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Orientador:
AGRADECIMENTOS
Agradecemos aos nossos familiares, pela
pacincia, suporte e compreenso durante o
perodo em que estivemos ausente e, aos colegas
da SEGEP, que contriburam com o nosso
trabalho, respondendo o questionrio da nossa
pesquisa.
RESUMO
ABSTRACT
The public organizations, over time, are adjusting their structures and
experimenting new forms of management aimed at continuous improvement in the reduction
of dysfunctions in the management of people. This paper presents a study of the bureaucratic
organization in the Public Sector, with emphasis on analysis of bureaucracys dysfunctions,
and its consequences in the organization. It presented a case study of the Department of
Management of People of the Court of Accounts of the Union, located at SAFS kind 4-lot 1,
Brasilia. The research developed sought add new knowledge on the subject, mainly pointing
the dysfunctions more relevant and possible ways to improve the processes in use at the
Department.The survey showed, as reviews and comments above, perceptions important. You
can see that the servers are determined not only to change processes, but also breaking
paradigms. People are sensitized to adopt new postures of behavior and work. This shows that
in the process of innovation management, with the introduction of modern management
concepts, it is something irreversible.
Keywords: Dysfunctions, Management of People
LISTAS
QUADRO 1: TEORIA DA BUROCRACIA ADMINISTRATIVA DE WEBER
SUMRIO
1. INTRODUO-----------------------------------------------------------------07
2. REVISO BIBLIOGRFICA-----------------------------------------------11
2.1.BUROCRACIA-----------------------------------------------------------------11
2.2.DISFUNO BUROCRTICA---------------------------------------------19
2.3.COMPORTAMENTO ORGANIZACIONAL-----------------------------27
2.4.GESTO DE PESSOAS------------------------------------------------------37
2.5. GESTO DE PESSOAS NO TCU-----------------------------------------42
3. ESTUDO--------------------------------------------------------------------------46
3.1.METODOLOGIA--------------------------------------------------------------46
3.2 PESQUISA----------------------------------------------------------------------46
3.2.RESULTADO------------------------------------------------------------------48
4. CONCLUSO-------------------------------------------------------------------53
REFERNCIAS BIBLIOGRFICAS----------------------------------------55
ANEXOS----------------------------------------------------------------------------57
1. QUESTIONRIO--------------------------------------------------------------57
2. RESULTADO DA PESQUISA----------------------------------------------60
1. INTRODUO
Este trabalho tem como objetivo geral identificar e analisar a existncia ou no
de disfuno burocrtica na Secretaria de Gesto de Pessoas da Secretaria-Geral de
Administrao do Tribunal de Contas da Unio, situada em Braslia-DF. A Secretaria de
Gesto de Pessoas tem como finalidade propor e conduzir polticas de gesto de pessoas, alm
de gerenciar e executar atividades inerentes gesto de clima organizacional, de servios de
pessoal, de desempenho, promoo e assistncia sade, de qualidade de vida e de alocao e
movimentao de pessoas no mbito do Tribunal de Contas da Unio. A Secretaria
subdividida em Diretorias e Servios, cuja estrutura departamentalizada, onde os processos
de trabalho, por envolverem direitos, deveres e benefcios de servidores de todo o Tribunal,
necessitam de resposta rpida e eficiente, requerendo ou demandando uma maior agilidade no
processo decisrio.
As organizaes, sejam elas privadas ou pblicas, tm as suas razes de ser,
tm objetivos a serem alcanados e metas para alcanar os resultados esperados. No entanto, o
crescimento da especializao, nveis hierrquicos rgidos, normas, regulamentos, como
conseqncia, podem provocar distores que pem em risco seus objetivos e resultados.
Assim, segundo Motta e Pereira (2004, p. 2):
, (...), lcito afirmar que a sociedade moderna se caracteriza pelas
organizaes. Entre as caractersticas que tornam nica a poca em que
vivemos, o grande nmero de organizaes, a predominncia desse tipo de
sistema social em relao aos demais uma das mais significativas. Deriva
da a importncia do estudo das organizaes. Antes, elas podiam ser
contadas nos dedos, em cada pas; hoje elas se contam aos milhares nos
pases desenvolvidos e mesmo naqueles em processo de desenvolvimento,
como o Brasil.
No , todavia, apenas a predominncia das organizaes que torna
particularmente importante seu estudo. H outras razes. Por um lado, as
organizaes tm um papel essencial na formao da personalidade do
homem moderno; por outro, as organizaes e sua boa administrao so
condies do desenvolvimento de qualquer pas.
