CAPITULO VII CONTROL: APRENDIZAJE Y CAMBIO

7.1 Concepto.
7.2 Pasos del proceso de control
7.3 Tipos de Control
7.4 Otros tipos de control Formal o Burocrtico
7.5 Sntomas de una empresa fuera de control
7.6 Resistencia al Control
Es la fase del proceso administrativo que mide y evala el desempeo y toma la accin
correctiva cuando se necesita. De este modo, el control es un proceso esencialmente
regulador.
La aplicacin de un control en las organizaciones busca atender dos finalidades principales:
Corregir fallas o errores existentes y prevenir nuevas fallas o errores de los procesos.
Es una etapa primordial en la administracin, pues, aunque una empresa cuente con
magnficos planes (planeacin), una estructura organizacional adecuada (organizacin) y una
direccin eficiente, el ejecutivo no podr verificar cul es la situacin real de la organizacin si
no existe un mecanismo que se cerciore e informe si los hechos van de acuerdo con los
objetivos.
Proceso de Control
1.- Establecer estndares de desempeo: Un estndar es el nivel de desempeo esperado
con respecto a una meta determinada, por lo tanto sirve como parmetro de comparacin con
el cual se evala el desempeo real.
Es posible fijar estndares para cualquier actividad financiera, operativa, legal, de beneficencia,
etc, respecto de cantidad, calidad, tiempo que se utiliza, costo.
2.- Medicin del desempeo: Provienen de 3 fuentes distintas, informes escritos, orales, y
observacin personal, las cuales deben ser oportunas.
3.- Comparacin del desempeo con el estndar: Se compara lo realizado con la norma, en
algunas actividades existen excepciones pero es donde ms se debe dirigir la atencin, por
ejemplo en ensamblaje de cada 5000 piezas slo 5 no cumplen con la norma.
4.- Tomar medidas para corregir los problemas y reforzar los xitos: Este paso garantiza
que las operaciones se ajusten para alcanzar los resultados planeados o excederlos si fuera el
caso. La seleccin de la accin correctiva depende de la naturaleza del problema, puede ser
un cambio en la estrategia de marketing, una accin disciplinaria, una mejor revisin de las
partes manufacturadas o grandes modificaciones en un proceso
Tipos de Control
Control Formal o Burocrtico: Uso de reglas, reglamentos y autoridad para guiar el
desempeo. Eje: Presupuestos, reportes estadsticos, valoracin de desempeo.
Control Preliminar: Se utiliza antes de que las operaciones se inicien con el fin de evitar
problemas antes de que surjan, los polticas, procedimientos y reglas se disean para
garantizar que las actividades planeadas se lleven a cabo en la forma adecuada. Ejemplo:

Poltica de Aprobacin de gastos

Polticas y procedimientos para la concesin de prstamos
Contratos de Pareja, su relacin es voluntaria y bienvenida.
Control Concurrente: Tiene lugar mientras los planes se ejecutan y es el ncleo de cualquier
sistema de control, incluye direccin, supervisin y actividades de ajuste a medida que se
llevan a cabo, para corregir los posibles errores que se pudieran presentar en forma inmediata.
Los adelantos tecnolgicos han dado lugar a poderosos controles concurrentes por ejemplo en
la produccin se lleva un registro de errores por hora, velocidad de mquinas. Los
presupuestos se pueden actualizar constantemente. Las terminales de puntos de venta envan
informacin a las oficinas centrales para mostrar qu productos se estn vendiendo y en qu
locales.
Control de Retroalimentacin:
Implica una recopilacin y un anlisis de datos de
desempeo y los resultados obtenidos para corregir las desviaciones que se presentaron. El
tiempo es muy importante en el control de retroalimentacin, el control tiene que ser oportuno
para evitar daos graves. Se utiliza por lo general en produccin.
Ejemplo: Si comparamos gastos reales con presupuesto trimestral o peor an anual cuando se
debe hacer semanal o mensual.
Control de Mercado
Se basa en el uso de mecanismos de fijacin de precios e informacin financiera del mercado
para regular las actividades al interior de las organizaciones.
Implican el uso de fuerzas econmicas, mecanismos de fijacin de precios de los diversos
productos o servicios, por ejemplo concurso de proveedores.
Control de Clan
Basado en las normas, valores, metas compartidas y confianza entre los miembros del equipo.
Mediante el Control del Clan se debe facultar a los empleados para que tomen decisiones y
acten en el mejor inters de la empresa, creando verdaderos equipos de trabajo con una
fuerte cultura de altos estndares e integridad para que los empleados ejerzan el control
efectivo por su propia cuenta.
Otros Dispositivos de Control Formal o Burocrtico
Sistema Six Sigma: Es una herramienta para el control de calidad. Est diseada para
reducir los defectos en todos los procesos de la organizacin: servicio inadecuado, entrega
retrasada y precios excesivamente altos debido a ineficiencia. Ejemplo: Se puede determinar
cantidad de artculos perdidos por hora, nmero de prescripciones equivocadas, cantidad de
accidentes por da.
Auditoras Administrativas: Sirve para evaluar la eficacia y la eficiencia de los diversos
sistemas dentro de una organizacin, pueden ser internas y externas.
Controles Presupuestales: Es el proceso de investigar lo que se est haciendo y comparar
los resultados con los datos presupuestales correspondientes para verificar los logros o
remediar las diferencias, vincula al control preliminar, concurrente y de retroalimentacin, se lo
conoce tambin como presupuestacin.

