**
The training of archivistsanalysis of the study programme of different countries and
thoughts on the possibilities of harmonization;** Reunin d e expertos para la a r m o nizacin de los programas de formacin archivstica, Pars, 26-30 de noviembre
de 1979, Informe Final."
2. Seminario regional para evaluar las necesidades en materia deformacin
Del 22 al 28 de enero de 1979 se celebr en C o l o m b o (Sri Lanka) u n seminario sobre las necesidades d e formacin en materia d e archivos en Asia S u d occidental. Las recomendaciones all formuladas contribuyen actualmente a
la creacin de una Escuela India de Estudios Archivsticos.
3. Envo de catedrticos especializados y programa de becas
para los centros regionales deformacin de archiveros en Accra (Ghana) y Dakar (Senegal)
A peticin d e los centros mencionados, se enviaron especialistas contratados para
dictar cursos d e restauracin, reprografa y automatizacin, y a partir de 1979
se dieron algunas becas de estudios.
4. Cursos regionales de informacin para tcnicos en microfilms: Asia sudoriental
E n 1979 y 1980 se proporcionaron asistencia financiera y servicios consultivos
destinados a cursos organizados en Filipinas, Singapur, Indonesia, Tailandia
y Malasia.
5. Servicios consultivos de corta duracin para asesorar
en materia de planes de estudios y programas de formacin para archiveros
E n 1979 se envi a Indonesia u n consultor, respondiendo al pedido del gobierno
de ese pals, para que asesorase a los Archivos Nacionales sobre el impulso a dar
a u n programa d e formacin. S u informe fue publicado con el titulo de Republic
of Indonesia: archival training.**
E n 1980 se envi u n consultor a la regin del Caribe para evaluar las necesidades en materia d e formacin profesional para archiveros y estudiar los
mtodos apropiados para satisfacerlas. S u informe se llam Caribbean region:
professional training needs for archivists in the Caribbean region.** E n 1982 se proporcionarn servicios consultivos para contribuir a impulsar el programa de formacin previsto para la Universidad de West Indies.
6. Seminario internacional sobre gestin de archivos
E n 1980 se proporcion asistencia financiera a travs del C I A para sufragar
costos de viaje e inscripcin de los participantes, procedentes de los pases en
desarrollo, en u n seminario organizado por el Consejo Britnico, el C A y el P G I ,
que se celebr del 21 de septiembre al 3 de octubre de 1980 en Bracknell (Reino
U n i d o ) , despus del Congreso del C A en Londres.
7. Creacin de un Centro Regional de Formacin: Asia sudoccidental
E n 1981-1982, c o m o complemento de una misin de personal y estudios en 1980,
se dio asistencia financiera para u n estudio universitario y para adquirir el
material y equipo necesarios para la transformacin del programa de formacin
utilizado en u n a escuela universitaria de estudios archivsticos.
500 -
8. Curso regional deformacin en restauracin y reprogrqfa: el Caribe

E n 1981 se envi u n consultor para q u e ayudase a la r a m a regional del Caribe
del C A ( C A R B I C A ) a organizar u n curso de formacin para el establecimiento y funcionamiento de servicios de restauracin y reprografa en la regin
del Caribe. Se propuso adems, u n a asistencia financiera para sufragar los
gastos de viaje y dietas de los participantes. El curso se realiz del 16 al 26 de
febrero de 1981 en Willemstad, Curaao.
g. Curso regional deformacin en administracin de archivos: el Pacifico
Se organiz u n curso de instruccin bajo contrato y en cooperacin con el C A
para proporcionar la formacin bsica a personas encargadas 'de la administracin de archivos en la regin del Pacfico. El curso se realiz del 13 al 19 de
octubre de 1981 en Suva (Fiji) y se consignaron fondos para costear gastos de
viaje y dietas de algunos de los participantes.
10. Directrices para el desarrollo de un plan de estudios
en administracin de archivos y gestin de registros
U n pequeo grupo de especialistas revisa actualmente el estudio preparado bajo
contrato (1981), q u e ser publicado en espaol, francs e ingls en el correr del
presente ao.
11. Plan para un manual bsico de administracin de archivos y gestin de registros
El plan detallado para este instrumento bsico de formacin se prepara actualmente bajo contrato (1981). El plan aprobado ser puesto en prctica en el
marco del programa de trabajo de 1982.
12. Repertorio de material audiovisual destinado a la formacin
en administracin de archivos y gestin de registros
El texto del repertorio, preparado bajo contrato (1981), ha sido sometido para
su publicacin.
13. Grupo de trabajo sobre problemas archivsticos
Se proporcionar asistencia financiera para el envo de instructores a este seminario, previsto para el 13 y 14 de septiembre de 1982 en Harare (antigua
Salisbury), Z i m b a b w e , conjuntamente con la 7 . a Conferencia Bienal de
E C A R B I C A , r a m a regional del frica oriental y central del C A .
14. Seminario sobre legislacin en materia de archivos
Se proporcionar asistencia financiera para costear los gastos de viaje de los
participantes y de dos profesores para u n seminario subregional que se realizar
del 20 al 2 4 de septiembre de 1981 en Bangui (Repblica Centroafricana).
15. Proyecto piloto sobre el desarrollo coordinado
de los sistemas nacionales de informacin en el Caribe
E n 1981 y 1982 se dio asistencia financiera para q u e los archiveros pudieran
participar en cursos regionales breves de formacin, c o m o parte de este proyecto
piloto.
501
L o expuesto constituye una recapitulacin, hasta la fecha, de las actividades

iniciadas y realizadas en el marco del R A M P . Conjuntamente con el C A , la
Comisin Nacional para la Unesco y el Ministerio de Relaciones Exteriores de la
Repblica Federal de Alemania, se ha organizado una segunda reunin de
consulta ( R A M P II). L a finalidad de esta reunin que se celebr del g al
15 de junio de 1982 en Berln (Oeste), era ayudar a la Unesco a evaluar los
progresos y resultados de los proyectos, estudios y otras actividades y, a la luz dlas
conclusiones extradas, de las tecnologas en rpida evolucin y de las diversas
necesidades e intereses de los estados miembros, asesorar a la Unesco acerca de la
orientacin y el contenido futuros del programa del R A M P .
Conclusin
El programa de desarrollo de archivos del P G I , particularmente el R A M P ,
constituye una respuesta directa a las necesidades manifestadas por los estados
miembros. Retrospectivamente, y tal c o m o figura en el documento de trabajo
de la consulta de expertos, "habida cuenta del volumen en constante aumento
de documentos no controlados y de archivos conservados en malas condiciones
y subutilizados, del relativo descuido de los problemas que se plantean en
materia de documentos y archivos, as c o m o de la importante contribucin que
una gestin eficaz de los documentos y los archivos organizados podran aportar
al desarrollo nacional", se justifica plenamente u n programa de esta naturaleza
y alcance.40
Los proyectos y actividades en curso destinados a contribuir al desarrollo de
los archivos, y los previstos estn reforzados por el programa global del P G I ,
al que refuerzan a su vez; programa cuya finalidad es promover la aplicacin
de la informacin a los problemas del desarrollo nacional. Es preciso ampliar y
desarrollar m s los sistemas y servicios de archivos, as c o m o tambin los de
otras instituciones y sistemas de informacin, para que puedan satisfacer las
necesidades del decenio de 1980 en materia de informacin, contribuyendo as
al desarrollo nacional.41
Notas
1. Sobre k orgenes del C A vase en particular Robert-Henri Bautier, "Veinte aos de colaboracin
intemaciorial en materia de archivos", Boletn de la Unesco para las bibliotecas, vol. X I X , 1965,
p. 328-334; y Eckhart G . Franz, T h e I C A , its achievements and its future, trabajo presentado al Noveno
Congreso Internacional de Archivos de C A , septiembre de 1980, Londres, y que ser publicado en u n
numero prximo de Archioum. Para informaciones sobre otros trabajos sobre la Unesco, el C I A y el
desarrollo de los archivos vase Frank B . Evans, The History of archives administration: a select bibliography
(Documentacin, bibliotecas y archivos: bibliografas y obras de referencia), n. 6, Pars, Unesco, 197g,
p. 196-205.
2. Robert-Henri Bautier (comp.), "Bibliographie slective des guides d'archives: supplment au guide
international des archives*', t. I, Europe (1934), Journal of Documentation, vol. I X , 1953, p. 1-45.
3. Lo* paites de Amrica Latina y el Caribe que participaron en el proyecto fueron sucesivamente Paraguay,
Panam, El Salvador, Honduras, Repblica Dominicana, Barbados, Per y Chile; los estados rabes
fueron Marruecos, Libia, Repblica Arabe Unida y Repblica rabe Siria. E n Asia, la microfilmacin
tuvo tugar en Cambodia, Singapur, India, Malasia y Sri Lanka. Para obtener detalles complementarios
sobre este proyecto vate J. Sevillano Coloro, " L a Unidad de Microfilm de la Unesco en Amrica
Latina", Boletn de la Unesco para las bibliotecas, vol. X V I , n." 4,1962, p. 195-190, y la nota sobre la Unesco
y los archivos, Crnica de la Unesco, vol. X I V , 1968, p. 1-2.
4. La lista m s completa de esta teefiguraen Consejo Internacional de Archivos, Directory 1082, Bruselas,
Consejo Internacional de Archivos, 1982, p. 65-69.
5. Vase, por ejemplo, R . Marquant, "Archives and Economie and Social Development", Boletn de la
Unesco para las bibliotecas, vol. X V I , 1962, p. 234-238; y G . Duboscq, "Importancia de los archivos
modernos para los paites en vas de desarrollo", Ibid., vol. X V I I , 1963, p. 267-271.
502 -
6. Y . Protin ( c o m p . ) , A manual oftropical archivology, Pars/La H a y a , M o u t o n a n d C o m p a n y , 1966; Manuel

d'archivistique tropicale, Pars/La H a y a , M o u t o n et C o . , 1966; y M . Duchein, Les btiments et quipements
d'archives, Pars, Consejo Internacional d e Archivos, 1966.
7. Vase cuadro en El Programa de Participacin de ta Organizacin de las Naciones Unidas para la Educacin, la
Ciencia y la Cultura: por qu, qu, cmo, Para, Unesco, 1978, p . 9. Entre 1967 y 1977, k fondos disponible*
con cargo al P r o g r a m a d e Participacin pasaron d e 1.900.000 dlares a 5.200.000 dlares.
8. Collective Consultation to Define Guidelines for Unesco's Policy o n Archives Development, Unesco
H o u s e , 12-15 M a y 1970, Final report, Paris, 1970, p . 1 ( C O M / W S / 1 4 8 ) .
9. Sobre el proyecto experimental en la Costa d e Marfil y los centros regionales d e informacin vase
"Poltica archivista para los pases de habla francesa d e Africa", cursillo regional sobre archivos realizado
en D a k a r (Senegal), 15 d e m a r z o al 19 d e abril de 1971, Boletn de la Unesco para las bibliotecas, vol. X X V I ,
1972, p . 86-90; B r u n o D e l m a s , "Archives a n d Development", Crnica de la Unesco, vol. X X , 1974, p . 1-3;
y Jacques d'Orlans, "Proyecto experimental de archivos en el frica d e habla francesa, Abidjan
Costa d e Marfil)", Boletn de la Unesco para las bibliotecas, vol. X X V I I I , n. 4 , 19V4, p . 223-230 y 254.
10. Los ttulos completos d e estos estudios son los siguientes: Salvatore C a r b o n e a n d R a o u l G u e z e , Draft
model law on archives: description and text, Paris, Unesco, 1972, n. 1; Y a s h Pal Kathpalia, Conservation and
restoration of'Archive material, Paris, Unesco, 1973, n. 3; A . W . M a b b s , en colaboracin con G u y D u b o s c q ,
The organization qf intermediate records storage, Paris, Unesco, 1974, n. 5 (otro v o l u m e n paralelo d e G u y
D u b o s c q , en colaboracin con A . W . M a b b s , Organisation du prarchivage, Paris, Unesco, ig74, n. 5 ,
trata el m i s m o t e m a pero desde el punto d e vista de los pases q u e aplican mtodos franceses, m s q u e d e
los pases de habla inglesa); L . Bell y B . F a y e , La concepcin de los edificios de archivos en los pases tropicales,
Pars, Unesco, 1979, n. 9 (aunque publicado posteriormente, este trabajo se realiz en virtud de u n
contrato para el D B A ; h a y tambin u n a versin francesa).
11. Los documentos y publicaciones mencionados son, en su orden, los siguientes: Jean-Jacques Valette,
Le rle des archives dans Vadministration et dans la politique de planification dans les pays en voie de dveloppement,
Paris, Unesco, julio de 1972 ( C O M / W S / 2 8 1 ) ; F . R . J. Verhoeven, The role of archives in the public administration and the national planning policy of developing countries, with particular reference to Southeast Asia, con u n a
introduccin de Morris Rieger, Paris, Unesco, 1972 ( C O M / W S / 2 8 ) ; Charles Kecskemeti, La formation
professionnelle des archivistes. Liste des coles et des cours deformation professionnelle d'archivistes, Bruselas, Consejo
Internacional de Archivos, publicado con el concurso de la Unesco, 1966; John Davies, A study of the
basic standards and methods in preservation and restoration workshops applicable to developing countries, Bruselas,
Consejo Internacional de Archivos, publicado en colaboracin con la Unesco, 1973 ; Albert H . Leisinger Jr.,
A study of the basic standards fur equipping, maintaining and operating a reprographic laboratory in archives of developing countries, Bruselas, Consejo Internacional de Archivos, publicado en colaboracin con la Unesco,
1973; R a y m o n d M a n n i n g y otros, Preparation of a guide to the archives of international organizations in the
United Nations system and other international organizations, estudio preliminar, Paris, 1976 ( C O M . 7 5 / W S / 2 8 ) ;
J. Basco y otros, Legal questions of the application of microfilms, Paris, 1975 ( C O M . 7 5 / W S / 3 0 ) ; Charles
Kecskemti, Archival claims: preliminary study on the principles and criteria to be applied in negotiations, Paris,
1977 ( P G I - 7 7 / W S / 1 ) (tambin en francs); Yash Pal Kathpalia, Conservation and restoration of archives: a
survey of facilities, Paris, 1978 ( P G I - 7 8 / W S / 1 4 ) ,
12. Vase en particular Carlos V . P e n n a , "Seminario interamericano sobre Ja integracin d e los servicios d e
informacin d e archivos, bibliotecas y centros d e documentacin en A m r i c a Latina y el Caribe",
Boletn de la Unesco para las bibliotecas, V o l . X X V I I , 1973, p . 165 y i8i;Unesco, Consultation of the planning
of national archives services, Unesco H o u s e , 4-6 de diciembre d e 1972, Working Paper ( D B A / 2 8 3 8 / 3 1 . 1 0 . 7 2 )
y Report, Paris, 11 d e diciembre d e 1972 ( C O M / W S / 3 1 7 ) ; Unesco, Consultation on National Planning
Policy a n d Methodology for Documentation, Libraries and Archives, Paris, 26-29 d e noviembre d e 1973,
Report, Paris, 4 d e diciembre d e 1973 ( C O M / W S / 3 5 8 ) ; "Conferencia intergubernamental sobre el
planeamiento de las infraestructuras nacionales de documentacin, bibliotecas y archivos, Pars,
23-27 de septiembre d e 1974", Boletn de la Unesco para los bibliotecas, vol. X X I X , ig75, p . a-16; y Car/os
V . Penna, "Treinta aos d e accin d e la U n e s c o en el desarrollo d e los servicios d e bibliotecas e informacin en sus Estados M i e m b r o s " , vol. X X X , 1976, p . 331-340.
13. Los estudios publicados son los siguientes: J. H . d'O/ier y B . D e l m a s , Planning national infrastructures for
documentation, libraries and archives: outline of a general policy, Paris, Unesco, 1975, n. 4 ; y Eric d e Grolier,
The organization of trformation systems for government and public administration, Paris, Unesco, 1979, n. 8 .
Los dos documentos son ios de P. Harvard-Williams y E . G . Franz, NA TIS: planning information manpower,
Paris, 1976 ( C O M - 7 4 / N A T I S / R E F . 5 ) ; y National information systems: establishing a legislativeframework for
the implementation of NATIS,
Pars, 1977 ( C C - 7 6 / N A T I S / 8 ) . Sobre datos y resmenes bibliogrficos de
otras publicaciones y estudios del D B A publicados a comienzos d e 1975 y u n p a n o r a m a general d e todas
las actividades del D B A comprendidas en la asistencia a los estados m i e m b r o s en el m a r c o del P r o g r a m a
de Participacin, vase Unesco, Development of national and regional systems and services: summary of the
activities of the Department of Documentation, Libraries and Archives, 1967*1974, Paris, 1975 ( C O M - 7 3 / W S / 1 1 ) .
14. Vase Unesco, Conferencia General, 19. a reunin, Nairobi, 1976, Inform del Director General sobre el
Programa Global de Informacin (19 C / 4 2 , Pars, 3 0 d e septiembre d e 1976).
15. Unesco, Conferencia Intergubernamental sobre la Informacin Cientfica y Tecnolgica al Servicio del
Desarrollo, U N I S I S T t, Pars, 28 de m a y o - 1 . 0 de junio de 1979, Documento principal de trabajo, Pars,
503
6.
:7
18.
19.
8 d e abril de 1979 ( P G I - 7 9 / C O K F . a o i / C O L . s ) ; Inform/ foul, Paris, 8 de agosto de 1979 ( P G I / M D / l ) .