A medida crescente em que as organizaes contribuem para a definio da
10
11
2. REVISO BIBLIOGRFICA
No presente captulo, discorrer-se- acerca dos temas principais desta
monografia,
quais
sejam:
Burocracia,
Disfuno
Burocrtica,
Comportamento
2.1. BUROCRACIA
Burocracia, segundo o dicionrio Houaiss, o poder, influncia e rotina dos
funcionrios no andamento dos servios pblicos, ou seja, administrao da coisa pblica
por funcionrios (de qualquer rgo pblico) sujeitos a hierarquia e regulamentos rgidos e a
uma rotina inflexvel. A palavra, em sua definio, ressaltou o seu sentido pejorativo,
refletindo a idia de inflexibilidade, desperdcio, demora, mau atendimento, isto ,
morosidade no desempenho dos servios pblicos, o que acarreta um entrave ao
funcionamento da mquina pblica administrativa.
O problema da burocracia no exclusivo da administrao pblica, apesar de
que para o cidado comum o contato maior com a idia de burocracia se d quando ele se v
obrigado a enfrentar filas, balces, excesso de papis, protocolos e exigncias, entendendo a
burocracia como uma organizao que impede solues rpidas e ou eficientes.
O termo burocracia tem recebido uma conotao negativa nas organizaes
atuais, sendo associado a infinitas regras e problemas burocrticos. Frustra-se ao esperar em
longas filas ou seguir procedimentos burocrticos aparentemente tolos. Por outro lado, regras
e outros procedimentos burocrticos proporcionam padres de como lidar com empregados.
Todos recebem igual tratamento e sabem quais so as regras. Isto permite a muitas
organizaes tornarem-se extremamente eficientes (Daft, 2006, p. 33).
A definio da palavra retirada do dicionrio Houaiss faz com que o cidado
passe a dar o nome de burocracia s anomalias do sistema, pois o conceito dado no
exatamente de burocracia mais de suas disfunes, o que pode constituir em uma ameaa para
qualquer organizao, seja pblica ou privada. Embora a burocracia se verifique com maior
freqncia e intensidade na administrao pblica, o que se deve combater no o sistema da
burocracia em si mesmo, mas a existncia que evidenciam os sintomas das anomalias da
burocracia.
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Formalidade
Impessoalidade
Profissionalismo
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apresentar um carter eminentemente profissional - pessoas que servem ao Estado, ainda que
com diferentes graus de comprometimento, mediante uma contraprestao pecuniria (ao que
se acrescem, como sabido, outros componentes, como segurana financeira, status social ou
profissional, etc.).
9. A plena previsibilidade de funcionamento
Como qualquer organizao, as estruturas do setor pblico - por estarem, como
as demais, permeadas por pessoas que, em ltima instncia, determinam sua dinmica de
funcionamento - buscam minimizar os efeitos da incerteza frente ao desconhecido. Para tanto,
as organizaes pblicas desenvolvem processos de trabalho observando os moldes
caractersticos
do
modelo
burocrtico
(formalizados,
padronizados,
especializados,
impessoais, profissionalizados, etc.), com o fim de tornar to previsvel quanto possvel seu
funcionamento.
Essa tendncia assenta-se em dois aspectos fundamentais. O primeiro possui
carter eminentemente pessoal, ou seja, deve-se ao fato de que as pessoas em geral tm
averso ao risco, especialmente quando este enseja perdas potenciais de espao ou poder em
sentido amplo. Nesse contexto, a previsibilidade de funcionamento tem o efeito de amenizar
esse sentimento.
O segundo aspecto est relacionado, essencialmente, s condies de gesto,
sobretudo no tocante necessidade de planejamento das aes da administrao. Ambientes
estveis, em tese, tendem a gerar cenrios futuros bastante previsveis (elevada probabilidade
de confirmao), condio que facilita a ao planejada, e, por conseguinte, eficiente e eficaz.
Por serem as disfunes burocrticas o tema principal e, ainda, que esta uma
conseqncia da burocracia, a ser tratada na nossa monografia, devemos agora estudar os
conceitos das disfunes burocrticas e suas conseqncias nas organizaes pblicas.
atividades
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de ambos.
Para Weber, a burocracia uma organizao cujas conseqncias desejadas se
resumem na previsibilidade do seu funcionamento no sentido de obter a maior eficincia da
organizao. No entanto, ao estudar as conseqncias previstas (ou desejadas) da burocracia
que a conduzem mxima eficincia, notou tambm as conseqncias imprevistas (ou
indesejadas) e que a levam ineficincia e s imperfeies. A estas conseqncias
imprevistas, deu-se o nome de disfuno da burocracia, para designar as anomalias de
funcionamento da burocracia responsveis pelo sentido pejorativo que o termo adquiriu.
