XXX ENCONTRO NACIONAL DE ENGENHARIA DE PRODUO

Maturidade e desafios da Engenharia de Produo: competitividade das empresas, condies de trabalho, meio ambiente.

So Carlos, SP, Brasil, 12 a15 de outubro de 2010.

SOFTWARES DE GERENCIAMENTO DE
PROJETO: UMA AVALIAO DA
USABILIDADE
Bruno Donnini Fachine (UNIARA)
bdfachine@gmail.com
Camila de Araujo (USP)
camiladearaujo@gmail.com

Os softwares de gerenciamento de projetos (SGPs) possuem um papel

estratgico para a tomada de decises nas organizaes, estando
diretamente ligado ao sucesso de projetos de desenvolvimento de novos
produtos. Entretanto, existem vrias crticas na literatura, indicando
problemas relacionados ao uso dos atuais SGPs, sendo uma das
principais limitaes entre os mtodos/ferramentas/tcnicas do
gerenciamento de projetos. Essas limitaes podem ser causadas
devido falta de usabilidade, que um componente importante,
relacionado diretamente qualidade do software. Este trabalho
investiga ento a usabilidade de um SGP que figura entre os lderes de
mercado, tendo por meta contribuir para a evoluo dos SGPs. O
artigo apresenta os conceitos associados aos SGPs, usabilidade, bem
como a avaliao do SGP selecionado. O mtodo utilizado o teste de
usabilidade. Como resultado da avaliao tem-se a indicao de
utilizao de interfaces grficas personalizadas.
Palavras-chaves: Softwares de gerenciamento de projetos,
Usabilidade; Interface

1. Introduo
Os Softwares de Gerenciamento de Projetos (SGP) possuem um papel estratgico para a
tomada de decises nas organizaes, dado que o modelo dominante em muitas delas para
implementao de estratgias, transformao de negcios, melhoria contnua e
desenvolvimento de novos produtos o gerenciamento por projetos (WINTER et al, 2006).
Os SGPs, que foram desenvolvidos a partir da dcada de 50, garantem a qualidade das
informaes dos projetos. Entretanto eles no sofreram alteraes significativas at os dias
atuais, tornando-se obsoletos em relao ao crescimento das inovaes e complexidade do
mercado. Estudos acadmicos indicam esse problema, como o de White e Fortune (2002), que
apontam os atuais SGPs como uma das principais limitaes entre os
mtodos/ferramentas/tcnicas do gerenciamento de projetos (GP). Outro estudo que apresenta
crticas o do Ren et al (2006), que baseados na experincia de proposio de uma soluo
especfica para gerenciamento de projetos colaborativos, onde os autores afirmam que uma
nova gerao de ferramentas de planejamento de projetos precisa ser construda.
Entretanto se existem crticas e estudos que demonstram os problemas dos SGPs, no existem
propostas na literatura que busquem solucionar essas questes. Araujo (2008), em sua
dissertao, apresenta uma reviso sistemtica da literatura demonstrando essa ausncia de
estudos.
Para a criao de novas propostas, levando-se em considerao as crticas existentes na
literatura, a questo da usabilidade de sistemas computacionais deve ser avaliada, j que a
usabilidade a capacidade de um produto ser usado por usurios especficos para atingir
objetivos especficos com eficcia, eficincia e satisfao em um contexto especfico de uso"
(ISSO 9241-11, 1998).
Assim sendo, este trabalho ento prope um estudo de usabilidade de um dos SGPs mais
adotados atualmente. Para uma melhor compreenso este documento est organizado da
seguinte forma: a seo 2 apresenta os conceitos relacionados aos SGPs, seguida dos
conceitos de usabilidade e testes de usabilidade (seo 3). J o objetivo e mtodo deste
trabalho so apresentados na seo 4 e os resultados na seo 5. Por fim, as concluses e
pesquisa futuras esto na seo 6.
2. Softwares de Gerenciamento de Projetos
O gerenciamento de projetos inclui uma mistura complexa de atividades de planejamento,
avaliao e tomada de decises. As informaes geradas no decorrer do projeto so
fundamentais para o sucesso. Elas precisam ser coletadas, atualizadas e apresentadas de forma
correta a todos os envolvidos no projeto. Para auxiliar nesse gerenciamento, tornou-se
importante o uso de softwares como ferramenta de apoio.
Na literatura, essas ferramentas aparecem com vrios termos, tais como: Software de Gesto
de Projetos, Ferramenta de Software para GP, Sistema de Informaes para GP.
Primeiramente, adequado definir que o termo Software de Gerenciamento de Projetos (SGP)
ser adotado neste trabalho. O PMBOK (2004) define os SGPs como:
aplicativos de software especificamente projetados para auxiliar a
equipe de gerenciamento de projetos no planejamento,
monitoramento e controle do projeto, inclusive: estimativa de
custos, elaborao de cronogramas, comunicao, colaborao,

