4.

CUENTAS POR COBRAR - CICLO INGRESOS

Lmite de crdito
4.301

Es funcin del departamento de crdito aprobar los lmites de crdito en las

cuentas de clientes desde el punto de vista del riesgo y mantener una vigilancia
sobre los cobros y autorizar ajustes de crdito en las cuentas de clientes. Tal
funcin se logra a travs de:
a.

Una investigacin de las caractersticas de los clientes en cuanto a su

capacidad

econmica,

liquidez,

antecedentes

crediticios,

etc.,

esta

investigacin puede ser realizada por personal del propio departamento de

crdito o bien por una agencia profesional que a ello se dedique.
b.

El establecimiento de procedimientos que permitan efectuar en forma

peridica una revisin a los lmites de crdito establecidos, ya que con el
transcurso del tiempo se presentan diversas situaciones que hacen
indispensables una reduccin o incremento a los lmites de crdito, tales
situaciones pueden ser la inflacin, comportamiento crediticio del cliente,
etc.

Expedientes de clientes
4.302

Con el objeto de contar con elementos de informacin suficientes para tomar

decisiones en cuanto a la autorizacin de incrementos a los lmites de crdito,
modificacin

de

condiciones

de

venta

operaciones

especiales,

es

recomendable que el departamento de crdito cuente con un expediente por

cliente en el que se incluyen la solicitud de crdito, investigacin del crdito,
lmite de crdito autorizado y sus modificaciones, condiciones de venta y otra
correspondencia relacionada con estos aspectos.

1/32

Listas de precios
4,303

La compaa debe contar con listas de precios debidamente autorizadas y

aprobadas por un funcionario responsable. El contar con las listas de precios se
obtienen diversas ventajas tales como el que los preciso no sean fijados en
forma arbitraria de acuerdo al cliente, auxilian al encargado de autorizar las
condiciones sobre descuentos, etc.

4.304

Es requisito indispensable que dichas listas sean actualizadas peridicamente,

con el propsito de que no se alteren los precios sin autorizacin previa.
Aceptacin de pedidos

4.305

Como ya quedo establecido en los puntos anteriores, el contar con un

expediente que muestre la historia crediticia de cada cliente y de listas de
precios actualizadas y aprobadas son elementos bsicos para la aceptacin de
los pedidos de clientes, ya que al consultarlos proporcionan elementos de juicio
adecuados para la aceptacin total o parcial del citado pedido.

4.306

La aprobacin del pedido deber efectuarlo el encargado del departamento de

crdito y slo en casos especiales por un funcionario de un nivel adecuado, en
ningn caso la autorizacin estar a cargo de empleados que desarrollen
funciones de registro contable o de embarque de mercancas, ya que al no
existir esta segregacin de funciones se estara ante la posibilidad de envo de
mercancas sin una adecuada aprobacin.

2/32

Embarque - separacin de funciones

4.307

Con la finalidad de evitar irregularidades debe establecerse una debida

separacin de la funcin de embarque de las de produccin, recepcin,
almacenaje, crdito, facturacin, cobranza y contabilidad. Entre los objetivos
que se persiguen con dicha separacin, son que las mercancas embarcadas:
a.

No provoquen faltantes injustificados en produccin o almacn de

terminados.

b.

Sean debidamente registradas en los auxiliares de inventarios.

c.

Estn correctamente cargadas en auxiliares de clientes en cuanto a las

cantidades despachadas.

d.

No existan embarques sin facturar.

e.

Sean debidamente autorizadas y aprobadas para su envo.

Embarques - pedido
4.308

Por regla general todas las empresas efectan sus embarques con base en el
pedido del cliente debidamente aprobado, dado que el curso del pedido del
cliente se realiza a travs de los departamentos de ventas, crdito, embarques y
otros departamentos que participan en los pasos preliminares antes de
embarcar la mercanca. As el pedido del cliente pasa a travs de un nmero de
personas antes de que la orden de embarque o su equivalente sea emitida
logrando as una difcil colusin.

3/32

4.309

Todos los procedimientos relativos a los pedidos y a su aprobacin final deben

ser revisados.

De este modo se obtiene informacin acerca de los

departamentos y las funciones con los cuales el auditor normalmente tiene un

contacto muy limitado durante el examen usual de los estados financieros. De
este estudio se obtendr conclusiones acerca del grado de interdependencia
con que trabajan los diferentes departamentos, si los procedimientos empleados
son efectivos desde el punto de vista de ofrecer proteccin adecuada a la
compaa contra negligencia o fraude y hasta qu grado puede el auditor
confiar en el importe de las ventas registradas en la cuenta de control del mayor
general.
Embarques prenumerados
4.310

El uso de documentos de embarque prenumerados facilitan el que las

mercancas

surtidas

sean

precisamente

las

autorizadas

que

sean

debidamente facturadas a los clientes y que permitan seguir la secuencia

numrica. Sin embargo, el uso de rdenes prenumeradas no es esencial y en
ciertas ocasiones no son prcticas. Por ejemplo, en algunas compaas las
rdenes recibidas son transcritas a mquina a un modelo especial, del cual se
hacen varias copias para su distribucin a los departamentos encargados de
ciertos pasos en el procedimiento, incluyendo embarques y facturacin. Estas
copias son reunidas posteriormente y constituyen un registro bastante completo
del procedimiento seguido a partir de la recepcin del pedido del cliente, hasta
el momento del embarque de la mercanca al mismo.

Siempre que estn

vigentes estos procedimientos, el auditor debe asegurarse de que se han

tomado las medidas que aseguren que todas las rdenes de embarque
recibidas son contabilizadas despus de ser embarcadas y facturadas.

4/32

4.311

En algunas compaas se envan copias de los embarques al departamento de

facturacin para ser usadas como remisin-factura. Estas remisiones deben
incluirse con la mercanca. Este mtodo proporciona una seguridad razonable
de que todas las remisiones han sido facturadas amparando todos los
embarques hechos a los clientes, siempre y cuando exista la seguridad de que
el departamento de embarques no hace ningn embarque sin haber emitido la
copia de la remisin-factura.