Vase tambin J. Tocatlian, " L a informacin al servicio del desarrollo: el papel del Programa General
de Informacin de la Unesco", Revista it ta Unesco ie ciencia it la information, bibliottcologia y archivologa,
vol. III, 1981, p. 160-173.
L a division fue situada fuera de la estructura de sectores de la Unesco y en relacin directa con el subdirector general para los Estudios y la Programacin, directamente subordinado al director general de la
Unesco, Raste it la Unesco ie ciencia it a information, biblioUcologUy oxehivologU, vol. III. 1981, p. 151.
R M a n n i n g y otros, Guide to Ht archives ofinternational organizations. Part I, The United Motions system,
preliminary version, Paris, 1979. ( P G I / 7 9 / W S / 7 . )
Eric Ketelaar, International standardization of statistics on archivai institutions and records centers, report, Paris,
Unesco, 1978 ( P G I - 7 8 / W S / 1 6 . Se previ para 1982 la publicacin del glosario plurilinge.
Vase Informe del Director General sobre el estudio relativo a los problemas que plantea la transferencia de documentos
procedentes ie los archivos constituidos en elUrritorie ie otros pases a su pals ie origen, Paris, 85 de agosto de 1978
(20C/102).
30. Detalle de los proyectos y actividades realizadas desde 1977 por el P G I , tanto en el marco del programa
ordinaria c o m o del Programa > Participacin, figuran en los nmeros sucesivos del Boletn de informacin
del VMSIST,
vols. V - V I , 1977-1978; despus, en el Programa General it Informacionl'Boletn del
UNISIST,
que reemplaz al anterior a partir del vol. V I I , n. 1, en 1979. A comienzos de 1979 fue creada la seccin
operacional encargada de administrar el Programa de Participacin de la Divisin, en rpida expansin,
asi c o m o proyectos financiados por fuentes extrapresupuestarias tales c o m o el P N U D y proyectos d e
fondosfiduciarios.M a s recientemente se confi a otra seccin la promocin y evaluacin del programa,
asi c o m o el apoyo en materia d e documentacin.
ai. Expert consultation on the development of a Records and Archives M a n a g e m e n t P r o g r a m m e ( R A M P )
within the framework of the General Information P r o g r a m m e , 14-16 M a y 1979, Final Report, p. 3, Paris,
1979. ( P G I - 7 9 / W S / 1 0 . )
23. Ibid., p. 2.
23. Ibid., p. 8. Esas actividades dieron lugar a la preparacin y publicacin e n rabe, espaol, francs,
ingls y ruso de los dos estudios siguientes: I. Boraa, Estudio de viabilidad para la creacin de un Jando de
asistencia,financiadoy administrado con carcter internacional para facilitar la solucin de los problemas que entraa
la transferencia internacional de archives y paro obtener acceso a las fuentes de la historia nacional existentes en archivos
extranjeros, Paris, 1981 ( P G I / 8 1 / W S / 7 ) ; Charles Kesckemti y Evert V a n Laar, Acuerdos y convenios:
modelos bilaterales y multilaterales relativos a las transferencias de archivos, Pars, 1981 ( P G I - 8 1 / W S / 3 ) ; en
francs y en ingls: J. Pieyns, tude de faisabilit d'une base de donnes consacre aux sources d'histoire nationale
conserves dans des pays trangers, Paris, 1981 ( P G I - 8 1 / W S / 2 4 ) . Se otorg u a subsidio para estudios a los
Archivos Nacionales de Sri Lanka, que dio lugar a la preparacin y publicacin de: G . P . S. H . de Silva,
A Survey of archives and manuscripts relating to Sri Lanka and located in major London repositories, Paris, 1981
( P G I - 8 1 / W S / 4 ) y se prest asistencia financiera a Sri Lanka, la Repblica Dominicana y la India para
que adquiriesen copias en microformato de documentos relacionados con su historia, que se encuentran
en el extranjero. Tambin est en curso u n proyecto experimental en el que participan los gobiernos de
la Rrpblica Democrtica Alemana, Blgica, Burundi y el Vaticano, que se refiere a documentos relativos a Burundi.
24. Programa General de Informacin, Consejo Intergubemamental, Segunda Reunin, Informefinal,p . 13,
Paris, diciembre de 1979. ( P G I / 7 9 / C O N F . 2 0 2 / C O L . 1 3 , C O U N C I L / I I / 5 . )
25. Programa General de Informacin d e la Unesco y U N I S I S T , Consejo Intergubemamental para el
Programa General de Informacin, Tercera Reunin, Informefinal,p. 8, Pars, 26-30 de octubre de 1981.
{PGI-81/COUNCIL/III/7.)
26. Vase la llamada 17 supra.
27. Pars, 1981 ( P G I / 8 1 / W S / 1 0 ) (disponible tambin en francs).
28. Por Georges Weil, Pars, 1981 ( P G I - 8 1 / W S / 2 5 ) .
29. Por J a m e s B . Rhoads, Pars, 1982 ( P G I - 8 1 / W S / 4 ) ; vase tambin J a m e s B . Rhoads, "Normalizacin d e
Archivos", Revista de la Unesco de ciencia de la informacin, bibliotecologiay arduvologut, vol. Ill, n. 3, julioseptiembre de 1981, punto 82, p. 181-186.
30. Por Flix Hull, Pars, 108. (PGI/81/WS/26).
31. Por Artel R k k s , Pars, 1981 ( F M R / P G I / 8 1 / 1 5 8 ) .
32. Por Vicenta Corts Alonso, Pars, 1981 ( F M R / P G I / 8 1 / 1 1 0 ) (tambin existe en ingls).
33. Por C a r m e n Crespo, Pars, 1981 ( F M R / P G I / S t / i 16 E ) (tambin existe en ingls).
34. Por Michael Roper, Pars, 1980 (FMR/PGI/80/160).
33. Por Michael Cook, Pars, agosto de 197g ( P G I - 7 9 / C O N F . 6 0 4 / C O L . 2 ) (tambin disponible en francs).
36. Por B . Delmas, Pars, isde octubre de 1979 ( P G I - 7 9 / C O N F . 6 0 4 / C O I . 1 ) (traduccin inglesa del original
francs).
37. Pars, 14 de enero de 1980 ( P G I - 7 9 / O O M F . 6 0 4 / C O L . 7 ) (tambin disponible en francs).
38. Por Eric Ketelaar, Pars, 1980 ( F M R / P G I / 8 0 / 1 5 4 ) .
39. Por Michael Cook, Paris, 1981 ( F M R / P G I / T S U / 8 1 / 1 9 7 ) .
40. Reunin de consulta de expertos... (sobre el R A M P ) , Final report, p. 9.
41. Vase la llamada 15 supra.
504
EL
CIA,
LOGROS
FUTUR)
9 Congreso Internacional
de Archivos, Londres, 1980
Eckhart G. Franz
1.
INTRODUCCIN:
FONDATION
HISTORIA
DEL
CIA.
El comienzo de la colaboracin internacional en el campo de

