MANUAL DE PROCESSOS

Unidade:
Organizao/Unidade

TTULO:

N:

Sistema de Gesto de BPM

FOLHA:

MP-080-060 R0

1/13

Sistema de Gesto de BPM

ESTA FOLHA NDICE INDICA EM QUE REVISO EST CADA FOLHA NA EMISSO CITADA
R.

FL.
01 X
02 X
03 X
04 X
05 X
06 X
07 X
08 X
09 X
10 X
11 X
12 X
13 X
14 X
15 X
16 X
17 X
18 X
19
20
21
22
23
24
25
REV EMIS.
.
00
B

10

11

12

13

R.

FL.
26
27
28
29
30
31
32
33
34
35
36
37
38
39
40
41
42
43
44
45
46
47
48
49
50
DATA

ELAB.

VERIF.

29/02/12

Roquemar

Rogerio

AUT.

DESCRIO

TIPO DE EMISSO
(A)
(B)
(C)
(D)

PRELIMINAR
PARA APROVAO
PARA CONHECIMENTO
CANCELADO

(E)
(F)
(X)

PARA COMENTRIOS
APROVADO
CADASTRAMENTO INICIAL

10 11

12

13

MANUAL DE PROCESSOS

Unidade:
Organizao/Unidade

TTULO:

N:

Sistema de Gesto de BPM

FOLHA:

MP-080-060 R0

1.1. OBJETIVO
O Manual descreve o Sistema de Gesto de BPM do Ifes, integrando sua cultura
tcnica e administrativa, instalaes, recursos materiais e humanos.
A elaborao do Manual de responsabilidade e mantido pelo Gerente de BPM,
verificado e aprovado pelo Representante da Direo.
A reviso elaborada, verificada e aprovada de modo idntico emisso anterior. A
situao do Manual controlada atravs de seu ndice de reviso, caracterizada por
alteraes em uma ou mais divises.
O Manual est disponvel em meio eletrnico. Cpias impressas no so autorizadas
e controladas.
1.2. ESCOPO
Este documento descreve os procedimentos para a Gesto do BPM, equipe, tcnicas
e ferramentas usadas prioritariamente no Ifes.

1.3. PARTICIPANTES DA ELABORAO DESTE MANUAL

Os principais participantes da elaborao deste Manual so os seguintes:

Setor Participante

Representante

ORGANIZAO / UNIDADE
Diretor de Planejamento

Roquemar Baldam

Engenhariro de Produo

Roger Campo DallOrto Guimaes

Observao

2/13

MANUAL DE PROCESSOS

Unidade:
Organizao/Unidade

TTULO:

N:

Sistema de Gesto de BPM

FOLHA:

MP-080-060 R0

1.4. CONCEITOS UTILIZADOS NESTE MANUAL

BPM (Business Process uma abordagem disciplinada para identificar, desenhar,
executar, documentar, medir, monitorar, controlar e melhorar
Management):
processos de negcio com o objetivo de alcanar resultados
consistentes e alinhados com as estratgias de uma organizao.
Atividade:

todo trabalho que realizado em uma organizao. Pode ser um

processo, subprocesso, tarefa, projeto, etc. Normalmente aquilo
que se deseja controlar.

Processo:

um conjunto de atividades inter-relacionadas ou interativas, que

transformam entradas em sadas (produtos). Usualmente possui
caracterstica de repetitividade.

Subprocesso:

um processo embutido em outro processo, ou seja, um tipo de

atividade, uma subdiviso de processo, que ainda pode ser
subdividido em atividades de menor nvel.

Tarefa:

uma atividade elementar do ltimo nvel de decomposio de

um processo. Normalmente executada por uma s pessoa (ou
recurso), numa nica estao de trabalho.

1.5. REFERNCIAS DE LEITURA OBRIGATRIA

BPMN. Business Process Model and Notation Specification. Needram: Business Process
Management Initiative, 2011. Disponvel em: http://www.omg.org/spec/BPMN/2.0/PDF/
DAVIS, Rob; BRABNDER, Eric. Aris design platform. Getting Started with BPM.
London: Springer-Verlag, 2007. Captulo 7.
ASSOCIAO BRASILEIRA DE NORMAS TCNICAS (RJ). NBR ISO 19011 Diretrizes para auditorias de sistemas de gesto. Rio de Janeiro, 2012.
ASSOCIAO BRASILEIRA DE NORMAS TCNICAS (RJ). ISO/TR 10013
Diretrizes para a documentao de sistema de gesto da qualidade. Rio de Janeiro, 2002.
1.6. EQUIPE ENVOLVIDA
So aqui descritos os papis funcionais, bem como as principais atribuies dos envolvidos.

