UNIVERSIDAD NACIONAL DE

CAJAMARCA

DOCUMENTACIN MERCANTIL

Desde tiempos remotos, el comercio era una de las actividades ms importantes del ser
humano, siendo el trueque una de las formas elementales de realizacin mercantil. Conforme
fue evolucionando el ser humano en su relacin con el sistema productivo mercantil, tambin
fue desarrollando su forma de intercambio en las cosas: entonces se cre la moneda. El
hombre de esta forma cambia objetos por su representacin de valor.
Al hacerse notorios los adelantos y descubrimientos cientficos, tambin se tenia que avanzar
en las formas de intercambio para ello se crearon documentos mercantiles que avalaran una
determinada relacin comercial.
Por tanto la documentacin mercantil es una disciplina especializada que nos da a conocer las
caractersticas fundamentales y requisitos primordiales que debe reunir toda documentacin a
emplearse en cada actividad mercantil.
Los documentos mercantiles a utilizarse darn fe de la actividad comercial, y servirn a su vez
para asentar dichas operaciones en registros especiales y su posterior control por parte de la
contabilidad.
El llenado de los documentos mercantiles requiere de un aspecto tcnico legal, es decir
fundamentadas en el arte de su confeccin y en las leyes que la rigen.
CLASIFICACION
a) Documentos exigidos legalmente por la SUNAT
b) Documentos empleados legalmente por todo sistema comercial financiero.
A) DOCUMENTOS EXIGIDOS POR LA SUNAT
Mediante el Decreto Ley 25632 y su reglamento difundido por la administracin tributaria ha
establecido normas en el sistema de registro documentario a fin de que exista una mejor
organizacin y control de la actividad tributaria.
COMPROBANTES DE PAGO
Es todo documento que acredita la transferencia de bienes, entrega en uso o prestacin de
servicios, calificado como tal por la SUNAT. El comprobante de pago es un documento formal
que avala una relacin comercial o de transferencia en cuanto a bienes y servicios se refiere.
DOCUMENTOS CONSIDERADOS COMPROBANTES DE PAGO
a) Facturas
b) Recibos por Honorarios
c) Boletas de Venta

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CAJAMARCA
d) Liquidaciones de Compra
e) Tickets o Cintas emitidos por Mquinas Registradoras
f) Gua de Remisin.

FACTURA
Es un documento que permite sustentar gastos- costos y detalla en forma clara los bienes y
el importe de los mismos, los servicios prestados, descuentos, condiciones de venta, etc.
Con este documento el vendedor se ver en la obligacin de cobrar el importe fijado y
el comprador de pagar el importe exigido o registrado, as como demostrar la propiedad del
bien o servicio comprado.
Este documento se emitir a favor del adquiriente o usuario que posea nmero de
Registro nico de Contribuyente (RUC)

RECIBO POR HONORARIOS

Documento que debe ser entregado por toda persona que ejerce una profesin u oficio.
Este es utilizado para sustentar gastos y costos para efectos tributarios, ejemplo: mdicos,
abogados, contadores, electricistas, gasfiteros, etc. siempre y cuando no estn asociados
en sociedades civiles u otros.

BOLETA DE VENTA
Documento otorgado a consumidores o usuarios finales, en ella se consignan el
valor de la venta mas no se detalla el IGV. No otorgan derecho a crdito fiscal, ni
pueden ser utilizados para sustentar gasto o costo, salvo el 3% del total de los
comprobantes de pago que otorgan el derecho a deducir costo y gasto.

LIQUIDACIN DE COMPRA:
Es documento emitido por el comprador, su empleo permite nicamente cuando el vendedor es
una persona natural productora y/o acopiadora de productos primarios derivados de
actividades como: agricultura, pesca artesanal, artesana, etc.
Permite ejercer el derecho al crdito fiscal, siempre que el impuesto sea retenido y pagado por
el comprador, pudiendo ser empleadas para sustentar gasto o costo para efecto tributario.
Quedando el comprador designado como agente de retencin de los tributos que grava la
operacin.

TICKETS:
Son documentos emitidos como comprobantes de pago en operaciones con consumidores
finales y en operaciones realizadas por los sujetos del Rgimen nico Simplificado, cuando el
comprador necesita utilizar el crdito fiscal ser necesario identificarlo con su No RUC as
como con sus apellidos y nombres, o denominacin o razn social, se emitan como mnimo en
original y una copia, adems de la cinta testigo, as como se discrimine el IGV que afecta a la
compra. Los vendedores debern efectuar una liquidacin diaria de las operaciones realizadas
por cada mquina registradora.