Robert K. Merton salienta que os cientistas tm dado muita nfase aos resultados positivos e
s funes da organizao burocrtica, descuidando-se das tenses internas de tais estruturas,
enquanto o leigo, ao contrrio, tem exagerado exatamente as imperfeies da burocracia
(Chiavenato, 2003, p. 268).
As disfunes como irregularidades ou anormalidades que se confundem nos
processos administrativos das organizaes, ocasionando confrontos at mesmo no
comportamento do indivduo no ambiente de trabalho, faz com que os objetivos pretendidos
pela organizao deixem de ser atendidos e a qualidade de vida dos indivduos da organizao
se torne insatisfatria (Oliveira, 2006, p. 291-292).
A transformao da burocracia de aparato administrativo caracterizado pela
eficincia, que corresponde ao tipo legal de dominao no qual Weber chama de burocracia,
de forma simplificada, um conjunto de funcionrios, distribudo em cargos hierarquizados e
especializados, cujas funes so especificadas por normas impessoais, bem como a forma de
relacionamento entre os mesmos, deve-se, segundo Merton, ao que se chama de disfunes da
burocracia.
Estas disfunes, por sua vez, surgiriam a partir do comportamento que a
burocracia exige do burocrata. Todo o processo tem como ponto de referncia no que diz
respeito ao estudo dos aspectos negativos da burocracia nos conceitos de incapacidade
treinada de Veblen, de psicose organizacional de Dewey, e de deformao profissional
de Warnotte (Merton, 1970). Merton por sua vez chama sua teoria de fontes estruturais de
superconformidade, segundo o qual haveria algum exagero de adequar o comportamento do
burocrata para cumprir as normas prescritas para seu cargo (Vasconcelos, 2004, p. 207).
Merton (1970, p. 277), em sua anlise das disfunes burocrticas, descreve-a
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da seguinte maneira:
... inadequaes de orientao, que envolvem a incapacidade treinada,
derivam de fontes estruturais. O processo pode ser abreviadamente
recapitulado.(l) Uma burocracia eficiente exige confiana de reao e
estrita devoo aos regulamentos. (2) Tal devoo s regras conduz sua
transformao em absolutas; j no so concebidas como relativas a um
conjunto de propsitos. (3) Isto interfere com a adaptao rpida, sob
condies especiais no claramente visualizadas por aqueles que lanaram as regras gerais. (4) Assim, os mesmos elementos que favorecem
eficincia em geral, produzem ineficincia em casos especficos. Os
indivduos do grupo que no se divorciaram do significado que as
regras tm para eles, raramente chegam a perceber a inadequao. Essas
regras, com o correr do tempo, assumem carter simblico, em vez de
serem estritamente utilitrias.
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24
padronizao
dos
procedimentos
do
excesso
de
rotinas,
despachos,
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internos (interesses, cultura, etc.) que distanciam os agentes pblicos da compreenso acerca
do que sejam os efetivos objetivos institucionais do rgo ou da entidade. Como reflexo
principal dessa postura imprpria, tem-se uma organizao pblica voltada essencialmente
para seu interior, negligenciando a necessria observncia das demandas do ambiente.
8. Categorizao como base do processo de tomada de deciso
Uma das tendncias disfuncionais mais intensamente associadas ao processo
decisorial no mbito das organizaes pblicas a denominada categorizao. O carter
padronizado e normalizado dos processos administrativos em uma burocracia impe
determinada conformao estrutura organizacional, especialmente no que tange tomada de
decises.
Como decorrncia da intensa busca pela definio de esferas de competncia
de cargos e rgos (unidades administrativas de uma organizao), as pessoas tendem a
preservar espaos de poder, que podem ser traduzidos em vantagens ou nus da funo.
As organizaes modernas enfrentam a cada dia o desafio da competio, do
mercado de trabalho predador e tenta usar novas tcnicas de enfrentamento destes problemas
que se apresentam com o decorrer dos anos. Para encontrar o caminho certo entendemos que
importante o estudo da disfuno da burocracia dentro da Secretaria de Gesto de Pessoas do
TCU, para conhecermos, se existir, qual o grau de disfuno existente e como esta disfuno
tem afetado trabalho da mesma.
Este diagnstico, a nosso ver, servir para que os dirigentes possam corrigir
eventuais problemas encontrados, para conhecer se a mesma sofre de patologias que estejam
prejudicando ou coibindo o seu desempenho.
