Leccin 11. Qu es la ERP?

El trmino planeacin de recursos de la empresa (erp) puede significar diferentes co

sas, dependiendo del punto de vista de cada quien. Desde la perspectiva de los ge
rentes de una compaa, el nfasis se encuentra en ia palabra planeacin; la erp represen
ta un enfoque comprensivo de software para apoyar las decisiones concurrentes co
n planear y controlar el negocio. Por otra parte, para la comunidad de la tecnol
oga de la informacin, la erp es un trmino que describe un sistema de software que i
ntegra programas de aplicacin en finanzas, manufactura, logstica, ventas y mercadeo
, recursos humanos y las otras funciones de !a compaa.
Esta integracin se logra a travs de una base de datos compartida por todas las fun
ciones y aplicaciones para procesamiento de datos dentro de la empresa. Los sist
emas erp son muy eficientes para manejar las diversas transacciones que document
an las actividades de una compaa. Con este propsito, se describe la visin de lo que
debera lograr la erp para la gerencia, con nfasis en la planeacin. Despus de esto, se
describe cmo se disean los programas de software para erp y se dan puntos para co
nsiderar al elegir un sistema de Erp. El inters est en cmo el software soporta los
sistemas de mpc .
Los sistemas erp permiten la planeacin integrada a travs de las reas funcionales de
la compaa.
Tal vez ms importante, la erp tambin apoya la ejecucin integrada a travs de reas func
ionales.
Hoy da, el enfoque se mueve hacia la planeacin y ejecucin coordinadas a travs de com
paas. En muchos casos este trabajo se apoya en los sistemas erp.
Nmeros consistentes
La erp requiere que una compaa tenga definiciones consistentes a travs de las reas f
uncionales. Considrese el problema de medir la demanda. Cmo se mide sta? Es cuando man
ufactura completa una orden? Cundo se toman artculos del inventario de productos ter
minados? Cundo salen fsicamente de las instalaciones? Cundo se facturan? Cundo llegan
la localidad del cliente? Lo que se requiere es un juego de definiciones acorda
das que se empleen por todas las unidades funcionales cuando estn procesando sus
transacciones. Las definiciones consistentes de tales medidas, como la demanda,
los agotamientos de inventario, el inventario de materias primas y el inventario
de productos terminados, por ejemplo, pueden entonces realizarse. Esta es una d
e las piedras angulares de los sistemas de erp.
La erp, con su nfasis sobre la planeacin, est diseada para permitir una integracin mu
cho ms estrecha, eliminando as el problema de la optimizacin local. Tom Wallace y M
i-ke Krernzar, expertos de renombre en la industria manufacturera, describen la
erp como:
Un juego de herramientas administrativas que abarca toda la empresa que ayud
a a equilibrar la oferta y la demanda.
Contiene la habilidad de enlazar clientes y proveedores en una cadena comple
ta de suministros.
Emplea procesos comprobados de negocios para la toma de decisiones.
Suministra altos grados de integracin interfuncional entre ventas, mercadeo, manu
factura, operaciones, logstica, compras, finanzas, desarrollo de nuevos productos
y recursos humanos, por tantoPermite a las personas operar sus negocios con alto
s nis'eles de servicio al cliente y productividad, y al mismo tiempo reducir cost
os e inventarios, y suministrar la base para el comercio electrnico efectivo.
Las compaas que implementan la erp buscan obtener beneficios a partir de la gran e

ficiencia ganada por un proceso integrado de planeacin y control de la manufactura