gerenciamento de configurao, controle

gerenciamento de registros e anlise de risco.

de

documentos,

Importante tambm apresentar o conjunto de funcionalidades tpicas dos SGPs (ARAUJO,

2008):
-

Gerenciamento de Atividades: registro, visualizao e organizao das atividades do

projeto. Envolvem vrias definies, tais como, de precedncia, de durao, de esforo,
Grfico de Gantt e WBS.
Gerenciamento de Calendrio e Agenda: organizao e programao de um ou mais
calendrios para o projeto, recursos ou tarefas.
Gerenciamento de Recursos: gerenciamento das pessoas e materiais necessrios para o
projeto. Envolve funes de analise de alocao de recursos e seu nivelamento.
Gerenciamento de Custos: ajuda para preparao do oramento e acompanhamento dos
gastos do projeto.
Ferramentas de Monitoramento: funes para acompanhamento do projeto, como
armazenamento de linhas de base e comparaes entre parmetros de planejamento atual
com os parmetros das linhas de base, bem como anlise do valor agregado.
Gerenciamento de mltiplos projetos: funes para anlise do portflio da empresa e
compartilhamento de dados entre os projetos.

Ainda que com algumas variaes das funcionalidades, a utilizao de SGPs tornou-se uma
necessidade para as empresas tentarem garantir o sucesso do desenvolvimento de seus
projetos. Raymond e Bergeron (2008) dizem que 75% dos grandes projetos de TI,
gerenciados com o auxlio dos SGPS, alcanam sucesso, enquanto 75% dos projetos
gerenciamentos sem apoio das ferramentas falham. Os autores tambm apontam em seus
estudos que a facilidade de uso o ponto mais importante de um SGP.
Porm problemas relacionados aos SGPs atuais so destacados na literatura, tais como White
e Fortune (2002). Nesse estudo, os softwares de gerenciamento de projetos aparecem como
uma das principais limitaes entre os mtodos/ferramentas/tcnicas do gerenciamento de
projetos. A maior dificuldade, apontada no estudo das pesquisadoras, a obteno de uma
ferramenta que demonstre o mundo real dos projetos.
Araujo e Amaral (2008) apresentam um estudo de caso mltiplo, em 4 empresas, mostrando
os principais problemas com os SGPs adotados. Um dos problemas apontados a utilizao
bsica das funcionalidades.
Maylor (2001) afirma que tambm que existe uma valorizao e emprego excessivo do
Grfico de Gantt nos SGPs, levando a tendncia de transformar gerentes de projeto em
operadores de softwares computacionais, mais do que pessoas responsveis pela discusso e
negociao. Outros autores tambm podem ser citados relacionados s crticas dos
mtodos/ferramentas de gerenciamento de projetos: Moody e Dodgson (2006), Pons (2008).
Combinando-se as crticas das limitaes dos SGPs, do emprego do Grfico de Gantt, com a
subutilizao das funcionalidades disponveis, questiona-se ento a causa dos problemas
apresentados e se essa causa estaria relacionada qualidade dos softwares de GP.
Entretanto, a qualidade de um software envolve a qualidade da interface apresentada, a qual
responsvel pela interao do usurio e deve primar pela qualidade da comunicao. Para
avaliar essa questo, ento tem-se a necessidade de verificar a usabilidade dos SGPs. O
conceito de usabilidade e sua avaliao ento apresentado na prxima seo.

3. Usabilidade e testes de usabilidade

O conceito de usabilidade, conforme apresentado na introduo deste artigo usabilidade a
capacidade de um produto ser usado por usurios especficos para atingir objetivos
especficos com eficcia, eficincia e satisfao em um contexto especfico de uso" (ISSO
9241-11, 1998). J segundo Hix (1993, p. 3), a usabilidade utilizada para descrever a
qualidade da interao de uma interface diante de seus usurios. Porm a definio mais
amplamente difundida de Nielsen e Loranger (2007):
A usabilidade um atributo de qualidade relacionado facilidade
de uso de algo. Mais especificamente, refere-se rapidez com que
os usurios podem aprender a usar alguma coisa, a eficincia do
usurio no uso do produto, o quanto lembram dele, seu grau de
propenso a erros e o quanto gostam de utilizar o produto. Se as
pessoas no puderem e/ou no utilizarem um recurso, ele pode
muito bem no existir.

So cinco os atributos tradicionalmente relacionados usabilidade (NIELSEN, 1993;

SHNEIDERMAN, 1998):
-

facilidade de aprendizado;
facilidade de memorizao de tarefas no caso de uso intermitente;
produtividade dos usurios na execuo de tarefas;
preveno, visando a reduo de erros por parte do usurio;
satisfao subjetiva do usurio.

Conhecimento da tarefa
Us
u
rio
ex
pe
rie
nt
e
do
sis
te
m
a

Pode-se ento compreender que os princpios de usabilidade tratam de dois aspectos

relevantes: a tarefa e as caractersticas individuais dos usurios. Deve-se considerar tambm,
segundo Nielsen (1993), trs dimenses em relao experincia do usurio: uso do sistema,
uso de computadores em geral e domnio da aplicao. A figura 1 apresenta essas dimenses.

Mxima experincia computacional

Desconhecimento da tarefa

Us
u
rio

no
v

at
o

do

sis
te
m

Mnima experincia computacional

Figura 1. Trs dimenses das experincias dos usurios.

Fonte: Adaptado de Nielsen (1993)

Visto os princpios da usabilidade e as dimenses de experincia do usurio, parte-se ento

para uma avaliao dessa: o teste de usabilidade. Levi e Conrad (2002) definem o teste de
usabilidade como o processo pelo qual as caractersticas de interao homem-computador de
um sistema so medidas, e as fraquezas so identificadas para correo. Esse mtodo de
avaliao centrado no usurio e para ser realizado necessria a existncia de uma
implementao real do sistema em algum formato, que pode variar desde simulao da
capacidade interativa do sistema at a implementao completa. Segundo Rocha e
Baranauskas (2003) testes de usabilidade so o principal modo de avaliar interfaces e
certamente o mais tradicional.
A forma mais comum de se avaliar a usabilidade de um software observando a sua interao
com o usurio. A partir de questionrios com tarefas a serem realizadas pelo usurio-teste,
possvel abordar vrias formas de realizar a mesma tarefa, tornando assim o teste muito mais
eficaz, revelando seus pontos fracos.
Segundo Rocha e Baranauskas (2003), o teste de usabilidade deve seguir algumas etapas para
ser realizado, assim garantindo um melhor resultado. No total so quatro etapas a serem
seguidas. So elas:
a) Preparao: nesta etapa todo o equipamento a ser utilizado no teste analisado para
garantir que nenhuma informao anteriormente inserida possa afetar o resultado do teste,
como resultados de testes predecessores.
b) Introduo: esta etapa est relacionada ao primeiro contato do usurio com as tarefas que
ter de realizar. Alguns pontos importantes que devem ser direcionados ao usurio so que
o teste tem como propsito testar o sistema e no o usurio; esse no devem hesitar em
expressar seus pensamentos por achar que iro magoar o experimentador e os resultados
do teste serviro para melhorar a interface para o usurio.
c) Teste: durante o teste deve existir somente um experimentador em contato com o usurio.
importante destacar que deve-se evitar qualquer tipo de comentrio ou expresses sobre
a performance ou observaes do usurio, tambm deve-se evitar ajudar o usurio, a no
ser que o mesmo se encontre em grandes dificuldades.
d) Sesso final: depois do tempo definido para completar as tarefas, os participantes so
convidados a fazerem comentrios ou sugestes gerais ou a responderem um questionrio
especfico.
Gravar em vdeo os participantes efetuando as tarefas um recurso valioso para intensificar a
avaliao, entretanto a anlise de vdeos muito trabalhosa. Portanto importante tambm
fazer anotaes, para diminuir o tempo em encontrar acontecimentos especficos
(HARRISON, 1991 apud ROCHA e BARANAUSKAS, 2003, p. 46). Atravs desta anlise,
possvel entender o que houve de errado, e ento sugerir uma soluo para o erro em
questo. Outra tcnica bastante efetiva durante um teste de usabilidade o pensar em voz
alta (Think-aloud), que consiste em o usurio falar em voz alta o que est pensando no
momento da realizao de suas tarefas. Ao utilizar esta tcnica, existe a possibilidade de
surgir muitas sugestes espontneas de melhorias (ROCHA e BARANAUSKAS, 2003).
Apresentados ento os conceitos de usabilidade e teste de usabilidade, pode-se ento verificlos nos SGPs, a fim de se obter a resposta ao questionamento se causa dos problemas dos
softwares de gerenciamento de projetos est relacionada com a qualidade de sua interface.