Naturalmente, no se pueden indicar aqu los

distintos mtodos que pueden ser adoptados para asegurarse de que todas las
mercancas embarcadas son facturadas y se cita el mtodo anterior solamente
como ejemplo de un mtodo efectivo.
Otras mercancas embarcadas
4.312

Para llevar un control adecuado de toda la mercanca que salga del almacn
con fines distintos a su venta, (mercanca a consignacin, demostracin,
obsequios, etc.,) se debe de formular un documento prenumerado el cual
deber estar aprobado por un funcionario responsable y servir como
autorizacin al departamento de embarque para dar salida a esta mercanca.

4.313

Todas las salidas del almacn deben de ser invariablemente contabilizadas

despus de la operacin de embarque en sus correspondientes cuentas.
Oportunidad

4.314

La oportunidad con que sean surtidos los pedidos proporciona la seguridad de

que no existe en el departamento de embarques ocultacin de mercanca que
propiciara malos manejos. Por otro lado, el envo oportuno de los embarques a
facturacin permitir la recuperacin de la cartera en los plazos pactados segn
las condiciones de venta evitndose un financiamiento "extra" al cliente.

5/32

Evidencia de la recepcin de mercanca por el cliente

4.315

Para cerciorarse que la mercanca surtida por el departamento de embarque fue

entregada a los clientes, es necesario que un empleado que no participe en las
funciones de embarque, verifique que las remisiones correspondientes se
encuentren debidamente firmadas y/o selladas de recibido por el cliente.
Cuando se trate de ventas en las que se utilice el servicio de transportes ajenos
a la empresa, los datos consignados en las guas o talones de embarques
correspondientes debern verificarse contra los de las remisiones respectivas
haciendo la referencia cruzada.
Documentos y remisiones de embarque enviados a facturacin

4.316

La orden de embarque o remisin-factura, es la autorizacin al departamento de

embarques para dar salida a las mercancas y ser enviadas a los clientes;
tambin forma parte de la notificacin al departamento de facturacin de que se
facture al cliente. Por lo tanto, forma parte esencial en el procedimiento que
asegura el que las mercancas sean embarcadas o enviadas nicamente bajo
debida aprobacin y de que las mercancas embarcadas sean debidamente
facturadas a los clientes. Para asegurarse de que estos procedimientos operan
satisfactoriamente, todas las rdenes deben ser contabilizadas despus de las
operaciones de embarque y facturacin. Las rdenes prenumeradas facilitan
este tipo de comprobacin y deben usarse siempre que sea posible.

6/32

4.317

Los procedimientos en el departamento de embarques deben asegurar a la

compaa que las cantidades incluidas en el embarque son correctas, que la
clase de mercanca es la misma indicada en la orden de embarque y que
ninguna mercanca puede ser embarcada sin la debida autorizacin. Una vez
que se han completado las rdenes de embarque, las cuales deben mostrar
evidencia de que los procedimientos establecidos en el departamento de
embarque han sido cumplidos, deben ser enviadas para su facturacin
directamente a empleados que no participan en el registro de los auxiliares de
clientes.

La combinacin de estos deberes en un slo empleado pudiera

facilitar el cometer irregularidades, ya que esto permitir no hacer alguna factura

si no existen otros controles apropiados como pudiera desearse. Las rdenes
de embarque una vez completas no deben ser accesibles a personas que las
hayan iniciado, antes de que la factura sea hecha y enviada, pues esto dar la
oportunidad de ordenar un embarque y falsear la factura correspondiente dando
as oportunidad para cometer arreglos deshonestos con el cliente.
Separacin de las funciones de facturacin, contabilidad, crdito y cobranza
4.318

El personal de facturacin no debe tomar parte en funciones de contabilidad

porque tal combinacin de funciones les permitira cometer y encubrir
irregularidades. De igual modo, la funcin de facturacin debe estar separada
de las de crdito y cobranza para que ningn empleado tenga oportunidad de
manipular cobros de clientes y encubrir el hecho mediante la alteracin de las
facturas.

7/32

Referencias cruzadas
3,319

La comprobacin cruzada de los nmeros de la orden de embarque y los

nmeros de la factura slo establece el hecho de que la mercanca embarcada
haya sido facturada. De hecho no establece la cantidad y el precio apropiado,
ni que todas las mercancas facturadas hayan sido las enviadas al cliente. Para
asegurar estos puntos sera necesario, al menos a base de pruebas, el
comprobar los detalles en las rdenes de embarque contra los detalles en las
facturas.
Aseguramiento de que lo embarcado se ha facturado

4.320

Como se establece en puntos anteriores, la orden de embarque o remisinfactura son la nica autorizacin al departamento de embarque para dar salida a
las mercancas y enviarse a los clientes, una copia de esta documentacin, una
vez que es surtida, ser enviada al departamento de facturacin. Ahora bien,
para que exista la seguridad de que todas las rdenes de embarque han sido
facturadas y que por cada factura emitida se ha efectuado el embarque
correspondiente, un empleado independiente a las funciones de facturacin y
embarque deber comprobar a travs de la referencia cruzada entre los folios
de las facturas y los de las rdenes de embarque o de las guas o talones.

4.321

Otro procedimiento que se utiliza es el de comprobar en forma selectiva que las

salidas del almacn hayan sido facturadas.

8/32

Utilizacin de remisin-factura
4.322

en

algunas

compaas

se

usa

la

combinacin

del

procedimiento

"remisin-factura" bajo el cual las rdenes de embarque y las copias de las

facturas se preparan al mismo tiempo, ya sea por una operacin de multicopia,
por medio de mquinas de escribir, o por otros medios de reproduccin. En este
procedimiento la copia de la orden de embarque se procesa primero y las
cantidades embarcadas se indican en la misma.

