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GUA PARA ESTABLECER O MODIFICAR

EL MANUAL DE FUNCIONES Y DE
COMPETENCIAS LABORALES
L ibertad
O rd e n
GUA PARA ESTABLECER O MODIFICAR EL MANUAL

ESPECFICO DE FUNCIONES Y DE COMPETENCIAS LABORALES
L ib ertad
O rd e n
Departamento Administrativo de la Funcin Pblica
Coordinacin Editorial
Adriana Bermdez Silva
Redaccin y Edicin
Grupo de Comunicaciones e Innovacin
Diseo y Diagramacin
Paula Camila Amador Cardona

Carrera 6 No 12-62, Bogot, D.C., Colombia
Conmutador: 334 4080 / 86 - Fax: 341 0515
Web: www.dafp.gov.co - e mail: webmaster@dafp.gov.co
Lnea gratuita de atencin al usuario: 018000 917770
Bogot, D.C., Colombia, Octubre de 2014
GUA PARA ESTABLECER O MODIFICAR EL MANUAL

ESPECFICO DE FUNCIONES Y DE COMPETENCIAS LABORALES
L ib erta
y O rd e n
Liliana Caballero Durn

Directora
Jaime Torres Melo

Subdirector
Jos Fernando Berro Berro

Director Tcnico
Equipo de Trabajo
Luz Mary Riao Camargo

Gisella Mora Mora
Oswaldo Alberto Galeano Carvajal
Efran Rodrguez Mahecha
Alberto Fredy Surez Castaeda
INDICE
Pgina
Cmo interpretar esta gua?
Canales de atencon
10
Acerca de esta gua
11
Introduccin
12
Construccin o ajustes de puestos de trabajo
13
Diseo del Manual Especfico de Funciones:
14
Paso 1: Identificacin y Ubicacin del Empleo
15
Identifique el nivel jerrquico
15
Identifique la denominacin del empleo
15
Identifique el cdigo
15
Asigne el Grado
16
Relacione el nmero de cargos
16
INDICE
Pgina
Ubique el empleo
16
Identifique el cargo del Jefe Inmediato
16
Paso 2: Identificacin del rea o proceso al cual se asigna el empleo
16
Paso 3: Descripcin del contenido funcional del empleo:
17
Descripcin del propsito principal del empleo
17
Descripcin de las funciones esenciales del empleo
18
Paso 4: Descripcin de los conocimientos bsicos esenciales
19
Paso 5: Competencias comportamentales
19
Paso 6: Fijacin de los requisitos de formacin acadmica y experiencia
20
Grfica de la Estructura del Manual Especfico de Funciones
22
INDICE
Pgina
Anexos

Anexo 1 . Instructivo para el diligenciamiento de la matriz general de requisitos.
24
Anexo 2. Acto Administrativo
27
Anexo 3. Glosario
30
Anexo 4. Relacin de Verbos
33
Anexo 5. Ejemplo de diseo de ficha del empleo
34
#YO
#YO
#YO
#YO
www.sirvoamipais.gov.co
Twitter: @sirvoamipais
e-mail: contactenos@sirvoamipais.gov.co
#YO
Importante
Se refiere a informacin de gran importancia para el proceso.
Estos cuadros recalcan sobre ideas fundamentales del
desarrollo de la gua.
Ejemplo / Pie de Pgina

Esta sealizacin tambin se utiliza a la hora de resaltar y
aclarar trminos y siempre corresponden a un pie de texto.
Tareas
Las tareas son acciones concretas que hay que desarrollar
en cada captulo. Este cuadro es de gran importancia para
asegurarse de completar la gua de manera adecuada.
Anexos
El documento contiene hipervnculos a los anexos para
visualizarlos y trabajar en ellos.
Nuestras Palabras
Estos son consejos, aclaraciones y observaciones de
nuestros mejores asesores, sus palabras y consejos le
acompaarn a lo largo de la gua.
Nuestros canales de atencin son:
webmaster@dafp.gov.co
Lnea Gratuita de Atencin al Cliente
01 - 8000 - 917 - 770

Presencial
Carrera 6 No 12-62, Bogot, D.C., Colombia
Gracias por su atencin y esperamos que su experiencia en el

uso de la gua sea fcil y de gran utilidad para su entidad.
10
GUA PARA ESTABLECER O MODIFICAR EL MANUAL ESPECFICO DE FUNCIONES Y DE COMPETENCIAS LABORALES
INTRODUCCIN
El Manual Especfico de Funciones y de Competencias
identificarn los Ncleos Bsicos del Conocimiento
Laborales es una herramienta de gestin de talento
-NBC- que contengan las disciplinas acadmicas o
humano que permite establecer las funciones y
profesiones, de acuerdo con la clasificacin establecida
competencias laborales de los empleos que conforman la
en el Sistema Nacional de Informacin de la Educacin
planta de personal de las instituciones pblicas; as como
Superior -SNIES, con el propsito de hacer efectivo el
los requerimientos de conocimiento, experiencia y dems
acceso al empleo pblico en igualdad de condiciones de
competencias exigidas para el desempeo de estos.
quienes cuentan con una profesin perteneciente a un

mismo ramo del conocimiento.
Es, igualmente, insumo importante para la ejecucin de los