archivos es anterior a la Primera Guerra Mundial. El primer "Congreso
Internacional de Archivistas y Biblioteclogos" se realiz con
motivo de la exposicin mundial de 1910 en Bruselas. Los temas discutidos, la transferencia oficial de documentos", el principio de procedencia, la publicacin de guias de localizacin de archivo, la
gestin de archivos y el entrenamiento de los archivistas, los problemas de los archivos no gubernamentales, as como tambin los
archivos admninistrativos,los problemas de conservacin y restauracin que se han difundido notoriamente en esta poca contempornea.
Al estallar la guerra de interrumpi el trabajo de la "Comisin
Permanente" que ya se haba establecido y deba organizar otros congresos cada cinco aos. Pasaron ms de diez aos despus de la
guerra antes de que aparecieran nuevas iniciativas.
La "International Comission for Historical Science"
cre en 1929 una "Comisin de Archivos" que constaba de archivistas e historiadores
y que se interes principalmente en los problemas para facilitar el
uso de los archivos. El "Committee for Intellectual Cooperation"
(CICI), fund en Pars en 1922, como un precursor directo de la
Organizacin posterior de la Unesco, el "Comit" Tcnico de Archivistas" de 1931 como resultado de un memorando de la delegacin Alemana. Los puntos ms importantes en este programa fueron, un vocabulario internacional sobre archivos, el cual nunca sali de su
bosquejo, y una gua internacional de archivos, cuyo primer volumen
apareci en 1934. Este inicio de una organizacin internacional de
archivos, junto con un Congreso Internacional de Archivos planeada
para 1934-35 en Rana, fue derrumbado por el aumento de las tensiones
polticas que ocasionaron la Segunda Guerra Mundial.
Las experiencias de la guerra y las numerosas prdidas irremplazables en nuestra herencia archivfstica, fueron el punto de partida
para realizar nuevos esfuerzos, realizados inmediatamente despus de
terminar la guerra, por el Archivo Nacional de los Estados Unidos, el
cual se haba creado haca slo unos 10 aos. Fue esta iniciativa
la que finalmente hizo que se fundara el Consejo Internacional de
Archivos. En Septiembre de 1946, la Comisin de los Estados Unidos
para la Unesco adopt el "Programa de Archivos Propuesto por la
Unesco", citaba como los principales objetivos de una nueva organizacin profesional internacional a establecerse en el campo archivstico, la "rehabilitacin de los documentos daados por la guerra" , y la proteccin de los archivos ante los daos blicos en el
futuro, el rol de los archivos en los tratados internacionales
de paz y la "conservacin de archivos del gobierno internacional"
adems de cuestiones tcnicas tales corro el manejo de datos en masa
y nuevos tipos de documentacin, archivos de fotografas y el "in^
- 505 -
tercaitibio internacional de fasefiniles fotogricos", una "terminologa archivstica uniforme, la cooperacin en el entrenamiento de
los archivistas, mejorar las guas de localizacin
y la preparacin de una nueva gua internacional de archivos.
En respuesta a las propuestas Americanas, el informe adoptado por
la Primera Conferencia General de la Unesco en Pars a finales de
1946 recomendaba la creacin de una "organizacin internacional de
archivistas profesionales".
El siguiente paso, tambin original de
Amrica, fue la distribucin internacional en el verano de 1947, de
una circular que contena sugerencias para la organizacin y su
programa, la cual fue firmada por el entonces Archivista de los Estados Unidos, Solon J. Buck. El 9 de Junio de 1948, fue elegido
para ser uno de los Vice-presidentes del recin fundado Consejo
Internacional de Archivos, en una reunin de expertos de 8 pases en
las oficinas principales de la Unesco en Pars, junto con el Deputy
Keeper of Public Records, Hilary Jenkinson, quin haba sido
miembro del "Comit Tcnico" establecido en 1931. El Presidente
fundador fue el General Charles Samaran, quien, junto con la administracin Francesa de Archivos, que tuvo lugar en Pars en Agosto
de 1950. Bajo la presidencia de Samaran, en la Asamblea Constituyente
del 21 y 22 de Agosto de 1950, delegados de 33 pases adoptaron el
bosquejo final de los estatutos del Consejo Internacional de Archivos,
y as concluy el proceso formal de creacin.
Dando una mirada haca atrs, el desarrollo del recin fundado
CA puede dividirse en tres etapas, cada una con una duracin aproximada de una dcada. Durante los primeros aos se trabaj en hacer
una fundacin slida y en preparar el camino para un verdadero
intercambio de experiencias y opiniones dentro del marco de trabajo de
los congresos Internacionales de Archivos. El anuario de la organizacin llamado Archivum apareci en 1951, y el grupo de discusin
del "International Round Table on Archives" fue convocado por primera vez en 1954, gracias a la Administracin Francesa de Archivos
bajo la direccin de Charles Braibant, quien tambin cre las "Pasantas tcnicas internacionales de archivos" en el Archivo Nacional de Pars, los cuales entonces, como ahora, escasamente son apreciados por las oportunidades que a los jvenes archivistas de
tener un contacto personal.
Una segunda etapa comenz con el Consejo Internacional de
Archivos que inici proyectos de trabajo por s mismo entre 1959 y
1960. En cooperacin con la Unesco, se iniciaron los planes para una
"Guide to the Sources of the History of Latin America", y aproximadamente al mismo tiempo, el CA estableci dos comits tcnicos sobre
terminologa y sigilografa. Esta segunda etapa vio el establecimiento de una secretara en la sede principal de Pars en 1963, hizo
necesaria al ampliarse las tareas del Consejo y al reformarse los
estatutos de la organizacin, la cual marcaba el paso al desarrollo
posterior. Ambas decisiones se tomaron en el 5 Congreso Internacional de Archivos en Bruselas en 1964.
El CA se consider a s
mismo una organizacin mundial desde su inicio, aunque ya haba
archivistas de todos los 6 continentes que participaron en el Congreso
de Pars en 1950, las funciones del Consejo durante los primeros
aos se centraron claramente en los Congresos de 1966 y 1968 cuando
el Consejo fue conciente de los problemas archivsticos del tercer
mundo y pidi que se concentraran los esfuerzos en el desarrollo
- 506 -
archivstico, lo cual con la ayuda de la Unesco, lleg a ser la tarea ms importante del Consejo Internacional de Archivos.
El establecimiento de la primera rama regional del CA, la
SARBICA, en 1968, y al ao siguiente, la decisin de establecer un
comit especial de planeacin sobre el desarrollo archivstico,
marc el inicio de la tercera etapa. Por ahora casi se ha terminado
la organizacin de un sistema de trabajo de las ramas regionales,
establecida en los estatutos de 1964 y que comenz con la creacin
del SARBICA. En la estructura del primero tambin el crecimiento
gradual del sistema de comits y de seccionales parece haber alcanzado un estado ms definido. El programa de publicaciones que se ha
desarrollado con fuerza, est siendo innovado por el inicio de otra
revista internacional y las series de manuales del CA. Por lo tanto,
el cierre de la tercera dcada en la historia del Consejo Internacional de Archivos ofrece una buena oportunidad para examinar lo que se
ha logrado hasta el momento, hacer un anlisis de la situacin
actual y un estudio de las tareas y los problemas futuros.
2.
IA
ESTRUCTURA
ORGANIZATIONAL
a) Asamblea General y Miembros

Los miembros del comit que cre el Concejo Internacional de
Archivos en Pars en Junio de 1948, eran principalmente representantes del archivo nacional o autoridades en archivos. En la reforma
adoptada por la Asamblea Constituyente durante el Primer Congreso
Internacional de Archivos de 1950. Los estatutos establecan tres
categoras de mienobros: asociaciones archivsticas profesionales
a nivel regional, internacional o nacional; instituciones archivsticas de cualquier tipo y archivistas profesionales como miembros individuales. La distincin entre instituciones "nacionales" y "no-nacionales", que ya se haba introducido en la asamblea fundadora, no
tuvo forma estatutoria sino hasta que se hizo la reforma de los estatutos el 1 de Septiembre de 1964,-cuando una nueva 'Catego- ra A'
para las directivas de los archivos centrales o instituciones archivsticas con amplia autoridad estatal, fue separada de la "Categora 2" previa a la membresa institucional. Al mismo tiempo se
estableci una quinta categora para los miembros honorarios
distinta a la de los miembros archivistas individuales. Desde
entonces, las categoras de miembros son as: A. Directivos de
archivos centrales; B. Asociaciones de archivos; C. Miembros institucionales; E. Miembros honorarios.
De acuerdo con sus estatutos, el Consejo Internacional de
Archivos es una asociacin tanto de instituciones cerno de individuos. Sinembargo, sus derechos y sus deberes estn cobijados por
reglas muy diferentes. Solamente los miembros nacionales de las
categoras A y B tienen derecho de votar en la Asamblea General, y
donde cada miembro de un pais lleva dos votos, lo cual si es necesario puede ser ejercido por un solo miembro A o B; cuando hay varios
miembros de un pais, deben decidir entre ellos cmo ejercern sus
votos; la reforma a la constitucin adoptada en Mosci el 25 de
Agosto de 1972 asigna un tercer voto a pases con estructura federal, dado que al menos un archivo central de una parte constituyente de la federacin tiene la categora de miembro A.
- 507 -
Las escalas de cuotas corresponden a la distincin en los

derechos de votacin. Mientras que los miembros ê las categoras
B-D pagan tarifas unifornes y fijas para cada grupo, las cuales se
ajustan de vez en cuando al cambio en los costos totales, las cuotas
de los miembros "A", despus de un primer aumento masivo en 1968, se
ha calculado de acuerdo con un sistema basado en el producto nacional
bruto {gross national product (GNP), por sus siglas en ingls} y el
ingreso per capita (PC) de cada pais desde la Asamblea General de
Mosc de 1972. Las cuotas fijas posteriormente por la estructura de
tasas que se estableci el 1 de Enero de 1979, varan desde un
mnimo de $US 150 que se aplica a la mayora de los miembros del
tercer mundo, hasta 7.000 y 10.000 dlares (para la USSR y los EU.).
Incluyendo las contribuciones voluntarias que han sido donadas durante
varios aos, el ingreso total de las cuotas de los miembros en 1979
fue de aproximadamente 108.000 dlares, ms del 70% proveniente de
los 21 pases industriales de la categora A, clasificados en 1.000
dlares o ms.
La caracterstica principal del desarrollo de los miembros del
CA ha sido el constante incremento en el minero de pases representados, de 17 en el ao en que se estableci definitivamente el
Consejo en 1950, a 33 en 1953, 55 en 1960, 74 en 1968, 84 en 1972 y
113 en el otoo de 1979.
Sin duda este es un testimonio impresionante para el avance archivstico logrado, cual el Consejo Internacional de Archivos ha dedicado parte considerable de sus esfuerzos. El Congreso de Washington de 1976 lanz el slogan de "la revolucin geo-archivstica". Debe enfatizarse que, ha ido aumentando
constantemente la proporcin de pases del tercer mundo que
tienen la categora A como miembros. Entre los miembros fundadores
aprobados por el primer Comit Ejecutivo de 1950, 6 representaban
pases de Latinoamrica, Africa y Asia. De los 68 estados miembros en 1964 cerca de la mitad pertenecan al Tercer Mundo. Hoy es
casi del 75%.
Los miembros totales de la organizacin aumentaron de 192 en
1952 a 230 en 1964, luego salt a 466 durante el congreso de 1968 y
hoy est en 751. Si se dividen los miembros en categoras, en 1953
haba 29 miembros en la categora A, 11 en la categora B, 44 en
la categora C y 104 en la categora D. Las cifras correspondientes
en Octubre 1 de 1979 eran las siguientes: categora A 141, categora B, 25, categora C 405 y categora D 163.
De la categora C
actual, 298 miembros, i.e. casi las tres cuartas partes, son de
Francia, Italia y los E.U. y los 85 miembros de los E.U. y Canad
son ms de la mitad de los miembros individuales en la categora D.
Por lo tanto el Consejo Internacional de Archivos incluye casi todas
las autoridades nacionales de archivos y asociaciones de archivistas
existentes, an, fuera de los pases mencionados anteriormente, un
gran nmero de agencias archivsticas y la gran masa de archivistas
no aprovechan la oportunidad de convertirse en miembros y as recibir
las publicaciones peridicas del CA.
En general, ms de la mitad de los pases miembros con derechos
a votar, han asistido a las Asambleas Generales (llamados as desde
1960), que se realizaron junto con los Congresos Internacionales de
Archivos, inicialmente cada tres aos, y que desde 1956 se hacen cada
cuatro aos. En 1953, tomaron parte 20 delegaciones nacionales, en
1960 27, en 1966 38 y en 1976 haba 70. Las tareas de la Asamblea
General, el cuerpo central de control y supervisin de la asocia- 508 -
cin, incluye recibir y examinar los informes de la secretaria y de

todos los rganos del Consejo Internacional de Archivos, reformar los
reglamentos, hacer cambios organizacionales, elegir los ejecutivos y
establecer las cuotas de los miembros. Generalmente las resoluciones
de la Asamblea se llevan a cabo unnimemente.
b)
Comit Ejecutivo, Departamento y Secretara
El rgano directivo permanente del Consejo Internacional de

Archivo es el Comit Ejecutivo, el cual es elegido por la Asamblea
General. Como regla se rene una vez al ao, durante varios das,
para discutir y votar sobre asuntos de planeacin financiera y
operacional y otros asuntos bsicos que afectan la organizacin
sobre la base de los informes relevantes presentados. En los estatutos de 1950, la Junta Ejecutiva, como se le llam entonces,
constaba de un Presidente, 2 Vice-presidentes (uno del hemisferio
oriental y otro del occidental), el Secretario General, el Tesorero y
otros 6 miembros elegidos por perodos y regidos por dos Asambleas,
donde la mitad de los miembros elegidos renuncia en cada Asamblea. El
minero de miembros elegidos ha venido aumentando a medida que la
organizacin se ha extendido - 8 en 1966, 10 en 1968, 12 en 1972 y
finalmente 14 en 1976. Tanto el Presidente como los miembros
elegidos estn ahora limitados a cuatro aos, de manera que la mitad
de los miembros elegidos deben renunciar cada dos aos. Cuando en el
Comit de elecciones para 1953, tres miembros en retiro fueron
reemplazados por representantes del mismo pais, el Comit Ejecutivo vot porque "esta coincidencia no se convierta en la base para
un precedente", decisin que no ha impedido que se siga la tradicin de que los puestos del Comit Ejecutivo se reserven para
pases particulares o grupos de pases. Los 17 miembros (incluyendo
el Presidente) deben representar pases diferentes. En 1976 se hizo
una reforma a los estatutos que establece que en el futuro al
menos uno de los Vice-Presidentes elegidos (que deben ser de pases
diferentes) debe representar una nacin en desarrollo.
La representacin apropiada del tercer mundo est tambin pendiente de una
reforma a los estatutos, aprobada aos atrs, en 1964, la cual
permita que los Presidentes de las Ramas Regionales del CIA que
existan en ese momento, fueran miembros ex-oficio del Comit
Ejecutivo, decisin que se puso en prctica en 1968, cuando
se fund el SARBICA.
Mientras que el Presidente y los Vice-Presidentes, al igual que
todos los dems miembros del Comit, son elegidos por una Asamblea
General, los miembros restantes del Departamento, como son el
Secretario General y el Delegado del Secretario General que le asign
en 1956, y quien siguiendo la reforma de 1964 debe vivir en un pas
del hemisferio occidental, el Tesorero, y el Secretario o Secretario
Ejecutivo, quien en 1968 fue hecho miembro ex-oficio del Comit
Ejecutivo, todos son nombrados por el Comit.
La importancia del
Departamento, a la cual se le dio su posicin actual por medio de
una reforma a los estatutos en 1964, ha aumentado a medida que aumenta
el minero de miembros del Comit Ejecutivo. La Divisin se rene
una o dos veces al ao, entre las reuniones plenas del Comit
Ejecutivo, y se ha convertido en un rgano para un mayor control del
manejo de los asuntos, y el control y coordinacin de los asuntos
diarios de la organizacin.
- 509 -
La administracin actual del CIA, la cual se inici con el