LETRA DE CAMBIO:
La letra de cambio es un documento mercantil por el que una persona, librador, ordena a
otra, librado, el pago de una determinada cantidad de dinero, en una fecha determinada o
de vencimiento.
El pago de la letra de cambio se puede realizar al librador o a un tercero llamado beneficiario,
tomador o tenedor, a quien el librador ha transmitido o endosado la letra de cambio.

EL CHEQUE:

El cheque es un documento de pago inmediato, a diferencia de la letra de cambio y el pagar, que

son documentos de crdito.
Orden de pago pura y simple librada al banco, en el cual el librador tiene fondos depositados en
cuenta corriente; o autorizacin para girar en cuenta corriente con sobregiro.
Los cheques son girados a cargo de los bancos; quienes entregan talonarios numerados en serie.
Tambin dichos talonarios pueden ser mandados a confeccionar por el librador, pero previa
autorizacin del banco correspondiente. Para librar o girar un cheque el girador debe tener los
fondos suficientes o sobre giro que le otorga el banco.

ORDEN DE COMPRA:

Es un documento similar a la nota de pedido, se utiliza para solicitar mercaderas a un determinado

proveedor cuando se encuentran en una misma localidad y el proveedor no enva vendedores para
ofrecer el producto.
Es el documento formal que utiliza el departamento de compras para solicitar la mercadera que
requiere. Debe ser concreto, claro y especfico en lo que se solicita.
Antes de emitir la orden de compra, debe enviarse una solicitud de cotizacin a cada uno de
los proveedores que pueden abastecernos de las mercaderas requeridas las cotizaciones por los
proveedores se proceder a emitir la orden de compra a nombre del proveedor elegido.

NOTA DE CRDITO:
La Nota de Crdito ser emitida al mismo adquiriente o usuario para modificar comprobante de
pago emitidas con anterioridad. Especficamente para disminuir (abonar o acreditar) el importe de
una factura a la que no se le ha considerado oportunamente ciertos descuentos o que por pronto
pago se deba conceder un determinado descuento, as como por la anulacin de operaciones.

GUIA DE REMISIN:
Es un documento que se emplea en el comercio para enviar las mercaderas solicitadas por
el cliente segn su Nota de Pedido y este se encuentra impreso y membretado, segn necesidad de
la Empresa sirve para que el comercio tenga testimonio de los artculos que han entregado en las
condiciones solicitadas y aprobado por el departamento de venta.

Este documento se extiende por duplicado o triplicado segn la necesidad de la empresa, por lo
general es prctico que sea un talonario con 3 copias una queda en el talonario para la empresa
que vende, la otra es entregada al cliente junto con las mercaderas; y la tercera es devuelta con la
firma de conformidad del cliente, en el que certifica haber recibido conforme.

VALE:

Es un documento que contiene una promesa escrita en el cual una persona se obliga al pago de
una suma determinada. Tambin se define como una nota escrita que una persona manda a otra a
fin de que mercaderas o dinero por cuenta del firmante del documento.

LOS GIROS:

Es un documento por el cual una persona de orden a otra para pagar a una tercera cierta cantidad
de dinero, en distintos lugares al de procedencia, puesto que los giros pueden extenderse en
moneda nacional y en moneda extranjera.
Los giros se clasifican segn el medio que utilizan para el traslado del dinero. As puede ser:
Giro Bancario, Giro Telegrfico, Giro Cablegrfico.

PAGAR:

Es un ttulo- valor de circulacin y aparece como forma impropia del contrato de cambio que
contena intereses.
Es un documento de crdito al igual que la letra de cambio, con la promesa pura y simple de pagar
una suma de dinero, en un determinado tiempo.
A diferencia de la letra de cambio, que es un documento de orden abstracto, el pagar es un ttulovalor de origen causal, es decir que en documento se podr pactar los intereses, puede incluirse la
causa que da origen al pagar, como tambin podr incluirse la garanta con la cual se afianza la
obligacin.
Es por esta razn seguramente, que el pagar es ms utilizado que la letra de cambio, en
los bancos e instituciones financieras, por cuanto el propio pagar podrn pactar los intereses y
garantizar la obligacin mediante el aval, en otras palabras diremos que es un ttulo- valor ms
completo que la letra de cambio.
El cheque es un documento de pago inmediato, a diferencia de la letra de cambio y el pagar, que
son documentos de crdito.
Orden de pago pura y simple librada al banco, en el cual el librador tiene fondos depositados en
cuenta corriente; o autorizacin para girar en cuenta corriente con sobregiro.

