SISTEMA DE ABASTECIMIENTOS

1. Antecedentes
2. Marco Normativo del Sistema Nacional del Sistema de Abastecimiento
3 Qu es el Sistema de Abastecimiento?
4. Cules son los objetivos del Sistema de Abastecimiento?
5 Quin dirige el Sistema de Abastecimiento?
6 Principales Procesos Tcnicos del Abastecimiento
7. Cules son las Funciones Generales del rea de Abastecimiento y Control
Patrimonial?
8. Qu documentos se utilizan para el flujo operativo del Sistema de
Abastecimiento?
9. Normas Generales del Sistema de Abastecimiento
10. Normas Generales del Sistema de Abastecimiento Vigentes (R. J. N 118-80INAP/INA)
11. Polticas para el Sistema de Abastecimiento

1. Antecedentes
El Sistema Nacional de Abastecimiento fue instituido como Sistema de la
Administracin Pblica mediante el Decreto Ley N 22056, publicado el 30.12.77 y
vigente a partir del ao 1978. Su objetivo, entre otras medidas, fue dar unidad,
racionalidad y eficiencia a los procesos del Sistema de Abastecimiento de bienes y
servicios no personales en los Organismos de la Administracin Pblica, en armona
con los Planes Nacionales de Desarrollo y dentro de los principios de autoridad y
moralidad que garanticen el gasto pblico. Posteriormente, se emiti el Decreto Ley
N 22867- Ley que impulsaba el proceso de desconcentracin administrativa,
estableciendo las decisiones relativas a los procesos tcnicos del Abastecimiento de
bienes y de servicios no personales en la Administracin Pblica. La norma
estableci que el Instituto Nacional de Administracin Pblica (INAP) era el ente
rector de este Sistema y como rganos de ejecucin, las Oficinas de Abastecimiento
de los Ministerios, Organismos Pblicos Descentralizados y Concejos Municipales. En
el desempeo de sus funciones, este organismo emiti una serie de Directivas,
Reglamentos que coadyuvaron a la debida implementacin del Sistema de
Abastecimiento en la Administracin Pblica. Sin embargo, sorpresivamente y sin
mediar sustento alguno se promulga la Ley N 26507 publicada en el diario oficial El
Peruano el 20.07.95 que declara en disolucin al Instituto Nacional de
Administracin Pblica. A la fecha algunas normas emitidas por esta institucin
disuelta an se encuentran vigentes.

2. Marco Normativo del Sistema Nacional del Sistema

de Abastecimiento
Decreto Ley No. 22056, que instituye el Sistema de Abastecimientos
Decreto Legislativo No. 1017, Ley de contrataciones del Estado
Decreto Supremo No. 184-2008-EF, Reglamento de la Ley de Contrataciones del
Estado
Ley No. 29151 Ley General del Sistema de Bienes Estatales (Deroga Ley 25554 y Art
1 del DU No. 071-2001)
Decreto Supremo No. 007-2008-EF, Reglamento de la Ley General del Sistema de
Bienes Estatales (Modifica el Art 7 inc d) Art 8,9,10,11 del DS 130-2001-EF
Saneamiento de bienes inmuebles)
Constitucin Poltica 58, 76 y 77
La iniciativa privada es libre. Se ejerce en una economa social de mercado. Bajo
este rgimen, el Estado orienta el desarrollo del pas, y acta principalmente en las
reas de promocin de empleo, salud, educacin, seguridad, servicios pblicos e
infraestructura.

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Las obras y la adquisicin de suministros con utilizacin de fondos o recursos