Secretario General y su delegado, se ha trasladado a la secretaria en
Pars, donde est ubicada la Direccin General de la Unesco, que se
organiz empleando a un Secretario de tiempo completo a comienzos de
1960. Originalmente el Secretario fue considerado el asistente
General segn la seccin 27 de los estatutos de 1976, pero luego
se le nombr Secretario Ejecutivo con la reforma de 1976 y se le
asignaron la mayor parte de las tareas que inicialmente se le
atribuan al Secretario General. Como lo especifican los estatutos la secretara, que fue reforzada con el nombramiento en 1972
de 2 (luego 3) asistentes, acta al mismo tiempo como punto de
unin y coordinacin de los varios rganos del Consejo de Archivos. Para cumplir adecuadamente las labores asignadas a la Secretara, sta necesitaba el soporte de un asistente profesional. Como
no fue posible conseguir el apoyo temporal de archivistas calificados a la secretara en Pars por perodos limitados como una
solucin permanente, el Comit Ejecutivo decidi (en 1978) abrir
un puesto permanente de asistente, lo cual completaba la estructura
de la Secretara.
c)
Comits y Secciones de Trabajo
Al principio, los comits del CA se establecan predominantemente para la preparacin de las Asambleas Generales y los Congresos; haba comits para reformar los estatutos, para admisiones y
nombramientos, y comits para programar y organizar cada Congreso
Internacional. Los primeros comits ad hoc sobre asuntos o proyectos especficos se establecieron en 1953:
una comisin que
slo se reuni en el Congreso de Archivos de la Haya, para estudiar
los problemas de las operaciones de microfilmacih a gran escala,
y el comit de terminologa, que se reuni por primera vez en
1956 y que inform en 1964 la terminacin de la tarea que le
fue asignada, con la aparicin del 'Lexicon of Archives Terminology' de Elsevier. Los Comits de proyectos, que se establecieron
con operaciones a largo plazo y que comprendan el comit editorial para la revista "Archivum", el cual desde 1960 ha tenido sesiones peridicas con los editores de otras revistas archivsticas;
y los dems comits y comisiones que desde 1959 han sido los
responsables de elaborar las distintas series de la "Guide to the
Sources" of the History of Nations". En 1975 se reunieron todos
en el llamado "comit coordinador" el cual termin su trabajo con
una reunin final en Julio de 1979 en Kuala Lampur.
La creacin de los comits tcnicos para tratar areas especiales en el campo archivstico, se inici con un Comit sobre
sigilografa durante el Congreso de 1960 en Estocolmo. En 1969 basado en los informes de los grupos de trabajo establecidos y de acuerdo
con las recomendaciones del Congreso Extraordinario de Archivos de
1966, con el fin de considerar las facilidades de acceso y publicacin, especialmente de la publicacin microfilmada del material
archivstico.
El grupo que trabajaba en la aplicacin de la tecnologa de computadores al campo archivstico y que se cre en 1972
por sugerencia de la Mesa Redonda, se convirti en el Comit de
Automatizacin/ADP, y fue definitivamente establecido por el Comit
Ejecutivo en 1974. En 1975 se aprob la creacin de un Comit de
Conservacin y Restauracin, que vena discutindose desde 1965.
Los deseos de formar un comit mixto para todas las reas de la
- 510 -
tecnologa archivstica, motivados en parte por querer economizar,

no obtuvieron resultados al igual que las advertencias repetidas de
utilizar ms los grupos que trabajaban ad hoc comits existentes que
eran costosos. En 1977 se crearon otros comits sobre problemas
especficos, como un Ccmit sobre Educacin y
Entrenamiento
Profesional y un Ccmit mixto sobre los problemas de la gestin de
archivos, el cual se estableci con la ayuda del International
Records Management Foundation. Se est estudiando la posibilidad de
un comit adicional para archivos audio-visuales. Entre los comits
tcnicos y los grupos de trabajo para tipos especiales de archivos se
encuentran el Comit de Archivos de Administrativos,
establecido
entre 1974/75 y el Ccmit de Archivos de Literatura y Arte, el cual
por una propuesta de la Mesa Redonda de 1975, fue creado
formalmente en la primavera de 1979.
Los comits tcnicos permanentes, ahora descritos simplemente
como 'comits' aunque los estatutos se refieren a ellos indiscriminadamente como 'comits' permanentes, comisio'nes y grupos de trabajo, son elegidos por el Presidente del CA de acuerdo con el Comit Ejecutivo y con las directivas del respectivo comit, quienes
se nombran por 4 aos cada vez. El anterior limite en el nimsro de
miembros del comit que era de nueve fue abolido cuando se hizo la
ltima reforma a los estatutos, pero actualmente los comits existentes se componen de 8 a 10 miembros. Se ha puesto en prctica
limitar los comits a grupos relativamente pequeos de expertos, seleccionados primordialmente por su competencia profesional y subordinados slo en base a la representacin regional. Sin embargo,
siguiendo el precedente del Comit de MicrofiImacin, tanto el Comit de Automatizacin como el de Restauracin, han construido sus
propios sistemas de trabajo con sus miembros correspondientes; el
crculo de correspondencia del Comit de MicrofiImacin se extiende
a ms de 160 pases y a varias organizaciones internacionales. Los
seminarios tcnicos que se organizan ocasionalmente junto con las
reuniones de los comits, buscan una mayor diseminacin de los
resultados de los trabajos de los comits por medio de boletines o
noticias (a veces tan voluminosas como las revistas) que se publican
desde 1972 para microf i Imacin y automatizacin y desde 1978 para
restauracin y archivos administrativos.
En cuanto al intercambio internacional de opiniones, la tarea de todos los comits teces elaborar normas y guas para cualquier rea particular de la
tecnologa, y publicar manuales para la profesin.
A diferencia de los comits tcnicos con su responsabilidad
ms o menos definida por reas y problemas especializados, los
Comits del CA para el Desarrollo Archivstico y para las Publicaciones han adoptado una posicin que debe ser considerada
como Comits de poltica, inmediatamente relacionados con el
trabajo del Comit Ejecutivo. Las dos subcomisiones nominadas en
1975 para estudiar la poltica y el programa de publicaciones del CA
se convirtieron entre 1974/75 en un Comit permanente de Publicaciones. Los miembros ex-oficio son el Secretario General, el
Tesorero y los editores de las publicaciones o series de publicaciones ms importantes del CIA. La idea de tener un organismo encargado de coordinar las actividades en el campo del desarrollo archivstico, se remonta al Congreso Extraordinario de Archivos en
Washington, que opin que en el trabajo del CA, la prioridad ms
alta era el programa de desarrollo para el tercer mundo.
En lugar del grupo de trabajo mixto Unesco/CIA contemplado en ese
- 511 -
momento, en 1969 se decidi crear un grupo de trabajo del

Consejo de Archivos para planear, evaluar y coordinar los esfuerzos
en el rea de desarrollo archivstico. En 1971 en su segunda
sesin, este grupo se transforma en el comit para el Desarrollo Archivstico (CAD, por sus siglas en ingls, Committee for
Archival Development). Adems de los miembros nombrados por el Presidente, con base en sus cualidades especficas, un poco ms numerosas que los de otros comits, los miembros regulares son el Secretario General, el Tesorero y los llamados "rappoteurs" en las distintas regiones en desarrollo, nombrados por las directivas de las ramas regionales desde que stas se establecieron. El CAD organiza sus
reuniones en el mismo tiempo y lugar de los congresos, conferencias de
la Mesa Redonda y las sesiones anuales del Comit Ejecutivo y sus tareas incluyen la evaluacin peridica de las necesidades y prioridades del desarrollo, el nombramiento de expertos para misiones de
una lista de expertos que se mantiene actualizada, el examen de solicitudes de asesora y el apoyo de coordinacin para proyectos
concretos a travs de la Unesco o de otros organismos gubernamentales
y no-gubernamentales. Para algunos proyectos el CAD puede contar con
los recursos del International Archival Development Fund, el cual por
iniciativa del CAD fue inaugurado en la Conferencia General sobre
Planeacin del Desarrollo Archivstico en el Tercer Mundo en 1975 en
Dakar.
Los presidentes de los Comits de Publicaciones y de Desarrollo
estn invitados a asistir como
observadores a las reuniones del
Comit Ejecutivo, mientras que la participacin de todos los
presidentes de los comits, como se propuso en 1972, ha sido poco
prctico. La sugerencia de 1973 de asignar un miembro del Comit
Ejecutivo a cada comit tcnico como consejero especialista, no fue
aprobada. Sinembargo, parece haber una necesidad urgente de fortalecer la coordinacin y colaboracin entre los comits y los otros
organismo del CA.
En la sesin del Comit Ejecutivo de 1979 se
propusieron algunas recomendaciones sobre un comit ad hoc que
trabajara sobre la base de un anlisis completo de la estructura del
comit del CA. Adems de los contactos regulares de todos los
comits con la secretara, se realiza una reunin regular de
consulta de los presidentes y secretaras de los comits en el marco
de trabajo de los Congresos Internacionales, como el que tuvo lugar en
Washington en 1976.
d)
Divisiones y Secciones Regionales
La expansin del CIA y el desarrollo de las infraestructuras

archivsticas en los pases del tercer mundo que han sido promovidas
por el ICA y que varan de regin a regin, condujo a la idea de
crear divisiones regionales para trabajar en los problemas especficos de las distintas partes del mundo en desarrollo. Al reforzar el
trabajo relacionado con las regiones individuales, se busca una mayor
participacin de los archivos particulares y de sus directivas en el
intercambio internacional de experiencias. Los precursores fueron las
reuniones regionales como el Primer Congreso Latinoamericano de
Archivos, Bibliotecas y Propiedad Intelectual en 1952, o el Primer
Congreso de Archivistas e Historiadores de los pases del Area del
Ocano Indico, que se realiz en Madagascar en 1960.
- 512 -
Las disposiciones estatuarias para la creacin de las divisiones

regionales fueron presentados en la reforma de los estatutos de 1964.
Una resolucin del Congreso extraordinario de 1968 se proclam
enfticamente en favor de la realizacin de esta idea.
Despus de
varios aos de preparacin, se pudo constituir SARBICA, la divisin regional del CIA para Asia Suboriental, como la primera
divisin regional, en el verano de 1968. Sigui la creacin en
1969 de la Divisin Regional de Africa Central y Oriental (BCARBICA).
En 1972 se cre la Divisin Regional Arabe (ARBICA) con un mayor
nmero de pases miembros.
La Asociacin de Archivos del Caribe,
descendiente de la Asociacin Histrica del Caribe que data de 1965,
se convirti en 1975 en la divisin regional del CIA para los
estados del Caribe y las Indias Occidentales. (CARBICA). Despus de
fallar en los primeros intentos para establecer una divisin regional
en Amrica Latina basada en organizaciones existentes (el nterAmerican Technical Committee on Archives, el Archives Committee of the
Pan-American Institute of Geography and History), la Asociacin de
Archives de America latina (ALA), finalmente se incorpor como una
futura regin del CA, con ocasin de una reunin de vida de
expertos sobre desarrollo de archivos en America Latina promovida por
la Unesco a comienzos de 1976. La formacin de la Regin de Asia
Sur y Occidental en Nueva Delhi a finales de 1976 y del SV&RBICA
bilinge para Africa Occidental un ao ms tarde llen los
principales vacos que quedaban.
Actualmente se estudian nuevos
proyectos para el Africa Ecuatorial y Oceania.
Las divisiones regionales, aunque dependen de la organizacin
padre, tienen gran libertad para organizar su labor, aunque exista la
decisin de que todos los pases que pertenecen a ellos deben ser o
deben convertirse en miembros de categora A del CA, por el hecho de
que sus Presidentes y rapporteurs son miembros del Comit Ejecutivo y
de Desarrollo respectivamente, y tengan la obligacin de presentar
informes regulares.
Esto es cierto en cuanto a las conferencias
regionales que se llevan a cabo cada dos o tres aos antes sobre
varios temas tcnicos, en cuanto a los seminarios y simposios
tcnicos regionales que son parcialmente consolidados por la Unesco
como proyectos de desarrollo o por el Archives Development Fund, y en
cuanto a las publicaciones peridicas de las regiones, las cuales son
revistas parcialmente convencionales, y en
parte
boletines informativos mimeografiados.
La idea de tener secciones especiales para reas individuales
de actividad profesional con problemas especiales es ms reciente que
la de las divisiones regionales. Se ha avanzado en esta direccin
con la propuesta, puesta en marcha en 1971, incorporar una Asociacin de archivistas de prensa, radio y televisin como una seccin independiente del CIA y la sugerencia de 1974 de tener reuniones
seccionales aparte para los archivistas militares. Cuando la creacin de secciones fue aprobada por la reforma de los estatutos de
1976, inmediatamente se pudieron crear dos secciones.
La creacin
de una Seccin de Asociaciones Archivsticas estaba de acuerdo
con la propuesta hecha por el Comit Ejecutivo a comienzos de
1974. La creacin simultanea de una Seccin de Archivistas de
Organismos Internacionales, un rea problema que haba sido uno de
los objetivos cuando se cre el CA en 1947/48, muestra an mejor la
idea particular tras el concepto de la seccin. Al ingresar todos
los miembros de una rama particular de la profesin, esta seccin
busca crear un foro para discutir problemas tcnicos especficos
- 513 -
que sobrepasan los estrechos lmites de un comit, y al mismo

tiempo un organismo independiente que represente estos intereses en
el exterior. Teniendo esto en cuenta, es importante hablar de la
transformacin de los recin fundados Comits de Archivos Administrativos y de Archivos de Arte y Literatura en secciones de estas
reas.
3.
ACTIVIDADES
LOGROS
a) Intercambio de experiencia y de informacin.

