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Descripcin:
Adems de conocer conceptos relacionados con Organizacin Documental, es indispensable
saberlos aplicar, de forma adecuada, en el entorno laboral.
Teniendo en cuenta las lecturas realizadas anteriormente, as como los conceptos del Ciclo
Vital del Documento y el uso de las TRD en Organizacin Documental, es importante
reforzarlos por medio de la siguiente actividad:
Caso N 1 EMPRESA PILOS S.A. UN ARCHIVO ORGANIZADO
Arnulfo es contratado como Archivista en la empresa Pilos S.A., quien debe admitir diferentes
contrariedades y problemas. La ms relevante es la falta de un archivo organizado y grandes
fondos acumulados distribuidos en diversos lugares de la empresa. Para que l pueda realizar
sus funciones y desempearse de manera correcta, debe realizar la organizacin documental,
aplicando los criterios archivsticos para la organizacin de archivos de gestin e
implementacin el ciclo vital del documento y las TRD para un correcto manejo de la
informacin documental, permitiendo el fcil acceso a la informacin. El tiempo estimado en
demostrar resultados es dos meses, pues la empresa ser auditada y todos los empleados
esperan encontrar buenos resultados, ya que todos se han puesto la camiseta para lograr
mejoras frente a las diferentes problemticas.
Segn el caso anterior, resuelva los siguientes interrogantes:
1. Cmo debe de comenzar a organizar el archivo Arnulfo?
Arnulfo para ello precisa que todos estn involucrados en la labor aunque la gestin y
ordenacin sea realizada por un profesional especializado y que el archivo sea de fcil acceso
y de manejar. Lo primero es ordenar y saber dnde hay que dejar la documentacin que llega
a la empresa habilitando un lugar dnde depositar todos los documentos. La idea es que no se
pierda ninguno y que estn todos juntos y localizables para ser contabilizados, tramitados,
archivados o eliminados.
Deben darse un tiempo suficiente y sin interrupciones para organizar los archivos de modo que
no tengan que comenzar y detenerse reiteradamente. Asegurarse de tener suficientes flderes
y etiquetas para crear archivos nuevos antes de que comenzar con la organizacin.
Organizar los archivos segn su orden cronolgico ya sea fecha importante o alfabticamente y
con esto logra un archivo patrimonial, de esta manera los archivos pueden ser tcticamente
organizados de tal manera que sean fcil de encontrar se pueden organizar por consulta y poco
frecuentes. Divide los montculos de papeles y archivos que quieres organizar en pilas ms
pequeas y ms manejables.
Revisa cada pila de manera individual, bota o tritura cualquier papel y archivo del que
puedas deshacerte de manera que se reduzca la cantidad de archivos y se minimice el
desorden.
Separa los papeles y archivos que quieras conservar en dos columnas diferentes. Una
de estas contendr los archivos con los que necesitas trabajar en los prximos meses y la otra
contendr los archivos que puedes guardar y que no necesitas utilizar en un futuro cercano.
Para organizar un archivo, lo primero que se necesita es tener espacio y disponer de tantos
archivadores como se requieran, hace falta un archivador para cada cosa ya sea con
identificacin:
Uno para proveedores (facturas)
Para clientes
Para faxes recibidos
Nominas
Papeles legales de la empresa
Una buena sugerencia, es que en el lomo de cada archivador debe tener escrito de qu se trata
o debe tener un color de fcil recordacin para cada grupo: facturas de proveedores, facturas
de clientes, impuestos, nminas, seguros sociales, etc. Al final de cada ao, se retiran los
documentos de estos archivadores temporales, que se quedan vacos para iniciar el nuevo ao,
y se pasan a unos archivadores definitivos donde se guardarn por separado y perfectamente
rotuladas.
Ya que los archivos o documentos varan segn su importancia de igual manera hay que
aplicar la tabla de retencin documental para una buena organizacin