procesos de planeacin, ingreso, permanencia y desarrollo
De igual manera, los criterios de desempeo, los rangos
del talento humano al servicio de las organizaciones pblicas.
de aplicacin y las evidencias sern desarrolladas en su

momento en la normas tcnicas de competencias laborales.
En esta gua se presenta, de manera prctica y funcional,

una metodologa de fcil consulta y comprensin para
Esperamos que estos cambios impulsen el desarrollo de
ayudar a mantener actualizados y ajustados los perfiles
las instituciones pblicas de manera contnua el desarrollo,
de los empleos, y armonizarlos con la gerencia pblica
elaboracin, ajustes o establecimientos de los manuales
moderna en los mbitos de la innovacin, desarrollo y
permitan el cumplimiento eficaz de las polticas de
tecnologas de la informacin.
administracin del talento humano al servicio del Estado.
Como elemento novedoso y de flexibilidad en la nueva

normativa, en adelante los organismos y entidades
11
Introduccin
Acerca de esta gua

Esta gua es el instrumento para que las jefaturas de
personal o quien haga sus veces planifiquen las necesidades
del talento humano en las instituciones pblicas.
Los servidores pblicos son el corazn

y el motor de la gestin de nuestras
instituciones. En esa medida invitamos
a todas las entidades a construir su
Manual de Funciones y Competencias
Laborales pensando en cmo cada uno
de sus servidores podr colaborar, sin
importar el cargo, para prestar el mejor
de los servicios a la ciudadana.
Nuestro objetivo:
Explicar de manera sencilla cmo se actualiza un manual
Liliana Caballero Durn.
Directora
especfico de funciones y de competencias laborales.

El Departamento Administrativo de la Funcin Pblica
a travs de la Direccin de Desarrollo Organizacional
facilitar la implementacin de las normas sobre esta
Importante
materia.
Este es un requerimiento legal establecido en los Decretos
leyes 770 y 785 de 2005 y los Decretos reglamentarios
2539 de 2005 y 1785 de 2014.
12
Todos los procedimientos escritos en

esta gua pueden realizarse con el
personal de su entidad, en conjunto
con la asesora del DAFP, para las
entidades del orden nacional. Las
entidades del orden territorial contarn
con la asesora y acompaamiento de
la Escuela Superior de Administracin
Pblica - ESAP-
Construccin o ajuste
de puestos de trabajo
Debe partir del anlisis de:
Misin de la entidad.
Objetivos y funciones de la entidad.
Estructura de la entidad.
Procesos definidos por la entidad (estratgicos,
misionales, de apoyo y de evaluacin y
seguimiento) para el cumplimiento de las
funciones y el logro de los objetivos.
Planta de Personal de la institucin.
Tenga presente que el manual

especfico de funciones y de
competencias laborales debe
contener:
1. Identificacin y ubicacin del empleo.
2. Contenido funcional: que comprende el
propsito principal y la descripcin de
funciones esenciales del empleo.
3. Conocimientos bsicos o esenciales.
4. Competencias Comportamentales.
5. Requisitos de formacin acadmica y
experiencia.
13
Para efectos prcticos del manejo del manual especfico

de funciones y de competencias laborales, podr adjuntar
al mismo un ndice de contenido, relacionando el nmero de pgina en el que se pueda consultar la ficha del
empleo.
Adicionalmente, podr adjuntar al mismo, copia de los
actos administrativos de planta de personal respectivos.
Construccin o ajuste de puestos de trabajo
Diseo del Manual Especfico de

Funciones y Competencias Laborales
Pasos para ajustar, modificar
y actualizar el manual
1. Identificacin y ubicacin del empleo.
2. Identificacin del rea o proceso al cual se asigne
el empleo.
3. La descripcin del contenido funcional, es decir,
el propsito principal y las funciones esenciales.
4. Establecimiento de los conocimientos bsicos o
esenciales.
5. Identificacin de las competencias
comportamentales.
6. Fijacin de los requisitos de formacin
acadmica y experiencia.
Importante
Conforme un equipo de trabajo
integrado por personal vinculado
a la institucin, que conozca las
funciones determinadas para cada
dependencia o rea de trabajo y los
procesos a cargo de estas.
14
PASO 1 - Identificacin
y ubicacin del empleo
1.1 Identifique el nivel
jerrquico del empleo
Determine el nivel jerrquico al cual pertenece el
empleo, de acuerdo con la norma que establece
el rgimen de nomenclatura y clasificacin de
empleos pblicos aplicable a su institucin.
Por ejemplo, para el denominado sistema general
de clasificacin de empleos pblicos, en el orden
nacional y territorial, el primer dgito establece el
nivel jerrquico al cual pertenece el empleo, as:
1.2 Identifique la
denominacin del empleo
Precise el nombre o denominacin del empleo,
segn se encuentra previsto en el acto
administrativo que establece o ajusta la planta de
personal, el cual deber estar de acuerdo con la
nomenclatura de empleos que corresponda a su
institucin.
15
Recuerde:
A partir de la identificacin de su rea,

o proceso de desempeo, es pertinente
la descripcin especfica de su propsito
principal y sus funciones esenciales.
0. Directivo
1. Asesor
2. Profesional
3. Tcnico
4. Asistencial
1.3 Identifique
el Cdigo
El cdigo es una identificacin numrica del
empleo en un nivel jerrquico determinado, que
comprende 4 dgitos en el orden nacional y 3
dgitos en el orden territorial.
El primer dgito identifica el nivel jerrquico del
empleo y para el orden nacional los tres dgitos
siguientes corresponden a la denominacin del
cargo, dentro del respectivo nivel jerrquico. En
el caso de empleos de orden territorial son los
dos dgitos siguientes.
Diagnstico Organizacional
1.5 Relacione el
nmero de cargos
1.4 Asigne el Grado