pblicos se ejecutan obligatoriamente por contrata y licitacin pblica, as como
tambin la adquisicin o la enajenacin de bienes. La contratacin de servicios y
proyectos cuya importancia y cuyo monto seala la Ley de Presupuesto se hace por
concurso pblico. La ley establece el procedimiento, las excepciones y las
respectivas responsabilidades.
La administracin econmica y financiera del Estado se rige por el presupuesto que
anualmente aprueba el Congreso. La estructura del presupuesto del Sector Pblico
contiene dos secciones: Gobierno Central e instancias descentralizadas.
Decreto Ley N 22056
Artculo 1
Instityase a partir del 1ero de enero de 1978 el Sistema de Abastecimiento ()
Artculo 2
Corresponde al Sistema de Abastecimiento asegurar la unidad, racionalidad,
eficiencia y eficacia de los procesos de abastecimiento de bienes y servicios no
personales en la Administracin Pblica a travs de los procesos tcnicos de
catalogacin,
registro
de
proveedores,
programacin,
adquisiciones,
almacenamiento y seguridad, distribucin, registro y control, mantenimiento,
recuperacin de bienes y disposicin final.
Decreto Ley N 22867
Precisa las decisiones relativas a los procesos tcnicos del Abastecimiento de bienes
y de servicios no personales en los Ministerios, en los Organismos Regionales de
Desarrollo u Organismos similares, Comits de Desarrollo e Instituciones Pblicas
Descentralizadas.
Res. Jefatural N 118-80-INAP
Aprueba las Normas Generales del Sistema Nacional de Abastecimiento.
Res. Jefatural N 335-90- INAP/DNA
Establece el Manual de Administracin de Almacenes para el Sector Pblico
Nacional y determina que corresponde al rgano de Abastecimiento precisar,
instrucciones, plazos, mecanismos, instrumentos y responsabilidades a efectos de
realizar la verificacin de bienes de almacn.
Ley de Contrataciones del Estado
D.Leg N 1017 D.S. N 184-2008-EF
La ley contiene las disposiciones y lineamientos que deben observar las Entidades
del Sector Pblico en los procesos de contrataciones de bienes, servicios u obras, y
regula las obligaciones y derechos que se derivan de los mismos.
El Reglamento del Decreto Legislativo N 1017 Ley de Contrataciones del Estado
regula la aplicacin de la Ley.

3. Qu es el Sistema de Abastecimiento?
El Sistema de Abastecimiento es el conjunto interrelacionado de polticas, objetivos,
normas, atribuciones, procedimientos y procesos tcnicos, orientados a la gestin
eficiente de almacenes y al proceso oportuno de abastecimientos que requieren las
entidades del Estado, orientado al racional flujo, de distribucin o suministro,
empleo y conservacin de los recursos materiales; as como acciones especializadas
para atender las necesidades y requerimiento de las entidades para el normal
desenvolvimiento de sus actividades, y asegurar la continuidad de los procesos
productivos que desarrollan las entidades integrantes de la Administracin Pblica.
Actualmente el Sistema de Abastecimiento tiene diversas instancias.

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4. Cules son
Abastecimiento?

los

objetivos

del

Sistema

de

Los objetivos fundamentales del Sistema de Abastecimientos son:

- Promover la gestin de almacenes con eficiencia, eficacia y economa.
- Asegurar el flujo.
- Asegurar la unidad, racionalidad, eficiencia y eficacia de los procesos de
abastecimiento de bienes y servicios en la Administracin Pblica.
- Propender la recepcin rpida y oportuna de los pedidos y requerimientos de
los bienes y suministros diversos para el desarrollo de las actividades de la
entidad y aumento de la precisin.
- Optimizar los recursos y actividades a travs de una buena adquisicin y
distribucin bienes.
- Control del inventario y reduccin de los bienes no productivos (bienes
obsoletos, deteriorados, etc.).
- Procesamiento ms rpido y con mayor exactitud de los grandes volmenes
de bienes y suministros.
- Entrega a tiempo y garanta de mejor nivel de servicio.
- Monitorizacin del almacn y de las actividades, as como el flujo de
recursos.