publicaciones
Conferencias y
Entre los primeros objetivos generales establecidos en los

estatutos
del CA figuran la realizacin peridica de Congresos
Internacionales,
que fomentan los contactos profesionales entre
archivistas y archivos de todos los pases, y la promocin del
intercambio de experiencias e ideas sobre asuntos profesionales relacionados con los archivos. Un medio importante para establecer relaciones y contactos y para transmitir la experiencia e informacin
tcnicas han sido y son las reuniones profesionales organizadas por
el CA. Adems de los Congresos Internacionales establecidos en los
estatutos creadores y que originalmente se realizabn cada tres aos y
posteriormente cada cuatro, existen las conferencias anuales ms
recientes de la Mesa Redonda y las reuniones y seminarios regionales
sobre problemas archivsticos, que son organizados en parte, con la
colaboracin de Unesco y otra organizacin especializada.
El Primer Congreso Internacional de Archivos realizado del 23 al
26 de Agosto de 1950, en Pars, despus de la Asamblea Constituyente
de la nueva organizacin, reuni ms de 360 archivistas de 35
pases. Los congresos siguientes se realizaron en la Haya (1953),
Florencia (1956), Estocolmo (1960) y Bruselas (1964). En 1966, el CA
dej el escenario de Europa Occidental por primera vez para realizar
un Congreso Extraordinario en Washington, mientras que el 6 Congreso Internacional de Archivos se realiz en Madrid en el otoo de
1968. Despus de tener cerca de 500 participantes en Estocolmo y
Madrid, y 600 en Bruselas, el nmero de asistentes aument a ms de
1.000 de 62 pases, incluyendo 35 de Africa, las Americas, Asia y
Australasia, en el Congreso en Mosc" en 1972. El aumento en los
costos de transporte para los archivistas Europeos disminuy a 400 la
lista de participantes en el 8 Congreso que se realiz de nuevo en
Washington, aunque 77 pases estuvieron representados, incluyendo 45
del Tercer Mundo. Para el Congreso de Londres de 1980 se esperaban
cerca de 1.200 participantes.
La importancia y la influencia de los Congresos Internacionales de Archivo se extiende ms all del minero limitado de personas que actualmente asisten a ellos. Numerosos corresponsales de
todas partes del mundo contribuyen a la preparacin de documentos,
que en muchos casos ofrecen estudios internacionales amplios de las
opiniones profesionales sobre los temas en cuestin. La impresin
de los documentos de los Congresos en diferentes idiomas y la publicacin posterior de todas las ponencias hace que los resultados
estn disponibles para todos los profesionales. Los informes y documentos de los Congresos, cuidadosamente preparados, probablemente
- 514 -
son ms importantes para el beneficio profesional de los congresistas que las discusiones en las sesiones plenarias, en las cuales normalmente se da la lectura de las proposiciones preparadas, un fenmeno que los congresos de archivo tienen en comn con otras grandes
reuniones internacionales de este tipo.
En las reuniones seccionales especializadas se presentan opiniones ms completas. Sin
duda existe una gran importancia de los Congresos en cuanto a foros
para discusiones tcnicas y contactos personales entre los archivistas de todos los pases y como una oportunidad para conocer mejor
a los archivistas y las instituciones archivisticas del pais de sus
regiones.
Para una discusin ms profunda sobre los problemas especializados actuales en circunstancias ms familiares, Charles Braibant
inici las Conferencias Internacionales de la Mesa Redonda de
Archivos, cuando fue presidente del CA en 1953.
Las reuniones
anuales de la Mesa Redonda que se iniciaron en j Pars en la primavera
de 1954 se suspendieron en los aos en que se realizaron los principales Congresos. La Mesa Redonda, que busc originalmente su propia
organizacin, se incorpor a los estatutos del CA por medio de la
reforma legal de 1964. Sin embargo, aun hoy tiene todava su propia
junta, la cual es elegida cada 4 aos y consta de un Presidente, un
Secretario y tres Asesores que incluyen el Secretario Ejecutivo del
CA y un representante de la nacin husped del momento.
Las conferencias de la Mesa Redonda estn restringidas a los
archivistas profesionales de los pases miembros, y originalmente
tuvieron un promedio no superior a los 30-35 participantes. A medida
que el CA fue creciendo, a partir de finales de los aos 60,
tambin ha aumentado el numero de miembros de la Mesa Redonda, con
la 14 Conferencia de la Mesa Redonda en 1973, el minero de
participantes fue restringido a 2 delegados por cada pais miembro
(o 3, en el caso de Estados Federales). Desde la adopcin de estas
nuevas regulaciones, 70-90 archivistas de 40-45 pases han asistido a cada una de las conferencias, incluyendo los representantes de
organismos internacionales y expertos y observadores invitados. Estos
ofrecen una nueva oportunidad para verdaderas discusiones especializadas. Los informes elaborados antes de la conferencia sirven de
base para la discusin sobre varios temas de la misma, los cuales
por regla, son determinados por la Secretara con base en las respuestas de un cuestionario que circula previamente. Los informes y
discusiones de la Mesa Redonda se imprimen como una serie separada
de publicaciones, que hasta ahora (con una excepcin) se encuentran
disponibles solo en Francs.
Los temas cambiantes de los congresos y conferencias se han ido
ampliando desde asuntos bsicos de comprensin archivstica y el
rol de los archivos al servicio de la administracin y la investigacin hasta progresos corrientes en el campo de la tecnologa
archivstica.
Entre los tpicos bsicos tratados se encuentran el
concepto mismo de archivo y las funciones del archivista (RT '62,
'70), la historia de los archivos (CA '68), bibliografa y terminologa archivisticas (CA '53, '64, RT '75), presupuestos archivsticos (RT f73) y el estudio de posibles normas
archivisticas
(RT '78).
Con el propsito del CA de traspasar las fronteras
nacionales, se han realizado varias reuniones para tratar los problemas de las relaciones internacionales en el campo archivstico
(RT '61), los archivos de organismos internacionales (RT '61, '71),
- 515 -
cooperacin internacional en el desarrollo archivstico (CA '72,

' 76 ), y los problemas de los reclamos hechas con relacin a la
reconstruccin de las herencias archivsticas nacionales (RT '77).
Tambin traspasaron los lmites nacionales los debates sobre la
facilidad del acceso a los archivos (CA '66, RT '67, CA '68, '76). La
organizacin de los archivos estatales y pblicos se basa en
la (RT '57, '69), pero se ha dado mayor atencin a los problemas de
los archivos que no estn en el dominio publico como son los
archivos privados y administrativos (CA '50, *56, '68) los archivos
eclesisticos (CA '59), y literarios, artsticos y arquitectnicos (RT '58, CA '72, RT '75).
Se ha discutido la relacin
entre los archivos y la
administracin
gubernamental (RT
'57, '79), la importancia de los archivos para la economa (RT
'58), y para las distintas ramas de la ciencia, para la historia
del arte y la geografa, para la investigacin histrica en
general y para sus disciplinas especializadas, historia social,
economa y agricultura (CA '53, RT '58, '59, CA '60, RT '63), sin
olvidar el posible rol de los archivos en la educacin y en el trabajo publicitario histrico- poltico (RT '54, '74).
Al tratar los problemas concretamente profesionales del trabajo

archivstico, la principal rea de estudio ha sido el importante
campo de la gestin de archivos incluyendo el almacenamiento innediato (centros de archivo) y la evaluacin archivstica (CA '50, '56,
1
68, '72, '76). Se han estudiado los procedimientos de ordenamiento y
las ayudas de bsqueda o localizacin (RT '59, '62), la documentacin archivstica (CA '72) y la coleccin y publicacin de material impreso oficial y fuentes audiovisuales (RT '70, CA '72). En
varias ocasiones se han estudiado los asuntos relacionados con los
sellos (CA '64, '68, RT '73).
El intercambio de experiencia en los
distintos campos tcnicos ha sido especialmente fructfero y aparece
continuamente en las agendas de los Congresos Internacionales. A los
problemas relacionados con la construccin y equipamento de las
edificaciones de archivo (CA '56, RT '63, '65), y al estudio de las
tcnicas de restauracin, conservacin y reproduccin, se ha
sumado el nuevo rol, el procesamiento automtico de datos en los
archivos (CA '64, TR '65, '71). Aqu como en muchas otras reas las
deliberaciones de los congresos se hicieron en el marco de trabajo del
comit tcnico, a medida que stos se iban estableciendo.
En aos recientes, la investigacin para intensificar el intercambio de opiniones y darles una mayor profundidad tcnica, ha hecho
que adems de las reuniones anuales que estn abiertas a todos los
pases miembros (Congresos o reuniones de la Mesa Redonda,) se realicen reuniones sobre temas especficos o limitados a regiones
especficas, las cuales son en parte, organizadas por los comits y
en parte por las recin formadas divisiones regionales del CA.
Adems de las conferencias regulares de las distintas regiones realizadas cada dos o tres aos, y de las reuniones peridicas del
comit tcnico, debemos mencionar las conferencias especiales
como la
'Conferencia General sobre
Planeacin del Desarrollo
Archivstico en el Tercer Mundo' que se realiz en Dakar en 1975, y
sobre todo los simposios y seminarios sobre asuntos profesionales
- 516 -
tales como entrenamiento archivstico, gestion de archivos, restauracin, microfilinacin, procesamiento de datos o fuentes orales
que por lo general tambin se realizan en las regiones y que
frecuentemente son ideadas y apoyadas por Unesco. Aqu tambin los
informes y los resultados de los estudios son en parte resumidos y se
encuentran en las distintas publicaciones del CA.
La ms importante de estas publicaciones ha sido, hasta ahora,
la revista "Archivum", editada en Pars, y que hoy cubre los pases
miembros del CA, con ms de 100 corresponsales. Despus que se
public el volumen I con las ponencias del Congreso creador de 1950,
la edicin y publicacin de las ponencias de los congresos llegaron
a ser una de las principales labores de la revista, cuya funcin fue
formalmente reconocida en los estatutos del CA revisados en 1964. La
bibliografa internacional de nuevas publicaciones en el campo de
archivos, que comenz como una seccin del volumen anual de 1952,
tuvo que descontinuarse despus de la publicacin (en 1964) del
volumen especial de los aos 1958/59. La crnica sobre "Actividades
de los Archivos en el Mundo", iniciada en el volumen 3 (1953) y
ordenada por pases, se descontinu despus de la aparicin del
volumen 11 en 1963. Desde entonces, adems de los informes de las
conferencias han aparecido artculos especiales sobre temas especficos que son un poco estructurados a lo largo de escritos similares y que son informes de varios pases sobre reas especficas de
inters tales oomo archivos notariales y municipales, o compilaciones
tipo manual tales como el compendio de cuatro volmenes sobre la
legislacin de archivos, el importante Directorio Internacional de
Archivos cuya ltima edicin fue en 1975 (primera edicin en 1956),
o la muy valiosa "Bibliografa Bsica Internacional de Archivos", el
cual recoge una aproximacin bibliogrfica anterior en una forma
diferente.
Aunque "Archivum" dentro del contexto de las ponencias de los
Congresos tambin publicaba las minutas de las Asambleas Generales y
los informes de los comits aprobadas por stos, el comit Ejecutivo propuso, en 1968, que se deba crear otro boletn de informacin
que diera noticias actualizadas de los eventos internacionales en el
mundo archivstico, informara sobre el trabajo de las recin creadas
divisiones regionales, y que tuviera importantes notas tcnicas de
los pases miembros. El 'Boletn del CIA' que se ha publicado dos
veces al ao desde 1973, ha restringido su informacin tipo carta a
las actividades archivsticas de Unesco, del CIA y de sus distintos
organismos. Por decisin del Comit Ejecutivo aparecer desde 1979
un "International Journal of Archives", como un medio ms para intercambiar opiniones y experiencias profesionales a nivel internacional,
y publicar dos veces al ao artculos e informes en Ingls y
Francs sobre problemas especficos de los distintos aspectos del
trabajo archivstico.
Las publicaciones de los Cemitas Tcnicos del CA existentes
no se vern afectadas con la creacin de esta nueva publicacin.
Los boletines de estos aomits sobre microfi Imacin y automatizacin (ADPA), que se publican anualmente desde 1972, son considerados
revistas esencialmente profesionales sobre campos especficos. Esto
es igualmente cierto sobre el boletn del Comit de Archivos
Administrativos que se inici en 1978, mientras que "Las noticias sobre Conservacin" y "CAD Information", hojas informativas del
- 517 -
Comit de Restauracin y Desarrollo, que tambin se iniciaron

en 1978, son ms del tipo de cartas.
Todos los boletines de
los comits se imprimen sin la ayuda econmica del Consejo de
Archivos, sino con la financiacin de archivos particulares o de las
autoridades archivsticas mismas. El CA parcialmente subsidia las
publicaciones de las distintas Divisiones Regionales: "Archivos del
Asia Sur-Oriental" de la Regin SARBICA creada en 1968, "Archivos
del Caribe" (creada en 1973) "El Boletn Interamericano (creado en
1974) y el ms reciente 'SWARBICA Journal' (creado en 1978), junto
con 'Los Archivos Arabes' (1975/76) y el 'ECARBICA Journal' (1973/77),
que son hojas informativas que hasta ahora slo han aparecido irregularmsnte debido al costo y que se beneficiaran si tuvieran una mayor
circulacin.
Adems de las revistas mencionadas, el programa de publicaciones del CA se ha ampliado en los ltimos aos, lo cual aparece
resumido en el 'Directorio del CA1 (revisado anualmente desde 1978),
y que tambin incluye las Ponencias de la Mesa Redonda (13 volmenes
hasta la fecha), las series de inventarios coordinadas por el CA, las
cuales forman la "Guide to the Sources of the History of Nations", los
estudios que se han realizado por fuera de los contratos con Unesco,
los cuales se han publicado en parte, en las series de Unesco, los
'DBA Studies and Research' y en parte en las llamadas series "verdes"
del Consejo de Archivos, y las series recien comenzadas de "Manuales
del CA". En los siguientes prrafos se hablar del contenido de
algunas de estas publicaciones.
No slo la multiplicidad de vistas y publicaciones que aparecen
bajo el escudo o que tienen la ayuda del CA, enfatizan la necesidad
de continuar atendiendo la diseminacin regular de la informacin
bibliogrfica sobre escritos internacionales relacionados con los
archivos. La "biblioteca internacional" que se ha formado en Pars
con el canje de revistas y publicaciones de archivos establecido por
funcionarios editores de "Archivum" debe servir como base para el
deseado centro de documentacin de escritos internacionales relacionados con archivos. Hasta ahora, la falta de funcionarios y equipo
apropiado
ha limitado la explotacin de estas fuentes bibliogrficas, y realmente sera deseable y de acuerdo con la resolucin que
pas en el congreso extraordinario de archivos en 1966, de expandir
estos principios hacia un centro de informacin y documentacin
bibliogrfica para la ciencia archivstica internacional, con la
publicacin regular de informacin bibliogrfica o resmenes.
Un
proyecto de esta naturaleza ya se contempl como plan a trmino
medio para los aos 1978-82.
b. Medidas para una metodologa profesional posterior en las
distintas reas de administracin y tecnologa archivsticas
Dentro de los objetivos del estatuto creador, el intercambio de
opiniones y experiencia sobre asuntos tcnicos es el punto de partida
para el fomento activo y la coordinacin de proyectos de trabajo internacionales en los campos de la administracin de archivos y de la
tecnologa archivstica.
La comprensin de algunos problemas
archivsticos similares en varios pases ha trascendido a una compilacin comparativa de las distintas tradiciones y experiencias y
se ha intentado hacer una formulacin de una terminologa y normas
comunes que a su vez proporcionen la base para un intercambio
profesional ms completo y as a la vez, para un futuro desarrollo
profesional.
- 518 -
El problema de un vocabulario archivstico internacional

