FACTURA1

123
FACTURACIN
Facturacin
El objetivo de este grupo de programas es permitir al usuario elaborar los documentos
de facturas y notas de ventas, bajo las diferentes modalidades con base en las ordenes
de venta capturadas y asignadas en el sistema. As mismo el sistema brinda toda una
serie de ayudas representadas en consultas y reportes ordenados bajo mltiples
perspectivas o puntos de vista que enriquecen y facilitan el proceso de toma de
decisiones.
La ruta de acceso a estos programas se puede visualizar en el siguiente menu:
SISTEMAS DE INFORMACIN EMPRESARIAL S.A. - SISTEMA COMERCIAL CM-UNO
124
FACTURACION
De una O.V. Especifica

El objetivo de este programa es permitir al usuario facturar una orden de venta a la
cual previamente se le han asignado los stocks de inventarios. Quiere decir que el
programa exige que la orden de venta a facturar tenga cantidad asignada. Es
importante recordar que en el momento de hacer una orden de venta con asignacin, o
de hacer un proceso de asignacin el sistema pregunta si se desea facturar. Cuando el
usuario decide hacerlo desde ese momento, el sistema hace un llamado a este
programa de facturacin de una O.V. especifica.
La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente men:
Al ingresar por la opcin 1 de De una O.V. Especifica el usuario deber

seleccionar la empresa, centro de utilidad, tipo y nmero de orden de venta que desea
facturar. As mismo deber informar el cdigo del lapso contable, tipo de documento
factura a generar, nmero del documento, fecha de elaboracin y cdigo de la persona
que esta elaborando el documento, como se presenta en el siguiente formato de
pantalla:
125
FACTURACIN
Seguidamente el sistema pregunta (si esta activo en los parmetros) el porcentaje de

descuento global, si el usuario desea puede reportarlo en este momento, como se
presenta en el siguiente formato de pantalla:
A continuacin el sistema presenta las observaciones generales del documento, las

cuales son tradas de la orden de venta, si el usuario desea puede modificarlas, para lo
cual deber diligenciar el siguiente formato de pantalla:
Dependiendo de la forma de pago capturada al hacer la orden de venta y el parmetro

de configuracin referente a s se permite capturar recaudos, se pregunta a
126
FACTURACION
continuacin si se desea modificar los recaudos o forma de pago de la factura, como

se presenta en el siguiente formato de pantalla:
Opcionalmente y si se requiere, el sistema permite capturar informacin del

transportador para imprimir la gua, o en el formato, dependiendo de la situacin
particular de cada usuario. Para ello se deber diligenciar el siguiente formato de
pantalla:
Finalmente y dependiendo del formato, se diligencia lo referente a la impresin del

documento, para lo cual, en el caso de estar utilizando un formato estndar, se deber
diligenciar los siguientes campos:
127
FACTURACIN
De un lote de Ovs
El objetivo de este programa es permitir al usuario facturar en forma simultanea,
todas las ordenes de venta con partes o tems asignados. El sistema genera por cada
cliente una factura. Si un cliente tiene varias ordenes de venta y todas ellas tienen las
mismas condiciones de negociacin en lo concerniente a plazos, descuentos, lista de
precios, vendedor, etc., el sistema genera un solo documento de factura, o tantos
como diferentes condiciones de negociacin existan en las ordenes.
Esta modalidad de facturacin es utilizada frecuentemente en las empresas
distribuidoras o comercializadoras donde se graban los pedidos bajo un nmero de
lote, como se explico en l capitulo de captura de ordenes de venta.
Al ingresar por la opcin 2 de Un lote de Ovs el usuario deber diligenciar los

siguientes campos:
128
FACTURACION
La captura de la informacin del transportador y de impresin tiene el mismo formato

explicado en el men anterior.
129
FACTURACIN
Adicin de servicios
El objetivo de este programa es permitir al usuario facturar servicios (del catlogo de
servicios), como por ejemplo los fletes. Estos servicios se deben facturar o agregar a
la factura en forma directa, debido a que no se permite la captura de ellos en las
ordenes de venta, pues no tendra sentido hacer un pedido de servicios.
Al seleccionar la opcin 3 de adicin de servicios el usuario debe reportar el lapso

contable, cdigo de empresa, centro de utilidad, tipo y nmero de factura a la cual se
desea agregar servicios, descuento global en servicios, cdigo del servicio, bodega
(normalmente la misma de la cual se facturan las partes de inventario), concepto de
ventas y la cantidad a facturar. (cuando el tem se factura por alguna unidad
especifica).
En el siguiente formato de pantalla se puede visualizar los campos a diligenciar:
130
FACTURACION
Si se tiene activos los parmetros de liquidacin de retencin en la fuente, el sistema

har en forma automtica la liquidacin, dando al usuario la opcin de agregar
retenciones a las liquidadas por el sistema.
Para ello deber diligenciar el siguiente formato de pantalla, donde se puede
visualizar el uso de las teclas <Enter> para terminar el proceso de liquidacin de
retenciones, <Esc> para agregar o capturar retenciones en el documento, y <F3> para
consultar la informacin y parmetros de liquidacin, tal como se presenta en el
siguiente formato de pantalla:
Uso de <Esc> para capturar retenciones adicionales:
El usuario deber seleccionar de 4 posibilidades presentadas, cual es el tipo de

retencin que desea agregar en la factura: 1 renta, 2 Iva, 3 Ica , y 4 gremios. Una vez
definido el tipo de retencin se debe informar el cdigo de tabla de retenciones a
aplicar:
131
FACTURACIN
Finalmente se permite modificar la informacin del recaudo con los nuevos valores
incorporados al documento de ventas:
132
FACTURACION
Retiro de Items
El objetivo de este programa es permitir al usuario retirar registros o tems de una
factura que no haya sido impresa, en el evento que sea necesario hacer alguna
correccin sobre los tems a despachar y/o facturar.
La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente formato de
pantalla:
Al ingresar por la opcin 4 de Retiro de Items el usuario deber reportar cual es el

lapso contable, cdigo de empresa, centro de utilidad, tipo y nmero de factura de la
cual se desea retirar el registro, como se puede visualizar en el siguiente formato de
pantalla:
Seguidamente se selecciona el nmero de registro correspondiente al tem que se

desea retirar y se procede a terminar el documento saliendo de la pantalla de retiro de
133
FACTURACIN
registros con la tecla <Esc> y diligenciando lo relativo a la captura de retenciones,

descuentos y condiciones de pago.
134
FACTURACION
Anulacin
El objetivo de este programa es permitir al usuario anular las facturas generadas con
base en ordenes de venta. El proceso de anular un documento se utiliza cuando se ha
impreso el documento y por alguna importante razn es necesario reversar la
operacin de facturacin, lo que quiere decir que las ordenes de venta vuelven a
quedar en estado pendiente de facturar, con los tems asignados como estaban antes
de facturar.
Al ingresar por la opcin 5 de Anulacin se debe informar el lapso contable,

empresa, centro de utilidad, tipo de documento y nmero de factura que se desea
anular, como se presenta en el siguiente formato de pantalla;
135
FACTURACIN
Reporte de Entrega
El objetivo de este programa es permitir al usuario generar un reporte con el
contenido del despacho, como ayuda en la ruta de entrega para el transportador. Este
reporte se puede generar por varias opciones de ordenamiento, dentro de las cuales
esta por nmero de factura, por zona/subzona, por vendedor y por ruta. Este reporte
contiene la informacin del nmero de factura, cliente, direccin del cliente, zona,
ruta, vendedor, valor total de la factura, y unos recuadros en columnas adicionales
para que se gestione en ellos el valor del recaudo de la venta de tal forma que se
facilite el proceso de cuadre del lote despachado.
Al ingresar a la opcin 6 de Reporte de Entrega el usuario deber diligenciar los

