PROCEDURE

MAITRISE DES DOCUMENTS

Date de validation :
31/01/2012

Objet :

Matriser les documents internes du SMQE et la documentation externe

Dfinir les rgles d'laboration des documents internes (type de document, rdig par, vrifi et valid par,
modles utiliser) et les modalits de diffusion, de modification et de mise jour, ainsi que les rgles
d'archivage et de destruction de ces documents.

Dfinitions :

Manuel Qualit Environnement : Description du Systme de Management de la Qualit et de

l'Environnement de l'INFOMA
Processus : Ensemble d'activits corrles ou interactives qui transforme avec une valeur ajoute les
lments d'entre en lments de sortie.
Procdure : Document qui dcrit de manire spcifique et dtaille, un ensemble d'actions permettant de
raliser une activit.
Instruction : Document qui dcrit comment est ralise une action.
Modle : document vierge qui sert de formulaire pour les documents et les enregistrements.
Enregistrement : Document faisant tat de rsultats obtenus ou apportant la preuve de la ralisation d'une
action .
Documentation externe : ensemble des documents qui proviennent de l'extrieur de l'INFOMA et qui
impactent ses activits.

Domaine d'application :
Cette procdure s'applique l'ensemble des documents qualit et environnement internes de l'INFOMA : manuel
qualit environnement, processus, procdures, instructions et enregistrements.

Destinataires : ensemble des personnels de l'INFOMA.

Abrviations utilises :

MQE : Manuel Qualit Environnement

RQE : Responsable Qualit Environnement
RQED : Responsable Qualit Environnement Dlgu
PS : Processus
CQ : Correspondant Qualit
PR : Procdure
Codir : Comit de direction de l'INFOMA
IN : Instruction
Resp. : responsable

Documents de rfrence :

Norme ISO 9001 : 2008

Norme ISO 14001 : 2004
Manuel Qualit Environnement
Processus SMQE & amlioration

Rdacteur : le RQE

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Date de validation :
31/01/2012

PROCEDURE
MAITRISE DES DOCUMENTS
L'INFOMA a distingu 2 groupes de documents internes :
groupe processus et procdures
groupe instructions et modles

Ces diffrents documents du SMQE sont grs et valids selon les modalits dfinies dans le tableau ci-dessous :
Stockage des documents
Document Modle
Rdig
obligatoire modifi
par

et Vrifi
par

Valid
par

Resp.

en vigueur = en cours de prims

valid
modification

processus oui

Pilotes +
RQE +
RQED

RQE +
RQED

Codir

Intranet,
RQE ou
rubrique
pilotes
Qualit/Env

DC Qualit

DC
Qualit/
archives

procdure oui

Pilotes+
acteurs

RQE +
RQED

Intranet,
Codir ou RQE ou
rubrique
pilotes
pilotes
Qualit/Env

DC Qualit

DC
Qualit/
archives

instruction non

Acteurs

Pilote ou Pilote ou
CQ ou
Dossiers
chef de chef de
pilote
communs
service
service

Supprims

supprims

modle

Acteurs

Pilote ou Pilote ou
CQ ou
Dossiers
chef de chef de
pilote
communs
service
service

supprims

supprims

non

Les documents n'ont pas de codification. Ils sont mis jour et modifis aussi souvent que ncessaire. Il n'y a pas de
frquence de rvision impose.
Tous les documents sont en version informatique. Seules les versions informatiques font foi. Tout document imprim
est immdiatement prim.

Modles et mentions obligatoires sur les documents :

pour les processus et procdures :

les modles sont obligatoires

la date de validation est obligatoire

ils sont rpertoris dans dans le tableau des documents

les versions en vigueur sont disponibles sur l'intranet

pour les instructions et modles :
il n'y a pas de modle obligatoire
ils doivent cependant tre rpertoris dans le tableau des documents
ils doivent comporter une date de mise jour en pied de page ou en entte
les versions en vigueur sont sur les dossiers communs

Seules comptent la date de validation pour les processus et procdures et de mise jour pour les modles et
instructions.

Rle des responsables :

Les responsables doivent :
veiller ce que les documents soient valids avant leur diffusion
assurer que les documents diffuss soient mis jour rgulirement (rvision en revue de processus
notamment)
assurer la disponibilit et l'accessibilit des versions pertinentes des documents applicables aux
personnes concernes
assurer que les documents restent lisibles et facilement identifiables
assurer que les documents d'origine extrieure soient identifis et que leur diffusion soit matrise
empcher toute utilisation non intentionnelle de documents prims et les identifier de manire
adquate s'ils sont conservs dans un but quelconque
veiller en collaboration avec le RQE, le RQED et les correspondants qualit, le cas chant, ce que
le tableau de matrise des documents (tableau_documents.ods) soit rempli et mis jour, le cas chant,
chaque revue de processus.
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Date de validation :
31/01/2012

PROCEDURE
MAITRISE DES DOCUMENTS

Chaque pilote de processus gre son tableau des documents comme pour son tableau d'amlioration.
Le modle du tableau des documents est le suivant :
Type de
document

Resp.

Titre du document

Nom du fichier

Chemin d'accs

Rdacteur

Date de
validation

Valid par

Processus

MAA

SMQ & amlioration

PS_SMQ.pdf

intranet

MAA

06/05/09

codir

Procdure

MAA

Matrise des documents

PR_documents.odt

intranet

MAA

06/05/09

codir

Procdure

MAA

Matrise des
enregistrements

PR_enregistrements.odt

intranet

MAA

06/05/09

codir

Procdure

MAA

Audits internes

PR_audits.odt

intranet

MAA

06/05/09

codir

Procdure

MAA

Amlioration

PR_amlioration.odt

intranet

MAA

06/05/09

codir

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