apareci en las reuniones profesionales anteriores a la Primera Guerra
Mundial y resurgieron durante los aos 30.
Sobre la base de la
"Preparacin de un Vocabulario Archivstico" presentado en 1953 por
el recin nombrado secretario de la Mesa Redonda, R. H. Bautier, un
comit tcnico del CA establecido en 1956, compil el "Lexicon of
Archives Terminology" en 6 idiomas, que fue publicado por Elsevier en
1964.
Aunque fue un inicio til, Elsevier Lexicn tena una
limitada aplicacin. Muy pronto qued obsoleto por una serie de
nuevas listas y diccionarios terminolgicos de otros pases, algunos
de los cuales se publicaron al tiempo con el lexicn, mientras que
otros se publicaron durante los aos siguientes. As pues, desde
1976/77 hay un nuevo proyecto apoyado por Unesco para la compilacin
de un glosario multilingue de terminologa usada en las disciplinas
relacionadas como son la bibliotecologa y la ciencia de
la
documentacin.
Las normas fueron el tema de la 18 Conferencia de la Mesa
Redonda en Nairobi en 1978, donde la posicin de la conferencia
simboliz directamente el vnculo del deseo de una normalizacin
con el progreso del trabajo archivstico en los pases del tercer
mundo. Un asepcto de esto es la elaboracin de un modelo estadstico para los distintos campos de actividad archivfstica: un proyecto
iniciado en 1977/78 bajo contrato con Unesco y anunciado por la
comparacin estadstica financiera de los recursos presupustales
disponibles para el trabajo archivstico en varios pases, los
cuales se discutieron en la reunin de la Mesa Redonda de Luxemburgo
en 1973. En 1977/78 se inici la formulacin de un modelo de ley de
archivos (un estudio de la Unesco hecho por S. Carbone y R. Guze,
1972), basado en un anlisis comparativo de las leyes sobre archivos
existentes, tambin cae en la categora de normalizacin, al igual
que el estudio de posibles requisitos internacionales para el status
de los archivistas. Tambin debemos incluir aqu las pruebas de
normalizacin y coordinacin relacionadas con el entrenamiento,
incluyendo el ICA Training Committee, recientemente establecido, la
elaboracin y publicacin de pautas para el manejo o gestin de
archivos no-activos y la evaluacin de archivos (e.g. el manual
compilado por A. W. Mabbs y G. Dubosq (19770, junto con una investigacin sobre los aspectos legales de intercambios internacionales de
archivos y sobre la validez legal de las pelculas. Tambin pueden
llevar a la realizacin de normas profesionales, las investigaciones
comparativas sobre la compilacin y el procesamiento de varios tipos
de materiales archivsticos, como son los archivos notariales y
administrativos y los archivos oficiales impresos y audio-visuales.
El trabajar en las distintas disciplinas de la tecnologa
archivstica sirve para "fomentar todas las medidas
para la
conservacin, proteccin y defensa... de la herencia archivstica
de la humanidad" como se establece en los objetivos de los estatutos
del CA. Los debates del Congreso sobre el diseo y equipamiento de
los edificios de archivo llev a que en 1966 se hiciera un
manual compilado por N. Duchein, que sirviera como una ayuda internacional de orientacin y cuya versin revisada en Ingls fue el 1er
volumen de la nueva serie de Manuales del CA en 1977. Los problemas
especiales de la construccin de archivos en pases tropicales fue
el tema de un estudio conjunto Unesco - CIA en 1975. Manuales sobre
la restauracin de archivos y la tecnologa de la microfilinacin
- 519 -
y las normas bsicas para el equipo de talleres apropiados son el

resultado de un intenso trabajo realizado en conjunto por los comits
tcnicos del CIA, que aclararon particularmente, el valor prctico
de un intercambio internacional de experiencias. Las reuniones y
seminarios organizados por el Comit de Automatizacin, sin duda
alguna, tambin han contribuido al nuevo desarrollo de la metodologa profesional.
c.
Medidas para un nuevo desarrollo archivstico, particularmente el entrenamiento profesional y avanzado
El fomentar el desarrollo archivstico y el entrenamiento o

capacitacin profesional de los archivistas en todos los pases
fueron puntos considerados en la lista de objetivos de los estatutos
del CA durante el Congreso de Archivos de Mosc en 1972. En 1968,
la Asamblea General de Madrid haba aprobado la decisin del Comit
Ejecutivo de dar prioridad a las medidas relacionadas con la ayuda
para el desarrollo archivstico. El Committee on Archival Development (CAD) fue creado en 1970. Luego, en la "General Conference on
the Planning of Archival Development in the Third World" en Dakar a
comienzos de 1975, se cre el International Archival Development
Fund, de manera que el CIA pudiera financiar sus propios proyectos,
especialmente en los casos donde, a pesar de la urgencia, no se
dispone de la ayuda por parte de otras fuentes, o no se tiene lo
suficientemente rpido. Donaciones de los fondos de Algeria y Nigeria, Irn y Yugoslavia hicieron posible que el Fondo iniciara operaciones, aunque las respuestas a las solicitudes para contribuciones ha
disminuido de lo que originalmente se esperaba. En cuanto a la
organizacin y financiacin, el principal peso del trabajo en el
desarrollo archivstico en los pases del tercer mundo, naturalmente
continuar siendo asumido por Unesco, y los grandes proyectos, por el
PNUD que actia a travs de Unesco.
La labor del CIA y de su
Development Committee que por su parte trabaja en estrecha colaboracin con las distintas Divisiones Regionales del CA, es la de actuar
como un estmulo con el fin de coordinar los proyectos de desarrollo,
los cuales aparecen listados en el catlogo del CAD sobre necesidades
de desarrollo, y de transmitir solicitudes concretas de ayuda a
financiadores tales como Unesco, estados o instituciones miembros o,
en casos especiales, al Development Fund bajo la responsabilidad del
Comit.
Otra labor del CA es la de proporcionar expartos para
seminarios profesionales, capacitacin o misiones de desarrollo,
donde el hecho de que muchos de estos expertos procedan ahora de
archivos de pases del tercer mundo, puede servir como un smbolo
del deseado progreso en el desarrollo archivstico.
El propsito de este informe no es recapitular las evaluaciones
crticas sobre el tema de la ayuda al desarrollo archivstico
ofrecida en los informes de los Congresos de Archivo de Mosc y
Washington ni tampoco describir y enunerar con detalles lo que el CA,
tanto solo como con la ayuda de Unesco, ha logrado en el campo del
desarrollo archivstico. El balance de los resultados logrados y los
programas de trabajo, especialmente de los ltimos aos, es realmente impresionante, an si al final solo una parte de las expectativas
algo remotas, se pudieran realizar. A menudo se solicita la financiacin de nuevos edificios de archivos, pero esto no est dentro del
dominio del CA. Su labor principal tambin est relacionada con
la metodologa y las tcnicas profesionales, y muchos, si no la
- 520 -
mayora, de los proyectos mencionados en los prrafos anteriores han

sido concebidos con base en las necesidades especiales del desarrollo
archivstico en los pases del tercer mundo. El "Manual of Tropical
Archivology" editado por Y. Perotin, fue una de las primeras publicaciones del CA. La elaboracin, no slo de normas para edificios de
archivo y talleres tcnicos, sino tambin de modelos de leyes de
archivo y reglamentos de personal, son objetivos importantes en estos
pases, donde las instalaciones tcnicas y los fundamentos legales
deben ser construidos desde el comienzo.
Misiones individuales
financiadas por Unesco, o en casos aislados por el Pondo, ayudan a
adaptar las normas propuestas a las circunstancias individuales de los
pases especficos.
Se ha dado una gran prioridad en el campo del desarrollo archivstico a vigorizar las facilidades de capacitacin. La creacin de centros regionales de capacitacin en Dakar, Accra y Crdoba que se ha logrado gracias al apoyo tcnico y publicitario del
CA, y el inicio de instituciones similares eh Delhi y Baghdad,
pueden considerarse un suceso inicial importante. La expansin y el
refuerzo profesional de los centros existentes, el establecimiento de
otras instituciones de capacitacin nacionales y regionales, y sobre
todo de centros tcnicos y talleres modelos para tcnicas de
restauracin y reproduccin,se encuentran entre las primeras necesidades y se han colocado en los primeros lugares de las resoluciones
de los distintos simposios regionales sobre capacitacin archivstica, organizados recientemente por la Unesco y las divisiones regionales del CA. Tanto el CA como sus comits continuarn
trabajando para estimular los esfuerzos requeridos. Objetivos
similares tambin se incluyen en el plan a trmino medio.
d)
Mejorar las facilidades al usuario y las guas de

localization.
El cuarto tem en el prrafo 2 de la seccin de objetivos en

los estatutos creadores habla de los servicios al usuario, el mejoramiento de las facilidades del servicio para la investigacin
acadmica, "para facilitar el uso ms frecuente de los repositorios
y el estudio eficaz e imparcial de los documentos archivsticos" (tal
como lo dice la versin reformada de los estatutos) "haciendo que sus
contenidos se conozcan ms y estimulando un fcil acceso a los repositorios ". Una frase adicional con el fin de hacer que las reproducciones del material archivstico estn disponibles ms ampliamente, fue omitida en la reforma estatuaria de 1964, aunque en los
congresos siguientes de 1966 y 1968, dentro de los confines del tema
principal, 'La apertura de los Archivos", se libera la publicacin
microfilmada, tal como se haba hecho en forma sistemtica en los
Archivos Anglosajones.
'Libera de las restricciones el acceso a los archivos1 y colaborar internacionalmente en este sentido, fueron los temas de las sesiones del Congreso Extraordinario sobre Archivos realizado en
Washington en 1966. Las resoluciones finales buscaban un cambio
mundial en las condiciones de acceso y en las facilidades para el
usuario, lo que llev a que se crearan grupos de trabajo ad hoc sobre
la libertad de acceso y las posibilidades de usar micropel.culas para
las publicaciones documentales.
El resultado de las investigaciones
- 521 -
fue el informe que Ch. Kecskemsti present al 6 Congreso Internacional de archivos en Madrid en 1968, el cual se edit cono una publicacin separada junto con la documentacin factual acompaante.
"La revolucin en el acceso y el uso" fue el tema de una de las
sesiones plenarias del 8 Congreso, el cual trat de evaluar
los avances logrados durante los 8 aos siguientes del Congreso de
Madrid. El informe presentado confirm un aumento constante en el
minero de usuarios y en la variedad de temas escogidos por stos.
Ceno resultado directo de las recomendaciones del CA, muchos pases informaron una reduccin del perodo lmite de cierre de 50
aos a 30 aos. El creciente uso de la reproduccin moderna y
de los procesos de indizacin crearon expectativas al progreso
futuro de las facilidades investigativas.
Los Comits de Microfilmacin y Automatizacin continuaron trabajando en sus respectivos
asuntos.
Una importantsima contribucin al desarrollo de las guas
de lecalizacin que fue repetidamente solicitada en el contexto
de los debates del Congreso sobre facilidades de uso, est realizando con un proyecto de inventario a gran escala en la "Guide to
the Sources of the History of Nations", que comenz desde 1959 con
un contrato inicial entre Unesco y el CIA para hacer el inventario de
las fuentes de archivo para la historia de Latinoamrica. Paralelo al "comit tcnico" establecido entonces para coordinar la
produccin de los volmenes Latinoamericanos, se estableci un
segundo comit segn las recomendaciones de la 12 Conferencia
General de Unesco de 1963, para que se hiciera un inventario sobre
las fuentes de la historia de Africa Negra en los archivos de Europa y
Norteamrica. Luego, en 1967/68, se decidi extender el proyecto,
financiado por otros contratos para incluir Asia, Australasia y el
Norte de Africa. Las fechas iniciales para su terminacin slo
pudieron cumplirse para parte del trabajo. En 1966, se public el
primer volumen del inventario que trataba de las fuentes de la
historia Latinoamericana disponibles en los archivos Espaoles. Durante la dcada siguiente, sali el volumen II en la serie Latinoamericana (serie 1) de la "Gua".
Entre 1970 y 1978, aparecieron
los primeros 10 volmenes dla serie 2, "Afirca al Sur del Sahara", y
desde entonces aparecieron los primeros volmenes de la serie 3. Las
conclusiones de este enorme proyecto que puede verse ahora, con ms
de 10.000 pginas impresas ya publicadas, es indudablemente, un gran
xito de la colaboracin internacional de los archivistas. Claro
est que el trabajo de inventario, debe continuarse, tal como se ha
solicitado repetidamente con lamicrofiImacin del material contenido
en las "Guas" de manera que puedan ponerse a disposicin de los
pases del tercer mundo.
Como consecuencia de este proyecto de inventario, se inici un
estudio del inventario sistemtico de las fuentes de la historia
Asitica en los pases de Asia. Hay proyectos especiales relacionados con el inventario de las fuentes de la historia arquitectnica
y con la produccin de una gua para los archivos de los distintos
organismos de las Naciones Unidas.
Futuros planes buscan la edicin
coordinada de nuevas y uniformes guas resumidas de los archivos de
todos los pases miembros del CIA y un avance en la informacin de
las guas de localizacin existentes en los distintos pases y
archivos, los cuales adems de estar incluidas en los extractos bibliogrficos de los proyectos tambin estn disponibles por medio
de un proyecto de publicacin con microfichas. Sobre esto se hizo una
prueba, usando la versin en microfichas de los inventarios del Africa Negra desde la serie de la "Guide to the Sources of the History of
Nations".
- 522 -
c.
Colaboracin con otros organismos en el canco de la