siguientes campos:
136
FACTURACION
Orden de Despacho
El objetivo de este programa es proporcionar al usuario un reporte con la informacin
detallada por cliente / parte, o resumida por parte, de lo que se esta facturando en un
lote determinado y se debe despachar. Con este reporte se puede organizar
rpidamente los productos, una vez se han procesado los pedidos y se han facturado,
evitando el tener que enviar copias de las facturas a despachos para que este se haga
efectivo.
Al ingresar a la opcin 7 de Orden de Despacho el usuario deber diligenciar los

siguientes campos:
137
FACTURACIN
Facturacin de Remisiones
El objetivo de este grupo de programas es permitir al usuario elaborar los documentos
de facturas y notas de ventas, bajo las diferentes modalidades con base en las
remisiones generadas en el sistema. As mismo el sistema brinda toda una serie de
ayudas representadas en consultas de las remisiones pendientes de facturar que
enriquecen y facilitan el proceso de toma de decisiones.
La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu:
De forma similar a la facturacin con base en ordenes de venta, el sistema brinda aqu
la opcin al usuario de elaborar las facturas por dos modalidades, una de ellas por
cliente y la otra para todos los clientes pero entre un rango de fechas que se
seleccione.
Igualmente se puede hacer la adicin de servicios a facturar, como la correccin de
facturas y/o despachos con el retiro de tems de la factura.
138
FACTURACION
Consulta Remisiones Pendientes

El objetivo de este programa es permitir al usuario hacer una consulta de las
remisiones pendientes de facturas, tanto por cliente como por nmero de remisin.
Al ingresar por la opcin 1 de Consulta Remisiones Pendientes el usuario deber

escoger entre las dos posibles presentaciones de la consulta:
Al ingresar por la opcin 1= Nmero de Remisin, el sistema despliega el siguiente

formato de pantalla:
139
FACTURACIN
Al ingresar por la opcin 2= Cliente, el sistema despliega el siguiente formato de

pantalla, en el cual el usuario puede seleccionar un cliente en particular o dar <Enter>
para visualizarlos todos, como se presenta a continuacin:
140
FACTURACION
Listado de Remisiones Pendientes

El objetivo de este programa es permitir al usuario generar un reporte con las
remisiones pendientes de facturar. Este reporte se puede obtener por varios
ordenamientos, dentro de los cuales estn: por vendedor, por sector y zona / sub zona,
o simplemente por nmero de remisin.
Al seleccionar alguna de las opciones iniciales de ordenamiento, se tiene la
posibilidad de tener una segunda seleccin especificando un vendedor, o sector, o
zona, o todos, un rango de fechas de seleccin y un ordenamiento final por cliente o
por nmero de remisin:
Al ingresar por la opcin 2 de Listado Remisiones Pendientes el usuario deber

hacer la seleccin de la informacin, conforme a los campos solicitados en los
siguientes formatos de pantalla:
141
FACTURACIN
142
FACTURACION
Generacin Factura por Cliente

El objetivo de este programa es permitir al usuario generar las facturas con base en
remisiones de manera individual y de todos los documentos pendientes o de algunos
en particular. El sistema brinda la posibilidad de que el usuario seleccione una a una
las remisiones que desea facturar, organizndolas por nmero de documento o por
cliente. De esta forma la generacin de facturas es controlada totalmente por el
usuario y los documentos no seleccionados quedaran como remisiones pendientes de
facturar, hasta tanto no se cumpla el proceso.
Al ingresar por la opcin 3 Generacin Factura por Cliente el usuario deber

seleccionar un nmero de lote o referencia, o <Enter> equivalente a todos los lotes de
documentos, seguidamente debe definir si la seleccin de remisiones a facturar se
quiere hacer por nmero de remisin o por cliente, como se presenta en el siguiente
143
FACTURACIN
Cuando se selecciona la opcin 1= Nmero de Remisin, se presenta el siguiente

formato de pantalla donde el usuario deber digitar el cdigo de empresa, centro de
utilidad, tipo de documento (remisin), nmero de registros correspondiente a cada
una de las ordenes pendientes que se desea facturar, o <Enter> factura todas las
pendientes. Al terminar la seleccin se debe informar el lapso contable donde sern
contabilizadas las facturas, el tipo y nmero de factura inicial, la fecha de las facturas
a generar y el cdigo de firma de la persona que esta facturando, como se puede
visualizar en los siguientes formatos de pantalla:
144
FACTURACION
A continuacin se permite hacer modificacin en las observaciones del documento,

las cuales son originalmente tradas de la orden de venta:
Finalmente se permite modificar las condiciones de pago y recaudos, si fuere
necesario hacerlo:
145
FACTURACIN
Cuando la seleccin se hace por 2= Cliente, el usuario tiene la posibilidad de generar

todas las remisiones pendientes de un cliente o cliente / sucursal que estn pendientes.
Deber entonces seleccionar los cdigos de cliente y sucursal o todas, de las cuales se
desee hacer la seleccin para facturar, como se puede visualizar en el siguiente
146
FACTURACION
Finalmente se capturan las observaciones y recaudos que sea necesario, como se

puede visualizar en los siguientes formatos de pantalla:
147
FACTURACIN
148
FACTURACION
Generacin Facturas Entre Fechas

El objetivo de este programa es permitir al usuario generar facturas de las remisiones
pendientes de facturar hasta una fecha de corte determinada.
Al ingresar a la opcin 4 de Generacin Facturas entre Fechas el usuario deber

Una vez hecha la seleccin, se permite para una sola factura / cliente, capturar el
valor de descuento global adicional, si lo hubiere:
149
FACTURACIN
Posteriormente el usuario puede modificar las variables explicadas de observaciones

y condiciones de pago.
150
FACTURACION
Adicin de servicios
El objetivo de este programa es permitir al usuario facturar servicios (del catlogo de
servicios), como por ejemplo los fletes. Estos servicios se deben facturar o agregar a
la factura en forma directa, debido a que no se permite la captura de ellos en las
ordenes de venta ni en las remisiones, pues no tiene consistencia hacer un pedido de
servicios o generar una remisin de los mismos.
Al seleccionar la opcin 3 de adicin de servicios el usuario debe reportar el lapso

contable, cdigo de empresa, centro de utilidad, tipo y nmero de factura a la cual se
desea agregar servicios; el descuento global en servicios, cdigo del servicio, bodega
(normalmente la misma de la cual se facturan las partes de inventario), concepto de
ventas y la cantidad a facturar. (cuando el tem se factura por alguna unidad
especifica).
En el siguiente formato de pantalla se puede visualizar los campos a diligenciar:
151
FACTURACIN
Si se tiene activos los parmetros de liquidacin de retencin en la fuente, el sistema

har en forma automtica la liquidacin, dando al usuario la opcin de agregar
retenciones a las liquidadas por el sistema.
Para ello deber diligenciar el siguiente formato de pantalla, donde se puede
visualizar el uso de las teclas <Enter> para terminar el proceso de liquidacin de
retenciones, <Esc> para agregar o capturar retenciones en el documento, y <F3> para
consultar la informacin y parmetros de liquidacin, tal como se presenta en el
Uso de <Esc> para capturar retenciones adicionales:
El usuario deber seleccionar de 4 posibilidades presentadas, cual es el tipo de

retencin que desea agregar en la factura: 1 renta, 2 Iva, 3 Ica , y 4 gremios. Una vez
definido el tipo de retencin se debe informar el cdigo de tabla de retenciones a
aplicar:
152
FACTURACION
Finalmente se permite modificar la informacin del recaudo con los nuevos valores
incorporados al documento de ventas:
153
FACTURACIN
Retiro de Items
El objetivo de este programa es permitir al usuario retirar registros o tems de una
factura que no haya sido impresa, en el evento que sea necesario hacer alguna
correccin sobre los tems a despachar y/o facturar.
La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente formato de
pantalla:
Al ingresar por la opcin 4 de Retiro de Items el usuario deber reportar cual es el