Est constituido por dos dgitos que acompaan
el cdigo del empleo y corresponde a la
remuneracin o asignacin salarial mensual
determinada en la escala del correspondiente
nivel jerrquico del empleo, fijada por las
respectivas autoridades competentes.
Corresponde al nmero de empleos de igual

denominacin, cdigo y grado de remuneracin
existentes en la planta de personal de la entidad,
bien sea por despacho, dependencia o planta global.
1.7 Identifique el cargo

del Jefe inmediato
1.6 Ubique el empleo

Cuando el empleo pertenezca a la planta estructural
seale el nombre de la dependencia.
Cuando el empleo pertenezca a la planta global
seale: donde se ubique el empleo.
Se refiere al sealamiento del empleo de quien

ejerce la supervisin directa frente al cargo del que
estamos describiendo sus funciones y competencias
laborales. En el caso de que el empleo pertenezca
a la planta global se indicar: Quien ejerza la
supervisin directa.
PASO 2 - Identificacin del rea o

proceso al cual se asigna el empleo
Es importante precisar la ubicacin funcional del empleo en la dependencia de la institucin, pues sta le
ayudar a identificar su participacin en la ejecucin de las funciones del rea y en los procesos asignados a
sta (estratgicos, misionales, de apoyo o de evaluacin y control) elementos que, a su vez, son claves para
construir el propsito principal y las funciones esenciales del empleo.
Seale de manera clara la dependencia/rea y, de ser necesario, el proceso en el cual se han de desempear
las funciones.
16
PASO 3 - Descripcin del contenido

funcional del empleo
El contenido funcional del
empleo est conformado por:
Descripcin del propsito principal.

Descripcin de las funciones esenciales.
Nota
3.1 Descripcin del propsito
principal del empleo
Cada empleo de la administracin pblica tiene

un propsito principal o razn de ser nico para
el cumplimiento de la misin institucional.
Dicho propsito es la descripcin de su objeto
fundamental en funcin del proceso/rea al
cual est adscrito.
Describe aquello que el empleo debe lograr o su

razn de ser; es decir, el producto o servicio que
ofrece y que lo caracteriza.
La redaccin corresponde a una construccin
gramatical: verbo (ver anexo 4), un objeto y una
condicin, como se describe a continuacin:
17
Paso 3: Descripcin del contenido funcional del empleo
Verbo
La accin fundamental del empleo
en funcin de los procesos en que
participa y el rea de desempeo
especfico.
Objeto
Condicin
Los aspectos sobre los que recae

su accin dentro de su rea de
desempeo.
Los requerimientos de calidad que

se espera obtener en los resultados
de su funcin esencial.
Tareas
Identificado el propsito principal, transcrbalo en el
modelo de acto administrativo de ajuste del manual
sugerido en el Anexo 2.
3.2 Descripcin de las funciones

esenciales del empleo
Importante
Para saber si la funcin es
esencial responda: Qu pasa si
esta funcin no se realiza? Si la
respuesta es negativa significa que
no es esencial.
Se recomienda que el nmero de
funciones esenciales sea entre 6 y 10.
Corresponde a la descripcin de las funciones

necesarias para el cumplimiento del propsito
principal del empleo.
Estas funciones
caractersticas:
presentan
las
siguientes
A. Describen lo que una persona debe realizar.

B. Responden a la pregunta: qu debe hacerse
para lograr el propsito principal?.
C. Cada funcin enuncia un resultado diferente.
D. Su redaccin sigue el mismo ordenamiento
gramatical que para el propsito principal:
verbo + objeto + condicin.
18
PASO 4 - Descripcin de los

conocimientos bsicos o esenciales
Describa los saberes que debe poseer y comprender
quien est llamado al desempeo del empleo para realizar
las funciones esenciales tales como: teoras, principios,
normas, tcnicas, conceptos y dems aspectos.
Estos conocimientos bsicos o esenciales no se refieren
a los certificados o ttulos de un determinado estudio
formal, aluden a las competencias funcionales propias
del empleo, para atender de manera eficiente y eficaz las
funciones esenciales del empleo.
PASO 5 - Competencias
comportamentales
Identifique las competencias comportamentales que
debe poseer quien sea llamado a desempear el empleo,
de acuerdo con la naturaleza funcional del empleo y su
clasificacin, para lo cual se cuenta con una descripcin
de stas en el Decreto 2539 de 2005, tanto comunes
como de nivel jerrquico.
19
Paso 4 - Descripcin de los conocimientos bsicos o esenciales
PASO 6 - Fijacin de los requisitos de

formacin acadmica y experiencia
En el desarrollo de este paso, es fundamental tener en
cuenta para los empleos pblicos de los organismos y
entidades del orden nacional el Decreto Ley 770 de 2005
y el Decreto 1785 de 2014, que establecen las funciones
y requisitos generales. Para el caso de una institucin de
orden territorial se debe tener en cuenta el Decreto Ley
785 de 2005.
Importante
Para conocer los Ncleos Bsicos
de Conocimiento NBC con las
disciplinas acadmicas o profesiones
establecidas en el Sistema Nacional
de Informacin de la Educacin
Superior SNIES, ingrese a http://
s n i e s . m i n e d u c a c i o n . g ov. c o /
firmas/archivos/Nucleos_Basicos_
Conocimiento.pdf
20
6.1 Seale el (los)