Esta informacin se usa

entonces para completar la copia de la factura que fuera previamente preparada

pero no completada.
Facturacin
4-323

El departamento de facturacin debe enviar al cliente la factura respectiva, ya

que es la forma oficial del cargo que le hace la compaa y la base sobre la cual
el cliente remitir el pago de la misma.

4.324

Teniendo en cuenta que el total de embarques debe ser anotado en las cuentas
de mayor general, independientemente del registro individual hecho a las
cuentas de los clientes, otra copia de cada factura de venta o un resumen total
de las facturas de ventas debe ser enviado por el departamento de facturacin
directamente a contabilidad y estos datos deben ser la base para el registro de
los totales mensuales de ventas en las cuentas de mayor general. El total de
los cargos a las cuentas individuales de clientes debe ser entonces comparado
con el total de las ventas anotadas por el departamento donde se lleve el mayor
general.

9/32

Revisin de facturas
4.325

La revisin de las facturas es absolutamente necesaria dado que los errores, ya

sean inadvertidos o fraudulentos, son descubiertos y rectificados, esta situacin
slo se logra verificando debidamente dichas facturas tanto en su progresin
numrica, cantidades embarcadas segn documento de embarque, precios
autorizados, clculos y sumas, as como condiciones y plazos. A menos que la
factura sea comprobada, se est dependiendo demasiado en la capacidad de
trabajo de una sola persona, la que se encuentra sujeta a las fallas humanas.
Aun cuando las facturas se preparen mecnicamente y los totales acumulados
de las facturas sean calculados por las mquinas de contabilidad, es necesario
una revisin pues la experiencia ha probado que tambin las mquinas cometen
errores.
Evidencia de la revisin

4.326

Con la finalidad de que conste que efectivamente se hizo la revisin anterior, es

indispensable que las persona que la efecta deje evidencia mediante antefirma
o cualquier otra marca utilizada para tal efecto.
Diferencias en precios y condiciones

4.327

De la revisin que se efecta a las facturas es probable que se determine

diferencias en cuanto a los precios autorizados y a las condiciones de venta, al
respecto deber existir evidencia de que tales desviaciones estn debidamente
soportadas a travs de autorizaciones escritas.
Aprobacin de modificaciones en precios y condiciones

4.328

Como qued establecido en el punto anterior, cualquier modificacin

a los

precios oficiales o condiciones de venta deber ser autorizado a travs de una

carta o memorndum por un funcionario responsable.

10/32

Registro de otro tipo de ventas

4.329

El control y registro de las ventas de contado, C.O.D. y al personal de la

compaa deben hacerse bajo los mismos controles internos establecidos para
las ventas a crdito.

4.330

Los embarques de mercanca por ventas de contado son algo similares a las
ventas a crdito en cuento a que las mercancas saldrn de los almacenes de la
compaa antes de que el efectivo sea recibido.

Sin embargo, se deposita

confianza en quien efecta la entrega, ya sea un empleado de la misma

compaa, un camionero ajeno al negocio, una compaa de entregas
comerciales, o el servicio de correos.

Es necesario, por lo tanto, que se

mantenga un registro de las ventas. C.O.D., de manera que asegure el cobro de

la venta de la mercanca o su devolucin a manos de la compaa.

Esto

usualmente no se puede hacer si se considera que la mercanca est todava en

inventario mientras est en trnsito, ya que la compaa no ejerce el mismo
control sobre las entregas como sobre las mercancas en su poder. Por lo tanto,
al hacer el embarque debe ser registrado como una venta y una cuenta por
cobrar. La cuenta por cobrar establecer entonces un cargo que podr ser
eliminado solamente por el recibo del efectivo, o por aviso de la devolucin de la
mercanca amparado por un reporte de recepcin asegurando que la misma se
devolvi al almacn.

11/32

4.331

Adems, particularmente en los casos en que los mismos empleados de la

compaa son lo que hacen los cobros, los procedimientos deben brindar
proteccin contra la retencin temporal de los cobros o la posibilidad de "jineteo"
con los mismos. Esto no es difcil en el caso de verdaderas ventas de " cobro
contra entrega", donde el cobro debe efectuarse o de lo contrario la mercanca
no es entregada, porque el que reparte debe entregar el dinero del cobro o
devolver las mercancas el mismo da que las recibi. Los procedimientos de la
compaa deben establecer una continua vigilancia de estas operaciones. En
los casos de choferes-vendedores, que es un caso parecido al de las ventas de
"contado", es ms difcil asegurarse de que los fondos procedentes de ventas
se entreguen inmediatamente a la compaa. Sin embargo, puede establecerse
supervisin sobre este tipo de empleado y llevar a cabo frecuentes conteos por
sorpresa por medio de los auditores internos, con objeto de reducir al mnimo las
posibilidades de irregularidades.
Separacin de las funciones de registro contable

4.332

El personal que realiza labores de registro contable no debe tomar parte en

funciones de embarque, facturacin o cobranza, ya que tal combinacin de
funciones les facilitara cubrir cualquier irregularidad en el embarque, facturacin
o en los cobros, sea de buena fe o no siendo muy difcil detectar a posterior
dichas irregularidades.
Registros auxiliares

4.333

A fin de proporcionar a la administracin informacin que les permita tener un

anlisis objetivo del comportamiento e integracin de los saldos por cobrar, es
indispensable que por cada cuenta de mayor (p.e. clientes, documentos por
cobrar, empleados, deudores diversos, etc.) se utilicen auxiliares individuales.

12/32

4.334

Estos registros debern contener los datos mnimos necesarios, as como

referencias completas para facilitar la revisin de cualquier operacin.
Registros en auxiliares de clientes

4.335

Los auxiliares de clientes nicamente se deben afectar con base en las copias
de las facturas, notas de cargo y crdito e informes de ingresos de modo que
dichos auxiliares presenten correctamente las cantidades que adeudan los
clientes.

A pesar de la validez de dicho procedimiento, sin embargo, nada

impide a quien lleva los libros el registrar una operacin no autorizada en una
cuenta

determinada,

en

cualquier

momento.

