Programa de Formacin Virtual

ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

DESARROLLO ACTIVIDAD I
(RUTA VIRTUAL 1042215)

PROGRAMA DE FORMACION VIRTUAL:

ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

PLATAFORMA VIRTUAL SOFIA PLUS

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA
AO 2015

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ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

DESARROLLO ACTIVIDAD I
(RUTA VIRTUAL 1042215)

PROGRAMA DE FORMACION VIRTUAL:

ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

APRENDIZ:
SANTIAGO PALMA

INSTRUCTORA:
CINDY LORENA RONCANCIO MENDIETA

PLATAFORMA VIRTUAL SOFIA PLUS

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA
AO 2015

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ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

INTRODUCION
La Administracin Documental brinda importantes aportes a la historia, la cultura,
los hechos polticos y dems sucesos. Adems de permitir una comunicacin
organizada y detallada, garantizando que por medio de sta se conserven y
afiancen las evidencias de las acciones realizadas en pro del desarrollo humano.
El proceso administrativo, a nivel documental, se fundamenta en la planeacin, la
organizacin, la ejecucin y el control. Este proceso permite establecer la claridad
de la informacin y de su trnsito, organizando los documentos de forma lgica y
secuencial y dando un carcter jurdico frente a los procesos de recibo,
almacenamiento, descarte o recuperacin de la informacin.
Para ello, es necesario conocer el concepto de archivo, los tipos de archivo que
existen y los elementos que se utilizan en la actividad archivstica.

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ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

CONTENIDO

1. Cul es la importancia de la Administracin Documental?

2. Cmo se refleja su finalidad en las empresas, actualmente?
3. Cincos aspectos de la Ley 594 de 2000
4. Cincos aspectos del Acuerdo 027 de 2006.

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ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

1. CUL ES LA IMPORTANCIA DE LA ADMINISTRACIN DOCUMENTAL?

Se define como administracin documental, a todos los actos que intervienen en el

manejo administrativo general, que tiene como objetivo la creacin, adquisicin,
recepcin,
control,
consulta,
distribucin,
reproduccin,
organizacin,
mantenimiento, custodia, resguardo, restauracin, transferencia, valoracin y
disposicin final de documentos de inters pblico a lo largo de su ciclo vital, as
como aquellas que se encarguen de las actividades encaminadas a regular,
coordinar y dinamizar su uso y divulgacin; de la gestin documental.
La importancia es que la administracin documental hoy en da se convertido una
necesidad, teniendo en cuenta la nueva tecnologas de documentos electrnicos,
sistematizados, digitales y as mismo el papel fsico, se hace necesario para
muchos asuntos legales, fiscales, administrativos y que esas soluciones de
Gestin Documental sistematizadas, mejoran el manejo de documentos en papel,
mejoran los archivos en general, pero no los elimina ni los obvia.
La administracin documental, aporta una solucin que brinda tecnologas
avanzadas en el manejo de todo tipo de documentos, reportes e imgenes,
archivndolos de forma digital y ofreciendo a los empleados autorizados la
posibilidad de acceder on-line a contratos, estados de cuenta, reportes y facturas,
de manera simple y segura.

2. CMO SE REFLEJA
ACTUALMENTE?

SU

FINALIDAD

EN

LAS

EMPRESAS,

Las empresas de hoy dan ms importancia a la adecuada organizacin y

conservacin de los archivos, ya que en ellos se conserva documentos esenciales
en los cuales se resea histricamente las diferentes actividades desarrolladas a
lo largo del tiempo por empresas e instituciones pblicas o privadas, teniendo en
cuenta la adopcin e implementacin de dichas polticas se crea la necesidad de
contar con un personal tcnico e idneo (documentales y archivistas) en el
desarrollo de ese mbito laboral, afn de adelantar una adecuada planeacin,
produccin, gestin, tramite, organizacin, transferencia, preservacin y valoracin
haciendo especial nfasis en las diferentes tablas de las tablas de retencin
documental que deben estar ajustadas a la normatividad vigente, de esta forma

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ubicar la empresa o institucin a la vanguardia de la exigencias que demandan los
nuevos tiempos.

3. CINCOS ASPECTOS DE LEY 594 DE 2000.

1. Reconoce que los documentos institucionalizan las decisiones

administrativas y los archivos constituyen una herramienta indispensable
para la gestin administrativa, econmica, poltica y cultural del Estado y la
administracin de justicia.
2. Lo que debemos tener en cuenta para nuestros planes de negocios es el
objeto con la cual se desenvuelve esta ley, el mbito de aplicacin, las
definiciones fundamentales, los principios generales; conocer los rganos
del sistema nacional de archivos, la categorizacin de los archivos pblicos;
manejar la administracin de los archivos; la gestin de los documentos, el
acceso y consulta de los documentos, la salida de documentos, llevar un
control y vigilancia.
3. saber cundo se debe hacer una donacin, una adquisicin y expropiacin
de documentos y tener una conservacin de expediciones histricas de
inters pblico.
4. Las entidades pblicas y privadas que cumplan funciones pblicas deben
elaborar programas de gestin documental teniendo en cuenta las nuevas
tecnologas.
5. Es muy importante garantizar el control y la vigilancia de los documentos
pblicos, es por eso que el Archivo General De La Nacin tiene el poder de
hacer visitas de inspeccin a las entidades o personas que custodien los
archivos en cualquier momento, as mismo tambin tiene el poder de
establecer sanciones y multas a quienes incumplan con las normas
establecidas.
4. CINCOS ASPECTOS ACUERDO 027 DE 2006.

1. Este cuerdo nos habla de varios conceptos que maneja la gestin

documental diariamente en las empresas.
2. Nos recuerda que gestin documental es Conjunto de actividades
administrativas y tcnicas, tendientes a la planificacin, manejo y
organizacin de la documentacin producida y recibida por las entidades,

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desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilizacin
y conservacin.
3. Tambin que el cuadro de clasificacin documental nos da la forma de
empezar la formar ms fcil las tablas de retencin documental y de
valoracin, de observar mejor la sesin, subsesin, su cdigo, y la oficina
productora.
4. Los Expediente Unidad documental compleja formada por un conjunto de
documentos generados orgnica y funcionalmente por una instancia
productora en la resolucin de un mismo asunto.
5. Este acuerdo es una modificacin Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994

CONCLUSIONES
Es indispensable identificar que la Administracin Documental en la actividad
archivstica es la base de la circulacin de la informacin en las organizaciones, y
trasciende al xito en la toma de decisiones y la promocin de los sistemas de
gestin de calidad.

WEB GRAFA

Administracin
Documental.
http://senagestiondocumentos.blogspot.com/

Tomado

de