Ncleo(s) Bsico(s)
del Conocimiento - NBC
Para los empleos que exijan como requisito el
ttulo o la aprobacin de estudios en educacin
superior, se deben identificar los Ncleos Bsicos
del Conocimiento -NBC- que contengan la o las
disciplinas acadmicas o profesiones, de acuerdo
con la clasificacin establecida en el Sistema
Nacional de Informacin de la Educacin Superior
SNIES. Es decir cada institucin deber incluir
uno o ms ncleos bsicos del conocimiento,
teniendo en cuenta la naturaleza de las funciones
del empleo o el rea de desempeo.
Con respecto al requisito del ttulo de posgrado
no es necesario describir el programa acadmico
correspondiente, y puede indicarse: Ttulo de
posgrado en la modalidad de (especializacin o
maestra, segn corresponda) en reas relacionadas
con las funciones del empleo.
6.2 Aplicacin
de equivalencias
Si la respectiva autoridad competente para
adoptar, fijar o modificar el manual, considera
conveniente, por necesidades del servicio, aplicar
las equivalencias de estudios por experiencia y
viceversa, stas se determinarn entonces en el
mismo acto administrativo que fija o actualiza el
manual especfico de funciones y de competencias
laborales, o bien en acto administrativo separado,
precisando en cada caso el empleo al cual se
aplica la equivalencia.
Aplicar las equivalencias implica sealar una
alternativa en la que se describe de manera
diferente el requisito bsico del empleo, esto es,
reemplazar una condicin del empleo por otra
que est dada en las normas legales vigentes sobre
la materia.
Importante
Aplicar las equivalencias implica
reemplazar, excepcionalmente, una
condicin del empleo, de educacin
o experiencia, por una alternativa de
requisito que compense la carencia
de uno o cualquiera de los dos
elementos del mismo.
Nota
No se deben transcribir textualmente las
posibilidades de equivalencias contempladas
en las normas que las regulan, sino aplicar
aquellas que de acuerdo con las necesidades
del servicio reemplacen una exigencia de
educacin o de experiencia.
21
Paso 5 - Fijacin de los requisitos de formacin acadmica y experiencia
Grfica de la estructura del Manual Especfico de Funciones

El siguiente grfico ilustra los componentes del manual
especfico de funciones y de competencias laborales.
22
Concluido
Igualmente, los jefes de talento humano

o quienes hagan sus veces debern hacer
entrega de la descripcin del contenido
funcional para conocimiento del empleado vinculado y para la concertacin de
objetivos o los acuerdos de gestin, segn
corresponda.
cada uno de los pasos

anteriores obtendr el manual especfico de funciones y de competencias
laborales ajustado a las previsiones
normativas para su formalizacin
mediante acto administrativo por la
respectiva autoridad competente.
Tenga en
cuenta que:
Este instrumento le servir inicialmente para adelantar el proceso de
seleccin de empleados pblicos, y
de su coherencia depender la vinculacin y el desempeo exitoso del
empleo.
23
Finalmente, las autoridades institucionales deben publicar el manual especfico de

funciones y de competencias laborales, as
como de los ajustes o modificaciones que
se realicen al mismo, a travs de la pgina
web institucional.
Anexo 1 - Instructivo para el diligenciamiento de la matrix general de requisitos
ANEXO 1
Instructivo para el diligenciamiento

de la matriz general de requisitos
Para el adecuado manejo de los requisitos de estudios y
experiencia de los empleos pblicos, es conveniente que
las instituciones de orden territorial sigan las siguientes
pautas que les permita disear una matriz o instrumento
que les facilite identificar la progresividad del requisito
de acuerdo con el grado de remuneracin del empleo:
Identifique el nivel jerrquico del empleo (directivo,

asesor, profesional, tcnico o asistencial).
Verifique la categora del respectivo ente territorial a
efectos de precisar los requisitos mnimos y mximos de
educacin y experiencia, de acuerdo con lo dispuesto
en el artculo 13 del Decreto Ley 785 de 2005.
24
GRADOS
NIVEL JERRQUICO: PROFESIONAL

Describa los requisitos de estudio y experiencia
01
Ttulo profesional y doce (12) meses

de experiencia profesional
02
Ttulo profesional y veinticuatro (24) meses

03
Ttulo profesional, ttulo de posgrado

en la modalidad de especializacin
04
Ttulo profesional, ttulo de posgrado en la

modalidad de especializacin y doce (12) meses
Ejemplo
Matriz de requisitos para el nivel
profesional de orden territorial
Requisitos de estudio y experiencia:
Nivel jerrquico:
En este tem se deben establecer los requisitos de estudios y

experiencia exigibles para el desempeo del empleo segn
los siguientes elementos:
En este campo se debe establecer el nivel jerrquico al cual

pertenece el empleo. Para el ejemplo: Profesional.
Categorizacin de los departamentos y municipios