3/13

MANUAL DE PROCESSOS

Unidade:
Organizao/Unidade

TTULO:

N:

Sistema de Gesto de BPM

FOLHA:

MP-080-060 R0

Equipe de BPM equipe permanente na estrutura organizacional, que se encarregar de

coordenar as diversas aes de BPM na organizao. Compe-se basicamente de:
o

Gerente de BPM: o mais alto cargo em BPM na ORGANIZAO/UNIDADE.

Tem as atribuies de coordenar a equipe de BPM, selecionar processos a
trabalhar, atuar na ordenao dos trabalhos, estabelecer as mtricas de
desempenho do escritrio de processos e o alinhamento dos processos aos
interesses da organizao. Pr-requisitos desejados: experincia de trs anos em
estruturao de processos, treinamento em aspectos de BPM (Cadeia de Valor,
modelagem e otimizao de processos, compreenso

em TIC, indicadores de

desempenho, estatstica, tcnicas de conduo de reunies), noes de

planejamento e acompanhamento de projetos de preferncia com PMI, facilidade
de relacionamento com equipes.
o

Modeladores ou Lderes de processo: atuam no apoio modelagem e anlise de

processos, atividades de formatao, cadastro e controle de revises de padres no
sistema de gerenciamento de documentos, execuo do diagnstico de
conformidade de processos, auxlio na medio de desempenho. Pr-requisitos
desejados: experincia de um ano em estruturao de processos, treinamento em
aspectos de BPM, facilidade de conduo e organizao de reunies, habilidade de
ouvir e coletar dados de terceiros.

Auditor de processos: com a funo principal de verificar se o processo

modelado corresponde ao que est sendo executado, verificar registros, desvios de
documentao, etc. Enfim, garantir alinhamento do processo gesto e vice-versa.
Pr-requisitos desejados: experincia de um ano em estruturao de processos,
treinamento em aspectos de BPM, capacitao em auditoria de processos tipo ISO
9000 ou similar.

Equipe do processo: equipe temporria e multidisciplinar, em estrutura matricial, com o

propsito de atuao especifica em um dado processo. Uma vez o processo implantado e
funcionando plenamente, a operao do mesmo repassada aos usurios finais,
controladores. Inclui:
o

Dono do processo: responsvel pelo alinhamento do processo estratgia da

organizao, estabelecendo metas e resultados esperados e analisando riscos
envolvidos, preferencialmente um membro da alta direo.

4/13

MANUAL DE PROCESSOS

Unidade:
Organizao/Unidade

TTULO:

N:

Sistema de Gesto de BPM

FOLHA:

MP-080-060 R0

Gestor do processo: responsvel pela implementao e melhoria contnua do

processo, desdobrando as metas em itens de controles e definindo aes de
melhoria.

Modelador ou Lder do processo: escalado a partir da equipe de BPM para

auxiliar nos trabalhos especficos do processo em anlise.

Gerente de departamento: principal contato no site, responsvel pelo sucesso do

projeto, coordena recursos da organizao, comunica progresso do projeto ao dono
do processo.

Especialista no tema: fornece conhecimento e know how sobre o tema, apresenta

perspectiva do usurio final para o novo sistema e processo, fornece percepes de
novas maneiras de atingir eficincia e eficcia operacional.

Equipe de Tecnologia da Informao: fornece informaes sobre infraestrutura

disponvel para a soluo de processos correntes e sobre ajustes necessrios para
as novas aes sugeridas.

Equipes de contato e avaliao: embora no faam parte da estrutura formal da

organizao (podem at mesmo ser externas organizao), so muito teis como
consultoria, para comparar, avaliar e homologar resultados dos processos em execuo,
modelagem (as-is e to-be).

Comit de processos: efetivamente no deve fazer parte do escritrio de

processos. Composto por lderes executivos, donos de processo, chefes de
departamento e reas de suporte. Entre suas atribuies est identificar e resolver
problemas de integrao ao longo do processo, mitigar ou eliminar conflitos entre
lideranas de processos e lideranas dos departamentos, alocar e priorizar recursos,
desenvolvimento e alinhamento de objetivos, metas e estratgias de negcio
(ABPMP, 2009).

1.7. ATIVIDADES DO CICLO DE BPM UNIFICADO

O ciclo bsico de atividades mostrado na Figura 1.

5/13

MANUA
AL DE PR
ROCESSOS
S

Unidade:
U
Organnizao/Un
nidade

TTULO:

N:
N

Sisteema de Gessto de BPM

M

F
Figura 1.

