Taller final

Ensayo unidad 1
Se dar a conocer las posibles causas de deterioro en los bienes documentales y
cules son los principales factores que afectan y deterioran los documentos, El
contexto poltico, administrativo, de personal e infraestructura que ha
caracterizado la historia de los bienes documentales del pas, presenta como
comn denominador la acumulacin e interaccin reiterativa de cuatro principales
factores externos de deterioro: los medio-ambientales, los biticos, los desastres y
los antropognicos.
Ambientales: Su campo de accin no solo se circunscribe a las reas de
depsito,
involucra a todos aquellos elementos de tipo medio-ambiental
(temperatura, humedad relativa, la luz, contaminante atmosfrico y polvo) que por
fluctuaciones o accin permanente, degradan directa o indirectamente los
diferentes soportes y tcnicas de registro. Las alteraciones producidas por estos
agentes se manifiestan en los documentos de muy diversas formas y pueden
condensarse en: debilitamiento y pulverizacin de los soportes, reblandecimiento
de encolados, manchas, deformacin de los soportes, fragilidad, perdida de
resistencia estructural, declaracin de los soportes y registros, acumulacin de
suciedad y oxidacin.
Biticos: interactuando con los anteriores, aparecen los agentes biolgicos
(microorganismos, insectos y roedores) los cuales alteran y degradan los
diferentes soportes, ocasionando erosiones superficiales, manchas de diferentes
coloraciones, debilitamientos estructurales, faltantes, galeras, cavernas, entre
otros
Desastres: a las deficientes condiciones administrativas y fsicas, en las que se
hallan los archivos del pas, se suma el alto riesgo de prdida total, por falta de
programas y sistemas de prevencin, deteccin y control en caso de desastres
(incendios, terremotos e inundaciones).
Antropognicos: Se constituye en el factor de alteracin ms nocivo para los
bienes documentales. Su accin deteriorante involucra todos aquellos manejos y
mtodos, de carcter permanente, dados en los procesos bsicos de
organizacin, manipulacin y depsito. Los deterioros son debidos principalmente
al uso indiscriminado de deficientes medios de agrupacin (clips, ganchos de
cosedora, etc.), unidades de almacenamiento (carpetas, cajas, etc.), y deposito;
ausencia total de efectivos programas de mantenimiento, malas manipulaciones, y
ocasionalmente acciones de tipo vandlico, ejercidas por personal mal
intencionado. Los consecuentes indicadores o manifestaciones, abarcan desde
deterioros de tipo fsico-mecnico (roturas, rasgaduras, dobleces, deformaciones,
fragmentacin, abrasiones, inscripciones, entre otros) hasta deterioros de tipo
fsico-qumico (hidrlisis acida, oxidacin, entre otros).
Peor el remedio que la enfermedad: Las oficinas productoras en la constante
manipulacin y sistemas bsicos de organizacin, que se requieren para adelantar
los respectivos procesos de gestin o administracin, han empleado diferentes
medios y elementos de agrupacin para organizar los expedientes, de acuerdo

con un asunto o tema especfico. Estos elementos, que van desde los clips, hasta
los ganchos legajadores, se han convertido a corto o mediano plazo, en agentes
nocivos y fuentes de deterioro fsico, qumico y mecnico para los documentos,
debido a su uso indiscriminado y a la falta de criterios y lineamientos claros en
conservacin preventiva.
Los deterioros causados por estos elementos junto a los causados por precarias
unidades de almacenamiento, deficientes depsitos, inadecuadas manipulaciones
y consultas, entre otros, han convertido a los custodios de los bienes, en
verdaderos paramdicos que improvisan tratamientos y materiales que no poseen
las caractersticas y especificaciones necesarias de conservacin, ocasionando a
corto o largo plazo deterioros mayores y generalmente irreversibles.
Con el fin de establecer un lazo comn de comunicacin entre los archivistas,
custodios y conservadores, el ARCHIVO General de la Nacin defini, mediante la
comunin de varias de las disciplinas involucradas, los trminos para designar las
unidades de archivo.
Cada una de estas unidades se caracteriza por poseer tcnicas de elaboracin
especficas que las define, dentro de los requerimientos expuestos por la
conservacin, como adecuadas o inadecuadas.
Unidades documentales: Para su mejor comprensin es importante comenzar con
la mnima unidad documental dentro de los conceptos bsicos de la archivstica
<<EL FOLIO>>. Se define como aquella hoja de libro, cuadernillo o expediente al
que corresponden dos pginas, la foliacin obedece a la indicacin numrica en
orden consecutiva, realizada en el parte superior derecho del recto de la hoja.
Estas unidades documentales agrupadas consecutivamente y relacionadas con
un asunto especifico, una actuacin administrativa o judicial, que sirven como
testimonio de un hecho o resolucin especfica es lo que en trminos archivsticos
se define como EXPEDIENTE.
La reunin fsica de documentos, ya sean folios o expedientes agrupados con
ganchos o costuras, dentro de la conservacin y al archivstica de define como
unidad de conservacin. Base de cualquier archivo. Estas unidades son:
PAQUETES: es la unidad de embalaje ms comn para documentos de archivo.
Consiste en la agrupacin de varios documentos o expedientes, enteramente
envueltos, amarrados con cordele identificados con un rtulo adherido a una de
sus caras.
LEGAJOS: el legajo son dos tapas de cartulina unidas por un gancho legajado que
sirven para proteger y conservar la documentacin.
Los documentos o expedientes independientes, agrupados y empastados en
forma de libre. Mediante costuras la nervios hundidos o en relieve. Lomos
encolados. Tapas y cubiertas en diferentes materiales. Por su gran volumen, y
para evitar su deformacin se recurre al amarre con pitas o cuerdas.
CAJAS: en conservacin preventiva la caja es considerada como la unidad que
ofrece las mejores garantas. Para la proteccin de la documentacin durante las
fases de depsito y manipulacin. Actualmente el mercado presenta una amplia
variedad de estilos, sin embargo, no todas poseen las caractersticas necesarias

en cuanto a material, construccin y diseo entre ellas podemos encontrar las

elaboradas con:
POLIPROPILENO: son bastante resistentes, de peso ligero y por lo general sin
bastante hermticas. Esta ltima caracterstica posibilita que se genere, por
escasa ventilacin, micro-climas que facilita la proliferacin de agentes patgenos
como hongos y bacterias.
CARTN: son de bajo costo, resistentes a la manipulacin y reaccionan
satisfactoriamente como barrera frente a fluctuaciones medio-ambientales. Sin
embargo, por ser fabricadas en nuestro medio con cartones cidos, requieren de
la aplicacin de un recubrimiento que evite la migracin, por contacto de la acidez
del cartn a los documentos. Se recomienda, como barrera adicional uso de
carpetas desacidificadas para los expedientes contenidos en estas unidades.
6- Caractersticas de las fuentes documentales sirven de desarrollo o dato para la
elaboracin de una investigacin
*derivan de un documento de cualquier tipo, se subdividen en bibliogrficas y
hemerogrficas
*las de carcter bibliogrfico se caracterizan por tener el formato de un libro, y las
herramientas el de una revista o peridico.
*Las bibliografas constituyen un instrumento valioso para el investigador, ya que
le orientan para ubicarse dentro del tema, as como para valorar la originalidad de
su trabajo. Todo ello redundar en una mejor aportacin a su disciplina
*Las bibliografas pueden ser de tres tipos: descriptivas, analticas o crticas. Las
primeras proporcionan los elementos externos de la obra, sus caractersticas
formales; las segundas brindan los elementos del contenido de la obra; y las
terceras son las que, adems de los datos proporcionados por las anteriores
bibliografas, facilitan una apreciacin reflexiva del alcance de las obras.
Otro criterio de clasificacin de las bibliografas es el que toma en cuenta el sector
del conocimiento al cual se refiere, y as tenemos bibliografas generales y
especializadas. Las primeras se refieren, sin distincin, a todo tipo de obra; las
segundas, en cambio, sealan las obras referentes a una ciencia o campo del
conocimiento. Tanto las bibliografas generales como las especializadas pueden
ser de carcter nacional o internacional.
* Pueden ser directas e indirectas
* Principales y secundarias Por la correspondencia del dato con lo que se
investiga
*Se pueden encontrar en bibliotecas, hemerotecas, archivos, centros de
documentacin, etc.
* Descriptivas: Proporciona los elementos externos de las obras, sus
caractersticas formales.
* Analticas: Ofrecen los elementos de contenido de las obras.
* Crticas: Facilitan, adems de los datos aportados por las otras bibliografas, una
apreciacin reflexiva del alcance de las obras.
7- A quien debemos acudir para la sensibilizacin y recuperacin de valores
histricos, documentales y testimoniales?

Al archivo general de la nacin puesto que es el ente encargado de orientar y

controlar la Poltica Archivstica, coordinar del Sistema Nacional de Archivos y la
Red Nacional de Archivos, y garantizar la conservacin del patrimonio documental,
asegurando los derechos de los ciudadanos y el acceso a la informacin, as
como, el mejoramiento en la eficiencia de la gestin pblica, la eficiencia de
Estado a travs de una gestin documental articulada con el uso de las
Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones.
8- En que se enfoca las diferentes estrategias que ha empleado el sistema
Nacional de Archivo?
El cual tiene como objetivo planear y coordinar la funcin archivstica en toda la
Nacin, salvaguardar el patrimonio documental del Pas y ponerlo al servicio de la
comunidad, la Ley 594 de 2000 defini los rganos asesores del Sistema,
reglamentado por el Decreto 4124 de 2004 el cual fue posteriormente derogado
por el Decreto 2578 de 2012 el cul reglamenta el Sistema Nacional de Archivos y
establece la Red Nacional de Archivos.
El Sistema Nacional de Archivos SNA se define entonces como el conjunto de
instituciones archivsticas articuladas entre s, que busca mejorar la estructura y el
funcionamiento de los archivos del pas y tiene como fin adoptar, articular y
difundir las polticas, estrategias, metodologas, programas y disposiciones que en
materia archivstica y de gestin de documentos y archivos establezca el Archivo
General de la Nacin promoviendo la modernizacin y desarrollo de los archivos
en todo el territorio nacional.
Que se recomienda para determinar las fuentes de polvo de contaminacin?
Limpieza de reas y documentos
La limpieza de reas y documentos es una de las principales estrategias a
desarrollar en materia de conservacin preventiva. Debe incluir tanto el control de
la carga de polvo (evitando que se acumulen gruesas capas del mismo sobre
estantes, cajas y documentos) y en control de factores que pueden ocasionar la
aparicin de contaminantes de tipo biolgico.
La limpieza debe ser permanente y peridica. Especficamente para las reas de
depsito, se debe procurar realizar una limpieza en seco y en hmedo por lo
menos una vez al mes y debe registrarse en formatos diseados con el fin de
hacer seguimiento y control del programa de limpieza.
Qu es foliacin? Para qu sirve la foliacin documental?
Es el Acto de enumerar las hojas en un orden consecutivo desde 1 hasta infinito, a
todos los folios, las series que constituyen agrupaciones documentales que no
pueden ni deben ser separadas por cuanto corresponden a secuencias que son
resultados de trmites de carcter administrativo o tcnicos, que deben ser
respetados y controlados. La foliacin en documentos de archivo es imprescindible
en los procesos de organizacin archivstica. Tiene dos finalidades principales:
controlar la cantidad de folios de una unidad de conservacin dada (carpeta,
legajo, etc.) y controlar la calidad, entendida esta ltima como respeto al principio
de orden original y la conservacin de la integridad de la unidad documental o
unidad archivstica.

En tanto se cumplan estas finalidades, la foliacin es el respaldo tcnico y legal de

la gestin administrativa.
En tanto permite ubicar y localizar de manera puntual un documento, la foliacin
es necesaria para diligenciar diferentes instrumentos de control (inventarios,
formatos de control de prstamos, TRD, TVD) y de consulta (inventarios, guas,
catlogos).
De otra parte, la foliacin es requisito ineludible para las transferencias tanto
primarias (archivo de gestin al archivo central) como secundario (archivo central
al archivo histrico).
- En que parte del documento se realiza la foliacin
Procedimiento
Se debe escribir el nmero en la esquina superior derecha de la cara recta del
folio en el mismo sentido del texto del documento.
Folio recto: Primera cara de un folio, cuya numeracin se aplica solamente a esta.
Folio vuelto: Segunda cara de un folio y a la cual no se le escribe nmero.
En que colaboran las transferencias de los archivos de oficinas
OBJETIVOS PRINCIPALES de las transferencias Optimizar el aprovechamiento
del espacio, evitando la aglomeracin de documentos en las oficinas y
descargndolas de aqullos cuyo uso es poco frecuente. Traspasar a un servicio
especializado las funciones de gestin, conservacin (temporal o indefinida),
acceso y consulta de los documentos.
Asegurar y facilitar el control efectivo y ordenado de la documentacin, Evitar la
produccin y acumulacin irracional de documentos, Concentrar la informacin til
para la toma de decisiones administrativas, Garantizar a los usuarios el acceso a
la informacin, Guardar temporalmente o definitivamente la memoria institucional.
Para concluir es esencial la verificacin de los documentos de archivo para la su
mayor conservacin.
Ensayo UNIDAD 2: LAS BASES DE LA ARCHIVSTICA
Los orgenes de la documentacin hay que buscarlos en el pasado ms remoto de
la historia de los documentos. Se podra situar en torno al ao 3000 a.C , cuando
las tabletas de arcilla se utilizaban como material escriptorio para la informacin
administrativa, contable en la gestin de los recursos de la civilizacin Sumeria y
de la Antigua Mesopotamia.
En un repaso muy rpido, se pueden observar otras culturas como la Egipcia,
Griega y Romana que generan una mayor variedad de documentos no slo en
funcin al material escriptorio, (papiros, pergaminos, tabletas de madera
encerada) sino tambin en funcin a la temtica que se ampla a la literatura y
tcnico-cientfica.
Para el entendimiento de las bases archivsticas se tienen en cuenta el significado
de diferentes palabras:
Los documentos: Informacin registrada, cualquiera que sea su forma o el medio
utilizado.

El documento de archivo: Registro de informacin producida o recibida por una

entidad pblica o privada en razn de sus actividades o funciones.
El archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte
material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pblica o
privada, en el transcurso de su gestin, conservados respetando aquel orden para
servir como testimonio e informacin a la persona o institucin que los produce y a
los ciudadanos, o como fuentes de la historia.
Patrimonio Documental: Conjunto de documentos conservados por su valor
histrico o cultural.
En conclusin se deben tener en cuenta el significado del acuerdo 027 de 2006
para comprender la funcin de las bases archivsticas.
Ensayo Unidad 3
ARCHIVERO

LOS SISTEMAS DE ARCHIVOS Y LA PROFESIN DE

Sistemas de archivos y organismos que los rigen.

Sistema Nacional de Archivos Artculo 5. El Sistema Nacional de Archivos: a) Es
un conjunto de instituciones archivsticas articuladas entre s , que posibilitan la
homogenizacin y normalizacin de los procesos archivsticos, promueven el
desarrollo de estos centros de informacin, la salvaguarda del patrimonio
documental y el acceso de los ciudadanos a la informacin y a los documentos; b)
Integran el Sistema Nacional de Archivos: el Archivo General de la Nacin, los
archivos de las entidades del Estado en sus diferentes niveles de la organizacin
administrativa, territorial y por servicios. Los archivos privados podrn hacer parte
del Sistema Nacional de Archivo. Las entidades del Sistema actuarn de
conformidad con las polticas y planes generales que para el efecto adopte el
Ministerio de la Cultura; Artculo 6. De los planes y programas. Las entidades
integrantes del Sistema Nacional de Archivos, de acuerdo con sus funciones,
llevarn a cabo los procesos de planeacin y programacin y desarrollarn
acciones de asistencia tcnica, ejecucin, control, seguimiento y coordinacin,
La normalizacin.
DECRETO 2578 DE 2012
(Diciembre 13)
Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, se establece la Red
Nacional de Archivos, se deroga el Decreto nmero 4124 de 2004 y se dictan otras
disposiciones relativas a la administracin de los archivos del Estado
En conclusin el sistema nacional de archivos hace referencia al conjunto de
instituciones que rigen los procesos archivsticos.
TEST 10: CONCEPTO DE DOCUMENTO, REGISTRO Y ARCHIVO. FUNCIONES
DEL REGISTRO Y DEL ARCHIVO. CLASES DE ARCHIVO. ESPECIAL
REFERENCIA AL ARCHIVO DE GESTIN.
1. El documento
a. Puede ser recogido en cualquier tipo de soporte material
b. Puede ser cualquier expresin grfica

c. Es expresin del lenguaje oral o escrito

d. Eso puede ser todo lo anterior
2. Cules de las siguientes definiciones de "registro" es falsa?
a. Padrn o matrcula
b. Lugar donde se registra
c. Departamento especial en diversas dependencias de la Administracin Pblica
donde se entrega, anota y registra la documentacin referente a dicha
dependencia d. Libro donde se apuntan datos, pero no noticias, a modo de ndice
3. Con relacin al registro es falso que
a. Los registros auxiliares deben comunicar al Registro General toda anotacin
que efecte
b. Si el Registro General est hecho en Access, los registros auxiliares tambin
tienen que estar en Access
c. Cada Administracin Pblica elige el horario de sus registros
d. Las Administraciones Pblicas harn pblica una relacin de las oficinas de
registro propias o concertadas.
4. El principio de unicidad viene otorgado por las caractersticas de
a. Integridad, Autenticidad y Legalidad
b. Autenticidad, Objetividad y Legalidad
c. Objetividad, Integridad y Legalidad
d. Integridad, Autenticidad y Objetividad
5. Entre los caracteres externos del documento de archivo est
a. El formato
b. La lengua
c. El autor
d. El Contenido
6. Del valor legal o administrativo e histrico de los documentos cabe decir que
existe un valor primario que
a. Viene dado por su misma esencia de transmisor de una informacin
b. Se relaciona con su calidad de original
c. Ambas cosas
d. Ninguna
7. En la "edad administrativa" un documento
a. Tiene uso frecuente o al menos ocasional por la administracin. Es una edad
situada entre la edad histrica y la intermedia.
b. Tiene un nico valor primario. Y se consulta muy frecuentemente por sus
creadores
c. Sirve como fuente de informacin para investigadores
d. Su uso por la Administracin es escaso

8. Cul
de las siguientes no es una tarea a desarrollar en la etapa
prearchivstica? a. Normalizacin de la tipologa documental
b. Lista de expurgos
c. Programacin de las remesas de documentos
d. La clasificacin y ordenacin el archivo
9. Qu criterio se siguen en el proceso de clasificacin?
a. Orgnico
b. Funcional
c. Ambos
d. Ninguno de ellos
10. Un archivo de oficina es...
a. Son los depsitos de documentos de las distintas dependencias de las
instituciones autonmicas
b. El lugar en el que se conserva y organiza la documentacin generada o reunida
por las instituciones autonmicas
c. Un archivo intermedio para la documentacin generada
d. El Archivo Regional de CLM
11. La segunda fase de la conservacin de los fondos documentales es la fase de
a. Archivo administrativo
b. Archivo de gestin
c. Archivo final
d. Archivo intermedio
12. La funcin primordial del Registro es dar fe de la existencia de los documentos
registrados. Esto tiene varias vertientes. En cul de ellas se deja constancia de
que un documento no ha entrado en un organismo correspondiente?
a. Positiva
b. Negativa
c. Cronolgica
d. Ninguna de ellas
13. La "transferencia" de documentos puede ser...
a. Directa, que es la que permite la recepcin de la documentacin al margen del
procedimiento regular u ordinario
b. Indirecta, que es la realizada normalmente en archivos, como acto final de todo
procedimiento administrativa
c. Ordinaria, que es la que permite la recepcin de la documentacin al margen
del procedimiento regular u ordinario
d. Extraordinaria, que es la que permite la recepcin de la documentacin al
margen del procedimiento regular u ordinario
14. Cul afirmacin es falsa?
a. Slo puede conservarse lo que est organizado

b. "Servicio" (a la ciencia y a la comunidad), en relacin con los archivos, es el

conjunto de actividades que tienen por finalidad poner a disposicin de los
usuarios los documentos y la informacin en ellos contenida, incluyendo la
comunicacin y difusin de los mismos
c. Para considerar con propiedad que existe realmente un archivo es necesario
que se sigan las normas de la teora archivstica
d. La descripcin de los fondos documentales integrantes del archivo es un criterio
de organizacin, pero no de servicio.
15. La comunicacin de la informacin (de documentos) engloba, entre otras
tareas de:
a. Prstamo, consulta y reproduccin de documentos
b. Prstamo, consulta y certificaciones
c. Prstamo, consulta, certificaciones y reproduccin de documentos
d. Prstamo y consulta
16. El archivo de Simancas
a. Es un archivo pblico de mbito funcional especial
b. Es un archivo pblico de mbito funcional general
c. Es un archivo pblico de mbito funcional autonmico
d. No es un archivo pblico
17. El archivo municipal de Toledo
a. Es privado
b. Es pblico especial
c. Es pblico general
d. Es particular
18. Un archivo de gestin es
a. El que recoge la documentacin de los archivos centrales
b. Un archivo que surge al mismo tiempo que los documentos y que los custodia
c. Un archivo histrico
d. Ninguno de los anteriores
19. El Archivo Histrico Nacional se cre en
a. 1856
b. 1866
c. 1876
d. 1886
20. El Archivo de Indias fue creado por
A. Carlos II
b. Carlos III
c. Carlos IV

d. Carlos V

21. El archivo de gestin custodia los documentos

a. De 0 a 5 aos
b. De 5 a 10 aos
c. De 10 a 25 aos
aos

d. De 25 a 50

22. En cuanto al sistema de clasificacin, la descripcin de los documentos se

hace en la etapa
a. Archivstica

b. Pre archivstica
c. En cualquiera de ellas, indistintamente
d. En ambas necesariamente
23. La data tpica es:
a. La data crnica

b. La fecha

c. El lugar

d. La hora

24. Qu ley dice que "se entiende por documento toda expresin en lenguaje
natural o convencional..."?
a. La Ley de Archivos y Bibliotecas
b. El decreto regulador del Archivo Regional de CLM
c. La Ley del Patrimonio Histrico Espaol
d. Ninguna de las anteriores
25. Qu ley dice que "son archivos los conjuntos orgnicos de documentos, o la
reunin de varios de ellos..."?
a. La Ley de Patrimonio Histrico de Castilla-La Mancha
b. La Ley de Archivos y Bibliotecas
c. La Ley de patrimonio Histrico Espaol
d. El decreto regulador del Archivo Regional de CLM
26. Forma parte de la autenticidad de un documento
a. Que necesariamente sea veraz
b. Que necesariamente no sea veraz
c. La idea de que el documento puede ser autntico y falso al mismo tiempo
d. Ninguna de las anteriores es una respuesta vlida
27. El origen funcional de un documento
a. Forma parte de sus caracteres internos
b. Forma parte de sus caracteres externos
c. Forma parte de sus caracteres intrnsecos
d. Forma parte de sus caracteres extrnsecos
28. Los archivos histricos provinciales son de titularidad...
a. Provincial
b. Autonmica
c. Estatal
d. Depende del caso concreto
ENSAYO UNIDAD 4: SISTEMAS DE ARCHIVOS Y ORGANISMOS QUE LOS
RIGEN.
Legislacin y Normatividad Bsica sobre Archivos en Colombia.
RELACIN DE NORMAS SOBRE ARCHIVOS EN COLOMBIA Contra lo que suele
creerse, en la legislacin colombiana existen no pocas disposiciones atinentes a
los archivos de gestin, centrales e histricos. La dispersin de las mismas ha
hecho que muchos funcionarios obligados a observarlas no den cabal
cumplimiento a los mandatos constitucionales, legales y obligatorios que tienen
que ver con los archivos. Por su parte, los responsables de esto no pueden actuar
frente a las autoridades del orden municipal, departamental o nacional en
demanda de la atencin que requiere el trmite documental o el patrimonio
histrico de la Nacin. Con esta breve relacin el Archivo General de la Nacin
desea informar a las autoridades, archivistas, funcionarios y ciudadanos en

general, acerca de los ms importantes preceptos y las normas esenciales

relativas a los archivos para que con el esfuerzo y la participacin de todos se
cumplan las disposiciones vigentes y se avance en la construccin de la poltica
archivstica en nuestro pas.
Ley 80 de 1989: Crea el Archivo General de la Nacin y se dictan otras disposiciones.
Decreto
2527
de
1950.
Por el cual se autoriza el procedimiento de microfilm en los archivos y se conduce
valor probatorio a las copias fotostticas de los documentos microfilmados.
Decreto
3354
de
1954.
Por el cual se modifica el Decreto 2527 de 1950 (Prohbe adulteracin, recorte y
doblez de microfilmes y prohbe la incineracin de documentos. (Microfilmados)
Decreto
264
de
1963.
Por el cual se reglamenta la Ley 163 de 1959 sobre defensa y conservacin del
patrimonio histrico, artstico y monumentos pblicos de la Nacin.
Decreto
960
de
1970.
Por el cual se expide el Estatuto del Notariado. (Artculos 106, 107, 113, 114 y
115).
Decreto
1260
de
1970.
Por el cual se expide el Estatuto del Registro del Estado Civil de las personas.
(Artculos 8, 13 al 16).
Decreto
2274
de
1988.
Por el cual se reglamenta el artculo 337 del cdigo de rgimen poltico y municipal
y la ley 57 de 1985 Inventario patrimonio documental y facultad de inspeccin a los
archivos.
(Artculos
1
a
5
Decreto
624
de
1989.
Por el cual se expide el Estatuto Tributario de los impuestos administrados por la
Direccin General de Impuesto Nacionales Uso de medios magnticos en la
informacin tributaria. (Artculo 633).
Decreto
1798
de
1990.
Por el cual se dictan normas sobre libros de comercio. Conservacin de libros y
papeles de los comerciantes. (Artculos 31 a 33).
Decreto
2126
de
1992.
Por el cual se reestructura el Ministerio de Relaciones Exteriores y se determinan
las funciones de sus dependencias Reserva Archivo del Ministerio de Relaciones
Exteriores.

Decreto
663
de
1993.
Por medio del cual se actualiza el Estatuto Orgnico del Sistema Financiero y se
modifica su titulacin y numeracin Artculo 96.
Decreto
2620
de
1993.
Por el cual se reglamenta el procedimiento para la utilizacin de medios tcnicos
adecuados para conservar los archivos de los comerciantes.
Decreto
2649
de
1993.
Por el cual se reglamenta la Contabilidad en General y se expiden los principios o
normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia (Artculos 123 y
134).
Decreto
856
de
1994.
Por el cual se reglamenta el funcionamiento del registro de proponentes en las
Cmaras de Comercio. Libros y archivo del Registro nico de Proponentes
(Artculo 11).
Decreto
1584
de
1994.
Reglamenta la clasificacin y calificacin del registro de proponentes.
Documentacin e informacin estrictamente indispensable, pargrafo.
Conservacin de documentos. Registro proponentes Cmara de Comercio.
Decreto
1382
de
1995.
Por el cual se reglamenta la Ley 80 de 1989 y se ordena la transferencia de la
documentacin histrica de los archivos de los organismos nacionales al Archivo
General de la Nacin y se dictan otras disposiciones
Ley 594 de 2000 y Reglamento General de Archivos.
Esta ley es muy importante para todas aquellas personas que se quieran formar
profesionalmente en la administracin y para todos los que desean crear su propia
empresa, esta legislacin nos permite dar a conocer los conceptos sobre los
distintos tipos de archivos como los son el archivo pblico, privado, total, entre
otros.
Sin esta ley una entidad sera muy desorganizada y no sabran en dnde estn los
distintos documentos que se generan dentro de la empresa, institucin, municipio,
departamento, e incluso de un pas. Adems esta ley nos enriquece en dichos
conocimientos como lo es saber que el documento de archivo lleva el registro de
informacin producida o recibida por una entidad pblica o privada en razn de
sus actividades o funciones. Tambin comprende la funcin archivstica las cuales
son las actividades relacionadas con la totalidad del que hacer archivstico, all se
expone la elaboracin del documento hasta su eliminacin o conservacin
permanente.
Tambin este estatuto regula el proceder de los funcionarios y ensea cmo se
archivan y como se deben hacer los distintos documentos que se generen dentro

de una entidad u empresa como los son cartas, avisos, memorandos etc., Esta
norma igualmente nos ensea sobre el patrimonio documental son los
documentos conservados por su valor histrico o cultural los cuales son unos de
los ms importantes que pueda contener dicha ley.
De igual forma la gestin documental hace parte de los parmetros fundamentales
de las actividades administrativas, pues son estas las tcnicas tendientes a la
planificacin, manejo y organizacin de la documentacin producida y recibida por
las entidades desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su
utilizacin y conservacin.
Al mismo tiempo esta ordenanza permite por medio del sistema nacional de
archivos que los ciudadanos podamos acceder a algunos documentos o
informacin que requiramos en su momento y as mismo a la proteccin de
escritos que sean confidenciales en las organizaciones u empresas.
Para concluir podemos decir que esta ley es la rige y vigila la parte documental y
la parte de archivo, y es la que hace que dichos fundamentos sean bien
elaborados y bien presentados, hace que a la hora de buscar un archivo no sea
tan dificultoso y sobretodo es la que le da legalidad a todos los ttulos u
documentos.
Red de Archivos del Estado
El Archivo General de la Nacin Jorge Palacios Preciado desarrollar el Proyecto
Red Nacional de Archivos, con el fin de articular, integrar e interconectar mediante
el uso de tecnologas de la informacin, sistemas de informacin y software
especializado, a los diferentes archivos del nivel nacional, departamental y
municipal, as como a los archivos histricos de titularidad pblica y a los archivos
que conserven documentos declarados como Bienes de Inters Cultural, de
manera que sus fondos y servicios puedan estar disponibles para consulta de toda
la ciudadana.
En conclusin se deben tener en cuenta la anterior normatividad para que se
cumplan los procesos archivsticos, la forma de cmo se realiza las labores
archivsticas y como se debe implementar esta labor en la archivstica.
ENSAYO UNIDAD 5: Gestin Documental, Concepto Uso y Aplicacin
Es una actividad casi tan antigua como la escritura, que naci debido a la
necesidad de "documentar" o fijar actos administrativos y transacciones legales y
comerciales por escrito para dar fe de los hechos. Este tipo de documentos se
plasmaron sucesivamente en tablillas de arcilla, hojas de papiro, pergaminos y
papel, cuya gestin se fue haciendo cada vez ms compleja a medida que creca
el tamao de los fondos documentales.
Se entiende por gestin documental el conjunto de normas tcnicas y prcticas
usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organizacin,
permitir la recuperacin de informacin desde ellos, determinar el tiempo que los
documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la

conservacin indefinida de los documentos ms valiosos, aplicando principios de

racionalizacin y economa.
La gestin documental en las organizaciones comprende el uso de tecnologas
de software y hardware que combinados con procedimientos permiten la gestin
y el acceso unificado a informacin generada en la Empresa u Organizacin.
La gestin documental se ha convertido en una necesidad y en un problema para
las organizaciones, representados en gastos de espacios fsicos, infraestructuras
para garantizar el estado de conservacin, tiempo dedicado a la organizacin y
bsqueda de documentos, duplicaciones, gastos de fotocopias, fax, entre otros.
La mayora de las organizaciones necesitan acceder y consultar de forma
frecuente la informacin archivada. En otros es la importancia de los documentos
o el volumen de informacin lo que estimula a buscar nuevas soluciones
innovadoras que ofrezcan ventajas y valor aadido sobre los sistemas
tradicionales de archivo y almacenamiento. La Gestin Documental supone un
verdadero reto para muchas organizaciones que incluye temas como auditoras de
la informacin y gestin electrnica de documentos.
Beneficios de emplear la prctica de la Gestin Documental
Establecer un nuevo espacio de trabajo compartido Empresa / Cliente.
Aumentar el valor de la informacin de la empresa.
Evitar la duplicacin de tareas as como los tiempos de bsqueda de
Informacin interna.
Incrementar la calidad de servicio y la productividad.
Sistema de Informacin de Gestin Documental
Un sistema de gestin documental es un sistema computarizado, un conjunto de
programas de software, utilizado para hacer seguimiento, controlar y administrar
documentos electrnicos y/o imgenes de documentos soportados en papel. El
trmino puede ser relacionado con conceptos COM o sistemas de administracin
de contenido (CMS) y es comnmente visto como un sistema de administracin
de contenido corporativo y relacionado con el trmino Digital. Siscmputo como
parte de sus servicios especializados proporciona soluciones de software
enfocadas en la administracin documental donde se administra todo el ciclo del
documento, generacin, procesamiento, transferencias, retencin documental y
archivado, segn normas archivsticas y de gestin documental internacionales.
Para concluir la gestin documental es importante en la archivstica puesto que
ayuda no solo a los documentos fsicos sino para la solucin de organizacin de

archivos electrnicos mediantes software donde se administra todo el ciclo del

documentos.