lapso contable, cdigo de empresa, centro de utilidad, tipo y nmero de factura de la
cual se desea retirar el registro, como se puede visualizar en el siguiente formato de
pantalla:
Seguidamente se selecciona el nmero de registro correspondiente al tem que se

desea retirar y se procede a terminar el documento saliendo de la pantalla de retiro de
154
FACTURACION
registros con la tecla <Esc> y diligenciando lo relativo a la captura de retenciones,

descuentos y condiciones de pago.
155
FACTURACIN
Anulacin
El objetivo de este programa es permitir al usuario anular las facturas generadas con
base en remisiones. El proceso de anular un documento se utiliza cuando se ha
impreso el documento y por alguna importante razn es necesario reversar la
operacin de facturacin, lo que quiere decir que las remisiones vuelven a quedar en
estado pendiente de facturar.
Al ingresar por la opcin 7 de Anulacin se debe informar el lapso contable,

empresa, centro de utilidad, tipo de documento y nmero de factura que se desea
anular, como se presenta en el siguiente formato de pantalla;
156
FACTURACION
Facturacin Directa y Notas

El objetivo de este grupo de programas es permitir al usuario hacer facturas de venta
y/o notas de forma directa, es decir, sin que previamente se requiera la grabacin de
una orden de venta o una remisin.
El usuario tendr la posibilidad de generar notas dbito o crdito a clientes, en
cantidades y valores o solamente valores; igualmente tiene la posibilidad de hacer
notas por devolucin en ventas en un proceso muy automtico que agiliza y garantiza
que la nota a generar tenga las mismas variables y condiciones de negociacin que la
factura.
La ruta de acceso a este grupo de programas se puede visualizar en el siguiente men:
157
FACTURACIN
Captura Facturacin Directa

El objetivo de este programa es permitir al usuario capturar e imprimir las facturas de
venta en forma directa, sin que previamente exista una orden de venta o una remisin.
Esta modalidad de factura es muy utilizada en los procesos de facturacin por
mostrador y en los casos donde no se utilizan ni las ordenes de venta ni remisiones.
Al ingresar por la opcin 1 de Captura Facturacin Directa el usuario deber

diligenciar varios campos necesarios para el control del proceso de facturacin, tal
como se presenta en los siguientes formatos de pantalla:
158
FACTURACION
159
FACTURACIN
Explicacin de los campos en la captura de facturacin directa

Lote:
Corresponde al nmero de lote cuando se trabaja bajo la modalidad de facturacin
por lote, o una referencia que el usuario puede capturar cuando la modalidad de
facturacin es normal.
Lapso:
Corresponde al cdigo de lapso contable donde se registrara y contabilizara la factura
de venta a realizar.
Empresa:
Corresponde al cdigo de la empresa por la cual se desea emitir la factura.
C.u.:
Corresponde al cdigo del centro de utilidad por el cual se desea emitir la factura.
160
FACTURACION
Factura:
Corresponde al tipo y nmero de documento utilizado para la factura que se esta
emitiendo. El nmero es asignado por el sistema, sin embargo, si se requiere captura
una numeracin diferente y no consecutiva, se debe definir en la creacin del
documento que ste manejara el consecutivo manual y automtico.
Fecha:
Corresponde a la fecha de emisin de la factura de venta.
Cliente:
Corresponde al cdigo del cliente al cual se le desea emitir la factura de venta.
Sucursal:
Corresponde al cdigo de la sucursal del cliente, cuando exista, a la cual se le elabora
la factura de venta.
En este punto el sistema despliega los datos bsicos del cliente / sucursal con el fin de
que el usuario los detalle y verifique que se esta capturando el cliente correcto.
Observacin:
Campo alfanumrico de 5 caracteres. Se utiliza para dejar huella de alguna
observacin abreviada que se desea imprimir en la factura de venta.
Forma de pago:
Campo con 3 posibles valores:
0= Contado: Significa que las condiciones de la factura de venta son pago de
contado.
1= Crdito: Significa que las condiciones de la factura de venta son pago a
crdito, lo que implica que se debe diligenciar los campos de condiciones de pago.
2= Cheque posfechado: Significa que la condicin es de pago con cheque
posfechado. Cuando el mdulo ce cartera est activo en el sistema comercial, esta
modalidad de pago no se habilita para obligar a que se elabore un recibo de caja
provisional por recepcin de cheques posfechados o anticipos.
En este punto el sistema despliega en el formato de pantalla, la informacin del
estado de cuenta del cliente, presentando el valor del cupo, cartera corriente y
vencida, valores asignados en ordenes de venta y remisiones pendientes de factura,
cupo disponible y los estados de los indicadores de control de cupo, mora y cheques
devueltos.
161
FACTURACIN
Nmero de cuotas:
Son el numero de plazos en los que se pagar el crdito cuando se ha seleccionado
una forma de pago 1= crdito.
Das de gracia:
Corresponde al nmero de das de gracia que se otorga.
Das entre cuotas:
Corresponde a los das intermedios entre las cuotas. Si la cuota es 01 y los das 030,
quiere decir que la factura se vende en 30 das.
Fecha de Vcto:
Corresponde a la fecha de vencimiento de la factura, cuando la forma de pago es
crdito. Es calculada por el sistema a partir de la fecha de emisin mas los das de
gracia, mas los das entre cuotas.
Descuento Financiero:
Corresponde al porcentaje de descuento por pronto pago que se otorgara cuando la
modalidad de pago es crdito. Este campo se trae de las condiciones grabadas en el
beneficiario.
Si cancela antes de:
Corresponde a los das limite para que se haga valedero el descuento financiero.
Documento Alterno:
Corresponde a un documento fuente que se desee incluir informativamente en la
factura. Por ejemplo una remisin elaborada manualmente.
Orden de compra:
Corresponde al nmero de orden de compra del cliente.
Moneda:
Corresponde al cdigo de moneda en la cual es emitida la factura de venta.
Normalmente este campo es 0 que equivale a la moneda corriente. Cuando el
cliente esta asociado a una moneda extranjera, aqu se presenta el cdigo de moneda
correspondiente y se pregunta por el valor de la tasa de cambio.
Parte:
Corresponde al cdigo de parte de inventario y/o extensin que se desea facturar.
Cpto.:
162
FACTURACION
Corresponde al cdigo del concepto por el cual se desea facturar.

Bodega:
Corresponde a la bodega de donde ser despachada la parte que se est capturando.
Disponible:
Es la cantidad que actualmente hay disponible para la parte de inventarios que se est
facturando. Este campo es mostrado informativamente por el sistema.
Cantidad:
Es la cantidad en unidades de inventario o de presentacin que se estn facturando.
Costo unitario:
Campo informativo del costo unitario de la parte de inventarios.
Lista:
Corresponde al cdigo de la lista de precios con la cual se est facturando.
Precio unitario:
Corresponde al precio de venta unitario de la parte de inventarios en la lista de
precios seleccionada. Cuando la lista de precios esta en blanco, es decir que no tiene
precios asignados, el sistema permite capturar el precio al usuario.
Dcto.
Corresponde al % de descuento de lnea. Este descuento es individual por cada una
de las partes de inventario.
Iva:
Corresponde al porcentaje de Iva que tiene la parte de inventarios.
Sobreprecio:
Cuando la parte tiene sobreprecio, aparece aqu el valor de este, el cual se suma al
precio unitario. Normalmente es utilizado para los impuestos de consumo.
Total:
Corresponde al valor total de la parte que se est facturando. Es el precio unitario +
los impuestos de consumo los descuentos global y de lnea * la cantidad asignada.
Observacin:
Campo de libre uso por parte del usuario,. Se utiliza para hacer alguna observacin a
la parte que se esta capturando.
163
FACTURACIN
Nota:
En la captura de partes el sistema brinda ayudas en lnea representadas en el manejo
de las siguientes teclas de funcin:
<F2>
Con la tecla <F2>, se puede invocar la consulta sobre el catlogo de

