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SANGOLQU, 2011
CERTIFICADO
DRA. EUGENIA CAMACHO, MSC
ING. CARLOS SIERRA, C.P.A
CERTIFICAN
Que el trabajo titulado AUDITORA DE GESTIN A LA FBRICA ATU
ARTCULOS DE ACERO S.A., UBICADA EN LA CIUDAD DE QUITO,
PROVINCIA DE PICHINCHA, realizado por la seorita Andrea Silvana
Campaa Cuaical, ha sido guiado y revisado peridicamente y cumple
normas estatutarias establecidas por la ESPE, en el Reglamento de
Estudiantes de la Escuela Politcnica del Ejrcito.
Debido a la importancia que, por su contenido representa la investigacin se
recomienda su publicacin.
El mencionado trabajo consta de un documento empastado y un disco
compacto, el cual contiene los archivos en formato porttil de Acrobat (pdf).
Autorizan a la seorita Andrea Silvana Campaa Cuaical que lo entregue al
Eco. Juan Lara, en su calidad de Director de la Carrera.
ii
DECLARACIN DE RESPONSABILIDAD
DECLARO QUE:
iii
iv
AUTORIZACIN
DEDICATORIA
Por este motivo les dedico el presente trabajo investigativo, al ser las
personas que me han brindado su confianza y amor ms sincero, han
sido mi gua por el buen camino y el ejemplo a seguir.
vi
AGRADECIMIENTO
vii
INDICE
CAPTULO 1
1. ASPECTOS GENERALES
1.1.
Antecedentes
1.1.1.
1.1.2.
Objetivos de la institucin
18
1.2.
La Empresa
19
1.2.1.
Resea Histrica
22
1.2.2.
Organigramas
26
1.2.2.1.
Organigrama Estructural
27
1.2.2.2.
Organigrama Funcional
27
1.2.2.3.
Organigrama de Personal
27
CAPTULO 2
2. DIRECCIONAMIENTO ESTRATGICO
28
2.1.
Misin
29
2.2.
Visin
29
2.3.
Objetivos
30
2.4.
Polticas
31
2.5.
Principios y Valores
31
28
CAPTULO 3
3. ANLISIS SITUACIONAL
35
3.1.
35
Anlisis Interno
35
3.1.1.
Departamento de Produccin
36
3.1.2.
Departamento de Cobranzas
39
3.1.3.
Departamento de Ventas
40
3.1.4.
Departamento de Operaciones
43
3.2.
Anlisis Externo
47
3.3.
Influencias Macroeconmicas
47
3.3.1.
Factor Poltico
47
3.3.2.
Factor Econmico
57
3.3.3.
Factor Social
71
3.3.4.
Factor Tecnolgico
78
viii
3.3.5.
3.4.
Factor Legal
Influencias Microeconmicas
82
84
3.4.1.
Clientes
84
3.4.2.
Proveedores
90
3.4.3.
Competencia
94
3.4.4.
Precios
99
CAPTULO 4
4. METODOLOGA PARA LA AUDITORA
102
4.1.
Planificacin Preliminar
103
4.2.
Planificacin Especfica
120
4.3.
Tcnicas de Recoleccin
131
102
4.3.1.
Investigacin Documental
131
4.3.2.
Observacin Directa
133
4.3.3.
Entrevista
134
4.3.4.
Cdulas
135
4.3.5.
Mtodo Grfico
143
4.3.6.
Tcnicas de Auditora
145
4.4.
Papeles de Trabajo
149
4.5.
Evidencia
158
4.6.
Tipos de Informe
160
4.6.1.
Informe General
161
4.6.2.
Informe Ejecutivo
165
4.6.3.
168
4.7.
4.7.1.
Indicadores
Indicadores de Gestin
170
170
4.8.
Comunicacin de Resultados
183
4.9.
Seguimiento y Monitoreo
189
CAPTULO 5
191
191
5.1.1.
204
5.1.1.1.
198
208
ix
5.1.1.2.
5.2.
5.2.1.
Reporte Preliminar
Planificacin Especfica
306
313
313
5.2.1.1.
Departamento de Produccin
313
5.2.1.2.
Departamento de Cobranzas
313
5.2.1.3.
Departamento de Ventas
313
5.2.1.4.
Departamento de Operaciones
313
5.2.2.
Papeles de Trabajo
317
5.2.3.
Hojas de Hallazgos
317
Comunicacin de Resultados
420
5.3.
5.3.1.
431
5.3.2.
Informe de Auditora
433
5.3.3.
Seguimiento y Monitoreo
460
5.4.
468
5.5.
Control de Auditora
468
CAPTULO 6
469
6. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
469
6.1.
Conclusiones
469
6.2.
Recomendaciones
471
GLOSARIO DE TRMINO
473
BIBLIOGRAFA
476
NDICE DE CUADROS
55
59
73
73
77
xi
NDICE DE GRFICOS
Grfico 3.1 Estructura General de la Fbrica ATU
36
53
54
59
61
64
65
66
67
68
70
70
72
73
75
89
95
99
143
144
145
xii
NDICE DE TABLAS
Tabla 3.1 Evolucin de la Inflacin Anual (2005 2009)
58
63
64
75
78
85
87
88
92
96
97
100
100
101
126
155
xiii
NDICE DE ANEXOS
478
479
480
xiv
RESUMEN
conocer
el
desempeo
de
sus
reas
contar
con
xv
econmico,
tecnolgico,
legal;
influencias
de
Resultados,
el
Seguimiento
Monitoreo
de
recomendaciones.
xvi
En
esta
fase
se
realiza
un
programa
de
aplicacin
de
las
xvii
A travs del examen se determina las reas crticas para luego emitir las
conclusiones y recomendaciones destinadas al logro de objetivos, que
deben ser consideradas y aplicadas en la empresa.
xviii
SUMMARY
The audit has evolved to the point that has come to represent a solid tool
through which assesses the operational management and its outcome, as
well as the effectiveness, efficiency, economy, ecology and ethics of a
company, by application of indicators. Examination Management Audit
allows authorities of a company to know the performance of their areas
and make recommendations, which are focused on meeting the corporate
objectives, as well as the exploitation of opportunities for improvement.
Chapter 1 deals with general aspects of the ATU works that provide
insight into the structure, historical review, enforcement agencies and
relevant laws governing its operation.
xix
influences
such
as:
political,
economic,
social,
Chapter 4 deals with the methodology of this type of audit, which covers
the preliminary planning stages, Specific Planning, Communication,
Results, Tracking and Monitoring of recommendations.
xx
PHASE IV. Tracking and monitoring is done at this stage. A program for
implementing the recommendations is given involving those responsible
for its implementation. After this another evaluation is performed of the
same, thus producing a new report.
CAPTULO 1
1. ASPECTOS GENERALES
1.1.
Antecedentes
han
las
programas de
Ley de Compaas
El impuesto a la renta, el
ingresos que son producto de las ventas realizadas. Cumple con sus
obligaciones como agente de retencin, ya que efecta la retencin a las
Una vez que se entregan los productos, los mismos incluyen instructivos
sobre el tratamiento que se los debe dar. En las condiciones de la compra
se encuentra presente la condicin de devolucin si los clientes reciben
su solicitud en el tiempo
respectivo, al igual que el cliente debe cumplir con los pagos respectivos
cuando est de acuerdo con el producto.
El
10
11
Cdigo de Trabajo
La fbrica ATU posee personal con contrato fijo, temporal y por jornadas o
contrato especial de acuerdo al nuevo mandato. Acatando lo establecido
en el Mandato 8, ATU elimin la contratacin a travs de tercerizacin.
12
Cdigo Tributario
13
14
15
Organismos de Control
Instituto Ecuatoriano
de Seguridad Social
(IESS)
Superintendencia de
Compaas
16
Servicio de Rentas
Internas (SRI)
17
Ministerio de
Relaciones Laborales
Instituto Ecuatoriano
de Normalizacin
(INEN)
4
5
18
Ilustre Municipio de
Quito
19
1.2.
La Empresa
Empresa
20
De acuerdo a
la actividad
que cumple
Servicios: Son todas aquellas que prestan o venden servicios profesionales calificados a
cambio de un determinado valor.
Comerciales: Persona jurdica que se dedica a la compra-venta de mercadera, la misma
que no realiza ninguna transformacin en el producto, sino que lo comercializa a un precio
superior al de la compra, lo que constituye una utilidad
Industriales: Son las empresas que estn dedicadas a la transformacin total o parcial de un
artculo destinado a la venta y para lo cual necesita de los medios de produccin, a estos
costos es necesario agregar un margen de utilidad.
CLASIFICACIN
DE LAS
EMPRESAS
De acuerdo al
sector al que
pertenece
De
acuerdo
con el tamao
Pblicas: Son entes contables constituidos por el aporte de capitales del Estado y que son
creadas sin finalidad de lucro.
Privadas: Son entes contables constituidos legalmente con el aporte de capital de personas
naturales y/o jurdicas del sector privado en su totalidad y que bsicamente persiguen
finalidades de lucro.
Mixtas: Son entes contables que para su conformacin se requiere del aporte de capitales
privados y pblicos, su marco legal lo reglamentan los dos sectores.
Grandes
Unipersonales: Son aquellas empresas que estn formadas y son de propiedad de un solo
De acuerdo a la
dueo, es decir de una persona natural.
integracin del
capital
Sociedades o Compaas: Son las empresas que estn formadas por su capital mediante la
aportacin de varias personas. Se subdividen en
21
Compaa en Comandita Simple Existe bajo una razn social y se contrae entre uno o
varios socios solidarios e ilimitadamente responsables y otros suministradores de fondos,
llamados socios comanditarios cuya responsabilidad se limita al monto de sus aportes.
Sociedades
de Personas
Compaa o Sociedad Annima: Es una sociedad cuyo capital est formado por las
aportaciones de los accionistas que responden nicamente por monto de sus acciones, las
sociedades o compaas civiles annimas estn sujetas a todas la reglas de las
sociedades o compaas mercantiles annimas.
CLASIFICACIN
DE LAS
SOCIEDADES O
COMPAIAS
Sociedades
de Capital
22
La
compaa
ACERO
compaa
S.A.,
ATU
se
annima
ARTCULOS
constituy
mediante
DE
como
escritura
23
En
principio
se
dedicaba
la
24
Fbrica Actual
como
administrativos,
desde
1999
por
la
25
CAPITAL
Capital Autorizado
5`000.000,00
1,00 USD
Capital Suscrito
2875.000,00
de
la
fbrica
quienes
26
1.2.2. Organigramas
27
1.2.2.1.
Organigrama Estructural
1.2.2.2.
Organigrama Funcional
Este tipo de
1.2.2.3.
Organigrama Personal
28
CAPTULO 2
2. DIRECCIONAMIENTO ESTRATGICO
29
2.1.
Misin
2.2.
Visin
7
8
9
30
2.3.
Objetivos Estratgicos
Ampliar
la
cartera
de
clientes
nacionales
internacionales,
comodidad
de
sus
productos
satisfaciendo
las
31
2.4.
Polticas
2.5.
Principios y Valores
32
Principios
Confianza
La confianza
dentro de la fbrica
fiabilidad, credibilidad y
Compromiso
Se habla de compromiso como uno de los conceptos imprescindibles en
todos los miembros de la fbrica que unen sus esfuerzos al cumplimiento
de su visin y concepto empresarial.
Profesionalidad
Es importante que dentro de la empresa se conserve este principio sobre
formacin, experiencia y conocimientos especficos con los que deben
actuar los empleados.
33
Innovacin
La innovacin est siempre presente en cada rea de la empresa,
buscando que se ofrezca gran variedad de productos.
Trabajo en Equipo
Buscar que todos los miembros de la fbrica realicen sus actividades
bajo el concepto de que el trabajo de cada uno va a permitir el trabajo de
sus compaeros para cumplir de manera solidaria los fines planteados.
Valores
Respeto
La fbrica mantiene un ambiente de respeto entre todas las personas y
siguen un correcto accionar.
34
Honestidad
La honestidad est entendida en la fbrica como la defensa de los bienes
de la empresa y de su patrimonio, en todas las actuaciones, de manera
transparente y demostrable
Calidad
Bsqueda constante por hacer las cosas bien para satisfacer desde un
principio las necesidades del cliente.
Responsabilidad
La responsabilidad que se practica en ATU va enfocada al cumplimiento
de las acciones realizadas en cada rea.
Comportamiento tico
En el cual cada miembro de la fbrica acte bajo aspectos morales.
35
CAPTULO 3
3. ANLISIS SITUACIONAL
las
necesidades
de
amueblamiento
con
productos
3.1.
Anlisis Interno
36
REA COMERCIAL
GERENCIA GENERAL
P
R
O
V
E
E
D
O
R
E
S
GERENCIA DE PLANTA
ADMINISTRACIN Y
RRHH
PLANIFICACIN
Documentos
de compra
Insumos y
Materiales
GERENCIA DE VENTAS
ADMINISTRACIN Y
RRHH
VENTAS
COORDINACIN VENTAS
DISEO DE
PRODUCTOS
ADQUISICIONES
PRODUCCIN
BODEGAS
CONTROL DE CALIDAD
EXPORTACIONES
DISEO PROYECTOS
DE AMOBLAMIENTO
FACTURACIN Y
COBRANZAS
ATENCIN AL CLIENTE
INSTALACIONES
Documentos
de Venta
Muebles y
servicio
C
L
I
E
N
T
E
S
FINANZAS Y CONTABILIDAD
SISTEMAS DE INFORMACIN
37
Una vez que ya se tiene los cortes, se arman las piezas para que
ingresen a la seccin de pintura del acero o el pegado de melamina en
las maderas para colocar el color que se ha solicitado en el pedido.
Ensamblaje
En esta seccin una vez que ya se tienen las partes armadas se ingresan
estos productos al rea de ensamble, en el cual se encuentra la tapicera
en los casos que sea necesario para coser el textil y proceder al
38
En esta etapa se realiza el montaje de los muebles por obreros para luego
realizar los acabados del producto para protegerlo y preservarlo, dndole
los efectos ornamentales.
Empaque
la confianza en cada
39
40
rea de ventas
41
pasos:
En este paso los ejecutivos de ventas una vez que se les notifica de las
llamadas de clientes, se comunican con ellos y realizan una visita para
conocer el lugar donde se va a instalar, sea en los casos de oficinas ya
construidas o en proyectos de construccin con lo que revisan los planos
para conocer las dimensiones del lugar.
42
El cliente revisa los planos de instalacin de los productos y una vez que
el cliente est de acuerdo con la propuesta se genera un pedido desde la
herramienta de diseo hacia el sistema, luego de cumplir algunas
formalidades como la firma de contratos y el pago anticipado de un
porcentaje de la venta, el pedido se transfiere del departamento de ventas
al departamento de produccin.
en
rentabilidades.
su
capacidad
pronosticada
disminuya
sus
43
Adquisiciones
44
Planificacin
internos,
polticas
manuales
del
sobre el
rea.
Como
45
46
47
3.2.
Anlisis Externo
de
su
control
que
podran
beneficiar
perjudicarla
significativamente.
3.3.
Influencias Macroeconmicas
Son los factores externos que no se los pueden controlar por la empresa
por lo que se realiza un anlisis de factores polticos, econmicos,
sociales, tecnolgicos y legales que afectan directa e indirectamente de
manera positiva o negativa a la fbrica.
10
48
Gobernabilidad
49
ayud a la fbrica ATU ya que pudo mantener sus precios y poder ser
competitivo tanto nacional e internacionalmente.
inestabilidad e inconformidad y
50
El TLC era una calle de dos vas. Tanto las importaciones como las
exportaciones se la realizan sin ningn tipo de aranceles. Este hecho hizo
que tanto la CONAIE y las cmaras de comercio se encuentren en
oposicin a esta medida.
cristiano de izquierda11,
11
protege una
conviccin de Revolucin
51
52
Riesgo Pas
53
4731
3327
1801
Va...
655
614
DIC -2008
920
DIC -2007
690
DIC -2006
DIC -2004
DIC -2003
779
DIC -2005
1233
DIC -2002
DIC -2001
DIC -2000
DIC -1999
1426
Anlisis
De acuerdo al grfico se observa que en el ao de 1999 en el mes de
diciembre el riesgo pas se encontraba en 3327 puntos, siendo un ndice
alto como consecuencia de la inestabilidad poltica y econmica que vivi
el pas con los cambios que se realizaban como consecuencia de la
dolarizacin.
Entre el perodo del 2000 al 2007 este indicador oscilaba entre 1420 y 614
puntos, en los cuales se mantuvo una tendencia a la baja. Mientras que
en el ao 2009 con el inicio de la Gobernacin del Presidente Rafael
Correa a travs de sus polticas y el inicio de la crisis mundial se refleja
tambin en el pas ya que asciende a 4731 puntos.
54
Anlisis
Al iniciar el ao 2009 este indicador mantiene un alto puntaje hasta junio,
en el que comienza a descender hasta ubicarse en el mes de agosto con
418 puntos, durante el resto del ao se mantiene con esa tendencia.
55
que el riesgo est muy por encima por 651 puntos al promedio de la
regin12
Anlisis
El riesgo pas tan alto que se ha venido manteniendo, sobre todo con el
reciente acontecimiento poltico ha provocado una mala imagen de la
seguridad que ofrece el pas.
12
56
extranjeros
tanto
de
importacin
exportacin,
venan
57
Inflacin
13
58
Anterior al proceso de
la
Una vez que el pas inicia con la dolarizacin el incremento de los precios
fue en ms del 200% teniendo que ajustar la informacin financiera de las
empresas y las capacidades adquisitivas de la poblacin con el cambio y
la inflacin alta que se haba mantenido en los precios. Una vez que se
dolariza la economa se llega a estabilizar el alza de los precios logrando
que la inflacin comience a reducir.
NACIONAL
Inflacin Anual
Inflacin Mensual
2,12
0,26
3,3
0,24
2,28
0,27
8,39
0,71
5,91
0,31
Fuente: INEC
Elaborado por: Andrea Campaa
QUITO
Inflacin Anual
Inflacin Mensual
2,26
0,28
3,35
0,25
2,16
0,27
7,98
0,63
5,44
0,3
59
Fuente: INEC
Elaborado por: Banco Central del Ecuador
Anlisis
Con lo que en los ltimos cinco aos hasta el 2009 se ha presentado
inflacin de un dgito ya que se lleg a controlar el alza de los precios.
60
Una de las causas pudo ser que en el mes de enero se anunci el alza
de los salarios lo que pudo tener como consecuencia el alza de los
precios, al menos en el primer mes del ao, adems que se alza el salario
bsico en USD 240 mensuales para todas las ramas de la economa,
donde se incluyen a los hogares con servicio domstico.
61
Fuente: INEC
Elaborado por: Banco Central del Ecuador
62
Tasas de Inters
Tasa Activa
Tasa Pasiva:
Es la tasa que
14
63
Margen de Intermediacin
con lo cual el
Tasa Activa
DIC - 2005
8,60
DIC - 2006
10,37
DIC - 2007
10,72
DIC - 2008
9,14
DIC - 2009
9,19
NOV - 2010
8,94
64
Tasa Pasiva
65
Anlisis
De acuerdo a los datos histricos de las tasas pasivas en estos perodos
se ha venido incrementado, ya que en el 2004 la tasa se encontraba en
3.92%, como la ms baja, mientras que en el 2007 se llega al porcentaje
ms alto de 5,64%, con relacin a este ao los porcentajes han bajado
en pequeas fluctuaciones, ya que la tasa actualizada a noviembre 2010
se ubica en 4,30%.
Para las empresas una tasa pasiva baja que le ofrece un intermediario
bancario, promueve que se busque otras maneras de inversin en
diferentes actividades productivas en los cuales puede obtener mayores
rendimientos.
Balanza Comercial
la Balanza Comercial
66
Anlisis
De acuerdo al grfico a partir de medio ao en el 2008 las variaciones que
presenta la Balanza Comercial mantienen una tendencia ascendente,
mientras que a partir de septiembre del mismo ao, se comienza a
registrar valores negativos.
67
considerando un
68
crecido en 29,5% (2009 al 2010), siendo una tasa superior ya que las
empresas ecuatorianas han incrementado la compra de productos en el
exterior y no se han fortalecido las exportaciones.
PIB
69
Segn datos del Banco Central del Ecuador este crecimiento fue producto
de la mejora en casi todos los sectores de la economa real; as, en el
sector de electricidad y agua (6,07%), intermediacin financiera (4,19%),
manufacturas (2,95%) y comercio (2,94%), construccin (0,93%).
70
71
Entre los
Mercado Laboral
72
Por lo cual se presenta las tasas de desempleo desde junio del 2008 a
junio del 2010, a travs del siguiente grfico:
73
Desempleo
Ocupacin Plena
Subempleo
jun-09
8,3
38,4
51,6
sep-09
9,1
37,1
51,7
dic -09
7,9
38,8
50,5
mar-10
9,1
37,6
51,3
jun-10
sep-10
7,7
7,4
40,3
41,9
50,4
49,6
74
75
Fuente: INEC
Elaborado por: Ecuador en Cifras
POBLACIN ECONMICAMENTE
ACTIVA mbito: Nacional (En
valores absolutos)
2009-II
4.582.176,81
2009-III
4.445.659,48
2009-IV
4.431.196,42
2010-I
4.601.164,88
2010-II
2010-III
4.450.300,22
4.509.076,30
Fuente: INEC
Elaborado por: Andrea Campaa
76
Migracin
77
Fuente: INEC
Elaborado por: INEC
Anlisis
La toma de decisiones para emigrar, en grupo o individualmente, se
encuentra en factores estructurales. Redes personales, de intermediarios
y las facilidades de comunicacin, disminuyen los costos y riesgos e
incrementan los resultados esperados.
78
Dependiendo del tipo de industria y, por lo tanto, del tipo de negocio, los
avances tecnolgicos tienen mayor o menor impacto en este ltimo. Es
necesario estar enterado de estos cambios y evaluar la posibilidad de
introducirlos al negocio.
Maquinaria
PRENSA DOBLADORA
79
MANDRINADORA
TALADRO RADIAL
TORNO PARALELO
Fuente: ATU
Elaborado por: Andrea Campaa
80
La Giben Smart SPT es una versin con mesa elevadora para carga
automtica y empujador con pinzas. Es la nica mquina del mercado que
garantiza altas velocidades de ejecucin del ciclo.
del
material
de
ATU
81
Sistemas de Informacin
82
83
nacionales
de
impuestos.
84
3.4.
Influencias Microeconmicas
Son los factores que permiten el desarrollo de una empresa los cuales
son contralados por la misma
3.4.1. Clientes
Para ATU los clientes, son la razn de ser de la fbrica; ya que de ellos
depende que esta siga funcionando. La fbrica busca satisfacer sus
necesidades y requerimientos a travs de lo cual obtiene sus ventas,
dentro de su propuesta de calidad busca fidelizar y mantener buenas
relaciones con sus clientes por lo que cuenta con una cartera aproximada
de 2000 clientes. Posee clientes frecuentes en la lnea hogar y de oficinas
que son el sustento de los ingresos de la fbrica, quienes aportan a las
utilidades de la misma.
El perfil del cliente ATU hace referencia a las personas que requieren y
tienen la expectativa de adquirir muebles o adecuaciones de oficinas y
hogar, con el fin de mejorar la comodidad en el trabajo, hogar, lugar de
educacin o estudio.
85
Lnea Hogar
ATU OFRECE
PROMOPINTO
INMOBILIARIA
MULTIHABITAT
ROMERO Y PAZMIO
FRECUENCIA
DE COMPRA
86
En los casos que los clientes de estas empresas decidan comprar uno de
estos bienes amoblados, se realiza el contrato con la fbrica ATU para la
instalacin de los mismos, de acuerdo a los requerimientos que cada
cliente solicita.
87
Lnea Oficinas
Tabla 3.7 Clientes ATU (Lnea Oficinas Sector Pblico)
EMPRESAS
ATU OFRECE
Las siguientes empresas son
instituciones pblicas que adquieren
los siguientes productos:
Escritorios
Sillas
Sillones
Mesas de Reuniones
Archivadores
Counters de Recepcin y
Bienvenida
Panelera y divisiones de espacio
para las estaciones de trabajo.
PETROECUADOR
SRI
IESS
ESPE
FRECUENCIA
DE COMPRA
3 veces al ao
2 veces al ao
2 veces al ao
88
ATU OFRECE
INDUSTRIAS ALES
BANCO PICHINCHA
CONFITECA
ROCHE
METROPOLITAN TOURING
FRECUENCIA
DE COMPRA
4 veces al ao
3 veces al ao
89
Este tipo de clientes de mayor frecuencia al ser entidades tanto del sector
pblico como privado mantienen ingresos altos, lo que representa una
garanta para que
Empresas
Pblicas
15%
Empresas
Privadas
70%
Fuente: ATU
Elaborado por: Andrea Campaa
90
3.4.2. Proveedores
pago.
91
en ATU tanto para el proceso productivo como son las materias primas y
para el rea administrativa los insumos de oficina.
ATU trabaja con proveedores del exterior como: Estados Unidos, China,
Brasil, Colombia, Italia, Blgica, Alemania; a quienes se les debe realizar
el pago anticipado para que puedan enviar la mercadera.
92
ATU COMPRA
EDIMCA
Abrasivos y Adhesivos
Bordos
Chapa de Madera, Lacas y Selladores
Edimca provee soluciones a los sectores de la Cerraduras, herrajes para muebles y puertas
construccin, decoracin, industria de la madera y Laminado de Alta Presin
pblico en general.
Molduras
Entre los productos que ofrece estn:
Organizadores de cocina y pisos
Puertas y tableros de madera
TOPESA
Tornillos
Tuercas
Pernos
Es una empresa que se dedica a la fabricacin de : Rodelas
Herrajes y accesorios para carpintera.
IEPESA
FAIRIS
Alimenticia
Lnea Blanca
Muebles de oficina y modulares
Textil
Ferretera
Accesorios para baos
Vidrio Templado, laminado, insulado
Vidrios que se utilizan en lnea blanca
Lavabos
Pizarrones
Cortinas de bao
Accesorios de Vidrio y Mrmol
Perfilera
Planchas / bobinas
Flejes
Empresa ecuatoriana que procesa y comercializa
Tubos
productos de acero, para la industria y construccin,
Vigas
con estricto apego a las normas de calidad y
Varrilla Corrugada
ambientales. Los productos que ofrece son:
Laminados
Tornillos
10 aos Tuercas
Pernos
Rodelas
A esta empresa adquiere todo tipo de :
Niveladores
16 aos Pasacables
Apoyabrazos
Garruchas
Mecanismos
Esta empresa provee a la fbrica de:
Vidrio Templado
8 aos Vidrio Laminado
Puertas de vidrio
FERROTORRE
PRODUCTOS
DURANTE
Se compra:
3 aos
La fbrica compra:
Perfilera de Aluminio en varios
10 aos acabados
Tubos: redondos, cuadrados,
rectangulares, estriados.
93
TEXTICOM
de varios colores
PARAISO
Bolsas Plsiticas
Empaques especiales en rollos
Los productos paraiso son parte importante de un Cojines para asientos y espaldares
grupo de empresas especializadas en el sector del Esponjas
tratamiento transformacin del plstico y esponjas. Colchones y almohadas
CUERTIEMBRE RENACIENTE
Telas
Hilos
11 aos
Fuente: ATU
Elaborado por: Andrea Campaa
Como se observa en la tabla las relaciones con los proveedores han sido
duraderas mayor a los 5 aos de negociaciones comerciales, con ellos se
mantiene una negociacin que busca beneficios para ambas partes.
94
3.4.3. Competencia
15
Estudio de mercado contratado a la empresa C3 CONTACT CENTER CONSULTING, Posicionamiento de la empresa en el mercado
nacional, Enero del 2006
95
Los costos de los productos son ms baratos por factores como: mano de
obra, costos de fabricacin, materia prima.
Los competidores potenciales para ATU son las grandes empresas que
cubren la demanda no satisfecha por la fbrica.
CARVAJAL
MEGA
OTROS
4% 3%
50%
43%
Fuente: ATU
Elaborado por: Andrea Campaa
96
LNEA
OFICINAS
CARVAJAL
MUEBLES MEGA
DOMIZIL
ATU
Panelera Mvil
HOGAR 2000
Counters y stands de
Recepcin
Mesas de Reuniones
Sillonera Importada
Counters de Recepcin
Mesas de Reuniones
Mesas de Reuniones y
Tecnologa
No Ofrece
Sillonera Importada
Cajas Fuertes
Accesorios: Alfombras,
Piso Flotante, Cortinas.
LNEA HOGAR
No ofrece
Armarios
Muebles de salones de
Hogar
Closets
Closets
Complementario:
Alfombras, Piso Flotante,
Cortinas.
Artefactos
Puertas
Pupitres
Pupitres
Pupitres
Tableros Mviles
Mesas de Reuniones
Tableros Mviles
LNEA
EDUCACIN
No ofrece
Estanteras para
almacenamiento
No Ofrece
No Ofrece
Estas grandes empresas poseen una oferta similar a los productos que
fabrica ATU como se observa en el cuadro, sobre todo en la lnea de
oficinas que tienen mayor variedad de productos tanto Carvajal, Domizil,
97
ATU a diferencia de las otras empresas cubre con muebles para la lnea
de oficinas, hogar y educativa con mayor
diversidad de productos,
CARVAJAL
DOMIZIL
MEGA
ATU
HOGAR 2000
31
22
31
45
25
14
20
20
70
33
PRODUCTOS OFRECIDOS
EXCELENTE
MUY BUENO
EXCELENTE
EXCELENTE
EXCELENTE
CERTIFICACIONES
ISO 9001
NO
NO
ISO 9001
NO
EXPORTACIONES
SI
NO
NO
SI
NO
EXCELENTE
MUY BUENA
MUY BUENA
EXCELENTE
EXCELENTE
Fuente: ATU
Elaborado por: Andrea Campaa
98
99
3.4.4. Precios
Precio se define como el monto de dinero que debe ser dado a cambio de
un bien o servicio.
18%
25%
Precio
14%
Tiempo de Entrega
Tiempo de Instalacin
21%
4%
Durabilidad
7%
11%
Fuente: ATU
Elaborado por: Departamento de Marketing
Con el objeto de comparar los precios que mantiene ATU y las empresas
competidoras, a continuacin se presenta una muestra de muebles con
caractersticas similares que se ofrece en todas las empresas con sus
respectivos precios:
100
DIFERENCIA
ATU - MEGA
242,14
472,80
315,20
293,02
129,98
253,80
169,20
69,60
160,71
71,29
139,20
92,80
477,00
53,00
450,50
79,50
405,45
124,55
411,00
369,90
41,10
349,35
61,65
314,42
96,59
Silln Ejecutivo
310,00
279,00
31,00
263,50
46,50
237,15
72,85
220,00
198,00
22,00
187,00
33,00
168,30
51,70
540,00
594,00 -
54,00
459,00
81,00
504,90
35,10
1.030,00
1.133,00 -
103,00
875,50
154,50
963,05
66,95
PRODUCTO
DIFERENCIA
ATU - CARVAJAL
ATU
CARVAJAL
DOZIMIL
788,00
591,00
197,00
545,86
423,00
317,25
105,75
232,00
162,40
Silln Presidente
530,00
Silln Gerente
DIFERENCIA
ATU - DOZIMIL
Fuente: ATU
Elaborado por: Andrea Campaa
Cocinas
ATU
HOGAR 2000
DIFERENCIA
ATU - HOGAR 2000
Muebles Altos
800,00
840,00
40,00
Muebles Bajos
423,00
444,15
21,15
Pre Mesones
232,00
243,60
11,60
Clsets
2.500,00
2.250,00
250,00
Baos
3.000,00
2.700,00
300,00
Fuente: ATU
Elaborado por: Andrea Campaa
De acuerdo a las tablas se observa que los precios que tiene la fbrica
ATU en relacin a sus competidores en general son superiores, ya que la
101
CARVAJAL
DOMIZIL
MEGA
ATU
HOGAR 2000
20% (si se
entrega el
100%)
Descuento Final
23%
25%
20%
Garanta (aos)
Anticipo
70
60
70
60
70
Final
30
40
30
40
30
Forma de Pago:
Fuente: ATU
Elaborado por: Andrea Campaa
De igual manera es
102
CAPTULO 4
103
4.1.
