TCNICAS Y HERRAMIENTAS MS USADAS EN LA

DIRECCIN DE PROYECTOS
Roberto Matos Beltr, Master Executive en Direccin de Empresas del Sector Turstico
Hoy en da un gran nmero de empresas implementan tcnicas y herramientas que
facilitan y viabilizan el manejo de procesos operativos y productivos en torno a
conseguir un producto y servicio de calidad; herramientas como el Internet, anlisis
DAFO y otras aportan a las organizaciones soluciones para llevar a cabo una gestin
de
conformidad
a
la
competitividad.
Otras herramientas que son de vital importancia y utilizadas en su generalidad por las
organizaciones son las relacionadas en este caso a la gestin o direccin de
proyectos las cuales van a destaca la iniciacin, planificacin, ejecucin, control y
cierre de todo proceso de gestin de desarrollo. De igual manera aportan unas series
de pautas de cmo deben desarrollarse las acciones que se vinculan de manera
directa al mismo, es decir, como se debe realizar el trabajo del alcance del proyecto,
tiempo,
costo,
riesgo,
as
como
del
proyecto
como
tal.
Varias son las herramientas y tcnicas usadas para dirigir y coordinar proyectos dentro
de una organizacin, sin embargo para este trabajo nos enfocamos en las siguientes
de las cuales desde nuestro punto de vista expresaremos cual es la ms usada y til
por
la
Direccin
de
Proyectos.
El
Mtodo
Ruta
Crtica.
Ruta Crtica (Critical Path Method CPM), es un algoritmo frecuentemente utilizado en
el desarrollo y control de proyectos; el cual se enfoca en los recursos requeridos para
ejecutar
las
tareas
requeridas.
El objetivo primordial es determinar la duracin de un proyecto, entendiendo este
como una secuencia de actividades relacionadas entre s, donde cada una de las
actividades
tiene
una
duracin
estimada.
Este fue desarrollado en 1957 en los Estados Unidos de Amrica, por un centro de
investigacin de operaciones para las firmas de Dupont y Remington Rand, buscando
el control y la optimizacin de los costos mediante la planificacin y programacin
adecuada
de
las
actividades
de
los
proyectos.
Para utilizar el mtodo CPM o Ruta Crtica es necesario seguir los pasos siguientes:
Definir el proyecto con todas sus actividades o partes principales.
Establecer relaciones entre las actividades; decidir cul deber comenzar antes y
cul
seguir
despus.
Dibujar un diagrama conectando las diferentes actividades en base a sus relaciones
de
precedencia.


Definir
costos
y
tiempo
estimado
para
cada
actividad.
Identificar la trayectoria ms larga del proyecto, siendo sta la que determinar la
duracin
del
proyecto
(Ruta
Crtica).
Utilizar el diagrama como ayuda para planear, supervisar y controlar el proyecto.
Nota: para poder calcular la Ruta Crtica, se debe tener identificadas todas las tareas
del proyecto, el periodo que nos van a llevar a cada una de ellas y construir una red
con dichas tareas indicando las relaciones que hay entre ellas.

Mtodo
PERT.
Este es un mtodo bsicamente para analizar las tareas involucradas en completar un
proyecto, en especial el tiempo para completar cada tarea, as como identificar el
tiempo mnimo necesario para completar el proyecto total. En sentido general consiste
en la representacin grfica de una red de tareas, que cuando se colocan en una
cadena
permite
alcanzar
los
objetivos
de
un
proyecto.
La Tcnica de Revisin y Evaluacin de Proyectos (Project Evaluation and Review
Techniques) comnmente abreviada como PERT, es un modelo para la administracin
y gestin de proyectos inventado en 1958 por la Oficina de Proyectos Especiales de la
Marina de Guerra del Departamento de Defensa de los Estados Unidos.
Existen dos metodologa aceptadas para graficar una malla PERT, la de actividad en
el Arco y la de actividad de Nodo, siendo esta ltima la ms utilizada en la
actualidad en atencin a que es las que usan la mayora de las aplicaciones
tecnolgicas.
Cada
Nodo
contiene
la
siguiente
informacin
sobre
la
actividad:

Nombre
de
la
actividad

Duracin
esperada
de
la
actividad

Tiempo
de
inicio
ms
temprano

Tiempo
de
trmino
ms
temprano

Tiempo
de
inicio
ms
tardo

Tiempo
de
termino
ms
tardo

Holgura
de
la
actividad

El mtodo PERT es una tcnica que permite dirigir la programacin de proyectos.

