Procedimientos de

Seguro Social
Obligatorio

Breve introduccin a la Seguridad Social

La necesidad de una ptima seguridad social se ha vislumbrado en toda poca y
culturas a travs de la historia. Los trabajadores se desgastaban sin tener ninguna garanta
de estabilidad futura ni propiedad de trabajo, por eso, y con ayuda de la iglesia y algunos
organismos y movimientos polticos las primeras leyes sociales surgieron, producto del
proceso de industrializacin.
Dichas leyes nacieron en Alemania, a partir del ao 1821 y sirvieron de base para
toda la legislacin y procedimientos de seguridad social y laboral que existen hasta la
actualidad, con sus reformas y mejoras en la bsqueda del beneficio igualitario de todos los
trabajadores.
En Venezuela las labores del Seguro Social comienzan el 9 de Octubre de 1944, con
la puesta en funcionamiento de los servicios para la cobertura de riesgos de enfermedades,
maternidad, accidentes y patologas por accidentes segn lo establecido en el Reglamento
General de la Ley del seguro Social Obligatorio y en 1946, se reformula esta Ley, dando
origen a la creacin del Instituto Venezolano de los Seguros Sociales, organismo con
responsabilidad jurdica y patrimonio propio.
La Organizacin Internacional del Trabajo define la Seguridad Social como: "La
proteccin que la sociedad proporciona a sus miembros, mediante una serie de medidas
pblicas, contra las privaciones econmicas y sociales que, de no ser as, ocasionaran la
desaparicin o una fuerte reduccin de los ingresos por causa de enfermedad, maternidad,
accidente de trabajo, o enfermedad laboral, desempleo, invalidez, vejez y muerte; y tambin
la proteccin en forma de asistencia mdica y de ayuda a las familias con hijos".
Son muchos los aspectos que se deben tener en cuenta al momento de evaluar los
impactos de la seguridad social. Claramente no se trata de un anlisis meramente tcnico
sino de una cuestin mucho ms compleja que involucra una discusin acerca de los
valores y los principios inminentes a los objetivos que se pretenden alcanzar y a los
mecanismos diseados para ello, en consecuencia numerosos aspectos de los sistemas de
seguridad social deben ser revisados para adaptarlos o utilizarlos en beneficio de las
diversas situaciones del pas.

Procedimientos obligatorios de las empresas con el Seguro Social

Registro de la empresa
Toda empresa que tenga por lo menos un trabajador deber ser afiliada al Instituto
Venezolano de los Seguro Social (IVSS), por medio del representante legal de la empresa o
persona autorizada ya que tienen derecho a recibir del Instituto Venezolano de los Seguros
Sociales la asistencia mdica integral tanto los asegurados como los familiares que
determine el Reglamento, la concubina, si no hubiere cnyuge.
Solicitud
El primer paso es crear una solicitud y establecer un canal de comunicacin directo
entre la Empresa y el I.V.S.S a travs de una cuenta de correo electrnico y luego a travs
de l se obtendr el Nmero de Solicitud y Nmero de Confirmacin para que pueda
completar los datos de la solicitud. Una vez finalizado este proceso, el Sistema dar la
opcin de imprimir la Constancia de Solicitud de Registro.
Despus se debe llevar la Constancia de Solicitud impresa a la Oficina
Administrativa correspondiente, de acuerdo a la terminacin del nmero de RIF.
Adicionalmente debe consignar ciertos requisitos, los cuales sern revisados por un
funcionario del IVSS, para verificar la autenticidad de los datos y proceder a aprobar dicha
solicitud.
Requisitos a consignar por los Empleadores Pblicos y Privados

Cdula de Identidad del Representante Legal de la Empresa. (Original y Copia)

Registro de Informacin Fiscal (RIF). (Original y Copia)
Registro Mercantil. (Original y Copia )
Declaracin del ISLR (ltimos 4 aos). (Original y Copia)
Copia de publicacin del Registro Mercantil.
Libro Contable (Diario - Solo empresa Nuevas).
Recibo de pago de servicios pblicos, donde se pueda comprobar la direccin
comercial suministrada. (Luz, Telfono, otros)

En caso de existir una persona autorizada para realizar el trmite, se deben llevar los
siguientes documentos adicionales:

Poder Notariado. ( Original y Copia)

Cdula de Identidad y RIF de la persona autorizada. (Original y Copia)

