2015

El avance de
proyectos con MS
Project

Lic. Javier A.
DLabra Noriega
jdlabra@hotmail.com

Mayo 2015

Tabla de contenido
Introduccin ..............................................................................................................................................................................2
Inicio del documento ................................................................................................................................................................2
Conceptos bsicos de MS Project .............................................................................................................................................2
Avance en la duracin...............................................................................................................................................................3
Avance del trabajo ....................................................................................................................................................................4
Avance financiero .....................................................................................................................................................................5
Avance en Entregables..............................................................................................................................................................6
Conclusiones .............................................................................................................................................................................7

Serie: Administrando proyectos con MS Project

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Introduccin
En la Gestin de Proyectos es clsica la pregunta Cmo van con el proyecto?, desgraciadamente a dicha pregunta se tiene
la respuesta clsica Bien, por lo tanto considerando el uso de las buenas prcticas Cmo podemos saber si vamos por
buen camino para lograr el proyecto de manera satisfactoria?.
El objetivo de este documento es revisar el concepto de: Avance de proyecto y los mecanismos para dar una respuesta ms
puntual y descriptiva tomando en cuenta el inters de la persona que pregunta. Es claro suponer que haciendo uso de la
aplicacin podremos responder basados en la informacin proporcionada por el equipo de trabajo a la fecha y registrada
por parte del Lder de proyecto, sin embargo en la mayora de los casos el desconocimiento de las capacidades de Microsoft
Project de Escritorio (MS Project) puede ocasionar problemas de interpretacin, razn por la cual se hace una revisin de
varios de los campos naturales y se proponen algunos adicionales para ser configurados en la aplicacin.

Inicio del documento

Todo Lder de proyecto considera el concepto de la triple restriccin: Costo, Tiempo y Alcance, para planear y dar
seguimiento al proyecto, de manera que al responder a la pregunta clsica nos permita: 1) conocer la situacin actual vs la
planeada y 2) pronosticar la situacin a una cierta fecha. Es por ello que es importante tener claridad de lo que significa el
avance; acorde a la Real academia de la lengua espaola viene de la palabra Avanzar, y en trminos muy concretos
tenemos:
Definicin de avance
Mover o prolongar hacia adelante, dicho de un perodo de tiempo es acercarse a su fin.
Cmo podemos saber si vamos hacia adelante?, pues dependiendo de la persona que cuestiona sobre el proyecto,
podemos contestar en trminos de: Costo, Duracin (das que transcurren entre la fecha de inicio y la fecha de fin), Cantidad
de horas-hombre y Entregables.

Conceptos bsicos de MS Project

Cuando uno utiliza MS Project lo hace generalmente usando la vista de Diagrama de Gantt, y si estn trabajando en modo
de tarea automtico la aplicacin buscar repartir de manera proporcional el trabajo a cada uno de los das de duracin de
la tarea, es decir que cuando uno asigna un recurso a un proyecto, MS Project considera la capacidad del recurso y calcula
las horas por da equivalentes a la capacidad, haciendo una asignacin de dicha cantidad de horas para cada uno de los das
de la fecha de inicio a la fecha de fin.
Por ejemplo considerando un recurso que se llama Javier con una capacidad de 100% y tasa de $200 por hora.

Al ser asignado a una tarea de 10 das tendr un efecto similar al siguiente:

Serie: Administrando proyectos con MS Project

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Revisando en la vista de Uso de tareas podemos visualizar la asignacin de horas que se dio para dicho recurso.

En este caso se asign a cada da del perodo (que comprende los diez das) un total de ocho horas por da, totalizando las
ochenta hora que se calcularon en el momento de la asignacin del recurso a la tarea y que en MS Project se conoce como
Trabajo.
El objetivo de una planeacin de proyecto es tener identificados para cada una de las tareas los siguientes datos: Fecha de
Inicio, Fecha de Fin, Duracin, Trabajo, Costo. Y por consiguiente los mismos datos para el proyecto.
Posterior a la planeacin y acorde a las buenas prcticas daramos arranque a la ejecucin del proyecto, por lo que para
ello se debe de establecer alguna de las lnea base permitidas en MS Project a fin de poder comparar los datos futuros con
los datos originales, a fin de visualizar ambos datos se recomiendo utilizar la vista de Gantt de seguimiento para el
seguimiento del proyecto.
Para el seguimiento de las tareas se consideran para cada uno de los campos mencionados anteriormente, los valores
Reales y los Restantes, los valores Reales son los actualizados por el Lder de proyecto para describir lo que se ha
realizado, y los Restantes son la diferencia entre el valor del campo y el valor real.

Avance en la duracin
En MS Project existe el campo de % Completado, el cual est definido como 100*Duracin Real/Duracin.
Por ejemplo si el Lder de proyecto captura un valor de dos das como el valor de la Duracin real, se calcular un %
Completado acorde a la frmula anterior.

Si se llegar a reprogramar la Duracin por ejemplo a 12 das el efecto sera:

Manteniendo una consistencia con la frmula descrita anteriormente.

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Cundo es til este valor de avance? Cuando la persona que desea conocer la situacin de proyecto dimensiona en
trminos de los das transcurridos y los das que faltan para la fecha de fin, es decir, este avance es lineal con respecto a los
das laborales especificados por el calendario del proyecto. De hecho este el valor que es ms fcil de obtener al usar MS
Project.
Por ejemplo: Para una tarea que inicia el da 1 y tiene una duracin de 10 das, estableciendo una Fecha de estado al quinto
da posterior a la fecha de inicio y utilizando el comando de Actualizar segn programacin.

MS Project realizar el clculo del % Completado, en este caso se tendr 50% (5 de 10 das).

Por lo que si la persona que cuestiona piensa en trminos de duracin, el valor del % Completado es la opcin para que el
Lder de proyecto presente la situacin.

Avance del trabajo

En MS Project existe el campo de % Trabajo Completado, el cual est definido como 100*Trabajo Real/Trabajo.
A fin de ejemplificarlo utilicemos la vista de Uso de tareas para modificar el esquema de asignacin que MS Project realiza
de manera proporcional, en este caso asignaremos a cada da una cantidad aleatoria de horas, y para este ejemplo la
cantidad de horas a la tarea ser de 40 horas.

Cuando el Lder de proyecto actualiza el % Completado a un 20% (como en el primer caso de la seccin anterior) est
indicndole a MS Project que se trabajaron dos das, y por lo tanto MS Project suma la cantidad de trabajo de los dos
primeros das, que para este ejemplo suman 12 horas. Ahora aplicando la frmula se tiene que 12/40 nos da 0.3, es decir
30% como podemos apreciar en la siguiente imagen:

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Si se llegar a reprogramar la Duracin por ejemplo a 12 das el efecto sera:

Manteniendo una consistencia con la formula descrita anteriormente, tanto para el % Completado, como para l % Trabajo
Completado (se actualiz el trabajo por el incremento de dos das (16 horas) a la tarea).
Es importante sealar la relacin entre el % Completado y el % Trabajo Completado, dado que si uno se ajusta ocasiona
cambios en el otro campo. De hecho y cuando se trabaja con la asignacin proporcional natural de MS Project ambos
valores son generalmente iguales.
Cundo es til este valor de avance? Cuando la persona que desea conocer la situacin de proyecto dimensiona en
trminos de las horas-hombre comprometidas en el proyecto, es decir, este avance es de acuerdo a la asignacin de horas
a cada uno de los das del perodo.
Por lo que si la persona que cuestiona piensa en trminos de trabajo, el valor del % Trabajo Completado es la opcin para
que el Lder de proyecto presente la situacin.

Avance financiero
En MS Project no existe un campo que nos muestre la relacin entre el Costo real y el Costo, pero se puede implementar
de manera muy sencilla si aprovechamos algunos de los campos de tipo costo y lo definimos por medio de la frmula:
% Financiero= format (IIf(Costo=0,0,[Costo real]/Costo),"##0%")
Aqu un ejemplo de la aplicacin de dicha frmula:

Podemos ver que para las tres primeras tareas el % Financiero es similar al % Completado, esto es porque estamos usando
la proporcin que MS Project hace de manera natural, pero para la cuarta tarea que fue definida en la seccin anterior y
para la cual se realiz un ajuste en la cantidad de horas para cada da de la tarea, vemos una diferencia; esto es porque l
% Completado representa la duracin real (dos das en este caso =20%), pero el Costo real (calculado por las horas
trabajadas registradas) representa un 30% del Costo, que es el valor obtenido al calcular 100*240/800.

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Por qu MS Project no tiene un % Financiero por default? La realidad es que Microsoft decidi implementar el Mtodo
del Valor Ganado, que es una representacin del valor econmico de lo que se realiza en la tarea. En este caso tenemos
tres campos:
Costo presupuestado del Trabajo Programado CPTP: Es el Costo de la Lnea base que se tiene programado a la Fecha de
estado del proyecto.
Costo presupuestado del Trabajo Realizado CPTR: Es el costo obtenido al multiplicar el % Completado por el Costo de la
Lnea base a la Fecha de estado.
Costo Real del Trabajo Realizado CRTR: Es el costo real a la Fecha de estado.

Revisando el ejemplo y considerando la Fecha de estado del 22/05/15:

Para la Tarea A: Con un Costo ($200), Comienzo y una Duracin de 3 das debera estar concluida, por ello el Costo previsto
debera se haberse alcanzado, por lo que CPTP tiene el valor de $200 (=Costo previsto * 100%), el CPTR tiene el valor de
$50 (=Costo * 25%) y finalmente el CRTR es similar al Costo real.
* Sugerimos hacer la revisin para el resto de las tareas y compartir sus comentarios
Cundo es til este valor de avance? Cuando la persona que desea conocer la situacin de proyecto dimensiona en
trminos de los costos comprometidos en el proyecto, es decir, este avance es de acuerdo a los costos previstos del
proyecto y a su aplicacin a lo largo del tiempo del proyecto.
Por lo que si la persona que cuestiona piensa en trminos de costo, el valor del % Financiero puede ser una opcin para
que el Lder de proyecto presente la situacin.

Avance en Entregables
Aunque el valor de los tres porcentajes anteriores es importante en muchos casos, creo importante introducir este
concepto de % Entregables que representa la cantidad de entregables realizados versus la cantidad de entregables
comprometidos.
Esta informacin no viene de manera natural en MS Project, pero podemos hacer uso de algunos campos y realizar la
siguiente configuracin:
Campo tipo Marca: Entregable? Sin ninguna frmula definida
Campo tipo Nmero: # Entregables definido por la frmula IIf([Entregable ?],1,0) con clculo de resumen de tipo Suma
Campo tipo Nmero: # Entregables concluidos definido por la frmula IIf([Entregable ?] And ([% completado]=100), 1, 0)
con clculo de resumen de tipo Suma

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Campo tipo Texto: % Entregables definido por la frmula format( IIf( [# Entregables]>0, [# Entregables concluidos] / [#
Entregables],0),"##0%")
De manera que aquellas tareas que sern considerados Entregables del proyecto, indicamos dicha situacin haciendo
verdadero el valor del campo Entregable?.
Para visualizar los valores de los campos descritos ser necesario activar la tarea resumen de proyecto, tenindose una
vista como la siguiente:

Cundo es til este valor de avance? Cuando la persona que desea conocer la situacin de proyecto dimensiona en
trminos de los entregables del proyecto, es decir, este avance es de acuerdo a los compromisos contrados en el proyecto,
y que son los elementos que nos permiten conocer que tan cercanos estamos de llegar al fin del proyecto.
Por lo que si la persona que cuestiona piensa en trminos de entregables, el valor del % Entregables puede ser una opcin
para que el Lder de proyecto presente la situacin.

Conclusiones
En mi opinin los datos de los avances son importantes para dar claridad con respecto a cualquiera de los comentados
anteriormente a los diversos interesados, pero en especial el % Entregables es el que desde mi punto de vista me permite
conocer de manera ms clara la situacin actual en trminos de productos, y recordando que el objetivo del proyecto es la
creacin de un: Producto, Resultado y Servicio. Dicho valor puede ser una mejor respuesta a la clsica pregunta Cmo
van?.

Fin de documento

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