ARCHI

Nombra un conjunto ordenado de documentos que una sociedad, una

institucin o una persona elabora en el marco de sus actividades y
funciones.
Las empresas pblicas o privadas realizan transacciones diversas las cuales
originan registros en forma de cotizaciones, facturas, pedidos y solicitudes
diversas estos documentos requieren ser conservados.

ARCHIVO FSICO
Es un conjunto de documentos producidos por una empresa en el desarrollo
de las actividades que les son propias de manera orgnica y automtica, y
conservadas como testimonio de la organizacin.

IMPORTANCIA
Permite la perfecta conservacin de los documentos los cuales
proporcionaran informacin que servir para la toma de decisiones
basadas en esos antecedentes.
Asegurar la mxima rapidez en la localizacin y envo de los
documentos requeridos por las diversas dependencias de la empresa.
Sirve como elemento probatorio cuando el organismo o entidad
pretende demostrar la realizacin de un acto.

FUNCIONES
RECEPCIN: Se reciben los documentos provenientes de diversos
canales, en una unidad de correspondencia y archivo.
COMPILACIN: Se renen los documentos para formar los expedientes
o carpetas.
CLASIFICACIN: Se agrupan los documentos relativos a un mismo
asunto, tema o materia.
CATALOGACIN: Se inicia la apertura de cdulas, tarjetas o fichas, con
el fin de agrupar los documentos y formar y formar diversos tipos de
catlogos que con ellos pueda formarse.
ORDENAMIENTO: Se colocan los documentos en expedientes, y estos,
a su vez, en muebles o archivadores, en un orden o secuencia
predeterminada, que permita su fcil localizacin.
ASEGURAMIENTO: Se protegen los documentos, dentro de carpetas o
expedientes con broches, grapas, chips, etctera.

TIPOS DE ARCHIVO

1. DE TRMITE O ACTIVOS: Se guardan los expedientes de asuntos

vigentes que, por su naturaleza y frecuente consulta, deben
permanecer en dicho acervo. Se incluyen los expedientes de asuntos
en trmite, cuya consulta es constante y necesaria para la toma de
decisiones.

2. DE TRANSFERENCIA: Aqu se guardan los documentos que se

encuentran en una etapa transitoria, antes de enviarse al archivo de
concentracin.
3. DE CONCENTRACIN: Contiene documentos de asuntos terminados, o
de escaso movimiento, que se transfirieron de los archivos de trmite
para su custodia, hasta que venza el plazo de vigencia, y proceder a la
depuracin, para seleccionar los documentos que deben integrarse al
archivo histrico.
4. HISTRICOS: Estn integrados por documentos procedentes de las
fuentes obligatorias o potestativas, de los sectores privados o pblicos
que, por su contenido o naturaleza, deben conservarse a manera de
antecedentes histricos.
Administra y guarda la memoria de la institucin, y cubre cuatro
funciones esenciales:
Recoleccin y seleccin de los documentos.
Conservacin del patrimonio documental.
Valoracin de ese patrimonio.
Servicio de investigacin.

SISTEMAS DE ARCHIVOS
1) SISTEMA

POR ASUNTO: Se clasifican con base en el

nombre del asunto o tema de que se trata

DESVENTAJAS
Es ms elaborado que los otros sistemas y puede originar cierta confusin,
las personas pueden describir un mismo asunto de diferente manera.
El gran problema de este sistema es determinar bajo que ttulo se va a
archivar un documento. En este sistema se recomienda que toda empresa
prepare un listado de temas generales o principales, con sus divisiones y
subdivisiones (secciones).
CLASIFICACIN
Archivo temtico-alfabtico
1 A manera de diccionario, donde los temas se manejan en estricto
orden alfabtico.
Ejemplo:
Analgsicos
Anticoagulantes
Antihistamnicos
Antitusivos
Cardiotnicos