Planificacin Preliminar
104
105
106
La fecha que ambos acordaron para el inicio del trabajo es el 3 de enero de 2011
y terminar con la entrega del informe de Auditora al CLIENTE el 25 de febrero
de 2011.
Propiedad del CLIENTE
Confidencialidad
107
La
Honorarios
Este convenio ser por el perodo de 40 das; inicindose el 3 enero 2011, que
establece el examen desde el 1 de enero de 2010 al 31 de diciembre de 2010 y
abarca todas las actividades que se realizaron en ese perodo en los
Departamentos de Produccin, Cobranzas, Ventas y Operaciones.
Retribucin: Condiciones
108
Enteradas las partes del contenido y alcance legal de este contrato, lo rubrican y
firman de conformidad en original y dos copias. Favor firmar el original y
devolverlo a esta oficina en el sobre adjunto.
109
Orden de Trabajo
las funciones
Seorita
Ing. Andrea Campaa
JEFE DE EQUIPO DE AUDITORA
Presente.-
De mi consideracin:
ACERO
S.A.
EN
LOS
DEPARTAMENTOS
DE
PRODUCCIN
110
de
los
departamentos:
Produccin,
Cobranzas,
Ventas,
Atentamente,
111
Ingeniero
Esteban nker
PRESIDENTE EJECUTIVO
ATU ARTCULOS DE ACERO S.A.
Presente.-
De mi consideracin:
112
el
informe
correspondiente
con
las
conclusiones
recomendaciones pertinentes.
Atentamente,
Nombre y Apellido
SUPERVISOR
AUDIT GER AUDITORES INDEPENDIENTES
113
NOMBRES Y
APELLIDOS
CARGO
FECHA
FIRMA
OBSERVACIONES
1
2
3
4
5
6
7
Atentamente,
Nombre y Apellido
SUPERVISOR
AUDIT GER AUDITORES INDEPENDIENTES
114
Ref.
REF
P/T
PROCEDIMIENTO
Departamento
Produccin
de
Departamento
Cobranzas
de
Departamento
Ventas
de
Departamento
Operaciones
de
ELABORADO POR:
REVISADO POR:
FECHA
RESP.
FECHA:
FECHA:
OBSERVACIONES
115
el perodo
Equipo de trabajo
116
Cargo
Nombre
Iniciales
Supervisor
Fernando Ayala
F.A.
Jefe de Equipo
Andrea Campaa
A.C.
Auditora Operativa
Estefany Caicedo
E.C.
AUDIT GER Ca. Ltda., estim 320 horas hbiles (8 horas das por 5 das) para
el desarrollo del examen que se encuentran distribuidas de la siguiente manera:
FASES
HORAS
Planificacin Preliminar
Planificacin
Especfica
RESPONSABLE
96 A.C.
y
Ejecucin
del
160
EQUIPO DE
AUDITORA
TOTAL
320
poseen conocimientos
pertinentes en
Equipo de Cmputo
117
Impresora
Suministros de Oficina
Servicio de Fotocopiado
Muebles de Oficina: Escritorio y sillas
METODOLOGA DEL TRABAJO
Atentamente,
Fernando Ayala
SUPERVISOR
AUDIT GER AUDITORES INDEPENDIENTES
118
Ref.
Riesgo
Inherente
Componente
Alto
Medio
Bajo
Riesgo de
Control
Alto
Medio
Se detalla los
puntos
ms
importantes de
cada
departamento
Departamento
de Produccin
Se
plantea
procedimientos
preliminares a
realizar
Departamento
de Cobranzas
Departamento
de Ventas
Departamento
de Operaciones
ELABORADO POR:
REVISADO POR:
Bajo
Enfoque de
Auditora
FECHA:
FECHA:
119
Ref.
Conclusin
El auditor emite una conclusin luego de cada debilidad encontrada.
Recomendacin
De igual manera el auditor expone la respectiva recomendacin que
considere conveniente para la empresa.
120
4.2.
Planificacin Especfica
121
Cuestionarios
Narrativas o descriptivas
Flujogramas con las responsabilidades y aplicacin de controles.
Segn el enfoque:
122
Segn el momento:
Los mtodos para evaluar el control interno son: COSO I, COSO II, MICIL,
CORRE los cuales miden el cumplimiento en los siguientes componentes:
123
COSO II
Ambiente Interno
Establecimiento
objetivos
de
Identificacin
eventos
de
Evaluacin de riesgos
Respuesta
riesgos
los
COSO I
MICIL
CORRE
Entorno o ambiente de
control
Ambiente de control y
trabajo.
Ambiente interno de
control
Evaluacin de riesgos
Evaluacin de riesgos.
de
Actividades de control
Actividades de control.
Establecimiento
objetivos
Identificacin
eventos
de
Informacin
comunicacin
Supervisin
Informacin
comunicacin.
Supervisin.
Actividades de control
Informacin
Comunicacin
Supervisin
Evaluacin de riesgos
Respuesta
riesgos
los
Actividades de control
Informacin
comunicacin
Supervisin
Evaluacin de Riesgos
124
125
Confianza
Mnimo
ALTO
Alto
Medio
Bajo
Mximo
88,89
77,78
66,67
99,99
88,88
77,77
55,56
44,45
33,34
66,66
55,55
44,44
22,23
11,12
0,01
33,33
22,22
11,11
MEDIO
Alto
Medio
Bajo
BAJO
Alto
Medio
Bajo
126
La
probabilidad
de
ocurrencia
de
errores
irregularidades
Nivel de Riesgo
Significatividad
Factores de
Riesgo
Mnimo
No significativo
No existen
Remota
Bajo
Significativo
Existen algunos
pero poco
importantes
Improbable
Medio
Muy Significativo
Existen algunos
Posible
Alto
Muy Significativo
Existen varios y
son importantes
Probable
127
128
Ref.
PROCEDIMIENTO
Departamento
Produccin
de
Departamento
Cobranzas
de
Departamento
Ventas
de
Departamento
Operaciones
de
ELABORADO POR:
REVISADO POR:
REF
P/T
FECHA
RESPONSABLE
FECHA:
FECHA:
OBSERVACIONES
129
Ref.
PREGUNTA
SI
NO
N/A
CALIFICACIN
OBTENIDA
(CO)
PUNTAJE
TOTAL
(PT)
Departamento
de produccin
Departamento
de Cobranzas
Departamento
de Ventas
Departamento
de
Operaciones
ELABORADO POR:
REVISADO POR:
FECHA:
FECHA:
OBSERVACIONES
130
Tabla de Ponderacin
Ref.
COMPONENTE
PONDERACIN
TOTAL (PT)
CALIFICACIN
TOTAL (CT)
Departamento de
Produccin
Departamento de
Cobranzas
Departamento de
Ventas
Departamento de
Operaciones
ELABORADO POR:
REVISADO POR:
NC = (CT/PT) X 100
NC = Nivel de Confianza
CT = Calificacin Total
PT = Ponderacin Total
FECHA:
FECHA:
OBSERVACIONES
131
4.3.
Tcnicas de Recoleccin
132
Normativa
Documentacin Administrativa
133
Ref.
Descripcin de lo observado
Comentario:
Recomendacin:
ELABORADO POR:
REVISADO POR:
FECHA:
FECHA:
134
4.3.3. Entrevista
Recomendacin:
ELABORADO POR:
REVISADO POR:
FECHA:
FECHA:
135
4.3.4. Cdulas
Clasificacin
Herramientas de diagnstico
136
Modelo de Cdulas
Ref.
DOCUMENTO
Especificaciones del
nombre
del
documento,
datos
bsicos,
contenido,
responsable de su
elaboracin y fuente
de consulta
ETAPA:
RESULTADO DE ANLISIS
PROPUESTA
OBSERVACIONES:
ELABORADO POR:
REVISADO POR:
FECHA:
FECHA:
137
Ref.
PERODO:
REA
EVALUADA:
RESPONSABLE
NRO
HALLAZGO
Anotar
el
comportamiento
de un rubro
especfico
en
relacin con el
indicador
ETAPA:
EVIDENCIAS
Anotar
el
nombre
del
documento
y
fuente
de
informacin.
ASPECTOS
SLIDOS
ASPECTOS
PARA
MEJORAR
Relacin de las
funciones,
actividades u
operaciones de
un desempeo
adecuado.
Relacin de las
actividades u
operaciones
que puedan ser
objeto
de
mejora.
OBSERVACIONES:
ELABORADO POR:
REVISADO POR:
FECHA:
FECHA:
138
Ref.
REA
EVALUADA:
RESPONSABLE
DOCUMENTO
ETAPA:
RESULTADO DE ANLISIS
PROPUESTA
Anotar
aquellos
comentarios,
observaciones,
quejas, sugerencias
o
propuestas
recibidas
OBSERVACIONES:
ELABORADO POR:
REVISADO POR:
FECHA:
FECHA:
139
Ref.
ETAPA:
DETECCIN
Anotar los elementos detectados que influyen de manera sustantiva en la
forma de operar de la organizacin
CAUSAS:
EFECTOS:
Indicar las consecuencias del comportamiento organizacional
RECOMENDACIN:
BENEFICIO ESPERADO:
OBSERVACIONES:
ELABORADO POR:
REVISADO POR:
FECHA:
FECHA:
140
Ref.
FALLA
Especificar
los
elementos
que
impactan
en
el
funcionamiento de la
organizacin
ETAPA:
PROPUESTA
SEGUIMIENTO
OBSERVACIONES:
ELABORADO POR:
REVISADO POR:
FECHA:
FECHA:
141
Herramientas de evaluacin
y poder
Modelo de Cdulas
Ref.
ETAPA:
INDICADORES
ELABORADO POR:
REVISADO POR:
DOCUMENTO O
REGISTRO
Precisar
la
evidencia
documental que
sustenta
la
evaluacin.
ALTERNATIVA
DE ATENCIN
Especificar
las
opciones
para
evaluar
los
factores
FECHA:
FECHA:
142
Ref.
Indicar los
aspectos o
supuestos
fundamentale
s detectados.
RECOMENDACIN
ETAPA:
ESTRATEGIA E
IMPLEMENTACIN
IMPACTO
ESPERADO
Especificar las
estrategias clave.
Indicar las
expectativas
o resultados
posibles.
OBSERVACIONES:
ELABORADO POR:
REVISADO POR:
FECHA:
FECHA:
143
Ishikawa
144
Histograma
Diagrama de Sectores
145
146
evaluar su ejecucin.
147
148
149
4.4.
Papeles de Trabajo
las
operaciones
que
se
van
evaluar
como:
150
Caractersticas
para
soportar
emitidos.
Son propiedad nica del auditor con su respectiva firma, y por este
motivo los tiene que custodiar y guardar su confidencialidad.
151
Estructura
Archivos de Auditora
152
153
Documentacin de la Planeacin
Programa de Auditora
Cuestionario de control interno
Todos los papeles de trabajo que se aplica las pruebas y tcnicas de
Auditora.
Referencias
PP.
PE.
Departamentos
Departamento Produccin
Departamento de Cobranzas
Departamento de Ventas
Departamento de Operaciones
DP.
DC.
DV.
DO.
Comunicacin de Resultados
Seguimiento y Monitoreo
CR.
SM.
154
Se anotan para cruzar los datos e indicar la direccin del flujo y por este
motivo deber estar referenciado en ambas direcciones.
Marcas
Las marcas de Auditora son smbolos que son conocidos y utilizados por
el personal de Auditora a travs de las cuales se plasman para constatar
la aplicacin de pruebas o investigaciones realizadas.
Los propsitos de las marcas son: dejar constancia del trabajo que se ha
realizado, optimizar el trabajo y el espacio de la cdula evitando la
descripcin detallada de la actividad, facilitar y agilizar la supervisin ya
que cada marca tiene un significado especfico.
155
SIGNIFICADO
Comprobantes sin
correspondientes.
Comprobado sumas.
firmas
autorizadas
Fuente: http://www.slideshare.net/Uro26/procesos-de-auditora-5758893
Elaborado por: Andrea Campaa
Hoja de Hallazgos
156
157
sus
comentarios
que
estn
relacionados
con
las
CRITERIO:
CAUSA:
EFECTO:
CONCLUSIN:
RECOMENDACIN:
ELABORADO POR:
REVISADO POR:
FECHA:
FECHA:
158
4.5.
Evidencia
Clasificacin
159
Caractersticas
La evidencia debe cumplir con las siguientes caractersticas para que sea
vlida y til.
160
Pertinente.-
Cuando
existe
congruencia
entre
los
comentarios,
4.6.
Tipos de Informe
161
162
163
164
Base Legal
Estructura Orgnica
Se sealar la estructura orgnica vigente de los departamentos
examinados, segn corresponda, con el propsito de ubicar al lector en el
campo de accin del examen
Objetivos de la entidad
CAPTULO II
RESULTADOS DEL EXAMEN
En este captulo se desarrollarn los comentarios sobre cada uno de los
departamentos examinados, bajo un ttulo que identifique la naturaleza de
los hallazgos y guarde concordancia con los asuntos tratados.
Nombre y Apellido
JEFE DE EQUIPO
AUDIT GER AUDITORES INDEPENDIENTES
165
166
de aspectos prioritarios,
PRESENTACIN
ALCANCE DE LA AUDITORA
METODOLOGA
167
CONCLUSIONES
Nombre y apellido
Jefe de Equipo de Auditora
168
Obstculos
Deficiencias
Desviaciones
169
ELABORADO POR
CLIENTE
170
4.7.
Indicadores
Caractersticas
171
PLANEACIN
Visin
Indicadores Cualitativos
Nivel en que enmarca el
logro de las aspiraciones
comunes.
Forma en que fomenta el
nivel de compromiso.
Indicadores Cuantitativos
Visin
Visin
Misin
Indicadores
Cualitativos
Indicadores Cuantitativos
Misin
Misin
Misin
Misin
Medida
en
que
enlaza lo deseable
con lo posible.
Manera
en
que
conforma el marco
de referencia de las
acciones.
Grado en el que se
constituye como una
gua de actuacin.
172
Objetivos
Indicadores Cualitativos
Indicadores Cuantitativos
Objetivos
Objetivos alcanzados
Objetivos definidos
Objetivos
Objetivos
Objetivos
Objetivos
Procesos
Indicadores Cualitativos
Indicadores Cuantitativos
Procesos
Insumos
Productos
Procesos
Insumos
Servicios
Procesos
Procesos productivos
Total de procesos
Procesos
Procesos
Procesos logsticos
Total de procesos
Procesos
Procesos de control
Total de procesos
173
Polticas
Indicadores Cualitativos
Indicadores Cuantitativos
Polticas
Polticas aplicadas
Polticas establecidas
Polticas
Polticas cumplidas
Polticas establecidas
Polticas
Total de polticas
Total de procesos
Polticas
Total de polticas
Total de procedimie ntos
Polticas
Total de polticas
Total de sistemas
ORGANIZACIN
Estructura organizacional
Indicadores Cualitativos
Precisin con que se
determinan los niveles de
autoridad
y
responsabilidad.
Manera en que se traduce
el
objeto
de
la
organizacin
en
un
mecanismo de trabajo.
Modo
en
que
la
infraestructura
se
constituye en una ventaja
competitiva
Indicadores Cuantitativos
Organizacin
reas sustantivas
Total de reas
Organizacin
reas adjetivas
Total de reas
Organizaci n
reas desconcentradas
Total de reas
Organizaci n
reas descentralizadas
Total de reas
Organizaci n
Unidades de lnea
Total de unidades
Organizaci n
Unidades asesoras
Total de unidades
174
Indicadores
Cualitativos
Indicadores Cuantitativos
Distribucin de funciones
Empleados
Nmero de reas
Distribucin de funciones
Funciones definidas
Total de reas
Distribucin de funciones
Tareas realizadas
Total de reas
Distribucin de funciones
Horas hombre
Tareas realizadas
Cultura organizacional
Indicadores Cualitativos
Indicadores Cuantitativos
Cultura organizacional
Cultura organizacional
Personas que participan en mejoras
Total de personal
Cultura organizacional
Cultura organizacional
Recursos humanos
Indicadores
Cualitativos
Precisin
con
que
determina el sistema
formal de gestin del
talento.
Indicadores Cuantitativos
R.Humanos
Anlisis de puestos
Total de personal
175
Grado en que se
consideran
tales
recursos como el capital
intelectual.
Capacidad
para
constituirlos
en
un
factor de aprendizaje
para el cambio.
R.Humanos
Valuacin de puestos
Total de paersonal
R.Humanos
R.Humanos
R.Humanos
R.Humanos
R.Humanos
Personal capacitado
Cursos de capacitacin
R.Humanos
DIRECCIN
Liderazgo
Indicadores Cualitativos
Forma en la que el
liderazgo constituye una
conducta que gua y
provee
el
soporte
necesario
a
la
organizacin.
Dimensin en que el lder
ejerce su poder de
influencia
en
las
personas.
Capacidad para lograr
que las acciones se
implementen de la mejor
manera posible.
Comunicacin
Indicadores Cuantitativos
Liderazgo
Liderazgo
Liderazgo
Liderazgo
176
Indicadores Cualitativos
Indicadores Cuantitativos
Comunicaci n
Comunicaci n
Canales de comunicaci n
Total de reas
Comunicaci n
Canales empleados
Medios establecidos
Comunicaci n
Motivacin
Indicadores
Cualitativos
Grado
en
que
la
motivacin que ofrece la
organizacin representa
la facultad para transmitir
energa para sostener y
dar sentido al esfuerzo
del personal.
Nivel en que posibilita la
generacin de conductas
y hechos positivos para
las
personas
y
la
organizacin.
Indicadores Cuantitativos
Motivacin
Motivacin
Motivacin
Incentivos utilizados
Total de incentivos
Forma
en
que
la
organizacin ha logrado
establecer ncleos de
trabajo productivos.
Indicadores Cuantitativos
Equipos de Trabajo
Equipos de Trabajo
Total de personal
Esquipos de trabajo
177
Equipos de Trabajo
Grupos de trabajo
reas de la organizacin
Equipos de Trabajo
Equipos de trabajo
reas de la organizacin
Equipos de Trabajo
Indicadores Cuantitativos
Estrs
Estrs
Conflictos
reas de la organizacin
Estrs
Conflictos
Causas
Estrs
Conflictos
Efectos
Estrs
Conflictos
Soluciones
CONTROL
Naturaleza
Indicadores Cualitativos
Grado
en
que
la
organizacin
regula
adecuadamente
sus
actividades.
Nivel
de
prevencin,
seguimiento y correccin
que tiene para establecer
las normas fsicas, de
costos, capital, ingresos,
planes y programas.
Proceso
Indicadores Cuantitativos
Naturaleza
Controles preventivos
Total de controles
Naturaleza
Controles concurrentes
Total de controles
Naturaleza
Controles de retroalimentacin
Total de controles
Naturaleza
178
Indicadores Cualitativos
Indicadores Cuantitativos
Proceso
Normas aprobadas
Normas propuestas
Proceso
Proceso
Acciones correctivas
Total de acciones
Proceso
Acciones correctivas
Acciones realizadas basadas en las normas
Calidad
Indicadores
Cualitativos
Manera en que la
organizacin propicia el
impulso sistemtico de la
participacin de todos
los integrantes para el
logro
de
procesos,
productos y servicios de
calidad.
Capacidad
para
establecer
estndares
para evaluar la calidad
de productos y servicios.
Modo en que contribuye
a hacer de la mejora
continua un hbito.
Indicadores Cuantitativos
Calidad
Calidad
Calidad
Calidad
Calidad
Calidad
Productos defectuosos
Total de productos
179
SERVICIO A CLIENTES
Indicadores Cualitativos
Grado
que
permite
el
conocimiento
de
las
necesidades u expectativas
de los clientes.
Modo en que se convierte en
una fuente de recursos.
Indicadores Cuantitativos
S.Cliente
S.Cliente
Personal responsable de la atencin a clientes
Total de personal
S.Cliente
Personal capacitado en trato a clientes
Personal responsable de la atencin a clientes
EFICACIA
Definicin
Eficacia es cumplir el
propsito planteado, este
indicador mide el grado de
acierto en la consecucin
de tareas o trabajos.
Indicador
Eficacia Programti ca
Metas alcanzadas
Metas programadas
Eficacia Presupuestal
Presupuesto ejercido
Presupuesto asignado
EFICIENCIA
Denominacin
Indicador
Eficiencia
Eficacia programtica
Eficacia presupuestal
PRODUCTIVIDAD
Denominacin
Este indicador mide la
capacidad que tiene la
empresa para elaborar sus
productos
con cierta
cantidad
de
recursos
empleados.
Indicador
Productividad
Volumen de produccin
Nro de trabajadores que intervinieron en la produccin
Productividad
180
ndices Financieros
Indicador
Este
indicador Capital de Trabajo Activo Circulante - Pasivo Circulante
Activo Circulante
representa la capacidad
Razn Corriente
que tiene la fbrica para
Pasivo Circulante
cumplir
con
sus
(Activo Circulante - Inventario s)
obligaciones en el corto
Prueba cida
plazo.
Pasivo Circulante
APALANCAMIENTO
Definicin
Indicador
Total Pasivo
Total Activo
Total Patrimonio
Total Pasivo
ACTIVIDAD
Definicin
Indicador
181
Costo de Ventas
Promedio de Inventario s
Rotacin de Inventario s
360
Rotacin de Inventario s
360
Promedio de Ctas. por Pagar
360
Rotacin de Ctas. por Pagar
RENTABILIDAD
Definicin
Indicador
Margen Neto de Utilidad
Utilidad Neta
x100
Ventas Netas
Utilidad Neta
x100
Activo Total
Utilidad neta
Nro de acciones en circularizacin
Sistema Dupont
Utilidad neta
x100
Patrimonio
Dividendos pagados
Nro de acciones en circularizacin
Cobertura de Intereses
Modelo de Cdula
Utilidad en operacin
Gastos Financieros
182
Ref.
PUNTOS MXIMOS
ESTABLECIDOS
OBTENIDOS
PLANEACIN
Visin
Misin
Objetivos
Metas
Estrategias / tcticas
Procesos
Polticas
Procedimientos
Programas
Enfoques
Niveles
Horizontes
ORGANIZACIN
Estructura organizacional
Divisin y distribucin de funciones
Cultura organizacional
Recursos Humanos
Cambio organizacional
Estudios administrativos
Instrumentos tcnicos de apoyo
DIRECCIN
Liderazgo
Comunicacin
Motivacin
Grupos y equipos de trabajo
Manejo del estrs, el conflicto y la crisis
Tecnologa de la informacin
Toma de decisiones
Creatividad e innovacin
CONTROL
Naturaleza
Sistemas
Niveles
Proceso
rea de aplicacin
Herramientas
Calidad
ELABORADO POR:
REVISADO POR:
4.8.
Comunicacin de Resultados
FECHA:
FECHA:
PORCENTAJE
183
184
185
El
informe
presenta
las
observaciones,
conclusiones
Ref.
PROCEDIMIENTO
ELABORADO POR:
REVISADO POR:
REF
P/T
FECHA
RESPONSABLE
FECHA:
FECHA:
OBSERVACIONES
186
CR.
Nombre y Apellido
SUPERVISOR
AUDIT GER AUDITORES INDEPENDIENTES
187
NRO.
NOMBRES Y
APELLIDOS
CARGO
FECHA
1
2
3
4
5
6
7
Atentamente,
Nombre y Apellido
SUPERVISOR
AUDIT GER AUDITORES INDEPENDIENTES
FIRMA
OBSERVACIONES
188
CARGO
FIRMA Y C.I
189
4.9.
Seguimiento y Monitoreo
190
Modelo de Cdula
Ref.
Recomendacin
ELABORADO POR:
REVISADO POR:
Responsable
Cargo
Fecha
Inicial
FECHA:
FECHA:
Fecha
Final
Observaciones
191
CAPTULO 5
5. AUDITORA
DE
GESTIN
LA
FBRICA
ATU
5.1.
Planificacin Preliminar
192
CARTA DE PRESENTACIN
Quito, 17 de Diciembre del 2010
Seor
Ing. ESTEBAN NKER
PRESIDENTE EJECUTIVO
ATU ARTCULOS DE ACERO S.A.
Presente.-
193
194
Confidencialidad
Todos los datos estadsticos, financieros y personales relacionados con el
negocio del CLIENTE, considerados confidenciales, deben ser mantenidos en
estricta reserva por el AUDITOR y sus colaboradores. Sin embargo, la
obligacin antes mencionada no se aplica a ningn dato que est disponible
para el pblico o que se pueda obtener de terceras partes. El AUDITOR se
obliga a mantener la confidencialidad de los conceptos o tcnicas relacionadas
con el procesamiento de datos desarrollados por l o en conjunto con el
CLIENTE, en los trminos del presente convenio.
Responsabilidad del AUDITOR
El AUDITOR tendr el cuidado debido en el manejo del trabajo del CLIENTE; y
ser responsable de corregir cualquier error o falla sin cargo adicional. La
responsabilidad del AUDITOR respecto de lo anterior, no ser limitada a la
compensacin total por los servicios prestados bajo este convenio y no incluir
ninguna responsabilidad contingente.
Honorarios
Por el servicio profesional EL AUDITOR percibir en concepto de honorarios la
suma de Cuatro mil doscientos Dlares ($4.200.) ms I.V.A o la que resulte de
la aplicacin de la ley, pagaderos y facturados mensualmente.
El importe indicado precedentemente no incluye las sumas por gastos de
traslado y estada por tareas que pudieran tener que efectuarse en lugares
distintos al domicilio del CLIENTE los que debern ser compensados al
AUDITOR en tanto fueran imprescindibles para el cumplimiento del objeto de
este contrato, circunstancia que se comunicar al CLIENTE.
195
196
De mi consideracin:
De conformidad con la facultad establecida en la Asamblea realizada por la
Junta General de Accionistas, autorizo a usted para que en calidad de
Supervisor del equipo de trabajo, efecte la AUDITORA DE GESTIN A LA
FBRICA ATU ARTCULOS DE ACERO S.A. EN LOS DEPARTAMENTOS DE
PRODUCCIN COBRANZAS, VENTAS Y OPERACIONES, por el perodo
comprendido entre el 1 de enero de 2010 al 31 de diciembre de 2010.
La auditora cumplir los siguientes objetivos:
Realizar la planificacin preliminar para determinar los riesgos preliminares.
Evaluar el control interno de la fbrica y medir riesgos, determinando puntos
crticos.
Establecer la naturaleza, alcance y profundidad de la Auditora de acuerdo a
las debilidades encontradas.
Evaluar el grado de eficiencia, eficacia, economa, tica y ecologa de las
actividades de los departamentos: Produccin, Cobranzas, Ventas y
Operaciones mediante el uso de indicadores.
Emitir el informe correspondiente con las conclusiones y recomendaciones
pertinentes.
Para la conformacin del Equipo de Trabajo se contar con la colaboracin de
Ing. Andrea Campaa como Jefe de Equipo, y la Ing. Estefany Caicedo como
Auditora Operativa, la duracin del examen es de 40 das, el inicio es el 3 de
enero de 2011 y se finaliza el 25 de febrero de 2011.
Para la elaboracin del presente examen se lo realizar en las instalaciones de
la fbrica ATU ARTCULOS DE ACERO S.A. Al finalizar el examen se
entregar: Planificaciones, Borrador de Informe, Memorndum de Antecedentes
y Sntesis de borrador de informe.
Atentamente,
197
198
199
Fernando Ayala
SUPERVISOR
AUDIT GER CIA. LTDA.
200
Presidente Ejecutivo
28/12/2010
Gerente de Planta
28/12/2010
Gerente de Ventas
28/12/2010
Jefe de Produccin
28/12/2010
Jefe de Cobranzas
28/12/2010
Jefe de Ventas
28/12/2010
Jefe de Operaciones
28/12/2010
Atentamente,
Fernando Ayala
SUPERVISOR
AUDIT GER CIA. LTDA.
201
Srta. Ing.
Andrea Campaa
JEFE DE EQUIPO DE AUDITORA
Presente.En respuesta a la CIRCULAR No. 02-CC-2010 COMUNICACIN DE INICIO
DE EXAMEN DE AUDITORA, le confirmo que el personal de la empresa ATU
ARTCULOS DE ACERO S.A., y mi persona hemos recibido la comunicacin y
estamos dispuestos a entregar toda la informacin y documentacin necesaria
para realizar la Auditora de Gestin.
Estaremos siempre a sus rdenes para que pueda cumplir con su trabajo de la
mejor manera posible.
Atentamente,
202
Cargo
Nombre
Iniciales
Supervisor
Fernando Ayala
F.A.
Jefe de Equipo
Andrea Campaa
A.C.
Auditora Operativa
Estefany Caicedo
E.C.
AUDIT GER Ca. Ltda., estim 320 horas hbiles (8 horas das por 5 das) para
el desarrollo del examen que se encuentran distribuidas de la siguiente manera:
Distribucin del Tiempo
FASES
Planificacin Preliminar
Planificacin Especfica y Ejecucin del
Trabajo: desarrollo de hallazgos de reas
crticas mediante aplicacin de procedimientos
Comunicacin de Resultados
TOTAL
HORAS
RESPONSABLE
96 A.C.
160
EQUIPO DE
AUDITORA
203
EQUIPOS Y MATERIALES
Para la Auditora de Gestin a realizarse se va a requerir que ATU nos provea de
los siguientes equipos y materiales:
Equipo de Cmputo
Impresora
Suministros de Oficina
Servicio de Fotocopiado
Muebles de Oficina: Escritorio y sillas
METODOLOGA DEL TRABAJO
El Jefe y el Supervisor realizarn la planificacin y la programacin de
trabajo.
El Auditora Operativa se encargar de la realizacin de la evaluacin del
control interno.
Una vez culminada la evaluacin del control interno el Auditor Jefe y el
Supervisor, determinarn el riesgo de auditora y la cantidad de pruebas
sustantivas y de cumplimiento a aplicarse para la obtencin de hallazgos.
El Auditor Jefe validar que la informacin que contengan las hojas de
trabajo de auditora sea suficiente y competente para la elaboracin del
Informe.
Atentamente,
Fernando Ayala
SUPERVISOR
AUDIT GER CIA. LTDA.
204
PP.1 1/4
PROCEDIMIENTO
REF P/T
Entrevstese
con
el
Presidente Ejecutivo Gerente
de planta, Gerente de Ventas
y Jefes departamentales.
FECHA
RESP.
04/01/11
A.C
PP.2 1/2
PP.3 1/4
PP.4 1/8
PP.5 1/10
04/01/11
A.C
PP.6 1/3
04/01/11
A.C
Solicite
la
planificacin
estratgica de la empresa.
PP.7 1/5
04/01/11
A.C
DEPARTAMENTO
PRODUCCIN
DP
DE
Obtenga
el
manual
de
funciones del departamento de
produccin.
DP.1 1/4
05/01/11
A.C
Obtenga el instructivo
de
inspeccin del producto final.
DP.2 1/3
05/01/11
A.C
Obtener
un
reporte
de
garantas generadas por fallas
en
las
secciones
de
produccin, en el perodo: 1
de enero al 31 de diciembre
de 2010.
DP.3 1/3
05/01/11
A.C
OBSERVACIONES
205
PP.1 2/4
10
Solicite
un
reporte
de
productos fabricados donde
conste
los
que
fueron
entregados en las fechas
planificadas, del perodo: 1 de
enero al 31 de diciembre de
2010.
