Unidad N3.

Documentacin del Sistema de Gestin de Calidad - Fase 2

Actividad: Documentacin de procesos
Nombre del Aprendiz: JORGE ELIECERGOMEZ POVEDA
Al realizar la arquitectura documental del Sistema de Gestin de Calidad y una
vez estandarizada la estructura de manuales, procedimientos, formatos,
instructivos, listados y dems documentos necesarios para cumplir y mantener
el Sistema de Gestin de Calidad, se hace ineludible empezar con el proceso
de documentacin de dichos documentos de acuerdo a la lista de chequeo
definida en la actividad de la unidad N2 (Arquitectura documental del
Sistema de Gestin de Calidad). Para esto, usted debe solucionar los
siguientes tres puntos:
1) Seleccin del orden de la documentacin: defina mediante una
grfica, diagrama, mapa u otra herramienta que demuestre la secuencia
u orden a seguir para iniciar la documentacin para cada uno de los
procesos institucionales de direccin, apoyo, misionales y de mejora
continua.

PROCESO
Y CODIGO

SUBPROCES
O Y CODIGO

PROCEDIMIENT
O

CODIGO

PLAESINSPT-339OPLADI-V02
Planeamient
o
Estratgico
DIRECCION

Estructuracin
Plan de Accin
Institucional

PLAESINSPT-339OPLADI-V02

FORMATO

CODIGO

Mapa Estratgico Institucional de

la Armada Nacional
Mapa Estratgico a nivel
componente
Mapa Estratgico Comando
Brigada
Instructivo
para
el
Diligenciamiento de la Matriz del
Plan de Accin Armada Nacional

PLAEST-ME-3JEPLAN-V01
INS-ME-13CIMAR-V03
OFLU-ME-10CIMAR-V01
PLAESINS-IT41-JEPLANV03
PLAESINS-FT743-OPLADIV01
PLAESINS-FT364-OPLADIV05
ALMDIS-FT1030-JOLAV01

Formato de Hoja de
Indicadores de Gestin
Matriz del Plan
Armada Nacional

de

Vida
Accin

Orden De Suministro
Abastecimient
o
Distribucin de
Mercanca

Apoyo

Misional

MEJORA

Accin
Integral

Gestin de
Calidad

Elaboracin
Medios De
Comunicacin
Impresos

Procedimiento
Acciones
Preventivas,
correctivas y de
Mejora

ALMDIS-PT225-JOLAV03

Orden De Embarque

Salidas De Almacn

ALMDIS-FT1031-JOLAV01
N/A

Director Estratgico

Director Estratgico
Jefe de Oficina de
Planeacin y Diseo
Jefe de Oficina de
Planeacin y Diseo
Jefe de Almacn

Jefe de Almacn

Jefe de Almacn

Oficio De Salida De Bienes

N/A

Jefe de Almacn

Plantilla De Creacin / Extensin

Materiales

N/A

Jefe de Almacn

Autorizacin Boceto Y
Elaboracin Material.

ACIN-FT-1319JONA-V01

Distribucin Medios
Comunicacin Impresos.

ACIN-FT-008JONA-V02

ACIN-PT382-JONAV02

GESCALPT-158OPLADI-V07

RESPONSABLE

Jefe de Dpto. Accin

Integral
Cronograma Desarrollo
Campaas Institucionales Accin
Integral General.

ACIN-FT-569JONA-V01

Instructivo para Definicin y

Anlisis de Posibles Causas que
Generen un Problema.

GESCAL-IT-87OPLADI-V01

Instructivo para el
Diligenciamiento de Acciones
Preventivas y correctivas

GESCAL-IT-98OPLADI-V01

Acciones de mejora

GESCAL-FT1478-OPLADIV01

Jefe Oficina de Gestin de

Calidad.

2) Documentacin total de un proceso Misional o de Realizacin del

Producto/Servicio: de los procesos institucionales, seleccione el que

debera documentarse primero de acuerdo al punto anterior,

posteriormente deben iniciar su completa documentacin, de modo que
luego de realizada, se garantice el cumplimiento de los requisitos
aplicables para el mismo, segn Norma ISO 9001:2008.
A. Definicin de la caracterizacin del proceso seleccionado.

