TEMA 3

ETAPAS DEL CICLO VITAL DEL DOCUMENTO

LUZ MARINA ARIAS GONZLEZ

UNIVERSIDAD DEL QUINDO

FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIN Y LA DOCUMENTACIN,
BIBLIOTECOLOGA Y ARCHIVSTICA
ARMENIA

Compilado por: Luz Marina Arias G.

TABLA DE CONTENIDO
Pag.
INTRODUCCIN
1. PROCESOS DE UN PROGRAMA DE GESTIN DOCUMENTAL

2. LAS UNIDADES DE CORRESPONDENCIA COMO PARTE INTEGRAL

DE UN PGD
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3. FORMACIN DE ARCHIVOS SEGN EL CICLO VITAL DE LOS
DOCUMENTOS.
4. IMPLEMENTACIN DE UN PGD

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5. SEGUIMIENTO DEL PGD

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INTRODUCCIN

Los documentos de archivo se originan en las oficinas productoras en razn al

cumplimiento de una funcin o actividad.
Como producto de su trmite adquieren algunos valores como son:
Administrativo, fiscal, legal, contable o tcnico, lo cual convierte a un
documento en un instrumento importante para la toma de decisiones y para servir
como fuente testimonial de la misin de la entidad o persona que lo genera.
Posteriormente, los documentos son sometidos a un proceso de valoracin de
carcter cultural e histrico el cual se denomina en archivstica CICLO VITAL DE
LOS DOCUMENTOS.
En Colombia, el ciclo vital de los documentos tambin se conoce como Archivo
Total, es decir, es el control y seguimiento del proceso archivstico en sus distintos
estadios desde su produccin hasta su disposicin final o eliminacin.
En esta unidad denominada ETAPAS DEL CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
se pretende que el estudiante CIDBA reconozca los procesos de un Programa de
Gestin Documental los cuales se desarrollan durante las etapas del ciclo vital del
documento.
Este documento es una compilacin que se hace con el fin de que el estudiante,
en forma breve reconozca los temas a tratar, pero a su vez le anime a seguir
profundizando.

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Archivstica

1. PROCESOS DE UN PROGRAMA DE GESTIN DOCUMENTAL

El Ministerio de Cultura expidi el Decreto 1080 del 26 de mayo de 2015 "Por

medio del cual se expide el Decreto nico Reglamentario del Sector Cultura" en
el cual qued inmerso el Decreto 2609 de 2012, adems de otras normas.
En el Decreto 1080 de 2015 Articulo 2.8.2.5.9. Procesos de la gestin
documental. Dice que La gestin documental en las diferentes entidades
pblicas en sus diferentes niveles, debe comprender como mnimo los siguientes
procesos de la Gestin Documental:

a. Planeacin. Conjunto de actividades encaminadas a la planeacin,

generacin y valoracin de los documentos de la entidad, en cumplimiento
con el contexto administrativo, legal, funcional y tcnico. Comprende la
creacin y diseo de formas, formularios y documentos, anlisis de
procesos, anlisis diplomtico y su registro en el sistema de gestin
documental.

b. Produccin. Actividades destinadas al estudio de los documentos en la

forma de produccin o ingreso, formato y estructura, finalidad, rea
competente para el trmite, proceso en que acta y los resultados
esperados.
c. Gestin y trmite. Conjunto de actuaciones necesarias para el registro, la'
vinculacin a un trmite, la distribucin incluidas las actuaciones o
delegaciones, la descripcin (metadatos), la disponibilidad, recuperacin y
acceso para consulta de los documentos, el control y seguimiento a los
trmites que surte el documento hasta la resolucin de los asuntos.
d. Organizacin. Conjunto de operaciones tcnicas para declarar el
documento en el sistema de gestin documental, clasificarlo, ubicarlo en el
nivel adecuado, ordenarlo y describirlo adecuadamente.
e. Transferencia. Conjunto de operaciones adoptadas por la entidad para
transferir los documentos durante las fases de archivo, verificando la