DP.4 1/7
05/01/11
A.C
DP.5 1/2
05/01/11
A.C
DP.6 1/1
05/01/11
A.C
Aplicacin
parcial.
06/01/11
A.C
No
se
elaborado
manual.
DEPARTAMENTO
COBRANZAS
11
DE
DC
DC.1 1/2
06/01/11
A.C
13
DC.2 1/2
06/01/11
A.C
14
DC.3 1/2
06/01/11
A.C
DC.4 1/2
06/01/11
A.C
DC.5 1/2
06/01/11
A.C
12
15
16
ha
un
206
18
19
20
21
22
23
25
26
06/01/11
A.C
No se aplica
indicadores.
DE
DV
Solicite
el
manual
de
funciones del departamento de
ventas.
DV.1 1/4
07/01/11
A.C
Solicite el instructivo de
ventas,
donde consten las
polticas de tiempos para la
generacin y cancelacin de
pedidos.
DV.2 1/2
07/01/11
A.C
DV.3 1/3
07.01-11
A.C
DV.4 1/2
07.01-11
A.C
DV.5 1/2
07.01-11
A.C
DV.6 1/1
07.01-11
A.C
DEPARTAMENTO
OPERACIONES
24
PP.1 3/4
DE
DO
Solicite
el
manual
de
funciones del departamento
de operaciones.
DO.1 1/5
10/01/11
A.C
DO.2 1/8
10/01/11
A.C
DO.3 1/2
10/01/11
A.C
Aplicacin
parcial.
207
PP.1 4/4
DO. 4 1/2
11/01/11
A.C
DO.5 1/2
11/01/11
A.C
39
PP.8 1/3
13/01/11
A.C
30
Prepare
el reporte
Planificacin Preliminar
PP.9 1/6
17/01/11
A.C
31
27
28
de
Aplicacin
parcial.
FECHA: 03/01/11
FECHA: 04/01/11
208
5.1.1.1.
Papeles de Trabajo
PP.2 1/2
3. A qu se dedica la empresa?
ATU se dedica a la produccin e instalacin, comercializacin y
exportacin de muebles de oficina, hogar, RTA y complementos.
4. Cuntos trabajadores actualmente laboran?
En la empresa laboran alrededor de 420 personas entre administrativos y
obreros, en Quito 360 personas y Guayaquil 60.
5. Cules son los principales productos que ofrece?
Los productos que tienen mayor demanda son los muebles de oficina,
seguido por los muebles de hogar, los cuales ocupan la mayor capacidad
de produccin y ventas de la empresa.
6. Cun importante considera usted el tener un buen ambiente de
trabajo para los empleados?
Definitivamente el ambiente de trabajo es un factor primordial en las
labores de una persona, ya que mientras mejor se sienta el empleado en
su lugar de trabajo tendr un mejor rendimiento en sus actividades
diarias.
7. Se aplica algn tipo de estrategia para motivar al personal?
En el rea de ventas existe una comisin a los vendedores sobre las
ventas, es una condicin dentro del contrato de trabajo. A parte de la
comisin, no se ha planteado ninguna estrategia para motivar al personal.
209
PP.2 2/2
Conclusin
El personal en la fbrica no recibe ningn tipo de motivacin, ya que la
direccin de la fbrica no se ha preocupado por elaborar estrategias para
motivar al personal. Solamente se entrega una comisin de ventas a los
ejecutivos y se realiza un agasajo al departamento cuando se cumple los
objetivos. No se est realizando motivaciones a todo el personal,
considerando que es una clave de xito para las empresas.
Recomendacin
Al Presidente Ejecutivo
Disponer a los Gerentes el anlisis y diseo sobre una propuesta de
estrategias de motivacin y desarrollo personal y profesional, para que
sean aplicadas a todo el personal. Con el fin de incentivar la
capacidad y productividad de los empleados
FECHA: 04/01/11
FECHA: 05/01/11
210
PP.3 1/4
211
PP.3 2/4
Conclusin
Las evaluaciones de personal en la fbrica se las est realizando a travs
del cumplimiento de los objetivos planteados en cada departamento, pero
no se han implementado un procedimiento ni registro, en el cual se evale
el trabajo individualmente a cada empleado para medir el desempeo que
tiene en el cargo asignado.
Recomendacin
Al Gerente de Planta
Disponer a los Jefes departamentales que mediante reuniones se
analice y propongan un instructivo para la evaluacin de personal,
establecindose parmetros de acuerdo a la labor que realiza y al rea
que pertenece. Con el fin de que se obtengan resultados que permitan
retroalimentar las actividades de cada empleado.
FECHA: 04/01/11
FECHA: 05/01/11
212
PP.3 3/4
213
PP.3 4/4
Conclusin
Los ejecutivos no aplican el procedimiento establecido para transmitir la
informacin y la comunican a la persona a quien ellos consideran
apropiada para dar la solucin o directamente la transmiten a gerencia sin
respetar la jerarqua establecida.
Recomendacin
Al Gerente de Ventas
Mediante reuniones de trabajo peridicas proponer cursos sobre
motivaciones al personal para que se respeten los canales de
comunicacin ascendente y descendente que contribuyan a mejorar
las relaciones entre los departamentos.
La conexin entre el rea de ventas y produccin se la debe realizar a
travs del Jefe de Servicio al Cliente de la planta a fin de que se
centralice toda la informacin y l a su vez distribuya a las personas a
quienes les corresponde dar una solucin.
FECHA: 04/01/11
FECHA: 05/01/11
214
PP.4 1/8
215
PP.4 2/8
6. Cul es su opinin
departamento?
sobre
el
ambiente
laboral
en
su
FECHA: 04/01/11
FECHA: 05/01/11
216
PP.4 3/8
217
6. Cul es su opinin
departamento?
sobre
PP.4 4/8
el
ambiente
laboral
en
su
Conclusin
El proceso de recuperacin de cuentas por cobrar, se lo inicia cuando se
ha entregado totalmente el producto al cliente. Por lo que cualquier
inconveniente como retraso en la entrega o fallas en el producto, afectan
a la gestin de cobro.
Recomendacin
Al Gerente de Ventas
Mediante consenso con los Jefes de Cobranzas, Produccin y
Operaciones analizar y realizar una propuesta para el rediseo de
procedimientos a fin de agilizar la gestin de cobro y obtener
resultados oportunos.
FECHA: 04/01/11
FECHA: 05/01/11
218
PP.4 5/8
219
PP.4 6/8
Se posee arquitectos calificados para este trabajo que tienen varios aos
de experiencia y saben realizar su trabajo de la mejor manera.
7. Cul es su opinin
departamento?
sobre
el
ambiente
laboral
en
su
Es bueno, pero los ejecutivos de venta pasan la mayor parte del tiempo
fuera de la oficina y mientras estn en la oficina se mantiene una buena
comunicacin entre los compaeros. Algunas veces por el hecho de
buscar cumplir con los objetivos de venta se ha tenido inconvenientes con
el personal de produccin.
Conclusin
El ingreso de los pedidos son procesados a criterio personal de las
personas responsables, ya que un nmero significativo de los mismos son
ingresados a menor plazo sin cumplir con el instructivo
Recomendacin
Al Gerente de Ventas
Mediante reuniones de motivacin hacer un llamado participativo a los
ejecutivos de ventas que mediante propuestas de polticas para
mejorar los procedimientos, ayuden a los objetivos de la empresa y
por ende a la obtencin de incentivos econmicos para los mismos.
FECHA: 04/01/11
FECHA: 05/01/11
220
PP.4 7/8
221
PP.4 8/8
7. Cul es su opinin
departamento?
sobre
el
ambiente
laboral
en
su
Conclusin
La seleccin de personal en el departamento se lo realiza de acuerdo al
criterio del Jefe de Operaciones y el Gerente de Planta, sin considerar si
el aspirante cubre las necesidades del puesto a cubrir debido a que no
existe una persona profesional que realice este proceso ni procedimientos
formales de seleccin
Recomendacin
Al Presidente Ejecutivo
Se analice la contratacin de un profesional en Recursos Humanos
para que el proceso de seleccin sea formal y que el personal
contratado sea el idneo para el puesto.
FECHA: 04/01/11
FECHA: 05/01/11
222
PP.5 1/10
223
PP.5 2/10
224
PP.5 3/10
ARTCULO 15. CLASES DE JUNTAS. Las Juntas Generales son ordinarias y extraordinarias y se
reunirn en el domicilio principal de la Compaa, previa convocatoria.
Las Juntas Ordinarias de Accionistas se reunirn por lo menos una vez al ao, dentro de los tres
(3) meses posteriores a la finalizacin del ejercicio econmico de la Compaa; las
extraordinarias en cualquier poca en que fueren convocadas.
En las Juntas Generales de Accionistas slo podrn tratarse los asuntos puntualizados en la
convocatoria, bajo pena de nulidad.
ARTCULO 16. REPRESENTACIN EN LAS JUNTAS. A las Juntas Generales de Accionistas
concurrirn los accionistas personalmente o por medio de representantes, en cuyo caso la
representacin se conferir por carta poder y con carcter especial para cada Junta General, a
no ser que el representante ostente poder general, legalmente conferido.
ARTCULO 17. DERECHO DE INFORMACIN. Cuando el objeto de la junta sea el conocimiento
y aprobacin del balance general, del estado de prdidas y ganancias, la memoria de los
administradores y el informe del comisario, estos documentos estarn a disposicin de los
accionistas para su conocimiento y estudio por lo menos quince das antes de la fecha de la
reunin de la junta.
Los accionistas tendrn derecho a que se les confiera copia certificada de los balances
generales, del estado de prdidas y ganancias, de las memorias e informes de los
administradores y comisarios, y de las actas de las juntas generales una vez que tales
documentos hayan sido debidamente aprobados.
ARTCULO 18. DERECHO A VOTO. En las Juntas Generales de Accionistas cada accin ordinaria
otorga a su titular derecho a voto en proporcin a su valor pagado.
ARTCULO 19. QUORUM DECISORIO. Las decisiones de la Junta General se tomarn por
mayora simple de votos del capital pagado concurrente. Los votos en blanco y las
abstenciones se sumarn a la mayora para efectos de votacin.
CAPTULO VI
DEL PRESIDENTE EJECUTIVO
ARTCULO 20. PRESIDENTE EJECUTIVO. El Presidente Ejecutivo ejercer sus funciones por el
perodo de dos aos, pudiendo ser reelegido indefinidamente, y continuar en el ejercicio de
sus funciones an cuando haya vencido su perodo, hasta ser legalmente reemplazado, salvo el
caso de remocin o destitucin, y sin perjuicio de lo previsto en la Ley de Compaas.
ARTCULO 21. REPRESENTACIN LEGAL. El Presidente Ejecutivo es el representante legal de la
Compaa y el responsable de la gestin econmica, administrativa y tcnica.
ARTCULO 22. DEBERES Y ATRIBUCIONES DEL PRESIDENTE EJECUTIVO.
Son deberes y atribuciones del Presidente Ejecutivo:
Representar legal, judicial y extrajudicialmente a la Compaa;
Convocar a las sesiones de Junta General de Accionistas;
Actuar como Secretario de la Junta General de Accionistas y del Directorio;
Llevar y mantener bajo su custodia los libros sociales de la compaa bajo su
responsabilidad personal;
Formular planes y programas que debe cumplir la Compaa y someterlos a aprobacin de
la Junta;
Elaborar los Reglamentos y manuales de procedimiento que sean necesarios para el buen
funcionamiento de la Compaa;
Dirigir y coordinar las actividades de la Compaa y velar por la correcta y eficiente marcha
de la misma;
Elaborar dentro del ltimo trimestre de cada ao y someter a consideracin del Directorio
y a resolucin de la Junta de Accionistas la proforma presupuestaria anual y el flujo de
fondos para el prximo ejercicio econmico;
225
PP.5 4/10
226
PP.5 5/10
Captulo 1
Disposiciones Generales
Articulo 1. El personal administrativo y operativo de ATU Artculos de Acero, est integrado
por todas aquellas personas fsicas que prestan sus servicios de forma personal y subordinada
a la fbrica en la realizacin de las diferentes actividades de cada departamento.
Captulo 2
Derechos Y Obligaciones De Los Trabajadores
Articulo 2. En ningn caso los derechos de los trabajadores sern inferiores a los que concede
las normas de la fbrica, en lo que conduce:
A. Desempear las funciones especficas o que sean inherentes al puesto que ocupan y ser
consultados para el desempeo de otras funciones o actividades que estn capacitados para
realizar y la fbrica requiera.
B. Disfrutar del descanso y las vacaciones que se le otorguen.
C. Asistir a los cursos de capacitacin que promueva la fbrica cuando sea designado para ello,
dentro de su horario normal de labores.
D. Recibir de sus superiores el respeto y consideracin debido en sus relaciones de trabajo.
E. Que le sean proporcionados los materiales, herramientas, tiles y equipos necesarios para el
desempeo de su trabajo.
F. Asistir a las reuniones del personal siempre que se hayan solicitado previamente.
Articulo 3. Son obligaciones de los empleados:
A. Desempear las labores asignadas al puesto bajo la direccin del jefe a quien est
subordinado en todo lo concerniente al trabajo contratado.
B. Ejecutar el trabajo con la intensidad y esmero apropiado, cuidado, forma, tiempo, lugar
convenidos, as como no perturbar el trabajo de los dems.
C. Comunicar al representante de la fbrica dentro de su rea de adscripcin las deficiencias
que con motivo de su trabajo o en relacin a este advierta, a fin de evitar daos y perjuicios a
los intereses y vidas de sus compaeros de trabajo, o de la fbrica.
D. Asistir puntualmente a sus labores, exceptuando los casos justificados.
227
PP.5 6/10
E. Dar aviso al jefe inmediato, salvo caso fortuito o de fuerza mayor, de las causas justificadas
que le impidan acudir a su trabajo.
F. Restituir a la fbrica los materiales no usados y conservar un buen estado el equipo
instrumentos y tiles que se le hayan dado para el trabajo, no siendo responsables por el
deterioro que origine el uso de estos objetos, ni el ocasionado por caso fortuito fuerza mayor o
mala calidad defectuosa construccin.
G. Guardar escrupulosamente los secretos tcnicos y de realizacin de los productos a cuya
elaboracin concurran directa o indirectamente, o de los cuales tengan conocimientos por
razn del trabajo que desempean as como los asuntos administrativos reservados cuya
divulgacin puede causar perjuicios a la fbrica.
H. Cuando por cualquier causa se termine su relacin de trabajo, entregar previamente a su
superior jerrquico, los expedientes, documentos, fondos, valores o de cuya atencin,
administracin o custodia estn a su cuidado de conformidad con lo que disponga las leyes
jurdicas aplicables.
I. Comunicar inmediatamente a su superior cuando sufran accidentes de trabajo o de los que
sufran sus compaeros.
J. Estar dispuesto a laborar el siguiente turno en caso de que la fbrica tenga carga de
produccin alta, y recibir pago de horas extras y suplementarias.
Captulo 3
Derechos Y Obligaciones de la Fbrica ATU
Articulo 4. La fbrica seleccionar y contratar libremente a su personal general, procurando
el mejor desarrollo y servicio.
Articulo 5. La fbrica tendr que cumplir las siguientes obligaciones:
A. Evaluar a cada empleado antes de entrar a formar parte de la fbrica, para conocer sus
habilidades y emplearlo en el departamento correspondiente de acuerdo a sus conocimientos,
luego continuar con capacitaciones continuas y motivarlos a travs de remuneraciones y
premios por los logros alcanzados en su desempeo de lograr el objetivo colectivo La
satisfaccin del cliente.
B. Poner a disposicin de los empleados, salvo estipulaciones en contrario, los instrumentos
adecuados y las materias primas necesarias para la realizacin de las labores.
C. Prestar de inmediato los primeros auxilios en caso de accidentes o enfermedad.
D. Guardar absoluto respeto a la dignidad personal del trabajador y sus creencias y
sentimientos.
E. Cumplir este reglamento y mantener el orden, la moralidad y respeto.
F. Promover activamente la continua comunicacin entre empleados y jefes.
228
PP.5 7/10
Captulo 4
Horarios de trabajo
Articulo 6. Para los efectos del presente reglamento, se entiende por jornada de trabajo el
tiempo diario que el empleado est a disposicin de la fbrica para prestar su servicio.
Articulo 7. La jornada de trabajo dentro de la fbrica es diurna y nocturna de acuerdo a los
requerimientos de la produccin el personal especfico en estas funciones.
Articulo 8. La jornada diurna normal est comprendida:
Personal Administrativo con horario de 7h00 a 16h00, con una hora de almuerzo de 12:30 a
13:30
Personal Operativo con horario de 7h00 a 15:30, con media hora de almuerzo de 12:30 a
13:00.
Artculo 9. La jornada nocturna (horario continuo) est comprendida entre las 6:00 pm y las
6:00 am.
Articulo 10. Los trabajadores prestaran sus servicios de lunes a viernes en horario normal,
cuando las caractersticas del puesto as lo determinen, la fbrica y el empleado acordaran en
forma transitoria o definitiva, cualquier otro horario que cubran las necesidades de la funcin.
Articulo 11. Los empleados registraran tambin su hora de salida y esta no podr ser antes de
la hora que concluya su jornada.
Captulo 5
Sueldos
Artculo 12. A todo trabajo igual, desempeado en puesto, jornada y condiciones de eficiencia
tambin iguales, corresponder un sueldo igual, que no podr ser reducido ni modificado por
razones de edad o sexo.
Articulo 13. El sueldo se pagara quincenalmente, fijndose como fecha lmite los das 15 y 30
de cada mes.
Articulo 14. Si la fecha coincide con fin de semana o da festivo, se pagara igual.
Articulo 15. Solo podrn hacerse retenciones, descuentos o deducciones del salario de los
trabajadores en los siguientes casos:
Articulo 16. Cuando el empleado contraiga deudas con la fbrica por cualquier concepto.
Articulo 17. Para cubrir las cantidades que por error hayan sido pagadas en exceso.
Articulo 18. Por concepto del impuesto sobre el producto del trabajo.
Articulo 19. Para cubrir cualquier aportacin que el empleado, voluntariamente y por escrito
acceda realizar a favor de terceros.
229
PP.5 8/10
ORDEN Y LIMPIEZA
1. Mantn limpio y ordenado tu puesto de trabajo
2. No dejes materiales alrededor de las mquinas. Colcalos en lugar seguro y donde
no estorben el paso.
3. Recoge las tablas con clavos, recortes de chapas y cualquier otro objeto que pueda
causar un accidente
4. Guarda ordenadamente los materiales y herramientas. No los dejes en lugares inseguros
5. No obstruyas los pasillos, escaleras, puertas o salidas de emergencia
EQUIPOS DE PROTECCIN INDIVIDUAL
1. Utiliza el equipo de seguridad que la empresa pone a tu disposicin
2. Si observas alguna deficiencia en l, ponlo enseguida en conocimiento de tu superior
3. Mantn tu equipo de seguridad en perfecto estado de conservacin y cuando est
deteriorado pide que sea cambiado por otro
4. Lleva ajustadas las ropas de trabajo; es peligroso llevar partes desgarradas, sueltas o que
cuelguen.
5. En trabajos con riesgos de lesiones en la cabeza, utiliza el casco.
6. Si ejecutas o presencias trabajos con proyecciones, salpicaduras, deslumbramientos, etc.
utiliza gafas de seguridad.
7. Si hay riesgos de lesiones para tus pies, no dejes de usar calzado de seguridad.
8. Cuando trabajes en alturas colcate el cinturn de seguridad.
9. Tus vas respiratorias y odos tambin pueden ser protegidos: infrmate.
Herramientas manuales
1. Utiliza las herramientas manuales slo para sus fines especficos. Inspeccinalas
peridicamente
2. Las herramientas defectuosas deben ser retiradas de uso
3. No lleves herramientas en los bolsillos salvo que estn adaptados para ello.
230
PP.5 9/10
231
PP.5 10/10
El riesgo de incendios
1. Conoce las causas que pueden provocar un incendio en tu rea de trabajo y las medidas
preventivas necesarias.
2. Recuerda que el buen orden y limpieza son los principios ms importantes de prevencin
de incendios.
3. No fumes en lugares prohibidos, ni tires las colillas o cigarros sin apagar.
4. Controla las chispas de cualquier origen ya que pueden ser causa de muchos incendios.
5. Ante un caso de incendio conoce tu posible accin y cometido.
6. Los extintores son fciles de utilizar, pero slo se se conocen; entrate de cmo
funcionan.
7. Si manejas productos inflamables, presta mucha atencin y respeta las normas de
seguridad.
Emergencias
1. Preocpate por conocer el plan de emergencia. Conoce las instrucciones de la empresa al
respecto.
2. Sigue las instrucciones que se te indiquen, y en particular, de quien tenga la
responsabilidad en esos momentos.
3. No corras ni empujes a los dems; si ests en un lugar cerrado busca la salida ms
cercana sin atropellamientos.
4. Usa las salidas de emergencia, nunca los ascensores o montacargas.
5. Presta atencin a la sealizacin. te ayudar a localizar las salidas de emergencia.
6. Tu ayuda es inestimable para todos. Colabora.
Accidentes
1. Mantn la calma pero acta con rapidez. Tu tranquilidad dar confianza al lesionado y a
los dems.
2. Piensa antes de actuar. Asegrate de que no hay ms peligros.
3. Asegrate quien necesita ms tu ayuda y atiende al herido o heridos con cuidado y
precaucin.
4. No hagas ms de lo indispensable; recuerda que tu misin no es reemplazar al mdico.
5. No des jams de beber a una persona sin conocimiento; puedes ahogarla con el lquido.
6. Avisa inmediatamente por los medios que puedas al mdico o servicio de socorro.
Conclusin
La mayor parte de la base legal es cumplida dentro de la empresa, pero se
encuentra que algunos artculos son aplicados parcialmente y no a todos los
departamentos.
Recomendacin
Al Presidente Ejecutivo
Mediante reuniones con los Gerentes, analizar lo establecido en la base legal
con el fin de que se propongan alternativas para que sea aplicada totalmente
en todos los niveles en beneficio de toda la fbrica.
ELABORADO POR: A.C
REVISADO POR: F.A
FECHA: 04/01/11
FECHA: 05/01/11
232
PP.6 1/3
FECHA: 04/01/11
FECHA: 05/01/11
233
PP.6 2/3
ORGANIGRAMA FUNCIONAL
Departamento de: Produccin, Cobranzas, Ventas y Operaciones
FECHA: 04/01/11
FECHA: 05/01/11
234
PP.6 3/3
Conclusin:
Los organigramas fueron formalmente aprobados por la Gerencia de
Planta, Ventas y el Presidente Ejecutivo en el 2009.
ELABORADO POR: A.C
REVISADO POR: F.A
FECHA: 04/01/11
FECHA: 05/01/11
235
PP.7 1/5
MISIN
Construir nuestro futuro produciendo y comercializando muebles de oficina y
hogar de ptima calidad, dedicando nuestros esfuerzos a conseguir el deleite de
los clientes, el desarrollo del personal y la satisfaccin de los accionistas sobre la
base de una cultura de compromiso de los empleados y colaboradores,
haciendo de la innovacin y la eficiencia una tarea diaria manteniendo nuestra
responsabilidad hacia la comunidad y la proteccin del ambiente es nuestra
misin.
VISIN
Ser una empresa reconocida, distinguida, renombrada y demandante, preferida
a nivel Nacional e Internacional al satisfacer las necesidades de amoblamiento
de la oficina y el hogar, enfocada en la innovacin, creatividad y distincin
adquirida por la excelente calidad de nuestros productos.
OBJETIVO INSTITUCIONAL
Mejorar y fortalecer a ATU ARTCULOS DE ACERO S.A. como una empresa
lder en la produccin y comercializacin de muebles de oficina a nivel nacional y
retadora a nivel internacional, dirigido especialmente a empresas pblicas y
privadas, a fin de satisfacer las necesidades de sus clientes, brindando una
atencin personalizada con un personal altamente capacitado, manteniendo
precios competitivos que permitan alcanzar objetivos financieros y contribuir al
crecimiento y desarrollo de sus proveedores y accionistas.
OBJETIVOS ESTRATGICOS
Largo Plazo
Ampliar la cartera de clientes nacionales e internacionales, incursionando en
nuevos mercados potenciales a travs de la innovacin y comodidad de sus
productos satisfaciendo las necesidades de los demandantes.
Maximizar los niveles de produccin y ventas, reduciendo el nivel de costos
y gastos de la fbrica.
236
PP.7 2/5
Mediano Plazo
Reducir el nivel de costos y gastos de la organizacin.
Incrementar el margen de ganancias por ventas para asegurar altos niveles
de rentabilidad de los accionistas.
Incrementar el nivel de Productividad
Reducir los tiempos de produccin e instalacin del producto a fin de
alcanzar un perodo ptimo hasta la entrega al cliente.
Corto Plazo
Mantener la poltica de ofrecer productos con precios competitivos para
aumentar el nmero de clientes que recompren los productos.
Disminuir el tiempo en el proceso de comercializacin y ventas.
Incrementar el nivel de satisfaccin de los clientes.
ESTRATEGIA CORPORATIVA
Mantener a ATU Artculos de Acero S.A. como una empresa lder a nivel
nacional como retadora en Amrica Latina, en la Fabricacin y comercializacin
de muebles de oficina y de hogar de calidad en base a productividad, reduciendo
los costos para ser ms competitivos en el mercado, buscando la satisfaccin de
los clientes.
Estrategias a Largo Plazo
Elaborar un plan de Marketing que le permita ampliar la cartera de clientes,
incrementar el nivel de ventas e incursionar en nuevos mercados.
Plan de compra de nuevo software para automatizacin de procesos.
237
PP.7 3/5
POLTICAS
ATU mantiene lineamientos bajo un Sistema de Calidad los cuales se enfocan al
logro de las siguientes polticas:
Suministrar muebles de oficina y hogar de ptima calidad que satisfagan las
necesidades del cliente al ms alto grado.
Obtener una posicin de liderazgo en el mercado ecuatoriano y externo
basados en la calidad y excelencia del servicio al cliente.
Involucrar a todo el personal en la mejora continua de la calidad,
enfatizando en la prevencin ms que en la deteccin de defectos.
Trabajar por el desarrollo integral de los empleados
Convertir a los proveedores en aliados estratgicos
Proteger al medio ambiente
PRINCIPIOS
Confianza
Compromiso
Profesionalidad
Eficiencia
Eficacia
238
PP.7 4/5
Innovacin
Trabajo en Equipo
Cuidado del Medio Ambiente
VALORES
Respeto
Honestidad
Calidad
Responsabilidad
Comportamiento tico
Compromiso ante la sociedad
ANLISIS FODA
Oportunidades
Amenazas
239
PP.7 5/5
Fortalezas
Debilidades
Conclusin
Para dar a conocer la planificacin estratgica se han colocado letreros con la
misin y visin de ATU en las instalaciones de la fbrica, pero un gran nmero
del personal desconoce la existencia de la misma, debido a que no se ha
realizado una difusin formal a todo el personal.
Recomendacin
Al Presidente Ejecutivo
Disponer a los Gerentes y Jefes departamentales que difundan la
Planificacin Estratgica que se ha desarrollado para la fbrica a todo el
personal para que conozcan y se comprometan al cumplimiento.
FECHA: 04/01/11
FECHA: 05/01/11
240
DP.1 1/4
MANUAL DE PRODUCCIN
de
FUNCIONES
FECHA DE
ACTUALIZACIN:
04/01/2002
HOJA No. 1
DE 4 HOJAS
INTRODUCCIN
El Departamento de Produccin en ATU Artculos de Acero S.A. constituye una rea
formal cuya misin es la de producir muebles y sistemas de oficina, con la mxima
calidad, cumpliendo los plazos de entrega al 100%, al menor costo y teniendo siempre
presente a las relaciones laborales y a la Productividad como objetivos muy
importantes.
Parte fundamental del departamento de Produccin es el Departamento de
Productividad y Procesos, el cual es el encargado de optimizar los procesos, mtodos y
sistemas con la finalidad de conseguir el mejoramiento de la productividad.
Adems, tiene al Departamento de Mantenimiento como su principal apoyo, pues es el
encargado de mantener la maquinaria, equipos e instalaciones en ptimas condiciones
de funcionamiento, con el fin de evitar toda clase de problemas productivos.
El Departamento de Produccin realiza adems, en algunas reas, el autocontrol de la
calidad, ayudndose para el efecto en los grupos de autogestin.
Este manual ser revisado anualmente por parte de la Gerencia de Produccin con la
finalidad de mantenerlo vigente y actualizado.
La administracin operativa del Manual de Produccin es responsabilidad del
Gerente de Produccin, quien ser el encargado de las modificaciones en los
procedimientos y de su aprobacin.
La Gerencia de Produccin ser responsable de la distribucin del presente Manual y
de las copias adicionales que se hagan para propsitos de auditoras externas o
solicitudes de clientes, previa autorizacin de la Gerencia General.
ALCANCE
El presente Manual de Produccin tiene que ser utilizado por todos quienes tienen la
responsabilidad de la produccin y a la vez por quienes tienen la responsabilidad de
asegurar y garantizar la Calidad de los productos de la Empresa ATU Artculos de Acero
S.A., en lo referente a la produccin propiamente dicha, en los mtodos y procesos y
en el mantenimiento de la maquinaria, equipos e instalaciones.
241
DP.1 2/4
NORMA:
ATU
REALIZADO POR:
Gerencia
de
Produccin
MANUAL DE PRODUCCIN
FUNCIONES
FECHA DE
ACTUALIZACIN:
04/01/2002
HOJA No. 2
DE 4 HOJAS
ORGANIZACIN Y RESPONSABILIDADES
A continuacin se indican detalladamente, las descripciones de la funciones de los
principales cargos del personal del departamento:
JEFE DE PRODUCCION
La gerencia de produccin tiene por misin utilizar de manera ptima los recursos
humanos, fsicos y tcnicos de que le ha provisto la Empresa, a fin de cumplir en los
plazos establecidos y con la mejor calidad posible, los programas de produccin
establecidos por el departamento de Planificacin.
Se encarga del anlisis y estudio permanente de los mtodos y procesos de
fabricacin, de mantener informacin actualizada de todos los mtodos modernos de
fabricacin y aplicar estas nuevas tcnicas en donde sean necesarias.
Se encarga adems de dirigir el rea de Mantenimiento tendiendo a evitar las paras de
mquinas con el fin de aumentar la productividad.
SUPERVISOR DE PRODUCCIN
La misin del Supervisor de Produccin consiste en organizar el trabajo y dotar del
personal necesario, para cumplir a cabalidad con las necesidades de produccin
solicitadas por el departamento de Planificacin, en cada una de las reas productivas,
con la mxima calidad, para que el cliente ATU se sienta plenamente satisfecho.
Controlar la produccin para obtener la mxima eficiencia, medida a travs de la
productividad y de las entregas
en el plazo indicado y velar por mantener la
seguridad y la disciplina del personal, en todos los lugares de trabajo.
INSPECTOR DEL DESPACHO
La misin del Inspector del Despacho es vigilar el buen desenvolvimiento del personal a
su cargo, de los mtodos y del sistema, utilizados, para el envo y embalaje de los
muebles a la Bodega de Producto Terminado.
242
DP.1 3/4
NORMA:
ATU
REALIZADO
POR:
Gerencia de
Produccin
MANUAL DE
PRODUCCIN
FUNCIONES
FECHA
DE
ACTUALI
ZACIN:
04/01/2
002
HOJA
No. 3
DE 4
HOJAS
RESPONSABLE DE SECCIN
La misin del Jefe de Seccin consiste en organizar el trabajo diario y disponer
en cada sitio del personal idneo, para cumplir a cabalidad con las necesidades
de produccin solicitadas por el departamento de Planificacin, con la mxima
calidad y en el menor tiempo posible.