Presupuesto:
Cada empresa debe llevar un registro de sus ingresos, gastos y utilidades y proyectar esos
nmeros a un ao o incluso a varios aos, el peor error de un empresario es considerar el
presupuesto como un ejercicio de una sola vez slo para obtener un prstamo o pagar
impuestos en un lugar de que sea un documento viviente que se utiliza de forma cotidiana.
Para realizarlo se investiga precios, costos, y ventas de otras empresas similares, siendo
siempre conservador con los nmeros y tratando de crear un fondo de contingencias.
Crear un presupuesto puede ayudar a un empresario que inicia a fijar metas y evaluar la
viabilidad de la idea de negocio, tambin puede ayudar a los pequeos negocios ya
establecidos a calcular la salud financiera de sus empresas ya medir el progreso. Para una
empresa que inicia el presupuesto es crucial a fin de evaluar si es una idea realista, en el
desarrollo de la empresa nos indica si la empresa va por buen camino. Un presupuesto es
clave para conseguir nuevos socios e inversionistas, permite demostrar lo planeado versus lo
logrado.
Ningn negocio debera carecer de un presupuesto de trabajo.
Tipos de Presupuestos
De ventas: Pronstico de ventas por mes y producto.
De produccin: Tipo y capacidad de mquinas, cantidad a producir y disponibilidad de
materiales.
De costo: Se utilizan en diferentes reas las que no generan ingresos como Talento Humano
y reas de apoyo, pero tambin en produccin, pueden ser fijos o variables.
De efectivo: Muestra la cantidad de capital de trabajo disponible, si se requiere financiamiento
externo, se prepara al final de todos los presupuestos.
De capital: Se utiliza para el costo de activos fijos como la planta y el equipo.
Presupuesto Maestro: Incluye todas las actividades importantes del negocio, rene y
coordina todas las actividades de otros presupuestos.
Auditoras contables: Se usan para verificar reportes y declaraciones contables, y el hecho
de saber que estos son precisos, confiables y que guardan los principios de contabilidad
generalmente aceptados genera confianza.
Costeo basado en actividades ABC: Identifica los flujos de actividades y asigna costos a los
distintos procesos a los distintos procesos de negocios de acuerdo con la cantidad de tiempo
que los empleados dedican a una actividad en particular.
Controles Financieros: Hoja de Resultados: Activos=Pasivos+Capital de accionistas.
Estado de Prdidas y Ganancias
Razones Financieras de liquidez, de apalancamiento, de rendimiento, etc.
Sntomas de una empresa fuera de control
Direccin muy poco estricta
Ausencia de Polticas
Falta de estndares previamente aprobados
Administracin tipo despidos
Falta de revisiones peridicas
Malos sistemas de informacin
Falta de tica cultural.

Resistencia al Control:
A menudo existe una fuerte resistencia al Control, porque este aumenta la precisin de los
datos de desempeo, hacen a los empleados ms responsables de sus acciones , ponen de
manifiesto errores que amenazan la seguridad en el empleo y reducen la autonoma de las
personas y su estatus.