Como vimos acima, as disfunes burocrticas podem afetar as organizaes
no seu desenvolvimento e desempenho. Stimos que a necessidade de estudar um pouco do
Comportamento Organizacional fator primordial para percebermos onde esto as falhas e
qual a influncia dentro da Secretaria de Gesto de Pessoas destas e, ainda, embasados nas
teorias do comportamento como pode esta Secretaria agir de forma a mudar uma eventual
constatao de disfuno dentro do seu corpo funcional.
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28
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uma organizao, pois deles depende o processo de estimulao das pessoas a iniciarem as
aes necessrias para o seu desenvolvimento e aprendizagem.
Do ponto de vista de Oliveira (2006, p. 149):
Motivao o conjunto de motivos que levam o indivduo a agir de uma
determinada forma. Se as pessoas forem foradas, estaro realizando o
trabalho apenas por presso.
(...)
Os motivos que levam os indivduos ao so as necessidades humanas
que produzem padres de comportamento, os quais variam de indivduo para
indivduo."
A teoria de Maslow nos remete a compreender que tenha sido moldada sob a
premissa de que as pessoas tm necessidade de crescer e de se desenvolver. Os nveis
30
dispostos numa pirmide fazem com que a diferenciao leve as pessoas a satisfazer primeiro
as necessidades dos nveis mais baixos, ante de direcionar seu comportamento para satisfazer
as dos nveis mais altos.
Outros tericos como Douglas Mcgregor propem vises distintas do ser
humano: Teoria X, teoria negativa do comportamento humano e a Teoria Y, teoria positiva do
comportamento.
Segundo Robbins (2004, p.48), na Teoria X os executivos tem quatro
premissas:
- Os trabalhadores, por natureza, no gostam de trabalhar e, sempre que
possvel, tentaro evit-lo.
- Como no gostam de trabalhar, eles precisam ser coagidos, controlados ou
ameaados com punies para que atinjam as metas.
- Os trabalhadores evitam as responsabilidades e buscam orientao formal
sempre que possvel.
- A maioria dos trabalhadores coloca a segurana acima de todos os fatores
associados ao trabalho e mostram pouca ambio.
31
trabalho. Essa proposta foi nomeada como Teoria das Necessidades de McClelland:
- Necessidade de realizao: busca da excelncia, de realizar-se em relao
a determinados padres, de lutar pelo sucesso.
- Necessidade de poder: a necessidade de fazer as pessoas se comportarem
de uma maneira que no prpria do comportamento delas.
- Necessidade de associao: o desejo de relacionamentos interpessoais
prximos e amigveis,
Segundo Bergue (2005, p. 265) a Teoria dos Dois Fatores, de Herzberg, revela
que a satisfao do indivduo no trabalho deve estar identificada com o cargo e o contexto em
que est inserido. A teoria afirma que h um conjunto de fatores que responde pela
insatisfao e outro pela satisfao.
O primeiro conjunto, o dos fatores higinicos, envolve a presena ou ausncia
de aspectos insatisfatrios no trabalho, como as condies de trabalho, pagamento, as
polticas da empresa e os relacionamentos interpessoais. Quando os fatores higinicos so
ruins, o trabalho insatisfatrio. No entanto, os fatores higinicos bons apenas removem
insatisfao; eles por si s no fazem com que as pessoas se tornem altamente satisfeitas e
motivadas no trabalho.
O segundo conjunto de fatores influencia a satisfao no trabalho. Os
motivadores so necessidades de alto nvel e incluem realizao, reconhecimento,
responsabilidade e oportunidade de crescimento. Herzberg acreditava que, quando os
motivadores esto ausentes, os funcionrios so neutros em relao ao trabalho, mas quando
os motivadores esto presentes, os funcionrios so altamente motivados e satisfeitos. Os
motivadores, como o desafio, a responsabilidade e o reconhecimento precisam existir antes de
os funcionrios ficarem altamente motivados para excederem nos seus trabalhos.
Seria, portanto, motivao um ciclo orientado pelas diferentes necessidades
que se alternam entre si. Assim conseguimos entender que o processo de motivao difcil e
muitas vezes contraditrio, e o que vemos que na maioria das vezes depende do gerente
motivar o seu subordinado.
Desta forma, a motivao consiste em alinhar o conhecimento terico com a
prtica nas organizaes, de forma que as aes sejam planejadas com maior coerncia em
32
33
entre
estratgia
34
cultura organizacional, mais difcil a sua mudana em razo dela ser o freio que resiste e
protege a organizao das respostas pouco slidas do momento e das flutuaes de curto
prazo.
A necessidade de mudana nem sempre sentida facilmente, as pessoas devem
estar preparadas para perceb-la e para reagir de forma a aceitar esta mudana. Quando
iniciamos um processo de mudana devemos passar por estgios de busca e compreenso do
processo.