Controlar la produccin para obtener la mxima eficiencia, y velar por
mantener la seguridad y disciplina del personal a su cargo.
DEFINICIONES
LINEA DE PRODUCCIN: Grupo de procesos similares y consecuentes utilizados en
la elaboracin de una parte, armado o producto terminado.
PARTE: Pieza individual que forma parte de un armado o de un producto
terminado.
ARMADO: Conjunto de partes unidas mediante uno o varios procesos. El armado
puede ser pintado.
PRODUCTO TERMINADO: Conjunto de partes y armados pintados que conforman
un mueble.
MUEBLE ESPECIAL: Muebles diferentes a aquellos de produccin normal. La
diferencia radica en el diseo, color de acabado, color y tipo de textil y color de
laminado.
PAPELOGRAFO: Grupos de autogestin, conformado por el personal de las
secciones y su Supervisor, y que se renen en fechas preestablecidas, con el fin de
solucionar problemas y buscar maneras para lograr objetivos impuestos.
SECCIN: Grupo de obreros que realizan un conjunto de procesos afines.
243
DP.1 4/4
MANUAL DE PRODUCCIN
de
FUNCIONES
FECHA DE
ACTUALIZACIN:
04/01/2002
HOJA No. 4
DE 4 HOJAS
Conclusin
El manual de produccin se encuentra desactualizado desde el 2002, esto ha
permitido que parte de los procedimientos no se apliquen por el personal.
Recomendacin
Al Gerente de Planta y Jefe de Produccin
Convocar a una reunin con el personal que ocupa los principales cargos en
el departamento para realizar la actualizacin del manual.
ELABORADO POR: A.C
REVISADO POR: F.A
FECHA: 05/01/11
FECHA: 06/01/11
244
DP.2 1/3
INSTRUCTIVO
de
INSPECCIN FINAL
FECHA DE
ACTUALIZACIN:
04/01/2002
HOJA No. 1
DE 3 HOJAS
Mtodo de
Inspeccin
Encargado
Inspeccin
Plan de
Muestreo
Sensorial
Jefe de
Seccin
100%
Visual
Jefe de
Seccin
100%
APARIENCIA:
Las
caractersticas
apariencia que deben revisarse son:
de
245
NORMA:
ATU
REALIZADO POR:
Gerencia
Produccin
INSTRUCTIVO
de
INSPECCIN FINAL
DP.2 2/3
FECHA DE
ACTUALIZACIN:
04/01/2002
HOJA No. 2
DE 3 HOJAS
Procedimiento
Mtodo de
Inspeccin
Encargado
Inspeccin
Plan de
Muestreo
Visual
Jefe de
Seccin
100%
Visual
Jefe de
Seccin
100%
Visual
Jefe de
Seccin
100%
Visual
Jefe de
Seccin
100%
Jefe de
Seccin
100%
Visual
Flexmetro
246
NORMA:
ATU
REALIZADO POR:
Gerencia
Produccin
INSTRUCTIVO
de
INSPECCIN FINAL
DP.2 3/3
FECHA DE
ACTUALIZACIN:
04/01/2002
HOJA No. 3
DE 3 HOJAS
Procedimiento
Mtodo de
Inspeccin
Encargado
Inspeccin
Plan de
Muestreo
Visual
Jefe de
Seccin
100%
Visual
Jefe de
Seccin
100%
FECHA: 05/01/11
FECHA: 06/01/11
247
DP.3 1/3
ENSAMBLAJE LAMINATI
PRODUCCIN ATU
COSTO
CANTIDAD
CONTROL DE CALIDAD
TOTAL
FEBRERO
HOGAR
248,67
OFICINAS
185,91
MARZO
ABRIL
MAYO
JUNIO
HOGAR
OFICINAS
HOGAR
OFICINAS
HOGAR
OFICINAS
HOGAR
OFICINAS
HOGAR
10,42
832,52
40,30
40,94
25,47
59,18
19,28
10,22
104,94
185,18
176,84
95,67
CANTIDAD
COSTO
1,94
COSTO
CANTIDAD
PRODUCCIN LAMINATI
ENERO
OFICINAS
COSTO
0
278,73
120,00
4,67
15,86
84,09
475,35
124,95
123,20
30,98
86,48
162,73
173,84
187,46
189,66
CANTIDAD
COSTO
23,07
84,49
11,05
92,05
CANTIDAD
COSTO
552,87
120,00
272,83
189,22
591,34
1.234,70
305,71
214,14
218,44
225,03
352,39
CANTIDAD
15
11
10
35,14
3
5,67
248
Mes
Responsable
COSTO
ENSAMBLAJE ATU
CANTIDAD
COSTO
ENSAMBLAJE LAMINATI
CANTIDAD
COSTO
PRODUCCIN ATU
CANTIDAD
PRODUCCIN LAMINATI
COSTO
SEPTIEMBRE
OCTUBRE
NOVIEMBRE
DICIEMBRE
TOTAL
OFICINAS
HOGAR
OFICINAS
HOGAR
OFICINAS
HOGAR
OFICINAS
HOGAR
OFICINAS
HOGAR
OFICINAS
HOGAR
43,60
20,00
33,94
40,30
30,68
147,02
20,34
197,42
40,00
217,27
91,13
29,26
20,00
14,77
0,61
27
1.307,57
43
2,78
16,40
35,69
23,40
30,98
1,05
48,67
34,31
12,62
173,84
187,46
20,00
31,23
COSTO
234,30
323,65
40,00
220,05
160,76
214,14
218,44
CANTIDAD
COSTO
1.674,30
11,68
93,61
CANTIDAD
TOTAL
AGOSTO
CANTIDAD
CONTROL DE CALIDAD
JULIO
DP.3 2/3
124,37
23,40
2
79,94
52,28
210,46
3
0,61
1
1.864,81
36
1.226,75
31
6.089,83
140
249
DP.3 3/3
Conclusin
El producto final llega con fallas a los clientes, debido a que no se realiza la
supervisin al 100% de los mismos ocasionando que se realicen garantas para
fabricarlos nuevamente o reprocesarlos sin existir un control para disminuir estas
fallas.
Recomendacin
Al Gerente de Planta
Mantener una reunin con los Jefes de Produccin y Control de Calidad,
para analizar propuestas que mejoren los procedimientos de supervisin y se
motive al cumplimiento del instructivo de inspeccin final, para que se
disminuya la generacin de garantas y los recursos que se utilizan al
producirlas.
FECHA: 05/01/11
FECHA: 06/01/11
250
DP.4 1/7
PRODUCTO
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
32
33
34
35
36
37
38
39
40
41
42
43
44
45
TOTAL DE
PRODUCCIN
34
923
17
242
13
17
20
50
11
17
330
10
116
54
55
49
21
126
334
2
68
3
6
24
38
87
27
10
208
225
6
22
24
7
13
10
21
6
42
154
71
10
8
10
20
PRODUCCIN A
TIEMPO
15
756
12
188
7
9
14
45
11
9
298
8
75
49
28
47
21
84
266
1
63
3
5
24
38
76
25
10
164
179
3
20
14
6
9
10
21
4
42
132
45
8
8
10
20
RETRASOS
19
167
5
54
6
8
6
5
8
32
2
41
5
27
2
42
68
1
5
1
11
2
44
46
3
2
10
1
4
2
22
26
2
-
251
DP.4 2/7
PRODUCTO
TOTAL DE
PRODUCCIN
6
31
92
109
53
722
202
66
23
8
399
10
91
206
16
25
56
268
19
13
121
6
18
9
6
11
12
6
6
6
9
8
30
7
6
9
103
27
10
6
8
12
6
6
22
PRODUCCIN A
TIEMPO
6
31
87
97
36
626
148
61
23
6
273
5
86
196
16
21
51
199
16
13
111
6
11
5
6
7
10
5
3
5
8
8
15
6
5
7
65
23
10
5
8
12
6
6
18
RETRASOS
5
12
17
96
54
5
2
126
5
5
10
4
5
69
3
10
7
4
4
2
1
3
1
1
15
1
1
2
38
4
1
4
252
DP.4 3/7
PRODUCTO
TOTAL DE
PRODUCCIN
10
6
25
6
6
6
6
13
10
6
15
17
127
41
36
11
187
63
10
11926
47
19
18
133
105
466
62
94
987
725
420
21
298
139
6
16
6
14
223
10
9
872
1169
8
66
PRODUCCIN A
TIEMPO
10
4
25
6
5
6
5
13
10
6
15
10
113
41
32
11
144
58
10
11811
47
8
6
133
105
420
57
89
890
638
245
21
233
139
5
16
6
14
176
10
9
776
997
4
61
RETRASOS
2
1
1
7
14
4
43
5
115
11
12
46
5
5
97
87
175
65
1
47
96
172
4
5
253
DP.4 4/7
PRODUCTO
TOTAL DE
PRODUCCIN
7
176
28
70
40
145
8
57
17
93
175
38
9
162
40
39
26
7
161
128
23
41
7
174
14
105
9
22
81
95
68
58
630
78
410
25
6
14
32
24
70
69
210
25
9
PRODUCCIN A
TIEMPO
4
112
28
65
40
87
4
25
17
45
133
38
8
101
40
35
26
7
102
95
23
33
7
97
10
97
8
18
54
55
54
53
534
66
303
17
4
5
17
20
55
33
195
21
9
RETRASOS
3
64
5
58
4
32
48
42
1
61
4
59
33
8
77
4
8
1
4
27
40
14
5
96
12
107
8
2
9
15
4
15
36
15
4
-
254
DP.4 5/7
PRODUCTO
TOTAL DE
PRODUCCIN
8
7
21
71
6
325
557
68
141
71
830
27
159
8
9
544
53
153
545
28
363
194
221
8
72
118
36
75
81
89
61
121
62
47
298
642
143
12
38
25
27
14
17
9
11
PRODUCCIN A
TIEMPO
8
7
21
66
6
300
490
32
77
36
689
21
95
8
9
448
48
153
482
22
324
194
187
8
44
86
36
70
76
84
56
121
39
39
288
542
89
12
26
15
11
13
15
9
11
RETRASOS
5
25
67
36
64
35
141
6
64
96
5
63
6
39
34
28
32
5
5
5
5
23
8
10
100
54
12
10
16
1
2
-
255
DP.4 6/7
PRODUCTO
TOTAL DE
PRODUCCIN
2976
15
10
1791
4
1255
326
96
83
24
52
22
637
189
133
8
50
11
124
52
2263
989
996
80
10
8
152
6
67
35
1177
6
204
955
302
7
8
1
50170
PRODUCCIN A
TIEMPO
2861
15
10
1654
4
956
253
76
78
17
38
22
332
78
89
4
45
11
56
44
2138
741
900
67
10
7
111
6
62
12
1062
6
174
868
257
5
8
1
43981
RETRASOS
115
137
299
73
20
5
7
14
305
111
44
4
5
68
8
125
248
96
13
1
41
5
23
115
30
87
45
2
4395
256
DP.4 7/7
Conclusin
Parte de los productos que fueron fabricados, no cumplieron las fechas
planificadas existiendo retrasos en la entrega de fbrica, esto se debe a que un
nmero significativo de pedidos son fabricados de manera urgente, por lo que la
produccin se dedica a cumplir con estos pedidos y se retrasa la planificacin
elaborada.
Recomendacin
Al Gerente de Planta y Jefa de Produccin
Mediante reuniones analizar propuestas que permitan mejorar la capacidad
de produccin para cumplir con todos los pedidos en las fechas planificadas
y ayuden al logro de objetivos de la empresa.
FECHA: 05/01/11
FECHA: 06/01/11
257
DP.5 1/2
Nro
1
2
3
4
5
6
7
8
9
Nombre y Apellido
Sra. Paola Cueva
Sr. Rafael Cataga
Sr. Gerardo Espinoza
Sr. Edwin Trujillo
Sr. Fernando Cataga
Sr. Arsenio Monar
Sr. Ulvio Rosero
Sr. Julio Vera
Sr. Rodrigo Cataga
Cargo
Jefe de Produccin
Supervisor de Produccin
Supervisor de Produccin
Supervisor de Produccin
Supervisor de Produccin
Inspector
Inspector
Jefe de Seccin
Jefe de Seccin
Forma de
Fecha de
Fecha de
Ingreso
Salida
Contrato Nombramiento
04/02/1990 16/08/2010
x
09/06/1994
x
14/08/1987 24/08/2009
x
16/03/1997
x
24/09/2007
x
04/02/1990
x
03/11/2004
x
17/09/2007 16/08/2010
x
26/08/1998
x
Ttulo Obtenido
Ing. Mecnico
Bachiller
Bachiller
Ing. Qumico
Ing. Mecnico
Bachiller
Ing. Mecnico
Bachiller
Bachiller
258
Nro
Nombre y Apellido
DP.5 2/2
Cargo
Jefe de Seccin
Jefe de Seccin
Jefe de Seccin
Fecha de
Ingreso
17/09/2009
13/05/2004
02/10/2003
Forma de
Fecha de
Salida
Contrato Nombramiento
24/08/2009
x
x
24/08/2009
x
Ttulo Obtenido
Bachiller
Bachiller
Bachiller
Conclusin
De acuerdo al listado del personal se encontr que las personas que laboran en principales cargos del departamento no cumplen con los
requerimientos profesionales, ya que cargos de supervisores lo desempean bachilleres.
Recomendacin
Al Gerente de Planta y Jefe de Produccin
Establecer perfiles profesionales de cada puesto, para que sea cumplido al momento de realizar ascensos o reclutamiento de
personal y mejoren su desempeo.
ELABORADO POR: A.C
REVISADO POR: F.A
FECHA: 05/01/11
FECHA: 06/01/11
259
DP.6 1/1
INDICADORES DE PRODUCCION
PRODUCCIN DE ENSAMBLAJE EN PUNTOS FIJOS: La produccin que
realmente se cumpli, los muebles que fueron terminados totalmente y son
entregados en la bodega de producto terminada.
Conclusin
Los indicadores estn incompletos, debido a que no se aplica a todos los
procedimientos. Existen cuatro lneas de produccin y los indicadores evalan
solamente a dos lneas Oficinas y Hogar.
Recomendacin
Al Gerente de Planta
Realizar una reunin con la Jefa de Produccin para actualizar los
indicadores y establecer a todos los procedimientos del departamento para
realizar un mejor seguimiento y logro de objetivos propuestos.
ELABORADO POR: A.C
REVISADO POR: F.A
FECHA: 05/01/11
FECHA: 06/01/11
260
DC.1 1/2
Servicio al Cliente
Inicio
Generar reporte
de cuentas por
cobrar
Consultar si el
pedido fue
entregado
totalmente y sin
novedad por
solucionar
NO
Est el acta
Entrega Recepcin
firmada por el
cliente?
SI
SI
Obra
finalizada?
Llamada
Telefnica
NO
SI
Confirmacin
de Pago
Cancelacin de
la Deuda
Comprobante
de Pago y
Factura
Despachar y
solucionar
novedades al
menor tiempo
posible
NO
Notificacin
Escrita
Visita
Domiciliaria
SI
Fin
Negociacin
del Pago
NO
Procedimiento
Legal
Confirmar que
se entreg
totalmente el
producto
261
DC.1 2/2
Conclusin
El proceso de cobro de los clientes que mantienen saldos pendientes con
la fbrica, depende de operaciones que se realizan en el rea de servicio
al cliente y no existe un respaldo que permita llevar un control de las
confirmaciones realizadas con esta rea sobre los pedidos entregados.
Recomendacin
FECHA: 06/01/11
FECHA: 07/01/11
262
DC.2 1/2
POLITICAS DE CRDITO
La siguiente tabla indica los montos que establecidos para las
formas de pago de los clientes:
FORMA DE PAGO
100% contra entrega
60% anticipado
30% entrega
10% firma de acta entrega
recepcin
263
DC.2 2/2
Conclusin
El documento proporcionado por el Jefe de Cobranzas no se encuentra
formalmente autorizado, solamente estn aprobadas las formas de pago.
El cobro se lo realiza nicamente cuando se haya entregado
completamente el pedido, sin realizar una gestin de cobro oportuna.
Recomendacin
Al Gerente de Ventas
FECHA: 06/01/11
FECHA: 07/01/11
264
DC.3 1/2
NRO
PARTNER
LINEA
ULTIMA ENTREGA
CLIENTE
TOTAL
1 BANALCAR
2 NORMAN CEVALLOS GUILLEN
3 MYC PROYECTOS
4 MAQUINARIAS Y VEHCULOS S.A.
5 MULTIHABITAT S.A.
6 GENERAL MOTORS
7 NELSON MUOZ
8 PERSEO S.A.
9 TECNOREPS
10 PROMOTORA INMOBILIARIA PINTO
11 ALBERTO ANDINO Y SOCIADOS CA. LTDA.
12 ALMACENES FABIAN CARVALLO
13 CONSTITUCIN C.A. COMPAA DE SEGUROS
14 MACOSER S.A.
15 CONSTRUCTORA GALVEZ
16 EDICIONES MDICAS ECUATORIANAS
17 KARINA ESPINOSA
18 FILESTORAGE
19 EDIFALVA
20 COMERCIAL KIWI S.A.
21 UNIVERSIDAD TCNICA PARTICULA DE LOJA
22 JOSE SOLINES AGUAYO
23 EMPRESA METROPOLITANA QUITO DE TURISMO
24 CORPORACIN EL ROSADO S.A.
25 NETLAB S.A
OFICINAS
HOGAR
OFICINAS
OFICINAS
HOGAR
OFICINAS
OFICINAS
OFICINAS
OFICINAS
HOGAR
HOGAR
OFICINAS
OFICINAS
OFICINAS
HOGAR
OFICINAS
HOGAR
OFICINAS
OFICINAS
HOGAR
OFICINAS
HOGAR
OFICINAS
HOGAR
OFICINAS
23/10/2008
19/10/2009
26/10/2009
04/12/2009
12/05/2010
12/06/2010
15/06/2010
19/08/2010
22/09/2010
23/09/2010
24/09/2010
28/09/2010
01/10/2010
01/10/2010
08/10/2010
08/10/2010
13/10/2010
13/10/2010
02/11/2010
05/11/2010
11/11/2010
15/11/2010
18/11/2010
25/11/2010
11/12/2010
4.516.939
40.515
8.831
362.256
455.778
634.915
34.046
34.893
457.458
176.510
173.490
516.287
227.571
248.189
33.303
17.598
143.305
157.300
255.883
55.955
38.731
86.154
5.550
81.012
55.157
216.252
2.214.755
18.317
5.441
65.747
123.607
233.455
19.800
34.893
232.899
85.658
170.199
262.434
71.191
98.189
33.303
6.784
134.087
57.300
95.253
49.996
38.731
44.008
3.920
81.012
55.157
193.374
265
DC.3 2/2
Conclusin
Existen cuentas pendientes de cobro desde el ao 2008, sin que sus valores
hayan sido recuperados en las fechas establecidas en el contrato. Debido a la
inexistencia de procedimientos que permitan mejorar el desempeo del personal
de cobranzas.
Recomendacin
Al Gerente de Ventas
A travs de una reunin con el personal de Cobranzas, analizar la
implementacin de procedimientos que mejoren las actividades del personal
en la gestin de cuentas incobrables.
FECHA: 06/01/11
FECHA: 07/01/11
266
DC.4 1/2
MES
MONTO PLANEADO
COBROS
PLANEADOS
CUMPLIMIENTO A LA
FECHA DE COBRO
PENDIENTE DE
COBRO AL
04/01/2011
Enero
493.227,00
60
54
Febrero
522.099,00
82
82
Marzo
588.834,00
92
92
Abril
488.141,00
75
68
Mayo
315.955,00
65
62
233.899,00
Junio
575.873,00
90
90
54.693,00
Julio
740.131,00
103
103
Agosto
1.051.456,00
108
97
232.899,00
Septiembre
1.661.296,00
115
104
589.482,00
Octubre
1.971.295,00
125
113
424.916,00
Noviembre
1.477.263,00
101
91
272.824,00
Diciembre
1.381.115,00
105
95
193.374,00
11.266.685,00
1121
1049
TOTAL
2.002.087,00
267
DC.4 2/2
Conclusin
El personal de cobranzas inicia el proceso de cobro una vez que se haya
entregado totalmente el producto y a satisfaccin del cliente, por este
motivo no se evala su desempeo.
La inexistencia de procedimientos para evaluar el desempeo del
personal en la recuperacin de cartera ocasiona que el desempeo sea
ineficaz.
Recomendacin
Al Gerente de Ventas
A travs de comits de mejoramiento con el personal de Cobranzas
incentivar al cumplimiento de los cobros en las fechas establecidas y
analizar la propuesta de establecer polticas para evaluar la gestin de
cobros e implementar objetivos al departamento que comprometan a
los empleados a su cumplimiento en beneficio de toda la fbrica.
FECHA: 06/01/11
FECHA: 07/01/11
268
DC.5 1/2
Nro
Nombre y Apellido
Cargo
Fecha de
Ingreso
Fecha de
Salida
16/08/2010
Forma de
Contrato Nombramiento
Jefe de Cobranzas
14/05/2005
2 Roberto Rivera
Jefe de Cobranzas
04/03/2000
Asistente
05/06/2003
Bachiller
4 Carlos Hidrobo
Recaudador
12/04/2008
Ing. Comercial
5 Hernn Morocho
Recaudador
11/07/2007
Ttulo Obtenido
Ing. Comercial
Bachiller
269
DC.5 2/2
Conclusin
La seleccin del personal ha sido realizada por el Gerente de Ventas de
acuerdo a su criterio, sin considerar los perfiles profesionales requeridos
para los puestos. La falta de un manual de procedimientos para realizar
una contratacin formal del personal ha ocasionado que las personas que
laboran en el departamento no cumplan con los requerimientos
profesionales para los puestos.
Recomendacin
Al Gerente de Ventas y Jefe de Cobranzas
Mediante reuniones analizar la propuesta de establecer un
procedimiento para realizar una seleccin formal del personal, para
que el personal cumpla con el perfil profesional para cada puesto.
Al personal que se encuentra laborando en el Departamento que
tienen ttulo de bachiller, exigir y apoyar que realicen estudios de
tercer nivel en carreras afines a los puestos con el fin de que realicen
un mejor desempeo y gestin de cobro.
FECHA: 06/01/11
FECHA: 07/01/11
270
DV.1 1/4
MANUAL DE VENTAS
REGISTRO DE PEDIDOS
FECHA DE
ACTUALIZACIN:
04/01/2002
HOJA No. 1
DE 4 HOJAS
INTRODUCCION
Los pedidos se receptan en el Departamento de coordinacin de cada ciudad y, se
envan a Coordinacin de Ventas Quito, donde se preparan para su transmisin al
S.G.I. Con la recepcin oportuna y eficaz se garantiza la entrega del producto en el
plazo establecido. Los pedidos son transmitidos en cualquier momento del horario
laborable.
OBJETO
Este procedimiento describe la transmisin, registro de los pedidos y establece los
plazos de entrega de los pedidos
ALCANCE
El presente procedimiento normaliza la transmisin y registro de los pedidos tanto a
nivel nacional como para exportaciones. Por otra parte, el contrato se refiere
exclusivamente a especificaciones de plazos de entrega y no a precios, calidades o
especificaciones tcnicas.
271
NORMA:
ATU
REALIZADO POR:
Gerencia de Ventas
MANUAL DE VENTAS
REGISTRO DE PEDIDOS
DV.1 2/4
FECHA DE
ACTUALIZACIN:
04/01/2002
HOJA No. 2
DE 4 HOJAS
Actitud: Disposicin al proceso de formacin por parte del vendedor. Esta etapa
depende del vendedor y su motivacin.
Sistema: Mtodo de trabajo para llevar a cabo las ventas a travs de la utilizacin del
Baan para la generacin de pedidos y sistema de generacin de planos.
GENERACIN DE PEDIDOS
Los plazos de los contratos se elaborarn siguiendo las siguientes consideraciones:
272
DV.1 3/4
NORMA:
ATU
REALIZADO POR:
Gerencia de Ventas
MANUAL DE VENTAS
FECHA DE
ACTUALIZACIN:
04/01/2002
REGISTRO DE PEDIDOS
HOJA No. 3
DE 4 HOJAS
Los plazos de entrega se establecen por montos de compra y sin considerar los
tipos de muebles que contiene el pedido, excepto:
o Cuando
la
capacidad
productiva
de
Fbrica
est
subutilizada
Requisitos:
El vendedor debe verificar que se han registrado todos los tems necesarios en el
sistema, para que se inicie la produccin.
273
DV.1 4/4
MANUAL DE VENTAS
REGISTRO DE PEDIDOS
FECHA DE
ACTUALIZACIN:
04/01/2002
HOJA No. 4
DE 4 HOJAS
Conclusin
La ltima actualizacin realizada al manual fue en el ao 2002, ocasionando que
el manual no sea conocido por personal de nuevo ingreso y no se realice una
induccin ptima al puesto de trabajo.
Recomendacin
Al Gerente de Ventas y Jefe de Ventas
A travs de reuniones con el personal del departamento elaborar un manual
actualizado estableciendo las funciones y procedimientos de ventas, para
que se difunda al personal y se motive al cumplimiento de la normativa que
permitir un mejoramiento en los procesos.
ELABORADO POR: A.C
REVISADO POR: F.A
FECHA: 07/01/11
FECHA: 10/01/11
274
DV.2 1/2
INGRESO DE PEDIDOS
VIGENCIA: 26 MARZO 2008
CLIENTE
MONTO PVP
FABRICA
STOCK
DE 0 A 5000
11
13
14
DE 5001 A 20000
14
16
19
DE 20001 A 40000
18
21
26
DE 40001 A 80000
20
23
DE 80001 EN ADELANTE
28
Consultar a fbrica
FABRICA
CLIENTE
FABRICA
CLIENTE
14
10
21
24
FABRICA
CLIENTE
FABRICA
CLIENTE
21
24
21
24
RODARCHIVOS (SAM)
PLAZO DE ENTREGA (DAS LABORABLES)
FABRICA
CLIENTE
20
25
NOTA:
Estos tiempos dependern de la capacidad de produccin fbrica, es decir
si aumenta, inmediatamente tendran que ser revisadas.
No se puede dividir los pedidos, nicamente para conseguir plazos
menores. Se controlar en fbrica.
275
DV.2 2/2
CANCELACIN DE PEDIDOS
del
NOTA:
Estas polticas entran en vigencia a partir del 26 de marzo del 2008, pero
depender de la capacidad de produccin fbrica.
GERENTE VENTAS
FECHA: 07/01/11
FECHA: 10/01/11
276
DV.3 1/3
ENERO
Total Vendido
FEBRERO
Total Vendido
MARZO
Total Vendido
ABRIL
Total Vendido
MAYO
Total Vendido
JUNIO
Total Vendido
MONTO
NRO DE PEDIDOS
O A 5000
5.001 A 20.000
20.001 A 40.000
40.001 A 80.000
80.001 EN ADELANTE
595.876,00
O A 5000
5.001 A 20.000
20.001 A 40.000
40.001 A 80.000
80.001 EN ADELANTE
985.678,00
O A 5000
5.001 A 20.000
20.001 A 40.000
40.001 A 80.000
80.001 EN ADELANTE
876.514,00
O A 5000
5.001 A 20.000
20.001 A 40.000
40.001 A 80.000
80.001 EN ADELANTE
976.234,00
O A 5000
5.001 A 20.000
20.001 A 40.000
40.001 A 80.000
80.001 EN ADELANTE
1.234.598,00
O A 5000
5.001 A 20.000
20.001 A 40.000
40.001 A 80.000
80.001 EN ADELANTE
1.002.139,00
50
22
5
2
0
79
65
12
10
14
2
103
90
44
12
4
0
150
65
54
43
22
1
185
122
76
40
15
5
258
44
38
15
6
3
106
FECHAS DE INGRESO
CUMPLIERON FECHAS NO CUMPLIERON FECHAS
45
5
20
2
4
1
2
0
71
8
65
10
2
10
12
2
1
1
98
5
85
5
38
6
12
4
0
139
11
64
1
54
43
22
0
1
183
2
115
7
63
13
40
15
4
1
237
21
44
38
10
5
4
2
1
2
97
9
277
PERODO
JULIO
Total Vendido
AGOSTO
Total Vendido
SEPTIEMBRE
TOTAL
OCTUBRE
TOTAL
NOVIEMBRE
TOTAL
DICIEMBRE
TOTAL
TOTAL GENERAL
MONTO
NRO DE PEDIDOS
O A 5000
5.001 A 20.000
20.001 A 40.000
40.001 A 80.000
80.001 EN ADELANTE
1.122.301,00
O A 5000
5.001 A 20.000
20.001 A 40.000
40.001 A 80.000
80.001 EN ADELANTE
1.324.675,00
O A 5000
5.001 A 20.000
20.001 A 40.000
40.001 A 80.000
80.001 EN ADELANTE
1.205.678,00
O A 5000
5.001 A 20.000
20.001 A 40.000
40.001 A 80.000
80.001 EN ADELANTE
1.000.456,00
O A 5000
5.001 A 20.000
20.001 A 40.000
40.001 A 80.000
80.001 EN ADELANTE
987.213,00
O A 5000
5.001 A 20.000
20.001 A 40.000
40.001 A 80.000
80.001 EN ADELANTE
1.089.987,00
12.401.349,00
57
34
22
12
4
129
104
87
69
35
2
297
94
65
55
22
7
243
66
36
10
20
5
137
56
45
50
25
2
178
55
33
12
45
5
150
2015
DV.3 2/3
FECHAS DE INGRESO
CUMPLIERON FECHAS NO CUMPLIERON FECHAS
35
22
30
4
22
10
2
4
101
28
76
28
87
55
14
28
7
2
248
49
88
6
56
9
52
3
21
1
4
3
221
22
54
12
36
8
2
17
3
3
2
118
19
45
11
44
1
32
18
20
5
1
1
142
36
38
17
22
11
9
3
32
13
4
1
105
45
1760
255
278
DV.3 3/3
Conclusin
Existe el ingreso de pedidos a menor tiempo bajo autorizacin de
Gerencia para cumplir con los objetivos de ventas sin consultar la
capacidad de fbrica. No se est cumpliendo con las polticas para
ingresar los pedidos, ocasionando el retraso en la entrega al cliente de
otros pedidos.
Recomendacin
FECHA: 07/01/11
FECHA: 10/01/11
279
DV.4 1/2
EJECUTIVO DE VENTAS
ENERO
FEBRERO
MARZO
ABRIL
MAYO
JUNIO
JULIO
AGOSTO
780,00
1.243,00
5.432,00
6.789,00
2.528,00
6.233,00
100,00
2.345,00
8.900,00
1.452,00
433,00
3.211,00
3.200,00
5.800,00
3.455,00
367,00
5.321,00
7.890,00
2.176,00
124,00
1.851,00
280
DV.4 2/2
Nro
EJECUTIVO DE VENTAS
16 Adrian Ludea
17 Patricia Maldonado
18 Rolando Charvet
19 Santiago Buenda
20 Tania Malouf
TOTAL
ENERO
FEBRERO
MARZO
ABRIL
MAYO
JUNIO
JULIO
AGOSTO
6.973,00
566,00
555,00
978,00
1.090,00
13.363,00
17.497,00
7.013,00
15.296,00
978,00
6.990,00
792,00
566,00
2.528,00
10.751,00
1.243,00
3.567,00
792,00
Conclusin
Existen altos montos de cancelacin de pedidos debido a la falta de coordinacin para cancelarlos, entre el departamento de ventas y servicio al
cliente.
Recomendacin
Al Jefe de Ventas y Jefe de Servicio al Cliente
Difundir la poltica de cancelacin de pedidos a todo el personal, y revisar que las cuentas de acceso al sistema de los ejecutivos est bloqueada la
opcin de cancelar los pedidos.