FOLH
HA:

MP-0880-060 R0
0

Ciclo de BPM
B
unificadoo

1.7.11. Planejarr o BPM

Tem o propsito
p
dee definir ass atividades de BPM que
q contribuuiro para o alcance
das metas orgaanizacionaiss (das estraatgicas ss operacion
nais) e criaar condiees para a
condduo do BP
PM:

E
Entender
o ambiente
a
exxterno e inteerno e a estrratgia ;

6/13

MANUAL DE PROCESSOS

Unidade:
Organizao/Unidade

TTULO:

N:

Sistema de Gesto de BPM

FOLHA:

MP-080-060 R0

Manter a governana de processos, estabelecer estratgia, objetivos e

abordagem para promover mudanas;

Criar/atualizar a organizao do Manual do Sistema de Gesto de BPM;

Preparar, no todo ou em parte, a Estrutura de Classificao de

Atividades/Processos;

Definir a gesto de projetos para implantao;

Selecionar, entender os elementos bsicos e priorizar processos;

Indicar recursos necessrios para a anlise, modelagem e otimizao de

processos;

Formar equipes de trabalho para processos especficos;

Atentar para as armadilhas comuns que geram problemas ao planejamento

de BPM;

Realimentar o planejamento.

1.7.2. Analisar, modelar e otimizar processos

Engloba atividades que permitem entender a organizao como um todo, onde esto
inseridos os processos que so foco do trabalho, verificar se h lacunas de compreenso e
desempenho, gerar informaes sobre o processo atual (as-is) e/ou a proposta de processo
futuro (to-be). O tratamento conjunto dado s duas fases (as-is e to-be) est fundamentado
no fato de que os autores geralmente promovem uma certa mistura dessas fases, alm da
prtica de modelagem. Isto indica que mesmo ao se executar simplesmente um as-is, cria-se
uma oportunidade de pensar sobre o processo, que pode levar de imediato a melhorias
possveis sobre o processo em questo, mesmo que de pequena monta.
As atividades principais que compe esta fase so:

Analisar o negcio onde o processo est inserido;

7/13

MANUAL DE PROCESSOS

Unidade:
Organizao/Unidade

TTULO:

N:

Sistema de Gesto de BPM

FOLHA:

MP-080-060 R0

Modelar os processos na situao atual1;

Quando necessrio e possvel, comparar o modelo com melhores prticas e

benchmarking;

Otimizar processos, gerando modelos para a situao futura(to-be);

Gerenciar a mudana;

Detalhar o Gerenciamento de Projeto de implantao dos processos;

Realimentar o planejamento do BPM.

1.7.3. Implantar processos

Engloba atividades que garantiro a implantao e a execuo dos processos, como:

Detalhar e executar o Gerenciamento do Projeto de implantao;

Montar a equipe que far a implantao;

Coordenar o ajuste de instalaes, equipamentos e software (se necessrio;;

Coordenar os testes e/ou piloto da soluo;

Gerenciar o plano de transferncia de tecnologia;

Treinar e dar apoio continuado equipe executora;

Desenvolver e executar os programas de marketing da soluo;

Transferir controle de execuo e a monitoria de instncias do processo

implantado aos executores;

Verificar se necessrio e implantar (se for o caso) a melhoria de processos

em execuo;

Cuidar da gesto da mudana na fase de implantao.

Vale frisar que em algumas situaes estes modelos j esto disponveis para uso.

8/13

MANUAL DE PROCESSOS

Unidade:
Organizao/Unidade

TTULO:

N:

Sistema de Gesto de BPM

FOLHA:

MP-080-060 R0

1.7.4. Monitorar o desempenho de processos

Engloba atividades relacionadas ao controle geral do processo (por meio de diversos
recursos, como uso de indicadores de desempenho, BSC, BAM, BI e mtodos estatsticos),
gerando informaes que posteriormente realimentaro as demais fase do cliclo unificado
de BPM:

Apoiar o registro de desempenho dos processos ao longo do tempo;

Realizar benchmarking com referenciais externos e internos;

Realizar auditorias do processo em uso;

Realizar anlise da maturidade da organizao/unidade de negcios;

Planejar e distribuir os dados de monitoramento do desempenho.

1.8. METODOLOGIA USADA PARA ESTRUTURA DE CLASSIFICAO DE

ATIVIDADES/PROCESSOS
A metodologia usada preferencialmente nos projetos implantados ser baseada na na
APQC, conforme a Erro! Fonte de referncia no encontrada. e a Figura 2.

9/13

MANUA
AL DE PR
ROCESSOS
S

Unidade:
U
Organnizao/Un
nidade

TTULO:

N:
N

Sisteema de Gessto de BPM

M

F
Figura 2.