 Vasodilatadores
2 A manera de enciclopedia, donde los ttulos se agrupan por su relacin
lgica con un tema principal, que servir como encabezado, en cuyo
caso se necesitara consultar un ndice.
Ejemplo:
Anuncios luminosos
Carteleras
Cine
Desplegados (displays)
Prensa
Radio
Revistas especializadas
Televisin
Volantes
Archivo temtico-numrico
Se distingue en que los rtulos tienen nmeros o nmeros y ttulos en las
pestaas de las guas y de las carpetas
2) SISTEMA

NUMRICO:

En este sistema se utilizan nmeros consecutivos a la persona y

la empresa .es un sistema indirecto porque nos obligan a utilizar
catlogos o ndices de localizacin de expedientes.
VENTAJAS
Favorece el carcter confidencial
Las secuencia numrica es ms fcil que la alfabtica y la
posibilidad de error se reduce
Es de extensin ilimitada , mientras que el alfabtico limita la
extensin a 27 letras
Rpida identificacin de la secuencia
DESVENTAJAS
Nos obliga como todo sistema indirecto ,a una doble
bsqueda al tener que consultar el ndice tarjetero, para
localizar y guardar documentos
CATALOGOS
Llamados ndices de localizacin (8 x 12cm) ,las cuales se
mecanografan simultneamente a la apertura del expediente .Los
nombres pueden enumerarse de forma simple progresiva o
combinado

Nm.
01
02
03
04
05

Nombre o titulo
RAMOS Pereda
,Rosario
PACHECO Ruiz,
Humberto
ARMENTA Moreno,
Alejandro
VALLADARES Rojas,
Toms
RUBIO Casasola, Jorge

3)

Nm.
20-5025
10-1526
25-4519
68/18
84/123

Nombre o titulo
Ramrez Hernndez , Ral
Malpica rocha ,Antonio
Bernaola Garca Flor
Huerta flores , Gladys
Medina Laos Agustn

SISTEMA ALFABTICO:

Como su nombre lo dice, en este

sistema se utiliza la secuencia alfabtica. Es fcil y rpido de entender,
porque se ordena casi igual directorios y diccionarios con los que todos
estamos familiarizados.
Es un sistema directo, mediante el cual quien archiva solo tiene que guiarse
por los ttulos de las carpetas para guardar o retirar un documento.
Ventajas. No se alera el orden de los expedientes pero si aumento y
disminuye la cantidad de ellos.
Limitaciones. Este sistema est limitado a conjuntos pequeos de
expedientes, no porque se considere malo para los archivos numerosos,
sino porque para estos hay mejores sistemas como el numrico, ya que es
ms fcil ordenar nmeros que alfabetizar nombres.
Desventajas. Estas consisten bsicamente en la impresin con que se
manejan los rdenes alfabticos y los nombres con muchas grafas
caprichosas, que conllevan a la necesidad de buscar un expediente cuyo
nombre puede escribirse de varias maneras, por ejemplo:
Valds Salinas, Alfonso (Dr.)
Valdez Salinas, Alfonso (Dr.)
Sens Jurez, Pedro (Lic.)
Senz Jurez, Pedro (Lic.)

Reglas de inversin de ttulos de personas fsicas

Regla 1. Si el nombre completo se compone de un nombre y un apellido,

la inversin se hace a partir del apellido. Ejemplo:
Carmen Rodrguez
Rodrguez, Carmen
Regla 2. Si se compone de dos nombres y un apellido, se invierte a partir
del apellido. Ejemplo:
Mara del Carmen Rodrguez
Rodrguez, Mara del Carmen
Regla 3. Si se compone de dos nombres y de dos apellidos, debe
invertirse a partir del primer apellido. Ejemplo:

Jos Luis Gmez Puente

Gmez Puente, Jos Luis
Luisa Fernanda Snchez de la Barrera y Rosas del Valle
Snchez dela Barrera y Rosas del Valle, Luisa Fernanda
Regla 4. Si antes del primer apellido aparece una sigla (letra inicial de un
nombre o apellido), se toma esta parte del nombre y se hace la inversin a
partir del primer apellido. Ejemplo:
Jos L. Martnez Adame
Martnez Adame, Jos L.
No obstante, si se sabe el significado de la sigla, es preferible desatar su
significado.
Martnez Adame, Jos Luis
Regla 5. Si el primer apellido se acompaa de otros elementos como: de,
del, de la, delos, de las, etc. La inversin se inicia a partir del primer
apellido. Ejemplo:
Carmen de la Pea
Pea, Carmen de la
4) SISTEMA GEOGRFICO: En este sistema los documentos
se ordenan en forma alfabtica y se colocan en carpetas previamente
clasificadas por:
Pases
Estados
Ciudades
Pueblos
Municipios
Congregaciones
Nombre del corresponsal, etctera.
Se recomienda, exclusivamente, en aquellas empresas que tienen
clientes, proveedores, distribuidores y usuarios, divididos por zonas
geogrficas o territorios. En este sistema todos los archivos son iguales,
ya que cada empresa disea y estructura un sistema de acuerdo con sus
necesidades, y esto depende del nmero de zonas o territorios en los que
tiene intereses, el tipo de negocio y la utilizacin y frecuencia de consulta
de los documentos.

Pueden ser:
SISTEMA DIRECTO: Los expedientes se ordenan alfabticamente y no
hay problema para su localizacin.
SISTEMA INDIRECTO: Obliga a una doble bsqueda ya que existe dos
archivos:
ARCHIVO PRINCIPAL: Contiene los documentos y las carpetas
que se ordenan de la manera siguiente:
1) Las guas principales se rotulan con las divisiones
geogrficas ms importantes.

2) Cuando el archivo es multinacional, la primera divisin

puede ser el nombre de un pas; la segunda, un estado;
la tercera, una ciudad; la cuarta, un distrito; la quinta, un
nombre (del corresponsal).
3) Si el ttulo principal es el nombre de un estado, los
subttulos pueden ser el nombre de una ciudad, un
pueblo, un municipio, etctera.
4) Si el archivo es multinacional, detrs de las guas con el
nombre del pas, siguen las guas secundarias, que son
alfabticas.
5) Cada gua alfabtica tiene en la parte de atrs la gua
correspondiente a varios.
6) Posteriormente se colocara las carpetas individuales que
debern constar con dos lneas de texto: 1 Se coloca el
nombre del pas, estado, ciudad y pueblo, y 2 el nombre
del corresponsal.
Los documentos que estn dentro de las carpetas se organizan y se
archivan cronolgicamente, quedando arriba el ms reciente.

ARCHIVO DE TARJETAS: En el sistema geogrfico tambin se

emplea un ndice de tarjetas, tambin llamadas cdulas. En
cada tarjeta se anotan el nombre del corresponsal y su
localizacin geogrfica. Las tarjetas se ordenan
alfabticamente, de acuerdo con el nombre de los
corresponsales y no con el de la localizacin geogrfica.

DESVENTAJAS

a) Se presta a errores, pues la divisin se hace por territorios, estados,

ciudades, etctera, y, por ltimo, por el nombre del corresponsal.
b) Es un sistema que, a la larga, resulta molesto, pues toda demora o
error en localizar o guardar un documento aumenta el costo.

PROCEDIMENTO DE ARCHIVO
INSPECCIONAR. Igual que en los otros sistemas, se inspeccionan los
documentos para asegurarse de que tal material est listo para
archivarse.
CLASIFICAR. Los documentos, determinando el nombre y el lugar bajo
los cuales se archivan.
CODIFICAR. Los papeles se marcaran de la manera siguiente:
a) Se encierran en un crculo los nombres de pas y ciudad.
b) Se enumerarn las unidades de archivo para indicar el orden en
que se guardaran.

c) Se subraya el nombre del corresponsal, igual que en el sistema

alfabtico.
DISTRIBUIR. Los papeles se renen y ordenan de acuerdo con las
divisiones y subdivisiones geogrficas.
ARCHIVAR. Las carpetas se guardan en los archiveros, de acuerdo
con las guas preparadas (por territorio, estado, ciudad, municipios,
congregaciones) Si no existe la carpeta correspondiente para guardar
un documento, este se archivara en la carpeta varios.
5) SISTEMA ALFANUMRICO
Este sistema rene las ventajas de ambos sistemas: alfabtico y
numrico.
En este sistema se utilizan los nombres propios de las personas,
fsicas o morales, debidamente invertidos, de manera que
siempre este al principio el elemento del nombre ms
identificador e invariable.