Establecer la coordinacin de cancelacin de pedidos nicamente con el Jefe de servicio al cliente, para que se centralice las solicitudes de
cancelacin solamente con su autorizacin
ELABORADO POR: A.C
REVISADO POR: F.A
FECHA: 07/01/11
FECHA: 10/01/11
281
DV.5 1/2
Nombre y Apellido
Lnea
Cargo
Fecha de
Ingreso
Fecha de
Salida
x
x
1 Mayra Vaca
Jefe de Ventas
04/07/2005
2 Johana Castillo
Asistente
12/02/2006
01/03/2007
4 Amanda Crdenas
16/05/2004
28/08/2009
5 Raque Jcome
01/02/2006
09/05/2008
6 Gabriel Villagomez
01/05/1997
7 Horacio de Alencar
02/09/2005
8 Janeth Portilla
02/06/1998
9 Jorge Cervantes
01/02/1996
10 Marcelo Jcome
01/08/2006
11 Mesias Cordero
01/01/1992
12 Omar Larrea
01/04/2009
Forma de Ingreso
Contrato Nombramiento
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
Titulo
Ing. Comercial
Bachiller Contable
Arquitecta
Arquitecta
Arquitecta
Arquitecto
Arquitecto
Arquitecta
Arquitecto
Arquitecto
Arquitecto
Arquitecto
282
Nombre y Apellido
Lnea
DV.5 2/2
Cargo
Fecha de
Ingreso
13 Patricia Benitez
01/04/2009
14 Santiago Hervas
01/07/2002
15 Silvia Espinosa
01/10/2000
16 Silvana Jibaja
12/01/2006
17 Simn Arroyave
06/11/1998
18 Valeria Cartagena
10/04/2009
19 Vctor Muoz
01/08/1999
20 Adrian Ludea
Hogar
Ejecutivo de Ventas
01/04/2009
21 Patricia Maldonado
Hogar
Ejecutivo de Ventas
08/09/2004
22 Rolando Charvet
Hogar
Ejecutivo de Ventas
07/03/2005
23 Santiago Buenda
Hogar
Ejecutivo de Ventas
15/04/2000
24 Tania Malouf
Hogar
Ejecutivo de Ventas
11/05/2003
Fecha de
Salida
Forma de Ingreso
Contrato
Nombramiento
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
Titulo
Arquitecta
Arquitecto
Arquitecta
Arquitecta
Arquitecto
Arquitecta
Arquitecto
Arquitecto
Arquitecta
Arquitecto
Arquitecto
Arquitecta
Comentario
El personal posee el perfil profesional de acuerdo al puesto que ocupa en el departamento, ya que para ser ejecutivo de ventas se
realiza una seleccin formal exclusivamente considerando arquitectos para la elaboracin de los planos y manejo de paquetes
automatizados especficos para el departamento.
FECHA: 07/01/11
FECHA: 10/01/11
283
DV.6 1/1
Conclusin
Los indicadores que se manejan en el departamento estn incompletos, ya que
solamente se ha planteado a la eficacia de las ventas segn el objetivo
propuesto para el ao, pero no se ha considerado la medicin de los dems
procedimientos.
Recomendacin
Al Gerente de Ventas
Mantener reuniones con el personal del departamento para establecer
indicadores que permitan medir resultados obtenidos de los
procedimientos de ventas que permitan plantear acciones de mejora.
FECHA: 07/01/11
FECHA: 10/01/11
284
DO.1 1/5
MANUAL DE OPERACIONES
PLANIFICACIN
FECHA DE
ACTUALIZACIN:
16/06/2000
HOJA No. 1
DE 5 HOJAS
INTRODUCCIN
El presente comprende bsicamente las actividades generales que se desarrollan en el
rea de planificacin, la cual est incluida en el Departamento de Operaciones.
El Departamento de Planificacin debe responder por el cumplimiento de los pedidos
que le son enviados desde el Departamento de Ventas. El objetivo principal del
Departamento de Planificacin puede definirse como La organizacin y utilizacin de
los recursos con que cuenta la Fbrica para conseguir que las entregas a los clientes se
cumplan en los plazos establecidos, pero de manera que las gestiones productiva y de
aprovisionamiento de insumos se realicen de manera ptima, es decir al mnimo costo
para la empresa.
PRINCIPALES FUNCIONES
JEFE DE OPERACIONES
La misin de la Gerencia de Operaciones es coordinar la gestin de los Departamentos
de Planificacin, Adquisiciones, de forma que la provisin y uso de insumos internos y
externos sea realizada de manera ptima en cuanto a oportunidad, costo, y que el
cumplimiento de los trminos contractuales firmados con los clientes de fabrica este
dentro los parmetros establecidos en los objetivos del rea. Adicionalmente, debe
participar activamente en el desempeo de cada jefe de rea a fin de ayudarles en la
mejora continua de su gestin.
SUPERVISOR DE PLANIFICACION
La misin del Supervisor de Planificacin consiste en realizar todas las gestiones
internas y externas, necesarias para que los pedidos procedentes de las ventas se
cumplan en los plazos y condiciones estipuladas en la lista de pedidos, y con calidad
ptima, de manera que el cliente de ATU se sienta satisfecho de su compra. El
Supervisor de Planificacin debe aspirar a tener un 100% de eficiencia en el
cumplimiento de los pedidos a su cargo. El porcentaje de la eficiencia en las entregas
es el nico parmetro vlido de medicin del desempeo de este cargo, pero
ponderado adems por el nivel de mnimo costo posible en el proceso productivo.
CONTENIDO
ATU Artculos de Acero S.A. mantiene un esquema de produccin bajo pedido. Slo se
ensamblan los productos vendidos, aunque internamente puedan producirse algunos
componentes bajo el criterio de stocks mnimos.
El Departamento de Planificacin realiza una serie de procesos que aseguran la llegada
confiable y oportuna de los pedidos a la fbrica:
285
MANUAL DE OPERACIONES
PLANIFICACIN
DO.1 2/5
FECHA DE
ACTUALIZACIN:
16/06/2000
HOJA No. 2
DE 5 HOJAS
1.- Se consultan en pantalla los pedidos que han sido cargados por la coordinacin de
ventas.
2.- Se asignan a los pedidos los muebles que se encuentren disponibles en bodega de
producto terminado.
3.- Los pedidos as trabajados son transferidos al S.G.I., el mismo que los separa por
lneas de produccin.
4.- Los pedidos se imprimen y se entregan a los supervisores de Planificacin
responsables de las diferentes lneas.
5.- Los supervisores revisan si los plazos de los pedidos transmitidos desde
coordinacin cumplen las estipulaciones establecidas.
Los reportes de pedidos son revisados por el supervisor de la lnea correspondiente,
firmados y archivados por Planificacin, durante un ao.
Tanto para la estimacin de la capacidad productiva de las lneas de ATU (y de la
Fbrica en general), as como para el establecimiento de los plazos de entrega por
niveles de contratacin se utilizan los Puntos Fijos, que son valores constantes en el
tiempo que califican la dificultad de la fabricacin de cada producto de ATU.
Revisin del Contrato: El contrato tendr vigencia de un ao, y a la finalizacin de este
plazo ser revisado. Podr revisarse en todo en parte, adems, en las siguientes
circunstancias:
Cuando la capacidad productiva de Fbrica est subutilizada consistentemente
debido a situaciones tales como mejoras tecnolgicas que la amplen
significativamente, a disminuciones sostenidas de la Venta u otras.
Cuando las condiciones del mercado determinen imperativamente una baja de los
plazos de entrega.
Cuando por motivos de fuerza mayor, la capacidad productiva de Fbrica se vea
seriamente afectada.
286
MANUAL DE OPERACIONES
COMPRAS
DO.1 3/5
FECHA DE
ACTUALIZACIN:
16/06/2000
HOJA No. 3
DE 5 HOJAS
INTRODUCCIN
El MANUAL DE COMPRAS presenta las actividades que se realizan en el Departamento
de Adquisiciones, para asegurar la calidad y el cumplimiento en el abastecimiento por
parte de los subcontratistas. Este manual debe ser mantenido y actualizado en sus
procedimientos en un plazo de hasta 30 das desde que se produce un cambio en la
forma en que se ha estado realizando alguna actividad.
ALCANCE
El manual establece procedimientos que son realizados por el personal del rea de
Compras especialmente en el abastecimiento de los productos, mientras que los
procedimientos de revisin de materiales y evaluacin de proveedores planteados son
de competencia al Departamento de Control de Calidad quienes son los encargados de
los registros y toma de decisiones.
FUNCIONES
JEFATURA DE COMPRAS NACIONALES.La Jefatura de Compras es la encargada del abastecimiento de la materia prima y
materiales que se originan en el pas. Es tambin una jefatura que apoya a los otros
departamentos de ATU en la bsqueda de nuevos subcontratistas y productos. Se
encarga tambin de negociar precios y de controlar los incrementos de los mismos.
JEFATURA DE TERCEROS.La jefatura de Terceros es la encargada de asegurar la prestacin de servicios por parte
de las empresas y terceros que trabajan con ATU. Es tambin una jefatura que apoya
a los otros departamentos de ATU en la bsqueda de nuevos subcontratistas, y
servicios alternativos. Se encarga tambin de negociar precios y de controlar los
incrementos de los mismos.
CONTENIDO
El presente Manual establece los procedimientos que deben ser observados por el
Departamento de Adquisiciones para asegurar la calidad del abastecimiento.
Los procedimientos presentados estn de acuerdo a lo especificado en la norma ISO
9001-1994, Captulo VII y corresponde a los siguientes puntos:
7.1 GENERALIDADES: Conformidad entre los productos y los requisitos especificados.
287
NORMA:
ATU
REALIZADO POR:
Gerencia
de
Produccin
MANUAL DE OPERACIONES
COMPRAS
DO.1 4/5
FECHA DE
HOJA No. 4
ACTUALIZACIN:
DE 5 HOJAS
16/06/2000
288
DO.1 5/5
NORMA:
ATU
REALIZADO POR:
Gerencia
de
Produccin
MANUAL DE OPERACIONES
COMPRAS
FECHA DE
HOJA No. 5
ACTUALIZACIN:
DE 5 HOJAS
16/06/2000
Conclusin
Los manuales proporcionados por el cliente no han sido difundidos al
personal ya que no se ha realizado la actualizacin de los manuales. El
personal desarrolla los procedimientos de acuerdo a la capacitacin
cuando ingresa al puesto, la misma que es impartida por el empleado que
se retira del puesto.
Al Jefe de Operaciones y Jefes de reas
A travs de reuniones con el personal de cada rea, realizar la
actualizacin del manual, incluyendo las funciones y procedimientos
de las tres reas que pertenecen al departamento: planificacin,
compras y servicio al cliente e instalaciones. Para mejorar el
desempeo del personal y mejorar la gestin de los procesos.
FECHA: 10/01/11
FECHA: 11/01/11
289
DO.2 1/8
MES
1era Semana
2da Semana
3era Semana
4ta Semana
Total
2010
OBJETIVO
ENERO
62.601,15
146.069,35
83.468,20
125.202,30
417.341,00
335.164,00
FEBRERO
43.225,95
100.860,55
57.634,60
86.451,90
288.173,00
344.623,00
MARZO
48.025,95
112.060,55
64.034,60
96.051,90
320.173,00
375.242,00
ABRIL
52.136,25
121.651,25
69.515,00
104.272,50
347.575,00
267.697,00
MAYO
49.174,20
114.739,80
65.565,60
98.348,40
327.828,00
246.886,00
JUNIO
76.612,35
178.762,15
102.149,80
153.224,70
510.749,00
390.130,00
JULIO
80.585,40
188.032,60
107.447,20
161.170,80
537.236,00
431.823,00
290
DO.2 2/8
Total
2010
1era Semana
2da Semana
3era Semana
4ta Semana
AGOSTO
108.458,40
253.069,60
144.611,20
216.916,80
723.056,00
558.412,00
SEPTIEMBRE
115.827,60
270.264,40
154.436,80
231.655,20
772.184,00
648.631,00
OCTUBRE
107.497,65
250.827,85
143.330,20
214.995,30
716.651,00
736.087,00
NOVIEMBRE
108.048,60
252.113,40
144.064,80
216.097,20
720.324,00
734.382,00
DICIEMBRE
19.582,50
45.692,50
26.110,00
39.165,00
130.550,00
57.338,00
PROMEDIO MENSUAL
72.648,00
169.512,00
96.864,00
145.296,00
484.320,00
427.201,25
871.776,00
2.034.144,00
1.162.368,00
1.743.552,00
5.811.840,00
5.126.415,00
MES
TOTAL
OBJETIVO
291
DO.2 3/8
Carga de produccin:
MES
ENERO
FEBRERO
MARZO
ABRIL
MAYO
JUNIO
JULIO
AGOSTO
SEPTIEMBRE
OCTUBRE
NOVIEMBRE
DICIEMBRE
TOTAL
1era Semana
Cortes Activos
2da Semana
75.600
37.800
126.195
124.740
50.400
88.200
40.320
123.480
142.500
119.700
94.500
112.140
1.135.575
176.400
88.200
294.455
291.060
117.600
205.800
94.080
288.120
332.500
279.300
220.500
261.660
2.649.675
3era Semana
90.720
45.360
151.434
149.688
60.480
105.840
48.384
148.176
171.000
143.640
113.400
134.568
1.362.690
4ta Semana
161.280
80.640
269.216
266.112
107.520
188.160
86.016
263.424
304.000
255.360
201.600
239.232
2.422.560
TOTAL
504.000
252.000
841.300
831.600
336.000
588.000
268.800
823.200
950.000
798.000
630.000
747.600
7.570.500
OBJETIVO
MENSUAL
840.000
840.000
840.000
840.000
840.000
840.000
840.000
840.000
840.000
840.000
840.000
840.000
10.080.000
292
DO.2 4/8
Carga de produccin:
MES
ENERO
FEBRERO
MARZO
ABRIL
MAYO
JUNIO
JULIO
AGOSTO
SEPTIEMBRE
OCTUBRE
NOVIEMBRE
DICIEMBRE
TOTAL
1era Semana
Armados Activos
2da Semana
16.200
8.100
13.500
16.200
10.800
18.900
26.946
26.460
23.490
28.645
26.730
24.030
240.001
37.800
18.900
31.500
37.800
25.200
44.100
62.874
61.740
54.810
66.838
62.370
56.070
560.002
3era Semana
19.440
9.720
16.200
19.440
12.960
22.680
32.335
31.752
28.188
34.374
32.076
28.836
288.001
4ta Semana
34.560
17.280
28.800
34.560
23.040
40.320
57.485
56.448
50.112
61.109
57.024
51.264
512.002
TOTAL
108.000
54.000
90.000
108.000
72.000
126.000
179.640
176.400
156.600
190.965
178.200
160.200
1.600.005
OBJETIVO
MENSUAL
180.000
180.000
180.000
180.000
180.000
180.000
180.000
180.000
180.000
180.000
180.000
180.000
2.160.000
293
DO.2 5/8
Carga de produccin:
MES
ENERO
FEBRERO
MARZO
ABRIL
MAYO
JUNIO
JULIO
AGOSTO
SEPTIEMBRE
OCTUBRE
NOVIEMBRE
DICIEMBRE
TOTAL
1era Semana
2da Semana
1.620
1.485
1.418
1.458
1.755
1.215
1.634
1.526
1.553
1.661
1.334
1.391
18.047
3.780
3.465
3.308
3.402
4.095
2.835
3.812
3.560
3.623
3.875
3.112
3.245
42.109
3era Semana
1.944
1.782
1.701
1.750
2.106
1.458
1.960
1.831
1.863
1.993
1.601
1.669
21.656
4ta Semana
3.456
3.168
3.024
3.110
3.744
2.592
3.485
3.254
3.312
3.542
2.845
2.966
38.500
TOTAL
10.800
9.900
9.450
9.720
11.700
8.100
10.890
10.170
10.350
11.070
8.892
9.270
120.312
OBJETIVO
MENSUAL
9.000
9.000
9.000
9.000
9.000
9.000
9.000
9.000
9.000
9.000
9.000
9.000
108.000
294
DO.2 6/8
MES
ENERO
FEBRERO
MARZO
ABRIL
MAYO
JUNIO
JULIO
AGOSTO
SEPTIEMBRE
OCTUBRE
NOVIEMBRE
DICIEMBRE
TOTAL
1era Semana
1422
1473
905
1106
387
438
1602
1242
1422
1061
1082
700
12839
2da Semana
3318
3437
2111
2580
903
1022
3738
2898
3318
2477
2524
1632
29957
3era Semana
1706
1768
1085
1327
464
526
1922
1490
1707
1274
1298
840
15406
4ta Semana
3034
3142
1930
2358
826
934
3418
2649
3034
2264
2308
1492
27389
TOTAL
9480
9820
6030
7370
2580
2920
10680
8279
9481
7076
7211
4664
85591
PROYECCIN
10200
12766
4221
8107
1935
2044
13884
5795
10903
4246
9374
6063
89539
295
DO.2 7/8
EXCELENTE
MUY BUENO
BUENO
REGULAR
MALO
TOTAL
PLANIFICADO
ENERO
13
22
25
FEBRERO
10
25
25
13
27
30
ABRIL
16
30
30
MAYO
18
24
24
JUNIO
20
27
27
JULIO
20
36
36
AGOSTO
17
21
25
SEPTIEMBRE
17
32
32
OCTUBRE
13
20
24
NOVIEMBRE
18
33
33
DICIEMBRE
17
19
50
50
TOTAL
66
171
50
23
37
347
361
MARZO
296
DO.2 8/8
Conclusin
Se han tomado decisiones para el departamento como cambios de
puestos, disminucin de personal y asignacin de ms funciones a los
empleados, sin realizar una evaluacin previa de la carga laboral que
tienen.
No se han realizado suficientes capacitaciones al personal del
departamento, para que conozcan todos los procedimientos a desarrollar
en cada puesto.
Recomendacin
Al Jefe de Operaciones
Mediante reuniones con los jefes de cada rea, analizar propuestas
para realizar capacitaciones al personal
y realizar una mejor
distribucin de funciones para los empleados, de tal manera que el
personal conozca los procedimientos que deben cumplir que
contribuyan al logro de los objetivos de la empresa en beneficio de
todos.
FECHA: 10/01/11
FECHA: 11/01/11
297
DO.3 1/2
GERENTE DE PLANTA
iNICIO
Requerimiento de
Personal
Aprobacin de
Requerimientos
No
Si
Determinacin de
perfil
Anuncio en el
peridico y solicita
currculums
Selecciona las
mejores carpetas que
cumplan con el perfil
Aplicacin de pruebas
de acuerdo al rea
Entrevista a los
aspirantes
No
Entrevista y
aprueba al
aspirante
Elige a la personal
idnea
Si
Firma de Contrato
FIN
Fin
298
DO.3 2/2
Conclusin
La seleccin de personal se la realiza de acuerdo a los criterios del Jefe
de Operaciones y el Gerente de Planta sin evaluar si el perfil del aspirante
cumple con los requerimientos, esto se debe a que no existe un manual
de procedimientos para seleccionar formalmente al personal en el cual se
detalle los perfiles para cada puesto.
Recomendacin
Al Presidente Ejecutivo
A l Jefe de Operaciones
FECHA: 10/01/11
FECHA: 11/01/11
299
DO.4 1/2
Nombre y apellido
Dante Burbano
Paulina Vallejo
Patricio Landeta
Elizabeth Andrade
Luca Cueva
Cargo
Jefe del departamento de
Operaciones
Jefe de Compras
Asistente de Compras
Asistente de Compras
Asistente de Compras
Fecha de
Ingreso
x
x
10/04/1987 07/03/20101
03/07/2006
13/02/2002
Juan Ortiz
Jefe de Planificacin
08/01/1994
Cristian Artieda
Asistente de Planificacin
03/10/2004
Adriana Pallo
Asistente de Planificacin
06/12/2002
10
Diana Villegas
Asistente de Planificacin
14/02/2003
11
Anabelle Gaibor
Asistente de Planificacin
17/05/1998
Alberto Monar
Jefe de Instalaciones y
Servicio al cliente
03/02/1995
Ttulo obtenido
15/02/2008
Asistente de Compras
Nombramiento
08/05/1998
Lorena Maldonado
Forma de Ingreso
Contrato
03/02/2000
12
Fecha de
Salida
Ingeniera Comercial
Ingeniera Comercial
x
x
Tecnlogo en Sistemas
4to ao Ing. Comercial
3er ao Lic. en Adm. de
empresas
x
x
x
x
Ing. en Sistemas
Bachiller Fsico
Matemtico
300
DO.4 2/2
Nombre y apellido
Cargo
Fecha de
Ingreso
13
Jimena Barros
Coordinadora de
Despachos
03/06/2007
14
Coordinador de
Instalaciones
05/07/2000
15
Luis Almeida
Supervisor de Obra
06/03/2000
Marieta Maldonado
Coordinadora de
Novedades
03/02/2010
16
Fecha de
Salida
Forma de Ingreso
Contrato
Nombramiento
Ttulo obtenido
x
x
x
Bachiller Fsico
Matemtico
Arquitecto
Ing. Comercio Exterior
Conclusin
No se ha realizado una correcta asignacin de puestos a los profesionales que laboran en el departamento, ya que no existen perfiles
profesionales definidos para cada puesto.
Recomendacin
Al Jefe de Operaciones
Mantener reuniones con los jefes de cada rea para que se analice una asignacin de puestos de acuerdo al perfil profesional y
capacidades que tiene el empleado, con el fin de que exista una rotacin de personal que mejore su desempeo.
ELABORADO POR: A.C
REVISADO POR: F.A
FECHA: 11/01/11
FECHA: 12/01/11
301
DO.5 1/2
REA DE PLANIFICACIN
CARGA Y PRODUCCIN DE PARTES Y ARMADOS EN UNIDADES
El trmino Activos se refiere a que el estado de la parte o armado se
encuentra lanzado solamente activado en el sistema pero no ha ingresado a
produccin.
HHT, horas hombre trabajadas tanto en partes y armados.
REA DE COMPRAS
PAGO A PROVEEDORES
CONCEPTO OBJETIVO
Das de Pago
80
INSUFICIENCIAS ACUMULADAS
CONCEPTO
OBJETIVO
Nmero de Insuficiencias
40
Tomado de Documentos del Cliente
302
DO.5 2/2
ENCUESTAS
Encuestar al 100% de los clientes a quienes se ha entregado totalmente el
pedido.
CONCEPTO
OFICINAS
HOGAR
OBJETIVO
90%
90%
Conclusin
Los indicadores realizados para el departamento no son aplicados para
todos los procedimientos. nicamente se actualiz al 2010 los indicadores
del rea de produccin y compras, los indicadores del rea de servicio al
cliente e instalaciones no han sido actualizados.
Recomendacin
Al Jefe de Operaciones
Realizar reuniones con personal del rea de planificacin, compras,
servicio al cliente e instalaciones para desarrollar los indicadores que
sean necesarios que permitan evaluar el desempeo del personal del
departamento.
FECHA: 11/01/11
FECHA: 12/01/11
303
PP.8 1/3
Componente
Riesgo Inherente
Alto
Medio
Bajo
Riesgo de Control
Alto
Medio
Bajo
Enfoque de Auditora
Prueba de Cumplimiento
X
Solicitar la Planificacin Estratgica.
DEPARTAMENTO DE PRODUCCIN
Prueba de Cumplimiento
X
Solicitar los indicadores de gestin.
304
PP.8 2/3
Componente
Riesgo Inherente
Alto
Medio
Bajo
Riesgo de Control
Alto
Medio
Bajo
Enfoque de Auditora
DEPARTAMENTO DE COBRANZAS
Prueba de Cumplimiento
No se aplican indicadores.
X
Solicitar los indicadores de gestin.
DEPARTAMENTO DE VENTAS
Prueba de Cumplimiento
X
Solicitar los indicadores de gestin.
305
10
Componente
PP.8 3/3
Riesgo Inherente
Alto
Medio
Bajo
Riesgo de Control
Alto
Medio
Bajo
Enfoque de Auditora
Prueba de Cumplimiento
X
Solicitar los indicadores de gestin.
DEPARTAMENTO DE OPERACIONES
Prueba de Cumplimiento
11
12
13
X
Solicitar los indicadores de gestin.
FECHA: 13/01/11
FECHA: 14/01/11
306
Seor
Ing. Esteban nker
PRESIDENTE EJECUTIVO DE ATU ARTCULOS DE ACERO S.A.
Presente.De mi consideracin,
Atentamente,
Fernando Ayala
SUPERVISOR
AUDIT GER CIA. LTDA.
307
5.1.1.2.
Reporte Preliminar
"AUDIT GER" CA. LTDA.
AUDITORES INDEPENDIENTES
PP.9 1/6
308
PP.9 2/6
309
PP.9 3/6
Conclusin
La aplicacin de indicadores en la fbrica se lo ha desarrollado de manera
parcial, ya que no cubre a todos los procedimientos de la fbrica.
Recomendacin
A los Gerentes Departamentales
Realizar reuniones con los jefes de cada departamento para que se
actualicen y elaboren los indicadores necesarios para todos los
procedimientos que permitirn mantener un mejor seguimiento y
resultados de los mismos.
310
PP.9 4/6
Conclusin
Existen debilidades en la comunicacin entre los departamentos, debido a
que el personal no aplica el procedimiento establecido para transmitir la
informacin y la comunican a la persona a quien ellos consideran
apropiada para dar la solucin, o directamente la transmiten a gerencia
sin respetar la jerarqua establecida.
Recomendacin
311
PP.9 5/6
312
PP.9 6/6
313
5.2.
Planificacin Especfica
5.2.1.1.
Departamento de Produccin
5.2.1.2.
Departamento de Cobranzas
5.2.1.3.
Departamento de Ventas
5.2.1.4.
Departamento de Operaciones
314
PE.1 1/3
PROCEDIMIENTO
REF P/T
FECHA
RESP.
PE.2 1/2
19/01/11
A.C
DEPARTAMENTO
PRODUCCIN
2
DE
DP
DP.1.1 1/2
19/01/11
A.C
Revise el instructivo de
inspeccin y observe si los
responsables cumplen con la
normativa.
DP.2.1 1/1
19/01/11
A.C
DP.3.1 1/3
20/01/11
A.C
DP.4.1 1/2
20/01/11
A.C
PE.3 1/4
21/01/11
A.C
PE.4 1/11
24/01/11
A.C
Prepare
las
hallazgos.
HA.1 1/3
25/01/11
A.C
hojas
de
OBSERVACIONES
315
PE.1 2/3
DEPARTAMENTO
COBRANZAS
9
DE
DC
PE.5 1/3
26/01/11
A.C
Propuesta de un flujograma
del proceso de cobro de
cuentas pendientes de pago
DC.1.1 1/2
26/01/11
A.C
DC.3.1 1/2
27/01/11
A.C
DC.4.1 1/2
27/01/11
A.C
13
PE.6 1/4
28/01/11
A.C
14
PE.7 1/11
01/02/11
A.C
15
Prepare
las
hallazgos.
HA.2 1/2
02/02/11
A.C
DV.1.1 1/1
03/02/11
A.C
DV.3.1 1/3
03/02/11
A.C
DV.4.1 1/2
04/02/11
A.C
PE.8 1/4
04/02/11
A.C
10
11
12
hojas
DEPARTAMENTO
VENTAS
16
17
18
19
de
DE
316
PE.1 3/3
20
PE.9 1/10
08/02/11
A.C
21
Prepare
las
hallazgos.
HA.3 1/2
09/02/11
A.C
DO.2.1 1/5
10/02/11
A.C
DO.2.2 1/2
10/02/11
A.C
11/02/11
A.C
hojas
DEPARTAMENTO
OPERACIONES
22
23
24
de
DE
DO.3.1 1/2
25
PE.10 1/4
14/02/11
A.C
26
PE.11 1/11
14/02/11
A.C
27
Prepare
las
hallazgos.
HA.4 1/2
15/02/11
A.C
28
hojas
de
FECHA:
FECHA:
317
criterio,
recomendacin.
causa,
efecto,
adems
de
la
conclusin
318
PE.2 1/2
DOCUMENTO
COMENTARIO
Captulo I. Denominacin,
Especie,
Nacionalidad,
Domicilio y Duracin de la
empresa.
Captulo II. Objeto Social
Dar cumplimiento al
Estatutos de la
fbrica
ATU
ARTICULOS
DE
ACERO
S.A.
Captulo
VIII.
Disolucin.
Captulo 1.
Generales
Reglamento
Interno
de
Trabajo
De
la
Disposiciones
las
Captulo 2. Derechos y Respetar
obligaciones
de
la
Obligaciones
de
los
fbrica
en
el:
Trabajadores.
Realizar una
Captulo 3. Derechos y Art 5.
seleccin
formal,
Obligaciones de la Fbrica
brindar
continuas
ATU.
capacitaciones
al
Captulo 4. Horarios de personal.
Trabajo
Captulo 5. Sueldos
319
DOCUMENTO
PE.2 2/2
COMENTARIO
Orden y Limpieza.
Equipos de Proteccin Individual
Herramientas de mano
Normas
Seguridad
Industrial
de
Escaleras de mano
Electricidad
Riesgos Qumicos
En la planta se cumple
con lo estipulado en
esta normativa.
Riesgos de Incendios
Emergencias
Accidentes
OBSERVACIONES:
En el Estatuto se indica que se debe elaborar reglamentos y manuales para
el buen funcionamiento de la fbrica, pero se encuentra que se ha dado un
cumplimiento parcial, ya que no existe la normativa necesaria para todos los
departamentos.
En el Reglamento Interno se exige la realizacin formal de seleccin y
capacitacin contina al personal de la fbrica, ya que las autoridades no se
han preocupado por disponer que se elaboren procedimientos para que se
cumpla con esta normativa.
FECHA: 19/01/11
FECHA: 20/01/11
320
DP.1.1 1/2
DOCUMENTO
MANUAL DE PRODUCCIN
Responsable de la elaboracin: Ing. Paola Cueva
(Jefe 1, Supervisores 4,
Conocen
44%
Desconocen
56%
RESULTADOS
DEL ANLISIS
321
DP.1.1 2/2
PROPUESTA
OBSERVACIONES:
Las personas responsables del manual de funciones del departamento
de produccin, han descuidado de la actualizacin y socializacin del
mismo, provocando desconocimiento e incumplimiento del mismo por
parte del personal.
FECHA: 19/01/11
FECHA: 20/01/11
322
DP.2.1 1/1
DOCUMENTO
INSTRUCTIVO
DE
INSPECCIN
DE PRODUCTO
FINAL
En el instructivo de inspeccin
de producto final se establece
que los jefes de seccin
encargados cumplirn al 100%
con los procedimientos para
realizar control de calidad.
PROPUESTA
FECHA: 19/01/11
FECHA: 20/01/11
323
DP.3.1 1/3
140;
7%
Productos con
fallas
1772; 93%
Productos de
calidad
Interpretacin
El 7% de la produccin representan pedidos que llegaron al cliente con fallas
causadas por produccin, por las cuales se generaron garantas para dar
solucin. Las cuales tuvieron un costo de 6089,83 dlares, comprobado con
la legalidad de los registros del cliente.
FALLAS
Se presenta un detalle de las fallas que se presentaron en los productos:
NRO.
1
2
3
4
5
6
7
8
9
FALLAS DE PRODUCCIN
OFICINAS HOGAR TOTAL
Producto con fallas en la soldadura
3
3
Producto con fallas en la pintura
4
4
Envan producto con otro tono
5
3
8
Envan producto cambiado, mal etiquetado
6
4
10
Producto con fallas en el lacado
13
2
15
Puertas, tableros con bordes depegados
0
16
16
Producto con fallas en los mecanismos
9
10
19
Producto con fallas en las cerraduras
11
12
23
Envan producto incompleto
18
24
42
TOTAL
69
71
140
324
DP.3.1 2/3
Fallas de produccin
Producto
incompleto
30%
Cerraduras
16%
Soldadura
2%
Pintura
3%
Mecanismos
14%
Tono diferente
6%
Bordes
depegados
11%
Lacado
11%
Producto
cambiado
7%
Interpretacin
La principal causa es que se enva el producto incompleto, lo cual
representa el 30% de las fallas provocadas en el departamento de
produccin. Entre las piezas que tienen mayor incidencia son: tornillera,
mecanismos, cerraduras.
