PRESIDENCIA DE LA REPUBLICA

DIRECCION GENERAL DEL SERVICIO CIVIL

DEPARTAMENTO DE CAPACITACION DE PERSONAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
PARA LA EVALUACIN DEL DESEMPEO
DE LOS SERVIDORES CUBIERTOS POR EL
TITULO I DEL ESTATUTO DE SERVICIO
CIVIL

[1]

FICHA TECNICA

Presidencia de la Repblica
Direccin General de Servicio Civil

Msc, Ligia Ma. Cspedes Alvarez

Directora General

Licda, Vilma Camacho Vquez

Subdirectora General

Autor:
Lic. Abdn Sols Garca
Investigador
Depto. de Capacitacin de Personal

Correctores de estilo:
Msc. Oscar Snchez Chaves
Jefe
Depto. de Capacitacin de Personal

Otilio Aguilar Corrales

Subjefe
Depto. de Capacitacin de Personal

Juvenal Ramrez Artavia

Investigador
Depto. de Capacitacin de Personal

[2]

INDICE
PRESENTACION
1. PRINCIPIOS BASICOS QUE SUSTENTAN EL SISTEMA DE
EVALUACION DEL DESEMPEO.
2. OBJETIVOS DEL SISTEMA DE EVALUACIN DE DESEMPEO.
3. USOS DEL SISTEMA DE EVALUACION DEL DESEMPEO
4.FUNCIONAMIENTO
DESEMPEO
4.1
4.2
4.3
4.4
4.5

DEL

SISTEMA

DE

EVALUACION

DEL

El Ciclo de evaluacin
Distribucin de los servidores por grupos laborales
Los factores del desempeo segn grupos laborales
El expediente de la evaluacin del desempeo
Niveles del desempeo

5. EL PROCESO DE EVALUACIN
5.1 Evaluacin Intermedia
5.2 Evaluacin Final
5.3 Evaluacin Anual
6. INSTRUCCIONES PARA EL
EVALUACION DEL DESEMPEO

USO

DEL

FORMULARIO

DE

6.1 Seleccin del Formulario e identificacin del perodo

6.2 Apartado A. Identificacin del servidor y de sus superiores
6.3 Apartado B. Factores del desempeo segn cada grupo laboral
6.4 Apartado C. Justificacin de los niveles de desempeo 1y 2
6.5 Apartado D. Capacitacin y otras opciones de mejoramiento
6.6 Apartado E. Resultados de la evaluacin
6.7 Apartado F. Opinin del servidor con respecto a la evaluacin
6.8 Apartado G. Observaciones del jefe inmediato y del servidor
6.9 Apartado H. Observaciones del superior del jefe inmediato
6.10 Apartado I. Observaciones generales de la jefatura
7. ELPROCESO DE APELACION O REVISION
8. ASPECTOS ADMINISTRATIVOS IMPORTANTES
9. ACCIONES ADMINISTRATIVAS RELACIONADAS
OFICINAS DE RECURSOS HUMANOS.

CON

LAS

10. ACTIVIDADES Y PLAZOS IMPORTANTES CONTENIDOS EN EL

PRESENTE MANUAL.

[3]

PRESENTACION
Este instrumento de consulta y orientacin que ponemos en manos de las
jefaturas, de las oficinas de Recursos Humanos y de los servidores
cubiertos por el Ttulo I del Estatuto de Servicio Civil, constituye el Manual
de Procedimientos para la Evaluacin del Desempeo, el cual se sustenta
en el artculo 42 del Reglamento del citado Estatuto, que en lo atinente
dice:
El jefe inmediato, mediante entrevista con el servidor,
efectuar la evaluacin del desempeo en los
formularios aprobados por la Direccin General de
Servicio Civil y siguiendo las instrucciones contenidas
en el Manual de Procedimientos para la Evaluacin del
Desempeo
Con fundamento en tal disposicin, este Manual describe los
procedimientos bsicos que deben seguirse en el sistema de evaluacin
del desempeo, siendo un instrumento de gran utilidad para los
evaluadores y evaluados.

1.

PRINCIPIOS
BASICOS
QUE SUSTENTAN
DE EVALUACION DEL DESEMPEO.

EL

SISTEMA

1.1 Por ser el recurso humano el ms importante de cuantos disponen las

organizaciones sociales para el cumplimiento de sus objetivos, debe
drsele una mayor participacin en la apreciacin de su desempeo
en el trabajo.
1.2 La retroalimentacin efectiva del desempeo es una herramienta
motivacional y, a la vez, una fuente eficaz para el desarrollo del
individuo y de la organizacin.
1.3 El sistema de evaluacin del desempeo debe ser flexible y adaptable
a los diferentes niveles organizacionales y circunstancias que
caracterizan la situacin del individuo y, al mismo tiempo, lo
suficientemente simple para ser comprendido y aplicado por todos los
usuarios.
1.4 El sistema de evaluacin del desempeo se fundamenta en el
convencimiento de que todo empleado tiene inters y necesidad de
conocer la forma en que el jefe inmediato evala su desempeo y su
contribucin a las operaciones organizacionales.
1.5 El objetivo fundamental del sistema es evaluar la forma en que el
servidor desempea las tareas asignadas, en procura de mayor
productividad y calidad del servicio pblico.

[4]

2. OBJETIVOS DEL SISTEMA DE EVALUACION DEL DESEMPEO.

2.1 Objetivo General
Fomentar la eficacia de los servidores cubiertos por el Ttulo I del Estatuto
de Servicio Civil, estimular su desarrollo profesional y optimizar la
contribucin de cada funcionario al logro de la eficiencia en el servicio
pblico.
2.1.1

Objetivos Especficos

2.1.1.1 Facilitar la ejecucin de las operaciones en los diferentes niveles de

las organizaciones y la aplicacin de los mtodos y tcnicas
administrativas, por parte de los funcionarios que ejercen funciones
de jefatura.
2.1.1.2 Identificar el potencial de desarrollo de los empleados y estimular
sus deseos de superacin, guiando sus esfuerzos hacia la plena
realizacin de sus posibilidades de mejoramiento.
2.1.1.3 Contribuir al mejoramiento de las relaciones humanas, facilitando la
comunicacin positiva y productiva entre jefes y empleados, para el
logro de las metas de la institucin.
2.1.1.4 Determinar y corregir deficiencias en el trabajo, tanto
organizacionales como individuales, mediante el anlisis de los
problemas colectivos e individuales que se detecten a travs del
proceso de evaluacin.
3. USOS DEL SISTEMA DE EVALUACION DEL DESEMPEO
Algunos de estos usos se encuentran indicados en el artculo 43 del
Reglamento del Estatuto de Servicio Civil, el cual establece:
Artculo 43-. La evaluacin del desempeo anual servir
como reconocimiento a los buenos servidores, como
estmulo para propiciar una mayor eficiencia y como factor
que se debe considerar para reclutamiento y seleccin,
capacitacin, ascensos, aumentos de salario, concesin de
permisos, y reducciones forzosas de personal.
Adems, el sistema de evaluacin del desempeo deber utilizarse para:

Orientar a los empleados sobre la forma en que deben

desempear su trabajo, para que ste satisfaga las expectativas
de la organizacin.