informacin y la documentacin
La ltima frase en la seccin de objetivos de los estatutos

originales del CIA dice "Cooperar con todos los organisms relacionados con la documentacin de la experiencia humana y el uso de tal
documentacin para beneficio de la humanidad". Es de gran satisfaccin la colaboracin de Unesco que fue como un padrino en la creacin del CA, aunque no se mencione especficamente en los estatutos.
Como un organismo internacional no-gubernamental (ONG) desde
su creacin, el CA ha participado de vez en cuando como asesor en
proyectos conjuntos tales como la preparacin de la convencin para
la proteccin de la cultura a comienzos de 1950. Reconocido desde
1962 como un ONG asesor de la categora A, ha tenido el derecho de
hacer comentarios oficiales sobre el presupuesto y propuestas de programas de la Unesco, y de enviar observaciones a las Conferencias Generales. Su colaboracin fue mayor al crearse el Unesco Department
for Documentation Libraries and Archives (DIA) que existi hasta que
fue absorbido por la nueva Divisin del Programa General de Informacin (PGI) en 1974. El CA enva observadores a las reuniones del
Concejo nter-gubernamental nombrado para administrar el programa
General de Informacin, y su comit asesor. El Concejo tambin
est comprometido en la planeacin de proyectos individuales relacionados con archivos, y en la planeacin de los nuevos Unesco
Records and Archives Management Programme (RAMP).
Adems, los representantes de Unesco, generalmente especialistas en archivos, asisten regularmente a las reuniones del Comit Ejecutivo, Congresos
profesionales y Asambleas Generales del CA como
observadores
oficiales.
Unesco ha financiado la labor del CA desde los primeros aos,

al igual que lo ha hecho con otros ONG. La ayuda presupuestal regular
fija para la publicacin de "Archivum" y para financiar la asistencia
de archivistas de pases en desarrollo a eventos organizados por el
CA, ha subido de US$4.500 en 1968 a US$21.800 en 1979, lo cual es un
aumento considerable, an si se tienen en cuenta la devaluacin y el
aumento en los costos de impresin. La labor del CA recibe otra
ayuda econmica por parte de contratos de trabajo para proyectos
especficos, estudios especiales y reuniones profesionales o realizaciones a largo plazo como el proyecto de la "Gua" que lo ha financiado desde 1959. Algunos de los resultados de los proyectos conjuntos Unesoo/CIA se han publicado en la serie de estudios creada por los
departamentos DBA (Documentation, Libraries and Archives: Studies and
Research) y en algunas publicaciones de la OCA.
De vez en cuando, el CA recibe tambin ayuda financiera de

otros organismos para proyectos especiales, especialmente de
fundaciones internacionales, tal como las fundaciones Rockefeller y
Ford, las cuales dan fondos para conferencias profesionales, asesora
archivstica y misiones en bsqueda de datos en Latinoamrica y
Africa. El trabajo archivstico en Latinoamrica est financiado
por la 0A. A solicitud del Congreso realizado en Washington en 1966,
el American Council on Library Resources (CLRS) durante varios aos
ha contribuido con los proyectos del CA, incluyendo la ampliacin
del
edificio donde se encuentra la secretara de la organizacin.
- 523 -
La frase citada de los estatutos, se refera menos a la ayuda

financiera que a la colaboracin tcnica con asociaciones con objetivos similares en el campo de la informacin y documentacin.
Teniendo este objetivo en mente, el comit ejecutivo aprob la
formacin, en 1953, de un comit conjunto de los tres ONG que
trabajaban con archivos, bibliotecas y documentacin, el CIA, la IFLA
(International Federation of library Associations) y la FID (Federacin Internacional de Documentacin).
Sin embargo, aunque las tres organizaciones enviaron delegados a
los congresos internacionales, pas mucho tiempo antes de que fuera
eficaz una cooperacin ms intensa. Se hicieron algunos contactos
en el contexto del DBA de Unesco, creado en 1967, y de su comit
asesor, el IACODIA (International Advisory Committee for Documentation , Libraries and Archives), en el cual estaban representados los
tres ONG, pero especialmente en la preparacin de la conferencia
internacional de la Unesco NATIS (Conference on the Planning of
National Infrastructures for Documentation, Libraries and Archives) en
el otoo de 1974. El comit mixto, que luego revivi, dio esperanzas para que hubiera una continuidad regular de contactos en el
futuro. Para 1980 se propuso una sesin conjunta de las tres divisiones. Se buscaba la cooperacin en reas especializadas donde se
formara un comit directivo mixto CIA/IFLA para la restauracin de
libros y documentos, de acuerdo con una reunin de trabajo de 1971, y
con el nombramiento reciente de un Joint Project Committee on Records
Management, con la colaboracin del International Records Management
Foundation (IRMF) segn una recomendacin del Congreso Internacional
de Archivos realizado en Washington en 1976. Al planear futuros Congresos debe incluirse el refuerzo a la cooperacin en otras reas
especiali zadas.
4.
PROBLEMAS
ACTUALES
POSIBILIDADES
FUTURAS
Nuestro anlisis de la estructura organizacional del CA no

muestra problemas serios en esta rea. Sin duda es sorprendente que
a pesar de la falta de istematizacin y de muchas adiciones y extensiones que se han improvisado durante dcadas, se han desarrollado
formas prcticas completas de organizacin que han permitido seguir
avanzando en el crecimiento del Consejo y de sus labores. El sistema
de trabajo de las Divisiones Regionales, bsicamente un concepto
excelente que no existe en la misma forma en ningn otro organismo
internacional similar, an necesita completarse y elaborarse en
algunos aspectos; aunque debe tenerse cuidado de no perder los lazos
de unin con el organismo principal de la organizacin padre. Ya se
han tomado las medidas necesarias para mejorar la estructura del
comit del CIA y la coordinacin con el trabajo del comit.
Adems, las labores que deben realizarse y la forma como deben lograrse abogan por una continuacin de los comits tcnicos existentes.
Los comits de polticas parecen ser indispensables para el
funcionamiento del Concejo.
Sin embargo, las repetidas advertencias
en contra de cualquier aumento en el nmero de comits, deben escucharse ms seriamente en. el futuro, de manera que los grupos de
trabajo ad hoc para los proyectos especiales con lmite de tiempo
queden claramente diferenciados de los comits permanentes.
- 524 -
Debe revisarse la organizacin de las secciones, cuyo nmero

an puede aumentar, teniendo en cuenta la posibilidad de tener
algunos comits que sirvan como puntos de partida para nuevas
secciones.
La suficiencia y estructura de los rganos directivos centrales
del Concejo realmente no requieren un cambio bsico, aunque s debe
evitarse que crezcan el Comit Ejecutivo y el Bureau pues se hara
difcil de manejar. La Secretara, una vez que se nombre el segundo
archivista profesional, debe colocarse en una posicin que le permita
hacer frente a las labores que se le asignen en forma eficaz como lo
ha hecho hasta ahora, aunque ciertamente ayudara, si una de las
administraciones de archivos nacionales considera posible ayudar
con archivistas jvenes a realizar tareas especiales en forma temporal. Como en el pasado, igual que en el futuro, gran parte del
trabajo deber delegarse. Tal vez esto es tambin vlido en
cuanto a la colaboracin con profesiones relacionadas.
En la labor de los Comits, Divisiones Regionales y Secciones,
como en la ejecucin de conceptos trascendentales del programa a
mediano plazo, surge el interrogante de la financiacin. Las reformas y el ajuste peridico de las cuotas de los miembros indudablemente ha creado una base financiera mucho ms slida. Las contribuciones de Unesco han aumentado gradualmente, aunque se espera urgentemente un aumento posterior. La contabilidad actual presenta un cuadro
ms bien favorable, pero esto no debe ocultar el hecho de que muchos
logros importantes del CA, una gran parte de sus publicaciones, los
congresos y reuniones y hasta las reuniones de comits y conferencias
seccionales, han sido posibles slo gracias a que el Concejo, considerado explcitamente un organismo no-gubernamental, est financiado
en gran parte por las contribuciones de un nmero limitado de administraciones archivsticas nacionales, las cuales sobrepasan las
entradas por parte de las suscripciones. A esto se suman los esfuerzos personales de lo que es igualmente un crculo relativamente limitado de archivistas comisionados. La administracin archivstica
francesa proporciona la localizacin para el secretario y parte de su
equipo.
Los boletines de los comits son publicados por naciones e
instituciones miembros, sin tocar los recursos del CIA y el CIA y
Unesco slo pueden cubrir los costos de transporte a las reuniones
del rgano directivo y de los comits de algunos expertos que
asisten a los pases en desarrollo.
Resta confiar en que se
contine con este tipo de ayuda, a la vez que se busca una futura
participacin de las administraciones que hasta ahora no han tomado
parte activa.
Tal vez el problema ms importante es el de promover la participacin en el trabajo del CA. Uno de los documentos subsidiados se
refiere a la relacin del archivista con el CA. Se ha informado
progreso al atraer archivos nacionales y asociaciones de archivistas
existentes al trabajo del CA, pero por otra parte, est limitado a
un nmero comparativamente restringido que surge en su mayora de
unos pocos pases. Una proporcin substancial de miembros de las
categoras C y D son slo suscripciones anuales a "Archivum", que,
claro est, an as las hace valederas. Actualmente se distribuyen
cerca de 1500 copias de "Archivum" por suscripcin y ventas individuales. Se imprimen 1000 copias de cada edicin del "ICA Bulletin",
- 525 -
y un nmero similar es el objetivo del "International

Journal of
Archives". Las tiradas estimadas para las publicaciones individuales
estn entre 500 y 1000. Sin embargo, esto realmente significa que
adems de la participacin activa limitada tiene contacto y correspondencia con slo una parte relativamente pequea de archivos y de
archivistas en los 100 estados miembros del CA.
La "International
Archives Week 1979" organizada por la seccin del CA de Asociaciones
Archivfsticas trat de aumentar la publicidad del trabajo de los archivos internacionales. En el futuro se debe poner ms atencin a
la eficiencia en la publicacin de los trabajos del CA. Solamente
as se podr obtener una mayor respuesta a la ayuda por parte de los
archivistas de todo el mundo, lo cual se requiere urgentemente como base para la labor futura del CIA y para fortalecer su posicin respecto a la Unesco y a las organizaciones profesionales competentes. Dentro de los programas de trabajo desarrollados por el
CIA y Unesco, no faltan labores que sean importantes y recompensadas para nuestra organizacin en los aos venideros.
- 526 -
NOTA
BIBLIOGRFICA
Robert Henri BAUITER: La Collaboration internationale en matire d'archives.

in: Les Archives dans la vie internationale. Actes
de la 6a Confrence Internationale de la Table Ronde des Archives
(Paris 1963), pp. 57-76.
Robert Henri BAUITER: Twenty Years of International Cooperation
in Archives Work. In: Unesco Bulletin for Libraries vol. 19 (1965),
pp. 317-323.
Charles KECSKEMETI: Les activits et les problmes du Conseil
International des Archives. In: Archivum vol. 16 (1966), pp. 197-206.
The International Council on Archives. Special publication for
Intergovernmental Conference on the Planning of National
Documentation, Library and Archives Infrastructures (Paris 1974), 15
PP.
Oliver W. HOLMES: Toward an International Archives Program and
Council, 1945-1950. In: The American Archivist vol. 39 (1976), pp.
287-299.
Morris RIEGER: The International Council on Archives,Its First
Quarter Century. Ibid. pp. 301-306.
Wilfried I. SMITH: The International Council on Archives and
technical assistance
to developing countries. Ibid. pp. 343-351.
International Council on Archives.
(1973-1979).
Bulletin. No. 1-12
Como informacin adicional, quiero agradecer muy especialmente a

Charles Kecskemti y al secretario del CA en Pars, a Christian Gut
y al Dr. Alfred Wagner.
- 527 -
ANEXO
ESTUDIOS Y DOCUMENTOS DEL RAMP
Unesco.
General Information Programme.
Expert Consultation
on the Development of a Records and Archives Management
Programme (RAMP) within the Framework of the General Information Programme, 14-16 May 1979. Paris,
Working Document
(PGI/79/WS/1).
Paris, Unesco, 1979.
19p.
Available also
in French.
Unesco.
General Information Programme.
Expert Consultation
on the Development of a Records and Archives Management
Programme (RAMP) within the Framework of the General Information Programme,
14-16 May 1979.
Paris,
Final Report
(PGI/79/WS/II).
36p.
Available also
in French.
Manning, Raymond,
Gilberte Protin and Sven Welander,
comps.
and e d s . Guide to the Archives of International Organizations.
Part I.
The United Nations System.
Preliminary version
(PGI/79/WS/7).
Paris, 1979. 301 p.
Cook, Michael.
The Education and Training of Archivists - Status
Report of Archival Training Programmes and Assessment of Manpower
Needs ( P G I / 7 9 / C O N F . 6 0 4 / C O L . 2 ) .
Paris,
Unesco,
1979. 71p.
Available also in French.
Delmas, Bruno.
The Training of Archivists - Analysis of the
Study Programme of Different Countries and Thoughts on the Possibilities of Harmonization (PGI/79/CONF.604/COL.1 ) .
Paris,
Unesco, 1979. 75p. Available also in French.
Unesco.
Division of the General Information Programme.
Meeting
of Experts on the Harmonization of Archival Training Programmes, 26-30 November, Paris, 1979. Final Report (PGI/79/
CONF.604/COL.7).
Paris, Unesco, 1980. 18p.
Available also
in French.
Roper, Michael.
Democratic Republic of the Sudan : Establishment
of a Technical Training Centre and Conventions Concerning the
Transfer of Archives (FMR/PGI, 80/180).
31p.
Kecskemet i, Charles y Evert Van Laar. Acuerdos y Convenios: Modelos
Bilaterales y Multilaterales Relativos a las Transferencias de Archivos
(PGI/81/WS/3), Paris, Unesco, 1981, 45 p . Disponible tambin en
Arabe, Francs, Ruso y Ingls.
Silva, G . P . S . H . d e . A Survey of Archives and Manuscripts Relating
to Sri Lanka and Located in Major London Repositories
(PGI/81/
WS/4).
Paris, Unesco, 1981, 100p.
528 -
10. Bors, Ivn.