5. Quin dirige el Sistema de Abastecimiento?

La Direccin de Abastecimiento, que es el rgano de Apoyo encargado de
administrar mediante objetivos, normas, atribuciones, procedimientos y procesos
tcnicos, orientados al uso racional y disponibilidad en los bienes y suministros, as
como la prestacin de servicios y la Gestin y control patrimonial, para asegurar la
continuidad de los procesos productivos y operativos que desarrolla la entidad y
lograr la consecucin de los objetivos sealados en el plan estratgico de la entidad
y satisfacer las necesidades de los usuarios, mediante la combinacin adecuada de
proporcionar los medios materiales y econmicos de calidad, cantidad, oportunidad.
Por otro lado, el rea de Control Patrimonial es un rgano que depende
jerrquicamente de la Direccin, Gerencia, oficina o de la que haga sus veces, de
Abastecimientos y servicios auxiliares, que goza de autonoma funcional y de
Gestin; y es responsable de la Administracin y Gestin de los bienes muebles e
inmuebles, adems cautela la seguridad de la operatividad de los mismos.

6. Principales Procesos Tcnicos del Abastecimiento

Los principales procesos tcnicos de abastecimiento son los siguientes:
a) Programacin
Este proceso comprende las siguientes actividades:
- Determinacin de necesidades.
- Consolidacin de necesidades.
- Formulacin del Plan Anual de Contrataciones.
- Ejecucin de la programacin.
- Evaluacin de la programacin.
b) Catalogacin de bienes
Este proceso comprende las siguientes actividades:
- Identificacin de bienes no codificados.
- Actualizacin de bienes no codificados.
Se cumplen en coordinacin con la Superintendencia Nacional de Bienes.
c) Registro de proveedores
A partir del Texto nico Ordenado TUO de la Ley de Contrataciones y
Adquisiciones del Estado no existe obligacin de formular un registro de
proveedores en cada municipalidad. De ello se encarga el CONSUCODE a travs del
Registro Nacional de Proveedores - RNP.
d) Registro y control
Este proceso comprende las siguientes actividades:
- Desarrollar estadsticas de la informacin de abastecimiento.
- Elaborar un sistema de registros que posibilite controles posteriores.
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e) Recuperacin de bienes
Este proceso comprende las siguientes actividades:
- recoleccin o seleccin.
- reparacin o reconstruccin.
- utilizacin.
f) Mantenimiento
Este proceso tiene por objetivo evitar la paralizacin de los servicios que presta la
municipalidad y consiste en realizar acciones destinadas a conservar en ptimo
estado los equipos, instalaciones, materiales y bienes que posee la entidad.
g) Seguridad
Es el proceso mediante el cual se previenen, detectan y/o eliminan las situaciones
que pueden causar dao o prdida en las personas, informacin o medios naturales,
a fin de evitar la paralizacin de los procesos productivos.
h) Almacenamiento
Es el conjunto de actividades de naturaleza tcnico - administrativa referidas a la
ubicacin temporal de bienes en un espacio fsico determinado con fines de
custodia.
i) Distribucin
Es el conjunto de actividades de naturaleza tcnico - administrativa en que se cierra
el crculo, y permite la satisfaccin de las necesidades del usuario con la entrega de
los bienes o servicios solicitados.
j) Disposicin final
Es el conjunto de actividades de naturaleza tcnico-administrativa orientadas a
detectar, verificar y regular el empleo adecuado de los bienes proporcionados a las
diferentes dependencias de la municipalidad.
k) Contrataciones del Estado
Este procedimiento est regulado por la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del
Estado, aprobado por Dec.Leg. N1017 y su reglamento aprobado mediante el
Decreto Supremo 184- 2008-MEF.

7. Cules son las Funciones Generales del rea de

Abastecimiento y Control Patrimonial?
Gerencia de Abastecimiento
La Gerencia de Abastecimiento tiene como objetivo conducir de manera eficiente y
eficaz los procesos tcnicos del Sistema de Abastecimiento, tales como el
planeamiento, la programacin, la obtencin, la recepcin, el ingreso, el almacn, la
distribucin, y control patrimonial, as como de los servicios auxiliares de apoyo
institucional y tiene como funciones:
- Programar las necesidades de bienes y servicios en coordinacin con las
dependencias de la institucin.
- Formular el Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones de Bienes y
Servicios de la Institucin y elaborar los presupuestos correspondientes.
- Efectuar las adquisiciones y contrataciones cumpliendo las normas vigentes.
- Custodiar y conservar los bienes y materiales del almacn en buenas
condiciones, adoptando las medidas de seguridad.
- Distribuir los bienes a las dependencias de acuerdo a los documentos de
salida de almacn, debidamente autorizados.
- Efectuar los inventarios de almacn.
- Supervisar el registro y control patrimonial de los bienes de la institucin.
- Supervisar los servicios de seguridad, vigilancia y limpieza de la institucin.
- Administrar el parque automotor de la ANR.
- Formular y alcanzar a la Direccin General de Administracin el Plan de
Trabajo Anual de la Direccin y los informes de Evaluacin Trimestral.
Otras actividades inherentes dispuestas por la Direccin General de Administracin.
rea Adquisiciones