. Adems, una mejor comprensin de las necesidades de los clientes se obtiene a travs
de la informacin en tiempo real suministrada por el sistema. Para comprender mejo
r cmo funciona esto, a continuacin se describen las caractersticas del software de
erp.
Requisitos del software
Existen cuatro aspectos del software de erp que determinan la calidad de un sist
ema de Erp:
1. El software debe tener un enfoque niullifuncional con la habilidad de rastrea
r los resultados financieros en trminos monetarios, la actividad de compras en uni
dades de material, las ventas en trminos de unidades de producto y de servicios, y
los procesos de manufactura o de conversin en unidades de recursos o de personal
. Esto es, el software excelente de erp produce resultados relacionados muy de c
erca con las necesidades de la gente para su trabajo cotidiano.
2. El software deber estar integrado. Cuando una transaccin o una pieza de datos q
ue representa una actividad del negocio es ingresada por una de las funciones, lo
s datos pertinentes a las otras funciones tambin son modificados. Esto elimina la
necesidad de ingresar de nuevo los datos al sistema. La integracin tambin asegura
una visin comn, todos cantan con la misma partitura.
3. El software necesita tener estructura modular para que pueda combinarse en un
solo sistema expansivo, enfocado estrechamente en una sola funcin, o conectado co
n software de otra fuente o aplicacin.
4. El software debe facilitar las actividades clsicas de planeacin y control inclu
yendo el pronstico, la planeacin de produccin y la administracin de inventario.
Un sistema de ERP es ms apropiado para una compaa que busque los beneficios de la i
ntegracin de datos y procesos soportada por su sistema de informacin. Se ganan ben
eficios de la eliminacin de procesos redundantes, un incremento de exactitud en la
informacin, procesos superiores y una mejora en la velocidad para responder a los
requerimientos de los clientes.
Un sistema de software para erp puede construirse con mdulos de software de diver
sos proveedores, o ser constituido por uno solo. Un enfoque multiproveedor puede
suministrar la oportunidad de comprar lo "mejor en su clase" para cada mdulo. Es
to se logra, sin embargo, a costa de costos mayores y la necesidad de recursos ms
amplios requeridos para imple-mentar e integrar los mdulos funcionales. Por otra
parte, el enfoque de un solo proveedor puede ser ms fcil de implantar, pero las ca
ractersticas y la funcionalidad pueden no ser las mejores.
Toma rutinaria de decisiones
Es importante distinguir entre la capacidad de procesar transacciones y la de so
portar decisiones en un sistema erp. El procesamiento de transacciones se relacio
na con el ingreso y rastreo de las actividades que documentan el negocio. Cuando
un artculo se compra a un proveedor, por ejemplo, ocurre una secuencia especfica
de actividades. La solicitud de la oferta, la aceptacin de la oferta, la entrega
del producto, su almacenamiento en inventario y el pago de la compra son todas a
ctividades que ocurren como resultado de la compra. El manejo eficiente de las tr
ansacciones al moverse los bienes a travs de cada paso del proceso de produccin es
la meta primaria de un sistema de erp.
Un segundo objetivo de un sistema de erp es el apoyo de decisiones. El soporte d
e decisiones se refiere a cuan bien ayuda el sistema al usuario a hacer juicios i
nteligentes acerca de cmo administrar el negocio. Un punto clave aqu es que h gent
e, no el software, es quien toma las decisiones. El sistema soporta una mejor tom

a de decisiones. En el caso de la planeacin y control de la manufactura, por ejemp

lo, las decisiones relativas a las cantidades por comprar, la seleccin del provee
dor y cmo debern ser entregadas las mercancas deben ser determinadas. Estas decisio
nes son tomadas por profesionales de la mpc mientras que los sistemas de erp estn
orientados hacia el procesamiento de transacciones. A lo largo del tiempo evoluci
onan utilizando lgica de decisiones basada en los parmetros fijos en el sistema. P
or ejemplo, para artculos almacenados en el inventario, los puntos especficos de r
eorden, las cantidades por ordenar, los proveedores, los proveedores de transpor
te y las localidades de almacenamiento pueden ser establecidas cuando los artculo
s son ingresados originalmente al sistema. En un punto posterior, la lgica de deci
siones puede ser revisada para mejorar los resultados. Una industria importante
ha surgido alrededor del desarrollo de paquetes de software aadibles diseados para
suministrar un soporte ms inteligente de decisiones a los sistemas de erp.
Eleccin del software de erp
Las consideraciones clave cuando se evala software de erp son:
1.
La complejidad del negocio, grado de integracin vertical y nivel de opera
ciones internacionales.
2. El tamao del negocio.
3. El alcance de funcionalidad requerido. Es la toma de decisiones razonablement
e rutinaria, o se requiere una organizacin compleja?
4. Las diferencias en los procesos de conversin. Se emplea manufactura discreta,
manufactura por proceso o ambas? Las necesidades de estas entidades son diferente
s y tal vez difciles de acomodar con un sistema nico.
5.
El grado de sofisticacin y requerimientos nicos de los procesos de la comp
aa. Existen requerimientos nicos de informacin de los clientes? Cuan necesaria es una
olucin hecha a la medida?
6.
El alineamiento de los mdulos de planeacin y control de la manufactura con
las necesidades de la empresa. Por ejemplo, son adecuados los mecanismos para agr
egar la demanda con propsitos de pronstico? Puede el mdulo de control de inventario a
comodar el requerimiento de dar una identificacin nica a los lotes de produccin?
7.
El dinero disponible para implementar el sistema. Son necesarios cambios
radicales de proceso?

El hardware de computadoras y telecomunicaciones disponible. Es compatible la inf

raestructura existente? Qu ve la compaa en el futuro? Hacia dnde va la industria? De
r de tecnologa de punta?