Una vez aprobada la solicitud, el sistema genera de forma automtica las

credenciales de acceso al sistema y las mismas se les harn llegar va correo. A partir de ese
momento se puede tener acceso al sistema.
Sistema TIUNA
Luego de haber finalizado el proceso de solicitud de registro, la empresa podr tener
acceso al Sistema de Gestin y Autoliquidacin de Empleadores, la cual es una aplicacin
que busca automatizar la relacin Empleador-Seguro Social, a travs de Internet,
centralizando y ordenando los datos de registros del instituto permitiendo reducir errores en
los procesos, disminuir tiempos de respuesta, y solo trasladarse a las oficinas
administrativas en casos especiales ya que les permitir tanto al Instituto como a los
empleadores llevar un mejor control de su nmina de trabajadores, de los aportes y estados
de cuenta, solvencias, montos a pagar por el empleador durante el perodo en curso y otras
novedades de una manera directa.
Registro de Asegurado (Forma 14-02)
El Registro de Asegurado, permite afiliar a los trabajadores al Seguro Social
Obligatorio, as como sus familiares que estn calificados, de acuerdo a la Ley del Seguro
Social.
La afiliacin la debe realizar el patrono dentro de los 3 das siguientes desde que un
trabajador comienza su relacin laboral. En caso que el patrono no cumpla con la afiliacin,
el trabajador puede llenar y presentar este formulario ante una Oficina Administrativa con
los correspondientes documentos que demuestren su relacin laboral con el patrono y
proceder a su afiliacin. Al llenar la forma 14-02 se debe presentar ante la oficina
administrativa con cuatro copias y los siguientes requisitos:

Incorporacin del trabajador

Fotocopia de cedula del trabajador.
Constancia de trabajo firmada por el patrono
Fotocopia de cedula del patrono
Cambio de datos del trabajador afiliado
Copia de cedula del trabajador
Acta de matrimonio o divorcio
Tarjeta de servicio
Declaracin de familiares
Hijos: Partida de nacimiento, acta de reconocimiento o Adopcin.
Esposa: Acta de matrimonio y copia de cedula de la Esposa.
Madre: Partida de nacimiento del asegurado y cedula de identidad de la madre.
Concubina: Cedula de identidad de la concubina, certificado de concubinato
expedido por la autoridad civil del municipio.

Padre y/o Esposo invlido: Certificado de invalidez expedido por un mdico del
IVSS, Partida de nacimiento del asegurado o partida de matrimonio segn el caso,
copia de cedula del padre o esposo
Hermano menor hurfano: Partida de defuncin del padre y la madre, copia de
cedula del hermano o partida de nacimiento y dependencia econmica determinada
por trabajo social.
Hermano mayor incapacitado: Certificado de invalidez, partida de nacimiento o
copia de la cedula de identidad y constancia de soltera expedida por la autoridad
civil del municipio.
Calculo de cotizaciones del SSO

El clculo de las cotizaciones se har sobre el salario que devengue el asegurado, o

sobre el lmite que fija el Reglamento para cotizar y recibir prestaciones en dinero.
En las empresas grandes, los asegurados pueden ser agrupados en clases segn sus
salarios y les ser asignado un salario promedio que servir para el clculo de las
cotizaciones y las prestaciones en dinero.
La cotizacin para financiar el Seguro Social Obligatorio ser de un 11% del salario
para las empresas clasificadas en el riesgo mnimo; de un 12% para las clasificadas en el
riesgo medio, y de un 13% para las clasificadas en riesgo mximo y la parte de cotizacin
que corresponder retener el asegurado ser de un 4% .La frmula para el clculo de las
cotizaciones del SSO es la siguiente:
Sueldo bsico x 12 meses x % segn el riesgo x N de lunes del mes sujeto a calculo
52 semanas
La misma frmula aplica para el clculo del trabajador. El patrono podr, al efectuar
el pago del salario del asegurado, retener la parte de cotizacin que ste deba cubrir y si no
la retuviere, no podr hacerlo despus. Todo pago de salario hecho al trabajador, hace
presumir ha retenido la parte de cotizacin.
Las competencias relacionadas con los procedimientos de recaudacin y
sancionador corresponden al Instituto Venezolano de los Seguros Sociales, y sern ejercidas
por la Jefa o el Jefe de la Oficina Administrativa respectiva.
La empresa que no entere las cotizaciones que adeude al Instituto Venezolano de los
Seguros Sociales antes de finalizar el mes siguiente a la fecha de retencin, est obligado a
pagar intereses de mora, que se calcularn con base en la tasa activa promedio establecida
por el Banco Central de Venezuela vigente para el momento del incumplimiento.