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Se encarga de la ejecucin de actividades altamente especializadas, inherentes al

proceso de planeamiento, programacin y de obtencin del abastecimiento en la
entidad.
En ese sentido realiza actividades tcnicas para el proceso de determinacin y
consolidacin de necesidades, elaboracin del presupuesto valorado, cuadro de
obtencin, cuadro de adquisiciones y reprogramaciones, entre otros.
Asimismo, ejecuta actividades de apoyo profesional especializado a los Comits
Especiales y Permanentes, en la conduccin y ejecucin de los procesos de
adquisiciones de bienes y servicios.
rea de Almacn
Se encarga de coordinar y ejecutar las operaciones y actividades de recepcin,
almacenamiento, control, despacho y distribucin de los bienes a las distintas
dependencias de la entidad, a fi n de garantizar el normal desarrollo de las
actividades programadas, coadyuvando al logro de los objetivos y metas
determinadas.
rea de Control Patrimonial
Se encarga de la administracin y supervisin de las actividades tcnicas del
proceso de registro y control de los bienes patrimoniales existentes en la entidad.
En ese sentido formula y propone directivas internas de procedimientos,
instrumentos y tcnicas que permitan la optimizacin de los procesos del control
patrimonial.
rea de Mantenimiento de Maquinaria y Equipo
Se encarga de coordinar y supervisar la ejecucin de actividades especializadas en
materia de ingeniera y mantenimiento de infraestructura, maquinaria, equipos e
instalaciones de la institucin.
Asimismo, coordina y supervisa las actividades inherentes a la administracin del
parque automotriz de la institucin.

Funcionamiento del Sistema de Abastecimiento

El sistema de abastecimiento funciona con los siguientes procesos o pasos.
1. Programacin de necesidades
Es la determinacin de stas en funcin a los objetivos y metas institucionales,
concordantes con el PIA. En esta fase se utilizar el Cuadro de Necesidades.
2. Elaboracin del Presupuesto Valorado
Esta fase consiste en la consolidacin de las necesidades de bienes, servicios y
obras sustentatorias del Presupuesto Institucional de Apertura PIA.
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3. Elaboracin del Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones - PAAC

Esta fase se desarrolla dentro de los treinta (30) das siguientes a la aprobacin del
PIA, es decir, a ms tardar el 31 de enero de cada ao. No se podr ejecutar ningn
proceso de seleccin que previamente no haya sido incluido en el PAAC, siendo nulo
todo proceso que contravenga a esta disposicin.
4. Ejecucin de los procesos de seleccin
Consiste en la realizacin de los procesos de seleccin de acuerdo al objeto del
proceso. Los procesos de seleccin se rigen por el artculo 11 de la Ley Anual de
Presupuesto y por los artculos 14 del TUO y 77 del Reglamento, as como por el
numeral 2.3., inciso g, del TUO.
5. Ingreso al Almacn Institucional
Es el ingreso de los bienes materiales adquiridos a travs de los diversos procesos
de seleccin, en aplicacin de la SA 05- Unidad en el ingreso fsico y custodia
temporal de bienes, concordante con las Normas Tcnicas de Control Interno - NTCI
300 02- Unidad de Almacn. (Catalogacin, Registro en las Tarjetas de Control
Visible de Almacn, verificacin permanente de su estado de conservacin,
despacho de las existencias, registro en las Tarjetas de Existencias Valoradas de
Almacn, informe a la Oficina de Contabilidad).
6. Valorizacin de las existencias de almacn
Se realiza en funcin a los documentos - fuentes o tasacin, aplicando el Costo
Promedio o el PEPS (Primeras entradas, primeras salidas).
7. Inventario Fsico
En es proceso se aplican
Abastecimiento, SBN, etc.

las

normas

legales

vigentes

del

Sistema

de

8. Ajuste del valor monetario

Aplicando lo establecido en las normas legales vigentes.
9. Presentacin a la Oficina de Contabilidad
Esta actividad es clave para la sustentacin del Balance.