Segundo Daft (2005, p.272):
A busca o processo de aprender sobre os desenvolvimentos atuais dentro
e fora da organizao que podem ser usados para satisfazer a necessidade
percebida de mudana. A busca tipicamente descobre o conhecimento
existente que pode ser aplicado ou adotado dentro da organizao. Os
gerentes falam com os amigos e colegas, lem os relatrios profissionais, ou
contratam consultores para aprender sobre novas idias usadas em outros
lugares.
(...)
J a criatividade a gerao de novas idias que podem satisfazer as
necessidades percebidas ou responder s oportunidades para a organizao.
A criatividade o primeiro passo essencial para a inovao, que vital para
o sucesso organizacional em longo prazo.
35
36
37
38
39
da
administrao
especializada
de
recurso
humanos,
40
41
Bergue trata da Reforma do Estado como sendo uma necessidade imposta pela
sociedade, que quer mais eficincia e eficcia. Dessa forma, o Estado necessita mudar a sua
42
43
44
Esta uma Secretaria que tem como papis principais as concesses de direitos
aos servidores do TCU, gerir a folha de pagamento, conceder benefcios, acompanhar o
desempenho dos servidores dentro do TCU, acompanhar a movimentao dos servidores
dentro do TCU, acompanhar o desempenho funcional e criar condies de adaptao dos seus
servidores.
A Secretaria uma unidade grande, que possui um quadro considervel de
servidores (140 ao total) e muitas vezes criticada pelo seu desempenho e pela demora no
atendimento das solicitaes, ou pela falta de acompanhamento que deve ser feito em casos
mais crticos de servidores que apresentam problemas no seu desempenho.
Por este motivo entendemos que discorrer acerca de suas atribuies, bem
como pesquisar os motivos das crticas ao desempenho, nos pareceu importante para
contribuir com o incremento e melhoria do seu desempenho e isso ser feito no captulo
45
seguinte.
Passaremos a seguir a discorrer acerca do estudo da existncia ou no de
disfunes burocrticas na Secretaria de Gesto de Pessoas, centro dos estudos deste trabalho.
46
3. ESTUDO
3.1. METODOLOGIA
Para a pesquisa foi utilizada a abordagem quantitativa baseando-se no estudo
de caso, atravs de aplicao de questionrio na Secretaria de Gesto de Pessoas do TCU. Na
anlise das questes utilizadas visamos ao estudo dos aspectos da disfuno burocrtica que
interferem no atendimento ao pblico, na agilidade dos processos internos e ainda, buscamos
identificar os comportamentos e condutas que esto em consonncia com os conceitos aplicados
burocracia.
Para que pudssemos alcanar uma interpretao dos resultados e suas implicaes,
utilizamos como ponto de partida e de observao o conhecimento dos autores da pesquisa da estrutura da
Secretaria de Gesto de Pessoas e sua familiaridade com a tramitao e controle dos processos internos,
isto dentro da aplicao do tema proposto.
3.2. PESQUISA
O mtodo de coleta utilizada para realizao da pesquisa foi o questionrio com
questes fechadas e com alternativas de mltipla escolha (sempre, muitas vezes, poucas vezes e nunca)
contendo cada uma quatro nveis de gradao. As perguntas foram elaboradas considerando o momento
atual em que se encontra estruturada a Secretaria de Gesto de Pessoas do Tribunal de Contas da
Unio, identificando os pontos crticos da burocracia que esto favorecendo ou dificultando o
atendimento e a conduo dos processos internos, bem como influenciando o comportamento das
pessoas. O principal objetivo foi constatar se havia ou no disfuno burocrtica.
Para que fosse possvel obter uma maior veracidade e clareza das respostas a serem dadas
pelos participantes da pesquisa, muitos ajustes foram feitos na formulao das perguntas. Passamos a um
enfoque cuja abordagem seria mais positiva, no deixando o participante com a impresso de que as respostas
negativas deveriam se sobrepor s positivas, pois os dados coletados seriam resumidos atravs de estatstica
descritiva, para que no ocorresse resultados distorcidos. Nos termos de Toledo e Ovalle (1988, p. 15):
... necessrio, portanto, que as informaes sejam reduzidas at o ponto
em que se possa interpret-las mais claramente. Em outras palavras,
indispensvel resumi-las, atravs do uso de certas medidas-snteses, mais
comumente conhecidas como estatsticas descritivas ou simplesmente
estatsticas. Por conseguinte, a estatstica descritiva um nmero que
47
Aps a coleta dos dados, esses foram reunidos em grupos e tabulados atravs da
simples contagem e classificao. Foram utilizados mtodos estatsticos simples, ou seja, estatstica
descritiva para resumir os dados coletados, para que fosse possvel interpretar os dados mais
claramente, e enfoques dedutivos para avaliar e assegurar as concluses retiradas da pesquisa
disponibilizada abaixo.