PROCEDIMENTO:

1) Se marca la primera letra del apellido paterno, en el caso de

personas fsicas, o el primer nombre en el caso de personas
morales, para saber a qu grupo de letras corresponde cada
expediente.
2) Se forman 27 grupos, uno por cada letra del alfabeto, y se
anotan en una libreta que tangan ndice alfabtico.
3) A cada letra se le da una numeracin progresiva inicial e
independiente, de tal modo que principien a partir del
nmero 1 en cada letra. As, la combinacin de letra y
nmero (alfabtica numrica) nos
numer nombre
servir para obtener
o
la
clave de cada
A-1
ABASCAL Rojo,
expediente.
A-2
Hugo
A-3
ABASOLO Alcocer,
Registro de claves
A-4
Francisco
A-5
Las claves obtenidas
seARMANTA
anotan en una
libreta con ndice alfabtico en
Daz,
donde se registra
tanto
el
nmero
como
el nombre de cada expediente.
A-6
Mario
El nmero se
coloca al margen y, enseguida, el nombre invertido;
A-7
posteriormente,
y sobre ARMENDARIS
todo si el archivo es muy abundante al momento
A-8
Enrquez,
de registrar, se abre tambin
una Marta
tarjeta para cada nombre, que se
ordenara alfabticamente
en un catlogo
que se acudir
cada vez
AEDO
REYES, al
scar
EJEMPLO
DEque
registre un nuevo nombre
en la libreta,
con el fin de evitar repeticiones.
AGUILAR
Suarez,
REGISTRO
Luis
ALFANUMERICO:
ANGUIANO Alba,
Lidia
ABUNDIAS Loza,
macos

6) SISTEMA CRONOLGICO: S e clasifica en funcin de la

fecha de emisin y expedicin. Agrupados en aos, meses y das.
En este mtodo priva el tiempo como factor del ordenamiento de los expedientes que contienen
documentacin agrupada en aos, meses y das. Tambin se emplea como una agenda para tener
presentes los asuntos en una fecha determinada, por algn trmite que deba verificarse en aquella:
En los archivos existe parte de la documentacin que debe manejarse cronolgicamente, por
representar actividades realizadas en determinados periodos de tiempo, que son la determinante de
su formacin y de su consulta.
El empleo como agenda, requiere la colocacin de los documentos, o bien de una copia minuta, en la
fecha previamente fijada.
En ambos casos, se requiere del uso de guas divisionarias para sealar el ao (aun cuando este puede
hacerse contener en el Marbete de las Gavetas o en las cajas archivadoras), los meses y los das.
La gua principal se destinara al ao, o bien al mes, y las auxiliares a los treinta y un das.

ARCHIVO DIGITAL
Reunin de documentos producidos por una persona fsica o
jurdica como apoyo de su actividad, de lo que es testimonio
haciendo uso de la electrnica que se conservan y transmiten
mediante medios electrnicos en depsitos de conservacin
permanente.
Ventajas

1 Normalizacin de archivos
El archivo digital de documentos convierte toda
la heterogeneidad de papeles que llegan cada da a nuestra
empresa (facturas, tickets, hojas de gasto) en una base de datos

