Manual AquarSoftware CRMED 1-4 C001 14 2013

Aquar Software
Software para Centros Mdico - Sanitarios
Manual de usuario
Versin 1.4
Aquar Software es una marca comercial registrada de CLAS Soluciones de Gestin, S.L. | Copyright 2013
Edicin C001-1.4/2013
Manual de usuario Aquar Software Versin: 1.4
Aquar Software V. 1.4
Manual de usuario
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Men
Contenido

1 Agenda .................................................................................
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2 Pacientes / Clientes ...............................................................
Pgina 18
3 Recepcin /Sala de Espera ....................................................
Pgina 36
4 Hoja de Trabajo .....................................................................
Pgina 38
5 Ventas ....................................................................................
Pgina 40
6 Compras ................................................................................
Pgina 57
7 Mi Centro ..............................................................................
Pgina 64
8 Configuracin ........................................................................
Pgina 81
9 Preguntas Frecuentes.............................................................
Pgina 90
10 Primeros pasos ...................................................................
Pgina 96
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Agenda
Aquar Software integra una completa Multi- Agenda, para una total organizacin de su Centro o Negocio, a sido
desarrollada en colaboracin de doctores, especialistas y usuarios para reducir al mximo su complejidad de uso
y aportar una gran fiabilidad organizativa.
Pulse sobre el botn Agenda para acceder a la Agenda y visualizar todas las Agendas del
personal del Centro diferenciadas por colores, gabinetes, salas, departamentos...
Tambin veramos las citas dadas por especialidad que tengamos contratadas y sin abrir
la agenda nos saldr el detalle de las citas del personal.
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Agenda

Creacin de una Agenda
Lo primero que tenemos que hacer es pinchar en el siguiente icono
Para agregar una agenda.
En la cual podemos buscar el doctor/personal creado o pondremos sala, gabinete, box, etc..
Tambin seleccionaramos el color para diferenciar nuestra agenda del resto, en el caso de que tengamos
contratada una conexin externa con google calendar se configurara.
Tendramos que asignarle una hoja de trabajo al doctor/personal de la agenda.
Y por ultimo pondramos los rangos horarios y el intervalo de minutos.
Una vez configurada nuestra agenda, ya podramos empezar a dar citas.
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Agenda

Visualizacin de Agenda
Esta seria la pantalla principal una vez tengamos creadas las agendas del centro, con sus especialidades.
En la pantalla principal donde tenemos la especialidad de nuestro centro,
Tendremos un botn en la parte superior derecha
Con este icono podremos mostrar todas las agenda que hay en nuestra especialidad.
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Agenda
Una misma agenda tiene dos iconos en la pantalla principal.
El primero ( block de notas) es para configurar la agenda una vez creada
Una vez accedemos al el, tendremos la siguientes pantalla
En la cual podemos buscar el doctor/personal creado o pondremos sala, gabinete, box, etc..
Tambin seleccionaramos el color para diferenciar nuestra agenda del resto, en el caso de que tengamos
contratada una conexin externa con google calendar se configurara.
Tendramos que asignarle una hoja de trabajo al doctor/personal de la agenda.
Y por ultimo pondramos los rangos horarios y el intervalo de minutos.
Una vez configurada nuestra agenda, ya podramos empezar a dar citas.
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Agenda
El segundo lugar accederamos a la agenda.
Cuando accedemos a la agenda tendramos una barra con los siguientes iconos
Primer icono, es para quitar la divisin de agenda, que aparezca solo la agenda y no el modo de visualizacin.
Segn icono, es para hacer una bsqueda de un paciente.
Tercer icono, es para seleccionar otra agenda.
Cuarto icono, es para ver el estado de recepcin.
Quinto icono, podremos refrescar la aplicacin
Una vez dentro la agenda se dividira en dos apartados, en la parte izquierda,
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Agenda
Podremos visualizar, por distintos apartados, da, lista, semana y mes, tambin podramos aadir anotaciones
correspondientes al da que necesitemos.
Tendremos la opcin de las citas copiadas y cortadas, para poder seleccionar otro da y aadir una cita.
En el apartado de la derecha es donde vamos a dar citas
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Agenda
Para poder dar una cita, tendramos que pinchar en la hora y nos saldran opciones de agenda
Primera opcin
Aqu es donde vamos aadir una cita, ya sea paciente del centro (haciendo una bsqueda) o paciente nuevo
(crearamos una cita rpida)
El la parte superior derecha tendramos dos iconos, el primer icono es para crear un nuevo paciente
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Agenda
Y una vez estemos dentro
Podremos crear los datos personales del paciente rpidos y una vez venga al centro rellenaramos los datos
restantes en su ficha personal.
El segundo icono es para hacer una bsqueda de un paciente, una vez estemos dentro
Nos saldr la siguiente pantalla
En la cual haremos una bsqueda por los siguientes campos
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Agenda
Segunda opcin
Podemos bloquear rango horarios sin tener que modificar los ya creados en nuestra agenda.
Pincharamos en la hora correspondiente y en bloque rango de horas y tendremos esta pantalla
En la cual nos aparecer la hora de inicio y nosotros pondremos la hora final y en el campo de notas
escribiramos el motivo del bloqueo.
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Agenda
Tercera opcin
Cuando nosotros tengamos un paciente citado, tendremos la opcin de pinchar en esa cita y cortar,
pincharamos en el icono cortar.
Una vez cortada nos aparecer en modo de visualizacin
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Agenda
Y podremos seleccionar el da correspondiente a la nueva cita, una vez tengamos el da pincharamos en la nueva
cita y pincharamos nos saldr el desplegable
Y seleccionaramos la opcin pegar cita cortada y por ultimo para eliminar la cita cortada en la pantalla de modo
de visualizacin, pincharamos en la cita cortada y podremos eliminarla.
Dentro de la misma agenda podemos habilitar columnas para duplicar citas, tendramos que pinchar en la hora
Una vez hayamos pulsado encima de la hora