partes y seleccionar la parte deseada.
<F3>
Consulta el catlogo de partes y precios de una lista especifica.
<F4>
Retirar tems de la factura de venta que se est realizando.
<F5>
documento.
Consulta de los tems facturados hasta el momento en este
Cuando no hay ms partes para registrar, se pulsa <ESC> en el cdigo de tem para
continuar con el proceso de facturacin.
Descuento Global.
Corresponde al porcentaje o al valor de descuento global que se desea otorgar en la
factura de venta para la totalidad de partes de inventario capturadas.
Desea Facturar Servicios:
Campo con dos posibles valores:
S= Si, indica que a continuacin de los tems se capturaran los cdigos de servicio
que se desea facturar.
N= No, indica que no se desea capturar servicios en este documento.
Servicio:
Corresponde al cdigo de servicio a facturar.
Bodega:
Se utiliza para dejar registro en los archivos estadsticos de la bodega de la cual se
facturo. Solo es informativa y no valida existencias.
Concepto:
Corresponde al cdigo de concepto por el cual se desea registrar la facturacin de
servicios.
Cantidad:
Corresponde al nmero de unidades de servicio a facturar.
164
FACTURACION
Precio Unitario:
Corresponde al precio unitario de una unidad de servicio. Este valor es trado del
catlogo de servicios.
Dscto:
Corresponde al porcentaje de descuento para el servicio que se esta capturando.
Iva:
Corresponde al porcentaje de Iva del servicio.
Valor Total:
Corresponde al resultante de multiplicar la cantidad por el valor unitario,
considerando las variables de descuento e Iva.
Detalle:
Lnea de observacin o comentarios para este registro.
Cuando no hay ms servicios para registrar, se pulsa <ESC> en el cdigo de servicio
para continuar con el proceso de facturacin.
Descuento Global.
factura de venta para la totalidad de los servicios capturados.
Retenciones
En este punto el sistema despliega un formato de pantalla con la informacin de la
liquidacin de retenciones efectuada de acuerdo a los montos y parmetros de la
empresa, el beneficiario y los definidos en la configuracin y parametrizacin del
sistema. Se presentan 3 opciones para que el usuario seleccione segn desee:
<Enter>= Finaliza: Significa que el proceso de liquidacin de retenciones es
aceptado y se desea pasar a la siguiente fase de la factura.
<Esc>= Captura Retenciones: Se utiliza cuando el usuario desea agregar alguna
retencin adicional a las liquidadas por el sistema. En este caso deber seleccionar
el tipo y cdigo de retencin que desea agregar, reportar el valor de la base con la
posibilidad de modificar el valor de la retencin capturada.
165
FACTURACIN
<F3>= Consulta parmetros de liquidacin: Se utiliza para conocer los

parmetros de liquidacin considerados por el sistema para este proceso.
Informacin del transportador:

Cdula o Nit
Corresponde al nmero de nit o cdula de la compania transportadora o del
transportador
Nombre Transportadora
Corresponde al nombre o razn social de la compania transportadora
Nombre del Conductor:
Corresponde al nombre de la persona que maneja el vehculo de despacho
Placa del Vehculo:
Corresponde al nmero de placa del vehculo de despacho.
Direccin de Despacho:
Es la direccin de despacho del cliente.
Ciudad:
Corresponde a la ciudad del despacho.
Nmero de Gua:
Es el nmero de gua de la compania transportadora
Nmero de Cajas / Bultos:
Es el nmero de paquetes, cajas o bultos que se envan en el despacho.
Peso en Kilos:
Corresponde al peso en kilos del despacho. Se calcula con base en el peso terico
grabado en cada cdigo de parte, por la cantidad despachada.
Volumen en Mt3:
Corresponde al volumen del despacho. Se calcula con base en el volumen terico
grabado en cada cdigo de parte.
Valor Asegurado:
166
FACTURACION
Corresponde al valor por el cual se desea asegurar el despacho.

Observaciones:
Lnea de observaciones de libre uso para el usuario. Son las observaciones de la gua
de despacho.
Informacin del Recaudo:
Corresponde al valor por recaudar. El usuario deber digitar el valor de acuerdo a la
forma de pago acordada. Si es crdito este se digita en Cartera, si hay anticipos por
aplicar se debe capturar el valor, si es de contado, se debe digitar el valor efectivo, o
cheques, o tarjetas. El valor otros se utiliza cuando el valor de recaudo no
corresponde a ninguno de los anteriores.
Direccin de despacho:
Direccin:
Ciudad:
Vendedor:
Corresponde al cdigo del vendedor que elabora la factura de venta.
Observaciones:
Corresponde a 5 lneas de libre uso por parte de usuario para registrar comentarios
observaciones de la factura de venta.
Por ltimo, se definen los parmetros que determinarn la forma como se imprimir
167
FACTURACIN
Modificacin
El objetivo de este programa es permitir al usuario modificar los datos bsicos de una
factura de venta generada en la opcin de facturacin directa. El usuario podr
cambiar el nmero de lote, el codigo del vendedor, la direccin de despacho y la
forma de pago.
Al ingresar a la opcin 2 de modificacin, el usuario deber diligenciar los siguientes

campos:
Posteriormente se permite modificar la informacin del transportador, la liquidacin

de retenciones y el recaudo final. Si el usuario lo que desea es modificar informacin
de los tems facturados, en cuanto a cantidades o valores, debe hacer una nota de
ventas (dbito o crdito) o anular la factura y hacer una nueva.
168
FACTURACION
Anulacin
El objetivo de este programa es permitir al usuario anular una factura emitida en la
opcin de facturacin directa. Es recomendable que esta factura ya este impresa por
efectos de dejar huella o constancia de su existencia y anulacin, adems del control
de los consecutivos de facturacin para archivo.
Al ingresar a la opcin 3 de Anulacin se debe informar el lapso contable, cdigo

de empresa, centro de utilidad, tipo y nmero de factura a anular, como se presenta en
el siguiente formato de pantalla:
169
FACTURACIN
Captura de Notas
El objetivo de este programa es permitir al usuario generar las diferentes notas, tanto
dbito como crdito que se requiera hacer al cliente, por ejemplo una mayor o menor
valor facturado, descuentos no otorgados, o otorgados de mas, obsequios,
devoluciones, etc.
Al ingresar por la opcin 4 de Captura Notas el usuario deber diligenciar toda la

informacin referente a los periodos, condiciones, tems, formas de pago y recaudos,
etc., como se puede visualizar en los siguientes formatos de pantalla:
170
FACTURACION
171
FACTURACIN
Explicacin de los campos en la captura de Notas