estructurada y homognea. Cada uno de esos papeles, en

principio diferente e incluso difcil de manejar y archivar, se
convierte en un registro digital nico.
Puesto que todos los registros digitales son homogneos, es
posible establecer un sistema de archivo y clasificacin
normalizado, en el que se accede a toda la informacin con
diferentes criterios de bsqueda y filtrado, todo ello sin recorrer
estanteras y sin abrir archivadores.
La montaa de papeles diversos ha pasado a la historia.
2 Ahorro de espacio, material y recursos
El archivo digital puede remplazar por completo al archivo
fsico. Esto significa que, incluso aquellos documentos que
tengamos la obligacin legal de conservar durante aos, podemos
conservarlos en formato digital con plena validez legal gracias a la
digitalizacin certificada, destruyendo el papel.
A partir de aqu, se produce un ahorro de espacio en oficinas (cuyo
coste por m2 suele ser elevado) por la eliminacin de archivos
y estanteras.
La ausencia de papel desencadena a su vez un importante
ahorro en costes de papel, impresin, mobiliario, archivadores y
diverso material de oficina, del que se puede prescindir casi en su
totalidad. Normalmente se acaban eliminando incluso las
mquinas (fotocopiadoras, escneres) quedndonos con una
mnima parte, lo que redunda en un nuevo ahorro.
3 Ahorro de tiempo, incremento de eficiencia
Las bsquedas de papeles pueden llevar mucho tiempo,
incluso en un archivo bien organizado. Cuando un papel no est
exactamente en su sitio, cmo podemos saber si realmente no lo
tenemos, si alguien se lo ha llevado o si hay que seguir buscando
en otras posibles ubicaciones? Despus de invertir nuestro tiempo,
puede que ni siquiera lleguemos a encontrar lo que buscamos.
Las bsquedas de documentos digitales son instantneas y se
realizan con total certeza. Si el documento existe, siempre lo
vamos a encontrar porque los registros no pueden traspapelarse al
no estar soportados en un medio fsico. Con una base de datos
digital ahorraremos muchas horas de trabajo relacionadas
con la gestin del archivo fsico y eliminaremos cualquier duda en
una bsqueda.

4 Eliminacin de riesgos legales

Como hemos visto, la certeza de tener el archivo bajo control y
gestionado a travs de una base de datos elimina la posibilidad de
perder documentos. El archivo digital, del que se pueden
mantener varias copias incluso en diferentes ubicaciones
fsicas, elimina incluso el riesgo frente a accidentes o
catstrofes (como un incendio y un terremoto).
La informacin puede estar en un servidor de la empresa y en un
servidor externo al mismo tiempo, de manera que se eliminen por
completo los riesgos legales de perder documentacin. El coste de
la memoria digital es cada vez ms bajo y mantener copias de
seguridad es cada da ms sencillo. Y ms seguro.
5 Acceso inmediato y concurrente a la documentacin
Cuando mantenemos un archivo fsico de documentos, existe la
posibilidad de que varias personas necesiten acceder al
mismo papel en el mismo momento. En el mejor de los casos,
tendremos que turnarnos (perder tiempo) o hacer copias (ms
papel), pero tambin puede pasar que alguien se olvide de
devolver un documento al archivo y no sepamos quin es. El
soporte fsico es nico y slo puede estar en un lugar.
Cuando trabajamos con un archivo digital, cualquier nmero de
usuarios puede acceder simultneamente a cualquier
registro, porque desaparece el soporte fsico y cada uno trabaja
con una visualizacin en pantalla sin llevarse el documento.
Nadie cambia nada de sitio, nadie pierde nada, todos consultan a
la vez.
6 Integracin con el sistema de contabilidad
Una posible derivada del archivo digital es su integracin con el
sistema de contabilidad (ERP). En este terreno se abren, de nuevo,
multitud de posibilidades que van desde la mera consulta por
pantalla de documentos digitalizados, hasta la contabilizacin
automtica a partir de la tecnologa OCR.
Slo la imaginacin puede poner lmites a las posibilidades del
archivo digital, que permite incluso la validacin de facturas o
notas de gasto de forma remota y sin transporte de papel para su
firma. La mayora de sistemas de informacin econmica
modernos estn preparados para ello.

7 Mejora de la sostenibilidad ambiental

Desde hace mucho tiempo y cada vez en mayor medida,
la sostenibilidad medioambiental de las empresas ha pasado a
ser, adems de un principio esencial de funcionamiento, un
argumento de ventas que mejora nuestra imagen frente al
exterior.
Como es palpable, la eliminacin de papel y otros materiales
(como el tner de las impresoras) asociados con el archivo fsico
redundar en una mayor sostenibilidad medioambiental de
nuestra empresa, como una parte de nuestra
responsabilidad social corporativa.

Diagrama de flujo