nos saldrn las siguientes tres opciones
Aqu podremos crear una nueva columna o pegar cita cortada y copiada en columna.
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Agenda
Tambin dentro de la agenda podemos sacar el listado de las citas impreso
Pinchando el icono de la izquierda podremos seleccionar el formato de impresin que necesitemos
Cuarta opcin
Cuando nosotros tengamos un paciente citado, tendremos la opcin de pinchar en esa cita y copiar cita,
pincharamos en el icono copiar cita
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Agenda
Una vez copia la cita nos aparecer en modo de visualizacin
Y podremos seleccionar el da correspondiente a la

nueva cita, una vez tengamos el da pincharamos en la
nueva cita y pincharamos nos saldr el desplegable
Y seleccionaramos la opcin pegar cita copiada y por

ultimo para eliminar la cita copiada en la pantalla de
modo de visualizacin, pincharamos en la cita copiada y
podremos eliminarla.
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Pacientes / Clientes
Aquar Software integra una completa Ficha de Pacientes / Clientes, que integra todos los datos que necesita,
desde datos, Personales con Fotografa, Direccin, datos de Contacto, datos de Tutor, datos de Facturacin, datos
de Sociedades / Convenios, y una amplia gama de datos y funcionabilidades.
Pulse sobre el botn Paciente/s para acceder y visualizar todas las opciones que
proporciona este modulo.
En esta pantalla ademas podr encontrar todos los datos de sus Pacientes del Centro,
bsqueda, alta clientes, informes...
Dentro del modulo de Pacientes

podr acceder al modulo de
Historia Clnica de la especialidad
contratada.
Vase Historia Clnica / Especialidad
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Cuando accedamos al icono nos saldr la pantalla principal, en ella podremos crear paciente, tendremos un
informe detallado de clientes y hacer una bsqueda de nuestros pacientes.
Y tendremos todos nuestros

pacientes por orden alfabtico,
cuando nosotros pinchemos en
paciente
La pantalla se dividir para tener una

vista previa de los datos del paciente
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En esta pantalla podremos acceder a la ficha del paciente, justificantes, bonos/pack, historia medica, presupuestos
y ventas.
Dentro de un pacientes nosotros podemos acceder a la ficha personal del paciente en la cual tenemos que rellenar
todos los datos personales, datos de direccin, datos de contacto, LOPD, otros datos, datos del tutor (si es menor
de edad), datos de facturacin y datos de sociedades.
En la parte inferior tendramos los siguientes iconos.
Historia medica
Citas
Documentos
Mail
Aviso
Imprimir
Bonos/pack
Presupuesto
Ventas
A continuacin vamos a desglosar cada uno.
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Historia Mdica
Cuando accedamos a historia nos pedir la especialidad sobre la que vamos a trabajar, (cada especialidad es
distinta), en odontologa tendremos una vista general
Primera pestaa.
Veremos en detalle los tratamientos iniciales, propuestos, pendientes, realizados y terminados.
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Historia Mdica
Segunda pestaa
Veremos una galera de imagines e informes, en la cuales podemos visualizar archivo, modificar archivo y datos
(dibujar en la imagen), girar 90 hacia la derecha y girar 90 hacia la izquierda.
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Historia Mdica
Tercera pestaa
Aadiramos una nueva anamnesis y rellenaramos los campos
Cuarta pestaa
Aadiramos una nueva anamnesis y rellenaramos los campos
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Historia Mdica
Tendramos los odontogramas creados, cuando tengamos generado un presupuesto (se vuelcan automticamente),
cuando pulsemos en el icono del mas.
Nos saldrn los tratamientos generados en propuestos, lo que tendremos que hacer ser en la lnea del tratamiento
pinchar en el cuadro y volver a pinchar en el icono que aparece en la lnea de tratamientos propuestos para que
pasen a pendientes.
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Historia Mdica
Una vez los tengamos en pendientes podremos empezar a trabajar
Pincharamos en la lnea blanca para poder hacer la anotacin correspondiente al tratamiento, tambin podramos
cambiar la fecha, o cambiar de color el dibujo que tengamos en el odontograma.
Una vez hayamos terminado pinchamos en el cuadro y volveramos a pinchar en el icono que aparece en la lnea
de tratamientos pendientes para que pasen a finalizados.
Cuando tengamos el tratamiento realizado, podremos cambiar el personal que ha hecho el tratamiento, en el caso
de que se haya derivado en ultimo momento.
El tratamiento se quedara as, pero si nosotros pinchamos en el icono derecho, tendremos un desplegable
En el cual nosotros podremos cambiar el personal del centro, para que aparezca reflejado en la gestin econmica
del personal.
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Historia Mdica
Si necesitamos aadir una imagen e informe tendramos que ir a plan de tratamiento
Y una vez dentro tendremos dos iconos