8. Qu documentos se utilizan para

operativo del Sistema de Abastecimiento?

el

flujo

Los documentos fuente que se utilizan en el rea de abastecimientos se encuentran

clasificados en dos rubros:
a) Documentos de ingreso. Orden de compra y gua de internamiento, nota de
entrada de almacn, y gua de remisin.
b) Documentos de salida. Pedido comprobante de salida (PCS), gua de remisin,
etc.
c) Kardex fsico de ingreso y salida de bienes, control visible de almacn.
d) Reportes resumen de ingresos y salidas de almacn en forma mensual.

9. Normas Generales del Sistema de Abastecimiento

La Resolucin Jefatural N 118-80-INAP aprob las Normas Generales del Sistema de
Abastecimiento que fueron las siguientes:
SA.01 Aplicacin de los Criterios de Eficiencia. (Derogada)
SA. 02 Integridad de Administracin del Abastecimiento. (Derogada)
SA. 03 Actualizacin y Utilizacin de Informacin para el Abastecimiento (Derogada)
SA.04 Unidad de Adquisiciones de Bienes y Servicios. (Derogada)
SA.05 Unidad en el Ingreso Fsico y Custodia temporal de Bienes (Vigente)
SA.06 Austeridad del Abastecimiento (Vigente)
SA. 07 Verificacin del Estado y Utilizacin de Bienes y Servicios. (Vigente)
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10. Normas Generales del Sistema de Abastecimiento

Vigentes (R. J. N 118-80-INAP/INA)
a) SA 05. Unidad en el ingreso fsico y custodia temporal de bienes
Los bienes obtenidos por las entidades deben ingresar fsicamente por el Almacn
Central, salvo que por su naturaleza y caractersticas propias, resulte imposible
hacerlo; en cuyo caso, el ingreso y salida se har slo con documentos fuentes
(orden de compra: O/C, Orden de Servicio: O/S, Nota de Entrada de Almacn: NEA y
Pedido Comprobante de Salida: PECOSA). Se denomina as por ser stos de uso
compartido por los Sistemas de Abastecimiento, Contabilidad y Presupuesto.
Y se codifican segn los Catlogos Nacionales vigentes, se registran tanto el ingreso
como la salida en las tarjetas de control de salidas fsicas o Bind Card y se informa
documentadamente en el Kardex Fsico, para que haga lo propio ante la Oficina de
Contabilidad en el kardex valorado, a travs del Resumen del Movimiento de
Almacn (R. J. N 335-90-INAP/DNA).
Los bienes para uso o consumo inmediato deben salir del Almacn con el
documento de salida pedido, comprobante de salida de almacn PECOSA. Los que
van a ser utilizados en fecha posterior (como es el caso de los insumos para obras)
podrn hacerlo mediante Pedido Interno de Almacn (PIA), que es un documento
interno de naturaleza extracontable, previa su aprobacin y autorizacin por
resolucin de Oficina General de Abastecimiento, o la que haga sus veces como es
el caso de la Gerencia de Administracin.
b) SA.06 Austeridad del Abastecimiento
En toda previsin, solicitud, obtencin, suministro, utilizacin o administracin de
bienes y servicios, se aplicarn los criterios e instrumentos pertinentes de
austeridad que establezca la entidad a propuesta de la Oficina de Abastecimiento,
en concordancia por la poltica gubernamental. La austeridad no significa dejar de
gastar, sino ms bien, hacer un mejor uso de los pocos recursos econmicos o
materiales con los que se cuenta o de los que se dispone.
La austeridad en el proceso de abastecimiento ha de entenderse como la
equilibrada estimacin de necesidades de bienes y servicios, el empleo mesurado
de los recursos asignados a la Municipalidad y su adecuada combinacin, para
obtener ms y mejores resultados en beneficio de la colectividad en general.
La austeridad es condicin bsica del abastecimiento. Su aplicacin, observancia y
cumplimiento corresponden a todas las dependencias de la entidad pblica,
cualquiera sea su denominacin, estructura, ubicacin, directivos, etc.
Es competencia de la Oficina de Abastecimiento, de acuerdo a sus funciones y
atribuciones, estudiar y proponer a la Gerencia de Administracin y Gerencia
Municipal, los criterios y orientaciones para la mejor aplicacin de las medidas de
austeridad, sobre bienes y servicios. Entre ellos tenemos los siguientes:
La estandarizacin de bienes y servicios: para controlar la excesiva variedad o
mixtura de los mismos.
La relacin de los bienes y servicios de los que se puede prescindir, por ser
mnimo su requerimiento anual.
Imprimir en los Cuadros de Necesidades, antes de entregarlos a las
dependencias de la entidad, la relacin e informacin bsica de los bienes y
servicios programables.
Establecer la cantidad mxima de cada bien o servicio que puede programarse,
en funcin de los objetivos y metas, frecuencia de uso, real cantidad de
personal que labora, etc.
Los titulares de las dependencias de la entidad son responsables de supervisar
la aplicacin de las medidas de austeridad del abastecimiento, en el mbito de
competencia.
Peridicamente, la Oficina de Abastecimiento conducir y coordinar la
evaluacin y resultado de la austeridad del abastecimiento, para proponer su
perfeccionamiento.
c) SA. 07 Verificacin del Estado y utilizacin de bienes y servicios
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Al Sistema de Abastecimiento le corresponde la constatacin sobre la existencia,