Feasibility Study on the Creation of an Internationally Financed and Managed Microfilm Assistance Fund to Facilitate the Solution of Problems involved in the International
Transfer of Archives and in Obtaining Access to
Sources of
National History Located in Foreign Archives ( P G I / 8 1 / W S / 7 ) . Paris,
Unesco, 1981. 31p. Available also in Arabic, French, Russian
and Spanish.
11. White, Brenda.
Archives Journals : A Study of their Coverage by
Primary and Secondary Sources.
(RAMP Studies and Guidelines).
(PGI/81/WS/10).
Available also
In French.
12. Pieyns, Jean.
Feasibility Study of a Data Base on National Historical Sources in Foreign Repositories ( P G I / 8 1 / W S / 2 4 ) .
Paris,
13. Weill, Georges. El Valor Probatorio de las Microformas: un Estudio

RAMP (PGI-81/WS/25). Pars, Unesco, 1982, 80 p . Disponible tambin
en Ingls y Frances.
14. Hull, Felix. Utilizacin de Tcnicas de muestreo en la Conservacin
de Registros: Estudio del RAMP y Directrices al Respecto
(PGI-81/WS/26). Pars, Unesco, 1981. 67 p . Disponible tambin en
Ingls y Francs.
15. Corts Alonso, Vicenta.
Per : sistema Nacional de Archivos y
Gestin de Documentos : RAMP Proyecto Piloto
( FM/PGI/81/110).
Paris, Unesco, 1981. 56p. Available also in English.
16. Crespo, Carmen. Establecimiento de un Centro de Formacin en

Tcnicas de Restauracin y Reprografa en la Escuela de Archiveros,
Universidad de Crdoba (FMR/PGI/81/116S). Unesco, Pars, 1981. 20 p .
Disponible tambin en Ingls.
17. Ricks, Artel.
Republic of the Philippines : RAMP pilot project for
the establishment of a regional archives and records centre.
(FMR/PGI/81/158).
Paris, Unesco, 1981. A9p.
18. Evans,
Frank B .
The Republic of Cyprus : Development of an ar-
chival and records management programme (FMR/PGI/81/166).

Unesco, 1981. 64p.
Paris,
19. Unesco.
General Information Programme. Survey of Archival and Records Management Systems and Services 1982 ( P G I / 8 2 / W S / 3 ) . Paris,
Unesco, 1982. Available also in French.
20. Rhoads, James B .
The Applicability of UNISIST Guidelines and ISO
International Standards to Archives Administration and Records
Management : A RAMP Study ( P G I / 8 2 / W S / 4 ) .
95p.
Available also in French and Spanish.
21. Unesco.
Division of the General Information Programme.
Second
Expert Consultation on R A M P
(RAMP
II)
Berlin (West), 9 11 June 1982. Working Document ( P G I / 8 2 / W S / 6 ) .
Paris, Unesco,
1982.
31 p .
- 529 -
22. White, Brenda. Directory of Audio-Visual Materials for Use in

Pecords Management and Archives Administration Training (PGI/82/
WS/8). Paris, Unesco, 1982. 71 p.
23. Tlrmizi, S.A.I. Cuide to Records Relating to Science and Technology in the National Archives of India : A RAMP Study (PIG/82/
WS/12). Paris, Unesco, 1982. 84p.
24. Cook, Michael. Directrices para la Preparacin de Programas de
Estudios sobre la Gestion de Documentos y la Administracin de
Archivos Modernos: un Estudio del RAMP (PGI-82/WS/16). Pars,
Unesco, 1982. 61 p. Disponible tambin en Ingls.
25.
Unesco. Programa General

Expertos sobre el RAMP
junio de 1982. Informe
1982. 46 p. Disponible
de Informacin. Segunda Consulta de

(RAMP II) Berlin (Occidental), 9-11 de
Final (PGI-82/WS/24). Pars, Unesco,
tambin en Ingls y Francs.
26. Evans, Frank B . Malaysia : Development of the Archives and Records Management Programme (FMR/PGI/82/110).
Paris, Unesco,
1982. 54p.
27. Rlcks, Artel. Philippines : RAMP Pilot Project for the Establishment of a Regional Archives and Records Centre (Report No. 2)
(FMR/PGI/82/161). Paris, Unesco, 1982. 24p.
28. Evans, Frank B . Writings on archives published by and with
the assistance of Unesco : A RAMP study (PGI-83/WS/5).
Paris,
Unesco, 1983. 33p.
29. Evans, Frank B . y Eric Ketelaar. Gua para la Encuesta sobre los
Sistemas y Servicios de la Gestion de Documentos y la Administracin de Archivos: un Estudio RAMP (PGI-83/WS/6). Pars, Unesco,
1383, 41 p. Disponible tambin en Ingls y Francs.
30. Hildesheimer, Franoise. Guidelines for the Preparation of General
Guides to National Archives : A RAMP Study (PGI-83/WS/9). Paris,
31. Kula, Sam. The Archival Appraisal of Moving Images : A RAMP
Study with Guidelines (PGI-83/WS/18).
130p.
32. Moldeen, P . S . M . A Survey of Archives Relating to India and Located in Major Repositories in France and Great Britain (PGI-83/
W S / 1 9 ) . Paris, Unesco, 1983. 72p.
33. Ducheln, Michel. Obstacles to the Access, Use and Transfer of
Information from Archives : A RAMP Study (PGI-83/WS/20). Paris,
34. Rhoads, James B . The Role of Archives and Records Management
in National Information Systems : A RAMP Study ( PGI-83/WS/21).
Paris, Unesco, 1983. 56p. Available also In French.
530
35. Hendrlks, Klaus B. The Preservation and Restoration of Photographic Materials in Archives and Libraries : A RAMP Study with
Guidelines (PGI-84/WS/1). Paris, Unesco, 1984. 121p.
36. Stark, Marie C. Development of Records Management and Archives
Services within United Nations Agencies (PGI-83/WS/26). Paris,
Unesco, 1983. 215p.
37. Kathpalia, Y.P. Modelo de Programa de Estudios para la Formacin de
Especialistas en Conservacin y Restauracin de Documentos: un
Estudio del RAMP y Directrices (PGI-84/WS/2). Paris, Unesco, 1984,
36 p. Disponible tambin en Ingles y Frances.
38. Seton, Rosemary E. Conservacin y Administracin de los Archivos
Privados: un Estudio del RAMP (PGI-84/WS/6). Paris, Unesco, 1984.
55 p. Disponible tambin en Ingls y Francs.
39. Taylor, Hugh A. Los Servicios de Archivo y el Cpncepto de Usuario:
un Estudio del RAMP (PGI-84/ W ^ S ) . Paris, Unesco, 1984. 72 p.
3
Disponible tambin en Ingls y Francs.
40. Charman, Derek. Records surveys and schedules : A RAMP Study
with Guidelines (PGI-84/WS/26). Paris, Unesco, 1984. 112p.
41. Crespo, Carmen and Vicente Vinas. La preservacin y restauracin
de documentos y libros en papel : un estudio del RAMP con directrices ( PGI-84/WS/25).
Paris, Unesco, 1984. 109p. English
version in preparation.
42. Jubb, Michael. Guide to records relating to science and technology in the British Public Record Office : A RAMP Study (PGI-84/
W S / 9 ) . 313p.
43. Keenc James A. y Michael Roper. Planificacin, Equipamiento y Dotacin de Personal de un Servicio Reprogrfico de Documentos: un
Estudio del RAMP con Directrices (PGI-84/WS/8). Paris, Unesco,
1984. 92 p. Disponible tambin en Ingls.
44. Naugler, Harold. The Archival appraisal of machine-readable records : A RAMP Study with Guidelines (PGI-84/WS/27).
Paris,
Unesco, 1984. 16lp.
45. Wimalaratne, K . D . G . La Înformacin Cientfica y Tecnolgica que
Figura en los Expedientes de casos y en los Archivos de las Administraciones Publicas: un Estudio del Programa de Gestin de
Documentos y Archivos (RAMP) (PGI-84/WS/7) % Paris, Unesco, 1984.
68 p . Disponible tambin en Ingls y Frances.
46. Guptil, Marllla B . Archival appraisal of records of International
organizations : A RAMP Study with Guidelines (PGI-85/WS/4). Paris,
Unesco, 1985. 96p.
47. Ketelaar, Eric. Archival and records management legislation and
regulations : A RAMP Study with Guidelines (PGI-85/WS/9). Paris,
Unesco, 1985. 121 p.
- 531 -
A8. Orlans, Jacques d ' .

The Status of archivists in relation to
other information professionals in the public service in Africa :
A RAMP Study (PGI-85-WS/2).
49. Van Laar, Evert.
The Status of archives and records management
systems and services in African Member States : A RAMP Study
(PGI-85/WS/3). 78p.
En el lmite de los ejemplares disponibles, se distribuye gratuitamente

copias de estos estudios y documentos, escribiendo a la direccin
siguiente:
Division del Programa General
Centro de Documentacin
UNESCO
7, place de Pontenoy
75700 Pars
Francia
de Informacin
- 532 -

Walne Peter

Uploaded by

Document Information

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

Walne Peter

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

PGI-85/WS/32

Programa General de Informacin y UNISIST

Noticia bibliogrfica recomendada:

Impreso en 1986 por la Oficina Regional

- ii Las denominaciones empleadas en esta publicacin y la forma en que

FUNCIN DE LOS ARCHIVOS

La misin de los archivos y las tareas de

Archivos, desarrollo y soberana nacional

Los manuscritos histricos como documentos:

El respeto de los fondos en archivistica:

Algunas reflexiones sobre los principios

Max Lehmann y el origen del"principio de

Nuevas tcnicas de archivo: conclusiones

PROBLEMAS JURDICOS BSICOS

Informe del Director General sobre el estudio

El lugar de los archivos en el gobierno

FORMACIN PROFESIONAL DEL PERSONAL DE ARCHIVOS

Una norma internacional para la formacin

GESTION DE ARCHIVOS Y DOCUMENTOS

Ideas modernas sobre la administracin de

Los archivos vivos de la administracin

La gestin de documentos como una funcin

Por una poltica de las eliminaciones.

La evaluacin de los archivos contemporneos

El refinado arte de la destruccin

Tcnicas modernas de retirada de documentos

Principios de evaluacin de archivos

Vocabulario controlado en la4 indizacidh

Mtodos modernos de ordenamiento de archivos

Los instrumentos de bsqueda en los archivos

VIII SERVICIO DE ACCESO Y DE REFERENCIAS

Informacin y orientacin al usuario :

Los investigadores en ciencias sociales y

La libertad de informacin y la privacidad:

El uso acadmico de los archivos

El acceso a los archivos : De las

EXPOSICIONES, SERVICIOS EDUCATIVOS, RELACIONES PUBLICAS

La utilizacin de los archivos por el gran

Enseanza con archivos

Los archivos y las relaciones pblicas

Archivos y cultura: un ensayo

La conservacin de documentos con referencia

Las construcciones y equipos de archivo en

Conservacin y preservacin de archivos

LA TECNOLOGA- MODERNA Y LOS ARCHIVOS

Esbozo de un plan de normalizacin para la

La nueva tecnologa de la informacin y

ADELANTOS EN MATERIA DE ARCHIVOS A ESCALA INTERNACIONAL

La Unesco y el desarrollo de los archivos

El CA, logros y futuro

Estudios y documentos del RAMP

LA FUNCIN DE LOS ARCHIVOS

por Robert Henri Bautier

De otro lado, algunos estados que no contaban oon fondos de

se hallaba proficio del archivista;

De todos modos, una y otra de estas concepciones estaban de

IA FUNCIN HISTRICA DE LOS ARCHIVOS

De hecho, son muy fuertes las reticencias ante esta concepcin

a su recorrido a travs de los servicios, hasta la concepcin, la

1 Sobre algunos de los puntos que fueron estudiados en la VII

Costa de Marfil: Direccin de Archivos Nacionales (Dr. Kess,

DEFINICIN GENERAL DE LA MISIN DE LOS ARCHIVOS

Nadie puede negar la existencia de un depsito o servicio de

IA NOCIN DE CONSERVATION Y SUS CONSECUENCIAS