(Segn Leyes 617 de 2000 y 1551 de 2012 y Decreto
Ley 785 de 2005, art. 13).
Requisitos mnimos y mximos por nivel jerrquico
(Decreto 785 de 2005, art. 13)
Naturaleza general de las funciones (Decreto Ley 785 de
2005, art. 4).
Responsabilidades (Segn estudio de anlisis
ocupacional).
Asignacin bsica (Segn escala salarial fijada por las
autoridades territoriales competentes).
25
Grados:
Se deben tomar de la escala salarial fijada por las
autoridades competentes en el Departamento o Municipio
para cada nivel jerrquico.
Anexo 1 - Instructivo para el diligenciamiento de la matrix general de requisitos
ANEXO 2
Acto administrativo
Este anexo le indica cmo debe establecer o ajustar el
acto administrativo del Manual especfico de funciones
y de competencias laborales para dar cumplimiento
al Decreto 2539 de 2005, teniendo en cuenta las
orientaciones suministradas.
Modelo de Acto Administrativo
Decreto, Ordenanza, Resolucin o Acuerdo No.
de 2014
Por el (la) cual se establece o ajusta el Manual Especfico de Funciones y de Competencias

Laborales para los empleos de la Planta de Personal de (nombre de la entidad)
26
INSTITUCIONES DE ORDEN NACIONAL
INSTITUCIONES DE ORDEN TERRITORIAL
El Ministro, Director de Departamento

Administrativo, Superintendente, o
Director de entidad Descentralizada
de (nombre de la institucin)
El Gobernador, Alcalde, Director de Entidad Descentralizada, Concejo Municipal,

Asamblea Departamental o de la Junta
Directiva de (nombre de la institucin)
En ejercicio de las facultades que le

confiere el artculo...
En ejercicio de las facultades que le confieren los artculos 13 y 28 del Decreto Ley
785 de 2005.
Decreto o Resolucin o Acuerdo No de

hoja No.
Continuacin de (acto administrativo) por el (la) cual se establece (o ajusta) el manual especfico de funciones
y de competencias laborales para los empleos de la planta de personal de (nombre de la institucin).
DECRETA (RESUELVE O ACUERDA):

Artculo 1o. Establecer (o ajustar) el manual especfico de funciones y de competencias laborales para los
empleos que conforman la planta de personal de (nombre de la entidad) fijada por el (acto administrativo de
planta) No.
de fecha (ao), cuyas funciones debern ser cumplidas por los funcionarios con criterios de eficiencia y eficacia en orden al logro de la misin, objetivos y funciones que la ley y los reglamentos le sealan
(nombre de la entidad), as:
Decreto o Resolucin o Acuerdo No.
de
Hoja
No.
Nota
A partir de este punto, iniciar
Continuacin de (acto administrativo) por el (la) cual

establece de
(o funciones y
la se
descripcin
competencias
laborales
de cada
ajusta) el manual especfico de funciones y de competencias laborales
uno de los empleos objeto del
para los empleos de la planta de personal de (nombre de
la institucin).
presente
manual.
I. IDENTIFICACIN DEL EMPLEO
27
Despacho de Ministro -Despacho de Alcalde

Donde se ubique el cargo (si es planta global)
Anexo 2 - Acto Administrativo

hoja No.
Ministro o Alcalde
Quien ejerza la supervisin directa (si es planta global)
Ministro o Alcalde
II. REA FUNCIONAL
III. II.
PROPOSITO
PRINCIPAL
REA FUNCIONAL
Ministro o Alcalde
III. PROPOSITO PRINCIPAL

II. REA FUNCIONAL
III. PROPOSITO PRINCIPAL
IV. DESCRIPCIN DE LAS FUNCIONES ESENCIALES
V. CONOCIMIENTOS BSICOS O ESENCIALES

28

hoja No.
VI. COMPETENCIAS COMPORTAMENTALES

COMUNES
POR NIVEL JERRQUICO
VII. REQUISITOS DE FORMACIN ACADMICA Y EXPERIENCIA

FORMACIN ACADMICA
EXPERIENCIA
ALTERNATIVAS
FORMACIN ACADMICA
29
EXPERIENCIA
Anexo 2 - Acto Administrativo
ANEXO 3
Glosario
Actitudes
Disposicin de actuar, sentir y pensar en torno a una realidad particular y concreta. Como por ejemplo: entusiasmo,
positivismo, optimismo, persistencia, flexibilidad y bsqueda de la excelencia, entre otras.
Competencias funcionales
Aptitudes y habilidades
Caractersticas biolgicas o aprendidas que permiten a una

persona hacer algo mental o fsico. Laboralmente es la capacidad y potencialidad de la persona para llevar a cabo
un determinado tipo de actividad.
Agrupacin que se hace de los programas acadmicos teniendo en cuenta cierta afinidad en los contenidos, en los
campos especficos del conocimiento, en los campos de
accin de la educacin superior cuyos propsitos de formacin conduzcan a la investigacin o al desempeo de
ocupaciones, profesiones y disciplinas.
Las reas del conocimiento son 8: a.) Agronoma,
Veterinaria y afines, b) Bellas artes, c) Ciencias de la
Educacin, d) Ciencias de la Salud, e) Ciencias Sociales y
Humanas, f) Economa, Administracin, Contadura y afines, g) Ingeniera, Arquitectura, Urbanismo y afines, y h)
Matemticas y Ciencias Naturales.
Las competencias laborales se definen como la capacidad