Lote:
Lapso:
Corresponde al cdigo de lapso contable donde se registrara y contabilizara la nota de
ventas a realizar.
Empresa:
Corresponde al cdigo de la empresa por la cual se desea emitir la nota de ventas.
C.u.:
Corresponde al cdigo del centro de utilidad por el cual se desea emitir la nota de
ventas.
Nota Nro.:
172
FACTURACION
Corresponde al tipo y nmero de documento utilizado para la nota de ventas que se

esta emitiendo. El nmero es asignado por el sistema, sin embargo, si se requiere
captura una numeracin diferente y no consecutiva, se debe definir en la creacin del
Fecha:
Autorizado:
Corresponde al cdigo de firma de la persona que realiza la nota de ventas.
Factura Nro.:
Corresponde al tipo de documento y nmero de factura. Este campo es informativo,
no obstante y cuando se trata de notas crdito, el sistema utiliza este nmero para
afectar (opcionalmente) la cartera disminuyendo el valor de la factura citada.
Cliente:
Corresponde al cdigo del cliente al cual se le desea emitir la factura de venta.
Sucursal:
Corresponde al cdigo de la sucursal del cliente, cuando exista, a la cual se le elabora
Vendedor:
Corresponde al cdigo del vendedor que elabora la nota de venta.
Documento Alterno:
Corresponde a un documento fuente que se desee incluir informativamente en la nota.
Por ejemplo una remisin elaborada manualmente.
Orden de compra:
Corresponde al nmero de orden de compra del cliente.
Moneda:
Corresponde al cdigo de moneda en la cual es emitida la nota de venta.
Normalmente este campo es 0 que equivale a la moneda corriente. Cuando el
cliente esta asociado a una moneda extranjera, aqu se presenta el cdigo de moneda
correspondiente y se pregunta por el valor de la tasa de cambio.
Tipo de nota:
173
FACTURACIN
C= Crdito: Significa que la nota que se va a realizar es una nota crdito al

cliente.
D= Dbito: Significa que la nota que se va a realizar es una nota debido al cliente.
Parte:
Corresponde al cdigo de parte de inventario y/o extensin que se desea reportar en la
nota de venta.
Cpto.:
Corresponde al cdigo del concepto por el cual se desea registrar la nota de venta.
Motivo de Devolucin:
Este campo es solicitado cuando la nota de venta es de naturaleza C= Crdito.
Corresponde al cdigo de motivo de devolucin por el cual se desea dejar huella para
posterior informacin estadstica.
Bodega:
Corresponde a la bodega de donde sern registradas las transacciones de las partes de
inventario que se estn incluyendo en la nota de venta.
Disponible:
Es la cantidad que actualmente hay disponible para la parte de inventarios que se est
afectando. Este campo es mostrado informativamente por el sistema.
Cantidad:
Es la cantidad en unidades de inventario o de presentacin que se estn registrando en
la nota de ventas. Cuando la cantidad es 0 quiere decir que la nota solo se desea
hacer en valor.
Costo unitario:
Costo unitario de la parte de inventario en la bodega actual. Se sugerido por el
sistema y el usuario lo puede validar o modificar segn considere necesario.
Lista:
Corresponde al cdigo de la lista de precios con la cual se est efectuando la nota de
venta.
Precio unitario:
Corresponde al precio de venta unitario de la parte de inventarios en la lista de
precios seleccionada. Cuando la lista de precios esta en blanco, es decir que no tiene
precios asignados, el sistema permite capturar el precio al usuario.
174
FACTURACION
Dcto.
Corresponde al % de descuento de lnea. Este descuento es individual por cada una
de las partes de inventario.
Iva:
Corresponde al porcentaje de Iva que tiene la parte de inventarios.
Sobreprecio:
Cuando la parte tiene sobreprecio, aparece aqu el valor de este, el cual se suma al
precio unitario. Normalmente es utilizado para los impuestos de consumo.
Total:
Corresponde al valor total de la parte que se est registrando. Es el precio unitario +
los impuestos de consumo los descuentos global y de lnea * la cantidad asignada.
Observacin:
Campo de libre uso por parte del usuario,. Se utiliza para hacer alguna observacin a
la parte que se esta capturando.
Descuento Global.
nota de venta para la totalidad de partes de inventario capturadas.
Desea Notas de Servicios:
S= Si, indica que a continuacin de los tems se capturaran los cdigos de servicio
que se desea incluir en la nota.
N= No, indica que no se desea capturar servicios en este documento.
Servicio:
Corresponde al cdigo de servicio a registrar.
Bodega:
Se utiliza para dejar registro en los archivos estadsticos de la bodega de la cual se
hizo la nota. Solo es informativa y no valida existencias.
Concepto:
Corresponde al cdigo de concepto por el cual se desea registrar la nota de servicios.
Cantidad:
175
FACTURACIN
Corresponde al nmero de unidades de servicio a reportar.

Precio Unitario:
Corresponde al precio unitario de una unidad de servicio. Este valor es trado del
catlogo de servicios.
Dscto:
Corresponde al porcentaje de descuento para el servicio que se esta capturando.
Iva:
Corresponde al porcentaje de Iva del servicio.
Valor Total:
Corresponde al resultante de multiplicar la cantidad por el valor unitario,
considerando las variables de descuento e Iva.
Detalle:
Lnea de observacin o comentarios para este registro.
Cuando no hay ms servicios para registrar, se pulsa <ESC> en el cdigo de servicio
para continuar con el proceso de elaboracin de la nota de ventas.
Descuento Global.
nota de venta para la totalidad de los servicios capturados.
Direccin de despacho:
Direccin:
Ciudad:
Observacin:
observacin abreviada que se desea imprimir en la nota de venta.
Forma de pago:
Campo con 3 posibles valores:
0= Contado: Significa que las condiciones de la nota de venta son pago de
contado.
176
FACTURACION
1= Crdito: Significa que las condiciones de la nota de venta son pago a crdito,
lo que implica que se debe diligenciar los campos de condiciones de pago.
2= Cheque posfechado: Significa que la condicin es de pago con cheque
posfechado. Cuando el mdulo ce cartera est activo en el sistema comercial, esta
modalidad de pago no se habilita para obligar a que se elabore un recibo de caja
provisional por recepcin de cheques posfechados o anticipos.
Nmero de cuotas:
Son el numero de plazos en los que se pagar el crdito cuando se ha seleccionado
una forma de pago 1= crdito.
Das de gracia:
Corresponde al nmero de das de gracia que se otorga.
Das entre cuotas:
Corresponde a los das intermedios entre las cuotas. Si la cuota es 01 y los das 030,
quiere decir que la nota es a 30 das.
Fecha de Vcto:
Corresponde a la fecha de vencimiento de la nota de venta, cuando la forma de pago
es crdito. Es calculada por el sistema a partir de la fecha de emisin mas los das de
gracia, mas los das entre cuotas.
Descuento Financiero:
Corresponde al porcentaje de descuento por pronto pago que se otorgara cuando la
modalidad de pago es crdito. Este campo se trae de las condiciones grabadas en el
beneficiario.
Si cancela antes de:
Corresponde a los das limite para que se haga valedero el descuento financiero.
Observaciones:
Corresponde a 5 lneas de libre uso por parte de usuario para registrar comentarios
observaciones de la nota de venta.
Retenciones
aceptado y se desea pasar a la siguiente fase de la nota de venta.
177
FACTURACIN



Por ltimo, se definen los parmetros que determinarn la forma como se imprimir
la nota de venta.
178
FACTURACION
179
FACTURACIN
Modificacin
El objetivo de este programa es permitir al usuario modificar los datos bsicos de una
nota de venta generada en la opcin de captura de notas. El usuario podr cambiar el
nmero de lote, el cdigo del vendedor, la direccin de despacho y la forma de pago.
Al ingresar a la opcin 5 de modificacin, el usuario deber diligenciar los siguientes

campos:
Posteriormente se permite modificar la informacin del transportador, la liquidacin

de retenciones y el recaudo final. Si el usuario lo que desea es modificar informacin
de los tems registrados, en cuanto a cantidades o valores, debe hacer una nota de
ventas (dbito o crdito) o anular el documento actual y hacer una nueva.
180
FACTURACION
Anulacin
El objetivo de este programa es permitir al usuario anular una nota de venta emitida
en la opcin de Captura de Notas. Es recomendable que esta nota ya este impresa por
efectos de dejar huella o constancia de su existencia y anulacin, adems del control
de los consecutivos para archivo.
Al ingresar a la opcin 6 de Anulacin se debe informar el lapso contable, cdigo

de empresa, centro de utilidad, tipo y nmero de nota a anular, como se presenta en el
181
FACTURACIN
Notas crdito con base en factura