El primero podramos crear mas anotaciones y el segundo nos creara un apartado para poder adjuntar imgenes
y documentos.
Con respecto al tema del volcado de radiografias, tendremos el siguiente icono en la parte superior derecha
Cuando accedemos la icono seleccionaramos el software correspondiente que tengamos en rayos y accederamos.
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Citas
En cita tendremos un listado
Cuando accedemos al icono, tendremos un listado
En el tenemos un histrico de cita del paciente, con fecha, hora, estado de la cita, personal que le ha atendido,
tratamientos y motivo de cancelacin si ha tenido.
Tambin tendras las prxima citas en las que va hacerse otros tramientos, nos pondr igual la fecha, hora, estado
de la cita, personal que le va atender, tramiento.
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Documentos y Consentimientos
Aqu podremos tener todos los documentos y consentimientos que hayamos creado antes.
Una vez accedamos al icono, nos saldr una pantalla vacia y en la parte superior tendramos que pinchar en el
siguiente icono.
Cuando accedamos al icono nos saldr la especialidad que tenemos contratada, pinchamos en ella y tendremos
un listado de todos nuestros documentos y consentimientos.
Cuando seleccionemos un consentimiento automticamente nos saldrn todos los datos del paciente, lo nico
que tendr que hacer ser firmar el consentimiento por medio de impresin o a travs del iPhad donde quedara
guardada la informacin en el equipo que hayamos hecho la instalacin.
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Mail
Podremos mandar mail a nuestros pacientes
Cuando accedamos al icono
Rellenaramos los datos del mensaje que vamos a enviar a nuestro paciente.
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Aviso
Podremos generar avisos.
Cuando accedamos al icono, tendremos la siguiente pantalla
En la cual nosotros podemos generar avisos a compaeros, para comunicar tratamientos de pacientes que nos
hayan derivado y aadirlo la anotacin el da que venga a trabajar.
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Imprimir
Podremos imprimir datos de la historia
Cuando accedamos al icono, nos saldrn las opciones que deseamos sacar impresas.
Primera opcin, podremos sacar todos los datos del cliente.

Segunda opcin, podremos sacar impresa la ley de proteccin de datos.
Primero pincharemos dentro de la ficha del paciente, en el apartado LOPD la correspondiente, una vez este
seleccionada iramos al botn imprimir y seleccionaramos la opcin dos y podremos tener el documento, con
todos los datos del paciente.
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Bonos / Packs
El primer paso para crear un bono una vez tengamos todo creado en mi centro, ser ir a la ficha personal del
paciente y a ventas. una vez all seleccionaramos la especialidad y aadiramos el bono, (tratamiento) y el
documento de venta se quedara pendiente de cobro.
Lo que hace es que lo vuelca en la pestaa de bonos y packs.
Cuando accedemos a este icono
Tendremos dos opciones,

Marcar sesiones realizadas
Una vez dentro
Nos mostrara los bonos que tiene este paciente y seleccionaramos el bono correspondiente
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Bonos / Packs
Nos saldrn todas las sesiones que tiene por hacerse, aqu iremos pinchando encima del tratamiento para ir
restndolas cada vez que le hagamos un tratamiento una vez seleccionadas aceptaramos y nos saldr otra ventana
en la cual nos pedir el personal que ha hecho el tratamiento.
Bonos / Packs
Tendremos una pantalla en la que podremos ver los bonos pendientes, con las sesiones que faltan por finalizar y
los bonos finalizados.
Si nosotros pinchamos sobre el bono veremos las sesiones realizadas con sus fechas y el personal que ha hecho
el tratamiento
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Ventas
Generaremos todos los cobros y veremos los documentos pendientes de cobro.
Una vez accedamos al icono
Nos saldrn todos los documentos que tenemos cobrados o pendiente de cobro.
Tendramos que pinchar en el documento pendiente de cobro y a la derecha tendremos los tratamientos
pendientes de pago.
Para poder generar esos pagos, tenemos dos opciones una hacer el pago completo o por tramientos
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Ventas
Si el pago es total pincharamos en
En la parte superior derecha en el primer icono y nos saldr
La fecha del cobro por defecto, pero tambin la podemos modificar, forma de pago y cantidad a pagar.
Si el pago lo hacemos fraccionado, tendramos que seleccionar el tratamiento correspondiente.
Y volver acceder al primer icono y hacer el pago.
Siempre en la parte inferior tendremos un detalle de cobro, en el cual nos saldr, da, hora, importe, forma de
pago y personal que ha realizado el cobro.
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Recepcin / Sala de Espera

Modulo creado especificamente para la Gestin de la Recepcin / Sala de Espera, donde el personal del Centro
encargado de este rea / Departamento, gestionara la gestin del mismo, con una mayor facilidad y eficacia.
Controlando el circuito de pacientes, en sala de espera, consulta, recepcin y finalizados.
Pulse sobre el botn Recepcin / Sala de Espera para acceder y visualizar todas las
opciones que proporciona este modulo.
Para una mayor organizacin del personal del centro, usted puede visualizar donde se
encuentra sus cliente/paciente dentro del centro y mostrarlos en la hoja de trabajo del
personal que desee.
Cuando se trabaja en red, cada usuario realiza acciones diferentes, para ver como se
reflejan esos nuevos cambios, sin salir de la pantalla actual.
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Recepcin / Sala de Espera

Cuando accedamos al icono, pincharamos la especialidad y veremos las agendas con su movimiento
Cuando nosotros pasamos a los pacientes a sala de espera, consulta etc la informacin pasa directamente a la
hoja de trabajo que tiene el personal del centro y sabe el movimiento de su paciente.
Desde recepcin podremos pinchar dentro de la cita y accederamos a pasar al paciente a consulta, tambin
accederamos a la ficha del paciente, presupuesto y ventas.
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Hoja de Trabajo
Modulo creado especificamente para Doctores, Especialistas o personal con Agendas de Trabajo asignadas, donde
se facilita el trabajo de este personal y la organizacin del Centro / Negocio.
Pulse sobre el botn Hoja Trabajo para acceder y visualizar todas las opciones que
Para una mayor organizacin del personal del centro, usted puede visualizar donde se
encuentra sus clientes/pacientes dentro del centro.
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Hoja de Trabajo
Aqu entraran los profesionales, porque tendran su agenda y veran el movimiento del paciente.
Una vez el paciente este en consulta, el personal tendra que pinchar en el recuadro del paciente, para poder
acceder a la ficha del paciente, presupuesto y ventas.
Pulse sobre el botn Refrescar en la parte superior derecha, los datos de recepcin se actualizara mostrando
los cambios que se hayan realizado.
Una vez terminado el tratamiento al paciente, volveremos a pinchar otra vez en el recuadro del paciente ( salida)
y lo pasaremos a recepcin para que generen el cobro.
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Ventas
Aquar Software puede integrar un completo modulo de Ventas, para la gestin de econmica de todas las ventas
realizadas en su Centro. Integra un completo sistema de control econmico para su centro, que le permitir
gestionar con gran facilidad, presupuestos, documentos de venta, pago, etc.
Pulse sobre el botn Ventas para acceder a los Pacientes y visualizar todas las opciones
que proporciona este modulo.
Realice con un solo click el Cierre de Caja y la Facturacin mensual.
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Ventas
Dentro del modulo de gestin de ventas, est incluido,
Ventas por clientes

Ventas por sociedades
Informes
A continuacin vamos a describir cada campo
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Ventas
Clientes Pendientes de Cobro
Podremos ver un listado completo de todos nuestros pacientes, que tienen tratamientos pendientes de pago.
Una vez accedamos al icono nos saldr la siguiente pantalla.
En ella tendremos un listado pendiente de cobro, en la cual podremos exportar el listado completo a Excel o
sacarlo impreso.
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Ventas
Cuando nosotros queremos acceder al nombre del paciente que figura como pendiente de pago, tendramos
que pinchar dentro del nombre del paciente, para poder ver el documento de venta y poder generar otro pago,
Una vez dentro veremos el estado del documento o documentos pendientes de pago, tendremos que acceder al
correspondiente
Tendremos en detalle todos los tratamientos pendiente de pago, cuando el paciente nos haya un pago podemos
seleccionar el tratamiento y pagar ese importe.
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Ventas
Tambin podremos sacar un comprobante de pago de la cantidad que se ha abonado en la parte inferior,
en el siguiente campo, pincharamos dentro del recuadro correspondiente, y pincharamos en el icono de la
impresora
Podremos ver la siguiente pantalla
Tendremos varias opciones para sacar impreso un documento.

Imprimir el detalle de Productos / Tratamientos
Imprimir notas del Documentos
Solo imprimir el importe del Cobro
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Ventas
Documentos de Venta
Nos saldrn los documentos de venta.
Cuando accedamos al icono tendremos, los documentos de venta generados en el mes.
En esta pantalla en la parte superior derecha, tendremos una lupa en la cual podremos hacer una bsqueda de
documentos y podremos poner desde la fecha de inicio hasta la final que necesitemos.
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Ventas
Presupuestos
Nos saldrn los presupuestos generados.
Cuando accedamos tendremos todos los presupuestos generados durante el mes.
opciones de informe.
Una vez dentro podremos
Hacer una bsqueda de la fecha de la fecha de inicio hasta la fecha final que necesitemos, seleccionar la
especialidad correspondiente y buscar el cliente que necesitemos.
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Ventas
Ventas por Sociedades
Desglosaremos todos los campos
Una vez dentro
Crearamos los documentos de Venta de para las sociedades

haremos un filtrado de das y sociedades
podremos hacer una exportacin a excel
generaramos un informe con el listado de los documentos de venta pendientes
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Ventas
Sociedades Pendientes de Cobro
Podremos ver un listado completo de todos nuestros pacientes con sociedades, que tienen tratamientos
pendientes de pago.
Una vez accedamos al icono nos saldr la siguiente pantalla.
En ella tendremos un listado pendiente de cobro, en la cual podremos exportar el listado completo a Excel o
sacarlo impreso.
Cuando nosotros queremos acceder al nombre del paciente que figura como pendiente de pago, tendramos
que pinchar dentro del nombre del paciente, para poder ver el documento de venta y poder generar el pago de
la sociedad.
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Ventas
Una vez dentro veremos el estado del documento o documentos pendientes de pago, tendremos que acceder al
correspondiente
Tendremos en detalle todos los tratamientos pendiente de pago, cuando el paciente nos haya un pago podemos
seleccionar el tratamiento y pagar ese importe.
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Edicin C001-1.4/2013
Ventas
Tambin podremos sacar un comprobante de pago de la cantidad que se ha abonado en la parte inferior,
en el siguiente campo, pincharamos dentro del recuadro correspondiente, y pincharamos en el icono de la
impresora en el mismo apartado.
Podremos ver la siguiente pantalla cuando queramos sacar impreso el documento
Tendremos varias opciones para sacar impreso un documento.
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Ventas
Documentos de Ventas
Nos saldrn los documentos de venta.
Cuando accedamos al icono tendremos, los documentos de venta generados en el mes.
opciones de informe.
En la cual si accedemos podremos poner desde la fecha inicial hasta la final.
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Ventas
Informes
Desglosaremos todos los campos
Sociedades
Podremos sacar un informe de sociedades
Una vez dentro podremos tener un listado completo , por numero de documento de venta, sociedad, fecha,
producto, tratamiento, cdigo de cliente, nombre del paciente e importe.
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Ventas
Tambin podremos en la siguientes barra tener acceso a estos iconos
en este icono podremos seleccionaramos desde la fecha de inicio hasta la final.

podremos exportar el listado a Excel.
sacaramos impreso un Informe Productos / Tratamientos por Sociedades.
Especialidad
Tendramos un informe por rea Medica
Cuando accedemos
Podremos hacer una bsqueda desde la fecha inicial hasta la final y el estado del documento de venta
correspondiente.
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Ventas
Una vez estemos dentro de la pantalla, tendremos detallada la especialidad del centro, por rea medica,
cantidad, importe, impuesto e importe total.
Productos
Tendramos un informe de productos y tratamientos
Una vez estemos dentro de la pantalla
Podremos hacer una bsqueda

desde la fecha inicial hasta la
final y el estado del documento
de venta correspondiente.
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Ventas
Una vez estemos dentro de la pantalla, tendremos detallado el producto/ tratamientos, cantidad, importe,
impuesto e importe total.
Procedencia del Cliente

Tendremos informes de procedencia de nuestros pacientes.
Cuando accedamos
desde la fecha inicial hasta la final
y la procedencia que necesitemos
para nuestro informe.
Una vez generado tendremos nuestro informe.
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Ventas
Procedencia de la Cita
Tendremos un informe de procedencia de la cita.
una vez dentro de la pantalla

desde la fecha inicial hasta la final
y el estado del documento de venta
correspondiente.
Una vez generado tendremos nuestro informe.
Pgina 56
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Compras
Aquar Software puede integrar un completo modulo de Compras, para la gestin de econmica de todas las
compras realizadas en su Centro. Contabilice todos sus documentos de compras y facturas.
Pulse sobre el botn Compras para acceder y visualizar todas las opciones que
Conozca todos los gastos de su Negocio, con un solo click
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Compras
Una vez accedamos al icono, podremos empezar a crear los documentos de compra.
Nuevo Documento de Venta

Empezaramos a crear los documentos nuevos
Cuando nosotros accedemos
Siempre nos va ha decir si es un gasto o una

compra, seleccionaramos el correspondiente
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Compras
En la cabecera del documento de compra, tendramos que buscar el proveedor correspondiente, en el siguiente
icono,
Una vez tengamos el proveedor correspondiente podremos hacer una observacin si necesitamos.
En el segundo apartado en detalle del documento de compra, en el icono que aparece en la parte derecha (+)
Hay podremos aadir los productos creados anteriormente.
Una vez creados podremos aadir el nmero de pedido, albarn y factura con su fecha correspondiente.
Cuando tengamos todos los datos introducidos, los tendremos que guardar en la parte superior derecha.
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Compras
Contabilizar Documentos Pendientes
Una vez hayamos creado el documento de venta
Podremos acceder y empezar a contabilizar dicho documento, porque ya lo tenemos creado y se vuelca la
informacin aqu
Ahora tendremos que pinchar en este icono para seleccionar la lnea
Ahora tendremos que pinchar en este icono para seleccionar la lnea
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Compras
Para poder contabilizar el documento
Nos pedir la fecha para contabilizarlo y le daremos aceptar, para terminar.
Bsqueda de Documentos de Compras

Podremos hacer una bsqueda de documentos de compra generados.
Una vez accedamos
Podremos hacer una bsqueda desde la fecha inicial y final que necesitemos, por fecha creacin del documento,
fecha creacin del documento y proveedor.
Y tendremos nuestro documento dividido en fecha, fecha en que se contabilizo, proveedor, estado (si esta o no
contabilizado), importe, impuestos e importe total.
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Compras
Informe de Documentos de Compra
Cuando accedamos al icono
Podremos sacar factura de proveedores poniendo desde fecha inicial hasta final.
Podremos sacar un detalle de facturas desde la fecha inicial hasta la final.
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Compras
Resumen Anual / Documentos de Compra
Tendremos un resumen anual por meses.
Cuando accedamos podremos ver
En la parte superior derecha aparecern tres iconos
podremos seleccionar un tipo de documento

seleccionar otro ao
podremos refrescar la pantalla
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Mi Centro
Aquar Software integra un modulo para la gestin de los Datos Bsicos del Centro / Negocio, Mantenimiento de
Datos y Datos econmicos.
Pulse sobre el botn Mi Centro para acceder y visualizar todas las opciones que
En esta pantalla podr configurar los datos de su Centro, para que sus datos aparezcan en
sus documentos, facturas, as como el horario comercial de su centro..
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Mi Centro
Dentro de mi centro hay tres columnas.
Datos bsicos del Centro.

Mantenimiento de datos.
Datos econmicos
A continuacin vamos a describir el funcionamiento de cada uno.
Datos bsicos del Centro, engloba,
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Mi Centro
Datos del Centro
Es donde vamos a incluir los datos bsicos, datos de direccin, datos de contacto, datos de facturacin, logo del
Centro y configuracin del correo electrnico del Centro.
Personal
La aplicacin Aquar Software permite organizar al personal de su centro, por especialidad, Categora, rea
mdica, etc., el personal del centro puede incluir una fotografa, la firma digital, los horarios de trabajo y un
certificado digital si fuera necesario.
Dentro de personal del Centro, es donde vamos a crear al personal que trabaja en el centro, una vez hayamos
pinchado en personal, nos saldr una pantalla que en la parte superior derecha saldr el siguiente icono, para
poder aadir nuevo personal del centro.
Una vez pinchemos en el icono nos saldr la siguientes pantalla que es donde rellenaremos todos los datos del
personal.
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Mi Centro
Contactos
Una vez pinchemos en el icono nos saldr la siguientes pantalla que es donde rellenaremos todos los datos del
personal.
Es una agenda en la cual nosotros podemos incluir todos los contactos del centro, una vez pinchemos sobre el
icono nos saldr la siguiente pantalla.
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En esta pantalla en la parte inferior saldr el siguiente icono.
Y una vez lo pinchemos podemos incluir todos los datos del contacto.
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Mi Centro
Proveedores
Todos los proveedores que tenemos, una vez pinchemos el icono nos saldr la siguiente pantalla,
En la parte inferior tendremos un icono en el cual,
Una vez lo pinchemos, podremos incluir los datos del proveedor, datos de direccin, datos de contacto, datos de
facturacin, datos bancarios y la forma de pago.
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Mi Centro
Sociedades
Incluya, active o desactive, las sociedades del Centro

Una vez pinchemos el icono saldr, un listado completo de las sociedades con las que trabaja el centro.
un listado completo de las sociedades con las que trabaja el centro y un icono
Que una vez hayamos pinchado, podemos crear los datos de la sociedad, datos de contacto y datos de factura de
dicha sociedad.
Estos cinco puntos iran incluidos en los datos bsicos del centro
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Mantenimiento de datos
Ventas, Productos/ Tratamientos
Una vez hayamos pinchado el icono, podemos hacer lo siguiente,
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Mi Centro
En aadir modificar, eliminar productos/ tratamientos
Cuando pinchemos, nos saldr la especialidad o especialidades que hemos contratado,
Pincharemos en la correspondiente, para poder crear los productos/ servicios (tratamientos), nos saldr la
siguiente pantalla.
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Mi Centro
Para poder empezar a crear, pincharemos en el siguiente icono, en la parte superior derecha
Una vez lo hallamos pinchado nos saldr,
Pincharemos en la correspondiente, para poder crear los productos/ servicios (tratamientos), nos saldr la
siguiente pantalla.
Pinchando el primer icono, podemos aadir un nuevo grupo de productos y aadir nuevos productos,
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Mi Centro
Detallamos a continuacin lo que lleva cada botn,

Aadir nuevo grupo de productos
Aqu podemos crear mas grupos en la especialidad que tengamos y poner el impuesto correspondiente.
Aadir nuevo producto
Aqu podemos crear el producto, tratamiento, tarifas y si pertenece a una sociedad.
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Mi Centro
Bonos y packs
Crearemos todos los bonos necesarios para el centro con tarifas, caducidad y tratamientos.
Pinchando en el siguiente icono.
nos saldr una pantalla la cual tendremos que seleccionar nuestra especialidad,
Una vez dentro de la especialidad, en la parte superior derecha tendremos los siguientes iconos,
El primero seria para crear un nuevo bono.

Segundo para seleccionar otra especialidad si el centro tiene mas.
Tercero nos dara opcin para sacar impresos, todos los bonos y bonos activos.
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Mi Centro
Dentro del primer icono (creacin nuevo bono),
En descripcin pondramos el bono correspondiente, caducidad de este bono y en producto asociado

seleccionaramos el producto creado antes ( en ventas , productos y tratamientos) y activaramos el bono.
Una vez creado, pincharamos encima de un bono y entraramos al detalle, donde podremos asignar los
tratamientos
Y la parte superior derecha
Podramos aadir el producto de este bono y la cantidad de sesiones, modificar el bono o eliminarlo.
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Mi Centro
Tarifas centro medico
Podremos aadir tarifas con fecha de inicio y fecha final.

Tarifas de sociedades
Cuando accedamos a esta pestaa, tendramos que seleccionar la sociedad creada anteriormente, (mi centro
datos bsicos del centro sociedades y convenios) y podramos meter todos los tratamientos de la sociedad.
Compras / Materiales y gastos

Aqu se daran de alta todos los productos de gasto e ingresos del centro.
Personal/ Categoras
Podremos crear las categoras necesarias, para el centro.
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Mi Centro
Procedencia del Cliente / Paciente
Crearamos la procedencia del cliente, ejemplo (publicidad, marketing, buzoneo, web, familia)
Especialidades Medicas
Aqu se visualizan todas las especialidades que tiene el centro contratado
Tipos de Impuestos
Crearamos los impuestos correspondientes a nuestro centro
Plantillas de documentos
Aquar Software le permite crear sus plantillas de documentos para una posterior impresin. Inicialmente
Aquar Software incluye las principales plantillas de documentos, como son Ley de proteccin de Datos, Ley de
Proteccin de datos (Menor de Edad), Carta de caducidad, Carta de Fidelizacin de Clientes, y Notificacin de
Citas por Correo Electrnico.
Crearamos plantillas necesarias para el centro,
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Mi Centro
Documentos/ Consentimientos
Crearamos documentos y consentimientos personalizados para el centro.
Datos Econmicos
Ventas / Ingresos (cobros)

Pinchando en este botn accederamos a los siguientes listados.
Informe general
Informe por cliente/paciente
Informe detalle de cliente/paciente
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Mi Centro
Compras/Gastos (pagos)
Pinchando en este botn accederamos a los siguientes listados.
Informe general
Informe por proveedores
Informe asignacin de costes por personal
Ingresos / Gastos
Podremos sacar listados desde la fecha de inicio que necesitemos hasta la final, con la forma de pago que
necesitemos y sacarlo impreso.
Factura emitidas
Listado de todas las facturas emitidas.
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Configuracin
Aquar Software integra un modulo para la Configuracin de la Aplicacin, Gestin de usuarios, utilidades de
sistema y registro de usuarios.
Pulse sobre el botn Configuracin para acceder y visualizar todas las opciones que
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Configuracin
Una vez accedamos al icono, tendremos tres apartados
Vamos a describirlos
Usuarios
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Configuracin
Gestin de Usuarios
Es donde vamos a configurar al usuario
Una vez accedemos, tendremos la siguiente pantalla
Tendremos que pinchar el primer icono, para crear un usuario, una vez entremos
Tendremos que rellenar los datos del usuario.

Primero buscamos el personal del centro, que ya esta creado anteriormente y rellenaramos el identificador de
usuario con el que entraramos en la aplicacin.
Segundo paso, tendremos que crear al administrador y activarlo. Esta persona es la que manejara todo la
aplicacin y las contraseas del personal del centro.
En caso de no ser administra solo habr que activarlo y poner las autorizaciones correspondientes.
Tercer paso, aadir la contrasea con la que vamos a acceder en la pantalla principal acceso.
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Configuracin
Sesiones / Usuarios Conectados
Control de usuarios
Una vez accedamos
Es donde veremos las ultimas conexiones de los usuarios.

Bloqueo de Objetos
Es cuando algn usuario se ha quedado bloqueado por una incidencia en la red del centro.
Cuando accedamos al botn, tendremos la siguiente pantalla
En la cual veremos los bloqueos.
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Configuracin
Utilidades de Sistema
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Configuracin
Opciones del Sistema
Una vez accedamos
Podremos configurar los siguientes campos

Opciones generales
Opciones de la agenda
Opciones de imgenes
Opciones de gestin de stoks
Opciones clientes/pacientes
Opciones de dispositivos
Opciones impresora de tickets
Opciones usuario
Formato de impresin
Historia
Opciones de documentos de venta
Opciones de factura
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Configuracin
Actualizar Aquar Software
No es recomendable la Actualizacin de la Aplicacin, sin ponerse en contacto previamente con el Servicio

Tecnico de Aquar Software, este proceso de actualizacin podria aplicar cambios no deseados o funcionamientos
incorrectos de la Aplicacin.
Habilitar servicio de asistencia
Siempre que queramos modificar algo este apartado es importante avisar al servicio tecnico de aquar software.
Descarga de Datos
Sincronizar la hora del sistema
Utilice esta opcin, si ha detectado que la aplicacin no esta sincronida con la hora y fecha del equipo
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Configuracin
Administracion del sistema (DB)
Admistracion del sistema (LOG)
REGISTRO DE USUARIOS
Descarga de Datos
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Configuracin
Control de accesos a la aplicacion
Accederemos a los siguientes listados
Informe de accesos a la aplicacin

Informe de accesos denegados en la aplicacin
Informe de accesos a datos por usuario
Informe de accesos a datos por fecha
Registro de modificaciones
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Primeros Pasos
Crear proveedores (si tenemos contratado el modulo de compras)
Mi centro > datos bsicos del centro > proveedores
Crear sociedades y tratamientos de sociedades.

Crear una Sociedad
Datos bsicos del centro > sociedades/convenios.
Tratamientos de sociedades
Mi centro-mantenimiento de datos > ventas, productos/tratamientos > aadir, modificar,
eliminar productos/ tratamientos.
Procedencias del paciente

Mi centro > mantenimiento de datos > procedencias del paciente.
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Preguntas frecuentes
Donde incluyo los datos del centro, logo y datos de facturacin?
Mi centro > Datos bsicos del centro > datos del centro
Como creo el personal del centro y usuario - contraseas de acceso?

Crear un Personal del Centro
Mi centro > datos bsicos del centro- personal > ( rellenaramos los campos y pondramos la
especialidad)
Crear Usuario y Contraseas de acceso a un Personal del Centro (Ya creado)
Configuracin > usuarios- gestin de usuarios > (pinchamos en la parte superior derecha,
nuevo usuario), una vez dentro en personal del centro, seleccionaramos el personal creado
anteriormente y pondramos el usuario y contraseas con las que entrara, sin olvidarnos en tipo
de acceso pinchar en activo.
Como puedo poner restricciones a los profesionales del centro?

Cuando hayamos creado el personal y puesto el usuario y contraseas de acceso a la aplicacin, si
no es administrador les saldr una pantalla con las restricciones.
Como creo la procedencia del paciente?

Mi centro > mantenimiento de datos > procedencias del paciente.
Donde puedo modificar el tipo de impuesto?

Mi centro > mantenimiento de datos > tipo de impuesto
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Como agrego tratamientos?
Como puedo agregar consentimientos informados?

Mi centro-mantenimiento de datos > documentos/consentimientos.
Donde creo proveedores?

Mi centro > datos bsicos del centro > proveedores
Donde creo las sociedades y los tratamientos de las sociedades?

Crear una Sociedad
Datos bsicos del centro > sociedades/convenios.
Tratamientos de sociedades
Como puedo activar una agenda/ ver agendas diarias, semanales, mensuales?
Una vez creado el personal, agenda- pinchar el botn +agenda- seleccionar nombre creado- asignar
hoja de trabajo y poner rango horario con intervalo de minutos.
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Como doy una cita y como duplico una cita?
Para dar una cita, pinchar dentro de la agenda del personal, seleccionar una hora y aadir cita.
Para duplicar una cita hay que pinchar encima de la hora y nos habilitara un campo, para duplicar
una nueva columna.
Como puedo dar una cita a un paciente que no tiene historia?

Para dar una cita, pinchar dentro de la agenda del personal, seleccionar una hora, pinchar en
aadir cita y una vez dentro en la parte superior derecha, podemos aadir un alta rpida, con los
datos bsicos del paciente.
Donde puedo hacer bsqueda de pacientes?

Una vez estemos dentro de pacientes, en la parte superior derecha tendremos un icono que es una
lupa y podremos hacer una bsqueda.
Donde estn los informes de pacientes?

Una vez estemos dentro de pacientes, en la parte superior derecha tendremos un icono que es una
hoja y hay es donde estn los distintos tipos de informes de pacientes.
Como puedo ver las citas que tiene o ha tenido un paciente?

Dentro de pacientes accederamos a su ficha personal y en la parte inferior, tenemos un icono que
pone citas.
Como puedo ver los presupuestos de un paciente?

Dentro de los datos personales del paciente.
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Como puedo ver los presupuesto generados por mi centro?
Ventas > ventas por clientes- presupuestos.
Puedo sacar un listado por procedencia del paciente?

Gestin de ventas > informe procedencia.
Puedo sacar un listado por procedencia de la cita?

Gestin de ventas > procedencia de la cita.
Donde puedo sacar un listado de ventas e ingresos?

Mi centro- datos econmicos > ventas/ingresos.
Donde puedo sacar un listado de compras y gastos?

Mi centro > datos econmicos > compras y gastos
Donde puedo sacar un listado de ingresos y gastos?

Mi centro > ingresos+ gastos
Donde puedo sacar un listado de facturas emitidas por el centro?

Mi centro > datos econmicos > facturas emitidas
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Como puedo crear un presupuesto?
Hay dos formas, directamente desde la agenda donde el paciente este citado, pinchando en su cita
y accediendo a la ficha personal, una vez dentro en la parte inferior pincharemos en presupuesto
y nuestra especialidad.
Pincharamos en presupuesto nuevo y a la derecha nos saldr el odontograma, que podremos ir
pinchando en las piezas correspondientes.
Dentro del odontograma en la parte superior tendremos cuatro opciones y pincharemos la
correspondiente.
Tratamiento del centro, tratamiento inicial (con lo que viene el paciente echo), detalle diente y
agrupar por tratamiento (esquelticos,etc).
Una vez echo el presupuesto y confirmado, nos dir que si queremos un nuevo documento de
venta, decimos que si y nos har el volcado en la historia del paciente y podremos empezar a
trabajar.
La segunda opcin, en entrar en pacientes, crear o seleccionar el correspondiente, nos dividir
la pantalla y en la parte inferior derecha pinchar presupuesto y hacer el mismo proceso que en la
opcin uno.
Como generar un cobro?

Dentro de la ficha del paciente hay un icono de ventas, cuando accedamos a el, en la parte izquierda
tendremos el documento de venta generado, acedemos al tratamiento correspondiente pinchando
en el lado izquierdo en un recuadro para que nos reste ese importe y le damos a cobrar.
En el caso que nos deje dinero en cuenta, iremos directamente al icono cobrar.
Una vez echo el cobro siempre nos sacara un detalle de da, hora y personal que lo ha cobrado,
tambin podemos sacar impreso ese cobro para el paciente.
Si nosotros queremos sacar una factura una vez echo el cobro, pincharamos en la misma lnea del
tratamiento en el recuadro de factura y en la parte superior al lado del botn de cobro, tendremos
otro que es para generar la factura.
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Edicin C001-1.4/2013
Primeros Pasos
Lo primero que tenemos que hacer cuando adquirimos la aplicacin es lo siguientes.
Rellenar los datos del centro.

Mi centro > datos bsicos del centro > datos del centro
Crear el personal del Centro y Acceso de usuarios a la Aplicacin.

Crear un Personal del Centro
Mi centro > datos bsicos del centro- personal > ( rellenaramos los campos y pondramos la
especialidad)
Crear Usuario y Contraseas de acceso a un Personal del Centro (Ya creado)
Configuracin > usuarios- gestin de usuarios > (pinchamos en la parte superior derecha,
nuevo usuario), una vez dentro en personal del centro, seleccionaramos el personal creado
anteriormente y pondramos el usuario y contraseas con las que entrara, sin olvidarnos en tipo
de acceso pinchar en activo.
Revisar los tratamientos creados en la aplicacin.

Mi centro > mantenimiento de datos > ventas, productos/tratamientos > aadir, modificar,
Activacin de agendas
Una vez creado el personal, agenda- pinchar el botn +agenda- seleccionar nombre creado, tambin
podremos escribir directamente (gabinete, sala, box, etc..) - asignar hoja de trabajo y poner rango
horario con intervalo de minutos.
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Manual AquarSoftware CRMED 1-4 C001 14 2013

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Software para Centros Mdico - Sanitarios

Manual de usuario Aquar Software Versin: 1.4

Aquar Software V. 1.4

2009-2013 CLAS Soluciones de Gestin, S.L.. Todos los derechos reservados.

Manual de usuario Aquar Software Versin: 1.4

Avisos sobre Derechos de Autor y Marcas Comerciales

AVISO DE DERECHOS DE AUTOR

Manual de usuario Aquar Software Versin: 1.4

2 Pacientes / Clientes ...............................................................

3 Recepcin /Sala de Espera ....................................................

4 Hoja de Trabajo .....................................................................

10 Primeros pasos ...................................................................

Manual de usuario Aquar Software Versin: 1.4

Manual de usuario Aquar Software Versin: 1.4

Creacin de una Agenda

Lo primero que tenemos que hacer es pinchar en el siguiente icono

Para agregar una agenda.

Manual de usuario Aquar Software Versin: 1.4

En la pantalla principal donde tenemos la especialidad de nuestro centro,

Tendremos un botn en la parte superior derecha

Manual de usuario Aquar Software Versin: 1.4

El primero ( block de notas) es para configurar la agenda una vez creada

Una vez accedemos al el, tendremos la siguientes pantalla

Manual de usuario Aquar Software Versin: 1.4

Una vez dentro la agenda se dividira en dos apartados, en la parte izquierda,

Manual de usuario Aquar Software Versin: 1.4

En el apartado de la derecha es donde vamos a dar citas

Manual de usuario Aquar Software Versin: 1.4

Manual de usuario Aquar Software Versin: 1.4

Nos saldr la siguiente pantalla

En la cual haremos una bsqueda por los siguientes campos

Manual de usuario Aquar Software Versin: 1.4

Manual de usuario Aquar Software Versin: 1.4

Una vez cortada nos aparecer en modo de visualizacin

Manual de usuario Aquar Software Versin: 1.4

Una vez hayamos pulsado encima de la hora

Manual de usuario Aquar Software Versin: 1.4

Pinchando el icono de la izquierda podremos seleccionar el formato de impresin que necesitemos

Manual de usuario Aquar Software Versin: 1.4

Una vez copia la cita nos aparecer en modo de visualizacin

Y podremos seleccionar el da correspondiente a la

Y seleccionaramos la opcin pegar cita copiada y por

Manual de usuario Aquar Software Versin: 1.4

Dentro del modulo de Pacientes

Manual de usuario Aquar Software Versin: 1.4

Y tendremos todos nuestros

La pantalla se dividir para tener una

Manual de usuario Aquar Software Versin: 1.4

En la parte inferior tendramos los siguientes iconos.

A continuacin vamos a desglosar cada uno.

Manual de usuario Aquar Software Versin: 1.4

Veremos en detalle los tratamientos iniciales, propuestos, pendientes, realizados y terminados.

Manual de usuario Aquar Software Versin: 1.4

Manual de usuario Aquar Software Versin: 1.4

Aadiramos una nueva anamnesis y rellenaramos los campos

Aadiramos una nueva anamnesis y rellenaramos los campos

Manual de usuario Aquar Software Versin: 1.4

Manual de usuario Aquar Software Versin: 1.4

Manual de usuario Aquar Software Versin: 1.4

Y una vez dentro tendremos dos iconos

Manual de usuario Aquar Software Versin: 1.4

Cuando accedemos al icono, tendremos un listado