Hacer reconocimiento formal de los mtodos demostrados por el

servidor.

Propiciar el establecimiento de incentivos, no necesariamente

salariales, destinados a satisfacer las expectativas y a aumentar el
grado de motivacin de los servidores en el trabajo.

[5]

Determinar necesidades de capacitacin y desarrollo de personal.

Determinar la concesin del aumento salarial por antigedad, o

de
cualquier otro incentivo.

Sustentar criterios de reubicacin de los servidores para la mejor

utilizacin de su conocimientos, destrezas, habilidades y
potencialidades.

Formular y sustentar polticas que eviten la salida de los mejores

servidores de la Administracin.

4. FUNCIONAMIENTO
DESEMPEO.

DEL

SISTEMA

DE

EVALUACION

DEL

El sistema de evaluacin del desempeo aqu descrito est dirigido a los

servidores regulados por el Ttulo I del Estatuto de Servicio Civil y se regir
por lo estipulado en el artculo 13, inciso c) de este cuerpo legal, los
artculos 41, 42, 43 y 44 de su Reglamento y el presente Manual de
Procedimientos.
4.1 El Ciclo de Evaluacin
Comprende dos perodos diferentes: Evaluacin Intermedia y Evaluacin
Final, que se resumen en la Evaluacin Anual.
I Perodo: Del 01 de diciembre al 31 de mayo:
EVALUACION INTERMEDIA

II Perodo: Del 01 de junio al 30 de noviembre:

EVALUACION FINAL

Las evaluaciones de cada perodo se realizarn en las fechas que se

indican a continuacin:
EVALUACION INTERMEDIA:
Primera quincena del mes de junio
EVALUACION FINAL:
ltima quincena del mes de noviembre
EVALUACION ANUAL:
Ser el resultado del promedio de ambas
evaluaciones.

[6]

4.2 Distribucin de los servidores por grupos laborales

IMPORTANTE: La distribucin de los servidores en grupos laborales, segn
sus funciones, es independiente del sistema clasificado de puestos vigente en
el Rgimen de Servicio Civil, y se establece solo para efectos de la aplicacin
del sistema de evaluacin del desempeo.
El jefe inmediato determinar el formulario correspondiente al grupo laboral
con el que se evaluar al servidor, segn sean sus funciones reales y de
acuerdo con el siguiente detalle:
GRUPO LABORAL A: NIVEL EJECUTIVO
Formulario FED-1A (Anverso)
Formulario FED-1B (Reverso)
Est constituido por quienes realizan funciones de jefatura formal, es
decir, por aquellos servidores que ejercen autoridad
tcnica,
administrativa, o ambas a la vez. Queda a juicio del jefe inmediato
determinar si, con base en las funciones, las caractersticas particulares
del puesto y las definiciones de los correspondientes factores, las
jefaturas operativas deben ser evaluadas, dentro de este grupo o
dentro del grupo laboral C.

GRUPO LABORAL B: NIVEL PROFESIONAL

Formulario FED-2A (Anverso)
Formulario FED-2B (Reverso)_
Comprende al personal que realiza funciones de carcter profesional.
Sin jefatura formal.

GRUPO LABORAL C: NIVEL ADMINISTRATIVO

Formulario FED-3A (Anverso)_
Formulario FED-3B (Reverso)_
Incluye al personal que ejecuta funciones de carcter tcnico, y
profesional, miscelneo, especializado (imprenta, carpintera,
albailera, etc.), as como, labores de seguridad y vigilancia, operacin
de equipo mvil, inspeccin, recaudacin y otras no contempladas en
los dems grupos.
GRUPO LABORAL D: NIVEL DE OFICINA
Formulario FED-4A (anverso)
Formulario FED-4B (Reverso)
Incluye al personal que realiza funciones de recepcin, telefona,
labores varias de oficina, secretariado y otras afines.

[7]

4.3 Los factores del desempeo segn grupos laborales

Los factores del desempeo indicados en el apartado B del formulario de
evaluacin, estn relacionados con las funciones medulares de los
servidores de los diferentes grupos laborales.
En caso de que un servidor participe en algn movimiento de personal,
ser evaluado con el formulario del grupo laboral correspondiente a las
funciones del cargo en el que ha estado ms tiempo desde la evaluacin
anterior. Si ocurriere que, durante el mismo perodo de evaluacin, un
servidor ha desempeado funciones o cargos diferentes por perodos
iguales, este ser evaluado con el formulario aplicable a las funciones del
cargo ms reciente. Sin embargo, cuando existan factores del desempeo
coincidentes entre los formularios aplicables para uno y otro tipo de
funciones, el jefe inmediato deber considerar tambin, en la evaluacin de
tales factores, las funciones que vena ejecutando el servidor antes de
producirse el movimiento de personal en referencia.
4.4 El expediente de la evaluacin del desempeo.
En la unidad administrativa donde se ubica el servidor (Departamento,
Divisin, Seccin, etc.) deber haber un expediente de la evaluacin del
desempeo, bajo la custodia y responsabilidad del respectivo jefe
inmediato. Este expediente contendr todos los documentos pertinentes al
desempeo del servidor (copia de la evaluacin intermedia, notificaciones
relacionadas con el desempeo, cartas de encomio por el trabajo eficiente,
llamadas de atencin en procura de un mejor desempeo, etc.). Ningn
acto o documento relacionado con el desempeo tendr eficacia legal si el
servidor no ha sido notificado oportunamente, por lo cual es necesario que
el jefe inmediato registre adecuadamente dicha notificacin.
La informacin contenida en este expediente solo tendr vigencia para el
perodo laboral de que se trate. Luego de concluido el ciclo de evaluacin
anual esta deber destacarse para dar lugar a la del nuevo ciclo. En
caso de que el servidor hubiere presentado algn recurso en contra de lo
actuado por el superior del jefe inmediato en el apartado H del formulario
de evaluacin, este expediente deber seguir vigente, para que cualquiera
de las partes pueda usarlo como prueba ante la autoridad competente.
El expediente ser un instrumento fundamental durante el proceso de
evaluacin y deber ser tratado con la debida discrecionalidad. Solamente
tendr acceso a este el servidor y los jefes involucrados en el proceso de
evaluacin.
En
caso de una nueva
ubicacin del servidor, el jefe anterior
deber hacer llegar el expediente de la evaluacin del desempeo al
nuevo lugar de trabajo. El traslado de expediente se har de jefatura a
jefatura.

[8]

4.5 Nivel del desempeo.

Con el fin de que el evaluador y el servidor puedan interpretar adecuadamente los resultados e identificar las fortalezas y debilidades del
desempeo demostrado durante el periodo evaluado, en el cuadro
siguiente, se indican y definen los diferentes niveles del desempeo
equiparados con las correspondientes categoras cualitativas.

NIVEL

DEFINICION

CATEGORIA

Desempeo muy por debajo

del esperado*

DEFICIENTE

Desempeo ligeramente por

debajo del esperado

REGULAR

Desempeo conforme con el

mnimo esperado

BUENO

Desempeo por encima del

esperado

MUY BUENO

Desempeo Excepcional **

EXCELENTE

El desempeo esperado ser determinado por el jefe inmediato con

fundamento en el potencial laboral del servidor, los recursos
disponibles y la complejidad o dificultad de las tareas.

* * Se refiere al desempeo que supera extraordinariamente al esperado.

5

EL PROCESO DE EVALUACION

La evaluacin del desempeo es un proceso a cargo, principalmente, del

jefe inmediato. El superior del jefe inmediato solo participar, ya sea en la
evaluacin Intermedia o en la evaluacin Final, cuando el servidor manifieste disconformidad en relacin con lo actuado por el jefe inmediato.
Para ello, debe atenderse lo indicado en los apartados F, G y H del
formulario de evaluacin del desempeo y lo dispuesto en los artculos 42
y 44, inciso e) del Reglamento del Estatuto de Servicio Civil.
El proceso de evaluacin del desempeo est dividido en dos fases:
evaluacin Intermedia y evaluacin Final; cada una de estas cubre un
perodo de seis meses. Con fundamento en dichas evaluaciones se
obtendr la evaluacin Anual, la que, ms que una evaluacin es el
resumen cuantitativo y cualitativo de los resultados obtenidos en los dos
perodos previos.

[9]

5.1 Evaluacin Intermedia.

La evaluacin Intermedia del desempeo permitir al servidor y a su jefe
inmediato conocer en que medida aquel ha logrado trasladar al
desempeo cotidiano la capacitacin o las otras opciones de mejoramiento
proyectadas al final del ciclo anterior. Tambin ha de servir para que el jefe
inmediato haga las propuestas de capacitacin u otras opciones de
mejoramiento requeridas por el servidor, en procura de una reorientacin y
mejora de su desempeo durante el segundo semestre del ao.
Es necesario que los funcionarios que intervienen en este proceso: el
servidor, su jefe inmediato y, en algunos casos, el superior del jefe
inmediato, no pierdan de vista el carcter parcial de esta evaluacin.
5.2 Evaluacin Final.
La segunda parte del proceso de evaluacin del desempeo culmina con la
evaluacin Final, que debe llevarse a cabo en la ltima quincena del mes
de noviembre de cada ao. Los resultados que aqu se determinen deben
reflejar con fidelidad el desempeo alcanzado por el servidor durante el
segundo semestre del ao, a partir de las ideas orientadoras propuestas,
para este segundo perodo, en la entrevista de la evaluacin Intermedia.
Adems, de esta evaluacin deben derivarse, igual que en la evaluacin
Intermedia, propuestas especficas y concretas de capacitacin u otras
opciones de mejoramiento requeridas por el servidor, y que se han de
especificar en el apartado D del formulario, con miras a la programacin
del trabajo para el ciclo siguiente.
5.3 Evaluacin Anual
La evaluacin Anual del desempeo, ms que una evaluacin propiamente
dicha, es una sntesis cuantitativa y cualitativa de los resultados obtenidos
por el servidor en las dos evaluaciones previas, a saber: la Intermedia y la
Final. Para ello, el evaluador deber proceder de acuerdo con los
procedimientos que se describen en el apartado 6.6 de este Manual.
6.

INSTRUCCIONES
EVALUACION
DEL DESEMPEO.

PARA

EL

USO

DEL

FORMULARIO

DE

6.1 Seleccin del formulario e identificacin del perodo

El jefe inmediato escoger el formulario adecuado, segn el grupo laboral
al que pertenezca el servidor, de acuerdo con las funciones que ste
realiza, e independientemente de la clasificacin formal de su puesto, tal
como se indic en el punto 4.2.
Para cada una de las dos evaluaciones, Intermedia y Final, el jefe
inmediato deber hacer uso de un ejemplar del formulario de evaluacin.
En el ejemplar usado para la evaluacin Final debern consignarse,
adems, los resultados del promedio numrico y la categora cualitativa
correspondiente a la Evaluacin Anual:
6.2 Apartado A. Identificacin del servidor y de sus superiores
Corresponde al jefe inmediato llenar con claridad y exactitud, cada uno de
los espacios de este apartado. La informacin debe aparecer ntida, sin
borrones, tachaduras, ni uso de correctores de escritura.

[10]

6.3 Apartado B. Factores del desempeo segn cada grupo laboral

Este apartado tiene la enumeracin y descripcin de los siete factores del
desempeo, considerados como relevantes, para fundamentar los criterios
de evaluacin. Estos factores varan segn sea el grupo laboral al que
correspondan.
Para seleccionar el nivel de desempeo en cada factor, el jefe inmediato
deber convocar al servidor a una entrevista en la que, con base en un
dilogo franco y abierto, ambos expondrn sus apreciaciones sobre el
valor del nivel de cada factor que mejor representa el desempeo
alcanzado por el servidor a lo largo del perodo evaluado. Para ello, el jefe
inmediato deber justificar su apreciacin evaluativa ante el servidor y, una
vez que ambos lleguen a un consenso, proceder a marcar en los
espacios correspondientes del formulario y en presencia del servidor, el
nivel con que finalmente decida evaluar el desempeo de ste en cada
factor.
Si luego del anlisis del desempeo de un factor, no fuere posible el logro
de consenso entre el jefe inmediato y el servidor, el jefe inmediato deber
proceder a marcar el nivel correspondiente, segn su propio criterio.
Al concluir la entrevista, el servidor proceder a firmar en el espacio
provisto al final de este apartado. Esta firma prueba nicamente su
participacin en la entrevista, no significa la aceptacin del resultado.
Una vez efectuado lo anterior, el jefe inmediato pasar al siguiente
apartado del formulario.
6.4 Apartado C. Justificacin de los niveles de desempeo 1 y 2
Con el fin de identificar las causas ms evidentes de un nivel de
desempeo deficiente o regular, es necesario que el jefe inmediato
justifique brevemente las razones en que se basa para otorgar el nivel 1 o
el nivel 2 en cada factor as evaluado.
Con ese objetivo, en el espacio provisto en este apartado o en hoja
adicional, si lo requiere, deber indicar las razones por las cuales el
servidor tuvo niveles de desempeo 1 o 2 en determinado factor.
6.5 Apartado D. Capacitacin y otras opciones de mejoramiento
El objetivo de este apartado es que el jefe inmediato, tomando en cuenta el
criterio del servidor y sus propias apreciaciones, determine las acciones de
capacitacin, asesora u orientacin que puedan contribuir a la correccin
o mejoramiento del desempeo de aquellos servidores que obtuvieron en
su Evaluacin Intermedia o Final, niveles de desempeo equivalentes a

DEFICIENTE O REGULAR.
Para este propsito deber entenderse como necesidad de capacitacin, la
ausencia, insuficiencia o deficiencia de conocimientos, habilidades y
actitudes requeridas por el servidor para el eficiente y efectivo desempeo
de su puesto.
El jefe inmediato deber considerar en sus propuestas de capacitacin,
aquellos aspectos propios de cada factor del desempeo que, a su juicio,
pueden corregirse o mejorarse. En este sentido, deber propiciar la
participacin del servidor, solicitando y analizando las sugerencias que
ste plantee, sin embargo, la decisin definitiva deber tomarla l.

[11]

Al momento de formular dichas propuestas, el jefe inmediato debe

considerar las condiciones de viabilidad que stas tengan, segn la
disponibilidad de recursos materiales, humanos y econmicos de la
organizacin. Adems de esto, sus recomendaciones debern ser
especficas para las necesidades particulares de cada servidor.
Una vez resuelto lo anterior, el jefe inmediato proceder a indicar en el
espacio correspondiente de este apartado la solucin que recomienda.
Si el mejoramiento del desempeo no depende de la capacitacin, sino de
una condicin ajena a este concepto, entonces, deber utilizar el espacio
TRO e indicar lo que corresponda.
Los planes de capacitacin que se preparen con base en los casos de
servidores que hayan obtenido niveles de desempeo equivalentes a
DEFICIENTE o REGULAR, debern ser atendidos a muy corto plazo por
la institucin.
Con el fin de estimular el desarrollo de aquellos servidores que obtuvieren
niveles de desempeo superiores a DEFICIENTE o REGULAR, el jefe
inmediato podr, excepcionalmente, indicar ciertas reas que, a su juicio,
el servidor requiere reforzar a travs de la capacitacin o cualquier otra
opcin. Sin embargo, en este caso la institucin no est obligada a atender
en forma inmediata estas necesidades, sino que tales propuestas formarn
parte de otro plan de desarrollo que tratar de satisfacer, segn sus
posibilidades.
ATENCION. Si por algn motivo la organizacin no pudiera cumplir dentro
de un plazo prudencial, las propuestas de capacitacin o cualquiera de las
opciones planteadas por el jefe inmediato en este apartado, no debern
imputarse al servidor las deficiencias o insuficiencias que, como
consecuencia de dicho incumplimiento, mostrare en el perodo de
evaluacin siguiente. Por esta razn, es responsabilidad del jefe inmediato
hacer las gestiones pertinentes, a fin de que la organizacin cumpla con
tales propuestas.

6.6 Apartado E. Resultados de la evaluacin

Los datos de este apartado deber completarlos el jefe inmediato, luego de
que en la entrevista con el servidor haya definido el resultado de la
evaluacin, ya sea Intermedia o Final. Para ello deber seguir el siguiente
procedimiento:

6.6.1 Evaluacin Intermedia

Para obtener el resultado de la evaluacin lntermedia, el jefe inmediato
deber sumar los puntos asignados a cada factor, segn los respectivos
niveles de desempeo elegidos en el apartado B (vase adems, el punto
6.3 de este Manual).
El total de puntos de esta suma deber anotarlo en el espacio
PUNTUACION ORIGINAL de la columna correspondiente a la
Evaluacin Intermedia.
Una vez realizado lo anterior, deber firmar, anotar la fecha respectiva en
los espacios provistos para ello y pasar el formulario al servidor para que
proceda a llenar el apartado F.

[12]

6.6.2 Evaluacin Final

Igual procedimiento que el anterior, deber seguirse para obtener el
resultado de la Evaluacin Final, solamente que este deber ser anotado
en el espacio PUNTUACION ORIGINAL de la columna No. 2,
correspondiente a la evaluacin Final.
Despus de realizada la evaluacin Final, el jefe inmediato pasar el
formulario al servidor para que proceda a llenar el apartado F.

6.6.3 Evaluacin Anual

El jefe que cierra el proceso de Evaluacin Final, ya sea en el apartado F,
G, o H del formulario, deber anotar Los datos de la Evaluacin Anual en
Los espacios de la columna No.3 INTEGRACIN DE RESULTADOS.
Para ello deber proceder de la siguiente manera:
a. Del expediente de evaluacin del desempeo tomar el resultado
obtenido por el servidor en su Evaluacin Intermedia (en caso de que
hubiere sido evaluado en este perodo) y lo transcribir en la columna No.1
del cuadro del apartado E del formulario usado para la Evaluacin Final.
b. Sumar los resultados obtenidos por el servidor en las Evaluaciones
Intermedia y Final y anotar el dato en el espacio PUNTUACION
ANUAL.
c. El resultado anterior lo dividir entre 2 para obtener el promedio anual
que deber anotar en el espacio PROMEDIO ANUAL
d. Luego de
esto, convertir
el
Promedio
Anual
a
la
correspondiente categora cualitativa, de acuerdo con la siguiente tabla de
conversin de puntos.
DEFICIENTE
REGULAR
BUENO
MUY BUENO
EXCELENTE

De 35 a 59.99 puntos
De 60 a 74.99 puntos
De 75 a 84.99 puntos
De 85 a 94.99 puntos
De 95 a 100 puntos

e. La categora cualitativa que resulte de la operacin anterior, deber anotarla en el

espacio EVALUACIN ANUAL.

Atencin: En ningn caso se deber redondear el resultado cuantitativo

obtenido por el servidor, ya sea en la evaluacin Intermedia, Final o Anual.
ATENCION: En caso de que, durante el ciclo de evaluacin, el servidor
solo tenga una evaluacin, ya sea Intermedia o Final, y siempre que el
tiempo efectivamente laborado se ajuste a las condiciones estipuladas en
el punto 8.5 de este Manual, el resultado de la Evaluacin Anual se
determinar con base en esa nica evaluacin.
6.7 Apartado F. Opinin del servidor con respecto a la evaluacin
Al momento de recibir el resultado de la evaluacin, el servidor deber
indicar en los espacios de este apartado, si est conforme o no con el
resultado. Luego, firmar, anotar la fecha y devolver el formulario a su
jefe inmediato. En caso de no estar conforme con el resultado de la
evaluacin, deber presentar sus objeciones el da hbil siguiente y
solicitar nueva entrevista con el jefe inmediato.

[13]

Si el servidor manifiesta conformidad con el resultado de la evaluacin, el

jefe inmediato dar por concluido el proceso de evaluacin con su firma y
la indicacin de la fecha en los espacios provistos para ello. No obstante, si
se tratare de la Evaluacin Final, antes de ejecutar este paso, deber
completar los datos de la evaluacin Anual en el cuadro del Apartado E.
6.8 Apartado G. Observaciones del jefe inmediato y del servidor
Los datos de este apartado debern completarse solamente si el servidor
ha manifestado disconformidad con la evaluacin .En este caso, el jefe
inmediato tendr tres das hbiles, a partir de la fecha en que el servidor
presente sus objeciones, para convocarlo a una entrevista en la que
escuchar y analizar las objeciones de ste, en relacin con los
argumentos en los que sustenta la evaluacin realizada, segn los
procedimientos del apartado 6.3 de este Manual
Luego de esta entrevista deber anotar la fecha, firmar e indicar en el
espacio correspondiente si decide mantener o modificar el resultado de la
evaluacin. Si decide mantener la evaluacin en su versin original,
pasar el formulario al servidor para que ste anote la fecha, firme e
indique si acepta o no su decisin de mantener el resultado original de la
evaluacin.
Si el servidor acepta dicha decisin y el resultado corresponde a
la Evaluacin Intermedia, el jefe inmediato dar por concluido el
proceso
evaluativo con la consignacin de la fecha y su firma en los
espacios provistos en este apartado. Si el resultado corresponde a la
Evaluacin Final, antes de proceder a efectuar lo anterior, deber anotar
los datos de la evaluacin Anual en los respectivos espacios del cuadro del
apartado E.
En caso de que el servidor manifieste disconformidad con dicha decisin,
el jefe inmediato proceder a firmar, indicar la fecha y trasladar, el da hbil
siguiente, el formulario junto con el expediente del desempeo del servidor,
a su superior, a fin de que ste proceda a resolver la evaluacin en el
apartado H, de acuerdo con el procedimiento descrito en el punto 6.9 de
este Manual.
Si el jefe inmediato decide modificar la evaluacin, deber utilizar el cuadro
que aparece en este apartado y proceder de la siguiente manera:
a.

En la columna FACTOR anotar el cdigo del factor o. los factores

del desempeo cuyos niveles sern modificados.

b.

En la columna NIVEL ORIGINAL anotar el nivel originalmente

asignado al respectivo factor del desempeo.

c.

En la columna NUEVO NIVEL anotar el nuevo nivel asignado al

respectivo nivel del desempeo.

d.

En la columna DIFERENCIA DE PUNTOS anotar la diferencia de

puntos resultantes del cambio o modificacin efectuada a cada nivel
del desempeo.

En la columna DIFERENCIA TOTAL DE PUNTOS anotar la suma

total de puntos obtenidos como consecuencia del nivel o niveles que
resulten modificados.

f.

Finalmente, en la columna NUEVA PUNTUACION anotar la nueva

puntuacin total resultante de la suma de la diferencia total de puntos
y la puntuacin original que se haba indicado con anterioridad en el

[14]

espacio correspondiente del cuadro del apartado E.

Ejemplo: Si un servidor ubicado en el grupo laboral D ha obtenido un total
de 76.9 puntos en su evaluacin y su jefe inmediato decide hacer
modificaciones de sus niveles de desempeo en los factores B3 y B7,
pasando del nivel 2 al nivel 3 en el factor B3 y del nivel 3 al nivel 4 en el
factor B7, deber hacerse lo siguiente:

FACTOR

NIVEL
ORIGINAL

NUEVO
NIVEL

DIFERENCIA
DE PUNTOS

B3

5,2

DIFERENCIA
TOTAL DE
PUNTOS

NUEVA
PUNTUACION

6,6
83,5
B7

1,4

Como puede apreciarse en este caso, la diferencia total de puntos (6,6) se

suma a la puntuacin original (76,9) obtenida por el servidor, lo cual da
como resultado la nueva puntuacin del servidor (83,5).
El jefe inmediato deber indicar siempre el factor al cual corresponde el
nivel modificado, no deber hacer modificaciones sobre lo ya marcado en
el apartado B.
Si luego de efectuadas estas modificaciones, el servidor manifiesta
conformidad con el nuevo resultado y as lo hace constar con su firma, el
jefe inmediato proceder de la siguiente manera:
Si las modificaciones corresponden a la evaluacin Intermedia, trasladar
el nuevo resultado o nueva puntuacin a la casilla PUNTUAClN
MODIFICADA de la columna EVALUACION INTERMEDIA, en el
cuadro del apartado E. De inmediato, pasar nuevamente al apartado G,
donde anotar la fecha, firmar y dar por concluido el proceso evaluativo.
Si las modificaciones corresponden a la Evaluacin Final, trasladar el
nuevo resultado o nueva puntuacin a la casilla PUNTUACION
MODIFICADA de la columna EVALUACION FINAL, en el cuadro del
apartado E y efectuar los clculos necesarios para obtener la evaluacin
Anual, cuyo resultado deber anotarlo en la casilla correspondiente de la
columna INTEGRACION DE RESULTADOS. Luego pasar nuevamente
al Apartado G, donde anotar la fecha, firmar y dar por concluido el
proceso evaluativo.
En caso de que el servidor manifieste disconformidad con el nuevo
resultado de la evaluacin y as lo hiciere constar con su firma en el
espacio correspondiente de este Apartado G, el jefe inmediato deber
trasladar (el da hbil siguiente) el formulario, junto con el expediente del
desempeo del servidor, a su superior, quien proceder a resolver la
evaluacin de acuerdo con el procedimiento descrito en el apartado
siguiente.
6.9 Apartado H. Observaciones del superior del jefe inmediato
Los datos de este apartado deben llenarse solamente si, despus de que
el jefe inmediato ha realizado los procedimientos descritos en el apartado
anterior, el servidor mantiene su disconformidad con el resultado de la
evaluacin.
Una vez que el superior del jefe inmediato reciba el expediente del
desempeo y el formulario de evaluacin, dispondr de tres das hbiles

[15]

para resolver en definitiva la evaluacin. Para ello deber escuchar

previamente al servidor, al jefe inmediato y analizar la documentacin
aportada en el expediente del desempeo del servidor.
Con base en lo anterior, deber indicar en los espacios correspondientes
de este apartado, si ratifica o modificar el resultado de la evaluacin, que
indicar el jefe inmediato en el apartado anterior.
a. Si su decisin es ratificar el resultado de la evaluacin, deber
proceder de la siguiente manera:
Si se trata de evaluacin Intermedia y el jefe inmediato no hizo
ninguna modificacin luego de la entrevista en la que atendi las
objeciones del servidor, consignar la fecha y su firma en los espacios
respectivos y dar por concluido el proceso evaluativo.
Si se
trata
de
la Evaluacin Final y el jefe inmediato tampoco
hizo ninguna modificacin luego de la entrevista citada, deber pasar
al Apartado E y hacer los clculos necesarios para obtener el resultado
de la Evaluacin Anual y anotarlo en la casilla correspondiente de la
columna INTEGRACION DE RESULTADOS. Luego de esto, pasar
nuevamente a este Apartado H, donde consignar la fecha, firmar y dar
por concluido el proceso evaluativo.
Si el jefe inmediato hizo modificaciones, luego de la entrevista en la que
atendi las objeciones del servidor, el superior del jefe inmediato, adems
de ejecutar los pasos anteriores, deber proceder a pasar el resultado de
dichas modificaciones al cuadro del apartado E.
b.

Si su decisin es modificar el resultado de la evaluacin deber utilizar

el cuadro que aparece en este Apartado y seguir los mismos
procedimientos descritos en el apartado .6,8 de este Manual, para el
caso de las modificaciones hechas por el jefe inmediato.

Luego de realizadas las modificaciones respectivas, anotar la fecha,

firmar en los espacios provistos y pasar al apartado E para efectuar los
cambios que correspondan. Si la evaluacin modificada es la Final,
deber tambin ejecutar los clculos necesarios para obtener la
Evaluacin Anual, cuyo dato anotar en la casilla correspondiente de la
columna INTEGRACIN DE RESULTADOS, dando por finalizado el
proceso evaluativo.
6.10 Apartado I. Observaciones generales de la jefatura
Este espacio podr ser utilizado tanto por el jefe inmediato, como por el
superior de ste. Se usar para motivar con alguna frase al empleado
eficiente o excepcional o, a aquel que ha dado muestras de mejoramiento
o que cumpli fielmente el compromiso adquirido para lograr un mejor
desempeo. Tambin servir para indicar los siguientes casos:
a.

Si el servidor se neg a firmar la evaluacin.

b.

Si el servidor se neg a asistir a la entrevista de evaluacin.

En cualquiera de estos dos casos deber levantarse una acta firmada por
el jefe que evala y por al menos dos testigos del acto, con sus respectivas
calidades.
c

Si el servidor estuvo incapacitado, con licencia o beca y cualquier otro

aspecto relevante del proceso de evaluacin que el jefe inmediato o el
superior juzgue pertinente.

[16]

Las observaciones de este apartado deben ser respaldadas por la firma del
jefe que las haga, la cual deber consignar al final de stas.
7. EL PROCESO DE APELACION O REVISION
El servidor podr apelar o solicitar la revisin, tanto de la Evaluacin
lntermedia como de la Evaluacin Final, no as, del resultado de la
Evaluacin Anual, ya que ste no es ms que una sntesis de las dos
primeras.
Todo servidor podr impugnar en la va administrativa, ante el superior
Jerrquico, el resultado de la evaluacin del desempeo - lntermedia o
Final, dentro del mes siguiente a la fecha en que reciba el original de sta;
de conformidad con lo estipulado en el artculo 99, inciso b) del
Reglamento del Estatuto de Servicio Civil.
Si despus de agotada la va administrativa el servidor persistiere en su
reclamo, podr recurrir ante las instancias legales correspondientes.
8. ASPECTOS ADMINISTRATIVOS IMPORTANTES
8.1 Una vez que el jefe inmediato o el superior del jefe inmediato, en el
caso de que ste hubiere participado en el proceso evaluativo, haya
firmado y fechado todos los formularios de evaluacin de los servidores a
su cargo, ya sea en la Evaluacin Intermedia o en la Final, tendr ocho
das naturales para enviarlos con sus dos copias y un informe sobre los
resultados de la evaluacin, a la Oficina de Recursos Humanos o a la
Unidad competente, para su revisin y registro oportuno. El informe deber
contener como mnimo los siguientes datos:
a. Evaluacin Intermedia
Nombre del servidor (en orden alfabtico)
Nmero de cdula
Puntuacin obtenida durante el perodo
Justificacin de los casos de las evaluaciones contempladas en los puntos
8,4, 8.6 y 8.7 de este Manual.
b. Evaluacin Final
Nombre del servidor (en orden alfabtico)
Nmero de cdula
Puntuacin obtenida durante el perodo
Puntuacin anual
Conversin cualitativa
Justificacin de los casos de evaluaciones contempladas en los
puntos 8.4, 8.6 y 8.7 de este Manual.
Una vez que la Oficina de Recursos Humanos o la Unidad competente
haya revisado y devuelto los formularios, el jefe inmediato deber entregar
el original al servidor y registrar la fecha y la firma que haga constar que
ste recibi dicho documento. A partir de esta fecha de entrega del
formulario empezar a regir el plazo para el agotamiento de la va
administrativa.
8.2 La evaluacin
del
desempeo
solo
surtir
los efectos
administrativos correspondientes, una vez que haya sido anotada en los
registros que lleva la Direccin General de Servicio Civil. No obstante, en
s mismo el formulario de evaluacin del desempeo tiene validez y
eficacia legal desde el momento en que la evaluacin es comunicada al

[17]

servidor.
8.3 Si el servidor es trasladado en forma temporal a otra dependencia del
Estado cubierta por el Rgimen de Servicio Civil, su evaluacin del
desempeo debe efectuarla el funcionario que acte como su jefe
inmediato durante el perodo de su traslado, siempre que dicho perodo no
sea inferior al requerido para ser evaluado, de conformidad con lo
estipulado en el artculo 44 del Reglamento del Estatuto de Servicio Civil y
el punto 8.5 de este Manual.
8.4 Si por razones de licencia, incapacidad, becas u otras causas, el
servidor
hubiere interrumpido sus servicios durante el ciclo de evaluacin, se
proceder de acuerdo con lo sealado en el siguiente numeral.
8.5 Para determinar la Evaluacin Anual del servidor que tenga menos de
12 meses de tiempo efectivamente laborado durante el ciclo de evaluacin,
se proceder de la siguiente manera:
a. En ningn caso deber ser evaluado el servidor que tenga menos de
tres meses de tiempo efectivamente laborado, ya sea en el perodo de la
evaluacin Intermedia o en el perodo de la evaluacin Final.
b. Si el servidor fue evaluado en el perodo de la evaluacin Intermedia y, a
la fecha de la Evaluacin Final, tiene menos de seis meses de tiempo
efectivamente laborado durante el ciclo de evaluacin, no tendr
evaluacin Anual.
No obstante, para cualquier efecto de orden administrativo, por ejemplo,
pago de incentivos, se le tomar en cuenta la evaluacin Anual del ciclo
anterior.
c. Si el servidor fue evaluado en el perodo de la evaluacin Intermedia y, a
la fecha de la evaluacin Final tiene seis meses o ms de tiempo
efectivamente laborado durante el ciclo de evaluacin, su evaluacin Anual
se determinar de la siguiente manera:
Si tiene como mnimo tres meses de tiempo efectivamente laborado en el
perodo de la evaluacin Final, ser evaluado tambin en este perodo y, el
resultado de la evaluacin Anual se obtendr con base en las dos
evaluaciones (Intermedia y Final).
Si tiene menos de tres meses de tiempo efectivamente laborado en el
perodo de la evaluacin Final, no ser evaluado en este perodo y, en
consecuencia, su Evaluacin Anual se obtendr nicamente con base en
la Evaluacin lntermedia.
d. Si el servidor no fue evaluado en el perodo de la evaluacin Intermedia
y, a la fecha de la evaluacin Final tiene seis meses o ms de tiempo
efectivamente laborado durante el ciclo de evaluacin, su Evaluacin Anual
se obtendr nicamente con base en la Evaluacin Final.
e. Si el servidor no fue evaluado en el perodo de la evaluacin Intermedia
y, a la fecha de la evaluacin Final tiene menos de seis meses de
tiempo efectivamente laborado durante el ciclo de evaluacin, no
tendr evaluacin Anual, en cuyo caso, para cualquier efecto de orden
administrativo se le tomar en cuenta la evaluacin Anual del ciclo
anterior.

[18]

8.6 En caso de que a la fecha de

evaluacin, el
servidor se
encuentre ausente de su puesto, ya sea por incapacidad, vacaciones o
licencia, el proceso de evaluacin Intermedia o Final - segn
corresponda- deber realizarse cuando ste regrese al trabajo. Para
ello, el jefe inmediato deber justificar el caso en forma escrita, ante la
Oficina de Recursos Humanos y sta, a su vez, ante la oficina
competente de la Direccin General de Servicio Civil, a la cual deber
remitir copia de la justificacin.
Solamente en las situaciones antes citadas o cuando exista justificacin
por caso fortuito valorada por la Direccin General de Servicio Civil, sern
aceptadas por esta dependencia las evaluaciones del Desempeo
efectuadas en forma extempornea.
8.7 En caso de que el servidor se encuentre ausente de su
puesto por motivo de licencias sin goce de salario, no deber exigirse
su evaluacin del desempeo, para ningn efecto administrativo ni
legal.
8.8 Tanto el servidor como el jefe inmediato o el superior de ste, en caso
de que participe en el proceso de evaluacin, debern firmar con su
puo y letra los originales de los formularios de evaluacin; no se
administrar el uso de facsmiles para este propsito.
La ausencia de la firma del jefe invalidar la evaluacin del desempeo.
por lo cual ste ser responsable por los perjuicios que tal omisin cause
al servidor.
La ausencia de la firma del servidor har presumir que ste no recibi el
resultado de la evaluacin del desempeo. Sin embargo. si la omisin
obedece a que el servidor se neg a firmar, el jefe deber indicarlo as. en
el apartado I del formulario OBSERVACIONES GENERALES DE LA
JEFATURA y. adems, registrar el hecho en una acta avalada con su
firma y la de, por lo menos, dos testigos con sus respectivas calidades, tal
como se indic en el apartado 6.10 de este Manual.
De modo similar deber proceder el servidor en el caso de que su jefe
inmediato no cumpla con su deber de evaluarlo, de acuerdo con la
normativa indicada en el Reglamento del Estatuto de Servicio Civil y los
procedimientos del presente Manual.
8.9Si el servidor se negare a asistir a la entrevista a la que fuere
convocado, ya sea para definir el resultado de la evaluacin o, para
dialogar sobre una eventual disconformidad con respecto a ste, el jefe
inmediato o el superior del jefe inmediato, en caso de que intervenga en el
proceso, deber seguir el mismo procedimiento descrito en el punto
anterior.
Siempre que haya renuencia del servidor a participar en la entrevista de
evaluacin o en aquella efectuada como consecuencia de la
disconformidad de ste, el proceso de evaluacin no se invalidar, sino
que, ser continuado en forma exclusiva o unilateral por el jefe inmediato o
el superior, si fuere el caso.
8.10 Los jefes y los funcionarios de la Oficina de Recursos Humanos o de
la Unidad competente, que intervengan en el proceso de evaluacin del
desempeo sern responsables por el atraso en la remisin o el extravo
de los formularios, razn por la cual podrn ser sancionados de acuerdo
con la naturaleza y la gravedad del dao causado con su actuacin
negligente.

[19]

8.11 En vista de que el formulario de evaluacin del desempeo es un

documento oficial de gran trascendencia para las distintas acciones legales
o tcnicas del proceso de administracin de recursos humanos, debe ser
llenado y manejado en forma cuidadosa. Deber estar exento de
alteraciones, roturas, correcciones o tachaduras que hagan dudar de la
autenticidad de los datos en l contenidos. Adems, deber ser llenado a
mquina, salvo los apartados B, E, F, G y H, que pueden llenarse con
bolgrafo. El incumplimiento de estos requisitos puede invalidar o anular la
evaluacin
En caso de que el formulario no haya sido llenado correctamente, la
Oficina de Recursos Humanos o la Unidad competente, lo devolver al jefe
inmediato para que lo llene en la forma debida, para lo cual le dar un
plazo prudencial.
8.12 Toda evaluacin del desempeo efectuada fuera de los perodos
sealados por el artculo 41 del Reglamento del Estatuto de Servicio Civil,
ser absolutamente nula, excepto los casos indicados en el punto 8.6 de
este Manual.
8.13 Cuando el servidor dependa tcnicamente de un jefe y
administrativamente de otro, la evaluacin deber hacerse de acuerdo con
lo estipulado en el artculo 44, inciso d) del Reglamento del Estatuto de
Servicio Civil. En este caso, el jefe tcnico actuar como jefe inmediato y
estar a cargo del expediente del desempeo, mientras que, el jefe
administrativo actuar como superior para resolver una eventual
disconformidad del servidor con respecto al resultado de la evaluacin.
8.14 Si no existiera un jefe tcnico para evaluar a los servidores de
acuerdo con las funciones que realizan, el proceso de evaluacin quedar
a cargo del jefe administrativo, quien deber basarse en los informes y
cualquier otro medio de control que le permita externar criterios sobre el
desempeo del servidor.
8.15 An cuando el jefe inmediato tenga menos de tres meses de ser jefe
del servidor, segn lo estipulado por el artculo 44, inciso c) del
Reglamento del Estatuto de Servicio Civil, deber proceder a evaluar su
desempeo, de acuerdo con los procedimientos establecidos en este
Manual. Para ello, deber fundamentar sus apreciaciones en los datos
contenidos en el expediente del desempeo del servidor - cuando ste
exista -, en la informacin que pueda obtener en la entrevista efectuada
con ste y en la que puedan aportar los jefes anteriores.
8.16 Para cualquier efecto del proceso de evaluacin del desempeo en
que se requiera considerar la ltima calificacin obtenida por el servidor
mediante el sistema de Evaluacin y Calificacin de Servicios, vigente
hasta junio de 1993, sta se deber equiparar a la puntuacin mxima que
en la actualidad tiene la correspondiente categora cualitativa, segn la
tabla de conversin de puntos que aparece en el punto 6.6 de este Manual.
Ejemplo: Si la calificacin considerada es BUENO, segn el sistema
anterior, la puntuacin correspondiente, de acuerdo con el nuevo sistema,
ser 84,99.
8.17 El jefe inmediato o el superior podrn utilizar hojas adicionales en
aquellos casos en que los espacios provistos en el formulario no sean
suficientes para indicar sus apreciaciones u observaciones sobre algn
aspecto de la evaluacin del servidor, por ejemplo, las que se han previsto
en los apartados C, D e I. En este caso, las hojas adicionales deben llevar
sus respectivas copias, es decir, deben hacerse en tres tantos (original y
dos copias).