A Secretaria de Gesto de Pessoas tem em seu quadro 140 servidores, assim
distribudos em sua estrutura:
I - Diretoria Tcnica de Pagamento de Pessoal (Dipag), 2 servidores:
a) Servio de Pagamento de Ativos (SPA), 13 servidores;
b) Servio de Pagamento de Inativos e Pensionistas (SPI), 7 servidores;
II - Diretoria Tcnica de Acompanhamento Funcional e Cadastro de Ativos
(Direc), 2 servidores:
a) Servio de Admisses e Avaliao de Desempenho (SAD), 10 servidores;
b) Servio de Informao e Acomp. de Pessoal (SEINP), 10 servidores;
III - Diretoria Tcnica de Legislao de Pessoal (Dilpe), 2 servidores:
a) Servio de Anlise e Concesso de Direitos (SCD), 10 servidores;
b) Servio de Aposentadorias e Penses (SAP), 8 servidores;
IV - Diretoria de Sade (Dsaud), 7 servidores:
a) Servio de Promoo de Sade e Bem-Estar (SBE), 10 servidores;
b) Servio de Sade Ocupacional e Percia (SOP), 13 servidores;
c) Servio Ambulatorial de Sade (SAS), 21 servidores;
V - Assessoria (ASS), 1 servidor;
48
3.3. RESULTADO
Faremos neste tpico uma apresentao dos resultados da pesquisa realizada
junto aos servidores da Secretaria de Gesto de Pessoas, com o objetivo de analisar eventuais
existncias de disfunes burocrticas tomando como base os conceitos firmados pelos
autores pesquisados.
A anlise de algumas das questes aplicadas levou-nos concluso de que:
49
%
15,9
22,7
52,3
9,1
%
9,1
65,9
25,0
0
%
SEMPRE
18,2
MUITAS VEZES
47,7
POUCAS VEZES
31,8
NUNCA
2,3
- 61,4 % dos servidores da Secretaria concordam que as decises no so tomadas
individualmente por seu Superior Hierrquico e que as aes implementadas por ele reduz o
tempo de resoluo dos processos de trabalho, resposta dada por 75 % dos servidores, onde a
equipe consultada na hora de se tomar decises, 65,9 % responderam positivamente.
Neste caso, por ser a burocracia assentada em uma rgida hierarquizao da autoridade, ou
seja, quem toma deciso aquele que ocupa a mais elevada categoria hierrquica, as
respostas dadas foram muito positivas quanto a questo da tomada de deciso, acreditamos
que no h disfuno burocrtica, ao contrrio, a gesto participativa.
%
18,2
50,0
29,5
2,3
%
SEMPRE
0
MUITAS VEZES
38,6
POUCAS VEZES
54,5
NUNCA
6,8
9 PERGUNTA: Voc sente insegurana frente s mudanas de estrutura e eventuais
%
mudanas de processos de trabalho, que possam ocorrer na sua Secretaria?
SEMPRE
MUITAS VEZES
POUCAS VEZES
NUNCA
2,3
15,9
59,1
22,7
50
- 68,2 % dos servidores tm conhecimento das mudanas propostas, mas 61,3 % percebem
que elas no so facilmente implementadas na Secretaria. Quando perguntado sobre se
sentiriam insegurana numa eventual mudana 81,8 % respondeu que no se sentiriam to
inseguros numa implementao de mudana na estrutura ou nos processos de trabalho na
Secretaria.
Quando as normas e regulamentos so impostos pela burocracia, as pessoas passam a ser
simplesmente um executor das rotinas e procedimentos, os quais elas passam a dominar com
plena segurana. Percebemos, ento, que a possibilidade de mudana leva o indivduo ao
desconforto, ao desconhecido e traz o sentimento de perigo iminente quanto sua segurana
e tranqilidade. Observamos que pode ter havido desconhecimento dos participantes
quando da marcao da resposta quanto ao sentimento de insegurana na cogitao de
mudanas, pois quando a mudana no implementada como desejamos, acredita-se que
houve uma rejeio por parte dos colaboradores, isso nos leva a uma disfuno que a
resistncia a mudana. Segundo apontado por Robert Merton quando surge possibilidade de
mudana dentro de uma organizao, essa situao passa a ser interpretada pelas pessoas
como algo que causa insegurana, elas passam a resistir a qualquer tipo de mudana que se
pretenda implementar e com isso .
