APORTE INDIVIDUAL DELTRABAJO COLABORATIVO 2

GISELA CUELLAR CHALA

CC: 1.117.541.189
CORREO: gixela_ch@outlook.com

TUTOR:
FREDDY ENRIQUE BARRETO

GRUPOS: 301504_31

UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y A DISTANCIA - UNAD

ESCUELA CIENCIAS DE LA SALUD
LEGISLACIN FARMACUTICA
CEAD FLORENCIA
2015

INTRODUCCIN

Para la estructuracin y presentacin de este trabajo se plante una situacin problema

en la IPS Hospital Regional San Jernimo de Ayapel, en la cual se presenta una serie
de irregularidades como fuga de insumos quirrgicos y medicamentos, una facturacin
inadecuada, entrega inoportuna de medicamentos, inadecuado sistema de inventarios y
faltantes, para solucionar estas falencias se presentara un proyecto para la
implementacin de un sistema de control de inventarios y existencias e insumos
mdicos quirrgicos.
El Sistema de Control de Inventarios consiste en el ejercicio de control de las
existencias y la comparacin con las necesidades presentes y futuras, para poder
establecerlas, teniendo en cuenta el ritmo del consumo, los niveles de existencias y las
adquisiciones para atender las demandas. Adems el Control de Inventarios consiste en
un trabajo tcnico y de procedimientos utilizados para establecer, poner en efecto y
mantener las cantidades optimas de frmacos requeridos, para brindar una atencin
medica de calidad a los pacientes.

OBJETIVOS

Implementar la aplicacin de un sistema adecuado de gestin de inventarios de

insumos mdicos quirrgicos.

Proveer una herramienta til, de fcil aplicacin y comprensin para las personas
responsables del rea de almacenamiento y despacho de los medicamentos e
insumos quirrgicos y para quienes trabajan en las reas relacionadas.

Implementar controles administrativos eficaces en relacin a los inventarios de

medicamentos e insumos quirrgicos.

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

Los futuros Regentes de Farmacia han ingresado a laborar en la IPS del Municipio de
Ayapel Crdoba de tercer y cuarto nivel de atencin y complejidad Hospitalaria llamado
Hospital Regional San Jernimo de Ayapel, en donde hay fuga de insumos quirrgicos
y medicamentos, una facturacin inadecuada y muchas no conformidades con la
poltica de seguridad del paciente adems de otros inconvenientes como entrega
inoportuna de medicamentos, inadecuado sistema de inventarios y faltantes, e
inadecuado sistema de farmacovigilancia.
En cuanto al proceso de almacenamiento se est viendo afectado porque debido al
crecimiento del establecimiento ha habido necesidad de ubicar los insumos en
diferentes lugares generando problemas de ubicacin y de malos despachos en el
momento de la dispensacin ya sea porque se entrega un medicamento por otro o
porque se niegan los medicamentos. Para el procedimiento de recepcin el Regente de
Farmacia tiene asignado al auxiliar de farmacia pero ha encontrado que durante el
ltimo mes el auxiliar no ha elaborado el acta de recepcin, por lo que se vio en la
necesidad de llamarle la atencin.

JUSTIFICACIN

El problema planteado previamente, justifica, hace pertinente y til, una gestin integral
de inventarios en la cadena de suministros, que responda a los requerimientos de
abastecimiento de medicamentos y dispositivos mdicos que se presentan en la
actualidad y que redunde en la excelencia en la calidad de prestacin del servicio
asistencial. Todo lo anterior, como ya se ha mencionado, plantea que un adecuado nivel
de inventarios comprende un punto clave, sin cuya efectividad, no estaran dadas las
condiciones para proseguir el proceso de distribucin de producto oportunamente.
Esta propuesta de implementacin creara ms agilidad en el manejo de inventarios
necesitndose personal calificado que conozca el sistema de inventario, adems
favorece de una manera importante a la IPS actualmente al conocer existencia del
producto se puede evitar prdidas, ya que el adecuado manejo del inventario permite
saber lo que se tiene en bodega y as evitar un faltante del producto, la importancia del
manejo de inventarios en la rea de farmacia, permitir mantener un control oportuno,
as como tambin conocer al final del periodo contable un estado confiable de la
situacin. As mismo en este proceso pondremos en prctica todos los conocimientos
contables y econmicos para conseguir que la farmacia de la IPS posea una mejor
utilizacin del inventario y que le permita obtener datos reales, al efectuar un inventario
y organizarlo estamos tambin economizando costos de almacenamiento por
mercanca y adoptar una poltica de entrega justo a tiempo para disminuir los costos
tanto de bodega como de servicios bsicos y seguro.
Esta investigacin tiene como objetivos tener un mejor trabajo y administracin de los
inventarios, implementar un adecuado sistema, que facilite el control y establecer la
responsabilidad que tiene cada persona, alcanzando que el trabajo se simplifique al
tener procedimientos y controles a seguir, con este proyecto se beneficiara el rea de
farmacia, ya que necesita de un Sistema de Control Interno de Inventario y los
beneficios ser directamente a los pacientes quienes no sufrir escasez de
medicamentos y su tratamientos no sern interrumpidos.