El objetivo de este programa es permitir al usuario hacer notas de venta crdito al
cliente por devoluciones en ventas, con base en una factura previamente elaborada en
el sistema. Se busca con ello tener pleno control en los tems, condiciones y
cantidades facturados originalmente al cliente.
Al ingresar por la opcin 7 de Notas Crdito con base en Facturas el usuario deber
diligenciar los campos que se presentan a continuacin:
182
FACTURACION
183
FACTURACIN
Explicacin de los campos en la captura de Notas crdito con

base en facturas
Lote:
Lapso:
Corresponde al cdigo de lapso contable donde se registrara y contabilizara la nota
crdito de ventas a realizar.
Empresa:
Corresponde al cdigo de la empresa por la cual se desea emitir la nota de ventas.
C.u.:
Corresponde al cdigo del centro de utilidad por el cual se desea emitir la nota de
ventas.
Nota Nro.:
Corresponde al tipo y nmero de documento utilizado para la nota de ventas que se
esta emitiendo. El nmero es asignado por el sistema, sin embargo, si se requiere
captura una numeracin diferente y no consecutiva, se debe definir en la creacin del
Fecha:
184
FACTURACION

Autorizado:
Corresponde al cdigo de firma de la persona que realiza la nota de ventas.
Informacin de la factura:
Lapso:
Corresponde al lapso contable de emisin de la factura.
Factura Nro.:
Corresponde al tipo de documento y nmero de factura sobre la cual se desea hacer la
nota de devolucin.
Cpto. Nota Crdito:
Corresponde al cdigo del concepto por el cual se desea registrar la nota de venta.
A continuacin el sistema despliega un formato de pantalla con los tems y cantidades
facturados originalmente. El usuario deber validar la cantidad devuelta por cada uno
de los tems del documento. Si la cantidad es igual a la facturada, se da <Enter>, si la
cantidad es menor sta se debe digitar, y si de un tem no hay devolucin se debe
digitar la tecla <F4> equivalente a 0 cantidad.
Cantidad Devuelta:
Es la cantidad en unidades de inventario o de presentacin que se estn registrando en
la nota de ventas como devuelta.
Motivo de Devolucin:
Corresponde al cdigo de motivo de devolucin por el cual se desea dejar huella para
posterior informacin estadstica.
Observacin:
observacin abreviada que se desea imprimir en la nota de venta.
Retenciones
aceptado y se desea pasar a la siguiente fase de la nota de venta.
185
FACTURACIN



186
FACTURACION
Descripcin a Items de No-Stock

El objetivo de este programa es permitirle al usuario adicionar lneas de descripcin a
las partes de inventario creadas como tems de No-Stock.
Es necesario recordar que este tipo de partes no tienen una descripcin ni una unidad de
medida especfica, pues son un comodn. Estas se deben actualizar en el momento de
capturar registros, es decir, de capturar un cdigo de no stock en el documento que se
est elaborando. Se debe diligenciar el siguiente formato de pantalla.
187
FACTURACIN
Impresin de Documentos
El objetivo de este programa es permitir al usuario imprimir o reimprimir uno o
varios documentos generados en las opciones de facturacin directa o notas.
Al ingresar por la opcin 9 de Impresin de Documentos el usuario deber

188
FACTURACION
Consultas / Listados de Facturacin

El objetivo de este grupo de programas es permitir al usuario hacer consultas o
generar reportes de los documentos y transacciones registrados en los mdulos de
facturacin y notas. Igualmente se presentan los reportes estadsticos por motivos de
devolucin y el Informe para la DIAN.
Al ingresar por las opciones 1 a 8, el usuario tiene la posibilidad de hacer una

consulta o generar reportes de los documentos de facturacin, facturas y notas,
emitidos en las opciones de facturacin de ordenes, de remisiones, facturacin directa
y notas de ventas. El sistema brinda al usuario diferentes perspectivas de anlisis de
la informacin dependiendo de la opcin seleccionada y los ordenamientos y
opciones adicionales que se incluyan en el proceso.
Un ejemplo de las caractersticas de la informacin que se debe seleccionar, y del
output que genera el sistema dependiendo del grado de detalle que se busque, se
puede visualizar en la siguiente secuencias de formatos de pantalla correspondientes a
la consulta por nmero de documento:
189
FACTURACIN
1- Pantalla de seleccin de informacin a consultar:
2- Presentacin de los documentos de acuerdo al ordenamiento solicitado, que es por

nmero de documento. Cuando la seleccin se hace por cliente o cdigo de parte,
se debe seleccionar previamente el cdigo deseado y a continuacin se
presentaran los documentos organizados por nmero, como se puede visualizar en
el siguiente formato:
3- El usuario puede seleccionar un tipo y nmero de documento a consultar, el

sistema despliega un formato de pantalla donde pregunta por los datos que se
desea consultar. Para el ejemplo se presentan las diferentes secuencias resultantes
de elegir la opcin de todos los datos:
190
FACTURACION
4- Detalle de las partes facturadas en un documento:
191
FACTURACIN
5- Detalle de los servicios facturados en un documento:
6- Informacin de datos bsicos, direccin de despacho, condiciones de pago y

recaudos:
192
FACTURACION
7- Valores totales e informacin de las remisiones que generaron la factura:
8- Detalle de una remisin perteneciente a la factura seleccionada:
193
FACTURACIN
9- Consulta de los registros de la remisin, tems que la componen:
8- Consulta de la liquidacin de retenciones de un documento:
Los reportes generados se pueden obtener en diferentes opciones de ordenamiento y a

diferente nivel de detalle, dependiendo de los requisitos del usuario. Un ejemplo se
ordenamiento de un reporte se puede apreciar en el siguiente formato de listado por
nmero de documento:
194
FACTURACION
195
FACTURACIN
Listados por Motivo de Devolucin

El objetivo de estos programas es permitir al usuario generar un reporte de las
devoluciones realizadas por los clientes, clasificados por cada uno de los diferentes
motivos de devolucin. El usuario puede seleccionar el ordenamiento del reporte
entre las opciones de listado por motivo, o por vendedor / zona / sector / motivo.
Al ingresar por las opciones 9 o A de Listados por Motivo... el usuario deber

diligenciar los campos referentes al ordenamiento del reporte, por ejemplo en el
listado por vendedor zona motivo, debe diligenciar los siguientes campos:
196
FACTURACION
Informe para la DIAN

El objetivo de este programa es permitir al usuario generar un reporte con la
informacin de los documentos de facturas de venta y notas emitidos en un rango de
tiempo seleccionado.
Al ingresar por la opcin de Informe para la DIAN el usuario deber diligenciar los
siguientes campos:
En el siguiente formato de pantalla se presenta un ejemplo del tipo de informacin

que se obtiene en el reporte:
197
FACTURACIN
Gestin de Ventas Perdidas

El objetivo de este programa es permitir al usuario registrar, para efectos estadsticos
y para considerar esta variable en los clculos de parmetros de control, las ventas
perdidas, es decir, no efectivas por alguna razn que se quisiera conocer y subsanar.
Al ingresar por la opcin 1 de Actualiza Ventas Perdidas

el usuario deber
Las opciones de 2 de Consulta y 3 de Listado presentan un detalle de todos los