El 16% de las causas son por fallas en las cerraduras y el 14% por fallas
en los mecanismos, los mismos que no han sido revisadas en la fbrica
antes de ser despachados al cliente y no funcionan al momento de
instalarlas.
El 11% se debe a problemas con el lacado, ya que no se considera los
reportes de control de calidad cuando los lacados presentan fallas, y por
dar cumplimiento al cliente se aprueba el envo de productos lacados con
fallas.
El 7% y 6% hace referencia a que se enva el producto cambiado y con
tono diferente, respectivamente, esto se debe a fallas en la seccin de
empaquetado en la cual no se realiza la respectiva revisin de los
muebles de acuerdo al pedido, antes de empacarlos y etiquetarlos.
El 3% representan fallas en la pintura y el 2% en la soldadura, son causas
que tienen menor incidencia y que no han sido detectadas por las
inspecciones en la planta para reprocesarlas. Se debe a errores del
personal con el manejo de las mquinas pero son mnimos respecto a la
cantidad de productos que se fabrican en estas secciones.
325
DP.3.1 3/3
PROPUESTA
Existe normativa que debe ser cumplida por el personal de la fbrica para
evitar que existan fallas y disminuir al mnimo la generacin de garantas.
Es importante que el personal que trabaja en este departamento sea
responsable de los productos que se le asigna, se comprometa al cuidado de
los mismos y reporte oportunamente los errores encontrados con el fin de
que sea efectivo el autocontrol que se maneja en la fbrica.
SEGUIMIENTO
Mantener reportes estadsticos mensuales en el cual se indique las
tendencias que tiene cada falla para que colabore en la toma de decisiones
para la disminucin de estos errores.
Realizar reuniones para controlar si se implementan las acciones de mejora y
los resultados que se obtienen.
OBSERVACIONES
Parte de la productos llegan con fallas a los clientes, las mismas que no
son detectadas por lo supervisores debido a que no se realiza la
inspeccin al 100% de los muebles.
ELABORADO POR:
REVISADO POR:
FECHA: 20/01/11
FECHA: 21/01/11
326
DP.4.1 1/2
FACTOR
DOCUMENTO
INDICADOR
Total de productos fabricados (2010)
50.177
46.204
Produccin a tiempo
Produccin a tiempo
46.204
50.177
0,88 88%
12%
Produccin a
Tiempo
88%
Retrasos de
produccin
Interpretacin
El 88% de la produccin cumple con las fechas de entrega
fbrica y el 12% representan los retrasos que existieron en
el perodo examinado, por lo que no se lleg a cumplir con
los objetivos planteados para el departamento.
Durante el 2010 se tomaron medidas de disminucin del
personal lo cual afect en la capacidad productiva de la
fbrica, adems existieron pedidos urgentes que obligaron
a cambiar la planificacin elaborada para produccin,
provocando el retraso en la fabricacin de los pedidos.
327
DP.4.1 2/2
PROPUESTA
OBSERVACIONES
Existen retrasos en la produccin, ocasionando el incumplimiento de la
planificacin y de los objetivos planteados para el departamento, como
resultado de la toma de decisiones que afectaron a la capacidad de la
planta.
FECHA: 20/01/11
FECHA: 21/01/11
328
PE.3 1/4
PO = Ponderacin Total
CO = Calificacin Obtenida
Nro.
1
DESCRIPCIN
Apoya la direccin a la
implementacin
de
proyectos que generen
valor al departamento?
Existen
polticas
establecidas para el rea
de produccin?
Tiene un organigrama
actualizado
del
departamento?
Se
han
identificado
riesgos
laborales
que
puedan ocurrir en la planta?
Se aplica el manual de
procedimientos que posee
el departamento?
SI
NO
(PT)
(CO)
10
10
10
10
N/A
10
10
10
10
10
10
10
OBSERVACIONES
El
organigrama
est actualizado al
2009 y no se han
considerado
los
cambios
en
el
departamento
Existe
autocontrol en
departamento
lo que no
realizan
supervisiones
todos
trabajadores.
un
el
por
se
a
los
329
Nro.
DESCRIPCIN
10
Se brinda capacitaciones
al personal peridicamente?
11
SI
NO
N/A
(PT)
(CO)
OBSERVACIONES
10
El
20%
fue
despedido y afect
al desarrollo de las
actividades
del
departamento
y
dificultando
el
cumplimiento
de
los objetivos
10
10
10
10
10
12
La documentacin que se
maneja en el departamento
tiene
formatos
preestablecidos?
10
10
13
El sistema informtico de
la empresa cumple con los
requerimientos necesarios
para el departamento?
10
10
130
107
TOTAL
PE.3 2/4
No
existen
procedimientos
para
capacitaciones
peridicas,
solamente
se
realizan
capacitaciones
mdicas.
FECHA: 21/01/11
FECHA: 24/01/11
330
PE.3 3/4
NC = Nivel de Confianza
CO = Calificacin Obtenida
PT = Ponderacin Total
NIVEL DE CONFIANZA
NC = (CO/PT) X 100
CO = 107
PT = 130
NC = 82%
NC
107
130
NC
82%
100 0,82
RIESGO DE CONTROL
RC= 100 - NC
RC 100 82
RC 18%
RC = 18%
331
PE.3 4/4
Riesgo de Auditora:
FECHA: 21/01/11
FECHA: 24/01/11
332
PE.4 1/11
CLCULOS
OBSERVACIONES
PLANEACIN
El
75%
de
los
empleados no conoce
la visin de la fbrica
debido a la falta de
difusin de la misma.
Visin
25
102
Visin
17
25
Misin
25
0,25 25%
102
El
75%
de
los
empleados no conoce
la misin de la fbrica
debido a la falta de
difusin de la misma.
15
102
El
85%
de
los
empleados
no
participan
en
el
cumplimiento de la
misin debido a la
falta de difusin de la
misma.
Misin
Empleados que participan en su definicin
Total de empleados
Objetivos
Objetivos alcanzados
Objetivos definidos
Estrategias implementadas
Total de estrategias
Estrategias
Polticas
Polticas
Polticas aplicadas
Polticas establecidas
0,68
25%
68%
0,15
15%
2
4
0,5
50%
3
8
0,38
38 %
3
6
0,5
6
23
Total de polticas
Total de procesos
0,25
50 %
0,26
26%
El
32%
de
los
empleados
que
conocen la visin no
la comparten.
No cumplen con el
50% de sus objetivos.
El
62%
de
las
estrategias no estn
implementadas.
El 50% de las polticas
establecidas no se
aplican.
El
74%
de
los
procesos
no
est
apoyado por polticas.
ORGANIZACIN
Estructura
Organizacional
Estructura
Organizacional
reas de directivos
Total de reas
1
4
0,25 25%
reas de operacin
Total de reas
3
4
0,75 75%
333
PE.4 2/11
CLCULOS
Divisin de
Funciones
Personal con distribucin clara de funciones
Total de personal
40
102
0,39
15
102
0,15 15%
39%
Cultura
Recurso
3
4
Organizacional
Valuacin de puestos
Total de personal
Humano
Recurso
Personal de base
Total de personal
Humano
Recurso
Personal temporal
Total de personal
Humano
Instrumentos
tcnicos de apoyo
Instrumentos
tcnicos de apoyo
Manuales elaborados
Manuales programado s
5
102
0,05 5%
102
102
1 100%
0
102
0%
No existe personal
que
trabaje
temporalmente.
1
1 100%
1
1
4
Manuales
reas
0,75 75%
OBSERVACIONES
0,25 25%
DIRECCIN
Liderazgo
1
2
Liderazgo
65
102
Comunicacin
Canales de comunicacin utilizados
Canales de comunicacin establecidos
Comunicacin
Canales de comunicacin
Total de reas
0,5
50%
0,64
3
4
0,75
4
4
64%
75%
100%
Se utiliza 1 de los
estilos empleados que
representa el 50%
El 36% del personal
no est de acuerdo
con el estilo de
liderazgo
que
se
aplica
en
el
departamento.
El 25% de los canales
establecidos no se los
utiliza, debido a que
no se aplican las
lneas
jerrquicas
para
transmitir
informacin.
334
PE.4 3/11
CLCULOS
Motivacin
Motivacin
1
2
Incentivos utilizados
Total de incentivos
5
102
0,5
45
102
5%
0,05
50%
44%
0,44
OBSERVACIONES
El 95% del personal
no recibe incentivos
En el departamento se
utiliza uno de los
incentivos que se han
implementado en la
fbrica.
El 44% del personal
tiene problemas de
estrs
debido
al
trabajo.
CONTROL
Naturaleza
Controles preventivo s
Total de controles
2
8
0,25
Naturaleza
Controles concurrentes
Total de controles
5
8
0,625
63%
Naturaleza
Controles de retroalimentacin
Total de controles
1
8
0,125
13%
Sistemas
Controles automticos
Total de controles
3
8
0,375
38%
3
3
1 100%
Proceso
Proceso
Normas aprobadas
Normas propuestas
Acciones correctivas
Total de acciones
Calidad
Personal destinado a la gestin de la calidad
Total de personal
6
15
8
102
Calidad
1
2
Calidad
16
23
25%
0,4 40%
0,08 8%
0,5 50%
0,7 70%
El
75%
de
controles
no
preventivos.
los
son
El
37% de los
controles
no
son
concurrentes.
El
87%
de
los
controles
no
son
destinados
a
retroalimentacin.
El
62%
de
controles
no
automatizados,
mismos
realizados
manualmente.
los
son
los
son
El
60%
de
las
acciones
no
son
destinadas a corregir.
El 92% del personal
no est destinado a la
gestin de la calidad.
El
50%
de
los
sistemas no estn
destinados
a
la
calidad
El
30%
de
los
procesos no estn
destinados
a
la
calidad.
335
PE.4 4/11
PROCESO ADMINISTRATIVO
ESTABLECIDOS
OBTENIDOS
800
297
1.
PLANEACIN
1.1
Visin
1.1.1
100
25
1.1.2
100
68
1.2
Misin
1.2.1
100
25
1.2.2
100
15
1.3
Objetivos
100
50
1.4
Estrategias
100
38
1.5
Polticas
1.5.1
Aplicadas
100
50
1.5.2
Por procesos
100
26
2.
ORGANIZACIN
1000
459
2.1
Estructura organizacional
2.1.1
Directivos
100
25
2.1.2
Operativos
100
75
2.3
Divisin de funciones
100
39
2.4
Cultura organizacional
2..4.1
100
15
2.4.2
100
75
2.5
Recurso humano
2.5.1
Valuacin de puestos
100
2.5.2
Personal de base
100
100
2.5.3
Personal temporal
100
2.6
Instrumentos
apoyo
2.6.1
Manuales elaborados
100
100
2.6.2
100
25
tcnicos
de
PORCENTAJE
37%
46%
336
PE.4 5/11
PUNTOS MXIMOS
PROCESO ADMINISTRATIVO
ESTABLECIDOS
OBTENIDOS
700
388
3.
DIRECCIN
3.1
Liderazgo
3.1.1
Estilo actual
100
50
3.1.2
100
64
3.2
Comunicacin
3.2.1
Canales utilizados
100
75
3.2.2
100
100
3.3
Motivacin
3.3.1
100
3.3.2
Incentivos utilizados
100
50
3.4
100
44
4.
CONTROL
900
407
4.1
Naturaleza
4.1.1
Controles preventivos
100
25
4.1.2
Controles concurrentes
100
63
4.1.3
Controles de retroalimentacin
100
13
4.2
Sistemas
100
38
4.3
Proceso
4.3.1
Normas aprobadas
100
100
4.3.2
Normas correctivas
100
40
4.4
Calidad
4.4.1
Personal destinado
gestin de la calidad
la
100
4.4.2
Sistemas
calidad
de
de
100
50
4.4.3
Procesos
calidad
enfocados
la
100
70
3400
1551
TOTAL
gestin
a
PORCENTAJE
55%
45%
46%
337
PE.4 6/11
CLCULOS
OBSERVACIONES
EFICACIA
Eficacia Programtica
6
9
Metas alcanzadas
Metas programada s
El
44%
de
incumplimiento de las
metas.
0,67
67%
Eficacia Presupuestaria
Presupuesto ejercido
Presupuesto asignado
599 .206
611.258
98%
0,98
Se ejecuta en el 98%,
dentro
del
rubro
asignado
en
el
presupuesto.
EFICIENCIA
Eficiencia
Eficacia programti ca
Eficacia presupuestaria
0,67
0,68
0,98
68%
ECONOMA
Manejo de personal
Gasto personal capacitado
Gasto total de capacitacin
Recursos
Acciones destinadas a la economa de recursos
Total de acciones
5
0,33
15
33%
No se ha asignado
recursos
financieros
para
capacitaciones,
que se enfocan al
cumplimiento
de
objetivos.
El 33% de las acciones
del
departamento
contribuyen
con
economa en el uso de
recursos.
ECOLOGA
Ecologa
Sistemas destinados a la gestin amibiental
Total de sistemas
Ecologa
1
2
0,5
50%
17
0,74
23
74%
TICA
tica
Estudios par concientizar acerca de valores
Total de estudios realizados
tica
Propuestas para incentivar conducta tica
Total de propuestas
No existen estudios
para concientizar los
valores en la planta.
No se han realizado
propuestas
para
incentivar una conducta
tica en la planta.
338
PE.4 7/11
INFORME EJECUTIVO
APLICACIN DE INDICADORES AL DEPARTAMENTO DE
PRODUCCIN
Quito, 24 de enero de 2011
Ingeniero
Esteban nker
PRESIDENTE EJECUTIVO
ATU ARTCULOS DE ACERO
Presente.De mi consideracin:
Reciba un cordial saludo de la Ing. Andrea Campaa, Jefe de Equipo de
Auditora asignada para el presente examen.
Como parte de mis funciones realic la aplicacin de indicadores al
departamento de produccin, los cuales han permitido evaluar la gestin
que ha tenido en el desarrollo de diferentes componentes como son: el
proceso administrativo, eficacia, eficiencia, economa, ecologa y tica.
Del estudio realizado se presenta las siguientes situaciones que
constituyen debilidades importantes:
PLANEACIN
INCUMPLIMIENTO DE LA PLANEACIN
Un nmero significativo del personal de produccin no participa en el
cumplimiento de la planificacin elaborada para el departamento.
Esto se debe a que la misma no se ha dado a conocer a todo el personal
y se lo aplica parcialmente.
Provocado por la falta de inters por parte de los directivos en difundir la
planeacin al personal subalterno.
Ha ocasionado que su trabajo no se enfoque al logro de objetivos del
departamento
339
PE.4 8/11
Conclusin
El personal reconoce que existe una planeacin del departamento pero la
misma no es compartida a todo el personal, por lo que no toman
conciencia de su cumplimiento y no la consideran en su forma de operar.
Recomendacin
Al Gerente de Planta
Es conveniente que convoque al personal para hacer una
presentacin de la planeacin elaborada para el departamento a
manera de campaa a travs de la cual se sensibilice y promueva a la
participacin de todos los empleados en el cumplimiento de la misma.
ORGANIZACIN
340
PE.4 9/11
DIRECCIN
ESTRS LABORAL
Parte del personal menciona que la presin del trabajo le genera algn
tipo de estrs y falta de motivacin personal.
Esto se debe a la inexistencia de un profesional y una buena prctica
laboral que permita motivar al personal y evitar el estrs en el trabajo.
Las autoridades no se han preocupado por el manejo de problemas como
el estrs del personal, as como la implementacin de incentivos para
mejorar las funciones de los empleados.
Lo cual ocasiona que el personal se sienta tensionado con la realizacin
de funciones y su ejecucin no sea la adecuada afectando la cultura
organizacional.
Conclusin
Parte de los empleados sealan que poseen problemas de estrs
generados por el trabajo y falta de motivacin en la realizacin de sus
funciones.
Recomendacin
Al Presidente Ejecutivo
Analizar la propuesta de implementar un rea que se enfoque al
manejo del estrs y generar estrategias para incentivar el desempeo
laboral que permita enriquecer el compromiso de los empleados y
colabore a una cultura organizacional apropiada.
CONTROL
341
PE.4 10/11
342
PE.4 11/11
Atentamente,
Andrea Campaa
JEFE DE EQUIPO
AUDIT GER CIA. LTDA.
ELABORADO POR: A.C
REVISADO POR: F.A
FECHA: 24/01/11
FECHA: 25/01/11
343
HA.1 1/3
CRITERIO
CAUSA
EFECTO
CONCLUSIN
RECOMENDACIN
344
HA.1 2/3
CRITERIO
CAUSA
EFECTO
CONCLUSIN
RECOMENDACIN
345
HA.1 3/3
CRITERIO
CAUSA
EFECTO
CONCLUSIN
RECOMENDACIN
Mediante reuniones con los Jefes de Produccin, Control
de Calidad, Operaciones, Departamento Tcnico y
Ventas para analizar la capacidad general de la planta y
se realicen propuestas que mejoren los procesos, para
que se pueda cumplir con los requerimientos de los
clientes al disminuir los plazos de entrega de los
productos.
ELABORADO POR: A.C
REVISADO POR: F.A
FECHA: 25/01/11
FECHA: 26/01/11
346
PE.5 1/3
MANUAL DE COBRANZAS
1. Introduccin
El presente manual tiene el propsito brindar informacin en forma clara y
precisa sobre los procesos internos del departamento de Cobranzas de la
fbrica ATU, que actualmente se realizan para llevar a cabo la facturacin,
cobro oportuno, el control y registro de las cuentas con antigedad de saldos
de cada uno de los clientes que nos solicitan impresos para el desarrollo
productivo.
El Manual de Cobranzas ser revisado y aprobado anualmente por el
Comit Ejecutivo de Fbrica, con la finalidad de actualizarlo y mantenerlo
vigente.
El Comit Ejecutivo de Fbrica aprobar cualquier cambio o modificacin de
este Manual y el Jefe de cobranzas se encargar de realizar las
actualizaciones necesarias.
2. Objetivos
Entregar oportunamente las facturas al cliente.
Tener un registro y control de los cobros de manera puntual.
Contribuir con una gestin eficiente de cobranzas de cuentas.
3. Alcance
El manual tiene un alcance en todas las funciones que se realizan en el
departamento de cobranzas, desde la facturacin hasta la cobranza de las
cuentas de clientes.
347
PE.5 2/3
4. Responsable
El responsable del manejo, actualizacin, control y aplicacin del manual es
el Jefe de Cobranzas. Al 2011 la persona que ocupa este cargo es el Ing.
Roberto Rivera.
5. Polticas
Se proceder a facturar en base a los contratos, recibidos de la
coordinacin de ventas.
Diariamente actualizar el plan de cobros.
Los recaudadores elaboran el programa de visitas semanal a clientes
y lo presentan para autorizacin y comentario al jefe de cobranzas.
Los recaudadores a su regreso de la ruta elaborarn un informe de
cobranzas realizadas, as como un detalle de los problemas
presentados por factura y por cliente.
Los recaudadores por seguridad depositarn los cheques cobrados
inmediatamente, anexando la constancia bancaria del depsito.
El Jefe de cobranzas informar semanalmente a la gerencia de
ventas los saldos de cuentas por cobrar a clientes y la situacin que
guarda cada una.
Los cuentas por cobrar con vencimiento por ms de 90 das sern
analizados en conjunto con la gerencia de ventas y finanzas a fin de
determinar las acciones a seguir y replantear las estrategias de
cobro.
6. Procedimientos para la cobranza
NRO
1
RESPONSABLE
COORDINACIN
DE VENTAS
ACTIVIDAD
La coordinacin de ventas enva los
contratos para proceder a la elaboracin
de facturas de impresos efectuados y
entregados a los clientes.
DOCUMENTO
CONTRATOS
COBRANZA
FACTURAS
348
RESPONSABLE
COBRANZA
COBRANZA
PE.5 3/3
ACTIVIDAD
DOCUMENTO
PLAN DE
COBROS
COBRANZA
CARTERA
COBRANZA
DOCUMENTO
COBRANZA
INFORME
COBRANZA
PAGO
DOCUMENTO
Propuesta
Se realiza una propuesta de un manual para el departamento de cobranzas, el
cual debe ser revisado por el Gerente de Ventas a travs de reuniones con el
personal del departamento para que se analice los procesos, la interaccin de
los mismos, y se realice una propuesta con las modificaciones que consideren
necesarias para que el mismo sea autorizado por el Presidente Ejecutivo y se lo
implemente.
El manual es una herramienta tcnica que permite a travs de su cumplimiento
mejorar el desempeo del personal, con lo cual se participar en el logro de los
objetivos de la fbrica.
FECHA: 26/01/11
FECHA: 27/01/11
349
DC.1.1 1/2
Servicio al Cliente
Inicio
Enviar un reporte de los
pedidos entregados
totalmente y a
satisfaccin del cliente y
detallar los que tienen
problemas.
Generar plan de
cobros
Revisar el Reporte de
servicio al cliente
Llamada Telefnica
Solicitar acta de
entrega recepcin firmada
por el cliente
Confirmacin de
Pago
Confirmar que el
problema fue
solucionado
NO
SI
Cancelacin de la
Deuda
Notificacin
Escrita
Comprobante de Pago
y Factura
Visita Domiciliaria
Fin
SI
Negociacin
del Pago
NO
Procedimiento
Legal
350
DC.1.1 2/2
Propuesta
La propuesta que se plantea es definir un procedimiento en el
departamento de operaciones, para que se enve directamente a
cobranzas un reporte de los pedidos que fueron entregados totalmente, el
mismo que facilitar al personal la elaboracin del plan de cobros ya que
dispondr de una informacin confiable y oportuna.
De esta manera el personal de cobranzas tendr un documento de
constancia de que el producto ya fue entregado a los clientes lo cual
permitir que se inicie el proceso de cobro, centralizando los
procedimientos en este departamento, sin depender de actividades de
otros departamentos que retrasen su gestin.
FECHA: 26/01/11
FECHA: 27/01/11
351
DC.3.1. 1/2
RESULTADOS
DEL ANLISIS
4516.939
2214.755
49%
51%
Pendiente
de cobro
Cobrado
AO
CANTIDAD DE PEDIDOS
2008
2009
2010
TOTAL
352
DC.3.1 2/2
PROPUESTA
OBSERVACIONES
Existen cuentas pendientes de cobro, sin que el personal del departamento,
gestione la recuperacin de las cuentas peridicamente.
De acuerdo al reporte se mantienen cuentas desde el 2008, la misma que no ha
disminuido y no se han elaborado estrategias para gestionar el cobro.
FECHA: 27/01/11
FECHA: 28/01/11
353
DC.4.1 1/2
Cobros a tiempo
1.049
1.121
0,94
94%
6%
Cumplimiento
de cobro a la
fecha
94%
Incumplimiento
de cobro a la
fecha
Interpretacin
El 94% de los cobros se cumpli en las fechas planeadas,
mientras que el 6% de los pedidos no se cobr en las fechas
establecidas. Entre las causas que retrasan el cobro de los
pedidos estn:
El retraso de la entrega del producto, retrasa el cobro de los
pedidos.
Incumplimiento del personal en la realizacin del cobro en
las fechas planeadas, ya que no se envan las facturas a
tiempo y demora en la gestin de cobro.
Esto se debe a la inexistencia de un reglamento interno para el
departamento en el que se establezcan polticas y
procedimientos para gestionar el cobro, que contribuya a
mejorar el desempeo del personal.
354
PROPUESTA
DC.4.1 2/2
OBSERVACIONES
El 6% del total de los cobros no se realizaron en las fechas planeadas debido a
la falta de gestin y mala coordinacin con el rea de servicio al cliente con la
cual se mantiene una conexin para transmitir informacin sobre la entrega de
los pedidos.
Estos inconvenientes afectan el proceso de cobro y dificulta la recuperacin de
las cuentas en las fechas que se planifica.
FECHA: 27/01/11
FECHA: 28/01/11
355
PE.6 1/4
PO = Ponderacin Total
CO = Calificacin Obtenida
Nro.
1
DESCRIPCIN
Apoya la direccin a la
implementacin
de
proyectos
que
generen
valor al departamento?
SI
NO
X
N/A
(PT)
(CO)
10
Existen
polticas
establecidas para el rea
de Cobranzas?
10
Tiene un organigrama
actualizado
del
departamento?
10
10
10
10
10
Se
han
establecido
procedimientos
para
disminuir el monto de
cartera por cobrar?
OBSERVACIONES
No
se
han
realizado proyectos
para
el
departamento.
Se han planteado
polticas pero no
estn aprobadas
formalmente.
nicamente
se
evala
la
disminucin de la
cartera de manera
general.
10
La
cobranza
depende
de la
entrega total del
producto por lo que
no
se
ha
gestionado
procedimientos de
cobro.
10
10
10
356
Nro.
9
10
DESCRIPCIN
Existe comunicacin entre
los
integrantes
del
departamento?
SI
NO
Se brinda capacitaciones
al personal peridicamente?
PE.6 2/4
N/A
(PT)
(CO)
10
10
Solamente
se
capacita
al
personal
cuando
existen cambios en
el
sistema
informtico.
10
Existe
la
planificacin pero
en ocasiones no se
la
cumple,
por
retrasos
en
produccin.
10
11
12
10
10
13
El sistema informtico de
la empresa cumple con los
requerimientos necesarios
para el departamento?
10
10
130
96
TOTAL
OBSERVACIONES
FECHA: 28/01/11
FECHA: 31/01/11
357
PE.6 3/4
NC = Nivel de Confianza
CO = Calificacin Obtenida
PT = Ponderacin Total
RIESGO DE CONTROL (RC)
Alto
Medio
Bajo
5% - 55% 56% - 75% 76% - 95%
Bajo
Medio
Alto
NIVEL DE CONFIANZA (NC)
NIVEL DE CONFIANZA
NC = (CO/PT) X 100
CO = 96
PT = 130
NC = 74%
NC
96
130
100
0,74
NC 74%
RIESGO DE CONTROL
RC= 100 - NC
RC 100 74
RC 26%
RC = 26%
358
PE.6 4/4
Riesgo de Auditora:
FECHA: 28/01/11
FECHA: 31/01/11
359
PE.7 1/11
CLCULOS
OBSERVACIONES
PLANEACIN
El 75% no conoce la
visin de la fbrica.
Visin
1
4
0,25 25%
Visin
2
3
0,67
Misin
1
4
0,25 25%
El 75% no conoce la
visin de la fbrica.
1
4
0,25 25%
El
75%
de
los
empleados
no
participa en la misin.
1
3
0,33
No cumplen con el
67% de sus objetivos.
Misin
Empleados que participan en su definicin
Total de empleados
Objetivos
Objetivos alcanzados
Objetivos definidos
Estrategias
Estrategias implementadas
Total de estrategias
67%
33%
No se han elaborado
estrategias para el
departamento.
Polticas
Polticas autorizadas
Polticas propuestas
1
6
0,17
Polticas
Total de polticas
Total de procesos
1
5
0,2
El
33%
de
los
empleados
que
conocen la visin no
la comparten.
17%
20%
El
83%
de
las
polticas establecidas
no estn autorizadas.
El
80%
de
los
procesos no estn
apoyados
por
polticas.
ORGANIZACIN
Estructura
Organizacional
Estructura
Organizacional
reas de directivos
Total de reas
1
3
0,33
reas de operacin
Total de reas
2
3
0,67 67%
33%
360
PE.7 2/11
INDICADOR
CLCULOS
Divisin de
2
4
0,5 50%
1
4
0,25 25%
1
3
0,33
Valuacin de puestos
Total de personal
0
4
Funciones
Personal con distribucin clara de funciones
Total de personal
Cultura
Organizacional
Personas que participan en las mejoras
Total de personal
Cultura
Organizacional
Recurso
Humano
Recurso
Recurso
Personal temporal
Total de personal
Humano
Instrumentos
tcnicos de apoyo
Instrumentos
tcnicos de apoyo
4
1 100%
4
Personal de base
Total de personal
Humano
33%
OBSERVACIONES
Manuales elaborados
Manuales programado s
Manuales
reas
0
4
0
1
0
3
No existe personal
que
trabaje
temporalmente.
No se ha elaborado
ningn tipo de manual
para el departamento.
No existe un manual
para el departamento.
DIRECCIN
1
2
0,5
3
4
0,75 75%
Comunicacin
Canales de comunicacin utilizados
Canales de comunicacin establecidos
2
3
0,67
Comunicacin
Canales de comunicacin
Total de reas
3
3
1 100%
Liderazgo
Liderazgo
50%
67%
Se utiliza 1 de los
estilos empleados que
representa el 50%
El 25% del personal
no acepta el estilo de
liderazgo.
El 33% de los canales
establecidos no se los
utiliza.
361
PE.7 3/11
CLCULOS
Motivacin
Motivacin
Incentivos utilizados
Total de incentivos
OBSERVACIONES
0
4
No
se
incentivos
personal.
realizan
para el
0
2
No se emplean ningn
tipo de incentivos.
3
4
0,75 75%
CONTROL
Naturaleza
Controles preventivo s
Total de controles
0
5
No existen controles
preventivos
en
el
departamento.
Naturaleza
Controles concurrentes
Total de controles
4
5
0,8
80%
Naturaleza
Controles de retroalimentacin
Total de controles
1
5
0,2
20%
Sistemas
Controles automticos
Total de controles
3
5
0,6
60%
1
4
0,25
25%
3
10
0,3
30%
Proceso
Proceso
Normas aprobadas
Normas propuestas
Acciones correctivas
Total de acciones
Calidad
Personal destinado a la gestin de la calidad
Total de personal
Calidad
Calidad
0
4
El
80%
de
los
controles
no
son
destinados
a
retroalimentacin.
El
40%
de
controles
no
automatizados,
mismos
realizados
manualmente.
los
son
los
son
El
75%
de
la
normativa propuesta
no est aprobada.
El
70%
de
las
acciones
no
son
destinadas a corregir.
No existe personal
destinado a la gestin
de la calidad.
En el departamento
no
se
ha
implementado
Sistemas de gestin
de la calidad.
No existen procesos
que se enfoquen a la
calidad.
El
20% de los
controles
no
son
concurrentes.
362
PE.7 4/11
PROCESO ADMINISTRATIVO
ESTABLECIDOS
OBTENIDOS
800
212
1.
PLANEACIN
1.1
Visin
1.1.1
100
25
1.1.2
100
67
1.2
Misin
1.2.1
100
25
1.2.2
100
25
1.3
Objetivos
100
33
1.4
Estrategias
100
1.5
Polticas
1.5.1
Aplicadas
100
17
1.5.2
Por procesos
100
20
2.
ORGANIZACIN
1000
308
2.1
Estructura organizacional
2.1.1
Directivos
100
33
2.1.2
Operativos
100
67
2.3
Divisin de funciones
100
50
2.4
Cultura organizacional
2..4.1
100
25
2.4.2
100
33
2.5
Recurso humano
2.5.1
Valuacin de puestos
100
2.5.2
Personal de base
100
100
2.5.3
Personal temporal
100
2.6
Instrumentos
apoyo
2.6.1
Manuales elaborados
100
2.6.2
100
tcnicos
de
PORCENTAJE
27%
31%
363
PE.7 5/11
PROCESO ADMINISTRATIVO
ESTABLECIDOS
OBTENIDOS
700
367
3.
DIRECCIN
3.1
Liderazgo
3.1.1
Estilo actual
100
50
3.1.2
100
75
3.2
Comunicacin
3.2.1
Canales utilizados
100
67
3.2.2
100
100
3.3
Motivacin
3.3.1
100
3.3.2
Incentivos utilizados
100
3.4
100
75
4.