MARCO TERICO
Uno de los problemas que se encontr en la institucin Hospital regional San jernimo
de Ayapel, est relacionado con la ineficiencia en el sistema de inventarios, dando lugar
a un mal funcionamiento logstico de la IPS que con lleva a desencadenar otros
inconvenientes como mala facturacin, fuga de medicamentos, retrasos en la entrega
de medicamentos etc.
Los hospitales se pueden entender como unas organizaciones que deben coordinar un
conjunto de procesos para lograr la produccin de bienestar en sus pacientes.
El sistema de suministro de medicamentos es la base del funcionamiento de la farmacia
en el hospital, Sin embargo, tambin puede involucrar otro tipo de insumo, como
materiales mdico-quirrgicos, material biomdico o de esterilizacin. Cuya
responsabilidad, cada vez en un mayor nmero de pases, se le est asignando a la
unidad de farmacia, se requiere contar con un suministro seguro de medicamentos,
para implementar otros servicios, tales como: distribucin unidosis, distribucin de
mezclas intravenosas, informacin de medicamentos, desarrollo de programas de
reacciones adversas, de evaluacin de la racionalidad de la utilizacin, y de atencin al
paciente ambulatorio, entre otros.
La recepcin y control de inventario, son los procesos de gestin tecno-administrativo,
especializados para recibir adecuadamente por parte delos proveedores los
medicamentos, as como para sistematizar la integracin de inventarios y manejo de
stocks, basados en procedimientos que garanticen el correcto desplazamiento de estos
y evitar la presencia de fugas, robos, o caducidad.
El control de inventarios, busca el suministro oportuno de los insumos necesarios, as
como la solicitud de los productos que llegan de la adquisicin, para que su compra
concuerde con las necesidades, La mejor manera de garantizar que la institucin no
sufrir un desabastecimiento es establecer un sistema de control de inventarios,
buscando adems que se tengan unas finanzas adecuadas, donde correspondan los
ingresos y los pagos por los productos comprados.

CONTROL DE INVENTARIO
Constituye un control administrativo bsico para racionalizar los costos de obtencin y
posesin, facilitar la programacin, mejorar la oportunidad de reaprovisionamiento,
racionalizar el consumo y el espacio de almacenamiento, tomar medidas para reducir la
cantidad de medicamentos vencidos, poco utilizados y permitir la deteccin,
cuantificacin y valorizacin de las prdidas por concepto de deterioro y robo. Los
mtodos de verificacin de existencias pueden ser de carcter total, escalonado o
selectivo (Llevar la gestin de existencia o inventario en forma correcta para evitar la
falta de medicamentos (independientemente del mtodo de compra) (12,13). Aunque
existe una amplia gama de parmetros que se pueden utilizar en un sistema de control
de inventario, debido a las caractersticas de los almacenes de hospital, slo tres se
consideran bsicas
Existencia mnima: conocida tambin como existencia de seguridad, de reserva, de
fluctuacin o de proteccin. Es la cantidad destinada a minimizarlos efectos de
reposiciones tardas o efectuadas a plazos superiores a los normales, consumo
superior a lo previsto, o a plazo de entrega no cumplidos. Se recomienda mantenerlos
en sus niveles ms bajos a fin de no recargar los costos de almacenamiento. En
general, se recomienda mantener en existencia 1/3 de la cantidad que se consume
durante el tiempo de reposicin, cuando el producto es de alto valor de consumo (grupo
A en la clasificacin ABC), lo que conlleva una frecuencia de reposicin elevada.
Tambin se recomienda mantener un bajo nivel de existencia de seguridad cuando el
rea del almacn es reducida. Las existencias de seguridad para productos de mediano
valor de consumo (grupo B del ABC) correspondern a la mitad de la cantidad de
reposicin y tendrn una frecuencia de reposicin moderada. Finalmente, se estimar
un nivel de existencias de seguridad elevada con una baja frecuencia de compras para
productos de bajo valor de consumo (grupo C de la clasificacin ABC).
Existencia mxima: es la cantidad mxima aceptable en existencia en el almacn y se
Determina sumando la existencia de seguridad y la que se consume durante el perodo
de reposicin (o sea entre dos reposiciones consecutivas).
Existencia de alerta: conocida tambin como punto de reposicin. Se define como la
cantidad de material que da origen al proceso de reposicin o compra, a fin de
mantener las existencias mnimas o de seguridad. Se debe iniciar un proceso de
compra cuando el inventario baje al nivel de alerta; sin embargo, es importante tener en
cuenta la:

- Disponibilidad de espacio para almacenar

- Disponibilidad de producto en el mercado
- Disponibilidad presupuestaria.