NOTAS DE DBITO:

Es un documento emitido por las empresas para indicarle el titular que se ha cargado a su cuenta un valor
determinado por concepto de intereses, fletes, moras, devoluciones.
La nota dbito ser emitida al mismo usuario para modificar comprobantes de pago emitidos con anterioridad.
Especficamente para incrementar (carga o debitar) el importe de una factura emitida a la que no se le ha
considerado oportunamente si es por gastos adicionales, as como por anulacin de operaciones.

CERTIFICADO DE DEPSITO EN ADUANAS O WARRANT:

Cuando un comerciante entrega sus mercaderas para la explotacin en las Aduanas que existen en
los puertos, la Aduana que es la oficina que administra y controla los derechos y le entrega un
certificado de depsito por duplicado que se conoce con el nombre de Warrant.

CARTA DE CRDITOS DOCUMENTARIOS:

Por crdito entindase al documento o ttulo comercial, mediante el cual el emisor generalmente un
banco por cuenta y orden de un cliente (el importador) se compromete a pagar o hacer pagar
(generalmente a travs de otro banco) a un beneficiario (el exportador) con sujecin a las
condiciones y trminos del mismo una determinada suma o importe.
Ordenante - Importador
Emisor - Banco del Importador
Notificador - Banco corresponsal
(Generalmente del exportador)
El crdito es la evidencia al compromiso legal ineludible en virtud del cual el emisor debe pagar o
hacer pagar al beneficiario, una vez que ste ltimo cumpla con las condiciones y trminos
estipulados.
Dicho de otro modo el crdito significa para el beneficiario, la garanta de un banco para el
ordenante, tambin la garanta que el pago slo se realiza una vez efectuado el embarque, siempre
y cuando se cumplan con las condiciones estipuladas.
El crdito tambin cumple un rol como medio de financiacin, tanto para el ordenante como para el
beneficiario.
El crdito constituye una transaccin u operacin totalmente independiente, diferente y distinto de
las compra - ventas de las mercaderas y de los contratos sobre los cuales suelen estar basados
pero que le son del todo ajenos y extraos.
Es decir, en las transacciones u operaciones con crditos todas las partes interesadas manejan slo
documentos, nunca mercaderas.

FIANZA:

Por la fianza, el fiador se obliga frente al acreedor a cumplir determinada prestacin, en garanta de
una obligacin ajena, si esta no es cumplida por el deudor.
La fianza puede constituirse no solo a favor del deudor sino de otro fiador.

RECIBOS:

El recibo es un documento, mediante el cual una persona acredita haber recibido de otra una
determinada suma de dinero en efectivo o en especie y sirve de comprobante de pago.

BOLETAS DE PAGO:
Es el documento de carcter laboral debe ser otorgado por la empresa al trabajador bajo su
cargo, el mismo que debe ser impreso teniendo en cuenta los requisitos que seala el
dispositivo legal antes mencionado.

HOJAS DE RESUMEN DE PLANILLAS:

Este documento ha sido implementado por el Ministerio de Trabajo mediante decreto supremo 01891-TR, establecindose la obligacin de las empresas para presentarlas hasta el 15 de Julio cada
ao, ante dicha entidad pblica, sobre informacin de planillas al 30 de junio. A travs de este
formulario la empresa (persona natural o jurdica) proporcionar anualmente, informacin al
ministerio de trabajo sobre el nmero de trabajadores, total de remuneraciones, situacin de los
trabajadores, tanto de ejecutivos empleados y obreros.
En particular para el ao 1996 la oficina de economa del trabajo y productividad del ministerio de
trabajo y promocin social a publicado la directiva 001-96-TR/0ETP del 28 de junio estableciendo
las normas que regula esta obligacin de carcter laboral por parte de las empresas del sector
privado. Precisamente dicha obligacin la deben cumplir las empresas ubicadas en Lima que
cuenten con ms de diez (10) trabajadores y las empresas ubicadas en las dems provincias con
ms de cinco (5) trabajadores.
El dispositivo en mencin a fijado sanciones pecuniarias o multas que van desde el 15% de UIT
hasta 1 UIT. Dependiendo del nmero de trabajadores de la empresa, con un incremento del 50%
adicional si la presentacin se realiza despus del 30 de setiembre de 1996 a propsito de la U.I.T;
debemos precisar que sta equivala a S/.2,200.00 a la fecha de obligacin (15 de julio de 1996).
Las empresas obligas (ms de 10 trabajadores para Lima y ms de 5 trabajadores para las dems
provincias) sern convocadas por el ministerio de trabajo de acuerdo a l cronograma conforme al
ltimo dgito de su RUC, establecido por este, pudiendo establecerse fecha posterior al 15 de julio.