CONTROL
900
215
4.1
Naturaleza
4.1.1
Controles preventivos
100
4.1.2
Controles concurrentes
100
80
4.1.3
Controles de retroalimentacin
100
20
4.2
Sistemas
100
60
4.3
Proceso
4.3.1
Normas aprobadas
100
25
4.3.2
Normas correctivas
100
30
4.4
Calidad
4.4.1
Personal destinado
gestin de la calidad
la
100
4.4.2
Sistemas
calidad
de
de
100
4.4.3
Procesos
calidad
enfocados
la
100
3400
1102
TOTAL
gestin
a
PORCENTAJE
52%
24%
32%
364
PE.7 6/11
CLCULOS
OBSERVACIONES
EFICACIA
Eficacia Programtica
Metas alcanzadas
Metas programada s
3
7
El
57%
de
incumplimiento de las
metas.
0,43
43%
Eficacia Presupuestaria
Presupuesto ejercido
Presupuesto asignado
187 ,234
234.567
80%
0,8
Se ejecuta en el 80%,
dentro
del
rubro
asignado
en
el
presupuesto.
EFICIENCIA
Eficiencia
Eficacia programti ca
Eficacia presupuestaria
0,43
0,54
0,80
54%
ECONOMA
Manejo de personal
Gasto personal capacitado
Gasto total de capacitacin
Recursos
Acciones destinadas a la economa de recursos
Total de acciones
5
0,5
10
50%
No se ha asignado
recursos
financieros
para
capacitaciones,
que se enfocan al
cumplimiento
de
objetivos.
El 50% de las acciones
del
departamento
contribuyen
con
economa en el uso de
recursos.
ECOLOGA
Ecologa
Sistemas destinados a la gestin amibiental
Total de sistemas
Ecologa
0
10
No existen sistemas de
gestin ambiental para
que se aplique por el
personal.
No se han desarrollado
procesos
en
el
departamento para el
cuidado ambiental.
TICA
tica
Estudios par concientizar acerca de valores
Total de estudios realizados
tica
Propuestas para incentivar conducta tica
Total de propuestas
No existen estudios
para concientizar los
valores en la planta.
No se han realizado
propuestas
para
incentivar una conducta
tica en la planta.
365
PE.7 7/11
INFORME EJECUTIVO
APLICACIN DE INDICADORES AL DEPARTAMENTO DE
COBRANZAS
Quito, 01 de febrero de 2011
Ingeniero
Esteban nker
PRESIDENTE EJECUTIVO
ATU ARTCULOS DE ACERO
Presente.De mi consideracin:
Reciba un cordial saludo de la Ing. Andrea Campaa, Jefe de Equipo de
Auditora asignada para el presente examen.
Como parte de mis funciones realic la aplicacin de indicadores al
departamento de cobranzas, los cuales han permitido evaluar la gestin
que ha tenido en el desarrollo de diferentes componentes como son: el
proceso administrativo, eficacia, eficiencia, economa, ecologa y tica.
Del estudio realizado se presenta las siguientes situaciones que
constituyen debilidades importantes:
PLANEACIN
366
PE.7 8/11
Conclusin
Se encontr que no existe una planeacin completa y clara para el
departamento, por lo que el personal no cuenta con estrategias ni
polticas para el logro de objetivos.
Recomendacin
Al Presidente Ejecutivo
Disponer al Gerente de Ventas y personal de cobranzas la realizacin
de una planificacin en la cual se plantee propsitos bien sustentados,
a travs de objetivos, estrategias, polticas para el departamento que
mediante lineamientos tcnicos soporten las acciones de manera
eficaz.
Al Gerente de Ventas
A travs de reuniones con el Jefe de Cobranzas elaborar un
reglamento interno para el departamento, en el cual se definan
procedimientos enfocados a la elaboracin y cumplimiento de una
planificacin para el departamento.
ORGANIZACIN
367
PE.7 9/11
Recomendacin
Al Presidente Ejecutivo
Disponer al Gerente de Ventas la elaboracin de un manual de
funciones para el departamento de Cobranzas, el cual apoye la
realizacin de las operaciones destinadas a un mejor desempeo.
DIRECCIN
NO EXISTE GESTIN DEL RECURSO HUMANO
El personal no recibe ningn tipo de incentivos, ni capacitaciones que
eleven su desempeo y consideran que tienen algn tipo de estrs por la
presin laboral de sus jefes.
Esto se debe a la inexistencia de un profesional y una buena prctica
laboral que permita motivar al personal y desarrollar su desempeo.
Las autoridades no se han preocupado por implementar incentivos para
mejorar las funciones de los empleados y disminuir problemas de estrs
laboral.
Lo cual ocasiona que el personal se sienta tensionado con la realizacin
de funciones y su ejecucin no sea la adecuada para alcanzar resultados
ptimos en su gestin.
Conclusin
No existe un rea destinada a la gestin del recurso humano, ni
procedimientos que se enfoquen a elevar el desempeo de los empleados
en la realizacin de sus funciones de una manera apropiada.
Recomendacin
Al Presidente Ejecutivo
Analizar la propuesta de implementar un rea de recursos humanos
que se enfoque a generar estrategias para incentivar el desempeo
laboral y manejo de estrs, que permita enriquecer el compromiso de
los empleados y colabore a una cultura organizacional apropiada.
368
PE.7 10/11
CONTROL
INEXISTENCIA DE GESTIN DE CALIDAD
No existen procedimientos destinados a gestionar la calidad del
departamento de cobranzas.
Esto se debe a la ausencia de estndares de calidad para el
departamento.
Provocado por la falta de liderazgo y organizacin enfocados a la calidad
en este departamento por parte de los niveles de decisin.
Ha ocasionado que las funciones no contribuyan a las polticas
institucionales que estn enfocadas a la calidad.
Conclusin
La falta de organizacin y promocin para involucrar a todos las reas de
la fbrica en la gestin de la calidad ha provocado que el departamento
de cobranzas no cuente con procedimientos, ni personal destinado a la
calidad.
Recomendaciones
Al Gerente de Ventas
Disponer se convoque a una reunin con las personas destinadas a
gestionar la calidad, para que se realice una propuesta de estrategias
para involucrar a todas las reas de la fbrica en una cultura de
calidad, para dar cumplimiento a los procedimientos definidos en el
sistema, los cuales enfocan a la disminucin de errores.
369
PE.7 11/11
Andrea Campaa
JEFE DE EQUIPO
AUDIT GER CIA. LTDA.
FECHA: 24/01/11
FECHA: 25/01/11
370
HA.2 1/2
CRITERIO
CAUSA
EFECTO
CONCLUSIN
RECOMENDACIN
371
HA.2 2/2
CRITERIO
CAUSA
EFECTO
CONCLUSIN
RECOMENDACIN
FECHA: 01/02/2011
FECHA: 02/02/2011
372
DV.1.1 1/1
DOCUMENTO
RESULTADOS DEL
ANLISIS
MANUAL
E La normatividad existente
INSTRUCTIVO para el departamento se la
DE VENTAS
elabor con el objetivo de
que se cumpla los tiempos de
ingreso de pedidos.
Responsable
de
la
elaboracin:
El 100% del personal conoce
Ing.
Ricardo las polticas de tiempos para
la generacin de pedidos,
Cornejo
Ing.
Mayra pero no cumplen con la
aplicacin del mismo, ya que
Vaca
por motivo de cumplir con los
objetivos de ventas, los
ejecutivos
ingresan
los
pedidos a su criterio y no
respetan los procedimientos
establecidos.
PROPUESTA
A travs de reuniones
con los ejecutivos de
ventas, las autoridades
deben
hacer
un
llamado de atencin y
motivar al personal al
cumplimiento de las
polticas establecidas
para el ingreso de los
pedidos.
OBSERVACIONES
A pesar de que el personal conoce la normativa establecida para sus
funciones, ingresan pedidos a menor plazo incumpliendo con la misma.
FECHA: 03/02/11
FECHA: 04/02/11
373
DV.3.1 1/3
Reporte de ventas
Cumplen
polticas
Incumplen
polticas
87%
Interpretacin
El 87% de los pedidos ingresados en el 2010 cumplen con los tiempos
establecidos segn las polticas, y el 13% de los pedidos se los ingresa a menor
tiempo.
A continuacin se presenta una tabla con la cantidad de pedidos ingresados a
menor plazo, de acuerdo a los montos analizados los mismos que han sido
establecidos en base a la poltica de ingreso de pedidos.
MONTO
O A 5000
5.001 A 20.000
20.001 A 40.000
40.001 A 80.000
80.001 EN ADELANTE
TOTAL
CANT. PEDIDOS
114
48
46
35
12
255
374
DV.3.1 2/3
4%
14%
O A 5000
45%
18%
5.001 A 20.000
20.001 A 40.000
40.001 A 80.000
80.001 EN ADELANTE
19%
Interpretacin
El 45% de los pedidos que se ingresan a menor tiempo estn dentro de un
rango de 0 a 5.000 dlares, el 19% entre 5.001 a 20.000 dlares, el 18% de
20.001 a 40.000 dlares, siendo los montos que ms representan pedidos
ingresados a un plazo menor.
Se solicit a la jefa de ventas informacin sobre los pedidos que no cumplieron
las polticas, para conocer por cada ejecutivo cuntos pedidos ingresa a menor
plazo, el cual se presenta a continuacin:
Nro EJECUTIVO DE VENTAS
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
Horacio de Alencar
Janeth Portilla
Santiago Hervas
Silvia Espinosa
Gabriel Villagomez
Silvana Jibaja
Marcelo Jcome
Ana Gabriela Vergara
Simn Arroyave
Patricia Benitez
Jorge Cervantes
Mesias Cordero
Valeria Cartagena
Adrian Ludea
Omar Larrea
Vctor Muoz
Rolando Charvet
Santiago Buenda
Tania Malouf
Patricia Maldonado
TOTAL
LINEA
Oficinas
Oficinas
Oficinas
Oficinas
Oficinas
Oficinas
Oficinas
Oficinas
Oficinas
Oficinas
Oficinas
Oficinas
Oficinas
Hogar
Oficinas
Oficinas
Hogar
Hogar
Hogar
Hogar
CANT.
PEDIDOS
26
25
25
21
20
18
16
15
14
13
12
10
8
7
6
6
4
3
3
3
255
375
DV.3.1 3/3
PROPUESTA
Las autoridades de la fbrica deben analizar propuestas para controlar la
generacin de pedidos a menor plazo, buscando alternativas que mejoren la
capacidad de la planta para cubrir con los requerimientos de la demanda.
OBSERVACIONES
Todo el personal incumple la normativa de tiempos de ingreso de pedidos,
debido a que los clientes solicitan que se les entregue los muebles en un
menor plazo.
Lo que ocasiona que los ejecutivos realicen una gestin para disminuir los
plazos de entrega sin cumplir con los procedimientos establecidos.
FECHA: 03/02/11
FECHA: 04/02/11
376
DV.4.1 1/2
RESULTADO
DEL
ANLISIS
EJECUTIVOS DE VENTAS
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
Mesias Cordero
Janeth Portilla
Jorge Cervantes
Patricia Benitez
Silvia Espinosa
Ana Gabriela Vergara
Gabriel Villagomez
Omar Larrea
Santiago Hervas
Silvana Jibaja
Simn Arroyave
Valeria Cartagena
Adrian Ludea
Tania Malouf
Marcelo Jcome
Vctor Muoz
Patricia Maldonado
Rolando Charvet
Santiago Buenda
Horacio de Alencar
TOTAL
CANT. PEDIDOS
CANCELADOS
4
3
3
3
3
2
2
2
2
2
2
2
2
2
1
1
1
1
1
0
39
MONTO
CANCELADO
11.245,00
9.317,00
6.233,00
6.411,00
3.822,00
2.023,00
5.432,00
1.885,00
5.800,00
5.321,00
7.890,00
4.027,00
6.973,00
1.882,00
100,00
124,00
566,00
555,00
978,00
80.584,00
377
DV.4.1 2/2
PROPUESTA
OBSERVACIONES
La mayor parte de los ejecutivos realizan cancelaciones de los pedidos,
entre las principales causas es que existen errores al momento de
generarlos que no son detectados, cambios en los requerimientos del cliente
o el cliente no desea el producto.
Esto se debe a que no se han desarrollado polticas claras para que las
decisiones de los clientes no afecten a cambios en el producto y por ende
cancelaciones de los pedidos.
FECHA: 04/02/11
FECHA: 07/02/11
378
PE.8 1/4
PO = Ponderacin Total
CO = Calificacin Obtenida
Nro.
1
DESCRIPCIN
Apoya la direccin a la
implementacin
de
proyectos
que
generen
valor al departamento?
Existen
establecidas
de Ventas?
Existen
manuales
de
procedimientos
para
el
personal que labora en el
departamento?
Se mantiene actualizada la
documentacin
para
participar en algn contrato
ya sea con empresas
pblicas y privadas?
SI
NO
N/A
(PT)
(CO)
10
10
10
10
OBSERVACIONES
10
Se ha establecido
parcialmente
polticas solamente
para ventas a los
clientes.
10
Se realiza anlisis
de proveedores y
clientes solamente.
10
10
10
10
10
10
10
polticas
para el rea
No
est
actualizado y no se
lo aplica.
379
Nro.
DESCRIPCIN
SI
NO
PE.8 2/4
N/A
(PT)
(CO)
OBSERVACIONES
10
Existe un buen
ambiente
de
trabajo pero se
debera mejorar la
comunicacin con
otras reas.
10
Se realiza un control de
los pedidos ingresados de
que cumplan con los
requerimientos
establecidos?
10
No
se
realiza
control a todos los
pedidos.
11
Se brinda capacitaciones
al personal peridicamente?
10
10
12
13
Se controla
cancelaciones
pedidos?
todas
de
14
El sistema informtico
apoya
con
los
requerimientos necesarios
para el Departamento de
Ventas?
TOTAL
las
los
10
Se tiene la poltica
de
cero
cancelaciones y se
ha controlado en
un 80%, pero an
se
realizan
cancelaciones.
10
10
140
107
10
FECHA: 04/02/11
FECHA: 07/02/11
380
PE.8 3/4
NC = Nivel de Confianza
CO = Calificacin Obtenida
PT = Ponderacin Total
NIVEL DE CONFIANZA
NC = (CO/PT) X 100
CO = 107
PT = 140
NC = 76%
NC
107
140
100
0,76
NC 76%
RIESGO DE CONTROL
RC= 100 - NC
RC 100 76
RC 24%
RC = 24%
381
PE.8 4/4
Riesgo de Auditora:
En calidad de auditores
Auditora
de que ha
FECHA: 04/02/11
FECHA: 07/02/11
382
PE.9 1/10
CLCULOS
OBSERVACIONES
PLANEACIN
Visin
12
24
0,5
Visin
5
12
0,42
Misin
12
24
0,5
10
24
0,42
Misin
Empleados que participan en su definicin
Total de empleados
Objetivos
Objetivos alcanzados
Objetivos definidos
Estrategias implementadas
Total de estrategias
Estrategias
50%
42%
50%
42%
3
4
0,75
75%
3
7
0,43
43%
Polticas
Polticas autorizadas
Polticas propuestas
5
6
0,83
83%
Polticas
Total de polticas
Total de procesos
3
6
0, ,5
50%
El 50% no conoce la
visin de la fbrica.
El
58%
de
los
empleados
que
conocen la visin no
la comparten.
El 50% no conoce la
visin de la fbrica.
El
58%
de
los
empleados
no
participa en la misin.
No cumplen con el 25%
de sus objetivos.
No se implementaron
el
57%
de
las
estrategias.
El
17%
de
las
polticas establecidas
no estn autorizadas.
El
50%
de
los
procesos no estn
apoyados
por
polticas.
ORGANIZACIN
Estructura
Organizacional
Estructura
Organizacional
reas de directivos
Total de reas
1
3
0,33
33%
reas de operacin
Total de reas
2
3
0,67
67%
383
PE.9 2/10
INDICADOR
CLCULOS
Divisin de
Funciones
Personal con distribucin clara de funciones
Total de personal
Cultura
Organizacional
Personas que participan en las mejoras
Total de personal
Cultura
Organizacional
Recurso
Recurso
Personal de base
Total de personal
Humano
Recurso
Instrumentos
tcnicos de apoyo
Instrumentos
tcnicos de apoyo
18
24
0,75 75%
Manuales elaborados
Manuales programado s
67%
0,79
24
24
1 100%
79%
No se ha definido
mejoras en el 33% de
las reas.
Al 21% no se realiza
valuacin de puestos.
No existe personal
que
trabaje
temporalmente.
1
1 100%
1
1
3
Manuales
reas
0,67
19
24
0
5
Personal temporal
Total de personal
Humano
1 100%
2
3
Valuacin de puestos
Total de personal
Humano
24
24
OBSERVACIONES
0,33
33%
DIRECCIN
Liderazgo
1
2
Liderazgo
22
24
0,5
50%
0,92
92%
Comunicacin
Canales de comunicacin utilizados
Canales de comunicacin establecidos
2
3
0,67
Comunicacin
Canales de comunicacin
Total de reas
3
3
1 100%
Motivacin
22
24
0,92
67%
92%
Se utiliza 1 de los
estilos empleados que
representa el 50%
El 8% del personal no
acepta el estilo de
liderazgo.
El 33% de los canales
establecidos no se los
utiliza.
No
se
realizan
incentivos al 8% del
personal.
384
PE.9 3/10
CLCULOS
Incentivos utilizados
Total de incentivos
1
2
15
24
0,5
50%
0,63 63%
OBSERVACIONES
Se utiliza uno de los
incentivos para el
personal.
El 63% del personal
tiene problemas de
estrs
debido
al
trabajo.
CONTROL
Naturaleza
Controles preventivo s
Total de controles
2
5
0,4
40 %
Naturaleza
Controles concurrentes
Total de controles
2
5
0,4
40%
Naturaleza
Controles de retroalimentacin
Total de controles
Sistemas
Controles automticos
Total de controles
20%
0,2
3
5
0,6
1 100%
60%
Proceso
Normas aprobadas
Normas propuestas
3
3
Proceso
Acciones correctivas
Total de acciones
6
15
0,4
5
24
0,21 21%
Calidad
Personal destinado a la gestin de la calidad
Total de personal
Calidad
40%
2
6
0,33
El
60% de los
controles
no
son
concurrentes.
El
80%
de
los
controles
no
son
destinados
a
retroalimentacin.
El
40%
de
controles
no
automatizados,
mismos
realizados
manualmente.
los
son
los
son
El
60%
de
las
acciones
no
son
destinadas a corregir.
El 79% del personal
no est destinado a la
gestin de la calidad.
En el departamento
no
se
ha
implementado
Sistemas de gestin
de la calidad.
Calidad
El 60% no son
controles preventivos
33%
El
67%
de
los
procesos
no
se
enfocan a la calidad.
385
PE.9 4/10
PROCESO ADMINISTRATIVO
ESTABLECIDOS
OBTENIDOS
800
435
1.
PLANEACIN
1.1
Visin
1.1.1
100
50
1.1.2
100
42
1.2
Misin
1.2.1
100
50
1.2.2
100
42
1.3
Objetivos
100
75
1.4
Estrategias
100
43
1.5
Polticas
1.5.1
Aplicadas
100
83
1.5.2
Por procesos
100
50
2.
ORGANIZACIN
1000
654
2.1
Estructura organizacional
2.1.1
Directivos
100
33
2.1.2
Operativos
100
67
2.3
Divisin de funciones
100
100
2.4
Cultura organizacional
2..4.1
100
75
2.4.2
100
67
2.5
Recurso humano
2.5.1
Valuacin de puestos
100
79
2.5.2
Personal de base
100
100
2.5.3
Personal temporal
100
2.6
Instrumentos
apoyo
2.6.1
Manuales elaborados
100
100
2.6.2
100
33
tcnicos
de
PORCENTAJE
54%
65%
386
PE.9 5/10
PROCESO ADMINISTRATIVO
ESTABLECIDOS
OBTENIDOS
700
514
3.
DIRECCIN
3.1
Liderazgo
3.1.1
Estilo actual
100
50
3.1.2
100
92
3.2
Comunicacin
3.2.1
Canales utilizados
100
67
3.2.2
100
100
3.3
Motivacin
3.3.1
100
92
3.3.2
Incentivos utilizados
100
50
3.4
100
63
4.
CONTROL
900
354
4.1
Naturaleza
4.1.1
Controles preventivos
100
40
4.1.2
Controles concurrentes
100
40
4.1.3
Controles de retroalimentacin
100
20
4.2
Sistemas
100
60
4.3
Proceso
4.3.1
Normas aprobadas
100
100
4.3.2
Normas correctivas
100
40
4.4
Calidad
4.4.1
Personal destinado
gestin de la calidad
la
100
21
4.4.2
Sistemas
calidad
de
de
100
4.4.3
Procesos
calidad
enfocados
la
100
33
3400
1957
TOTAL
gestin
a
PORCENTAJE
73%
39%
58%
387
PE.9 6/10
Eficacia Programtica
CLCULOS
EFICACIA
6
8
Metas alcanzadas
Metas programada s
El
25%
incumplimiento
metas.
0,75
75%
Eficacia Presupuestaria
Presupuesto ejercido
Presupuesto asignado
334 .500
360.000
93%
OBSERVACIONES
0,93
de
de
las
EFICIENCIA
Eficiencia
Eficacia programti ca
Eficacia presupuestaria
0,75
0,81
0,93
81%
ECONOMA
Manejo de personal
Gasto personal capacitado
Gasto total de capacitacin
Recursos
Acciones destinadas a la economa de recursos
Total de acciones
5
0,33
15
33%
No se ha asignado
recursos financieros para
capacitaciones,
las
mismas
que
estn
enfocadas
al
cumplimiento
de
objetivos.
El 33% de las acciones
del
departamento
contribuyen
con
economa en el uso de
recursos.
ECOLOGA
Ecologa
Sistemas destinados a la gestin amibiental
Total de sistemas
Ecologa
0
10
No existen sistemas de
gestin ambiental.
No se han desarrollado
procesos
en
el
departamento para el
cuidado ambiental.
TICA
-
No se han realizado
propuestas
para
incentivar una conducta
tica en la planta.
tica
Estudios par concientizar acerca de valores
Total de estudios realizados
tica
Propuestas para incentivar conducta tica
Total de propuestas
388
PE.9 7/10
INFORME EJECUTIVO
APLICACIN DE INDICADORES AL DEPARTAMENTO DE VENTAS
Quito, 8 de febrero de 2011
Ingeniero
Esteban nker
PRESIDENTE EJECUTIVO
ATU ARTCULOS DE ACERO
Presente.De mi consideracin:
Reciba un cordial saludo de la Ing. Andrea Campaa, Jefe de Equipo de
Auditora asignada para el presente examen.
Como parte de mis funciones realic la aplicacin de indicadores al
departamento de ventas, los cuales han permitido evaluar la gestin que
ha tenido en el desarrollo de diferentes componentes como son: el
proceso administrativo, eficacia, eficiencia, economa, ecologa y tica.
Del estudio realizado se presenta las siguientes situaciones que
constituyen debilidades importantes:
PLANEACIN
INCUMPLIMIENTO DE LA PLANEACIN
Un nmero significativo del personal de ventas no participa en el
cumplimiento de la planificacin elaborada para el departamento.
Esto se debe a que la misma no se ha dado a conocer a todo el personal
y se lo aplica parcialmente.
Provocado por la falta de inters por parte de los directivos en difundir la
planeacin al personal subalterno.
Ha ocasionado que su trabajo no se enfoque al logro de objetivos del
departamento
Conclusin
El personal reconoce que existe una planeacin del departamento pero la
misma no es compartida a todo el personal, por lo que no toman
conciencia de su cumplimiento y no la consideran en su forma de operar.
389
PE.9 8/10
Recomendacin
Al Gerente de Venta
Es conveniente que convoque al personal para hacer una
presentacin de la planeacin elaborada para el departamento a
manera de campaa a travs de la cual se sensibilice y promueva a la
participacin de todos los empleados en el cumplimiento de la misma.
ORGANIZACIN
NO EXISTE GESTIN DEL RECURSO HUMANO
Las funciones del personal no estn claramente delimitadas.
Esto se debe a la inexistencia de un rea responsable de la
administracin del personal.
Provocado por el desconocimiento por parte de los directivos en la
creacin de un rea destinada a la gestin del recurso humano.
Lo cual repercute en el retraso, duplicidad de funciones, las mismas que
no son evaluadas y no contribuyen en la productividad del departamento.
Conclusin
No se ha realizado una delimitacin clara de las funciones del personal,
debido a que no existe un departamento destinado a gestionar el recurso
humano por lo que sus funciones no son las adecuadas para contribuir al
logro de objetivos departamentales.
Recomendacin
Al Presidente Ejecutivo
Es importante que se analice la propuesta de crear un rea destinada
a gestionar el recurso humano, as como delegar un responsable de
administrar adecuadamente al personal.
390
PE.9 9/10
CONTROL
391
PE.9 10/10
Atentamente,
Andrea Campaa
JEFE DE EQUIPO
AUDIT GER CIA. LTDA.
ELABORADO POR: A.C
REVISADO POR: F.A
FECHA: 24/01/11
FECHA: 25/01/11
392
HA.3 1/2
CONDICIN
CRITERIO
CAUSA
EFECTO
CONCLUSIN
393
HA.3 2/2
CRITERIO
CAUSA
EFECTO
CONCLUSIN
FECHA: 09/02/11
FECHA: 10/02/11
394
DO.2.1 1/5
OBJETIVO
ENERO
417.341,00
335.164,00
INCUMPLE
FEBRERO
288.173,00
344.623,00
CUMPLE
MARZO
320.173,00
375.242,00
CUMPLE
ABRIL
347.575,00
267.697,00
INCUMPLE
MAYO
327.828,00
246.886,00
INCUMPLE
JUNIO
510.749,00
390.130,00
INCUMPLE
JULIO
537.236,00
431.823,00
INCUMPLE
AGOSTO
723.056,00
558.412,00
INCUMPLE
SEPTIEMBRE
772.184,00
648.631,00
INCUMPLE
OCTUBRE
716.651,00
736.087,00
CUMPLE
NOVIEMBRE
720.324,00
734.382,00
CUMPLE
DICIEMBRE
130.550,00
57.338,00
CUMPLE
484.320,00
5.811.840,00
427.201,25
5.126.415,00
MES
PROMEDIO MENSUAL
TOTAL GENERAL
EVALUACIN
INCUMPLE
INCUMPLE
395
DO.2.1 2/5
REA DE PLANIFICACIN
CORTES ACTIVOS (UNIDADES)
MES
TOTAL
ENERO
FEBRERO
MARZO
ABRIL
MAYO
JUNIO
JULIO
AGOSTO
SEPTIEMBRE
OCTUBRE
NOVIEMBRE
DICIEMBRE
PROMEDIO
TOTAL
504000
252000
841300
831600
336000
588000
268800
823200
950000
798000
630000
747600
630875
7570500
OBJETIVO
EVALUACIN
MENSUAL
840000 INCUMPLE
840000 INCUMPLE
840000 CUMPLE
840000 INCUMPLE
840000 INCUMPLE
840000 INCUMPLE
840000 INCUMPLE
840000 INCUMPLE
840000 CUMPLE
840000 INCUMPLE
840000 INCUMPLE
840000 INCUMPLE
840000 INCUMPLE
10080000 INCUMPLE
TOTAL
108000
54000
90000
108000
72000
126000
179640
176400
156600
190965
178200
160200
133334
1600005
OBJETIVO
EVALUACIN
MENSUAL
180000 INCUMPLE
180000 INCUMPLE
180000 INCUMPLE
180000 INCUMPLE
180000 INCUMPLE
180000 INCUMPLE
180000 INCUMPLE
180000 INCUMPLE
180000 INCUMPLE
180000 CUMPLE
180000 INCUMPLE
180000 INCUMPLE
180000 INCUMPLE
2160000 INCUMPLE
396
DO.2.1 3/5
TOTAL
10800
9900
9450
9720
11700
8100
10890
10170
10350
11070
8892
9270
10026
120312
OBJETIVO
MENSUAL
9000
9000
9000
9000
9000
9000
9000
9000
9000
9000
9000
9000
9000
108000
EVALUACIN
CUMPLE
CUMPLE
CUMPLE
CUMPLE
CUMPLE
INCUMPLE
CUMPLE
CUMPLE
CUMPLE
CUMPLE
INCUMPLE
CUMPLE
CUMPLE
CUMPLE
397
DO.2.1 4/5
TOTAL
22
25
27
30
24
27
36
21
32
20
33
50
347
PROYECCIN EVALUACIN
25 INCUMPLE
25 CUMPLE
30 INCUMPLE
30 CUMPLE
24 CUMPLE
27 CUMPLE
36 CUMPLE
25 INCUMPLE
32 CUMPLE
24 INCUMPLE
33 CUMPLE
50 CUMPLE
361 INCUMPLE
398
DO.2.1 5/5
PROPUESTA
Es importante que el personal que labore en estas reas conozca y
aplique los manuales de funciones, con el fin de que mejore su
desempeo y las actividades que se realicen sean ptimas.
Se requiere que se realicen evaluaciones de desempeo del personal,
con el fin de obtener un compromiso para que se cumplan los objetivos
planteados.
Realizar un anlisis de puestos y asignacin de funciones a cada uno,
para que se realicen las actividades de una manera ms organizada.
Mejorar la comunicacin y apoyo entre las reas, ya que cada una
depende del desarrollo de las otras.
OBSERVACIONES
Las funciones que se desarrollan en el departamento no son las
adecuadas en el cumplimiento de los objetivos planteados, debido a que
el personal no cuenta con las capacitaciones necesarias para realizar las
funciones.
No existen tcnicas para evaluar al personal y realizar una segregacin
de funciones ptima.
FECHA: 10/02/11
FECHA: 11/02/11
399
DO.2.2 1/2
37; 11%
66; 19%
EXCELENTE
MUY BUENO
50; 14%
BUENO
REGULAR
171; 49%
MALO
Se solicita al cliente que emita una opinan sobre el servicio que ofrece ATU,
considerando la entrega e instalacin del producto, calidad, tiempos de
produccin y atencin al cliente.
El 49% de los clientes opinan que es muy bueno.
El 19% de los clientes encuestados opinan que es excelente.
El 14% lo calific como bueno.
El 11%, con 37 clientes opina que es malo.
El 7%, de los clientes opina que es regular.
FALLAS
Se obtuvo informacin sobre los pedidos que fueron calificados como malos
y regulares, y se concluy que las razones principales emitidas por los
clientes para calificar con los ms bajos parmetros estn:
No se entrega los pedidos a tiempo.
El producto llega con fallas y no se soluciona inmediatamente.
Se debe mejorar la atencin brindada por los ejecutivos.
Los tiempos de produccin son demasiado largos.
400
DO.2.2 2/2
PROPUESTA
Las autoridades de la empresa deben considerar las opiniones de los clientes
y utilizar los resultados de las encuestas como una herramienta para la toma
de decisiones, para que las mismas se enfoquen a la solucin de estos
problemas.
Realizar un estudio que permita la aplicacin tcnica del proceso de
encuestas, la cual se enfoque a obtener resultados ptimos para el anlisis.
SEGUIMIENTO
Realizar un seguimiento mensual de las opiniones desfavorables de los
clientes y determinar si se han tomado acciones para disminuirlas y el
impacto que tienen en disminucin de estas fallas.
OBSERVACIONES
La persona que realiza las encuestas forma parte del rea de
instalaciones por lo que se considera que existe una mala asignacin de
funciones. Esta actividad debera ser realizada por un rea de marketing
bajo un estudio previo para la realizacin de encuestas y que la persona
responsable no manipule la informacin obtenida de los clientes.
No se han tomado acciones para analizar los resultados de las
encuestas, para que se busque soluciones a los problemas que
consideran los clientes como fallas en la empresa.