Contar con un sistema de control de rdenes emitidas o con informes

administrativos normales y extraordinarios, confiables y oportunos, para dar
seguimiento a las rdenes emitidas. Este seguimiento se da mediante una
estrecha relacin entre el almacn y la oficina de compras a fin de tomar
acciones administrativas oportunas y evitar Desabastecimientos prevenibles

Todo proceso de compra debe contar con la siguiente informacin:

- Lista bsica de medicamentos con sus especificaciones tcnicas (elaborada por
el CFT)
- Lista de fallas de productos (emitida por almacn)
- Ofertas de los proveedores (debidamente registrados en la oficina de compras)
- Cronograma de compras.
El rea de almacenamiento: su objetivo es garantizar la preservacin de calidad
y el Almacenamiento ordenado y eficiente de los bienes bajo custodia. Entre las
actividades que se desarrollan estn:
- Almacenar y custodiar los medicamentos recibidos
- Mantener control sobre obsolescencia, baja rotacin, daos, vencimientos, etc.
para Actualizar inventario.
- Mantener condiciones de seguridad e higiene en el almacenamiento de los
Medicamentos
- Mantener los registros necesarios sobre ingresos y egresos
- Vigilar la rotacin de los materiales en inventario.

ALMACENAMIENTO Y LOS INVENTARIOS

Realizar control de inventario de los productos. Los tipos ms comunes son:

Peridico (a intervalo de tiempo definidos), permanente (cada vez que se
presenta movimiento del producto) y especiales (eventual por razones
especficas). A fin de garantizar la actualizacin y mantener el inventario
actualizado, se recomienda realizar inventarios en forma peridica a muestras
selectivas del 10% de los productos. La revisin peridica implica revisar la fecha
de vencimiento de los productos para tomar medidas de cambio de mercanca
antes del vencimiento y cambio de material de poca salida.
Vigilar y controlar los medicamentos en lo interno del almacn con el propsito
de
- Control de movimientos de entradas y salidas, niveles de existencia,
necesidades de Reposicin y conocimiento anticipado del tiempo de reposicin
- Conocer las caractersticas y tendencias del consumo del medicamento
-

Identificar las existencias disponibles en el almacn

- Reflejar la existencia de productos por vencerse o ya vencidos promoviendo la

movilizacin de las existencias con fecha de vencimiento ms prxima, tales
como transferencia de productos a otros hospitales, dentro de un marco
adecuado de tiempo para lograr su utilizacin y cuando esto no sea posible,
debe elaborarse un inventario y el descargo correspondiente para de este modo
manejar datos reales,
- Evitar o disminuir al mximo la prdida de medicamentos. Se entiende por
prdida Aquella que ocasiona disminucin en los inventarios por causa
accidental, tal como el Dao de envases, inadecuado control en los despachos o
la fisga del producto
- Descartar fsica y contablemente todo medicamento que se haya deteriorado
por Encontrase en condiciones inadecuadas de almacenamiento o manejo
- Realizar verificaciones para el control de existencias en el almacn a travs de
Inventarios totales (una vez al ao) o inventario selectivo (por tipo de
medicamento).
METODOLOGA:

PERSONAL
El personal dentro el hospital Regional San Jernimo del Municipio de Ayapel
Crdoba, estar definido por el grado de complejidad que presenta el hospital;
como nos referimos a un cuarto nivel de complejidad, es necesario que el
personal profesional farmacutico tenga capacidades y competencias
especficas, para disear e implementar nuevos procesos de trabajo con un
enfoque sistmico e integral acorde a la realidad de las necesidades del
paciente y/o a los profesionales en la salud, promover e instrumentar los
cambios normativos asociados al proceso de atencin del paciente, todo esto
para el funcionamiento correcto de los servicios farmacuticos en el SDMDU.
El personal idneo dentro de la farmacia hospitalaria estar comprendido, por
cada integrante que hace parte de las zonas o reas establecidas dentro de la
farmacia interna, segn el nmero necesario de profesionales a cargo tanto para
el rea administrativa como para el resto de las reas de dispensacin
(ambulatoria e intrahospitalaria), almacenamiento, recepcin y en el centro de
informacin de medicamentos. Por otra parte en el SDMDU, es necesario contar
igualmente con personal calificado, adecuado y especializado en el tema
respectivo, como lo es la unidad de enfermera la cual registra los movimientos
de medicamentos por paciente, su nmero tendr relacin con las camas
correspondientes y asignadas para cada paciente.
El apoyo profesional en salud cuenta mucho con personal calificado dentro de la
el hospital Regional San Jernimo del Municipio de Ayapel Crdoba, podramos
incluir enfermeras auxiliares, farmaceutas auxiliares, regente de farmacia,
mdicos especializados, en fin; una cadena que logra poner en marcha el
SDMDU, pero que beneficia ampliamente al paciente.
DOCUMENTACIN NECESARIA
Dentro de la documentacin necesaria, debemos tener en cuenta la
documentacin desde su inicio impartida por el mdico hasta la administracin al
paciente, la cual se implementar en el proyecto de mejoramiento al SDMDU
para una mayor eficacia y desempeo en los trmites informativos, los cuales
tenemos:

Orden mdica o formula mdica.

Hoja de devolucin de medicamentos tanto para mdico y enfermera si se ha

hecho un cambio importante en la orden mdica.

Perfil farmacoteraputico.

Registro de medicacin en enfermera.

Botiqun de emergencia y stock de planta.

DOTACIN Y EQUIPOS
Dentro del equipo y la dotacin necesaria en el SDMDU, incluir estanteras, muebles,
escritorios, sistemas de cmputo, nevera, impresoras, libros de informacin
medicamentosa, armario para la dispensacin de medicamentos especiales, cajetn y
cassettes donde se ubican las dosis unitarias, carros nodriza de medicamentos.
Los armarios de dispensacin automtica propiamente dichos constan de tres partes
integradas: el armario, un programa informtico y sistemas de interconexin con el resto
de sistemas de informacin del hospital (estos sistemas se implementan en hospitales
de alta complejidad).
No hay que olvidar que dentro de la dotacin necesaria se debe contar con
instalaciones elctricas, tomacorrientes, termmetros ambientales, instalaciones contra
incendios y todo tipo de equipos electrnicos tiles para el desarrollo de las actividades
farmacuticas, incluyendo igualmente los equipos farmacuticos para el reempaque y
reenvase de medicamentos especiales, los cuales tienen unos procesos destinados
para tal fin.

COSTOS

GASTOS OPERACIONALES
ITEM DETALLE

CANT

V/UNIT.

TOTAL

Estantes

12

120.000

1.440.000

Computadora

870.000

870.000

Software contable

2.500.000

2.500.000

Impresora

300.000

300.000

Control de barras

220.000

220.000

Lnea para internet

76.000

76.000

Software De Inventario

145.000

145.000

total

4.768.000

GASTOS REPRESENTATIVOS
ITEM DETALLE
CANT
V/UNIT.
TOTAL

Asesoras
2
150.000
300.000
Capacitaciones
1
180.000
180.000
Imprevistos
1
800.000

800.000

total

1.280.000

CONCLUSIONES

El desarrollo de este trabajo requiere de toda la participacin profesional de salud

implicada en sus actividades interdisciplinarias, para lograr cumplir un objetivo en
comn: el beneficio del paciente. El trabajo ser ms reconfortante para cado uno de
los miembros implicados en el sistema de distribucin.
Adems enfatizamos ms nuestros conocimientos permitindoos enfocarnos en nuestra
labor profesional fue muy interesante el desarrollo de este trabajo.
Efectuado este trabajo se concluy que la IPS Hospital Regional San Jernimo de
Ayapel adoleca de controles administrativos eficaces en relacin a los inventarios de
medicamentos e insumos quirrgicos, lo cual determina la validez del estudio.
Al realizar este trabajo se evidencio la importancia y necesidad de una reestructuracin
en el manejo del sistema de inventario porque se asegura una efectividad para la
Institucin y en procura de su bienestar y en el ahorro que se presenta por el control de
este por parte del personal encargado. Minimiza los inconvenientes de fuga de
medicamentos e insumos quirrgicos debido a un mal registro y ruptura en la cadena
logstica que ocasiona prdidas, un mal funcionamiento y un riesgo para el paciente,
que se queda sin los suministros adecuados oportunamente. Se cumple lo establecido
en la resolucin 1403 del 2007 donde el servicio farmacutico cumple con unos
principios, entre ellos la accesibilidad eficacia, eficiencia, conservacin de calidad y
seguridad etc.

REFERENCIAS BIBLIOGRFICAS

2014,
11.
Trabajo
Colaborativo
No.
2
Legislacin
Farmacutica. BuenasTareas.com. Recuperado 11, 2014, de http://www.buenas
tareas.com/ensayos/Trabajo-Colaborativo-No-2-LegislacionFarmaceutica/62065687.html

(2014, 11). mordeduras. BuenasTareas.com. Recuperado 11,

http://www.buenastareas.com/ensayos/Mordeduras/63224632.html

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