SAN FERNANDO

Las implementaciones de SAP nos ofrecen la posibilidad de sumergirnos en la vida diaria de

muchas grandes empresas. Y es que la implementacin de estos sistemas, en ocasiones, implica
tal grado de complejidad que los casos de xito representan una gua que otras organizaciones
pueden considerar para s mismas.
Uno de esos casos fue el que desarroll San Fernando. La empresa que conocemos por sus
productos pecuarios ha implementado el ERP de SAP con xito, a pesar de contar con
antecedentes negativos debido a intentos anteriores y a las particularidades de la industria en la
que San Fernando se encuentra.
En una reunin en la que se expuso su caso pudimos conocer la forma en que se realiz esta
implementacin y todo lo que implic este proceso. SAP fue el que proporcion la solucin,
pero fue IBM el que realiz la implementacin para San Fernando.
Fue por ese motivo que Mariano Zegarra, partner de Global Business Services de IBM Per, inici
la reunin presentando a los actores principales que expondran sus experiencias. IBM y SAP, no
siempre compiten, tambin son socios en ocasiones como sta.
La implementacin

Las implementaciones siempre son un trabajo de muchas personas, y por ello es que al momento
de mostrar la experiencia de San Fernando en la implementacin de SAP, la exposicin estuvo a
cargo de dos personas.
La primera de ellas fue Andrs Colichn, gerente corporativo de Administracin y Finanzas de San
Fernando, quien expuso las consideraciones estratgicas de la implementacin; y la segunda fue
Juan Arias, gerente de Tecnologa de la Informacin de la misma empresa, quien present los
detalles finos del proceso.
Colichn explic que la decisin de implementar el ERP de SAP no se tom en base, al costo sino
con el objetivo de tener una plataforma de clase mundial que ayudara a la empresa en su
expansin hacia otros pases.
Pero por supuesto, haba algunos antecedentes que haba que considerar.
El ejecutivo sostuvo que la implementacin iba a ser particularmente complicada ya que la
empresa vena de haber realizado ya una implementacin de un ERP que no lleg a cumplir sus

expectativas. Proponer una nueva implementacin iba a generar, con seguridad, la resistencia de
las personas que iban a considerar el esfuerzo como otro intento fallido, pero por supuesto stas
no eran las nicas consideraciones a tomar en cuenta.
Colichn tena que ocuparse de tres frentes al mismo tiempo: la organizacin, la informacin y la
tecnologa; cada uno con una problemtica en particular.
En el caso de la organizacin, la empresa estaba pasando por un rpido proceso de
transformacin -de empresa familiar en empresa con una gestin basada en un buen Gobierno
Corporativo.
En el frente de la informacin, era evidente que la organizacin tena una capacidad limitada de
capitalizar la informacin existente para la toma de decisiones; adems algunas operaciones que
no estaban siendo soportadas por el ERP exigan una operativa muy manual y ofrecan poca
trazabilidad.
En el frente tecnolgico, la organizacin contaba con unas 18 bases de datos y mltiples hojas de
clculo; es decir, haba una escasa integracin entre las mltiples bases de datos. Por otro lado, la
excesiva customizacin del ERP anterior dificultaba su escalamiento y mantenimiento.
En base a estos frentes, Colichn identific algunos retos que tendra que resolver con la
implementacin.
Uno de ellos, como ya se mencion, fue la resistencia de la propia organizacin al cambio. Los
antecedentes poco favorables de la implementacin previa jugaban en contra de una nueva
implementacin.
Otro de los retos estaba dado por el hecho de que se tena que implementar no solo el ERP sino
tambin, en paralelo y al mismo tiempo, una solucin vertical especializada en industrias pecuarias
que sera la que se encargara de la parte operativa de San Fernando.
Y, por si fuera poco, haba una restriccin en el tiempo en el que se poda realizar la
implementacin. Dadas las caractersticas de la empresa, desde mediados de noviembre de cada
ao toda la organizacin se vuelca a la campaa de fin de ao en la que se tienen que vender
entre 1,5 a dos millones de pavos. La implementacin se deba completar antes de esa fecha, lo
cual implicaba hacerla en siete meses. Un lapso breve para una implementacin de SAP.
Una importante consideracin adicional: los procesos de la empresa deban adaptarse a SAP, y no
al contrario. Ello implicaba cambiar procesos y establecer la mnima customizacin posible.

Para enfrentar estos retos Colichn plante una estrategia que se focaliz en cuatro reas:
asegurar una fase cero rigurosa, adecuar la empresa a la herramienta -y no al revs-, alinear la
infraestructura TI y gestionar proactivamente el cambio.
De la fase cero Colichn recuerda: Me pedan cambios y eso me cost fricciones inclusive con la
direccin. Ello es una muestra de la importancia del sponsor del proyecto quien tiene que
enfrentarse con lgica a los usuarios para evitar que ocurran cambios. Aqu se fue una buena parte
del tiempo.
En cuanto a adecuar la empresa a la herramienta, ello supuso que se tena que identificar los
procesos de negocios que deban ser modificados. El esfuerzo era grande pero como recompensa
se prometa reducir el riesgo de adecuar la herramienta a malas prcticas del negocio y reducir,
tambin, el riesgo de conflictos crticos al momento de la salida en vivo.
Alinear la infraestructura TI era algo obvio pero que se tena que hacer. No era posible que en
algn momento de la implementacin se dieran cuenta que les faltaba un servidor u otro hardware
para poder realizar las acciones necesarias.
En lo concerniente a la gestin del cambio, Colichn explic que se gener un plan de
comunicacin, se mape a los stakeholders y se comunic con todos ellos.
Los detalles