FECHA: 10/02/11
FECHA: 11/02/11
401
DO.3.1 1/2
Personal de
Recursos Humanos
Gerente de Planta
iNICIO
Requerimiento de
Personal
Aprobacin
de
Requerimientos
SI
Determinacin
de perfil
NO
Fin
Anuncio en el
peridico y
solicita
currculums
Selecciona las
mejores
carpetas que
cumplan con el
perfil
Aplicacin de
pruebas de
acuerdo al rea
Entrevista a los
aspirantes
Seleccin del
personal
Firma de
Contrato
FIN
402
DO.3.1 2/2
Propuesta
Es importante que exista un documento en el cual se detalle las funciones
de los puestos del departamento de manera que se establezca el perfil
requerido para cada puesto y la seleccin se enfoque a buscar aspirantes
que cumplan con los requerimientos profesionales.
A las autoridades analicen la propuesta de implementar un reas de
Recursos Humanos con un profesional en el tema, que se encargue de
procesos de seleccin, contratacin, reclutamiento del personal y de la
elaboracin de un plan de capacitacin, para que contribuya con el mejor
desempeo de los empleados y por ende en el cumplimiento de los
objetivos de la empresa.
FECHA: 10/02/11
FECHA: 14/02/11
403
PE.10 1/4
PO = Ponderacin Total
CO = Calificacin Obtenida
Nro.
1
DESCRIPCIN
Apoya la direccin a la
implementacin
de
proyectos que
generen
valor al departamento?
Se
han
elaborado
manuales para todas las
reas del departamento?
Se
cumplieron
los
objetivos planteados para el
ao 2010?
Existen
incentivos
y
motivaciones
para
el
desarrollo profesional y
personal
de
los
trabajadores?
Existen
lineamientos
definidos para el manejo del
proceso
de
toma
de
decisiones
en
el
departamento?
SI
NO
N/A
(PT)
(CO)
10
10
OBSERVACIONES
El clima laboral es
bueno, pero el
retraso
en
las
funciones de cada
rea
provoca
desconfianza en el
personal.
10
El departamento de
servicio al cliente
no tiene instructivo
de
atencin
al
cliente.
10
10
10
No se cumplieron
los objetivos de las
reas.
10
Cuando
se
cumplen
los
objetivos se realiza
una cena para todo
el departamento.
10
10
10
404
PE.10 2/4
Nro.
8
DESCRIPCIN
Son congruentes las reas
que
pertenecen
al
Departamento
de
Operaciones?
Se
capacita
peridicamente al personal?
10
SI
NO
N/A
(PT)
(CO)
10
10
10
10
10
OBSERVACIONES
No existe un plan
de capacitacin.
11
10
Se
trata
de
mantener
una
coordinacin pero
no es eficaz para el
cumplimiento
de
los objetivos
12
10
120
78
TOTAL
FECHA: 14/02/11
FECHA: 15/02/11
405
PE.10 3/4
NC = Nivel de Confianza
CO = Calificacin Obtenida
PT = Ponderacin Total
NIVEL DE CONFIANZA
NC = CO/PT X 100
CO = 78
PT = 120
NC = 65%
NC
78
120
100
0,65
NC 65%
RIESGO DE CONTROL
RC= 100 - NC
RC 100 65
RC 35%
RC = 35%
406
PE.10 4/4
Riesgo de Auditora:
FECHA: 14/02/11
FECHA: 15/02/11
407
PE.11 1/11
CLCULOS
OBSERVACIONES
PLANEACIN
Visin
9
16
Visin
5
9
Misin
9
16
0,56
5
16
0,31 31%
Misin
Empleados que participan en su definicin
Total de empleados
Objetivos
Objetivos alcanzados
Objetivos definidos
Estrategias
Polticas
Polticas
Estrategias implementadas
Total de estrategias
Polticas aplicadas
Polticas establecidas
Total de polticas
Total de procesos
0,56
0,56
56 %
56%
56%
2
8
0,25
25%
6
9
0,67
67%
5
8
0,63
63%
8
18
0,44
44%
El
44%
de
los
empleados no conoce
la visin de la fbrica
debido a la falta de
difusin de la misma.
El
44%
de
los
empleados
que
conocen la visin no
la comparten.
El
44%
de
los
empleados no conoce
la misin de la fbrica
debido a la falta de
difusin de la misma.
El
69%
de
los
empleados
no
participa en la misin.
No cumplen con el
75% de sus objetivos.
El
33%
de
las
estrategias no estn
implementadas.
El 37% de las polticas
establecidas no se
aplican.
El
56%
de
los
procesos
no
est
apoyado por polticas.
ORGANIZACIN
Estructura
Organizacional
Estructura
Organizacional
reas de directivos
Total de reas
reas de operacin
Total de reas
4
4
1 100%
3
4
0,75
75%
408
PE.11 2/11
CLCULOS
5
16
0,31 31%
Cultura
Organizacional
Personas que participan en las mejoras
Total de personal
13
16
0,81 81%
Cultura
Organizacional
3
4
Divisin de
Funciones
Personal con distribucin clara de funciones
Total de personal
Recurso
Humano
Recurso
Humano
16
16
1 100%
0
16
Manuales elaborados
Manuales programado s
2
4
0,5
50%
Manuales
reas
2
4
0,5
50%
0,5
50%
Personal de base
Total de personal
Personal temporal
Total de personal
Humano
Instrumentos
tcnicos de apoyo
Instrumentos
tcnicos de apoyo
75%
8
0,5 50%
16
Valuacin de puestos
Total de personal
Recurso
0,75
0%
OBSERVACIONES
El 69% del personal
considera que no
existe una divisin
clara de funciones
debido a que no se ha
realizado un anlisis
de puestos.
El 19% del personal
no
participa
en
mejoras, debido a que
estas acciones se las
designa al personal
responsable
del
departamento.
No se ha definido
mejoras en el 25% de
las reas.
En el 50% no se
realiza una valuacin
de puestos.
No existe personal
que
trabaje
temporalmente.
El
50%
de
los
manuales
programados no han
sido elaborados.
Falta que se elaboren
manuales para todas
las reas.
DIRECCIN
Liderazgo
1
2
Liderazgo
5
16
0,31 31%
Comunicacin
Canales de comunicacin utilizados
Canales de comunicacin establecidos
2
4
0,5
Comunicacin
4
4
1 100%
Canales de comunicacin
Total de reas
50%
Se utiliza 1 de los
estilos empleados que
representa el 50%
El 69% del personal
no acepta el estilo de
liderazgo.
El 50% de los canales
establecidos no se los
utiliza.
409
PE.11 3/11
CLCULOS
Motivacin
Motivacin
0
2
Incentivos utilizados
Total de incentivos
0
16
7
16
OBSERVACIONES
El personal no recibe
incentivos.
No se emplean ningn
tipo de incentivos.
0,44
44%
25%
CONTROL
Naturaleza
Controles preventivo s
Total de controles
3
12
0,25
Naturaleza
Controles concurrentes
Total de controles
6
12
0,5 50%
Naturaleza
Controles de retroalimentacin
Total de controles
3
12
0,25
6
12
0,5
Sistemas
Proceso
Controles automticos
Total de controles
Normas aprobadas
Normas propuestas
2
4
25%
50%
0,5 50%
Acciones correctivas
Total de acciones
6
18
0,33
Calidad
Personal destinado a la gestin de la calidad
Total de personal
12
16
0,75
1
2
Proceso
Calidad
Calidad
12
18
0,5
33%
75%
50%
0,67
67%
El
75%
de
controles
no
preventivos.
los
son
El
50% de los
controles
no
son
concurrentes.
El
75%
de
los
controles
no
son
destinados
a
retroalimentacin.
El
50%
de
controles
no
automatizados,
mismos
realizados
manualmente.
los
son
los
son
El
50%
de
la
normativa propuesta
no est aprobada.
El
67%
de
las
acciones
no
son
destinadas a corregir.
El 25% del personal
no est destinado a la
gestin de la calidad.
El
50%
de
los
sistemas no estn
destinados
a
la
calidad
El
33%
de
los
procesos no estn
destinados
a
la
calidad.
410
PE.11 4/11
PROCESO ADMINISTRATIVO
ESTABLECIDOS
OBTENIDOS
800
398
1.
PLANEACIN
1.1
Visin
1.1.1
100
56
1.1.2
100
56
1.2
Misin
1.2.1
100
56
1.2.2
100
31
1.3
Objetivos
100
25
1.4
Estrategias
100
67
1.5
Polticas
1.5.1
Aplicadas
100
63
1.5.2
Por procesos
100
44
2.
ORGANIZACIN
1000
612
2.1
Estructura organizacional
2.1.1
Directivos
100
100
2.1.2
Operativos
100
75
2.3
Divisin de funciones
100
31
2.4
Cultura organizacional
2..4.1
100
81
2.4.2
100
75
2.5
Recurso humano
2.5.1
Valuacin de puestos
100
50
2.5.2
Personal de base
100
100
2.5.3
Personal temporal
100
2.6
Instrumentos
apoyo
2.6.1
Manuales elaborados
100
50
2.6.2
100
50
tcnicos
de
PORCENTAJE
50%
61%
411
PE.11 5/11
PUNTOS MXIMOS
PROCESO ADMINISTRATIVO
ESTABLECIDOS
OBTENIDOS
700
275
3.
DIRECCIN
3.1
Liderazgo
3.1.1
Estilo actual
100
50
3.1.2
100
31
3.2
Comunicacin
3.2.1
Canales utilizados
100
50
3.2.2
100
100
3.3
Motivacin
3.3.1
100
3.3.2
Incentivos utilizados
100
3.4
100
44
4.
CONTROL
900
425
4.1
Naturaleza
4.1.1
Controles preventivos
100
25
4.1.2
Controles concurrentes
100
50
4.1.3
Controles de retroalimentacin
100
25
4.2
Sistemas
100
50
4.3
Proceso
4.3.1
Normas aprobadas
100
50
4.3.2
Normas correctivas
100
33
4.4
Calidad
4.4.1
Personal destinado
gestin de la calidad
la
100
75
4.4.2
Sistemas
calidad
de
de
100
50
4.4.3
Procesos
calidad
enfocados
la
100
67
3400
1710
TOTAL
gestin
a
PORCENTAJE
39%
47%
50%
412
PE.11 6/11
CLCULOS
OBSERVACIONES
EFICACIA
Eficacia Programtica
Eficacia Presupuestaria
Metas alcanzadas
Metas programada s
Presupuesto ejercido
Presupuesto asignado
5
0,42
12
42%
El
58%
de
incumplimiento de las
metas.
5'566 .415
6'291 .920
0,88 88%
Se ejecuta en el 88%,
dentro
del
rubro
asignado
en
el
presupuesto.
EFICIENCIA
Eficiencia
Eficacia programtica
Eficacia presupuestaria
0,42
0,48
0,88
48%
ECONOMA
Manejo del personal
Gasto personal capacitado
Gasto total de capacitacin
Recursos
7
0,39
Acciones destinadas a la economa de recursos 18
39%
Total de acciones
No se ha asignado
recursos
financieros
para
capacitaciones,
que se enfocan al
cumplimiento
de
objetivos.
El 39% de las acciones
del
departamento
contribuyen
con
economa en el uso de
recursos.
ECOLOGA
Ecologa
Sistemas destinados a la gestin amibiental
Total de sistemas
Ecologa
1
2
0,5
50%
4
0,22
18
22%
TICA
No existen estudios
para concientizar los
valores
en
el
departamento.
No se han realizado
propuestas
para
incentivar una conducta
tica.
tica
Estudios par concientizar acerca de valores
Total de estudios realizados
tica
Propuestas para incentivar conducta tica
Total de propuestas
413
PE.11 7/11
PLANEACIN
INCUMPLIMIENTO DE LA PLANIFICACIN DEL DEPARTAMENTO
Se determin que existe incumplimiento en los componentes analizados dentro
de la planeacin del departamento.
Esto se debe a que no existe una difusin de la misma por parte de las
autoridades.
Los directivos no se han preocupado por dar a conocer la planeacin elaborada
a todo el personal de la fbrica.
Esto provoca que la falta compromiso en el logro de la misin y visin e
incumplimiento de los objetivos.
Conclusin
El personal reconoce que existe una planeacin del departamento pero la misma
no es compartida a todo el personal, por lo que no toman conciencia de su
cumplimiento y no la consideran en su forma de operar.
414
PE.11 8/11
Recomendacin
Al Gerente de Planta
Es conveniente que convoque al personal para hacer una presentacin
de la planeacin elaborada para el departamento a manera de campaa a
travs de la cual se sensibilice y promueva a la participacin de todos los
empleados en el cumplimiento de la misma.
ORGANIZACIN
415
PE.11 9/11
DIRECCIN
CONTROL
416
PE.11 10/11
417
PE.11 11/11
Conclusin
No existen procedimientos destinados a gestionar la eficacia, eficiencia,
economa, ecologa y tica en el departamento de produccin, debido a
que las autoridades desconocen mtodos para evaluar estos aspectos.
No poseen herramientas de apoyo en la toma de decisiones para alcanzar
objetivos a travs del uso adecuado de recursos.
Recomendacin
Al Presidente Ejecutivo
Disponer al Gerente de Planta se realicen reuniones con el personal
de principales cargos del departamento para que se elaboren
indicadores de eficiencia, eficacia, economa, ecologa y tica, que
permitan obtener resultados de su gestin las mismas que estn
enfocados al logro de objetivos de la fbrica.
Atentamente,
Andrea Campaa
JEFE DE EQUIPO
AUDIT GER CIA. LTDA.
FECHA: 24/01/11
FECHA: 25/01/11
418
HA.4 1/2
CRITERIO
CAUSA
EFECTO
CONCLUSIN
RECOMENDACIN
419
HA.4 2/2
CONDICIN
CRITERIO
CAUSA
EFECTO
CONCLUSIN
una
Al Gerente de Planta
RECOMENDACIN
FECHA: 145/02/2011
FECHA: 15/02/2011
420
5.3.
Comunicacin de Resultados
421
CR.1 1/1
Nro.
PROCEDIMIENTO
REF P/T
FECHA
RESP.
Elaborar la convocatoria a la
conferencia final mediante
notificacin
escrita,
al
personal relacionado con el
examen en el perodo
auditado.
CR.2 1/7
18/02/11
A.C
Realice
una
distribucin
gua
de
CR.3 1/1
18/02/11
A.C
Elabore
una
Acta
Conferencia
Final
resultados.
de
de
CR.4 1/1
18/02/11
A.C
Redactar
Auditora.
Informe
de
18/02/11
A.C
del
23/02/11
A.C
el
OBSERVACIONES
FECHA:16/02/11
FECHA: 17/02/11
422
CR.2 1/7
Atentamente,
Fernando Ayala
SUPERVISOR
AUDIT GER CIA. LTDA
423
CR.2 2/7
Atentamente,
Fernando Ayala
SUPERVISOR
AUDIT GER CIA. LTDA
424
CR.2 3/7
Fernando Ayala
SUPERVISOR
AUDIT GER CIA. LTDA
425
CR.2 4/7
Atentamente,
Fernando Ayala
SUPERVISOR
AUDIT GER CIA. LTDA
426
CR.2 5/7
Ingeniero
Roberto Rivera
JEFE DE COBRANZAS
ATU ARTCULOS DE ACERO S.A.
Presente.De mi consideracin:
De conformidad con lo dispuesto en el convenio de servicios
profesionales, convoco a usted a la conferencia final de comunicacin de
resultados mediante lectura del borrador del informe de Auditora de
gestin a los Departamentos: Produccin, Cobranzas, Ventas y
Operaciones, por el perodo comprendido entre el 1 de enero de 2010 y el
31 de diciembre del 2010, realizado por AUDIT GER AUDITORES
INDEPENDIENTES CA. LTDA., mediante ORDEN DE TRABAJO NO.
001 del 23 de diciembre de 2010
Dicho acto se llevar a cabo en la Sala de Reuniones de la fbrica ATU
ARTCULOS DE ACERO S.A., ubicado en la Calle Francisco Barba 376 y
5 de Junio , el da 23 de febrero de 2011 a las 15h00.
En caso de no poder asistir personalmente, agradecer notificar por
escrito, indicando el nombre, apellido y cargo del a persona que lo har
en su representacin.
Atentamente,
Fernando Ayala
SUPERVISOR
AUDIT GER CIA. LTDA
427
CR.2 6/7
Fernando Ayala
SUPERVISOR
AUDIT GER CIA. LTDA
428
CR.2 7/7
Atentamente,
Fernando Ayala
SUPERVISOR
AUDIT GER CIA. LTDA
429
CR.3 1/1
NOMBRE Y APELLIDO
CARGO
FECHA
Presidente Ejecutivo
18/02/2011
Gerente de Planta
18/02/2011
Gerente de Ventas
18/02/2011
Jefe de Produccin
18/02/2011
Jefe de Cobranzas
18/02/2011
Jefe de Ventas
18/02/2011
Jefe de Operaciones
18/02/2011
Atentamente,
Fernando Ayala
SUPERVISOR
AUDIT GER CIA. LTDA
FIRMA
OBSERVACIONES
430
CR.4 1/1
CARGO
Presidente Ejecutivo
Gerente de Planta
Gerente de Ventas
Jefe de Produccin
Jefe de Cobranzas
Jefe de Ventas
Jefe de Operaciones
FIRMA Y C.I
431
432
433
Seor
Esteban nker
PRESIDENTE EJECUTIVO
ATU ARTCULOS DE ACERO S.A.
Presente.-
De mi consideracin:
Atentamente,
Andrea Campaa
JEFE DE EQUIPO
AUDIT GER CA. LTDA.
434
435
ABREVIATURAS Y SIGLAS
ABREVIATURAS
P.P
Planificacin Preliminar
P.E
Planificacin Especfica
H.A
Hojas de Hallazgos
C.R
Comunicacin de Resultados
SIGLAS
NAGAS
NIAAS
436
INDICE
Captulo 1
INFORMACIN INTRODUCTORIA
Motivo de la Auditora
437
Objetivos de la Auditora
437
Alcance de la Auditora
438
Base Legal
438
Estructura Organizacional
439
Objetivos
439
Captulo 2
Resultados del Examen
440
437
Objetivo General
Realizar una Auditora de Gestin a las reas de: Produccin, Cobranzas,
Ventas y Operaciones de la fbrica ATU ARTCULOS DE ACERO S.A.,
que permita identificar problemas y determinar oportunidades de mejora
existentes en la misma; a fin de generar y aplicar indicadores de gestin
que contribuyan con el mejor desempeo de las funciones asignadas a
cada una de las reas.
Objetivos Especficos
Evaluar el control interno de la fbrica y medir riesgos,
determinando puntos crticos.
Evaluar el grado de eficiencia, eficacia, economa, tica y ecologa
de las actividades de los departamentos: Produccin, Cobranzas,
Ventas, Operaciones mediante el uso de indicadores.
Emitir el informe correspondiente
recomendaciones pertinentes.
con
las
conclusiones y
438
Base Legal
la
439
Estructura Orgnica
ATU ARTCULOS DE ACERO S.A
Organigrama Estructural
Ao 2009
Objetivos de la entidad
Producir y comercializar muebles de oficina y hogar dirigido
especialmente a un mercado de empresas Pblicas y Privadas.
Crear diseos de muebles de oficina y hogar, innovadores y creativos
cumpliendo los requerimientos de los clientes.
Exportar muebles con estndares de calidad para llegar a ser una
empresa preferida y reconocida a nivel internacional al satisfacer las
necesidades de amueblamiento de la oficina y el hogar.
440
CAPTULO II
RESULTADOS DEL EXAMEN
LA PLANIFICACIN ESTRATGICA NO ES DIFUNDIDA
En la fbrica se realiza la planificacin estratgica, pero la misma no es
conocida por todo el personal, nicamente se coloca la misin y visin en las
instalaciones para que los empleados la conozcan.
La falta de difusin de la planificacin estratgica se debe a que no se ha
desarrollado una poltica de comunicacin de la misma para ser impartida
por Gerentes y Jefes Departamentales hacia el personal subalterno.
La Presidencia y Gerencias quienes son los responsables de la elaboracin
de la planificacin estratgica se han despreocupado de impartir esta
informacin y de plantear una poltica para que se comunique oportunamente
este documento que es de gran importancia.
Esta debilidad ocasiona que el cumplimiento de la planificacin estratgica
sea parcial y no se logre los objetivos planteados.
Conclusin
Las medidas utilizadas para dar a conocer la planificacin estratgica se han
limitado a colocar letreros con la misin y visin en las instalaciones de la
fbrica, pero no existe una difusin formal de la misma ocasionando
desconocimiento por parte del personal.
Recomendacin
Al Presidente Ejecutivo
1. Disponer a los Gerentes y Jefes departamentales que difundan la
Planificacin Estratgica que se ha desarrollado para la fbrica a todo el
personal para que la conozcan y se comprometan con su cumplimiento.
441
442
Recomendacin
A los Gerentes Departamentales
4. Realizar reuniones con los jefes de cada departamento para que se
actualicen y elaboren los indicadores necesarios para todos los
procedimientos que permitirn mantener un mejor seguimiento y
resultados de los mismos.
443
444
445
Recomendacin
Al Gerente de Planta
10. Es conveniente que convoque al personal para hacer una presentacin
de la planeacin elaborada para el departamento a manera de campaa,
a travs de la cual se sensibilice y promueva a la participacin de todos
los empleados en el cumplimiento de la misma.
446
447
Recomendacin
Al Gerente de Planta
13. Disponer a la Jefa de Produccin que a travs de reuniones con el
personal que ocupa los principales cargos en el departamento, Jefe de
Control de Calidad, Jefe de Operaciones y Jefe del Departamento
Tcnico, se realice un anlisis actual de los procedimientos y cumpla con
la actualizacin del manual para que sea un instrumento que contribuya al
mejor desempeo del personal orientado al cumplimiento de objetivos de
la empresa.
448
449
450
Conclusin
No existe un instrumento tcnico de apoyo en el departamento, por lo que no
se ha definido las funciones y tareas especficas de cada puesto.
Recomendacin
Al Presidente Ejecutivo
20. Disponer al Gerente de Ventas la elaboracin de un manual de funciones
para el departamento de Cobranzas, el cual apoye la realizacin de las
operaciones destinadas a un mejor desempeo.
destinados
gestionar
la
calidad
del
451
452
Recomendacin
Al Gerente de Ventas
24. A travs de comits de mejoramiento con el personal de Cobranzas
incentivar al cumplimiento de los cobros en las fechas establecidas.
Analizar la propuesta de polticas para evaluar la gestin de cobros e
implementar objetivos al departamento que comprometan a los
empleados a su cumplimiento en beneficio de toda la fbrica.
453
Provocado por la falta de diligencia por parte de los directivos para incluir a
todos los departamento en el sistema de calidad
Ha ocasionado que las operaciones que se realizan en el departamento de
ventas no estn enfocadas al cumplimiento de las polticas de calidad de la
fbrica.
Conclusin
Existe un mnimo de procedimientos destinados a la calidad los mismos que
estn directamente relacionados con el sistema de calidad de produccin ya
que no se ha elaborado un sistema especficamente para el departamento de
ventas.
Recomendaciones
Al Presidente Ejecutivo
26. Disponer que se convoque a una reunin con las personas destinadas a
gestionar la calidad, para que se realice una propuesta para elaborar un
sistema que permita la implementacin de operaciones de calidad y
permita la certificacin de todos los departamentos de la empresa en
normas internacionales ISO.
454
Recomendacin
Al Gerente de Ventas y Planta
27. Mediante reuniones con el personal de ventas se analice propuestas para
controlar la generacin de pedidos a menor plazo, buscando alternativas
que mejoren la capacidad de la planta para cubrir con los requerimientos
de la demanda.
455
456
Conclusin
Existe un estilo de liderazgo inadecuado el mismo que est destinado a
presionar al personal de operaciones, ocasionando estrs laboral y falta de
apoyo al cumplimiento de objetivos del departamento.
Recomendacin
Al Presidente Ejecutivo
31. Analizar la propuesta de realizar capacitaciones a nivel directivo sobre las
formas de dirigir y motivar al personal, las mismas que se enfoquen al
incentivo y obtencin de apoyo por parte de sus subalternos.
457
458
Conclusin
La falta de anlisis y segregacin de puestos; ocasiona que tareas que se
realizan en el departamento no sean ejecutadas por el personal adecuado.
Recomendacin
Al Gerente de Planta
34. Disponer al jefe de operaciones que se realice un anlisis de puestos y se
elabore una segregacin de funciones idnea, para que se mejore el
desempeo de los empleados y la informacin que reportan sea
confiable.
459
Andrea Campaa
JEFE DE EQUIPO
AUDIT GER CA LTDA.
460
461
SM.1 1/7
Recomendacin
Responsable
Cargo
Fecha Inicial
Fecha Final
Ing.
nker.
Esteban
Presidente
Ejecutivo
04/03/2011
11/03/2011
Ing.
nker.
Esteban
Presidente
Ejecutivo
11/03/2011
29/04/2011
Ing.
nker.
Esteban
Presidente
Ejecutivo
11/03/2011
31/05/2011
Ing.
nker.
Esteban
Presidente
Ejecutivo
07/03/2011
31/03/2011
Observaciones
462
SM.1 2/7
Nro.
Recomendacin
Responsable
Cargo
Fecha Inicial
Fecha Final
Ing.
nker.
Esteban
Presidente
Ejecutivo
11/03/2011
31/05/2011
Ing.
nker.
Esteban
Presidente
Ejecutivo
07/03/2011
31/03/2011
Ing.
nker.
Esteban
Presidente
Ejecutivo
07/03/2011
31/03/2011
Ing.
nker.
Esteban
Presidente
Ejecutivo
11/03/2011
31/05/2011
Observaciones
463
SM.1 3/7
Recomendacin
Responsable
Cargo
Fecha Inicial
Fecha Final
Ing.
nker.
Esteban
Presidente
Ejecutivo
11/03/2011
29/04/2011
10
Ing.
nker.
Esteban
Presidente
Ejecutivo
11/03/2011
29/04/2011
11
Ing.
nker.
Esteban
Presidente
Ejecutivo
11/03/2011
31/05/2011
12
Ing.
nker.
Esteban
Presidente
Ejecutivo
11/03/2011
31/05/2011
13
11/03/2011
29/04/2011
Ing.
Cornejo
Ricardo
Gerente
Planta
Gerente
Ventas
de
de
Observaciones
464
SM.1 4/7
Nro.
14
15
16
17
Recomendacin
Responsable
Cargo
Ing.
Ypez
Vicente
Gerente
Planta
de
Ing.
Cornejo
Ricardo
Gerente
Ventas
de
Ing.
Ypez
Vicente
Gerente
Planta
de
Ing.
Cornejo
Ricardo
Gerente
Ventas
de
Ing.
Ypez
Vicente
Gerente
Planta
de
Ing.
Cornejo
Ricardo
Gerente
Ventas
de
Ing.
Ypez
Vicente
Gerente
Planta
de
Ing.
Cornejo
Ricardo
Gerente
Ventas
de
Fecha Inicial
Fecha Final
01/04/2011
31/05/2011
01/04/2011
31/05/2011
07/03/2011
31/03/2011
07/03/2011
31/03/2011
Observaciones
465
SM.1 5/7
Nro.
Recomendacin
Responsable
Cargo
Fecha Inicial
Fecha Final
18
Ing.
Ypez
Vicente
Gerente
Planta
de
07/03/2011
31/03/2011
19
Ing.
Ypez
Vicente
Gerente
Planta
de
07/03/2011
Peridico
20
Ing.
Ypez
Vicente
Gerente
Planta
de
01/04/2011
31/05/2011
Ing.
Ypez
Vicente
Gerente
Planta
de
01/04/2011
31/05/2011
21
Observaciones
466
SM.1 6/7
Recomendacin
Responsable
Cargo
Fecha Inicial
Fecha Final
22
Ing.
Ypez
Vicente
Gerente
Planta
de
07/03/2011
31/05/2011
23
Ing.
Ypez
Vicente
Gerente
Planta
de
01/04/2011
31/05/2011
Ing.
Ypez
Vicente
Gerente
Planta
de
01/04/2011
31/07/2011
Ing.
Cornejo
Ricardo
Gerente
Ventas
de
07/03/2011
Peridico
Ing.
Cornejo
Ricardo
Gerente
Ventas
de
07/03/2011
29/04/2011
24
25
26
Observaciones
467
SM.1 7/7
27
Recomendacin
Convocar a una reunin a los ejecutivos de ventas
para hacer un llamado de atencin debido a la falta
de cumplimiento de la poltica de cancelacin de
pedidos, de igual manera para que al momento de
las ventas se recalque al cliente las estipulaciones
para realizar los cambios una vez que el pedido ha
sido aprobado y generado.
Responsable
Ing.
Cornejo
Ricardo
Cargo
Gerente
Ventas
de
Fecha Inicial
Fecha Final
07/03/2011
29/04/2011
FECHA: 23/02/11
FECHA: 24/02/11
Observaciones
468
5.4.
5.5.
Control de Auditora
469
CAPTULO 6
6. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
6.1.
Conclusiones
470
ATU
ARTCULOS
DE
ACERO,
no
cuentan
con
una
471
6.2.
Recomendaciones
de la
472
473
GLOSARIO DE TRMINOS
Auditor. Es un tercero independiente que se va a pronunciar sobre la
veracidad, razonabilidad de la informacin de las partes interesadas.
Auditora de Gestin. El examen crtico, sistemtico y detallado de
las reas y Controles Operacionales de un ente, realizado con
independencia y utilizando tcnicas especficas, con el propsito de
emitir un informe profesional sobre la eficacia eficiencia, economa,
tica y ecologa en el manejo de los recursos, para la toma de
decisiones que permitan la mejora de la productividad del mismo.
Calidad. Grado en el que un conjunto de caractersticas de un bien o
servicio cumple con los requisitos.
Control Interno. Es un proceso que busca garantizar el cumplimiento
de objetivos de las organizaciones en cuanto se refiere a la eficacia y
eficiencia, fiabilidad de la informacin y el cumplimiento de normas. Es
un sistema integrado que tiene por objeto asegurar eficiencia,
seguridad y orden en la gestin financiera, contable y administrativa de
la empresa.
Comunicacin de Resultados. Es la fase de la Auditora en la cual, a
travs de un informe final se da a conocer a las autoridades de la
empresa auditada los resultados del examen con las respectivas
conclusiones y recomendaciones.
Ecologa. Est relacionado con las operaciones destinadas al cuidado
del medio ambiente.
Economa. Evala silos resultados se estn obteniendo a los costos
alternativos ms bajos.
Eficacia. El grado en el que se cumplen las metas propuestas.
474
de
los
objetivos
institucionales
conocer
el
475
476
BIBLIOGRAFA
ARENS Alvin & LOEBBECKE James, Auditora un Enfoque Integral,
Edicin: Dcimoprimera, Editorial: Pretince Hall, Mxico, 2007.
POR LA
EMPRESA
ATU
477
www.atu.com.ec
www.blog.todocomercioexterior.com.ec.
www.bce.fin.ec
www.ccq.org.ec.
www.quito.gov.ec.
www.iess.gov.ec.
www.inec.gov.ec
www.sri.gov.ec
www.comunidadandina.org
www.supercias.gov.ec.
www.migranteecuatoriano.com
www.aduana.gov.ec
478
ANEXO A
ATU ARTCULOS DE ACERO S.A
ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL VENTAS PLANTA Y LOGSTICA
Ao 2009
479
ANEXO B
ATU ARTCULOS DE ACERO S.A
ORGANIGRAMA FUNCIONAL VENTAS PLANTA Y LOGSTICA
Ao 2009
480
ANEXO C
ATU ARTCULOS DE ACERO S.A
ORGANIGRAMA PERSONAL VENTAS PLANTA Y LOGSTICA
Ao 2009