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estructura, la validacin del formato de generacin, la migracin,
refreshing, emulacin o conversin, los metadatos tcnicos de formato,
los metadatos de preservacin y los metadatos descriptivos.
f. Disposicin de documentos. Seleccin de los documentos en cualquier
etapa del archivo, con miras a su conservacin temporal, permanente o a
su eliminacin, de acuerdo con lo establecido en las tablas de retencin
documental o en las tablas de valoracin documental.
g. Preservacin a largo plazo. Conjunto de acciones y estndares aplicados
a los documentos durante su gestin para garantizar su preservacin en el
tiempo, independientemente de su medio y forma de registro o
almacenamiento.
h. Valoracin. Proceso permanente y continuo, que inicia desde la
planificacin de los documentos y por medio del cual se determinan sus
valores primarios y secundarios, con el fin de establecer su permanencia en
las diferentes fases del archivo y determinar su destino final (eliminacin o
conservacin temporal o definitiva).

2 LAS UNIDADES DE CORRESPONDENCIA COMO PARTE INTEGRAL DE UN

PROGRAMA DE GESTIN DOCUMENTAL

En el Artculo Tercero del Acuerdo AGN 060 de 2001 se determina que las
entidades debern establecer conforme a su estructura, la Unidad de
Correspondencia. La unidad de correspondencia gestiona de manera
centralizada y normalizada, los servicios de recepcin, radicacin y distribucin de
las comunicaciones, de tal manera, que estos procedimientos contribuyan al
desarrollo del programa de gestin documental, integrndose a los procesos que
se llevarn en los archivos de gestin, centrales e histricos. Adems las unidades
de correspondencia, debern contar con personal suficiente y debidamente
capacitado y de los medios necesarios, que permitan recibir, enviar y controlar
oportunamente el trmite de las comunicaciones de carcter oficial, mediante
servicios de mensajera interna y externa, fax, correo electrnico u otros, que
faciliten la atencin de las solicitudes presentadas por los ciudadanos y que
contribuyan a la observancia plena de los principios que rigen la administracin
pblica. Es importante hacer nfasis en que ninguna comunicacin oficial
podr salir de las entidades por va diferente a la de las unidades de
correspondencia.

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Es de notar que la Unidad de Correspondencia es parte integral de PGD.
NORMALIZACIN
La normalizacin est orientada a cumplir con los siguientes requisitos:
Clase de correspondencia que maneja la entidad
Uso o finalidad que se le dar
Requisitos de presentacin formal
Trmite
Normas legales de conservacin

Los procedimientos de recibo y despacho de los documentos se normalizan

teniendo en cuenta el tamao, organizacin de la entidad y el flujo de la
documentacin de dos formas: Manual y electrnica
Manual: es la tradicional, cuando se carece de software.
Electrnica: Se lleva a cabo mediante un software. Si el programa est en
red, todas las dependencias pueden inclusive observar en sus pantallas el
estado de las comunicaciones que requieren.
La unidad de correspondencia se divide en dos aspectos fundamentales.
La entrada de los documentos:
Radicacin, Registro y Distribucin
La salida de documentos:
Radicacin, registro, embalaje y distribucin.

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MISIN DE LA UNIDAD DE CORRESPONDENCIA
Gestionar los procesos o programas de gestin documental para promover la
conservacin adecuada de toda la documentacin escrita (todos los papeles),
facilitando y gestionando de forma eficaz su uso oportuno, mediante la utilizacin
de procedimientos y operaciones Archivsticas.
FUNICIONES DE LA UNIDAD DE CORRESPONDENCIA
Control de Ingreso de la Documentacin.
Organizacin del Fondo Documental (clasificar, ordenar, describir).
Conservacin.
Servicio y Control de Prstamo de los documentos.
Seleccin y Traslado de la Documentacin al archivo central.
Digitalizacin de los Documentos.
El rea de Correspondencia debe velar tambin por la adecuada
conservacin y el control en la produccin documental, radicando y
tramitando solamente las comunicaciones que cumplan con los requisitos
exigidos en acuerdo 060 del 31 de octubre de 2001, en cuanto al formato y
firmas responsables.
Vigilar que las acciones de las reas que integran la Unidad de
Correspondencia y Archivo se realicen de acuerdo a los criterios
establecidos.
Organizar, supervisar y controlar las actividades de recepcin
correspondencia oficial dirigida a las diferentes reas de la empresa.

