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PGI-85/WS/32

Original: ingls

La Administracin
Moderna de Archivos y
la Gestin de Documentos:
El Prontuario R A M P

recopilado por
Peter W a l n e
con la asistencia de
un grupo de trabajo
del Consejo Internacional
de Archivos

Programa General de Informacin y UNISIST


Organizacin de las Naciones Unidas
para la Educacin, la Ciencia y la Cultura

Pars.
Diciembre de 1985

Noticia bibliogrfica recomendada:


La administracin moderna de archivos y la gestion de documentos:
El prontuario- RAMP; recopilado por Peter Walne con la asistencia de un
grupo de trabajo del Consejo Internacional de Archivos [para el] Programa
General de Informacin y UNISIST - Pars: Unesco, 1985, 532 p., 28 cm (PGI-85/WS/32)
I
II
III
IV

Walne, Peter
Unesco. Programa General de Informacin y UNISIST
Consejo Internacional de Archivos
Programa de Gestion de Documentos y Archivos (RAMP)

Unesco, 1986

Impreso en 1986 por la Oficina Regional


de Ciencia y Tecnologa de la Unesco
para Amrica Latina y el Caribe - ROSTLAC Montevideo - Uruguay

- i PREFACIO
A fin de satisfacer mejor las necesidades de los Estados Miembros,
y en particular de los pases en desarrollo, en los campos especializados de la Gestion de Documentos y Archivos, la Division del Programa Ge
neral de Informacin de la Unesco ha establecido un Programa a largo pa
zo de Gestin de Documentos y Archivos - RAMP.
Los elementos bsicos del Programa RAMP reflejan los temas generales del Programa General de Informacin. As, pues, el RAMP comprende
proyectos, estudios y otras actividades destinadas a:
- elaborar normas, pautas, mtodos y otros instrumentos normativos para
el tratamiento y transferencia de informacin especializada y el esta
blecimiento de sistemas de informacin compatibles;
- permitir a los pases en desarrollo crear sus propias bases de datos
y tener acceso a las que ya existen en todo el mundo, con objeto de
aumentar el intercambio y el flujo de informacin aplicando a ese efe
to tecnologas modernas;
- fomentar el establecimiento de redes especializadas de informacin en
el plano regional;
- contribuir al desarrollo armonioso de servicios y sistemas de informa
cin compatibles en el plan internacional;
- establecer sistemas de informacin nacionales y mejorar los diversos
componentes de dichos sistemas;
- formular polticas y planes de desarrollo en esta esfera;
- capacitar a los especialistas en informacin y a los usuarios y crear
un potencial nacional y regional para la educacin y la formacin en
informtica, bibliotecologa y administracin de archivos.
El presente Prontuario tiene por finalidad ayudar a satisfacer la
necesidad bsica de material didctico en los cursos introductorios
y
de perfeccionamiento para archiveros, gestores de registros y otros especialistas de la informacin. Aunque reflejan forzosamente
diversos
conceptos nacionales basados en tradiciones administrativas y prcticas
de conservacin de documentos, las lecturas seleccionadas destacan los
principios, prcticas y problemas bsicos que unen a todos los archiveros y gestores de registros en una profesin comn. El Prontuario tiene tambin por objeto dar mayor coherencia a la formacin de todos los
profesionales de la informacin, poniendo oportunamente a disposicin de
stos un marco de referencia de alcance internacional respecto de las
funciones y actividades de gestin de archivos y documentos.
Todos los artculos sealados con un asterisco han sido traducidos
por el Centro Regional para el Fomento del Libro en Amrica latina y el
Caribe (CERLALC).

- ii Las denominaciones empleadas en esta publicacin y la forma en que


aparecen presentados los datos que contiene no Implican por parte de la
Unesco juicio alguno sobre la condicin jurdica de los pases o territorios, o de sus autoridades, ni respecto de sus fronteras o lmites.
El redactor es responsable de la seleccin y presentacin de los
textos contenidos en esta publicacin. Las opiniones en ella expresadas no reflejan necesariamente las de la Unesco ni comprometen a la Organizacin.
Los lectores que deseen formular comentarios y sugerencias respecto al presente Prontuario debern dirigirlas a la Divisin del Programa
General de Informacin, Unesco, 7 place de Fontenoy, 75700 Pars (Francia) . En la misma Divisin pueden obtener otros estudios preparados en
ejecucin del programa RAMP, una lista de los cuales aparece al final
del volumen II, as como, publicaciones conexas en la esfera de la informacin.

Ill

INDICE
Introduccin
LA

FUNCIN DE LOS ARCHIVOS

*BAUTIER, R.-H.

*COOK, M.-G.

*KECSKEMETI, C.

*SMITH, W.-I.

II

La misin de los archivos y las tareas de


los archivistas
(Proceedings of the 11th and 12th International Conferences, of the Round Table of
Archivists, Bucarest 1969, Jerusalem 1970,
1972)
Los servicios de archivo centrales y locales
y la sociedad
(Southeast Asian Archives, 8\ 1975, 37-45)

1-29

30-39

Archivos, desarrollo y soberana nacional


40-54
(Traducido del original francs del texto
publicado en Servo-Croata, en Arhivi, vol.21,
n 1-2 1971, 3-16)
Los archivos en pases desarrollados: una
contribucin al desarrollo nacional
(The American Archivist, 35, 1972, 155-161)

55-60

PRINCIPIOS BSICOS
*CAPP0N, L.-J.:

Los manuscritos histricos como documentos:


61-68
algunas definiciones y su aplicacin
(The American Archivist, 19/2, 1956, 101-110)

*DUCHEIN, M.

El respeto de los fondos en archivistica:


principios tericos y problemas prcticos
(Gazette des archives, 97, 1977, 71-96)

69-92

*HARDENBERG, H.

Algunas reflexiones sobre los principios


para el ordenamiento de archivos
(Per Archivar, 16, 1963, 113-118)

93-96

*P0SNER, E.

Max Lehmann y el origen del"principio de


procedencia"
(Archives and the Public Interest: Selected
Essays by Ernst-Posner, ed. K. Munden,
Washington, D.C., 1967, 36-44)

97-103

*RH0ADS, J.-B.

Nuevas tcnicas de archivo: conclusiones


(Archivum, 24, 1974, 130-134)

104-109

iv

III

PROBLEMAS JURDICOS BSICOS


*BAUTIER, R.-H.
M'BOW, A.-M.:

*NORTON, M.-C.

IV

VI

110-114

Informe del Director General sobre el estudio


relativo a los problemas que plantea la
transferencia de documentos procedentes
de los archivos constituidos en el territorio de otros pases a su pals de origen
(20 C/102, Unesco, Paris, 12 pp)

115-121

El lugar de los archivos en el gobierno


(Illinois Libraries, 34, 1952, 153-160)

122-130

FORMACIN PROFESIONAL DEL PERSONAL DE ARCHIVOS


COOK, M.-G.

La legislacin archivstica
(Gazette des archives, 86, 1974, 191-194)

Una norma internacional para la formacin


de archivistas y encargados de registros
(Revista de la Unesco de ciencia de la
informacin, bibliotecologia y archivologa,
IV/2, 1982, 114-122)

131-140

GESTION DE ARCHIVOS Y DOCUMENTOS


EVANS, F.-B.:

Ideas modernas sobre la administracin de


archivos
(Boletn de la Unesco para las bibliotecas,
24, 1970, 243-247)

141-147

MATILLA TASCON, A.

Los archivos vivos de la administracin


(VI Congreso Internacional de Archivos,
Madrid, 1968)

148-178

"RICKS, A.

La gestin de documentos como una funcin


archivstica
(Archivum, 26, 1979, 29-36)

179-189

VALORACIN Y ELIMINACIN
*B0ISARD, P.

Por una poltica de las eliminaciones.


Reflexiones sobre la prctica de los
Archivos del Sena
(Gazette des archives, 59, 1967, 205-238)

190-219

*KR0MN0W, A.

La evaluacin de los archivos contemporneos


(Archivum, 26, 1979, 45-54)

220-232

*LAMB. W.-K.

El refinado arte de la destruccin


(Essays.in Memory of Sir Hilary Jenkinson,
1962, 50-56)

233-238

RIEGER, M.

*SCHELLENBERG,T.-R.

VII

Tcnicas modernas de retirada de documentos


y normas de evaluacin
(Revista de la Unesco de ciencia de la
informacin, bibliotecologfa y archivologa,
1/3, 1979, 200-209)

239-249

Principios de evaluacin de archivos


(Proceedings of the First Caribbean
Archives Conference, Jamaica, 1965,
Spanish Town, Jamaica, n.d., 232-242)

250-259

ORDENACIN Y DESCRIPCIN
*BELL, L.

Vocabulario controlado en la4 indizacidh


de archivos
(Journal of the Society of Archivists, 4,
1971, 285-299)

260-277

*EVANS, F.-B.

Mtodos modernos de ordenamiento de archivos


en los Estados Unidos
(The American Archivist, 29, 1966, 241-263)

278-298

*TAILLEMITE, E.

Los instrumentos de bsqueda en los archivos


(Archives, Quebec, 73/2, 1973, 11-22)

299-305

VIII SERVICIO DE ACCESO Y DE REFERENCIAS


*FRANZ, E.-G.

Informacin y orientacin al usuario :


Informe preliminar
(International Conference of the Round Table
on Archives, Oslo, 1981, 1-12)

306-320

*KN0PPERS, J.

Los investigadores en ciencias sociales y


el problema de la confiabilidad
(Archives, Quebec, 11/4, 1980, 13-18)

321-326

*REITMAN, A.:

La libertad de informacin y la privacidad:


El dilema de quienes defienden la libertad
civil del individuo
(The American Archivist, 38, 1975, 501-508)

327-334

*R0PER, M.:

El uso acadmico de los archivos


(Archivum, 29, 1982, 27-39)

335-352

El acceso a los archivos : De las


restricciones a la liberal izacion
(Boletn de la Unesco para las bibliotecas,
24, 1970, 73-76, 116)

353-357

WAGNER, A.:

vi
IX

EXPOSICIONES, SERVICIOS EDUCATIVOS, RELACIONES PUBLICAS


BEHR, H.-J.:

358-366

La utilizacin de los archivos por el gran


pblico
(Archivum, 29, 1982, 113-123)

367-380

*COOK, M.-G.:

Enseanza con archivos


(International Journal on Archives, 1,
1980, 25-36)

381-394

*SMITH, W.-I.:

Los archivos y las relaciones pblicas


(Archivum, special volume 2, 1980, 101-106)

395-400

*SMITH, W.-I.

Archivos y cultura: un ensayo


(Cultures, IV/2, 1977, 51-65)

401-413

La conservacin de documentos con referencia


particular a Malasia
(Southeast Asian Archives, 17, 1971, 28-40)

414-430

Las construcciones y equipos de archivo en


los pases tropicales
(Archivum, special volume 2, 1980, 127-145)

431-448

Conservacin y preservacin de archivos


(Revista de la Unesco de ciencia de la
informacin, bibliotecologfa y archivologa,
IV/2, 1982, 94-100)

449-456

CONSERVACIN
J.

"DUCHEIN, M.

KATHPALIA, Y.-P.

LA TECNOLOGA- MODERNA Y LOS ARCHIVOS


*GILLE, G.:

ROPER, M.:

XII

la educacin escolar:
problemas, lmites
Unesco para las bibliotecas,
131-138, 145)

*BERCHE, C :

TJAVIES,

XI

Los archivos y
posibilidades,
(Boletn de la
28, N3, 1974,

Esbozo de un plan de normalizacin para la


microfilmacion de los archivos
(Archivum, 3, 1953, 87-104)

457-478

La nueva tecnologa de la informacin y


los archivos
(Revista de la Unesco de ciencia de la
informacin, bibliotecologa y archivologa,
IV/2, 1982, 107-113)

479-485

ADELANTOS EN MATERIA DE ARCHIVOS A ESCALA INTERNACIONAL


EVANS, F.-B.

TRANZ, E.-G.

ANEXO

La Unesco y el desarrollo de los archivos


(Revista de la Unesco de ciencia de la
informacin, bibliotecologa y archivologa,
IV/3, 1982, 159-176)

486-504

El CA, logros y futuro


(Informe, IXth International Congress on
Archives; London, 1980)

505-527

Estudios y documentos del RAMP

528-532

INTRODUCCIN
El presente Prontuario sobre la Administracin Moderna de Archivos y la
Gestion de Documentos ha sido elaborado por un grupo de trabajo del Consejo
Internacional de Archivos en virtud de un contrato con la Unesco en el marco
del Programa de Gestion de Documentos y Archivos (RAMP).
Su objetivo es complementar los libros de texto y los manuales existentes en materia de administracin de archivos y gestion de documentos.
Esos
libros y manuales siguen siendo material de lectura bsicamente necesario pa
ra todos los futuros archiveros, e indispensable incluso para que el estudian
te llegue a comprender los conceptos y teoras fundamentales de dichas disci_
plinas: adolecen, sin embargo, de dos inconvenientes.
En primer lugar, no pueden proporcionar una orientacin en las prcticas extremadamente ampliadas de la profesin de archivero, en la medida en
que dichas prcticas han evolucionado y se han desarrollado desde fines de la
Segunda Guerra Mundial y, en particular, en los tres ltimos decenios. En S
gundo lugar, libros y manuales han sido concebidos y elaborados a partir de
determinados antecedentes administrativos y legales que responden a distintos sistemas, tradiciones y prcticas nacionales.
Esas diferencias no han permitido elaborar manuales internacionales sobre la administracin de archivos y la gestion de documentos que puedan ser
vir como textos bsicos para la educacin y la formacin profesional de los
archiveros de todos los pases, incluidos los pases en desarrollo, con lrrie
pendencia de sus antecedentes administrativos, jurdicos e histricos.
As pues, el presente Prontuario tiene como objetivo fundamental propqr
clonar lecturas bsicas en forma de artculos o informes tomados principalmente de publicaciones peridicas sobre archivos o de publicaciones en
serie, e incluye textos que, en la mayora de los casos, aunque no exclusivamente, han aparecido por vez primera en ingls o francs. Los textos se han
escogido por ser su contenido, carcter, alcance o aplicabilidad los suficien
temente internacionales para brindar al futuro archivero una visin ms amplia de las prcticas actualmente seguidas en las profesiones relacionadas
con la gestin de archivos y documentos. El propsito de este Prontuario es
tambin dar a conocer al usuario los adelantos ms recientes del pensamiento
y los conceptos y bases tericas en que se sustentan las operaciones de gestin de archivos y documentos, teniendo particularmente en cuenta su evolucin y desarrollo a partir del decenio de 1950.
En la ordenacin del contenido se ha tratado ms bien de introducir al
usuario en las esferas ms amplias e importantes de la actividad profesional
y no de ofrecerle una explicacin detallada de cada una de ellas. Dadas las
modestas dimensiones de la publicacin y el tiempo limitado disponible para
su compilacin, tuvo que ser sta sumamente selectiva y limitada a los textos que trataran el tema seleccionado con altura y amplitud suficiente para
que el usuario pudiera entrar en contacto con las actuales tendencias del pen
Sarniento moderno.

Por razones obvias, no se ha tratado de incluir el mismo nmero de artculos en cada seccin. Algunos temas requieren un tratamiento ms extenso,
mientras que otros no estn debidamente representados, en un contexto internacional, por muchos textos de la literatura pertinente. Incluso hay otros
temas, en especial los de ndole tcnica, cerno la reprografa y el tratamien
to automatizado de datos que, por estar tan sujetos al rpido cambio tecnolo
gico, quedan ms adecuadamente presentados por el artculo o informe ms reciente sobre "el estado de la cuestin". Las referencias de pie de pgina,
los artculos o informes, y de hecho todos los textos incluidos en el Prontuario, remitirn a los usuarios u otras publicaciones pertinentes y, por en
de, les permitirn ampliar su contacto con las teoras, las prcticas y los
acontecimientos actuales.
Todos los textos se han reproducido sin ningn tipo de modificacin o ac
tualizacin. Se incluyen en este volumen con la autorizacin de los titulares del derecho de autor o de las personas encargadas originalmente de su pu
blicacin.
Puesto que en el ndice del Prontuario se han consignado claramente los
temas y los nombres de los autores, no se ha considerado necesario ningn
otro tipo de ndice.
El grupo de trabajo encargado de la compilacin del presente Prontuario
estuvo integrado por el Sr. Michel Duchein (Francia), el Dr. Prank B. Evans
(Estados Unidos), el Dr. Eckhart G. Franz (Repblica Federal de Alemania),el
Dr. Charles Kecskemeti (Consejo Internacional de Archivos), el Dr. Eric
Ketelaar (Pases Bajos) y el Sr. Peter Walne (Reino Unido) que, en su capaci
dad de Secretario de Publicaciones del CA, actu6 como Director del proyecto.
La idea original, aunque concebida en ms amplia escala, de este Prontuario se debe al Sr. Morris Rieger (Estados Unidos). Es de lamentar que los
problemas de salud le hayan impedido realizar su proyecto. No obstante,este volumen tiene una considerable deuda respecto de sus ideas y planteamientos.

Peter Walne
15 de octubre de 1983

LA FUNCIN DE LOS ARCHIVOS


IA MISIN DE IDS ARCHIVOS Y
LAS TAREAS DE IDS ARCHIVISTAS

por Robert Henri Bautier


Profesor en la Escuela Nacional de Archivos

INTRODUCCIN

Veinte aos despus de la creacin del Consejo Internacional de Archivos,cuando el minero de Estados que disponen de un servicio de archivos se ha acrecentado notablemente por todo el mundo, y
con ocasin de la duodcima sesin de la conferencia internacional
de la Table Ronde des Archives, parece importante y oportuno examinar
si la concepcin que se tiene de la misin de los archivos y de las
tareas del archivista es la misma en todos los pases o, en caso
contrario, anotar las diferencias que se presentan en una u otra parte. Esto permitir subrayar las prioridades que, de hecho o por
derecho, nuestros colegas o sus gobiernos tienden a asignar a competencias de ndole diversa. Tambin as se podr conocer el sentido en que parece evolucionar la concepcin de los archivos. Al
hacer este examen no olvidaremos que la funcin constante de la Table
Ronde ha sido despejar las grandes lneas de la doctrina archivstica, guardando siempre el respeto debido a las prcticas en uso en
cada uno de los pases.

CONCEPCIONES TRADICIONALES
Es evidente que en el lapso de una generacin, las cosas han
evolucionado notablemente. No hace mucho tiempo los archivistas de la
mayor parte de los pases europeos, fieles a la concepcin que
lentamente se haba elaborado en el curso del siglo XIX, estaban de
acuerdo en querer ser, ante todo, si no exclusivamente, historiadores
y en considerar sus depsitos como centros de conservacin de fondos
de archivo de valor permanente al servicio de la investigacin
histrica. Sus relaciones con la administracin pblica eran
juzgadas como secundarias y en muchos casos,las iniciativas de entrega
y de eliminacin se dejaban al arbitrio de las entidades administrativas. En muchos pases los documentos no llegaban a los archivos
sino despus de plazos ms o menos largos (cien o cincuenta aos)
como en Alemania, Blgica,los Pases Bajos, etc.
Los documentos
antiguos eran tratados con privilegio en comparacin con los
papeles contemporneos, y los inventarios y ediciones de docunentos
medioevales gozaban de elevado prestigio a los ojos de los archivistas
palegrafos distros en las tcnicas de la erudicin. Aunque necesariamente no se dejaba de lado
el sumunistro de informacin a
los servicios administrativos, ante todo se trabajaba con miras a
facilitar la investigacin histrica, y an
era frecuente que
algunos archivistas cedieran a la tendencia de conceder favor especial
en su trabajo profesional a los documentos relacionados
con sus investigaciones personales, encubriendo, de tal modo, el aspecto cultural ms general de su misin.
- 1-

De otro lado, algunos estados que no contaban oon fondos de


archivos ni tan antiguos ni tan ricos fueron montando servicios de
archivo con vocacin administrativa acentuada.
El personal de
estos servicios, carente
de informacin histrica, era reclutado
en los cuadros de funcionarios de la administracin, o entre bibliotecarios y documentalistas, y luego entrenado especficamente para
asegurar la documentacin de las autoridades.
En estas condiciones cabfa preguntarse si no
ximo a un divorcio entre dos consepciones del
entre la del archivista historiador, ajeno a
la del archivista administrador sin verdadera

se hallaba proficio del archivista;


la administracin, y
perspectiva histrica.

De todos modos, una y otra de estas concepciones estaban de


acuerdo en poner el acento sobre el hecho que la primera tarea de un
archivista del Estado es ocuparse esencial, si no exclusivamente, de
los documentos originados en el funcionamiento de los servicios del
Estado y de las colectividades publicas: lo que no era archivos
pblicos quedaba abandonado a las bibliotecas o a las instituciones
culturales, como ajeno a los depsitos de archivos pblicos.

EVOLUCIN
La evolucin que sobre todos estos puntos se ha producido es muy
notable, y parece indispensable subrayarla, desde las lneas iniciales de este informe. El archivista de hoy, sin dejar de considerarse
al servicio de la historia, ha establecido o reestablecido, vnculos
particularmente estrechos con las entidades de donde emanan los documentos, adelantndose en ocasiones a los documentos mismos. Adems
ya no se limita exclusivamente a los documentos escritos, ni slo a
la documentacinde origen pblico, ni siquiera a la que parece de
valor permanente. Una nueva concepcin de archivos totales se ha
abierto camino,y el archivista de los tiempos presentes se ha hecho
conciente que su tarea esencial consiste en poner a disposicin de un
pblico, el ms extenso posible, el caudal creciente de las riquezas
que se le confan y asegurar su total explotacin.
Es verdad que aunque la evolucin que anotamos se hace evidente
en todos los pases, no se cumple en todas partes de manera completa,
porque sus realizaciones dependen de la importancia material de los
depsitos de archivo, de su carcter (archivos centrales, regionales, locales), de las fuerzas de resistencia que les opone las concepciones tradicionales de las autoridades y de los archivistas mismos.
Sin contar las dificultades para obtener el aumento necesario de personal y los medios de financiamiento indispensables para el desarrollo
de las tareas.

IA FUNCIN HISTRICA DE LOS ARCHIVOS


Y EL PROBLEMA DE LOS DOCUMENTOS CDNTEMPORANEOS

Actualmente se insiste sobre la vocacin de los archivos a incorporar con la administracin, a situar en el corazn mismo de
ella, para gestionar sus papeles, para organizarlos y asegurar, de
algn modo, la documentacin permanente de la autoridades pblicas. No obstante, cabe preguntarse si ciertamente este es el campo
por donde debe enrutarse la misin misma de los archivos?
- 2 -

De hecho, son muy fuertes las reticencias ante esta concepcin


que, para muchos, significa una desviacin de la verdadera funcin
de los servicios de archivo. As si bien es cierto que en la Repblica Federal de Alemania los archivos Federales y los de algunas
Regiones (Renania del Norte Westfalia) sienten que les concierne el
problema global de los documentos administrativos contemporneos, la
mayora de las Regiones slo aceptan tomar a su cargo archivreife o
ardiivwrdi^
, es decir aqullos que por su inters para la historia o por la utilidad de su contenido jurdico merecen ser conservados definitivamente o por largo tiempo. Esta concepcin se halla
muy carcana a la manifestada por los archivos de la Repblica Democrtica Alemana, los de Austria o los de la gran mayora de los cantones suizos. Igual cosa acontece en los Pases Bajos, donde, por
principio, los Archivos del Estado solamente reciben documentos de
ms de cincuenta aos, y excepcionalmente, algunos de ms de veinticinco .
En otros pases los archivos no rehusan extender la funcin de
los archivistas frente a los documentos contemporneos; pero, en el
fondo, mantienen subyacente su funcin histrica. As en la Gran
Bretaa, la finalidad del trabajo de los archivos del "Public Records
Office" es asegurar, mediante la administracin, la supervisin de
los archivos producidos por las cortes y la mejor seleccin de los
documentos que le han de ser transferidos para su conservacin definitiva. La situacin en Francia es la misma: all la recoleccin
de documentos contemporneos se hace con la perspectiva lejana de
conservartodo material til para la investigacin. Bajo una formulacin diferente, la respuesta italiana no se aleja mucho de esta
concepcin: pues, si bien es cierto que insiste - al igual que los
Pases escandinavos - en la unicidad de esencia de los documentos de
archivo, ya sean conservados en la oficina o llevados a los depsitos, no por ello deja de definir al archivista, antes que todo, como
un "investigador cientfico". En cuanto a los archivistas rumanos,
ellos recuerdan, en su respuesta, que la legislacin de su pas seala a sus archivos "fines cientficos y culturales-educativos".
Pese a las afirmaciones de principio segn las cuales el archivista debe sentirse responsable por la gestin de archivos, se hace
evidente que la mayora de nuestros colegas interpretan de modo totalmente inexacto esta expresin que propiamente responde a una
prctica norteamericana que por su naturaleza, no parece que logre
hacer carrera fuera de las realidades fundamentalmente americanas.
Son pues razones de regularidad en las entregas; razones de clasificacin de los legajos en forma que permita su adecuado tratamiento ulterior en los archivos; en fin, razones de facilidad para la
eliminacin, las que, cada vez ms, persuaden a los archivistas de
lanecesidad de establecer, lo ms pronto posible, su control sobre
los documentos, y as han llegado a reinvidicar un derecho de supervisin de los "archivos en formacin". Pero desde el punto de vista
de la doctrina archivstica importa mucho preguntarse en qu momento
o estado de esta formacin puede o debe intervenir el archivista.
A nuestro modo de ver el archivista no debera intervenir sino
despus del nacimiento de los documentos, es decir, no al nivel de
cada uno de los documentos sino en el momento en que se constituye el
expediente, y sobre todo, en el momento en que se trata de organizar
los legajos relacionando los unos con los otros. Contra esta opinin,
la gestin de archivos, tomada en el sentido pleno del trmino,
extiende su ingerencia desde el origen de cada documento tomado individualmente, al formulario administrativo, al nmero de ejemplares,
- 3 -

a su recorrido a travs de los servicios, hasta la concepcin, la


redaccin y la dactilografa del domuento.
Es decir que la gestin de archivos tona en sus nanos el documento de trabajo en su
conjunto, mirndolo desde el punto de vista de la organizacin de
las oficinas administrativas, y de modo especial, bajo el ngulo de
la normalizacin del trabajo y del material, incluso la formacin
del personal administrativo.
Aceptemos que el archivista debe tener .el derecho a conocer el
proceso de nacimiento de los documentos. Pero asi y todo, nos preguntamos, si tambin le corresponde el deber de extender su inters
hasta su fase prenatal.
De nuestra parte creemos que los archivos no estn llamados, bajo ninguna forma, a absorber los servicios de organizacin y de mtodos que, bajo nombres diversos, existen en la mayora de los pases , a los cuales corresponde la funcin pblica o las reformas administrativas. Se trata de dos profesiones netamente diferentes, as
tengan fronteras comunes. Crenos que es altamente deseable establecer una colaboracin ms estrecha que la que hoy existe entre los
servicios administrativos y los archivos. Pensamos, sobre todo, que
la voz de los archivistas debe escucharse en el seno de las diversas
comisiones competentes en materia de mtodos administrativos. Ir
ms all sera desbordar la misin propia de los archivos.
Nos parece pues oportuno, que se ponga freno, sobre este punto, a
una evolucin que, si bien es deseada por algunos, no la creemos sana
en el plano de la doctrina y de las realidades. Con la adopcin de
tal concepcin se corre el riesgo de comprometer los fines propios de
los archivos y de malgastar el formidable potencial cientfico que
encierra su personal. Todava nos queda por definir aqu, con alguna precisin, en qu consiste esta misin de los archivos.
Agradecemos a los treinta y seis colegas de veinticinco Estados
que respondieron al largo cuestionario que les enviamos. Gracias a
sus respuestas hemos podido establecer este informe general:
Alemania (Repblica Democrtica): Archivos del Estado
Alemania (Repblica Federal): Archivos Federales (presidente.,
Dr. Mommsen; Archivos de los Estados de Bade-Wurtemberg, de Baviera,
de Hamburgo, de Hesse, de Renania-Palatinat, de Renania del Norte, de
Sarre, de Baja Sajonia, de Schleswig-Holstein. Informe de sntesis
para Alemania (Dr. Mommsen).
Australia: Commonwealth Archives Office (K. Penny).
Austria: Direccin General de Archivos del Estado (Dr. Mikoletzky).
Blgica: Archivos Generales del Reino (C. Wyffels).
Camern:
Direccin de Archivos Federales y de la Biblioteca
Nacional (M. Etende).
Canad:
Archivos pblicos (B. Weilbrenner, Direccin de archivos histricos).

1 Sobre algunos de los puntos que fueron estudiados en la VII


Conferencia de la Table Ronde en Madrid en 1962 nos limitaremos a hacer referencia al excelente informe de Yves Protin "El concepto de
Archivos y las fronteras de la archivstica". El nuestro constituye
en parte, la prolongacin y el desarrollo de dicho informe.
- U -

Costa de Marfil: Direccin de Archivos Nacionales (Dr. Kess,


director adjunto).
Dahomey: Instituto de Investigacioanes Aplicadas (J.A. Djivo,
director jefe del Servicio de los Archivos Nacionales).
Finlandia: Archivos Nacionales (M. Kerkkonen).
Francia: Direccin General de Archivos (G. Duboscq, Inspector
General).
Gran Bretaa: Archivo Nacional
Grecia: Archivos Nacionales (A. Diamantis, director suplente).
Hungra: Direccin de Archivos (J. Varga).
Israel: A. Bein, archivista del Estado.
Italia: Direccin General de Archivos del Estado (G. Antonelli,
Director del Servicio de Asuntos Archivsticos-tcnicos).
Malasia: Archivos Nacionales (Dato Alwi Jantan, director).
Noruega: Direccin General de Archivos Nacionales (D. Mannsaker).
Pases Bajos: Archivos Generales del Reino (A.E.M. Ribberink) y
la Asociacin Neerlandesa de Archivistas (R.A.D. Renting).
Polonia: Direccin General de Archivos del Estado (A. Ptasnikowa. Servicio de Investigacioanes).
Rumania: Direccin General de Archivos
Suecia: Archivos Nacionales (0. Jagerskiold).
Suiza: Archivos de la Confederacin (L. Hass); Asociacin de
Archivistas Suizos (B. Meyer).
Checoeslovaquia: Administracin de Archivos Checos (V. Sykora);
Administracin de Archivos eslovacos.
Yugoeslavia: Archivos Federales (F. Biljan).
1. LA MISIN DE LOS ARCHIVOS
Son raros los textos legislativos reglamentarios que formulan con
precisin y en detalle las funciones asignadas en los servicios de
archivo. Esto slo se encuentra en leyes recientes de algunos pases, principalmente de la Europa Oriental y Africa. Pero an all
los textos son bastante flexibles, y permiten eventuales extensiones
de la nocin de archivo y de la misin atribuida a los servicios
que estn a su cargo.

DEFINICIN GENERAL DE LA MISIN DE LOS ARCHIVOS


Cabe preguntarse si, con base a todas las definiciones dadas en
las respuestas que recibimos se puede encontrar una lnea que tenga
en cuenta los distintos puntos de vista y que sea aceptable por todos.
Creemos que ello es posible a menos que nos compruebe la imposibilidad
en las discusiones que tendrn curso en la Conferencia de la Table
Ronde.
Definiremos un deposito de archivo, ante todo, como un establecimiento de carcter cientfico, encargado de funciones administrativas. En efecto, parece difcil separar este doble aspecto que representa las dos caras de una misma institucin. La posicin hngara, a este respecto, es bien clara. Otros, sin embargo, (Francia,
Rumania y Yugoeslavia principalmente), desearan completar esta definicin con una referencia a la funcin cultural-educativa de los archivos. Nuestra opinin es la de que esta funcin, por importante
que sea, debe considerarse como secundaria o derivada de la vocacin
cientfica de los archivos.
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Nadie puede negar la existencia de un depsito o servicio de


archivo, por el hecho que no est en capacidad de organizar exposiciones, de recibir visitas escolares, o de publicar documentos. Estas
actividades son simplemente consecuencia de la misin primaria de los
archivos, o mejor, de su doble misin: responsabilidad por la conservacin del material archivstico y vocacin para facilitar todos
los medios de acceso a esa masa docunental.

IA NOCIN DE CONSERVATION Y SUS CONSECUENCIAS


Por conservacin ha de entenderse no solamente el hecho material
de guardar documentos, sino el conjunto de operaciones que permitan
asegurar su salvaguardia; es decir, la recoleccin del material, por
una parte; y por otra, la seleccin de lo que debe estimarse como de
valor permanente y de lo que debe eliminarse.
La nocin de material archivable tambin ha evolucionado hoy no
se puede limitar slo a documentos escritos; hay que extender la nocin y aplicarla al conjunto de documentos, ligados con la actividad
de los servicios administrativos, cualquiera que sea su forma material: impresos, necanografiados, sonoros, fotogrficos, cinematogrficos, planos y diseos tcnicos.
Esta responsabilidad de conservacin del patrimonio documental
del pas, de la regin y de la ciudad, implica para el archivista la
obligacin de no limitar su campo de accin a los documentos originados en las administraciones pblicas, sino tambin de ocuparse de
los provenientes de entidades parapblicas, comunidades, empresas
econmicas, de familias y de individuos. Es decir que la responsabilidad del archivista de hoy se ha extendido a todo el conjunto del patrimonio archivstico-histrico, sin consideraciones de fecha, de
naturaleza material o de estado jurdico. La evolucin de la legislacin y de las realizaciones en el plano internacional en este respecto es neta e indiscutible, pese a que razones de carcter social y
econmico hayan impedido, en algunos pases, el desarrollo natural
de esta tendencia. De todos modos, los hechos son tan patentes que
sobra insistir. Tanto ms cuando tiene en cuenta que estos problemas
ya han sidomobjeto de intercambio de ideas en Congresos Internacionales de Archivos y en nuestras conferencias de la Table Ronde.
Digamos solamente que, en el plano de los principios, la cuestin ha sido ya perfectamente definida en Francia mediante el Decreto
de 1.945 que asigna a la Divisin de Archivos todo lo que a ellos se
refiere, "tanto pblicos como privados". Lo mismo se observa en la
definicin de poderes del Director de Archivos en Malasia y Camern.
En Italia la ley establece con precisin las condiciones en que se
ejerce esta vigilanza. No cabe duda de que se trata de un problema
de actualidad en muchos pases. Algunos, como la Gran Bretaa, que
anteriormente y por principio, haba reservado sus cuidados para los
archivos pblicos, hoy reconoce la legitimidad de su conservacin
en los depsitos pblicos.
As mismo conviene sealar que la necesidad de la conservacin impone a los servicios de archivo tareas particulares de control
sobre la gestin de los documentos de servicio pblico, principalmente en lo que concierne a su transferencia final. Precisamente con
el propsito que sta se cumpla en las mejores condiciones posibles,
los archivistas han sido llamados para que cooperen con las administraciones para ayudarlas a conservar debidamente aquellos documentos
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que, habiendo dejado de ser tiles para el servicio cotidiano, no por


ello pueden ser eliminados ni transferidos a un depsito de archivo.
Tampoco insistiremos sobre este problema que es bien conocido por los
archivistas y que ha sido objeto de discusiones en todas las instancias nacionales e internacionales de la profesin.

IA 1SDCI0N DE EXPLOTACIN DE IOS ARCHIVOS


Es evidente que este potencial documentarlo, destinado a la concentracin en manos de los archivistas, no podra ser simplemente
almacenado: los archivos no son solamente almacenes de documentos,
"graneros de la historia" como de nodo potico pero inexacto se les
ha llamado. El archivista debe asegurarles la ms completa explotacin por el mayor publico posible.
El acceso a los documentos se obtiene mediante cuidadosa seleccin de los documentos y la elaboracin de instrumentos prcticos
de trabajo (guas, inventarios, catlogos, ficheros). Justamente
estas operaciones de tratamiento de los documentos constituyen esencialmente el trabajo tcnico del archivista.
La explotacin de los archivos exige la publicacin de inventarios y dems instrumentos de trabajo y facilidades de acceso a los
documentos. Tambin en estos aspectos y exigencias de la explotacin cabe sealar, con mucha satisfaccin, que en muchos pases se
han realizado notables esfuerzos para el desarrollo de esta actividad,
que algunos consideran como esencial, ya que por su mediacin se
abren las puertas de los archivos a los investigadores. Si bien esta
cuestin no figura en el orden del da de nuestra conferencia, no se
la puede eludir aqu: sin pretender elaborar una lista de agraciados, no podemos dejar de mencionar el conjunto impresionante de instrumentos de trabajo que se han publicado en .los ltimos veinte
aos en Francia, Hungra, Italia, Rumania, Checoslovaquia.
La explotacin de los materiales se facilita mediante la edicin de volmenes de fuentes. En algunos pases se piensa que esto constituye una de las tareas ms importantes de los servicios de
archivo. Igual eficacia se atribuye a publicaciones de estudios sobre la historia de las instituciones cuyos fondos se conservan en los
archivos; algunos los consideran como introduccin indispensable a
la utilizacin de los fondos. En ninguna forma podramos minimizar
el valor de estos aspectos de la actividad de los archivos. Sin embargo, debemos declarar que no se les puede tomar como absolutamente
esenciales. Otras entidades pueden asegurar la preparacin de tales
ediciones de textos y de tales estudios: solas o en cooperacin con
los archivos. Estos deben otorgar prioridad a los instrumentos de
trabajo que aseguren el acceso ms rpido posible a los volmenes
de materiales. Por esto nos parece lamentable que algunos depsitos
apliquen todos sus esfuerzos a la edicin, con grandes costos de colecciones de documentos o de inventarios analticos, mientras que la
casi totalidad de sus fondos permanece inaccesible, por carencia de
instrumentos adecuados de trabajo. Solamente aquellos archivos que
dispongan de personal y recursos abundantes podran consagrar alguna
parte de sus esfuerzos a la realizacin de tal programa.
La vocacin de los archivos, como bien lo expresa la respuesta
israeli, es servir a quienes utilizan su documentacin, lo cual implica que su actividad debe encaminarse en tres direcciones, segn
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los usuarios. Primero, deben proporcionar a las autoridades gubernamentales toda la documentacin que requieran. Luego deben facilitar
al publico toda la informacin relacionada con sus legtimos intereses, y expedirle las copias de piezas y certificados que demande.
Finalmente, y por razn de su propia naturaleza, los archivos tienen
obligaciones especiales frente a los institutos de investigacin
cientfica y los inyestigadores individuales, sobre todo en el dominio de la historia. A lo anterior se aade (puede aadirse) que
tambin han de llevar su inters a iniciativas en el campo de la
educacin escolar y popular ( conferencias, exposiciones, etc.) en
cuanto sean compatibles con los recursos de personal y locativos que
dispongan. Sobre este ltimo punto volveremos ms adelante.

PRIORIDADES?
Los archivos de muchos pases se niegan a establecer una prioridad entre el aspecto administrativo y el aspecto cientfico de sus
actividades; entre su funcin de conservacin y sus tareas en materia de utilizacin. Ya hemos visto que estas funciones se encuentran
ligadas, hasta el punto que no son ms que las dos caras de una sola
y misma actividad.
Esta concepcin fue expresada con claridad en la respuesta sueca
y que podemos resumir as: la concepcin total de los archivos, segn la cual los documentos recientes y los fondos archivados no son
ms que dos aspectos de un solo problema, exige tambin una concepcin global de las tareas del archivista. No puede establecerse
prioridad para los trabajos de investigacin cientfica o para los
de carcter administrativo. La finalidad de los archivos es servir
los intereses de la investigacin, en el sentido ms amplio del
trmino, y la condicin fundamental para lograrla es que se encuentren perfectamente organizados desde su comienzo. Por ello, la formacin, la gestin y la seleccin de los archivos activos de la administracin merecen importancia y tratamiento similar a los que se
otorgan a los documentos ya entregados.
Compartimos plenamente la anterior opinin, expresada con tan
fuerte motivacin. Tambin la comparten, y es bueno destacarlo,
pases relativamente nuevos que slo disponen de escasos documentos
antiguos (Australia, Israel, Malasia) o Estados donde tradicionalmente
se han tenido los archivos como la prolongacin de la Registratur
de la cancillera (Suecia, Noruega).
Conviene, sin embargo, sealar que esta concepcin de indispensable equilibrio entre archivos histricos y archivos contemporneos
ha hecho progresos enormes en el curso de la dos ltimas dcadas.
Algunos pases como Francia y Gran Bretaa, que en un reciente pasado haban otorgado evidente prioridad a los archivos ya entregados y
al aspecto histrico de sus materiales, tienden actualmente a colocar en el rango primero de sus preocupaciones la colaboracin con los
servicios administrativos, con miras a asegurar la debida seleccin
de los documentos destinados a su conservacin definitiva. En Francia, tanto en los Archivos Nacionales como en numerosos servicios de
archivos departamentales, se trata de constituir archivos intermedios,
de elaborar listas de documentos de las diversas administraciones y de
fijarles plazos de conservacin. En Londres, el "Public Record
Office", transformado en un servicio comn dentro del departamento
del Lord Chancelier, coopera con los servicios especializados de organizacin y mtodos de las diversas divisiones de la administracin
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civil, para efectos de una seleccin definitiva de los materiales.


En los Pases Bajos, la Ley de Archivos de 1962, puesta en vigencia
el 1 de Mayo de 1968, asigna a los archivos la responsabilidad en
la conservacin y la eliminacin de los documentos corrientes de la
administracin paralela a su tarea tradicional en materia de archivos
histricos. La misma tendencia se advierte en Alemania Federal: tanto en los Archivos Federales como en los de algunas Regiones. Se
comprende que estos hechos influyan actualmente sobre ciertas orientaciones del oficio del archivista.
No obstante, si bien es cierto que casi todas las direcciones de
archivo se hallan dispuestas a prestar ayuda a la administracin en
la gestin de sus archivos activos, esencialmente lo hacen con el fin
de establecer la mejor seleccin del material destinado a conservacin definitiva, lo cual, segn se observa en la gran mayora de
las respuestas, es considerado como la absoluta prioridad de la misin de los servicios de archivos. En la medida en que el volumen de
documentos generado por los organismos de la administracin crece de
nodo desmesurado, se acrecienta la importancia que las operaciones
tcnicas se cumplan en los archivos con facilidad y sin retardo. As
lo expresa claramente la respuesta yugoslava. Baviera apunta, con muy
buen juicio, que, si despus de todo, "existe una prioridad absoluta
para los archivos, sta no puede ser otra que la de salvaguardiar toda la substancia cuya conservacin se impone".
Ya hemos aludido en la introduccin al problema de saber de qu
finalidad buscan los archivos con la prctica de la gestin de archivos: Ser para buscar una mejor organizacin del trabajp interno de la administracin ayudndola en la gestin de sus archivos
desde su iniciacin, para asegurar a los documentos archivables una
buena explotacin inmediata, o a plazos despus de su entrega? o
facilitarles la entrega a los depsitos de cuanto se juzgue digno de
una conservacin definitiva? Nosotros pensamos que el verdadero problema reside en saber en cul etapa deben intervenir los servicios
de archivo: si en la fase prenatal de los documentos, o despus del
nacimiento de los archivos activos.
Pues bien: de las respuestas recibidas se desprende claramente
que la perspectiva histrica ha de estar siempre presente en el espritu de los archivistas responsables ante la posteridad de la salvaguardia del material documental bsico para el estudio de la historia de sus pases o sus regiones.
Otra consecuencia es que un buen minero de respuestas (principalemente las de Alemania, Austria, Canad, Francia, Italia, Rumania,
Yugoslavia) insisten sobre los aspectos cientficos y culturales de
la actividad del archivista. Dejando de lado las formas en que se expresan y las diferencias de medios concretos de realizacin que sugieren, es evidente que, en todos los Estados, cualquiera que sea su
rgimen poltico y social, existe unanimidad profunda sobre la manera en que los archivos deben concebir la finalidad de su misin.

ASPECTOS PARTICUIARES DE LA ACTIVIDAD DE LOS


ARCHIVOS EN EL CAMPO HISTRICO
Habiendo definido antes los archivos como establecimientos de carcter cientfico, es evidente que desempean ipso facto una eminente funcin en el campo de la investigacin histrica. Es tan
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cierto esto, que la respuesta italiana, al referirse a las relaciones


entre los archivos y las instituciones de investigacin histrica,
se limita a afirmar que los archivos son, por definicin, centros de
investigacin histrica: que sus trabajos y publicaciones (empezando por sus inventarios) son de naturaleza cientfica, y que su
labor contribuye al progreso de las ciencias a la par con otras instituciones de investigacin.
Poniendo de lado este aspecto filosfico de la esencia fundamentalmente histrica de los archivos, cabe formularnos algunas preguntas: I o en tanto que instituciones de investigacin histrica,
pueden y deben los archivos conducir con autonoma, trabajos historiogrficos, aparte de guas, inventarios o catlogos de documentos? 2 o pueden y deben recolectar, adems de los producidos por la
administracin publica o parapblica, otros tipos de fuentes documentales que por su naturaleza sirvan a la historia del pas o de la
regin?

1. IDS ARCHIVOS CENTROS DE INVESTIGACIN?


En el plano de la estricta doctrina existe casi unanimidad en las
respuestas: La vocacin normal de los archivos no es funcionar como
instituciones de investigacin histrica, ya que en la mayora de
pases existen academias, institutos universitarios, centros nacionales y regionales de investigacin, con la tarea especfica de llevar a cabo trabajos colectivos en el campo histrico, por iniciativa
propia, o por encargo subvencionado de los archivos. En ningn caso
stos pueden substituir a aquellos. Pero s tienen la obligacin
de prestarles todo el concurso que les sea posible para facilitarles
sus trabajos. Colaboracin que puede cumplirse de diversos modos:
a) Materialmente, los archivos pueden alojarlos en sus propios
locales y aportarles cooperacin poniendo a su servicio uno o ms de
sus empleados, por tiempo completo o parcial, segn lo necesiten. En
Suecia, por ejemplo, as se ha logrado la publicacin del corpus
deschartes de la Edad Media, y en Inglaterra, el Publi Record Office
ha prestado servicios semejantes a la Comisin del Latien Medioeval.
En Pars, los Archivos Nacionales, en colaboracin con los laboratorios del Centro Nacional de Investigacin Cientfica, examinaron a
fondo los archivos de notas para investigacin en el campo de la historia literaria y musical, como tambin de los archivos judiciales
para la historia del procedimiento judicial en el medioevo.
b) Cuando los archivos se ocupen de establecer sus propios planes
de trabajo, tambin pueden tener en cuenta las necesidades de los
centros histricos. Esto se hace en todos los pases de Europa
Oriental (Repblica Democrtica Alemana, Hungra, Polonia, Checoslovaquia, Yugoslavia), donde al comienzo de cada perodo de planificacin se establece un inventario de necesidades, en ntimo contacto
con los organismos universitarios y de investigacin cientfica,y en
Inglaterra, el programa de publicaciones del Public Record Office con
la consulta previa a la Comisin de publicaciones del Comit Consultivo del Lord Chancelier.
Nosotros opinamos que dondequiera que funcione un Comit Superior de Archivos con participacin de personalidades universitarias
es necesario reforzar la colaboracin entre ellos, y que los programas de clasificacin, de inventarios y de publicaciones den lugar a
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intercambios de visiones ms profundas de lo que actualmente son, para no dejar la iniciativa total en manos de las direcciones centrales
de los archivos mismos.
c) El caso frecuente ocurre, cuando por peticin de entidades de
investigacin cientfica, o por demanda de investigadores particulares, los archivistas proceden a realizar encuestas sobre la existencia
de ciertos tipos de documentos, o cuando ordenan verdaderos inventarios a travs de la red archivstica. Aunque estas actividades
ocupan muchas veces la mayor parte del tiempo de los archivistas, se
las toma como normales en muchos pases: Italia y Pases Bajos,
principalmente. En este ultimo se estima un 30% el tiempo que se dedica a estos trabajos. Las investigacioanes para lectores constituyen
igualmente un servicio tradicional de los Archivos Nacionales de
Pars, que ocupan buena parte del tiempo de los Archivistas de todas
las secciones.
As mismo puede suceder que los inventarios de fuentes sobre un
tema cualquiera tengan un desarrollo tal que, en cierta manera, obligue a los archivistas a elaborar un catlogo temtico sobre el asunto en cuestin. As ha sucedido en el Canad con encuestas sobre
censos y registros parroquiales. En Francia se encuentran en preparacin guas sobre historia de la Revolucin en la regin provenzal
y sobre fuentes demogrficas de la regin de los Pirineos Medios. En
Polonia se han publicado encuestas del mismo tipo.
d) Tambin puede ocurrir que, por falta de iniciativas de otros
organismos y para llenar lagunas de la investigacin histrica, los
depsitos de archivo tomen por cuenta propia la responsabilidad de
asignar a uno o a varios miembros de su personal, la preparacin de
un determinado tipo de trabajos histricos. As, en los Archivos
Nacionales de Francia se ha constituido un servicio de documentacin
en cuestiones de toponimia, y en Bade-Wurtemberg, un centro de estudios de filigranas de papel. En Grecia y en Sarre los archivos se
ocupan de trabajos de onomstica; tambin en Grecia, los archivos
han completado un diccionario de los combatientes de las guerras de
independencia, y en Finlandia, un catlogo general de propiedades y
de granjas.
e) Pero lo que con mayor frecuencia ocurre es que los archivistas colaboran, a ttulo personal, en los trabajos de institutos de
historia o en comisiones de investigacin o de publicaciones, lo que
ciertamente ocupa parte importante de su labor especfica. Con frecuencia se trata de dar servicios de secretariado a sociedades cientficas o comisiones que, aunque a veces tienen su sede en los mismos
archivos, no por eso dejan de consumir apreciablemente el horario del
trabajo profesional de los archivistas y directores de archivo. Este
es un problema del que luego nos ocuparemos. Pese a todo, hay que
convenir en que tales colaboraciones constituyen una extensin normal de la labor de los archivos; tanto ms normal si se tiene presente que muchos de esos trabajos se emprenden por iniciativa de las mismas direcciones de archivo cuando se tiene en cuenta la utilidad que
tienen para los legtimos intereses de los depsitos.
En este orden de ideas se puede citar la colaboracin que prestan los archivistas belgas al Centro Nacional de Investigaciones Histrico-religiosas para la publicacin del Monastioon Belge; al
Centro Interuniversitario para la Historia de los Precios y Salarios;
al Centro Interuniversitario de Historia Contempornea; al Centro
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Belga de Historia Rural, etc. En Francia, actualmente varios archivistas han sido encargados de la publicacin de ttulos relativos a
los derechos temporales de los monasterios, as como de encuestas en
la coleccin "Documentos Inditos" del Comit de Trabajo Histrico
y Cientfico, en el que colaboro como secretario. Tambin una treintena de archivistas, en unin con personal universitario, se ocupa
actualmente, bajo mi direccin, en la publicacin de cerca de cincuenta volnenes de altlas histricos provisionales que formarn un
verdadesro corpus de la investigacin sobre la historia de las provincias .

2.

Recoleccin de fuentes histricas no archivsticas?

Dos escuelas de carcter bien diferente parecen enfrentarse sobre


el punto de saber si los archivos deben limitar su actividad a materiales propiamente archivsticos, o si tambin estn llamados a recolectar fuentes histricas de naturaleza diferente. Las posiciones
de esta escuela hoy no parecen tan irreductibles como lo fueron hace
algunos aos.
a) Para algunos, la tarea prioritaria de los archivos es asegurar la conservacin y la explotacin de los fondos de archivo producidos por la administracin pblica. Hace algin tiempo, la nocin
de archivos cubra solamente los "archivos pblicos", con exclusin
de los documentos acumulados por particulares. Los Pases Bajos figuran entre los primeros que renunciaron a esta posicin doctrinal
que con tanto vigor haban sostenido Muller, Feith y Fruin en su
clsico Manual. All han llegado hasta el punto que los Archivos
Generales del Reino cuentan hoy con un rgano especial para la prospeccin de archivos privados (Nederlands Register van familiearchieven). Por su parte, la Gran Bretaa y los Estados Unidos han abandonado su rgida actitud anterior. Sin embargo el Public Record
Offcice continua atendiendo, casi exclusivamente, los archivos pblicos, y no cuenta con ningn crdito para compras. La responsabilidad en materia de archivo privado la asume la tradicional Historical Manuscripts Commission, y sobre todo, el National Register of
Archives, el cual aunque tiene su sede en el Public Record Office,
ejerce acciones de direccin sobre las bibliotecas universitarias,
sobre los museos y los archivos de las autoridades locales y sobre los
propietarios de archivos privados, cuando as lo desean estas entidades.
Otros pases igualmente, hacen esfuerzos para la prospeccin de
archivos privados y consideran que a los archivos pblicos incumbe
una particular responsabilidad en este campo. Sin embargo, no se
preocupan suficientemente por obtener crditos financieros regulares
que les permitan intervenir con eficacia en los mercados, y aceptan
buenamente que la adquisicin de documentos se deje a las bibliotecas , tanto como a los archivos.
Con mayor razn, estos pases se muestran reticentes para reclamar, en favor de los archivos, la recoleccin de otras fuentes
histricas que, si bien es cierto que poseen un carcter innegable
de documentos, no son, propiamente hablando, documentos de archivo.
Los asimilan a colecciones que, segn la doctrina archivstica tradicional, pertenecen al dominio reservado de las bibliotecas y museos.
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b) Contra este modo de pensar, algunos sostienen que los archivos tienen la responsabilidad de suministrar la ms completa documentacin posible sobre nuestra poca, recuerdan que lia forma de presentacin de los documentos ha evolucionado considerablemente, al
mismo tiempo que se han transformado los medios de comunicacin con
el pblico y que la civilizacin misma evoluciona. Los documentos
escritos ya no son ms que uno de los aspectos de los innumerables
testimonios que nuestra poca debe dejar de s misma. En consecuencia, sera tarea de los archivos acumular el conjunto de todos esos
testimonios, cualesquiera que sean su naturaleza material o sus autores.
Ninguno ha expresado esta concepcin de mejor modo que los Archivos Federales Alemanes. Ellos se sienten moralmente obligados a
asegurar la conservacin global de la documentacin de la poca:
folletos, volantes, impresos, afiches, recortes de prensa, boletines
de partidos plticos y sindicatos, al igual que colecciones de fotografas, pelculas documentales, documentos sonoros, etc. Consideran adems que la constitucin de archivos orales (testimonio oral
sobre acontecimientos) tambin son del resorte de la actividad de los
archivos. De hecho, hoy ms que nunca, los documentos escritos solo
registran resultados y decisiones: los asuntos mismos (sobre todo en
el campo de la poltica) se tratan en conversaciones, en discusiones,
en charlas telefnicas; todo lo cual puede resultar de un gran inters, sobre todo en perodos turbulentos. Lo mismo puede decirse del
testimonio directo de los actores de los acontecimientos polticos y
militares. En cuanto a las pelculas documentales, los Archivos Federales cuentan con un caudal tan rico que les permite alimentar en
gran parte, a la televisin de la Repblica Federal.
As reaparece la antigua tradicin de la archivstica que, en
un pasaado lejano, haca del archivista un historiador. Esta concepcin que seguramente no dejar de contrariar a aquellos colegas que
piensan que los archivos deben ser, ante todo, centros de conservacin de documentos de la administracin pblica, con directa ingerencia en la gestin dentro de los organismo que los generan, deber
ser objeto de una atenta discusin en el seno de la Conferencia, sobre el plano estricto de la doctrina.
A decir verdad, slo se trata del desarrollo lgico de algo que
hasta entonces se haca en muchos archivos locales: archivos municipales alemanes, y archivos departamentales principalmente, que siempre
se esforzaron por reunir la mayor documentacin posible sobre la historia de la ciudad y de la provincia. Recientemente se han creado en
Francia una serie nueva (Fi) en el esquema de clasificacin de los
archivos departamentales, para colocar all las colecciones iconogrficas. De otra parte, numerosos archivistas departamentales han
organizado en sus dependencias colecciones de resmenes de prensa
sobre toda clase de temas de la vida del departamento, y aunque todava no han tomado mayores iniciatiovas en el campo de los archivos
orales, en ms de una ocasin han realizado encuestas, principalmente sobre la historia de la Segunda Guerra Mundial, sobre la ocupacin, la resistencia y la liberacin, (en nuestra labor personal,
por ejemplo, al tiempo que reunamos folletos, opsculos y afiches,
desde 1944 presentamos encuestas a todos los alcaldes y secretarios de
alcaldas del departamento cuyos archivos dirigamos por entonces).
Adems, los archivos departamentales cuentan, casi siempre, con una
bibliotea que generalmente constituye un centro de particular importancia para la investigacin de la historia de la regin, tanto ms
cuanro que en ella siempre se encuentra coleccionada la prensa nacional y local.
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Hechos similares se pueden citar de numerosos Archivos de Estado


de la Repblica Federal Alemana; principalmente en Baviera donde
la cuarta seccin de los archivos Federales del Estado de Munich unific bajo su competencia, junto con el Kriegsarchiv, la documentacin histrica contempornea. Tareas semejantes se cumplen en
Renania del Nor-Westphalie, y en Bade-Wurtemberg. Adems sus bibliotecas histricas generalmente se hallan bien provistas: algunas cuentan con decenas de millares de volmenes.
Estas concepciones son compartidas, aunque en grados diversos,
por los Estados de Europa Oriental (Hungra, Bolonia, Rumania, Checoslovaquia, Yugoslavia), como tambin por Caad'e Israel. En todos
ellos los archivos centrales, pero sobre todo los regionales y locales, se esfuerzan por recoger fuentes diversas de cualquier naturaleza
que juzguen tiles para la historia de sus regiones. En sus respuestas es claro que, si bien es cierto que no todos esos materiales poseen ya un inters, de todas maneras es importante concentrar el mayor volumen posible de fuentes tiles para la historia.
Esta complementacin de los archivos escritos, mediante la recoleccin de documentos, como tambin por la constitucin de archivos de testimonios (encuestas o declaraciones registradas en cintas)
actualmente es objeto de discusin en otros pases, principalmente
en Suecia. A nuestro modo de ver, no cabe la menor duda que en adelante ser preciso sumar estas actividades a las tareas que incumben
a los archivos y hacerlas parte de la definicin de su misin. De
todos modos, el hecho merece ser ampliamente discutido en esta conferencia, a menos que se juzgue preferible dedicarle una sesin especial en el curso de una Table Rende ulterior.

INCUMBE A IDS ARCHIVOS IA MICROFILMACIN


DE DOCUMENTOS ?
La disconformidad que actualmente existe entre las diversas concepciones de los archivistas sobre su misin se hace an ms patente por sus actitudes frente al tema de la microfilmacin de complemento. Cuando un servicio de archivos considera que su misin no se
limita a la conservacin de los documentos originados en los despachos administrativos de su competencia, sino que adems piensa que
debe suministrar a los historiadores la documentacin ms vasta posible sobre la historia nacional, regional y local, entonces se esfuerza por completar sus fondos, estableciendo un programa de microfilmacin de documentos que se conservan en otros depsitos de archivo o de bibliotecas, tanto del interior como del extranjero.
Las posiciones frente a la cuestin estn bien marcadas. La
respuesta inglesa afirma categricamente que dicha microfilmacin no
responde a la vocacin del Public Record Office. As lo declara, no
obstante el hecho que ese establecimiento posee instalaciones de reproduccin muy importantes y expeditas; solo que las aplica a la microfilmacin de otra clase de documentos. Lo mismo opinan en los
Pases Bajos, en Finlandia, en Grecia, en Suecia y en la Repblica
Democrtica Alemana.
En cambio, Polonia considera que, por razn de las prdidas de
la guerra, se impone una poltica sistemtica de microfilmacin de
complemento. Por igual razn comparten esta opinin los archivos de
algunos Lander de la repblica Federal Alemana. La microfilmacin de documentos ocupa hoy lugar de honor en los planes peridicos de los archivos de Hungra, Rumania y Yugoslavia.
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Israel llega hasta el punto de estimarla como una de las tareas


esenciales de sus archivos, dado que la mayor parte de los documentos
concernientes a la historia de los judos en general, y a la de los
territorios que hoy forman parte del Nuevo Estado de Israel se hallan
conservados en depsitos extranjeros. En Francia, son numerosos los
archivos departamentales que ftan acogido la iniciativa de la microfilmacin de complemento; pero los Archivos Nacionales anteriormente
establecieron un plan de microfilinacin de docurtentos relacionados
con la historia de la nacin conservados en depsitos del extranjero, luego de cumplirlo en Venecia y en el Vaticano, no lo continuaron
en forma sistemtica.
A nuestro modo de ver, el establecimiento de un programa de microfilmacih a largo plazo, constituye uno de los aspectos ms importantes de la poltica de una direccin de archivos; representa un
inters esencial para el progreso de los estudios histricos; permite no solamente complementar los documentos de los depsitos, sino
que tambin hace posible la crtica mediante su confrontacin con
otras fuentes de informacin.

ASPECTOS PARTICUIARES DE LA ACTIVIDAD DE LOS ARCHIVOS


EN EL CAMPO EDUCATIVO Y CULTURAL
Si bien es cierto que la prioridad se otorga a la documentacin
de los servicios gubernamentales y administrativos, y a la informacin de los historiadores y dems investigadores en materia de ciencias humanas, muchas direcciones de archivo estn de acuerdo con la
consideracin que los materiales conservados pueden tambin utilizarse para fines educativos y culturales. Sin embargo, aunque esta
actividad se tiene como importante, no se la estima como fundamental.
Se trata, en efecto, de un complemento de las tareas de base (Alemania Federal, Blgica, Francia, Gran Bretaa, Hungra, Malasia,
Pases Bajos, Rumania, Suecia, Checoslovaquia, Yugoslavia). Ciertos
pases que conceden importancia significativa a esta actividad, se
muestran impedidos para realizarla por insuficiencia actual de personal o de medios locativos (Blgica, Finlandia, Noruega). Otros, apenas tienen proyectos al respecto (Australia, Camern, Costa de Marfil, Dahomey, Israel). Solo los Archivas Federales Alemanes afirman
que se trata de una actividad especfica de la profesin.
En general, no se espera que los archivos gerencien un verdadero
museo de historia nacional. Por razones de distribucin de tareas
entre las diversas administraciones se hace evidente que tal museo
debe estar adscrito a la Administracin de Museos. Sin embargo, en
Pars, el Museo de Historia de Francia, que existe desde hace ms de
un siglo en los salones del antiguo Palacio de los Prncipes de
Soubise, presenta un panorama nacional con ayuda de documentos y objetos histricos de propiedad de los Archivos Nacionales. Su direccin est a cargo de un conservador de archivos que, adems, organiza exposiciones y coordina las actividades del servicio educativo.
Igualmente existe en Londres un museo del Public Record Office, que en
1969 vio desfilar por sus salones aproximadamente 15.000 visitantes,
2.000 de ellos en grupos o en visitas escolares. En Israel los Archivos Centrales Sionistas han organizado, y administran el Museo Herzl.
As tambin, algunos archivos en Europa (Alemania Federal,
Blgica, Francia, Italia) si bien no cuentan con el verdadero museo, disponen de una o varias salas de exposicin permanentes.
- 15 -

Mucho ms frecuente, sino general, es la realizacin de exposiciones temporales, que organizan los archivos para celebrar un acontecimiento memorable del pas o de la regin. Esta prctica es
considerada como normal por los archivos de la Repblica Federal Alemana, Australia, Blgica, Canad, Finlandia, Francia, Gran Bretaa,
Grecia, Hungra, Israel, Italia, Malasia, Pases Bajos, Polonia, Rumania, Suecia, Checoslovaquia y Yugoslavia. Es verdad que el ritmo de
estas exposiciones es ahora un poco menos sostenido que el de hace algunos aos, con excepcin de Suecia. El promedio actual es de una o
dos exposiciones importantess por ao y por archivo, sin contar otras
de menor categora y tamao que se celebran por circunstancias particulares , como la recepcin de visitantes ilustres, reuniones de
congresos, visitas escolares, etc. En Checoslovaquia, en 1969, tuvieron lugar 251 exposiciones en los archivos. En Polonia, cada cinco
as se realiza en todos los depsitos la "Semana de los Archivos".
No insistiremos ms sobre este aspecto de las tareas de los archivos, pues la cuestin ya ha permitido,valiosos cambios de opiniones en los congresos internacionales.
Agreguemos solamente que
los Archivos del Estado de Hamburgo son los nicos en sostener que la
organizacin de exposiciones no es de la incumbencia de los archivos,
sino actividad que corresponde a los museos.

1
No es posible indicar aqu todas las exposiciones de archivos que se han realizado en los diversos pases. Sealaremos solo
las realizadas antes de 1969 o que fueron reseadas en pasadas reuniones internacionales o en la revista Archivum:
Alemania Federal: El guila de Napolen sobre Brme (Brme);
los problemas de Berln, despus de 1848, antes de los tratados, peridicos, afiches y volantes (Berln); ciento cincuenta aos de las
instituciones de Wurtemberg. 1819-1969 (Stuttgart); los tesoros del
siglo XII (Sttutgart); el nacimiento de la Repblica Federal (Archivos Federales de Coblence); la constitucin de Land de Hesse
(20.000 visitantes).
Austria: Cien aos de historia austraca; las mujeres en la
historia; cincuenta aos de la Repblica de Austria.
Australia: Concurso sobre los planos de la capital federal (Canberra) .
Canad: El arte herldico en el Canad; el Canad por los
mapas; el manifiesto de Manitoba; Sir Wilfrid Laurier.
Finlandia: El cincuentenario de la independencia (1967).
Francia: Archivos Nacionales: Napolen; San Luis. En los archivos departamentales: numerosas exposiciones sobre el cincuentenario de
1914-1918, etc.
Hungra: El cincuentenario de la revolucin democrtica burguesa de 1918; cincuentenario de la repblica de los Consejos de
1919; el 25 aniversario de la liberacin; Georges Klapka, general de
la lucha por la independencia en 1848-1849.
Italia: Historia de la laguna veneciana (Venecia); Aspectos del
Concilio de Trento y de la Reforma Catlica (diversos depsitos);
Borromini, Piero de Cortona (Rema).
Polonia: la Silsie de la dinasta Piast; el partido comunista de Polonia en Kielce; 125 aos de luto del pueblo de Polonia la
Grande por su liberacin; numerosas exposiciones para conmemorar el
milenio del estado polons.
Checoslovaquia: numerosas exposiciones sobre la historia de la
agricultura y sobre la historia de las minas,etc.
- 16 -

Con mayor o menor frecuencia, pero en todas partes, los archivos


reciben visitas de grupos universitarios o escolares, para los cuales
se organizan presentaciones de documentos destinadas a ilustrar hechos
de la historia nacional dentro del marco de los programas de enseanza. Normalmente, su preparacin y direccin estn a cargo de un
archivistaj con el consiguiente desmadro de su tiempo de trabajo. A
pesar de esto, hay numerosas respuestas sobre la necesidad de confiar
esta tarea educativa a un miembro del cuerpo de archivistas, ya que
sosn ellos quienes estn familiarizados con los documentos, de lo
cual carece generalmente el cuerpo docente. A veces como en Hungra,
en Francia y en Checoslovaquia, el archivista se convierte as en un
verdadero catedrtico de historia.
Con raras excepciones, solo en Francia (y en ciertos archivos de
condados en Inglaterra), existen verdaderos servicios educativos en
los archivos. En Los Archivos Nacionales, donde fue creado en 1950,
el servicio lo prestan cuatro profesores de enseanza secundaria, con
dedicacin de tiempo completo. El servicio se ocupa de la publicacin de reproducciones y transcripciones de documentos sobre temas
mltiples; organiza un concurso de "jvenes historiadores, sesiones
de cine escolar y anima un cine-club. En 1969, 17.000 estudiantes
visitaron los Archivos Nacionales, acompaados por sus profesores, lo
que equivale a un 50% de ellos. En estos servicios cooperan profesores d tiempo parcial, que en estrecho contacto con el director o sus
colaboradores organizan exposiciones sobre un determinado tema, generalmente relacionado con algin aspecto de la historia regional. En
1969 ms de 40.000 estudiantes desfilaron por los archivos departamentales'.
Finalmente se debe hacer mencin de los servicios que las autoridades demandan a los archivos, bien a modo de consejo/ o de informacin, sobre asuntos de naturaleza cultural relacionados con sus atribuciones. En la mayora de los casos, se tirata de consultas sobre
acontecimientos que se intentaron conmemorar. En ciertos Lander de
Alemania Federal, los archivos reciben consultas sobre todos los problemas de herldica municipal, sobre la oportunidad o conveniencia de
cambios de nombres de las localidades, etc. Lo mismo sucede en Francia, donde los directores de servicios de archivo, y en ocasiones sus
adjuntos, desempean un papel muy importante -en parte reglamentario,
en parte tradicional en todo lo que concierne de cerca o de lejos a la
historia y a la vida cultural de la provincia. No podra suceder de
otro modo, dado el hecho que los archivos departamentales constituyen
el nico servicio cultural cuyo mbito se extiende a todo el departamento, mientras que las bibliotecas y los museos, normalmente slo
prestan servicios locales. As, el archivista se encuentra desempeando el papel de consejero cultural del prefecto y de las autoridades departamentales.
Si bien no es fcil justificar, en el plano de los principios,
esta extensin de la misin de los archivistas, en Francia le conceden un inters particular, a pesar que tales actividades les tomen
a menudo un tiempo considerable, concientes que tales trabajos influyen considerablemente en la irradiacin cultural de los archivos.
La suma de todos estos hechos indica claramente que los archivos
desempean cada vez ms, un papel de hogares de la investigacin
histrica, sobre todo a nivel regional y local. Esta nueva tendencia
se halla corroborada por el hecho que en varios pases como Alemania,
Blgica, Francia, Italia, etc., los archivistas son llamados por universidades y otros institutos de enseanza superior para que dicten
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cursos o conferencias sobre cuestiones de historia regional o general


o de ciencias auxiliares de la historia. Creemos que es muy importante y necesario destacar esta nueva tendencia, sobre todo en el momento
que apareca como evidente la tesis que la misin de los archivos de
los archivos deba orientarse ms y ms, hacia tareas de carcter
administrativo, y cuando algunos vean su porvenir restringido a actividades de la gestin de archivos.
Parece que se hubiera producido un resquebrajamiento, una prdida de equilibrio en el contenido del concepto de la misin de los archivos. El lamentado presidente Graswinckel ya lo haba definido como "Hrcules en la encrucijada", como un gran gigante forzado a avanzar con paso igual, sobre dos rutas divergentes. Queda por saber si
en verdad se trata de una divergencia real. El hecho cierto es que
en el futuro, los archivos no podrn enfrentar su misin cientfica, administrativa y cultural, sino a condicin y en la medida que
obtengan un aumento sensible en su personal, y como es obvio, una especializacin creciente y definida del mismo.

- 18 -

II. EL ARCHIVISTA RENTE A SUS TAREAS


EORMACION PROFESIONAL DE PERSONAL CIENTFICO

Cuando se considera la formacin profesional de los archivistas,


surge de inmediato el hecho impactante que, a pesar de la doble misin que se les asigna ( cientfica y administrativa), y pese al doble aspecto de los documentos que manejan (antiguos unos,que a veces
se remontan a la Edad Media, y otros contemporneos originados en la
actividad de la administracin), casi todos los pases permanecen
fieles a la unicidad de formacin del archivista, entendiendo la
principal auqnue no exclusivamente, como de naturaleza histrica.
Esto nos conduce a acentuar an ms, la realidad profunda de la definicin de archivo que dimos antes: Establecimientos de carcter
cientfico, encargados de funciones administrativas.
An en los grandes depsitos con departamentos y secciones muy
especiali zadas (archivos antiguos, modernos, contemporneos, econmicos , privados, tcnicos, notariales, audiovisuales, etc.), es excepcional encontrar entre los miembros del personal cientfico categoras diferentes. Generalmente se admite que todos los archivistas
reciban la misma formacin de base, y que solo despus de incorporados en una determinada seccin se les llame a especializarse, teniendo en cuenta sus aptitudes y sus intereses. Casi todas las respuestas
estuvieron de acuerdo sobre este punto. Juzgan que tal procedimiento
es indispensable, ya que an en el caso que el archivista haya sido
puesto al frente de los fondos de una poca o de cualquier tipo bien
determinado simultnea u ocasionalmente, se le encarga de otras funciones (por insuficiencia de personal) que exigen otras competencias.
Por otra parte, el curso normal de la carrera del archivista lo lleva, por circunstancias variadas, a cambiar de depsito, de secci,
de funciones. Adems, se admite que quien tenga la responsabilidad
de un depsito debe ser igualmente competente para afrontar problemas especficos sobre documentos de naturaleza y pocas diferentes,
as como para aconsejar a los investigadores en las ms variadaas
perspectivas.
En suma: la polivalencia es regla en los archivos regionales y
locales, y toda especializacin excesiva sera considerada como un
mal.
La primera formacin del archivista se recibe normalmente en la
universidad, un instituto archivstico particular dependiente de una
universidad o en una escuela de archivos autnoma. En este ltimo
caso puede tratarse de una escuela tcnica que recibe alumnos ya
diplomados en la universidad (como es la Archivschule de Marburg ) o
tambin puede tratarse de un instituto de enseanza superior donde
los alumnos reciben formacin histrica y tcnica completa paralelamente con sus estudios universitarios (como es: L'Ecole Nationale
des Chartes de Pars). No volveremos sobre estas cuestiones ya que
han sido objeto de encuestas en el plano internacional.
Despus de esta formacin general de base normalmente se considera necesario que el joven archivista pase un tiempo ( de algunos
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meses a dos anos) sucesivamente en varios depsitos', o en los


diversos servicios de un mismo depsito.
Aunque en casi todas partes, principalmente en los grandes
depsitos, se advierte una creciente tendencia a una especializacin
precoz, que a veces se convierte en definitiva, no son pocos los que
lo lamentan y los que desean una mayor versatilidad lel personal, al
manos en la iniciacin de la carrera. La verdad es que la especializacin del personal cientfico no se mira como normal sino en
pases como Israel y Yugoslavia, donde por razones de su pasado, los
documentos son de naturaleza extremadamente variada en idiomas
diferentes.
En el proceso actual de la formacin del archiviesta se pone
nfasis espacial sobre la enseanza de la historia y de sus ciencias
auxiliares. En tiempo pasado/ y en varios pases, los archivistas
eran reclutados indistintamente entre juristas e historiadores. Hoy
es menos frecuente esta costumbre.
La consecuencia de tal estado de cosas es que ei joven
archivista, historiador por formacin, no recibe prcticamente
preparacin administrativa, la cual debe lograr "sobre la marcha", es
decir por la prctica y la experiencia en las primeras instancias de
su carrera. Adscrito por primera vez a un depsito, el joven archivista, que conoce las instituciones del pasado mucho ms que el presente, aprende a conocer stas mediante el contacto cotidiano con la
administracin y los documentos que en ella se elaboran. Muchos
estiman esta experiencia como irreemplazable. Tambin se atiende a
la iniciacin del debutante por nedio de perodos d prcticas
obligatorias que organizan las direcciones centrales de archivas o las
escuelas de aachivsticas, mediante visitas a los despachos de la
administracin y a los servicios de Registry ou Registratur, o tambin por pasantas por uno o varios departamentos de un gran depsito encargado de archivos contemporneos o transitorios. Algunas veces estas pasantas y cursos son organiaados por organismos apropiados
(Comisin de la Funcin Publica en el Canad, Ministerio de Finanzas en Finlandia, Escuela Nacional de Administracin en Costa de Marfil) .
En nuestro parecer, existe una evidente laguna en este aspecto de
la formacin del archivista, de la cual se resienten ms profundamente los jvenes archivistas de koy, que los de tienpos pasados.
Pensemos que los directores, de archivo deberan preocuparse ms por
este problema, poique incide notablemente en la manera como los archivistas han de hacer frente a las tareas que se les confan.

ESQUEMA PfcFESIONAL BTERMEDIO


Al lado del esquema cientfico propiamente dicho, en varios
pases existe un cuadro profesional intermedio, con formacin menos
avanzada (estudios secundarios o grados inferioras de estudios universitarios ) constituido por individuos que han desempeado funciones en
despachos dnnistrativos, a los cuales se da formacin tcnica, archivstica o histrica, luego de si ingreso al grupo de servicios de
archivo. sta formacin, mediante cursos" y periodos de prctica,
vara segn los pases, pero en la mayora de los casos, los mejores dentro del personal, pueden ingresar a los niveles superiores. La
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cuestin es de importancia actual para muchas direccioanes de archivo


que, por otra parte, la resuelven de nodo contradictorio.
En Hungra, por ejemplo, los funcionarios del nivel medio podan promoverse al nivel cientfico. Hoy no se puede, a menos que
obtengan diploma universitario. En Polonia sucede lo mismo. En Rumania, el nico pas donde esto existe, la situacin es bien diferente: All normalmente los archivistas ejercen sus funciones en alguna
especialidad; y as cono quienes poseen formacin cientfica, se
preparan mediante la prctica para la gestin administrativa, del
mismo modo los que vienen de la administracin adquieren por la experiencia una formacin cientfica; desearamos tener mayores precisiones sobre este sistema y su funcionamiento.
En los Archivos Pblicos del Commonwaalth, en Canad, igualmente existen dos grupos de personal: uno, denominado de investigacin
histrica y adscrito a la seccin histtica; otro, llamado de servicio administrativo, que se ocupa de los archivos corrientes (transitorios). Estos ltimos han recibido hasta ahora, formacin cientfica, pero no parece que esta prctica haya de durar, y presumiblemente en el futuro sern escasos los trnsitos de una categora a
otra.
La situacin en la Gran Bretaa es un tanto diferente. En el
Public Record Office hay dos categoras de personal: una de nivel
profesional (assistant keepers), otra de nivel semi-profesional
(executive officers),ambas con responsabilidades archivsticas y
administrativas a la vez. A los primeros se les escoge del nivel
universitario por un jurado de seleccin, y luego se les d formacin tcnica durante los dos primeros aos de servicio, hacindolos pasar por las diferentes secciones. Se ocupan principalmente de
los fondos antiguos y modernos, de la sala pblica y de la seleccin
de documentos de valor permanente. Entre ellos se escogen los que
luego sern Administradores del Public Record Office (the keeper of
the Records Office) y sus dos adjuntos: el Deputy Keeper of the Records y el Records Administration Officer. En cambio, los "executive officers" son erclutados mediante un examen abierto de carcter
general, o por promocin entre los funcionarios del depsito (clerical grades); su seleccin se est operando, cada vez ms, en el
nivel universitario; y no es raro el caso que algunos de ellos, por su
valor excepcional, sean promovidos al nivel cientfico. A raiz de un
informe de 1968, se ha emprendido el estudio de una reforma general
oon miras a unificar en una carrera los tres niveles: administrativo,
ejecutivo y funcionarios, tanto en el Public Record Office como en
los museos y galeras nacionales.
La situacin francesa es semejante a la inglesa. En efecto: al
lado del nivel cientfico de los archivos existe un personal tcnico repartido en varios niveles. Unos y otros acceden al servicio por
medio de concursos de niveles diferentes. La categora superior
(documentalistas-archivistas) generalmente es de nivel universitario y
se ocupa principalmente de documentos contemporneos, sin que por
ello se le haya provisto de una formacin propiamente archivfstica.
Este personal no puede acceder al grado cientfico, reservado a los
antiguos alumnos de 1' Ecole des Chartes. Innegablemente hay en esto
un problema que deber arreglarse en aos venideros.

rer

En Alemania tambin se distinguen los niveles cientficos (HoheDienst) y los niveles tcnicos (gshcbener Dienst), ambos
- 21 -

reciben formacin apropiada en la Escuela de Archivos de Marburg (o


en Munich para el personal cientfico de Baviera). Los cambios de
categora son excepcionales pero posibles en los Archivos Federales,
previa formacin terica y prctica seguida de un examen.
En los Pases Bajos existe el nivel superior de archivistas que
ingresan a los archivos despus de estudios universitarioos y aprobacin de un examen, y el nivel medio, al que se llega con estudios secundarios y previo examen que prepara la Escuela de Archivos del Estado. Estos ltimos pueden pasar a la categora superior, a condicin que sigan estudios universitarios y aprueben el examen requerido. A propsito, se podran citar numerosos ejemplos de archivistas
que, siguiendo este camino, han llegado a las ms altas posiciones de
la carrera. Bstenos mencionar al actual director general M. Ribberink y el de su predecesor M. Van der Gouw.
Nos hemos alargado voluntariamente sobre este punto del personal
porque pensamos que la evolucin de laa tareas de los archivos repercutir, necesaria y fuertemente, en la formacin de quienes tienen a su cargo el tratamiento de los documentos.
El hecho que los servicios de archivos se preocupen cada vez ms
por los archivos contemporneos (incluidos los de carcter econmico y documentos tcnicos), forzosamente har necesaria, a breve plazo, la correspondiente especializacin del personal. Es claro que
seguir siendo indispensable conservar la formacin general de base,
como tronco comn formado por conocimientos histricos y tcnicos,
luego de la cual vendr la enseanza de la especialidad. Podran
sealarse dos ramas de especializacin: la historia medioeval y moderna, con las ciencias auxiliares tradicionales, de una parte; la
historia de las instrituciones contemporneas, con una iniciacin en
estadstica y en informtica.
No se puede continuar exigiendo a todos los archivistas, al menos
en la Europa Occidental y Central, un conocimiento profundo del latn
y una competencia particular en paleografa, en diplomtica y en
filologa, justamente cuando la mayor parte de la carrera, para la
mayora de los archivistas, transcurrir tratando documentos de los
ltimas cincuenta aos, y an de la ltima dcada, y cuando las
circunstancias actuales les exigen pericia en las tcnicas de la historia contempornea. Tal proceder supondra la existencia de dos
cuerpos de formacin cientfica diferente para los grandes depsitos, con el problema conexo del trnsito eventual del uno al otro, y
sobre todo, el de las perspectivas de carrera, habida cuenta de los
numerosos depsitos ssecundarios que necesitan la presencia de un
archivista polivalente.
Sea como sea, nos parece que la cuestin no puede esquivarse por
ms tiempo y que sera bueno intercambiar puntos de vista y experiencia sobre la cuestin en el curso de la presente conferencia.

EL ARCHIVISTA Y LA INVESTIGACIN HISTRICA


Algunas respuestas han hecho especial nfasis en que toda la
actividad del archivista es fundamentalmente de carcter cientfico,
y en que toda la publicacin de un servicio de archivos (gua, inventario, catlogo, edicin de textos) es una contribucin a la
historia, como lo es tambin un trabajo de sntesis o una monogra- 22 -

fa. Estiman, pues, que en la actividad del archivista no cabe oponer lo que, por una parte, sera calificado cono investigaci.
histrica. Tal es el sentido de laas respuestas de Itali? y Suecia.
En cambio, otras respuestas observan que sera ms justo distinguir dos elementos en la actividad del archivista: uno que comprende las operaciones propiamente archivsticas; y otro constituido por
las investigaciones que se realizan para el publico, para la administracin o para las exposiciones, etc. Por nuestra parte confesamos
no poder compartir este ltimo punto de vista.
Considerar que el conjunto del trabajo archivstico es, por naturaleza, "investigacin histrica" es en parte hacer un juego de
palabras, porque todos sabemos que hay que distinguir entre la tarea
que profesionalroente cumple el archivista (preparacin de las entregas, seleccin de los documentos que han de ser conservados, clasificacin, inventarios, etc.) y los trabajos propiamente histricos que
se emprenden, con base en los fondos de archivo, sobre la historia
poltica, institucional, econmica, social, religiosa y an sobre
las ciencias auxiliares. Sin pretender establecer aqu una primaca
jerrquica entre una actividad estimada como noble, y otra que se
juzga subalterna, creemos que es importante saber si el archivistia
tiene o no, el derecho o la posibilidad de consagrar una parte de su
horario normal de trabajo a tales investigaciones, que algunos califican como "personales", o si' est acomodado de manera que se le permita disponer de suficientes descansos (partes del da, d$iasa en la
semana, etc.) para dedicarlos a investigacioanes que exigen trabajo,
principalmente en las bibliotecas.
Por nuestra parte creemos que el archivista tiene, no solamente
el derecho, sino tambin el deber, de hacer tareas de historiador.
Pensamos que no puede cumplir sus tareas profesionales de modo satisfactorio, sino utiliza los documentos como historiados, pues solamente as puede mantenerse al tanto de la problemtica histrica, seguir la evolucin y los progresos de la historia, comprender en fin,
las necesidades y los problemas de los usuarios. En los archivos
regionales y locales el archivista se familiariza asa con los diversos aspectos de la historia de la regin; aparte que no estara en
capacidad de acosejar a estudiantes e investigadores si l mismo no
sumara a su experiencia como archivista, los conocimientos de historiador. Aun ms: Ser acaso excesivo insinuar que gozar de mayor peso y prestigio ante los servicios pblicos y frente a los universitarios, si despus de sus aos de formacin prosigue con el
cultivo de la historia? Es evidente que merecer mayor estimacin
si a la par que el archivista es autor de publicaciones que dan
autoridad, cuenta con el movimiento histrico nacional o regional, si
se hace descubridor de documentos y animador de sociedades cientficas o de centros de investigacin. Contrariando posiblemente el
parecer de algunos, creemos que nunca ser demasiado insistir sobre
este aspecto que nos parece tan fundamental como las dems funciones
oficiales que debe asumir el archivista.
Las direcciones centrales de archivo de muchos pases reconocen
la importancia de la cuestin y estimulan a los archivistas a que
emprendan estos trabajos (Alemania, Austria, Blgica, Gran Bretaa,
etc.). Al tiempo que lamentan que el recargo de otras tareas, sumado
a la insuficiencia personal, hagan parca y lenta la actividad investigativa de los archivistas, la situacin se hace particularmente difcil para los directores de pequeos archivos departamentales y
- 23 -

provinciales, que con frecuencia son los nicos archivistas profesionales en sus depsitos, y por ende son absorbidos por infinidades de
tareas diferentes. Aunque algo semejante sucede tambin con los directores de grandes depsitos regionales, y con mayor razn en los
regionales, que a menudo se ven constreidos a dedicar a la gestin
administrativa gran parte de su tiempo, cuando no la totalidad de l.
De hecho, los nico que pueden consagrar una parte apreciable de
tiempo a la investigacin son los archivistas de los depsitos centrales o nacionales, o an provinciales, cuando no tienen responsabilidad de direccin.
Esta situacin repercute psicolgicamente de manera negativa y
ruda en el personal cientfico de los archivos. Debe tenerse presente que, con frecuencia, este personal no ha acojido la carrera (generalmente mal remunerada en comparacin con otras) con el mero y
mediocre propsito de poner orden en los legajos de las modernas administraciones, ni para agenciar materialmente un depsito, sino con
el anhelo de satisfacer su elevada vocacin de historiador. El simple manejo archivstico de documentos no es suficiente para satisfacer por entero la pasin de investigacin que arde en muchos jvenes archivistas. Como consecuencia, no son pocos los que caen en una
resignacin progresiva que apaga su sed de investiogacin, o los que
a todo precio, buscan su traslado al ejercicio de funciones universitarias donde puedan, con mayores facilidades, dedicar parte de su
tiempoa investigaciones histricas, y con ello, lograr su autorrealizacin. Ms adelante examinaremos este problema.
Socialmente, la situacin actual puede aparecer como anormal. En
efecto: los archivistas han sido formados como historiadores completos; es decir, han recibido la misma formacin que los historiadores
de las universidades y dems centros de investigacin, a los cual se
aaden varios aos de preparacin especfica de la profesin sumados a concursos nada fciles. Pues bien: el peso de sus diversas
reas les impide explotar apropiadamente el capital de conocimientos
que as han acumulado. Es evidente que esto representa una prdida
granmde para el progreso de laas ciencias histricas, problemas que
es indispensable analizar.
Por estas consideraciones las direcciones de archivo se esfuerzan
y hacen todo lo posible para que su personal cientfico pueda empearse en investigaciones compatibles con el desempeo de sus tareas.
Ciertamente el tiempo concedido cambia de un pas a otro, de un depsito a otro, y an dentro de un mismo depsito, segn las funciones que se ejercen. Esto impide establecer el tiempo promedio que
los archivistas dedican a sus investigaciones.
Con intencin meramente indicativa ofrcenos la tabla siguiente
de lo que con respecto a la distribucin del tiempo se hace en algunos pases distinguiendo:
1. Tareas propiamente archivsticas: Seleccin, clasificacin, inventarios, etc.
2. Tarea? para-archivsticas: Relaciones con el pblico, comisiones, direccin de revistas, asistencia al director del servicio
en la gesti.u del depsito, etc.
3.

frabajos de investigacin cientfica.


- 24 -

Alemania (Repblica Federal)


Austria
Blgica
Camern
Canad (Archivos Pblicos)
Costa de Marfil
Hungra
Pases Bajos
Polonia
Suiza (Archivos de los
Cantones)
Checoslovaquia: Bohemia
Eslovaquia

1
60-65%
75%

2
15%
15%
65%

50%
75%
40%
33%
50%
40%
60-80%

25%
20%
40%
33%
15%
45%
20%
60--80%

65%

10%

3
1
20-35%
10%
35%
25%
5%
20%
33%
35%
15%
0-20%

20-40%
25%

En Francia, el horario de los archivistas en los Archivos Nacionales y en algunos otros depsitos es de 30 horas semanales, lo cual
les permite dedicar a trabajos personales el 28% de la semana oficial
de 42 horas. Bien diferentes es la situacin en provincias, donde
los directores de servicio difcilmente pueden destinar algo de su
tiempo a trabajos de investigacin (0-20%), en tanto que sus adjuntos pueden hacerlo con menor dificultad.
En Italia, el horario de los archivistas les permite realizar
trabajos de investigacin, si as lo desean. En Finlandia se les
concede una diaria diaria para sus trabajos personales, lo que equivale aproximadamente al 13%. En Bade-Wurtemberg, una tarde por semana (10%). En Eslovaquia se les permite emplear 15% de su tiempo para
investigar y 10% para estudio de literatura tcnica e histrica.
En algunos pases, los trabajos de investigacin cientfica de
los archivistas se incorporan dentro del plan de trabajo de los depsitos, lo cual los habilita para dedicar parte de su tiempo, y algunas
veces la totalidad, a trabajos de reconocido inters. As ocurre,
principalmente en Yugoslavia y en Polonia. En este ltimo pas, si
el tema de estudio guarda estrecha relacin con la archivstica y
representa un evidenfls inters para los archivos, puede entonces
integrarse dentro del plan de trabajo del establecimiento; y cuando se
juzga que el tema es de mximo inters, entonces se conceden permisos, hasta de dos mases en el ao, para su estudio. Adems, para
determinados trabajos, particularmente para preparacin de tesis de
doctorado, el archivista puede obtener una licencia remunerada de 28
das al ao, en virtud de un decreto del 25 de julio de 1967.
Cualesquiera que sea la posicin oficial de las direcciones de
archivo con respecto al tratamiento cientfico de su personal, en todas partes se admite que los archivistas puedan participar en congresos o coloquios cientficos, con previa autorizacin de la autoridad
superior. Para estos casos no es raro que las direcciones les otorguen su representacin oficial y les concedan gastos de viaje y de
permanencia, dentro y fuera del pas.

20% en Schleswig-Holstein; 30% en Renania del Norte-Westfalia; 30-35% en Basse-Saxe, Renania-Palatinat, Hamburgo. En Baviera
solamente con autorizacin. En los Archivos Federales, la necesidad
de crear un depsito nuevo y la asignacin de tareas es difcil,
especialmente la investigacin cientfica de los archivistas.
- 25 -

Errpero, sigue siendo excepcional que se concedan licencias remuneradas o comisiosnes para realizar trabajos personales. Esto ocurre
solamente cuando las investigaciones se consideran de inters esencial para los depsitos. En cambio, en todas partes se conceden licencias sin remuneracin, de uno a varios meses, cuando los archivistas obtienen apoyo financiero de fundaciones o centros de investigacin cientfica.
De todo esto queda en claro lo importante y esencial que los trabajos de investigacin cientfica de los archivistas sean considerados como una actividad normal que surge simultneamente de sus funciones como archivistas, y de su formacin como historiadores. Por
la misma razn se considera justo que tales trabajos les sean tenidos
en cuenta para su avance en la carrera; cosa que se cumple hoy, de hecho o por derecho, en casi todos los pases.

IDS ARCHIVISTAS Y LA ENSEANZA SUPERIOR

En todos los pases donde se tiene en cuenta el que los archivistas, fieles a su vocacin y a su misin, emprendan trabajos cientficos de elevada calidad y se hagan a un nombre en el campo de su
especialidad, se considera normal que dicten cursos o conferencias en
universidades y dems centros de enseanza superior. Pues es evidente que de este modo los archivistas calificados estn en capacidad
de incorporarse en mejor forma al movimiento histrico general, a la
vez que llevan a los estudiantes el beneficio de su competencia y de
su conocimiento directo de las fuentes archivsticas.
De los pases que respondieron el cuestionario, son muy pocos
los que sealan el total de archivistas con cargos de enseanza, y
tambin muy pocos los que consideran la cuestin que nos ocupa como
irreconciliable con los reglamentos vigentes. Tal es el caso en Australia, Camern, Dahomey, Malasia y en la Repblica Democrtica
Alemana.
Lo contrario sucede en la Repblica Federal de Alemania, donde
el 10% del cuerpo de archivistas ejerce la docencia, 10 lo hacen en
Austria; 5 sobre 66 en Blgica; una treintena en Francia; 31 en Italia (liberi docenti, professori incaricati, professori onorari),; 2
archivistas de Estado y 3 municipales en los Pases Bajos; 4 en Rumania; 3 en Suecia; de 10 a 15 en Bohemia; un nmero no determinado en
Yugoslavia. Todos elloss ensean las ms diversas materias en universidades o en institutos de enseanza superior: Historia general
de la Edad Media, de la poca moderna o contempornea, Historia Regional, Historia de la Instituciones, Historia econmica, Metodologa histrica, Latn medieval, paleografa, diplomtica,etc. Los
casos son menos frecuentes en otras partes: 2 en Finlandia, 1 en el
Public Record Office de Londres, de 1 a 3 segn los aos en Hungra, 1 en Noruega, etc.
Conviene aadir a lo anterior - aunque el hecho puede tomarse
como normal - que no son pocos los archivistas encargados de cursos o
conferencias de archivstica en universidades que funcionan en el
marco de una universidad; o en institutos de archivstica, o en escuelas de archivos como ocurre en Alemania Federal en las Escuelas de
archivos de Marburg y de Munich; en Gran Bretaa, 3 miembros del Public Record Office son conferencistas en la School of Librarianship
and Archives de L r university College de Londres); en Israel, 7 ar- 26 -

chivistas ensean en la Hebrew University; en Italia, otros lo hacen en las escuelas regionales de archivstica, de paleografa y de
diplomtica; en Polonia 5.
Es cierto que la mayaora de las legislaciones y reglamentos
universitarios no permiten que el profesor titular acumule otras funciones al ejercicio de su ctedra. Por esto, los archivistas slo
pueden ejercer la docencia en institutos de enseanza superior a titulo de encargados de cursos o de conferenciantes, de Privatdozent
etc. No obstante vale anotar aqu que, en los Pases Bajo^ el archivista de Estado, Dr. Meilink, es a la vez, profesor titular de la
ctedra de historia de Indonesia en la Universidad de Leyde.
Se explica as la fuerte tentacin que experimentan aquellos
archivistas que ya tienen a su cargo un curso en la universidad, de
buscar una transferencia definictiva a ella, renunciando a la carrera
de archivos. Consideraciones explicbales y justificables, tales como
las de un salario superior, de un mayor prestigio, de posibilidad de
formar discpulos, y sobre todo, de ms amplias facilidades para
adelantar y publicar trabajos de investigacin, estn provocando
algo as como una hemorragia, ms o menos grave, en el cuerpo de archivistas cuyos mejores elementos tienden, por las consideraciones dichas, a situar su campo de accin en la enseanza superior. El hecho ha sido sealado en Alemania, Israel, Blgica e Italia.
Cabe anotar que en los dos ltimos pases algunos de los ms
notables historiadores universitarios se iniciaron en la carrera de
los archivos. En Francia, en un lapso de veinte aos, 20 archivistas
han abandonado la administracin de los archivos para dedicarse a la
enseanza superior: 8 en facultades de letras, 2 en facultades de derecho, 5 en la Escuela de Altos Estudios, y 5 en l'Ecole des Chartes.
5 de veinte hoy son decanos o presidentes de sus instituciones.
Ciertamente, esta fuga da lugar a numerosas crticas. Pero, en
rigor, no hay por qu asombrarse de ella, ni por qu inquietarse. El
hecho es apenas relevante de los estrechos lazos que ligan a los archivos con la enseanza superior y con la investigacin histrica.
Para algunos, la desercin de archivistas no significa otra cosa que
el cumplimiento lgico de la misin que haban comenzado a cumplir
en la carrera archivstica, irrevocablemente llamada, por definicin
misma, al servicio de la historia.

LAS TAREAS DE UN DIRECTOR DE SERVICIOS DE ARCHIVO


Hasta aqu, hemos considerado los archivos como una institucin. Pero hay que tener presente que no se puede confundir el
depsito con los servicios de archivo. En cuanto toca a la administracin del depsito, los poderes del director han de considerarse
como irrestrictos, al igual que los de un curador de museo, de un director de biblioteca o de un decano de facultad universitaria. Por
razn misma de las funciones de su cargo, pertenece y se integra a la
estructura de la administracin.
En la mayora de los estados, con excepcin de los de tipo federal, existe un director general de archivos, de quien depende toda
la red de archivos centrales y regionales, y a quien adems le corresponde el control y la inspeccin de los archivos de la administracin, y a veces la de los archivos de las comunas. An en los
- 27 -

casos en que el director no tiene autoridad sobre la red de archivos


locales, como en Inglaterra por ejemplo, no por ello se despoja de la
responsabilidad de la conservacin de los archivos que se originan en
el conjunto de los servicios gubernamentales. Para este fin en Londres , uno de los colaboradores del Keeper tiene a su cargo asegurar
la colaboracin apropiasa con las autoridades locales responsables de
guardar debidamente los archivos pblicos.
As mismo, los directores de servicios de archivos regionales o
departamentales ejercen control sobre los archivos de las diversas
administraciones pblicas dentro del campo de su competencia, y en
genral, tienen derecho a inspeccionar los archivos comunales. Tal es
el caso en Austria, Blgica, Camern, Costa de Marfil, Dahomey, Finlandia, Francia, Grecia, Hungra, Noruega, Pases Bajos, Polonia,
Suecia, Cantones Suizos y Checoslovaquia. Son contados los pases en
que este derecho de inspeccin no se halla confiado a los directores
de servicios de archivo (Alemnia,Canad, Gran Bretaa, Yugoslavia).
En Italia existe separacin entre dos servicios de archivo paralelos; de una parte, los 94 directores de los Archivos del Estado, que
tienen la direccin de sus depsitos, y adems el control de los
servicios de otros de carcter esstatal; y por otra parte, los 18 superintendentes regionales que tienen a su cargo la vigilanza sobre
los archivos de las dems administraciones y sobre los particulares.
En Blgica y en los Pases Bajos existe igualmente una inspeccin,
central o provincial, de los archivos comunales.
Todos los directores tienen grandes responsabilidades en la gestin de sus servicios: preparan su presupuesto, ordenan oagos, aseguran la conveniente gestin financiera, mediante el control de los departamentos que dependen de ellos y de los centros de servicios financieros. No obstante, hay que anotar que en algunos pases, los directores del archivos del Estado slo disponen de un presupuesto limitado, y que lo esencial en el aspecto financiero est reservado a la
direccin central de archivos. Este es el caso en Italia y Blgica.
Tambin los directores tienen competencia para nombramientos y
ascensos del personal a su servicio, o al menos para proponerlos a la
administracin superior (excepto en la Gran Bretaa, donde los nombramientos corresponden a la Comisin de la Funcin Pblica, y en
Dahomey).
Como es obvio, en la mayora de los pases, los directores no
limitan su actividad a la gestin administrativa de sus depsitos, a
las inspecciones y a los servicios anexos que frecuentemente les son
asignados (biblioteca administrativa, centros de docunentacin, etc.)
Participan tambin a ttulo personal en razn de sus funciones,
en trabajos de comisiones muy diversas que expanden muy lejos la irradiacin cultural de los archivos y la de sus representantes. Esto
acontece sobre todo, con los directores generales de archivo, pero
tambin en no raras ocasiones, con directores regionales.
Lo anterior ocurre de modo muy notable, en Francia, donde el fenmeno sobrepasa en gran medida la actividad que en otros pases se
considera normal. All los directores departamentales participan en
comisiones de urbanismo, de proteccin de lugares y monumentos, de
turismo, sin que sea raro el caso en que tengan a su cargo la presidencia de dichas comisiones.
- 28 -

A veces coordinan los trabajos del Inventario General de Monumentos y tesoros de arte y aquellos servicios dependientes del Ministerio
de Asuntos Culturales; tienen asiento en comisiones de gestin de bibliotecas y museos; extienden su inters a excavaciones arqueolgicas, a la conservacin de antigedades y objetos de arte de su departamento, aparte de otras muchas actividades.
La consecuencia es que tan variados quehaceres culturales absorben a los directores la mayor parte de su tiempo. Aunque sus horarios
son menos pesados que los de su personal, a la postre resulta que no
disponen del tiempo necesario para atender debidamente las actividades
propiamente archivsticas, hasta el punto que, en ocasiones tienen
que renunciar a ellas. Segn los pases, la gestin del deposito
y las obligaciones de carcter administrativo ocupan del 40 al 90%
del tiempo de trabajo, y las diversas tareas culturales hasta el 20%.
En los depsitos de archivo de importancia secundaria, en los
que el director no cuenta con la colaboracin de archivistas, las tareas profesionales sufren desmedro notable, pues apenas alcanzan a dedicarles parte de su tiempo (Francia, por ejemplo). En depsitos de
mayor importancia,, una parte de este tiempo se dedica principalmente
a dirigir el trabajo de los colaboradores y a aconsejarlos en sus
propias actividades. Otra consecuencia es que los trabajos cientficos de los directores sufren el consiguiente retardo. Y si bien es
cierto que en algunos paoses (Alemania, Austria, Blgica) todava
pueden dedicarles alrededor de un 20% de su tiempo, en otros se encuentran forzados a renunciar a ellos.
Este es uno de los problemas ms graves que confrontan los archivos de los diversos pases: la insuficiencia manifiesta de personal, que se halla bien lejos de haber seguido el paso con que avanza
el minero de tareas que pesa sobre ellos, es probablemente el mayor
problema del momento, porque de l depende la manera como los archivos podrn afrontar en los prximos aos las obligaciones que
emanan de su misin multiforme.
As hemos pasado somera revista a las tareas que se derivan de
la misin de archivos. Muchas otras se hubieran podido anotar, pero
voluntariamente las henos dejado de lado, tales como la colaboracin
con academias y la publicacin de revistas histricas. Lo dicho
basta para hacer patente el desarrollo de la misin de los archivos
que se ha operado en la mayora de los pases y a la vez para mostrar el peso creciente de las tareas del archivista, debido en buena
parte a sus nuevas obligaciones frente a la gestin de los documentos contemporneos. A lo largo de nuestro examen, y cuando lo juzgamos oportuno, nos hemos permitido subrayar algunas consecuencias que
nos parecieron graves; hemos asumido posiciones y estaablecido conclusiones. Todo ello a ttulo meramente personal, por lo que presentamos excusas. Obramos as porque consideramos que haca parte de
nuestro deber de ponentes.
Para finalizar diremos que vale insistir en el acusado paralelismo con que se manifiesta el desarrollo de los archivos en todos los
pases del mundo. Tambin vale sealar que la profesin del archivista est lejos de semejarse hoy a lo que fue antao. Sir Hilary
Jenkinson tuvo sobrada razn cuando, hace veinte aos, en su conferencia inagural de la enseanza de la archivstica en Londres, la
llam "una nueva profesin", suscitando entonces escpticas sonrisas. Hoy exactamente es eso: una nueva profesin, basada en elementos tradicionales, pero llamada a evolucionar, ms y ms, en los
aos venideros. Lo indispensable es que el archivista, cualesquiera
que sea el campo y la forma en que ejerza su profesin, jams olvide que es un historiador al servicio de la historia.
- 29 -

IDS SERVICIOS DE ARCHIVO CENTRALES Y LOCALES Y LA SOCIEDAD

MICHAEL COOK

El xito de un programa de archivos depende


de la
aplicacin
balanceada de sus dos funciones: la administrativa a la cual est
dirigida, y que es usada y juzgada por los administradores
en
ejercicio de su autoridad, y la invest igat iva, a la cual est
dirigida y que es usada y juzgada por el cuerpo acadmico.
Estas
dos funciones son interdependientes,
y la segunda, aunque tiene
primaca por cuanto el objetivo principal de un servicio de archivos
debe ser definido
en trminos de su valor para la investigacin y
la consulta,tambin depende de la primera para la provisin del
material.
Un
servicio
de
archivos
es
una
estructura
de
investigacin construida dentro de un marco administrativo.
Para
que ambas funciones se
ejecuten
adecuadamente,
la oficina de
archivo debe formar parte de una organizacin que reconozca a las
dos, lo cual le permite operar como debe, en ambas esferas, como un
servicio administrativo comn y como un instituto de investigacin.
Sin embargo, la sociedad como un todo debe considerar la oficina
de archivos como una de sus instituciones culturales y no se le debe
censurar si le coloca rtulos tales como "cultural", "amenidades" o
an "descanso".
Las oficinas de archivos, como los museos o las bibliotecas tienen un objetivo ms serio que las instituciones
que son
puramente
recreativas,
pero
aquellas comparten
con stas
la
caracterstica de estar hechas por la
sociedad como lugares donde
las personas pueden ir,si lo desean
y son libres para seguir sus
intereses personales. La investigacin es vital para
la
sociedadvital
para
su planeacih y gobierno en condiciones modernas, pero
tambin vital como una actividad de "descanso", un
complejo
de
intereses
personales. Tampoco debe definirse pobremente la palabra
"investigacin".
La diseminacin en un sentido histrico,
del
inters en los ancestros y la experiencia pasada, es esencial para la
salud de las sociedades modernas, dominadas como lo son por las construcciones
y
los aparatos de los ltimos aos del siglo XX. Las
oficinas de archivo tienen un lugar inevitable en esto y no deben
menospreciar su unin esencial con las dems instituciones dedicadas
a la informacin, la consulta y el aprendizaje.
La naturaleza esencial de una oficina de archivos como institucin cultural se ve ms claramente en un pas en desarrollo, donde
la enorme complejidad y variedad de las instituciones especializadas
evidentes en muchos pases desarrollados no ocultan su visin. Un
pas que haya tenido que establecer por s mismo las principales
estructuras
culturales
(y
administrativas)
en
las
ltimas
dcadas,demostrar
qu
estas
estructuras son muy
simples
en
esencia.
En
un
pas en desarrollo,
los Archivos Nacionales
formarn parte de un grupo de cuatro servicios paralelos o asociados
donde los otros son la Biblioteca
Nacional, el Museo Nacional y el
Centro Nacional de Documentacin.
Cada uno de estos
tiene un
fuerte
carcter individual y un programa individual de servicio y
expansin. Al igual que
los archivos,
la Biblioteca
Nacional
tendr dos
facetas
en contraste, la de investigacin/consulta y
la de atencin al pblico.
Probablemente
tendr
un plan para
servicios a
provincias o ramas y se
relacionar
con muchas
otras organizaciones:
departamentos gubernamentales
para
la
provisin
de
bibliotecas
tcnicas;
universidades; el sistema
educativo,
para
la
provisin
de
bibliotecas
escolares;
I

Archivista Universitario.

Universidad de Liverpool.

- 30 -

administracin de la ciudad, etc.


Igualmente,
el Museo Nacional
establecer
relaciones y programas como servicios especiales, ramas
de provincia, el sistema educativo, universidades, investigaciones
en
progreso.
El Centro de Documentacin se relaciona con el gobierno, universidades,educacin,investigacin
e industria.
Dentro de
stos, los Archivos Nacionales administran y concentran los archivos
del
gobierno, desarrollando su uso en universidades,en
el sistema
educativo,en los institutos
de
investigacin y entre el publico.
Tambin
considerar probablemente un programa
para
extensiones
provinciales y para promover la investigacin.
En algunos pases es posible encontrar al menos tres de estos
cuatro - el Museo, la Biblioteca y los Archivos- ocupando edificios en
el mismo recinto. El valor de tal concentracin es obvia desde el
punto de vista de la sociedad. El usuario de estos servicios, ya sea
un investigador profesional, un aficionado entusiasta, o un profesor
en busca de ayudas de clase, probar su eficiencia por medio de
ina serie de criterios: la informacin que le presenten y las
facilidades que
le ofrezcan.
Al hacer sus juicios, el usuario
considerar,
por un lado,
el contenido y los archivos de la
institucin,
y la manera como se hacen accesibles por medio de
ayudas de bsqueda y de informacin
explicativa;
y por el otro
lado, la comodidad y
conveniencia de
su
diseo
fsico, las
horas de atencin, la actitud del
personal,
la
eficiencia de
las relaciones entre varias instituciones de
investigacin.
En
todos estos temas, cada servicio es capaz de reducir su
valor para
la sociedad si su desempeo es pobre. En los archivos, cada punto es
de crucial importancia.
El archivo debe contener todos los
archivos
principales
de
la nacin.
Debe custodiar cada documento o serie de archivos no
actualizados, y esto es importante - no importa que tan secreto,
que
tan delicado, o que tan "importante" sea.
Para esto son los servicios de archivo, para retener y manejar los documentos importantes.
Este
principio es vlido tanto para las oficinas de archivo locales
o privados como para las nacionales.
La documentacin de un archivo nacional debe ser entonces lo
ms
completa
posible.
Pero mientras que una biblioteca puede
completar sus colecciones por medio de su poltica de compra, y
un
centro
de
documentacin
depende esencialmente de la calidad
de las adquisiciones
dentro de su rea temtica, la oficina de
archivos no puede completar la documentacin en este mismo sentido.
Puede y debe aceptar como un objetivo, la adquisicin de documentos
importantes que aparezcan en cada aspecto de la actividad de su gobierno, y puede tambin si lo desea, extender la clase de informacin que tiene obteniendo archivos complementarios de otra parte.
Pero como lltimo recurso, ya sea que tenga o no la evidencia documentara sobre un tema dado,depende de si el tema ha sido tratado por una
2
Estas
observaciones
se basan en un estudio comparativo"de
Africa Oriental y Asia Suroriental.
Ningn
pas
muestra
una
relacin clsica entre las cuatro instituciones, pero puede observarse el carcter total de cada servicio. Todas estn
dentro de la
esfera
del Departamento de Documentacin,
Bibliotecas y Archivos
de la UNESCO. Claro est que hay otros servicios paralelos que se
han
desarrollado independientemente, tales como archivos de pelculas y bibliotecas, centros audiovisuales, servicios arqueolgicos
nacionales, etc.
3
S Carbone y R Gueze. Draft model law on archives, description
and text. UNESCO, Paris, 1972, pp 128-9.
- 31 -

autoridad o por su fuente. La misma limitacin se aplica, 'mutatis


mutandis', a las colecciones de un museo. El usuario de estos servicios, al profundizar en alguna de estas reas de conocimiento,
probablemente
se
encontrar
con
estas
limitaciones
de las
colecciones. Para superarlas, ir a otras fuentes: del
archivo
ir
a
la biblioteca, o al museo, o viceversa. Gomo material de
referencia o de investigacin, las
colecciones
de
todas
las
instituciones
culturales son interdependientes.
Donde se emprenda
una enseanza o se fomenten estudios por medio de divulgacin o
promocin,an existirn estas limitaciones, y la misma interdepencia es de vital importancia. El significado de sto para la sociedad
es claro.
Esta tiene el derecho de esperar una cooperacin completa
entre todos sus servicios de referencia, y esta cooperacin
debe
originarse
en
sus
finanzas y control, y
en las actitudes y
entrenamiento de su personal. Cada
institucin
debe mantener su
carcter
individual
y
hacer
su trabajo especializado. Para esto
debe tener el gobierno, poderes y recursos apropiados.
Pero todas
las instituciones de referencia deben tambin, en un sentido real,
formar un recurso comn de la sociedad. Deben trabajar visiblemente
unidas, usar juntas su material, y considerarse a si mismas una sola.
La planeacin de los servicios al pblico y
de
las reas
de
acceso -,
salas de investigacin en el caso de los archivos- debe
hacerse a la luz de qu facilidades se ofrecen en otras partes.
Igualmente la planeacin
de las ayudas de bsqueda y los instrumentos de investigacin -el manejo de la informacin que se encauce
al uso de materiales- debe tambin tenerse en cuenta,si es posible,
al igual que los puntos de acceso a tal duplicacin de informacin.
Las horas de atencin son de gran inters para el usuario.
El
horario de atencin depende del tamao del personal;
pero este
personal
puede
estar disponible en un servicio comn, cuando no
lo es para uno independiente. Muchos otros servicios
tcnicos
en
favor
de
las
necesidades
de los usuarios estn sometidos a la
misma limitacin, y posiblemente
puedan
prestarse
en
comn,
cuando
no
es
posible
que
se presenten aislados; servicios
fotogrficos,servieios de conservacin, servicios
de impresin y
publicacin,
servicios
de
despliegue
y
de
educacin; y la
promocin de investigaciones por medio de unidades
internas de
investigacin.
Ya sea que las instituciones culturales nacionales se planeen
como
unidades distintas o que se planeen como servicios asociados,
dependen igualmente de qu tan adecuados son los recursos que la
nacin les asigne. Tambin dependen de la efectividad con que puedan
expresar sus necesidades y obtener el reconocimiento de sus polticas
a un alto nivel. Por estas razones, el gobierno y control de las
instituciones culturales nacionales es de inters para la sociedad y
deben
ser responsabilidad de cuerpos o personas apropiadas en el
gobierno: esencialmente un ministro y su despacho.
Sera
difcil
discutir
sobre la proposicin que las principales instituciones
culturales nacionales pudieran constituir un portafolio
suficiente
para al menos un despacho o agencia ministerial. Al determinar lo que
esta agencia debiera ser, se deben tomar algunas decisiones adicionales sobre los objetivos generales de los archivos y otros servicios
culturales. Una posible escogencia, por ejemplo, sera
entre la
informacin y las ciencias histricas.
Si los archivos son considerados ante todo, como un componente de los servicios de informacin de la nacin, entonces las estructuras ministeriales tenderan
a ser de inters para los servicios comunes, el manejo de la informacin
y la documentacin. Si los archivos son considerados como un
elemento en el desarrollo de los recursos nacionales del material
histrico
de investigacin,
las estructuras
de control se
- 32 -

dirigirn hacia el sector educativo y se interesarn en reunir el


museo,
las .actividades
arqueollogicas y otras actividades de
investigacin.
La escogencia sera difcil de hacer,
y cualquier estructura de control debe ser lo suficientemente flexible para
permitir a los archivos, as como a los servicios paralelos, expresar
su propia individualidad y desarrollo. Pero sta debe ser lo suficientemente bien definida para permitir el uso comn de recursos, de
instalaciones y de planeacih. La planeacih debe evitar el riesgo
de subordinar una parte del programa total a otra, y de desanimar a
un grupo de trabajadores en relacin al resto.
En el pasado, se ha encontrado que la cooperacin entre los
profesionales
en los diferentes servicios - museos, bibliotecas,
archivos - ha sido difcil de lograr y que muchos la han rechazado.
En parte,
esto
ha sido el resultado natural de las condiciones de
trabajo en las primeras etapas de desarrollo - para todos
estos
servicios,
al menos en su escala moderna, ha habido un desarrollo
rpido y se han formado actitudes nuevas en las
dos
ltimas
dcadas:
son
efectivamente servicios nuevos.
En las
primeras
etapas
de
un nuevo
desarrollo,
el
personal
est
ocupado
solucionando
problemas iniciales,
reuniendo
el material bsico,
estableciendo su control, educando su pblico,
adquiriendo
una
estructura
de
carrera y una estructura de control. Durante esta
fase no existe una demanda apremiante de cooperacin
fuera de
cada grupo profesional inmediato. Pero
tambin
en
parte,
la
falta de
cooperacin y
an cierta hostilidad
mutua han sido
causadas por la competencia por recursos, y en algunas circunstancias,
por la subordinacin de un grupo a otro. Esta
subordinacin, o su
amenaza, ha sido una razn importante para la generalmente mala
relacin entre los archivistas y los bibliotecarios.
Visto
desde
el punto de vista de la sociedad y del pblico usuario, es muy
leve la diferencia entre las
bibliotecas
y los archivos.
Los
archivos
contienen libros, las bibliotecas contienen documentos, y
las investigaciones en algn tema pueden cobijarlos a ambos.
A
pesar de esto, es claro que los servicios de biblioteca y de archivo
tienen objetivos y
mtodos
distintos, deben
tener distintos
programas, instalaciones y recursos, deben tener personal entrenado
en los diferentes
principios,
y
deben
tener
diferentes
estructuras
administrativas internas apropiadas a sus funciones. Con
todo lo anterior, cada uno debe poder ofrecer a su personal
oportunidades
de trabajo y desarrollo profesional que sean apropiadas y
satisfactorias. Hasta que esto se haga, no ser posible superar las
dificultades y barreras que se generen de las envidias y temores
de los diferentes grupos profesionales. Aunque esto parezca insignificante,
puede hacer que hay fallas en muchos servicios culturales
en muchas partes del mundo, y deben tomarse en cuenta con seriedad.
Muchos de los servicios
culturales
aqu
mencionados
son
pequeos,
teniendo
en
cuenta
las normas de la mayora de las
instituciones pblicas. El tamao es de
gran
importancia
para
establecer
el carcter y efectividad de un servicio. Esto es ms
obvio en niveles distintos al nacional, ya que todos pueden ver que
el
Archivo
Nacional
por s mismo, trabajando con el gobierno
central y con una clientela establecida de usuarios, es una
4 O buen ejemplo

de" E
Administracin de Recursos
Histricos, New Brunswick (Canad).
Estoy en deuda con el anterior
Archivista de Provincia, Mr. H.A. Taylor.
Para una recomendacin acordada sobre
estos
puntos ver
/ 5
Poltica archivista para los paises de habla francesa de Africa, Boletn
de la Unesco para las bibliotecas 26 (1972), pp. 86-90.
- 33 -

tuosa
razn
para construir
una
coleccin
de
investigacin
basada en el proceso o institucin original. Al igual que con los
otros archivos, el nenejo del material debe ser acorde con una buena
prctica profesional.
Pero
la prctica profesional no distingue y
no debe distinguir entre los servicios de archivo
(u otros) que se
basen en la administracin de un rea territorial y aquellos que
se basen en una industria o una institucin especializada. Lo que se
requiere es que el material se
maneje adecuadamente, y que haya
recursos adecuados en el personal y en las instalaciones.
Para
asegurar
esto,
es
deseable que haya algin grado de coordinacin
en la creacin de nuevas colecciones especializadas,
que
haya
un
medio de centralizar informacin sobre stas, y que haya normas
reconocidas nacionalmente a las que deben ajustarse.
Uno de los desarrollos ms importantes internacionalmente en el
mundo
de
las instituciones culturales, ha sido la invencin y el
crecimiento rpido de la 'Biblioteca Presidencial'. Siendo
ya un
hecho
importante de la vida Americana, estas Bibliotecas Presidenciales son realmente combinaciones de biblioteca, archivo, documentacin
y
museo, dedicadas al estudio de un presidente en particular,
sus asociados y polticas, y el perodo en
que vivi.
Basadas
inicialmente
en
los
archivos personales del presidente, sus
posesiones y colecciones, estas instituciones merecen tal vez, el
nombre de
'archivos'
en lugar de 'biblioteca', aunque por la
coleccin
sistemtica
fuera
del
ncleo
original,
tienen
artculos,
libros y objetos, cumplen
algunos de los objetivos
tanto de las bibliotecas cono de los centros de documentacin.
Ya
que sienpre ha sido uno de los
objetivos
de una
oficina de
archivos, aunque tal vez no se haya planteado,
incluir
al
menos
un
elemento
de
la
documentacin
sistemtica, la Biblioteca
Presidencial parece haber realizado uno de los ideales latentes de las
instituciones de archivos. En estos casos, el problema principal es
que cada Biblioteca Presidencial limita su trabajo a un perodo
presidencial particular, dejando los posteriores a nuevas Bibliotecas
Presidenciales. Las Bibliotecas se relacionan con los
Archivos
Nacionales,
y tienen un vnculo constitucional con el servicio de
archivos, ya que
los archivos nacionales contienen el registro
oficial continuado del gobierno, en el cual el presidente en cuestin
fue solo un episodio pasajero. Pero en algunos pases ya hay una
tendencia evidente
para establecer instituciones parecidas a las
Bibliotecas Presidenciales, pero basadas en cambio, en los archivos y
otras
colecciones
de individuos eminentes. En estos casos, el
vnculo con los archivos nacionales es ms tenue.
La importancia
para la sociedad de tales fundaciones privadas debe ser evaluada tan
rigurosamente como las colecciones especilizadas. Los criterios de
juicio son: Estn
manejadas profesionalmente? Son adecuados los
recursos? Es una desventaja para
el
publico
usuario
visitar
instituciones separadas en el curso de su investigacin por el valor
y la buena organizacin de la coleccin especial?
El desarrollo continuo de centros de documentacin sobre temas
particulares
no elimina la necesidad de crear un centro de documentacin de archivos para la nacin, donde se traten los documentos e
informacin
sobre
material
archivstico. En Inglaterra, esto es
responsabilidad de la Royal Commission on Historical Manuscripts,
la
cual maneja el National Register of Archives.
El National
Register es un centro de documentacin especializado, que tiene
listas
e informes de las instituciones de archivo o de personas

7 Por ejemplo, A.J.P. Taylor 'The Beaverbrook


59 (1974) pp. 47-54.
- 34 -

Library'.

History

institucin viable.
Sin
embargo, los
recursos necesarios
son
escasos y las cifras
son pequeas si se conpara con las normas de
otros servicios del gobierno, tales como defensa, educacin, y salud
pblica.
Esto
no
significa que
no sean importantes, pero es
difcil
cuando
se
trata
de
permitir especialidades que
la
sociedad moderna est creando inexorablemente. Pas la poca en
que en la mayora de los pases, era
suficiente tener
una
sola
institucin
nacional para llevar a cabo todos los aspectos de
este servicio. Los museos, las bibliotecas, la documentacin y los
archivos
son
todos
susceptibles
de
dividirse
en renglones
especiali zados.
Las
colecciones
especiales de libros, objetos,
documentos
tcnicos
y
archivos crecen ya sea con base en su forma, o con base
en su tema. Las colecciones que se basan en la forma son una
caracterstica particular de los archivos, aunque tambin pueden
presentarse en el campo de las artes y los museos.
Los desarrollos
ms
obvios en esta rea han sido los archivos de pelculas, y se
ha reconocido en la mayora de los pases -_ en
Inylaterra
fue
recomendado
por
el Comit Grigg en 1954
que
tanto
el
material de pelculas como el audiovisual
sea
manejado
por
especialistas
de los servicios de archivo.
Los
archivos
de
pelculas demandan mayores
recursos tcnicos que los ordinarios.
No slo las pelculas requieren normas ns altas de almacenamiento
y
ms
equipo de
restauracin
y de mantenimiento,
sino que
tambin solamente pueden ser 'ledos' en un equipo costoso. Sin
embargo,
el reconocimiento pblico del valor de los
archivos
compensa
este
costo
extra,
y
los
archivos de las pelculas
llegan al pblico general de una manera que no lo haran los
archivos
ordinarios.
El futuro
crecimiento
de los archivos de
pelculas y de audio est asegurado, a nedida que se desarrollan
las
disciplinas
de la historia contempornea y la coleccin de
evidencias orales. El crecimiento de archivos especializados
basados
en
un
tema
ser
algo an ms espectacular. Hay dos tipos de
stos.
Los primeros son colecciones artificialmente creadas sobre un
tema
predeterminado.
En
los ltimos aos en Inglaterra se han
montado colecciones especiales sobre temas tales como la historia
militar
o
naval, poltica,
administracin
social,
historia
agrcola,historia educacional, publicidad, teatro,
folclor y otros
temas.
En muchos
casos, estas colecciones estn centralizadas en
universidades y son la continuidad de una prctica a largo plazo de
la universidad y de
otras
bibliotecas con el fin de fijar un
tema sobre el cual coleccionarn su
material. Sin embargo, hay
muchas instituciones nacionales especializadas
y entre el nmero
total de colecciones especializadas es posible distinguir dos tipos:
aquellas que recogen materiales originales y aquellos que han optado
por ser 'centros de documentacin'.
En estos ltimos,
no
se
busca la custodia del material original, ya sea de archivo o de otro
tipo, sino que se crea una biblioteca de microfilmes o
de otras
copias, apoyada en las listas e ndices del material que poseen en
otro sitio, o en descripciones publicadas de
stos.
La aparicin
del segundo tipo de coleccin ha aliviado las sospechas de los
funcionarios de museos y de archivistas, ya que ambos han sufrido la
rivalidad
de
los
coleccionistas
especializados,
y ambos estn
interesados en proteger la integridad de las series o grupos de
archivo
o de elementos que surjan dentro de sus reas.
Pero
donde estn comprometidos una industria,
un campo cientfico de
investigacin o una invencin tcnica, hay, sin duda, una impe6
Report 5 the Committee
o
(Cnd 9163), 1954, seccin 228.
- 35 -

Department

Records^

fWSO

entre
deben

los servicios comunes de las instituciones de referencia que


aparecer
inevitablemente
para
complementar
su
trabajo.

En todo esto que se ha dicho hasta ahora sobre el tema de las


instituciones culturales nacionales, tanto generales como especializada:!, .se ha supuesto que estarn apoyadas por una red de instituciones
culturales
locales que tengan una aspecto similar. Las principales
divisiones territoriales de una nacin deben tener al menos, el
tro comn de biblioteca, museo y archivo.
Sus funciones dentro de
sus sociedades sern diferentes de aquellas de las instituciones
nacionales debido a su accesibilidad relativa y a su importancia para
las comunidades locales ms que para las generales de la nacin.
Por lo tanto,
estarn ms cerca al pblico no especializado, y su
aso,
determinado por su contenido, ser
ms
domstico
y
local,
y
aunque tambin tendrn en cuenta a los investigadores profesionales, estarn
menos dedicados a
la
investigacin
acadmica.
Por otra parte tendrn las
mismas caractersticas,
relaciones y funciones, de
las
instituciones nacionales
del
mismo
tipo.
Estarn
divididas
entre
funciones tcnicas (o
administrativas), de referencia y de atencin; todas se relacionarn con
los
servicios
educativos,
todas sern usadas por los
mismos usuarios, quienes expresarn sus juicios sobre las
facilidades
que se ofrecen y las actitudes del personal. Pero, igual que al
nivel nacional, cada institucin cultural tiene esencialmente su
propio carcter,
sus propios problemas y su propio sistema para
resolver estos problemas.
Cada
una
debe
tener
su
propia
organizacin, sus propios objetivos y programas, y sus recursos para
llevar a cabo todo lo anterior.
Si no tienen
estos requisitos
esenciales,
el
servicio
fallar
y
la sociedad reconocer
esta falla.
Una de las maneras como tambin puede fallar es en la
cooperacin efectiva y el trabajo
comn de unos con otros. Puede
haber algo de duda en cuanto al inters de la sociedad a la cual
sirve,cuyo ideal deber ser un servicio
cultural cooperativo y
asociado: comn, con
interdependencia
planeada pero con partes
iguales y diferentes que sean efectivas.
Un
problema particular
de
los
servicios
locales o
de
provincia
es
el tamao.
Las
reas ms pequeas
estn
ms
cerca
al
pblico, y representan lo que la gente ve como su
comunidad, y estn accesibles para visita.Las areas mayores tienen
ms recursos
y poderes, pero estn localizadas en lugares no
siempre accesibles para visitarlos. Estos dos niveles sobresalen ms
en las principales reas urbanas: por
ejemplo
en
Inglaterra, los
Condados
Metropolitanos y
el
Gran Concilio de Londres tienen
grandes reas y grandes recursos, pero los Distritos
Metropolitanos
y l Minie ipio de Londres con
reas
ms pequeas
y itenores
recursos, estn ms al alcance de la poblacin local.
Aqu
el
carcter
esencial
del
trabajo de archivos se complica por una
segunda dicotoma de funcin. Para el servicio
local de archivos
esta segunda duda es importante y debe solucionarse. Adems, los
servicios de archivo necesitan recursos adecuados, y en vista del
tamao y la naturaleza de los mismas, no pueden ser
provistos sino
por una autoridad de mayor tamao. Una autoridad pequea y pobre no
puede
tomar
recursos
de
sus
compromisos
principales,
y
asignarlos a lo que consideran como trabajos pequeos y perifricos;
y si lo hace encontrar anl-ieconimica su inversin.
- 36 -

Hay un tamao mnimo para un servicio de


archivos:
necesita un
gran
depsito,facilidades
de
acceso,
un
programa
activo,
oficinas, facilidades de conservacin y personal para todo sto.
En
trminos
de
rentabilidad
al
igual
que
en
trminos de
posibilidades prcticas, todo
esto
slo
pueden
proporcionarlo
autoridades mayores y ms ricas. Desde
este punto de vista, los
servicios de archivo solo podran,en general, ser atendidos por
el
nivel
ms
alto del gobierno local.
Pero por el otro lado, los
fondos de las oficinas locales de archivo estaran basados en los
documentos del gobierno local
y en las colecciones de archivos
creadas localmente y de origen no oficial, que
son esencialmente el
iraterial
para
estudios
locales.
Una de
sus
funciones
ms
importante es l-i -le fomentar estos estudios locales cuyo
valor
es
considerable
desde
el punto de vista de la sociedad. Es innegable
la necesidad de profundizar las races de un sentido
histrico
en
la comunidad,
y el
desarrollo de tales temas como estudios del
medio ambiente en la educacin, es una de sus manifestaciones.
Desde
este
punto de vista, una oficina de archivos debe ser tan
accesible y local como sea posible, y debe asignarse al nivel
ms
bajo
del gobierno local.
Una consideracin ms es que los fondos
y la esfera de accin del servicio local de archivos deben
ser
comprensibles
para el pblico usuario: su contenido debe estar muy
relacionado con el rea a la cual sirve, y debe ser t-m completo y
tan sin
rival
en
la acumulacin de material, compo sea posible.
Una vez ms, el
pblico estar listo para
juzgar sobre este
punto,
y
a
los
usuarios
no les
gustar
visitar varias
instituciones en el curso de una investigacin.
El dilema que se plante en los prrafos anteriores, entre el
servicio
local y pobre, y el regional y (relativamente) rico, lo
resuelven fcilmente en algunos lugares
donde
la
unidad de la
poblacin (la ciudad)
corresponde muy de cerca a la comunidad
histrica. Ciudades antiguas con
gran acumulacin de archivos y
una
relativa
conciencia
histrica
(y
donde
sin duda la
explotacin de esta conciencia es importante), tratan de retener y
d- desarrollar servicios de archivos adecuados an cuando no sean
las principales unidades del gobierno local.
Pero en otros lugares,
la situacin no es tan alentadora, y los pases industrializados
tienen muchas reas que no se relacionan fsicamente
con
los
centros histricos, pero que son urbanos y que por lo tanto tienen
una
gran
acumulacin
de
documentos.
Tambin
nos
estamos
aproximando
al hecho, que por mucho tiempo no existi, que los
nuevos pueblos de
la
era
post-industrial
son por s mismos
'histricos', y que su historia desde finales del siglo XIX hasta
hoy, no es solamente valiosa para los investigadores, sino que
en un sentido es vital para su supervivencia como comunidades.
El dilema de los servicios locales de archivo debe ser resuelto
haciendo
algunas distinciones entre los componentes del servicio
mismo, y borrando algunas de las diferencias que son tradicionales
entre los servicios de archivo y otros servicios culturales. Los
servicios
locales
de
archivos
se
lividen
en
cinco
componentes,
cada
uno dependiente del otro, pero cada uno capaz
de separase en cuanto a localizacin y operacin dentro de un
esquema planeado.
(a) Administracin de archivos.
Cada
unidad
del
gobierno
local
necesita administrar sus propios archivos. Solo las autoridades mayores pueden emplear profesionales para su trabajo, y
deben
usar
sus
recursos profesionales y su mayor organizacin para
proporcionar
servicios
de
consultora.
8
H.J.Dyos.'The records of the recent urban past: the threat and the
opportunity'. Archives 11 No.49 (1973), 19-26.
- 37 -

El objetivo general es el de velar porque su propia documentacin se


conserve
en forma utilizable y pase al archivo en condiciones
ptimas, en donde de nuevo se encuentre en forma utilizable. La
asesora y la supervisin de autoridades mayores, respaldadas en
algunos casos por acuerdos entre
agencias y trabajo concurrente,
pueden ser utilizados para resolver este problema en las autoridades
menores, en la misma forma
que
las directivas de los Archivos
Nacionales en el gobierno central ejercen vigilancia y dan asesora
a las organizaciones subordinadas a los ministerios centrales.
b)
Recoleccin de archivos no oficiales.
El estudio de los archivos
privados
y
su aceptacin en depsito en casos especiales
ha sido siempre una de las funciones ms importantes de los servicios
locales
de archivo.
Este es uno de los servicios * locales', que
depende del conocimiento que tenga el archivista de la localidad y de
sus principales
personalidades.
Si estn disponibles los recursos,
el estudio y (donde sea posible) la adquisicin de archivos privados
de inters local, se llevan a cabo mejor en un nivel ms local. Sin
embargo, es posible centralizar todo esto tambin
en un nivel ms
alto,
particularmente en
las
reas rurales.
Por lo tanto la
funcin de este servicio local
de
archivos puede planearse
a
cualquier
nivel
del
gobierno
local que ofrezca los recursos
apropiados.
(c) Almacenamiento. Es claro que el almacenamiento es el problema
que ms probablemente, puede ser resuelto por arreglos ad hoc en
cualquier caso. An donde se ha dado un
edificio
especialmente
diseado
al
servicio local de archivos ( y esto no es usual) puede
decidirse en cuanto a lo econmico,
dividir las colecciones en
areas
de
almacenamiento
centralizadas
y
descentralizadas.
Al menos en
las
reas
urbanas, se
evitar
el
gravamen
financiero (con
sus
problemas
asociados
de
trfico) del gran
almacenamiento central, y se
buscar
mantener
la
mayora
de
archivos
y
de docunentos posibles fuera de las reas de alto-costo
y ms congestionadas, ya que
stas
sern las ms polucionadas.
Por consiguiente,
dados
los problemas de la
administracin de
archivos - transferirlos en uso activo, y recuperarlos para obtener
informacin,
producirlos
para
consulta puede
resolverse
adecuadamente si, el lugar donde se almacenen los archivos
se
selecciona
ajustndose
a
las
situaciones locales.
Existe la
posibilidad de dividir el almacenamiento entre
las
autoridades
mayores
y
las nenores,
tal
como lo permitan los recursos y
como sea conveniente.
Sin embargo, las reas de almacenamiento
deben planearse con relacin a lo siguiente:
(d) Facilidades de acceso y de consulta .
La consulta
administrativa es uno de los problemas de la administracin de archivos.
Adems, el acceso a los archivos con fines investigativos, de conssulta
o
para
cualquier objetivo cultural o educativo, ser ms
fcil si se hace a un nivel local. Los estudios locales se organizarn
a nivel de comunidad, tal cono son los colegios y los centros
de profesores. Sin embargo, hay una excepcin, la cual est bien
ilustrada
por las colecciones nacionales especializadas:
cuando una
coleccin es muy completa y est muy bien organizada, se piensa que
vale la pena viajar para visitarla. Sin embargo, se recomienda que
las instalaciones de los archivos locales queden lo ms cerca posible
a los centros de poblacin, especialmente si tambin se encuentran
all instituciones culturales (especialmente
bibliotecas).
Esta
solucin
puede adoptarse si las facilidades de acceso pueden unirse
a las reas de almacenamiento que las sirven.

- 38 -

(e) Conservacin y restauracin. Esta


es
una
de las funciones
centrales
que solo pueden llevar a cabo apropiadamente, autoridades
que
tengan un taller
dentro
de
las normas
nacionales
con
especialistas entrenados que lo manejen.
En el pasado, se tuvo en
cuenta negativamente por las autoridades
urbanas
que
intentaron
dar alguna clase de servicio de archivo pero que no contaban con
una
seccin de restauracin;
positivamente
por
las
pocas
autoridades que acordaron cooperar para mantener en conjunto un taller
de conservacin.
Tanto el servicio de conservacin
que trabaja
para la asociacin de dos o ms autoridades locales,
como la
unidad de conservacin que trabaje para una autoridad
mayor y sea
usada por otras autoridades pequeas, son posibilidades prcticas.
El taller y sus funcionarios sern planeados dentro de
una
escala
adecuada y podrn localizarse en una rea de bajo costo que sea
conveniente
para el transporte, pero que
est
fuera
de
la
congestin
y
del
costo de los centros de las ciudades. El pago
de los funcionarios o el pago por el trabajo hecho, puede asignarse
proporcionalmente
a
las necesidades y requisitos de cada autoridad
participante.
Fuera de las cinco funciones mencionadas, tambin es necesario
considerar
el
control global y la planeacin del servicio y de sus
componentes. Esta es una funcin ms apropiada para la autoridad
mayor
que posee mayores recursos y que es la que puede emplear profesionales con un nivel satisfactorio de experiencia. El control y la
planeacin son parte esencial del servicio de archivo, ya sea que las
diferentes funciones estn divididas fsicamente o no.
El control
efectivo
y la coordinacin son las claves para el xito del todo.
Es aqu donde el archivista ejercitar sus habilidades profesionales
y
tendr
una estructura administrativa - un comit para decisiones
de poltica, responsabilidad del presupuesto, un lugar en la cadena
de mando que lo ayudar adecuadamente.
En la prctica, ningn servicio de archivos, ya sea a nivel
nacional o local, ser igual a los modelos discutidos anteriormente.
Ningn servicio de archivos se parecer a un modelo terico en
ningn caso.
Gomo otros servicios, tanto culturales como administrativos, un servicio de archivos, tendr que
hacerse
segn las
circunstancias
de
la autoridad empleadora o nacin. Aqu se argumenta que esos servicios deben estar de acuerdo con las normas y
prcticas profesionales y que deben formar parte de las facilidades
de coordinacin establecidas en una nacin o regin.
Cuando se
hallan previsto
las variaciones locales o particulares, se tendr un
cuadro claro de lo que son las prcticas profesionales y cmo deben
organizarse.
A
medida que nos alejemos del perodo pionero, la
organizacin de servicios
se
desarrollar
rpidamente
y ser
diferente a la que se hizo en las primeras etapas.

- 39 -

ARCHIVOS,

DESARROLLO
Charles

Y SOBERANA

NACIONAL

Kecskemeti

(Traducido del original francs del texto publicado


en Servo-Croata, en Arhivi, vol. 21, no. 1-2 (1971),
3-16).

NOTAS

PRELIMINARES

A comienzos de 1971 fui comisionado por la Unesco para organizar


la seccin de archivo de la Escuela de Bibliotecarios, Archivistas y
Docunentalistas de la Universidad de Dakar .
En el curso de los
ltimos aos (1967, 1969 y 1971) pude visitar una o varias veces
quince pases africanos de lengua francesa
para estudiar en ellos
la situacin en el campo de los archivos, y en asocio de las autoridades nacionales, esbozar planes para la creacin y fomento de los
servicios de archivo, y para la formacin de los archivistas.
El presente artculo, escrito a solicitud de M.P. Biljan, Director de los Archivos de Yugoslavia, es un primer empeo de exponer
criterios como fruto de mis viajes y actividades. A decir verdad, los
"expertos" tienen de comn con los periodistas y los turistas el
equivocarse a menudo cuando discurren sobre los pases visitados.
An tratando de deshacerse de sus ideas preconcebidas y de sus prejuicios, an esforzndose por aprehender la realidad encontrada en
lugar de adecuarla al esquema ideado con antelacin, con todo esto el
riesgo de error no desaparece.
En el caso del experto enviado al
Africa el peligro es particularmente grande, no solo en razn de lo
complejo de la realidad africana sino tambin porque el experto,
por definicin, debe desde el primer momento pronunciarse sobre los
problemas que le son formulados, elaborar proyectos, tratar de imponer
sus tcnicas, en una palabra obrar de conformidad con sus conceptos
que no son por fuerza compatibles con las posibilidades del pais a
donde la ocasin lo llev a trabajar. El riesgo sera mucho mayor en el
caso del experto "itinerante", pues cada pais donde l acude en consulta forma una entidad distinta, y el hecho de que tal solucin se
haya mostrado positiva en el Niger, por ejemplo, no significa automticamente que sea viable en el Alto Volta o en el Chad, y mucho
menos, en Gabon o en Costa de Marfil.

1 Esta seccin es el primer establecimiento de formacin


profesional archivstica en frica. La enseanza regular comenzar
en noviembre de 1971.
2 Fuera de El Senegal, donde estoy viviendo desde enero de 1971,
se trata de los siguientes pases: Mauritania, Mal, Guinea, Alto
Volta, Costa de Marfil, Togo, Dahomey, Niger, Chad, Camern,
Repblica Centro Africana, R. P. del Congo, R.D. del Congo y Gabn.
- 40 -

Extrapolacin de los resultados, proyeccin hacia otros nedios


de las ideas adquiridas, generalizaciones precipitadas amenazan a
cuantos estn comprometidos en las actividades de cooperacin y de
asistencia tcnica, y yo no creo constituir excepcin a la regla. En
lo que a m se refiere puedo sin reato reconocer que desde antes de
mi primer viaje al Africa tena la conviccin de que los pueblos del
continente tenan necesidad de organizar o reorganizar sus archivos y
de que urga ante todo formar archivistas africanos. Conviccin que
no he hecho sino robustecer en el curso de los aos; cada visita que
he hecho, cada entrevista que he tenido en las diferentes capitales ha
aportado siempre elementos nuevos, nuevas pruebas en su confirmacin
y apoyo. Y es lo que he intentado hacer: reagruparlos en orden
lgico para mejor servicio de mis lectores.

I -

UNA SIN RAZN QUE CUESTA CARD:


DE ARCHIVOS.

IA ADMINISTRACIN SIN SERVICIO

1.

La finalidad del papel administrativo

"La principal 'industria' de los pases de ultramar es actualmente la administracin", escribe Ren Dumont, a lo que agrega un
poco ms adelante que "la administracin tal como est concebida
llevar estos pases a la ruina" . Por su lado Albert Meister, al
estudiar las posibilidades de desarrollo de los tres pases anglfonos de Africa Oriental, subraya que "es preciso
insistir en la
reduccin de la eficacia de los servicios pblicos, la lentitud
creciente de las diligencias y la progresiva superabundancia del personal" . El funcionamiento de los servicios pblicos africanos es
juzgado con severidad por cuntos tienen que estudiarlo, sean economistas o socilogos o agrnomos o escritores africanos o europeos.
La ineficacia de la administracin era, para abundar en razones, uno
de los temas centrales de mis charlas oficiales y amistosas en mis
recorridos por el continente. El asunto es tan trado y llevado como
el de la burocracia en los pueblos socialistas o el de la insuficiencia de la red vial en Francia.
Suelen buscarse unas y otras explicaciones al fenmeno en factores polticos (militancia de los funcionarios con detrimento del tecnicismo);
culturales (inexperiencia de
los equipos humanos promovidos demasiado pronto) o sociolgicos
(parasitismo, inflacin de los efectivos de la funcin pblica por
razones familiares y electorales). Los crticos se limitan entonces
a comprobar que la administracin de los pases africanos padece de
males crnicos, aun de deformaciones congnitas, incurables por el
momento.
Lo absurdo de las estructuras y de los mtodos administrativos parece fijar menos la atencin de los observadores, y la dimensin archivstica de la ineficacia de los servicios pblicos pasa
por lo general inadvertida.
Se trata no obstante de una evidencia
elemental. Quizas esta evidencia es demasiado elemental para que nos
detengamos en ella en una poca dominada por tecnologas sofisticadas.
En el mundo de hoy, habituado a las tcnicas complejas, electrnicas o de otra ndole, y a la supremaca de las jergas manejadas con destreza, las diligencias mentales sencillas igual que las
soluciones de tipo artesanal brindan muy poco atractivo.

3 DUMDND, Ren, L'Afrique noire est mal partie, edicin


revisada y corregida, Pars, Seuil 1969, p. 68.
4 IISTER (Albert), L'Afrique peut-elle partir? - Paris,
Seuil 1966, p. 267. Estos tres rasgos caracterizan tambin a
pases francfonos.
- 41 -

En el fondo, de gu trata? La administracin no "produce" sino


una sola cosa: papel . Hay que suponer que el papel as producido tiene cierta utilidad adems de su objetivo trivial, que consiste en permitir al funcionario recibir su sueldo al terminar el nes.
Pero aparentemente, la mayora de quienes tienen en Africa responsabilidades, se han cuidado hasta ahora de adoptar tal razonamiento.

2.

Los archivos, vctimas de su propio prestigio

Los archivos en Africa son vctimas de la imagen tipo elaborada


por los Archivos Europeos en el siglo XIX cuando se oonvirtieron en
"laboratorios de investigacin histrica" , y reservaron, si no
la exclusividad de sus cuidados, al menos la parte de len de los
trabajos a los nobles fondos "antiguos" o "histricos", desdeando
ms o menos el papelorio creado por el funcionamiento de los servicios pblicos en cantidad cada vez ms aterradora. Este desinters
por las relaciones cotidianas de los Archivos con la Administracin
era quizs el precio pagado para establecer slidamente la autoridad
cientfica de las instituciones de archivos autnomos modernos. Sea
lo que fuere, este fenmeno, por lo dems pasajero, se produjo
despus de diez siglos de continuidad archivstica en el seno del
sistema institucional, y las administraciones del mundo europeo no han
dejado jams de velar por el mantenimiento del orden en los documentos nacidos de su actividad o al nenos, da esa impresin.
Conviene, para completar la imagen, agregar que entre 1920 y
1970, de Mosc a Washington, pasando por Belgrado, Budapest,
Coblenza, Bruselas, Pars, Londres, Madrid, e t c . los Archivos han
rediseado sus mtodos y sus competencias para encarar el problema,
el "problema de la masa", sin renunciar a su vocacin cientfica,
intervienen cada vez ms_con energa y profundidad en la gestin
de la documentacin viva .
En Africa es entonces la imagen tipo del siglo XIX la que parece
prevalecer. El prestigio de los Archivos es desesperadamente cultural
y cientfico, de modo especial en los medios tcnicos y especializados de los organismos de asistencia y de cooperacin. Cuando hay
propsitos de desplegar esfuerzos colosales para vencer el subdesarrollo en la agricultura, la industria, las comunicaciones de la
enseanza para proteger la salud y asegurar la subsistencia (o si
cabe, el mejor estar) de los pueblos, la aureola de prestigio apergaminado y paleogrfico que los rodea quita a los archivos toda eventualidad de integrarse en los planes de desarrollo.

5 Unos sistemas institucionales sin escritura (o con muy pocos


escritos) haban funcionado durante siglos en Africa antes de la
colonizacin. Pero desde entonces Africa ha hecho suya la tcnica
administrativa a base de esritura, y no hay por que creer que este
hecho fundamental deba discutirse.
6 Expresin de M.R.H. Bautier.
7 Esta ojeada es demasiado rpida para pretender la exactitud
histrica; busca simplemente subrayar el hecho de que la clasificacin de documentos figura entre las faenas normales de la administracin europea desde cuando sta funciona a base de escritura.
- 42 -

A decir verdad, si se sumaran los gastos de prestigio consentidos


de Nouakchott a Kinshasa, se llegara a un total impresionante: compaias de aviacin, edificios pblicos, incontables y lujosos, universidades abiertas precipitadamente en pases con uno o dos centenares de bachilleres por ao, proliferacin de embajadas, e t c . . sin
hablar de los desembolsos puramente suntuarios.
Pero los resultados
de estas erogaciones tienen al menos la ventaja de ser espectaculares.
La organizacin de los archivos no parece prometer similar beneficio
sicolgico; por consiguiente, no hay razn de inscribirlos en el
presupuesto del prestigio.
La accin para el desarrollo se planifica y se ordena en torno a
objetivos prioritarios (escolarizacin, erradicacin de las enfermedades endmicas, actividad rural, diversificacin de la agricultura,
asfaltado de las carreteras, implantacin de industrias, etc...) y
confesmoslo, es difcil proyectar los archivos como objetivo prioritario. Muchas veces se me ha dicho en Africa que a no dudarlo los
archivos son cosa excelente, pero para ms tarde.
Primero que todo
hay que vacunar las gallinas, construir embalses, irrigar los arrozales, plantar palmas de aceite y alfabetizar a los adultos.

3.

La administracin, vctima del prestigio de los archivos

El error es monumental y sus consecuencias desastrosas. Con la


falsa idea sobre el papel y la vocacin de los servicios de archivo,
manifestada publicamente con las mejores intenciones, ya que el argumento es preservar los escasos recursos para los objetivos prioritarios, se llega gradualmente a la paralizacin de la mquina administrativa. Con el pretexto de no otorgar desembolsos de prestigio
(es decir organizar instituciones de archivo), los planificadores
condenan los servicios pblicos a una ineficacia crnica y a un
despilfarro equivalente a varias veces el costo de la organizacin de
los papeles. Los funcionarios producen papel a todo lo largo del
ao, pero preguntamos por qu.
Al cabo de algunos neses, hasta de
unas cuantas semanas los expedientes se vuelven difcilmente encontrables, ocultos entre montones enmaraados, al desgaire en los rincones de las oficinas, arrumados en los pasillos, los subterrneos o los hangares, expuestos a la intemperie y a las termitas. El
espectculo que ofrecen ciertos ministerios africanos con sus
armarios atiborrados de papeles que no pueden ya utilizarse porque
inundan el piso al pie de las puertas, con las pilas de documentos
mezclados ocupando todas las superficies disponibles ( mesas, entablados, sitios vecinos a los archivadores y armarios), deja
perplejo al archivista. Para qu emborronar todos esos papeles? no
olvidemos que al manos la mitad del presupuesto de los Estados Africanos sirve para pagar empleados, por consiguiente para qu llenar
papeles si a falta de orden no sirven para nada?
Cuando no hay
un solo centmetro cuadrado vaco en el mbito de los despachos
tenemos que resignarnos a destruir. Pero entre el hecho de que los
expedientes no estn clasificados y de que no hay funcionarios
capaces de hacer seleccin y eliminacin, en lugar de destruir los
papeles intiles est la limpieza por el vaco , con el nico propsito del espacio. Una vez los documentos son incinerados en el
traspatio (como lo vimos en un ministerio del Plan); otra se les
dispersa en la calle para ejemplificacin de los caminantes
(como lo leemos en un diario africano); ms all desaparecen misteriosamente como los expedientes de los Trabajos pblicos distribuidos entre los pases interesados con
ocasin del desmembramiento de la Federacin del Africa Occidental Francesa.
- 43 -

4.

Las rbricas de la dilapidacin son el resultado de la ausencia de los sistemas de archivo.

a)

Tiempo perdido e inversiones superfluas

Ministros, planificadores y otros altos funcionarios querran


consultar o reutilizar documentos de cuya existencia son sabedores.
Pero ello implica problemas: cuesta en ocasiones semanas de bsqueda
paciente para conseguir al fin un papel, y no siempre se garantiza el
xito. Me cont un ministro que en el momento de mi visita estaba
esperando desde 15 das atrs la comunicacin de un expediente. A
buen seguro hay exceso de funcionarios, sobre todo de agentes subalternos, pero no sera preferible utilizarlos creando y manteniendo el
orden de los papeles que lanzarlos peridicamente a exploraciones de
dudoso resultado?
"Jams se encarecer como se debe el peligro, para un
pais joven, de la "enfermedad de la piedra", de la fiebre constructora que muchsimos europeos nonfunden con inversiones productivas.
No son, como la Administracin, sino "gastos generales"fi de la produccin; deben pues reducirse al mnimo indispensable" . La ausencia de locales destinados a la conservacin de los papeles y
equipados en consecuencia contribuye a la propagacin de la
"enfermedad de piedra": el espacio-oficina tiene que estar creciendo de continuo para poder acomodar a como d lugar mesas, archivadores y armarios y representa por doquiera millones de CFA en
nobiliario. Cuando un archivador de carpetas colgantes est lleno,
como es imposible transferir de l su contenido a un servicio que
no existe y como quedan todava unos cuantos metros cuadrados disponibles en el local, se compra un segundo, luego un tercer archivador, lo que permite evitar el trabajo desagradable de la seleccin, lo mismo que postergar el da de la revolucin de los
archivos, siempre penoso para el funcionario.
La disposicin de un centro de prearchivstica en el cual el
metro lineal de estantera equivale a 2.500 3.000 CFA y donde se
podran depositar los documentos de cada da, que ya no tienen utilidad, permitira reducir de manera sustancial los gastos de la Administracin. Efectivamente el metro lineal equivale a 22.000 CFA si
se emplean archivadores verticales y a 6.000 10.000 CFA si se
utilizan armarios, o sea mobiliario de oficina. De otro lado las carpetas de archivo, al tiempo que garantizan una mejor proteccin a los
papeles que no se usan de modo corriente, cuestan menos que las carpetas colgantes o que las pastas de argollas que se inmovilizan
intilmente como el mobiliario de oficina, en lugar de vaciarlos
y darles nuevo uso .

8 DUMDND, Ren, op. cit, p. 58.


9 El CFA vale 2 cntimos franceses (IFF = 50 CFA). Las cifras
segn las cuales he hecho los clculos me han sido comunicadas
gentilmente por Strafor-Senegal. El metro lineal de estantera
cuesta aproximadamente 4.500 CFA al por menor (incluidos todos los
gastos), pero las reducciones pueden ir hasta un 50% en caso de
encargos masivos. Los precios son los de Dakar.
10 Es evidente que el material se deteriora muy rpidamente en
clima tropical. No creo en economas de cuatro centavos, pero pienso
que es importante utilizar de manera razonable los equipos de que
disponemos y establecer los presupuestos de equipo de los servicios
conforme a las necesidades reales.
- kk -

An no ne ha sido posible hacer el estudio comparativo de los


costos de construccin de los edificios de oficinas y de los depsitos de archivo. Pero la diferencia es sin duda de un orden similar
en la nedida en que se trata de depsitos de carcter funcional.
Adems, si los documentos fueran producidos convenientemente y se les
sometiera a operaciones peridicas de seleccin, un porcentaje
considerable de ellos podra destruirse sin perjuicio alguno, con lo
cual se reduciran paralelamente las necesidades en nobiliario y en
locales. Habra que examinar los gastos de equipo de los servicios
administrativos de un pais y calcular la superficie-oficina initilnente ocupada por papeles "archivables" o eliminables para tener una
idea de las sumas considerables de dinero que estn en riesgo.
b)

Estudios paralelos y repetidos

El captulo ms comprensible y tambin el ms censurable por


la dilapidacin que significa es el de los estudios repetidos. Si se
encuentra que la realizacin de un proyecto ha sido diferida, en
lugar de seguir v'ipso facto"la preparacin del estudio, hay muchas
probabilidades de que en el momento en que ella vuelva al orden del
da, el expediente, cualquiera que haya sido su precio (y la ejecucin., de ciertos documentos cuesta muchsimo) no se pueda encontrar . Acaece que se rehacen tres o cuatro veces los mismos
estudios (geolgicos, agrcolas, educativos, tursticos, etc.)
sobre todo
si el pas se dirige sucesivamente a organismos
de asistencia diferentes.
Los muros divisorios entre los diversos
organismos de asistencia (instituciones del sistema de las Naciones
Unidas, Cooperaciones bilaterales, fundaciones privadas) constituyen
factor lamentable, pero casi que no se puede evitar. No obstante, si
el pas asistido tuviera archivos organizados, el estudio realizado
por un experto de la FAO, por ejemplo, podra facilitar considerablemente la tarea del italiano o japons enviado tres aos ms
tarde para iniciar en fin de cuentas el mismo proyecto. Despus de
todos los estudios financiados por los organismos de asistencia tcnica se convierten en propiedad del Estado interesado y pueden asimilarse a los documentos producidos por los servicios pdblicos nacionales, o entonces el trmino asistencia carece de todo sentido.
Decenas, quizs centenas de miles de dlares se pierden cada ao
tan solo rehaciendo estudios ya elaborados. En 15 das de escrutinio
en los archivos (si es que existen) un experto puede cmodamente
economizar tres meses de trabajo en el terreno: los. ..ejemplos citados
por M. Valette lo demuestran de manera impresionante
El reflejo archivstico falta de manera extraordinaria en los
pases africanos. La administracin colonial haba preparado estudios de todas clases, en cantidad exorbitante, especialmente proyectos
de carreteras y ferrocarriles que se podran y se deberan reutilizar. No se trata tan solo de los proyectos no realizados, como los
ferrocarriles de Gabon
sino tambin de la documentacin de las

11 Me contaron un caso por dems elocuente: despus de haber


ordenado efectuar un estudio por la suma de 600.000 S, se dieron
cuenta de que un estudio semejante haba sido preparado por 400.000
S, el ao anterior.
12 No exclusivamente.
13 En el artculo en preparacin que se menciona en el
liminar.
14 Cito este ejemplo porque el Director de los Archivos de dicho
pas hizo devolver de Pars a Libreville los papeles en cuestin la nota no es pues crtica.
- 45 -

carreteras efectivamente construidas cuya reparacin despus de


varios aos sin mantenimiento exige operaciones de envergadura.
A falta de docunentos hay que rehacer los estudios de A a Z (reconstruccin del trazado, obras de arte, etc..) . Visto de esta
manera, hasta palacios de mrmol para conservacin de archivos
seran rentables.
El extravo de las piezas justificadas contables
provoca igualmente pequeas hemorragias presupustales; si tales
casos no se presentaran con tanta frecuencia en Africa, no habra ni
siquiera que hablar de ello.

5.

La rentabilidad de los Archivos

En todos los lugares por donde pas trataba de demostrar que los
archivos no constituan un objetivo sectorial en una jerarqua de
prioridades sino una herramienta indispensable para mejorar la gestin poltica, econmica y administrativa del pais; todos los
sectores tenan relacin con ellos, desde la agricultura hasta la
salud pblica, puesto que sin acudir permanentemente a los expedientes no hay, no puede haber continuidad en la accin para el desarrollo; que creando estructuras de archivo y organizando la gestin
racional de los documentos el Estado reduce gastos generales de su
propio funcionamiento; en una palabra, que las inversiones archivsticas son rentables.
Evidentemente mi poder de persuacin es limitado.
Ms de un
experto asistente y altos funcionarios no se han dado por aludidos.
Los archivos, que no interesan sino a los archivistas, no es
"prioritario", adems Africa es el continente de la civilizacin
oral donde su gente tiene buena memoria y donde solo las palabras
tienen importancia y peso; si la administracin ordena a sus agentes
hacer papeles es vnicamente para poder pagarles y hacer desaparecer
poco a poco la desocupacin. "Nada puedo hacer por d.", con estas
palabras tronch un asistente nuestra discusin en torno a los problemas archivsticos del pais donde me encontraba en ejercicio,
ponindome as en la posicin incmoda de quien mortifica e importuna defendiendo a capa y espada sus intereses.
En contraste con estas pocas experiencias desagradables hall en
conjunto benvola acogida y de vez en cuando compresin eficaz y
diligente. Adems aunque la situacin sea francamente negativa en
casi todos los pases, los ejenplos y las iniciativas alentadoras son
cada vez ms numerosos (archivos del Ministerio de Finanzas del Haute
Volta, Direccin de los Archivos Nacionales de Gabon, planos de
archivos en la Repblica Popular del Congo, en Haute Volta y en Togo,
proyecto piloto archivstico de la Unesco en Costa de Marfil,
construccin de locales de Archivo en Togo, y tal vez, en Niger,
e t c . ) . El cambio es evidente con relacin a 1969 y es de esperar
que en los dos o tres aos venideros la archivstica habr adquirido en Africa derecho de ciudadana.

15

Caso igual lo encontr en uno de los pases visitados.


- 46 -

II

IDS ARCHIVOS, INSTRUMENTO DE LA SOBERANA DEL ESTADO.

1.

La garanta de los derechos

Hasta el siglo XIX, a pesar de la utilizacin marginal de los


documentos de algunos investigadores prudentes y ayudados desde
arriba, la misin esencial de los archivos consista en preservar
privilegios y derechos.
La reunin de documentos de diferente procedencia en Archivos (secretos) del Estado, produciods por muchos
soberanos europeos a partir del siglo XVT, se justificaba no solo por
la voluntad de disponer de tantas fuentes de informacin como fuera
posible, sino sobre todo el empeo y la preocupacin de dotar al
poder central de todos los instrumentos capaces de justificar sus pretensiones y de garantizar sus prerrogativas, sus rentas y sus conquistas. Cerno es muy claro, las repblicas africanas del ltimo tercio
del siglo XX no tienen los mismos afanes "prioritarios" que las monarquas absolutas del Antiguo Regimen, y la sociedad moderna, en Africa
como en cualquier otro continente, se caracteriza, entre otros factores, por la inexistencia de grupos sociales dotados de privilegios
distintos jurdicamente sancionados. Desde las constituciones y los
tratados internacionales hasta los documentos de catastro y los expedientes personales, de ello no queda menos que toda una serie de
categoras documentales que cumplen el mismo oficio que lay cartas de
antao: garantizan derechos. La prdida o la destruccin ci papeles de esta naturaleza no pueden menos que crear, a breve o a largo
plazo, dificultades polticas, administrativas o jurdicas (litigios
en materia de propiedad territorial, reconstruccin de caminos,
etc.)
y por ende ocasionar perjuicios al Estado, a la persona
moral o al particular cuyos intereses se afectan.
Antes de la independencia los ttulos de soberana relativos a
las colonias quedaban en posesin de las administraciones metropolitanas competentes
gracias al juego normal del las instituciones.
Al ocurrir la abolicin del regimen colonial, la mayor parte de los
nuevos Estados no pensaron en este aspecto del ejercicio de la soberana. Es verdad que en los territorios que hicieron parte de la
A.O.F., por ejemplo, la poltica archivstica estaba dominada por
preocupaciones histricas y cientficas, desde las primeras disposiciones adoptadas por el Gobernador General W. Ponty
y el carcter
cultural de las instituciones de Archivo all estaba definitivamente
consagrado por las decisiones del Gobernador General del 17 de
septiembre de 1942 y del 3 de agosto de 1943, al reincorporar los
archivos del Gobierno general y de los territorios al Instituto
Francs del Africa Negra y a sus centros locales

16 Para no alargar ms de la cuenta el presente artculo, me


he limitado en esta referencia al problema de la garanta de los
derechos individuales.
17 Archivos del Ministerio de Asuntos Extranjeros y Archivos del
Ministerio de Francia y Ultramar.
18 Decisin del 1 de julio de 1913 y circular del 2 de julio
de 1913.
19 La decisin general de 1953 suprimi en principio la reincorporacin de los Archivos al I.F.A.N., pero no se ha aplicado realmente sino a nivel de la autoridad federal y de Senegal.
- 47 -

As tambin en el momento de la independencia, a falta de


archivistas o de irnos administradores conscientes del papel que estn
llamados a desempear los Archivos en un Estado soberano, se mantuvieron las antiguas estructuras o fueron remozadas cuando ms.
Ciertos Estados, principalmente el Alto Volta, Mal y Gabon,
despus de once aos de independencia, acaban de empezar a reunir
los documentos relativos al trazado de sus fronteras. Estos papeles,
adems, pueden adquirir un valor extraordinario en casos de descubrimiento de zonas petrolferas u otras riquezas mineras.
Tratados y acuerdos internacionales se extravan con frecuencia,
y cuando urge hacer referencia a ellos, los gobiernos no tienen recurso distinto del de solicitar copia a la Embajada del pas a que se
alude o a otro organismo extranjero.
Con muy poco gasto podra suprimirse esta anomala mediante la
organizacin de servicios de archivo en el seno de los Ministerios de
Asuntos Extranjeros . Pero el problema es ms general: los documentos no se cuidan como es debido en casi ninguno de los servicios
pblieos, y sera ms racional y menos oneroso acometer la realizacin de un programa nacional de archivos que cubriera el conjunto de
la documentacin, que proceder por medidas o expedientes parciales
cuando el perjuicio que causa el desorden documental en tal o cual
administracin se vuelve intolerable o cuando un ministro o un alto
funcionario previsor y discreto decide restablecer el orden en su
propia casa.
2.

Poder de decisin y plan de desarrollo

El ejercicio de la soberana no consiste solamente en velar por


la integridad del territorio y en respetar y hacer respetar las obligaciones que se desprenden de los acuerdos internacionales.
Ms
all de las funciones fundamentales y solemnes, el ejercicio de la
soberana significa que el poder de decisin pertenece por entero al
gobierno.
Luego no hay poder de decisin real sin informacin, es
decir, en el caso de la actividad gubernamental sin dominio y control
de los expedientes.
En ausencia de archivos en estado de "movilizacin permanente", el poder de decisin se ejerce en muchos pases
a partir de las ideas y de los conocimientos de los funcionarios y
consejeros tcnicos del momento, y como los cargos de las dos categoras cambian de titulares a intervalos frecuentes , y el sucesor
se abstiene a menudo de estudiar los papeles del predecesor, la continuidad de la accin gubernamental no puede de manera alguna garantizarse.
Hay pases donde hasta los textos legales y reglamentarios
son difciles de hallar, de lo cual surgen como secuela disposiciones
sucesivas divergentes, si no contradictorias, que hubo que tomar
segn la inspiracin del momento .

20 Como lo hace el Senegal, pais piloto del Africa Continental


francfona en materia de archivos, dentro del marco de la reforma
administrativa elaborada con la ayuda de un equipo de las Naciones
Unidas.
21 Son contados los ministros y altos funcionarios que he vuelto
a encontrar en 1971 ocupando las mismas funciones que en 1969, y
aunque uno solo de los pases en cuestin haya cambiado de regimen
entre una y otra visita.
22 M. Valette subraya con razn la iirportancia de establecer y
poner en funcin permanente un juris-classeur. En Repblica Centroafricana un consejero del Ministerio del Interior organiz un repertorio permanente destinado a servir a las administraciones regionales.
- 48 -

La imposibilidad en que se encuentran hoy muchos gobernantes


africanos^de referirse a las fuentes documentales y de sacar partido
de las existentes, hace hipottica toda planificacin y no les
penal te orientar la asistencia tcnica extranjera.
No obstante el
programa de las Naciones Unidas para el desarrollo acaba precisamente
de adoptar el principio de la planificacin global de la Asistencia
para los pases beneficiarios. Esta medida deber tener un alcance
considerable en el sentido de que las prioridades definidas por el
pas ya no tropezarn con el obstculo de la reparticin previa de
los crditos del PNUD entre agencias del sistema de las Naciones
Unidas.
Ciertamente tener papeles bien organizados no significa en
oontraprestacin que los planes sean buenos tambin.
Pero es
verosmil que estos ltimos habrn de cojear si los planificadores
no conocen ciertas series de datop y pormenores y ciertos documentos
de base. . En todo caso, la introduccin de la preparacin por
pases , que no constituye sino un sector limitado y relativamente
modesto de las tareas de los planificadores, no avanza al ritmo
deseado. Mltiples son las razones, y entre ellas, figura en lugar
de preferencia el desorden documental.
El desarrollo es problema gubernamental en Africa mucho ms de
lo que fuera en Estados U:.idos y el Japn y an en Europa en el
momento de las grandes transformaciones socio-econmicas de la
segunda mitad del siglo XIX y de los primeros decenios del siglo XX.
M. Fougeyrollas piensa con razn que "la potencia productiva de una
sociedad depende por debajo de todo, de las capacidades de organizacin de que ella es detentadora".
En el caso en que los poderes
pblicos estn investidos de la responsabilidad de la accin para
el desarrollo - y tal es el caso de Africa hoy da es de su capacidad de organizacin de lo que se trata ante todo.
Organizando los
papeles de manera racional no se sacrifica sobre el altar de la burocracia, sino que se acrecienta la capacidad de organizacin de los
poderes pblicos.
Confieso que recorriendo el Africa ms de una vez fui preso de
muy malos pensamientos. Si la organizacin de los archivos es combatida con tanta eficacia por la inercia y la incomprensih, ser
ciertamente porque primero hay que vacunar las gallinas?

3.

El problema nacional

Hasta las vsperas de la independencia, las minoras selectas


africanas podan con razn esperar sustituir al regimen colonial de
las estructuras polticas regionales, federales o confederales menos
acentuadas por el nacionalismo que el sistema poltico europeo. Esta
esperanza no se cristaliz, y si el ideal panafricano ha contribudo en forma muy sensible a la abolicin del regimen colonial, si ha

23 No se trata tan solo de las estadsticas econmicas, educativas, sanitarias o demogrficas y de los proyectos mineros,
hidrolgicos y ferroviarios, sino tambin de los datos etnolgicos,
lingsticos, alimeticios, religiosos, etc.
24 Trmino utilizado para designar la nueva tcnica de la
planificacin de la Asistencia ENUD.
25 No olvidemos que la lucha contra las epizootias requiere para
ser eficaz una disciplina documental estricta.
- 49 -

ganado una victoria decisiva y definitiva en la lucha por la dignidad


del hombre negro, ya no influye sobre la poltica sino a travs de
la cooperacin interestatal, de las organizaciones intergubernamentales y las manifestaciones de la cultura. En el momento de la Independencia, Africa opt por la va nacional del desarrollo en el marco
de las fronteras tratadas por las potencias europeas . La evolucin parece estar determinada por la dinmica del nacionalismo,
doctrina fundamental de la jerarqua poltica en todos los pases,
cualquiera que sea el tinte poltico particular.
El papel del nacionalismo en el Africa contempornea, como
expresin global de las aspiraciones polticas, econmicas, sociales y culturales y como reagrupador de energas, recuerda por ms de
un rasgo la accin de los nacionalistas de Europa central y oriental
en la primera mitad del siglo XIX.
Sin aspirar a un estudio comparativo profundo de las semejanzas y divergencias, es necesario comprobar algunos hechos que permitan el cotejo .
En uno y otro caso la tarea fundamental histrica que se asigna
a las grandes generaciones de la era nacionalista es la de transformar
en naciones las comunidades poltico-sociales de que ellas se sienten
responsables. Dicho de otra manera, el trmino nacin se aplica, a
la vez, a la colectividad determinada que los nacionalistas entienden
por servir, dirigir y transformar, y a la colectividad del porvenir,
que ser cuando las minoras selectas nacionales hayan llevado a
cabo su accin. Si los nacionalistas europeos de hoy ya no dan a los
ciudadanos sino el bienestar mental del hbito, y como es natural, la
obligacin cada vez ms discutida de saber que pertenecen a un grupo
(considerado generalmente mejor o por lo menos, ms tolerable si no
ms simptico que los otros), los de Africa de nuestros das tienen
un atractivo de otra manera ms poderoso y un contenido intelectual y
moral de altura y ambicin muy diferentes. Como en otro tiempo, en
los pases de la periferia europea, el programa de la independencia
nacional est indisolublemente vinculado en Africa a los objetivos
de progreso econmico, social y cultural.
Igual que los nacionalistas rumanos, eslovacos, croatas, servios y hngaros de la poca
liberal, las minoras africanas de nuestra generacin engloban, en
una misma visin, la construccin de las carreteras y la igualdad de
los derechos, la promocin de la agricultura, el derecho del sufragio, y a veces, la libertad de los ciudadanos, la implantacin de las
industrias y la participacin de pleno derecho en el concierto de las
naciones, la escolarizacin de los nios y la abundancia para todos.
Los conflictos entre varias tendencias, las polmicas entre adeptos
de escuelas polticas diferentes, las luchas entre agrupaciones rivales por el poder significan apenas que cada cual es nacionalista a su
manera, que el nacionalismo no constituye una doctrina codificada, una
corriente monoltica de ortodoxia inmutable.
Hay, quizs, varias
verdades polticas en Africa, pero todas estn asignadas con colores
nacionales an as, como sucede en ocasiones, el advenimiento de una
nueva verdad trae consigo un cambio de bandera.

26 Las fronteras actuales no se alejan de las fronteras de la


poca colonial sino en dos casos: Camern y Tanzania.
27 Esta comparacin toca exclusivamente al papel del nacionalismo y no pretende establecer parentesco alguno entre las sociedades
aludidas.
- 50 -

El perodo de la virtualidad nacional conoce ineluctablemente


luchas (verbales o armadas segn el caso) entre tendencias nacionalistas, y quienes las protagonizan suelen poner en duda la lealtad del
adversario al ideal de la nacin, lo
cual permite en consecuencia a
los historiadores de la nacin realizada , hacer estudios interesantes
sobre el fenmeno complejo de la gnesis de la nacin, tema entre
nosotros,sin duda apasionante.
Forjar naciones para vencer el subdesarrollo y luchar contra el
subdesarrollo para forjar naciones, tal es el programa en Africa.
Utpico o realista, es el camino por donde han transcurrido los
Estados y los pueblos de frica . Desde este punto de vista es
permitido el cotejo con la regin europea a que nos referimos.
Otra cosa es que las correlaciones entre estado, lengua
y
nacin, trptico sagrado del nacionalismo europeo en general, y
oriente-europeo en particular, se presentan de manera radicalmente
distinta en Africa.
Las lenguas nacionales llegarn a ser probablemente un da
factores de dificultades polticas en frica, pero en la etapa actual
los nacionalisnDS africanos se expresan mejor en ingles o en francs
que en" bambara o en haousse'1 y las motivaciones de las crisis internas
(Congo, Nigeria, Chad) no parecen proceder de los datos lingsticos.
En la periferia europea los nacionalistas reivindicaban la creacin de Estados nacionales red^biu jando el mapa segn las fronteras
lingsticas, o statu quo ante
contradictorios. Nada de esto
ocurre en Africa: all el mapa no es discutido y nadie
piensa en
esgrimir el statu quo. Simplificando las cosas, se podra anticipar que si los Estados de la periferia europea fueron creados para
consagrar el hecho nacional (al manos en principio), en Africa toca a
los Estados obrar de tal suerte que el hecho nacional venga a consagrarlos.
En la rredida en que la experiencia europea del siglo XIX tiene
algn valor, puede deducirse de all que la construccin de redes
de comunicacin (carreteras, ferrocarriles, acueductos, puertos) y la
escolarizacin generalizada desempean un papel esencial en la
formacin de las naciones modernas .
Pero si es posible planificar el asfaltado de las pistas y hasta, aunque con menos precisin,
el crecimiento de los efectivos escolarizados, el proceso general
sicopoltico de la gnesis de una nacin obedece a su lgica
propia, no se planifica ni se reglamenta. Apenas est al alcance de
un gobierno trabajar en el sentido del desarrollo nacional, no solo
poniendo a su servicio los "madios" de comunicacin (prensa, radio,

28 Cf. Fougeyrollas, op. cit., p. 51-70.


*
"en el estado en que se encontraban antes las cosas", o sea
en la situacin anterior al hecho. Nota del traductor.
29 Hago voluntariamente abstraccin de los avances tcnicos y
cientficos alcanzados a lo largo de una centuria: no para discutir
su importancia desde el punto de vista del ritmo posible del crecimiento econmico, sino para poner en evidencia que la gnesis de
las naciones est uncida a las posibilidades econmicas creadas por
la revolucin industrial, pero no al nivel tcnico de una etapa
determinada.
- 51 -

televisin) y el deporte , sino tambin apoyando la investigacin destinada a conocer las realidades del pas, en particular las
estructuras sociales y las transformaciones que all operan, y procediendo a una evaluacin permanente de los efectos de su propia
accin.
En fin, ms all de estos medios directos (propaganda,
estadstica, sociologa y evaluacin), los poderes pblicos pueden
aportar su contribucin a la disciplina que forma en grado eminente
la conciencia nacional: la historia. Otras disciplinas, como la
lingistica, la geografa, el folclor, e t c . pueden ejercer una
funcin paralela a la de la ciencia histrica; sta empero goza de
un privilegio temible: todo nacionalismo cree justificarse por el
pasado para establecer slidamente su legitimidad y probar su verdad,
an si ese ayer no ha prefigurado en nada el advenimiento de la era
de las naciones. Pasando por sobre la evocacin de las glorias del
pasado destinada a probar las cualidades eternas del pueblo en referencia y a movilizar las energas para la construccin del pas, la
ciencia histrica responde a una necesidad sicolgica profunda: el
hombre no se siente hombre hasta saber que est integrado en una
continuidad histrica.
Responde tambin a una necesidad intelectual: para explicar el presente y prever el porvenir nunca se ha dado
mejor frmula que la de interrogar el pasado, prximo o lejano.
Segn ciertos espritus crticos, apesadumbrados o simplemente
enceguecidos por la aparente superioridad de las ciencias matemticas, el sondeo de lo que fue no tiene ningn sentido y no puede
desembocar sino en resultados frgiles y que inspiran desconfianza,
desmentidos o contradichos infaliblemente por investigaciones paralelas o ulteriores.
La controversia sobre este punto, a no dudarlo,
jams ser dirimida, nunca ser cancelada porque los hombres, los
individuos al igual que las colecciones, quieren conocer su historia y
admiten sin hacerse violencia que sta se renueva, se rvalua
permanentemente.
Esto no significa en manera alguna que no importa qu mercanca
pueda venderse bajo el rtulo de "historia", porque el estudio del
pasado es tributario de las fuentes. Las fuentes histricas del
Africa son mltiples y estn diseminadas al comprender lo mismo las
tradiciones orales que los objetos de arte, las costumbres todava
vivientes, que los documentos escritos, conservados en Africa o en
cualquiera otra parte del mundo. Para dar pbulo a la ciencia africana con el fin de que se dilate y alcance su plenitud, hay que poner
primero en juego la infraestructura de la investigacin, a saber
bibliotecas y archivos. Rindiendo tributo a lo espectacular con detrimento de lo racional, no pocos pases africanos han seguido un
camino inverso y han comenzado por crear Institutos de Ciencias
Humanas, sin pensar en las fuentes que los estudiosos de esos institutos deberan consultar para hacer su trabajo, y por recoger las tradiciones orales o micropelculas en el extranjero sin poder depositar en condiciones decentes los documentos as adquiridos.

30 El amor inflamado por el deporte, en especial por el


balompi, es uno de los fenmenos ms salientes del Africa
contempornea: las competencias internacionales, en nombre del
inters que despiertan, constituyen contribucin inapreciable a la
formacin de las conciencias nacionales. La identificacin con los
xitos deportivos se produce de manera espontnea, en tanto que la
adhesin a la obra gubernamental nunca est exenta de aprensiones y
juicios crticos disimulados, de sorpresas en veces desconcertantes.
- 52 -

El
estribillo segn el cual "Africa no tiene archivos" no
corresponde en manera alguna a la verdad. No abundan ciertamente
documentos anteriores a la colonizacin, paro existe en algunos
pases en cantidad limitada. Los documentos creados por las instituciones coloniales llenan kilmetros de anaqueles
en decenas de
pases africanos . Bastara nacerlos accesibles a la investigacin para que la ciencia histrica africana pudiera dar un salto
revolucionario hacia adelante.
La microfilinacin en el extranjero,
an masiva, sobre todo en las antiguas metrpolis y la recopilacin sistemtica de las tradiciones orales seran posibles desde el
momento en que unos buenos depsitos de archivo organizados pudieran
recibir para el usuario cintas magnticas y rollos de pelculas.
Digamos, en suma, que el perodo comprendido entre 1950 y 1970, es
decir los aos que anteceden y siguen a,la Independencia, interesaran
ms que ningn otro, y a justo ttulo , a los futuros historiadores. A menos que se tomen de inmediato medidas indicadas para la
custodia y conservacin de los archivos posteriores a la Independencia (lo mismo que los de los partidos polticos y de los sindicatos
de postguerra) las generaciones futuras conocern menos bien la fase
decisiva de la historia nacional que las campaas militares de la
colonizacin, o la "poltica indgena" del Gobierno general de
A.D.F. Documentos a granel han perecido hasta ahora, lo cual significa que la historia de los albores de la Independencia ser difcil
escribirla y que incontables episodios transcendentales o de menguada
importancia, permanecern por siempre ignorados.
Ser esto por ventura una razn para dejar las cosas como
estn?

NOTAS

PRELIMINARES

Las reflexiones expuestas a lo largo de este trabajo no conforman


una nueva filosofa de la historia en cuyo contexto la Divina Providencia y la lucha de clases seran reemplazadas por el registro de
correos, y la cit interministerial de los archivos se pondra en
lugar de la Cit. No pretenden siquiera probar que "sin archivos no
hay desarrollo" ni establecer otras ecuaciones por el estilo.

31 Muy a menudo en condiciones lamentables; en muchos casos,


toneladas de papeles "histricos" se pudren hacinados no importa
cmo, exactamente igual que los expedientes de la administracin
contempornea.
32 En el momento de la Independencia la? autoridades francesas
no procedieron a repatriaciones masivas de documentos sino en contados
pases, (Archivos de AEF y Madagascar, por ejemplo), pero an en
dichos pases tales medidas no afectaron la totalidad de los archivos
que cre la administracin colonial.
33 A decir verdad, apasiona desde ahora a los especialistas de
la historia contempornea y de las ciencias polticas, sin hablar de
los economistas y socilogos. Estos sin embargo no podran lograr
sino un beneficio limitado, aunque apreciable, de la existencia de
servicios de archivo, en razn de la no-comunicabilidad de la mayor
parte de los documentos antes de ciertos plazos convenidos.
- 53 -

Se trataba ms secillamente de explicar por qu Africa debera


proveerse de estructuras de archivo porque, repitmoslo, los archivos
no deben presentar las apariencias de objetivo, prioritario o no.
Ellos constituyen ruedas del mecanismo administrativo al mismo ttulo
que las prefecturas, las oficinas estadsticas, las captaciones de
impuestos o las inspecciones acadmicas.
Nunca ningn gobierno
africano ha encabezado la lista de sus prioridades con la organizacin de los gabinetes ministeriales.
Se crean no obstante aqu y
all para que los Ministros puedan garantizar sus funciones.
Los archivos pueden convertirse en herramientas de eficacia
notoria y hasta temible, como lo atestiguan las proezas de los servicios de polica y contraespionaje. Para la buena administracin de
un pas no basta haber optado por una poltica promisoria y escogido la lista ptima de las prioridades en materia de inversiones presupustales. El funcionamiento cotidiano de la mquina administrativa tambin cuenta.
An a riesgo de parecer ridculo, el archivista debe cuidarse
de sobreestimar la importancia de los servicios que su actividad puede
prestar a la colectividad. No es por la creacin de los servicios de
preparacin y puesta en marcha de los archivos nacionales por lo que
sern derrotados en el Tercer Mundo el hambre, la desocupacin y el
analfabetismo.
Pero los archivistas tienen su papel que desempear en la
accin por el desarrollo, y negarlo demuestra ignorancia. Por mala
ventura la ignorancia es uno de los factores ms poderosos de la
historia. Y eso tambin es ignorarlo.

- 54 -

LOS

ARCHIVOS

EN

PASES DESARROLLADOS: UNA


AL DESARROLLO NACIONAL

CONTRIBUCIN

Por
WILFRED I. SMITH

Es razonable suponer que los pases de Norte Amrica y Europa


han
superado la etapa donde es necesario justificar la existencia de
los repositorios de archivos. Es cierto que
los
archivistas se
quejan
que el publico
y
sus superiores quienes controlan su
presupuesto, no creen conveniente asignar una mayor prioridad a los
objetivos y programas de los archivos.
Sin embargo, hay an una
aceptacin general, al menos en principio,
de los puntos de vista
que fueron expresados claramente durante la Revolucin Francesa que adems de sus usos prcticos, los
archivos
son
un
recurso
cultural,
un
espejo del pasado, un recuerdo colectivo nacional; y
que una obligacin fundamental de una comunidad o sociedad es la de
preservar los documentos
de su pasado y de hacerlos disponibles al
pblico como una herencia cultural.
El concepto de gestin de archivos es mucho ms reciente.
Principalmente
un producto de la experiencia Americana durante y
despus de la Segunda Guerra Mundial,
su
contribucin
a
la
eficiencia corporativa y guber- namental y a la economa, se dan por
sentados en Norteamrica y
se estn reconociendo poco a poco en
Europa.
Sin
embargo,
hay una gran
rea
de
la
poblacin
mundial, conocida como los "pases en desarrollo"
donde
tanto
la gestin de archivos y de documentos no existe o est en una
etapa muy primitiva de desarrollo.
Adems,
en
estos
pases,
existen muchas dificultades para establecer y mantener un programa
de archivos, y para obtener los recursos necesarios y el apoyo
popular, porque no hay normas.
Hay muchas razones prcticas para asignar una baja prioridad a
las instituciones de archivo en los pases en desarrollo. La lista
siguiente es indicativa pero no exhaustiva:
1.
La necesidad urgente de desarrollo econmico tiene una
clara
prioridad
sobre los intereses culturales en la asignacin de
recursos disponibles.
2.
La necesidad de mejorar las normas y las condiciones de vida
d
prioridad no solamente al desarrollo econmico y a las oportunidades de empleo, sino tambin a hospitales, vivienda, transporte y
bienestar.
3.
Se requiere un nfasis en la educacin y entrenamiento, no
solo para proporcionar el liderazgo y la experiencia profesional y
tcnica requerido, sino tambin
para
liberar
las
capacidades
latentes de toda la poblacin, donde el analfabetismo es alto.

El autor es un Archivista Reconocido de Canad, quien ha sido


miembro
del SAA Council desde 1968 y es Miembro de la Sociedad desde
1970. Actualmente el Sr Smith es el director del SAA Ccnmittee para
los Asuntos Internacionales de Archivos. Este artculo y los que
siguen se leyeron en Oct. 15 de 1971 en la sesin
"Promocin de
Archivos en los Pases en Desarrollo. Una revisin crtica" durante la 35a reU nin anual de la Sociedad Americana de Archivistas que
tuvo lugar en San Francisco.
- 55 -

4.
El deseo de transformar las sociedades emergentes de colonias
materialmente
primitivas
y
dependientes
en
pases
prsperos, bien imformados, y confiados
en
s mismos ocupa un
lugar de alto valor sobre la informacin.
Pero la urgencia de
los problemas del presente y los planes para el futuro reducen el
inters en el pasado y
el incentivo para estudiarlo.
Sin duda,
la experiencia colonial puede considerarse en algunos lugares "un
documento de desgracia".
5.
Unificar los diversos elementos raciales,
religiosos y
sociales es esencial para lograr coherencia e identidad comn y unidad de propsitos. Para alcanzar este objetivo la palabra impresa y
los
medios
de comunicacin de masas parecen ser ms efectivos que
los documentos no impresos. Sin duda, para este propsito, la propaganda
parece
ser
ms
efectiva que la evidencia autntica del
pasado.
6.
Los efectos del clima tpico tropical en los pases en
desarrollo
hacen que la tarea de preservar los documentos originales
sea difcil, costosa y aparentemente desproporcionada al valor investigativo de los documentos.
7.
Falta apoyo voluntario no gubernamental de personas y
tales como las sociedades histricas locales.

grupos

8.
El apoyo de los historiadores, quienes en Norteamrica han
sido
los ms efectivos defensores del establecimiento de los repositorios de archivo es incierto y est dividido. En el caso de los
pases
en
desarrollo,
los
historiadores
parecen
estar ms
interesados en obtener copias microfilmadas de los
documentos
de
los antiguos poderes coloniales que en promover el establecimiento de repositorios para los docunentos originados localmente.
9.
La falta de personal entrenado en la gestin de archivos
y documentos
priva
a
los pases en desarrollo de un liderazgo
local, y se suma a la dificultad de entregar
los
escasos
fondos
a un rea de baja prioridad.
10. Donde no existe gestin ni sistema
de archivos no se
siente su necesidad ni se entiende su valor, y es difcil explicarlos
en forma convicente si no se pueden demostrar sus beneficios.
Estas y otras razones explican la baja prioridad que se le ha
dado a los archivos y su administracin en los pases en desarrollo.
Si los pases interesados los van a ayudar, deben demostrar que
tienen
valor
cultural
y prctico y que hay una relacin integral
entre ellos y la eficiencia del gobierno, el desarrollo econmico y
la
unidad nacional. De varias maneras se puede demostrar que la
gestin de archivos hace contribuciones importantes al desarrollo
nacional.
Primero, la gestin de archivos puede aumentar la eficacia de
los
departamentos y agencias del Gobierno en general, y particularmente de aquellos que tienen la responsabilidad del desarrollo econmico.
El manual
de las Naciones Unidas de 1961 concluye que "el
progreso administrativo es el sine qua non en la implantacin de
programas
de desarrollo nacional". Pero la clave para el progreso
administrativo es el buen manejo de los archivos, que es el manejo
efectivo de la informacin.
Es innegable el efecto de los sistemas
de clasificacin mejorados con
la rpida recuperacin resultante
(y
otros
aspectos de la prctica de la buena gestin de archivos)
sobre las decisiones y la eficiencia administrativa.
- 56 -

Por ejemplo, la introduccin de un nuevo sistema de clasificacin


en un caso redujo el tiempo promedio de produccin de informacin de 2 horas a 20 minutos. Por otro lado, hay muchos ejemplos
de das y an de semanas utilizadas buscando en archivos desorganizados o duplicando informes y estudios cuando no se dispona de
los originales.
Es difcil medir cuantitativa o cualitativamente el impacto
total de la gestin de archivos sobre la eficiencia gubernamental,
pero en algunos aspectos, si se pueden medir en forma precisa los
ahorros financieros.
Las economas son reales cuando se introducen
horarios que permiten el retiro regular de documentos y el uso de
centros
de archivo
para
archivos inactivos.
Los
costos
de
espacio, personal
y
equipo
para
el
almacenamiento en
las
oficinas
comparados
con
aquellos
en
un
centro,
muestran
fcilmente el ahorro financiero alcanzado
por
la
transferencia
de
cada pi-cbico de documentos inactivos.
A esto se puede
agregar el ahorro total comprometido en la destruccin planeada de
documentos que ya no se usan.
Un ltimo beneficio de la gestin de
archivos es la identificacin de documentos
que
tienen un valor
constante para el desarrollo y otros objetivos, documentos cuya
preservacin puede asegurarse por medio de su transferencia
a
un
archivo.
Se ha demostrado que, lejos de ser un gasto superfluo, un
sistema de gestin de archivos, es un instrumento esencial
para
el
manejo
eficaz
de
la
informacin.
Este programa promueve la
eficiencia y la economa y
puede
tener tanto
efectos directos
como indirectos en el desarrollo nacional. Es una inversin completa
que produce buenos dividendos.
Segundo, la informacin
archivstica
puede
ser
de
uso
prctico en el desarrollo nacional. Es obvio que la aplicacin de
una
experiencia relevante,
como
alternativa
para iniciar una
nueva,
ahorra tiempo y dinero, evita la duplicacin de esfuerzos, y
puede prevenir fallas. Los ltimos
informes
de
varios aos de
experiencia archivstica en
Malasia y Madagascar contienen muchos
ejemplos de la
utilidad de la informacin de las fuentes de archivo
para una gran gama de proyectos actuales de desarrollo especialmente
en la planeacin y la investigacin operacional.
En el campo
de la agricultura, los resultados
de
los
primeros estudios y
experimentos han sido de gran valor. Los informes y apuntes no
publicados sobre el cultivo de arroz y la vida de los gusanos de seda,
por
ejemplo,
beneficiaron
considerablemente el desarrollo
agrcola en Madagascar;
mientras que la prdida
de
informes
relacionados
con
el
cultivo
de cocoa produjeron experimentos
prolongados
y
prdidas
costosas.
Los
antiguos
estudios e
informes
geolgicos, mapas
y cartas y los documentos de las
compaias mineras son extremadamente tiles en el desarrollo de la
minera.
Ellos han mostrado, por ejemplo, que existen cantidades de
minas pero que no se han trabajado porque no hubo elementos tales como
transporte
o
mercados
adecuados.
Cuando
s existen
estos
elementos, no se presentan fallas.
Los registros del tiempo que
indican la
lluvia y la incidencia
de huracanes e inundaciones,
tienen un valor obvio en la planeacin del desarrollo econmico, tal
como los informes mdicos de los misioneros en el control de las
epidemias.

1
Ver R.R.J Venhoeven, "The Role of Archives in the Public Administration and the National Planning Policy of Developing Nations" y
Jean Valette, "Le rle des archives dans l'administration et dans la
politique de planification dans les pays en voie de developpment".
Ambos son estudios no publicados que fueron preparados para la Unesco
por el Concejo Internacional de Archivos.
- 57 -

La industrializacin requiere el estudio de


muchos factores
diferentes, cuya
combinacin debe ser favorable para hacer que una
inversin sea prctica. Los archivos pueden ser
muy
tiles
para
indicar tendencias
a lo largo de un perodo de tiempo. Por ejemplo,
los viejos
informes
policiacos se han usado para sealar las
relaciones entre
los
grupos
tnicos
en
una
regin, factor
importante con respecto a los estudios del potencial humano para
proyectos industria- les particulares: la infraestructura - caminos,
carrileras, puertos y otras facilidades bsicas
como
base de la
economa - es esencial para el desarrollo nacional. La referencia
a viejos mapas, planos e investigaciones ha permitido la relocalizacin, separacin y construccin
de caminos, carrileras, canales
y puertos.
La construccin rpida
de
un dique en Madagascar
fue posible porque los antiguos
documentos
departamentales
se
guardaron
y
fueron recuperados por el personal de archivos de una
gran miscelnea de documentos.
Por otro lado,
la
prdida
de
documentos
relacionados con una carretera en Ghana cost cerca de
medio milln de dlares porque se tuvo que repetir el trabajo que
ya se haba hecho. El material de archivo es de valor particular en
la planeacin a largo plazo que
requiere
el uso de datos de
recursos actuales a un perfecto potencial futuro. Tales proyecciones
tienen
mayor
validez
cuando son reforzadas por datos archivsticos relevantes
durante largos perodos en los cuales se
indicaban tendencias distintas.
An
si
no hay documentos del
pasado, debe ser una responsabilidad
obvia
de
los
Gobiernos,
conservar
cierto tipo
de documentos actuales para el uso futuro.
Entonces puede
justificarse un archivo solo por su uso futuro.
Se
puede asegurar que la preservacin y disponibilidad de las fuentes
archivsticas
pueden
facilitar la planeacin
del
desarrollo,
evitar
la duplicacin
innecesaria
de
esfuerzo y de errores
anteriores, promover la continuidad y proporcionar los beneficios
brindados por la experiencia anterior.
Tercero, los archivos pueden contribuir al crecimiento de la unidad nacional. Muchos estados nuevos son creaciones artificiales porque
los lmites tnicos y geogrficos fueron ignorados al establecer
las
colonias
que
alcanzaron
su independencia recientemente. El
gran vaco que dej el retiro de los Gobiernos coloniales llev
a
profundas rivalidades polticas y personales; hizo que se revivieran
los antiguos conflictos de las tribus; y estimul otras fuerzas negativas que amenazaron seriamente la supervivencia de muchas naciones
nuevas. Por lo tanto, hay una necesidad imperante de forzar los elementos a una unidad, de construir un sentido de identidad nacional.
En mucha parte, esta identidad depende del reconocimiento de una
historia nacional comn, cuya escritura se basa necesariamente en la
investigacin de fuentes archivsticas que se hallan disponibles.
Es interesante
el hecho que la experiencia de los Estados Unidos
para lograr y consolidar su independencia haya sido citada como un
ejemplo del
buen
uso
del material de archivo para promover la
conciencia
nacional.
La
investigacin
histrica
en
los
archivos
sobre las batallas
para
la
independencia dirige la
atencin hacia una
experiencia comn vitalmente
importante
y
explica
las razones para
construir
una nacin en lugar de 13
colonias dispersas y especialmente los principios fundamentales y
las metas que surgieron primero y que han servido de gua para la
evolucin poltica de la Nacin a lo largo de dos siglos.
Finalmente, el material de archivos es valioso para el desarrollo
nacional
en el proceso educativo. A medida que las nuevas naciones
intenten avanzar en los ltimos 25 aos del siglo XX,
habr
mayor
confianza en la informacin importada. En estas circunstancias, la
historia, que es un producto nativo, puede asumir ms importancia que
la usual.
.

Los pases en desarrollo, que son pobres en historias publicadas


fornalmente,
bien pueden encontrar la manera de popularizar las fuentes originales de archivo,
particularmente aquellas de
naturaleza
audiovisual.
La
integracin
y unificacin son particularmente
difciles de lograr en los
pases que
son de carcter multiracial y multicultural.
El reconocimiento de las contribuciones complementarias de varios
elementos
constituidos
pueden llevar a la promocin de la unidad e
identidad nacionales. Estos esfuerzos no se deben confinar a
los
colegios.
La informacin relevante puede transmitirse a toda la poblacin por medio de
exposiciones,
conferencias, diapositivas,
pelculas y programas de radio y televisin basados en los materiales de archivo. Para llegar a las verdaderas racez nativas,
sera
necesario buscar evidencias previas al perodo colonial. Estas pueden
existir solamente en formas de tradicin oral:
folclor,
msica
y
baile.
Puede ser debatible hasta dnde los archivistas deban estar
comprometidos con todo el rango de la historia oral; pero en ausencia
de otros programas, las instituciones de archivos deben intentar preservar todos los componentes de la herencia cultural nacional,
incluyendo las artes activas y visuales.
Una vez que se han reconocido los beneficios concretos de un sistema de gestin de archivos, se llega frente a frente a los costos.
Aqu son aparentes las ventajas de un sistema
nico coordinado y
comprehensivo
que se ha denominado el principio de los "archivos
totales". Existen ventajas obvias al tener una sola agencia en lugar
de un sistema fragmentado, pues la agencia tiene la responsabilidad de
establecer registros uniformes y procedimientos de gestin
para
la
operacin
de
los departamentos, dirigir los centros de archivo y
controlar la seleccin y transferencia de los
documentos de valor
perma- nente
para
su preservacin en un archivo central. Las
ventajas se multiplican si los
archivos
no
solamente contienen
documentos
del Gobierno sino que tambin cubren el amplio rango de
los materiales de archivo, -documentos privados, y
de
trabajo,
mapas,
fotografas, pelculas y otros.
Para que un archivo se
identifique con
la
documentacin
total
del
pasado y se le
considere
como
el
guardian
de
la
herencia
nacional, es
conveniente que sirva a la poblacin como un todo.
Tal integracin
gestin de archivos/sistema de archivos, que promueva la eficiencia
del Gobierno y proporcione un amplio espectro de servicios
al
Gobierno y al pblico en
el
amplio
rango de los materiales
archivfsticos
tiene ms opcin de recibir la ayuda
financiera
que
necesita que muchas instituciones que se hayan establecido sin
planeacin en algunos pases.
Esta concentracin de recursos y de servicios de archivo
es
tambin
una
solucin
parcial a los problemas financieros de las
costosas medidas requeridas para proteger los materiales originales en
un clima tropical donde hay humedad, plagas, fuego y neglicencia. Es
necesario evitar la duplicacin donde los fondos son escasos.
Un
solo edificio para archivos con aire acondicionado, con pocos empleados y equipos para proporcionar un servicio central de microfilinacin
para todas las agencias gubernamentales, servicios de fotoduplicacih
para archivo y facilidades de restauracin y reparacin de documentos,
puede
ser
una buena inversin en trminos del desarrollo
nacional.
En contra de esta experiencia, la conclusin lgica es que los
programas para asistencia tcnica a los pases en desarrollo debe
tener una alta prioridad en cuanto a la gestin de archivos
y al
desarrollo de stos.
- 59 -

Esta prioridad debe mantenerse no slo por quienes donan los


fondos
sino
tambin
por los pases receptores, de los cuales se
espera una sincera cooperacin y fondos de contrapartida en un futuro.
Sera ingenuo pretender que exista hoy tal apoyo. Aunque muchas
personas, agencias, instituciones y organizaciones, de las
cuales
las
ms
importantes son la Unesco y el Consejo Internacional de
Archivos, estn convencidas de la importancia del desarrollo archivstico, existe una tendencia a considerarlos puramente culturales.
Agencias internacionales como el Programa de Desarrollo de
las
Naciones Unidas al igual que las agencias como la AID y fundaciones
privadas, que inviertan bastante dinero en asistencia tcnica, no
los
han
considerado un rea de inversin productiva.
Esta actitud ha sido reforzada con la falla de los mismos
pases
emergentes
en
reconocer
el valor de la gestin de archivos y de los documentos
en el desarrollo nacional. Lo que no se conoce, no se echa de menos.
Hablando en forma general, se necesitan tres factores para el establecimiento y conservacin de un exitoso sistema de archivos/gestin de archivos en los pases en desarrollo:
asistencia tcnica
del exterior que
proporcione
experiencia, liderazgo y direccin
cuando esta no se consigue localmente; compromiso de los recursos
necesarios
por parte de los mismos pases en desarrollo; y personal
profesional hbil y entrenado lo mismo
que funcionarios tcnicos
en cada nacin para asegurar la continuidad del sistema una vez que
se haya establecido y para adaptarlo a las necesidades
particulares
de
ese pas, de manera que sea una institucin esencialmente nacional y no una importacin extranjera. El cIA intenta
ayudar
en
estas
dos reas proporcionando consultores, asesores e instructores
a corto plazo y estableciendo escuelas de archivos en las
regiones
en desarrollo para el entrenamiento local de personal.
Estas observaciones sobre las contribuciones potenciales de la
gestin y la
administracin de archivos al desarrollo nacional
seguir siendo terica a menos que se tomen medidas prcticas para
crear
las instituciones que sean necesarias.
Juzgando
por la
experiencia de los ltimos aos, esta
reforma
ser
lenta
y
difcil.
Se espera que los efectos de los pasos que se deben tomar
sean acumulativos y que se aceleren a medida que se demuestren beneficios
positivos.
Es ms importante enfatizar - a las agencias que
brindan ayuda y a las autoridades de las naciones en desarrollo- las
ventajas
prcticas
del
sistema de archivos y de la gestin de
archivos para el desarrollo nacional, an estimando los grandes
ahorros
financieros
o dividendos que se sacan de una inversin
relativamente pequea en
entrenamiento,
personal
y
equipo.
Tambin es importante que se consideren y controlen primero que todo
las propias necesidades de cada pas y que el sistema
de archivos
y la gestin de archivos se introduzcan como un elemento armonioso
dentro de la estructura nacional gubernamental e institucional.
As
el
sistema no aparecer como un transplante extranjero sino como un
injerte benfico de los organismos enraizados en la tierra nativa.

- GO -

PRINCIPIOS BSICOS
IDS

MANUSCRITOS HISTRICOS COMO DOCUMENTOS:


ALGUNAS DEFINICIONES Y SU APLICACIN
por
,
LESTER J. CAPPON
Institute of Early American
History and Culture

Los manuscritos histricos son mirados principal, sino exclusivamente, como materiales para investigacin, sin importar su origen
o procedencia. Esa palabra augusta
"procedencia" como sello
de
calidad
de
los archivos ha dado a la archivstica una posicin
superior en las mentes tanto de algunos historiadores como de los
archivistas.
Se reconoce, al menos entre archivistas, que
los
documentos son algo ms que materia prima para uso de eruditos;
realmente,
una subestimacin tan burda Ide
su
funcin
sera
seriamente
cuestionada.
Cualquiera que sea nuestro punto de vista,
el intento de diferenciar una clase de documentos de otra, genera la
pregunta:
Cul
es la relacin entre manuscritos histricos y
documentos?
Es el uno slo el pariente pobre del otro?
Tratando de definir estos trminos en el campo de archivos, donde
muchas
personas
estn en terreno comn sin ser conscientes de
ello, debemos proceder de lo general a lo especfico.
Puede
parecer
extrao que los archivistas profesionales hayan sido incapaces de
ponerse de acuerdo sobre las definiciones para comunicarse lo
que
significan para ellos ciertos trminos usados continuamente en una
profesin relacionada esencialmente con la
comunicacin.
Los
jvenes
inmaduros
de la profesin archivstica en los Estados
Unidos,
irrespetuosos de los ttulos establecidos provenientes del
exterior e
inclinados al
uso del lenguaje casual del innovador,
dan una explic cin
parcial.
Adems, la distincin hecha por
historiadores entre documentos gubernamentales como "oficiales" (que
son) y el resto de documentos como "no oficiales" o "privados" (que
no lo son
necesariamente)
ha creado barreras artificiales entre
archivistas y curadores de manuscritos "oficiales" y "privados" o
"personales".
Otra explicacin es que an el mejor conjunto de
definiciones contendr corolarios en
forma
de
excepciones.
As
nos
podemos
defender
anotando que, ya que los archivos son
documentos humanos, no
podemos
siempre llamar
categricamente
espada a una espada.
La expresin ms generalizada la proporciona la Federacin Internacional
de
Documentacin:
"El trmino
'documentacin' se
refiere a la creacin, transmisin, coleccin, clasificacin y uso
de 'documentos'; los documentos pueden definirse en -forma amplia como
un conocimiento registrado en cualquier
formato".
De
acuerdo
con esta definicin, la documentacin tiene un carcter universal
que abarca todo conocimiento, sin importar el medio y la forma en que
se encuentre registrado y los mtodos para implantar su uso. Si el

1 El autor es director del Institute of Early American History


and Culture
en Williamsburg,
Virginia y consultor de Williamsburg
Colonial.
2 American Documentation I: 3 (1950)
- 61 -

alcance de la documentacin es tan amplio que requiere alguna delimitacin


para
propitos
prcticos,
tambin
comprende
una
progresin
lgica
de
actividades,
familiares
al
archivista,
orientadas hacia el uso de documentos.
Ms an, desde el punto
de
vista
de
los
documentos histricos,
este
gran
alcance
armoniza con la moderna concepcin de los historiadores de un amplio
tema de estudio.
Mirando
ahora los archivos como un gran segmento
de
la
documentacin, debemos citar la definicin
de Hilary Jenkinson,
porque es concisa y porque su anlisis ayuda a diferenciar
entre
documentos
y
manuscritos
histricos. "Archivos" dice l, "son
Documentos que se han redactado con el propsito de, o usados
durante,
la
conduccin de asuntos de cualquier tipo, de los
cuales ellos mismos formaban parte, y conservados subsecuentemente
por las personas responsables de las transacciones en cuestin, o sus
sucesores, en su propia custodia y para su propia referencia".
Fundamental
en
este
concepto
de archivos
es
la
unidad
orgnica de los documentos, que explica la vida de la organizacin
que los cre.
La cadena de responsabilidad desde la creacin hasta
la preservacin de los documentos es, o debe ser inviolable para
mantener el completo significado de su contenido
observando el
principio
de
procedencia".
Bajo
estas circunstancias, por
consiguiente, el archivista y sus archivos son parte integral de
un organismo viviente. Si la organizacin muere sin sucesor,
el
trabajo
del
archivista termina y qu pasa con los archivos?
Si
escapan a la destruccin,
ha degenerado
su estado
a simples
abandonados an cuando hayan encontrado asilo?
Para aclarar su definicin Jenkinson dice que los Archivos no
son Documentos coleccionados
artificialmente, como objetos en un
Museo, porque se piensa que sern de uso o inters para
los
eruditos,
sino que se acumulan en forma natural en las Oficinas
para propsitos prcticos
de
la
Administracin".
No obstante
estos
documentos tienen valor para la investigacin, relacionada o
n con la organizacin que los produjo; y en el curso del tiempo su
valor para la investigacin es probable que est en proporcin
inversa a su uso
por
la administracin.
El archivista
con
perspectiva
histrica
reconocer
su valor permanente para la
investigacin y har nfasis en el objetivo Quai de su
programa
extendiendo su servicio a una gran variedad de investigadores y
conservando su funcin
estrictamente archivstica.
Esta es la
actitud que
prevalece
generalmente en los archivos gubernamentales
en una democracia porque se trata de documentos pblicos, pero la
poltica
del
acceso de los investigadores externos a los archivos
semipblicos o privados vara ampliamente.

3 Public Record Office, Guide to the Public Records, Part I,


Introductory (London 1949), p.2. Jenkinson define luego "documento"
como "cualquier escrito o anexo a un escrito, sin importar el medio en
que se haga o reproduzca:
y las invenciones modernas tienden inevitablemente a substituir lo escrito por "grabaciones sonoras."
Esta
definicin es virtualmente tan amplia como aquella de la Federacin
Internacional de Documentacin.
4
No existe una frase equivalente en Ingls que
exprese
concisamente el ordenamiento de los archivos como est determinado
en las oficinas de origen. (Respect des fonds).
N.T. En espaol esta frase se traduce y acepta en forma generalizada como el "principio de procedencia".
- 62 -

Cuando aplcanos esta definicin de archivos al rea indeterminada de los manuscritos histricos, a primera vista parecera que el
curador no es un archivista puesto que no tiene archivos bajo su
custodia.
El ha coleccionado manuscritos artificialmente, aunque no
necesariamente "como objetos en un Museo".
Ha adquirido
algunas
colecciones formadas por coleccionistas particulares, acrecentando su
artificialidad. Ha traidoa su red documentos individuales retirados
previamente del
archivo original.
Sin embargo, si el curador ha
desarrollado un plan de recolec- cin con una base histrica firme,
su ms rico material
constar
de piezas de documentos orgnicos
de personas o familias, organizaciones o instituciones, en su orden
original,
como el,- archivista hipottico de cualquiera de ellos los
hubiera conservado.
Si se transfieren
a
una
biblioteca
de
investigacin en
su
estado original, el primer principio de gua
para el curador le dice que debe conservarlos en
ese
sistema.
Cualquier
modificacin
que
el curador imponga despus de
un
estudio detallado no
debe violar la esencia de esta regla de
archivo.
->
Caro explicacin adicional de su definicin Jenkinson anota que
"cualquier
documento
est potencialmente relacionado con otros,
dentro y fuera del grupo en el que se conserva y cuya importancia
depende de estas relaciones".
Uno de los trabajos del archivista es familiarizarse con el contenido de los grupos de archivo de
manera que pueda hacer explcitas estas relaciones en los inventarios, guas y otras herramientas de referencia que se compilen.
El curador de
manuscritos
histricos
tiene en su custodia una
variedad
de
grupos o
"colecciones" adquiridas
en
diferentes
momentos.
Aunque muchos de ellos no estn relacionados, en el curso
de un programa bien planeado obtendr colecciones de
documentos
relacionados
entre
si,
a
travs
de
relaciones familiares,
conexiones de negocios y actividades
sociales.
Los documentos
del Seor White constan principalmente de cartas recibidas, pero,
cuando se adquieren posteriormente los documentos del seor Black,
incluyen numerosas cartas recibidas de White.
El seor Green, un
socio de negocios de
White
en
otra ciudad, tiene negocios con
Black; por consiguiente, los documentos de White y Black proveen
informacin acerca de Green.
Los descendientes
de
Green
sern
pronto consultados por el curador con la esperanza de que sus manuscritos revelen otra faceta de eventos solo parcialmente revelados por
los
documentos
ya
disponibles.
Cada grupo
es
una
entidad
orgnica y ser archivada como tal, pero su
interrelacih
es
tan
importante histricamente, corro aquella que existe entre grupos de
archivo en un cuerpo mayor.
El
curador
tiene
la
misma
responsabilidad
que
el
archivista de proporcionar referencias
cruzadas para beneficio del investigador.
Debe considerarse tambin
"el hecho de la custodia continua,
una
suposicin
razonable de lo que" sostiene Jenkinson "es la
diferencia entre un Documento que es y uno que no es un Documento
Archivado". Este estado puede convertirse en un hecho de considerable
importancia legal con respecto a la supuesta validez de un documento
porque es y siempre ha sido, parte integral de los archivos bajo
continuo control de
las
oficinas que lo crearon, o de
sus
sucesores. En muchos casos la custodia de las piezas de documentos

5 Los documentos personales o familiares se desordenan en manos


de algn descendiente bien intencionado que quiere "ordenarlos", o
separar aquellos de "inters histrico" de aquellos "sin ningin
valor".
Tales piezas de documentos desmenbrados dejan perplejo al
curador que los adquiere, pero tambin representan un reto para su
perspicacia histrica.

histricos se rompe cuando se transfieren


a
repositorios
de
manuscritos; ms an, la continuidad original de la custodia puede
haberse roto previamente en varias ocasiones.
Sin embargo, con
respecto
a
grupos
orgnicos, stos pueden no perder ninguno de
sus invaluables atributos de unidad por razn de la
transferencia.
Su
valor
histrico
no
disminuye necesariamente; de
hecho, poco o ningn valor da el curador o el investigador
al hecho
de romper la custodia excepto para buscar segmentos de una coleccin dividida que se encuentra an en manos privadas, con el
propsito
de
unificarla como un todo en una
institucin
de
investigacin.
A la luz de la discusin precedente y desde el punto de vista
del repositorio, podemos definir manuscritos histricos como documentos de valor histrico, escritos a nano o mecanografiados o su equivalente (distintos de documentos impresos),
en forma nica
o
mltiple. Los manuscritos histricos pueden
clasificarse
en
tres
categoras: (1) colecciones o
grupos de documentos
con unidad
orgnica, en forma de documentos personales
o institucionales; (2)
colecciones artificiales de manuscritos adquiridos de varias fuentes
por un coleccionista privado, recogidos de acuerdo a un plan
pero
sin
considerar
el
principio
de procedencia;
(3) manuscritos
originales adquiridos por el repositorio por su especial importancia
para la
investigacin y
que
comprenden una coleccin, o lo que
por carecer de un mejor trmino se ha dado en llamar
"manuscritos
miscelneos".
Parece apropiado y significativo, por consiguiente, referirse en la primera categora a los documentos
de
John
White
o si el grupo es ms comprehensivo a los documentos de la
familia White (en la forma de documentos personales o familiares).
En
el caso de una
organizacin el trmino archivo puede servir para
connotar
el
carcter
de
documentos
institucionales,
e.g.
archivo
de
la
compaa
de Carbones Black.
En la segunda
categora es lgico y conveniente el referirse
a los resultados
del
pasatiempo
de
Jorge
Brown
de coleccionar autgrafos
presidenciales
cono
la
coleccin
Brown.
La
palabra
manuscrito(s)
es satisfactoria para
la tercera categora puesto
que no existe otra distincin fuera del carcter fsico de sus
componentes.
No
puede negarse que todos estos trminos son, en el
mejor de los casos, arbitrarios.
Suceptibles de una gran amplitud
de
definicin y de uso, son sin embargo,
aplicados de alguna
manera,
con
su presente
connotacin
pof
curadores
en
la
bsqueda
de
una
terminologa uniforme,
cuya
lucha por su
adopcin sera sin
duda facilitada por instituciones americanas
espontneas,
si
tales eptetos nacieran algn da de parte de
los archivistas.
Estas definiciones, gravadas con la dificultad de significados
restrictivos, confirman el hecho que no es fcil trazar la lnea
entre los archivos institucionales
y
los
documentos personales.
El problema no existira si los funcionarios de las agencias gubernamentales y privadas, en el procedimiento original de archivo,separaran

6 Existe una similitud evidente entre la segunda y tercera categoras, aunque los documentos institucionales de la tercera son ms
miscelneos que los compilados por un coleccionista concienzudo.
La
asociacin de
impresos
y manuscritos se discute posteriormente en
este documento.
7
El nico trmino definido
que
puede
substituirse
es
archivos por "documentos" o "registros"; las objeciones a su uso en
este contexto se expresan arriba.
- 64 -

la correspondencia personal de la de negocios o sin haber hecho sto,


no se la llevaran consigo al abandonar la institucin. Pero el esfuerzo diario de mantener tal separacin implica una disciplina
difcil de aceptar voluntariamente, y de imponer por el orden administrativo; de hecho, pocos funcionarios
son conscientes del problema.
La
separacin posterior la ejecutan bruscamente personas
que nunca han oido de procedencia,
pero
presumen
que
pueden
emitir
un juicio
histrico basados en el
contenido
de
los
manuscritos y su ordenacin.
No es
una
prctica
nueva.
Los
docunentos
del impopular Thomas Hutchinson, gobernador colonial
de Masachusetts, fueron tomadas despus de su huida de Boston en
1774
y pasaron a ser propiedad del estado.
En 1821 estaban bajo
la custodia de Alden Bradford, secretario del estado y debemos
admitirlo,
un escritor
histrico.
El intent separar lo oficial
de lo no oficial y con la aprobacin del
gobernador
de
la poca,
entreg
los
llamados
docunentos
personales
a la Sociedad
Histrica de Masachusetts para su
conservacin.
El historiador
John G. Palfrey, sucesor
de Bradford, 24 anos despus solicit la
devolucin de los documentos pero transcurri otro cuarto de siglo
antes que el estado los recuperara.
Ocurre que muchos documentos
oficiales son transferidos de su oficina de origen, no a la agencia
de
archivo
relacionada
sino
a manos privadas (inicialmente las
propias
manos
del
exfuncionario), y por ltimo llegan a un
depsito
de
manuscritos
histricos.
Todava son documentos
oficiales y el historiador debe reconocerlo al valorar su contenido
para la investigacin.
Esta sustraccin de documentos de archivo, que el
funcionario
que se retira presume son de su propiedad, ha ocurrido ms comunmente
en las altas posiciones del gobierno donde el individuo acta por su
propia
iniciativa y responsabilidad. Por costumbre y precedente se
permite al presidente de los Estados Unidos disponer de sus documentos
como
lo considere conveniente cuando termina su mandato. Por consiguiente los grupos de documentos presidenciales en la Biblioteca del
Congreso
han
llegado all no por transferencia a travs de canales
gubernamentales sino por donacin o compra a descendientes de los
presidentes.
Los documentos del segundo Presidente Roosevelt son la
primera excepcin, pero la idea de establecer la Biblioteca Franklin
D. Roosevelt en Hyde Park,
Nueva York,
del Archivo Nacional
creado con Roosevelt, ms que una
cuestin
de
poltica gubernamental
y
la transferencia de documentos presidenciales comenz
durante su administracin. Bajo la
reciente
legislacin
general
para bibliotecas presidenciales, la Biblioteca Harrry S. Truman ser
sin duda la segunda de tales instituciones administrada por el Archivo
Nacional.

8 Justin Winsor. "The Manuscript Sources of American History,"


en Magazine of American History, 8, 24-25 (julio 1887). La Sociedad
Histrica de Masachusetts rehus retornar al estado de Connecticut
los docunentos de su gobernador Jonathan Trumbull para los que se
haba creado un fondo en la Sociedad por parte de sus herederos.
Ibid.
9 National Archives, Second Annual Report of the Archivist of
the
United States as to the Franklin D.
Roosevelt Library...
[1940-41] (Washington, 1942), pp 1,3-4, 10-13; Ninth Annual Report
[1947-48] (Washington, 1949), pp 1-2; David D. Lloyd, "The Harry S.
Truman Library, en American Archivist, 18:
99-110(Abril
1955);
Elizabeth H. Buck, "General Legislation for Presidential Libraries,"
ibid. 18: 337-341 (Octubre 1955).
- 65 -

Los documentos oficiales convertidos en "archivos descarriados"


al abandonar
la institucin con su creador constituyen normalmente
la "major" historia del archivo. No es sorprendente que algunas veces
hayan
formado
el ncleo de bibliotecas especializadas de investigacin, o les hayan dado fama. Un caso doble al respecto es el de los
documentos de Sir Henry Clinton en la Biblioteca William L. Clements y
los documentos de Sir Guy Carlelon de Williamsburg Colonial. Ambos
constan
de correspondencia oficial y documentos relacionados del
Cuartel del Ejrcito Britnico en la ciudad de Nueva York durante
la Guerra
de Independencia; y puesto que Clinton no tom todo lo
"mejor", los documentos de su sucesor, CarletonQincluyen una gran
cantidad de material de los archivos de Clinton.
Un curador-historiador anot "que los archivos eran lugares donde se guardaban
documentos
no
importantes, despus que los documentos importantes
hubieran sido prestados o retirados...[y] que los documentos importantes sustraidos ya estuvieran, en muchos casos, en instituciones
tales como bibliotecas y sociedades histricas, que hubieran sido
fundadas
mucho
tiempo
antes
que
Norte Amrica
adquiriera
conciencia archivistica"
Aunque
este
escritor
hizo
sus
observaciones en tono jocoso, ellas muestran una distincin sin gran
diferencia entre documentos y manuscritos histricos, si entendemos por qu se separaron y porqu terminaron en otra parte.
A causa de esta afinidad entre ciertos documentos de archivo y
los manuscritos
histricos,stos frecuentemente son complementarios
en contenido.
La distincin entre documentos
oficiales
y
no
oficiales de la misma serie de eventos
es importante para el
archivista y el curador porque el principio de procedencia est
directamente
comprometido, y
debe evitarse la inclinacin
del
aficionado a intercalar documentos del mismo tema.
Su naturaleza
complementaria es tambin de gran inters para el historiador. El
debe ser consciente del valor peculiar y de las limitaciones de
ambos tipos de
documentos
y su entusiasmo por buscar en uno con
relacin al otro debe equipararse con el entusiasmo del curador por
enriquecer sus archivos.
Los documentos frecuentemente proporcionan el marco de referencia para la narrativa histrica y los manuscritos
relacionados
la
explicacin indispensable de eventos y
motivaciones personales. Una encuesta hecha en 1945 sobre materiales
fuente acerca del Primer Congreso de los Estados Unidos, 1789-91,
ilustra
enrgicamente
esta relacin.
El Journal and Debates,
manuscrito e impreso, constituye el cuerpo principal de los documsntos
oficiales, pero
son frustrantes en su contenido. Los relatos ms
completos sobre las ponencias fueron registrados
por reporteros no
oficiales y publicados en peridicos, los cuales contienen tambin
comentarios de la poca sobre los miembros
y
sus
anotaciones.
Las
cartas contemporneas de los miembros discutiendo los puntos de
vista de sus compaeros as como los
suyos
se
encontrarn
en
manuscritos dispersos en biliotecas de investigacin y en manos
privadas.

10 Howard H. Peckham . Guide to the Manuscript Collections in


the William L. Clements Library (Ann Arbor, Mich., 1942), pp. 46-48.
Lynette Adcock, Guide to the Manuscript
Collections of Colonial
Williamsburg (Williamsburg Va., 1954). pp. 9-10.
11 Randolph G. Adams, "The Character and Extent of Fugitive
Archival Material," en American Archivist, 2:85 (Abril 1939).
12 [John H. Powell y Lois V. Given]. Bje Debates of the First
Federal Congress, 1789-1791, a Survey of Materials. A report on a
Preliminary Study Submitted to the Rockefeller Foundation,
1949
(Philadelphia, 1946, 76pp. Lithoprint)
- 66 -

La tarea de montar estos documentos en copias fotogrficas para


edicin y
publicacin incluye tanto la perspectiva histrica como la metodologa archivistica.
La
posicin
de
la archivstica
hacia la separacin de documentos oficiales est ilustrada por la
transferencia en la primavera de 1952, de los documentos
del
Congreso
Continental,
el
Congreso
de
la Confederacin y la
Convencin Constitucional Federal de la Biblioteca del Congreso al
Archivo
Nacional
a
donde pertenecen ms apropiadamente.
El
documento ms valioso de la Convencin Federal es el diario
de
Madison.
Puesto que ste es un documento no oficial, que constituye
una parte de los documentos de Madison,
se dej en la Divisin
de Manuscritos de la Biblioteca del Congreso.
Cualquier
consideracin
de
definicin
de
documentos
y
manuscritos
histricos junto con su aplicacin, no debe ignorar
los documentos impresos. El hecho que muchos manuscritos sean nicos
genera algunas veces la falacia que por consiguiente y sin excepcin,
poseen mayor valor histrico y comercial que los documentos impresos.
Esta
idea distorsionada ha ganado credibilidad en parte por la constante disociacin de libros -esto es, libros impresos - y manuscritos a lo largo de los siglos desde la invencin de la imprenta de
tipos movibles, acompaada en los ltimos 50 a 75 aos por el
desarrollo de las tcnicas de la bibliotecologa para la catalogacin de impresos, disponibles en
copias
mltiples.
En el siglo
XV y antes, los libros eran manuscritos empastados, e incunables.
Los archivos pueden contener impresos
y
manuscritos
producidos
por
la organizacin, o por las personas
que
representan su
actividad; por consiguiente cualquier grupo orgnico de manuscritos
histricos
puede contener impresos.
As mismo,
pueden
encontrarse impresos en una coleccin compilada artificialmente.
El
concepto de la importancia superior de los manuscritos es algunas
veces inculcado inconscientemente por historiadores acadmicos a sus
estudiantes en un
esfuerzo
por
despertar su entusiasmo por la
bsqueda de documentos originales rara vez
encontrados en
los
trabajos de referencia.
Aunque este propsito de sus mentores es
encomiable, los estudiantes deben aprender que la importancia relativa de los manuscritos e impresos vara segn el tema; y la costumbre de listar separadamente unos y otros en las bibliografas
anexas
a estudios histricos no indica siempre su valor relativo.
El valor per se de los
impresos asociados con documentos
manuscritos gan amplio
reconocimiento
debido
a la vocacin del
finado Douglas C. Me Mutrie, quin public fascimiles
de
libros
Norteamericanos
raros
y
compil
numerosas listas de ellos
indicando su loralizacin en repositorios norteamericanos y europeos.
El fue director del Inventario de Impresos Norteamericanos, un
proyecto en la encuesta nacional de Documentos Histricos realizada
a finales de los aos 30, y su entusiasmo dio luz y color a su
empresa de trabajos de Administracin en Progreso.
La experiencia
ha confirmado su acierto que algunos de los volantes, panfletos y
peridicos ms raros se encuentran en los archivos de manuscritos.

13
General Services Administration, Annual Report
on
the
National Archives and Records Service, From the Annual Report of the
Administrator of General Services for the Year Ending June 30, 1952.
(Washington,
1953),
pp. 69-70; American Archivist, 16: 180-181
(Abril 1953).
- 67 -

Durante la compilacin del Virginia Gazette Index, 1736-1780,


un
proyecto del Williamsburg Colonial, algunas entregas del peridico,
hasta el rromento desconocidas, fueron halladas junto con los docunentos de la Oficina Colonial en la Oficina de Documentos Pblicos
Otra condicin que asocia el manuscrito con el impreso son las
anotaciones manuscritas marginales que se encuentran en los mismos.
No es raro que quienes poseen (o prestan) libros escriban en ellos.
Lo que escriben puede tener significado especial para el erudito y el
curador con propensin erudita se mantendr en guardia sobre tales
anotaciones
marginales.
A modo de ilustracin podemos citar la
prctica de Washington de anotar algunos de sus diarios en hojas
blancas
ligadas
a almanaques; o la identificacin de libros en la
biblioteca de Jefferson por medio de una T mayscula que l usaba
como prefijo de su firma "I"(por "J") .en sus copias y la J mayscula
que escriba despus de la firma "T".
El registro genealgico
escrito en la Biblia Familiar es un ejemplo comn de asociacin de
manuscritos e impresos; debemos estar agradecidos a aquellos editores
que insertaron hojas blancas entre el Viejo y el Nuevo Testamentos con
un formato impreso para conveniencia del escribano familiar.
La clasificacin de los manuscritos histricos en unas pocas
categoras en trminos de
definiciones archivsticas, teniendo en
cuenta las inevitables excepciones a toda regla, lleva a la conclusin
que
numerosos
grupos de manuscritos histricos son realmente
docunentos de archivo bajo un nombre supuesto. Muchos divorcios y
rompimientos de custodia han ocasionado un cambio de nombre, pero el
disfraz no cambia su carcter.
El carcter inherente de documento
en la
mayora de los manuscritos histricos es su atributo ms
importante, y el valor de los impresos se aumenta a menudo por tal
asociacin.
Aunque es deseable que las organizaciones mantengan sus
propios archivos si cuentan con instalaciones adecuadas,
cumpliendo
por consiguiente con los objetivos a largo plazo de la investigacin
histrica y sus propias necesidades internas, las
bibliotecas
de
escuelas y universidades, de sociedades histricas y otras instituciones similares de investigacin sern siempre necesarias para la
conservacin de los manuscritos histricos. De esta forma se da el
nico chance de supervivencia a muchos de estos alias documentos.
Porque el curador respetable de manuscritos histricos debe ser un
archivista de corazn para desarrollar bien su labor;
an
ms, el
es una clase de archivista mltiple cuyo xito est en la versatilidad de sus relaciones con vastagos y viudos, herederos y herederas,
coleccionistas y comerciantes, historiadores y anticuarios y no menos,
con Clio misma.

14 El Index fue publicado en 1950 por el


prana
Historia
y Cultura Norteamericana,
Cerca de 2 aos despus aparecieron 20
entregas del Virginia Gazette entre algunos
Denver, Colorado.
15 John C. Fitzpatrick. ed. The Diaries
1748-1799 (Nueva York y Boston 1925), I:
Sowerby, comp. Catalogue of the Library
(Washington, 1952- ) , I:xvii
- 68 -

Instituto de la TemWilliamsburg Virginia.


ejemplares
nicos
de
documentos de familia en
of George Washington,
ix, xv-xvi; E Millicent
of
Thomas
Jefferson

EL

RESPETO

PRINCIPIOS

DE

LOS

TERICOS

FONDOS
Y

EN

ARIVISTICA:

PROBLEMAS

PRCTICOS.

El Respeto de los fondos ha sido


tradicionalroente considerado,
desde la segunda mitad del Siglo XIX, cono el principio fundamental de
la archivstica. Justamente, por su prctica el archivista se diferencia netamente del bibliotecario, de una parte y del documentalista,
por la otra.
Al igual que sucede con muchos principios, es ms fcil enunciarlo
que definirlo y definirlo
que aplicarlo. Si bien es verdad
que no es difcil establecer sus bases conceptuales, no es menos
cierto que desde el momento mismo en que se busca profundizar en sus
aspectos tericos y derivar conclusiones, surgen enormes dificultades
que generaciones enteras de archivistas han examinado sin lograr soluciones claras de aceptacin universal.
El presente artculo no pretende reconstruir por entero los
datos de una cuestin a la que muchos teorizantes han aportado contribuciones de muy alto nivel. Su ambicin es, a la vez, ms modesta y ms concreta:
intentar definir los elementos bsicos del problema (sealando principalmente las dificultades que, en ste como
en otros campos, resultan a causa de un vocabulario mal traducido de
un idioma a otro, generando confusiones y an
contrasentidos), y
sobre todo intentamos buscar soluciones precisas para casos concretos,
sin dejarnos llevar a consideraciones que, por demasiado tericas y
abstractas, engendran menos luz que oscuridad.

I.

DEFINICIN

HISTRICA

DEL

RESPETO

DE

IOS

EONDOS

El Respeto de los fondos,


adoptando aqu su definicin ms
simple, poniendo
de lado todos los problemas de interpretacin que
luego abordaremos, consiste en mantener agrupados, sin mezclarlos con
otros, , los documentos (documentos de cualquier naturaleza) provenientes
de una administracin, de un establecimiento, o de una
persona
natural o moral determinadas. Esto es lo que se denomina
fondos de los archivos de esa administracin, de ese establecimiento, o de esa persona.

1 Luego volveremos
nocin de "procedencia".

sobre

las

- 69 -

dificultades

que

suscita

esta

Las justificaciones del principio se nos hacen bien evidentes por


razn del hbito
que tenemos de considerar los docunentos cono un
producto natural de la actividad del organismo que los ha formado .
(Aqu tomamos el trmino organismo,
a
falta de otro ms
pre- ciso
en francs,como trmino genrico para designar
todo
"productor"
de docunentos.
Los
italianos
dicen
ente,
los
espaoles,
entidad.
El
ingls
agency podra servir para el
mismo uso, as como el alemn Provenienzstelle).
Sin embargo, la evidencia del principio no siempre se ha impuesto, y solo tardamente apareci en la historia de los archivos.
Hasta comienzos del Siglo XIX, ni los administradores, ni los archivistas, en ningn pais, tuvieron el menor escrpulo en dividir y
dispersar documentos de un mismo origen, ni en reagrupar y mezclar
documentos de diferentes procedencias,por razones de comodidad (prctica o intelectual). Todas las clasificaciones de archivo que nos han
llegado
de
entonces estn concebidas por "materias", por "temas",
por "lugares", etc. lo que significa que, para su realizacin, se
rompi el orden en que los documentos fueron producidos.
El mal de tal procedimiento es relativamente benigno cuando se
trata de clasificar los archivos de un solo organismo,( es decir, con
un mismo origen.) Se convirti en un grave mal cuando, en los grandes "depsitos de archivo",que se iniciaron en el siglo XVIII, se
encontraron reunidos archivos con diversas procedencias. Fue lo
que
aconteci,
notablemente
en Pars, donde la Revolucin Francesa
concentr en un solo depsito, bautizado con el nombre de Archives
Nationales documentos
tan
diversos como el Trsor des Chartes
Royal, los archivos del Parlement de Pars, los de las abadas y
conventos de la regin parisiense, los de los ministerios del gobierno real, los de los prncipes
exiliados, etc., a los que bien
pronto se sumaron los documentos provenientes de las nuevas Asambleas
y administraciones creadas por la Revolucin.
Los dos primeros
directores
de este gran depsito, Armand Camus y Pierre Daunou,
concibieron el proyecto de tratar esta gran cantidad de archivos
como un solo conjunto documental, dividido en cinco
"secciones"
cronolgico - metdicas: seccin "legislativa" para los docuitentos
de
las
Asambleas
Revolucionarias; seccin "administrativa" para
los documentos de los nuevos ministerios;
seccin
de
"dominio
pblico" para los ttulos de propiedades
del
Estado;
seccin
"jurdica" para los documentos de los tribunales;
y por ltimo
seccin "histrica".
Esta
ltima
estaba formada por documentos
considerados (de manera arbitraria) como de especial
inters desde
el punto de vista de la historia y de extractos de otras secciones.
1
Por cuidado de simplificacin y de claridad emplearemos, a lo
largo de este artculo los trminos "producir", "producto","productor", para referirnos a los archivos de un organismo. En realidad
sabemos que en el conjunto de archivos de una entidad no solamente se
encuentran documentos "producidos" por ella, sino tambin otros que
ha recibido. El trmino producido no es, pues, en esticto sentido,
exacto y suficiente.
Pero si intentramos refinar demasiado en este
campo caeramos en una complicacin de vocabulario y en una pesadez
4e
redaccin
no
slo
intiles
sino
tambin perjudiciales.
Nota del Traductor: Aunque en nuestro medio, el trmino genrico para referirse a un organismo es el de "entidad", se conserva
el
designado
en
francs.

- 70 -

Todos estos documentos fueron "clasificados"(o supuestamente clasificados) por lugares, por fechas, por reinados, etc. de un nodo tal
que, en muchos casos, era imposible establecer su origen, por razn
de la mezcla y dispersin en que se hallaban .
Hay que reconocer que esta concepcin "ideolgica" de clasificacin de
archivos contaba entonces con aceptacin universal. Era
la poca de los grandes sistemas de clasificacin cientfica, como
los de Cuvier
para la zoologa, de Lineo para la botnica, de Berzelius para la qumica. En la ptica
de
los
historiadores
de
entonces el documento
de archivo era considerado interesante de por
s, independientemente de su contexto, del mismo
modo que en las
excavaciones arqueolgicas - en Pompeya,
por ejemplo, o en Egipto
con la expedicin de Bonaparte, los objetos de arte
exhumados
eran
mirados como piezas de coleccin sin preocuparse de conservarlos en
el marco de su descubrimiento.
Todo esto hace explicable que la teora "estructuralista" antes
que
as
se
le denominara,
formulada por el historiador francs
Natalis de Wailly en 1841, haya marcado un hito esencial en la historia
de
la archivstica. De Wailly, por entonces jefe de la
Seccin Administrativa de los Archivos Departamentales en el Ministerio del Interior, fu el inspirador de una circular firmada por el
Ministro Duchatel el 24 de abril de 1841, que puede ser considerada
como el acta de nacimiento
de la nocin de fondos de archivo, en
los siguientes trminos:".. Reunir los documentos por fondos, es decir, reunir
todos
los ttulos (todos los documentos) que provienen
de un cuerpo, de un establecimiento, de una familia o de un individuo,
y arreglar estos fondos con sujecin a un orden determinado... los
documentos que apenas se relacionan con un establecimiento, un cuerpo, o una familia, no deben mezclarse con el fondo de ese establecimiento, de ese cuerpo, de esa familia..."
Algunos dias ms tarde, Natalis de Wailly,
respondiendo
a
crticas provocadas por esta nueva
nocin, desarrollaba as su
concepcin: "La clasificacin general
por
fondos
es
la
nica
verdaderamente
apropiada para asegurar el pronto cumplimiento de un
orden regular y uniforme... Si en vez de este mtodo, del cual puede
decirse que se funda en la naturaleza de las cosas se propone un orden
terico... los archivos caern en un desorden difcil de remediar.
En cualquier clasificacin
distinta a esta se corre el grave riesgo
de no saber dnde se encuentra un documento .
El evidente valor terico del principio, no menos
que
su
inters prctico para la clasificacin de los archivos, bien pronto
fueron reconocidos por los archivistas y los historiadores de la mayor
parte de los pases europeos, y un tanto ms tarde, a principios del
siglo XIX, por los Estados Unidos de Amrica. Los archivos
alemanes
lo adoptaron bajo el nombre de Provenienzprinzip y ahondaron en su
anlisis.
En Inglaterra, el equivalente del
"fonds d'archives"
francs es el "archive group" .
Italia y Espaa adoptaron la terminologa de Natalis de Wailly traduciendo "fonds" por fondo .

1 Ver al respecto:
G. DES JARDINS, Le service des Archives
departamentales, Paris, 1890, p. 33-35.
2 G. DESJARDINS, loc. cit., p 30
3 Los americanos prefieren el trmino "record group"
4 Los matices de sentido entre estos diferentes trminos sern
estudiados ms adelante.
- 71 -

Hoy se puede afirmar que, guardados ciertos matices, el principio


del respeto de los fondos, o principio de procedencia es admitido
universalmente como la base de la archivstica terica y prctica.
Ciertamente, ha dado lugar a algunas criticas; pero generalmente recaen sobre tal o cual de sus aplicaciones, y no sobre el principio
mismo.
Con pleno derecho se puede esperar que nunca ms ser objeto
de discusin fundamental, porque constituye una
adquisicin definitiva de la archivstica .

II.

JUSTIFICACIN
DEL

TERICA
RESPETO

DE

INTERS
IOS

PRACTICO

EONDOS

Las razones que justifican el principio de respeto de los


en el plano terico, son numerosas e irrefutables.

fondos,

En efecto: los archivos son, por definicin misma, "el conjunto


de documentos de cualquier naturaleza, que todo cuerpo administrativo,
toda persona fsica o moral rene
de modo automtico
y orgnico,
por_ razn misma natural o jurdicade sus funciones o de su actividad ; agreguemos "...y que se conservan a ttulo de referencia" .
El documento de archivo, a diferencia del objeto de coleccin o
del
legajo
de
documentacin
constituido por piezas heterogneas
de diversas procedencias, no tiene, pues, razn de ser, sino
en
la
medida en que pertenece a un conjunto.
El sitio de un documento de archivo est dentro del seno de un
proceso funcional, del cual es un elemento, por mnimo que sea. Jams se le concibe, en un comienzo, como un elemento aislado.
Siempre
posee un carcter utilitario que solo se hace claro cuando ha conservado el puesto que le corresponde dentro del conjunto de los dems documentos que lo acompaan.

1 Sin embargo, por razones de fuerza mayor se admite una impugnacin que ciertos archivistas hacen al principio de respeto de los
fondos: es la concerniente a la transferencia de archivos Estado a
Estado, posesiones de territorio o por independencia de nuevos Estados. Invocan un "principio de territorialidad" que ligara la suerte
de los archivos a la de los territorios que les conciernen. En realidad esto no es ms que un simple aspecto de la nefasta y condenable
"clasificacin por temas", cuyos inconvenientes tericos y prcticos hemos sealado. Cuando se transfieren fondos enteros de archivos
de un Estado a otro no se viola el principio de respeto de los fondos;
pero no sucede lo mismo cuando la transferencia opera solamente sobre
ciertos documentos, o sobre ciertas partes del fondo. Ciertamente, en
la mayora de las veces, los archivistas no pueden impedir esos desmembramientos que se deciden entre gobiernos por razones de poltica
internacional. Pero esto no implica que se tenga que inventar justificaciones contrarias a la sana doctrina archivstica. (Vase al
respecto, J. PAPRITZ, Neuzeitliche Metoden des Archivischen Ordnung
(informe al v
Congreso Internacional de Archivos, Bruselas, 1964).
Archivum, XIV, 1964, p. 32-34.
2
Manuel d'Archivistique, Paris, Direction des Archives de
France, 1970, p. 22.
3 Complemento de definicin tomado de Sir Hilary Jenkinson, A
Manual of Archive Administration, 2 a . Ed., Londres, 1937, p. 4.
- 72 -

Theodore R. Schellenberg , en ejemplo excelente, cita el caso de


un
mapa -.geogrfico que reposa en los archivos de una expedicin de
exploracin . El hecho que all se encuentre constituye, de
por
s, un dato histrico importante sobre dicha expedicin. Salido
del conjunto de esos archivos, y colocado en una mapoteca cualquiera,
ese
mismo mapa
perdera gran parte de su inters. De igual modo
(ejemplo citado por Sir Hilary Jenkinson) un recorte de peridico
conservado en un legajo de los archivos del Ministerio de Asuntos Extranjeros adquiere una significacin histrica particular, segn la
naturaleza del legajo en que se encuentre.
Por consiguiente, para la apreciacin de un documento cualquiera
es esencial saber exactamente quin lo produjo, en qu circunstancias, dentro de qu marco de procedimiento, con qu fin,
con destinacin a quin, cundo y cmo fue recibido por su destinatario, y
por qu vas lleg hasta nosotros. Bien: tal
conocimiento
no
es
posible sino en la medida en que el conjunto de documentos que lo
acompaan se haya conservado intacto, bien individualizado y sin confundirlo con documentos de distinta procedencia, as estos tengan relacin con el misno objetivo.
En cuanto hace al inters prctico
del mtodo se puede afirmar, sin lugar a duda, que ofrece al archivista una base segura para su trabajo de clasificacin y de inventario . Cuando se pone de lado el respeto de los fondos, todo trabajo
archivstico se torna arbitrario, subjetivo, carente de rigor; ya que
por ejemplo si en su lugar se adopta el mtodo de clasificacin por
temas, la mayora de los documentos pueden ser clasificados de dos o
tres maneras diferentes. Tomemos el caso del proyecto detallado de un
arquitecto para la construccin de un monumento en una ciudad: segin
el "tema relacionado" podr ser clasificado bajo el nombre del arquitecto o bajo el nombre del monumento.
Esta disyuncin desaparece si
el documento ha sido conservado en el expediente administrativo de la
construccin del monumento, y si este expediente, a su vez,
ha sido
conservado en el fondo de archivos de la ciudad.

III.

PROBIEMAS TERICOS, DIFICULTADES


PROPOSICIN DE RESPUESTAS

PRACTICAS

Aunque de ningn modo lleguemos a decir, lo del archivista


americano Mario D. Fenyo, que "nadie sabe bien lo que el trmino
"fondo" significa, ni siquiera los franceses que lo inventaron" ,
lo cual es manifiestamente injusto y exagerado, tenemos que reconocer
que la definicin de fondo,
tal como la expres
Natalis
de
Wailly, y tal como hasta aqu la hemos considerado, deja en pie un
buen nmero de incertidumbres y de dificultades tericas y prcticas.
Examinmoslas, no sin antes rendir homenaje a los numerosos
archivlogos que las han escrutado y estudiado durante medio siglo,
sin
que
esto implique que siempre estemos conformes con sus
conclusiones.

1 T.R. Schellenberg, Archival Principles of Arrangement, The


American Archivist, vol. 24, n I, Jan. 1961, p. 11-24.
2 Aqu tomamos "inventario" en un sentido amplio, como se dice
en Ingls "description".
3 Mario D. FENYO, The Record Group Concept: a Critique, The
American Archivist, Vol. 29 No. 2, April 1966, p. 229-239.
- 73 -

Estos problemas y dificultades versan esencialmente sobre cinco


puntos:
la definicin de "fondo" con respecto a la jerarqua de los
organismos productores de archivos, las repercusiones que sobre la
composicin de los fondos ocasionan los cambios de competencia de
dichos organismos; la
definicin de la nocin de "procedencia"
de los fondos; la definicin de las nociones de
"fondo cerrado" y
"fondo abierto", con su corolario: el problema que plantea la clasificacin de los fondos abiertos; y
por
ultimo, la
extensin
del
respeto "externo" de los fondos (respeto a su integridad),
a su respeto "interno" (respeto a las clasificaciones dadas por los
organismos productores
y de las divisiones internas de los fondos).
Para las cuestiones y problemas que cada uno de estos puntos suscitan
propondremos respuestas y soluciones.

1.
Definicin de "fondo" con respecto
organismos productores de archivos.

la

jerarqua

de

La dificultad de definir el fondo con respecto a la jerarqua


los
organismos productores de archivos ha sido sentida desde
origen y considerada como fundamental.

los

de
el

Tomemos un ejemplo: Es fcil definir el fondo de archivos de


una abada, de un hospital, de un tribunal. Siguiendo (los trminos
del Lexicon of Archive Terminology
de ediciones
Elsevier)
se
dice que es "el conjunto de documentos cuyo crecimiento se ha efectuado en el ejercicio de las actividades" de esa abada, de ese hospital, de ese tribunal. No hay ninguna dificultad de interpretacin
puesto que la abada, el hospital y el tribunal son organismos bien
definidas que poseen una personalidad jurdica precisa y estable.
Pero al lado de casos simples como el anterior existen variedades
innumerables de casos en que la complejidad de la organizacin funcional y de los vnculos de subordinacin entre los diversos "niveles" de los organismos hacen difcil la definicin del fondo. Vanoslo:
- Todo ministerio, por ejemplo, todo gran cuerpo administrativo
o judicial est dividido en grandes sectores de actividad que, a su
vez, se subdividen en sectores secundarios, cada uno con sus propias
competencias, a los cuales corresponden conjuntos de documentos ms o
menos individualizados. Por ejemplo, un ministerio est dividido en
direcciones, y esta en secciones, etc. Pues bien: puede hablarse, en
este caso de "fondos de archivo del ministerio" o de "fondos de las
direcciones", o de "fondos de las secciones"?
- Las administraciones centrales o federales, en la mayora de
los pases, poseen organismos locales fuera de la capital del pas.
Debe esperarse que cada uno de esos rganos locales forme
su propio
fondo de archivo, o que se constituya un fondo nico para el conjunto
de documentos creados por cada uno de esos rganos locales de una
misma administracin?
- Tomemos otro ejemplo: los diferentes servicios fiscales que dependen del Ministerio de Finanzas, a nivel provincial, regional, distrital, etc., forman un solo fondo con el Ministerio,
o
cada
uno
forma
el
suyo
propio?

Amsterdam-Londres-New
- 74 -

York,1964.

- Los establecimientos u organismos que dependen de una administracin superior forman fondos de archivos propios, o sus archivos
forman parte del fondo de la administracin superior? Por ejemplo:
los archivos de un instituto de investigacin dependiente de una
universidad, son una parte simple del fondo de la universidad, o se
les ha de considerar como diferentes de aquellos?
- Las mismas preguntas caben cuando se trata de archivos privados, como en el caso de establecimientos industriales o bancarios
mltiples que pertenecen a una misma firma, o el de propiedades
races mltiples pertenecientes a un mismo propietario.
Los ejemplos podran multiplicarse; tanto ms si se tiene en
cuenta que en el complejo dominio de las jerarquas de funciones
ocurren, con el correr del tiempo, numerosos y frecuentes cambios.
Frente a esta dificultad se pueden asumir dos posiciones intelectuales diferentes, que denominaremos respectivamente "maximalista y
"minimalista".
La primera consiste en definir el fondo al nivel ms alto,
considerando que la verdadera unidad de funcin, a la que tan estrechamente est ligada la unidad del fondo, debe colocarse por encima
de todo. Se admitir entonces que el conjunto de los archivos provenientes de todos los servicios y establecimientos que dependen de un
mismo ministerio forma un fondo nico.
Los pases socialistas de
Europa Oriental llevan hasta sus ltimas consecuencias esta concepcin "unicista" de los archivos, puesto que estiman que todos los
documentos pertenecientes al Estado forman un solo y gigantesco "fondo
de los Archivos del Estado", base de toda su organizacin archivstica.
La segunda actitud, contraria a la anterior, consiste en reducir
el fondo al nivel de la ms pequea clula funcional posible, en
consideracin a la variedad de ese "conjunto orgnico de archivos
resultado de esa pequea clula; es evidente que este problema, contrariamente a lo que pretenden hacer creer algunos estudios demasiado
abstractos y demasiado tericos que se le han consagrado, tiene incidencias prcticas muy directas e inmediatas sobre el trabajo de los
archivistas. Porque una vez aceptado el principio de respeto de los
fondos, -del mantenimiento de su integridad, -se hace esencial saber exactamente cules son los lmites de lo que debe mantenerse
intacto.
Pues bien: hay que admitir que nunca se ha dado una solucin
definitiva a la cuestin. Sir Hilary Jenkinson, (que la estudi
largamente en su Manual of Archive Administration, ed. de 1937,
p.100 sg.) estima que el "fondo" puede definirse como "el conjunto de
archivos resultante del trabajo de una administracin, de cualquier
tamao, constituido como un todo orgnico, completo por si mismo,
con capacidad para tratar de modo independiente, sin la intervencin
de una autoridad superior o exterior, todos los aspectos de los
asuntos que son de su competencia. "Esta frmula, elegante y seductora, de hecho es poco lo que resuelve, porque ninguna administracin posee, stricto sensu, poder absoluto para arreglar sus asuntos "sin la intervncin de una autoridad superior o exterior". En
cuanto a la capacidad de "tratar de modo independiente todos los
aspectos de los asuntos que son de su competencia", tambin hay que
decir que ninguna administracin la posee, ya que justamente lo propio y caracterstico de todo procedimiento administrativo es que puede tratarse sucesivamente en diversos niveles interdependientes.
- 75 -

Cuando er los Estados Unidos se inplant la clasificacin de


los National Archives por "fondos" (record groups), la cuestin de
la definicin de los lmites del "grupo de archivo" fue discutida
ampliamente por el Finding Mediums Committee (1940-1941), cuyos
trabajos nos ha hecho conocer Mario D. Fenyo. .
Como remate de esa discusin Solon J. Buck logr imponer la
siguiente definicin pragmtica del record group: "unidad archivstica establecida de manera algo
arbitraria (somewhat
arbitrarily) en funcin de la procedencia de los documentos y de la
necesidad de obtener un conjunto de tamao y naturaleza convenientes
para facilidad del trabajo de clasificacin y de inventario". Prcticamente esto significa que el record group quedaba situado en el
nivel de clula administrativa de base, aunque admitiendo que
varias administraciones idnticas podan ser reagrupadas, por razones de comodidad, en "collective redor groups". Es comprensible que
una formulacin
tan vaga
haya suscitado criticas . En realidad, los archivistas americanos no cometieron ms falta que la
<le ratificar abiertamente en la definicin de los fondos de archivo
una falla de rigor casi universal que pdicamente se velaba en
otras partes.
El hecho innegable es que cuando se sita demasiado bajo el
nivel de competencia funcional correspondiente al fondo de archivo
(actitud que hemos calificado de "minimalista") se corre el riesgo de
despojar a la nocin de "fondo" de toda verdadera significacin.
Ciertamente, una oficina ministerial o dependiente de un instituto cualquiera produce archivos que, en la etapa de produccin por
otros despachos del mismo ministerio o del misma instituto son distintos, pero interdependientes de estos ltimos, y por ello, no
pueden ser considerados autnomos, como tampoco es autnoma la entidad generadora en su funcionamiento. Las anteriores consideraciones
nos llevan a proponer que para definir el organismo productor_de fondos de archivo, se tengan en cuenta los criterios siguientes:
a) Para producir un fondo de archivo, en el sentido que la
archivstica da a este trmino (es decir, conjunto infrangibie de
archivos) un organismo pblico o privado debe poseer un nombre y
una existencia jurdica propios establecidos por un acto de ley,
de- creto, ordenanza, etc, preciso y fechado
b) Debe poseer atribuciones precisas estables, definidas por un
texto legal o reglamentario.
c) Su posicin dentro de la jerarqua administrativa debe
estar definida con precisin por el acto que le dio origen; sobre
todo, su subordinacin a otro organismo de nivel ms elevado
debe estar claramente establecida.
d) Debe tener un jefe responsable con poder de decisin en su
nivel jerrquico. Dicho de otro modo, debe poder tratar los asuntos
de su competencia sin que, para decidirlos, tenga que someterse automticamente a una autoridad superior. (Es claro que esto no quiere
decir que debe gozar de poder de decisin para todos los asuntos;
1 Voir ci-dessus, p.15, note I
2 Por ejemplo, las muy acerbas de Peter J. Scott en The American
Archivist, Vol.29 No,
^ ,
, cnt
4, Oct.1966,p.493-504.
3 La datacin precisa es a veces imposible como en el caso de
entidades que se remontan a la alta antigedad, pero esto no invalida
el conjunto de la definicin.
- 76 -

muchos de ellos importantes, tendr que someterlos a decisin en escalas


superiores
de
la
jerarqua administrativa.
Pero para
producir un fondo de archivo de su propiedad, el organismo deber
gozar de poder de decisin, al menos para ciertos asuntos).
e) En cuanto sea posible, la organizacin
conocida y sealada en un organigrama.

interna

La aplicacin
consecuencias :

de

estos

principios

da lugar

las

debe

ser

siguientes

Las divisiones o secciones internas de


un organismo no renen
las condiciones requeridas para la produccin de un fondo de archivo;
en cambio, cualquier organismo que posea una existencia
jurdi- ca
y un nivel de competencia propio puede producir un
fondo de archivo, pese a que est subordinado a otro de nivel ms
alto.
- los rganos locales dependientes de un organismo
ducen fondos de archivo que les son propios;

central

pro-

- finalmente, se hace inevitable introducir en archivstica una


nocin nueva:
la de
jerarqua de fondos, correspondiente a la
jerarqua de los organismos productores, lo cual implica subordinacin de ciertos fondos con relacin a otros.

2 Las variaciones de competencia de los organismos productores


archivos y sus repercusiones sobre el plan archivstico.

de

Estrechamente ligados con los problemas anteriores se encuentran


otros
que
plantean las variaciones de competencia de los organismos productores de archivos.
Veamos los principales aspectos:
a) Caso de supresiones de competencias. En el curso de su existencia un organismo productor de archivos puede perder alguna de
sus atribuciones por innecesaria; por ejemplo, una que estuviese con
una legislacin que se ha derogado.
b) Caso de creacin de competencias. Inverso al caso anterior,
nuevas atribuciones se pueden otorgar a un organismo, en respuesta a
nuevas necesidades, o a nuevas legislaciones.
c) Caso mixto: transferencia de competencias. A
menudo
se
transfieren
atribuciones de un organismo a otro; lo que equivale a
supresin y creacin de competencias
respectivamente.
La transferencia tambin puede ser interna; es decir, que la atribucin se
translada de una divisin a otra dentro del mismo organismo.
Este es
un caso muy frecuente. Adems,
por razn de estas transferencias
pueden ocurrir modificaciones en las competencias: aumentan o disminuyen.
d) Caso de competencias temporales: por causa de necesidades
transitorias (tiempos de guerra, por ejemplo) ciertas atribuciones son
sumadas a las que normalmente posee un organismo, y luego suprimidas
cuando la necesidad que las cre desaparece.
Estas diversas formas
de variaciones de competencia, que adems pueden combinarse entre
- 77 -

ellas dando lugar a un sinnifero de variantes, generan variadas modificaciones de estructura en la organizacin de los servicios: creacin o supresin de secciones o direcciones, creacin de nuevas entidades anexas o subordinadas a las ya existentes; transferencias de
secciones de un organSIID a otro,etc.
Como consecuencia, y puesto que el fondo esta constituido por el
conjunto de documentos producidos por el trabajo de una institucin
cualquiera, es obvio que cuando un fondo ha sufrido sucesivas adiciones, supresiones y transferencias de competencias, necesariamente su
contenido habr aumentado con los documentos que reflejan todas esas
variaciones dificultando as, el trabajo de los investigadores para
la reconstruccin de la continuidad administrativa, o por lo menos,
la simple sucesin cronolgica de los asuntos.
Ante esta dificultad, algunos teorizantes han propuesto como remedio sustituir ia nocin de fondo (o de record groups) por la de
(record ? series) que podramos traducir al francs por "suite
archivistiques" ms bien que por "srie d'archives", por cuanto
la palabra "srie" tiene otro sentido muy diferente en el lenguaje archivstico francs. Estos record series seran ordenaciones por "sucesin de documentos, independientes del contexto administrativo"; o, dicho de otra manera, reagrupaciones de documentos
en sucesin cronolgica y lgica, cualquiera que sea su procedencia .
A decir verdad, detrs de este sistema, aparentemente seductor
es fcil descubrir el rostro apenas semivelado, del viejo sistema
anterior de Natalis de Wailly:
el de clasificacin "por temas"
(Pertinenzprinzip, como dicen los alemanes).
Sean cuales fueren la
sinceridad y la buena fe de quienes proponen violar deliberadamente el
respeto de los fondos, carecen de razn y de justicia, y nosotros no
cejaremos en la lucha contra un error tan grave y de tan pesadas
consecuencias. Cmo rigurosamente lo expres Sir Hilary Jenkinson,
"cualquier otra cosa podramos hacer, excepto romper la unidad de los
fondos".
Compartimos plenamente la opinin de Sir Hilary, porque consideramos que es la nica compatible con el principio de respeto de los
fondos, y porque creemos que es de suma importancia mantener claro
que, si los fondos se definen de acuerdo con las reglas que he enumerado, entonces poco importan las variaciones internas de su contenido,
ya que un fondo se compone de todos los documentos producidos por un
organismo en el curso de su actividad, cualquiera que sea su objeto.
Mirado desde el punto de vista archivstico, el problema de las
variaciones de competencias, con su secuela de variaciones en el contenido de los fondos, es un falso problema. Porque cuando a un organismo se le priva de una atribucin (sin que sea transferida a
otro) simplemente se suspende el crecimiento del fondo al dejar de
recibir los documentos correspondientes a la atribucin derogada, sin
que por ello se modifique la naturaleza del fondo. Lo mismo acontece cuando se crea una nueva competencia en un organismo.
1 Peter J. SCOTT, art. cit. Segin este artculo, el sistema
de record series ha sido aplicado en el Commonwealth Archives Office
de Camberra, donde se le juzg "flexible y no rgido". En efecto,
es lo menos que se pudiera decir. El Dr. Papritz en su informe al
Congreso Internacional de Archivos de Bruselas, en 1964 (Neuzeitliche
Methoden...,art. cit, p.18), alude a una prctica del mismo gnero
("cuando una sucesin de documentos se inicia en una administracin
y continua en otra..., la unidad tcnica de la sucesin documental
no ofrece ninguna duda"). Estamos de acuerdo sobre una "unidad
tcnica", pero los documentos en cuestin no dejan de pertenecer a
dos fondas diferentes.
- 78 -

Sin embargo, existe una dificultad real cuando la transferencia


de competencias implica tambin transferencia de documsntos entre
organismos. En principio, los documentos pertenecientes a la competencia transferida deberan pertenecer, hasta la fecha de la transferencia, a los fondos del organismo que la ejerca, y a partir de la
fecha de la transferencia, al fondo del organismo que la va a
ejercer en virtud de la transferencia. Desafortunadamente, las cosas
no son tan claras en la prctica, pues, para poder ejercer la nueva
competencia que se otorga, el segundo organismo, est en la obligacin de recoger al menos una parte de los documentos del primer organismo, relacionada con la competencia transferida. Estos documentos, que lgicamente pertenecen al fondo del primer organismo,
de hecho quedan incorporados al fondo del segundo, y con ellos
llegarn posteriormente al depsito de los archivos histricos.
Nosotros proponemos las siguientes soluciones a este problema:
a) Por regla general, los documentos que se transfieren de un
organismo vivo a otro organismo vivo que los integra a su fondo
deben ser considerados como pertenecientes al fondo del organismo
que los recoje. As, por ejemplo, si en 1960 se transfiere a un
organismo B la competencia de un organismo A, y lo que el organismo
B recibe en esa ocasin corresponde a la competencia que ese organismo A ejerca en 1950, los documentos son considerados como parte
de los fondos del organismo B que los ha recogido.
(No importa que
la transferencia haya ocurrido 10 aos despus de la fecha del documento ms antiguo) .
b) Cuando un organismo en ejercicio recibe las competencias de
otro que se suprime, los documentos de este ultimo deben ser
considerados como constituyentes de un fondo distinto al del fondo
del primero. As, supongamos que la competencia que un organismo C
vena ejerciendo hasta 1965, es transferida al organismo D, por
razn de la supresin de C. Pues bien, los documentos que pertenecieron a C, y que ahora pasan a D siguen constituyendo un fondo distinto del fondo del organismo D, en tanto que los documentos concernientes a la competencia transferida, a partir de 1965, evidentemente
hacen parte del fondo del organismo D.
c) Sin embargo, dado el caso que los documentos provenientes del
organismo C hayan sido mezclados de manera total, inextrincable, y
sin remedio, con los del organismo D, por fuerza de los hechos debe
renunciarse a considerar el fondo de C como un fondo distinto. En este
caso deber anotarse, a la cabeza del instrumento de investigacin
del organismo D, que con l esta incluido el fondo del organismo C.
Estas reglas se aplican, de modo general, a todos los casos en
que los archivos de un organismo que se suprime son recogidos por
otro, as esto ocurra en el dominio de archivos pblicos o privados. En suma: el fondo de un organismo que se suprime debe considerarse siempre como distinto del fondo del organismo que lo recoge;
salvo que los dos fondos hayan sido mezclados de tal modo que se haga
imposible la identificacin del uno con respecto del otro .

1 Al final de este artculo veremos cmo en el instrumento de


investigacin de los fondos se pueden remediar parcialmente los inconvenientes de tal transferencia.
2 Por consiguiente, solo con fuertes reservas aceptamos la frmula quieta non mover, mediante la cual algunos archivistas expresan su preferencia por la conservacin de los fondos en el estado que
son entregados al depsito de archivo, (cf. J. PAPRITZ, Neuzeitliche
Methoden..., art. cit., p. 30-32).
- 79 -

3. Qu se entiende exactamente por el trmino "procedencia de un


fondo"?
Lo que acabamos de decir a propsito de los archivos de organismos suprimidos, luego dependientes o integrados a los de otros organismos, nos conduce a abordar otro problema ligado al principio
de "respeto de los fondos". El de la nocin de procedencia.
La mayora de las definiciones del respeto de los fondos acuden
a esta nocin de "procedencia" hasta el punto de hacerlas equivalentes en los pases de lengua germnica y en muchos otros donde el
"fondo" se define cono el conjunto de documentos que tienen la misma
procedencia. Pero el trmino se hace ambiguo tan pronto como se
busca precisar su sentido. Veamos algunos ejemplos para ilustrar la
ambigedad.
No existe ninguna dificultad de intepretacin cuando el fondo de
archivo producido por un organismo ha sido conservado por el sin
aumento o disminucin hasta el momento de su entrega a un depsito
de archivo, y cuando dicha entrega ha sido efectuada directamente por
el organismo productor.
Pero este proceso simple no ocurre siempre. En efecto: es bien
sabido que el fondo de archivo de un organismo cualquiera pudo ser
transferido, por razones de necesidad funcional, a otro organismo, y
que all haya permanecido agrupado: ?) como un conjunto individualizado; b) o que, por el contrario, haya sido desmembrado, mezclado
con los archivos del organismo receptor. En el primero de estos casos la identificacin del fondo primitivo se hace relativamente fcil. Pero en el momento de su entrega a un depsito de archivo,
cul ser la procedencia de,ese fondo? Ser el organismo productor o el que lo entrega?
La primera respuesta parece evidentemente ms lgica (es la
frmula entidad productora del Dr. Aurelio Tanodi); en la prctica
puede chocar con dificultades casi invencibles, como sucedera si,
por consecuencia de viscisitudes
histrico-administrativas, el
organismo productor en cuestin ha cambiado de nombre, de estructura
y de competencia en el curso de los aos.
En cuanto a la otra respuesta, que liga la "procedencia" con el
organismo que hace la entrega, es ciertamente ms simple y suscita
menos problemas prcticos. Pero corre el riesgo de desembocar en
absurdos tericos, por cuanto fondos de orgenes muy diversos pueden
ser consignadas por un mismo organismo; lo que puede dar lugar, si se
aplica al pie de la letra el " principio de procedencia" a mezcla de
fondos diferentes bajo el pretexto que por haber sido entregados
juntos tienen la misma "procedencia".

1 Los fondos donde se encuentran reunidos documentos de origen


diferente, es decir producidos por entidades diferentes, se les denomina en terminologa alemana Mischfonds o Mischbestande (fondos
mixtos). Es un trmino cmodo, pero como se le usa en la prctica
francesa, preferimos no utilizarlo aqu. Ver al respecto J. PAPRITZ,
Neuzeitliche Methoden..., art. cit., p. 27-32.

- 80 -

Como se ve, los inconvenientes a que dan lugar estas dos frmulas son bien diferentes, aunque es poco dudoso que los de la segunda
sean incomparablemente ms peligrosos que los de la primera.
Nosotros proponemos la solucin siguiente, ligada con la que hemos
presentado para el problema de las variaciones de competencias de los
organismos productores de archivos.
- Cuando un fondo ha conservado su identidad y su individualidad
debe considerarse como proveniente del organismo que lo produjo, aunque se haya consignado en el depsito de archivo, ha sido recogido
por uno o varios organismos intermediarios. En este caso, la nocin
de procedencia se halla ligada a la de produccin, y no a la de
entrega.
- Al contrario, cuando un fondo ha sido desmembrado en el curso
de su historia,o integrado al fondo de un organismo distinto del que
lo produjo, hasta el punto de haber perdido su identidad y su individualidad, entonces
debe considerrsele cono proveniente del organismo que lo integr a su propio fondo. En este caso la nocin de
precedencia se encuentra ligada a la de entrega y no a la producciiSi.

4.

Fondos "abiertos" y fondos "cerrados".

Cuando se suprime un organismo, el fondo de archivo que hubiese


creado queda automticamente "cerrado".
Esto es evidente cuando se
trata de organismos de la Edad Media, o de la poca anterior a las
revoluciones del siglo XIX; lo mismo en Europa con las Instituciones
de la edad feudal, o en Amrica, con las de la era colonial. Igual
sucede en el ca.^o de instituciones que han cambiado de nombre y de
atribuciones en una fecha precisa debido, por ejemplo, a una reforma
administrativa o judicial, las cosas se hacen menos claras cuando se
entra en el dominio fluctuante de la administracin moderna, donde es
difcil establecer con exactitud cundo una institucin ha dejado
de existir, o simplemente cambi de nombre o de lugar en el sistema
administrativo.
Por otra parte, es claro que un fondo no esta completo sino
cuando queda cerrado. En virtud de este hecho los italianos niegan el
nombre de archivos a los documentos de la administracin moderna;
porque, segn ellos, dichos documentos carecen del carcter de
universitas rerum
o dicho de otro nodo, porque no tienen el
carcter de "conjunto cerrado", que es lo propio y necesario de todo
fondo de archivo . A nuestro modo de ver este rigor italiano es
completamente injustificado, puesto que todo documento creado y
conservado por su calidad pertenece, desde el momento de su creacin,
al fondo de archivo de la institucin, lo que prueba que dicho fondo
existe desde entonces, as no est completo y cerrado. Adems,
esta es la razn por la que los archivistas franceses, lgicos
herederos en este punto, del pensamiento de Natalis de Wailly, se
niegan a separar, tanto en teora como en la prctica, los "archives
courantes", (los records de la terminologa americana) de los
"archives historiques" (los archives en lenguaje americano).

1 Vase, por ejemplo, el artculo de Elio IODOLINI,


Identificazione dell'archivio Rassegna degli Archivi di Stato,
XVIII-3, Sett-Die. 1950, p. 300-321.
- 81 -

Unos y otros pertenecen a los mismos fondos, y por consiguiente,


no pueden ser disociados. En esto consiste la diferencia fundamental
entre el,record management a la americana, y el "pr-archivage' a la
francesa .
Desde luego, debe reconocerse-que, desde el punto de vista prctico, el tratamiento archivstico
de los fondos abiertos plantea
problemas, a veces difciles, si se desea preservar la integridad indispensable de los fondos.
En relacin con la definicin de fondos cerrados y fondos
abiertos, cuando caben dudas sobre la continuidad o el cese de existencia de un organismo (es decir, cuando se vacila para decidir si un
organismo deja de existir o si persiste bajo otro nombre) proponemos
las siguientes soluciones:
- Si hay una evidente y total continuidad de competencias entre
el organismo suprimido (organismo A) y el nuevo organismo (organismo
B) que le sucede, puede concluirse que en realidad solo se ha tratado de un simple cambio de nombre y/o de una simple modificacin
del organismo A, y por consiguiente, el fondo de archivo del organismo A no esta cerrado; simplemente cambi de nombre. Sin embargo, la decisin de mantener abierto un fondo, es decir, la determinacin de considerar los documentos de un organismo suprimido y
los de un organismo nuevo como integrantes de un tnico fondo, no
debe tomarse sino se tiene certeza que las dos no coexisten. Si a
pesar de todo subsiste incertidumbre sobre la oportunidad de tal decisin, el asunto deber resolverse por la negativa. Es decir que el fondo del organismo suprimido debe considerarse "cerrado"
y se abrir uno nuevo en el organismo creado.
- Si el organismo suprimido (organismo C) transfiere sus competencias a otro ya existente (organismo D),el fondo de aquel (C) queda
cerrado, y el de ste (D) asume su continuacin, pero distinto de
aqul.
- Si se crea un organismo nuevo (organismo E) para que ejerza
las competencias de varios organismos que se surpimen, (organismos F,
G,H), los fondos de estos quedan cerrados y los fondos del organismo E
los sucede, pero distinto de ellos.
- Para el caso de fondos de instituciones suprimidas que han
sido integrados y mezclados con los fondos de los organismos que los
suceden, tmese en cuenta lo que antes dijimos a propsito de la
nocin de "procedencia" de fondos. Evidentemente son fondos cerrados
que han perdido su individualidad a causa de su integracin a fondos
abiertos, ya no pueden ser tratados, desde el punto de vista archivstico, como fondos autnomos. El problema es, ms terico que
prctico, debemos insistir en que un fondo permanece abierto mientras
viva el organismo que lo produjo; esto puede ocurrir durante los siglos, como ha sucedido con los fondos del Parlamento Britnico o con
los de las grandes Congregaciones Remanas.

1 Ver al respecto G. DBOSCQ y A. W. Mabbs, Organisation du


prarchivage (Paris, Unesco, 1974, 78 p.) y M. DUCHEIN, Le Prarchivage: quelques clarifications necessaries. Gazette des Archives,
n 71, 4 trimestre 1971, p. 226-230.
2 En lenguaje archivstico francs "traiter" un fondo significa, a la vez, seleccionarlo y clasificarlo, acotarlo e inventariarlo: es decir, el conjunto de operaciones mediante las cuales el
ttivista hace accesible el fondo a la investigacin histrica.
- 82 -

Adonnas es claro que los archivistas no pueden esperar a que


estos fondos sean cerrados para entonces tratarlos, sino que su obligacin es aplicarles un tratamiento dinmico que preserve la
nocin de unidad del fondo, y que a la vez, permita fraccionarlos de
manera que se haga posible su explotacin. En un prximo prrafo
veremos el modo conveniente de proceder sobre este punto.

5. El respeto de los fondos implica el respeto de su clasificacin


interna de origen?
Con esta pregunta tocamos quiz el punto ms aelicado de las
dificultades ligadas con el principio del respeto de los fondos.
Recordemos que el principio se define en la forma ms simple,
como la no separacin de los documentos provenientes de un organismo, y como la no mezcla de documentos procedentes de organismos diferentes. Pero nada nos dice, al menos en su versin primitiva, de la
clasificacin interna de los documentos dentro del fondo.
De hecho, la lgica del principio enunciado por Natalis de
Wailly implicaba, que tarde o temprano, se llegase a respetar no
solamente la integridad externa del fondo, sino tambin, al menos en
teora, su integridad interna. Es lo que la archivstica alemana ha
bautizado con el nombre de Strukturprinzip, complemento natural del
Provenienzprinzip, que enunciado en el clebre Manuel pour le
classement et la description des archives de S. Muller, J.A. Feith y
Fruin, en 1898, se ha convertido hoy en parte integrante del principio
de respeto de los fondos.
La formulacin de Muller, Feith y Fruin es como sigue: "El sistema de clasificacin debe basarse en la organizacin primitiva del
fondo de archivo que en sus grandes lneas concuerda con la organizacin de la administracin de la cual proviene dicho fondo". Como
con buenas razones esta declaracin poda ser tomada como demasiado
optimista, autores holandeses aadieron:
"Para comenzar, conviene
restablecer, en la medida de lo posible, el orden primitivo. Solo ms
tarde se podr juzgar si es deseable, y hasta qu punto, apartarse
de ese orden" .
Esta ltima frase extiende el principio de respeto de la estructura de los fondos hasta la reconstruccin de dicha estructura cuando
ya no existe. Esto se asemeja un poco a la prctica de los arquitectos del tiempo de Viollet-le-Duc, quienes tambin
"restablecan en
la medida de lo posible" (y a veces ms alia de lo posible) el
estado primitivo de los monumentos que deban restaurar, y equivale a
abrir, de par en par, las puertas al abuso de la arbitrariedad, pese a
las buenas intenciones con que se hace. Ni el historiador ni el
arquelogo, ni el arquitecto tienen que "restablecer" lo que el
tiempo ha destruido, salvo en los casos raros en que es posible, con
pruebas de apoyo. Por lo tanto, rechazamos este mtodo de "restauracin" (Restauratiebeginsel) que constituye una extensin injustificada del respeto de los fondos. Pero, no por ello deja de subsistir
el valor terico y prctico del respeto de la estructura de los
fondos (para simplificar llammoslo "principio de estructura").

1 S. MULLER, j. A, FEITH, R. FRUIN, Manuel pour le classement


et la description des archives, trad, franc. La Haya, 1910, p. 32.
- 83 -

Se concibe fcilmente que la aplicacin de este principio est


sembrado de dificultades. Unas derivan, directa o indirectamente, de
lo que atrs dijimos a propsito de las variaciones de competencia.
Dificultades, an ns frecuentes, provienen de que, muchas veces,
las entidades productoras no tienen ningn respeto al "principio de
estructura" cuando clasifican sus archivos corrientes.
No negamos que, en general, los archivos de las grandes divisiones internas de los organisitos se conservan mas o menos individualizados e independientes, asi sea solamente por razones de comodidad funcional, aunque el argumento deja de tener valor
cuando
esas
grandes divisiones internas cambian de estructura y/o de competencia.
De todos modos, el hecho real es que, al interior de una misma divisin, los archivos corrientes se conservan de manera diferente
segn los casos. Unas veces, segn un esquema denominado "tabla" o
"plan de clasificacin", puramente organizacional, es decir, calcado
sobre la organizacin de la divisin; otras, de modo puramente metdico, es decir, por categoras de asuntos tratados (en casos como
este el esquema de clasificacin es frecuentemente de tipo decimal).
Otras veces se combinan los anteriores procedimientos, dando lugar a
tipos mixtos:
semi-organizacional, semi-metdico.
Pero lo que con
ms frecuencia ocurre, aunque no se crea, es que no exista ningn
esquema de clasificacin de archivos corrientes y que el organismo
conserve sus documentos en desorden; que cada empleado o jefe de
despacho tenga su propio mtodo de arreglo, generalmente indescifrable para cualquier otra persona. De otra parte, todos estos sistemas
pueden coexistir,o sucederse unos a otros, al interior de un mismo organismo, con la secuencia de desrdenes que es fcil de suponer.
Agreguemos a todas stas la dificultad que implica el aporte de
archivos de diversas procedencias, ocasionado por supresiones y adscripciones de competencias, ya clasificados de modo ms o menos efectivo, adems de mezclados e integrados, por su transferencia, a los
archivos de la entidad receptora. As tendremos una idea sumaria de
los desrdenes de toda naturaleza que presentan los fondos en el momento de su entrega a los depsitos de archivo, encargados de clasificarlos y conservarlos. Finalmente, por si lo dicho fuese poco, y
para colmo de los desrdenes, agregese la manipulacin brutal a
que se les somete frecuentemente en la operacin de entrega.
En estas condiciones, qu nos queda del principio de "respeto de
la estructura interna" de los fondos?
Frente a esta situacin tan compleja nos asalta la tentacin de
declararla inextrincable y de renunciar a considerar "el principio de
estructura" como una regla de la archivstica, al igual que al principio de procedencia". Pero se hara mal, si as se procediera,
porque en realidad estos dos principios se derivan ambos de la concepcin "orgnica" de los archivos, que segn vimos, es fundamental.
Se hallan ligados uno a otro, y en buena lgica no se les puede
disociar.
Antes de proseguir precisemos un punto muy importante. En los
pases de tradicin administrativa germnica, y en menor medida en
los pases de tradicin anglo sajona, existe un rgano especial
llamado Registrator (en ingl^ Registry), encargado de registrar
y clasificar todos los uocumentos recibidos o producidos por ese
organismo.
- 84 -

Dicho de otro modo, su funcin consiste en proporcionarles


medios de referencia (letras, mineros, etc.) correspondientes a un
cuadro o esquema preestablecido. Tiene, pues, una verdadera funcin
de pre-clasificacih de los archivos administrativos corrientes y
as se explica por qu los archivistas germanos conceden y reclaman
el respeto de la clasificacin por la Registrator: Es la forma a la
vez ms simple y la ms evidente del "principio de estructura".
Desafortunadamente, en los pases de tradicin administrativa
latina (espaola, francesa, italiana) no existe nada parecido a la
Registrator. La clasificacin de los archivos administrativos
corrientes, cuando ella existe, la llevan a cabo los mismos servicios
administrativos. As, muchas teoras formuladas por los archivistas
de tradicin germana sobre el principio de estructura son inaplicables a los archivos de los pases de tradicin latina o, ms exactamente, no corresponden aqu a realidad ninguna.
Precisamente esta
es una de las razones principales por las que la archivstica de los
pases de Europa Central no puede transladarse, tal cual, a los
pases de cultura latina, y visceversa.
En el desarrollo de nuestra exposicin adoptaremos el punto de
vista de los archivistas de los pases latinos, es decir de los
pases sin Registrator.
Para determinar las posibilidades de aplicar el principio de respeto de estructura interna a la clasificacin de los fondos es necesario distinguir casos diferentes que demandan soluciones diferentes.
a) Casos de los organismos de estructura simple. Entendemos
por entidades de estructura simple aquellas de escasa importancia en
cuanto hace al numero de sus empleados y cuyas tareas no estn repartidas funcionalmente entre varias divisiones y secciones, cada una
con atribuciones precisas y estables.
En estos casos, si el organismo practica una clasificacin cualquiera de sus archivos corrientes (alfabtico, metdico, etc.) al
archivista le conviene respetarla, mejorndola cuando lo estime
necesario.
Pero tal respeto no constituye una obligacin si la clasificacin usada por el organismo es demasiado defectuosa o incmoda para la investigacin.
Con mayor razn, si el organismo no practica ninguna clasificacin sistemtica de sus archivos corrientes, el archivista quedar
en libertad para clasificar el fondo del modo que mejor le parezca.
En este caso no habr lugar para el "respeto de la estructura" de
los fondos.
b) Caso de los organismos de estructora couple ja. Las entidades que poseen un personal numeroso y atribuciones mltiples generalmente se hallan divididas en sectores (divisiones, direcciones, subdireccih, secciones, etc.) cada una con atribuciones definidas.
Es claro que los documentos producidos por estas divisiones (por
comodidad llammoslas a todas as) si bien es cierto que no constituyen fondos distintos de archivo, no por ello dejan de formar conjuntos orgnicos que, en obediencia al principio de respeto de la estructura, deben mantenerse agrupados. Conveniente tomar esas divisiones como base de la clasificacin interna del fondo del organismo, de
modo que cada una de las divisiones primarias del fondo corresponda a
una de las divisiones estructurales del organismo.
- 85 -

Desafortunadamente estas divisiones estructurales no son estables. Frecuentemente se las modifica, y sus atribuciones cambian a un
ritmo creciente en el mundo moderno. Frente a esta dificultad dos soluciones son posibles:
- Si se desea conservar las divisiones funcionales de la entidad como base de la clasificacin de fondo, entonces se divide este
en trozos cronolgicos, o en perodos delimitados por los cambios de
estructura de las divisiones, y se clasifican los documentos correspondientes a cada uno de los perodos como formando un todo. Esta
solucin es aceptable, y an recomendable, si los cambios en cuestin no son demasiado frecuentes, y si como consecuencia, los perodos delimitados por los cambios son suficientemente largos (al menos
diez aos), junto con una gran estabilidad de atribuciones al interior de los perodos.
- Por el contrario, si los cambios de estructura y de atribuciones de las divisiones internas del organismo son demasiado frecuentes,
entonces habr que renunciar a tomar esas divisiones como base de la
clasificacin del fondo y considerarlo, desde el punto de vista de su
tratamiento archivstico, como un fondo de organismo simple sin divisin interna .
c) Es necesario respetar la clasificacin que las entidades
productoras han dado a sus fondos?
A pesar que los archivistas se
sienten naturalmente tentados a conservar sin modificacin las clasificaciones dadas a los documentos por el organismo productor del fondo, esta tendencia suscita numerosas dificultades que no pueden ser
subestimadas.
Una de estas dificultades es fundamental, y consiste en que la
clasificacin que los organismos productores dan a los documentos
nunca es concebida de modo que cubra un largo perodo de tiempo.
Su utilidad es esencialmente funcional, pragmtica, y no histrica.
No corresponde pues a los mtodos de clasificacin archivistica
que, por lo general, contemplan trozos cronolgicos bastante largos.
Sin embargo, si eludiendo la dificultad se adpta una clasificacin por trozos cronolgicos cortos, o si la clasificacin dada por
el organismo productor permanece estable por un largo perodo, an
as subsisten otras dificultades. De una parte, puede suceder que la
clasificacin dada por el organismo productor no cubra sino algunos
sectores o fracciones de los documentos. De otra parte, la clasificacin pudo haberse efectuado segn principios extraos al mtodo archivstico, ms cercano a los usados en la clasificacin de
bibliotecas o centros de documentacin (clasificacin decimal, por
temas, etc.), y en ocasiones, hasta por mtodos contrarios al principio de respeto de los fondos (si hay mezcla de documentos de diversas
procedencias). Agreguemos que estas clasificacines son aplicadas por
los organismos productores con mas o menos rigor y continuidad, y que
a menudo la adopcin de un nuevo sistema se acompaa de un total
desmantelamiento de la clasificacin anterior, con efectos retroactivos hasta a varios aos.

1 Cf. Th. SCHELLENBERG, Archivos Modernos, trad, esp., La


Havane, 1958, p. 93: "Generalmente es inconveniente la subdivisin
en clases o clasificaciones orgnicas en un esquema de clasificacin
pues la estructura orgnica de las dependencias gubernamentales
modernas es demasiado fluida para proporcionar una base segura en la
clasificacin de sus archivos".
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En estas condiciones sera iluso y peligroso tonar sistemticamente la clasificacin ciada por los organismos productoras como base
de la clasificacin archivistica.
Antes de adoptar esta solucin
el archivista debe estar seguro de: a) que la clasificacin dada por
el organismo productor ha sido efectivamente realizada, continuada
y mantenida; que no ha sido itera intencin o veleidad; b) que se
ha cumplido durante un lapso suficientemente prolongado; c) que engloba todos los documentos del fondo, o de la divisin del fondo que
se va a tratar.
Si no se cumplen todas estas condiciones, creemos que se debe
renunciar a seguir la clasificacin dada por el organismo productora,
y que ms vale proceder como si el fondo no hubiera recibido ninguna clasificacin antes de llegar a manos del archivista .
En resumen, la cuestin del "respeto de la estructura interna"
de los fondos llama las siguientes respuestas:
- cuando un fondo presenta divisiones que corresponden a divisiones funcionales del organismo productor, esas divisiones deben
tomarse, en cuanto sea posible, como base de la clasificacin archivstica. Pero habr que renunciar a hacerlo si las divisiones funcionales del organismo han cambiado de estructura y de atribuciones
con demasiada frecuencia.
- cuando un fondo, o una divisin de fondo, posee una clasificacin que le fue dada por el mismo organismo que lo entrega, puede
conservarse como base de la clasificacin archivfstica, bajo la condicin que sea estable, que cubra un perodo bastante prolongado,
que sea compatible con el principio de respeto de los fondos, y que
haya sido correctamente elaborada. En caso contrario, el archivista
puede orientarse por ella en su trabajo, aunque sin seguirla ciegamente.
- en todos los otros casos el archivista puede, legtimamente,
clasificar el fondo, o la divisin del fondo, segn lo juzgue mejor
basndose, en cuanto le sea posible, en la estructura interna del
organismo productor,pero sin preocuparse mayormente que su clasificacin refleje los detalles y variaciones de dicha estructura.
d) La clasificacin de los fondos por fragmentos cronolgicos
En el curso de este artculo, y en repetidas ocasiones, hemos aludido
a la clasificacin de fondos por fragmentos cronolgicos, o
perodos.
La primera cuestin que al respecto surje es la de si tal mtodo es legtimo y compatible con el respeto de la unidad interna de
los fondos. El asunto es discutible en el plano terico; y en la
prctica, ciertamente es preferible evitar su empleo cuando es posible; es decir, cuando se trata de un fondo cerrado proveniente de un
organismo que no ha sufrido cambios profundos de estructura interna y
de atribuciones en el curso de su historia.

1 Como se ve, esta opinin difiere de la de la mayora de los


archivlogos alemanes, pero recordemos que ellos se apoyan en el sistema de la Registratur que nosotros voluntariamente, hemos puesto de
lado en este artculo. Nuestra opinin se funda en las experiencias
de las clasificaciones, o seudo-clasificaciones, "realizadas", (o pretendidamente realizadas) por los organismos administrativos franceses,
con resultados que en un 60% no merecen atencin, y en un 30% son
catastrficas desde el punto de vista archivistico.
- 87 -

Para los fondos abiertos (cuyo tratamiento archivstico es, por


fuerza de las cosas, fraccionado), as como para los fondos cerrados
cuya composicin refleja los cambios de estructura y de atribuciones
sufridas por el organismo productor, la clasificacin por fragmentos
cronolgicos constituye una necesidad prctica tan evidente que se
impone a todos los archivistas, a pesar de las reticencias de los
teorizantes.
No obstante, deben guardarse tres reglas, para evitar que el
mtodo termine en una verdadera desmembracin de los fondos:
- Por una parte los fragmentos cronolgicos seleccionados como
base para la clasificacin deben ser lo suficientemente largos, de
modo que cada uno constituya un conjunto coherente (diez aos como
mnimo).
- Por otra parte, los fragmentos deben corresponder a perodos
bien definidos de la vida del organismo productor del fondo, dicho de
otro modo, sus limites no pueden escogerse arbitrariamente.
- Finalmente, para que un fragmento cronolgico pueda ser tratado con rigor archivstico es necesario que incluya todos los
documentos correspondientes a dicho perodo de nodo que se haga posible el tratamiento simultneo de la totalidad.
Reunidas estas tres condiciones puede precederse al tratamiento
de cada fragmento cronolgico como si se tratara de un fondo cerrado. Sin embargo, si en realidad solo se trata de un fragmento del
fondo, es necesario, que en la medida de lo posible, cada fragmento se
trate con mximo paralelismo y similitud respecto a los fragmentos
que le preceden, para facilitar el trabajo de investigacin ulterior.
De todo lo anterior se desprende que el tratamiento por fragmentos cronolgicos no contradice, en forma alguna, el respeto de la estructura interna de los fondos; porque este respeto se cumple al interior de cada uno de los fragmentos, y con mayor facilidad cuando han
sido delimitados de modo que correspondan a los grandes cambios de estructura y de competencias del organismo productor.
Entindase bien, y sobre ello queremos insistir, que aqu nos
estamos refiriendo al tratamiento "archivstico" de los fragmentos
cronolgicos. Esto implica que tal tratamiento no puede emprenderse
sino largo tiempo despus que el fragmento cronolgico haya sido
cerrado, para tener certeza que ningn documento correspondiente al
fragmento repose an en el organismo de origen. (En Francia, por
ejemplo, el tratamiento archivstico definitivo se aplica solamente a
documentos anteriores al 10 de junio de 1940, fecha que marca el final
de la Tercera Repblica. Todos los documentos posteriores a esta
fecha reciben un tratamiento meramente provisional). Como regla general se puede admitir que un fragmento cronolgico permite ser tratado
archivisticamente cuando todos los documentos que lo componen son ya
del dominio pblico y cuando ya no son suceptibles de aumento ni objeto de seleccin ni de eliminacin.
e) Nota sobre la terminologa de clasificacin y la cotacin
de los fondos. Nos parece que es til hacer aqu algunas precisiones de vocabulario sobre los trminos usados en archivstica
para las diferentes nociones relacionadas con la clasificacin y la
acotacin de los fondos, porque frecuentemente tienen un valor
distinto en los diferentes pases, dando lugar a contrasentidos, a
veces graves, cuando son mal entendidos por los traductores.
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En francs la palabra classement (en espaol clasificacin) se aplica a toda operacin de ordenamiento de elementos
segn un esquema, segn un plan o un cuadro previamente establecidos.
En el campo de los archivos la clasificacin se aplica en
varios niveles sucesivos:
- clasificacin de los fondos al interior de un depsito de
archivo;
- clasificacin de las piezas (legajos, expedientes, volmenes,
etc.) al interior de un fondo.
- clasificacin de los documentos individuales (folletos o
grupos de folletos) al interior de una pieza.
Al interior de los fondos, sus divisiones se denominan por lo
general series,en ingls,(a veces se las llama tambin subgrupos,
lo cual es ms claro). Este trmino ingls series se presta a
confusin en las traducciones, pues en archivstica francesa la palabra srie posee un sentido completamente diferente, ya que
all designa las grandes divisiones alfabticas en que se colocan
los fondos al interior de un depsito de archivo (por ejemplo, la
serie U de los archivos departamentales franceses recibe todos los
fondos procedentes de los tribunales judiciales, y la serie T recibe todos los fondos procedentes de instituciones de enseanza y
educacin, etc.). Las divisiones primarias de las series son llamadas sub-series, cada una corresponde generalmente a un fondo;
aunque en ciertos casos, cuando la serie se compone de un solo
fondo, las "sous-sries" corresponden entonces a divisiones de
ese fondo, cono sucede con las series o los subgrupos ingleses.
Por regla general, todo trabajo de clasificacin conduce a una
identificacin de los documentos clasificados. Esta identificacin
(llamada a veces errneamente numeracin, (en ingls numbering)
en francs se designa con el trmino cotation; la acotacin se
compone generalmente de un conjunto de letras y de nmeros segn
cierto orden .
Una vez que los documentos han recibido su acotacin, el archivista procede a la redaccin del auxiliar de bsqueda (en ingls,
finding aid) correspondiente al fondo o a la divisin del fondo
tratado. Segn la forma ms o menos detallado con que se les redacte, se les llama, en francs, guide, tat sommaire, rpertoire o
rpertoire numrique, inventaire sommaire, inventaire analytique.
Estos trminos son todos difcilmente traducibles a otras lenguas:
as, un inventaire ingls nada tiene que ver con un inventaire
francs; y el equivalente ingls de inventaire analytique sera
aproximadamente calendar; En otras partes se emplea catlogo
como equivalente del trmino francs rpertoire, cuando en Francia la palabra catalogue se reserva, en principio, para los documentos que no forman fondos, sino colecciones heterogneas. El conjunto de operaciones de redaccin de los instrumentos de investigacin se denomina en ingls description: trmino cmodo que no
tiene equivalente exacto en francs.

1 Sobre esta cuestin de la acotacin y de las dificultades a


que da lugar vese J. PAPRITZ, Neuzeitliche Methoden..., art. cit
p. 17-18. Nosotros nos limitamos a una breve alusin porque solo
marginalmente toca con el tema de nuestro estudio.
- 89 -

Los anteriores ejemplos demuestran la necesidad de disponer de


definiciones bien precisas de los trminos archivsticos en las
diferentes lenguas. Es una necesidad primordial si se quiere evitar
malentendidos y errores de interpretacin cargados de malas consecuencias. Justamente, una buena parte de las discusiones y divergencias internacionales sobre el respeto de los fondos tienen su fuente
en malentendidos.

- 90 -

EL INSTRUMENTO DE INVESTIGACIN ARCHIVISTICA


COMO MEDIO PARA REMEDIAR LAS DIFICULTADES DEL
RESPETO
DE
IOS
FONDOS

Por todo lo que hasta aqu se ha visto se hace evidente que la


mayor parte de las dificultades que plantea el principio de respeto de
los fondos surge de la contradiceion que existe entre la naturaleza
del fondo, que es un producto orgnico de la actividad del organismo que lo ha creado, y las necesidades de investigacin, que es
metdica y sistemtica.
Realmente existe una solucin global a estas dificultades,
aunque solo en raras ocasiones se pone en evidencia por los teorizantes del respeto de los fondos. La solucin consiste en reconstruir,
mediante los instrumentos de investigacin, la continuidad de la
secuencia "suites" de los docuirentos que se ha roto en la clasificacin de los fondos, por causa de las variaciones de estructura y de
competencia de los organismos.
Esta reconstruccin de la quebrada continuidad puede hacerse de
varias maneras, segn los casos:
- Si solamente se desea que el investigador vea clara la sucesin de los organismos que en el curso de los aos han ejercido una
atribucin dada, entonces se conforma un cuadro que precise el nombre
del organismo que ejerci tal atribucin en cada perodo, con indicacin de las acotaciones de los documentos correspondientes al fondo
de dicho organismo, se trata en cierto modo, de una gua que orienta
al investigador hacia el fondo que le interesa.
- Si por el contrario, lo que se desea es poner a disposicin
inmediata del investigador, la totalidad de los documentos correspondientes a una atribucin dada, se elabora entonces un catlogo o
inventario "interfondos", lo cual equivale ms o menos, a reconstruir
solamente en el instrumento de investigacin, las "records series"
propuestas por Peter J. Scot (cf.atrs), guardando siempre perfecto
respeto de la integridad de los fondos.
- Tambin el instrumento de investigacin de un fondo o de un
fragmento cronolgico de un fondo puede limitarse a sealar, mediante notas a pi de pgina, en qu fondos se encuentran los documentos que preceden o que siguen en el tiempo a los descritos en el
instrumento de investigacin.
- En fin, mediante ndices alfabticos o esquemas metdicos
(por temas) pueden reagruparse, sin tocar su clasificacin, los
documentos dispersos en varios fondos o en varias divisiones de un
fondo, relativos a un mismo personaje, a un mismo lugar, etc.
As mismo el instrumento de investigacin puede reagrupar
varios fondos emparentados (por ejemplo, un "fondo principal" puede
reagruparse con sus "fondos subordinados"; o tambin puede hacerse
con los fondos de pequeas entidades de competencia vecina o similar,
etc.).
As se hace posible poner en claro el parallelisnus
membrorum existente entre varios organismos de competencia vecina, sin tocar la integridad de los fondos.
- 91 -

De todos nodos, el anlisis de las atribuciones de los organismos productores de fondos de archivo y de sus variaciones constituye
una parte esencial y fundamental del trabajo archivfstico. No
puede concebirse ningn tratamiento vlido de fondos sin este previo
anlisis.
Un instrumento de investigacin de archivo no puede limitarse a
describir secamente los documentos que componen un fondo. Todo catlogo o inventario de fondos debe estar precedido de una introduccin
sobre el organismo del cual provienen, sobre su historia, sobre sus
atribuciones y variaciones, como tambin sobre la historia del fondo
mismo, sobre su formacin y clasificacin. Si se realiza correctamente este estudio, entonces todas las dificultades conexas con la
aplicacin del respeto de los fondos quedan prcticamente resueltas.
En este deber encaminrselas a futuras investigaciones y trabajos de
los archivistas. Tal es nuestra opinin.

MICHEL DUCHEIN
Conservador en Jefe
en la Direccin de los Archivos de Francia.

- 92 -

ALGUNAS

REFLEXIONES SOBRE LOS PRINCIPIOS


ORDENAMIENTO DE ARCHIVOS

PARA

EL

por
HERMAN HARDENBERG

Usted, apreciado Sr. Papritz, fue uno de los primeros archivistas extranjeros
que se interes en los sistemas modernos de archivos
Holandeses en donde la formacin clsica de series en orden cronolgico o numrico fue abandonada en favor de un sistema de archivos
por materia, imitando una prctica Alemana ya bien establecida.
Por lo tanto, usted tal vez estar tambin interesado en saber
que mientras
tratbamos de averiguar aquellos principios de ordenamiento segn los cuales se pueden organizar por materia los documentos de una agencia, tratbamos al mismo tiempo de definir estos
principios tericamente. Sera til familiarizar a nuestros colegas alemanes
con nuestras ideas, por la sencilla razn que su viejo
profesor H.O. Meisner ha tratado este problema asegurando que bsicamente slo
hay dos principios de ordenamiento, el de procedencia y
el de pertinencia, de los cuales todas las dems formas de ordenamiento
son variaciones, mientras que mis colegas Van der Gouw,
Van Hoboken, Panhuysen y yo hemos llegado a
otra
conclusin
en
Nederlandse
archiefterminologie
(Terminologa
Archivstica
Holandesa). Por estar usted como profesor en la Escuela de Archivos
en Marburg, particularmente familiarizado con estos problemas, me
tomo la libertad de dedicar en su honor mi contribucin a este tema.
En Holanda, se ha atribuido slo un significado restringido al
trmino procedencia. S. Muller Fz. defini por primera vez este tr
mino en 1908 como: "El principio de procedencia (herkomstbeginsel)
es
el mtodo de ordenamiento de archivos de acuerdo con el cual todo
documento se lleva al grupo de archivo y a la seccin del grupo a la
que perteneca
cuando el grupo era an un organismo vivo". En el
pensamiento Holands, el principio de procedencia se refiere
solamente a la procedencia del documento individual. Por consiguiente, no
tiene nada que ver con la conservacin del
ordenamiento
interno
impuesto por la agencia que crea el grupo de archivo como un todo.
Obviamente, esto solo se puede aplicar a los grupos de archivo que ya
tienen un ordenamiento interno. El problema en cuanto al sitio donde
se debe colocar cada documento dentro de este ordenamiento, fue parcialmente
solucionado
por Muller, mencionando la seccin a la cual
perteneci originalmente el documento. Nosotros hemos
preferido un
enunciado ms preciso y la Nederlandse archiefterminologie dice:
"El principio de procedencia es el principio por el cual todo
documento de archivo debe volver al grupo de archivo desde el cual se
origina y dentro de este grupo, a su sitio original". El lugar en
el archivo donde estaba originalmente el documento, por lo tanto,
determina la tarea del archivista, quien tiene que ordenar los
documentos
que han sido despegados de su antigua asociacin o que se
han llevado a otro lugar.

- 93 -

Unido al principio de procedencia, gue en Handleiding voor het


ordenen en beschrijven
van archieven
de Muller, Feith y Fruin
se menciona solo tangencialmente en la explicacin del prrafo 18
sobre la divisin de grupos en los archivos (respect des fonds), el
Handleiding en el prrafo
21
introduce
la
nocin de lo que
nosotros
hemos
definido
como
el
principio
de
destino
bestenmingsbeginsel). Este prrafo establece claramente que no es
el
contenido
temtico de un documento, sino su destino, lo que
determina el lugar que se le asigne en el grupo de archivo.
En aquellos casos donde se impone un ordenamien- to donde
antes
no exista, es imperativo
suponer que es clara la institucin para
la cual se destin el documento, o a la institucin donde debe
pertenecer,
segn
su naturaleza. Esto lo hemos definido as: "El
principio de destino es el principio por el cual todo documsnto
debe ser devuelto al grupo de archivo al cual se destin de acuerdo
con su naturaleza".
Mientras que el destino constituye una operacin activa, la procedencia se considera una cualidad derivada o pasiva. Por consiguiente, el principio de destino es un poco diferente al principio de procedencia.
Uno lo puede aplicar al establecer un nuevo sistema de
archivo. Por ejemplo, cuando diferentes agencias comparten una misma
administracin, como
hoy da es frecuente en los pequeos municipios, ocurre que el principio de destino se abandona al reunir los
documentos de dos tres municipios y al ordenarlos en un grupo de
archivo de acuerdo al esquema de clasificacin decimal de archivos.
Tambin puede decirse que el principio de destino dice
lo mismo
con respecto a un documento particular al igual que el principio de
procedencia con respecto a todas las piezas de archivo de los documentos generados por una agencia.
Usted, Sr. Papritz, ya se dio cuenta que conservar
el
ordenamiento interno impuesto por la agencia creadora no se gua por el
principio de procedencia.
Esta
retencin
es
realmente
el
pre-requisito para la aplicacin del principio de procedencia.
Por lo tanto, la seccin sobre principios
de
ordenamiento
Nederlandse archiefterminologie comienza con el principio de estructura archivistica (structuurbeginsel): "El principio de la estructura
archivstica
es el principio por el cual un grupo de archivos es un
todo, es la estructura histricamente determinada que
no debe ser
alterada por un sistema de ordenamiento ajeno a este grupo de archivos" . En esta definicin hemos tratado de introducir el concepto
por el cual, en una metfora biolgica, se indicaba un ordenamiento
del crecimiento orgnico o un organismo de un grupo de archivo.
Hemos
soltado
intencionalmente
esta
metfora,
porque se ha
malentendido de tal forma que fue interpretada como una razn vlida
para la aplicacin incondicional del principio de estructura administrativa.
Nadie puede discutir que, la estructura de un grupo de
archivo
est
condicionada
histricamente.
Pero mantener esta
estructura impone el requisito de restaurarla si se alter como se
dijo anteriormente, y devolver los documentos originales de archivo a
sus lugares de origen.(herkomstbeginsel).

* S. Muller Fz. - J.A. Feith - R. Fruin Th. Az., Manual for the
arrangement and description of archives. Translation of the second
edition by A.H. Leavitt (New York 1940).
- 94 -

Al requisito de restablecer el ordenamiento interno impuesto por


la agencia creadora, lo hemos llamado el principio de restitucin
(restauratiebeginsel): "El principio de
restitucin es el principio
por el cual, cuando se reordena un grupo de archivo en primer
lugar, se debe restablecer el
orden
que
ya exista en
ese
grupo;despus pueden
introducirse las mejoras de acuerdo con las
principales ideas subyacentes a ese orden".
Este es el
principio
que se presenta en el prrafo 17 del Handleiding de Muller, Feith y
Fruin, all, como lo
he
tratado
de
demostrar
en Nederlands
Archievenblad,
1958/ 1959, parcialmente confundido con el principio
de la estructura administrativa. Es el mismo principio que
en
(Grundzge
einer deutschen Archivterminologie
(Principios de
la Terminologa Archivstica) se
describe
como
"Regulierendes
Registraturprinzip", (Principio Regulador del Archivo).
La reforma
al ordenamiento hecho por la agencia
creadora la
permite
el
prrafo
18 del Handleiding.
Pero
mientras
que ste habla en
el
prrafo 17 de "corspronkelijkeorde" (orden original), no se
considera la posibilidad que el orden interno haya sido cambiado por
la agencia creadora. He experimentado tales cambios, por ejemplo, al
ordenar
los
archivos
del
"dpartement"
de
los
Nedermaas
(1794-1814).
La definicin del principio de estructura administrativa tal
como
se d en la terminologa archivstica Alemana, combina dos
conceptos que nosotros en la Terminologa Holandesa,
preferimos
definir por separado. Sin duda, no siempre se da el caso que el ordenamiento de los documentos en el archivo corresponda no slo a las
funciones
de
la agencia que origina el documento sino tambin a su
organigrama. En Holanda, hay ministerios donde el ordenamiento de los
documentos se ha basado exclusivamente en las funciones, sin tener en
cuenta la organizacin de los cargos y sus tareas especiales.
Por consiguiente, nosotros hacemos una diferencia entre
el
principio funcional (functioneelbeginsel) y el principio de organizacin (organistiebeginsel), de los cuales solo el ltimo puede
traducirse como el principio de estructura administrativa:
"El principio funcional es el principio por el cual las divisiones, tanto en
la
creacin
como en el ordenamiento de un grupo de archivo, se
determina por la subdivisin de la tarea de la agencia o la persona
que origina o crea un grupo de archivo".
Por "subdivisin de la tarea" debe entenderse el descargo de
una funcin especfica o la indicacin de un objetivo especfico
de la administracin. La aplicacin de este principio
a un grupo
de archivo que ya tiene un orden interno establecido por una agencia
creadora, es opuesto al principio de procedencia, si el establecimiento de
ese orden
original no naci del principio funcional. La
afirmacin que una forma de ordenamiento debe estar dentro del
principio de procedencia, por consiguiente, no aplica.
Uno puede pensar ms en una relacin con el principio de pertinencia, aunque estos dos principios son bsicamente
diferentes,
porque el ordenamiento
en
el
primer
caso se origina en las
funciones de la agencia objetivamente determinadas, mientras que en el
otro caso, est basado en
una
divisin
puramente
terica de
acuerdo con consideraciones subjetivas.
El principio de estructura administrativa se define en Holanda
como: "El principio de organizacin es el principio por el cual tanto
en la creacin como en el reordenamiento de un grupo de archivo, los
subgrupos se derivan tanto de la organizacin de la agencia creadora
como de la organizacin de la administracin de la agencia".
- 95 -

De esta definicin se deriva que el principio


de
organizacin puede basarse tanto en la distribucin de las responsabilidades
cono en la distribucin del trabajo dentro de los cargos.En ambos casos, puede aparecer un sistema por divisin organizacional. Cuando se
reordena un grupo de archivo, el principio de organizacin no se enfrentar con el principio de la estructura archivstica y sus principios derivados (principio de procedencia, principio de pertinencia)
permitiendo que la estructura de un grupo de archivos, histricamente
determinada, est de acuerdo con la estructura administrativa.
El prrafo 16 de Handleiding supone que an
el
ordenamiento
original de un grupo de archivo, que es su estructura histricamente
condicionada, es en su totalidad similar a la estructura
administrativa, la cual, sin embargo no siempre corresponde a los hechos.
El Handleiding tambin est en contra del principio de pertinencia, porque en el prrafo 21, rechaza el ordenamiento por el tema
contenido. Sin embargo, ya que este mtodo de ordenamiento encuentra
aplicacin
en
los sistemas modernos de archivo, hemos aceptado
tambin el principio de pertinencia como un principio de ordenamiento:
"El
principio
de pertinencia (pertinentiebeginsel) es el
principio por el cual tanto en la creacin como en el reordenamiento
de los
grupos
de archivo, los tems deben ordenarse de acuerdo a
los temas a los cuales pertenece sin tener en
cuenta
su destino
ni su procedencia". Es evidente que esto entrar en conflicto con
otros principios de ordenamiento y que como en el caso del principio
funcional, no sirve como una base vlida para el ordenamiento de los
docunentos que no se
originan
en el cumplimiento de funciones
individuales o que no se pueden agrupar bajo un slo encabezamiento
de materia.
Conociendo todo esto, gradualmente hemos llegado a siete
principios de ordenamiento diferentes, en los cuales el principio de procedencia y el principio de pertinencia, como se ha visto, juegan un
papel subordinado.
En cuanto al sistema Holands se refiere, esto es
entendible puesto que la teora archivstica Holandesa se ha basado
por
mucho
tiempo en los principios de estructura y restitucin de
archivos. En los archivos modernos hay cosas un poco diferentes.
En
los sistemas modernos de archivo de varios ministerios (en los cuales
a partir de 1950 se ha prescrito un plan decimal de archivo) existe
una
tendencia a ajustar el principio de pertinencia con el principio
de
estructura administrativa, en cuanto
que en cada
divisin
administre,
sus
propios
documentos,
estn en cualquier parte
clasificados de acuerdo con el mismo plan unitario de
archivos.
Esto demuestra que la realidad no es ser obsesivos con los principios,
pero s dejar abierta la posibilidad de
unir
varios
principios
de ordenamiento haciendo
valer
as la tcnica de ordenamiento
como una materia viva, llena de movimiento.

- 96 -

MAX

LEHMANN

EL

ORIGEN

DEL

PRINCIPIO

DE

PROCEDENCIA*

El problema del ordenamiento de archivos en sus aspectos teri s e histricos ha sido de gran inters para los archivistas de
/arios pases y las lneas generales de un desarrollo
que culmin
en el famoso principio de procedencia fueron ejecutadas convincentemente.
Lo que ha recibido menos atencin son los rumbos del
pensamiento histrico que ayudaron a perfilar la teora de archivos,
las circunstancias
bajo las cuales la idea terica se tradujo en
accin, y no pocos fueron los hombres que ayudaron a
liberar
la
profesin de archivos de la influencia de ideas ajenas a sus tareas.
Este artculo trata de dar una visin sobre
los inicios del
principio
de
procedencia
en
el
Privy
State Archives de
Berln.
La historia de cmo este principio de origin en las
necesidades de una agencia de archivos fue contada en 1902 por
Paul Bailleu,
quien
haba
participado
activamente
en
su
aplicacin en los archivos de Berlin .
Sin embargo, su artculo
revela muy poco de la oposicin que encontraron
los defensores de
este nuevo sistema, y tampoco da el tributo suficiente al hombre
cuyo nombre estar por siempre ligado con uno de los pasos decisivos
en la historia de esta profesin. Max Lehmann fue el autor de "The
Regulations of July 1, 1881" las cuales en el Privy State Archives
prescriban:
"respeto
para
cada
orden original y para cada
designacin original", pero esto dice poco a los archivistas que no
estn familiarizados con su vida y con sus escritos. El origen del
principio de procedencia no puede tomarse
solamente
de
los
archivos.
Lo que ellos dicen es que las Regulaciones de 1881 fueron
bosquejadas por Max Lehmann y adoptadas en una conferencia
de
funcionarios
del. Privy State Archives presidida por su director,
Heinrich von Sybel . Sin embargo, como sucede a menudo, los archivos
no
reflejan
los
conflictos
de
las personalidades e ideas que
preceden
y
acompaan
el
nacimiento
de
un
documento
administrativo de mayor significado, con el resultado de que debe
acudirse a fuentes menores de informacin,
tales
como memorias,
autobiografas y tradiciones orales, para llenar el vaco.

* Contribuy al Indian Archives (enero - junio 1950).


1 La literatura pertinente aparece en un apndice del excelente
artculo escrito por Andrea Varga, "II principio di provenienza", en
Archivi, series II, 6:184-203 (1939), el cual
sin embargo
no
incluye el "Das Provenienzprinzip in den Preussischen Staatsarchiven,"
de Georg Wionter en la Revista de la biblioteca, archivo y museo del
Ayuntamiento de Madrid 10: 180-190 (Apr. 1933). Para un buen resurten,
ver tambin el European Archival Practices in Arranging Records
de Theodore R. Schellenberg,
(National Archives, Staff Information
Circulars, No. 5; Washington, 1939).
2 El trmino es admitido cono inadecuado porque no enfatiza la
diferencia fundamental entre el nuevo principio y aquel de respeto
de fondos. Sin embargo, se ha aceptado y se usar a lo largo de
este
artculo.
"El principio de la Santidad del orden original"
sera ms preciso.
3
"Das Provenienzprinzip und dessen Anwendung im
Berliner
Geheimen Staatsarchiv ," in Korrespondenzblatt des Gesanmtvereins
der deutschen Geschichts- und Alterthumsvereine, 50: 193-195 (Oct.
and Nov. 1902).
4 Vase Johannes Schultze, "Gedanken zum "Provenienzgrundsatze,"
in
Hans Beschorner, d., Archivstudien zum siebzigsten
Geburtstage
von Hbldemar Lippert, p. 225 (Dresden, 1931).
- 97 -

En su artculo sobre el principio de procedencia


Varga se
refiere
a,- las
Regulaciones
de
1881
como
las "Regulaciones
Sybelinas".
Esto es cierto en cuanto a que
Sybel, Director
de
los Archivos Estatales Prusianos, les did su sancin oficial y
autoriz su aplicacin.
Tambin es
cierto
porque
el trayecto
desde los respect
des
fonds
Franceses hasta el principio de
procedencia Prusiano, o mejor el Registraturprinzip, constituye uno
de los principales logros de la direccin de Sybel por un perodo
de 20 aos desde 1875 hasta 1895, lo cual elev los archivos
Prusianos
al rango de verdaderas instituciones eruditas y les dio
el Iffi31" [ue merecan dentro de las otras agencias culturales del
pas.
Fue Sybel, un hombre no menos famoso por sus escritos
histricos que por su talento administrativo y organizacional, quien
inici
las
series voluminosas
de
la
Publikationen
aus den
preussischen Staatsarchiven y el Kaiserurkunden
in
Abbildungen.
Este magnifico programa de publicaciones no solo dio a sus funcionarios esplndidas oportunidades
de
erudicin, sino
que
tambin
atrajo
a los mejores estudiantes
de historia a entrar a la
profesin de archivos. Cules otras administraciones
archivisticas
de
aquel
tiempo
pueden
enorgullecerse de los servicios
de
archivistas
tan
prominentes
como
Max
Lehmann, Paul Bailieu,
Reinhold
Koser y Friedrich Meinecke,
quienes
legraron no slo
fama nacional sino internacional.
Es a Meinecke a quien se le debe algo de la informacin sobre
los orgenes del principio de procedencia, ya que el primer volumen
de sus memorias incluye un agradable
captulo sobre los Privy
State Archives en la dcada de 1870 a 1880.
Localizados en el
corazn
del
viejo Berln donde Los Margraves
de
Brandenburg
haban
vivido antes de la construccin del castillo sobre el Spree,
sus bvedas contenan los documentos
del
Privy
Council
de
Brandenburg - Prussia, a
los que sumaron en 1874 los del General
Directorium, el Ministerio del Interior y
Finanzas
del
siglo
XVIII,
y aquellos de algunos ministerios del siglo XIX. El edificio
sobresala ms por su ambiente que por sus comodidades y conveniencias.
Dos documentos se almacenaron en estantes de madera que
llegaron hasta los techos ms altos, y en el primer piso, en medio
del monumento de papeles de su burocracia, se levantaba la enorme
estatua ecuestre de Federico el Grande.
Se honr la organizacin
del Privy State Archives al igual que el edificio. Sin tocar an
los conceptos de manejo eficiente el Privy
State
Archives contaba
con seis archivistas y unos pocos asistentes que tenan el ttulo
de Archiv-Sekretr.

5 Varga, p 190. Igualmente E. Wiersum habla de la adopcin del


principio de procedencia como la decisin personal y mrito de
Sybel; ver su "Het herkomsbeginsel", en Congrs International des
Archivistes et des Bibliothcaires, 1910, Actes, p.137 (Bruxelles,
1912).
6 Paul Kehr, "Ein Jahrhundert preussischer ArchiwervQltung," in
Preussische Jahrbcher, 196: 159-178 (May 1924), hace un excelente
resumen de los logros de Sybel como Director de los Archivos Estatales
Prusianos (p. 173 - 175). Ver tambin "Sybel" de Paul Bailleu, en
Allgemeine Deutsche Biographie, 54: 645 -667 (Leipzig, 1908).
7
Friedrich
Meinecke,
Erlebtes,
1862-1901, p.
137-148
(Leipzig, 1941).
8 Ver las secciones correspondientes del manual anual oficial
titulado Handbuch fr den Kniglich Preussischen Staat und Bof.
- 98 -

Aunque el Director de los Archivos del Estado Prusiano era


tambin
el
Director
de
los Privy State Archives, se dej la
administracin al pequeo grupo de
Archivistas
del
Privy State
quienes
por
parejas se
alternaban
el cuidado de la agencia.
Sujetos solamente a asistir a las conferencias mensuales,
presididas
por el Director Sybel, los archivistas del Privy State hacan los que
queran imbuidos con la dignidad e independencia de sus cargos.
Fue poco despus de su nombramiento en 1875 que Sybel llam
a
Max Lehmann para que ocupara unagvacante como Archivista del Privy
State. Nacido en Berln en 1845, Lehmann haba
recibido
una
excelente educacin en el famoso Joachimstalsches Gymnasium que lo
prepar esplndidamente
para
los
estudios
universitarios
que
realiz
en
la Universidad
de
Berln, Knigsberg y Bonn. En
la Universidad de Bonn,
Sybel
fue uno
de
sus
principales
profesores y aunque Lehmann abandon Bonn
despus de lo que l
consider su semestre ms feliz, para prepararse para su doctorado
** en Berln,
Sybel lo emple en 1867 para estudiar el material en
la
State
Paper
Office
en Londres
para
su historia de la
Revolucin Francesa.
Esto le dio a Lehmann la oportunidad para
instruirse sobre la investigacin en fuentes de archivo y lo
que
fue an ms importante observar la vida de una gran capital en
Europa Occidental. A su regreso, Berln le pareci
"como
una
ciudad
provinciana,,, de tamao
mediano
con un sorprendente gran
nmero de soldados."
Desilusionado por su expectativa de hacer una carrera acadmica,
Lehmann se alegr muchsimo al aceptar la oferta hecha por Sybel
para ocupar una posicin en Privy State Archives. Fue para l, como
despus lo confes,
"no realmente una carrera acadmica, pero si
una buena preparacin para esta".
Es fcil imaginar que el nombramiento de Lehmann no fu recibido con entusiasiiD por los antiguos
archivistas del Privy State. Adems de su experiencia en
trabajo de
archivos,
el hecho que Lehmann asumiera a la vez la editorial de la
Historische Zeitschrift de Sybel y que se le pidiera que inaugurara
la Publikationen con un trabajo sobre las relaciones de Prusia con
la Iglesia Catlica, no gust mucho a sus colegas.
Esto signific
que no todo su tiempo y su trabajo perteneciera a la labor diaria de
los Archivos del Privy State.
Si tenemos razn al suponer que el nombramiento de Lehmann
encontr
dificultades en los Archivos Privados del Estado, su
personalidad las super.
Fue
el
"ms
peleador"
de
los
archivistas
e
historiadores
Alemanes, dispuesto
a entrar en
controversias literarias, de llevarlas hasta el final as no fueran
agradables
y
an
de gozarlas.
La tradicin oral
en
los
Archivos
Privados
del
Estado
lo caracterizaron como un
ser
dominante, muy excitable y que toleraba muy poco a sus colegas.

9
Lo siguiente se basa en el esbozo de la autobiografa de
Lehmann de Siegfried Steinberg.
ed. Die Geschicntswissenschaft in
Selbstdarstellungen,[1;] 207-232 (Leipzig, 1925).
10 Ibid., p.213.
11
Con respecto a ataques hechos al Zentrum del
Partido
(Catlico) contra su primer volumen de "Preussen und die Katholische
Kirche," Lehmann dijo en su esbozo de autobiografa:
"Yo respondo
claro est [Historische Zeitschrift, 1883], y casi nunca he gozado
tanto un feudo literario como ste" (ibid., p. 218).
- 99 -

"Haba algo de len en la manera-,de ser de Lehmann",


dijo
Meinecke
en
su
obituario
en 1930,
"una severidad intelectual
suprema combinada con una gran pasin y un ardiente
entusiasmo
tico que podan llevarlo
a grandes
alturas
pero que tambin
algunas veces podan desviarlo de stas.
Un hombre de tal carcter volcnico no poda adaptarse al tipo
sosegado
de
una venerable agencia como the Privy State Archives,
cuyos inicios fueron a comienzos del siglo XVII, y le producira
hostilidad si tratara de cambiar su campo vital del trabajo de
archivos. Y esto fue exactamente lo que Lehmann hizo cuando obtuvo
alguna experiencia como archivista.
Los Documentos del Privy State
Archives recibieron una organizacin bsica.
dentro de grupos
de
archivo llamados Reposituren antes de la reorganizacin del
Estado Prusiano durante el
perodo llamado de Reforma entre los
arios
1807 y 1815.
A pesar del
hecho
de que se transform
completamente el gobierno central,
los
archivistas continuaron
colocando
los documentos de los nuevos ministerios en las divisiones
del antiguo esquema de los grupos de archivo,
principalmente sobre
la base de la materia asunto.
Para dar un ejemplo, la correspondencia del Ministerio de Relaciones Exteriores con la Misin en
Bruselas sera combinada
con los antiguos archivos del Concejo
Privado perteneciente a Brabant, y los documentos de la Misin de
Bruselas se intercalaran para completar el trabajo. El resultado
obvio de esto fue que la documentacin de las agencias ms nuevas
del estado emergieron completamente a un sistema
diseado para
acomodar el material de un perodo anterior.
Cuando Paul Bailieu discuti la aplicacin del principio de
procedencia a los fondos de Berln antes de la reunin de Archivistas Alemanes en 1902, describi ampliamente los resultados no-satisfactorios de,.lo que l llam la falta de un "sistema minucioso de
ordenamiento"
Trat particularmente las dificultades encontradas
en el trabajo de referencia. Para encontrar los documentos haba
primero que buscar en las listas de acceso de la agencia, en ellas,
determinar
la
designacin
del
archivo o palabra gua (guas) y
con la ayuda de estas
palabras gua
encontrar la
designacin
dada a los documentos en the Privy State Archives. La incomodidad
de este procedimiento hizo necesario un cambio por parte
de
los
archivistas jvenes.
Ellos pensaban que el ordenamiento basado en la
procedencia de la agencia y la
clasificacin
del
archivo
deba
reeemplazar el ordenamiento
imposible basado en la materia asunto.
Desde entonces, bajo el excelente sistema de preservacin de archivos
desarrollado en las oficinas de archivo Alemanas, los documentos se
ordenaron bajo smbolos de clasificacin y
una
vez
que llegaban
a la agencia de archivos, era cuestin de mantenerlos en este orden
o de reformarlo si se volva obsoleto.
Parece pues que la experiencia archivstica
demostr
claramente las ventajas del nuevo sistema. Sin embargo, tambin correspondi al "pensamiento histrico"
de
una generacin que vino
a los archivos de las clases de Ranke, Droysen, Sybel y otros hroes
de un gran perodo de la historiografa Alemana.
El
nuevo
principio era ms que un acierto tcnico; significaba el respeto
por el crecimiento histrico hacia las fuentes de la investigacin histrica que haban
surgido en el curso de los sucesos
histricos.

12 Historische Zeitschrift, 141: 449-450 (1930).


13 Ver Bailleau, p. 193-194.
14 Ibid., p 194.
15 Ibid.
- 100 -

En vista de que el ordenamiento por materia asunto haba sido


utilizado
por varias
dcadas y que la aplicacin del principio de
procedencia implicaba volver a trabajar en muchos de los fondos del
Privy State Archives, no debe sorprender el hecho que las nuevas ideas
encontraran oposicin por parte de los tradicionalistas del Privy
State Archives. Su vocal fue el "omnipotente" Paul Hassel "quien,vino
al poder como el favorito de Max Duncker, el predecesor de Sybel".
Durante la guerra Franco-Prusiana, Hassel, Ph.D. de la Universidad de Berln, fue reportero del Preussischer Staatsanzeiger con la
Third Army,
y se puede suponer que el heredero al trono, el
Prncipe Federico Guillermo quien estaba al mando de la armada, reconend a Duncker y lo ayud en su carrera en los Archivos. Afortunadamente para los defensores del cambio, los antiguos Archivistas del
Privy State, ansiosos por defender la dianidad de su oficina, rechazaron la actitud desptica de Hassel.
Unieron sus fuerzas con la
generacin joven y convencieron a Sybel de la necesidad de un nuevo
sistema de ordenamiento. Naturalmente, no conocemos los detalles del
conflicto que precedi a la adopcin de las Regulaciones de
Julio 1 de 1881. Estas representaron una clara victoria del frente
anti- Hassel. Hassel renunci a los Archivos Privados del Estado
Prusiano, y en Julio de 1882 fue llamado cono Director de los Archivos
Reales del Estado Mayor de Dresden.
Una vez ms,
le ayud el
Prncipe, quien posteriormente fuera el Emperador Federico III.
El camino estaba ahora libre y como dijo Meinecke, "la idea de
ordenar los documentos de acuerdo con su procedencia, ahora ya implantada con todo el vigor posible, inyect de repente una cantidad
increble
de vitalidad e individualidad a todos los Archivos. Para
cada agencia en particular, el archivo... se convirti en un organismo vivo y propio con su principio peculiar de vida, y surgieron
diferentes personas con sus propias tradiciones
e impulsos.
Cuando
Meinecke ingres
a los Archivos Privados del Estado el
15 de Abril de 1887 termin la tarea de rehacer los archivos de
acuerdo
con las nuevas ideas,
y -i pudo
"ser testigo del
entusiasmo que inspir a sus pioneros".
Como se seal, Lehmann no fue el nico entre los archivistas
jvenes
que presion
para utilizar los nuevos mtodos de ordenamiento de archivos. Pero exactamente, qu era lo que l buscaba con
este nuevo principio? Bailleu en su artculo de 1902, presentado en
la reunin de archivistas alemanes, habl
de la nueva generacin
de archivistas que ingresaron a los Archivos Privados del Estado ya
fuera con Sybel o poco despus y que se convencieron de la necesidad
de terminar con la confusin existente y organizar todos los
fondos de los archivos en base a un minucioso principio de ordenamiento, pero no mencion el papel que tuvo Lehmann.
Esto puede
explicarse. En 1902 las relaciones de Lehmann con sus antiguos colegas y amigos en los Archivos de Berln se haban tornado tirantes.

16 Meinecke, p . 142.
17 A. Reichardt, "Paul Hassel," Biographisches
deutscher Nekrolog, 9:223-224 (Berln, 1908).
18 Meinecke, p . 142.
19 Ibid.
20 Ibid.,p. 142-143.
21 Ibid., p . 143.
22 Bailleu, p . 194
- 101 -

Jahrbuch und

En su biografa de Scharnhorst, Lehmann haba aplastado la interpretacin


histrica conservadora de las Guerras de Liberacin y
su tesis que la guerra de los Siete Aos haba sido provocada por
Federico el Grande, rompi sus relaciones con los historiadores oficiales de Prusia.
Su nombre se volvi poco popular.
El mismo
Lehmann en su autobiografa, proclam el principio como su contribucin personal, sin mencionar los nombres de sus colaboradores:
"Encontr
que era posible mejorar la organizacin y el ordenamiento
de los Archivos en base al principio de procedencia que hoy en da ha
sido
aceptado; esto fue importante para los Archivos y para el
Estado.
Y as como Bai lieu no reconoci la labor de su
antiguo
colega
quien
se haba salido del credo oficial de los historiadores
Prusianos, Lehmann a su vez, no reconoci que como protagonista
en
la lucha por las nuevas ideas, haba tenido la ayuda valerosa del
grupo joven de los Archivos Privados del Estado.
Para Lehmann, aunque encabez la lucha, no luch solo. Meinecke
ingres
a
los Archivos cuando Lehmann estaba an en las directivas
y haba odo bastante sobre los sucesos de los Archivos Privados del
Estado ?4 al iniciarse la dcada de los 80, reconoci la labor de
Lehmann
pero tambin la colaboracin de muchos de sus colegas.
Mainecke dice "en primer lugar", pero tambin Bailleu y Hegert insistieron "en ordenar los archivos con base en su procedencia histrica,
o sea, de acuerdo con el orden natural en que se originaron en las
oficinas de archivo de las agencias particulares."
Mientras que para el grupo joven pareca obvio lo inadecuado de
las
prcticas de ordenamiento existentes y la necesidad de una
teora diferente para solucionar el problema, mientras hubo un intercambio frecuente de experiencia y mucha discusin sobre lo que deba
constituir el verdadero principio de ordenamiento de archivos, fue
indudable que la naturaleza enrgica y dinmica de Lehmann llevaran
las nuevas ideas a la victoria. En esto, fue de gran importancia
su
estrecha relacin con Sybel y su reputacin como uno de los hombres
fundamentales en la archivstica aunque no en el campo histrico.
Parece irnico que uno de los cambios trascendentales en la
teora y prctica de archivos fu hecho por un hombre para quien la
profesin de archivos era solamente una segunda tarea. En el diseur^
so
inaugural
de
Lehmann ante la Academia Prusiana de Ciencias
para la que haba sido elegido despus de la publicacin de su biografa de Scharnhorst, enfatizaba
la importancia de los archivos
para la investigacin, ya que toda investigacin en la historia
moderna
debe
comenzar
en los archivos y es por esto que el
archivista que realiza su labor
con
un
alto
sentido
de
responsabiblidad
tendr
ventajas sobre sus compaeros que solo
visitan los archivos ocasionalmente".

23 Steinberg, p. 217
24 Meinecke, p. 142
25 Igualmente, Reinhard Ldcke en su
obituario
de
Paul
Bailleu,
en Archivalische
Zeitschrift,
3a
serie,
2: 290-291
(1925), habla de la "reorganizacin de los documentos en
base al
principio
de
procedencia,
iniciado
bajo la direccin de Max
Lehmann."
26
Preussische
Akademie
der
Wissenschaften
zu
Berlin,
Sitzungsberichte, 1887, p. 633-635 (Berln, 1887).
- 102 -

27
Pero "la historia no es slo un resuman de documentos,"
y
"una acumulacin de piedras de construccin, que no importa que tan
bellamente se modelen, no es un edificio".
A lo largo del discurso
hizo
nfasis
sobre la tarea creativa de un historiador, como
Lehmann lo vea, y no dijo nada sobre el principio de procedencia y
su compromiso con l.
Su eleccin para la Academia de Ciencias, la biografa de
Scharnhorst, y su papel en los Archivos Privados del Estado colocaron
a Lehmann en los primeros puestos de su profesin. Cuando
la gente
hablaba
de su carrera-guiaba los ojos como diciendo: "El futuro
director de los archivos".
Pero esto no influy en su decisin
cuando "finalmente, finalmente" se le ofreci una ctedra en Marburg,
que en el ototp de 1888 fue anunciada como "los das celestiales de
la libertad".-3
De ah en adelante Lehmann se dedic
exclusivamente
a su
enseanza
y
a
su escritura.
A la biografa de Scharnhorst le
sigui su libro:
Federico el Grande y el Origen de la Guerra de
los Siete Aos (1894),
que caus protestas violentas por pnrte de
los historiadores Prusianos y desat una controversia nunca vista por
los eruditos Europeos, lo mismo
que la biografa del Barn vom
Stein. Esto a su vez, llev a Lehmann a un feudo escolar de mayores
proporciones
cuando su tesis sobre la influencia de la Revolucin
Francesa en los Reformadores Prusianos, fue atacada por Ernst von
Meier.
Lehmann
continu
luchando por lo que l consideraba una
buena causa, en contra de la mayora de los historiadores
Alemanes,
siempre adheridos a la conviccin de que "la poltica,y la historia
no tienen un enemigo ms peligroso que el chovinismo,"
que en la
historia de nuestra civilizacin Occidental hay vastas tendencias y
relaciones que trascienden las barreras nacionales, y que~ como ltimo
recurso,
"toda
la historia es historia universal".
El hombre
quien en su juventud fue considerado un "conservador
impulsivo
finalmente se volvi un apoyo de la Constitucin de Weimar, siempre
devoto de s mismo y veraz a su carcter".
En una vida tan llena de hazaas y conflictos, la intervencin
de Lehmann
en el descubrimiento e implantacin del principio de
procedencia fue un episodio sin importancia. Pero an si su personalidad dinmica no pudo encontrar satisfacciones en las trivialidades
del trabajo de archivos, nosotros como archivistas debemos estar orgullosos de que un hombre de su calibre fuera uno de nosotros; debemos recordar con respeto y gratitud la deuda que nuestra profesin
tiene con l.

27 Ibid., p. 633
28 Ibid., p. 634
29 Steinberg, p. 221.
30 Ibid.
31 Ibid., p. 233.
32
Preussische
Akademie
der Wissenschaften
zu
Sitzungsberichte, p . 635.
33 Meinecke, in Histarische Zeitschrift, 141:450 (1930).
- 103 -

Berlin,

NUEVAS TCNICAS DE ARCHIVO


Informe por el Dr. James B. Rhoads
III - CONCLUSIONES

Al intentar evaluar la informacin


resumida anteriormente, es
necesario
primero
reconocer algunas dificultades que se originan
bsicamente en el idioma y la terminologa.
En el estudio de las
respuestas
al
cuestionario,
se hizo evidente que el trmino
"tcnicas", tal como se usa en la administracin de archivos, an
no se entiende y no se acepta ampliamente. Casi todas las operaciones
y actividades pueden incluirse bajo este trmino, y con frecuencia
se hizo
as en algunas respuestas. Otras respuestas se basaron en
una definicin ms limitada lo cual impidi que se hiciera una
exposicin de
los principios operativos, polticas y procedimientos operantes en la actualidad. Esta divergencia
bsica
de
opinin influy en el balance sobre
el
cubrimiento y nfasis
reflejados en las recopilaciones hechas por los distintos pases.
Una segunda dificultad fue el uso del trmino "nuevo".
El cuestionario se limitaba al presente y al "pasado reciente", pero no indicaba si las tcnicas reportadas deban ser nuevas para la profesin
de archivos en general, en un pas en particular o en una institucin particular dentro de ese pas. La variedad de interpretaciones de este trmino
influy
en la falta de respuestas por
parte de algunos pases y en las respuestas negativas de otros.
Se
han incluido estas respuestas
ya que pueden ayudar al estudio del
proceso por el cual se desarrollen
tcnicas
particulares, se
acepten y se divulguen a otros pases en varias partes del mundo.
Otra dificultad es la relacionada con la terminologa archivstica misma.
Si
no
hay equivalentes exactos del Ingls para
muchos conceptos y trminos archivsticos en otros idiomas, el uso
de un
cuestionario en Ingls que emplea la terminologa archivistica Americana tiene las mismas dificultades para su entendimiento.
Los trminos "arreglo" y "ordenamiento" parece que fueron especialmente confusos; la inclusin de "expurgo" y "clasificacin" como
conceptos relacionados pudo haber eliminado algo de la confusin.
Sin embargo, a pesar de estas dificultades, todas las respuestas revelaron un gran inters
en
los problemas bsicos y un anlisis
cuidadoso de las preguntas. La falta o la brevedad de una respuesta
bajo un encabezamiento particular no puede considerarse en ningn
momento desinters o falta de cooperacin. Todas las agencias de
archivos necesariamente emplean tcnicas al dirigir sus operaciones;
algunas simplemente
escogieron
considerar
sus tcnicas
lo
no
suficientemente nuevas como para justificar una explicacin.
Con las limitaciones anteriores y sin hacer comparaciones que
puedan confundir, es posible formular una serie de conclusiones tentativas de cada encabezamiento, basadas en las evidencias disponibles, y
se
pueden sacar algunas conclusiones generales de las respuestas
tomndolas como un todo.
Un estudio de las respuestas bajo el ttulo Organizacin y
Administracin
revela un amplio inters en el impacto producido por
la tecnologa del computador aplicada a los sistemas tradicionales
de archivo,
y
tambin hay un inters casi igual en la posible utilizacin de esta tecnologa en el manejo de las instituciones y
de los programas de archivo.
- 104 -

El inters en los registros legibles por mquina es igualmente


evidente
en
las respuestas encontradas bajo Evaluacin y Disponibilidad, Diseo y ordenamiento de los
Depsitos, y Preservacin.
El inters en el uso directo de esta tecnologa es particularmente
evidente en las respuestas referentes a la creacin de
ayudas
de
bsqueda.
La conclusin obvia es que se necesita estudiar ms los
productos y las implicaciones de la tecnologa del computador.
Como
un paso inicial, parece
que sera factible y consistente con su
jurisdiccin el
que
las
autoridades
de
archivos afirmen el
carcter bsico de los archivos, y los intereses archivsticos y
evalen el valor de la documentacin legible
por
mquina
y de
los programas relacionados. La tendencia hacia el establecimiento
de
instituciones
separadas
fuera
de la autoridad archivfstica
llamadas "archivos de datos" es sin duda lamentable, ya que todas las
agencias archivisticas tradicionales tanto histricas como administrativas son "archivos de datos" en trminos de la informacin contenida en de sus fondos. Es esencial que la profesin
de archivos acepte su responsabilidad en este reciente desarrollo y
y en la evolucin de las formas documentales. Las tareas a las que
nos enfrentamos en esta rea son formidables, pero no tanto como
las que encontraron los primeros archivistas en la era de las tabletas de arcilla quienes descubrieron, en una oficina contigua, un cmulo de rollos de papiro que contenan smbolos
en un idioma
desconocido. Y en el proceso de conocer y desarrollar las tcnicas necesarias
para estimar y aumentar estas nuevsimas formas de
archivo, los archivistas tuvieron que aprender sobre la tecnologa que las produjo y utilizarlas cuando
fueran apropiadas, como
una herramienta de manejo en la planeacin y control de sus propios
programas y operaciones.
Son algo sugestivas dos tcnicas adicionales que fueron reportadas
bajo el ttulo general de Organizacin y Administracin: el
uso de comits asesores y la descentralizacin geogrfica selectiva
de los fondos de archivo. Ambas tcnicas merecen atencin por parte
de nuestros colegas, en una era de gran nfasis de expansin de
los servicios
de archivo a los eruditos y al pblico en general,y
en vista del rpido crecimiento de la poblacin y de la descentralizacin
de
las
funciones
y
operaciones
gubernamentales en
muchos pases. Del lado negativo, las respuestas a este ttulo
general, con algunas excepciones, revelaron poco inters por la
innovacin en el uso de las tcnicas modernas de administracin
en la direccin general de las instituciones de archivo. A medida
que estas instituciones necesariamente expanden sus fondos, funcionarios y
servicios, su
direccin y
administracin
requieren
una atencin ms completa por parte de un mayor nmero de funcionarios. Las implicaciones de este desarrollo para
la
profesin
de
archivos,
y
los
problemas resultantes del entrenamiento de los
archivistas profesionales
en las ciencias de la administracin,
merecen
mayor
atencin
de la que hasta ahora han recibido por
parte del Concejo Internacional de Archivos.
La cantidad y variedad de respuestas bajo los encabezamientos
"Gestin
de
Archivos
y
Evaluacin
y
Arreglo"
indican lo
mucho que ha aumentado por parte de las autoridades archivsticas la
aceptacin de las responsabilidades profesionales por los archivos de
hoy con el fin de asegurar la adecuacin y el mejoramiento de la
calidad de los archivos
del maana. Esta participacin en las
prcticas de
revisin, generacin
y preservacin de documentos,
con
miras no slo a mejorar las operaciones actuales sino tambin a
considerar la economa y eficiencia que resultan de la evaluacin y arreglo peridico de los documentos cuando ya no se necesitan para el manejo de asuntos actuales, puede no ayudar pero fortalece la posicin de las agencias de archivo en sus respectivas es- 105 -

tructuras gubernamentales. Les muchos casos reportados en los que se


daba entrenamiento en administracin de archivos a los funcionarios
de las agencias, al igual que a los funcionarios de los archivos,
representa
una extension y expansin de los servicios tradicionales de archivo.
En esta rea de rpido desarrollo, hay
otros
temas
que
requieren
un
mayor estudio y anlisis. Uno de estos es el de los
problemas asociados con la evaluacin, arreglo y
suministro
del
servicio de referencia sobre archivos clasificados bajo sistemas decimales de archivo. El uso de este sistema parece ser un desarrollo
comn en la evolucin de los sistemas de archivo desde las formas
ms simples de registro hasta los sistemas ms complejos que se usan
hoy en las naciones ms avanzadas. Los fondos de archivo de muchas
naciones incluyen
una amplia variedad de documentos clasificados
decimalmente en cuya evaluacin y uso las instituciones archivsticas han adquirido una experiencia invaluable. Para
los
archivistas
de estas instituciones puede ser muy til compartir sus experiencias con sus colegas en las naciones donde se empiezan a usar los
sistemas decimales de archivo.
Un segundo punto se relaciona con las tcnicas empleadas en
la
evaluacin
y arreglo de los archivos. Mientras existe una gran
divergencia en el objetivo, naturaleza y formas de los archivos de un
pas
a
otro,
parece que las tcnicas relacionadas con el estudio
y preparacin de los esquemas de conservacin y arreglo para los
archivos de las agencias particulares y los esquemas generales para
archivos comunes a dos o ms agencias, podran revelar similitudes
bsicas
de un pas a otro. Especialmente para ayudar a los pases en desarrollo a adaptar
estas
tcnicas de estudio y estos
esquemas a sus propias necesidades, el Consejo Internacional de
Archivos debera adelantar nuevas investigaciones en este campo, y
si es el caso, autorizar la preparacin y publicacin de un manual
sobre este tema.
Un tercer punto es la funcin de los archivos intermedios. Su
desarrollo
como un vnculo esencial entre las agencias operativas y
las instituciones de archivo merece un mayor estudio.
An no se
sabe lo suficiente acerca de las condiciones particulares ms apropiadas para su establecimiento; las consideraciones bsicas que determinaran su localizacin
y
sus
funciones
en varios pases
cuyos sistemas de conservacin de archivos representan diferentes
etapas de desarrollo, y los distintos problemas para su efectiva
gestin. Estos tpicos necesitan una
investigacin
ms profunda.
Particularmente sugestiva para los pases avanzados y para
los que estn en va de desarrollo es la experiencia de "=irios estados Americanos al construir edificios
de archivos TGI. espacios
adecuados de depsito para futuras adquisiciones, que se justifica por el uso de este espacio como archivos intermedios .)?0ta qu** sea
necesario utilizarlos para los fondos de archivo.
Haciendo referencia especficamente a la Evaluacin y Arreglo,
las respuestas al cuestionario subrayaron la necesidad J? aumentar
la atencin al problema de los registros
legibles por mquina,
los
distintos
usos y limitaciones de las tcnicas probadas y particularmente, la necesidad de un nuevo estudio de las actitudes y
polticas
tradicionales
hacia los materiales audiovisuales. Para
mejorar su labor bsica de servicio, muchas instituciones de archivo
han
encontrado que es necesario dejar su papel pasivo como "agencias
receptoras" de documentos oficiales desactualizados de una institucin matriz y llegar a ser con la debida autorizacin, agencias
- 106 -

"colectoras
- oolo de do ^<t?
instituciones y
organizaciones
privadas sino .ambin de 1< ^^
-- -- ^ros llmanos documentos personales y manuscritos histricos
iara complementar estos recursos de
investigacin, han
puesto atencin especial a los materiales audiovisuales producidos y acumulados tanto dentro como fuera de las instituciones
de
las cuales forman parte: como una profesin debemos
poner un poco de atencin a este desarrollo y sus implicaciones en
la administracin tradicional de archivos.
En los ltimos aos el Concejo Internacional de Archivos ha
realizado un gran trabajo en promover el estudio y en la publicacin
de
informacin relacionada con la construccin y dotacin
de los repositorios de archivo. Mientras que las mayores
instalaciones de archivo reportadas por Francia, Gran Bretaa y los Estados
Unidos llevan a cabo sus fases de planeacin y
construccin,
se
espera que las autoridades de archivo
comprometidas autoricen la
preparacin, para su divulgacin a travs
del CA,
de informes
peridicos que beneficien a los colegas en otros pases. Las nuevas
tcnicas de seguridad que se estn instalando son de gran inters.
Los
informes
sobre
las nuevas tcnicas de Preservacin y Restauracin,
como era de esperarse, proporcionan informacin valiosa
sobre los
nuevos
mtodos
y materiales que se estn usando para
ayudar a preservar los
docurtentos.
Le
debemos
mucha
de
esta
informacin a nuestros colegas de otros pases.
Parece que la
laminacin manual est firmemente establecida paro
que
el
uso
de
las
ms
avanzadas tcnicas est retardado, principalmente
por el costo del equipo necesario. A este respecto, en
Israel
se
estudiar el desarrollo de un laminador de poco costo. En algunos
pases se emplea la micro- fotografa como
tcnica
para aegurar
ta preservacin
de los fondos valiosos. Tal vez tengan que hacerse
estudios en esta rea. El uso de la fotografa en
el
proceso
de
restauracin
al igual que en el trabajo de referencia tal vez no
ha recibido la atencin que debiera por parte de los archivistas.
En cuanto a las funciones relacionadas con el Ordenamiento y
la
Produccin de Guas de Localizacin, las respuestas fueron mejores.
Por lo general, las agencias de Archivo preparan lo que puede considerarse la ayuda ms importante, una gua actualizada de sus fondos y
algunas se preparan n="a experimentar o estn ya haciendo procesamiento
automtico
e
datos y tcnicas computarizadas. Mientras
buscan establecer ni-'eles ms profundos de control intelectual para
sus fondos, con el fin de facilitar su aso en la investigacin, estas
instituciones desafan los sistemas de control, y las metodologas
desarrolladas
por ellas durante las primeras etapas de su propio
crecimiento institucional y profesional. As
el creciente nfasis
en las series y el decreciente nfasis en el grupo de archivo como la
unidad bsica de control para el ordenamiento y descripcin de
documentos textuales. Este desarrollo es paralelo al aumento en el
nfasis sobre el nivel individual del tem y un menor nfasis sobre
el nivel de serie en el ordenamiento y la descripcin de los
archivos cartogrficos y audiovisuales. Un tercer punto que resulta
del anlisis
de
las
respuestas, es el deseo de usar
las capacidades de almacenamiento,
manipulacin
e impresin de
los
computadores
para
brindar
a los usuarios un acceso ms
directo
al contenido sustantivo de
los documentos mediante
la
generacin de ndices por computador.

- 107 -

Nuestra teora y prctica como archivistas debe beneficiarse de


las experiencias y proyectos realizados en estas reas. Las instituciones comprometidas deben alertar a su personal para que registren
completamente e informen a la profesin sobre los mtodos y procedimientos que han empleado y los problemas que han tenido que solucionar al mejorar el control administrativo e intelectual de sus
fondos en general y de sus documentos en particular. Tal vez pueda
dedicarse
un
numero de
Archivum
o de otra publicacin a una
serie de estudios de casos sobre los ms recientes avances
en la
teora y
prctica del
ordenamiento y clasificacin,y en la preparacin de guas de localizacin, utilizando procesos
automatizados.
La
reciente experiencia en los Estados Unidos tambin sugiere
la posibilidad de un programa cooperativo de computador para usarlo en
la preparacin de cierto tipo de guas de localizacin en los repositorios que han logrado un grado bsico
de
normalizacin en su
metodologa
y terminologa.
La exposicin razonada de todo lo que
se ha dicho en este informe, se hace evidente en el estudio de las
respuestas respecto a nuevas tcnicas en el servicio de referencia.
El continuo curso hacia un mayor acceso a los archivos tanto
mediante
la reduccin de perodos de cierre como de la publicacin de micropelculas de documentos de alto valor investigative, es
un
tributo
a los esfuerzos del CIA en este campo. Es esencial que se continue
con este nfasis sobre el libre acceso en nuestro creciente mundo
interdependiente.
Igualmente importante es el hecho de que aumenta el
uso de una variedad de tcnicas de fotocopia con el fin de
mejorar
y
extender el servicio de referencia. Se justifica hacer un estudio
comparativo de los procesos usados y de sus ventajas y limitaciones al
aplicarlos a los materiales de archivo.
Tambin merecen ms atencin, las nuevas facilidades y tcnicas para mejorar los servicios de referencia tanto en los edificios de
archivo construidos recientemente, como en los que se estn construyendo
y planeando. Mucho se puede aprender de las recopilaciones
respecto a estas tcnicas. De relevancia particular a la gestin
ms
eficaz
de las instituciones de archivo es el uso creciente de
datos estadsticos, generados en el proceso de la prestacin de
servicios de referencia, y en el anlisis y revisin de las operaciones bsicas de archivo, para mejorar este servicio. Este es otro
avance que merece una mayor atencin del CA.
Desde un punto de vista, las actividades relacionadas con las
Publicaciones
Documentales y las Exposiciones representan una extensin de los servicios de referencia. Como con la mayora de las
actividades
de
archivo, el principal obstculo en la expansin de
los esfuerzos de publicaciones documentales es el problema de los
costos.
Salvo una revolucin en los gustos del pblico que transformaran las publicaciones acadmicas
documentales
impresas en
"bestsellers",
el avance
ms promisorio hasta la fecha seran las
publicaciones en micropelcula,
posiblemente con
ediciones
posteriores
impresas, basadas
en las micropelculas. Son tambin
promisorias las investigaciones actuales como las de la
litografa
offset
a
partir de mecanografiados y de la composicin por computador, como maneras de minimizar el problema de los costos de
impresin.
En cuanto a las respuestas, hay una verdadera necesidad
de estudiar las exposiciones
de los archivos, poniendo especial
atencin al
importante
papel
que tienen en las actividades de
relaciones publicas de las agencias de archivo
y
en su potencial
educativo.

- 108 -

A medida que las agencias de archivo extienden sus servicios


a
lo acadmico se encuentran con los problemas
planteados por la
tcnica que se ha llamado Historia Oral, ya que
muchas cintas
magnticas generadas por los proyectos de la Historia Oral se pueden
borrar o destruir; los documentos de archivo de tales proyectos se
hacen
a
mquina
lo
que constituye un tipo especial de material
fuente para futuros investigadores. Los relativos altos costos
en
la generacin de este tipo de material se justifican por la falta de
documentacin tradicional con respecto a las personas,
sucesos
y
tpicos de inters crtico para los historiadores y otros estudiantes de los ltimos aos.
Gomo
profesin
debemos
reflexionar
que el archivista, si escoge limitarse a la seleccin y preservacin
de documentos oficiales, no ha llevado la investigacin a favor de la
historia oficial.
Cano guardin de la mayora de las fuentes documentarias bsicas para la investigacin acadmica, tiene - o
debe
tener la obligacin de buscar, adquirir y preservar, por cualquier
medio, un archivo documental ms balanceado y completo del presente
para el futuro que aqul que l ha heredado, del pasado. Estas son
cuestiones que necesitan pensarse seriamente a medida que
observamos
el papel contemporneo del archivista en muchos pases.
El tema del entrenamiento ha sido reservado deliberadamente para
el final de este informe. Su importancia se ha enfatizado en casi
todas las respuestas y los informes indican un nivel de
actividad,
donde nosotros como profesin, podemos obtener grandes satisfacciones. Sin embargo, an queda mucho por hacer. Las promesas hechas
por el CIA para establecer y localizar estratgicamente las escuelas
de entrenamiento, dirigidas por archivistas expertos para iniciar a
profesionales en los pases en desarrollo, deben ser apoyadas por
todas las naciones. Hay una gran necesidad de extender el programa de
misiones
tcnicas de
expertos
y de asegurar el equipo tcnico
esencial en los pases en desarrollo. Un inventario internacional de
nuestros
recursos disponibles, tanto humanos cono materiales, apropiadamente computarizado y peridicamente actualizado, podra ser de
gran ayuda para definir los problemas con que nos enfrentamos y para
determinar las prioridades en sus soluciones. Respecto a los cursos
de entrenamiento especficamente, todas las naciones se beneficiaran de un programa de intercambio entre los pases desarrollados, y
con conferencias del personal comprometido en el entrenamiento de
archivistas. Debido a que muchas de estas personas
necesariamente
estn relacionados tambin con el desarrollo y modificacin de la
netodologa y tcnicas de archivo en
las
principales instituciones
de archivo, seran beneficiosas las reuniones peridicas y conferencias que los agrupe a todos. Sumar el conocimiento y
competencia
de otros, es el mejor camino para reforzar nuestra profesin.
En conclusin, el origen y el fin del tema escogido para este
informe y la notable cooperacin de nuestros colegas, en responder el
cuestionario que se circul para recoger los datos, se han combinado
para
producir
un
extraordinario
volumen de informacin til.
Vindolo en su totalidad, refleja la gran actividad y
la
creciente
madurez de nuestra profesin. Mientras reafirman su compromiso de
transmitir su herencia de archivos a futuras generaciones, los archivistas de hoy, en su creciente inters por la fuente primaria de
suministros - archivos actualizados en las agencias operantes - y por
las necesidades de su ms creciente y demandante clase de usuarios estudiantes e investigadores - estn estudiando y aplicando
una gran
variedad de tcnicas para mejorar y expandir los servicios tradicionales. Nuestro futuro como profesin estar
determinado
especialmente
por la habilidad para adaptar
stas
y otras
tcnicas
similares a nuestras necesidades particulares.
- 109 -

PROBLEMAS JURDICOS BSICOS

IA

LEGISLACIN

ARCHIVISTICA

Rescatando parte del retardo ^e sus publicaciones, en itenos de


tres aos, entre 1971 y 1973 (de hecho en 1972), Archivum ha editado, en cuatro volmenes cercanos a ral pginas y oficialmente
fechados en 1967, 1969, 1970 y 1971,, un verdadero corpus de la
legislacin archivsica a nivel mundial . Cuando se conocen los
esfuerzos y la perseverancia que la realizacin de una obra de
tal naturaleza demanda no se puede menos que expresar admiracin
por el trabajo llevado a feliz trmino merced a la iniciativa de
nuestros colegas Michel Duchein y Ariane Ducrot.
Hace ya casi un cuarto de siglo, en el momento mismo en que
nacfa el Consejo Internacinal de Archivos, se hacan esfuerzos por
definir un plan de trabajo y de publicaciones para el Consejo y para
la revista que deba ser su rgano. La delegacin italiana, animada por el comm. Emilio Re, sugiri en aquella ocasin que se emprender un "repertorio de legislacin comparada". Aquello pareci
entonces una utopa. Yo mismo conciente de las dificultades de tal
realizacin, propuse que la revista del C.I.A.
publicara una crnica regular "sobre los nuevos textos y sobre los nuevos reglamentos
en los diversos pases", acompaada de "notas objetivas" sobre la
aplicacin prctica de esos textos. Tambin esta propuesta, pese a
su modesto alcance, fue considerada por largo tiempo como imposible.
He aqu que ahora, con la edicin de estos volmenes, se ha hecho
realidad una de las ltimas tareas que el Consejo Internacional
de Archivos haba contemplado.
En el principio fue la revista
Archivum; luego las guas de las Fuentes de la Historia de las
Naciones, las noticias sobre los grandes depsitos de archivo del
mundo (Archivum, vol. XV), el Anuario Internacional de Archivos (una
nueva edicin impacientemente esperada, ya en prensa, forma los vol.
XXII y XXIII de Archivum). Los volmenes que ahora se publican constituirn en adelante un inapreciable instrumento de trabajo en manos
de los archivistas del mundo entero, y sobre todo, en las de quienes
tienen
responsabilidad de direccin nacional en sus
pases
respectivos.
Una vasta encuesta permiti reunir los textos fundamentales
(leyes, decretos, reglamentos, disposiciones, y an circulares)
concernientes a la organizacin de los archivos pblicos de los
diversos Estados, como tambin las reglas normativas de las actividades archivsticas (publicidad y posibilidad de consulta de los documentos, entregas, control de los archivos en formacin, eliminaciones , clasificaciones ). Treinta y un Estados de Europa se encuentran
all representados; 30 de Africa, 20 de Asia, 20 de Amrica y 3 de
Oceania, para un total de 104 Estados.

I La legislacin archivstica. I Europa: I a parte:


Alemania - Islandia; 2 . parte: Italia - Yugoslavia. II. AfricaAsia, III. Amrica, Oceania. (Archivum, vol. XVTII, 1967 [1971]
y XIX, 1969 [1972]; vol. XX, 1970 [1972]; vol. XXI, 1971. [1973]).
- 110 -

De hecho, la participacin de algunos se limit a una mencin


negativa: porque no posean archivos verdaderamente organizados, o
porque no disponan de una legislacin de carcter general. Tales
fueron los casos de los pequeos pases europeos: Lichtenstein,
Monaco y San Marino (a estos se puede aadir el Vaticano que no
juzg bueno dar a conocer sus reglamentos) y tambin los de una decena de pases de Africa y de Asia (Botswana, Malawi, Uganda, Afganistn, Arabia Saudita, Ceyln, Nepal, Pakistn, Siria, Taiwan).
Otros Estados se contentaron con sealar reglmsntos antiguos que hoy
pueden considerarse inoperantes en espera de nuevas disposiciones
(Dahomey, Mali, Marruecos, Senegal, Tunisia). Esto hace que, en realidad, la docuitentacin solamente cubra a 80 Estados. Tambin se
registr la ausencia de otros: ante todo la de la Repblica Popular
China, de la que se sabe que ha hecho esfuerzos colosales en el campo
de los Archivos, pero que an no ha establecido con el C.I.A., las
relaciones que son de esperar.
Lo mismo sucede con las dos Coreas,
Vietnam del Norte y Albania. El hecho es lamentable, pero de ningin
modo puede cargrsele en contra de los responsables de la revista;
pues mi experiencia personal ne ha demostrado que, pese a nuestros
vivos deseos de que estos pases se vinculen a nuestro universo
archivstico, su posicin obedece con demasiada frecuencia a imperativos que se nos escapan.
En compensacin, e insaciable como ahora me siento ante la
riqueza de informacin ya reunida me habra gustado que se hubiese
conservado una ms amplia seleccin de preguntas relacionadas con
cuestiones reglamentarias, y que de ningn modo se hubiese dejado
de lado, entre otras, la organizacin interna de los servicios, y
sobre todo, los reglamentos concernientes a la admisin de lectores,
la comunicacin de documentos, los prstamos, etc. Pues en materias
de tanta importancia como estas,
la muda afirmacin de principios
generales sobre la publicidad de archivos alcanza a satisfacernos
plenamente.
Un problema delicado se planteaba para el caso de los pases de
estructura federal, por razn del hecho bien sabido de que la ley
reguladora de los archivos de la Federacin no rige para los archivos
de los Estados federados. Frente a la imposibilidad de reproducir in
extenso las leyes y los reglamentos de cada uno de estos, se hizo una
seleccin que lamentablemente debi ser restringida, y a veces con
demasa. As, para la Repblica Federal de Alemania, solamente el
Land de Baviera hall gracia y se encuentra representado por una
amplia serie de textos de variada naturaleza.
Personalmente, me
habra complacido que, al menos Hesse, Baja Sajonia, como tambin
Bade-Wurtemberg, hubiesen encontrado igual trato, dado que la legislacin archivstica alemana es una de las ms ricas y de mayor
inters y que los archivos de los Lander ofrecen a los archivistas
de otros pases sugerencias de mayor provecho que las ofrecidas por
los de algunos Estados que, a decir verdad, no cumplen ms que un rol
de figuracin.
En lo tocante a la Confederacin Helvtica, los
cantones de Bale-Canpagne, de Lucerne y de Schwitz se encuentran
presentes en la recopilacin, ms que todo, porque su legislacin
es reciente; pero tambin, se han debido publicar de nuevo los textos
de los cantones de Ble-Ville y de Vaux, aunque ya hayan sido mencionados por Archivum. En cuanto a Yugoeslavia, al lado de los archivos
federales encontramos las leyes de las Repblicas de Croacia y de
Eslovenia; pero hay que lamentar la ausencia de Serbia. En lo que
hace a la U.R.S.S. solamente se ha reproducido la legislacin del
Fondo nico de Archivos de la Unin, en la que se determinan los
principios generales.
- 111 -

Yo pienso que hubiera sido til mencionar las normas prcticas


que regulan de modo concreto el tratamiento de los documentos en los
depsitos de la Repblica. En lo que concierne a los Estados Unidos
de Amrica hay que decir que la seleccin fue excelente, porque es
bien representativa de los variados tipos de organizacin que se
encuentran en 47 de los Estados: Illinois (archivos de carcter
principalmente administrativos, de los que el Secretariado de Estado
es oficialmente archivista); Maryland, (donde una Comisin que funciona dentro del cuadro del Departamento de Servicios Generales rige
a la vez, los archivos histricos y los administrativos); Wisconsin,
(donde la Sociedad Histrica de Estado tiene la responsabilidad de
conservacin y guardia de los archivos histricos, con exclusin de
los archivos corrientes); en fin, Carolina del Norte (donde el Departamento de Archivos y de Historia funciona como un servicio de archivo
autnomo).

Con el fin de orientar al lector y permitir la compresin de los


documentos publicados aparece una nota dedicada a cada uno de los
Estados, en la que se resume brevemente la historia y la organizacin
de los archivos. La intencin fue buena, y de ello no cabe duda.
Pero la realizacin fue muy dispar: algunos comprimidos, por extremados, terminan por no dar una idea exacta de los que pretenda expresar. Por esto es conveniente que no se tomen demasiado a fondo esas
presentaciones archivsticas y que no se mantengan sus datos y sus
fechas por encima de toda crtica. Quiz sta sea lo oportunidad
para que Archivum adelante una nueva encuesta internacional sobre la
historia y la organizacin de los archivos de los diversos Estados.

Una de las dificultades afrontadas por los redactores fue la de


presentar los textos en alguno de los idiomas de trabajo del C.I.A; es
decir que muchos de ellos debieron ser traducidos al francs o al
ingls. Conozco personalmente el rompecabezas en que a veces se convierte la traduccin de nociones difciles de captar; por ello me
abstengo de formular la menor crtica al respecto, porque ademas el
conjunto es plenamente satisfactorio. An si se quisiera sealar alguna minucia, por ejemplo, haber llamado en los casos de Bulgaria, Po
lonia y Rumania "Fondo Nacional de Archivos" lo que para Checoslovaquia se denomin "Fondo nico de Arhivos", expresin que responde a
la terminologa tradicional de los archivos soviticos y que aqu
aparece traducida como "State Archival Fund", tambin se debera tomar en cuenta que al final del volumen XIX existe, con destin a los
pases europeos, un ndice de materias que permite reagrupar cmodamente todas las nociones cercanas, acompaado de las remisiones
necesarias, y que otro similar aparece al final del volumen XXI para
los pases no europeos. Estos ndices se hallan sucesivamente presentados en los 5 idiomas de trabajo del Consejo (alemn, ingls,
espaol, francs e italiano); y aunque no se ha buscado hacerlos
exhaustivos, ni afinar hasta el extremo los matices idiomticos,
ciertamente constituyen instrumentos de investigacin, no solo cmodos, sino indispensables para el manejo racinal del volumen: la sencillez de su empleo y las numerosas "referencias cruzadas" responden
exactamente a las necesidades. Tomemos un ejempo del ndice en lengua
francesa: Bajo el rubro "Ventes de documents", el ndice seala referencias correlacionadas con Alemania Democrtica, Gran Bretaa,
Dinamarca, Espaa, Grecia, Hungra, Italia, Luxemburgo, Portugal,
Rumania, Suiza, Yugoeslavia.
An mas: el tema remite tambin a
"Exportation d'archives", a "Inalienabilit des archives publiques" y
a "Protection des archives". Inversamente, los rubros "Achat d'archi
ves" y "Preemption" remiten a "Vente de documents". De este modo se
hace muy fcil conformar rpidamente un resumen sobre la posicin
adoptada por las diversas legislaciones frente a un problema particular.
- 112 -

La lectura de los vomenes nos confirma que son numerosos los


Estados que han tenido una legislacin archivstica nueva en los
ltimos aos. Para no citar ms que los pases europeos sealamos la Repblica Democrtica de Alemania (1965), Blgica (1955),
Gran Bretaa (1958), Grecia (1969), Hungra (1950 y 1969), Islandia
(1964), Italia (1963), Luxeniburgo (1960), Noruega (1961 y 1968),
Pases Bajos (1962 y 1968), Polonia (1957), Portugal (1965), Rumania
(1957), Suecia (1961 y 1968), los Archivos Federales Helvticos
(1966) y diversos cantones suizos, Checoeslovaquia (1954), U.R.S.S.
(1958), Yugoeslavia y sus repblicas federadas (1964-1967). Otros ya
haban modernizado sus legislaciones en los aos subsiguientes a la
segunda guerra mundial: Bulgaria (1951), Espaa (1947), Finlandia
(1952).
Se debe anotar que todos los pases anglosajones, a nivel
mundial, disponen de un "Public Record Act" que fija el marco general
dentro del cual se han de ejercer las actividades en materia de
archivos pblicos. Igualmente, todos los pases socialistas cuentan
con una ley orgnica sobre archivos. En otros lugares slo socialistas cuentan con una ley orgnica sobre archivos. En otros lugares
slo raramente se ha pensado en codificar el conjunto de la reglamentacin, o lo han hecho apenas en fechas muy recientes.
En la mayor
parte de los casos existe un texto de base (a menudo antiguo y en
buena parte fuera de vigencia) y a su lado una gran proliferacin de
textos particulares que precisan el alcance de dicho texto. Dada su
abundancia y extensin se hizo imposible que los publicara en su
integridad y por fuerza hubo que seleccionar algunos de los ms
significativos. Tal fue el caso de Alemania Federal, de Austria, de
Dinamarca y Francia.

De todos los pases, el nuestro (Francia) es indudablemente el


que presenta
mayor grado de complejidad, para no decir que el
carcter ms aberrante, en el plano de la reglamentacin.
Archiverai nos recuerda que existen tres leyes. De la primera, nica
"ley fundamental", la del 7 messidor, ao II, solamente dos artculos pueden ser considerados "hoy como de aplicacin corriente". Pero
an as habra que decir que el primero de ellos, el que establece
los archivos qued fuera de uso despus del Primer Imperio; y que el
segundo, relativo a la libre comunicacin de los documentos sin desplazamiento y sin costo, de hecho solamente contemplaba los papeles
que efectivamente haban sido depositados en esa fecha (1794) en los
Archivos de la Asamblea. Adems habra que aadir que la libertad
de comunicacin ha sido objeto de podas diversas, al mismo tiempo que
los desplazamientos se han venido autorizando la segunda ley (en 1928)
autorizaba el depsito de actas notariales, una vez que alcanzaran
125 aos; pero, al menos en Pars-, continuamente se efectan
depsitos "ilegales" de documentos ms recientes. Finalmente, la
ley del 21 de diciembre de 1970 ordena el depsito obligatorio de
ciertos documentos de comunas de menos de 2.000 habitantes, que hayan
alcanzado cierta antigedad, anulando as, en parte, el reglamento
de esos archivos (decreto del 31 de diciembre de 1926); y an queda
por anotar que para las comunas de ms de 2.000 habitantes se prevee
un depsito de documentos condicionado a deliberacin previa del
Concejo Municipal. Frente a estas disposiciones nos preguntamos:
Desde cundo los archivistas departamentales han dejado de salvaguardiar los archivos comunales con ms sentido prctico y con un
mnimo respeto de las formas?

- 113 -

Para mayor informacin, es de todos sabido que la compilacin


de textos que figuran en el Cdigo de Archivos conforman un grueso
volumen de documentos de toda naturaleza, algunos no vigentes, al
menos parcialmente, y en todo caso, no siempre acordes los unos con
los otros. Hace ya muchos aos que los reglamentos se hallan en curso de revisin con miras a un cambio esencial. Pero su misma base
jurdica es muy frgil:
es as como una simple circular de la
Direccin de 1949, oblig a los lectores, como contraprestacin de
la comnicacin de los documentos (legalmente libre) a depositar
un ejemplar de sus publicaciones, as se trate de memorias de tesis
universitarias.
No es verdaderamente extraordinario que un pais tan
legalista como Francia, dispuesto siempre a encerrar la realidad
dentro de un cuadro jurdico, haya adoptado una posicin tan pragmtica, cuando los pases anglo-sajones disponen de un "Public
Record Act"?
Sin lugar a dudas, a pesar del cuadro necesariamente
restrictivo establecido por una Direccin de Archivos que desde
siempre na hecho esfuerzos meritorios para arreglar, coordinar,
homogenizar el conjunto de actividades de todas las categoras de
depsito, eso mismo ha permitido a los archivistas franceses dar
prueba fehaciente, gracias a sus iniciativas personales, de un
dinamismo y una eficacia exepcionales.
Pero no se puede olvidar que
por ms de un cuarto de siglo se ha intentado conseguir una "codificacin general de los archivos", y por razn de ciertos obstculos entorpecedores ha tenido que ser abandonada. Con ella se habra
logrado determinar de mejor manera el puesto de los Archivos dentro
del cuadro de la administracin, y el replanteamiento global de la
poltica de la Direccin. Deseamos vivamente que estos preciosos
volmenes de Archivum, no solo faciliten la redaccin de leyes
archivsticas en los pases que an no disponen de ellas, sino que
tambin lleven a reflexionar en los otros especialmente en Francia
sobre el conjunto de los problemas planteados; y que el dominio que
sobre ellos se logre conduzca a poner en pie una ley de
Archivos de
Francia y a una reglamentacin general de los Archivos franceses.

ROBERT-HENRI BAUTIER.

- 114 -

Conferencia General
Vigsima reunin, Pars 1978

20 C
20 C/102
25 de agosto de 1978
Original ingls

Punto 12 del Orden del Da Provisional

I N F O R M E D E L DIRECTOR G E N E R A L
S O B R E EL ESTUDIO RELATIVO A LOS P R O B L E M A S
Q U E P L A N T E A LA TRANSFERENCIA D E D O C U M E N T O S
P R O C E D E N T E S D E LOS ARCHIVOS CONSTITUIDOS
E N E L TERRITORIO D E OTROS PASES A SU PAIS D E ORIGEN

RESUMEN
En cumplimiento de la resolucin 5.1, aprobada por la Conferencia General en su 19a. reunin, y del Programa y Presupuesto para 1977-1978 (prrafo 5.048) aprobado por la Conferencia General en esa misma reunin, se emprendi un estudio
detallado sobre la transferencia de documentos procedentes de
los archivos constituidos en el territorio de otros pases a su
pas de origen.
Teniendo presente este estudio, el Director General ha preparado -y presenta ahora a la Conferencia General- este informe sobre los problemas que entraa la transferencia de documentos
procedentes de los archivos constituidos en el territorio de otros
pases a su pas de origen. En l se resumen las conclusiones
y recomendaciones del estudio y de una serie de consultas con
especialistas sobre los problemas que se derivan de la transferencia de tales documentos.
Se presenta un plan de accin y una Declaracin de Principios
y N o r m a s , con la finalidad de facilitar las negociaciones y
acuerdos entre Estados Miembros en relacin con los asuntos
que entraa la transferencia de archivos.
Punto que requiere una decisin: prrafo 37.

115

20 C/102
I.

INTRODUCCIN

1.

E n su 1 8 a . reunin, la C o n f e r e n c i a G e n e r a l a p r o b la resolucin 1 8 C / 4 . 2 1 2 e n la cual, e n tre otras c o s a s , invitaba "a los E s t a d o s M i e m b r o s d e la U n e s c o a a c o g e r f a v o r a b l e m e n t e la


posibilidad d e transferir d o c u m e n t o s p r o c e d e n t e s d e los a r c h i v o s constituidos en el territorio d e
otros pases o relativos a su historia, dentro del m a r c o d e a c u e r d o s bilaterales". E n esa m i s m a resolucin, r e c o m e n d a b a q u e "previa consulta c o n las organizaciones n o g u b e r n a m e n t a l e s
c o m p e t e n t e s , el D i r e c t o r G e n e r a l estudie la posibilidad d e efectuar u n a encuesta detallada s o b r e
esas transferencias y q u e i n f o r m e a su respecto, a la Conferencia G e n e r a l , en su 1 9 a . reunin".
2.

E n c u m p l i m i e n t o d e dicha resolucin, la Secretarla o r g a n i z e n la S e d e , del 16 al 1 8 d e m a r zo d e 1 9 7 6 , u n a consulta c o n u n g r u p o d e expertos, p a r a p r o c e d e r a u n p r i m e r intercambio


d e experiencias y c o n o c e r la opinin d e los especialistas s o b r e este particular. El g r u p o d e e x pertos defini los principales a s p e c t o s del p r o g r a m a y r e c o m e n d al D i r e c t o r G e n e r a l q u e se
efectuara u n a investigacin p r e l i m i n a r d e los t e m a s planteados antes d e llevar a c a b o u n estudio
detallado 1 '.
3.

T r a s ello, la Secretara pidi al C o n s e j o Ir/ernacional d e A r c h i v o s q u e procediera a la investigacin p r e l i m i n a r , y el D i r e c t o r G e n e r a l Dresent u n i n f o r m e s o b r e e s a s actividades a la


Conferencia G e n e r a l , en su 1 9 a . reunin ( d o c u m e n t o 19 C / 9 4 ) . C o m o s e p e n s a b a q u e la investigacin preliminar ' habra d e a c o n s e j a r la necesidad d e estudiar d e t e n i d a m e n t e este t e m a , la
atencin d e la C o n f e r e n c i a G e n e r a l se centr er. la intencin del Director G e n e r a l , e x p r e s a d a en
el d o c u m e n t o 19 C / 5 (prrafo 5 0 4 8 ) , d e p r e p a r a r m e d i d a s c o m p l e m e n t a r i a s m e d i a n t e u n estudio
detallado d e la transferencia d e d o c u m e n t o s existentes en los archivos d e otros pases a su pas
d e origen, y c u y o s resultados haban d e ser p r e s e n t a d o s a la Conferencia G e n e r a l en su 2 0 a .
reunin.
4.

Despus de ser aprobada esta propuesta (19 C / 5 Aprobado, prrafo 5048) la Secretara pidi
a la Conferencia Internacional de la Mesa i.donda de Archivos que efectuara este estudio detallado '. M a s tarde, la Secretara aprob la publicacin del proyecto de dicho estudio para su
uso c o m o documento de trabajo de la 17a. Conferencia de la Mesa Redonda de Archivos, que se
celebr en Cagliari, del 5 al 8 de octubre de 1977. Para lograr una representacin adecuada de
los puntos de vistas de los pases en desarrollo sobre este problema, y mediante su subvencin
al Consejo Internacional de Archivos, la Secretara facilit asistencia financiera a los archiveros nacionales de diversos Estados Miembros para que pudieran participar en la Mesa Redonda
de Cagliari.
5.

A l t e r m i n a r sus actividades d e carcter c o m p l e m e n t a r i o , la Secretara o r g a n i z en la S e d e


del 29 al 31 d e m a r z o d e 1 9 7 8 , u n a s e g u n d a consulta con u n g r u p o d e expertos, p a r a e x a m i n a r las conclusiones y r e c o m e n d a c i o n e s del estudio detallado teniendo presentes los debates y
las conclusiones d e la M e s a R e d o n d a d e Cagliari, y para a s e s o r a r al Director G e n e r a l s o b r e las
caractersticas del i n f o r m e q u e p u d i e r a e s t i m a r oportuno p r e s e n t a r a la Conferencia G e n e r a l en
su 2 0 a . reunin.
6.

En el presente informe se resumen las conclusiones y recomendaciones de los estudios preliminares y detallados y de una serie de consultas con los expertos sobre los problemas que
trae consigo la transferencia de archivos. Se relacionan estos problemas con el aspecto m s
general de la restitucin de otros tipos de bienes culturales, se propugna una declaracin de principios y normas para facilitar las negociaciones y los acuerdos entre los Estados Miembros cuando haya un litigio en relacin con los archivos, en particular despus de la descolonizacin, y se
recomienda un programa de accin nacional e internacional para facilitar la solucin de tales
problemas.

1)

2)
3)

Final Report of Consultation Group to Prepare a Report on the Possibility of Transferring


Documents from Archives Constituted within the Territory of Other Countries. Paris,
16-18 March 1976 ( C C . 7 6 / W S / 9 ) .
Archival C l a i m s : P r e l i m i n a r y Study o n the Principles and Criteria to b e Applied to
Negotiations, b y C h a r l e s K e c s k e m e t i ( P G I 7 7 / W S / l ) (publicado en francs y en ingls).
Constitution and Reconstitution of National Archival P a t r i m o n y : R e p o r t to the Cagliari
R o u n d T a b l e , Section I. Statistical E l e m e n t s for D e t e r m i n i n g the S c o p e of the P r o b l e m .
Section II, A p p e n d i x I, Part I; Historical Chart of the a g r e e m e n t s o n A r c h i v a l T r a n s f e r s ,
Section II, A p p e n d i x I, Part II, d e Christian G u t .

- 116 -

20 C/102 - pg. 2
II.

LOS ARCHIVOS Y LOS BIENES C U L T U R A L E S

7.

Se reconoce u m v e r s a l m e n t e q u e los archivos constituyen una parte esencial del patrimonio


de toda c o m u n i d a d nacional. C o m o son indispensables para desarrollar la identidad y la
conciencia nacionales, constituyen u n elemento bsico del patrimonio cultural de los Estados.
8.

Se acepta plenamente la inclusin de los archivos en la definicin general d e bienes culturales.


E n la Convencin sobre las m e d i d a s que deben adoptarse para Prohibir e Impedir la
Importacin, la Exportacin y la Transferencia de Propiedad Ilcitas d e Bienes Culturales, a p r o bada en su 16a. reunin p o r la Conferencia General, se m e n c i o n a n los archivos c o m o una de las
principales categoras de este tipo de bienes (artculo I j)). A d e m s , los archivos son uno d e
los tipos de bienes culturales a los q u e se refieren las propuestas q u e , en cumplimiento de la
resolucin 4 . 128 d e la 19a. reunin, presenta el Director General a la Conferencia General en
relacin con el establecimiento, por la Conferencia General, en la actual reunin, de u n comit
intergubernamental encargado de buscar el m o d o de facilitar las negociaciones bilaterales para
la restitucin o el retorno d e bienes culturales a los Estados q u e los h a n perdido a consecuencia
de una ocupacin colonial y extranjera '.
9.

A l m i s m o t i e m p o , procede r e c o n o c e r q u e los archivos tienen u n carcter oficial y jurdico


diferente de la m a y o r a d e los tipos d e bienes culturales. L o s archivos, q u e inicialmente
se crean para el d e s e m p e o de actividades administrativas, son tambin la prueba d o c u m e n t a l
de tales actividades. A la vez c o m o prueba y por la informacin que contienen, son indispensables para la administracin p e r m a n e n t e d e todas las actividades que i n c u m b e n al Estado. N o
solamente d o c u m e n t a n la experiencia del pueblo sino q u e a d e m s consignan y salvaguardan los
derechos e intereses d e la administracin pblica y de los ciudadanos. P o r consiguiente, constituyen unos ttulos jurdicos insustituibles y la prueba documental que es indispensable para garantizar la continuidad en el ejercicio de las funciones que i n c u m b e n a las autoridades pblicas.
10.

L a C o m i s i n d e D e r e c h o Internacional d e la A s a m b l e a General de las N a c i o n e s Unidas ha e x presado c o m o sigue estas caractersticas especiales de los archivos: "Si bien cabe concebir
un Estado sin a r m a d a , p o r ejemplo, es imposible, en c a m b i o , imaginarlo sin m o n e d a , sin hacienda pblica, sin fondos y sin a r c h i v o s . . . q u e constituyen . . . los tipos d e propiedad pblica m s
indispensables y m s generalizados, hasta el punto de q u e cabe decir q u e tienen su origen en la
existencia m i s m a del E s t a d o " ' .
11.

L a C o m i s i n de D e r e c h o Internacional observa a s i m i s m o q u e "los archivos pblicos, cuidad o s a m e n t e conservados, son el instrumento indispensable para ia administracin d e una c o m u n i d a d . Consignan a la vez la gestin d e los asuntos pblicos y la facilitan, y al m i s m o tiempo
describen las vicisitudes de la historia h u m a n a ; por consiguiente, tienen inters a la vez para
los investigadores y para los administradores. Y a sean secretos o pblicos, constituyen un p a trimonio y una propiedad pblica por cuyo carcter inalienable e imprescriptible vela en general
el Estado" 3 ^.
12.

P o r consiguiente, en relacin con los p r o b l e m a s de restitucin de bienes culturales y el a c ceso a los m i s m o s , es indispensable que, s i e m p r e q u e proceda se tenga plenamente en c u a n ta el carcter jurdico y oficial d e los archivos y su ndole especial c o m o propiedad pblica del
Estado, derivada de la soberana bsica d e ste.
13.

C o n respecto a los litigios en materia de archivos, se hace a veces una distincin entre a r chivos pblicos y privados. S e trata de una distincin jurdica q u e no solamente vara considerablemente de u n Estado a otro sino que a d e m s tambin ha c a m b i a d o , a lo largo del tiempo,
en un m i s m o Estado. P o r otra parte, en algunos de ellos unos archivos q u e antes eran considerados c o m o privados tienen h o y , o han tenido, el carcter de registro oficial c o m o , por ejemplo,
los registros eclesisticos d e los nacimientos, m a t r i m o n i o s y defunciones, q u e se han utilizado
para determinar los derechos de ciudadana o los q u e habilitan para poder obtener ciertos b e n e ficios pblicos. A s p u e s , los principios y n o r m a s que se proponen en el presente informe han
de aplicarse a todas las categoras d e archivos que quedan c o m p r e n d i d o s en la juridiccin del
Estado. L o s conceptos relativos a la proteccin general de los bienes culturales, q u e , en determ i n a d o s casos, pueden quedar c o m p l e m e n t a d o s por una legislacin nacional especfica, son aplicables a todas las d e m s categoras de archivos.
1)
2)

3)

L a s propuestas se e x a m i n a r n con arreglo al punto 12 del O r d e n del Da Provisional de la


20a. reunin de la Conferencia G e n e r a l . V a s e el d o c u m e n t o 20 C / 8 6 .
Eighth Report on Succession of States in Respect of Matters Other than Treaties. Draft
Articles with C o m m e n t a r i e s o n Succession to State Propety, by M o h a m m e d Bedjaoui, Special
Rapporteur, D o c u m e n t A / D N . 4 / 2 9 2 , 8 de abril de 1976. p g . 2 5 .
Ibid, p g . 5 4 .

117 -

20 C/102 - pg. 3

III. PRINCIPALES A S P E C T O S D E L P R O B L E M A
14. La modificacin de la soberana y de las fronteras territoriales ha privado a un cierto nmero de pases de la propiedad o de un acceso adecuado a una parte, por lo menos, de los archivos de su patrimonio nacional. Por ello, es muy importante, para todos los pases y la humanidad en general, solventar rpidamente el problema de la restitucin de los archivos y del acceso a los mismos.
15.

L o s estudios e informes antes citados indican q u e los p r o b l e m a s relacionados con los archivos suelen surgir en algunas d e las siguientes circunstancias:
a)

cambios en la soberana de un territorio sin la creacin de un nuevo Estado;

b)

traslados hechos durante una guerra, o a consecuencia d e una ocupacin militar;

c)

aparicin d e nuevos Estados c o m o resultado del fraccionamiento d e entidades polticas


anteriores;

d)

efectos de la colonizacin y d e la descolonizacin, q u e exigen tener en cuenta las siguientes categoras d e archivos:
i)

archivos constituidos y conservados en el pas metropolitano;

ii)

archivos constituidos en una colonia y transferidos a otra;

iii) archivos de una administracin colonial creados en la antigua colonia y trasladados


al pas metropolitano despus d e su independencia;
iv)

archivos d e una administracin colonial regional que se refieren a m s d e u n


Estado que ahora es independiente;

v)

archivos constituidos durante el periodo d e administracin metropolitana en colonias q u e ahora son Estados independientes y q u e heredan esos archivos.

1 6 . El anlisis d e m s d e 200 tratados, convenios, leyes, acuerdos y otros instrumentos jurdicos relacionados con la cesin y la transferencia d e archivos 1 ' pone d e manifiesto la existencia d e diversos procedimientos y n o r m a s habituales para la transferencia d e archivos y registros corrientes y el acceso a los m i s m o s en los casos d e cesin d e u n territorio entre Estados
existentes, para la restitucin d e archivos evacuados o trasladados en tiempo d e guerra o d u r a n te una ocupacin militar, y para la reconstitucin d e los archivos d e Estados antes a u t n o m o s o
soberanos. Sin e m b a r g o , n o se han establecido n o r m a s y procedimientos para la transferencia
de propiedad d e archivos a los pases d e nueva creacin en virtud d e la descolonizacin.
1 7 . C o n respecto a la creacin d e nuevos Estados, se acepta, en general, el principio d e q u e
tales Estados tienen derecho a ciertos archivos pero n o hay una doctrina o unos criterios
aceptados en general para determinar tales transferencias. T a m p o c o existen n o r m a s o p r o cedimientos coherentes para llevar a la prctica esas transferencias en los m u y contados casos
en los cuales se han firmado y aplicado acuerdos bilaterales y multilaterales. A d e m s , una
parte considerable d e los materiales bsicos existentes, relacionados con la historia d e los pases que durante m u c h o tiempo han estado sometidos a la administracin extranjera, ha sido creada - y , por consiguiente, est situada automticamente- fuera del territorio nacional d e esos n u e vos Estados. A s p u e s , al p r o b l e m a d e la propiedad d e los archivos se s u m a n los p r o b l e m a s
conexos del acceso a los m i s m o s . Quienes estn en litigio a este respecto han aducido principios y criterios m u y diferentes, que a su v e z , han sido objeto d e interpretaciones m u y distintas
y han estado supeditados a m e n u d o a consideraciones polticas, e c o n m i c a s y d e otra ndole.
Debido a esta inexistencia d e unos principios y n o r m a s aceptados en general para facilitar el
establecimiento d e acuerdos multilaterales y bilaterales, resulta indispensable el e x a m e n internacional d e tales p r o b l e m a s .

IV. D E C L A R A C I N D E PRINCIPIOS Y N O R M A S
18. Objetivo
Teniendo presentes las anteriores consideraciones, el objetivo d e este proyecto d e Declaracin de Principios y N o r m a s consiste en proporcionar a todos los Estados M i e m b r o s un instrum e n t o d e referencia, destinado a facilitar unas negociaciones que d e s e m b o q u e n en el establecimiento d e acuerdos especiales, y a sean bilaterales o bien,cuando proceda, multilaterales, con
m i r a s a resolver los litigios en materia d e archivos.
1)

V a n s e los d o c u m e n t o s citados en las notas 3 , pg. 1 y 2 , pg. 2 .

- 118 -

20 C/102 - pg. 4
19.

Negociaciones y acuerdos bilaterales y multilaterales

Dado que el carcter patrimonial de los archivos c o m o propiedad pblica se deriva de la


soberana bsica del Estado, los problemas que entraa la propiedad y la transferencia de archivos pblicos tienen fundamentalmente carcter jurdico. Por consiguiente, estos problemas han
de resolverse esencialmente mediante negociaciones y acuerdos bilaterales y multilaterales entre los Estados interesados. E n esos acuerdos, convendr especificar todas las responsabilidades prcticas y financieras con respecto a su aplicacin.
20.

Criterios, procedimientos y principios de derecho internacional

Durante las negociaciones bilaterales o multilaterales, habr que recurrir, en la mayor


medida posible, a los principios pertinentes del derecho internacional y a las normas y procedimientos establecidos en virtud del m i s m o , especialmente los relacionados con la sucesin de
los Estados en otros asuntos que no sean los tratados.
21.

Leyes y reglamentos nacionales

C o m o los bienes pblicos, y en particular su enajenacin, estn sometidos a procedimientos


y leyes concretos en la mayora de los pases, habr que tomarlos debidamente en cuenta para facilitar el establecimiento de acuerdos de transferencia. Es especialmente importante centrar la
atencin en la definicin y la ndole de los archivos, tal c o m o la establezcan las leyes y reglamentos de los Estados interesados en el m o m e n t o de su traslado o transferencia.
22.

Soberana retroactiva

En consonancia con la resolucin 1514 (XV) de 1960 y 2625 (XXV) de 1970 de las Naciones
Unidas, es indispensable retrotraer la condicin jurdica de los nuevos Estados al periodo anterior a su Independencia. Esto facilitar materialmente las negociaciones en los casos de descolonizacin y creacin de nuevos Estados, debido a la inexistencia de precedentes claros en el
derecho internacional al respecto.
23.

Origen (respeto de la integridad de los conjuntos de archivos)

Es tambin indispensable observar en la mayor medida posible, en todas las transferencias


propuestas de archivos, el principio del origen o el respeto de la integridad de los conjuntos de
archivos. Con arreglo a este principio, todos los archivos acumulados por una autoridad administrativa deben mantenerse c o m o una unidad indivisible y orgnica, cuya custodia corre a cargo
de esa autoridad o de su sucesor legalmente designado. Esto es necesario para conservar la integridad y el valor de los archivos c o m o ttulos, como pruebas y c o m o documentos jurdicos e
histricos.
24.

Pertinencia funcional

La nica excepcin significativa al principio antes citado se deriva de la aplicacin a los


archivos del concepto de pertinencia funcional. La transferencia de poderes, atribuciones y
competencia a un nuevo Estado tiene que ir necesariamente acompaada de la transferencia de
los ttulos, pruebas e informacin que permitan el ejercicio de esos poderes y atribuciones. En
relacin con los archivos, ha de haber una transferencia de los que sean funcionalmente pertinentes para garantizar la continuidad administrativa a todos los interesados. D e este m o d o resulta posible determinar la propiedad de los conjuntos de archivos acumulados por una administracin responsable exclusivamente de los asuntos de una determinada entidad poltica no soberana independientemente de que la administracin actuara en el territorio de esa entidad poltica
o radicara en l. Los conjuntos de archivos acumulados en tales casos forman parte del patrimonio del sucesor de la entidad poltica de que se trate, y no del Estado o administracin que
ejerca la soberana en el m o m e n t o en el cual fueron creados esos archivos o en el lugar de su
creacin.
25.

Patrimonio comn

Cuando un conjunto de archivos tenga su origen en la actividad de una administracin cuya


sucesin sea compartida por el Estado predecesor y dos o m s Estados sucesores -es decir,
cuando los archivos formen parte del patrimonio nacional de dos o m s Estados pero no puedan
dividirse sin destruir su valor jurdico, administrativo e histrico- se deber recurrir, c o m o
solucin realista, al concepto de patrimonio comn. L a consecuencia prctica de la aplicacin
de este concepto es que el conjunto de archivos queda fsicamente intacto en uno de los pases
interesados, en el cual se le trata c o m o parte integrante del patrimonio nacional de archivos.

- 119 -

20 C/102

- pg. 5

con todas las responsabilidades relacionadas con su seguridad y manipulacin que ello implica
para el Estado que acta c o m o propietario y custodio de ese patrimonio. Los Estados que c o m partan ese patrimonio comn debern tener, pues, los m i s m o s derechos que los del Estado encargado de la custodia.
26.

Derecho a la continuidad histrica

En la aplicacin de los citados principios y normas hay que tener presente que toda comunidad nacional tiene derecho a la identidad que ha adquirido en el curso de su historia. En nombre
de la solidaridad humana, se pide a las comunidades nacionales que se ayuden unas a otras en la
bsqueda de la verdad y la continuidad histricas. El acceso a los archivos resulta indispensable para esta labor y para el establecimiento de una identidad nacional.
27.

Comprensin y cooperacin internacional

Consta claramente que los citados principios y conceptos jurdicos en materia de archivos
no traern necesariamente consigo la plena resolucin de los problemas que entraa la transferencia de archivos si no hay un espritu de cooperacin internacional y si los Estados Miembros
interesados no reconocen las obligaciones y los principios morales. Tambin en las negociaciones y en la formulacin de acuerdos entre naciones, habr que dedicar especial atencin a la
contribucin internacional al establecimiento del nuevo orden econmico, que se puede promover
directamente mediante un acceso m s abierto al contenido informtico de los archivos y, en general, mediante el desarrollo cultural de los pases en desarrollo. N o hace falta reiterar la
importancia de los archivos para tal desarrollo.

V.

P L A N D E ACCIN

28.

Incumbe a los Estados Miembros resolver los problemas relacionados con los litigios en
materia de archivos mediante acuerdos y negociaciones bilaterales y multilaterales, en los
que se tengan en cuenta los principios y normas antes mencionados. A d e m s , la Unesco debera
emprender un programa de accin para fomentar y facilitar las negociaciones y los acuerdos
entre los Estados Miembros al respecto. Este programa fue examinado en la consulta sobre los
litigios en materia de archivos, celebrada en Pars, en abril de 1978, y cont con el apoyo unnime de sus m i e m b r o s .
29.

A continuacin se resume brevemente el programa, que se llevar a cabo en cooperacin


con el Consejo Internacional de Archivos y con otras organizaciones no gubernamentales
competentes:
30.

Inventario de las fuentes

Continuar la asistencia que presta la Unesco a los proyectos en curso para la compilacin
y publicacin de guas sobre las fuentes de la historia de las mociones de Africa, Asia y Amrica
Latina. En estos proyectos, se dedicar especial atencin a la identificacin y la enumeracin
de los archivos desplazados y de los documentos relacionados con la historia de una nacin que
estn debidamente situados en archivos extranjeros. Se estima que el inventario de las fuentes
es una medida bsica para promover la solucin de los problemas a este respecto.
31.

Estudio sobre la posibilidad de crear una base de datos relativos a las fuentes

Se debera emprender un estudio sobre las posibilidades y los problemas que entraa la aplicacin de los sistemas y tcnicas automatizados de almacenamiento y localizacin o recuperacin de informacin sobre las fuentes de la historia nacional que existan en archivos extranjeros.
32.

Modelos de acuerdos

Con objeto de fomentar la negociacin de nuevos acuerdos, procede prestar apoyo para la
compilacin y la publicacin de modelos de acuerdos y convenios bilaterales y multilaterales
relativos a la transferencia de archivos, el establecimiento de patrimonios comunes y la reglamentacin aplicable al acceso a los m i s m o s .
33.

Proyecto experimental

Para estudiar los procedimientos y tcnicas que cabe aplicar en situaciones concretas, relacionadas con la transferencia de archivos o la creacin de un patrimonio comn, y a peticin de
los gobiernos que intervienen en los dispositivos bilaterales o multilaterales vigentes, se tomarn

120 -

20 C/102

- pg.

medidas para establecer un proyecto experimental, encaminado a dar a conocer esta experiencia
a otros Estados Miembros interesados. Este proyecto puede consistir en un estudio del acuerdo
formal, encuestas y estudios sobre los procedimientos y tcnicas pertinentes para identificar,
comprobar y copiar documentos, y una posible asistencia financiera para la realizacin de las
citadas actividades, as c o m o para las becas y subsidios de estudio correspondientes.
34.

Estudio sobre la posibilidad de crear un fondo de produccin de microfilmes

Debido a las numerosas propuestas formuladas para la creacin de un fondo, financiado y


administrado con carcter internacional, para la produccin de microfilmes, con objeto de facilitar la resolucin de los problemas que trae consigo la transferencia de archivos y el acceso a
las fuentes de la historia nacional existentes en archivos extranjeros, se emprender un estudio
sobre la posibilidad de definir las dimensiones del problema, determinar todos los costos pertinentes y estudiar los problemas administrativos, tcnicos y de procedimiento que se deriven de
la creacin y funcionamiento de semejante fondo.
35.

Establecimiento y desarrollo de la infraestructura

Se seguir prestando asistencia, principalmente por medio de los programas existentes, para facilitar la creacin en los Estados Miembros de las condiciones que requiere una buena instalacin, conservacin y administracin general de los archivos restituidos. Esta asistencia puede consistir en facilitar a esos pases el material y equipo y los medios de formacin del personal necesarios para proporcionar copias de documentos que soliciten otros Estados Miembros,
una buena formacin lingstica y la enseanza de los procedimientos administrativos y de los
sistemas y prcticas de registro extranjeros, con objeto de que los archivos restituidos sean
plenamente accesibles para todos los usuarios.
36.

Consecuencias presupuestarias

Si se inicia el plan de accin antes indicado en 1979-1980, se necesitarn unos 50. 000 dlares en concepto de recursos adicionales con cargo al Programa Ordinario. El Director General
procurar proporcionar la suma necesaria con arreglo a las consignaciones ya establecidas en
el proyecto de documento 20 C / 5 , introduciendo para ello reajustes internos.
37.

Proyecto de resolucin
La Conferencia General estimar quizs oportuno aprobar la siguiente resolucin:

P R O Y E C T O D E RESOLUCIN
La Conferencia General,
Recordando la resolucin 212 aprobada por la Conferencia General en su octava reunin.
Habiendo examinado el informe del Director General sobre el estudio relativo a los problemas
que entraa la transferencia de documentos procedentes de los archivos constituidos en el territorio de otros pases o en su pas de origen (20 C/102),
T o m a nota de la Declaracin de Principios y N o r m a s que figura en los prrafos 19-27 del documento 20 C / 1 0 2 , c o m o instrumento de referencia destinado a facilitar unas negociaciones que
desemboquen en la firma de acuerdos bilaterales y / o multilaterales, con miras a resolver los
litigios en materia de archivos;
Invita a los Estados Miembros a tomar en consideracin dicha Declaracin de Principios y Norm a s , en relacin con dichos litigios;
T o m a nota del plan de accin que figura en los prrafos 30-35 del documento 20 C / 1 0 2 ;
Invita al Director General a procurar encontrar los fondos necesarios para llevar a la prctica
el citado plan de accin mediante la introduccin de los oportunos reajustes en el Proyecto de
Programa y de Presupuesto para 1979-1980 (documento 20 C / 5 ) .

- 121 -

EL LUGAR DE LOS ARCHIVOS EN EL Q0BIERNO+


Margaret C. Norton*

Probablemente la mayora de nosotros


cuando
pensamos
en
archivos,
tenemos
la imagen mental de un viejo monje inclinado
sobre un hermoso e iluminado manuscrito en el escritorio de un monasterio. Claro que sabemos que los documentos
del
Estado no
son
manuscritos
iluminados y quienes hayan visto las exposiciones en los
Archivos Estatales son conscientes de que muy pocos de nuestros
documentos son lo suficientemente fotognicos para hacer un despliegue interesante sin la necesidad de mucho material ilustrativo adicional . Sin embargo muy pocos funcionarios
del gobierno
comprenden
hasta que punto
la
formacin
del archivo ha ido evolucionando
desde el comienzo de los dit irnos 25 aos del siglo XIX,
o
lo
que es ms importante, que hasta hace muy poco los funcionarios
en
Illinois
tenan
problemas
en la formacin y arreglo del
archivo
por la obsolencia de las leyes de archivo que antecedieron
esta evolucin.

+ Documento preliminar al Springfield Civil Service Assembly,


February 19, 1952.
* La Seorita Norton naci en Rockford, Illinois y allf fue a
los colegios pblicos e hizo parte de sus estudios de pre-grado en el
Rockford College. Se gradu en la Universidad de Chicago con los
grados de Ph. B y M.A.
Tambin hizo una tutora en Historia
Americana durante dos aos.
Despus de graduarse del antiguo New York State Library School
en
Albany (B.L.S) trabaj en la biblioteca del Vassar College
Library, en el Departamento de Archivos e Historia de la Biblioteca
Estatal de Indiana y en la Biblioteca Histrica Estatal de Missouri;
En 1922 volvi a Illinois a organizar la nueva Seccin de Archivos
de la Biblioteca Estatal de Illinois, la cual ha dirigido desde
entonces.
La Seorita Norton ha participado en comits y otros trabajos
para organizaciones profesionales tales como la Asociacin Histrica
Americana (miembro vitalicio), Asociacin Americana de Bibliotecas
(secretaria 1933-1938; miembro honorario) y la Asociacin Americana
de Archivistas (Miembro del Concejo, presidente 1944-45, Editor de
El Archivista Americano 1945-48 ).
En 1950 fu uno de los dos delegados de la Sociedad de Archivistas Americanos al Primer Congreso
Tihernacional de Archivistas, Pars, Francia.
En el verano de 1940 la Seorita Norton dio su primera clase
sobre archivos en la American Library School de la Universidad de
Columbia.
Desde 1938 dirigi la columna sobre Informacin de Archivos en
el Illinois Libraries y ha contribuido con numerosos artculos y
resmenes en sta y otras publicaciones histricas de archivos y
bibliotecas.
- 122 -

En los primeros das del gobierno de Illinois, las oficinas del


estado no
tenan muchos empleados y producan muy pocos documentos. Nuestra familiar expresin "Mantngalo bajo su sombrero"
se refiere a la costumbre que Lincoln y mucho de sus contemporneos
tenan de llevar sus papeles en los sombreros
"de copa"
tal
como
los
abogados y los hombres de negocios los llevan hoy da en los
maletines. En la historia
de Illinois hay una ancdota de un
legislador que deca que una rfaga de viento llev su sombrero
y la ley que estaba en l
cuando se diriga donde el Gobernador
para
su
ltima
firma.
Los miembros de la Asamblea General no
estaban seguros de cmo manejar esta situacin, pero finalmente
pasaron una resolucin conjunta en la que explicaban lo que haba
sucedido, anulando el documento original y ordenando
se escribiera
y firmara de nuevo. El papel y el pergamino eran escasos y costosos.
Los documentos no se escriban a menos que fueran importantes.
A
tales documentos se les puede llamar, si se quiere un mejor trmino "documento de documentos", y constan: Primero, de
documentos
producidos como una expresin de algn derecho legal, tales como
escrituras y ttulos de inmuebles, contratos, fianzas
y
similares.
Segundo, de registros de hechos conservados por el gobierno para
proteger los derechos de los individuos o
del gobierno,
o para
registrar actos oficiales. Son ejemplos, los registros de voluntades,
matrimonios, registros oficiales del personal civil y militar
debidamente comisionado, ponencias de reuniones oficiales
y
el
archivo de documentos presentados a los tribunales de accin.
La invencin del papel de sulfuro poco costoso,
de la mquina
de escribir, del mimegrafo, y ms recientemente, de tabuladores de
tarjetas perforadas y la micropelcula han revolucionado las facilidades para elaborar documentos. El primer papel peridico aparece en
los documentos del Estado de Illinois poco despus de 1840, y el
primer
documento escrito a mquina encontrado en los Archivos data
de 1876.
Paralelo a estas nuevas facilidades para elaborar documentos se
desarroll un
crecimiento
complejo en la organizacin gubernamental. El numero de funciones por desarrollar y
el nmero
creciente
de empleados hizo que fuera muy difcil para los ejecutivos seguir la
pista de lo que estaba sucediendo en sus oficinas. Tal como a los fabricantes se les ocurre la idea de una lnea de montaje como un medio
para dividir los procesos mecnicos hasta el punto
donde ms
gente
puede hacer ms trabajo, con menos supervisin, los administradores
empezaron a usar formas y copias mltiples de documentos
como un
medio para dividir y al mismo tiempo, controlar el trabajo de sus
subordinados.
El perodo de rpida expansin en la creacin de archivos
comenz,
como lo dijimos anteriormente, durante los ltimos 25
aos del siglo XIX. Los estudios del
Archivo Nacional demuestra
que
los
documentos
federales para el
perodo
1917
a 1930
igualaron el volumen de todos los documentos desde 1776 hasta 1917,
y
los
del perodo de 1930 a 1940 igualaron la cantidad de los dos
perodos juntos, mientras que en la Segunda Guerra Mundial se acumularon
documentos en proporciones astroniiiedn. Lo mismo sucedi en
el Archivo Estatal de Illinois.
La creacin de archivos fu, hasta hace poco, una cuestin de
aptitud.
Cada
nuevo
ejecutivo
demostraba qu tan brillante era
por la cantidad de formas que ideara y por el nuevo
sistema
de
archivos que instalara.
- 123 -

Todo el nfasis se haca sobre como lograr hacer el trabajo


diario ms
rpidamente,
pero
no se pensaba ceno se podran usar
los documentos resultantes en el futuro. No se intent
separar el
material efmero del material permanente- todo se ai.chivaba junto.
Sucedi lo inevitable - ninguna agencia
poda proporcionar el
espacio requerido para
guardar
todo.
Solo
el ejecutivo poda
escoger el trigo de la paja, y no tena ni tiempo ni deseos de
hacerlo.
Muchos jefes de departamento y de divisin se irritaron por
la incapacidad de los archivistas para recuperar los documentos
viejos necesarios para su consulta.
El Departamento de Archivos, originalmente considerado un lujo
en la mayora de los Estados - un lugar para
preservar
documentos
"histricos" - se inund con documentos entre los cuales el departamento no poda localizar los que necesitaba, pero que, por algn tipo de magia,
el archivista
debera ser capaz de poner en
servicio rpida y eficientemente. Muy pronto el sistema de archivos
amenaz
con destruirse. Muchos
jefes de departamento simplemente
cerraron los ojos a la limpieza
peridica
de
los
depsitos, a
pesar
que la Seccin 401 (Sect. 176 o acta 1874) del captulo 38
del Cdigo Penal fijaba una condena de 1 a 7 aos de crcel si
"alguna
persona
alguna
vez roba, desfalca, altera, corrompe,
retira, falsifica o borra algn documento..."
Esta seccin del cdigo penal de 1845 lleg
a
nosotros
sin
alteraciones,
escrita
treinta aos antes de la mquina de escribir
y de su tren de facilidades para multiplicar documentos. En 1845, para
parafrasear a Gertrude Stein, "un documento es un documento" y si se
interpretara ampliamente esta ley
cualquier parte de
un artculo
que llegara a una oficina se considerara un documento. El absurdo
obvio de la ley que no hace diferencia entre un pedido de un lpiz y
la Constitucin del Estado, naturalmente origin un desprecio a su
observancia. No sabemos de un ca^j donde un oficial del Estado haya
sido
perseguido
bajo esta 1^y por destruccin de documentos,
excepto cuando se les acus d<= usar un documento para cubrir otro
procedimiento
penal.
Sin embargo ms de un ejecutivo ha tenido problemas por su incapacidad de generar documentos que se han perdido
o destruido inadvertidamente.
En 1951 en la revisin de la Comisin de
Archivos del Estado,
se intentaron definiciones ms precisas de los trminos "documentos"
y "materiales no documentos". La comisin est
tambin autorizada
por
esta
ley para dar interpretaciones posteriores al trmino
"materiales no documentos".
Los funcionarios estatales son conscientes ahora de la relacin
entre la
eficiencia en su sistema de archivo y en la organizacin de
su oficina. Una nueva profesin, llamada gestin de archivos, est
naciendo.
En 1950 el Congreso aprob una ley obligando a cada departamento federal a emplear un funcxonario de tiempo completo para la
gestin
de archivos, cuya latxx sera coordinar todos los sistemas de archivo en el departamento y manejar los documentos generados en las necesidades precisas de la oficina. As, en lugar de
escoger entre los documentos que se han acumulado, los permanentes y
los obsoletos, el programa de gestin le archivos indicar, cules
deben
considerarse de valor permanente y cunto tiempo debe
guardarse cada categora de documentos para los propsitos administrativos.
Adems
de esto la gestin de archivos debe tener cuidado que no haya vacos en la informacin que debe archivarse.
- 124 -

En Illinois se est trabajando hacia los sistemas


planeados de
archivo, cada uno proyectado para las necesidades del departamento,
e implantados por los programas de conservacin que permitirn a
los departamentos
hacer una distribucin apropiada de sus documentos
tan pronto como cada categora de archivo deje de tener valor para
los fines administrativos del departamento de origen.
Esta disposicin debe incluir la transferencia de los archivos inactivos a los
archivos estatales, la sustitucin de copias de micropelculas por
los originales y la destruccin de los documentos que estn completamente
obsoletos.
Muchos departamentos haban asegurado su legislacin antes de 1951 la cual permita los programas
de
conservacin
para algunos de sus documentos. Sin embargo, es difcil definir las
categoras de archivo con la precisin suficiente para tal legislacin.
Algunas de estas leyes tenan poca perspectiva, algunas daban
amplios y peligrosos poderes de decisin a
los administradores
quienes
al ordenar la destruccin de los documentos podian no considerar sus valores potenciales distintos al uso administrativo que se
les daba en ese momento.
La Schaeffer Commission to Study State Government recomend que
la Comisin de Archivos del Estado deba aumentar los representantes
de los departamentos legales y financieros del Estado, y que
esta
Comisin
revisara y aprobara todas las propuestas relacionadas con
la destruccin de documentos. La 67
Asamblea
General
que se
reuni
en
1951
revis la ley estatal de archivos de 1943. Se
abolieron los miembros extraoficio; el Archivista de la Biblioteca
del Estado de Illinois y el Historiador del Estado seran el Director
y el Secretario, respectivamente, el Bibliotecario Estatal seguira
siendo miembro y se adicionaron dos nuevos miembros, el Fiscal de la
Corona y el Director de Finanzas. Se agreg la seccin 7, que
dice "Sin perjuicio omiso de otra disposicin en contrario, ningn
documento ser enajenado o traspasado por ninguna agencia del Estado
a menos que primero se obtenga aprobacin por parte de la Comisin
Estatal de Archivos". Hasta que el Fiscal de la Corona opine .sobre
los problemas que se presenten con respecto a la interpretacin de
los poderes de la Comisin bajo la ley, no se discutir
la
nueva
reorganizacin de la Comisin Estatal de Archivos. Copias de los
Autos, los Reglamentos y las Formas de Aplicacin se pueden obtener
en la Oficina del Archivista.
Como la mayora de la audiencia est familiarizada con el
manejo
del Departamento de Archivo de la Biblioteca del Estado de
Illinois, no es necesario profundizar en sus funciones. Las principales
funciones del Archivo
de Illinois son: (1) el albergue de
los documentos permanentes del Estado en dos tipos de bodegas, de
archivo y departamental; (2) prestar servicios de asesora a los
funcionarios Locales y Estatales y a otros interesados ; y (3) el
Laboratorio Fotogrfico que no solo trabaja para la Divisin de
Archivo sino tambin para todos los Departamentos de la
Biblioteca
Estatal y para la Secretara del Estado.
En general los documentos que se depositan en el Archivo
del
Estado deben consultarse en el Edificio de Archivo bajo la supervisin de los funcionarios.
Los documentos en los depsitos del
Departamento
estn
sometidos
a la jurisdiccin inmediata de las
oficinas a las cuales pertenecen, solo los Departamentos tienen acceso
a estos documentos, los cuales pueden retirarse del archivo para
uso de la Oficina Departamental
a
discrecin
del Departamento.
Muchos funcionarios Estatales estn confundidos en cuanto a los tipos
de documentos que deben trasferirse al Archivo
y los que deben
situarse
en
los Depsitos Departamentales. Este tema se discutir.-;
en la ltima seccin de este artculo.
T?S

El almacenamiento de los Documentos Estatales permanentes y de


las
copias
de seguridad de las micropelculas de los fondos del
Estado y del Condado en los depsitos de Archivo (i.e. de los archivos bajo la custodia legal del Archivista), incluye el cuidado fsico
de los documentos y el servicio de guas de referencia para su uso.
El
cuidado fsico tiene que ver con el empleo del equipo de archivo apropiado de archivo, el cuidado de los documentos contra el deterioro causado por el polvo y las condiciones atmosfricas
nocivas y
la
restauracin
cuando
sea necesaria.
Las guas de referencia
requieren la elaboracin de inventarios, guas,
ndices
y otras
herramientas auxiliares
de
archivo
para facilitar un servicio
rpido y el conocimiento de la historia del desarrollo de las
funciones
de
los Departamentos del Estado, de tal suerte que se
puedan entender
los objetivos y el contenido de los
archivos
inactivos. Esta tarea especializada con organizaciones departamentales y documentos
antiguos, que
es la labor del Departamento de
Estado, permite un servicio ms adecuado del que pueden ofrecer los
funcionarios que solamente conocen los procedimientos del momento.
Los servicios de asesora ofrecidos por el
Departamento
de
Archivo
aconsejan sobre los problemas relacionados con la administracin de archivos y con la participacin en el
trabajo de la
Comisin Estatal de archivos proporcionados por el Bibliotecario y el
Archivista del Estado. La asesora sobre
la
administracin
de
archivo
se
relaciona con el arreglo de documentos, la planeacin
de sistemas de archivo para disminuir el volumen, y asesora sobre
proyectos de microf i Imacin (qu y dnde se debe hacer y con qu
equipo). Especficamente hablando, la generacin de documentos es
funcin
del
Departamento y no del Archivista cuya labor principal
es la de cuidar de los documentos permanentes que se le han confiado.
Sin embargo hasta que los distintos Departamentos sean capaces de
tener sus propios programas de Gestin de Archivos, el Departamento
de Archivo
es el que ms puede ayudar en estos campos. Estos servicios de asesora a los funcionarios
del
Estado estn tambin
disponibles,
si se solicitan, para los condados y otros empleados
locales a travs del Visitador de Campo
La fase ms importante de este trabajo con funcionarios de los condados es la del almacenamiento
libre
de micropelculas de seguridad de los archivos
del condado.
Estas micropelculas se depositan selladas bajo las
rdenes de la junta del condado. No pueden usarse en referencia.
El laboratorio fotogrfico
est
equipado
para fotografas
( incluyendo retratos en color y en diapositivas), fotocopias, microfotografa y pelculas. El laboratorio
hace
toda la fotografa
publicitaria
para
la Secretara de la Oficina Estatal y para la
Biblioteca Estatal. Esto incluye no solo las fotografas para las
ediciones de prensa, sino tambin las ilustraciones para los informes
y exposiciones. Las fotografas de la Bienal del Libro Azul de
Illinois editado
por la Secretara del Estado, excepto ilustrar sus
operaciones, son el producto de este Laboratorio.
La fotocopiadora atiende las necesidades de todos los departamentos
de la Biblioteca Estatal. Tambin, puesto que ste es el tipo
de mquina equipada para copiar sobre papel emulsionado de doble faz,
se
hace la impresin directa de ciertos departamentos de la Secretara de Estado, especialmente del Corporation Department.
Tambin se
hacen
ampliaciones de micropelculas por medio de un accesorio especial que se coloca en la fotocopiadora.
- 126 -

La seccin de microfilmaci4cn del laboratorio


est eauipada
con
una
mquina
porttil y una de gran tamao que saca copias de
volmenes extragrandes y encuadernados. Con la mquina prensadora y
ampliadora, se puede dar un servicio rpido a los que deseen copias
de documentos de archivo. La cmara tambin se
usa para copiar
documentos para la biblioteca donde solamente se puede tomar prestada
una copia, tambin se usa para sacar copias de documentos raros para
prstamos
interbibliotecarios.
No estamos equipados para hacer
microfilmacin de proyectos a gran escala. La generacin de documentos en pelcula es, como se dijo antes, responsabilidad del Departamento implicado, es un proceso de creacin, contrario al proceso de
conservacin,
perteneciendo
esta
ltima
funcin solamente a la
oficina de archivo.
Las necesidades de microfilmacin de los distintos Departamentos hace que se realicen estudios individuales y se
seleccione el tipo de equipo que se requiere para hacer un trabajo en
particular.
Cato los funcionarios de archivo de los distintos
Departamentos
tienen dudas sobre qu tipos de documentos son apropiados para transferir al Edificio de Archivo - cules deben ir a los Depsitos
Centrales
y
cules
deben transferirse a su propio Depsito de
Archivo, es necesario discutir algunas recomendaciones al respecto.
Primero que todo, el Edificio de Archivo no es un depsito.
La
costosa construccin utilizada, los equipos de seguridad y contra
incendios, el aire acondicionado y lo fino del equipo, limitan el
tamao del Edificio que puede construirse con los presupuestos disponibles. Con frecuencia al Edificio de Archivo se le llama "caja de
seguridad"
para los documentos Estatales. Para asegurarse que los
documentos mas importantes no se amontonen sin orden, es necesario
seleccionar y limitar los que sean aceptables para almacenarlos en el
edificio: documentos originales y permanentes.
Cules son los tipos de documentos que se aceptan?
La
iniciativa
respecto
a qu categoras deben llevarse a los depsitos de
Archivo (o sea, cedidos al Departamento de Archivos con jurisdiccin
legal),
se deja al Departamento al cual pertenecen los documentos.
Las limitaciones legales y de uso para hacer depsitos en los
Archivos
Estatales las entienden mejor los funcionarios Estatales
interesados. Las siguientes categoras de documentos se consideran
adecuadas para su transferencia a la jurisdiccin del Departamento de
Archivos. Algunos ejemplos citados pueden estar en ms de una clasificacin .
1) Tesoros Histricos. Ejemplos de tales documentos que estn
ahora en
los Archivos Estatales son la primera Constitucin del Estado (1818), el primer registro de la notara de Cahokia (1737-68),
el
Registro Ejecutivo territorial (1809), las Revistas de la Asamblea
Territorial General (1812-18), el primer censo (1818), documentos al
servicio de Lincoln en la Asamblea General, y las Leyes del 1812 que
contienen muchos documentos interesantes, tales como la primera ley
del colegio libre, los primeros transportes de pueblos, ciudades,
colegios, ferrocarriles y oficinas. Al decir que los documentos de
importancia
histrica
son
adecuados para transferirlos a los
Archivos, debe anotarse que la prctica de
resumir
documentos
individuales
para colocarlos en los Archivos, es vista con desagrado,
debido a que la integridad de los documentos es un principio bsico
en la gestin de archivos. Debe transferirse el archivador completo
con los perodos que cubre.
- 127 -

2) Docuirentos depositados por seguridad debido a su


extremo
valor. Dentro de estos documentos que estn ahora en el Archivo
de
Illinois estn la Constitucin de 1870 y los documentos de la Convencin
Constitucional
que la escribi; los escritos y resmenes
del estado real que posee el Estado; las leyes; los convenios interestatales; informes de corporaciones; y las copias de las micrqpelculas de seguridad. Algunos de estos son fondos activos que por razones
obvias y de seguridad necesitan una proteccin especial. Los Departamentos que depositan archivos activos pueden imponer
restricciones
razonables para su uso, tales como solicitar que se llame al Departamento para publicar informacin proveniente de estos documentos.
3) Documentos que estn an en uso activo,
pero
con
objetivos distintos a la administracin del Departamento donde se originan.
Por ejemplo los documentos de servicios de los soldados de Illinois en
la Guerra Civil son muy solicitados por personas que escriben historias familiares, que buscan admisin a sociedades de herederos,
que
irercan
tumbas y por otros estados que quieren completar sus archivos
G.A.R. No hay razn para que estos documentos que no tienen relacin
con las actividades civiles de defensa que son las tareas principales
del General Adjunto, sean parte del trabajo de estos funcionarios.
Para la informacin que se encuentra en estos documentos, el Departamento de Archivo
puede brindar datos colaterales tiles, evitando
que el jefe tenga que escribir a dos departamentos.
Los documentos del canal de Illinois y Michigan
incluyen,
entre
otros
tems, documentos de venta de las tierras del canal y
notas del estudio del territorio original. Estos documentos de
la
tierra los usan con frecuencia las compaas y abogados que buscan
aclarar ttulos y relacionan los documentos colaterales del Departamento
Ejecutivo
de la Secretara del Estado. Las notas de campo
originales,a menudo simples anotaciones a lpiz, son
pruebas
invaluables para establecer el derecho del Estado sobre la nueva autopista
de Chicago que reemplazar al antiguo canal.
Los documentos de los censos, originalmente tomados como base
para la presentacin a la Asamblea General y al Congreso, se usan
ahora para fines genealgicos. Cmo
quisiramos ahora que quienes
planearon los
formatos hubieran pensado en algunos tems adicionales que se hubieran podido incluir fcilmente y
que
hubieran
provisto tantos datos faltantes en las historias familiares.
Cuando el Arquitecto del Estado restaur la antigua Casa Estatal
Vandalia hace pocos aos, dependi en gran parte de los inventarios
legislativos, contratos y alusiones en las Revistas de la Asamblea
General.
Los
documentos
de la primera eleccin tambin pueden
citarse como uno de los muchos documentos usados ahora principalmente
con objetivos histricos - y para establecer apuestas electorales.
4) Un cuarto tipo de documentos adecuado para el Archivo
son
aquellos que
no tienen uso administrativo pero s un valor investigative presente o potencial. Un ejemplo excelente es la serie de
Estadsticas de Agricultura tornadas conjuntamente por el Estado y los
Departamentos de Agriculrura Federales. Muestran la variedad
de
cultivos y de ganado producida en cada granja, en qu cantidad, los
precios de venta, ganancias y prdidas, nmero de
acres,
si
la
tierra es propia o arrendada por el granjero, y otros puntos. En este
momento puede ser de poco inters, pero suponemos que el historiador
en economa dentro de 50 aos s lo estar por la informacin
- 128 -

detallada sobre la revolucin del maz oomo cultivo principal de


Illinois
hasta la agricultura diversificada de hoy, y podr estudiar
el efecto del mercadeo y otros factores sociales en el tamao y propiedades de las granjas.
5) Donde la micropelcula ha sustituido los documentos originales para el uso de oficina, algunas veces es mejor o necesario
conservar stos y en tal caso el Archivo es el lugar
apropiado para
hecerlo.
Recordemos dos sucesos. Los documentos de la Primera Guerra
Mundial fueron maltratados y parcialmente destruidos en el Incendio
del Arsenal del Estado de 1934.
El General Adjunto microfilma estos
documentos para su uso oficial y deposit los originales en los
Archivo del Estado.
El Departamento de Registro y Educacin guard
sus
documentos
de
solicitudes de licencias profesionales en su Depsito Departamental en el Edificio de Archivo.
Una
administracin
eficiente
demanda consulta frecuente de los documentos que el Departamento est
microfilmando para uso oficial y deposita los originales
permanentes
en el Archivo.
6) Los archivos inactivos que pueden usarse adecuadamente sin
retirarlos del Edificio de Archivo.
Ejemplos de estos documentos
son minutas y otros registros de tribunales y comisiones
sobresedos
por las Oficinas Legales, (e.g., minutas del antiguo Tribunal de
Administracin) depositados
por
el
Departamento
de Bienestar
Pblico;
y
documentos sobresedos de los predecesores del Departamento de Minas y Minerales. El Departamento de Seguros, por ejemplo,
deposit
los viejos y voluminosos informes hechos por las compaias
de seguros.
En forma rpida, puede ser interesante observar cmo se usan
los fondos en
los Archivos Estatales. Durante los dostfltirnosaos
el 76% de las solicitudes de informacin eran sobre
asuntos
del
Estado,
el 16% sobre historias familiares, el 6% sobre historia y el
2% sobre servicios de consultara. Bajo la clasificacin "historia
familiar"
se incluyen los archivos del servicio militar de la oficina
del General Adjunto, que se tuvieron a lo largo de la Guerra Espaola
Americana.
Algunas
de estas referencias incluyen la pensin y las
peticiones de Estado Civil, solicitudes de otros Estados para
completar
sus archivos sobre los veteranos de Illinois que posteriormente
vivieron en otros estados, y para informacin dtil en la marcacin
de tumbas, todo lo cual se pudo adicionar adecu^lamente a la lista de
referencias de asuntos del Estado.
El porcentaje
relativamente
bajo de solicitudes sobre genealoga e historia se debe al hecho que
la Biblioteca Histrica del Estado de Illinois, una institucin
separada, realiza muchas funciones que ordinariamente son asumidas por
la oficina de archivo del Estado.
Qu clase de documentos debe llevarse a los
Depsitos Departamentales?
Como se dijo anteriormente, los fondos de los Depsitos
Departamentales son los documentos permanentes que an
tienen
uso
administrativo semiactualizado, sobre los cuales el Departamento mantiene jurisdiccin inmediata. El Departamento de Archivo
a travs
de su sistema "charge-out" para las claves impresas a los funcionarios autorizados, mantiene la vigilancia, para conveniencia
del
jefe
del Departamento, sobre las idas y venidas de estos depsitos,
pero el Archivista y su personal no tienen acceso a
stos.
Los
documentos
se
pueden retirar para uso oficial sin que sean chequeados por los Empleados del archivo.
- 129 -

Les siguientes son algunos de los documentos ms importantes del


Estado que los Departamentos vieron la necesidad de una proteccin
fsica y moral del Edificio de Archivos:
1) Documentos de casos de la Corte Suprema, 1818.
2) Comisin del Servicio Civil.
Documentos de
casos
del
servicio civil de los empleados Estatales.
3) Tesorero Estatal. Documentos de
garantas;
inscripciones
de bonos u obligaciones.
4) Auditor
de las Cuentas Publicas.
Documentos
de
las
garantas pagadas y canceladas. Los documentos de la Tierra bsica
del Estado; los estudios y documentos de ventas de la Oficina
de
Tierra de los E.U. en Illinois; ventas de las tierras pertenecientes
al Estado.
5) Departamento de Minas y Minerales. Mapas de
minas (siendo
los originales los que usaban las estaciones de Rescate Minero).
6) Divisin de Arquitectura
e Ingeniera,
Departamento
de
Obras Publicas y Edificios. Planos originales, especificaciones y
contratos para las construcciones Estatales.
7) Departamento de Seguros. El "archivo oficial"
sobre
las
autorizaciones de las compaas de seguros que operan en Illinois.
8) Sistema de Jubilacin de Profesores.
Documentos
de
casos
sobre el pago a profesores que reciben los beneficios del Sistema.
9) Divisin de Estadsticas Vitales, Departamento de
Salud
Publica. Certificados originales de nacimiento y defuncin.
10) Secretara del Estado como oficial
de
archivo para el
Gobernador.
Solicitudes de absoluciones y conmutacin de sentencias.
11) General Adjunto. Documentos de servicio para
la Guardia
Nacional de Illinois.
El Departamento de Archivo
de la Biblioteca del Estado de
Illinois ofrece servicios de asistencia sobre el almacenamiento y
otros cuidados de los documentos pblicos.

- 130 -

FORMACIN PROFESIONAL DEL PERSONAL DE ARCHIVOS


Punto 33

U n a norma internacional para la formacin


de archivistas y encargados de registros
Michael C o o k
catedrtico de archivstica,
Universidad d e Liverpool

Dentro de poco tiempo se publicarn las directrices R A M P para la elaboracin del plan de
estudios para la formacin de archivistas y encargados de registros. Su propsito no ser el
de imponer uniformidad sino el de brindar orientacin sobre los problemas generales y los
problemas especficos inherentes a la formacin profesional superior, intermedia y paraprofesional en todos los pases. El objetivo bsico consiste en prestar servicio al pblico mediante
un eficiente servicio de informacin que sea de utilidad en las actividades culturales, la
investigacin y la administracin. Este esfuerzo puede ayudar a resolver las hondas divisiones
que existen en diferentes regiones entre las tradiciones de la formacin y las de la administracin, lo que se traduce en la necesidad de armonizar la formacin de archivistas con la de
bibliotecarios y documentalistas. Otros problemas tratados tienen que ver con la infraestructura
necesaria para un plan de formacin y los de localizacin, niveles de admisin y escalafn
docente, y la estructura de la carrera ofrecida. Se analiza tambin el programa de estudios.
El P r o g r a m a de Gestin d e D o c u m e n t o s y Archivos ( R A M P ) del P r o g r a m a
General de Informacin de la Unesco va a publicar dentro de poco u n programa
m o d e l o para los estudios de administracin de registros y archivos modernos: las
directrices del R A M P . Ser ste u n o de u n a serie de manuales que tratan sobre
diversos aspectos d e la prctica de la administracin d e archivos y registros,
concomitante con el trabajo similar q u e est siendo realizado dentro del Prog r a m a U N I S I S T 1 . El presente artculo es u n comentario sobre algunos de los
problemas encontrados al tratar de definir u n a n o r m a para la formacin y
educacin d e archivistas y administradores d e archivos vivos q u e pueda tener
aplicacin internacional. El principal objetivo consiste en aportar algo que p u e d a
ser especialmente til c o m o gua para la formacin de archivistas en los pases
en desarrollo. Se espera tambin que las directrices p u e d a n estimular innovaciones
en el c a m p o de la formacin que ayuden a los cambios de orientacin profesional
que tanto desea la c o m u n i d a d internacional de archivistas.

Problemas generales
D o s problemas generales aparecieron al tratar d e considerar la posibilidad de
u n a n o r m a internacionalmente aceptada. Por u n a parte, el problema de las
diferencias culturales, lingisticas y administrativas entre las principales regiones
del m u n d o ; por otra, la cuestin de la armonizacin de la formacin de archivistas
con la d e otros trabajadores de la informacin, principalmente bibliotecarios y
documentalistas. Informes presentados a la conferencia d e expertos sobre esta
armonizacin, que tuvo lugar en Pars en noviembre d e 1979, ponan de relieve
estos problemas y al m i s m o tiempo definan las lneas d e enfoque que han sido

RUCIBA,

vol. IV, n. a, abril-junio de 1983

131 -

adoptadas en las directrices del R A M P 2 . Dichos informes subrayaban la importancia de superar la dificultad de encontrar normas comunes para u n programa
de formacin aplicable a tradiciones educativas tan diferentes y apropiado para
sistemas administrativos tan distintos. L a administracin de archivos se halla
siempre profundamente arraigada en el carcter histrico singular de la sociedad
a la cual sirve.
E n los informes se lleg tambin a la conclusin de que exista u n a necesidad
urgente de desarrollar rpidamente los medios de formacin en m u c h a s partes del
m u n d o . Las cifras suministradas fueron reforzadas con estudios anteriores y
mostraron que inclusive los pases m s pequeos pueden estimar la d e m a n d a que
hay en la formacin de archivistas y en los servicios de desarrollo de la administracin de archivos y registros en los gobiernos central, departamental y m u n i cipal, as c o m o en el sector privado. Todos los sistemas de formacin de las profesiones de la informacin tienen c o m o objetivo c o m n el desarrollo de servicios
cuyo valor sea directo para el desarrollo nacional y para el pblico, de manera que
en este contexto general se pens que u n intento serio de identificar los valores y
normas inherentes a ellos seda til tanto para los institutos de formacin profesional de los pases desarrollados c o m o para los cursos de formacin recientemente establecidos en otros pases.
Es especialmente necesario desarrollar la infraestructura de la formacin en
administracin de registros, disciplina que tiene igual importancia en los pases
desarrollados c o m o en las naciones en desarrollo. Si bien la administracin de
registros es objeto de enseanza en la mayora de instituciones de formacin de
archivistas en cualquier parte del m u n d o , las directrices pueden ayudar a realizar el equilibrio de los cursos culturales y de administracin dentro del prog r a m a de formacin. T a m b i n debieran contribuir a estimular el desarrollo de
materias m s tcnicas y, sobre todo, inciticar al establecimiento de m s lugares
de formacin, sugiriendo maneras de fomentar la creacin de nuevos cursos. H a c e
algunos aos, la tendencia consista en organizar sofisticadas escuelas regionales
destinadas a servir a zonas amplias y variadas. Estas escuelas regionales resultaron
relativamente difciles definanciary administrar (salvo dos de ellas que han tenido
notable xito) y tropezaron con agudos problemas de mezclas culturales e histricas dentro de sus zonas de accin. L a tendencia hoy en da consiste en estij
mular a los pases para que establezcan sus propias escuelas de administracin de
archivos y registros para atender a sus propias necesidades y su propio potencial.
E n esta situacin se hacen particularmente necesarias u n a direccin c o m n de
orientacin y normas de validez internacional.
C o m o en todo el sector terciario, los servicios de administracin de archivos y
registros necesitan una infraestructura en la sociedad. E n primer lugar, requieren
la existencia de un gobierno con objetivos de desarrollo m o d e r n o y u n programa
de planificacin con miras al futuro. Los archivistas y los administradores de
registros son de utilidad para la sociedad y la administracin, y por ello deberan
ser suficientemente numerosos (como los dems trabajadores de la informacin)
y ocupar u n lugar adecuado en el plan de desarrollo de la m a n o de obra. D e la
m i s m a manera sera difcil que hubiera matrculas y formacin de candidatos sin
que existieran suficientes egresados en los diversos niveles del sector educativo
pblico, particularmente el universitario (de 21 aos de edad y ms) y el secundario (de 16 a 18 aos de edad). El pas debiera disponer por lo menos de una red
embrionaria de instituciones culturales y de investigacin para que los archivistas
ocupen un puesto en el desarrollo de la investigacin y el desarrollo cultural as
c o m o en la administracin. Habra que facilitar las relaciones y comunicaciones
entre pases impulsando el aprendizaje de un idioma internacional. Ninguna de las

132 -

profesiones de la informacin puede florecer sin esto. T a m b i n debiera haber


cierto grado de acceso a la tecnologa pertinente.
L a cuestin de la estructura de las carreras es importante. D e la experiencia de
algunos pases se deduce que u n estatuto inferior de carrera en cualquiera de las
profesiones de la informacin se traduce en niveles bajos y por lo tanto en bajos
servicios pblicos. Es especialmente importante en los pases menos desarrollados
que la inversin en servicios tales c o m o la administracin de archivos y registros
(o en bibliotecas y centros de documentacin) sea directamente rentable gracias a
una administracin eficiente de la informacin til para el gobierno, la planificacin y el desarrollo de los programas de investigacin y los programas culturales.
El reclutamiento de los candidatos apropiados y la eficiencia de estos una vez
formados dependen de la carrera que se les proporcione y del medio ambiente
general en que tengan que trabajar.
L a administracin de archivos y la administracin de registros son dos aspectos
de una sola estructura profesional dentro de la cual se pueden distinguir tres niveles
de carrera. E n el nivel m s bajo estn los paraprofesionales, que proceden de la
escuela y a los que se asignan tareas que pertenecen esencialmente al c a m p o
profesional (por ejemplo, la ordenacin y descripcin de archivos, o el control de
las operaciones relacionadas con la administracin de registros), pero que se
llevan a cabo c o m o procesos, bajo la supervisin de superiores profesionales. El
siguiente es el nivel profesional de los egresados de la universidad. S u trabajo
consiste en el diseo y supervisin de los procesos profesionales, en los que deben
participar c o m o agentes activos e inteligentes de la informacin, administracin
e investigacin en su pas. Por ltimo, hay u n nivel superior en el que el personal
de mayor experiencia se ocupa m s de la administracin, la planificacin y las
relaciones pblicas que de la direccin de los procesos profesionales dentro del
servicio. N o es siempre fcil distinguir con claridad y concrecin estos tres niveles
a travs de las fronteras nacionales; por ejemplo, la proporcin de personal
completamente profesional con respecto al personal paraprofesional vara m u c h o
de un pas a otro. Significa esto que las divisiones entre los niveles tienen que estar
netamente establecidas en los diferentes lugares? Se" opina que todos los pases
tienen, o deberan tener, trabajadores debidamente capacitados a todos los niveles,
aunque estn asignados de manera distinta en determinadas situaciones.
Otros problemas surgen cuando se trata de decidir en qu contexto instalar una
escuela de formacin. E n Europa, nunca se ha estado completamente de acuerdo
en que la formacin que se imparte en las instituciones acadmicas sea mejor que
la formacin en el curso del trabajo o el aprendizaje dentro de un servicio amplio.
E n cierta medida ste es un problema prctico, puesto que para instalar una escuela
de formacin se necesita disponer de u n mnimo de alumnos que quieran matricularse, profesores calificados disponibles y que las autoridades competentes estn
dispuestas afinanciarla escuela.
E n cada uno de los aspectos se tropieza con dificultades. Las escuelas de archivismo, en comparacin con las facultades o escuelas de bibliotecologa, son
necesariamente pequeas, aunque no forzosamente tan pequeas c o m o a veces se
piensa: si se satisficieran completamente las necesidades de la administracin
pblica y del sector privado, la mayora de pases contara con u n cuerpo de
archivistas practicantes y administradores de registros que se contaran por
centenas m s bien que por decenas*. A u n q u e cuentan con relativamente pocos
alumnos, las escuelas de formacin necesitan ensear una serie bastante amplia de
materias, de ah que sea necesario utilizar las capacidades de varios profesores.
C o m o si esto no fuera suficiente problema, a veces es difcil encontrar a profesores
calificados en muchas de las materias que se ensean, especialmente materias

133 -

profesionales. Los pases menos desarrollados deben pensarlo cuidadosamente


antes de sacar al personal eficiente y experimentado de sus labores normales
(aun en el caso en el que prosigan trabajando en ellas) para asignarlos como profesores, pese a que a la larga esto pueda resultar una buena inversin de recursos
escasos. E n la prctica, muchos profesores de materias profesionales sern practicistas locales que enseen a tiempo parcial. Queda sitio limitado para expertos
extranjeros, por cortos periodos, cuando puedan ser suministrados mediante
arreglos de intercambio.
Debido a estos problemas, en general los pases ms desarrollados han incorporado sus escuelas de formacin de archivistas a instituciones ms importantes o a
un gran servicio nacional de archivos (como en la Repblica Federal de Alemania
y la India) a una facultad de bibliotecologa y estudios de la informacin (como en
Espaa), o a una universidad. Esto ultimo es una prctica ampliamente seguida y
que presenta muchas ventajas. La escuela de archivistas no slo puede utilizar los
recursos acadmicos de la universidad empleando a profesores de materias
relacionadas con las suyas propias y utilizando las salas de conferencia, el equipo
de enseanza y las bibliotecas sino que tambin puede atender ala vida material,
cultural y recreativa de los alumnos explotando el mbito universitario.
El enfoque que se adopte en la enseanza de las materias afecta a la infraestructura fsica de una escuela de archivistas. Las salas de reunin y las aulas de
seminarios tienden a determinar el carcter de los grupos que los usan, y no slo
por el hecho de limitar la cantidad. El carcter docente de la escuela debera ser
una combinacin apropiada de lo prctico y lo terico, y tener un estilo abierto.
Esto implica la intencin consciente, especialmente por parte de los profesionales,
de desarrollar una tradicin de autosuficiencia, de aceptacin de la responsabilidad y de capacidad para identificar y resolver los problemas. La importancia de
este enfoque se ve subrayada cuando existe la necesidad de una rpida y temprana
responsabilidad y de un rpido desarrollo de un tipo de administradores nacionales.
Por ello los estilos de enseanza y su medio ambiente son importantes. Tambin
hay algunos requisitos tcnicos: acceso a una biblioteca de literatura profesional
que contenga materiales que no sean libros y (lo que se presta a mayor controversia) acceso a un laboratorio de restauracin de archivos. Esto necesitara personal tcnico para mantenerlo y, lo que sera ideal, un cientfico universitario que
llevara a cabo su programa de investigacin. Sin embargo tambin es posible
limitar el nivel de la restauracin, utilizando solamente materiales locales y tecnologa elemental. E n cualquier caso, la importancia creciente de la conservacin
como una de las necesidades tcnicas de la sociedad indica que la escuela debera,
siempre que sea posible, disponer de un laboratorio o taller.
Aunque es importante que las asociaciones profesionales participen en la planificacin de los programas de formacin y en lafijacinde normas, tambin
importa que las escuelas, o su universidad matriz, se responsabilicen de la seleccin de los alumnos que van a asistir a los cursos. La aceptacin de candidatos mal
preparados, so pretexto de necesidad administrativa inmediata, puede engendrar
problemas en los aos venideros.
Por supuesto que es importante la cuestin del nmero de alumnos. Las
encuestas destinadas a determinar la m a n o de obra darn alguna indicacin de las
cantidades necesarias en un pas dado, pero siempre hay tendencia a subestimar
la verdadera demanda potencial. L a experiencia en pases menos desarrollados
indica que el reclutamiento inicial de unos veinte paraprofesionales y cinco profesionales podra ser un buen comienzo, pero las circunstancias de los pases
difieren tanto que esta proporcin podra inclusive invertirse en algunos pases.
La ndole de la materia es contraria a la cantidad ptima. El nmero de alumnos

134 -

tambin se ve afectado por la ndole de la poltica de matrculas. L a aceptacin


de los alumnos solamente cuando estn contratados por un servicio pblico
implica una limitacin externa, y es probable que se descuide hasta cierto punto
la formacin para el sector privado. U n a situacin de mercado completamente
libre tambin impone limitaciones de diferente ndole. Es posible u n arreglo en
virtud de) cual los estudiantes sean aceptados nica o principalmente entre los
que hayan sido auspiciados por los empleadores. Habra que establecer una
estrecha colaboracin entre las agencias de empleo, la universidad, las asociaciones profesionales y la entidad de planificacin de la m a n o de obra. Al seleccionar alumnos para la admisin, es la motivacin bien fundamentada, la cualidad
m s importante en la que se deberanfijarlos seleccionadores.
El ingreso bsico en el trabajo de administracin de archivos y registros es a
nivel profesional. L a mayora del m u n d o conviene que los que practican el archivismo deberan ser egresados universitarios, es decir, poseer algo equivalente al
primer ttulo universitario que los alumnos obtienen hacia los 21 aos. A d e m s de
esto, deberan tener una formacin especficamente profesional. Dicho en otras
palabras, esto significa que los archivistas y administradores de registro deberan
tener unos cuatro aos de educacin, o sea, tres aos de universidad general y u n
ao de estudios de formacin profesional, despus del bachillerato'. L a formacin
profesional bsica debera por lo tanto ser considerada c o m o un curso a nivel de
maestra, c o m o ya sucede en varios pases. Se recomienda que el curso dure un ao
lectivo, incluido el trabajo individual de preparacin de los exmenes, memoria o
tesis. El curso debera tener una orientacin administrativa, y la intencin debera
ser la de producir personal que puedan abordar su trabajo en forma autosuficiente
y con vistas a resolver problemas. C u a n d o sea posible podrn aceptarse algunos
egresados de ciencias naturales, pero en general el ingreso debera ser para
personas que tienen un primer ttulo con alguna orientacin a la investigacin
documental retrospectiva o a la utilizacin de evidencia primaria.
El acceso al grado superior del trabajo de administrador de archivos o registros
ser principalmente por seleccin con base en la experiencia. H o y , sin embargo,
la aceptacin de una especializacin tcnica ser probablemente un factor importante en la seleccin de candidatos para los puestos m s altos, por lo cual se justifica suficientemente impartir formacin avanzada en materias especializadas.
Estas especializaciones podran incluir el desarrollo de sistemas automatizados,
programas educativos o publicaciones. Sera necesario impartir instruccin en
ciencias administrativas, naciendo hincapi en el trabajo individual que favorezca
la estrecha participacin investigativa del estudiante. Las calificaciones resultantes
deberan ser aproximadamente las de un grado de doctorado. Los archivistas que
pasan a ser profesores de materias profesionales necesitarn formacin avanzada
en pedagoga y en las especializaciones apropiadas.
l grado de confianza que se les concede a los paraprofesionales vara muchsimo
de un pas a otro. Es probable que siempre sea necesario contar con u n cuerpo de
paraprofesionales para la ejecucin de las tareas bsicas, aunque su n m e r o y la
responsibilidad que se les asigne dependern de factores externos. Entre stos se
encuentran la relativa dificultad de contratar a egresados, la ndole de la estructura de la carrera e inclusive las esperanzas de la sociedad en general. H a y algunas
tareas profesionales, c o m o la gestin de los documentos (seleccin de registros para
retencin o para destruccin) que nunca deberan confiarse a no titulados. Pero
la presin que pueden sentir las organizaciones m a s pequeas de emplear solamente
a profesionales para encargarse de los servicios de administracin de sus archivos
o registros domsticos puede ser m u y grande. E n todo caso, el requisito principal
en la formacin de paraprofesionales es el de que los cursos sean m u y prcticos.

135 -

A pesar de este requisito, n o es fcil concebir satisfactorios cursos prcticos (de


cualquier nivel) que hayan de efectuarse bajo supervisin'. Por ejemplo, en la
administracin de registros los procesos prcticos involucran al manejo de registros
que todava estn activos dentro de u n sistema. Normalmente n o es aceptable
para u n a entidad que estudiantes externos tengan libre acceso a estos registros.
Quizs la respuesta a este problema sea organizar las prcticas dentro de la entidad
que ya est empleando al alumno; pero en este caso subsistir el problema
de permitir a los capacitadores ejercer una supervisin estrecha y definir las
tareas prcticas que puedan suponer crticas o alteraciones d e los mtodos
existentes.
Otro problema es el de brindar una estructura de carrera a los paraprofesionales. Si se quiere reclutar a alumnos de calidad y altamente motivados, hay
que darles la oportunidad de ascender en la profesin. Pero si la matrcula se hace
al terminar los estudios secundarios, debern franquear la barrera del diploma
universitario antes de poder ser admitidos en cursos de nivel profesional. Se presentan casos de personas que han saltado esta barrera merced a su experiencia y a
su xito en el trabajo. E n trminos generales, sin embargo, hay que insistir en el
hecho de que el progreso en la profesin se puede conseguir solamente obteniendo
un ttulo y formacin m s avanzada. Es probable que la introduccin en u n a
profesin de nivel universitario de personas que n o tienen ese nivel permita
alcanzar u n rendimiento m a s elevado.
E n cualquier caso, en todos los niveles el personal debera ser consciente de la
necesidad de seguir instruyndose, por lo que el sistema de formacin debera ser
concebido en funcin de esta exigencia.

El programa de estudios
Hasta ahora, slo se han evocado consideraciones generales y de contexto. Respecto a los propios cursos, las directrices clasifican primero las materias que van a
tratarse y luego establecen u n esquema para agruparlas en mdulos que se
adapten a las circunstancias especiales de cada tipo de curso.
C a b e recalcar que las directrices no se proponen estimular un sistema absolutamente uniforme de formacin por doquiera. C a d a escuela de formacin debe
concebir sus cursos de m o d o que correspondan a las circunstancias del pas o de la
regin, a las necesidades de los servicios de administracin de archivos y de
los registros suministrados, a los propios estudiantes y a los recursos docentes
disponibles.
Excepcin hecha de una breve base general, los cursos se dividen en tres grandes
reas: materias profesionales principales; materias comunes a archivos y a otras
profesiones de la informacin; y materias comunes a archivos y a otras disciplinas.
H a y tambin una pocas cspccializaciones que se pueden tratar c o m o facultativas.
El principal objetivo de u n curso de base consiste en consolidar la parte d e
educacin general. Normalmente el alumno debera haber adquirido ya estos
elementos bsicos en la escuela, aunque pudiera suceder que fuera necesario
impartir un curso especialmente concebido para la educacin general u otra clase
de conocimientos fundamentales. Por lo menos podra ser necesario impartir
alguna orientacin para que el alumno se pueda formar una idea de las relaciones
existentes entre su disciplina y las dems reas de estudios de informacin, as
c o m o del lugar que ocupa su disciplina en el desarrollo nacional.
A . Los estudios profesionales incluyen: administracin de registros; administracin
de archivos; ciencias auxiliares de la historia; historia administrativa. L a relacin

136 -

existente entre estas materias podra variar m u c h o segn la tradicin del pais,
c o m o se indica a continuacin.
L a administracin de registros tal c o m o se ha desarrollado en Amrica del
Norte incluye administrar la informacin, o sea los sistemas de formularios, los
informes, correo y archivo, incluyendo innovaciones tcnicas tales c o m o el procesamiento alfabtico, los microformularios y el control del equipo de oficina c o m o
fotocopiadoras y sus suministros. U n enfoque m s europeo de la administracin
de registros se concentra en los mtodos de sacar registros medio-corrientes de
sistemas activos, su control y recuperacin en centros de registro. A m b o s enfoques
tienen en c o m n , sin embargo, el objetivo general de mejorar la administracin
de los medios de informacin y registro en la funcin pblica y el sector privado,
repercutiendo as de manera fuerte y duradera en las normas de planeamiento e
investigacin de su pas. Si las directricesfijanbuenas normas, los profesores se
vern inducidos a escoger los elementos que mejor les convengan y se vern
estimulados a ensayar innovaciones que pueden resultar tiles.
L a administracin de archivos, por lo menos en una exposicin terica, se
ha acercado m u c h o m s a u n a norma internacionalmente aceptada, aunque se
controvierte todava la terminologa. L a materia trata de la adquisicin, preservacin y comunicacin de archivos, as c o m o su control administrativo e intelectual. E n el control intelectual, la prctica archivista ha tendido a asimilarse
m s a las prcticas de recuperacin de la informacin en las ciencias de la informacin de m o d o que este aspecto se trata entre las materias comunes de los
estudios de informacin.
Las ciencias auxiliares de la historia fueron u n tiempo predominantes en
los sistemas de formacin de archivistas de muchos pases, pero ahora estn
perdiendo terreno y dejando la primaca al estudio de los sistemas tcnicos de
informacin. Siempre habr necesidad de la interpretacin tcnica, con valor de
testimonio, de los documentos, y siempre ser una de las funciones de un archivista
el suministrar esta interpretacin. C o m o es natural, el grado en que el archivista
necesita estudiar la paleografa, los documentos pblicos, la sigilografa o las
lenguas muertas, variar m u c h o de un pas a otro. Sern m u y pocos, sin embargo,
los pases que no le necesiten. Amplias regiones del tercer m u n d o han heredado
archivos ms viejos que necesitan estas calificaciones. Tal es el caso, por ejemplo,
de las islas del Caribe o de los antiguos reinos del Asia del sur y sudoriental.
Algunos pases de frica podrn estimar que su archivo precolonial es enteramente no documental, pero ah tambin hacen falta archivistas que participen
inteligentemente de alguna manera en la conservacin y desciframiento de Jos
elementos que contienen informacin (los cuales no tienen que estar, necesariamente, en forma escrita) o en la recoleccin y preservacin de documentos
orales. D e igual forma, los medios visuales o sonoros exigen, en algunos contextos,
administradores especializados.
L a historia administrativa, cuarto elemento de esta seccin, es un tema en
el que la contribucin de los archivistas es esencial. L a dificultad radica en que
se trata de una materia cuya investigacin y enseanza deberan, por regla
general, confiarse a archivistas, que son quienes da a da manejan estos materiales. Es un problema desarrollar la historia administrativa (tambin denominada
constitucional o institucional) c o m o materia lectiva en la formacin de estudiantes
de archivismo, cuando, m u y a m e n u d o , la materia n o se puede desarrollar sin
el trabajo previo de esos estudiantes mismos. Ninguna solucin es posible a
corto plazo, especialmente por tratarse de u n caso en que podra n o resultar til
recurrir frecuentemente, y por un periodo determinado, a un experto extranjero*.

137 -

B . La li-ta de las materias comunes que se han de incluir en los cursos con alumnos
de otras profesiones de la informacin (bibliotecologa y documentacin), establecidos en la reunin de armonizacin de los programas de formacin, es
impresionante':
i) reprografa: artes grficas, fotografa, microfotografa, xerografa;
ii) tcnicas de presentacin y exhibicin, programas de educacin del pblico;
iii) conservacin y restauracin, por lo menos respecto al manejo de sistemas de
reparacin y al mantenimiento de normas para los locales de almacenamiento de documentos (la reparacin es en s, evidentemente, una materia
tcnica en la que hay que capacitar a los especialistas);
iv) almacenamiento, recuperacin y difusin de la informacin son materias que
en una poca se pudieron haber considerado componente central de la
administracin de archivos (ahora se estn desarrollando rpidamente, con
una compleja base terica y tecnolgica, y constituyen un rea de la administracin de la informacin, incluyendo catalogacin, clasificacin, indizacin y
difusin selectiva de la informacin, o sea una materia de por s m u y slida);
v) bibliografa y fuentes de informacin, servicios de referencia, servicios bibliogrficos y bsqueda de literatura;
vi) estudios acerca del usuario: materia desarrolladsima en bibliotecologa, en la
que se pueden usar algunas de las tcnicas de las ciencias sociales para
emprender estudios sobre las poblaciones de usuarios (no es seguro que los
archivistas necesiten desarrollar estas tcnicas al mismo grado que los
bibliotecarios, pero tienen sin duda que poder apreciar la demanda del
usuario y organizar su trabajo para satisfacerla; es conveniente que puedan
organizar la misma clase de investigacin que usan sus colegas de las dems
profesiones de la informacin);
vii) legislacin y reglamentacin: actualmente hay campo para un estudio
comparativo a nivel internacional sobre esta materia que se puede considerar
materia troncal comn y que por ello debera incluir temas tales como el
depsito legal, el derecho de autor, las libertades de proteccin de la informacin y de los datos y materias menos delicados tales como la definicin
legal y el control legal de los servicios de administracin de archivos y
registros;
viii) seguridad: materia importante y tcnicamente en desarrollo;
ix) diseo de edificios y controles medioambientales dentro de los edificios;
x) anlisis de sistemas, incluyendo la automatizacin; esta materia innovativa
ser de aplicacin menos inmediata en algunas partes del m u n d o , pero se
puede predecir con certeza que es deseable cierto grado de aceptacin de
los sistemas automatizados por doquier, y es seguro que la capacidad de
analizar svi propio sistema y saber presentar los resultados de ese anlisis,
es parte importante de la formacin profesional.
C . Se considera que los cursos comunes a otras disciplinas incluyen tres elementos:
las ciencias administrativas, los idiomas y la metodologa de la investigacin.
Todos los archivistas y administradores de registro necesitan cierta competencia
en administracin. Por ejemplo, la administracin por objetivos, el manejo de
bancos de datos, el diseo de sistemas de registros, algo de mtodos estadsticos,
presupucstacin y anlisis costo/beneficio, le sern necesarios virtualmente a
cualquier archivista profesional. A niveles de mayor jerarqua, sera necesario
tener algunos conocimientos de administracin, por ejemplo en manejo de
personal, en tcnicas de organizacin y mtodos, o en estudio del trabajo, y
algunos conocimientos de contabilidad de gestin.

138 -

Y a se ha mencionado la necesidad de que algunos archivistas tengan conocimientos de un idioma antiguo. Esto debera estar respaldado por el dominio
de un idioma internacional afinde facilitar la comunicacin.
La metodologa de la investigacin es una materia importante pero difcil. Es
importante porque los archivistas deben ser considerados esencialmente c o m o
participantes y contribuyentes de la actividad de investigacin de su pas. Los
encargados de registros corrientes tambin deberan ser considerados en esta
forma y, ciertamente, para poder apreciar los registros que merecen retencin,
deben ser conscientes de las necesidades de la investigacin. Por otra parte, no
est aceptado universalmente que sea posible organizar la formacin en metodologa de la investigacin, excepto en algunas ramas especializadas. Puede ser
que, c o m o en el caso de la historia administrativa, los archivistas mismos sean
los principales participantes en un estudio organizado y estructurado de la
metodologa de la investigacin; pero si esta situacin se presenta, es importante
que ellos lo hagan en cooperacin con los otros miembros activos de la industria
de la investigacin, incluyendo los historiadores y dems especialistas de la
ciencias sociales.
D . E n trminos generales, se recomienda que haya una sola clase de cursos de
formacin para todos los archivistas y administradores de registros en cada pals
o regin. Ese curso debera contener, c o m o se ha mencionado antes, algunos
elementos que se enseen y estn diseados en c o m n con los otros trabajadores
de la informacin, cuando esto sea posible institucionalmente, pero n o debera
haber muchas materias facultativas o que se excluyan entre s. C a d a archivista
puede por supuesto escoger u n c a m p o especial de inters durante su carrera,
pero n o dispone de la amplitud de especialidades con que pueden contar los
bibliotecarios. Probablemente la opcin m s amplia es entre dedicarse a archivos
antiguos y a la orientacin cultural y de investigacin concomitantes, o dedicarse
a la administracin de los sistemas de archivos corrientes. Pero a m b a s clases de
archivistas tendern a trabajar en un servicio bastante circunscrito, con muchos
objetivos comunes. Por consiguiente, no se estim que debieran brindarse muchos
cursos facultativos en la formacin bsica profesional.
Sin embargo, fueron mencionadas tres posibilidades de cursos facultativos,
necesarios para que archivistas experimentados puedan, por ejemplo, recibir
formacin especializada avanzada:
i) el uso, en la educacin, de material de primera m a n o : sta es una materia
que hoy en da exige u n conocimiento de otros medios y familiaridad con la
teora educativa y su prctica;
ii) la administracin de la conservacin, que incluye conocimientos cientficos
al m s alto nivel y las capacidades necesarias para administrar una unidad
tcnica y su personal;
iii) la administracin de u n a unidad de publicaciones, que tiene un aspecto
tecnolgico y u n aspecto profesional, y repercusiones en la evaluacin de la
d e m a n d a d e los usuarios.
Casi todas estas materias exigen realmente algo de experiencia prctica y en
algunos casos sera m s bien difcil planear y supervisar las prcticas. Son especialmente necesarias prcticas estrechamente supervisadas cuando el curso es para
paraprofesionales. E n el caso de los profesionales, se estima que la formacin
bsica podra incluir un trabajo individual consistente en un tratamiento razonado
incluyendo la descripcin de una serie de archivos o el estudio de u n problema
de administracin de registros en un contexto determinado. Escrito en forma de
memoria, el resultado de este estudio podra evaluarse y podra conducir a una

139 -

norma de reconocimiento general, comparable a las sanciones que coronan otros


cursos de titulacin.
Las directrices sugieren que estos elementos de curso podran combinarse en
grupos de mdulos para que de esta forma resulten mejor adaptados a los diversos
niveles en que se inscribe al alumnado. Tanto los alumnos profesionales (de
postgrado) c o m o los paraprofesionales deberan recibir una formacin que abarque
toda la escala de materias, en la medida en que sean aplicables a la situacin
del pas, pero tratadas de manera diferente en los dos niveles. Los paraprofesionales
deberan seguir un curso m u y prctico con muchas demostraciones en el terreno
y ejemplos concretos. Los profesionales deberan abordar la materia con curiosidad de espritu y progresar tanto c o m o les sea posible por su propio esfuerzo.
Es importante lograr que, en la medida de lo posible, la orientacin del curso
tienda a formar profesionales bien motivados y capaces de utilizar sus aptitudes
administrativas y tcnicas en la solucin de los problemas encontrados en el
trabajo y para elaborar soluciones aplicables en la prctica y que aseguran con
xito visible el buen funcionamiento de servicios socialmente tiles.
Notas
i. D e especial aplicacin aqu resultan las Guidelines for curriculum development in information studies,
de W . L . Saunders, Paris, Unesco, 1978 ( P G I - 7 8 / W S / 2 7 ) . [No existe versin espaola.]
2. Resumidas por M . C o o k en "Formacin profesional de archivos: problemas de modernizacin y de a r m o nizacin*', RUCIBA> vol. II, n. 3, 1980, p. 156-166.
3. J. H . d ' O lier y B . Delmas. Planning national infractructures for documentation libraries and archives, Paris, Unesco,
19754. P . Havard-Williams y . G . Franz, Planning information manpower. Conferencia Intergubernaznental sobre
el Planeamiento de las Infraestructuras Nacionales de Documentacin, Biblioteca y Archivos, Pars,
23-27 de septiembre de 1974, p . 45.
5. Este aspecto est siendo considerado por la Sociedad de Archivistas Americanos en la divulgacin de sus
Guidelines for graduate archival education programs, Society of American Archivists, Education directory, en
"Proposed program standard for archival educationthe practicum", SAA Newsletter, julio de 1979,
p. 19-21.
6. U n a excepcin sorprendente de estas observaciones la constituye el trabajo de M . Bax y Neil B a x en el
Centro Regional de Formacin de Archivistas, Universidad de G h a n a .
7. Unesco, Programa General de Informacin, Reunin de Expertos sobre la Armonizacin de los Programas
de Formacin de Archivistas, Pars, 26-30 de noviembre d e 1979, Informe final, ( P G I / E T / H A R M / 7 ,
14 de enero de 1980). [ N o existe versin espaola.]

- 140 -

GESTION D E ARCHIVOS Y DOCUMENTOS

Ideas modernas sobre la administracin


de archivos

por Frank B. Evans, profesor agregado de historia,


T h e American University,
Washington, D . C .

Se examinan y se contrastan los conceptos clsicos y modernos de administracin de archivos


en los pases angloamericanos y se indican las transformaciones radicales que sufre la profesin de archivero.
H a c e cerca de diez aos, Sir Hilary Jenkinson, en su ultima obra literaria, deploraba "esa forma de hereja", que pretende, que el archivero "moderno" necesita
"ordenar los archivos de manera que respondan mejor a sus requerimientos", y
hasta lleg a proponer que "esa definicin pudiese ser modificada en cada pas
segn sus necesidades particulares". Sir Hilary pronunci estas palabras, c o m o
presidente de la British Society of Archivists, cuando mostrndose exponente
ilustre de lo que puede llamarse la escuela "clsica" de la administracin de
archivos, disip toda d u d a sobre su reconocido "impenitente conservadurismo".
Para prevenir los "males" que predijo causara esa poltica liberal, pidi enrgicamente a los archiveros del m u n d o entero que se mantuvieran "firmemente
adheridos a unos pocos principios fundamentales e inmutables orgenes bsicos
y principios bsicos que decidan en ltimo trmino lo que el archivero puede y
no puede hacer". Proclam categricamente estos orgenes y principios c o m o
"acumulacin natural (opuesta a compilacin artificial), base administrativa,
preservacin esencial de las referencias, ... custodia; y ... posibilidad de esa
definicin a documentos de todo gnero y fecha". Aada en cuanto a la definicin
de los archivos "modifquela si quiere y c o m o quiera, pero a condicin de que no
se alteren en medida alguna esos cinco elementos *".
Sir Hilary se ocup luego de los problemas que plantea la "ndole de los archivos
modernos" su "enorme y actualmente inevitable masa", la "duplicacin o la
multiplicacin que son resultado de las facilidades que ofrece la maquinara
moderna a gentes perezosas o indiferentes; y luego la dudosa calidad de la mayor
parte de los materiales utilizados ; por ltimo la necesidad de una cierta eliminacin con la consiguiente seleccin . Quit valor a muchas de las caractersticas
de los archivos modernos pues que slo sirven para crear en el personal de archivos
problemas de locales, plantilla y restauraciones, c o m o "cuestiones de aplicacin
>rctica que se h a n de resolver a medida que se plantean, y que varan segn
as circunstancias". Pero respecto a la eliminacin y a la seleccin, se mantuvo
intransigente. Citando los dos "estudios" de los registros departamentales propuestos por el Comit Grigg, hizo observar que "ninguno de los procedimientos
de poda son en realidad tarea de archivero". V asocindose a la idea de Sir T h o -

i. Sir HiUry J E N K I N S O N , "Root*" Society of Archiviats, Journal, vol. I, n. 4, October 1961, p. 131-133

267

Bol. Ututco Biit., vol. X X I V , n. 5, septiembre-octubre de 1970

- 141 -

mas Hardy, dijo que "la funcin de los conservadores de archivos sigue siendo an
la de conservarlos x".
La nica concesin importante que estaba dispuesto a hacer este archivero,
el ms influyente de su generacin, se referia a los archivos modernos no oficiales,
esos "restos de documentales de actividades que no tienen races en el pasado, y
que son enteramente producto de nuestro tiempo". Para archivos c o m o estos
recientemente creados por sociedades o instituciones cientficas, industriales y an
comerciales, propuso depsitos "especializados" y "archiveros especializados".
A su juicio, este nuevo tipo de archiveros debera, antes de llegar a ser u n verdadero archivero, recibir la formacin de un especialista en ciencias en vez de un
humanista, para poder poseer un conocimiento tcnico de las actividades documentadas en los registros. Sir Hilary reconoca que el archivero especializado n o
tiene necesidad de "paleografa, ni de m u c h a historia, ni tampoco de latn
medieval o de francs ' ; pero debera "formar parte de la profesin de archivero
tal c o m o se practica en todas partes"; debera adquirir "por lo menos u n conocimiento bsico, y estar enterado de la ndole, los requisitos y las condiciones de su
profesin". Terminando de examinar "las vidas paralelas del archivero especializado y del archivero general", Sir Hilary seal "como una cuestin de verdadera e
inmediata importancia, que el archivero especializado... est siendo una realidad;
que deseamos que as sea y que coopere con nosotros; y que quiz sera bueno
formular desde ahora... las condiciones que harn posible y fecunda esa cooperacin *".
La "hereja" que movi a Jenkinson a reafirmar tan vigorosamente sus clsicas
ideas sobre administracin de los archivos a lanzarse a "dar u n paseo" a sus
"caballos de batalla" c o m o l los llamaba fue la aceptacin cada vez mayor que
adquiri la obra del Dr. Theodore, R . Schellenberg, Modern archives: principies and
techniques, publicada unos aos antes. Schellenberg, cuyo fallecimiento ocurrido
hace unos meses priv a la comunidad de los archiveros de uno de sus principales
teorizantes, es autor de u n manual del archivero moderno que no slo vuelve a
definir los archivos y pide a los archiveros de otros pases que hagan lo m i s m o
siguiendo sus necesidades particulares 8 , sino que adems recaba para el archivero
la facultad de decidir en ltimo trmino sobre la supresin de los registros
modernos, seleccionando los que han de ser conservados *.
Pero hay algo tan importante c o m o el punto de vista particular de esta escuela
moderna con la que jams quiso Jenkinson tener trato alguno; el del "manejo de
registros" (records management), a la que Schellenberg dedica en cambio lo ms
sustantivo de las tres partes en que dividi su manual 6 . En su contexto, la novedad
de la tesis de Schellenberg es que un programa de manejo de registros bien desenvuelto y empleo la expresin ms c o m n que busque economa y eficacia en
la constitucin de los registros, en su conservacin y en su acondicionamiento,
es requisito previo esencial de una buena administracin de los archivos modernos.
Las tres cuestiones planteadas por Jenkinson la definicin y alcance del trmino
archivos, la enseanza y la formacin de los archiveros, y el papel del archivero
en la adquisicin de sus materiales adems del problema de las relaciones entre
el archivero y el funcionario encargado de los registros, son los principales contrastes entre la escuela clsica y la escuela moderna de administracin de archivos.
U n resumen del desenvolvimiento de estos problemas nos facilita tambin la
comprensin de las transformaciones radicales que sufre hoy la profesin de
archivero.
i. Op. cit., p. 136-137.
a. Op. eil.,p. 137-138.
3. T . R . S C H B L L E N B E R G , Modern archives : principia and techniques, Clfictgo, Univenity of Chicago Prts
959. P- 15.
4. Ibid., p. 133.
5. lbid.,p. 3 3 - n o .

142

A pesar de insistir la uniformidad doctrinal de un m o d o poco corriente -por


lo menos para un ingls y un americano se puede decir que Jenkinson y ScheUenberg reflejan en sus obras gran parte de su conocimiento prctico de los archivos
, al mismo tiempo, de los gobiernos a los que servan con tanta distincin,
enkinson, que posea u n valioso patrimonio de documentos de la edad media,
experto y competente en lingstica y en ciencias histricas auxiliares, y heredero
de una tradicin jurdica de neutralidad oficial y de custodia no interrumpida,
hizo las menos concesiones posibles a las exigencias de los registros modernos.
D e todos modos, su Manual of archive administration y otras de sus obras, aunque
no estn hoy del todo adaptadas en sus detalles a las necesidades habituales,
siguen siendo m u y tiles para la formacin de archiveros, de todas partes porque
con ellos tendrn una idea clara de su patrimonio cultural y de los ideales de su
profesin K
Por el contrario Schellenberg no efectu un prolongado estudio de los registros
jurdicos medievales ni de los sistemas centrales de registro. Producto de la escuela
americana, con diploma superior de historia, pas a formar parte del personal
de los Archivos Nacionales recientemente creados, y pudo as aportar sus profundos conocimientos y su experiencia nica. L a primera actividad esencial de
los Archivos Nacionales consisti en localizar e identificar unos dos millones de
metros cbicos de documentos de los registros federales que se haban ido a c u m u lando durante u n siglo y medio en Washington y en todo el territorio del pas.
L a necesidad de encontrar criterios y procedimientos para evaluar y ordenar no
slo de este cmulo de documentos, sino tambin lo de los depsitos que se fueron
acumulando en los dos decenios inmediatos, que excedan de trescientos mil m e t r o
cbicos, contribuyeron de u n m o d o positivo a forjar las ideas de Schellenberg
sobre la ndole de los archivos modernos sobre el requisito inevitable de la "eliminacin" y la "seleccin" y sobre el importante papel que el manejo de registro
han de desempear para facilitar esta tarea. L a necesidad ulterior de establecer
un control material e intelectual de los registros modernos que no estaban "ordenados" y no eran fciles de clasificar con pautas clsicas, contribuyeron directamente a establecer las prcticas del "ordenamiento" colectivo y de la "descripcin"
colectiva, cuyas bases tericas expone Schellenberg con gran conviccin '. D e
todo esto se deduce que las ideas de Schellenberg, lo mismo que las de Jenkinson,
acerca de la ndole de los archivos modernos y de las funciones peculiares del
archivero, tenan profundas races en la experiencia. Si, en ocasiones, sus trabajos
no tienen m u c h o en cuenta las realidades ni las necesidades de los depsitos no
gubernamentales de menor importancia, es cierto, sin embargo, que han ejercido
una influencia de carcter internacional y bien merecida.
El manual de Schellenberg se public poco tiempo despus de su regreso de u n
ao de conferencias Fulbright en Australia, durante el cual habl de los criterios
y prcticas de los archivos americanos. L a posibilidad de adaptar sus opiniones
modernas a las necesidades de un pas que posee una tradicin britnica, heredada,
de administracin y de manejo de registros, y tambin un conocimiento anterior
y profundo de las enseanzas de Jenkinson, estn perfectamente expuestas en la
excelente relacin que nos ha dejado el ex-jefe oficial de Archivos de la Australian
C o m m o n w e a l t h National Library, Sr. Ian Maclean.
Despus de mostrarse de acuerdo con Jenkinson en que los "registros" y los
"archivos" son "en realidad la misma cosa", Maclean, al dar cuenta de sus
trabajos aade: "Sin embargo, en Australia es ya un hecho corriente y oficial
aplicar el trmino registros a los documentos que se guardan en oficinas de refe-

i. Sir Hilary J E N K I N S O N , A manual of archive administration, ed. by Roger H . Ellis, rev. and. d., London,
P. Lund, Humphries, 1965. Sobre la carrera profesional y la bibliografa de las obraa de Jenkinion,
vate, J. Conway Daviea, d., Studit presenteJ to Sir Hilary Jenkinion, London, N e w York, Oxford
University Press, 1967.
a. Sobre este punto, vase " M o d e m methods of arrangement of archives in the United States", de Frank
B . Evans, en American archivist, vol. 29, April 1966, p. 241-263.

- 143 -

rencias para asuntos corrientes, y el trmino archivos a los documentos confiados


a un depsito especialmente ordenado 1 ". En el fondo, este criterio es el que est
en vigor en los Estados Unidos, ya que, si se aplican otra vez el concepto de
archivos a los documentos archivados que no han sido an estudiados por el
archivero y estn sujetos a un futuro ordenamiento, se hara cmplice al archivero
de la destruccin de los archivos. Maclean llega adems a la conclusin de que,
con lo que ha aprendido durante diecisiete aos en los archivos del gobierno del
Commonwealth, los principios, si no todos los mtodos, "expuestos en el manual
de Jenkinson"... parecen an adecuados para el ordenamiento y la descripcin
de los archivos del Commonwealth 2".
Reconocida su deuda de gratitud para con Jenkinson el anlisis y la exposicin de Maclean, que no podemos ocuparnos aqu con ms amplitud, han de ser
conocidas a mi juicio, por todo archivero Maclean pasa a tratar del problema
de la eliminacin y de la seleccin, en los siguientes trminos:
"En este punto concreto estoy menos conforme con las enseanzas del Manual.
Estimo que el archivero ha de desempear un papel importante en la seleccin
y en la eliminacin porque, si no lo nace, nadie probablemente se ocupar de
ello. Si ese papel se puede limitar a buscar, con un determinado servicio gubernamental, un acuerdo sobre un criterio para la eliminacin, tanto mejor, pero, en
el caso de que no logre establecer una base satisfactoria para la eliminacin
mediante un plan de eliminacin o por otro procedimiento, el archivero estimo
que ha de estar dispuesto a tomar una iniciativa personal. Si se dedica ms bien
a 'eliminar' que a 'seleccionar', no creo que llegar de ese m o d o a alterar en gran
medida la calidad de sus archivos, porque, despus de todo, los archivos poseen
esa condicin por las circunstancias de su compilacin y de su desarrollo, y no
por un mtodo de seleccin (como haba dicho ya el propio Sir Hilary *..."
Habiendo franqueado de este m o d o la distancia que separa la escuela clsica
de la escuela moderna, Maclean, en un artculo publicado en una revista americana de archivos, explica las razones y la importancia de esta transicin:
"En los ltimos aos, la profesin de archivero no ha cesado de poner inters,
totalmente o al menos primordialmente, en la conservacin de los archivos del
pasado para que los utilice la generacin actual, y ha tomado la responsabilidad
de conservar los registros del presente para los futuros usuarios. Era inevitable
que de ah se siguieran grandes transformaciones en las aptitudes y las tcnicas
profesionales. Algunos archiveros se negaron a reconocer que exista el problema
o, si acaso, consideraban que los registros del siglo x x eran algo de nivel inferior,
de lo que podan ocuparse archiveros de menos categora. Otros, especialmente
en Amrica, intentaron resueltamente adoptar sus tcnicas para hacerfrentea los
verdaderos problemas sin adoptar sin embargo sus aptitudes fundamentales de
un m o d o eficaz. A m b o s grupos, el ltimo con ms razn, se vieron sorprendidos
y hasta un poco resentidos cuando los funcionarios encargados de los registros
supieron aprovechar las circunstancias y la labor prctica llevada ya a cabo y,
con un criterio m u y diferente, prepararon programas en gran escala, cuyo xito
se evalu en trminos materiales menos que culturales. Con el informe de la
Comisin Hoover comenz en 1949, en los Estados Unidos, lo mismo que en otros
pases, la nueva era del manejo de registros ; y muchos archiveros adoptaron una
actitud defensiva considerndose c o m o historiadores que sirven a los historiadores,
y hacen alguna que otra salida al c a m p o del manejo de registros para la evaluacin
de los registros para los archivos *."
\. Ian M A C L E A N . An analysis of Jenkinson* Manual of archive administration' in the light of Australian
experience, en Albert E. J. Hollander ed. Essays in memory of Sir Hilary Jenkinson, Chichester, Sussex
Moore and Tilleyer, 1962, p. 129.
3. Ibid., p. 129.
3. Ian M A C L E A N , op. cit., p. 150.

4. Ian M A C L E A N , Australian experience in record and archives management, American archivist, vol. 22,
October 1959, p. 387-388.

144 -

Para hacer frente a esta nueva situacin, en Australia se elabor un programa


combinado de gestin de archivos y de registros, en el que figuraba la creacin
de u n centro mixto de archivos y registros y el nombramiento en cada departamento de u n "especialista en manejo de archivos convenientemente seleccionado
y capacitado 1". El criterio de Maclean sobre la enseanza y la formacin de los
archiveros y sobre las relaciones entre el archivero y el funcionario encargado de
los registros, queda bien precisado cuando, dentro del trmino archivero,
comprende "a toda persona que, por sus conocimientos generales de la teora y
la prctica de la conservacin de registros y sus conocimientos profesionales
especiales de los sistemas aplicados en los periodos que le interesan, est capacitada
ara tomar decisiones o para dar u n dictamen que podr influir positivamente en
i calidad y la conservacin de los registros de la organizacin o de las organizaciones, cuyas funciones le incumben directa o indirectamente 2". E n realidad,
es una admirable sntesis en la que entran los elementos esenciales de los criterios
clsico y moderno sobre administracin de archivos, pero modificada para poder
atender a las necesidades concretas.
H e m o s de estar tambin reconocidos al distinguido archivero del dominio de
Canad, D r . W . K a y e L a m b , por su interesante exposicin de las relaciones
bsicas que han de existir entre a administracin de los archivos y el manejo de
los registros. Profundamente familiarizado con la experiencia de sus colegas de
los Estados Unidos, el Dr. L a m b , en una serie de artculos titulados "The fine
art of destruction" s , "Keeping the past up to date" 4, y "The changing role of
the archivist" 5 , documentado por la experiencia del gobierno de Canad, lleg
a la conclusin de que si "el volumen solo de los registros modernos hace inevitable
su destruccin", los "funcionarios de los departamentos que los organizaron no
sern m u y buenos jueces para estimar su valor a largo plazo". Es inevitable y
hasta conveniente, afirmar, que el archivero, por su actividad profesional, se vea
envuelto en el problema de saber lo que es inevitable y deseable , pero ha de
hacer resaltar la importancia del manejo de registros y las responsabilidades que
lleva anejas ; e insiste en que "la ltima decisin incumbe al archivero" '. E n lo
que atae a la enseanza y a la capacitacin prctica del archivero moderno, es
tambin categrico.
" A mi juicio, hay dos puntos esenciales. U n o es el de una slida formacin en
historia, a la que he aludido anteriormente. U n buen conocimiento de la historia
sobre una perspectiva para lafijacinde nuestro punto de vista y de nuestro
criterio. L a prctica de la investigacin histrica nos capacita para saber c m o
han sido utilizados los manuscritos y los registros. El archivero ha de poder apreciar el valor probable de las fuentes para el erudito o para el investigador, y sus
conocimientos se extendern y perfeccionarn con la experiencia personal y la
investigacin.
"El segundo punto esencial es la experiencia prctica. H a y muchos aspectos
en el trabajo del archivero que slo se pueden realmente aprender ejerciendo la
profesin. L a seleccin de los registros y los documentos, su evaluacin, su utilizacin: no es posible familiarizarse con ellos mediante un estudio terico; tampoco
basta el muestreo...; slo puede llevar a cabo esas operaciones con conocimiento
y buen criterio, el archivero que posee una importante experiencia prctica" 8.
Este resumen del carcter de la administracin de los archivos sujetos a evolu-

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.

Ibid., p. 390.
Ibid., p. 416-417.
W . Kaye L A M B , The fine rt of destruction, en Hollaender, d., Essayi in memory ofjcnkinson, p. 50-56.
L A M B , Keeping the past up to date, Society of Archivista, Journal, vol. 2, n. 7, April 1963, p. 285-288.
L A M B , T h e changing role of the archivist, American archivist, vol. 29, January 1966, p. 3-10.
L A M B , T h e fine art of destruction, op. cit., p. 50, 52, 56.
L A M B , The changing role of the archivist, op. cit., p. 7.
L A M B , The modern archivist: formally trained a self-educated ?, American archivist, vol. 31, April 1968,
p. 176-177.

145 -

cin, segn sus principales representantes, se ha de completar con algunas indicaciones acerca de las ideas expuestas por el profesor Ernst Posner, que ha enseado
y comentado la historia y la administracin de los archivos de todos los
tiempos y lugares a toda una generacin de archiveros americanos; humanista
erudito y fino observador del desenvolvimiento de los archivos en Amrica, ha
desempeado tambin con sus escritos, su correspondencia y sus conferencias, la
funcin de interpretar para sus colegas europeos la experiencia americana en
materia de archivos1. Su sntesis de la tradicin clsica con las realidades modernas la resumi en unos cursos dados en las universidades y en los institutos que han
constituido durante m u c h o tiempo, el programa ms importante y eficaz para la
enseanza y la formacin de los archiveros en los Estados Unidos. Producto de
una de las ms ilustres escuelas clsicas de administracin de archivos, contribuy
no obstante a desarrollar la enseanza de la materia dando los primeros cursos
acadmicos sobre el manejo de registros. A d e m s de su labor directa que dio
nueva vida a este c a m p o frecuentemente ignorado, de la actividad del archivero
en los Estados Unidos, su American State Archives contiene tambin importantes
orientaciones para la formulacin de normas relativas a todos los aspectos de las
actividades modernas referentes a los archivos, y a las relaciones prcticas entre
los nuevos mtodos de administracin de los archivos y de manejo de los registros.
Sus conocimientos no superados por nadie, y su profunda comprensin dlo que
es un archivo, de su naturaleza, su administracin y su utilizacin, tanto en el
pasado c o m o en el presente, se han ido difundiendo poco a poco hasta constituir
normas que pueden aplicarse a toda clase de archivos, pblicos y privados, dondequiera que se encuentren. N o hay resumen que pueda sustituir al detenido estudio
directo de esas normas que podrn hacer los archiveros y los administradores de
los archivos en ejercicio *.
D e todo lo dicho se desprende con evidencia la amplitud y la ndole de los
cambios fundamentales que estn producindose en la administracin de los
archivos. Si hay m u c h o nuevo, se ha conservado tambin m u c h o de lo antiguo,
y ello muestra su valor. L a sntesis resultante es necesariamente pragmtica en
su doctrina yflexibleen sus aplicaciones. Las teoras que ya no responden a la
realidad han de ser inmediatamente modificadas, y a este principio se han ajustado
las definiciones y hasta las prcticas. E n las circunstancias en que se mueven el
Estado y la sociedad cada vez ms orientados hacia la idea del servicio, el moderno
archivero pblico se ha visto frecuentemente obligado a justificar y a reforzar su
programa reuniendo los archivos privados, los documentos personales, y las
colecciones artificiales, los fragmentos y partes desperdigadas de las compilaciones
documentales que slo clasifcanse como manuscritos histricos. El archivero
moderno aumenta y encarece el valor de la referencia y la investigacin de sus
fondos de archivo. A las adquisiciones aplica, segn las circunstancias, las tcnicas
de su profesin, pero al mismo tiempo mentiene la integridad de sus archivos
oficiales en lo que atae a su procedencia y orden originario. Reconociendo
todo esto,l Dr. L a m b , al estudiar el "papel variado que desempea el archivero"
escribe: "Naturalmente, la transformacin fundamental es que el archivero
ha dejado de ser primordialmente un custodio u n conservador y se ha convertido en colector de documentos registrados y de manuscritos. S u papel ha dejado
de ser primordialmente pasivo, para convertirse en dinmico y activo" 8 .
C o m o el archivero moderno tiene que evaluar los registros y seleccionar
los que posen valor duradero, debe sentir algo m s que u n inters pasajero
. Vase de u n m o d o especial E m s t P O S N E R , S o m e aspects of archival development aince the French
Revolution, American archivist, vol. 3, July 1940, p. 159-172, que ha ido reeditado con otra obras
suyas y una lista de sus publicaciones en K e n M u n d e n , d., Archives and the public interest: selected
essays by Ernst Posner, Wsshington, D . C . , Public Affairs Press, 1967.
2. Ernst P O S N E R , American State Archives, Chicago-London, University of Chicago Press, 1964. Vase
especialmente "Standards for state archival agencies", p. 349-367.
3. L A M B , T h e changing role of the archivist, op. cit., p. 4.

146 -

or el manejo de los registros. D e b e reconocer que todo lo que hacen o han

echo los funcionarios encargados de los registros afectar directa o indirectaEmente


al futuro de los archivos. Seran en efecto, los funcionarios encargados

de los registros quienes determinarn cada vez m s la calidad de nuestros archivos,


la calidad en el sentido de que la documentacin sea completa y adecuada,
su integridad (incluida la eliminacin de los materiales intiles), y su accesibilidad o su posibilidad de servir para fines de referencia e investigacin. Los
funcionarios encargados de los registros determinarn en u n sentido real y
objetivo la ndole del trabajo de los archiveros en los archivos modernos, pues
del xito de sus esfuerzos depender que sea fcil o difcil evaluar los registros
para su ordenamiento y seleccionarlos para su custodia; que resulte fcil o
difcil su conservacin material y su acondicionamiento y descripcin as como
su accesibilidad y utilizacin. El inters del archivero moderno por el manejo
de registros es pues no slo legtimo sino tambin esencial '. Y c o m o el manejo
de los registros forma cada da m s parte integrante de los mtodos de la moderna
gestin administrativa y empleo de mquinas calculadoras c o m o instrumento
de gestin, el archivero moderno ha de conocer bien esos nuevos procedimientos
y de esas nuevas tcnicas si ha de desempear bien su funcin esencial al servicio
de la institucin a la que pertenece.
Por ltimo, el archivero de hoy en da tiene en realidad la libertad de hacer
una seleccin entre los conceptos clsicos y modernos de su profesin. Si los
archivos han de seguir respondiendo a los intereses y necesidades de la sociedad
contempornea, han de adaptar sus criterios y prcticas a esos intereses y necesidades. Existen ya muchas pruebas de que as sucede, y entre las m s estimulantes est la de que, correspondiendo a la iniciativa de los principales archivos,
est siendo revisado y modernizado el problema vital de la enseanza y la formacin de los archiveros2.
i. Frank B . E V A N S , Archivists and records managers: variations on a theme. Ameritan archivist, vol. 30,
January 1967, p . 57-58.
2. Vase especialmente Roger H . ELLIS, T h e British archivist and his training. Society of Archivists,
Journal, vol. 3, n" 6, October 1067, p. 265-271, y Vital C H O M E L , Les problmes d u personnel scientifique des Archives de France, Gazette des archives, n.s. n. 63, 1968, p. 235-260.

- 147 -

VIe
VIth

LOS ARCHIVOS VIVOS


DE LA ADMINISTRACIN
POR

D. ANTONIO MAULLA
INSPECTOR GENERAL DE ARCHIVOS

MADRID, 3-7

SEPTIEMBRE

- 148 -

1968

El Cuestionario, circulado a los principales organismos y personalidades


archivsticas del m u n d o , se medit con el propsito de llegar a conocer,
por las respuestas, los aspectos fundamentales de la organizacin de los
archivos administrativos de los cuatro Continentes, a fin de obtener u n
beneficio m u t u o de las soluciones ptimas logradas en cada pas.
Se han recibido respuestas de casi todas las naciones europeas: Alemana (Repblica Democrtica Alemana), Alemania (Repblica Federal
Alemana), Austria, Bulgaria, Checoslovaquia, Dinamarca, Espaa, Fin'
landia, Francia, Hungra, Inglaterra, Irlanda, Italia, Luxemburgo, N o m e '
ga, Pases Bajos, Polonia, Suecia y Yugoslavia. Del Oriente Medio han
contestado Israel y Turqua. Amrica est representada por Argentina,
Barbados, Canad, El Salvador, Estados Unidos de Amrica, Jamaica,
Mjico y Puerto Rico. Del continente Africano contestaron Congo-Kinshasa, Nigeria, Senegal, Tanzania y Zambia. D e ningn pas de Oceania
se ha recibido informacin. Asia est aqu representada slo por Ceiln.
N o s ha extraado especialmente no haber tenido respuestas de la
U . R . S. S . ni de la India, Blgica, Suiza y Portugal.
Agradecemos m u y de veras a las autoridades y colegas que redactaron
y remitieron las contestaciones al Cuestionario, sus valiossimas aportacio'
nes, gracias a las cuales nos ha sido posible hacer este "rapport" que nos
honramos en someter a debate en este V I Congreso Internacional de A r chivos.
Puede afirmarse que cada nacin tiene una estructura administrativa
peculiar, perfectamente diferenciada de las dems. Por otra parte, todo
archivo debe formarse c o m o un reflejo del organismo o institucin que
lo origina. Conjugadas ambas premisas, se comprende la diversidad de
archivos, y se piensa que no podr admitirse "a priori" c o m o buenas para
un pas soluciones archivsticas consagradas c o m o excelentes en otro.
Ahora bien, visto el panorama desde cierta altura, dejan de apreciarse
los pequeos detalles y resaltan las lneas maestras. Entonces hallamos
grandes semejanzas entre estructuras que al primer golpe de vista parecan
diferentes. Tal ocurre, por jemplo, con los esquemas archivsticos de pases

- 149 -

de Administracin centralizada, pues la mayora puede reducirse a u n


slo patrn. Otro tanto cabe decir si el rgimen es federado o de autonoma regional o provincial.
M a y o r grado de parentesco encontramos en la organizacin interna
de los archivos, ya que los sistemas y mtodos conocidos son aplicables en
todos; basta elegir los m s adecuados en cada caso.
V e a m o s ahora lo que han dado de s las respuestas recibidas, para
lo cual seguiremos el orden establecido en el cuestionario:
i.

Clases de Archivos y autoridades superiores.

2.

Personal.

3.

Organizacin interna de los Archivos.


3 1.
3.2.
3.3.

4.

Ingreso de documentos.
Sistemas de clasificacin y ordenacin.
Eliminacin y transferencias.

Instalaciones y servicios.
4.1.
Edificios.
4.2. Estanteras.
4.3. Unidades archivsticas.
4.4. Servicios Auxiliares.
4.5-7. Instalaciones de proteccin.

5.

Accesibilidad de los Archivos administrativos.


5.1. Limitacin de la accesibilidad.
5.2-6. Servicio de consultas, prstamos, informes, certificaciones, etc.
5.7. Instrumentos de trabajo.

T.

CLASES DE ARCHIVOS Y AUTORIDADES SUPERIORES

E n el cuestionario establecimos una gradacin de archivos administrativos, conforme a los niveles estructurales ms frecuentes en la A d m i nistracin Central del Estado: Ministerio, Direccin General, Seccin,
Negociado, Oficina o Despacho. N o importa que esos niveles reciban di-

- 150 -

ferentes denominaciones en algunos pases, por ejemplo : Secretaras de


Estado, Administraciones, Mesas, Oficio. Para nuestro propsito, lo interesante es que en todos ellos se producen o se reciben documentos, y se
retienen por m s o menos tiempo.
Pues bien, si esa documentacin retenida se mantiene en un orden que
permita su rpida localizacin y consulta en caso necesario, podemos considerarla c o m o un archivo, cualquiera que sea su volumen (claro que aqu
tambin puede decirse que si "una sola golondrina no hace verano", un
documento, o m u y pocos, no forman archivo). A veces, el principio de
jerarquizacin, u otras causas, hace que los documentos se vayan transfiriendo de su archivo de origen a otro de grado superior.
Archivo general para la totalidad de la Administracin Central puede
considerarse el Public Record Office de Inglaterra, el Rigsarkivet de Dinamarca, el Servicio Nacional de Archivos y Registros de Estados Unidos,
el Centro Pblico de Archivos de Canad, el establecido por la Repblica
Federal Alemana con la denominacin de "Archivo Intermedio", el Archivo
Central de Senegal, el Departamento de Archivos de Barbados, el nico
Archivo de Ceiln, y otros varios, especialmente en las nuevas Naciones.
Espaa inicia ahora la construccin de un Archivo General de la A d m i nistracin, que recoger de los Ministerios toda la documentacin prescrita.
Los restantes pases contestan que transfieren esa clase de documentos a los
Archivos Nacionales histricos.
Sucede m u y a m e n u d o que cualquier dependencia administrativa dispone de dos archivos: uno "corriente" formado por la documentacin en
trmite, y otro de "depsito" en que se almacenan los papeles de asuntos
ultimados.
Los archivos de los niveles inferiores suelen carecer de vida independiente; son una funcin ms, complementaria del servicio o del quehacer
de la oficina, negociado o seccin a que pertenecen. D e ah que casi siempre
estn a cargo de personal administrativo inferior, sin formacin cientfica en materia de archivos. Es ms, segn las respuestas recibidas, no todos
los archivos centrales de los Ministerios tienen archiveros cientficos, correspondiendo menor proporcin an a los de Direcciones Generales. E n
Mjico el personal que atiende los archivos administrativos es designado
por el jefe de cada oficina.
E n la Administracin regional, provincial o local, sea autnoma o sea
delegada, la estructura archivstica es bastante paralela a la que acaba de
exponerse, con la diferencia de que escasean m u c h o m s los archivos a
cargo de archiveros cientficos. E n Francia, los archiveros de l'cole de
Chartes dirigen los archivos departamentales y algunos de grandes municipios, y en Espaa, archiveros facultativos rigen los archivos de las au-

- 151 -

diencias territoriales, delegaciones de hacienda, diputaciones provinciales y


ayuntamientos de las grandes capitales.
E n cuanto a los archivos de la Administracin n o estatal, en todas partes
existen los de instituciones polticas, culturales, religiosas, sociales, econmicas, (partidos polticos, universidades, dicesis, sindicatos, cmaras, e m presas mercantiles o industriales, etc., etc.). Pero slo en contados casos
estn servidos por personal cientfico. H a y ejemplos aislados en Francia,
Pases Bajos, Espaa, Canad y Repblica Federal Alemana.
Si bien hay en todos los pases un organismo o autoridad con jurisdicin
en materia d e archivos, llmese Servicio, Administracin, Direccin G e neral, Archivero General, o Archivos Nacionales, es lo cierto que su plena
competencia suele circunscribirse a los archivos histricos, pues sobre los
administrativos slo ejerce, en el mejor de los casos, el deber de asesoramiento tcnico y el derecho de inspeccin, para evitar deterioros, prdidas o destrucciones de aquellos documentos que por su inters deban perdurar. Esta
inspeccin o vigilancia se extiende a veces a dar normas o intervenir directamente en las eliminaciones de papel de los archivos. E s digno de meditarse
lo que algunos colegas han contestado sobre esta cuestin tan transcendente :
BULGARIA. La Direccin de Archivos elabora las normas y las listas
tipificadas para la calificacin de los documentos. D e acuerdo con los m i nisterios y dems administraciones, organismos y empresas, aprueba las
listas concretas de las diferentes especies de documentos y las de plazos de
conservacin. Tiene derecho de inspeccin sobre instalaciones, eliminaciones
y conservacin de los documentos.
C H E C O S L O V A Q U I A . Cada Ministerio da reglas para las eliminaciones,
a base de lo que dispuso sobre este particular el Ministerio del Interior
en 1956. Pero las propuestas de eliminacin han d e ser aprobadas por los
Archivos Centrales del Estado. La citada disposicin de 1956 hace indirectamente posible inspeccionar las instalaciones y la conservacin de los documentos por parte de los Archivos Centrales y tambin por la Administracin
de Archivos.
D I N A M A R C A . N o se permiten eliminaciones en los archivos d e la
Administracin sin el permiso del Director General de Archivos, si bien
existe un permiso permanente para determinados fondos documentales, que
permite a las Oficinas poner en prctica sistemas generales de eliminacin.

- 152 -

ESTADOS

UNIDOS

D E A M R I C A . El Servicio Nacional de Archivos y

Registros ( N A R S ) es la autoridad nica a este respecto, aunque limitada a


los archivos del Gobierno Federal.
FINLANDIA. Los Archivos Nacionales tienen el derecho de efectuar
inspecciones en los archivos administrativos del Estado, dictan instrucciones
para la seleccin y buena conservacin de los documentos, y autorizan las
eliminaciones.
FRANCIA. La autoridad de la Direccin de los Archivos de Francia
se extiende a todos los archivos pblicos: nacionales, departamentales, comunales, hospitalarios. Se exceptan los del Ministerio de Asuntos Extranjeros y de los Ministerios militares. Comptele dar normas sobre seleccin
de documentos y autorizar las eliminaciones.
ITALIA. La eliminacin est sometida al criterio de la Administracin archivstica, cuya competencia se extiende al examen de la documentacin que haya de expurgarse, y a la organizacin y funcionamiento de los
archivos corrientes y de depsito. La inspeccin de los archivos de organismos y dependencias del Estado corresponde a las "Comisiones de Inspeccin", en tanto que la vigilancia de los archivos de las instituciones pblicas y privadas la desempea la Superintendencia archivstica.
P A S E S B A J O S . El Servicio de Archivos del Estado est encargado
de la inspeccin de sus archivos administrativos. E n cada una de las once
provincias, un inspector provincial tiene competencia sobre los archivos
municipales y de esclusas. A dicho Servicio le corresponde informar y conceder las autorizaciones que se soliciten para eliminar documentos. Si se
trata de archivo municipal servido por un archivero, se pide tambin a
ste su parecer. C o n carcter general, la Ley otorga a todos los archiveros
cientficos (de l'cole) derecho de inspeccin sobre todos los archivos de
la Administracin.
REPBLICA ARGENTINA. El Archivo General de la Nacin, que tiene
carcter de histrico, posee atribuciones para "inspeccionar los archivos
administrativos con miras a la buena conservacin y, en su caso, a las
transferencias que se hacen de la documentacin de ms de 3 0 aos".
REPBLICA DEMOCRTICA

A L E M A N A . La Direccin General de A r -

chivos de la Administracin Estatal tiene derecho de inspeccin sobre los


archivos administrativos en lo concerniente a recepcin, conservacin, eva-

153 -

luacin, prescripcin, investigacin y utilizacin de las actas. Autoriza las


listas de eliminaciones, que han de haberse formado con arreglo a los
"Fundamentos de evaluacin para la conservacin o eliminacin de docu*
mentos de la poca socialista". Postdam, 1965, pg. 6 3 .
Y U G O S L A V I A . Corresponde al Consejo de Archivos dictaminar en lo
perteneciente al registro y supresin de toda clase de material.

2.

PERSONAL

La mayor o menor importancia, volumen y servicio de cada archivo


administrativo, condiciona la clase y nmero de su personal. U n archivo
de negociado o seccin es bien distinto, a estos efectos, del archivo de direccin general o del central de un ministerio.
Al formular el cuestionario en este punto, pensbamos que sera Espaa
quiz una de las pocas naciones en que la mayora de los archivos administrativos, a excepcin de los centrales de los ministerios y pocos ms, estn
en manos de personas sin estudios superiores y sin formacin archivstica ;
meros empricos o rutinarios que desconocen en absoluto la Archivonoma.
Pero comprobamos ahora, con desconsuelo, que el mal es endmico,
salvndose, slo en cierta proporcin, media docena de pases.
Los males que tal situacin acarrea son de dos clases : 1.) deficiente
clasificacin y orden de los papeles, que convierte los archivos, en especial
los de depsito, en un caos intil para la administracin ; 2.0) menosprecio
absoluto por todo otro valor del documento que no sea el que motiv su
existencia. Corolario : C o n pretexto de escasez de espacio, o de que ya n o
hay quien encuentre nada, destruccin masiva y constante de la documentacin de organismos e instituciones que, habiendo sido exponentes de la
vida nacional, no dejan prueba veraz de su actuacin, y menos an testimonio de los hechos, sus causas o fines, comportamiento de las personas,
ni rastro de los dems valores del proceso histrico de los pueblos.
C m o poner remedio a estos males? D o s soluciones pueden apuntarse,
en prctica ya en algunos pases, con evidente eficacia.
1.* Q u e todos los archivos administrativos, segn el rango y la importancia de su funcin, estn a cargo de archiveros cientficos, o archiveros
tcnicos, o archiveros diplomados en cursos elementales de Archivologa.
E n este supuesto, la deontologa profesional y una jurisdicin inspectora y
asesora por parte de los altos organismos rectores en materia de archivos,
garantizaran la perfeccin del sistema; tanto m s si se consiguiera que los

- 154 -

archiveros cientficos fueran odos en las juntas o comisiones de racionalizacin del trabajo administrativo y de organizacin y mtodos.
2. a Q u e al menos los archivos administrativos de los dos niveles m s
altos (ministerios y direcciones generales, o equiparables), estn a cargo de
archiveros cientficos, dejando los de los restantes niveles en manos de
personal administrativo de las secciones, negociados y dems oficinas; pero
siempre bajo supervisin de archiveros cientficos. Algo simplista parece
la tesis de la respuesta de Nicaragua al decir que el vocablo "archivero"
es un sustantivo muerto, pues la prctica y el desarrollo profesional le ha
transformado en "archivista", algo ms administrativo funcional en lo que
a documentacin se refiere.

3.

ORGANIZACIN INTERNA DE LOS ARCHIVOS

3.1.

Ingreso de documentos

Nuestra pregunta 3.1.1. se refera al procedimiento utilizado por las


oficinas al entregar los documentos a sus propios archivos, corrientes o de
depsito. N o caba suponer que hablbamos de transferencias de un archivo administrativo a otro histrico. Sin embargo, buen nmero de las
respuestas explican slo c m o estn reglamentadas esas transferencias.
Por el contrario, naciones como Polonia, Bulgaria, Repblica Democrtica Alemana, Repblica Federal Alemana, Israel, Senegal, Argentina y
Puerto Rico, contestan correctamente y en sentido positivo; o sea, que
tienen reglamentado el ingreso de los documentos en los archivos corrientes.
Ejemplos :
Dice Puerto Rico que el artculo 4 de la Ley 5 de 1955 determina:
Los jefes de dependencias formarn inventarios de la documentacin
una vez cada ao. L a clasificarn e n : 1) Documentos sobre derechos
y obligaciones estatales y fondos a programas pblicos. 2) Documentos
de naturaleza fiscal, o sobre cuentas y operaciones fiscales. 3) Documentos
que constituyan evidencia de ttulo sobre porpiedad pblica o particular.
4) Documentos que se consideren necesarios para constatar hechos pasados
importantes o de inters como referencia para proyectar futuras operaciones y trazar pautas y programas. 5) Documentos que pueden ser destruidos
o trasladados a otro archivo.
Polonia tiene establecidas normas sobre la permanencia de los papeles
en los despachos, entrega de papeles por los despachos a los archivos corrien-

- 155 -

tes, m o d o de proceder con los expedientes en los archivos comentes, trans


ferencias desde archivos corrientes a los archivos de Estado, y eliminacin
de los expedientes que deban ser destruidos. Por cauces semejantes discurren
las respuestas de Bulgaria y Repblica Democrtica Alemana.
D e c m o pasen los documentos desde los despachos a los archivos corrientes y de stos a sus paralelos de depsito en orden y con inventario, o en
desorden y sin referencia de lo que son, depende en gran manera la
utilidad de los archivos y la propia subsistencia de sus fondos.
H a y coincidencia, casi general, en cuanto a c m o y cundo las oficinas
han de enviar los documentos a sus archivos de depsito, a otros archivos
administrativos de nivel superior o al archivo histrico que corresponda.
Salvo alguna excepcin, los papeles se envan inmediatamente despus de
concluido el trmite del asunto a que se refieran, o uno, dos o tres aos
m s tarde. E n estos ltimos casos es cuando se tiene en cuenta la fecha del
documento que cierra el trmite para el cmputo de esos plazos de
retencin.
Los envos suelen hacerlos las oficinas a lo largo del a o ; aunque en
algunos pases, c o m o Polonia, se efectan a fecha fija al comenzar el ao,
y en otros, c o m o Hungra, al finalizar.
Tambin es normal que las oficinas formalicen las entregas de documentos mediante listas genricas o actas sucintas. A los archivos receptores
esta especie de guiones no les son suficientes, por lo que se ven precisados
a redactar inventarios que individualicen en mayor grado la documentacin.
Algunos colegas creen que esto es lo mejor, porque "las oficinas dicen
difcilmente haran un inventario con el necesario criterio archivstico".
Por nuestra parte, pensamos que se ahorrara m u c h o trabajo a los archiveros si las oficinas remitieran los documentos con un inventario bien hecho,
conforme a normas archivsticas facilitadas por los archiveros.

3.2.

Sistemas de clasificacin y ordenacin

Ningn pas, ni siquiera los de organizacin m s reglamentada, tiene


establecido un sistema de clasificacin de fondos c o m n a todos los archivos
administrativos. Cada ministerio u organismo suele ser libre de adoptar el
sistema que prefiera para sus archivos.
Sin embargo, todava lo ms frecuente es respetar la orgnica de procedencia ; o sea, que las divisiones y subdivisiones del fondo se correspondan
con las diferentes secciones y subsecciones del organismo que origina la d o cumentacin. Si se observa hasta los ltimos escalones el principio de res

- 156 -

peto del origen, resulta el sistema orgnico puro ; pero si se altera la disposi'
cin de las subdivisiones o grupos de tercer grado y siguientes, dndoles
otras clasificaciones, el sistema se transforma en semiorgnico (Luxemburgo). N o son infrecuentes estas alteraciones en los archivos, por supuestas
conveniencias del servicio (Checoslovaquia).
Algunos prefieren una clasificacin de asuntos o materias concretas,
sujetas a una correlatividad simplemente numrica, alfabtica o cronol'
gica, o bien a una clasificacin de base decimal, razonada "sui gneris" en
cada caso (Noruega, Israel, Canad).
Finlandia, atenindose al aspecto formal, clasifica el material de archi'
vo en determinado nmero de series principales: peridicos, listas, minutas,
cartas, m e m o r a n d u m s , etc. ; o hace una serie conjunta de correspondencia,
cuentas, mapas, planos y documentos. Dentro de cada serie clasifica por
origen y por asuntos.
Este m i s m o criterio, aunque quizs m s metdicamente, lo sigue Polona. Clasifica por materias, con base decimal. Los cuatro primeros nmeros,
o, i, 2 y 3, los dedica a la documentacin tpica: decretos, personal, objetos
materiales, finanzas y contabilidad. Del 4 al 9 los aplica a las clases que sean
necesarias para que cada institucin determinada tenga la suya ; luego, a
su vez, ha de desarrollarse una clasificacin individual para cada institucin.
Es m u y digno de consideracin el sistema m s frecuentemente usado
en Holanda, conocido por "Systematsch dossierstesel". Los diferentes documentos de archivo, ordenados cronolgicamente, se clasifican, no segn
su materia, sino conforme al asunto para el que sirvieron. El conjunto de
expedientes as obtenidos se ordena con arreglo a u n sistema de rbricas
o ttulos basado en una distribucin decimal de las materias, de lo general
a lo particular. A veces se clasifica por el sistema de origen u orgnico, pero
aplicando en el interior del fondo correspondiente a cada seccin, el sistema
"dossierstesel".
Ciertamente, n o puede hablarse de sistema de clasificacin, si nicamente se da a cada unidad documental un nmero correlativo y se forma
con todo el fondo u n archivo o seccin facticios, sin establecer distincin
entre grupos distintos por razn de materia, tiempo, lugar ni persona. Tai
procedimiento simplista convierte a estos archivos en montones de papel
intil cuando se pierde u olvida el nmero de referencia.
Respecto de los sistemas utilizados para la ordenacin de los expedientes
o documentos dentro de las unidades archivonmicas (carpetas, legajos,
cajas, registros, etc.), la mayor parte de las respuestas coinciden en afirmar
que en cada caso debe aplicarse el orden que m s convenga. E n general, se
respeta el que la documentacin traiga de su oficina de origen. N o es infrecuente que este orden sea de "numerus currens", con la nica finalidad

- 157 -

de localizacin dentro de una serie o grupo, mediante el trampoln de procedimientos referenciales (prontuarios, ndices, registros).
Esta heterogeneidad de criterios lleva a la conclusin de que sera m u y
difcil lograr una normativa recomendable de aplicacin general, ya que
las oficinas ordenan cada serie documental a su propia conveniencia. Sin
embargo, pases c o m o Holanda, Repblica Federal Alemana, Noruega,
Checoslovaquia, Polonia, Yugoslavia, Bulgaria, Repblica Democrtica Ale*
m a n a , Canad, y otras, han dictado instrucciones, normas o cdigos sobre
la clasificacin de sus archivos y el orden de las unidades documentales.

3.3.

Eliminaciones y transferencias

Son ya numerosos los pases que tienen reglamentada la eliminacin


de documentos de la Administracin. Pero la autoridad, rea de su c o m petencia, criterio selectivo, nivel y m o m e n t o , difieren tanto de una Nacin
a otra, y an dentro de cada una en las de rgimen federal, que resultara
enojoso y poco til intentar u n sincretismo a base de tan gran diversidad.
Holanda tiene establecidas listas de los documentos que las oficinas han
de destruir a plazo determinado. L o no comprendido en las listas slo puede
eliminarse previa autorizacin extraordinaria del Servicio de Archivos del
Estado, cuando ya no es til ni a la Administracin ni a la Historia.
Italia ha creado por Ley unas "Comisiones de Inspeccin", que, entre
otras funciones, ejercen las de "Comisiones de Expurgos" y operan en todos
los organismos y oficinas de la Administracin. Es de advertir que de dichas
Comisiones forma siempre parte un archivero del Estado.
E n Inglaterra se revisan peridicamente los archivos de las oficinas de
los Registros y, con arreglo a listas de destruccin establecidas conforme
al Acta de Archivos Pblicos de 1958, seccin 3, se determina qu ha de
eliminarse y qu debe transferirse a los Archivos Centrales.
E n la Administracin de Francia, el archivero redacta u n inventario
de lo que considera eliminable ; lo somete al jefe de la oficina u organismo
de que proviene la documentacin ; ste da su conformidad para la destruccin de los documentos prescritos y, por ltimo, el Director de los Archivos
de Francia, autoriza o n la destruccin. Ninguna dependencia de la A d ministracin francesa puede eliminar documentos sin autorizacin. Para
los archivos departamentales existen listas que determinan el perodo
de conservacin de cada documento tipo.
El problema de las eliminaciones de documentos en Espaa sigue sin
solucin, y no le resta gravedad la excepcin favorable de los Archivos del
Ministerio de Hacienda ni el hecho de que el archivo central de cada m i -

- 158 -

nisterio est a cargo de personal del cuerpo de archiveras. L o cierto es


que, salvo contados casos, la documentacin de las oficinas y archivos vivos
de la mayor parte de la Administracin se expurga sin sujecin a reglas ni
criterios razonables y, m u y frecuentemente, a capricho de los funcionarios
en cuyo poder se hallan los papeles. Confiamos en que la tan anhelada Ley
de Archivos sea pronto una realidad y zanje de una vez todos estos males.
La valoracin y decisin de conservar o destruir los expedientes de la
Administracin en la Repblica Federal Alemana, compete nicamente
al archivero cientfico. Cada departamento tiene fijados plazos de prescript
cin para su rea de accin. C o n carcter nacional lo tienen sealado los
documentos financieros de Caja y los expedientes oficiales de las cupstiones
sometidas a plazo por la Ley de Comercio.
D e acuerdo con el Decreto real de 22 de Julio de 1902, en Dinamarca
la eliminacin en los archivos de las oficinas centrales o regionales slo
puede hacerse con aprobacin del Director de Archivos. Segn la ndole
de las series documentales, se les hafijadou n plazo de validez de 5, 10 30
aos; si bien algunas carecen de plazo fijo, determinndose ste cuando
convenga por las autoridades competentes, debidamente autorizadas por el
Director de Archivos.
El Riksarkivar de Noruega tiene el derecho de inspeccionar todos los
archivos de la Administracin, y el deber de coordinar y supervisar los
planes y operaciones referentes a la seleccin y eliminacin de documentos.
Las reglas generales de 1961 ordenan que los departamentos efecten una
primera revisin de sus archivos antes que stos pasen de cinco aos de
antigedad. L a responsabilidad de la seleccin y eliminacin a este nivel
recae en la propia Administracin. A l alcanzar los archivos los 25 aos
se ha de efectuar una segunda revisin y lo que se retenga tras ella se transferir a los Archivos Nacionales o provinciales, excepto lo que an se necesite para la Administracin.
Los reglamentos generales de Archivos de Suecia contienen normas
para la eliminacin de documentos "con condiciones de eliminacin de
escasa o ninguna importancia" (! !).
Finlandia tiene establecidos plazos de prescripcin para algunas series.
Pero en general n o se permite destruir ningn documento anterior a 1919.
E n esta materia, los Archivos Nacionales y el ministerio interesado deciden
conjuntamente. Los criterios se establecen formulando, entre otras, las
siguientes preguntas :
i." Necesita la oficina los documentos todava?
2. 0 Se necesitan para controlar las actividades de la oficina?
3. 0 Ocasionar la eliminacin algn perjuicio al pblico?
4. 0 Se deben conservar los documentos para investigacin cientfica?

- 159 -

Tambin Polonia tiene establecidos planes de prescripcin basados en


los fines de control y en las necesidades de las instituciones y de los par*
ticulares. D e cualquier m o d o , la decisin corresponde a los Archivos del
Estado, que actan sobre una propuesta o peticin formulada por la direC'
cin de la institucin u organismo poseedor de los documentos.
E n Checoslovaquia el Ministerio de Comercio Exterior y el del Ejrcito
han publicado reglas sobre eliminacin de documentos. El del Interior impone a sus Servicios la obligacin de publicar reglas de expurgos. L a responsabilidad por la eliminacin corresponde a la institucin que elimina. El
archivero slo interviene para elegir los documentos de valor histrico.
D e manera m u y parecida intervienen los archiveros en Yugoslavia.
Pero aunque el Consejo de Archivos establece las normas generales de
expurgo, y una de ellas es que el archivo competente tiene derecho a tomar
parte en la seleccin y eliminacin de los documentos de cualquier institucin,
n o entra c o m o obligacin en la misin del archivero el evitar destrucciones
de documentacin de valor permanente. Ello concierne a la propia institucin de que proceden los papeles.
Bulgaria cuenta con listas de plazos de prescripcin hechas por los
jefes de las oficinas, previo acuerdo con la Direccin de Archivos. Los documentos prescritos son sometidos a informe de la Comisin de expurgos de
la oficina. Dicha Comisin, asesorada por un archivero de carrera, determina
los documentos que deben pasar a los archivos del Estado y los que carecen
de todo valor. U n a vez formadas las listas, se someten a las Comisiones
de Control dependientes de la Direccin de Archivos, que las aprueban o
rechazan.
La Repblica Democrtica Alemana sigue u n procedimiento m u y semejante al de Bulgaria.
Israel tiene reglamentada la destruccin de material de archivos de esta
manera : las propuestas anuales de expurgo que hacen las instituciones han
de someterse a la aprobacin del Archivero del Estado, despus de haber
sido examinadas por un Comit presidido por el Director general de los
Archivos y con representantes de los ministerios de Hacienda y Justicia,
el interventor del Estado y personal del ministerio interesado.
E n Canad slo el Archivero del Dominio tiene autoridad para aprobar
las eliminaciones. H a y unas instrucciones que sealan el nmero de aos
que debe retenerse cada serie. La seleccin se considera una funcin normal
del archivero de carrera.
E n la Repblica Argentina son los propios ministerios, secretarias de
Estado, etc., quienes en sus reglamentos dan las normas de eliminacin.
A veces los criterios son arbitrarios y ocasionan prdidas de documentos
de valor histrico. Sin embargo, hay mayor rigor cientfico e histrico
- 160 -

para lo que hayan de entregar al Archivo General de la Nacin : salvo


excepciones, toda la documentacin de m s de 3 0 aos.
La Ley 5 de 1955 de Puerto Rico establece un programa de conservacin
y disposicin de documentos pblicos. E n su artculo 4 , apartado c, deter'
mina que los jefes de dependencias realizarn un inventario de todos los
documentos de menos de 50 aos de antigedad y los clasificarn en : 1)
Documentos de legislacin estatal, de donaciones de fondos a programas
pblicos del pas, y contratos oficiales, que se conservarn sin lmite de
tiempo, aunque podrn ser eliminados con autorizacin expresa de ley,
si llega a ser patente su total inutilidad. 2) Documentos fiscales o necesarios
para examen y comprobacin de cuentas. El perodo de conservacin ser
fijado con sujecin a las reglas que a este efecto preparar el secretario de
Hacienda. 3) Documentos que constituyan evidencia de ttulo sobre propiedad pblica o particular, o que cualquiera justificacin legal haga necesaria
su conservacin. Segn convenga, se determinar plazo de validez, que
podr tambin ser indefinido. 4) Documentos que por su utilidad administrativa de uso diario en las dependencias o por la informacin que contienen,
sean necesarios para testimoniar hechos pasados importantes, o utilizarse
como referencia en otras tareas, operaciones o programas. El plazo de conservacin se fijar por el jefe de la dependencia, con la aprobacin del jefe
del organismo a que pertenezca. 5) Restantes documentos, que segn un
procedimiento de estimacin igual al del n. 4 , sern destruidos o enviados
al Archivo General del Estado. A todos estos efectos, los jefes de las dependencias prepararn listas anuales de cada grupo.
N o est claro en la mayora de las respuestas lo que se hace con la d o cumentacin cuyo valor administrativo ha prescrito, pero que conserva inters histrico. Algunos afirman que permanece en el archivo de origen, unos
pocos dicen que pasa a otro archivo superior, igualmente administrativo, y
son varios los que indican que esta documentacin seleccionada se transfiere
a archivos histricos, generales o provinciales, peridicamente : cada uno,
cinco, diez o m s aos.

4.

INSTALACIONES Y SERVICIOS
4.1. Edificios

E n casi todos los pases los archivos corrientes de la Administracin ocupan locales integrados en el conjunto de dependencias del organismo u
oficina a que sirven. Algunos archivos de depsito estn en locales espe-

- 161 -

cales, dentro o fuera del edificio de su organismo. Slo los archivos generales de la Administracin, cuando existen (por ejemplo, Repblica Federal
Alemana, Noruega, Argentina, Canad y naciones jvenes c o m o Congo*
Kinshasa y Zambia), suelen estar instalados en edificios independientes.

4.2. Estanteras
La estantera metlica se ha generalizado de tal forma, que son contados los archivos que an la tienen de madera, a juzgar por las respuestas.
Se observa una preferencia de la estantera cerrada y archivadores tipo
armario, o de cajones o rotativos, para el perodo dinmico de la documentacin ; metlica abierta para el semiesttico o de depsito ; "compactus"
para archivos de poca consulta, y por motivos de escasez de espacio, aunque
ltimamente ha aumentado bastante su uso.

4.3.

Unidades archivsticas

E n cuanto a las formas de diferenciacin de las unidades archivsticas,


las m s frecuentes son : tapas de cartn, cajas de cartn (algunas metlicas
o metalizadas), carpetas y encuademacin en fascculos o volmenes.
E n Holanda y otros pases, durante el estado dinmico de la docu*
mentacin, sta se conserva en carpetas colocadas en los clasificadores, de
tipo armario o de cajones. A l pasar a estado semiesttico, la documentacin
se ordena en carpetas que se guardan en cajas de cartn. Los documentos
sueltos suelen conservarse en clasificadores especiales.

4.4.

Servicios auxiliares

La inmensa mayora de los archivos de la Administracin, corrientes


y de depsito, carecen en absoluto de laboratorios, talleres de reproduccin,
restauracin y encuademacin. T a m p o c o tienen cmaras de desinfectacin
ni instalacin de aire acondicionado. Sin embargo, algunos gozan de buena
temperatura por hallarse dentro del recinto de oficinas climatizadas, y n o
son pocos los que utilizan los servicios centralizados de reprografa o encuademacin del ministerio u organismo correspondiente.

- 162 -

4-5/7*

Instalaciones de proteccin

Los archivos generales, regionales y provinciales de la Administracin


con edificio independiente, suelen disponer de todos estos servicios auxiliares,
as como de sistemas de deteccin de h u m o s o temperatura y aparatos de
extincin de incendios.
E n cambio, los pequeos archivos cuentan, cuando ms, con extintores
de anhdrido carbnico, o de polvo seco. H a y archivos que han de confor'
marse con el viejo procedimiento de los cubos de arena ; mientras al director
de otro, parece bastarle que el archivo est situado en el m i s m o edificio que
el Parque de Bomberos. Aparte de este ltimo caso, slo dos respuestas hablan de utilizacin de mangueras de agua.
E n cuanto a cmaras de seguridad o reforzamiento de los depsitos para
una mejor proteccin de los documentos, hay ejemplos en Holanda, Inglaterra, Repblica Federal Alemana, Suecia, Checoslovaquia, Bulgaria, y
Espaa. Jamaica dice que "el edificio se ha hecho a prueba de inundaciones,
fuego, huracanes, terremotos y entrada no autorizada". Sin embargo, no
nos hagamos ilusiones desmesuradas. La proporcin de estas instalaciones
de seguridad respecto de la total capacidad de los archivos se limita a un
3 4 por ciento.
Por lo que se refiere a provisiones para salvamento de la documentacin
en casos de riesgos catastrficos, especialmente por guerras, Holanda prefiere destruir los papeles confidenciales y tiene ordenada la microfilmacin
total y sistemtica de los fondos m s importantes. Inglaterra coloca en las
cajas, carpetas y libros una marca especial de preferencia de salvamento.
Francia, Luxemburgo y Dinamarca salvaran primero los documentos m u y
preciosos, los raros y los confidenciales. Finlandia tiene el siguiente plan
de urgencia : i) Documentacin completa de los dos ltimos aos. 2) D o cumentacin que debe conservarse permanentemente. 3) Documentos que
no han de conservarse permanentemente. Checoslovaquia tambin clasifica
los documentos en tres categoras segn su importancia. E n otros pases, o
cada archivo tiene sus propias normas, o no tienen nada previsto sobre
esto.
5.

ACCESIBILIDAD DE LOS ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS

5.1.

Limitacin de la accesibilidad

E n el Congreso Internacional Extraordinario de Archivos de Washington se estudi la accesibilidad a los archivos histricos. Para conocer hasta

- 163 -

que punto son accesibles al investigador o al pblico en general los archivos


administrativos, en nuestro cuestionario se incluy la pregunta correspondiente. H e aqu el resultado de las respuestas.
Salvo Bulgaria, Hungra y Noruega, que contestan negativamente,
todos los dems pases dan un "s" a la accesibilidad, pero con limitaciones
o requisitos m u y fuertes que, en general, convierten en excepcional y privilegiada la consulta. Primero, suele exigirse la autorizacin de los ministros
o altos jefes de los organismos de la Administracin a que el archivo pertenece : segundo, determinados documentos considerados c o m o confidenciales nunca son accesibles al investigador; tercero, la mayor o menor antigedad del documento marca el lmite de lo consultable, por ejemplo:
Austria e Italia, 50 aos, Canad, Inglaterra y Tanzania, 3 0 ; Finlandia,
25 aos, 40 50, segn el fondo documental; Zambia, 20 aos; Senegal y Francia tienen c o m o tope el ao 1 9 2 0 ; Turqua el ao 1 9 1 8 ; Irlanda el ao 1916; y la Repblica Federal Alemana, el 8 de m a y o de 1945.
E n Espaa no hay sealada fecha lmite, pero tan pronto c o m o la documentacin administrativa pasa a los archivos histricos, es totalmente libre
su consulta, por igual para nacionales y extranjeros. Estados Unidos de
Amrica tiene reglamentada minuciosamente la accesibilidad a la documentacin de los Archivos Nacionales y de las Oficinas federales de la rama
ejecutiva, en virtud de la llamada Acta de Libertad de Informacin (Ley
Pblica 89-487, 8 0 Stat, 250.).
N o es posible, por razn de espacio, dar cabida en esta ponencia al detalle
de las respuestas sobre limitaciones y requisitos de la accesibilidad. E n conjunto, se saca la conclusin de que cada pas impone las condiciones y lmites que estima convenientes. A u n q u e se nota en algunos cierta tendencia
a ir dando mayores facilidades, parece an lejano el da en que los archivos
de la Administracin sean accesibles al investigador sin cortapisas tan restrictivas.
5.2/6.

Senado

de consultas, prstamos, informes, certificados

Por otra parte, como la principal misin de los archivos administrativos


es prestar un servicio a la propia Administracin, veamos en qu forma lo
hacen.
El funcionario que necesita ver documentos ya archivados, si no es l
m u y cmodo y slo quiere comprobar algn dato, va al propio archivo y
efecta all la consulta. Pero si es para un estudio ms amplio, la oficina
pide en prstamo el documento original. Luego lo devuelve o no ; hay de
todo. A veces el documento regresa al archivo c o m o nuevo ingreso o incorporado a otro expediente.

- 164 -

E n la mayora de los pases los documentos se prestan nicamente a la


autoridad que los envi al archivo o a funcionarios debidamente autorizados.
Cuando el funcionario necesita informe, copia o extracto del documento,
suele hacerlo l mismo, en su oficina o en el archivo. Rara vez lo hace el
archivero.
La experiencia ha demostrado que con este sistema clsico de utilizacin de los archivos administrativos, se pierden muchos documentos. Para
evitarlo, en varios pases (Yugoslavia, Turqua, Israel, Congo-Kinshasa),
aprovechando los modernos procedimientos de reprografa, en lugar de
prestar el documento, se entrega su reproduccin : fotogrfica, fotosttica,
xerogrfica, etc. Se logra as la integridad del archivo, aunque ello suponga,
naturalmente, u n gasto de cierta consideracin.

5.7.

Instrumentos de trabajo

H a y unanimidad en estimar insuficientes las listas o inventarios de entrega preparados por las oficinas, para u n eficaz servicio por parte de los
archivos administrativos. C o n mayor o menor nmero y variedad, se redactan otros instrumentos de trabajo: registros, inventarios analticos, ndices,
guas, catlogos por temas, etc. Estos instrumentos se siguen elaborando "a
m a n o " en casi todos los pases. Slo Irlanda del Norte dice valerse de dictfonos; Noruega menciona mquinas especiales de escribir que facilitan la
formacin de listas e ndices; Senegal utiliza policopias o impresos; y A r gentina, Puerto Rico, Jamaica y Nigeria afirman que emplean medios mecnicos: en general, mquinas de escribir y duplicadoras. L a mecanizacin,
c o m o se ve, es an bastante deficiente, sobre todo comparndola con la
de los archivos de las empresas privadas de alguna importancia.

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El cuestionario inclua un ltimo apartado de "Conclusiones". Por


respeto a la integridad de las interesantes ideas, sugerencias y soluciones
que hacen la mayora de los pases (algunos m u y por extenso) en sus respuestas a este punto, ha parecido conveniente ofrecer a los seores Congresistas el texto ntegro de tales "Conclusiones", por va de "Apndice" de
la presente ponencia.

APNDICE
A L E M A N I A (Repblica Democrtica)
Personal calificado para redaccin y resgistro de las actas, continuar
imponiendo y conservar los planes de actas o documentos en la administracin. Desarrollo del sistema de evaluacin a base de una administracin
mejorada y orientada segn principios de ordenacin uniformes tendentes
a una mejor seleccin del valor del material archivado. A u m e n t o del valor
informativo de las existencias de los archivos de la administracin. Estmulos procedentes de las instrucciones metdicas para el Servicio de Archivos
de la Repblica Democrtica Alemana, especialmente en el campo de la
recepcin, evaluacin y casacin, ordenacin y catlogo.
Eliminacin de la discriminacin de los archivos de la Repblica D e mocrtica Alemana por parte del Travel-Board en la participacin en reuniones del Consejo Internacional de Archivos. Publicacin de los resultados de congresos y conferencias internacionales sobre problemas de los
archivos de la administracin. Organizacin de un intercambio de experiencias sobre teora y prctica del trabajo en archivos de la administracin.
Existe especial inters en las investigaciones o estudios de la posicin de los
archivos de la administracin en el sistema informativo de los rganos, instituciones y empresas estatales.
A L E M A N I A (Repblica Federal Alemana).
Para el mbito del Archivo Federal se tiende a la consecuente realizacin de la idea del Archivo Central para toda la administracin federal.

- 166 -

L a expansin y afianzamiento d e la libertad d e decisin d e los archiveros


cientficos en la valoracin de actas y d e m s documentos para la eleccin
del material archivado digno de ser transmitido a la posterioridad parece
que es aqu requisito m s importante.
Para igualar m s internacionalmente los mtodos de archivo y f o m e n tar a n m s la colaboracin e n lo q u e afecta a archivos en todo el m u n d o ,
parecen ser los medios adecuados : el intercambio d e medios o hallazgos
a travs de todas las fronteras y el intercambio de archiveros instruidos con
m u c h o s aos d e experiencia profesional.
M a r b u r g . D r . Joh. Papritz. E n vista de la complejidad de las reaciones, la respuesta exigira u n espacio m u y grande. Para poder hacer tales
propuestas tiles para otros pases, se necesita primero u n a aclaracin de los
problemas comprendidos en la pregunta 3 . 2 . Sin tal explicacin de los tipos
de estructuras n o es posible ningn intercambio internacional de experiencias.

ARGENTINA
a) Elaborar u n Reglamento modelo de la organizacin y funcionamiento
de los Archivos Generales Administrativos nacionales, y proponerlo a todos
los Ministerios; asimismo, proponerlo a los gobiernos provinciales, con d e bidas modificaciones. Elaborar, asimismo u n Reglamento modelo para los
Archivos Municipales.
T o d o esto con doble finalidad : a) de reunir las mejores experiencias
y sintetizarlas en el Reglamento, y b) d e tratar d e unificar los criterios, a
veces divergentes, q u e actualmente rigen en los archivos administrativos.
b) U n a vez constituida la Comisin Nacional de Archivos, prevista
por el artculo 10 de la Ley n. 15. 930 del ao 1961, deber extender sus
atribuciones a los Archivos administrativos en forma de asesoramiento y
supervisin.
c) Estudiar detenidamente, con preferencia dentro de u n Comit especial de la Comisin Nacional de Archivos, la cuestin de la seleccin d e
cumental y elaborar u n proyecto de conservacin y eliminacin.
d) Efectuar cursos o cursillos de capacitacin de personal directivo y
tcnico de archivos administrativos, exigiendo su formacin profesional y
t'cnica.
e) Elaborar el estatuto de archiveros administrativos e histricos, con
el reconocimiento oficial de la profesin archivstica.
Para los pases en desarrollo, concentrar los estudios archivsticos en un
centro informativo y de asesoramiento ; efectuar visitas a los repositorios

- 167

con fines de conocer su estado actual y proponer las medidas para su organizacin funcional.
AUSTRIA

N o es necesaria una unificacin de los mtodos y procedimientos entre


los numerosos archivos del ms diverso origen, ya que con ello no se pueden
ahorrar en un caso concreto investigaciones ulteriores.
BULGARIA
Se debe proceder a estudios en comn con las administraciones interesadas y los institutos cientficos, con vistas a la elaboracin de reglas y
sistemas de ordenacin vlidos para todo el m u n d o . Tambin se debe elaborar un reglamento tipo para el trabajo en las secretaras y los archivos de
las diferentes administraciones, organizaciones y empresas.
Es de desear que el Consejo Internacional de Archivos estudie y generalice las experiencias adquiridas por los diferentes pases, miembros suyos,
con referencia al trabajo en los archivos administrativos, examinados en
todos sus aspectos, y m s especialmente :
los sistemas de cancillera
los derechos y las obligaciones de control de los organismos jerrquica'
mente superiores, en relacin al trabajo en las secretaras y los archivos
de las administraciones subordinadas.
CANAD
Deberan existir archivos centralizados para los documentos administrativos inactivos, y un control centralizado con respecto a la creacin y eliminacin de archivos.
CEILN
La elaboracin de una Ley de Archivos tan pronto c o m o sea posible;
la creacin, dentro de la organizacin administrativa del pas de personal
especializado en archivo de documentos, y de personal de enlace en los
Archivos; extender esta idea a los negocios privados y a otras organizaciones
de carcter privado, incitndoles a seguir un programa sistemtico de elaboracin y transferencia, basado en un procedimiento bien estudiado. Popularizacin de los Archivos por medio de campaas de prensa y exhibiciones e invitando a hacer ms trabajos de investigacin.
Legislacin y mejor informacin.

168 -

Conferencias regulares en distintas partes del m u n d o ; u n programa de


publicaciones bien planeado, en el cual pudiesen participar los archiveros
de todo el m u n d o .
CONGO-KlNSHASA
Las sugestiones que pudiesen mejorar nuestros archivos, seran, en
lo que nos concierne, de conducir una campaa de persuasin a fin de con'
vencer a los otros servicios del Estado de que no se trata en absoluto de
un control sobre las actividades de sus servicios, sino de una investigacin
en el cuadro del servicio, el cual constituye un fundamento d e nuestra
historia.
Esto es, eliminar as todo pensamiento que tienda a atribuirnos intenciones que no son las nuestras. L a tarea nos facilitar el conducir bien nuestras encuestas, tanto caulitativa c o m o cuantitativamente. As, ninguna masa
de papeles escapar a nuestro control.
E n Congo-Kinshasa, la reglamentacin relativa a la organizacin administrativa, exige a todos los organismos oficiales el dejar en depsito
legal todo documento oficial que ellos produzcan. Estas disposiciones afectan igualmente a los autores privados, comprendidos los msicos. D e esta
manera, nuestra biblioteca se enriquece considerablemente.
Este problema no es menos importante. Sera de desear que la Unesco
tomase la iniciativa de conceder bolsas de viaje a los Archiveros de todos
los pases durante un perodo escalonado, a fin de permitir a stos pasar
una temporada larga en los archivos de otro pas, y trabajar all regularmente.
Estimo que por este sistema, el interesado se inspirar en los mtodos
adoptados all, y sacar buen provecho.
D e esta manera, igualmente, la colaboracin deseada entre archiveros y
archivos del m u n d o , se realizara.
CHECOSLOVAQUIA
Ponerse de acuerdo sobre los plazos mnimos para el depsito de documentos en los archivos administrativos, sobre todo en lo que concierne a
los documentos de carcter personal y a los documentos judiciales.
ESTADOS UNIDOS
El "Record M a n a g e m e n t " (Organizacin de documentos) es una aproximacin sistemtica al control de los materiales documentales desde su
creacin hasta su cremacin. N o se trata de las tcnicas y facilidades para

- 169 -

la manipulacin de datos, sino de los datos ya obtenidos y de los medios


y mtodos para su obtencin y eficiente explotacin. Se divide en tres
partes: conservacin, mantenimiento y disposicin. La primera proporciona
instrumentos y tcnicas p.^ra organizar aquellas funciones administrativas
que crean correspondencia, formularios, informes e instrucciones. L a segunda proporciona instrumentos y tcnicas para controlar de u n m o d o
efectivo la compilacin, anlisis, clasificacin, arreglo y recuperacin de
datos para la informacin administrativa activa. Comprende el mantenimiento de ficheros, el manejo de la correspondencia, automatizacin de
datos y aplicacin de sistemas de microfilm. L a tercera proporciona instrumentos y tcnicas para realizar sistemtica y ordenadamente :
i) El expurgo de la documentacin inactiva y de la semiactiva poco
utilizada.
2) La delimitacin del equipo de ficheros y del espacio necesario para
situar la documentacin activa y abandono del equipo y espacio que n o
se requieran para este propsito.
3) Proteccin de los documentos vitales para la continuidad de las
operaciones en caso de desastre o emergencia.
4) Conservacin de la documentacin de importancia desde el punto
de vista legal o histrico.
FINLANDIA

Educacin de los archiveros; un manual de direccin de archivos.


FRANCIA

Sera deseable una ligazn ms estrecha entre la Direccin de los A r chivos de Francia y los Ministerios. Est en estudio un proyecto de decreto
actualmente, en ese sentido. Prev q u e : 1) cada administracin deber
nombrar un funcionario responsable de sus archivos corrientes. 2) L a clausura de los archivos corrientes ser efectuada por acuerdo de la Direccin
de los Archivos de Francia. 3) La recogida de documentos en los depsitos
de la Direccin de los Archivos de Francia se har regularmente. 4) Se
crearn depsitos "intermedios" en todas las grandes administraciones,
bajo control de la Direccin de los Archivos de Francia.
Sera necesario tambin fijar reglas uniformes para el tratamiento de
todos los archivos administrativos. El S. C . O . M . (Servicio Central de
Organizacin y Mtodos), trabaja actualmente en esta reglamentacin.

- 170 -

HUNGRA
D e b e publicarse la nueva ley sobre archivos para proteger los documentos.
La Direccin General de Archivos debe ser autorizada a controlar el
establecimiento de los archivos administrativos y sus funciones.
H a n de establecerse normas generales referentes a los mtodos de
archivo.
N o se dejan los documentos m s que 5-15 aos en los archivos de la
administracin (que existen en los ministerios, en las provincias, en las
oficinas y las fbricas, en las asociaciones). Es preciso que los documentos
reviertan a los verdaderos archivos m s tarde, al tiempo que los documentos
son consultables por los investigadores.
INGLATERRA
N u e v o edificio; m s personal.
Reglas unificadas para la accesibilidad y u n sistema central de archivos.
M s disponibilidad en el sentido econmico y mejor entrenamiento.
M s cooperacin entre archiveros y entre los P R O y los archiveros
locales.
Viendo que los documentos y la historia de diferentes pases varan
tanto, no creo que fuese deseable demasiada normalizacin.
Q u e se fijase una fecha obligatoria para el depsito de documentos a
todas las Instituciones Oficiales. Por ejemplo un plazo de 20 aos.
M s personal; m s dinero; m s asesoramiento en los archivos privados y m s control nacional de los archivos privados.
Todos los archiveros de un pas deberan formar parte de un Sistema
Nacional, tener el m i s m o entrenamiento y ser controlados e intercambiados
por los Archivos del Gobierno Nacional. Debera existir un intercambio
de personal entre los distintos Archivos Estatales por plazos de 1 a 3 aos.
Cualquier mejora en Inglaterra, dependera de una simplificacin del
complejo marco legal en que nos desenvolvemos en la actualidad, y tambin
de la instruccin del personal, cientficamente entrenado para el trabajo
en todas las secciones de archivo.
Esto slo se alcanzar con un criterio unificado acerca del verdadero
propsito de los archivos. E n Inglaterra todava se le da m u c h a importancia al valor puramente histrico de los mismos.

- 171 -

ISRAEL

U n o de nuestros mayores problemas en lo que respecta al programa de


manejo de archivos es la mejora de la calidad de los registros. Su calidad,
su bsqueda, as c o m o su valor de informacin, depende, en gran medida,
de la experiencia y pericia tanto profesional c o m o educacional del personal
que trabaja en los distintos departamentos de registro y ficheros, as c o m o
de la cooperacin del cuadro ejecutivo en la administracin de los Ministerios
y entidades pblicas. E n nuestra opinin, es ste uno de los problemas
esenciales a los cuales se da menor importancia en los actuales sistemas m o dernos de archivos. El buen funcionamiento de la Administracin actual, al
igual que el estado futuro de los ficheros en los archivos histricos, depende
mayormente, en la solucin de este problema.
ITALIA

Considerada la actual organizacin de los Archivos, corrientes y de


depsito, de las oficinas administrativas, reglamentada con normas que
datan del ao 1900, se ve patente la necesidad de una revisin de dichas
normas para satisfacer la necesidad de uniformar el servicio de archivo en
todos los rganos administrativos del Estado. Esta revisin deber tener
en cuenta n o slo la importancia administrativa y jurdica de la d o c u m e n tacin que se produce diariamente, sino tambin la funcin cultural que
dicha documentacin deber desempear en el futuro.
Los problemas que se plantean son de diversa ndole, pero en su base,
todos tienen una misma cuestin : la clasificacin, la cual nos parece fundamental porque es bsica de la orgnica y de la formacin ordenada del
Archivo, as c o m o del buen funcionamiento de los servicios. U n buen cuadro
de clasificacin, formulado de manera que refleje la competencia y atribucin de la oficina de tal m o d o que constituya un documento cultural capaz
de satisfacer la investigacin histrica futura, poniendo de manifiesto la
actividad desarrollada para la obtencin de los fines que la ley se propone,
actividad documentada m s tarde por la serie del archivo desarrollada orgnicamente, representa la principal necesidad sentida en el sector de los
archivos modernos (corrientes y de depsitos).
Es un problema, pues, de precisar los criterios y de individualizar el
sistema de clasificacin que ponga a cualquier archivo administrativo m o derno en un m i s m o plano organizativo y consiga que el nacimiento y formacin de esos archivos se produzca de m o d o que permita despus a los

172 -

archivos de Estado satisfacer con prontitud la exigencia de la investigacin


histrica, y en tal sentido, extendiendo esta cuestin al campo internacional,
no parece fuera de lugar el proponer dentro del Consejo Internacional de
Archivos la constitucin de un comit para el estudio del problema.
JAMAICA

Centros de archivos y extensin de programa de manejo de archivos.


H a y muchas acciones que se podran sugerir. Sin embargo, hay una
que creo que se necesita urgentemente y que no presentara dificultad real
en conseguirse, y es la introduccin de una tarjeta o carnet de investigador
reconocida internacionalmente, para simplificar el acceso de investigadores
acreditados a los archivos de todos los pases.
M)ICO
Est en estudio una ley para ordenar debidamente esa organizacin y
existe la idea de que este Archivo General de la Nacin sea el que dirija todo
el funcionamiento de los archivos administrativos; de los que tendran que
salir los documentos importantes para su custodia dentro de su recinto.
NIGERIA

U n a nueva ordenanza que confiera una autoridad m s amplia y efectiva; mayor entrenamiento del personal; mejores edificios y equipo; la
creacin de una Divisin para el manejo de archivos; el establecimiento
de otras corporaciones y archivos privados.
U n Comit Consejero de Archivos activo y con conocimientos, c o m puesto por funcionarios gubernamentales y dirigentes eminentes de la
comunidad que ayudasen a persuadir al Gobierno para que le preste la
atencin necesaria a sus archivos.
Q u e por razones de confraternidad los compaeros de las naciones avanzadas ofrezcan a nuestros archiveros las posibilidades de estudiar sus tcnicas y mtodos.
Q u e se lleven a cabo m s frecuentes reuniones del Consejo Internacional de Archivos o al menos reuniones regionales.
Q u e se realice un viaje de estudios para visitar las Instituciones de A r chivos de pases en desarrollo, pasando un Informe al Gobierno del pas
correspondiente acerca de la accin que debera tomarse.

- 173 -

M a y o r ayuda financiera para el sostenimiento de nuevos edificios de


archivos, instalaciones y equipo modernos a los pases en desarrollo.

NORUEGA

U n a educacin y entrenamiento mejorados de los archiveros de la administracin, incluyendo la posibilidad de un incremento de salarios.
A u m e n t o en el nmero de personal de los Archivos Nacionales y en
especial de los Archivos Provinciales para intensificar: a) la inspeccin de
los Archivos de la Administracin b) la instruccin sobre rutinas de archivo y c) la selecci, y eliminacin de documentos de un valor no duradero.
Suficiente capacidad de estanteras en los Archivos Nacionales y Pro*
vinciales que permitan a la administracin la transferencia de sus archivos
a su debido tiempo.
U n sistema c o m n de clasificacin para la Administracin total del
Estado, con partes del plan de clasificacin (las clases reservadas para organizacin y administracin, economa, personal) obligatorias para todas
las instituciones, mientras el resto del plan (en nuestro sistema decimal, las
clases 3-9) pueden modificarse segn las necesidades de cada rama de la
administracin.
Reglas referentes a la seleccin y eliminacin de documentos en relacin
con los planes de clasificacin, que ha\n posible una eliminacin continua
y responsable de los archivos de la administracin, reduciendo as los riesgos
de la eliminacin de documentos que deberan ser retenidos.
El derecho del Riksarkivar a inspeccionar los archivos de la administracin del estado y las municipalidades. Apoyar su derecho a dar instrucciones referentes a la clasificacin y disposicin de los documentos. Esto,
sin embargo, con la suposicin de que el personal es suficiente para hacer
cumplir sus derechos.
M s informacin a travs de publicaciones refere:.tes a ios sistemas de
archivos y otras en los pases respectivos.

PASES BAJOS

U n a eliminacin m s regular en cada uno de los tres niveles porque


pasan los documentos de los archivos.
Archivacin y depsitos m s rpidos y regulares.
Q u e el gobierno favorezca la construccin de nuevos depsitos de archivos pblicos y el agrandamiento de los depsitos pblicos existentes, para
que su capacidad sea suficiente cuando los depsitos sean m s numerosos.

- 174 -

Q u e los funcionarios encargados de la custodia de los archivos corrientes


de una administracin, hagan un inventario sumario de sus diversos fondos.
Q u e se mejore la situacin material de los archivos semiestticos ; que
los depsitos de prearchivacin sean mejor protegidos contra la h u m e d a d
y el fuego.
Q u e la situacin material de los archivos semiestticos y de los depsitos de prearchivacin puedan ser controlados regularmente gracias a
un aumento del personal de las inspecciones.
Q u e los funcionarios novatos de las administraciones sean debidamente
instruidos sobre la existencia y riqueza de sus archivos, para que, al tratar
un negocio, o m s simplemente, al escribir una carta, traten de lograr informes, y de buscar ejemplos. Se hara bien, quizs, adjuntndolos por
algn tiempo al funcionario encargado de la conservacin.
Q u e la formacin del personal destinado a ocuparse de los archivos
corrientes sea combinada con la del personal cientfico de los depsitos de
archivos pblicos, para que cada uno de estos dos grupos de funcionarios
comprenda mejor la naturaleza del trabajo del otro, y que el personal de
los archivos corrientes prepare de alguna manera la confeccin de los inventarios cientficos.
L a formacin especial dada a aquellos que se encargarn de la custodia
de los archivos corrientes, pero, la manera queda por estudiar, esta formacin deber ser combinada con la de la Escuela de archiveros.
La unificacin no es una panacea. Los fondos de los archivos se cor
tinuarn formando siempre de varias formas diversas, y habr siempre
varios sistemas de clasificacin : sobre todo, no olvidemos el profundizar
nuestros conocimientos de estas realidades.
L a intensificacin de los intercambios de puntos de vista y de informacin, oralmente o por escrito. Los archivistas que tomen parte en este
intercambio, sobre todo si se creen obligados a recurrir a u n idioma extranjero, debern hacer lo posible para expresar los matices de sus pensamientos,
y para que las palabras tcnicas de las que se deben servir formen un conjunto lgico y cerrado, correspondiendo a la terminologa dada en el Servier's
Lexicon of Archive Terminolgy.
POLONIA
Los archivos corrientes deben ser organizados segn la regla siguiente :
ellos forman dentro del cuadro de la institucin, la unidad independiente
de los otros servicios y secciones, subordinados directamente al jefe de 1..
institucin.
L a instruccin profesional del personal para los archivos corrientes.

175 -

Obligar a todos los archivos corrientes a guardar su documentacin en


los mismos clasificadores carpetas y a marcarlos y registrarlos segn e!
mismo sistema.
T o d o s los archivos corrientes, sin considerar lo especfico de la institucin en cuyo cuadro se encuentran y a cuyo poder estn subordinados, deben
ser supervisados por la institucin superior de los archivos del Estado. D e ben ordenar su documentacin segn la misma regla de clasificacin.

SENEGAL
E n un pas joven como el Senegal aunque pueda enorgullecerse de
conservar archivos con fondos continuos desde 1816-1820, lo que es m u c h o
para el Continente, los problemas de organizacin son demasiado n u merosos para disponer de tiempo necesario para reflexionar.
Los pases de antigua civilizacin escrita tienen una m s vieja y slida
experiencia archivstica ; es inevitable. A u n es de desear que, en este d o minio archivstico, su asistencia, su colaboracin, se ejerza tan ampliamente
c o m o en los otros.
Son los pases jvenes, los pases de civilizacin escrita relativamente
reciente, los que sobre todos tienen necesidades en materias de archivos,
de un personal bastante numeroso y bien formado ; porque en tales pases,
las lites intelectuales son relativamente raras, y m s an, solicitadas por
otros motivos, en apariencia al menos, m s importantes. E n Dakar funciona
una Escuela de Bibliotecarios, archiveros y documentalistas; la enseanza
de la archivstica se inaugurar realmente en 1969. Se puede esperar m u c h o ,
para salvaguardar y poner en valor los Archivos de toda la parte occidental
y de expresin francesa del Continente; pero tambin ser necesaria una
asistencia.
Despus de estos aspectos generales se comprender quizs que u n archivero que trabaja en un pas africano n o tiene una gran contribucin que
aportar. M e limito a sealar que en tales pases, la Administracin lo es
todo en materia de archivos, principal productor y nico guardian a la
vez. Esta Administracin es tambin menos rutinaria que en los pases viejos.
sta podra ser la razn por la que la experiencia de estos pases nuevos
en las relaciones establecidas entre Archivos y Administracin, pueda servir a los pases donde los Archivos tienen una base m s amplia y fuentes
m s numerosas, pero donde, c o m o en todo, la Administracin ensancha su
campo de accin.

- 176 -

.-SBCA

Los archivos suecos estn organizados para ser dos entidades, una
Institucin al servicio de la investigacin, y la autoridad que controla y
dirige los archivos de las diferentes administraciones de todo el pas. Pensamos que ambos papeles tienen la m i s m a finalidad : promover el conocimiento y la escolaridad. L o que hoy son archivos de rutina para las autoridades administrativas pueden ser el da de m a a n a valiosa fuente de
informacin histrica sobre nuestra poca. Creemos que stas son y deben
ser las ideas bsicas del trabajo de archivos. Si estas ideas son observadas
y los archivos llegan a tener suficiente influencia y autoridad para vindicarlas y mantenerlas, sta ser la mejor manera de mejorar los archivos en este
pas y en otros.
TURQUA
Para reformar los archivos son indispensables nuevas leyes, la formacin de u n personal cualificado, edificios e instalaciones, y que sean preparados equipos modernos. Estamos en camino de hacer grandes esfuerzos
para asegurarlo. Los esfuerzos desplegados han llegado a una fase satisfactoria.
U n a administracin central de los archivos, establecer u n equilibrio en
el caso de intervencin de los hombres de la Administracin y de ciencia
en los negocios admnistrativos, una propaganda impresionante, entrar en
contacto y colaboracin con los archivos de otros pases.
Establecer en todos los pases una administracin central para los A r chivos; utilizar una terminologa internacional sobre archivos; abolicin
de las diferentes doctrinas de archivos entre los diferentes pases ; intercambios de corta duracin de archiveros entre los pases; asegurar la participacin de todos los pases a los congresos y conferencias internacionales de
archivos; la publicacin de la revista "Archivum" con periodicidad trimestral al menos, y un contenido m s rico.
YUGOSLAVIA
La realizacin de los principios en todo lo moral y material con referencia a los archivos, y su personal, depende, fundamentalmente, del uso
de sus propios esfuerzos para permitir el empleo del material.
L a separacin de los archivos de la propia administracin del Estado,
e igualmente la independencia de los archiveros de los rganos burcra-

- 177 -

tas, dndoles el apoyo necesario para lograr que las instituciones posean
un verdadero carcter independiente, cultural y cientfico.
U n verdadero apoyo para una accin constructiva del Consejo Internacional de Archivos, al objeto de lograr una liberalization en lo concerniente
al acceso al material de archivo, pudiendo extenderse esta accin al logro
de unificar y estrechar los lazos para una mayor y mejor colaboracin en
materia de consulta entre todos los pases del m u n d o .
ZAMBIA
Personal entrenado, y mayor espacio en las instalaciones, son la primera
necesidad.

- 178 -

IA GESTION DE DOCUMENTOS COM3 UNA FUNCCOxJ A*CHIVISTICA


Informe de Mr. Artel Ricks

El historiador considera la gestin de documentos como una


funcin
archivstica dirigida a arreglar el volunten de los fondos
de archivo hasta el punto en que nejor sirvan a las necesidades
de
los investigadores. Ms precisamente la define como:
"... el proceso de reducir selectivamente a proporciones manejables el
volumen de los documentos nacionales para la civilizacin
moderna, de tal manera que se preserven permanentemente aquellos que
tengan un valor cultural futuro sin que se dae su integridad sustantiva para los objetivos investigativos".
En el lado opuesto del espectro estn aquellos que consideran la
yes .ion de 11 acumen tos
cono una aplicacin de la administracin
cientfica al papeleo con fines de eficiencia y economa pero sin
ningn beneficio para los investigadores futuros sino simplemente
como un subproducto afortunado.
Entre estos dos extremos est el punto de vista apoyado por el
Servicio del Archivo Nacional y Documentos de Gobierno de los E.U.
(NARS, por sus siglas en Ingls) que est definido en la legislacin pendiente de aprobacin
en
el Congreso.
Bajo este concepto, la gestin de documentos se extiende al ciclo de vida completo
del documento, desde
su produccin hasta la eliminacin final o su
envo al archivo para su conservacin permanente.
Est
dirigido a
asegurar una documentacin adecuada, evitar lo no esencial, simplificar los sistemas de creacin y uso del papeleo, mejorar la rornvi cjjmj
se
organizan y recuperan los documentos, proporcionar el cuidado
adecuado y el almacenamiento a bajo costo de los documentos en los
centros de archivo,
y asegurar la ordenacin adecuada de los documentos que no se necesitan por mucho tiempo en la conduccin de
los asuntos del momento. Este es el concepto contemplado en este
informe.

1. Aspectos singulares de la experiencia de los Estados Unidos.


En principio queremos identificar alguno-; du los factores que ha
tocado, impulsado y moldeado la gestin de documentos en los Estados
Unidos y que pueden diferir de los factores que influyen
sobre
la
gestin de documentos en otros pases.
Primero. El volumen completo de documentos
producido
por el
Gobierno de los Estados Unidos cada ao, actualmente por encima de
los 7.000.000 pies cbicos, suficiente para llenar un archivador de
ms de
1.300 millas de largo. Posiblemente, una cantidad an mayor
puede ser producida por los estados, condados y ciudades, que son
entidades administrativamente indep^'idi entes del Gobierno Federal.

1 Versin~abreviada del informe preliminar distribuido a los


miembros del Congreso.
2 O. Lawrence Burnette. Beneath the Fbotnote, (Stevens Point,
Wisconsin: Wcrzalla Publishing Co., 1969). p. 26.
3 U.S. Congress House, Federal Records Management Amendments
of 1976.
H.R. 13828, 94th Congress, 2nd Sesin. 1976.
- 179 -

Segundo.
Los
avances
en
el
desarrollo
tecnolgico
y
econmico de los Estados Unidos. Mr m Hrii.reiiaci'i obvia de esta
influencia se evidencia en la expansin del aso de la automatizacin
para llevar a cabo las labores de oficina.
Tercero. La tendencia que parecen tener los
Americanos
hacia
el cambio y a ideas nuevas, probablemente menos arraigados a lo tradicional que otra gente. Se admite que esto puede llevar ya sea a un
progreso rpido y significativo
o a una experimentacin antieconmica con artificios y conceptos no aprobados, simplemente
porque
son nuevos.
Cuarto. La demora de los Estados Unidos
en establecer un
archivo nacional, casi 150 aos despus de que se cre uno en
Francia. Esta lainentable lentitud para apreciar sus ricos tesoros
documentales tuvo al KKHOS una ventaja pues el Gobierno de los Estados
Unidos pudo aprender de la -oqiet-iencia de otros y luego agregar sus
propias contribuciones.
La gestin de documentos es tal vez la contribucin ms significativa.

2.

Desarrollo evolutivo de un concepto.

El concepto actual de gestin de documentos


evolucion a lo
largo de toda la vida de la nacin aunque se le dio nombre hace
solamente veinticinco aos. A qu ha
llegado, probablemente
se
entiende i nejor,si primero vemos cmo ha evolucionado.
La gestin de documentos en los Estados Unidos tiene sus antecedentes en los primeros aos de la Repblica. Muchas de las leyes
dictadas por el Primer Congreso expresaron inters en una documentacin adecuada de las actividades y transacciones del Gobierno y en la
preservacin de tales documentos.
A travs de los aos, con el aumento del
volumen
de
produccin
de
documentos
lentamente
se
reconoci la necesidad de
acabar con los documentos que ya no se usan.
Una comisin reunida
por el Presidente en 1877 rechaz firmemente la idea de la destruccin con una declaracin que deca "todo documento
valioso
en un
momento dado y que registre y se coloque en archivos pblicos, puede
ser de valor futuro a los ciudadanos de la nacin, ya sea de una
forma
histrica,
biogrfica o monetaria". Sin embargo la presin
por la acumulacin de documentos se volvi insoportable y en 1880
el
Congreso
empez
a autorizar la destruccin de algunos fondos
que no eran de utilidad.
Lo relacionado con la adecuada
documentacin,
preservacin
y
depsito selectivo llev a otro aspecto la gestin de documentos
del gobierno - eficiencia en su produccin y su uso.
En
1887
el
Senado estableci un comit "para informarse y examinar los mtodos
de trabajo, de los Departamentos Ejecutivos del Gobierno, el tiempo y
atencin dedicados a las operaciones, y en general, para averiguar e
informar al S-n-tlo W > causas de las demoras en la transaccin de los
asuntos
pblicos de estos Departamentos"
Este fue el primero de
una serie de Comits y comisiones que buscaban la
eficiencia
del
papeleo del Gobierno.

4 "Selected Readings on Records Management", ed. Seymour


Pcmrenze (sin publicar, propiedad literaria 1966). p. 5.
- 180 -

Joseph

Un punto clave en el desarrollo evolutivo de la gestin de docunentos


en
el Gobierno Federal, sucedi en 1934 con el nombramiento
del primer Archivista de los Estados Unidos. De ah en adelante, el
Archivo
Nacional se convirti en el vehculo institucional necesario parn reunir los segmentos, de lo que primero se conoci cono la
administracin de archivos, para desarrollar un programa amplio y
viable.
Cuando se estableci el Archivo Nacional hubo quienes pensaron
que lo nico que se necesitaba era establecer una institucin de
archivo donde se pudieran colocar los documentos de valor permanente.
Este concepto pasivo fue abandonado rpidamente cuando
llegaron
los
docunentos
de
numerosos sitios. El uso de algunos de olios fue
casi nulo por lo inadecuado de
las
prcticas de ordenamiento y
mantenimiento por parte de las agencias. Por consiguiente, el personal de archivas
vio
que
era necesario visitar las oficinas
Federales y dar instrucciones,
de
manera que los
fondos
que
llegaran
al Archivo
estuvieran
en
un orden til y en buenas
condiciones, sin documentos temporales e intiles.
Cono lo dijo un
miembro del Archivo Nacional en ese momento, los archivistas "entraron
al
campo
de
la
administracin de archivos porque la
administracin econmica
de
archivos
en
todos
los perodos
es muy semejante a las actividades especializadas del archivista, y
porque el resultado de una buena o mala administracin afecta
el
trabajo 5 que los archivistas harn posteriormente con los docunentos" .
Si bien el
Archivo
Nacional no toha des-irrMl l,ido ,\6n un
concepto
amplio y trascendente,
aunque en otra parte empezaba a
mostrar signos de vida, al menos se reconoci la necesidad de atender
la administracin de documentos desde su produccin hasta su conservacin. Este concepto de ciclo de vida no se cristaliz completamente pero si modific en algo la profesin de archivos.
Aproximadamente al mismo tiempo, unas pocas oficinas del gobierno
empezaron a usar el trmino "gestin de docunentos" para describir
una nueva solucin al problema haciendo nfasis en la eficiencia.
Vieron
la
necesidad
de
un programa de atencin continuada en
contraste con el mtodo tradicional y sintomtico
o
"de remiendos"
para
tratar
los problemas especficos de los archivos. Ellos lo
visualizaron cono un trabajo interminable de
educacin, promocin y
control de gestion.
Este
ltimo
comprende
la regulacin, el
anlisis y la aprobacin. El departamento
de la marina desarroll
el ms amplio de estos programas de gestin de docunentos con la
disposicin de controles en la produccin de documentos, guas para
desarrollar formas eficientes, informes y correspondencia; normalizacin del equipo de archivo y los suministros; y el
desarrollo
de
sistemas eficientes de archivo y correo.
Adems el programa de la Marina contemplaba otro aspecto que
desde ese momento vino a ser la piedra angular de la gestin de
docunentos - el de la especializacin.
Cerno el papeleo se
v/olvi
ms complejo se necesitaban personas con conocimientos especializados, como el necesario para disear formas o para desarrollar buenos
sistemas de informes, ya que una sola persona no puede esperar mnocer

5
Philip Brooks, "Archivists and Their Colleagues : Common
Denominators. The American Archivist", XTV (January, 1951), p. 34-35.
- 181 -

a fondo y proporcionar el com; miento profundo requerido para ayudar


adecuadamente a los funcionarios en bodas las fases de la gestin del
papeleo. Sin embargo, un especialista no necesariamente debe
estar
limitado a una especialidad. Bajo este concepto, los grandes estudios
del papeleo los realizaban, generalmente, equipos de especialistas.
Desde aquellos primeros aos formativos de la gestin de documentos
ha auneritado el nmero de especializaciones identificables
mientras que la naturaleza del papeleo ha cambiado, se ha extendido y
so ha vuelto ms complejo. Hoy hay especialistas en centros de
archivos, informes, formas, directivas, micropelculas, automatizacin de las fuentes de datos, archivos legibles por mquina, procedimientos generales del papeleo y otras reas, todas izando la bandera de la gestin de documentos.
La gestin de documentos se formaliz e institucionaliz en el
Gobierno Federal al ser aprobada la ley Federal de Archivos de 1950.
La responsabilidad de la supervisin de todo el Gobierno y de la implantacin de esta ley le fue asignada al Archivo Nacional al cual
significativamente, se le llam Servicio del Archivo Nacional y Documentos del Gobierno.
Se concluye que la gestin de documentos en los
Estados Unidos
apareci de una manera lenta y evolutiva, pero que hoy se basa
slidamente en cuatro piedras angulares: (a) el a>rv;ep;o del ciclo
de vida,
(b) el programa de atencin continuada, (c) el control de
gestin, y (d) la especializacin de sus practicantes.

3.

Impacto revolucionario

Si bien la aparicin de la gestin de documentos fue el resultado de un largo proceso evolutivo, cuando finalmente emergi, produjo un impacto revolucionario en la
funcin
archivstica.
Probablemente el efecto ms prontamente demostrable de la llegada de 1H
ijr !.;!. i.n de documentos se observa en la estructura
organizacional del
Servicio del Archivo Nacional y Documentos del Gobierno. Esta institucin ha 'Mii-ibiado drsticamente desde 1950 cuando el Archivista de
los Estados nnidos fue acusado de descuidar el programa de la gestin de documentos del Gobierno Federal y el "desarrollo, promocin
y coordinacin de normas, procedimientos y tcnicas" que promuevan
el manejo eficiente y econmico de los documentos del Gobierno.
Para llevar a cabo esta funcin, se crearon dos oficinas principales, cada una dirigida por un Asistente del Archivista.
Estas son
la Oficina de Gestin de Documentos y la Oficina del Centro Filerai
'le Archivos; ambas oficinas tienen una estrecha interaccin con el
Archivo Nacional y con los funcionarios de archivo de otras oficinas
<lel gobierno.
La Oficina de Gestin de Documentos
se
concentra
en
la
produccin de informacin y en su mantenimiento actualizado y su
uso. Con un personal de aproximadamente 140 empleados asesora otras
oficinas en el cumplimiento de sus responsabilidades en la gestin de
documentos, regulaciones sobre publicaciones, publica manuales
de
gua, brinda entrenamiento,
evala si la oficina cumple las regulaciones, ofrece servicios de consultorfa, realiza estudios
que
las
oficinas no pueden hacer por s solas, y lleva a cabo varias ie.ivid.vles :;)iv?xas.

6.
Manejo de Registros por
Generales. 82 Stat. 1295, 44 U.S.C.,

el Administrador de
Servicios
Secc. 2909-2910 (1968).

- 182 -

De especial inters para la profesin de archivos es la atencin que la


gestin de documentos ha enfocado para nejorar las
tcnicas de archivo, inclusive sistemas para el
ordenamiento
de
documentos y su recuperacin. La microfiLitacin de archivos es otra
rea en la. cual los especialistas en la gestin de documentos lian
ayudado mucho, influyendo en las operaciones actualizadas y en las
necesidades de los archivos. Otras influencias en la profesin de
archivos
pueden ser renos obvias pero sin embargo importantes. Por
ejemplo quienes manejan los documentos deben vigilar los fondos de
valor para los archivos o de cualquier sistema y procedimiento que
pueda iitpactar los archivos. Es obvio que estos administradores de
archivos fueran los primeros en sonar la alarma cuando se descubri
que grandes cantidades de datos que haban sido grabados en cintas
magnticas,
incluyendo
informacin
demogrfica,
sociolgica
y
cientfica, seran intiles para los futuros investigadores
debido
a la documentacin pobre de los programas y a las operaciones cn<e
gobiernan el aso de las cintas.
La Oficina del Centro Federal de Archivos estuvo por muchos
aos
dentro de la Oficina de Gestin de Documentos y sus actividades an se consideran parte de la funcin de la gestin
de
documentos.
Esta oficina es la ms grande de las de NARS con aproximadamente 1.300 empleados o con cerca del 60% de todo el personal en
la nmina de Archivos.
Opera quince centros de archivo localizados a todo lo largo de
los Estados Unidos para el almacenamiento econmico y albergan 12
millones de pes eihi.oos de doonmsntos pertenecientes a
casi todas
las oficinas federales. Aunque estos archivos son inactivos para justificar su retencin en la oficina, requieren cerca de 13 millones
de referencias a ellos cada ano. El tipo econmico de la construccin y los estantes permiten ahorros por ms
de US$100
millones
al ao sobre lo que oostara retener los documentos en las oficinas y en los archivadores.
Cada
ao
el sistema central
recibe
ms de un milln de pies cbicos de nuevos documentos y sistemticamente destruye casi la misma cantidad compuesta
por
aquellos
que
se han vuelto viejos y que ya no tienen ningn valor administrativo, legal o cualquier otro valor. Ti archivistas
profesionales
que trabajan en los centros, investigan cuidadosamente el pequeo
dos o tres por ciento de documentos de valor permanente. Se espera tambin que todos los miembros
del
sistema
central
estn
alerta sobre tales fondos de archivo.
Esta oficina tambin evala
la conservacin de documentos y
los programas de ordenamiento de otras oficinas, supervisa el programa de proteccin de los documentos vitales del Gobierno, revisa
la operacin de unas pocas oficinas centrales de archivo, presta
servicios de microfiImacin reembolsables a las oficinas,con ahorros
considerables para el Gobierno, y asesora a las oficinas en la conservacin y descripcin de los documentos.
La Oficina del Archivo Nacional completa el ciclo de vida con
su
inters en los documentos de valor permanente. Controla cerca de
1.200.000 pies cbicos de documentos
en
papel, micropelculas,
cintas magnticas, pelculas de movimiento, fotografas, cintas de
computador y documentos cartogrficos. Tambin tiene autoridad para
determinar cules son los documentos de valor permanente.

- 183 -

gado a La funcin archivstica son fcilmente reconocibles en la


exposicin anterior, sobre las
funciones
del
Servicio Nacional
de Archivo y Docmn-ntacion del Gobierno.
Otras pueden no ser tan
aparentes :
(a) La gestin de documentos ha dado al archivista
mayor seguridad en que las polticas y las actividades del gobierno estn bien
documentadas, en que los documentos relacionados se
encontrarn con
mayor frecuencia archivados juntos, que los archivos estarn arreglados en forma ms ordenada y lgica, que
pocos documentos transitorios
e inutiles estarn mezclados permanentemente con los de valor,
y que habr menos probabilidad de
destruccin
de
documentos
de
valor permanente.
(b) La gestin de documentos ha permitido al gobierno irnyor
conciencia sobre la importancia de los documentos y la necesidad de su
cuidado adecuado y su preservacin.
(c) Los archivos incuestionablemente, han tenido
considerable
prestigio y han aumentado el presupuesto, ya que se les ha reconocido
como una institucin que ahorra mayor cantidad de dinero que
la que
gastan en sus actividades de gestin.
(d) La funcin de gestin de los centros de
archivo
ha proporcionado facilidades regionales convenientes dentro de las cuales se
localizan los archivos regionales y que responden a las necesidades de
investigacin por parte del pblico, El dar servicio
de archivo
al publico ha ayudado a conseguir el aprecio nacional y el apoyo a
los archivos.

4.

Estado de la Gestin de Documentos en los Gobiernos Estatales

Los Estados Unidos son una federacin en 1H cual an grupo de


Estados combinaron y renunciaron a su soberana general por un
gobierno central an cuando mantuvieron ciertos poderes.
Como resultado, la manera como se administran las Oficinas Estatales y los programas, por lo general no est dentro de la esfera del Gobierno
Federal.
Aplicado a la gastin de documentos, esto significa que el
Gobierno Federal no puede mandar ni controlar los programas
de
archivo
o
de gestin de documentos de los pistados. Claro est que
hay un intercambio de ideas que ha influido en forma manifiesta tanto
en los programas Estatales como en los Federales.

- 184 -

Loralizacin
Archivos
No. %
ParceSlt.

Elementos de la gestin de
Documentos
Gestin del Centro de Archivos
Control de Inventario de Archivos
Manejo de Legajos
Control de Documentos Vitales
Manejo de Registros Legibles por
Mquina
Administracin de Sistemas de
Recuperacin de Informacin
Administracin de la Documentacin
Administracin de la Correspondencia
Administracin del Correo
Manejo de Formas
Manejo de Informes
Manejo de Directorios
Manejo de Microformas
Administracin de Procedimientos
Generales de Papeleo
Administracin de la Automatizacin
de la Fuente de Datos
Manejo de Procesador de Palabra
Manejo del Equipo de Oficina
Estudios de Evaluacin

14 43
45
15
7 21
11
33
9
3
5

15

6 18
5
15
1
3
4
12
2
6
1
3
10 30
3
9

Organizacional

Otros
No
%
Percent.

letal
%
No.
Percent
29
29
18
20
15

88
88
54
61
45

33

L6

48

21
6 18
13 39
12 36
8 24
9 27
14 43
12 43

13
11
14
16
10
10
24
15

39
33
42
48
30
30
73
45

15 45
14 43
11 33
9 27
12 36
11
7

12 36

15

45

1
3
6

3
9
18

8 24
10 30
10 30

9
13
16

27
39
48

Cuadro 1. Elementos del Programa realizado por los archivos u otra


oficina central de los 33 Estados que respondieron al cuestionario.
nLos porcentajes se sacaron al dividir el minero de programas quo
aparecen para cada elemento por 33, por todos los Estados que se
reportaron, y se redonde el numero).
Al prepararse para escribir este artculo, el ^utor y
su asistente de investigacin trataron de estudiar el Estado de los programas de gestin de documentos en los 50 Estados del
Gobierno.
El
cuestionario que se envi a los Estados produjo 33 respuestas. A
cada Estado se le pidi que indicara para cada uno de los "elementos"
de la gestin de documentos si el Estado tena o n un programa
activo y centralizado que contemplara aspectos de la administracin
tales como revisiones, controles y la publicacin de normas, procedimientos y materiales de gua. Tambin se
les pregunt
si los
programas de archivo administrados en forma central i /sv-Vx los llevaba a
cabo la oficina de archivo en otra oficina del Estado. Los resultados
estadsticos aparecen en el Cuadro 1.
Los datos obtenidos revelan Jiochos tan interesantes como el que
29
de
los 33 Estados que respondieron, tenan algunos de sus
archivos inactivos en centros de archivo pero solamente 14 de
estos
centros eran administrados por un archivista Estatal. Igualmente 29
Estados llevaban programas de control de inventario de los documentos
y 15 de ellos estaban bajo la direccin de un archivista.
- 185 -

Sorprendentemente, slo 18 de los 33 Estados reportaron


un
programa de gestin de documentos y 7 de stos lo vean como una
responsabilidad archivstica. Le fue peor al manejo
de fontes,
al
manejo
de directivas y a la mayora de los otros elementos
"eficientes". Por lo tanto se concluye que, comparada con el Gobierno
Federal, la aplicacin de la gestin de documentos por la mayora
de los Gobiernos Estatales es ms limitada.

5. Estado de la Gestin de Documentos en el mundo

A las autoridades en archivo >te 10*5 pases


se
les
envi el
mismo cuestionario que se hizo en los gobiernos estatales de los
Estados Unidos. En el Cuadro 2 aparece la tabulacin de las respuestas a todos los cuestionarios:

Locali zacion
Archivos
No. %
Forcent.

Elementos de la gestin de
Documentos
Gestin del Centro de Archivos
Control de Inventario de Archivos
Manejo de Legajos
Control de Documentos Vitales
Manejo de Registros Legibles por
Mquina
Administracin de Sistemas de
Recuperacin de Informacin
Administracin de la Documentacin
Administracin de la Correspondencia
Administracin del Correo
Manejo de Formas
Manejo de Informes
Manejo de Directorios
Manejo de Microformas
Administracin de Procedimientos
Generales de Papeleo
Administracin de la Automatizacin
de la Fuente de Datos
Manejo de Procesador de Palabra
Manejo del Equipo de Oficina
Estudios de Evaluacin

21 54
24 61
14 36
13
33
9 23

18

9
5
5
5
3
2
13
3

23
13
13
13
8
5
33
8

2
5
3 8
6 15

Organizacional

Otros
No
%
Percent.
3

8
5 13
15 38
3 21
10 26
10

26

Total
%
Porcent

No.

24
29
29
21
19

62
74
74
54
49

17 44

9 23
19 49
18 46
19 49
15 38
15 38
10 26
14 36

18
24
23
24
18
17
23
17

46
62
59
62
46
43
59
44

14

16

41

36

10 26
18 46
9 23

12 31
21 54
15 38

Cuadro 2. Elementos del Programa realizado por los archivos u otra


oficina
central do los 39 pases que respondieron al cuestionario.
(Los percentajes se sacaron al dividir el nmero de programas que
aparecen para cada elemento por 39, por todos los pases que se
reportaron, y se redonde el minero).
- 186 -

Del cuestionario y de los materiales de referencia de soporte


presentados por las naciones, se pueden tomar varias conclusiones y
observaciones en cuanto al estado de la gestin de
documentos
pblicos en los pases que respondieron. Una generacin cautelosa
de estos resultados permite darse una idea del estado de la gestin
de docunentos y su direccin en el mundo.
El autor piensa que
observac iom^s de valor:

estas

son

algunas de las conclusiones

(a) Un promedio del 52% de los elementos se llevan a cabo como


programas
activos centralizados en los gobiernos nacionales
de
aquellos que respondieron, pero no necesariamente en la oficina
del
archivista.
(b) Cerca del 15% de las naciones reportaron poca o
ninguna
actividad en los programas de gestin centralizada de documentos.
Aproximadamente el 50% de las naciones reportaron que al menos las dos
terceras partes de los 18 elementos eran realizados por el gobierno
nacional, pero no necesariamente en la oficina del archivista.
(c) Los elementos de gestin de docunentos estn
distrihiidos
en.i-.ri-; Vi oficina del archivista y "otras oficinas", entre el 37% y el
63%, siendo identificadas las otras oficinas con
diversos
ttulos
cono:
Ministerios de Ftoxioma, Justicia, Finanzas y Comunicaciones,
y Departamentos de Obras Pblicas, Hacienda o Tesoro, Organizacin y
Operaciones.
Los elementos que estadsticamente se agruparon en
estas oficinas incluyen: correspondencia, correo, formas, informes,
directorios, procedimientos generales de papeleo, automatizacin de
la fuente de datos y manejo de equipo.
(d) Cerca de 21 de los 24 pases que reportaron programas de
centros de archivo y 24 de los 29 que realizan programas de control
de inventario de documentos estn administrando estos elementos bajo
el escudo de la oficina del archivista. De esta y de la observacin
anterior se concluye que estos elementos t^n importantes en la
funcin
archivstica
se
encuentran en la oficina de
archivo
mientras que los ms directamente relacionados con la eficiencia de
la oficina, comnmente se encuentran en otras oficinas.
(e) Ya que las omisiones son tan significativas como las respuestas de actividad, debe notarse los elementos que los respondentes
no realizan con frecuencia: archivos legibles por mquina,
sistemas
de recuperacin de inforiracin,
automatizacin de la fuente de
datos, procesador de palabra, procedimiento general de
papeleo,
directorios, y manejo de informes. Los primeros cuatro ^on muy extendibles ya que representan elementos muy relacionados con la automatizacin de oficinas, un rea tecnolgica que an no es factible
para aplicaciones generales en los gobiernos de algunos de los pases
que respondieron.
(f) Debido a que el estado econmico general de un pas puede
tener algunas implicaciones en la naturaleza de sus necesidades en la
gestin de docunentos, los datos disponibles fueron tambin analizados por las naciones "desarrolladas" y "en desarrollo". Las limitaciones en la extensin de este artculo no permite presentar un
anlisis
de los hechos <jue so derivaron, s i. i embargo, hacemos notar
que el perfil estadstico para las naciones desarrolladas no difiere
notablemente
de las naciones en dj--irrn'M > > 'le lo:; Estados de los
Estados Unidos.
- 187 -

6.

Resumen

Para resumir, estas son algunas generalizaciones utiles sobre el


desarrollo y el estado de la gestin de documentos en cuanto se relacionan con la funcin archivistica:
(a) La gestin de documentos es una funcin que evoluciona
desde las necesidades universales tales como la documentacin adecuada, la prevencin de lo innecesario, la
distribucin
sistemtica,
el procesamiento eficiente, el almacenamiento econmico, la identificacin y preservacin de los documentos de valor permanente.
(b) La gestin de documentos ha sido adoptada en el
mundo y
parece estar muy avanzada en muchos Estados de los Estados Unidos y en
muchas naciones, inclasive en los pases en desarrollo.
(c) El amplio programa de estimativos que hace el
Gobierno
Federal de los Estados Unidos con su nfasis en: (i) el concepto de
ciclo de vida, (ii) programa de atencin continuada, (iii) control de
gestin,
y (iv)
especializacin
de los practicantes, no est
duplicado por ningn otro gobierno, aunque hay indicios de que esto
es lo que debe seguirse. Hay muchas variables implicadas para creer
que necesariamente tenga que hacerse una rpida
transicin
en
esa
direccin, o que tal programa ofrezca una respuesta satisfactoria
para algunos pases.
(d) Los elementos de la gestin de documentos que ms directamente afectan la funcin archivfstica tales como los centros de
archivo y el inventario de archivo, son realizados, generalmente por
la oficina de archivo, mientras que aquellos con menos importancia,
son generalmente administrados en otro sitio.
(e) La gestin de documentos ha sido muy valiosa
para la
funcin archivfstica en los Estados Unidos.
(f) La fuerte congruencia de perfiles estadsticos
sobre la
gestin
de
documentos entre estados, naciones desarrolladas y
naciones en desarrollo,
sugiere que la mayora de los gobiernos
estn
respondiendo
a
ueces l.dad<3S s uni lares
en la gestin de
documentos, y que pueden coirpartir restricciones similares en cuanto a
dinero, personal y experiencia.
(g) En los Estados Unidos parecen intuitivamente aparentes, las
tende-noias hacia (i) la expansin de los programas de la gestin de
documentos, (ii) 1.a centralizacin, (iii) el aumento de
profesionalismo, y (iv) la mecanizacin. Sin embargo en la esfera internacional , tal observacin debe esperar a que se haga un
estudio dentro
de algunos aos para que sea ms que una simple conjetura.
(h) El temor de algunos archivistas e historiadores durante los
priineros
aos
de
la gestin de documentos en los Estados Unidos
sobre que esta ascxac Ln .-sitre archivos y
su gestin llevara a
una
supremaca
de
la eficiencia sobre lo acadmico y la adulteracin de la funcin archivi'si-icM, hi sido probada como no garantizada.
Sin duda, tal tendencia ha sido desaprobada por el hecho que la
funcin de gestin de documentos es administrada por el Archivista.
Ciertamente la gestin de documentos es una idea a la que le ha
llegado su hora, que ha evolucionado desde necesidades positivas y que
si el
ambiente de archivos fuera hostil, sin duda, prosperara en
otra parte. Sin embargo, los archivistas estn prevenidos por el Dr.
Wayne C. Crever, antiguo Archivista de los Estados Unidos, sobre que
"la gestin de documentos disociada de
su
ambiente
archivstico
puede ser positivamente amenazante"

7 Julian P. Boyd,
Presidente de la Junta, y H. G. Jones,
Secretario, "Minutes of the First Meeting of the AHA-QAH-SAA Joint
Committee on the Status of the National Archives",
(informe no
publicado, Abril 15, 1967), p.2.
- 188 -

En una nota ms positiva, el Dr. James B. Rhoads,


actual
archivista de los Estados Unidos, dice: "...Estoy confiado en que la
coordinacin entre el archivista y el administrador
de
archivos
continuar, porque es
una relacin natural instruida en la nterdependencia y el beneficio mutuo. Al desarrollar nuestra experiencia
en las diferentes ramas del trabajo de archivo, no deberes olvidar que
cada uno de nosotros es parte de una profesin ms ainpl ,-t. fuyi m-'.. <
y* ; .il o": 1-sa iiaoional, la simplificacin y laeconoma en el manteniiniento de los archivos de nuestra civilizacin. .

8 Dr. James B. Rhoads, "Records Management and the Archivist."


Record Management Journal, XIII, Mb. 1 (Primavera 1975), p.8
Otras Fuentes
Mucha de la informacin para este
artculo se tom de un
amplio
rango
de fuentes primarias tal como se registr en la tesis
del autor - "Records Management in the Federal Government-: An Analysis
of the Adecquacy of Law and Executive Policy" (no publiclo, Escuela
de Gobierno y
Administracin
de
Empresa,
Universidad
George
Washington, Mayo 1974).
Una segunda fuente usada liberalmente fue el numero le Diciembre
de 1974 de Information and Records Management Vol 8, No. 11. Los
autores de artculos de donde se
tom
informacin
fueron
el
Archivista de los Estados Unidos, Dr. James B. Rhoads, y los miembros
de su directiva: Walter W. Stender, Harold J. Keening y Benjamin F.
Oliver.

Reconocimiento
John Powell del Servicio Nacional de Archivo y Documentacin
del Gobierno, directiva de la Divisin de gestin de Archivos, hizo
gran parte de la investigacin con respecto al estado de la gestin
de documentos en los gobiernos estatales dentro de los Estados
Unidos y en los gobiernos de otros pases.
Tambin particip en el
bosquejo de las ideas expresadas en este artculo.
Agradecemos
muchsimo su colaboracin.
- 189 -

VALORACIN Y ELIMINACIN
POR

REFLEXIONES

UNA

POLTICA

SOBRE

LA

DE

IAS

PRACTICA

ELIMINAC IONES.

DE

LOS

ARCHIVOS

DEL

SENA

por
Pierre BOISARD

En una de las pginas que escribi para la obra colectiva


publicada bajo la direccin de M. Charles Samaran, La Historia y sus
mtodos, dice M . Robert-Henri Bautier del conservador de archivos
que ste se ha convertido en una clase de especialista de la eliminacin: es el hombre que sabe destruir . Quin se atrever a
preguntar dnde y cuando adquiri esta ciencia? Ser acaso una de
esas personas calificadas, de que hablaba Molire, jue se lo saben
todo sin haber aprendido nada? L'Ecole des Chartes ha dotado
suficientemente al archivista-palelogo de un espritu crtico,
invaluable en ello como en otros campos, pero puede improvisarse
como "destructor de archivos"?
Si revisamos las notas tomadas por seis promociones de alumnos de
L'Ecole des Chartes, advertimos que son los aspectos positivos del
oficio de archivistas los que han hecho, justamente, la materia de la
enseanza recibida: se ha enseado entre otras cosas, a clasificar y
a inventariar un fondo, pero las eliminaciones no constituyen el objetivo de ninguna leccin; por gusto o porque lo necesita para su
tesis, centro de sus preocupaciones del momento, el joven estudiante
se interesa ms por los archivos antiguos y por el inventario de las
riquezas conservadas, que por los problemas que implican los archivos
modernos. El perodo de prueba no debera, al menos, despus de su
salida de la Escuela, iniciarlo en la prctica del oficio de Archivista? Si, con todo, nos referimos al ejemplar en
stencil del
Calendario de las Conferencias del programa nacional de Archivos,
veremos que tan solo una sesin est dedicada a las selecciones y
eliminaciones. Y sin embargo, escribe M. Bautier, "el problema de las
eliminaciones es el problema clave del archivista de hoy". Es forjando no cabe duda, como se llega a ser un buen herrero; y el conservador
de los archivos franceses no dispone acaso de la preciosa herramienta
de los reglamentos que le dan la lista de los documentos que hay que
eliminar?
Todos sabemos que esa lista est un tanto caduca a pesar de los
arreglos espordicos que para afrontar las circunstancias disponen
las circulares de la Direccin de los Archivos de Francia, y como lo
observa sin optimismo la nueva edicin del Reglamento general de los
Archivos departamentales , "ninguna nomenclatura podr jams
estar completa ni ser definitiva".

* Escuela fundada en 1821 para formar archivistas, bibliotecarios, especialistas en documentos antiguos. Nota del traductor.
1 Encyclopdie de la Plae, Pars, 1961, p. 1138.
2 Pars, S.E.V.P.E.N., 1964.
- 190 -

Tenemos igualmente tanta necesidad de definir el espritu con


que debe abordarse una de las tareas fundamentales de nuestra profesin, como de organizar una lista de eliminables que habr que mantener siempre actualizada. Quisiera en este ensayo contribuir con algunas reflexiones sobre la prctica de las eliminaciones en los archivos modernos: con fundamento en un buen porqu de aos de experiencia en los Archivos del Sena, experiencia que, precismoslo,
nada tiene de ejemplar, el articulo har ms preguntas que afirmaciones , y por anticipado admitimos y aun deseamos la discusin. Se
trata en efecto de abrir un dilogo, o mejor, de reanudarlo, pues las
eliminaciones en los archivos de hoy han dado ocasin a cierto
nimsro de artculos que han querido aportar su contribucin al
estudio de uno de los problemas ms preocupantes para los archivistas
de nuestro tiempo.

I.

APROXIMACIN

BIBLIOGRFICA

La cuestin no toca exclusivamente a Francia, y es necesario


recurrir a la bibliografa analtica internacional que se ha dado
sobre el tema en Archivum, vol. II, ao de 1952, pp. 117-118; vol.
Ill, ao de 1953, p. 121; vol. IV, ao de 1954, pp. 232-233; vol.
VI, ao de 1956, pp. 228-231, nos. 613 a 659;
vol. VIII, ao de
1958 pp. 168-169, nos. 411 a 428; por ltimo, fascculo bibliogrfico No. 1, pp. 45-49, nos. 415 a 549.
Los lectores muy afanados por abordar artculos en lenguas
extranjeras podrn leer con provecho las pginas consagradas a este
particular por los reglamentos de los Archivos departamentales, comunales o de hospitales; encontrarn en ellos cmo se recuerdan no
pocos principios de sindresis que es menester tener siempre presentes antes de proceder a una eliminacin.
Algunas lecturas se imponen a un archivista de lengua francesa: L. Genicot, El problema de
los Archivos Modernos, en Archivos, Bibliotecas y Museos de
Blgica, 1947, T. XVIII, no. 2 pp. 65 a 74; Rene Doehaerd, A
proposito de los Archivos Contemporneos, ibidem, pp. 75 a 79;
Lonce Celier, La responsabilidad del archivista en la eliminacin
de los papeles inutiles (conferencia dictada a la Sociedad de
L'Ecole des Chartes el 22 de diciembre de 1949, y publicada dos veces
en la
Gazette des Archives, no. 7, enero de 1950, pp. 9 a 14, y
no. 9, enero de 1951, pp. 16 a 21: (esta conferencia ser citada con
base en la segunda edicin); Actas del Primer Congreso Internacional de Archivos (Pars, 23-26 de agosto de 1950): informe de M.
Pierre Caillet sobre El control de los archivos en formacin,
seguido de una discusin, en Archivum, vol. I, 1951, pp. 55 a 73;
Robert-Henri Bautier, Seleccin y Eliminacin de los documentos de
Archivo, en A.B.C.D. Archivos, Bibliotecas, Colecciones, Documentaciones, no. 9, mayo-junio de 1953, pp. 247 a 251; Actas del III
Congreso Internacional de Archivos (Florencia, 25-29 de septiembre de
1956): informe de J. H. Collingridge sobre La seleccin de los
archivos para su preservacin permanente, seguido de una discusin
transcrita en francs, en Archivum, vol. VI, ao de 1956, pp. 25 a
42; Jacques Levron, El escrutinio de los archivos, informe al
Tercer Congreso Internacional de Archivos, publicado en la Gaceta de
los Archivos, no. 20, julio de 1956, pp. 15 a 23; Charles Braibant y
Robert-Henri Bautier, Una Mesa Redonda til a la historia. Segunda
conferencia, Namur, 1955: Los Archivos en formacin, Pars, 1958,
pp. 28 a 52; Ingvar Andersson, El problema de la seleccin de los
Archivos de la Administracin Sueca, en Miscelneas Charles
Braibant, Bruselas, 1959, pp. 1 a 7.
- 191 -

Tambin se podrn recoger sugestivas anotaciones en


las
pginas publicadas por M. Yves Protin sobre los problemas de los
archivos modernos: La administracin y las "tres edades" de los
Archivos (Tomado de la revista Sena y Pars, no. 20, octubre de
1961; El "Records Management" y la administracon americana de los
Archivos, Paris, 1962; El "Records Management* y la administracin
inglesa de los Archivos, en la Gaceta de los Archvivos, no. 44,
1er. trimestre de 1956, pp 5 a 17; y El granero de la historia y las
cosechas excedentes ibidem, no 50, 3er trimestre de 1965, pp. 131 a
143. Por ultimo, dos de mis compaeros y amigos, MM. Jean Favier y
Robert Favreau han consagrado a los Archivos uno un librito de divulgacin (Pars, 1959, coleccin "Que sais-je?"), el otro un folleto
(Pars, 1965), en los cuales se encontrarn no pocos prrafos que
darn pie a provechosas reflexiones acerca del tema que hoy nos
interesa.
Aunque la bibliografa - la que aqu se enuncia - se haya limitado estrictamente, o casi, a los artculos en lengua francesa,
sera injusto e inconveniente pasar inadvertido todo lo que las
lneas que siguen les deben a las obras de M.T.R. Schellenberg, The
Appraisal of modern public records
(Bulletins of the National
Archives, no. 8, octubre de 1956), y Modern Archives (2a. ed.
Chicago, 1957). Hay ms; como fcilmente podr notarse, la prctica de las eliminaciones en los Archivos del Sena se ha inspirado
constantemente, de unos aos ac, en esas dos obras fundamentales.
Se desprenden de toda esta literatura conclusiones casi indiscutibles y sobre las cuales casi se han puesto de acuerdo los
autores que acabamos de citar.
1) Es absolutamente necesario destruir gran parte de los
archivos nodernos, pues es imposible, dado su volumen, conservarlos
materialmente en su integridad, y conservarlos de tal manera que sean
utilizables.
2) A toda costa hay que evitar las eliminaciones arbitrarias;
lo arbitrario no es monoplio de la administracin o de los administradores; puede ser tambin obra de los archivistas "que olfatean
los expedientes como si se tratara de melones y declaran muy campantes: "Esto es interesante; aquello no lo es" . Sobre el carcter
arbitrario de nuestras prcticas de archivo, podramos abundar
en ejemplos; este artculo quisiera ser un llamado a la conciencia de
nuestros colegas, seguro como estoy de que no es menester recalcar en
ello para ser odo.
3) Estas tareas de las eliminaciones que necesita una seleccin
y escoger es siempre sacrificar algo - produce en los archivistas
cierto "malestar" .

3 Quienes conocen las ideas de M. Protin a las claras que son


el fundamento de este artculo; a su lado comenc a aprender mi
oficio; trabajar bajo su direccin fue siempre para m muy grato y
enriquecedor. Se ha dignado, igual que M. Gut, actual director de
Archivos del Sena, releer estas lneas; he tenido muy en cuenta sus
observaciones y me complace presentar a ambos la expresin de mi
gratitud.
4 Y. PROTIN, Le grenier de l'Histori, p. 140.
5 Rene DOEHARED, op cit., p. 75; Lonce CELIER, op. cit.,
p. 18 y passim.
- 192 -

4) Debe elaborarse cuanto antes una doctrina de las eliminaciones, y coito todo lo que se hace hoy, tal elaboracin no puede ser
otra cosa que una faena colectiva.
5) No obstante, "es muy difcil redactar una gua de seleccin que dispense de la obligacin de reflexionar y ponderar .
El archivista, igual que los dems funcionarios, o mejor como todos
los dems hombres en el ejercicio de su encomienda, no podr eludir
responsabilidades. Que, por el contrario, reivindique tal derecho de
vida y muerte sobre los papeles que le entregaron la ley y la
tradicin y que ejerza "esa responsabilidad molesta... con resolucin y alegra , a sabiendas de que no podr jams dar gusto a
todos, a los hombres de hoy, administradores o historiadores, y a los
del maana.
No creo necesario insistir ni seguir recalcando en estos principios que parecen unnimes; es preferible abrir la discusin sobre
algunos puntos de doctrina que acaso se prestarn a controversia.
Contra toda lgica y a pesar de lo que pudiera sugerir el ttulo del
presente ensayo, no voy a comenzar exponiendo la prctica de las
eliminaciones en los Archivos del Sena para de all sacar conclusiones; sino que, discutiendo algunos principios, los explicar paso a
paso tomando ejemplos, y despus de haber, como quien dice, "vaciado
mi morral", esbozar un cuadro a grandes rasgos in fine; esta
prctica es por dems fruto de una experiencia adquirida poco a
poco, y siguindola, es capaz de provocar modificaciones.

II.

QUIEN

DEBE

PROCEDER

LAS

ELIMINACIONES

A pesar de que el ejercicio de esta responsabilidad, molesta a


los archivistas, casi todos se han enfrentado al tremendo cargo de
proceder a las eliminaciones. He ah por qu se ha producido frecuente escndalo por el hecho de que nuestros colegas ingleses hayan
credo, poder proponer "que se deje a las administraciones la seleccin de los documentos que haya que conservar: sern catalogados
como tiles los que aquellas asglo consideren, y destruidos los
que carezcan para ellas de inters . No es seguro que se hayan
captado bien las intenciones y la prctica de los ingleses en este
campo. Nadie pretende, en Inglaterra ni en ningn otro pas,
que los administradores sean calificados para apreciar el valor histrico de los papeles que escrutan hasta se piensa "que son
incapaces de juzgar su valor histrico" . Pero con la misma fuerza
se afirma que "los administradores no podran destruir documentos de
valor histrico con fundamento en el mero criterio de su valor administrativo , o en- otras palabras, que el valor histrico de los
papeles depende de su valor administrativo". Ms adelante volveremos
sobre este problema; consignemos simplemente que esta primera eliminacin practicada en Inglaterra debe hacerse antes de que los documentos hayan llegado a los cinco aos de edad y que no es en el fondo
sino la ordenacin de tales legajos por los administradores.

7 Lonce CELIER, op. cit., p. 18.


8 Lonce CELIER, op. cit., p. 18.
9 Yves PEROTIN, Records Management et l'administration anglaise
des Archives, p. 17.
10 Ibidem., p. 17.
- 193

Cono lo ha advertido M. Ingvar Andersson,


las administraciones le sacan el cuerpo a tomar por s iniciativas y a ponerlas por
obra en el terreno de las eliminaciones. Los administradores preocupados por darse un paraguas o una manta, o por afecto a "su hijo",
suelen ser ms conservadores que los archivistas; a veces hay que
obligarlos a destruir, y los documentos que estn listos para destruir o enviar a los archivos son los de sus predecesores, que
fueron trasladados o ya estn en retiro, u otros cuyo manejo abandonaron de mucho tiempo atrs. Pero incumbe a quienes han preparado o
producido los documentos suprimir los documentos preliminares,las
notas-informes, los borradores, las referencias inutiles, las copias
en diez o doce ejemplares, en una palabra lo que llamamos en Francia
"papeles de canasta", que en principio deban haber desaparecido hace
tiempo, pero que all estn para acrecer indebidamente los montones
de cuartillas que se someten a la inspeccin de los archivistas antes
de echarlos a la basura, ordinariamente cada quince o veinte aos
despus de producidos, cuando todos los administradores en ejercicio
les niegan la paternidad. "Cuntos archivistas franceses, al visitar
desvanes y buhardillas, frente a mantones de informes que no saben
como abordar para lanzar sobre ellos un juicio de valor, han deseado
ms o menos explcitamente esta colaboracin de los administradores, que han logrado antes que sea demasiado tarde nuestros colegas ingleses, a quienes se entregan para una ltima revisin,
veinticinco aos despus de haberse producido, documentos sustanciales, pero "desengrasados" y reducidos otra vez a proporciones razonables !
Porque todos los pases han acabado por admitir que en principio
ninguna destruccin de documentos puede hacerse sin el parecer o
la autorizacin de los servicios de archivo.
Para que este visto
bueno pueda tener algn significado, sera de desear que ningn
documento se eliminara sin pasar antes por las manos de una persona
competente, y por qu no decirlo de un archivista. Pero frente a la
montaa de papeles modernos de que cada administracin debe desembarazarse cada ao, quin se atrevera a mantener vigente tal
exigencia? El archivista puede delegar en un personal competente la
responsabilidad que le incumbe, y los Archivos presentarse como un
cuerpo de especialistas de responsabilidades,compartidas pero jerarquizadas? "Es necesario, deca Andr Lesort , tener a disposicin de los archivistas, empleados, que puedan ayudarles en la labor de seleccin... He visto empleados con apenas formacin primaria y que, instruidos por el archivista, hacan sinembargo selecciones excelentes". En apoyo de su afirmacin daba Andr Lesort en
1950 el siguiente ejemplo: "En los Archivos del Sena hemos tenido de
una vez 24 camiones de "no ha lugar" de la polica correccional
de Pars para el perodo que va de 1871 a 1884. Es evidente que
montones como sos no podan almacenarse definitivamente.
Por lo
dems es evidente que sera lamentable para las investigaciones
histricas,arrojar a la basura esta clase de papeles sin un examen
preliminar .
Por grande que sea mi veneracin a la memoria
de Andr Lesort, que a la cabeza de los Archivos del Sena asumi
con altura sus responsabilidades en el campo de las eliminaciones,
confieso haber aprendido mal la leccin que pude sacar del ejem-

11 Ingvar Andersson, op. cit., p. 4.


12 Andr LESORT, Intervencin en el primer Congreso Internacional de Archivos sobre el informe de M. Pierre Cailler dedicado al
Controle des archives ai formation, y discutido el 23 de agosto de
1950 en Pars, Archivum, I 1951, p. 70.
13 Ibidem, p. 70.
- 194 -

po que apuntara su intervencin tan pertinente; si el archivista


no ha examinado l solo sus veinticuatro camiones de "no ha lugar",
Cono ha podido encontrar y pagar a alguien bastante cultivado para
proceder a eliminaciones sin ignorar que bajo el nombre de Isidoro
Ducasse puede ocultarse el de Lautramont, bajo el de Kostrowitsky
el de Apollinaire, o que el aduanero Rosseau fue juzgado en un proceso que lleva el nombre del principal acusado Sauvaget?
Es evidente que hay que hacerse ayudar, lo cual no se podr sino dndole al personal encargado de las eliminaciones criterios
precisos y sencillos que puedan guiarlo casi que infaliblemente en
la delicada empresa que se le encomend.
Despus del retiro de
Andr Lesort, los Archivos del Sena recibieron, entre 1943 y 1948,
en dos ocasiones, ms de 300 toneladas de expedientes de negogocios juzgados entre 1870 y 1917 en el Tribunal Correccional del
Sena y en la Corte de Apelaciones de Pars. Hechos estos "depsitos"
en unos cuantos das, los expedientes fueron esparcidos en desorden
en una central elctrica que ya haba dejado de serlo para esperar
all la muerte o el centenario, edad antes de la cual no pueden ser
revelados. Era absolutamente imposible buscar y encontrar en esa masa
enorme y disforme un documento; la tentacin de entregar todo al basurero era grande. No era cuestin de analizar para pescar los negocios "interesantes" cuyos infolios merecan conservarse, los documentos de juicios o sentencias correspondientes a este perodo y que
estn cuidadosamente mantenidos en los Archivos; suponiendo que haya tenido tiempo a sus anchas, el conservador de archivos ms
cultivado habra dejado pasar negocios que
haban apasionado y
marcado poca.
Haba entonces que echar la soga tras el caldero?
M. Protin, por entonces Director de los Servicios de Archivo del
Sena, ide un sistema de eliminacin en el cual el archivista
no tuvo que intervenir sino en la elaboracin y supervisin del
sistema.
Algunos empleados recogieron sistemticamente todos los
procesos sealados en los peridicos de la poca, y en particular,
los especficos de la prctica judicial, y a partir de ese escrutinio, armaron un fichero de negocios "interesantes", clasificados cronolgicamente por la fecha de decisin (juicio o apelacin). Cono todos los documentos llevaban la fecha en la cubierta, el personal de servicio pudo entonces, bajo la direccin de un almacenista,
proceder a una seleccin casi mecnica: se conservaba todo
expediente que se encontraba en el fichero; los dems, antes de ser condenados al fuego, eran sometidos al examen de un empleado un poco
ms "cultivado", el cual retena, sin abrirlos, todos los que llevaban un nombre clebre (claro que para l!) o que concernan a
cierto minero de negocios cuya lista le habamos dado y que tenan
que ver con la prensa, las costumbres, las trabas a la libertad del
trabajo, el ejercicio ilegal de la medicina, etc.
De todo ello comprobamos que, aunque este ltimo empleado hubiera retenido en el
fondo pocas cosas, haba conservado sin embargo docunentos de poco
inters, que habra acaso que hacerlos analizar por un archivista;
pero ste habr de vrselas con una masa ya muy mermada, bastante
reducida y por consiguiente ms asequible.
Nos ha sido dado verificar las cualidades del mtodo, ya que todos los documentos que desde
all nos fueron solicitados como "interesantes" a un ttulo u otro,
han sido rotulados o reexaminados desde otros puntos de vista. Y es
as como hemos dado cuenta de nuestras 300 toneladas de legajos sin
que interviniera un conservador de archivos a no ser para poner el
trabajo en camino, supervisar su buen funcionamiento y hacer algunos
sondeos de verificacin sobre el valor del mtodo. Conservbamos
en el depsito de Enrique IV un lote importante de libretas de retiro
de los empleados de la Prefectura del Sena.
- 195 -

Un estudio somero nos permiti comprobar que las numerosas


pginas interiores, que haban perdido todo su valor administrativo, no contenan ningn dato de inters ni de utilidad, pero que,
en cambio, la primera pgina de la cartula que daba el nombre y el
empleo del interesado, fecha y lugar de nacimiento, fecha de entrada a
la administracin, nombres de los padres, esposas o hijos, podra
conservarse para formar un excelente fichero de los empleados de la
Prefectura, algunos de los cuales haban comenzado a ejercer antes de
1871 y cuyo expediente haba desaparecido con ocasin del incendio
de la Comuna.
Uno de nuestros muchachos de servicio fue quien organiz el fichero.
Los expedientes de los contribuyentes, conservados por los inspectores de las Contribuciones directas, se abren en una "carpeta de
datos permanentes" que suministra cierto nmero de referencias sobre
el establecimiento que vara poco en el curso de los aos de las
rentas de quien est obligado a pagar impuestos.
En el momento de
escoger es fcil, an para el empleado ms modesto, separar de los
documentos producidos cada ao esta "carpeta de datos permanentes".
De todos modos tocar siempre al conservador de archivos decidir en
ltima instancia si sta o aquella categora de documentos merece
la destruccin; le suceder, como nos ha acontecido en los Archivos
del Sena, que d con un sub-archivista particularmente avisado en
quien podr confiar para instruir el asunto; pero, repitmoslo,
deber siempre asumir por su cuenta la decisin de destruir, an si
gracias a consignas precisas y sencillas puede delegar la ejecucin a
un personal menos calificado; su deber en todo momento ser el de
eludir tareas que por manos de otros pueden cumplirse, a fin de reservarse para los momentos privilegiados en que es indispensable su
intervencin. De ah por qu deba cuidar muy especialmente no
dejarse absorber por separaciones demasiado minuciosas.

III.

DEBEN
0 EN

HACERSE IAS
VOLUMEN?

ELIMINACIONES

UNIDAD

POR

UNIDAD

Estamos abocando uno de los temas ms controvertidos en el mundo


de los archivistas y que da pi a posiciones a veces un poco
abruptas. Al intervenir sobre el informe presentado el 27 de septiembre de 1956 por M. J. H. Collingridge en el Segundo Congreso Internacional de Archivos en Florencia, sobre la seleccin de los documentos
que hay que conservar indefinidamente, Sir David L. Evans, por entonces Diputado Guardian de los Archivos en Londres, anotaba que "el
meollo del problema" reside en saber si el documento debe mirarse como
una unidad en materia de.eliminacin o si hay que descender hasta la
pieza (elemento pieza) .
El asunto merece reflexin y no
puede resolverse, de manera definitiva.
A veces hay que proceder
pieza por pieza, pero un conservador de archivos no deber practicarlo por su cuenta sino de tarde en tarde y no ordenarlo a su personal sino en circunstancias excepcionales.
Comenc mi carrera de archivista clasificando los archivos de
las comunas alejadas de los alrededores de Pars; fu entonces cuando practiqu el pieza por pieza. Pero, encargado ms tarde de la
inspeccin de los Archivos comunales del departamento del Sena, pude

14

Archivum, VI, 1956, p. 36.


- 196 -

cerciorarme de los inconvenientes del mtodo frente a masas enormes


de documentos que se apilonan en los desvanes de las alcaldas de
las comunas suburbanas parisienses, verdaderas ciudades superpobladas, "superequipadas" y a veces "superadministradas", y por ende, asfixiadas entre papeles administrativos. Proceder entonces al parte
por parte para clasificar o eliminar hubiera parecido poco rentable a
las municipalidades a quienes pedamos hacer un esfuerzo por sus
archivos.
En la edicin de 1921 del Reglamento de los Archivos Departamentales podan leerse observaciones muy inteligentes:
"La seleccin
procede de dos puntos de vista diferentes: hacer entre los documentos o registros de naturaleza igual, una seleccin de los que conviene conservar en razn de su inters propio o como especmenes; o
ms excepcionalmente, sacar del interior mismo de los docu irentos las
piezas o partes claramente insignificantes que actualmente acrecen su
volumen. La separacin de las piezas insignificantes es de las
ms delicadas, y no deber emprenderse sino en la medida en que se
considere que el provecho que de all va a derivarse ,gustifica el
tiempo y el trabajo que ha de necesitar la operacin . Cunta
sabidura en estas lneas! No iniciemos una tarea que no podamos
terminar o que va a impedirnos engolfarnos en muchos otros trabajos,
tan urgentes los unos como los otros, que embargan a un archivista.
Ante la montaa invasora de papeles no parece seguro que sea razonable en todos los casos abrir los documentos para reducirlos (aunque
fuera a la mitad) suprimiendo los duplicados o los fragmentos remisorios; el tiempo que empleramos en ello nosotros o nuestros dependientes resultara excesivamente caro.
Antes de emprender un
examen pieza por pieza, es necesario proceder a un estudio de la
rentabilidad de la operacin. Muy a menudo se sacar en limpio que
sus papeles no valen la pena o que el espacio que se gan no compensa el tiempo perdido, y si despus de un atento estudio nos resignamos a practicar el trabajo parte por parte, tendremos que aceptar alegremente las consecuencias de tiempo y personal as sacrificados a
expensas de faenas a menudo ms importantes. Podemos concluir
diciendo que la unidad de base de las eliminaciones es el documento, admitiendo que a veces es necesario poner en orden, parte por
parte, dicho expediente.
Se dir, es a veces imposible, no solo medir el inters de un
arrume de documentos sometidos a nuestro examen, sino tambin, lo que
es ms importante, identificarlos perfectamente y reconocer su
carcter especfico sin acudir al pieza por pieza. Por mi parte
pienso, hasta que me convenzan de lo contrario que es una lstima
que un archivista se deje as, me atrevo a decirlo, sorprender por
los papeles. Todo amontonamiento de documentos tiene su historia que
siempre es posible reconstruir someramente, dialogando con los ocupantes de los lugares donde se les descubra; si el jefe de oficina que
inform lo ignora, no faltar un antiguo empleado o un conserje que
se acordar ms o menos vagamente del origen de esos viejos papeles;
un anuario administrativo, un manual de derecho y un directorio de la
poca de los documentos en cuestin ensearn ms sobre lo que
interesa; y se podrn completar los datos asi conseguidos con un
telefonazo o una visita a los funcionarios de turno de la administracin donde se originaron los papeles o que, habiendo pertenecido
tiempo atrs a esa misma administracin, hoy desaparecida, fueron
asignados a otras actividades.

15

Fui yo quien subray el pasaje que me pareci significativo


- 197 -

Esta corta encuesta realizada con administradores o en las


bibliotecas conducir con tanta seguridad como el pieza por pieza a
una identificacin suficiente que, aunque breve y siempre perfectible, servir ms al prestigio del archivista que la devocin y
entrega a su oficio que lo llevaba a presentarse como trapero. Lo que
se espera de un conservador de archivos es seguramente que no tema a
su oficio ni desdee cumplir humildes faenas cuando son necesarias,
pero sobre todo que ponga a trabajar su inteligencia y muestre los
conocimientos y el mtodo adquiridos en el curso de sus estudios
largos y costosos para la sociedad, y que constituyen el prestigio del
archivista palegrafo salido de l'Ecole des Chartes. En el fondo,
una eliminacin exige ante todo de un archivista que tenga tiempo
para reflexionar.

IV.

PRINCIPIOS

QUE

DEBEN

PRESIDIR

LAS

ELIMINACIONES

1.
No eliminar ningn documento que ofrece o puede adquirir
inters histrico.
En el esfuerzo de reflexin que antes de toda eliminacin
deber hacer el archivista, no va a encontrarse totalmente desguarnecido: la lectura de los artculos antes citados lo preparar de
manera muy eficaz, y le ser de gran conveniencia neditar sobre los
excelentes consejos que da el Reglamento de los Archivos Departamentales:
En principio hay que conservar: a) todos los documentos y
registros anteriores al ao VIII; b) todas las piezas que puedan
servir para establecer un derecho en beneficio de una administracin,
de una sociedad o de un particular; c) todos los papeles que presentan
o pueden adquirir un inters histrico . Ceno el presente
artculo no est mirando sino los archivos modernos, dejaremos de
lado "los docunentos y registros anteriores al ao VIII" para no
interesarnos sino en los ltimos criterios tenidos en cuenta por el
Reglamento; no
echaremos entonces a las llamas ningn legajo sin
haber evaluado con rigor su inters administrativo y su inters
histrico.
En The Appraisal of modern public records , M. Schellenberg
atribuye a los archivos modernos un "valor primario" y un "valor
secundario". Los papeles guardan su valor primario en tanto sirvan
a los fines para los cuales se produjeron: por ejemplo los documentos
fiscales, cuando sirven todava a los intereses fiscales, an para
asentar impuestos de naturaleza diferente. Las declaraciones del
monto de las rentas, depositadas cada ao por los contribuyentes en
las dependencias de las Contribuciones Directas, conllevan en ciertos
casos como anexa una declaracin sobre el nmero de negocios, que
sirve, en primer lugar, al Inspector de las Contribuciones Directas
para fijar el monto del impuesto y comprobar la veracidad o la verosimilitud de las declaraciones similares depositadas en los aos
anteriores o futuros; pero, en segundo lugar, el duplicado de esta
declaracin anual sobre el nmero de negocios es enviado al inspector de las Contribuciones Indirectas, para que lo compare con las
declaraciones recibidas por l mismo mensual o trimestralmente, y
para que le sirva de manera eventual para un mejor asiento del impuesto de que es responsable.

