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OBJETIVO
Establecer los procedimientos que permitan optimizar el uso del dinero en efectivo en
aplicacin de medidas de racionalidad del gasto llevando a cabo una administracin
eficaz y eficiente de los recursos a travs de un adecuado control de la ejecucin del
gasto as como su rendicin al Fondo Fijo para Caja Chica.
El Fondo Fijo para Caja Chica se destina nicamente para gastos menores que
demanden su cancelacin inmediata o que, por su finalidad y caractersticas, no
puedan ser debidamente programadas.
II. FINALIDAD
La presente Directiva tiene por finalidad normar el procedimiento y control del Fondo
Fijo para Caja Chica, correspondiente al Ejercicio Fiscal 2015, el cual est constituido
por el monto de los recursos asignados para atender gastos menores que demanden
su cancelacin inmediata o que por su finalidad y caractersticas no puedan ser
debidamente programados, destinados a mantener la operatividad de las unidades
orgnicas dinamizando y priorizando su atencin de acuerdo a los recursos
disponibles. Excepcionalmente se atender viticos no programados.
III. ALCANCE
Las Normas contenidas en la presente Directiva son de aplicacin por el encargado
del manejo del Fondo Fijo para Caja Chica, para pagos en Efectivo de las Unidades
Orgnicas de la Municipalidad.
IV. RESPONSABILIDAD
La persona designada en la Resolucin de apertura, es responsable de la custodia y
adecuada utilizacin de los Fondos habilitados.
V. BASE LEGAL.
-
de
VI. VIGENCIA
La vigencia de la presente Directiva rige a partir del da siguiente de su aprobacin
hasta el 31 de Diciembre del 2015.
VII. NORMAS GENERALES
El Fondo Fijo para Caja Chica es aquel constituido con carcter nico por dinero en
efectivo con Recursos Propios de la Municipalidad establecido de acuerdo a las
necesidades de la Institucin.
El Fondo Fijo de Caja Chica de la Municipalidad Provincial de Islay es nico, su monto
ser establecido y/o modificado por Resolucin de Alcalda a propuesta de la Sub
Gerencia de Tesorera teniendo en cuenta el flujo operacional de los gastos de menor
cuanta y posibles contingencias.
VIII.
ESPECIFICAS DE GASTO
Los gastos efectuados con cargo al Fondo Fijo para Caja Chica, podrn efectuarse
hasta el 20% del valor de la UIT, los Comprobantes de Pago se aceptar como monto
mximo el importe de S/. 770.00 (Setecientos Setenta con 00/100 nuevos Soles).
Los gastos efectuados con cargo al Fondo de Caja Chica deben afectarse nicamente
a las siguientes Especficas del Clasificador de los Gastos Pblicos:
PARA BIENES Y SERVICIOS
2.3.1 1
2.3.1 1.1 1
2.3.1 2
2.3.12.1 1
2.3.1 3
2.3.1 3.1 1
2.3.1 3.1 2
2.3.1 3.1 3
2.3.1 5
2.3.1 5.1 2
2.3.1 5.3 1
2.3.1 6
2.3.1 6.1 1
2.3.1 6.1 4
2.3.1 8
2.3.1 8.1 2
2.3.1 10
Alimentos y Bebidas
Alimentos y Bebidas para consumo humano
Vestuario y Textiles
Vestuario, Accesorios y Prendas Diversas
Combustibles, Carburantes, Lubricantes y Afines
Combustibles y Carburantes
Gases
Lubricantes Grasas y Afines
Materiales y tiles
Papelera en General, tiles y Materiales de Oficina
Materiales de aseo limpieza y tocador
Repuestos y Accesorios
De Vehculos
De Seguridad
Suministros Mdicos
Medicamentos
Suministros para uso agropecuario, Forestal y
Veterinario
2.3.1 10. 1 4 Fertilizantes, insecticidas, fungicidas y similares
2.3.1 11
Suministros para Mantenimiento y Reparacin
2.3.1 11.1 1 Para Edificios y Estructuras
2.3.1 11.1 2 Para Vehculos
2.3.1 11.1 3 Para Mobiliarios y similares
2.3.1 11.1 4 Para Maquinarias y Equipos
2.3.1 99
2.3.1 99.1 1
2.3.1.99.1 3
e)
f)
10.2 La designacin de la persona responsable del manejo del fondo, deber recaer
en personas ajenas a cajeros y personal que maneja registros contables o
efectu funciones contables.
10.3 Es responsabilidad del encargado del manejo del Fondo Fijo para Caja Chica
llevar un libro auxiliar para el control diario del monto de los recursos asignados
donde anoten el ingreso de fondos y las salidas indicando el saldo diario que
queda disponible. Este libro tambin puede ser implementado en una hoja
Excel.
10.4 Los Vales Provisionales que se otorguen (Anexo N 01), con cargo a rendir,
deben ser autorizado por el Gerente de Administracin, y se le otorga un plazo
de cuarenta y ocho (48) horas para su rendicin; vencido este plazo, el usuario
deber devolver el dinero, no pudiendo efectuar rendicin alguna. El encargado
solicitar la devolucin del dinero otorgando un plazo no mayor de 24 horas, en
caso de incumplimiento comunicar por escrito al Gerente de Administracin,
para proceder al descuento en la planilla de haberes.
10.4 Si se presentase el caso de incapacidad fsica o abandono de trabajo del
encargado del fondo, se proceder al lacrado de los comprobantes de pago por
rendirse, debiendo el Gerente de Administracin y el encargado de control
interno exigir como parte de la entrega del cargo, la rendicin de cuentas hasta
la fecha del suceso prescrito.
10.5 En forma permanente la Sub Gerencia de Contabilidad efectuar arqueos
sorpresivos al Encargado nico, informando del resultado a la Gerencia de
Administracin.
10.6 De cada Arqueo que se practique, se levantar un Acta como evidencia de la
accin y conformidad, las que sern firmadas por el encargado del Fondo Fijo
para caja chica y los funcionarios o servidores que intervengan en el arqueo.
10.7 El responsable del manejo del Fondo Fijo para Caja Chica debe contar con una
garanta razonable y suficiente, como requisito indispensable para realizar tal
funcin, a fin de respaldar situaciones que afectan la idoneidad e integridad en
el uso de los recursos en efectivo, salvo disposicin expresa en contrario de la
Gerencia de administracin.
XI. DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS
Primera Disposicin.- El responsable del Fondo Fijo para Caja Chica, bajo
responsabilidad, deber adoptar medidas correctivas a efectos de aplicar un criterio
de racionalidad en el gasto con cargo al Fondo Fijo para Caja Chica, orientando su
ejecucin a la atencin de necesidades bsicas, menudas y urgentes.
Segunda Disposicin.- Esta prohibido:
a) Efectuar cambio de cheques personales por cualquier concepto o
circunstancia.
b) Realizar adelantos de remuneraciones, dietas y prstamos de cualquier tipo.
c) Realizar pagos diferentes al consignado en el vale provisional.
d) Los gastos con cargo al Fondo Fijo para Caja Chica en los casos de
compras y/o contrataciones programables, bajo responsabilidad econmica
del funcionario solicitante.
ANEXO N 01
S/.
Recib de
:________________________________________________________
La cantidad de
:________________________________________________________
Por concepto de
:________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________
Otorgado a
:________________________________________________________
________________________________________________________
Cargo
:________________________________________________________
_________________________
Firma y Sello
quien autoriza
____________________________
Firma y Sello
quien Recibe Conforme
ANEXO N 02
NOMBRES Y APELLIDOS
CARGO
FECHA
MOTIVO
LUGAR
IMPORTE S/.
TOTAL
________________________
Recib conforme
DNI N _________________
VB del Jefe
Inmediato
VB del Sub
Gerente de RRHH
VB del encargado
del Fondo Fijo para
Caja Chica
VB del Gerente de
Administracin
ANEXO N 03
______________________________
Firma
DNI N___________________
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