PROCESO MISIONAL: ACCION INTEGRAL

Objetivo del Proceso: Neutralizar las acciones de guerra Polticas en la jurisdiccin y rea de responsabilidad.
Alcance del Proceso: Garantizar un enfoque efectivo hacia el cliente en trminos de calidad brindando
Cdigo y fecha de
satisfaccin en los intereses de nuestros ciudadanos con apoyo permanente de nuestros hombres y
aprobacin
mujeres que ejercen campaas sociales de apoyo a la poblacin
ACIN-CT-6 JONA VER.04
04 FEB/14
PROVEEDOR
ENTRADA E
ACTIVIDADE
RESPONSABL
SALIDA DEL
CLIENTE
INTERNO
EXTERN
INTERNO
EXTERN
INSUMO
S CLAVES
E
PRODUCTO
O
O
DEL
PROCESO
Proceso De
Ministeri
Poltica De
Plan
Director Dpto.
Directrices
Procesos
Planeamient
o De
Consolidacin
Estratgico
Accin
Estratgicas
Institucionale
o
Defensa
Accin
Integral
Accin
s
Estratgico
Integral
Integral
Institucional
Proceso De
Ministeri
Recursos
Elaboracin
Director Dpto.
Peridico
Procesos
Poblacin
Planeamient
o De
Financieros/
De Medios
Accin
Institucional ,
Institucionale
Civil
o
Defensa
Boletines De
Impresos De
Integral
Revista ,
s
Presupuesta
Prensa
Comunicaci
Pagina Web
l Of. Prensa
n Impresos
Proceso
Entidade
Informes de
Desarrollo de
Director Dpto.
Proyecto de
Proceso
Poblacin
Misional
s
Desmovilizaci
Campaas
Accin
Campaas
Misional
Civil
Estatales
n, Poltica de
Institucionale
Integral
Institucionale
Consolidacin,
s
s.
Estudios de
reas.

B. Realice los manuales, procedimientos, instructivos de trabajo, formatos,

listados, y dems documentacin aplicable al proceso seleccionado en
el punto 2 que contribuyan a garantizar su adecuada implementacin,
mantenimiento y mejora continua.

MANUAL:
1. MANUAL DE CALIDAD
2. MANUAL DE FUNCIONES Y PERFIL DE CARGOS.
3. MANUAL DE OPERACIONES PSICOLOGICAS.

PROCEDIMIENTOS:
1. PROCEDIMIENTOS DE DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICOS
2. PROCEDIMIENTOS DE ANALISIS ESTRATEGICOS
3. PROCEDIMIENTO DE ELABORACION DE MEDIOS IMPRESOS
INSTRUCTIVOS DE TRABAJO:
1. INSTRUCTIVO ARCHIVO FOTOGRAFICO.
FORMATOS:
1.
2.
3.
4.
5.

FORMATO DE DISTRUCION DE MATERIAL SONORO

FORMATO DISTRIBUCION MEDIOS COMUNICACION IMPRESOS
FORMATO ANEXO DE ACCION INTEGRAL
FORMATO DE APRECIASION DE ACCION INTEGRAL
FORMATO DE MEDIOS DE COMUNICACIN AUDIOVISUAL.

LISTADOS:
1. LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS DE ACCION INTEGRAL.
DOCUMENTACION DE MANEJO:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.

OFICIOS.
SEALES
RADIOGRAMAS
MEMORANDOS
ACTAS
INFORMES
DIRECTIVAS
REGLAMENTOS
NORMAS.

Nota: la respuesta a este punto podr entregarse en ste documento o

enviarse de manera anexa a travs de compresores como WInZip o WinRar.

3) Escriba las conclusiones de aprendizaje que obtuvo tras el desarrollo de

la presente actividad.

Conclusiones

1. EN EL PRESENTE TALLER SE DETERMINA LA SECUENCIA DOCUMENTAL DE LOS

INTERACCION ENTRE ELLOS TENIENDO EN CUENTA LA PARTE ORGANIZACIONAL DE
IMPORTANCIA DE LA CARACTERIZACION DEL PROCESO SELECCIONADO, EN LA CUAL S
INSUMO Y EL RESULTADO DEL PROCESO DENTRO DEL MEJORAMIENTO CONTINUO
TAMBIEN LA PARTE DOCUMENTAL DEL PROCESO SELECCIONADO.

2. CABE NOTAR LA IMPORTANCIA DE LA ESTRUCTURA DOCUMENTAL EN LA ORGANIZACIN

LA MEJORA CONTINUA

3. ES IMPORTANTE EN LA ESTRUCTURA DE EL SISTEMA DE CALIDAD LOS MANUALES, PROC

INSTRUCTIVOS, LISTADOS Y DEMAS DOCUMENTOS QUE MANTIENE LAS SOSTENIBILIDAD
ORGANIZACIN.

Modo de entrega:

La actividad debe ser realizada por usted.

Debe subir a la plataforma el archivo con el desarrollo de la actividad
realizada.

Criterios de evaluacin
Determina la secuencia e interaccin de un proceso.
Realiza la documentacin del proceso.