registros capturados como ventas perdidas. En el siguiente formato de pantalla se
presenta un ejemplo de la consulta de este tipo de informacin:
198
FACTURACION
La generacin de listado presenta las siguientes opciones:
199
FACTURACIN
Mercanca No Entregada
El objetivo de este programa es permitir al usuario reportar sobre las facturas
emitidas las cantidades no entregadas. Esto es de uso exclusivo en las empresas
donde se entregan los productos y posteriormente se factura. En el evento que estos
ya hayan sido facturados es recomendable que se genere una nota crdito por la
devolucin. Si al cliente no se le ha enviado la factura de venta, algunas empresas
prefieren ajustar las cantidades facturadas a las realmente entregadas e imprimir la
factura para ser enviada al cliente. Si bien es cierto que este no es un procedimiento
aconsejable por lo riesgos que resulta, puede resultar eficiente en algunas
operaciones, particularmente en empresas que atienden la distribucin tienda a tienda
o masiva.
Al modificarse los documentos se puede hacer un cuadre de los recaudos en trminos
reales y facilitar el cuadre del despachador, o del vendedor viajero.
Al ingresar a la opcin 1 de Captura Mercanca No Entregada el usuario deber

seleccionar el lapso contable, empresa, centro de utilidad y nmero de factura sobre la
cual se reportara la cantidad no entregada o no recibida, como se presenta en el
200
FACTURACION
201
FACTURACIN
La opcin 2 de Consulta presenta la siguiente informacin:
202
FACTURACION
Control de Recaudos
El objetivo de este grupo de programas es permitir al usuario reportar, modificar,
controlar la informacin de los recaudos de ventas. Este proceso se hace de mucha
utilidad en empresas que facturan por mostrador o que cuentan en sus lneas de ventas
con distribucin (facturacin por lotes) que amerita un cuadre de ventas y recaudos.
203
FACTURACIN
Captura Sin Control de Caja

El objetivo de este programa es permitir al usuario complementar o modificar un
documento emitido en los mdulos de facturacin o notas, en lo referente a las
condiciones de pago e informacin del recaudo.
Al ingresar por la opcin 1 de Captura sin control de Caja el usuario puede

modificar el nmero de lote o referencia asignada al documento, la forma de pago, la
liquidacin de retenciones y el recaudo del documento, como se presenta en los
siguientes formatos de pantalla:
204
FACTURACION
Se considera una captura de recaudos sin control de caja refirindose a que no

exista un dispositivo fsico de cajn monedero donde se almacene y controle el
efectivo. Sin embargo toda la informacin detallada de los recaudos por cada medio
de pago queda consignada y se presenta en los diferentes reportes y consultas del
sistema.
205
FACTURACIN
Captura Con Control de Caja

El objetivo de este programa es permitir al usuario complementar o modificar un
documento emitido en los mdulos de facturacin o notas, en lo referente a las
condiciones de pago e informacin del recaudo, capturando adems un dispositivo
fsico de control para el medio de pago considerado valores (efectivo, cheques,
tarjetas, etc.)
Al ingresar por la opcin 2 de Captura Con control de Caja el usuario debe primero
que todo seleccionar el cdigo de dispositivo fsico que va a utilizar(Cajn
Monedero) y posteriormente puede modificar el nmero de lote o referencia asignada
al documento, la forma de pago, la liquidacin de retenciones y el recaudo del
documento, como se presenta en los siguientes formatos de pantalla:
206
FACTURACION
Se considera una captura de recaudos CON control de caja refirindose a que

EXISTE un dispositivo fsico de cajn monedero donde se almacena y controla el
efectivo dejndose adems huella de toda la informacin detallada de los recaudos
por cada medio de pago, la cual se presenta en los diferentes reportes y consultas del
sistema.
207
FACTURACIN
Consulta de Recaudos
El objetivo de este programa es permitir al usuario tener una consulta inmediata y en
todo momento del estado de los recaudos por ventas, de acuerdo a los documentos
registrados en la aplicacin en un rango de tiempo seleccionado.
Al ingresar por la opcin 3 de Consulta el usuario deber seleccionar el cdigo de

lapso contable, la empresa, centro de utilidad, tipo de documento, nmero de lote o
rango de fechas entre las cuales desea conocer los recaudos:
A partir de esta seleccin se puede conocer los valores acumulados por cada medio de
pago y si se desea se puede visualizar el detalle de los documentos que conforman
cada uno de ellos:
208
FACTURACION
209
FACTURACIN
Listado por Tipo de Recaudo

El objetivo de este programa es permitir al usuario generar un informe con el detalle
de los recaudos por cada uno de los diferentes medios de pago, crditos y otros
valores o retenciones, logrando condensaren un reporte la informacin detallada
presentada en la consulta anterior, bajo el ordenamiento seleccionado.
Al ingresar por la opcin 4 de listado por tipo de recaudo el usuario debe

diligenciar los siguientes campos relativos a los rangos de seleccin y ordenamiento
de la informacin:
210
FACTURACION
Listado por Nmero de Documento

de los recaudos por cada uno de los diferentes tipos y nmeros de documento,
presentando adems los diversos medios de pago, crditos y otros valores o
retenciones, logrando condensaren un reporte la informacin detallada presentada en
la consulta anterior, bajo el ordenamiento seleccionado.
Al ingresar por la opcin 5 de listado por Nmero de Documento el usuario debe

diligenciar los siguientes campos relativos a los rangos de seleccin y ordenamiento
de la informacin:
211
FACTURACIN
Listado por Cliente

de los recaudos por cada uno de los clientes facturados con sus respectivos nmeros
de documento, presentando adems los diversos medios de pago, crditos y otros
valores o retenciones, logrando condensaren un reporte la informacin detallada
presentada en la consulta anterior, bajo el ordenamiento seleccionado.
Al ingresar por la opcin 6 de listado por Cliente el usuario debe diligenciar los
siguientes campos relativos a los rangos de seleccin y ordenamiento de la
informacin:
212
FACTURACION
Listado Proyeccin de Recaudos

El objetivo de este programa es permitir al usuario generar un reporte de los
documentos facturas y notas de ventas cuya forma de pago es crdito, partiendo de la
fecha de emisin y vencimiento de los mismos para calcular el valor de los recaudos
esperados en un futuro. El sistema le permite al usuario modificar los das de los tres
rangos de proyeccin que presenta, normalmente se sugiere a 030m 060 y 090 das.
Al ingresar a la opcin 7 de Listado Proyeccin de Recaudos el usuario deber

diligenciar los campos relativos al rango de seleccin de documentos, tipos de
documentos a proyectar, nivel de detalle del reporte y ordenamiento del mismo:
213
FACTURACIN
Listado de Cheques
El objetivo de este programa es permitir al usuario generar un reporte de los cheques
recibidos en un lapso de tiempo y capturados en los recaudos de los documentos
emitidos en los mdulos de facturacin y notas. La composicin de este reporte esta
definida en columnas las cuales presentan en su orden el nmero del cheque, plaza,
cdigo de banco, fecha de consignacin, nmero de factura, valor de factura, cliente y
nmero de lote o referencia donde fue reportado.
Al ingresar a la opcin 8 de Listado de Cheques el usuario deber diligenciar lo

relativo a la empresa, centro de utilidad, y lapso de seleccin:
214
FACTURACION
Control de Ventas
El objetivo de este grupo de programas es permitir al usuario obtener reportes de la
totalidad de las ventas, por nmero de documento o parte, grupo, grupo / parte,
caracterstica, caracterstica / parte, en forma columnaria discriminando el valor por
ventas gravadas y su descuento, ventas exentas y sus descuentos, impuestos,
sobreprecios y valor neto.
Es un reporte que acerca al usuario al anlisis contable de las ventas, informndole
entre otras los ingresos netos, brutos, descuentos e Iva.
215
FACTURACIN
Listado por Nmero de Documento

El objetivo de este programa es permitir al usuario generar un informe columnario
ordenado por nmero de documento de ventas (facturas y notas) detallando los
valores de venta, descuentos e impuestos.
Al ingresar por la opcin 1 de Listado por Nmero de Documento el usuario deber

diligenciar los siguientes campos correspondientes a la seleccin de la informacin:
216
FACTURACION
Listado por Grupo / Caracterstica / Parte

