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NDICE
SINERGY 2006
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OBJETO Y ALCANCE
Este Documento Tcnico describe metodologas para medir la satisfaccin del cliente, seguir su
evolucin, y determinar los factores que pueden tener una influencia relevante para su mejora.
Para su elaboracin se han tenido en cuenta las recomendaciones de la norma UNE 66176 Gua
para la medicin, seguimiento y anlisis de la satisfaccin del cliente.
VISIN GENERAL
Las organizaciones que operan en entornos competitivos dependen de sus clientes para sobrevivir.
Si una organizacin no es capaz de identificar y satisfacer las necesidades y expectativas de sus
clientes, stos acabarn encontrando una oferta mejor, privando a la organizacin de sus ingresos y
hacindola inviable econmicamente.
Este puede ser el caso de sectores altamente competitivos, como el del automvil, en el que si un
fabricante no consigue un alto grado de satisfaccin en sus clientes, puede perder posiciones
rpidamente frente a sus rivales. Es necesario, por tanto, disponer de mtodos que permitan medir
en qu grado la organizacin est logrando satisfacer a sus clientes.
Sin embargo, adems de conocer el grado de satisfaccin de los clientes, es necesario identificar
los factores que pueden tener una influencia relevante para mejorar dicha satisfaccin. De nada
servira a un fabricante de automviles saber que sus clientes no estn suficientemente satisfechos,
si no pudiese adems identificar sobre qu factores (potencia, diseo, instrumentacin, etc.) debe
actuar para mejorar de forma significativa dicha satisfaccin.
No obstante, estas necesidades y expectativas no permanecen estticas, sino que evolucionan en
el tiempo, por lo que adems es necesario disponer de herramientas que permitan seguir dicha
evolucin. En el caso de la automocin, caractersticas que eran altamente valorados por los
clientes algunos aos atrs, como la direccin asistida o los servofrenos, se han convertido
rpidamente en elementos bsicos que debe incorporar cualquier automvil como punto de partida
si quiere tener alguna opcin en el mercado. Si un fabricante pretende seguir en el mercado, debe
identificar continuamente caractersticas que sean valoradas por el cliente, sin perder de vista los
elementos bsicos.
Por otra parte, aunque el problema de satisfacer a los clientes pueda parecer circunscrito a los
sectores altamente competitivos, las tendencias globalizadoras y la apertura de mercados reducen
paulatinamente la fortaleza de las posiciones monopolsticas. Incluso las administraciones pblicas
estn incorporando mecanismos para tener en cuenta la opinin de los usuarios, que en algunos
casos llegan a influir en la dotacin presupuestaria de los distintos servicios.
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Las organizaciones entregan a sus clientes productos y servicios con unas caractersticas y
prestaciones concretas, por lo que necesitan traducir las necesidades y expectativas identificadas a
especificaciones. Este proceso de diseo supone asumir elecciones y compromisos, ya que nuestro
fabricante podra decidir fabricar automviles de gran potencia para satisfacer esta necesidad, pero
esto afectara drsticamente al precio que sus clientes estn dispuestos a pagar. El diseo es por
tanto un proceso crtico, ya que su resultado es un conjunto de caractersticas que satisfarn, en
mayor o menor grado, el conjunto de necesidades y expectativas del cliente, y determinarn la
capacidad competitiva de la organizacin.
Por otra parte, estas caractersticas, o
atributos, no afectan de la misma manera
Diferenciadoras
estas diferencias:
-
nivel
de
prestaciones,
Satisfaccin
Bsicas
Nivel de Prestaciones
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La forma ms directa de conocer en qu grado estn satisfechos los clientes es preguntrselo a los
propios clientes. De esta forma, si el fabricante de automviles de nuestro ejemplo quisiese conocer
en qu medida estn satisfechos los clientes con su vehculo, podra esperar un tiempo prudencial
desde la venta para dejar que el cliente lo pruebe y se forme una opinin, e intentar seguidamente
conocer cual es sta opinin. Para ello, nuestro fabricante tendr que hacer frente a las siguientes
cuestiones:
Qu preguntar?
Lo ms simple sera preguntar a los clientes qu tal le va con el vehculo que le vendimos?
Probablemente responderan algo como bastante bien, es mejor de lo que me haba imaginado, o
estoy muy disgustado, no esperaba que gastase tanto aceite. Este tipo de pregunta abierta puede
proporcionar mucha informacin a nivel individual sobre la opinin de cada cliente. Sin embargo, si
queremos tener una medida representativa de la opinin del conjunto de los clientes, para saber si
mejora o empeora con respecto al ao pasado, o para compararla con la de otros fabricantes,
necesitaramos una escala de valoracin. Es posible construir una escala muy simple con preguntas
cerradas del tipo:
75%
76%
73%
74%
71%
72%
70%
70%
68%
67%
66%
64%
62%
2001
2002
2003
2004
2005
Clientes Satisfechos
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Aunque un ndice tan simple como ste puede funcionar muy bien, es posible que nuestro fabricante
de vehculos necesite un mayor detalle en la informacin. En efecto, un cliente puede declararse
satisfecho con su vehculo, pero no estar lo suficientemente satisfecho como para recomendarlo a
un amigo o como para estar seguro de volver a comprar la misma marca en el futuro.
Para conseguir mayor detalle en la informacin pueden utilizarse escalas ms amplias, de tipo
cualitativo o cuantitativo:
Muy
Insatisfecho
Insatisfecho
Ni Satisfecho
Ni Insatisfecho
Satisfecho
Muy
Satisfecho
Es posible construir un ndice representativo del nivel de satisfaccin del conjunto de clientes
calculando la media de las valoraciones alcanzadas (las escalas cualitativas pueden transformarse
en cuantitativas para realizar esta operacin).
En
el
caso
automviles,
de
este
nuestro
ndice
fabricante
podra
de
tener
la
ya
que
esta
4,5
4,2
4,8
3,5
3,1
disminucin
0
2001
2002
2003
2004
2005
Para averiguar qu es lo que hay que mejorar sera muy til disponer de informacin del grado en
que los clientes valoran los distintos atributos de satisfaccin que haban sido identificados
anteriormente por el fabricante.
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En este sentido, puede construirse un cuestionario que incluya, adems de preguntas sobre la
satisfaccin general, otras relativas a la valoracin de cada uno de los atributos de satisfaccin
identificados. De esta forma, nuestro fabricante podra disear un cuestionario como el siguiente:
Cuestionario de Satisfaccin
Por favor, responda a las siguientes preguntas en una escala de 1 (lo peor) a 5 (lo mejor), teniendo
en cuenta su experiencia personal en relacin a su automvil de nuestra marca.
1
Seguridad
Frenos
Suspensin
Direccin Asistida
Gasto de Combustible
Acondicionamiento Acstico
Climatizacin
10
Tapicera
11
Equipamiento
12
Ordenador de abordo
13
14
Servicio Tcnico
Las siguientes preguntas son abiertas, y puede contestar lo que considere ms oportuno:
15
16
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El diseo del cuestionario de satisfaccin implica algunos aspectos que es necesario considerar:
-
Realizar una pregunta cada vez: si preguntamos por el diseo esttico y el acabado no
sabremos si la respuesta del cliente se refiere a lo uno o a lo otro.
A Quin preguntar?
Si uno quiere conocer la opinin del conjunto de los clientes, la opcin ms inmediata sera
preguntar a todos los clientes que componen el conjunto. Sin embargo, puede que esta opcin no
sea posible o no sea viable. Nuestro fabricante ha consultado sus ficheros, y ha encontrado que el
ao anterior vendi 253.121 automviles de un determinado modelo. Como no cree viable realizar y
analizar tal cantidad de cuestionarios, prefiere seleccionar una muestra reducida representativa del
conjunto de clientes.
Cuando se desea obtener informacin de una poblacin mediante una muestra es necesario tener
en cuenta las siguientes consideraciones:
-
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n = z 2
2
2
E2
donde:
n:
:
E:
1-:
tamao de la muestra
desviacin estndar poblacional
error muestral
confianza o probabilidad de que la media
poblacional difiera de la media muestral en una
cantidad menor que E
z/2: coeficiente correspondiente a una confianza 1-
para una distribucin normal (0,1)
Los valores para los coeficientes z/2 de los intervalos de confianza habitualmente utilizados
son:
z/2
90%
1,65
Confianza
95%
1,96
99%
2,58
Nuestro fabricante quiere tener una confianza del 95% en que la media calculada a partir de
la muestra no va a diferir de la media real de satisfaccin de la poblacin total de clientes en
ms de 0,25 puntos.
En este caso:
E: 0,25 puntos
1-: 0,95 (95%)
z/2: 1,96
No obstante, el valor de la desviacin estndar de la poblacin es desconocido. Si se
dispone de estudios anteriores, puede usarse como estimacin la desviacin estndar de la
muestra del estudio. En el caso en que no se disponga de ninguna estimacin para habra
que utilizar el valor ms desfavorable, que se corresponde con el 50% de la escala.
En el ejemplo, el valor ms desfavorable para es (5-1)x0,5=2
El tamao n de la muestra redondeado al entero superior sera:
n = 1,96 2
22
= 246
0,252
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Es decir, que el fabricante de automviles debe preguntar al menos a 246 clientes para
tener un error muestral menor de 0,25 puntos (un 5% de error sobre el fondo de escala, 5).
Ahora bien, a qu clientes debe preguntar?
Aleatoriedad de la Muestra: la condicin necesaria para que una muestra de clientes sea
representativa de la poblacin global es que los clientes de la muestra sean seleccionados
de manera absolutamente aleatoria. Para ello, nuestro fabricante puede extraer del listado
ordenado de ventas del ao anterior, 246 clientes elegidos al azar (por ejemplo utilizando
listas de nmeros aleatorios, o funciones de generacin de nmeros aleatorios disponibles
en las hojas de clculo). Esto asegura que en la muestra todos los tipos de clientes estn
presentes en una proporcin similar a la de la poblacin general.
Cmo preguntar?
Hay diversas maneras de preguntar a los clientes, cada una con sus ventajas e inconvenientes:
Entrevista personal: una entrevista cara a cara con el cliente permite obtener ms
informacin al ser mayor el nivel de comunicacin. Sin embargo, puede tener el
inconveniente del rechazo por parte del cliente a mantener una entrevista (porque le
consume tiempo, porque le incomoda), requiere una mayor utilizacin de recursos
(entrevistador, desplazamientos) y puede condicionar el nmero de preguntas del
cuestionario (no se debe tener a una persona demasiado tiempo respondiendo a un
interrogatorio de un entrevistador porque puede irritarse). Adems, este mtodo puede
introducir un sesgo por la tendencia que tenemos las personas a agradar a nuestro
interlocutor (respuestas polticamente correctas).
Encuesta postal: tiene la ventaja de su reducido coste y de que el cuestionario puede ser
algo ms largo. La desventaja es que la tasa de respuesta puede ser muy reducida. Si esta
tasa est por debajo del 40%, podemos adems sospechar de un sesgo en las respuestas
hacia los valores extremos (los que estn ms motivados para responder son los que han
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tenido experiencias muy positivas, y sobre todo, los que han tenido experiencias muy
negativas). No se puede controlar el nmero de respuestas, por lo que podemos quedarnos
con menos del tamao muestral requerido.
Encuesta telefnica: tiene las ventajas de la entrevista personal, a un menor coste y con
un menor condicionamiento de las respuestas. Adems, es ms probable que el cliente est
dispuesto a atender telefnicamente una encuesta corta si se acuerda un momento en el
que le venga bien. Se puede controlar el nmero de respuestas, ya que se puede seguir
llamando a clientes hasta tener el tamao muestral requerido.
Nuevas tecnologas: pueden utilizarse los mensajes SMS o Internet en una diversidad de
formatos que facilitan el anlisis de gran cantidad de informacin en tiempo real.
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Alto
Soportes
Bajo
Nivel de Satisfaccin
Sobrecostes
Fortalezas
Debilidades
Baja
Alta
Influencia
Figura 4: Mapa de Atributos de Satisfaccin
Cada atributo puede clasificarse en funcin de la valoracin otorgada por el cliente en la encuesta, y
de su influencia en la mejora de la satisfaccin global:
Sobrecostes: atributos para los que el cliente manifiesta una baja satisfaccin y cuya
mejora tendra un escaso impacto en la satisfaccin global. Un esfuerzo por mejorar estos
atributos no tendra un efecto relevante en la mejora de la satisfaccin global y detraera
recursos de la organizacin. Estos atributos pueden ser considerados para su eliminacin o
simplificacin, en el caso de que ello redujera los costes o facilitase la utilizacin del
producto o el servicio.
Por ejemplo, es posible que el cliente no valore en absoluto (e incluso que le moleste) un
ordenador de abordo parlante que le est recordando continuamente que est encendida la
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luz interior, o que el nivel de gasolina es bajo. Es probable que la supresin de este
accesorio alegre al cliente, y genere ahorros de costes que puedan aplicarse al precio, o a
elementos que el cliente s valore (como un equipo de msica integrado en el salpicadero,
con cargador de CD frontal). Este sera el caso del ejemplo de la figura 5, donde el cliente
valora ordenador de abordo con un 2, y su influencia en la satisfaccin global (calculada
como el coeficiente de correlacin de las puntuaciones de cada atributo con las
puntuaciones de la satisfaccin global) es tan solo de 0.2 (sobre 1).
Soportes: atributos bien valorados por el cliente, pero cuya importancia para aumentar la
satisfaccin global es reducida. Al igual que en el caso anterior, cabra esperar que su
eliminacin o simplificacin permitiese una reduccin de costes o mayores facilidades para
el cliente sin afectar a su satisfaccin global. No obstante, es posible que en esta zona se
encuentren atributos que son esenciales o bsicos para mantener la satisfaccin del cliente,
pero que una vez que han superado un determinado umbral de valoracin que ya no
proporcionan una mejora de la satisfaccin global. Es importante identificar estos atributos,
ya que si sus prestaciones disminuyen por debajo de un nivel considerado como aceptable
por los clientes, puede producirse un efecto muy negativo sobre la satisfaccin global esto
hace necesario asegurar estos niveles de soporte.
En nuestro ejemplo de la figura 4, la direccin asistida recibe una valoracin alta pero la
correlacin con la satisfaccin global es baja. Esta baja correlacin puede deberse a que el
atributo ha superado el umbral de valoracin de los clientes, por lo que es probable que
mayores esfuerzos para mejorar la direccin asistida que no sea reconocido por los clientes.
Sin embargo, es necesario reconocer los atributos bsicos, ya que si se suprimiera la
direccin asistida por creerla irrelevante, es probable que el cliente rechazara estos
automviles.
Fortalezas: atributos bien valorados por el cliente y con una alta importancia para aumentar
la satisfaccin global. Si las valoraciones son muy altas, el margen de mejora puede ser
limitado y requerir de una gran aportacin de recursos. En cualquier caso, la organizacin
debera orientar sus esfuerzos para asegurar y mantener el nivel de satisfaccin alcanzado
en estos atributos, ya que su deterioro podra afectar de forma negativa a la satisfaccin
global.
Nuestro fabricante tiene en la potencia de sus motores un punto fuerte. Sin embargo, el
nivel de valoracin alcanzado es tan alto, que el margen para la mejora de la satisfaccin
del cliente basada en aumentar la potencia puede ser escaso (y sin embargo muy costoso).
No obstante, debera esforzarse en mantener el nivel de satisfaccin alcanzado en relacin
a la potencia para mantener esta ventaja competitiva.
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Debilidades: atributos que obtienen una escasa valoracin por parte del cliente, pero que
tienen una alta importancia para aumentar la satisfaccin global. En esta zona se
encuentran las mayores oportunidades de mejora. Si las valoraciones son bajas el margen
para la mejora es amplio, y pueden conseguirse incrementos significativos de la satisfaccin
global. La organizacin debera orientar sus esfuerzos para mejorar estos atributos.
Nuestro fabricante puede conseguir aumentar significativamente la satisfaccin global de
sus clientes si consigue mejorar el diseo esttico, la climatizacin y, principalmente, el
servicio tcnico de la marca.
5,0
Soportes
Fortalezas
4,5
4,0
Potencia
Seguridad
Frenos
Satisfaccin
3,5
Direccin Asistida
Satisfaccin Global
Gasto de Combustible
3,0
Acondicionamiento Acstico
Climatizacin
Tapicera
2,5
Equipamiento
Ordenador de Abordo
Diseo Esttico y Acabado
2,0
Sevicio Tcnico
1,5
Sobrecostes
Debilidades
1,0
0,1
0,2
0,3
0,4
0,5
0,6
Correlacin
0,7
0,8
0,9
Es importante hacer notar que la consideracin de los clientes sobre los atributos de satisfaccin
cambia con el tiempo. De esta forma, un atributo proporcional que se encuentra en la zona de
fortalezas, puede evolucionar a la zona de soportes al aumentar el nivel de valoracin, superando el
umbral de aceptabilidad del cliente, y a la inversa si disminuye la satisfaccin.
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Por otra parte, estas zonas pueden proporcionar informacin sobre la existencia atributos
importantes, pero que no han sido identificados por la organizacin. Sera el caso, por ejemplo, de
que las valoraciones de la satisfaccin global fuesen bastante ms bajas que las de los atributos en
la zona de fortalezas, y que sin embargo no se encontrasen debilidades. Esta circunstancia podra
ser un indicio de que la organizacin no ha identificado un atributo que tiene un gran impacto en la
valoracin global, y que est siendo percibido de forma negativa por el cliente.
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