de una persona para desempear, en diferentes contextos
y con base en los requerimientos de calidad y resultados
esperados en el sector pblico, las funciones inherentes a
30
Se refieren a la capacidad real para desempear las funciones individuales de un empleo. Tienen relacin con el
desempeo o resultados concretos y predefinidos que el
empleado pblico debe demostrar.
Competencias comportamentales
rea del conocimiento
Competencias
un empleo; esta capacidad est determinada por los conocimientos, destrezas, habilidades, valores, actitudes y aptitudes que debe poseer y demostrar el empleado pblico.
Conjunto de caractersticas de la conducta que se exigen

como estndares bsicos para el desempeo del empleo,
atiende a la motivacin, aptitudes, actitudes, habilidades y
rasgos de personalidad.
Conocimientos bsicos o esenciales
Comprenden el conjunto de teoras, principios, normas,

tcnicas, conceptos y dems aspectos del saber que debe
poseer y comprender quien est llamado al desempeo del
empleo para alcanzar los criterios de desempeo.
Disciplina acadmica
Una disciplina acadmica o un campo de estudio es una

rama del conocimiento el cual es pensado o investigado
en una escuela superior, un centro de estudios o una universidad. Las disciplinas estn definidas y reconocidas por
las publicaciones acadmicas en donde se exponen los
resultados de procesos de investigacin y por los crculos
acadmicos, intelectuales o cientficos a los cuales pertenecen los investigadores. Los campos de estudio tienen por
lo general numerosas ramas o sub-disciplinas y las lneas

que las distinguen suelen ser arbitrarias y ambiguas.
Funciones esenciales
Son el conjunto de enunciados que indica qu hace o qu

debe hacer el empleado para lograr el propsito principal.
Ncleo bsico del conocimiento
Divisin o clasificacin de un rea del conocimiento en

sus campos, disciplinas y profesiones esenciales.
artes liberales, entendindose como los estudios generales

en ciencias, artes o humanidades, con nfasis en algunas
de las disciplinas que hacen parte de dichos campos. (art.
9 Ley 30 de 1992)
Valores
Corresponden a los principios de conducta, algunos son

tica, responsabilidad, lealtad, sentido de pertenencia, adhesin a normas y polticas y orientacin al servicio.
Propsito principal del empleo
Es un enunciado que identifica la razn de ser del empleo

en trminos de resultados.
Programa acadmico
Es el conjunto de cursos bsicos, profesionales y complementarios y actividades tericas, prcticas y terico

prcticas integradas armnicamente mediante la interrelacin de profesores, alumnos y recursos instrumentales,
tendientes a lograr una formacin en determinadas reas
del conocimiento y a la obtencin de un ttulo acadmico.
Programas de pregrado
Preparan para el desempeo de ocupaciones, para el ejercicio de una profesin o disciplina determinada, de naturaleza tecnolgica o cientfica, o en el rea de las humanidades, las artes y la filosofa.
Tambin son programas de pregrado aquellos de naturaleza multidisciplinaria conocidos tambin como estudios de
31
Anexo 3 - Glosario
ANEXO 4
Relacin de verbos
Con el objeto de facilitar la redaccin del propsito
principal (PASO 3) y las funciones esenciales (PASO 4),
presentamos la siguiente lista de verbos que por su
condicin ayudan a expresar acciones susceptibles de
observacin y medicin.
CONOCIMIENTO
COMPRENSIN
Interpretar
Recordar inforinformacin
macin
ponindola en sus
propias palabras
Organizar
Definir
Duplicar
Rotular
Enumerar
Parear
Memorizar
Nombrar
Ordenar
Reconocer
Relacionar
Recordar
Repetir
Reproducir
32
Clasificar
Describir
Discutir
Explicar
Expresar
Identificar
Indicar
Ubicar
Reconocer
Reportar
Renunciar
Revisar
Seleccionar
Ordenar
Decidir
Traducir
APLICACIN
ANLISIS
SNTESIS
EVALUACIN
Usar el conocimiento o la
generalizacin
en una nueva
situacin
Dividir el
conocimiento en
partes y mostrar
relaciones entre
ellas
Juntar o unir partes

o fragmentos de
conocimiento para
formar un todo y
construir relaciones
para situaciones nuevas
Hacer juicios
con base en
criterios dados
Aplicar
Escoger
Demostrar
Dramatizar
Emplear
Ilustrar
Interpretar
Operar
Preparar
Practicar
Programar
Esbozar
Solucionar
Utilizar
Analizar
Valorar
Calcular
Categorizar
Comparar
Criticar
Contrastar
Cuestionar
Diagramar
Diferenciar
Discriminar
Distinguir
Examinar
Experimentar
Inventariar
Administrar
Componer
Construir
Crear
Disear
Ensamblar
Formular
Organizar
Planear
Preparar
Proponer
Recopilar
Redactar
Sintetizar
Trazar
Apoyar
Argumentar
Atacar
Comparar
Defender
Elegir
Estimar
Evaluar
Juzgar
Predecir
Calificar
Otorgar puntaje
Seleccionar
Valorar
GUA PARA ESTABLECER O MODIFICAR EL MANUAL ESPECFICOAnexo