El objetivo de este programa es permitir al usuario generar un informe columnario
ordenado por nmero cdigo de parte, o grupo de inventarios, o grupo parte, etc. de
las cifras de ventas (facturas y notas) detallando los valores de venta, descuentos e
impuestos.
Al ingresar por la opcin 1 de Listado por Grupo/ Cacac./ Parte el usuario deber
diligenciar los siguientes campos correspondientes a la seleccin de la informacin:
217
FACTURACIN
Interfase de Ventas
El objetivo de este grupo de programas es permitir al usuario generar el comprobante
de ventas a la contabilidad. Para ello se han incluido las opciones necesarias para
crear las equivalencias contables entre las estructuras de grupos, bodegas y conceptos
del CMUNO y las cuentas contables del CGUNO.
Para la contabilizacin el sistema prev dos alternativas de proceso, interfase va

CGBATCH y contabilizacin Directa, cada una de las cuales tiene la posibilidad de
generarse por lotes (para los clientes que facturan por lotes) y por fechas (para los
clientes con modalidad de facturacin tradicional).
218
FACTURACION
Captura Equivalencias de Ventas

El objetivo de este programa es permitir al usuario crear las equivalencias entre la
aplicacin del sistema comercial CMUNO y el sistema contable CGUNO, tomando
como base los catlogos de bodegas, grupos, conceptos, partes, destinos y cuentas
contables.
La ingresar por la opcin 1 de Actualiza Equivalencias de Ventas el usuario deber

crear equivalencias para las partes de inventarios y para los servicios, como se puede
visualizar en el siguiente formato de pantalla:
Al ingresar por cualquiera de las dos opciones anteriores, se deber diligenciar una a
una las opciones de equivalencias que se presentan en el siguiente men:
219
FACTURACIN
Valor Bruto
El objetivo de este programa es permitir al usuario crear equivalencia contable entre
las estructuras de catlogos del sistema comercial y las cuentas contables para las
partidas correspondientes al valor bruto (Ingresos por ventas) de los documentos de
ventas.
El usuario deber diligenciar el siguiente formato de pantalla, donde se pueden
visualizar las variables de seleccin y equivalencia contable:
Valor Iva
partidas correspondientes al valor de Iva de los documentos de ventas.
220
FACTURACION
Valor Descuento Facturado

partidas correspondientes al valor de los descuentos facturados en los documentos de
ventas.
Valor Cartera
partidas correspondientes al valor de la cartera de los documentos de ventas cuya
forma de pago a sido a crdito.
221
FACTURACIN

FACTURACIN
FACTURACION
Facturacin..................................................................................................................123
De una O.V. Especifica...............................................................................................124
De un lote de Ovs........................................................................................................127
Adicin de servicios....................................................................................................129
Retiro de Items............................................................................................................132
Anulacin....................................................................................................................133
Reporte de Entrega......................................................................................................134
Orden de Despacho.....................................................................................................135
Facturacin de Remisiones.........................................................................................136
Consulta Remisiones Pendientes................................................................................137
Listado de Remisiones Pendientes..............................................................................139
Generacin Factura por Cliente..................................................................................141
Generacin Facturas Entre Fechas..............................................................................146
Adicin de servicios....................................................................................................148
Retiro de Items............................................................................................................151
Anulacin....................................................................................................................153
Facturacin Directa y Notas........................................................................................154
Modificacin...............................................................................................................176
Anulacin....................................................................................................................177
Notas crdito con base en factura...............................................................................178
Explicacin de los campos en la captura de Notas crdito con base en facturas............180
Descripcin a Items de No-Stock................................................................................183
Impresin de Documentos..........................................................................................184
Consultas / Listados de Facturacin............................................................................185
Listados por Motivo de Devolucin............................................................................192
Informe para la DIAN.................................................................................................193
Gestin de Ventas Perdidas.........................................................................................195
Mercanca No Entregada.............................................................................................197

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123

SISTEMAS DE INFORMACIN EMPRESARIAL S.A. - SISTEMA COMERCIAL CM-UNO

De una O.V. Especifica

Al ingresar por la opcin 1 de De una O.V. Especifica el usuario deber

SISTEMAS DE INFORMACIN EMPRESARIAL S.A. - SISTEMA COMERCIAL CM-UNO

Seguidamente el sistema pregunta (si esta activo en los parmetros) el porcentaje de

A continuacin el sistema presenta las observaciones generales del documento, las

Dependiendo de la forma de pago capturada al hacer la orden de venta y el parmetro

continuacin si se desea modificar los recaudos o forma de pago de la factura, como

Opcionalmente y si se requiere, el sistema permite capturar informacin del

Finalmente y dependiendo del formato, se diligencia lo referente a la impresin del

SISTEMAS DE INFORMACIN EMPRESARIAL S.A. - SISTEMA COMERCIAL CM-UNO

Al ingresar por la opcin 2 de Un lote de Ovs el usuario deber diligenciar los

SISTEMAS DE INFORMACIN EMPRESARIAL S.A. - SISTEMA COMERCIAL CM-UNO

La captura de la informacin del transportador y de impresin tiene el mismo formato

SISTEMAS DE INFORMACIN EMPRESARIAL S.A. - SISTEMA COMERCIAL CM-UNO

Al seleccionar la opcin 3 de adicin de servicios el usuario debe reportar el lapso

SISTEMAS DE INFORMACIN EMPRESARIAL S.A. - SISTEMA COMERCIAL CM-UNO

Si se tiene activos los parmetros de liquidacin de retencin en la fuente, el sistema

Uso de <Esc> para capturar retenciones adicionales:

El usuario deber seleccionar de 4 posibilidades presentadas, cual es el tipo de

SISTEMAS DE INFORMACIN EMPRESARIAL S.A. - SISTEMA COMERCIAL CM-UNO

Al ingresar por la opcin 4 de Retiro de Items el usuario deber reportar cual es el

Seguidamente se selecciona el nmero de registro correspondiente al tem que se

registros con la tecla <Esc> y diligenciando lo relativo a la captura de retenciones,

SISTEMAS DE INFORMACIN EMPRESARIAL S.A. - SISTEMA COMERCIAL CM-UNO

Al ingresar por la opcin 5 de Anulacin se debe informar el lapso contable,

SISTEMAS DE INFORMACIN EMPRESARIAL S.A. - SISTEMA COMERCIAL CM-UNO

Al ingresar a la opcin 6 de Reporte de Entrega el usuario deber diligenciar los

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Al ingresar a la opcin 7 de Orden de Despacho el usuario deber diligenciar los

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Consulta Remisiones Pendientes

Al ingresar por la opcin 1 de Consulta Remisiones Pendientes el usuario deber

Al ingresar por la opcin 1= Nmero de Remisin, el sistema despliega el siguiente

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Al ingresar por la opcin 2= Cliente, el sistema despliega el siguiente formato de

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Listado de Remisiones Pendientes

Al ingresar por la opcin 2 de Listado Remisiones Pendientes el usuario deber

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Generacin Factura por Cliente

Al ingresar por la opcin 3 Generacin Factura por Cliente el usuario deber

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Cuando se selecciona la opcin 1= Nmero de Remisin, se presenta el siguiente

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A continuacin se permite hacer modificacin en las observaciones del documento,

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Cuando la seleccin se hace por 2= Cliente, el usuario tiene la posibilidad de generar

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Finalmente se capturan las observaciones y recaudos que sea necesario, como se

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Generacin Facturas Entre Fechas

Al ingresar a la opcin 4 de Generacin Facturas entre Fechas el usuario deber

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Posteriormente el usuario puede modificar las variables explicadas de observaciones

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Al seleccionar la opcin 3 de adicin de servicios el usuario debe reportar el lapso

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Si se tiene activos los parmetros de liquidacin de retencin en la fuente, el sistema

Uso de <Esc> para capturar retenciones adicionales: