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Gua para un buen


cierre contable

Publicacin
Gua para un buen cierre contable
Compilacin de actualidad
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Compilador - Editora actualicese.com LTDA.
Se prohbe la reproduccin total o parcial de esta publicacin con fines comerciales
Febrero de 2013
Cali

CONTENIDO

04.

ABC DEL CIERRE CONTABLE


Procedimientos administrativos, contables y tributarios para tener en cuenta al final
del perodo 2013 y al iniciar el ao 2014

04

Aspectos Tributarios en el Cierre

13

18.

ESTADOS FINANCIEROS
Al realizar varios cierres contables en el ao, estados financieros deben ser
comparativos

18

Es vlida la costumbre de dejar documentos en blanco para hacer ajustes en el


cierre contable del ao?

19

21.

INFORMES DE GESTIN
Informe de Gestin de Administradores. Desde ya se debe ir preparando

21

23.

NOVEDADES DEL AO 2013


Donde contabilizar el gasto y pasivo por concepto del CREE?

23

28.
OPININ

Cierre contable y fiscal 2013 (I) Gabriel Vsquez Tristancho

28

Cierre contable y fiscal 2013 (II) Gabriel Vsquez Tristancho

28

Gua para un buen cierre contable

ABC DEL
CIERRE CONTABLE
Procedimientos administrativos, contables y tributarios para tener en cuenta al final del perodo
2013 y al iniciar el ao 2014
Los auditores pueden hacer una revisin de los estados
financieros apoyndose en la lista de chequeo siguiente:

A.

Revise los puntos crticos y de


mayor riesgo del negocio

En la planeacin de la revisin de la informacin de estados


financieros y en la planeacin fiscal, se deben establecer
cules son las reas de mayor riesgo del negocio sobre las
que debe haber mayor nfasis.

B.

Con relacin a la informacin


contable y tributaria

Es preciso determinar algunos aspectos generales que


deben aplicarse para la obtencin de los cinco estados
financieros que contengan una informacin confiable y
real acerca de la situacin de la compaa y permita la
planeacin de la informacin para la declaracin de renta en
el ao en curso.

C.

Preparar clculos globales

Entre septiembre y noviembre de cada ao se supervisan


algunos registros de la compaa con base en clculos
globales de las partidas contables que tienen efecto en
materia fiscal.
Los principales son los siguientes:
Los responsables
de definir las
cifras financieras del
final del perodo son los
administradores, quienes
con el apoyo del contador
y de la informacin
contable, elaboran los
estados financieros del
cierre del ejercicio.

Clculo global de la
depreciacin (por lnea
recta, o por reduccin
saldos, etc.);

Clculo global de los aportes parafiscales y de seguridad


social por pagar.

Compare estos clculos con los registros contables


de las cuentas de balance y del estado de resultados
para determinar posibles errores en las estimaciones
realizadas por la empresa, o en la fijacin de las bases
correspondientes que deban ser corregidos.
De otra parte, el trabajo del contador que elaborar los
estados financieros, se facilitar si se toman en cuenta las
siguientes recomendaciones:

Detalles Iniciales
1. Tenga los libros principales al da, sin olvidar el libro
de inventarios y balances, libro de actas, libro de
socios o accionistas y el registro de facturacin para el
control de la distribucin de las facturas.
2. Los libros auxiliares de la compaa a diciembre
31 del ao en curso deben tener registradas todas
las transacciones efectuadas hasta ese momento.
Verificar que los saldos existentes en cada una de las
cuentas se ajustan a la realidad.
3. Luego de obtener la anterior informacin, se debe
proceder a preparar los ajustes correspondientes que
se requieran realizar a los estados financieros reales a
diciembre 31 del ao en curso.

Clculo global de la
Provisin cartera;

4. Si existe la obligacin de suministrar a la DIAN los


reportes de informacin exgena tributaria, revisar si
se cuenta con la informacin completa de todos los
terceros que habrn de ser incluidos en tales reportes
(razn social, Nit, direccin, valor pagado o causado,
etc.).

Clculo global de las


prestaciones sociales por pagar;

5. Solicitar o emitir, entre otros, los siguientes


certificados:

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Certificado de donaciones - Firmadas por revisor fiscal


indicando el nmero de matrcula

Certificado anual de ingresos y retenciones sobre pagos


laborales a los trabajadores (tanto los vigentes como los
que ya no estn con la empresa).

Certificado anual de retencin en la fuente practicada a


proveedores de bienes y servicios.

Certificado de socios o accionistas por dividendos o


participaciones distribuidas durante el ao y por la
participacin en el patrimonio de la sociedad al cierre
del ao.

Obtener un balance de comprobacin de saldos que


parta de los saldos a 1 de enero del ao en curso, que
incluya los movimientos acumulados dbito y crdito
de todos los meses del ao en curso y refleje el saldo a
diciembre 31 de diciembre del ao en curso.

Con ese balance de prueba se pueden revisar globalmente


muchas de las partidas de los Estados Financieros.

Detalles de la Contabilidad

1.

Caja Principal

Se debe comprobar que el saldo a diciembre 31 del ao


en curso es igual al valor que se consigne en enero del ao
siguiente.

2.

Caja Menor

Se debe hacer el ltimo reembolso de caja con fecha


diciembre 31 del ao en curso, incluyendo todas las
facturas y/o recibos de gastos incurridos en el perodo,
determinando el IVA que se puede tomar como descontable
y las retenciones que deban aplicarse.
El monto fijo indicado en la contabilidad no debe tener
cambios en su valor, entre tanto no se aumente
disminuya.

3.

Bancos

El saldo en bancos se debe confrontar con los libro


auxiliares contables (sistemas) y de tesorera (si tienen ese
departamento), efectuando las conciliaciones bancarias que
sean necesarias si existen partidas, tales como cheques que
han sido entregados al tercero y que no han sido cobrados a
diciembre del ao en curso.

Se deben revisar y conciliar los extractos bancarios del 31


de diciembre del ao en curso con base en la informacin
en lnea que los bancos proveen, los cheques girados a
diciembre del ao en curso deben ser entregados en su
totalidad a los beneficiarios para que estos crucen el pago
efectuado. Se debe solicitar recibo de caja de quien recibe el
pago con fecha diciembre del ao en curso.
Los cheques que deban ser girados a final del mes de
diciembre deben planificarse de tal manera que sean
entregados antes del 31 de diciembre del ao en curso.
Las cuentas contables de bancos que al final del ao
queden con saldo crdito se deben reclasificar llevando su
valor a los pasivos de obligaciones financieras. En enero del
ao siguiente se debe revertir dicha operacin.
El saldo de obligaciones a diciembre 31 del ao en curso
debe coincidir con el saldo en libros, la conciliacin y
depuracin de la cuenta efectuando las correcciones
respectivas.
Fiscalmente siempre se declarar el saldo del extracto (si es
positivo como un activo y si es negativo como un pasivo; Ver
art. 268 del E.T.)
Cuando se tienen cuentas de compensacin es necesario
reportar sus entradas y salidas al Banco de la Repblica, lo
cual ahora se hace va Internet.

4.

Inversiones en Sociedades

Se debe conocer el valor de las participaciones o dividendos


acreditados y recibidos durante el ao en curso por parte
de empresas en las que se posean acciones o aportes. Se
deben conseguir igualmente las certificaciones de parte
de esas empresas sobre el valor intrnseco de las acciones
o cuotas sociales a diciembre 31, para con ellos definir la
valorizacin o provisin sobre acciones o cuotas.
Si se posee el control sobre otras sociedades, entonces se
debe aplicar el mtodo de participacin de acuerdo con lo
indicado en el inciso 5 del artculo 61 del Decreto 2649 de
1993 y la Circular No.100-000006 de 2005 emitida en forma
conjunta por la Supersociedades y la Superfinanciera.
Tngase en cuenta que fiscalmente las acciones o
cuotas en sociedades se declaran por su costo fiscal y
en consecuencia, fiscalmente no se toman en cuenta ni
las efectos de la aplicacin del mtodo de participacin
patrimonial, ni las valorizaciones, ni las provisiones que les
figuren contablemente.(Ver art.272 del E.T. y el concepto
DIAN 29461 de marzo de 2008).

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5.

Clientes y cuentas por cobrar

En un negocio de ventas a crdito, el rea de mayor riesgo lo


constituir el ciclo de ingresos, donde es prioritario revisar,
entre otros, los siguientes puntos:







la rotacin de cartera,
la Cartera perdida,
la cartera en litigio,
las tasas de financiacin,
los mrgenes brutos,
las comisiones sobre ventas,
las devoluciones en ventas,
las devoluciones en compras, el sistema de ventas a
plazos.

Igualmente se requiere una revisin de los mtodos de


proteccin de cartera que ms favorezcan al cliente, o
evaluar la posibilidad del castigo directo, en lugar de
provisin fiscal.
En ningn caso deben aparecer saldos crditos en
las cuentas por cobrar. Si existen, deben hacerse las
correcciones respectivas. Adems, cuando haya clientes que
a la vez figuran como acreedores o son proveedores, si su
valor es relevante, no deben netearse y es preciso conservar
la informacin por separado.
Las provisiones de cartera que se decida hacer
contablemente no siempre coinciden con los valores
aceptados fiscalmente y por tanto habr que hacer las
respectivas conciliaciones.
Es necesario revisar en detalle la cartera para determinar su
recuperabilidad.

6.

Deuda a cargo de empleados

En el saldo de esta cuenta en ningn caso deben aparecer


saldos crditos. Si estos existen, se llevan como pasivos
por saldos a favor de empleados. El saldo que tenga cada
empleado es declarable como cuenta por cobrar o por
pagar segn corresponda.
Tenga en cuenta que los prstamos a socios o accionistas
que sean empleados deben ser proporcionados a su sueldo
y llenar los requisitos para concederlos.

7.

Prstamos en dinero a socios o accionistas

Implican que al menos fiscalmente las sociedades tengan


que incluir en su declaracin de renta un ingreso por
rendimientos financieros presuntivos.

Ese inters presuntivo se calcula solo si la empresa decidi


no cobrarle ningn inters real al socio o accionista el cual
ya figurara entre los ingresos contables. Y si la sociedad s
le cobr un inters real pero con una tasa inferior a la antes
sealada, entonces a su declaracin de renta la sociedad
llevar como ingreso presuntivo solo la diferencia. Este tipo
de ingreso presuntivo fiscal solo se origina en los prstamos
en dinero efectuados a los socios o accionistas y no se
origina en las dems cuentas por cobrar que existan con
ellos (por ejemplo, por operaciones de tipo comercial o por
anticipos como proveedor o contratista).

8.

Anticipos de Impuestos

Esta cuenta corresponde a los anticipos del impuesto de


renta y a las retenciones en la fuente que le practicaron a
la empresa, ya sea a ttulo de renta, de IVA o de industria y
comercio. Estos saldos deben trasladarse al 31 de diciembre
del ao contra los respectivos pasivos por impuestos de
Renta por pagar, de IVA por pagar y de Industria y comercio
por pagar. Si se forma un saldo a favor, se reflejar un activo
debido a este saldo.

9.

Inventarios de mercancas, productos en proceso,


productos terminados e inventarios de elementos de
consumo

El saldo contable a diciembre 31 del ao en curso, y si la


empresa lleva inventarios por el sistema peridico (juego
de inventarios), debe corresponder al inventario fsico
efectuado en el almacn o almacenes o bodegas.
Debe hacerse una planificacin para la toma fsica de
Inventarios que incluya un corte de los documentos soporte
con que se afectan los inventarios. Se debe elaborar relacin
de inventario por grupos homogneos por productos.
Se debe tener en cuenta que las unidades y valores de
este inventario fsico constituyen una base firme para la
inicializacin del krdex en el siguiente periodo, sea este
fsico o bien, un software.
De acuerdo con lo indicado en el pargrafo del art. 62
del E.T., si el contribuyente est obligado a tener firma de
contador o revisor fiscal en su declaracin de renta (ver
art.596 del E.T. numeral 6), en ese caso sus inventarios de
mercancas y el costo de la mercanca vendida debieron
haberse valuado con el sistema de inventario permanente.
De todas maneras segn el concepto DIAN 9342 de febrero
de 2000, no se pueden aplicar sanciones al contribuyente
si en vez de aplicar el sistema permanente decidi aplicar
el sistema peridico (juego de inventarios). Como sea, y
segn el art.148 del E.T, para los que hayan utilizado sistema

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peridico (juego de inventarios) no se aceptar fiscalmente


la prdida en venta de mercancas que hayan determinado
con ese sistema (tendran que llevar a la declaracin de
renta un costo de mercanca vendida que sea igual al
precio de venta por el cual la vendieron).

10.

Inspeccin y seguimiento de la toma


fsica de Inventarios

Es importante efectuar verificacin de la toma fsica o


inspeccin de inventarios con el fin de establecer cules
deben ser dados de baja para disminuir la base de renta
presuntiva.
El pargrafo del art. 65 del E.T. establece que el valor
fiscal de los inventarios al final del ejercicio debe coincidir
con el total registrado en los libros de contabilidad sin
incluir las provisiones que contablemente se le hayan
podido registrar.

11.

Gastos pagados por anticipado

Pueden existir gastos pagados por anticipado por


conceptos tales como intereses, seguros, arrendamientos,
publicidad. Siempre arrojarn saldo dbito. Si al cierre del
ejercicio existen saldos en este tipo de activos, conviene
entonces elaborar una relacin que explique ese saldo y
que contendra la siguiente informacin: beneficiarios,





cdula de ciudadana Nit,


concepto,
saldo anterior,
movimiento dbito del ao,
movimiento crdito del ao y
saldo a diciembre 31 por amortizar.

Deben depurarse para que solo queden los registros para


amortizar en los aos siguientes.

12.

Cargos Diferidos

Nacen de desembolsos al inicio de operaciones o por


investigaciones o desarrollos de productos. Igualmente por
las adquisiciones de licencias de software. El valor pagado
se amortiza contablemente en los aos que lo establezcan
las condiciones econmicas de la empresa y fiscalmente se
amortizan en un trmino no inferior a cinco (5) aos.
(ver art. 142 y 143 del E.T.)
Si la amortizacin contable es diferente a la fiscal, dar
lugar al clculo del impuesto diferido (dbito o crdito).

13.

Ajustes por inflacin acumulados en los activos

Debe recordarse lo establecido en el pargrafo del art. 51


del Decreto 2649 de 1993 (adicionado con el decreto 1536
del 7 de mayo de 2007):
Pargrafo.- Los ajustes por inflacin contables
acumulados en los activos monetarios, pasivos no
monetarios y en cuentas de orden no monetarias,
harn parte del saldo de sus respectivas cuentas para
todos los efectos contables.
Por tanto, mientras el activo no sea vendido ni dado de baja,
si era un activo que alcanz a acumular ajustes por inflacin
hasta el ao 2006, tales ajustes seguirn haciendo parte de
su saldo a diciembre 31.

14.

Intangibles

Corresponde a aquellos derechos identificables de carcter


no monetario y sin apariencia fsica. Son un recurso
controlado por la empresa del que se espera obtener un
beneficio y que debe ser estimado en forma confiable (valor
razonable).Entre ellos estn los derechos de autor, good will,
las marcas y patentes, y los contratos de Leasing Financiero
con opcin de compra.
Si se adquieren por intercambio, se recibe por el valor neto
del bien entregado y se podrn amortizar. Los intangibles se
valoran por el valor en libros o el valor de reemplazo.

15.

Propiedad, planta y equipo

Se debe obtener un listado detallado por grupo y por cada


bien donde se detalle, incluso, el valor de la depreciacin
acumulada que tiene cada bien al cierre del ao (con eso
se verifica que no se hayan calculado depreciaciones en
exceso). En lo posible es conveniente hacer un chequeo
de su existencia fsica. Los valores de ese listado detallado
deben corresponder a los que presente la contabilidad.
El gasto de depreciacin se obtiene sobre el costo de
adquisicin del bien y los dems valores que se le hayan
capitalizado (intereses de financiacin, mejoras, etc.).
Adems, si se llagaron a vender activos o se dieron de
baja, debe verificarse que se haya descargado tanto el
costo del activo como su depreciacin acumulada hasta ese
momento.
El control establecido sobre estos bienes sea en listados
en Excel o bien en software especializado debe cubrir y
garantizar el control de los bienes no solamente fsicos de

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acuerdo con el sitio de uso sino con relacin al costo de


adquisicin, ajustes acumulados, depreciaciones aplicados,
valor neto y la comparacin con los avalos tcnicos.

16.

Valorizaciones contables.

Se calculan solo contablemente y se efectan sobre las


acciones y cuotas en sociedades, la Propiedad, Planta y
Equipo y sobre los otros activos registrados en la cuenta
de cdigo 18 en el PUC de comerciantes (obras de arte y
cultura).
Se originan al comparar el valor intrnseco certificado de las
acciones o cuotas, o los avalos tcnicos de los activos, con
el respectivo costo neto en libros que tena el activo.

17.

Obligaciones bancarias

Estos saldos deben corresponder efectivamente a las


obligaciones pendientes de cancelar a diciembre 31 del ao
en curso a bancos corporaciones financieras.
El saldo contable debe corresponder al que certifican estas
entidades. Se debe registrar los intereses causados por
pagar a 31 de diciembre del ao en curso.

18.

Proveedores

El valor a 31 de diciembre del ao en curso debe


corresponder a las facturas que estn pendientes de
pago a esa fecha. No deben aparecer saldos dbitos. Es
indispensable confirmar al final del ao los saldos con los
proveedores para evitar problemas tributarios (en especial
si se efectan reportes de informacin exgena tributaria).
Toda factura recibida en diciembre del ao en curso y que
corresponda a productos recibidos del ao en curso debe
quedar contabilizada en el mismo perodo. Su buen registro
evita problemas fiscales con IVA y retencin en la fuente.

19.

Verificacin de saldos de los dems pasivos

Es preciso examinar los saldos de todas las cuentas por


pagar, incluyendo las deudas con los socios, deudas con
empleados, por impuestos, con acreedores y cualquier otro
pasivo e inclusive pasivos por ingresos diferidos.
Hacer un cruce de informacin con terceros para establecer
diferencias y conciliarlas.
Cruzar los saldos por impuestos con las respectivas
declaraciones incluyendo aquellas con saldo a favor.

Soportar con documentos idneos los pasivos con


documentos de fecha cierta o bien Ttulos valor.
Determinar si para los pasivos en moneda extranjera se ha
aplicado la tasa representativa del mercado.

20.

Soportes idneos para los pasivos

En una la sentencia del Consejo de Estado, este no acept


un recibo de caja como prueba idnea de la existencia de un
pasivo.
Por ello es recomendable asegurarse del soporte adecuado
que respalde las cuentas por pagar con letras de cambio,
o bien pagars en el caso de los prstamos o bien facturas
cambiarias.

21.

Ordenar y coordinar la recepcin de facturas de


proveedores al final del perodo

Por la posibilidad de contingencias en rechazos de costos


y deducciones, no se debe aceptar propuestas del
proveedor para que alteren fechas de los servicios prestados
o de mercancas que realmente se reciben en bodega,
exigiendo o aceptando que los soportes solo sean los que
correspondan al proceso de causacin.
Una alternativa a seguir, dadas las condiciones del negocio,
sera registrar los bienes recibidos de los proveedores
durante el cierre de fin de ao como mercancas recibidas
en depsito para evitar la facturacin y el resto de detalles
como IVA, retencin en la fuente etc.
En este caso esas mercancas no son parte del activo sino
que figuraran en cuentas de orden.

22.

Verificacin de los anticipos del activo o del pasivo

Sus saldos activos o pasivos deben ajustarse al final del


ao con el fin de establecer si afectan los ingresos, costos o
gastos.
Ejemplo de ello son anticipos de ventas, anticipos de viajes,
etc.

23.

Retencin en la fuente por pagar

Pueden existir saldos de retenciones por pagar ya sea a


ttulo de IVA, renta, autorretencin del CREE, timbre o
industria y comercio. El saldo que aparezca en cada una
de estas subcuentas, si la empresa ha mantenido al da la
presentacin y pago de todas las declaraciones anteriores,
debera corresponder entonces a los valores del solo del

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ltimo perodo y que se declaran y pagan en enero del ao


siguiente.
Este pasivo no admite ninguna diferencia. Igualmente
el valor de las declaraciones de retencin en la fuente
presentadas debe coincidir con los valores registrados
contablemente, sobre todo si fueron firmadas por contador
o revisor fiscal, pues las firmas de tales profesionales hacen
suponer que as fue.(Ver art. 581 del E.T.).
Los certificados de retencin en la fuente a ttulo de renta
y autorretenciones del CREE, retenciones de timbre y de
ICA, practicadas o asumidas durante el ao debern ser
emitidos antes del 17 de marzo del ao 2014. En cambio,
los certificados por las retenciones de IVA practicadas o
asumidas se deban haber entregado a los 15 das siguientes
a la finalizacin de cada bimestre (ver pargrafo 2 del art.
615 del E.T.).No expedirlos oportunamente acarrea las
sanciones de los artculos 666 y 667 del E.T.
El certificado de Retencin es indispensable al tercero para
poder solicitar los valores all certificados como menor
valor del impuesto a pagar en sus declaracines de renta
(ordinaria y CREE) o en sus declaraciones de IVA o de
industria y comercio.

24.

Revisar las retenciones e impuestos utilizando


plantillas de cruce adecuadas

Los saldos contables de retenciones, anticipos de impuestos,


auto retenciones, IVA, ICA, renta ordinaria, CREE y dems
impuestos, tasas o contribuciones deben cruzarse con
las declaraciones respectivas y se recomiendan clculos
globales para determinar su realidad.

25.

Impuesto a las ventas por pagar

Este pasivo no admite ninguna diferencia y el saldo al 31


de diciembre del ao en curso, si la empresa ha mantenido
al da la presentacin y pago de todas las declaraciones
anteriores, debera corresponder entonces a los valores del
ltimo perodo (bimestral, cuatrimestral o anual) que se
presentara en enero del ao siguiente. Si en vez de saldo
por pagar el bimestre arroja saldo a favor, se debe hacer
entonces la reclasificacin hacia una cuenta del activo.
Los valores de las declaraciones de IVA presentadas
(bimestrales, catrimestrales o anual) a lo largo del
ao deben coincidir con los valores registrados en la
Contabilidad sobre todo si fueron firmadas por contador o
revisor fiscal, pues las firmas de tales profesionales hacen
suponer que as fue (ver art. 581 del E.T.).Tambin deberan
cruzarse los valores por ingresos denunciados en esas

declaraciones de IVA con los valores por ingresos que se


denuncien en la declaracin de renta y en las de industria y
comercio.
La empresa puede aplicar diferentes tarifas de IVA y a su
vez puede tener ventas gravadas, excluidas y exentas, lo
cual implica en estos casos tener en cuenta el prorrateo del
impuesto a las ventas del IVA de los costos y gastos comunes.

26.

Aportes por pagar al Sena, Cajas de Compensacin


Familiar e ICBF

Estas cuentas exigen gran control debido a la importancia


que tienen en la declaracin de renta como requisito para
poder deducir el gasto o costo por salarios.
Los valores por aportes parafiscales que se soliciten
como deduccin fiscal deben ser solo los que hayan sido
efectivamente pagados entre enero 1 y diciembre 31. Ver
art. 114 del E.T.
Los saldos a diciembre 31 del ao en curso, si la empresa
ha mantenido al da la presentacin de todas las planillas
anteriores, deberan corresponder entonces a los valores
del mes de diciembre que se presentar en enero del ao
siguiente.
La base de liquidacin de estos aportes se hace sobre todos
los valores que constituyan salario.
El certificado emitido por estas entidades debe
corresponder exactamente a la suma de los recibos de pago
por aportes patronales registrados en libros a diciembre
31 del ao en curso. Se deben solicitar certificados por
separado para Sena, I.C.B.F. y La Caja de Compensacin.

27.

Aportes por pagar a EPS, ARL y Fondos de Pensiones

Si la empresa ha mantenido al da la presentacin y pago de


todas las planillas anteriores, los saldos a diciembre 31 del
ao en curso deberan corresponder entonces a los valores
del mes de diciembre que se presentar en enero del ao
siguiente.
El total llevado a gastos o costos en el ao en curso debe ser
solamente la que corresponde al aporte del empleador.

28.

Pasivos con otros acreedores

En estas cuentas no deben aparecer saldos dbitos. En el


caso de pasivos expresados en Moneda Extranjera, deben
ajustarse a la tasa representativa del mercado al 31 de
diciembre del ao en curso.

Gua para un buen cierre contable

29.

Pasivo consolidado de cesantas por pagar

Gasto por auxilio de transporte

Segn los art. 109 y 110 del E.T., los pasivos laborales
aceptables en la declaracin de renta sern solamente los
consolidados (cuentas del grupo 25) y en consecuencia no
deberan quedar a diciembre 31 pasivos por este concepto
que estn simplemente provisionados (cuentas del grupo
26).

Revisar los pagos hechos a trabajadores con sueldos


inferiores al doble del salario mnimo, quienes son los nicos
que tienen derecho al subsidio de transporte. Este auxilio
de transporte se suma para liquidar el pago de cesantas y
prima de servicios, pero no se suma para efectos de liquidar
las vacaciones.

Es necesario antes del 15 de enero del ao siguiente


preparar una planilla en donde se indique a cules
empleados se les hizo anticipo en el ao en curso. Si el
empleado no est dentro del marco de la ley 50 de 1990
debe tenerse en cuenta la retroactividad al liquidarlas.

34.

Antes del 15 de febrero del ao siguiente, para los


empleados adscritos al nuevo rgimen de cesantas de la
Ley 50 de 1990, se les debern consignar en un Fondo de
Cesantas las cesantas consolidadas por pagar a diciembre
31.

30.

Pasivo consolidado de intereses a las


cesantas por pagar

Debe hacerse liquidacin sobre las cesantas acumuladas


del ao en curso y cancelarlas antes del 31 de enero del ao
siguiente.

31.

Manejo de la revalorizacin del patrimonio

La cuenta de revalorizacin del patrimonio (grupo 34 en el


PUC de comerciantes) pudo haberse visto disminuida con la
causacin y/o pago del impuesto al patrimonio, de acuerdo
con la decisin tomada para su registro.
Esa es una opcin que permitieron las normas que crearon
el impuesto al patrimonio para evitar debitar el impuesto
directamente entre las cuentas del gasto e igualmente que
se afectar la utilidad disponible a socios.
En todo caso la cuenta de revalorizacin del patrimonio no
puede quedar con saldo dbito.

32.

Gastos por sueldos y comisiones

Debe tenerse control de los valores devengados por cada


trabajador para determinar si hay cargos errados.
Revisar los sueldos comisiones que se causan y no se
alcanzan a pagar al final del ao.
Tener en cuenta los aspectos relacionados con el salario
integral.

10

33.

Gastos por vacaciones

Revisar los pagos. El valor del gasto debe ser igual a los
valores causados.
Revisar que los pagos efectuados durante el ao se hayan
tenido en cuenta para la liquidacin de aportes parafiscales.
Tener en cuenta que las vacaciones pagadas forman parte
de la base de la liquidacin de los aportes parafiscales,
incluidos los que se dan en dinero cuando el trabajador no
las disfruta efectivamente y tambin las que se le paguen
cuando se haya liquidado el contrato de trabajo.
Las vacaciones se liquidan proporcionalmente al tiempo
laborado.

35.

Gasto por prima legal de servicios

El valor del gasto debe ser igual al pagado causado.


Tenga en cuenta que para los trabajadores del sector
privado y sometidos a retencin en la fuente sobre pagos
laborales con el procedimiento 1 (artculo 385 del E.T.),
el valor de la prima legal de servicios que se les cancele
en junio y diciembre debe ser sometida a depuracin
independiente de los dems pagos laborales de ese mes y
de esa forma definir si queda sometida o no a retencin en
la fuente. La prima se liquida proporcionalmente al tiempo
laborado.

36.

Gasto por impuestos

Debe recordarse que fiscalmente son deducibles en un


100% solamente los impuestos de industria y comercio,
avisos y tableros y predial que tengan relacin de
causalidad con los ingresos y que hayan sido pagados en
el ao en curso. En cambio el impuesto a los gravmenes
financieros es deducible en un 50% el ao 2013. (Ver art.
115 del E.T.).
Por tanto, no son deducibles otros gastos por impuesto
tales como impuesto de timbre, vehculos, registro, turismo,
impuesto al patrimonio, etc.

Gua para un buen cierre contable

Con relacin a las contribuciones y tasas aeroportuarias,


aunque la DIAN las rechaza como deducibles, hay criterios
encontrados al respecto.

30.

Gastos que forman diferencias temporales y


que dan lugar a Impuesto diferidos

Cuando algn gasto contable no es aceptado


transitoriamente como un gasto fiscal (ejemplo, el gasto
por impuesto de industria y comercio que solamente
estaba causado pero no pagado), es claro que con ello se
tendra que pagar transitoriamente un mayor impuesto
de renta (se dice transitoriamente pues en el ejercicio
siguiente, cuando el gasto ya quede pagado, aparecer
en la renta fiscal disminuyendo el impuesto de ese ao
siguiente).
Esos mayores impuestos transitorios se deben reflejar
entonces en la cuenta 171076 - Impuesto diferido dbito
y con eso se evita aumentar el gasto impuesto de renta
de la cuenta 540405 que es la que disminuye la utilidad
disponible a socios. Cuando en el ao siguiente el gasto
que fue transitoriamente no deducible se pueda llevar
como deducible y con eso se disminuya el impuesto de
ese ao siguiente, entonces el valor que vena debitado en
la cuenta 171076 se acreditar y se debitar en la cuenta
540405.

38.

Revisin de los dems gastos e ingresos

Los gastos, compras, costos e ingresos causados hasta el


31 de diciembre del ao en curso deben registrarse en
el perodo al que en verdad corresponden. Si algn gasto
o costo no se alcanzan a registrar en el periodo al cual
pertenecen y terminan siendo registrados contablemente
en el ao siguiente (ver art.106 del decreto 2649 de
1993), en la declaracin de ese ao siguiente tales gastos
no sern aceptados fiscalmente, pues son gastos que
debieron haber sido denunciados en el periodo anterior.

39.

Gasto por donaciones

Solo son deducibles fiscalmente las donaciones que sean


hechas a las entidades mencionadas en los artculos
125 y siguientes del Estatuto tributario. Tales entidades
deben expedir certificados por las donaciones que
recibieron llenando los requisitos de ley y firmados
por contador pblico o revisor fiscal con el nmero de
matrcula.
Las Donaciones solo son deducibles en el impuesto de
renta ordinario, ya que en el impuesto de renta a la
equidad no son permitidas.

40.

Gasto por intereses

Cuando se paguen intereses por mora a proveedores, estos


deben ser facturados indicando la cuanta, tasa y perodo de
pago.
En general, en los pagos o causaciones de intereses se debe
tener identificado los datos del beneficiario (nombre, Nit,
direccin) y tambin el monto base, la tasa de inters, el
perodo de causacin y la retencin en la fuente practicada.
Se debe tener en cuenta la correcta liquidacin de la
retencin en la fuente sobre rendimientos en el ao en
curso. Los intereses y sanciones pagadas a entidades del
Estado no son deducibles y constituyen fiscalmente una
diferencia permanente. El exceso de intereses pagados
sobre la tasa de usura no es deducible.

41.

Venta de propiedad, planta y equipo

Cuando se han vendido activos fijos, se requiere tener en


cuenta su costo hasta la fecha de venta para determinar la
utilidad.
Las ventas de la propiedad, planta y equipo despus de
haberlos conservado por ms de dos aos se toman en
cuenta como ganancia ocasional y no dentro de la renta
ordinaria.
Deben tenerse en cuenta los efectos fiscales para la
empresa y socios o accionistas en la venta de propiedad
planta y equipo si fueron activos que fiscalmente se
sometieron al saneamiento fiscal del ao 1995 segn el
artculo 90-2 del E.T. (art. 80 de la Ley 223 de 1995).

42.

Otros tipos de contratos u operaciones

Las empresas que tienen patrimonios autnomos en


fiduciarias, contratos de mandato, contratos de asociacin,
de cuentas de participacin o concesiones o uniones
temporales, debern hacer un anlisis de cada situacin al
final del perodo.

43.

Estados financieros comparativos

Recordamos que los estados financieros bsicos (Balance


General, Estado de Resultados, Cambios en el patrimonio,
Cambios en la Situacin financiera y Flujos de Efectivo)
deben ser comparativos y deben tener las revelaciones
que el decreto 2649 de 1993 establece(ver art. 22 y 32 del
decreto 2649 de 1993). Adems, los entes no comerciales y
los que califiquen como microempresas en los trminos del
art. 2 de la Ley 905 de 2004 solo estn obligados a emitir el
Balance General y el Estado de Resultados (ver pargrafo del

11

Gua para un buen cierre contable

art. 22 del decreto 2649 de 1993 adicionado con el decreto


1878 de 2008).

condicin formal de ser un pronunciamiento de obligatorio


acatamiento.

Observe que las reclasificaciones en los saldos a 31 de


diciembre del ao en curso sean soportadas con nota.

47.

44.

Revelacin en los estados financieros

Son aplicables las revelaciones respecto de los estados


financieros de propsito general y deben utilizarse para
preparar y presentar otros estados, siempre que fueren
apropiadas.
Los estados financieros y dems informacin contable que
deba ser presentada a las autoridades publicada con su
autorizacin, se rigen por normas especiales que stas
dicten, las cuales deben sujetarse al marco conceptual de la
contabilidad y a las normas tcnicas generales.

45.

Notas a los Estados Financieros

Las notas, como presentacin de las prcticas contables


y revelacin de la empresa, son un todo indivisible con
todos y cada uno de los estados financieros. Las mismas
deben prepararse por los administradores, con sujecin
a las siguientes reglas (ver art. 114 del decreto 2649 de
1993):

Cada nota debe aparecer identificada mediante


nmeros letras y debidamente titulada, con el
fin de facilitar su lectura y su cruce con los estados
financieros respectivos.

Cuando sea prctico y significativo, las notas se


deben referenciar adecuadamente en el cuerpo de
los estados financieros.

Las notas iniciales deben identificar el ente


econmico, resumir sus polticas y prcticas
contables y los asuntos de importancia relativa.

Las notas deben ser presentadas en una secuencia


lgica, guardando en cuanto sea posible el mismo
orden de los rubros de los estados financieros.

Las notas no son un sustituto del adecuado


tratamiento contable en los estados financieros.

46.

Estado de cambios en la situacin financiera

Para su preparacin, es conveniente utilizar como gua la


Disposicin Profesional (Pronunciamiento) No. 9 del Consejo
Tcnico de la Contadura, no obstante que no tenga la

12

Estado de flujos de efectivo

Para su preparacin conviene utilizar como gua la


Disposicin Profesional (Pronunciamiento) No. 8 del
Consejo Tcnico de la Contadura, no obstante que no
tenga la condicin formal de ser un pronunciamiento de
obligatorio acatamiento.

48.

Informacin exgena tributaria a la DIAN

De acuerdo con el artculo 631 del Estatuto Tributario, la


Administracin de Impuestos puede solicitar anualmente
informacin exgena sobre datos informados en
declaracin de renta, o las de IVA o las de retencin en
la fuente. Por lo tanto se debe contar con la informacin
que respalda tales declaraciones y tenerla con el mayor
grado de detalle posible (datos de los beneficiarios
incluidas las direcciones de correo urbano, valores bases,
etc.).
En el presente ao 2014, la resolucion No. 273 donde
se dice cul informacin del 2013 se ha de reportar y
quines deben reportarla.

49.

Plan nico de Cuentas (PUC)

En Colombia existen actualmente en uso 19 planes de


cuenta. Los entes obligados a llevar contabilidad deben
presentar sus estados financieros de acuerdo con el Plan
nico de Cuentas (PUC) que le indique la entidad que los
inspecciona o vigile.
Las entidades sin nimo de lucro no estn obligados a
utilizar el PUC establecido para comerciantes, pero pueden
adaptarlo si lo desean (ver los conceptos de Supersociedades
220-7810 de 1994, 26713 del 2 de noviembre de 1994 y
101428 del 11 de noviembre de 1999).

50.

Planificacin de impuestos

Se debe hacer planificacin de Impuestos con base en los


estados financieros de octubre noviembre y su proyeccin
a 31 de diciembre del ao en curso, con el fin de determinar
el impacto de impuestos de renta analizando las alternativas
vlidas para que el pago sea el valor justo.

51.

Declaraciones tributarias aduaneras

Es preciso enterarse de las disposiciones que sobre este


tema estn vigentes.

Gua para un buen cierre contable

52.

Verificacin de afirmaciones

Los administradores estn obligados a analizar y deben


estar enterados del contenido de los estados financieros,
pues son responsables de su proceso de obtencin, como
lo indica el artculo 57 del Decreto 2649 de diciembre de
1993.

53.

Certificacin y Dictamen de los estados Financieros

Los estados financieros bsicos deben ser certificados y


firmados por el representante legal y el contador pblico
y deben ser dictaminados por el revisor fiscal, si existe esa
figura.

54.

Informe de Gestin

Adems de los aspectos contemplados en el artculo 47 de


la Ley 222/95, este informe debe contener la modificacin
que a esa norma se hizo con el art. 1 de la Ley 603 del 27
de julio del ao 2000. En el numeral 4 del art.47 de la Ley
222 de 1995 se indica que el informe de Gestin debe
indicar el estado de cumplimiento de las Normas sobre
propiedad intelectual y derechos de autor por parte de la
sociedad.
Adems, en mayo 6 de 2010 la Supersociedades expidi su
Circular externa 300-000002 para indicar que cuando los
administradores hagan mencin en su informe de gestin
sobre si la sociedad ha cumplido o no con las normas
sobre propiedad intelectual, tal afirmacin deber estar
respalda con evidencias que lo sustenten.

55.

Estado de cumplimiento de las normas de


derecho de autor

La Ley 603 del 27 de julio del ao 2000 establece en su


artculo 2 lo siguiente:
Las autoridades tributarias Colombianas podrn
verificar el estado de cumplimiento de las normas
sobre derecho de autor por parte de las sociedades
para impedir que, a travs de su violacin, tambin
se evadan tributos.

56.

Informacin del DANE (Departamento


Administrativo Nacional de Estadstica)

Cada ao, si el DANE lo llega a solicitar, se debe preparar


informacin solicitada por esta entidad para fines
estadsticos. La informacin que se entrega se extrae de la
contabilidad y de reportes de tipo administrativos.

57.

Registro de proponentes en las cmaras de comercio

Este registro deben efectuarlo todas las personas que


aspiren a celebrar, con entidades del Estado, contratos
de obra, consultora, suministro y compraventa de bienes
muebles. Hace pblica la actividad que desarrolla el
proponente, certifica la capacidad tcnica y econmica
que tiene quien se registra para contratar con el Estado
y permite agilizar la contratacin con el Estado. Se debe
consultar la norma que ahora qued contenida en el
decreto 1464 de abril 29 de 2010.

58.

Sistema de Informacin para la Vigilancia de la


Contratacin Estatal - SICE

Segn el pargrafo del artculo 1 de la Ley 598 de 2000,


el SICE se cre como instrumento para garantizar la
transparencia de la actividad contractual en cumplimiento
de los fines del Estado.
Concordando el artculo 3 de la Ley 598 de 2000 con los
artculos 43 y 48 de la Resolucin 05313 de 2002, expedida
por La Contralora General de La Repblica, la inscripcin de
los precios en el SICE y su correspondiente actualizacin es
requisito indispensable para poder contratar con el Estado.
Estos requisitos deben cumplirse en su integridad y no
parcialmente, de manera que cuando se advierta que uno o
varios requisitos de una lista general no ha sido actualizado
o registrado, debe entenderse que el requisito no ha sido
cumplido en su totalidad.

Aspectos Tributarios en el Cierre


En la planeacin
En asuntos tributarios, los
de una revisin
errores que se repiten suelen
financiera y de
ser de alto costo en materia de
planeacin
fiscal, es
sanciones y rechazos de costos
preciso
el
seguimiento
o pasivos, por ejemplo cuando
de recomendaciones
en los pagos a terceros no se
sobre control interno y
identifica correctamente a los
tributario de trabajos
beneficiarios, con direccin y
anteriores.
verificacin de RUT, an cuando
constituye una labor de parametrizacin casi diaria.

Lista de errores frecuentes en el manejo tributario


Aceptar documentos externos, soporte de costos


y deducciones sin requisitos del artculo 771-2
Estatuto Tributario.

Inapropiada Identificacin (sin copia RUT) para


contratos firmados con personas del rgimen
simplificado (artculo 177-2 Estatuto Tributario).

13

Gua para un buen cierre contable

La falta del documento equivalente por compras a


personas no obligadas a facturar (Artculo 3 Decreto
3050 de 1997).

Conceptos registrados en ingresos no operacionales


que no han sido facturados debidamente de
acuerdo con el artculo 615 del Estatuto Tributario.

Diferencias no conciliadas entre las declaraciones


de retencin en la fuente, autorretencin del CREE,
declaracionesd el IVA, retenciones de ICA, y los
libros de contabilidad.

Impuestos descontables no procedentes por antigedad


superior a dos perodos
Facturas de venta sin identificar al comprador con su NIT
(ver Literal c) Artculo 617 Estatuto Tributario)
No identificacin en el sistema contable de las cuentas de
aportes parafiscales y de seguridad social para las cuentas
del grupo 7 del PUC (costos de operacin y produccin).

Recomendaciones
Modificaciones
No cambiar o modificar estados financieros ya expedidos a
terceros, o modificar los libros oficiales.
Errores u omisiones
Recordar que cualquier error u omisin se debe salvar
con un nuevo asiento en la fecha en que se advirtiere (Ver
ltimo inciso del artculo 56, y el art.106, ambos en el DR
2649 de 1993).
Partidas de balance con efectos en vigencias futuras
Tenga en cuenta las partidas de balance con efectos en
vigencias futuras. Esas partidas son:
Los anticipos entregados a terceros,
anticipos recibidos,
ingresos diferidos,
cargos diferidos y
gastos anticipados.
El anlisis consiste en determinar si los rubros no han sido
causados en los perodos correspondientes o si existen
documentos pendientes por legalizar, incluso, de ejercicios
anteriores.

14

En oportunidades se pueden detectar gastos o ingresos no


registrados en la vigencia fiscal correspondiente.
Anlisis de partidas conciliatorias entre el resultado
contable y el fiscal
Resulta no solo prudente sino conveniente revisar los
rubros de partidas conciliatorias entre la renta contable y la
renta fiscal, con el balance de perodo intermedio como se
dijo de los meses de septiembre, octubre o bien noviembre,
a fin de estimar su valor al cierre de ao.
Pedir estados de cuenta
Es preciso pedir los estados de cuenta de la DIAN y las
administraciones municipales, al menos trimestralmente,
pues a veces no se imputan las declaraciones ni los pagos
efectuados.
Revisar causacin y pago de parafiscales y Seguridad
Social
Conviene analizar las bases salariales para aplicarle los
porcentajes de parafiscales y seguridad social. Igualmente
verificar la PILA como evidencia de que el pago se hizo, ya
que no estar a paz y salvo, antes de presentar la declaracin
de renta genera contingencia de rechazo de los salarios(ver
art. 664 del E.T.).
Conciliacin y cruce de informacin con terceros
Se recomienda en los ltimos meses del ao cruzar la
informacin de los estados financieros con los terceros, a fin
de establecer las diferencias y conciliarlas al 31 diciembre.
Para aplicar el beneficio de auditoria
Se deben revisar las retenciones a favor practicadas por
clientes, dado que su inconsistencia podra hacerlo perder.
Contratos de mandato
Los dineros de terceros manejados bajo esta modalidad
deben coincidir con los registros contables efectuados por
el mandatario. Para ello el mandante debe obtener los
certificados que emita el Mandatario.
Verificacin de la numeracin autorizada por la DIAN
(tanto la propia como la de los proveedores)
Al no haber un requisito legal que condicione la
procedencia del costo o gasto al hecho de que la
factura cuente o no con la resolucin de autorizacin

Gua para un buen cierre contable

de numeracin de la facturacin emitida por la DIAN,


es aconsejable verificar que la facturacin propia y de
los proveedores s contengan esa resolucin, pues hay
pronunciamientos del Consejo de Estado en el sentido de no
admitir gastos que se soporten en documentos que violen el
ordenamiento jurdico.
Es posible que la DIAN visite al proveedor para sancionarlo
al detectar esta inconsistencia,
Conseguir los certificados
Los ingresos no gravados, o ciertos costos, deducciones
y otros beneficios tributarios requieren de una prueba
para que sean aceptados fiscalmente. En consecuencia,
deben acopiarse los certificados correspondientes de las
donaciones, dividendos no gravados. Es conveniente
conseguirlos antes de presentada la declaracin de renta.
Necesidad de actualizar las responsabilidades del RUT
La no actualizacin del RUT dentro de los dos meses
siguientes al hecho que ameritaba su actualizacin (como
un cambio en la direccin del contribuyentes, o un nuevo
nombramiento de Representante Legal o contador, etc.), se
sanciona con el equivalente a una (1) UVT por cada da de
atraso. Y si es por no actualizacin de la direccin o de la
actividad econmica, la sancin es de dos (2) UVT por cada
da de atraso (ver art. 658-3 del E.T.)
Posibilidad de utilizar el beneficio de disminucin del
anticipo en renta
El Art. 809 E.T. contempla que a solicitud del contribuyente,
el administrador de impuestos nacionales respectivo o sus
delegados, autorizarn mediante resoluciones de carcter
especial, reducciones proporcionales del anticipo del
impuesto en los siguientes casos:
a) Cuando en 3 los primeros meses del ao o perodo
gravable al cual corresponda el anticipo, los ingresos
del contribuyente hayan sido inferiores al 15% de los
ingresos correspondientes al ao o perodo gravable
inmediatamente anterior;
b) Cuando en los 6 primeros meses del ao o perodo
gravable al cual corresponda el anticipo, los ingresos
del contribuyente hayan sido inferiores al 25% de los
ingresos correspondientes al ao o perodo gravable
inmediatamente anterior.
Al respecto, se deben tomar en cuenta las instrucciones que
la DIAN suministr en su Circular 044 de junio 1 de 2009.

Emitir los certificados que se deben expedir


En el decreto que el Ministerio de Hacienda expide siempre
al final del ao fiscal (el ms reciente fue el Decreto 2972,
Diciembre 20 de 2013), en el que se dispone:
Artculo 42. Obligacin DE EXPEDIR CERTIFICADOS
POR PARTE DEL AGENTE RETENEDOR DEL IMPUESTO
SOBRE LA RENTA Y COMPLEMENTARIOS, IMPUESTO
SOBRE LA RENTA PARA LA EQUIDAD, CREE Y DEL
GRAVAMEN A LOS MOVIMIENTOS FINANCIEROS.
Los agentes retenedores del impuesto sobre la
renta y complementarios, los que lo fueron en el
impuesto sobre la renta para la equidad CREE en
vigencia del Decreto 862 de 2013 y del Gravamen
a los Movimientos Financieros debern expedir, a
ms tardar el 17 de marzo de 2014, los siguientes
certificados por el ao gravable 2013:
1. Los certificados de ingresos y retenciones por
concepto de pagos originados en larelacin laboral o
legal y reglamentaria a que se refiere el artculo 378
del Estatuto Tributario.
2. Los certificados de retenciones por .conceptos
distintos a pagos originados en la relacin laboral
o legal y reglamentaria, a que se refiere el artculo
381 del Estatuto Tributario y del Gravamen a los
Movimientos Financieros.
3. Los certificados de retenciones a ttulo de Impuesto
sobre la renta para la Equidad, CREE expedidos por los
agentes retenedores que efectuaron retenciones en
vigencia del Decreto 862 de 2013.
En el caso de la certificacin del valor patrimonial de
acciones y aportes, as como la parte gravada y no gravada
de dividendos, participaciones o rendimientos, el plazo
para su expedicin es 15 das calendarios una vez hecha la
solicitud.
Para los certificados de retencin de IVA, los 15 das
calendarios para expedirlos corren a partir del bimestre o
cuatrimestre en que se practic la retencin
Sancin por no expedicin o expedicin indebida de
certificados de retencin
No expedir oportunamente los certificados o expedirlos con
cifras equivocadas, implica a exponerse a las sanciones de
los artculos 666 y 667 del E.T. donde se lee:

15

Gua para un buen cierre contable

Articulo 666. Responsabilidad penal por no certificar


correctamente valores retenidos. Los retenedores
que expidan certificados por sumas distintas a las
efectivamente retenidas, as como los contribuyentes
que alteren el certificado expedido por el retenedor,
quedan sometidos a las mismas sanciones previstas en
la ley penal para el delito de falsedad.
Tratndose de sociedades u otras entidades
quedan sometidas a esas mismas sanciones las
personas naturales encargadas en cada entidad del
cumplimiento de las obligaciones. Para tal efecto,
las empresas debern informar a la respectiva
Administracin o Recaudacin la identidad de la
persona que tiene la autonoma suficiente para
realizar tal encargo. De no hacerlo, las sanciones
recaern sobre el representante legal de la entidad.
En la informacin debe constar la aceptacin del
empleado sealado.
Artculo 667. Sancin por no expedir certificados.
Los retenedores que, dentro del plazo establecido por
el Gobierno Nacional, no cumplan con la obligacin
de expedir los certificados de retencin en la fuente,
incluido el certificado de ingresos y retenciones,
incurrirn en una multa hasta del cinco por ciento (5%)
del valor de los pagos o abonos correspondientes a los
certificados no expedidos.
La misma sancin ser aplicable a las entidades que
no expidan el certificado de la parte no gravable de los
rendimientos financieros pagados a los ahorradores.
Cuando la sancin a que se refiere el presente artculo,
se imponga mediante resolucin independiente,
previamente, se dar traslado de cargos a la persona o
entidad sancionada, quien tendr un trmino de un (1)
mes para responder.
La sancin a que se refiere este artculo, se reducir
al diez por ciento (10%) de la suma inicialmente
propuesta, si la omisin es subsanada antes de que
se notifique la resolucin de sancin; o al veinte por
ciento (20%) de tal suma, si la omisin es subsanada
dentro de los dos meses siguientes a la fecha en
que se notifique la sancin. Para tal efecto, en uno
y otro caso, se deber presentar, ante la oficina que
est conociendo de la investigacin, un memorial
de aceptacin de la sancin reducida, en el cual se
acredite que la omisin fue subsanada, as como el
pago o acuerdo de pago de la misma.

16

En fallo del 10 de febrero de 2003, expediente 12859, El


consejo de Estado dijo lo siguiente sobre este tema:
De una interpretacin armnica de los art. 379 y 667
del ET se puede colegir que la obligacin de expedir
certificados de retencin en la fuente por parte de
los agentes retenedores conlleva la de elaborarlos
o extenderlos por escrito con los requisitos legales
y entregarlos o despacharlos en la medida en que
sea posible para el obligado a su expedicin, ya
que elaborarlos y no entregarlos hara nugatoria la
intencin del legislador, considerando que el sujeto
pasivo de la retencin (retenido) se quedara sin el
soporte fundamental para descontar el importe de la
retencin en el formulario de declaracin de renta o en
su defecto remplazar la propia declaracin en el caso
de los asalariados no declarantes de que tratan los arts.
6 y 244 del mismo Estatuto. Por tanto, la expedicin de
los certificados de ingresos y retenciones no pueden
depender de la solicitud que de ellos haga el propio
trabajador, as ya no tenga vinculacin laboral o legal
y reglamentaria con el agente retenedor, sino que debe
elaborarse y entregarse antes de la fecha sealada
por el Gobierno Nacional en el decreto de plazos que
anualmente promulga y su expedicin no puede ser
remplazada por el original, copia o fotocopia autntica
del documento donde conste el pago, ya que esto
ltimo solamente est permitido para los certificados
de retencin por otros conceptos segn lo previsto por el
par.1 art 381 del E.T.
Adems, conocindose que desde hace tiempo la norma
del artculo 10 del decreto 836 de 1991 les permite a los
agentes de retencin expedir los certificados anuales
de retencin en la fuente mediante formas continuas
generadas con un software contable y sin la necesidad
de la firma autgrafa de alguna persona vinculada a la
empresa, la DIAN ha indicado, en su concepto, que el
agente retenedor podra poner, en su propia pgina Web
de Internet, la posibilidad para que cada sujeto pasivo entre
all , descargue e imprima su respectivo certificado anual
de retencin en la fuente pues el resultado final sera igual
al que se obtiene si es el agente de retencin el que lo
imprime y luego lo despacha por correo urbano.
Sancin por inexactitud en declaraciones de retenciones
en la fuente
En el Art. 647 E.T. inciso tercero se lee:
Sin perjuicio de las sanciones de tipo penal vigentes
por no consignar los valores retenidos, constituye
inexactitud de la declaracin de retenciones en la

Gua para un buen cierre contable

fuente, el hecho de no incluir en la declaracin la


totalidad de retenciones que han debido efectuarse, o
el efectuarlas y no declararlas, o el declararlas por un
valor inferior. En estos casos la sancin por inexactitud
ser equivalente al ciento sesenta por ciento (160%) del
valor de la retencin no efectuada o no declarada.
Con la advertencia de esta sancin tan alta, que puede
reducirse en la etapa de discusin, es evidente el cuidado
que se debe establecer en la prctica adecuada de las
retenciones en la fuente.
La ausencia de retencin en la fuente hace improcedentes
los costos y gastos
En el Art. 177 E. T. se dispone:
Las deducciones estn sujetas a las mismas
limitaciones sealadas para los costos, en los Art. 85 a
88, inclusive. No sern deducibles los pagos respaldados
en documentos frente a los cuales no se cumpla lo
previsto en el numeral 3 art. 522. Tampoco sern
procedentes los costos o deducciones respecto de los
cuales no se cumpla con la obligacin sealada en
artculo 632.

Imprecisin en medios magnticos nacionales y


locales.
Informacin exgena por impuestos nacionales y
municipales

Para preparar esta informacin anual es necesario contar


con la informacin detallada de los terceros y valores que
se haya llevado a lo largo del ao a las declaraciones de IVA,
de Retencin en la fuente y de Industria y comercio al igual
que la informacin de lo que se ha de llevar a la declaracin
de renta pues debe haber total armona entre lo que digan
esas declaraciones y lo que se dir en estos reportes al
punto que si despus de presentada esta informacin se
terminan haciendo correcciones las declaraciones en ese
caso tambin habr necesidad de corregir estos informes
exponindose de esa forma a las sanciones especiales de la
Resolucin 11774 de diciembre de 2005.

Art. 632. Deber de conservar informaciones y pruebas.


Para efectos del control de los impuestos administrados
por la DIAN, las personas o entidades, contribuyentes
o no contribuyentes de los mismos, debern conservar
los siguientes documentos, informaciones y pruebas:
1,2
3. La prueba de la consignacin de las retenciones en la
fuente practicadas en su calidad de agente retenedor.
Consecuencias de un mal cierre

Asignacin de costos y gastos del ao anterior a


este ao.

Asignacin de costos y gastos de este ao al ao


siguiente.

Registros impropios de activos, pasivos y


provisiones.

Contingencias en retenciones en la fuente por


renta, timbre, IVA e ICA.

Sancin por inexactitud en retenciones en la


fuente.

17

Gua para un buen cierre contable

ESTADOS
FINANCIEROS
Al realizar varios cierres contables en el ao, estados financieros deben ser comparativos
Cierres contables mnimos en el ao
Generalmente las
sociedades hacen
un cierre contable por
ao, pero hay situaciones
que hacen necesario
hacer dos o ms, caso
en el cual dichos cierres,
a su finalizacin, deben
preparar y difundir
estados financieros
de propsito general
comparativos.

Esta actividad es inevitable,


pues cuando una sociedad
se constituye, es su escritura
pblica debe contener las
fechas en que se harn, como
observarn en la siguiente
norma, nos habla en plural:
Cdigo de Comercio

Art. 110. Requisitos para


la constitucin de una
sociedad. La sociedad comercial se constituir por
escritura pblica en la cual se expresar: []8) Las
fechas en que deben hacerse inventarios y balances
generales, y la forma en que han de distribuirse los
beneficios o utilidades de cada ejercicio social, con
indicacin de las reservas que deban hacerse. []

Pero el hecho que no est plasmado por algn motivo en el


documento constitutivo, igual es una obligacin legal:
Cdigo de Comercio
Art. 422. Reuniones ordinarias de la asamblea
general reglas. Las reuniones ordinarias de
la asamblea se efectuarn por lo menos 1 vez
al ao, en las fechas sealadas en los estatutos
y, en silencio de stos, dentro de los 3 meses
siguientes al vencimiento de cada ejercicio, para
examinar la situacin de la sociedad, designar
los administradores y dems funcionarios de su
eleccin, determinar las directrices econmicas
de la compaa, considerar las cuentas y balances
del ltimo ejercicio, resolver sobre la distribucin
de utilidades y acordar todas las providencias
tendientes a asegurar el cumplimiento del objeto
social. []

18

Art. 445. Balance general e inventario de las


sociedades annimas. Al fin de cada ejercicio social y
por lo menos 1 vez al ao el treinta y uno de diciembre,
las sociedades annimas debern cortar sus cuentas
y producir el inventario y el balance general de sus
negocios []
Varios cierres contables en el ao, segn estatutos u
otras causas, sern comparados
Si se deben hacer varios cierres contables porque as
lo prevn los estatutos u otras causas, caso en el cual
los administradores lo debern hacer, conforme a los
principios o normas generales de la contabilidad (Decreto
2649 de 1993 Art. 9 y ss).
De tal manera que si son varios cierres en el ao, la
administracin obligatoriamente debe elaborar inventario
y balance general con corte a las fechas establecidas
en los estatutos, generalmente cuando son varios
estatutariamente, la tendencia es que sean semestrales
y en algunos casos, hasta trimestrales, caso en el cual
entonces, el administrador tendr la obligacin de velar
porque se elaboren inventarios y balance general que
correspondan a las fechas acordadas.
Pero esos varios cierres contables en el ao, deben ser
comparados, veamos lo que sobre ser comparados seala
la Supersociedades en Concepto 220-092886 del 17 de
Octubre de 2012:
Por su parte, del Decreto 2649/93, por el cual se
reglamenta la contabilidad en general y se expiden
los principios o normas de contabilidad generalmente
aceptados en Colombia, son pertinentes los
siguientes preceptos:
- El artculo 9 seala El ente econmico debe
preparar y difundir peridicamente estados
financieros, durante su existencia.

Gua para un buen cierre contable

Los cortes respectivos deben definirse previamente,


de acuerdo con las normas legales y en consideracin
al ciclo de las operaciones.
Por lo menos una vez al ao, con corte al 31 de
diciembre, el ente econmico debe emitir estados
financieros de propsito general.
- A su turno, el art. 21 define los estados financieros
de propsito general como . aquellos que se
preparan al cierre de un perodo para ser conocidos
por usuarios indeterminados, con el nimo principal
de satisfacer el inters comn del pblico en evaluar
la capacidad de un ente econmico para generar
flujos favorables de fondos. Se deben caracterizar por
su concisin, claridad, neutralidad y fcil consulta.
Son estados financieros de propsito general, los
estados financieros bsicos y los estados financieros
consolidados, al paso que el artculo 22 siguiente
establece Son estados financieros bsicos:
1. El balance general. 2. El estado de resultados. 3. El
estado de cambios en el patrimonio. 4. El estado de
cambios en la situacin financiera, y 5. El estado de
flujos de efectivo.
Por ltimo, el art. 32 define los estados financieros
comparativos como . aquellos que presentan
las cifras correspondientes a mas de una fecha,
perodo o ente econmico. Los estados financieros
de propsito general se deben preparar y presentar
en forma comparativa con los del perodo
inmediatamente anterior, siempre que tales perodos
hubieren tenido una misma duracin. En caso
contrario, la comparacin se debe hacer respecto
de estados financieros preparados para mostrar
un mismo lapso del ciclo de operaciones. (.).
(Los subrayados son nuestros). De la normativa
relativa a las normas de contabilidad se observa, en
primer lugar, que concordante con lo dispuesto en el
Ordenamiento Mercantil tambin prev la obligacin
de cortar las cuentas a 31 de diciembre de cada ao
cuando en los estatutos sociales no se determinan las
fechas en las que el ente econmico debe preparar y
difundir estados financieros.
En segundo lugar, adems seala la forma y
caractersticas que los entes econmicos deben
observar en la elaboracin de los estados financieros
de propsito general, que son los que de acuerdo
con la ley se preparan al cierre de un perodo,
sumado a que tambin impone que los mismos
deben preparase en forma comparativa, esto quiere
decir que las cifras que corresponden a un periodo se

presentan frente a las que corresponden al periodo


inmediatamente anterior, lo que le permite a los
asociados apreciar la evolucin de los negocios sociales,
y de consiguiente la gestin de los administradores,
que es precisamente una de las caractersticas de los
estados financieros de propsito general.
En ese orden de ideas, los entes societarios, lo que
incluye a las sociedades annimas, pueden establecer
estatutariamente ms de un corte de cuentas, en
caso afirmativo los administradores de la sociedad
estn en la obligacin de cortar sus cuentas y
elaborar los estados financieros de propsito general
comparativos conforme a las prescripciones legales
y a las normas de contabilidad establecidas, en las
fechas determinadas en los estatutos, lo que de otra
manera significa que si la sociedad tiene previsto cortes
semestrales, en cada uno de los cierres debe preparar
y difundir estados financieros de propsito general
comparativos, informacin financiera que deber
remitirse a la Entidad luego de que hayan sido puestos
a consideracin del mximo rgano social y siempre
que la sociedad se encuentre en alguna de las causales
de vigilancia (Decreto 4350 de 2006), o tratndose de
sociedades en inspeccin cuando la Entidad as lo haya
solicitado, dentro de los plazos que anualmente define
la Entidad a travs de Circular Externa, con fundamento
en las atribuciones de inspeccin y vigilancia previstas
en los artculos 83 y 84 de la Ley 222 de 1995.
Solo queda por sealar, conforme lo antes expuesto,
cuando un ente econmico por estatutos tiene ms de
un corte de cuentas durante un ao -primero de enero y
treinta y uno diciembre-, no es ni tcnica, ni legalmente
procedente presentar estados financieros anualizados,
asunto por el cual indaga en su comunicacin. []
(Subrayado nuestro).

Es vlida la costumbre de dejar documentos


en blanco para hacer ajustes en el cierre
contable del ao?
En muchas empresas se acostumbra dejar documentos
en blanco para con ellos registrar las operaciones que
se deriven de los procesos de revisin a las cifras del cierre
del ao, y as no tener que frenar la generacin de nuevos
documentos con numeracin consecutiva en el nuevo ao que
se inicia. En este editorial examinamos si existen normas que
permitan dicha costumbre contable.

Cuando se acerca la fecha del cierre contable, es sabido que


en la gran mayora de las empresas se efectan muchas
operaciones relacionadas con la revisin a fondo de varias

19

Gua para un buen cierre contable

de las partidas de los Estados Financieros (bancos, cuentas


por cobrar, inventarios, activos fijos, pasivos laborales,
obligaciones financieras, ingresos, gastos, etc.).
El objetivo de tales revisiones es poder contar con unas
cifras ms exactas con las cuales se podrn emitir los
Estados Financieros de fin de ejercicio los cuales son
empleados para poder efectuar distribuciones de utilidades
a los socios, informes a los entes de vigilancia y control y
hasta para la definicin de los valores que se llevarn a la
declaracin anual del impuesto de renta.
Sin embargo, esas revisiones sobre las cifras del cierre del
ao se pueden extender hasta finales del mes de enero o
mediados de Febrero del ao siguiente, y esos son meses
en los que para la empresa no se pude interrumpir la
generacin de los documentos con los cuales de soportaran
las operaciones de ese nuevo ao que empieza a transcurrir
(se tienen que emitir comprobantes de egreso, notas de
contabilidad, facturas de venta, recibos de caja, etc.).
La solucin est en dejar documentos en blanco
Por consiguiente, si para cumplir con las normas y para
efectos de control interno, en la generacin de los
documentos internos de la empresa se tiene que guardar un
consecutivo en la numeracin los documentos (ver Artculo
123 y 124 del Decreto 2649 de 1993), pero al mismo tiempo
resulta que de las revisiones que se estn efectuando a las
cifras del cierre del ao se puede hacer necesario generar
documentos para reconocer ajustes y dems operaciones
que son de ese ao que se est cerrando, es por ello que en
los departamentos contables se acostumbra dejar algunos
documentos en blanco o nmeros de documentos sin
generar (como por ejemplo notas contables, o facturas de
venta, o recibos de caja).
Al reservar esos documentos en blanco, pueden entonces
seguir con la numeracin en forma consecutiva para el
nuevo ao que se inicia y con la tranquilidad de que si
se llega a necesitar hacer registros en el ao que se est
cerrando entonces se usarn en ese caso los documentos
que dejaron apartados en blanco.
Si una vez finalizadas las revisiones a las cifras del cierre del
ao esos documentos dejados inicialmente en blanco no se
llegan a utilizar, entonces los mismos se proceden a anular.
Existe norma contable que avala esta costumbre
Ahora bien, aunque lo anterior pueda parecer algo irregular
en el manejo de la documentacin contable de la empresa,
sucede que existen dos normas en el decreto 2649 de

20

1993 en las cuales se puede sustentar que tal prctica s


terminara siendo algo valido.
Nos referimos a las normas contenidas en los artculos 58 y
59 del mencionado decreto en donde leemos lo siguiente:
ART. 58. Ajustes. Antes de emitir estados
financieros deben efectuarse los ajustes necesarios
para cumplir la norma tcnica de asignacin,
registrar los hechos econmicos realizados que no
hayan sido reconocidos, corregir los asientos que
fueron hechos incorrectamente y reconocer el efecto
de la prdida de poder adquisitivo de la moneda
funcional.
ART. 59. Tratamiento de informaciones conocidas
despus de la fecha de cierre. Debe reconocerse
en el perodo objeto de cierre el efecto de las
informaciones conocidas con posterioridad a la
fecha de corte y antes de la emisin de los estados
financieros, cuando suministren evidencia adicional
sobre condiciones que existan antes de la fecha de
cierre.
(El subrayado es nuestro)
Por consiguiente, y basndonos en lo que dice el artculo
59 antes citado, mientras no se hayan emitido los Estados
Financieros de fin de ao s es correcto el estar efectuando
los registros necesarios en el periodo de cierre para
reconocer dentro de ese ejercicio los ajustes que se van
detectando en el mes o meses siguientes.
Y en tales casos, obviamente que se hara necesario
usar esos documentos en blanco de los que hablamos
anteriormente.
Adems, una vez sean emitidos los Estados Financieros
(es decir, que se asienten las cifras definitivas en los libros
oficiales y se publiquen los Estados financieros con sus
respectivas certificaciones y dictmenes), entonces ya no
se podrn hacer ms registros en ese periodo de cierre y
si se siguen detectando posteriormente operaciones que
corresponda a ese periodo cerrado entonces ser en el
nuevo periodo donde se harn esos registros.

Gua para un buen cierre contable

INFORMES DE
GESTIN
Informe de Gestin de Administradores.
Desde ya se debe ir preparando
Febrero y marzo son los meses donde la mayora de las sociedades
mercantiles, ESAL y P.H. realizan sus Asambleas o Juntas obligatorias. Por
ello, los administradores deben hacer su Informe de Gestin, aparte de los
Estados Financieros y Dictmenes.

Informe de Gestin, caractersticas y detalles


Qu es y quin
debe presentarlo?

Cundo se debe
realizar?

+ Informe escrito que debe elaborar la


administracin de una sociedad mercantil,
relatando la forma en qu llevaron su
gestin durante el ltimo periodo al que
fueron nombrados.

+ Siempre que se convoca al mximo


rgano social a la Asamblea de Accionistas
o Junta de Socios, para la aprobacin de los
Estados Financieros.

+ La administracin de la sociedad hace las


recomendaciones a la Asamblea General de
Accionistas o Junta de Socios, entidad que
tiene el poder para determinar el rumbo de
la sociedad y la remocin de funcionarios
de direccin.
+ La preparacin puede delegarse en el
Representante Legal de la sociedad. El
Informe de Gestin ser aprobado por la
Junta Directiva por su mayora, antes de
ser publicado y presentado a la Asamblea
General de Accionistas o Junta de Socios.

+ La convocatoria debe realizarse con una


antelacin mnima de 15 das hbiles.
+ El Informe de Gestin debe estar
preparado para el momento en que se
haga la convocatoria al mximo rgano
social.

Lo primero: Qu es Informe de Gestin y


quin debe presentarlo?
Como su nombre lo dice, es un Informe (escrito) que debe
elaborar la administracin de una sociedad mercantil,
relatando la forma en que llevaron su gestin durante
el ltimo periodo o ejercicio al que fueron nombrados o
elegidos.
De igual manera, en dicho Informe de Gestin, la
administracin de la sociedad, hace las recomendaciones y
proposiciones al mximo rgano social (Asamblea General

El Informe de Gestin
Debe contener...
1) Se indicarn los acontecimientos
importantes acaecidos despues del
ejercicio.
2) Se indicar la evolucin previsible de la
sociedad.
3) Se deben detallar las operaciones
celebradas con los socios o accionistas y
con los administradores.
4) Se debe dar a conocer el estado de
cumplimiento de las normas sobre
propiedad intelectual y derechos de autor
por parte de la sociedad.

de Accionistas o Junta de Socios), quien en ltimas es el


que tiene el poder mximo para determinar el rumbo de
la sociedad y la remocin de funcionarios de direccin.
Si bien el Informe de Gestin es presentado por la
Junta Directiva en las sociedades que lo tengan, su
preparacin puede delegarse en el Representante Legal
de la sociedad, claro est, que dicho Informe de Gestin
ser previamente aprobado por la Junta Directiva por
su mayora (mitad ms uno), antes de ser publicado y
presentado a la Asamblea General de Accionistas o Junta
de Socios.

21

Gua para un buen cierre contable

En qu momento debe realizarse el Informe de Gestin?


Siempre que se convoca al mximo rgano social (Asamblea
de Accionistas o Junta de Socios) para la aprobacin de los
Estados Financieros, la convocatoria debe realizarse con
una antelacin mnima de 15 das hbiles, ya que durante
dicho trmino deben estar a disposicin de los Accionistas
o Socios en las instalaciones de la sociedad, los Estados
Financieros, los libros contables, pero tambin debe estar a
disposicin el Informe de Gestin.
Como se observa, el Informe de Gestin debe estar
preparado para el momento en que se haga la convocatoria
al mximo rgano social, pues durante el trmino mnimo
de 15 das hbiles, junto a los Estados Financieros, los Libros
Contables y el Dictamen del Revisor Fiscal, debe estar el
Informe de Gestin de la Administracin.
Nota: En las Sociedades por Acciones Simplificadas
SAS-, el trmino mnimo de convocatoria y de publicidad
de Estados Financieros, Libros, Dictamen e Informe de
Gestin, puede ser de 5 das hbiles, a menos que por
estatutos dicho trmino sea mayor.

Qu detalles debe contener el Informe de Gestin de la


Administracin?
Cmo ya lo mencionamos, es hacer por escrito un relato
fidedigno sobre aspectos econmicos, administrativos y
jurdicos.
Veamos lo que debe incluir el Informe segn la Ley 603 del
2000:
1. Se indicarn los acontecimientos importantes
acaecidos despus del ejercicio.
2. Se indicar la evolucin previsible de la sociedad.
3. Se deben detallar las operaciones celebradas con
los socios o accionistas y con los administradores.
4. Se debe hacer conocer el estado de cumplimiento
de las normas sobre propiedad intelectual y
derechos de autor por parte de la sociedad.
Qu pasa cuando algn o algunos miembros de la Junta
Directiva se oponen al Informe de Gestin elaborado?
Simplemente los que no estn de acuerdo, presentarn sus
salvedades, explicaciones y dems, sobre los motivos por los
cuales no comparten dicho Informe de Gestin, salvedades
que irn anexas al Informe de Gestin final.

22

Cumplimiento de Normas Tributarias y de Derechos de


Autor
Normas Tributarias: Las autoridades tributarias
colombianas podrn verificar dicho cumplimiento, con el fin
de impedir, que a travs de su violacin se evadan tributos.
Derechos de Autor: De igual manera y en relacin con el
cumplimiento de la ley 603 del 2000 de Derechos de Autor,
podrn las autoridades tributarias verificar su complimiento
para evitar la evasin de tributos.
Cules entidades no estn obligadas a preparar informes
de gestin?
Se puede argumentar que las entidades que no sean
sociedades comerciales (las fundaciones, ellas no
son sociedades, no tienen socios o accionistas, las
corporaciones tampoco, las asociaciones, las copropiedades,
los consorcios, son entes sin personera jurdica) no
estaran obligados a elaborar el informe de gestin de los
administradores. Si lo hacen, lo haran en forma voluntaria.
No estn obligados porque la Ley 222 de 1995 dispuso
una serie de normas pero aplicables a las sociedades
comerciales.

Gua para un buen cierre contable

NOVEDADES DEL
AO 2013
Donde contabilizar el gasto y pasivo por concepto del CREE?
Acab el ao 2013 y lleg
el momento de registrar en
la contabilidad del cierre
de ao 2013 de todas las
sociedades el valor de lo
que corresponda al gasto
y su respectivo pasivo por
concepto del impuesto
de renta para la equidad
CREE, el cual aparecer en la
contabilidad por primera vez
ya que fue apenas creado en
diciembre de 2012 con la Ley
1607.

de ms de 7 dgitos respetando a las subcuentas que ya


existan y que ya tienen los primeros 6 dgitos (ver art. 7
del Decreto 2650), lo nico que quedara por hacer es
utilizar la subcuenta 511595-Gasto impuesto otros,
y dentro de esta crear otra auxiliar de siete dgitos que
podra ser 51159501-Impuesto a la renta para la equidad
CREE. Adems, en el pasivo, sabiendo que existe la cuenta
2495-Otros, se tendra que crear sencillamente la cuenta
auxiliar 249501-Impuesto a la renta para la equidad, y
con esto se podr entonces reconocer tanto el gasto como
el pasivo por ese nuevo impuesto sin violar las normas que
rigen al uso del PUC de comerciantes.

Ahora bien, si al Gobierno


no modific en el 2013
el decreto 2650 de 1993 el cual contiene el PUC de
comerciantes y que por obvias razones no contiene cuentas
especficas en las cuales se puedan registrar los nuevos
valores del gasto y el pasivo por concepto del CREE, la
situacin que tendra que analizarse es la siguiente:

Pensando en el software STORM USER de la


Supersociedades que se usar para reportar las cifras
financieras del ao 2013, es importante destacar que en
la versin que se piensa utilizar de este software para
reportar el Estado de Resultados del 2013 (la misma
versin 2.2 que se us para hacer los reportes del 2012),
la Supersociedades tampoco pens en que despus de la
partida utilidad antes de impuestos solo se est pidiendo
reportar el valor de la cuenta 54-Impuesto de renta y
complementarios y no se est solicitando reportar el valor
del gasto impuesto a la renta para la equidad CREE el
cual, como ya dijimos, no estara en la cuenta 54 sino en
otra cuenta auxiliar dentro de la cuenta 5115, pero igual,
por presentacin, ese valor tambin debera pedirse que se
muestre justo despus de la utilidad antes de impuestos.

En vista de que
la Ley 1607 de
2012 cre el nuevo
impuesto de renta para
la equidad CREE pero el
Gobierno no hizo durante el
2013 ninguna modificacin
al Decreto 2650 de 1993
que contiene el PUC de
comerciantes, habr que
buscar la forma de utilizar
algunas cuentas especiales
en dicho PUC para poder
registrar al cierre del
ao 2013 el gasto y el
pasivo que se generan
al reconocer ese nuevo
impuesto.

1-En el grupo 54 se lee que es solo para el impuesto de


renta y complementarios. Es decir, para el impuesto sobre
la renta lquida gravable y su complementario que viene
siendo el impuesto sobre las ganancias ocasionales. Estos
dos impuestos se liquidarn en el mismo formulario 110.
Pero en esta cuenta (54) no se podra reconocer el CREE el
cual es otro impuesto similar pero se liquida en formulario
independiente (el 140).
2-En el caso del pasivo existe la cuenta 2404, la cual de
nuevo es exclusiva para registrar el pasivo del impuesto a
la renta y complementarios pero no se podra utilizar para
registrar el CREE.
3- Siendo claro lo anterior y sabiendo que en el PUC no
se pueden crear nuevos grupos (las de dos dgitos) ni
nuevas cuentas (las de cuatro dgitos), y que solo es
permitido crear auxiliares si es que la cuenta no las tiene
ya diseadas, o que es tambin permitido crear subcuentas

La Supersociedades ha pensado en esto?

Ser que a la Supersociedades se le olvid esta gran


novedad que s debe destacarse en los estados de
resultados 2014 de todas las sociedades que ella
inspecciona, vigila o controla?
Ser que la Supersociedades har igual que el Ministerio
de Hacienda y la DIAN y por tanto terminar modificado
la versin de su software justo antes de marzo 25 de 2014
cuando empiezan a vencerse los plazos para entregar los
estados financieros del 2013?
El tiempo lo dir

23

Gua para un buen cierre contable

Supersociedades imparte instrucciones para la entrega de Estados Financieros del 2013


De acuerdo con la
Circular 201-000007
de noviembre 13
de 2013 los plazos para la
entrega de los informes con
las cifras financieras del 2013
vencern entre marzo 25 y
abril 28 de 2014, y los plazos
para la entrega del informe
de Prcticas Empresariales
entre el 5 y 16 de mayo
de 2014. Por lo tanto, la
Supersociedades vuelve a
complicar la tarea pues fija
plazos en los que muchas
empresas aun no habrn
realizado sus asambleas y
aprobado los E.F. definitivos.
Adems, en relacin con
el reporte de Prcticas
Empresariales, este ya no
corresponder a la opcin
31 dentro del software
STORM USER sino a la 42 y
esta vez solo ser reportado
por las sociedades vigiladas
y controladas, pero no lo
entregarn las sociedades
inspeccionadas.

A travs de la Circular
Externa 201-000007 de
Noviembre 13 de 2013,
la Superintendencia de
Sociedades di a conocer
las instrucciones con las
cuales se llevar a cabo la
entrega de informacin
financiera por el ao 2013
y el informe de Practicas
Empresariales que cada
ao es exigida por tal
entidad.

En comparacin con
lo que fue la solicitud
de este mismo tipo de
informacin por el ao
2012 (mediante la Circular
Externa 200-000006 de
noviembre 14 de 2012),
la Supersociedades ha
introducido varios cambios
importantes pues en el
texto de la Resolucin
201-000007 se mencionan
incluso nuevos reportes
como los que estarn
esta vez a cargo de las sociedades admitidas a un proceso
concursal recuperatorio (ver el numeral 4 de la Circular 20100007, la cicular 100-000004 de junio de 2013 y la opcin 30
del software STORM USER) e igualmente los que estarn a
cargo de los clubes deportivos con deportistas profesionales
convertidos a sociedades annimas (ver el numeral 5 de la
Circular 201-000007, la Circular externa 200-000002 de feb.
de 2013 y la opcin 40 del software STORM USER).
Adicionalmete, en lo que se refiere a los plazos para la
entrega del reporte del informe empresarial con las cifras
a diciembre 31 de 2013 (opcin 01 en el software STORM
USER) esta vez la Supersociedades volvi a complicar la
tarea (al mismo estilo de lo que haba pasado con los
reportes del ao 2011) pues los plazos para entregar dicho
informe se empezarn a vencer a partir de marzo 25 hasta el
28 de abril de 2014.
Es decir, los plazos para este reporte se empezarn a
vencer en fechas en las cuales muchas sociedades aun no
habrn realizado su asamblea para aprobacin de Estados
Financieros de fin de ejercicio. Y aun as, el numeral 10.9
de la circular aclara que lo que se exigen es reportes sobre

24

Estados fianncieros certificados y dictamiandos y por tanto


no se pueden enviar reportes basados en simples balances
de prueba, preliminares o en proceso de auditora.
Eso fue algo que no sucedi con los reportes del 2012 los
cuales s se empezaban a entregar a partir de 1 de abril de
2013 (osea, luego de realizadas las asambleas las cuales
normalmente se llevan a cabo entre el 29 y el 31 de marzo
de cada ao).
(Nota: debe recordarse que el artculo 56 del Decreto
2649 de 1993 indica que las cifras financieras de cualquier
mes del ao deben asentarse en los libros dentro del mes
siguiente. Es por eso que ya en febrero o marzo se tendran
que tener listos los informes basados en Estados financieros
definitivos a diciembre 31 debidamente asentados en
libros pues se supone que quedaron asentados en los libros
oficiales durante enero. Pero la costumbre de las empresas
es que para asentar las cifras del cierre del ao se toman
ms tiempo de lo normal; incluso se esperan hasta cuando
primero la asamblea apruebe los Estados Financieros del
cierre del ao).
Los plazos fijados esta vez son los siguentes:
REPORTES A SUPERSOCIEDADES
Envo ao 2014 de Informes Financieros del Ejercicio
Circular Externa 201-000007 del 13 de Noviembre de 2013

ltimos dos
Dgitos del NIT

Envo de
Informacin

ltimos dos
Dgitos del NIT

Envo de
Informacin

01-05

25 de Marzo

51-55

08 de Abril

06-10

26 de Marzo

56-60

09 de Abril

11-15

27 de Marzo

61-65

10 de Abril

16-20

28 de Marzo

66-70

11 de Abril

21-25

31 de Marzo

71-75

21 de Abril

26-30

01 de Abril

76-80

22 de Abril

31-35

02 de Abril

81-85

23 de Abril

36-40

03 de Abril

86-90

24 de Abril

41-45

04 de Abril

91-95

25 de Abril

46-50

07 de Abril

96-00

28 de Abril

En relacin con los plazos para entregar el reporte de


Prcticas empresariales, esta vez tambin se acorta el
tiempo (pues todos los reportes se entregarn solo entre
el 5 y el 16 de mayo de 2014 y no como los del 2012 que
se vencieron entre el 6 de mayo y el 4 de junio de 2013).
Los plazos para entregar el reporte de prcticas
empresariales (que incluso esta vez ya no se seguir

Gua para un buen cierre contable

haciendo con la opcin 31 del software STORM USER


sino con la nueva opcin 42 lo cual deja ver que habr
cambios en la estructura de ese reporte y que solo se
podrn conocer desde abril 1 de 2014 cuando lo actualicen
en el portal de la Supersociedades: ver el numeral 2 de la
Circular) son:
REPORTES A SUPERSOCIEDADES
Envo ao 2014 de Informe de Prcticas Empresariales
Circular Externa 201-000007 del 13 de Noviembre de 2013

ltimos dos
Dgitos del NIT

Envo de
Informacin

ltimos dos
Dgitos del NIT

Envo de
Informacin

01-10

05 de Mayo

51-60

12 de Mayo

11-20

06 de Mayo

61-70

13 de Mayo

21-30

07 de Mayo

71-80

14 de Mayo

31-40

08 de Mayo

81-90

15 de Mayo

41-50

09 de Mayo

91-00

16 de Mayo

Veamos cules son las pautas ms importantes para le


entrega de los reportes del ao 2013.
Obligados a entregar los reportes con las cifras financieras
a diciembre 31 de 2013 (opciones 01, 07, 16 o 40 en el
software STORM USER)
De acuerdo con el numeral 1 de la Circular 201-000007
de 2013, las sociedades que quedan obligadas a entregar
los reportes del Informe Empresarial con las cifras de
Estados Financieros a diciembre 31 de 2013 (opcion
01 del Software STORM USER), expresados en miles
de pesos y utilizando la zona especial del portal de la
Supersociedades, son:
a. Las sociedades comerciales, sucursales de sociedades
extranjeras, y empresas unipersonales que actualmente
(a la fecha de la expedicin de la Circular) tengan las
condiciones de vigiladas y/o controladas y sin importar
que estn adelantando un concordato, o un acuerdo
de reestructuracin o un acuerdo de reorganizacin
empresarial (ver artculos 83 a 86 de la Ley 222 de 1995, el
Decreto 4350 de diciembre de 2006 y elDecreto 2300 de
junio de 2008; consulta nuestro anterior editorial:Cules
sociedades quedan en condicin de vigiladas por
supersociedades luego de abril 1 de 2013?).
Al respecto, debe recordarse que si una sociedad
alcanza solamente en diciembre 31 de 2013 los topes o
condiciones de que trata el Decreto 4350 de diciembre de
2006 y por ello se convertir en sociedad vigilada por
la Supersociedades, en ese caso esa condicin de vigilada
solo iniciara en abril 1 de 2014 y por tal razn no estara

obligada a entregar los reportes del ao 2013. As mismo,


las sociedades que actualmente estn en condiciones de
vigiladas y/o controladas pero que se hayan en situacin
de liquidacin voluntaria, no entregaran el reporte
de cifras a diciembre 31 de 2013 con la opcin 01 del
Software STORM sino el reporte que se elabora con la
opcin 16 de dicho Software y lo haran con fecha mxima
mayo 30 de 2014 sin importar sus digitos del nit (ver
numeral 7 de la Circular).
b. Tambin quedarn obligadas las sociedades
que actualmente estn en la condicin de simples
inspeccionadas pero solo si llegan a recibir por correo
urbano una copia de la Circular 201-000007 de noviembre
de 2013 dicindoles que quedan obligadas siempre
y cuando, hasta antes de las fechas para entregar los
reportes, no hayan entrado a un estado de liquidacin
voluntaria (lo cual debern probar enviando a la
Supersociedades un Certificado de Cmara de Comercio
que as lo demuestre).
Para todas las sociedades (vigiladas, o controladas o
inspecciondas), si durante el 2013 tuvieron ms de un
cierre, entonces por cada cierre tienen que entregar un
archivo distinto del Informe Empresarial. Al respecto, esta
vez en el ltimo inciso del numeral 1.2 de la circular se lee
que para enviar esos reportes por cada cierre durante el
2013 se deber primero pedir autorizacin al Grupo de
Informes Empresariales.
Adems, el numeral 3 de la circular vuelve a
mencionar que las sociedades (vigiladas, controladas
o inspeccionadas) que tengan que entregar el Informe
Empresarial, si al mismo tiempo son las matrices de
otras sociedades, en ese caso deben tambin entregar
los Estados Financieros Consolidados a dic. 31 de 2013
(opcin 07 en el software STORM) y el plazo de ese reporte
vence el 16 de mayo de 2014 para cualquier nmero de
NIT que tenga la entidad matriz.
Las sociedades simplemente inspeccionadas que nunca
antes hayan hecho reportes, deben inscribirse primero
en la zona respectiva del portal de la Supersociedades
para que se le asignen las contraseas respectivas ya que
el reporte con las cifras financieras (es decir, el archivo
con extensin .STR generado con el STORM), lo tienen
que entregar al igual que todas las sociedades en forma
virtual visitando la zona de Informes Electrnicos (ver el
numeral 9 de la Circular).
Las sociedades vigiladas, controladas o inspeccionas que
ya vienen inscritas en el portal de la Supersociedades
y tengan que reportar un cambio de sus datos bsicos

25

Gua para un buen cierre contable

(direcciones, representantes, contadores, revisores, etc.),


en ese caso el representante legal deber remitir una
solicitud escrita dirigida a la Superintendencia anexando
copia del certificado de Cmara de Comercio en donde se
evidencie el respectivo cambio o novedad. (ver numeral
10.4).
Los documentos adicionales se entregarn otra vez a
los dos (2) das hbiles despus de haber entregado el
reporte de la Informacin Empresarial
Las sociedades vigiladas y controladas al igual que las
inspeccionadas, tienen que entregar dentro de los dos
das hbiles siguientes a la fecha en que se les venza los
plazos de la entrega del reporte empresarial, los siguientes
documentos adicionales:
Sociedades vigiladas y Controladas (ver numeral 1.3.1. de
la Circular): Tienen que entregar (nicamente con archivos
firmados digitalmente usando para ellolos mecanismos
que la Supersociedades les asignar gratuitamente a sus
Representantes Legales, Contadores y Revisores Fiscales),
los siguientes documentos:
a) Certificacin de los Estados financieros;
b) El Informe de Gestin de los Administradores
(del cual solo se salvan las sucursales de sociedades
extranjeras) y
c) El Dictamen del Revisor Fiscal. Adems, otra
vez la Circular dice que las Notas a los Estados
financieros no se tienen que entregar firmadas
ditalmente razn por la cual se podrn entregar
virtualmente como simples archivos normales de
extensin .doc o .pdf.
Sociedades inspeccionadas (ver numeral 1.3.2 de la
Circular): Tienen que entregar (solamente en forma
presencial y firmados autgrafemente, es decir, sin
que estn firmados digitalmente pues a este tipo de
sociedades no les dan mecanismos de firma digital
gratuitos; ver numeral 9 de la Cicular) solo dos archivos (en
extensin .doc, .pdf) que corresponderan a los siguientes
documentos:
a) Certificacin de los Estados financieros y
b) Las notas a los Estados Financieros.
Sin embargo, en cualquier momento posterior en que la
Supersociedades se los solicite, tendran que tener listos
para su entrega el Dictamen del Revisor Fiscal (si tienen

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esa figura) y el Informe de Gestin de los administradores.


Adems, la Circular del 2013 (al igual que la del 2012)
no menciona por ningn lado que daban tambin tener
listo el proyecto de distribucin de utilidades. Cuando
los documentos los entreguen presencialmene se deben
asegurar de que no vayan grapados, argollados, ni
empastados para facilitar el proceso de escaneo de los
mismos.
Sociedades matrices de un grupo econmico (numeral 3
de la Circular): En cuanto a las sociedades matrices que
tengan que entregar el reporte de Estados Financieros
Consolidados 2013 a mas tardar el 16 de Mayo de 2014,
ese reporte tambin debe ser entregado con los siguientes
documentos adicionales (firmados digitalmente o no,
segn si la matriz tiene o no las firmas digitales):
a) Certificacin de los Estados financieros
consolidados,
b) Informe especial de acuerdo a lo establecido sobre
el particular en el artculo 29 de la Ley 222 de 1995,
c) Notas a los estados financieros consolidados,
d) Dictamen del revisor fiscal.
Informe de Prcticas Empresariales ya no lo presentarn
las sociedades simplemente inspeccionadas
Esta vez la instruccin del numeral 2 de la Circular 20100007 de 2013 (en contrate con lo que deca el numeral 2
de la Circular del 2012) indica que el reporte de Prcticas
empresariales, aparte de que ya no se realizar con la
opcin 31 sino con la opcin 42 del software STORM
USER, ser un reporte que solo ser elaborado por las
sociedades vigiladas o controladas. Por tanto, esta vez
dicho informe no lo tendrn que elaborar las sociedades
simplemente inspeccionadas.
Adems, esta vez el mismo numeral 2 de la Circular del
2013 indica (en contraste con lo que fue la Circular del
2012), que el reporte de prcticas empreariales no lo
tendrn que entregar las sociedades que estn en estado
de liquidacin obligatoria (sea judicial o voluntaria) ni
tampoco aquellas que estn en concorcado ni acuerdos
recuperatorios (entendido eso como acuerdos de
reestructuracin o de reorganizacin empresarial ley 550
de 1990 o ley 1116 de 2006).
Todas las sociedades que deben entregar este reporte
nicamente lo harn en forma virtual y sin necesidad de
tener que estar mandando luego un oficio por escrito a

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la Supersociedades avisando de que cumplieron con la


entrega del reporte.
Hasta los reportes del 2012, el de Prcticas Empresariales
era un cuestionario de unas 128 preguntas que deban
responder solamente los administradores de las
sociedades (Junta directiva o Representante Legal)
y que estaba dividido en tres secciones: 1) Cartula,
2) Anexo Jurdico y 3) Anexo Gobierno Corporativo y
Responsabilidad social Empresarial. Ahora habr que
esperar, hasta cuando se conozca a partir de abril 1 de
2014 la opcin 42 del software STORM USER, para saber
si ese reporte cambi mucho en su estructura o no.
Adems, esta vez la Circular del 2013, al igual que la del
2012, no incluye la instruccin que en la Circular del
2011 s estaba incluida en el numeral 11.11 y que daba a
entender que se podan aceptar correcciones posteriores
al reporte de Prcticas empresariales. Esa instruccin en el
caso del ao 2011 deca:
11.11 En el evento de presentarse alguna
modificacin en el informe de prcticas
empresariales, al igual que en el punto anterior, ser
necesario solicitar autorizacin para retransmitir,
indicando las razones por las que se solicita la
modificacin y dicha comunicacin debe estar
suscrita por el representante legal.
Por lo tanto, se entendera que al igual que con los
reportes del 2012 no se van a aceptar correcciones
posteriores al reporte de practicas empresariales.

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OPININ
Cierre contable y fiscal 2013 (I) Gabriel
Vsquez Tristancho
Adicional a los asuntos muy importantes que deberemos
de recordar para cada cierre contable y fiscal, este ao
2013 ocurren varios eventos adicionales: 1- Cambia
el modelo tributario al separar renta y cree en dos
depuraciones diferentes, 2- Cambios en los costos
fiscales por aportes en especie, fusiones, escisiones y
en el tratamiento de prima en colocacin de acciones,
crdito mercantil, entre otros, 3- Las NIIF tendrn la
fecha de transicin para los grupos 1 y 3 que comienza
el 1 de enero de 2014, y 4- Fuertes modificaciones en las
estructuras de los sistemas de informacin tanto por NIIF
como por los medios magnticos 2014.
Los cambios en NIIF y medios magnticos son para el
2014, pero la tarea realmente comienza al cierre del
2013, por cuanto los nuevos requerimientos ocurrirn a
partir del 1 de enero de 2014, luego se deber efectuar
toda una planificacin y preparacin simultnea con las
tareas de final de ao.
El 2014 es el perodo de transicin, es decir el ao
anterior a la aplicacin del nuevo marco tcnico
normativo durante el cual deber llevarse la contabilidad
para todos los efectos legales de acuerdo con la
normatividad vigente (D-2649/93 y dems normas), y
simultneamente obtener informacin de acuerdo con el
nuevo marco NIIF.
En realidad son tres contabilidades a saber: 1- Contable
local (D-2649/93), 2- Contable fiscal y 3- NIIF (Plenas o
micro en el 2014). Durante el 2014 en libros oficiales se
reconocer la norma local y en registros paralelos NIIF y
norma fiscal. A partir del 1 de enero de 2015 se pasar a
libros oficiales NIIF grupos 1 y 3 y en registros paralelos
norma local y norma fiscal por cuatro aos y quien sabe
Dios si por ms tiempo.
Igualmente ocurre con los preparativos de los nuevos
requisitos de informacin fiscal en medios magnticos
para el 2014, porque existirn cuatro clases de perodos
sobre los cuales los sistemas de informacin debern
disponer de los datos para reportar medios magnticos a
la DIAN: 1- Reportes mensuales, 2- Reportes anuales por
perodos mensuales 3- Reportes anuales por perodos
bimestrales y 4- Reportes anuales.

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En resumen los preparativos informticos del inicio de ao,


traumatizar tanto el cierre contable y fiscal 2013 como el
arranque con los sistemas el 1 de enero del 2014.
Por el lado de la reforma tributaria de la Ley 1607 de 2012
introdujo serios cambios en las planeaciones tributarias
del 2013 en adelante y por tanto las liquidaciones de
los impuestos al cierre del ao tendrn como primera
novedad que aparecern dos impuestos en el estado de
resultados y son el impuesto de renta por el rgimen
ordinario con tarifa permanente del 25% y el impuesto de
renta por el CREE con tarifa transitoria del 9%.

Cierre contable y fiscal 2013 (II) Gabriel


Vsquez Tristancho
De la utilidad fiscal por el rgimen ordinaria, sobre la
cual se le aplica una tasa del 25%, hay que realizar los
siguientes ajustes por deducciones no permitidas que
aumentan la base fiscal del CREE (Tasa del 9%): Artculos
(ETN) 125- Donaciones; 147- Prdidas fiscales; 150
Prdidas actividades agrcolas (personas naturales,
debido a que no son sujetos del CREE); 157 Deduccin
por inversiones en nuevas plantaciones, riegos, pozos
y silos; 158- Deduccin por amortizacin en el sector
agropecuario; 158-1 Deduccin por inversiones en
desarrollo cientfico y tecnolgico; 158-2 Deduccin por
inversin en control y mejoramiento del medio ambiente;
158-3 Inversin en activos fijos reales productivos; 160161 162 163 164 165 166 167 168- 169 170
Deducciones sector hidrocarburos y minera; y 173Deducciones en plantaciones de reforestacin.
Dicho en otras palabras, las estrategias tributarias para
reducir la renta por el rgimen ordinario ya no funcionan
en su totalidad y por tanto resulta imperativo ver otros
efectos por el lado del CREE, sobre todo algunas partidas
significativas como los casos de amortizacin de prdidas
fiscales, inversiones en control y mejoramiento del medio
ambiente y deducciones en plantaciones de reforestacin.
Para las compaas que realizaron durante el 2013
fusiones, escisiones, aportes en especie y aportes con
prima en colocacin de acciones, tienen ahora serios
condicionantes en la determinacin de los costos fiscales y
con rigurosidad muy estricta en los documentos jurdicos
que soportan las transacciones. Por un lado, no siempre
los costos contables coinciden con los fiscales, con lo que

Gua para un buen cierre contable

los registros debern ser conciliados inmediatamente con


las valuaciones para fines tributarios.
Por ejemplo, un aporte en especie de un terreno, por
el avalo catastral, tendr como costo fiscal un valor
diferente al contable, a la emisin de nuevas acciones y
a su vez los bienes aportados conservarn para efectos
fiscales en la sociedad receptora, la misma naturaleza de
activos fijos que tengan para el aportante en el momento
del aporte. Luego ya no podr valorizarlos en una sociedad
en su calidad de activo fijo y aportarlos a otra como parte
de un negocio jurdico en una constructora por ejemplo,
donde sera un inventario de bienes races para construir y
luego vender.
Igual sucede al contrario, si algn bien inmueble es
inventario y se aporta a otra sociedad para aumentar
su valor mediante actualizacin catastral que permite
el artculo 72 del ETN, dicha figura tampoco se podra
realizar.
En el documento que contenga el acto jurdico del
aporte, el aportante y la sociedad receptora declararn
expresamente sujetarse a las disposiciones del artculo
319 del ETN y la Administracin Tributaria podr solicitar
de cada uno de ellos el cumplimiento de las condiciones
tributarias establecidas segn le apliquen.

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