DE FUNCIONES
5 - Ejemplo
Y DE
deCOMPETENCIAS
diseo de fichaLABORALES
de empleo
ANEXO 5
Ejemplo del diseo de la ficha de empleo del manual

5
especfico de funciones
y de competencias laborales
EJEMPLO DEL DISEO DE LA FICHA DE EMPLEO DEL
MANUAL ESPECFICO DE FUNCIONES Y DE COMPETENCIAS LABORALES

Profesional
Profesional Especializado
2028
19
Uno (1)
Donde se ubique el empleo.
Quien ejerza la jefatura de la dependencia.
II. REA FUNCIONAL SECRETARA GENERAL - GRUPO DE TALENTO HUMANO

III. PROPSITO PRINCIPAL
33
4- Ejemplo
de diseo de ficha del empleo
Desarrollar procesos de gestin humana que faciliten la verificacin y sostenibilidadAnexo
de las
competencias
laborales exigibles a los empleados, de acuerdo con las prescripciones de Ley, las polticas institucionales
Quien ejerza la jefatura de la dependencia.
II. REA FUNCIONAL SECRETARA GENERAL - GRUPO DE TALENTO HUMANO

III. PROPSITO PRINCIPAL
Desarrollar procesos de gestin humana que faciliten la verificacin y sostenibilidad de las competencias
laborales exigibles a los empleados, de acuerdo con las prescripciones de Ley, las polticas institucionales
y las necesidades y requerimientos de las dependencias.

Coordinar la ejecucin del Plan Anual de Capacitacin Institucional de acuerdo con las necesidades
de la entidad y la programacin establecida.
Consolidar el diagnstico de necesidades de capacitacin de acuerdo con las polticas y procedimientos
establecidos y aplicando metodologas reconocidas.
Gestionar los recursos necesarios para la ejecucin
de los planes y programas proyectados, cindose a
los procedimientos y a los requerimientos aprobados.
Presentar informes de resultados de la gestin en
funcin de las necesidades diagnosticadas, los
programas ejecutados y las propuestas de mejoramiento proyectadas.
Implementar el Sistema de Evaluacin del desempeo
laboral de los empleados de acuerdo con las disposiciones vigentes.
Proponer el sistema aplicable de evaluacin del

desempeo a la entidad acorde con su naturaleza
jurdica, los criterios de Ley y las directrices de la
Comisin Nacional del Servicio Civil.
Impartir instrucciones a los evaluadores sobre la
aplicacin del sistema en concordancia con las
normas y procedimientos establecidos.
Proyectar los informes de resultado de las evaluaciones
segn los parmetros dados por las instancias que
los requieran.
Actualizar el Manual Especfico de Funciones y Competencias Laborales de acuerdo con los desarrollos
organizacionales y la normatividad vigente.
Las dems que se le asignen y que correspondan a la
naturaleza del empleo.

34
Estructura organizacional, Planta de empleos, polticas y normas de administracin de personal.

DE FUNCIONES
5 - Ejemplo
Y DE
deCOMPETENCIAS
de empleo
Planes Estratgico y Operativo Anual de la entidad.
Implementar el Sistema de Evaluacin del desempeo

laboral de los empleados de acuerdo con las disposiciones vigentes.
Las dems que se le asignen y que correspondan a la

naturaleza del empleo.

Estructura organizacional, Planta de empleos, polticas y normas de administracin de personal.
Planes Estratgico y Operativo Anual de la entidad.
Procesos e instrumentos de Gestin del Talento Humano.
Normatividad vigente sobre Gestin del Talento Humano en las entidades del Estado.
Metodologas para la identificacin, definicin, evaluacin y desarrollo de competencias laborales.
Naturaleza, estructura y poltica institucional.
Tcnicas e instrumentos de evaluacin
VI. COMPETENCIAS COMPORTAMENTALES

COMUNES
POR NIVEL JERRQUICO

Aprendizaje continuo
Experiencia profesional
Trabajo en equipo y colaboracin
Creatividad e innovacin
Orientacin a Resultados
Orientacin al usuario y al ciudadano
Transparencia
Compromiso con la Organizacin
VII. REQUISITOS DE FORMACIN ACADMICA Y EXPERIENCIA

FORMACIN ACADMICA
EXPERIENCIA
Ttulo profesional en disciplina acadmica (profesin)

del ncleo bsico de Conocimiento en: Administracin, Economa, Ingeniera Administrativa y afines o
Derecho y afines, y ttulo de postgrado en la modalidad de especializacin en reas relacionadas con las
funciones del cargo.
Veintiocho (28) meses de experiencia profesional

relacionada.
ALTERNATIVAS
35
FORMACIN ACADMICA
Anexo 4- Ejemplo de diseo de ficha del empleo
EXPERIENCIA
Derecho y afines, y ttulo de postgrado en la modalidad de especializacin en reas relacionadas con las
funciones del cargo.
relacionada.
ALTERNATIVAS
FORMACIN ACADMICA
EXPERIENCIA
Ttulo profesional en disciplina acadmica (profesin)

Derecho y afines.
36
Cincuenta y dos (52) meses experiencia profesional

relacionada.