16
17

Artculo 52.
Pgina 6.
- 198

Cuando los papeles administrativos son sometidos al examen del


archivista para que decida su suerte, han perdido ordinariamente su
valor primario, lo que quiere decir su valor administrativo.
Los archivos modernos adquieren en efecto con el t'^mpo un valor
secundario, es decir que sirven a fines distintos de aquellos para
los cuales se produjeron. Estos fines pueden ser tambin administrativos, as en el curso de estos ltimos aos las patentes o certificados, los documentos fiscales han servido para elaborar documentos
de retiro para los artesanos, los comerciantes, las profesiones liberales. Adquieren un valor histrico igualmente que puede interesar
a la administracin, preocupada por conocer verbigracia la evolucin
del comercio al por menor o las migraciones de ciertas profesiones a
determinados barrios, etc. Pero son sobre todo los historiadores los
que dan real o virtualmente a los papeles administrativos su valor
histrico, y es por tal razn por la que estos papeles son objeto
de los atentos cuidados de los archivistas. Porque,
es la historia
por lo que se interesa el archivista en los documentos de la administracin, y si se complace en prestar servicios distintos de
los histricos a esa administracin, su vocacin primera no es
menos que el servicio de la historia pasada, presente y futura. Es
ello lo que distingue radicalmente los servicios que puede prestar
de los prestados por funcionarios tan celosos y tan ordenados como
l y a menudo ms versados en las tcnicas de la documentacin y hasta de la clasificacin.
No puedo por mi parte, ajustante en un todo a la opinin de M.
Georges Bourgin para quien "los Archivos deben ante todo servir al
ejercicio del poder (del Estado), permitir al Estado la defensa de sus
derechos, la reivindicacin de todo lo que debe reivindicar, asegurarse de cmo las leyes que promulga son observadas y preparar las
estadsticas con las cuales debe hoy funcionar una administracin
sana... la funcin histrica de los archivos, agregaba, es para m
secundaria; juzgo que la funcin esencial es una funcin de Estado
que se revela en la misma palabra archivos .
Georges Bourgin no
haca al decirlo sino desarrollar una afirmacin del Ministro de
Instruccin Pblica en 1905:
"La primera razn de ser de los papeles de archivo es servir a la defensa de los derechos del Estado, de
los departamentos o de las comunas, y ayudar a la buena gestin de
los asuntos pblicos . Sabe muy bien el archivista que sin razn
de Estado no existiran los archivos, y ello es lo que les da, como
anota M. Bautier, su valor insustituible". Los archivos se conservan... porque representan la "documentacin" de una institucin:
constituyen los "ttulos" de los bienes, las "pruebas" de los derechos o de las pretensiones, contienen los "precedentes" de los negocios tratados y permiten a su detentador defenderse o atacar... El
documento de archivo no est pues concebido en el origen como que
deba tener un alcance histrico, pero habr de adquirir ese valor
histrico con el correr de los tiempos, y es ello precisamente lo que
le da precio a los ojos de los historiadores modernos

18 Intervencin de Georges Bourgin, antiguo Director de los


Archivos de Francia, en el primer Congreso Internacional de Archivos
de Pars, sobre el informe de M. Pierre Caillet consagrado al
Controle des Archives en formation, y discutido el 25 de agosto de
1950: Archivum, 1951, p. 68-69.
19 Ministerio de Instruccin Pblica y Bellas Artes,
Direccin de Archivos: Leyes, decretos, acuerdos...op. cit., p.144.
20 Robert-Henri Bautier, Les Archives (en L'Histori et ses
mthodes, volumen publicado bajo la direccin de M. Charles Samaran
en la Encyclopdie de la Pliade, Paris, 1961, p. 1120 y 1121).
- 199 -

Podramos ir ms lejos y decir que el valor histrico de los


papeles depende de su valor administrativo?
Halaga hacerlo, pero
sera probablemente aventurado; hay que afirmar, en desquite, que la
comprensin del valor administrativo de los documentos es en absoluto
indispensable para apreciar su inters histrico. En el curso de
las visitas que se me pide hacer a las oficinas, sea para el control
de los archivos en formacin, sea para proceder a eliminaciones o a
depsitos, comienzo siempre por hacerme explicar las funciones y el
funcionamiento actuales de los servicios, a sabiendas de que de este
paso se desprender la idea que habr de formarme del inters
histrico de los documentos utilizados o producidos. Gomo se ha
visto, los papeles no son sino un subproducto de la administracin:
la administracin en efecto, presta servicios, cumple las funciones
para las que fue creada, y por eso y a causa de eso, produce documentos. No nos apresuremos sin embargo a sacar de esta comprobacin
conclusiones demasiado rpidas.
En un sesudo anlisis, escribe M. Robert Favreau: "Los archivos
de direccin, que se sitan en el plano de la concepcin de una
poltica, de los lanzamientos de programa, sern los archivos
maestros. Ellos explican las razones de una accin, permiten seguir
las grandes lneas de su desarrollo, los controles y las sntesis
que implican. Mientras ms se asciende en la jerarqua administrativa, ms importantes son por lo general los archivos y menos voluminosos, y en un regimen centralizado los documentos ms importantes
se econtrarn en el peldao de las administracin central, y no en
las administraciones regionales, departamentales o comunales.
Estos
"archivos de direccin"
exigen la formacin de
"archivos de
ejecucin", cuya importancia material habr de medirse si sabemos
que las tareas de ejecucin se realizan siempre en varios niveles, el
ms bajo de los cuales produce los archivos ms voluminosos y de
inters duradero ms precario y limitado.
Yo no pienso que M. Favreau haya querido decir que carecan de
inters los documentos de consumo, las planillas de empadronamiento,
los papeles de declaracin para el impuesto sobre la renta, etc.,
porque son documentos de ejecucin.
Esos archivos de ejecucin son
por el contrario mucho ms interesantes, a mi juicio, que los "papeles de direccin" tocantes al mismo tema y con frecuencia han dado
lugar a publicaciones impresas difundidas un poco en todas partes y
que se encuentran en todas las bibliotecas. Igualmente si los papeles
de las administraciones centrales, cualquiera que sea la naturaleza
del regimen, ofrecen datos ms globales, ms sintticos, no es
seguro que sea ms interesante escribir la historia con fundamento
apenas en los documentos de los archivos centrales; los archivos
regionales, departamentales o comunales no almacenan para la historia
local apenas, sino tambin para la historia general; y quien ha
ledo el hermoso libro de M. Pierre Goubert sobre Beauvais et le
Beauvaisis de 1600 a 1730 sabe cunta riqueza puede aportar la
historia local a la Historia, as sin ms ni ms.
Utilizan siempre al mximo los archivistas la facultad de
conservar los documentos en lugares diferentes y un tanto jerarquizados? Si parece aberrante guardar en el plano departamental los documentos individuales de ayuda a los trabajadores cesantes a un historiador acaso le gustar encontrarlos en cada comuna, en los anaqueles

21

Robert Favreau, Les Archives, 1965, p. 5.


- 200 -

de los archivos municipales; asi tambin deben conservarse todas las


licencias de construccin expedidas por una direccin departamental
o ser mejor asegurarse de que cada comuna guarde debidamente
cuntas han sido otorgadas dentro de los lmite? de su territorio?
En cambio, cuntos expedientes despachados a una administracin
central, y conservados cuidadosamente en duplicado en los servicios
que los producen, podran ser tilmente destruidos si hubiera la
conviccin de que se conservan en los archivos centrales ! Los
archivos departamentales
almacenan documentos llegados de las
oficinas de negocios exteriores de los ministerios, sin saber nada de
la conservacin de los archivos de dichos ministerios.
Altamente
deseable y provechosa sera una coordinacin de los estudios de
los funcionarios "missionnaires" de los Archivos Nacionales y de
los Archivos Departamentales.
Para avanzar en el anlisis de los "papeles de direccin" se
necesitara tambin distinguir entre los que ataen a la "gestin"
propiamente dicha que encontr el director al posesionarse de su
cargo y que habr de dejar enriquecidos a su sucesor, y los papeles
"de poltica" que resultan de la manera muy personal que tiene dicho
director de concebir y cumplir sus funciones. A menudo considera esos
papeles y no nos escandalicemos por ello como propiedad personal, algo
as como la forma de su inteligencia y de su manera de trabajar o su
red de relaciones familiares o sociales. Esos archivos son "de ordinario los ms mal llevados porque nacieron al azar y ms de una vez
en varios ejemplares con el mismo asunto, casi nunca fueron tratados
con mtodo y con_ frecuencia cercenados de las piezas consideradas
"confidenciales" . Todo es precioso en ese maremgnum, pues si el
funcionario, el "prteur", se preocup por pequeneces, se debi a
que lo que ahora nos parece nadera tenia en su tiempo una importancia que ignoramos y que habr de descubrir el historiador; ser entonces fcil e interesante para el historiador comprobarlo, si el
archivista logra poner mano sobre esos papeles y conservarlos. Porque
a menudo necesita el archivista mucho tino para obtener la copia o
impedir la destruccin clandestina de esos "archivos personales" en
el caso de un retiro o de un traslado; acabamos de ver que quien produjo el documento se volc en l desde lo ms ntimo de su ser y
de su accin, y el archivista se siente mal armado para asegurarse
la propiedad de tales documentos. No es de ahora oue los archivistas
se lamentan, dira Rabelais, de que los papeles de los grandes
servidores del Estado se conserven en familia, y por el otro se alegran de que sus herederos, considerando esos expedientes como patrimonio precioso, los hayan salvado de la destruccin. La mala suerte quiere que a esos documentos "personales" se hayan mezclado a
veces, en forma totalmente indebida, los papeles de gestin que
el titular del cargo escamote para llevarlos consigo. Sea lo que
fuere, todos estos "archivos de direccin", documentos de poltica general o informes de gestin, deben ser muy celosamente cuidados, y rara vez el archivista habr de practicar en ellos eliminaciones , con mayor razn si no representan un volumen considerable.

22

Ibidem.
- 201 -

Comprobar que el valor histrico de los documentos, esencialmente secundario, dimana a veces de su valor primario, no debe impedir
que se formulen problemas, y mediante alguna iniciativa, se les
encuentre algn inters histrico a papeles casi o totalmente
desprovistos de l. As el Reglamento de los Archivos Departamentales autoriza a destruir, despus de sesenta aos, todos los estados
de sueldos y descuentos para el retiro del personal docente; pasado
este tiempo, tales documentos han perdido en efecto todo su valor
primario y administrativo. Pero a falta de anuarios y cuadros de
antigedad hemos pensado, en los Archivos del Sena, que esos estados
de asignaciones daban, por ao, una lista del personal docente y de
los cargos a que estaba destinado cada uno de los maestros; su volumen
exclua toda idea de conservacin integral, pero nos decidimos a
guardar todos los estados de sueldos del mes de febrero de cada ao,
a partir de los cuales podrn seguir adelantndose investigaciones
estadsticas o de identificacin.
Muestra este ejemplo cmo todo papel, aunque haya perdido su
valor primario o administrativo, puede adquirir, como lo anotaba M.
Levron en el artculo a que aludimos antes, un valor histrico .
El acervo siempre creciente de los papeles administrativos obliga al
archivista a destruir mucho, pero no lo hace sin angustia, sabedor
como es de que en fin de cuentas todo sera interesante de guardar, y
mal de su grado leer el artculo de nuestro colega
M. Michel
Nortier, conservador de la Biblioteca Nacional sobre los Archivos
dispersos de la Cmara de Cuentas, en el cual muestra el inters de
esos "millares de papeles justificativos que ya no tenan razn
puesto que las cuentas a que se.referan haban sido verificadas y
clasificadas con mucho cuidado , y que en consecuencia fueron diseminadas, alienadas y an destruidas con la anuencia de los archivistas de entonces. Para aliviar la inquietud nacida de esa lectura,
ser siempre posible advertir sin hablar desde ahora del problema de
los documentos recapitulados, que los archivos modernos no deben
abordarse como archivos antiguos, y sobre todo, medievales, y que la
imprenta y su difusin en el campo informtico y en el administrativo han modificado en forma radical los criterios aplicables a las
eliminaciones de los documentos de archivo.
El problema continua
siendo del mismo tamao.
Aun sabiendo que para la historia todo es
interesante o puede llegar a serlo, el archivista, a quien el inters
bien entendido de la historia obliga a practicar eliminaciones, debe
tener permanentemente en el espritu el inters histrico.
Pero el inters histrico es una nocin que se modifica y
evolucina, como lo ha sealado Mlle. Rene Dhaerd.
"Partiendo
del accidente y del acontecimiento oon la historia poltica, ha
acabado por absorberse en lo permanente con la historia social y
econmica... la historia no es en verdad ms que una variacin
sobre el presente... Nocin que cambia con el tiempo, el inters
histrico es, al revs, una subjetividad comn a todos los hombres
de una poca... Bajo la gida del inters histrico nuestra

23 Jacques Levron, Le triage des Archives, en Gazette des


Archives, no. 20, julio de 1950, p. 16 y 19.
24 Bibliothque de l'Ecole des Chartes, CXXIII, 1905 2
libro, p. 408.
- 202 -

seleccin no ser jams sino la de una poca" .


Esta lcida
visin no debe llevarnos de mala gana a practicar eliminaciones
arbitrarias en nombre del inters histrico tal como lo concebimos
ahora; es indispensable tratar de corregir en lo posible o mejorar a
cada instante esas selecciones subjetivas por mtodos y procedimientos, imperfectos y criticables sin duda, pero que tendrn el
mrito de haber sido explicados claramente y puestos en vigencia.
M. Robert-Henri Bautier dijo hace poco todo lo mal que pensaba
del chantillonnage (seleccin que representa la substancia del
todo) . Si efectivamente ofrece el procedimiento muchos inconvenientes, son sobre todo los principios, y en particular el de los
"modelos" que han presidido hasta ahora el muestreo, los que prestan
el flanco a la crtica.
En los archivos del Sena hemos experimentado sus aspectos negativos: Andr Lesort, frente al cumulo de las declaraciones para el
impuesto sobre la renta depositadas cada ao en el departamento del
Sena, ms de 300 metros lineales, logr un acuerdo con las Contribuciones Directas para no retener sino: 1) los documentos de impuestos
sobre la renta de "ciertos barrios de Pars... que, dado el carcter
de su poblacin o de los comercios que en ellos funcionan deben haber
presentado declaraciones representativas cada una del estado de vida
de las diversas categoras sociales, del volumen de los negocios, de
la consistencia de las fortunas, en una palabra, de la actividad
econmica de la capital"; 2) documentos de una comuna de barrio tan
representativos como sea posible de cada uno de los diversos tipos,
comunas industriales, comunas residenciales, comunas mixtas, aglomeraciones antiguas, localidades de rpido y reciente desarrollo (parcelaciones ), comunas rurales ; 3) los documentos individuales de cierto
numero de grandes establecimientos comerciales o industriales, de
comercios especficos de la ciudad de Pars y de la regin
parisiense, de notabilidades muy diversamente seleccionadas en las
profesiones liberales, el mundo poltico, los medios artsticos.

25 Rene DOEHAERD, A propos des archives contemporaines, en


Archives, Bibliothques et Muses de Belgique, 1947, t. XVIII, no.
2, pp. 76-77. Subray lo que me pareca significativo en los
pasajes tomados de un largo prrafo apasionante.
26 Robert-Henri BAUTIER, Triages et liminations des documents
d'archives, en A.B.C.D. Archivos, Bibliotecas, Colecciones, Documentacin, no. 9, mayo-junio de 1953, p. 250. La palabra "modelo" se
emplea aqu en el sentido sociolgico de "tipo de agrupamiento, de
clase de actividad o de modo de vida, etc. Los modelos dados
precisarn suficientemente, as lo creo, la acepcin que le he dado
a este trmino. Inspirndonos tambin en los socilogos, al
contrario de la definicin dada por Elseter's Lexicon of Archive
Terminology (Amsterdam, Londras, New York, 1964, no. 146, hemos
especializado en los Archivos del Sena el sentido de las palabras
chantillon y espcimen: el chantillonnage es una seleccin
que representa la substancia del todo y el espcimen, en el sentido
latino del vocablo, es una imagen de la especie de documento; espero
que los ejemplos aducidos habrn de precisar estas nociones que ya se
encontraban ms o manos explcitamente en las obras o artculos
citados en Approche bibliographique (cf. supra).
- 203 -

La lista que result de este convenio no satisfaca ni el voto


emitido por la Comisin de Archivos de las Finanzas en su sesin del
24 de agosto de 1940 que,
reconociendo que
"los documentos de
impuestos sobre la renta ofrecen gran inters desde el punto de vista
econmico, histrico y anecdtico, deseaba que todos los registros
de uno o varios controles tipo sean depositados en los Archivos", ni
tampoco a la Direccin de Archivos de Francia, que encontraba que en
la confeccin de tal lista se haba puesto demasiado empeo en el
aspecto anecdtico y particularmente en la importancia de los
negocios o en el brillo de las personalidades. M. Charles Samaran,
Director entonces de los Archivos de Francia, observaba adems el 11
de junio de 1941 que "el efecto de un control sera tal que complicara los Archivos sin aportar suplemento notable de informacin" y
que la seleccin de tal control-tipo volva a caer en el inconveniente del "chantillonnage" topogrfico.
Efectivamente, frente a la evolucin que en poco tiempo hace de
un hotel un inmueble de renta o vendido por apartamentos, de un barrio
"residencial" un barrio comercial o recprocamente de una comuna
rural una ciudad industrial, los criterios de seleccin convenidos
por Andr Lesort y que obedecan a la teora de los modelos, ya no
satisficieron ni a los Archivos ni a los servicios de las Contribuciones Directas que nos solicitaron revisramos el problema.
La nica solucin satisfactoria, lo repetimos, hubiera sido la
de guardarlo todo, pero frente al volumen ni para que pensar en ello.
Se inici entonces una encuesta en colaboracin con el servicio de
Archivos del Sena y de las Contribuciones Directas. Ya no se pens
ms en no conservar cada ao sino los documentos referentes a
impuestos muy altos, fciles de encontrar en razn de su mayor
espesor y cuya tasa habra sido determinada cada ao o cada dos en
funcin del cambio de la moneda pues, considerados el papel econmico de Pars y la concentracin en el departamento del Sena de las
personas que declaran las rentas ms abultadas, este sistema de
seleccin habra entorpecido la labor sin aportar al futuro los
documentos historiados que le hubieran permitido acometer el estudio
riguroso de las estructuras econmicas y sociales de todas las capas
de la poblacin.
En septiembre de 1964 decidimos pues, de comn acuerdo y con la
aprobacin de los Archivos de Francia, no conservar sino todas las
declaraciones de renta hechas en el curso de un ao fiscal, con el
fin de obtener de esta suerte una "fotografa fiscal" del departamento, correspondiente a los conocimientos demogrficos acopiados con
ocasin de las diligencias.
Hasta nos alegr ver juzgar nuestro
sistema de seleccin de los documentos de impuestos sobre la renta
como uno de los tres posibles por el Director General de los Archivos
de Francia en su circular AD 65-13 del 14 de abril de 1965, y considerado como particularmente deseable por "doscientos especialistas de
historia social reunidos en Coloquio Nacional en la-^Escuela Normal
Superior de Saint-Cloud el 15 y el 16 de mayo de 1965

27 L'Histoire sociale, Sources et Mthodes. Coloquio de la


Escuela Normal Superior de Saint-Cloud (15-16 de mayo de 1965).
Pars, Prensas Universitarias de Francia, 1967, p. 293.
- 204 -

Reconocemos los inconvenientes del sistema: no tiene en cuenta


la evolucin de la coyuntura, pues el ao de empadronamiento puede
ser de expansin o de recesih con efecto en los aos anteriores o
siguientes. Sin tomar en cuenta el "tiempo largo", caro a los
historiadores
modernos, obedece a las leyes tradicionales del
"chantillonnage" cronolgico y del "tiempo breve"; la curva
evolutiva de las fortunas o mejor de las rentas que de ella se
originan, no reunir sino puntos espaciados, y la "fotografa fiscal" que de ello pueda tomarse ser, como los retratos de familia,
referencia a una poca precisa y muy delimitada. Pero siempre ser
posible determinar con bastante exactitud, en todo el sentido de la
palabra, tal poca precisa por la lectura de la prensa o de los documentos impresos que corregirn la visin que al futuro historiador
puedan ofrecerle los documentos conservados.
El crecimiento considerable de la documentacin impresa modifica en efecto las concepciones
de la encuesta histrica (hoy se podra pensar en que un historiador
describa una poca a partir de las solas fuentes impresas), pero uno
de los principales deberes del archivista es el de suministrar, a
quien se empee en escribir la historia, los medios de criticar las
publicaciones de que ir a disponer y ver si se justifican los debates surgidos de aqu y de all a raz de esas publicaciones.
El
muestreo cronolgico, que haca estremecer a M. Bautier a propsito
de archivos medievales y nacionales, ya que los archivistas franceses
del siglo XIX no haban conservado sino un Diario del Tesoro Real del
Reino; es mucho menos escandaloso a propsito de archivos modernos y
de ejecucin que uno que obedezca a criterios "sociolgicos",
siempre sujetos a revisin.
Tampoco es initil hacer notar que al
incorporar cada ao ms de 300 metros lineales de declaraciones
fiscales, hacemos entrar a los Archivos "verdaderos fondos orgnicamente constituidos", como lo desea M. Bautier.
Advirtamos tambin que cuando se habla del considerable incremento y de la proliferacin de los papeles administrativos, se est
pensando sobre todo en el aumento de esta categora de documentos
llamados "documentos de ejecucin", que resultan tanto del desarrollo
de las tareas administrativas como de la parcelacin, delegacin y
descentralizacin de las funciones administrativas. "Las faenas de
ejecucin, deca M. Favreau en frase ya citada, son las del 95% de
los agentes de las administraciones publicas", y no estoy muy lejos
de creer que los "documentos de ejecucin" constituyen cerca del 95%
del volumen de los papeles administrativos. No es pues escandaloso ni
lamentable proceder a la seleccin de esta masa enorme, an si a tal
prctica estamos en el derecho de preferir la seleccin de especmenes.
La conservacin de los especmenes no obedece ni a las mismas
reglas ni a los mismos fines del chantillonnage. Conforme a las
diferencias expuestas de manera tan pertinente por M. Schellenberg,
los documentos se conservan por dos razones: por su valor de informacien y por su valor de testimonio. Los documentos de reembolso de
los daos de guerra, por ejemplo, pueden integrarse en los archivos
para dar informaciones generales sobre la historia de la guerra o
individuales sobre tal o cual vctima, ms o menos clebre, de
dicha guerra, o tambin para dar testimonio de la organizacin y
funcionamiento de los servicios encargados de la indemnizacin por
daos de guerra. Para este valor de testimonio bastar guardar un
pequeo nmero de especmenes, al tiempo que para la informacin
acaso habr que proceder a un chantillonnage en tal medida que
los expedientes de desastres de guerra puedan suministrar informes
inditos.
- 205 -

En todo caso estos datos no pueden interesar en mi opinin sino


a la historia local y no a la historia general de la guerra, por otra
parte bien conocida. Volvemos a vrnoslas con lo que se dijo antes
acerca de la necesidad de definir bien y por consiguiente de jerarquizar, y tal vez, de multiplicar los lugares de conservacin de los
"documentos de ejecucin" para lograr una informacin ms extensa.
Si, trayendo otro ejemplo, los documentos de asociaciones sindicales
de propietarios para el arreglo de parcelaciones defectuosas, interesantes para la historia local, hay que conservarlos todos para fines
informativos en los archivos comunales, se puede no guardar de ellos
sino un pequeo nmero en los archivos departamentales para ser
testigos de la ayuda prestada por la administracin a los pequeos
propietarios y de la poltica habitacional y de alojamiento en esa
poca. Los documentos de valor informativo se encontrarn pues en
los depsitos locales o regionales cuando estos ltimos acojan documentos de ejecucin, mientras que se conservarn sobre todo especmenes en los Archivos Nacionales o Centrales, o en los Archivos regionales cuando la regin haya sido objeto de una poltica particular.
Procuremos sin embargo no reducir el alcance del testimonio del
espcimen, que confirma o contradice, desde el punto de vista institucional, los reglamentos generales conocidos en todas partes y cuyo
modo de aplicacin se ignora. Pensemos en guardar especmenes que
den cuenta no solo de las funciones del servicio sino tambin de
sus actividades, y de todas sus actividades; las funciones responden
a las razones por las cuales se cre el servicio y las actividades
son las responsabilidades que se le hayan asignado ocasionalmente, No
es por ejemplo indiferente para la historia saber qu servicios
docentes han ejercido a veces actividades sociales o que, por razones
particulares a una poca tuvieron a su cargo funciones docentes.
En sntesis , el espcimen desempea un papel mucho ms precioso para la historia. Cano muy bien lo dice M. Bautier, "es un
artculo-testimonio conservado en recuerdo de una serie eliminada y
cuya presencia podra permitir a un historiador darse cuenta de lo
que se suprimi... . Porque importa al futuro historiador que el
archivista de razn de las eliminaciones que se vio obligado a efectuar, sobre todo en esa masa de los documentos de ejecucin de que no
se puede prescindir, y en esto hacemos nuestras las preocupaciones de
Mlle. Doshaerd, de M. Genicot y de M. Bautier . Hay que abrir un
verdadero proceso verbal de la calidad y de la cantidad de las
destrucciones preconizadas; no dudemos de que se trata de una penosa
responsabilidad; el archivista sabe muy bien que, obrando as honestamente preocupado, est afrontando las iras de los futuros historiadores. Todos los que han escrito la historia se han indignado siempre
en una especie de paradoja inconsciente, por la ausencia o prdida de
documentos que hubieran justificado, en criterio suyo, sus hiptesis
y sus sabias e ingeniosas exposiciones. "Cualesquiera sean su cultura,

28 Robert-Henri Bautier, Triages et liminations des


documents d'archives, art. cit, p. 250.
29 Rene DOEHAERD, A propos des Archives contemporaines, art.
cit., p. 78; Rene NICOT, Le problme des archives modernes,
en Archives, Bibliothques et Muses de Belgique, 1942, t. XVIII,
no. 2, p. 68; Robert-Henri Bautier, Triages et liminations des
documents d'archives, art. cit. p. 250.
- 206 -

su sentido histrico y su conocimiento de la investigacin histrica, escribe M. Jean Favier, el archivista no puede enfocar todas las
etapas futuras y posibles de una ciencia en perpetua evolucin, la
historia econmica, la sociologa, la demografa sacaran partido
de los documentos eliminados hace tiempos como carentes de inters
para la historia de los hechos polticos. Hechas con discernimiento
y escrpulo las eliminaciones y destrucciones de documentos, no dejan
por ello de ser medidas arbitrarias e irreparables" . Qu sabemos
nosotros de la historia futura, fuera de que ser diferente en esencia de la que se vive hoy? Si no, ya no habra espritus creadores
y no se renovara la historia, pues segn la palabra de Wagner,
citado por Andr Malraux en Tas Voces del silencio, "el hombre que
no fue desde su cuna dotado del espritu de descontento de todo
lo que existe, jams llegar al descubrimiento de lo nuevo"
El reglamento de los Archivos Departamentales, al prohibir la
destruccin de "todos los documentos que presenten o puedan adquirir
inters histrico", deja pues al archivista sin amparo y sin recursos frente a los actos irreparables que se ve obligado a cometer eliminando papeles que es imposible conservar en su integridad.
Prosigamos, no obstante, en la lectura y estudio del reglamento a la
espera de hallar en l la ayuda esperada.

2.
"Pueden suprimirse en principio los documentos cuyos datos esenciales se encuentran en otro documento recapitulativo, sobre todo si
ese documento recapitulativo est impreso".

La transformacin radical de la investigacin histrica desde


la invencin de la imprenta, principalmente en la prctica administrativa, ya fue trada a cuento y lo ser ms adelante. Detengmonos un instante en el estudio de los problemas que significan los
documentos recapitulados y los documentos recapitulativos y volvamos
sobre la lectura del artculo antes citado de M. Michel Nortier
acerca de los archivos dispersos de la Cmara de Cuentas.
"No se puede negar que por regla general la pieza justificativa
no aporta ms que el artculo correspondiente de la cuenta; este
ltimo es de ordinario un resumen, no aporta sino lo esencial^ la
pieza justificativa suministra todos los detalles de utilidad
Imposible, en efecto, escapar a este dilema: o bien los documentos
recapitulativos reproducen ntegramente, reagrupndolos, los documentos recapitulados, y entonces no hay ningn problema: hay que
guardar la documentacin que ocupe menor espacio; o bien los documentos recapitulados ofrecen informacin que no se encuentra en los
documentos recapitulativos y que son siempre susceptibles de interesar
a la historia, como ya lo vimos.

30 Jean FAVIER, Les Archives, Pars, P.U.F. (Col. "Que


sais-je", no. 805), 1959, p. 54.
31 Andr MALRAUX, Les Voix du silence, Pars, N.R.F., 1952,
P. 357.
32 Art. cit., p. 475.
- 207 -

Los documentos recapitulativos, an cuando resultan de un trabajo minucioso, estn muy lejos de haber recogido toda la "substancia
medular" de los documentos de base, a partir de los cuales se han
constituido y que han sido tratados a partir de las preocupaciones
del momento. Conocemos toda la literatura producida a raz del empadronamiento de 1954, pero una mente, an con poca inventiva, no
tendr que esforzarse en imaginar, a la lectura de unas cuantas
pginas, todos los estudios que de ellas habran podido desprenderse
y de los que se encargar el porvenir.
De all por qu hayamos
decidido en los Archivos del Sena conservar todos los infolios recogidos en el departamento con ocasin del empadronamiento de 1954, por
ms que ocupen 800 metros lineales de estantera.
No sera ms sencillo entonces conservar las tarjetas perforadas que sirvieron para asentar resultados y que ocupan un espacio
mucho ms reducido? la tarjeta perforada no constituye una fuente de
informacin, no es otra cosa que un instrumento utilizable de momento
en la bsqueda de cierta informacin;
en ello estriba todo su
mrito y su insuficiencia. Producida a partir de las preguntas que
en un momento dado se hace la administracin, no responde sino a
ellas, dejando de lado cierto nmero de datos que interesaran de
seguro a la historia. El archivista habr de merecer sin duda la
gratitud de los historiadores del maana si conserva las tarjetas
perforadas que habrn de permitirles indagaciones ms rpidas,
pero su contribucin ser ms efectiva y ms valiosa al brindarles
esa autntica vena de informacin que es la documentacin de base.
Hay necesidad de agregar que, sin ser propiamente "lazos o trampas", estas tarjetas pueden perforarse por mviles de propaganda?
raz de los resultados de una investigacin del Instituto Nacional
de Estadstica y de los Estudios Econmicos publicados en Estudios
y Coyunturas el 5 de mayo de 1962, un semanario sindical publicaba un
artculo intitulado Lo que no dice I.N.S.E.E., en el cual no solo
se aducan y se explicaban ciertos olvidos, sino tambin se discutan al tiempo el mtodo y los resultados. Sin que queramos terciar
en el debate sabemos muy bien que la estadstica, como la lengua de
Esopo, es la mejor y la peor de las cosas. El Archivista, por celo de
la verdad histrica, deber entonces dar posibilidad de rehacer y de
verificar esas estadsticas; habr de suministrar a los historiadores el medio de criticar las numerosas publicaciones de que disponen y
la visin que ofrecen de la poca que estudian. No vamos con ello a
ahogarnos en documentos de ejecucin?
Ciertamente; y es entonces
cuando es til recurrir a la "jerarquizacih" de los depsitos de
archivo: los Archivos departamentales, conservando la documentacin
de base que sirvi a la empresa de publicaciones nacionales, y los
Archivos comunales, guardando celosamente los documentos, como las
solicitudes de ayuda a los sin trabajo, por ejemplo, o de asistencia
mdica gratuita, que han dado lugar a estadsticas departamentales.
He all tambin un terreno donde sera muy deseable una definicin
de la poltica general de conservacin de archivos.
Se han aceptado ya revisiones radicales: ha habido intentos espordicos , frente al arrume de papeles asignados a los archivistas por
las dependencias administrativas, para eliminar o para conservar, no
guardar sino los documentos de orden que suministraran en forma condensada el volumen de los negocios tramitados por dichos servicios.
Adems del hecho de que el documento del correo va desapareciendo
cada da ms de la administracin, parece poco deseable ceirse a
estos documentos, redactados la mayora de las veces (hoy menos)
por un personal subalterno y que no suelen ofrecer sino indicaciones
sumarias.
- 208 -

Es la opinin que expresaba el doctor Virgilio Giordano, director de los Archivos de Estado de Caltanissetta (Sicilia), en su intervencin sobre el informe presentado el 27 de septiembre de 1956 al
Congreso Internacional de Archivos de Florencia por M.J.H. Collingridde, sobre "La Seleccin de Documentos para conservacin permanente".
Pueden eliminarse los papeles de registro del correo?
(protocolli di correspondenza), preguntaba l. Los tericos de la
archivstica exigen su conservacin definitiva; de hecho en el pasadlo esos registros eran manejados de suerte que permitan identificar
un acto (fecha, autor y destinatario, objeto). Hoy ya no se trata
sino de instrumentos de distribucin de correspondencia entre los
servicios, llevados de manera ms que abreviada con simples siglas;
su nico fin es el de dar testimonio de la fecha precisa de una carta
y de su referencia a un servicio dado, para instruccin. Toda investigacin posterior es imposible y podra recomendarse la eliminacin
Es que los mtodos de la administracin han cambiado mucho: "el
sistema del Registratur, afirma M. Bautier, se impone realmente en
toda Europa central y oriental.
Este sistema se caracteriza por la
manera de llevar expedientes de negocios; cada uno de ellos est formado por el conjunto de piezas o unidades recibidas y de las minutas
de cartas despachadas con ocasin de un mismo asunto, clasificadas en
orden cronolgico y por lo general cosidas una tras otra en el mismo
legajo. Haca posible la adopcin de un plan previo de clasificacin general para los documentos de una dependencia y facilitaba la
rraaipulacin y la utilizacin de los documentos en las oficinas y en
los archivos. En otras partes por el contrario, sobre todo en Francia,
seguirn siendo fieles al registro cronolgico y a la conservacin
separada de las decisiones, deliberaciones, correspondencia, etc, lo
mismo en las Secretaras del Estado que en los Consejos y las Cortes.
Es as como los pases centroeuropeos han avanzado considerablemente
en el campo de la racionalizacin administrativa; en los pases latinos, por el contrario, seguir siendo la clasificacin de archivos, hasta nuestros das, muy difcil y la faena del archivista
mocho ms delicada .
El anlisis de M. Bautier se aplica sin
disputa al pasado, pero sin adoptar el rigor del Registratur de los
pases centroeuropeos, la administracin francesa est abandonado
da por da la prctica del "chronos", (consecutivo y libros de
radicacin) mediante la cual las cartas ms insignificantes, as
como las de mayor entidad si las hay, son clasificadas por orden de
salida o de llegada.
Los servicios organizan cada vez ms sus
papeles por expedientes de negocios, y no sin sorpresa se comprueba
a veces que son los archivistas los que tratan de mantener en la
administracin esa prctica desueta del "chronos". Su manejo se va
confiando cada da que pasa a un personal subalterno, mientras que
los servicios de Organizacin y Mtodos, de los cuales nunca
deberan estar ausentes los archivistas, elaboran sabios e ingeniosos
cuadros de clasificacin. La conservacin de "chronos" fuera de
atiborrar los archivos de memorandums de envos, de frmulas de
cortesa, de notas de recibo, de documentos despachados o llegados
"para informacin", lo que no es por oonsiguiente ms econmico
que la conservacin de archivos no se presenta en nuestra poca como
una fuga de nuestras responsabilidades de archivistas?

33 Archivum, VT, 1956. 1958, P. 36.


34 R.H BAUTIER, Les Archives, en L'Histori et ses mthodes,
art. cit. p. 1130. Subray "hasta nuestros das".
- 209 -

Ni la conservacin de los "chronos", ni la de los registros de


orden, ni la de las tarjetas perforadas, ni la de las estadsticas,
ni la de los documentos rcapitultivos que se imponen a veces,
constituyen la panacea que permita al archivista masivas y fciles
eliminaciones. No existen pues documentos privilegiados cuya conservacin dispense de ahogarse en el montn de esos documentos de ejecucin : el reglamento de los Archivos Departamentales nos ofrece una
tercera regla que acaso sea la clave de nuestros problemas.

3. "Pueden suprimirse en principio


los papeles que no ofrecen
sino un inters temporal cuando pas el tiempo en que pudieron ser
tiles."
No estamos hablando de los "papeles de canasta", es decir de las
notas-informes, de las referencias "cuasicifradas", de los bocetos sin
ilacin, de los borradores que los administradores deberan suprimir
por su cuenta conforme al reglamento de Archivos y que los Archivistas desearan no encontrar en los expedientes indebidamente hinchados.
El reglamento considera ms bien por este consejo los documentos preparatorios, tales como las notas que apoyan tal o cual proposicin presupuestal, las mismas fichas de presupuesto, en dos o
tres ejemplares, o los documentos preparados para ser llevados a la
imprenta. E- preciso desembarazarse de cierta ptica literaria. El
manuscrito, 'T>n el imprimatur, de un presupuesto departamental por
ejemplo no es ms interesante que el ejemplar ya impreso y distribuido, con la caucin del prefecto, a centenares de personas:
las
correcciones no significan que hubo con ellas mejores pensamiento y
expresin, sino precisiones o supresiones de error, y las diferencias
que se adviertan entre el manuscrito y el impreso debern siempre ser
corregidas pblicamente.
Por lo dems, estos documentos poco estorban a los archivos y no
so encuentran en los montones que se ofrecen al archivista. Tampoco
se trata de "duplicados", y ms de una vez estara tentado el archivista a condonar el principio mismo de la copia.
Que un administrador, sabiendo que va a necesitar varios ejemplares de una decisin o
do una carta, utilice por previsin cuantos medios multiplicadores
pono la tcnica a su servicio, no debe sorprendernos; acostmbrenoslo a considerar esas "copias", a las que solo acudir para utilizar
en parte, como instrumentos de trabajo, igual que lo son sus lpices
y sus borradores, o mejor al mismo tenor de los formularios impresos
do que dispone; deber en consecuencia ordenarlos en "legajos" o
en "carpetas de trabajo", totalmente diferentes de los "expedientes
do principio" que armar con piezas nicas concernientes al asunto
tratado y que deber un da depositar en los archivos.
Si? impone como necesidad otro esfuerzo de formacin: es menester
habituar a los administradores a no mirar como documentos dignos de
llevar a los archivos los "legajos de documentacin" formados tan
solo por material impreso o por extractos de peridicos o revistas
que s.? iaii7ut.MiLran en toda biblioteca. No se trata en verdad de destruir los recortes do prensa o los impresos cuando se les halla entremezclados en las carpetas con piezas nicas resultantes de las funciones o actividades propias del servicio que los produjo. En cambio
las leyes, decretos o acuerdos, recortados del Diario Oficial por
ejemplo y clasificados con mtodo, pueden prestar grandes servicios a
los administradores sin que haya por qu llevarlos a los archivos en
ningn caso.
- 210 -

No atiborremos tampoco los archivos de lo que podramos llamar


"duplicados por extracto". As las oficinas de Urbanismo de la Prefectura del Sena expiden por solicitud del propietario, del inquilino
o del presunto comprador de un inmueble o de un apartamento, un "certificado de urbanismo", que muestra todas las cargas presentes o
futuras del inmueble o apartamento en cuestin. Este certificado de
urbanismo es expedido por extractos con la ayuda de los documentos de
principios generales, de las resoluciones de alineacin, de los
planos de urbanizacin, etc.
que conforman los documentos propios
del servicio. Un duplicado de tal diligencia, clasificado topogrficamente, se guarda para el servicio, no solo para evitar la reelaboracin de todas las investigaciones si ms tarde otra persona pide un
certificado de urbanismo concerniente al mismo inmueble o apartamento,
sino tambin para que la administracin pueda atestiguar sobre la
calidad y cantidad de los datos suministrados a un solicitante, que,
sin que pueda atribursele mala fe, pueda haber entendido mal el
documento recibido. Parece que se pueden eliminar sin reatos tales
"certificados de urbanismo" como lo hacemos con las copias de expedicin de juicios o con los extractos del casillero judicial cuando
recogemos los documentos de las papeleras de los tribunales.
Estas "copias por extractos" no constituyen, propiamente hablando, los archivos de los servicios ms que los "chronos" de documentos
recibidos "para informacin" y que los administradores conservan con
mucho celo aunque no les hayan hecho ningn seguimiento.
Son estas
prcticas las que quera sin duda estigmatizar Albert Camus por boca
de uno de los personajes de El Estado de sitio:
"Seor Alcalde,
haga expedir este certificado en trece ejemplares. Trece?
S, uno
para el cliente y doce para el buen funcionamiento . No nos ofusque esta extravagancia. Que un despacho que acaba de conceder permiso
de construir quinientas viviendas, por ejemplo, haga extender, como es
el caso en el Departamento del Sena, 28 ejemplares de una decisin
con destino a los servicios tcnicos de polica urbana, ingenieros
de caminos, puentes y puertos, enseanza, los P. y T., la S.N.C.F.,
etc.,
no debe sorprendernos. La mayor parte del tiempo las
administraciones tienen que ver con esta autorizacin, y a partir de
ese permiso, debern abrir documentos de trabajo, que se vuelven de
esta suerte necesarios.
Pero es verdad que ciertos administradores y an ciertos archivistas, digmoslo, se llenan de colecciones de documentos que se les
han prestado como un "servicio" y que guardan con harto esmero <n un
espritu mal entendido de conservacin.
Presten los archivistas
atencin al hecho de que muy a menudo las administraciones habrn de
considerarse frente a los documentos como si fuera con ellos, y procedern a destrucciones ocultas porque de cuando en cuando prestaron al
archivista "el servicio" de alguna decisin juzgada por aqullas d^
importancia. Para un servicio administrativo una coleccin de actas
no constituye archivo sino cuando se trata de la coleccin de las
decisiones tomadas por al servicio mismo. No vacilemos pues en destruir los arrumes de circulares aisladas "recibidas para informacin"
y que se conservan en las dependencias o servicios, porque, adems
del hecho de que la coleccin toca ms a las actividades del bibliotecario que a las del archivista, la unidad de base para el manejo de
los archivos modernos es, como ya lo hemos dicho, en la mayora de
los casos, el expediente total y no el fragmento.

35

Albert Camus, L'Etat de sige,

Pars, Gallimard, 1948

. parte, p. 116: citado por Robert Favreau, Les Archives, art.


cit., p. 16.
- 211 -

Desde luego no hacemos aqu referencia sino a piezas en copia,


pero en las administraciones se encuentran tambin documentos completos duplicados, o mejor paralelos. Para ejemplo tomemos el complejo
concerniente a la reconstruccin de los Archivos del Sena; es posible que no haya ms que uno en la Direccin de Archivos de Francia;
en todo caso en la Prefectura del Sena encontramos varios: primero en
la Direccin de los Servicios de Archivo, luego en el despacho del
Prefecto, en la Direccin del Ministerio de Hacienda, en la Direccin de Urbanismo, que conceder el permiso de construir, por fin en
la Direccin de Arquitectura, que se encargar de los trabajos.
Observemos en seguida que esos documentos, que guardan un gran nmero
de piezas comunes, no son absolutamente idnticos, pues si cada servicio ha formado un paquete, l lo hizo imprimir, tuvo en cuenta sus
funciones especficas,una marca particular que ser, por ejemplo, o
tcnica o financiera. Asimismo ciertas administraciones no tienen
sino actividades de control y los documentos que conservan no tienen
ningn carcter original: los de las oficinas de algunas comunas de
barrio se hallan verbigracia en la alcalda de la comuna, pero tambin en la Direccin de la Vivienda y en la Direccin de Negocios
departamentales y generales. Podramos multiplicar los ejemplos:
encuntranse expedientes de inscripcin en el cuadro departamental
de aprobacin de los ingenieros y tcnicos, en la Direccin de la
Prefectura encargada de los Negocios departamentales y generales, as
como en los Servicios de Caminos, Puertos y Puentes y de la Enseanza
y en las Direcciones departamentales de Agricultura de Construccin y
de la Salud. Detengmonos en un caso muy simple: cada unidad administrativa inicia, por razones de comodidad muy legtimas sus propios
infolios de personal, pero es evidente que el verdadero reposa en las
oficinas encargadas de reclutamiento y escalafn del personal en
cuestin; los dems podrn eliminarse sin lstima.
Antes de enfocar el delicado problema del manejo de estos documentos paralelos y para concluir su anlisis, notemos que su multiplicacin resulta de la reduccin o desmultiplicacin de las tareas
administrativas. Se desprende de all que no tienen, sino un inters temporal; los papeles de personal en la unidad administrativa
a que est adscrito dejan de ser tiles desde el momento en que
retiran o se jubilan sus integrantes.
Lo mismo ocurre con las fichas de inscripcin en el cuadro de aceptacin de Ingenieros y
Tcnicos que encontraremos en los servicios de Caminos, Puentes y
Puertos por ejemplo; una vez aprobadas las cuentas y aceptados los
trabajos de las Oficinas de H. L. M., la conservacin de los documentos en la Direccin de Asuntos Departamentales y Generales no
interesa ms que la del registro de reconstruccin de los Archivos en la Direccin de Urbanismo, cuando sta concedi el permiso
de edificar; hasta podemos decir que el documento de esta reconstruccin, formado en la Direccin de Finanzas, no ofrece inters primordial cuando ya se pagaron los trabajos, pues es evidente que unos
documentos paralelos ms completos conservarn de todas maneras
algunos apuntes de ese financiamiento.
Si el inters transitorio de
dichos papeles para la administracin no constituye problema, ser
lo mismo para los Archivos?
Conservar estas distintas series de documentos paralelos parece
ciertamente imposible.
Podra pensarse en reconstruir un expediente
completo "ideal" a partir de los papeles guardados en cada infolio;
pero ello presentara dificultades prcticas insuperables; es por
otra parte imposible fijar la fecha de esa reconstruccin, ya que los
diversos servicios no estn en capacidad, por razones en absoluto
legtimas de deshacerse de sus expedientes en la misma poca.
- 212 -

No vaclenos tampoco en decir con M. Bautier que las ms de las


veces serla "una hereja archivstica".
Debemos
abstenernos
formalmente de mezclar los docnentos de los (diversos) fondos, como lo
hicieron en demasiadas ocasiones los archivistas de tiempos pasados
que juntaron fondos de la Prefectura con fondos de les Domaines, de la
Prefectura con los de la Inspeccin acadmica, o, como yo lo he
visto en un departamento del Oeste, fondos de la oficina de Cultos de
la prefectura cqn los de la dicesis"
Es posible, en cambio, (y es lo que hemos hecho en los Archivos
del Sena), emprender un estudio para determinar el nimero y la calidad de esos expedientes paralelos y el ejemplar que deber conservarse por ser el que rene mayor informacin y ms datos sobre
todos los aspectos bajo los cuales poda examinarse el problema que
dio origen a un documento. Tampoco all estar la solucin ideal;
misin del archivista ser la de la seleccin y la de tomar decisiones que no obligarn a todos pero que fueron fruto de la reflexin, y de las cuales dar cuenta si fracasa.

V.

IA

PRACTICA

DE

IAS

ELIMINACIONES

EN

LOS

ARCHIVOS

DEL SENA

Tal ha sido en efecto nuestra preocupacin, a lo largo de estos


ltimos aos, en los Archivos del Sena: no dejarnos derrotar por
los papeles, sino llevar una poltica general que se pueda definir,
exponer y justificar si es el caso. La explic M. Protin en las
diversas publicaciones antes citadas; no har ms que sintetizarla
evocando en forma somera algunas realizaciones en las que he participado por confiada invitacin de M. Protin.
Ante todo, al tratar de participar en los trabajos de los servicios de Organizacin y Mtodos, intentamos, en el curso de cierto
nmero de charlas y conferencias, dar una formacin "archivstica"
a los administradores, llamarlos a la reflexin sobre el uso que
ellos hacen de sus papeles y sobre la ayuda que podra aportar a su
accin una "poltica de Archivo" definida con ellos, odas sus
opiniones y sugerencias. Cada vez que abordbamos esos problemas
encontrbamos un auditorio atento, apasionado a veces y siempre comprensivo. En nuestra poca de educacin permanente los administradores no piden otra cosa que perfeccionar sus mtodos, comprender las
preocupaciones y responsabilidades de los funcionarios con los cuales
tienen que trabajar, conocer lo que se practica en Francia, pero
tambin fuera de ella, a sabiendas de que por algn tiempo ms una
programacin para mejores prcticas administrativas habr de limitarse al estudio de lo que se hace en los pases que han llegado a un
peldao de desarrollo superior si no comparable al nuestro.

36 R-H BAUTTER,
d'archives, art. cit.

Triages et liminations des documents


p. 248.
- 213 -

Cato secuela de estos encuentros y conferencias y de los estudios


que iba sugiriendo el temario, se impuso en los Archivos del Sena una
poltica de desarrollo cuya primera realizacin se inici desde
julio de 1962 en la Direccin de Vivienda . La iniciativa de los
depsitos intermedios no tiene que ver infortunadamente con los
archivistas; hace ya mucho tiempo que la administracin, ante la
negativa de los archivistas o por su capacidad para manejar sus archivos , se han desembarazado de sus papeles, almacenndolos en viejos
cuarteles y fuertes, en garajes o en fbricas abandonadas. Es necesario ahora que los conservadores de archivo hagan la resea y el
inventario de todos esos depsitos ms o menos ocultos y les den enseguida una organizacin que satisfaga al mismo tiempo a archivos y a
administradores. Se trata en realidad de almacenar con economa pero
con sanidad, en locales no aptos para oficinas o para vivienda (bodegas , desvanes, buhardillas, antiguos almacenes), montones de papeles
administrativos. Es anormal, por ejempo, que depsitos de archivos
de construccin costosa se atiborren de documentos que habr que
eliminar algn da pero que deben conservarse por razones administrativas; es asimismo lamentable que la administracin se ahogue
bajo las montaas de papeles que muy poco utilizan y mucho entorpecen
las oficinas . Por otra parte, ciertos documentos, destinados a
perpetua conservacin no se comunican por razones diversas; podran
"envejecer" tilmente en depsitos intermedios a la espera de su
clasificacin e inventario definitivos.
Sobre la utilidad y la
prctica de los depsitos intermedios ha explicado ya M. Protin;
me permito remitir al lector a lo escrito por l acerca del tema
El desarrollo y el perfeccionamiento del uso de los depsitos
intermedios estaban inscritos en una poltica ms general de empadronamiento y reconocimiento de los papeles administrativos. M.
Protin me comision en 1962 para efectuar un estudio cuantitativo
sobre los servicios administrativos, con dependencia, para sus papeles , de la Direccin de los Servicios de Archivo del Sena; dejamos de
lado, por razones prcticas o de oportunidad, cierto nmero de
administraciones importantes como la Prefectura de Polica, la Asistencia pblica, la Cmara de Comercio, la Caja de Seguridad Social
de la Regin parisiense, etc., sea que su estatuto, desde el punto
de vista de los archivos, haya sido mal definido, sea que la conservacin de sus documentos haya sido ya objeto de estudios ms o menos
satisfactorios, sea, digmoslo, que no hayamos credo de nuestro
resorte encarar problemas que entonces no podamos resolver. Dos
preguntas se hicieron a las administraciones:
1) Cul es el volumen
de sus papeles en este momento? En cunto crece cada ao? Las respuestas al primer interrogante indicaban un total de 600 kilmetros

37 Este depsito, que funciona desde hace cinco aos con base
en un reglamento establecido por los Archivos del Sena pero con
personal adscrito por la Direccin de Vivienda, ofrece aproximadamente 350 mi de estantera metlica; recibe cada ao depsitos y
practica bajo nuestro control las eliminaciones necesarias (ms o
lenos 75 mi ) ; estos depsitos y eliminaciones van acompaados de
memorndums; comunica una decena de expedientes por da; la mayor
parte son reintegrados en la quincena que sigue a su desplazamiento.
38 As la creacin del depsito intermedio de la Vivienda ha
permitido clausurar cuatro oficinas y suprimir quince empleos.
39 Ver tambin el libro de M. Michel Duchlin sobre las
Construcciones y Equipos de Archivos, Pars, 1966.
- 214 -

lineales y los servicios objeto de la encuesta acusaban un crecimiento


anual de 75 kilmetros lineales . La Caja Primaria de Seguridad
Social de la Regin parisiense, a la cual no habamos cuestionado, pero que al or hablar de nuestro empeo, vino a motu propio a
consultarnos, declar por su cuenta un fomento de 400 kilmetros
lineales por ao. Nuestra intencin era renovar esta averiguacin
ao por ao: as nos habra sido posible, gracias a las variaciones, descubrir rpidamente los servicios "en expansin" tanto desde
el punto de vista administrativo como desde el de los archivos. Sin
embargo, por una u otra causa, esta encuesta no volvi a efectuarse
hasta 1964 y debamos comprobar, dadas las mrgenes de error, que
las cifras poco diferan de un ao a otro: el arrume de papeles administrativos no ascenda sino a 500 kilmetros lineales; en cambio
los servicios acusaban un crecimiento de 90 kilmetros lineales por
ao.
Estas cifras habran podido infundirnos desaliento, pero tomamos
conciencia enseguida de que la mayor parte del tiempo nos encontrbamos en ello, frente a papeles de ejecucin, de que la desmultiplicacin de las responsabilidades administrativas llevaba consigo, como
lo dijimos antes, una verdadera inflacin de papeles, y de que una
evaluacin razonada de la masa de esos documentos nos llevara a
destruir sin dificultades cerca de un 90%.
Se impona pues un examen cualitativo; es evidente que no se poda proceder por sondeos
cono para las investigaciones sociolgicas ; pero haba que emprender
sistemtica y cuidadosamente, con todo el rigor del mtodo chartista, la visita a la administracin de donde procedieran los papeles, direccin por direccin, oficina por oficina, con el fin de
identificar "en la fuente" los documentos sobre los cuales la legislacin vigente da a los conservadores derechos de vida y muerte. Es lo
que comenzamos a hacer. Despus de cada visita se redacta un proceso
verbal que describe las funciones administrativas del servicio estudiado y la serie de documentos que se producen y que vimos en los
despachos y locales que de l dependen.
Claro que es una tarea de
larga duracin que podra producir, en ciertas condiciones, resultados muy halageos. Sera ante todo deseable que tal trabajo se
realizara en equipo; la confrontacin y el dilogo son siempre
benficos. En seguida sera conveniente que los servicios departamentales de archivo que tuvieron a su cargo, cada uno por su lado, la
elaboracin de la encuesta, se comunicaran sus resultados y sus reflexiones. M e m a s , las conclusiones que sacaran de todo ello ganaran mucho si se confrontaran con las del mismo gnero efectuadas
por los "missionnaires" en las administraciones centrales. Los servicios departamentales no hacen en efecto sino aplicar una poltica
definida por los ministerios de que dependen, y los papeles que tratamos han nacido de circulares emanadas de la administracin central;
por otra parte lo que yo he llamado "poltica de conservacin jerarquizada" , de acuerdo con los lugares de conservacin, permitira la
destruccin de numerosos documentos en copia o paralelos. Por ltimo, esta faena debera rehacerse peridicamente, conforme a un plan
que abarcara varios aos para hacerle las correcciones que impone la
inevitable evolucin de la administracin.

40 Para apreciar estas cifras debemos recordar que segn los


estimativos del Servicio tcnico de la Direccin de Archivos de
Francia, se necesitan 170 m de piso para albergar 1 kilmetro
lineal de documentos. M. Protin inform sobre esta investigacin
en su relacin anual, presentada el I o e julio de 1962.
- 215 -

Todos estos empeos de definir y hacer prosperar una poltica


coherente no han producido siempre los mismos positivos efectos; algunos, como acabamos de verlo, requieren cierto tiempo para el logro
final. En consecuencia era preciso encarar situaciones urgentes y no
era posible pedir a los administradores que conservaran intacto el
acervo de sus papeles a la espera de la buena palabra... archivstica
y a que se diera fin a la encuesta cualitativa que emprendimos.
Inspirndonos, repitmoslo una vez ms, en los trabajos de M.
Schellenberg, implantamos un mtodo de eliminaciones que nos permite
frenar al ms fogoso y esperar a que se haya definido y acordado una
poltica promisoria en los archivos modernos.
Cuando un servicio administrativo desea librarse de papeles que
ya no necesita, dirige al jefe de los servicios de archivo una nota
que debe dar sumariamente el volumen, la identificacin y la fecha de
los documentos que han de aceptarse o eliminarse. Porque, por regla
general nos rehusamos en la medida de lo posible a vrnoslas con
montones informes y no identificados.
Por lo dems dicha nota es el
punto de partida de investigaciones de rutina: la lectura del Bottin
administrativo o del anuario departamental va a permitirnos ubicar el
servicio aludido en la jerarqua administrativa y conocer el nombre
de su director; no admitimos en efecto ser recibido por una mecangrafa o por un empleado que se mostraran incapaces de revelarnos el
funcionamiento del servicio y los papeles que all se tramitan.
Algunas pesquisas nos permiten saber cul fue en el pasado la poltica de los Arhivos frente a ese servicio: inspeccin, eliminacin
o acogida de depsitos. Por ltimo, se impone la lectura de la
reglamentacin vigente, pero ya vimos que no va a aportarnos siempre
la ayuda deseada.
Cualesquiera que sean, por lo dems, nuestras ocupaciones, no
deben todos estos trabajos preparatorios exigirnos ms de ocho das
para presentarnos al jefe de oficina en un lapso conveniente. Pedimos
a ste nos explique todas sus funciones y responsabilidades y nos
enumere las categoras de los comunicados que de all salen; al fin,
pero solo despus de este prembulo, nos mostrar muy especialmente
los documentos de que quiere deshacerse. An si llegamos a darnos
muy rpidamente idea cabal del inters de los papeles en cuestin,
nos hemos trazado una a modo de regla de nunca tomar una decisin de
depositar o eliminar in situ y sin sealarnos algin plazo, primero
para imponernos por esta disciplina el tiempo de la reflexin, y en
segundo lugar, para evitar la presin de los administradores sobre
nuestra seleccin.
Porque siempre habr una seleccin qu hacer y una decisin
qu tomar, como lo hemos repetido tantas veces. Para que sea positiva nuestra seleccin nos hemos hecho a la costumbre de formularnos
ciertas preguntas, a las que tratamos de responder, as nuestras respuestas dejen ver perplejidad y confusin.
1) Los documentos que nos presentaron son de un director, o de
un funcionario importante, o de un subalterno?
2) Esos documentos son de ejecucin, de direccin o de poltica general?
Vimos que un director poda tambin conservar
papeles de ejecucin o mejor de gestin.
3) Tales documentos son nicos o al contrario estn por duplicado? Encontraremos en otra parte documentos ms o menos semejantes?
- 216 -

4) Guardaremos esos documentos, a: en testimonio del funcionamiento del servicio (especmenes), o bien, b: por la informacin que suministran? Tales informes, por otra parte, son de orden
general o particular?
Es perfectamente legtimo acoger documentos
por la informacin de orden individual que ofrecen, pero hay que
hacerlo con pleno conocimiento de causa.
5) La forma de los documentos puede tambin influir sobre la
decisin: por razones diversas se pueden preferir tarjetas perforadas a hojas comunes de oficina, micropelfeulas a piezas originales o
viceversa.
6) Los datos (informes o testimonios) suministrados por dichos
documentos se presentan en forma densa? Dicho de otra manera, vamos a
conservar un registro que en cada pgina no nos va a mostrar sino una
lnea de datos de inters?
7) La informacin conseguida es importante o no?

La ltima pregunta nos lleva a las apreciaciones subjetivas que


hubiramos querido evitar en lo posible, pero que son inevitables y
confesmoslo, contadas ocasiones llegamos a responder de modo satisfactorio a todas las preguntas que nos hacemos. Pero stas nos han
ayudado a pensar y a preparar nuestra decisin que habr de ser,
como ya lo expresamos, siempre arbitraria por la fuerza de las cosas.
Por ello hemos juzgado necesario asumir a plenitud, en el presente y
para el porvenir, el acto irreparable que cumplimos al eliminar papeles. Instauramos un verdadero proceso verbal de nuestras reflexiones
redactando un memorndum de eliminacin que da cuenta de la calidad y de la cantidad de los documentos destruidos y de las razones
que motivaron nuestra determinacin.
Este memorndum de eliminacin es, a mi juicio, el punto de
partida indispensable de toda accin archivstica en la masa de los
papeles modernos. Es el nico medio de poner en prctica el famoso
principio del "respeto a la integridad de los fondos". Recordando la
definicin de un fondo que nos da el Lexicon of Archive terminology
(no. 91), "un conjunto de documentos cuyo crecimiento se ha logrado en
el ejercicio de las actividades de una persona fsica o moral",
advertimos que es imposible al archivista moderno, dada la proliferacin de los papeles administrativos, entregar intactos a los historiadores todos los fondos que estarn en derecho de reclamar.
Pero
el archivista, repitmoslo, debe darse cuenta de la composicin del
fondo que ha encontrado, de las modificaciones que se ha visto obligado a hacerle, y en especial, de las eliminaciones que tuvo que efectuar. Estas sern pues reseadas con toda precisin en una lista
tan exhaustiva como sea posible, sin temor a entrar en detalles, de
las diferentes categoras de documentos, o an excepcionalmente de
actas que han sido destruidas. Es indispensable tambin dar de ello
una evaluacin cifrada, an quizs de cada categora. En la medida de lo posible es igualmente deseable suministrar indicaciones precisas sobre los documentos vecinos o paralelos que permitirn remediar la desaparicin de los papeles destruidos. La reunin de estos
memorndums de eliminacin y de depsito, acompaados de la
correspondencia que los motiv, permitir al historiador reconstruir
al menos de pensamiento, la historia y la composicin del fondo que
hubiera ambicionado estudiar en su integridad.
- 217 -

De esta suerte no ignorar nada de los papeles que se encontraban no hace mucho al lado de los documentos que consulta; es posible y hasta probable, como lo dijimos antes, que nos reproche amargamente nuestras destrucciones, pero nos har justicia por los que no
le ocultamos, por los que le contabilizamos
y por los medios de
suplirlos que les indicamos en la mayora de los casos.

VI.

GUISA

DE

(DNCLUSION

"Si era para llegar all, rezaba un dicho de nuestra niez, no


vala la pena cantarlo". Soy un poco consciente de no haber dicho
nada original, de haber apenas entreabierto las puertas, de haber
hecho ms preguntas que las respuestas que he dado. Me perdonarn
que haya recordado algunas reglas de buen sentido y algunas exigencias
que se imponen? Si este artculo pudiera mover a algunos archivistas
frnaceses a ocuparse de nuevo del problema de las eliminaciones para
reflexionar sobre sus prcticas y formular algunas propuestas, juzgara haber logrado mi propsito.
En 1956 don Jos de la Pena, director del Archivo General de Indias (Sevilla), estableca "que en
resumidas cuentas, a despecho de los reglamentos ms diversos, los
archivistas no estn en ningn pas plenamente satisfechos de los
mtodos seguidos en su patria para la eliminacin de papeles...
Sera apetecible, conforme al plan internacional, crear en el seno de
la UNESCO una subdireccin permanente para el estudio de las eliminaciones. Pero sobre todo en el plan nacional es indispensable constituir una "Comisin para la conservacin de los Documentos de la
Historia", compuesta por archivistas especialmente calificados, por
representantes experimentados de la administracin, por los delegados de los institutos de normalizacin y de planeacin del trabajo
administrativo y por historiadores de diversas disciplinas (historia
econmica, social, del derecho, del arte, etc), con prctica en
archivos.
Esta comisin tendra por tarea establecer la lista de
los organismos cuyos papeles son suceptibles de ser considerados como
fuente histrica eventual, informarse sobre las normas seguidas por
dichos organismos en la formacin de sus papeles, aconsejarlos sobre
el empleo de los papeles, tinta, etc. que deben utilizar con miras a
la conservacin de los documentos, elaborar, en fin, la lista de los
tipos de papeles destructibles o carentes de inters histrico"
No tengo calidades para formular por mi cuenta esos votos ambiciosos y
sin embargo razonables. Permtaseme, no obstante, recordarlos aqu.
Por otra parte, frente a la dificultad de reunir, para un trabajo
prolongado y provechoso y que debera en mi opinin ser permanente,
todo un equipo de administradores, consejeros en organizacin del
trabajo e historiadores de todas las disciplinas, no sera ms
sencillo, como ya lo sugera en 1953 M. Bautier, designar un "Comit
restringido de dos o tres archivistas dirigidos por un Inspector

41 Intervencin sobre el informe presentado el 27 de septiembre


de 1956 por M. J. H. Collingridge sobre The Selection of Archives for
Pernanent Preservation, en el 3er. Congreso International de Archivos
de Florencia, Archivum, VI, 1956, P. 41.
- 218 -

general de Archivos.
(o en forma colegiada par todos los Inspectores generales de Archivos) que estudiaran sucesivamente estas
cuestionescon los representantes de cada una de la grandes administraciones , y agreguemos, con los historiadores de todas las
escuelas?
Este centro de estudios, que para ser eficaz debera
conocer de los servicios nacionales como de los regionales y departamentales, prestara los mejores servicios a todos los archivistas y
podra trabajar en la definicin de una poltica general de los
Archivos modernos.

PIERRE BOISARD
conservador de Archivos del Sena
y de la ciudad de Pars.

42 R-H. BAUTIER, Triages et liminations des documents


d'archives, art. cit., p. 251.

- 219 -

IA EVALUATION

DE IDS

Informe por

1.

el

ARCHIVOS

ODNTEMPORAlSEDS

Dr. Ake Kromnow

Introduccin

La evaluacin de los archivos modernos es uno de los problemas


ms importantes y delicados de la ciencia de archivos. Este ha sido
el tema de numerosas discusiones en libros de texto y
revistas
histricas
y de archivos. Sin embargo, la cantidad de literatura
dedicada a la evaluacin de archivos no ha estado en
proporcin con
su importancia. Esta aparente neglicencia probablemente se debe a
varias razones. Han influido las dificultades en
encontrar
normas
objetivas para la evaluacin, la inclinacin a tratar los problemas
desde un punto de vista prctico ms
que
terico, y naturalmente,
limitaciones impuestas por "U expsriencia educativa y cientfica de
los archivistas.
Cano sabemos, la terminologa usada en el campo de archivos es
muy variada.
An expertos de muchos pases tienen dificultades en
entender los conceptos y trminos Hados .rjr- uno y otro.
A menudo
las
diferencias
organizacionales entre los parses derivan en aialinterpretaciones.
Por esto debe enfatizarse que las posibil id ide; pira one jnt.'w
normas aceptables para la evaluacin de los archivos contemporneos
depende de la herencia gubernamental especial de cada pas y de la
rutina administrativa.
Por lo tanto, es difcil obtener conclusiones
generales de la experiencia de algin pas.
El artculo original se bas - como lo recomendaron los organizadores del Congreso - en lo siguiente:
a) Literatura sobre el tema la cual debido a dificultades de
idioma, est representada principalmente por los trabajos de autores
Ingleses , Francos ;JS, Alemanes y Escandinavos.
Entre la literatura
restante se encuentra un trabajo que requiere especial atencin: The
Relations between State and Administrative
Archives de F.I.
Dolgih (7
Congreso Internacional <V- <Vchivos)
'->) Veintisis respuestas al cuestionario "Enquiry
regarding
destruction, conditions and problems", que el Archivo Nacional de
Snecia envi a los Archivos Nacionales o a las instituciones correspondientes de cerca de 60 pases en junio de 1975. Las preguntas
fueron formuladas por Claes Grnstrm, PhD y
Jan
Lindroth,
PhD,
archivistas del Archivo Nacional de Suecia.

1
Versin abreviada del primer informe distribuido a
los
miembros
del Congreso.
Para mantenerse dentro de los lmites de
este doniiii-tii o, -,.> ;v-ui resabido cuatro captulos en uno muy corto:
"The
Organization of ' Appraisal and Destruction".
Se omiti un
captulo sobre evaluacin y microfilinacin.
Finalmente, se
han
quitado la mayora de los ejemplos de los diferentes patees.
la In Archivum, Vol XXIV (1974), p.33-57.
- 220 -

Las respuestas fueron revisadas y traba jadas, por Lindroth y


los
resultados se usaron para escribir este artculo.
Las referencias que se hacen segn las condiciones en algunos
pases estn basadas en las respuestas al cuestionario, a menos que
se exprese lo contrario.

2. El por qu de la evaluacin de archivos.


de documentos y sus consecuencias econmicas.

La

enorme

cantidad

El alto lujar .rapado por el tema, "La evaluacin de Archivos


Contemporneos" en el programa del Congreso es un xito natural del
gigantesco crecimiento del material de archivos durante este siglo.
La sociedad moderna depende de la investigacin y la in formacin
ms que nunca. Tanta informacin se necesita, se
produce
y
se
consume, especialmente en los pases desarrollados, cnu^ M1 '* >n -opto
"explosin de la informacin" es ahora una
realidad concreta, no
solamente para el cientfico en informacin y para el bibliotecario,
sino tambin para el archivista. Esta cantidad de documentos se ha
extendido p3r el aso de las tcnicas modernas de reproduccin,
entre otras cosas. En algunos casos, la produccin
de
documentos
se
ha extendido hasta tomar proporciones industriales. Este problema
de la produccin en masa, es ahora un dilema de inters central
para el archivista.
Se ha especulado que el crecimiento de los docuinentos de
archivo
puede disminuir mediante el uso de medios de informacin nuevos y que
requieren menos espacio:
micropelculas, cintas jv-ujni; Leas, etc.
Este puede ser el caso de algunas oficinas y funcionarios con grandes
archivos . Por otro lado, esta tendencia se est frenando simultneamente por las impresiones extremadamente rpidas y amplias por
nedio de las cuales el computador informa sus resultados. Los
mismos
medios de informacin han ayudado a aumentar el flujo de informacin. Los nuevos medios de informacin no
han
disminuido
la
necesidad
de
hacer una evaluacin de los archivos, sino que al
contrario, la han aumentado. Pero an estamos lejos de
ser
una
"sociedad libre de papel". El computador y los medios ele informacin
electrnica han hecho
ms
complicada
la
evaluacin.
Ningn
gobierno pele gastar ni gastar el dinero necesario para guardar
tnda esta informacin en forma masiva. En algn momento la cantidad
de papel ser moderada y canalizada por
medio de programas bien
planeados de ordenamiento r i;'lonal y ie destruccin.
Lo que se ha dicho anteriormente puede ilustrarse usando algunos
ejemplos.
Suecia y Finlandia, por ejemplo,
calculan
que los
costos anuales de almacenamiento para un metro lineal de
material
convencional
de archivo son de un poco ms de US$5. Como los archivos de las autoridades estatales de suecia crecen cerca de 40.000
metros lineales por ao, le costar al Gobierno aproximadamente
US$200.000
al ao almacenar todo el material.
Hay veces en que
estos costos pueden
ser an ms altos.
Las respis tas de otros
pases indicaron cambios similares en los costos.

Ib El material y las opiniones usadas en este artculo han sido


tomados en gran parte (ie los trabajos del experto sueco ms famoso
sobre evaluacin y destruccin de archivos pblicos Nils Nilssons
titulados Arkivkunskap, Lund 1973, y su Arkiven och informations
samhallet, Lund 1976, captulo: Arkivgallring p 1700-talet.
2 Nilsson, Arkivgallring, p. ^S.
- 221 -

Adems de los beneficios del arreglo de los archivos, se nota


la ventaja indiscutible de
liberar
la mano de obra y sentar la
premisa que sea usada para otros propsitos.
Debe
hacerse nfasis
en las ganancias indirectas que se obtienen con la evaluacin y la
destruccin al permitir el establecimiento de
mejores
sistemas de
adquisicin; la informacin intil y
estorbosa se destruye. Las
cintas magnticas'pueden usarse varias veces.
Polonia ha demostrado
que
los
ahorros
tambin pueden hacerse reciclando archivos y
documentos que se han eliminado.
Naturalmente no es muy placentero para un archivista, como lo
dice Meyer H. Fishbein- "pesar en la misma pesa los costos y los
beneficios culturales".
Sin embargo los archivistas y los
investigadores
deben enfrentarse a la realidad. Como regla, toda neta de
archivos debe ser la de reducir el costo de la informacin retenida a
un
nivel
razonable por medio de una evaluacin bien planeada y ejecutada y de un buen sistema de destruccin.
La preservacin cuesta
sumas substanciales de dinero y demanda grandes inversiones por parte
de las autoridades de archivo.

3.

La organizacin de la evaluacin y la destruccin

La gran mayora de los pases dan a la evaluacin y destruccin una posicin central dentro del total de operaciones de un
sistema de archivo. A menudo las autoridades en archivos
tienen la
ru(->ri>i pnssiVi del Gobierno para intensificar la destruccin por
razones de las ganancias financieras que esto ofrece al Estado. Visto
dentro de este context/>, es sorprendente que muchos pases asignen un
porcentaje relativamente pequeo del personal de
archivo
a
la
evaluacin y a la destruccin.
Un gran nmero de los pases que contestaron al cuestionario,
han publicado reglamentaciones generales sobre la evaluacin y la
destruccin, principalmente relacionadas con las series de rutina, lo
mismo que instrucciones especiales para ciertas autoridades. Las
respuestas al cuestionario muestran que las instrucciones o planes
(programas) que describen qu debe destruirse en uno o varios departamentos, son un instrumento corriente en las operaciones de evaluacin y destruccin.
Se les llama de diversas maneras: "disposal
lists", "tableaux de tri" (tri=triage) y "Kassantionsplhe".
Aun la mayora de los
pases
parecen
tener reglamentaciones
que rigen el tipo de documentos que deben retenerse, especialmente los
relacionados con personal y "polticas de archivo".
Algunos pases
como Holanda y Suecia, se guan por el importante principio que todos
los documentos oficiales deben^retenerse a menos que la. ley admita la
posibilidad de su destruccin.

3 Meyer H. Fishbein, A Viewpoint on the Appraisal of National


Records. The American Archivist, 1970: 2,p 186.
4 Ver el interesante estudio de L.E. Davis: Preservation of
Machine-Readable Records, 1969, USA.
5 Claro que esto no significa documentos de rutina, los cules
sin duda alguna son usados por un corto perodo de tiempo: copias,
etc.
- 222 -

Los funcionarios de archivo en estos


pases
piensan
que
solamente de esta forma puede evitarse la destruccin de material
oficial valioso antes que sea tratado en el sistema de archivo.
Por
otro lado, el anterior principio trae consigo el riesgo que el
material que se elija para destruccin pueda retenerse
por un
perodo ms largo que el necesario.

4.

Destruccin cuando hay material reemplazable ("sustitucin")

Anteriormente la destruccin se limitaba al material que poda


ser reemplazado o sustituido por otro. En ese tiempo, se pensaba
que la destruccin de docunentos era perjudicial y que
el material
sustituto
deba ser lo ms completo posible. Se podan destruir
copias, duplicados y extractos sin ms rodeos. Sin embargo pronto se
hicieron
juicios
subjetivos.
Qu tan completo debera ser el
material sustituto?
Se podan eliminar los informes diarios y semanales si existan informes mansuales resumidos?
Podan destruirse
los recibos si se llevaban libras detallados de contabilidad?
Este
mtodo es an de inters.
Pero todava existe el riesgo que se
pierdan los detalles concretos y que la evaluacic5n
sul>j<-t.\M
le
material sustituto se
vuelva ms limitado con el tiempo.
Si el
material descartable y aquel que puede ser sustituto no lo maneja el
mismo departamento que lo genera, entonces es importante que las autoridades en archivos mantengan el control sobre los documentos de tal
manera que se
asegure que
no se cometa el error de destruir
ambos materiales.
Sin embargo a veces no es bueno aconsejar la eliminacin de
documentos an cuando exista el material sustituto. Este puede ser
el caso de copias, extractos, etc. oolocadtDs en legajos donde la destruccin podra traer una gran reduccin en el valor de la informacin del material. Adems puede ser prctico retener copias de las
cartas que se envan, parcialmente en series ordenadas cronolgicamente, y parcialmente en series ordenadas por temas. Guardar
los
documentos
en series por duplicado,como es a menudo el caso, puede
estar motivado por razones de acceso y seguridad.
El mtodo de sustitucin
es
ventajoso porque el archivista
tiene poca necesidad de juzgar el valor investigative del material o
se obliga al investigador a trabajar con el material que
se ha
abreviado.

5. La evaluacin del material nico. General


Ya en la primera etapa la necesidad de suprimir material, ha
forzado al archivista a hacer lo que l ha tratado de vitar:
destruir documentos que sean irremplazables. En tales casos son
decisivos los juicios subjetivos. Al principio/ tal vez fue suficiente limitar las evaluaciones a los llamados documentos de rutina, por
ejemplo, documentos que tratan sobre la compra de materiales o el

6
Ver, inter alias
Grundstze der Werjteratttlung fur
die
AifbSManrung und Kassatico von Schriftgut der souialistischen qpoche
in der DDR (1st. d., Potsdam 1965).
- 223 -

mantenimiento & maquinaria o equipo. Estos documentos se caracterizan porque contienen informacin que refleja las variaciones individuales en un patrn bien conocido (Nilsson). Se puede ahorrar una
gran
cantidad
de espacio al eliminar tales documentos. La decisin
para eliminar este material se toma fcilmente con los documentos de
rutina qe por lo general duran muy poco.
El gran problema de los archivos de hoy es que los documentos que
contienen
mucha ms informacin significativa, deben des .ru Irse.
Por lo tanto, es necesario hacer una buena evaluacin cualitativa del
valor investigativo presente y futuro del material de archivo.
T>>]-i la e;:ruoi:ur.i de la ciencia est sufriendo un cambio como
nuevas ciencias por lo cual surgen mtodos y preguntas. Anteriormente, el material su pensaba para que se gastara, por la falta de
demanda
o la creencia que su rr>nt<'iiido era O T O ngociable, ahora
es mirado activamente por la economa cuantitativa
e historiadores
sociales.
Los
volmenes
de
informacin son ahora de inters
especial y pueden trabajarse con la ayuda del computador. Cono ocurre
a menudo,
nuestro
juicio est influenciado por la poca en que
vivimos.
Parece imposible an para el ms conocedor y experimentado
archivista, Fiincionario o poltico prever- que clase de material se
necesitar pira uia nv<?stigacin futura.
Es un
mtodo arriesgado,
como se hace en ciertos (w.r-;es, el seleccionar una o ms
partes de un material que debe conservarse como "valioso histricamente" .
No obstante este tipo de seleccin es Frecuente con respecto a
los documentos que tienen que ver con "individuosfaltosos"o con antecedentes de documentos legales.
En esta discusin sobre los problemas de la evaluacin, pueden
diferenciarse
dos
lneas principales de desarrollo: una fuerte
creencia en la experiencia basada en el juicio del archivista, y un
deseo de encontrar un criterio ms objetivo para la evaluacin y la
destruccin.
Entre los Europeos que son especialmente cri ticos de
la creencia de la antigua generacin en la intuicin del archivista acadmico - en su "Fingerspitzengefhl" - est
el profesor Hans
Riiinv. <l Koblenz.
El quiere la introduccin de una teora objetiva de evaluacin. Ambas lineas de desarrollo contienen gran parte
de verdad. El n m< KM mi unto y la experiencia del archivista sobre la
naturaleza de las ai; si. iones histricas son invaluables para la evaluacin.
Pero
esta pericia no es suficiente. Tener conciencia de
sus propias limitaciones, har pie so busquen normas ms objetivas
para
la
evaluacin de archivos. Sin embargo, no puede evitarse
cierta cantidad de subjetividad.

7
Comprese con Thirnton W. Mitchell.
New Viewpoints
on
Establishing
Permanent
Values
of State Archives, the American
Archivist, 1970: 2. p. 166 ff.
8 Nilsson, Arkivgallring, p. 6.
9 Hans Bo>ns.
Gesellschaftsordnung und Uberlieferungsbildung.
"mProblematik
archivarischer
Quellenbe wertung, Archivalische
Zeitschrift, 68, 1972.
- 224 -

Desafortunadamente la extensin de este artculo no permite una


discusin ms profunda sobre
las posibilidades para lograr una
ideologa de evaluacin objetiva, encontrada especialmente en la
literatura Alemana.
Los
representantes de los pases socialistas
afirman que el problema de la evaluacin solamente puaie resolverse
en
el
terreno
del
materialismo
histrico y dialctico. ' 'ja
posicin de la oficina generadora de documentos en
el desarrollo de
la sociedad, y su lugar en la jerarqua administrativa, tienen un
gran sign i ficado ;:>n ".-i . v-ilacin
de los archivos.
El sistema
ha hecho posible para la mayora de los pases socialistas, establecer grupos definidos de insi.i.aciones, aiyos documentos estn o
no
sometidos a la transferencia para la custodia Estatal. Parece
que los archivos que se preservan son aquellos de las autoridades
centrales que tienen primaca.
La literatura Alemana ha discutido la posibilidad -de juzgar
el
valor
de
los
archivos sobre su uso o estructura.
Sin embargo,
estas teoras parece no han tenido aceptacin geiv-rvtl.
Hans Bo>ns
hizo tambin otro intento interesante para lograr,la independencia de
los puntos de vista especulativos e
ideolgicos.
El reo ni endH
que d-s-.T)j/-. !,} un -:!::i3io fundamental - deben preservarse los documentos juzgados O>TD valiosos de acuerdo con normas contemporneas al
origen del material. Una dificultad inherente a este mtodo, es que
pueden aparecer ciertas fenmenos, tales como los efectos de los problemas ambientales,que
se notan en un perodo
posterior o an
despus de transcurrido un largo perodo de tiempo (Nilsson).
Varios pases como
Blgica, Canad, Gran Bretaa, Polonia,
Hungra y los Estados Unidos entre otros, dan' en sus respuestas
ejemplos del tipo de criterio que usan cuando evalan archivos.
La
"Guide for Departmental Record Officers" de Gran Bretaa, contiene 13
"pautas para la seleccin de documentos para su
conservacin permanente",
Canad
lla<,*5
la
atencin sobre su folleto
"Records
Scheduling and disposal", en donde las normas evaluativas fueron
clasificadas como administrativas, legales, fiscales y de "valor de la
informacin",
este
ltimo
incluye
documentos
de
inters
histrico.
En los Estados Unidos, los General Records Schedules,
autorizan la destruccin de documentos comunes a varias o a todas
las oficinas Federales, despus de perodos especficos de tiempo,y
proporcionan amplios planes de destruccin para los documentos que
describen.
Por
otro
lado,
tambin especifican ciertos tipos de
documentos comunes a varias o a todas las oficinas Federales
que
deben retener las agencias que los producen y las que deben mandar al
Archivo Nacional. Estos esquemas esl-.n acompa- nados de
programas
de
retencin de documentos, reguladoras d<- 1^ retencin selsctiva
con valor permanente para oficinas es pee Ti.cas.
Cada plan seala
los
tipos
de documentos que deben preservarse. Luego se le pide a
la oficina que identifique los docu- mentos
especficos
que deben
llevarse
al
Archivo Nacional.
El Archivo Nacional declara que no
iniciar ms programas de retencin de
documentos
hasta
terminar
los programas vigentes.
Sin embargo est promulgando un esquema
general para archivos permanentes.

10 Ver, entre otros, Grundsatze der Wertermittlung.


Postdam,
1965.
11 Dolgih, op. ei.t..p. T.
12 Comprese con Nilsson, Arkivgallring. p. 68 ff.
13 Comprese con el artculo citado anteriormente (ver nota 8)
- 225 -

Polonia ha mencionado los siguientes criterios: a)


el carcter
general
y la posicin social de la oficina generadora, b) la continuidad e independencia de los documentos cuando se relacionan con
otros documentos, c) el grado de repeticin de los documentos dentro
de la administracin, d) "criterios histricos
y
regionales",
e)
la apariencia externa de los documentos, f) la condicin de preservacin. Con respecto al puntes a) solamente entre el 1 y el 2% de las
10.000 o ms oficinas generadoras de documentos producen material de
valor permanente. Usualmente, los documentos de autoridades importantes son solo de inters cuando se originan en regiones con tradiciones histricas, gran significado econmico y similares.
Los expertos en la Unin Sovitica usan criterios similares para la evaluacin de archivos. F.I. Dolgih, en
su
informe al congreso antes
mencionado,el cual puede consultarse para ms detalles, da los siguientes criterios bsicos para determinar el valor de los documentos en la Unin Sovitica: a) el rol e importancia de la institucin en cuestin, b) la posicin de la institucin dentro del
sistema Estatal, c) la importancia de las Punciones desempeadas por
la institucin, d) el rol independiente o subordinado de la institutucin, e) la importancia de un suceso
(fenmeno tema) en la
preparacin, posesin o investigacin en la cual la institucin
particip.
Respecto a esto, la Repblica Federal
Alemana
declar ciertas
dudas bsicas sobre las normas impuestas esquemticamente.
No obstante, est preparando un catlogo sobre las reglamentaciones
generales que se usan en su administracin local, de personal y similares (los llamados "fachneutrale Aufgaben"). Las repuestas Danesas
al
cuestionario hicieron notar que deben guardarse los archivos de personal por su contenido en informacin de significado legal (nacimiento, muerte, matrimonio, herencia, etc.)
Parece relativamente fcil establecer un sistema de criterios de
seleccin,
derivado
de
las funciones polticas, administrativas y
juf nUcas del Estado y de los rganos de contacto con sus ciudadanos
(documentos personales, legales, etc). Por otro lado, la destruccin
de la informacin detallada que contienen estos documentos sobre condiciones sociales, econmicas, mdicas y otras - el tipo de material
muy necesario para la investigacin moderna es
ms
difcil de
hacer.
Es razonable preguntar si es posible desarrollar un. sistema de
criterios para la seleccin de documentos que cubra todos los problemas de la evaluacin y que permita soluciones prcticas. Sin embargo, es evidente que cada caso prctico de evaluacin no
puede solucionarse con la implantacin automtica de un esquema fijo. Adems,
tales sistemas esquemticos se alejan de lo general y
absoluto. "Pac
lo tanto, es necesario que se complementen con programas ms detallados, adaptados al carcter especial del archivo. El uso de
tal mtodo esquemtico en Suecia por lo general se evita, por lo cual, el
autor no tiene experiencia de trabajo con ellos. En cambio
hemos
empleado otras tcnicas de
seleccin del tipo de muestreo estadstico y geogrfico.
Es necesario sealar aqu que debe estudiarse no solamente el
contenido de la informacin, sino tambin su carcter y su forma.
Son los temas tratados en el mateeial de tal naturaleza que puedan ser
objeto de un estudio cientfico?

14 Nilsson, Arkivfcunskap.p. 115; Dolgih. op.cit., p 35 ff


- 226 -

Se someter el material mismo al mtodo


cientfico?
Es
el
material tan
confiable que se puedan sacar buenas conclusiones?
Puede compararse con material similar de otros tiempos? y se origina
en
un momento donde existe material comparativo? Otra pregunta importante es si el material contiene suficiente informacin
relevante en relacin
con
su tamao que haga razonable su conservacin.
No se puede conservar cientos de metros de material, si ste contiene
solamente una pequea cantidad de datos interesantes. Sin embargo,
aqu son enormes los peligros de hacer juicios subjetivos.

6.

La preservacin de anos muestra,

documentos, archivos, etc.

Desde un punto de vista tcnico la forma ms fcil de evaluacin


implica que todo el material de archivos sea destruido inmediatamente o despus de un lapso de tiempo definido. A veces es deseable
guardar parte del material. Este material sobrante puede ser
til para ilustrar las rutinas de oficinas, tipos de mensajes, etc.
Tambin
puede
usarse
la informacin contenida ai el material en
muestras selectivas o emplearlo con relevancia a cierto tiempo dado,
regin,
grupo,
etc.
La respuesta de Blgica al cuestionario
seal (sin duda es la opinin de muchos otros pases) que la
seleccin de inuestras para una preservacin permanente, es el prerequisite para la eliminacin del acervo documental.
Es inevitable que aparezcan problemas dificiles cuando se decide
cules
muestras
deben
guardarse.
Hasta qu punto sirven las
muestras seleccionadas? Cul mtodo de muestreo
cumple
mejor este
objetivo?
Aqu y en lo que sigue de este artculo, se habla brevemente de mtodos diferentes para la seleccin de muestras.
No
existe un mtodo de muestreo internacionalmente fijo y aceptado. El
objetivo del muestreo o sus aspectos tcnicos pudieron
haber
sido
tratados en este artculo. Sin embargo, para mi objetivo, se escogi
la segunda alternativa. Se sobreentiende que ni la clasificacin
ni
la terminologa usadas aqu pueden tomarse como definitivas.
Muchas veces algunos aos de nuestra
estn
exentos
de la
destruccin por eemplo,
cada
dcimo ao si los docuitentos estn
ordenados por ao.
Sobre las series de documentos individuales o
carpetas, cada dcimo o centesimo ao se
guarda como documento
de nuestra o carpeta de nuestra. Naturalmente, pueden
guardarse
documentos
con otras posiciones bsicas. En Yugoslavia generalmente se escogen cinco
ejemplares
para
la
preservacin.
En
la
Unin Sovitica
se
eximen
las
muestras
del material que
normalmente se destruye.
Es usual que las series de muestra o documentos de nuestra las
guarden uno o ms
departamentos
escogidos
entre otros con las
mismas funciones (oficinasfiregionales y locales),
que destruyen el
material correspondiente.

15 Adems de las respuestas al cuestionario, el autor ha usado


el Gallring ned staistiska urval, de Jan Lindroth, RA-nya, 1975:
2 Stockholm.
16 Lindroth. ap cit., p. 10.
- 227 -

Algunas veces, la nica motivacin para eximir de la destruccin un documento o una serie de documentos es que su retencin da
una imagen de la rutina administrativa del departamento que lo produce
(EUA:
muestras de procedimiento) o que ayude a aclarar la estructura
interna del archivo. En las series de correspondencia o en las series
de
carpetas
ordenadas alfabticamente, os posible seleccionar
material, por ejemplo, de la letra A de alguna rea o distrito (EUA:
muestras de categora).
La seleccin por cada dcimo ano <=S un mtodo primitivo pero
efectivo.
Sin embargo, se necesita que las funciones del7departamento
no estn muy arraigadas a las
influencias
cclicas.
Si este
mtodo se usa cuando ocurren eventos momentneos tales como, durante
la guerra, crisis, cambios de
Gobierno,
reorganizaciones, etc,
entonces pueden causar un gran dao. Respecto al material financiero,
por ejemplo, no es suficiente guardar los documentos de 1935 o 1945.
A veces es importante hacer exepciones al mtodo de los diez aos y
guardar todo el material para ciertos perodos, (por ejemplo, durante
las
dos
guerras mundiales). La seleccin de muestras por ao,
puede combinarse con otros mtodos, como lo seala Noruega (por
ejemplo, seleccin regional).

7.

El Mtodo del Turno

Es un sistema de rotacin muy comn, que sigue un plan predi.seado ("turno"), por el cual los documentos o archivos de muestras son
guardados diferentes aos por oficinas con las
mismas
funciones
(autoridades locales o regionales). Los documentos de 1950 los tiene
la oficina A, los de 1951 la oficina B, los de 1952 la oficina C y
as
sucesivamente.
Las oficinas restantes pueden disponer del
material correspondiente. Este sistema puede mejorarse mediante el
uso
de
mtodos estadsticos.
Sin embargo,. 1 M reoi.bi.do la crtica
de algunos investigadores porque no concale una posibilidad conpleta
para comparar los documentos de aos diferentes, y tampoco da una
seccin cruzada de todo el pas cuando
las
oficinas
en
cuestin
tan localizadas en reas diferentes. Tampoco los intervalos de
tiempo deben ser muy grandes.

8. Maestreo regional
Se pueden preservar muestras de documentos, y de series de diferentes partes de un pas. Sin embargo, deben tenerse en cuenta las
diferencias de poblacin, el grado y la estructura de industrializacin, etc.
Pueden retenerse archivos completos en reas especiales
(reas de muestra) mientras que en otros se elimina el material
correspondiente.
El valor inherente de este mtodo radica en el
'i !(.. _n; :!r-ili:i; al Ln/estigador hacer un estudio total de
casos
aclarar detalladamente la interaccin entre la gente y su contorno.
Etnlogos y gejrafos culturales, entre otros; pueden de esta manera
tener acceso a muchos "datos individuales" solicitados que generalmente se eliminan. Por- el otro lado, este mtodo ha
sido
criticado
por algunos representantes de las ciencias sociales.

17
Comprese
con
Nilsson,
Lindroth, op. cit., p 11.
18 Nilsson,ibid., p. 74ff.

Arkivgallring,

- 228 -

p.71,

con

Ellos biscan la comparacin de diferentes regiones y tal


vez
estn rrfi de --uerdo t.-su, . ! ,i'-.;>l d-2 nuestra por ao que ,goncede
la oportunidad de hacer declaraciones a escala nacional.
La
seleccin de un rea de muestra piule nacerse despus de an estudio
cuidadoso del carcter del rea (urbana, rural, distritos de contraste,
diferencias culturales,
fertilidad,
industria,
balance
regional, etc): Sin embargo,
siempre existe el riesgo que el
carcter especial del rea seleccionada pueda cambiar con el tiempo y
volverse un objeto menos atractivo
para la investigacin.
Si
esto sucede, debe reconsiderarse su seleccin. Meins, s. el rea
de mantra es muy pequea, entonces solamente puede estudiarse su
poblacin
permanente.
La mejor alternativa es la seleccin de un
rea <*>n mlonUacia, industria y cultura diferentes.
La naturaleza del material de archivo es de gran .JOT* >r\.-n= .-i il
ul rea de muestra. Debe considerarse el tamao y la calilul du los documentos, sus posibilidades retrospectivas de investigacin,
el material cartogrfico
que contienen y an el material
disponible en las ruvs cercanas, de manera que la movilidad, etc.,
tambin
pueda
estudiarse.
La seleccin de un rea de muestra,
puede depender tambin del tipo de material que est a la mano. De
esta manera, la necesidad de preservar, por ejemplo, las carpetas
sociales al igual que las revistas de hospital, pueden imponer la
seleccin del rea de muestra. Claro est que todo el material de
archivo no puede preservarse en el rea de muestra.
Cul
mat^ri-il
del je <jn i--irdar.su y cul eliminarse es un problema difcil.
Vale la
pena intentar utilizar el mtodo de muestreo regional cuando se
aplica a muestras de series de voliten a pesar de muchos problemas
inherentes.
:-.*;SXJ.-

9. Muestreo estadstico aleatorio


Ja extensitn del documento no permite discutir la definicin
del
concepto de la evaluacin estadstica. El tipo de muestra bajo
el encabezamiento, an llamado muestreo de probabilidad, claramente
est bajo el trmino de
evaluacin estadstica y constituye una
forma terica muy avanzada de sta. En principio, el factor al azar
implica
que cada unidad de archivo (documento, carpeta, etc.) puede
incluirse en la muestra que se va a guardar. Naturalmente la informacin que se encuentra en el material puede no est^r du acuerdo completamente con el material como un todo. El valor del mnesl;r<!.j, ,-,1
emit) aparece a la luz de las variables incluidas (tipo de informacin), puede acercarse mucho al valor del material.
&3ems
una de
las cualidades ms sobresalientes del mtodo es que el grado de
incertidumbre inherente al muestreo puede medirse. De esta manera el
muestreo puede adaptarse a los diferentes niveles de certeza y precisin deseados por los investigadores. Si. la demanda por
la calidad
es
relativamente baja, entonces la flexibilidad del mtodo le permite
adaptarlo a s mismo tiempo despus. El taia<>
]*-> la rrnustra su
calcula,
por
ejemplo, con la ayuda de tablas fijas que dan la
cantidad de material preservado en porcentaje y
nmeros absolutos
(cantidad
de documentos, carpetas etc) del material. Sin embargo,
la estratificacin del material precede a la seleccin, para aspectos especiales y variables que estn en peligro de no estar muy
claras.
La evaluacin que usa muestreo estadstico aleatorio es un
mtodo que necesita material de archivo de naturaleza especial. Debe
ser de gran cuanta, tener un alto grado de integridad y contener
- 229 -

nuchas unidades de archivo similares ordenadas en forma consistente,


discernible
y continua.
La realizacin prctica del mtodo demanda una experiencia considerable.
Por estas razones, solo
puede
aplicarse
a
algunos tipos de material de archivo y solo despus de
una investigacin preliminar detallada. Existen expectativas sobre
este mtodo
desde
hace
algunos
aos. Al juzgar la experiencia
(incluyendo las" respuestas a los cuestionarios), se concluye que
el
mtodo ha sido de poco uso prctico. Tericamente parece muy
convincente y est basado en campos muy objetivos.
Pero es muy
bajo el porcentaje de
la retencin en algunas situaciones. Sin
embargo las altas demandas sobre el material y
su
preparacin,
junto
con la sensibilidad a los errores, limitan el uso de este
mtodo.

10.

Mtodos combinados de evaluacin. Destruccin tica

De lo que se ha dicho, es aparente que es difcil encontrar


mtodos de evaluacin que satisfagan las variadas demandas de investigacin. Estas dificultades, sin embargo, pueden superarse combinando mtodos diferentes. Algunas veces es nejar exceptuar ciertas
reas de los aos de muestra, (por ejemplo, cada
dcimo ao) en
otras partes del pas.
En varios pases como Gran Bretaa,
la
Repblica Federal de
Alemania, Finlandia y Suecia, se est discutiendo sobre la posibilidad de destruir informacin personal con el fin de proteger la integridad individual.
Este tipo de material puede contener informacin
sobre enfermedades, fracasos, actos criminales, etc. de las personas.
Sobre eso se teme que los archivos de datos personales computarizados
puedan inmiscuirse en la integridad del individuo. Algo
de destruccin tica
se hace en Canad y Polonia (registros criminales al
final del perodo de restriccin), en Suecia y los
Rstados Unidos
(en casos donde el valor investigative es cuestionable). Sin embargo,
la mayora de los pases tratan de evitar tal destruccin aplicando
leyes ms o menos secretas y rigurosas.
Por su naturaleza inherente, la destruccin tica
no
es parte
de la ciencia de archivos; es ms del carcter puramente poltico.
Es muy importante, sin embargo, que los archivistas sean 'Conscientes
de lo que est sucediendo y se aseguren que la destruccin ambiciosa
no ocurra a costa de la investigacin objetiva.

11.

Evaluacin y destruccin de registros legibles por mquina

En la seociiVi anterior se dio poca importancia a los registros


legibles por mquina.
Parece
ser una opcin unnime que, en
principio, este tipo de registros debe someterse a las mismas regulaciones
que gobiernan el material convencional. En los Estados
Unidos, se definen los documentos como "todo material documental, sin
importar su forma o caractersticas fsicas. En la prctica sin
embargo, parece inevitable dar un cierto tratamiento especial a los
registros legibles por mquina. La informacin que se guarda en una
cinta magntica no puede compararse con aquella que contienen los
documentos convencionales.
En algunos pases tales como Blgica, Dinamarca
problema se est estudiando.
- 230 -

Francia, este

Loe Britnicos consideran la cinta magntica y similares bajo


las mismas reglamentaciones de material convencional, y ahora siguen
las rutinas descritas en un folleto sin publicar: "The selection and
preparation for transfer of Machine-readable records: a provisional
guide". Las normas de inventario en los Estados Unidos tambin se
aplican
a las cintas magnticas. El Gobierno Sueco na publicado
estatutos que incluyen reglamentaciones especiales para la destruccin de la informacin que
no est almacenada por medio de tcnicas electromagnticas.
Frecuentemente se ha sealado que la investigacin y especialmente la que se realiza en las ciencias sociales, necesita "datos
crudos", que sean legibles mecnicamente. An si se
reemplazan los
documentos convencionales o existen impresiones por computador, este
material msrece guardarse. De 3ta manera, los investigadores tienen
material que puede ser procesado inmediatamente.
Desafortunadamente el material para el- procesamiento automtico
de datos no es muy durable. Las tarjetas perforadas y las cintas de
papel no son muy durables. Tampoco son tiles las memorias de acceso
instantneo como medios de archivo. En el presente solamente las
cintas magnticas son objetos de retencin archivlstica, la vida de
una cinta
magntica depende de un numero de factores - calidad fsica, manejo y cuidado. Como mximo, su periodo de vida no es mayor
de 10 a 20 aos. Sin embargo, muchos centros de cmputo copian su
material despus de un perodo de tiempo
relativamente corto (6
meses a 2 aos). Debido a los desarrollos tcnicos (nuevos tipos de
computadores, etc) se necesita convertir las cintas. Aunque
la
naturaleza de la cinta magntica hace que sea un medio archivistico
pobre, debe conservarse hasta que se desarrollen otros
mtodos para
el almacenamiento de informacin. Si el proceso para producir datos
microf limados puede hacer en reverso - cuando el COM
pueda
ser
legible pticamente
por computador (una dificultad significativa y
corriente es La baja velocidad de procesamiento) - entonces se podrn
reemplazar las cintas magnticas con mejores medios de archivo y microfilinacin. Los adelantos en las tcnicas del laser pueden significar, no solamente una mayor densidad, sino tambin mayor duracin.
Adems la cinta magntica ya se est reeMplazando parcialmente por
las llamadas memorias de almacenamiento de volumen. Pero a pesar de
esto, la cinta magntica seguir siendo un problesna de archivo, en
los aos venideros. Tal vez pueda ser interesante bosquejar brevemente las instrucciones Suecas para la destruccin de este tipo de
material.
(Las reglamentaciones Suecas hablan solamente de material
disponible; el resto se guarda).
La informacin legible por mquina referente al control actualizado y a la contabilidad relacionada con el personal, provisiones,
compras o fondos de la administracin debe destruirse si aparecen las
dos condiciones siguientes :
1.
La informacin .est
disponible en la oficina en cuestin en
forma convencional (Si este no es el caso, los registros legibles por
mquina
deben
destruirse solamente con el permiso del Archivo
Nacional);
2. El material procesado ha cumplido con su objetivo y ya no se necesita ms para el funcionamiento y auditoria de la oficina.
La informacin que se conserva en forma legible por
mquina
y
que
ha sido compilada de otra informacin, debe destruirse si los
originales de los registros legibles por mquina estn intactos.
La
destruccin debe hacerse cuando termina el tiempo limite.
- 231 -

La informacin que se conserva en forma legible por mquina y


que es un programa,
una descripcin tcnica u otra documentacin
(xwfMf'-t'ol^. y <iue se 'casita para deducir y comprender otro material
debe destruirse si aparecen las siguientes dos condiciones:
1.
Se destruye la informacin <JUH 'muda deducirse o entenderse mediante el uso del programa, la descripcin tcnica u otra documentacin ;
2.
El programa,
la
descripcin tcnica o la documentacin no se
necesita para otros objetivos diferentes a deducir
o comprender el
material eliminado.
Adems de lo que se dijo anteriormente, la nformacin legible
por mquina que contenga errores debe dastcuirse cuando la informacin se ha corregido y no se necesite ms para auditoria o para la
proteccin de los derechos individuales.
Adems de estas reglamentaciones generales, el Archivo Nacional
Sueco publica instrucciones >jtie deben seguir los diferentes departamentos .

12.

Resultados y Control

F.T. Oolgih present un estudio interesante sobre el efe rio de


j i d -itraool'i en su informe al Congreso en 1972. Los datos que
damns au" J U H I H I oonipletarse con los de las respuestas al
cuestionario.
Sen los siguien!,-s: La Gran Bretaa conserva un 1-2% estimado de sus docunentos; IDR, USSR, JSA 1-4%; Canada y Francia 5-10%;
Austria, India y los Pases Bajos 10-20%; Finlandia, Suecia, Suiza y
Ghana 20-30%; ^Bulgaria y Australia 30-40%; Noruega 40-60%;
Rumania
50-70; y Luxemburgo^8%.
La diferencia entre los datos de algunos pases en 1972 y 1975,
ilustra las dificultades para calcularlas en forma similar. Naturalmente, es interesante estudiar cmo los diferentes pases estiman
los efectos de
la destruccin. Juzgando por los datos, los efectos
son sorpresivamente grandes.
Volviendo por un numen to a los registros legibles por mquina,
parecera
que el
efecto de la destruccin es nuy grande en todas
partes. En Suecia, se calcula que solamente se mnservan cerca del 5%
de todas las cintas magnticas.

- 232 -

EL

REFINADO

ARTE

DE

IA

W.

por
KAYE

LAMB.

DESTRUCCIN

Hasta hace poco tiempo las tareas del archivista eran esencialmente
las de un guardin y custodio. Se encargaba de los documentos
sobrevivientes del pasado y hacia lo que poda para preservarlos y
ponerlos a salvo.
Rara vez se preguntaba si los documentos deban
preservarse, o si vala la pena conservarlos. En contraste, destruir
documentos; o autorizar o estar de dnenlo oon -su destruccin, se ha
convertido ahora en una de las responsabilidades del archivista.
Esto
representa un cambio fundamental en sus tareas, cuyas implicaciones no
son del todo explcitas.
El cambio nace, por supuesto, de la gran cantidad de documentos
generados en aos recientes. El problema se agudiz por primera vez
en la Primera Guerra Mundial. Hace cuarenta aos, Sir Hilary Jenkinson en su obra clsica, A Manual of Archive Administration, comentaba sobre "la creciente tendencia a construir archivos en escala
gigantesca y sin porvenir". Alcanz a vivir para ver los documentos
generados durante la Gran Guerra relativamente insignificantes comparados
con el volumen prodigioso de aquellos producidos desde 1939. A
este tamao han contribuido las actividades ordinarias de los gobiernos, en forma similar a las actividades extraordinarias de los tiempos
de guerra. En Canad, por ejemplo, la expansin en variedad y escala
de las funciones del gobierno ha sido asombrosa. Un ejemplo bastar para ilustrar lo que ha pasado. En la poca
de
Sir
John
Macdonald y los otros Padres Fundadores del Dominio, el nico registro llevado por el Gobierno relacionado directamente con un nimero
grande
de individuos fue el censo; y el censo, levantado cada diez
aos, constaba de entradas simples y compactas, cada una de ellas
limitada a unas pocas lneas. Un censo completo ocupaba quizs unos
30 metros de estantera. Hoy gracias a
cosas como impuesto sobre
la renta, seguro de desempleo, subsidios familiares y pensiones de
vejez, el Gobierno de Canad debe
mantener millones de documentos
relacionados con sus ciudadanos.
El gran tamao de los archivos modernos hace la destruccin
inevitable.
El tamao y costo del espacio de almacenamiento sera
prohibitivo. La dificultad es decidir sabiamente y bien
qu debe
destruirse y
qu retenerse. En ambos extremos hay documentos sobre
los que no surge ninguna duda. Es obvio que un gran numero de documentos se vuelven superfluos con el tiempo - algunas veces despus de
cortsimo tiempo y no hay ninguna justificacin para seguirlos guardando,
an si fuera posible. Es igualmente obvio que otros documentos pertenecen a categoras que deben retenerse permanentemente.
Pero
entre estos dos extremos se encuentra un gran volumen de
material, cuyo inters y valor en el tiempo es cuestin de opinin,
y es aqu
donde
se
deben tomar las decisiones ms difciles
sobre la destruccin de documentos.

- 233 -

El gran volumen de documentos itodernos, y la necesidad


de
destruir muchos de ellos, dio lugar al nacimiento de la nueva profesin
de administracin de archivos. El propsito bsico del administrador de archivos es reducir el volumen, el cual se puede lograr de dos
maneras: primero, procurando por medio de una planeacin y supervisin cuidadosas,
reducir el minero de documentos generados; segundo, procurando organizar las cosas de forma tal que los documentos
de valor
temporal
se
identifiquen
y se descarten tan pronto
como sea pasible. Su objetivo es asegurar la retencin permanente
de un mnimo de material. Uno de los medios principales para filtrar el material es la programacin, donde se asigna a cada categora de documentos,un perodo de retencin corto o largo segn lo
merezca el material. Se supone que esto es relativamente un nuevo
descubrimiento,
pero, excepto por el trmino mismo - programacin - es interesante
anotar cmo Jenkinson
anunci este mtodo
hace 40 aos.
"... Es an posible", escriba, "que una oficina
disee por s misma un sistema de perodos
graduales
de conservacin
aplicables
a
tipos
especEicos de documentos"; y continu
refirindose a "Libros de Destruccin" y
"Diario
de Destruccin"
para llevar un registro de tales perodos, y de las fechas de expiracin a las que
seguira la destruccin.
M e m a s , mencion que
probablemente
habra
algunos documentos sobre los que no se podra
tomar una decisin inmediata. Para stos, propuso
"fechas no necesariamente de destruccin sino de reconsideracin, la cual se hara
en Coruvi regular", una clara anticipacin de
la
categora
de
"retencin indefinida"
usada corrientemente por los administradores
de archivos de hoy.
Pero Sir Hilary no alcanz a prever
el
administrador de
archivos;
pensaba
que los departamentos gubernamentales seran por
s misitDS los principales destructores
de documentos.
Idealmente,
imaginaba dos cosas en cada uno de ellos: un archivo central presidido por un oficial altamente competente quien ejercera un control
rgido sobre la generacin de documentos, as como de su archivo y
cuidado; y administradores de departamento quienes velaran porque
los documentos
permanentes
fueran
limitados a los sumarios de
cada transaccin significativa en el pasado, y tener un documento
de la accin respecto a sta.
Lo difcil es que exista este ideal. Al menos en Canad, los
archivos
centrales algunas veces tienen funcionarios relativamente
ms jvenes que hacen mejor su trabajo, pero que no pueden alcanzar
el nivel que contempl el Seor Hilary. Como resultado no siempre
es posible confiar a los departamentos la gestin de sus archivos,
y
tener
funcionarios de archivo que puedan diferenciar infaliblemente
entre el material efmero y los documentos significativos de inters
y valor
permanentes.
Con la presin de reducir la acumulacin de
documentos, tanto ellos como los directores de archivo pueden generar
el apoyo para la destruccin que los enceguece, sobre la necesidad de
considerar otros factores que deben tener en cuenta cuando se debe
decidir el ordenamiento final de los documentos.
Jeikinson estaba poco dispuesto a que el archivista tomara parte
activa en la destruccin de documentos.
El quera que de alguna
manera continuara siendo esencialmente un custodio - el guardin competente y cuidadoso de la suerte y del buen manejo de los documentos
preservados y puestos bajo su cuidado.
Sobre todo le
preocupaba
evitar el
juicio
personal
y
en cuanto a la pregunta de si el
archivista deba o n destruir los documentos, opinaba
que el
juicio personal inevitablemente influira en la decisin.
- 234 -

Per esta misma razn, y tal vez en mayor grado,


Jenkinson
no
confiaba
en
el historiador.
Los historiadores tienen prejuicios;
tienen intereses especiales en ciertas personalidades y perodos, y
por lo tanto, no pueden tener un punto de vista objetivo que realmente
es tan esencial.
Todo esto puede ser cierto, dependiendo de los Individuos comprometidos;
pero el riesgo es exagerado. Y no es igualmente probable el
que Jenkinson tratara de confiar mucho en la sagacidad de los administradores departamentales?
Sin duda, es cierto que un departamento con sus administradores
propios, si ellos se hacen cargo del problema, pueden tomar una mejor
decisin en cuanto a si los documentos
viejos tendrn
alguna
utilidad prctica futura desde el punto de vista del departamento, o
si son parte importante para las operaciones mismas de ste.
Sin
embargo,
stos
no
son
los nicos factores que deben tenerse en
cuenta cuando se considera la destruccin de documentos. Todo archivista sabe que los documentos
pueden ser tiles y valiosos para
muchos propsitos y que pueden tener poca o ninguna
relacin con el
propsito para el cual se crearon. Y por esto, los funcionarios del
departamento que los cre, son jueces muy pobres de su valor a
largo plazo.
Pueden darse muchos ejemplos para ilustrar la manera cmo los
documentos tanto pblicos como privados, han sido tiles para fines
que nunca antes se haban contemplado
cuando aparecieron.
Despus
de la Guerra de la Revolucin, cuando los Realistas del Imperio Unido
emigraron de los Estados Unidos hacia Canad,
hicieron
peticiones
para donaciones de tierra con lo cual, entre otras cosas, ellos hablaban
de s mismos y de sus familias, y de las propiedades que
haban perdido por ayudar a la causa Britnica.
Hoy sus peticiones
son un buen
campo de investigacin para los genealogistas y cientficos sociales. A primera vista, unos pocos documentos pareceran ser
menos interesantes que los documentos viejos remisorios, la mayora
relacionados con ofensores muertos hace tiempo; pero a quien estudia el gobierno, le ofrecen un fascinante documento de cmo los Gobernadores
Generales
de Canad ejercieron o n su prerrogativa. Y
para citar un ejemplo ms moderno: a comienzos de la Segunda Guerra
Mundial se hizo un esquema nacional de claves y se coloc en los documentos, alguna informacin de cada residente en Canad. Veinte
aos ms tarde, estas
tarjetas
proporcionan un medio fcil para
probar la edad de las personas que buscan pensin por vejez
y que
no pueden establecer la fecha de nacimiento de otra manera.
Uno o dos ejemplos ilustrarn cmo los documentos privados, al
igual que los
pblicos pueden ser tiles para propsitos que no se
consideraron cuando se originaron y se usaron por primera vez. Un
pequeo cuaderno de cien aos que contiene detalles sobre el comercio de pieles durante un perodo de veinte aos
en
todos los
puertos de la Hudson's Bay Company, en lo que es ahora la Columbia
Britnica, dice muchsimo ms de lo
que parecera
a
primera
vista.
Cuando se analizaron
los cuadros, fu aparente que stos
reflejaban con gran detalle el ciclo, -aos
de abundancia seguidos
por aos de escasez,- caracterstica
de la vida salvaje animal.
De tal manera que suministraban datos de gran importancia para el
zologo.
Igualmente
el zologo
lamentaba
la
prdida
de un
gran archivo de libros
sobre madera que fue
arrojado
como
inservible por una compaa martima. Suceda que tales maderas,
que registraban
temperaturas
marinas en ciertas
reas
de
la
costa a intervalos ms bien regulares por un perodo de cincuenta
aos,
hubieran proporcionado datos importantes
tanto
para
el
cientfico como para la industria pesquera.
- 235 -

Las colecciones de archivo son ricas en documentos que tienen


toda clase de valores inesperados y mi argumento es que el archivista es la persona que debe percibirlos, o sospechar su existencia:
su labor es considerarlos a largo plazo. Y su prctica diaria ayudando a aquellos que hacen investigaciones , le dar la experiencia
necesaria para juzgar la posible utilidad del material que alguien
est tratando de destruir.
Tal vez, algn da, cuando se haya acabado la acumulacin de
documentos viejos, y
tanto la produccin como la destruc- cin de
documentos est bajo un control
perfecto, la contribucin que un
archivista pueda hacer ser menos importante de lo que es hoy. Pero
por ahora, su vigilancia puede ser muy importante. Rara vez los documentos tienen que ver con una atmsfera de semi-crisis ; y lo que sucede dentro de un departamento que se enfrenta a un problema de destruccin a gran escala puede ser parecido a lo siguiente.
De repente
el espacio donde se guardan los documentos es muy solicitado. Como no
se dispone de otro espacio, el departamento decide que debe acabar con
los
documentos
ms
viejos. De pronto, todos estn ocupados deshacindose de los documentos; teniendo el espacio como consideracin
principal,
la
destruccin vendra a ser el punto final. En otras
palabras, entre menos papeles se dejen mejor.
Solamente despus,
cuando
haya
desaparecido la presin inmediata ejercida por el
problema del espacio, el departamento pensar cuidadosamente en
sus
problemas sobre los documentos.
Pronto
ser necesario tener una
tcnica sistemtica para deshacerse del material, seguir luego
la
catalogacin
de
los
documentos, y
aqu
aparecern
algunas
medidas para evitar la creacin de archivos que realmente no sean
necesarios.
Seguramente, en este nomento el archivista podr descansar;
pero
mientras
que la secuencia de los eventos citados est llevndose a cabo, parece ser la nica persona disponible que se desprenda
suficientemente de las consideraciones puramente prcticas, capaz de
tener en cuenta esto desde un punto de vista a largo plazo.
Y an
cuando los esquemas sean rgidos y los documentos estn cuidados, el
arch w i s ta debe continuar alerta, permitir que se haga una provisin
adecuada para segundos pensamientos, y que los "Diarios de Destruccin", tengan en cuenta la posibilidad de que los documentos pueden
tener valores que tienen poca o ninguna relacin con los objetivos
para los cuales se crearon originalmente.
La experiencia en Canad sugiere que se consideren dos cosas
antes de que la destruccin de documentos inactivos o muertos pueda
sor irunejada satisfactoriamente desde el punto de vista
archivstico
o a largo plazo. La primera, es un procedimiento de revisin adecuado, que informe al archivista y a cualquier otro funcionario interesado, siempre
que se planee destruir documentos, y que se les d una
oportunidad de presentar sus puntos de vista. La segunda, es un espacio de almacenamiento adecuado, preferiblemente bajo el control del
archivo, donde pueden ser trasladados los documentos si se necesita,
hasta que se les d una consideracin apropiada para su futuro.
Tal
espacio
de
almacenamiento, ayuda a prevenir una accin demasiado
precipitada, y d tiempo para pensarlo por segunda vez.
El procedimiento de revisin de los Canadienses se hace por intermedio del Public Records Committee, fundado por orden del consejo
en septiembre de 1945. El Secretario de Estado fu nombrado Presidente de la Junta, pero desde el principio los asuntos del Comit fueron
manejados por el Dominin Archivist, quien era el Vice-Presidente.
- 236 -

Cerca de una docena de departamentos, que por una razn u otra


tenan alguna relacin con los documentos o con su manejo (gestin)
(Obras Publicas, Tesorera, Defensa Nacional,
Asuntos Exteriores,
etc),
estaban representados por miembros del comit permanente.
Otros departamentos tenan su representacin
siempre que se estuviera discutiendoa un asunto relacionado directamente con ellos. El
comit "mantena bajo constante revisin
el
estado
de
los
documentos pblicos y deba considerar, aconsejar y concertar con
todos los departamentos y oficinas del gobierno... sobre la organizacin,
cuidado, almacenamiento
y destruccin de los documentos
pblicos".
La rutina que se ha desarrollado durante los
ltimos
quince
aos
considera que se haga un escrutinio de todos los documentos que se planee destruir, en cuatro partes.
Primero que todo, se
hace el escrutinio en el departamento donde se originaron los documentos, y que se llegue a la conclusin de que en cuanto a sus propios objetivos se refiere, los documentos han dejado de tener alguna
utilidad.
Del departamento el Comit recibe un informe donde se
describe el carcter y
extensin de los documentos en cuestin.
Frecuentemente se incluye
un esquema que sugiere los perodos para
los cuales debe guardarse en un futuro el material similar. Cualesquiera que sean los trminos, el informe se enva al
Archivo Pblico
que lo estudia y si es necesario, describe los documentos
con el fin de juzgar su valor a largo plazo con fi.nns histricos e
investigativos.
El Archivo tambin revisar el esquema de destruccin, si est incluido, para asegurarse de que nada se lista
para destruccin automtica,
sino que el archivista considere que
debe estudiarse antes de ser descartado.
Si tanto el departamento
como
el
Archivo estn de acuerdo en que no se deben conservar, se
debe enviar un informe al
Public
Records
Committee.
Si
el
Comit aprueba
el informe, se enva una copia al Treasury Board,
con la recomendacin de que el departamento d la autorizacin
para destruir los documentos
en cuestin.
Antes de enviar esta
autorizacin, el Treasury
Board,
en
consulta
con
el Auditor
General,
someter la propuesta a dos escrutinios ms, con el fin
de asegurarse que no haya una razn legal o financiera para conservar el material.
Este escrutinio en cuatro partes:
departamental,
legal y financiero,
ofrece seguridades frente a la
documentos valiosos, y en la prctica, parece que se
satisfactoriamente.
Aqu y all, detrs de lo que
alguna que otra destruccin no autorizada, pero pocos
trascendencia perecen de esta manera.

archivstico,
destruccin de
lleva a cabo
se v, ocurre
archivos
con

En 1959, el Comit pens que era mejor revisar detalladamente


el estado de los documentos pblicos, y se cre el Records Management Survey Committee que present su informe en Febrero de 1960.
Entre otras cosas recomendaba que se aclarara en algunos aspectos la
posicin del Public Records Committee, y que se fortaleciera su autoridad.
Muchos de los cambios sugeridos se hicieron efectivos por una
orden de la junta que hizo que se reconstruyera el Comit a comienzos
de 1961.
Esto autorizaba al Comit para asesorar a los departamentos
y oficinas respecto a sus documentos, lo cual realmente significaba
que el Comit poda estimular y ayudar a los departamentos a adoptar
esquemas de ordenamiento, y mejorar su gestin de archivos de otras
maneras, adems de que la orden aclaraba algunas dudas que se presentaban respecto al poder del Comit para prohibir la destruccin.
"No debe haber destruccin de documentos", dice la seccin 10 de la
nueva orden, "fuera de copia en exceso, sin aprobacin del
Comit
y del Treasury Board".
- 237 -

Vade la pena anotar que el Archivo Publico siempre ha gozado de


un derecho virtual de veto dentro del Public Records Committee.
Sienpre ha tratado de ser tanto rpido como razonable en su consideracin
sobre
propuestas
para
la destruccin de documentos, y
nosotros creemos que ha sido recompensado con la confianza que el
Comit ha mostrado en sus juicios. El Comit nunca ha aprobado una
solicitud para autorizar la destruccin de documentos a manos de que
haya sido aprobada previamente por el Archivo. Adems debe anotarse,
que cuando el Cemita fu reconstruido en 1961, el Dominion Archivist
fue
nombrado Presidente, en lugar del Secretario de Estado, y que el
representante del Treasury Board fue nombrado Vice-Presidente.
Lo que yo considero la segunda parte esencial para una adecuada
destruccin de los documentos oficiales, se llev a cabo en Canad
en 1956, al terminarse el Public Archives Records Centre. Este edificio que finalmente pudo acomodar 300.000 pies cbicos de documentos,
ha sido de un valor inestimable, tanto para los Archivos como para
los muchos departamentos y oficinas del Gobierno que lo han usado.
Desesperados por el espacio de almacenamiento, los Departamentos han
podido
trasladar grandes cantidades de documentos al Centro, sin
demora ni costos excesivos, y esto ha permitido una tregua durante
la cual su valor puede considerarse como un descanso relativo. Inevitablemente, algunos departamentos han dejado de preocuparse
por
los documentos viejos, una vez que su cuidado es ahora responsabilidad
de otro; pero hay formas y medios para ver que las decisiones
necesarias no se demorarn mucho tiempo.
Es obvio, claro est, que an estamos en las primeras etapas de
un programa
de archivos que eventualmsnte puede prepararse para
transferencias ordenadas y destruccin en cada rama del gobierno.
El
Survey Committee nombrado en 1959, descubri que slo en Ottawa
haba por lo menos 2.500.000 pies cbicos de documentos en los
departamentos y oficinas.
Cerca de 1.000.000 de pies cbicos fueron
clasificados como "muertos" o "inactivos", y el Comit cree que
muchos de los llamados archivos "activos" realmente deben colocarse en
la categora de "muertos" o "inactivos". Obviamente,
debe realizarse un vasto programa de ordenamiento antes de que los archivos
queden reducidos a estos tems, teniendo an utilidad o un valor a
largo plazo. Los principios que deben gobernar el programa han tenido
xito y la escala en la cual se miden los documentos gubernamentales
crece constantemente.
En todo esto, el archivista est hondamente comprometido, y creo
que esto es inevitable y deseable. Escondidos en el gran volumen de
los archivos activos del gobierno estn los archivos del futuro.
Los
Departamentos
mismos
pueden seleccionar algo del material que debe
conservarse permanentemente, pero slo el archivista y sus colaboradores pueden
juzgar el valor a largo plazo de muchos tems.
Pero
ejercer este juicio inteligente y razonablemente, con sentido comn,
llevar
tiempo, conocimiento y paciencia. Es importante que cada
uno haga una buena labor, ya que la calidad de la coleccin de los
archivos del futuro depender en parte de esto.

- 238 -

Tcnicas modernas de retirada de documentos


y normas de evaluacin1
Morris Rieger*,
presidente,
Comit sobre el Desarrollo Archivstico,
Consejo Internacional de Archivos,
Bethesda, Maryland
(Estados Unidos de Amrica)

La retirada de documentos de los organismos pblicos es inevitable una vez que tales documentos
han perdido actualidad.
El procedimiento para una retirada planificada en varias fases, que se ha desarrollado
durante la pasada generacin, consta tpicamente de: a) preparacin de inventarios o revisiones
de todos los documentos existentes en cada organismo pblico; b) anlisis de esos inventarios
desde el punto de vista de la retirada; c) a partir de tal anlisis, preparacin de instrumentos
de retirada; ) evaluacin, segn criterios objetivos acerca del valor de los documentos, de
propuestas concretas; e) ejecucin de las disposiciones de esos instrumentos de retirada.
El autor pone el acento sobre la necesidad de un sistema regular y planificado de retirada
de documentos en el tercer mundo.
Este trabajo centra su inters en u n a fase de transicin q u e p o d e m o s estimar
decisiva en el ciclo vital de los documentos: la fase durante la cual aquellos
documentos producidos o acumulados por u n organismo pblico* son declarados
inactuales, apartados de la utilizacin activa por sus productores, y, por ltimo,
en colaboracin con los archiveros correspondientes, son "retirados"; es decir,
tras u n a serie de procesos q u e culminan e n su evaluacin o estimacin, los
documentos son o transferidos a u n a institucin d e archivos pblicos para su
conservacin permanente, o bien son destruidos. Esta fase de la retirada es
tambin u n a etapa de transicin en el sentido de q u e constituye u n puente entre
las funciones y actividades del manejo de documentos vigentes, q u e tienen lugar
principalmente en los organismos de origen, y las de la administracin de archivos,
que se desarrollan sobre todo en la institucin de archivos pblicos.
L a retirada d e documentos a m e d i d a q u e caduca su vigencia es inevitable. L a
nica opcin est entre la retirada desorganizada y catica, por u n lado, y u n a
retirada calculada y sistemtica segn decisiones basadas en criterios objetivos,
por el otro.
Por desgracia, la retirada sin plan previo est m u y extendida. Habitualmente
consiste, c o m o primera medida, en relegar documentos inactuales a sitios d o n d e
n o estorben armarios, pasillos, desvanes, stanos, etc. a fin de dejar en los
despachos espacio libre para los nuevos documentos. L u e g o , c u a n d o n o queda ya
espacio disponible ni siquiera en desvanes y stanos, y hace falta m s lugar en los
despachos para nuevos documentos y personal, las autoridades deciden frecuentemente destruir parte de los documentos m s antiguos, por lo general segn
criterios arbitrarios. L a tendencia a esta forma d e destruccin arbitraria se h a
visto notablemente exacerbada por el desmesurado a u m e n t o de los indices d e
produccin d e documentos en las ltimas dcadas.
Esta m a n e r a de destruccin desordenada n o slo priva a los archivos d e

217
fUCIBA, vol. I, n. 3, julio-septiembre de 1979

239 -

documentos que tienen un valor testimonial permanente, sino que tambin priva
al organismo en cuestin de materiales que puede necesitar el da de m a a n a
c o m o testimonio de la evolucin de su organizacin, rgimen, programas y
operaciones en el pasado, y c o m o fundamento y precedente en la elaboracin
de nuevos programas.
El nico antdoto para este tipo de retirada irracional es u n procedimiento
racional en el que se tengan en cuenta no slo las necesidades futuras del organismo
correspondiente sino tambin las de la institucin de archivos pblicos. Las
experiencias de los ltimos veinticinco a treinta y cinco aos, iniciadas en los
Estados Unidos, han impuesto u n sistema de retirada en varias fases que tiende
a asegurar que todas las partes implicadas particularmente los organismos de
la administracin y las instituciones de archivos sepan en todo m o m e n t o lo
que hacen y alcancen el resultado que desean, esto es, la eliminacin m s tarde
o ms temprano de todos los documentos pblicos que han perdido su vigencia,
salvo el pequeo y valioso ncleo que merece su permanente conservacin en los
archivos, manteniendo al m i s m o tiempo en existencia los documentos ltimamente
descartados, sin valor para los archivos, en tanto puedan necesitarlos el organismo
de origen, otros organismos y el pblico.
Este proceso de retirada en varas fases consta de: a) la preparacin de inventarios o revisiones de todos los documentos existentes en cada organismo*; b) el
anlisis de esos inventarios o revisiones con vistas a la retirada4; c) la preparacin
de instrumentos de retirada de varias clases, destinados a proponer y controlar
las modalidades de la retirada de los documentos del organismo en cuestin1;
d) la atenta y minuciosa evaluacin de las propuestas formuladas en los instrumentos de retirada, es decir, su examen y su aprobacin o recusacin con arreglo
a criterios de valor objective**; ) la ejecucin de las disposiciones previstas por
los instrumentos de retirada aprobados, de acuerdo con las decisiones de evaluacin
aplicables*.
Estrechamente relacionado con el proceso de retirada se encuentra el llamado
centro de documentos intermedio, solucin relativamente nueva que da a todos
los interesados en el proceso tiempo suficiente para llevarlo a cabo con reflexin
y mtodo, eliminando, c o m o un factor clave, los vanos apuros por falta de espacio
en el organismo de origen o en los archivos. Es funcin primordial del centro
proveer u n espacio de almacenamiento temporal para documentos nactuales
que resulta considerablemente menos caro que el del organismo de origen o el de
los archivos. D e esta manera los documentos no vigentes pueden ser mantenidos
all a bajo costo hasta que las disposiciones de los instrumentos de retirada aplicables al caso se hagan efectivas y los documentos correspondientes puedan o ser
transferidos a la institucin de archivos pblicos o destruidos.

Inventarios o revisiones
El primer paso en el proceso de retirada exige que el organismo de origen rena
informacin descriptiva sobre todos los documentos que se hallen bajo su custodia,
es decir, todos los documentos que con el tiempo sern objeto de retirada.
Para establecer este fundamento objetivo del acto de retirada, es prctica normal
que el funcionario responsable de los documentos en cada organismo pblico
confeccione y mantenga al da un inventario exhaustivo de todos los documentos
en vigor que existan en su organismo a todos los niveles jerrquicos, es decir,
organizativos (direccin, departamento, divisin, seccin, despacho, etc.), asi
c o m o de todos los documentos no vigentes conservados en lugares de almacenamiento accesibles o inaccesibles.

240 -

Normalmente se utiliza la serie c o m o unidad de descripcin, tanto en el inventario c o m o en las fases posteriores del proceso de retirada. E n terminologa de
archivos, una serie puede definirse c o m o una coleccin de documentos, de mayor
o menor amplitud, cuyos elementos constitutivos (documentos o grupos de
documentos) estn estrechamente interrelacionados de alguna manera, por una
pauta c o m n de organizacin, una misma materia o un formato material idntico
o por cualquier otra caracterstica o caractersticas comunes que los vinculen,
en un conjunto diferenciado. Por regla general, la documentacin integrada en
una serie se ordena conforme a una clasificacin particular, por ejemplo, un
sistema decimal, alfabtico, numrico, alfanumrico o cronolgico, o alguna
variante mas o menos compleja de cualesquiera de stos.
Para cada serie a cargo de u n organismo pblico, el inventario debe dar la
siguiente informacin mnima: a) nombre del organismo pblico que la tiene en
depsito y de la subdivisin administrativa de ese organismo que form la serie
y se halla en posesin material de la misma; b) breve ttulo descriptivo de la serie;
c) tipos de documentos que componen la serie (por ejemplo, correspondencia,
informes, actas, etc.); d) principal asunto o asuntos con que se relaciona; e) fechas
del periodo durante el cual se constituy la serie (la fecha de iniciacin slo en el
caso de una serie actual);/) sus dimensiones en pies o metros lineales o fracciones
de los mismos (ms el ndice previsto de acumulacin anual para una serie an
en crecimiento); g) breve indicacin de su pauta de ordenacin; h) estimacin,
si se trata de una serie vigente y en curso, de la fecha probable en que caducar
y se podr proceder por tanto a su retirada.
Habitualmente, el responsable de la documentacin recoge la informacin
referida por medio de un cuestionario que se llena por separado para cada una
de las series en depsito. A m e n u d o es el propio responsable de documentacin
(o uno de sus subalternos) quien se encarga de esta tarea o bien personal del
servicio al que corresponda cada serie.

Anlisis
U n a vez concluido el inventario o revisin, la fase inmediata consiste en su anlisis
por parte del funcionario responsable de la documentacin y sus colaboradores
con objeto de determinar, desde el punto de vista del organismo en cuestin,
las medidas de retirada oportunas que deben proponerse a los responsables de los
archivos para cada una de las series comprendidas en el inventario. Entre las
posibles medidas de retirada se cuentan la eliminacin inmediata (es decir, la
destruccin), la eliminacin al cabo de un lapso de tiempo determinado o al
producirse un acontecimiento futuro especficamente previsto, la eliminacin
una vez reproducida la serie en microfilm, copia que ser conservada de manera
permanente, o la conservacin permanente de los documentos originales en una
institucin de archivos.

Instrumentos d e retirada
Los organismos de origen proponen medidas de retirada a los responsables de
los archivos, y su ejecucin (si sta es aprobada) se controla por medio de diversos
instrumentos de retirada establecidos al efecto. Entre ellos se cuentan: la lista
de eliminacin, el catlogo de eliminacin simple, el catlogo amplio, el catlogo
general y la propuesta de traspaso o de ingreso en la institucin de archivos'.
A continuacin definimos cada una de estas modalidades.
L a lista de eliminacin es u n formulario utilizado para solicitar la eliminacin

241 -

inmediata de un conjunto o conjuntos de documentos, especficamente descritos,


que comprenden por lo general una o ms series. U n a vez aprobada por los
funcionarios encargados de la evaluacin en la institucin de archivos competente,
esta lista confiere autorizacin para la eliminacin de los documentos en ella
mencionados.
C o m o la lista de eliminacin era ineficiente es decir, c o m o era necesario
establecer regularmente listas idnticas para la eliminacin de documentos de
carcter peridico, se habilit el catlogo de eliminacin. Este instrumento,
una vez aprobado por el evaluador, autoriza, de manera permanente, la
destruccin de los documentos de carcter peridico o recurrente, generalmente
una o m s series, despus de transcurrido un periodo determinado o al producirse
un acontecimiento futuro especficamente previsto. A diferencia de la lista, que
hoy raras veces se usa, el catlogo sigue siendo un instrumento viable; su principal
defecto es que slo ofrece un alcance parcial, por lo c o m n m u y limitado, respecto
al total de documentos del organismo productor.
Para subsanar esta deficiencia, se han habilitado dos variantes bsicas del
catlogo de eliminacin simple: el catlogo amplio y el catlogo general.
El catlogo amplio abarca y comprende ya sea todos los documentos que
tratan cuestiones esenciales de un ministerio, departamento u otro organismo
relativamente pequeo, o bien todos los documentos de una gran subdivisin
administrativa de un organismo importante (direccin, divisin, departamento, etc.). E n l se propone de m o d o exacto y concreto, serie por serie, el
destino (es decir, las medidas de retirada), que ha de darse a los documentos
del organismo o subdivisin administrativa en cuestin, ya sea mediante retencin
permanente en los archivos o mediante eliminacin material ltima. E n otras
palabras, el catlogo amplio propone un programa general de retirada de
documentos para el organismo pblico considerado, aunque corrientemente slo
se aplica a los documentos de fondo, dejando los estrictamente administrativos
o de "rgimen interno" para ser controlados por los catlogos generales de que
tratamos a continuacin.
El catlogo de documentos general es un instrumento de retirada que rige
el destino que ha de darse a determinadas clases de documentos peridicos,
comunes a varios o a todos los organismos pblicos, que son en su mayor parte de
carcter administrativo o interno, c o m o los referentes a personal, presupuestos,
intendencia, transporte, etc. C o m o pueden aplicarse a documentos que se
encuentran en la mayor parte de los organismos o en todos ellos, los catlogos
generales son preparados por la institucin central de archivos por cuenta de la
totalidad de los organismos pblicos, antes que por cualquiera de ellos por
separado. Los catlogos generales constituyen u n instrumento de retirada
sumamente valioso porque el grueso principal en puros trminos cuantitativos
de los documentos producidos por organismos gubernamentales tiene cabida en
ellos. L a utilizacin de un nmero relativamente corto de catlogos generales
dedicado cada uno a una gran categora de documentos administrativos o
internos ha simplificado enormemente los trmites de retirada en el gobierno
de los Estados Unidos.
Conviene observar que los catlogos generales son anlogos a los catlogos
amplios en cuanto que unos y otros organizan la retirada tanto mediante la
retencin en archivos c o m o mediante la eliminacin material. L a principal
diferencia radica en que los catlogos generales abarcan ' horizon talmente" todos
los organismos pblicos por categora de documentos administrativos, mientras
que los catlogos amplios se aplican "verticalmente" a los documentos de fondo
de un organismo en particular. L o cierto es que ambos tipos de instrumentos

- 242 -

son por naturaleza complementarios, ya que tienen entre ellos la virtualidad de


regular completamente los programas de retirada de documentos de los diferentes
organismos.
Otro importante instrumento de retirada vinculado a los dos precedentes es
la propuesta de traspaso de documentos a la institucin de archivos, frecuentemente designada propuesta de ingreso. Dichas propuestas se efectan cuando el
organismo de origen considera que los documentos en cuestin tienen u n valor
testimonial permanente. L o ideal sera que cada una de estas propuestas comprendiera slo una o m s series, previamente incluidas en un catlogo amplio y
calificadas c o m o "ingresables", es decir, dotadas de valor permanente a juicio
del responsable de la evaluacin. Sin embargo, es bastante frecuente proponer
traspasos de documentos antes de preparar el catlogo amplio del organismo
correspondiente; puede suceder entonces que los documentos sean rechazados
por los archivos una vez efectuada la evaluacin, por considerar que carecen de
valor permanente.
Conviene destacar que, de los instrumentos de retirada que hemos analizado
lista de eliminacin, catlogo de eliminacin simple, catlogo amplio, catlogo
general y propuesta de ingreso todos, menos el catlogo general, son proposiciones de tratamiento sometidas por los organismos de origen a la aprobacin
de la institucin de archivos. El hecho de que esta facultad de decisin sobre el
destino que debe darse a los documentos se reserve a los archivos es una caracterstica de la legislacin moderna sobre la administracin de los documentos
pblicos, ya que, efectivamente, una responsabilidad fundamenta] de la institucin
de archivos pblicos consiste en determinar cules de estos documentos tienen
suficiente valor para merecer la conservacin permanente bajo su custodia. Es
innecesaria, sin embargo, la previa aprobacin por los archivos de los catlogos
generales, ya que, por su m i s m a naturaleza, tales catlogos son preparados por
la propia institucin de archivos.
Evaluacin
El proceso mediante el cual la institucin de archivos revisa los instrumentos de
retirada que le han sido sometidos por los organismos de origen y decide su
aprobacin o desaprobacin se denomina "proceso de evaluacin", y a los
peritos archiveros responsables de esta labor se los llama "evaluadores". L a
tarea fundamental del evaluador es determinar si los documentos incluidos en Jos
instrumentos de retirada tienen valor suficiente para ser transferidos a la institucin de archivos y quedar bajo su custodia con carcter permanente, y, en el
caso contrario, autorizar su destruccin tras u n periodo m s o menos largo.
L a determinacin del valor de los documentos para su archivo es una operacin
de juicio, y, por lo tanto, es necesariamente m s o menos subjetiva. Pero esta
subjetividad puede reducirse al mnimo siempre que se definan los objetivos y
criterios de evaluacin, es decir, si se establecen previamente unos patrones o
normas de valor en funcin de los cuales el evaluador formule sus juicios. H a y que
dejar bien claro que el evaluador no toma en cuenta los valores primarios, los
que los documentos posean para el organismo de origen para el cumplimiento
de sus funciones bsicas, sino m s bien los valores secundarios, o sea aquellos
valores residuales que los documentos pueden poseer una vez que han perdido
validez oficial. Estos valores secundarios pueden ser clasificados en las siguientes
categoras principales6:
I. Valores de carcter administrativo, legal y/ofinancieropara el organismo de
origen y/o para otros organismos pblicos, que persisten incluso despus de

243 -

haber perdido los documentos su valor primario para operaciones actuales.


2. Valores que algunos documentos pueden poseer y que sirven para proteger
los derechos cvicos, legales, de la propiedad, etc., de ciudadanos particulares o del pblico en general: los valores de proteccin de "derechos
particulares".
3. Valores "testimoniales" o de "documentacin funcional", es decir, aqullos
que reflejan la evolucin histrica del organismo productor, de sus facultades
y funciones tal c o m o la ley u otras regulaciones las establecen, su estructura
organizativa, sus programas, normas de actuacin, procedimientos, decisiones
y operaciones importantes. Los documentos clave que encierran tales valores
son necesarios a largo plazo c o m o testimonio del m o d o en que el organismo
en cuestin ha hecho uso de los poderes y responsabilidades que se le han
asignado oficialmente. A d e m s , aprovechando la experiencia materializada
en estos documentos, futuros funcionarios cuya labor recaiga en los mismos
mbitos de responsabilidad podrn beneficiarse aprendiendo tanto de los
aciertos c o m o de los fracasos de sus predecesores. Fundamentalmente los
documentos de esta categora contribuyen a dar continuidad y consistencia
a lo largo del tiempo a las acciones del organismo que los produce.
4. Valores informativos, es decir, aqullos que contribuyen sustancialmente a la
investigacin y al estudio en cualquier c a m p o del saber. Aqu el proceso de
evaluacin pondera los posibles valores experimentales e informativos de los
documentos para los historiadores, especialistas en ciencia poltica, economistas, socilogos, gegrafos, especialistas en estadstica, y en realidad para los
cientficos, tanto del mbito de las ciencias fsicas c o m o de las sociales, y los
estudiosos de las humanidades en todas sus disciplinas.
L a determinacin, positiva o negativa, de los valores enumerados bajo las categoras 1, 2 y 3 es relativamente fcil en atencin a lo especfico y concreto de las
cuestiones que el evaluador tiene que plantearse. Sin embargo, la evaluacin
competente de documentos en cuanto a sus valores informativos es decir, los
de la categora 4 requiere el conocimiento, por parte de los evaluadores, de los
campos temticos implicados en los respectivos conjuntos de documentos sometidos
a evaluacin. A este respecto, puesto que ningn evaluador puede poseer una
erudicin universal, cada uno debe especializarse en u n amplio c a m p o temtico
(como asuntos extranjeros, asuntos militares, industria, comercio, agricultura,
trabajo, etc.), y dentro de ese c a m p o tener un conocimiento profesional bsico
de metodologa de la investigacin, necesidades y tendencias, as c o m o una pericia
acreditada en su particular temtica; todo ello para permitirle evaluar un conjunto
de documentos sometido a revisin desde el punto de vista de su posible utilidad
para la investigacin en ese c a m p o y en un futuro previsible. A d e m s , al formular
su juicio, el evaluador debe tener tambin en cuenta la existencia de otros
documentos sobre el m i s m o tema, publicados o no, y considerar si el posible
valor informativo de los documentos sometidos a evaluacin no est ya disponible
en otra parte. Sobre todo, no debe basar sus conclusiones en la intuicin o suposicin sin prueba ni fundamento, sino en un anlisis lgico, minucioso y completo de
todos los datos pertinentes. C o m o es imposible que una institucin de archivos
tpica cuente en su plantilla con un equipo completo de especialistas en todos los
campos de la investigacin, se har necesario, particularmente en casos dudosos,
recurrir a expertos ajenos a la institucin, generalmente universitarios.
H e m o s expuesto los cuatro criterios principales empleados por los archiveros
evaluadores para comprobar el valor de los documentos que se les someten. Los
documentos que satisfacen u n o o varios de estos patrones de valor son considerados admisibles por la institucin de archivos; aqullos que n o satisfacen

244 -

ninguno de los criterios referidos son desechados. E n general, el evaluador presenta


sus conclusiones en un informe de evaluacin sobre cada instrumento de retirada
lista, catlogo o propuesta de ingreso sometido por los organismos de origen,
informe que analiza cada tem constitutivo del mismo. U n a vez que el informe
de evaluacin ha sido revisado por la autoridad superior dentro de la institucin
de archivos generalmente su director es devuelto al organismo pblico
remitente para su ejecucin.
Evidentemente la evaluacin no es tarea fcil; con toda probabilidad, es la
m s exigente de todas las responsabilidades profesionales del archivero. Pero el
considerable esfuerzo que supone est plenamente justificado por la importancia
de la fase de evaluacin en el proceso de retirada. Es sta la fase clave por
excelencia, ya que las decisiones de evaluacin determinan irrevocablemente el
contenido de los archivos que ha de preservarse con carcter permanente, y,
en consecuencia, la ndole de las fuentes de las que dispondrn, el da de maana,
el gobierno, la comunidad investigadora y el pblico en general.
Ejecucin
E n trminos generales, son los organismos de origen los que cumplen las disposiciones de los instrumentos de retirada, con arreglo a las decisiones de evaluacin
emitidas por las instituciones de archivos. Slo existe una excepcin importante:
en los casos en que los documentos de referencia hayan sido depositados en un
centro de documentos intermedio* por el organismo de origen, es aqul el que
corre con la responsabilidad de la ejecucin, actuando no obstante con pleno
conocimiento de este ltimo.
E n cualquier caso, la ejecucin asume dos formas bsicas, segn las disposiciones
del instrumento de retirada aprobado: a) traslado material a los archivos de los
originales o de microcopias de alta calidad de los documentos estimados de valor
permanente, conforme a un calendario adoptado por consenso de las partes;
y b) eliminacin de los documentos estimados de valor insuficiente para justificar
su preservacin en permanencia, medida que habr de ejecutarse por la entidad
que tenga bajo su custodia los documentos de referencia organismo de origen
o centro intermedio en estricta conformidad con las instrucciones de eliminacin
especficas aprobadas por los archivos para cada elemento incluido en el instrumento de retirada.
Las instrucciones de eliminacin varan, pero generalmente disponen o bien
a) la destruccin inmediata de los originales y/o de las microcopias de documentos
ya acumulados; o b) la destruccin sistemtica de los originales y/o de las microcopias de documentos que continan acumulndose, a la expiracin de un
"periodo de retencin" estipulado, que puede ser un intervalo de tiempo dado
a partir de la produccin del documento, o depender de un acontecimiento
especfico despus tambin del m o m e n t o de produccin, o una combinacin
de las dos cosas. L a eliminacin material efectiva puede cumplirse quemando o
haciendo trizas los documentos si su contenido est conceptuado c o m o importante
para la seguridad pblica o pesa sobre l cualquier otro tipo de restriccin;
o de no ser as, vendindolos c o m o papel viejo para su recuperacin.
C o m o medida de garanta de que los organismos pblicos cumplen efectivamente lo dispuesto en los instrumentos de retirada aprobados esto es preceptivo
conforme a la legislacin Federal de los Estados Unidos, aqullos debern
someter regularmente a la institucin de archivos los informes acerca de sus
medidas de ejecucin, citando los instrumentos especficos correspondientes.

245 -

V a m o s a considerar ahora otros dos puntos c o m o complementos del anterior


anlisis del proceso principal de retirada: a) el muestreo; y b) el centro de
documentos intermedio.

El muestreo
C u a n d o el evaluador estima de valor permanente u n conjunto m u y vasto de
documentos, pero ste es efectivamente tan vasto que, en inters de la economa
de espacio y de finanzas, se hace necesario el compromiso entre esa evaluacin
y la cantidad excesiva, puede m u y bien emplearse la tcnica del muestreo, es
decir, la seleccin para el traslado a los archivos de una parte, en vez de la
totalidad, de los documentos en cuestin.
La muestra se elige conforme a un plan de muestreo adaptado a cada caso
particular y formulado generalmente por el evaluador en colaboracin con el
organismo de origen, con el fin de preservar a escala reducida los valores esenciales
de los documentos de referencia. Puede ser una muestra "representativa" que
refleje fielmente el contenido informativo general del conjunto, o puede ser
tambin una muestra "selectiva", concebida para seleccionar aquellos elementos
informativos que se estimen de valor permanente y para eliminar todos los dems.
En las circunstancias especiales antes descritas, la tcnica del muestreo es
sumamente til para reducir la cantidad de documentos de valor permanente
transferidos a los archivos.

Los centros de documentacin intermedios


A u n q u e en realidad no toma parte en el proceso de retirada, el centro de
documentos intermedio es una inapreciable institucin auxiliar estrechamente
asociada con el proceso. L a idea de crear estos centros surgi en los Estados
Unidos durante la segunda guerra mundial con los depsitos oficiales federales
creados para almacenar a bajo costo documentos que slo se consultaban ocasionalmente. E n los aos que siguieron a la guerra, con el oportuno auxilio legislativo,
los depsitos oficiales dispersos fueron transformados en una red nacional de
centros de documentos centralizados bajo el control de los archivos nacionales de
los Estados Unidos y estrechamente asociados con ellos*.
El centro de documentos intermedio facilita el proceso de retirada de varias
maneras:
i. El centro acepta libremente todos los documentos propuestos por los organismos de origen sin ningn cambio en su status legal. Puesto que la propiedad
de los documentos sigue correspondiendo a los organismos de origen, los
trmites burocrticos inherentes al traspaso material son mnimos. Cuando el
organismo de origen lo solicita, el personal del centro busca los documentos
y se los reenva sin demora. Estos tres factores el mantenimiento del status
legal original as c o m o la facilidad del traspaso y la rapidez del servicise combinan para estimular la utilizacin en amplia escala por parte de los
organismos pblicos del espacio a bajo costo de que los centros disponen para
el almacenamiento de sus documentos inactivos.
2. El centro se encarga de la ejecucin de todos los instrumentos de retirada
aplicables a documentos bajo su custodia. Estos instrumentos son aplicados
* Por lo que a m historia y evolucin histrica se refiere, viaje D . R . M c C o y , TTu Xalional Archivos: Amrita's
Ministry of ocwnomts. Vase tambin Directory of archivos and manuscript repositorios. A m b a s publicaciones
fueron frutadas en 1978 por la Society of American Archivists, Chicago, Illinois.

- 246 -

por el centro exactamente c o m o el organismo de origen lo habra hecho si los


documentos hubieran permanecido all. D e esta manera el centro elimina
regularmente los documentos que, conforme a las decisiones de evaluacin de
las autoridades de archivos, deben ser destruidos. Por otra parte, sirve de
depsito temporal para aquellos documentos designados c o m o de valor
permanente en catlogos amplios o de otra clase, es decir, almacena temporalmente tales documentos hasta que la institucin de archivos est lista para
recibirlos.
3. El propio centro prepara instrumentos de retirada, particularmente catlogos
de eliminacin simples y propuestas de ingreso, para documentos que n o
figuran en tales instrumentos a su llegada al centro, y una vez obtenido el
consentimiento de los organismos interesados los somete a la institucin
de archivos para su evaluacin correspondiente. Por su parte, la institucin
de archivos revisa regularmente los fondos del centro para determinar si hay
entre ellos documentos sin catalogar dignos de ser transferidos a los archivos
para su conservacin permanente. Tales documentos, tras la evaluacin
oportuna, son transferidos a los archivos.
En su posicin intermedia entre el organismo de origen y la institucin de
archivos, el centro de documentos cumple la funcin esencial de facilitar un
espacio para almacenamiento temporal que es considerablemente m a s barato,
y m s vasto que el disponible en cualquier organismo pblico o local de archivos.
La existencia de tal espacio al cual es fcil por lo c o m n tener acceso evita,
por una parte, el peligro de que los organismos destruyan documentos sin parar
mientes en su valor, por el simple motivo de falta de espacio en sus propios
locales y, por la otra, de que, por la misma razn, documentos de valor dudoso
sean impuestos a los archivos por los organismos pblicos. Fundamentalmente,
la amplitud de espacio del centro de documentos intermedio posibilita que el
proceso de retirada se lleve a cabo de forma racional y cuidadosamente planeada
c o m o fruto de una estrecha colaboracin entre organismos pblicos e instituciones
de archivos.
Quedan por hacer unas ultimas puntualizaciones acerca del proceso de retirada
de documentos en general:
1. Dicho proceso debe realizarse de una forma continua, regular y sistemtica,
ya sea con arreglo a procedimientos c o m o los descritos en este trabajo o de
cualquier otra manera racionalmente concebida y planeada. Esta retirada
regular, sistemtica y continua ordenada, en definitiva es indispensable
si la institucin de archivos, y especialmente la institucin de archivos nacional,
ha de trascender el limitado status de un archivo histrico y desempear con
acierto la misin que tiene encomendada en nombre del gobierno al que sirve,
el pblico en general y la comunidad acadmica y cientfica: misin que consiste
en asegurar, a largo plazo, la preservacin y el uso, bajo su inteligente control
profesional, de los pequeos ncleos con valor permanente seleccionados de
entre la inmensa masa de documentos constantemente producidos por la
administracin pblica en su totalidad, y la eliminacin eficaz de los restantes
carentes de valor.
2. Estas consideraciones convienen m u y en especial a los pases en desarrollo,
donde, salvo algunas excepciones, no existe ningn mtodo regular de retirada
de los documentos producidos o acumulados en los ministerios del gobierno
una vez que han perdido actualidad. Estos documentos permanecen en su
mayor parte bajo custodia ministerial, frecuentemente en las condiciones y
expuestos a los peligros descritos en el segundo, tercero y cuarto prrafos

247 -

de este artculo. A d e m s , con el paso del tiempo, esta situacin se ha agravado


y contina agravndose por el aumento progresivo, en la mayora de los pases,
del nmero y magnitud de los ministerios en proporcin directa con la creciente
complejidad de las responsabilidades de gobierno. C o m o consecuencia, en la
mayora de los pases del tercer m u n d o , los organismos de origen por una parte
y las instituciones nacionales de archivos por la otra se ven gravemente entorpecidos en el desempeo de sus funciones esenciales por la inexistencia o las
deficiencias de los sistemas de retirada de documentos.
3. Para resolver el problema, es necesario que las autoridades competentes de
lo pases en desarrollo adquieran conciencia de sus necesidades y establezcan
programas de retirada c o m o los expuestos en este artculo, u otros semejantes.
A d e m s de esto, e indisolublemente relacionado con ello, es necesario formar
personal calificado en tcnicas de retirada de documentos. Se trata de dos
categoras de personal: funcionarios responsables de documentacin en los
organismos de origen y archiveros especializados en retirada y evaluacin
en las instituciones de archivos. Las oportunidades para adquirir ese tipo de
formacin ya existen en los pases desarrollados y, en una medida ms limitada,
en los diversos centros regionales de formacin profesional y en centros nacionales con vocacin regional que funcionan actualmente en el tercer mundo 1 *.
Existen adems unas perspectivas cada vez mayores en cuanto a la posibilidad
de impartir con carcter especfico tal formacin por medio de seminarios sobre
gestin de documentos", promovidos y patrocinados por entidades interestatales y no estatales interesadas en la cuestin, c o m o la Unesco y el Consejo
Internacional de Archivos. Slo cuando los gobiernos tomen mayor conciencia
de la urgente necesidad de sistematizar la retirada de documentos y cuando
aumenten los efectivos del personal especializado en esta labor, ser posible
hacer frente con criterios realistas a la actual crisis11 del tercer m u n d o en esta
esfera.
Notas
1. E n los ltimos aos, el autor ha dado una serie de conferencias presentando con mayor profundidad
y detalle las cuestiones de que trata este trabajo ante sendos grupos reunidos en la Repblica Unida de
Tanzania y la Argentina, representantivos de sus regiones: a) el Seminario sobre tramitacin y retirada
de documentos, reunido en Arusha (Tanzania), en octubre-noviembre de 1976, bajo los auspicios de
E C A R B I C A (East and Central African Branch, International Council on Archives), con el apoyo
organizativo yfinancierode la Fundacin Alemana para el Desarrollo Internacional; 4) los alumnos y
los miembros del cuerpo docente interesados del Centro Interamercano de Formacin de Archiveros,
financiado por la Organizacin de Estados Americanos, en la Universidad de Crdoba (Argentina),
en agosto-septiembre de 1977. El documento propiamente dicho fue presentado en la Conferencia
General de E C A R B I C A , celebrada en Jartum (Sudn) en abril de 1978.
2. El autor, miembro del Servicio Nacional de Archivos y Documentos de los Estados Unidos, de 1941
a 197a, secretario general delegado del Consejo Internacional de Archivos (CA), de 1968 a 1976, presta
actualmente sus servicios como consejero del presidente del C I A y presidente del Comit de Promocin
de Archivos del C A .
3. En este artculo nos limitaremos exclusivamente a los documentos pblicos.
4. Por el organismo de origen.
5. Por el organismo de origen y/o el centro de documentos intermedio (del que se hablar ms adelante).
6. Por la institucin de archivos.
7. Estos son los principales instrumentos de retirada empleados por el gobierno federal de los Estados
Unidos. Evidentemente los instrumentos varan de unos pases a otros, pero en todo caso deben concebirse
de forma que cumplan con eficacia su fin esencial: proponer y controlar la operacin especifica de
retirada.
8. Para un anlisis ms completo, vase: Morris Rieger, " T h e appraisal of records for potential research
values", Southeast Asian archms, vol. 9, julio de 1976, p. 133-138; T . R . Schellenberg, Medtnt archwts:
principle* and'ttthmqun, p. 139-160, Chicago, 1956; T . R . Schellenberg, " T h e appraisal of modern publics
records", U.S. National Anhnts and Rmrds Strvict, BulUtim (Washington), n. 8, 1956.

- 248

9- Situacin analizada ms adelntelo. Vase: Morris Rieger, "Archives in developing countries: the regional training center movement",
Amnion archivist, vol. 35, abril de 197a, p. 163-171; Morris Rieger, "Archivarausbildungiur die englischsprechenden Lnder des tropiscben Africa: ntv/urf cines Curriculums fur das geplante RegionalCentrum in Accra", Der Archivar, vol. 26, mayo de 1973, p. 919-334.
11. 1 trmino "gestin de documentos" que tiene un significado ms amplio y abarca, adems de la
retirada, la produccin, el mantenimiento, la recuperacin y uso de documentos actuales se emplea
a menudo como si fuera sinnimo de "retirada de documentos".
12. Vase tambin Planning of archival development in the third world. Actas de la Conferencia General [CA},
Dakar, 38-31 de enero de 1971. Verlag Dokumentation, Possenbacherstr. 2b, D-8000 Munich, R F A ,
1976, 117 p. (Archivum, volumen especial, n. 1, preparado por W . Lenz.)

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for the preservation and disposal of federal records. (Publication n . 5 0 - 3 , W a s h i n g t o n , D . C . ,

1949)

- 249 -

PRINCIPIOS

DE

EVALUACIN

DE

ARCHIVOS

por
T.R. SCHELLENBERG
Primer Archivista Asistente de los Estados Unidos.

Los documentos tanto pblicos como


de valores.

privados, tienen

toda

clase

El. primer valor de los documentos pblicos es para el gobierno


mismo, puesto que son necesarios para su labor administrativa, legal y
fiscal. Constituyen las herramientas bsicas por medio de las cuales
realizan sus actividades. Contienen evidencias de compromisos legales
y financieros que deben preservarse para proteger al gobierno. Sintetizan la gran reserva de experiencia oficial que el gobierno necesita
para tratar los problemas con que se enfrenta. En resumen, son la
base sobre la cual se cimenta la estructura gubernamental.
El segundo valor de los documentos pblicos es para los ciudadanos a los cuales sirve el gobierno, ya que contienen pruebas de ttulos de propiedad de tierras, pensiones, ciudadana,
servicios
mdicos y de bienestar social, y muchos otros derechos.
Pero hay valores que son inherentes a los documentos pblicos
despus de que han terminado su valor primario, luego que han servido
a los funcionarios gubernamentales y a los ciudadanos que tienen relaciones con el gobierno. Estos son los valores de investigacin;
valores por los que los archivistas estn interesados, ya que las
instituciones archivsticas
han sido creadas para conservar los
documentos para uso investigativo; stos son algo ms que centros de
documentos.
Voy a resumir brevemente estos valores secundarios.
Despus de que han terminado su uso activo,
los documentos
pblicos pueden an ser valiosos al gobierno misu, aunque estn en
un edificio de archivos. Puede ser que las oficinas que los produjeron los necesiten para fines administrativos, debido a que contienen
informacin necesaria para los funcionarios pblicos
que desean
beneficiarse de las experiencias registradas de una oficina que trata
problemas organizacionales, de procedimientos y de poltica, al igual
que problemas sociales y econmicos. Tal informacin es necesaria
para darle consistencia y continuidad a las acciones del gobierno.
La
conservacin de documentos bsicos sobre organizacin y funcin es
por lo tanto, un asunto prctico que presta su servicio a las necesidades presentes y futuras de los funcionarios gubernamentales. No es
capricho de los historiadores y acadmicos que estos
documentos
se
conserven.
El
Seor Hilary Jenkinson, el ms importante de los
archivistas Ingleses, deca en su informe sobre los archivos de Jamaica que "cuando los documentos ya no tienen uso activo, debe considerarse su conservacin adecuada como un objetivo esencial
de
inters nacional, porque ellos, y slo ellos, pueden darnos una gua
impecable hacia la conducta del presente. Por lo tanto, la conservacin
de la
evidencia histrica no debe verse como un lujo, ni
como
algo nicamente deseable acadmicamente,
sino
como
una
necesidad nacional".
- 250 -

Pero la razn principal de por qu los documentos pblicos se


conservan en una institucin de archivo, es por su valor para la investigacin acadmica. Tales documentos son
bsicos para realizar
estudios,
sobre
el desarrollo gubernamental, social, poltico y
econmico dentro de un pas. Son tiles en una amplia variedad de
campos de investigacin:
historia,
economa, demografa, sociologa, tecnologa, ciencia, biografa y genealoga, para nombrar las
ms importantes.
Mientras que se reconoce el valor investigativo de
los docunentos viejos, los documentos modernos son considerados como
invlidos por aquellos que los han creado.
Este punto de vista ha
persistido durante mucho tiempo, an entre los
coleccionistas
de
manuscritos histricos.
Hace casi un siglo, un bibliotecario americano opin que las bibliotecas histricas "o no intentan recoger materiales para la historia de noy, o si intentan hacerlo, no lo hacen a
cabalidad. Se ocupan en coleccionar lo que se ha debido conservar en
aos anteriores, y mientras que laboriosamente corrigen el error de
quienes que no han conservado sus propios anales, estn cometiendo el
mismo error con referencia al presente".
Los documentos pblicos de
hoy, pueden contener informacin que tambin puede hacerlos valiosos
para la investigacin acadmica.
Pueden contener informacin detallada que est disponible o accesible en
otra
parte,
sobre
personas, organizaciones, lugares, u otras cuestiones, o en conjunto,
hechos sobre condiciones sociales y econmicas o fenmenos fsicos.
Un suplemento importante de los documentos pblicos son los
artculos
de autores personales o corporativos tales como los administrativos y otros tipos de organizaciones. Mientras que la informacin
en
stos
es tal vez menos autntica y confiable que la de
los documentos pblicos, estos artculos tienen cualidades que
lo
compensan.
Sobre
cualquier tema, pueden dar informacin ms precisa, ms colorida, y que revela ms que la que aparece en
los
documentos
pblicos.
Pueden
usarse para hacer relatos histricos ms interesantes y legibles de lo que seran si se basaran
solamente en los documentos pblicos.
El problema con el cual nos enfrentamos es : cmo determinar los
valores investigativos,
cmo
seleccionarlos entre los documentos
pblicos y privados que se estn produciendo.
Parte esencial de la
labor del archivista es la de reducir los documentos a proporciones
manejables, ya que no todo se puede conservar. Una reduccin en la
cantidad de docunentos pblicos, en particular, es necesaria para el
uso gubernamental y acadmico. "An
los
ms
convencidos
de la
conservacin por inters histrico",
de
acuerdo con el folleto
publicado por la British Public Record Office, "han empezado a temer
que
el
historiador
del futuro que estudie nuestro perodo, pueda
sumergirse en la abundancia de evidencias escritas".
Los documentos no pueden ser evaluados por medio de normas exactas. No es posible crear un tipo de medida, para medir el valor de los
documentos. Lo mejor que puede hacerse es desarrollar ciertos principios generales que deben tenerse en cuenta al evaluar los documentos,
y que estos principios puedan usarse como lineamientos generales para
guiar al archivista en el difcil mundo de la evaluacin.
Y an as los principios que se han formulado no deben seguirse
con
consistencia
absoluta.
Los archivistas de distintos pases
pueden usar diferente criterio y diferentes procedimientos al evaluar
los
docunentos
pblicos, ya que los documentos organizados bajo
sistemas de archivo presentan diferentes problemas de seleccin y de
evaluacin de aquellos que se encuentran en archivos organizados bajo
los sistemas de archivo americano.
- 251 -

En un pais particular, se deben usar criterios diferentes para


evaluar los docunentos de un repositorio nacional, estatal o local,
debido a que los documentos pueden tener valor para la historia estatal o local pero no inters nacional. Tambin deben usarse diferentes criterios al evaluar documentos pblicos y privados, ya
que los
documentos
privados, en su conjunto, son menos difusos, y por esta
razn, deben evaluarse con ms cuidado que los documentos pblicos.
Adems
deben
usarse
criterios
diferentes
al evaluar
documentos de diferentes perodos, pues lo que es valioso en el
pasado puede no serlo en el presente.
Cerno un primer principio general, quisiera sugerir que se establezca
una
linea de fechas cronolgicas ante las cuales deben conservarse todos los documentos tanto pblicos como privados.
La mxima
es
vlida desde que fue formulada en 1901 por H. O. Meissner,
mientras estuvo de jefe del Prussian Privy State Archives.
Esto es
que
"la edad debe respetarse en los documentos",
una mxima que es
aceptada obviamente, debido a que los documentos del pasado se vuelven
valiosos
cuando
son escasos.
Por esta razn, los archivistas de
varios pases, propusieron que todos los documentos se guardaran si
eran
previos a ciertas fechas. En Alemania, la fecha es 1700, en
Inglaterra 1750, en Francia 1830 y en Italia 1861. La fecha Italiana
corresponde muy cercanamente por coincidencia histrica, a la adoptada por el Archivo Nacional de los Estados Unidos, donde casi todos los
documentos
sobrevivientes
que se generaron antes de la Guerra Civil
que se inici en 1861, se estn conservando. Yo creo que la fecha
de 1900 es la ms apropiada para los pases del Caribe. No creo que
esta fecha sea muy conducente, ya que las condiciones climticas no
permiten
hacer una buena conservacin de los documentos, y que el
cuidado archivstico slo se ha tenido en aos recientes.
El segundo principio que yo quisiera sugerir es que los documentos
privados se conserven donde puedan estar disponibles para una
institucin Archivstica. En los Estados Unidos, muchas instituciones, bibliotecas, sociedades histricas y archivos, estn coleccionando material manuscrito. Su nmero alcanza los
miles.
Coleccionan cartas, diarios, memorias, libros de contabilidad y otros tipos
de documentos creados por personas; y documentos de todo tipo creados
por negocios, iglesias, colegios y similares. En particular, las bibliotecas universitarias iniciaron programas de recoleccin muy activos hace pocas dcadas.
Robert B. Downs, un notable bibliotecario
americano, opinaba que los manuscritos "anteriormente despreciados en
todas las instituciones excepto en algunas pocas, ahora son considerados al menos en algunas regiones del pais, ms acusiosamente que el
material impreso".
El material reunido no slo es material viejo,
normalmente es casi contemporneo con el perodo durante el cual se
recogi;
al
menos en los Estados Unidos, se est haciendo ms
investigacin, de manera que ahora cada aspecto de la sociedad actual
es un tema de investigacin.
Dos criterios deben tenerse en cuenta al evaluar los documentos
privados,
aunque
no deben aplicarse con decisin absoluta. Uno
se relaciona con la singularidad de la informacin de los documentos,
el otro, con la importancia del contenido de los documentos.
El trmino "singularidad" significa que la informacin contenida
en documentos particulares no puede encontrarse en otra parte, ya
sea en fuentes publicadas o n.
Con el fin de determinar si los
artculos son realmente nicos o singulares, un archivista debe
- 252 -

conocer qu informacin relacionada con el tema existe en libros,


peridicos,
revistas
y
otras publicaciones, qu existe en otras
colecciones de manuscritos que se conservan en instituciones de
investigacin.
En una palabra, debe ser un real experto sobre el
tema de los artculos, y conocer todas las fuentes de informacin
relacionadas con stos.
El trmino "importancia" se refiere a la importancia de la
persona que produce los documentos o a la importancia de las matriau
a las cuales pertenecen los documentos.
Obviamente los archivistas deben conservar todos los documentos
producidos por, o relacionados con personajes importantes en la
historia de un pais. Si su conocimiento de historia es
extenso,
tambin deben conservar los documentos sobre personas cuya influencia
en el curso de los sucesos, aunque no se conozcan mucho, sea considerable.
Si
estn tratando con documentos institucionales, tales
como los de iglesias, o universidades, deben conservar los documentos
de personas que sean significativos para el desarrollo de las oficinas
con las que estn asociados, aunque no se conozcan tales personas.
Los archivistas tambin deben conservar los documentos
que
se
relacionan
con cosas y fenmenos importantes, tales como un suceso o
episodio histrico especfico, o un sitio o edificio histrico especfico.
En general, entre ms importante sea la persona, la cosa
o el fenmeno, ms importante es el documento relacionado con ste.
Los criterios de singularidad e importancia, si bien son algo
tiles como pautas generales, deben interpretarse con moderacin.
La mayora de los documentos son nicos en el sentido de que reflejan un punto de vista personal que no se registra en ninguna otra parte, y as prueban su singularidad. Por lo general vale la pena conservar un documento de opiniones personales, emociones e ideas sobre
asuntos pblicos u otros temas.
Este hecho ha sido subrayado por
Phyllis
Mander Jones, primer director de la Biblioteca Mitchell en
Australia, quien escribi que en contraste con los documentos, "en
los papeles privados, el estudiante encuentra un contacto ms personal con su tema, tal vez porque los documentos privados son los que
ms reflejan
los prejuicios y sentimientos naturales humanos", y
porque stos y "los documentos de consideracin
privada
y semipdblica pueden ser una buena fuente de datos variados".
Tampoco el criterio de importancia es absoluto, ya que lo que
puede ser importante para alguien puede no serlo para otro. El historiador americano Justin H. Smith opin que "mucho se dice sobre
"basura",
pero la "basura" de un investigador puede ser muy valiosa
para otro, y lo que no parece valioso hoy puede ser muy importante
maana".
Los documentos de gente no importante-gran jeros, vendedores
de almacenes, trabajadores- se conservan para estudios sobre las condiciones
econmicas
y sociales. Tales documentos son valiosos por
ser escasos, ya que gente poco importante por lo general mi guarda
documentos.
Ahora voy a tratar algunos principios que deben regir la evaluacin de documentos pblicos o gubernamentales.
El primero es que el valar de las documentos de asuntos
activos
del gobierno debe ser determinado por los funcionarios que los usan.
Tales funcionarios deben guardar los documentos bajo su propia jurisdiccin
mientras los necesiten para fines administrativos, legales y
fiscales. Los documentos deben conservarse hasta que haya terminado
o casi terminado su valor para el gobierno.
- 253 -

El segundo principio es que los documentos pblicos se evalen


en relacin con la evidencia que contienen de la organizacin y funcionamiento del organismo que los produce. En cuanto
a
evidencia,
ne refiero a lo que la oficina lia hecho, cmo se inici, cmo fue
organizada, y qu impacto ha tenido en el pblico.
Esta evidencia,
en resuman, debe contener la historia de la existencia y de los
logros de la oficina.
Debe reflejar sus experiencias al tener
en
cuenta los programas por los que responde, y debe mostrar cmo se
han formulado sus polticas y
procedimientos, cules decisiones
bsicas
se han tomado y qu acciones principales se han llevado a
cabo. Una institucin archivist Lea debe conservar las evidencias de
la administracin gubernamental y sus responsabilidades.
Estas evidencias deben conservarse para que los funcionarios pblicos puedan
dar cuentas a quienes sirven.
En el gobierno federal de los Estados Unidos, los documentos que
se
conservan
por sus valores probatorios, pertenecen a una de tres
clases principales :
1)

conjuntos principales de tipos recurrentes de documentos que


reflejan las polticas, procedimientos, organizacin y
logros de una oficina.

2) documentos imporl-.anl-.es a ni vol ejecutivo que muestran la


exposicin razonada de sus planes y decisiones bsicas y
sus principales actividades, y cmo estas ltimas fueron
dirigidas y revisadas; y
3) documentos seleccionados sobre funciones y actividades
especficas que muestran cmo se realizaron.
Aunque en los pases del Caribe los documentos pueden organizarse
en forma diferente a como se organizan en los Estados Unidos, sin
embargo vale la pena considerar las i n s clasrw nancionadas con mayor
detalle.

1.
Conjuntos principales de
deben incluir los siguientes tipos:

Documentos.

Estos

conjuntos

a)

La poltica formal y procedimientos con documentacin


relacionada con su origen y desarrollo, incluyendo recomendaciones , justificaciones, endosos, despachos de aduana y
comentarios del tema. Tales procedimientos sirven para
informar a los funcionarios sobre las polticas y procederes de varias oficinas con una agencia. Los conjuntos de
todos los procedimientos (activos al !<jual <ju< obsoletos)
deben conservarse para fines archivsticos.

b)

Organigramas, informes funcionales y directorios, que se


necesitan para comprender la estructura de una oficina y la
importancia de las personas que trabajan en ella. Los conjuntos de documentos (tanto activos como obsoletos) deben
conservarse para fines archivsticos.

c)

Informes narrativos y estadsticos sobre los logros del


programa. Existen resmenes narrativos de la direccin y
ejecucin de un programa de una oficina. Estos informes
- 254 -

puelen apar<2cer como infornes anuales o de otra periodicidad


y aunque los documentos oficiales no son crticos, sin embargo, son archivisticamente valiosos. Las narraciones de
la historia de una oficina tienen mayor valor que los informes anuales o de otra periodicidad, y deben conservarse para
fines archivisticos.
d)

Material publicitario y publicaciones. Debe conservarse un


conjunto de documentos de cada uno de los tipos de material
publicitario, tales como comunicados de prensa, copias de
conferencias de prensa, discursos oficiales y similares.
Tambin debe conservarse un conjunto de publicaciones que
contribuyan a la comprensin de la organizacin, funciones
y logros de una oficina.

2.
Documentos importantes a nivel ejecutivo.
Una
institucin
archivstica debe
tratar de conservar los doou.risntos de cada oficina
que proporcionen una exposicin razonada de las principales actividades
a nivel ejecutivo. Para designarlos mejor, a estos documentos se
les ha llamado "documentos sobre direccin ejecutiva".
Estos
se
relacionan con polticas y decisiones de todas las oficinas y reas;
programas y planes bsicos; problemas generales de gestin; relaciones
con oficinas legales, de manejo y de personal; relaciones oon
cuerpos extra-gubernamentales, tales oowo firmas de negocios; relaciones con otros cuerpos gubernamentales; actividades de investigacin,
anlisis e inspeccin; desarrollo del
programa y
evaluacin,
y
similares.
Tales
documentos se relacionan con la direccin ms que
con el desarrollo actual de los programas gubernamentales. Dentro de
los tipos de documentos sobre direccin ejecutiva se incluyen los
siguientes :
a)

Documentos autorizados que afectan y definen las funciones,


tales como leyes, rdenes, decisiones de la corte, opiniones
legales, interpretaciones, reglamentos, y endosos relaclonados, despachos de aduana y comentarios.

b)

Agendas, minutas y copias con artculos de soporte (incluye


copias de documentos que han influido o discutido) de las
reuniones de personal.

c) Agendas, minutas y copias con artculos de soporte (incluye


copias de documentos que han influido o discutido) de las
reuniones de los cuerpos interoficiales y extra-gubernamentales.
d)

Informes sobre estudios, investigaciones, intervencin y


ajustes de cuentas y registros de la estructura organizacional, operacin, gestin y sistemas, con artculos
relacionados que muestran su inicio, alcance, procedimientos
y resultados.

e)

Informes de presupuesto con documentacin de soporte y de


contribucin.

3.
Documentos
sobre
funciones
especficas.
Una
archivstica
debe
tratar
de
conservar para cada
documentos que muestren como realizaron sus programas.
- 255 -

institucin
oficina los

Deben seleccionarse cuidadosamente los documentos que


qu
hicieron
los
funcionarios
pblicos en desarrollo
funciones y actividades especficas.

revelen
de sus

Esta es un rea de difcil


evaluacin
y
seleccin.
Casi
todo documento es un producto de algn tipo de actividad y dice algo
sobre ella. Por lo tanto es necesario determinar primero, cules
actividades merecen tener una documentacin, y segundo, cul y qu
cantidad de documentacin sobre stas debe conservarse.
Para
tomar
estas determinaciones deben seguirse algunas pautas:
a)

Es necesario analizar el carcter de las funciones y las


actividades en relacin con los documentos producidos. Las
funciones pueden caracterizarse como sustantivas y de rutina.
Las sustantivas son aquellas que se relacionan con la(s)
misin(es) especfica(s) de una oficina, o sea, el trabajo
que diferencia a una oficina en particular de las dems.
Adeinas merecen tener una documentacin permanente. Las
funcionas de rutina, por el contrario, son las que se relacionan con el manejo interno, o sea las actividades internas
que son comunes a todas las oficinas. Aunque estas actividades son importantes para la operacin eficiente, son simplemente inherentes al desarrollo de las funciones explcitas o esenciales de una oficina, y rara vez necesitan una
documentacin permanente.
Son relativamente pocos los documentos sobre el manejo
interno que deben conservarse con fines archivsticos. Tales
documentos cubren las trivialidades de la administracin de
personal, nmina, solicitudes y suministros, contabilidad,
viajes y transporte; espacio fsico y mantenimiento; y actividades relacionadas. Los procedimientos que se siguen
para realizar tales actividades son muy parecidos en casi
todas las oficinas y los documentos sobre ellas rara vez
contienen alguna evidencia que sea esencial para entender el
funcionamiento de una oficina especfica.
Por lo general,
se conserva material suficiente sobre las actividades internas de un gobierno, entre los documentos de las oficinas
responsables de vigilar estas actividades.

b)

Es necesario analizar la documentacin total sobre cualquier


funcin o actividai especfica. Al ejecutar una funcin,
por lo general actan varias oficinas a diferentes niveles
administrativos. Normalmente estas actividades se relacionan
con asuntos progresivamente ms detallados al descender en
la escala administrativa. En la parte de abajo se relacionan
con los asuntos que el gobierno tiene con personas, cosas o
fenmenos especficos. Los documentos sobre funciones no
deben seleccionarse en base a fragmentos o partes, sino con
base en el conocimiento de la documentacin total relacionada con la funcin.
Para determinar cules documentos deben conservarse sobre
una funcin dada, es necesario analizar los documentos y sus
relaciones en los diferentes niveles administrativos. As
entonces ser posible identificar los archivos especficos
que contienen el documento esencial sobre la realizacin de
la funcin: stos deben conservarse. Cuando se dispone de
documentos de resumen, en niveles administrativos altos, por
lo general contienen la documentacin adecuada.
- 256 -

c)

Es aconsejable conservar los documentos que muestren cono se


ejecut una funcin. Aqu hacemos nfasis en los documentos que se relacionan con el curso de accin tpico o
normal. Estos pueden ser documentos que son representativos
de todas o de la mayora de las transacciones de un tipo
especial. Unos pocos casos sobre cwrj se adjudicaron los
pleitos, por ejemplo, pueden servir como documentos adecuados
sobro los' procedimientos que se siguieron. 0 los documentos
de una oficina ejemplar a un nivel administrativo ms bajo
pueden ilustrar la norma o patrn de la accin. Durante
la Segunda Guerra Mundial, a un nmero limitado de tablas
de precios y racionamiento de la Oficina de Administracin
de Precios, cuyos documentos se conservaron completamente
en el Archivo Nacional para ilustrar cmo se manejaron
varios problemas a nivel local, se les llam "Tablas de
Archivo".

d)

Tambin es necesario guardar documentos sobre aspectos tpicos del funcionamiento y actividad de una oficina. Aqu
se hace nfasis en los documentos que se relacionan con
acciones o eventos poco usuales o muy significativos. En
cuanto al criterio para la seleccin de documentos pdblicos
desarrollado por la British Public Office, se conservan los
"documentos relacionados con un cuento bien conocido o internacional o una causa clebre, o con otros eventos que aumenten el inters o las contr-o-./orsias en el plano nacional" .
Deben conservarse los documentos sobre acciones particulares
que tienen especial significado para una oficina o que tienen
un impacto poco usual sobre el publico. Igualmente debe
conservarse la documentacin ms o menos completa de las
actividades que representen desviaciones significativas de
la norma. Estas desviaciones pueden presentarse tanto en
las funciones esenciales como en las de rutina.
Incluso
deben conservarse los documentos sobre actividades de manejo
interno que sean caractersticas o que se desven notablemente del patrn normal, o que contengan problemas particulares de una oficina.

El tercer principio es que los documentos


pdblicos deben ser
evaluados en relacin con la informacin que contienen sobre personas, cosas o fenmenos.
El trmino
"personas" incluye
autores
personales
y
corporativos.
El trmino "cosas" incluye lugares,
edificios, objetos fsicos, objetos naturales y
similares.
El
trmino "fenmenos" se
relaciona a lo que les sucede a las personas
o a las cosas; en cuanto a condiciones, problemas, actividades,
programas, eventos, episodios y similares. Aqu se tienen en cuenta los
documentos conservados solo o primordia luiente por su informacin
investigativa.
Esta es informacin que se encuentra en los documentos pblicos; sobre los asuntos que tratan las
oficinas publicas;
y no
informacin que se encuentra en documentos sobre las oficinas
publicas mismas.
La mayora de las grandes series de documentos
en el Archivo Nacional de los Estados Unidos, por ejemplo, fueron
ingresadas principalmente por la
informacin
que contenan
en
relacin
con
otros
asuntos distintos a la accin del gobierno
mismo. Dentro de estas series se encuentran los voluminosos esquemas
de censos, documentos del servicio militar, archivos de pensiones,
listas de pasajeros y documentos de permisos de entrada.
- 257 -

Es muy difcil evaluar los


Nacional estaleci criterios
y seleccin de documentos que
lo cual se <-<)'. IIM en su
Public Records". En general el
investigativos se juzga en base

valores investigativos.
El Archivo
para el reconocimiento, identificacin
contengan informacin investigativa,
boletn sobre "The Appraisal of Modern
valor de los documentos para fines
a:

1) la unicidad (singularidad), 2) la utilidad o forma, y 3) la


importancia de la informacin que contienen.
Estos criterios se
discuten en cuanto a los documentos que contienen informacin
sobre
personas, cosas y fenmenos.

1. Documentos sobre personas.


Al
evalufir
los doouxentos
recientes
relacionados
con personas, recomiendo que se haga lo
siguiente:
Guardar todos los documentos relacionados con personas importantes , tanto individuales como corporativos, si tales documentos pueden
identificarse y separarse (seleccionarse). Pero no se deben guardar
grandes series
que contengan informacin personal solo porque algn
'locuivi'ito en la serie pueda pertenecer a personas importantes.
Guardar- los <1< x-n.it >:i ); .jue .-jo'iiui-ia^n informacin especial sobre
personas
ya
que los doo mantos o los archivos nicos contienen
informacin personal extensa o i ni.en ^a.
Estos
documentos
pueden
relacionarse con muchas personas o puelen contener muchos hechos sobre
unas pocas personas.
Censos sobre poblacin, por
ejemplo,
listan
muchas personas sobre las que se dan hechos que son tiles en una
variedad de estudios. Por otra parte, los estudios de grupos ocupar
clnales o
tnicos u otros grupos de poblacin, contienen informacin completa sobre unas pocas personas.
Guardar ejemplares adecuados o una muestra estadstica de los
documentos sobre las clases de personas, tales corno grupos ocupacionales o religiosos u otros tipos de grupos, y de los documentos sobre
autores corporativos, tales como organizaciones laborales y de negocios, si estos documentos son tiles para estudiar
las condiciones
sociales y econmicas,
y si
constituyen la nica o la ms til
de las fuentes de mFornviein sobre estos asuntos.
Cuando se trabaja con documentos re a< : i < >na lus a los derechos
personales, la institucin de archivo debe guard-nr solivate aquellos
sobre derechos fundamentales, tales oomo los de ttulos de propiedades o ciudadana; todos los dems, incluyendo documentos sobre pensiones, seguridad social, servicios mdicos y de bienestar social, se
guardarn
en
la
oficina
que los cre por la duracin de su
utilidad.
No deben conservarse documentos que reflejen
solamente
relaciones teirporales de los ciudadanos con el gobierno, oomo lo son
los documentos de impuestos, contratos y similares.

2. Documentos sobre cosas.


Al evaluar documentos recientes
que se relacionan con cosas, recomiendo las siguientes acciones :
Guardar los documentos que contengan cosas fundamentales, como la
tierra.
Estos documentos pueden relacionarse con recursos naturales,
clasificacin de
suelos, anlisis
geolgicos
y
topogrficos,
exploracin, propiedad de la tierra, y similares.
- 258 -

3.
Documentos
sobre
fenmenos.
Al
evaluar
documentos
recientes que se relacionan con fentnenos, recomiendo las siguientes
acciones :
Guardar los documentos relacionados con
episodios u otros fenmenos especficos.

sucesos

importantes,

Guardar los documentos que en conjunto sean tiles para estudios


de las condiciones sociales, econmicas, polticas y otras condiciones dentro de un pais, si constituyen .la n i M y i-, m'ts til ruante
de
informacin
sobre estos asuntos.
Si estos doc ruinen tos son muy
voluminosos y es difcil su consulta acadmica, debe guardarse slo
una muestra estadstica, o ejemplares representativos de ellos.
La British Public Records Officce ha establecido criterios que
especifican que deben conservarse las siguientes clases de documentos
relacionados con los fenmenos:
Documentos que contienen referencias directas sobre el curso o
desarrollo de los grupos polticos, sociales, econmicos yol.rojrav.K,-. r vi ir i: ion la tente si contienen datos financieros o estadsticos
no publicados que cubren un largo perodo o una gran rea.
Documentos relacionados o>i los aspectos ms importantes
investigacin y el desarrollo cientfico y tcnico.

de

la

Documentos que contienen asuntos de inters local de los cuales


no es racional esperar que las pruebas estn disponibles localmente,
o que abarquen sinopsis de esta informacin en todo el pais o en una
grao rea.
Aunque se reconoce que la informacin investigativa en los di.-npblicos es muy importante, la mayora de los temas a los qu<>
so refieren los documentos recientes, se manejan adecuadamente en
otros medios le mforiTYicia. La informacin detallada que contienen
sobre personas, por ejemplo, por lo general se encuentra resumida en
tabulados
e
informes o est disponible en publicaciones u otros
medios. El carcter complejo de estos documentos pblieos recientes
es un impedimento para hacer una investigacin fructfera.
IH-!:*!

En conclusin, dir que la evaluasiXi de docr^n-mtus o-; pri.i*>i-Ualtante


un asunto de difcil trabajo analtico. Las evaluaciones
no deben basarse en intuiciones o suposiciones arbitrarias de valor;
deben ba-sarsa
en un anlisis completo de la documentacin que trata
el asunto que contienen los documentos. El anlisis es la esencia de
la evaluacin
archivstica.
Las evaluaciones de un archivista
dependern del grado de estudio
sobre
cmo
aparecieron
los
documentos
y que haya analizado oales otras fuentes, publicadas o
n, estn disponibles
sobre el tenvt de los documentos que se
estn revisando.

- 259 -

ORDENACIN Y DESCRIPCIN
VOCABULARIO

CONTROLADO

EN

LA

INDIZACION

DE

ARCHIVOS

por
Lionel
NATURALEZA

DE

LOS

Bell B.A.

INDICES

TEMTICOS

DE

ARCHIVOS

La informacin contenida en los archivos puede abordarse de


varias maneras y el temtico a la materia, por medio de un ndice
de materias, no se ha utilizado con el mismo alcance que en las bibliotecas. Las razones para esto y las diferencias entre la biblioteca y el material de archivo necesitan estudiarse antes de hacer
cualquier intento para considerar un acceso sistemtico a los
temas de los archivos.
Este estudio es particularmente necesario
porque tales accesos sistemticos que se han hecho en el campo
bibliotecario, no sera sensato ignorarlos y tomar prestadas las
tcnicas de las bibliotecas para usarlas en las oficinas de archivo.
Por otro lado, si los mtodos bibliotecarios han evolucionado para
solucionar los problemas propios de las bibliotecas, no sera sabio
sucumbir a la tentacin de usar tales mtodos simplemente porque
las tcnicas detalladas se han puesto a prueba y han tenido xito.
Es una tradicin de archivstica que los documentos, en
contraste con los libros y los artculos, son parte de las memorias
en vez de tratar sobre ellas y aunque pueden ser menester algunos requisitos del principio general, hay una diferencia lo suficientemente
real que conduce a diferentes accesos en la indizacin. Por ejemplo
an los artculos ms detallados pueden ser sobre el reclutamiento
y organizacin de un contrato en el ejrcito en 1337, mientras
que los documentos son los contratos hechos por particulares con
objetivos precisos en das precisos y con cuentas que registran los
pagos. Por consiguiente tener acceso a los documentos por medio de
ndices de nombres, ha sido algo obvio y til, de manera que
se ha hecho regularmente, mientras que el acceso detallado por
temas por lo general aparece difcil fuera de lugar.
Donde los
temas aparecen en ndices por nombres, a menudo se subordinan a los
nombres, como en "Suiza, trabajos con papas", aunque el elemento tema
en ocasiones puede tratarse independientemente en alguna otra parte
del mismo ndice, y el nombre en este caso se subordina al tema, i.e.
puede haber una entrada adicional que diga "Trabajos con papas en
Suiza".
La frecuencia de esta combinacin de entradas que empiezan
por materia y aquellas que empiezan con nombres, tienen un efecto en
la clasificacin de los ndices de materia o, ms propiamente, de
los ndices generales de los documentos. Por lo general, las clasificaciones tienen un fuerte elemento alfabtico, y rara vez se
intenta arreglar las entradas en un orden que sea dependiente de
las relaciones de las ideas contenidas.
El ordenamiento de los documentos por la procedencia administrativa en gran parte limita el campo de investigacin de estos documentos.
Respecto a cualquier pregunta, casi todos los departamentos
administrativos pueden descartar campos cronolgicos o aquellos del
rea de competencia, en una forma que no tiene paralelo en el campo
- 260 -

bibliotecario. En este ltimo caso, se puede tener acceso por madio


de un simple catlogo clasificado de todos los fondos mientras que
con los archivos, una vez que se han determinado las secciones o
clases que se usarn, se elaboran guas de referencia, las cuales
no deben contener elementos muy generales. Todas las entradas en
tales guas o auxiliares de referencia son de naturaleza especfica, mientras que en los catlogos de las bibliotecas, las ideas
generales no solo rigen el plan de la clasificacin sino que tambin proporcionan la base para las referencias a trabajos generales, inclusive al ms general de todos, como son las enciclopedias.
En este sentido, no existen documentos generales.
Claro est que no es fcil escoger departamentos administrativos o clases de archivos tiles pues generalmente depende de la
gua general del archivo y particularmente del ndice de materias a
esta gua. Puesto que sta es la entrada principal para muchas
bsquedas, y su ndice contiene las descripciiones de los departamentos y las clases y no de los documentos, tiene ms en comn con
las prcticas bibliotecarias que con los ndices de archivo que son
el tema de este artculo. Pueden aparecer ms elementos generales,
especialmente si una buena proporcin de las clases de archivo relacionadas estn en depsitos y no tienen una procedencia administrativa que limite su rango. Por esta razn, al intentar por ejemplo,
sistematizar la indizacin de varias guas, o descripciones a
nivel de gua, se pueden usar mtodos bibliotecarios hasta un punto
que no sea conveniente a los ndices de archivo.
Esto mismo es vlido para los ndices temticos de todos los fondos de una oficina,
e.g. en tarjetas independientemente de una gua impresa. Memas los
ndices a los documentos depositados o a los manuscritos histricos al igual que los ndices a las descripciones a nivel de gua,
pueden ser ms generales y clasificados en su acceso que los de
los ndices ms especficos de archivo. Las siguientes observaciones sobre los ndices de archivo deben tenerse en cuenta con el
fin de excluir los ndices diferenciados anteriormente.

CLASIFICACIN Y CONSISTENCIA

Aunque la clasificacin,o sea la agrupacin de temas relacionados bajo un encabezamiento nico,se ha empleado regularmente en los
ndices de archivo, la razn ha sido metodolgica y el mtodo,
alfabtico. No solo el orden alfabtico ha sido el criterio para
ordenar cualquier encabezamiento, los encabezamientos mismos se han
ordenado alfabticamente para construir el ndice como un todo. No
conozco ningn caso donde se haya intentado agrupar los encabezamientos relacionados en una forma completamente clasificada, aunque hay un
componente de este tipo de clasificacin dentro del encabezamiento
"Acciones" en el ndice de materias del "Curia Regis Rolls". El
ndice general que combina materias y nombres como el Foreing Office
Main Index, ha sido ms comn que el ndice de materias por separado, como "Curia Regis Rolls", lo cual se justifica por el tipo de
consultas que se hacen a los archivos que a su vez dependen del
carcter especfico del material. Cuando se tiene una consulta
especfica que combina nombres y resmenes, es ms til tener un
ndice donde se puedan chequear todas las alternativas de acceso y
por lo general es preferible que las entradas se hagan como tems
especficos en lugar de reuniras en grupos. Claro est, que hay
muchos casos en que el indizador pueda suponer en forma razonable que
- 261 -

quienes estn interesados en el tema A pueden tambin interesarse en


el tema B, de manera que es mejor reunirlos bajo un encabezamiento
ms general. Estoy seguro que ha habido muchos casos en los cuales
la agrupacin ha sido metodolgica en su origen y muy poco relacionada con la asistencia al lector, tanto que se ha desarrollado la
tendencia a rechazar por completo cualquier entrada especfica. Se
han hecho ndices donde todas las entradas han sido asignadas a
algn encabezamiento abstracto que rige la posicin de la entrada en
el ndice, an cuando tales encabezamientos tienen solo una entrada
subordinada, de manera que ningn elemento de la agrupacin se
mezcla con otro parecido. Esta es la msjor experiencia metodolgica.
Una de las mayores dificultades que confronta la indizacin por
materias, comparada con la indizacin por nombres, es la consistencia.
Constantemente hay que preguntar "Se ha indizado este tipo de
materias anteriormente?" o de otra forma "se ha indizado con esta o
aquella profundidad este tipo de documento antes?" y tambin "Dado
que este tema debe representarse en el ndice, qu lenguaje se us
anteriormente?" Con el fin de lograr consistencia, hay una constante
necesidad de volver atrs,a los ndices anteriores de las series y a
las etapas anteriores del ndice corriente. Este tipo de examen se
hace si el indizador sabe que si hay un tema particular, ste deber
estar en un grupo particular, cualquiera que sea el idioma empleado
para describirlo. Para un grupo de esta naturaleza, ste es un tem
ms pequeo para estudiar que el ndice total, y en todo caso es un
grupo de antecedentes en lugar de entradas nicas que el indizador
debe considerar de vez en cuando con el fin de mantener su consistencia.
Por otro lado, los usuarios de los ndices pueden ir directo a
las entradas individuales que necesitan, particularmente en un ndice
donde hay muchas entradas especficas por nombre. Por lo tanto, en
muchas ocasiones es intil imponer entradas directas de temas de una
etapa intermedia para decidir qu grupo o grupos de temas deben
estudiarse, an cuando esta decisin sea solamente cuestin de
seguir una referencia cruzada. Esto no quiere decir como se seal
ya, que no hay ocasiones en que el usuario del ndice interesado en A
tambin lo este en el B, lo cual es sensato desde su punto de vista
del grupo de trminos. Tampoco creemos que haya usuarios que necesiten la ayuda de algn tipo de clasificacin para limitar sus consultas generales. Pero en general, los ndices temticos de archivo
deben contener entradas individuales y especficas, y en particular
debe hacerse cualquier agrupacin de entradas para uso del usuario y
no para beneficio mecnico temporal del indizador.
Por la naturaleza del material,la imposicin de la especificidad
en la descripcin, y la ventaja que tiene para el usuario mantenerla
en el ordenamiento del ndice, hace improbable que se pueda desarrollar una clasificacin pre-consolidada para la indizacin de
archivos en la misma forma como se han desarrollado estas clasificaciones para uso de las bibliotecas. Las series de archivo difieren
considerablemente en contenido, y sera ms beneficioso desarrollar
la clasificacin para la indizacin de una serie tanto como esa
serie lo necesite. Como se ha demostrado, esta necesidad, en trminos de cantidad, puede no ser grande, aunque en cada caso se requiera
cierto tipo de control de consistencia; la necesidad es por un
producto hecho a la medida. El caso puede ser distinto para la indizacin sistemtica de las guas de archivo o de informacin de
este tipo, y si es posible sera mejor indizar todas las guas
en una misma forma o preparar ndices unidos de ellas.
- 262 -

La necesidad en este caso es de ndices especficos de manera


que las entradas como un todo no estn arregladas por grupos de
materia, o ndices generales donde las materias y los nombres aparecen en un orden, no por separado, y de ndices que tengan algn
tipo de control de consistencia. El problema es si tales ndices
pueden darse en alguna forma sistemtica, particularmente con la
ayuda de mquinas. En cuanto al problema relacionado con la sustitucin de ndices por mquinas, no intento considerar el hecho
que los usuarios de los archivos preferiran tener ndices convencionales que
puedan llevar, enviar y consultar en cualquier
parte y que las tcnicas hasta ahora desarrolladas en los sistemas de recuperacin, no se adaptan muy bien a la investigacin de
archivos. Ya que la construccin de ndices temticos implica
una sucesin de decisiones, cada una con un precedente, debemos
analizar si estas decisiones pueden registrarse de tal forma que el
precedente se opere automticamente, relevando al indizador de la
tarea de buscar precedentes o, como alternativa, relevndolo de la
tarea de tomar decisiones en casos donde ya se han tomado. Claro
que est sujeto a que l pueda cambiar de idea o de sistema.Cuando
los ndices estn almacenados en forma legible por mquina, pueden
mezclarse para producir ndices unidos o hacer selecciones de
ellos ya que hasta cierto punto son consistentes uno a uno, o existe
un mtodo para abolir las inconsis- tencias. Si tal sistema, puede
eliminar algunas tareas en la cons- truccin de un ndice, las
posibilidades de combinacin y de seleccin de este tipo deben
considerarse beneficiosas.
Esto nos conduce al problema de la consistencia, cualidad esencial de un ndice satisfactorio. Una de las formas en que la indizacin debe ser consistente si va a ser satisfactoria, es en la seleccin de sucesos y de ideas que se van a indizar, y en el caso de
muchos docunentos, tambin en la seleccin de nombres. Documentas
similares deben indizarse en forma similar en cuanto a detalles,
profundidad y acceso. No veo la forma como tales selecciones, puedan
hacerse mecnicamente.
Los trminos en que se indiza un pasaje
pueden no aparecer en el pasaje mismo, pero pueden extractarse por
medio de exploracin mecnica, y an en el caso de nombres, parece
no haber reglas confiables por las cuales se puedan tomar del texto
para procesarlas en forma de ndice. Cunto se pueden reducir a
reglas las selecciones de temas, dependiendo del conocimiento del tema
y del valor del documento, para entender, en forma corta, qu significa el documento?
Puede tomarse como un hecho, que las entradas
apropiadas del ndice en este campo, puedan prepararse solamente con
la intervencin del hombre quien continuar siendo el responsable
por la consistencia en la seleccin, aunque pueda recibir alguna
ayuda del procesamiento mecnico.
El siguiente paso en el procesamiento es ver si el lenguaje
empleado es consistente con el que se utiliz anteriormente, que la
misma idea se exprese en los mismos trminos, y que cualquier forma
de clasificacin o agrupacin que se haya empleado previamente, se
emplee de nuevo. En la mayora de los ndices de archivo, las entradas de temas tienen slo un trmino o frase introductorio tratado desde un punto de vista temtico, y cualquier modificacin que
siga a este trmino se arregla en forma alfabtica.
De esta manera
se puede tener "Exportaciones, de armamento por Alemania" y "Exportaciones, promocin de, por accin del gobierno", sin intentar
relaciones lgicas entre el trmino introductorio y la frase modificada, para arreglar los modificadores en patrones normalizados u
rdenes lgicas.
- 263 -

Lo que pasa es que todas las decisiones previas referentes a


estos trminos que constan de una o dos palabras, se almacenan en
forma separada del ndice. Tales decisiones no necesariamente
afectan su organizacin, y deben ser consultadas por palabras
semejantes. Esto puede hacerse necnicamente.
En el caso de entradas que constan de trminos y sus relaciones
definidas, se ha sugerido que se haga una clasificacin automticamente a partir de las relaciones . Eso no es posible aqu donde no
hay relaciones entre las entradas pero de alguna forma puede hacerse
una clasificacin que vaya aumentando naturalmente por medio del
registro de todas las decisiones que se han tomado sobre el lenguaje y
el ordenamiento, esto es en cuanto que una clasificacin conste de
decisiones sobre el lenguaje y el oredenamiento del ndice mismo,
i.e. el estrato inferior o en los estratos ms altos, los cuales son
necesarios para asegurar la consistencia completa.En conjunto la clasificacin const