de

la

Supervisar las actividades de los responsables de rea en la Unidad, de acuerdo a

los procedimientos de trmite y control interno, que permitan ser eficientes en su
funcionamiento.
Supervisar las actividades de control y seguimiento de las peticiones que an no
han tenido respuesta por parte de las Dependencias asignadas para su conclusin

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Presentar a la Unidad Administrativa los requerimientos de los recursos
necesarios para el adecuado cumplimiento de las actividades.
Establecer los lineamientos y procedimientos que permitan a las unidades de
correspondencia de las entidades pblicas y las privadas que cumplan funciones
pblicas, cumplir con los programas de gestin documental, para la produccin,
recepcin, distribucin, seguimiento, conservacin y consulta de los documentos.

SERVICIOS DE LA UNIDAD DE CORRESPONDENCIA

Recepcin de correspondencia
Radicacin de correspondencia
Distribucin de la comunicacin al rea correspondiente

VENTANILLA NICA
El Decreto 2150 de 1995 en su Artculo 32 dice que Para la recepcin de
documentos, solicitudes y atender requerimientos, los despachos pblicos
debern disponer de oficinas o ventanillas nicas en donde se realice la totalidad
de la actuacin administrativa que implique la presencia del peticionario. 1
La ventanilla nica tiene por objeto mejorar y facilitar la recepcin y distribucin de
los documentos de forma ms gil a todas las direcciones.
Gestionar y administrar las comunicaciones oficiales de la entidad.
Garantizar la circulacin gil y eficiente.
Asegurar la rpida tramitacin de todas las comunicaciones recibidas para
despachar y circular.

MINISTERIO DE JUSTICIA Y DEL DERECHO. Decreto 2150, Por el cual se suprimen y reforman
regulaciones, procedimientos o trmites innecesarios existentes en la Administracin Pblica.
Bogot D.C. 5 de diciembre de 1995

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Guardar estricta reserva sobre los documentos, la informacin a la cual
se tiene acceso y los asuntos de su competencia.
Brindar servicio de informacin sobre el trmite de su requerimiento.
Proponer mtodos, procedimientos e incorporacin de nuevas tecnologas,
que permitan modernizar y agilizar los procesos en las unidades de
correspondencia.

DIFERENCIA ENTRE COMUNICACIONES OFICIALES Y CORRESPONDENCIA

Comunicaciones oficiales Son todas aquellas recibidas o producidas en
desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad,
independientemente del medio utilizado 2
Correspondencia: Son todas las comunicaciones de carcter privado que llegan
a las entidades, a ttulo personal, citando o no el cargo del funcionario. No generan
trmites para las instituciones. 3

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN DE COLOMBIA. Consejo Directivo. Acuerdo 060, por medio del cual se
establecen pautas para la administracin de las comunicaciones oficiales de las entidades pblicas y de las
privadas que cumplen funciones pblicas. Bogot D.C. 30 de octubre de 2001
3
Ibid.

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3. FORMACIN DE ARCHIVOS SEGN EL CICLO VITAL DE LOS
DOCUMENTOS

La Ley 594 de 2000, en su Art. 23. Formacin de archivos: establece que:

Teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos, los archivos se clasifican en
Archivos de Gestin, Archivo Central y Archivo Histrico.