DE FUNCIONES
5 - Ejemplo
Y DE
deCOMPETENCIAS
de empleo
Bibliografa
1. Instructivo para el ajuste del manual especfico de
funciones y de competencias laborales. Bogot, D.C,
agosto de 2005.
2. Gua para establecer o ajustar el manual especfico
de funciones y de competencias laborales. Versin 2
Actualizada junio de 2010.
3. Concepto No 2014EE60862 del 12 de agosto de 2014
del Ministerio de Educacin Nacional.
4. http://www.mineducacion.gov.co/sistemasdeinformacion/1735/w3-propertyname-2672.html
5. Instructivo Gua para la elaboracin del manual especfico de funciones y requisitos, basado en competencias. Convenio 044-2013, Luis Eduardo lvarez.
37
Notas y Observaciones
Este espacio es para sus anotaciones. Lo puede usar como
usted quiera. Le aconsejamos que sea ac donde anote
todas sus inquietudes y temas relacionados al proceso
para que una vez se rena o hable con su asesor, ste
le pueda ayudar en todas sus consultas. Este espacio es
para el uso de su entidad y de ninguna manera cumple la
funcin de una PQR (Peticiones, Quejas y Reclamos) ni
est atado a las normativas del mismo.
38
Preguntas y Observaciones
39
Preguntas y Observaciones
T sirves a tu pas,
T sirves a tu pas,
Departamento Administrativo de la Funcin Pblica - DAFP

Carrera 6 No. 12 - 62 - BOGOT, D.C.
TEL: 334 40 80/87 - FAX: 341 0515
Lnea Gratuita de Atencin al Cliente: 018000 917770
www.dafp.gov.co
webmaster@dafp.gov.co
2014

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T sirves a tu pas,

GUA PARA ESTABLECER O MODIFICAR

GUA PARA ESTABLECER O MODIFICAR EL MANUAL

Departamento Administrativo de la Funcin Pblica

Grupo de Comunicaciones e Innovacin

Paula Camila Amador Cardona

Departamento Administrativo de la Funcin Pblica

GUA PARA ESTABLECER O MODIFICAR EL MANUAL

Liliana Caballero Durn

Jaime Torres Melo

Jos Fernando Berro Berro

Luz Mary Riao Camargo

Acerca de esta gua

Construccin o ajustes de puestos de trabajo

Diseo del Manual Especfico de Funciones:

Paso 1: Identificacin y Ubicacin del Empleo

Identifique el nivel jerrquico

Identifique la denominacin del empleo

Relacione el nmero de cargos

Identifique el cargo del Jefe Inmediato

Paso 2: Identificacin del rea o proceso al cual se asigna el empleo

Paso 3: Descripcin del contenido funcional del empleo:

Descripcin del propsito principal del empleo

Descripcin de las funciones esenciales del empleo

Paso 4: Descripcin de los conocimientos bsicos esenciales

Paso 5: Competencias comportamentales

Paso 6: Fijacin de los requisitos de formacin acadmica y experiencia

Grfica de la Estructura del Manual Especfico de Funciones

Anexo 1 . Instructivo para el diligenciamiento de la matriz general de requisitos.

Anexo 2. Acto Administrativo

Anexo 4. Relacin de Verbos

Anexo 5. Ejemplo de diseo de ficha del empleo

Cmo interpretar esta gua?

Ejemplo / Pie de Pgina

Cmo interpretar esta gua?

Nuestros canales de atencin son:

01 - 8000 - 917 - 770

Carrera 6 No 12-62, Bogot, D.C., Colombia

Gracias por su atencin y esperamos que su experiencia en el

GUA PARA ESTABLECER O MODIFICAR EL MANUAL ESPECFICO DE FUNCIONES Y DE COMPETENCIAS LABORALES

identificarn los Ncleos Bsicos del Conocimiento

Laborales es una herramienta de gestin de talento

-NBC- que contengan las disciplinas acadmicas o

humano que permite establecer las funciones y

profesiones, de acuerdo con la clasificacin establecida

competencias laborales de los empleos que conforman la

en el Sistema Nacional de Informacin de la Educacin

planta de personal de las instituciones pblicas; as como

Superior -SNIES, con el propsito de hacer efectivo el

los requerimientos de conocimiento, experiencia y dems

acceso al empleo pblico en igualdad de condiciones de

competencias exigidas para el desempeo de estos.

quienes cuentan con una profesin perteneciente a un

Es, igualmente, insumo importante para la ejecucin de los

De igual manera, los criterios de desempeo, los rangos

del talento humano al servicio de las organizaciones pblicas.

de aplicacin y las evidencias sern desarrolladas en su

En esta gua se presenta, de manera prctica y funcional,

Esperamos que estos cambios impulsen el desarrollo de

ayudar a mantener actualizados y ajustados los perfiles

las instituciones pblicas de manera contnua el desarrollo,

de los empleos, y armonizarlos con la gerencia pblica

elaboracin, ajustes o establecimientos de los manuales

moderna en los mbitos de la innovacin, desarrollo y