Juan Arias, luego de la presentacin de Colichn, dio mayores detalles de lo que signific la
implementacin.
La implementacin buscaba colocar el ERP de SAP en el medio de la nueva plataforma TI de San
Fernando. El ERP se implementara con los mdulos de gestin comercial, gestin de la
cadena de suministros, control de produccin industrial, gestin financiera, contabilidad y
costos.
Pero junto al ERP se implementara una solucin de control de produccin pecuaria -una solucin
vertical muy especializada- que se llama Mtech. Estos dos nuevos elementos se uniran al Siscam,
que es el sistema encargado de las ventas de campaas; y una actualizacin de Meta4 People
Net, que es una solucin de recursos humanos. Estos cuatro elementos conformaran la plataforma
TI de San Fernando.
La implementacin en s comenz con una fase pre operativa que se inici en octubre del 2011 en
la que se obtuvo la aprobacin del proyecto, se contrataron licencias, infraestructura y consultora,

y se realiz la constitucin y entrenamiento del equipo implementador, el cual lleg a estar

conformado por unas cien personas, 60 internas y 40 externas.
La fase 0 de diseo de procesos de inici en enero del 2012 y en ella se realiz la definicin de los
procesos de negocio y la identificacin de los desarrollos. Adems, aqu se realiz la identificacin
de las necesidades de ajuste a los procesos crticos. Esta fase dur 13 semanas hasta abril del
2012.
En abril del 2012 se dio inicio a la fase 1 de implementacin propiamente dicha que dur 27
semanas hasta octubre del 2012, y unos das despus, el 2 de noviembre del 2012 se sali a
produccin.
Luego de ya de unos meses de pasada la implementacin se ha logrado bases de datos
integradas, con trazabilidad, mnima intervencin manual y mayor confiabilidad.
Los cierres contables que antes podan brindar informacin luego de 20 das, ahora pueden
hacerlo en ocho, y la auditoria anual ahora se cierra en febrero.
Con el ERP de SAP ahora se tiene un esquema de seguridad robusto y 100% auditable; adems,
ahora los procesos de negocio se encuentran alineados con las mejores prcticas brindadas por
SAP, y la plataforma tecnolgica es estable y escalable.
Luego de su presentacin conversamos con Colichn sobre el momento en el que ahora se
encuentra. Estamos en la fase de estabilizacin del sistema, nos encontramos en un 70% y
creemos que vamos a terminarla en el plazo que nos establecimos de 12 meses. Luego
montaremos cosas ms complejas, finaliz el ejecutivo.
Las razones de SAP

Ya que se trataba de una reunin en la que se mostrara una implementacin de SAP, esta
empresa fue invitada tambin a presentar las ventajas que poda ofrecer a las organizaciones.
Esto lo hizo a travs de Ricardo Gargurevich, gerente de canales de SAP, quien ofreci una
presentacin en la que destacaba las razones por las que los clientes eligen SAP.
Una de las razones que esgrimi Gargurevich fue el liderazgo. De acuerdo al ejecutivo, SAP es el
proveedor lder de aplicaciones empresariales con una participacin de mercado de 36,1% a nivel
mundial y de 49,3% a nivel local. La empresa germana, adems, atiende a 120 pases en 25
industrias en 37 idiomas con 75 oficinas a nivel mundial y ms de 2.700 asociados.

Especficamente hablando, Gargurevich indic que su firma es el proveedor lder de aplicaciones

empresariales ERP de midmarket, y mostr un cuadrante mgico de Gartner en el que se vea que
el SAP Business All in One era la solucin que se encontraba ms arriba a la derecha del grfico.
Una segunda razn presentada por el ejecutivo fue la oferta de innovacin. De acuerdo a
Gargurevich, SAP es un nico proveedor que asegura la consistencia a travs de todas las
aplicaciones, diseando y orquestando una verdadera red de soluciones.
Nuestra estrategia de productos incorpora tecnologas in memory, computacin en la nube, y
tecnologa mvil en una sola plataforma de aplicaciones que minimiza las interrupciones, indic.
Otra razn ms es la experiencia y el expertise en la industria. SAP se encuentra presente en la
mayora de las empresas de la lista Forbes 2000, llegando a 83% de ellas en el sector de
Manufactura Discreta, o 57% en el de Servicios Financieros.
Junto con estas razones Gargurevich present otras tantas como la analtica o la movilidad; y hacia
el final de su presentacin destac la presencia de IBM como un viejo socio que viene
acompaando a la firma europea por ms de 40 aos. Para SAP, IBM es un consultor lder,
indic el ejecutivo.
Jose Antonio Trujillo, CIO Per