Dicho mtodo adems consiste en la representacin grfica de una red de tareas, que
cuando se colocan en cadenas, permiten alcanzar los objetivos de un proyecto.
Este
mtodo
grfico
consta
de
los
siguientes
elementos:
1. Tareas: (a veces denominadas actividades o etapas) representadas por flechas, se
le asigna a cada una de las tareas un cdigo y una duracin. Sin embargo, la longitud
de
la
flecha
es
independiente
de
la
duracin
de
la
tarea.
2. Etapas: esto hace referencia al inicio y final de la tarea. Cada tarea tiene una etapa
de inicio y una de finalizacin; con excepcin de las etapas iniciales y finales, cada
etapa es una etapa de inicio de la tarea siguiente. Las etapas generalmente estn
numeradas y representadas por un circulo, pero en algunos otros casos pueden estar
representadas por otras figuras (cuadrados, rectngulos, valos, etc.).
3. Tareas Ficticias: representadas por una flecha puntiaguda que indica las
limitaciones
de
las
cadenas
de
tareas
entre
ciertas
etapas.

Diagrama
de
GANTT.
Herramienta grfica cuyo objetivo es mostrar el tiempo de dedicacin previsto para
diferentes tareas o actividades a lo largo de un tiempo total determinado,
componiendo as la planificacin de las tareas necesarias para la realizacin de un
proyecto.
Bsicamente dicho diagrama est compuesto por un eje vertical donde se establecen
las actividades que constituyen el trabajo que se va a ejecutar, y un eje horizontal que
muestra en un calendario la duracin de cada una de ellas.
Dicho mtodo muestra grficamente la programacin efectuada, su interpretacin es
fcil y ensea las tareas que deben ejecutarse y cuando tienen previsto el principio y
el
fin.
Desde su introduccin los diagramas GANTT se han convertido en una herramienta
bsica en la gestin de proyectos de todo tipo, con la finalidad de representar las
diferentes fases, tareas y actividades programadas como parte de un proyecto o para
mostrar una lnea de tiempo en las diferentes actividades haciendo a dicho mtodo

ms

eficiente.

Desde mi punto de vista usara el Mtodo GANTT, ya que como lo expresado

anteriormente es de fcil interpretacin y diseo, adems existen herramientas
tecnolgicas como Microsoft Project (MSP) que ayudan a su fcil interpretacin y
diseo. Tambin a raz de dicho mtodo se puede controlar los procesos que van
ocurriendo desde el inicio de este hasta el final y en cuanto a su interpretacin grfica
esta arroja claridad de cundo deben ser realizadas y las frecuencias de las
asignaciones segn lo establecido en la programacin.
se mezclan metodologas de trabajo como SRUM, LEAN(Six Sigma) y
XtremePrograming.
Los alumnos aprendern el uso de herramientas de gestin para potenciar la
inspeccin y adaptacin a cambios fortuitos dentro de su proyecto, generando
respuestas concretas.
Estas herramientas y conocimientos son de alta demanda en empresas de
software por lo que sin duda generaran un plus para aquellos que deseen
entrar en la industria o a quienes actualmente trabajan con equipos y deseen
mejores puestos y movilidad dentro de la empresa.
En la actualidad, las empresas tecnolgicas estn utilizando los mtodos giles como
framework para el desarrollo de distintos proyectos en los que convergen distintas
disciplinas en una forma colaborativa e iterada, enfocada a la resolucin de problemas,
promoviendo el valor, que se traduzca en resultados funcionales concretos.
La transicin a un nuevo proceso no es fcil, pero los beneficios de hacerlo sobrepasan
de gran manera los costos. Las organizaciones que han hecho el cambio a un proceso
gil como el Scrum han reportado los siguientes beneficios que se relacionan entre s:

Alta productividad

Mayor calidad

Time-To-Market Reducido

Mayor satisfaccin de partes interesadas de un proyecto

Mejora sustancial en el clima laboral

Empleados y equipos ms comprometido

Tener ms miembros de un equipo comprometidos lleva a mejoras en productividad
iniciando un crculo virtuoso de mejora contnua.

Proceso Scrum