ARCHIVO DE GESTIN
Comprende toda la documentacin que es sometida a continua utilizacin y
consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su
circulacin o trmite se realiza para dar respuesta o solucin a los asuntos
iniciados. Ley 594 de 2000.

ARCHIVO CENTRAL
En el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de
gestin de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que
siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y
particulares en general. Ley 594 de 2000.

ARCHIVO HISTRICO
Es aqul al que se transfieren desde el archivo central los documentos de archivo
de conservacin permanente. Ley 594 de 2000.
En esta fase se desarrollan los siguientes procesos del Programa de Gestin

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CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS
El ciclo vital de los documentos se puede definir como las etapas o
ciclos que atraviesan los documentos desde su proceso de creacin
hasta su disposicin final, siendo esta su eliminacin o su conservacin
permanente. Esto se debe llevar a cabo con base en los criterios
establecidos desde su creacin por cada entidad o los valores
adquiridos con el transcurso del tiempo, teniendo en cuenta los valores
primarios y secundarios de de cada documento (valor primario es
cuando el documento es de utilidad para la administracin y valor
secundario es el que pueden tener para la investigacin histrica).
La teora del ciclo vital de los documentos fue planteada en el ao de
1947 por una comisin Norteamericana al darse cuenta de los grandes
volmenes de informacin que posean y lo complejo que era el tema
de la localizacin de los documentos no solo en su organizacin sino
tambin en la mayora de las entidades tanto pblicas como privadas
alrededor del mundo.
Esta teora se basa principalmente en tres etapas por las cuales cruzan
los documentos de archivo dentro de una organizacin, estas son:
Primera edad: Cubre desde la creacin del documento y el trmite de la
informacin que contiene.
Segunda edad: informacin que no es consultada frecuentemente pero
que todava tiene un valor primario o secundario por lo cual deben
conservarse como objeto de consulta.
Tercera edad: Documentos que tienen valor secundario o permanente,
que se puede utilizar como documento investigativo. Cada una de las
etapas del ciclo vital de los documentos tiene una relacin estrecha con
su permanencia en cada uno de los tres tipos de archivo los cuales
son: Archivo de Gestin, Archivo Central y Archivo Histrico de acuerdo
con las Tablas de Retencin Documental y por las Tablas de
Valoracin Documental.
Los documentos de la primera etapa forman parte del archivo de
gestin por ser de uso frecuente. Se conservan ms o menos cinco
aos.
Los documentos del archivo central son de uso poco recuente y no se
conservan ms de cincuenta aos.
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Los documentos del archivo histrico se conservan definitivamente.
Corresponde a los archivos histricos.
Para la correcta comprensin de cmo se decide el tiempo de
permanencia de los documentos en los diferentes tipos de Archivos es
necesario definir los siguientes trminos
Tabla de Retencin Documental: La Tabla de Retencin Documental
es un listado de las series documentales, a las cuales se asigna el
tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los
documentos.
Tabla de Valoracin Documental: La Tabla de Valoracin Documental
es un listado de las series documentales correspondientes a fondos
acumulados
Serie: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido
homogneos, emanadas de un mismo rgano o sujeto productor como
consecuencia del ejercicio de sus funciones especficas. Ejemplos:
historias laborales, contratos, actas e informes, entre otros.
Subserie: Conjunto de unidades documentales que forman parte de
una serie, identificadas de forma separada de sta por su contenido y
sus caractersticas especficas..
Archivo

de

Gestin

Documentacin

activa

Valores

Primarios

-Administrativo
-Legal
-Contable
-fiscal
-Tcnico
Archivo Central Documentacin semiactiva Valores Primarios
Archivo Histrico Documentacin inactiva Valores Secundarios
-Histrico
-Cultural
-Investigativo
-Cientfico
El reglamento general de archivos define este concepto as: Etapas
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sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su produccin o
recepcin en la oficia y su conservacin temporal, hasta su eliminacin o
integracin a un archivo permanente. 4

4. IMPLEMENTACIN DEL PGD

Implementacin: Se refiere a las actividades necesarias para poner en marcha el
programa. La implementacin es la parte final del programa de gestin documental
y se constituye en al prerrequisito para que las entidades puedan convertirlo en
una actividad permanente de la administracin. La implementacin significa la
asignacin de responsabilidades dentro de la entidad, la definicin de roles
y el establecimiento del programa.