FOLH
HA:

MP-0880-060 R0
0

Exemplo de
d Estrutura dde Classificao de Atividad
des/Processos baseado na APQC.
A

1.9. E
ESPECIFIICAES GERAIS
G
DO
O FORMU
ULRIO DE
E CONTRO
OLE DE
P
PROCESSO
O
Para efeiito de Contrrole de Proccessos, todo
o processo sob
s o BPM
M deve ter seeus dados
bsiccos controllados em banco
b
de dados con
nforme form
mulrio prprio. Vejaa Anexo
Form
mulrio de Controle
C
de Processo.
1.10.. ESPECIF
FICAES
S GERAIS D
DA REQUIISIO DE
E MODELA
AGEM
Para efeiito de contrrole das ativvidades exeecutadas, toda Modelaggem executtada deve
ser pprecedida daa devida req
quisio de modelagem
m. Veja Aneexo o Formuulrio de Reequisio
de M
Modelagem.

100/13

MANUAL DE PROCESSOS

Unidade:
Organizao/Unidade

TTULO:

N:

Sistema de Gesto de BPM

FOLHA:

MP-080-060 R0

1.11. ATIVIDADES ENVOLVIDAS NO PROCESSO DE MODELAGEM ADOTADO

O manual de procedimento Modelar Processos apresenta detalhes do mtodo
usado para modelar processos na organizao. Veja anexo o procedimento "Modelar
Processos".
1.12. METODOLOGIA DE MODELAGEM ADOTADA NA ORGANIZAO /
UNIDADE

BPMN (Business Process Modeling and Notation): usada para todos os

processos internos e preferencial para uso em todos os projetos de processos;

Outros: depender do projeto e exigncia da organizao / unidade.

1.13. ANLISE DE MATURIDADE EM BPM

Como diretriz para realizao da anlise de maturidade em BPM ser usado o
Modelo que segue, que permite fazer uma anlise por unidade da empresa e varivel ao
longo do tempo, facilitando perceber as evolues de desempenho em processos do objeto
de interesse (conjunto de processos, departamento, unidade, etc.).
No grfico, cada ponta do radar representa um item de influncia na avaliao e a
escala de 1 a 5, os estados indicados: 1 estado inicial, 2 definido, 3 repetvel, 4
gerencivel e 5 otimizado. Cada avaliao corresponde a uma data de realizao, por
exemplo 1 avaliao em 12/03/2010, 2 avaliao em 12/03/2011 e 3 avaliao em
12/03/2012. Assim, com nico grfico de radar, podemos ver a evoluo da maturidade ao
longo do tempo, conforme Figura 3.

11/13

MANUA
AL DE PR
ROCESSOS
S

Unidade:
U
Organnizao/Un
nidade

TTULO:

N:
N

Sisteema de Gessto de BPM

M

F
Figura 3.

FOLH
HA:

MP-0880-060 R0
0

Grfico dee radar apresenntando a BPM

MM de uma Un
nidade de inteeresse.

1.14.. AUDITOR
RIAS DE PROCESSO
P
OS
Como diiretriz para realizao das audito
orias dos prrocessos gerrenciados usada a
NBR
R ISO 190111 - Diretrizees para audiitorias de sisstemas de gesto.
g
1.15.. ESTRUTU
URA DE DOCUMEN
NTAO DE
E PROCES
SSOS
Ser usada como dirretriz bsicaa para a doccumentao de processoos:

mitida pelo software de modelaagem adotaado para

A documentaao perm
puublicao;

Doocumentao de apoioo gerada em

m acordo com a AB
BNT ISO/TR 10013
(20002).

A hierarqquia tpica da
d documenntao dever ser comp
posta por trs nveis:

N
Nvel
A Ma
anual de Ge
esto do BP
PM: descreve
e o sistema dde gesto de
e BPM de
a
acordo
com a declarao
o da poltica e os objetivos de BPM esstabelecidos.

N
Nvel
B Pro
ocedimento
os do sistem
ma de gesto
o de BPM: ddescreve os processos
p
in
nter-relacionado e ativida
ades necess
srias para implantar o ssistema de gesto
g
de
B
BPM.

122/13

MANUAL DE PROCESSOS

Unidade:
Organizao/Unidade

TTULO:

N:

Sistema de Gesto de BPM

FOLHA:

MP-080-060 R0

Nvel C Instrues de trabalho e outros documentos do sistema de gesto

de BPM: consiste em documentos de trabalho detalhados, com plena descrio de
tarefas mais complexas.

A norma ainda indica que o nmero de nveis pode ser ajustado para satisfazer as
necessidades da organizao.
1.16. MTODO PARA O GERENCIAMENTO DE PROJETOS DE PROCESSOS
As diretrizes usadas nas implantaes ser o PMBOK, que gerado/gerenciado pelo
PMI (Project Management Institute).

13/13