[20]

9. ACCIONES
ADMINISTRATIVAS RELACIONADAS CON LAS
OFICINAS DE RECURSOS HUMANOS.
9.1 Luego de que la Oficina de Recursos Humanos o la Unidad
competente haya revisado y registrado la informacin contenida en los
formularios del respectivo periodo de evaluacin, dejar una copia para su
archivo y devolver el original, junto con la otra copia, al jefe inmediato
correspondiente, a fin de que ste proceda a entregar el original al servidor
y a incluir la copia en su expediente del desempeo.
En caso de que hubiere formularios incorrectos, stos tambin debern ser
devueltos al jefe inmediato para que efecte las correcciones procedentes,
dentro del plazo que la oficina citada establezca.
9.2 De cada evaluacin del desempeo, la Oficina de Recursos Humanos
o la Unidad competente deber registrar los datos correspondientes a la
puntuacin obtenida por el servidor en cada perodo; adems, la
puntuacin anual, el promedio anual y la categora cualitativa DEFICIENTE, REGULAR, BUENO, MUY BUENO, EXCELENTE- que
corresponda.
9.3 La Oficina de Recursos Humanos o la Unidad competente contar con
un plazo mximo de 15 das hbiles, contados a partir de la fecha de
recibo de los formularios, para revisarlos, registrar la informacin y
devolverlos al jefe inmediato.
9.4 Las Oficinas de Recursos Humanos o Unidades competentes deben
instruir a los jefes, tanto de su sede central, como de servicios
desconcentrados o descentralizados, acerca de la seguridad que deben
tener los archivos o lugares en los que se guardan los expedientes del
desempeo de los servidores, con el propsito de que toda la
documentacin relacionada con la evaluacin se conserve y use en forma
cuidadosa y, bajo estricta vigilancia del jefe inmediato.
9.5 Las Oficinas de Recursos Humanos o Unidades competentes deben
procurar que los servidores que pasen a ocupar puestos con rango de
jefatura sean capacitados en el uso del presente sistema de evaluacin del
desempeo, e igualmente, que los nuevos servidores del Rgimen de
Servicio Civil sean inducidos y orientados en esta materia. Es importante
que cada jefe inmediato acte como un capacitador de los servidores a su
cargo.
9.6 Las Oficinas de Recursos Humanos o Unidades competentes deben
procurar que las Oficinas Adscritas, Direcciones Regionales y otras
dependencias de su institucin le brinden informacin precisa sobre los
casos de servidores que se encuentren en cualquiera de las situaciones
sealadas en los numerales 8.4, 8.6 y 8.7 del apartado anterior, a fin de
que la lista de servidores evaluados, que anualmente deben remitir a la
respectiva Oficina de la Direccin General de Servicio Civil, contenga las
justificaciones procedentes en dichos casos. Esta lista deber ser remitida
por la Oficina de Recursos Humanos o Unidad competente, a ms tardar,
en la primera quincena del mes de enero y deber contener los siguientes
datos:
Nombre del servidor (en orden alfabtico)
Nmero de cdula
Resultado cuantitativo (promedio anual)
Resultado cualitativo (categora cualitativa, segn la tabla de
conversin de puntos)
Justificacin de los casos evaluados de acuerdo con las situaciones
sealadas en los puntos 8.4, 8.6 y 8.7.

[21]

Los servidores que obtuvieron resultados de DEFICIENTE y REGULAR,

as como aquellos que tengan derecho al incentivo por concepto de carrera
profesional, debern incluirse por separado del resto de servidores, con el
propsito de facilitar la informacin al usuario.
9.7 Para evitar atrasos en el envo de formularios a las diferentes
dependencias, es necesario que las Oficinas de Recursos Humanos o
Unidades competentes dispongan, con suficiente anticipacin, de los
formularios requeridos para la evaluacin de los servidores de la institucin
a su cargo.
10. ACTIVIDADES Y PLAZOS IMPORTANTES CONTENIDOS EN EL
PRESENTE MANUAL
10.1 Ciclo de evaluacin:

DEL 01 DE DICIEMBRE AL 30 DE NOVIEMBRE

10.2 Evaluacin Intermedia.

PRIMERA QUINCENA DEL MES DE JUNIO

10.3 Evaluacin Final:

ULTIMA QUNCENA DEL MES DE NOVIEMBRE

10.4 Plazo para que el jefe inmediato entregue el resultado de la evaluacin al

servidor:

AL CONCLUIR EL PROESO DE EVALUACION

10.5 Plazo para que el servidor, en caso de disconformidad.

presente sus objeciones a su jefe inmediato:

El DIA HABIL SIGUIENTE A LA COMUNICACIN

DEL RESULTADO EN EL APARTADO F DEL
FORMULARIO.
10.6
Plazo para que el jefe inmediato, en caso de que
servidor manifieste disconformidad con el resultado de
evaluacin, lo convoque a una nueva entrevista:

TRES DIAS HABILES CONTADOS A PARTIR DE LA

FECHA EN QUE ESTE PRESENTE SUS OBJECIONES

[22]

el
la

10.7 Plazo para que el jefe inmediato, en caso de que el servidor

mantenga su disconformidad luego de la nueva entrevista, traslade el
expediente del desempeo y el formulario de evaluacin a su
superior:

EL DIA HABIL SIGUIENTE DE HABER

MANIFESTADO EL SERVIDOR SU
DISCONFORMIDAD EN EL APARTADO G
DEL FORMULARIO.

10.8 Plazo para que el superior del jefe inmediato resuelva en

definitiva la evaluacin:

TRES DIAS HABILES, CONTADOS A PARTIR DE LA

FECHA EN QUE RECIBA EL FORMULRIO DE
EVALUACIN Y EL EXPEDIENTE DEL DESEMPEO
DEL SERVIDOR

10.9 Plazo para que el superior del jefe inmediato enve a ste el
resultado de la evaluacin, luego de que haya llenado el
apartado H del formulario:

UN DIA HABIL

10.10 Plazo para que el jefe inmediato enve a la Oficina de Recursos

Humanos o Unidad competente, el formulario (original y dos copias) y
el informe sobre los resultados de la evaluacin, mencionado en el
punto 8.1 de este Manual:

8 DIAS NATURALES, CONTADOS A PARTIR DE LA

FECHA EN QUE EL PROCESO DE EVALUACION
HAYA CONCLUIDO, YA SEA EN EL APARTADO F,G O H DEL
FORMULARIO

l0.11 Plazo para que la Oficina de Recursos Humanos o la Unidad

competente de la institucin devuelva al jefe inmediato el formulario
original y su copia para el expediente del desempeo del
servidor:

15 DIAS HABILES, CONTADOS A PARTIR DE LA FECHA EN QUE

LO HAYA RECIBIDO

[23]

10.12 Perodo para que la Oficina de Recursos Humanos o la Unidad

competente enve a la respectiva dependencia de la Direccin General
de Servicio Civil, el informe sobre el resultado anual de las
evaluaciones del desempeo de los servidores a su cargo:

PRIMERA QUINCENA DEL MES DE ENERO DE

CADA AO

10.13 Plazo para el agotamiento de la va administrativa:

UN MES CONTADO A PARTIR DE LA FECHA EN

QUE EL JEFE INMEDIATO HAGA ENTREGA DEL
ORIGINAL DEL FORMULARIO AL SERVIDOR.

10.l4 Tiempo efectivamente laborado requerido para determinar la

Evaluacin Anual del servidor:

SEIS MESES DURANTE EL CICLO DE EVALUACION

10.15 Tiempo efectivamente laborado requerido para evaluar al

servidor en cada perodo del proceso evaluativo (Evaluacin
Intermedia o Final).

TRES MESES DURANTE EL PERIODO

[24]