Procedimiento contable para las retenciones

Cuenta

Debe

Haber

1
Sueldos y salarios

xxx

Retencin SSO

xxx

Sueldos y salarios por pagar

xxx

2
Retencin SSO

xxx

Intereses por mora

xxx

Sueldos y salarios por pagar

xxx

Banco

xxx

Registro de das de reposo y cambio de salario (Forma 14-10)

Este formulario debe ser llenado por la empresa para reportar las novedades
correspondientes a cambios de salario, reposos mdicos y permisos no remunerados ante el
IVSS. Se debe presentar ante la oficina administrativa 3 ejemplares de los siguientes
documentos y una fotocopia de la Forma 14-73 que es el certificado de incapacidad que se
consigue con el informe y reposos emitidos por un mdico.
Solicitud de prestaciones en dinero (Forma 14-04)
Los asegurados tienen derecho en caso de reposos para el trabajo debido a
enfermedad o accidente, a una indemnizacin diaria desde el 4 da de incapacidad. Las
indemnizaciones diarias no podrn sobrepasar de 52 semanas para un mismo caso.
Cuando est sometido a tratamiento mdico por enfermedades largas, y agotase el
lapso de prestaciones mdicas y en dinero por incapacidad temporal, tendr derecho a
seguir recibiendo esas prestaciones siempre que haya dictamen mdico favorable.
Las aseguradas tienen derecho a la prestacin mdica y a una indemnizacin diaria,
durante los permisos de maternidad y por adopcin establecidos legalmente, la cual no
podr ser inferior al salario normal devengado por la beneficiaria en el mes inmediatamente
anterior a la iniciacin de los permisos.
Se considerar invlido el asegurado que quede con una prdida de ms de dos
tercios de su capacidad para trabajar, en forma permanente o de larga duracin el cual tiene

derecho a percibir una pensin, siempre que tenga acreditadas no menos de 100
cotizaciones semanales en los 3 ltimos aos anteriores a la iniciacin del estado de
invalidez; y adems, un mnimo de 250 semanas cotizadas. Cuando el asegurado sea menor
de treinta y cinco 35 aos, el mnimo de doscientas cincuenta 250 cotizaciones semanales
se reducir a razn de veinte 20 cotizaciones por cada ao que le falte para cumplir esa
edad.
El asegurado, despus de haber cumplido 60 aos de edad si es varn o 55 si es
mujer, tiene derecho a una pensin de vejez siempre que tenga acreditadas un mnimo de
750 semanas cotizadas.
La pensin de sobrevivientes se causa por el fallecimiento de un beneficiario de
pensin de invalidez o vejez en todo caso y por el fallecimiento de una asegurada o un
asegurado siempre que:

Tenga acreditadas no menos de 750 cotizaciones semanales

O cumpla con los requisitos para tener derecho a una pensin de invalidez al
momento de fallecer
O haya fallecido a causa de un accidente del trabajo o enfermedad
profesional por un accidente comn, siempre que el trabajador para el da del
accidente est sujeto a la obligacin del Seguro Social.

Tienen derecho por partes iguales a la pensin de sobrevivientes, los familiares que
a la fecha de su muerte cumplan las condiciones que seala la Ley.
La asegurada o el asegurado que contraiga matrimonio y tenga acreditadas 100 o
ms cotizaciones semanales en los ltimos 3 aos, tiene derecho a una asignacin.
El formulario 14-02 debe ser llenado para solicitar las prestaciones dinerarias. Debe
presentarse en cuatro (4) ejemplares a la oficina administrativa con los siguientes
requisitos:

Fotocopia de la cedula de identidad del asegurado

Partida de nacimiento del asegurado.
Declaracin de accidente (Forma 14-123), si es de trabajo o informe de las
autoridades competentes si es comn.
Certificado de invalidez, expedido por un medico facultativo del IVSS o por el
mdico tratante donde no se aplique el seguro de enfermedad por parte del IVSS.
Tarjeta de servicios y constancia de trabajo para el IVSS (Forma 14-100) expedida
por la empresa u organismos donde prest el servicio el asegurado.
Si la muerte fuera por accidente, declaracin del mismo en la forma 14-123
Retiro del trabajador (Forma 14-03)

Este formulario es el que debe llenar la empresa al momento de participar al IVSS la

desincorporacin del trabajador, dentro de los tres das hbiles siguientes a la fecha de
retiro. Se debe presentar el formulario a la oficina administrativa en cuatro ejemplares con
los siguientes requisitos.

Copia de registro de asegurado (Forma 14-02)

Tarjeta de servicio
Copia de cedula del patrono, Forma 14-01 o factura de cotizaciones.

Si el trabajador desea optar al beneficio del seguro de paro forzoso, debe consignar:

Un ejemplar de la forma 14-03 firmada por el patrono.

Carta de despido
Liquidacin de prestaciones sociales.
Inscripcin en el servicio nacional de empleo (Ministerio de Trabajo)