SEMPRE
MUITAS VEZES
POUCAS VEZES
NUNCA
4 PERGUNTA: Voc percebe que o trabalho que realiza focado no atendimento ao
cliente?
9,3
55,8
30,2
4,7
%
SEMPRE
50,0
MUITAS VEZES
29,5
POUCAS VEZES
20,5
NUNCA
0
- 65,1% dos servidores tm a percepo de que suas atividades so mais operacionais do que
tcnicas e que em sua Secretaria o seu trabalho est voltado para atendimento ao cliente.
Nesta anlise verificamos que os servidores no esto focados somente para dentro da
Secretaria, ou seja, nas normas e regulamentos, pelo contrrio, h a necessidade de se prestar
um bom atendimento aos seus clientes, no sendo, portanto, observado uma relao direta
com a existncia de disfuno burocrtica.
%
18,2
40,9
36,4
4,5
%
51
SEMPRE
20,9
MUITAS VEZES
53,5
POUCAS VEZES
23,3
NUNCA
2,3
59,1% dos servidores notam excesso de papis e formalidades, rotinas e padronizaes nas
tarefas em que executam;
- 74,4% percebem que h nos processos de trabalho um exagero de papis em circulao na
Secretaria.
- A tendncia de uma organizao burocrtica o apego exagerado na regulamentao de
tudo, desde a forma padronizada dos documentos, horrio do trabalho e at no
comportamento das pessoas. O excesso de papelrio constitui uma das mais graves
disfunes numa organizao segundo Merton, pois se acredita que em toda burocracia h a
necessidade de documentar e de formalizar todas as comunicaes. Neste caso, notamos um
alto grau de disfuno dentro da Secretaria.
5 PERGUNTA: A aplicao rigorosa das normas e regulamentos faz com que voc
desempenhe melhor o seu trabalho?
SEMPRE
MUITAS VEZES
POUCAS VEZES
NUNCA
16 PERGUNTA: A quantidade de informaes que recebe suficiente para o
desempenho das suas atividades?
%
9,3
39,5
46,5
4,7
%
SEMPRE
2,3
MUITAS VEZES
79,1
POUCAS VEZES
16,3
NUNCA
2,3
- 48,8% acreditam que a aplicao rigorosa das normas e regulamentos melhora o seu
desempenho no trabalho e, ainda, 81,4% dos servidores afirmaram que as informaes
recebidas so suficientes para que elas possam desenvolver seus trabalhos.
Esta uma das tendncias da burocracia, onde o servidor acredita que a linha traada
conforme o previsto para que ela exera seu cargo aquela definida pela organizao, sem
importar se gera ou no impessoalidade nas relaes. As normas e regulamentos segundo
Merton passam a se transformar de meios em objetivos e os funcionrios passam a ser
especialistas, no por possuir conhecimento de suas tarefas, mas por conhecer as normas e os
regulamentos. Esse tipo de exigncia da burocracia, superconformidade s regras,
regulamentos, rotinas e procedimentos leva a uma rigidez no comportamento do servidor.
Neste caso a organizao perde toda sua flexibilidade levando o servidor ao desempenho
mnimo.
%
13,6
34,1
50,0
52
NUNCA
2,3
13 PERGUNTA: A avaliao de desempenho definida com critrios claros e bem
%
comunicados?
SEMPRE
MUITAS VEZES
POUCAS VEZES
NUNCA
17 PERGUNTA: Voc tem conhecimento das metas de sua Secretaria?
7,0
18,6
23,3
51,2
%
SEMPRE
9,1
MUITAS VEZES
34,1
POUCAS VEZES
45,5
NUNCA
11,4
- 53,3% dos servidores percebem que a comunicao no muito clara dentro da Secretaria;
74,5% afirmaram que a avaliao de desempenho no definida com critrios claros e bem
comunicados e 56,9% no toma conhecimento das metas estabelecidas para Secretaria.
A falta de comunicao acreditamos que leve a despersonalizao do relacionamento entre os
servidores, dando um carter impessoal nas relaes, levando com que a comunicao passe
a ser bloqueada por causa das divises hierrquicas. Entendemos que a Comunicao
Organizacional uma competncia essencial que as organizaes modernas necessitam
dominar, de modo a melhor compartilhar com os pblicos interno e externo suas intenes e
realizaes e que, portanto, a Secretaria de Gesto de Pessoas necessita aprimorar e
desenvolver para melhorar seus processos de trabalho.
53
4. CONCLUSO
54
55
REFERNCIAS BIBLIOGRFICAS
ARAJO, Luis Csar G. de e GARCIA, Adriana Amadeu. Gesto de Pessoas: Estratgias e
Integrao Organizacional. So Paulo: Atlas, 2006.