4. Objetivo e mtodo de pesquisa

O objetivo deste trabalho avaliar a usabilidade de um SGP e verificar se essa est
relacionada com causa dos problemas citados na literatura. Para tanto foi escolhido um SGP
que figura entre os lderes do mercado. Assim, a meta principal do estudo contribuir com a
evoluo dos SGPs, identificando melhorias por meio de um caso prtico, utilizando para
tanto o mtodo do teste de usabilidade.
Para a realizao do teste de usabilidade, as seguintes etapas foram empregadas: 1) seleo do
SGP a ser examinado; 2) planejamento do teste de usabilidade; 3) seleo do participante; 4)
aplicao do teste de usabilidade e 5) anlise e documentao dos dados. Cada uma das etapas
est explicada a seguir.
Seleo do SGP: a ferramenta escolhida foi o software MS Project 2007. Tal aplicativo foi
escolhido por ser uma das plataformas mais difundidas e ser utilizado em empresas de
diferentes tamanhos. Este SGP tambm figura entre os lderes no relatrio do Quadrante
Mgico, do Gartner Group, que uma das mais respeitadas mundialmente, no ano de 2009,
conforme pode ser observado na figura 2.

Figura 2. Magic Quadrant for ITT Projects, com MS-Project no quadrante dos lderes
Fonte: Gartner Group (2009)

Planejamento do teste de usabilidade: Para avaliar o software citado na etapa anterior, foi
necessrio criar um projeto fictcio, com todas as informaes necessrias - tarefas, durao
de tarefas e seu sequenciamento, alm de recursos do projeto. Em seguida foi elaborada uma
lista de atividades que o participante teria que executar, com base nas funcionalidades
oferecidas pelo software escolhido. A lista continha 15 atividades no total, contemplando

desde insero de tarefas do projeto at a insero de recursos. O participante deveria tentar

realizar todas as atividades propostas dentro do perodo de 45 minutos. Como resultado final,
o participante teria o planejamento das tarefas de um pequeno projeto, com 27 tarefas no total,
distribuio de recursos e gerao de um grfico de Gantt. Cabe salientar que as atividades
propostas fazem uso das funcionalidades bsicas dos SGPs, citadas na seo 2. Tambm no
planejamento do teste foi definido que o pesquisador seria s observador, no podendo
interferir durante a realizao das atividades, somente solicitando ao participante, antes do
incio do teste, a utilizao da tcnica Pensar em voz alta (Think aloud). Todo o processo do
software seria gravado em vdeo para posterior anlise.
Seleo do participante: Optou-se por um participante com idade entre 20 e 25 anos, com
excelentes conhecimentos em informtica e bons conhecimentos sobre gerenciamento de
projetos. O objetivo desta escolha foi minimizar falhas no teste devido falta de bons
conhecimentos em informtica. Porm, cabe enfatizar que o participante, apesar dos bons
conhecimentos em gerenciamento de projetos, no utiliza o software escolhido em suas
atividades dirias.
Levando-se em considerao as dimenses de experincia do usurio propostas por Nielsen
(1993), o usurio escolhido se encaixaria nas seguintes posies, demonstradas nas figuras 3 e
4, a seguir:

Figura 3. Localizao do usurio nas dimenses: Conhecimento da tarefa e Experincia Computacional

Fonte: autoria prpria

Figura 4 - Localizao do usurio nas dimenses: Experincia no sistema e Experincia Computacional

Fonte: autoria prpria

Aplicao do teste de usabilidade: Foi determinado um dia e horrio de acordo com a

disponibilidade do participante. O local escolhido para o teste foi o prprio ambiente de
trabalho do participante. Foi disponibilizado um computador porttil com o software a ser
testado. Tambm foi entregue ao participante uma folha com a descrio das tarefas e uma
segunda folha contendo uma representao grfica das atividades do projeto proposto. O
pesquisador ficou ao lado do participante durante a aplicao do teste para anotar suas
observaes no-participantes.
Anlise e documentao dos dados: ao final do teste, o pesquisador pode analisar o vdeo
gerado durante o desenvolvimento do processo. A anlise pode ser feita a partir da
combinao do vdeo com as observaes no-participantes obtidas durante o teste.
A seo a seguir apresenta os resultados da anlise do teste de usabilidade.
5. Resultados
Como apresentado na seo anterior, no planejamento do teste de usabilidade, ao final da
sequncia de atividades propostas, o participante teria o planejamento das tarefas de um
pequeno projeto, com 27 tarefas no total, distribuio de recursos e gerao de um grfico de
Gantt. A lista de atividades propostas ao usurio, bem como a lista de tarefas do projeto esto
disponveis nos apndices A e B, respectivamente.
O tempo proposto foi de 45 minutos, visto que o desenvolvimento das atividades solicitadas
poderia ser executado em no mximo 10 minutos por uma pessoa habituada a trabalhar com o
software analisado. Entretanto o participante no conseguiu terminar o teste no tempo
proposto.
Dentro do hall de atividades solicitadas, algumas no apresentaram dificuldades em sua
realizao, tais como insero de tarefas, insero de colunas e alterar viso do projeto.
O prprio participante explicou que a facilidade encontrada deve-se padronizao deste tipo

de atividade nos demais softwares do pacote Office da Microsoft.

Entretanto em outras atividades, como escolha de padro de tabela de custo, alterao da
data de incio e de fim do projeto, alterao da mtrica de dias para horas, aninhamento
de tarefas e numerao das tarefas grandes dificuldades foram observadas. O participante
recorreu ao Help do sistema vrias vezes e mesmo assim no conseguiu realizar o proposto
ou realizou de forma errnea. De acordo com as observaes e dizeres do participante, a
interface oferecia muitas funcionalidades, porm nem sempre aquelas que ele precisaria no
momento.
Algumas aes solicitadas no foram executadas devido variao de localizao de
funcionalidades entre o pacote Office da Microsoft (Word, Excel, PowerPoint) e o Project
2007. A questo da interface foi citada durante o teste pelo participante como agente
dificultador.
Fica claro que, por motivos de interface, a realizao das atividades pode ser comprometida
no estudo realizado. Para cada um dos atributos da usabilidade citados na seo 3, pode-se
afirmar que:
-

Quanto facilidade de aprendizado: o participante apresentou relativa facilidade de

aprendizado, j que utilizou referncias do pacote Office para realizao das tarefas.
Porm no foi avaliada estatisticamente tal facilidade;
Quanto facilidade de memorizao de tarefas no caso de uso intermitente: tambm pelo
motivo da referncia das funcionalidades e disposio da interface com o Pacote Office, o
participante apresentou facilidade de memorizao de tarefas;
Quanto produtividade dos usurios na execuo de tarefas: o participante no conseguiu
realizar todas as atividades que foram solicitadas;
Quanto preveno, visando a reduo de erros por parte do usurio: pelo teste realizado,
no foram observados dados suficientes para que esse atributo fosse avaliado;
Quanto satisfao subjetiva do usurio: por no conseguir cumprir por completo o que
foi proposto, o participante sentiu-se frustrado.

Sendo o MS-Project um dos SGPs mais difundidos e utilizados, ainda assim este apresenta
dificuldades para os usurios, corroborando com os estudos de White e Fortune (2002).
Uma possibilidade para resolver problemas como estes apresentados no teste seria a utilizao
de interfaces grficas personalizadas, que tem por objetivo reduzir a complexidade visual,
segundo Findlater e McGrenere (2009). A direo apontada pelos autores pode auxiliar no
desenvolvimento deste projeto.
6. Concluses e consideraes finais
Com a anlise do teste constatou-se que existem questes crticas relacionados usabilidade
do SGPs. Essas questes podem acarretar problemas e limitaes no uso dos SGPs, indo ao
encontro com as crticas da literatura. Entretanto no possvel, somente com este estudo,
afirmar que a falta de usabilidade a nica causa dos problemas citados pela literatura.
A limitao deste estudo est relacionado ao teste de uma nica ferramenta, neste caso o MsProject. Porm muitos SGPs apresentam funcionalidades similares e um padro de interface
semelhante. Esta uma rea que poderia ser mais bem analisada em estudos futuros, j que a
facilidade de uso foi apontada como o ponto mais importante de um SGP por estudiosos da
rea.

Como prximos passos, dando continuidade a esta pesquisa, pretende-se desenvolver proposta
de nova uma interface para o SPG estudado, de forma a trabalhar melhor as visualizaes
grficas das funcionalidades e contribuir com melhorias para novos SGPs, de forma a facilitar
sua utilizao pelos usurios.
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10

novembro, 2006.

11

Apndice A
Lista de tarefas a realizar
1. Inserir uma tarefa (Task) na Tabela de Tarefas .
2. Inserir uma nova coluna (Early Start) tabela.
3. Escolha uma padro de tabela do tipo Custo (Cost) para ser utilizado.
4. Altera a viso para Network Diagram.
5. Altere as configuraes do arquivo com a data do projeto Start Date e End Date
(Utilizar data atual + 3 dias, respectivamente) e selecione que ele ser planejado para frente
(Project Start Date).
6. Altere a mtrica do campo Durao (Duration) do arquivo de dias (days) para
horas (hours).
7. Altere a viso para Grfico de Gantt (Gantt Chart).
8. Adicione um primeiro item na tabela: Jardim Pronto
9. Adicione um segundo item na tabela: Projeto aprovado pelo Cliente. Faa o aninhamento
desta segunda tarefa dentro da primeira.
10. Completar a lista de tarefas de acordo com o impresso entregue.
11. Enumerar as tarefas (Task) da tabela de tarefas de acordo com o impresso entregue.
12. Criar relao de sequencia Levantar requisitos com o cliente para o item 1.1.2.1, com o
Tipo Termino-a-Inicio (Finish-to-Start [FS]).
13. Alterar ordem de sequencia no grfico de Gantt (Gantt Chart), que se encontra ao lado da
tabela de tarefas.
14. Cadastrar o recurso abaixo na planilha de recursos (Resource Sheet) e voltar para a viso
do Grfico de Gantt (Gantt Chart).
Resource Name: Bourle-Marx
Type: Trabalho
Initials: BMX
Group: Administrativo
Max. Units: 100%
15. Relacionar o recurso acima com o item 1.1 da tabela de tarefas seguindo a seguinte
ordem:
Alterar a durao da tarefa para 2 dias.
Alterar o tipo de tarefa (Task Type) para Fixed Units.
Adicionar o recurso (resource) Bourle-Marx.
Alterar a Coluna Durao (Duration) para Trabalho (Work).

12

13

Apndice B
Representao em lista da WBS final proposta para o teste de usabilidade:
1
1.1
1.1.1
1.1.2
1.1.2.1
1.1.2.2
1.1.3
1.1.4
1.1.4.1
1.1.4.2
1.1.4.3
1.1.5
1.2
1.2.1
1.2.1.1
1.2.1.2
1.2.1.3
1.2.2
1.3
1.3.1
1.3.2
1.3.3
1.4
1.4.1
1.4.2
1.4.3
1.4.4

Jardim Pronto
Projeto Aprovado pelo Cliente
Levantar requisitos com o cliente
Preparar possveis solues de jardim
Desenhar diferentes alternativas
Preparar oramento estimado de cada alternativa
Apresentar solues ao cliente
Detalhar soluo escolhida pelo cliente
Preparar desenho final da soluo
Preparar lista de materiais completa
Preparar oramento final
Obter aceitao formal do cliente
Sistema de irrigao instalado
Preparar terreno
Remover entulho
Analisar o solo
Corrigir e preparar o solo
Instalar sistemas
Cerca Construda
Comprar material da cerca
Receber o material da cerca
Instalar o material da cerca
Plantas colocadas
Comprar plantas (grama, rvores e arbustos)
Plantar rvores e arbustos
Plantar grama
Molhar terreno

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