estado y condiciones de utilizacin de los bienes y/o servicios que dispone la
Municipalidad.

11. Polticas para el Sistema de Abastecimiento

Corresponde al Sistema de Abastecimiento asegurar la unidad, racionalidad,
eficiencia y eficacia de los procesos de abastecimiento de bienes y servicios no
personales en la Administracin Pblica a travs de los procesos tcnicos de
catalogacin,
registro
de
proveedores,
programacin,
adquisiciones,
almacenamiento y seguridad, distribucin, registro y control, mantenimiento,
recuperacin de bienes y disposicin final, en tal sentido se debe tener en cuenta:
a) El Almacn debe ser un rea fsica seleccionada bajo criterios y tcnicas
adecuadas, destinada a la custodia y conservacin de los bienes que van a
emplearse para la produccin de servicios pblicos o de bienes econmicos. Las
actividades que en l se realizan esencialmente son las que corresponden a los
procesos tcnicos de Abastecimiento denominados Almacenamiento y
Distribucin.
b) En cada organismo pblico, a nivel central, descentralizado o desconcentrado, el
rgano de Abastecimiento tendr a su cargo la organizacin e implementacin
de uno o ms Almacenes para la custodia temporal de los bienes que adquiere y
suministra.
c) Layout de Almacn, a efectos de planear el croquis o distribucin de los espacios
fsicos del almacn, de acuerdo a las posibilidades de cada entidad, o de acuerdo
a las caractersticas tcnicas y magnitud de las compras, se establecer reas
fsicas de uso especfico para:
- Oficina.
- Recepcin y despacho.
- Corredores y pasadizos.
- Zona de almacenaje.
- Vestuarios de personal.
- Servicios higinicos.
- Zonas para ampliaciones.
- reas de estacionamiento exterior.
d) Es responsabilidad del Jefe de Almacn, entre otros:
- Presenciar, verificar y suscribir la conformidad sobre el ingreso de bienes a la
entidad.
- Proteger y controlar las existencias en custodia.
- Velar por la seguridad y mantenimiento del local y equipos de almacn.
- Efectuar la distribucin de bienes conforme al programa establecido.
- Coordinar la oportuna reposicin del stock.
- Emitir los reportes del movimiento de bienes en Almacn.

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