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_______.Teoria Geral da Administrao.7ed. Rio de Janeiro: Elsevier,2003.
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DUTRA, Joel Souza. Gesto de Pessoas: modelo, processos, tendncias e perspectivas. So
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Administrao. 3 ed. So Paulo: Pioneira Thomson Learning, 2006.
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Empresas no Ambiente Competitivo. So Paulo: Thomson Learning, 2006.
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56
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VASCONCELOS, Flvio Carvalho. RAP. Rio de Janeiro 38(2):199-220. Mar./Abr., 2004.
57
ANEXOS
1- No seu servio voc nota um excesso de formalismo, rotinas e padronizao nas tarefas que
executa?
( ) Sempre
( ) Muitas Vezes
( ) Poucas Vezes
( ) Nunca
2 - O seu superior hierrquico toma as decises relativas aos processos de trabalho de seu
setor individualmente?
( ) Sempre
( ) Muitas Vezes
( ) Poucas Vezes
( ) Nunca
( ) Muitas Vezes
( ) Poucas Vezes
( ) Nunca
( ) Muitas Vezes
( ) Poucas Vezes
( ) Nunca
5 - A aplicao rigorosa das normas e regulamentos faz com que voc desempenhe melhor o
seu trabalho?
( ) Sempre
( ) Muitas Vezes
( ) Poucas Vezes
( ) Nunca
( ) Muitas Vezes
( ) Poucas Vezes
( ) Nunca
58
7 Voc toma conhecimento das mudanas propostas pelos seus Superiores dentro da
Secretaria?
( ) Sempre
( ) Muitas Vezes
( ) Poucas Vezes
( ) Nunca
( ) Muitas Vezes
( ) Poucas Vezes
( ) Nunca
( ) Muitas Vezes
( ) Poucas Vezes
( ) Nunca
( ) Muitas Vezes
( ) Poucas Vezes
( ) Nunca
( ) Muitas Vezes
( ) Poucas Vezes
( ) Nunca
12 - Voc considera que sua carga horria suficientemente adequada para que possa cumprir
as suas tarefas com responsabilidade?
( ) Sempre
( ) Muitas Vezes
( ) Poucas Vezes
( ) Nunca
( ) Muitas Vezes
( ) Poucas Vezes
( ) Nunca
59
( ) Muitas Vezes
( ) Poucas Vezes
( ) Nunca
( ) Muitas Vezes
( ) Poucas Vezes
( ) Nunca
( ) Muitas Vezes
( ) Poucas Vezes
( ) Nunca
( ) Muitas Vezes
( ) Poucas Vezes
( ) Nunca
( ) Muitas Vezes
( ) Poucas Vezes
( ) Nunca
60
2. RESULTADO DA PESQUISA
%
18,2
40,9
36,4
4,5
%
15,9
22,7
52,3
9,1
%
9,3
55,8
30,2
4,7
4 PERGUNTA: Voc percebe que o trabalho que realiza focado no atendimento ao cliente?
SEMPRE
MUITAS VEZES
POUCAS VEZES
NUNCA
%
50,0
29,5
20,5
0
5 PERGUNTA: A aplicao rigorosa das normas e regulamentos faz com que voc
desempenhe melhor o seu trabalho?
SEMPRE
MUITAS VEZES
POUCAS VEZES
NUNCA
6 PERGUNTA: Voc percebe que a comunicao clara dentro da sua Secretaria?
%
9,3
39,5
46,5
4,7
61
SEMPRE
MUITAS VEZES
POUCAS VEZES
NUNCA
%
13,6
34,1
50,0
2,3
7 PERGUNTA: Voc toma conhecimento das mudanas propostas pelos seus Superiores
dentro da Secretaria?
SEMPRE
MUITAS VEZES
POUCAS VEZES
NUNCA
%
18,2
50,0
29,5
2,3
%
0
38,6
54,5
6,8
%
2,3
15,9
59,1
22,7
%
22,7
40,9
34,1
2,3
%
9,1
65,9
62
POUCAS VEZES
NUNCA
25,0
0
12 PERGUNTA: Voc considera que sua carga horria suficientemente adequada para que
possa cumprir as suas tarefas com responsabilidade?
SEMPRE
MUITAS VEZES
POUCAS VEZES
NUNCA
%
59,1
36,4
4,5
0
%
7,0
18,6
23,3
51,2
%
20,9
53,5
23,3
2,3
%
18,2
47,7
31,8
2,3
%
2,3
79,1
16,3
2,3
63
SEMPRE
MUITAS VEZES
POUCAS VEZES
NUNCA
%
9,1
34,1
45,5
11,4
%
4,5
61,4
29,5
4,5