La

efectividad

de

los

procedimientos que requieren que slo documentos autorizados se utilicen, por

lo tanto, depende en gran parte de los otros procedimientos referentes al
cuidado de los libros de cuentas por cobrar y las tcnicas de control interno de
contabilidad que les son aplicadas.

Tambin la efectividad de este

procedimiento est relacionada estrechamente con la segregacin estricta entre

el mantenimiento de las cuentas de control y el del auxiliar respectivo.
Registro de intereses
4.336

Cuando los adeudos de clientes sean documentados o redocumentados y sean

pactados los intereses, estos deben formar parte de su adeudo por lo que
obviamente debern registrarse inmediatamente en los auxiliares respectivos y
no hasta el momento en que se cobren.

13/32

Documentos descontados
4.337

La prctica de acreditar los ingresos por documentos descontados directamente

a la cuenta de documentos por cobrar no es aconsejable, ya que ello rebaja la
cuenta de documentos por cobrar al eliminar documentos que todava forman
parte de los activos de la compaa, y deja de reflejar en las cuentas el pasivo,
contingente que la compaa tiene en el caso de que el cliente que suscribi el
documento no lo pague a su vencimiento.

Por consiguiente, es preferible

acreditar el valor nominal de los documentos descontados a una cuenta de

mayor abierta para tal efecto.
Envo de estados de cuenta
4.338

Uno de los medios ms satisfactorios de probar la correccin de las cuentas de

clientes, es comunicarse directamente con el deudor inquiriendo sobre la
existencia y monto de la deuda, y desde el punto de vista del control interno de
contabilidad dicha confirmacin debe ser un medio efectivo para descubrir
irregularidades.

Lo anteriormente expuesto se refiere primordialmente a la

confirmacin de documentos y cuentas por cobrar por contadores pblicos

independientes, pero desde el punto de vista de la compaa, el enviar por
correo estados mensuales a los clientes sirve substancialmente para el mismo
fin, y si es llevado a cabo de modo efectivo, debe dar los mismos resultados.
4.339

Las irregularidades, si existen, deben ser descubiertas lo ms pronto posible

para que se puedan tomar medidas que eviten su repeticin. Por lo tanto, los
estados de los clientes deben ser enviados por correo a fin de cada mes o
inmediatamente despus.

Para que este procedimiento sea efectivo la

compaa debe tener una seguridad razonable de que el estado refleja

correctamente los detalles del saldo del cliente y llega al cliente al cual se enva.

14/32

4.340

Los estados de cuenta mensuales deben enviarse por correo a cada cliente que
tenga saldo pendiente en los libros a fin de mes y las razones que se aduzcan
en contra de esta medida deben ser investigadas con sumo cuidado.

En

algunas compaas los estados no se envan por correo a aquellos clientes

cuyas cuentas hayan permanecido inactivas durante el mes, pero los as
llamados saldos inactivos pueden muy bien ser los mismos en los cuales existan
irregularidades. En compaas con rotacin rpida en las cuentas por cobrar,
los estados de los clientes pueden enviarse nicamente si las cuentas estn
atrasadas en su pago. En dichos casos los procedimientos deben asegurar el
envo oportuno por correo de los estados tan pronto como las cuentas se
atrasen.
4.341

Frecuentemente, los estados de cuenta se someten al departamento de crdito

o cobranzas para ser revisados antes de ser enviados por correo a los clientes y
en

dichos

casos

los

procedimientos

deben

asegurar

de

que

estos

departamentos no efectan alteraciones o demoren los estados sin la

autorizacin debida. Esto es importante, particularmente si el departamento de
crdito puede aprobar los crditos a las cuentas de los clientes o participar en el
cobro de las cuentas atrasadas.

Una medida de seguridad puede ser el

preparar los estados por duplicado enviando slo una copia al departamento de
crdito o cobranzas.
4.342

Dado que es importante que los estados de cuenta sean puestos en el correo
inmediatamente despus del cierre del mes, todo empleado disponible puede
ayudar a preparar los estados para ser enviados por correo.

El efecto de

debilitacin de esta prctica en el sistema de control interno de contabilidad

puede corregirse algunas veces con una asignacin cuidadosa de las funciones
de los distintos empleados que participan en la preparacin, comprobacin y
envo por correo de los estados de cuenta.

15/32

Investigacin de observaciones
4.343

Las diferencias reportadas por los clientes pueden ser las primeras indicaciones
de la existencia de irregularidades y la investigacin de dichas diferencias debe
ser confiada a empleados adecuados para as obtener la mxima efectividad en
la prctica de enviar por correo estados de cuenta.
Quienes deben investigar las observaciones

4.344

En vista de que el estado de cuenta del cliente es una comprobacin del trabajo
de los empleados que realizan labores en relacin con el efectivo y las cuentas
por cobrar, resultan que si los estados se preparan por dichos empleados,
deben ser comprobados y enviados por correo por empleados cuyas tareas no
tengan relacin con el efectivo o las cuentas por cobrar.

En ningn caso,

persona alguna que tenga acceso directo a las remesas de los clientes deber
estar en posicin de poder interceptar los estados de cuenta.
4.345

Por lo tanto, la investigacin de las diferencias no debe ser confiada a

empleados que a travs de sus conexiones o de sus propias funciones estn
relacionados con el efectivo o con las cuentas por cobrar y que puedan ser los
responsables de dichas diferencias.
Custodia de documentacin

4.346

La custodia de las facturas, remisiones, contrarecibos, documentos por cobrar,

etc., debe ser encomendada a personas que no efecten ni tengan acceso a las
funciones de caja, registro y manejo de auxiliares de clientes o contabilidad. Lo
anterior es con la finalidad de evitar que se hagan malos manejos de los fondos
de la compaa, tales como el apropiarse de los pagos de clientes, ocultando
esta irregularidad a travs de la alteracin de los registros de clientes.

16/32

Arqueos
4.347

Con la finalidad de reforzar los controles internos existentes sobre la custodia de

las facturas, remisiones, contrarecibos, documentos por cobrar, etc., un
empleado independiente de la cobranza y custodia supervisado por un
funcionario responsable (en caso de no existir un departamento de auditora
interna) deber practicar arqueos sorpresivos cuando menos una vez al ao.

4.348

En algunas compaas se tiene establecido un programa de arqueos en forma

rotativa de tal forma que al final de cada ao se ha cubierto la cartera en su
totalidad.
Documentos entregados a revisin

4.349

Debe existir como poltica que contra la entrega de las facturas o documentos a
los clientes para su revisin se requiera evidencia de ello con la obtencin de
contrarecibos o a travs de otros medios. Esta prctica proporciona evidencia
de que efectivamente los cobradores han entregado las facturas para su
revisin y que no estn "jineteando" los fondos de la compaa a travs del
encubrimiento de los cobros de facturas, por otra parte permite obtener
evidencia documental del cliente que soporte su adeudo.
Cobranza a travs de cobradores

4.350

La existencia de controles adecuados y una satisfactoria segregacin de

funciones entre los departamentos de crdito, cobranzas, caja y contabilidad, es
necesaria para evitar en lo posible el uso indebido de los fondos de la
compaa.

17/32

4.351

Un procedimiento que otorga cierta confianza es el que a continuacin se

describe:
a.

El departamento de crdito y cobranzas entregar a los cobradores los

documentos a cobrar a travs de relaciones prenumeradas.

Tales

relaciones se formularn diariamente en cuatro tantos, se entregarn a los

cobradores el original y dos copias.
b.

Los cobradores firmarn de conformidad las relaciones como evidencia de

haber recibido la documentacin y en las mismas anotarn los cobros
realizados.

c.

Una vez que hayan terminado su funcin, los cobradores entregarn lo

cobrado y una copia de la relacin de cobranza al cajero, quien firmar el
original como prueba de haber recibido la cobranza, otra copia as como la
documentacin no cobrada se entregar al departamento de crdito y
cobranzas para sus controles respectivos firmando de conformidad en el
original como evidencia de haber recibido la documentacin no cobrada y el
original se entregar posteriormente a contabilidad para el registro
correspondiente.

18/32

Cobranza fornea
4.352

Cuando los desembolsos se hacen en una oficina principal estn rodeados por
resguardos que protegen a la compaa contra prdidas por fraude.

Estos

resguardos comnmente implican verificaciones y aprobaciones anteriores al

momento de hacerse el desembolso. Sin embargo, en el caso de una sucursal
fornea, posiblemente con un personal relativamente pequeo, puede ser difcil
o imposible el proveer un grado de control similar sobre los desembolsos. Es
una prctica sana, por consiguiente, cuando se hacen cobros en las sucursales,
el indicar que no se hagan desembolsos de la cuenta de depsito por el
personal local de la compaa.

En su lugar, debe instruirse al banco que

solamente debe aceptar contra esta cuenta aquellos cheques girados a nombre
de la compaa para transferir los fondos a una cuenta bancaria de la oficina
central.
4.353

Otro procedimiento que permite obtener evidencia de que los cobros forneos
han sido depositados, es el que tales cobros se depositen inmediatamente en
las cuentas bancarias de la oficina central y que quien los deposite enve
oportunamente las fichas selladas de depsito. De esta manera los cobros, que
en algunas ocasiones incluiran cantidades importantes, no estaran sujetos a
malversacin por el personal local.
Registro de las reclamaciones por dao

4.354

El registro oportuno de las reclamaciones de daos permite cerciorarse si se

han establecido medios para el control de las reclamaciones pendientes por
daos sufridos durante el transporte, extravos, mercancas no recibida
satisfactoriamente o daos asegurados.

19/32

4.355

Las cuentas por cobrar de la compaa en funcin de las ventas efectuadas en

el curso normal del negocio, generalmente estn sujetas a procedimientos
organizados que siguen una rutina establecida y son susceptibles de
comprobacin y control.

En este caso, aunque pueda ocurrir con alguna

frecuencia, se aparta en cierto sentido del curso normal de las operaciones del
negocio y es por consiguiente ms difcil de contabilizar y de controlar. Si se
notifica al departamento de contabilidad de una reclamacin pendiente, puede
anotarse la reclamacin con algn importe razonable y as asegurar un punto de
referencia

para

determinar

posteriormente

satisfactoriamente de la partida.

que

se

ha

dispuesto

Sin embargo, aunque los procedimientos

puedan exigir que el departamento de contabilidad sea informado de estas

reclamaciones, es posible que las personas que las inicien puedan ser
negligentes en informar al departamento de contabilidad, ya que no hay medios
por los cuales se descubra tal omisin. En efecto, cualquiera que proyectara
una malversacin de fondos, naturalmente, no avisara al departamento de
contabilidad.

El problema es particularmente difcil ya que los pagos por

liquidacin de reclamaciones pueden muy bien venir incluidos en cartas dirigidas

directamente al departamento de reclamaciones de transporte o de seguro que
hayan promovido el asunto. El auditor debe, por lo tanto, hacer pruebas de los
archivos de los departamentos de reclamaciones, seguros y otros, que le
satisfagan en cuanto a que las reclamaciones son atendidas con la diligencia
razonable y que los pagos correspondientes son depositados a nombre de la
compaa.
Anticipos y prstamos a empleados
4.356

La administracin es responsable de usar los fondos de la compaa en la

operacin del negocio para la cual se organiz, y tener adecuadamente
invertidos los fondos que no se necesiten utilizar inmediatamente. Desde este
punto de vista, los anticipos a funcionarios y empleados pueden constituir una
utilizacin inadecuada de los fondos de modo que no responsan a los mejores
intereses de la compaa y, aunque en ciertas condiciones estos anticipos son
permisibles y de hecho inevitales, en el mejor

de los casos son privilegios

otorgados a los individuos a quienes se les da el anticipo. Por estas razones los
anticipos a funcionarios y empleados no deben ser hechos sin la probacin de
un funcionario a quien le ha sido otorgada esta autorizacin.
20/32

Prstamos a funcionarios
4.357

En los casos de prstamos a funcionarios por cantidades importantes, los

anticipos deben requerir la aprobacin del consejo de administracin.
Relaciones de otras cuentas por cobrar

4.358

La preparacin mensual de relaciones de otras cuentas por cobrar (p.e.

deudores, funcionarios y empleados, documentos por cobrar, etc.), tomadas de
los auxiliares son un recurso para determinar que la suma de los saldos de los
mismos est de acuerdo con el saldo de la cuenta de control del mayor general,
y de este modo la relacin constituye una prueba de ciertas fases del trabajo de
los empleados que llevan los libros auxiliares.

4.359

Es conveniente que tales relaciones indiquen la antigedad de los saldos para

que el funcionario que las analice pueda ejercer las medidas adecuadas por
aquellos adeudos atrasados.

21/32

Revisin de las relaciones de otras cuentas por cobrar

4.360

A fin de lograr el propsito del punto anterior, es necesario que el total de los
saldos que aparecen en la relacin se comparen y comprueben con el saldo que
aparece en la cuenta de control respectiva, por un empleado distinto del que
lleva el auxiliar, y que las partidas mostradas en la relacin se prueben contra
los saldos de las cuentas en el auxiliar por una persona distinta del empleado
que lleve este ltimo, adems de que las diferencias se expliquen
satisfactoriamente quien lleva los auxiliares y por el empleado que lleva el mayor
general. Las diferencias entre el total de los saldos del auxiliar y el saldo de la
cuenta de control del mayor general pueden indicar la existencia de
irregularidades y, por esta razn, esas diferencias deben investigarse muy
cuidadosamente.

La prctica, si existiera, de ajustar sin una investigacin

previa las diferencias entre estos dos libros, no importa cuan pequeas sean,
debe ser prohibida. El importe de las diferencias probablemente no indique el
importe verdadero de la irregularidad, dado que puede ser una diferencia neta
de cargos y crditos relativamente grandes. En las compaas que tienen un
sistema satisfactorio de control interno de contabilidad, tales diferencias se
deberan principalmente a ineficacias de empleados pero, por el efecto
psicolgico que ejercen sobre los empleados, resulta esencial insistir en una
investigacin cuidadosa y una explicacin de las diferencias.

22/32

Revisin de saldos
3.361

Con el objeto de conocer la situacin real de los saldos a cargo de empleados y

otros deudores, un funcionario de un adecuado nivel, deber revisarlos en forma
peridica para que en su caso se lleve a cabo una accin correctiva, ya sea
recuperando los adeudos o bien restringiendo en lo posible, las causas que
originan dichos adeudos en el futuro.

4.362

Esta revisin debe servir tambin para descubrir irregularidades que impliquen
"jineteos" u otras manipulaciones de los ingresos de caja, ya que este tipo de
irregularidades podra involucrar el dejar de anotar en los registros apropiados
los pagos recibidos. El cobro, o la gestin de cobro por parte del funcionario,
descubrira que el pago ya ha sido efectuado.
Cancelacin de saldos

4.363

Una vez que las diferencias determinadas por adeudos no recuperados han sido
investigadas y proceda su cancelacin, esta deber ser autorizada por un
funcionario que obviamente no tenga acceso a las funciones de aprobacin y
cobro de tales adeudos.

23/32

Ingresos de carcter recurrente

4.364

Si la compaa tiene propiedades que producen rentas, valores que devengan

intereses, etc., el registro de la parte devengada de estos ingresos antes de
efectuarse su cobro, es necesaria para que las cuentas se muestren
correctamente. Esto sirve tambin como una medida de seguridad de que el
ingreso que se debe a la compaa es recibido y acreditado a su cuenta. Los
ingresos por ventas y otras operaciones normales de la compaa estn
generalmente sujetos a varios mtodos de control inherentes a las operaciones
normales del negocio. El recibo de ingresos ajenos a la operacin diaria, sin
embargo, est generalmente fuera de la rutina normal del negocio, y es por lo
tanto, posible que el ingreso se pierda, ya sea por inadvertencia o por fraude. Si
el ingreso no se anota antes de que sea recibido, no habr registro del mismo
hasta que sea recibido y depositado. Bajo estas circunstancias, una persona
con conocimiento de los procedimientos puede apropiarse de los ingresos
mencionados y por un tiempo al menos, esconder tal irregularidad.

Con el

procedimiento de anotar el ingreso antes de que sea recibido se obtiene una

cuenta por cobrar en los libros, la cual , si no es liquidada, debe poner a los
funcionarios de la compaa en conocimiento de cuales son los ingresos
adeudados que no han sido pagados a la compaa.
Aprobacin de notas de crdito
4.365

Las notas de crdito por devoluciones, rebajas, descuentos por pronto pago, por
volumen, conceptos u otras deben ser aprobadas por escrito por un funcionario
responsable y que los empleados que registren tales cancelaciones en los libros
deben conocer claramente quines estn autorizados para hacerlas de modo
que se impida que personas no autorizadas intenten aprobarlas.

24/32

Separacin de la funcin de aprobacin

4.366

Los empleados autorizados para aprobar las notas de crdito por devoluciones,
rebajas, descuentos por pronto pago u otros no deben tener funciones de
cobranza o registro contable, ya que de lo contrario dichos empleados, pudieran
apropiarse de las remesas de los clientes y esconder la irregularidad
autorizando crditos indebidos a clientes o alterando los registros contables. Al
indagar esta fase del control interno de contabilidad deben cubrirse los
procedimientos que conducen al registro de los ajustes en las cuentas de los
clientes.
Notas de crdito prenumeradas

4.367

El uso de notas de crdito prenumeradas permite asegurarse rpidamente de

que todos los crditos existen y han sido debidamente aprobados, que estn
adecuadamente registrados y de que hubo razones justificadas para su
expedicin. En ausencia de dicha prenumeracin, un empleado podra iniciar y
pasar un crdito y despus destruir los documentos correspondientes, haciendo
muy difcil que luego se pudiera descubrir o identificar la fuente del asiento
incorrecto.
Base para la preparacin de notas de crdito

4.368

Los procedimientos relacionados con ajustes a los cargos a las cuentas de

clientes en relacin con mercanca devuelta, descuentos, ajustes de precios,
etc., deben brindar una seguridad razonable en cuanto a la integridad de dichos
crditos. La devolucin de mercanca, por ejemplo, debe implicar la emisin de
una nota de crdito y su envo por correo al cliente contra la evidencia
fehaciente de la recepcin de la mercanca por parte de la compaa.

25/32

4.369

La mercanca devuelta por clientes debe recibirse a travs del departamento de

recepcin para asegurarse que la entrada de la mercanca es anotada
correctamente y que existen medios de controlar la mercanca por s misma. A
no ser que las mercancas sean recibidas, contadas y reportadas por el
departamento de recepcin, podran ser sustradas y nunca anotadas en los
libros.

Para que estos procedimientos sean efectivos, el personal del

departamento de recepcin, por lo tanto, no debe tomar parte en las

anotaciones en los auxiliares de las cuentas de clientes, o en la preparacin o
registro de cuentas en los mayores. De no ser as, estaran en posicin de
recibir y sustraer mercanca devuelta y esconder este hecho anotando un
crdito en las cuentas de los clientes, cancelndolo con un cargo a gastos.
Debe enviarse un aviso de la mercanca devuelta que muestre su cantidad y
condicin al departamento de crdito, que lo usar como base para aprobar el
crdito a la cuenta del cliente. Obviamente, los procedimientos deben asegurar
que la mercanca devuelta sea cargada nuevamente en los libros como
inventarios.
4.370

En el caso de ajustes de precio normalmente se originan mediante alguna

correspondencia con el cliente, y la participacin del departamento de ventas en
el ajuste de la reclamacin.

26/32

Funcin de crdito
4.371

El personal del departamento de crdito es quien prepara las notas de crdito

por lo que el personal no debe tomar parte en funciones relacionadas con las
cobranzas, con los auxiliares de cuentas por cobrar o con la recepcin de
mercancas, puesto que con la ausencia de tal segregacin podran:
a.

Aprobar una nota de crdito, escondiendo este hecho, manipulando los

libros de cuentas por cobrar para encubrir el error, y

b.

Apropiarse de mercanca devuelta y ocultar esta irregularidad, elaborando

una nota de crdito o registrando un crdito en las cuentas de los clientes.

Registro contable de las notas de crdito

4.372

El departamento de crdito y cobranza debe enviar al cliente la nota de crdito

respectiva, ya que es la forma oficial del crdito que le hace la compaa, y una
copia de cada nota de crdito o un resumen total de las notas de crdito debe
ser enviado por el departamento de crdito y cobranzas directamente a
contabilidad y estos datos deben ser la base para el registro de los totales
mensuales de notas de crdito en las cuentas de mayor general. El total de los
crditos a las cuentas individuales de clientes debe ser entonces comparada
con el total de los descuentos, rebajas y devoluciones o cualquier otro motivo
que haya dado lugar a la expedicin de la nota de crdito.

27/32

Revisin de las nota de crdito

4.373

La revisin y comprobacin de la secuencia numrica de las notas de crdito

debe ser efectuada por personas que no toman parte en la preparacin de esas
notas o en el registro en los auxiliares de cuentas por cobrar y que tampoco
tengan acceso a las remesas de efectivo o a la mercanca devuelta que origine
una nota de crdito. Las personas que tienen acceso al efectivo recibido o a la
mercanca devuelta se encontraran en posicin de apropiarse de los activos de
la compaa y esconder la irregularidad pasando o haciendo pasar un crdito
indebido a las cuentas por cobrar. Del mismo modo, la persona que lleva los
auxiliares de cuentas por cobrar no debe estar

en posicin de registrar un

crdito falso a un cliente puesto que podra haber un acuerdo indebido entre
ellos.

La revisin y autorizacin de las notas de crdito es mejor entonces

confiarla a personas en el departamento de contabilidad que no estn a cargo

de los auxiliares de cuentas por cobrar y que no tengan acceso ni al efectivo
que se recibe ni a la mercanca devuelta.
Pago de saldos acreedores
4.374

Se debe establecer como poltica que los crditos o saldos acreedores a favor
de clientes (generalmente por la expedicin de notas de crdito), nunca sean
pagados en efectivo, pues, aunque existe la seguridad de que el crdito
procede, no existe la seguridad de que el cliente reciba dicho pago, situacin
que se presta a que exista una sustraccin de dinero por alguna de las partes.

4.375

Sin embargo si tal caso se presenta por no existir alternativa para compensar el
saldo acreedor con ventas futuras, se deber requerir la autorizacin de un
funcionario independiente a las funciones de facturacin, cobro, registro o
aprobacin normal de las notas de crdito.

28/32

Cancelaciones de cuentas
4.376

Las prdidas por cuentas malas pueden deberse a varias causas, pero
cualesquiera que stas sean, la administracin debe conocer todas las
circunstancias que rodean estas prdidas y debe hacer todos los esfuerzos
posibles para evitar su repeticin.

Las cuentas que se proponen para su

cancelacin deben ser revisadas cuidadosamente por un funcionario de la

compaa que en cierto modo debe ser ajeno a la supervisin directa de los
crditos, y que la aprobacin de las cancelaciones no debe ser una tarea
superficial.

Por lo general el departamento de crdito o cobranzas da los

primeros pasos hacia la eliminacin de una cuenta en los libros, pero la

cancelacin no debe aprobarse solamente por la recomendacin de dicho
departamento. El funcionario que aprueba el asiento cancelando las cuentas
malas debe asegurarse de que se han realizado todos los esfuerzos posibles
para cobrarlas. Su aprobacin debe darse por escrito y el empleado que haga
el registro en el mayor general debe conocer el modo en que dicha aprobacin
se efecta para impedir la posibilidad de que se cancelen cuentas sin la
autorizacin debida.
Control de cuentas canceladas
4.377

Existe a menudo la posibilidad de cobrar una cuenta cancelada previamente,

dado que un departamento de crdito eficiente debe mantenerse informado por
un perodo de tiempo razonable sobre la situacin de un cliente moroso con la
idea de efectuar el cobro de la cuenta si se presentase la oportunidad. Un
cliente cuya cuenta ha sido cancelada puede en el futuro reponerse de su
situacin econmica y a fin de recuperar su prestigio crediticio, liquidar su
deuda. La frecuencia con que se recobren los saldos cancelados previamente
puede variar segn la cautela con que proceda la compaa al efectuar la
cancelacin de las cuentas malas, pero la posibilidad de cobrar una cuenta
cancelada nunca debe dejar de considerarse.

29/32

4.378

La continuacin de las gestiones de cobro despus de que una cuenta ha sido

cancelada, es responsabilidad fundamental del departamento de crdito y
cobranzas y la frecuencia con que dichas cuentas se recuperen nos dar un
ndice de la eficiencia de dicho departamento en este sentido. El control sobre
los cobros de cuentas malas ayuda a establecer procedimientos que aseguran
que tales cobros son contabilizados rpidamente por la compaa. Mientras
una cuenta permanezca en los libros puede estar sujeta a ms o menos
frecuente revisin por el departamento de contabilidad y por la administracin,
as como tambin por el departamento de crdito. Sin embargo, el inters de
otras personas fuera del departamento de crdito por una cuenta, cesa
frecuentemente cuando la cuenta ha sido clasificada como incobrable y
cancelada en los libros. El hecho de que el cargo no aparezca en los libros
como un activo facilita el que indebidamente se puedan apropiar de los cobros
recibidos pero existe un mtodo que, aplicado efectivamente, puede llevar a
descubrir irregularidades en este sentido.
El departamento de contabilidad debe mantener una lista de las cuentas
canceladas o bien, registrarlas al valor de un peso, e incluir algunos de esos
saldos en las circularizaciones peridicas de cuentas a cobrar efectuadas por el
departamento de auditora interna, o por los contadores independientes.
Cuentas por cobrar en poder de abogados

4.379

En algunas compaas las cuentas atrasada y an las ya canceladas se

entregan a sus abogados, quienes continan los esfuerzos para cobrarlas. El
obtener informacin peridica y por escrito de los abogados sobre la posible
recuperacin de las cuentas por cobrar es de gran ayuda para la administracin,
ya que le proporcionar los elementos suficientes respecto a la situacin de las
cuentas determinando y registrando, as una estimacin razonable que
corresponde a aquellas cuentas cuya cobrabilidad sea dudosa.

Con dicha

informacin tambin se podr evaluar la eficiencia de sus abogados y

consecuentemente se les induce a tener presente esa cartera.

30/32

Relaciones de clientes
4.380

Mensualmente se debern preparar relaciones de las cuentas por cobrar a

clientes mostrando la antigedad de saldos. Estas relaciones sern tomadas
directamente de los auxiliares, o bien podrn ser listados de computadora. En
ambos casos los totales de las relaciones debern estar de acuerdo con el saldo
de la cuenta de control del mayor general. Las diferencias sern motivo de una
conciliacin y pueden indicar la existencia de irregularidades, por lo que es
necesario que sean investigadas adecuada y oportunamente partidas en
conciliaciones.
Revisin de relaciones de clientes

4.381

Para ser efectiva, la revisin dela antigedad de saldos de las cuentas por
cobrar a clientes debe ser hecha por alguien que no tome parte en el manejo o
registro de los cobros de caja. Si un empleado que tuviera acceso a los cobros
de caja, manipular con los mismos, y realizar la funcin de revisar las
cuentas, de seguro estara ms interesado en esconder las irregularidades que
en descubrirlas.

De igual manera, la revisin de relacin de saldos por

antigedad debe incluir, al menos selectivamente, la revisin de la relacin para

asegurarse de la distribucin correcta de los saldos dentro de los grupos de
antigedad establecidos, al igual que las sumas horizontales y verticales para
asegurarse de que el saldo es efectivamente aqul que muestra la cuenta de
control del mayor general.

31/32

Exceso de lmite de crdito y cuentas atrasadas

4.382

El propsito de revisar los excesos a los lmites de crdito, es con el fin de tomar
las medidas necesarias para actualizarlos.

El actual proceso econmico de

inflacin requiere cada vez de crditos ms amplios, situacin que hace

necesario revisar los lmites de crdito establecidos, a fin de tomar las medidas
necesarias para ampliarlos, si esta actualizacin no se hace, por inercia los
lmites de crdito se quedan "chicos" dando origen a una debilidad en el control
interno establecido en el rea y consecuentemente el propsito original se
desvirta.
5.383

Por lo que respecta a las cuentas atrasadas un adecuado seguimiento de las

operaciones indicaran los clientes problema que obviamente necesitarn una
mayor atencin general en el futuro de las operaciones de la compaa, a travs
de tomar medidas ms drsticas tales como restriccin de ventas, recuperacin
del adeudo por medio de una redocumentacin, etc.
Revisin del lmite de crdito y cuentas atrasadas

4.384

La persona que revise el exceso en lmites de crdito y las cuentas atrasadas

debe de ser un empleado con un nivel adecuado y que no tenga acceso o
realice funciones de ventas, cuentas por cobrar o de caja.
Lo anterior, es con la finalidad de evitar el cubrir errores u ocultar irregularidades
suprimiendo las gestiones de cobro y los avisos de atraso en el pago de los
clientes.

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