5. SEGUIMIENTO DEL PGD

El seguimiento debe ser considerado lo ms importante del Programa de Gestin

Documental, por cuanto le da cohesin a las directrices formuladas. Implica la
manera como se da alcance a los objetivos, el cumplimiento de las fechas, la
gestin de los recursos y todas las actividades administrativas de direccin
del Programa, as como la adopcin de los correctivos y medidas
conducentes para reorientarlo en caso de incumplimiento de las metas
fijadas. Se debe indicar que este seguimiento requiere de un rgano de
coordinacin, el Comit de Archivo y la conformacin de equipos de trabajo a
cargo de esta labor.

Ciclo Vital de los Documentos. [En lnea]. [Consultado: 12 de julio de 2015]

Disponible en <http://ordenandoarchivos.blogspot.com/2009/11/ciclo-vital-de-losdocumentos.html>.

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REFERENCIAS

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN DE COLOMBIA. Consejo Directivo.

Acuerdo 060, por medio del cual se establecen pautas para la administracin de
las comunicaciones oficiales de las entidades pblicas y de las privadas que
cumplen funciones pblicas. Bogot D.C. 30 de octubre de 2001
Ciclo Vital de los Documentos. [En lnea]. [Consultado 12 de julio de 2015].
Disponible en <http://ordenandoarchivos.blogspot.com/2009/11/ciclo-vital-de-losdocumentos.html>.
Ciclo Vital del Documento y los tipos de Archivos. En lnea. [Consultado 10 de
julio
de
2015].
Disponible
en
<http://capacitacionarchivistica.blogspot.com/2011/03/el-ciclo-vital-del-documentoy-los.html>
ESCUELA DE BIBLIOTECOLOGA Y ARCHIVOLOGA: Grupo I de Ctedra.
Gestin Documental. [Consultado: 5 de julio de 2015]. Disponible en
<http://grupo1aai.blogspot.com/2011/06/unidad-iv-gestion-documental.html>.
FERNNDEZ VALDERRAMA, Lus David. Gestin Documental. 91 En lnea].
[Consultado: 11 de enero de 2015]. Disponible en:
<http://www.sociedadelainformacion.com/12/Gestion%20Documental.pdf>
MINISTERIO DE JUSTICIA Y DEL DERECHO. Decreto 2150, Por el cual se
suprimen y reforman regulaciones, procedimientos o trmites innecesarios
existentes en la Administracin Pblica. Bogot D.C. 5 de diciembre de 1995
Teora del Ciclo vital del Documento. [En lnea]. [Consultado: 3 de julio de 2015]
Disponible en
<http://unidadesapoyo.hidalgo.gob.mx/descargables/omig/ARCHIVO/documentos.
pdf>

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Videos:
Gestin Documental. Procesos de organizacin de los archivos. [Video].
[Consultado: 6 de julio de 2015] Disponible en:
<http://www.youtube.com/watch?v=veJkzshzxU8>
Proceso archivstico. [Video]. [Consultado 12 de julio de 2015]. Disponible en:
<http://www.youtube.com/watch?feature=endscreen&NR=1&v=8S6WbeqZnYw>.

NOTA: Este material es exclusivo para estudiantes del Programa Acadmico

Ciencia de la Informacin y la Documentacin, Bibliotecologa y Archivstica de
la universidad del Quindo. Se compila con fines acadmicos, no comerciales.
Se prohbe su reproduccin o publicacin parcial o total en la web o en
cualquier formato. Agradezco su comprensin.
Luz Marina Arias G.

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